planification et suivi de projet avec ms project

8/9/2019 planification et suivi de projet avec ms project

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Ralis par

la Direction des Systmes d'Information du CNRS (DSI)

Planification et suivi de projet avecMSProject

Manuel dutilisation

Version 1.4 - Mars 2009


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Table des matires

Manuel dutilisation MSproject Mars 2009 3/23

Table des matires

TABLE DES MATIERES__________________________________________________________________ 3

A PROPOS DE CE MANUEL ______________________________________________________________ 5

MISES A JOUR__________________________________________________________________________ 7

A - CREER UN NOUVEAU PLANNING_____________________________________________________ 9

1. Enregistrer le nouveau planning ......................................................................................................... 9

2. Dater le planning .................................................................................................................................. 9

3. Ajuster lchelle de temps .................................................................................................................... 9

B - CONSTRUIRE LE PLANNING ________________________________________________________ 11

1. Recommandations sur la dmarche de construction du planning.................... ........... ......... .......... 11

2. Entrer les noms des tches ................................................................................................................. 11

3. Identifier les tches rcapitulatives................................................................................................... 12

4. Affecter les ressources aux tches ..................................................................................................... 124.1. Origine des ressources............................................................................................................... 124.2. Affectation des ressources aux tches ....................................................................................... 13

5. Entrer les dures estimes des tches et positionner des jalons.......... ............ ......... ........... ......... ... 13

6. Lier les tches entre elles.................................................................................................................... 14

7. Ajuster les dures des tches ou appliquer des contraintes de date aux tches ..................... ....... 15

8. Faire vrifier le planning par les intervenants concerns ................... ............ ......... ........... ......... ... 17

C - TENIR A JOUR UN PLANNING CONSOLIDE ET DES PLANNINGS DETAILLES ___________ 19

D - SUIVRE LAVANCEMENT DU PLANNING _____________________________________________ 21

1. Tenue jour du planning................................................................................................................... 21

2. Gestion des versions successives du planning.............. ............ ........... ......... ........... ......... ............ ..... 21

E - QUELQUES MENUS UTILES _________________________________________________________ 23


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A propos de ce manuel


A propos de ce manuel

Ce manuel a pour but de prsenter les principes de planification et de suivi de projet avec loutil

MSProject, version Standard 2002.

La planification est un outil indispensable de management de projet, un moyen essentiel de prise de dci-

sions pour le chef de projet : pour dfinir les travaux raliser, fixer des objectifs, coordonner diverses ac-

tions, matriser les moyens requis, minimiser les risques rencontrs, enfin mettre en place une stratgie de

management, notamment en suivant les activits en cours et en rendant compte de l'tat d'avancement du

projet.

La planification est aussi un facteur de communication entre les diffrents intervenants du projet.

Une dmarche de planification simplifie est prsente dans ce manuel : elle est base sur une estima-

tion des dures des tches et non des charges.

Cette dmarche permet de grer de manire prcise un calendrier et une logique de droulement du projet.Ct ressources, elle permet didentifier les tches affectes aux diffrents intervenants du projet mais elle

ne permet pas de grer de manire prcise le taux daffectation des ressources : chaque intervenant dans le

projet devra donc vrifier le ralisme des estimations qui le concernent.

Par ailleurs, le prsent manuel ne couvre pas toutes les fonctionnalits offertes par loutil MSProject mais

rsume lessentiel connatre pour crer et manipuler un planning ainsi que quelques recommandations ou

mises en garde. Pour en savoir plus sur les fonctionnalits de loutil, se rfrer laide en ligne.

Utilisation de ce manuel

Le chapitre A dcrit la cration dun nouveau planning, partir dun modle de planning pour le projet qui

prdfinit un certain nombre dlments (ressources, calendrier, prsentation).

Le chapitre B explicite la construction dun planning, en faisant ressortir les prcautions prendre pour fa-voriser le suivi ultrieur du planning.

Le chapitre C explique comment tenir jour plusieurs plannings et les consolider dans un seul.

Le chapitre D traite du suivi du planning pendant la dure du projet.

Enfin, le dernier chapitre donne quelques trucs utiles.

Conventions

Les noms de fentre, de zone de dialogue ou de zone de saisie apparaissent entre guillemets, par exemple

onglet Prdcesseurs .

Les noms de commande dun menu apparaissent en gras italique spars par des /, par exemple : menu Fi-

chier/Imprimer

Ce pictogramme identifie des remarques utiles mais sans incidence sur le cours

des instructions exposes.

Ce pictogramme identifie des informations lire et/ou excuter

imprativement, qui peuvent influencer le cours des instructions suivantes.

Assistance

En cas de problme dans lutilisation de ce manuel, vous pouvez contacter lanimateur qualit.


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Mises jour


Mises jour

Fvrier

2004Version initiale du manuel dutilisation MSproject

Mars 2004 Ajout de prcisions pour le partage des ressources (ouverture du fichier

contenant les ressources que lon veut partager en pralable au partage des

ressources)

Suppression de lutilisation dun menu : Affichage/ Utilisation des ressources,

qui nest pas vraiment exploitable dans le contexte.

Mai 2004 Ajout de prcisions : annulation uniquement de la dernire action possible, ne

pas modifier le calendrier standard, enregistrement de la planification initiale etsuivi des drives

Juillet 2004 Ajout de prcisions : ajuster la dure dune tche, enregistrer au format PDF.

Mars 2009 Ajustements mineurs du manuel en fonction du nouveau modle de planning

Dans MSproject, on ne peut annuler que la dernire action : penser sauvegarder rgulirement et vrifier les mises jour au fur et mesure.


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A - Crer un nouveau planning


A - Crer un nouveau planning

Un modle de planning est mis disposition de lquipe projet afin

dhomogniser les prsentations, le calendrier et ventuellement les identifiants

des ressources.

1. Enregistrer le nouveau planning

Ouvrir le modle de planning du projet (extension .MPT ).

Enregistrer le planning avecFichier/Enregistrer sous (Type de fichier = projet ).

MSProject rajoute lextension .MPP .

Le diagramme qui saffiche par dfaut louverture dun planning est le diagramme de Gantt.L'affichage Diagramme de Gantt prsente des informations concernant les tches du projet, la fois sous la

forme de texte et de graphique barres.

La partie gauche de cet affichage est constitue de colonnes dans lesquelles il est possible de saisir et

modifier des noms de tche, des dures, le fait que ce soit un livrable (production attendue) ou pas, des da-

tes de dbut et de fin.

Sur la partie droite de cet affichage, les barres du Gantt sont utilises pour prsenter sous forme graphi-

que les dures de tche, leurs dates de dbut et de fin sur une chelle de temps, ainsi que les liaisons entre

tches et les ressources affectes.

Exemple :

2. Dater le planning

Mettre jour la date de dbut du projet avecProjet/Informations sur le projet.

Modifier le titre du projet pour quil saffiche en entte avecFichier/Proprits/Rsum/Titre .

3. Ajuster lchelle de temps

Par dfaut dans le modle propos, le dcoupage principal se fait en anne et le dcoupage secondaire en

mois.

Il est possible de modifier ce paramtre :Format/Echelle de temps.

On peut galement utiliser le zoom de la barre d'outils pour augmenter ou diminuer l'chelle.


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B - Construire le planning



1. Recommandations sur la dmarche de construction du planning

A la construction du planning, il est prfrable de prendre certaines

prcautions afin dviter des surprises lors du suivi ultrieur du planning, par

exemple des effets de bord automatiques non matriss lors de la mise jour

dune dure ou dune date.

Essentiellement, les principales difficults quon pourra rencontrer lors du suivi proviennent du fait que

lon positionne en dur des dates de dbut ou de fin de tche : lorsquon planifie ainsi, MSProject

positionne des contraintes sur les tches (sans le signaler explicitement) qui ensuite provoquent des ef-fets de bord pas toujours attendus.

On va donc essayer de planifier en sappuyant au maximum sur les dures des tches et les liens entre les

tches.

Ds lors, les tapes suivre dans lordre (dtailles ci-aprs) essaient de rpondre cet objectif :

Entrer les noms des tches

Identifier les tches rcapitulatives

Affecter les ressources aux tches (cette action peut se faire galement au fur et mesure delentre des tches).

Entrer les dures estimes des tches et positionner des jalons (cette action peut se faire gale-ment au fur et mesure de lentre des tches)

Lier les tches entre elles (logique de droulement du projet)

Ajuster les dures des tches ou appliquer des contraintes de date aux tches (dates de dbut oude fin)

Faire vrifier le planning par les intervenants concerns

2. Entrer les noms des tches

Pour entrer une tche dans le Gantt, se positionner sur la prochaine ligne vide ou insrer une ligne. Saisir

le nom dans la zone Nom de la tche (de prfrence un verbe linfinitif).

Ne pas mettre les tches de fond rcurrentes du projet ou celles qui sont plutt

du ressort dun suivi dactions (ceci aurait pour consquence dalourdir leplanning ou de le transformer en pense-bte ).

Pour afficher les informations sur une tche : double-cliquer sur la ligne de la

tche ou menuProjet/Informations sur la tche ou bouton droit de la souris.


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3. Identifier les tches rcapitulatives

Si le nombre de tches auquel on parvient est trop lev, cela nuit la clart de la lecture du planning : il

est recommand dinsrer des tches rcapitulatives qui englobent des tches subordonnes.

Une tche rcapitulative est reprsente par une ligne noire borne par des "pointes" sur le Gantt. Les t-

ches rcapitulatives apparaissent en gras et les tches subordonnes sont en retrait sous ces dernires.

La dure, les dates de dbut et fin dune tche rcapitulative sont calcules

automatiquement en fonction des lments prciss dans les tches

subordonnes.

Pourpositionner des tches rcapitulativesou subordonnes, utiliser les flches du bandeau :

( Hausser et Abaisser )

Par exemple : slectionner des tches qui seront subordonnes puis cliquer sur la flche Abaisser : la tche

immdiatement au dessus devient leur tche rcapitulative,

se positionner sur une tche existante ou insrer une ligne, puis cliquer sur la flche Hausser :la tche devient rcapitulative pour toutes celles situes en dessous.

Le nom dune tche rcapitulative commence de prfrence par un nom (car elle correspond une macro

tche ou une tape, par exemple intgration ).

On peut masquer les tches abaisses (cliquer sur le signe devant les tches rcapitulatives) et ne gar-

der que les tches rcapitulatives, ce qui est une faon de prsenter une version de synthse du planning.

4. Affecter les ressources aux tches

Pour chaque tche, il sagit didentifier la ou les personnes (ou lquipe) auxquelles va tre confie la r-

alisation de la tche.

4.1. Origine des ressources

Pour favoriser une identification commune des ressources au sein dun projet, deux options sont possibles.

Utilisation du modle de planningOn dfinit dans le modle de planning du projet une liste des ressources potentiellement utilisables (struc-

tures du projet ainsi que la liste des personnes de lquipe projet).

Chaque fois quun planning est cr avec ce modle, une liste de ressources initiale est cre.

Par contre si une nouvelle ressource est ajoute au modle (nouvel arriv), elle nest pas reporte dans tous

les plannings crs prcdemment avec ce modle.

Utilisation du Partage de ressourcesSi on veut faire des plannings consolids (cf chapitre C) et pouvoir partager les mmes ressources entre

plusieurs plannings (avec report des mises jour de ressources), il faut utiliser la fonctionnalit de Partage

des ressources :

o Ouvrir le fichier MSProject dans lequel se trouvent les ressources que lon souhaite par-tager. Ce fichier peut tre unique pour une quipe projet et tre exclusivement consacr

la liste des ressources (non utilis pour une planification).

o Se positionner dans le fichier qui souhaite importer les ressources.o Outils/Partage des ressources/Partager des ressourceso Cocher la case Utiliser les ressources et slectionner le fichier des ressources.


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o Cocher la case Le groupe est prioritaire pour que en cas de conflit le fichier des res-sources soit prioritaire (option coche par dfaut).

4.2. Affectation des ressources aux tchesLensemble des ressources disponibles peut tre visualis en affichant le tableau des ressources avecAf-

fichage/Tableau des ressources.Cet affichage prsente, sous forme de feuille de calcul, des informations concernant chaque ressource du

projet : le nom (cest en fait le pseudonyme de la personne, par exemple FVI , pour des raisons de sim-

plification la saisie et laffichage) et le nom complet.

Pouraffecter une ou plusieurs ressources une tche, afficher les Informations sur la tche , onglet

Ressources .

Entrer une ressource par ligne :

soit en saisissant le pseudonyme de la ressource dans la zone Nom de la ressource ,

soit en choisissant la ressource dans la liste daide : pour cela se positionner sur la zone Nom dela ressource et afficher la liste daide droulante (icne flche droite de la zone).

Pour une planification simplifie, on nindique pas de pourcentage daffectation

aux tches (zone units ).

Il est possible dajouter des ressources soit directement lors de laffectation dune ressource une tche (le

tableau des ressources est mis jour mais la nouvelle ressource apparat la fin de la liste daide et non

par ordre alphabtique), soit dans le tableau des ressources (tout en ayant un numro dordre incrment,

ce tableau est class par ordre alphabtique).

Il est recommand daffecter galement une ressource pour les tches

rcapitulatives : on prcise ainsi le responsable de la macro tche ou de ltape.

5. Entrer les dures estimes des tches et positionner des jalons

Pour simplifier le processus de planification et son suivi, on ne gre pas le planning avec des charges

mais avec des dures : c'est--dire quon va estimer une dure de ralisation partir du travail raliser

pour la tche et des ressources que lon y a affectes.

La dure choisie doit tre la fois raliste et raisonnable (une tche doit avoir une dure infrieure 4 se-maines pour pouvoir matriser son avancement rel, dans lidal entre 5 et 10 jours).

Donner des dlais trop courts entrane l'impossibilit de les respecter, tandis que des chances trop sou-

ples ne permettent pas l'optimisation du projet : il est en effet probable que les tches durent alors le temps

prvu et que les dures ne soient pas revues.

Par dfaut, la dure s'affiche en jours, mais il est possible de la modifier (Outils/Options/Prvisions).

Noter aussi que MS Project calcule la dure en jours ouvrs : 1 semaine comprend 5 jours ouvrs, 1 mois

20 jours ouvrs en moyenne et 1 anne 10,5 mois ouvrs, soit 210 jours ouvrs.

Par dfaut dans le modle propos, le calendrier standard MSProject est utilis : aucun jour fri nest po-

sitionn : en tenir compte dans lestimation des dures.


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Ne pas modifier le calendrier du projet (menu outils/modifier le temps de

travail) car si le planning est consolid avec dautres plannings, le calcul des

dates dans le planning consolid pourrait alors tre diffrent du planning

dorigine.

Pourentrer une dure :

soit se positionner dans la zone Dure de la ligne dune tche,

soit dans les Informations sur la tche , onglet Gnral ,

soit directement sur la partie graphique du Gantt : en positionnant la souris sur la barre de la tche(curseur en forme de flche vers la droite) et en ajustant la taille de la barre (vers la droite ou la

gauche).

Toute tche dont la dure est gale zro est un jalon, cest--dire un point de rfrence qui marque un

vnement principal dans un projet (runion, livraison, dcision) et qui est utilis pour suivre son avan-

cement. Un jalon est reprsent par un losange sur le diagramme de Gantt.

Pourpositionner un jalon :

soit mettre la dure de la tche 0 jour,

soit cocher la case jalon dans les Informations sur la tche , onglet Confirm .

6. Lier les tches entre elles

Pour montrer la logique de droulement du planning, il est prfrable que chaque tche soit lie une au-

tre, par exemple la tche 4 ne peut dbuter que lorsque la tche 3 est termine.

De plus, il est recommand de lier les tches entre elles pour favoriser le suivi

ultrieur de lavancement : en effet, si une tche prend du retard, ce retard va se

rpercuter sur toutes les tches lies suivantes ; dans le cas o aucune autre

tche nest lie, on mesurerait moins bien limpact que ce retard pourrait avoir

sur lensemble du projet.

Pour lier une tche une ou plusieurs tches, afficher les Informations sur la tche , onglet Prd-

cesseurs .

Entrer une tche par ligne :

soit en saisissant le numro de la tche dans la zone N ,

soit en choisissant la tche dans la liste daide pour cela se positionner sur la zone Nom de la t-che et afficher la liste daide droulante (icne flche droite de la zone).

On peut aussi slectionner deux tches et cliquer sur licne Lier les tches de la barre doutils.

Les tches peuvent tre disposes :

les unes la suite des autres (type Fin/Dbut), option par dfaut,

dbuter en parallle (type Dbut/Dbut)


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ou se terminent en mme temps (type Fin/Fin).

Pour choisir le type de lien, se positionner dans la zone Type et choisir dans la liste daide (mais il est

prfrable de privilgier le lien par dfaut Fin/Dbut).

On peut aussi dterminer du retard ou de l'avance entre les tches.

Pour lier une tche une prcdente avec du retard, il existe 2 possibilits (choisir en fonction de la

logique relle de droulement des tches) :

soit une liaison Dbut/Dbut avec du retard : solution prfrer car si la premire tche prend duretard, le dbut de la seconde nest pas dcal pour autant,

soit une liaison Fin/Dbut avec de l'avance (retard ngatif) : attention, si la premire tche prenddu retard (sa dure augmente), le dbut de la tche 2 se dcale d'autant.

Ne pas abuser de ce type de liaison car il peut pnaliser le suivi futur du

planning.

Si on insre une tche entre deux tches dj lies, MSProject rompt

automatiquement la liaison existante et en cre deux nouvelles entre la tche

insre, la prcdente et la suivante.

Eviter de lier entre elles les tches rcapitulatives : cela risque d'entraner desconflits ensuite entre les tches.

7. Ajuster les dures des tches ou appliquer des contraintes de date

aux tches

Aprs avoir indiqu les liens entre les tches, les tches se dcalent dans le temps et on obtient un calen-

drier.

Jusquici, on na pas modifi explicitement les champs date de dbut et

date de fin des tches : MSProject les a calcules automatiquement en

fonction des dures et des liens entre tches.

A ce moment l, il est gnralement ncessaire de retravailler sur lestimation de la dure des tches (ne

pas oublier de tenir compte des ressources qui sont affectes) ou bien de positionner des dates ou des

contraintes de date sur les tches.

Attention cette tape de la planification, qui conditionne beaucoup le suivi

ultrieur du planning.


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Pourentrer une date de dbut ou de fin dune tche :

soit se positionner dans la zone Dbut ou Fin de la ligne dune tche, soit dans les Informations sur la tche , onglet Gnral .

Si on saisit une date de dbut, MSProject met une contrainte Dbut au plus tt le .

Si on saisit une date de fin, MSProject met une contrainte Fin au plus tt le .

Pour connatre et modifier les contraintes de date sur une tche, afficher les Informations sur la t-

che , onglet Confirm .

Par dfaut, la contrainte positionne est Ds que possible . Essayer de la conserver.

Si une contrainte a t positionne prcdemment, mais na pas lieu dtre, positionner le type de

contrainte Ds que possible (et si besoin, la date de la contrainte vide ou NC ).

Les contraintes Doit commencer le et Doit finir le fixent des dates inamovibles et bloquent les fu-

turs dcalages du planning. A utiliser donc lorsquune date est imprative.

Lorsquune date de fin est incontournable pour une srie de tches, il est prfrable de positionner un jalon

avec une contrainte Doit finir le et de lier la dernire tche aboutissant ce jalon.

Remarque : la premire colonne du Gantt est la colonne Indicateurs qui donne des informations di-

verses sur les tches et en particulier si des contraintes existent sur les tches ou pas. Voici quelques signi-

fications qui peuvent tre utiles :

La tche est soumise une contrainte fixe (pas de dcalage possible) :

Dbut Au Plus Tard Le

Fin Au Plus Tard Le Doit Commencer Le

Doit finir Le

La tche est soumise une contrainte moyennement flexible :

Dbut Au Plus Tt Le

Fin Au Plus Tt Le.

Lorsque tous les liens et contraintes sont positionns, sassurer que les flches

descendent (ordre chronologique des tches), par exemple :

Si ce nest pas le cas, dplacer les tches (glisser-dposer).

8. Faire vrifier le planning par les intervenants concerns

Chaque intervenant dans le projet, affect une ou plusieurs tches, doit vrifier quil pourra effectivement

tenir les dlais de ralisation de ses tches, en fonction de son temps de prsence et de ses ventuelles

autres activits.


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Pour cela, chacun peut visualiser les tches qui lui sont affectes (ne pas oublier de visualiser galement

celles qui lui sont affectes dans le cadre dune quipe : groupe de travail, comit).

Si des ajustements sont utiles, les demander la personne responsable de la tenue du planning.

Pourafficher les tches affectes une ou plusieurs ressources, deux cas peuvent se prsenter :

Sil sagit de visualiser les tches dune seule ressource, se positionner sur le Gantt :o Projet/Filtr pour : Utilisant les ressourceso Slectionner la ressource.

Sil sagit de visualiser les tches qui concernent plusieurs ressources, par exemple FVI et Equipe projet , se positionner sur le Gantt et crer un filtre spcifique. Par exemple :

o Projet/Filtr pour : Plus de filtreso Cliquer sur le bouton (case Tches coche)o Donner un nom au filtre : filtre-fvi o Remplir le premier critre : Nom du champ = Noms ressources , Condition =

contient exactement , Valeur(s) = FVIo Sur la deuxime ligne, mettre un OU dans la colonne de droite ET/OU (si cette co-

lonne a disparu du tableau, la faire rapparatre grce aux flches de dplacement)

o Remplir le second critre : Nom du champ = Noms ressources , Condition = contient exactement , Valeur(s) = Equipe projet


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C - Tenir jour un planning consolid et des plannings dtaills


C - Tenir jour un planning consolid et des plannings

dtaills

Hormis la possibilit de crer des tches rcapitulatives, il peut tre utile de travailler avec des plannings

de plusieurs niveaux, par exemple :

un macro planning, sur la dure globale du projet, destination des partenaires du projet,

un planning par phase du projet,

un planning par macro tche de chaque phase,

un planning dtaillant le travail effectuer par une composante dune quipe.Ds lors diffrentes personnes au sein de lquipe projet peuvent tenir jour le planning des tches dont el-

les sont responsables.

Ces diffrents plannings peuvent tre consolids dans un planning global :

chaque sous planning apparat alors comme une tche rcapitulative du planning consolid,

les mises jour effectues au niveau dun sous planning sont rpercutes louverture du plan-ning consolid,

de mme, lorsquon visualise le planning consolid, il est possible dapporter des modificationsqui seront rpercutes dans les sous plannings.

Si on nutilise pas de liste de ressources partages, il ny a pas de consolidation

des ressources, cest--dire que dans le planning consolid il y aura deux

ressources FVI diffrentes si FVI apparat dans deux sous plannings.

Pour consolider dans un planning global, ouvrir ou crer un nouveau planning (qui sera le planning

consolid) :

se positionner sur la ligne de tche au-dessus de laquelle un sous planning doit tre insr,

Insertion/Projet, slectionner le fichier souhait,

enregistrer le planning consolid.

Conserver la case " Lier au projet " coche sinon toute modification dans le sous

planning source ne sera plus rpercute dans le planning consolid.

Si on veut pouvoir lier des tches entre sous plannings, choisir .

Sinon et afin de privilgier les modifications dans le sous planning source et pas

dans le planning consolid, choisir .

Pourtablir une liaison entre tches de sous plannings, entrer dans la zone N de longlet Prd-

cesseurs :

le nom du sous planning (cest le nom du fichier),

le caractre \ ,

et le N de tche,par exemple Sous planning\18 .


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C - Tenir jour un planning consolid et des plannings dtaills


De manire plus simple, on peut aussi slectionner les deux tches et cliquer sur licne Lier les tches

de la barre doutils.

Les tches provenant dautres plannings apparaissent en gris sur le Gantt. Pour afficher le nom du projetauquel elles appartiennent, insrer la colonne Projet parmi les colonnes du Gantt.

Remarque : la premire colonne du Gantt Indicateurs donne des informations sur les sous plannings :

La tche est un projet insr.

La tche est un projet insr en lecture seule.


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D - Suivre lavancement du planning


D - Suivre lavancement du planning

1. Tenue jour du planning

Une fois le planning construit et vrifi par les intervenants, il est possible denregistrer cette planification

initiale afin de pouvoir ensuite visualiser les dcalages.

Pourenregistrer une planification initiale :

Outils/Suivi/Enregistrer la planification initiale

cliquer sur OK.

Pour effectuer lavancement du planning :

en fonction de ltat davancement des tches en cours, augmenter ou diminuer leur dure, ajouter des tches,

revoir des affectations de ressources,

etc.

Pour observer les dcalages ventuels qui peuvent survenir entre ce qui a t prvu initialement et ce qui

est effectivement ralis (si on a enregistr la planification initiale) :

Affichage/GanttSuivi, penser ajuster lchelle de temps de cet affichage si besoin est.

2. Gestion des versions successives du planning

MSProject Standard noffre pas de possibilit de gestion de version automatise (il faudrait mettre en u-

vre un serveur Microsoft Project).

Si on utilise des plannings consolids, les noms de fichier ne doivent pas changer. Pour chaque planning,

on gre donc un seul fichier (qui doit toujours garder le mme nom).

Avant toute modification, sauvegarder la version prcdente sous un autre nom (intgrer par exemple la

date de mise jour prcdente dans le nom du fichier).

Si on gre un planning de manire indpendante, on peut intgrer la date de dernire mise jour galement

dans le nom du fichier.

Les modifications apportes au planning doivent donc tre signales par le responsable du planning aux in-

tervenants concerns, par mail par exemple.

Il est galement possible de commenter les tches, grce longlet Remarques des Informations sur

la tche .

Dans ce cas, la premire colonne du Gantt Indicateurs le signale :

Une remarque est attache la tche, la ressource ou l'affectation.


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E - Quelques menus utiles


E - Quelques menus utiles

Format/Style des barresPour personnaliser la forme des barres du Gantt, ainsi que le texte qui apparat sur le planning.

On peut aussi modifier le style dune ligne en particulier du Gantt : avec un clic droit sur la barre graphi-

que et optionMise en forme de la barre

Projet/Filtr pour : Pour slectionner une partie des tches ou des ressources (par exemple, sur le Gantt : que les rcapitula-

tives, que les jalons, pour une ressource) ;

Pour dsactiver un filtre, cliquer sur Toutes les tches ou sur Toutes les ressources dans le menu

Projet/Filtr pour : .

Affichage/Calendrier

Pour afficher un calendrier mois par mois avec les tches qui y sont planifies.

Fichier/Mise en pagePour ajuster les options dimpression. En particulier pour le diagramme de Gantt, ouvrir longlet Affi-

chage pour choisir le nombre de colonnes que lon veut imprimer ou lajustement de lchelle de temps

la page (mais pour des grands plannings, ne pas oublier la possibilit de modifier l'chelle de temps For-

mat/Echelle de temps).

Masquer la colonne ouInsrer une colonnePour afficher ou masquer des informations sur les tches ou les ressources (menu accessible aprs un clic

droit sur une colonne du tableau Gantt ou du tableau des ressources).

Fichier/Enregistrer sous

Pour exporter le planning sous un format autre que MSProject (pour des destinataires ne layant pas surleur poste), par exemple sous un format page Web ou Excel :

Slectionner Type de fichier = Page Web ou Classeur Microsoft Excel

Cliquer sur le bouton , ...

Edition/Copier limage ou icnePour copier laffichage dans un format image.

Si vous avez cliqu sur Telle qu' l'cran ou Telle qu' l'impression , basculez dans le pro-

gramme dans lequel vous voulez coller les informations Microsoft Project, puis collez l'image en

utilisant la commande Coller du programme.

Fichier/Imprimer

Pour exporter le planning sous un format PDF, choisir Acrobat Distiller comme imprimante. Position-ner les dates de lchelle de temps, puis .

Ceci ncessite davoir Acrobat Distiller install sur son poste.

Documents

planification et suivi de projet avec ms project