Manuel de Formation Paie 500

8/10/2019 Manuel de Formation Paie 500

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SOMMAIRE

CREATION DUNE NOUVELLE SOCIETE..2

CREATION DUN SALARIE.....4

MODIFIER UNE FICHE DE PERSONNEL ...5

SUPPRIMER UNE FICHE DE PERSONNEL .....5

PARAMETRAGE DES CONSTANTES ET RUBRIQUES ......6

ORGANISATIONS..12

MODELISATION COMPTABLE.13

PARAMETRAGE DE BULLETIN ..16

BULLETINS MODELES..... 16

SUPPRESION D'UNE RUBRIQUE DANS BULLETIN MODEL.17

MODIFICATION D'UNE RUBRIQUE DANS BULLETIN MODEL ...17

BULLETINS SALARIES.18

PREPARER UN BULLETIN SALARIE...19

MODE DE SAISIE VARIABLES DE PAIE ..19

CALCULER UN BULLETIN SALARIE..21

EDITER LE BULLETIN DE PAIE D'UN SALARIE........22

JOURNAL DE CONTROLE.22

ETATS..22

CLOTURES....22

PASSATION COMPTABLE23

OUVERTURE DU MOIS24

MENU GESTION AVANCEE OU GA....24

.


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CREATION DUNE NOUVELLE SOCIETE

Menu FichierLe menu Fichier doit tre exploit aussitt aprs initialisation d'une socit. Ses commandes ont pour objet le paramtragedes divers lments ncessaires aux traitements de paie. Il prsente toutes les commandes permettant de crer une nouvelle

socit, de fermer celle sur laquelle on travaillait, d'en ouvrir une autre, de transfrer les donnes des fichiers d'une socit

dans une autre. Le menu Fichier prsente deux sous-menus.Le sous-menu Utilitaires permet d'enregistrer l'Organisation de la socit.

Le sous-menu Paramtres permet de visualiser, diter, voire complter ou modifier les paramtres socit et paie dfinis l'initialisation de la socit.

Nouveau

Cette commande permet de crer un nouveau dossier. Ce dossier peut tre une socit ou un plan de paie.Linitialisation (ou cration) des dossiers est une des tapes pralables tout traitement dans le programme de paie.

OUVRIR

Cette commande permet douvrir un dossier de paie. Ce dossier peut tre une socit, le Plan de Paie Sage ou un Plan dePaie Utilisateur. Cette commande permet galement de convertir des anciens fichiers de socit ou de plan de paieutilisateur.

Activer Fichier / Ouvrir. Une bote de dialogue s'affiche. Elle prsente les rpertoires et fichiers contenus dans le rpertoiredinstallation du logiciel. La zone nom permet dindiquer le nom du fichier socit ouvrir.

TYPESlectionner le type de fichier souhait : Fichiers Sage (*.PRH) permet douvrir une socit de paie

NOMSaisir le nom de votre dossier ou placer le curseur sur le dossier ouvrir et valider par [Ouvrir.

FERMERCette commande permet de quitter le dossier (socit, plan de paie utilisateur ou plan de paie Sage) ouvert.


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Activer la Fichier / Fermer.

CONVERTIRCette commande permet de convertir vos bases de donnes antrieures aux versions 10.00 de la Paie 500 et 9.00 de laPaie 100.

Valider votre choix par Ok.

TRANSFERERCette commande permet de transfrer dans la socit active le Plan de paie tabli pour une autre socit. Il s'agit du Transfert

galement propos par le programme lors de l'Initialisation d'une socit.

VrifierDeux types de vrifications sont proposs :

Vrification de l'tat physique des fichiers et des liens entre fichiers : le programme rpare les fichiers dans lamesure du possible,

Vrification des cumuls : elle a pour objet de vrifier la cohrence entre les cumuls mensuels, trimestriels, annuels etles historiques (dtail par bulletins clturs).

Les traitements pouvant tre plus ou moins longs selon les donnes archives, elle est propose en option.

La Correction des erreurs est lie la vrification des cumuls.

CREATION DUN SALARIE

MENU LISTES

Ce menu regroupe toutes les commandes qui permettent de saisir les fichiers de paie et notamment les Constantes, les

Rubriques et les Fiches de personnel.On y trouve nombre de commandes destines au paramtrage des donnes intervenant dans les fiches salaris et dans le

calcul de la paie. En particulier : les listes de l'Organisation, les Etablissements de rattachement des salaris, lesConventions collectives, les Caisses de cotisation.


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Le sous-menu Tables prsente la liste des natures de contrat, types d'entre, motifs d'absence et motifs de dpart etnationalits prparamtres. Ces listes peuvent bien entendu tre enrichies par l'utilisateur. Le sous-menu Modlisation

comptable permettra de paramtrer les liens entre la paie et la comptabilit.

FICHES DE PERSONNELCette commande permet d'enregistrer le registre complet du personnel.

Cet cran prsente la liste des salaris dont les fiches de personnel ont t enregistres (elle est vide si la commande est

exploite pour la premire fois).

Chaque salari est identifi sur cette liste par son matricule, nom, prnom, date de la dernire paie et de la dernire clture

ralise.Cet cran prsente la liste des salaris dont les fiches de personnel ont t enregistres (elle est vide si la commande estexploite pour la premire fois).

Chaque salari est identifi sur cette liste par son matricule, nom, prnom, date de la dernire paie et de la dernire cltureralise.La colonne Etat l'extrmit droite de l'cran prsente l'Etat du bulletin du salari :

La clture mensuelle ou annuelle du bulletin a t effectue.

Le bulletin est dit.

Le bulletin est calcul.a Le salari est actuellement absent.

s Le salari a quitt la socit.

m Le salari est mis en sommeil.i La clture intermdiaire du bulletin a t effectue.

Aucune mention : bulletin non calcul.

CREER UNE FICHE DE PERSONNELUne fiche de personnel complte est compose de 14 onglets. La saisie abrge rduit la fiche de personnel 5 onglets surlesquels sont demands les informations les plus importantes. Une socit disposant d'un effectif important peut ainsienregistrer plus rapidement ses fiches de personnel dans un premier temps et les complter par la suite.


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MODIFIER UNE FICHE DE PERSONNEL

Slectionner le salari dont la fiche doit tre modifie en plaant le curseur sur sa ligne ou en utilisant les commandesRecherche et Slection du menu Options puis cliquer sur le bouton Modifier.L'onglet slectionn s'affiche.Les boutons Prc. et Suiv.permettent respectivement d'afficher ce mme onglet pour le salari prcdent ou le suivant dansla liste.

Valider les modifications apportes par OK.

N.B. : Incidence de la modification d'une fiche de personnel sur le bulletin du salariSi une fiche de personnel est modifie aprs dition du bulletin de paie du salari pour la priode de paie en cours, le

programme affiche un message proposant la rdition du bulletin.Dans l'affirmative OK, le bulletin de paie de ce salari perd son statut dit, sur la liste des salaris, la colonne Etat

indiquant l'tat du bulletin du salari n'affiche plus le statut dit.

Il faudra relancer l'impression du bulletin aprs modification de la fiche de personnel.

SUPPRIMER UNE FICHE DE PERSONNEL

Une fiche de personnel ne peut tre supprime en cours d'exercice que si le bulletin du salari n'a fait l'objet d'aucune clture.

Dans le cas contraire, il faudra attendre le dbut de l'exercice suivant pour supprimer la fiche de personnel.Dans tous les cas, il faut qu'une Date de sortie soit enregistre sur la fiche de personnel du salari concern.

Si la suppression est autorise, placer le curseur sur la fiche de personnel supprimer et valider Edition / Supprimer .Confirmer la suppression la demande du programme par OK.

EDITER LES FICHES DE PERSONNEL

La liste des salaris tant affiche, cliquer sur le bouton Editer.Il faut dans un premier temps slectionner les salaris concerns par l'dition puis choisir le type d'dition souhait.


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PARAMETRAGE DES CONSTANTES ET RUBRIQUES

CONSTANTESLes constantes sont les paramtres qui composent les rubriques de paie. Une constante formalise l'un des quatre lments depaie suivants :

Une donne caractre lgal soumise la lgislation sociale (le plafond de la scurit sociale par exemple) ;. Un lment de paie dont la valeur est constante et caractristique de l'entreprise (l'horaire de la socit par exemple) ; Un lment de paie dont la signification est identique pour tous les salaris mais dont la valeur peut tre spcifique Un salari ou un groupe de salaris (l'anciennet du salari par exemple) ;

Un calcul de paie rsultant de la combinaison de plusieurs constantes (calcul du 13me mois par exemple).

LISTE DES CONSTANTES PREPARAMETREES

Chaque constante est identifie sur cette liste par son code, son intitul, son type, son code mmo et sa valeur.Dfinition des constantes :La liste des constantes prsente la liste des constantes prenregistres, on distingue sur cette liste deux types de constantes :

Les constantes individuelles: constantes dont la valeur correspond l 'une des donnes saisies en paramtrage, c'estpar exemple la catgorie du salari, sa date d'entre dans la socit, informations saisies sur sa fiche de personnel.

Les constantes prdfinies : constantes dont la valeur rsulte d'un calcul. Ces constantes possdent des cumulsmensuels, trimestriels ou annuels.

Les constantes vnements :constantes dont la valeur correspond lune des donnes saisies en paramtrage des

vnements.

Codes mmo des constantesLe programme offre la possibilit de regrouper les constantes par code mmo. On peut ainsi attribuer un mme code mmoaux constantes se rapportant une mme rgle de paie.Les codes mmo constituent un critre de slection pour la consultation ou l'dition des constantes.

Crer une constanteL'utilisateur peut complter la liste des constantes pr paramtres par la cration d'autres constantes pour optimiser les

calculs de paie.

La liste des constantes tant affiche, valider Edition / Crer ou cliquer sur le bouton Crer.Une fentre s'affiche pour la slection du type de constante crer.


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N.B. : La constante de type Nature nexiste que dans la Paie 500 & GRH.

Les valeurs proposes sont les suivantes :

CalculLa valeur de la constante rsulte d'une formule de calcul dfinir.

Exemple :

TestLa valeur de la constante est le rsultat d'un test de condition (si, alors, sinon).

TrancheLa constante prend la valeur associe la tranche de valeur laquelle appartient une base de test dfinie.

ValeurLa valeur de la constante est une valeur numrique que l'on saisit ou la valeur d'une autre constante que l'on slectionne.

IndividuelCes constantes ne sont pas accessibles aux utilisateurs.

CumulLa constante prend la valeur du cumul intermdiaire, mensuel, trimestriel, annuel ou le cumul d'une priode dfinir d'une

constante de type Prdfinie.

RubriqueLa valeur de la constante est un lment extrait d'une rubrique de paie.


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MessageConstante utilise pour la saisie d'un message.

DateCe type de constante ramne un nombre de jours, de mois d'annes pour une fourchette de dates.

NatureCette constante permet de faire des calculs sur des vnements.

N.B: Quel que soit son type, une constante peut faire appel une autre constante condition que sa rsultante soit

numrique.Cliquer sur l'option correspondant au type de constante crer et cliquer sur OK. Une fiche de cration s'ouvre.

RUBRIQUELes rubriques de paie sont les diffrentes lignes qui figurent sur les bulletins de paie. On distingue trois types de rubriques :

Les rubriques de brut: elles font partie de la rmunration brute du salari et de ce fait vont servir dterminerl'assiette de calcul des cotisations sociales.

Les rubriques de cotisation: elles viennent en dduction du brut. Les rubriques non soumises : ces rubriques n'interviennent pas dans le calcul de l'assiette des cotisations. Ellesaugmentent ou diminuent la rmunration nette.

Liste des rubriquesCet cran prsente la liste des rubriques dj enregistres (elle est vide si la commande est exploite pour la premire fois).

CREER UNE RUBRIQUE

La liste des Rubriques tant ouverte, valider Edition / Crer ou cliquer sur le bouton Crer. La fentre de cration secompose de quatre onglets, qu'il faut entirement renseigner et valider.

Onglet Rubrique


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Renseigner successivement les zones :

TypeUtiliser le bouton zoom de cette zone pour slectionner le type de rubrique crer : Brut, Cotisation ou Non soumise.

CodeLes rubriques sont imprimes sur les bulletins de paie dans l'ordre croissant de leur numro de code par Type (Brut,Cotisation puis Non soumise).Attribuer la rubrique en cours de cration un code numrique de 1 4 caractres en veillant ce qu'elle s'intgre

correctement dans la liste. Si le code saisi existe dj, un message d'avertissement apparat.

Code mmoSaisir s'il y a lieu le Code mmo auquel doit tre rattache la rubrique.

Libell

Dsignation explicite de la rubrique. Ce libell sera imprim sur les bulletins.

CorrespondanceLa notion de code de correspondance permet l'utilisateur de mettre jour ses paramtrages tout en utilisant unenumrotation des rubriques diffrente de celle du plan de paie Sage.

Cette zone de 4 caractres numriques est vierge l'origine lorsque l'utilisateur reoit le plan de paie Sage. Il devra larenseigner au moment de la mise jour de ses plans de paie utilisateur, ou de ses socits.

N.B. : Seules les rubriques transfres partir du plan de paie Sage ont un code de correspondance renseign. Ainsi il estais de distinguer les rubriques provenant du plan de paie Sage de celles cres par l'utilisateur.

Modifie le

Cette nouvelle zone n'est pas accessible l'utilisateur, elle indique la date de la dernire modification de la rubrique (elle estrenseigne partir de la date systme). Cette modification peut aussi rsulter d'une mise jour avec une rubrique du plan de

paie Sage ou d'un plan utilisateur.

En activitCette zone n'est pas accessible en cration. Elle est coche par dfaut. Elle sera accessible en modification pour rpondre aucas suivant.

Supposons qu'une rubrique n'ait plus d'utilit en cours d'exercice, il ne sera pas possible de la supprimer si elle a dj faitl'objet d'un traitement de paie, auquel cas, il suffira de dcocher cette zone pour la dsactiver.

Le programme n'en tiendra plus compte et elle sera automatiquement retire des bulletins de paie.

Si une rubrique "dsactive" est ractive par la suite, il faudra la rincorporer aux bulletins modles et/ou salaris concerns.


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Onglet Elments constitutifs d'une rubrique de brut ou non soumise

L'onglet concernant les lments constitutifs de la rubrique est identique pour les rubriques de Brut ou Non soumises maisdiffrent pour les rubriques de cotisations.

Formule de calculSeize formules de calcul sont proposes : Une combinaison de deux ou trois de ces lments : Nombre, Taux et Base.Nombre, Taux et Base pouvant correspondre des valeurs numriques saisir ou des constantes.

Un montant pris tel quel.Ce montant peut galement correspondre une valeur numrique saisir ou une constante.

Une totalisation.Le montant de la rubrique est automatiquement dtermin par totalisation des rubriques dont le numro de code est compris

entre celui de la prcdente rubrique de totalisation et celui de cette rubrique.Il est inutile de crer des rubriques de totalisation pour le Brut, le programme gnre ce total automatiquement.

Les rubriques avec une formule de totalisation sont marques dun astrisque (*) dans le livre de paie et en calcul des

bulletins par la fonction Gestion / Bulletins salaris.

Slectionner puis valider la formule de calcul adquate dans la liste qu'ouvre la bote liste droulante.

Aprs validation de la cration de la rubrique, la formule ne pourra plus tre modifie. Elle pourra uniquement tretransforme pour un mois donn sur un bulletin modle ou un bulletin salari en Montant pris tel quel.

A l'ouverture du mois suivant, le programme affichera de nouveau la formule de calcul initiale.

MontantIndiquer si le montant de la rubrique constitue un Gain ou une Retenue.

FormuleSeules les zones rserves aux lments constituant la formule de calcul prcdemment slectionne sont actives, les autressont grises.

Renseigner chacune de ces zones suivant le cas soit par la saisie d'une valeur numrique soit par slection d'une constante.

Si la zone doit tre renseigne par une constante, taper directement son code ou appeler la liste des constantes en cliquant surla bote liste droulante et la slectionner.

En cas de saisie manuelle du code, si le code saisi n'existe pas dans la liste des constantes, une fentre s'affiche proposant lacration de la constante ou la consultation de la liste des constantes en cas d'erreur de syntaxe.


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Les valeurs saisies sur la zone Taux sont considres comme des pourcentages.

Exemple :Pour le calcul des heures supplmentaires majores de 25%, la valeur numrique saisir dans la colonne Taux est 125,00.

Deux dcimales sont disponibles par dfaut pour la saisie des nombres, des bases et des montants, 3 dcimales sont

disponibles pour la saisie des Taux.

Report / Impression / MontaireCette option offre l'utilisateur la possibilit de slectionner parmi les lments constitutifs de la rubrique :

Les lments dont la valeur doit tre reporte d'un mois sur l'autre,

Les lments dont la valeur doit figurer sur les bulletins de paie, Les lments qui correspondent une valeur montaire

Les options choisies sont bien entendu applicables tous les salaris, chacun suivant la valeur qui lui correspond.Par dfaut : Aucun report ne sera effectu,

La valeur de chacun des lments de calcul d'une rubrique sera imprime sur le bulletin de paie, Ce paramtragepeut tre modifi.

Indiquer pour chacun des lments de calcul de la rubrique ainsi que son montant total :

Si sa valeur doit tre reporte d'une paie sur l'autre,

Si elle doit figurer sur le bulletin de paie du salari, Et si elle correspond une valeur montaire,

En cochant la case correspondante. Si elle ne doit pas l'tre, dcocher la case.

Onglet Associations

Nous avons vu en prsentation des constantes que pour certaines (constantes correspondant des cumuls de paie), leur valeurrsulte de la totalisation de rubriques dont le montant est dfini cumulable dans ces constantes.

Cet onglet affiche la liste de ces constantes et c'est ce niveau que l'on slectionne les constantes dans lesquelles le montantde la rubrique doit tre cumul en positif, en ngatif ou pas du tout. On y accde en cliquant sur l'onglet Associations.

Suivant le type de la rubrique (Brut, Cotisation ou Non soumise) et son sens (Gain ou Retenue), le programme propose sonassociation dans diverses constantes.

Si le montant de cette rubrique doit galement intervenir dans d'autres constantes (Sous-total par exemple), c'est ce niveauqu'il faut le prciser.


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La procdure est trs simple : cliquer sur le bouton de la zone modifier puis slectionner , ou dans la listequi s'ouvre. Passer la zone suivante ou cliquer sur le bouton suivant.

Les options permettent :

si le montant de la rubrique doit intervenir en augmentation du montant de la constante, si le montant de la rubrique doit intervenir en diminution du montant de la constante, si le montant de la rubrique n'intervient pas dans le montant de la constante.

ORGANISATIONSCette commande du menu Listes permet d'enregistrer l'organisation de la socit en dpartements, services, units etcatgories de personnel. Sur les fiches de personnel, les renseignements demands pourront tre directement slectionns surles listes paramtres ici.

Cette organisation est galement disponible en slection pour prparer les bulletins de salaires et pour les ditions proposespar le programme.N.B :Les mentions Dpartement et Catgorie sont imprimes sur le bulletin de paie.

Listes des organisations

Nous prsentons ici les gnralits concernant les listes des Organisations, c'est--dire la liste des Dpartements, desServices, des Units et des Catgories.

Chaque liste prsente les valeurs dj enregistres (elle est vide si la commande est exploite pour la premire fois).Chaque lment d'une liste est identifi par son code et son intitul.Le lancement de cette commande modifie la barre des menus :

Edition :pour crer , modifier , supprimer et diter les lments de la liste.Options :une option d'aide la saisie : Cration en chane ainsi que des commandes Recherche et Slection portant sur leslments affichs.

Le contenu de la barre d'outils a galement chang.De plus, cette liste prsente, sa partie infrieure, une liste d'onglets donnant accs aux quatre listes de la commande, celledes Dpartements, celle des Services, celle des Units et celle des Catgories.

EtablissementsSi la socit possde plusieurs tablissements, c'est par cette commande que l'on procde leur cration et que l'on enregistre

les renseignements (administratifs, paramtres DAS) relatifs chacun d'entre eux.


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Conventions collectives

Les Conventions collectives sont les accords conclus par branche d'activit entre partenaires sociaux : groupementd'employeurs, salaris et syndicats.

Chaque convention collective est identifie sur cette liste par son code et son intitul.Le lancement de cette commande modifie la barre de menus :

Edition : :pour crer , modifier , supprimer et diter les lments de la liste.Options : une option d'aide la saisie : Cration en chane ainsi que des commandes Recherche et Slection.

Le contenu de la barre d'outils a galement chang. On y trouve une bote liste droutante (cliquer sur la flche droite de

la bote pour drouler la liste qui active la dernire Recherche ou Slection effectue dans le menu Options).

MODELISATION COMPTABLE

Le modle comptable doit prsenter par compte gnral l'ensemble des mouvements traduits par les rubriques et les lmentsde paie.

Il peut galement prsenter une ventilation analytique des charges et un dtail des critures par salari (compte auxiliaire).Le modle comptable dfini permettra au programme de gnrer chaque mois le journal comptable des critures de paie et unfichier ASCII contenant ces critures transmettre en comptabilit.

Pour que le logiciel de comptabilit puisse rcuprer correctement le pont comptable gnr par la Paie, il est ncessaire quele plan comptable dfini dans ces deux logiciels soit identique.

Comptes gnrauxLa validation de cette commande affiche une liste de comptes gnraux.Constater que le compte collectif salaris saisi en Paramtres de paie figure dj sur la liste.

L'utilisateur doit enregistrer les comptes gnraux suivants :


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Comptes de Charges sur lesquels seront enregistrs :la rmunration brute du personnel et des dirigeants. Il convient de crer autant de sous-comptes que d'vnements du Brut

(salaires, congs pays, primes),le montant patronal des charges sociales. Il convient galement de crer autant de comptes qu'il existe d'organismes payer(URSSAF, mutuelles, caisses de retraite, ASSEDIC),

les charges fiscales (taxe sur les salaires, taxe d'apprentissage),

Comptes de Tiers sur lesquels seront enregistrs :

les rmunrations nettes payer (rmunration due au personnel),

la dette l 'gard des organismes sociaux (cotisations salariales et patronales),

les avances et acomptes.Le lancement de cette commande modifie la barre de menus. Cette barre tant commune aux comptes gnraux, aux comptesauxiliaires, aux comptes analytiques et aux journaux, nous ne la dcrirons qu'une fois :

Edition :pour crer , modifier , supprimer et diter ou importer un ou des lments.

Options :donne accs la commande de Cration en chane.

Procdure de cration d'un compte gnral

La Liste des comptes gnraux tant affiche, cliquer sur le bouton Crer.Renseigner les zones.

CompteNumro du compte gnral. La structure de cette zone (nombre et type de caractres, cadrage, caractre de remplissage) estconforme au format dfini en Fichier / Paramtres de paie / Page 3.

IntitulSaisie du libell du compte gnral.Sens

Slectionner le sens adquat suivant que ce compte est mouvement au Dbit ou au Crdit.

TypeSuivant qu'il s'agit d'un compte Collectif ou d'un compte Ventilable en sections analytiques, cocher la case d'option

correspondante. Une coche (4) marque l'option slectionne.Si le compte est ventilable, la commande Ventilation est active, l'utilisateur peut enregistrer les ventilations analytiques de cecompte ds prsent ou diffrer cette saisie en cration de la pice comptable.


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Journaux

Cette commande permet de saisir les journaux comptables sur lesquels le programme doit gnrer les critures de paie.Ouvrir Listes / Modlisation comptable / Journaux.Le lancement de cette commande modifie la barre de menus et celui des boutons.

Cration de journal

Pour obtenir une fiche de cration, cliquer sur le bouton Crer.

Saisir un code en 3 caractres alphanumriques (il doit tre conforme celui existant en comptabilit) puis un intitul(Journal des OD de paie par exemple). Valider la cration par OK.Les actions de Modification, de Suppression et d'Edition sont galement disponibles sur la liste des journaux. On peut utiliserles boutons qui remplissent le mme rle ou les commandes du menu Edition. La suppression d'un journal n'est autorise ques'il n'est pas utilis.

Ecritures

L'utilisateur paramtre par cette commande la structure des pices comptables qui seront gnres mensuellement aprsclture.L'utilisateur a cr au pralable la liste des comptes gnraux, ainsi que le ou les journaux qui seront ncessaires ce

paramtrage.

MENU GESTION

Le menu Gestion regroupe toutes les commandes d'usage courant, c'est--dire celles qui permettront de prparer la paie, lesacomptes puis d'imprimer les bulletins avant de traiter le rglement des salaires.

Le programme offre l'utilisateur la possibilit de crer autant de Bulletins modles qu'il a de profils de paie grer ; il peutainsi, par exemple, crer un bulletin modle par catgorie de salaris.


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L'utilisateur attribue ensuite chaque salari (onglet Salaire de sa fiche de personnel) le bulletin modle adquat et lepersonnalise ensuite par la commande Bulletins salaris.

Les commandes suivantes de ce menu marquent les tapes successives des traitements priodiques depuis la prparationd'une paie jusqu' l'ouverture du mois de paie suivant.

La prparation des paies s'effectue par la commande Bulletins salaris ou Prparation par rubriques, l'utilisateur saisit pour

chaque salari les vnements de paie et les lments de paie variables.

PARAMETRAGE DE BULLETIN

Bulletins modles

Un bulletin modle est un plan de paie 'type' pouvant s'appliquer un ensemble de salaris. Nous conseillons de crer un

bulletin modle par catgorie de salaris.Les bulletins modles constituent un raccourci considrable pour la cration et la modification des bulletins salarisindividuels :

Aprs cration des bulletins modles, l'utilisateur indique sur la fiche de personnel de chaque salari le bulletinmodle qui doit lui tre affect.

De ce fait, les bulletins salaris sont automatiquement crs par le programme, ils reprennent par dfaut le corps du bulletinmodle associ au salari. Les bulletins salaris peuvent ensuite tre visualiss et personnaliss par la commande Bulletins salaris. En cas de modification ultrieure concernant tous les salaris auxquels a t affect le mme bulletin modle, il

suffira d'intervenir au niveau du bulletin modle et non individuellement sur le bulletin de chacun de ces salaris.

N B :Si une modification est effectue au niveau du bulletin salari, lors d'une modification des mmes lments dans lescommandes Bulletins modles ou Rubriques (menu Listes), le programme prserve l'intervention manuelle effectue sur le

bulletin du salari.

Liste des bulletins modles

Ouvrir le menu Gestion et activer la commande Bulletins modles. La liste des bulletins modles s'ouvre.Chaque bulletin modle est identifi dans cette liste par son code, son intitul, le type de salaire et l'horaire.

Comme pour toutes les commandes ouvrant sur une liste, les menus Edition et Options prsentent les actions autorises.

Edition : pour crer , modifier , supprimer et diter les lments de la liste.

Options : une option d'aide la saisie : Cration en chane.

Le contenu de la barre d'outils a galement chang. On y trouve entre autre une bote liste droulante, cliquer sur la flche

droite de la bote pour drouler la liste.

Slection des rubriques du bulletin modle


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Cliquer sur le bouton Activer, ou valider la commande Activer une rubrique du menu Edition, la liste des rubriquesparamtres pour la socit et dclares actives (commande Rubriques du menu Listes) s'affiche.

Toutes les commandes de gestion des rubriques sont disponibles sur cette liste. Utiliser pour cela les boutons disposs en basde la liste.Les rubriques composant le bulletin modle sont slectionnes une une. La procdure est la suivante :

1. cliquer sur le bouton Slectionner,

2. le bulletin modle revient l'cran, la rubrique slectionne y figure,

3. ritrer ces manipulations pour slectionner les rubriques suivantes,

4. constater qu'au fur et mesure des slections, les rubriques slectionnes disparaissent de la liste pour viter l'utilisateur de slectionner par mgarde une mme rubrique plusieurs fois,

5. il est possible de slectionner plusieurs rubriques grce au bouton Ajouter la slection, la rubrique slectionne a alors un astrisque (*). Pour enlever la slection et donc l'astrisque, cliquer sur le bouton Retirer

de la slection.

SUPPRESSION D'UNE RUBRIQUE DANS UN BULLETIN MODELPour supprimerune rubrique incorpore par erreur dans le bulletin modle, placer le curseur sur sa ligne et cliquer sur le

bouton Supprimer ou valider la commande Dsactiver une rubrique du menu Edition.

L'utilisateur peut ce niveau modifier une rubrique ou en crer une.

MODIFICATION D'UNE RUBRIQUE DANS UN BULLETIN MODEL

La slection des rubriques ayant t effectue, il est prsent possible de modifier le contenu d'une rubrique pour l'adapteraux spcificits des salaris pour lesquels ce bulletin modle est cr.La fentre Bulletin modle tant affiche, slectionner la rubrique concerne par un clic sur sa ligne puis sur la commandeModifier une rubrique du menu Edition ou cliquer sur le bouton Modifier.

Une fentre prsentant la formule et les lments de calcul de la rubrique s'affiche.Seuls les lments composant la formule de calcul d'une rubrique peuvent tre modifis, en aucun cas la formule en elle-mme.

Pour ce faire, placer le curseur sur la case de l'lment modifier et saisir le nombre ou le taux adquat ; s'il s'agit d'uneconstante, saisir son code exact ou appeler la liste des constantes en cliquant sur le bouton zoom puis la slectionner encliquant sur le bouton [Slectionner].

Il est galement possible de remplacer la formule existante par un montant prendre tel quel, ce montant pouvant

correspondre une valeur saisir ou la valeur d'une constante. Pour ce faire, positionner le curseur sur la zone Montant,


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saisir la valeur que doit prendre la rubrique ou le code exact de la constante laquelle elle doit se rfrer (appel de la liste desconstantes par le bouton zoom, slection de la constante concerne par un double clic sur sa ligne).

Valider les modifications apportes la rubrique. La fentre Bulletin modle revient l'cran.

N.B. : La modification d'une rubrique sur un bulletin modle n'est pas rpercute sur la liste des rubriques (menuListes).

BULLETINS SALARIES

Cette commande permet d'effectuer les traitements suivants :

1. Prparer individuellement le bulletin de chaque salari :

1. saisir les valeurs de base ou vnements variables pour le mois de paie en cours,

2. personnaliser si ncessaire le bulletin modle affect au salari,

3. enregistrer les valeurs propres au salari pour certaines rubriques.

2. Calculer le bulletin de chaque salari :

1. calcul 'normal' ou

2. calcul de la paie l'envers.

3. Editer les bulletins prpars.

LISTE DES SALARIES

Valider la commande Bulletins salaris du menu Gestion ou cliquer sur LE BOUTON Bulletins salaris. La liste des

bulletins salaris apparat.Cette liste reprend la liste des salaris des fiches de personnel lexclusion des salaris sortis ou absents. Chaque salari estidentifi dans cette liste par son matricule, sa civilit, son nom, son prnom, la date de dernire paie, la date de clture

effectue et l'tat. La colonne Etat l'extrmit droite de l'cran prcise l'tat du bulletin du salari pour la priode en cours :

La clture mensuelle ou annuelle du bulletin a t effectue.

Le bulletin est dit.

Le bulletin est calcul.i La clture intermdiaire du bulletin a t effectue.


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Aucune mention bulletin non calcul.

Les menus Edition et Options prsentent les actions autorises :

Edition : pour modifier , diter , importer les lments de la liste ou effectuer des ventilations analytiques.

Options : offre un grand nombre d'options telles les tris permanents ou temporaires dfinis sur les fiches salaris, lescommandes Recherche et Slection, les filtres sur les tablissements, les catgories, les dpartements, les services ou lesunits.

PREPARER UN BULLETIN SALARIELa prparation d'un bulletin salari s'effectue en trois tapes :

Saisie des valeurs de base, vnements variables pour le mois de paie en cours de traitement, Prparation du corps du bulletin avec enregistrement des valeurs propres chaque salari,

Calcul des bulletins.Par contre le mode de saisie diffre en fonction du paramtrage effectu lors de la cration des groupes de variables :Si l'option Mode de saisie "Variables de paie" des Paramtres de Paie est coche, les valeurs de base sont saisies sur unenouvelle fentre intitule Variables du salari... et seules les constantes du groupe d'appartenance du salari sont proposes.Un clic droit sur la liste des salaris ouvre le menu Edition dont la dernire option permet d'accder directement au corps dubulletin de paie.

Si l'option Mode de saisie "Variables de paie" de l 'onglet Page 7 de la fentre Paramtres de paie n'est pas coche (commandeSaisie du sous-menu Paramtres du menu Fichier), le programme propose le mode de saisie "classique" des valeurs de base,

soit les cinq onglets de la fentre Valeurs de base.

Il est cependant possible d'activer le Mode de saisie "Variables de paie" dcrit prcdemment : activer la commandeVariables de paie du menu Edition ou activer cette commande par le menu contextuel de la fentre Bulletins salaris / Liste

des salaris, affich par le clic droit de la souris.

MODE DE SAISIE VARIABLES DE PAIELa liste des Bulletins salaris/Liste des salaris affiche, double cliquer sur la ligne du salari pour lequel le bulletin doit treprpar ou slectionner sa ligne puis cliquer sur le bouton Modifier.

Renseigner les variables concernant le salari.Si le mode de saisie des valeurs de base diffre, les explications donnes en saisie "classique", sur chaque variable, restentidentiques


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Onglet Valeurs de base

En en-tte sont rappels le type de salaire, le salaire de base et l'horaire mensuel dfinis dans l'onglet Salaire de la fiche depersonnel de ce salari.

Si le salari a t mis en sommeil (dans l'onglet Lieu travail de sa fiche de personnel), l'onglet Valeurs des Valeurs de basemontre la zone En sommeil coche. S'il doit tre ractiv pour la priode de paie en cours, dcocher cette zone.

PRESENCE

Cette zone affiche l'horaire mensuel dfini pour le salari dans l'onglet Salaire de sa fiche de personnel.Elle peut tre modifie si ncessaire soit en saisissant directement le nombre d'heures de prsence du salari dans le mois en

cours soit en slectionnant une constante horaire (appel de la liste des constantes par le bouton zoom, slection de laconstante adquate par un clic sur LE BOUTON Slectionner).La valeur de cette zone renseigne la constante PRESENCE.

ONGLET heures valeurs de base

Heures supplmentairesHeures supplmentaires effectues par le salari durant le mois de paie en cours.Les valeurs indiques sur ces zonesrenseignent respectivement les constantes HS01, HS02HS10 et sont automatiquement intgres dans les rubriques o ces

constantes interviennent.L'utilisateur peut renseigner ces zones par la saisie d'un nombre d'heures ou par slection d'une constante.


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ONGLET absences valeurs de base Heures d'absenceHeures d'absence du salari durant le mois de paie en cours. Les valeurs indiques ici renseignent respectivement lesconstantes HA01, HA02HA10 et sont automatiquement intgres dans les rubriques o ces constantes interviennent.

ONGLET cumuls valeurs de base Cumuls libresCette fentre affiche la liste de 32 constantes intitules Cumul libre 1 Cumul libre 32.A chacune de ces constantes peut treaffecte une valeur ou une autre constante. Suivant le paramtrage effectu en Page 6 des paramtres de paie, ces constantespeuvent intervenir diffrentes tapes de calcul ou d'dition du bulletin de salaire (Au dbut, Avant les rubriques, Aprs les

rubriques).

CONGES PAYESReste prendre sur l'anne prcdenteElle affiche le cumul des congs pays non pris par le salari l'anne prcdente. Elle correspond ses droits congs payspour la priode en cours de traitement.

Congs pris dans le mois

Nombre de jours de congs pays pris par le salari durant le mois de paie en cours. Cette zone renseigne la constanteCOPRIMOI.

CALCULER UN BULLETIN SALARIE

Le calcul d'un bulletin de paie peut tre effectu deux niveaux dans le programme :

Par la commande Bulletins salaris, partir du corps du bulletin.Deux modes de calcul sont disponibles : calcul partir des rubriques ou calcul de la paie l'envers.Ces deux modes de calcul font l'objet de ce paragraphe.

Par la commande Calcul des bulletins de ce mme menu Gestion.Cette commande permet de lancer simultanment le calcul de tout ou partie des bulletins salaris.

Tant que la paie en cours n'est pas clture, le calcul d'un bulletin de paie peut tre effectu autant de fois quencessaire.

Le calcul d'un bulletin de paie peut donner lieu une rgularisation automatique des bases de cotisations si largularisation systmatique a t demande pour le salari (dans l'onglet Salaire de sa fiche de personnel).

Voir Calcul des bulletins.


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Le calcul d'un bulletin de paie peut tre effectu deux niveaux dans le programme :

Par la commande Bulletins salaris, partir du corps du bulletin. Deux modes de calcul sont disponibles : calcul partir des rubriques ou calcul de la paie l'envers. Ces deux modes de calcul font l'objet de ce paragraphe.

Par la commande Calcul des bulletins de ce mme menuGestion. Cette commande permet de lancer simultanment

le calcul de tout ou partie des bulletins salaris.

EDITER LE BULLETIN DE PAIE D'UN SALARIE

L'dition d'un bulletin de paie peut tre effectue deux niveaux dans le programme :

Par la commande Bulletins salaris, partir du corps du bulletin. C'est l'objet de ce paragraphe.

Par la commande Edition des bulletins de ce mme menu Gestion.

Cette commande permet de lancer simultanment l'dition de tous les bulletins salaris.

JOURNAL DE CONTROLE

Cette commande - accessible tout moment avant ou aprs clture - permet de gnrer le journal des critures de paie pourcontrle avant Passation comptable.

CLOTURESClturer une paie consiste l'enregistrer dfinitivement. La clture mensuelle met jour les cumuls mensuels, trimestriels etannuels individuels des salaris. Ces valeurs sont conserves par le programme pour la production de la Dclaration Annuelledes Donnes Sociales.

Si l'entreprise dlivre un salari plusieurs bulletins au cours d'un mme mois (cas des paies hebdomadaires ou bimensuellespar exemple), les valeurs issues de chacune de ces paies doivent galement tre conserves dans les cumuls. Le logicielpropose pour ce faire, la clture intermdiaire. La clture, intermdiaire ou mensuelle, ne peut tre effectue que pour lesbulletins dits.

Un rapport est propos informant l'utilisateur des motifs pour lesquels certains bulletins ne seraient pas clturs.

MENU ETATSCe menu propose l'dition des tats priodiques de paie.

N.B. : L'utilisateur peut diter ces tats rcapitulatifs tout moment, avant clture, c'est--dire aprs calcul ou dition debulletins et aprs clture.L'utilisateur dfinit la nature de tous ces tats, l'exception de la fiche individuelle, en spcifiant la priode de rfrence

concerne par l'dition : mois, trimestre, anne ou toute autre priode.


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LIVRE DE PAIELe livre de paie est un document qui, au mme titre que les bulletins de paie, permet de justifier les versements effectus auxsalaris par l'entreprise.Le livre de paie reprend en effet les lments des bulletins de paie et est tenu par ordre de dates : il peut tre dit pour une

priode mensuelle, trimestrielle, annuelle. Il peut galement tre dit pour une autre priode, que l'utilisateur dfinit.

FICHE INDIVIDUELLELa fiche individuelle prsente par salari un rcapitulatif des montants perus et acquitts au cours d'une priode donne. Elleprsente notamment les valeurs des rubriques du plan de paie et des principales constantes prdfinies (brut, net imposable,net payer, cotisations salariales, cotisations patronales).

ETATS DES COTISATIONSLe versement des cotisations est effectu mensuellement ou trimestriellement suivant l'effectif de la socit et l'organisme de

recouvrement concern.Le logiciel propose 5 tats des cotisations dont une dclaration unique tablis partir des calculs de paie que l'utilisateur peutditer pour le mois, le trimestre, l'anne de paie en cours ou pour une priode autre dfinir :

Etat des charges patronales :

Montant de la part patronale par rubrique de cotisation et montant total par caisse de cotisation.

Etat des charges salariales :Montant de la part salariale par rubrique de cotisation et montant total par caisse de cotisation.

Etat des bases de cotisations :Base de cotisation pour chaque rubrique de cotisation.

Etat rsum des cotisations :Cet tat synthtique prsente par rubrique de cotisations les lments : Taux salarial, Taux patronal, Taux global, Assiette

annuelle de cotisation, Base, Montant salarial, Montant patronal, Montant global et l'effectif concern rparti par sexe.

De nombreux critres de slection sont disponibles et permettent ainsi l'utilisateur d'obtenir chacun de ses tats dans sa

forme la plus rsume ou au contraire trs dtaille.

PASSATION COMPTABLE

La Passation comptableconsiste, aprs clture mensuelle et avant ouverture du nouveau mois de paie, gnrer le journaldes critures de paie dans un fichier au format ASCII. Ce fichier ou Pont comptable est destin tre rcupr par le logiciel

de comptabilit de l'utilisateur.L'utilisateur peut si ncessaire lancer au pralable l'dition du Journal de contrle.


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OUVERTURE DU MOIS

La commande Ouverture du mois n'est affiche dans le menu Gestion qu'aprs clture mensuelle.

Dans le menu Gestion, activer la commande Ouverture du mois. La validation de l'Ouverture du mois affiche une fentred'avertissement. Les cumuls mensuels sont remis zro :

Si l'ouverture du mois correspond l'ouverture d'un nouveau trimestre, les cumuls mensuels et trimestriels sontremis zro.

Si l'ouverture du mois correspond l'ouverture d'une nouvelle anne de paie, les cumuls mensuels, trimestriels etannuels sont remis zro.

MENU GESTION AVANCEE OU GA

La Gestion avance intgre un gnrateur d'tats et un traitement de texte. Il permet l'utilisateur de crer des tats (listes ou

documents) personnaliss reprenant les informations de la paie et adapts aux besoins rels de son entreprise.

Ces tats peuvent adopter trois formes de prsentation diffrentes :

Liste,

Les listes prsentent les informations en colonnes.

Document,Les documents permettent une prsentation plus libre des informations. Le traitement de texte intgr permet de raliser des

documents combinant du texte et des donnes issues de la paie.

Formulaire,Les formulaires sont crs partir dun diteur intgrant des commandes graphiques (cadres, griss, slection des polices) ;il est donc possible de raliser une mise en page plus prcise que dans les documents.


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NOTE DU FORMATEUR

Ce document ne contient que les commandes ncessaires qui vous permettrons de faire votre paie aprs paramtrage. Pour un

complment dinformation, referez vous la documentation de votre logiciel

Documents

Manuel de Formation Paie 500