Embed Size (px)
Citation preview
I.R.I.S. s.a. : Rue du Bosquet 10 1348 Louvain-la-Neuve Belgique Tél. : +32-(0)10-45 13 64 Fax : +32-(0)10-45 34 43 [email protected] www.irislink.com
J110
405-
4
© Copyright 2011 I.R.I.S. s.a./n.v.Tous droits réservés pour tous pays. I.R.I.S., les noms de produits I.R.I.S., les logos I.R.I.S. et les logos des produits I.R.I.S. sont des marques commerciales d’I.R.I.S. Tous les autres noms et produits mentionnés sont des marques commerciales ou des marques enregistrées de leurs propriétaires respectifs.
Automatisez le traitement de vos factures fournisseurs avec
Vous achetez des biens et services auprès de différents fournisseurs et recevez chaque mois des centaines ou des milliers de factures ? Ces factures arrivent par courrier, par fax ou en pièces jointes d’e-mails ? Elles sont au format papier ou électronique ?
Les défis d’une gestion manuelle
Encoder manuellement les factures dans les systèmes comptables, vérifier qu’elles correspondent bien aux prestations reçues puis suivre leur approbation avant paiement, prend beaucoup de temps à votre équipe comptable et n’est pas très efficace. Certaines factures sont mal encodées voire égarées, des goulots d’étranglement peuvent retarder le processus de validation, les fournisseurs sont parfois payés en retard, les factures et leurs documents annexes ne sont pas toujours bien archivés…
Résultat ? Des difficultés à piloter le budget et à gérer la trésorerie, un coût élevé du traitement des factures, un manque de productivité des vos équipes, un risque de pénalités pour retard de paiement, une dégradation potentielle des relations fournisseurs, des conflits à gérer, ainsi que des risques de non-conformité en cas d’audit financier.
Les points forts d’IRISXtract™
La solution IRISXtract™ est parfaitement adaptée aux besoins des entreprises de toutes tailles en matière de traitement de documents. Vous serez séduits par les principaux points forts de cette solution :
4 Une solution complète de traitement de documents.
IRISXtract™ est une plateforme « tout en un » qui optimise tous les processus métiers critiques de l’entreprise. Le système peut traiter de bout en bout tout type de documents, depuis la collecte jusqu’à l’intégration dans les systèmes d’information de l’entreprise comme les ERP, applications métiers ou bases de données pour suivre un workflow ou être archivé.
La variété des documents n’a pas de limite en termes de nature (factures, bons de commandes, formulaires, fiche technique, lettres, …), contenu (texte libre ou cases à cocher, codes à barres, écriture dactylographiée ou manuscrite, images, logos, …), format (papier ou électronique) et source (e-mail, fichier, courrier, fax, …).
En fonction de l’objectif, les documents peuvent être traités de manière plus ou moins complexe : conversion dans un nouveau format, extraction de données clés, validation de contenu, classification par type de documents et par départements.
4 Une solution modulaire et évolutive.
IRISXtract™ est une solution souple et personnalisable qui s’adapte parfaitement à tout type de documents, mais aussi aux volumes (de quelques dizaines à plusieurs centaines de milliers par jour), aux systèmes d’information, aux processus métiers et à l’organisation de chaque entreprise.
La solution propose différents « modules » prédéfinis en fonction de vos besoins spécifiques, de votre métier et secteur d’activité (factures fournisseurs, courrier entrant, ressources humaines, banques, impôts, …).
4 Une solution puissante et autonome.
IRISXtract™ est une des solutions les plus puissantes du marché.
Elle reconnaît plus de 137 langues, des milliers de types de documents différents et est capable de traiter un nombre illimité de documents.
Elle utilise des technologies de classification, de reconnaissance, d’extraction et de validation très avancées qui lui garantissent une excellente autonomie. La solution combine différentes méthodes en fonction du type de document : analyse de mots clés, utilisation de statistiques et de règles de calculs logiques, détection de la mise en page (disposition de logos, textes ou images), comparaison avec des bases de données de l’entreprise, …
De plus, IRISXtract™ est doté d’un système d’auto-apprentissage unique : plus il analyse de documents d’un même type, plus son identification de ce type de document sera précise !
Réduisez vos
coûts de traitement
et améliorez votre
pilotage financier !
La solution IRISXtract™ module « gestion des factures fournisseurs »
Pour faire face à ces enjeux, I.R.I.S. vous propose d’automatiser de bout en bout le traitement de vos factures fournisseurs avec la solution IRISXtract™.
Avec IRISXtract™, la gestion efficace de vos factures entrantes deviendra un atout pour les prises de décisions et le pilotage de votre entreprise, la gestion de votre trésorerie, la conformité de vos processus financiers et la bonne relation avec vos fournisseurs.
Toutes vos factures ainsi que leurs pièces jointes (bons de commande, contrats, lettres, …), qu’elles soient reçues au format papier ou électronique, par courrier, fax ou en pièce-jointe d’e-mail, sont automatiquement traitées :
• Vos factures et leurs pièces jointes sont récupérées et si besoin transformées en format électronique.
• Les données clés du type nom du fournisseur, date, ligne article (référence, prix unitaire, quantité, …),montant, taux de TVA, sont automatiquement encodées dans le système.
• La bonne saisie des données de factures est vérifiée via l’utilisation de règles de calculs logiques. Les fournisseurs sont reconnus et les factures sont automatiquement validées via rapprochement avec les bons de commande ou les bons de livraison. Les factures non conformes sont soumises à la validation des opérateurs.
• Une fois validées, vos factures et leurs pièces jointes sont exportées dans les systèmes comptables de l’entreprise (ERP, application comptable, base de données, …) pour imputation, approbation, comptabilisation et archivage.
En quelques minutes seulement, vos données comptables et financières sont directement intégrées au cœur des systèmes comptables de votre entreprise et exploitables à 100% par vos équipes comptables et financières !
Les bénéfices clés pour votre entreprise
4 Optimisez votre budget et la gestion de votre trésorerie.
Vous bénéficiez d’une meilleure visibilité sur les étapes du processus de traitement de vos factures et les données comptables sur lesquelles vous vous basez pour prendre vos décisions sont plus fiables. Vos factures sont payées dans les temps. Vous n’avez plus de pénalités de retard et pouvez bénéficier de remises pour paiement anticipés.
4 Réduisez vos coûts et vos délais de traitement.
La saisie et la validation automatique de vos factures, l’amélioration de la qualité des données comptables ainsi que leur meilleure accessibilité, vous permettent de réduire considérablement vos coûts de traitement et d’optimiser votre efficacité. De plus, vos processus sont plus fluides et la vitesse de traitement de vos factures est accrue.
4 Améliorez la productivité et la satisfaction de votre personnel.
Votre personnel est libéré des tâches fastidieuses et répétitives comme la saisie ou la vérification des factures une par une. Il peut se concentrer sur des missions plus gratifiantes et à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise puisqu’il perd moins de temps à rechercher des informations, corriger des erreurs, traiter les requêtes qui lui parviennent ou encore gérer des conflits.
4 Améliorez vos relations fournisseurs.
Vos factures sont traitées dans les temps. Vous n’avez plus d’intérêts de retard et bénéficiez même de remises pour paiement anticipés. Vous avez moins d’erreurs et de conflits à gérer et votre image auprès de vos fournisseurs s’en trouvera nettement améliorée.
4 Soyez prêts en cas d’audit.
Vous avez un meilleur contrôle sur votre processus, ce qui réduit les risques d’erreurs ou de fraudes et améliore la qualité de vos données comptables et financières. Toutes les informations demandées, qu’il s’agisse de factures, d’annexes (bons de commandes, bons de livraisons, justificatifs), de coordonnées de fournisseurs ou de dates sont accessibles en quelques secondes seulement !
ERP
Applicationcomptable
Base dedonnées
Systèmesde GED
Workflow
EncodageRéception Distribution
faxe-mail
électroniquepapier
etc.montantsréférences
fournisseurs
Therefore™
Validation
Client Référence
Description Montant
Date
047-324871
30/03/201130/03/2011
511,13 €
36,27 €
Client Référence
Description Montant
Date
047-324871
30/03/201130/03/2011
511,13 €
36,27 €
ieieeenennntnt t e
Description
Client Référence
Description Montant
Date
047-324871
30/03/201130/03/2011
511,13 €
36,27 €
iieeenennntnt t e
Description
Client Référence
Description Montant
Date
047-324871
30/03/201130/03/2011
511,13 €
36,27 €
iieeenennntnt t e
Description
Client Référence
Description Montant
Date
047-324871
30/03/201130/03/2011
511,13 €
36,27 €
ieeennnntnt t e
Description
Client Référence
Description Montant
Date
047-324871
30/03/201130/03/2011
511,13 €
36,27 €
Clilieieeenennntntnt t t C
Description
Client Référence
Description Montant
Date
047-324871
30/03/201130/03/2011
311,13 €
36,27 €
CCClCliClieClielienientent nt
DDesescscccrcrriippptptttiiooonn ri
511,13 € 36,27 €
Montant
047-324871
30/03/2011
Référence
Date
La saisie des données
représente 49% du temps de
traitement d’une facture !
(Forrester, 2010)
L’utilisation d’une solution comme
IRISXtract™ divise par 5 le temps
moyen de saisie d’une facture.
(Sondage réalisé par I.R.I.S. auprès de ses clients, 2010)
Le traitement manuel des
factures sous format papier
coûte environ 10 € par facture !
(AIIM Europe, 2009)
L’utilisation d’une solution comme
IRISXtract™ réduit de 60% le coût moyen
de traitement des factures fournisseurs.(Sondage réalisé par I.R.I.S. auprès de ses clients, 2010)
