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Travail réalisé sous la tutelle de Mr Gil ROMAND

Pour le CETE MEDITERRANEE

Jean Claude BIRON

RAPPORT DE STAGE :

Etude de faisabilité, et sélection d’un progiciel de GED

pour le CETE MEDITERRANEE

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Le CETE MEDITERRANEE (centre d’étude technique de l’équipement) a pu être présent

depuis plus de trente ans sur l’ensemble du champ d’action du ministère de l’Equipement et

s’adapter aux évolutions des techniques et des préoccupations en aménagement et en

environnement.

Son activité nécessite donc une gestion de l’information qui actuellement est effectuée

indépendamment par chaque direction. La présente étude s’inscrit dans le cadre d’un projet qui

consiste en la mise en place d’une gestion électronique des documents au sein de certains

services.

La première partie est une étude de faisabilité concernant l’installation d’une GED. Cette étude

se compose tout d’abord d’une analyse de l’existant, puis d’une étude des besoins aussi bien

fonctionnels, qu’organisationnels ou techniques et a pour but de déterminer si un outil commun

est envisageable pour tous ces services.

La seconde partie est une étude de marché, c’est-à-dire la sélection de plusieurs éditeurs

susceptibles de proposer des solutions de GED en accord avec leurs besoins.

Principe d’Architecture d’une GED :

Résumé

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SOMMAIRE

Table des matières Résumé ....................................................................................................................................... 2

SOMMAIRE ............................................................................................................................... 3

REMERCIEMENTS ......................................................................................................................... 4

INTRODUCTION ............................................................................................................................ 4

PRESENTATION DU CETE MEDITERRANEE ..................................................................................... 4

1 HISTORIQUE .......................................................................................................................... 4

ANALYSE DE L’EXISTANT ............................................................................................................... 7

ARCHITECTURE D’UNE GED DANS LE CIRCUIT DES DOCUMENTS DU CETE ..................................... 13

ETUDE DE MARCHE ..……………………………………………………………………………………………………………………15

PRIX D’UNE SOLUTION DE GED……………………………………………………………………………………….16

SCENARIOS DE PRIX POUR DIFFERENTE GED …………………………………………………………………17

COMPARATIFS DE DIFFERENTES GED OPEN SOURCE ET PROPRIETAIRE ………………………..19

PRESENTATION SYNTHETIQUE D’UNE SOLUTION DE GED………………………………………………22

DEMO.......…………………………………………………………………………………………………………………………27

CONCLUSION …………………………………………………………………………………………………………………..61

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REMERCIEMENTS

Je tiens à remercier par ces quelques lignes l’ensemble des personnes qui ont rendu possible

la réalisation de ce rapport. En particulier Mr Gil ROMAND chef de service du SII qui somme

toute ma accueilli avec professionnalisme et ma mise à l’aise avec l’ensemble du service.

Et remercier tous les représentants du CETE qui ont contribués à l’élaboration de mon projet

de synthèse, ainsi que mon formateur Mr Oscar LOGGER sans qui je ne serais surement pas

la aujourd’hui.

INTRODUCTION

Les systèmes d’information des entreprises deviennent un outil majeur, et leur évolution est

liées à celle très rapide des technologies mises en œuvre.

Le système d’information de l’entreprise se doit de fournir les informations voulues à

n’importe quel échelon de l’entreprise. Ce système se fond en plusieurs composantes :

- Les hommes.

- L’organisation.

- Les technologies de l’information et de la communication.

Ces différentes composantes doivent donc être prises en compte afin de choisir un outil qui

corresponde aux besoins de l’entreprise et des utilisateurs du système.

PRESENTATION DU CETE MEDITERRANEE

1 HISTORIQUE

A la fin des années soixante, les CETE ont été créé dans un contexte où la France s’engageait dans la

réalisation d’une armature autoroutière desservant l’ensemble du pays et où la croissance urbaine

subissait une accélération sans précédent.

Le CETE Méditerranée, crée en 1968 a ainsi disposé très rapidement des compétences requises pour

prendre en charge les études des grandes liaisons autoroutières méditerranéennes ainsi que les

aménagements des réseaux de voirie et de transport des grandes agglomérations.

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Le CETE Méditerranée, Centre d’Etudes Techniques de l’Equipement est un service déconcentré du

ministère de l’Ecologie, du Développement durable, des Transports et du Logement (MEDDTL) un

bureau public d’études et d’ingénierie un spécialiste des territoires de l’inter-régional . Le CETE

Méditerranée est un outil d’étude et de conseil offrant un capital unique d’expertise et de savoir-

faire :

SES EQUIPES PLURIDISCIPLINAIRES

- 410 agents dont 120 ingénieurs ou experts

SES PRESTATIONS

- Recherche, méthodologie, assistance technique

- Evaluation, contrôle

- Diagnostic

- Animation, enseignement

- Diffusion, conception d’outils

- Essais, contrôle, instrumentation

Une production de 2500 études par an

SES IMPLANTATIONS

Le CETE Mediterranée, appartient au réseau scientifique et technique du développement durable.

Cinq sites permettent d’intervenir

dans cette zone d’action :

Aix-en-Provence (Siège), Marseille

(CRICR, Centre Régional

d’Information et de Coordination

Routière), Montpellier (agence

Languedoc-Roussillon et antenne du

Laboratoire Régional d’Aix), Nice

(Laboratoire), Toulon ( antenne du

Laboratoire Régional d’Aix).

Chaque département est divisé en

services. Le département des services

généraux se divise en : service des

Ressources Humaines, services

administratif et financier, service

Patrimoine et moyens généraux,

service informatique interne, service communication, service documentation unité de gestion.

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SON SERVICE INFORMATIQUE INTERNE

Le Service Informatique Interne est là pour s’assurer du bon fonctionnement de l’infrastructure

informatique des differents sites composants le CETE Méditerranée.

Son rôle est aussi : Le support informatique auprès des différents agents du CETE, qu’ils soient

simples utilisateurs ou chef de service ou de département, est réalisé par différents acteurs.

Ses Agents :

- Mr Gil Romand Chef du Service

- Mr Stéphane Zucatti Développeur d’applications locales

- Mr Michel Gomez Administrateur du réseau local du CETE, assure aussi le suivi des

systèmes de sauvegardes et du câblage.

- Mr Jean-Philippe Tenaud Développeur d’applications locales, et de l’assistance à

l’administration du réseau et de la gestion de l’intranet.

- Mr Francis Dos Santos qui s’occupe de l’assistance du second niveau et de la gestion du

parc informatique.

- Mr Alexandre Laugier Administrateur réseau et visio conférence et gestion d’inventaires

- Mr Jean-Michel Ranchoux développeur d’applications locales

- Mme Cathy Baglin gère le suivi des logiciels techniques (AutoCad, MapInfo et Matlab) et

des imprimantes

- Mme Evelyne Giorgetti assure la gestion, la comptabilité et le secrétariat

2. Présentation du projet

L’objectif de ce projet est d’effectuer une étude de faisabilité concernant la mise en place d’un

progiciel de GED au sein du CETE Méditérranée. Cette étude a pour but d’étudier si la demande

exprimée peut donner lieu ou non à la poursuite du projet, c’est la première phase d’étude sur un projet

avant de réaliser celui-ci. Au terme de cette phase il pourra être décidé :

- De poursuivre l’étude.

- De proposer aux utilisateurs de réviser leur demande.

- De ne pas lancer le projet, celui-ci étant considéré comme non réalisable par l’entreprise dans

son contexte actuel.

Objectifs :

Réduction des coûts et de l’espace de stockage et de classement.

Réduction des coûts de temps de recherche et de diffusion ; une opération de recherche se

déroule en plusieurs étapes : recherche, extraction, éventuellement transmission aller et retour,

puis classement à nouveau.

Accès simultanés à un document par plusieurs utilisateurs.

Faciliter l’accès à l’information grâce à un outil de recherche.

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Enjeux :

Bien qu’encore peu connue de la plus grande majorité des entreprises, notamment des PME et des

TPE, la GED est un enjeu économique réel. Elle peut améliore la rentabilité du chiffre d’affaires d’une

entreprise. Récapitulatif de certains paramètres à prendre en compte avant de se lancer dans la GED

Emplacement Où seront stockés les documents ?

Où les gens vont pour accéder aux documents

Recherche DE quelle manière les documents seront disponibles, la recherche englobe à la fois le

parcour des documents et la recherche d’informations spécifiques.

Sécurité Comment assurer la sécurité des documents conservés ?

Comment empêcher les personnes non autorisées, à lire, modifier ou détruire des documents.

Récupération de sinistre De quelle façon les documents pourront être récupérés en cas de

destruction incendie, innondations ou catastrophes naturelles.

Période de rétention Combien de temps les documents devraient être conservés.

Archivage Comment les documents peuvent être préservés pour la lisibilité plus tard

L’enjeu est aussi l’aspect de dématérialisation et environnemental.

A savoir passer du support de l’information papier au support éléctronique. Elle est souvent présentée

comme un avantage d’un point de vue environnemental car elle serait supposée diminuer la

consommation de papier.

ANALYSE DE L’EXISTANT

Les acteurs du centre de documentation

Afin de répondre aux différentes questions concernant l’analyse de l’existant, j’ai été amené à

m’entretenir avec des responsables du service documentation.

J’ai été reçu par trois personnes qui travail au centre de documentation.

Mme FILLAT Nadine

Mme MARRO Jacqueline

Mme PICARELLO Patricia

Gestion du Portail Isa2

Gestion des abonnements

Gestion de la bibliothèque et des prêts

Le premier contact a permis de définir plus clairement le cadre du projet à des interlocuteurs qui

n’étaient pas tous aussi avancés dans leur réflexion quand à la question : Avez-vous pensez ou menés

une étude préalable quand à la mise en place d’une solution de GED.

Le bilan synthétique de l’existant est dressé en identifiant les principales fonctions couvertes, les flux

échangés et la cartographie des applications existantes.

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A la question

Ou sont stockés généralement vos documents ?

Réponse ils utilisent SUBDOC c’est un espace de travail partagé ou elles gèrent elle-même leurs

document.

Comment est assuré la sécurité des documents concervés ?

Toute étude du CETE sont sous forme numérisés, Aucune sécurité des documents sur leur espace de

travail, ni des documents stockés dans une armoire ou d’un coté ils mettent tous ce qui est ouvrages,

revues, et de l’autre ils gardent une trace papier sous forme de documents plastifiés, se sont

généralement des journaux officiels.

PRESENTATION DU SERVICE

Une équipe de 3 documentalistes polyvalentes réalise la collecte des informations, leur traitement et

leur diffusion.

Le centre générale possède une surface assez large qui comprend plusieurs bureaux de travail, une

salle de consultation avec les espaces bibliothèque, une réserve qui sert à entreposer les périodiques de

l’année courante et les différentes brochures qui sont distribuées par le CETE. Elle dispose aussi d’une

grande réserve pour stocker ses documents les plus anciens, comme les collections des périodiques.

La salle de consultation est équipée de petites tables de travail pour le public, de meubles divers

destinées aux périodiques, brochures et plaquettes et des étagères destinés aux ouvrages qui repond

aux besoins des usagers et du personnel.

Le fonds documentaire est composé principalement de :

- Dossiers thématiques numérisés

- De revues

- D’ouvrages (16000)

- De rapports d’études (3500)

- D’un fonds juridique

- Périodiques (110)

- Statistiques (100)

- Vidéos (30)

- Cédéroms (52)

- Thèses (300)

- Des études CETE capitalisées pour conserver la mémoire collective de l’établissement

Le centre de documentation est doté de l’application documentaire nationale ISA2, c’est un portail qui

recense les références bibliographiques issues de plusieurs services du Ministère. Ce portail permet

aux agents un accès au prêt d’un grand nombre de documents.

Les utilisateurs peuvent consulter, emprunter des documents, utiliser un ordinateur pour leurs

recherches.

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La documentation est présente activement sur l’intranet du CETE :

- Actualités

- Revue de presse

- Dernières acquisitions

- Accès à des ressources internes et externes

Ressources internes :

- Portail ISA2 recherche dans la base documentaire nationale

- Liste des abonnements par titres, départements et services

- Liste des adhésions

- Liste des cédéroms

Les outils traditionnellement utilisés par les documentalistes reposent sur :

1) Une partie Back Office Interface de gestion utilisés par les documentalistes

2) Une partie Front Office Interface que consultent les utilisateurs pour effectuer leurs

recherches

3) Une base de données sur lesquelles reposent beaucoup d’applications documentaires :

- Oracle

- MySQL

- PostgreSQL

-

I Pour la partie Back-Office

plusieurs appellations désignent les outils utilisés par les documentalistes.

- SIGB (Système Intégré de gestion de bibliothèque).

- Logiciel de gestion de bibliothèque

- Logiciel documentaires

- Système de gestion documentaires

Fonctionnalités de ces outils utilisés pour la gestion et le partage de l’information :

- La gestion du fond documentaire (acquisition, catalogage, bulletinage).

- La gestion des lecteurs et des prêts

- La gestion des commandes d’ouvrages et des abonnements

Un des outils qui couvrent les fonctionnalités à la gestion au quotidien des centres de documentations,

c’est le cas d’ISA2, qui est le progiciel utilisé par les centres de documentation du Ministère.

Il utilisent aussi Notix application documentaire pour la gestion de notices bibliographiques

utilisés par le PANDOC(Point d’Appui National Documentaire) pour les banques de données

documentaires qu’il héberge.

Un certain nombre de normes sont applicables dans le cadre de l’informatique documentaire, elles

répondent à la nécessité de structurer les données de manière uniforme. Les formats de catalogage

universels MARC(Machine-Readable Cataloging) sont des formats d’échange de données

bibliographiques permettant d’informatiser les catalogues de bibliothèques, ils sont définis par la

norme ISO 2709.

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II Pour la partie Front-Office

Il s’agit de la partie OPAC (Online Public Access Catalog) qui désigne un catalogue accessible en

ligne. Ces interfaces permettent aux utilisateurs d’effectuer leurs recherches et de consulter des

documents en texte intégral.

Le CETE utilise aussi DocBook

Il s’agit d’un language normalisé permettant de décrire la structure de données d’un document en

format SGML et XML .

Un unique fichier SGML DocBook peut produire des fichiers HTML, PDF, PS, TXT ou d’autres

formats de publication papier ou électronique. Il est surtout utilisé pour produire de la documentation

technique dans le domaine de l’informatique, des télécomunications et des technologies de

l’information.

Il est particulièrement adapté au travail partagé de plusieurs auteurs ainsi qu’aux collections

importantes de documents devant être mises à jour ou réorganisées fréquemment.

Exemples d’utilisations de DocBook

- Au ministère DocBook a été utilisé comme format pivot pour le projet de feuille de style ERELE

ainsi que pour la réalisation du guide Khefren.

Le CETE utilise aussi un outil de recherche WEB pour document XML.

Il s’agit de la plate-forme SDX piloté par l’association pour la documentation numérique en XML.

SDX est un outil documentaire, c’est-à-dire un outil ou les besoins en recherche textuelle ou par

champ sont importants. Il a été conçu de manière tout à fait générique. Il peut indexer n’importe quel

type de documents XML.

SDX est une base de donnée, il stocke les données dans des entrepôts. En fait ce sont des composants

travaillant avec SDX .

Les acteurs du centre de reprographie

Dans un deuxième temps j’ai rencontré aussi les personnes du centre de Reprographie, car ils

font parties du dernier maillon du circuit de flux de données dans l’organigramme de la chaine

de document.

Mme FONTAINE Ariane

Mr BOZONNIER Grégory

Service Informatique Interne Services

Généraux

Service Informatique Interne Services

Généraux

A la question Quel sont les services qui sont susceptibles de faire des demandes

d’impressions de documents et quel type de document, et sous quel format.

Généralement :

Le service DOC , et service COM font partie de la même entité (SG = Secrétariat Général).

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Le LABO sous l’entité LRA ( Laboratoire Régional d’Aix-en-provence)regroupe plusieurs

services qui dépendent du même département. A savoir :

- Antenne de Toulon

- Antenne de Montpellier

- Service Chimie

- Service Géologie et Risques Naturels

- Service Granulats Enrobés et Recyclage

- Service Auscultation et politiques d’Entretien des Infrastructures

- Service Géotechnique, Mécanique des Sols

- Service Ouvrages d’Art et Bâtiment

- LRA-Service Administratif

Tous ces services sauf ceux de la Direction, et DOM-CPII font appels au centre de Repro pour

imprimer des documents.

Tous les documents sont standardisés au format PDF. Ils utilisent un logiciel qui s’appelle

SWING-METIER qui gèrent les demandes des utilisateurs

Présentation de l'interface de l'application SWING METIER

Application de gestion des demandes de travaux au centre de reprographie

Le lien documentaire se trouve dans : http://intra.cete-

mediterranee.i2/IMG/pdf/Presentation_de_Swing_Metier_cle51c344.pdf

Les fichiers réseaux doivent être déposés sur le serveur centre repro

(\\Ct13-nas-aix\centrerepro) .

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Dans l’analyse des besoins :

Après ces quelques entretiens exploratoires nous avons défini les besoins des utilisateurs et

ceux chargés de la documentation.

Thèmes de guide d’entretien

Relances prévues

1. Types de documents Connaissez- vous tous types de documents relatifs à la formation ? (documents reçus des organismes externes ; documents produits en interne ; documents produits à la demandes. –Si oui, lesquels ?

2. Circuit des documents Quels sont les circuits de réception, production et de commande des documents ?

3. Accès aux documents Avez-vous accès à tous les documents reçus et produits par le CETE ? – Si oui par quels moyens ? Facilement ou difficilement ?

4. Recherche documentaire

Quels types de documents recherchez- vous le plus souvent ? . A qui faites-vous appel pour ce genre de documents ? Trouvez-vous facilement les documents recherchés ?

5. Base documentaire de la région du CETE

Répond-elle { l’actualité ? Disposent ’elle d’une documentation assez riche relative à la formation. Etes-vous satisfait des services proposés ?

6. Développement de la base documentaire

Seriez- vous intéressé par la centralisation de tous les documents reçus. Aimeriez- vous avoir accès direct aux documents produits en interne sous format électroniques depuis votre poste de travail

7. Fonds du service de documentation

Quels sont les types de documents existants ? Comment les documents sont-ils structurés ? Le fonds est-il informatisé ? Quels sont les supports de documents ?

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ARCHITECTURE D’UNE GED DANS LE CIRCUIT DES DOCUMENTS DU CETE

ARCHITECTURE D’UNE GED DANS LE CIRCUIT DES

Circuit d’un document via une solution de GED

3 p

ha

se

2 p

ha

se

1 p

ha

se

1er utilisateur1er utilisateur 2eme utilisateur2eme utilisateur 3eme utilisateur3eme utilisateur

GED Quotero

Dossier

Partagé

Centre de

Repro

Numérique

Outil

SWING

METIER

On peut intégrer dans la GED des

documents éléctroniques par nature

issus des applications informatiques

de l’entreprise :

Sous toutes les autres formes de

fichiers électronique

Acquisition, Classement, Stockage, et

archivage des documents dans la base de

donnée

Sélection, et récupération des documents sur le

NAS(ct13-nas-aix\Centre_Repro) si l’on veut envoyer

les documents vers la Repro

Outil qui permet de déposer et

suivre les demandes effectuées

en amont

Edition, et Mail

d’alerte de

validation

envoyé aux

utilisateurs

Base de

données

« Alimenter » la base de données de l’organisation Tous les documents indexés, classés et stockés enrichissent

la base de données

Scanner des documents non éléctroniques dans la GED

Ils sont numérisés et dématérialisés

Scanner des documents non éléctroniques dans la GED

Ils sont numérisés et dématérialisés

Utilisateurs de différents services

SCANNER

DOCUMENTS DU CETE

Vous trouverez le lien d’une présentation d’une GED dans son ensemble en cliquant sur le lien

GED

A savoir :

de la dématérialisation jusqu’{ son archivage en passant par son acquisition, classement,

stockage, archivage, et diffusion.

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Etude de marché

1 . Recherche de logiciels

Afin d’étudier quels sont les logiciels existant sur le marché, nous avons tout d’abord examinés

les différents forums, dont les forums Geide et Aproged dédiés à la gestion électronique des

documents qui nous ont permis de récupérer de nombreux descriptifs de logiciels de différents

éditeurs.

2 . Présélection de logiciels

La seconde étape de l’étude de marché est la sélection des logiciels qui répondent aux besoins

exprimés. A partir de la documentation précédemment obtenue nous avons donc pu définir les

fonctions essentielles que doit posséder le logiciel.

Effectuer une première sélection en éliminant les applications complètement incompatibles avec

les besoins de l’architecture du CETE.

Les fonctions recherchées étaient principalement :

Workflow.

Recherche sur champs, plein texte.

Sécurisation

Reprise de l’existant (migration des données).

Un tableau comparatif détail les différentes GED avec prix, fonctionnalités, type d’OS compatible

un peu plus bas dans le rapport.

Suite { cette présélection et dans le but d’affiner encore la découverte du logiciel j’ai contacté

certains éditeurs afin de solliciter une documentation plus importante concernant leurs

solutions de GED et d’obtenir une démonstration du progiciel de chaque éditeur.

Pour certains logiciels j’ai pu me faire une idée plus précise des fonctionnalités et de l’ergonomie

du produit. Ainsi j’ai pu comparer par une sélection les différences entre GED »simple », GED de

« traitements de masses » et GED « complexes à implémenter ».

La plus facile à trouver est celle de Quotero avec une documentation et une démo que vous

trouverez plus bas en présentation synthétique.

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Prix d'une solution de GED

Le prix d'une solution de GED peut être variable. En plus des coûts d'acquisition, il faut prendre en compte les coûts liés à la maintenance et aux opérations du système. Les tarifs des divers prestataires sont très variables pour ces différents éléments.

Facteurs influençant le cout

Le coût d'une solution de GED ne se limite pas au prix de la licence du logiciel déployé sur un serveur de l'entreprise.

Diffèrent paramètre sont à prendre en compte.

Licences logicielles

Le logiciel choisi peut être :

gratuit,

facturé par utilisateur,

facturé par processeur,

soumis à un abonnement.

Paramétrage et développement

L'installation du logiciel peut faire l'objet d'une prestation spécifique. Il peut être nécessaire d'adapter la solution choisie, par exemple en développant une couche d'interopérabilité avec un logiciel interne.

Maintenance et assistance

L'immense majorité des prestataires de GED proposent des contrats de maintenance et d'assistance. Il faut prévoir ces coûts, que l'on tire parti de ces offres ou que l'on choisisse d'effectuer ces opérations en interne.

Matériel de l'infrastructure

Selon les prérequis et la charge prévue du logiciel de GED, il peut être nécessaire d'investir dans de nouveaux serveurs et de mettre à jour l'infrastructure réseau de l'entreprise.

Matériel de stockage

En plus du stockage des documents dans la GED, il faut prendre en compte les coûts liés aux sauvegardes et à leur stockage :

serveur de sauvegarde,

supports de sauvegarde,

sites distants pour les sauvegardes.

Coûts liés à la numérisation

Si l'entreprise doit traiter beaucoup de documents papier entrants, ceux-ci doivent être numérisés. On doit pour cela prévoir l'investissement dans du matériel de numérisation ou faire appel à un prestataire externe.

Formation

Les utilisateurs doivent être formés au nouveau système. Cette formation a des coûts

directs : paiement de la formation,

indirects : manque à gagner pendant les périodes de formation.

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Scénarios de prix pour différentes GED

GED « comptable » minimaliste

Une entreprise souhaite disposer de ses documents comptables sous forme électronique. Ses besoins sont minimes, mais elle souhaite garantir l'intégrité des documents électroniques pour se débarrasser des archives papier :

système de GED open source orienté archivage fonctionnant sur un serveur existant : coût quasi-nul,

système de numérisation basique mais fiable : 200 €,

formation et prestation réduites : 2 000 à 4 000 €,

système d'archivage redondant et sécurisé : 6 000 à 10 000 €,

total : 8 000 à 14 000 €.

GED « collaborative »

Une entreprise de 200 salariés souhaite mettre en place Microsoft SharePoint pour améliorer les échanges entre ses collaborateurs et la circulation des documents. Les tarifs proposés par Microsoft peuvent comprendre des prestations d'assistance :

licence serveur : 4 000 à 7 000 € par serveur,

licence client : 100 à 200 € par utilisateur,

serveur : 1 000 à 2 000 € par serveur,

total pour 2 serveurs et 200 utilisateurs : 30 000 à 58 000 €. Il faut éventuellement ajouter à ces coûts le coût de la formation et des sauvegardes.

GED « complète »

Une grande entreprise lance un projet ambitieux de GED et souhaite obtenir le meilleur niveau de service possible de son prestataire :

système complet de GED open source,

ensemble de 10 serveurs interconnectés : 10 000 à 20 000 €,

assistance premium et formation : 80 000 € par an,

système d'archivage redondant et sécurisé : 20 000 à 30 000 €,

total : 30 000 à 50 000 € d'investissement matériel et 80 000 € par an.

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Les avantages :

- la duplication et l'impression des documents

- les coûts de stockage

- le coût d'acheminement des documents

- la recherche des documents classés

- La numérisation de vos documents.

- L'historique des modifications de vos documents.

- La distribution automatique de vos documents.

- La GED workflow, pour la validation de certains de vos documents

- La gestion de tous vos documents, quel que soit le type de fichier.

Il prend en charge les fichiers de type DOC, XLS, PDF, JPG, BMP, et bien d' autres

- La possibilité de sauvegarder vos documents sur un serveur

Les Inconvénients :

Vulnérabilité : Les périphériques de stockage c'est à dire les supports doivent être entreposés dans de bonnes conditions de température, de propreté et de sécurisation.

Même si les données sont centralisées, elles sont quand même sur un support physique

(disque dur, cd-rom, disque optique, etc).

Système dépendant des réseaux qui peuvent être indisponibles ou défectueux si les réseaux le sont.

Coûts financiers élevés => entretien des installations, formations adaptées, risques liés au changement.

Contraintes techniques importantes (ex : pendant l'acquisition des données la qualité peut être altérée.

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Comparatifs de différentes GED open source et propriétaires

Prix, fonctionnalités, pré requis, mise en œuvre

Faciles { utiliser et { mettre en œuvre pour certaines, elles permettent de numériser, classer, partager et archiver les contenus.

Les GED simples

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Les GED orientées traitements de masses :

.Elles permettent de numériser, classer, partager et archiver de gros volumes de contenus pour des longues durées.

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Les GED collaboratives :

EMC DOCUMENTUM, OPENTEXT ECM, SHAREPOINT, ALFRESCO et NUXEO.

Elles offres des capacités d’intégration au SI et des fonctionnalités de travail collaboratif (publication les contenus sur des plateformes web 2.0).

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Présentation synthétique d’une solution de GED.

Solution Edité par Core-Techs – http://www.core-techs.fr

Description :

Quotero est une solution de GED Open Source (c’est-à-dire libre et ouverte à tout utilisateur),

très simple et très flexible. Quotero vous permettra d’améliorer votre productivité au travers des

différentes étapes de capture, de stockage, de gestion, de publication et d’archivage de vos

documents, tout en garantissant l’intégrité et la confidentialité de ceux-ci.

Quotero est une puissante solution de gestion documentaire pour les PME et grands comptes.

Cette solution est disponible en édition Open Source et vous apporte une large suite

fonctionnelle innovante et puissante.

<< Caractéristique de la Solution >>

Version : 0.4

Catégorie : Gestion électronique des documents

Processus de validation,

Workflow,

Archivage

Moteur de recherche plein texte

Système d’exploitation : Microsoft, Windows, Linux, Mac OS X

Bases de données : MySQL, PosgreSQL

Environnement : Apache Web Server Apache Tomcat 6.0 Serveur d’application Java qui

permet de créer des données au sein d’un serveur http.

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Navigateurs : Mozilla Firefox, Microsoft Internet Explorer, Apple Safari

La solution est adaptée aux organisations de toutes tailles, et apporte d’importantes innovations

en terme de qualité et d’ergonomie sur le marché de la gestion documentaire.

L’accès Web vous permet de construire une arborescence d’espaces de travail et de dossiers

contenant les fichiers. Chaque fichier est caractérisé par des méta-données ( Ex : méta-donnée

client est structurée par tous les noms de vos clients). Le moteur de recherche plein-texte

utilisant la solution Lucène) est extrêmement rapide et trie les résultats selon leur pertinence.

Lucene est un moteur de recherche libre écrit en Java qui permet d’indexer et de rechercher du

texte. C’est un projet open source de la fondation Apache mis { disposition sous licence Apache

• les documents seront diffusés, consultés, indexés et recherchés sur un intranet (Tomcat),

l'application est portable (langage Java, pages jsp, applets), ...

• l'indexation et la recherche (Lucene) se font sur le contenu (plein texte) et sur des meta-données : un

formulaire permet leur saisie, vérification et enregistrement au format xml,

Vous pouvez donc directement chercher eu sein des fichiers. ODF .DOC .XLS. L’ensemble des

utilisateurs peut directement être géré à travers le système interne, ou relié à un annuaire LDAP

ou un annuaire externe.

L’un des autres aspects positifs de Quotero réside dans l’utilisation d’un client lourd,

directement intégré { Windows ou une distribution Ubuntu. C’est-à-dire que vous pouvez

directement glisser-déposer des dossiers et des fichiers sur Quotero, sans devoir utiliser le

bouton parcourir. Il permet également d’installer une extension { OpenOffice ou Microsoft

Office, de façon à ce que quand vous ouv rez un document dans Word, les modifications soient

directement sauvegardées

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Client Web Quotero – fr

1. INTRODUCTION

1.1. Conventions typographiques

2. UTILISATEUR

2.1. Les premiers pas avec Quotero

2.1.1. Se connecter comme qu’utilisateur

2.1.2. Aperçu de la page d’accueil

2.2. Créer un espace de travail

2.2.1. Créer un nouvel espace de travail

2.2.2. Gérer son espace de travail

2.3. La gestion de contenu

2.3.1. Importer un contenu

2.3.2. Type de document

2.3.3. Déplacer un document

2.3.4. Exporter un document

2.4. Chaînes de validation

2.4.1. Démarrer une chaîne de validation

2.4.2. Processus de validation

2.5. Recherche

2.5.1. Outils de recherche.

2.6. Gérer les documents

2.6.1. Supprimer un document/dossier/espace de travail

2.6.2. Check out, Check in

2.6.3. Créer une version d’un document

2.6.4. Propriétés des documents

3. ADMINISTRATEUR

3.1. Se connecter à Quotero comme “administrateur”:

3.1.1. Se connecter

3.2. Autorisation/Gestion des accès

3.2.1. Domaines

3.2.2. Rôles Spéciaux

3.3. Studio

3.3.1. Gestion des nourrisseurs

3.3.2. Types de document

3.3.3. Gestion des chaînes de validation

3.4. Statistiques

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Pre-requis :

Avant d’utiliser Quotero, vous avez besoin de :

- Base de données PostgreSQL.MSI sous Windows XP

- Télécharger Quotero-deployer-2.0.war

- Télécharger Quotero-tomcat-bundle-2.0.zip site de téléchargement de Tomcat 6.0

= http://tomcat.apache.org/download-60.cgi

INSTALLATION :

1) Apache tomcat 6.0.33 il faut avoir le chemin vers le

JRE6 C:\Program Files\Java\jre6\bin\client\jvm.dll

2) Installation de PostgreSQL 8.4.9

3) Installation du JDK (chromeinstall-6u)

4) Télécharger Quotero-deployer-2.0.war

C:\Program Files\Apache Software Foundation\Tomcat 6.0

5) C:\Program Files\Apache Software Foundation\Tomcat 6.0\webapps :

6) c’est l’archive qui décompresse

- Quotero-deployer-2.0

- QuoteroClient

- QuoteroServer

Copier le webapp Installer Quotero que vous avez téléchargé dans le répertoire deploy/

webapps de votre serveur d’application ou d’exécuter l’instance Tomcat existante dans

l’archive bundle Quotero.

Pour exécuter Tomcat, lancez :

Sur Unix / Linux Environnement : bin / startup.sh

Ou bin / startup.bat sur Windows

Pour accéder à l'interface d'installation de Quotero, lancez un navigateur Web et accédez à:

Si vous avez téléchargé le bundle Quotero: http://localhost:8080/ (le Quotero Deployer

webapp est celui de root)

Si vous avez téléchargé le Quotero Deployer webapp:

http://yourserverurl:serverport/webappname (par défaut: Quotero-deployer-2.0)

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Base de données Spécifier vos paramètre de base

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Hostname nom d’hôte du serveur de base de données que vous souhaitez connecter

Non d’utilisateur est l’identifiant utilisé par ce serveur

Mot de passe est le mot de passe utilisé par ce serveur

Nom est le nom de la base qui permettra de créer par Quotero Installer

Type est le type de base de données installé (peut-être PostgreSQL ou MySQL)

Chemins de données Ensuite, continuez l’installation en spécifiant tous les chemins nécessaires pour stocker les

documents nécessaires Quotero et autres.

Chemin du référentiel est utilisé par Quotero pour stocker vos documents

Chemin indice utilisé par Lucene pour faire des recherches dans Quotero référentiel

Temp Files Path est utilisé pour stocker les différents fichiers nécessaires par le client

Si les chemins n’existent pas, l’installateur sera Quotero.

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A cette étape, l’installateur Quotero vous demandera de confirmer l’installation.

Vous pouvez l’annuler en cliquant sur Non ou continuer en cliquant sur Oui.

Maintenant attendre la fin du processus d’installation.

Lorsque le processus d’installation est terminé Quotero vous redirige vers sur la page

http://localhost:8080/QuoteroClient

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Maintenant vous pouvez vous connecter à Quotero

Compte temporaire par défaut est déjà défini:

o Nom d'utilisateur: admin

o Mot de passe: admin

Vous pouvez arrêter Quotero de façon sûre par l’arret de votre serveur d’application.

Pour relancer le processus d’installation, redémarrez simplement votre serveur

d’application mentionné un peu plus bas dans la démo.

- QuoteroClient: contenant les Quotero Web Explorer demande (accessible par défaut sur

http://localhost:8080/QuoteroClient)

- QuoteroServer: contenant l'application serveur Quotero (accessible par défaut sur

http://localhost:8080/QuoteroServer)

Outil d’Administration :

PostgreSQL pgADMIN III se connecter = login PASS = MP = PASS

Nom de la base Quotero_new_installer_db

Si l’on veut sauvegarder la base, clic droit sur la sourit et sauvegarder ou restaurer.

Avant de pouvoir vous loguez , vous avez besoin d’un compte utilisateur. Faites la demande

auprès de votre administrateur, de vos identifiant, mot de passe et nom de domaine. Une fois

ces informations obtenues,

démarrer l’interface web de Quotero.

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Récupération du fichier sur le host pour les utilisateurs qui veulent monter la solution sur leur

poste de travail.

1) Allez dans C:\WINDOWS\system32\drivers\etc

2) Ouvrir hosts Fichier

3) Cliquer sur Bloc-notes

4) Enregistrer le DNS qui est sur le serveur

Exemple sous l’adresse : 127.0.0.1 localhost

coder en dur : 172.23.205.41 : 8080 localhost

Enregistrer et connectez vous :

- http://localhost:8080/QuoteroClient/

Une chose { laquelle il faut penser c’est d’activer le service pour pouvoir vous

connecter depuis votre poste de travail en cliquant sur le petit bouton blanc et vert

en bas de votre écran.

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DEMO

Panel d’identification

1. Sélectionnez votre domaine et votre langue

2. Complétez les champs << Nom d’utilisateur >> admin << Mot de passe >> admin

3. Puis cliquez sur « Valider »

Vous êtes maintenant sur la page d’accueil de Quotero.

> Espace de travail

> Dossier

Les espaces de travail et les dossiers sont organisés en arborescence.

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2.1.2. Aperçu de la page d’accueil

2.1.2.1. Barre d’outils

En haut { droite de l’écran, vous trouvez la barre d’outils. Les fonctions « administrations », «

studio », « Statistique » ont un accès restreint. Elles ne s’afficheront que si vous avez les droits

d’accès nécessaires. Seuls les administrateurs sont en mesure d’accorder ou de retirer les accès

spéciaux.

Dans Quotero l’arborescence se trouve sur le côté gauche de votre écran.

2.1.2.2.1. L’explorateur

Workspace explorer

Dans l’explorateur, vous pouvez étendre les dossiers et les espaces de travail.

Créer plusieurs espaces de travail (Ex : si l’on prend pour le CETE les documents les plus

demandés, ou les plus récurrents qui arrivent au centre de repro via une demande dans SWING

METIER.

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2.1.2.2.2. Les signets

L’espace de signets, regroupe tous les documents, dossiers et espace de travail que vous avez

préalablement marqués.

2.1.2.2.3. Documents récents

Les documents récents permettent de rapidement retrouver les documents, dossiers et espaces

de travail que vous avez récemment consultés.

2.2. Créer un espace de travail

2.2.1. Créer un nouvel espace de travail

Pour créer un espace :

> Cliquez sur “Nouvel espace de dossier”

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Pour cette exemple j’ai mis rapport_de_synthèse comme espace de travail

Pour gérer les autorisations durant l’étape de création :

> Cliquez sur “l’onglet de sécurité”

A ce niveau votre espace de travail est créé, et vous pouvez ajouter des utilisateurs ou groupes

d’utilisateurs.

Page 34

> Cliquez sur "Ajouter”

> Sélectionnez les utilisateurs, ou les groupes auxquels vous souhaitez donner des accès.

> Puis attribuez le niveau d’accès désiré grâce aux règles de sécurité

Pour cela cliquez sur le petit onglet vert

Page 35

Lecture: Lecture seule

Ecriture: Lecture et écriture

Contrôle total: Lecture, écriture et le droit de modification des règles de sécurité.

A partir de ce moment on peut constater que l’espace de travail a bien été créé sous le nom de

rapport_de_synthèse

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2.2.2. Gérer son espace de travail

Votre espace de travail est maintenant créé. Pour classer vos documents vous aurez besoin de

sous sections.

Pour créer un dossier dans votre espace de travail:

> Sélectionnez un espace de travail dans votre explorateur.

> Puis cliquez sur “nouveau dossier”

Là il s’agit du fichier : ged.vsd-dessin.vsd1.vsd

Note : Si vous faites le choix d’Appliquer aux sous élément les règles de sécurité, alors chaque

sous niveau de ce dossier auront les mêmes règles de sécurité.

Complétez le nom du dossier puis cliquez sur « Valider »

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Pour gérer un espace de travail après sa création :

Sélectionnez un espace de travail, et ouvrez l’onglet « Propriétés »

Note : Dans les propriétés, vous pourrez modifier les règles de sécurité, ainsi que le nom de

l’espace de travail.

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Cliquez sur Sauvegarder pour prendre en compte vos modifications

2.3. La gestion de contenu

2.3.1. Importer un contenu

Pour importer un document:

Cliquez sur Importer un document

Page 39

Pour cette exemple je lui donne un nom « Organigramme » dans mon dossier « dessin_GED » et

je télécharge le fichier dont j’ai besoin, l{ il s’agit du fichier ged.vsd-dessin.vsd1.vsd

Cliquez sur Sauvegarder pour la prise en compte

Le fichier se retrouve dans le document appelé « organigramme » qui se trouve dans le

dossier « dessin_GED »

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L’étape suivante vous permet d’ouvrir le fichier directement pour visualiser le contenu ou de

l’enregistrer sur votre bureau ou dans un répertoire.

Déplacer un document

Vous pouvez à tout moment déplacer vos documents

Sélectionnez document/dossier

Page 41

Cliquez sur « Déplacer »

Le document « solution_maarch » a été déplacé vers l’espace de travail « rapport_de_synthèse »

Page 42

Recherche

Afin de rapidement retrouver vos documents, Quotero est muni d’un moteur de

recherche

Outils de recherche

Recherche rapide

Remplissez le champ de recherche

Si l’on veut faire une recherche par nom (Ex : rapport)

On constate documents trouvés (1)

Page 43

Recherche par contenu :

Le document rapport la recherche s’effectue sur le contenu ou est mentionné Les Notaires.

Recherche avancée : Dans le cas d’une recherche nécessitant, plus de critères, une

fonction recherche avancée est disponible.

Page 44

Cliquez sur « recherche avancée »

Doc num : 12 numéro de série du document. Afin de pouvoir trouver ou récupérer ce numéro

il suffit de cliquer sur le document lui-même à savoir pour cette Ex :

Sélectionnez Rapport et cliquer sur « Propriétés » Récupération du numéro de série = 12

Texte : Recherche des mots clefs dans le contenu des documents.

Document type : Permet une recherche par méta données

Remplissez les champs de recherche, puis sélectionnez un type de document (si

besoin) dans le menu déroulant.

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Administration

Si l’on veut créer des nom de domaine, ajouter des utilisateurs pour leurs créer des comptes

avec des droits.

Aller sur Boite à outils :

Cliquez sur « administration »

Cliquez sur le petit (+)

Renseigner le nom de domaine : Quotero ou CETE ou autre

Le Type de domaine : (org.coretechs.quotero.user.impl.HAuthenticationSource)

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Pour créer des nouveaux comptes utilisateurs :

Pour Ex : j’ai pris Mr Christian Mariotti qui peut se connecter sur Quotero avec son propre nom

utilisateur et son mot de passe.

Nom d’utilisateur = christian

Nom = mariotti

Mot de passe et confirmer mot de passe

Cliquez sur « Ajouter » si vous voulez ajouter d’autres utilisateurs.

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Création de groupes utilisateurs :

Sur le schéma si dessous création d’un groupe appelé SII

Groupe ID : 1 Ensemble du service

Nom du groupe : SII qui correspond au centre Informatique du SII

Page 48

Autre exemple : Mr Mariotti est lié au groupe SII

Rôles spéciaux :

Pour pouvoir utiliser une partie des fonctionnalitées de la GED Quotero . L’Administrateur

attribue des rôles spéciaux qui lui sont affectés. Ex pour Mr Mariotti :

Page 49

L’utilisateur peut créer et gérer des espaces de travail, être utilisateur du studio, et du reporting.

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Maintenance :

Gestion des sessions :

Si l’on veut déconnecter un utilisateur ou détruire les sessions :

Cliquez sur « Gestion des sessions »

Changement de propriétaire

Pour cette exemple :

le propriétaire ou l’Auteur Mr christian@Quotero je veux lui changer son rôle de propriétaire

sur le document « DIAPO » qui se trouve dans le dossier synthèse_par_diaporama, dans l’espace

de travail rapport_de_synthèse.

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Le but est que ce soit L’Admin le propriétaire du document. Marche { suivre :

Cliquez sur « Boite à outils »

Administration

Maintenance

Changement de propriétaire

Cliquez sur admin c’est lui qui sera propriétaire du document, et rafraichir sur la flèche verte.

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A ce niveau on voie que le nom du propriétaire a changé. Il s’agit maintenant de admin@Quotero

toujours pour le document « DIAPO »

Vérification dans l’espace de travail. Le nom de l’auteur a bien changé

STUDIO :

Dans le menu Boite à outils, il y a un onglet « Studio »

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L{ il s’agit de créer un nouveau type de document :

Cliquez sur le + : tout cela pour pouvoir donner le droit de validation ou de publication.

Cliquez sur « Ajouter » et dans la première colonne « Nom de la méta donnée ? » double cliquez

dessus pour rentrer votre méta donnée. L’indexation peut être par type :

en utilisant ses métadonnées (type, auteur, titre, source, date, etc.)

L’indexation peut être par mots-clés elle vise plutôt le contenu du document pour faciliter

les opérations de recherche, on parle alors « d’indexation statiques »

Pour cette exemple en faite la méta donné { plus ou moins les mêmes attributs qu’un lien.

La il s’agit de mentionner « Présentation » pour les méta données

« Texte / Nourisseur de méta » pour le Type

Toujours penser à sauvegarder pour que les modifications soit prises en comptes.

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Toujours dans « Studio » il y a l’Icone « chaine de validation » . La notion de Workflow (flux de

travail) intervient si l’on veut, « valider », ou « publier », un document en donnant les droits à

certains utilisateurs.

Notion de Workflow :

Le Workflow est un outil qui permet de gérer, de contrôler et d’automatiser le processus

éditorial de l’organisme.

Ex : si vous voulez donner des droits de validation, ou de publication pour d’autres utilisateurs.

On constate que pour publier il y a deux utilisateurs : (christian@Quotero et admin@Quotero)

en cliquant sur le petit +. Et pour « valider » la même chose, on peut rajouter autant d’utilisateur

que l’on veut.

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Les deux utilisateurs sont ajoutés pour la partie « Validation », on peut le faire aussi pour les

groupes utilisateurs. Cliquez sur la flèche verte pour prendre en compte.

Résultat : Les deux utilisateurs ont étés ajoutés en statuts « valider ». On peut étendre aussi le

nombre d’utilisateur par les deux petites flèches rouges.

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Pour démarrer une chaine de validation sur le document (Présentation_swing_metier):

Cliquez sur « Démarrer une chaine de validation »

Cliquez sur suivant

>

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Pour la validation : « publier » ou « valider »

Si vous faite « validez » dans le status de validation celui-ci se met en orange.

Si vous voulez voir directement le contenu de votre document « cliquez droit sur la souris » sur

l’œil

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Description de votre document :

Autre exemple : Dans l’espace de travail « mes repro »

il y a un dossier « SII » qui { l’intérieur apparait le document « rapport »

si on veut voir le contenu du rapport : Cliquez sur « voir «

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Résultat :

Vous avez directement le contenu de votre document.

Il s’agit l{ de regarder le contenu du document (rapport de synthèse).

Page 60

CONCLUSION

Cette étude nous a donc permis de débuter un projet par la sélection d’ un logiciel de GED pour

le CETE méditerranée.

Au terme de l’étude il est apparu qu’un logiciel simple et unique pouvait convenir { l’ensemble

des services du CETE, et l’étude a permis de consulter un certain nombre de documentations sur

les éditeurs de GED et pour certains avoir accès à des démos en ligne.

Néanmoins, au cour des entretiens effectués avec les représentants de certains services, l’un des

problème majeur qui est apparu est à la fois le recul nécessaire pour pouvoir réellement définir

les besoins, mais également l’implication et la coordination entre les différentes entités.

Chaque services a ces propres habitudes de travail, l’installation d’un nouveau logiciel était vu

comme un atout pour certains, mais pour d’autre le problème était plus complexe du fait des

investissements qu’eux même avaient { effectuer dans leur propre organisation documentaire.

Pour ma part je crois { l’avenir de la GED car aujourd’hui, les acteurs de l’entreprise utilisent de

plus en plus le document numérique. Depuis plus d’une dizaines d’années la prolifération de

solution GED apparait sur le marché. L’objectif et la conclusion sont sur le choix et la mise en

place qui représente pour certains un coût important , mais la solution mise en place va

favoriser une rationalisation du travail et une amélioration de la productivité de l’entreprise.

Envisager la GED comme solutions pour automatiser la gestion documentaire du CETE va dans le

sens du développement des nouvelles technologies au sein des structures administratives, ainsi

que des entreprises publiques et privées.

Néanmoins, ce stage m’a rapprochée et ma permis de reprendre goût au milieu professionnel de

l’information et de la documentation. La réalisation de certaines opérations comme la

numérisation et l’intégration des images, documents et autres dans la base documentaire, et

surtout { nouveau la collaboration de toute l’équipe du CETE et en tout premier lieu Mr Gil

Romand ; chef de service du SII.

Page 61

Quotero solution de

ged open source