Prise en main marmotte concours V5€¦ · Prise en main Marmotte concours V1 2 Profils et droits d’accès : 2.1 Profils et principes de composition des jurys de concours : 2.1.1

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PriseenmainMarmotteconcoursV1

Contenu

1 PRINCIPE DE FONCTIONNEMENT DE L’APPLICATION : ............................................................................ 4

1.1 DEFINITION : ............................................................................................................................................. 4

1.2 PRINCIPE DE FONCTIONNEMENT MARMOTTE CONCOURS ECHANGES DE DONNEES: ................................................. 4

2 PROFILS ET DROITS D’ACCES : ................................................................................................................ 5

2.1 PROFILS ET PRINCIPES DE COMPOSITION DES JURYS DE CONCOURS : ...................................................................... 5

2.1.1 Textes de référence et droits d’accès. ............................................................................................... 5

2.1.2 Droits d’accès aux données. .............................................................................................................. 5

2.2 ARCHITECTURE DES ECRANS ET PRINCIPE DE NAVIGATION : .................................................................................. 6

2.2.1 Un écran scindé en trois parties. ....................................................................................................... 6

2.3 LA ZONE DE NAVIGATION. ............................................................................................................................ 7

2.3.1 Identification de l’utilisateur de sa section et / ou de sa CID (1) ....................................................... 7

2.3.2 Choix d’affichage prédéfinis (2) ......................................................................................................... 7

2.3.3 Exports et génération des rapports (3) .............................................................................................. 7

2.3.4 Mode d’utilisation du site (4). ........................................................................................................... 7

3 DEROULEMENT D’UNE SESSION DE CONCOURS : ................................................................................... 9

3.1 PREPARATION DES CONCOURS : ..................................................................................................................... 9

3.1.1 Les différents référentiels paramétrables menu administration. .................................................... 10

3.1.2 Insertion de données par le secrétaire scientifique hors session concours : .................................... 17 3.1.2.1 Création d’une session : ......................................................................................................................... 17 3.1.2.2 Insertions de données : .......................................................................................................................... 17

3.2 ADMINISTRATION D’UNE SESSION DE CONCOURS : ........................................................................................... 18

3.2.1 Création de la session de concours : ................................................................................................ 18

3.2.2 Jury, section de jury et affectation des candidatures aux sections de jury : .................................... 18 3.2.2.1 Principes. ................................................................................................................................................ 18 3.2.2.2 Création des sections de jury. ................................................................................................................ 18 3.2.2.3 Composition des sections de jury. .......................................................................................................... 19 3.2.2.4 Affectation des candidatures aux sections de jury. ................................................................................ 20

Une affectation sans rapporteur ne peut pas être affectée à une section de jury. ...................................... 20

3.2.3 Etapes du concours / statut de la candidature / avis du jury : ........................................................ 20 3.2.3.1 Etapes des concours. .............................................................................................................................. 20 3.2.3.2 Statut de la candidature. ........................................................................................................................ 21 3.2.3.3 Avis du jury. ............................................................................................................................................ 22

4 DEROULEMENT DES CONCOURS ET UTILISATION DE MARMOTTE ......................................................... 24

4.1 ENRICHISSEMENT DES DOSSIERS EN VUE DE L’AFFECTATION DES RAPPORTEURS : .................................................... 24

4.2 ETAPE PREALABLE AU CONCOURS : LES INSTANCES D’EQUIVALENCES : ................................................................. 25

4.3 AFFECTATION DES RAPPORTEURS : BUREAU DE CONCOURS 1 ............................................................................. 25

4.3.1 Suivi de l’affectation des dossiers aux rapporteurs. ........................................................................ 25

4.3.2 Export des rapporteurs pour transmission au Service Central des concours ................................... 26

4.3.3 Affectation des candidatures aux sections de jury. ......................................................................... 26

4.3.4 Accès des rapporteurs aux dossiers suite au bureau de concours 1 : .............................................. 27

5 GENERATION DES RAPPORTS ............................................................................................................... 27

5.1 PROCESSUS CONCOURS ET TYPES DE RAPPORTS : ............................................................................................. 27

5.2 LES RAPPORTS COLLECTIFS DU JURY D’ADMISSIBILITE SUR DOSSIER (JAD) : ........................................................... 28

5.2.1 Création des rapports collectifs de JAD. .......................................................................................... 28

5.2.2 Edition des rapports collectifs de JAD. ............................................................................................. 28

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5.3 RAPPORTS INDIVIDUELS SUR CHAQUE CANDIDATURE / PRE‐RAPPORT / RAPPORT D’AUDITION / RAPPORT

D’ADMISSIBILITE : .................................................................................................................................................. 30

5.3.1 Cycle de vie des rapports de jury (statuts du rapport de jury). ........................................................ 30

5.3.2 Accéder aux dossiers et description des écrans ............................................................................... 32

5.4 GENERATION DES RAPPORTS : ..................................................................................................................... 32

5.4.1 Génération des rapports : ................................................................................................................ 35

6 ETAT DES RAPPORTS ET VALIDATION. .................................................................................................. 36

6.1 CHANGEMENT GLOBAL DE STATUT DES RAPPORTS : .......................................................................................... 36

6.2 LES ETATS « EDITION ». ............................................................................................................................. 38

6.3 LES RAPPORTS D’AUDITION : ....................................................................................................................... 39

6.4 « TRANSMISSION DES AVIS », « VALIDATION PRESIDENT » ET « TRANSMISSION RAPPORTS ». .................................. 40

6.4.1 Transmission des avis : .................................................................................................................... 40

6.4.2 Transmission des avis : .................................................................................................................... 45

Après avoir transmis les avis le président ou le secrétaire scientifique peuvent passer les candidatures au

statut « Validation président ». Ce changement de statut peut se faire globalement (copie ci‐dessous) ou

individuellement. Une fois les statuts changés la colonne à gauche de l’écran d’accueil prend la valeur

« validation ». ............................................................................................................................................... 45

6.4.3 Transmission des rapports : ............................................................................................................. 47

7 EXPORTS ET GENERATION DES RAPPORTS : ......................................................................................... 48

7.1 EXPORTS. ................................................................................................................................................ 48

7.2 GENERATION DES RAPPORTS DE JURY. ........................................................................................................... 48

8 ENRICHISSEMENT DU TEXTE DES RAPPORTS (LES BALISES) ................................................................... 49

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1 Principedefonctionnementdel’application:

1.1 Définition:A compter de janvier 2016 l’application Marmotte s’enrichit des données relatives aux concours. L’application sera accessible dans sa version de production à compter du 15 janvier à l’adresse standard https://marmotte.cnrs.fr/. L’objectif de Marmotte concours est de mettre à disposition des sections et des CID l’ensemble des éléments contenus dans le dossier de candidature et permettre l’élaboration des rapports de sections de façon collaborative. Cette application a été développé par Hugo Gimbert (LABRI, UMR 5800, TALENCE) et Yann Ponty (LIX, UMR 7161, PALAISEAU).

1.2 PrincipedefonctionnementMarmotteconcourséchangesdedonnées:

Aujourd’hui le processus concours est géré par deux applications distinctes.

Tout d’abord CEL_CC application sur laquelle les candidats déposent en ligne leurs dossiers

consultables par les membres des sections. D’autre part Intersection application par laquelle

le service central des concours (SCC) et le SGCN suivent l’avancement des candidatures et

procèdent à la publication officielle des résultats.

Ainsi deux flux de données ont été mis en place afin de mettre à disposition des jurys de

concours l’ensemble des éléments nécessaires à leurs traavaux.

Un flux unique en début de processus provenant de CEL_CC. Ce flux contient

l’ensemble des candidatures et les dossiers qui y sont attachés.

Un flux quotidien en provenance d’Intersection avec le statut des candidatures ainsi

que la composition des jurys.

Marmotte

CEL_CC

Dossiers de candidatures

Suivi de la candidatureIntersection

Schéma flux de données au 16/11/2015

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2 Profilsetdroitsd’accès:

2.1 Profilsetprincipesdecompositiondesjurysdeconcours:

2.1.1 Textesderéférenceetdroitsd’accès.La composition des jurys de concours chercheurs sont régis par le décret 84‐1185 du 27

décembre 1984.

Article 7 (jurys CR)

« Le jury d'admissibilité prévu à l'article 21 du décret susvisé du 30 décembre 1983 est constitué par les membres de la section compétente du comité national de la recherche scientifique, à l'exception de ceux appartenant au collège électoral C et des membres d'un rang inférieur à celui des candidats aux postes à pourvoir. Toutefois les membres de la section du comité national, candidats au concours, ne peuvent siéger dans le jury. »

Article 12 (jurys DR2 et DR1)

« Le jury d'admissibilité prévu à l'article 43 du décret du 30 décembre 1983 susvisé est constitué par les membres de la section compétente du Comité national de la recherche scientifique, à l'exception des membres appartenant au collège électoral C et des membres d'un rang inférieur à celui des candidats aux postes à pourvoir. Sont également exclus les candidats au concours.

Toutefois, lorsque le jury d'admissibilité siège au titre du concours d'accès direct au grade de directeur de recherche de 1re classe, seuls les membres de la section du Comité national de la recherche scientifique appartenant aux collèges électoraux A1 et A2 et les membres nommés d'un rang égal à celui des membres de ces collèges sont admis à siéger. »

2.1.2 Droitsd’accèsauxdonnées.

En respect des textes régissant la composition des jurys de concours les droits d’accès

aux dossiers concours dans l’application sont résumés dans le tableau ci‐dessous :

Droits d’accès aux dossiers concours dans l’application Marmotte :

Collège/Grade membre types de Concours

Collège Grade CR2 CR1 DR2 DR1

A tous oui oui oui oui

B CR1 oui oui oui non

CR2 oui oui non non

C tous non non non non

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Ainsi un membre de grade CR2 (ou équivalent) ne peut avoir accès aux dossiers d’un

candidat au concours DR. De la même manière l’application ne permet pas à un CR2

d’être désigné rapporteur d’un dossier de candidature DR.

La seule exception aux principes décrits plus haut est attachée au rôle du secrétaire

scientifique et du président qui dans le cadre de la préparation des travaux du jury

disposent d’un accès général aux données.

2.2 Architecturedesécransetprincipedenavigation:

2.2.1 Unécranscindéentroisparties.

Zone de critères de recherche

Zone de résultats

Zone de navigation

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2.3 LaZonedenavigation.

La zone de navigation se scinde en quatre groupes éléments :

L’identification de l’utilisateur et de sa section (1)

Choix d’affichage pré définis (2)

Exports et génération des rapports (3)

Administration de l’application(4)

2.3.1 Identificationdel’utilisateurdesasectionet/oudesaCID(1)Deux menus déroulant permettent à l’utilisateur de changer de section dans le cas d’un

membre siégeant à la fois en section et au sein d’une CID. La même possibilité est ouverte à

un membre qui serait désigné expert par une autre section que la sienne. Un second menu

permet de naviguer entre les différentes sessions ouvertes sur le site (concours ou

évaluation).

2.3.2 Choixd’affichageprédéfinis(2)Par défaut l’affichage dans la zone de résultat fait apparaître l’ensemble des dossiers

(chercheurs et unités) attachés à la section ou CID pour une session donnée. L’utilisateur

peut choisir d’afficher dans cette zone uniquement les demandes d’évaluation pour

lesquelles il a été désigné rapporteur (menu mes rapports) ou les demandes pour lesquelles

les rapports ne sont pas validés définitivement (menu à faire).

2.3.3 Exportsetgénérationdesrapports(3)Viacesmenusilestpossiblederéaliseruncertainnombred’exportsainsiquedegénérerlesrapportsdeconcours.

2.3.4 Moded’utilisationdusite(4).Il existe quatre types d’utilisateurs qui disposent chacun d’une interface dotée de droits

spécifiques à laquelle se menu donne accès.

Secrétaire / Président

ACN.

Bureau.

Rapporteur.

(1) (3)(2) (4)

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Le profil secrétaire dispose est le à disposer de l’ensemble des droits et peut, via le menu

administration, configurer un certain nombre d’éléments dans l’application. Le secrétaire a

par ailleurs accès à l’ensemble des autres interfaces attachées aux différents rôles.

Par défaut le profil « secrétaire » est attribué au secrétaire scientifique de la section.

Le secrétaire peut déléguer une large partie de ces droits à l’ACN en charge de la section

selon l’organisation propre à chaque section.

Dans le cadre de la formation nous aborderons essentiellement les éléments et les écrans

attachés au rôle de secrétaire scientifique.

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3 Déroulementd’unesessiondeconcours:

3.1 Préparationdesconcours:L’administrateur Marmotte (profil secrétaire) a un rôle essentiel puisqu’il peut gérer les

référentiels propres à chaque section. Il doit créer ces référentiels en début de mandat puis

peut à volonté modifier ceux‐ci selon les besoins de la section.

Tout d’abord la session de concours est initialisée automatiquement par flux d’information

sans intervention du secrétaire scientifique de section. Une fois l’initialisation faite le mode

secrétaire ouvre dans la zone de navigation le menu administration spécifique au profil

secrétaire. Ce menu permet à l’administrateur Marmotte de configurer un certain nombre

d’éléments propres à l’organisation de la section.

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3.1.1 Lesdifférentsréférentielsparamétrablesmenuadministration.Le menu administration permet de gérer les référentiels suivants :

o Les trois premiers menus gèrent les référentiels attachés à la section.

Le menu session permet de paramétrer la session qui s’ouvre par défaut par ailleurs

le secrétaire peut créer une session ou la supprimer à la condition que celle‐ci ne soit

pas de type « Concours / Printemps ou Automne ».

o Le menu session vous permet d’autre part de supprimer l’ensemble des pré‐rapports

d’une session achevée. A terme cette suppression des pré‐‐rapports devrait être

automatisée à chaque fin de session concours. En effet la conservation de ces

éléments dans les systèmes nationaux est juridiquement risqué et susceptible de

générer des recours. Aussi dans un premier temps votre ACN reviendra vers vous en

fin de session pour établir cette suppression. Plus globalement à terme la

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conservation des éléments des sessions terminées (hors pré rapports) fera l’objet

d’une suppression générale.

Ecran suppression des pré‐ rapports

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o Le menu membres permet au secrétaire scientifique de gérer dans le cas d’un besoin

urgent le collège d’appartenance des membres de la section. Attention pour que la

modification soit prise en compte définitivement et ne soit pas annulé par les flux

d’information quotidiens votre ACN doit remonter l’information auprès du SGCN qui

se chargera de l’enregistrement dans les référentiels nationaux.

o Par défaut l’ensemble des membres figurent d’ores et déjà dans votre base.

L’identification des membres appartenant à une unité CNRS se fait via l’annuaire

Janus déjà utilisé par les connexions aux applications nationales (Labintel, AGATE….).

Les logins et mots de passe entre ces applications sont donc identiques.

Pour les membres n’appartenant pas à une unité CNRS l’identification se fait via

l’annuaire « Janus ext ».

Ecran de gestion des membres de la section ou de la CID.

(Le champ collège ici sur l’écran sera verrouillé afin de garantir la cohérence des accès)

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Le menu unités permet au secrétaire d’ajouter à la liste par défaut des unités de sa

section un laboratoire, CNRS ou non. Dans le premier cas la simple saisie du code

laboratoire (ex : UPR1111) permet de récupérer l’ensemble des éléments descriptif

de l’unité.

UPR111

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o Le menu configuration permet de gérer différents types d’éléments :

Les éléments descriptifs du jury. ( )

Droits d’accès aux membres du bureau et ACN ( )

Affichage écran ou rapports ( )

.

Le menu configuration permet au président ou secrétaire scientifique de la section de

déployer les droits d’accès à l’application en fonction de l’organisation du travail propre à

chaque section. Par une série de bouton « oui / non » le président peut gérer une partie des

droits des membres du bureau et des ACN.

Par ailleurs il peut gérer l’affichage ou non de certaines colonnes sur l’écran principal en

fonction des besoins de la section ainsi qu’établir des phrases types pour certains types de

rapports.

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Le menu configuration permet d’autre part l’Intégration du fichier signature du président.

A utiliser hors des sessions concours.

o Le menu « mots clefs ».

Les rubriques attachées aux personnes (chercheurs, candidats)

caractériseront la personne en fonction d’éléments d’analyse propres à la

section (collaboration industrielle, année de thèse…….) Ces rubriques sont

attachées aux chercheurs évalués.

Ecran saisie rubriques chercheur supplémentaires

Le menu mots clés permet de générer un thésaurus propre à la section en vue

de la répartition des dossiers entre les rapporteurs. Ces mots clefs peuvent

être insérés selon une arborescence comportant deux niveaux :

1

1a

1b

2……

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3.1.2 Insertiondedonnéesparlesecrétairescientifiquehorssessionconcours:

3.1.2.1 Créationd’unesession:

Via ce menu le secrétaire peut créer une session. Cette possibilité est limitée aux sessions d’un type

autre que Printemps Automne ou Concours.

3.1.2.2 Insertionsdedonnées:Via ce menu le secrétaire peut insérer individuellement une nouvelle demande d’évaluation qui ne se

trouverait pas dans Marmotte. Cette option est à utiliser uniquement pour les sessions hors session

de printemps d’automne et concours. En effet pour ces trois types de sessions l’ensemble des

données sont insérées dans l’application via flux de données.

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3.2 Administrationd’unesessiondeconcours:

3.2.1 Créationdelasessiondeconcours:La session de concours est initialisée par flux automatique de données dès que les éléments

relatifs à chaque concours sont saisis par la DRH. Ainsi les sessions de type « concours » dans

Marmotte sont générées automatiquement.

3.2.2 Jury,sectiondejuryetaffectationdescandidaturesauxsectionsdejury:

3.2.2.1 Principes.La composition du jury est déterminée automatiquement par le flux de données en

provenance d’intersection. Par défaut l’ensemble des membres d’une section des collèges A

et B font partie du jury de concours.

Les droits qui s’attachent à chaque collège sont automatiquement récupérés par

l’application via le flux de données (cf. tableau des droits P5).

Le principe qui régit l’affectation des candidatures aux sections de jury est le suivant :

1. Création des sections de jury pour un concours donné (cf. point 3.1.2.2)

2. Affectation des membres du jury dans les différentes sections de jury.

3. Affectation d’un ou des rapporteurs aux dossiers de candidatures.

4. Affectation générale des candidatures au sous jury du rapporteur 1

3.2.2.2 Créationdessectionsdejury.

Chaque jury de concours à la possibilité de se scinder en section de jury. Dans un tel cas les

jurys doivent créer les sections de jury dans l’application. Après quoi le jury doit affecter les

membres à chacune des sections de jury dans le respect des règles juridiques.

Pour finir le jury doit désigner un président de section de jury dont le nom doit être saisi

dans l’application.

L’ensemble de ces éléments sont à saisir par le SCC et ou l’ACN via l’écran du menu

administration.

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3.2.2.3 Compositiondessectionsdejury.Par l’interface administration / Membres les secrétaires scientifiques constitue les sections de jury.

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3.2.2.4 Affectationdescandidaturesauxsectionsdejury.

Le secrétaire scientifique par un clic via l’écran principal affecte automatiquement les

candidatures à la section de jury à laquelle le rapporteur 1 du dossier appartient.

Cette affectation globale peut se faire de la même manière via le menu administration / concours

Uneaffectationsansrapporteurnepeutpasêtreaffectéeàunesectiondejury.

3.2.3 Etapesduconcours/statutdelacandidature/avisdujury:

3.2.3.1 Etapesdesconcours.Le processus concours peut être divisé en 5 étapes :

Collecte des données.

Etape préalable (instance d’équivalence).

Etape d’admissibilité sur dossier (JAD).

Etape des auditions (facultative pour les DR).

Etape de l’admissibilité (JA).

A chaque étape du concours le jury émet un avis sur la candidature dans Marmotte. Celui‐ci

repris par l’ACN ou le gestionnaire du SCC dans le SI national permet de générer le statut de

la candidature pour l’étape suivante du concours.

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3.2.3.2 Statutdelacandidature.Le statut de la candidature est un élément en provenance du système d’information national

de la DRH récupéré par Marmotte. Cette information est donc non modifiable dans

l’application.

A chaque étape du concours l’ACN relève l’avis de la section est modifié en conséquence le

statut de la candidature dans le SI national.

Ce statut est récupéré lors d’une mise à jour quotidienne de Marmotte

Schéma synthétique du changement de statut de la candidature.

Tableau récapitulatif des statuts candidatures possibles en fonction des étapes concours

Etapes du processus Concours Statut possible des candidatures examinées lors de l'étape en provenance d’intersection

vers Marmotte

Collecte des candidatures

Non Admis à concourir

Admis à concourir

Soumis IE

Soumis CS

Phase Préalable : Instance d'équivalence Admis à concourir

Non Admis à concourir

Phase 1 Admissibilité sur dossier: Admis à poursuivre

Non admis à poursuivre

Phase 2 Auditions : ‐

‐

Phase 3 Admissibilité : Admissible

Non Admissible

Transmission du nouveau statut de la candidature

Emission dans Marmotte

par le jury d’un avis sur

la candidature.

Récupération de l’avis de la

section par l’ACN et génération

du nouveau statut de la

candidature dans le SI DRH

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A l’issue de chaque étape une candidature recevant un statut négatif voit le champ « avis du

jury » verrouillé dans Marmotte en conservant le dernier avis saisie par le jury.

3.2.3.3 Avisdujury.A chaque étape du concours le jury émet un avis via l’outil Marmotte. Cette possibilité est

limité à chaque candidature ayant eu un avis positif lors de l’étape précédente du concours.

Ainsi une candidature non retenu par le jury lors d’une étape du concours voit son champ

avis section verrouillé dans Marmotte.

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Tableau récapitulatif des avis possibles en fonction de l’étape du concours.

Etapes du processus Concours Avis par défaut dans Marmotte

en début d'étape Avis jury possibles saisis dans

Marmotte

Collecte des candidatures

‐

Ensemble des avis (Sauf pour non admis à concourir ou

soumis CS pas d’avis possible)

‐

‐

‐

Phase Préalable : Instance d’équivalence (uniquement pour dossier avec statut "Soumis IE")

‐ IE oui / IE Non / ‐

Phase 1 Admissibilité sur dossier : (uniquement pour dossiers avec statut "Admis à concourir")

‐ (avis de l’IE si candidat en

provenance IE) Ensemble des avis

Phase 2 Auditions : Avis du jury lors de l'étape

précédente Ensemble des avis

Phase 3 Admissibilité : (uniquement pour dossiers avec statut "Admis à poursuivre")

Avis du jury lors de l'étape précédente

Ensemble des avis

Liste des avis jury disponibles dans l’application Marmotte :

Rappel des « Avis section » possibles dans Marmotte aujourd’hui : o A discuter o IE oui / IE non o Non auditionné / auditionné o Non classé / classé o Classé n°1 à 30 o A+, A, A‐, B+, B, B‐, C

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4 DéroulementdesconcoursetutilisationdeMarmotte

4.1 Enrichissementdesdossiersenvuedel’affectationdesrapporteurs:Les membres du bureau ont accès aux dossiers de candidature du jury et peuvent enrichir ceux‐ci via

l’utilisation des mots clés définis en début de session (menu administration/mots clés)

L’enrichissement d’un dossier chercheur peut se faire par les mots de la section qui caractérisent

l’activité scientifique du chercheur ou via des rubriques chercheurs qui, elles, s’attachent au dossier

du chercheur dans sa globalité.

Saisie des mots clefs caractérisant

l’activité scientifique du chercheur

Laboratoire d’affectation souhaité

par le candidat

Dossier de candidature

Information sur le candidat

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4.2 Etapepréalableauconcours:Lesinstancesd’équivalences:Lors des instances d’équivalence la section donne par son avis la possibilité aux candidats ayant fait

une demande d’équivalence d’être admis à concourir.

Afin de préparer l’instance d’équivalence la section sélectionne la population soumise à avis via le

champ « statut ». Après quoi l’avis peut être saisi via l’écran principal.

La liste des avis possible à ce stade :

IE oui

IE non

‐

L’ACN répercute l’avis de la section dans le système national en changeant le statut des candidatures

en « admis à concourir » ou « non admis à concourir ».

4.3 Affectationdesrapporteurs:Bureaudeconcours1

4.3.1 Suividel’affectationdesdossiersauxrapporteurs.L’affectation des rapporteurs est faite via les profils secrétaire scientifique, Bureau et ou ACN. Il peut

y avoir jusqu’à 3 rapporteurs par dossier. Dès affectation d’un rapporteur à un dossier un tableau

récapitulatif du nombre de candidats par rapporteur est mis à jour par l’application. Par ce tableau

les membres du bureau ont une vision en temps réel de la charge attribuée à chaque rapporteur en

fonction de son rang.

Pour faciliter le travail des membres du bureau, ceux‐ci ont la possibilité de trier les dossiers par

thème, ou de filtrer l’affichage des dossiers de candidature par concours.

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4.3.2 ExportdesrapporteurspourtransmissionauServiceCentraldesconcoursLors du bureau de concours 1 le jury affecte le ou les rapporteurs pour chacun des dossiers. Le

gestion du service central des concours (SCC) reporte ces informations dans le système national.

Ainsi le SCC peut établir les documents officiels (convocations, liste des candidats …..) du concours.

Pour faciliter cette re‐saisie le jury peut via Marmotte extraire les information necessaires au SCC via

le menu « export / excel» un fichier par lequel un fichier .CSV peut être généré.

Export liste des rapporteurs :

4.3.3 Affectationdescandidaturesauxsectionsdejury.Après distribution des dossiers aux rapporteurs on peut affecter les candidatures aux différentes

sections de jury.

Ecran affectation des rapporteurs bureau de concours 1 :

Distribution aux Rapporteurs

Affectation section de jury

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4.3.4 Accèsdesrapporteursauxdossierssuiteaubureaudeconcours1:

A la suite du bureau les rapporteurs ont la vision de l’ensemble des dossiers de la section avec les

rapporteurs et peuvent accéder aux dossiers de candidature pour établir leur pré‐rapport.

5 Générationdesrapports

5.1 Processusconcoursettypesderapports:

Tableau récapitulatif étapes du concours et génération des rapports :

Etape du concours Avis saisis dans Marmotte

Rapports

IE oui NON

Admissibilité sur dossiers (JAD)

oui OUI Rapport collectif

Audition

1er cas pas de section de jury (sous jury)

oui NON

2eme cas avec section de jury (section jury)

oui OUI rapports individuels sur chaque candidat auditionné signé par président section jury donc plusieurs signataires possibles.

Délibération oui OUI deux types de rapports : ‐ un rapport collectif justifiant le classement ‐ un rapport individuel sur chaque candidat admissible

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5.2 Lesrapportscollectifsdujuryd’admissibilitésurdossier(JAD):

5.2.1 CréationdesrapportscollectifsdeJAD.La production des rapports collectifs produits lors du jury d’admissibilité sur dossier (JAD) ou lors de

l’admissibilité finale peuvent être réalisé via Marmotte.

Ces rapports sont accessibles uniquement au président, secrétaire scientifique et à l’ACN via le menu

« administration\concours ».

Par défaut chaque jury dispose en machine d’un rapport collectif pour chacun de ses concours.

5.2.2 EditiondesrapportscollectifsdeJAD.L’édition des rapports collectifs de JAD se fait globalement pour un jury par simple clic sur le bouton

« générer rapports de JAD ». Un fichier .ZIP est créé dans lequel figurent les rapports de JAD du jury.

Cette édition peut être générée à plusieurs reprises toujours de manière globale.

L’entête des rapports est automatiquement complétée des informations nécessaires.

Année

Grade du concours

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Numéro de concours

Nombre de postes ouverts

Nombre de candidatures examinées

Nombre de candidats auditionnés (le cas échéant).

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5.3 Rapportsindividuelssurchaquecandidature/Pré‐rapport/Rapportd’audition/Rapportd’admissibilité:

5.3.1 Cycledeviedesrapportsdejury(statutsdurapportdejury).Au sein de l’application trois types de document coexistent. Le pré rapport, le rapport d’audition et le

rapport de section. Ces trois documents sont disjoints et peuvent être générés indépendamment les

uns des autres.

Globalement six statuts différents sont disponibles dans l’application. Le changement de statut

modifie la visibilité et / ou les possibilités de modifications des rapports. Chaque statut correspond à

une étape de concours et stade de validation du rapport.

Schéma synthétique étapes du concours / types de rapports / statuts

Le changement de statut se fait globalement par l’intermédiaire de l’écran principal pour les dossiers

sélectionnés ou individuellement pour chaque dossier de candidat.

Le rapport de section se constitue au fur et à mesure du processus de concours. Ces différentes

étapes d’élaboration sont synthétisées dans l’application par six statuts de validation que peut

prendre le rapport de section.

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Tableau synthétique des statuts caractéristiques et visibilité.

Statut du rapport de section

Valeur prise par la candidature à l'écran

Caractéristiques Visibilité

Edition Pré‐rapport Double Aveugle

Doubleaveugle Statut par défaut en début de processus

* Les pré‐rapports sont modifiables et visibles uniquement par le rapporteur. * Rapport de section visible par tous éditable par le SCC et / ou ACN

Edition Pré‐rapport et Rapports

Edition Pré rapport visible par tous

* Pré‐rapports visibles de tous * rapport saisie possible par SCC et / ou rapporteur 1

Audition Audition Permet d’éditer le rapport d’audition

* Rapport d’audition éditable par le SCC.

Transmettre l'avis Avistransmis Verrouillage des avis * Pré‐rapports verrouillés * Avis verrouillés * Rapport de jury modifiable par SCC et rapporteur 1

Validation par le président

Validation Verrouillage des rapports pour les rapporteurs

* Avis verrouillés * Edition des rapports uniquement par le SCC et / ou l'ACN.

Finaliser le rapport Publié * Avis et rapport de jury verrouillés * ACN peut déverrouiller le rapport par changement de son statut.

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5.3.2 AccéderauxdossiersetdescriptiondesécransChaque rapporteur accède à ses dossiers après sélection de ceux‐ci par le bouton « loupe » à gauche

de l’écran ou par clic sur le nom du candidat. Les autres membres du jury accèdent aux dossiers sans

pouvoir réaliser de pré‐rapport. Le secrétaire scientifique et le président conserve un accès total à

l’ensemble des dossiers.

5.4 Générationdesrapports:Une fois les dossiers affectés à chaque rapporteur ceux‐ci peuvent accéder à l’écran de génération

des pré‐rapports. Ils peuvent à partir du même écran saisir leur avis.

La description de la candidature :

L’ensemble des éléments synthétique de la candidature sont disponibles via cet écran. Par

ailleurs les pièces du dossier de candidature sont disponibles au format .PDF.

Enfin Le rapporteur peut ajouter des mots clés sélectionnés parmi ceux de la liste de la

section pour caractériser le dossier.

2) accès au dossier de candidature.

1) Sélection des demandes.

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Les rapports :

o Le pré‐rapport :

Le pré‐rapport est réalisé par le rapporteur avec la possibilité pour celui‐ci d’y apporter un

avis. Ce dernier est sans lien direct ou automatique avec l’avis figurant sur le rapport de

section. Les éléments du pré‐rapport peuvent être utilisés pour réaliser le rapport de section

via un copier/coller.

Le pré‐rapport est un document de travail il ne peut donc pas faire l’objet d’une édition.

o Le rapport d’audition :

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o Le rapport de section :

Via cet écran la section établit le rapport de concours pour la candidature en cours.

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5.4.1 Générationdesrapports:Les rapports peuvent être générés individuellement ou collectivement. Dans le premier cas via

l’écran du dossier de candidature, dans le second via le menu « génération RS » de l’écran principal.

Cette génération peut se faire si l’avis attaché à la candidature respecte les conditions si dessous.

Avis de la section Rapport d'audition Rapport individuel du jury

A discuter Impossible Impossible

IE oui / IE non Impossible Impossible

Non auditionné Impossible Impossible

Auditionné Possible Impossible

Non classé Possible Impossible

Classé Possible Impossible

Classé n°1 à 30 Possible Possible

A+, A, A‐, B+, B, B‐, C Impossible Impossible

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6 Etatdesrapportsetvalidation.Seul le profil secrétaire et ou l’ACN peuvent modifier l’état des rapports selon le cycle de vie de ceux‐

ci. Le changement d’état des rapports permet de gérer l’accès aux rapports selon le profil des

membres et de verrouiller l’avis de la section et le contenu du rapport de section.

Cette modification peut se faire globalement ou individuellement.

Il existe deux types de statut des rapports.

o Les statuts de validation ayant un impact sur les accès.

o Les statuts de transmission qui verrouillent certaines données.

6.1 Changementglobaldestatutdesrapports:

Schéma des différents statuts des rapports :

Edition Prérapport

Double Aveugle

Edition Prérapport et

RapportsTransmettre l'avis

Validation par le

présidentFinaliser le rapport

Audition

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Modification globale des statuts du rapport :

Statut avec transmission

Statut de validation sans transmission

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6.2 Lesétats«édition».

Le changement d’état de « double aveugle » (état par défaut) à « pré‐rapport » permet à l’ensemble

des membres de la section d’accéder aux différents pré‐rapports établis au regard d’une demande

d’évaluation.

Ecran des membres de la section rapporteur et non rapporteur du dossier :

Etat double aveugle : Etat édition rapport pré‐rapport :

A ce stade chaque rapporteur peut modifier son pré‐rapport ces modifications étant

accessibles en consultation aux autres membres de la section. Le rapport de section est

accessible et non modifiable.

Les vues sont identiques entre les deux rôles « bureau » et « normal ».

Le rôle secrétaire conserve pour sa part à ce stade la possibilité de modifier les deux pré‐

rapports ainsi que l’accès au rapport de la section en modification.

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6.3 Lesrapportsd’audition:Ce statut du rapport est facultatif toutes les sections ne devant pas réaliser obligatoirement des

rapports d’audition.

Conditions nécessaires à la génération du rapport d’audition :

L’avis du jury doit être renseigné

L’avis doit être au moins égal à « auditionné »

Ces rapports peuvent être générés individuellement en appelant le dossier de candidature.

Si la section souhaite générer ces rapports collectivement elle peut le faire via le menu « génération RS » de

l’écran principal.

Dans ce cas les rapports d’audition sont générés en même temps que les rapports de jury et figurent donc

dans le même export.

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6.4 «Transmissiondesavis»,«validationPrésident»et«transmissionrapports».

Après les deux premiers statuts (cf. schéma page 41) et hors le statut audition spécifique car

optionnel il existe dans l’application trois statuts qui permettent de valider les données.

6.4.1 Transmissiondesavis:Le premier « transmettre avis » a pour effet de verrouiller l’avis émis par la section sur la candidature

à l’ensemble des membres de la section (rapporteur 1 compris) ainsi que pour le secrétaire

scientifique et le président

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Ecran d’accueil validation des avis et des rapports :

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Validation des avis et des rapports :

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Les avis ne peuvent être transmis qu’à la condition que tous les avis figurant dans la sélection soient saisis dans

l’application. Si un avis manque un message d’erreur apparait. Ainsi dans le futur la cohérence des avis entre

Marmotte et les applications concours sera complète.

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Une fois les avis transmis le statut du rapport passe en « avis transmis ».

En cas de besoin seul l’ACN de la section peut changer le statut de la candidature afin de la replacer dans l’état

précédent.

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6.4.2 Transmissiondesavis:

Aprèsavoirtransmislesavisleprésidentoulesecrétairescientifiquepeuventpasserlescandidaturesaustatut«Validationprésident».Cechangementdestatutpeutsefaireglobalement(copieci‐dessous)ouindividuellement.Unefoislesstatutschangéslacolonneàgauchedel’écrand’accueilprendlavaleur«validation».

Ce statut verrouille pour l’ensemble des membres à l’exception du secrétaire scientifique du président et de l’ACN

la saisie dans le rapport scientifique. Le pré‐rapport est verrouillé ainsi que les éléments le caractérisant (avis

rapporteur…...).

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Ecran rapporteur statut « validation président ».

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6.4.3 Transmissiondesrapports:

Pour clôturer la production des rapports le secrétaire scientifique et le président peuvent valider définitivement

les documents en passant les candidatures au stade de « transmission rapport ».

Dans ce cas les avis et rapports sont verrouillés en modification pour l’ensemble des membres de la section.

L’ACN est la seul à pouvoir modifier le statut de la candidature afin de revenir à l’un des états précédents.

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7 Exportsetgénérationdesrapports:

7.1 Exports.

Différents types d’exports sont possibles via l’écran d’accueil.

Exports possibles via l’écran d’accueil :

o Word : Les rapports des candidatures sélectionnées à l’écran au format Word dans un fichier .ZIP

o Excel : Tableau récapitulatif des données des candidatures sélectionnées à l’écran.

o Rapporteurs

o Relevés de conclusion.

7.2 Générationdesrapportsdejury.Celle‐ci peut se faire globalement pour les dossiers sélectionnés à l’écran via le menu d’accueil menu « génération

des RS ». Cette fonctionnalité est réservée au secrétaire scientifique et au président qui peuvent la déléguer à

l’ACN. Ce menu génère l’ensemble des rapports individuellement au format .PDF.

D’autre part lors de cette génération un fichier .ZIP est créé regroupant l’ensemble des rapports individuels.

Il existe par ailleurs la possibilité un menu « Relecture RS » qui génère les rapports en un fichier HTML unique

pour une relecture globale avant validation.

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8 Enrichissementdutextedesrapports(lesBalises)

Les textes contenus dans les rapports de section peuvent actuellement être enrichis au moyen de balises HTML.

Il convient pour réaliser l’opération de faire précéder directement dans le corps du texte le nom ou la chaine de

caractères à enrichir les éléments suivants :

o Pour l’italique : texte enrichi

o Pour le gras : texte enrichi 

o Pour l’italique et souligné texte enrichi

o En indice : texte enrichi o En exposant texte enrichi

Ces balises sont prises en compte par l’application qui enrichit le texte du rapport de section extrait au format

PDF.

Documents

Prise en main marmotte concours V5€¦ · Prise en main Marmotte concours V1 2 Profils et droits d’accès : 2.1 Profils et principes de composition des jurys de concours : 2.1.1