Nos recommandations pour prendre les bonnes décisions

Nos recommandations pour prendre les bonnes décisions.

Introduction

La plupart des start-ups ont mis en placeun CRM comme SalesForce, Hubspot ouSellsy pour mesurer et piloter leur activitécommerciale. D’autres ont mis en placeun outil de customer success commeZendesk ou Intercom pour mesurer etpiloter le service client. Mais la plupartdes start-ups n’ont pas d’outil de pilotagefinancier, si ce n’est qu’un reporting Excelmis à jour une fois par mois.

Après être restée pendant longtemps leparent pauvre de l’innovation chez lesstartups, la fonction admin/finance a étégâtée ces dernières années parl’apparition de nombreuses solutionsinnovantes qui viennent faciliter la viedes dirigeants et des équipes financières.

Payfit a fluidifié la gestion de la paie,Spendesk en a fait de même avec lagestion des dépenses. Qonto n’en finitplus de progresser sur la banque pourstartups, Alan a remis l’expérienceutilisateur au coeur de la mutuelle etSwile (ex-Lunchr) en a fait de même pourles tickets restaurant. Stripe, Gocardlesset Checkout ont démocratisé la gestiondes paiements en ligne pour les start-upset leurs clients.

Mais au bout de la chaîne, le comptablerécupère toutes ces données et utilise unlogiciel - souvent Cegid ou Sage- quin’est pas forcément connecté avectoutes ces nouvelles solutions. En plusde ne pas être connecté, ce logiciel estsouvent inaccessible au dirigeant ouaccessible mais pas adapté.

Enfin, les logiciels de comptabilité ontavant tout été construits pour lescomptables qui procèdent auxdéclarations fiscales obligatoires (TVA,Bilan, etc..) qui elles-mêmes suivent lePlan Comptable Général (PCG). Il setrouve que le Plan Comptable Général(PCG) a de l’avis de plusieursentrepreneurs mal vieilli et ne reflète pastoujours la réalité économique à laquellele dirigeant fait face.

Par conséquence, les dirigeants seretrouvent obligés de tenir unecomptabilité analytique, souvent dansExcel, complètement distincte de celletenue par le comptable. Du travail endouble, et qui souvent ne permet pas debien piloter son activité en temps réel, cequi est nécessaire pour prendre lesbonnes décisions et gagner. CQFD”

La comptabilité pour les startups 2

Arthur Waller, Co-fondateur de Pennylane

“Après avoir cofondé et revendu PriceMatch à Booking, j’ai investi dans unevingtaine de start-ups françaises et ai eu tout loisir d’observer que parmi elles, lesentreprises qui réussissent le mieux (Fairmoney, Uptime, Shippeo, Matera, Planity,Sensome…) sont celles qui sont capables de mesurer comment leur businessfonctionne à chaque niveau, et ainsi de prendre les bonnes décisions et de piloterleur activité en s’appuyant sur des faits.

La comptabilité pour les startups 3

Sommaire

Les besoins spécifiques des startups

Les grandes tendances du marché de la comptabilité

Les stacks recommandées

Suggestion d’arborescence de Google Drive

A. Des outils admin/finance différents

B. Un besoin d’accompagnement particulier

C. Le reporting et les outils de pilotage financier

A. La digitalisation du métier et la compta en ligne

B. La comptabilité, de l’obligation à l’action

C. Le modèle dual

1

2

3

4

4

4

6

7

9

9

11

12

13

14

1. En quoi les start-ups ont-elles des besoins spécifiques pour la compta et le pilotage financier?

Les startups ont la caractéristique d’être plus agiles et plus friandes denouvelles solutions technologiques que les grands groupes, mais aussi dedevoir concentrer toute leur énergie et toutes leurs ressources sur leur“core mission”. Par conséquent, il n’est pas étonnant de voir que denombreuses solutions qui facilitent la gestion administrative des start-upsaient vu le jour ces dernières années.

• Payfit a considérablement simplifié la gestion de la paie et du SIRH,suivi par Listo.

• Qonto a été la première néo-banque pour les entreprises, très vitesuivie par manager.one et plus récemment MemoBank.

• De nombreuses entreprises peuvent désormais plus facilementfacturer leurs clients grâce à des solutions comme Stripe,Gocardless (spécialiste du prélèvement Sepa) ou Checkout.

• La gestion des dépenses des collaborateurs a grandement évoluégrâce à des solutions comme Spendesk ou bien encore des solutionsde gestion de notes de frais comme Jenji ou Expensya.

• Enfin, de nouveaux acteurs se sont attaqués à des pans anciens etarchaïques afin de remettre l’expérience utilisateur au coeur : Alanpour la mutuelle, Swile (ex- Lunchr) pour les tickets-restaurant.

A. Des outils admin/finance différents

4La comptabilité pour les startups

5

Qu’ont toutes ces solutions en commun ?

Elles permettent de faciliter la vie des start-ups, de créer plus detransparence pour les collaborateurs mais surtout - elles vouspermettent d’exporter les données produites par des APIs. Et lesdonnées qu’elles produisent ont souvent besoin d’être mises enrelation avec d’autres pour voir la “big picture”.

Un exemple tout bête : Si vous facturez déjà vos clients avec Stripeou Gocardless, il ne vous aura pas échappé que ceux-ci encaissentplusieurs clients puis vous font un “payout” sur votre compte enbanque qui correspond au total payé par ces clients encaissés, netde la commission prélevée. Plutôt que de vous arracher les cheveux àréconcilier dans Excel les payouts en banque pour connaître le tauxde TVA et la part de commission déduite,

Ne serait-il pas plus simple d’accéder à l’API de Stripe ouGocardless et ainsi de réconcilier automatiquement chaquepayout en banque ?

La comptabilité pour les startups

B. Un besoin d’accompagnement particulier

Les start-ups, par définition, évoluent rapidement. Leur businessmodel évolue et est souvent innovant, ce qui amène de nombreusesquestions juridiques mais aussi comptables et fiscales. Qui doitencaisser ? Combien de TVA facturer ? Comment comptabiliser telledépense ou telle recette ?

Les start-ups investissent également pour beaucoup dans leurtechnologie. Or le traitement des actifs technologiques est assezspécifique en comptabilité française - il vaut mieux être bienaccompagné pour savoir ce que l’on peut immobiliser ou pas parexemple.

Enfin, les start-ups ont des besoins de financement car elles désirentsouvent croître rapidement et visent une rentabilité à plus long termeque les entreprises classiques. Les problématiques d’aides et definancements sont très complexes, mais celles qui reviennent le plussouvent sont les suivantes:

6

• le Crédit Impôt Recherche/le crédit impôt innovation

• le statut JEI

• la levée de fonds

• le financement bancaire

• le crowdfunding

• l’auto-financement

• les subventions et prêts octroyés par Bpifrance

• les aides distribuées par les réseaux d’entrepreneurs

• les concours

Pour bénéficier au mieux de tous ces dispositifs de financement etmettre votre entreprise sur les bons rails, il est capital d’êtreaccompagné par des experts familiers du sujet et qui sauront vousrépondre à vos questions générales, vous guider et vous orienter versles bons spécialistes en cas de besoin.


C. Le reporting et les outils de pilotage financier - une question de vie ou de mort

Une start-up passe par plusieurs stades:

l’identification d’un painpoint et d’une solution adéquate,

le développement d’un MVP,

la recherche du product-market fit,

la croissance commerciale puis,

l’hypercroissance ensuite.

Les chiffres sur lesquels il faut le plus se concentrer varient d’un stade à l’autremais il faut toujours tout mesurer et piloter. Les investisseurs attendrontd’ailleurs d’un dirigeant qu’il maîtrise sur le bout des doigts toutes ses metrics.

7

En SaaS, les principales métriquessont :

• le coût d’acquisition client,

• le MRR (Monthly RecurringRevenue),

• le panier moyen,

• le temps pris pour rembourserle coût d’acquisition client et lamarge opérationnelle,

• la lifetime value d’un client.

En B2C, on regarde surtout :

• le coût d’acquisition client,

• le revenu tiré,

• le taux de rétention/repeat, lamarge,

• les coûts fournisseurs,

• l’inventaire/le stock s’il y en a.

Il faut bien savoir différencier sescoûts fixes de ses coûts variableségalement et bien traquer son coûtd’acquisition par canal.


1

2

3

4

5

8La comptabilité pour les startups

Une start-up doit piloter sa trésoreriecar c’est une question de vie ou demort. La plupart des startupersmontent leur première boîte etpeuvent se laisser surprendre par desprélèvements décalés dans le temps(TVA, URSSAF, etc..), des clients quipaient en retard ou autresdéconvenues du genre. Il faut bienestimer quand chaque flux va êtreencaissé ou décaissé et s’y prendreassez à l’avance pour trouver dessolutions quand on réalise que latrésorerie va arriver à sec. C’est aussile rôle du comptable qued’accompagner et de proactivementprévenir son client afin qu’il/ellepuisse anticiper cela.

Mais bien trop de start-ups ne pilotent que leur trésorerie et pas leur P&L.

La comptabilité de trésorerie est importante pour les raisons mentionnées ci-dessus mais la comptabilité d’engagement est celle qui fait foi pour suivre sesunit economics et prendre les bonnes décisions pour son business. En effet, sivous ne suivez que votre compte en banque, vous ne prendrez pas en comptecertaines charges salariales prélevées en décalé, vous pourrez vous méprendresur votre revenu incluant la TVA ou bien encore mal considérer des charges ouproduits constatés d’avance.

2. Les grandes tendances de fond du marché de la comptabilité

La digitalisation du métier de l’expert-comptable n’est pas nouvelle etest promue et impulsée par l’Ordre des Experts-Comptables quiengage de nombreuses actions et a même ouvert différentsincubateurs Accountech sur le territoire. Cependant, plusieursfacteurs laissent penser qu’on est à l’aube d’une transformationradicale de la profession.

Les clients se sont eux-mêmes équipés d’outils digitaux et sontdemandeurs de plateformes digitales dernier cri pour collaborer avecleur comptable, habitués à utiliser de nombreuses solutions qui leurfacilitent la vie dans leur vie quotidienne.

A. La digitalisation du métier et la compta en ligne

9

Les clients se sont habitués à l’immédiateté. Les comptables doiventdonc être capables de servir de l’intelligence opérationnelle sur-demande (IOD - Intelligence On Demand) à leurs clients. Cela passe àla fois par une tenue comptable au fil de l’eau permettant de sortir desétats financiers quasi instantanément mais aussi par une disponibilitédu comptable par différents moyens de communication (chat, slack,etc..).


et elles doivent offrir une bonne expérience utilisateur.

Ces plateformes doivent être accessibles sur ordinateur

mais aussi sur mobile

10

Certaines technologies liées à l’Intelligence Artificielle (IA) etapplicables au secteur de la comptabilité ont atteint des stades dematurité qui permettent d’entrer dans une phase de déploiement etd’industrialisation.

De nombreux services tiers disposent désormais d’APIs qui permettentde faciliter la récupération et l’échange de données. C’est notamment lecas des banques, des solutions de stockage ou d’édition de factures oubien encore des solutions de paiement ou de gestion de la paie. Celapermet de récupérer toutes ces données au fil de l’eau plutôt que ce soità la fin du mois, du trimestre ou de l’année.

Cela s’applique par exemple à l’OCR (Optical Characters Recognition).Plusieurs start-ups se sont spécialisées dans la reconnaissance decaractères et plus généralement d’objets (nom du fournisseur, taux deTVA, IBAN, date d’échéance, etc..) sur les factures. Les taux de fiabilitésont encore relativement hétérogènes selon les prestataires mais lesmeilleurs - qui ont souvent une approche par arbre de décision -atteignent des taux de fiabilité supérieurs à 90% comme on a pul’observer pendant nos tests. Idem pour les algorithmes de machinelearning qui permettent de suggérer des catégorisations pour les recettesou les dépenses et ainsi de faire gagner du temps au comptables lors dupassage d’écritures.La tâche la plus ardue pour un comptable est la réconciliation entre lesfactures et les encaissements. Or la directive DSP2 force les banques àouvrir leur APIs d’initiation de paiement, ce qui va permettre aux plate-formes comptables d’initier le paiement de factures et donc de résoudre lechallenge de la réconciliation.


B. La comptabilité, de l’obligation à l’action

La tenue comptable est souvent considérée par les dirigeantsd’entreprise comme une obligation imposée par l’administrationfiscale.

Considérant que le Plan Comptable Général a mal vieilli et n’estplus pertinent, beaucoup de dirigeants tiennent une comptabilitéanalytique en parallèle dans Excel. Les mêmes donnéesfinancières sont analysées sous le prisme du Plan ComptableGénéral par le comptable et sous le prisme de son business planpar le dirigeant.

L’autre problème est plus lié à l’organisation du travail et auxprocess comptables. Trop souvent encore, les données sontpartagées au cabinet comptable en fin de mois et ce dernier metdu temps à les traiter, de telle sorte que le dirigeant reçoit desrapports contenant des données déjà dépassées, d’autant plusdans le contexte d’une start-up en croissance. Si l’on reçoit sonreporting comptable le 15 du mois suivant, toute décision seraitfondée sur des faits dépassés.

11

La comptabilité de pilotagecomme nous l’appelons va capitaliser sur le fait qu’elle centralise ungrand nombre de données (banque, paie, factures clients etfournisseurs, paiements) pour offrir aux décideurs des indicateursclefs de performance actionnables et de l’intelligence opérationnelleon-demand, afin de les aider à prendre les bonnes décisions pour leurbusiness.


Nous sommes donc à l’aubed’un changement deparadigme qui va voir lacomptabilité passer d’uneobligation à un véritableoutil d’aide à la décision entemps réel, à l’action.

C. Le modèle dual

Même si la technologie se développe rapidement et que les logiciels“dévorent le monde” (cf Why software is eating the world - AndreesenHorowitz), la tenue comptable et le pilotage financier restent des sujetscomplexes et propres à chaque entreprise.

Plusieurs acteurs ont lancé des robots-comptables qui réussissent à couvrirde nombreux besoins pour des cas d’usage relativement simples. C’estnotamment le cas de la start-up lyonnaise georges.tech qui a développé unrobot-comptable pour les professions libérales.

Cependant, lorsque l’on s’intéresse au cas des entreprises qui ne bénéficientpas d’un régime d’imposition simplifié, l’on remarque rapidement qu’il existeencore trop de cas particuliers, autant de manières d’analyser et de piloterson business que de décideurs.

12

Pennylane s’inscrit dans le prolongement de ces deux acteurs et estimeque les dirigeants sont demandeurs d’innovation technologique leurpermettant de mieux piloter leur business, tout en tenant à garder lecontact avec le tiers de confiance qu’est leur Expert-Comptable. C’estpourquoi nous développons la comptabilité de pilotage et que chacun denos clients a accès à son comptable dédié par ligne directe, en mesure del’aider à piloter son business et de lui fournir de l’intelligenceopérationnelle sur-demande.


Un modèle qui donne naissance à une générationde comptables augmentés. Augmentés par desoutils qui leur donnent de super pouvoirs mais aussiaugmentés dans leur fonction, copilotes del’entrepreneur, force de conseil et mettant àdisposition de l’intelligence opérationnelle on-demand.

« C’est pourquoi lemodèle qui nousparaît le plus adaptéest lemodèle dual quimêle la technologieet l’humain. »

3. Notre admin/finance stack recommandé pour les start-ups

Nous avons mené des entretiens avec plus de 120 dirigeants de start-upset de PME en leur demandant comment ils gèrent leur entreprise, quellessolutions ils utilisent au quotidien, ce qui fonctionne bien et ce qui peutêtre amélioré. Nous avons également comparé les différentes solutionspour nos propres besoins et on s’est dit que notre travail pourrait vousresservir et vous aider à trouver l’admin/finance stack infaillible pour votrestart-up !

13

Solution de facturation

Stripe billing

Sellsy

Zoho invoice

Solution de paiement

GoCardless

Checkout

Expense management

Spendesk

Ticket restaurant

Swile

Mutuelle

Alan

Quickbooks

Pennylane

Stripe billing

Epargne salariale

Epsor

Gestion de facture

Libeo

Spendesk

Compta, Reporting, Pilotage Financier

Pennylane


Banque

Qonto

Manager,one

MemoBank

Crédit du Nord, Carré des innovateurs Paie

Payfit

ListoPaye

SmartPaie

NewDeal

PaieRH

Captable management

Equify

4. Notre suggestion d’arborescence de Google Drive pour toujours être à jour dans votre gestion administrative et juridique

14

- URSSAF- Retraites- Promesses d’embauche- Notifications- Mutuelle et prévoyance- Contrats de travail- Chartes internes- Bulletins de paie- DPAE

Social

Fiscal

- TVA & TVS- Liasses Fiscales- IS- CFE/CVAE- Adhésion- Lettres d’options

Juridique

- Statuts- Propriété Intellectuelle- KBIS- Immatriculation- Contrats fournisseurs- Contrats clients- Contentieux- BSPCE- AG- Conseils d’administration- Baux- Assurances

Compta & Finance

- Subventions- Immobilisations

- Gestion de trésorerie- Emprunts

- Comptes annuels- Banques

Marketing

Reportingfinancier

Factures clients

Facturesfournisseurs


Documents

Nos recommandations pour prendre les bonnes décisions