Direction de l’Evaluation et de la Prospective

Sous-direction des études statistiques Centre de l’informatique statistique et de l’aide à la décision

PRESENTATION DE BUSINES

11 juillet 2005/CISAD-DEPB7-Viviane Demay

PARTIE I DES FONCTIONNALITES S OBJECTS version 6

Table des matières

Pictogrammes.................................................................................................................................1

1. La Base Centrale de Pïlotage ...................................................................................................3

2. Le module utilisateur de Business Objects.............................................................................3 2.1 Outil orienté « métier »........................................................................................................................................3 2.2 Les univers...........................................................................................................................................................3 2.3 Le document ........................................................................................................................................................5 2.4 Le rapport ............................................................................................................................................................6 2.5 La requête ............................................................................................................................................................7

3. Création d’un rapport :............................................................................................................7 3.1 Lancement de Business Objects ..........................................................................................................................7 3.2 Assistant de création de rapport...........................................................................................................................8 3.3 L’éditeur de requête...........................................................................................................................................11

4. Création d’une requête...........................................................................................................13 4.1 Les classes et les objets .....................................................................................................................................13 4.2 Insérer des objets ...............................................................................................................................................14 4.3 Supprimer des objets insérés .............................................................................................................................14 4.4 Poser des conditions ..........................................................................................................................................15 4.5 Utiliser les listes de valeurs ...............................................................................................................................18 4.6 Utiliser les invites ..............................................................................................................................................19 4.7 Description des options de requêtes ..................................................................................................................21 4.8 Objets personnels...............................................................................................................................................22 4.9 Exécuter une requête .........................................................................................................................................27

5. Modifier une requête .......................................................................................................29 5.1 Ajouter un objet du résultat ...............................................................................................................................29 5.2 Supprimer un objet du résultat...........................................................................................................................30 5.3 Ajouter une condition ........................................................................................................................................31 5.4 Supprimer une condition ...................................................................................................................................31 5.5 Modifier une condition ......................................................................................................................................31

6. Sauvegarder une requête .......................................................................................................33

7. Mise en forme d’un tableau dans un rapport ......................................................................33 7.1 Effectuer une sélection ......................................................................................................................................33 7.2 Mis en forme du contenu des cellules (nombre, alignement…) ........................................................................ 35 7.3 Modification des couleurs du tableau ................................................................................................................37 7.4 Taille des colonnes, des lignes...........................................................................................................................38 7.5 Insérer une colonne, une ligne, une cellule dans le tableau...............................................................................39 7.6 Insérer une cellule indépendante .......................................................................................................................40

8. Manipulation des données d’un tableau...............................................................................41 8.1 Le mode Rotation ......................................................................................................................................42 8.2 Section maître/détail ..................................................................................................................................44 8.3 la rupture ..................................................................................................................................................46 8.4 Filtre ...........................................................................................................................................................49 8.5 Palmarès .....................................................................................................................................................53 8.6 Alerteur .......................................................................................................................................................55 8.7 Ajouter des calculs sur les données ...................................................................................................................58 8.8 Transformer en tableau croisé ...........................................................................................................................60 8.9 Masquer un objet du tableau..............................................................................................................................61

9. Mise en page ............................................................................................................................63 9.1 Visualiser les coupures de pages (horizontales et/ou verticales) .......................................................................63 9.2 Ajouter un titre sur chaque page........................................................................................................................64 9.3 Gestion des numéros de page ............................................................................................................................64

10. Le document.......................................................................................................................67 10.1 Dupliquer les données d’un rapport à l’autre ..................................................................................................67 10.2 Insérer un nouveau rapport dans le document .................................................................................................68 10.3 Insérer un tableau dans le même rapport .........................................................................................................70 10.4 Renommer un rapport ......................................................................................................................................72 10.5 Supprimer un rapport.......................................................................................................................................72

11. Le graphe............................................................................................................................73 11.1 Créer un graphe ...............................................................................................................................................73

12. Le gestionnaire de rapport ........................................................................................79 12.1 Onglet données ................................................................................................................................................80 12.2 Onglet correspondance ....................................................................................................................................81

13. Le gestionnaire de données ........................................................................................82 13.1 Onglet Résultats...............................................................................................................................................82 13.2 Onglet Définition.............................................................................................................................................83 13.3 Renommer une requête ....................................................................................................................................83 13.4 Supprimer une requête.....................................................................................................................................83 13.5 Basculer une requête sur un autre univers .......................................................................................................84

14. Utiliser les données dans d’autres applications :............................................................85 14.1 Exporter le rapport brut vers différents formats ..............................................................................................85 14.2 Exporter les données avec les mises en forme :...............................................................................................87

15. Echange de documents ......................................................................................................90 15.1 Envoyer un document à d’autres utilisateurs...................................................................................................90 15.2 Recevoir des documents ..................................................................................................................................92 15.3 Envoyer un document par le courrier électronique..........................................................................................94

16. Gestion des univers............................................................................................................95 16.1 Importer manuellement un univers ..................................................................................................................95 16.2 Gérer les listes de valeur..................................................................................................................................96 16.3 Gérer les objets personnels ..............................................................................................................................97

17. Les répertoires de stockage ..............................................................................................98 17.1 Organisation des répertoires ............................................................................................................................98 17.2 Récupération des documents de la version 5 en version 6 ............................................................................102 17.3 Gestion des fichiers et répertoires..................................................................................................................103

18. Les barres d’outils ...........................................................................................................107 18.1 Gestion de l’affichage des barres d’outils .....................................................................................................107 18.2 Barre d’outils standard...................................................................................................................................108 18.3 Barre d’outils « Rapport » .............................................................................................................................109 18.4 Barre d’outils de l’Editeur de requête............................................................................................................111 18.5 Barre d’outils de la fenêtre « Rotation »........................................................................................................112

GLOSSAIRE..............................................................................................................................113

Pictogrammes

Nouveautés par rapport à la version 5 de Business Objects.

Nouveautés par rapport à la version 4 de Business Objects.

Astuces

Restrictions

Commentaires

- 1 -

1. La Base Centrale de Pïlotage Définition d’un entrepôt de donnée (data warehouse) : Base de données qui centralise des informations extraites de différentes applications et bases de données rattachées à l'environnement de production, à l'activité commerciale, etc., pour faciliter la prise de décisions. un Data Warehouse contient des données non volatiles et historisées La Base centrale de pilotage est l'entrepôt de données ("datawarehouse") national. Elle est alimentée par les systèmes d’information de gestion des services académques extraits à une date donnée et par des enquêtes. Elle comporte une cinquantaine de thèmes portant sur la démographie, les élèves, les étudiants, les apprentis, les résultats aux examens, les personnels, la formation continue,… 2. Le module utilisateur de Business Objects Définition : Outil d’infocentre mettant à disposition des utilisateurs une structure d’accueil pour concevoir des états sur la base de critères de recherche. Business Objects est un outil permettant aux utilisateurs d’extraire des données issues de Bases de données sans avoir à connaître de langage informatique. Il s’installe sur le poste de l’utilisateur et via une connexion, permet l’accès à la base de données.

2.1 Outil orienté « métier »

Business Objects a été créé de manière à ce que l’utilisateur n’est besoin que de la connaissance de son métier pour accéder aux données. Ainsi, l’utilisateur définit lui-même ses requêtes à l’aide d’une structure (univers) s’approchant au plus près de son langage métier. Il peut également présenter les données de différentes façons à des fins d’ analyse.

2.2 Les univers

2.2.1. Organisation des domaines et des univers

L’UNIVERS est la structure Business Objects permettant de visualiser et d’extraire les données de la base. Les grand domaines du système éducatif (1er degré, second degré, supérieur, examen... ), comprennent plusieurs univers correspondant à un thème particulier . Selon les thèmes, les données sont au niveau département ou au plus fin, établissement.

- 3 -

Schéma d’organisation :

Année en cours

Historique

Thème Exemple :

Domaine « Examen » : Thème : bac Thème : Bts Thème : Examen

Certains thèmes existent dans un univdans un autre univers au niveau du dép

A noter que dans ce cas l’année en cour

Domaine « « Second degré et Thème : Enseign

Certains thèmes existent uniquement p

Domaine « « Second degré et

Thème : Enseign

Certains thèmes existent uniquement edans l’historique) :

Domaine « Second degré et P

Thème : Format

Domaine

Thème

Historique Année en cours

Thème

Historique Historique techno&pro Historique

ers au niveau de l’établissement pour l’année en cours ET artement historisé sur plusieurs rentrées scolaires.

s est également inclus dans l’univers historisé.

Post Bac » : sants par service

our l’année en cours et n’

Post Bac » :

ants Univers A

n historique (l’année en co

ost Bac »

ions détaillées U

- 4 -

Univers Année en cour

Univers Historique

ont pas d’historique

nnée en cours

urs étant bien entendu comprise

nivers Historique

Certains thèmes sont transversaux et donc inter-domaines (exemple : âge). Ils sont en général historisés.

Domaine « enseignement de la maternelle au supérieur »

Univers Historique Thème : Age de la population en formation

2.2.2. Terminologie Les noms des univers ont été déterminé ainsi : Univers historisé :

« Le nom du domaine » : « Nom du thème » « Hist » ou « H » Univers année en cours :

« Le nom du domaine » : « Nom du thème » « Année » Univers inter-domaine : Ils ne sont pas préfixé par un nom de domaine

2.3 Le document

Définition : Un document est un fichier de données créé au moyen d'un logiciel. Sous Business Objects, c’est le « document » qui est enregistré, avec une extension « .rep Il contient : le rapport, la requête et son résultat. Il peut inclure plusieurs rapports, matérialisés par des onglets, comprenant eux-mêmes plusieurs tableaux ou graphes issus de plusieurs requêtes exécutées sur différentes sources

- 5 -

2.4 Le rapport

Définition : Il s'agit de la visualisation à l'écran de la forme imprimable de tout ou partie d'un fichier. Cette impression peut être réalisée dans un ordre donné et inclure, si besoin est, des calculs, synthèses ou autres diagrammes.

Comment cela fonctionne-t-il ?

Une requête se construit au sein d’un « rapport » qui lui-même se trouve dans un « document ». La création d’une requête se fait toujours par la création de rapport au travers de l’assistant de création de rapport qui vous guide dans vos choix Lors du lancement de Business Objects, l’assistant s’affiche automatiquement (si l’option de démarrage le prévoit, ce qui est le cas par défaut).

Pour désactiver le lancement automatique de l’assistant de création de rapport, cliquer sur « Outils – Options ». Dans l’onglet, Nouveau document, cocher « Créer systématiquement un rapport vierge »:

L’action Fichier - Nouveau lance également l’assistant de création de rapport et créé un nouveau « Document ».

L’assistant vous guide dans vos choix de mode d’accès jusqu’à l’affichage de l’éditeur de requête. Ensuite, il vous appartient d’élaborer le contenu de votre requête et d’en déclencher l’exécution.

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2.5 La requête Définition : Expression formalisée d'une demande. C’est le moyen de trouver l'information que l’on recherche. Définir une requête, c’est avant tout imaginer le résultat que l’on souhaite obtenir :

Les objets qui composeront le tableau Les conditions qui permettront de n’extraire que certaines données de la base.

3. Création d’un rapport :

3.1 Lancement de Business Objects

Cliquez sur le programme BUSINESS OBJECTS à partir de Démarrer - Programmes ou double-

cliquez sur l’icône de BUSINESS OBJECTS qui se trouve sur le bureau La fenêtre d’identification s’affiche :

Si vous accédez à plusieurs bases de données par BO, vérifier que vous êtes bien sur le domaine de sécurité BCP_BOv6. (au besoin sélectionnez-le dans la liste déroulante

Saisissez le nom d’utilisateur et le mot de passe (le tout en minuscule), puis cliquez sur OK. (Attention : Business Objects distingue les majuscules et les minuscules)

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3.2 Assistant de création de rapport

Lors du lancement de Business Objects, l’assistant de création de rapport s’affiche automatiquement, sinon cliquez sur Fichier - Nouveau :

1/ Générer un rapport standard

Cette option permet de créer un rapport dont la mise en forme sera basée sur le modèle par défaut de Business Objects. Ce modèle consiste en :

une présentation en colonne des objets, une couleur bleue pour les en-têtes de colonne, un titre de rapport.

Il est possible à tout moment d’appliquer un autre modèle sur le rapport standard à l’aide du menu « Format – Rapport – Appliquer un modèle »

Cliquer sur et choisir le « mode d’accès aux données

2/ Sélectionner un modèle

Cette option permet de créer un rapport dont la présentation sera basée sur un modèle inclus dans Business Objects, ou un modèle créé par l’utilisateur à partir des mises à formes de ses tableaux.

Cliquez sur pour obtenir la liste des modèles disponibles puis choisir le mode d’accès aux données.

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Business objects propose par le biais de l’assistant de création de rapport, plusieurs modes d’accès aux données :

1/ la création d’un rapport à partir d’un Univers Dans « Autres »,

2/ la création d’un rapport à partir de Fichiers personnels (fichiers de format .xls, .txt..) 3/ la création d’un rapport à partir de Procédures VBA 4/ la création d’un rapport à partir de Web connect 5/ la création d’un rapport à partir de Fournisseur de données XML

Dans le cadre de l’accès à la B.C.P., vous ne pourrez accéder qu’aux fournisseurs de données 1 et 2.

Le mode d’accès à la BCP est l’univers.

Pour accéder aux univers de la B.C.P., sélectionner le mode d’accès « Univers » et cliquez sur

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La liste des Univers disponibles pour votre compte s’affiche :

Lorsque vous sélectionnez un univers, une aide sur son contenu apparaît dans cette fenêtre.

Sélectionnez un univers et cliquez sur

- 10 -

3.3 L’éditeur de requête

L’éditeur de requête s’affiche automatiquement. Vous pouvez commencer la construction de votre requête.

3.3.1. Description de l’Editeur de requête :

Informations demandées

Conditions

Nom de l’univers dans lequel vous faites la requête

Informations disponibles

Les fenêtres

Classes et objets disponibles sous l’univers en cours : Les objets ont été rangés dans des classes. Il suffit de dsigne + pour l’ouvrir et accéder aux objets disponibles

Cliquez sur l’icône pour visualiser l’aide dl’objet sélectionné. Il est conseillé de laisser cel’aide en permanence.

Objets du résultat :

Les objets que vous ferez glisser dans cette fenêtre serorapport.

Conditions :

Dans cette fenêtre, vous pouvez poser des conditions sun sous-ensemble du contenu de l’univers.

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ouble-cliquer sur la classe ou sur le .

e la BCP sur la définition de tte icône active pour visualiser

nt ceux qui s’afficheront dans votre

ur un ou plusieurs objets afin d’extraire

Les boutons

Inactif sur la B.C.P.

Affiche/masque la fenêtre « Classes et objets »( ) Applique un tri sur un objet qui n’est pas dans l’objet du résultat. Utile si l’on veut trier sur les codes d’un objet mais afficher son libellé. Toutefois, ce tri n’est apparent que dans le gestionnaire de données, pas dans le rapport qui refait un tri alphabétique.

Affiche une zone en bas de l'Editeur de requête qui contient des informations relatives à la classe ou à l'objet sélectionné dans la zone « Classes et objets »

Visualise le langage SQL généré par la requête pour l’interrogation de la base de données.

Renvoie les objets sur plusieurs lignes lorsqu’ils ne peuvent s’afficher sur une seule ligne Création et éditions des objets personnels de

l’univers en cours.

Applique un filtre sur un objet de type « CODE » dans « objets du résultat »( pas sur les libellés). La condition ainsi déterminée, s’affiche dans la fenêtre « condition ».

Combinaison de requêtes : Intersect, union et minus

Applique un tri sur un objet du résultat.

.

Aide en ligne sur l’éditeur de requête

Propose des options de requête (p.21) notamment « Sans doublons » qui permet d’exclure les doublons dans le cas d’une liste.

Sauvegarde la requête sans l’exécuter et ferme l’éditeur de requête. Utile si l’on souhaite garder ce qui a été fait pour le reprendre ensuite, ou pour exécuter plus tard une requête qu’on a préparé à l’avance. Attention, le résultat d’une précédente exécution sera effacé

Exécute la requête et ouvre le résultat dans le gestionnaire de données. (p. 82)

Exécute la requête et affiche le résultat dans le rapport

Annule la requête et ferme l’éditeur de requête sans sauvegarder les modifications éventuelles. Le résultat d’une précédente exécution sera conservé.

Affiche d’éventuelles conditions prédéfinies par l’administrateur de l’univers.

Aide à la recherche d’un objet. (Taper le nom complet ou les premières lettre de l’objet recherché).

Laisser ces trois icones activées pour avoir une bonne visibilité dans l’éditeur de requête

Double-cliquer sur l’icône pour obtenir un tri ascendant

Affiche les classes contenant les objets disponibles dans l’univers en cours.

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4. Création d’une requête

4.1 Les classes et les objets

4.1.1. Description

Les univers sont constitués par :

Les classes qui organisent les objets. Les classes sont des « boites » qui regroupent des objets de même nature. Elles permettent d’organiser les objets de manière fonctionnelle.

Les objets qui sont les données de la base : l’âge, l’académie, le type d’établissement,

le contrat établissement, le nombre d’élèves...

Les objets sont répartis dans des classes, voire des sous-classes, et parfois même des sous-classes de sous-classes. Lors de l’ouverture de l’éditeur de requête, seules les classes s’affichent dans la fenêtre. Il suffit de cliquer sur le signe + pour voir s’afficher soit les sous-classes, soit les objets. Il existe 3 type d’objets :

Dimension Indicateur Information

La qualification d’un objet influe sur son utilisation dans le rapport :

Axe d’analyse associé aux indicateurs ; correspond le plus souvent aux sujets d’intérêts du Data Warehouse ; exemple : dimension temporelle (rentrée scolaire, session), dimension géographique (académie, département)….Une dimension rapatrie les données servant de base à l’analyse dans le rapport.

Un indicateur rapatrie des données numériques qui sont le résultat de calculs (agrégats) effectués sur les données de la base de données. (exemple : Nombre d’élèves, Nombre d’établissement, Taux de réussite)

Une information rapatrie des données qui sont attachées à l’objet principal (l’adresse est une information du numéro d’établissement).

4.1.2. Terminologie Dans la B.C.P., une dimension se décline sous trois formes (parfois seulement 2) :

le code (ex. Académie Et Assimilé) le libellé Court (ex. Académie Et Assimilé Lib C le libellé Long (ex. Académie Et Assimilé Libelle L)

Le libellé court n’existe pas pour tous les objets

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4.2 Insérer des objets (fenêtre )

Pour une meilleure lisibilité des données, les objets à insérer dans la fenêtre « Objets du résultat » seront les Libellés Courts ou Longs. (Exemple : Académie : 03 est moins lisible que Académie Libellé Long : « Besançon »

Pour insérer des objets dans la partie « Objets du résultats », faire :

• Un « glisser-déposer » : cliquer sur l’objet et tout en maintenant enfoncé le bouton de la souris, glisser l’objet dans la fenêtre « Objets du résultat, puis relâcher le bouton.

• ou simplement double-cliquer sur l’objet : il sera inséré systématiquement à la fin de la

ligne.

4.3 Supprimer des objets insérés (fenêtre )

Cliquez sur l’objet concerné de manière à le sélectionner :

1. Tapez sur la touche « Suppr » de votre clavier ou

2. Utilisez le menu contextuel à l’aide du clic droit de la souris.

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4.4 Poser des conditions (fenêtre )

Pour insérer des objets dans la fenêtre Conditions :

Faire un « glisser-déposer » de l’objet sélectionné. (un double-clic insère l’objet dans la fenêtre Objets du résultat)

Les libellés d’un objet peuvent varier : être en minuscule, en majuscule, contenir des espaces ou aucun espace alors que le code d’un objet est de structure fixe et de même longueur pour toutes les occurences. C’est pourquoi, les conditions se posent toujours sur le code de l’objet et non sur les libellés. (Sauf pour rechercher une chaîne de caractère, par exemple un nom). Vous pouvez poser des conditions sur un ou plusieurs objets. L’ordre n’a aucune importance.

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Lorsque vous avez fait glisser votre objet dans la partie « Conditions » de l’Editeur de requête, une série d’opérateurs s’affiche.

Pour utiliser un de ces opérateurs, vous devez double-cliquer dessus.

Description des différents opérateurs :

Egal à : Différent de

les valeurs sont égales à la valeur spécifiée dans l'opérande. Les valeurs sont différentes à la valeur spécifiée dans l’opérande.

Une seule valeur pourra être saisie.

Supérieur à Inférieur à

les valeurs sont supérieures à la valeur spécifiée dans l'opérande les valeurs sont inférieures à la valeur spécifiée dans l'opérande

Supérieur ou égal à Inférieur ou égal à

les valeurs sont supérieures ou égales à la valeur spécifiée dans l'opérande. les valeurs sont inférieures ou égales à la valeur spécifiée dans l'opérande.

Entre

Pas entre

Les valeurs sont comprises entre les valeurs spécifiées dans l'opérande 1 et l'opérande 2 (bornes incluses). Les valeurs ne sont pas comprises entre les valeurs spécifiées dans l'opérande 1 et l'opérande 2 (bornes incluses).

Dans liste Pas dans liste

les valeurs sont égales à une des valeurs spécifiées dans l'opérande. les valeurs ne sont pas égales à une des valeurs spécifiées dans l'opérande.

Plusieurs valeurs pourront être saisies, séparées par des points-virgules

Non renseigné Renseigné

On extrait les lignes pour lesquels l’objet n’est pas renseigné. On extrait les lignes pour lesquels l’objet est renseigné

Correspond au modèle

Différent du modèle

les valeurs ont le même modèle que la chaîne de caractères spécifiée ; celle-ci peut contenir des jokers : % ou _ utilisés en remplacement d'un ou de plusieurs caractères quelconques. % : affiche tous les enregistrements qui contiennent la chaine spécifiée quelque soit les caractères existants devant ou derrière (‘« commune arrondissement libellé » « correspond au modèle » MARSEIL%’ = MARSEILLAN

MARSEILLE MARSEILLE CEDEX MARSEILLE 10E

MARSEILLE 11E …

_. : affiche tous les enregistrements qui contiennent la chaine spécifiée + un nombre de caractères défini par « _ » (‘« commune arrondissement libellé » « correspond au modèle » MA___’ (3 soulignés) = MABLY

MACON MARCK MARLE

… les valeurs ont un modèle différent de la chaîne de caractères spécifiée ; celle-ci peut contenir des jokers % et _.

A la fois

Sauf

les valeurs sont égales aux deux valeurs spécifiées dans l'opérande. (Equivalent à une requête combinée avec INTERSECT). les valeurs sont différentes de la valeur spécifiée dans l'opérande. (Equivalent à une requête combinée avec MINUS).

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Après avoir sélectionner un opérateur, une série d’opérandes s’affiche.

Si vous connaissez la valeur de l’objet la rentrer manuellement en procédant c Dans les opérandes, double-cliquer su

Description des Opérandes : Opérandes L'opérande Saisir une nouvelle constante avec la ou le

valeurs, les sé

Liste des valeurs avec la ou lSaisir une nouvelle invite avec une ou

ce cas, l'inviAfficher la liste des invites avec une ou

requête. DanSélectionner un objet avec les valeCréer une sous-requête (ANY)

avec une ou

Calcul avec les résuminimum, m

Sélectionner les résultats de la requêtes (ANY)

avec une oudans le docu

(ex. : pour l’objet Académie, 02=Aix-marseille), vous pouvez omme ci-après :

r « Saisir une nouvelle constante » et saisir le code.

compare les valeurs de l'objet s valeurs saisies dans la condition (Dans le cas de plusieurs parer par un point-virgule (sans espace)

es valeurs sélectionnées dans la liste de valeurs de l'objet. plusieurs valeurs saisies lors de l'exécution de la requête. Dans te est une chaîne de caractères. plusieurs valeurs sélectionnées lors de l'exécution de la s ce cas, l'invite est une variable dans la condition. urs d'un autre objet ou d'un objet personnel.

plusieurs des valeurs renvoyées par une sous-requête.

ltats d'un calcul défini à l'aide d'un assistant (somme, aximum, moyenne ou nombre.

plusieurs des valeurs renvoyées par une autre requête présente ment.

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4.5 Utiliser les listes de valeurs

Si vous ne connaissez pas les valeurs de l’objet, vous pouvez afficher la liste de valeurs.

Dans la fenêtre opérandes, double-cliquer sur « Liste de valeurs » :

Lorsque les valeurs s’affichent, il suffit de sélectionner celle(s) désirée(s) à l’aide de la souris et de cliquer sur

Sélectionner le code de l’objet le libellé long ne peut pas être sélectionné

Pour une meilleure lisibilité, vous pouvez agrandir ou rétrécir les colonnes lorsque votre curseur atteint cette forme : (1).

Pour une sélection multiple, utilisez le clic de la souris tout en maintenant la touche CTRL pour une sélection discontinue, ou la touche MAJ (Shift) pour une sélection contiguë. (Les séparateurs de valeurs (le « point virgule »), s’insèreront automatiquement entre chaque code.)

(1)

Pour pouvoir faire des sélections multiples, il faut avoir sélectionné un opérateur permettant d’entrer plusieurs valeurs. Par exemple, l’opérateur « Dans liste » permet d’entrer plusieurs valeurs alors que l’opérateur « Egal à » ne permet d’entrer qu’une seule valeur.

1. Les conditions sont facultatives. Si vous souhaitez extraire l’ensemble du champ de l’univers, il n’y aura pas de condition.

2. Les listes de valeurs sont toujours affectées aux CODES des objets et n’existent pas sur les libellés.

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4.6 Utiliser les invites Définition : Permet de faire des requêtes paramétrables à chaque exécution. L’invite vous « invite »

à choisir les données à rapatrier au moment de l’exécution de requête . En effet, plutôt que d’insérer des valeurs directement « en dur » dans la condition, on peut y insérer une invite qui proposera de sélectionner une ou des valeurs différentes à chaque exécution ou rafraîchissement. Dans l’éditeur de requête, poser une condition sur l’objet « Académie » en choisissant « Saisir une nouvelle invite » :

Saisir un texte d’invite :

Valider avec la touche « Entrée » du clavier et cliquer sur de l’éditeur.de requête. L’invite présente alors sa question :

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Saisir les valeurs en les séparant d’un « ; » ou utiliser le bouton valeurs pour sélectionner les valeurs dans une liste.

Cliquer sur . Cette question sera posée à chaque exécution de la requête. Les invites sont communes à tout le document et donc utilisables dans toutes les requêtes. Pour sélectionner une invite déjà créée dans le document en cours, choisir « Afficher une liste d’invite » :

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4.7 Description des options de requêtes

Lignes

Avec doublons : option sélectionnée par défaut. A utiliser dans le cas d’une requête classique avec indicateur(s)

Sans doublons : à utiliser dans le cas de listes (listes d’établissement par exemple) qui ne comprennent pas d’indicateurs permettant d’agréger les données, donc de supprimer les doublons.

Résultat partiel Valeur par défaut : il s’agit du nombre de lignes maximum pouvant être rapatriées, déterminé par

l’administrateur de l’univers et au-delà duquel le résultat sera partiel. 10 lignes nombre de lignes maximum pouvant être rapatriées, déterminé par l’utilisateur.

Pour Autre, entrer une valeur de votre choix. 20 lignes Autre

Données à ne pas rapatrier : exécute la requête sans ramener de données, seulement la structure Aucun espace à droite : Supprime les espaces à droite dans les données rapatriées

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4.8 Objets personnels Vous avez la possibilité de créer, à partir d’objets existants dans l’univers, des objets qui n’ont pas été prévus dans l’univers et qui correspondent à des besoins particuliers. Il peut s’agir de calculs entre indicateurs ou de fonctions sur des chaînes de caractères.

a. Créer un objet personnel

Dans l’éditeur de requête, cliquez sur l’icône :

Puis, cliquez sur Ajouter...

Saisissez le nom de l'objet personnel dans la zone Nom.

Sélectionnez le type de données de l'objet personnel dans la liste déroulante Type.

Vous pouvez également saisir une description de l’objet.

Sélectionnez Dimension, Indicateur ou Information pour indiquer la qualification de l'objet

Si vous avez choisi la qualification « Indicateur » choisissez la fonction qui va l’agréger (en cas de suppression d’une dimension dans le rapport).

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Dans l’onglet Formule, utilisez le double-clic pour insérer vos formules dans la partie haute : Vous pouvez créer des formules sur les objets de l’univers :

grâce aux opérateurs : addition (+),soustraction (-), division (/)... ou concaténation (||) grâce aux fonctions : sous-chaîne, somme, nombre...

Les fonctions sont regroupées et classifiées dans des répertoires selon le type d’objet auxquelles elles s’appliquent. On peut toutes les retrouver dans le répertoire « Toutes les fonctions », classées par ordre alphabétique. Dans le cas ci-dessus nous aurions pu utiliser la fonction « Somme » que l’on peut trouver dans le répertoire « Fonctions numériques » ou « Toutes les fonctions ».

Cliquez sur

- 23 -

Vous revenez dans la fenêtre de création d’objets personnels. Vous pouvez continuer à ajouter des objets en cliquant sur ou revenir dans la requête en cliquant sur

Une classe « Objets personnels » s’est créée automatiquement. Vous pouvez à présent utiliser votre objet comme un objet classique. Il sera sauvegardé avec l’univers dans lequel il a été créé et utilisable uniquement ave celui-ci.

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b. Modifier un objet personnel

Dans l’éditeur de requête cliquez sur l’icône .

Vous arrivez dans la fenêtre de création d’objets personnels. Vous devez sélectionner un objet personnel et cliquez sur le bouton

c. Suppression des objets personnels

Les objets personnels sont créés à partir de l’éditeur de requête et dépendent d’un univers. Vous ne pouvez pas les supprimer à partir de l’éditeur de requête

Pour les supprimer, dans le menu principal, cliquer sur « Outils – Univers » :

Sélectionnez l’univers dans lequel vous souhaitez supprimer des objets personnels.

Cliquez sur :

- 25 -

Sélectionnez un objet et cliquez sur

A partir de cette fenêtre, vous pouvez également créer de nouveaux objets personnels ou modifier des objets existants.

- 26 -

4.9 Exécuter une requête

Lorsque la requête est prête, il faut l’exécuter pour obtenir le résultat. L’exécution de la requête et le rapatriement des données peut prendre plusieurs minutes.

Cliquer sur cette icône pour afficher les objets du résultat sur plusieurs lignes

Pour exécuter la requête, cliquer sur (Le bouton exécute également la requête mais affiche le résultat dans le gestionnaire de données.) Dans la barre d’état, on peut voir le déroulement de l’exécution de la requête : tout d’abord l’exécution proprement dite du langage SQL.

puis, le rapatriement des lignes de résultat vers le micro :

Le temps limite d’exécution d’une requête est déterminé pour chaque univers par l’administrateur des univers et varie de 10 à 20 minutes.

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4.9.1. Interrompre l’exécution d’une requête

Vous avez la possibilité d’interrompre à tout moment une requête dont vous avez lancé l’exécution. Appuyez sur la touche « Echap » de votre clavier, le message suivant s’affiche :

Cliquez sur OUI si vous souhaitez vraiment interrompre la requête, Business Objects vous ramène dans l’éditeur de requête. Si vous cliquez sur NON, Business Objects reprendra l’exécution.

- 28 -

5. Modifier une requête

Votre requête a été exécutée, le résultat s’est affiché à l’écran mais vous souhaitez revenir dans l’éditeur de requête afin de la modifier. Cliquez sur « Données – Editer le fournisseur de données » (voir définition du fournisseur de données page 113) Ou sur l’icône de la barre d’outils :

L’éditeur de requête s’affiche. Vous pouvez modifier la requête et l’exécuter. Toutefois, si vous ne souhaitez plus la modifier, cliquez sur pour revenir au rapport.

5.1 Ajouter un objet du résultat Vous pouvez faire glisser un objet afin de l’insérer entre deux autres objets (exemple ci-dessous) ou double-cliquer sur un objet : il s’insèrera automatiquement à la suite du dernier objet.

- 29 -

Lorsqu’il y a beaucoup d’objets dans la fenêtre « Objets du résultat » il devient difficile de tous les voir. Pour faire passer les objets à la ligne et ainsi tous les visualiser, activer l’icône « Renvoyer les objets à la ligne » :

5.2 Supprimer un objet du résultat Pour supprimer un objet du résultat, utiliser une des 3 méthodes décrites ci-desssous : Sélectionner l’objet et • soit le faire glisser n’importe où, dans la fenêtre « Classes et Objets », • soit utiliser la touche « Suppr » de votre clavier, • soit, à l’aide du clic droit de la souris sur l’objet, utiliser le menu contextuel « Supprimer ».

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5.3 Ajouter une condition

Faites glisser un objet de la fenêtre « Classes et objets » n’importe où dans la fenêtre « Conditions ». L’ordre des conditions n’est pas significative.

5.4 Supprimer une condition Procédez en choisissant une des 3 méthodes ci-dessous, comme lorsque vous supprimez un objet de la fenêtre « Objets du résultat » :

• sélectionner l’objet et le faire glisser n’importe où, dans la fenêtre « Classes et Objets », • OU supprimez directement l’objet, après l’avoir sélectionné, en utilisant la touche « Suppr »

de votre clavier, • OU à l’aide du clic droit de la souris sur l’objet, utiliser le menu contextuel « Supprimer ».

5.5 Modifier une condition Vous pouvez modifier séparément les 3 parties composant la condition, simplement en cliquant sur chacune d’entre elle : a - L’objet Cliquez sur la partie qui contient le nom de l’objet, ici « Session » et double-cliquez sur un autre objet dans la fenêtre « Classes et Objets » de manière à remplacer « Session » par le nouvel objet. Sélectionner l’objet

Choisissez un autre objet et double-cliquez dessus

L’objet « Rentrée Scolaire » a remplacé l’objet « Session » dans la condition.

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b - L’opérateur Sélectionner l’opéra- teur

Choisissez un autre opérateur et double-cliquez dessus

L’opérateur « Pas dans liste » a remplacé l’objet « Dans liste » dans la condition.

c - L’opérande Sélectionner la ou les valeurs

Choisissez une opérande, double-cliquez dessus puis sélectionnez d’autres valeurs.

La ou les valeurs nouvellement sélectionnées remplacent les anciennes valeurs.

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6. Sauvegarder une requête Si vous souhaitez conserver la requête et ses résultats, vous devez enregistrer le rapport dans un document. Cliquez sur Fichier - Enregistrer sous. Donnez un nom au document. Le document possède l’extension .REP et contient : le(s) rapport(s) et également la(es) requête(s). Si vous souhaitez la récupérer plus tard; il suffira de cliquez sur « Fichier – Ouvrir » et sélectionner le nom du document.

Si l’assistant de création de rapport s’affiche automatiquement au lancement de Business Objects, il vous faudra d’abord cliquez sur « Annuler », pour pouvoir accéder au menu « Fichier - Ouvrir ». Pour désactiver l’affichage automatique de l’assistant au démarrage, reportez-vous au § 2.4.

7. Mise en forme d’un tableau dans un rapport

7.1 Effectuer une sélection Vous avez exécutez votre requête, le résultat s’affiche dans un rapport : Exemple de rapport : (figure A)

Nom du document. Nom du compte de connexion.

Cellule indépendante contenant le titre par défaut.

En-têtes

R A P P O R T

C O R P S

BLOC

Nom par défaut du premier rapport

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Chaque cellules d’une colonne du CORPS du tableau sont liées puisqu’elles correspondent à une variable. Vous ne pourrez donc pas modifier le contenu d’une seule cellule sans modifier toute la colonne. Les en-têtes et le CORPS du tableau sont des cellules différentes. Ces précisions revêtent une importance particulière lors des mises en formes.

= 1 cellule = 1 cellule = 1 cellule = 1 cellule = 1 cellule

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

= 1 cellule

En-têtes

C O R P S

= 1 cellule = 1 cellule = 1 cellule = 1 cellule = 1 cellule = 1 cellule

7.1.1. Sélectionner tout le tableau Pour sélectionner simplement tout le tableau, sélectionnez d’abord une cellule quelle qu’elle soit et cliquez dans le menu principal sur « Edition – Sélectionner tout ». (vous pouvez également utiliser les sélections décrites en 7.1.2 et 7.1.3 ci-dessous)

7.1.2. Sélection multiple avec les touches CTRL (sélection discontinue) ou MAJ (sélection contigüe)

Sélectionner une colonne (y compris en-tête) : sélectionner la cellule et tout en maintenant la touche CTRL ou MAJ, sélectionner la cellule d’entête. Sélectionner la ligne d’en-tête : sélectionner chacune des cellules d’entête en maintenant la touche CTRL ou MAJ enfoncée. Etendre la sélection : appuyer de nouveau sur les touches CTRL ou MAJ et cliquer dans les cellules pour étendre la sélection.

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7.1.3. Sélection à l’aide de la flèche noire ( ) Sélectionner la ligne d’en-tête : positionnez votre curseur sur la bordure gauche du tableau jusqu’à obtenir une flèche noire, et cliquez. Sélectionner une colonne (y compris en-tête) : positionnez votre curseur sur la bordure supérieure, au-dessus de la colonne désirée du tableau jusqu’à obtenir une flèche noire, et cliquez. Sélectionner le corps du tableau : positionnez votre curseur sur la bordure gauche du tableau en face des cellules composant le corps du tableau jusqu’à obtenir une flèche noire et cliquez. Etendre la sélection : ne relâchez pas le clic de la souris et faite glisser votre curseur pour étendre votre sélection.

Pour obtenir la flèche noire, le bloc (cf. figure A) ne doit pas être sélectionner : pour le désélectionner, cliquez soit dans une cellule du tableau, soit dans le rapport en dehors du bloc.

7.2 Mis en forme du contenu des cellules (nombre, alignement…) Onglet nombre : permet d’appliquer un nouveau format de nombres à partir de la liste « Catégorie »

Choississez la catégorie numérique puis le format « 0,00 »

Saisissez la valeur que prendront les cellules vides (ou indéfinies)

Cliquez sur « Ajouter »

Business Objects autorise la création de nouveaux formats à partir des formats existants (fenêtre « Format ») et des « Propriétés » (Etapes , et ).

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Onglet Alignement : aligne le contenu de la cellule sélectionnée horizontalement ou verticalement.

Le paramètre « Renvoi à la ligne automatiquement » permet d’afficher sur plusieurs lignes un libellé trop grand pour la taille de la colonne.

Onglet Police : permet de changer l

sélectionnées. (par caractères de couleu

Onglet Bordure : permet d’enlever,

cellules sélectionn Onglet « Trame de fond » : personn

(voir dé

Le paramètre « Ajustement automatique ligne/ligne » permet d’ajuster la taille des lignes au contenu

e type de police, la taille et la couleur des caractères des cellules défaut, Business Objects affecte dans l’en tête du tableau des r blanche) (voir détail § 7.3)

mettre ou personnaliser les bordures du tableau pour les ées.

alise la trame de fond du tableau pour les cellules sélectionnées. tail § 7.3)

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7.3 Modification des couleurs du tableau

Onglet « Trame de fond »

Par défaut, Business Objects affecte dans l’en tête du tableau une trame de fond de couleur bleue. Pour l’enlever, procéder comme ci-dessous :

Sélectionnez toutes les entêtes de colonne :

cliquez sur « Format – Cellule » Dans l’onglet Trame de fond, sélectionnez « Remplissage » :

La couleur de la police des entêtes est blanche. Après avoir changé la trame de fond en blanc, le contenu des entêtes ne sera plus visible. C’est pourquoi il est impératif de modifier la couleur de la police : (voir ci-dessous)

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Onglet Police

Par défaut, Business Objects affecte dans l’en tête du tableau des caractères de couleur blanche. Si la trame de fond a été modifiée en blanc, il convient d’affecter une couleur foncée à la police de caractère. Pour cela, procéder comme ci-dessous :

Sélectionnez uniquement les entêtes de colonne

Dans l’onglet Police, sélectionnez Couleur automatique (par défaut automatique correspond à noir ) :

7.4 Taille des colonnes, des lignes Pour modifier la taille d’une colonne (fig. 1) ou d’une ligne (fig.2), vous pouvez utiliser le menu « Format – Hauteur et largeur des cellules » ou le faire directement à l’écran comme illustré ci–dessous à l’aide des curseurs et

Fig.1 Fig.2

Dans ce dernier cas aucune cellule ne doit être sélectionnée au préalable : pour désélectionner, cliquer à n’importe quel endroit en dehors du tableau.

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7.5 Insérer une colonne, une ligne, une cellule dans le tableau

A. Insérer une colonne : Se positionner sur une cellule du tableau et cliquer sur « Insertion- Colonne ». Puis choisissez d’insérer « à droite » ou « à gauche » de la cellule sélectionnée :

Fig A

B. Insérer une ligne :

Se positionner sur une cellule du tableau et cliquer sur « Insertion- ligne » Puis choisissez d’insérer « au-dessus » ou «au-dessous » de la cellule sélectionnée.

Fi.g B

Rappel : Chaque cellules du CORPS du tableau sont liées puisqu’elles correspondent à une variable. Donc, une ligne insérée à partir des cellules du CORPS du tableau génèrera autant de lignes que de valeurs (Fig. B).

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C. Insérer une cellule : Se positionner sur une cellule du tableau, et cliquer sur Insertion –Cellule

Fig. C-1

Fig. C-2

Attention, insérer une cellule est différent d’insérer une colonne : si la cellule sélectionnée au préalable est une cellule de l’en tête du tableau, la cellule nouvellement insérée le sera uniquement dans l’en-tête (Fig. C-1). A l’inverse, si la nouvelle cellule est insérée au niveau du CORPS du tableau, elle le sera autant de fois qu’il y a de valeur et uniquement pour le CORPS du tableau (Fig. C-2). Cela peut amener à des décalages non souhaités dans le tableau.

7.6 Insérer une cellule indépendante

Jusqu’à présent, nous avons insérer des cellules à l’intérieur du tableau, soit dans l’en-tête, soit dans le corps du tableau. Business Objects créé par défaut une cellule indépendante contenant le titre du rapport. On peut créer des cellules du même type n’importe où dans le rapport. Aucune partie du tableau ne doit être sélectionner. Dans le menu, cliquer sur « Insertion – cellule ». Le curseur change de forme :

Cliquez sur le rapport et tout en maintenant le bouton de la souris, faites glisser le curseur :

Lorsque la taille semble suffisante, relâcher le bouton de la souris. La cellule est alors créée, et vous pouvez y saisir du texte. Vous pourrez à tout moment modifier la taille de la cellule soit par le menu, soit à l’écran avec les curseur et que nous avons déjà vu dans le § 7.4 ou la changer de place en effectuant un glisser-déposer.

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8. Manipulation des données d’un tableau Vous pouvez modifier la structure du tableau : modifier l’ordre des colonnes, enlever des objets ou les remettre, transformer le tableau en tableau croisé, Ou appliquer des fonctions : définir des ruptures, sections Maitre/détail, ajouter des calculs, Pour effectuer ces manipulations, 2 modes sont possibles : 1/ le mode Rotation

Dans ce mode, vous passez par l’intermédiaire d’une fenêtre sur laquelle vous visualisez la structure du rapport et les objets que la requête a ramenés. Avantages : la modification de la structure est simplifiée : enlever ou remettre des objets, faire

un tableau croisé, modifier l’ordre des colonnes… Inconvénients : Vous ne voyez le résultat qu’après avoir cliquer sur Appliquer et être sorti de la

fenêtre rotation. Ainsi, toutes les fonctions de calculs, les ruptures, les tris, les palmarès ne prennent leur sens que dans le rapport.

2/ Le mode WYSIWYG

Définition : Cet acronyme désigne les logiciels qui offrent une interface d'édition permettant

de visualiser immédiatement le résultat final obtenu.

What You See Is What You Get signifiant littéralement « ce que vous voyez est ce que vous obtenez » ou plus élégamment « tel écran, tel écrit ».

Dans ce mode, vous agissez directement dans le rapport. Tout ce qui peut être fait en mode rotation peut être également fait dans ce mode. Il suffit de sélectionner une ou des parties du tableau et d’utiliser les icônes des barres d’outils ou les menus de Business Objects. Il est à noter que les icônes et les menus sont accessibles uniquement si une partie du rapport est sélectionné (colonne, ligne, cellule…) Avantages : Le résultat de toutes les fonctions de calculs, les ruptures, les tris, les palmarès est

immédiatement visible. Inconvénients : les modifications de structure sont compliquées à effectuer (risque d’écraser une

colonne par une autre).

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8.1 Le mode Rotation

En cliquant sur l’icône ou sur le « Analyse – Rotation », vous affichez la fenêtre « Rotation ». Elle se divise en 3 parties que l’on peut masquer ou afficher grâce aux 2 icônes :

Fenêtre rotation :

Voir description de la barre d’outil, page 112

Pour afficher les 3 fenêtres, il faut activer ces 2 icônes.

Affiche tous les type d’objets disponibles dans le tableau.

Affiche uniquement les objets de type « dimension ».

Fenêtre des v

Cette fenêtre avous auriez cr

Fenêtre « Sec

Insérer un ou

Fenêtre « Str

Correspond au

To« A

Affiche uniquement les objets de type « indicateur ».

Affiche les objets rangés par requête en cas de rapport multi-requête.

Onglet correspondant au premier tableau en cas de rapport multi-tableau.

ariables disponibles.

ffiche toutes les variables que la requête a ramenées ainsi que les formules que éées dans le rapport.

tion »

plusieurs objets dans cette fenêtre pour créer des Maitres/Détails

ucture du bloc »

contenu du tableau, tableau croisé ou graphe en cours dans le rapport.

ute modification apportée dans la fenêtre rotation doit être validée par le bouton ppliquer »

- 42 -

Une fois les modifications appliquées, la seule possiblité pour fermer cette fenêtre est d’utiliser la croix en haut à droite de la fenêtre :

la fenêtre rotation est d’une grande utilité, car :

1. elle permet d’effectuer des modifications sur le rapport sans avoir systématiquement à relancer la requête. En particulier : modifier l’ordre des colonnes, enlever un ou plusieurs objets qui ne s’avèrent plus nécessaires ...

2. Lorsque l’on modifie la requête et qu’on la réexécute, la mise à jour du résultat ne s’effectue pas toujours correctement. En particulier, Business Objects ne sait pas rajouter dans le rapport les objets demandés dans une nouvelle requête, ou il ne les ajoute pas au bon endroit. La fenêtre rotation permet de récupérer ces objets et de les insérer manuellement à l’endroit souhaité

Bouton Restructurer Si après plusieurs mises en forme au sein du rapport, Business Objects ne semble plus réagir correctement, utiliser le bouton Restructurer de la fenêtre « Rotation ». Cette action annulera tous les formats que vous aurez pu appliquer, mais vous récupérerez votre tableau avec ses colonnes initiales.

Une fois la (ou les) modification(s) effectuée(s), cliquez sur le bouton « Appliquer » et sur la croix pour fermer la fenêtre « Rotation » et revenir dans le rapport.

- 43 -

8.2 Section maître/détail

Définition : Découpe le bloc en section et regroupe une variable dans une cellule en affichant le détail en dessous.

8.2.1. Création d’un maître

Mode Rotation : Pour créer un maître sur une variable, sélectionnez celle-ci et faites-la glisser de la fenêtre « Structure du Bloc »

vers la fenêtre « Section » .

- 44 -

Mode WYSIWYG

Dans la structure du bloc, cliquer sur l’objet que vous souhaitez mettre en maître et cliquer sur le bouton de la barre d’outil « Rapport » ou sélectionner « Créer un maître » dans le menu « Format ».

Création d’un maître sur l’objet « Session »

8.2.2. Suppression d’un maître

La suppression d’un maître se fait dans la fenêtre Rotation :

Sélectionner l’objet dans la fenêtre « section » ( ) et le faire glisser vers la fenêtre « Structure du bloc » (

) ou pour le supprimer du tableau, dans la fenêtre « Variables

disponibles »

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8.3 la rupture

Définition : Une rupture est un regroupement de ligne de même nature.

Elle est utilisée pour mettre en forme le tableau ou pour faire des calculs sur des groupes de données. La rupture par défaut de Business Objects regroupe les lignes, applique une en-tête et un pied de rupture. Elle est matérialisée par le bouton dans les barres d’outils. Toutefois, il est possible de la modifier ou d’en appliquer une personnalisée en passant par le menu « Format- Rupture » (cf fenêtre « Format – Rupture ).

8.3.1. Création d’une rupture par défaut

Mode Rotation : Pour créer une rupture par défaut, à partir du mode Rotation,

sélectionner un objet dans la partie « structure du bloc » cliquer sur le bouton rupture Une icône de rupture s’insère sous l’objet.

Cliquer sur le bouton « Rupture ».

Une icône de rupture s’insère sous l’objet.

L’objet apparaît entouré d’un rectangle gris lorsqu’il est sélectionné.

- 46 -

Mode WYSIWYG Sélectionner l’objet dans la structure du bloc, sur lequel vous souhaitez effectuer une rupture et cliquer sur le bouton dans la barre d’outils « Rapport » ou sélectionner « Rupture » dans le menu « Format »

Rupture par défaut sur l’objet « Diplôme Regroupé »

8.3.2. Modification d’une rupture :

Sélectionner n’importe quelle partie du tableau et cliquer sur le menu « Format – Rupture ». Un menu permettant de modifier la rupture en cours mais aussi d’en ajouter d’autres sur d’autres objets, s’affiche :

Options de rupture de l’objet sélectionné dans la fenêtre ci-contre.

Objet sur lequel il existe déjà une rupture.

- 47 -

Définition de la rupture : Insère un en-tête pour chaque section du tableau simple ou croisé créé lors de

l'insertion d'une rupture. Cette option est activée par défaut quand vous appliquez une rupture aux données d'un tableau.

Insère un pied de rupture (une ligne vierge) sous chaque section créée par une rupture. Cette option est activée par défaut.

Supprime tous les doublons des données auxquelles la rupture est appliquée, pour que chaque valeur ne soit affichée qu'une seule fois. Cette option est activée par défaut.

Quand vous activez l'option « Supprimer les doublons » pour afficher une valeur une seule fois, vous pouvez également activer cette option-ci pour que les cellules vides soient fusionnées et que le nom de la valeur soit centré dans les cellules fusionnées.

Plie le bloc, de façon que seuls l'en-tête et le pied de rupture soient affichés. Option très utile dans le cas d’un nombre de ligne important entre chaque rupture rendant difficile la lecture des pieds de rupture..

Active le bouton Valeurs, qui permet de sélectionner les valeurs à inclure dans une rupture conditionnelle. Les options ci-dessus qui ont été cochées, s’appliqueront seulement aux valeurs choisies.

Disponible uniquement si vous sélectionnez d'abord Rupture conditionnelle. Ouvre la boîte de dialogue Valeurs de la rupture conditionnelle qui affiche les valeurs de la variable courante. Sélectionnez les valeurs que vous voulez inclure dans la rupture.

Pagination :

chaque section de rupture sur la même page lorsque cela est possible.

Affiche chaque partie du tableau simple ou croisé créé par une rupture sur une nouvelle page.

Répète l'en-tête sur chaque nouvelle page lorsqu'un bloc s'étend sur plusieurs pages.

Répète la valeur courante de la rupture sur chaque nouvelle page. (exemple d’une rupture sur l’académie : si le tableau d’une académie ne tient pas sur une page, le nom de l’académie sera répété dans le reste du tableau sur la 2e page)

Dans le mode « Rotation », double-cliquer sur l’icône insérée sur l’objet de la rupture. Un menu s’affiche, permettant de modifier la rupture en cours.

- 48 -

8.3.3. Suppression d’une rupture :

Dans le mode Rotation, cliquer une fois pour sélectionner l’icône (elle sera entourée de pointillés) et presser la touche « Suppr » de votre clavier.

Dans le mode Wyswyd, sélectionner la colonne de données concernée, le bouton Rupture

apparaît enfoncé. Cliquer dessus pour le désactiver.

8.4 Filtre Définition : le filtre permet d’afficher ou de masquer certaines données du tableau.

Il est matérialisé par l’icône

8.4.1. Création d’un filtre

Mode Rotation : Procédez comme pour la création d’une rupture :

Sélectionner un objet dans la partie « structure du bloc » ou dans la partie « Section » cliquer sur le bouton filtre Une icône de Filtre s’insère sous l’objet.

Mode WYSIWYG Sélectionner l’objet dans la structure du bloc, sur lequel vous souhaitez effectuer un filtre et cliquer sur le bouton dans la barre d’outils « Rapport » Une fenêtre proposant toutes les valeurs de l’objet s’affiche : Sélectionnez une ou plusieurs valeurs et cliquez sur OK.

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8.4.2. Modification d’un filtre Sélectionner « Filtres… » dans le menu « Format »

Pose le filtre sur tous les tableaux du rapport à condition que l’objet filtré ait le même nom. (permet également de récupérer dans une cellule indépendante, les valeurs filtrées à l’aide du champ spécial Filtres généraux dans « Insertion –Champs spécial - Filtres généraux »

Pose le filtre seulement sur le tableau sélectionné

Cette fenêtre permet également de supprimer ou de créer un Filtre

En mode rotation, une icône de filtre s’insère sous l’objet. Pour modifier le filtre, double-cliquez sur cette icône.

8.4.3. Suppression d’un filtre

Dans le mode Rotation, cliquer une fois pour sélectionner l’icône (elle sera entourée de pointillés) et presser la touche « Suppr » de votre clavier.

Dans le mode Wysiwyg, sélectionner la colonne de données concernée, le bouton Filtre apparaît enfoncé. Cliquer dessus pour le désactiver.

Il est difficile de savoir si un ou des filtres ont été posés et sur quelles colonnes du tableau. L’utilisation du sous-menu « Filtres… » du menu « Format » permet de voir tous les filtres posés sur le tableau et de les supprimer aisément.

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8.4.4. Tri Définition : le tri permet de trier les données du tableau, par ordre décroissant ou croissant.

Le tri par le mode Rotation ne permet pas le tri personnalisé. Il est matérialisé par l’icône

8.4.5. Affectation d’un tri

Mode Rotation :

Procédez comme pour la création d’une rupture :

Sélectionner un objet dans la partie « structure du bloc » ou dans la partie « Section » cliquer sur le bouton tri Une icône de tri s’insère sous l’objet.

Mode WYSIWYG Sélectionner l’objet dans la structure du bloc, sur lequel vous souhaitez effectuer un tri et cliquer soit sur le bouton pour obtenir un tri descendant soit pour un autre type de tri cliquez sur la flèche de ce même bouton de la barre d’outils « Rapport » : 3 boutons supplémentaires s’affichent :

Tri personnalisé

Tri descendant

Tri ascendant

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8.4.6. Modification d’un tri Sélectionner « Tri… » dans le menu « Format »

Cette fenêtre permet également de supprimer ou de créer un tri

En mode rotation, une icône de filtre s’insère sous l’objet. Pour modifier le filtre, double-cliquez sur cette icône.

8.4.7. Suppression d’un tri

Dans le mode Rotation, cliquer une fois pour sélectionner l’icône (elle sera entourée de pointillés) et presser la touche « Suppr » de votre clavier.

Dans le mode Wysiwyg, sélectionner la colonne de données concernée, le bouton Filtre apparaît enfoncé. Cliquer dessus pour le désactiver.

Il peut être difficile de savoir si un tri a été posé et sur quelles colonnes du tableau. L’utilisation du sous-menu « Tri… » du menu « Format » permet de voir tous les filtres posés sur le tableau et de les supprimer aisément.

- 52 -

8.5 Palmarès

8.5.1. Création d’un palmarès

Définition : Affiche les valeurs de la dimension sur lequel on pose un palmarès, sur la base des valeurs maximales/minimales d'un indicateur

Mode Rotation :

Sélectionner un objet dans la partie « structure du bloc » ou dans la partie « Section » cliquer sur le bouton filtre Une icône « Palmarès »’insère sous l’objet et ouvre la fenêtre « Palmarès » (voir ci-dessous).

Mode WYSIWYG Sélectionner l’objet dans la structure du bloc, sur lequel vous souhaitez effectuer un filtre et cliquer sur le bouton ans la barre d’outils « Rapport » ou cliquer dans la barre de menu sur « Format – Palmarès… » ?

Dans ce cas, le tableau n’affichera que :

les 3 académies dont le « nombre total d’admis» sont les 3 plus élevés ET les 3 académies dont le « nombre total d’admis » sont les 3 moins élevés.

Si vous cochez « En pourcentage du nombre total de valeur », il ne s’agira plus de 3 académies mais de 3 % de la totalité des académies, soit 3% des 30 académies (3*30/100=0,9 arrondi à 1). Le résultat donnera donc,

1 académie avec valeur maximale et 1 académie avec valeur

minimale.

Choisir une valeur maximale et/ou minimale

Choisir un indicateur.

Les calculs effectués à l’aide des icônes sont agrégés lors de l’application du palmarès. Pour conserver les sommes et les pourcentages non agrégés, utiliser les calculs prévus dans la boite de dialogue « Palmarès ».

- 53 -

8.5.2. Modification d’un palmarès

En mode rotation, une icône de filtre s’insère sous l’objet. Pour modifier le filtre, double-cliquez sur cette icône.

Dans le mode Wysiwyg Sélectionner la colonne où a été appliqué un palmarès puis cliquer sur « Format- Palmarès… ».

8.5.3. Suppression d’un palmarès

Dans le mode Rotation, cliquer une fois pour sélectionner l’icône (elle sera entourée de pointillés) et presser la touche « Suppr » de votre clavier.

Dans le mode Wysiwyg, sélectionner la colonne de données concernée, le bouton Palmarès

apparaît enfoncé. Cliquer dessus pour le désactiver.

Il est difficile de savoir si un palmarès a été posé et sur quelle colonne du tableau. L’utilisation du sous-menu « Palmarès… » du menu « Format » permet de voir si un palmarès a été posé sur le tableau et de le supprimer aisément.

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8.6 Alerteur

8.6.1. Création d’un alerteur

Définition : un alerteur permet d’appliquer aux cellules d’un rapport, un signalement distinctif (format ou contenu) si les données remplissent certaines conditions définies par l’utilisateur :

Cliquer sur « Format – Alerteurs » ou sur l’icône de la barre d’outils « Rapport » :

Cliquer sur

Onglet « Définition » :

Donner un nom à l’alerteur. Par défaut, le nom de la variable sélectionnée dans le rapport s’affiche.

Sasie libre d’une description de ce que fait l’alerteur. (facultatif)

- 55 -

Onglet « Définition » : Si vous avez sélectionner préalablement une variable

dans le tableau, c’est elle qui s’affichera ici. Pour en changer, utiliser la liste déroulante ou cliquer sur « Ajouter » pour créer une variable à partir de

Cliquer sur Dans le cas ci-dessus, le taux de réussite s’affichera en rouge, lorsqu’ilégal à 0,54.

8.6.2. Modification d’un alerteur

Dans le menu, cliquer sur « Format – Alerteurs… » ou sur le bouton

Dans la fenêtre « Alerteurs » :

Sélectionner l’alerteur à modifier Cliquer sur le bouton

Vous pouvez alors modifier les critères de l’alerteur.

Préciser le format ,le texte ou la variable à appliquer sur la cellule contenant la variable lorsque la condition est remplie.

Choisir la ou les conditions que devront remplir les valeurs de la variable.

- 56 -

sera inférieur ou

8.6.3. Suppression ou désactivation d’un alerteur

Dans le menu, cliquer sur « Format – Alerteur » ou sur le bouton

Dans la fenêtre « Alerteurs » :

Pour le supprimer :

Sélectionner l’alerteur Cliquer sur le bouton

Pour le désactiver :

Décocher l’alerteur. (1)

(1)

Un alerteur défini sur un objet peut s’appliquer à d’autres objets du tableau : sélectionner préalablement la colonne puis dans la fenêtre « alerteur », cocher l’alerteur que vous souhaitez appliquer.

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8.7 Ajouter des calculs sur les données

Business Objects offre la possibilité d’insérer des calculs grâce aux boutons : , et au menu « Données – Calculs… » Le calcul appliqué par défaut sur un objet de type dimension sera la fonction « Nombre ». Celui appliqué par défaut sur un objet de type indicateur sera la fonction « Somme ». Mode Rotation :

Pour appliquer un calcul sur un objet, sélectionnez celui-ci dans la partie « Structure du bloc » de la fenêtre Rotation et cliquez sur le bouton calculette .

En double-cliquant sur l’icône insérée sur l’objet sélectionné, il est possible d’ajouter ou de retirer des fonctions de calculs.

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Mode WYSIWYG

Sélectionner l’objet, dans la structure du bloc, sur lequel vous souhaitez effectuer un calcul et cliquer sur l’icône :

pour faire une somme pour faire un pourcentage

pour effectuer un comptage des valeurs. Pour ajouter d’autres calculs ou enlever un calcul, cliquer sur « Données – Calculs… » et sélectionner ou déselectionner les boutons.

Description des fonctions de calculs :

Fonction Type d’objet

Application

Somme Indicateur Additionne les nombres Compte les lignes distinctes Nombre Dimension

Indicateur Compte toutes les lignes Nombre total

Dimension Indicateur

Compte toutes les lignes

Moyenne Indicateur Calcule la moyenne des données sélectionnées

Dimension Affiche la valeur alphabétique la plus grande

Maximum

Indicateur Affiche la valeur numérique la plus grande

Dimension Affiche la valeur alphabétique la plus petite

Minimum

Indicateur Affiche la valeur numérique la plus petite

Pourcentage

Indicateur Insère une colonne avec un pourcentage.

Selon le type d’objet (dimension ou indicateur) les fonctions pourront être inaccessibles (grisées).

- 59 -

8.8 Transformer en tableau croisé Le tableau croisé est une modification de la « Structure du Bloc. Dans la fenêtre du mode rotation, faites glisser l’objet que vous souhaitez voir apparaître en colonne. Déposez-le au dessus de la ligne pointillée, lorsque le curseur se transforme en «croix » :

Seules les indicateurs doivent se trouver dans cette partie du bloc : si vous avez plus de 2 dimensions, assurez-vous que les autres dimen-sions sont bien en lignes et en colonnes dans la structure du bloc.

Une fois la modification effectuée, cliquez sur le bouton « Appliquer » et sur la croix pour revenir dans le rapport.

- 60 -

8.9 Masquer un objet du tableau Pourquoi masquer un objet ? Le rapport de Business Objects est dynamique, c’est-à-dire que la suppression d’un objet d’un tableau provoque automatiquement le recalcul des indicateurs. Deux cas particuliers nécessitent le masquage d’un objet plutôt que sa suppression : 1/ conserver les calculs au niveau de cet objet mais sans l’afficher. 2/ conserver le tri appliqué à cet objet mais sans l’afficher Exemple d’utilisation dans la BCP : Les codes des objets « Mef Bcp » sont codifiés dans un ordre correspondant aux déroulements des formations (CAP, BEP…, 1ère année, 2ème année, etc…). C’est pourquoi, il est préférable de trier sur le code du Mef Bcp, tout en affichant son libellé. Les formations ne sont pas affichées dans le bon ordre :

Poser un tri sur la colonne « Mef Bcp 4 »

Masquer l’objet « Mef Bcp 4 ».

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Pour masquer un objet :

Cliquer sur « Format –Tableau » Sélectionner l’onglet « Rotation » Dans la partie droite « Variables utilisées », sélectionner l’objet Mef Bcp 4 Cliquer sur le bouton

Les objets masqués apparaissent grisés dans la partie « Variables utilisées »

Il est possible de masquer plusieurs objets dans un même tableau. Pour les afficher de nouveau, sélectionner l’objet et cliquer sur le bouton

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9. Mise en page

9.1 Visualiser les coupures de pages (horizontales et/ou verticales)

Cliquez sur « Affichage – Disposition » pour voir la position de votre tableau dans la page et éventuellement modifier les marges directement à l’écran. Celles-ci sont matérialisées par des lignes pointillées que l’on peut saisir à l’aide de la souris et déplacer à l’endroit voulu.

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9.2 Ajouter un titre sur chaque page Faire glisser la cellule contenant le titre au-dessus de la ligne d’en-tête : Pour visualiser la partie « En-tête », passer en mode « Affichage – Page ».

9.3 Gestion des numéros de page Pour visualiser la partie « Pied de page », passer en mode « Affichage – Page ». Par défaut, Business Objects affecte un numéro de page dans une cellule située dans le pied de page. Ceci correspond à la formule suivante :

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Pour obtenir une numération de type 1/4 ainsi qu’illustré ci-dessous,

Sélectionner la cellule contenant le numéro de page, puis cliquer sur dans la barre de formule. Dans l’Editeur de formule :

Double-cliquer sur la fonction « Page() », Saisissez l’opérateur de concaténation « & », Saisissez le caractère « / » au clavier, Saisissez de nouveau l’opérateur de concaténation « & », Double-cliquer sur la fonction « NombreDePages ».

Note : Les fonctions Page() et NombreDePages sont stockées dans la partie .

Cliquer sur

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La cellule contenant la numérotation est une cellule indépendante. Il est possible de la déplacer à droite ou à gauche par un glisser-déposer ou si aucune pagination n’est souhaitée, de la supprimer en cliquant sur « Edition - -Supprimer » (la sélectionner au préalable). Pour recréer une pagination, insérer une cellule indépendante (se reporter au § 7.6 page 40) et insérer la formule selon la procédure décrite ci-dessus.

Dans l’en-tête comme dans le pied de page, il est possible d’insérer des cellules supplémentaires afin d’y mettre des informations complémentaires, soit :

une fonction de l’éditeur de formule (la date) du texte saisi directement au clavier (« Ministère de l’Education Nationale »)

Attention : Pour insérer des informations complémentaires dans le pied de page comme dans l’en-

tête, passer en mode « Affichage – Page ».

Ces cellules seront répétés sur toutes les pages du rapport.

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10. Le document

Vous ne pouvez pas copier des données d’un document à un autre.

Le document peut contenir plusieurs rapports : Un document peut être multi-rapports. Ainsi, il peut exister au sein d’un même document 2 types de rapport :

La copie exacte d’un rapport existant (§ 10.1 page 67) Des rapports contenant des données provenant de la première requête ou d’une nouvelle

requête (§ 10.2 page 68) Un rapport peut être multi-tableaux (§ 10.3 page 70). Un rapport peut contenir plusieurs tableaux dont les variables sont issues : de la même requête d’une nouvelle requête

10.1 Dupliquer les données d’un rapport à l’autre

Dans le menu principal, cliquez sur « Edition - Dupliquer le rapport ». Un rapport nommé « Rapport1(1) » s’insère dans un nouvel onglet.

Il s’agit de la même requête. Si vous modifier la requête, les deux rapports seront modifiés.

Par contre, si vous modifier le rapport en cours à l’aide de la fenêtre « Rotation », vous pouvez faire des mises en forme différentes ou modifier le niveau d’agrégation des données en supprimant certains objets dans le rapport dupliqué.

Exemple : Rapport1 :

- 67 -

Rapport1(1) :

Les objets « Académie » et « Diplôme Regroupé » ont été supprimés de ce rapport pour obtenir une agrégation des données au niveau de la Session.

10.2 Insérer un nouveau rapport dans le document

Dans le menu principal, cliquez sur « Insertion – Rapport ». Un nouveau rapport nommé « Rapport numéro x » s’insère dans un nouvel onglet.

Le rapport nouvellement créé, est vide.

Cliquez sur « Insertion – Tableau » ou sur l’icône .

Le curseur prend alors cette forme lorsqu’il est positionné dans la fenêtre vide du rapport.

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Faites glisser le rectangle dans la page vide et lâchez le bouton de la souris.

Inutile d’ouvrir un grand rectangle, celui-ci s’adaptera automatiquement au résultat de la requête.

L’assistant de création de tableau s’affiche.

Fig.A

- 69 -

Business Objects vous propose 4 possibilités pour créer votre nouveau tableau : 1/ Utiliser les données déjà existantes dans le document :

C’est-à-dire utiliser les objets qui sont dans le ou les rapports existants dans votre document.

2/ Créer une nouvelle requête fondée sur l’univers courant : C’est-à-dire créer une requête à partir de l’univers du premier rapport. (cette option n’est plus proposée lorsque le document contient au moins 2 requêtes sur des univers différents)

3/ Accéder aux nouvelles données par un autre moyen : C’est-à-dire créer une requête à partir d’un autre univers ou de fichiers de données personnelles (excel, dbase, ascii...)

4/ Utiliser une requête existante pour en créer une nouvelle : C’est-à-dire créer une requête à partir d’une requête existante déjà dans le document. Cette option propose la liste des requêtes disponibles dans le document. Cela ne modifie pas la requête d’origine.

Choisir une des options et cliquer sur

10.3 Insérer un tableau dans le même rapport

Tableau simple : Cliquez sur l’icône « Insérer un tableau » : Positionner le curseur sur le rapport à côté (ou en dessous) du premier bloc, cliquer sur la souris et tout en maintenant le clic, glisser légèrement la souris et lâcher le bouton.

L’ assistant de création de tableau s’affiche :

Choisissez une des options de création du tableau (voir description des options en haut de la page 70.).

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Récapitulatif Le Rapport1 contient les données de la requête 1 sur l’univers Bac Le Rapport1(1) contient les données de la requête 1 mais seulement les objets

« Session », « Nombre de présentés », « Nombre total d’admis » et « total des mentions ».

Le Rapport2 contient des données de la requête 2 issues de l’univers Démographie Insee

correspond au tableau du « Rapport1 » et du « Rapport 1(1) »

correspond au tableau du « Rapport2 »

Affiche tous les objets quelque soit la requête

Affiche les objets par requête

Rapport initial Rapport « Inséré »Rapport « Dupliqué »

Il est possible d’insérer de la même manière un tableau croisé ou un graphe :

Pour un tableau croisé : cliquer sur l’icône « Insérer un tableau croisé » : Pour un graphe : cliquer sur l’icône « Insérer un graphe » :

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10.4 Renommer un rapport Cliquer sur l’onglet du rapport à renommer et dans le menu général, cliquer sur, « Format – Rapport – Renommer ». (Vous pouvez aussi utiliser le bouton droit de la souris pour obtenir un menu contextuel)

Entrer un nouveau nom dans la zone de saisie « Nom » et cliquer sur

Le rapport « Rapport1 » a été renommé « Bac général

h

Le nom du rapport est indépendant du nom de la ou des requêtes qu’il contient

Changer le nom du rapport ne modifie pas le nom des requêtes.

Si l’on souhaite que le rapport et la requête ait le même nom, il faut également renommer la requête. Pour renommer les requêtes, voir § 13.3 page 83

10.5 Supprimer un rapport Cliquer sur l’onglet du rapport à supprimer et dans le menu général, cliquer sur, « Edition – Supprimer le rapport ». (Vous pouvez aussi utiliser le bouton droit de la souris pour obtenir un menu contextuel)

Le nom du rapport est indépendant du nom de la ou des requêtes qu’il contient.

Supprimer un rapport ne supprimer pas la requête

Si l’on souhaite supprimer également la requête, voir § 13.4 page 83)

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11. Le graphe

11.1 Créer un graphe

11.1.1. A partir d’un tableau existant Il est possible de transformer le tableau obtenu par la requête, en graphe :

Sélectionner le bloc « tableau » (cliquer sur le bord du tableau avec lorsque le

curseur prend cette forme : ) Cliquer sur l’icône

Le bloc tableau est sélectionné lorsqu’il est encadré d’une ligne hachurée.

Après sélection d’un type de graphe, le tableau est instantanément remplacé par un graphe.

- 73 -

ou dans le menu « Format – Transformer en graphe »

A partir du menu, les types de graphes sont identiques à ceux de l’icône mais on y trouve en plus des styles de graphes. Pour changer de type de graphe, il suffit de sélectionner le graphe existant dans le rapport et de cliquer sur « Format – Format automatique » ou sélectionner un autre type de graphe dans la liste déroulante de l’icône .

Pour revenir au tableau d’origine, sélectionner le graphe et cliquer dans le menu, sur « Format – Transformer en tableau ». Attention : le tableau est récupéré mais toutes les mises en forme seront perdues (y compris les ruptures).

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11.1.2. En face d’un tableau Pour créer le graphe à côté du tableau dans le même rapport, il faut cliquer sur l’icône de création de graphe , puis glisser le curseur dans le rapport à côté ou en-dessous du tableau :

La fenêtre suivante s’affiche avec les mêmes options proposées pour la création de tableau. (voir description des options en page 70)

Le graphe pourra porter sur les données déjà existantes dans le document, ou d’autres données extraites du même univers ou d’un autre univers. Cliquer sur .

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En sélectionnant l’option « Utiliser les données existantes dans le document », Business Objects propose de sélectionner les données du document :

Pour un affichage des variables regroupées par Requête, sélectionner cette option.

Il est possible de ne sélectionner qu’une partie des variables d’une requête. (à l’aide des touches SHIT et CTRL)

Cliquer sur Sélectionner ici un type et un style de graphe :

Cliquer sur

- 76 -

Le résultat de création du graphe apparaît à droite du tableau :

11.1.3. Dimensionner un graphe Le graphe est par défaut créé dans une petite fenêtre. Son agrandissement se fait en 2 étapes :

agrandissement du cadre du graphe agrandissement du cadre contenant les données du graphe.

1/ A l’aide du curseur attraper la poignée inférieure droite du cadre et faire glisser la souris jusqu’à la taille désirée.

Poignée inférieure droite du cadre du graphe

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2/ De nouveau à l’aide du curseur , attraper la poignée inférieure droite du cadre des données du graphe et faire glisser la souris jusqu’à la taille désirée.

Poignée inférieure droite du cadre des données du graphe

Résultat final :

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12. Le gestionnaire de rapport Le gestionnaire de rapport permet de gérer faciledocument. Activation de la fenêtre « Gestionnaire de rappoCliquer sur « Affichage – Gestionnaire de rappostandard pour activer (ou désactiver) la fenêtre d

Le gestionnaire de données s’affiche par défaut à gauche de la fenêtre « Rapport » de Business Objects.

- 79 -

ment les variables et la structure du

rt » : rt » ou sur l’icône de la barre u gestionnaire de rapport.

12.1 Onglet données

Dans cette partie, toutes les variables qui ont été ramenées par les différentes requêtes du document sont à disposition. Il est possible de créer un tableau dans un rapport vierge en sélectionnant une ou plusieurs de ces variables dans l’onglet « Données » puis de les faire glisser dans le rapport.

Affichage des variables par ordre alphabétique Affichage des variables par requête

Permet d’afficher les variables par ordre alphabétique

Permet d’afficher les variables par requête d’origine.

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12.2 Onglet correspondance

Vue « Navigation » Vue « Structure »

Permet d’accéder directement à un élément de la structure d’un rapport (en-tête, pied de page, cellules...).

La selection de « Cellule » de la Section Générale, positionne la sélection sur le titre du rapport du document en cours.

Permet d’accéder directement aux différents rapports du document.

Chaque élément peut être modifié par un menu contextuel obtenu à l’aide du clic droit de la souris sur l’élément sélectionné.

Menu contextuel de l’élément Graphe.

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13. Le gestionnaire de données Le gestionnaire de données permet de visualiser des informations et de gérer les requêtes du document. Cliquer sur « Données – Visualiser les données » ou sur l’icône pour afficher le gestionnaire de données.

13.1 Onglet Résultats L’onglet résultats affiche le résultat brut de la requête sélectionnée à gauche et propose un certain nombre d’action sur celle-ci.

Affiche des options de requête (§ 4.7 page 19) Relance une exécution

de la requête (avec éventuellement les options définies dans le bouton « Options »

Exporte le résultat vers d’autres applications ( § 14.1 page 76

Vide la requête de son résultat

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13.2 Onglet Définition

(*) attention : Pour que la requête puisse être basculée dans un autre univers, les variables doivent être présentes dans le nouvel univers avec exactement le même nom.

13.3 Renommer une requête Sélectionner la requête à renommer dans la partie gauche de la fenêtre, puis dans la zone « Nom » de l’onglet « Définition », saisir un autre nom.

C’est ce nouveau nom qui apparaîtra dans l’onglet « Données » de la fenêtre du « gestionnaire de rapports »

13.4 Supprimer une requête Sélectionner la requête dans la partie droite du gestionnaire de donnée et cliquer sur le bouton « Supprimer ».

La suppression de la requête n’entraîne pas la suppression du rapport. Il continue d’apparaître dans le document mais il est vide.Pour supprimer un rapport voir § 10.5 page 72.

Suppression de la requête

Possibilité de retourner dans l’éditeur de requête à partir de cette fenêtre.

Fenêtre d’information sur la date, l’heure, la durée des exécutions de la requête et le nombre de lignes rapatriées.

Nom de l’univers d’origine de la requête. Possibilité de basculer vers un autre univers (*). (13.5page 75)

Nom de la requête. Possibilité de saisir un autre nom. (cf. § 13.3)

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13.5 Basculer une requête sur un autre univers

Cette opération est particulièrement utile sur les univers « année en cours » pour conserver des requêtes d’une année sur l’autre et éviter ainsi de les refaire chaque année. Exemple : une requête exécutée sur l’univers Condiv03 pourra être basculée sur l’univers Condiv04 puis exécuter sur cette nouvelle année.

Cliquer sur

Lorsque le basculement de la requête est effectuée, il est impératif de l’exécuter. Cliquer soit sur puis dans l’éditeur de requête sur , soit dans l’onglet « Résultat » du gestionnaire de données, cliquer sur « Rafraîchir ».

Attention toutefois, cette opération de basculement ne peut avoir lieu que si l’univers d’origine de la requête (ici, Condiv03)est encore disponible dans la base (*) ET si les noms des variables et des classes correspondantes sont exactement les mêmes dans l’univers d’origine (condiv03) et dans l’univers de destination (Condiv04). (*) il faut donc faire ce basculement dès que vous êtes averti de

l’existence d’un nouvel univers et avant que l’ancien univers soir supprimé.

Le nom du nouvel univers s’affiche à présent à la place du précédent.

Sélectionner dans la liste l’univers CONDIV04.

L’univers d’origine de la requête sélectionnée s’affiche. Cliquer sur le bouton pour obtenir la liste des univers disponibles

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14. Utiliser les données dans d’autres applications : Vous pouvez utiliser les données issues de documents BUSINESS OBJECTS dans d’autres applications. Vous pouvez par exemple afficher les données BUSINESS OBJECTS dans un classeur Microsoft Excel.

14.1 Exporter le rapport brut vers différents formats Si le document contient plusieurs requêtes, prendre soin de sélectionner celle qui sera exportée. Ouvrir le Gestionnaire de données (« Données – Visualiser les données ») et sélectionner l’onglet « Résultat », cliquer sur le bouton

Seul ce résultat brut sera exporté. Aucune mise en forme ni calculs intermédiaires.

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Sélectionner un format de fichier : xls, txt, asc,dbf... et taper un nom dans la zone « Nom » (éventuellement, changer de chemin de destination).

La fenêtre suivante s’affiche : (Si un problème a été rencontré lors de l’export une fenêtre d’erreur s’affiche)

Le tableau est sauvegardé dans le format indiqué, dans le répertoire par défaut \userDocs\. L’ouvrir avec l’application concernée.

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14.2 Exporter les données avec les mises en forme :

Il existe 2 méthodes pour récupérer ses données dans d’autres application tout en conservant les mises en forme (rupture, maître/détail, calculs,...).

13.2.1 Copier le rapport : copie le rapport courant 13.2.2 Enregistrer le document dans différents formats : récupère l’ensemble du document

Attention : les formules crées sous Business Objects ne peuvent pas être récupérées. Seul le résultat des formules est copié.

14.2.1. Copier le rapport avec ses mises en forme

Si vous souhaitez copier votre rapport avec toutes ses mises en forme (rupture, maître/détail, calculs,...), vous devrez utiliser l’option « Copier tout ». Dans le menu général, cliquez sur « Edition - Copier tout ». Ouvrez votre application (Excel, Word...) et cliquez sur « Edition - Coller ».

Vous ne pouvez pas copier seulement une partie du tableau.

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14.2.2. Enregistrer le document dans différents formats

Cette opération enregistre le document avec les mises en forme, ruptures, sections/maître, calculs intermédiaires, etc. mais aussi les onglets des rapports lorsqu’il s’agit d’un document multi-rapport.

Lorsque le document est ouvert, cliquer sur « Ficher – Enregistrer Sous ». Sélectionner un des formats proposés dans la liste déroulante :

a. Le format Excel : Tous les rapports du document sont enregistrés dans un même document Excel :

1 onglet rapport = 1 onglet feuille Excel Les données de ce document sont modifiables.

b. b. Le format texte (.TXT) : Le rapport courant est enregistré dans un document .TXT. Les données de ce document sont modifiables.

c. Le format PDF Tous les rapports du document sont sauvegarder dans un fichier .PDF. Chaque rapport correspond à un signet. Les données de ce document ne sont pas modifiables.

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d. Le format HTM

Plusieurs options sont proposées pour enregistrer dans le format HTM : soit le rapport courant, soit tous les rapports du document, soit seulement certains rapports (sélection multiple avec les touches shift ou ctrl du clavier)

Les rapports sont matérialisés sous forme de lien dans le fichier html.

Affiche une section par page (s’il en existe dans le rapport) et ajoute des liens hypertexte permettant de naviguer dans les sections.

Affiche une section par page avec liens hypertexte ET toutes les sections dans la même page.

Affiche tout dans une même page sans liens de navigation dans les sections.

Cette option permet d’obtenir dans la page html un lien de télé-chargement en fichier .REP (donc lisible par Business Objects).

Chaque rapport correspond à un lien html. Les données de ce document ne sont pas modifiables.

Pour envoyer des documents créés sous Business Objects à des utilisateurs ne possédant pas cet outil, enregistrer les documents en format : TXT, XLS, HTM ou PDF. Rappel : certains formats sont accessibles uniquement en visualisation, ils ne sont pas modifiables.

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15. Echange de documents

15.1 Envoyer un document à d’autres utilisateurs Cliquer sur « Fichier - Envoyer à - Utilisateurs... » 1/ Sélectionner le ou les documents Business Objects (.rep) à envoyer :

Il est possible d’envoyer plusieurs documents. Cliquer sur …

Ajouter… pour alimenter la liste à partir des documents ouverts sous BO

Parcourir… pour alimenter la liste à partir des documents sauvegardés sur le disque Liste des documents à

envoyer.

Supprimer… pour enlever un document de la liste d’envoi. Sélectionner le document auparavant.

Options HTML…le destinaire prédéfinit les options

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2/ Pour sélectionner les utilisateurs destinataires du ou des documents, cliquer sur : La fenêtre de sélection des destinataires s’affiche.

Cliquer sur « Utilisateur » Saisir les premières lettres du compte destinataire. (exemple : bcp_). Cliquer ensuite sur le bouton « Rechercher » pour afficher tous les utilisateurs dont le nom de compte commence pas les lettres saisies. Sélectionnez un ou plusieurs destinataires Cliquer sur « Ajouter ». Cliquer sur

Dans la fenêtre d’envoi, cliquer sur Une fenêtre « Résultats » s’affiche précisant si l’envoi (ou « export ») a bien été effectué :

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15.2 Recevoir des documents Si un utilisateur vous a envoyé un document, un message d’alerte s’affiche lors de l’ouverture de Business Objects.

Si Business Objects était déjà ouvert au moment de l’envoi du document, aucun message n’avertit de la réception.

Pour récupérer les documents envoyés par un autre utilisateur, cliquez sur « Fichier - Récupérer de - Utilisateurs... »

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Cliquer sur le document dans la fenêtre de droite et utiliser le clic droit de la souris pour accéder à des menus supplémentaires :

Utiliser le menu contextuel « Récupérer dans… » pour sauvegarder le document sous un autre répertoire que celui par défaut.

OU cliquer sur « Récupérer » pour sauvegarder le document sous le répertoire par défaut de Business Object : /userdocs/

Une fenêtre de résultats de l’import s’affiche :

Si l’option a été cochée, le document s’ouvrira immédiatement après avoir cliquer sur

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15.3 Envoyer un document par le courrier électronique

Cliquez sur « Fichier - Envoyer à - Courrier électronique » Cette action ouvre dans la messagerie, un nouveau message avec en pièce jointe, le fichier avec l’extension « .rep ». Cela suppose que :

vous possédiez une application de messagerie et le destinataire également. vous connaissiez l’adresse de messagerie du destinataire votre destinataire possède Business Objects Version 6 pour pouvoir visualiser le

fichier. (sinon enregistrer le document dans un des formats proposés dans le § 14.2.2)

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16. Gestion des univers

16.1 Importer manuellement un univers La fonction IMPORT de la fenêtre Univers décrite ci-dessous n’est utilisée que dans des cas particuliers. : si Business Objects est ouvert au moment où un nouvel univers est modifié ou ajouté par l’équipe BCP, par exemple. Cela évite de fermer et de rouvrir l’application pour mettre à jour la liste des univers. Cependant, Business Objects mettant automatiquement à jour la liste des univers à l’ouverture, il est très rare d’utiliser cette fonction. Cliquez sur « Outils – Univers » :

Pour connaître les univers qui ont été modifiés ou ajoutés alors que Business Objects était ouvert, il n’est pas nécessaire de fermer l’application et de la rouvrir. Il suffit de cliquer sur le bouton « Rafraîchir ». Si le statut de l’univers sur lequel vous avez choisi de travailler est « A mettre à jour » ou « A importer », cliquez sur le nom de l’univers et sur le bouton .

L’import n’ouvre pas l’univers. Il le met seulement à jour sur le poste utilisateur.

A mettre à jour : l’univers a déjà été ouvert une fois mais a été depuis, modifié par l’équipe BCP :il n’est plus à jour sur le poste utilisateur.

Mis à jour : l’univers est à jour. C’est la dernière version qui se trouve sur le posutilisateur : aucune intervention n’est nécessaire. (le bouton « Importer » est grisé.

te

A importer : l’univers est nouveau et a été ajouter alors que Business Objects était déjà ouvert. Il n’existe pas encore sur le poste utilisateur.

Rafraîchi la liste et le statut des univers ci-dessus.

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16.2 Gérer les listes de valeur En principe, les listes de valeurs sont rafraîchies par l’équipe BCP à chaque chargement de données. Toutefois, chaque utilisateur peut rafraîchir lui-même les listes de valeurs sur son poste : Sélectionner l’univers dont les listes doivent être rafraîchies et cliquer sur

Sélectionner toutes les listes de valeurs à l’aide des touches shift et ctrl et cliquer sur Rafraîchir.

Eviter d’utiliser « Purger ». Cela supprimer le contenu des listes de valeurs ! Pour les récupérer, il faudra sélectionner toutes les listes de valeurs et cliquer sur « Rafraîchir ».

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16.3 Gérer les objets personnels Après sélection d’un univers, cliquer sur Tous les objets personnels créés dans l’univers sélectionné peuvent être gérés et notamment, supprimés à partir de cette fenêtre :

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17. Les répertoires de stockage

17.1 Organisation des répertoires

17.1.1. Répertoires par défaut de la version 6

Les modèles (.RET) dans le répertoire Templates Les documents personnels (.REP) dans le répertoire userDocs.

Les modèles de Business Objects et ceux que vous avez créés. fichiers avec extension .RET

Les documents que vous avez créés. fichiers avec extension .REP

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Les objets personnels (.UDO) dans le répertoire Universes Les listes de valeurs (.LOV) dans le répertoire Universes/BCP_Bov6/Univers_BCP/nomunivers/. La structure des univers (.UNV) dans le répertoire Universes/BCP_Bov6/Univers_BCP/

Les objets personnels, portant le nom de l’univers dans lequel ils ont été créés. fichiers avec extension .UDO

Les listes de valeurs de chaque univers importés. fichiers avec extension .LOV

La structure des univers importés. fichiers avec extension .UNV

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17.1.2. Modification de l’emplacement des répertoires par défaut

L'onglet « Dossiers par déf. » de la boîte de dialogue Options permet de modifier les emplacements pour plusieurs types de fichiers Business Objects. Les répertoires installés par défaut sont dispersés en plusieurs endroit et il est peu commode de retrouver les fichiers. C’est pourquoi, nous vous conseillons de changer l’emplacement par défaut de ces dossiers. Tout d’abord, il faut créer les nouveaux dossiers. Création

A l’aide de l’explorer de Windowd, créer sur la même unité (C : ou D ) un répertoire BO651, puis les sous-répertoires correspondants aux types de fichier :

D:\BO651\userDocs\ D:\BO651\templates\ D:\BO651\universes\ D:\BO651\addins\ D:\BO651\userBQY\ D:\BO651\xmlSources\ D:\BO651\xmlFilters\

Affectation Ensuite, il faut affecter sous Business Objects, ces nouveaux dossiers aux types de fichiers. Pour cela, cliquer, dans le menu principal de Business Objects, sur « Outils – Options » :

Dans l’onglet « Dossiers par déf. », cliquer sur un type de fichier puis sur le bouton

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Choisir pour chaque type de fichiers le nouveau répertoire :

Cette opération n’est à effectuer qu’une seule fois. Dès que l’on clique sur le bouton OK, les modifications sont définitivement prises en compte.

Si vous avez modifiez l’emplacement des répertoires de Business Objects ainsi qu’indiqué ci-dessus, il ne faudra pas oublier de copier les fichiers :

.RET de l’ancien répertoire templates dans le nouveau, .REP de l’ancien répertoire userDocs dans le nouveau, .UDO de l’ancien répertoire Universes dans le nouveau

Les fichiers .UNV contenant la structure des univers, ainsi que les fichiers .LOV contenant les listes de valeurs de l’univers ne demandent pas d’intervention. Ils s’importeront automatiquement à l’endroit désigné, lors de la prochaine ouverture d’un univers.

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17.2 Récupération des documents de la version 5 en version 6 17.2.1. Répertoires par défaut de la version 5

Récupérez les requêtes que vous souhaitez conserver

Récupérez éventuellement les objets personnels que vous avez créés et que vous souhaitez conserver.

Récupérez éventuellement les modèles que vous avez créés et que vous souhaitez conserver.

Les modèles de Business Objects et ceux que vous avez créés. fichiers avec extension .RET

Les objets personnels, portant le nom de l’univers dans lequel ils ont été créés. fichiers avec extension .UDO

La structure des univers importés. fichiers avec extension .UNV (ne pas récupérer en version 6)

Les documents que vous avez créés. fichiers avec extension .REP

Les listes de valeurs de chaque univers importés. fichiers avec extension .LOV (ne pas récupérer en version 6)

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17.2.2. Où copier dans la VERSION 6

Quels fichiers : Si vous avez conservé les répertoires par défaut,

dans : Si vous avez modifiés les Répertoires, dans

Copier vos fichiers .RET (seulement ceux que vous avez créés)

C:ou D:\Mesdocuments\My Business Objects Documents\templates

D:\BO651\templates

Copier vos fichiers .REP C:ou D:\Mesdocuments\My Business Objects Documents\userDocs

D:\BO651\userDocs

Copier les fichiers .UDO C:\Documents and setting\Nompr\Application Data\Business Objects\Business Objects 6.0 \universestemplates

D:\BO651\universes

17.3 Gestion des fichiers et répertoires

17.3.1. Les univers

Lorsqu’un univers n’est plus accessible, par exemple lorsque les univers « année en cours » sont remplacés par la nouvelle année (Age03 a été remplacé par Age04), il faut supprimer manuellement, (à l’aide de l’« explorer de Windows »):

• Le fichier .UNV correspondant à l’ancien univers. (ex. Age03.unv) • Le répertoire contenant les listes de valeurs (.LOV) de cet univers (ex. Age03).

Si vous supprimer un fichier .UNV, vous devez impérativement supprimer le repertoire des listes de valeurs lui correspondant et inversement.

Ex. : si vous supprimez AGE03.unv vous devez également supprimer le répertoire AGE03 qui contient les fichiers .LOV.

17.3.2. Vos documents Si vous souhaitez supprimer des documents devenus inutiles, vous devez supprimer le fichier .REP correspondant au document.

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18. Les barres d’outils

18.1 Gestion de l’affichage des barres d’outils

Par défaut, seule la barre d’outils standard est affichée.

Pour afficher d’autres barres d’outils, cliquez sur Affichage - Barres d’outils :

Cochez la ou les barres d’outils que vous souhaitez voir afficher. Au prochain démarrage de Business Objects, elle/elles restera(ont) affichée(s).

Les trois barres d’outils les plus utilisées sont : « Standard », « Formatage » et « Rapport » Afin de visualiser plus facilement le contenu des colonnes dans le rapport et utiliser les fonctions dans le document, activez également la barre « Formule ».

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18.2 Barre d’outils standard

Boutons Equivalent Menu Action

Fichier - Nouveau Crée un nouveau document

Fichier - Ouvrir Ouvre un document existant

Fichier - Enregistrer Fichier - Enregistrer Sous

Enregistre le document

Fichier - Imprimer Imprime le document

Fichier - Aperçu avant impression Donne un aperçu à l’écran du document

Edition - Couper Supprime la sélection et la stocke dans le presse-papier.

Edition - Copier Copie la sélection et la stocke dans le presse-papier.

Edition - Coller Colle la sélection « coupée » ou « copiée » du presse-papier dans

la nouvelle zone sélectionnée.

Edition – Supprimer Supprime la sélection

Edition – collage spécial - format Colle le format de la sélection copiée mais pas les données.

Edition – Rechercher Recherche la chaîne de caractère spécifiée dans le rapport en

cours.

Edition - Suivant Continue la recherche dans le reste du rapport.

Edition - Annule « dernière action »

Annule séquentiellement les 10 dernières commandes passées.

Edition - Rétablir « dernière action »

Rétablit séquentiellement les 10 dernières commandes passées.

Fichier - Nouveau Lance l’assistant de création de rapport.

Affichage – Gestionnaire de rapports

Active ou désactive le gestionnaire de rapports

Données – Rafraîchir les données Relance l’exécution de la requête. (attention, si il y a plusieurs

requêtes dans le document, cette action relance l’exécution de toutes les requêtes)

Données – Editer le fournisseur de données

Affiche l’Editeur de requête.

Données – Visualiser les données Affiche le gestionnaire des données rapatriées.

Analyse - Rotation Affiche la fenêtre Rotation

Analyse - Exploration (NON DISPONIBLE)

Affichage - Zoom Modifie le pourcentage d’affichage du rapport.

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18.3 Barre d’outils « Rapport »

Boutons Equivalent Menu Action Position

obligatoire du curseur(1)

Insertion - Cellule Insère une cellule indépendante

ou dans le tableau

Insertion - Tableau Insère un tableau.

Insertion -Tableau croisé Insère un tableau croisé.

Insertion - Graphe Insère un graphe.

Insertion - Ligne Colonne

Ouvre les icônes d’insertion suivantes : Insère une ligne en dessous ou au-dessus de la sélection Insère une colonne à droite ou à gauche de la sélection Insère une cellule au-dessous ou au-dessus de la cellule sélectionnée (ne concerne que les cellules indépendantes) Insère une cellule avant ou après la sélection.

(*)

Insertion - Rupture Pose une rupture par défaut sur la colonne sélectionnée. (Pour créer une rupture personnalisée ou modifier une rupture existante, cliquez sur « Format – Rupture »).

(*)

Insertion - Filtre pose un filtre sur la colonne sélectionnée. (Pour créer un filtre personnalisé ou modifier un filtre existant, cliquez sur « Format – Filtre »).

(*)

Insertion – Tris

Ascendant

Descendant

Personnaliser…

Pose un tri sur la colonne sélectionnée :

Ascendant Descendant Personnaliser… Pour modifier un tri existant, cliquez sur « Format – tri »).

Données – Calculs… –

Somme Pourcentage Nombre Variation Variation en pourcentage

Effectue sur la colonne sélectionnée :

Une somme Un pourcentage Un comptage des valeurs La variation entre deux valeurs d’une dimension. La variation en % entre deux valeurs d’une dimension

Données – Grouper les valeurs ou Données – Variables - Grouper

Groupe les valeurs sélectionnées dans une colonne et créé une variable agrégeant ces valeurs.

(*)

Format - Palmarès Insère un palmarès sur la colonne sélectionnée. (Pour modifier un palmarès existant, cliquez sur « Format – Palmarès »).

(*)

Format - Alerteurs Insère un ou des alerteurs sur des valeurs de la colonne sélectionnée.

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Boutons Equivalent Menu Action Position obligatoire du

curseur(1)

Format - Créer un maître Insère des cellules « Maîtres » à la place de la colonne

sélectionnée.

Format – Inverser colonnes/lignes

Mets les lignes en colonnes et inversement. (Cliquer de nouveau sur le bouton pour revenir à la situation précédente)

Format - Tableau Format - Tableau Croisé

Affiche la boîte de dialogue « Format du tableau » ou « Format du tableau croisé ».

Format - Transformer en grapheFormat - Format automatique

Sur un tableau : Transforme en graphe Sur un graphe : modifie le type du graphe.

Insertion – Eléments du graphe - Légende

Activé : Affiche la légende Désactivé : Masque la légende

Analyse – Capturer Prends une photo de l’exploration en cours et la copie

dans un autre rapport. INACTIF POUR LA BCP

Affichage - Structure Activé : Affiche la structure du tableau Désactivé : Affiche e résultat du tableau.

Affichage - Page Activé : Affiche le rapport en mode Page

Désactivé : Affiche le rapport en mode Normal

(*) Pour enlever un tri, un filtre, une rupture, un palmarès ou un alerteur, cliquez sur la colonne concernée et sur l’icône correspondante active pour la désactiver.

(1) Position obligatoire du curseur :

: Pour accéder à ce menu, cliquez à l’extérieur du tableau.

: Pour accéder à ce menu, cliquez à l’intérieur du tableau.

: Pour accéder à ce menu, cliquez à l’intérieur du graphe

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18.4 Barre d’outils de l’Editeur de requête

BOUTONS ACTION

Affiche ou masque la partie droite de l’éditeur de requête contenant les classes et les objets

Affiche ou masque l’aide en ligne de la BCP sur l’élément sélectionné que ce soit une classe ou un objet. (à activer toujours).

Renvoie à la ligne les objets se trouvant dans la fenêtre « objets du résultat ».

Permet de poser un filtre en direct sur un objet inséré et sélectionné dans la fenêtre « Objets du résultat » (ne concerne que les objets qui ont des listes de valeurs, donc les codes des objets). La condition apparaît alors dans la fenêtre « Conditions ».

Permet de poser un tri sur un objet inséré et sélectionné dans la fenêtre « Objets du résultat ».

Définit un périmètre d’analyse qui sera utilisable ensuite dans le rapport en mode « exploration ». INACTIF pour la BCP.

Pose un tri sur un objet autre que ceux qui sont dans l’objet du résultat

Visualise le SQL et permet un enregistrement sous un fichier .sql

Création et modification des objets personnels

Création de requêtes Intersect (∩), Union (∪) ou Minus (−).

Aide en ligne sur l’utilisation de Business Objects.

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18.5 Barre d’outils de la fenêtre « Rotation »

BOUTONS ACTION

Affiche ou masque la partie droite de la fenêtre Rotation contenant les variables disponibles dans le rapport.

Affiche ou masque la fenêtre « Section » permettant d’insérer un « Maître ».

Affiche ou masque la barre d’état dans laquelle s’affiche une explication succincte sur les actions qui se déroulent dans la fenêtre Rotation.

Permet de poser des ruptures sur les objets sélectionnés dans la fenêtre « Structure du bloc » ou « Section ».

Permet de poser un filtre sur les objets sélectionnés dans la fenêtre « Structure du bloc » ou « Section ».

Permet de poser un tri sur les objets sélectionnés dans la fenêtre « Structure du bloc » ou « Section ».

Permet de poser un palmarès sur les objets sélectionnés dans la fenêtre « Structure du bloc » ou « Section ».

Permet d’insérer des calculs sur les objets sélectionnés dans la fenêtre « Structure du bloc » ou « Section ».

Aide en ligne

Valide dans le rapport, les modifications apportées dans la fenêtre Rotation.

Reformate le tableau du rapport. Attention, perte des formats précédemment appliqués. A n’utiliser que s’il ne semble pas possible de récupérer certaines colonnes du tableau.

Annule les modifications effectuées dans la fenêtre Rotation (avant de cliquer sur « Appliquer ».

Ferme la fenêtre Rotation. (Il n’existe pas de bouton « Fermer »)

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GLOSSAIRE

Alerteur : Met en évidence les données répondant aux conditions que vous avez définies

Bloc : Correspond à l’ensemble d’un tableau, tableau croisé ou graphe.

Document : Fichier de Business Objects (extension .rep) dans lequel sont enregistrés la (ou les) requête(s), le résultat de(es) la requête(s) sur un (des) rapport(s) et la mise en forme

Editeur de formule : Editeur permettant à l’utilisateur de créer, dans le rapport, des formules sur les objets ramenés par la requête, à l’aide de différentes fonctions et/ou opérateurs.

Editeur de requête : Fenêtre qui permet de créer ou de modifier une requête.

Exécution : Envoi de la requête à la base de données pour exécution. Cette action bloque Business Object mais les autres applications de Windows restent accessibles par le menu « Démarrer ».

Formule : Une formule est une combinaison de fonctions, d'opérateurs, de variables et/ou de variables locales, contenue dans une cellule, qui calcule une nouvelle valeur fondée sur des valeurs existantes.

Fournisseur dedonnées

: Toute source ayant permis d’accéder à des données (Requêtes, fichiers Excel, Dbase, etc...)

Glisser-déposer : Action de sélectionner un objet et de le placer à un endroit choisi. (Maintenir le clic de la souris sur une sélection tout en la déplaçant puis lâcher pour déposer)

Maitre/détail : Regroupe une variable dans une cellule en affichant le détail en dessous.

Nombre : Fonction permettant de compter des occurences.

Objet personnel : Objet composé par l’utilisateur pour son utilisation personnelle.

Palmarès : Filtre les données sur les valeurs minimales ou maximales d’une série.

Plier : Masque horizontalement une partie du tableau.

Rapport : Elément principal du travail de l’utilisateur sous BusinessObjects qui permet l’affichage, l’analyse et le formatage des données pouvant provenir de différentes sources. Le rapport peut également contenir du texte et des graphiques. Les rapports sont stockés dans les documents.

Rupture : Regroupement de lignes de même nature.

Variable : Correspond à un objet, une formule ou une constante (ex.: « titre du rapport ») du rapport.

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