O RGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL DES PERSONNELS SOIGNANTS DANS 4 EHPAD DE LA R ÉGION DE F RANCHE -C OMTÉ Journée IDEC Besançon 2 octobre 2012 A. LUCAS,

ORGANISATION DU TEMPS DE TRAVAILDES PERSONNELS SOIGNANTS

DANS 4 EHPAD DE LA RÉGION DE FRANCHE-COMTÉ

Journée IDECBesançon

2 octobre 2012

A. LUCAS, Consultant CNEH

LA MISSION CNEH

CNEH – Reproduction interdite sauf autorisation - ARS FRANCHE COMTE - Journée IDEC - 2 octobre 2012 - A. LUCAS - 2

• Evaluer les organisations mises en place et comparer les résultats atteints dans des établissements au contexte, à la taille, à l’environnement différents

• Répondre aux besoins d’accompagnement des établissements demandeurs sur ce thème. Il s’agira, après analyse des organisations du temps de travail, des tâches et de leur gestion au quotidien, d’aider les établissements retenus à évoluer en fonction de leur situation propre

• Participer au travail de formalisation et de capitalisation de l’ARS. Pour ce faire, les modalités de travail de terrain du titulaire doivent permettre l’exploitation transversale la plus efficace et la plus rapide des données recueillies dans les établissements.

LES PHASES DE L'ÉTUDE


Phase 1 : Réaliser le diagnostic organisationnel entretiens avec les personnels observations sur le terrain analyse de la charge de travail analyse de la prestation au résident analyse des effectifs analyse de la gestion du temps de travail

Phase 2 : Elaborer un plan d'actions

Phase 3 : Aider à la mise en œuvre du plan d'actions

Phase 4 : Formaliser et capitaliser les modalités de terrain

Les facteurs clés de réussite

o méthode participative : diagnostic partagé implication dans le projet

o "outillage" adapté : les outils du "consultant"

deviennent ceux de l'équipeo calcul des effectifs :

avec intégration de l'absentéisme

o gestion du temps de travail : règles communes et

équitables

ANALYSE DE LA CHARGE DE TRAVAIL


Analyse de la mobilisation des agents sur 24h



Analyse de répartition de la charge totale



DIAGNOSTICS CONCERNANT L'ORGANISATION DU TRAVAIL


Les points à améliorer les plus souvent rencontrés : peu de projets de vie individualisés pas de prise en charge individualisée fiche de goût souvent absente durées des repas souvent très courte notamment le dîner (30 mn) temps de jeûne nocturne > à 12h (mais collation souvent possible) pas de distinction entre les métiers aide-soignant et ASH temps de transmissions souvent importants horaires des postes de travail multiples et pas forcément conçus et

adaptés aux habitudes de vie des résidents les personnels sont souvent tous en pause en même temps absentéisme élevé : en moyenne plus de 25j / agent nombre de postes semaine < à ceux du WE

DIAGNOSTICS CONCERNANT LES EFFECTIFS


Les points à améliorer les plus souvent rencontrés : pas de "vrais" calculs d'effectifs nécessaires pour l'organisation

décrite confusion fréquente entre postes de travail et effectifs notions d'etp, d'effectif rémunéré, d'effectif rémunéré présent mal

maîtrisées effectif autorisé < à l'effectif nécessaire effectif rémunéré > à l'effectif autorisé

TOTAL EFFECTIF CIBLEBRUT

EFFECTIF CIBLEPONDERE

EFFECTIF AUTORISE

EFFECTIF MOYENREMUNERE

365 lits 1 2 3 4Cadre ou IDE coordonnatrice 5,15 etp 5,20 etp 2,80 etp 3,00 etp

Infirmier 30,90 etp 35,30 etp 34,30 etp 36,50 etpAide-soignant / AMP 115,30 etp 130,60 etp 90,30 etp 98,90 etp

ASH 38,80 etp 42,50 etp 60,45 etp 77,60 etpCUI (ASH) 7,60 etp 7,90 etp 10,20 etp 10,50 etp

TOTAL 197,75 etp 221,50 etp 198,05 etp 226,50 etp

DIAGNOSTICS CONCERNANT LA GESTION DU TEMPS DE TRAVAIL


Les points à améliorer les plus souvent rencontrés : sujet mal maîtrisé pour ne pas dire non maîtrisé par les cadres

soignants et administratifs gestion du temps hors règlementation (horaires discontinus, durée

annuelle opposable, décompte de la maladie, etc.) décompte du temps en heures et jours (fériés, hors saison, etc.) pas de cycle de travail (mais des plannings "à la carte") rappel fréquent d'agents sur repos règles de décompte du temps différentes d'une unité à l'autre pas de logiciel de gestion du temps

LE PLAN D'ACTIONS : EXEMPLE


Axe 1 : améliorer l'individualisation de la prise en charge du résidentOBJECTIF OPERATIONNEL N°1 :

PLANAct v1.0ACTION PILOTE MOYENS PRIORITE DIFFICULTE IMPACT date prév.

Sectorisation du matin :- création de 3 secteurs (hors Cantou)- création de binômes

Mme xxxxx, CSSRéunions de travailRefonte des plannings + + + + + + + + + déc 2012

Individualisation toilettes Mme xxxxx, CSS Réunions de travail + + + + + + + + déc 2012

Sectorisation après-midi :- création de 3 secteurs (hors Cantou)- création de binômes

Mme xxxxx, CSS Réunions de travail + + + + + + + + + déc 2012

Instaurer une sectorisation pour l'équipe aides-soignantes

existante cible atteinte

1.1.1 0 3 secteurs 3 secteurs

1.1.2 1 douche / mois 1 douche / sem 1 douche / sem

1.1.3 0 3 secteurs 3 secteurs

secteur de prise en charge

fréquence douche

secteur de prise en charge

LIBELLE INDICATEUR N° ACTIONVALEUR INDICATEUR

PHASE 3exemple de mise en œuvre d'un plan d'actions

11ARS FRANCHE COMTE - Journée IDEC - 2 octobre 2012 - A. LUCAS -CNEH – Reproduction interdite sauf autorisation -

AXE 1 :Adapter l'organisation du travail pour permettre une prise en charge

individualisée


MESURES CONCRÈTES


Organisation existante Thème Organisation future Petit déjeuner : 7h15/8h30 Déjeuner : 11h45/12h30 Diner : 17H45/19H ALIMENTATION

Petit déjeuner : 7h15/9h30 Déjeuner : 11h45/13h15 Diner : 18h/19h30

Impact nouvelle organisation :

o Petit déjeuner : 1H de pluso Déjeuner : 45 mn de pluso Diner : 30 mn de pluso Réduction du temps du jeûne nocturne de 1h15

MESURES CONCRÈTES


Organisation existante Thème Organisation future EHPAD 1 : 4 AS/ASH EHPAD 2 : 4 AS/ASH/étage USLD : 5 AS/ASH Participation non

systématique de l’IDE aux soins de nursing

HYGIENE ET TOILETTE

EHPAD 1 : 4 AS/ASH EHPAD 2 : 4 AS/ASH/étage USLD : 5 AS/ASH Participation systématique de

l’IDE dans les soins de nursing dans chaque unité, notamment en raison du renfort IDE le matin sur EHPAD 2


o Respect du réveil du résidento Même effectif sur les 2 organisations avec suppression de coupés et collaboration plus

forte entre IDE/AS pour réaliser soins nursingo Introduction dans ce temps de l’entretien de l’environnement proche du résident et

déplacement du résident

MESURES CONCRÈTES


Organisation existante Thème Organisation future

Thème inexistant auparavant DEPLACEMENTDU RESIDENT

Installation en salle à manger ou dans les chambres après les repas, mobilisation, aide aux déplacements


o amélioration et individualisation de la prise en soins

MESURES CONCRÈTES


Organisation existante Thème Organisation future 1 ETP d’animatrice pour 126

résidents Horaire dédié en EHPAD1 et

USLD pour les soins personnalisés selon possibilités de service

ANIMATION

Installation en salle à manger ou dans les chambres après les repas, mobilisation, aide aux déplacements


o Individualisation de la prise en soins des résidents avec une augmentation des stimulations physiques et cognitives et des soins relationnels

MESURES CONCRÈTES



Réveil des résidents la nuit SOMMEIL

Les protections de nuit seront mises le plus tard possible par équipe de jour ou de nuit (Revu le 21/06 avec le laboratoire xxxxxx qui proposera des changes plus adaptés en vue de notre nouvelle organisation).


o Respect du sommeil des résidents, diminution des réveils nocturnes

MESURES CONCRÈTES



A partir de 6H30 SOINS IDE

A partir de 7h30-8h pour respect des bonnes pratiques

Premier passage du laboratoire pour les prélèvements à 9h45


o Respect du sommeil des résidents.o Collaboration nécessaire AS/ASH/IDE : l’équipe doit s’assurer que les prélèvements et

glycémies sont effectués avant distribution du petit déjeuner

MESURES CONCRÈTES


Organisation existante Thème Organisation future 7h30-8h45 MEDICAMENTS 8h00-9h15


o Dispensation décalée d'une demi-heure

MESURES CONCRÈTES



MATIN: 15mn par étage pour chaque service

MIDI : 20mn par étage pour EHPAD1 et USLD

30mn à 40mn par étage pour EHPAD2

SOIR : 15mn par service

TRANSMISSIONS

1 relève le matin de 15mn par service faite par IDE de nuit et AS de jour

Relève le soir par IDE jour et nuit de 15mn par service en ne ciblant que les problèmes du jour pour les résidents concernés.


o Diminution du temps de transmissions au profit du temps de présence auprès du résident

o Pertinence de la transmission du soir entre IDE (changements de prescriptions)

MESURES CONCRÈTES



Effectué par des agents différents pour horaire de M2 en EHPAD1 et USLD

2 Agents identifiés pour horaire de T2 en EHPAD2

BIONETTOYAGE

ENTRETIEN DES LOCAUX

Agents qui seront identifiés en bionettoyage uniquement, sur 7h (pénibilité travail). Cet agent ne fera que les sols et salles de bains des chambres, le bionettoyage de l’environnement proches des résidents sera effectué par l’agent ayant réalisé les soins de nursing


o Les agents seront bien identifiés avec des cycles spécifiques de travail en 7h

MESURES CONCRÈTES


Thème Organisation future

REDEFINITION DES

POSTES DE TRAVAIL

o USLD : 1 IDE sur 11h30 4 AS sur 11h30 (3 horaires ≠) 1 AS sur 7 h 1 référent hôtelier sur 7 h 1 IDE Nuit USLD / EHPAD 1

sur 12 h

o EHPAD 1 : 1 IDE sur 11h30 3 AS sur 11h30 (3 horaires ≠) 1 AS sur 7 h 1 référent hôtelier sur 7 h

o EHPAD 2 (1er étage ) : 1 IDE sur 11h30 3 AS sur 11h30 (3 horaires ≠) 1 AS sur 7 h 1 référent hôtelier sur 7 h

o EHPAD (2ème étage) : 1 IDE sur 7 h 3 AS sur 11h30 (3 horaires ≠) 1 AS sur 7 h 1 référent hôtelier sur 7 h

MESURES CONCRÈTES


REDEFINITION DES POSTES DE TRAVAIL


o Equité au niveau des postes AS/ASHo Augmentation du temps de présence IDE dans les services d’EHPADo Suppression des horaires "coupés" = respect de la réglementation au niveau des

amplitudeso Suppression des bascules après-midi/matin o Plusieurs amplitudes de travail pour équilibrer la charge de travail o Répartition du personnel de manière plus équitable dans chaque unitéo Arrêt du clivage entre les 2 bâtiments en raison de la mobilité des agents

MESURES CONCRÈTES


Organisation existante Thème Organisation future Pas d’horaire de T2 le WE en

EHPAD2. Pas de M2 le Dimanche en

EHPAD1 Le M2 le Dimanche en USLD est

intégré aux soins de nursing

POSTES DE TRAVAIL

LE WEEK-END

Présence IDE identique semaine et week-end

Ajout du référent hôtelier les samedis et dimanches sur 7 h (ASH dédié)


o Amélioration de l’effectif IDE sur l’ensemble des unitéso Amélioration de l’effectif en EHPAD2

AXE 2 :Gérer le temps de travail et suivre les effectifs


MESURES CONCRÈTES


Organisation existante Thème Organisation future Repos fixe : 1 582h

Repos variable 1 : 1 547h Repos variable 2 : 1 540h Nuit : 1 430h

DUREES ANNUELLES

OPPOSABLES

Repos fixe : 1 586h

Repos variable 1 : 1 561h Repos variable 2 : 1 547h Nuit : 1 457h


o Retour strict à la règlementationo Plus de 600h agent "retrouvées"o Guide de gestion du temps en cours d'élaborationo Adoption de DAO invariables conseillée

MESURES CONCRÈTES


Organisation existante Thème Organisation future 20mn le matin et l’après midi +

30mn pour le déjeuner. Les pauses se prennent dans le

service, les agents sont dérangés par les appels des résidents.

Temps de repas inégaux entre les différents services.

PAUSE DU PERSONNEL

Les moments de pauses identiques matin et après-midi dans le contexte de postes en 12h

Ces pauses seront prises entre 2 ou 3 agents.

Le temps de repas n'est pas compris dans le temps de travail

Respect de l’équité entre les deux bâtiments.


o Le « roulement » de pause permettra aux agents de ne pas être dérangés, la durée sera respectée

MESURES CONCRÈTES


Organisation existante Thème Organisation future Absence de régularité dans les

présences "bas de planning" Planning donné par le cadre de

santé le 15 de chaque mois pour le mois suivant

CYCLES DE TRAVAIL

Elaboration de cycles de travail au sens du décret 2000-9

Bas de planning régulier Mise en œuvre du management

solidaireImpact nouvelle organisation :

o L'introduction de cycles de travail permet une équité de présence pour les agents et

consolide le "bas de planning" en termes de couverture des besoins en simplifiant l'élaboration des plannings – à condition d'utiliser un logiciel de gestion du temps –

MESURES CONCRÈTES


Organisation existante Thème Arguments nouvelle organisation

Fort taux d’absentéisme LUTTE CONTRE L'ABSENTEISME

Suppression des horaires discontinus

Cycle de travail Management solidaire Passage en 12h (1/3 de jours en

moins à venir travailler) Rééquilibrage de la charge de

travail sur la journée

ABSENTÉISME : PREMIERS RÉSULTATS


Absentéisme 2010 :

Absentéisme du 01/01 au 31/05/2012 :

Total absenceEffectif moyen

rémunéréen jours 5/7ème en etp calculée forçage h/etp en %

Cadre de santéInfirmier 174,00 j 12,90 etp 13,50 j 95,00 h 6,1%

Aide-soignant 342,00 j 31,25 etp 10,90 j 76,00 h 4,9%ASH 349,00 j 37,20 etp 9,40 j 66,00 h 4,2%

Moyenne absence en j/agent Calcul taux retenu

Total absenceEffectif moyen

rémunéréen jours 5/7ème en etp calculée forçage h/etp en %

Cadre de santéInfirmier 158,00 j 9,08 etp 17,40 j 122,00 h 7,8%

Aide-soignant 563,00 j 30,83 etp 18,30 j 128,00 h 8,2%ASH 884,00 j 29,91 etp 29,60 j 207,00 h 13,2%

Aide -soignant soins spécialisésInfirmière référente 158,00 j 9,08 etp 17,40 j 122,00 h 7,8%

Moyenne absence en j/agent Calcul taux retenu

SYNTHÈSE


Management du projet annonce et clarté du projet directorial : "donner du sens" implication très forte de la directrice (présence et suivi groupes de travail, exigence

d'une cohésion des cadres) renforcement du dialogue social : information aux organisations syndicales (réunion

du 13/06 et CTE du 29/06/2012) – accord de la CFDT de mettre en place le test d'une organisation en 12h –

lettre d'information au personnel implication et très fort investissement des cadres réelle participation des agents à la redéfinition de l'organisation des unités


Documents

O RGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL DES PERSONNELS SOIGNANTS DANS 4 EHPAD DE LA R ÉGION DE F RANCHE -C OMTÉ Journée IDEC Besançon 2 octobre 2012 A. LUCAS,