Faire un rpertoire ou un inventaire simple en EAD (Description archivistique encode)Manuel dencodage

Version 1.1

Groupe dexperts AFNOR CG46/CN357/GE3

juin 2005-octobre 2009

Composition du groupe AFNOR CG46/CN357/GE3CG 46 Information et documentation (prsident : Raymond Brard) CN 357 Modlisation, production et accs aux documents (prsidente : Franoise Bourdon) GE 3 Groupe d'experts EAD (animatrice : Claire Sibille)

Odile Artur, Prsidente honoraire de la CN 357 (2000-2004) Matthieu Bonicel, Bibliothque nationale de France (2007Vincent Boulet, Bibliothque nationale de France (2008Andr Brochier, Archives nationales doutre-mer (2005Florence Clavaud, cole nationale des chartes (2000) ) ) )

Nathalie Clot, Bibliothque de lUFR dodontologie, Paris VII (20002006) Catherine Dhrent, Bibliothque nationale de France (2000)

Pierre-Yves Duchemin (), cole nationale suprieure des sciences de linformation et des bibliothques (2000-2007) Marie-Elise Fron, Bibliothque nationale de France (2000-2004) Marie-Genevive Guesdon, Bibliothque nationale de France (20002004) Pascale Heurtel, Bibliothque centrale du Musum national dhistoire naturelle (2000)

Sylvie Hilaireau, Archives dpartementales des Yvelines (2000-2004) Sonja Huard, Bibliothque nationale de France (2008)

Fanny Lambert, Bibliothque de lInstitut national dhistoire de lart (2007) 2

Patrick Le Boeuf, Bibliothque nationale de France (2007-

) ) )

Franoise Leresche, Bibliothque nationale de France (2003-

Sophie Lesiewicz, Bibliothque littraire Jacques Doucet (2006Aline Lobut-Mader, Lobut Consultant (2000)

Gaelle Mignot, Archives dpartementales des Yvelines (2000-2009) Denise Ogilvie, Archives nationales, Paris (2000) ) ) )

Florent Palluault, Direction du Livre et de la lecture (2006-

Marie-Laure Prvost, Bibliothque nationale de France (2000Fabienne Queyroux, Bibliothque de l'Institut de France (2000Agathe Sanjuan, Bibliothque nationale de France (2001-2005)

Jacqueline Solomiac, Bibliothque nationale de France (2000-2005) Pascal Tansie, Archives nationales (2005)

Marie-Claude Thompson, Bibliothque nationale de France (20032008) Anne-Marie Zuchelli, Muse national dart moderne (2007-2008)

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SommaireAvertissement............................................................................................................................. 7 1 Introduction ........................................................................................................................ 7 1.1 Principes de XML .......................................................................................................... 7 1.1.1 1.1.2 1.2.1 1.2.2 2 3 Principes gnraux ................................................................................................. 7 Elments, attributs, structure, hirarchie, exploitation, DTD et schma................ 7 Elments et attributs de lEAD............................................................................... 9 Granularit de l'encodage ....................................................................................... 9

1.2 La DTD-EAD................................................................................................................. 9

La structure de base du document XML/EAD................................................................. 10 Les mtadonnes du document XML/EAD ..................................................................... 11 3.1 Utiliser llment pour dcrire linstrument de recherche...................... 11 3.2 Donner un identifiant en utilisant ................................................................... 12 3.3 Dcrire le contenu intellectuel de l'instrument de recherche en utilisant ... 13 3.4 Utiliser llment obligatoire Mention de titre et de responsabilit .......... 13 3.5 Crer les mentions de rvision avec ................................................... 15 3.6 Donner des informations non bibliographiques sur linstrument de recherche avec ........................................................................................................................ 16

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Les prliminaires et postliminaires .................................................................................. 17 4.1 Crer une page de titre ou une premire de couverture................................................ 17 4.2. Crer une prface, un avant-propos, une introduction historique ............................ 17

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Le haut niveau de description........................................................................................... 19 5.1 Utiliser ...................................................................................................... 19 5.2 Utiliser ............................................................................................................... 19 5.2.1 5.2.2 Utiliser les principaux lments subordonns de ....................................... 19 Autres lments moins importants de ........................................................ 23

5.3 Complter la description de ............................................................................... 24 6 La description des sous-composants ................................................................................ 29 6.1 ............................................................................................................................ 29 6.2 ................................................................................................................................ 30 6.2.1 6.2.2 6.2.3 6.3.1 Composants numrots ou non ........................................................................... 30 Dterminer le niveau du composant grce l'attribut LEVEL ............................ 31 Usages de OTHERLEVEL................................................................................... 32 ............................................................................................................. 34 4

6.3 Utiliser ensuite ................................................................................................... 34

6.3.2 6.3.3 6.3.4 6.3.5 6.3.6 6.3.7 6.3.8 6.4.1 6.4.2 6.4.3 6.4.4 6.4.5 6.4.6

............................................................................................................. 34 ................................................................................................................ 36 ........................................................................................................ 36 ventuellement ................................................................................. 37 ventuellement ............................................................................ 37 ventuellement ................................................................................. 38 ventuellement ......................................................................................... 38 .............................................................................................. 39 ..................................................................................................... 39 ............................................................................................. 40 ................................................................................................. 40 ............................................................................................... 41 ..................................................................................................... 41

6.4 Complter si ncessaire la description contenue dans le avec........................... 39

7 Donner des informations administratives complmentaires sur les units documentaires dcrites, quelque niveau que ce soit, avec les lments suivants .......................................... 41 7.1 ............................................................................................................... 41 7.2 ...................................................................................................... 42 7.3 .......................................................................................................... 42 7.4 ....................................................................................................... 43 7.5 ............................................................................................................ 43 7.6 ........................................................................................................... 43 7.7 ....................................................................................................... 44 7.8 ............................................................................................................ 44 7.9 .............................................................................................................. 45 8 L'indexation...................................................................................................................... 45 8.1 Comment indexer ? ........................................................................................................ 45 8.2 Lien vers des notices dautorit...................................................................................... 49 9. Questions spcifiques/rponses........................................................................................ 50 9.1 Comment structurer en EAD lintroduction dun instrument de recherche ? .............. 50 9.2 Comment faire apparatre un titre de partie ?............................................................... 50 9.3 Quelle est la taille maximale dun document XML/EAD ? Comment lier des instances EAD entre elles ?.................................................................................................................. 51 9.4 Comment crer des liens internes et externes ?............................................................ 53 9.5 Comment faire en sorte que certaines informations saisies dans le document EAD restent confidentielles ? ........................................................................................................ 55 5

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Outils pour travailler avec l'EAD ..................................................................................... 56 10.1 10.2 Choix dun outil de production ................................................................................ 56 Tlchargement de la DTD et du schma ................................................................ 56

10.3 Le dictionnaire des balises et le manuel d'application de la Society of American Archivists ............................................................................................................................. 56 10.4 10.5 10.6 10.7 11 Autres manuels amricains....................................................................................... 57 Les feuilles de transformation .................................................................................. 57 Les outils open source pour produire des documents XML/EAD...................... 58 Les outils open source pour publier des documents XML/EAD........................ 58

Tableaux de comparaison UNIMARC, MARC21, ISAD(G), EAD ................................ 59 Tableau de correspondance entre la Norme gnrale et internationale de description archivistique ISAD(G) et la DTD EAD 2002 .................................................................. 59 Tableau de correspondance entre la DTD EAD 2002 et la Norme gnrale et internationale de description archivistique ISAD(G)....................................................... 60 Tableau de correspondance entre la DTD EAD 2002 et les formats MARC .......... 61

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Quelques rfrences utiles................................................................................................ 70 12.1 12.2 Sites Web de rfrence............................................................................................. 70 Bibliographie............................................................................................................ 71 Publications rcentes ................................................................................................ 71 Revues spcialises : ................................................................................................ 72

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Faire un rpertoire ou un inventaire simple en EAD AvertissementCe manuel vous guidera pour raliser en EAD un catalogue, un inventaire ou un rpertoire de fonds darchives, de manuscrits, ou de collection. Le manuel ne prend pas en compte les cas spcifiques, mais propose de traiter des procdures les plus courantes. On n'y trouvera pas non plus de solutions pour des cas complexes de conversion rtrospective. Il peut aussi servir pour un tat des versements qui est assimilable un rpertoire de fonds (en ne donnant pas les lments de gestion matrielle qui figurent parfois dans un tat des versements). Ce manuel donne donc la mthode la plus simple pour obtenir un instrument de recherche conforme aux normes et utile au public. Il signale aussi par le mot "Attention", les erreurs ne pas commettre ou la faon dont il faut particulirement utiliser l'lment ou balise EAD. Ce manuel prconise des usages communs et gnraliss qui facilitent les changes et l'interoprabilit. Lusage de certaines balises y est donc recommand ou dconseill sans prjuger doutils et dusages spcifiques des tablissements, rseaux dtablissements, etc. 1 1.1 Introduction Principes de XML

1.1.1 Principes gnraux Recommandation promulgue par le World Wide Web Consortium (W3C) en 1998, XML (eXtensible Markup Language) est un mtalangage de balisage pour la structuration des documents et des donnes textuels. XML ne traite pas de la mise en forme du document, qui sera assure par un programmede mise en page tiers. Ainsi, XML permet de sparer le contenu de la prsentation et dafficher un mme document sur des applications ou des priphriques diffrents sans pour autant crer autant de versions du document source que de reprsentations souhaites. XML est compatible avec les jeux de caractres dfinis par Unicode (norme ISO 10646) . Tous les caractres des langues vivantes s'y retrouvent, de mme que certaines langues mortes et des symboles. Cette intime association entre Unicode et XML fait en sorte que les systmes d'information bass sur XML peuvent grer (en thorie) des documents ou des informations de toutes les langues, y compris dans les mmes documents. XML est indpendant des plates-formes techniques, des logiciels, des systmes dexploitation, etc., et produit des fichiers auto-documents. Les documents produits peuvent donc tre archivs au format XML sans risque de devenir illisibles, do les incitations gouvernementales utiliser XML pour larchivage long terme. 1.1.2 Elments, attributs, structure, hirarchie, exploitation, DTD et schma.

Elments Tout document XML est un arbre dlments, permettant de dcomposer le texte en units dinformations. Dfinis par des balises de dbut et de fin de contenu, les lments peuvent contenir directement : 7

du texte ou dautres lments (on dit alors que l'lment conteneur est un lment englobant), ou les deux (on parle de modle de contenu mixte). Un lment peut aussi tre vide, sans contenu, lorsque sa seule prsence a une signification. Les lments sembotent les uns dans les autres. Attributs Des attributs peuvent qualifier les lments et en prciser le sens, ou fournir des mtadonnes pour les lments. On leur donne une valeur selon le contexte dans lequel ils apparaissent. Afin dattacher un ou plusieurs attributs un lment, on doit inclure le nom de chaque attribut lintrieur de la balise ouvrante, avec la valeur quil doit prendre ; le caractre "=" spare le nom de lattribut de sa valeur, les guillemets simples ou doubles dlimitent la valeur et une espace spare les attributs entre eux.

Documents bien forms Lorsquun document XML respecte les rgles de la grammaire XML (balises ouvertes, balises fermes, correctement imbriques, etc.), on dit qu'il est bien form. Structure, hirarchie, exploitation, DTD et schma XML permet aussi de crer des entits, cest--dire, en particulier, de dclarer une chane de caractres, ou mme un fichier XML externe sous un nom par la suite utilis la place de ce qu'il dsigne, ceci afin de ne pas avoir le rcrire plusieurs fois s'il se rpte (dans le mme esprit que les macros dans les diteurs de texte). Il y a plusieurs possibilits dexploiter un document XML. On peut le mettre en forme pour le consulter l'aide d'un navigateur Web en lui appliquant une feuille de style CSS (Cascading Style Sheets). On peut en extraire et en manipuler les composants et le transformer en un autre document XML ou en une page HTML ou XHTML grce un programme XSLT ou un script (PHP, JSP, ASP), ou une combinaison des deux.. XSLT est le langage conu pour la transformation de documents XML. En outre, certains moteurs d'indexation et de recherche, intgrs des applications Web de recherche et de consultation, sont capables d'exploiter le balisage smantique d'un document XML, , ce qui amliore considrablement la qualit des rponses par rapport une recherche plein texte simple dans l'ensemble du flux textuel des fichier. XML permet d'inventer volont des balises pour isoler toutes les informations lmentaires. Nanmoins, il na de sens que sil respecte la structuration (logique) des informations entre elles. Pour une catgorie de documents textuels donne, il est donc trs utile de fixer un ensemble de rgles dfinissant la structure arborescente du document XML auxquelles il doit obir : nom des lments et des attributs et modle de contenu de ces composants, ordre de succession des lments et imbrication des lments, caractre obligatoire ou facultatif des lments et des attributs,, etc. Cest le rle de la Dfinition de Type de Document (DTD), dont la dfinition et les rgles de syntaxe sont partie intgrante de la norme XML 1.0.

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Lorsque le document XML respecte une DTD, on dit quil est valide. Les DTD permettent de dclarer des attributs et leurs valeurs, et de les associer aux lments. Les attributs peuvent prendre diffrents types de valeurs : ces valeurs peuvent tre du texte ou des chanes de caractres alphabtiques ou numriques. D'autres types de modles XML que les DTD existent aujourdhui : les schmas XML (spcification du W3C publie en mai 2001 ; 2e dition octobre 2004) et les schmas RelaxNG (norme ISO/IEC 19757-2 depuis 2003, amende en 2008). Plus rcents, ces modles permettent de contraindre plus strictement le modle de contenu des lments et des attributs, et supportent nativement les espaces de noms.Un schma XML est donc une bonne alternative une DTD. 1.2 La DTD-EAD LEAD est la DTD utilise pour dcrire des fonds darchives, des collections de manuscrits et plus gnralement tout ensemble hirarchis de documents. Un schma XML a t labor pour lEAD (version 1.0, mars 2007), pour mieux suivre les volutions techniques du XML : pour permettre une saisie plus cohrente des donnes ; pour tre en mesure dinclure le schma EAD dans dautres schmas ou dinclure dautres DTD ou dautres schmas dans lEAD ; pour grer la Tag Library et les rgles de gestion dans un document unique.

1.2.1 Elments et attributs de lEAD La DTD EAD contient 146 lments dont 8 seuls sont obligatoires. La plupart des attributs sont facultatifs, lexception de deux dentre eux, qui sont obligatoires : lattribut LEVEL de llment Description archivistique et de llment Groupe de descriptions archivistiques , et l'attribut COLS de l'lment Groupe d'lments de tableau . Pour certains attributs, lEAD limite la liste des valeurs possibles quelques-unes (liste ferme). Par exemple, les valeurs de lattribut AUDIENCE sont limites "external" (public) ou "internal" (rserv). Dautres listes sont de type semi-ferm, cest--dire quelles contiennent une valeur permettant dintroduire un autre attribut auquel il est possible daffecter la valeur de son choix. Par exemple :

1.2.2 Granularit de l'encodage Le choix d'un balisage plus ou moins fin dpend d'une part des rsultats attendus lors de la recherche, d'autre part de la manipulation souhaite pour les donnes. Il dpend aussi des ressources de linstitution et des pratiques tablies. En rgle gnrale, il est important de choisir un degr de granularit et de sy tenir lintrieur dune description. La question de la finesse du balisage est double. Dune part elle concerne la structure et la hirarchie de la description ; dautre part elle concerne lencodage des informations lintrieur de certaines balises. 9

Sur le premier point, il convient de sinterroger sur la profondeur de la description que lon souhaite atteindre et la nature de linstrument de recherche que lon veut raliser. D'une part la grande souplesse offerte par le format XML/EAD, les facilits de production et de mise jour, autorisent prendre des liberts par rapport des catgories acadmiques d'instruments de recherche, en crant des instruments de recherche hybrides, qui pourraient tre qualifis de rpertoires numriques pour ce qui est de certaines sections, d'inventaires analytiques pour d'autres. Inversement, il faut notamment viter absolument de crer des niveaux de description qui ne correspondraient aucune ralit concrte, aucune relle subdivision du fonds : cette rgle fondamentale en archivistique demeure. Sur le deuxime point, on doit sinterroger sur le degr de finesse ncessaire pour lencodage des informations de contenu. En effet, il est possible avec lEAD de baliser au fil du texte des informations se trouvant dj dans des balises. : Par exemple, les lments , , , peuvent tre contenus dans un trs grand nombre dautres lments, dont on peut ainsi raffiner le contenu. Cette possibilit est sduisante au premier abord, mais peut poser un certain nombre de problmes. Dune part, cet encodage fin prend beaucoup de temps, et par consquent pse sur les ressources dune institution. Il faut donc se poser avant tout la question de son utilit (pour la recherche, pour laffichage et limpression), voire de sa rentabilit. Ainsi on vitera d'utiliser les balisages de reprage de dates (), de noms de personne (), de famille () etc., si cela n'a pas une utilit directe pour le traitement des donnes, la constitution d'index et la recherche sur des listes de descripteurs. On n'aura souvent aucun intrt baliser les dates dans une introduction, des notes, une notice biographique,... De mme, il faut sinterroger sur lintrt dun balisage trs fin de rfrences bibliographiques sauf sil rpond des exigences spcifiques (ditions de textes). Dautre part, un encodage trop systmatique des informations de contenu risque dinduire lutilisateur en erreur : il met en effet en valeur des termes qui nont pas ncessairement une grande importance pour la description des documents (des noms propres, par exemple). Enfin, ce type de balisage na dintrt pour la recherche que sil saccompagne dun contrle des termes utiliss : il faut viter de baliser des noms propres ou communs (sujets, termes de genre, de typologie) dont les formes ne seraient pas normalises et contrles. 2 La structure de base du document XML/EAD Un document encod en EAD comporte, sous llment racine , trois lments principaux, dont deux sont obligatoires : llment En tte EAD , obligatoire, contient des informations bibliographiques et descriptives sur linstrument de recherche (titre, auteur, date, etc.), et non sur les documents darchives que celui-ci dcrit ; llment Prliminaires sert crer une page de titre ou une premire de couverture (il permet dintgrer des logos, des photographies) ; on peut aussi y intgrer une prface, une note technique pour le public ou les professionnels (projet scientifique), un mode demploi de linstrument de recherche ; llment Description archivistique , obligatoire, englobe toutes les informations dcrivant un corpus documentaire dans son ensemble et recouvrant les diffrents niveaux hirarchiques de cette description. Llment comprend des informations de haut niveau : identification du fonds (lment ), biographie/histoire institutionnelle (lment ) ; puis on dcrit les parties du fonds dans llment

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Description des sous-composants, en commenant par le niveau hirarchique le plus lev et en allant si on le souhaite jusquau niveau de la pice. 3 Les mtadonnes du document XML/EAD Il est extrmement important, dans un environnement en ligne, de faire figurer, en tte du fichier lectronique, des informations sur l'instrument de recherche lui-mme. Une partie de ces informations figuraient dj sur la plupart des catalogues, rpertoires et inventaires imprims (titre, auteur, date, mention ddition). La forme lectronique impose de fournir, outre ces informations qui restent ncessaires, dautres lments dinformation (mention dencodage, format, version, identifiant) pour faciliter la gestion et l'archivage de linstrument de recherche. Ces informations sont regroupes dans l'lment En-tte EAD , qui fournit les mtadonnes ncessaires l'identification et la description normalise de l'instrument de recherche. Le contenu de cet lment ne se rapporte qu' l'instrument de recherche lui-mme, la description du matriel archivistique (qui constitue le corps de l'instrument de recherche) relevant de l'lment Description archivistique . Les lments destins dcrire un instrument de recherche lectronique ont un rle dcisif dans un environnement informatique : ils permettent d'identifier et de dcrire sans ambigut chaque document XML/EAD en attribuant chacun d'eux un code d'identification unique, tout en fournissant les informations de type bibliographique qui le concernent (auteur, titre et diteur) et en signalant les mises jour significatives qu'il a pu subir. C'est pourquoi l'lment En-tte EAD est un lment obligatoire, ainsi que certains des sous-lments qui le composent. Il est essentiel de veiller la qualit des informations qu'ils contiennent. Enfin, ces informations peuvent servir pendant un processus de moissonnage (procdure dextraction des donnes didentification essentielles pour constituer un entrept de mtadonnes de mme type, destines tre fournies un mtacatalogue ou portail documentaire, permettant daccder de manire homogne des ressources htrognes distribues). 3.1 Utiliser llment pour dcrire linstrument de recherche L'lment En-tte EAD contient quatre sous-lments, dont deux sont obligatoires, et qui doivent se succder dans un ordre prcis spcifi par la DTD EAD. Les quatre sous-lments de l'lment En-tte EAD sont les suivants (dans l'ordre o ils doivent se prsenter) : Identifiant EAD (obligatoire), Description du fichier (obligatoire), Description du profil Description des rvisions

L'lment En-tte EAD dispose galement de certains attributs importants qui permettent de dfinir les normes utilises tout au long de linstrument de recherche : RELATEDENCODING avec de prfrence la valeur "dc" (Dublin Core), ce qui signifie que les mtadonnes de l'instrument de recherche lectronique ont leurs correspondants dans le jeu d'lments du modle Dublin Core, et que cette correspondance va tre 11

indique. Cela nempche pas ensuite de donner dans l'attribut RELATEDENCODING la valeur "unimarc" ou "marc21". COUNTRYENCODING avec, comme valeur par dfaut, la valeur "iso3166-1" (rfrence la norme ISO sur la reprsentation code des noms de pays) DATEENCODING avec, comme valeur par dfaut, la valeur "iso3166-1" (rfrence la norme ISO sur la reprsentation code des noms de pays) LANGENCODING avec, comme valeur par dfaut, la valeur "iso639-2b" (norme ISO : Codes pour la reprsentation des noms de langue ) SCRIPTENCODING avec, comme valeur par dfaut la valeur "iso15924" (norme ISO : Codes pour la reprsentation des noms d'critures ) FINDAIDSTATUS indique l'tat dachvement de linstrument de recherche encod. Cet attribut est utile des fins de gestion sur une plate-forme de production mais il peut ltre aussi pour le public. On lui donne les valeurs souhaites, telles que provisoire , achev , valid , revoir_2010

Exemple de formulation de la balise de l'lment En-tte EAD , avec une valeur pour les attributs renseigner pour assurer linteroprabilit :

3.2 Donner un identifiant en utilisant L'lment Identifiant EAD est un sous-lment obligatoire de l'lment En-tte EAD . Il permet dattribuer un identifiant unique chaque instrument de recherche encod. Cette identification doit tre la plus simple possible mais doit tre prvue dans un environnement dchange et de partage. Pour tous les services darchives publics du rseau de la Direction des Archives de France, elle doit tre compose : dun premier segment obligatoire comprenant dans lordre : code pays, code institution de production dun deuxime segment : code de l'instrument de recherche pouvant comprendre les lettres de a z non accentues, majuscules ou minuscules, les chiffres de 0 9, sans espace. Ce code peut par exemple tre attribu dans lordre de production des instruments de recherche.

Les deux segments sont spars par un tiret sous-lign, sans espace. Le code de la France est "FR". Le code institutionnel est pour les Archives nationales : DAFANCH (Centre historique des Archives nationales), DAFANCAC (Centre des Archives contemporaines), DAFANMT (Centre des Archives du monde du travail), DAFANCAOM (Centre des archives d'outre-mer), DAFANCNM (Centre national du microfilm). A revoir avec les AN et les ANOM. Le code institutionnel pour les Archives dpartementales est : AD suivi du code du dpartement sur trois caractres. Ex. : AD001 = Archives dpartementales de l'Ain

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Le code institutionnel pour les Archives communales est : AC suivi du code de la commune sur cinq caractres, constitus des deux numros du dpartement puis des trois d'identification INSEE de la commune. Ex. : AC62000 = Archives communales d'Arras. Le code institutionnel pour les Archives rgionales est : AR suivi du code INSEE de la rgion, par exemple "11" pour la rgion parisienne. Exemple du premier instrument de recherche lectronique des Archives dpartementales des Bouches-du-Rhne : FRAD013_00001 Exemple du premier instrument de recherche lectronique des Archives communales de Toulouse : FRAC31500_fl8qf4 (exemple de code attribu automatiquement par la machine) Pour les bibliothques, on recommande lutilisation du code de la France ("FR") et du RCR pour construire cet identifiant (voir le site dattribution des numros RCR par lABES : http://www.abes.fr/abes/page,569,centre-dattribution-des-n%C2%B0rcr-et-isil.html). 3.3 Dcrire le contenu intellectuel de l'instrument de recherche en utilisant L'lment obligatoire Description du fichier rassemble les donnes caractre bibliographique relatives au contenu intellectuel de l'instrument de recherche : il permet d'encoder, au moyen d'une srie de sous-lments ncessairement ouverts dans lordre suivant, les mentions de titre et de responsabilit , ddition , de publication , de collection . Seul est obligatoire. Du fait des informations quil contient, peut suffire produire la page de titre d'un instrument de recherche. Attention : les sous-lments de doivent reflter la ralit qui est celle de la cration de l'instrument de recherche sous forme lectronique. Ainsi, en cas de conversion d'un instrument de recherche ancien publi en 1891 corrig par un second auteur pour la version lectronique, on fera apparatre dans et ses sous-lments, les deux auteurs, les deux dates, et on crera une mention ddition, par exemple "dition revue, complte et corrige par X". 3.4 Utiliser llment obligatoire Mention de titre et de responsabilit Crer un titre en utilisant llment obligatoire Mention de titre et de responsabilit et dans lordre suivant, ses sous-lments Titre propre de linstrument de recherche (obligatoire), puis ventuellement Sous-titre de linstrument de recherche .

Exemples : Rpertoire mthodique du versement de la Chambre de commerce et d'industrie de Saint-Dizier

On peut avoir dans le nom du fonds et dans , le type de linstrument de recherche. Fonds du Conservatoire de l'Affiche en Bretagne

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Rpertoire numrique dtaill

Mentionner le ou les auteurs, avec ventuellement les mentions comme " sous la direction de ", " par "... en utilisant un seul lment (non rptable). Dans ltat actuel de la DTD, il nest pas possible de distinguer les diffrentes responsabilits dans llaboration dun instrument de recherche ni dindexer le nom de chaque auteur. Exemples :par Genevive Doucet, charge d'tudes documentaires, assiste d'Estelle Pin, adjointe du patrimoine

rdig par Anne-lisabeth Buxtorf, Sabine Coron, Ccile Coutin, Ccile Giteau, Nicole Laillet et Patrick Le Buf

tabli sous la direction dIsabelle Neuschwander, conservateur gnral du patrimoine, par Thierry Pradel et Anne Forestier, avec la collaboration de Marc Langlois, revu et mis jour par Roseline Salmon, conservateur du patrimoine

3.4.1 Crer les mentions ddition en utilisant Cet lment permet de donner des informations sur la version de l'instrument de recherche dans le cas de changements significatifs, comme par exemple quand linstrument de recherche est complt la suite de l'intgration au fonds ou la collection de nouveaux documents.seconde dition lectronique

3.4.2 Crer les mentions de publication en utilisant puis pour l'diteur puis pour le lieu d'dition pour la date, en indiquant de prfrence le mois. Cette date est celle de la dernire modification de linstrument de recherche encod. Lhistorique des rvisions apparatra dans . Exemple : Archives dpartementales des Deux-Svres Niort 2009

En cas de conversion rtrospective, il est indispensable de fournir aussi la date de ldition de la version imprime de linstrument de recherche. Dans les cas simples (diteur identique 14

pour ldition papier et ldition lectronique), il est possible de fournir deux dates en leur affectant un attribut TYPE avec une valeur "date de la premire dition", "date de la dernire version lectronique", etc. Dans les autres cas, on peut utiliser llment . Archives nationales Paris 1985 juin 2008

Attention : lditeur mentionn dans llment n'est pas la personne physique ou morale qui procde l'encodage de l'instrument de recherche, mais la personne morale responsable de la publication lectronique (par exemple : "Archives communales de Toulouse", "Bibliothque nationale de France (Catalogue Collectif de France)"). 3.4.3 Crer si besoin les mentions de collection avec

pour donner des informations sur la collection ditoriale laquelle appartient un instrument de recherche encod. Cet lment peut ne contenir que du texte, dvelopp dans des lments Paragraphe . Il peut aussi inclure les lments Titre propre de linstrument de recherche et Numro , qui permettent dencoder spcifiquement les noms et numros associs la collection. Rpertoire numrique dtaill de la srie A. Lgation d'Avignon (XVIe-XVIIIe sicles) Conseil gnral de Vaucluse2004 Collection des inventaires et rpertoires des Archives dpartementales de Vaucluse

3.4.4 Crer des notes avec Utiliser llment lintrieur de pour donner des informations complmentaires, en particulier pour dcrire ldition partir de laquelle la conversion rtrospective dun instrument de recherche a t ralise. Attention : la manire dont cette conversion rtrospective a t ralise sera indique dans le sous-lment de . 3.5 Crer les mentions de rvision avec Utiliser un lment Modification pour chaque information sur un changement substantiel apport linstrument de recherche encod. Les rvisions doivent apparatre dans un ordre chronologique invers, de sorte que les modifications les plus rcentes figurent en tte. 15

mars 2009 Normalisation des entres d'index pour les noms de personnes physiques et les noms de lieux.

3.6

Donner des informations non bibliographiques sur linstrument de recherche avec Utiliser les lments suivants : pour donner des informations sur le crateur de la forme lectronique, par exemple la socit de service qui procde l'encodage, et sur le processus dencodage de linstrument de recherche, Instrument de recherche encod en XML conformment la DTD EAD (version 2002) par Patrick Le Buf partir de 2006.

pour expliquer les rgles de description utilises, La structure et les analyses suivent la norme ISAD (G) (Norme gnrale et internationale de description archivistique), Ottawa, 2000. Les dates inscrites entre crochets droits sont des restitutions induites par le contexte de cration des documents.

pour donner une information sur la ou les langue(s) utilise(s) dans linstrument de recherche. Dans , on peut entrer un texte informant sur les langues utilises, et/ou identifier chaque langue dans un lment . Lutilisation de permet disoler le nom de la langue et de lexploiter par exemple comme critre de recherche. Si on utilise , on utilise lattribut LANGCODE avec pour valeur le code ISO 639-2b correspondant. [...] Collections de la phonothque nationale suisse 2003 Catalogue rdig en trois langues, franaisallemandet italien.

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Attention : ne pas confondre llment avec llment Langue des units documentaires qui sert mentionner la ou les langues des documents prsents dans lunit en cours de description. 4 Les prliminaires et postliminaires Dune manire gnrale, lusage de peut tre trs rduit, voire inexistant. La bonne comprhension de lusage de XML et de lEAD peut permettre dans de nombreux cas de sen dispenser. Cet lment sera cependant utile dans les cas suivants. 4.1 Crer une page de titre ou une premire de couverture

Utiliser puis . On n'utilisera que si on n'a pas russi crer tous les lments souhaits pour la page de titre dans . Par rapport dans , permet d'intgrer un ou des logos, des photographies..., ce qu'il est dconseill de faire dans qui doit tre rserv aux mtadonnes. Pour faire apparatre une image associe linstrument de recherche, on utilisera llment dans llment appropri de . Inventaire des archives communales de Toulouse antrieures 1790 Rpertoire numrique dtaill de la srie AA. Numros 1 60 par E. Roschach et Fr. Bordes Archives communales de Toulouse 2002

4.2.Crer une prface, un avant-propos, une introduction historique Si la prface, lintroduction ou les annexes portent exclusivement sur la connaissance du fonds ou du plus haut niveau des documents dcrits, on aura intrt mettre toutes les informations quelles pourraient contenir dans la description du fonds au plus haut niveau dans . Ainsi une introduction sur le producteur du fonds sera encode dans ; un chapitre sur les sources complmentaires sera encod dans ... En effet, les sous-lments de sont des lments gnriques de texte qui ne permettent pas de mettre la spcificit de ces informations en valeur pour la recherche. On rservera donc dune part aux prliminaires qui nont pas de rapport troit avec la description des documents (lavant-propos de lditeur par exemple), dautre part aux cas o on veut reproduire en conversion rtrospective des documents tels quils ont t imprims, sans restructurer l'information. On pourra galement crer des divisions dans pour donner des informations complmentaires celles donnes dans , par exemple pour informer sur la finesse de description choisie.

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4.2.1

Utiliser puis pour chacune de ces divisions

Si une de ces divisions (prface, introduction) est compose de plusieurs parties, on utilisera plusieurs dans le premier pour chacune d'entre elles. peut-tre embot l'infini. 4.2.2 4.2.3 Utiliser ensuite pour donner un intitul la prface, lavant-propos ou l'introduction et chacune de leurs parties puis autant de quon veut faire de paragraphes au texte de ces parties

Avant-propos Laffiche est un objet culturel de premier plan pour comprendre les socits contemporaines. Avec la loi du 29 juillet 1881 abrogeant toutes les dispositions antrieures, enlevant aux municipalits tout droit de rglementation et proclamant la libert absolue de laffichage, laffiche devient un vecteur privilgi de linformation dont la force rside, comme pour tout support iconographique, dans sa capacit doprer comme un miroir dformant de la ralit dune priode ou dun groupe social quelle met en scne. Cest en observant ce miroir et les personnes qui lont faonn, que lon comprend les reprsentations quil vhicule, que lon effectue une vritable plonge dans le milieu culturel de ses gniteurs, mais aussi de ses destinataires. Conserver ce patrimoine exceptionnel offre donc des perspectives considrables. Ces perspectives ont bien t cernes par les militants linitiative de lassociation Skritellaoueg Breizh, qui prsida la naissance du Conservatoire de lAffiche en Bretagne. Au-del de la conception dun espace musal, ils ont souhait crer une vritable centre de ressources iconographiques sur la socit bretonne contemporaine. Le Conservatoire a particip lpanouissement de cette mission de 1991 2005. Le Conseil gnral du Finistre, quant lui, a encourag le dveloppement de cet organisme qui a inscrit son rayonnement culturel au cur dun territoire charg dhistoire, et qui garde tout son sens aujourdhui, bien que sous son ancienne forme, il nait pu poursuivre son activit. Conserver, classer et communiquer les archives de lassociation qui supportait ce projet est une premire tape de mise en valeur. Ce travail permet de souligner lintrt quil y a dfendre le patrimoine des affiches bretonnes qui continue de saccrotre aujourdhui par le dynamisme des crateurs. Dans une socit mdiatique, mme si les images dissimulent autant le rel quelles parviennent le montrer, on ne peut ignorer laffiche, un des vecteurs importants de la diffusion de linformation et faire lconomie de sa conservation, de son analyse et de sa valorisation. Le prsent rpertoire, qui porte la connaissance du public tout le travail dinventaire du Conservatoire par lintermdiaire de ses archives, est l pour le rappeler. < p>Bruno CORRE, conservateur du patrimoine,Directeur du service dpartemental darchives du Finistre

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Le haut niveau de description

5.1 Utiliser Donner obligatoirement une valeur l'attribut LEVEL. Les valeurs de LEVEL telles que fournies dans la DTD EAD 2002 couvrent la plus grande partie des besoins. ce niveau de description, on utilise gnralement les valeurs "fonds" (pour un ensemble organique rsultant des activits dun producteur), "collection" (pour un ensemble constitu autour dune thmatique) ou "recordgrp" (pour une partie de fonds dont on ne connat pas bien la structure, par exemple pour un versement administratif).

5.2 Utiliser Cet lment Identification et description utilis au plus haut niveau sert regrouper les lments essentiels de la description de l'ensemble documentaire. Il va donc donner des informations de base pour accder cet ensemble. Llment et ses lments subordonns permettent de rpondre ces questions primordiales : Quelle institution dtient les documents (en terme de responsabilit scientifique et juridique) ?Qui a produit les documents ? Quel est l'intitul ou le titre des documents ? Quand ces documents ont-ils t crs ? Quelle est leur importance matrielle ? Comme ces questions peuvent sappliquer tous les niveaux de description archivistique, llment est disponible chaque niveau. C'est un lment obligatoire qui contient au moins un lment. Au plus haut niveau, llment doit permettre lutilisateur de dterminer rapidement si les documents concerns sont utiles pour sa recherche. Cest pourquoi on devrait y trouver autant que possible les lments subordonns suivants : Origine Intitul de lunit documentaire Date de lunit documentaire Identifiant de lunit documentaire Description physique Institution responsable de laccs intellectuel Langue des units documentaires Et ventuellement dautres lments : Localisation physique , Particularits de certains types de documents , 5.2.1 Utiliser les principaux lments subordonns de

5.2.1.1 Origine : pour dsigner la personne physique ou morale qui a produit, rassembl ou constitu l'ensemble documentaire. Il n'est pas recommand d'utiliser plusieurs fois pour le mme car en gnral, un ensemble bien dtermin na quune seule origine. Exemple : 19

France. Bureau de l'enregistrement et des domaines de Bligny-sur-Ouche (Cte-d'Or)

Dans les normes archivistiques, cet lment est considr comme essentiel pour lchange des donnes. Il est recommand dinclure dans l'lment , des lments destins encoder spcifiquement des noms propres (Nom de personne , Nom de famille , Collectivit ). On peut alors utiliser lattribut ROLE pour indiquer quelle a t la fonction de cette personne, par exemple "photographe", "collectionneur", "crateur" Exemple : Thtre national populaire Collection du Thtre national populaire, direction Jean Vilar

5.2.1.2 Intitul de lunit documentaire : pour donner un titre ou un intitul l'ensemble des documents dcrits. Dans le de haut niveau, cet lment au moins devrait tre prsent. Le titre ou intitul peut tre dorigine ou forg.Conservatoire de l'Affiche en Bretagne

Si cet intitul comprend un titre dorigine, il peut tre souhaitable demboter dans llment une balise Titre des fins dindexation.Pomes, dclarations sur lart et dclarations politiques de Pablo Picasso, tapuscrit de la pice de thtre Le Dsir attrap par la queue

Attention : ne pas confondre llment avec llment Intitul qui sert crer un titre ou une lgende pour une portion du texte de linstrument de recherche. 5.2.1.3 Date de lunit documentaire : pour donner les dates de lunit documentaire. Pour faciliter la recherche et lindexation, on normalisera les dates selon le calendrier grgorien. Les attributs ERA et CALENDAR ont respectivement par dfaut les valeurs ce et gregorian et la valeur de lattribut NORMAL sera exprime conformment aux formalismes dfinis par la norme ISO 8601. Dans l'lment lui-mme, on saisira la ou les dates selon les formes souhaites pour la publication. Exemples pour des dates extrmes : Collection du Thtre national populaire, direction Jean

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Vilar 1er fvrier 1951-31 dcembre 1963 Rpertoires du notaire Lemoine Jaille (Parfait) 1786/1813 Pour accder l'inventaire dtaill, cliquez ici [...]

Instance appele FRDAFANCAOM_RNS003 [...] Jaille (Parfait) 1786/1813 FR CAOM DPPC NOT GUA 1372 1786/1787, juin [...] [...]

9.4 Comment crer des liens internes et externes ? Pour crer des liens internes (renvois d'une section une autre d'un instrument de recherche), on utilise llment Rfrence , dans lequel on peut entrer le texte depuis lequel le lien 53

hypertexte pourra tre form. Llment possde un attribut TARGET (cible) qui doit contenir l'identifiant de l'lment XML/EAD vers lequel le lien est fait (lment cible). Llment cible doit obligatoirement contenir un attribut ID de mme valeur que l'attribut TARGET de llment . Rappelons que la chane de caractres saisie comme valeur des attributs TARGET et ID ne doit pas commencer par un nombre mais toujours par une lettre, elle ne doit pas contenir d'espace, et enfin, elle peut contenir, outre les chiffres et lettres en majuscules ou minuscules, les signes suivants : point (.) ; deux points (:) ; trait d'union (-) ; trait sous la ligne (_). Prsentation du contenu Ce fonds, d'une dizaine de mtres linaires, est essentiellement compos des papiers de fonctions de Jean-Ren Bernard depuis 1962 jusqu' 1974. S'y ajoutent quelques crits, textes de confrences et documents caractre priv des annes 1976-1977 (86AJ/1 86AJ/15) dont on ne manquera pas de souligner l'intrt. L'acteur se double d'un tmoin privilgi qui livre presque chaud ses impressions. Son projet d'ouvrage sur Georges Pompidou (86AJ/9 et 86AJ/10) n'a pas abouti mais comporte des analyses historiques trs riches. []

Pour tablir des liens vers des ressources lectroniques complmentaires linstrument de recherche EAD et dont on ne contrle pas la gestion, une solution consiste saisir dans lattribut HREF de l'lment ou de l'lment l'URL absolue, complte, de la ressource. Note liminaire Le prsent rpertoire a t encod en XML conformment la DTD EAD (version 2002).

Si lon a prpar des fichiers lectroniques complmentaires l'instrument de recherche (par exemple des annexes dans un format non XML), on pourra choisir d'enregistrer le document EAD et les annexes dans le mme rpertoire sur l'ordinateur de travail, et d'tablir les liens ncessaires en saisissant dans lattribut HREF de l'lment ou de l'lment l'URL relative de la ressource (qui se rduira donc au nom et l'extension du fichier cible du lien). Cette option trs simple a le mrite de permettre de dplacer facilement dans le systme de fichiers de l'ordinateur, ou vers un autre systme de fichiers sur une autre unit de stockage, l'ensemble des ressources lectroniques ainsi relies entre elles, sans que les URL saisies deviennent invalides. Historique du producteur : la famille Le Rebours []p> On a tabli une gnalogie simplifie de Jean-Baptiste-Auguste II le Rebours.

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Pour associer un lment Composant quelques images numriques, il suffit de procder de la mme manire qu'indiqu ci-dessus et de saisir dans l'attribut HREF de ou de lURL relative du fichier image. 400AP/57 Campagne dItalie. Un carton. Dpches tlgraphiques : ministre de France Turin au ministre des Affaires trangres Paris, diverses, lEmpereur lImpratrice, avril juillet 1859 ; correspondance militaire : Jomini, Goyon, minute dune note du commandant Schmitz sur Magenta ; correspondance diplomatique, A-C (en particulier marquis dAzeglio, Binda, Cavour).