Union des Coopératives Agricoles de l’ALlier

La force d’un groupe

Revu par : C.JASSERAND

Approuvé par :

Yves COURRIER

Directeur de

COOPACA

Christophe MARCOUX

Directeur de VAL’limagne.coop

Pascal ROSSIGNOL

Directeur de

SICA BB

Pour une version informatique actualisée de ce document, télécharger le document à partir du site www.UCAL.coop

Manuel de

Management QSE

VERLADIS

GUICHARD

4 A

Ce Manuel a pour vocation de présenter notre

organisation et démontrer notre volonté de progrès et

d’amélioration continue dans le cadre des diverses

certifications de nos activités.

Ce manuel est géré sur le site www.UCAL.coop. Toute copie papier ou informatique est

considérée comme non gérée. Le suivi des modifications est réalisé selon la procédure de

maîtrise de la documentation.

SATISFACTION BESOINS

LES PROCESSUS DE RÉALISATION ET LEUR CERTIFICATION

Le Processus de Management, les Processus Supports et le

Système de Management QSE sont communs à tous les processus

Certifications

produits

Charte Sécurité Alimentaire

2BSvs

CRC

Maïs non-OGM

Certification

Vente Phytosanitaire

Application (semences)

Charte du Conseil Coopératif

Certification du Conseil Phytosanitaire

LES PROCESSUS DE MANAGEMENT

Chaque année le Conseil d’administration fixe la stratégie et les objectifs,

La Direction est chargé de management des moyens pour l’atteinte des objectifs,

La politique Qualité UCAL est disponible sur le site www.ucal.coop ,

Pour chaque coopérative, une revue de direction se tient une fois par an pour examiner les projets spécifiques, les moyens à mettre en œuvre, le fonctionnement et l’efficacité du système de management QSE.

Le responsable QSE UCAL est chargé par les directeurs :

- de mettre en œuvre la politique qualité, sécurité, environnement,

- de surveiller et rendre compte du fonctionnement du SMQ,

- d’intégrer les exigences clients, filières et réglementaires dans les procédures.

Relais qualité Réclamations

Relais qualité Métrologie

Réclamations Formation

Mécanicien entretien

Maintenance

Chefs de silo Maintenance

Chauffeurs

Service Comptabilité Formation

Service Appro-céréales

Chefs de silo Maintenance

Chauffeurs

Comptable

Secrétaires Céréales / Appro

Responsable entretien Maintenance

Légende : Coopaca Val’limagne.coop Sica bb Fonction UCAL Fonction coopérative Relation AREA Lien hiérarchique Lien fonctionnel UCAL

UCAL Services

Qualité Documentation SMQ Veille réglementaire

Audits Plans d’analyses

Informatique

Traçabilité des données

Agronomie

26/06/14

Service qualité Métrologie Formation

Organisation CHSCT Non conformités

Chefs de Silo Maintenance

Chauffeurs

Service comptabilité

Secrétariat appro-céréales

Service entretien Maintenance

Service technico-commercial Technicien

Relation AREA

Responsable appro service

Technique

Responsable d’exploitation

Métrologie Projets

Environnement Sécurité

Service technico-commercial Technicien Relation AREA

Magasiniers appro

Service technico-commercial Technicien

Relation AREA

Responsable service

technique

Directeur Val’limagne.coop Agro-équipement - Semences

Projets Achat approvisionnement/céréales

Coordination AREA Suivi filiales

Direction Verladis

Directeur SICA BB Communication

Management techniciens Achats céréales

Projets Sécurité

Direction 4A

Responsable Achats céréales Ventes céréales Réclamations

Directeur COOPACA Commercialisation céréales

Projets Gestion des filiales

Environnement Sécurité

Responsable Appro

Semences Phytosanitaires

Engrais

Responsable Comptable

Responsable comptabilité

Responsable Transport Sécurité transport

7

Notre approche est basée sur la logique CAPDo :

C : Résultats obtenus, pertinence des indicateurs…

A : Actions d’Amélioration…

P : Planification des actions…

Do : Mise en œuvre des dispositions…

Cette approche est déclinée pour la gestion :

- des projets,

- des audits,

- des non-conformités et réclamations. Schéma de

la boucle

d’amélioration

L’AMÉLIORATION CONTINUE

Des indicateurs sont définis et suivis par coopérative pour surveiller les performances de chaque système. Des actions d’améliorations sont décidées en fonction des performances obtenues.

8

Manuel Qualité : Présente notre organisation,

nos processus sous-processus et démontre notre volonté de progrès.

Procédures : Décrivent le qui fait quoi

afin d’assurer la maîtrise d’un processus.

Modes opératoires : Décrivent

de manière détaillée le « Comment ? ».

Formulaires et documents : Constituent les preuves de notre fonctionnement.

La gestion documentaire est informatisée.

La maîtrise des documents / enregistrements est décrite dans la procédure Maîtrise de la documentation.

Politique

Procédures

Modes

opératoires

Enregistrements

LE SYSTÈME DOCUMENTAIRE

Manuel

(Processus /

Sous-processus)

LES PROCESSUS SUPPORTS

Transport

Transport céréales Transport engrais et

phytosanitaires (ADR) Transport aliment du bétail

Gestion des transporteurs extérieurs

Achats

Relation adhérent Coordination AREA Référencement produits Référencement fournisseurs

Veille agronomique

Expérimentation Outils d’aide à la

décision BSV

Techniques alternatives

Guides cultures Références techniques

Veille réglementaire

Phytosanitaires (AMM/FDS)

Engrais Conditionnalité Réglementation

travail (EPI / locaux) Réglementation environnement

Réglementation sanitaire

Informatique

UCAL graphique

(Traçabilité)

Outils d’aide à la

décision

Portail informatique

QSE

Matériel informatique

Maintenance Archivage

Ressources humaines

Fiches de fonction Compétences / Diplôme

minimum Formation Mode de rémunération Evaluation

LES CERTIFICATIONS CÉRÉALES

Les certifications céréales comprennent :

Un volet global : La Charte Sécurité Alimentaire,

basée sur l’analyse des risques HACCP,

Les certifications produits, basées sur

l’engagement dans des filières spécifiques.

11

Pourquoi ?

Assurer la sécurité alimentaire de nos produits,

Améliorer notre performance,

Poursuivre l’amélioration continue,

Contrôler les points critiques de notre process.

Comment ?

Positionner le produit et la sécurité alimentaire au sein de chacun de nos processus,

S’interroger sur notre efficacité pour assurer la qualité du produit.

Les résultats :

L’étude des dangers présentée sur le site www.ucal.coop,

La détermination des CCP ,

La description des points de contrôles et des points critiques, présentée dans les fiches « CCP » disponibles sur le site www.ucal.coop.

Les indicateurs de ce système sont suivis en réunion HACCP.

Le suivi de la certification est assuré par l’organisme OCACIA.

CHARTE SÉCURITÉ ALIMENTAIRE

PÉRIMÈTRE DES ACTIVITÉS CEREALES CERTIFIÉES

Charte Sécurité Alimentaire

Coopérative Val’Limagne.coop SICA BB COOPACA

Silos entrant dans le cadre

de la certification

Barberier

Gannat

Bellenaves

St Pourçain sur Sioule

Bresnay

Commentry

Lurcy Lévis

Montmarault

Bourbon l’Archambault

St Martin des Lais

Tréteau

Varennes sur Allier

Les silos de l’UCAL qui n’entrent pas dans le cadre de la certification respectent les engagements de la Charte Qualité UCAL.

Filières contrôlées par un organisme tiers

Maïs garanti non-OGM Ensemble des sites de collecte de l’UCAL

1500 producteurs de maïs environ

2BSvs 1000 producteurs de tournesol et de colza environ

Coopaca : Tréteau – Varennes – Saint-Martin des Lais

Val’Limagne.coop :Saint-Pourçain – Gannat – Bellenaves – Barberier

Sica BB : Montmarault– Lurcy-Levis – Bourbon l’Archambault

Blés CRC Coopaca : Silo de Tréteau, Varennes et Saint-Martin des Lais

15 agriculteurs environ

13

LA GESTION DES FILIÈRES CÉRÉALES

La décision d’entrée en filière est prise lors des comités de direction UCAL.

Le cahier des charges relatif à chaque filière est déclinés dans un document nommé « Plan d’assurance Qualité Filière ». Ce document prend en compte chaque étage du système global :

Responsabilités

Modalités de l’amélioration continue

Système documentaire

Plan d’assurance qualité Organisme de contrôle

Maïs garanti non-OGM IGEB (sur demande client)

2BSvs OCACIA

Blés CRC Qualité France

Le plan d’assurance qualité est à la disposition de l’organisme de contrôle et des clients de chaque filière.

Vente aux clients céréales

Conseils adaptés

Besoins en céréales et oléo-

protéagineux

Contractualisation

•Données issues du processus d’achat de céréales et oléo-protéagineux à l’adhérent

•Revue des exigences clients

•Négociations commerciales

•Traitement des contrats

Travail du grain

•Voir détail page suivante

Facturation client céréales

•Vérification des bons d’expédition

•Facturation

•Recouvrement

Ce

rtif

ica

tio

n C

ha

rte

Sé

cu

rité

Alim

en

tair

e

2BSvs

Maïs non-OGM

CRC

Légende

Vente au client céréales : Travail du grain

Marchandise pour le client

Bon de livraison pour la facturation

Contrat et exigences

spécifiques clients

CCP 1

CCP 2

CCP 4

CCP 3

CCP 1

CCP 4

Ch

art

e S

écu

rité

Alim

en

tair

e

Travail

du grain

L’HACCP APPLIQUÉ AU TRAVAIL DU GRAIN

Légende :

. .. . .. . .. Facultatif

_______ Obligatoire

CHARTE DU CONSEIL COOPÉRATIF

La maîtrise du conseil se base sur les 4 engagements de la Charte du Conseil Coopératif : Le développement durable : Qualité des produits, environnement, performance

des exploitations. La garantie de la compétence du conseiller. La garantie de la fiabilité du système de conseil, avec des bases techniques

reconnues. Une démarche de progrès basée sur l’évaluation du système par les

agriculteurs.

Le suivi de la certification est assuré par CoopDeFrance.

Les indicateurs de ce système sont suivis en Revue de Direction UCAL.

Pour les produits phytosanitaires, le conseil prend également en compte les exigences pour la Certification Vente et Application de produits phytosanitaires à des utilisateurs professionnels selon l’arrêté du 25/11/12

Conseil

Conseils adaptés en engrais et en

phytosanitaires : Céréales et oléo-

protéagineux conformes

Besoins en conseil engrais /phytosanitaires

Identification du besoin

•Identification adhérent(s)

•Historique

•Données agronomiques

•Observations terrain

•OAD reconnues

Croisement des données

•Données expérimentales

•Données sanitaires

•Exigences clients céréales

•Données réglementaires

•Données produits

Conseil aux adhérents

•Préconisation individuelle en saison

•Guide de culture UCAL

Vente

•Bon de commande

Ch

art

e d

u C

on

se

il C

oo

pé

rati

f

CERTIFICATION PRODUITS PHYTOSANITAIRES SELON L’ARRÊTÉ

25/11/12

La certification porte sur la vente à des utilisateurs professionnels et sur le traitement de semences à façon.

Les activités de vente et d’application de produits phytosanitaires sont conformes aux statuts des coopératives de l’UCAL et sont reprises dans les k-bis de chaque structures : La vente de produits phytosanitaires est réalisée toute l’année (8h/12h – 14h/18h).

Le traitement de semence est réalisée d’aout à novembre (8h/12h – 14h/18h).

L’organisation est décrite : Dans ce manuel qualité, pour l’organisation générale,

Dans le document D-01, pour l’organisation multisite,

Dans l’organigramme fonctionnel et les fiches de fonction pour chaque entité,

Dans les procédures et les modes opératoires du processus phytosanitaire,

Dans plans des magasins, pour chaque site.

Vente de produits phytosanitaires

Produits et informations sûrs délivrés à

l’adhérent / client

Besoins en produits phytosanitaires

Référencement des produits et

EPI

•Essais agronomique UCAL

•Plate forme technique AREA

•Négociations commerciales AREA

Achat du produit et EPI

•Commande AREA / EDI

•Obtention FDS / AMM / ADR

•Informations produits GICASA

Stockage phytosanitaire

et EPI

• Affichage de l’agrément

•Consigne d’exploitation d’un local phytosanitaire

Mise en vente

•Identification des professionnels

•Conseil utilisation

•Documents commerciaux

Transport

•Identification des exigences ADR

•Chargement

•Déchargement chez le client

Ce

rtif

ica

tio

n ve

nte

de

pro

du

its

ph

yto

sa

nit

air

es à

de

s u

tilisa

teu

rs

pro

fessio

nn

els

se

lon

l’a

rrê

té d

u 2

5/1

1/1

2

Traitement de semence à façon

Besoins en traitement de semence

Identification du besoin

•Identification adhérent(s)

•Achats traitements

•Contractualisation

•Planification

Organisation du chantier

•Transport / installation chantier

•Validation des procédures

•Vérification matériel et EPI

•Vérification des PP

Réalisation du traitement

•Vérification des céréales

•Mise en production

•Vérification du produit fini

•Stockage / gestion déchets

Remise des semences

•Chargement

•Émission des consignes client

•Émission des documents commerciaux

Ce

rtif

ica

tio

n a

pp

lica

tio

n d

e p

rod

uit

s

ph

yto

sa

nit

air

es s

elo

n l’a

rrê

té d

u

25

/1

1/1

2

Produits et informations sûres délivrés à

l’adhérent / client