Plan de Continuité d’Activité en stérilisation hospitalière présentation et retour sur les exercices de simulation Stéphane CORVAISIER, Magali ROCCA, Sébastien MAGNIN, Françoise ROCHEFORT, Claude DUSSART Hospices Civils de Lyon

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Contexte lyonnais, mais pas que ...

•  Hospices Civils de Lyon •  4 Groupements Hospitaliers •  coopération civilo-militaire

•  Stérilisation Centrale •  + de 100 ETP •  prestation pour 30 blocs opératoires et environ 180 unités •  650 à 750 plateaux opératoires / jour •  26 078 710 (2017) : + 6,9 % / 2016

hors Centre de Soins Dentaires •  ouverture 24 h / 24

•  Concentration voire hyper-concentration

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… donc une analyse de risque s’impose

•  … limitons nous à la mise en péril brutale et immédiate de la totalité de l’activité •  bâtiment : incendie, inondation, destruction, vandalisme, … •  servitude : électricité, eau, air, … •  ressources informatiques : logiciel métier

•  … et surtout ne pas croire que cela n’arrive qu’aux autres •  Centre Hospitalier Lyon Sud

•  disjoncteur général •  réseau d’évacuation des eaux usées

•  Stérilisation Saint Priest •  connexion réseau HCL / réseau local •  base oracle

•  Hospices Civils de Lyon •  Centre de Biologie : vandalisme et incendie TGBT

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Effet«Culbuto»

… que dit l’industrie, l’artisanat, …

•  le monde de l’industrie a alors défini … •  la robustesse

•  Qualité qui désigne … un système capable d’absorber un choc extrême sans dégrader son fonctionnement

•  Qualité de ce qui reçoit des coups sans trop en souffrir

•  la résilience •  Capacité … à résister à … une crise dans des environnements

adverses, puis à revenir à un état normal •  Qualité de qui se rétablit vite

•  …incitation forte des organisations professionnelles

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Effet«Mêmepasmal»

… et donc une gestion du risque s’impose …

•  Avant la survenue du risque •  dédoublement des servitudes •  surveillance, maintenance, … des installations

•  Après la survenue du risque

•  Plan de Continuité d’Activité - PCA •  … mesures visant à assurer, … le cas échéant de façon temporaire, en mode dégradé, des

prestations … puis la reprise planifiée des activités (JO, 26 février 2004)

•  procédures documentées … pour répondre, rétablir, reprendre et retrouver un niveau de fonctionnement prédéfini à la suite d’une perturbation (Norme ISO 22301)

•  Durée Maximale d’Interruption Admissible - DMIA 5

Robustesse

Résilience

Plan de Continuité d’Activité - PCA

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Situation normale

Interruption du fonctionnement

Sinistre

Gestion et Communication de crise

Prise de

décision

Plan « In Situ »

Plan « Repli »

Durée Maximale

d’Interruption Admissible

Fonctionnement de secours

Reprise d’activité

Plan « Continuité Métier »

Situation normale

Retour à la situation normale

Plan « Retour »

Sources:- IESF–SociétédesIngénieursetScientifiquesdeFrance–LesCahiers–PlandeContinuitéd’Activité(Octobre2016)- DGE–CGPME–KitPCAàl’usageduchefd’entrepriseencasdecrisemajeure(Juillet2015)- ClubdelaContinuitéd’Activité–CCA–DossierThématique–LaContinuitéd’Activité(Décembre2014)- ClubdelaContinuitéd’Activité–CCA–Lexiquestructurédelacontinuitéd’activité(V3Décembre2012)

Applications aux HCL …

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•  Pour mémoire •  2011 (avril) : ouverture de la stérilisation

•  Plan « In Situ » = volet interne •  Concerne principalement le logiciel métier •  2013 : mise sous astreinte de tout l’applicatif métier •  2014 : rédaction d’une CAT en cas d’indisponibilité

du logiciel métier •  Réduite à un arbre décisionnel

•  Plan « Repli » = volet externe •  2012 : sollicitation, à l’échelle de la région, de structures hospitalières •  2013 : rédaction de conventions de secours réciproque

•  Réduites au seul aspect administratif •  2014 - 2015 : enregistrement des conventions par l’ARS

P

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PPª

Plan « in situ »

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•  Pour quelle situation ? •  Indisponibilité du logiciel métier

•  liée au logiciel en lui-même •  liée à l’infrastructure (serveur, base Oracle, …) ou au réseau HCL

•  Principes généraux •  Sauvegarde automatisée des listes de composition en format pdf

•  Traçabilité manuelle / Etiquetage manuel •  Définition d’une CAT zone par zone après coupure •  Rédaction d’Instructions et d’Enregistrements spécifiques •  Définition de la liste des consommables

•  Réintégration dans le logiciel après retour à la situation normale

•  Formation théorique du personnel

Plan « in situ »

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•  Malle de Secours Interne •  Rassemblement

•  consommables •  disque dur (mise à jour bi-mensuelle) •  documents Qualité

•  Localisation : bureau des internes Type Produits Fournisseur

Référence Fournisseur

Référence HCL

Quantité

Document ENR 005 Fonctionnement de secours - Activité de lavage - - - 150

Document ENR 004 Fonctionnement de secours - Activité de recomposition - - - 50

Document ENR 042 – Fonctionnement de secours – Tableau de contrôle des armoires - - - 25

Document DRF 012 Fonctionnement de secours - Mise en place du process non informatisé - - - 1

Document DRF 076 – Fonctionnement de secours – CAT en cas d’indisponibilité du logiciel Advance Sté® - - - 1

Document DRF 075 Fonctionnement de secours - Impression des listes de recomposition - - - 1

Document SE 04 Fiche d’anomalie stérilisation - Service client HOSPIMAG - 85921 1 paquet (= 250

fiches)

Matériel Disque dur de secours + câbles - - - 1(mise à jour 1x/15j)

Matériel Cartouche d’encre pour imprimante Samsung ProXpress M4020ND HOSPIMAG MLT-D203E/ELS 087 047 1

Matériel Câble USB type A pour imprimante Samsung ProXpress M4020ND - - - 1

Matériel Etiqueteuse

Matériel Etiquette

Matériel Encreur

Matériel Etiquette bagage blanche STERIAB ® HLW 628 807 500

Matériel Etiquette bagage verte STERILAB ® HLG 628 625 100

•  Formation •  Par groupe de 4 ou 5

agents •  2016 puis 2017

Plan « in situ »

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•  Elaboration du scenario de chaque exercice

Arrêt HM STE®

•  information des agents •  récupération malle de secours •  explication du fonctionnement par zone

Mode dégradé

•  mise en œuvre des procédures dégradées •  impression des listes de recomposition •  traçabilité manuscrite

Redémarrage HM STE®

•  poursuite du process dégradé à recomposition ou sortie autoclave •  réintégration dans HM STE® (étapes spécifiques)

= a minima, traçabilité « stérilisation » assurée

Fin de l’exercice

•  debriefing •  par zone avec les agents / au sein de l’encadrement •  avec la DSII

Plan « in situ »

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•  Organisation de deux exercices •  mars 2017 / mars 2018

•  Bilan relatif au personnel •  perception

•  exercice très bien perçu, apprécié

•  jugé « rassurant »

•  à chaque exercice

•  moins de 1 agent sur 2 a participé

•  limitée au poste occupé par l’agent au moment de l’exercice

•  formation

•  formation théorique insuffisante

•  nécessité d’associer une formation pratique

Plan « in situ »

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•  Bilan sur la procédure dégradée •  scenario et CAT réalistes, fonctionnels mais complexes

•  appropriation satisfaisante du process dégradé par les agents

•  gestion des consommables aboutie, sauvegarde des listes sur le disque dur à pérenniser

•  ajustements nécessaires :

•  documents, enregistrements notamment

•  instrumentation en cours de prise en charge au moment de la coupure

•  zone de sortie autoclave et réintégration dans HM STE®

•  Impact sur le process •  indisponibilité HM STE® : 2 h 30

•  répercussion sur le process jusqu’à 06 h 00 après la fin de l’exercice

Plan « in situ »

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•  Points de vigilances - difficultés •  process débuté avant interruption du logiciel métier

•  formation du personnel

•  sauvegarde des listes de recomposition

•  lavage sans aide informatique

•  recomposition sans aide informatique

•  communication

•  Plan « Retour » •  pas de difficultés pou reprendre le process informatisé

•  apurer les attentes informatiques

Plan « repli »

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•  Pour quelle situation ? •  Indisponibilité du bâtiment

•  bâtiment en lui même •  servitudes

•  Principes généraux •  Application du plan « in situ » sur un site extérieur

•  Quelques ajustements •  Instructions et Enregistrements spécifiques au plan « Repli » •  Consommables spécifiques : filtres, scellés, …

•  Réintégration dans le logiciel après retour à la situation normale

Plan « Repli »

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•  Malle de Secours Externe •  Rassemblement

•  consommables, notamment ceux non disponibles sur les sites de repli

•  documents qualité / disque dur (mise à jour mensuelle) Libellé Zone Usage Quantité/malle

Etiquettes bagage blanche Lavage Traçabilité des paniers de lavage

250

Feutres 10

Disque dur de secours Recomposition Listes de recomposition format PDF 1

Filtres ronds

Conditionnement

Conteneurs au stérilisateur

500

Filtres carrés 500

Filtres rectangulaires 400

Filtres ronds Climdal® 100

Filtres Medlane® 100

Cadenas bleus Scellé des conteneurs, sans instrument manquant 500

Cadenas Rouge Scellé des conteneur, avec instrument manquant 500

Cadenas Climdal® Thermoscellé des conteneurs Climdal® 334

Etiqueteuses

Sortie autoclave Validation et traçabilité des charges des stérilisateurs

1

Etiquettes 2 rouleaux

Encreurs 2

Sacs transparents 110 L Transport Transport des conteneurs 5 rouleaux

Stylos Toute Zone Renseignements des fiches de traçabilité 10

•  Localisation : local UCPA, sur le même terrain

•  Nombre : 5 •  Capacité : 250 boites de chirurgie

•  Formation •  Celle du plan « In Situ »

Plan « repli »

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•  Elaboration du scenario de l’exercice

Préparation Repli

•  sélection des lots patients = traçabilité exhaustive et correcte •  récupération d’une des malles de secours •  transport des agents et du matériel à traiter

Mode dégradé

•  mise en œuvre des procédures dégradées « in situ » dans la situation de « repli » •  impression des listes de recomposition / traçabilité manuscrite •  gestion des équipements par l’équipe d’accueil

Reintégration HM STE®

•  réintégration dans HM STE® (étapes spécifiques) = a minima, traçabilité « stérilisation » assurée

Fin de l’exercice

•  debriefing •  avec les agents / au sein de l’encadrement •  avec l’établissement d’accueil

Plan « repli »

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•  Organisation d’un double exercice •  Déport d’une partie de l’activité HCL

•  21 mars 2018 en journée sur un site de repli situé à moins de 10 km

•  Accueil de la structure de repli

•  05 avril 2018 de nuit

•  Activité et personnel HCL déportés •  5 agents + encadrants

•  31 lots patients

•  55 boites de chirurgie + satellites

Plan « repli »

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•  Bilan lors du déport de l’activité •  exercice apprécié et jugé enrichissant

•  définir les équipements et les zones de travail dédiées

•  temps d’adaptation face à l’inconnu dans chaque zone

•  environnement, organisation, équipements , …

•  révision de la liste des consommables des malles de « Secours Externe »

•  réussite de l’exercice liée aux exercices du plan « In Situ »

•  pour le site d’accueil

•  interaction forte nécessaire

•  intégration au système d’information

Plan « repli »

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•  Bilan lors de l’accueil de la structure de repli •  pas d’impact sur notre activité

•  définir les équipements et les zones de travail dédiées

•  avec le site accueilli

•  interaction forte nécessaire

•  intégration au système d’information

Conclusion

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•  Plan de Continuité d’Activité •  indispensable quelque soit la taille de la structure

•  préoccupation des ARS

•  nécessité de le mettre par écrit

•  Exercice de simulation •  nécessité de le tester régulièrement

•  exercice « in situ » à réaliser avec l’équipe de nuit

•  exercice de « repli » à conduire avec un CHU en période nocturne

•  Tout cela pour le PATIENT

Conclusion

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•  Pour les pessimistes

« Tout ce qui est susceptible de mal tourner, tournera nécessairement mal. » (Loi de Murphy)

•  Pour les optimistes

« Quand tout semble aller contre toi, souviens-toi que l’avion décolle contre le vent, pas avec »

(Henry Ford)

•  Pour tous

« L’avenir ne se prévoit pas, il se prépare »

(Maurice Blondel)