Plan - EPF · glpi dispose d’un moteur de règles qui vérifie pour chaque utilisateur si l’une des règles est vraie. Super-admin: contrôle total de GLPI Admin: Ce profil dispose

Documentation GLPI Page : 1 sur 24

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Plan 1 Présentation générale de l’interface GLPI .......................................................................................4

2 Les entités .......................................................................................................................................5

3 Les profils ........................................................................................................................................5

Les règles............................................................................................................................................6

4 Prise en main ...................................................................................................................................7

4.1 Basculer entre les entités .........................................................................................................7

4.2 Changer de profil ......................................................................................................................7

4.3 Exploiter les inventaires ...........................................................................................................7

4.4 Faire des recherches avancées .................................................................................................8

4.5 Faire des extractions.................................................................................................................8

4.6 Changer le propriétaire d’un élément ......................................................................................9

4.6 transférer un élément dans une autre entité .........................................................................10

4.7 Faire des synthèses comptables et financières .......................................................................11

4.8 Générer des Flashcodes ..........................................................................................................12

4.9 Synchroniser la base GLPI avec OCS........................................................................................12

4.10 Supprimer un élément de l’inventaire ..................................................................................13

5 La gestion du parc .........................................................................................................................14

5.1 Production ..............................................................................................................................14

5.1.1 La réception d’un nouvel article.......................................................................................14

5.1.2 Modifier un article dans l’inventaire ................................................................................14

5.1.3 Modifier un groupe de machines .....................................................................................15

5.1.4 Machine en panne ...........................................................................................................15

5.1.5 La mise au rebut ..............................................................................................................15

5.1.6 Voir l’historique de la machine ........................................................................................15

5.1.7 Gestion des contacts ........................................................................................................16

5.1.8 Gestion des fournisseurs..................................................................................................16

5.1.9 Gestion des contrats ........................................................................................................17

5.2 Stock .......................................................................................................................................17

5.2.1 L’espace de Stockage .......................................................................................................17

5.2.2 La mise en stock ...............................................................................................................18


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5.2.3 La sortie du stock .............................................................................................................18

5.3 La gestion des prêts ................................................................................................................18

5.3.1 Aperçu de la solution .......................................................................................................18

5.3.2 Tableau de suivi ...............................................................................................................19

5.3.3 Le formulaire de réservation du matériel audiovisuel .....................................................20

5.3.4 Comment traiter une nouvelle demande de réservation .................................................21

5.3.5 Les gestionnaires de prêts................................................................................................22

5.4 Support...................................................................................................................................24

5.4.1 Présentation de l’interface support. ................................................................................24

Suivi de versions

Date Modification 11/01/2013 Première version

22/01/2013 Fin développement de l’outil réservation Modification de la doc

15/03/2013 Nouvelle Doc pour la mise en stock ou production


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Présentation du projet

To do


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1 Présentation générale de l’interface GLPI

1 : L’arborescence permet de trouver des éléments en fonction de leur emplacement, elle permet

également de parcourir tous les sites de l’EPF et de savoir les éléments qui se trouvent dans chaque

site ou service.

2 : la partie navigation permet d’accéder à toutes les fonctionnalités de glpi on y trouve les rubriques

suivantes :

Inventaire : il contient l’inventaire des ordinateurs, moniteurs, imprimantes, périphériques,

logiciels, matériel réseaux… et d’autres éléments de l’inventaire.

Support : la rubrique Support permet de visualiser les tickets et toutes les fonctionnalités

liées au traitement des demandes utilisateurs.

Gestion : l’onglet gestion permet de gérer les contacts, les fournisseurs, les budgets, les

contrats et les documents.

Outils : Le module Outils permet aux utilisateurs de gérer les notes, consulter le forum, les

réservations ainsi que de générer des rapports

Plugins : Le module plugins permet d’utiliser les fonctionnalités supplémentaires qu’on peut

ajouter à GLPI grâce à des plugins.

Ex de plugins : arborescence, fusionInventory, générateur de flashcodes…

Administration : Le module Administration permet d'administrer les utilisateurs, groupes,

entités, profils, règles et dictionnaires et offre des outils de maintenance de l'application

(sauvegarde et restauration de base, vérification de nouvelle version disponible).

Configuration : Le module Configuration permet d'accéder aux options de configuration

générale de GLPI : les notifications, les collecteurs, les tâches automatiques,

l'authentification, les plugins et les liens externes protocolés

3 : la partie 3 indique l’entité dans laquelle on se trouve (production, stock…).

4 : la partie 4 montre le profil de l’utilisateur, il permet également de basculer d’un profil à

un autre, si l’utilisateur dispose de plusieurs habilitations.

5 : la partie centrale de GLPI


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2 Les entités

Pour gérer les différentes parties du parc, par exemple les équipements en stock et ceux qui

sont en production, GLPI utilise la notion d’entité, chaque entité couvre une partie de

l’inventaire, l’entité racine couvre tout l’inventaire. Une entité peut avoir des sous entités.

Dans notre cas l’entité PRODUCTION est l’entité racine, elle donne accès à tous les

inventaires et toutes les fonctionnalités de GLPI, tandis que la sous-entité STOCK dispose

uniquement d’un périmètre limité qui couvre la partie stock de tous les inventaires, elle

dispose également de plusieurs sous entités qui représentent le stock de chaque site.

3 Les profils L’intérêt des profils est d’adapter l’interface de GLPI en fonction de l’utilisateur connecté, pour cela glpi dispose d’un moteur de règles qui vérifie pour chaque utilisateur si l’une des règles est vraie. Super-admin : contrôle total de GLPI

Admin : Ce profil dispose de droits d'administration sur l'intégralité de GLPI, Certaines restrictions lui

sont appliqués au niveau de la configuration des règles

StockManager : Le profil du StockManager donne accès uniquement à l’inventaire représentant le

stock, la gestion des réservations afin de gérer les entrées/sorties. Il est utilisé pour la gestion de

l’entité stock.

Support : Ce profil correspond à celui utilisé pour faire du support, il donne l’accès au helpdesk afin

de traiter les tickets.

Hotliner : Ce profil correspond à celui que l'on pourrait donner pour un service de Hotline. Il permet de saisir des tickets et de les suivre mais pas d'en être en charge comme peut l'être quelqu’un du support. Post-only : Ce profil est le plus limité. C'est d'ailleurs le seul à disposer d'une interface différente, l'interface simplifiée, en opposition à l'interface standard. Il pourra cependant déclarer un ticket, y


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ajouter un suivi, consulter la FAQ (le forum) ou encore réserver un matériel. Ce profil est enregistré comme profil par défaut.

Les règles Une règle dans GLPI permet de d’exécuter des actions automatiques en fonction des critères définis. Créer une nouvelle règle Pour créer une nouvelle règle, il faut passer par le menu Administration et règles puis choisir « Règles d'affectation d'habilitations à un utilisateur »

Cette règle permet de rediriger l’utilisateur qui gère le stock vers l’interface StockManager, le critère utilisé est User ID = stock, une fois la condition vérifiée, plusieurs actions s’exécutent. Entité = Stock Profil = StockManager Récursif = OUI

http://support.epf.fr/glpi/front/ruleright.php


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4 Prise en main

4.1 Basculer entre les entités

Les utilisateurs privilégiés, auront besoin de basculer d’une entité vers l’autre, pour cela il faut

cliquer sur le nom de l’entité active pour afficher l’arborescence à laquelle il peut accéder.

1 : les flèches vertes permettent de voir tous les éléments de l’entité sélectionnée et ces sous entités

2 : la 3ème option permet de voir que les

éléments de l’entité sélectionnée, on ne voit pas le contenu des sous entités.

4.2 Changer de profil

Pour changer de profil, il suffit de le sélectionner dans la liste des profils.

4.3 Exploiter les inventaires

Pour accéder à l’inventaire de chaque type d’équipement, il

faut passer le menu Inventaire


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4.4 Faire des recherches avancées

La fonction recherche de GLPI offre beaucoup d’options pour affiner les recherches, on peut

créer plusieurs filtres

1 : Ajouter un filtre

2 : faire des jointures entre les tables (ordinateurs, imprimantes, logiciels…)

3 : l’attribut à tester

4 : l’opération

5 : la valeur recherchée

6 : supprimer tous les filtres

Exemple : Afficher les ordinateur de l’administration qui sur lesquels Office 2007 est installé

Dans l’inventaire des ordinateurs, on fait une jointure avec la table Logiciels (bouton 2 figure ci-

dessus), puis ajoute la condition sur les champs Nom.

4.5 Faire des extractions

Une fois qu’on a le résultat souhaité, on peut faire des extractions sous différents formats

(PDF, SLK, CSV).


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4.6 Changer le propriétaire d’un élément

L’échange des ordinateurs entre les utilisateurs, entraine des incohérences dans GLPI, le prochain

contact avec l’agent ocs peut régler le problème, mais il est préférable de modifier manuellement le

propriétaire, il suffit de d’ouvrir la fiche de la machine en question et l’affecter à son nouveau

propriétaire. Le changement de propriétaire implique aussi le changement de lieu.

Processus de changement de propriétaire.

a) Changement d’utilisateur

Pour charger la liste des utilisateurs, il faut faire un double clic sur la première case.

b) Changement de lieu

Le changement de lieu suit la même procédure que le changement du propriétaire


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4.6 transférer un élément dans une autre entité

À l’importation dans glpi, les éléments sont rangés par défaut dans l’entité Production. Et pour les

éléments destinés au stock, il faut faire un transfert entre entité.

Sélectionner les éléments à transférer ensuite il faut choisir ‘transférer ‘ dans le menu

déroulant.

Apres la validation, il faut choisir un mode de transfert et l’entité destinataire puis transférer.


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4.7 Faire des synthèses comptables et financières


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Fondation EPF 12

4.8 Générer des Flashcodes

Etiqueter le matériel avec un flashcode permet de simplifier la gestion de ces mouvements, un

intervenant muni d'une "douchette" passe dans les étages d'un bâtiment de l’école. Il "bip"

l'étiquette des équipements rencontrés. Ensuite, il télécharge les informations du terminal sur son

poste de travail et compare les informations récoltées à celles de sa base GLPI.

Les informations enregistrées dans le flashcode sont les suivantes : Nom de la machine, lieu

propriétaire, RAM, CPU, HD, Commentaires.

4.9 Synchroniser la base GLPI avec OCS

Les nouveaux ordinateurs détectés par ocs ne sont automatiquement ajoutés dans GLPI, il faut

synchroniser les deux bases.

Pour vérifier l’existence de nouveaux éléments dans ocs, il faut aller dans Outils puis OCSNG. 4 options sont disponibles :

Importation de nouveaux ordinateurs Synchronisation des ordinateurs déjà importés Lier de nouveaux ordinateurs à des ordinateurs existants Nettoyage des liens GLPI / OCSNG

L’importation de nouveaux ordinateurs : liste les éléments qui sont dans ocs mais pas dans GLPI, il

propose également de les importer.

Synchronisation des ordinateurs déjà importés : met à jour GLPI la base de GLPI si celle d’OCS est

modifiée (pas d’import de nouveaux ordinateurs).


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Lier de nouveaux ordinateurs à des ordinateurs existants : Permet de fusionner une machine déjà présente dans GLPI avec une d'OCS, cette option est très utile lorsque l’on renomme une machine dans le parc, elle nous évite d’avoir la même machine avec deux noms déférents.

Nettoyage des liens GLPI / OCSNG : cette option permet de vérifier que les liens GLPI / OCS sont

cohérents

4.10 Supprimer un élément de l’inventaire

La suppression d’un élément dans glpi se fait en deux étapes :

Supprimer :

Le bouton ‘ supprimer ‘ qui apparait dans la fiche de chaque élément, ne permet pas de supprimer

un élément définitivement, il le place dans la corbeille. Les éléments de la corbeille sont considérés

comme une partie de l’inventaire et pour pouvoir importer de nouveau un ordinateur il faut le

purger.

Purger : pour purger les éléments supprimés, il faut ouvrir la corbeille de chaque inventaire puis

sélectionner les éléments à supprimer définitivement.

Pour ouvrir la corbeille.


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5 La gestion du parc Arriver du nouveau matos ? Rappeler l’objectif de l’entité ?

5.1 Production

5.1.1 La réception d’un nouvel article

À la réception d’un nouvel article (Ordinateur, Switch, Onduleur, Imprimante…), son intégration doit

être faite au moment de sa mise en stock ou production. L’intégration dans GLPI se fait

automatiquement via une stratégie de groupe pour les ordinateurs, et par des découvertes SNMP

pour les équipements réseaux. Pour toute nouvelle machine dans GLPI, il faut renseigner les champs

qui ne sont pas remplis automatique à savoir, le lieu, le propriétaire, les informations financières et

comptables.

Le processus complet lors de la réception d’un article

5.1.2 Modifier un article dans l’inventaire

Pour modifier un élément dans l’inventaire, il suffit de clique sur son nom dans la liste puis compléter informations manquantes.

Réception

*Préparer la machine

*Faire un premier

redémarrage pour

que la machine soit

inventoriée dans ocs.

Compléter la fiche de l’article

+Le propriétaire

+Le lieu

+ Les informations financières

et comptables

+Groupe

Machines_ADM/EDUC

Générer un flash code

et le coller sur l’artiche


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5.1.3 Modifier un groupe de machines

Si on veut modifier une propriété pour tous les postes d’une salle, il suffit d’aller dans la salle en

parcourant l’arborescence et afficher les ordinateurs.

On sélectionne les machines à modifier, puis Modifier et on choisit la propriété à modifier.

5.1.4 Machine en panne

Tous les éléments en panne doivent être placés dans l’entité ‘Matériel en panne’ jusqu’à leur mise

en service.

5.1.5 La mise au rebut

Après le passage au rebut d’une machine, il faut la supprimer de GLPI ou la transférer dans une

entité qui s’appellera’ Rebut’ (à rediscuter).

5.1.6 Voir l’historique de la machine

L’historique d’une machine contient toutes les opérations qu’elle a subies depuis son intégration

dans glpi.


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5.1.7 Gestion des contacts

GLPI permet également la gestion des contacts, chaque contact dispose d’une fiche, elle contient :

nom de famille, prénom, Tél, email etc. un contact est également lié à un fournisseur ou un matériel.

La fiche contact

5.1.8 Gestion des fournisseurs

Dans cette section, on définit les fournisseurs et prestataires qui interviennent à l’EPF, une fiche est

créée pour chaque fournisseur, on peut renseigner un certain nombre d'informations, Tél, Fax, Site

web, email, etc. on peut également lui associer un contact, un contrat, Documents et tickets.

La fiche d’un fournisseur


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5.1.9 Gestion des contrats

Cette section permet de gérer l’ensemble des contacts de types divers qui sont liés à notre matériel.

5.2 Stock

5.2.1 L’espace de Stockage

La réserve du centre info est l’espace de stockage où les équipements sont rangés suivant un

ordre bien précis. Il permet de garder un état juste des stocks, il assure pour chaque article un point

de gestion entre l’approvisionnement et la consommation, c’est le lieu où l’on pointe les entrées et

les sorties.

La réserve le lieu principal de Stockage Lakanal. Centre de service

le matériel de prêt LK Trévise local technique? matériel de prêt Trévise Poincaré Bur. Accueil ?

matériel de prêt Poincaré

Local technique?

le matériel de prêt

Troyes

Local technique?

Seul le matériel de prêt

Montpellier

Les lieux de stockage dans GLPI

Sceaux Troyes Montpellier


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5.2.2 La mise en stock

Les machines ne sont pas souvent mises en fonction dès leur achat, il faut donc les mettre en stock et

les inscrire dans l’entité stock de GLPI.

Le processus complet lors de la réception d’un article

5.2.3 La sortie du stock

Une fois que la machine est assignée à quelqu’un, il reste plus qu’à transférer la machine dans

l’entité production et s’assurer que ces propriétés lui correspondent bien à savoir le lieu, le

propriétaire, le groupe etc.

5.3 La gestion des prêts

La gestion des réservations fait partie des taches les plus importantes du support et le manque d’un

vrai outil de gestion, entraine beaucoup de difficultés et il devient très difficile d’avoir une image

réelle du stock, les réservations à venir, l’avancement d’une demande de réservation, le nombre du

matériel disponible ou tout simplement localiser un élément prêté et identifier la personne qui le

détienne. La solution proposée par glpi permettra de gérer tous cas de figures, elle permettra

également d’avoir une vision globale et précise sur l’état du stock à un instant donné.

5.3.1 Aperçu de la solution

Le tableau suivant reflète l’état actuel du stock notamment le matériel réservable.

Réception

Préparation de la

machine

Effectuer un premier

redémarrage pour

l’exécution de

l’agent ocs

Transférer la machine

l’entité stock

(Voir le point 4.6 pour le

transfert d’un élément)

Générer un flash code

et le coller sur

l’artiche


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Nom : Bios Name de la machine

Utilisateur : la personne qui détienne la machine

Interdire le matériel : permet d’ajouter ou supprimer l’élément de la liste des matériels

réservables

Planning : offre un aperçu des réservations programmées pour la machine en question

Etat actuel : permet d’avoir un aperçue rapide sur l’avancement de la réservation

Début : la date de début de la réservation

Description : la description de la demande (l’évènement ou toute information utile pour

le choix de la machine à réserver).

Ce tableau est maintenu à jour par l’équipe support, il déclare les nouvelles réservations et assure le

suivi de chaque réservation grâce tableau de bord ci-dessous.

5.3.2 Tableau de suivi

Les réservations pour la date d’aujourd’hui

Les réservations en cours

Les réservations expirées et le

matériel à récupérer

Les réservations à venir


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5.3.3 Le formulaire de réservation du matériel audiovisuel

Les utilisateurs disposent également d’un formulaire en ligne, il servira pour faire les demandes de

réservation directement via l’interface simplifiée.

Le raccourci mène directement au formulaire suivant.

La soumission du formulaire crée automatiquement un ticket avec toutes informations renseignées.

Les tickets liés aux réservations sont affiché à part. (Figure ci-dessus)


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5.3.4 Comment traiter une nouvelle demande de réservation

Pour traiter une nouvelle demande de réservation, aller dans Outils->Réservation.

Cliquer sur le palaning du matériel à réserver ensuite il faut choisir la date de réservation et remplir

le formulaire ci-dessous.

Réservation pour un jour ou une période de XX jours

A la fin de la saisie, cliquer sur ajouter pour enregistrer la réservation.


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Réservation récurrente.

Ex : Tous les Lundi pendand 10 semains.

Après la saisie, cliquer sur ajouter. la réservation sera donc enregistrée sur une plage de 10 semains.


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5.3.5 Les gestionnaires de prêts

Un gestionnaire sera désigné pour chaque site, il aura accès uniquement à la partie de l’inventaire

qui représente son stock. Tous les gestionnaires disposent de la même interface de gestion grâce au

profil StockManager qui leur sera associé au moment de la connexion.

Lakanal Entité : StockLK

Poincaré Entité : StockPC

Trévise Entité : StockTr

Entité : StockTry

Entité : StockMtp

Profil = StockManager

Les gestionnaires de stock

Sceaux Troyes Montpellier


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5.4 Support

5.4.1 Présentation de l’interface support.

Suivi des incidents

Suivi des demandes

Demandes de réservations