PAS À PAS · Dernière révision : Juin 2012 1.3 Préparer l’horaire de travail du personnel : L’affichage de l’horaire de travail du personnel se fait en deux temps, il faut

MODULE GESTION D’HORAIRE – Préparation de l’horaire de travail - 1 -

Dernière révision : Juin 2012

PAS À PAS – MODULE GESTION D’HORAIRE «PRÉPARATION DES HORAIRES, GÉNÉRATION ET

APPROBATION DES FEUILLES DE TEMPS»

Introduction :

Le pas-à-pas «Préparation des horaires et génération des feuilles de temps» s’inscrit dans le cadre

d’un processus global qui vise à gérer des horaires de travail, produire des feuilles de temps pour

le personnel et ultimement diriger le tout vers la paie. Un certain nombre de services à l’université

ont choisi d’utiliser le module de gestion de temps pour la planification des horaires de travail et

le paiement du travail effectué. Une des fonctionnalités de ce module est de permettre aux

employés qui sont rattachés au plan de travail de donner leurs disponibilités par le biais de

l’intranet de l’université où se retrouvent nos informations personnelles de paie. Le responsable

de ce plan de travail produit par la suite les horaires et au terme du cycle de traitement va générer

les feuilles de temps qui seront éventuellement rémunérées. Au cours de ce cycle de traitement,

les employés touchés devront compléter leurs feuilles de temps déposées sur l’intranet toutes les

deux semaines afin d’être rémunérées. Ces relevés de temps deviennent disponibles une fois

généré par le responsable de l’horaire de travail qui se charge de faire suivre un courriel aux

employés ciblés pour les aviser. L’employé va accéder à ses informations personnelles grâce à son

CIP (Code d’identification personnel et un mot de passe)

Lorsqu’elles sont complétées, les feuilles de temps sont soumises par la suite à l’approbation du

supérieur immédiat, et deviennent payables en fonction du calendrier de paie.

Les feuilles de temps qui sont produites dans le module de gestion de temps servent à payer les

heures réellement effectuées par les employés et en ce sens, elles diffèrent de celles utilisées dans

le cadre de l’horaire variable. Clientèle ciblée :

Le module de gestion d’horaire est déployé pour être utilisé par les départements de façon

décentralisée. Il vise actuellement à doter les utilisateurs d’un outil pour la gestion des horaires et

la production de feuilles de temps sur le web. Les usagers ciblés actuellement sont les emplois

étudiants et certains corps d’emploi qui requiert une gestion particulière.

Configuration :

Un document technique regroupant tous les éléments de la gestion d’horaire a été produit par la

firme Exagon. Simplement communiquer avec le groupe de la Gestion des systèmes

d’informations (poste 63356) pour en obtenir un exemplaire.

Objectif du présent pas-à-pas : Guider la préparation de l’horaire de travail (Section 1), la

production des feuilles de temps (Section 2) et enfin l’approbation de ces feuilles de temps

(Section 3).



SECTION 1 PRÉPARATION DE L’HORAIRE DE TRAVAIL

1.1 Rattacher un employé à notre plan de travail :

Afin d’être en mesure de produire un horaire à un employé, ce dernier doit être rattaché à notre

plan de travail. Le rattachement va aussi conditionner les UBR et postes comptables qui seront

utilisés lors de la production de la paie. Le choix de rattachement devra être discuté avec une des

ressources à la paie. L’exemple ici-bas présente le rattachement à l’affectation :

L’employé doit d’abord disposer d’un lien d’emploi et d’une affectation :

o Pour faire créer un lien d’emploi et/ou une affectation envoyer d’abord au SRHF

les renseignements suivants :

nom et prénom

adresse

no de téléphone

numéro d’assurance sociale

date de naissance

o Le SRHF créera le lien d’emploi et l’affectation et au besoin nous informera du

numéro de matricule.

Pour rattacher un nouvel employé au plan de travail dans SOFE-RH :

o Entrer au système - environnement de production de SOFE-RH,

o Dans la section de menu appelé UdeS Décentralisé – Horaires sélectionner

«Regroupement d’horaire»;

o Dans le multioccurrence, sélectionnez votre regroupement d’horaire;

o puis cliquer sur le bouton Rattachement à droite;



o Dans l’écran qui se présente à vous, cliquer sur le bouton Rattac. aff. en bas de la

page;



o dans l’écran de rattachement, on doit saisir les champs en jaune qui sont des

champs obligatoires :

employé : inscrire le matricule;

lien d’emploi : choisir « seesus occasionnel »;

Affectation : Choisir celle qui est active en fonction des dates;

Pour la date de début, on la fait correspondre avec le début d’une semaine

de paie;

OPTIONNEL : Dans l’onglet «Plan de travail» on peut saisir les initiales de

l’employé pour qu’ils s’affichent dans le plan de travail.



1.2 Supprimer un employé de notre plan de travail :

Il suffit simplement de venir inactiver son rattachement;

On accède à notre regroupement d’horaire;

puis cliquer sur le bouton Rattachement à droite;

dans le multioccurrence qui s’affiche ont choisi l’employé a inactiver et on

clique sur le bouton Ouvrir en bas de la page pour accéder au

rattachement;

cliquer sur le bouton Action (coin supérieur droit)

cliquer sur le bouton Inactiver.



1.3 Préparer l’horaire de travail du personnel : L’affichage de l’horaire de travail du personnel se fait en deux temps, il faut d’abord générer la

période sur laquelle on veut travailler et ensuite en commander l’affichage sur le web d’où seront

gérées les cases horaires du personnel.

Pour générer la période sur laquelle on veut travailler :


puis cliquer sur le bouton Plan de travail à droite;



En cliquant sur le bouton générer le système nous demande d’y inscrire une date de

début pour la période qui sera générée ; (NOTE : le système va générer le nombre

de jours que comporte notre regroupement d’horaire. )

Lorsque la période est créée, on se positionne dessus et on clique sur le bouton

ouvrir au bas de l’écran;

Le système nous dirige alors sur le web où il nous présente tous les employés

rattachés au plan de travail avec des cases à remplir pour chaque jour de travail;

La prochaine étape consiste donc à introduire pour chaque journée des quarts de

travail pour indiquer le travail que l’individu sera appelé à faire;

On procède à cette saisie en cliquant dans la case de la journée et en

choisissant et enregistrant le quart de travail approprié



Lorsque le quart est choisi, on l’enregistre grâce au bouton de l’écran.

De la même façon, si on veut retirer un quart de travail on ouvre la case horaire en

double cliquant dessus et grâce au bouton supprimer de l’écran on retire cette case.



NOTE : Pour les employés réguliers qui ont des horaires fixes, le système permet de créer des

horaires types qui feront en sorte qu’au fur et à mesure que seront générées les périodes de temps,

l’horaire de l’employé s’affichera dans le plan de travail sans qu’aucune intervention du

responsable ne soit nécessaire. Cette fonctionnalité est particulièrement intéressante, car elle évite

beaucoup de saisie manuelle. Cette configuration a été testée avec un des services de l’université

qui travaille sur trois quarts de travail et qui comporte plusieurs situations particulières (En

rotation, paiements de primes, etc…)

1.4 Publier l’horaire de travail du personnel :

Lorsque tous les ajouts ont été faits aux différents horaires du personnel on doit dans le plan de

travail cliquer sur le bouton Publier afin de rendre disponible l’horaire aux employés sur l’intranet

de l’université dans la section où se retrouvent toutes les informations liées à la paie.





SECTION 2 GÉNÉRATION DES FEUILLES DE TEMPS

2.1 Génération des feuilles de temps par le pilote

L’étape 2 de notre cycle de traitement consiste à générer les feuilles de temps dès que la période

de deux semaines est complétée. Ce sont les feuilles de temps qui seront porteuses du paiement

qui sera effectué à notre personnel. Elles doivent donc cheminer dans leur cycle jusqu’à ce

qu’elles atteignent le statut Officiel. Ce n’est qu’à ce moment qu’elles seront sélectionnées pour

être payées. En ce sens, une des étapes importantes de notre préparation aura été de faire

correspondre les périodes de temps de notre regroupement d’horaires avec le calendrier de paie de

façon à maximiser l’efficacité de l’outil en regard des étapes préalables à la production de la paie.

Avant de générer les feuilles de temps, on doit s’assurer que notre plan de travail reflète bien le

travail qui s’est effectué par notre personnel, car les feuilles de temps seront générées à partir des

quarts de travail qui y figure.

Pour générer les feuilles de temps :


puis cliquer sur le bouton Période de temps à droite;



dans l’écran multioccurrence qui se présente à vous, sélectionner la période pour

laquelle on veut générer les feuilles de temps (elle devrait dans l’état avoir le statut

«Subséquente» ), et cliquer sur le bouton Ouvrir au bas,

Dans la nouvelle fenêtre, cliquer sur le bouton Action et ensuite Feuille de temps

générée, puis confirmer;



Recliquer le bouton Action, puis cliquer le bouton Ouverte, suivi de Confirmer; Ce

n’est qu’à partir de cette étape que les employés peuvent consulter et compléter

leur feuille de temps sur le web,

Note : Dans la section Message aux employés, on peut mettre un message ou un

commentaire qui sera joint aux feuilles de temps générées pour tous les employés

et accessibles pour eux par leur page Web SOFE-employé. Il peut s’agir par

exemple d’un message de rappel pour leur indiquer la date ultime à laquelle ils

doivent compléter leur feuille de temps.

2.1 Feuilles de temps complétées par le pilote (Au besoin)

Le cycle d’évènement actuellement en place au niveau du module permet au responsable de la

gestion d’horaire (Pilote) de compléter lui-même au besoin les feuilles de temps du personnel qui

est dans son plan de travail.



Pour se faire, accéder à la période où se retrouvent les feuilles à compléter à l’aide du

bouton «Période de temps»

Sélectionner la période concernée et cliquer sur le bouton ouvrir,



Ensuite, cliquer sur le bouton Feuille de temps pour ouvrir le multioccurence qui va

présenter toutes les feuilles de temps qui ont été générées,

À cette étape, on peut choisir de compléter toutes les feuilles de temps en une seule

opération ou bien le faire individuellement. Pour compléter toutes les feuilles en une seule

opération, elles doivent toutes être au même état qui est l’état initial dans notre cas.

On peut les sélectionner une à une en cochant la case de gauche ou en cochant dans la

section du haut Tout sélectionner. On clique ensuite sur le bouton action pour y faire les

deux opérations suivantes, «Modification Pilote» et «Compléter Pilote» de sorte que les

feuilles devraient atteindre le statut «Compléter Pilote» et être prête à être approuver par

le supérieur.

NOTE IMPORTANTE : Ce n’est que lorsque les feuilles ont atteint le statut «Officiel» que

celles-ci chemineront vers la paie pour être payées.



Après chaque étape le système demande de confirmer



SECTION 3 APPROBATION DES FEUILLES DE TEMPS

L’étape ultime de notre cycle de traitement consiste à officialiser les feuilles de temps dès que la

période de deux semaines est complétée afin de ne pas occasionner de retard dans le paiement.

Sous la rubrique Guide pas-à-pas (recueil) de la section SOFE du site des ressources humaines et

financières, on retrouve un pas-à-pas qui guide le personnel pour compléter eux-mêmes leurs

feuilles de temps. Si le personnel ne l’a pas fait, nous venons de le voir ci-haut le responsable

(pilote) peut se substituer à l’employé pour effectuer cette opération.

Le mercredi qui précède le dernier calcul de paie du jeudi semble la journée idéale

pour vérifier que tout le personnel a bien complété sa feuille de temps. Sinon, le

responsable de l’horaire (pilote) devra se charger de cette étape.

Pour approuver les feuilles de temps, simplement positionner le pointeur sur la

période que nous souhaitons analyser et cliquer sur bouton Feuille de temps en

bas de la page. Le système va ouvrir l’écran sélection des feuilles de temps ou se

retrouve l’ensemble des feuilles de temps de notre personnel;



La colonne état de cette nouvelle fenêtre nous permet de valider le statut de toutes

les feuilles de temps de l’ensemble des employés qui se retrouvent dans notre plan

de travail. On voit les feuilles de temps qui ont atteint la dernière étape du cycle de

traitement (Officiel). On voit les feuilles de temps qui ont été complétées par notre

personnel et qu’il nous faut approuver (Complété) et finalement on voit les feuilles

de temps qui sont demeurées à l’état initial et sur lesquelles le responsable devra

intervenir s’il veut que son personnel soit payé (Initial).

Dans l’exemple ci-haut, nous allons compléter une feuille de temps (No 63548)

qu’un employé n’a pas traitée. On doit d’abord se positionner sur cet

enregistrement et cliquer par la suite sur le bouton Ouvrir (au bas de la fenêtre) et

ensuite sur le bouton Action : on a ainsi accès à « Modification pilote » qui

autorise la personne responsable de la génération des feuilles de temps à compléter

une feuille de temps que l’employé aurait omis de faire. Le responsable confirme

cette étape et par la suite clique sur le bouton Action à nouveau pour faire l’étape

Complété par le pilote qu’il confirme aussi. S’il est autorisé, le pilote pourra

également par la même mécanique Approuver la feuille de temps.



L’objectif est d’en arriver à une feuille de temps complétée, que cela soit par l’employé

lui-même ou de façon « complété pilote »;

Par la suite, on passe en mode Approuver, puis Validation, et enfin Officiel;

NOTE IMPORTANTE : Il faut que les feuilles de temps aient atteint l’étape Officiel pour

qu’elles soient considérées dans le traitement de la paie des employés.

Dès que la feuille de temps est à l’état Officiel, les usagers décentralisés n’ont plus à

intervenir dans le processus de paiement.

Le reste des opérations liées à la paie seront effectuées par le personnel du service des

ressources humaines et financières.



SECTION INTERNE : RATTACHEMENT D’UN INDIVIDU À UN

HORAIRE VIA LE PROCESSUS DE CRÉATION DE

L’AFFECTITION

Comme on a été en mesure de le voir dans la section 1 du présent document, le rattachement à un

horaire peut se faire de façon manuelle (type de transaction : HORA) directement dans le

regroupement d’horaire par la personne responsable des horaires du service concerné. Le

rattachement d’horaire peut également être fait par le personnel du secteur des ressources

humaines et financières dans le cadre de la création d’une affectation (type de transaction :

HORAA ). Les deux transactions mènent au même résultat final soit de rattacher l’individu pour

que les responsables de la gestion d’horaire puissent lui bâtir un horaire dans leur plan de travail.

Le processus de création de l’affectation se découpe en plusieurs petites étapes qui se déclenchent

au cours du déroulement du cycle de traitement. Parmi ces étapes se retrouve celle du

rattachement de l’horaire à l’affectation.

La création de l’affectation peut déclencher jusqu’à 5 transactions :

- La transaction de création de l’employé

- Le dossier employé

- Le lien d’emploi

- L’affectation (qui inclut le rattachement d’horaire)

- La classification

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