Sherbrooke, le 1 mars 2016 Objet : Assemblée générale annuelle des membres

Madame, Monsieur, Par la présente, nous vous convoquons à l’assemblée générale annuelle de votre association qui se tiendra :

Date: Dimanche, le 17 avril 2016

Heure: 13h 00

Lieu: Auberge Escapade

3383 rue Garnier, Shawinigan

Tél. : (819) 539-6911 (sortie 217 de la route 55)

Veuillez trouver, ci-joint, les documents suivants :

1. L’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle 2016; 2. Le procès-verbal de l’assemblée générale du 19 avril 2015 3. Les états financiers au 30 novembre 2015. 4. Résumé des règlements modifiés 5. Information relative à l’encadrement des campings dans les ZEC

N.B. : Les documents sont également disponibles sur notre site internet http://zecmenokeosawin.reseauzec.com/

Nous anticipons votre présence et vous prions d’agréer l’expression de nos salutations les meilleures.

Pierre Rouleau Secrétaire P.S. : Les cartes de membres et les forfaits 2016 seront disponibles sur place. Prévoyez votre paiement.

Ordre du jour Assemblée générale annuelle des membres

Tenue le 17 avril 2016 à 13h, Shawinigan, Québec 1. Mot de bienvenue

2. Constatation de la régularité de la convocation, vérification du droit de présence et quorum

3. Ouverture de l’assemblée par le président

4. Nomination d’un président et d’un secrétaire d’assemblée et d’élections

5. Lecture et adoption de l’ordre du jour

6. Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle tenue le 19 avril 2015

7. Rapport général du président du conseil d’administration de l’association

8. Rapport en développement faunique

9. Rapport environnement et campings

10. Rapport du comité en réseau routier et infrastructure

11. Présentation des états financiers pour l’année 2014-2015

12. Rapport du comité de surveillance et vérifications

13. Adoption des états financiers 2014-2015

14. Plan d’action 2016 Faune Pont Sainte-Anne Projet 2016 Campings Protection du territoire Opérations forestières 2016-2018 Présentation et approbation de la tarification 2016

o Tarification 2016. o Approbation de la tarification 2016

Présentation des prévisions budgétaires 2016 15. Approbation du règlement sur les droits exigibles pour être membre

16. Approbation du règlement sur la division du territoire de la ZEC en secteurs

17. Approbation du règlement sur les conditions de pratique de certaines activités récréatives sur la ZEC

18. Nomination de la firme comptable

19. Élection des administrateurs (4 postes)

20. Élection des membres du comité de surveillance

21. Présentation du nouveau conseil d’administration

22. Varia

23. Mot de la fin par le président

1

205, rue Léger, Sherbrooke, Qc., J1L 2H4 Téléphone: (819) 566-4020

Compte-rendu de l’assemblée générale annuelle des membres tenue le 19 avril 2015 au Motel Escapade à Shawinigan, Québec

1. Mot de bienvenue

M. Christian Gaudreau souhaite la bienvenue aux membres.

2. Constatation de la régularité de la convocation, vérification du droit de présence et du quorum 59 membres sont présents. Le quorum de 25 personnes est donc atteint.

3. Ouverture de l’assemblée par le président

M. Christian Gaudreau, Président ouvre l’assemblée à 13h15.

4. Nomination d’un président et d’un secrétaire d’assemblée et d’élections AGA2015-04-19-01 M. Luc Marchand propose et M. Denis Loubier appuie que M. Robert Gagné soit nommé président

d’assemblée et d’élections et que M. Pierre Rouleau soit nommé secrétaire d’assemblée générale. Adoptée à l’unanimité

5. Lecture et adoption de l’ordre du jour

M. Gagné fait la lecture de l’ordre du jour que les membres ont reçu préalablement par la poste. AGA2015-04-19-02 M. Michel Dubois propose l’adoption de l’ordre du jour tel que lu et M. Gilles-Alain Laroche appuie.

Adopté à l’unanimité

6. Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle tenue le 13 avril 2014 AGA2015-04-19-03 M. Claude Lavoie propose et M. Jean-François Bourget appuie que le compte-rendu de la dernière

assemblée générale annuelle tenue le 13 avril 2014 soit adopté. Adopté à l’unanimité.

7. Rapport général du président du conseil d’administration de l’association

M. Christian Gaudreau, président présente son rapport annuel qui sera déposé en annexe au procès-verbal. Il profite de ce moment pour présenter nos nouveaux employés : Madame Nadia St-Pierre et Monsieur David Routhier. Il leur souhaite la bienvenue.

7b. Rapport du responsable de l’accueil et de l’entrée #4 M. Sylvain Nantel, administrateur, nous présente un diaporama des 2 projets réalisés dans les derniers mois. 8. Rapport du comité en développement faunique

M. Pierre Ricard présente le rapport annuel et un diaporama des actions réalisées durant l’année.

9. Rapport comité environnement et campings

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Mme Chantal Côté présente le rapport annuel et un diaporama des actions réalisées durant l’année

10. Rapport du comité du réseau routier et infrastructure

Mme Solange Gauvin présente son rapport annuel sur les améliorations du réseau routier.

11. Présentation des états financiers pour l’année 2013-2014

Mme Shirley Noël présente les états financiers 2013-2014 dont copies ont été transmises aux membres présents avant l’assemblée. 12. Rapport du comité de surveillance des finances

Le rapport du comité de surveillance est présenté par M. Louis-Étienne Marchand et est déposé.

Voir document en annexe. 13. Adoption des états financiers 2013-2014

AGA2015-04-19-04 M. Claude Lavoie propose et M. Richard Gravel appuie la proposition pour l’adoption des états financiers 2013-2014 tel que présentés par Mme Shirley Noël. Adopté à la majorité du 2/3

14. Plan d’action 2015

Faune

Présentation des ensemencements 2015. Pêche – Règlementation particulière Nettoyage et réparation des frayères Projets de restauration de lacs

M. Pierre Ricard présente des tableaux sur les 4 items présentés ci-haut. Un membre suggère d’aménager de nouvelles frayères ou de nettoyer les frayères existantes des lacs Nuage et Sunset ce qui améliorerait le succès de pêche de ces lacs.

Projet 2015, réfection de chemin

Madame Solange Gauvin, présente un projet de réfection du chemin du lac Farouche, Ce projet sera réalisé conditionnellement à la réception d’une subvention du Fond de développement des terres publiques de Ville de La Tuque. L’assemblée adopte une résolution à l’effet de consacrer annuellement 25% des contributions perçus auprès des membres et utilisateurs en « réseaux routiers » pour l’entretien des chemins. AGA2015-04-19-05 M. Claude Lavoie propose et M. Daniel Crête appuie la proposition pour l’adoption d’investir

25% des frais perçus sur le réseau routier. Adopté à la majorité du 2/3

Campings

Selon les dernières directives du MDDEFP, tous les équipements de camping doivent être mobiles. Le MDDEFP exige des gestionnaires qu’ils assurent le respect des normes environnementales. Le C.A. privilégiera la mise aux normes des campings Maggie et Devenys. Des installations septiques conformes devront être construites et toutes les roulottes branchées.

3

Le conseil administration a choisi de mettre à niveau le camping du lac Maggie pour 6 emplacements en investissant 27 300$. Advenant une subvention insuffisante pour réaliser le projet en une année, celui-ci pourrait se réaliser sur une période de trois ans.

Protection du territoire

Monsieur Christian Gaudreau présente le bilan de protection de la dernière saison. Pour la prochaine saison, Madame Nadia St-Pierre sera gardienne de territoire et Messieurs David Routhier et Sylvain Nantel agiront comme assistants à la protection de la faune.

Opérations forestières 2015-2018

M. Christian Gaudreau présente sur la carte du territoire les projets de coupes pour lesquels une démarche d’harmonisation a été faite. Deux projets ont été soumis dans les secteurs suivants :

Lacs Écureuil, Maurice, Oval Lacs Lepage, Rondeau, Shea.

Présentation et adoption de la tarification et du budget 2015

Approbation de la grille tarifaire 2015 Les membres du c.a. proposent le statu quo pour la tarification 2015 AGA2015-04-19-06 M. Richard Gravel propose l’adoption, appuyée par M. Michel Dubois. Proposition adoptée à

l’unanimité.

Approbation du budget 2015

Shirley Noël présente un budget déficitaire pour 2015 de $ 10 613 avec des revenus de $ 98 520 et des dépenses de $ 109 133.

15. Dons de matériel à la Zec

Madame Solange Gauvin présente une nouvelle procédure applicable quand des membres souhaitent faire des dons de meubles et équipements à la zec. Elle fait aussi la liste des besoins actuels.

16. Nomination de la firme comptable

Madame Shirley Noël recommande la firme comptable GVMB inc. de Trois-Rivières. AGA2014-04-13-07 M. Claude Lavoie propose, appuyé par M. Jacques Martinez que la firme de comptabilité M.V.B.N. de

Trois-Rivières soit choisie pour l’année 2014-2015. Adopté à l’unanimité

17. Élection des administrateurs

Deux personnes présentes à titre d’observateurs sont nommées comme scrutateurs. Quatre candidatures sont proposées pour combler les trois postes en élection. Il y aura donc vote secret. Les candidats proposés : Claude-Éric Déry, Pierre Rouleau, Pierre Ricard et Sylvain Nantel. Messieurs Claude-Éric Déry, Pierre Rouleau et Pierre Ricard sont élus comme administrateurs pour 2 ans. AGA2015-04-19-08 M. Claude Lavoie propose, appuyé par M. Gilles Dubé que les bulletins de vote soient détruits par le

président d’élections. Adopté à l’unanimité

18. Présentation du nouveau conseil d’administration

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M. Pierre Ricard, M. Claude-Éric Déry, M. Pierre Rouleau, M. Christian Gaudreau, Mme Shirley Noël, Mme Solange Gauvin et Mme Chantale Côté.

19. Autres sujets ou varia:

Tirage au sort

Une résolution est adoptée par l’assemblée à l’effet de faire le tirage au sort pour la pêche le samedi matin à 7h00 en prévision de la pêche du samedi et le samedi soir en prévision de la pêche du dimanche. Une vérification de la possibilité d’agir ainsi sera faite auprès du MDDEFP. AGA2015-04-19-09 M. Gilles Dubé propose et M. Hervé Gagné appuie la proposition pour le nouvel horaire

des journées de tirage au sort. Adopté à la majorité du 2/3

Longueur des roulottes

M. Daniel Beausoleil demande s’il est possible d’augmenter la longueur maximale des roulottes en camping qui est présentement fixée à 30 pieds. Madame Chantal Côté explique que lors des réaménagements des campings, les roulottes pourront être plus longues. M. Beausoleil revient à la charge et précise que sa nouvelle roulotte n’a que 33 pieds soit seulement 3 pieds de plus et qu’il y a de la place sur son site au camping Devenys. Madame Chantal Côté mentionne que la demande de M. Beausoleil sera regardé par le CA.

Déchets à l’accueil Monsieur Éric Drouault demande s’il est possible d’installer un conteneur à déchets à l’accueil car il trouve très malsain d’apporter son sac à déchets dans son véhicule fermé. Monsieur Christian Gaudreau précise que le CA de l’époque avait mis fin aux ramassages des sacs de déchets à l’accueil pour des raisons environnementales, de visibilités pour les visiteurs car les ours transportaient les déchets partout sur le site et de qualité de vie pour nos employés. Les coûts avaient été regardés à cette époque pour installer un conteneur et les coûts étaient trop élevés.

20. Mot de la fin par le président

M. Christian Gaudreau donne ses commentaires sur la journée. L’assemblée s’est très bien déroulée. 21. Levée de l’assemblée

AGA2015-04-19-10 M. Michel Dubois propose la levée de l’assemblée secondée par M. Denis Loubier à 16h30.

Adopté à l’unanimité

Pierre Rouleau Secrétaire

RÉSUMÉ DES RÈGLEMENTS MODIFIÉS À L'AGA DU 17 AVRIL 2016

1- RÈGLEMENT SUR LES DROITS EXIGIBLES POUR ÊTRE MEMBRE DE L'ASSOCIATION DE CHASSE ET DE PÊCHE DE LA RIVIÈRE BOSTONNAIS NORD INC.

ZEC MÉNOKÉOSAWIN Ce règlement fixe le montant pour devenir membre de la Zec Ménokéosawin. Le montant était de $25. depuis 2012. Votre conseil d'administration demande de l'augmenter à $30.

2- RÈGLEMENT SUR LES DROITS EXIGIBLES POUR LA CIRCULATION EN VÉHICULE ET LA PRATIQUE DES ACTIVITÉS DE PÊCHE OU DE CHASSE DANS LA ZONE D’EXPLOITATION

CONTRÔLÉE MÉNOKÉOSAWIN

Ce règlement fixe tous les montants pour la circulation sur le territoire de la zec de même que tous les montants des différents forfaits pour la pratique de la chasse et de la pêche. Les montants de la grille tarifaire n'ont subi aucune modification depuis 2012. Votre conseil d'administration vous propose une nouvelle grille 2016 majorée de 10 % en moyenne.

3- RÈGLEMENT CONCERNANT LA DIVISION DU TERRITOIRE DE LA ZONE D’EXPLOITATION CONTROLÉE MÉNOKÉOSAWIN EN SECTEURS DE PÊCHE, DE CHASSE OU D'AUTRES

ACTIVITÉS RÉCRÉATIVES

Ce règlement prévoit les différents secteurs de pêche(lacs à tirages au sort) de même que les 2 secteurs pour la chasse.Il a été modifié la dernière fois en 2013 avec des changements de lacs à tirages. En 2016 avec la nouvelle réglementation des campings, nous devons prévoir un secteur pour la pratique du camping rustique sur tout le territoire de la zec. L'annexe 3 montrera ce secteur qui couvre toute la zec.

4- RÈGLEMENT CONCERNANT LES CONDITIONS DE PRATIQUE DE CERTAINES ACTIVITÉS RÉCRÉATIVES DANS LA ZONE D’EXPLOITATION CONTRÔLÉE

ZEC MÉNOKÉOSAWIN

Ce nouveau règlement fixe les conditions pour pratiquer le camping rustique sur la zec. Entre autre : Il oblige les campeurs à enregistrer leurs roulottes ainsi que sa localisation sur le territoire. Il précise les endroits où il est permis d'installer une roulotte. Il interdit le rejet d'eaux usés dans l'environnement. Il oblige de retirer la roulotte du territoire de la zec au plus tard le lundi suivant la fermeture de la chasse à l'orignal.