Mise en place de plans de contingence

Nov 2009

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Table des matières

1. Objectif d’un plan de contingence (1 H)

2. Cadre légal (20mn)

3. Analyse du Contexte (30 mn)

4. Analyse des risques (1H)

5. Élaboration des différents scénarios (45 mn)

6. Stratégie de mise en place de la réponse humanitaire (30 mn)

7. Gestion de l'urgence et coordination (30mn)

8. Identification des lacunes, renforcement de capacité et suivi (25 mn)

9. Dimensionnement du plan de contingence et délais (30 mn)

10. Contexte et références (15 mn)

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I.0 Définitions des Plans de contingence

Processus de prévision de crises potentielles dont l'objectif est de mettre en place des stratégies, des dispositifs et des procédures pour fournir l'aide humanitaire nécessaire aux personnes affectées par ces crises. (HPN, 2007)

Processus consistant à fixer les objectifs du plan, les approches et les procédures dans le but de pouvoir faire face à des situations et à des événements susceptibles de se produire. Cela inclue l'identification de ces événements, des différents scénarios ainsi que les moyens appropriés pour s'y préparer et pour y répondre de manière efficace . (PAM, IASC, 2001)

Un processus de planification d'urgence, dans un contexte d'incertitude, au cours duquel les divers scénarios et objectifs seront fixés; les actions concernant la gestion et les questions techniques seront définies; et les réponses éventuelles mises en place. L'objectif de ces actions sera d'empêcher, ou d'en minimiser les conséquences, l'émergence d'une situation de crise. (UNHCR)

La mise au point de certaines dispositions qui seront mis en place dans l'hypothhèse où certains événements se produiraient.. (OMS)

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I.1 Objectif des plans de contingence

Objectif Global: Être préparé à un éventuel désastre et à son impact sur la

population.

Comment s'assurer que le plan soit effectif et efficace?

En mettant en place une réponse coordonnée, visant à optimiser les capacités présentes et à minimiser les lacunes, les doublons,les retards et toutes autres formes de contraintes.

Quel sera le mode opératoire? Prévision et anticipation des besoins humains,

financiers, techniques et logistiques Mise en place des procédures nécessaires à une

réponse aux situations d'ugence potentielles.

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I.2 Niveau des plans de contingence

Les 5 niveaux existants de plans de contingence:

PC Général

PC de l'organisation

PC inter-agences

PC régional ou national

PC communautaire

Ralentissement de l'approvisionnement logistique

Epidémies

PrépositionnementGlissements de terrain

PaixPrépositionnementTsunamis

Rupture de l'approvisionnement d'aide alimentaire

Eruptions volcaniques

Fermetures des frontièresDestruction de la récolte

Déplacement/Migration forcée

Sécheresse

Conflits internes / GuerreTremblements de terre

Effondrement économiqueInnondations

FamineOuragans/cyclones

Cas de figure rencontrés :

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I.3 Pourquoi un plan de contingence?

S'occuper des problèmes anticipés avant le début de la crise

Mettre en place des mesures visant à améliorer la préparation

Temps

Établir des relations avec les partenaires

Développer une compréhenssion partagés des défis communs

Eclaircir les roles et les responsabilités de chacun.

Renforcer les mécanismes de coordination.

Relations extérieures

Identifier les contraintes pour des réponses efficaces

S'intéresser aux questions opérationnelles

Efficacité

Amélioration de la qualité de la réponse humanitaire !

Il existe plusieurs bonnes raisons pour lesquelles les ONG doivent se doter de plans de contingence :

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I.4 Qu'est-ce qu’un plan de contingence

Analyse des urgences éventuelles

Analyse des conséquences possibles

Élaboration de stratégies de réponse claires

Mise au point d'actions de préparation

Exemple:

Cette année, le pays X risque de subir d'importantes innondations au vues des caractéristiques météorologiques inhabituelles

Exemple:

250 000 personnes pourraient être déplacées de leurs foyers et 55% des récoltes pourraient être détruites

Exemple:

• Conception et identification de sites d'accueil temporaires

1.Protection des zones de culture les plus fertiles.

Exemple:

Définir les canaux de communication utilisés pendant l'urgence

Élaboration d'un stock prévisionnel

Activité de préparation au désastre (si les fonds sont suffisants)

Le plan de contingence est un outil destiné à anticiper et résoudre les problèmes inhérent à la réponse humanitaire.

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I.5 Quand planifier ?

Preparation a l’urgencePlan de contingence

Description

Exemples

Activités de réduction du risque de désastre (si les fonds sont suffisants).

Mise en place d'une capacité de réponse permanente pour pouvoir faire face à un ensemble de situations susceptibles d'affecter un pays ou une région en particulier.

C'est une activité continue devant être revue régulièrement par les équipes présentes dans chaque pays.

Analyse des risques potentiels et des besoins relatifs à la réponse.

Déterminer la capacité à répondre à une crise spécifique qu'elle soit naissante ou anticipée.

Développer un système de déclenchement et de deploiement rapide.

Si la menace se répète, elle doit être integrée a la preparation a l’urgence

Pandémie de grippe Innondations dans une

région n'y étant habituellement pas exposée

Déplacement de populations due à des violences électorales

Saisons des ouragans dans les régions tropicales

Zones victimes de conflits à répétition

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I.6 Qui est concerné?

Qui dirige ?

Qui est concerné ?

Le Coordinateur de l'urgence ou le chef de mission a la charge de fournir un orientation stratégique générale pour le processus de plan de contingence.

Tous les membres de la mission, en particulier ceux ayant la responsabilités d'un département, doivent assurer une coordination adaptée durant la planification d'urgence au sein de leur département/groupes et agences/organisations / partenariats locaux respectifs

Tous ceux dont on aura besoin pour travailler conjointement dans une situation d'urgence, notamment les autorités ou les autres ONG, chaque fois que c'est possible.

Des groupes de travail et des mécanismes de partage de l'information doivent être mis en place afin de s'assurer que le processus de planification soit gérable et efficace.

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Coordination forte et processus de gestion

I.7 Étapes du plan de contingence

Le plan de contingence est organisée autour de 4 principaux éléments :

Cadre légal Analyse du Contexte

Analyse des risquesElaborations des différents scénarios

Planification d'une stratégie de réponse

Préparation à la gestion de l'urgence

Analyse des risques et des aléas. Conception de scénarios et développement de propositions de plans

Définir les objectifs de la réponse & les stratégies opérationnelles

Définir la gestion et la coordination

Développer et consolider les plans de réponses et les présentation des concepts

Améliorer la préparation et continuer le processus de plannification

Préparation et organsation du processus de planification d'urgence

Capitalisation opérationnelle

ACTIONS

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I.8 Critères de réussite du plan de contingence

Un direction impliquée et dévouée. Ressources appropriées (y compris

le financement) Investissement dans le processus

de planification, et pas seulement des documents de planification

Engagement

Direction efficace Gestion et coordination claires Hierarchisation des problèmes

majeurs Délégation adaptée aux

différents secteurs Processus et étapes clairs Communication continue

Éxecution

Engagement de tous les participants

Participation significative du gouvernement

Partage de l'information efficace

Intégration

Une défaillance de l'un de ces critères nuira à la planification d'urgence et aux résultats obtenus.

Agir d'après les recommendations prévues

Integrations de la planification d'urgence aux différentes étapes.

Suvi

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Plan de contingence

Réponse

Rétablissement

Reconstruction

Prevention

Atténuation

Préparation

DESASTRE

I.9 Plan de contingence dans le cycle de réduction des risques

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I.10 Le processus de planification

Préparation a l’urgence Vs. plan de contingence:

Le processus importe plus que le document en lui même.

La construction de réseaux, les partenariats, les relations et la compréhension mutuelle constituent un part importante du processus.

Le processus constitue une source de partage d'information importante entre les différents protagonistes.

Les dirigeants, y compris les donateurs et les gouvernements, doivent participer activement au processus.

Pour que le processus soit efficace, le personnel et les dirigeants doivent être présents

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II. Cadre legal

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II.1 Politique interne et externe et structure

Politiques d'ACFIN international applicables

Politiques de gestion des désastres d'ACFIN applicables

Cadres légaux et régulations nationales en terme de désastre: Détails des lois, dispositions exécutives et autres mécanismes légaux

définissant le cadre légal des interventions gouvernementales et non-gouvernementales dans le cadre de la gestion des désastres et de la réduction des risques

Décrire les autorités, les responsabilités et le rôle des officiels et des diverses organisations

Mettre en place une autorité légale pour l'organisation et les programmes.

Créer des mécanismes d'organisation et de coordination. Établir ou encourager des politiques, des mesures et des processus

efficaces.

Cadres institutionnelles nationaux et structures pour l'aide humanitaire:

Cela comprend toutes les organisations ou les institutions ayant un rôle important à jouer dans la gestion du risque de catastrophe.

Mécanismes de coordination entre les organisations et les institutions, leurs ressources humaines, leur financement, leur équipement et leur approvisionnement.

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III. Analyse de contexte

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III.1 Analyse du contexte Carte Administrative

Données démographiques générales (recensement et analyse demographique)

Livelihood zoning et wealth breakdown

Contexte de crise

Indicateurs disponibles par secteurs au niveau régional ou national

Système nationale de réduction des risques

Groupes et régions vulnérables

Analyse du niveau de sécurité

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IV. Analyse de risque

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IV.1 Analyse du risque et cartographie

Quel est l'intérêt de l'identification des risques et de la cartographie? – Quel avantage peut-on en retirer

Etre capable de hiérarchiser les risques Se focaliser de manière conjointe sur le risque pour lequel

nous nous préparons collectivement– Un plan d'urgence sert à se préparer à l'eventualité de la concrétisation

d'un risque (identifié et localisé).

• Le but de l'analyse du risque est de déterminer les désastres qui pourraient potentiellement créer un besoin d'aide humanitaire supérieur à la capacité de réponse actuelle.

• En règle générale il s'agit des désastres pour lesquels sont mis en place un scenario et un plan de contingence.

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IV.2 Qu'entend-t-on par “Risque” ?

Risque = (Aléas x Vulnérabilité) / Capacité d'intervention:

Aléas : Catastrophe naturelle potentielle, phénomène ou activité humaine

Vulnérabilité : Caractéristiques d'une région, d'une personne ou d'un groupe relatives à leur aptitude, face à une situation dangereuse, à l'anticiper, y faire face, résister et à reconstruire une fois la catastrophe passée.

Capacité de Réponse : la capacité de fournir une aide ou toutes autres sortes d'interventions pendant ou juste après une catastrophe offrant aux personnes affectées le moyen de survivre et de subvenir à leur besoins vitaux.

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IV.3 Analyse du risque

Identification du/des aléa(s): Analyse des précédentes urgences : où et de quelle manière se manifest(ent) le(s)

danger(s), et qu'est-ce que l'on sait à propos de cela : Données historiques, facteurs saisonniers/chroniques, capacité d'anticipation, causes, déclenchement progressif ou rapide, etc.

Calendrier des risques saisonniers

Estimation de la vulnérabilité relatives au(x) danger(s): Facteurs concernant la sécurité alimentaire, sociale, économique, la

nutrition, l'eau, la santé, et les équipements sanitaires ayant un impact sur l'exposition d'une communauté à un danger.

Carte des régions les plus vulnérables Cartographie du risque

Estimation de la capacité d'intervention face au(x) dangers : Tous les acteurs existants, y compris la communauté touchée et leurs ressources,

leurs expertises respectives, la présence dans le pays, les accords de coordination, et les autres planifications de stocks prévisionnelles, les accords avec des acteurs externes pour un soutien si besoin est, etc...

Indice de vulnérabilité et cartographie

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Exercice - Analyse des risques du pays – 45 mn

Identifier les dangers et les urgences précédentes dans votre pays

Évaluer la vulnérabilité relative aux dangers identifiés (par secteur)

Cartographier les régions les plus vulnérables pour chacun des dangers identifiés.

Évaluer la capacité d'intervention pour faire face au(x) danger(s) dans les zones à risque.

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V. Construction de scénarios

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V.1 Élaboration des scenarios Évaluer les consequences potentielles du danger sur la population,

d'après l'identification et la localisation du risque :

Ex.: Danger = magnitude d'un tremblement de terre;

Risque : les populations dans les provinces A et C risquent d'être gravement touchées de manière importante du fait d'une prévention et d'une préparation insuffisante pour intervenir et une capacité d'action vulnérable

Élaborer un programme réalisable/ Prévoir les chiffres et les populations qui en bénéficieront :

Ex : 80 000 personnes sont susceptibles d'être affectés dans une région; 60 000 déplacés dus à la destruction ou aux dommages subis par leur logement; infrastructures détruites, besoins immédiats en nourriture,en eau et la nécéssité d'avoir accès installations sanitaires, etc.

Établir les interventions prioritaires pour votre organisation et un positionement opérationnel

Selon votre domaine d'expertise, votre expérience dans le pays et votre mandat.

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Exercice – Élaboration du scénario par pays – 45 mn

Besoin d'interven

tion

Impact

Population

touchée

Informations recueillies au

cours de précédentes interventions

Zone touchée

Risque

Danger

Identifier de manière claire les risques et les dangers constatés par votre organisation.

Identifier de manière claire les populations à risques pour chaque danger et les catégories les plus fragiles

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VI. Stratégie de reponse

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VI.1 Stratégie d'intervention

Concept paper

Fiche d'activité

Principes généraux: Examiner les informations recueillies au cours

de précédentes interventions Examiner les stratégies d'entrée et de sortie

pour chaque scénario. Examiner les besoins des partenaires locaux

opérationnels

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VII. Gestion des urgences et procedures d’urgence - SOPs

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VII.1 Gestion interne et et externe et coordination - SOP

Coordination Interne: Définir les rôles opérationnels et les fonctions, les responsabilités et les

obligations à chaque étape de l'intervention (en examinant les indicateurs de déclenchement)

Définir la coordination interne (QG-Capitale-terrain): Qui fait quoi ? (de l'évaluation à la mise en place) Qui prend quelle décision ? (du terrain au QG) Qui s'adresse à qui ? (déterminer les points de convergence) De quelle manière les différentes personnes vont-elles interagir

durant l'opération ?

Définir la coordination externe: Liens avec le gouvernement Liens avec les donateurs Coordination avec les ONG Lettre d'intention avec les partenaires locaux Contacts avec la presse

Coordination et gestion efficace

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VII.2 Gestion interne et externe et coordination - SOP

Se mettre d'accord sur les règles spécifiques, les procédures et les formats utilisés au cours de l'intervention

c.à.d. format d’evaluation rapide/ Termes de références pour l’evaluation, composition de l’equipe d’evaluation, compensations spécifiques pour l’equipe d’urgence, etc.

c.à.d. logistique, transport, gestion de l'information, service de télécommunication, registre administratif, règles de sécurité, etc.

c.à.d. espèces, virements bancaires, contrats d'embauche, JD, etc.

Définir la gestion par secteur et les mécanismes de coordination :

c.à.d. groupes, fréquence des meetings de coordination interne, etc.

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VII.3 Plan de mise en place - SOP

• De quelle manière va-t-on gérer et contrôler les questions de sécurité ?• Quelles sont les mesures de sécurité qui devront être mises en place ?• Dans quelle proportion les mesures de sécurité vont-elles influer sur la bonne mise en place du plan ?• Que se passe-t-il en cas d'évacuation du personnel ?• Les plans de sécurité sont ils compatibles avec les plans prévisionnels ?

Securité

• Quels sont les besoins logistiques pour la mise en place de l'opération (stockage, transport)?Logistique

• De quels rapports aura-t-on besoin ?• À quelle fréquence ?

Rapports

• Quels indicateurs seront utilisés pour la surveillance ?• Comment seront-ils obtenus ?

Surveillance et évaluation

• Quels sont les partenaires dont nous avons besoin pour que le plan fonctionne ?• Quel sera leur rôle ?

Partenariat

• Quelles vont être les méthodes et les critères utilisés ? (géographique, administratifs, socio- économiques).

• Qui s'en occupera ?

Ciblage

• De quelle manière les besoins humanitaires vont-ils être évalués ?• Quelles méthodes seront utilisées ?• Qui sera en charge de l'évaluation?• Quel type de moyen logistiques seront nécessaires ?• Comment les résultats de l'évaluations des besoins de l'intervention vont-ils être exploités afin de

redéfinir le plan d'urgence avant la mise en place ?

Évaluation des besoins de l'intervention

Questions fréquentes relatives au plan de mise en place :

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VII.4 Communication Externe - SOP

Protocoles de visibilité

Stratégie médiatique, communiqué de presse

Liste de contact

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Exercice – Document requis pour la gestion et la coordination

Faire la liste de 25 documents internes et externes à publier/archiver au cours du processus de plan de contingence afin d'optimiser la gestion et la coordination.

Sujets proposés: Evaluation et proposition écrite Mise en place d'une urgence Communication

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VIII. Identification des lacunes, renforcement de capacité et suivi du

PC

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VIII.1 Identification des lacunes

Identifier les lacunes et les points à renforcer en ce qui concerne la capacité de réponse d'après les hypothèses du planning et les capacités prééxistantes.

Quelles ressources seront disponibles si la situation d'urgence décrite dans le scénario arrive ?

Voici ce que nous devons améliorer ou anticiper à ce moment précis si nous voulons que les ressources soient prêtes en cas de situation d'urgence :

Humain (équipe d'évaluation, entraînement nécéssaire). Financier (pre filled budget for pre identified donors, enveloppe liquide,

formats) Matériel (stocks en prévision, liste du matériel, IOF) Coordination (formats utilisés, système de communication)

Déterminer la responsabilité de chacun pour combler ces lacunes, préparer les documents et déterminer un délai.

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VIII.2. Consolidation du processus et actions de suivi

Il est essentiel de se mettre d'accord sur les indicateurs du déclenchement, la surveillance et l'activation effective du plan.

Le Plan doit être compris par toutes personnes concernées (une simulation peut être faite, une présentation PPT et des entraînements)

Une fois terminé, le plan doit être communiqué de manière interne et externe (en tant que document de positionnement).

Des actions essentielles de suivi doivent être entreprises, telles que l'identification des lacunes à combler.

Le plan doit rester “actif” pour pouvoir y inclure d'éventuelles modifications du planning prévisionnel et les progrès de la préparation.

Se mettre d'accord sur les procédures de mise à jour du plan (qui et quand ?)

IX. Formats de plan de contingence et

dimensionnement

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IX.1 Rappel

Rappellez vous : la planification d'urgence c'est le processus :

D'analyse de potentielles situations d'urgence et de leurs conséquences humanitaires.

De capitalisation de l'expérience et des urgences passées.

De hiérarchisation des urgences potentielles

De mise en place de plans appropriés : avec des buts clairs, des objectifs, des procédures et les document nécéssaires pour traiter les urgences

Pour s'assurer qu'une préparation nécéssaire et des actions de suivi sont programmées.

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VIII.3 Valeur ajoutée des plans de contingence

Capitalisation et leçons retenues d'expériences passées.

Clarifier les rôles et les responsabilités de chacun pendant les urgences

Renforcement des mécanismes de coordination interne.

Gain de temps (Le temps passé à la planification d'une réponse face à un désastre c'est du temps gagné lorsqu'une catastrophe se produit)

Création de document de positionement (donateurs, autorités locales)

Sécuriser le transfert de fonds avec les donateurs

... ETRE PRÊT. Différence entre être confronté à de perpétuels ralentissement et être efficace et dynamique

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IX.3 Réalisation d’un plan de contingence avec appui Pool urgence

PHASE DETAILS PERSONNEL IMPLIQUÉ DelaisWORKSHOP Plan de contingence

Réviser avec le personnel clef l’ensemble des phases du plan de contingence:Cadre legal et institutionnelAnalyse de contexteAnalyse des risquesConstruction des scenariosStrategies de Reponses ( Nbre de CP, Nbre de fiches d’activités)Coordination et gestionBesoin en formation

Sous la direction du Pool ER, le personnel impliqué est :HoMCoord Administratif et LogistiqueCoord techPersonnel national clef

1 jour

Elaboration du plan de contingence

Remplir les fiches et le ppt final, dimensionner le kit ER, rédiger concept paper et fiches d’activités

Sous la direction du Pool ER, le personnel impliqué est :HoMCoord Administratif et LogistiqueCoord tech

2 semaines

Consolidation du plan de contingence

Préparation stockFinalisation des SOPsPréparation de la formation

Sous la direction du Pool ER, le personnel impliqué est :HoMCoord Administratif et LogistiqueCoord tech

1 semaine

Formation Formation a la gestion des urgences Sous la direction du Pool ER, le personnel formé est, par ordre de priorité :Personnel national clefPartenaires locauxExpatriés

1 semaine

WORKSHOP restitution Restitution de l’outil plan de contingence

Ensemble du personnel 3 heures

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IX.4 Modèle de la planification prévisionnelle

Conseil sur les formats à utiliser:

Clair et concis : Les planifications d'urgence font de 3 pages à 285 pages… Rappelez vous que le processus est plus important que le document

Le format recommandé est le suivant: 1 partie narration (analyse du risque et du scénario)aussi synthétique que possible Les documents relatifs au projet sont mis en annexe(Présentation, feuille d'activité, budgets), utiliser comme documents de positionnement pour les donateurs et les autorités locales 1 bibliothèque électronique pour les documents utiles (tous formats disponible, from assessment formats to log/admin formats) 1 présentation power point pour présenter les règles spécifiques et les questions de coordination. La présentation doit être utilisée pour l'entrainement du personnel et liée aux documents correspondants dans la bibliothèque électronique.

Utilisez le guide de plan de contingence ACF!!!!

X. Historique et references

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Plusieurs agences ont mis au point un système d'aide interne pour la planification d'urgence très efficace. Cependant, il n'existe à ce jour aucun document de référence concernant la planification d'urgence ou la base inter-agence avant 2001. Cette présentation se base sur les recommandatiions de l'IASC et s'adapte aux besoins des ONG.

Première version d'IASC Inter-Agency Contingency Planning Guidelines developpé in 2001

Les interventions successives ont vu l'augmentation de planification d'urgence entre agences: 2001: approximativement 15 planifications d'urgence entre agences ont été

dénombrés 2007: approximativement 250 planifications d'urgence entre agences ont été

dénombrés

Une remise à jour des recommandations a été entamée en février en 2007 : Pour y ajouter des éléments acquis avec l'expérience. Pour y inclure des éléments fondamentaux de la réforme humanitaire,

notamment la responsabilité sectorielle.

X.1 À propos des plans de contingence

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Inter-Agency Contingency Planning Guidelines for Humanitarian Assistance, November 2007 (Available in English, Spanish, French and Arabic)

OCHA Disaster Response preparedness Tools

Choularton, Richard. Contingency Planning and Humanitarian Action: A Review of Practice. HPN Network Paper No. 59, March 2007.

IFRC, Disaster response and contingency planning, 2007

ACF Espagne, Contingency planning toolbox, 2009

X.2 Reference Plan de contingence