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Notice d’utilisation

de la

Convention d’échange des

factures électroniques

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Réglementation applicable

La présente convention type a été rédigée en conformité avec la nouvelle Directive Européenne 2010/45/UE

du 13 Juillet 2010. Elle amende la version précédente qui était basée sur la Directive Européenne

2001/115/CE. Il convient aux parties de rédiger un avenant pour toutes les conventions en vigueur

précédemment signées.

Modification de la convention

Toute modification du contrat (notamment du tribunal compétent) nécessite un avis de la Direction

Juridique de chacune des Parties.

Parties à la convention

Les parties à la convention peuvent agir en leur nom propre et pour leur compte et/ou également, sous

réserve de mandat, au nom et pour le compte de leurs Affiliées ou toute autre entité juridique.

Périmètre géographique

1. Applicabilité en l’état de la convention (Pays émetteur/Pays récepteur) :

Société France Société France

2. Applicabilité sous réserve de la validation de la convention par les services juridiques et fiscaux locaux :

Société France Société UE hors France

Société UE hors France Société France

Société UE hors France Société UE hors France

3. Non applicabilité : tous les flux où l’un des partenaires est hors UE ne sont pas concernés par la présente convention.

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ANNEXE

L’annexe est à compléter en fonction des besoins et de l’accord des parties.

Attention : Pour les factures EDI (Echanges de Données Informatisés) non émises dans le cadre de la

dématérialisation fiscale, seul le support papier de la facture et/ou de l’avoir a valeur d’original et en

conséquence prime sur le support du message EDI.

1. PARTIE FONCTIONNELLE

1.1 Généralités

Notice d’utilisation

Adresses de notification du Client et du Fournisseur

Il s’agit de l’adresse utilisée pour les échanges administratifs. A défaut, c’est l’adresse précisée en première page de la Convention qui prévaudra. En cas de courriel, il est préférable d’utiliser une adresse générique ou une liste de distribution.

1.2 Adresses de notification (cf Article 8 de la Convention)

Notice d’utilisation

Objet des factures Cocher le ou les cas retenus

Type de factures Cocher le ou les cas retenus Colonne précision : les parties peuvent par exemple préciser le type de factures concernées (exemples : factures de commandes ouvertes, factures de produits hors fabrication, factures d’outillages …)

Domaine métier concerné Description : les parties limitent le ou les domaines concernés Exemples : Première monte (poids lourd et génie civil) ou vie série ; Pièces de rechange

Périmètre Géographique

Cocher le ou les cas retenus. Si « société UE hors France », lister les pays concernés dans la colonne précision.

Mono ou multi bons de livraison

Cocher le cas retenu

Fréquence des échanges

Exemples : Journalier, jours ouvrés, hebdomadaire, mensuel, …

Nombre moyen de factures / mois Estimation en fonction des besoins communs, tout en essayant d’être le plus précis possible. Cette information peut être utile pour la mise en place technique.

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2. PARTIE TECHNIQUE

2.1 Définition des échanges

Notice d’utilisation

Format de fichier échangé

EDI avec options EDI avec piste d’audit Fichier non structuré signé (PDF, …) EDI signé Fichier non structuré avec piste d’audit (PDF …)

Cocher le ou les cas retenus. Si plusieurs cases sont cochées, préciser le contexte dans la colonne précision. Il est recommandé d’utiliser un seul format d’échange pour un couple émetteur/récepteur.

Versions des messages EDI

A préciser uniquement en cas d’échanges EDI

2.2 Environnement technique

Logiciel interne Notice d’utilisation

Nom

Version

Développement Interne (O/N)

Nom et adresse de l’éditeur Ne pas remplir si développement interne

Services hébergés Notice d’utilisation

Prestataire de dématérialisation fiscale

Préciser le nom du prestataire

Adresse du prestataire Préciser l’adresse postale du prestataire

Prestataire d’archivage Préciser le nom du prestataire d’archivage

Pays d’archivage des factures Préciser le ou les pays d’archivage des factures

Système de communication Notice d’utilisation

Système d’exploitation Préciser le système d’exploitation du logiciel de communication.

Il s’agit de la machine sur laquelle tourne le logiciel de communication.

Réseau et protocole de communication entre les parties

Réseau et protocole de communication utilisés entre les Parties (directement ou via leur prestataire de services respectif). Le réseau utilisé entre le prestataire de service et son donneur d’ordre n’apparaitra pas ici. Exemple de réseaux : ENX, Internet, ISDN, … Exemple de protocole de communication : OFTP, AS2, …

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2.3 Liste des flux valides

Cette liste initiale est établie à la date de signature de la Convention et est mise à jour durant l’exécution de

la Convention. Cette liste est composée des couples émetteurs/récepteurs en fonction du niveau retenu :

usine(s), pays unique ou plusieurs pays de l’union européenne.

A ne renseigner que pour les échanges en EDI.

Notice d’utilisation

Nom du fournisseur

Identifiant du Fournisseur et segment associé

Information utilisée dans le message EDI pour identifier un fournisseur de façon unique (précisé dans le NAD+SE du message EDI)

Identifiant du Client et segment associé

Information utilisée dans le message EDI pour identifier un client de façon unique (précisé dans le segment NAD+IV du message EDI)

Nom du client

Date prévue en test Utilisé si les parties s’entendent sur un planning

Date prévue en production Utilisé si les parties s’entendent sur un planning

Commentaires

2.4 Description du ou des messages EDI

Deux hypothèses :

Si le référentiel est émis par un tiers reconnu (exemple GALIA, Odette, …) et que les Parties n’entendent pas modifier ce référentiel, son incorporation à la Convention peut être faite via un simple lien vers le site du tiers reconnu, dans le chapitre 2.4.1 « Référence ».

Si le référentiel est un standard modifié ou provient d’une Partie, avec ou sans modification, son incorporation à la Convention doit se faire via l’impression du contenu de ce référentiel qui sera jointe à la Convention dans le chapitre 2.4.2 « Descriptif du message ».

Si plusieurs messages EDI sont utilisés, dupliquer autant de fois que nécessaire le chapitre 2.4.1

« Référence » ou le chapitre 2.4.2 « Descriptif du message ».

2.4.1 Référence

Ce paragraphe est utilisé lorsque l’on veut pointer vers un site web référent tel que GALIA.

2.4.2 Descriptif du message

Ce paragraphe permet d’insérer le guide de mise en œuvre détaillé du message, ou d’ajouter

une annexe.

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2.5 Processus

Notice d’utilisation

Phase de validation Décrire ici le processus de validation du flux dans les environnements de test et de production.

Phase d’exploitation Décrire ici les processus en marche courante pour expliquer pas à pas les étapes du processus (décrire le flux avec les composants) et les responsabilités associées.

3. PARTIE SUPPORT

3.1 Processus d’alarme et de gestion des erreurs Expliquer comment les Parties communiquent entre elles en cas d’erreurs.

Notice d’utilisation

Processus d’alarme Description du processus d’alarme chez le client et chez le fournisseur (comment sont faites les actions et quand)

Processus de gestion des erreurs Description du processus de gestion des erreurs chez le client et chez le fournisseur. Exemples : le client détecte l’erreur et en informe le fournisseur ; le fournisseur doit réémettre les factures dans les conditions suivantes….

3.2 Solution de secours Expliquer la solution de secours retenue par les Parties.

3.3 Contacts

Préciser les contacts de chaque Partie. En cas de besoin, ajouter des lignes au tableau. Ne pas laisser de

zones vides, remplir par « n/a ».

Notice d’utilisation

Support technique Préciser les contacts, téléphones et courriels chez le client et le fournisseur. Il est conseillé de renseigner des informations génériques ou une liste de distribution.

Support Fonctionnel Préciser les noms, téléphones et courriels chez le client et le fournisseur. Il est conseillé de renseigner des informations génériques ou une liste de distribution.

Responsable de la relation client -fournisseur

Exemples : acheteur, responsable commercial, ....