POWERPOINT Perfectionnement · 2016-04-20 · POWERPOINT Perfectionnement 3 Ce memento a été réalisé par les formateurs du Bureau de la formation de la Ville de Paris. Le memento

POWERPOINT Perfectionnement

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AVANT PROPOS

L’utilisation du matériel informatique est soumise au respect des règles de bon usage énoncées dans la « Charte des utilisateurs du Système d’Information de la Ville et du Département de Paris ». Toute tentative de connexion ou d’usage frauduleux ou mal intentionné est passible de sanction.

Le matériel mis à disposition doit également être utilisé dans le respect d’un usage écoresponsable. Il est donc important de mettre hors tension son matériel informatique (écran compris) lors de la pause déjeuner et à la fin de la journée de travail.

Afin de réduire la consommation d'encre et de papier, l’éventuelle impression du présent mémento pourra être paramétrée en fonction du logiciel et du matériel d’édition mis à disposition.


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Ce memento a été réalisé par les formateurs du Bureau de la formation de la Ville de Paris. Le memento "POWERPOINT Perfectionnement" n’est pas un outil d’auto-formation. Il a été conçu pour être le complément d’un stage de formation et doit s’utiliser comme un aide-mémoire. Il reprend les objectifs du stage "POWERPOINT Perfectionnement" version 2010. RAPPEL DES OBJECTIFS

Approfondir ses connaissances PowerPoint

Optimiser et enrichir ses présentations. RAPPEL DU CONTENU

Créer et personnaliser un masque de présentation

Créer des dispositions personnalisées

Insérer des sections

Intégrer des diapositives d'une autre présentation

Créer des liens hypertextes, boutons d’actions

Maîtriser l’utilisation des SmartArt

Animer un graphique, animer un SmartArt

Intégrer à la présentation des outils multimédias : son, vidéo

Utiliser l’album photo

Configurer le minutage du diaporama

Personnaliser un diaporama

Protéger la présentation. Les différents chapitres sont indépendants. Ils traitent chacun d’un thème précis.

Convention typographique

Signifie rubrique « Trucs et Astuces »

Pour accéder à une commande, a été utilisée la notation suivante : Le texte en gras désigne « l’onglet », celui en italique « le groupe », suivi de « la commande ». Exemple : Accueil/Police/Gras


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SOMMAIRE

1 MASQUE DE PRESENTATION ...................................................................................................... 5

1.1 Masque principal et masques secondaires ............................................................................. 5

1.2 Afficher le mode masque ................................................................................................. 5

1.3 Personnaliser les masques ................................................................................................ 6 1.3.1 Le masque principal ................................................................................................. 6 1.3.2 Le masque secondaire ............................................................................................... 7 1.3.3 Créer une nouvelle disposition .................................................................................... 8 1.3.4 Renommer la nouvelle disposition ................................................................................ 9

1.4 Insérer un nouveau masque de diapositives ......................................................................... 10

1.5 Nommer un masque ..................................................................................................... 11

1.6 Créer des diapositives à partir des nouveaux masques ........................................................... 11

2 SECTIONS .......................................................................................................................... 12

2.1 Créer une section ........................................................................................................ 12

2.2 Renommer la section .................................................................................................... 13

2.3 Développer et réduire une section ................................................................................... 13

3 LIENS HYPERTEXTES ............................................................................................................. 14

3.1 Lien vers une diapositive dans la même présentation ............................................................ 14 3.1.1 Lien vers une diapositive de la présentation .................................................................. 14 3.1.2 Lien vers un groupe de diapositives dans la même présentation .......................................... 15

3.2 Lien vers une diapositive dans une autre présentation ........................................................... 16

3.3 Lien vers une page Web/Intranet ou un fichier .................................................................... 16

3.4 Lien à partir d’un bouton d’action ................................................................................... 16

4 CONVERTIR UNE LISTE EN SMARTART ........................................................................................ 18

5 ANIMATIONS D’UN GRAPHIQUE OU D’UN SMARTART ....................................................................... 20

5.1 Animer un graphique .................................................................................................... 20

5.2 Animer un Smart Art .................................................................................................... 20

6 OUTILS MULTIMEDIAS ............................................................................................................ 21

6.1 Insérer un fichier audio ................................................................................................. 21

6.2 Déclencher le fichier audio au démarrage du diaporama ........................................................ 21

6.3 Insérer une vidéo ........................................................................................................ 22

6.4 Déclencher la vidéo lors du diaporama .............................................................................. 22

7 CONFIGURER LE MINUTAGE DU DIAPORAMA ................................................................................. 23

7.1 Minutage automatique .................................................................................................. 23

7.2 Minutage personnalisé .................................................................................................. 23

8 ALBUM PHOTO .................................................................................................................... 24

9 CONVERTIR UNE PRESENTATION EN VIDEO .................................................................................. 25

10 PROTEGER UNE PRESENTATION ............................................................................................... 26

11 ANNEXES ........................................................................................................................... 27

11.1 INDEX ....................................................................................................................... 28

11.2 RACCOURCIS .............................................................................................................. 27


MASQUE DE PRESENTATION 5

1 MASQUE DE PRESENTATION Toutes les présentations utilisent un masque par défaut. Le masque permet de piloter la mise en forme et la mise en page de l’ensemble des diapositives d’une présentation. Le but est d’homogénéiser rapidement la présentation.

1.1 Masque principal et masques secondaires

Le masque principal pilote la mise en forme de l’ensemble des diapositives de la présentation, alors que les masques secondaires permettent de personnaliser des mises en pages spécifiques, par exemple : la mise en page de « diapositive de titre », de « titre seul » etc…

1.2 Afficher le mode masque

On peut créer un masque à partir d’une présentation existante constituée de contenus bruts. A partir d’une des diapositives, afficher le masque en cliquant sur : Affichage/Modes masque/Masque des diapositives Attention : le contenu des diapositives disparaît. La structure des masques le remplace.

Masque principal

Masques secondaires



1.3 Personnaliser les masques

1.3.1 Le masque principal

Le ruban « masque des diapositives » apparaît.

Sur le ruban, dans le groupe Arrière-plan, on peut modifier le fond des diapositives en choisissant une couleur unie, un dégradé, une texture ou une image.

Tous les espaces réservés du masque principal peuvent être modifiés : Polices, tailles, couleurs, bordures, puces, entête et pied de page, insertion du logo de la Mairie de Paris, etc…

Sélectionner le

masque principal



Exemple :

Quand le masque est finalisé, sortir du mode masque en cliquant en haut à droite du ruban sur l’icône « Désactiver le mode masque ». Le contenu des diapositives réapparaît avec la mise en forme définie dans le masque.

1.3.2 Le masque secondaire

Pour définir une mise en page particulière sur un type de diapositives, sélectionner le masque secondaire de la diapositive concernée. Exemple : Pour mettre en relief la page de titres d’une présentation, sélectionner dans le mode masque, le masque de la « diapositive de titre ». Choisir l’arrière-plan, la police, la taille, la couleur, la bordure.

Sélectionner le masque de la diapositive de titre



1.3.3 Créer une nouvelle disposition

Quand aucune mise en page de diapositive proposée par Microsoft ne convient à l’utilisateur, il est alors possible de créer sa propre disposition qui pourra être réutilisée à volonté dans la présentation. Cette nouvelle disposition peut contenir des espaces réservés de :

Contenus multiples

Texte

Image

Graphique

Tableau

SmartArt

Support vidéo Afficher le masque de diapositives Masque des diapositives/Modifier la forme de base/Insérer une disposition Pour insérer un espace réservé dans cette nouvelle disposition : Masque des diapositives/Mise en page du masque/Insérer un espace réservé



Sélectionner le type d’espace réservé à insérer dans la nouvelle disposition, Cliquer/glisser pour tracer l’espace et définir sa taille et sa place dans le masque

1.3.4 Renommer la nouvelle disposition

Pour faciliter le choix des mises en page de diapositive, on peut les renommer. En Mode masque, Dans le volet des miniatures Cliquer bouton droit sur la nouvelle disposition Sélectionner Renommer la disposition Saisir le nom de la nouvelle disposition



1.4 Insérer un nouveau masque de diapositives

Utiliser plusieurs masques de diapositives pour définir des styles ou thèmes différents dans une même présentation (comme les arrière-plans, les couleurs, les polices et les effets).Il faut insérer un nouveau masque de diapositives pour chaque thème. Par exemple, l’image suivante présente deux masques de diapositives (avec les mises en page associées sous chacun d’eux) tels que vous devez les voir en mode Masque des diapositives. Un thème différent est appliqué à chaque masque des diapositives. 1er MASQUE Masque principal Masques secondaires 2ème MASQUE Masque principal Masques secondaires

Pour insérer un nouveau masque de diapositives cliquer : Masque des diapositives/Modifier la forme de base/Insérer le masque des diapositives

Personnaliser le nouveau masque (masque principal et masques secondaires).



1.5 Nommer un masque

Pour faciliter l’utilisation des masques et de leurs différentes mises en page, on peut nommer les masques. En Mode masque, Dans le volet des miniatures Cliquer bouton droit sur le nouveau masque. Sélectionner Renommer le masque Saisir le nom du masque

1.6 Créer des diapositives à partir des nouveaux masques

Une fois les différents masques et dispositions créés, sortir du mode masque. Accueil/Diapositives/Nouvelle diapositive


SECTIONS 12

2 SECTIONS Les sections permettent de regrouper un certain nombre de diapositives en fonction d’un thème ou d’une catégorie. Par exemple, dans une présentation expliquant l’organisation de certaines directions de la Mairie de Paris, créer une section « DRH » qui va regrouper toutes les diapositives ayant pour thème la Direction des Ressources Humaines, créer une section « DJS » qui regroupera les diapositives ayant pour thème la Direction de la Jeunesse et de Sports, etc… Les sections peuvent être développées ou réduites, pour afficher ou masquer les diapositives et naviguer plus facilement dans la présentation. Si la section est réduite, cela n’influe pas sur le déroulement du diaporama ni sur l’impression.

2.1 Créer une section

Dans le volet des miniatures, se placer au-dessus de la diapositive où doit être créée la section.

Cliquer sur le bouton droit

Sélectionner Ajouter une section

Une barre Section sans titre apparait.

1ère section : exemple DRH

2ème section : exemple DJS


SECTIONS 13

2.2 Renommer la section

Cliquer sur l’intitulé de la section (section sans titre) avec le bouton droit.

Choisir Renommer la section.

Taper le nom de la section, cliquer sur Renommer pour valider

2.3 Développer et réduire une section

Double cliquer sur le nom de la section pour développer ou masquer le contenu de la section Le nombre de diapositives masquées apparait entre parenthèses


LIENS HYPERTEXTES 14

3 LIENS HYPERTEXTES Un lien hypertexte peut être une connexion vers une diapositive dans la même présentation ou vers une autre présentation, une adresse de messagerie, une page Web ou un fichier. On peut créer un lien hypertexte à partir du texte ou d’un objet, tel qu’une image, un graphique, une forme ou un objet WordArt. Créer un lien hypertexte vers :

Une diapositive dans la même présentation

Une diapositive dans une autre présentation

Une page ou un fichier sur le Web

Une adresse de messagerie

Un nouveau fichier

3.1 Lien vers une diapositive dans la même présentation

3.1.1 Lien vers une diapositive de la présentation

En mode Normal, sélectionnez le texte ou l’objet que vous souhaitez utiliser en tant que lien hypertexte. Insertion/Liens/Lien hypertexte Sous Lier à, cliquez sur Emplacement dans ce document. Pour créer un lien vers une diapositive dans la présentation active : Sous Sélectionner un emplacement dans ce document, cliquez sur la diapositive à utiliser comme destination du lien hypertexte.



3.1.2 Lien vers un groupe de diapositives dans la même présentation

Pour créer un lien vers un diaporama personnalisé dans la présentation active : 1. Créer un diaporama personnalisé : Diaporama/Démarrage du diaporama/diaporama personnalisé Cliquer sur le bouton Nouveau Taper le nom du diaporama personnalisé Sélectionner les diapositives à insérer dans le diaporama personnalisé et cliquer sur le bouton Ajouter Cliquer sur OK pour valider

2. Créer le lien vers le diaporama

personnalisé : Insertion/Liens/Lien hypertexte Sous Lier à, cliquez sur Emplacement dans ce document. Sous Sélectionner un emplacement dans ce document, cliquez sur le diaporama personnalisé à utiliser comme destination du lien hypertexte. Activez la case à cocher Afficher et revenir.



3.2 Lien vers une diapositive dans une autre présentation

En mode Normal, sélectionnez le texte ou l’objet que vous souhaitez utiliser en tant que lien hypertexte. Insertion/Liens/Lien hypertexte Sous Lier à, cliquez sur Fichier ou page Web existant(e). Recherchez la présentation qui contient la diapositive à utiliser comme destination du lien hypertexte.

Cliquez sur Signet, puis cliquez sur le titre de la diapositive de destination du lien hypertexte.

3.3 Lien vers une page Web/Intranet ou un fichier

En mode Normal, sélectionnez le texte ou l’objet que vous souhaitez utiliser en tant que lien hypertexte. Insertion/Liens/Lien hypertexte Sous Lier à, cliquez sur Fichier ou page Web existant(e), puis sur Parcourir le Web. Recherchez et sélectionnez la page ou le fichier à utiliser comme destination du lien hypertexte, puis cliquez sur OK.

3.4 Lien à partir d’un bouton d’action

Les boutons d’action sont des formes de boutons que l’on sélectionne dans la galerie des formes de dessin. On peut affecter sur le bouton une action qui se produit lorsqu’on clique dessus ou lorsqu’une personne place le pointeur de la souris au-dessus. On peut également affecter des actions aux images clipart, aux photos ou au texte d’un graphique SmartArt.



Ces actions peuvent être :

accéder à la diapositive suivante, la diapositive précédente, la première diapositive, la dernière diapositive, la dernière diapositive affichée, un numéro de diapositive spécifique, une autre présentation Microsoft Office PowerPoint ou une page Web,

exécuter un programme,

lire un clip audio ou une vidéo. Parmi les formes de boutons d’action prédéfinies disponibles dans la galerie de formes figurent des flèches vers la droite et la gauche, des symboles connus représentant le passage à la diapositive suivante, la diapositive précédente, la première diapositive et la dernière diapositive, la lecture de vidéos et d’extraits audio, etc… Pour insérer un bouton d’action : Se placer sur la diapositive concernée Sélectionner dans la galerie des formes le bouton d’action à dessiner Cliquer/glisser pour dessiner le bouton d’action La boite de dialogue Paramètres de actions s’ouvre automatiquement Dans Créer un lien hypertexte vers : sélectionner le type d’action à définir sur le bouton Cliquer sur OK


CONVERTIR UNE LISTE EN SMARTART 18

4 CONVERTIR UNE LISTE EN SMARTART Pour rendre plus attractif des énumérations faites sous forme de listes à puces ou listes numérotées, il est possible de les transformer en graphique SMARTART.

Sélectionner l’espace réservé

Accueil/Paragraphe/Convertir en graphique SmartArt

Choisir le type de SmartArt

Exemple : Liste verticale

Un nouvel onglet intuitif apparait : Outils SmartArt


CONVERTIR UNE LISTE EN SMARTART 19

Il permet de modifier les couleurs, d’appliquer des effets, modifier la disposition etc…


ANIMATIONS D’UN GRAPHIQUE OU D’UN SMARTART 20

5 ANIMATIONS D’UN GRAPHIQUE OU D’UN SMARTART

5.1 Animer un graphique

Sélectionner le graphique Animations/Animation/ développer la galerie des animations Choisir l’effet d’animation à utiliser sur la globalité du graphique (ex : Apparition/balayer) Pour animer les éléments individuels du graphique, cliquer sur le bouton Options d’effets

Par série

Par catégorie

Par élément de série

Par élément de catégorie

5.2 Animer un SmartArt

Sélectionner le SmartArt Animations/Animation/ développer la galerie des animations Choisir l’effet d’animation à utiliser sur la globalité du SmartArt (ex : Apparition/boumerang) Pour animer les éléments individuels du SmartArt, cliquer sur le bouton Options d’effets

Tout à la fois

Un par un

Niveau immédiat

Niveau un par un


OUTILS MULTIMEDIAS 21

6 OUTILS MULTIMEDIAS

6.1 Insérer un fichier audio

Insertion/Média/Audio Audio à partir d’un fichier… Sélection du fichier audio L’icône de son s’insère au milieu de la diapositive Déplacer l’icône à l’extérieur de la diapositive pour la rendre invisible lors du diaporama

6.2 Déclencher le fichier audio au démarrage du diaporama

Onglet intuitif Outils audio Lecture/Options audio/Démarrer

Au clic

Automatiquement

Exécuter sur l’ensemble des diapositives

Si le son est plus court que la durée totale du diaporama, activer la case En boucle jusqu’à l’arrêt Pour éviter de déplacer l’icône Son à l’extérieur de la diapositive, activer la case Masquer pendant la présentation


OUTILS MULTIMEDIAS 22

6.3 Insérer une vidéo

Insertion/Médias/Vidéo Vidéo à partir du fichier… Sélectionner le fichier vidéo à insérer

6.4 Déclencher la vidéo lors du diaporama

Onglet intuitif Outils vidéo Lecture/Options vidéo/Démarrer

Au clic

Automatiquement Activer la case Lire en plein écran


CONFIGURER LE MINUTAGE DU DIAPORAMA 23

7 CONFIGURER LE MINUTAGE DU DIAPORAMA

7.1 Minutage automatique

Se placer en mode trieuse

CTRL+A pour sélectionner toutes les diapositives

Transitions/Minutage/Passer à la diapositive suivante

Cocher la case : Après et définir le nombre de secondes utilisées à l’affichage de toutes les diapositives

Le temps apparaît en dessous de chaque diapositive

7.2 Minutage personnalisé

Se placer en mode trieuse

Diaporama/Configuration/Vérification du minutage

Le diaporama commence, une mini barre d’outils s’affiche en haut à gauche de l’écran

Cette barre permet de visualiser : le minutage de la diapositive en cours d’enregistrement et la durée totale du diaporama

Faire avancer le diaporama en laissant le temps nécessaire à la lecture de chaque diapositive

A la fin du déroulement, une fenêtre apparait indiquant la durée totale du diaporama

Cliquer sur oui pour enregistrer les nouveaux minutages.


ALBUM PHOTO 24

8 ALBUM PHOTO Un album photo PowerPoint est une présentation créée à partir de photographies personnelles ou professionnelles. Créer une nouvelle présentation Insertion/Images/ Album photo Nouvel album photo…

Cliquer sur le bouton Fichier/disque… pour sélectionner les photos à insérer dans l’album Les photos s’affichent dans l’ordre de sélection. Pour avoir le nom des photos en dessous de chacune d’elles, activer la case Légendes sous toutes les images Réorganiser l’ordre à utiliser dans l’album en utilisant les flèches en dessous de la liste Options de présentation de l’album : Sélectionner le nombre de photos par diapositive Le cadre à appliquer sur les photos Pour pivoter ou corriger les photos, utiliser les boutons en dessous de l’aperçu Pour valider, cliquer sur Créer


CONVERTIR UNE PRESENTATION EN VIDEO 25

9 CONVERTIR UNE PRESENTATION EN VIDEO On peut enregistrer une présentation Microsoft PowerPoint 2010 en tant que vidéo, sa distribution est simplifiée et cela permet aux destinataires de l’afficher plus facilement. Onglet Fichier Enregistrer et envoyer Sélectionner Créer une vidéo Pour créer une vidéo de très haute qualité, mais qui aura une taille de fichier élevée, cliquez sur Qualité HD ordinateur. Pour créer une vidéo qui aura une taille de fichier et une qualité moyennes, cliquez sur Internet DVD. Pour créer une vidéo qui aura la plus petite taille de fichier, tout en étant de qualité inférieure, cliquez sur Dispositifs portables. Définir le nombre de secondes pour visualiser chaque diapositive Cliquer sur bouton Créer une vidéo


PROTEGER UNE PRESENTATION 26

10 PROTEGER UNE PRESENTATION Lors de l’enregistrement de la présentation on peut définir un mot de passe soit à la lecture ou à la modification.

Fichier/Enregistrer sous

En bas de la boite de dialogue, à côté du bouton Enregistrer, cliquer sur Outils

Sélectionner Options générales…

Saisir le mot de passer puis OK

Confirmer le mot de passe


ANNEXES 27

11 ANNEXES

11.1 RACCOURCIS

Raccourci Action

Ctrl + A Sélectionner tout le document

F5 Démarrer le diaporama

ESPACE Passer à la diapositive suivante

Flèche gauche Revenir à la diapositive précédente

N°+ Entrée Atteindre la diapositive numéro

Appuyer sur les boutons Droit et Gauche en les maintenant enfoncés pendant 2 secondes

Revenir à la première diapositive

A Arrêt du diaporama

N Afficher un écran noir

B Affiche un écran blanc

CTRL+S Changer le pointeur en un crayon

CTRL+F Changer le pointeur en une flèche

CTRL+E Changer le pointeur en une gomme

CTRL+M Afficher ou masquer les marques manuscrites

E Efface les marques manuscrites


ANNEXES 28

11.2 INDEX

A

album photo ................................................................ 3, 24 Animer un graphique ............................................... 3, 4, 20 Animer un SmartArt ......................................................... 20

B

boutons d’action ........................................................ 16, 17

D

diaporama personnalisé .................................................. 15

F

fichier audio ................................................................. 4, 21

L

lien hypertexte ............................................... 14, 15, 16, 17

M

Masque des diapositives .......................................... 5, 8, 10 masque principal ................................................. 4, 5, 6, 10 masques secondaires ..................................................... 5, 7 Minutage automatique ................................................ 4, 23 Minutage personnalisé ................................................ 4, 23 mode masque ...................................................... 4, 5, 7, 11

N

Nommer un masque .......................................................... 4 nouvelle disposition .................................................. 4, 8, 9

P

PROTEGER UNE PRESENTATION .................................. 4, 26

R

Renommer la section .................................................. 4, 13 Renommer le masque ..................................................... 11

S

sections ....................................................................... 3, 12 SmartArt ............................................................. 3, 8, 16, 18

V

vidéo ............................................................. 4, 8, 17, 22, 25

Documents

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