Septembre 2016

Plateforme

Dém@’TIC Santé

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Créé il y a plus de 30 ans par et pour les hospitalier

Etabli sur 2 sites : Limoges et Poitiers

9 Pôles métiers composés de 130 collaborateurs experts

Intervention sur toute la France, DOM et TOM compris

280 établissements adhérents

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Disposer de tous les outils permettant d’assurer l’ensemble de la chaine de

dématérialisation quelque soit le processus métier impliqué :

Acquisition numérique

Gestion de processus métiers

gestion des documents vivants

gestion des archives à valeur probatoire

Respecter l’ensemble des contraintes réglementaires (actuelles et à venir)

Rationaliser les moyens humains et financiers sans être totalement tributaire des

stratégies des éditeurs de logiciels

Amener une démarche d’urbanisation basée sur l’interopérabilité et une plateforme

robuste

Faciliter le travail des utilisateurs en proposant des outils adaptés :

les applications métiers pour les processus métiers

le portail d’établissement pour la démarche globale

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Dématérialiser avec une vision globale et non « en silos »

Disposer d’une GED compatible avec tous les processus métiers :

Finances (PESV2, CHORUS), Ressources Humaines, Gestion

Administrative du Patient, Dossier Patient …

Pouvoir numériser et archiver électroniquement avec la valeur probatoire

pour s’affranchir du papier

Offrir le cadre permettant de respecter la réglementation et apportant la

sécurité nécessaire aux documents électroniques et pour la gestion des

accès

Répondre aux exigences liées aux processus de certification (HAS, …)

Permettre aux utilisateurs de disposer de solution simple pour l’accès aux

informations

Des besoins en matière d’urbanisation et d’optimisation des ressources

en interne mais aussi vers l’externe (groupements)

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Un document c’est quoi ?

un support

une information enregistrée de manière persistante

Un document a une valeur explicative, descriptive ou de

preuve

Une archive c’est quoi ?

un document

un ensemble de documents

Une archive a un objectif de conservation pour pouvoir

s’y reporter un jour à des fins de preuve (Article L211-1

code du patrimoine - NF Z 42-013)

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La dématérialisation c’est quoi ?

Le remplacement de support d’informations matérielles

souvent papier par des fichiers informatiques

La valeur probatoire c’est quoi ?

Garantir légalement l’intégrité d’un document ou d’une

archive via des mécanismes de sécurité (coffre fort

numérique) :

Auteur : signature électronique

date de création : horodatage

format et contenu : empreinte

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Numérisation des documents papiers

Numérisation de documents sans valeur

légale, archivage des originaux et travail à

l’aide des copies numérisées.

C’est une forme courante d’utilisation pour

faciliter la transmission de documents par

messagerie électronique par exemple

Transmission de documents

Transmission sous forme de données

structurées d’informations contenues dans

des documents papier. Seule la version

papier a une valeur légale et fiscale, ce qui

force sa conservation.

Ce type de dématérialisation est le plus

utilisé aujourd’hui.

Dématérialisation à valeur probatoire

Transmission de données numérisées,

structurées ou non, signées

électroniquement et archivées dans un

« coffre fort numérique ».

C’est l’étape la plus avancée de la

dématérialisation, permettant de

dématérialiser totalement les documents à

valeur légale et fiscale.

Dématérialisation à la source

Transmission de données structurées

uniquement sans échange de papier.

Dans ce cas aucun document papier n’est

nécessaire, et c’est le mode de

dématérialisation avancé le plus simple à

mettre en place dans le cadre où les

informations à transmettre n’ont pas de

valeur légale.

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La dématérialisation au service de

l’amélioration de la gestion des

processus métiers (BPM)

Maitriser le dispositif de création

Optimiser la performance

opérationnelle en respectant les

contraintes

Mettre en œuvre des démarches

d’automatisation et d’amélioration

continue de ces processus

Accompagner au changement

Renforcer l’agilité de l’organisation

Orienter l’organisation et la cultures

des agents vers le tout numérique

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Loi de modernisation de santéDans le cadre de la loi n°2016-41 du 26 janvier 2016 de modernisation de notre système de santé,

une disposition (art. 2014. 5) habilite le gouvernement à légiférer par ordonnance afin d’atteindre trois

objectifs :

Fixer les critères de valeur probante de la copie numérique de documents de santé papier,

Fixer les exigences pour la constitution de données numériques natives à valeur probante,

Fixer les critères de conservation de ces documents et données numériques afin de garantir leur valeur

probante et leur lisibilité à long terme.

Dématérialisation des flux comptablesL’arrêté ministériel D167-23 du 18/08/2011 porte obligation au 1er janvier 2015 de dématérialiser les

flux comptables vers la DGFIP et très rapidement les pièces justificatives liées aux transferts.

Dématérialisation des factures fournisseursLe 1er janvier 2017, une nouvelle réglementation (projet CHORUS Portail Pro) impose aux

établissements de santé publics de recevoir des factures dématérialisées de la part de leurs

fournisseurs.

Loi travailDématérialisation RH : fiche de paye, coffre fort numérique salarié …

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Dématérialisation des marchés publicsA l’horizon 2018, les marchés publics supérieurs aux seuils européens devront être passés selon une procédure

entièrement dématérialisée. Les directives européennes marchés publics du 26 février 2014 l’imposent.

Le code des Marchés Publics et l’ordonnance 2005-649 relatif aux marchés de commandes publiques sont

remplacés par l’ordonnance 2015-899 du 23 juillet 2015, dont la parution des décrets d’application est prévue le

1er avril 2016.

Certification HASL’ordonnance n° 96-346 du 24 avril 1996 portant réforme hospitalière, introduit la certification au sein du

système de santé français.

Informations médicales du patientLa gestion des informations médicales nominatives patient doit également suivre les règles établies par le

Ministère de la Santé au travers de l’Hébergement de Données à Caractère Personnel (HDSCP).

Durées légales d’archivage des documents d’un établissement public de santéPlusieurs circulaires existent et fixent les durées légales de conservation fixées par les Archives de France.

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Normes & exigences concernant l’archivage à valeur probatoire

Le SIAF (Service Interministériel des Archives de France) est l’autorité de tutelle concernant

l’archivage électronique à valeur probatoire -> obligation de disposer d’une certification de

Tiers Archiveur pour héberger et conserver les archives numériques

Validation des démarches établissements par les Archives Départementales

AFNOR NF Z42-013 : concerne les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre

pour l'enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques, dans des

conditions qui en garantissent l’intégrité.

ISO 14721 (modèle OAIS) : Cette norme, basée sur le modèle conceptuel de système ouvert

d’archivage d’information (Open Archival Information System = OAIS), définit un ensemble de

recommandations, afin d’assurer l’intelligibilité et la pérennité des données, dans le cadre de

l’archivage à long terme (normes et bonnes pratiques pour architecturer les SAE).

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Normes & exigences concernant l’archivage à valeur probatoire

SEDA : Le Standard d’Echange de Données pour l’Archivage (SEDA) modélise les différentes

transactions (6) qui peuvent avoir lieu entre des acteurs (5) dans le cadre de l'archivage de

données. Le SEDA définit de manière formelle : les transactions par des scénarios où les acteurs

s'échangent des message, la forme des messages échangés au cours de ces transactions par des

schémas XML.

Le standard évolue de manière constante et une version 2 du SEDA est en cours de préparation.

AFNOR NF Z 44-022 : Modélisation des Échanges de DONnées pour l'Archivage – MEDONA

Publiée en janvier 2014, normalise les échanges de données et métadonnées entre les

applications métier et les systèmes d’archivage électronique (SAE). Elle concerne donc aussi bien

les archives papiers qu’électroniques. La norme identifie les messages à générer ou à recevoir lors

d’un échange de données d’archive entre un service d’archive et ses partenaires, et la façon dont

s’organise l’échange.

Une norme ISO est en préparation concernant l’archivage électronique à valeur probatoire

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La dématérialisation permet de réaliser une économie par rapport au coût des

processus « papier » - Exemple : la gestion des factures

Source : Ernst & Young Advisory

Traitement courrier

Saisie Validation Paiement ArchivageGestion

des litiges

Traitement courrier

Saisie Validation Paiement ArchivageGestion

des litiges

Sourc

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1€ 2€ 5,5€ 3€ 1,5€ 2€

2,5€ 1,5€ 0€ 1€0€ 0€

15€

5€

- Saisie et contrôle automatisés et fiabilisés (réduction erreurs et amélioration de la qualité des données)

- Rapprochement automatisé de la facture à la commande

- Processus d’approbation plus rapide et circuit de validation plus fluide

- Problèmes et litiges traités plus efficacement et plus rapidement

- Règlement fournisseurs plus rapide

- Archivage

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La dématérialisation levier de performance - Exemple : processus achat

Demande d'achat

Validation demande

Commande fournisseur

Réception & validation commande

Réception & validation facture

Paiement

1Saisie de l’impression de la demande d’achat 2 Signature de la

demande d’achat 3 Saisie du bon de commande 4 Impression bon de

commande

8 Validation du bon à payer 7

Signature du bordereau de livraison 6 Réception de la

commande 5 Envoi courrier du bon de commande

9 Saisie de la facture 10Réception de la

facture papier 11Validation de la

facture 12Rédaction du

chèque

13Envoi du chèque

Avant dématérialisation : processus long et complexe. Impressions, signatures, envois courrier ralentissent le

traitement et augmentent les coûts.

Le même processus dématérialisé permet de limiter les étapes surtout les traitements

manuels longs et coûteux. Les étapes automatisables le sont, les validations se font

sans transmissions de documents papiers non sécurisés.

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Santé

Offre en mode SaaS avec accès sécurisé et gestion des habilitations

Modules :

Dém@’TIC Processus (Alfresco Activiti)

Dém@’TIC numérisation (NumenExtract / Tesseract)

Dém@’TIC signature (iParapheur)

Dém@’TIC GEID (Alfresco One)

Dém@’TIC archive (EasyFolder / Asalae)

Packs métiers : GEF, GAM, Qualité, DPI, administration, projet, RH

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Périmètre des projets : toute la France + DOM

Les projets en cours :

CH de Bourganeuf

CH Charles Perrens

CH Cholet

CH Esquirol

CH de Guéret

CH Monteran

CH Moulins Yzeure

CH Néris Les Bains

CHU Pointe à Pitre

CH Pont St Esprit

CH St Vaury

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Mise en commun des expertises et des compétences de 2 structures de

coopération hospitalières pour mener les projets

Bénéficier des services de structures disposant des agréments

nécessaires.

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Merci de votre attention

SIL

PCM

OD

: Q

UA-M

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002

Pour toute question

vous pouvez contacter :

Pôle Dématique SILPC

Alexis GADENNE

Courriel : alexis.gadenne@silpc.fr

Tél. : 05 55 43 02 66