PROCÉDURE DE FACTURATION DES CONTRATS …

Notice à l’attention des CFA

La présente note vise à fournir un cadre opérationnel aux CFA pourl’établissement de leurs factures permettant, à la fois pour les contratsissus du « stock » des contrats sous convention régionale ainsi que lesnouveaux contrats, un règlement rapide des factures.

Les règlements se font tous par virement, n’oubliez pas de nous adresservotre RIB avec votre première facture.

OPCO Mobilités a mis à votre disposition un site internet dédié où chaqueCFA peut déposer les contrats s’il est mandaté par l’entreprise, déposer etvérifier ses factures, déclarer les modifications ou ruptures de contrats, etsuivre l’évolution de son compte (état des demandes, notifications,paiements…) pour :• les contrats hors convention 2019 et les contrats 2020• le stock des contrats sous convention régionale en validant les pro

forma directement en ligne.

Demander la création de votre compte

Pour toute question relative à la mise en œuvre de la présente note, lesCFA sont invités à contacter le chargé de mission alternance formation deleur délégation régionale dont la liste est jointe en annexe par secteurd’activité.

PROCÉDURE DE FACTURATIONDES CONTRATS D’APPRENTISSAGE

https://espacesecurise.opcomobilites.fr/cas/login?service=https%3A%2F%2Fmgestion.opcomobilites.fr%2Fapp%2Fauthenticate%2Fautomobile

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CONTRATS D’APPRENTISSAGE HORS

CONVENTION 2019 ET CONTRATS 2020


L’entreprise ou le CFA

Transmission à OPCO Mobilités du CERFA +

convention

À la conclusion du contrat d’apprentissage

À réception de la notification

L’OPCO analyse le contrat

L’OPCO envoie l’accord de prise en charge au CFA, à l’entreprise et à l’apprenti

Facture individuelle émise par le CFA et libellée à

l’ordre de l’OPCO correspondant à 50%

annuel du niveau de prise en charge

Vérification de la facture par l’OPCO et mise en

paiement de la facture si conforme

Le contrat est complet et conforme . Le contrat est

déposé auprès de l’administration

Le CFA

Une rupture intervient dans les 6 premiers mois

Le contrat est incomplet et/ou non conforme

Relance ou refus fait à l’entreprise

Si la facture est incomplète et/ou non conforme

Relance faite au CFA


Le CFA

Facture individuelle émise par le CFA et libellée à l’ordre

de l’OPCO correspondant à 25% du niveau de prise en

charge annuel + certificat de réalisation de la

première période déjà payée +

Facturation des frais annexes de la première période

Au septième mois du contrat

Au dixième mois du contrat

Vérification de la facture individuelle par l’OPCO et

mise en paiement de la facture conforme

Facture individuelle émise par le CFA et libellée à l’ordre de l’OPCO correspondant à 25% du niveau de

prise en charge annuel + certificat de réalisation de la deuxième

période déjà payée +Facturation des frais annexes de la

deuxième période

Une rupture intervient

Une rupture intervient

Les frais annexes résiduels seront facturés à l’issue du contrat et seront accompagnés

du dernier certificat de réalisation

Si la facture individuelle est incomplète et/ou non

conforme


Vérification de la facture individuelle par l’OPCO et

mise en paiement de la facture conforme

Si la facture individuelle est incomplète et/ou non

conforme


Pour les contrats de plus d’un an, les années

suivantes reprennent le même fonctionnement


La convention de formation devra mentionner les frais annexes le cas échéant (repas, hébergement, frais de

premier équipement et mobilité géographique).L'entreprise pourra saisir son contrat via son outil

M-Gestion. Le CFA pourra également le saisir via l’espace dédié (voir page 1) s’il est mandaté par l’entreprise

Le financement de l’OPCO sera calculé selon le niveau de prise en charge déterminé par la branche, le coût

d’amorçage ou le coût de carence selon la formation (liste France Compétences) et rapporté aux nombre de

mois du contrat.

La facture est émise par le CFA. Elle précise le numéro de dossier ainsi que le nom et prénom de l’apprenti. Le montant est de 25%, 30%, 40% ou 50% du niveau de

prise en charge annuel (coût contrat, coût d’amorçage ou coût carence). Voir cas particuliers et échéanciers

Les mentions du certificat de réalisation peuvent être insérées directement dans la facture.

A défaut, le certificat de réalisation est disponible sur notre site internet :

https://www.opcomobilites.fr/fileadmin/user_upload/Actualites/certificat_de_realisation.pdf

Il devra préciser le nombre de mois de contrat réalisé sur la période précédente. Ce document est un modèle, le

CFA pourra utiliser tout autre support.

Voir détail en page suivante

En cas de rupture, si l’apprenti est maintenu en CFA sans entreprise, la facturation peut être faite par le CFA

jusqu’à 6 mois après la date de rupture. Si l’apprenti quitte le CFA, le CFA devra informer OPCO Mobilités. Le

trop versé sera restitué

Précisions


Facturation des frais annexes

Pour rappel, les frais annexes pris en charge par OPCO Mobilités sont :

- Hébergement : 6€ par nuitée (petit déjeuner compris)- Restauration : 3€ par repas- En cas de de pension complète : déjeuner + diner + nuitée 12€- 1e équipement : forfait de 500€- Mobilité Européenne : forfait de 1.200€- Mobilité Internationale : forfait de 1.500€

Il n’est pas demandé de justificatifs des frais annexes par OPCO Mobilités mais le CFA doit être en mesure de justifier par tout moyen de la réalité des dépenses engagées, en cas de contrôle.

Le 1er équipement est un forfait de 500€. Il n’est pas fixé de liste de matériel éligible mais cela doit correspondre à des équipements pédagogiques spécifiques et individuels affectés à l’apprenti. Dans le cas d’un forfait servant à acquérir du matériel informatique mis à disposition de l’apprenti, la facture devra le préciser.

Ne sont pas éligibles : l’achat de contenu pédagogique : livres scolaires, contenu pédagogique accessible à distance et l’outillage informatique du CFA : les équipements « software » et les équipements « hardware » (en dehors de l’équipement informatique mis à disposition de l’apprenti).

A l’issue de la formation (ou selon autre temporalité), le CFA est tenu de transférer la propriété du 1er

équipement à l’apprenti à l’exception du matériel informatique restant propriété du CFA.

Les frais de premiers équipements ne sont pas éligibles au titre du stock des contrats sous convention régionale.

Les frais de mobilité sont des forfaits. Une seule mobilité par apprenti et par contrat. Cette ressource couvre le fonctionnement du CFA (référent mobilité, coûts de structure, développement des partenariats, …) et non la mobilité du jeune (salaires, frais, …).

Ces frais annexes peuvent être facturés à chaque acompte du niveau de prise en charge ou en fin de contrat pour la durée totale de ce dernier.

Frais annexes

Pour les contrats d’une durée inférieure à 1 an :

Si l’apprenti bénéficie d’une réduction de durée régie par une convention tripartite mentionnant l’aménagement pédagogique proposé, le niveau de prise en charge est proratisé à la durée du contrat et majoré de 10%, dans la limite du niveau de prise en charge annuel.

Pour les titres professionnels ci-après comprenant une durée de formation fixée par voie règlementaire, le prorata temporis ne s’applique pas :- 56T31102 : Conducteur du transport routier de marchandises sur porteur- 56T31101 : Conducteur du transport routier de marchandises sur tous véhicules- 56T3110A : Conducteur du transport routier interurbain de voyageurs- 56T31107 : Conducteur de transport en commun sur route

La facturation doit être établie comme suit :

Remarques : - Il est rappelé que tout mois commencé est dû : à titre d’exemple, un contrat d’apprentissage qui

commence le 28 septembre de l’année N et se termine le 3 octobre de l’année N+1 sera financé sur 13 mois : du 28 septembre de l’année N au 27 septembre année N+1 (12 mois) et du 28 septembre au 27 octobre de l’année N+1 (1 mois) – même si le contrat s’arrête le 3 octobre.

CONTRAT INFERIEUR A UN AN Certificat de réalisation

Acompte MontantA réception de la notification de l’accord, envoyer la facture

1er 50 % du niveau de prise en chargeForfait 1er équipement (si concerné)

NON

A l’issue du contrat

Solde Nombre de mois restantsFrais de restauration et d’hébergement de la totalité du contrat (si concerné)Forfait mobilité européenne ou internationale (si concerné)Forfait 1er équipement (si concerné et pas déjà facturé)

OUI pour l’intégralité du

contrat

Cas particuliers et échéanciers

Pour les contrats d’une durée égale à 1 an conclus avant le 01/01/2021, la facturation doit être établie comme suit :

CONTRAT EGAL A UN AN Certificat de réalisationAcompte Montant

A réception de la notification de l’accord, envoyer la facture


NON

Au 7ème mois, envoyer la facture

2ème 25 % du niveau de prise en chargeFrais de restauration et d’hébergement pour les mois précédents (si concerné)Forfait mobilité européenne ou internationale (si concerné)Forfait 1er équipement (si concerné et pas déjà facturé)

OUI pour les mois du premier acompte


Solde 25 % du niveau de prise en charge Frais de restauration et d’hébergement pour les mois précédents (si concerné)Forfait mobilité européenne ou internationale (si concerné et pas déjà facturé)Forfait 1er équipement (si concerné et pas déjà facturé)

OUI pour les mois du deuxième acompte

A l’issue du contrat Reliquatdes frais annexes

si concern

é

Frais de restauration et d’hébergement pour les mois précédents (si concerné)Forfait mobilité européenne ou internationale (si concerné et pas déjà facturé)Forfait 1er équipement (si concerné et pas déjà facturé)

OUI pour les mois du dernier acompte


Pour les contrats d’une durée égale à 1 an conclus à compter du 01/01/2021, la facturation doit être établie comme suit :

CONTRAT EGAL A UN AN Certificat de réalisationAcompte Montant

A réception de la notification de l’accord, envoyer la facture


NON


2ème 30 % du niveau de prise en chargeFrais de restauration et d’hébergement pour les mois précédents (si concerné)Forfait mobilité européenne ou internationale (si concerné)Forfait 1er équipement (si concerné et pas déjà facturé)



Solde 30 % du niveau de prise en charge Frais de restauration et d’hébergement pour les mois précédents (si concerné)Forfait mobilité européenne ou internationale (si concerné et pas déjà facturé)Forfait 1er équipement (si concerné et pas déjà facturé)

OUI pour les mois du deuxième acompte


si concern

é


OUI pour les mois du dernier acompte


Pour les contrats d’une durée supérieure à 1 an conclus avant le 01/01/2021, la facturation doit être établie comme suit :

CONTRAT SUPERIEUR A UN AN Certificat de réalisation



NON


2ème 25 % du coût annuel Frais de restauration et d’hébergement pour les mois précédents (si concerné)Forfait mobilité européenne ou internationale (si concerné)Forfait 1er équipement (si pas déjà facturé)




OUI pour les mois du

deuxième acompte

Au premier mois de la deuxième année, envoyer la facture

4ème 50 % du coût annuel Frais de restauration et d’hébergement pour les mois précédents (si concerné)Forfait mobilité européenne ou internationale (si concerné et pas déjà facturé)Forfait 1er équipement (si concerné et pas déjà facturé)

OUI pour les mois du 3ème

acompte de la première

année

Au 7ème mois de la deuxième année

5ème ou solde

25 % du coût annuel ou prorata des mois restantsFrais de restauration et d’hébergement pour les mois précédents (si concerné)Forfait mobilité européenne ou internationale (si concerné et pas déjà facturé)Forfait 1er équipement (si concerné et pas déjà facturé)


acompte de la deuxième

année


6ème ou solde




année


si concerné


OUI pour les mois du dernier

acompte

Pour une 3ème

année, reprendre au 4ème acompte jusqu’à l’issue du contrat


Pour les contrats d’une durée supérieure à 1 an conclus à compter du 01/01/2021, la facturation doit être établie comme suit :

CONTRAT SUPERIEUR A UN AN Certificat de réalisation



NON






OUI pour les mois du

deuxième acompte

Au premier mois de la deuxième année, envoyer la facture

4ème 40 % du coût annuel Frais de restauration et d’hébergement pour les mois précédents (si concerné)Forfait mobilité européenne ou internationale (si concerné et pas déjà facturé)Forfait 1er équipement (si concerné et pas déjà facturé)


acompte de la première

année


5ème ou solde




année


6ème ou solde




année


si concerné


OUI pour les mois du dernier

acompte

Pour une 3ème

année, reprendre au 4ème acompte jusqu’à l’issue du contrat


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CONTRATS D’APPRENTISSAGE SOUS CONVENTION

REGIONALE« STOCK »


À réception du 1er acompte de 50% de 2020 établi par OPCO

Mobilités (pro forma)Le CFA retire du montant

de la pro forma les contrats hors convention ainsi que les ruptures

Vérification de la facture par l’OPCO et mise en paiement de la facture

conforme

Le CFA

Le CFA établit sa facture du montant des apprentis

encore en CFA et sous convention régionale

Si la facture est incomplète et/ou non conforme


PROCÉDURE DE FACTURATIONDES CONTRATS D’APPRENTISSAGE SOUS CONVENTION RÉGIONALE

À chaque réception des acomptes suivants établis par

OPCO Mobilités

Le CFA retire du montant de la pro forma les

ruptures

Vérification de la facture par l’OPCO et mise en paiement des factures

conformes

Le CFA

Le CFA établit sa facture du montant des apprentis encore en CFA et sous convention régionale

et joint tous les certificats de réalisation

des apprentis payés pour la période précédente.

Le CFA peut facturer les frais annexes (repas, hébergement ou

mobilité géographique) des périodes précédentes

La facture est incomplète et/ou non conforme



En cas de rupture, si l’apprenti est maintenu en CFA sans entreprise, la facturation peut être faite par le CFA jusqu’à 6 mois après la date de rupture. Si l’apprenti quitte le CFA, le

CFA devra informer OPCO Mobilités. Le trop versé sera restitué.

La facture pro forma émise par l’OPCO (ou une facture refaite à l’identique), signée et cachetée vaut certificat de

réalisation.Le certificat de réalisation est disponible sur notre site

internet : https://www.opcomobilites.fr/fileadmin/user_upload/Actuali

tes/certificat_de_realisation.pdfIl devra préciser le nombre de mois de contrat réalisé sur la

période précédente. Ce document est un modèle, le CFA pourra utiliser tout autre support.

Facturation des frais annexes du stock :

Pour rappel, les frais annexes pris en charge par OPCO Mobilités à compter du 01/01/2020 sont :- Hébergement : 6 € par nuitée (petit déjeuner compris)- Restauration : 3€ par repas- En cas de de pension complète : déjeuner + diner + nuitée 12€- Mobilité Européenne : forfait de 1.200€- Mobilité Internationale : forfait de 1.500€

Il n’est pas demandé de justificatifs des frais annexes par OPCO Mobilités mais le CFA doit être en mesure de justifier par tout moyen de la réalité des dépenses engagées, en cas de contrôle.

Les frais de premiers équipements ne sont pas éligibles au titre du stock des contrats sous convention régionale.

Les frais de mobilité sont des forfaits. Une seule mobilité par apprenti et par contrat. Cette ressource couvre le fonctionnement du CFA (référent mobilité, coûts de structure, développement des partenariats, …) et non la mobilité du jeune (salaires, frais,…).

Les frais annexes des contrats sous convention régionale doivent être facturés à l’issue du contrat ou au même rythme que les acomptes des frais de formation.La facture peut être individuelle ou groupée et devra mentionner, pour chaque apprenti, la nature de frais ainsi que le montant correspondant.

Précisions


Pour les branches professionnelles :

Pour les branches professionnelles :

Région administrative Prénom / Nom Téléphone Mobile Mail

Centre Val de Loire / Pays de la Loire Christelle SUREAU 02 18 84 23 54 06 60 33 10 40 [email protected] / Normandie Christelle MATHAN 02 22 74 14 88 06 67 52 85 51 [email protected] Virginie THALAMAS 04 34 17 08 33 06 84 50 42 99 [email protected] Est Rachel BODAINE 03 55 35 10 70 06 73 19 33 02 [email protected] Aquitaine Leslie REDONNET 05 47 33 73 01 06 99 32 32 58 [email protected] Alpes Côte d'Azur / Corse Christophe BATTAGLIA 04 86 76 15 75 06 31 66 17 22 [email protected] de France Valentine FRUCH 01 81 88 13 48 07 63 01 42 75 [email protected] / Franche Comté Florian VERGER 03 70 72 12 41 06 84 50 40 68 [email protected] / Rhône Alpes Romain BODIN 04 72 01 42 19 06 82 68 42 07 [email protected] de France Céline DURIBREUX 03 62 93 02 66 06 84 50 42 49 [email protected]

Région administrative Prénom / Nom Téléphone Mobile Mail

Centre Val de Loire Eloïse GENESTAL 02 54 79 89 49 06 73 40 03 37 [email protected] de la Loire Patrick GOMES 02 52 33 21 52 06 08 33 40 21 [email protected] Nicolas MESSIEUX 02 78 26 10 03 06 44 23 61 70 [email protected] Emilie RENARD 02 78 26 10 04 06 86 68 93 07 [email protected] Isabelle MASCHIO 05 34 52 05 57 06 85 05 36 47 [email protected] Est Aurélia PERRON 03 87 20 11 24 06 78 89 51 49 [email protected] Aquitaine Yannick BRUEL 05 33 89 67 95 06 85 53 17 34 [email protected] Alpes Côte d'Azur / Corse Jennifer TURINI 04 42 16 60 44 06 89 31 95 12 [email protected] de France Laura MADROLLE 01 87 87 11 15 06 77 16 75 46 [email protected] / Franche Comté Beryl GUYARD 03 80 30 31 09 06 43 80 65 69 [email protected] / Rhône Alpes Mathilde GRAVELIN 04 87 65 33 08 06 59 97 50 58 [email protected] de France Mélissa CHERABI 03 20 47 04 58 06 42 41 14 83 [email protected]

Coordonnées des chargés de mission alternance formation

Transportsurbains

RATP Servicesde l’automobile

Transportferroviaire

Manutention ferroviaire et travaux connexes

Transports routiersde marchandises etactivités auxiliaires

Transports routiersde voyageurs

Transportssanitaires

Transportsfluviaux de fretet de passagers

Transportsmaritimes

Agences de voyageset de tourisme, guides

Distributeurs conseilshors domicile

Ports de plaisance Ports et manutention

mailto:[email protected]






















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