Préparer un DOSSIER pour les Décideurs

Utiliser les ressources existantes.

1. Qui sommes-nous pour présenter un dossier.

2. Rôle et fonctions d’un dossier aux élus

3. Composantes d’un tel dossier

4. Les outils disponibles.

Un bon dossier ne réinvente pas la roue

Le rôle des fonctionnaires

Définit le rôle, le contenu et l’orientation des dossiers

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Qu’en dit le Gouvernement du Québec ?

v Les gestionnaires municipaux sont en relation constante avec les membres du conseil. (…)De manière générale, les gestionnaires se chargent d’appliquer les décisions prises par le conseilet agissent comme intermédiaires entre le conseil et la population.

Les gestionnaires municipaux sont en relation constante avec les membres du conseil. (…)De manière générale, les gestionnaires se chargent d’appliquer les décisions prises par le conseilet agissent comme intermédiaires entre le conseil et la population.

2009

éluélu

LesPublications du Québec

Session de formation Session de formation sur l’adminisration municipalesur l’adminisration municipale

une foisune fois

1992

les images qui suivent sont tirées deles images qui suivent sont tirées de

rôle des fonctionnaires à partir de leur expérience et de leur

compétence professionnelle

ils proposent au conseil des politiques nouvelles ou des modifications aux politiques déjà adoptées

ils suggèrent diverses solutions en faisant ressortir les avantages et les inconvénients de chacune et en donnant toutes les informations nécessaires à une prise de décision.

le conseil attend des le conseil attend des fonctionnaires qu’ilsfonctionnaires qu’ils

√ agissent dans l’intérêt de la municipalité

√ informent et régulièrement le conseil sur la situation administrative te financière de la municipalité

√ signalent les besoins futurs de la municipalité et fassent les recommandations qu’ils jugent appropriées

√ recommandent, le cas, échéant, l’adoption de politiques visant à assurer la santé, la sécurité, ou le bien-être de la collectivité ou , encore, à améliorer les services administratifs

Le dossier s’insère dans un processus de décision

Son contenu doit éclairer la décision

2

Qu’est-ce qu’un processus de Qu’est-ce qu’un processus de décision?décision?

Processus qui amène à choisir une option parmi plusieurs en vue d’atteindre un objectif….

en tenant compte des conséquences et des antécédents, des ressources et des contraintes…..

Le processus qui mène à une décision consisteà mesurer la à mesurer la conformité conformité

ou ou à à évaluer les risquesévaluer les risques

en fonction de l’objectif à atteindre pour solutionner un problème

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Trois classes de décisions: décisions de conformité ou courantes

(programmées)En conformité avec une politique, un budget, etc.Le dossier démontre.. la conformité

décisions risquées (univers aléatoire)Il y a des inconnus, on dépend de l’environnement qui bouge... Montrer l’environnement et le taux de risques et les enjeux, puis les options de gestion de ces risques et enjeux.

décisions à l’aveugle (univers inconnu)Décision novatrice ou improviséeLe dossier démontre la pertinence par rapport aux besoins, est faisable et les risques sont circonscrits 11

De quoi peut être est fait le dossier ?Les dimensions et les contenus à documenter

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D’où viennent les informations pour la décision

De l’évaluation des effets et des moyens des programmes en cours dans le milieu (municipalité ou organisme) : ces information permettent de maintenir, modifier ou abandonner les activités ou infrastructures en question.

Des demandes ad hoc de la population desservie et des orientations politiques locales.

De l’état des lieux: de la pratique des autres, des tendances générales dans la région, la province et ailleurs, et les informations générales sur le milieu.

Le dossier peut comprendre

Énoncé et justifications de l’objectif ou des résultats

Besoins, problèmesContexte et enjeux

SociauxPolitiques

Mesures d’effets et d’impacts

Présentation d’optionsÉtat de l’art (ce qui existe ou a été réussi)DisponibilitéÉtalonnage ( comparaison)

Énoncé, impacts et mesure t’atténuation des risques

Succès ou échecsFinanciersPolitiquesFaisabilité ou accessibilité

Critères de sélection des options

« étalonnage » et standardFaisabilité (technique et financière)

FaitsEnjeux et risquesOptions

FaitsEnjeux et risquesOptions

Individus&

Collectivité

Individus&

Collectivité

Dynamique

politique

Dynamique

politique

Logistique &

pratiques

Logistique &

pratiques

GestionFinanceme

ntDépenses

GestionFinanceme

ntDépenses

Une visite de quelques ressources de référence

4

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Les ressources sur la démographie, la société et

les pratiques de loisirÂge et sexeÉtat matrimonialSituation de l’habitation

Caractéristiques de la famille

Caractéristiques du ménage

Langues parléesImmigrationCitoyennetéLieu de résidence (1 an et 5 ans

auparavant)Population autochtoneNiveau d’études & Domaine

d’étudesActivitésProfessionLieu de travailMode de transport au travail

Population des minorités visibles

Revenus

Individus&

Collectivité

Individus&

Collectivité

Statistiques Canada: le profil des communautésProfils des communautés de 2006 Ces profils présentent des renseignements au niveau des communautés tirés du Recensement de la population de 2006. L'utilisateur peut effectuer une recherche sur une zone d'intérêt en entrant son « nom de localité »

www.statscan.gc.ca

Profil des communautés

Institut de la statistique du Québec

Institut de la santé publique du Québec

Pratiques de loisir

Plusieurs sites sont à consulter.Voir la liste dans votre bulletin spécial.

Toutefois les tendances sont signalées principalement dans les bulletins de

Le MAMROThttp://www.mamrot.gouv.qc.ca/

Analyses financières de votre municipalité

:

GestionFinanceme

ntDépenses

GestionFinanceme

ntDépenses

http://www.mamrot.gouv.qc.ca/

Portrait de l’ensemble et des postes de dépenses

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Park and RecreationARTICLES 48PEOPLE 4178DOCUMENTS 268QUESTIONS7

International City/County Management Association

Une réseau de savoir

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La bibliothèque électronique en loisir

La Bibliothèque électronique en loisir (BEL) recense des documents réalisés ou publiés par les différents ministères, municipalités ou organismes. On y retrouve les documents publics et ce que l'on appelle communément la « documentation grise » composée de documents de travail utilisés à l'interne dans le milieu professionnel du loisir. La mise en ligne de cette « documentation grise » a l'avantage incontestable de répondre aux besoins et questions posées par les acteurs du loisir qu'il soit éducatif, familial, scientifique, récréotouristique, scolaire, etc.

A vous de jouer

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