Manuel des procédurespsac.ci/sites/default/files/documentation/Manuel des... · 2016-04-05 · FIA Fonds d’Investissement Agricole FIRCA Fonds Interprofessionnels pour la Recherche

PROJET D’APPUI AU SECTEUR AGRICOLE EN COTE D’IVOIRE

(PSAC)

MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES DE L’UNITE DE COORDINATION DU PROJET

Révisé en Juin 2014

BANQUE MONDIALE Don IDA n° : P119308

RÉPUBLIQUE DE CÔTE D’IVOIRE MINISTERE DE L’AGRICULTURE

Le C2D, un partLe C2D, un partLe C2D, un partLe C2D, un partenaire au service du développementenaire au service du développementenaire au service du développementenaire au service du développement

Manuel des procédures du PSAC (Version définitive)

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_______________________________________________________________________________________________________ YZAS Baker Tilly Janvier 2014 2/198

SIGLES ET ACRONYMES AEP Agence d’Exécution du Projet C2D Agence Française de Développement AGEROUTE Agence de Gestion des Routes AID Association Internationale de Développement AIPH Association Interprofessionnelle du Palmier à Huile de Côte d’Ivoire ANADER Agence Nationale d’Appui au Développement Rural ANDE Agence Nationale de Développement de l’Environnement AOI Appel d’Offres International AON Appel d’Offres National CCA Autorité de Régulation des filières Coton et Anacarde BAD Banque Africaine de Développement BCEAO Banque Centrale des Etats de l'Afrique de l'Ouest BPA Bonnes Pratiques Agricoles CCC Conseil de Régulation, de Stabilisation des prix aux producteurs et de

Développement de la filière Café-Cacao – Conseil du Café-Cacao CD Compte Désigné CGES Cadre de Gestion Environnementale et Sociale CI Consultant Individuel CNRA Centre National de Recherche Agronomique COSGF-WECARD Conseil Ouest et Centre Africain pour la Recherche et le Développement

Agricoles CPP Comité de Pilotage du Projet CPRP Cadre Politique de Réinstallation des Populations DGGPS Direction Générale de la planification, du contrôle des projets et des

statistiques DOPA Direction des Organisations Professionnelles Agricoles DP Demande de Propositions DSRP Document de Stratégie de Réduction de la Pauvreté DTAO Documents Types d’Appel d’Offres DTS Droits de Tirage Spéciaux EB Exercice Budgétaire ED Etat des Dépenses EFA Etats Financiers Annuels EIE Etude d’Impact Environnemental EIES Etude d’Impact Environnemental et Social EIS Etude d’Impact Social ESSAF Cadre d’évaluation et d’examen environnemental et social FCFA Franc de la Communauté Financière d'Afrique FEM Fonds pour l’Environnement Mondial FCR Facilité de Crédit Rapide FEC Facilité Elargie de Crédit FENACOOPAHCI Fédération Nationale des Coopératives du Palmier à Huile de Côte d’Ivoire FIA Fonds d’Investissement Agricole FIRCA Fonds Interprofessionnels pour la Recherche et le Conseil Agricoles FIMR Fonds d’Investissement en Milieu Rural GF Gestion Financière GFP Gestion des Finances Publiques INADES Institut Africain pour le Développement Economique et Social INTERCOTON Association Interprofessionnelle de la filière Coton de Côte d’Ivoire MEF Ministère de l’Economie et des Finances MIE Ministère des Infrastructures Economiques MINAGRI Ministère de l’Agriculture MTR Revue à mi-parcours ODP Objectifs de Développement du Projet OHADA Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires


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OMD Objectifs du Millénaire pour le Développement PAR Plans d’Action de Réinstallation PCRRG Subvention pour la reconstruction et le relèvement post-conflit PEMFA Gestion des dépenses publiques et responsabilité financière PGES Plans de Gestion Environnementale et Sociale PGPP Plan de Gestion des Pestes et Pesticides PIB Produit Intérieur Brut PIE Producteur Indépendant d’Electricité PNIA Plan National d’Investissement Agricole PND Plan National de Développement PNGTER Projet National de Gestion des Terroirs et d’équipement PPP Partenariat Public Privé PPPP Plateforme de Partenariat Public Privé QC Sélection Fondée sur les Qualifications des Consultants RCI République de Côte d’Ivoire RDM Rapport sur le Développement Mondial RFS Rapport Financier Semestriel RONGEAD Réseau Non-Gouvernemental européen sur l'Agroalimentaire, le

commerce, l'Environnement et le Développement RPP Revue à Postériori de la Passation des marchés RSPO Table ronde sur la production durable d’huile de palme S-E Suivi-Evaluation SCBD Sélection dans le Cadre d’un Budget Déterminé SED Sélection par Entente Directe SFI Société Financière Internationale SFQC Sélection Fondée sur la Qualité et le Coût SIG Système d’Information de Gestion SMC Sélection au Moindre Coût SPF Fonds stratégique pour la consolidation de la paix SPP Stratégie de Partenariat Pays TRE Taux de Rentabilité Économique TVA Taxe sur la Valeur Ajoutée UCP Unité de Coordination du Projet UE Union Européenne UEMOA Union Economique et Monétaire Ouest-Africaine USD Dollar des Etats-Unis WAAPP Programme de productivité agricole de l’Afrique de l’Ouest


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SOMMAIRE

GENERALITES ........................................................................................................................................ 6

1. Objectifs du manuel ......................................................................................................................... 8 2. Mise à jour du Manuel ..................................................................................................................... 9 3. Structure du manuel…………………………………………………………………………………… 10

PARTIE I : PRESENTATION DU PSAC .......................................................................................... 13

1.1 Objectifs du PSAC ....................................................................................................................... 14 1.2 Composantes et Coûts du Projet PSAC ..................................................................................... 14 1.3 Documents fondamentaux du PSAC .......................................................................................... 19 1.4 Les principaux acteurs intervenant dans le Projet ...................................................................... 20 1.5 Organisation administrative de l’UCP ......................................................................................... 23

PARTIE II : PROCEDURES ADMINISTRATIVES ........................................................................ 24

2.1 Gestion du personnel de l’UCP ................................................................................................... 25 2.2 Gestion du courrier ...................................................................................................................... 46 2.3 Suivi des immobilisations et des véhicules ................................................................................. 48 2.4 Gestion des cartes valeurs et du carburant ................................................................................ 52

PARTIE III : PROCEDURES DE PASSATION DE MARCHES .................................................... 69

3.1 Généralités .................................................................................................................................. 70 3.2 Passation des marchés des travaux et fournitures ..................................................................... 75 3.3 Passation des marchés des services et consultants .................................................................. 91 3.4 Suivi des marchés ..................................................................................................................... 111 3.5 Réception des marchés ............................................................................................................. 112 3.6 Classement des documents de passation de marché .............................................................. 119 3.7 Rapport sur la passation des marchés ..................................................................................... 120 3.8 Examen (revue), audit et supervision des procédures de passation de marché ..................... 121 3.9 Requêtes spécifiques aux marchés cofinancés par le C2D-PSAC .......................................... 121

PARTIE IV : PROCEDURES FINANCIERES ............................................................................... 122

4.1 Organisation financière ............................................................................................................. 123 4.2 Mobilisation des ressources ...................................................................................................... 127 4.3 Gestion de la caisse .................................................................................................................. 148

PARTIE V : PROCEDURES BUDGETAIRES ............................................................................... 157

5.1 Généralités ................................................................................................................................ 158 5.2 Elaboration du budget annuel ................................................................................................... 162 5.3 Exécution du budget .................................................................................................................. 164 5.4 Contrôle des engagements des dépenses ............................................................................... 166


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PARTIE VI : PROCEDURES COMPTABLES ............................................................................... 178

6.1 Cadre comptable générale ........................................................................................................ 179 6.2 Organisation comptable ............................................................................................................ 184 6.3 Guide d’imputation comptable ................................................................................................... 187

PARTIE VII : PROCEDURES DE SUIVI-EVALUATION ........................................................... 194

7.1 Mécanisme de suivi interne ....................................................................................................... 195 7.2 Les rapports de suivi ................................................................................................................. 196 7.3 Les rapports de suivi externe .................................................................................................... 198


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GENERALITES


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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES E T COMPTABLES

Projet d’Appui au Secteur Agricole (PSAC)

GENERALITES Rédigé en Janvier 2014

Folio 1/1 INTRODUCTION Révisé en

Introduction Le présent document décrit l’organisation et les procédures de gestion administrative, financière et comptable du PSAC. La mise en place des procédures formalisées répond aux objectifs ci-après : - offrir un cadre formel d’exécution des opérations à caractère administratif, financier et

comptable conforme :

� aux principes de gestion généralement admis ; � aux dispositions de l’Accord de Financement ; � au cadre comptable national de la république de Côte d’Ivoire.

- permettre à tous les acteurs impliqués dans la mise en œuvre du Projet de comprendre

l'organisation des fonctions, des tâches et le système de traitement de l'information comptable et financière ;

- optimiser les circuits d’information (circulation des documents) afin de rendre plus disponibles les différents documents relatifs à la mise en œuvre du Projet ;

- mettre en œuvre enfin, un système de contrôle interne efficace. Ce manuel a été élaboré sur la base du Document d’Evaluation du Projet (PRODOC), de l’Accord de Financement et du Manuel d’Exécution du Projet. Les procédures désignent ici l'ensemble des instructions d'exécution des tâches, les documents utilisés, leur diffusion et la périodicité de cette diffusion, leur conservation, les contrôles à mettre en place, les autorisations et les approbations, les règles à respecter, l'enregistrement et le traitement des opérations de manière à assurer la fiabilité et la pertinence de l’information comptable et financière. Il constitue un élément essentiel dans la mise en place du système de suivi financier et comptable du Projet, et permet à l’Unité de Coordination du Projet d’en assurer la gestion administrative et financière dans des conditions optimales.


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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET CO MPTABLES



Folio 1/1

OBJECTIFS DU MANUEL Révisé en

1. Objectifs du manuel Le manuel de procédures formalise les principales procédures de gestion administratives, financières et comptables du PSAC. Il a pour objectifs de : - fournir un cadre formel d’exécution des opérations ; - décrire l’organisation administrative, financière et comptable ; - décrire les procédures d’exécution des dépenses dans les conditions garantissant un contrôle

interne efficace ; - formaliser les contrôles à effectuer ; - garantir la sincérité et la régularité des opérations ; - servir de référentiel à l’exécution des opérations ; - décrire les procédures à mettre en œuvre par les différents acteurs intervenant dans la

réalisation du Projet (personnel comptable, administratif, financier et technique du PSAC et autres partenaires) ainsi que les tâches qui leur incombent ;

- utiliser de façon optimale et pour une meilleure efficacité l’ensemble des moyens mis en œuvre à savoir :

• les moyens humains ; • les moyens matériels ; • les moyens financiers.

Il représente, également, le gage du gestionnaire du projet vis-à-vis des partenaires financiers, en ce qui concerne l'assurance que les biens et services acquis sur les fonds mis à disposition du projet l'ont été régulièrement, et ont bien été affectés à l'objet dudit projet.


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Folio 1/1 MISE A JOUR DU MANUEL Révisé en

2. Mise à jour du manuel

2.1. Modification des procédures

La tenue à jour du présent manuel est tout aussi importante que sa mise en place. En effet, s’il n’est pas mis à jour régulièrement et si chaque exemplaire ne subit pas la mise à jour, il perd de son efficacité. Une liste des détenteurs du manuel sera tenue par l’Unité de Coordination du Projet pour permettre la mise à jour de tous les exemplaires chaque fois qu’une modification sera effectuée. La mise à jour du manuel peut être motivée par : - des changements dans l’organisation ou dans les activités du PSAC suivant décisions des

autorités de tutelle et du bailleur de fonds ; - des modifications des systèmes et procédures dans le but d’améliorer les procédures

existantes pour faire face à des situations nouvelles ; - des changements rendus nécessaires par l’application des textes et décrets concernant les lois

et règlements en vigueur en Côte d’Ivoire ; - des modifications en ce qui concerne l’affectation du personnel ou des tâches lui incombant.

2.2. Responsabilités de la mise à jour du manuel La responsabilité de la mise à jour du manuel de procédures incombe à l’Unité de Coordination du Projet. Elle décide en outre des copies à mettre à la disposition des utilisateurs. La décision de modification des procédures existantes est prise à son initiative.

2.3. Méthodologie de mise à jour Lorsque la décision de modification des procédures existantes est envisagée par les utilisateurs ou l’auditeur, le Coordonnateur convoque une réunion à laquelle doivent participer tous les acteurs impliqués dans la mise en œuvre du Projet.

Cette réunion doit débattre de l’opportunité de la modification proposée et des solutions à adopter. A l’issue de cette réunion un procès-verbal est établi indiquant les éléments suivants :

- les procédures devant être modifiées ; - les raisons pour lesquelles les modifications sont demandées, - les principes des modifications à apporter ; - la personne ou le consultant chargé de rédiger les nouvelles procédures à inclure dans le

manuel. Après adoption du texte définitif portant sur les modifications apportées au manuel, Le Coordonnateur fait distribuer les nouvelles sections du manuel aux intéressés. L’Assistante de direction de l’UCP doit tenir un registre permettant de suivre la mise à jour de chaque copie du manuel et les références de transmission des nouvelles sections. Les modifications apportées doivent être soumises à l’IDA pour avis de non objection.


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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES E T COMPTABLES (MPAFC)



Folio 1/1 STRUCTURES DU MANUEL Révisé en

3. Structure du manuel Le manuel est structuré de manière à en faciliter son exploitation et sa mise à jour afin de l’adapter à l’évolution tant de l’organisation du PSAC que des procédures formalisées. Il comprend sept parties :

3.1 Présentation du manuel Le MPAFC est présenté sous la forme d’un classeur à feuillets mobiles pour rendre confortable la manipulation du document mais surtout pour faciliter les mises à jour ultérieures. Il est subdivisé en sept (07) parties:

- Partie 1 : Présentation du PSAC ; - Partie 2 : Procédures administratives ; - Partie 3 : Procédures de Passation des Marchés ; - Partie 4 : Procédures financières ; - Partie 5 : Procédures budgétaires ; - Partie 6 : Procédures comptables ; - Partie 7 : Procédures de Contrôle et sécurisation des actifs.

Les parties sont séparés par des intercalaires identifiant chacune des parties. Sont annexés à chaque module, les modèles des supports nécessaires.

3.2 La formalisation des procédures La description de chaque procédure se structure de la manière suivante : - Une partie introduction précisant :

• les objectifs vises ; • les règles de gestion qui gouvernent le processus ; • les limites et interfaces éventuelles.

- Une partie description détaillée précisant chacune des étapes de la procédure : - Pour chaque étape, une description détaillée reprenant :

• Le numéro de l’étape ; • Chacun des intervenants ; • Pour chaque intervenant les contrôles exercés et les taches exécutées ; • La liste des documents utilisés.

3.3 La vie du manuel

Le MPAFC est mis à jour lorsque : - le cadre institutionnel du PSAC enregistre des changements notables ; - le cadre réglementaire applicable au PSAC connaît des modifications ; - le mode opératoire des tâches enregistre des changements significatifs. Les modifications importantes du MPAFC sont soumises à l’approbation du Comité de pilotage et à l’avis de non objection des partenaires financiers. La décision de modification du MPAFC est alors prise par le coordonnateur du PSAC. Le Coordonnateur du PSAC tient une liste des détenteurs officiels du MPAFC afin de communiquer à chacun, en cas de besoin, toutes les modifications jugées utiles. Un manuel de procédures doit toujours être entretenu et mis à jour régulièrement afin qu’il soit un véritable outil de gestion.


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3.4 Guide d'utilisation du manuel

A quoi sert une procédure ? Elle sert à décrire ce qui se fait afin :

- de connaitre ce qui se fait ; - de faire connaitre ce qui se fait ; - d’améliorer ce qui se fait.

Quand doit-on se référer à une procédure ?

- Lorsqu’il y a une affectation à un nouveau poste ; - Lorsqu’il y a un remplacement à un poste ; - Lorsque l’on a oublié ce qu’il faut faire ; - Lorsque l’on ne sait pas ce qu’il faut faire ; - Lorsque l’on doit régler un problème ; - Lorsque l’on n’est pas d’accord sur ce qu’il y a faire.

Qui vérifie que le travail est effectué selon les p rocédures ?

- Soi-même ; - Le responsable hiérarchique ; - Occasionnellement les Auditeurs internes ou externes et missions de supervision.

Comment s’effectue cette vérification ? En comparant :

- Ce qui est fait par rapport à ce qui est écrit ; - Ce qui n’est pas fait par rapport à ce qui est écrit ; - Ce que l’on aurait dû faire par rapport à ce qui est écrit.

Que doit-on faire si la procédure est différente de la pratique habituelle ? En discuter avec la coordination. Il se peut que :

- La procédure écrite doit être révisée pour prendre en compte ce qui se passe sur le terrain ; - La coordination désire que l’on procède différemment.

Que fait le responsable avec les procédures ? Il s’en sert pour :

- contrôler la qualité des opérations ; - spécifier les améliorations à apporter ; - évaluer la performance des agents. - sanctionner avec objectivité.

Est-il possible de modifier une procédure ? Une procédure comprend :

- les directives qui sont des règles émises par la coordination. Ces règles ne peuvent être changées que par la coordination ;

- une façon d’exécuter ces directives. Il est possible de proposer des améliorations sur cette façon de faire.


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A quelles questions un manuel de procédures doit-il nous permettre de répondre ?

- Ou se situe la procédure ? - Ou trouve-t-on ces procédures dans le projet ? - A quelle étape de la procédure sommes-nous ? - De quel type de procédure s’agit-il ? - Quand la procédure a-t-elle été rédigée ? - Qui intervient dans la procédure ? - A quel groupe de tâches est affecté un agent ? - Que doit concrètement faire cet agent ? - De quels documents et/ou logiciels dispose-t-il ? - A quelles autres procédures doit-il se référer ?


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PARTIE 1 : PRESENTATION DU PSAC


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PRESENTATION DU PSAC Rédigé en Janvier 2014

Folio 1/7 OBJECTIFS ET COMPOSANTES DU

PSAC Révisé en

1.1. Objectifs du PSAC

L'Objectif de Développement du Projet (ODP) est d'une part l’amélioration de l'accès des petits exploitants aux technologies et aux marchés et d'autre part l’amélioration de la gouvernance des filières soutenues dans le cadre du projet. Le projet vise à appuyer la transition du secteur agricole de la Côte d'Ivoire vers une agriculture hautement compétitive, durable, emmenée par le secteur privé, qui assurera une augmentation soutenue des revenus des producteurs (en particulier ceux des petits producteurs). Il y parviendra en améliorant l'efficacité des principales filières et en encourageant les partenariats public-privé sur la base de responsabilités claires de l'Etat, des acteurs privés et des organes interprofessionnels. Le projet contribuera à l'objectif de croissance rapide et durable du PNIA dans le secteur agricole (un objectif ambitieux de croissance annuelle de 6,8%), nécessaire pour atteindre le taux de croissance annuel de 9% visé dans le Plan National de Développement (PND) afin de réduire de moitié la pauvreté (réalisation de l'OMD 1) et d’atteindre le statut d'économie émergente à l'horizon 2020. Pour ce faire, le projet se concentrera principalement sur la promotion du troisième objectif stratégique du PNIA qu’est la production durable et diversifiée des cultures de rente et d'exportation à travers le renforcement des filières agricoles essentielles (programme N°2 du PNIA).

1.2. Composantes et coûts du Projet PSAC

1.2.1. Composantes du Projet Le Projet comporte quatre composantes : Composante 1: Promotion du partenariat public-privé pour le développement durable du cacao dans le sud-ouest de la Côte d’Ivoire (26,33 millions $US ; IDA : équivalent de 10 millions $US). Le projet accompagnera, sur la base d’un partage des coûts, le Conseil du Café-Cacao pour le lancement de la Plateforme de partenariat public-privé café / cacao (PPPP) et la mise en œuvre du Programme 2QC. Ce programme vise à s'attaquer de manière coordonnée aux problèmes de productivité du cacao et à améliorer les moyens de subsistance des cacaoculteurs. Au titre de cette composante, le Project vise à replanter avec du matériel végétal amélioré environ 20.000 hectares (ha) des vergers de cacao âgés de 25 ans ou plus et accroître le nombre de planteurs participant aux programmes de développement durable du cacao. Cela se fera grâce aux activités suivantes:

(i) Sous-composante 1-1. Amélioration de l’accès des planteurs aux marchés : par (a) le soutien aux programmes publics et privés en vue de l’expansion du cacao durable (du point de vue économique, environnemental et social) grâce au cofinancement parallèle d’environ 130 sous-projets socioéconomiques engagés par les coopératives de cacao pour améliorer leurs capacités opérationnelles et faciliter l’accès aux services sociaux de base, avec le concours financier du Fonds d’investissement rural (FIMR) du Conseil du Café-Cacao, des bénéficiaires et /ou de leurs partenaires commerciaux. Cette mesure incitative vise à augmenter le nombre de planteurs et de coopératives agricoles participant aux programmes de cacao durable, à accélérer la restructuration des coopératives, et (b) à travers la réhabilitation et l'entretien d'environ 960 km de routes de desserte afin d’améliorer la commercialisation du cacao dans les zones d'intervention du projet, dont environ 320 km sous financement de l'IDA à titre de contribution à un


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programme plus vaste avec le cofinancement parallèle du FIMR, de l'Agence française de développement (C2D) et l’achèvement des travaux en cours sur 625 km dans le cadre du Projet d’urgence de renaissance des infrastructures (PRI-CI) soutenu par la Banque.

(ii) Sous-composante 1-2 : Soutien à la productivité durable du cacao : par la prise en charge de programmes de formation d’environ 13.000 producteurs de cacao aux bonnes pratiques agricoles (BPA) ; le renforcement de la lutte contre les maladies du cacao, la conception et la mise en œuvre d’un système d'alerte précoce de la maladie du cacao, d’un plan de gestion des pestes et des pesticides (PGPP) ; la facilitation de l'accès aux plants améliorés et le soutien à la replantation d'environ 20.000 ha de vergers vieillissants et touchés par la maladie ; la conception d'un mécanisme de financement axé sur le marché pour les intrants de cacao afin d'y assurer un accès durable pour les planteurs.

(iii) Sous-composante 1-3 : Renforcement des capacités et des institutions : grâce à une assistance technique au CCC pour la mise en place de la Plateforme de partenariat public-privé (PPP) et au Suivi-Evaluation (S-E) de sa performance ; l'appui à la structuration des coopératives agricoles et l'amélioration de la gestion des coopératives en vue d’un meilleur accès aux services de développements. Plus particulièrement, le Projet cofinancera avec le CCC l'évaluation des coopératives et l’élaboration de plans de renforcement de capacités pour mieux adapter les interventions à leurs besoins.

Composante 2 - Soutien à l'extension et au renouvel lement des plantations villageoises de palmier à huile et d’hévéa dans le sud-est de la Cô te d’Ivoire (2,.66 millions $US ; IDA : équivalent de 16 millions $US) : Le Projet accompagnera le Gouvernement et les interprofessions de l’hévéa et du palmier à huile à améliorer les liens entre les planteurs et les entreprises agroindustrielles et permettra de renforcer l'intégration des petits exploitants, des femmes et des jeunes dans les chaînes de production de la filière tout en assurant la durabilité sociale et environnementale. Le Projet vise à appuyer 33.500 ha de vergers villageois plantés ou replantés avec du matériel végétal amélioré afin de réduire l'écart de productivité avec les complexes agroindustriels, améliorer la prestation de services aux planteurs et faciliter les liens avec les unités de transformation. Les activités du projet comprendront les éléments suivants :

(i) Sous-composante 2-1. Amélioration de l'accès aux marchés pour les petits exploitants des zones productrices de caoutchouc et de palme : elle consiste au cofinancement parallèle avec l’interprofession d’études techniques, notamment les études d’impact environnemental et social et les travaux liés à la mise en œuvre du programme prioritaire de réhabilitation et d’entretien d’environ 1800 km de routes de desserte dans les régions du Sud Comoé et de la Mé, dont environ 1060 km sous financement IDA ;

(ii) Sous-composante 2-2 : Amélioration de la productivité à travers l'accès à des plants

améliorés pour les petits exploitants dans les filières hévéa et palmier à huile : grâce à la fourniture de subventions adaptées pour appuyer : (a) la filière hévéa, la production et la distribution de plants améliorés pour la plantation ou la replantation de 18.500 ha de vergers villageois, et (b) la filière palmier à huile, la production et la distribution de kits de plantation améliorées pour la création ou la replantation de 15.000 ha de vergers villageois.

(iii) Sous-composante 2-3 : Structuration de l'organisation des planteurs et appui au

développement institutionnel des filières : le projet appuiera les activités suivantes, sur la base d’un partage des coûts avec les interprofessions : (a) dans la filière hévéa, le cofinancement avec l’APROMAC du renforcement des mesures fiduciaires et opérationnelles du FDH, et la réalisation du S-E des activités du projet ; le soutien aux programmes de renforcement des capacités des coopératives engagés par l’APROMAC avec l'assistance technique du FIRCA ; (b) dans la filière palmier à huile, le pilotage avec l’AIPH et la FENACOPAHCI de nouvelles approches de connexion au marché entre deux coopératives et une entreprise de transformation, sur les services de conseil, la gestion financière et logistique, les moyens logistiques, les mécanismes de financement pour l'accès aux équipements et aux intrants et le soutien à l'AIPH afin d’améliorer sa structure de gouvernance, ses procédures opérationnelles et fiduciaires, contribuer à


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l’interprétation nationale de la RSPO et appliquer les normes sociales et environnementales édictées par la RSPO pour ses membres.

Composante 3 : Soutien à la filière coton et promot ion de la transformation de la noix de cajou dans le centre et le nord de la Côte d’Ivoire (80,36 millions $US ; IDA : équivalent de 16 millions $US) : le projet accompagnera et renforcera les activités menées par le gouvernement et l'association interprofessionnelle du coton (INTERCOTON) depuis 2008 pour la mise en œuvre de la stratégie de développement de la filière avec le soutien de l'UE. Il mettra l'accent sur le renforcement des capacités institutionnelles de l’INTERCOTON pour la mise au point de mécanismes de financement en vue de l'accès aux technologies et à des services de vulgarisation plus efficaces ; l’accompagnement du gouvernement ivoirien à travers l'autorité de régulation du coton et de l’anacarde (CCA) pour le rétablissement de l’interprofession du cajou ; la mise en place d’un programme de réhabilitation et d’entretien de routes de desserte dans les régions productrices de cajou et de coton. L'appui du projet s’articulera autour des sous-composantes suivantes :

(i) Sous-composante 3.1 : Amélioration de l'accès aux marchés dans les régions productrices de coton et de noix de cajou : les activités seront les suivantes : (a) le cofinancement avec les associations interprofessionnelles du coton et anacarde (soit INTERCOTON pour le coton et CCA pour le cajou, jusqu'à ce que l’interprofession anacarde se remette en place et soit fonctionnelle avec le soutien du projet), la réhabilitation d'environ 350 km et l’entretien de près de 3000 km de pistes prioritaires dans les régions productrices de coton et de noix de cajou. Des programmes annuels spécifiques seront approuvés par un comité composé de représentants des interprofessions, de l’CCA, des ministères de l'Infrastructure et de l'Agriculture et du Conseil régional. L’AGEROUTE (maîtrise d'ouvrage déléguée) sera chargée de la mise en œuvre des programmes approuvés par le Comité ; (b) la vulgarisation du Système d’information sur les marchés et les prix lancé en 2009 dans certaines régions productrices par deux ONG : le RONGEAD et l’INADES. Le projet comprend : (i) le recueil, le traitement et la diffusion d’informations sur les prix / marchés et (ii) des séances de formation et de conseils aux planteurs sur la dynamique du marché et les stratégies commerciales.

(ii) Sous-composante 3.2. Amélioration de la productivité agricole dans les systèmes de production axés sur le coton : Il s’agit du : (a) soutien à la fourniture de services de recherche et de vulgarisation agricole, en comblant le déficit de fonds en vue d’un financement adéquat des programmes de recherche et des services de vulgarisation du système de production axé sur le coton. L’apport du Projet diminuera progressivement à mesure que INTERCOTON augmente progressivement un prélèvement afin d'assumer le coût intégral des services de conseil à la fin du projet ; (b) soutien au développement de la traction animale avec la mise à disposition de bœufs et d'équipement de traction pour le développement du coton et des cultures associées. A cette fin, l'C2D financera un Fonds d'équipement du coton pour améliorer l'accès des planteurs à la traction animale et faciliter les activités conduites par les femmes dans les systèmes de production axés sur le coton, notamment la production, la transformation et la commercialisation de produits de sécurité alimentaire et de nutrition. En complément du Fonds d’équipement du coton, le financement de l'IDA couvrira l’appui technique spécialisé en matière de traction animale, y compris la formation / le recyclage du personnel des prestataires de services de vulgarisation spécialisés en traction animale et le soutien à la lutte contre la trypanosomiase dans les régions productrices de coton.


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(iii) Sous-composante 3.3 : Amélioration de la productivité de la noix de cajou : Cette sous-composante appuiera : (a) les programmes de recherche visant à développer et multiplier les plants améliorés (grosses noix et variétés à haut rendement) et (b) la vulgarisation des bonnes pratiques agricoles et post-récolte à travers un programme sur mesure de services de vulgarisation et de formation. Ces activités seront cofinancées avec la filière à travers l’CCA/le FIRCA et la mise en œuvre dans le cadre du système national de recherche et de vulgarisation agricoles (avec le FIRCA, l’organe de gestion et de financement du programme d’une part et le CNRA et l'ANADER comme agences de mise en œuvre, d’autre part) ;

(iv) Sous-composante 3.4 : Soutien à la transformation locale de noix de cajou : Le

projet appuiera le développement d'unités industrielles moyennes (2.000-3.000 tonnes/an), compétitives sur le marché international et bien adaptées aux investisseurs nationaux, en fournissant de l’assistance : (a) pour l'installation de nouvelles unités (études de faisabilité technique, élaboration de plans d'affaires et identification d’acheteurs potentiels, conception de la stratégie d’exportation, choix et installation des équipements, formation de la main-d'œuvre, certification) et (b) pour la modernisation des unités existantes avec de nouveaux équipements et processus, l'amélioration des systèmes comptables et financiers, la stratégie de commercialisation, la formation du personnel, la certification). Cette assistance offrira aux investisseurs un meilleur accès au crédit en réduisant le risque perçu par les établissements financiers. L'assistance sera fournie par un prestataire de services ayant une expérience internationale reconnue et recruté sur base concurrentielle. Le coût de cette assistance sera financé à travers un mécanisme de partage des coûts (50% par les investisseurs eux-mêmes et 50% par le projet).

(v) Sous-composante 3.5 : Développement institutionnel de la filière coton et noix de

cajou : Dans la filière coton, le soutien du Projet consistera : (a) en la restructuration et au renforcement des capacités de 45 coopératives de producteurs et de 10 organisations faîtières ; (b) au renforcement d’INTERCOTON pour améliorer sa capacité à gérer et à coordonner le développement de la filière et le sous-volet coton du projet, notamment son suivi et son évaluation. Le Projet financera une aide extérieure au Secrétariat exécutif d’INTERCOTON dans les domaines de l'entretien des pistes rurales, la traction animale, le S-E, la gestion fiduciaire (passation des marchés et gestion financière). En parallèle, INTERCOTON recrutera et paiera sur fonds propres son personnel dans les mêmes domaines techniques et de gestion, qui sera formé à la base grâce à l'assistance extérieure de manière à pouvoir assumer l'entière responsabilité à la fin du projet. Pour la filière noix de cajou, le Projet mettra l'accent sur : (c) l’appui au gouvernement pour créer l'interprofession en veillant à la structuration et l'organisation des producteurs de noix de cajou. Cela implique l'identification et le diagnostic des coopératives, l’élaboration et la mise en œuvre de plans de renforcement des capacités, le géo référencement des exploitations agricoles des membres et la mise en place d'un système de traçabilité. Au titre de cette sous-composante, le projet va également (d) piloter une nouvelle approche de collecte primaire et de financement pour améliorer le rôle des coopératives dans la commercialisation intérieure de la noix de cajou. L'équipe de la Banque explorera les possibilités d'assistance technique de la SFI dans ce domaine ; et (e) le soutien à la création de l’interprofession noix de cajou, en matière d'expertise technique, fiduciaire et de S-E à l’instar d’INTERCOTON. Le projet appuiera également la Direction du MINAGRI en charge des Organisations professionnelles Agricoles (DOPA) ainsi que l’Autorité de Régulation du Coton et de l’Anacarde (CCA) pour fournir une assistance technique et superviser la mise en œuvre des activités par INTERCOTON, et mettre en œuvre des activités liées à la noix de cajou.


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Composante 4 - Mise en œuvre du projet et soutien à la coordination de la filière (14,45 millions $US ; IDA : équivalent de 8 millions $US) : Cette composante vise à assurer une bonne coordination des agences d’exécution du projet et une saine gestion des activités du projet tout en soutenant le ministère de l'Agriculture dans la coordination globale du PNIA.

(i) Sous-composante 4-1. Coordination, gestion et S&E du projet: Le financement du

projet couvrira les frais liés (a) au personnel, à l'équipement et au coût de fonctionnement de la Cellule de coordination du projet (CCP). La CCP sera constituée d'une équipe de base composée du coordinateur de projet (CP), d’un responsable des opérations techniques (ROT), d’un spécialiste de la gestion financière (FMS), d’un auditeur interne, de deux spécialistes de la passation de marchés (PS), d’un spécialiste des infrastructures rurales, d’un spécialiste de l’égalité des sexes et de l’inclusion sociale, d’un spécialiste en environnement et d’un spécialiste en suivi-évaluation. Cette équipe de base sera recrutée sur la base de la concurrence ; (b) à la planification du projet, aux activités de S&E, consultants, études, ateliers, équipements et coûts d'exploitation pour l’élaboration des plans de travail annuels et des rapports périodiques sur l'état de mise en œuvre avec les agences d'exécution et les acteurs concernés, à la réalisation d’audits techniques et financiers, ainsi qu’aux enquêtes et analyses d'évaluation de l'impact du projet ; (c) à la gestion des sauvegardes environnementales et sociales, notamment la préparation des études d’impact environnemental et social (EIES), des plans de réinstallation, ainsi que le suivi et la supervision de leur mise en œuvre ; (d) à l’élaboration et la mise en œuvre du plan de communication et de responsabilisation du Projet, y compris un mécanisme de règlement des griefs (GRM).

(ii) Sous-composante 4-2. Soutien à la coordination de la filière : Le projet fournira un appui au MINAGRI ministère de l'Agriculture pour élaborer des stratégies et des cadres politiques afin de coordonner et exécuter de façon adéquate le PNIA. L’appui du Projet contribuera à (a) accompagner la conception de stratégies nationales pour l’entretien des routes rurales en collaboration avec le ministère en charge des infrastructures et la finalisation du 7è Plan de développement de l’hévéa et du 3è Plan de développement du palmier à huile ; (b) concevoir un cadre de gestion des dépenses publiques, fondé sur les conclusions et recommandations de l’examen en cours des dépenses publiques du secteur agricole avec l'assistance technique de la Banque ; (c) élaborer une stratégie visant à aider les associations interprofessionnelles et les organisations de producteurs à se conformer à l’ordonnance 2011-473 et aux nouvelles règles de l’OHADA applicables aux coopératives ; et (d) soutenir la mise en place d’organes directeurs et de coordination du PNIA, assurer l’harmonisation des projets d’investissements publics et privés avec les programmes du PNIA.

1.2.2. Coûts et plan de financement du PROJET PSAC

1.2.2.1. Allocations par catégories de décaissement s du financement des

Partenaires Financiers (PTFs) Le coût total du projet est estimé à 150,8 millions de dollars US, auxquels l’apport de l’IDA sera de 50 millions de dollars US, soit 33%. Les autres sources de financement sont les suivantes : (i) le financement de l’C2D à travers un projet parallèle (le Projet d’appui aux filières agricoles - PAFARCI). Ce projet est financé par le mécanisme français dit Contrat de désendettement-développement (C2D) en faveur de la Côte d'Ivoire. Un montant de 27,7 millions d'euros (environ 36,4 millions de dollars) a été réservé sur l’enveloppe globale C2D de 95,3 millions d’euros, avec l'accord du gouvernement, pour cofinancer une partie des activités du projet proposé, en mettant l’accent sur la réhabilitation et l’entretien des routes de desserte et les programmes de productivité du coton dans les zones d'intervention du projet ; (ii) le cofinancement parallèle des activités par les interprofessions des filières soutenues et l’apport des bénéficiaires directs au mécanisme de financement de contrepartie, d’un montant total de 48,65 millions de dollars US ; (iii) le


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financement de contrepartie à partir du budget de l'Etat (5 millions $US) pour supporter les coûts de fonctionnement supplémentaires des services compétents du ministère de l’Agriculture, de la Cellule de coordination du projet dans le cadre de la mise en œuvre et la supervision du projet ; et (iv) du Conseil du Café-Cacao (10,75 millions $US) pour cofinancer les activités au titre de la composante 1 relative au développement du cacao. Tableau de Synthèse des coûts et du plan de finance ment du projet (millions de USD)

COMPOSANTES DES THEMES Cacao Hévéa et palmier

à huile Coton et

cajou Coordination Total

Accès aux marchés 16,44 14,26 28,58 52,15 Productivité et transformation 5,98 13,10 46,53

68,00

Développement institutionnel 3,91 2,30 5,25 17,65

Total 26,33 29,66 80,36 14,45 150,80 Dont

IDA 10,00 16,00 16,00 8,00 50,00

C2D 3,83 3,86 27,26 1,45 36,40 Gouvernement 10,75 5,00 15,75

Interprofessions et bénéficiaires 1,75 9,80 37,10 48,65

1.3. Documents fondamentaux régissant la mise en œ uvre du PSAC

Les principaux documents qui régissent la mise en œuvre du PSAC sont : - l’Accord de Financement entre la République de COTE D’IVOIRE et l’IDA en date du - le Manuel d’Exécution du Projet (Manuel opérationnel) ; - le Procès–Verbal de négociation ; - les Directives de Sélection et Emploi de Consultants par les Emprunteurs de la Banque

Mondiale publiées en mai 2004 et modifiés en octobre 2006. - les Directives Passation des Marchés financés par les prêts de la BIRD et les crédits IDA ; - l

e Système Ivoirien de Gestion des Marchés Publics et le Système Ivoirien de Gestion des Finances Publiques en vigueur.

- et le présent Manuel de procédures administratives, financières et comptables.


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1.4. Les principaux acteurs intervenant dans le Pro jet Le PSAC est cofinancé par l’IDA, l’AFD à travers le C2D, le Gouvernement Ivoirien et les interprofessions.

1.4.1. L’Association Internationale de Développemen t (IDA) L’IDA assure le financement des composantes du Projet tant au niveau de l’Unité de coordination qu’au niveau des autres acteurs qui sont désignés pour la mise en œuvre des activités. Elle intervient également dans la mise en œuvre du Projet pour examiner la conformité des documents avec les dispositions de l’Accord de Financement.

1.4.2. Agence Française de Développement (C2D) L'Agence Française de Développement à travers le C2D contribuera au financement du projet à travers un financement parallèle. Une partie du programme du C2D sur l'agriculture (PAFARCI) dans le cadre de son mécanisme d'allégement de la dette (C2D) sera exécutée par l’UCP par l’utilisation des directives fiduciaires de la Banque pour des activités spécifiques de co-financement, notamment la réhabilitation et l'entretien des pistes de desserte pour toutes les composantes et le financement de l'expansion de la traction animale et la réduction du déficit de financement des services de conseil aux producteurs de coton.

1.4.3. Les interprofessions et les bénéficiaires Les interprofessions (APROMAC, AIPH, INTERCOTON), le Conseil du Café-Cacao et leurs organes spécialisés joueront le rôle d’agences d’exécution de certaines activités. A ce titre, elles auront en charge l’exécution des composantes et/ou activités liées à l’accès aux équipements, au matériel végétal et autres intrants agricoles. De façon pratique, les Agences d’exécution auront notamment en charge : - la sélection des bénéficiaires et des sites d’implantation, conformément aux critères de ciblage

retenus dans le projet ; - la fourniture des intrants et plants aux bénéficiaires ; - la constitution des dossiers de subvention dans le cas d’acquisition des équipements de

production ; - la programmation et le suivi des activités agricoles ; - la gestion des crédits de campagne éventuellement ;

Elles vont également contribuer à l’exécution des composantes en : - préparant les plans de travail relevant de leur secteur ; - participation aux processus de passation de marchés.

1.4.4. Les structures de mise en œuvre du Projet.

1.4.4.1 Le MINAGRI

Le MINAGRI assure la supervision de la mise en œuvre du Projet à travers son personnel détaché.




Folio 2/3 LES PRINCIPAUX ACTEURS

INTERVENANTS DANS LE PROJET Révisé en


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1.4.4.2 Le MEF

Le MEF assure le contrôle financier et la comptabilité publique dans la mise en œuvre du projet à travers son personnel affecté au projet.

1.4.4.3 Le Comité de Pilotage (CP)

Il sera créé par arrêté interministériel et sera composé du Ministère de l’Agriculture, du Ministère de l’Economie et des Finances, du Ministère d’Etat, Ministère du Plan et du Développement, des Ministères en charge de l’Emploi, du Travail et des Affaires sociales, de l’Environnement et du Développement durable, de l’Industrie, ainsi que des représentants des filières agricoles bénéficiaires des appuis du Projet. Le Comité de Pilotage du Projet se réunira trois (3) fois par an, sur convocation du Secrétariat Technique du PNIA (assuré par la DGPPS) et sera présidé par le représentant du Ministère en charge de l’Agriculture ou à défaut par celui du Ministère en charge du Plan et du Développement. Les bailleurs de fonds pourront assister aux réunions du Comité à titre d’observateurs. Le secrétariat du Comité de Pilotage est assuré par le secrétariat technique du PNIA (DGPPS). Ainsi, avant la date prévue pour la tenue de la réunion, un projet d'ordre du jour élaboré par la DGPPS, est soumis aux membres du Comité de pilotage du Projet pour observations et suggestions écrites sous deux semaines. L'équipe de la DGPPS prépare ensuite l'ordre du jour définitif et l'envoie à tous les participants à la réunion du Comité de pilotage du projet au moins une semaine avant la réunion. La DGPPS ou secrétariat technique du PNIA prépare le Procès-Verbal (PV) de la session du Comité de Pilotage. Le PV sera par la suite transmis aux membres du Comité pour approbation avant diffusion. L’Unité de Coordination du PSAC prendra en charge les frais liés aux différentes sessions.

1.4.4.4 L’Unité de Coordination du Projet (UCP) Les composantes du Projet seront mises en œuvre par l’Unité de Coordination du Projet (UCP) qui veillera au respect des termes de l’accord de financement (Crédit/Don), des dispositions des manuels d’exécution technique et des procédures administratives, financières et comptables, ainsi que des grandes orientations décidées par le Comité de Pilotage. L’UCP est responsable de la mise en œuvre du Projet. Elle assure : - la programmation des activités suivant les orientations et les stratégies décrites dans le manuel

d’exécution ; - la mise en œuvre des programmes annuels d’activités approuvés par le CP ; - le suivi environnemental et social du projet ; - le suivi-évaluation des activités du projet ; - la gestion administrative et financière ; - la gestion des contrats avec les prestataires de service ; - l’élaboration des rapports.

L’UCP sera rattachée au Ministère chargé de l’Agriculture avec une autonomie de gestion administrative et financière. L’UCP sera composée d’un personnel de gestion administrative et financière, d’un personnel technique et d’un personnel d’appui :


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Personnel de gestion administrative et financière : - Un Coordonnateur du projet, contractuel ; - Un Spécialiste en Gestion Financière (SGF), contractuel ; - Deux Spécialistes en Passation des Marchés (SPM), contractuel ; - Un Spécialiste en Suivi Evaluation (S S-E), contractuel ; - Un Auditeur Interne (AI), contractuel ; Personnel technique - Un Responsable Technique Filières (RTF), contractuel ; - Un Spécialiste des questions Environnementales et Sociales (EES), contractuel ; - Un Spécialiste des Sciences Sociales en charge du genre et de l’inclusion sociale (SSS),

contractuel ; - Un Spécialiste de l’Infrastructure Rurale (SIR), contractuel; A ces deux types de personnel s’ajoute un Personnel d’appui composé de : - Un assistant comptable ; - Une secrétaire ; - Trois chauffeurs-coursiers. L’organigramme ci-après montre les relations hiérarchico-fonctionnelles des différents acteurs. Le Projet sera exécuté à travers l’organigramme ci-après :

COMITE DE PILOTAGE DE PROJET

Contrôleur financier

Agent Comptable

Coordination Audit interne Gestion Financière

Secrétariat

Comité de de pilotage des

opérations techniques

Suivi-évaluation

Infrastructures rurales

Inclusion sociale et genre

DGPPS- Equipe technique Points focaux du MINAGRI

AGEROUTE, CCA,

INTERCOTON CCC, AIPH, APROMAC

Contractuels, Prestataires de biens et services, ANDER, CNRA, etc.:

Environnement


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Folio 1/ ORGANISATION ADMINISTRATIVE DU

PROJET Révisé en

1.5. Organisation administrative de l’Unité de Coor dination du PSAC

1.5.1 Description synthétique des postes

(Cf. Annexe 1 du manuel d’exécution du PSAC)


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PARTIE 2 : PROCEDURES ADMINISTRATIVES


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2.1. Gestion du personnel technique et d’appui de l’Unit é de Coordination du Projet

2.1.1 Cadre règlementaire

Pour la mise en œuvre du projet, on compte parmi le personnel recruté ou à recruter deux (02) types de personnel :

- du personnel originaire de la Fonction publique (fonctionnaires) ; - du personnel contractuel régi par le droit du travail.

Toutefois, tout le personnel du PSAC est régi par le droit du travail. Au plan national, les deux (02) types de personnel ne sont pas toujours traités de manière identique. Sont expressément applicables aux personnels des projets ou programmes de développement, les lois et règlements ci-dessous énumérés :

- Code du travail - La convention collective - Etc…….

2.1.1.1 personnel originaire de la fonction publiqu e

Le personnel originaire de la Fonction publique comprend les trois (03) catégories suivantes :

- les fonctionnaires en position de détachement - les fonctionnaires de disponibilité ; - les agents contractuels de l’Etat.

Les fonctionnaires travaillant au projet ne sont pas affectés mais y sont pour la contrepartie Etat. Ce personnel émargeant au budget de l’Etat pour la rémunération de base, perçoit sur les fonds du PSAC des indemnités (au sens de la Fonction publique) qui sont imputés sur le compte de contrepartie état. Pour le personnel du projet, cette rémunération perçue est un salaire. Ce personnel est évalué d’après le même système d’évaluation des contractuels, c’est-à-dire, directement par le supérieur hiérarchique. Les fonctionnaires en disponibilité sont traités comme du personnel contractuel.

2.1.1.2 Personnel contractuel

Le personnel contractuel comprend les travailleurs non fonctionnaires et les fonctionnaires en disponibilité. Les textes régissant les relations de travail contractuel en Côte d’Ivoire sont les suivants :

- code du travail régi par la loi N°95-15 du 12 Janvier 1995 portant code du travail en côte d’ivoire ;

- convention collective interprofessionnelle du 19 Juillet 1977 ; - code de sécurité sociale régi par la loi N°99-477 du 02 Août 1999 portant modification du

code de prévoyance sociale ; - l’ordonnance N°2012-03 du 11 Janvier 2012 portant modification du code de prévoyance

social ;



PROCEDURES ADMINISTRATIVES Rédigé en Janvier 2014

Folio 1/ GESTION DU PERSONNEL

TECHNIQUE ET D’APPUI DU PSAC Révisé en


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Aux textes ci-dessus s’ajoutent :

- la grille spécifique de rémunération du personnel contractuel ; - le code général des impôts.

- Sécurité sociale

L’organisme de gestion de la sécurité sociale des fonctionnaires en position de détachement est la CGRAE (Caisse Générale de Retraite des Agents de l’Etat). La CGRAE est compétente pour collecter les cotisations de retraite de ces fonctionnaires. L’organisme de gestion de la sécurité sociale des agents régis par le code du travail est la CNPS. La CNPS est l‘établissement public chargé de la gestion, en Côte d’ivoire, des différents régimes de protection sociale et des prestations (risques professionnels) aux travailleurs victimes d’accidents du travail ou de maladies professionnelle et à leurs familles. Ainsi le personnel contractuel du PSAC régis par un contrat de travail à durée déterminée est soumis au régime de sécurité social de ladite structure.

- Régime fiscal

Le PSAC est soumis au paiement des différents impôts et taxes dont le paiement qui sont supportés par les fonds de contrepartie IDA pays à hauteur de 100%.

2.1.1.3 Personnel consultant individuel

Le personnel consultant comprend les consultants individuels recrutés par le projet pour appuyer sa mise en œuvre. Ce personnel est soumis au régime du droit commercial.

2.1.2 Recrutement

2.1.2.1. Objet de la procédure Recruter le personnel contractuel du Projet dans le respect des dispositions de l’Accord de Financement (prêt/don) et de la législation en vigueur en Côte D’Ivoire. La procédure de recrutement du personnel comprend

2.1.2.2. Application de la procédure La procédure s'applique pour le recrutement d'un agent au sein du PSAC. Pour prétendre à un emploi au PSAC, les candidats doivent remplir les conditions suivantes :

- être de nationalité Ivoirienne ; - être âgé de 18 ans au moins ; - être reconnu de bonne conduite, vie et mœurs ; - être titulaire du ou des diplômes, certificats pris en considération lors du recrutement ; - être reconnu par un médecin agréé par l’ordre des médecins du médecin physiquement

apte à occuper l’emploi postulé ; - ne pas faire l’objet de poursuites judiciaires en cours ; - être libre de tout engagement ; - ne pas être agent permanent de l’Etat.


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2.1.2.3. Règles de gestion

- Le recrutement du personnel se fera conformément aux dispositions de l’Accord de

Financement et du code de travail et la convention collective interprofessionnelle en vigueur en Côte d’Ivoire ;

- Le recrutement se fait par concours organisé par l’Unité de Coordination du Projet. - Tout le personnel hormis les fonctionnaires mis à la disposition du Projet par l’Etat est lié

au PSAC par un contrat de travail à durée déterminée (CDD) ; - Le contrat de travail est toute convention, écrite, par laquelle une personne, le travailleur,

s’engage à fournir à l’employeur « PSAC » un travail manuel ou intellectuel, sous la direction et l’autorité directe de celui-ci et moyennant salaire et autres rémunérations convenues ;

- Les contrats sont gérés par l’Unité de Coordination du Projet ; - Tout contrat de travail doit comprendre notamment les éléments suivants :

� Le nom de l’employeur (PSAC) et le nom du Coordonnateur ; � Le nom et le prénom du travailleur ; � La date et le lieu de naissance du travailleur ; � La nationalité du travailleur ; � Le métier ou la profession du travailleur ; � Le lieu et la résidence du travailleur au moment de la conclusion du contrat ; � La date de l’engagement ; � La durée de l’emploi ; � La nature du travail à exécuter ; � Le lieu/les lieux d’exécution du travail ; � Le classement du travailleur dans la hiérarchie professionnelle ; � Le montant de salaire, détaillé éventuellement en salaire de base, prime et

indemnités diverses, avantages familiaux, avantage en nature ; � Les conditions spéciales du contrat ; � Les signatures des parties.

- Le contrat de travail est signé pour une durée déterminée ; sont considérés notamment

contrats à durée déterminée : � les contrats dont la durée ou l’échéance sont convenus avec précision ; � les contrats conclus pour l’exécution d’un ouvrage déterminé ; � les contrats conclus pour le remplacement d’un travailleur absent ou à l’occasion d’un

surcroît exceptionnel ou inhabituel de travail ; � Les contrats dont le terme est subordonné à un évènement futur et certain qui ne

dépend pas exclusivement de la volonté des parties, mais qui est indiqué avec précision.

- Tout contrat de travail qui ne répond pas aux critères ci-dessus cités doit être considéré comme un contrat à durée indéterminée.


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2.1.2.4. Description de la procédure

2.1.2.4.1. Processus de prévision des embauches et des charges du personnel

INTERVENANTS OU SERVICE EN

CHARGE DESCRIPTION DES TACHES

DOCUMENTS ET

INTERFACES Tous Responsables

Le Coordonnateur

Le SPM Le SGF La secrétaire Le Coordonnateur La secrétaire Le SGF et le SPM (comité de recrutement)

- Expression des besoins en personnel - Transmettent leur besoin au Coordonnateur

- En Collaboration avec le SGF élabore après analyse de la pertinence du besoin une requête et des Termes de Références pour le profil souhaité qu’il soumet à la Banque pour avis de non-objection.

- Reçoit l’avis de non-objection de la Banque ; - Transmet la requête, les TDR et l’avis de non objection au

SPM - Reçoit la requête, les TDR et l’avis de non-objection; - Prend connaissance du dossier ; - Classe pour mise en œuvre si avis favorable. - Initie une correspondance à l’adresse du SGF ;

- Transmet au secrétariat du coordonnateur les termes de références et la correspondance pour signature.

- Reçoit les documents (TDR et correspondance); - Introduit les documents dans le bureau du coordonnateur. - Reçoit la lettre et les termes de référence ; - Prend connaissance ; - Amende s’il y a lieu ; - Signe la correspondance pour approbation ; - Remet au secrétariat pour transmission. - Reprend les documents - Enregistre les documents - Transmet les documents au SGF et au SPM. - Reçoivent la correspondance accompagnée des termes de

référence ; - Organisent la consultation des candidats ; - Transmettent les résultats au Coordonnateur. NB : Exceptionnellement pour le personnel de départ de l’unité de coordination du PSAC la procédure de recrutement est organisée par le MINAGRI et soumis à l’ANO de la banque mondiale. Ainsi après la mise en place de l’UC-PSAC la procédure de recrutement est celle décrite plus haut. Elle sera exécutée au sein de l’UC-PSAC et par l’UC-PSAC.

REQUETE+TDR+avis de non objection TDR+avis de non objection+ correspondance TDR+ correspondance TDR+ correspondance TDR+ correspondance

TDR+ correspondance


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2.1.2.4.2. Processus de sélection des candidats

INTERVENANTS OU SERVICE EN

CHARGE DESCRIPTION DES TACHES DOCUMENTS ET

INTERFACES

Le comité de recrutement

la secrétaire

le coordonnateur Le SPM Le coordonnateur La commission de recrutement ou d’interview Le coordonnateur La Banque Mondiale Le coordonnateur

- Organise le recrutement suivant les exigences des TDR ; - Transmet au secrétariat du coordonnateur un rapport

indiquant les candidats ayant déposés un dossier. - Reçoit le rapport ; - Enregistre et introduit le rapport dans le bureau du

coordonnateur. - Reçoit le rapport du comité de recrutement ; - Prend connaissance ; - Fait transmettre le rapport au SPM. - Reçoit le rapport ; - Prend connaissance ; - Fait la synthèse ; - Fait des copies en 3 exemplaires ; - Transmet la synthèse au coordonnateur via le secrétariat. - Reçoit la synthèse ; - Prend connaissance ; - Convoque la commission de recrutement ou la commission

d’interviews - Se réunit ; - Examine les dossiers de candidature ; - Procède au contrôle de la conformité des dossiers avec les

TDR (diplôme, profil, expérience professionnelle) ; - Etablit la liste des candidats à interviewer et le

chronogramme de passage. - Transmet la liste restreinte au coordonnateur NB : La commission d’interview (le jury) est composé de :

• Coordonnateur du PSAC • Du SPM du PSAC • Un représentant du Comité de Pilotage; • Le SGF du PSAC • Un représentant du Ministère de l’économie et des

finances. • Toute autre personne ressource selon le profil du poste

- Transmet la liste restreinte des candidats à la Banque pour

son ANO - Analyse la liste restreinte puis donne son ANO - Retourne le dossier (ANO+liste restreinte) au

coordonnateur - Transmet le dossier (liste restreinte+ANO) aux membres

de la commission d’interview

TDR+RAPPORT RAPPORT RAPPORT RAPPORT+SYNTHESE SYNTHESE Dossier de candidature +TDR ANO+liste restreinte des candidats


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INTERVENANTS OU

SERVICE EN CHARGE DESCRIPTION DES TACHES DOCUMENTS ET INTERFACES

La commission d’interview Le SPM Le coordonnateur Le SPM

- Convoque les candidats dont les noms figurent sur la liste restreinte ;

- Reçoit individuellement les candidats ; - Vérifie les dossiers et l’identité des candidats ; - Procède aux entretiens sur la base du questionnaire

de recrutement comportant les éléments suivants : • Présentation du candidat ; • Connaissance sur le PSAC; • Description sommaire du poste ; • Motivation professionnelle ; • Trait de personnalité ; • Intégration professionnelle ; • Comportement face au jury ;

- Chaque membre de la commission affecte une note au candidat.

- Procède au calcul des moyennes des entretiens. - Calcule les moyennes générales avec pondération de

2/3 pour la note du cabinet de recrutement et 1/3 pour la note de l’entretien.

- Charge le SPM de la rédaction du rapport de recrutement.

- Rédige le rapport de recrutement - Transmet le rapport au coordonnateur via son

secrétariat. - Reçoit le rapport ; - Approuve ou amende les résultats des travaux ; - Vise le rapport Soumet les résultats du test à la

BANQUE pour l’avis de non objection NB : Si avis de non objection - Fait publier les résultats par voie de presse - Initie à la signature du coordonnateur des projets de

lettre aux candidats retenus leur annonçant leur admission et les invitant à se présenter au secrétariat de l’unité de coordination du PSAC à une date déterminée ;

- Transmet les projets de lettre au coordonnateur pour visa via son secrétariat.

Dossier Fiche d’entretien Fiche de note Rapport de recrutement Rapport + Avis de Non Objection (ANO) Projet de lettre d’engagement


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INTERVENANTS OU SERVICE EN CHARGE DESCRIPTION DES TACHES DOCUMENTS

ET INTERFACES Le Coordonnateur La secrétaire Les candidats retenus Le Coordonnateur Le coordonnateur Le SGF Le coordonnateur Le Coordonnateur

- Reçoit les projets de lettre ; - Signe les projets de lettre ; - Fait envoyer les lettres aux candidats par le secrétariat. - Reçoit les lettres ; - Enregistre les lettres ; - Transmet aux candidats. - Se présentent. - Soumet des lettres d’engagement aux candidats

retenus.

NB : les lettres d’engagement précisent les différentes conditions d’embauche

- Initie une lettre d'engagement définitif à l'issue de la période d'essai concluant.

- Transmet la lettre d’engagement au SGF pour élaborer un projet de contrat de travail CDD de un (01) an.

- Elabore le projet de contrat de travail CDD et le

transmet au coordonnateur pour approbation.

- Après approbation du projet de contrat - Fait signer le contrat par le personnel recruté puis le

soumet au comité de pilotage et à la banque mondiale pour son ANO

- Dès la réception de l’ANO de la banque - Transmet le dossier (contrat +lettre d’engagement) au

SGF pour archivage.

Projet de lettre d’engagement Projet de lettre d’engagement Lettre d’engagement définitif

2.1.3 Evaluation et Formation du personnel

- Evaluation du personnel

Le personnel du projet est soumis à deux (02) évaluations :

- Une évaluation à mi-parcours pour relever les performances et / ou insuffisances de

l’agent et faire des suggestions pour une amélioration de ses prestations ; - Une évaluation en fin d’année faite par le supérieur hiérarchique direct, pour apprécier

l’exécution des termes du contrat d’objectif et des efforts faits après l’évaluation à mi-parcours. Cette fiche d’évaluation signée par l’évaluateur et l’évalué fera le résumé du

rendement de l’agent par rapport à ses objectifs et déterminera s’il faut garder ou remercier l’agent.

Les critères d’évaluation sont :

- La capacité d’initiative ; - Les résultats obtenus par rapport aux objectifs ; - L’assiduité ;


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- La qualité du travail ; - Le respect de la hiérarchie.

La procédure se décrit comme suit :

� Formation du personnel Le coordonnateur après l’évaluation du personnel et l’avis de non objection de la banque sur le projet de plan de formation : - Fait bénéficier les agents des stages de formation et de perfectionnement selon les besoins du

PSAC ; - Conditionne ses stages par la réintégration de l’agent au sein du projet sous peine de

remboursement des frais de formation ; - Garantit le salaire de l’agent en position de stage ;

INTERVENANTS TACHES REF.SUP.

Le SGF La Secrétaire Le Coordonnateur Le SGF

- Fait un projet de note de service adressée au personnel à la signature du Coordonnateur, pour le remplissage et le retour des feuilles de notation ;

- Reçoit la note de service et la feuille de notation

comportant un questionnaire; - Transmet au coordonnateur.

- Reçoit les bulletins de notes ; - Procédé à l’évaluation des agents - Apprécie tout le personnel en y portant les mentions

suivantes : • excellent ; • bon ; • moyen ; • insuffisant.

NB : les notes variant de 0 à 10 correspondent aux appréciations suivantes :

� insuffisant : note inférieure à 04 � moyen : note égale ou supérieure à 04 mais

inférieure à 06 � bon : note égale ou supérieure à 06 et inférieure

à 08 � excellent : note égale ou supérieure à 08.

- Fait transmettre tous les dossiers au SGF via le

secrétariat

- Reçoit les feuilles de notation ; - Vérifie (nombre, conformité et régularité) et fait

reprendre s’il y a lieu les bulletins dont le remplissage ou l’appréciation ne respectent pas les dispositions statutaires ;

- Verse dans le dossier individuel des agents ; - Communique la note reçue sur demande de l'employé. NB : l’évaluation du Coordonnateur relève du comité de Pilotage et l’ANO de la Banque pour la reconduction des contrats

Projet de note Feuilles de notation+ Note de service Bulletins des agents Feuille de notation


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- Se réserve le droit de rejeter toute demande d’inscription à des cours ne revêtant aucun intérêt professionnel pour le projet.

La procédure se décrit comme suit : INTERVENANTS TACHES REF. SUP.

Le comité de Concertation (coordonnateur et le comité de pilotage) le SGF en collaboration avec SPM le Personnel Le SPM Le SGF La Commission Chargée de la Formation La Secrétaire

- Se réunit ; - Définisse les objectifs globaux de formation ; - Discute des objectifs globaux de formation ; - Arrêtent un plan de formation révisable chaque année. - Finalise le plan de formation ; - Obtient l’avis favorable de l’IDA ; - Initie une note à la signature du Coordonnateur dans le

cadre de la budgétisation des charges de personnel ; - Fait signer la note et transmet.

- Reçoit la note ; - Prend en compte le plan de formation dans l’établissement

de leur expression ; - Adresse une lettre de demande de formation au

Coordonnateur. - Prend contact avec le SGF pour la mise œuvre de la

formation.

- Demande la confirmation de l’inscription.

- Initie une lettre de Convocation à la signature du Coordonnateur des membres de la commission chargée de la formation ;

- Fait signer la lettre ; - Fait dispatcher par le secrétariat.

- Se réunit ; - Délibère par rapport au plan de formation et des directives

du Coordonnateur ; - Etablit le PV ou le compte rendu des travaux de la

commission ; - Décide et porte sa décision sur le PV ou compte rendu ; - Adresse la réponse au demandeur ; - Transmet.

- Reçoit ; - Dispatche :

• 1 copie intéressée ; • 1 copie au SGF ;

Plan de formation Avis motivé Note de service confirmation de l’inscription Plan de formation + PV ou compte rendu


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INTERVENANTS TACHES REF.SUP.

Le SGF

Le Coordonnateur

Le SGF

Le Coordonnateur

La Secrétaire

Le SGF

- Initie un projet de lettre de demande d’inscription de l’agent ;

- Prépare les pièces administratives du dossier ; - Vise les projets ; - Fait signer les documents ; - Dispatche :

• Fond de dossier + copie lettres pour le classement ; • Dossier pour le Centre de formation.

- Transmet au secrétariat qui introduit.

- Reçoit l’avis d’inscription ; - Examine ; - Porte ses annotations ; - Ventile au SGF ; - Transmet au secrétariat.

- Reçoit l’avis d’inscription ; - Informe l’intéressé ; - Initie projet de décision ; - Fait signer la fiche d’engagement par l’agent si nécessaire ; - Classe dans le dossier et une copie chrono formation ; - Transmet.

- Reçoit la liasse - Examine - Amende - Signe la décision

Transmet à son secrétariat - Reçoit la liasse - Dispatche

• 1 copie -� intéressé • 1 copie -� dossier • 1 copie -� fond de dossier au SGF

- Reçoit la décision plus le fond de dossier - Classe les documents - Met à jour le fichier

Lettre de réponse Projet de lettre Pièces administrative Fond de dossier

Avis d’inscription Avis d’inscription Projet décision Fiche d’engagement Fichier

2.1.4 La fin de contrat

La fin du contrat de travail peut être constatée dans les situations suivantes :

- soit par l'arrivée du terme du contrat à durée déterminée ; - soit par l'arrivée du terme du projet ; - soit par démission du travailleur ; - soit par le départ à la retraite ; - soit par licenciement ; - soit par décès du travailleur.


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La démission ou le licenciement, sauf dans les cas de faute lourde, donne lieu à l’observation d’un préavis :

- soit par l'employeur (licenciement), - soit par travailleur (démission).

L'inobservation des dispositions réglementaires relatives au préavis constitue une rupture abusive du contrat de travail. Les ruptures abusives donnent droit à réparation des dommages et intérêts.

2.1.4.1 La démission

La procédure suivante doit être respectée en cas de démission :

- le travailleur exprime son désir dans une lettre adressée au Coordonnateur du PSAC dans laquelle il précise la date de départ du préavis. Cette lettre vaut préavis ;

- le Coordonnateur du PSAC doit accuser réception de la lettre de démission.

La durée du préavis est fonction de la catégorie du travailleur partant :

- 1 mois pour les employés et les ouvriers ; - 3 mois pour les cadres.

Pendant toute la durée du préavis, l'employeur et le travailleur sont tenus au respect chacun de toutes les obligations réciproques qui leur incombent. En vue de lui permettre de rechercher un nouvel emploi, le travailleur bénéficie de 1 jour de liberté par semaine et payé de plein droit.

2.1.4.2 Le licenciement

Le licenciement pour faute grave ou lourde ne dispense pas l'employeur de convoquer le travailleur à un entretien préalable, auquel est associé un délégué du personnel, s'il en existe, avant la notification du licenciement par lettre recommandée ou cahier de transmission dans un délai de huit (08) jours. La faute lourde ou grave entraîne le départ immédiat du travailleur sans indemnité compensatrice du préavis. Par contre le licenciement ordinaire ou abusif entraîne le paiement : - de l'indemnité compensatrice du préavis, - de l'indemnité de congés payés, - de l'indemnité légale minimum de licenciement.

2.1.4.3 La fin du projet

Les formalités de clôture du contrat, quel qu’en soit le motif, comprennent :

- reçu pour solde de tout compte, - règlement des droits acquis, - certificat de travail, - information de l'inspection du travail dans le délai de 8 jours, - mise à jour du dossier personnel.

Le SGF est chargé de l’exécution de ces formalités sous le contrôle du Coordonnateur du PSAC


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2.1.5 Horaire de travail, absences, retards et sort ies

2.1.5.1 Horaire de travail

- L’horaire de travail est établi conformément aux textes législatifs et réglementaires en

vigueur. La durée de travail est normalement de huit heures par jour et de quarante heures par semaine ;

- Les heures de travail sont les heures pendant lesquelles le travailleur est à la disposition de son employeur (PSAC) ;

- Les jours fériés donnent droit à la rémunération.

2.1.5.2 Absences

• Absences autorisées

Les absences du personnel au lieu de travail sont réglementées afin d’éviter les abus. Même les absences pour raison de service doivent être réglementées pour accroître l’efficacité du personnel. Un registre d’absence sera tenu à jour par la Secrétaire du coordonnateur. Les absences autorisées comprennent :

- absences pour maladies ; - permissions ; - congés.

• Justification des absences autorisées

Lorsque pour une cause quelconque un agent ne peut pas se présenter au travail, il doit informer dans les plus brefs délais le Coordonnateur en lui donnant le motif de son absence. Toute journée d’absence non justifiée n’est pas rémunérée et les sanctions sont applicables suivant la législation en vigueur.

• Absences pour maladies

En cas d’absence pour cause de maladie, l’agent doit faire parvenir au SGF au plus tard dans 48 heures un certificat dûment signé par un médecin agréé par l’ordre des médecins de Cote D’Ivoire .Passé ce délai, l’absence sera considérée comme non justifiée sauf en cas de force majeure.

• Permissions

Les permissions sont justifiées par une autorisation d’absence délivrée par le Coordonnateur ou son intérimaire sur demande présentée par l’agent et visée, le cas échéant, par son supérieur hiérarchique. Sauf en cas de force majeure, les demandes de permission doivent être présentées au Coordonnateur (ou au chef de service) au moins 48 heures avant la date de début de la permission.

2.1.5.3 Retards

Les retards des agents sont consignés dans un registre ad hoc tenu au secrétariat du Projet sous la supervision du SGF. Ce registre où tout agent doit signer, indique l’heure d’arrivée, la durée et le motif de retard.


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En ce qui concerne les responsables de composante, leur registre est tenu au secrétariat du Projet. Ils doivent chaque fois signer devant leur nom et marquer l’heure d’arrivée et le cas échéant le motif de leur départ. Le Spécialiste en Gestion Financière (SGF) confectionne un rapport global des relevés et retards enregistrés la veille.

2.1.6 Des congés payés légaux

2.1.6.1 Congés annuels payés

Selon l’art 69 du code du travail : « la durée du c ongé payé à la charge de l’employeur est déterminée, à raison de 2,2 jours ouvrables par moi s de service effectif pour l’ensemble des travailleurs ». Chaque agent propose à son supérieur hiérarchique, le cas échéant, la période pendant laquelle il souhaite prendre ses congés annuels. Le supérieur hiérarchique arrête les dates de congés en fonction des nécessités de service. Chaque supérieur hiérarchique communique les projets de dates de congés de ses agents au SGF. Le SGF centralise ces projets, dresse un projet de planning général de congés et le propose au Coordonnateur pour avis. Le Coordonnateur approuve en dernier ressort le planning et retourne au SGF pour exécution. Le SGF communique le planning approuvé aux agents pour information. Chaque service s’organise de manière à permettre le respect des dates arrêtées. Les modifications de dates sont possibles à la condition qu’elles ne remettent pas en cause le fonctionnement normal des services. Au départ de congé, le Coordonnateur délivre à chaque agent une attestation de congé. A la reprise de service, le Coordonnateur délivre à l’agent un certificat de prise de service.

2.1.6.2 Congés de circonstance Le travailleur a droit à sa demande, et à charge du Projet, à des congés de circonstance payés. Ceux-ci sont accordés à l’occasion des événements ci-après :

- quatre jours ouvrables en cas de : � mariage de l’agent ; � accouchement de l’épouse ; � décès de l’épouse ou époux de l’agent ; � mariage d’un enfant de l’agent ; � mariage du père ou de la mère de l’agent ; � décès d’un enfant de l’agent ; � décès du père ou de la mère de l’agent ; � mutation de l’agent impliquant le changement de localité.

- deux jours ouvrables en cas de décès d’un grands-parents, d’un frère ou d’une sœur et

d’un allié au premier degré de l’agent.

L’octroi des congés de circonstance doit coïncider avec l’évènement qui en est la cause. Lorsque le droit au congé de circonstance s’ouvre à un moment où l’agent bénéficie d’un autre congé légal, le congé de circonstance doit être accordé immédiatement le dernier jour de la période du congé légal au cours de laquelle s’est ouvert le droit.


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2.1.6.3 Congé de formation et de perfectionnement p rofessionnel

Tout agent autorisé par le Projet à participer à un stage de formation ou de perfectionnement professionnel, a droit, à charge du Projet, à un congé payé dont la durée ne peut être inférieure à celle du stage de formation ou de perfectionnement.

2.1.6.4 Congés médicaux et de maternité

Les congés médicaux et de maternité sont accordés à un agent du Projet par certificat médical d’un médecin agréé par l’ordre des médecins de la Cote d’Ivoire. La durée du congé de maternité est de quatorze (14) semaines consécutives, dont huit postérieures à la délivrance (après l’accouchement).

2.1.6.5 Couverture médicale En cas de maladies et d’accidents le personnel contractuel de l’Unité de Coordination du Projet bénéficie d’une assurance.

2.1.7 Discipline

2.1.7.1 Actes d’indiscipline

Le personnel du PSAC se soumet aux règles de discipline énoncées dans le présent manuel de procédures, et dans le règlement intérieur. Sans que cette liste ne soit limitative, sont considérés comme manquements aux règles de discipline, les actes ou faits ci-après qui sont de nature à troubler la quiétude des agents au travail :

- organiser des réunions ou rassemblements non professionnels pendant les heures de service ou sur les lieux de travail ou d’y faire des souscriptions, sans autorisation ;

- lacérer des affiches apposées par la Direction ; - introduire et distribuer des tracts ou des imprimés de quelque nature que ce soit sans

autorisation ; - quitter le travail sans motifs valable et sans autorisation ; - se livrer à des activités étrangères au service aux heures de travail ; - sortir du bureau pour les utiliser à des fins personnelles, des documents et du matériel

appartenant au service ; - fumer dans les bureaux de manière à gêner les collaborateurs ou les usagers ; - entreprendre ou provoquer tout acte pouvant troubler l’harmonie ou la discipline de travail ou

faire obstacle à la liberté syndicale, confessionnelle ou de travail.

2.1.7.2 Sanctions possibles

En cas de manquement à ces règles de discipline, le supérieur hiérarchique est habilité à prendre les sanctions suivantes à l’encontre des fautifs :

- lettre d’observation, - avertissement, - blâme, - mise à pied, - licenciement, - licenciement avec poursuite judiciaire.

Les sanctions sont notifiées par écrit à l’agent fautif. Les agents récidivistes sont sanctionnés à la hauteur de la gravité des actes et faits commis. Les sanctions sont prononcées, à la demande du supérieur hiérarchique, par le Coordonnateur.


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• Tableau de correspondance entre fautes et sanctions applicables

Désignation de la faute Sanction applicable

3 retards à l’arrivée dans la même quinzaine Avertissement Malfaçon ou négligence du matériel sans graves dommages Avertissement Absence du poste de travail sans autorisation Avertissement Mauvaise collaboration avec les collègues Avertissement Infraction aux règles d’hygiène et de sécurité Blâme Négligence grave du matériel Mise à pied de 1 à 8 jours Utilisation des biens du service à des fins personnelles Mise à pied de 1 à 8 jours Absence non justifiée supérieure à ½ journée Mise à pied de 1 à 8 jours Fraude dans les services licenciement sans préavis Etat d’ivresse au sein du service licenciement avec préavis Incompétence licenciement avec préavis Abandon de poste supérieur à 3 jours licenciement sans préavis Refus d’obéissance professionnelle licenciement sans préavis Rixe à l’intérieur du service licenciement sans préavis Insulte caractérisée à l’égard d’un supérieur hiérarchique licenciement sans préavis Conflit d’intérêts licenciement sans préavis Fausse déclaration ou mensonge caractérisé licenciement sans préavis Incitation à la désobéissance licenciement sans préavis Vol, faux, usage de faux ou abus de confiance licenciement sans préavis

Toutefois, ces sanctions sont modulables conformément à la réglementation en vigueur

• Jeux de récidives en matière de discipline

Sanctions normalement applicables Sanctions appliquée Délai de récidive Sanctions applicables en

considération de la récidive avertissement Avertissement Inférieur à 1 mois Mise à pied avertissement Mise à pied Inférieur à 3 mois Licenciement avec préavis Mise à pied Avertissement Inférieur à 1 mois Licenciement avec préavis Mise à pied Mise à pied Inférieur à 6 mois Licenciement sans préavis

2.1.8 Gestion des missions

Toutes les missions prises en charges par le projet doivent donner lieu à l’établissement préalable d’un ordre de mission mentionnant :

- les noms et prénoms des agents en mission ; - les moyens de transport utilisés ; - le nom du chauffeur ; - l’objet de la mission ; - la date de départ ; - la date probable de retour ; - le numéro d’ordre de mission ; - le lieu où se déroule la mission.

Les missions effectuées par les agents de l’UCP sont autorisées par le coordonnateur. Les missions du coordonnateur sont autorisées par le Directeur Générale de la Planification, du contrôle des projets et des statistiques (DGPPS), basé au MINAGRI qui est le président du comité de pilotage.


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Les missions ne sont prises en charge par le projet que lorsqu’elles ont donné lieu à l’établissement d’un ordre de mission et qu’elles occasionnent un déplacement sur une distance d’au moins 50 kilomètres du lieu de travail habituel. Selon l’arrêté N°038 MEF/CAB/DGTCP/DDP du 23 mars 2009 fixant les frais de mission dans le cadre de l’exécution des projets d’urgence financés par la banque mondiale, les taux journaliers des frais de mission sont décrits dans le tableau ci-après :

destination montant par nuitée remarques

intérieur de la côte d'ivoire 60 000

1) tarif unique pour tous (sans distinction de grade)

2) ce montant inclut un forfait de 20 000 FCFA non justifiable pour les 3 repas et les déplacements sur site

3) toutes les autres dépenses, y compris les frais d'hôtel, doivent être justifiées avec des factures des reçus

4) tout reliquat devra être reverse au projet

en Afrique 170 000




4) tout reliquat devra être reverse au projet

reste du monde 200 000




4) tout reliquat devra être reverse au projet Lorsque l’agent en mission arrive à destination, il fait viser son ordre de mission par une autorité compétente. Cette autorité porte la mention « vu à l’arrivée » suivie de la date et de sa signature. De même à la fin de la mission, il fait viser son ordre de mission. La mention à porter est la suivante : « vu au départ » suivi de la date et de la signature de l’autorité.


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2.1.8.1 Missions à l’intérieur

INTERVENANTS ou SERVICE EN

CHARGE TACHES REF. SUP

Le DEMANDEUR La SECRETAIRE Le CB L’AC LE CB L’AC

1. Préparation de l'ordre de mission

Après réception des instructions pour préparer la mission : - remplit un imprimé d’ordre de mission en y portant l’objet de la

mission, durée, date de départ, date de retour, autres informations requises, l’itinéraire et le moyen de transport utilisé ;

- transmet l’ordre de mission visé au coordonnateur pour signature. 2. Ventilation de l’ordre de mission

Après réception de l’ordre de mission signé par le coordonnateur : - enregistre l’ordre de mission et lui attribue un numéro d’ordre; - ventile les ordres de missions comme suit :

Secrétariat : garde un exemplaire Original 2 ⇒ intéressé qui retournera son exemplaire à son retour pour justification et comptabilisation. exemplaire 3 ⇒ au Contrôleur Budgétaire (CB) pour effectuer le

contrôle qui lui incombe.

3. Préparation du règlement des frais de mission au départ.

Après réception de l’ordre de mission : - s’assure de l’autorisation du coordonnateur ; - vérifie la régularité des mentions (durée séjour, moyen de transport,

…) ; - vérifie les calculs sur l’ordre de mission en fonction des taux

réglementaires fixés ;

- Appose la mention « BON A PAYER » sur l’ordre de paiement puis transmet le dossier à l’Agent Comptable (AC) pour paiement de 80% des frais de mission.

- vise l’ordre de paiement ; - et procède au paiement des frais de mission. - Transmet la copie du dossier de paiement au SGF pour prise en

compte et comptabilisation. 4. Préparation du règlement des frais de mission au retour

- Vérifie la réalité du service en rapprochant le ticket d’embarquement,

l’ordre de mission signé à l’arrivée et au départ du lieu de la mission puis autorise le paiement des 20% des frais de mission

- vise l’ordre de paiement ; - et procède au paiement des frais de mission. - Transmet la copie du dossier de paiement au SGF pour prise en

compte et comptabilisation.

ORDRE DE MISSION ORDRE DE MISSION ORDRE DE MISSION ORDRE DE MISSION ORDRE DE MISSION Pièces justif


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2.1.8.2 Missions à l’extérieur

INTERVENANTS TACHES REF. SUP.

Le demandeur

Le coordonnateur

La secrétaire

1. Expression d’une demande de frais

Après réception des instructions pour préparer la mission : - remplit un imprimé de demande d’ordre de mission en y portant

l’objet de la mission, durée, date de départ, date de retour, et autres informations requises, section budgétaire, coût estimatif, itinéraire et moyen de transport utilisé ;

- soumet la demande d’ordre de mission au coordonnateur

2. Traitement de la demande d’ordre de mission

Après réception de la demande d’ordre de mission : - Transmet les TDR en rapport avec la mission à la BANQUE pour

avis de non objection. - transmet l’ordre de mission et l’avis de non objection au Ministre

de tutelle pour autorisation ;

- fait enregistrer la demande d’ordre de mission - retour de l'ordre de mission signé, ventile les ordres de missions

comme suit : Original ⇒ intéressé qui retournera son exemplaire à son retour pour justification et comptabilisation exemplaire 2 ⇒ au Contrôleur Budgétaire (CB) pour

effectuer le contrôle qui lui incombe.

3. Préparation du règlement des frais de mission au départ (Cf. mission intérieur)

4. Préparation du règlement des frais de mission au retour (Cf. mission intérieur)

ORDRE DE MISSION TDR + ANO ORDRE DE MISSION

Gérer les retours de missions à réaliser dans le cadre des activités du PSAC. La procédure qui s’applique pour les missions, concerne la production des rapports de missions et la justification des frais de missions. Les ordres de missions du personnel doivent être visés par les autorités au lieu de la mission (date d’arrivée et de départ). Au plus tard 72 heures après le retour d’une mission : - l’agent en mission rédige un rapport de mission qu’il signe et dépose avec l’ordre de mission

visé au Secrétariat ; - remet au SGF: la fiche justification avance sur frais de mission avec les pièces justificatives

annexées. - En cas de non justification des missions dans les délais, un prélèvement sera effectué sur les

indemnités de communication et de déplacement mensuelles de l’agent, jusqu’à épuisement total

du montant des frais de mission qui lui ont été remis.


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2.1.9 Obligations des parties Tous les agents du PSAC sont responsables de la bonne exécution des tâches qui leur sont confiées. Le travailleur a notamment l’obligation :

- d’exécuter personnellement son travail ou service, au temps, au lieu et dans les conditions convenues ;

- de s’abstenir de tout ce qui pourrait nuire soit à sa propre sécurité, soit à celle de ses compagnons ou des tiers ;

- de respecter les règlements édictés par le PSAC pour le lieu dans lequel l’engagé doit fournir son travail ;

- de restituer en bon état au Projet, les outils de travail restés sans emploi qui lui ont été confiés, sauf les détériorations ou l’usure dues à l’usage normal de la chose ou la perte qui arrive par cas fortuit ;

- de respecter le secret professionnel ; - de respecter les convenances et les bonnes mœurs ; - d’éviter dans sa vie publique ou privée tout ce qui peut nuire au PSAC.

Le PSAC a les obligations suivantes envers son employé :

- lui faire connaître, préalablement à la conclusion du contrat, les conditions du contrat proposé ;

- lui délivrer dès la formation du contrat, un exemplaire du contrat ; - lui fournir le travail convenu, dans les conditions, au temps et au lieu convenu ; - lui payer la rémunération convenue, avec régularité et ponctualité ; - lui fournir dans les cas déterminés par la réglementation en la matière, le logement

convenable ; - lui accorder les congés et les allocations de congé auxquels il a droit ; - lui assurer les prestations requises en cas de maladie ou d’accident ; - lui délivrer, le jour où le contrat prend fin les attestations de services rendus ; - faire respecter et respecter les convenances et bonnes mœurs pendant l’exécution du

contrat ; - éviter tout ce qui peut nuire à ses travailleurs ; - veiller à ce que le travail s’accomplisse dans des conditions convenables tant au point de

vue de la sécurité que de la dignité et de la santé des travailleurs compte tenu de la réglementation en vigueur et de la nature du travail exécuté ;

- tenir les documents réglementaires.

2.1.10 La procédure liée à la paie

1. OBJET DE LA PROCEDURE Payer les salaires aux agents du PSAC.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE La procédure s'applique mensuellement pour le paiement des salaires du personnel.

3. REGLES DE GESTION

- La procédure est mise en œuvre dès le 20 du mois par le Spécialiste en Gestion Financière.

- Le salaire de chaque agent est déterminé dans le contrat de travail. - Les salaires sont payés au plus tard à la fin du mois. Le paiement est constaté par un

bulletin individuel de paye, qui est rédigé de manière à faire apparaître clairement les différents éléments de la rémunération, la nature exacte de l'emploi occupé.


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4. LISTE DES OPERATIONS

1. Préparation de la paie ; 2. Calcul et édition des bulletins ; 3. Contrôle des états de paie ; 4. Comptabilisation de la paie ; 5. Etablissement des chèques et ordres de virement ; 6. Signature des chèques et ordres de virement ; 7. Remise des chèques et dépôt des ordres de virement ; 8. Déclarations fiscales et sociales.

5. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

INTERVENANTS OU SERVICE EN CHARGE DESCRIPTION DES TACHES DOCUMENTS ET

INTERFACES Le SGF

Préparation de la paie

- rassemble les éléments variables de paye du mois : � nombre de jours travaillés, � sommes à prélever sur salaire, etc.

Bulletins de paie

Le SGF Le Coordonnateur L’assistant Comptable L’assistant Comptable

Calcul et édition des bulletins de paie

- saisit les éléments de paie ; - édite le livre de paye du mois, et les bulletins

de paye en deux (02) exemplaires ; - préparé les états de paiement des salaires ; - transmet les bulletins, le livre de paie et les

états au Coordonnateur. Contrôle des bulletins et des états

- contrôle les bulletins de paie et les états de salaire ;

- signe les bulletins de paie et les états ; - retourne le dossier (bulletins + états) au

SGF. - Rapproche les salaires avec les états

d’absences, congé et le récapitulatif des salaires du personnel

Comptabilisation de la paie

- impute et enregistre les écritures comptables de paie.

- Préparation des chèques et ordres de virement

- prépare les chèques et les ordres de virement et les transmet au Coordonnateur.

Signature des chèques et ordres de virement

- signent les chèques et les ordres de virement ;

- transmettent les chèques et les ordres de virement signés au comptable.

Bulletins de paie Etats de paie Etats de paie Chèques et ordres de virement


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Le Coordonnateur et le SGF L’assistant Comptable

Dépôts des ordres de virement

- enregistre les chèques et les ordres de virement dans le brouillard de banque ;

- dépose les ordres de virement à la banque ; - fait émarger les agents sur les états de

paiement ; - distribue au personnel un exemplaire des

bulletins de paie ; - classe les documents dans le dossier de

l’agent.

Chèques et ordres de virement Bordereau de dépôt des ordres de virement


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2.2. Gestion du courrier

2.2.1 Courrier Départ 1. OBJET DE LA PROCEDURE Décrire le traitement du courrier départ. 2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procédure s'applique à tout courrier (lettre, fax, e-mail) devant quitter l’Unité de Coordination du Projet. 3. REGLES DE GESTION

- Tout courrier officiel du PSAC doit être signé par le Coordonnateur ou son délégué et doit porter le cachet du PSAC. Un numéro ou une référence interne est également attribué(e) au courrier ;

- Tout courrier à transmettre doit être enregistré dans le registre "courrier départ " ou "fax départ " ou "E-mail départ " selon qu’il s'agit d'un fax ou d’un message électronique avant sa transmission par La Secrétaire. Il inscrit :

� le numéro attribué au courrier ; � la date de départ ; � le destinataire ; � l'objet ; � les observations éventuelles.

- Une copie de chaque courrier doit être conservée au secrétariat du PSAC dans un chrono

"courrier départ", un chrono "fax départ" et un chrono "E-mail départ" à cet effet ; - Le courrier fax est archivé avec éventuellement le rapport de transmission délivré par le

télécopieur ; - La copie du courrier électronique est archivée avec éventuellement le rapport de

transmission.

2.2.2 Courrier Arrivée 1. OBJET DE LA PROCEDURE Décrire le traitement du courrier reçu. 2. APPLICATION DE LA PROCEDURE La procédure s'applique à tout courrier reçu par le projet.


- Tout courrier reçu doit être enregistré par La Secrétaire dans le registre "courrier arrivée " ou dans le registre "fax arrivée " ou dans le registre "E-mail arrivé " selon qu'il s'agit d'un fax ou d’un E-mail. Il inscrit :

� la date d'arrivée ; � la date et le numéro de la correspondance ; � l'expéditeur ; � l'objet ; � le destinataire.

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINA NCIERES ET COMPTABLES



Folio 1/ GESTION DU COURRIER Révisé en


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- Les courriers "fax arrivée" et "E-mail arrivé" sont enregistrés suivant leur accusé de réception ; - La Secrétaire appose le cachet "courrier arrivée" sur le courrier et inscrit : - la date d'arrivée ; - le numéro interne attribué au courrier. - Tout courrier reçu doit être transmis au Coordonnateur qui l'affecte aux destinataires après en

avoir pris connaissance ; - La Secrétaire distribue le courrier aux destinataires avec un cahier de transmission dans lequel

les intéressés émargent pour acquitter la réception effective du courrier ; - Une copie du courrier est conservée au secrétariat dans le chrono "courrier arrivée", "fax

arrivée" s'il s'agit d'un fax ou "E-mail arrivée" s'il s'agit d'un E-mail.


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2.3. Suivi des immobilisations et des véhicules

2.3.1. Prise en compte d’une immobilisation 1. OBJET DE LA PROCEDURE Décrire le traitement de prise en compte d’une immobilisation acquise par le Projet. 2. REGLES DE GESTION - L’entrée des immobilisations dans le patrimoine du PSAC est constatée par un bordereau

de livraison et/ou procès-verbal de réception ; - La gestion des immobilisations est assurée par le Comptable ; - Toutes les immobilisations du PSAC sont inventoriées et enregistrées dans un fichier

informatique ; - La prise en compte d’une immobilisation dans ce fichier se fait sur la base d’une fiche

d’immobilisation renseignée par l’Assistant Comptable.

Les informations à inscrire sur la fiche sont :

� la nature de l’immobilisation ; � la désignation ; � la famille ; � l’affectation (centre de responsabilité) ; � la date de réception ; � la localisation (zone ou sous zone) ; � la valeur d’acquisition ; � la source de financement. � La durée de vie de l’immobilisation � Le mode d’amortissement (linéaire, accéléré ou dégressif).

Chaque immobilisation est identifiée dans le fichier par un numéro d’immatriculation unique. Le numéro d’immatriculation est attribué par un code qui comporte cinq paramètres : - Le Nom de l’immobilisation ; - la nature d’immobilisation - le numéro d’ordre ; - le nom du projet décliné en sigle PSAC ; - la source de financement. Le numéro d’immatriculation est le numéro unique permettant de désigner une immobilisation donnée individuellement ou un ensemble d’immobilisations regroupées sur une fiche.

- Le numéro d’immatriculation et le nom du Projet sont inscrits sur l’immobilisation.




Folio 1/ SUIVI DES IMMOBILISATION ET DES

VEHICULES Révisé en


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- Le tableau ci-après renseigne sur le mode d’immatriculation des immobilisations Nom de

l'Immobilisation Nature de

l'Immobilisation N° D'ordre

(N° d'entrée) Nom du projet

Source de financement

Code de l'immobilisation

Ordinateur de Bureau =DESKTOP (DT)

Matériel Informatique (MI)

1er PSAC

IDA MI/DT/001/PSAC/IDA

Ordinateur Portable=LAPTOP (LT)


2ième PSAC

C2D MI/LT/002/PSAC/C2D

Véhicule (VH) Matériel de Transport (MT) 3ième PSAC

IDA MT/VH/003/PSAC/IDA

Table de Bureau (TB)

Mobilier de Bureau (MB) 4ième PSAC

IDA MB/TB/004/PSAC/IDA

Fauteuil de Bureau FT)

Mobilier de Bureau (MB) 5ième PSAC IDA MB/FT/005/PSAC/IDA

Souris d'Ordinateur (SR)


6ième PSAC IDA

MI/SR/005/PSAC/IDA

Armoire de Bureau (AB)

Mobilier de Bureau (MB)

7ième PSAC FIMR MB/AB/007/PSAC/FIMR

Le fichier des immobilisations permet de suivre les immobilisations par : � localisation géographique ; � nature et famille ; � affectation ; � source de financement.

2.3.2. Suivi des immobilisations 1. OBJET DE LA PROCEDURE Contrôler et suivre l'utilisation des immobilisations ainsi que leur entretien. 2. APPLICATION DE LA PROCEDURE Cette procédure s'applique à toutes les immobilisations autres que les véhicules. 3. REGLES DE GESTION

- Chaque immobilisation doit porter le nom du PSAC et un numéro d'identification. - Le service utilisateur du matériel veille à l'entretien régulier des immobilisations. Il veille au

renouvellement des polices d'assurance ou des contrats de maintenance souscrits ; - Un inventaire physique des immobilisations est effectué à la fin de chaque exercice

comptable.

4. PRINCIPES DE SUIVI DES VEHICULES

- Les véhicules doivent porter le nom et le numéro de l’Accord de Financement du PSAC. - Les véhicules doivent être utilisés dans le cadre des activités du Projet ; - Le conducteur veille à l’entretien régulier et préventif des véhicules tel que prévu par le

plan d’entretien du Constructeur ; - Toute panne ou tout dysfonctionnement constaté sur un véhicule doit être porté à la

connaissance du Spécialiste en Gestion Financière ; - Tous les mois, le conducteur relève le kilométrage ainsi que les consommations de

carburant à partir des fiches techniques de bord des véhicules ;.


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- Le conducteur veille au respect des dates de renouvellement de polices d’assurance et visites techniques ;

- A chaque entretien du véhicule (vidange, changement de filtre, pièces détachées, pneumatique), le conducteur du véhicule remplit la fiche technique de bord du véhicule en inscrivant : � la date ; � la nature des travaux réalisés ; � son nom et sa signature ; � L’index kilométrique.

2.3.3. Entretien et réparation des équipements

1. OBJET DE LA PROCEDURE

Entretenir et réparer les équipements et le matériel roulant. 2. APPLICATION DE LA PROCEDURE La procédure est appliquée pour les services relatifs à l'entretien et à la réparation des équipements et du matériel roulant. 3. REGLES DE GESTION

- Un contrat de maintenance devra être signé avec un prestataire de la place pour la maintenance et la réparation des équipements de bureau (ordinateurs, photocopieurs, climatiseurs, etc.).

- Le Spécialiste en Passation de Marchés fait jouer la concurrence pour obtenir les meilleures prestations au moindre coût.


1. Préparation de la Demande de Réparation (D/R) 2. Etablissement du devis des travaux 3. Accord du Coordonnateur du Projet 4. Préparation du B/C 5. Signature du B/C 6. Ventilation des documents


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INTERFACES La Secrétaire Le SPM Le SGF Le Coordonnateur Le SPM Le SGF Le Coordonnateur Le Spécialiste en Passation de Marchés

Préparation de la demande de réparation (D/R) En collaboration avec l’agent

- Prépare une D/R en précisant : � la date ; � l’objet de la demande ; � la description des travaux demandés.

- Transmet la D/R au SPM

Etablissement du devis des travaux

- Fait établir un devis par le prestataire pour les travaux demandés ;

- Transmet le devis au Spécialiste en Gestion Financière pour visa ;

- Vérifie la disponibilité budgétaire ; - Fait le suivi financier ; - Transmet le devis au Coordonnateur.

Accord du Coordonnateur

- Approuve le devis ; - Retourne le devis au Spécialiste en

Passation de Marchés pour l’établissement du B/C.

Etablissement du B/C

- Etablit le B/C en trois (03) exemplaires en mentionnant : � Le nom du prestataire ; � L’adresse ; � L’appareil ou le véhicule à réparer ; � Le service utilisateur ; � La description détaillée des pannes

signalées et les montants correspondants.

- Paraphe et transmet le B/C au SGF Signature du B/C

- Contrôle le B/C ; - Signe ; et - Transmet le B/C et le devis au

Coordonnateur pour signature.

- S’assure que le SGF a signé le B/C, - Signe le B/C, - Retourne le B/C au Spécialiste en

Passation de Marchés. Vérification des documents

- Ventile les documents comme suit : � Original B/C au Prestataire ; Duplicata + souche B/C à la comptabilité

D/R D/R D/R B/C B/C B/C B/C


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2.4. Gestion des cartes valeur de carburant

1. OBJET DE LA PROCEDURE Faire le suivi de la consommation du carburant. 2. APPLICATION DE LA PROCEDURE La procédure est appliquée pour tout achat et sortie de carburant. Le carburant nécessaire au fonctionnement de l’UCP est acquis contre remise de cartes auprès des sociétés pétrolières conformément à la procédure d’acquisition des biens et services. Ces cartes peuvent être utilisées dans toutes les stations de la même société pétrolières qui sera choisi comme fournisseur de carburant. 3. REGLES DE GESTION La gestion du carburant se fait à l’aide des supports nécessaires suivants : - un registre journalier pour identifier les détenteurs des différentes cartes avec les

mentions (nom et prénoms du détenteur, numéro de la carte) ; - le registre des cartes valeurs ; - la fiche d’inventaire ; - la fiche de demande de carburant ; - Le Spécialiste en Passation de Marchés fait jouer la concurrence pour obtenir les

meilleures prestations au moindre coût (cas où les prix ne seraient pas uniformes). 4. LISTE DES OPERATIONS Préparation de la Demande d’achat Accord du Coordonnateur du Projet Préparation du B/C Signature du B/C Ventilation des documents.




Folio 1/ GESTION DES CARTES VALEUR DE

CARBURANT Révisé en


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INTERFACES La SGF La Secrétaire Le Demandeur La Secrétaire

- Initié l’achat de carburant selon les

procédures habituelles sur le point fait par la secrétaire après approbation du Coordonnateur.

- Reçoit les cartes valeurs livrés

accompagnés du bon de livraison les transmet au SGF ;

- Enregistre dans le registre des cartes valeurs les quantités livrées (litres) et leurs valeurs en FCFA.

- Remplit la fiche de demande de carburant ; - Signe le fiche et la transmet au SGF qui

signe puis au Coordonnateur pour approbation (la signature vaut approbation) ;

- Transmet la fiche (les deux exemplaires) à La Secrétaire.

- Remplit le registre de carburant et sert le bénéficiaire ;

- Fait signer le registre des cartes par le bénéficiaire ;

- Met à jour le registre.

Compte rendu de consommation Cartes valeurs et bon de livraison Fiche de demande Fiche de dotation


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ANNEXES DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES

MODELE DE DOCUMENTATION a. FICHE DES IMMOBILISATIONS b. FICHE DE SUIVI DES ENTRETIENS ET REPARATIONS DES AUTRES IMMOBILISATIONS c. REGISTRE (FICHIER) DES IMMOBILISATIONS d. FICHE (CARNET) DE BORD DES VEHICULES e. FICHE DE SUIVI DES ENTRETIENS ET REPARATIONS DES VEHICULES f. ETAT DE LA CONSOMMATION DES FOURNITURES PAR COMPOSANTE g. FICHE DETENUE DES STOCKS DE FOURNITURES h. CONTRAT DE TRAVAIL A DUREE DETERMNIEE (CDD) i. ORDRE DE MISSION j. CERTIFICAT DE PRISE DE SERVICE k. FICHE DE DEMANDE DE PERMISSION


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PROJET D’APPUI AU SECTEUR AGRICOLE (PSAC)

FICHE D’IMMOBILISATION Désignation de l’immobilisation : ……………………………………………… Nature de l’immobilisation : ……………………………………………… Code d’identification : ……………………………………………… Affectation : ……………………………………………… Date d’entrée : ……………………………………………… Valeur d’acquisition : ……………………………………………… Source de financement : ……………………………………………… Date de sortie : ………………………………………………



Le C2D, un partenaire au service du développementLe C2D, un partenaire au service du développementLe C2D, un partenaire au service du développementLe C2D, un partenaire au service du développement


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FICHE DE SUIVI DES ENTRETIENS ET REPARATIONS DES AUTRES IMMOBILISATIONS

Date Code de l’immobilisation Objet réparation Référence Bon de

réparation et facture Montant

réparation Observations

Un modèle devra être généré par le système de gestion informatique du Projet.





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REGISTRE (FICHER) DES IMMOBILISATIONS

N° d’ordre

Numéro d’identification

Désignation de l’immobilisation

Date d’acquisition

Lieu d’affectation

Etat d’utilisation Observations

Le Comptable Le RAF Visa du Coordonnateur





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FICHE (CARNET) DE BORD DE VEHICULE

Date Objet et circuit du Déplacement

Km au départ

Quantité de carburant prise

Km à l’arrivée Observations





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FICHE DE SUIVI DES ENTRETIENS ET REPARATIONS DES VEHICULES

Date Code de l’immobilisation Objet réparation

Référence Bon de réparation et

facture

Montant réparation Observations



Le C2D, un partenaire au service du déveLe C2D, un partenaire au service du déveLe C2D, un partenaire au service du déveLe C2D, un partenaire au service du développementloppementloppementloppement


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ETAT DE LA CONSOMMATION DES FOURNITURES PAR COMPOSANTE Mois : ……………….. Composante : Responsable

d’activité Consommation Cumul

libellé Quantité Valeur libellé Quantité Valeur Le Comptable Le RAF Le Coordonnateur





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FICHE DE TENUE DES STOCKS DE FOURNITURES Article : …………………………………………….

Date Entrée de stocks Sortie de stocks solde

A SAISIR SUR FICHIER EXCEL





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PROJET D’APPUI AU SECTEUR AGRICOLE (PSAC) CONTRAT DE TRAVAIL A DUREE DETERMINEE Entre les Soussignés UC-PSAC ayant son siège à Abidjan, sis ________________, ___ BP ___ Abidjan ___, Tel, représenté par le ____________________________ ayant pouvoir à cet effet, Ci-après dénommé « L'EMPLOYEUR », d'une part ;

Et

Monsieur ______________, Né le ________________ à ____________ de Nationalité ______, domicilié à __________________, _____ BP ___________ Abidjan ________, Tél : ____ _ , P ro f ess i on _ _______ Ci-dessous dénommé l'EMPLOYE d'autre part,

Il a été arrêté et convenu ce qui suit : Article 1 : Texte de référence

Le présent contrat de travail établi en cinq exemplaires est régi par les dispositions suivantes :

a) Loi n° 95-15 du 12 janvier 1995 portant code du travail en Côte d'Ivoire et les textes subséquents ;

b) Les termes de références du poste ci-joints. Article 2 : Objet du Contrat Monsieur ____________ est engagé par le Projet, pour exercer la Fonction de ________________,

sous l'autorité du Comité de pilotage du projet. L'employé fournit la totalité des services spécifiés dans les termes de références. Article 3 : Evaluation des Performances L'employé(e) s'engage à fournir les Services conformément aux normes professionnelles et déontologiques les plus exigeantes. Il (elle) prend les mesures nécessaires pour corriger les points de l'exécution du présent Contrat qui ne donneraient pas satisfaction à l'employeur. Article 4 : Durée du Contrat L'employé fournit les Services à temps plein à compter du _______________ pour une durée de un

(1) an/ pour une durée courant jusqu’à la fin du Projet.





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Article 5 : Temps de Travail Le temps normal de travail est de quarante (40) heures par semaine. Les jours et heures ouvrables sont ceux prévus pour le personnel de l'administration publique. Les prestations en dehors des jours et heures normales de travail peuvent se faire à l'initiative de l'employé ou à la demande de l'employeur. Ces heures supplémentaires ne seront pas rémunérées.

Article 6: Rémunération, Assurances et Couvertures Sociales En contrepartie des services fournis par l'employé conformément aux termes de références, l'employeur s'engage à : - Déclarer l'employé à la Caisse Nationale de Prévoyance Sociale. Les cotisations de retraite

de l'employé seront versées directement par l'employeur à partir des fonds de -------. Imputation budgétaire ___________ : cotisations CNPS des agents contractuels et décisionnaires ;

- Contracter annuellement une Assurance maladie au bénéfice de l'employé. L'assurance maladie couvrira également (son conjoint et les enfants âgés de moins de 21 ans) _______________. Imputation budgétaire __________ Assurance maladie en faveur du personnel ;

- Payer à l'employé, un salaire mensuel net _____________ (CFA). Le salaire mensuel net de l'employé sera payable une fois par mois et à terme échu par virement sur le compte bancaire qui aura été préalablement communiqué à la comptabilité du Projet. Il est payable sur fonds de l'---- et imputable sur la ligne budgétaire ___ : Rémunération du personnel sous contrat et décisionnaires.

Article 7 : Déplacements Déplacements en dehors du lieu d'Affectation Pour les besoins de service, l'employé pourra être amené à se déplacer, en dehors de la ville, lieu de résidence. Pour chacun des déplacements en dehors de la ville, lieu de résidence, un ordre de mission sera établi par ------------------, et les frais de déplacement, d'hébergement et de restauration de l'employé seront pris en charge par l'Employeur selon les modalités et aux montants définis par le texte réglementaire pris par le Ministre de l'Economie et des Finances portant sur les frais de mission des Personnels des projets Cofinancés par la Banque Mondiale. Les dépenses liées aux déplacements et mission seront imputées au __________. Déplacements dans la localité d'affectation En raison de la non-utilisation de Véhicules de fonctions ou de services lors des déplacements effectués, dans le cadre du service, dans la localité d'affectation, l'employeur versera mensuellement à l'employé(e) une indemnité forfaitaire ______________ francs CFA (F CFA) sur son salaire.

Article 8 : Congés Conformément à la réglementation en vigueur, l'Employé aura droit à un congé de 2,2 jours ouvrables par mois de service.


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Les jours fériés officiels en Côte d'Ivoire sont chômés et payés. En matière de congés de maladie, l'Employeur respectera les prescriptions prévues par le code du travail. Article 9: Règlement Intérieur L'employé devra se conformer aux règles de fonctionnement du Projet.

Article 10 : Devoir de Réserve

Pendant la durée du présent Contrat et les deux années suivant son expiration, l'employé ne divulgue aucune information exclusive ou confidentielle concernant les Services, le présent Contrat, les activités de l'employeur, sans avoir obtenu au préalable l'autorisation écrite de celui-ci.

Article 11 : Propriété des Documents et Produits

Tous les rapports, études ou autres produits sous forme de graphiques, logiciels ou autres, que l'employé prépare pour le compte de l'employeur au titre du présent Contrat, deviennent et demeurent la propriété de L'employeur. L'employé peut conserver un exemplaire desdits documents et logiciels.

Article 12 : Résiliation du contrat

A- Résiliation du contrat par l'Employeur

Le présent contrat peut être résilié par l'Employeur pour les motifs et de la manière indiqués ci-dessous.

A.l - Modification du projet

Si pour quelques raisons que ce soit, il y avait une diminution du financement ou une cessation des activités du Projet entraînant la suppression du poste, le Présent contrat pourra être résilié, en tout temps, par un avis écrit de résiliation donné par l'employeur. Dans ce cas, l'employé aura droit aux indemnités conséquentes qui seront prise en charge par la contrepartie ivoirienne.

A.2 Insuffisance de rendement

Le contrat de l'employé peut être résilié pour insuffisance de résultat suite à l'évaluation de ses performances suivant les objectifs qui lui sont fixés conformément à sa fiche de fonction. Dans ce cas, seul le salaire dû pour les jours effectivement travaillés sera payé. Aucune indemnité ne sera payée.

A3 -Autres motifs de résiliation

a) pour fautes lourdes

L'employeur pourra résilier le présent contrat et exiger le départ immédiat de l'employé sans préavis en cas de faute lourde dans les conditions prévues par l'article 40 du Code du travail. Sous réserve de l'appréciation de la juridiction compétente, seront notamment considérés comme faute lourdes pour l'Employé: le vol, l'insubordination, l'abandon de poste, les irrégularités dans l'établissement des documents prescrits et pièces comptables, les faux en écritures, les déficits de gestion injustifiés, les prélèvements personnels excédent le solde créditeur de l'Employé dans les livres du Projet, les rixes ou brutalités de service, la divulgation de tout document ou information relatifs au service, le défaut d'entretien du matériel confié à l'employé et, en général, toute faute de nature à porter un préjudice grave à la bonne marche du Projet et à la réputation de l'Unité de Coordination du Projet.


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Dans ce cas, seul le salaire dû pour les jours effectivement travaillés sera payé. Aucune indemnité ne sera payée. b) Pour cause d'insubordination

L'intempérance, l'inconduite notoire, et tout autre manquement à un supérieur ou à un collègue ainsi qu'à un partenaire au projet sont susceptibles de rupture de contrat laissé à l'appréciation du Comité de pilotage du projet.

B - Résiliation du contrat par l'Employé(e)

Le présent contrat pourra être résilié par l'employé pour les motifs rendant impossible l'exécution de ses prestations. Dans ce cas, seul le salaire dû pour les jours effectivement travaillés sera payé. Aucune indemnité ne sera payée. Article 13 : Différends Les différends qui pourraient surgir dans le cadre de l'exécution du présent contrat seront réglés conformément aux dispositions des textes législatifs ou réglementaires en vigueur, et à celle de la Convention Collective Interprofessionnelle et des modifications éventuelles ultérieures de ces textes ou de convention auxquelles les parties déclarent formellement se soumettre. Article 14 : Interprétation Le présent contrat stipule que les droits des parties seront interprétés en vertu des lois en vigueur en Côte d'Ivoire. Pour tout ce qui n'est pas réglé par le présent contrat, l'Employé s'engage à se conformer aux dispositions légales et réglementaires prévues par le Code du Travail en vigueur en Côte d'Ivoire. En foi de quoi, les parties déclarent avoir lu et compris tous les termes et conditions contenus dans le présent contrat. Ont signé le présent contrat en six exemplaires aux dates mises en regard des noms et signatures.

Fait à ___________ le _________

L’employeur L’employé


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Abidjan, le

ORDRE DE MISSION N°

NOM ET PRENOMS : SE REND/RENDRONT : A …………… OBJET : DATE DE DEPART : DATE DE RETOUR : MOYEN DE TRANSPORT : DUREE DE LA MISSION :

LIEU D’ORIGINE LIEU DE DESTINATION DEPART ARRIVEE SIGNATURE LE COORDONATEUR

SIGNATURE DE L’AUTORITE COMPETENTE

ARRIVEE DEPART SIGNATURE DE L’AUTORITE COMPETENTE

SIGNATURE DE L’AUTORITE COMPETENTE





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ATTESTATION DE REPRISE DE TRAVAIL

Nous soussignés, Madame/ Monsieur … , COORDONNATEUR de l’UC-PSAC attestons que :

Madame, Mademoiselle, Monsieur

Employé en qualité de ……………… a repris le travail le …………… après ses congés annuels.

En foi de quoi, nous lui délivrons la présente Attestation pour servir et valoir ce que de droit

Fait à Abidjan, le ………………

Pour l’UCP

………………………..

COORDONNATEUR DU UC-PSAC



Le C2D, un partenaire aLe C2D, un partenaire aLe C2D, un partenaire aLe C2D, un partenaire au service du développementu service du développementu service du développementu service du développement


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DEMANDE DE PERMISSION

Nom & prénoms: ________________________________ ______________________ ____________

Fonction : ______________ Statut : ____ ______

Motif de Permission : 1-Mariage du travailleur ; 2-Mariage d’un de ses frères ou sœurs ; 3-Décès du conjoint ; 4-Décès d’un

enfant, du père ou de la mère du travailleur ; 5-Décès d’un frère ou d’une sœur ; 6-Décès d’un beau-père

ou d’une belle-mère ; 7-Naissance d’un enfant ; 8-Baptême d’un enfant ; 9-Première communion ;

10-Déménagement.

11- Autres (Préciser le cas) : _ ____________________________________________________________

N.B. : Joindre pièces justificatives.

Période d’absence: du ____________ ____ au ________ ___

L’intéressé (e) Visa du coordonnateur

Date effective de reprise : _______________ _______ _

L’intéressé (e) Visa du coordonnateur





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PARTIE 3 : PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES


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3.1 Généralités

3.1.1 Objet des procédures

Ces procédures ont pour objet de présenter :

- Les différents modes de passation de marché ; - les responsabilités de chaque acteur intervenant dans le processus; - les documents requis et le cas échéant le contenu attendu.

3.1.2 Directives et Textes de référence

Le Projet d’Appui au Secteur Agricole (PSAC) est cofinancé par l’Association Internationale pour le Développement (IDA), l’Agence Française de Développement à travers le (C2D), le Gouvernement de la République de Côte d’Ivoire et les Interprofessions. Ainsi, les règles de passation de marchés proposées dans le présent manuel, seront inspirées des dispositions contenues dans les documents de références suivants : - l’accord de financement (prêt) signé entre le Gouvernement de Côte d’Ivoire et l’IDA ; - les Directives "Passation des Marchés de fournitures, de travaux et de services (autres que les

services de consultants) par les emprunteurs de la Banque Mondiale", datées de Mai 2004 et mises à jour en Octobre 2006 et janvier 2011, et suivant les dispositions de l'Accord de financement, reflétées dans le Plan de Passation de Marchés du Projet (PPM) ;

- les Directives "Sélection et Emploi des Consultants par les Emprunteurs de la Banque Mondiale", datées de Mai 2004 et mises à jour en Octobre 2006 et janvier 2011, et suivant les dispositions de l'Accord de crédit, reflétées dans le Plan de Passation de Marchés du Projet (PPM) ;

- les dispositions du Code des Marchés Publics relatives à l’approbation de documents et de signature de marchés applicable en Côte d’Ivoire et ses textes d’application, ceci à condition que ces dispositions soient jugées acceptables par la Banque Mondiale et ne soient pas en contradiction avec celles des Directives de la Banque ;

- les "Directives de Passation de marché de l’AFD " ; - le Mémorandum of Understanding signé entre la Banque mondiale et l’AFD ; - le Manuel d’Exécution du Projet jugé acceptable par la Banque ; - le présent Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables du projet jugé

acceptable par la Banque. Les terminologies, l’interprétation et la description des procédures applicables seront celles spécifiées dans les Directives de la Banque Mondiale. En cas de contradiction entre les dispositions des différents documents ci-dessus cit és, l’ordre de priorité est le suivant : l’Accord de Financement signé avec la Banque Mondia le, la convention d’affectation du Contrat Désendettement et Développement signée avec l’AFD, les Directives de la Banque et celles de l’AFD, le plan de passation de marchés approuvé, le Code des Marchés Publics, le Manuel d’Exécution du Projet et le Manuel de procédures administratives, comptables et financières du Projet . En cas de contradiction entre les procédures nationales et celles des Directives de la Banque Mondiale ou de l’AFD, les Directives de ces dernières prévaudront. Ces directives mettent l'accent sur l'obtention d'un service de haute qualité tout en assurant une approche économique et efficiente, en offrant des chances égales aux consultants qualifiés, en



PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES

Rédigé en Janvier 2014

Folio 1/1 GENERALITES Révisé en


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encourageant le développement des capacités locales de conseil et en pratiquant la transparence dans le processus de sélection. Dans la sélection des attributaires pour les marchés passés avec le PSAC et afin d’offrir les mêmes chances aux fournisseurs, bureaux d’études et consultants participant aux appels à la concurrence lancés par les organes de passation des marchés du projet, les personnes impliquées dans la passation de marchés doivent se soumettre aux principes déontologiques suivants :

- indépendance et impartialité ; - transparence et efficacité ; - intégrité et devoir de réserve.

Pour les marchés financés par l’AFD, en raison des obligations légales et règlementaires de l’organisation, les attributaires devront être absents des listes de sanctions financières des Nations Unies, de la Commission européenne et de la France. Une déclaration d’intégrité devra également leur être systématiquement envoyée dès le début de la procédure d’appel d’offres. La présente section sera mise à jour au fur et à mesure de la mise à jour des règles et procédures, et chaque fois en tant que de besoin.

3.1.3 Responsabilité générale

3.1.3.1 L’UC-PSAC L’Unité de Coordination du Projet a la responsabilité de l’ensemble des activités de passation de marchés pour le projet. Le Spécialiste en Passation de Marché (SPM1) de l’UCP contrôle et vise les dossiers de passation de marchés de l’UC-PSAC. Cependant chaque interprofession est responsable de l’ensemble des activités de passation de marché spécifique à son secteur, dans la limite des seuils, des procédures de la banque et de l‘AFD. Le second Spécialiste à la Passation de Marché (SPM2) appuiera les interprofessions dans le suivi et le contrôle des dossiers de passation de marchés. Les Spécialistes en passation de marché sont responsable chacun à leur niveau de : - la coordination de toutes les activités relatives à la passation des marchés, y compris la

programmation et la soumission d’un rapport d’avancement portant sur le calendrier au Coordonnateur ;

- la programmation des acquisitions ; - l’actualisation régulière du plan de passation des marchés ; - la préparation, la finalisation et le lancement des appels d’offres et Demandes de

Propositions (DP) articulés comme suit :

� élaboration des dossiers d’appels d’offres de travaux, de fournitures et services; � préparation des avis à manifestation d’intérêt ; � préparation des listes restreintes et des demandes de proposition pour la sélection des

bureaux d’études, consultants et autres prestataires ; � définition des critères de sélection des fournisseurs et prestataires ; � lancement des appels d’offres.

- la participation à l’ouverture des offres et conduite de toute la procédure d’analyse,

d’évaluation des offres et d’attribution des marchés ; - la préparation de rapports d’ouverture le cas échéant et d’évaluation des offres ; - la préparation et la tenue des séances de négociations le cas échéant ; - la préparation et la soumission des contrats pour signature ; - l’organisation et participation à la réception des travaux et biens ; - la préparation des procès-verbaux de réception.


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3.1.3.2 Cellule C2D de la DMP

Pour la mise en œuvre des opérations de passation de marché financés sur les ressources du C2D, il est mis en place au sein de la DMP, une cellule dédiée au traitement et au suivi des dossiers des marchés relatifs aux projets et programmes C2D, dénommée Cellule C2D de la DMP.

Cette cellule a la responsabilité principale d’examiner et de valider les différentes étapes d’exécution du plan de passation de marché du PSAC.

3.1.3.3 Les Agences d’Exécution du Projet (AEP)

Dans le cadre de l’exécution du projet, l’UC-PSAC déléguera une partie de la mise en œuvre du projet, sous la forme de conventions de partenariat et de conventions de financement aux AEP’s que sont : le (FIRCA), le (CNRA), l’ANADER, l’AGEROUTE, la FENACOPAHCI, l’ APROMAC, l’AFFICOTI, le CCA, l’AIPH, l’INTERCOTON, le CCC et d’autres entités le cas échant, quelle définira.

Ces AEP’s passerons leur marchés selon leur procédures de passation de marchés actualisée avec les Directives de la Banque mondiale.

Le deuxième Spécialiste en passation de marché renforcera les capacités en matière de passation de marché de chacune des AEP’s.

3.1.4 Programmation des Marchés

Les marchés sont passés suivant le plan de passation de marchés approuvé par l’IDA et l’AFD. Ce plan sera actualisé annuellement ou selon les besoins pendant toute la durée du Projet. Toutes les révisions proposées dans le plan de passation des marchés doivent être soumises à l’approbation préalable de la Banque Mondiale et de l’AFD. Ce plan comportera les informations minimales suivantes :

1) le numéro de référence ; 2) l’intitulé (désignation) ; 3) la sous-composante 4) la méthode de passation de marché ; 5) le coût estimatif ; 6) le type d’examen (à priori ou à postériori) ; 7) la date prévue pour la préparation du dossier ; 8) la date prévue pour le lancement (publication) de la consultation (Appel d’offres, demande

de cotation, demande de proposition, …) ; 9) la date prévue pour la réception et l’ouverture des offres ; 10) les dates prévisionnelles de réception des différents avis requis ; 11) le mois prévu pour la signature du contrat ; 12) la date prévisionnelle d’achèvement du marché.

Avant toute publication d’un avis spécifique d’appel d’offres, le plan de passation des marchés du Projet est fourni à la Banque Mondial et à l’AFD pour examen et approbation. La passation des marchés de fournitures, de travaux et de services de consultants se fera conformément à ce calendrier approuvé par la Banque Mondiale et l’AFD lors de l’élaboration des PAA du projet.


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3.1.5 Préparation des Dossiers de consultation (App el d’Offres, Consultation Restreintes, Demandes de Propositions, Consultation de Fournisseurs, etc.)

Les dossiers de consultation (dossier d'appel d’offres pour les travaux et fournitures et demandes de propositions pour les services de consultants) sont élaborés en utilisant les documents standards de soumission de la Banque Mondiale. Pour les dossiers de consultations internationales, l’utilisation des dossiers types de la Banque mondiale est obligatoire. Pour ce qui concerne les consultations nationales, la coordination pourra préparer des dossiers types qu’elle soumettra à l’approbation préalable de la Banque avant leurs utilisations. Ces dossiers seront également soumis à l’avis de non objection de la Banque Mondiale, selon les dispositions prévues dans l’Accord de prêt, et de l’AFD pour l’octroi des marchés et contrats que l’AFD finance. Plus précisément, afin d’éviter qu’une activité financée par l’AFD et par la Banque Mondiale donne lieu à la publication de deux dossiers d’appel d’offres, il a été convenu qu’un seul dossier d’appel d’offres « commun aux deux bailleurs » serait publié auquel sera ajouté la déclaration d’intégrité du C2D. Le DAO portera sur différents lots, financés par chacun des bailleurs. La Banque Mondiale donne l’ANO sur le DAO ainsi que sur le processus de sélection des soumissionnaires. Toutefois, pour l’octroi d’un marché sur un lot financé par l’AFD, l’ANO devra être demandé à l’AFD et le contrat-type utilisé devra être celui du C2D. Un même DAO (fournitures et travaux) ou une même DP (consultants) pourra être séparé en différents lots selon le type de financement. Soit un lot par bailleur AFD ou Banque Mondiale.

3.1.6 Les types de consultation Conformément aux Directives pour la Passation des Marchés et à l’Accord de Financement les méthodes de passation de marchés prévues sont :

a) Marchés de travaux :

- Appel d’Offres International (AOI) ; - Appel d’Offres National (AON) ; - Consultation d’Entreprises (CE) dite procédures de shopping. - Sélection par Entente Directe (SED)’ ;

b) Marchés de Fournitures : - Appel d’Offres International (AOI) ; - Appel d’Offres National (AON) ; - Consultation de Fournisseurs (CF) dite procédures de shopping ; - Sélection par Entente Directe (SED).

c) Contrats de Services de Consultants : - Sélection Fondée sur la Qualité et le Coût (SFQC) ; - Sélection au « Moindre Coût » (SMC) ; - Sélection fondée sur les Qualifications des Consultants (QC) ; - Sélection par Entente Directe (SED) ; - Sélection des consultants individuels (CI). -

3.1.7 Les organes d’ouverture, d’évaluation et d’at tribution des marchés

Une commission de passation des marchés publics (organes d’ouverture et d’évaluation/attribution des offres) sera mise en place et se composent comme suit :


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• La Commission d’ouverture et de Jugement des Offres (COJO)

Une commission ad hoc d’ouverture des plis et de jugement des offres, placée auprès de l’autorité contractante est chargée de l’ouverture des plis, de l’évaluation des offres et de la désignation du ou des attributaires. Cette ouverture devra se faire conformément aux dispositions du Code des Marchés Publics en vigueur en Côte d’Ivoire. La Commission d’ouverture des offres est composée comme suit :

� le Directeur Administratif, Financier et de la Programmation (DAFP) du Ministère de l’Agriculture ou son représentant, Président ;

� un représentant de l’autorité contractante ou du maître d’ouvrage, ou du maître d’ouvrage délégué s’il existe, Rapporteur ;

� un représentant du maître d’œuvre s’il existe. Dans ce cas, ce représentant assure les fonctions de rapporteur ;

� un représentant du ou de chacun des services utilisateurs, Membre ; � un représentant de la Direction des Marchés Publics, Membre ; � le Contrôleur Financier placé auprès de l’autorité contractante, Membre. � le Spécialiste en Passation des Marchés ; joue le rôle de contrôleur qualité au sein de

ladite COJO.

La commission, en fonction des seuils définis est applicable à l’ensemble des conventions de partenariat à passer dans le cadre des financements du PSAC, à l’exception des interprofessions qui ont signé un accord de financement. La commission ne peut valablement siéger, le jour d e l’ouverture des offres, tel que indiqué dans l’avis d’appel d’offres, quel que soit le nomb re de plis reçu et la présence du Président et du Rapporteur. Cependant, la commission peut val ablement siéger à la demande de la majorité des membres présents avec voix délibérativ e, en présence d’au moins trois (3) membres dont l’autorité contractante, lors des séan ces de jugement des offres . Si ce quorum n’est pas atteint, la séance de jugement des offres est reportée à une date déterminée d’un commun accord. Cette séance doit se tenir dans les huit (8) jours qui suivent la date du report. La commission est valablement réunie à cette deuxième séance avec la présence d’au moins deux (2) de ses membres, dont nécessairement l’autorité contractante.

• Le Comité de Sélection (CS) Conformément à l’arrêté 201 MEF/DGBF/DMP du 21 Avril 2010 portant conditions de mise en œuvre de la consultation d’entreprise ou procédure de shopping, un Comité de Sélection remplacera la COJO et sera composé comme suit :

- Le Coordonnateur de l’UC-PSAC ; - Le Spécialiste en Gestion Financière de l’UC-PSAC ; - La Cellule Passation de marchés de l’UC-PSAC ; au moins un représentant ; - Le service utilisateur.

Les membres du Comité de Sélection peuvent se faire représenter. Ils peuvent tout aussi s’adjoindre toute compétence nécessaire en fonction de la nature des prestations à réaliser. NB Avant la réception des offres des soumissionnaires, l’UCP pourra organiser une conférence préalable à l’établissement des offres afin de leur expliquer les travaux, fournitures, prestations ou services attendus. Le Coordonnateur devra informer la banque mondiale, l’AFD et le MINAGRI de la tenue de cette réunion ai nsi que le lieu et l’horaire de cette réunion préalablement à sa tenue.


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3.2 Passation des marchés de travaux et fournitures

3.2.1 Appel d’offres international

Principe Un avis d’appel d’offre est publié dans des journaux et sites nationaux et internationaux de large diffusion. Pour des montants de marchés de travaux dont le coût estimatif est supérieur à l’équivalent de 10 000 000 $US et les marchés de fournitures dont le cout estimatif est supérieur à 1 000 000 $ US, la publication en ligne sur le site ‘’dgmarket’’ est obligatoire. En cas d’Appel d’Offres International comme nationa l, l’UC-PSAC est vivement encouragée à utiliser les modèles de dossiers type d’appel d’o ffres de la banque mondiale, pour le financement IDA et les dossiers types AFD, pour les financements C2D. Champ d’application La méthode s’applique : - aux marchés de travaux d’un montant estimatif supérieur ou égal à la contre- valeur de 10 000

000 dollars US par marché ; - aux marchés de fournitures d’un montant estimatif supérieur ou égal à la contre- valeur de 1

000 000 dollars US par marché ; - à tous autres marchés de fournitures dont l’AOI présente un avantage comparatif par rapport

aux autres méthodes. - Cette procédure est valable aussi bien au PSAC qu’au niveau de chaque interprofession. Tableau récapitulatif des seuils pour application d e la procédure d’AOI

Appel d’offres International (AOI)

Catégories de dépenses Valeurs en dollars US

Avis de Non Objection de l’IDA

ou de l’AFD

Travaux (T) Supérieur ou égal à 10 000 000

Oui Fournitures (FOUR) Supérieur ou égal à de 1

000 000 Etapes de la procédure La procédure d'Appel d'Offres International se déroule en neuf (9) étapes : E1. L’expression des besoins ; E2. La préparation et le lancement de l'appel d'offres ; E3. La réception des offres ; E4. L’évaluation des offres et proposition d’attribution du marché ; E5. La notification à l'attributaire et préparation du marché ; E6. La signature du contrat ; E7. La ventilation et l’enregistrement du marché dans le module de gestion des marchés du logiciel ; E8. Le suivi de l’exécution du marché ; E9. Le classement des documents de passation de marché.





Folio 1/1 PASSATION DE MARCHES DE

TRAVAUX ET FOURNITURES Révisé en


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DESCIPTION DE LA PROCEDURE

INTERVENANTS DESCRIPTION DES TACHES DOCUMENTS ET INTERFACES

Le demandeur (ou Bénéficiaire) Le Coordonnateur Le Spécialiste de la Passation de marchés Le Coordonnateur Le secrétariat du Projet

1. Expression et approbation des besoins

- Exprime ses besoins à travers un dossier de demande d’achat comportant la liste des besoins, les quantités, le coût estimatif et si possible les spécifications techniques souhaitées ;

- Adresse les besoins au Coordonnateur.

- Reçoit et examine les besoins exprimés ; - Rejette le dossier ou le transmet au Spécialiste en

Passation de Marchés pour préparation du Dossier d’Appel d’Offres Internationales (DAOI).

2. Préparation et lancement de l'appel d'offres.

La fourniture d’une déclaration d’Intégrité (dont l e modèle est joint en annexe) dûment signée, est à exiger lors de tout Appel d’Offres et sera obligatoirement incluse comme pièce contractuelle d u marché pour les marchés financés par l’AFD. Pour les marchés de travaux et de fournitures le cautionnement est important et l’UC devra apprécier son utilité et le précisé dans le DAO.

- S’assure que le marché est prévu au plan de passation de marchés ;

- Prépare un projet de Dossier d’Appel d’Offres comprenant : l’Avis d’Appel d’Offres (AAO) ; les Instructions aux Soumissionnaires (IS) ; les Données Particulières de l’Appel d’Offres (DPAO) ; les critères d’évaluation et de qualification ; les formulaires de soumission ; le bordereau des quantités, calendrier de livraison, spécifications techniques, plan ; le Cahier des Clauses Administratives Générales (CCAG) ; le Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP) ; les Formulaires du Marché.

- Transmet le DAOI au Coordonnateur

- Examine le DAOI et le transmet pour contrôle de conformité à la DMP ou la cellule C2D de la DMP le cas échant.

- Reçoit l’avis de La DMP sur le DAOI ; - Transmet l’avis de la DMP au Coordonnateur.

Fiche d’expression des besoins Liste des articles et description de leurs spécifications Projet de Dossier d’Appel d’Offres (DAOI) Avis de la DMP/Cellule C2D de la DMP


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Le Coordonnateur Le Spécialiste en Passation de Marchés Le Coordonnateur Le SPM Le Secrétariat chargé de la réception des offres (normalement le Coordonnateur) Le Coordonnateur ou la personne mandatée par lui La COJO

- Transmet au Spécialiste en Passation de Marchés (SPM), l’avis de la Direction des Marchés Publics pour la prise en compte des éventuels commentaires ;

- Transmet la version corrigée du DAOI et la demande d’avis de non objection à l’IDA ;

- Reçoit l’avis de l’IDA et le transmet au Spécialiste en Passation de Marchés pour prise en compte des éventuelles observations.

- Finalise le DAOI tenant compte des observations de l’IDA ; - Prépare l’Avis d’Appel d’Offres ; - Transmet l’avis d’appel d’offres au Coordonnateur pour

signature.

- Signe ou fait signer l’Avis d’Appel d’Offres ; - Transmet le DAOI finalisé et l’Avis d’Appel d’Offres à l’IDA

pour publication sur dgmarket et UNDB online ; - Transmet l’Avis d’Appel d’Offres au SPM pour la publication

dans la presse locale.

- Procède à la publication de l’Avis d’Appel d’Offres dans le journal officiel et dans un autre journal national de large diffusion. En fonction de l’importance du dossier, on pourra également faire la publication dans un journal international.

L'appel d'offres doit prévoir un délai suffisant pour les réponses des soumissionnaires. Le délai minimum à respecter est de six (06) semaines ; il peut être prorogé jusqu’à douze (12) semaines selon la complexité du marché.

3. Réception des d'offres

- Reçoit les offres ; - Enregistre les offres en indiquant le numéro (ordre

d’arrivée), la date et l’heure de réception du pli ; - Remet au soumissionnaire un récépissé dûment signé

comportant, l’objet de l’appel d’offres, l’ordre d’arrivée et l’heure de réception du pli ;

- Transmet les offres au Coordonnateur ou à toute personne désignée par ce dernier pour garder les offres.

NB ꞉ A la date et heures limites de réception des offres , la COJO pourra procéder au dépouillement quel que s oit le nombre de plis reçus . - Garde les offres en sécurité et les transmet à la

Commission d’Ouverture et de Jugement des Offres en séance d’ouverture après l’heure limite de dépôt des offres et avant l’heure prévues pour l’ouverture des plis.

- Procède à l’ouverture des plis en séance publique ;

Projet de Dossier d’Appel d’Offres (DAOI) Projet de Dossier d’Appel d’Offres (DAOI) Avis d’Appel d’Offres aux soumissionnaires Avis d’Appel d’Offres

Liste de dépôt


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La COJO La Commission d’Ouverture et de Jugement des Offres (COJO) La COJO Le Coordonnateur

L’ouverture des offres doit se faire à l’heure prévue dans le DAOI et en présence des membres de la commission, des soumissionnaires ainsi que des personnes qui se seraient présentés, quel que soit le nombre de plis . Le montant et les pièces présentes dans chaque offre seront lus à haute voix ; Chaque offre sera paraphée par au moins deux membres de la COJO qui n’évalueront pas les offres. Pour les appels d’offres infructueux le Coordonnateur en liaison avec la cellule PM/DMP/la cellule C2D de la DMP, procèderons à la republication de l’AAOI suivant les dispositions du Code des Marchés publics. - Rédige le procès-verbal d’ouverture (PV) des offres ; - Signe le PV d’ouverture des plis ; - Fait signer les représentants des soumissionnaires

présents le procès-verbal d’ouverture des offres ; - Remets une copie du procès-verbal d’ouverture à

chaque représentant de soumissionnaire présent. Aucune offre ne sera rejetée pendant la séance d’ouverture des plis, sauf celles qui sont arrivées en retard après le dépouillement. Les offres déclarées hors délai réceptionnées sont retournés, avec accusé de réception, aux soumissionnaires concernés. Une liste de présence sera émargée par tous les participants à la séance d’ouverture des plis.

4. Evaluation des offres et attribution du marché

- Vérifie l’exhaustivité et la conformité des offres aux spécifications du DAOI ;

- Procède à l’évaluation des offres ; - Etablit un rapport d’évaluation détaillé précisant les

motifs exacts de la recommandation d’attribution du marché ou de rejet d’une offre et tous les membres signent le rapport d’évaluation ;

- Examine le rapport d’évaluation des offres (de préférence en séance plénière) ;

- Approuve le rapport; - Transmet le rapport approuvé et signé par tous les

membres de la Commission au Coordonnateur.

Le marché doit être attribué au soumissionnaire ayant présenté l’offre évaluée la mieux disante qui satisfait aux méthodes de sélection, critères de qualification, et de post-qualification initialement retenus dans le dossier d’appel d’offres. - Soumet le rapport d’évaluation des offres à

l’approbation de la cellule C2D de la DMP dans le cas d’un financement C2D.

Procès-verbal d’ouverture des offres Rapport d’évaluation dument signé


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Le Coordonnateur La Banque Mondiale/L’AFD Le Coordonnateur Le Spécialiste en Passation de Marchés Le Coordonnateur Le Spécialiste en Passation de marchés

- Soumet le rapport d’évaluation à l’avis de non-

objection à la Banque mondiale et/ou de l’AFD, selon qui est le financeur de l’activité.

- Transmet son avis au Coordonnateur.

- Reçoit l’avis de la Banque mondiale ou de l’AFD ;

En cas d’objection, fait corriger le rapport puis, soumet le rapport corrigé à l’approbation de la de la Banque Mondiale ou de l’AFD ;

- Transmet une copie de l’avis de la Banque Mondiale ou de l’AFD au SPM ;

- Fait préparer l’avis de publication des résultats.

5. Notification de l’attribution et préparation du marché

- Prépare la lettre de notification de l’attribution et d’invitation à la signature du marché ;

- Prépare l’avis de publication des résultats ; - Soumet la lettre de notification et l’avis de

publication à la signature du Coordonnateur.

- Signe la lettre de notification de l’attributaire et l’avis de publication ;

- Fait notifier la lettre de notification à l’attributaire ;

- Transmet une copie de l’avis de publication des résultats à la Banque Mondiale ou à l’AFD pour publication sur DG-Market ;

- Fait publier l’avis dans un journal national de large diffusion.

- Prépare le marché en mentionnant la sous-composante et le soumet au visa du Coordonnateur.

avis de la cellule de passation des marchés du MINAGRI (CPMM) Avis de L’IDA/AFD la lettre de notification Lettre de notification et avis de publication des résultats Projet de marché


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Le Coordonnateur Le Spécialiste en Passation de marchés Le Coordonnateur Le Spécialiste en Passation de Marchés Le Spécialiste en Passation de marchés

6. Signature du marché

- Paraphe toutes les pages du marché qui doit

être soumis à la signature de l’attributaire ; - Transmet le marché au SPM pour signature de

l’Attributaire

- Soumet le projet de marché paraphé par le Coordonnateur à la signature de l’attributaire ;

- Prépare à l’intention des autres soumissionnaires une lettre d’information sur l’issue de l’évaluation de leurs soumissions ou fait la publication des résultats dans un journal de large diffusion ;

- Reçoit le marché signé par l’Attributaire ; - Soumet le marché et les lettres d’information à la

signature du Coordonnateur.

- Signe le marché et les lettres d’information. - La signature du marché par le

Coordonnateur National vaut approbation du marché jusqu’au seuil de 20 000 000 dollars US.

- Transmet le marché approuvé au SPM pour diffusion.

- Notifie le marché dûment approuvé à l’attributaire. 7. Ventilation et Enregistrement du marché

dans le Module Gestion des marchés du logiciel

- Transmet un original du marché au Spécialiste

en Gestion Financière ; - Fait transmettre une copie du marché à la

Banque mondiale ou à l’AFD ; - Classe une copie du marché dans le dossier du

marché ; - Enregistre le contrat dans le logiciel ; - Actualise les dates de réalisation au plan de

passation de marchés ; - Enregistre le marché dans le répertoire des

marchés passés sur le Projet ; - Veille avec le SGF à l’enregistrement du marché

au service d’enregistrement des marchés de la DMP ;

NB : Un dossier comprenant 1 exemplaire du marché approuvé, une copie du PV d’ouverture des plis, du PV de Jugement des offres, et un exemplaire du Rapport d’évaluation des offres, est transmis à la DMP, pour enregistrement.

Projet de marché Projet de marché ; lettre d’information aux soumissionnaires Marché+lettre d’information ou avis de publication de resultats Marché dûment approuvé Marché dûment signé et enregistré


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Cette disposition est aussi valable au niveau de chaque interprofession pour l’enregistrement et la validation des différents marchés dans la limite des seuils et directives de la banque mondiale ou de l’AFD.


Le Spécialiste Passation de Marchés Le Spécialiste en gestion Financière Le Spécialiste en Passation de marchés

8. Suivi de l’exécution du marché

- Suit, avec le SGF, l’exécution du marché ; - Elabore, dans le cadre du Rapport Financier

Intérimaire (RFI), un rapport sur la passation de marché présentant l’état d’avancement sur l’exécution du plan de passation de marchés ;

- Organisera les réceptions provisoires et définitives des biens et services ; il élaborera à cet effet les Procès –verbaux de réception.

- Initie la demande d’avenant éventuel en fonction acceptable par les directives et le CMP.

- Initie avec l’approbation du Coordonnateur la requête pour la résiliation éventuelle du marché conformément à la législation en vigueur.

- Veille au respect des modalités de paiement et

transmet une copie des preuves de paiement au Spécialiste en Passation de Marché.

9. Classement des documents de PM

Les documents du marché seront classés dans le dossier propre audit marché. Ce dossier comprendra tous les documents et correspondances émis ou reçus, y compris les plaintes, les preuves de paiement, les documents justifiant l’exécution du marché. Pour chaque marché, les documents doivent être classés dans des boîtes d’archives ou des chemises à sangle à l’intérieur desquelles des chemises ou sous chemises seront utilisées pour classer les documents suivant les principales étapes du processus de passation de marché.

PV de réception/ Bordereau de livraison

3.2.2 Appel d’Offres National (AON)

Principe L’Appel d’Offres National (AON) est la procédure de passation des marchés publics suivant laquelle l’avis de passation de marché n’est publié que dans le pays du Bénéficiaire du Financement du Projet. Pour l’application de cette méthode de passation des marchés, des Dossiers d’Appel d’Offres Nationaux peuvent être utilisés à condition qu’ils soient jugés acceptables par la Banque et qu’ils garantissent l’économie, l’efficacité, et la transparence requis dans les Directives de Passation des Marchés de la Banque Mondiale. Les offres des soumissionnaires étrangers doivent être acceptées lorsqu’ils soumissionnent.


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L’annonce des marchés est limitée à la presse nationale, au Journal officiel des marchés publics ou sur le site web de la cellule de passation des marchés du PSAC. Le dossier d’appel d’offres peut être rédigé uniquement dans la langue nationale du pays de l’Emprunteur. Les délais de soumission peuvent être réduits par rapport à ceux d’un Appel d’Offres International sans pour autant entraver le jeu d’une saine concurrence ou mettre en cause les conditions nécessaires à la préparation de soumissions de qualité. Champ d’application La méthode peut s’appliquer :

- aux marchés de travaux d’un montant estimatif inférieur à la contre-valeur de 10 000 000 dollars US dollars et supérieure à 70 000 dollars US par marché ;

- aux marchés de fournitures d’un montant estimatif inférieur à la contre-valeur de 1 000 000 dollars US dollars et supérieure à 70 000 dollars US par marché.

- Cette procédure es valable aussi bien au PSAC qu’au niveau de chaque interprofession. Tableau récapitulatif des seuils pour application d e la procédure d’AON

Appel d’offres national (AON)

Catégories de dépenses Valeurs en dollars US

Avis de Non Objection de l’IDA

ou de l’AFD

Travaux (T) Inférieur ou égal à 10 000 000

Oui Fournitures (FOUR) Inférieur ou égal à de 1 000

000

Etapes de la procédure La procédure d'appel d'offres National se déroule en neuf (9) étapes : E1. L’expression des besoins ; E2. La préparation et le lancement de l'appel d'offres ; E3. La réception des offres ; E4. L'évaluation des offres et l'attribution du marché ; E5. La notification à l'attributaire et préparation du marché ; E6. La signature du marché ; E7. L’enregistrement du marché ; E8. Le suivi de l’exécution du marché ; E9. Le classement des documents de passation de marché. Description de la Procédure La procédure d’Appel d’Offres National (AON) est identique à celle de l’Appel d’Offres International (AOI) à l’exception des dispositions ci-après : a) La publication de l’Avis d’Appel d’Offre est faite dans les journaux locaux ; b) l’avis de non-objection de la banque n’est requis que pour les deux premiers marchés qui sera

passés par AON et pour les marchés identifiés pour examen préalable sur le Plan de Passation de Marchés (PPM).

c) En tout état de cause, le PPM indique les méthodes et les types de revues . Il faudra à cet effet se référer aux différentes étapes et au processus décrit pour l’AOI.


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3.2.3 Procédures de shopping (consultation d’entrep rises ou fournisseurs) Principe Une demande de cotation écrite est adressée à au moins trois (3) entreprises ou fournisseurs régulièrement installés en Côte d’Ivoire et en règle vis-à-vis des administrations fiscale et sociale ivoirienne et disposant d’une expérience d’exécution des travaux à effectuer ou des fournitures à livrer. La demande de cotation doit décrire les spécifications des travaux ou des fournitures ainsi que la date, le lieu et le délai d’exécution. Les offres ne sont ouvertes par la commission d’ouverture qu’après avoir reçu au moins trois (03) offres. En cas de réception de moins de trois (03) offres, d’autres prestataires pourront être consultés sur la base du même dossier de consultation afin de recevoir d’autres offres complémentaires avant de procéder à l’ouverture des offres. Afin d’éviter des délais supplémentaires de passation de marchés (pouvant être dus à la réception de moins de trois offres), il est conseillé de consulter au moins cinq fournisseurs ou entreprises. Le Spécialiste en Passation de Marchés devra tenir à jour un répertoire de fournisseurs ou d’entreprises régulièrement installés et disposant en Côte d’ivoire de commerce (magasin), facilement identifiable, de vente des articles à acquérir dans le cas des fournitures. Ce répertoire doit être régulièrement mis à jour des nouveaux fournisseurs ou entrepreneurs. Le classement des fournisseurs dans une catégorie d’activité donnée sera fait et mis à jour par une commission interne. Le marché sera attribué au soumissionnaire le moins disant qui répond aux exigences de qualités et de spécifications techniques préalablement communiquées aux soumissionnaires dans la lettre de demande de cotation. Il est indispensable que les fournisseurs ou entrepreneurs à consulter fournissent, sur une base semestrielle, leur attestation fiscale et celle de l’organisme de sécurité sociale (à jour de tous paiements) ainsi que les justificatifs de l’existence de leur commerce et du déroulement de leur activité. La liste restreinte sera établie par le SPM qui le soumettra à l’avis du Coordonnateur du projet qui pourra la modifier. Champ d’application : La méthode s’applique aux marchés de travaux et fournitures dont le coût estimatif est inférieur à la contre-valeur de 70 000 dollars US par marché. La procédure de consultation se déroule en neuf (9) étapes :* Tableau récapitulatif des seuils pour application d e la procédure de shopping

Procédures de shopping

Catégories de dépenses

Valeurs en dollars US Avis de Non

Objection de l’IDA ou de l’AFD

Travaux (T) Inférieur à 70 000 Oui Fournitures (FOUR) Inférieur à 70 000

Cette procédure est valable aussi bien au PSAC qu’au niveau de chaque interprofession. E1. L’expression des besoins ; E2 La Constitution dans la base de données du secteur d’activité et classement des fournisseurs; E3. La Préparation de la demande d’offres ou de prix (demande de cotation) et lancement de la

consultation ; E4. La réception des offres ; E5. L'évaluation des offres et proposition d'attribution du marché ;


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E6. La notification à l'attributaire ; E7. L’élaboration et signature du contrat ; E8. L’enregistrement du marché ; E9 Le suivi de l’exécution du marché ; E10. Le classement des documents de passation de marché. Description de la Procédure


Le demandeur Le Coordonnateur Le Spécialiste en Passation de Marchés Le Spécialiste en Passation de Marchés

1. L’expression et approbation des besoins

- Exprime ses besoins à travers un dossier de demande d’achat comportant la liste, les quantités, le coût estimatif et si possible les spécifications techniques souhaitées ;

- Adresse les besoins au Coordonnateur du Projet.

- Reçoit et examine les besoins exprimés par le bénéficiaire ; - Donne son avis ; - Transmet le dossier au Spécialiste en Passation de Marchés

pour préparation de la demande de cotation ou retourne le dossier au demandeur en cas de rejet de la demande.

2. La constitution dans la base de données du secte ur

d’activité et classement des fournisseurs

- Lance une demande de manifestation d’intérêt du grand public pour la constitution de la base de données de fournisseurs du projet ;

- Réceptionne les candidatures et conçoit un répertoire de fournisseurs par secteur d’activités ;

Les deux points ci-dessus se font bien avant le début de la procédure de shopping pour l’acquisition/fourniture d’un bien ou prestation d’un service.

- Examine le répertoire des fournisseurs initialement créé par

lui-même ; - Vérifie que les entreprises du secteur concerné par la

procédure sont : • à jour de leur obligation fiscales (ARF) et sociale

(CNPS) ; • normalement constitué registre de commerce le cas

échéant. - Etablie en collaboration avec le demandeur la liste restreinte

des prestataires (fournisseurs ou entreprises) à consulter ; la liste doit comporter au moins trois (03) fournisseurs qualifiés n’ayant pas de dettes visa vis de l’administration fiscale et sociales.

3. La préparation de la demande de prix et lancemen t de la

consultation

- S’assure que le marché est prévu au plan de passation de marchés ;

- Elabore le projet de dossier de demande de cotation (demande de prix) comprenant entre autres une lettre d’invitation dûment datée rédigée suivant un modèle approuvé par la Banque (avec précision de la date limite de dépôt des offres, du délai de livraison/exécution, des

Demande d’achat Demande d’achat Base de données / Répertoire fournisseurs Dossier de demande de cotation + liste des prestataires


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modalités de paiement, des critères d’évaluation et d’attribution), et les annexes comportant le cadre du devis quantitatif et estimatif, les spécifications et plans, et le modèle de contrat ou de lettre de commande ;

- Soumet le dossier et la liste restreinte des prestataires à l’approbation du Coordonnateur.


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ET INTERFACES Le Coordonnateur Le Secrétariat du Coordonnateur Projet Le Coordonnateur Le Comité de Sélection (CS) Le CS

- Examine le dossier de demande de prix et de la liste restreinte, et propose si nécessaire des modifications (en cas de modification, le dossier sera corrigé par le SPM puis soumis à nouveau à l’avis du Coordonnateur) ;

- Approuve et signe la lettre de consultation ou, si requis, transmet le dossier pour avis à la cellule de passation des marchés.

- reçoit l’avis si requis, puis requiert et reçoit l’avis de la Banque (si avis requis);

- Fait transmettre la demande de cotation aux entreprises ou fournisseurs retenues sur la liste restreinte ;

- Fait constituer la commission d’ouverture et la commission d’évaluation par les personnes compétentes.

Un délai suffisant doit être accordé aux prestataires consultés pour la préparation et la soumission des offres. Le délai minimal généralement requis est de 15 jours calendaires. Exceptionnellement, ce délai peut être ramené de 3 jours à 7 jours calendaires en cas d’urgence avérée.

4. La réception des offres

- Reçoit les offres ; - Enregistre les offres (inscription de la date, de

l’heure et du numéro d’ordre) ; - Transmet les offres au Coordonnateur ou à

l’Organe désigné dans le code.

Convoque les membres du Comité de Sélection pour l’ouverture des plis.

- Procède à l’ouverture des offres ; - Etablit le procès-verbal de la séance - d’ouverture ; - Conserve les originaux des offres ; - Transmet les autres offres à la Commission

d’Evaluation.

5. L’évaluation des offres et proposition d'attribution du marché.

- Vérifie l’exhaustivité et la conformité des offres aux spécifications du dossier de demande de cotation ;

- Procède à l’évaluation des offres ; - Etablit un rapport d’évaluation détaillé avec

indications précises les éléments sur lesquels se fonde la recommandation d’attribution du marché ou de rejet d’une offre ;

- Approuve le rapport; - Transmet le rapport approuvé au Coordonnateur

Dossier de demande de cotation liste des prestataires Offres des Soumissionnaires Offres des Soumissionnaires PV d’ouverture des plis Offres des soumissionnaires


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INTERVENANTS OU


Le Coordonnateur Le Spécialiste en Passation de Marchés Le Coordonnateur Le Spécialiste en Passation de Marchés Le Coordonnateur

- En cas d’approbation, soumet le rapport à

l’avis de la Banque ou de l’AFD, après l’avis de la cellule de passation des marchés du MINAGRI (CPMM);

- Transmet le rapport approuvé au SPM pour préparation de la lettre de notification.

En cas d’observation nécessitant la modification du rapport, les observations devront être transmises au CS. 6. La notification à l'attributaire

- Prépare la lettre de notification et d’invitation à

la signature du contrat qu’il soumet à la signature du Coordonnateur.

- Signe la lettre de notification de l’attribution et d’invitation à la signature du marché (Lettre de Commande ou Bon de Commande) ;

- Fait notifier la lettre du marché à l’attributaire. 7. L’élaboration et signature du marché

- Elabore le projet de contrat en mentionnant la

sous-composante; - Soumet le projet de marché à la signature de

l’Attributaire ; - Transmet le projet de marché signé par

l’attributaire à l’approbation et la signature du Coordonnateur.

- Approuve et signe le projet de marché ; - Fait transmettre le marché dûment signé à

l’attributaire du marché pour enregistrement ou non. La signature du Coordonnateur National vaut approbation du marché ou lettre de marché ou contrat.

8. L’enregistrement du marché (si requis) 9. Le suivi de l’exécution du marché ; 10. Le classement des documents de

passation de marchés

Les trois (3) dernières étapes ci-dessus seront identiques à celles de l’Appel d’Offres International.

Rapport sur l’évaluation des offres Rapport sur l’évaluation des offres Lettre de notification Projet de marché Marché dûment signé


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3.2.4 Sélection par Entente Directe (gré à gré) (fo urnitures et travaux)

Principe La Sélection par Entente Directe (SED) consiste à s’adresser et retenir directement un fournisseur et à passer le marché sans recours à un appel à la concurrence. L’utilisation de cette méthode pourra être envisagée dans des conditions particulières lorsqu’elle présente un net avantage par rapport à l’appel à la concurrence. Champ d’application : La méthode SED s’applique : a) Le matériel demandé fait l’objet de droits exclusifs et ne peut être fourni que par un seul

fournisseur ; b) Lorsque les achats supplémentaires ont trait à du matériel normalisé ou à des pièces

détachées devant être compatibles avec le matériel déjà en service ; c) Dans les cas d’urgence, comme dans le cadre d’une intervention faisant suite à une

catastrophe naturelle ou pour l’acquisition de fournitures pendant la période qui suit immédiatement une urgence ;

d) L’acquisition de fournitures provenant d’un fournisseur particulier est essentielle pour pouvoir garantir la performance requise et le bon fonctionnement de l’équipement, de l’installation ou de l’ouvrage ;

e) Lorsqu’une entreprise est la seule à posséder les qualifications voulues ou présente une expérience d’un intérêt exceptionnel pour la prestation de considérée ;

f) Dans des circonstances conformes aux dispositions du paragraphe 3.10 relatif aux marchés passés auprès des institutions spécialisées de l’Organisation des Nations Unies.

L’avis préalable de la Banque mondiale ou de l’AFD est requis pour tous les contrats à passer suivant la méthode de Sélection par Entente Directe.

Principales étapes La procédure de sélection par entente directe se déroule en huit (8) étapes : E1. La rédaction des termes de référence et justificatifs du recours à la méthode de Sélection par

Entente Directe - identification du fournisseur ; E2. La demande d’avis de non objection pour l’utilisation de la méthode ; E3. La demande de proposition technique et négociation du contrat ; E4. La demande d’avis de non objection de l’Organe de Contrôle et de l’IDA ou de l’AFD sur le

projet de contrat ; E5. La signature du marché ; E6. L’enregistrement du marché ; E7. Le suivi de l’exécution du marché ; E8. Le classement des documents de passation de marchés.


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Description de la Procédure


ET INTERFACES Demandeur/responsable de l’Activité Le Coordonnateur La Banque mondiale Le Coordonnateur Le SPM

1. La rédaction des termes de référence et justificatifs du recours à la méthode de Sélection par Entente Directe identification du fournisseur

- Fait une estimation du coût de la mission au stade de l’élaboration du budget et du plan de passation de marchés ;

- Prépare les termes de références (TDR) ; - Prépare une note justificative du recours à la

procédure de gré à gré dans laquelle doit être clairement indiqué le consultant pressenti ;

- Adresse les TDR et la note au Coordonnateur pour appréciation et avis.

Le Projet peut solliciter les compétences d’un expert pour l’élaboration des TDR. 2. La demande d’Avis de Non Objection pour

l’utilisation de la méthode

- Soumet les TDR et la note explicative (après les éventuelles corrections) à l’avis de la cellule de passation des marchés (CPM) ;

- Reçois l’avis de l’Organe de Contrôle ; - Transmet les TDR et la note justificative à la

Banque mondiale ou à l’AFD pour avis.

- Communique son avis au Coordonnateur.

- Transmet les TDR et une copie de l’avis au SPM pour prise en compte des observations de la Banque et préparation de Dossier d’Appel d’offres (DAO) technique et financière en cas de non objection de la Banque mondiale ou de l’AFD.

- Prépare la demande de proposition (comportant lettre de demande de propositions, les TDR et le projet de contrat) ;

- Transmet la DP au Coordonnateur.

TDR et note justificative Avis de la cellule de passation des marchés (CPM) et TDR Avis de la Banque mondiale/l’AFD TDR et Avis de la Banque mondiale ou de l’AFD Dossier d’Appel d’offres (DAO)


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Le Coordonnateur La Commission d’Ouverture Le Coordonnateur Le SPM Le Coordonnateur

3. La demande de proposition technique et négociation du contrat

- Examine le DAO ; - Signe la lettre et fait transmettre le DAO au fournisseur; - Réceptionne l’offre technique et financière par son

Secrétariat ; - Convoque la Commission d’Ouverture.

- Procède à l’ouverture des propositions (technique et

Financière) et fixe la date de négociation ; - Transmet, pour examen, une copie des propositions à un

comité composé du SPM, du Demandeur/technicien du domaine et de toute autre personne ressource ;

- Transmet le PV d’Ouverture au Coordonnateur.

- Invite le fournisseur à la négociation ; - Procède à la négociation des propositions et du contrat avec

le fournisseur ; - Fait préparer le PV de négociation que tous les participants

signent - Donne une copie du PV au SPM et au fournisseur.

La négociation portera sur les TDR, l’offre technique du fournisseur, le planning, les prix unitaires, les quantités, le personnel et le délai d’exécution. - Prépare une demande d’avis de non objection à la Banque ;

- Prépare un projet de contrat en mentionnant la

sous-composante qu’il fait parapher par le fournisseur après l’avoir fait parapher par le coordonnateur ;

- Transmet l’ensemble du dossier au Coordonnateur.

4. La demande d’avis de non objection à l’Organe de Contrôle et à l’IDA ou à l’AFD

- Demande l’avis de non objection de la Banque mondiale ou de l’AFD ;

- Reçoit l’avis de la Banque mondiale ou de l’AFD ; - Fait inviter le fournisseur pour la Signature du contrat.

5. La signature du marché 6. L’enregistrement du marché 7. Le suivi de l’exécution du marché 8. Le classement des documents de passation de

marchés.

Ces quatre dernières étapes qui sont applicables après l’avis de non-objection de la Banque sont similaires à celles de l’AOI et AON.

Dossier d’Appel d’offres (DAO) Lettre de soumission PV de négociation demande de non-objection Avis de non objection de l’IDA ou de l’AFD


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3.3 Passation des marchés de services de consultants

3.3.1 Règles générales

Les contrats de services de Consultants sont attribués conformément aux dispositions des Directives : « Sélection et Emploi des Consultants par les Emprunteurs de la Banque Mondiale », publiées en mai 2004 révisées en octobre 2006 et/ou aux Directives de l’AFD selon le bailleur finançant l’activité. Un plan de passation des marchés, assorti du montant estimatif de chaque contrat, des méthodes de sélection applicables et du chronogramme des différentes étapes est communiqué à la Banque mondiale pour examen et approbation, avant toute publication de demande de proposition. Ce calendrier est mis à jour chaque année et chaque fois que nécessaire, durant l’exécution du Projet, et chacune de ces mises à jour est soumise à la Banque mondiale pour examen et approbation. La sélection de tous les Consultants sera effectuée conformément au plan de passation des marchés (tel que mis à jour périodiquement) approuvé par la Banque Mondiale et l’AFD. Les différentes méthodes de passation de marchés applicables pour les Services de Consultants sont :

- Sélection Fondée sur la Qualité et le Coût (SFQC) ; - Sélection au moindre Coût (SMC) ; - Sélection basée sur les Qualifications des consultants (QC) ; - Sélection de Consultants Individuels ; - Sélection par Entente Directe (SED).

3.3.2 Sélection Fondée sur la Qualité et le Coût (S FQC)

Principe La méthode de Sélection Fondée sur la Qualité et le Coût (SFQC) consiste à mettre en concurrence des consultants figurant sur une liste restreinte établie suite à une demande de manifestation d’intérêt, et à prendre en compte dans le choix du consultant la qualité de la proposition technique et le coût des services. Une pondération est effectuée entre la note de la proposition technique et celle de la proposition financière ; le marché est attribué au consultant qui aura obtenu la note pondérée la plus élevée. Pour tous les contrats de services de consultants dont le coût estimatif est inférieur ou égal à la contre-valeur de 300 000 dollars US, l’avis de non objection de la Banque mondiale est requis sur la liste restreinte, la demande de proposition, le rapport d’évaluation des propositions techniques et le projet de contrat et le PV de négociation ; quant au rapport d’évaluation des propositions financières, il est envoyé à la Banque pour information dès qu’il est élaboré. Si l’avis de la Banque est requis sur le processus, l’ouverture des propositions financières ne peut se faire qu’après la réception de l’avis de non objection de la Banque sur le rapport d’évaluation des propositions techniques. Les Termes de Référence de la mission doivent être préalablement soumis à l’avis de la Banque . Les termes de référence sont élaborés par le demandeur et transmis au Coordonnateur. Pour les marchés d’un coût estimatif supérieur ou égal à l’équivalent de 300 000 $US, les demandes de manifestation d’intérêt seront obligatoirement publiées au moins dans un journal





Folio 1/1 PASSATION DE MARCHES DE SERVICE

DE CONSULTANT Révisé en


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national et sur les sites électroniques de Développent Business online (UNDB online) et dans Development Gateway Market (dgMarket). Les avis seront transmis à la Banque pour publication. Champ d’application : La méthode s’applique pour la sélection des firmes (Bureau d’études, cabinets) pour des missions de service de consultants (à caractère intellectuel). Cette procédure es valable aussi bien au PSAC qu’au niveau de chaque interprofession. Principales étapes La procédure se déroule en quatorze (14) étapes : E1. La rédaction des termes de référence et l’estimation des coûts et établissement du budget ; E2. La demande de manifestation d’intérêt ; E3. La réception des manifestations d’intérêt et établissement de la liste restreinte ; E4. La réception des offres et l’ouverture des propositions techniques ; E5. L’évaluation des offres techniques ; E6. L’approbation du rapport d’évaluation des propositions techniques ; E7. L’ouverture publique et évaluation des propositions financières ; E8. L’approbation du rapport d’évaluation financière ; E9. La négociation, l’élaboration et l’approbation du projet de contrat ; E10. La signature du contrat ; E11. La publication de l’attribution du contrat ; E12. L’enregistrement du contrat ; E13. Le suivi de l’exécution du contrat ; E14. Le classement des documents de passation de marché.


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INTERVENANTS DESCRIPTIONS DES TACHES DOCUMENTS ET INTERFACES

Demandeur/responsable de l’activité Le Coordonnateur La Banque Mondiale Le Coordonnateur Le Spécialiste en passation des marchés Le Secrétariat du Projet

1. La rédaction des termes de référence et l’estimation des coûts et établissement du budget.


- Elabore les termes de références (TDR) ; - Adresse les TDR au Coordonnateur pour

appréciation et avis ; - Soumet les TDR acceptés à l’approbation de

la Banque Mondiale/AFD. - Emet son avis sur les TDR. - Transmet les TDR approuvés par la

Banque/AFD au Spécialiste en Passation des marchés

Pour l’élaboration des TDR, le projet peut solliciter les services d’une personne ou d’une entreprise spécialisée dans le domaine dont relève la mission.

2. La demande de manifestation d’intérêt.

- Prépare la demande de manifestation

d’intérêt qu’il publie après avis du Coordonnateur sur ladite demande.

La publication se fera dans au moins deux journaux de large diffusion. Pour les missions dont le coût estimatif est supérieur ou égal à 300 000 $US, la publication dans les journaux des Nations Unies (UNDB et dgmarket online) est obligatoire. 3. La réception des manifestations d’intérêt

établissement de la liste restreinte - Reçoit les plis (manifestations d’intérêt) ; - Transmet les plis au Coordonnateur.

Les manifestations d’intérêt envoyées par courriel (email) seront également acceptées. Les plis reçus après la date limite de dépôt et avant l’évaluation des manifestations sont également acceptables

Projet de TDR Avis de la Banque/AFD Demande de manifestation d’intérêt Les manifestations d’intérêts


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ET INTERFACES La Banque Mondiale ou l’AFD Le Coordonnateur Le secrétariat du coordonnateur Le Coordonnateur La COJO Le Rapporteur de la Commission d’Ouverture

- Donne son avis sur la liste restreinte et la DP. - Transmet l’avis de la Banque ou de l’AFD au

SPM pour la prise en compte des éventuels commentaires ;

- Transmet la version corrigée de la DP à la Banque à l’AFD.

- Fait transmettre la DP à chaque consultant retenu sur la liste restreinte.

4. La réception des offres et l’ouverture des

propositions techniques

- Reçoit les Propositions des Consultants ; - Enregistre les offres en indiquant le numéro

(ordre d’arrivée), la date et l’heure de réception du pli ;

- Remet au soumissionnaire un récépissé dûment signé comportant, l’objet de l’appel d’offres, l’ordre d’arrivée, la date et l’heure de dépôt du pli ;

- Transmet les offres au Coordonnateur ou à la personne identifiée par l’Organe de Réception (OR) des offres indiquées dans le code.

- Garde les offres en sécurité et les transmet à la commission d’ouverture en séance d’ouverture au jour et à l’heure prévus pour l’ouverture des plis.

- Procède à l’ouverture des plis ; seules les

enveloppes contenant les offres techniques seront ouvertes ;

- Paraphe l’original de chaque offre technique ; - vérifie que les enveloppes contenant les

offres financières sont bien fermées ; - Transmet les enveloppes (non ouvertes)

contenant les offres financières et les originaux des offres techniques au Président de la Commission d’Ouverture qui doit les garder en lieu sûr.

- Rédige un PV d’ouverture qui devra être daté

et signé par tous les membres de la commission ;

L’ouverture des plis doit se faire en présence des membres de la Commission d’Ouverture dûment convoqués. Garde les offres financières et les originaux des offres techniques dans un endroit sécurisé et inaccessible au public.

Avis de la banque/AFD Avis de la banque/AFD Offres des soumissionnaires PV d’ouverture Dûment signé.


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INTERVENANTS OU


LA COJO Le Spécialiste en passation de marchés Le Coordonnateur La Banque Mondiale Le Coordonnateur

5. L’évaluation des propositions techniques.

- Procède à l’évaluation des offres techniques; - Rédige le rapport d’évaluation des offres

techniques; - Soumet le rapport d’évaluation des offres à la

Sous-Commission d’Approbation. - Examine le rapport d’évaluation des offres

techniques ; - Approuve le rapport et /ou transmet ses

observations à la Sous-commission d’Evaluation pour nécessaire à faire ;

- Transmet le rapport approuvé et signé par tous les membres de la Commission d’Evaluation au SPM.

- Prépare les projets de lettre de demande

d’avis de non objection qu’il transmet avec le rapport d’évaluation dûment signé au Coordonnateur.

6. L’approbation du rapport d’évaluation des

propositions techniques.

- Transmet à la Banque Mondiale ou à l’AFD le

rapport d’évaluation des offres techniques (si l’examen préalable est requis) pour l’ANO.

- Transmet ses commentaires ou son avis de

non objection au Coordonnateur. - Fait intégrer les commentaires éventuels de

la Banque puis, soumet à nouveau, le rapport d’évaluation aux approbations de l’Organe de Contrôle et de la Banque Mondiale ou de l’AFD, si requis.

- Après avoir reçu l’avis de non-objection de l’IDA ou de l’AFD, donne une copie de cet avis au Spécialiste en Passation de Marchés.

PV d’ouverture dument signe Le rapport d’évaluation Lettre de demande d’avis Demande d’avis à la CPMM Avis de la Banque mondiale ou de l’AFD


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Le Coordonnateur La COJO Le Coordonnateur

7. L’ouverture publique et l’évaluation des propositions financières

L’ouverture des offres financières doit être publique. - Convoque pour l’ouverture des offres

financières : • la Commission d’ouverture des offres • les Consultants ayant obtenu la note

minimale requise à l’évaluation des offres techniques.

Ces derniers seront convoqués par courrier.

- Procède à l'examen physique des enveloppes ; - Etablit la liste de présence ; - Procède à l’ouverture publique des offres

financières - Lit à haute voix et relève dans un tableau les

informations suivantes : montant de la proposition, remises proposées, les notes techniques obtenues. Chaque consultant présent devra signer séance tenante devant le montant lu de son offre ;

- Rédige un PV d’ouverture qui devra être daté et signé par tous les membres de la commission et les représentants des consultants présents. La liste de présence devra être jointe à ce PV.

- Procède à l’évaluation des offres financières suivant le même processus que pour les offres techniques ;

- Rédige le rapport d’évaluation des offres financières avec des recommandations claires pour l’attribution du contrat;

- Approuve en séance plénière (après d’éventuelles corrections) le rapport d’évaluation des offres financières ;

L’attributaire proposé sera celui qui a obtenu la note pondérée la plus élevée à l’issue de la combinaison des notes pondérées de l’offre technique et de l’offre financière obtenues par chaque consultant. 8. L’approbation du rapport d’évaluation des

propositions financières

- Transmet le rapport d’évaluation des offres financières à la Banque Mondiale ou de l’AFD pour son avis

- Transmet l’avis au SPM.

Offres financières PV d’ouverture Rapport d’évaluation financière Rapport d’évaluation /demande d’avis de non objection de la banque mondiale ou de l’AFD.


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le SPM Le Coordonnateur Le SPM Le Coordonnateur La Banque Mondiale Le Coordonnateur

9. La négociation, la préparation et l’approbation du projet de contrat

- Prépare à la signature du Coordonnateur, la lettre de notification provisoire d’attribution et d’invitation du consultant retenu à une séance de négociation du contrat ;

- Prépare un projet de contrat en mentionnant la sous-composante.

- Signe et fait transmettre à l’attributaire la

lettre de notification provisoire d’attribution et d’invitation;

- Procède à la négociation du contrat avec le consultant à la date convenue et en présence du SPM, du représentant du Bénéficiaire et au besoin du comptable ;

- Fait rédiger par le SPM le PV de négociation qui devra être signé par tous les participants ;

- Transmet le PV de négociation au SPM pour finaliser le contrat.

- Finalise le projet de contrat et le fait parapher

par le Coordonnateur; - Fait parapher le projet de contrat par le

consultant - Prépare une demande d’avis à la Banque ou

à l’AFD; - Transmet la demande et le projet de contrat

paraphé et le PV de négociation au Coordonnateur.

- Signe la lettre et transmet à la Banque ou à

l’AFD pour avis (si avis requis) le PV de négociation et le projet de contrat paraphés par les deux parties

- Transmet ses commentaires ou son avis de

non objection au Coordonnateur. - Donne une copie de l’avis au Spécialiste en

Passation de Marchés ; - En cas d’objection de la Banque ou de l’AFD,

fait intégrer les commentaires puis soumet le contrat corrigé à l’avis de la Banque ou de l’AFD ;

- En cas de non objection, invite l’attributaire, par courrier, à la signature du marché.

Lettre de notification et d’invitation du projet de contrat Lettre de notification et d’invitation + projet de contrat PV de négociation Projet de contrat PV de négociation et avis de non objection Avis de non objection de l’IDA ou de l’AFD Copie de l’avis Contrat corrigé Lettre d’invitation


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INTERVENANTS OU


Le SPM

10. La signature du contrat 11. La publication de l’attribution du contrat

- Prépare l’avis de publication de l’attribution

conformément aux dispositions du paragraphe 2.28 des Directives de la Banque mondiale ou de l’AFD ;

- Soumet l’avis à la signature du Coordonnateur qui le transmettra au Comptable pour publication dans les journaux au cas où la demande de manifestation d’intérêt a été publiée dans l’UNDB et le dgmarket, l’avis de publication de l’attribution devra également être publié dans ces journaux.

Les étapes 11, 12, 13, 14, sont identiques à celles décrites pour l’Appel d’Offres International. 12. L’enregistrement du contrat 13. Le suivi de l’exécution du contrat 14. Le classement des documents de

passation de marchés.

Avis de publication

3.3.3 Sélection au moindre coût (SMC)

Principe La méthode de Sélection au Moindre Coût (SMC) consiste à mettre en concurrence des consultants figurant sur une liste restreinte élaborée suite à une demande de manifestation d’intérêt en fixant une note de technique minimale de qualification et en invitant les consultants à soumettre leurs propositions techniques et financières sous deux enveloppes cachetées distinctes placées dans une troisième enveloppe. Les propositions techniques sont ouvertes en premier lieu et sont évaluées. Les propositions techniques qui n’obtiennent pas une note au moins égale à la note technique minimale de qualification requise sont éliminées et les propositions financières des consultants restants sont retenues pour être ouvertes en séance publique après invitation à l’ouverture des Consultants concernés. La proposition financière dont le prix est le plus bas est automatiquement retenue et le Consultant sera invité à la négociation du contrat. Aucune pondération n’est effectuée entre les notes techniques et les notes financières. Les Termes de Référence de la mission doivent être préalablement soumis à l’avis de la Banque ou à l’AFD. La liste restreinte doit comprendre six (06) consultants et peut être entièrement composée de firmes locales. Champ d’application La méthode SMC est utilisée dans le cadre de la sélection de consultants pour des missions standards ou courantes (audits, assurance.) pour lesquelles il existe des pratiques et des normes bien établies. Cette procédure est valable aussi bien au PSAC qu’au niveau de chaque interprofession.


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Principales étapes Les principales étapes de la procédure sont identiques à celle de la méthode SFQC décrite précédemment à la différence que le contrat est attribué au consultant dont l’offre financière est la moins disante. Description de la Procédure Les étapes sont identiques à celles de la Sélection Sondée sur la Qualité et le Coût (SFQC) à l’exception du fait qu’après l’ouverture des offres financières des consultants ayant obtenu la note de qualification technique minimum spécifiée dans la Demande de Proposition, le Marché est attribué au consultant dont le montant de l’offre financière est le plus bas. L’avis de la Banque Mondiale est cependant requis pour les trois premiers marchés et tout Marché et pour tout marché qui sera identifié sur le plan de Passation de Marchés pour la revue préalable.

3.3.4 Sélection fondée sur les Qualifications des C onsultants (QC) Principe La méthode de QC consiste à établir les Termes de Référence et à inviter, par publication d’une demande de manifestation d’intérêts, les consultants intéressés à se faire connaître et à fournir des informations sur leurs expériences et leurs compétences en rapport avec la nature de la mission (missions similaires). Sur cette base, un classement sera établi et le choix sera porté sur le Consultant ayant les qualifications et références les plus adéquates pour la mission. Le Consultant retenu doit ensuite être invité à remettre une proposition technique et financière, puis à négocier le contrat. L’offre financière (les prix unitaires et le temps d’intervention des experts) devra faire l’objet de négociation. On veillera à ce que les prix unitaires proposés par le consultant ne soit pas supérieurs à ceux généralement proposés par ce dernier en cas de concurrence ; une attention devra également être accordée aux temps d’intervention des différents experts. Ces temps devront être raisonnables et en adéquation avec la mission, notamment avec les TDR. Il est recommandé que le contrat soit négocié sur la base de jours ouvrés. Les Termes de Référence de la mission doivent être préalablement soumis à l’avis de la Banque. Champ d’application La méthode de sélection fondée sur les Qualifications des Consultants (QC) s’applique pour la sélection de consultants (Bureau d’études, cabinets) pour des missions d’un coût estimatif faible et pour lesquelles il n’est pas justifié de faire établir et d’évaluer des propositions concurrentes détaillées. Dans le cadre du Projet, la méthode sera applicable pour des missions d’études et de recherches nécessitant une grande expertise et dont le coût estimatif est inférieur à l’équivalent de 300 000 $ US par contrat. Cette procédure es valable aussi bien au PSAC qu’au niveau de chaque interprofession. Principales étapes La procédure d'Appel d'Offres International se déroule en dix (10) étapes suivantes : E1. La rédaction des termes de référence et l’estimation des coûts ; E2. La demande de manifestation d’intérêt ; E3. La réception des manifestations d’intérêt, l'évaluation des expériences et des compétences

des consultants ; E4. La demande de propositions technique et financière au consultant classé premier ; E5. La réception, la négociation des propositions et du contrat ; E6. La signature du contrat ; E7. La publication de l’attribution du contrat ; E8. L’enregistrement du contrat ; E9. Le suivi de l’exécution du contrat ; E10.Le classement des documents de passation de marché.


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DESCRIPTION DE LA PROCEDURE


Le Secrétariat du Coordonnateur Le Coordonnateur La COJO . Le Coordonnateur La Banque Mondiale

Le Coordonnateur

1. La rédaction des termes de référence et l’estimation des coûts

2. La demande de manifestation d’intérêt Ces étapes sont les mêmes que celles de la SFQC.

3. la réception des manifestations d’intérêt, l'évaluation des expériences et des compétences des consultants

- Reçoit les plis (manifestations d’intérêt) ; - Transmet les plis au Coordonnateur ou à la

personne désignée par l’Organe de Réception.

Les manifestations d’intérêt envoyées par courriel (email) seront également acceptées. Les plis reçus après la date limite de dépôt et avant l’évaluation des manifestations sont également acceptables.

- Garde les plis en sécurité et les transmet à la (COJO).

- Procède à l’ouverture des plis ; - Constate les pièces présentes dans chaque

dossier - Prépare et signe un procès-verbal d’ouverture

- Procède à l’évaluation des manifestations d’intérêts ;

- Elabore un PV d’évaluation et classe par ordre de mérite les consultants; ce PV sera signé par les membres de la commission.

- Donne au Coordonnateur son avis (si requis) sur le PV d’évaluation.

- Transmet à Banque Mondiale à l’AFD le PV d’évaluation pour avis, si requis, après avoir reçu celui de la cellule de passation des marchés du MINAGRI (CPMM)

- Fait intégrer les commentaires éventuels de la Banque puis, soumet à nouveau le rapport d’évaluation aux approbations de l’Organe de Contrôle et de la Banque Mondiale ou de l’AFD;

- Donne son avis sur la requête formulée - Si l’avis est obtenu, transmet au Spécialiste en

Passation de Marchés pour la préparation de la Demande de Propositions technique et financière au meilleur consultant (qui est en tête du classement).

Manifestations d’intérêts. PV d’ouverture PV d’évaluation Lettre de demande d’avis de l’IDA ou de l’AFD Rapport d’évaluation (ou PV d’évaluation)


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Le Spécialiste en Passation de Marchés Le Secrétariat du Coordonnateur Le Coordonnateur Le SPM Le Coordonnateur Le Spécialiste en Passation de Marchés

4. La demande de propositions technique et financière au meilleur candidat

- Prépare la demande de propositions qui comprendra : • La lettre d’invitation ; • les termes de références ; • le contrat type.

- Prépare à la signature du Coordonnateur, la lettre de demande de propositions financière et technique ;

- Transmet la lettre à laquelle il joint les TDR de la mission au Coordonnateur.

- Signe la lettre de demande de propositions ; - Fait transmettre la demande de proposition au

consultant.

5. La réception du pli, négociation des propositions et du contrat

- Reçoit l’offre, l’enregistre et la transmet au Coordonnateur ou au Président de l’Organe de Contrôle.

- Procède ou fait procéder à l’ouverture du pli en

commission, les pages de l’offre seront paraphées par les membres de la commission ;

- Transmet les propositions au Spécialiste en Passation de Marchés et au responsable de l’activité (ou au Coordonnateur) pour étude ;

- Invite le consultant à la négociation. - Prépare le projet de contrat pour les négociations

en mentionnant la sous-composante. - Procède à la négociation des propositions et du

contrat avec le Consultant en présence du SPM, du Demandeur et éventuellement du Comptable. Cette négociation devra être sanctionnée par un PV de négociation et porte aussi sur l’offre technique que l’offre financière ;

- Transmet le PV au SPM pour finaliser le contrat. - Finalise le contrat sur la base du PV et du contrat

négociés et fait parapher le Contrat par le Coordonnateur, puis ensuite par le Consultant ;

- Transmet le projet de contrat négocié et paraphé et le PV de négociation au Coordonnateur pour transmission à la Banque mondiale ou à l’AFD pour avis si requis.

Demande de Proposition Lettre de demande de proposition signée Propositions technique et financière Projet de contrat PV de négociation et Projet de contrat PV+ Contrat négocié PV de négociation et Contrat


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Le Coordonnateur La Banque Mondiale / L’AFD Le Coordonnateur

- Transmet pour avis à la Banque mondiale ou à l’AFD le PV et le contrat paraphé (si avis requis).

- Transmet ses commentaires ou son avis de non objection au Coordonnateur.

- En cas d’objection de la Banque de mondiale ou de l’AFD, fait corriger le contrat qu’il devra resoumettre à l’avis de la cellule de passation des marchés du MINAGRI (CPMM), puis de la Banque Mondiale ;

- Si l’avis est obtenu, transmet une copie au SPM.

Ces cinq dernières étapes sont similaires à celles de la sélection fondée sur la qualité et le coût (SFQC). 6. La signature du contrat 7. La publication de l’attribution du contrat 8. L’enregistrement du contrat 9. Le suivi de l’exécution du contrat 10. Le classement des documents de


Avis de l’IDA ou de l’AFD Contrat négocié corrigé

3.3.5 Sélection par Entente Directe (gré à gré)

Principe La Sélection par Entente Directe (SED) consiste à s’adresser et retenir directement un consultant et à passer le marché sans recours à un appel à la concurrence. L’utilisation de cette méthode pourra être envisagée dans des conditions particulières lorsqu’elle présente un net avantage par rapport à l’appel à la concurrence. Champ d’application : La méthode SED s’applique : g) Pour les missions qui sont le prolongement naturel d’activités menées par le Consultant

concerné ; h) Dans les cas d’urgence, comme dans le cadre d’une intervention faisant suite à une

catastrophe ou pour des services de consultants pendant la période qui suit immédiatement une urgence ;

i) Pour les marchés d’un montant très faible (seuils à apprécier au cas par cas) ; j) Lorsqu’une entreprise est la seule à posséder les qualifications voulues ou présente une

expérience d’un intérêt exceptionnel pour la mission considérée.

Les conditions d’application du gré à gré sont également stipulées dans les Directives de consultant de la Banque mondiale aux paragraphes 3.10 à 3.12 pour les firmes (Bureaux) et aux paragraphes 5.1 à 5.4 pour les Consultants Individuels.


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L’avis préalable de la Banque mondiale est requis pour tous les contrats à passer suivant la méthode de Sélection par Entente Directe. Principales étapes La procédure de sélection par entente directe se déroule en huit (8) étapes : E1. La rédaction des termes de référence et justificatifs du recours à la méthode de Sélection par

Entente Directe - identification du consultant ; E2. La demande d’avis de non objection pour l’utilisation de la méthode ; E3. La demande de proposition technique et Négociation du contrat ; E4. La demande d’avis de non objection de l’Organe de Contrôle et de l’IDA sur le projet de

contrat ; E5. La signature du marché ; E6. L’enregistrement du marché ; E7. Le suivi de l’exécution du marché ; E8. Le classement des documents de passation de marchés.


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Description de la Procédure


Demandeur/responsable de l’Activité Le Coordonnateur La Banque mondiale Le Coordonnateur Le SPM

1. La rédaction des termes de référence et justificatifs du recours à la méthode de Sélection par Entente Directe identification du Consultant


- Prépare les termes de références (TDR) ; - Prépare une note justificative du recours à la

procédure de gré à gré dans laquelle doit être clairement indiqué le consultant pressenti ;

- Adresse les TDR et la note au Coordonnateur pour appréciation et avis.

Le Projet peut solliciter les compétences d’un expert pour l’élaboration des TDR.

2. La demande d’Avis de Non Objection pour l’utilisation de la méthode

- Soumet les TDR et la note explicative (après les éventuelles corrections) à l’avis de la cellule de passation des marchés;

- Reçois l’avis de la cellule ; - Transmet les TDR et la note justificative à la

Banque pour avis.

- Communique son avis au Coordonnateur.

- Transmet les TDR et une copie de l’avis au SPM pour prise en compte des observations de la Banque et préparation de la Demande de Propositions (DP) technique et financière en cas de non objection de la Banque.

- Prépare la demande de proposition (comportant lettre de demande de propositions, les TDR et le projet de contrat) ;

- Transmet la DP au Coordonnateur.

TDR et note justificative Avis de la cellule de passation des marchés et TDR Avis de la Banque TDR et Avis de la Banque Demande de Proposition (DP)


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Le Coordonnateur La Commission d’Ouverture Le Coordonnateur Le SPM Le Coordonnateur

3. La demande de proposition technique et Négociation du contrat

- Examine la Demande de Proposition (DP) ; - Signe la lettre et fait transmettre la DP au Consultant ; - Réceptionne la proposition par son Secrétariat ; - Convoque la Commission d’Ouverture. - Procède à l’ouverture des propositions (technique et

Financière) et fixe la date de négociation ; - Transmet, pour examen, une copie des propositions à

un comité composé du SPM, du Demandeur/technicien du domaine et de toute autre personne ressource ;

- Transmet le PV d’Ouverture au Coordonnateur. - Invite le consultant à la négociation ; - Procède à la négociation des propositions et du contrat

avec le Consultant ; - Fait préparer le PV de négociation que tous les

participants signent - Donne une copie du PV au SPM et au Consultant.

La négociation portera sur les TDR, la méthodologie du consultant, le planning, les prix unitaires, les quantités, le personnel et le délai d’exécution. - Prépare une demande d’avis si requis à la Banque ;

- Prépare un projet de contrat en mentionnant la sous-

composante, qu’il fait parapher par le Consultant après l’avoir fait parapher par le coordonnateur ;


4. La demande d’avis de non objection à l’Organe de Contrôle et à l’IDA sur le projet de contrat

- Adresse une demande de non-objection ainsi que le projet de contrat comportant les TDR et le budget négocié à la Banque;

- Demande l’avis de non objection de la Banque ; - Reçoit l’avis de la Banque ; - Fait inviter le Consultant pour la Signature du contrat. Ces quatre dernières étapes qui sont applicables après l’avis de non-objection de la Banque sont similaires à celles de la sélection fondée sur la qualité et le coût.

5. La signature du marché 6. L’enregistrement du marché 7. Le suivi de l’exécution du marché 8. Le classement des documents de passation de

marchés.

Demande de Proposition (DP) Lettre de soumission PV de négociation demande de non-objection Avis de non objection


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Consultants Individuels Principe Les consultants individuels sont choisis en fonction de leur qualification eu égard à la nature de la mission. La publicité n’est pas obligatoire et les consultants n’ont pas à soumettre de propositions. Ils sont sélectionnés par comparaison des qualifications entre ceux qui se sont déclarés intéressés par la mission ou qui ont été contactés directement par le Projet. Les consultants individuels dont les qualifications feront l’objet d’une comparaison doivent posséder toutes les qualifications minimales pertinentes requises ; le consultant qui sera retenu sera celui le mieux qualifié, expérimenté et capable de mener à bien la mission. L’évaluation de leurs capacités se fait sur la base de leurs diplômes, de leur expérience antérieure et, s’il y a lieu, de leur connaissance du contexte local (langue, culture, organisation administrative et politique). La méthode consistera à comparer un minimum de trois (3) Curriculums vitae (CV) et demander au meilleur candidat une proposition financière et une proposition technique sur la base des Termes De Référence (TDR) qui lui sont transmis. Les propositions feront l’objet de négociations qui porteront sur les coûts unitaires qui devraient être conformes à ceux généralement appliqués pour des missions similaires. Champ d’application La méthode s’applique dans le cas des missions pour lesquelles :

a) le travail en équipe n’est pas nécessaire ; b) aucun appui technique n’est requis de l’extérieur (siège) ; et c) l’expérience et les qualifications de l’expert constituent un critère de choix majeur.

Si les experts sont trop nombreux et qu’il risque d’être difficile de coordonner et d’administrer leurs activités ou de définir leur responsabilité collective, il sera préférable d’avoir recours à un bureau de consultants. L’examen préalable de la Banque Mondiale est requis pour tous les contrats et également sur ceux dont le coût estimatif est supérieur ou égal à l’équivalent de 100 000$ US.

Les avis porteront sur le rapport de comparaison des CV (qualifications et de l’expérience des candidats), les TDR et les conditions d’emploi des consultants. Principales étapes

La procédure de sélection par entente directe se déroule en onze (11) étapes :

E1.La rédaction des termes de référence et l’identification des consultants possédant les qualifications minimum pertinentes requises ;

E2. La demande de non objection de la Banque Mondiale sur les TDR ; E3. La demande de manifestations d’intérêt ; E4. La réception des manifestations d’intérêt (curriculums vitae) des consultants et l'évaluation de

leurs expériences et qualifications ; E5 La demande de proposition technique et financière au meilleur candidat ; E6. La réception des propositions et la négociation du contrat ; E7.La signature du contrat ; E8 La publication de l’attribution du contrat ; E9 L’enregistrement du contrat ; E10 Le suivi de l’exécution du contrat ; E11. Le classement des documents de passation de marché;


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DESCRIPTION DE LA PROCEDURE


Demandeur/ responsable de l’activité Le Coordonnateur La Banque Mondiale Le Coordonnateur Le Secrétariat du Coordonnateur Le Coordonnateur

1. La rédaction des termes de référence, l’estimation des coûts et l’identification des consultants possédant les qualifications minimum pertinentes requises

- Rédige les TDR ; - Elabore le budget prévisionnel (coût estimatif) ; - Identifie les consultants (individus) potentiels ;

ces derniers doivent posséder les qualifications et l’expérience minimale requises ;


2. La demande de non objection de l’IDA sur les TDR

- Transmet les termes de référence à l’IDA ou à l’AFD pour avis de non objection.

- Transmet son avis au Coordonnateur.

- Transmet les éventuels commentaires de l’IDA ou de l’AFD au responsable de l’activité pour finalisation des TDR ;

- Soumet à nouveau si requis les TDR finalisés à l’IDA pour avis de non objection.

3. La demande de manifestations d’intérêt (demande des CV)

La publication d’un Avis à Manifestation d’Intérêt (AMI) n’est pas nécessaire, mais elle est conseillée. Dans l’avis, on indiquera la nature et le contenu de la mission et on demandera aux consultants intéressés de fournir leurs CV. Les demandes écrites de CV peuvent être directement envoyées à des individus qualifiés, identifiés par le projet ou qui figurent dans le répertoire de Consultants Individuels du Projet. On prendra soin de bien préciser qu’il s’agit de la recherche de consultant individuel. 4. La réception des manifestations d’intérêt

(curriculums vitae) des consultants et l'évaluation de leurs expériences et qualifications

- Reçoit les plis (manifestations d’intérêt) ; - Transmet les plis au Coordonnateur ou le

Président de l’Organe de Contrôle.

Les CV envoyés par courriel (e-mail) seront également acceptés ainsi que les plis reçus après la date limite de dépôt et avant l’évaluation (la comparaison) des CV. - Garde les plis en sécurité et les transmet à la

commission d’évaluation.

TDR et Liste de consultants TDR et Avis de l’IDA ou de l’AFD TDR finalisé Demande de manifestations d’intérêt Les manifestations d’intérêt Les manifestations d’intérêt


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La Commission d’évaluation Le Coordonnateur Le Spécialiste en Passation de Marchés Le Coordonnateur Le Secrétariat du coordonnateur Le Coordonnateur La Commission d’évaluation

- Procède à l’ouverture des plis ; - Procède à la comparaison (évaluation) des CV ; - Elabore un PV de comparaison en indiquant

clairement le consultant retenu qui devra être le meilleur candidat ; ce PV sera signé par les membres de la commission ;

- Transmet le PV au Coordonnateur. - Transmet le PV et les TDR approuvés au SPM

pour la préparation de la Demande de propositions technique et financière au consultant retenu.

5. La demande de propositions technique et

financière au meilleur candidat - Prépare la demande de proposition financière

qui comprendra : • La lettre de demande de proposition ; • les termes de références ; • le contrat type.

- Transmet l’ensemble de ces documents auxquels il joint le PV de comparaison des CV au Coordonnateur.

- Transmet, si requis, les documents supports, à la Banque pour avis ;

- Reçoit l’avis de la Banque ou l’AFD (si requis) ; - Faire transmettre, la DP au consultant. 6. La réception des propositions du consultant

classé premier, négociation des propositions et du Contrat

- Reçoit le pli (comportant les propositions

technique et financière) du Consultant ; - Transmet le pli au Coordonnateur.

- Transmet le pli à la Commission d’évaluation.

- Procède à l’ouverture des plis ; - Rédige et signe un PV ; - Transmet l’original de l’offre et le PV au - Coordonnateur.

PV de comparaison des CV Demande de Propositions Demande de Propositions PV d’évaluation des manifestations Avis de l’IDA ou de l’AFD/DP Propositions techniques et financières


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Le Coordonnateur Le SPM

- Invite le consultant pour les négociations

à une date convenue avec le comité qu’il aura mis en place pour examiner la proposition et qui comprendra au moins le SPM et le Demandeur/Bénéficiaire ;

- Négocie les propositions technique et financière avec le consultant en présence du comité ;

- Négocie le projet de contrat préalablement préparé par le SPM ;

- Elabore un PV de négociation qui sera signé par les membres de la commission ;

- Transmet, si requis, le PV de négociation et le projet de contrat négocié à la Banque ou l’AFD pour avis ;

- Reçoit l’avis de la Banque ; - Transmet l’avis de la Banque mondiale ou

de l’AFD au SPM. - Fait signer le contrat par le Consultant,

puis par le Coordonnateur et ensuite par les autres signataires autorisés.

Les six dernières étapes sont similaires à celles de la sélection fondée sur la qualité et le coût (SFQC).

7. Signature du contrat 8. Publication de l’attribution du contrat 9. L’enregistrement du contrat 10. Le suivi de l’exécution du contrat 11. Le classement des documents de


PV d’ouverture PV de négociation +Contrat Négocié Avis de l’IDA ou l’AFD Contrat finalisé


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Tableau récapitulatif

Catégorie de dépenses

Valeurs contrats (dollars us)

Méthodes passation de marchés

Contrat soumis a examen préalable

MARCHES DETRAVAUX ET FOURNITURES

TRAVAUX

Sup ou égal à 10 000 000 Appel d'Offres International (AOI) tous

inférieur à 10 000 000 et sup à 70 000

Appel d'offres National (AON) Le premier contrat

Inférieur ou égal à 70 000 Méthode de shoping (consultation d'au moins 3 entreprises)

NON

FOURNITURES

Sup ou égal à 1 000 000 Appel d'offres International (AOI) tous

Inférieur à 1 000 000 et sup à 70 000

Appel d'offres National (AON) Le premier contrat

Inférieur ou égal à 70 000 Méthode de shoping (consultation d'au moins 3 entreprises)

NON

MARCHES DE SERVICES DE CONSULTANT

FIRMES

Inférieur à 300 000 SFQC tous Qualification du consultant (QC)

inf. à 300 000 (taches standards: assurances, audits financiers et technique)

SMC (Sélection au Moindre Cout) tous

CONSULTANTS INDIVIDUELS

Aucun seuil Consultants individuels (au moins 3 CV)

Tout contrat d’au moins 100.000 USD et plus

Aucun seuil SED (Sélection des cabinets et consultants individuels) Tous les contrats

FORMATIONS ET AUTRES PRESTATIONS

Les plans de formation annuels, y compris dans et hors du pays, Workshops, termes de référence, budgets estimés, nom des candidats curricula, calendrier, sélection des institutions de formation


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3.4 Suivi des marchés


Permettre le suivi de l’exécution des contrats et des marchés passés par le Coordonnateur du PSAC

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procédure s'applique à tous les marchés du PSAC.


- La situation des marchés passés sur le projet sera faite par le Spécialiste en Passation de Marchés (SPM).

- Tous les contrats sont numérotés, enregistrés dans un registre des marchés et saisis dans le module Gestion des marchés du logiciel comptable par le Spécialiste en Passation de Marchés.


- Pour réaliser le suivi des contrats à l’aide du logiciel, toute facture relative à un contrat est saisie par l’Assistant Comptable dans le module « saisie Marché » en précisant le numéro du contrat ou du marché ;

- Chaque trimestre, le Spécialiste en Passation de Marchés prépare le rapport sur la passation des marchés. La forme et le contenu de ce rapport sont décrits à la section suivante.

SIGNATURE ET APPROBATION DU MARCHE

Dès le jugement des offres ou l’obtention de l’avis de non objection de la Banque Mondiale, le Coordonnateur de Projet prépare le marché qu’il soumet à la signature de l’attributaire dans un délai de deux (02) jours ouvrables.

L’attributaire reçoit le projet de marché, l’examine, le vise et le transmet au Coordonnateur de Projet dans un délai maximum de cinq (05) jours ouvrables.

Tous les marchés d’un montant inférieur à trente millions (30 000 000) de francs CFA, sont signés par le Coordonnateur Adjoint du Projet dans un délai maximum de deux (02) jours ouvrables. Pour ces marchés, l’autorité approbatrice est le Coordonnateur National. Il dispose à cet effet d’un délai maximum de deux (02) jours ouvrables.

Tous les marchés d’un montant supérieur ou égal à trente millions (30 000 000) de francs CFA sont signés par le Coordonnateur National dans un délai maximum de deux (02) jours ouvrables. Pour ces marchés, l’autorité approbatrice est le DGPPF du MINAGRI. Il dispose à cet effet d’un délai maximum de trois (03) jours ouvrables.

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES E T COMPTABLES Projet d’Appui au Secteur Agricole (PSAC)



Folio 1/1 REVUE DES PROCEDURES DE SUIVI

DES MARCHES Révisé en


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3.5 Réception des marchés

3.5.1 Objet et principes de procédure

Réceptionner toute livraison de fournitures, travaux ou de services acquis par le Projet. Les livraisons sont réceptionnées par une Commission de réception dont la composition est fonction de l’ampleur du marché à réceptionner. Pour les marchés passés conformément aux dispositions du Code des Marchés Publics, la Commission de réception devra être constituée conformément aux dispositions du Code en vigueur. Toute réception du Bien devra donner lieu à la rédaction d'un procès-verbal de réception signé par tous les membres de la Commission. Le procès-verbal de réception est préparé par le SPM ou toute autre personne désignée. Pour être acceptées, dans le cas des fournitures et travaux, les livraisons doivent correspondre quantitativement et qualitativement au contenu du bordereau des quantités et des spécifications techniques du marché; d’où une vérification des quantités livrées et du bon état physique et de fonctionnement des fournitures ou des ouvrages. L’attributaire du marché devra être invité par écrit à la réception. Si la quantité livrée n'est pas égale à la quantité commandée, La commission le notifie à l’attributaire du marché dans le PV de réception que ce dernier devra signer ; en cas d’absence du fournisseur, le PV lui sera transmis, par courrier, par le Coordonnateur. Il peut être accepté ou non, la réception de la livraison partielle après avis des bénéficiaires. Pour les Services de consultants, les différents rapports soumis devront être validés par les services techniques du domaine concerné. Les éventuels commentaires seront transmis par écrit au consultant par l’intermédiaire du Directeur Général.

4. Champ d’application La procédure s'applique pour la réception de tous les marchés.

5. Principales étapes de la procédure La procédure peut se dérouler suivant les cinq (5) étapes ci-après : E1. La préparation de la réception ; E2. La convocation de la Commission de réception ; E3. L’invitation de l’attributaire du marché ; E4. L’examen et vérification de la recevabilité des fournitures, des travaux ou des rapports ; E5. La préparation et Signature du Procès-verbal de réception.





Folio 1/1 REVUE DES PROCEDURES DE

RECEPTION DES MARCHES ET GESTION DES CONTRATS

Révisé en


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6. Description de la procédure (processus)


Le Coordonnateur Demandeur/Bénéficiaire

1. La préparation de la réception

- Reçoit la demande de réception de l’attributaire du marché, ou le rapport de mission du consultant ;

- Transmet la demande ou le\ rapport au Demandeur/Bénéficiaire pour examen et avis ;

- Prépare, en collaboration avec demandeur, le Dossier de demande de proposition.

- Organise une pré-réception pour s’assurer

l’exécution du marché (livraison, achèvement des travaux ou dépôt des rapports (consultants) ;

- Transmet son avis motivé au Coordonnateur et au SPM.

Demande de réception ou rapport de mission Avis

Le Coordonnateur

2. La convocation de la commission de réception

- Constitue et/ou convoque la Commission de réception (ou de validation pour consultants) en cas d’avis favorable pour la réception, en fixant la date de réception en collaboration avec le SPM et le Demandeur/Bénéficiaire ;

- Notifie le rejet motivé à l’attributaire en cas d’avis défavorable pour la réception ;

- Transmet une copie de la lettre de rejet ou de la lettre de convocation de la commission au SPM et au Demandeur/Bénéficiaire.

Lettre de convocation Lettre de rejet

SPM Le Coordonnateur Secrétariat de l’UCP

3. La convocation de l’Attributaire

- Reçoit l’avis du Coordonnateur ; - Prépare une lettre d’invitation précisant la date de

la réception (ou de validation des rapports) ; - Transmet la lettre au Secrétariat du

Coordonnateur pour signature et transmission au destinataire.

- Reçoit et signe la lettre qu’il transmet à son - Secrétariat. - Transmet la lettre à l’attributaire du marché.

Lettre de d’invitation


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La Commission de réception ou de validation

4. L’examen et vérification de la recevabilité des fournitures, des travaux ou des rapports

Pour les marchés de fourniture : - Vérifie que les articles livrés sont ceux qui ont

été commandés (quantitativement, techniquement et qualitativement) et qui figurent dans le marché ou sur le Bon de Commande (B/C) ;

- Effectue un contrôle physique des articles livrés par comptage des quantités livrées et rapprochement avec les quantités portées sur le Bordereau de Livraison (B/L) ;

- S’assure du fonctionnement ; - Signe le B/L du fournisseur ; - Se prononce sur la réception des travaux

(avis). Pour les marchés de Travaux : - Visite les travaux pour s’assurer de

l’achèvement ; - Vérification visuelle de la qualité des travaux et

du fonctionnement des ouvrages ; - Se prononce sur la réception des travaux

(avis).

Pour les Services de consultant ;

La réception consistera à valider les différents rapports reçus du consultant par les différents services techniques compétents. Dans certains cas, des ateliers de validation pourront être prévus. Une copie de chaque rapport sera conservée dans le dossier relatif au marché concerné.

Le SPM La Commission de réception ou de validation

5. La préparation et signature du Procès -verbal de réception

- Prépare le PV de réception ou de validation qui indique clairement la conclusion de la commission ;

- Soumet le PV à la signature de tous les membres de la Commission.

- Signe le PV ; - Remet une copie à l’attributaire du marché ; - Transmet une copie au SPM.

PV de réception ou de validation


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CERTIFICATION DES FACTURES

Les factures ne sont recevables que lorsqu’elles sont accompagnées des pièces justificatives de la réception des biens auxquels ils se rapportent. Le SPM rejette systématiquement toute facture présentée sans pièce justificative de réception.

La certification de la facture est matérialisée par l’apposition d’un cachet « Bon à Payer » visé par le Coordonnateur du Projet ou le SGF après les contrôles effectués par le SPM et le comptable sur les factures conformes aux livraisons de biens ou de fournitures consommables.

PAIEMENT DES FACTURES

Pour le paiement des factures, se référer aux procédures de paiement direct ou de paiement sur le compte projet ou sur le compte de contrepartie nationale.

MISE A JOUR DE LA SITUATION DES MARCHES

La mise à jour de la situation des marchés se fait de la façon suivante :

• dès la saisie des factures dans le module de gestion de marchés du logiciel du projet et le traitement du paiement des factures, les états de suivi de marchés sont édités par le comptable (situation de chaque marché, situation des marchés par structure, situation des marchés par composante) ;

• transmission des états au SGF par le comptable ;

• vérification de la conformité des états et visa des états par le SGF ;

• retour des états au comptable par le SGF pour classement ;

• tenir pour chaque paiement à la disposition du SPM pour archivage, une copie des pièces comptables (facture, ordre de virement ou chèque).

CLOTURE DE MARCHE

La clôture d’un marché consiste à arrêter définitivement toute opération sur ledit marché.

La clôture d’un marché est possible lorsque :

- la réception des fournitures est prononcée ;

- le remboursement de l’avance de démarrage consentie est achevé ;

- les retenues de garanties prélevées sur les factures ont été restituées ou la caution bancaire délivrée en remplacement des retenues a fait l’objet de la main levée ;

- les factures présentées sont entièrement payées.

Lorsque pour une raison quelconque, le montant d’un marché n’est pas entièrement décaissé, le reliquat du marché est annulé. Il peut être engagé pour une utilisation ultérieure dans les conditions normales de passation d’autres marchés.

Le comptable constate les écritures de clôture du marché dans les journaux appropriés et classe les pièces justificatives en attente des contrôles.


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Le SGF vérifie la bonne comptabilisation des opérations de clôture et procède à la remise des cautions à l’attributaire.

CONTRATS DE SERVICES DE CONSULTANTS

EXECUTION DES PRESTATIONS

• Etablissement d’un ordre de service par le Coordonnateur du Projet ;

• Transmission de l’ordre de service du prestataire au Coordonnateur du Projet pour signature;

• Transmission de l’ordre de service au SPM pour ventilation comme suit :

� Consultant: 1 exemplaire ;

� Coordonnateur: 1 exemplaire ;

� SPM : 1 exemplaire.

• Commencement des prestations par le prestataire à la date indiquée dans l’ordre de service en respectant les modalités arrêtées dans les TDR.

CERTIFICATION DES SERVICES

• Présentation du résultat de la prestation (rapport, situation, test de fonctionnement, etc.) par le prestataire au Coordonnateur du Projet assisté du SPM ;

• Vérification de la conformité du contenu du résultat fourni à celui attendu, par le Coordonnateur du Projet assisté du Responsable Filière (RF), du SPM et ou de toute autre compétence nécessaire;

• Etablissement d’un projet de Certificat pour Service Fait (CSF) par le SPM en trois (3) exemplaires ;

• Transmission de la liasse au Coordonnateur national pour avis ;

• Signature du CSF par le Coordonnateur du Projet ;

• Retour de la liasse au SPM pour ventilation comme suit :

� Prestataire : 1 exemplaire,

� Coordonnateur : 1 exemplaire.

� SPM : 1 exemplaire.

CERTIFICATION DES FACTURES

Les factures ne sont recevables que lorsqu’elles sont accompagnées des pièces justificatives de l’exécution des services auxquels ils se rapportent. Le SPM rejette systématiquement toute facture ou décompte présenté sans pièce justificative de réception.

La certification de la facture est matérialisée par l’apposition d’un cachet « bon à payer » visé par le Coordonnateur du Projet ou le SGF après les contrôles effectués par le SPM et le comptable sur les factures conformes aux prestations.

PAIEMENT DES FACTURES

Pour le paiement des factures, se référer aux procédures de paiement direct ou de paiement sur le compte projet ou sur le compte de contrepartie nationale.


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Cas des paiements avec avance de démarrage

Après le paiement des factures, le SPM en collaboration avec le SGF, établi une attestation de main levée partiel, correspondant au montant de l’avance restituée.

La garantie de bonne exécution peut être constituée par tranche correspond aux montant des travaux exécutés par l’entreprise. Dans ce cas, des mains-levées partiel de garantie de bonne exécution pourraient être constituée pour ces tranches de paiement.

MISE A JOUR DE LA SITUATION DES CONTRATS

• Dès la saisie des factures dans le module de gestion de contrats du logiciel du projet et le traitement du paiement des factures, les états de suivi de marchés sont édités par le comptable (situation de chaque contrat, situation des contrats par agence d’exécution, situation des contrats par composante),

• Transmission des états au SGF par le comptable,

• Vérification de la conformité des états et visa des états par le SGF,

• Retour des états au comptable par le SGF pour classement,

• Tenir pour chaque paiement à la disposition du SPM pour archivage, une copie des pièces comptables (facture, ordre de virement ou chèque).

CLOTURE DE CONTRAT

La clôture d’un contrat consiste à arrêter définitivement toute opération sur ledit contrat. La clôture d’un contrat est possible lorsque :

- la réception des services est prononcée ;

- le remboursement de l’avance de démarrage consentie est achevé ;

- les retenues de garanties prélevées sur les factures ont été restituées ou la caution bancaire délivrée en remplacement des retenues a fait l’objet de la main levée ;

- les factures présentées sont entièrement payées.

Lorsque pour une raison quelconque, le montant d’un contrat n’est pas entièrement décaissé, le reliquat du contrat est annulé. Il peut être engagé pour une utilisation ultérieure dans les conditions normales de passation d’autres contrats.

Le comptable constate les écritures de clôture du contrat dans les journaux appropriés et classe les pièces justificatives en attente des contrôles.

Le SPM procède à la remise des cautions au prestataire accompagné d’une attestation main levée totale signée du Coordonnateur.

AVENANTS ET REGLEMENT DES CONTENTIEUX

LES AVENANTS AVEC INCIDENCES FINANCIERES

Tout avenant nécessitant une révision du coût du marché à plus de 15% est soumis à autorisation préalable de la DMP et de la Banque Mondiale, qui après réception du dossier :

1. vérifie l’opportunité de l’avenant ;

2. contrôle les prix unitaires proposés comparativement à ceux du marché de base ou à ceux pratiqués en d’autres circonstances ;


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3. contrôle la nature des prestations objet de l’avenant, étant entendu que l’avenant ne saurait modifier l’objet du marché.

LES AVENANTS SANS INCIDENCE FINANCIERE

Ce sont les avenants qui modifient une clause du contrat autre que le coût du marché. Ceux-ci ne requièrent pas d’autorisation quelconque, mais selon le cas, certains justificatifs sont exigés pour sécuriser les parties au contrat.

Dans tous les cas, les contrats d’avenant sont examinés et approuvés dans les mêmes conditions que le marché de base.

LES RESILIATIONS

Dans le cas du suivi de l’exécution des marchés de travaux, fournitures et prestations, des cas de défaillance peuvent survenir, soit de la part des autorités contractantes, soit des titulaires de marchés. Ces situations peuvent conduire à la dénonciation du contrat liant les parties. Tout marché ne peut faire l’objet d’une résiliation que :

1. à l’initiative de l’Autorité contractante ;

2. sur demande de l’Autorité contractante en cas de faute ou de manquement du titulaire ;

3. à la demande de l’Autorité de tutelle, à titre de son pouvoir de substitution ;

4. en cas de survenance d’un événement affectant la capacité juridique du titulaire ;

5. tout marché peut également faire l’objet d’une résiliation à la demande du titulaire s’il avoue sa carence ou si l’exécution du marché est rendue impossible sans faute ni manquement du titulaire.

En plus de la demande écrite, le dossier de résiliation doit comporter un certain nombre de pièces notamment :

- un exemplaire du marché - l’ordre de service de démarrage du marché ; - la mise en demeure non suivi d’effet dans les quinze jours ; - les états des décomptes et le niveau d’exécution des prestations réalisées ; - le constat d’huissier le cas echéant.

La décision de résiliation est prononcée par le Coordonnateur du projet, après avis de la DMP. Cette décision est motivée suite à la réunion de la COJO de résilier le marché. Cette décision est prise à l’unanimité de ses membres et fait l’objet d’un procès verbal signé séance tenante.

Dans le cas d’une résiliation pour faute du titulaire, le remplacement de l’entreprise défaillante se fait, conformément au rapport d’analyse, soit le deuxième moins disant conforme, soit par appel d’offres ouvert (national ou international), soit par gré à gré. Le recours à la procédure de gré à gré se justifie très souvent par l’urgence ou l’importance des travaux restant à exécuter et se fait sur la base du rapport d’analyse.


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3.6 Classement des documents de passation de marché s

3.6.1 Objet et méthodes de classement Il s’agit de classer tous les documents de passation de marchés suivant le système de classement développé par la Banque ou l’AFD. Un carton d’archivage ou une chemise à sangle sera utilisé pour chaque marché ; à l’intérieur, les chemises ou sous chemises seront utilisées pour les principales étapes du processus. Les cartons et chemises à sangle seront marqués à l’extérieur du nom et de la référence du marché/contrat. Les marchés seront classés par ordre chronologique. Le Spécialiste de la Passation de Marchés sera resp onsable du classement et de l’archivage des documents de passation de marchés.

3.6.2 Documents à classer Le classement concerne tous les documents relatifs au processus de la passation des marchés. Les documents à classer sont entre autre : - les avis publiés (copie du journal ou de la revue faisant ressortir la date de publication) ; - les manifestations d’intérêt ; - les PV d’établissement des listes restreintes ; - les lettres d’invitation ou de demande de cotation ; - les Dossiers de mise en concurrence (DAO ou Demande de Proposition) ; - les avis de non objection ; - les offres ou propositions des soumissionnaires ; - les rapports d’évaluation ; - les lettres de notification (d’attribution ou de contrat) ; - les contrats et les bons de commande ; - les Bordereau de Livraison (BL) ; - les procès-verbaux de réception ou attestation de service fait ; - les rapports de mission de consultants ; - les factures payées et enregistrées ; - les preuves de paiement (copie de l’ordre de virement ou du chèque ou récépissé (ou

décharge du bénéficiaire du paiement ; - les preuves de publication des attributions de marchés ; - Etc.

MANUEL DE PROCEDURES ADMINI STRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES




Folio 1/1 CLASSEMENT DES DOCUMENTS DE

PASSATION DE MARCHES Révisé en


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3.7 Rapport sur la passation des marchés Le Chef de Service Passation de Marchés préparera à la fin de chaque trimestre un rapport sur la passation des marchés qui sera transmis à la Banque au plus tard à la fin du mois suivant la fin du trimestre. Le format et le contenu du Rapport sur la Passation des Marchés seront les suivants :

1. Etat (niveau) de mise en œuvre du plan de passation de marchés ; 2. Etat d’avancement des marchés en cours d’exécution ; 3. Modification/avenant aux contrats ;

Indiquer brièvement les modifications apportées et les justificatifs. 4. Nouveaux marchés signés depuis le précédent rapport.

Exemple nous présentons un modèle de rapport sur la passation des marchés :

Désignation Montant Méthode de PM Attributaire Date de

signature Délai d’exécution

5. Plaintes et litiges en cours

Recenser ici les éventuelles plaintes reçues ainsi que les litiges en cours.

6. Difficultés affectant la passation des marchés

Relater les difficultés rencontrées et les mesures correctives envisagées.

7. Point sur l’état de mise en œuvre des recommandations des audits et/ou revues a postériori.

Annexe : Joindre le plan de passation de marchés actualisé avec les dates d’exécution des différentes étapes, les montants des marchés et le nom de l’attributaire.





Folio 1/1 RAPPORT SUR LA PASSATION DES

MARCHES Révisé en


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3.8 Examen (revue), audit et supervision des procéd ures de passation de marché

Les marchés passés sur le projet seront soumis à divers types d’examen : - Les examens préalables (avis de non objection) de la Banque ou de l’AFD qui seront effectués

en fonction des seuils d’examen retenus dans l’Accord de Financement, la convention d’affectation ou des directives et pour aussi les deux premiers marchés de chaque méthode de passation de marchés ou de sélection de consultants pour les marchés financés par la Banque mondiale ;

- Les examens préalables de l’AFD qui seront effectués pour les activités cofinancées par le C2D-PSAC ;

- L’examen à postériori de la Banque et de l’AFD pour les activités financés par le C2D-PSAC sur les marchés non soumis à son avis de non objection. Il sera procédé à au moins une revue a posteriori par an qui sera effectué sur un échantillonnage représentant au 20% des marchés passés ;

- L’audit indépendant de la Banque mondiale ou l’AFD qui pourra être effectué par un Consultant indépendant sélectionné par la Banque mondiale ou l’AFD ;

- Les revues préalables (approbation) et les audits effectués par des organes de contrôle désignés dans le Code des Marchés Publics en vigueur ;

- Tout autre audit autorisé par l’Administration.

Les rapports d’audit de la Banque et de l’AFD seront communiqués au Gouvernement. Des missions de supervision seront organisées par la Banque mondiale ou l’AFD au moins deux fois par an. 3.9 Requêtes spécifiques aux marchés cofinancés par le C2D-PSAC

La mise en œuvre des procédures d’achat et de consultation seront soumises aux modifications suivantes pour les marchés cofinancés par le C2D-PSAC : - Le document d’appel d’offre et/ou les documents réclamés pour les contrats cofinancés par le

C2D-PSAC seront modifiés pour refléter le rôle de l’AFD comme co-financeur, y compris la référence à la notice d’achat de l’AFD et tout autre document relatif à ce type de contrat.

- En raison de ses obligations légales et règlementaires l’AFD ne financera pas sa part d’un contrat dont l’attributaire ou le consultant seraient dans une liste sur les sanctions financières (y compris en particulier en lien avec la lutte contre le financement du terrorisme) de la Commission européenne et/ou des Nations Unies, et/ou de la France ainsi que spécifié dans la convention d’affectation du programme d’appui à la relance des filières agricoles de Côte d’Ivoire (PARFACI I).

Les spécialistes en gestion financière et passation de marché de l’UC-PSAC s’assurerons que le contractant n’est dans aucune liste de sanction, et informera l’AFD par lettre et demandera son approbation formelle. Ils pourront consulter la liste sur les sites ci-après : - Pour les Nations Unies : http://www.un.org/sc/committees/list_compend.shtml - Pour l’Union européenne : http://eeas.europa.eu/cfsp/sanctions/consol-list_en.htm

- Pour la France : http://www.tresor.economie.gouv.fr/4248_liste-nationale





Folio 1/1 REVUE DES PROCEDURES DE

PASSATION DE MARCHES Révisé en


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PARTIE 4 : PROCEDURES FINANCIERES


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Cette partie du manuel décrit les procédures de gestion financière applicables au PSAC en quatre sous partie qui sont : Organisation financière, Mobilisation des fonds, Décaissement et justifications des fonds et Financement des conventions de financement et/ou des contrats de prestations. Les procédures ont été élaborées en respectant les principes ci-après :

- Système Intégré de Gestion des Finances Publiques (SIGFIP) et l’autorisation des transactions financières ;

- Les procédures de financement contenues dans le document d’évaluation du projet (PRODOC) ;

- Procédures d'identification, de saisie et de traitement exhaustif des opérations réalisées ; - Mesures de sécurité et de protection des actifs.



PROCEDURES FINANCIERES Rédigé en Janvier 2014

Folio 1/1 GENERALITES Révisé en


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4.1 Organisation financière

Il s'agit de décrire le cadre des opérations financières à travers l'organisation des comptes bancaires et la gestion des différentes caisses.

4.1.1 Organisation des comptes bancaires/Panorama d es comptes bancaires Ces comptes peuvent être énumérés en fonction de l'origine des fonds qui les alimentent. Il s'agit notamment des comptes bancaires :

- des fonds IDA dans le cadre du DON et CREDIT IDA N° : P119308. - des fonds de contrepartie de l'Etat ; - des ressources C2D; - des fonds des contributions des interprofessions (Bénéficiaires);

a) Les fonds IDA dans le cadre du DON et CREDIT IDA N : P119308.

Il sera ouvert trois (3) comptes au titre de la gestion du PSAC pour retracer les fonds en provenance de l’IDA :

- Deux (2) Comptes désignés IDA-PSAC : Logés à la BCEAO ces comptes seront gérés par la DDP en coordination avec l’UCP et la DAAF du MINAGRI. En outre, Les montants maximums pour les deux comptes désignés seront fixés respectivement à FCFA ……….. Millions et ……….FCFA Millions. Ces comptes ne recevront que les fonds en provenance de L’IDA.

La Direction de la Dette Publique (DDP) est le représentant désigné de l’Etat pour la mobilisation des ressources de l’IDA.

Les demandes de retrait de fonds ou de paiements directs établies par l’UCP et revêtues des signatures autorisées transiteront par La Direction de la Dette Publique (DDP).

- Le Compte Projet IDA-PSAC :

Géré par l’UC-PSAC, ce compte sera ouvert auprès d’une banque commerciale jugée crédible et approuvée par la Banque mondiale. L’agent comptable de l’UC-PSAC est le comptable assignataire (seul signataire) du compte Projet IDA-PSAC. NB : Il sera nommé sur le PSAC, deux (2) Agents Com ptables :

- Le premier, chargé de la gestion des fonds IDA (DON et CREDIT) sera logé dans les locaux de l’UCP.

- Le second chargé de la gestion des fonds C2D, sera basé à l’ACCD (l’Agence Centrale Comptable du Dépôt).




Folio 1/ MOBILISATION DES RESSOURCES Révisé en


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b) Les fonds de contrepartie de l'Etat ;

Compte tenu du paramètre de financement du pays, les ressources de l'IDA financeront toutes les dépenses avec 100% de taxes. Cependant, le gouvernement apportera des fonds pour compenser les coûts supplémentaires relatifs à l'intervention de fonctionnaires dans le projet. Ces contributions font également partie du champ d’action de la mission de revue des auditeurs.

c) Les fonds des ressources du C2D

Deux comptes sont ouverts pour retracer les fonds en provenance des ressources C2D :

- Le Compte désigné C2D-PSAC :

Logé à la BCEAO ce compte sera géré par l’ACCT. Le montant maximum pour le compte désigné sera égal à la dotation budgétaire du C2D-PARFACI conformément au PPM et au PAA. Ce compte ne recevra que les fonds des ressources du C2D. L’Agence Centrale Comptable Du Trésor est le comptable assignataire sur le compte-Désigné C2D logé à la BCEAO. Les demandes de transfert de crédit établies par l’UCP et revêtues des signatures autorisées sont adressées à L’Agence Centrale Comptable Du Trésor (ACCT).

- Le Compte projet C2D-PSAC Ce compte sera géré par l’Agence Centrale Comptable de Dépôt (ACCD), il sera ouvert auprès de la banque du trésor. L’Agent comptable de l’UC-PSAC basé à l’ACCD sera cosignataire avec le Coordonnateur du PSAC sur le compte projet C2D-PSAC. Les ressources du C2D financent les dépenses hors taxe.

d) Les fonds des contributions des interprofessions (Bénéficiaires)

IL sera ouvert un compte filière-PSAC dans une banque commerciale au niveau de chaque interprofession, ce compte sera alimenté à partir du compte projet IDA-PSAC, le compte projet C2D-PSAC et par les fonds du Bénéficiaire selon la filière. Il sera définit une clé de répartition entre les différents fonds pour l’approvisionnement de ce compte .Ce compte fonctionnera de manière autonome avec les comptes bancaires des interprofessions déjà existant. La justification de l’utilisation de ses fonds se fera sur la base de rapports de suivi financier trimestriels (rapport d‘activité, pièces justificatives des dépenses : factures pro-forma, factures normalisés, bon de commande, bon de livraison, PV de réception, contrat, marché et copie des différents chèques qui ont servi au paiement des dépenses éligibles) adressés à l’UCP. Le taux de justification des fonds est de 20% du montant initialement accordé pour espérer un réapprovisionnement. NB : ce sous compte sera cogéré par le responsable finan cier de l’interprofession, le Directeur de l’interprofession et un assistant comp table qui assurera les décaissements et les paiements des factures. Son ouverture et son fo nctionnement suit le même circuit que le compte IDA-PSAC. Concernant les retraits par chèque sur les compte s du projet et des interprofessions pour le paiement de certains fournisseurs, le spécialist e en gestion financière et le responsable financier de l’interprofession donneront des instru ctions aux gestionnaires des différents


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comptes de faire confirmer les montants inscrit sur les chèques par eux avant tout décaissement. La détermination des seuils des montant à faire con firmer sera définit de concert avec le coordonnateur du PSAC, le spécialiste en gestion fi nancière du PSAC, les responsables financiers des interprofessions et les gestionnaire s des différents comptes.


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4.1.2 Organisation des caisses Panorama des caisses Il n'existe qu’une caisse par source de financement, au niveau du L’UC-PSAC. Ces caisses seront gérées de manière séparée selon les fonds et par source de financement (don IDA, fonds des ressources C2D). A cet égard, les fonds en caisse provenant d'une source de financement donné ne pourront servir à financer que les dépenses relevant de cette source de financement. La caisse permet de payer les dépenses de montant inférieur à 100 000 (cent mille) F CFA. Les dépenses supérieures ou égales à 100 000 FCFA sont réglées par chèque ; sauf cas exceptionnels dûment autorisés.

a) Caisse de destination des fonds du compte projet IDA-PSAC Le montant plafond de l'encaisse est de 1 000 000 (un million) F CFA. La caisse est tenue par un Caissier qui a par ailleurs la garde des autres valeurs en dehors des espèces que sont les chèques en transit, les bons de carburant, etc. Le caissier tient un brouillard pour enregistrer les mouvements et suivre les situations de l'encaisse et des autres valeurs. Il dresse chaque jour en fin de journée un état d'inventaire de la caisse. Le Comptable arrête la caisse à la fin de chaque semaine.

b) Caisse de destination des fonds du compte projet C2D-PSAC Le montant plafond de l'encaisse est de 1 000 000 (un million) F CFA. La caisse est tenue par un Caissier qui a par ailleurs la garde des autres valeurs en dehors des espèces que sont les chèques en transit, les bons de carburant, etc. Le caissier tient un brouillard pour enregistrer les mouvements et suivre les situations de l'encaisse et des autres valeurs. Il dresse chaque jour en fin de journée un état d'inventaire de la caisse. Le Comptable arrête la caisse à la fin de chaque semaine.

c) Dispositifs spécifiques d'arrêté et de contrôle de la caisse Les arrêtés des caisses sont préparés par le caissier à partir des brouillards et contrôlés par le comptable ; mais au-delà du contrôle permanent effectué par le comptable, le contrôle de la caisse peut être effectué par d'autres intervenants internes ou externes : - Intervenants externes Ces travaux sont exécutés par des auditeurs ou inspecteurs dans le cadre des missions d'audit ou d'inspection. - Intervenants internes Les contrôles de caisse peuvent être périodiques (en cas de réapprovisionnement de la caisse) ou inopinés. Les contrôles sont exercés par le Coordonnateur, le SGF et l'auditeur interne.


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4.2 Mobilisation des ressources

En ce qui concerne le financement, le PSAC bénéficie de sources de financement suivantes : La contribution du gouvernement ivoirien par les fonds de contrepartie financés par le budget de l'Etat (budget d'investissement public et de fonctionnement), les fonds des ressources du C2D; les fonds du don et crédit IDA et la contribution des interprofessions. Chaque ressource est mobilisée et gérée suivant des procédures spécifiques à chaque bailleur (C2D et IDA) mais une volonté d'harmonisation est partagée.

4.2.1 Mobilisation des ressources internes du budge t de l'Etat Le Gouvernement inscrira chaque année dans son budget durant toute la période d'exécution du Projet, le montant de sa contribution nécessaire pour le fonctionnement des structures du Projet et la couverture des taxes récurrentes aux opérations liées à la mise en œuvre du PSAC. Ces taxes ainsi que les taxes récurrentes aux opérations d'importation liées à la mise en œuvre du PSAC seront payées au Trésor Public par engagement direct et imputation sur la ligne de budget d'investissement public prévu à cet effet. Parallèlement aux ressources ci-dessus, le gouvernement va contribuer, à travers les fonds du C2D de la Coopération Française.

a) Approvisionnement en fonds de contrepartie de l' Etat

Il est fait recours au compte de contrepartie Etat qui est approvisionné à partir du budget de l’état en fonds de contrepartie Etat à la demande de la DGTCP d'un montant convenu. Ce compte est par la suite réapprovisionné en cas de besoin à la demande de la DGTCP.

b) Les mécanismes d'approvisionnement des fonds du C2D b.1) Mobilisation des ressources C2D à partir du co mpte Désigné C2D-BCEAO Les ressources du C2D seront versées sur un compte à ouvert à la BCEAO, à partir duquel seront financés les différentes composantes retenues du PSAC. Les modalités de versement à partir du compte Désigné C2D-BCEAO sont définies dans la convention de financement du PSAC et la convention d’affectation du C2D-PARFACI. Les dotations annuelles des fonds C2D pour le financement et la mise en œuvre du PSAC font l'objet d'inscriptions dans la loi de finances qui reflète les décisions du Comité technique bilatéral instauré au titre du C2D. Les modifications qui seraient convenues concernant les dotations seront retranscrites dans la loi de finances en conformité avec les procédures nationales. Un compte projet C2D-PSAC dont le coordonnateur est l'ordonnateur est ouvert à la banque du trésor et acceptable par le bailleur. Ce compte est abondé périodiquement par des versements de la BCEAO sur demande du coordonnateur, qui en tant qu’ordonnateur du PSAC prépare et introduit les demandes de réapprovisionnement auprès du ST-C2D. Le ST-C2D adresse au bailleur cette demande de versement accompagnée d'un ordre de transfert signé du compte C2D-BCEAO vers le compte C2D-PSAC.




Folio 1/ MOBILISATION DES RESSOURCES Révisé en


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Cet ordre de transfert est également signé par le bailleur qui le transmet ensuite à la BCEAO, avec copie au ST-C2D. Les fonds sont versés par la BCEAO sur le compte C2D-PSAC. Dès que les transferts de crédit sont effectués, la BCEAO adresse au ST-C2D une copie du bordereau de transfert, sur lequel est précisé le nom du PSAC, ainsi qu'un extrait de compte mensuel. b.2) Approvisionnement (avance) initial du compte p rojet C2D-PSAC L'avance initiale correspond à une estimation des besoins en fonds C2D pour environ 50% de la dotation budgétaire annuelle, en distinguant les besoins pour les investissements des besoins pour les autres dépenses. Cette estimation est basée sur le Programme de Travail et Budget Annuel et le PPM, dont la partie concernant la contribution C2D est validée chaque année par le Comité Technique Bilatéral du C2D.

b.3) Retrait du Compte projet C2D-PSAC

Pour faire face au fonctionnement normal de l’Unité de coordination du projet, les dépenses sont exécutées par les organes internes du projet conformément à la procédure qui comprend une phase administrative, l'engagement et l'ordonnancement, et une phase comptable, le paiement. Les acteurs de la dépense au niveau du projet Sont : - Un coordonnateur; - Un responsable administratif et financier ; - Un comptable - Un contrôleur financier ; - Un agent comptable. b.4) Paiement de la dépense à partir du compte projet C2 D-PSAC

L’Agent Comptable du projet en charge des de la gestion des fonds C2D est le responsable du poste comptable. Il est à ce titre dépositaire des deniers et des pièces comptables afférents à la gestion financière du projet. Il a une responsabilité pécuniaire et est donc justiciable devant la cour des comptes. En tant que cosignataire (signature conjointe des chèques avec le Coordonnateur du PSAC), il reçoit les ordres de paiement. Il procède aux contrôles liés à sa responsabilité de comptable public. Il fait ensuite la prise en charge comptable et procède au règlement de la dépense. Au moment du règlement, il constate la disponibilité de la trésorerie et contrôle les références bancaires du bénéficiaire. Ensuite, il crédite le compte du bénéficiaire par le débit du compte de trésorerie.


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INTERVENANT DESCRIPTION DU PROCESSUS DOCUMENTS.

Le SGF - Après exécution par le cocontractant de ses obligations, remplit en quatre exemplaires un ordre de paiement manuel accompagné des pièces ci-après :

- quatre exemplaires certifiés d'une facture normalisée ; - quatre exemplaires des marchés, pour le premier paiement,

des décomptes sur marchés ou des contrats, conventions ou baux préalablement enregistrés à la Direction Générale des Impôts et comportant les visas des autorités compétentes ;

- quatre exemplaires originaux du procès-verbal de réception, du bon de livraison, de la fiche de travail ou d'intervention, ou du rapport sanctionnant l'exécution par le cocontractant de ses obligations dans le cas des dépenses relatives à des formations ou des prestations intellectuelles ;

- quatre exemplaires de la fiche de contrôle. Transmet le projet d’ordre de paiement au coordonnateur pour avis

Ordre de paiement (OP)

La secrétaire Après avis du coordonnateur transmet le projet d’ordre de paiement accompagné des pièces justificatives au contrôleur financier du projet

Projet d’ordre de paiement

Le contrôleur financier

- procède aux contrôles relevant de sa compétence. Il vise, diffère ou rejette l'ordre de paiement avec avis écrit motivé. Il dispose pour le traitement du dossier, d'un délai maximum de trois jours ouvrables à compter de la réception du dossier.

- transmet, au moyen d'un bordereau de transmission, le dossier au Coordonnateur et conserve un exemplaire de chaque pièce constitutive du dossier.

Projet d’ordre de paiement

Le coordonnateur - Après vérification, vise l'ordre de paiement et transmet le dossier au moyen d'un bordereau de transmission au contrôleur financier du projet.

Le CF - effectue les contrôles et vérifications nécessaires dans un délai de deux jours ouvrables à compter de la réception du dossier.

- Il appose son visa sur l'ordre de paiement et le transmet dans ce délai à l'Agence Comptable Centrale de Dépôt.

ordre de virement Mandat de paiement (MP

L’AC - sous réserve de disponibilité de la trésorerie sur le Compte-projet, procède au virement sur le compte du Prestataire dans un délai de 48 heures.

b.5) La demande de renouvellement de l’avance init iale des fonds du compte C2D-PSAC Le renouvellement des avances sera effectué par Demande de Versement adressée par l'UC-PSAC au ST-C2D à laquelle seront joints les documents suivants :

(i) les relevés bancaires du Compte Projet, couvrant toute la période écoulée depuis la date de versement de l'avance précédente, sur lesquels devront figurer l'ensemble des opérations effectuées au cours de cette période ;

(ii) l'avis de non-objection du ST-C2D sur les rapports d'exécution technique et financière remis par le Bénéficiaire pour chaque Projet et justifiant de l'utilisation d'au moins 50% de l'avance précédente et de 100% de l'avant-dernière avance. Les renseignements fournis dans ce rapport incluront notamment le nom, l'adresse du (des) fournisseur(s) ou prestataire(s), les références du (des) contrat(s) ou de la (des) commande(s), une description des biens ou services financés, le montant et la date de(s) paiement(s). Le Bénéficiaire attestera que cet état est conforme aux factures originales qu'il détient;


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(iii) l'avis de non-objection du ST-C2D sur les Plans Annuels d'Activités et les Plans de Passation des Marchés des Projets C2D-PARFACI et C2D-PSAC, correspondant au montant de l'avance demandée ;

(iv) la validation par la Direction des Marchés Publics (DMP) des Plans de Passation de Marchés correspondant aux activités couvertes par les avances demandées.

Le versement de la dernière avance sera effectué selon des modalités identiques à celles des avances précédentes. Son montant tiendra compte des besoins éventuellement révisés des Projets.

Le Bénéficiaire s'engage à remettre au ST-C2D l'ensemble des pièces justifiant l'utilisation de 100% des avances dans un délai de six (6) mois après la date du versement de la dernière avance Schéma des flux financier : procédures du C2D/C2D

UC-PSAC

COMPTE DESIGNE C2D/PSAC (logé

à la BCEAO)

C2D INTERPROFESSIONS

COMPTE

PSAC/FILIERES

COMPTE PROJET C2D/PSAC (Banque

du trésor)

AGEROUTE Prestataires (Entreprises,

Bureaux)

PRESTATAIRES

Flux financiers :

Flux de pièces justificatives :

100-X%

X%


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4.2.2 Mobilisation des ressources IDA

Il existe quatre procédures types de mobilisation des fonds : - Approvisionnement initial des comptes spéciaux ; - Réapprovisionnement ou reconstitution des comptes ; - Paiements directs ; - Engagement spécial ; - Remboursement - Contrôle du compte projet IDA-PSAC

Les ressources mobilisées donnent lieu à un traitement interne de suivi et de contrôle. Les comptes du projet IDA Dans la mise en œuvre d’un projet, il existe plusieurs comptes : - Le compte du crédit ; - Les comptes Désignés IDA-PSAC logé à la BCEAO (l’un pour le DON et l’autre pour le

CREDIT) ; - Le compte de contrepartie Etat ; - Le compte de projet IDA-PSAC ouvert dans une banque commerciale; - Les comptes des interprofessions PSAC/filières

1) Le compte de crédit

Il est logé chez le bailleur de fonds. Il est ouvert à la signature de l’accord de prêt. Ce compte reçoit le crédit résultant de l’accord de financement. Les opérations qui y sont effectuées sont sous la seule responsabilité du bailleur de fonds. Les ressources sont déclinées en catégories de dépenses. Chaque demande de paiement qui est transmise suit un circuit interne : - La division agriculture ; - La division décaissement ; - La division trésorerie.

En fonction de la demande, et vu le tableau récapitulatif, le montant de chaque catégorie est imputée normalement à la dite catégorie. Les mouvements sur ce compte sont opérés au moyen des appels de fonds lancés par la Dette Publique qui est le représentant de l’emprunteur. Les opérations effectuées sur ce compte sont : - Paiement de l’avance sur le compte spécial ; - Remboursement de dépenses préfinancées sur le compte de contrepartie ; - Réapprovisionnement du compte spécial ; - Paiement direct aux fournisseurs ; - Paiement dans le cadre des lettres de crédit.


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2) Le compte désigné IDA-PSAC logé à la BCEAO.


La procédure a pour objet de mobiliser les ressources de l’IDA en vue de financer les activités sur le Compte spécial tenu par l’Unité de Coordination du Projet.


La procédure s’applique aussi bien pour l’alimentation du Compte spécial du dépôt initial de l’IDA que pour les réapprovisionnements ultérieurs en vue de reconstituer son solde. Le Projet utilisera la procédure de la DRF pour le réapprovisionnement du Compte spécial.


Les Demandes de Remboursement de Fonds (DRF) doivent être présentées en FCFA, trois mois au plus tard après la date du paiement des dépenses par l’Unité de Coordination du Projet. - Des «dépenses autorisées» selon l’Accord de Financement dûment supportées par des pièces

justificatives sont envoyées en remboursement. Les pièces justificatives comprennent :

• Facture acquittée et certifiée (ou décomptes, mémoires) ; • Bordereau de livraison, ou PV de réception ; • Bon de commande, contrat ; • Pièces attestant le règlement ; • Le relevé bancaire du compte spécial ; • Un état de rapprochement du compte spécial signé par le coordonnateur et le spécialiste

en gestion financière.

- Les pièces justificatives des dépenses sont conservées au Projet à des fins de vérification sur place. Les pièces devront être référencées de telle sorte à permettre un rapprochement rapide avec la DRF à laquelle elles se rapportent.

a) Ouverture et approvisionnement initial du Compte désigné BCEAO-PSAC;

a.1) Ouverture du compte spécial ou compte désigné


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Description de la procédure


INTERFACES Bailleur de fonds emprunteur Cour suprême Direction de la Dette publique Agence Comptable de la Dette Publique Banque agréée Agence Comptable de la Dette Publique

- Conclusion d’un accord de financement - Avis juridique (cet avis juridique valide l’accord de

financement dans la mesure où les dispositions qui y sont contenues ne sont pas contraires aux lois nationales).

- Autorisation d’ouverture du Compte spécial transmise à l’agence comptable de la dette publique.

- Notification d’ouverture du Compte spécial à une

banque jugée crédible par le bailleur de fonds et la partie ivoirienne.

- Ouverture du Compte spécial et communication du numéro de Compte à l’Agence Comptable de la Dette Publique.

- Notification du numéro de Compte au bailleur de fonds, unité de Coordination du Projet, Programmes National d’Investissement Agricole (PNIA), Direction des affaires financières et du Patrimoine du ministère, dette publique.

Accord de financement Accord de financement Autorisation d’ouverture Notification d’ouverture


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a.2) Approvisionnement initial du compte désigné ID A-PSAC et du compte projet

IDA-PSAC Au démarrage du projet, le compte désigné reçoit une avance initiale selon les règles financières du bailleur de fonds ou sur la base d’un programme d’activités semestriel ou annuel arrêté d’accord partie entre le bailleur et la partie ivoirienne. Le niveau de l’avance peut évoluer en tenant compte du volume d’activités en cours au niveau du projet. La capacité d’absorption de cette avance et sa justification est un bon indicateur de la conduite du projet. Description de la procédure


INTERFACES Unité de Coordination du Projet (UCP) Comité de Pilotage du projet (CP) Unité de Coordination du Projet Bailleur de fonds Unité de Coordination du Projet DEP (Direction de l’Evaluation et des Projets) DAFP (Direction des Affaires Financières et du Patrimoine Dette publique Bailleur de fonds Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest Le compte projet IDA-PSAC

- Rédaction d’un Programme de Travail et

Budget Annuel (PTBA) ; - Elaboration d’un budget semestriel.

- Validation du PTBA et du budget semestriel.

- Transmission du PTBA et du budget semestriel au bailleur de fonds pour avis de non objection.

- Analyse du PTBA et du budget semestriel,

ensuite donne son avis de non objection.

- Elaboration d’une demande d’avance (DRF) à transmettre ; voir circuit des DRF ;

- Visa de la DRF par le coordonnateur du projet.

- Visa de la DRF

- Visa de la DRF - Réception de la DRF, transmission de l’appel

de fonds au bailleur.

- Réception de la DRF au département technique, ensuite au département financier, enfin au département trésorerie pour règlement.

- Reçoit le virement - Crédite ensuite le compte désigné IDA-PSAC

- Crédité à partir du compte Désigné IDA-PSAC

PTBA Programme de Travail et Budget Annuel (PTBA) DRF DRF DRF DRF Avis de crédit


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3) Compte projet IDA-PSAC

a) Retrait du Compte projet IDA-PSAC et Paiement de la dépense

a.1) Retrait du compte projet IDA-PSAC

L’Agent Comptable du projet est le comptable assignataire en ce qui concerne le Compte projet IDA-PSAC. A ce titre, tous les mandats de paiement délivrés dans le cadre de l’exécution des dépenses du projet lui parviennent. Il fait les contrôles d’usage, conformément aux règles du payeur, fait la prise en charge et le règlement desdites dépenses.

a.2) Paiement de la dépense

L’Agent Comptable est le responsable du poste comptable. Il est à ce titre dépositaire des deniers et des pièces comptables afférents à la gestion financière du projet. Il a une responsabilité pécuniaire et est donc justiciable devant la cour des comptes. En tant que comptable assignataire, il reçoit les ordres de paiement. Il procède à son tour aux contrôles liés à sa responsabilité de comptable public. Il fait ensuite la prise en charge comptable et procède au règlement de la dépense. Au moment du règlement, il constate la disponibilité de la trésorerie et contrôle les références bancaires du bénéficiaire. Ensuite, il crédite le compte du bénéficiaire par le débit du compte de trésorerie.

Description de la procédure INTERVENANTS OU


Le Coordonnateur Le SGF Le Coordonnateur Contrôleur Financier Le SGF Contrôleur Financier Agent comptable

- Exprime le besoin de la dépense - Consulte le budget et constate l’existence du

crédit sur la ligne. - Transmission des factures pro forma au

spécialiste en gestion financière pour préparation de l’engagement ;

- Vise la fiche d’engagement. - Reçoit l’engagement, constate la disponibilité du

crédit sur la ligne et valide l’engagement. - Etablissement de la commande, livraison,

réception facturation. Certification du service fait. - Etablissement d’un ordre de paiement. - Contrôle et visa de l’ordre de paiement - Contrôle du payeur - Prise en charge comptable - Règlement - Conservation des pièces comptables

Budget Facture pro-forma Bon de commande Ordre de paiement


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b) Reconstitution/réapprovisionnement du Compte pro jet IDA-PSAC

La justification/reconstitution est un système de revolving qui implique que toute dépense justifiée redevienne une recette qui vient alimenter le compte projet IDA-PSAC. Cela sous-entend que la capacité de mise en œuvre du projet détermine le niveau de trésorerie. Plus une dépense payée peine à être recyclée, plus la Trésorerie est impactée négativement. Quelques règles à observer et documents pour l’établissement d’une demande de retrait de fonds de reconstitution. - Vérifier la date de valeur de l’avance pour s’assurer que les dépenses sont éligibles à l’avance

car les dépenses antérieures à la date de valeur sans avis express de non objection du bailleur ne peuvent être prises en charge dans la justification/reconstitution ;

- Les relevés bancaires confirment les mouvements, objet des dépenses présentées dans la DRF ;

L’état de rapprochement du Compte projet est effectué et que le solde résulte bien du pointage des dépenses.

Description de la procédure

INTERVENANTS OU


Le SGF L’Auditeur Interne Le SGF

- Reçoit les dépenses pour la reconstitution du

Compte spécial ; - Fait le tri pour voir quelles sont les dépenses

éligibles au projet et payées sur le Compte spécial ;

- Classe les dépenses par catégorie de dépenses.

- Contrôle la conformité et les pièces justificatives de la dépense :

- La facture (voir le hors taxe, la taxe, le TTC) la liquidation, la date, le bon de livraison, le bon de commande, la qualité des réceptionnaires, la date de la réception, l’imputation budgétaire, comptable, analytique ;

- Le numéro de chèque, ordre de virement, le règlement en espèce etc. ;

- L’avis de non objection du bailleur, si nécessaire. - Saisit les dépenses sur les états certifiés de

dépenses (formulaire approprié pour la justification reconstitution du bailleur de fonds) par catégorie de dépenses ;

- Fait un état récapitulatif des dépenses par catégorie par source de financement : bailleurs-Trésor ;

- Etablit les certificats de paiement : • Part bailleur ; • Part Trésor.

état des dépenses Facture+ bon de livraison + bon de commande Ordre de virement+ avis de non objection Etat récapitulatif des dépenses


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INTERFACES Le Coordonnateur Le Directeur de l’Evaluation des Projets Le Directeur des Affaires Financière et du Patrimoine Dette publique Bailleur de fonds Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest (BCEAO) Banque agréée

Nota : le contrôle systématique des informations contenues dans les certificats est indispensable pour la bonne fin de l’opération de paiement. Il s’agit du numéro de compte, de l’identification du bénéficiaire, de la mise à jour des soldes initiaux. - Etablit le certificat de non corruption ; Le certificat

de service fait ; - Joint toutes pièces justificatives pouvant rendre

crédibles la demande de reconstitution ; - Vérifie aussi la date de valeur de l’avance, de

manière à ne justifier que les dépenses exécutées dans le cadre de cette avance. En effet, il faut éviter que des dépenses non éligibles à l’avance ne viennent y être imputées. Il peut s’agir entre autre de dépenses effectuées avant la mise en place de l’avance. Pour la prise en charge desdites dépenses, il faut requérir l’avis express de non objection du bailleur de fonds.

- Vise la DRF

- Vise la DRF - Etablir un appel de fonds à transmettre au bailleur

- Réception de la DRF au département technique,

ensuite au département financier, enfin au département trésorerie pour règlement.

- Reçoit le virement.

- Le Compte de projet est crédité du montant admis

en reconstitution.

DRF DRF DRF DRF Avis de crédit Avis de crédit

4) Le compte de contrepartie

Ce compte est utilisé pour le règlement des dépenses imputables à l’état. Il est provisionné par le Trésor sur les ressources de l’état, donc de l’emprunteur. Il peut servir aussi à préfinancer des dépenses normalement éligibles au projet et présenter le remboursement au bailleur.

5) Le compte PSAC/Filières

Il sera ouvert un compte PSAC/Filières dans une banque commerciale au niveau de chaque interprofession. Lorsqu’une subvention doit être donnée à l’interprofession pour cofinancer l’action souhaitée, les fonds du compte projet C2D-PSAC et du compte projet IDA-PSAC sont utilisés et virés dans le compte PSAC/Filières suivant les modalités définies dans les conventions signées. Les pourcentages de financement des différentes parties seront finalisés lors de la mission d’évaluation pour les activités prévues dans le PSAC.


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4.2.3 Le Paiement Direct

Il consiste pour le projet à faire payer directement le fournisseur à partir du compte du crédit logé chez le bailleur de fonds. Cette demande doit être présentée sous la forme acceptée par le bailleur de fonds et par la partie ivoirienne. Les conditions d’acquisition des biens et services doivent être conformes à l’accord de prêt.


Plus de 60% des activités du projet sont payées au moyen de cette procédure qui permet d’effectuer de grosses dépenses directement par le bailleur de fonds à partir du compte du projet en lieu et place de comptes de trésorerie logés en côte d’ivoire dont le niveau de ressource est assez faible. Au plan financier, la disponibilité des ressources, garantit un paiement dans les délais très courts permettant aux entreprises adjudicatrices des marchés de réaliser à bonne date les travaux. Cette procédure est un levier important dans la mise en œuvre du projet.


Cette procédure s’applique aux grosses dépenses, notamment les marchés de travaux, de consultances, d’équipements etc. Généralement l’avis de non objection du bailleur est requis pour le paiement de la dépense.


A chaque facture de fournisseurs ou prestataires de services sont joints :

- la lettre de transmission ; - le certificat de service fait ; - le B/C ou le Contrat ou le Marché ; - le B/L du fournisseur ou le PV de réception.

Toutes les factures doivent porter les cachets :

- du PSAC ; - "BON A PAYER" attestant l’éligibilité de la facture au paiement.

Les marchés et documents sur la passation des march és doivent être déjà transmis avant la demande de paiement direct (DPD).

4. LISTE DES OPERATIONS a. Pièces exigées par les partenaires financiers. b. Préparation de la DPD. c. Contrôle et certification de la DPD. d. Signature du bordereau de transmission par Le Coordonnateur. e. Expédition à la Banque Mondiale. f. Comptabilisation et Classement de la DPD.


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INTERVENANTS OU


L’Assistant comptable Le SGF

1. Pièces exigées par le bailleur de fonds

- Le formulaire de demande paiement direct

(bailleur) ; - Le marché ; - La facture (avance de démarrage ou décompte

définitif) ; - Les différentes cautions ou / et garanties résultant

des clauses du marché ; - Le certificat de service fait ; - Le certificat de non corruption.

2. Les pièces exigées par la partie ivoirienne

- La facture (avance de démarrage ou décompte

définitif) ; - Le certificat de paiement part bailleur ;

• Signatures autorisées - Le certificat de paiement part Trésor

• Signatures autorisée - La fiche d’engagement de la dépense ; - L’avis de non objection du bailleur.

PREPARATION DE LA DPD - Prépare les factures à régler par paiement direct ; - S’assure que les factures :

• portent le cachet du Projet ; • portent le cachet de contrôle « BON A PAYER » ; • sont accompagnées du B/C, marché ou contrat

et du B/L du fournisseur ou PV de réception. - S’assure que les factures sont éligibles au

paiement ; - Prépare les formulaires (IDA) ; - Transmet l’ensemble du dossier au Spécialiste en

Gestion Financière pour contrôle et vérification. CONTROLE ET CERTIFICATION DE LA DPD

- Contrôle et vérifie si le dossier est conforme ; - Contrôle et appose son visa sur les états.

Formulaires DPD + Pièces Formulaires DPD + Pièces Formulaires DPD + Pièces


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INTERFACES L’Auditeur Interne Le Coordonnateur Le Directeur de L’Evaluation des Projets Le Directeur des Affaires Financière et du Patrimoine Dette Publique Bailleur de fonds Banque centrale des états de l’Afrique de l’ouest (BCEAO) Banque du fournisseur L’Assistant comptable

- Examine la conformité de la demande par rapport

à l’Accord de financement, et la transmet au coordonnateur.

- Certifie la DPD ; - Signe et fait transmettre la DPD aux personnes

autorisées.

- Vise la DPD.

- Vise la DPD. - Etablir un appel de fonds à transmettre au

bailleur. - Réception de la DPD au département technique,

ensuite au département financier, enfin au département trésorerie pour règlement.

- Reçoit le virement.

- Le Compte du fournisseur est crédité du montant correspondant à la part Bailleur

COMPTABILISATION ET CLASSEMENT

- comptabilise la DPD (Cf. procédures comptables) ;

- met à jour le registre des DRF/DPD ; - appose le cachet « DRF/DPD » et inscrit le

numéro de la DRF/DPD sur chaque pièce ;

Formulaires DPD + Pièces Formulaires DPD + Pièces Formulaires DPD + Pièces Formulaires DPD + Pièces Formulaires DPD + Pièces Avis de crédit Avis de crédit DPD + Fiche d'imputation

Engagement spécial Ce procédé permet de faire payer les fournisseurs pour les biens et services importés au moyen d'une "lettre de crédit" exigeant des garanties de retrait de fonds. La procédure s'applique pour demander un engagement spécial de l'IDA auprès de la banque située dans le pays du fournisseur (banque négociatrice).

� La lettre de crédit

La lettre de crédit est un engagement irrévocable qu’une banque prend pour assurer à une banque correspondante, le règlement d’une transaction dans le cadre d’un crédit documentaire.


La procédure s'applique aux acquisitions des biens à dans le cadre du commerce international.


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Cette procédure est courante dans le cadre du commerce international. Toutefois, il convient de noter que cette forme de paiement n’est pas assez usuelle au niveau des projets cofinancés, or elle offre des possibilités techniques et financières assez intéressantes dans l’exécution des projets. Il s’agit de la qualité technique des biens importés directement par le projet et les coûts d’acquisition.


Une demande de retrait de fonds est introduite accompagnée des factures pro forma relatives au(x) bien(s) à acquérir. Il y’a également toutes les indications relatives au fournisseur, raison sociale, numéro de compte bancaire, la monnaie dans laquelle le règlement devra être effectuée etc. Le bailleur donne son avis de non objection sur l’acquisition à effectuer et sur la procédure à engager pour le paiement. En termes d’avis, il s’agit d’un engagement spécial et irrévocable que donne le bailleur de fonds aux fins de réaliser la transaction. Dans un tel cas, le bailleur se charge de trouver une banque correspondante dans le pays où le bien est importé. La transaction se fait entre le bailleur et la banque correspondante et le bien est livré CAF ou FOB au projet dans le pays importateur.


Pièces exigées par le bailleur de fonds - Le formulaire de demande approprié (bailleur) ; - Le marché ; - La facture pro-forma ; - Le crédit documentaire ; - Le certificat de non corruption.

Les pièces exigées par la partie ivoirienne - L’engagement spécial ; - La facture pro-forma ; - Le Certificat de paiement part bailleur ;

• Signatures autorisées ; - Le certificat de paiement part Trésor ;

• Signatures autorisée ; - La fiche d’engagement de la dépense ; - L’avis de non objection du bailleur.


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INTERVENANTS OU


Le Coordonnateur Le SPM L’Auditeur interne Le Coordonnateur Le Bailleur de fonds Le SGF Le coordonnateur

- Le projet exprime le besoin d’importer un bien

- S’informe auprès des fournisseurs ou d’une agence d’exécution dans le cadre international ;

- Retient le fournisseur qui délivre les factures pro forma et tout document relatif au crédit documentaire.

- Fait le contrôle d’usage pour attester de la conformité des documents avec les procédures.

- Transmet les documents au bailleur pour requérir l’avis de non objection.

- Donne un engagement spécial pour son engagement irrévocable pour la bonne fin de l’opération.

- Etablie, sur la base de cet engagement une (DRF)

pour l’acquisition du bien donné.et la transmet au Coordonnateur pour visa, après le contrôle de l’Auditeur interne.

- Vise et fait transmettre la DRF aux structures

compétentes pour visa.

Dao + Facture pro-forma + Crédit Documentaire DAO + Facture Pro-forma + Crédit Documentaire DRF DRF

Le Directeur de L’Evaluation des Projets Le Directeur des Affaires Financière et du Patrimoine Le Directeur de la Dette Publique Bailleur de fonds La banque correspondante Banque du fournisseur Trésor Projet

- Vise la DRF

- vise la DRF

- Etablir un appel de fonds à transmettre au bailleur

- Réception de la DRF au département technique, ensuite au département financier, enfin au département trésorerie pour règlement

- Reçoit le virement

- Le compte de contrepartie est crédité du montant admis en remboursement.

- Règlement des droits de douane et TVA.

- Réception du bien

DRF DRF appel de fonds DRF l’ordre de virement Etat de taxes et impôt


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4.2.4 Le remboursement

Le remboursement est la procédure par laquelle une dépense préfinancée sur le compte de contrepartie, donc par le Trésor est présentée en DRF en vue de son remboursement par le bailleur de fonds. Cela suppose que cette dépense est réputée comme une dépense devant être financée par le projet, donc éligible. Ensuite, cette dépense a été faite dans les conditions déterminées par l’accord de prêt. Enfin, la dépense a subi un traitement régulier dans le circuit financier et comptable.


Cette procédure intervient lorsque les ressources sur le Compte spécial ne peuvent pas payer les dépenses normalement éligibles au projet. Cette situation peut être conjoncturelle ou de longue durée. En vue de garantir une continuité des activités, la partie ivoirienne peut se substituer au bailleur pour payer les dépenses. Ces dépenses sont aussitôt demandées en remboursement pour ne pas mettre en mal la trésorerie de l’emprunteur.


La dépense a été engagée, ordonnancée et payée sur le compte de contrepartie, le relevé bancaire fait foi. Les dépenses sont saisies par catégorie sur les états appropriés.


Les Demandes de Remboursement doivent être présentées en FCFA, trois mois au plus tard après la date du paiement des dépenses par le compte de contrepartie du Projet. - Des «dépenses autorisées» selon l’Accord de Financement dûment supportées par des pièces

justificatives sont envoyées en remboursement. Les pièces justificatives Comprennent : - La facture (voir le hors taxe, la taxe, le TTC) la liquidation, la date ; - Le bon de livraison ; - Le bon de commande ; - Le PV de réception : la qualité des réceptionnaires, la date de la réception, l’imputation

budgétaire, comptable, analytique ; - Le numéro de chèque, ordre de virement, le règlement en espèce etc. ; - L’avis de non objection du bailleur, si nécessaire.


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INTERFACES Le SGF L’Assistant comptable L’Auditeur interne L’Assistant comptable Le SGF Le Coordonnateur

- Reçoit les dépenses éligibles au projet, mais pour les contraintes diverses ont été préfinancées par le Trésor.

- Classe les dépenses par catégorie de dépenses

- Contrôle la concordance pièces justificatives/objet de la dépense à savoir : • La facture (voir le hors taxe, la taxe, le TTC) la

liquidation, la date ; • Le bon de livraison ; • Le bon de commande ; • Le PV de réception : la qualité des

réceptionnaires, la date de la réception, l’imputation budgétaire, comptable, analytique ;

• Le numéro de chèque, ordre de virement, le règlement en espèce etc. ;

• L’avis de non objection du bailleur, si nécessaire.

- Saisit les dépenses sur les états certifiés de dépenses (formulaire approprié pour le remboursement) par catégorie de dépenses ;

- Fait un état récapitulatif des dépenses par catégorie par source de financement : bailleur-Trésor ;

- Etablit les certificats de paiement : • Part bailleur ; • Part Trésor. • Puis les transmet au SGF

- Vérifie et fait le contrôle d’usage et transmet la

DRF au coordonnateur

- Etablir le certificat de non corruption, le certificat de service fait, et joindre toutes pièces justificatives pouvant rendre crédibles la demande de remboursement ;

- Fait viser la DRF par les personnes autorisées au niveau du projet.

Etat des dépenses Etat des dépenses Facture + bon de L + BC Etat des dépenses

Nota : le contrôle systématique des informations contenues dans les certificats est indispensable pour la bonne fin de l’opération de paiement. Il s’agit du numéro de compte contrepartie, de la mise à jour des soldes initiaux.


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INTERFACES Le Directeur de L’Evaluation des Projets Le Directeur des Affaires financière et du Patrimoine Le Directeur de la Dette Publique Bailleur de fonds Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest (BCEAO) Compte de projet PSAC/IDA

- Vise la DRF

- Vise la DRF

- Etablit un appel de fonds à transmettre au bailleur - Réception de la DRF au département technique,

ensuite au département financier, enfin au département trésorerie pour règlement

- Reçoit le virement - Le compte de projet est crédité du montant

admis en remboursement.

DRF DRF DRF DRF avis de crédit avis de crédit


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Schéma des flux financiers : Procédures IDA UC-PSAC Y : quote part de financement du compte projet IDA/PSAC au compte PSAC/FILIERES DPD : Demande de Paiement Directe

COMPTE DE CREDIT

(IDA) INTERPROFESSIONS

COMPTE DESIGNE

IDA/PSAC (BCEAO)

COMPTE PROJET

IDA/PSAC (Banque

cciale)

PRESTATAIRE

S

SALAIRES

FONCTIONNAIRE

COMPTE DE

CONTREPARTIE (TRESOR

PUBLIQUE)

ETAT DE COTE

D’IVOIRE

AGEROUTE PRESTATAIRES

(entreprises,

bureaux)

COMPTE

PSAC/FILIERES

100-Y%

Y%

Flux Financiers :

Flux de pièces justificatives :

DPD


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Contrôle du Compte projet IDA/PSAC Le contrôle du Compte projet relève de la compétence de l’Agent Comptable du projet. En cette qualité, il rend compte de sa gestion à la cour des comptes. Parallèlement au contrôle de l’Agent comptable le SGF et l’auditeur interne constituent l’organe de contrôle financier de l’UC-PSAC et effectue dans ce cadre des contrôles des mouvements sur ce compte. Cela dit, le projet, conformément à l’accord de prêt, commet des audits annuels pour faire l’état de la gestion administrative, financière et comptable du projet. A ce titre, tous les comptes du projet sont soumis à audit. Cet audit a pour but d’éprouver le fonctionnement du projet au regard des procédures et autres règles de gestion élaborées dans le cadre de l’exécution du projet. L’auditeur qui est un auditeur indépendant doit donner une opinion spécifique concernant le Compte projet IDA/PSAC. Le rapport d’audit doit parvenir à la fin de l’exercice comptable au bailleur de fonds et à la partie ivoirienne. Il convient de noter que chaque demande de reconstitution est accompagnée de relevés bancaires, d’un état de rapprochement du Compte projet. Le recoupement de tous ces éléments garantit un contrôle à minima du Compte projet.


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4.3 Gestion de la caisse

1. OBJET DE LA PROCEDURE Le rôle de la caisse est d’assurer une disponibilité de trésorerie en vue de faire face au menu dépenses de fonctionnement ayant un caractère urgent, imprévu. Par exemple, collage de pneu, remplacement d’une serrure, ravitaillement en boissons hygiéniques, achat de piles pour le gardien, etc. Le plafond de cette caisse peut être arrêté à un niveau, compatible avec les besoins de l’UCP. Le réapprovisionnement se fera à l’instar de la justification/reconstitution du compte spécial. Les dépenses approuvées réalimentent la caisse. 2. REGLES DE GESTION La fonction caissière doit être indépendante de la fonction comptable : - Les paiements par caisse doivent être limités ; en l’occurrence, tous les paiements par caisse

doivent être inférieurs ou égaux à un plafond fixé à 50 000 F CFA; - Tous les règlements au-delà de 50 000 FCFA doivent être faits par chèque ou virement

bancaire ; - Toute dépense par caisse doit être autorisée au préalable par le Coordonnateur ; - Toute dépense par caisse doit être justifiée dans les 72 heures suivant le décaissement ; - Pour la sécurité des fonds, la conservation est assurée dans un coffre-fort dont la clé sera

détenue par le responsable de la caisse ; - Les vérifications mensuelles des espèces en caisse doivent être effectuées par le Comptable

ou toute personne habileté à la fin de chaque mois avec un billetage approprié ; - Les vérifications inopinées des espèces pourraient être initiées ; - Les vérifications donneront lieu à l’établissement de procès-verbaux de caisse co-signés par le

caissier et le comptable et soumis au visa du SGF; - La vérification sous-entend le dénombrement des espèces en coffre et le regroupement avec

le brouillard de caisse en prenant en compte s’il y a lieu les bons provisoires ; - Le brouillard de caisse devra être signé par la personne chargée de la vérification.


a. Ouverture de la caisse ; b. Retrait de la caisse ; c. Réalimentation de la caisse ; d. Contrôle de la caisse.




Folio 1/ GESTION DE LA CAISSE DE MENU ES

DEPENSES Révisé en


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Ouverture de la caisse La dotation initiale de la caisse résulte d’une évaluation des dépenses mensuelles prévisibles et de la dotation pour le fonctionnement annuel de l’Unité d’exécution du projet. Le plafond doit être arrêté entre l’Agent Comptable, le SGF et le coordonnateur du projet. Au vu de la dotation initiale, un chèque est établi par l’Agent comptable secondaire pour l’alimentation de la caisse. Ce chèque est tiré du compte du projet servant à payer les dépenses éligibles au projet et imputable au bailleur. Retrait de la caisse

Les retraits de la caisse se font de deux manières : - Avance sur caisse ; - Dépenses effectives.

• Avance sur caisse

Les avances sur caisse sont effectuées en vue de donner les moyens permettant de faire des dépenses dans le cadre de l’exécution du projet. Cette avance sur caisse est consentie sur la base de dépenses prévisionnelles. Une fois les dépenses effectives connues, une pièce de caisse est produite. En ce moment-là, le montant effectif dépensé fait l’objet d’une pièce de caisse. Il est procédé à la régularisation de l’avance. La pièce de caisse doit mentionner les informations suivantes : - Numéro de la pièce ; - Date ; - Montant de la dépense ; - Nature de la dépense. - Imputation comptable ; - Billetage ; - Le nom et la signature du bénéficiaire ; - Le nom et la signature du caissier.

• Dépenses effectives

Sur présentation d’un reçu de paiement, d’une facture, sous la responsabilité du caissier, le bénéficiaire peut être remboursé du montant de la dépense. Une pièce de caisse est établie avec la signature des personnes concernées. Réalimentation de la caisse La réalimentation de la caisse se fait au vu de l’arrêté du journal mensuel de caisse. Le journal doit mentionner les informations suivantes : - Montant initial de la caisse ; - Montant des dépenses du mois ; - Le solde de la caisse.

Le montant des dépenses du mois constitue le montant devant faire l’objet de réalimentation en vue de permettre d’atteindre le montant initial de la caisse. Contrôle de la caisse Le contrôle de la caisse se fait à l’occasion de la réalimentation, mais le contrôle se fait en fin d’année, au mois de Décembre au moment de l’inventaire de fin d’année.


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ANNEXES PROCEDURES FINANCIERES

1. tableau des ressources et emplois de fonds 2. utilisation des fonds par composante du projet pour le trimestre

3. rapport sur l’avancement des activités 4. rapport de suivi financier 5. situation des dépenses au titre des contrats et marches


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ANNEXE 1 REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE PROJET D’APPUI AU SECTEUR AGRICOL COTE D’IVOIRE FINANCEMENT PSAC (prêt IDA N°…/prêt C2D……./INTERPR OFESSION../GVT….) TABLEAU DES RESSOURCES ET EMPLOIS DE FONDS Pour le trimestre finissant le ……………… En FCFA

RESSOURCES MONTANT MONTANT Trimestre Cumul Projet

FONDS IDA C2D

INTERPROFESIONS

GVT

Total des ressources EMPLOIS/Catégories

Total des emplois Excédent/Déficit des fonds reçus sur les emplois Solde d’ouverture : Compte Désigné

Montant net de l’encaisse disponible Composition : Compte Désigné

Total


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ANNEXE 02

REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE PROJET D’APPUI AU SECTEUR AGRICOL COTE D’IVOIRE FINANCEMENT PSAC (prêt IDA N°…/prêt C2D……./INTERPR OFESSION./GVT….) UTILISATION DES FONDS PAR COMPOSANTE DU PROJET POUR LE TRIMESTRE FINISSANT LE ………………………….. FCFA COMPOSANTES/SOUS COMPOSANTES

REALISATION PREVISION ECARTS DOC EVAL.

Coût révisé

Montant trimestre

Montant cumulé Montant trimestre

Montant cumulé

Montant trimestre

Montant cumulé

A B C TOTAL DES DEPENSES DU PROJET


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ANNEXE 03

REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE PROJET D’APPUI AU SECTEUR AGRICOL COTE D’IVOIRE FINANCEMENT PSAC (prêt IDA N°…/prêt C2D……./INTERPR OFESSION../GVT….) RAPPORT SUR L’AVANCEMENT DES ACTIVITES En date du N° Description des

activités Avancement des activités

Coût à ce jour

Prévision d’achèvement

Révisées Initiales Effectif Prévu Effectif Prévu Coût total Date

d’achèvement Coût total Date

d’achèvement Composante A Composante B Composante C Composante D


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ANNEXE 04

REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE PROJET D’APPUI AU SECTEUR AGRICOL FINANCEMENT PSAC (prêt IDA N°…/prêt C2D……./INTERPR OFESSION../GVT….) RAPPORT DE SUIVI FINANCIER Période du ………. au ………..

DESIGNATION TRIMESTRE CUMULATIF PREVISION 6

MOIS A VENIR ENCAISSEMENT Financement C2D Financement interprofessions Gvt Financement IDA Financement total DEPENSES PAR COMPOSANTE SOUS-COMPOSANTE

A B C D Total des dépenses Encaissements - dépenses Solde d’ouverture Compte Désigné IDA Sous-total Encaissement net disponible Solde de clôture Compte Désigné IDA Solde total de clôture de l’encaisse

Draft revu du manuel des procédures du PSAC

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ANNEXE 05

REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE PROJET D’APPUI AU SECTEUR AGRICOL COTE D’IVOIRE FINANCEMENT PSAC (prêt IDA N°…/prêt C2D……./INTERPR OFESSION../GVT….) SITUATION DES DEPENSES AU TITRE DES CONTRATS ET MARCHES Période du ………. au ……….. TABLEAU DE SYNTHESE DES ENGAGEMENTS Marché ou Engagement, Numéro ou autres Références

Date de Marché

Prestataire ou Fournisseur

Nature de la Dépense

Catég. Fin.

Montant de l’Engagement Part réalisée sur engagements (Factures ou Décomptes reçus des prestataires

Plafond des Financements des engagements exécutés selon accord de crédit

Financement réalisé des engagements exécutés

IDA IDA Devise Montant

Devise Taux de conversion

Montant Local

Taux Montant CFA Taux Montant CFA

Total à la date de


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PARTIE 5 : PROCEDURES BUDGETAIRES


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5.1 Généralités

La directive n°06/CM/UEMOA/2009 modifie le cadre règlementaire et les principes budgétaires connus jusqu’alors. Le système budgétaire se voit ainsi renforcé dans une nouvelle perspective, il s’agit : - La budgétisation inscrite dans un cadre pluriannuel ; - La culture de la performance comme nouveau paramètre ; - La notion de programme introduite.

A la faveur du CDMT (Cadre de Dépenses à Moyen Terme ) les objectifs du budget ont subi une totale refonte pour se décliner sous trois axes principaux: objectifs, activités, actions . Le CDMT s’inscrit dans un cadre triennal à l’instar des fiches de projets. Ce cadre est plus cohérent dans la mesure où il intègre une vision à court et moyen terme du développement. Le budget annuel du PSAC découle de l’ensemble des programmes consolidés des composantes. Il représente une expression en termes financiers de toutes les activités du Projet pour une période d’un an. Il est l’instrument principal de suivi dont dispose l’Unité de Coordination du Projet. L’exercice budgétaire est d’un an. Il correspond à l’année civile et s’étend du 1er Janvier au 31 Décembre de la même année.

5.1.1 Cadre réglementaire du budget

5.1.1.1 Dispositif d’élaboration des fiches projet

Chaque projet est inscrit au PIP (Programme d’Investissement Public). Chaque année avant l’élaboration du budget, tout projet est tenu de déposer une fiche où est consignée la programmation des activités tri annuelles. Le remplissage de cette fiche donne droit à figurer dans le programme d’investissement de l’état et à bénéficier des ressources consacrées au titre 3.

5.1.1.2 Le plan de travail et de budget annuel (PTB A)

Le PAA, Programme d’Activités Annuelles ou PTBA Programme de Travail et Budget Annuel est la déclinaison annuelle du plan d’opération du projet. Il donne les objectifs, les actions, les activités à mener, leur coût. Dans le cadre du CDMT, le PTBA s’établit sur trois années. C'est un outil qui aide à tirer méthodiquement et concrètement parti, sur une base annuelle, des informations et des idées sur les aspects tant techniques que financiers de l'exécution du projet. Il importe de souligner que la planification ne se limite pas à la programmation (calendriers et choix des instruments). Son objet principal est de définir la meilleure approche en fonction des besoins et de la nature de l'objet du suivi et de l'évaluation. A cet effet, l'élaboration du PTBA s'impose au Coordonnateur de l’UCP PSAC et au Gestionnaire des interprofessions.



PROCEDURES BUDGETAIRES Rédigé en Janvier 2014

Folio 1/ GENERALITES Révisé en


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Ainsi, concernant ce projet, les activités doivent correspondre au rapport d’évaluation qui donne les composantes à réaliser. Ces composantes se structurent en investissement et en fonctionnement. Etapes de la procédure La procédure comprend les étapes suivantes :

• Préparation des PTBA des interprofessions • Validation des PTBA des interprofessions • Consolidation des PTBA du PSAC • Approbation des PTBA consolidés • Initialisation et mise en place des PTBA consolidés

Préparation des PTBA des interprofessions Dans les soucis de respecter le calendrier général et habituel d’élaboration du budget annuel de l’état nous vous proposons le chronogramm e ci-après : Les interprofessions préparent dans le courant du mois de juillet de chaque année, leur dossier de PTBA de l'année N+1 constitué des documents suivants :

- le bilan de l'exécution technique et budgétaire des 02 premiers trimestres de l'année en cours ;

- le programme d'activités de l'année N + 1 ; - le chronogramme de réalisation des activités de l'année N + 1 ; - le budget de l'année N + 1.

Les PTBA interprofessions sont ensuite transmis au Coordonnateur du PSAC au plus tard le 10 Mai de chaque année. Validation technique et budgétaire des PTBA des int erprofessions Le Coordonnateur du Projet fait la synthèse des PTBA des interprofessions. Cette synthèse est envoyée au plus tard le 15 Mai, au Spécialiste en Suivi-Evaluation qui vérifie la conformité et la cohérence de chaque PTBA avec :

- le Plan Stratégique et le Plan Opérationnel du Projet ; - la Proposition afférente soumise au financement et approuvée au PSAC - le contrat ou convention de financement liant L’interprofession concernée et le PSAC.

Les PTBA des différentes interprofessions sont ensuite transmis:

- au Coordonnateur de l’UC-PSAC pour validation technique au plus tard le 17 Mai ; - puis au Spécialiste en gestion financière et au contrôleur budgétaire pour validation

budgétaire au plus tard le 20 Mai. Le Coordonnateur de l’UC-PSAC sous la supervision du comité de pilotage organise un atelier interne de validation des PTBA avec la participation du SGF et du contrôleur financier le 22 Mai. Après l'atelier, les responsables des interprofessions intègrent les observations et ensuite transmettent au Coordonnateur de l’UC-PSAC au plus tard le 28 Mai. Dès réception, le Coordonnateur de l’UC-PSAC transmet les PTBA consolidés au Comité de pilotage le même jour qui le transmet sans délai à la direction des affaires financières et du patrimoine (DAFP).


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Consolidation des PTBA des interprofessions Sur la base des projets de PTBA élaborés au niveau de chaque interprofession, le PTBA du PSAC est obtenu par consolidation de l'ensemble de ces derniers à l'issue d'un atelier organisé à cet effet. A partir d'un cadrage budgétaire qui détermine les orientations et les priorités du PSAC pour l'exercice, la consolidation du PTBA s'effectue d'abord au niveau des emplois puis des ressources. Elle se décline ensuite par composante et par bailleur. Au plus tard le 31 Mai, le Coordonnateur de L’UC-PSAC, arrête un plan de budget annuel d'activités (PBAA) comprenant:

- la liste des activités et tâches conformément au cadre logique ; - leur chronogramme de réalisation physique ; - les ressources humaines nécessaires ; - le budget d'exécution activité par activité ; - le plan de financement avec le détail des sources de financement et le calendrier de

décaissement dans l'année ; - le plan de passation des marchés applicable aux activités ainsi prévues ; - les indicateurs de performance physique et les valeurs cibles à atteindre.

Le Spécialiste en Gestion financière appuyer par le contrôleur financier se charge de la consolidation des différents budgets en un plan de budget annuel d'activités (PBAA).

• Exemple de PTBA

Approbation des PTBA consolidés Les PTBA consolidés par programmes intégrant les observations et amendements de l’unité de coordination du PSAC sont soumis au Comité de pilotage du PSAC qui se réunit en session ordinaire au plus tard le 03 juin. Les documents adoptés seront ensuite transmis à la Banque Mondiale pour avis de non objection deux (02) jours plus tard. La Banque Mondiale transmet son avis de non objection au plus tard le 09 Juin. Initialisation et mise en place des PTBA consolidés Les PTBA consolidés par programmes validés par l’UCP et le Comité de Pilotage puis approuvés la Banque Mondiale sont ensuite transmis à la direction des affaires financières et du patrimoine au plus tard le 15 Juin.

Activités U/o

Prév Programmation mensuelle total Coût total j f m a m j j a s o n d


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5.1.1.3 Structures d’élaboration du budget

Plusieurs structures interviennent dans l’élaboration du budget du projet. Il s’agit de l’Unité de Coordination du Projet, des agences d’exécution ayant la qualité de maitre d’œuvre, de la direction de la planification, de la programmation et du financement, de la direction de l’évaluation et des projets, de la direction des affaires financières et du patrimoine agissant pour la maitrise d’ouvrage, de la direction générale du budget et des finances du ministère de l’économie et des finances. Chaque structure a un rôle spécifique dans la chaine d’élaboration soit par la mise en œuvre directe du projet, soit par la coordination des activités du projet, le suivi évaluation, la programmation et la planification, la coordination du budget.

5.1.1.4 rôle des structures impliquées

• Les agences d’exécution Chaque Agence d’exécution est chargée de l’élaboration de son programme de travail annuel éligible aux activités du projet avec le budget associé. Ces programmes de travail découlent des orientations stratégiques pour l’atteinte des objectifs du projet.

• L’Unité de Coordination du Projet L’unité de coordination du projet est la cellule de mise en œuvre du projet. A ce titre, elle élabore son programme de travail et de budget annuel (PTBA). Elle connait mieux que quiconque les objectifs assignés au projet, leur déclinaison dans le temps et dans l’espace du projet. Elle fait ses propositions dans le cadre de l’enveloppe consentie au projet. Cependant, des besoins complémentaires peuvent apparaitre et être prises en compte en fonction de leur pertinence.

• La Direction de la Planification, Programmation et du Financement (DPPF) Cette direction intervient dans le budget en amont, dans la coordination des fiches projet. Seules les fiches projet validées par le ministère du plan permettent à un projet de figurer au titre 3 du budget. L’on note que ce titre est relatif à l’investissement.

• La Direction de l’Evaluation et des Projets

La Direction de l’Evaluation et des Projets a pour mission le suivi-évaluation des projets. A ce titre, elle participe aux côtés de la Direction des Affaires Financières et du Patrimoine à la pré conférence et à la conférence budgétaire. Ses avis techniques sont souvent nécessaires pour éclairer la conférence, quant aux choix des stratégies mises en œuvre et la pertinence des investissements.

• La Direction des Affaires Financières et du Patrimo ine

Elle est la cheville ouvrière de l’élaboration du budget au sein du Ministère de l’Agriculture. C’est elle qui programme les sessions pour la pré conférence, elle reçoit la lettre de cadrage, ventile les enveloppes, réceptionne les besoins, fait les arbitrages internes du ministère, coordonne l’élaboration du budget, prépare la conférence budgétaire, reçoit le budget et fait la notification aux administrateurs de crédits.

• La Direction Générale du Budget et des Finances

La Direction Générale du Budget et des Finances est l’organe de conception du budget de l’état. Elle connait l’environnement macro-économique, les ressources et les emplois. Elle planifie, coordonne, suit et contrôle l’exécution du budget de l’état.


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5.2 Elaboration du budget annuel

5.2.1 Calendrier de l’élaboration du budget

L’élaboration du budget annuel commence à partir de la notification du budget en cours d’exécution. Dès la fin du deuxième trimestre, les besoins des structures sont transmis à la Direction des Affaires Financières et du Patrimoine. Une pré conférence interne présidée par la Direction des Affaires Financières permet de connaitre la situation des besoins, d’évaluer leur coût et d’arrêter un pré budget en rapport avec l’enveloppe. Un arbitrage interne est effectué. Août- Septembre, intervient la conférence budgétaire. Deux (2) semaines avant cette conférence budgétaire, la lettre de cadrage et l’enveloppe sont transmises à la DAFP. Chaque projet ou structure est convié(e) à la conférence pour défendre la pertinence de son budget. Outre la Direction Générale du Budget, les directions centrales du Ministère y participent, en bonne place figure la Direction des Affaires Financières et du Patrimoine. Il convient de rappeler que la conférence budgétaire, de par son importance, apprécie le budget proposé par les structures. Elle peut rejeter, accepter, reporter, modifier n’importe quelle proposition en fonction de son appréciation. A la fin de la conférence, soit une semaine après, un arbitrage est effectué au niveau de la Direction Générale du Budget et des Finances.

5.2.2 Lettre d’instructions particulieres

La lettre de cadrage précise le montant des enveloppes du titre 2 et titre 3. Le titre 2 correspond aux dépenses ordinaires de personnel et d’exploitation et les dépenses en capital destinées au renouvellement ordinaires des équipements. Le titre 3 correspond aux dépenses d’investissement ; dépenses en capital et dépenses de fonctionnement pour la réalisation d’un projet identifié et géré de manière autonome comme service à durée déterminée. Les instructions sont données afin qu’il n’y ait pas de dépassement sur les enveloppes. Cependant, il est autorisé de faire figurer les besoins complémentaires. La lettre de cadrage donne le calendrier de la conférence et les membres du jury.

5.2.3 Consolidation des propositions

La consolidation des propositions relève de la compétence des chargés d’études de la direction générale du budget. Cette consolidation se fait en relation avec la structure budgétaire du PSAC.

5.2.4 Approbation du budget

L’approbation se fait à travers le vote du parlement. Le projet de loi de finances doit être déposé sur le bureau de l’assemblée nationale au plus tard le 1er mardi du mois d’Octobre de l’année qui précède l’année d’exécution du budget. L’assemblée nationale doit se prononcer dans un délai de soixante-dix (70) jours. A défaut, le projet de la loi de finances peut être mis en vigueur par ordonnance.

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES E T COMPTABLES Projet d’Appui au Secteur Agricole (PSAC)


Folio 1/ ELABORATION DU BUDGET ANNUEL Révisé en


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5.2.5 diffusion et mise en place du budget définiti f

La Direction des Affaires Financières signe les notifications qui sont transmises aux structures. La Société Nationale du Développement Informatique (SNDI) saisit les données budgétaires dans la base de données du SIGFIP (Système Intégré de Gestion des Finances Publiques) décret n°98-716 du 16 Décembre 1998. A la mise en place du budget, la Direction Générale du Budget peut éventuellement donner des indications particulières concernant l’exécution du budget, notamment le rythme de consommation mensuel, trimestriel etc.


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5.3 Exécution du budget

L’exécution du budget se fait conformément au décret 98-716 du 16 Décembre 1998 portant réforme des circuits et des procédures d’exécution des dépenses et des recettes du budget de l’état, des comptes spéciaux du Trésor et mise en œuvre du système intégré de gestion des finances publiques. L’exécution des dépenses se fait sur la base du budget notifié.

5.3.1 Les acteurs de l’exécution du budget

Les acteurs de la dépense au sein d’un établissement public sont les suivants : - L’Ordonnateur de crédit ; - Le Contrôleur budgétaire ; - L’Agent comptable.

5.3.2 La mise en place du budget

La mise en en place du budget se fait à travers la notification du budget. Cette notification est établie sur la base de la nomenclature budgétaire distinguant les opérations de l’état par destination et par nature économique. Le budget se présente en dépenses d’investissement et dépenses de fonctionnement. En ce qui concerne les travaux d’investissement, il convient d’identifier les dépenses ayant trait aux travaux d’aménagement, de construction et divers et le fonctionnement qui porte sur les dépenses de salaire et autres frais de fonctionnement. Le directeur du projet, en tant qu’Ordonnateur, reçoit la notification du budget du projet. Cette information est répercutée au niveau du coordonnateur du projet. Le contrôleur budgétaire et l’Agent Comptable reçoivent copie de la notification du budget.

5.3.3 Les différentes phases de l’exécution de la d épense

- Engagement des dépenses

L’engagement de la dépense est initié par l’ordonnateur de crédit. Il est établi sur la base de factures pro forma. La fiche d’engagement est rédigée puis transmis au contrôleur budgétaire qui vérifie les éléments suivants : - La qualité de l’administrateur de crédit ; - L’exacte imputation de la dépense ; - La liquidation de la dépense ; - La limite des autorisations d’engagement.

Si le contrôle est satisfaisant, il appose son visa. Dans le cas contraire, il y a un différé ou un rejet. En cas de différé, il y a lieu d’apporter les corrections et retourner l’engagement de nouveau au contrôleur. En cas de rejet, le processus de contrôle est interrompu.




Folio 1/ EXECUTION DU BUDGET Révisé en


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- Ordonnancement des dépenses

Une fois l’engagement validé, le dossier retourne chez l’ordonnateur. Un bon de commande signé du directeur général et du directeur financier est émis au profit du fournisseur. Celui-ci exécute la prestation avec à l’appui, un bordereau de livraison et une facture définitive. Cette liasse est transmise à l’ordonnateur de crédit. L’Ordonnateur, à son tour, certifie le service fait et émet un ordre de paiement en sus de la liasse composée comme suit : - Bon de commande ; - Bordereau de livraison ; - Facture.

L’ordre de paiement parvient au Contrôleur Budgétaire, il fait son contrôle d’usage et valide le paiement. Le solde disponible sur la ligne est connu. Le dossier est transmis à l’Agence comptable.


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5.4 Contrôle des engagements des dépenses

• Contrôle au niveau de l’UC-PSAC

Avant de viser tout engagement, le Coordonnateur, et le SGF en dernier ressort, devra s'assurer de l'existence des disponibilités sur la ligne concernée pour le mois en cours. Chacun tiendra à son niveau un grand livre de fiches de situation des engagements pour chaque catégorie de dépenses par composante et par source de financement. Ces fiches seront quotidiennement mises à jour. En fin de mois, le coordonnateur et le SGF en particulier, produira les tableaux de bord budgétaires mensuels permettant de suivre à son niveau, de façon fiable l'exécution des budgets par catégorie de dépenses et par source de financement. Le SGF devra consolider la situation globale après prise en compte des situations des interprofessions. Il reçoit ces différentes situations, 5 (Cinq) jours au plus tard après le début du mois suivant. Une situation complète de la situation mensuelle et cumulée est présentée au Coordonnateur 8 (huit) jours au plus tard après le début du mois suivant. Le Coordonnateur convoque une fois par mois les responsables des interprofessions accompagnés chacun de son responsable financier pour commenter le niveau d'exécution du budget et recommander des actions correctives s'il y a lieu.

• Production du rapport du contrôle budgétaire

Sur la base des tableaux de bord édités, le SGF rédige un rapport financier comprenant :

� une description succincte du projet et des objectifs visés ; � une analyse globale de la situation financière et des performances par rapport aux

objectifs de la période ; � une analyse détaillée du niveau d'exécution des budgets par catégorie de dépenses, par

composante, par région et par source de financement ; � une analyse des dépenses par source de financement et par catégorie de dépenses ; � une analyse de la situation de trésorerie.

En fin de trimestre, la comptabilité édite les tableaux de bord trimestriels pour le suivi analytique et budgétaire par catégorie de dépenses, par composante, par région et par source de financement. Les tableaux de bord sont édités tous les trimestres et intégrés dans la présentation des rapports financiers trimestriels. L'utilisation du logiciel de gestion intégré SUCCES ou TOMPRO permet d'assurer la concordance des données budgétaires, comptables, analytiques et statistiques.




Folio 1/ CONTROLE DES ENGAGEMENTS

DES DEPENSES Révisé en


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• Synthèse calendrier des opérations

Périodicité Activités

Au quotidien

Dans la phase d'exécution du budget, le SGF effectue un contrôle des budgets disponibles avant tout engagement de dépense. A cet effet, il établit une fiche d'engagement pour chaque catégorie de dépenses par composante et par source de financement.

Chaque mois

• le SGF produit les tableaux de bord budgétaires mensuels permettant de suivre de façon fiable l'exécution des budgets par catégorie de dépenses par composante et par source de financement.

• Chaque mois, le SGF fournit au Coordonnateur l'état d'exécution du budget pour le mois écoulé ainsi que les dépenses cumulées depuis le début de l'année.

• Le Coordonnateur convoque une fois par mois les responsables des interprofessions pour commenter le niveau d'exécution du budget et recommander des actions correctives s'il y a lieu.

Chaque trimestre

1. Mécanisme de suivi

• le SGF édite les tableaux de bord trimestriels pour le suivi analytique et

budgétaire par catégorie de dépenses, par composante, et par source de financement.

• Les tableaux de bord sont édités tous les trimestres et intégrés dans la présentation des rapports financiers trimestriels.

• Sur la base des tableaux de bord édités, le SGF rédige un rapport financier comprenant :

� une description succincte du projet et des objectifs visés ; � une analyse globale de la situation financière et des performances

par rapport aux objectifs de la Période ; � une analyse détaillée du point d'exécution des budgets par

catégorie de dépenses, par composante, par province et par source de financement ;

� une analyse des déboursements par source de financement et par catégorie de dépenses ;

� une analyse de la situation de trésorerie.

2. Au niveau des interprofessions • Le RAF au niveau de l’interprofession produit un état d'exécution

budgétaire des activités réalisées dans l’interprofession et financées par le projet au titre du compte spécial.

• Le suivi budgétaire est réalisé à posteriori par catégorie de dépenses, par activité et par source de financement.

3. Au niveau de L’UC-PSAC

Le contrôle budgétaire sera assuré conjointement par l'Audit interne et le contrôleur financier et le SGF. Sur la base des situations budgétaires reçues des interprofessions, le SGF élabore un état d'exécution budgétaire consolidé des activités du PSAC réalisées. Le suivi budgétaire sera réalisé à posteriori par catégorie de dépenses, par composante et par source de financement.


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• Contrôle au niveau du contrôleur budgétaire

Le contrôle des engagements des dépenses relève de la responsabilité du Contrôleur Budgétaire dans le cadre d’un établissement public national. A ce titre, il contrôle les engagements en rapport au strict respect des crédits autorisés et des crédits de paiement. Il opère un contrôle documentaire sur la qualité et la nature de la liasse devant constituer le support de la dépense. Il contrôle en outre, la matérialité de la dépense à travers le certificat de service fait.

• Paiement de la dépense

L’Agent comptable est le responsable du poste comptable. Il est donc le comptable assignataire. A ce titre, il reçoit l’ordre de paiement. Il procède à son tour aux contrôles liés à sa responsabilité de comptable public. Il fait ensuite la prise en charge comptable. Au moment du règlement, il constate la disponibilité de la trésorerie. Il procède ensuite au règlement en s’assurant que les références relatives au paiement du fournisseur ou du bénéficiaire sont correctes. Ensuite, il crédite le compte du bénéficiaire par le débit du compte de trésorerie.


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ANNEXES PROCEDURES BUDGETAIRES

1. Tableau d’exécution budgétaire par composante ; 2. Tableau d’exécution budgétaire par catégorie ; 3. Tableau d’élaboration du rapport sur la passation des marchés ; 4. Tableau d’exécution budgétaire consolidé par catégorie ; 5. Tableau consolidé de l’exécution budgétaire par catégorie et par financement ; 6. Tableau consolidé de l’exécution budgétaire par composante et par financement ; 7. Tableau d’élaboration de budget par catégorie ; 8. Projet d’élaboration de budget par composante.


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ANNEXE 01

REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE PROJET D’APPUI AU SECTEUR AGRICOL COTE D’IVOIRE FINANCEMENT PSAC (prêt IDA N°…/prêt C2D……./INTERPR OFESSION../GVT….) EXECUTION BUDGETAIRE PAR COMPOSANTE Période du ………. au ……….. FINANCEMENT

IDA C2D INTERPROFESSIONS GOUVERNEMENT N° DE LA COMPOSANTE

RUBRIQUES COMPOSANTE ALLOC. REALIS.

TAUX DE REAL(%) ALLOC. REALIS.

TAUX DE REAL(%)

ALLOC. REALIS. TAUX DE REAL(%)

ALLOC. REALIS.

TAUX DE REAL(%)

A B C D TOTAL


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ANNEXE 02 REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE PROJET D’APPUI AU SECTEUR AGRICOL COTE D’IVOIRE FINANCEMENT PSAC (prêt IDA N°…/prêt C2D……./INTERPR OFESSION../GVT….) EXECUTION BUDGETAIRE PAR COMPOSANTE Période du ………. au ……….. FINANCEMENT

IDA C2D INTERPROFESSIONS GOUVERNEMENT N° DE LA CATEGORIE

RUBRIQUES CATEGORIES

ALLOC REALIS. TAUX DE REAL(%) ALLOC REALIS.

TAUX DE REAL(%) ALLOC REALIS.

TAUX DE REAL(%) ALLOC REALIS.

TAUX DE REAL(%)

1 2 3 4 5 TOTAL


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ANNEXE 03 REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE PROJET D’APPUI AU SECTEUR AGRICOL COTE D’IVOIRE FINANCEMENT PSAC (prêt IDA N°…/prêt C2D……./INTERPR OFESSION../GVT….) RAPPORT SUR LA PASSATION DES MARCHES Trimestre

N° réf

Description des activités Devis Méthode de passation

des marchés

ECHEANCIER Montant du contrat

Nom du fournisseur

Début de la prép. des docs

Publicité Appe l d’offres

Ouverture des plis

Fin de l’évaluation

Signature du contrat

Livraison finale

Prévu Effectif Prévu Effectif Prévu Effectif Prévu Effectif Prévu Effectif


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ANNEXE 04 REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE PROJET D’APPUI AU SECTEUR AGRICOL COTE D’IVOIRE FINANCEMENT PSAC (prêt IDA N°…/prêt C2D……./INTERPR OFESSION../GVT….) SITUATION BUDGETAIRE CONSOLIDEE PAR CATEGORIE Trimestre Période courante Cumul Exercice Cumul Projet Catégorie Budget Réalise Disponible % Budget Ré alise Disponible % Budget Réalise Disponible % Total Catégorie 1

Total Catégorie 2

Total Catégorie 3

Total Catégorie 4 Total Catégorie 5 TOTAL GENERAL


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ANNEXE 05 REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE PROJET D’APPUI AU SECTEUR AGRICOL COTE D’IVOIRE FINANCEMENT PSAC (prêt IDA N°…/prêt C2D……./INTERPR OFESSION../GVT….) SITUATION BUDGETAIRE CONSOLIDEE PAR CATEGORIE ET PAR FINANCEMENT Trimestre FINANCEMENT : OBSERVATION

IDA C2D INTERPROFESSIONS GOUVERNEMENT

CATEGORIES ALLOC REALIS. TAUX DE REAL(%)

ALLOC REALIS. TAUX DE REAL(%)



1 2 3 4 5 TOTAL


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ANNEXE 06

REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE PROJET D’APPUI AU SECTEUR AGRICOL COTE D’IVOIRE FINANCEMENT PSAC (prêt IDA N°…/prêt C2D……./INTERPR OFESSION../GVT….) SITUATION BUDGETAIRE CONSOLIDEE PAR COMPOSANTE ET PAR FINANCEMENT Trimestre

FINANCEMENT IDA C2D GOUVERNEMENT INTERPROFESSIONS

N° DE LA COMPOSANTE

RUBRIQUES COMPOSANTE

ALLOC. REALIS.

TAUX DE REALI (%)

ALLOC. REALIS. TAUX DE

REALI (%) ALLOC. REALIS. TAUX DE REALI (%) ALLOC. REALIS. TAUX DE

REALI (%)

A B C D TOTAL


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ANNEXE 07 REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE PROJET D’APPUI AU SECTEUR AGRICOL COTE D’IVOIRE FINANCEMENT PSAC (prêt IDA N°…/prêt C2D……./INTERPR OFESSION../GVT….) TABLEAU D’ELABORATION DU BUDGET PAR CATEGORIE Trimestre Exercice : …………………. Monnaie : Budget Initial Budget Réaménagé Observations Catégorie de dépenses I.D.A. ETAT C2D Interpro Cumul I.D.A. ETAT C2D Interpro Cumul Total Catégorie 1 Total Catégorie 2 Total Catégorie 3 Total Catégorie 4 Total Catégorie 5

TOTAL GENERAL

ANNEXE 08 REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE PROJET D’APPUI AU SECTEUR AGRICOL COTE D’IVOIRE FINANCEMENT PSAC (prêt IDA N°…/prêt C2D……./INTERPR OFESSION../GVT….) TABLEAU D’ELABORATION DU BUDGET PAR CATEGORIE Période du ………. au ……….. Exercice : …………………. Monnaie : Budget Initial (bi) Budget Réaménagé (br) Ecart

(bi-br) Observations

Composantes I.D.A. C2D INTERPRO GVT Cumul I.D.A. C2D INTERPRO GVT Cumul A. 1 A. 2 A. 3 A. 4 Total Composante A B. 1 B. 2 B. 3 B. 4 Total Composante B C. 1 C. 2 C. 3 C. 4 Total Composante C D. 1 D. 2 D. 3 D. 4 Total Composante D

TOTAL GENERAL

PARTIE 6 : PROCEDURES COMPTABLES


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_____________________________________________________________________________________________________ YZAS Baker Tilly Juillet 2013 179 | 195

6.1. Cadre comptable général

6.1.1. Système comptable

La comptabilité du Projet est basée au siège de la Coordination, elle ne sera pas décentralisée dans la mesure où les activités du projet seront exécutées par les interprofessions sous base de contractualisation. La comptabilité du Projet est tenue par le l’Assistant Comptable. Il s’agit d’une comptabilité d’engagements tenus suivant les principes comptables généralement admis sur le plan national et international et adaptés aux normes et principes comptables OHADA. La comptabilité de Projet se distingue de la comptabilité de société par le fait qu’elle n’a pas un objectif de résultat d’exploitation. Le Projet est une structure d’exécution qui réalise des activités (investissements) qu’il finance au moyen de subventions (d’investissement) rétrocédées par l’Etat dans le cadre d’Accord de financement passé avec les bailleurs de fonds internationaux. La comptabilité de Projet doit respecter l’équilibre entre les dépenses (emplois) et les subventions (ressources) qui servent à les financer. Cette spécificité nous permet de proposer un plan comptable allégé comportant des comptes de gestion qui s’intègre dans le compte d’exploitation du Projet. Le plan comptable du Projet sera élaboré autour des grands axes que constituent les composantes du Projet. Les différentes catégories de dépenses telles que définies par l’Accord de Financement seront utilisées pour suivre les affectations des ressources au niveau des différentes composantes. Le PSAC disposera d’un système de gestion comptable informatisé. L’UCP achètera et installera un système informatisé et intégré de gestion financière. Ce logiciel sera adapté à l'ampleur et à la nature du programme et pourra enregistrer et établir des rapports sur les opérations du programme (par origine des fonds, composantes et activités) dans des délais très courts. Ce logiciel devra être multi-projets, multi-sites, multi-bailleurs. A cet effet, le logiciel comportera les modules suivants : - comptabilité générale ; - comptabilité analytique et budgétaire ; - gestion des actifs, - gestion des contrats et des marchés ; - préparation des demandes de retrait et suivi des décaissements par les PTFs ; - rapports de production ; - la production de rapports financiers intermédiaires (RFI) trimestriels et d’états financiers

semestriels.

Il devra aussi permettre la consolidation des données du système des interprofessions.

6.1.2. Journaux comptables

Les opérations réalisées dans le cadre du PSAC sont enregistrées chronologiquement dans les journaux spécifiques au Projet en fonction de leur nature. Ainsi le système comptable du Projet comprend les journaux ci-après :



PROCEDURES COMPTABLES Rédigé en Janvier 2014

Folio 1/ CADRE COMPTABLE GENERAL Révisé en


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1) Journal des achats

Dans ce journal sont enregistrées les factures relatives aux réalisations de travaux, aux achats de fournitures et services des consultants.

2) Journal de trésorerie (pour le Compte spécial et la caisse de menues dépenses)

Ce journal enregistre les opérations et les mouvements de fonds mis à la disposition du PSAC.

3) Journal des demandes de retraits de fonds

Ce journal enregistre les opérations de reconstitution du Compte spécial.

4) Journal des paiements directs (compte de projet)

Ce journal enregistre les opérations particulières permettant de constater la mise en paiement directe des factures et décomptes.

5) Journal des opérations diverses

Ce journal enregistre toutes les autres opérations non comprises dans les quatre (04) catégories précédentes en particulier les opérations de régularisation pour la clôture et la réouverture de l’exercice, les opérations de paiement des salaires du personnel du Projet . Les saisies sont faites par le Comptable à partir d e fiches d’imputation préalablement imputées par le Comptable et vérifiées par le SGF. Les écritures sont saisies dans des brouillards. Les brouillards sont contrôlés et vali dés par le Spécialiste en Gestion Financière. Les opérations sont enregistrées chrono logiquement dans les journaux en fonction de leur nature.

6.1.3. Comptabilités auxiliaires

Le système comptable du Projet sera bâti sur trois comptabilités auxiliaires :

- Fournisseurs de travaux ou d’immobilisations : suivi individuel de chaque entreprise de réalisation des travaux.

- Fournisseurs d’exploitation : suivi individuel de chaque fournisseur d’exploitation

- Fournisseurs de service de consultants : suivi individuel de chaque consultant recruté

par le PSAC

6.1.4. Dossiers comptables

Le Comptable classe les pièces comptables dans des dossiers comptables. Ces dossiers comptables sont matérialisés dans la description des procédures. Le système de classement des pièces comprend les dossiers ci-après :


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6.1.5. Cadre comptable analytique

Pour permettre un suivi efficace des activités du PSAC, la comptabilité analytique et budgétaire reposera sur les axes principaux d’analyse suivants :

- le Projet (dans un contexte global) ; - l’activité (en liaison avec la composante et la sous-composante) ; - la catégorie de dépense (conformément à l’Accord Don de Développement) ; - L’article de la nomenclature du budget national.

Le budget sera ventilé par composante, sous-composante, catégorie. Les composantes sont codifiées sur un (01) caractère et les sous-composantes sur 2 caractères. Le niveau de ventilation

DOSSIER DELAIS DE CONSERVATION

CRITERE DE CLASSEMENT DES

PIECES

PIECES COMPTABLES CLASSEES

Bon de commande fournisseurs

Délai légal (30 ans)

N° Bon/lettre de commande Bon/lettre de commande

Contrat de service/travaux Délai légal (30 ans)

� N° contrat ; � Chronologique.

Contrat

Factures/décomptes/notes d’honoraires


Chronologique

- Factures/+pièces ; - Copie bon/lettre de ;

commande ; - Copie bordereau de

livraison/PV de réception.

Paiement directes IDA Délai légal (10 ans)

Chronologique - Factures originales ; - Pièces de

règlement.

Compte bancaire Délai légal (10 ans)

� Mois ; � Chronologique.

- Avis de règlement : - Avis de crédit ; - Relevé bancaire ; - Etat de

rapprochement ; - Ordres de virement ; - Copies de chèques ; - Copies de factures ; - Attestation de

paiement.

DRF IDA Délai légal (10 ans)

� Mois ; � N° DRF.

- Copie DRF avec les pièces justificatives ;

- Avis de paiement IDA.

OD Délai légal (10 ans) Mois Autres pièces d’OD

Salaires


Mois

- Ordres de virement ; - Etat des salaires ; - Reçu de virement ; - Reçu de versement

des cotisations sociales (CNPS) ;

- Quittance de versement des impôts sur salaires.


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analytique dépendra également du niveau de ventilation des coûts dans le tableau des couts (Etat budgétaire du Projet).

6.1.6. Plan comptable du Projet Le Plan comptable général est élaboré en respectant les dispositions du plan comptable OHADA adaptées aux besoins spécifiques du Projet. Les comptes enregistrent les opérations par nature. La ventilation analytique et budgétaire se fera à travers le système de gestion informatisé qui sera mise en place. La liste des comptes indicatifs se présente comme ci-dessous et pourra être complétée au besoin. 141100 Subventions d'investissement reçues de l’Etat 141700 Subventions d’équipement reçues de l’IDA 141701 Subventions d’équipement reçues du C2D 201000 Frais d'établissement du Programme 213000 Logiciels 231000 Bâtiments 233000 Ouvrages d’infrastructures 233100 Voies de terre 233800 Réhabilitation des voies de terre 238000 Agencements, Aménagements et Installations 244100 Matériel de bureau 244200 Matériel informatique 244400 Mobilier de bureau 245000 Matériel de transport 245100 Matériel automobile 245800 Autres matériel de transport (motos) 251000 Avances et acomptes sur immobilisations incorporelles 252000 Avances et acomptes sur immobilisations corporelles 275110 Dépôts sur loyers d'avance 275120 Dépôts pour électricité 275130 Dépôts pour l’Eau 275140 Dépôts pour Téléphone et télécopie, Internet 310000 Stocks de matières et fournitures 401100 Fournisseurs 401200 Fournisseurs de biens d’équipement 408100 Fournisseurs, factures non parvenues 409100 Fournisseurs de biens et services, avances et acomptes (à ventiler) 409500 Fournisseurs -Retenue de garantie (à ventiler) 409510 Fournisseurs, pénalités de retard sur marchés exécutés 422000 Personnel, rémunérations dues 431000 Sécurité sociale CNPS 433000 Autres organismes sociaux 447200 Etat, impôts sur salaires retenus à la source 449410 Etat, subvention à recevoir 458200 IDA, subventions à recevoir 458201 C2D, subvention à recevoir 458210 IDA, demande de remboursement (DRF) IDA à établir 458211 C2D, demande de renouvellement d’avance (DRF) à établir 458220 IDA, demande de remboursement (DRF) IDA en attente de paiement 458221 C2D, demande de renouvellement (DRF) en attente de paiement 458230 IDA, demande de paiement direct (DPD) à établir 458240 IDA, demande de paiement direct (DPD) en attente de paiement IDA 458250 IDA, Dépôt initial en Compte projet 458251 C2D, avance initiale en compte projet 471100 Débiteurs divers 471200 Créditeurs divers


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521000 Banques 571100 Caisse 581000 Régie d'avance structure d'exécution (à ventiler) 585000 Virements de fonds 604000 Achats stockés de matières et fournitures consommables 604300 Produits d’entretien 604700 Fournitures de bureau et consommables informatiques 605000 Autres achats 605100 Fournitures non stockables Eau 605200 Fournitures non stockables Electricité 605300 Carburants et lubrifiants 605400 Fournitures d'entretien et petit équipement 605700 Achats d'études et de prestations 605800 Achats de travaux, matériels et équipements 616100 Transport de plis 618000 Frais de transport 618100 Voyages et déplacements 621000 Assistance technique 622200 Locations de bâtiments 622300 Locations de Matériel et outillages 624100 Entretiens et réparations sur biens immobiliers 624200 Entretiens et réparations sur biens mobiliers et véhicules 624300 Frais de maintenance des équipements de bureau et informatiques 625000 Documentations générales 625000 Prime d'assurance du matériel de transport 627100 Annonces et insertions 627700 Frais de colloques, séminaires et conférences 627800 Frais de sessions et/ou réunions des organes exécutifs 628000 Frais postaux et de télécommunications 631800 Autres frais bancaires 632400 Honoraires et frais de missions des consultants 633100 Frais de formation du personnel UC-PSAC 633200 Frais de formation des Parties prenantes du projet 633300 Frais de voyage d’études et d’échanges d’expériences 637200 Personnel détaché ou prêté à l’entreprise 637300 Rémunérations des Points Focaux 638400 Frais d'hôtel et Perdiems 661000 Rémunérations du personnel contractuel 664000 Charges sociales sur rémunérations du personnel contractuel 718100 Subventions d’exploitation versées par l’Etat 718200 Subventions d’exploitation versées par l’IDA 718201 Subventions d’exploitation versées par le C2D 758200 Indemnités d’assurance reçues 758300 Autres produits divers reçus


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6.2. Organisation Comptable

Le système de « reporting » de la comptabilité générale génère :

- les brouillards de saisie ; - les journaux auxiliaires ; - les balances et G/L généraux ; - les balances et G/L analytiques ; - la liste complète des immobilisations ; - le tableau Emplois – Ressources ; - le compte d’exploitation ; - le bilan.

Le « reporting » de la comptabilité analytique et budgétaire génère :

- Les tableaux de bord budgétaires pour le suivi par activité, par financement, par catégorie de décaissement de l’Accord de Financement, etc. ;

- Les rapports Financiers Intérimaires : sources et utilisation des fonds par catégorie de dépenses, Sources et Utilisation des fonds par composante, emploi des fonds par activité, rapports sur la passation des marchés de fournitures et travaux, rapports sur la passation des marchés de services de consultants ; Etc.

6.2.1 Planning des travaux comptables

6.2.1.1 Travaux quotidiens

Achats - Imputation des factures ; - Contrôle des imputations ; - Saisie des factures dans le logiciel comptable.

Trésorerie banque

- Imputation des transactions bancaires (chèques, ordres de virement, bordereaux de versement, avis de débit et crédit) ;

- Contrôle des imputations ; - Saisie des transactions bancaires dans le logiciel comptable ; - Edition des brouillards de saisie ; - Contrôle des saisies ; - Validation des écritures.

Caisse de menues dépenses

- Imputation des transactions en espèces (encaissement de chèques, bordereaux de versement et de décaissement) ;

- Contrôle des imputations ; - Saisie des transactions en espèces dans le logiciel comptable ; - Edition des brouillards de saisie ; - Contrôle des saisies ; - Validation des écritures.

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COM PTABLES



Folio 1/ ORGANISATION COMPTABLE Révisé en


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6.2.1.2 Travaux mensuels

Achats

- Edition du journal d'achats ; - Contrôle des saisies du mois ; - Rapprochement des documents informatiques pour contrôle de concordance avec les

supports de saisie ; - Justification des soldes fournisseurs et analyse.

Trésorerie Banque

- Collecte des relevés bancaires ; - Comptabilisation des frais bancaires ; - Saisie des frais bancaires ; - Edition des journaux de banque ; - Contrôle des saisies du mois ; - Etablissement des états de rapprochement bancaire et analyse.

Comptabilisation des éventuelles écritures de régul arisation

- Edition des journaux de banque définitifs ; - Vérification du classement des pièces et documents de banque (relevés bancaires, avis de

crédit et de débit, ordres de virement, etc.) ; - Suivi des opérations de trésorerie non dénouées (opérations de virement en attente ; - chèques ou documents réceptionnés mais non transmis, etc.).

Suivi comptable

- Edition du grand livre et de la balance générale ; - Edition des états de suivi analytique ; - Edition des états de suivi budgétaire ; - Comparaison des réalisations de la période avec le budget et explication des écarts.

6.2.1.3 Travaux annuels

Le PSAC arrête la comptabilité chaque année au 31 Décembre. Les travaux effectués ont pour objet de :

- clôturer l’exercice comptable ; - établir les documents comptables de fin d’exercice à transmettre pour l’audit comptable et

financier et transmission à l’IDA.

Inventaire des Immobilisations - Inventaire physique des immobilisations ; - Edition du tableau des immobilisations et rapprochement avec les pièces justificatives et la

comptabilité générale ; - Après l’inventaire physique, identification des immobilisations et rapprochement avec le

fichier des immobilisations et du tableau comptable. Inventaire comptable

- Réalisation des travaux d’inventaire comptable. Edition des états financiers et audit des comptes

- Edition des états financiers de fin d’exercice (compte d’exploitation et bilan financier) ; - Audit des comptes par un auditeur externe.


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6.2.2 Rapports financiers Le rapport financier établi trimestriellement à soumettre à l’IDAet au ST-C2D comprend :

- les tableaux de suivi budgétaire trimestriel ; - la situation des dépenses au titre des marchés et contrats, (tableau de synthèse des

engagements) ; - l’état des subventions reçues de l’IDA et du C2D ; - l’état des dépenses effectuées ; - les relevés du Compte de projet ; - les états de rapprochement bancaire ; - le tableau des ressources et emplois (période couverte et cumulatif).


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6.3. Guide d’imputation comptable

Principes généraux Ce guide standard contient essentiellement les schémas d’écritures relatifs aux opérations courantes du PSAC. Il ne contient pas nécessairement toutes les opérations. Il se veut toutefois assez représentatif de l’essentiel des opérations réalisées dans le cadre de la mise en œuvre du PSAC. L’UCP s’en inspirera pour intégrer dans le système comptable, les éléments pertinents afin de retracer les opérations du Projet. Ce guide se présente sous la forme d’une fiche par opération. Pour chaque opération, il est décrit :

- la pièce de base ; - le journal dans lequel l’opération est à comptabiliser. - le schéma d’écriture comptable à passer :

• compte à débiter ; • compte à créditer ; • libellé ; • montant à comptabiliser ; • l’imputation analytique ou budgétaire.

- un commentaire explicatif éventuellement.

En cas de mise à jour des schémas d’écritures du présent guide, les modifications peuvent être proposées par le Comptable. Dans tous les cas, le système comptable de chaque structure d’exécution doit permettre d’avoir la piste d’audit des opérations du Projet et permettre d’extraire la balance, les journaux, les grands livres des comptes et le tableau des ressources et emplois du Projet.

6.3.1 Comptabilisation des achats de biens et servi ces

1. OBJET DE LA PROCEDURE Constater l'acquisition à crédit de biens (véhicules, mobiliers et matériels de bureau, etc.), fournitures (fournitures de bureau et consommables informatiques, etc.) et services (études, assistance technique, etc.).

2. JOURNAL COMPTABLE Journal des achats : ACH

3. PIECES JUSTIFICATIVES

- La facture du fournisseur, Bon de livraison, Bon de réception ; - Contrat, Certification de service fait ou exécuté.

Journal des achats : ACH




Folio 1/ GUIDE D’IMPUTATION

COMPTABLE Révisé en


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Compte débit

Compte crédit

Libellés des comptes Libellé de l’écriture

Montant débit

Montant crédit

6xxx

4011xxx 44xxxx

Compte débit

Compte crédit


Montant débit

Montant crédit

2xxx

4012xxx 4095xxx 4091xxx

Commentaire :

- Libellé : Constatation des charges et des acquisitions d’immobilisations (biens mobiliers) suivant : facture n° xxx du xxx ci-contre ;

- Les immobilisations sont comptabilisées TTC dans la mesure où elles seront acquises TTC Conformément à l’Accord de financement ;

- Les livraisons partielles d'immobilisations qui ne peuvent être mises en exploitation doivent être constatées en immobilisations en cours ;

- Les achats au comptant peuvent être constatés dans le journal des achats à condition d’utiliser un compte de fournisseur qui sera soldé après dans le journal de trésorerie ;

- Les Comptes 4012xxx Fournisseurs de biens d’équipement enregistrent les factures introduites par les fournisseurs d’immobilisations. Les soldes de ces comptes représentent les dettes effectives du PSAC envers les entreprises concernées ;

- Les Comptes 4095xxx Fournisseurs, retenues de garantie enregistrent les retenues de garantie calculées sur les dossiers déposés par les Opérateurs. Les soldes de ces comptes en comptabilité représentent xx% des montants des factures introduites en comptabilité par les entreprises concernées.

6.3.2 Comptabilisation des pénalités de retard


Constatation des pénalités de retard sur les livraisons de marchés (Biens).

2. JOURNAL COMPTABLE Journal des OD : OD

3. PIECES JUSTIFICATIVES Procès-verbal de constat de la pénalité Compte débit

Compte crédit


Montant débit

Montant crédit

4012xxx

4098xxxx

Commentaire : Les Comptes 4098xxxx « Fournisseurs, Pénalités » enregistre les pénalités calculées aux Fournisseurs retardataires. Le solde de ces comptes représente les pénalités non encore apurées en comptabilité. Les écritures relatives à la constatation des pénalités sont enregistrées dans le Journal des Opérations diverses.


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6.3.3 Comptabilisation des avances aux fournisseurs


Constater le règlement d’avance de démarrage ou sur commande d’immobilisations, fournitures, travaux et services.

2. JOURNAL COMPTABLE

Journal de Banque


- Contrat ; - Facture d’avance ; - Photocopie chèque ou ordre de virement ou avis de débit de la banque.

Compte débit

Compte crédit


Montant débit

Montant crédit

4091xxx

5211xxxx

Commentaire : Un compte distinct doit être ouvert pour chaque fournisseur ayant bénéficié d’une avance ceci afin de faciliter une analyse plus fine de la rubrique Fournisseurs, avances et acomptes.

6.3.4 Comptabilisation avance de démarrage payée pa r DPD

1. OBJET DE LA PROCEDURE Constater le règlement de l’avance de démarrage.

2. JOURNAL COMPTABLE Journal des Demandes de paiement : DPD


- Contrat ; - Ordre de paiement ; - Avis de paiement de l’IDA.

Compte débit

Compte crédit


Montant débit

Montant crédit

4091xxx

45824xx

Montant avance

Montant avance

Commentaire : Le compte 45824xxx IDA, DPD en attente de paiement est crédité pour solde. Ce compte ayant été débité à l’émission de la DPD.


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Au règlement complet de la facture, il sera passé une écriture de régularisation pour solder le compte 45824xxx par le compte 4011xxx ou 4012xxx.

6.3.5 Comptabilisation des achats payés sur le comp te bancaire

1. OBJET DE LA POCEDURE Constater le règlement des factures de fournisseurs payées sur un compte bancaire. Il peut s’agir d’un Compte de projet, ou du compte de contrepartie.

2. JOURNAL COMPTABLE Journal de Banque, Compte de projet.

3. SCHEMA D’ECRITURES Compte débit

Compte crédit


Montant débit

Montant crédit

4011xxx Ou 4012xxx

521xxxx

Net à payer

Net à payer

Commentaire : Suivant les termes du contrat, les fournisseurs seront réglés après déduction de l’avance perçue et de la retenue de garantie.

6.3.6 Comptabilisation des factures payées par DPD

1. OBJET DE LA POCEDURE Constater le règlement des factures de fournisseurs selon la procédure de paiement direct par l’IDA.

2. JOURNAL COMPTABLE Journal des Paiements directs : DPD

3. SCHEMA D’ECRITURES

Compte débit

Compte crédit


Montant débit

Montant crédit

4011xxx Ou 4012xxx

45824xxxx

Libellé : Avis de paiement

X X

Commentaire : Le compte 45824xxx IDA, DPD en attente de paiement est crédité pour solde. Ce compte ayant été débité à l’émission de la DPD. Suivant les termes du contrat, les fournisseurs seront réglés en tenant compte de l’avance perçue.


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6.3.7 Comptabilisation dépôt initial sur le Compte Désigné


Comptabiliser le dépôt initial sur le Compte Désigné.

2. JOURNAL COMPTABLE Journal de banque – ''Compte Désigné’'

3. PIECES JUSTIFICATIVES Avis de crédit bancaire.

4. SCHEMA D'ECRITURES

Compte débit

Compte crédit


Montant débit

Montant crédit

521100

45825xxxx

Libellé : Dépôt initial

X X

Commentaire : Un montant fixé dans les Accords de financement est retiré du compte de crédit à la Banque Mondiale pour être déposé dans le Compte Désigné logé à la BCEAO.

6.3.8 Comptabilisation de la DRF à établir

1. OBJET DE LA PROCEDURE Eviter d’omettre des factures dans l’établissement de la DRF, ou même lorsqu’on n’arrive pas à émettre une DRF la traçabilité des dépenses est connue.

2. JOURNAL COMPTABLE Journal « DRF »

3. SCHEMA D'ECRITURES Journal ‘’DRF – Bailleur’’

Compte débit

Compte crédit


Montant débit

Montant crédit

45821xxx

52xxx

X X

Commentaire : Cette écriture doit être passée après chaque règlement des fournisseurs. et doit être contrepassé dès l’émission de la DRF.

6.3.9 Comptabilisation de l’émission d’une DRF

1. OBJET DE LA PROCEDURE Constater en comptabilité la transmission d’une DRF en vue de la reconstitution du Compte Désigné.


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2. JOURNAL COMPTABLE Journal « DRF »

3. SCHEMA D'ECRITURES Journal ‘’DRF – Bailleur’’ Compte débit

Compte crédit


Montant débit

Montant crédit

45822xxx

1417xxx 7182xxx

X X X

Commentaire : Les écritures sont passées après avoir élaboré la DRF. Le compte 45822xx DRF en attente de paiement permet de suivre les DRF en instance de paiement.

6.3.10 Comptabilisation du paiement de la DRF

1. OBJET DE PROCEDURE Constater l’arrivée des fonds sur les Comptes Projet selon l’origine (IDA ou C2D).

2. JOURNAL COMPTABLE Journal de banque - Compte Projet IDA/PSAC ou Compte projet C2D/PSAC selon le cas.

3. PIECE JUSTIFICATIVE

L’avis de crédit bancaire

4. SCHEMA D'ECRITURES Journal ‘’Compte Désigné’’ 1) Solde du compte 45822xx IDA, DRF en attente de paiement

Compte débit

Compte crédit


Montant débit

Montant crédit

52xxx

45822xxxx

Libellé : Paiement DRF –N°....

Montant reçu

Montant reçu

6.3.11 Comptabilisation d’une Demande de Paiement D irect


Constater l’émission et le paiement d’une Demande de Paiement Direct (DPD) des fournisseurs par l’IDA.

2. JOURNAL COMPTABLE Journal ''Paiement Direct''

3. PIECE JUSTIFICATIVE L’avis de paiement de l’IDA.


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4. SCHEMA D'ECRITURES

1. Emission de la DPD Journal ''Paiement Direct'' Compte débit

Compte crédit


Montant débit

Montant crédit

45824xxx

1417 7182xx

Libellé : Emission DPD N°.........……

Montant X

X

2. Règlement du fournisseur par l’IDA Journal ''Paiement Direct'' Compte débit

Compte crédit


Montant débit

Montant crédit

4011xxx Ou 4012

45824xxxx

IDA, DPD en attente de paiement Libellé : Paiement DRF N°......

Montant payé

Montant payé


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PARTIE 7 : PROCEDURES DE SUIVI-EVALUATION


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7.1 Mécanisme de suivi interne

La responsabilité du suivi et de l’évaluation des activités du Projet incombe à l’Unité de Coordination du PSAC. Les structures d’exécution doivent également mettre en place un système de suivi qui leur permettrait de fournir à l’Unité de Coordination les informations dont elle a besoin pour effectuer un bon pilotage.

7.1.1 Planification trimestrielle

Comme indiqué dans le contrôle budgétaire, tout rapport de suivi financier est accompagné du plan de travail relatif au trimestre suivant celui pour lequel le rapport est établi. Les plans de travail trimestriels sont des extraits des plans de travail annuels.

7.1.2 Planification bimensuelle L’Unité de Coordination du PSAC élabore quant à elle une planification bimestrielle de ses activités de suivi suivant le même canevas que celui conçu pour la planification trimestrielle.



PROCEDURES DE SUIVI EVALUATION


Folio 1/ MECANISME DE SUIVI INTERNE Révisé en


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7.2 Les rapports de suivi

7.2.1 Les rapports de missions sur le terrain

Des missions périodiques de suivi et de supervision sur le terrain sont effectuées par les acteurs du Projet. Chaque mission effectuée par l’Unité de Coordination du PSAC ou par les responsables des agences d’exécution doit être sanctionnée par un rapport de mission qui décrira le déroulement de la mission, les constats effectués et les conclusions et recommandations préconisées.

7.2.2 Les rapports trimestriels Au plus tard trois semaines après la fin du trimestre échu, les agences d’exécution, doivent soumettre à l’Unité de Coordination du PSAC un rapport trimestriel d’activité. Les rapports trimestriels permettront à l’Unité de Coordination non seulement d’apprécier le niveau d’avancement global du Projet mais aussi d’évaluer dans quelle mesure chacun des résultats/indicateurs de performance est ou sera atteint.

7.2.3 Les rapports semestriels Au plus tard un mois après la fin du semestre échu, l’Unité de Coordination du PSAC élaborera un rapport semestriel, suivant le même canevas que le rapport trimestriel qu’elle soumettra au responsable de suivi-évaluation. Le rapport semestriel doit faire ressortir les analyses en ce qui concerne les aspects relatifs aux effets/impacts du Projet.

7.2.4 Les rapports annuels Au plus tard un mois après la clôture de l’exercice budgétaire, l’Unité de Coordination du PSAC présentera un rapport annuel tout en faisant la synthèse de la mise en œuvre du Projet pour l’exercice écoulé. Il sera également procédé dans le rapport à l’analyse de la réalisation du Projet à travers les indicateurs techniques. Les rapports annuels des agences d’exécution doivent être disponibles au plus tard un mois après la clôture de l’exercice.

7.2.5 Le rapport de clôture ou rapport général d’ex écution Tout en faisant la synthèse de la mise en œuvre du Projet durant toute la période de son exécution, le rapport de clôture fera ressortir les analyses en ce qui concerne les aspects relatifs aux impacts et aux succès du Projet. Le rapport de clôture interviendra au plus tard six mois après l’arrêt effectif des activités du Projet.





Folio 1/ RAPPORTS DE SUIVI Révisé en


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7.2.6 Autres rapports

Des rapports sur des thèmes spécifiques et des rapports circonstanciés seront également élaborés selon les besoins. L’Unité de Coordination du PSAC fera des visites périodiques sur le terrain et notamment à la fin de chaque trimestre (après réception et exploitation des rapports trimestriels). Ces visites seront l’occasion d’inspecter les Agences d’exécution du projet et d’échanger avec elles. Les visites porteront également sur l’examen de l’interaction sur les bénéficiaires afin de recueillir leur point de vue sur le Projet et les difficultés rencontrées. Les visites porteront sur des questions d’ordre technique. Il s’agit pour la mission de :

- se prononcer sur la qualité de la présentation faite par les agences d’exécution sur les réalisations du trimestre objet du suivi ;

- apprécier techniquement les actions mises en œuvre par les agences d’exécution ; - se prononcer sur le contenu des comptes rendus de réunion des agences d’exécution ; - apprécier la conformité des réalisations pendant la période concernée avec les activités

prévues dans la planification y afférente, etc.

Les visites à la fin de chaque trimestre n’excluent pas celles que peuvent faire l’un quelconque des Responsables de l’Unité de Coordination du PSAC sur demande des Agences d’exécution ou celles suscitées par l’appréciation d’une situation observée sur le terrain ou appréhendée à travers les rapports.


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7.3 Les rapports de suivi externe

7.3.1 Les audits financiers

Les audits annuels font partie intégrante du mécanisme de suivi-évaluation de la mise en œuvre de tout le Projet. Les Structures d’exécution du PSAC feront l’objet d’un audit financier à la fin de chaque exercice.

7.3.2 Les audits techniques En dehors de l’évaluation interne menée directement par les acteurs du Projet, des évaluations externes ou indépendantes seront réalisées à mi-parcours et la fin du Projet. L’évaluation à mi-parcours pourra se réaliser sous forme de contrôle d’avancement de Projet et consistera à analyser de façon systématique la planification, la mise en œuvre et les effets en tenant compte de tous les aspects importants du point de vue des objectifs et dans le but de garantir l’efficience des activités futures grâce à des recommandations. Des audits techniques sont également prévus en vue d’évaluer la réalisation technique du Projet.





Folio 1/1 RAPPORT DE SUIVI EXTERNE Révisé en