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ORGANISATION ADMINISTRATIVE
H. LORENT Rév. 08 2013
AGENDA
2 –
1. Classement des documents relatifs au personnel
2. Classement des documents comptables
3. Classement des documents HACCP
4. Classement « blanchissage & laverie »
5. Toolbox
6. Le livre de bord
7. Conclusions
FOCUS organisation administrative H. Lorent
Classement des documents relatifs au personnel
Classeur 1:
3 – FOCUS organisation administrative H. Lorent
Documents à classer:
Le registre du personnel
Une pochette perforée par collaborateur reprenant:
Sa fiche individuelle
Une copie de son contrat de travail
Le(s) avenants éventuels
Les courriers internes et externes: Lettres de remerciements ou d’avertissements
Autres documents « juridiquement » importants
La fiche de vacances annuelles
La demande de remboursement des frais de transport
Unité:
P
E
R
S
O
N
N
E
L
Classement des documents relatifs au personnel
Classeur 1:
4 – FOCUS organisation administrative H. Lorent
Documents à classer:
La banque Carrefour de la sécurité sociale
Unité:
P
E
R
S
O
N
N
E
L
Classement des documents relatifs au personnel
Classeur 2:
5 – FOCUS organisation administrative H. Lorent
Documents à classer:
■ Les rapports du CPPT
■ Les rapports du Conseil Sécurité Hygiène
A conserver maximum 1 an
Ceux- ci trouvent sur l’Intranet.
Rappel:
Le dernier rapport du CPPT et du CSH doivent être affichés
en cuisine ainsi que la liste des représentants syndicaux.
Unité:
RAPPORTS:
CPPT
CSH
Classement des documents relatifs au personnel
Classeur 3: (facultatif)
6 – FOCUS organisation administrative H. Lorent
Unité:
Documents
Protection&&&
Prévention
■ « Déclaration interne d’accident de travail »
■ « Certificat médical de premier constat » (AXA)
■ « Certificat médical de reprise » (AXA)
Ces documents se trouvent sur l’IntranetEnvoyez toujours les documents originaux
concernant un accident du travail, comme :
- certificat médical de premier constat- certificat médical de prolongation
- frais médicaux (pharmacie - hôpital - kiné - ...)
le plus vite possible et toujours au service de Prévention & Protection
Classement des documents relatifs au personnel
Classeur 4:
7 – FOCUS organisation administrative H. Lorent
Unité:
B.E.V.
Fiche deVacances
Annuelles.
■ La copie des B.E.V. dument signée par chaque collaborateur(Bulletin des Enregistrements Variables)
■ Une pochette perforée par collaborateur reprenant:
La fiche de congé annuel dument signée par chaque collaborateur
A conserver 5 ans - (classement annuel)Les copies des certificats médicaux
vous sont envoyées via le service du personnel à titre d’information, celles-ci ne doivent pas être conservées en
unité.
Classement des documents relatifs au personnel
8 – FOCUS organisation administrative H. Lorent
Généralités:
■ Le registre du personnel: Si pas présent sur le site, adresser une demande à votre gestionnaire payroll. Inscrire la date d’entrée en fonction de chaque collaborateur (hors CPS et Intérimaires) et le cas échéants, la date de sortie.
■ La copie du contrat de travail: Si
pas présente sur le site, adresser une demande à votre gestionnaire payroll. En cas de transfert du collaborateur, la faire suivre dans sa nouvelle unité. (Joindre les avenants et courriers)
■ Le dernier rapport du CPPT et le dernier rapport du Conseil Sécurité Hygiène doivent être affichés de manière visibles à l’attention de chaque collaborateur.
■ Le règlement de travail et le code éthique de Sodexo doivent être consultables par chaque collaborateur.
■ Le cahier de pointage: le pointage des heures d’arrivée et de départ est obligatoire. (A garder 5 ans - classement annuel & contresigné par le responsable d’exploitation)
■ La Banque Carrefour de la sécurité Sociale: à demander au service du personnel
Classement des documents comptables
Classeur 5:
9 – FOCUS organisation administrative H. Lorent
■ Les notes d’envoi:Classées mensuellement par fournisseur.
A conserver 5 ans
(classement annuel)
Remarques importantes:
Pourquoi 5 ans ?
Unité:
Notes
d'envoi
Fournisseurs
Cf. aux obligations de l’Agence Fédérale pour la Sécurité de la Chaîne Alimentaire, la traçabilité des produits
doit être assurée pendant 2 ans
Classement des documents comptables
Classeur 6:
10 – FOCUS organisation administrative H. Lorent
■ Les copies de factures:Classées mensuellement par fournisseur.
A conserver 5 ans - (classement annuel)
Remarques importantes:
Pourquoi 5 ans ?
Unité:
Factures
Fournisseurs
Légalement, les documents comptables doivent être gardés
pendant 5 ans.
Comptabilité: autres formulaires ISO
Procédures Caissière-Caissier
Procédure Cash Gérant
Formulaire petite caisse
Note de frais exploitation
Note de frais équipe volante
11 – FOCUS organisation administrative H. Lorent
Où les trouver ?Intranet
- Ma boîte à outils- Comptabilité- Formulaires
Documents relatifs au service achats & Prodédures
Demande création article
Traitement des plaintes Uniformes
Formulaire plaintes
12 – FOCUS organisation administrative H. Lorent
Où les trouver ?Intranet
– Ma boîte à outils – Supply chain/achats
– Liens utiles
Documents relatifs au vending
Hygiëne check
Tableau de bord
13 – FOCUS organisation administrative H. Lorent
Où les trouver ?Intranet
– Ma boîte à outils- Offre de nos services
- Distributeurs automatiques- Documents utiles
Classement des documents HACCP
Classeur 7:
Le classeur HACCP
Si pas présent sur le site, adresser une demande aux collègues
de ce service.
La présence de cette farde est obligatoire.
HACCP
Hazard Analysis and Critical Control Points
14 – FOCUS organisation administrative H. Lorent
Le classeur ABC
Food Safety
Classement des documents HACCP
Classeur 8:
15 – FOCUS organisation administrative H. Lorent
■ Les documents d’enregistrement HACCP:
Réception des matières premières
Contrôle du bon fonctionnement des thermomètres
Contrôle de température chambre froide/frigo
Contrôle de température congélateur
Contrôle de température et temps lors de refroidissement
Contrôle de température et la qualité de la friteuse
Contrôle de température lors du portionnement
Contrôle de température lors de la distribution
Contrôle de température bain marie
Contrôle de température comptoir réfrigérée/vitrine
Unité:
Documents
Enregistrement
HACCP
Classement des documents HACCP
Classeur 8:
16 – FOCUS organisation administrative H. Lorent
■ Ceux-ci sont disponibles sur l’Intranet
Contrôle de température des chariots
Produits congelés artisanalement
Cellule de congélation
Exemple de plan de nettoyage et de désinfection
Liste de contrôle du nettoyage et de la désinfection
Bon de livraison
Unité:
DocumentsEnregistreme
ntHACCP
Où les trouver:Intranet
Ma boîte à outilsFood Safety & Quality
Food SafetyLes formulaires d’enregistrement
Documents
Classement des documents HACCP
Classeur 9:
17 – FOCUS organisation administrative H. Lorent
Les documents légaux:Agrément de la cuisine
A.R. relatif à l'autocontrôle.
Analyse de l'eau
Plaintes produits & plan d'actions
Audit Quality Partner
Consignes de l'entreprise
Contrôle des gants
Contrôle des emballages
Contrôle des thermomètres.
Document de l'entretien des hottes
Fiches santé du personnel
Unité:
Documents
Légaux
HACCP
Classement des documents HACCP
Classeur 9:
18 – FOCUS organisation administrative H. Lorent
■ Les documents légaux:Ecolab - Fiches sécurité
Ecolab - Fiches techniques
Formation du personnel de Sodexo
Nuisibles & Attestation de suivi
Plan de nettoyage
Plan de la cuisine
Non-food Fiches techniques
Audit sécurité
Unité:
Documents
Légaux
HACCP
Classement des documents HACCP
Généralités:
« Un conseil: Soyez ordonné! »
19 – FOCUS organisation administrative H. Lorent
Ne créez pas de documents.
Utilisez exclusivement les documents qui se trouvent sur l’Intranet de
Sodexo.
&&&&&
Agrafez vos documents groupés par semaine à une
copie de votre menus.
Classez l’ensemble par date.
A conserver 2 ans - (classement annuel)
Lors d’un contrôle, l’auditeur bénéficiera ainsi de toutes les informations sans difficultés.
TOOLBOX
Classeur 10:
20 – FOCUS organisation administrative H. Lorent
Unité:
T
O
O
L
B
O
X
Classement des documents HACCP
Généralités:L’agrément de la cuisine: L’affichage de l’Agrément doit être visible pour les consommateurs.
Garder une copie dans le classeur.
A.R. relatif à l'autocontrôle: Disponible sur l’Intranet
Analyse de l'eau: (facultative): Disponible sur le site communal via Internet (Conseillé si présence de fontaine à eau de ville ou post-mix
Plaintes produits & plan d'actions: Imprimez vos messages de plaintes produits adressées au service achats et joignez-y le document de réponse automatique qui
mentionne le numéro de suivi.
Audit Quality Partner: A classer dans l’ordre des visites (Facilité lors des visites de l’AFSCA)
Consignes de l'entreprise: (Si celles-ci impactent les procédures de Sodexo)
Contrôle des gants: La conformité des gants référencés est disponible sur l’Intranet
Contrôle des emballages: La conformité des emballages référencés est disponible sur l’Intranet
Contrôle des thermomètres: A effectuer 1 X / an
Document de l'entretien des hottes: A demander au responsable client
Fiches santé du personnel: Disponible au service sécurité de Sodexo
21 – FOCUS organisation administrative H. Lorent
Classement des documents HACCP
Généralités:Ecolab - Fiches sécurité: La fiche de sécurité des produits référencés est disponible sur l’Intranet
Ecolab - Fiches techniques: La fiche technique des produits référencés est disponible sur l’Intranet
Formation du personnel de Sodexo: Si les attestations de formation ne sont pas sur le site, contacter le département « Formation » pour obtenir une copie.
Nuisibles & Attestation de suivi: A demander au responsable client
Plan de nettoyage: Le plan de nettoyage des locaux dument complété
Plan de la cuisine: A demander au responsable client
Non-food Fiches techniques: Les fiches techniques des produits référencés sont disponibles sur l’Intranet
Audit sécurité: Disponible sur l’Intranet
Lors d’un contrôle, l’auditeur bénéficiera ainsi de toutes les informations sans difficultés.
22 – FOCUS organisation administrative H. Lorent
Classement « blanchissage & laverie »
Classeur 11:
23 – FOCUS organisation administrative H. Lorent
Documents à classer
Les documents relatifs à la gestion des tenues vestimentaires
Stock de linge
Annulation de dotation
Etc…
Les rapports d’Ecolab
Unité
Documents
Blanchissa
ge&&&
Laverie
LIVRE DE BORD
Classeur 12:
24 – FOCUS organisation administrative H. Lorent
Classer les données suivantes: Le n° de téléphone du chef-gérant
Les n° de téléphone des membres du personnel de cuisine
Le n° de téléphone du C.R.D.
Le n° de téléphone de l’interlocuteur client
L’endroit où se trouve les clefs d’accès
Les menus à venir….
Les volumes de production
Le cahier des grammages
Les codes d’accès informatique
Et toutes autres informations susceptibles d’aider en cas d’absence
Unité:
Livre
de
bord
Conclusions
25 – FOCUS organisation administrative H. Lorent
Cette liste de classeurs n’est pas arrêtée et peut être justement complétée en fonction de certains impératifs propres à chaque unité, toutefois:
Ne créer pas de classeur type « Divers » qui deviennent rapidement des « fourre-tout »
Au terme de chaque année, archivez vos documents (Date de fin indiquée sur la boîte d’archivage)
Favorisez un classement informatique d’un maximum de documents.
Ranger vos documents au fur et à mesure, ne classez pas de documents qui ne seront plus nécessaires.
Trier aussi vos tiroirs.
Limiter votre bureau strictement aux documents liés à votre travail.
En règle générale, les documents administratifs, comptables, HACCP,
doivent être conservés 5 ans.
