GESTION DES IMMOBILISATIONS

MANUEL

DE

L'UTILISATEUR

Division comptabilité & gestion financière

Service subventions et inventaires 14.02.14

1/27 UNIVERSITE DE GENEVE | IMMOBILISATIONS – MANUEL UTILISATEUR

INTRODUCTION

> Définition d’une immobilisation pour l’Université

Les immobilisations corporelles sont des biens qui sont détenus par l'Université pour être utilisés dans le cadre de son activité, et dont on s'attend à ce qu'ils soient utilisés sur plus d'un exercice.

Quelle que soit sa valeur, tout bien d’équipement répondant aux critères d’un bien d’investissement au sens de la directive 0194 “Dépenses à prendre en charge sur les crédits d'investissement” peut être activé. L’activation est obligatoire au-dessus des seuils suivants

N/B :

- Dans le cas du mobilier, c'est le montant total de la facture et non de l'équipement qui est pris en compte. Toute facture de mobilier d'un montant supérieur ou égal à mille francs fera l'objet d'une immobilisation.

- Dans le cas du matériel informatique, tous les PC et serveurs sont enregistrés quelque soit leur montant.

2/27 UNIVERSITE DE GENEVE | IMMOBILISATIONS – MANUEL UTILISATEUR

Exemple de facture d’un bien immobilisé

Étiquette immobilisation Étiquette comptable

3/27 UNIVERSITE DE GENEVE | IMMOBILISATIONS – MANUEL UTILISATEUR

INTRODUCTION

> Bref rappel de la procédure

Voir également la procédure “Gérer les immobilisations” du mémento de l'Université.

Enregistrement d'une immobilisation

Le titulaire de fonds :

contrôle la facture.

appose l'étiquette comptable, qu'il remplit et vise.

appose l'étiquette spéciale pour les immobilisations, qu'il remplit.

Le Service INVES :

vérifie, modifie ou confirme les informations apposées sur la facture avant l’enregistrement de celle-ci par le Service de la comptabilité.

Le Service de la comptabilité :

crée une fiche d'immobilisation dans le système informatique SAP, puis comptabilise la facture.

Le Service INVES :

consulte la liste des immobilisations créées par la comptabilité.

vérifie la pertinence des données et porte les corrections et/ou

compléments éventuels.

imprime les étiquettes à codes barres correspondant aux numéros des immobilisations.

se déplace pour coller l'étiquette sur le bien.

Mutation des immobilisations

Le correspondant immobilisations :

effectue les demandes de mutations à l’aide de l’écran Intranet.

Le Service INVES :

consulte les demandes de mutations.

dans le cas d’un transfert vers un autre centre de coûts, effectue la mise à jour de la fiche d’immobilisation.

dans le cas d’une sortie (quelque soit le motif), transmet la demande au Service de la comptabilité.

Le Service de la comptabilité :

effectue les opérations comptables consécutives à la demande de mutation.

4/27 UNIVERSITE DE GENEVE | IMMOBILISATIONS – MANUEL UTILISATEUR

INTRODUCTION

> Bref rappel de la procédure

INTRODUCTION

> Les tâches du correspondant im mobilisations

Entrée d'une immobilisation

i. Répondre aux demandes de renseignement du collaborateur du Service INVES, en cas de :

- facture incompréhensible, - impossibilité de distinguer les différents éléments constitutifs de la facture, - etc.

ii. Lui indiquer la localisation de l’immobilisation pour lui permettre de coller l’étiquette code à barres.

iii. Lui donner les termes manquants pour permettre la mise à jour du thésaurus.

iv. Lui signaler le matériel reçu comme don, y compris le matériel apporté par de nouveaux collaborateurs.

Sortie d'une immobilisation

i. Annoncer à l’aide de l’écran saisie Intranet les immobilisations sorties. Préciser le motif de sortie (Don, Vol/Perte, Rebut, Vente).

Transfert d'une immobilisation

i. Annoncer à l’aide de l’écran saisie Intranet les immobilisations transférées à un autre centre de coûts.

Contrôle

i. Apporter son aide aux collaborateurs chargés du contrôle physique des immobilisations.

ii. Effectuer les contrôles demandés par le Service ACHIN sur une liste d’échantillonnage.

iii. Signaler les erreurs de saisie dans les fiches d'immobilisations (classe d'immobilisation, terme du thésaurus, centre de coûts, etc.).

Divers

i. Prévoir son remplacement en cas d’absence prolongée. Assurer la formation du remplaçant.

5/27 UNIVERSITE DE GENEVE | IMMOBILISATIONS – MANUEL UTILISATEUR

INTRODUCTION

> Droits d’accès

Pour entrer dans l’application, vous devez disposer d’un logon et d’un mot de passe Oracle.

Ce logon vous donnera accès aux données des immobilisations rattachées aux codes structures (ci-après « centres de coûts ») pour lesquels il vous a été conféré le rôle de correspondant. L’accès se fait via Intranet et le web reporting.

Image n°3.1

Image n°3.2

Image n°3.3

Si vous ne possédez pas de logon, si vous constatez qu’il vous manque un accès, ou que vous avez accès à des centres de coûts que vous ne gérez pas, merci de bien vouloir le signaler au Service INVES, à l’adresse électronique suivante : Jacques.Lavanchy@unige.ch

6/27 UNIVERSITE DE GENEVE | IMMOBILISATIONS – MANUEL UTILISATEUR

L’ACCES AUX DONNEES

> Démarrer le web reporting SAP I mmobilisations

Pour démarrer le web reporting SAP Immobilisations, il faut d’abord vous connecter sur le site Internet de l’Université “ht t p : / /www.un i ge . c h / ” à l’aide d’un navigateur.

1 Une fois affiché l’écran d’accueil (Image n°3.1 à la page précédente).

2 Un clic sur l’onglet vous invite à vous authentifier (image n°3.1). Suite à cela, vous obtenez l’accès aux diverses applications administratives. (Image n°3.2)

3 Dans le raccourcis application, cliquez sur “Finances” puis sur “Web-reporting SAP- immobilisations” (image n°3.3)

4 Une fenêtre blanche s’ouvre. Saisissez votre logon et votre mot de passe.

5 Une nouvelle fenêtre s’affiche (image n°3.4 ci dessous).

Image n°3.4

5 Cliquez sur . (Image n° 3.4)

Le web reporting SAP Immobilisation est démarré.

7/27 UNIVERSITE DE GENEVE | IMMOBILISATIONS – MANUEL UTILISATEUR

CONSULTATION DES IMMOBILISATIONS

> Les critères de sélection

Ces critères vous permettent de sélectionner les immobilisations que vous souhaitez afficher. Ils sont regroupés en 2 catégories : critères facultatifs et critères obligatoires.

CRITERES FACULTATIFS

Vous pouvez renseigner un ou plusieurs critères. Si vous ne saisissez aucun critère, toutes les immobilisations en service que vous gérez

seront sélectionnées et triées par n° d’immobilisation.

Image n°4.1

Classe d’immobilisation

Ce critère vous permet de sélectionner toutes les classes ou la classe de votre choix dans le menu déroulant par un simple clic. (image n° 4.2)

Image n°4.2

8/27 UNIVERSITE DE GENEVE | IMMOBILISATIONS – MANUEL UTILISATEUR

No d’immobilisation

Ce critère vous permet d’afficher une seule immobilisation. Il ne doit pas être utilisé avec un autre critère facultatif. Saisissez dans le champ, le numéro de fiche que vous souhaitez visualiser.

Remarque : Il se pourrait que l’immobilisation soit sortie au moment de votre recherche. Dans ce cas, vous devez sélectionner la date où celle-ci était en service dans le critère obligatoire correspondant. (Image n° 4.2)

Centre de coûts responsable

Ce critère vous permet d’afficher les immobilisations rattachées à un seul centre de coûts ou à tous les centres. Un clic sur Liste affiche tous les centres de coûts dont vous gérez les immobilisations. Cliquez sur le centre de coûts de votre choix, il s’inscrit automatiquement dans le champ prévu. Vous pouvez aussi saisir directement le code du centre de coûts sans passer par Liste.

Projet

Ce critère vous permet d’afficher les immobilisations rattachées à un seul code de projet ou à tous les codes. Un clic sur Liste affiche tous les projets rattachés aux centres de coûts. Cliquez alors sur le code de votre choix. Vous pouvez aussi saisir directement le code du projet sans passer par Liste.

Variante de tri

Vous pouvez choisir la manière dont seront triées les immobilisations affichées par un simple clic sur la Variante de tri de votre choix (image n°4.3).

Image n°4.3

Nombre d’occurences

Permet de limiter le nombre de biens qui seront affiché.

9/27 UNIVERSITE DE GENEVE | IMMOBILISATIONS – MANUEL UTILISATEUR

CONSULTATION DES IMMOBILISATIONS

> Les critères de sélection

CRITERES OBLIGATOIRES

Un de ces 3 critères doit être choisi. Par défaut, le critère “En service” est sélectionné.

Image n°5.1

a “En service en”

Cette fonction vous permet de visualiser la liste des immobilisations en service à la date de votre choix. Le mois et l’année en cours apparaissent par défaut. Vous pouvez modifier le mois et l’année par un simple clic (Image 5.2).

Image n°5.2

b “Mouvements”

Cette fonction vous permet de visualiser les immobilisations qui ont été acquises et/ou sorties pendant une période donnée.

Les champs apparaissent.

Sélectionnez ou ou

et indiquez la période qui vous intéresse.

Remarque : Si vous cliquez sur , le système pourrait également afficher des immobilisations sorties. En effet, il se peut que pendant la période sélectionnée des biens aient été acquis et sortis.

c “”Mutations” (image n°5.3)

Cette fonction vous permet d’afficher les immobilisations pour lesquelles vous avez fait des demandes de mutation et qui n’ont pas encore été traitées par la Division comptabilité et gestion financière.

Un simple clic sur le motif de mutation de votre choix. Image n°5.3

10/27 UNIVERSITE DE GENEVE | IMMOBILISATIONS – MANUEL UTILISATEUR

CONSULTATION DES IMMOBILISATIONS

> La liste - Généralités

Après avoir déterminé les critères, un clic sur (cf. image n°5., page précédente) permet l’affichage de la Liste des immobilisations. (Image n°6.1, page suivante.)

Si vous souhaitez plus de détails, vous pouvez, depuis cette liste, accéder :

aux informations détaillées d’une immobilisation (Image n°6.2)

à l’historique des mutations centres de coûts (Image n° 6.3)

aux données comptables d’une immobilisation (Image n°6.4)

à l’état du bien “Bien en service” ou “Bien hors service” (Image n°6.5)

Bien en service

Bien hors service

Image n°6.5

Un clic sur l’icône permet l’affichage de la facture scannée.

Un clic sur l’icône et vous obtenez la liste des immobilisations sur fichier Excel.

N/B :

Vous pouvez imprimer toutes les fiches que vous souhaitez en utilisant la barre d’outil de votre navigateur. Choisissez “Imprimer” dans le menu “Fichier”.

11/27 UNIVERSITE DE GENEVE | IMMOBILISATIONS – MANUEL UTILISATEUR

Image n°6.4

Image n° 6.1

Image n° 6.3

Image n° 6.2

NB: Seules les écritures en bleu et soulignées ont un lien hybertexte

12/27 UNIVERSITE DE GENEVE | IMMOBILISATIONS – MANUEL UTILISATEUR

LES MUTATIONS

> Consultation des demandes

A partir de la liste des immobilisations, il est possible de modifier le statut d’une immobilisation ou tout simplement en consulter l’état. (Image n°7.1)

Image n° 7.1

Dans la colonne Etat, et pour les biens toujours en service, vous pouvez trouver l’une des 5 icônes suivantes :

Aucune demande de mutation n’a encore été faite.

Une demande a été faite mais vous l’avez mise en attente.

Une demande a été faite, elle est toujours modifiable.

Une demande a été faite, elle est en cours de validation.

Une demande a été faite, elle a été validée.

La colonne Type fait référence au motif de la mutation :

D Don

P Vol/Perte Externes à l’Université

R Rebut

V Vente

T Transfert Interne

A Autre

La colonne “Nouveau CC” fait référence au Nouveau Centre de Coûts lorsque cela s’applique.

Saisir un Commentaire dans le champ réservé à cet effet.

13/27 UNIVERSITE DE GENEVE | IMMOBILISATIONS – MANUEL UTILISATEUR

LES MUTATIONS

> Créer une demande

Vous pouvez :

Demander la sortie d’un bien, son transfert vers un autre centre de coûts ou effectuer le changement de l’adresse de son emplacement.

Modifier à tout moment vos demandes avant leur validation.

Dans la colonne Etat (Image n°8.1), cliquez sur:

Pour obtenir la fiche “Demande de mutation” (Image n°8.2).

Pour affiche l’écran Historique des mutations (Image n°8.3),

DEMANDE DE SORTIE

1 Choisissez le motif de la mutation : Don, Vol/Perte, Rebut, Vente ou Autre en cliquant dans la zone Type

2 Saisissez un Commentaire dans le champ réservé à cet effet, si vous le souhaitez.

3 Cliquez sur “Mettre à jour” ou”Retour sans sauvegarder”

DEMANDE DE TRANSFERT La notion de transfert concerne uniquement des cessions de biens en interne avec ou sans facture.

1 Choisissez Transfert dans la zone Type.

2 Saisissez le nouveau centre de coûts dans le champ Nouveau CC -

soit en le mentionnant directement :

soit par une Recherche dans le champ prévu à cet effet.

3 Signalez éventuellement le Bâtiment et le Local où est placé le bien.

4 Saisissez un Commentaire dans le champ réservé à cet effet, si vous le souhaitez. 3 5 Cliquez sur “Mettre à jour” ou”Retour sans sauvegarder”

14/27 UNIVERSITE DE GENEVE | IMMOBILISATIONS – MANUEL UTILISATEUR

Image n°8.3

Image n°8.1

Image n°8.2

15/27 UNIVERSITE DE GENEVE | IMMOBILISATIONS – MANUEL UTILISATEUR

LES MUTATIONS

> Créer une demande

CHANGEMENT D’EMPLACEMENT

En cas de changement d’emplacement, d’utilisateurs ou pour apporter des precisions ou des corrections, choisissez Autre dans la zone “Type”(Image n°9.1)

Image n° 9.1

1 Vous devez saisir le numéro du nouveau bâtiment :

soit en le mentionnant directement dans le champ Nouveau bâtiment,

soit par une Recherche dans le champ prévu à cet effet.

2 Saisissez le numéro du nouveau local, si vous le connaissez :

3 Saisissez obligatoirement un Commentaire avant la mise à jour.

AUTRE MODIFICATION

Pour annoncer toute autre modification à apporter sur les caractéristiques d’une fiche immo. (ex : terme de thésaurus, classe immobilisation, centre de coûts erroné, …), choisissez Autre dans la zone Type et saisissez votre modification dans le champ Commentaire.

NE PAS UTILISER "AUTRE" EN CAS DE DEMANDE DE TRANSFERT

16/27 UNIVERSITE DE GENEVE | IMMOBILISATIONS – MANUEL UTILISATEUR

LES MUTATIONS

> Enregistrer une demande

La demande de mutation créée et quelque soit le motif, un clic

sur permet de confirmer la demande. (Image n° 10.1)

Image n° 10.1

La Liste des immobilisations réactualisée s’affiche. (Image n° 10.2) En cas d’utilisation de Netscape, la mise à jour des données n’est pas automatique, il convient de les rafraîchir avec les boutons de la barre d’outils de votre navigateur.

Image n° 10.2

En cas d’erreur, cliquez sur la demande de mutation ne sera pas enregistrée.

17/27 UNIVERSITE DE GENEVE | IMMOBILISATIONS – MANUEL UTILISATEUR

LES MUTATIONS

> Modifier/ Suspendre une demande

MODIFIER UNE DEMANDE

Vous pouvez modifier une demande de mutation tant qu’elle n’a pas été validée par le Service INVES.

Une fois la demande de mutation confirmée l’icône apparaît dans la colonne “Etat” (Image n° 11.1 ci-dessous).

Image n° 11.1

Image n° 11.2

Cliquer sur permet le retour à la Demande de mutation par l’intermédiaire de l’écran Historique des mutations. (Image n° 11.1 ci-dessus) Dans la colonne “Type”, cliquez sur le motif de mutation, l’écran Demande de mutation s’affiche (image n°11.2).

(Pour mémoire : l’icône indique que la demande est en cours de validation. Vous ne pouvez pas la modifier.)

18/27 UNIVERSITE DE GENEVE | IMMOBILISATIONS – MANUEL UTILISATEUR SUSPENDRE UNE DEMANDE

Lors de la création ou de la modification d’une demande de mutation, et dans le cas

où vous n’êtes pas sûr de votre information, vous pouvez suspendre la demande

temporairement en cliquant sur (Image n°11.3 ci-

dessous), confirmez par .

Image n° 11.3

L’icône apparaît dans la colonne Etat de l’Historique des mutations. (Image n°11.4 ci-dessous)

Image n°11.4

Pour revenir à la Liste des immobilisations, utilisez la touche retour de votre navigateur.

N/B : Une demande suspendue est toujours modifiable. Le Service INVES ne peut la valider.

19/27 UNIVERSITE DE GENEVE | IMMOBILISATIONS – MANUEL UTILISATEUR

GLOSSAIRE

Centre de coût : Entité à laquelle une dépense est imputée. Centre de coût responsable : centre de coût auquel est rattaché le bien ou structure utilisatrice du bien. Centre de coût amortissement : centre supportant la charge d’amortissement. Celui-ci se situe par principe au niveau de la section.

Don : Cession d’un bien à un organisme extérieur à l’Université ou exceptionnellement à un membre de l’Université pour son usage privé. N/B : Un don fait à une entité appartenant à l’Université est un transfert.

Immobilisation en cours : Recensement des factures relatives à la constitution d’un équipement jusqu’à son achèvement. N/B : Une immobilisation en cours n’est pas amortie.

Inventaire (fiche de bien) : Indique le numéro de l’inventaire dans la base Oracle (avant le 1er janvier 2004) auquel était rattaché le bien.

Mutation : Modification d’une ou plusieurs caractéristiques d’une immobilisation.

Numéro inventaire (fiche de bien) : Indique un numéro de bien éventuel correspondant à un mode de numérotation spécifique.

Thésaurus (fiche de bien) : Liste de termes de référence utilisés pour désigner un bien. La table de thésaurus est contrôlée par ACHIN.

Transfert : Changement de propriété d’un bien uniquement à l’intérieur de l’Université. Une demande de transfert implique au minimum un changement de centre de coût responsable.

Vente : Cession d’un bien accompagné d’une facture à une entité extérieure à l’Université.