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PORTAIL ENTREPRISES SNCF SIMPLIFIEZ-VOUS L’ACHAT ET LA GESTION DE VOS DEPLACEMENTS PROFESSIONNELS

Mon Guide Optim + Page 1 / 16

PORTAIL ENTREPRISES SNCF

MON GUIDE OPTIM +

Version 4 – Novembre 2015



SOMMAIRE

I. LE SERVICE D’ALERTE E-MAIL OPTIM + ...................................................................... 3

1. Paramétrer le service d’alerte e-mail ............................................................................4

1.1 Définir le seuil de voyages........................................................................................6

1.2 Définir les destinataires du mail d’alerte ...................................................................6

1.3 L’envoi d’un email d’alerte ........................................................................................7

1.4 La remise à zéro des compteurs ..............................................................................7

2. L’e-mail d’alerte ...........................................................................................................8

3. L’historique des consommations du voyageur .............................................................8

II. L’ANALYSE HISTORIQUE DES CONSOMMATIONS VOYAGEUR ............................. 10

1. L’historique des trajets ............................................................................................... 11

2. La synthèse des voyages .......................................................................................... 11

III. LE RAPPORT OPTIM + ................................................................................................... 12

1. Comment obtenir un Rapport Optim + ? .................................................................... 13

1.1 Sélectionner la période .......................................................................................... 13

1.2 Sélectionner les collaborateurs .............................................................................. 14

1.3 Obtenir le Rapport Optim + .................................................................................... 14

2. Le Rapport Optim + ................................................................................................... 14



Le service Optim + est un service 3 en 1. Il vous p ermet d’optimiser vos dépenses grâce à une

meilleure gestion des abonnements Fréquence. Votre service Optim + se décompose en trois

parties :

• Un service d’Alerte e-mail

• L’Analyse Historique des Consommations Voyageur

• Le Rapport Optim +

I. LE SERVICE D’ALERTE E-MAIL OPTIM +

Le service d’alerte Optim + identifie en temps réel les voyageurs non abonnés les plus fréquents de

votre entreprise.

Ce service correspond à une alerte par e-mail dès qu’un collaborateur dépasse un seuil de voyages

à partir duquel la souscription à un abonnement Fré quence constitue une source d’économie

importante .

Il est entièrement paramétrable, vous donnant ainsi la liberté de sélectionner le seuil de voyages et

de choisir les destinataires de l’email d’alerte.

Le service d’e-mail d’alerte concerne uniquement les collaborateurs ne possédant pas d’abonnements

ou possédant un abonnement expiré. L’alerte email ne sera pas envoyée si le collaborat eur

concerné enregistre sur son profil utilisateur :

• un abonnement Fréquence France Entière ou Parcours Déterminé en cours de validité

• et/ou un abonnement Forfait en cours de validité

• et/ou une carte commerciale (Jeune, Senior + ou Week-end) en cours de validité

• et/ou une carte famille nombreuse > 30 % en cours de validité

• et/ou une carte militaire en cours de validité

L’Alerte e-mail , l’Analyse Historique des Consommations Voyageurs et le rapport Optim + ne sont compatibles qu’avec la seule activité Portail des voyageurs enregistrés disposant de profils utilisateurs.

Aussi et pour une utilisation plus complète de votre service OPTIM+, n’hésitez pas à créer des profils utilisateurs pour vos voyageurs invités les plus fréquents



1. Paramétrez le service d’Alerte e-mail

Pour accéder au paramétrage du service d’Alerte e-mail, cliquez dans la rubrique « les services

souscrits » puis sur le lien « Paramétrez Optim + »



Selon vos besoins, il est possible d’activer ou de désactiver le service d’alerte e-mail.

Si vous souhaitez activer le service, cochez la case « activé ».

Si le service d’alerte email est désactivé, la page n’affichera pas les options d’envoi du mail d’alerte.

En activant le service, deux options de paramétrage vous sont proposées :

- Le seuil de voyages à partir duquel l’email d’alerte doit être envoyé

- Le choix d’un ou plusieurs destinataires du service d’email d’alerte



1.1 Définissez le seuil de voyages

Pour définir le seuil de voyages, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez le nombre souhaité.

Par défaut le seuil de voyages paramétré est de 5 voyages. La valeur du seuil de voyages pourra être

modifiée avec un choix possible entre 5 et 30 voyages.

Un compteur enregistre vos voyages si ceux-ci sont réservés sur votre Portail Entreprises. Dès qu’un

voyage est annulé sur le Portail, il sera automatiquement déduit du compteur.

Les annulations effectuées hors Portail ne seront pas prises en compte.

Un voyage correspond à un trajet simple entre une gare d’origine et une gare de destination (hors

gares internationales) et ne tient pas compte des étapes intermédiaires (si un collaborateur effectue

un aller/retour, son compteur enregistrera donc de deux voyages).

Attention, dès que vous désactivez le service d’Alerte e-mail, les compteurs de voyage seront

réinitialisés. Un message s’affichera pour confirmer la désactivation du service.

1.2 Définissez les destinataires de l’e-mail d’aler te

Vos e-mails d’alerte pourront être envoyés à différents destinataires de votre entreprise. Les

destinataires peuvent être :

• Le collaborateur ayant atteint le seuil

• Le gestionnaire de profil du collaborateur

• L’Administrateur Central

• Un ou plusieurs correspondants travaillant sur l’optimisation de votre budget voyage et

souhaitant être informés des fréquences de déplacements de vos collaborateurs.

Pour que ce(s) correspondant(s) reçoive(nt) les alertes, saisissez leur(s) adresse(s) e-mail(s)

dans le cadre prévu. Il est possible de saisir jusqu’à 3 adresses e-mails.

Toutes les combinaisons d’envoi sont possibles. L’e-mail d’alerte pourra être envoyé à un ou plusieurs

destinataires (il est possible de cocher plusieurs cases.)

Le collaborateur et son gestionnaire de profil sont paramétrés par défaut.

Attention, pour que le service d’alerte e-mail soit activé, au moins un destinataire devra être

sélectionné.

L’amortissement d’un abonnement Fréquence est en moyenne de 9 à 11 voyages. Nous vous conseillons donc de paramétrer votre seuil d’alerte entre 5 et 8 voyages afin d’identifier plus finement vos besoins d’abonnement.



1.3 L’envoi d’un email d’alerte

Lorsqu’un collaborateur atteint le seuil de voyages choisi, l’e-mail d’alerte est immédiatement envoyé

à tous les destinataires sélectionnés.

Une fois l’email d’alerte envoyé, le compteur de voyage de ce collaborateur est remis à zéro. Un

nouvel e-mail d’alerte sera envoyé lorsqu’il aura à nouveau atteint le seuil de voyages paramétré.

1.4 La remise à zéro des compteurs

Si vous souhaitez remettre à zéro le compteur de voyages de vos collaborateurs, cliquez sur le bouton

« Remettre à zéro les compteurs ».

Attention cette action remettra immédiatement à zéro les compteurs de tous vos collaborateurs.

Votre compteur s’indexe sur un nombre de voyages effectués sur les 12 derniers mois glissants. Les voyages antérieurs à cette période ne sont pas pris en compte



2. L’e-mail d’alerte

Votre email d’alerte contient :

• Des informations sur le collaborateur : son nom, son adresse e-mail, son numéro de téléphone, son numéro de FCE rattaché et son nombre de voyages achetés sur le Portail.

• Le total de ses dépenses et son panier moyen par trajet depuis la remise à zéro de son compteur voyage ou l’envoi du dernier mail d’alerte.

• Une synthèse des voyages du collaborateur avec la liste des différents trajets effectués par le collaborateur. Pour chacun des trajets, Vous trouverez dans votre synthèse :

o Le nom du voyageur o Les trajets o Le nombre de voyages par trajet o Le volume d’achat par trajet o La part 1ère classe de chaque trajet

Vous recevrez en pièce jointe de ce mail, un historique détaillé des consommations de ce voyageur.

3. L’historique des consommations du voyageur

Ce rapport détaille la totalité des trajets domestiques commandés durant les 12 derniers mois pour le collaborateur qui a déclenché l’alerte.

L’historique des trajets vous est adressé sous format CSV qui vous permettra d’analyser de façon

détaillée les réservations de votre collaborateur.



Les données sont triées chronologiquement, par date de voyage (du plus ancien au plus récent).

La liste des données du rapport de consommation :

Nom du voyageur

Date du voyage

AR/AS

AR pour un aller-retour AS pour un aller simple

Gare d’origine

Gare de destination

Type de tarif

Les types de tarifs les plus fréquents : FA00 = Tarif TGV/Intercités Pro

FQ50 = Tarif Fréquence PN00 = Tarif TGV/Intercités Loisir

PR11 = Tarif TGV/Intercités Loisir Réduit

Classe de voyage 1ère ou 2nde classe

Nombre de trajets

Le nombre de trajet sera de 1, si le voyage est un aller

simple et de 2, si le voyage est un aller-retour

Prix du trajet

Si vous êtes clients Portail depuis moins de douze mois, l’historique des trajets sera établi depuis la

date de votre adhésion au votre Portail.



II. L’ANALYSE HISTORIQUE DES CONSOMMATIONS VOYAGEU R

Votre service Optim + dresse un bilan des voyages passés de tous les collaborateurs. Le détail des

informations vous guidera sur l’opportunité d’achat de l’abonnement Fréquence le plus approprié pour

un voyageur : abonnement Fréquence France Entière ou Parcours Déterminé, 1ère ou 2nde classe.

Pour accéder à tout moment à l’analyse des consommations d’un collaborateur, rendez-vous dans la

rubrique « historique trajets voyageur ».

Seuls les Administrateurs Centraux ou Administrateurs Opérationnels peuvent accéder aux rapports

de consommation des collaborateurs de l’entreprise.

Le service d’analyse historique des consommations voyageur vous propose deux types de rapport :

- Un historique des trajets par collaborateur

- Une synthèse des voyages par collaborateur

Pour rechercher un collaborateur, entrer son nom et/ou son entité puis cliquer sur le bouton

« Rechercher ». Une liste de collaborateur correspondant à vos critères de recherche s’affiche. Vous

pouvez ainsi ouvrir ou enregistrer l’historique de ses trajets et/ou la synthèse de ses voyages en

cliquant sur les boutons correspondants.



1. L’historique des trajets

L’historique des trajets est constitué d’un fichier sous format CSV téléchargeable qui vous permet

d’analyser le détail des réservations d’un collaborateur.

Les données sont triées chronologiquement, par date de voyage (du plus ancien au plus récent).

2. La synthèse des voyages

Cette synthèse récapitule tous les trajets domestiques commandés par un collaborateur en regroupant

les trajets ayant les mêmes gares de départ et d’arrivée (indépendamment du sens) et met en relief

pour chaque parcours le volume d’achat et la part 1ère classe.

La synthèse des trajets est un fichier téléchargeable sous format CSV.

Les données sont triées par trajet du plus fréquen t au moins fréquent :

• Nom du voyageur

• Gare de départ

• Gare d’arrivée

• Nombre de trajets : en cumul sur un parcours (indépendamment du sens)

• Volume d’achats : en cumul sur un parcours (indépendamment du sens)

• Part 1ère classe : % des trajets en 1ère classe pour chaque parcours

Comme pour le rapport de consommation, la synthèse s’indexe sur les 12 derniers mois du voyageur.



III. LE RAPPORT OPTIM +

Le Rapport Optim + dresse un bilan personnalisé sur l’opportunité d’achat d’un abonnement

Fréquence pour une sélection de voyageurs non abonnés. Le rapport calcule sur la base des

consommations enregistrées, les économies réalisables au travers des différents types

d’abonnement (semestriel ou annuel, en 1ère ou 2nde classe et sur un parcours déterminé ou France

Entière).

Les collaborateurs éligibles au Rapport Optim + sont les collaborateurs ne possédant pas

d’abonnements ou possédant un abonnement expiré. Le Rapport Optim + ne calculera pas

d’économies réalisables pour les collaborateurs ayant enregistré sur leur profil :

• un abonnement Fréquence France Entière ou Parcours Déterminé en cours de validité

• et/ou un abonnement Forfait en cours de validité

• et/ou une carte commerciale (Jeune, Senior + ou Week-end) en cours de validité

• et/ou une carte famille nombreuse > 30 % en cours de validité

• et/ou une carte militaire en cours de validité

À noter :

• Le Rapport Optim + ne sera pas généré pour les collaborateurs qui n’auraient pas atteint un

seuil minimum de 5 trajets pour un rapport « 6 mois » et 8 trajets pour un rapport « 12 mois »

• Ces valeurs sont paramétrées par défaut. Sur votre demande, elles peuvent être modifiées

par un Administrateur SNCF.

• Le rapport Optim + s’indexe sur vos commandes non annulées

(les annulations effectuées hors Portail ne sont cependant pas prises en compte



1. Comment obtenir un Rapport Optim + ?

Seuls les utilisateurs habilités « Administrateur Central » ou « Administrateur Opérationnel » peuvent

accéder au Rapport Optim + de leur entreprise.

Le Rapport Optim + est accessible dans la rubrique sur la page « Consulter » en cliquant sur le lien

« le rapport Optim + ».

1.1 Sélectionnez la période

Vous pouvez sélectionner la période sur laquelle le Rapport Optim + sera généré en cochant la case :

« 6 mois » ou « 12 mois ». Par défaut, votre rapport est établi sur 12 mois.

Si la case « 12 mois » est sélectionnée, le calcul des économies sera effectué à partir des trajets

réalisés sur les 12 derniers mois pour chacun de vos collaborateurs sélectionnés.

Si votre entreprise est présente sur le Portail depuis moins de 12 ou moins de 6 mois, et que vous

souhaitez un Rapport Optim + respectivement sur 12 ou 6 mois, les calculs d’économie seront

réalisés à partir des trajets effectués depuis l’activation de votre Portail Entreprises. Les rapports

calculés sur des périodes différentes de 6 ou 12 mois pourront donc être approximatifs puisque les

prix utilisés correspondent à des abonnements de 6 et 12 mois.

Exemple d’amortissement d’un abonnement Fréquence

sur une sélection de parcours



1.2 Sélectionnez les collaborateurs

Vous avez la possibilité de sélectionner les collaborateurs parmi les voyageurs concernés dans

l’entreprise.

• Vous souhaitez sélectionner tous les collaborateurs éligibles : cochez la case « tous les

collaborateurs éligibles »

• Vous souhaitez sélectionnez tous les collaborateurs éligibles d’une entité spécifique :

cochez la case « tous les collaborateurs éligibles de l’entité sélectionnée » et sélectionnez

l’entité voulue dans la liste déroulante.

1.3 Obtenez le Rapport Optim +

Cliquez ensuite sur le bouton « Obtenir le rapport » pour générer le rapport Optim +. Il sera ensuite

envoyer en pièce jointe par courrier électronique à l’administrateur Central ou Opérationnel qui en

aura fait la demande.

2. Le Rapport Optim +

Le rapport Optim + est un fichier sous format CSV.

Le rapport est trié par entités. Pour chaque entité, les collaborateurs seront triés selon la colonne

« Economie maximale », de la meilleure économie réalisable à la moins bonne.

Le rapport liste les données suivantes pour chaque collaborateur :



Intitulé de colonne

Précision

Nom du voyageur

E-mail du voyageur

Entité du voyageur

Sous-entité du voyageur

E-mail du gestionnaire du profil du voyageur

Nombre total de trajets

Poids des trajets en 1 ère classe

Volume d’achats total

Relation la plus fréquente Relation la plus fréquente en nombre de trajets

réalisée

Poids de la relation la plus fréquente % des trajets de la relation la plus fréquente sur le

total des trajets réalisés

Poids de la 1 ère classe sur la relation la plus fréquente

% des trajets en 1ère classe de la relation la plus fréquente d’un voyageur

Volume d’achats sur la relation la plus fréquente

Montant cumulé des achats sur la relation la plus fréquente d’un voyageur

Economie réalisable avec un abonnement Fréquence France Entière 1 ère classe

Economie réalisable avec un abonnement Fréquence France Entière 2 nde classe

Economie réalisable avec un abonnement Fréquence Parcours Déterminé 1 ère classe

sur la relation la plus fréquente

Economie réalisable avec un abonnement Fréquence Parcours Déterminé 2 nde classe

sur la relation la plus fréquente

Economie optimale réalisable La valeur sélectionnée est l’économie calculée la plus importante parmi les 4 colonnes précédentes



Contact

Pour toute information complémentaire, vous pouvez vous mettre en relation avec notre Centre de Contact. Rendez-vous dans la rubrique « contact » du Portail Entreprises SNCF.

Vous pouvez joindre notre Centre de Contact au 09 69 32 35 31 (numéro non surtaxé hors éventuel surcoût de votre opérateur). Il est disponible du Lundi au Vendredi de 08h45 à12h30 et de 13h30 à 17h20.

Documents

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