Procter & Gamble Comment MultiLing a permis d'augmenter substantiellement le nombre de dépôts de brevets à l'étranger sans augmenter les coûts

HistoriqueDisposant d'installations de recherche en Amérique du Nord, en Europe et en Asie, Procter & Gamble (P&G) dépense des milliards de dollars chaque année dans l'invention de nouvelles procédures, de composés chimiques et de produits tels que savons, détergents, produits de nettoyage et cosmétiques. P&G dépose chaque année des centaines de brevets dans plus de 31 pays et détient environ 35 000 brevets dans son portefeuille, ce qui en fait un des portefeuilles de brevets les plus imposants et inestimables au monde.

Principaux défisEn 2001, P&G s'est trouvé confronté à une décision majeure : réduire les coûts ou limiter le nombre de dépôts de brevets à l'étranger afin de respecter son budget. Face à l'augmentation des coûts de traduction, au développement considérable des juridictions et marchés étrangers et à l'intensification de la complexité de la gestion, P&G savait qu'il lui faudrait procéder à des changements importants.

La traduction constitue une dépense majeure, bien qu'essentielle dans le processus de dépôt de brevet international ; elle représente près de 40 pour cent des coûts de poursuites judiciaires encourus par P&G au niveau international. Jusqu'alors, P&G confiait ses brevets à des agents étrangers, des traducteurs indépendants et du personnel administratif de par le monde.

Un autre facteur contribuant au coût était le processus non uniforme et décentralisé, lié au fait que P&G dépendait, pour la traduction de ses brevets, d'un réseau toujours croissant de cabinets juridiques nationaux spécialisés en brevets. Ces cabinets justifiaient souvent leurs honoraires élevés en invoquant le caractère sensible des projets de traduction et la rareté des traducteurs disposant de la formation technique spécialisée et de l'expertise requises pour traiter les sujets abordés.

La complexité provenant de l'emploi de plusieurs cabinets juridiques venait encore alourdir les frais administratifs généraux de P&G et augmenter les risques d'erreurs liées au traitement de documents par trop de personnel.

Stratégie de résolutionDans le but de réduire les coûts, les risques et la complexité, P&G a alors élaboré une initiative de grande envergure comprenant les exigences suivantes :

• Les traducteurs doivent être de la nationalité du pays concerné, traduire dans leur langue natale et être approuvés en termes de compétences dans le domaine concerné

• Les traducteurs doivent posséder une expérience spécifique des brevets et des connaissances techniques dans le domaine faisant l'objet de la traduction

• P&G doit posséder et contrôler sa propriété intellectuelle en d'autres langues et la terminologie doit être gérée depuis un site centralisé

• P&G doit réduire de 20 pour cent les coûts généraux de protection des brevets

Autres facteurs pris en compte lors de la recherche par P&G d'un fournisseur de traductions : un point de contact centralisé disposant d'un capital humain hautement spécialisé ; une capacité de gestion de la terminologie pour une utilisation correcte et cohérente de la terminologie dans toutes les langues ; une mémoire de traduction pour la réutilisation des textes préalablement traduits ; et une supervision coordonnée de l'assurance qualité.

ÉTUDE DE CAS

Au terme d'une recherche exhaustive et d'un processus de sélection intensif, P&G a choisi MultiLing pour traduire et gérer sa propriété intellectuelle linguistique. P&G a apprécié le modèle centralisé extrêmement efficace de MultiLing, qui intègre cinq éléments essentiels pour la traduction internationale de la propriété intellectuelle : des équipes spécialisées, des processus centralisés, une gestion de la terminologie, un contrôle de la qualité et une technologie de pointe.

En réduisant le nombre de ses fournisseurs de traduction de brevets à quelques fournisseurs seulement, et en collaborant avec MultiLing pour rationaliser ses processus internes, P&G a constaté qu'il était possible non seulement de réduire ses coûts de traduction et d'améliorer la qualité, mais aussi de réduire le risque associé d'erreurs de traduction, de diminuer considérablement les frais administratifs internes et d'augmenter l'efficacité humaine dans l'ensemble du processus.

IntégrationTandis que MultiLing devenait un partenaire de confiance, P&G a permis à la société d'accéder en ligne aux informations concernant ses brevets, ce qui évitait au personnel de P&G d'avoir à informer MultiLing qu'un brevet était prêt pour la production. Désormais, dès qu'une demande de traduction se présente, le personnel de MultiLing est informé par voie électronique et peut immédiatement lancer le processus de traduction. Avec sa technologie développée en interne et un accès en ligne 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, MultiLing planifie et suit le cycle de vie de chaque projet et P&G peut recevoir des mises à jour concernant l'avancement du projet en temps réel.

Aujourd'hui, plus de 300 traducteurs dédiés de MultiLing prennent en charge P&G. Au cours des quatre dernières années, ils ont traduit plus de 83 millions de mots concernant plus de 2 500 brevets déposés dans 31 pays. Depuis 2002, MultiLing a capturé plus de 100 000 concepts uniques dans sa base de données linguistique, ce qui confère à P&G une haute visibilité, des données utilisables pour la prise de décisions et un contrôle absolu de sa propriété intellectuelle linguistique.

RésultatsMultiLing a participé à un projet de grande envergure s'étendant sur plusieurs années avec P&G afin de rationaliser le processus de traduction de brevet et de dépôt à l'étranger. Plus précisément, ce processus :

• A permis d'obtenir environ deux fois plus de dépôts internationaux grâce à l'augmentation de l'efficacité, tandis que les budgets restaient relativement stagnants. Quarante pour cent de cette efficacité était directement attribuée à MultiLing

• A permis de réduire les frais d'administration, de maintenance et de gestion des données

• A écourté les délais grâce à l'utilisation des traductions antérieures : P&G n'a jamais manqué une échéance de dépôt en raison d'une traduction dont MultiLing était chargé

• A réduit le risque d'erreur : le taux d'erreurs est bien inférieur à celui prescrit par la norme ISO

• A augmenté la satisfaction des clients : la gestion des dossiers de traduction a été éliminée et deux employés à plein temps ont pu être réaffectés à des travaux à plus forte valeur

• A éliminé les coûts annexes concernant par exemple les rapports d'examen liés à la traduction

• A réduit les délais de délivrance

• A réduit les risques de contentieux

• A réduit le nombre de révisions de revendications traduites par des agents étrangers : P&G a démontré que si le document source anglais est correct, les traductions dans la langue cible seront précises

• A dépassé son objectif de réduction globale des frais de poursuites judiciaires de 20 pour cent

En conséquence, un nombre plus important de brevets est déposé au niveau international, représentant des économies substantielles pour P&G, en plus d'une qualité supérieure, un risque moindre et moins de contraintes pour son personnel.

Étude de cas basée sur une présentation conjointe de Multiling et P&G à l'IPQC en septembre 2012

Procter & Gamble Comment MultiLing a permis d'augmenter substantiellement le nombre de dépôts de brevets à l'étranger sans augmenter les coûts

HistoriqueDisposant d'installations de recherche en Amérique du Nord, en Europe et en Asie, Procter & Gamble (P&G) dépense des milliards de dollars chaque année dans l'invention de nouvelles procédures, de composés chimiques et de produits tels que savons, détergents, produits de nettoyage et cosmétiques. P&G dépose chaque année des centaines de brevets dans plus de 31 pays et détient environ 35 000 brevets dans son portefeuille, ce qui en fait un des portefeuilles de brevets les plus imposants et inestimables au monde.

Principaux défisEn 2001, P&G s'est trouvé confronté à une décision majeure : réduire les coûts ou limiter le nombre de dépôts de brevets à l'étranger afin de respecter son budget. Face à l'augmentation des coûts de traduction, au développement considérable des juridictions et marchés étrangers et à l'intensification de la complexité de la gestion, P&G savait qu'il lui faudrait procéder à des changements importants.

La traduction constitue une dépense majeure, bien qu'essentielle dans le processus de dépôt de brevet international ; elle représente près de 40 pour cent des coûts de poursuites judiciaires encourus par P&G au niveau international. Jusqu'alors, P&G confiait ses brevets à des agents étrangers, des traducteurs indépendants et du personnel administratif de par le monde.

Un autre facteur contribuant au coût était le processus non uniforme et décentralisé, lié au fait que P&G dépendait, pour la traduction de ses brevets, d'un réseau toujours croissant de cabinets juridiques nationaux spécialisés en brevets. Ces cabinets justifiaient souvent leurs honoraires élevés en invoquant le caractère sensible des projets de traduction et la rareté des traducteurs disposant de la formation technique spécialisée et de l'expertise requises pour traiter les sujets abordés.

La complexité provenant de l'emploi de plusieurs cabinets juridiques venait encore alourdir les frais administratifs généraux de P&G et augmenter les risques d'erreurs liées au traitement de documents par trop de personnel.

Stratégie de résolutionDans le but de réduire les coûts, les risques et la complexité, P&G a alors élaboré une initiative de grande envergure comprenant les exigences suivantes :

• Les traducteurs doivent être de la nationalité du pays concerné, traduire dans leur langue natale et être approuvés en termes de compétences dans le domaine concerné

• Les traducteurs doivent posséder une expérience spécifique des brevets et des connaissances techniques dans le domaine faisant l'objet de la traduction

• P&G doit posséder et contrôler sa propriété intellectuelle en d'autres langues et la terminologie doit être gérée depuis un site centralisé

• P&G doit réduire de 20 pour cent les coûts généraux de protection des brevets

Autres facteurs pris en compte lors de la recherche par P&G d'un fournisseur de traductions : un point de contact centralisé disposant d'un capital humain hautement spécialisé ; une capacité de gestion de la terminologie pour une utilisation correcte et cohérente de la terminologie dans toutes les langues ; une mémoire de traduction pour la réutilisation des textes préalablement traduits ; et une supervision coordonnée de l'assurance qualité.

Au terme d'une recherche exhaustive et d'un processus de sélection intensif, P&G a choisi MultiLing pour traduire et gérer sa propriété intellectuelle linguistique. P&G a apprécié le modèle centralisé extrêmement efficace de MultiLing, qui intègre cinq éléments essentiels pour la traduction internationale de la propriété intellectuelle : des équipes spécialisées, des processus centralisés, une gestion de la terminologie, un contrôle de la qualité et une technologie de pointe.

En réduisant le nombre de ses fournisseurs de traduction de brevets à quelques fournisseurs seulement, et en collaborant avec MultiLing pour rationaliser ses processus internes, P&G a constaté qu'il était possible non seulement de réduire ses coûts de traduction et d'améliorer la qualité, mais aussi de réduire le risque associé d'erreurs de traduction, de diminuer considérablement les frais administratifs internes et d'augmenter l'efficacité humaine dans l'ensemble du processus.

IntégrationTandis que MultiLing devenait un partenaire de confiance, P&G a permis à la société d'accéder en ligne aux informations concernant ses brevets, ce qui évitait au personnel de P&G d'avoir à informer MultiLing qu'un brevet était prêt pour la production. Désormais, dès qu'une demande de traduction se présente, le personnel de MultiLing est informé par voie électronique et peut immédiatement lancer le processus de traduction. Avec sa technologie développée en interne et un accès en ligne 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, MultiLing planifie et suit le cycle de vie de chaque projet et P&G peut recevoir des mises à jour concernant l'avancement du projet en temps réel.

Aujourd'hui, plus de 300 traducteurs dédiés de MultiLing prennent en charge P&G. Au cours des quatre dernières années, ils ont traduit plus de 83 millions de mots concernant plus de 2 500 brevets déposés dans 31 pays. Depuis 2002, MultiLing a capturé plus de 100 000 concepts uniques dans sa base de données linguistique, ce qui confère à P&G une haute visibilité, des données utilisables pour la prise de décisions et un contrôle absolu de sa propriété intellectuelle linguistique.

RésultatsMultiLing a participé à un projet de grande envergure s'étendant sur plusieurs années avec P&G afin de rationaliser le processus de traduction de brevet et de dépôt à l'étranger. Plus précisément, ce processus :

• A permis d'obtenir environ deux fois plus de dépôts internationaux grâce à l'augmentation de l'efficacité, tandis que les budgets restaient relativement stagnants. Quarante pour cent de cette efficacité était directement attribuée à MultiLing

• A permis de réduire les frais d'administration, de maintenance et de gestion des données

• A écourté les délais grâce à l'utilisation des traductions antérieures : P&G n'a jamais manqué une échéance de dépôt en raison d'une traduction dont MultiLing était chargé

• A réduit le risque d'erreur : le taux d'erreurs est bien inférieur à celui prescrit par la norme ISO

• A augmenté la satisfaction des clients : la gestion des dossiers de traduction a été éliminée et deux employés à plein temps ont pu être réaffectés à des travaux à plus forte valeur

• A éliminé les coûts annexes concernant par exemple les rapports d'examen liés à la traduction

• A réduit les délais de délivrance

• A réduit les risques de contentieux

• A réduit le nombre de révisions de revendications traduites par des agents étrangers : P&G a démontré que si le document source anglais est correct, les traductions dans la langue cible seront précises

• A dépassé son objectif de réduction globale des frais de poursuites judiciaires de 20 pour cent

En conséquence, un nombre plus important de brevets est déposé au niveau international, représentant des économies substantielles pour P&G, en plus d'une qualité supérieure, un risque moindre et moins de contraintes pour son personnel.

Étude de cas basée sur une présentation conjointe de Multiling et P&G à l'IPQC en septembre 2012

Aujourd'hui, plus de 300 traducteurs MultiLing dédiés prennent en charge P&G. Au cours des quatre dernières années, ils ont traduit plus de 83 millions de mots concernant plus de 2 500 cas déposés dans 31 pays.

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(801) 377-2000 request@multiling.com

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