Manuel de l’employé ou Politiques internes de gestion … · Le Manuel de l’employé de [L’ORGANISATION] répond à divers objectifs, soit : clarifier les relations de travail

Manuel de l’employé ou

Politiques internes de gestion des ressources humaines

[DOCUMENT-TYPE]

Le Manuel de l’employé de [L’ORGANISATION] a été adopté par voie de résolution par

le conseil d’administration le [DATE].

Manuel de l’employé – document-type 2

REMARQUE À L’ENDROIT DES UTILISATEURS

Ce document se veut une proposition-type à l’intention des membres de RIDEAU, convenant principalement à de petites ou moyennes organisations québécoises de type OBNL. Certaines portions pourraient aussi être utiles à d’autres types et formats d’organismes. Cette proposition a été réalisée en s’inspirant largement du Manuel de l’employé interne de RIDEAU; il revient donc aux utilisateurs d’apporter les modifications nécessaires afin que ce document réponde aux besoins particuliers de leur organisme. Par convention, afin de faciliter la lecture du texte, le masculin est employé dans ce document pour référer tant aux hommes qu’aux femmes. Le contenu de ce manuel est présenté uniquement à titre de proposition. RIDEAU décline toute responsabilité quant aux inexactitudes, omissions ou énoncés de ce document. RIDEAU ne peut en aucun cas être tenu responsable des pertes, dommages ou inconvénients pouvant résulter de l’utilisation de cette proposition. Pour le bénéfice de l’ensemble des utilisateurs, nous vous invitons à transmettre toute information supplémentaire ou correction qui pourrait bonifier ce manuel en contactant la responsable des services aux membres à l’adresse courriel suivante : [email protected] ou alors par téléphone au 514 598-8024 #229.

mailto:[email protected]


TABLE DES MATIÈRES

Remarque à l’endroit des utilisateurs ___________________________________________________ 2 Table des matières _________________________________________________________________ 3 Informations corporatives ____________________________________________________________ 5

Mission ________________________________________________________________________ 5 Mandats ________________________________________________________________________ 5 Historique ______________________________________________________________________ 5

Préambule ________________________________________________________________________ 5 Généralités _______________________________________________________________________ 6

Définition des termes ______________________________________________________________ 6 Catégories d’employé _____________________________________________________________ 6 Exclusivité/priorité des services ______________________________________________________ 7 Représentation publique ___________________________________________________________ 7 Lignes directrices pour les activités politiques ___________________________________________ 7 Droit d’auteur et propriété intellectuelle ________________________________________________ 7 Dossier de l’employé ______________________________________________________________ 7

Code de déontologie ________________________________________________________________ 7 Préambule ______________________________________________________________________ 7 Comité de déontologie _____________________________________________________________ 8 Application ______________________________________________________________________ 8 Respect de la philosophie de l’organisme ______________________________________________ 8 Conscience professionnelle _________________________________________________________ 8 Responsabilité individuelle _________________________________________________________ 9 Relations avec les collègues ________________________________________________________ 9

Politique de mouvement du personnel _________________________________________________ 10 Objectif _______________________________________________________________________ 10 Recrutement ___________________________________________________________________ 10 Accès à l’égalité en emploi ________________________________________________________ 10 Sélection et embauche ___________________________________________________________ 10 Accueil du personnel _____________________________________________________________ 10 Période d’essai _________________________________________________________________ 11 Démission _____________________________________________________________________ 11 Mise à pied ____________________________________________________________________ 11 Licenciement ___________________________________________________________________ 11 Congédiement __________________________________________________________________ 11

Politique concernant la résolution de problèmes et de conflits _______________________________ 12 Litige _________________________________________________________________________ 12

Politique des conditions de travail _____________________________________________________ 13 Période de référence _____________________________________________________________ 13 Heures et semaine de travail _______________________________________________________ 13 Paiement des salaires ____________________________________________________________ 14 Régime d’assurance collective [S’IL Y A LIEU] _________________________________________ 14 Vacances annuelles _____________________________________________________________ 15 Fermeture des bureaux de [L’ORGANISATION] ________________________________________ 15 Congés de maladie ______________________________________________________________ 15 Congés mobiles _________________________________________________________________ 16 Congés fériés __________________________________________________________________ 16 Congés pour événements familiaux [OPTIONNEL, À TITRE D’EXEMPLE] ___________________ 16 Congé sans solde _______________________________________________________________ 17 Naissance, adoption et interruption de grossesse _______________________________________ 17 Congé pour affaires judiciaires [OPTIONNEL, À TITRE D’EXEMPLE] _______________________ 18

Politique d’évaluation du rendement ___________________________________________________ 18 Fréquence et méthode d'évaluation _________________________________________________ 19 Avant l'évaluation _______________________________________________________________ 19


Outil d'évaluation ________________________________________________________________ 19 Perfectionnement professionnel ______________________________________________________ 19 Politique relative aux frais de déplacement, de repas, d’hébergement et de représentation _________ 20

Frais de transport _______________________________________________________________ 20 Frais de repas __________________________________________________________________ 20 Frais d’hébergement _____________________________________________________________ 21 Frais de représentation ___________________________________________________________ 21

Politique de santé et sécurité au travail _________________________________________________ 21 Responsabilités de l’employeur _____________________________________________________ 22 Responsabilités de l’employé ______________________________________________________ 22 Situation d’urgence ______________________________________________________________ 22

Principes environnementaux _________________________________________________________ 23 Standards informatiques [OPTIONNEL, À TITRE D’EXEMPLE] ______________________________ 23

Nomenclature des objets __________________________________________________________ 23 Usage des versions ______________________________________________________________ 25 Localisation des objets ___________________________________________________________ 25

Annexes ________________________________________________________________________ 26 Organigramme ____________________________________________________________________ 27 Formulaire d’évaluation du rendement [À TITRE D’EXEMPLE] ______________________________ 28


INFORMATIONS CORPORATIVES

Mission [INSÉRER ICI L’ÉNONCÉ DE MISSION]

Mandats [INSÉRER ICI LES MANDATS]

Historique [INSÉRER UN OU PLUSIEURS PARAGRAPHES D’INFORMATION SUR L’ORGANISATION]

PRÉAMBULE

Le Manuel de l’employé de [L’ORGANISATION] répond à divers objectifs, soit :

clarifier les relations de travail entre les employés et la direction générale afin d’encourager l’efficacité et l’esprit d’équipe;

permettre aux employés de vivre des relations de travail équitables et respectueuses dans la compréhension des responsabilités et des droits de chacun;

permettre aux employés d’avoir un outil de référence;

offrir aux employés un mécanisme leur permettant de se faire entendre en cas de litige avec leurs confrères de travail ou avec [L’ORGANISATION];

établir et maintenir des conditions de travail qui soient justes et équitables pour tous les employés.

Le Manuel de l’employé est sous l’autorité du conseil d’administration, qui en délègue la responsabilité, la gestion et la mise en application à la direction générale [ou alors, LA DÉLÉGATION PEUT ÊTRE PARTAGÉE ENTRE LA DIRECTION GÉNÉRALE ET LA PERSONNE RESPONSABLE DES RESSOURCES HUMAINES]. Les employés doivent se référer aux Normes du travail au Québec pour les points qui ne sont pas traités dans ce manuel. En cas de différence entre un élément du manuel et les règles de la Commission des normes du travail, la mesure la plus avantageuse pour l’employé prévaut. La Direction et le conseil d’administration peuvent, de façon exceptionnelle, adopter des modifications au manuel. De même, certaines conditions de travail spécifiques peuvent être déterminées par contrat. Ce manuel doit être modifié en fonction de l’évolution des lois régissant le monde du travail. Le cas échéant, ces modifications seront transmises à tout le personnel de [L’ORGANISATION] et intégrées au présent document.


GÉNÉRALITÉS

Définition des termes

Employeur

Désigne le représentant dûment autorisé par la corporation de [L’ORGANISATION], qui est régie par la 3e partie de la Loi des compagnies, extraits L.R.Q., chapitre C-38. Son représentant est la personne nommée à la direction générale.

Employé

Désigne toute personne qui travaille pour l’employeur, moyennant une rémunération.

Employé régulier à temps plein

Désigne tout employé ayant terminé sa période d’essai, détenteur d’un poste prévu à l’organigramme et requis pour le bon fonctionnement des services réguliers de [L’ORGANISATION]. Il travaille 30 heures et plus par semaine. Cette catégorie d’employé jouit de tous les avantages offerts par [L’ORGANISATION], au prorata du nombre d’heures travaillées.

Employé régulier à temps partiel

Désigne tout employé ayant terminé sa période d’essai, détenteur d’un poste prévu à l’organigramme et requis pour le bon fonctionnement des services réguliers de [L’ORGANISATION], et dont le nombre d’heures de travail est de moins de 30 heures par semaine. Les congés de maladie et les vacances annuelles sont cumulés au prorata du nombre d’heures travaillées, selon les mêmes normes que les employés réguliers à temps plein. Il bénéficie des avantages offerts par [L’ORGANISATION], selon le nombre d’heures travaillées et les dispositions à cet effet. Ce type d’employé a droit aux assurances collectives s’il travaille en moyenne 20 heures ou plus par semaine.

Employé temporaire

Désigne tout salarié qui exécute un mandat particulier ayant un début et une fin définis dans le temps. Il bénéficie des congés fériés qui interviennent durant le mandat, de certains autres congés autorisés par la direction, ainsi que de 4 % de vacances calculé sur sa rémunération.

Employé occasionnel

Désigne tout employé qui travaille de façon occasionnelle et est rémunéré à un tarif horaire préétabli. Les avantages sociaux consentis sont conformes aux lois en vigueur.

Contractuel

Désigne tout travailleur autonome ou entreprise privée embauché selon une lettre d’entente ou un contrat de service pour exécuter un mandat spécifique ayant un début et une fin définis dans le temps. Une rétribution est déterminée pour cette période. Ces contractuels remettent une (ou des) facture(s) en bonne et due forme à [L’ORGANISATION]. Le contractuel n’est pas régi par le Manuel de l’employé, mais plutôt par les termes de son contrat et est considéré comme un fournisseur de services.

Catégories d’employé

Personnel cadre

Désigne l’employé qui exerce une fonction de direction et qui détient l'autorité requise pour prendre des décisions liant son employeur. [L’ORGANISATION] reconnaît [X] emplois cadres au sein de son organisation, soit la direction générale et [DIRECTIONS DE SERVICES].


Personnel professionnel de service

Désigne l’employé qui occupe un poste à titre de responsable, de contrôleur, de coordonnateur ou tout autre emploi similaire.

Personnel de soutien

Désigne l’employé qui occupe un poste d’adjoint ou tout autre emploi de soutien à des employés cadres ou professionnels de service.

Exclusivité/priorité des services Normalement, sauf après entente spécifique avec la direction générale, tout employé régulier à temps plein doit accorder à [L’ORGANISATION] l’exclusivité des services professionnels ou techniques qu’il dispense contre rémunération. Tout employé temporaire à temps plein doit accorder à [L’ORGANISATION] la priorité des services professionnels ou techniques qu’il dispense contre rémunération. Son horaire de travail ne doit pas être perturbé par d’autres engagements, de même qu’il ne peut affecter les ressources de [L’ORGANISATION] à cet effet. Tout employé qui exerce un deuxième emploi non concurrentiel doit s'assurer que celui-ci n'aura d'effet ni sur son assiduité ni sur son rendement et qu'il ne donnera pas lieu à un conflit d'intérêts.

Représentation publique Seuls les membres du conseil d’administration et la direction générale [ou tout autre employé autorisé] sont autorisés à représenter officiellement [L’ORGANISATION] et à se prononcer publiquement sur toute question relevant du champ d’expertise de [L’ORGANISATION]. Aucun employé ne peut représenter officiellement l’organisme sans avoir préalablement obtenu le consentement ou un mandat de la direction générale à cet effet.

Lignes directrices pour les activités politiques Un employé ne peut s’associer ou s’identifier publiquement au nom de [L’ORGANISATION] lorsqu’il participe à des activités politiques ou partisanes. Cette directive ne doit pas être interprétée comme un frein à la participation citoyenne d’un employé.

Droit d’auteur et propriété intellectuelle L’ensemble des droits, titres ou intérêts dans toute invention, découverte, idée, amélioration, ouvrage écrit ou programme informatique et dans tout le matériel susceptible de droit d’auteur ou brevet qui auraient été faits ou conçus par l’employé, par lui-même ou avec d’autres personnes, pendant la durée de son emploi et en rapport avec les tâches faisant l’objet de son travail demeure la propriété de [L’ORGANISATION].

Dossier de l’employé Chaque employé a une responsabilité face à son dossier en ce sens qu’il doit s’assurer que les données sociales sont à jour. C’est donc sa responsabilité d’informer et de transmettre tout changement (exemple : changement d’adresse, éligibilité aux assurances collectives, statut civil, etc.) qui peut affecter le traitement administratif de son lien d’emploi.

CODE DE DÉONTOLOGIE

Préambule Le code de déontologie précise les règles de conduite pour l'ensemble du personnel de [L’ORGANISATION].


Un tel énoncé ne peut couvrir toutes les actions ni préciser toutes les attitudes souhaitables. Ce code doit être utilisé comme un guide de référence sur les règles générales que chacun doit appliquer avec jugement. Les circonstances peuvent varier, mais en tout temps, chacun des membres du personnel doit faire preuve d'une conscience et d'un comportement professionnels. [L’ORGANISATION] souhaite offrir un climat de travail qui soit à la fois stimulant et valorisant, dans le respect de chaque individu. Pour ce faire, [L’ORGANISATION] encourage la communication et les échanges entre les employés et les invite à soumettre toute idée ou suggestion pouvant y contribuer. En matière de harcèlement psychologique 1, [L’ORGANISATION] adhère aux dispositions de la Loi sur les normes du travail du Québec, entrées en vigueur le 1er juin 2004.

Comité de déontologie Le conseil d’administration forme un comité de déontologie composé de trois administrateurs ayant pour mandat de :

enquêter sur toute plainte ou infraction à la demande de la direction générale;

recevoir et analyser toute demande de révision de décisions découlant de l'application du code de déontologie et, au sens plus large, du Manuel de l’employé;

soumettre ses recommandations à la direction générale.

Application Le présent code de déontologie s'applique à l'ensemble du personnel de [L’ORGANISATION]. L'application de ce code est sous la responsabilité de la direction générale. Le conseil d'administration est responsable de voir à ce que la direction générale respecte les règles de ce code de déontologie.

Respect de la philosophie de l’organisme 1. L’employé respecte la mission et le mandat de [L’ORGANISATION].

2. L’employé respecte les normes établies par [L’ORGANISATION] pour l’ensemble de ses

activités.

3. L’employé se réfère aux politiques adoptées et agira selon les rôles et responsabilités énumérés à sa description de poste quand il s’agit de prendre des décisions ou de formuler des recommandations professionnelles.

4. L’employé est porteur de l'image de [L’ORGANISATION] et, par le fait même, il adopte une

tenue, un langage et un comportement convenables dans le cadre de ses relations avec le public.

Conscience professionnelle

Compétence

5. L’employé reconnaît les limites de sa compétence professionnelle et respecte celle de ses collègues.

6. L’employé qui considère ne pas avoir les compétences pour accomplir une tâche demande

l’aide nécessaire.

1 L'article 81.18 de la Loi sur les normes du travail définit le harcèlement psychologique comme étant : une conduite

vexatoire se manifestant soit par des comportements, des paroles, des actes ou des gestes répétés, qui sont hostiles ou non désirés, laquelle porte atteinte à la dignité ou à l'intégrité psychologique ou physique du salarié et qui entraîne, pour celui-ci, un milieu de travail néfaste. Une seule conduite grave peut aussi constituer du harcèlement psychologique si elle porte une telle atteinte et produit un effet nocif continu pour le salarié.


7. L’employé s’assure de conserver la compétence requise pour accomplir efficacement ses

fonctions.

Confidentialité

8. L’employé traite avec discrétion les renseignements privilégiés obtenus dans l’exercice de ses fonctions.

9. L’employé respecte la confidentialité des informations, qu’ils proviennent d’échanges oraux,

écrits ou d’archives privées.

10. L’employé ne fait pas usage de renseignements confidentiels obtenus dans l’exercice de ses fonctions au préjudice de la personne qui les lui a communiqués.

Responsabilité individuelle 11. L’employé évite toute situation qui peut donner lieu à un conflit d’intérêts2.

12. L’employé préserve son sens critique dans l’accomplissement de ses tâches. 13. La consommation de drogues illicites ainsi que la consommation abusive d’alcool et de

médicaments sur ordonnance ou en vente libre est interdite sur les lieux du travail ou lorsque l’employé représente [L’ORGANISATION] à l’extérieur du bureau.

14. L’employé fait preuve d’assiduité et de ponctualité, dans le respect des horaires établis.

15. L'employé doit communiquer à son supérieur ou à la direction toute situation susceptible de nuire à [L’ORGANISATION] ou de perturber le climat de travail.

16. L’employé discerne l’occasion où il agit en son nom personnel de celle où il agit pour le compte

de l’organisme.

17. L’employé n’utilise pas à mauvais escient ce qui appartient à l’organisme, qu’il s’agisse de biens, de services ou du temps de travail de ses collègues.

Relations avec les collègues En vue de favoriser un sain esprit d’équipe :

18. L’employé favorise la coopération avec ses collègues et avec ceux des autres institutions ou organismes avec lesquels il traite.

19. L’employé assure ses collègues de son appui; il partage avec eux ses connaissances et son

expérience professionnelle.

20. L’employé respecte la réputation, le travail et les compétences de ses collègues.

21. L’employé reconnaît la contribution intellectuelle de ses collègues aux travaux réalisés, en collaboration ou non.

2 Un « conflit d'intérêts » implique un conflit entre la mission de [L’ORGANISATION] et les intérêts privés d'un employé qui pourraient influencer indûment la façon dont il s'acquitte de ses obligations et de ses responsabilités. Définition inspirée de celle adoptée par l’OCDE, article 10 : http://acts.oecd.org/Instruments/ShowInstrumentView.aspx?InstrumentID=130&InstrumentPID=126&Lang=fr&Book=False

http://acts.oecd.org/Instruments/ShowInstrumentView.aspx?InstrumentID=130&InstrumentPID=126&Lang=fr&Book=False

http://acts.oecd.org/Instruments/ShowInstrumentView.aspx?InstrumentID=130&InstrumentPID=126&Lang=fr&Book=False


POLITIQUE DE MOUVEMENT DU PERSONNEL

Objectif Cette politique s’applique dans tous les cas de postes à combler, à l’exception de celui de directeur général. La direction générale [ou LA PERSONNE RESPONSABLE DES RESSOURCES HUMAINES] contrôle toutes les étapes du processus, allant du recrutement, de la sélection et de l’embauche, jusqu’à la mise à pied ou le congédiement, si nécessaire. La coordination de ces étapes est assurée par [LA PERSONNE RESPONSABLE DES RESSOURCES HUMAINES]. [L’ORGANISATION] affirme que l’exercice de cette politique se déroule dans le respect des droits et libertés de la personne et qu’aucune discrimination n’est exercée.

Recrutement Lorsque la direction générale décide d’ouvrir ou de combler un poste, elle doit voir à la mise en œuvre des moyens permettant de procéder au recrutement. Cette mise en œuvre peut s’effectuer par les moyens suivants :

vérification des candidatures possibles au sein du personnel en place, tant auprès des employés à temps complet qu’à temps partiel, à statut régulier qu’à statut temporaire;

lancement d’une offre d’emploi publique. La direction se réserve le droit de décider de procéder à une nomination si la situation s’y prête, selon les compétences des candidats. Dans ce cas, les candidats sont sollicités directement. Le processus doit, en principe, permettre de solliciter plus d’un candidat pour procéder à une sélection.

Accès à l’égalité en emploi

[L’ORGANISATION] maintient l’accès à l’égalité en emploi pour les femmes, les membres des communautés culturelles, les autochtones et les personnes handicapées.

Sélection et embauche Dans ce processus, la direction cherche à déceler le candidat le plus apte à accomplir le travail, celui qui pourra fournir une grande productivité en matière de qualité et de quantité de travail et qui saura tirer satisfaction de son emploi. L’évaluation des candidats se fait en fonction de la description de tâches, des exigences du poste, du curriculum vitae, de la performance en entrevue et des références fournies. Selon le poste à combler, la direction peut s’entourer d’un comité pour évaluer les candidatures. Elle peut aussi décider de retenir les services d’un professionnel en recrutement pour certains postes stratégiques. [L’ORGANISATION] ne rembourse pas les frais de déplacement et de séjour d’un candidat sollicité pour une entrevue.

Accueil du personnel À l’embauche d’un nouvel employé, [LA PERSONNE RESPONSABLE DES RESSOURCES HUMAINES] remet à ce dernier un contrat de travail ou une lettre d’embauche stipulant les éléments encadrant son lien d’emploi (sa fonction, son statut, sa classification, son salaire, la date de fin de sa période d’essai, l’horaire de travail, les principales conditions de travail…). Elle lui remet également la trousse d’intégration des employés qui inclut, notamment, une copie du Manuel de l’employé et le dernier rapport annuel. [LA PERSONNE RESPONSABLE DES RESSOURCES HUMAINES] répond à toute question de nature contractuelle ou en lien avec le Manuel de l’employé que pourrait avoir le nouvel employé. Le supérieur


immédiat, quant à lui, a la responsabilité de présenter le nouvel employé à tous les membres du personnel, et de lui fournir des renseignements sur [L’ORGANISATION] et son fonctionnement. C’est également son rôle de former l’employé à ses nouvelles tâches, d’offrir une supervision adaptée et de prévoir des modalités d’initiation et d’intégration.

Période d’essai Tout employé embauché pour occuper un poste est à l’essai lorsqu’il commence à travailler. La période d’essai est spécifiée dans la lettre d’embauche ou le contrat de travail. Cette période est prévue pour permettre à [L’ORGANISATION] et à l’employé de déterminer si la relation de travail est satisfaisante de part et d’autre. Au moment de l’embauche, la direction rencontre l’employé et lui fait part des objectifs à atteindre. Si nécessaire, une rencontre à la mi-temps de la période d’essai permet de réviser ces objectifs. La direction peut prolonger la période d’essai si elle le juge nécessaire. À la fin de la période d’essai, l’employé rencontre la direction [ou LA DIRECTION ET LA PERSONNE RESPONSABLE DES RESSOURCES HUMAINES] pour une appréciation du rendement. L’exercice porte sur l’atteinte des objectifs de travail, l’attitude et le rendement général de l’employé. La rencontre sert aussi à cerner les besoins de l’employé et les éléments à améliorer. Une fois la période d’essai franchie avec succès, le nouvel employé bénéficie de tous les avantages qu’accorde [L’ORGANISATION] selon son statut d’emploi. Les mêmes règles de période d’essai s’appliquent dans le cas d’un changement de poste à l’interne. Cependant, si l’employé ou l’employeur le souhaite, l’employé peut réintégrer son ancien poste à la fin de la période d’essai. Toute absence de [X] jours ouvrables ou plus prolonge d’autant la période d’essai.

Démission

L’employé qui a l’intention de démissionner de son poste doit remettre à la direction une lettre de démission selon les modalités de préavis indiquées dans son contrat de travail.

Mise à pied

[L’ORGANISATION] peut devoir procéder à une mise à pied pour différentes raisons, selon les circonstances (financière, projet retardé ou compromis, etc.). Si cela devait arriver, l’employé affecté par une mise à pied sera avisé dans les meilleurs délais.

Licenciement

Le licenciement entraîne l’interruption définitive de l’emploi d’un salarié en raison d’un changement des besoins en main-d’œuvre. Ces raisons peuvent notamment être dues à des compressions budgétaires ou à des changements d’objectifs. La direction [ou LA DIRECTION ET LA PERSONNE RESPONSABLE DES RESSOURCES HUMAINES] rencontre alors l’employé pour l’informer de la suppression de son poste et des circonstances entourant la décision et lui remet un préavis écrit mettant fin à son contrat, selon les délais prévus dans celui-ci. Un avis de cessation d’emploi est remis à l’employé dans les délais prescrits par la Commission des normes du travail, selon les années de service, pour lui permettre de prendre les dispositions qui s’imposent eu égard à sa nouvelle situation.

Congédiement

Un employé peut être congédié pour différentes raisons telles que, mais non exhaustivement : fraude, faute professionnelle, rendement insatisfaisant, absentéisme, insubordination, infractions aux règlements, malhonnêteté, attitudes inacceptables envers des collègues, des clients, des partenaires, la direction, etc. Compte tenu des circonstances, et selon la gravité de la faute, l’employé reçoit un avis


en conformité avec les dispositions prévues par la Commission des normes du travail. Sauf exception3, les modalités suivantes s’appliquent :

Modalités disciplinaires et de congédiement

1re étape

Avertissement verbal lors d’une rencontre entre l’employé et la direction afin de spécifier les comportements que l’on désapprouve et ceux qui sont attendus, de façon à ce que l’employé sache ce que l’on attend de lui et s’y conforme dans les meilleurs délais.

2e étape

Si l’employé ne change pas son comportement après un délai raisonnable selon les circonstances, un avertissement écrit lui est transmis par la direction. Cet avis est versé à son dossier et fait état des comportements que l’on désapprouve et ceux qui sont attendus, de sorte que l’employé s’y conforme sans délai

3e étape

À la suite de mesures disciplinaires sans résultat de rendement ou s’il subsiste un comportement toujours insatisfaisant, la direction donne un avis écrit à l’employé, indiquant les motifs de son congédiement.

POLITIQUE CONCERNANT LA RÉSOLUTION DE PROBLÈMES ET DE

CONFLITS

[L’ORGANISATION] juge important que son personnel soit informé des orientations de l'organisme, qu'il partage sa philosophie d'intervention et qu'il véhicule l'image de marque qui doit le caractériser. La direction prévoit des mécanismes internes de communication pour que le personnel soit bien informé des politiques et des activités de [L’ORGANISATION]. Les mécanismes suivants sont intégrés dans la gestion courante de l'organisme :

rencontres du personnel;

clarification des tâches et responsabilités;

exposé et clarification des politiques et procédures. [L’ORGANISATION] a aussi prévu un mécanisme d'évaluation du personnel, exposé plus loin dans cette politique, qui formalise, annuellement, des rencontres entre les employés réguliers et la direction. Tous ces mécanismes sont de nature à prévenir ou à régler le plus rapidement possible les problèmes et conflits qui peuvent survenir dans le cadre des opérations courantes. [L’ORGANISATION] encourage aussi ses employés à recourir immédiatement à [LA DIRECTION ou LA PERSONNE RESPONSABLE DES RESSOURCES HUMAINES] pour éviter l'aggravation de situations dont ils ont pris connaissance. Si la communication et la collaboration ne suffisent plus, il peut être nécessaire de se référer au processus de résolution des litiges.

Litige L’employé qui se croit lésé dans ses droits pour un motif majeur soumet son problème à [LA PERSONNE RESPONSABLE DES RESSOURCES HUMAINES]. En cas de non résolution, l’employé peut adresser son problème à la direction générale. Advenant que les parties n’arrivent pas à

3 La direction peut choisir un processus accéléré selon la gravité de la faute.


s’entendre sur les moyens de régler le litige après [X] semaines de tentatives infructueuses, l’employé peut faire appel, par écrit, au comité de déontologie. Le comité de déontologie a la responsabilité de prendre les moyens nécessaires pour bien cerner les raisons du litige, afin d’en arriver à une décision. Une fois le litige résolu après discussions entre la direction générale et les membres du comité, la direction générale rencontre l’employé et lui transmet, par écrit, la décision rendue.

POLITIQUE DES CONDITIONS DE TRAVAIL

La présente politique s’applique aux employés réguliers et temporaires, à temps partiel comme à temps plein, à l’exception du personnel cadre, des étudiants et/ou stagiaires (sauf s’ils sont rémunérés). Les avantages qui ne concernent que les employés réguliers sont mentionnés spécifiquement.

Période de référence Aux fins de calcul et d’application de cette politique, la période de référence débute le [JOUR ET MOIS] et se termine le [JOUR ET MOIS] de l’année suivante.

Heures et semaine de travail Pour un salarié à temps plein, une semaine normale de travail est de [X] heures, soit [X] heures par jour, du lundi au vendredi. L’horaire est établi de façon à répondre aux besoins de la fonction. Les heures de travail régulières sont de [X] heures à [X] heures. Ces heures excluent la période allouée pour le repas du midi, soit de [X] heures à [X] heures, à moins que les besoins du service ne requièrent des horaires différents. Toute modification aux heures de travail régulières doit être autorisée par la direction [ou LA PERSONNE RESPONSABLE DES RESSOURCES HUMAINES]. Tout employé doit être disposé à accorder occasionnellement la disponibilité requise à la réalisation des objectifs et des activités de son service en dehors des heures régulières de travail, mais à l’intérieur d’un horaire raisonnable. Le temps travaillé au-delà des heures normales doit avoir été autorisé en amont par [LA PERSONNE RESPONSABLE DES RESSOURCES HUMAINES]. Ces heures doivent être reprises à temps simple au cours des prochains [X] jours, en accord avec [LA PERSONNE RESPONSABLE DES RESSOURCES HUMAINES] et sans occasionner de remplacement par un autre employé. [Tout changement à l’horaire doit être inscrit au calendrier d’équipe, une fois l’autorisation obtenue.] Les employés de [L’ORGANISATION] peuvent être invités à participer à des événements organisés par d’autres organismes en dehors des heures régulières de travail. Dans le cas où un employé y participe, le temps qui y est consacré ne peut faire l’objet d’une compensation. Le refus d’y participer n’entraîne aucune conséquence. Toutefois, si l’employé participe à un événement à la demande expresse de la direction, dans le cadre de ses fonctions, le temps travaillé est soumis aux règles énoncées au paragraphe précédent.

Retards et absences

Un employé qui prévoit être en retard au travail doit aviser [LA PERSONNE RESPONSABLE DES RESSOURCES HUMAINES] dans le meilleur délai en indiquant le motif de son retard. Un employé qui doit s’absenter de façon imprévue doit aviser dans le meilleur délai en indiquant le motif de son absence ainsi que le moment prévu de son retour. [Toute absence planifiée ou rendez-vous de travail doit être inscrit au calendrier d’équipe.]


Paiement des salaires L’employé reçoit sa rémunération toutes les [X] semaines, le [SPÉCIFIER LE JOUR DE LA SEMAINE], par [INDIQUER LA MÉTHODE DE PAIEMENT]. Si le jour de paye coïncide avec un jour férié, le traitement est versé le jour ouvrable précédent. Aux fins de calcul des salaires, la semaine de travail débute le [DIMANCHE ou LUNDI] matin et se termine le [SAMEDI ou DIMANCHE] soir suivant. [L’ORGANISATION] remet à l’employé, [PAR COURRIEL ou EN MAIN PROPRE], un relevé de paye contenant les mentions suivantes :

le nom de l’employeur;

les nom et prénom du salarié;

l’appellation de l’emploi;

la date du paiement et la période de travail qui correspondent au paiement;

le nombre d’heures payées au taux normal;

le taux du salaire;

le montant du salaire brut;

la nature et le montant des déductions effectuées;

le montant du salaire net versé. [L’ORGANISATION] ne consent aucun prêt à ses employés.

Paie de départ

Dans la mesure du possible, l’employé qui quitte son emploi sera payé lors de sa dernière journée de travail. Sinon, il le sera à la prochaine période de paie prévue. Toute somme due (paie de vacances, etc.) sera remise au même moment.

Déductions à la source

[L’ORGANISATION] prélève de la paie de l’employé les déductions pour :

le Régime des rentes du Québec (employé de 18 ans et plus);

le Régime québécois d’assurance parentale;

l’Assurance emploi;

la quote-part de l’employé aux assurances collectives, s’il y a lieu;

l’impôt sur le revenu des gouvernements du Québec et du Canada. Et toute déduction prescrite par les lois fédérales et provinciales [ou TOUTE AUTRE COTISATION PRÉVUE – SYNDICALE, FONDS DE RETRAITE, etc.].

Régime d’assurance collective [S’IL Y A LIEU] Tout employé régulier à temps plein et à temps partiel (moyenne de 20 heures et plus par semaine) doit obligatoirement adhérer à l’assurance collective, sauf dans le cas de l’assurance-santé si l’employé prouve qu’il est déjà couvert par un autre régime d’assurance collective.

Date d’entrée en vigueur

Un manuel fourni par la compagnie d’assurances couvrant le personnel de [L’ORGANISATION] et expliquant le détail de toutes les couvertures de la police d’assurance est remis à chaque nouvel employé. L’employé régulier est admissible au plus tôt le premier jour du mois suivant [HABITUELLEMENT, TROIS] mois complets de service continu. L’employeur maintient le plan d’assurance collective en vigueur et défraie [XX] % de la prime prévue au régime.


L’adhésion au régime d’assurance collective prend fin si l’employé est absent du travail suite à une maladie ou à un accident professionnel ou non pour une durée de [À TITRE D’EXEMPLE, VINGT-QUATRE] mois consécutifs. Le lien d’emploi prend fin à ce moment.

Vacances annuelles Le calcul de l’indemnité en vacances à laquelle l’employé régulier a droit s’effectue le [JOUR ET MOIS] de chaque année, sauf si l’employé régulier quitte en cours d’année. L’indemnité est calculée sur la base du salaire brut gagné pendant la période de référence multiplié par le taux de vacances correspondant. Ce taux est appliqué à la date de l’entrée en fonction, puis à tous les ans à la date anniversaire, selon le tableau qui suit :

Taux de vacances [À TITRE D’EXEMPLE]

Années de service continu

(à la date anniversaire d’entrée en fonction) Pourcentage applicable

Moins de 2 ans

4 %

Après 2 ans 6 % Après 5 ans 8 %

Pour calculer le nombre de jours de vacances auxquels un employé a droit, [L’ORGANISATION] applique la formule suivante (résultat arrondi au jour près) et tient compte du nombre maximal de jours associés au taux en vigueur :

Montant total de vacances accumulées en date du [JOUR ET MOIS]

Le salaire quotidien moyen (brut) pendant la période de référence

Taux en vigueur au [JOUR ET MOIS] : 4% 10 jours ouvrables ou moins 6% 15 jours ouvrables ou moins 8% 20 jours ouvrables ou moins

Les vacances annuelles doivent être fixées au moins [X] semaines à l’avance et sont déterminées en concertation avec la direction, en fonction des besoins de [L’ORGANISATION]. Les vacances annuelles ne peuvent être remplacées par une indemnité compensatrice. Elles sont payables au plus tard la veille du départ en vacances, à moins que l’employé préfère un étalement des versements durant son congé. De plus, ces vacances ne peuvent être remises à une autre année, sauf pour des raisons jugées valables et avec l’approbation de la direction générale. Les employés temporaires reçoivent leur paie de vacances accumulées de 4 % seulement à la fin de leur contrat de travail, avec le formulaire de cessation d’emploi.

Fermeture des bureaux de [L’ORGANISATION]

Durant la période estivale, les bureaux sont fermés pendant [X] semaines. Cette période d’arrêt peut être rémunérée en indemnité de vacances, de temps compensatoire ou de congés mobiles, le cas échéant. De même, [L’ORGANISATION] ferme ses portes durant la période comprise entre Noël et le jour de l’An, sans rémunération autre que celle prévue en indemnité de congés fériés, de temps compensatoire ou de vacances.

Congés de maladie Les employés réguliers et temporaires à temps plein ont droit à l’équivalent de [XX NOMBRE DE JOURS DE TRAVAIL] en congés de maladie payés par année (au prorata du nombre de semaines


travaillées par année pour l’employé temporaire à temps plein; au prorata du nombre d’heures travaillées par semaine pour l’employé régulier à temps partiel; une combinaison des deux ratios pour les employés temporaires à temps partiel). Si ces congés n’ont pas été pris avant la fin de l’année, ils ne sont ni cumulables ni monnayables. Au-delà de [X] jours consécutifs d’absence pour maladie, l’employé doit fournir un certificat médical à son employeur. Toutefois, l’employeur peut exiger un certificat en tout temps et les frais encourus sont à sa charge. Il peut aussi faire examiner, à ses frais, l’employé par un médecin de son choix. Le médecin décide si l’absence est motivée et détermine la date à laquelle l’employé peut reprendre le travail.

Congés mobiles Les employés réguliers et temporaires à temps plein ont droit à l’équivalent de [XX NOMBRE DE JOURS DE TRAVAIL] en congés mobiles payés par année (au prorata du nombre de semaines travaillées par année pour l’employé temporaire à temps plein; au prorata du nombre d’heures travaillées par semaine pour l’employé régulier à temps partiel; une combinaison des deux ratios pour les employés temporaires à temps partiel). On entend par congé mobile, une absence motivée pour raisons personnelles et/ou familiales. Ces jours de congé peuvent être pris consécutivement ou être joints à un congé férié, sous réserve d’approbation préalable par la direction [ou LA PERSONNE RESPONSABLE DES RESSOURCES HUMAINES] et en fonction des besoins de [L’ORGANISATION]. Si ces congés n’ont pas été pris avant la fin de l’année, ils ne sont ni cumulables ni monnayables.

Congés fériés Les [X] congés suivants sont reconnus fériés et payés, pourvu que la personne salariée ne se soit pas absentée du travail, sans l’autorisation de l’employeur ou sans une raison valable, le jour ouvrable qui précède ou qui suit le congé férié. [OPTIONNEL] : Si l’un de ces congés fériés survient un samedi ou un dimanche, il est alors reporté au jour ouvrable suivant ou précédent. Les congés fériés pour les employés réguliers ou temporaires, à temps plein ou à temps partiel (au prorata des heures travaillées) sont :

Le 1er janvier;

[OPTIONNEL : le 2 janvier];

Le Vendredi saint ou le lundi de Pâques, au choix de l’employeur;

Le lundi qui précède le 25 mai;

Le 24 juin;

Le 1er juillet. Si cette date tombe un dimanche : le 2 juillet;

Le 1er lundi de septembre;

Le 2e lundi d’octobre;

[OPTIONNEL : le 24 décembre];

Le 25 décembre;

[OPTIONNEL : le 26 décembre];

[OPTIONNEL : le 31 décembre].

Congés pour événements familiaux [OPTIONNEL, À TITRE D’EXEMPLE]

Dans tous les cas d’absence pour événements familiaux, l’employé doit produire, sur demande, la preuve ou l’attestation des faits faisant l’objet de l’absence. Seuls les jours de travail prévus à l’horaire régulier de l’employé seront rémunérés. Les employés de [L’ORGANISATION] bénéficient d’une absence autorisée sans perte de salaire lors des circonstances suivantes :


Mariage

[X] jour ouvrable consécutifs pour l’employé régulier.

Décès

[X] jour ouvrable consécutifs lors du décès ou des funérailles de son conjoint, de son enfant ou de l’enfant de son conjoint, de son père, de sa mère, d’un frère ou d’une sœur, ou du père, de la mère, du frère ou de la sœur de son conjoint actuel. [X] journée additionnelle est accordée dans les cas de mariage ou de décès si l’événement nécessite un déplacement de plus de [X] kilomètres. Pour le décès de ses grand-père, grand-mère, petit-fils, petite-fille, beau-père, belle-mère, beau-frère, belle-sœur, gendre, bru, neveu ou nièce, l’employé régulier a droit à [X] jour ouvrable consécutif, incluant les funérailles et le déplacement.

Déménagement

L’employé régulier qui déménage a droit à [X] jour de congé par année.

Congé sans solde L’employé régulier qui souhaite se prévaloir d’un congé sans rémunération doit obtenir une autorisation préalable de la direction, et ce, au moins [X] mois avant la date anticipée. Les congés sans solde pour cause de naissance, d’adoption ou d’interruption de grossesse font exception et sont traités dans le chapitre suivant.

Naissance, adoption et interruption de grossesse [LARGEMENT CALQUÉ SUR

LES NORMES DU TRAVAIL DU QUÉBEC]

L’employé peut s’absenter du travail pendant cinq jours sans solde (consécutifs ou non) :

à l’occasion de la naissance ou de l’adoption d’un enfant;

quand survient une interruption de grossesse à compter de la 20e semaine. Pour y être admissible, l’employé ne doit pas être sur un programme d’aide à l’emploi. Si la mère est déjà en congé de maternité, elle ne peut bénéficier de ce congé. Les deux premières journées sont payées si le salarié justifie au moins 60 jours de service continu. L’employé doit prendre son congé dans les 15 jours suivant l’arrivée de l’enfant à son domicile ou l’interruption de la grossesse. Il doit aviser [LA PERSONNE RESPONSABLE DES RESSOURCES HUMAINES] le plus rapidement possible des dates d’absence prévues. L’employée enceinte a droit à des congés ponctuels non rémunérés selon le nombre d’examens requis pendant la grossesse. Elle doit en aviser son employeur le plus tôt possible. Pendant le congé parental, le congé de maternité ou le congé de paternité, le salarié continue de bénéficier de tous les droits et privilèges qui se rattachent à son emploi, à l’exception des congés fériés et des congés pour événements familiaux. L’employé peut, durant cette période, maintenir sa couverture d’assurance collective, pour autant qu’il continue de payer sa contribution ([XX] % de la prime). Il peut aussi renoncer à certains des avantages couverts par le régime, mais doit minimalement maintenir la couverture pour soins de santé et en défrayer sa part ([XX] %), à moins qu’il ne soit déjà couvert par le régime d’assurance collective de son conjoint. L’employé qui ne revient pas au travail à la date de retour prévue est réputé avoir démissionné.


Congé de maternité

L’employée enceinte doit fournir à la direction [ou LA PERSONNE RESPONSABLE DES RESSOURCES HUMAINES] un avis écrit mentionnant la date de départ pour son congé de maternité, ainsi que la date de son retour au travail, au plus tard trois semaines avant son départ ou moins, si son état de santé l’oblige à partir plus tôt. L’avis doit être accompagné d’un certificat médical attestant le retrait préventif si celui-ci doit se faire plus de 16 semaines avant la date prévue de l’accouchement. À partir de la 6e semaine avant l’accouchement, [L’ORGANISATION] pourra exiger un certificat médical attestant que la salariée est apte au travail et pourra faire de même si la salariée désire revenir au travail moins de deux semaines après son accouchement. La durée du congé est au maximum de 18 semaines continues sans salaire, débutant au plus tôt la 16e semaine précédant la date prévue de l’accouchement et se terminant au plus tard 18 semaines après. Si le congé débute au moment de l’accouchement, la semaine de l’accouchement n’est pas incluse dans le calcul. Lorsque survient une interruption de grossesse avant le début de la 20e semaine précédant la date prévue de l’accouchement, l’employée a droit à un congé sans solde d’une durée de trois semaines, à moins qu’un certificat médical n’atteste le besoin de prolonger le congé. Si cette interruption survient à compter de la 20e semaine, l’employée a droit au congé de maternité d’au plus 18 semaines, à compter de la semaine de l’événement. L’employée doit avertir l’employeur le plus tôt possible, indiquer sa date de retour prévue et fournir un certificat médical.

Congé de paternité

L’employé a droit, à la naissance de son enfant, à cinq semaines consécutives non rémunérées. Le salarié doit aviser son employeur par écrit au moins trois semaines avant le début du congé et l’informer de la date de son retour au travail. L’employé est admissible à ce congé supplémentaire à partir de la semaine de la naissance de son enfant et au plus tard 52 semaines après.

Congé parental

L’employé-père ou l’employée-mère d’un nouveau-né ou qui adopte un enfant a droit à un congé parental sans salaire pouvant aller jusqu’à 52 semaines consécutives. Ce congé parental s’ajoute au congé de maternité ou au congé de paternité et peut donc se terminer au plus tard 70 semaines après la naissance ou, en cas d’adoption, 70 semaines après que l’enfant ait été confié à l’employé. Pour en bénéficier, le salarié doit aviser son employeur par écrit six semaines avant le début du congé et l’informer de la date de son retour au travail. Si l’employé souhaite écourter son congé pour reprendre le travail avant la date prévue avec son employeur, il doit lui envoyer un nouvel avis au moins trois semaines avant la date de retour prévue. Contrairement au congé de maternité et au congé de paternité, le congé parental a une incidence sur le calcul des vacances.

Congé pour affaires judiciaires [OPTIONNEL, À TITRE D’EXEMPLE] L’employé régulier qui reçoit une assignation à agir comme juré a droit à la compensation, par l’employeur, de la différence entre son salaire régulier et l’indemnité versée à ce titre par la Cour, sur présentation du relevé officiel faisant état de ces versements.

POLITIQUE D’ÉVALUATION DU RENDEMENT

La politique d'évaluation du personnel régulier de [L’ORGANISATION] vise à promouvoir l'excellence, à favoriser l’accomplissement de la mission de l’organisme par un rendement optimal du personnel et à contribuer au développement des ressources humaines. De façon plus spécifique, les objectifs sont de:


développer un sens des responsabilités et de l'engagement au sein du personnel de l'organisme;

inciter chacun à donner le meilleur de lui-même, à s'auto-évaluer et à rendre compte des résultats de son travail;

comparer le rendement de l'employé à son rendement antérieur, l'aider à évaluer ses progrès;

susciter les échanges sur les attentes de chacun, les difficultés rencontrées et les solutions envisagées;

spécifier les besoins de perfectionnement du personnel.

Fréquence et méthode d'évaluation Tout nouvel employé doit être évalué avant la fin de sa période d’essai. Par la suite, l'évaluation suit un cycle annuel et repose sur une auto-évaluation constante ainsi que sur une rencontre annuelle formelle entre l’employé et la direction. Si la situation l'exige, un employé pourra être évalué plus d'une fois dans l’année. Dans ce cas, la direction détermine la fréquence des évaluations. Afin d'alimenter la discussion, l'employé et la direction complètent chacun de leur côté le formulaire d'évaluation. Au moment de la rencontre, les deux formulaires complétés sont comparés et analysés.

Avant l'évaluation Au moins [X] jours avant l'évaluation d'un employé, la direction [ou LA DIRECTION ET LA PERSONNE RESPONSABLE DES RESSOURCES HUMAINES] le rencontre pour :

1. lui remettre une copie du (des) formulaire(s) d'évaluation, de la description de tâches à jour et de tout autre document pertinent;

2. lui fournir toutes les explications nécessaires sur le processus d'évaluation, sur les objectifs poursuivis et la façon de procéder;

3. fixer la date et l'heure de la rencontre d'évaluation.

Outil d'évaluation Le formulaire joint en annexe du présent manuel sert d'outil d'évaluation [À TITRE D’EXEMPLE].

PERFECTIONNEMENT PROFESSIONNEL

Afin de favoriser un processus de formation continue, [L’ORGANISATION], en fonction de ses disponibilités financières, offre aux employés réguliers la possibilité de participer à des séminaires, des conférences, des congrès, des réunions de travail, des cours de courte durée ou d’autres programmes semblables leur permettant d’améliorer leurs connaissances et d’augmenter leur expérience dans les domaines liés à leur fonction. Cette participation doit cependant être préalablement entérinée par la direction qui jugera de la pertinence de financer ou non cette initiative. Dans tous les cas, le calendrier de travail et l’atteinte des objectifs fixés priment sur la participation à des activités de perfectionnement. La direction peut demander à un employé de participer à un cours de perfectionnement relié à son domaine d’emploi. Dans ce cas, l’employeur s’engage à débourser les frais d’inscription et de déplacement. L’employé ne peut refuser que pour des motifs valables.


POLITIQUE RELATIVE AUX FRAIS DE DÉPLACEMENT, DE REPAS, D’HÉBERGEMENT ET DE REPRÉSENTATION

Cette politique s’applique aux employés qui sont appelés à se déplacer hors du lieu de travail et dans l’exercice de leurs fonctions.

Frais de transport Lorsque plusieurs moyens de transport sont possibles (véhicule personnel, autobus, véhicule de location, train ou avion), la personne doit retenir le mode de déplacement globalement le plus économique et sécuritaire dans le mesure où ce dernier est compatible avec des contraintes de temps raisonnables. Elle doit aussi privilégier les ententes existantes avec les partenaires de [L’ORGANISATION].

Véhicule personnel

La personne autorisée recevra un montant de [0,XX] $ par kilomètre, couvrant tous les frais liés à l’utilisation de ce mode de transport. Dans l’éventualité où plusieurs personnes se déplacent vers un même endroit, il est souhaitable de n’utiliser qu’un seul véhicule.

Autres moyens de transport

La location d’une automobile doit être autorisée au préalable par la direction. Le remboursement se fera sur présentation des pièces justificatives. Les frais de péage, de stationnement, de taxi et de transport en commun inhérents aux déplacements sont remboursables, eux aussi, sur présentation de pièces justificatives.

Frais de repas

Modalités d’application

Un membre du personnel peut réclamer un remboursement de repas dans le cas où il est mandaté pour représenter [L’ORGANISATION]. Dans le cas des déplacements à l’extérieur de la région, les allocations de repas sont octroyées :

pour le déjeuner, si le départ s’effectue avant [X] heures;

pour le souper, si l’arrivée s’effectue après [X] heures.

Allocation

Au cours de ses déplacements sur le territoire du Canada, l’employé a droit pour ses frais de repas, pour chaque jour complété, à une indemnité forfaitaire de [X] dollars, incluant taxes et pourboire, à moins que les repas ne soient fournis. Si le déplacement s’étend sur moins d’un jour complet, les sommes maximales admissibles pour frais de repas, incluant taxes et pourboire, sont établies comme suit :

Déjeuner [X] $

Dîner [X] $

Souper [X] $ Les forfaits quotidiens alloués lors de déplacements internationaux (en dollars canadiens) sont les suivants :

Déjeuner [X] $ (dans le cas où il n’est pas inclus aux frais d’hébergement)


Dîner [X] $

Souper [X] $

Frais d’hébergement

Établissement hôtelier

Lorsqu'un employé de [L’ORGANISATION] doit loger dans un établissement hôtelier dans l'exercice de ses fonctions, il a droit au remboursement des frais réels et raisonnables, sur présentation de pièces justificatives. Il est convenu que les personnes concernées chercheront à loger dans des établissements qui offrent des prix avantageux, et à demander des tarifs préférentiels. Toutefois, le tarif maximal remboursable est établi comme suit, à moins de circonstances exceptionnelles justifiant une autorisation de la direction :

dans les établissements hôteliers situés sur le territoire de la ville de Montréal, un tarif maximal de [X] $;

dans les établissements hôteliers situés sur le territoire de la ville de Québec, un tarif maximal de [X] $;

dans les établissements hôteliers situés ailleurs au Québec, un tarif maximal de [X] $. Les frais d’hébergement alloués lors de déplacements internationaux sont évalués au cas par cas.

Hébergement chez un particulier

Lorsque l'hébergement se fait chez un parent ou un ami, l'employé a droit à un remboursement de [X] $ par nuit.

Frais de représentation Toute dépense effectuée par un employé pour le compte de [L’ORGANISATION] doit avoir été convenue avec la direction générale pour être remboursée.

Avance de voyage

Une avance de voyage peut être accordée à la condition d'en faire la demande dans un délai raisonnable avant la date du départ, soit au moins [X] jours ouvrables. En aucun cas, l'avance de voyage ne doit excéder le coût total des frais de déplacement devant être engagés durant le voyage.

Remboursement des dépenses

Toute réclamation en vue d'un remboursement doit être effectuée à l’aide du formulaire de frais de déplacement (en annexe), accompagné des pièces justificatives nécessaires et porter l'autorisation requise. Elle doit être acheminée [À LA PERSONNE RESPONSABLE DE LA COMPTABILITÉ], au maximum [X] jours après la date où les dépenses ont été effectuées.

POLITIQUE DE SANTÉ ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL

[L’ORGANISATION] a nommé un employé régulier qui voit à l’application des décisions et des orientations en matière de prévention : [NOM DE L’EMPLOYÉ]. [L’ORGANISATION] a nommé un employé régulier qui a reçu la formation de base en secourisme. [L’ORGANISATION] s’assure que le certificat de secouriste de cette personne est valide et que cette personne occupe un poste qui lui permet d’intervenir rapidement : [NOM DE L’EMPLOYÉ].


Responsabilités de l’employeur L’employeur doit prendre les mesures nécessaires pour protéger la santé et assurer la sécurité et l’intégrité physique des employés. L’employeur doit s’assurer que les lieux de travail sur lesquels il a autorité sont équipés et aménagés de façon à assurer la protection de ses employés. L’employeur doit fournir des lieux et un matériel sécuritaires et assurer son maintien en bon état. L’employeur doit s’assurer que l’organisation du travail, que les méthodes et les techniques utilisées sont sécuritaires pour la santé de ses employés. L’employeur doit assister l’employé blessé et donner les premiers soins, tel que prévu par la Loi de la Commission de la santé et de la sécurité du travail du Québec.

Responsabilités de l’employé Cette clause vise à favoriser la prudence, l’hygiène et la sécurité afin de diminuer les risques d’accidents en milieu de travail. L’employé doit prendre connaissance du Guide de prévention en milieu de travail de la Commission de la santé et de la sécurité du travail du Québec (CSST)4. L’employé est responsable de prendre les mesures nécessaires pour protéger sa santé, sa sécurité et/ou son intégrité physique. L’employé doit veiller à ne pas mettre en danger la santé, la sécurité ou l’intégrité physique des autres employés qui se trouvent sur les lieux de travail. L’employé s’engage à se soumettre aux examens de santé exigés par la Loi sur la santé et la sécurité au travail, à la demande de l’employeur. L’employé doit collaborer avec l’employeur à repérer et spécifier les risques d’accidents sur les lieux de travail.

Situation d’urgence

Personnes responsables de l’application du plan d’évacuation

Dans l’ordre : [NOMS DES EMPLOYÉS CONCERNÉS].

Modalités

En situation d’urgence, les employés présents ont l’obligation de se rendre au point de rassemblement, devant les bureaux sur [LE NOM DE LA RUE].

À l’intérieur

1. Actionner le système d’alarme si possible ou appeler le 9-1-1. 2. Faire le tour de toutes les pièces pour aviser les personnes présentes de sortir immédiatement

par l’entrée principale de [L’ORGANISATION], et ce, de manière calme et ordonnée. 3. Refermer les portes (sans les verrouiller) des locaux visités, y compris la porte de l’entrée

principale.

4 En ligne : http://www.csst.qc.ca/NR/rdonlyres/4A88123D-9CDF-41C1-B10A-770CD5254D4C/5241/DC_200_16082_7.pdf

http://www.csst.qc.ca/NR/rdonlyres/4A88123D-9CDF-41C1-B10A-770CD5254D4C/5241/DC_200_16082_7.pdf

http://www.csst.qc.ca/NR/rdonlyres/4A88123D-9CDF-41C1-B10A-770CD5254D4C/5241/DC_200_16082_7.pdf


4. Si, pour des raisons de sécurité, les personnes sont évacuées par une autre sortie, elles doivent tout de même se diriger au lieu de rassemblement désigné.

5. Surtout, ne pas tenter de sortir des objets ou des équipements. La sécurité des personnes prime sur tout.

À l’extérieur

1. Une fois à l’extérieur, maintenir un lien visuel pour s’assurer de l’intégrité des lieux et des objets qui s’y trouvent (ignorer cette directive si les pompiers demandent de s’éloigner).

2. Regrouper les gens au lieu de rassemblement prévu et en faire le décompte. 3. Ne retourner à l’intérieur sous aucun prétexte. 4. À l’arrivée des pompiers, les informer de l’état des lieux (évacués et non-évacués s’il y a lieu).

Les informer de la cause probable de la situation et de ce qu’on a pu observer sur les lieux.

PRINCIPES ENVIRONNEMENTAUX

[L’ORGANISATION] s’engage à :

respecter l’ensemble des exigences légales en matière d’environnement; améliorer sa performance environnementale; prévenir la pollution.

Plus particulièrement, [L’ORGANISATION] applique les orientations et les principes suivants :

réduire, récupérer, réutiliser, recycler et revaloriser les ressources, les matériaux et les équipements utilisés;

sensibiliser ses employés au respect de l’environnement; valoriser les bonnes pratiques environnementales auprès de ses employés, clients et

partenaires; informer ses fournisseurs de ses préoccupations et de ses exigences environnementales; effectuer des évaluations environnementales de ses activités.

STANDARDS INFORMATIQUES [OPTIONNEL, À TITRE D’EXEMPLE]

Nomenclature des objets La nomenclature est l'ensemble des règles qui permettent de donner un nom à un objet.

Nomenclature des répertoires

Le nom des répertoires doit être écrit en majuscule, pour une meilleure visibilité. Pour une meilleure lisibilité, séparer les mots par une barre de soulignement, jamais par un espace!

Exemple :

CALENDRIER_ANNUEL

PUBLICITE_PROGRAMME

A - Les caractères particuliers sont interdits :

Exemple de caractères particuliers :

! ? ( ) [ ] % & 8 * $ / # @ = + ‘(apostrophe) , (virgule) : ; « etc…

B - Les caractères accentués sont interdits :


Exemple de caractères accentués :

è é È à À Ê â ‘(apostrophe) etc…

Lorsqu’on nomme un répertoire ou un fichier, les caractères accentués et les caractères particuliers sont proscrits. En effet, dans certains environnements (courriels, Web, plateformes Mac, etc.) les accents et certains caractères particuliers peuvent être réinterprétés par le système et remplacés par un autre caractère, ce qui modifie le nom de l’objet, et rend impossible l’accès à celui-ci s’il est intégré à un lien hypertexte.

C - Les espaces clavier sont interdits :

Lorsqu’on nomme un répertoire ou un fichier, les espaces clavier sont eux aussi proscrits. Les noms d’objets avec espaces créent une rupture de lien lorsqu’un lien hypertexte est utilisé pour accéder à l’objet. Il devient alors inaccessible et cela peut créer des erreurs de toutes sortes et de la confusion.

Nomenclature des fichiers

L’usage des caractères particuliers, des caractères accentués et des espaces clavier est interdit pour les raisons évoquées au chapitre précédent.

A - Usage des majuscules : Les noms de fichier ne doivent pas être écrits seulement en majuscules, car la majuscule est d’une aide précieuse pour la lisibilité du nom des fichiers. En effet, on utilise la majuscule pour la première lettre du nom du fichier, et à toutes les premières lettres des mots qui vont suivre dans le nom du fichier.

Exemple :

AgendaPremieresNations.xls

B - Indiquer une date :

Il peut être pratique d’indiquer une date dans le nom de fichier.

S’il s’agit de nommer un fichier parmi d’autres du même type (répertoire contenant des infolettres hebdomadaires, par exemple), il peut être intéressant de commencer le nom de fichier par la date pour privilégier un ordre chronologique.

Par exemple :

090516.doc

090712.doc

091201.doc

090601.doc

Le format de type année/mois/jour devrait être utilisé. S’il s’agit de nommer un fichier unique en son genre parmi d’autres fichiers, mieux vaut nommer le fichier à l’aide du thème de son contenu et indiquer la date ensuite.

Par exemple :

AgendaPremieresNations_090501.xls

Le format de type année/mois/jour devrait être utilisé.


Usage des versions

Lors de l’évolution d’un gros dossier, comme les « Offres de formation », il peut être judicieux de conserver les différentes versions d’un même document clé, en le sauvegardant (sauvegarder sous) à chaque nouvelle version, et en le nommant différemment à chaque fois de la façon suivante :

Par exemple :

OffresDeFormationV1.xls



OffresDeFormationVF.xls

L’intérêt étant de suivre la progression du dossier et de pouvoir se réajuster si nécessaire grâce à la conservation des versions. Lorsque la version finale d’un document est approuvée par les parties concernées, il est fortement recommandé de supprimer les versions antérieures.

Localisation des objets

A- Arborescence des répertoires

Concernant les projets annuels, la localisation des objets dans l’arborescence des dossiers de [L’ORGANISATION] est assez similaire d’une année à l’autre.

B- Qui est responsable?

Il est demandé de toujours se référer aux recommandations de la personne responsable du dossier et selon la nature de l’interrogation ; où classer un nouveau document, comment nommer un nouveau répertoire, comment récupérer un document perdu, comment récupérer la version antérieure d’un document, etc.

C- Attention danger!

Chaque année, un nombre impressionnant de répertoires ou fichiers deviennent subitement introuvables. La plupart du temps, il se produit un « couper / coller » des répertoires ou fichiers. Lorsque c’est le cas, ne perdez pas de temps et contactez [LA PERSONNE RESPONSABLE DE L’INFORMATIQUE] qui fera une recherche rapide et sécuritaire à travers l’arborescence des dossiers.


ANNEXES


ORGANIGRAMME

[INSÉRER ICI L’ORGANIGRAMME DE L’ORGANISATION]


FORMULAIRE D’ÉVALUATION DU RENDEMENT [À TITRE D’EXEMPLE]

Nom : Poste : Date de la rencontre :

Introduction

La rencontre d’évaluation du rendement est une occasion privilégiée, pour la direction et l’employé(e), d’échanger et de discuter de l’année qui vient de s’écouler et de celle qui s’amorce. Afin de structurer cette rencontre et de laisser le plus de place possible aux échanges, un certain niveau de préparation est requis.

Déroulement

L’employé(e) et la direction remplissent chacun de leur côté les 9 questions qui suivent, avant la rencontre d’évaluation du rendement. Aussi, l’employé(e) est invité(e) à consulter la description de ses tâches – abordée à la question 1 – ainsi que le plan d’action annuel – abordé dans la section Prospective. Après la rencontre, un document synthèse sera rédigé et imprimé en deux copies : celles-ci seront ensuite signées par la direction et l’employé(e) qui garderont chacun une copie.

1. Retour sur la description de tâches :

Évaluation de la dernière année

Sur le plan du rendement :

2. Les points forts – En résumé, les forces que vous évaluez de façon manifeste et soutenue sont :

3. Les points faibles – Vous considérez devoir améliorer les points suivants :

4. Principales réalisations :

Sur le plan du comportement et des relations interpersonnelles :

5. Les points forts – En résumé, les forces que vous évaluez de façon manifeste et soutenue sont :

6. Les points faibles – Vous considérez devoir améliorer les points suivants :

Prospective : année qui s’amorce

7. Actions priorisées par rapport au plan d’action [DE L’ORGANISATION]: 8. Objectifs sur le plan du rendement : 9. Objectifs sur le plan du comportement et des relations interpersonnelles : Signature de l’employé : _____________________________________ Date : ________________________

Signature de l’évaluateur : ___________________________________ Date : ________________________ Déposé confidentiellement _________________________________________________________________

Documents

Manuel de l’employé ou Politiques internes de gestion … · Le Manuel de l’employé de [L’ORGANISATION] répond à divers objectifs, soit : clarifier les relations de travail