PROGRAMME DÉTAILLÉParce que les soirées doivent êt e encad ées pou s’assu e de leu bon dé oulement et ue cela pe mett ait à ce taines pe sonnes d’aide les organisateurs

PROGRAMME DÉTAILLÉ

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Table des matières Pôle Prévention ................................................................................................................. 7

Dream team : Équipe de volontaires aidant au bon déroulement de la soirée ................................ 7

Organiser un forum de prévention et de sensibilisation à la sécurité .............................................. 8

Amphi interactif ”Comment repérer le harcèlement ? Qu’est-ce que le consentement ? Vos avis

et celui d’un.e juriste” .................................................................................................................... 10

“Quelle est la différence entre 4 PH / semaine et être alcoolique ?” : Ateliers avec des

intervenants ................................................................................................................................... 11

Stand de présentation du pôle et de son programme lors de Cpas1Option .................................. 12

Rôle de transmission des informations .......................................................................................... 13

Bureau ............................................................................................................................ 15

Instaurer des cafés Brainstorming .................................................................................................. 15

Organiser une soirée table ronde réunissant élèves et personnels de l’INSA ................................ 17

Soutenir les projets à l’initiative des élèves ................................................................................... 20

Tenir des permanences du BDE de 11h30 à 14h30 tous les jours de cours .................................... 22

Rendre le BDE et la campagne plus transparents ........................................................................... 23

Renouveler les temps de débats en fin d’AG .................................................................................. 26

Poursuivre les démarches de développement durable à l’INSA ..................................................... 27

Pôle A&I .......................................................................................................................... 31

Soirée avec les membres d’A&I ...................................................................................................... 31

Musiques par thème sur les régions... ............................................................................................ 32

Repenser le forum des métiers ...................................................................................................... 32

Elaborer un guide du délégué ........................................................................................................ 33

Développer le tutoriel d’utilisation des différentes fonctionnalités du site ................................... 33

Recenser les élèves ........................................................................................................................ 34

Soirée des régions .......................................................................................................................... 35

Intégrer les membres de A&I à la coupe de l’école ........................................................................ 35

Pôle AEI ........................................................................................................................... 37

Relayer les évènements des autres INSAs et organiser des covoiturages ...................................... 37

Ajouter un stand AEI lors de la journée des clubs et association ................................................... 38

Organiser des concours inter INSA ................................................................................................. 38

Proposer la recherche de partenaires régulier de l’AEI .................................................................. 40

Proposer l’ajout d’un onglet “actualités” sur le site internet de l’AEI ............................................ 40

Suivi et soutien de l’organisation de l’INSA Express ....................................................................... 41

Participer aux CA ............................................................................................................................ 41

3

Organisation du congrès ................................................................................................................ 42

Lancer une 2ème édition des pulls ................................................................................................. 42

Pôle Accueil ..................................................................................................................... 43

Tournoi intersections en collaboration avec le BDS ....................................................................... 43

WEB ................................................................................................................................................ 46

Soirée archi AI1&AI2 ...................................................................................................................... 47

Visite de l’école & Barbecue ........................................................................................................... 48

Rallye Coloc .................................................................................................................................... 49

Pot de spécialités ........................................................................................................................... 50

SQUAT : Soutien Quotidien Unilatéral Aux enTrants ...................................................................... 51

Journée ASCPA (Sport & Chill) ........................................................................................................ 51

Welcome Pack ................................................................................................................................ 52

Groupe Facebook ........................................................................................................................... 52

Pôle Clubs ....................................................................................................................... 53

Affiche des clubs et assos ............................................................................................................... 53

Campagne de promotion des clubs du second semestre ............................................................... 54

Créer un guide du président pour le Drive ..................................................................................... 55

Relancer les cordées de la réussite................................................................................................. 55

Permettre aux élèves d’être acteurs de l’AS .................................................................................. 56

Soirée “ INSA a un incroyable talent “ ............................................................................................ 57

Journée des Clubs & Assos ............................................................................................................. 58

Tri des déchets en salle asso .......................................................................................................... 59

Encourager les projets inter-Clubs-Assos-école-INSA ..................................................................... 59

Drive des clubs ............................................................................................................................... 60

Pôle Com ......................................................................................................................... 61

Restructuration des pages Facebook liées au BDE ......................................................................... 61

Création d’un compte Instagram du BDE ....................................................................................... 62

Ajouter au Mail Hebdo des portraits du personnel et des étudiants engagés ............................... 63

Promotion et retour d'événements par des teasers et aftermovies .............................................. 64

Concrétiser le projet de plaquette Alpha ....................................................................................... 65

Assurer le lancement de l’application du BDE ................................................................................ 66

Tenir à jour la page Facebook et le site du BDE .............................................................................. 67

PIFE ................................................................................................................................................. 67

Gestion et mise à jour des panneaux d’affichage ........................................................................... 68

Pôle Culture .................................................................................................................... 70

4

Visite du camp de concentration de Struthof ................................................................................. 70

Initiation au curling ........................................................................................................................ 71

Sortie Match : Racing Club Strasbourg Alsace ................................................................................ 72

Journée culturelle : Visite de la brasserie artisanale de Saint-Pierre et découverte du village

préféré des français 2017, Kaysersberg.......................................................................................... 73

Sortie Trampo Park de Mundolsheim ............................................................................................. 73

Visite du Musée d’Art moderne et Contemporain et découverte de l’exposition FAILE ................ 74

Sortie match de football américain : Minotaure Strasbourg - Pygargues Troyes ........................... 75

Visite du Musée historique de la ville de Strasbourg...................................................................... 76

Sortie Parlement Européen ............................................................................................................ 76

Paniers légumes & fruits ................................................................................................................ 77

Workshop “Archi/Ingé” .................................................................................................................. 78

Sortie Ballet Opéra national du Rhin .............................................................................................. 79

Marché de Noël de Colmar............................................................................................................. 79

Mail “Culture & Loisirs” .................................................................................................................. 80

Pôle FIP ........................................................................................................................... 81

Avoir un référent dans chaque classe de 3ème et 4ème année ..................................................... 81

Présenter la formation FIP aux STH par des FIP.............................................................................. 82

Mise à jour du format de la présentation du BDE aux FIP 3 ........................................................... 82

Faire faire la visite de l’école aux FIP 3 par des étudiants .............................................................. 83

Adopt’un FIP ................................................................................................................................... 84

Pot de bienvenue pour les FIP 3/4/5 .............................................................................................. 84

Premier contact avec les FIP 3 ........................................................................................................ 85

Tenir une page Facebook avec les évènements relatifs à la prérentrée ......................................... 85

Stand amicaliste lors des inscriptions des FIP 3 .............................................................................. 86

Distribution des flyers avec infos sur le BDE et l’école le jour du concours des FIP 3..................... 86

Places réservées pour le WEB ........................................................................................................ 87

Pôle International ........................................................................................................... 88

Repas international ........................................................................................................................ 88

Reformuler le PIFE en anglais ......................................................................................................... 89

Soirée parrainage ........................................................................................................................... 90

Café discussion Outgoings .............................................................................................................. 90

Faire un amphi de présentation du BDE et de l’ESN ....................................................................... 91

Visite de Strasbourg ....................................................................................................................... 91

Découverte de vins avec le club œnologie ..................................................................................... 92

Intégrer l’ESN ................................................................................................................................. 92

5

Recenser les retours d’expérience des Outgoings .......................................................................... 92

Le système de parrainage ............................................................................................................... 93

Jeu de piste organisé avec le SRI .................................................................................................... 94

Repas FLAM’S ................................................................................................................................. 94

Sortie au marché de Noël de Ribeauvillé et dégustation de vin ..................................................... 94

Relayer les événements du BDE et de l’ESN en anglais .................................................................. 95

Groupe Facebook avec les Incomings/Parrains .............................................................................. 95

Planning des événements............................................................................................................... 95

Pôle Réseau ..................................................................................................................... 97

Recenser les services proposés par le réseau ................................................................................. 97

Proposer à des élèves de l’INSA de s’impliquer dans le TIGRES ..................................................... 98

Organiser une rencontre et un afterwork avec le réseau ............................................................... 99

Sonder les élèves en amont des CA de l’AFGES .............................................................................. 99

Ciné/débat animé par le réalisateur du film ................................................................................. 100

Organiser un Weekend de formation avec le BNEI ...................................................................... 101

Assister aux AG du BREI et du BNEI .............................................................................................. 102

S’impliquer au poly ....................................................................................................................... 103

Promouvoir les événements sportifs inter écoles (TIGRES, TOSS, Archipiades…) ........................ 103

Pôle Soirées................................................................................................................... 105

Soirée INSA Square ....................................................................................................................... 105

Marché de noël ............................................................................................................................ 106

BBQ + Post partiel de juin ............................................................................................................. 106

Soirée de pré-rentrée ................................................................................................................... 107

Soirée Parrainlympique ................................................................................................................ 108

Soirée post partiel janvier ............................................................................................................ 108

Pôle Sponsors ................................................................................................................ 110

Organiser un pot avec les partenaires du BDE ............................................................................. 110

Diversifier les profils des entreprises partenaires ........................................................................ 111

Proposer un travail de collaboration avec le pôle sponsors jaune ............................................... 112

Appuyer les pôles dans leurs négociations auprès des professionnels ........................................ 113

Pérenniser les partenaires actuels du BDE ................................................................................... 113

Récapituler les sponsors et sonder les élèves .............................................................................. 114

Reconduire la carte interactive des partenariats ......................................................................... 115

Promouvoir nos partenaires sur les réseaux ................................................................................ 115

Pôle STH ........................................................................................................................ 117

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Organiser une randonnée durant la semaine de pré-rentrée ...................................................... 117

Inviter les I2 à organiser divers événements durant la semaine de pré-rentrée .......................... 118

Organiser une après-midi de Noël ................................................................................................ 118

Mettre en place un défi photo de lanière .................................................................................... 119

Regrouper les annales de STH et pérenniser le système via Moodle ........................................... 120

Sortie Laser Game ........................................................................................................................ 120

Sensibiliser davantage les deuxièmes années au rôle de parrain/marraine ................................. 121

Semaine de pré-rentrée ............................................................................................................... 122

WESTH .......................................................................................................................................... 122

Soirée Grands Jeux & Flam’s parrain - fillot .................................................................................. 123

Soirée Pimp ton fillot .................................................................................................................... 123

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Pôle Prévention Nouveautés

• ”Dreamteam”: Équipe de bénévoles lors des soirées • Organiser un forum de prévention • Amphi interactif ”Comment repérer le harcèlement ? Qu’est-ce que le consentement

? Vos avis et celui d’un.e juriste” • ”Quelle est la différence entre 4 PH / semaine et être alcoolique ?” : Ateliers avec des

intervenants • Stand de présentation du pôle lors de Cpas1Option • Transmettre les informations sur la prévention

NOUVEAUTÉS

Dream team : Équipe de volontaires aidant au bon

déroulement de la soirée

Résumé Le but est d’avoir, pour chaque soirée organisée par le BDE, une équipe de volontaires.

Leur rôle est d’être attentif et de prévenir les personnes compétentes s’ils sont témoins d’une

situation potentiellement dangereuse.

Détails et explications Quand ?

À chaque soirée organisée par le BDE. Quel but ?

Parce que les soirées doivent être encadrées pour s’assurer de leur bon déroulement et que

cela permettrait à certaines personnes d’aider les organisateurs de la soirée et de se sentir

engagé. Ils n’auraient pas à intervenir sur une personne en cas de problème mais à avertir les

personnes aptes à agir (dont ils auraient la connaissance au préalable grâce à la réunion pré-

soirée). Cela pourrait permettre au BDE d'être informé plus rapidement des situations

dangereuses et permettre à des élèves de découvrir une nouvelle image aux soirées, intégrer

de nouveaux profils qui ne participent peu voire pas actuellement. Le but final serait de rendre

cette démarche solidaire automatique et que chaque participant soit inconsciemment un

membre de notre Dream Team. Où ?

Là où a lieu la soirée. À l’INSA au préalable pour le briefing de la brigade. Qui organise ?

8

Le pôle prévention et le pôle soirées se chargent de recenser les personnes intéressées par le

dispositif et de leur expliquer leur rôle et leurs engagements avant chaque soirée. Ils leur font

également signer une décharge. Pour combien de personnes ?

On estime un Sam pour 50 à 100 personnes mais chaque étudiant peut se proposer et faire

partie de la Dream Team. Comment on le met en place ?

→ Beaucoup de communication dessus (affiche, réseaux sociaux…), dès la campagne, et

ça avant chaque soirée.

→ Répertoire de la Dream Team (anciens participants, comment ça s’est passé, numéro de

téléphone)

Quelles sont les contraintes/problèmes que l’on peut rencontrer ?

→ Pas assez de volontaires et une interrogation sur les responsabilités données à des

personnes qui ne sont pas membres du BDE.

Quelles solutions ?

→ Proposer des Softs en échange et offrir la place à la soirée. Nous pourrons aussi rappeler

pourquoi on met ça en place pour motiver les élèves. De par les retours que nous avons

d'autres écoles, nous savons que beaucoup d'élèves de portent volontaires. Par ailleurs, nous

avons eu l'occasion de recevoir énormément de candidature dès la première soirée où nous

avons proposé ce dispositif.

→ Tous les participants de la soirée seront sous la responsabilité du BDE, y compris les

membres de la Dream team. Cependant, ils nous aideront à repérer plus efficacement et plus

rapidement les situations dangereuses.

Quel budget ?

Le prix des soft qui ont été pris en compte dans le budget du pôle soirées.

Organiser un forum de prévention et de sensibilisation à

la sécurité

Résumé Ce forum est l’occasion d’aborder diverses thématiques à travers des ateliers comme un

simulateur de crash à 30km/h, une manipulation d'extincteurs ou un simulateur d'alcoolémie

par exemple. Ce format est fait pour être visuel, interactif, ludique et a déjà fonctionné avec

l’association Pascal ce qui ne peut que nous encourager à le réitérer.


Lors de la semaine inter-semestrielle. Cela durerait le temps d’une après-midi. Nous avons

obtenu l'accord de principe de l'administration. Quel but ?

Le but de ce forum est de condenser beaucoup de thématiques en une après-midi voire une

journée. Les gens seront libres d’aller vers les stands qui les attirent. C’est l’occasion de parler

9

de prévention routière, incendie, égalité femme/homme, premiers secours, risques naturels

entre autres, en plus des thématiques pour lesquelles des activités entières sont déjà

consacrées (consommation d’alcool, harcèlement, consentement). Ce format est fait pour

être visuel, interactif, ludique et a déjà fonctionné avec l’association Pascal ce qui ne peut que

nous encourager à le réitérer. Où ?

À l’INSA. Qui organise ?

Le pôle prévention avec le soutien des personnes intéressées : mise en place d’une équipe

d’élèves motivés pour monter le projet. Pour combien de personnes ?

Les personnes viendraient et iraient là où elles sont attirées. Certaines resteront toute l’après-

midi tandis que d’autres ne feront que passer. Si un stand est trop encombré, les personnes

pourront y repasser. Ainsi, le nombre de personnes n’est pas limité et tous les élèves pourront

être invités. On estime le nombre de participants total à 400. Comment on le met en place ?

→ Contacter Monsieur Mbarki et Monsieur Majak

→ Madame Gartiser

→ SDIS67 (contact de Madame Gartiser)

→ Croix rouge / Croix blanche

→ SUMPS et SSU (Docteur Rochoux)

→ Sécurité routière

→ Addictologue

→ Spécialiste de l’égalité homme/femme

→ etc, à compléter, c’est une liste non exhaustive

→ Communication pour créer un groupe de personnes pour monter le projet


→ Trouver des intervenants pas trop chers et éloquents.

→ Vérifier qu’on peut avoir un créneau lors de la semaine inter-semestrielle

Quelles solutions ?

→ En contacter beaucoup et discuter avec eux pour s’assurer qu’on est sur la même longueur

d’onde.

→ Discussion en cours avec Mme Gartiser

Quel budget ?

4000 € (basé sur le budget du forum organisé par l’association Pascal). Il est envisagé de

solliciter l'argent de la CVEC (Contribution Vie Étudiante Campus). Il reste une partie de cette

contribution qui n'a pas été attribué et le forum rentrerait parfaitement dans les critères de

sélection selon la directrice de la stratégie.

10

Amphi interactif ”Comment repérer le harcèlement ?

Qu’est-ce que le consentement ? Vos avis et celui d’un.e

juriste”

Résumé Cette activité prend la forme d’un quizz avec débat. Différentes situations sont décrites par

un animateur dans le but d’identifier harcèlement/non consentement, un temps est laissé aux

étudiants pour répondre puis la réponse légale est donnée par une juriste et un court temps

d’échange est laissé pour les participants souhaitant réagir, débattre.


2 Septembre 2019 pour les nouveaux entrants en I3, AI1 dans le cadre de l’accueil. En

septembre à une date non définie encore pour le STH et aux FIP3 si l’emploi du temps le

permet. Quel but ?

Pour que le sujet ne soit plus tabou. Le but est que les étudiants sachent différencier ce qui

est du harcèlement et ce qui n’en est pas (d’un point de vue légal en tout cas). C’est l’occasion

de parler également de ce qu’est le consentement.

Cette activité prend la forme d’un quizz avec débat. Différentes situations sont décrites par

un animateur, un temps est laissé aux étudiants pour répondre, la réponse légale est donnée

par la juriste de l’INSA (Madame PATARD) et un court temps d’échange est laissé pour les gens

souhaitant réagir, débattre, puissent le faire. Tous ces aspects s’inscrivent bien dans le cadre

de l’accueil des nouveaux entrants. L’effet de groupe n’est pas à sous-estimer. La peur d’être

rejeté non plus. Où ?

À l’INSA, certainement en Amphi De Dietrich ou A&I (cela dépendra des disponibilités et des

effectifs). Qui organise ?

Le pôle prévention, le pôle accueil et la juriste (et les personnes intéressées). Pour combien de personnes ?

Ceux participant à l’accueil : AI1, I3 (et FIP3 ?). Amphi A&I (277 places) Ainsi que pour les STH.

Comment on le met en place ?

En travaillant avec la juriste de l’INSA sur ces thématiques pour la création de scènes, elle se

charge de l’aspect juridique. On propose tous des situations et on choisit les plus pertinentes

par rapport à notre vie d’étudiants.

Par exemple voici des questions qui pourraient être posées :

Mettre une main aux fesses à une soirée, est-ce du harcèlement sexuel ?

Si un étudiant chante et se met à danser le Limousin, est-ce du bizutage ?

Siffler une étudiante en disant “tu as un beau petit cul” c’est du harcèlement sexuel ?

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La consommation d’alcool de la victime ou de l’agresseur constitue une circonstance

aggravante du viol ?


→ Présence peu nombreuse des élèves ou au contraire amphi surchargé

→ Non disponibilité de la juriste de l’INSA pour tous les amphis ?

→ Non engouement de la part des étudiants

→ Si 2 amphis en même temps

→ Timidité

Quelles solutions ?

→ Rendre l’amphi obligatoire (volonté partagée avec l’administration) ou mettre l'amphi

avant un autre évènement plus attractif

→ Contacter un.e autre juriste, celle de l'Université peut se montrer ouverte à ce type

d'événement

→ Choix judicieux des intervenants

→ Fixer au plus tôt les horaires des amphis

→ Groupes dans l’amphi avec des roses “porte-voix”

Quel budget ?

Aucun puisque la juriste travaille avec nous sans contrepartie financière.

“Quelle est la différence entre 4 PH / semaine et être

alcoolique ?” : Ateliers avec des intervenants

Résumé Cette activité vise à faire prendre conscience des dangers de santé liés à une consommation

excessive d’alcool, des comportements à adopter vis à vis d’une personne alcoolisée et de

proposer un moment d’échange avec des anciens alcooliques afin de comprendre ce qu’est

réellement l’addiction. Cette activité n’a pas pour but de vanter la restriction mais bien la

prévention. Le but est de rendre chacun capable d’agir.


En Octobre. La date n’est pas fixe et dépendra en grande partie des disponibilités des

intervenants. Quel but ?

Parce qu’on est étudiant et qu’on est tous plus ou moins exposés à l’alcool. Parce qu’on est

beaucoup à ne pas être conscient des réels risques de la consommation d’alcool (sur sa santé

directement, sur ses comportements, sur les autres). Parce qu’on est beaucoup à ne pas savoir

définir ce qu’est une consommation excessive. L’activité serait divisée en trois ateliers rotatifs.

- Le premier serait relié à la santé. Dans cet atelier, des infos basiques seraient

transmises par un médecin de manière ludique (voir avec lui, possibilité de quizz).

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- Le deuxième atelier porterait sur les comportements sociaux liés à la consommation

d’alcool (boire rapidement, désinhibition, violence, risques...) et aux réactions à

adopter. Cet atelier serait une mise en situation d’un étudiant face à une personne

simulant une situation de crise. Un membre du SDIS67 commenterait la réaction de

l’étudiant. L’aspect législatif serait également abordé : on préciserait notamment les

risques et peines encourus en cas de non-assistance à personne en danger par

exemple.

- Le troisième atelier serait plus un échange entre les étudiants et des anciens addicts.

Cela permettrait simplement d’ouvrir un dialogue. On pourrait préparer des questions

au cas où certains groupes seraient trop timides.

Où ?

À l’INSA. Qui organise ?

Le pôle prévention avec le pôle soirée et les intervenants contactés. Pour combien de personnes ?

Ouvert à tous les étudiants. Comment on le met en place ?

→ Contacter les intervenants, discuter avec eux.

→ Revoir avec le Docteur Rochoux, directrice du SSU (anciennement SUMPS).


→ Présence peu nombreuse des élèves

→ Timidité

Quelles solutions ?

→ Rendre l’activité obligatoire, mettre l’activité avant un autre évènement plus attractif,

mettre en avant les intervenants et faire comprendre aux élèves les questions soulevées par

l'événement

→ Groupes dans l’amphi avec des roses “porte-voix”

Quel budget ?

Nul puisque tous les intervenants contactés jusqu’alors sont bénévoles.

Stand de présentation du pôle et de son programme lors

de Cpas1Option

Résumé Ce stand serait à l’INSA, lors du séminaire Cpas1Option. Son but serait de montrer ce que

l’école met en place pour les étudiants. Ce serait une occasion pour les élèves de s’intéresser

de plus près aux événements prévus et de poser des questions, faire des remarques. On

pourrait discuter des attentes de chacun. Ce serait également une première action de

communication externe visant à inciter d’autres écoles à créer des évènements de prévention.

13


18 et 19 Mars 2019, lors de Cpas1option. Quel but ?

Montrer ce que l’école met en place pour les étudiants. Ce serait une première action de

communication externe. Inciter des écoles à mettre en place des actions similaires. Où ?

Dans le hall de l’INSA. Qui organise ?

Pôle prévention et Bureau. Pour combien de personnes ?

Toutes les personnes intéressées, à la fois les participants externes (forum) et les Insassiens. Comment on le met en place ?

→ Avec Madame Gartiser et Romaric (responsable prévention au BNEI)

Rôle de transmission des informations

Résumé Le pôle prévention aurait un rôle de transmission des informations à propos des évènements

lié à la prévention à Strasbourg. Je pourrais, par exemple, informer les élèves des dispositifs

existant pour se former. Ainsi, cela permettrait d’inciter les gens à se former ou de simplement

leur transmettre des supports pertinents (vidéo, site…).


Pendant toute la durée du mandat. Quel but ?

Rôle de transmission des informations au sujet des évènements lié à la prévention à

Strasbourg. Par exemple, informer les élèves des dispositifs existant pour se former.

Le fait est que les étudiants ne font pas forcément l’effort de chercher où et comment se

former. Ainsi, cela permettrait d’inciter les gens à se former puisqu’ils n’auraient “plus qu’à y

aller”. Où ?

La communication peut être faite sur les réseaux et sur la bâche dans le hall par le pôle

communication, par le mail hebdo etc. Qui organise ?

Un peu tout le monde, ce serait intéressant d’avoir un contact au SUMPS ou à la croix

rouge/blanche par exemple qui nous tienne au courant directement. Pour combien de personnes ?

Tous les élèves. Comment on le met en place ?

→ Se renseigner régulièrement

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→ Essayer d’avoir des contacts privilégiés

→ Communication

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Bureau Nouveautés

• Instaurer des cafés brainstorming • Organiser une soirée table ronde réunissant élèves et personnels de l’INSA • Soutenir les projets à l’initiative des élèves • Tenir des permanences du BDE de 11h30 à 14h30 tous les jours • Rendre le BDE et la campagne plus transparents

Reconduites • Poursuivre les démarches de développement durable à l’INSA • Renouveler les temps de débats en fin d’AG

NOUVEAUTÉS

Instaurer des cafés Brainstorming

Résumé Nous souhaitons organiser des rencontres avec des étudiants, qu’ils soient engagés ou non

dans des associations ou clubs de l’école. Cela permettra de débattre sur des sujets traitants

de la vie de l’école ou sur des projets portés par les étudiants. Ces rencontres seraient

conviviales, dans un bar ou café, et nous publierons les comptes-rendus des échanges et des

idées qui en sont ressortis pour que tout le monde puisse suivre les débats et pouvoir rebondir

sur ce qui s’est dit. Ces retours seraient pris en compte pour les prochaines actions du BDE

dans la mesure du possible.

Détails et explications Qui ?

Cet événement est ouvert à totalement tous les élèves de l’école. L’idée est vraiment de réunir

un panel très diversifié et représentatif de la diversité de l’école : des étudiants ayant fait de

l’associatif, des sportifs, des musiciens, mais également des personnes juste curieuses et qui

ont beaucoup à dire.

Quand ?

Nous sommes partis sur l’idée d’en organiser 3 ou 4 tout au long du mandat. À voir si le

nombre peut être augmenté en fonction de l’intérêt des élèves à cet évènement et à la

pertinence des sujets proposés.

Le premier est prévu pour le 21 mars 2019, les deux autres ne sont pas encore définis mais

sûrement avant la toussaint et en janvier. Si cela fonctionne bien, nous en proposerons bien-

évidemment d’autres à des dates supplémentaires.

Quels buts ?

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Premièrement, pour rester dans notre ligne directrice d’un BdE ouvert et transparent, nous

voulons permettre à toutes les personnes de l’école de pouvoir exprimer ses idées et de les

défendre.

Deuxièmement, apporter de nouvelles idées de projets pour notre école. Tout le monde dans

cette école de génies peut avoir l’idée du siècle !

Troisièmement, passer un moment convivial et constructif avec des gens extérieurs au BdE

mais aussi des gens pas forcément impliqués dans la vie associative de l’école.

Et enfin, favoriser les échanges entres les étudiants car nous savons pertinemment que l’on

communique beaucoup mieux en face à face dans un lieu convivial.

Où ? Dans un bar/café style 7ème Art où il est possible de se réunir autour d’une table.

Qui organise ?

Le BDE

Pour combien de personnes ?

La première édition que nous avons faite début décembre (thème : comment le maximum

d’étudiant pourrait s’investir dans les projets du BDE ?) a ramené environ 25 personnes.

Idéalement, on espère accueillir une trentaine de personnes (même si tout le monde sera

convié)


Fixer une date qui conviendrait au maximum de personnes (regarder les dates de partiels des

différentes sections)

La première étape est de choisir le sujet. Plusieurs manières sont envisageables :

- L’idée a été proposée par un élève à travers la boîte à idée (numérique et/ou physique)

- L’idée vient de la liste, c’est un sujet qui nous tient à cœur et on le soumet pour le café

brainsto’

Ensuite, si plusieurs propositions s’offrent à nous, nous ferons un sondage rapide via les

réseaux pour avoir une tendance sur le sujet le plus apprécié.

Ce qui est important est de savoir que l’idée et l’initiative vient des élèves. Communication sur l’événement : facebook, mail, instagram, BDE où date et thème seront

transmis.

Lancer une campagne “d’inscriptions” pour avoir une idée du nombre d’élèves présents lors

de l’évènement (via les réseaux sociaux et mail, diffusion d’un google form)

Réserver une salle dans un bar pour le nombre de personnes inscrites (nous appellerons

certains bars déjà en avance avec une estimation du nombre de participants vis à vis des

sessions précédentes. Nous avons déjà une liste de la plupart des cafés et bars de Strasbourg

avec leur capacité)

Faire un rappel un jour avant la date de l’évènement

Le jour de l’évènement, former des groupes de 5-6 personnes (différentes sur le plan associatif

et sur leur cursus à l’insa → mélanger les profils pour que les discussions soient fructueuses!)

Changer de partenaires de discussion toutes les 30 minutes environ (durée à modeler en

fonction du sujet abordé et des envies des gens)

Faire un retour général par un communiqué, si certaines personnes ont pris des notes, nous

leur proposerons d’écrire un petit retour, qui sera envoyé par mail.

Quels sujets ?

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L’édition #1 des cafés brainsto’ abordait la question Comment impliquer un maximum d’élèves

dans les projets du BdE ?

Nous avons quelques idées, à savoir :

- Comment, à travers le BdE, le BdS peut être redynamisé ?

- Comment, à l’échelle de notre école, pouvons-nous agir pour le Développement

Durable ?

- Comment est perçu le BDE par les étudiants, et quels seraient les aspects à améliorer ?

D’autres sujets pourraient être les soirées sans alcools, la création d’un BDI (Bureau des

Initiatives → idée proposée sur notre forum)

Libre aux étudiants de compléter la liste !

Quelles sont les contraintes et problèmes que la liste rose John’Ception pourrait rencontrer ?

Proposer un sujet qui ne concerne pas assez d’élèves → pas beaucoup d’affluence pendant

l’évènement. Ce serait contraire au principe de ce point du programme qui est de rassembler

un maximum d’élèves autour d’un sujet qui concerne une majorité des élèves des cafés

brainsto pas productifs ?

Quelle suite à ces échanges ?

Et si ça tourne en afterworks et que ça perd le concept ?

Quelles solutions ?

Mettre en place un système de sondage simple (via Facebook & Instagram) ce qui permet

vraiment aux étudiants de choisir le thème qu’ils veulent.

Nous avons pu voir en décembre que les échanges sont productifs parce que les étudiants ont

beaucoup à dire. Même si des projets ne naissent pas directement après, les idées ont été

partagées, c’est le principal.

Il est important pour nous de faire un retour de ces cafés, ce qui peut sembler fastidieux, mais

nous inviterons les participants à également participer à ce retour. De ce fait, nous pourrons

être au courant de quels sujets à besoin de nos savoir-faire de BDE pour naitrent.

Nous ne pensons pas que cela se transformerait en afterworks dans la mesure où de la

communication est faite en amont et que les gens viendraient par intérêt pour le sujet et par

cette envie de donner son point de vue et s'exprimer. Nous annoncerons une heure de fin

pour mettre fin aux débats. Libre ensuite à eux de rester et de reprendre un verre après la fin

! Nous tâcherons de rappeler les buts du café Brainstorming, mais également les enjeux, et de

faire le plus de retours possibles après l'événement !

Quel budget ?

0€

Organiser une soirée table ronde réunissant élèves et

personnels de l’INSA

Résumé Le but de cette soirée est de consulter les élèves, le personnel technique, administratif et les

professeurs sur différentes questions. L'intérêt serait double : obtenir des éléments pouvant

participer à l'élaboration d'un plan d'action et organiser un évènement favorisant les

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rencontres. Il nous semble important pour le BDE que tout le monde, personnel et

administration compris, connaissent vraiment les missions et le travail effectif de l’association.

Sur le même format que la soirée “Grands Partenaires”, nous aimerions organiser des tables

rondes de 6-8 personnes autour de questions pour lesquelles elles auraient montré un intérêt.

Suite à ces discussions, un rapporteur transmettra quelques éléments de réponses à la

question en amphi et des comptes-rendus plus complets seront publiés.


Soirée prévue le jeudi 24 avril 2019, 17h45/18h

Quel but ?

Prendre l’avis et avoir des retours à la fois du personnel, de l’administration, des professeurs

ET des étudiants sur les sujets qui concernent l’école.

Où ?

A l’INSA : en A&I (ou de dietrich), C110, C111, C115, CXX

Qui organise ?

Le BDE, en particulier le bureau


On peut viser au max 100 personnes et faire 12 tables de 8 à 10 personnes, c’est gérable pour

nous. On n’en espère pas forcément autant, mais dans tous les cas, avec moins de personnes

ça fonctionne aussi, nous mettrons juste moins de tables.

L’idée est de chercher à toucher en parallèle les étudiants de tous les horizons (Assos de tous

types, non associatif, humanitaire, sportifs, Première ou dernière année …) mais également

l’administration et le corps professoral si possible.

Idée en plus !

Cela pourrait devenir un événement de passation entre les deux listes. Il faudrait donc en

organiser une autre vers Mars, avec le Bureau du BDE sortant et la nouvelle liste, ce qui reste

envisageable. Cela permettrait de faire un retour sur l’année passée et de donner une vision

nouvelle pour le nouveau BDE.


On réserve les salles.

On trouve des idées de questions (sondages possibles auprès de tous les acteurs de l’école) :

une question par table dans l’idéal mais on peut faire des doublons si beaucoup de personnes

veulent parler des mêmes sujets.

On crée un événement Facebook et on partage l’information par mail pour les professeurs et

l’administration. Nous irons également voir l’administration pour leur en parler en personne.

Nous avons déjà fait un sondage lors de notre préparation de campagne auprès d’une

Quarantaine de personnes (administration comme personnel), et plus d’une trentaine de

personnes sont partantes, les autres restent sceptiques vis à vis de l’horaire et de leurs

obligations personnelles.

On fait un système d’inscription pour avoir un ordre d’idée du nombre de participants (même

si on acceptera les non-inscrits).

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On laisse la possibilité de postuler comme animateur de table et/ou rapporteur. On aura

explicité à ces personnes le rôle qu’elles peuvent jouer.

Déroulement de la soirée :

- 17h45 rdv en amphi AI

- 18h allocution du bureau (thème de la soirée, le principe des tables, les animateurs,

les rapporteurs, la durée, les questions exclusives à chaque table et celles générales)

- 18h15 on va dans les salles. Priorité à la question exclusive : elle doit être abordée de

fond en comble, normalement pas le temps pour les autres questions, mais libre aux

gens de s’exprimer.

- 19h les rapporteurs et animateurs synthétisent leurs résultats pour préparer une

courte restitution. (⅔ min)

- 19h le bureau évoque en amphi les valeurs et les futurs projets en lien avec les

thématiques de la soirée

- 19h10 2 à 3 min de retour par question en amphi

- 19h40 mot de la fin

La semaine suivante, on publie le CR de la soirée avec les retours sur chaque question exclusive

et aussi sur les générales

Quelles contraintes/problèmes que l’on peut rencontrer ?

Manque de personnes, manque de salle, manque d’animateurs/rapporteurs, soirée ne

respectant pas les délais

Personnel ou profs qui ne jouent pas le jeu

Peu de personnes (étudiants) motivées

Des tables rondes peu dynamiques

Quel format de retour, de compte-rendu suite à la soirée pour qu’il ait un intérêt fort ?

Comment on choisit les thèmes des tables ?

Quelles solutions ?

De la communication !

Réserver en avance les salles auprès de Odile Wolff

On a déjà demandé à beaucoup des membres de l’admin et du personnel, sinon nous irons

voir directement les personnes.

Aller démarcher les animateurs et rapporteurs, sinon nous pourrons toujours demander à des

membres de la liste, présidents d’asso, et toutes personnes à l’aise avec l’idée.

Utiliser des maîtres du temps et bien coacher les animateurs sur les délais

Compte rendu des rapporteurs remis en forme, et prises d’avis auprès des participants, puis

envoie par mail et fb à tout le monde.

Quel budget ?

80€ les sirops, les chips et cacahuètes etc (budget comptabilisé dans la ligne “provisions”)

Premières idées de thème :

Les thèmes peuvent être en lien avec le BDE oui, mais pas que, c’est vraiment faire un état

des lieux de la vie de l’école dans son intégrité.

- Trouvez-vous pertinent le secret de la constitution des listes ?

- Quelles est l’image du BDE ? Comment l’améliorer ?

- Est-ce que les activités du BDE nuisent aux cours ?

- Est-ce que l’engagement associatif perturbe les cours ?

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- Comment envisager l’aide entre associations ?

- Pensez-vous que la communication du BDE est optimale ?

- Quel est votre rapport aux cours dématérialisés ?

- Comment percevez-vous le local BDE ?

- Quelle est la place du réseau à l’école ?

- Pensez-vous que les Insassiens doivent plus s’ouvrir aux autres écoles ?

- Devrions nous lier davantage les conseils et le BDE ?

- Comment améliorer le lien entre étudiants, élus, et administration ?

- Quel serait les meilleurs horaires d'accueil de l'INSA ?

- Souhaitez-vous plus d’organisation de soirée soft par les associations ?

- Comment favoriser l'implication des élèves dans la formation de l’école ?

- Votre vision des “étudiants engagés” dans l’école ?

Questions plus générales :

- Quelle est votre vision du lien administration et associations de l’école ?

- Quelles nouvelles missions aimeriez-vous qu’endosse le BDE ?

- Que pensez-vous de la campagne BDE ?

Soutenir les projets à l’initiative des élèves

Résumé Nous souhaitons réellement que le maximum d’élèves de l’école puisse s’investir, et donc

mener à bien des projets qui leur tiennent à cœur. Mais à l’heure actuelle, cela peut sembler

compliqué et nous souhaitons, si nous sommes élus, jouer ce rôle de référent pour les

étudiants qui n’osent pas se lancer. Nous voulons partager ce que nous nous avons appris,

afin de leur donner les clés pour monter leur projet. La transmission d’une nouvelle idée de

projet peut se faire directement avec n’importe quel membre de la liste, mais également par

une boîte à idées placée devant le BDE, et disponible également sur les réseaux.


Tout au long de notre mandat, nous voulons vraiment faire en sorte que les étudiants savent

qu’ils peuvent venir nous voir avec de nouvelles initiatives, projets, et que nous serons là pour

les aiguiller.

Quel but ?

Nous souhaitons être un BDE attentif et à l’écoute de nouvelles idées. On a cette volonté forte

d'impliquer les étudiants dans les projets de l'école, et cela passe concrètement par un soutien

que nous pouvons apporter à tous les étudiants, vis à vis de leurs idées/projets. On aurait alors

un rôle de référent pour eux, un rôle de soutien et de transfert de savoir-faire que nous avons

pu acquérir, mais en aucun ce sera nous qui monterions le projet à bien, cela reste leur

initiative.

L'idée derrière cela est également de mettre en relation les différents étudiants de l'écoles

qui seraient venus nous voir, avec des idées communes.

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Quoi ?

Nous voulons mettre en place dans un premier temps une boite à idées physique (installée à

côté de la porte du BDE), et également utiliser celle du site déjà existant. Elles serviraient de

point de départ à une réflexion qui pourrait être étoffée pendant les cafés brainstorming.

L’idée est de permettre aux étudiants de donner des initiatives dès qu’ils le veulent, mais bien

évidemment le transfert des idées de projets peut se faire directement à un membre de la

liste, lors des cafés Brainstorming, ou lors des permanences du BDE.

- Si nous pouvons directement les aider sur des questions de logistique, (par exemple

: comment démarcher une entreprise, comment faire un dossier sponsoring, quelles

sont les démarches d'ouvertures de comptes bancaires ..., mais également comment

se motiver, motiver une équipe, recruter des gens etc), nous leur donnerons le

maximum de conseils et de retours d'expériences et nous le ferons avec plaisir.

- Si les questions qu’ils viennent nous poser ne sont pas de notre ressort, nous les

enverrons vers les personnes compétentes. C'est également dans cette optique que

nous souhaitons ouvrir le BDE tous les jours de cours au minimum de 11h30 à 14h30

: nous serions joignables en personne plus facilement.

Boîte à idée + café brainstorming = nouveau projets étudiants ou BDE !

Où ?

Boîte à idée physique accrochée devant le BDE. Cette boite peut également être utilisée pour

donner des idées de thèmes de cafés Brainstorming !

Boîte à idée numérique sur le site du BDE

Qui organise ? Tenue de la boîte à idée : secrétariat

Recueil des avis : toute la liste, mais Secrétariat a un rôle de référent : si on ne sait pas qui aller

voir, contacter le secrétariat qui redirige les étudiants vers les bonnes personnes. Mise en place des projets BDE : toute la liste, à l’initiative du bureau

Mise en place de projets étudiants : élèves, assistés par les personnes concernées du BDE

(selon projet peut être trésorerie, clubs, multi …)


Tout le monde


La demande de mise en place d’une boite aux lettres a été faite à l’administration, et l’avis est

favorable.

La boite à idées sur le site est déjà mise en place.

Il faudra faire de la communication auprès des élèves pour qu’ils soient conscients de ce rôle

qu’on se donne. Cela peut passer par les amphis de présentation du BDE, les réseaux sociaux,

affichage (numérique) au BDE, communication orale (lors des cafés brainstorming par

exemple), communication auprès des bureaux des autres associations …


Problème d’implication : la boîte à idée ne serait potentiellement pas très remplie (sauf en

début de mandat quand le concept est encore nouveau)

Que les idées proposées soient trop peu détaillées ou hors de notre portée

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Quelles solutions ?

Pas très grave en soi si la boite à idées n’est pas remplie, le principal est que les gens viennent

nous voir avec des idées, pas forcément par cette boite. Cela permet surtout de faire en sorte

que l’on peut vraiment balancer ses idées dès qu’on le veut.

Faire une communication régulière et efficace pour cela il faut :

Faire comprendre que leur avis peut avoir un impact (leur montrer des projets qui auraient

été mis en place par l’intermédiaire de ce mécanisme)

Leur montrer les idées de réflexions en cours pour leur donner envie de laisser leur avis (en

affichant les dernières idées proposées et en leur permettant de réagir à celles-ci)

Remercier les personnes pour leur participation (mettre en avant les avis les idées les plus

abouties)

Rappeler que cette boîte sert aussi pour les sujets de cafés Brainstorming

Contacter les personnes et leur proposer des discussions, pour voir avec eux la faisabilité du

projet.

Quel budget ?

Le prix d’une petite boite aux lettres soit une vingtaine d’euros comptabilisé dans la ligne

“matériel”

Pas de financement de la part du BDE pour les projets mais aide à trouver des fonds (formation

au plaquettes sponsoring par exemple)

Eventuellement en fin de mandat : dons si beaux projets et reste de fonds.

Tenir des permanences du BDE de 11h30 à 14h30 tous

les jours de cours

Résumé Dans l’optique d’être ouverts et accessibles à tous, nous nous engageons à toujours tenir une

permanence du BDE au minimum à ces horaires-là, tous les jours de cours. Nous proposerons

également à l’AS d’être leur relais et donc de recueillir et transmettre au possible les

informations les concernant lors de nos permanences, quand leur bureau n’est pas ouvert.


Toute l’année, de 11h30 à 14h30, pour tous les jours de cours.

Bien sûr le BDE restera ouvert au maximum tout le temps mais on ne peut s’engager à l’ouvrir

tout le temps, (si besoin de la salle pour réunion privée, si personne de la liste dispo etc), et

donc on s’engage uniquement sur ces horaires-là.

Quel but ?

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Ouvrir au maximum le BDE aux étudiants qui ont besoin de services, discussions… Mais

également pour montrer qu’il est accessible à tout le monde. Dans l’optique d’aider les

étudiants dans leurs initiatives, cela facilite les échanges et rend le BDE plus accessible.

Où ?

Premier étage juste à côté du Bureau de l’AS.

Qui organise ?

La liste complète


Nous avons regardé tous les emplois du temps de tous les membres de la liste afin de s'assurer

que c’était possible et qu'il y a au minimum 3 personnes de la liste qui ont un créneau de 3h

de pause (pour qu'ils puissent manger à l'extérieur).

Nous avons déjà fait les plannings pour toute la fin de l'année.

Les faire en avance nous permet de déjà savoir quand exceptionnellement nous ne pouvons

assurer la permanence

Idée !

Proposer à l’AS de tenir en même temps au possible une permanence du BDS (De nombreux

membres des JNCP sont également responsables d’une AS, ou au bureau du BDS, il pourrait

donc être possible de récupérer les messages, documents à transmettre ensuite.)


Gestion des clés du local

Respect du planning pendant les zones chargées

Respecter le planning et motiver la liste

Quelles solutions ?

Pour les clés, plusieurs possibilités :

Chercher les clés à l’accueil → liste des membres autorisés à les emprunter.

En avoir plusieurs réparties sur plusieurs membres de la liste et les faire passer aux personnes

du lendemain, mais compliqué et risque de perte, il est plus favorable d’aller demander le

double de l’accueil.

Clés nominatives mais coûte cher et pas des plus idéal

On est totalement conscients que ça prend du temps, cependant le bureau s'est engagé à

assurer les créneaux si besoin il y a (par manque d'effectif), nous avons vu entre nous, et cela

est tres important pour nous dans la mesure où on veut être le plus accessible possible par les

étudiants.

Quel budget ?

0€ (sauf si doubles de clés à faire)

Rendre le BDE et la campagne plus transparents

Résumé Nous considérons que le BDE a un gros travail à faire sur son image, et cela peut passer par

plus de transparence. Cela commencera par une modification de la présentation du BDE lors

des amphis de début d’année, mais également par des supports de communications qui

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présentent le travail du BDE tout au long de l’année, comme une frise chronologique par

exemple.

Détails et explications Pourquoi ?

L’idée derrière ce point est vraiment de rendre le BDE plus représentatif de l’école dans son

intégrité. A l’heure actuelle, nous pensons que le BDE aurait encore des efforts à faire là-

dessus, c’est pourquoi nous voulons présenter davantage comment l’associatif (en particulier

le BDE) fonctionne et ce que ça peut apporter : combien de temps on bosse dessus, qu’est-ce

qu’on fait, combien de temps ça prend, qu’est-ce qu’on en apprend ? Quel est l’apport pour

le CV ?

Nous voulons également expliciter la période de recrutement pour les listes suivantes, afin

que ce ne soit pas que des personnes participants beaucoup aux événements de la période

de l’Accueil qui se retrouvent au BDE, mais bien des étudiants motivé par l’associatif, et le

projet.

Beaucoup de gens se sentent “mis à l’écart” car très peu d’informations circulent sur la

formation des listes. Ainsi, nombreux sont ceux qui pensent ne pas “correspondre” au BDE, et

c’est dommage.

L’image du BDE est encore très fausse aux yeux de beaucoup d’étudiants, nous avons pu le

constater lors de notre édition #1 de Café Brainstorming, et un gros travail reste à faire pour

montrer les aspects autres que juste l’organisation d’événements notamment.

Quoi ?

-présentation du BDE lors de la pré-rentrée (et pour les STH et Internationaux) repensée

- support de communication montrant le travail complet à l’année d’une liste BDE (Frise

chronologique, vidéo reportage dans la continuité de notre vidéo de Préparation de

Campagne, ...) afin que les nouveaux entrants et ceux qui ne savent pas comment fonctionne

une campagne puissent mieux appréhender le déroulé de cette dernière, mais également

pour sensibiliser sur le travail que représente un BDE

Quand ?

Pendant l’amphi de présentation du BDE lors de la semaine de pré rentrée et pendant l’amphi

de rentrée des FIP et internationaux.

Tout au long de l’année avec des supports de comm différents.

Quel but ?

Faire mieux connaître aux élèves les aspects plus cachés du BDE, la quantité de travail fourni,

le temps que cela prend, mais également ce que cela peut apporter à chacun

personnellement.

Se rapprocher des élèves et favoriser une transparence, montrer que le BDE n’est pas lié à

une certaine “élite”, donner une nouvelle image plus réaliste et plus recherchée pour l’école.

Informer dès le début de l’année sur la manière de former un BDE et ouvrir à tous la possibilité

de prendre part au BDE. → but ultime : Rendre plus accessible et représentatif le BDE, car cela

offrirait à toutes les personnes qui pourraient être intéressées d’avoir la possibilité de

s’engager.

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Montrer quel est le rôle complet du BDE, expliquer les coulisses des évènements pour

sensibiliser les gens au travail qui y est fait et encourager les gens à apporter leur contribution.

Cela ne veut pas dire rendre les listes publiques, mais simplement favoriser l’accès au BDE à

tous les profils de l’école, et pas que les plus “fêtards” (entre autres). L’objectif est de casser

les murs qui peuvent empêcher certains étudiants de s’investir dans cette association par

manque de connaissances, et par le fait qu’ils ne se sentent pas forcément représentés.

Où ?

Présentation en amphi

Local du BDE

Affichage à des endroits clés de la vie de l’école (hall, salle asso…)

Qui organise ? Le BDE (principalement le bureau, et les personnes qui se chargeront de présenter le BDE aux

nouveaux entrants, et la comm graphisme sûrement !)

Pour combien de personnes ? Tous les élèves de l’école


Lors de l’amphi de présentation du BDE, pour les STH, I3, AI1, Erasmus et FIP, intégrer une

nouvelle partie explicitant le recrutement et la formation des listes, le travail fourni tout au

long de l’année, les apports. Cette explication n’a pas pour but de casser toute la partie secrète

d’une campagne mais plutôt de donner aux gens des “clés” pour pouvoir savoir si cette

association pourrait les intéresser, (et donc annoncer aux listeux les personnes très

intéressées qui sont venues nous voir)

Y intégrer :

Date et manière générale de recruter (juste à titre indicatif)

Travail que cela représente dès la campagne et tout au long de l’année

Compétences acquises

→ A mettre en parallèle avec les évènements organisés pendant l’année pour donner des

exemples concrets Faire une banderole chronologique représentant une année entière, le travail fourni à l’année

: mandat et préparation de campagne (ex : date de rendu du BP, date de rendu du bureau et

des poles, mais pas plus pour garder la surprise).


Comment gérer si beaucoup de personnes viennent nous voir car ils sont intéressés ?

Quelles solutions ?

Beaucoup de personnes motivées est un avantage, les listes se débrouillent dans leur

recrutement ensuite.

Quel budget ?

Le prix de l’affiche de la frise chronologique

RECONDUITES

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Renouveler les temps de débats en fin d’AG

Résumé Dans notre volonté d'ouverture, nous mettrons en avant les débats comme l'occasion aux

élèves d'échanger entre eux mais aussi de donner des pistes de travail au BDE. Nous

proposerons les sujets des débats en avance, en faisant davantage de communication, et nous

rappellerons aux étudiants qu’ils peuvent tout à fait participer au débat sans être présents à

l’AG. Nous ferons par la suite un compte-rendu, qui sera diffusé aux étudiants et aux membres

du personnel intéressés et si des points pertinents sont mis en avant des mesures pourraient

être mise en place pour les prendre en compte.


En fin d’assemblée générales, lors de la 2e, 3e et 4e AG, c’est-à-dire lors de l’assemblée

générale de mi-mandat, de celle présentant le budget des clubs et la campagne électorale et

de l’assemblée de passation en tant que liste entrante.

Quel but ?

Ouvrir la discussion sur des sujets variés et annoncés en avance lors de la convocation à l’AG

envoyée 15 jours en avance et par un message informatif dans le mail hebdo, sur Facebook et

éventuellement une affiche sur les panneaux d’affichages des événements du BDE

Où ?

Dans l’amphi où a eu lieu l’AG

Qui organise ?

Les membres du BDE volontaires, avec l’aide du/des personnes présidant l’AG


Entre 40 et 100, si les AG attirent !


Mettre dans l’ordre du jour la question, et le temps de débat (ne doit pas durer trop

longtemps, mais certaine flexibilité ! temps MAX : 1h)

Proposer des questions générales qui intéressent le maximum de personnes

On annonce le sujet du débat dans la convocation à l’AG, mais également dans le mail hebdo,

sur Facebook et éventuellement faire une affiche sur les panneaux d’affichages des

événements du BDE

Faire un compte rendu à part juste pour la partie du débat que l’on pourra diffuser ensuite

soit sur le site, soit sur la page fb, soit par mail → pourquoi ? parce que si on voit que pas mal

de choses se sont dites, on a envie d’aller à la suivante !

A la fin de l’AG, le président de réunion annonce la question, petite intro de pourquoi cette

question puis demande des avis. Une personne anime le débat et distribue la parole, remet le

silence en place au besoin. Cette même personne aura besoin de préparer des

questions/arguments en amont afin de relancer le débat au besoin. On peut également

proposer de voter en fin de débat pour la prochaine question.


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Amphis pas adéquats à un temps de discussion et de débat (les gens ne se voient pas et donc

échanges pas favorisés)

Les gens ne participent pas vraiment et restent passifs

Peu de personnes présentes

Sort du sujet ( → pas un vrai soucis en soi, tant qu’ils échangent !)

Choix du sujet ?

Quelles solutions ?

Mettre en place le débat dans une salle ? → c’est compliqué car cela fait bouger les gens et

donc ils ne resteraient pas

Bonne communication : mail hebdo, post Facebook et affiche sur la porte du BDE et les

panneaux d’affichage

Ouvrir également le débat même aux personnes pas présentes lors de l’AG (dommage pour

l’AG, mais tant mieux pour le débat)

Trouver des sujets intéressants qui passionnent tout le monde ! → proposer un sondage/boîte

à idée sur les prochaines questions (soit en fin d’amphi pour l’AG d'après, soit via les réseaux

sociaux (ex: INSTAGRAM (vote) ou FB ou boite à idées)

Personnes qui animent : réfléchir à des manières de relancer, à des arguments déjà réfléchis

Quel budget ?

0 €

Des petites différences avec l’année dernière ?

Communication plus poussée en variant les moyens de communication (story et facebook) et

sondage pour trouver des thèmes.

Permettre au possible aux personnes non présentes à l’AG de participer au débat en

annonçant une heure de début de débat, mais cela peut sembler compliqué → nous

proposerons d’ouvrir la porte de l’amphi afin que les gens puissent rentrer discrètement et

participer au débat.

Idées de sujets

- Comment faire comprendre aux élèves que le côté festif n’est qu’une partie du BDE ?

Comment expliciter les missions du BDE ?

- Comment casser les barrières que créent les classes ?

- Comment développer le réseau étudiant de l’INSA ?

- ...

Poursuivre les démarches de développement durable à

l’INSA

Résumé Nous souhaitons continuer les démarches concernant le développement durable à l’INSA. Cela

commencera par un ciné-débat afin de sensibiliser les étudiants à cette thématique et

d’attirer de nouvelles personnes. Puis, nous organiserons un café brainstorming toujours pour

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sensibiliser, attirer mais aussi faire émerger de nouvelles idées. Cela aboutirait à la création

d’un groupe de travail rassemblant les personnes motivées pour faire évoluer les choses.

Détails et explications Pourquoi ? Quel But ?

- Parce qu'on aime notre planète ❤🌍

- Pour responsabiliser les étudiants

Quand ?

Pendant toute la durée du mandat

Combien de personnes ?

BDE & Groupe de travail

Qui organise ?

Personnes se sentant impliquées dont Chloé. H et Juliette. C

Comment ?

- Organiser un ciné débat sur “Une vérité qui dérange” ou autre, le film n’est pas fixé et

nous sommes en discussion avec l’association “Zéro Déchet” de Strasbourg qui

organise également des cinés-débats (voir avec club ciné)

- Organiser un café brainstorming sur cette thématique suivi de la mise en place d’un

groupe de travail, d’une commission ou d’une association comme un BDI sur le

développement durable

Quelques idées d’action du groupe/commissions/association :

→ Organiser des ateliers sur les écogestes : faire sa lessive, faire ses produits de beauté, faire

ses produits d'entretien, faire un repas végé, atelier réparation vélo, fabrication des sacs en

vrac, organisation d'une brocante, atelier apprendre à se servir du compost

→ Faire des affichettes dans les toilettes/hall et/ou visuels en story facebook et insta sur les

bons gestes genre le/les geste(s) du mois :

❖ trier ses déchets

❖ acheter moins de choses neuves

❖ recycler

❖ réparer

❖ passer à un fournisseur d'énergies renouvelables

❖ utiliser un moteur de recherche “écolo”

❖ supprimer ses mails

❖ passer à la cup ou serviettes réutilisables

❖ stopper l’utilisation de choses jetables (couverts plastique, sopalin, assiettes

plastiques)

❖ acheter en vrac

❖ éteindre les lumière dès que l’on sort d’une pièce

❖ mettre des ampoules leds

❖ couper le chauffage lorsque l’on part en vacances et l'électricité si possible

❖ ne pas surchauffer son appart et préférer les pulls

❖ favoriser l’achat de produits locaux

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❖ mettre son gel douche dans un pousse mousse pour en consommer moins

→ mise en place d’un compost à l’INSA et dans les Mias: car celui du club potager fonctionne

déjà très bien tout seul et pas besoin de plus (mais il faut des personnes pour s’en occuper)

OU inciter les gens à faire du compost en leur donnant nom des assos et lieux faisant du

compost → voir avec l’administration pour recycler les cartouches d’encres des imprimantes, comment

la veille et l'extinction des ordinateurs est gérée la nuit...

- Ajouter des points de collectes et de tris dans l’INSA (salle asso, archi, devant le BDE,

hall (carton))

- Gérer les déchets lors des événements (tri, récupération des capsules de bières etc)

- Prioriser les produits locaux pour les événements nécessitant de petites quantités (les

pots et goûters)

- Voir avec l’administration pour remplacer les serviettes en papier pour les mains par

séchoir ou rouleaux de tissus

- Négocier avec Alterégo pour de nouvelles machines à café et distributeurs de produits

moins ou pas emballés (ces distributeurs seront changés pour 2020 voir nouvelle

réglementation)

- Vente de termos compatible avec les machines à café en début d’année, (c’est un

projet en cours du VT miq, voir avec Tristan Beurthey )

Où ? - KFET

- Salle Asso

- Hall

- Ateliers archi

- BDE

- Salle de cours


- Contacter administration

- Contacter assos proposant ateliers de fabrication et “Zéro Déchet Strasbourg”

- Contacter Alterégo

- Sensibiliser la liste aux problématiques du développement durable

- Créer un groupe/commission/association “développement durable”


Qui supervise, vide les poubelles ?

Quels freins au niveau de l’école et administration ?

Des personnes de motivées ?

→ Les poubelles sont vidées par le personnel de l’INSA : attention à ce qu’ils soient sensibilisés

au tri et à vérifier que le tri soit correctement fait. Chloé et/ou Juliette pourront être

référentes et veulent participer à la commission DD.

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→ L’argent est un frein pour l’école mais elle a l’obligation de mettre en place un plan vert, il

faut se motiver pour bouger l’INSA mais ça se fait.

→ Les violets avaient fait un sondage au début de leur mandat, sur 220 réponses, 85% des

votants trouvait pertinent la création d’une commission développement durable et parmi

c’est 82%, 45% serait prêt à y participer. Avec une sensibilisation et de la com, on pourrait

intéresser et motiver beaucoup plus de gens !

Quel budget ?

40€ pour popcorns pendant ciné débat

Voir si budget pour commission et ateliers si intervenants extérieurs

Des petites différences avec les années précédentes ?

Mettre en place des moyens de communications durables (antidatés + plastifiés)

Uniformiser les poubelles (différences justes dans la couleur du couvercle/affiche) et les

multiplier

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Pôle A&I Le pôle Arts et Industries a pour but de faire rencontrer les ANCÊTRES et les nouveaux à travers différentes activités. Cette association suscite un fort engouement de la part des anciens, mais cela n’est pas forcément réciproque. Nous cherchons donc à “désinhiber” les étudiants vis à vis des anciens.

Nouveautés • Soirée avec les membres d’A&I • Repenser le forum des métiers • Elaborer un guide des délégués de région • Développer le tutoriel d’utilisation du site • Recenser les élèves

Reconduites • Soirée des régions • Intégrer les membres de A&I à la coupe de l’école

Ce pôle finira l’année avec une balance nulle. Le BDE sera amené à avancer de l’argent au cours de l’année mais toutes les dépenses seront remboursées par l’association A&I.

NOUVEAUTÉS

Soirée avec les membres d’A&I

Résumé Cette soirée suivra la soirée des régions. Elle a pour but de rassembler tous les participants après le pot dans une ambiance convivial et festive.


Volonté de trouver un moyen de réunir les participants à la fin de la soirée des régions

Quand ?

Après soirée des régions 24 septembre


Toutes personnes volontaires de A&I participants ou non à la soirée des régions

Qui organise ?

Pôle A&I avec Pôle soirée

Où ?

Bar / boite / salle proche de l’INSA, Spyl ou 7ème art par exemple

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Comment on le met en place ? Quelles contraintes/problèmes que l’on peut rencontrer ?

Après la soirée des régions un pot sera organisé dans l’INSA. Une des problématiques du pot

organisé dans un bar est que tout le monde ne peut pas rentrer et que les anciens arrivent

souvent après les élèves et qu’il n’y a plus rien. Une soirée permettrait de réunir tout le monde

nouveaux et anciens dans une bonne ambiance.

Quel budget ?

0€

Des petites différences avec les années précédentes ? Musiques par thème sur les régions...

Repenser le forum des métiers

Résumé La nouvelle version du forum des métiers sera organisée par problématique, avec des tables rondes portant sur ses différents thèmes. Un intervenant extérieur viendra ensuite parler d’un sujet touchant tous les élèves en amphi.


Forum peu attractif cette année. Les étudiants ne se sont pas intéressés à l'événement.

Quand ?

Mardi 4 février 2020


Personnes envoyées par A&I, coût 50€

Qui organise ?

Pôle A&I

Où ?

INSA


Contact des anciens via A&I 3,4 mois à l’avance et relance très souvent.


Evénement très important, et très intéressant. Les anciens sont contents de revenir dans leur

école et de voir les nouveaux étudiants. Aujourd’hui, le format n’intéresse plus tel quel. Nous

souhaitons revenir à l’ancien format sous forme de questions, de thèmes liés à différentes

spés mais ouverts à tous. Par salle, nous souhaitons des membres A&I, 1 élève élu au BDE et

des élèves. Il y aurait des tables rondes précédées ou suivies de l’intervention d’un spécialiste.

Événement suivi d’un pot au bar de l’ouf. Nécessité de faire l'événement dans une période de

recherche de stage ou de choix de spé (STH), pour le rendre attractif. Nous souhaitons fixer

ce forum au mardi 4 février 2020. La communication autour de ce forum ne doit pas être la

même que pour les autres événements BDE. C’est un évènement sérieux et non une soirée,

la com doit alors être adaptée.

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Possibilité de passer à un niveau au-dessus, forum avec intervenant extérieur qui viendrait

parler sur un sujet précis (Partir étudier à l’étranger, Le poste d’ingénieur de nos jours...). Cette

personne serait déplacée voir payée par A&I (point vu avec Mr EDEL).

Elaborer un guide du délégué

Résumé Nous avons vu avec les délégués de région le besoin d’une aide lors de la prise de poste. Ce livret viendra détailler le livret déjà existant du BDE en ajoutant des détails qui aideront les futurs délégués.

Détails et explications Pourquoi ? Quel But ? Suite à un sondage des délégués nous avons vu qu’ils avaient besoin de plus d’aide à la prise

de poste.

Quand ?

Dès qu’un nouveau délégué prendra son poste le livret lui est envoyé.


Besoin d’une personne pour la diffusion

Qui organise ?

Fait par le Pôle A&I avec les délégués

Où ?

Il sera diffusé sur Facebook ou par mail


Volonté de créer une aide pour les nouveaux délégués, et de les aider à démarrer. Pour cela

nous avons contacté les différents délégués actuels à l’aide d’un google form et avons récolté

les avis sur le sujet. À l’aide de ces réponses, d’un apport d’A&I et du livret déjà existant nous

pourrons élaborer un guide du délégué.


Dans le guide il y aurait la démarche à suivre pour contacter son groupement. Des infos utiles

récupérées grâce au sondage. Des exemples d’activités déjà effectuées. Intégrées à la base

déjà existante. Et une archive des anciens délégués.

Développer le tutoriel d’utilisation des différentes

fonctionnalités du site

Résumé Le site A&I est aujourd’hui trop peu utilisé. Nous souhaitons donc développer l’usage de ce site en proposant un tutoriel plus détaillé par exemple pour accéder à l’annuaire ou à l’agenda de son groupement.

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Détails et explications Pourquoi ? Quel But ? Un tutoriel existe déjà mais uniquement pour se connecter au site.

Quand ? Diffusion dès que l’INSA à partager la liste des nouveaux entrants à A&I pour la création de

leurs comptes. Sauf si la modification de la RGPD permet de le faire avant.

Combien de personnes ? 1 personne pour la création du tuto

Qui organise ? Pôle A&I

Où ? Diffusion du tuto sur Facebook, par mail et sur le site du BDE

Comment on le met en place ? Ce tuto ne serait pas diffusé à la rentrée car personne ne pourrait s’inscrire sur le site et les

gens ne sont pas intéressé par les fonctions proposées par le site à cette période. Dès

novembre, décembre, voir janvier, nous diffuserons le tuto car c’est une période de recherche

de stage. Les fonctionnalités seront donc utilisées par les personnes, qui disposent de leurs

comptes grâce au tuto des violets A&I à la coupe de l’école

Recenser les élèves

Résumé Le recensement des élèves sera effectué grâce à un google form diffusé lors de l’amphi de présentation. Ce google form sera rempli par les élèves s’ils le souhaitent puis diffusé à l’association.


A&I n’as pas accès aux listes des nouveaux entrants (sauf amicalistes) et besoin d’intégrer les

nouveaux aux réunions de groupement.

Quand ? Lors de l’amphi de rentrée

Combien de personnes ? 2 personnes pour la présentation, coût nul

Qui organise ? Pôle A&I

Comment on le met en place ? Création d’un Google form qui sera partagé sur facebook dans les groupes facebook en

précisant que ça a entièrement sa place dans leur accueil et qu’il ne faut pas le négliger, tout

cela durant l’amphi de présentation.

Informations nécessaires : Nom, prénom, âge, mail, département d’origine.

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Le gros problème est de faire participer tous les élèves. Nous devons trouver la meilleure

façon de leur faire remplir le google form. Pour nous l’idée du partage sur les groupes

facebook est la meilleure. Le recensement se fera malgré les modifications de la RGPD. En

effet, seuls les nouveaux entrants pourront choisir de transmettre ou non leurs coordonnées.

Il reste encore à recenser les personnes déjà inscrites.

RECONDUITES

Soirée des régions

Résumé La soirée des régions est un événement important du début d’année, il permet aux élèves de rencontrer les membres d’A&I ainsi que les autres élèves de son groupement. La soirée sera donc reconduite de la même manière.


Soirée très réussie, cadre moins sérieux avec les anciens

Quand ? Mardi 24 septembre 2019

Combien de personnes ? Personnes envoyées par A&I, cout 200€ pour le pot qui suit les jeux.

Qui organise ? Cette soirée sera créée par le pôle A&I en lien avec l’association.

Comment on le met en place ? Petit jeu dans l’INSA par région avec un ancien et le délégué pour accompagner.

Où ?

Cette activité se déroulerait à l’INSA

Des petites différences avec les années précédentes ? Modification du rythme de la soirée pour garder les anciens après. Pot à l’INSA et soirée

ensuite.

Intégrer les membres de A&I à la coupe de l’école

Résumé Nous souhaitons intégrer les membres d’A&I à la coupe de l’école afin d’avoir une rencontre autre que dans le cadre “sérieux” de l’école, le sport permettant à tous de communiquer de façon plus facile.

Détails et explications

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Pourquoi ? Quel But ? Le sport permet de plus de désinhiber face aux personnes, donc communication simplifiée. Quand ? Nous souhaitons poser les dates à l’avance avec le BDS. Combien de personnes ? Les joueurs seraient envoyés par A&I s’ils sont volontaires (une équipe). Qui organise ? Cela serait fait en collaboration avec le BDS Comment on le met en place ? L’AS ayant obtenu un nouveau créneau le vendredi soir à la halle des sports pourrait selon nous motiver plus de personne. Remarques ? Le groupement A&I 67 est très jeune et actif au cœur de l’INSA. Il serait motivé pour ce genre d'événement.

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Pôle AEI

L'AEI est une association étudiante qui a pour but de promouvoir le groupe INSA, ses valeurs

et de faciliter la communication inter-INSA.

Nouveautés En tant que pôle AEI du BDE :

• Relayer les évènements des autres INSAs et organiser des covoiturages • Ajouter un stand AEI à la journée des clubs

Propositions en tant que membre de l’AEI :

• Organiser des concours inter insa • Rechercher de partenaires réguliers de l’AEI & organiser des jeux concours • Ajouter un onglet “actualités” sur le site AEI

Reconduites En tant que pôle AEI du BDE :

• Suivre l’organisation de l’INSA Express et constituer une équipe pour l’accueil à Strasbourg

En tant que membre du bureau de l’AEI : • Participer aux CA en tant que VP • Organiser le Congrès • Lancer une 2ème édition de pulls

NOUVEAUTÉS En tant que pôle AEI du BDE :

Relayer les évènements des autres INSAs et organiser des

covoiturages

Résumé Nous souhaitons relayer les évènements des autres INSAs et organiser des covoiturages pour les 24h de Lyon et le Rock’n Solex. Cela passerait par un stand dans le hall et permettrait de mettre en relation les participants afin qu’ils puissent ensemble organiser des covoiturages.

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Détails et explications Pourquoi ? Permettre à plus de monde de se motiver et rendre possible la participation aux évènements. Quand ? Prévoir un stand 3 semaines avant les évènements. Tenir ce stand 2 midis d’affilés. Les évènements mis en avant sont :

- 24h de lyon : 17 au 19 mai 2019 - Rock’n Solex : 25 au 28 avril 2019

Combien de personnes sont conviées ? Autant qu’on trouvera de places dans les voitures Combien ça coûte ? Rien au BDE, frais kilométriques répartis entre les participants Qui organise ? Pôle AEI du BDE Comment ? Post fb de la page du BDE, Stand dans le hall pendant 2 jours

Ajouter un stand AEI lors de la journée des clubs et

association

Résumé Nous voulons ajouter un stand AEI à la journée des clubs afin de lui apporter de la visibilité. Le stand serait tenu par le pôle AEI du BDE ainsi que par des anciens listeux, membres de l’associations ou organisateurs des événements de l’AEI.

Détails et explications Pourquoi ? Apporter de la visibilité à l’AEI. Beaucoup de gens connaissent le High five, l’INSA Express et le congrès mais peu savent que ces événements sont à l’initiative de l’AEI. Permettre aux gens de répondre à des questions sur les autres INSAs Qui tient le stand ? Pôle AEI du BDE + proposition aux anciens de l’AEI ou Tristan (pôle AEI jaune)

En tant que membre du bureau de l’AEI :

Organiser des concours inter INSA

Résumé Je proposerais d’organiser un tournoi inter INSA ayant pour but de promouvoir les clubs et associations de chaque INSA. Cela serait six concours réalisés à distance et répartis dans

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l’année sur des thèmes variés que chaque INSA veut mettre en avant. L’INSA ayant le meilleur classement gagne le tournoi.

Détails et explications Qui crée les concours ?

Chaque responsable de l’AEI doit définir un concours auquel chaque élève de chaque INSA

peut participer. Comme les concours ont pour objectif de promouvoir les clubs et assos, le

responsable de l’AEI aura intérêt à discuter avec les présidents de chaque club afin qu’un

d’entre eux propose un concours en rapport avec son domaine d’activité. Le responsable de

l’AEI travaillera donc avec lui pour élaborer un concours.

Ce concours pourra prendre diverses formes ?

Cela peut être un projet qui consiste à créer un objet, tourner une vidéo, prendre une

photo,etc. Cela peut également être un tournoi en ligne avec un classement final (exemple :

Poker, FIFA, etc).

Comment gagner un concours ?

Si le concours est un tournoi, l’INSA auquel appartient l’étudiant premier est considérée

comme vainqueur du concours.

Si le concours consiste à tourner une vidéo ou prendre une photo, ces fichiers seront postés

sur la page facebook de l’AEI et le rendu ayant obtenu le plus de voies gagne le concours.

Si le rendu du concours est matériel, il devra être filmé ou pris en photo afin que les étudiants

de chaque INSA puissent voter leur préféré.

Qu’est-ce qu’on gagne ?

Une coupe qui sera remise au prochain High Five

Utilité du concours ?

Permettre aux clubs de chaque INSA de promouvoir leurs activités à Strasbourg et dans les

autres INSAs. Donner des idées de nouvelles assos ou clubs aux insa*iens. Faire connaître l’AEI

(grâce aux votes et à la promotion de chaque personne participant au tournoi).

Quand auront lieu ces concours ?

6 petits concours répartis durant l’année. Dates et délai à définir par chaque INSA. Dans l’idéal

2 semaines pour réaliser les concours et 1 semaine de vote. Cela varie en fonction de chaque

concours

Combien de personnes y participent ?

Si le concours est par équipe, une équipe par INSA (club, bénévoles, autres) bosse sur 1

concours. Donc au totale 6 équipes différentes.

Si le concours est un tournoi individuel, autant d’étudiants que possible.

Combien ça coûte ?

Une coupe. Possibilité de financement de projet ou budget pendant les concours si des

partenaires sont trouvés.

Communication ?

Post fb de la page de l’AEI relayé par le BDE, stand dans le hall

Vote ?

Sur la page FB ou internet de l’AEI

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Proposer la recherche de partenaires régulier de l’AEI

Résumé Je soumettrais l’idée de rechercher des partenaires réguliers de l’AEI et organiser des jeux concours afin de permettre une meilleure répartition des fonds pour chaque événement.


Éviter de contacter 3 fois chaque boîte pour chaque évènement de l’AEI. Permet une

répartition des fonds pour que chaque événement se déroule au mieux. Créer un réel

partenariat entre les entreprises et l’AEI.

Combien on récupère ?

Autant que possible

Qui s’en occupe ?

Pôle événements/Sponso AEI + pôle comm

Comment ça marche ?

Le partenaire propose un tirage au sort ou un jeu concours parmi les gens ayant

liké/commenté le post. Le but est de gagner un des produits du sponsor ou juste un beau lot.

Proposer l’ajout d’un onglet “actualités” sur le site

internet de l’AEI

Résumé Je souhaite ajouter un onglet “actualités” sur le site de l’AEI avec différentes informations intéressantes concernant les événements et le fonctionnement de chaque INSA, afin de promouvoir les différents événements des écoles par l’AEI.

Détails et explications Pourquoi ? Actuellement impossible de savoir ce qui se passe dans chaque INSA à part aller sur le site de chaque BDE (et encore beaucoup ne sont pas à jour). Ça permet de donner des idées d’évènements et être informé du fonctionnement des autres INSA Qui s’en occupe ? Pôle com de l’AEI et les BDE des INSA Fréquence ? 1 fois toutes les 2 semaines en fonction des évènements

RECONDUITES

En tant que pôle AEI du BDE :

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Suivi et soutien de l’organisation de l’INSA Express

Résumé Je voudrais permettre à un élève extérieur au BDE d’être coordinateur de l’INSA Express et le laisser gérer une équipe de personnes motivées pour accueillir les participants à Strasbourg. Je ferai bien sûr le lien entre le coordinateur et l’AEI et réaliserai un suivi de l’équipe.

Détails et explications Description ? Permettre à un élève extérieur au BDE d’être coordinateur de l’INSA Express et le laisser gérer une équipe de personnes motivées pour accueillir les participants à Strasbourg. Faire le lien entre le coordinateur et l’AEI et réaliser un suivi de l’équipe. Pourquoi ? Pour ouvrir l’associatif à des personnes extérieures. Quand ? Dates de l'événement à définir. Recrutement du coordinateur fin janvier Combien de personnes ? 1 coordinateur qui part 1 vice coordinateur qui est respo de l'accueil à Strasbourg 5 personnes qui se répartissent (1 personne peut faire partie de plusieurs pôles) : sponso (2), bouffe (2), Com (2), soirée (2), logement (2) Combien ça coûte ? Budget dépend des sponsors et de l'AEI mais objectif 15000 Qui organise ? L'AEI et insa Comment ? Post fb de la page du bde, mail hebdo Où ? Dans les différentes villes

En tant que membre du bureau de l’AEI :

Participer aux CA

Résumé Je participerais aux CA en tant que Vice-Président

Détails et explications Pourquoi ? Résoudre les problématiques des INSA, Connaître les activités des différentes écoles, Gérer au mieux l’organisation des évènements, ...

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Quand ? 4-5 fois dans l’année Combien de personnes ? Minimum 2 par INSA. Les personnes ayant quelque chose à apporter. Combien ça coûte ? 1 aller-retour par personne aux frais de notre cher BDE Qui organise ? Les membre du bureau de l’AEI Comment ? RDV dans 1 INSA et la personne de l’AEI qui y réside gère le logement, les salles, etc...

Organisation du congrès

Résumé Je souhaite réitérer l’organisation du Congrès si celui de 2019 fonctionne.

Détails et explications A voir comment ça se passe cette année et après on verra comment l’améliorer et le reconduire au mieux

Lancer une 2ème édition des pulls

Résumé Je souhaite proposer le lancement d’une 2ème édition de pulls “groupe insa” afin que les nouveaux entrants et ceux n’ayant pas pu en acheter soient en mesure de s’en procurer.


Pourquoi ? Apporter de la visibilité à l’AEI. Permettre aux étudiants de se rendre compte qu’ils appartiennent au groupe INSA. Quand ? Milieu octobre pour que les nouveaux entrants en profitent et qu’ils arrivent avant noel. Ventes dans le hall à raison de 3-4 fois par semaines pendant 2 semaines. Combien ça coûte ? Dans l’idée 20€ comme l’année dernière et ça permet de garder une petite marge. Le problème est qu’il faut changer de fournisseur car cette année ça ne s’est pas très bien passé. Qui organise ? L’AEI Communication ? Post fb de la page de l’AEI et partage du bde, Stand dans le hall

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Pôle Accueil Les parties surlignées en noir sont des parties du programme que nous ne souhaitons pas

révéler aux futurs I3 et AI1. Si tu es en I3 ou AI1 ou plus et que tu souhaites découvrir ce que

nous leur réservons, tu peux contacter Mégaf, Rosewelt, Duracell, V12, Fœtus ou Btyse.

Nouveautés • Organiser un tournoi inter-sections en collaboration avec l’AS • Allonger la durée du WEB à 3 jours • Réaliser une soirée AI1/AI2 au début des charettes

Reconduites • Pots de spécialités • Rallye Coloc • Organiser le SQUAT • Barbecue & Visite de l’école • Journée ASCPA : Sport & Chill

Répartition communication :

• Pôle International : Clémence • Pôle FIP : Olivier • Pôle STH : Foetus • Pôle Bureau : Océane

NOUVEAUTÉS

Tournoi intersections en collaboration avec le BDS

Résumé Le tournoi intersections se déroulera à la suite du barbecue et de la visite de l’école. Il a pour but de créer des liens entre les I3 et AI1 d’une même section et de promouvoir les différentes AS qui le souhaitent. Cet évènement se déroulera au Baggersee le mardi 3 septembre après-midi et sera organisé par le Pôle Accueil ainsi que les responsables des AS volontaires.

Détails et explications But ? Mettre en avant les AS qui souhaitent se faire connaître. Proposer un événement suivant le barbecue afin que les élèves restent ensemble. De plus, les tournois sont très appréciés des élèves et le sport permet de créer des relations plus facilement.

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Date ? Mardi 3 septembre (en considérant que la rentrée se déroulera le lundi 2 septembre) Juste après le barbecue et la visite de l’INSA. Cela permet d’avoir tout le monde, de motiver les personnes avec des inscriptions à la dernière minute et de partir tous ensemble pour que le maximum soit à l’heure au début du tournoi. Horaire prévu : 15h à 19h Nombre de personnes ? Nous avons prévu d’inclure la totalité des personnes présentes au barbecue et à la visite de l’école, c’est à dire les I3 et les AI1 disponibles (environ 200 personnes) Organisation ? L’organisation serait gérée par le pôle accueil en collaboration avec les différentes AS qui nous mettraient à disposition leur matériel (respos ou non en fonction de leur disponibilités). AS déjà contactées dont la réponse a été positive :

o Rugby : Mathias L- Antoine F o Hand : Maxime D - Martin M o Ultimate : Charlotte G o Basket : Valentin P - Maëlle D o Athlé : Marion G - David C o Volley : Nicolas F - Cyril B o Foot : Alexia W

Déroulement de l’évènement ? Il s’agit d’Olympiades entre les différentes sections. L’événement n’est en aucun cas rattaché à la coupe de l’école car ce n’est pas aussi sérieux et ça ne dure qu’une après-midi. Chaque personne s’inscrit pour une épreuve (il faut compléter des tableaux d’équipe et chacun ne peut participer qu'à un seul tournoi). Inscriptions :

Ouverture des inscriptions 10 jours avant le tournoi (via Facebook). On a prévu de faire une grosse dose de communication afin de mettre en valeur ce nouvel événement.

Sport Nb joueurs / équipe Nb équipe

Volley 6 à 8 8 à 16 (exemple)

Basket 5 à 6 En fonction des inscriptions

Football 10 à 12 En fonction des inscriptions

Molky 2 à 3 En fonction des inscriptions

Ultimate 5 à 6 En fonction des inscriptions

Touch Rugby 6 à 7 En fonction des inscriptions

Classement : La meilleure équipe par section et par sport compte pour le classement. Nous ne

rajoutons pas de bonus aux sections moins nombreuses. Pour le molky : Les 2 premières équipes peuvent compter pour les scores s’il y a

beaucoup d’équipes inscrites.

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Si une section ne participe pas à un sport, elle ne remporte pas de points. Il est possible que des équipes hybrides se mettent en place afin de permettre aux

gens de vraiment faire le sport qu’ils veulent. Si une équipe hybride remporte un tournoi dans un des sports proposés, les points obtenus seront divisés entre les différentes spécialités de l’équipe en fonction des effectifs. Trophée :

Nous offrirons des goodies ou éventuellement des cadeaux plus gros en partenariat avec l’AS et le pôle sponsors à la section championne. Où ? Baggersee Combien de temps ? Tout un après-midi de 15h à 19h Organisation des mini-tournois ?

Cela permet de voir que les mini tournois sont réalisables quel que soit le nombre d’inscriptions. Le volley étant le sport le plus limité en termes d’infrastructures, c’est celui-ci que nous avons détaillé afin de déterminer s’il est intéressant à organiser :

Infrastructure : 1 grand terrain de Beach Règles : Celles du Volley classique Phases :

1. Phase de poule (4 à 8 équipes) : 2 poules 2. Phase éliminatoire 3. Phase finale 4. Consolante

1. Phase de poule

• Si 4 équipes par poule (3 matchs par équipe : tout le monde s’affronte)

Poule A : Eq1 - Eq2 Eq3 - Eq4 Eq1 - Eq4 Eq3 - Eq2 Eq1 - Eq3 Eq2 - Eq4 Durée d’un match : 7 min Alternance entre la Poule A et la Poule B sur le terrain unique Durée phase de poule : 12 * 7min + retard = 1h45

• Si 6 équipes par poule (2 matchs par équipe : chaque équipe affronte la moitié de la poule)

Eq1-Eq2 Eq3-Eq4 Eq5-Eq6 Eq1-Eq3 Eq2-Eq5 Eq4-Eq6 Durée : Même durée que ci-dessus : 1h45

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• Si 8 équipes par poule (2 matchs par équipe : chaque équipe affronte le quart de la poule)

Durée : Même durée que ci-dessus : 2h15

2. Phase éliminatoire

4 ou 6 équipes Durée des matchs : 7 min Durée : 6*7 + retard = 1h

3. Phase finale

Eq1 -Eq2 en 25 points (15 min)

4. Consolante

2 et ou 4 autres équipes : en 25 points (15 ou 30 min) Bilan des durées : Temps minimum : 3h Temps maximum : 3h45

WEB

Résumé Le Week End Bus sera un événement qui déroulera sur 3 jours avec un départ le vendredi soir 20 septembre et un retour dimanche 22 septembre en fin de matinée. Pour cet évènement en particulier, la majorité du BDE sera présente, des agents de sécurité ainsi que des membres de la dream team (Cf programme Pôle Prévention) afin d’assurer un maximum de sécurité et le bon déroulement du week-end.

Détails et explications But ? Souder les nouveaux entrants, la promotion, les faire kiffer pendant un gros week-end de ouf Date ? Du vendredi 20 septembre au dimanche 22 septembre Personnes concernées ? 200 nOUVEAUX 40 à 50 Anciens dans les bus et 45-50 Anciens qui viendraient seulement à la 2ème soirée en bus (départ : 21h retour : 5h ou 6h) Prix ? nOUVEAUX : 45euros amicalistes, 65euros non amicalistes Anciens : 10 euros Sécurité ? 3 à 4 agents de sécurité, barrière de sécurité et dream team du pôle prévention Organisation ? Pôle Accueil accompagné de tout le BDE (excepté les I2 et I3), mais aussi les Anciens dans les bus ainsi que la dream team (cf Pôle prévention) Déroulement des journées ?

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Vendredi : - 17h30 : Départ de 8 roses pour pour préparer la salle et le repas

- 19h00 : Présentation des 4 Bus (10 Anciens par bus + 1 ou 2 roses en fonction du nombre de gens dispo et éventuellement un bus rose)

- 20h30 : Départ des Bus pour la salle d’Erstein - 21h : Repas - 22h-4h : Soirée (réduction du son à partir de 2h)

Samedi : - 9h : Premier réveil des nouveaux, petit dej, premier départ pour la piscine à 13 min à

pied (départ toutes les 20-30min par groupe de 30 nOUVEAUX accompagné de 3 à 4 roses )

- 11h : Dernier départ pour les douches - 12h : Départ pour Uberach + Rangement, nettoyage de la salle (8 personnes du BDE) - 13h30 : Repas - 14h00 : Début première visite - 16h30 : Départ Riquewihr ou Hunawihr (2 voitures suiveuses avec 2 roses dans

chacunes d’elles) - 17h30 : Arrivée dans les villages (45min par village) - 19h30 : Départ pour la salle d’Erstein - 20h30 : Repas - 21h30 : Arrivée des Anciens, début de la soirée

Dimanche : - 9h : Réveil, petit déjeuner - 10h30 : Retour à l’INSA - 11h : Rangement, nettoyage salle (tous les roses sauf I2 et I3)

Problèmes connus ? Cela risque d’être très fatigant : Cette année une dream team devrait être présente pour aider nos yeux et nos oreilles. La communication sur la date de l’évènement sera rappelée le plus souvent possible pour avoir un maximum de roses présents. En plus de ça, on est super ultra méga motivés. Personnes mineures : Peu probable ou petit nombre donc tous les membres du BDE et les Anciens seraient informés des personnes mineures et ils seraient repérables avec un système de bracelet.

Soirée archi AI1&AI2

Résumé L’objectif de cette soirée est de permettre aux AI1 et AI2 de passer un moment convivial pendant une soirée au début des charrettes afin de créer des liens que ce soit avec les membres de leur charrette mais aussi avec les autres groupes de charrettes.

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Détails et explications Quelques avis de nos AI1 qui sont motivés à aider le pôle accueil dans cet évènement :

“Oui c'est utile, parce qu'on se rend compte qu'en AI1, après le mois de charrettes, on ne connaît que sa propre charrette et quelques AI2 des tables autour. On ne connaît donc pas grand monde, et je trouve ça vraiment dommage” (Lalouch’)

“Il y a des soirées organisées entre archis au cours des charrettes mais c’est vrai qu’une soirée organisée par le BDE ça serait mieux et je pense que ça permettrait de connaître un peu mieux les AI2“ (Rackenpiss)

“Après réflexion c’est vrai que ça peut être cool d'avoir un événement officiel parce que la communication sur les soirées Archi se fait au travers de l’AI2 de ta charrette. Si l'AI2 qui est dans ta charrette n’y va pas, alors il y a très peu de chances que tu y ailles. Alors que si c'est un événement organisé par le BDE, il y a déjà plus de chances et c'est aussi l'occasion de rencontrer d'autres gens qui sortent” (Ricola) Date ? Le jeudi 5 septembre en considérant que les charrettes commencent le lundi 2 septembre. Ainsi les Archis se seraient déjà rencontrés un minimum, ce qui peut être plus motivant de savoir qu’ils connaissent des personnes qui y vont. Personnes concernées ? AI1 et AI2 , soit environ 80 personnes Prix ? Gratuit : Réserver un bar éventuellement en leur demandant des tarifs Ex : Barco Latino (déjà contacté et disponible) ou Délirium Organisation ? Pôle Accueil et les AI de la liste. Il est possible que nous demandions l’aide d’élèves architectes ingénieurs extérieurs au BDE pour mieux cerner leurs attentes.

RECONDUITES

Visite de l’école & Barbecue

Résumé Ce barbecue sera mis en place à l’INSA le 3 septembre en amont du tournoi inter-sections.

Durant cet évènement, des membres du BDE de chaque section proposeraient des visites de

l’école en fonction de leur spécialité. Cela permettrait aux nouveaux entrants de connaître

l’emplacement des principaux locaux où ils auront à se rendre durant l’année.

Détails et explications But ? Important pour les nombreux nouveaux entrants. Beaucoup n’ont pas pu participer à celle organisée par les directeurs de département. Plus cool si c’est des étudiants qui font visiter et les membres du BDE de chaque section peuvent faire visiter à leur section seulement pour montrer seulement les endroits dont ils ont besoin. En même temps que le BBQ comme ça il y aura plus de monde

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Quand ? Mardi 3 septembre à 12h Nombre de personnes ? 200 nOUVEAUX Organisation ? Le pôle accueil avec la supervision d’une personne de chaque section de la liste Comment ? Chaque superviseur prend son groupe de section et fait visiter les différentes salles référentes à la section Ex : GC (labo GC, 3ème étage, labo Meca Flu) Cela permettra à chaque section d’avoir une visite personnalisée Permet aussi à chaque section de se rencontrer et de pouvoir parler avec des étudiants d’année supérieure Durée ? 15-20 minutes par visite, environ 1h30 de barbecue en tout Lieu ? INSA Problèmes éventuels ? Disponibilité du Barbecue de l’Amicale des profs : A réserver le plus tôt possible

Rallye Coloc

Résumé La reconduite de cet événement est selon nous essentielle puisqu’il plaît énormément chaque

année et qu’il permet à tous de se rencontrer : nouveaux entrants, anciens STH mais aussi des

anciens de toutes les sections. Il sera encadré par le BDE aidé par plusieurs anciens.

Détails et explications But ? Cet évènement est traditionnel à l’INSA Strasbourg et apprécié de tous. Cela permet aussi de rapprocher les anciens des nouveaux mais aussi se faire rencontrer les anciens STH et les nouveaux entrants. Date ? Samedi 7 septembre Personnes concernées ? 300 nOUVEAUX, équipes de 20 personnes maximum, 1 équipe par coloc Organisation ? Pôle Accueil et les colocs volontaires et aide de tout le BDE sauf I2 et I3. Envoie d’un Google Form à tous les anciens au début milieu d’été pour savoir quelle coloc est prête à accueillir. Lieu ? INSA puis dans chaque coloc volontaire Problèmes éventuels ?

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Temps de réponse des colocs : à relancer régulièrement, envoie du google forms d’inscription en début d’été. Nombre de colocs volontaires : Essayer d’avoir plus de colocs que l’année dernière (12) pour pouvoir assurer d’accueillir tout le monde. (300 nOUVEAUX, 20 personnes max par coloc, 15 colocs au total) Colocs trop petites par rapport au nombre de personnes accueillies : Si beaucoup de personnes présentes, mettre des gros groupes dans les plus grosses colocs pour avoir un nombre restreint dans les colocs plus petites. Enchaînement avec la soirée de (pré)rentrée : Raccompagnement des nOUVEAUX trop saouls chez eux et accompagnement des autres jusqu’au Stride par les Anciens et les roses (sauf I2 et I3)

Pot de spécialités

Résumé Ce pot de spécialité vise à créer des liens entre les personnes d’une même section. Toutes les

sections auraient alors un bar attitré et seraient ensuite conviées à toutes se regrouper dans

un seul et même bar. Cet évènement est prévu à la suite de la présentation BDE et de

l’intervention du pôle prévention prévu le lundi 2 septembre.

Détails et explications But ? Rencontrer dans un premier temps des personnes de sa section puis se regrouper pour faire la fête tous ensemble. Date ? Jour de rentrée, Lundi 2 septembre Personnes concernées ? Tous les Insassiens excepté les STH Organisation ? RDV devant l'INSA à 19h30, dans le bar à 20h, et au tigre 22h. Le lundi 2 septembre (jour accueil) Proposition répartition :

- MIQ Le baromètre (réservable pour 100 pers comme on veut) - GE La brasserie Z (70 personnes avec la terrasse pas de soucis) - GCE Blue Moon (100 personnes accepté facilement) - PL 7eme Art (100+100 pour la cave) - GM Delirium (250 personnes) - AI Bartholdi (150 personnes min) - G Comptoir d'Eugène (90 personnes réservable comme on veut) - GC Le Tigre (450 personnes) - les FIP seraient invités dans leur spécialité initiale associée. - Puis tout le monde se retrouve au Tigre (Capacité 500 personnes)

Solution secondaire : - Le Giv's (80 personnes en mode bar réservable comme on veut)

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- La lanterne (80/100 personnes) - Kulture (40 personnes + 100 pour la cave) - Trolley (100 personnes réservable) - Grincheux - Le raffiot (200 personnes) - Télégraphe (150 avec la terrasse)

Prix ? Des tarifs préférentiels seront demandés aux bars concernés

SQUAT : Soutien Quotidien Unilatéral Aux enTrants

Résumé Nous souhaitons reconduire le SQUAT qui permet aux étudiants qui n’ont toujours pas trouvé

de logement peu de temps avant la rentrée de se loger provisoirement dans les colocations

de l’INSA volontaires en attendant de trouver un logement définitif.

Détails et explications But ? Loger les étudiants en difficultés qui n’ont toujours pas trouvé de logement peu de temps avant la rentrée. Date ? Fin Août début Septembre : Les loger (rôle des colocs) Nombre de personnes ? Tout dépendra du nombre de colocs dispo, on essaiera de relancer assez souvent pour en avoir un maximum. Organisation ? Pôle Accueil + collaboration avec Pôle Com Pendant l’état : lancer un google form pour avoir toutes les colocations volontaire aux SQUAT et l’inclure dans le PIFE (collaboration avec le pôle com) Combien de temps ? Le moins de temps possible quitte à les aider à trouver un logement si vraiment ils sont en difficultés (ex étrangers)

Journée ASCPA (Sport & Chill)

Résumé Cette journée sera organisée avant la rentrée afin de faire se rencontrer les STH mais aussi les anciens STH et les nouveaux entrants. Différentes activités seront proposées telles que du canoë, du kayak, du volley etc... Le midi, un barbecue sera organisé pour les I3, AI1 et STH.

Détails et explications Date ? Vendredi 30 août, semaine de pré-rentrée

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Personnes concernées ? STH le matin et début du midi, AI1 et I3 midi et après-midi Organisation ? Pôle Accueil en collaboration avec le Pôle STH Matin : STHs Après-midi : I3 et AI1 Problèmes éventuels ? Communication de l’évènement : Si le RGPD est bien modifié, nous pourrons avoir accès aux noms et prénoms des étudiants et ainsi nous pourrons communiquer les informations non seulement par mail mais aussi par les réseaux sociaux, en particulier Facebook)

Welcome Pack

Résumé Le welcome pack est un ensemble de brochures regroupant les clubs et les associations de l’INSA Strasbourg, tous les partenaires du BDE, leurs goodies, des plans de Strasbourg afin de pouvoir se déplacer dans la ville qui sera distribué dans un sac lors de l’amphi de présentation du BDE.

Groupe Facebook

Résumé Ce groupe a pour but de pouvoir communiquer tous les évènements et informations aux I3 et AI1 les concernant. Il sera géré par les membres du pôle accueil et les membres du bureau. Modifications ? Si le RGPD est modifié dès septembre, nous pourrons inviter directement les étudiants sur Facebook.

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Pôle Clubs Nouveautés

• Créer un panneau des Clubs & Assos dans le hall • Organiser une campagne de promotion des Clubs au 2nd semestre • Créer un guide du président pour le Drive • Relancer les Cordées de la Réussite avec Com Huma • Permettre aux élèves d’être acteurs de l’AS

Reconduites • Soirée “ l’INSA a un Incroyable Talent ” • Journée des Clubs & Assos • Mettre en place le tri sélectif en salle assos • Encourager et accompagner les projets inter-clubs et inter-écoles • Mettre à jour le Drive des Clubs

NOUVEAUTÉS

Affiche des clubs et assos

Résumé Nous souhaitons mettre en place dans le hall une grande affiche présentant les clubs,

commissions et associations pour permettre aux élèves d'avoir une vision d'ensemble sur la

diversité de la vie associative à l’INSA. On y trouvera le nom, le logo, une description rapide,

un contact, les lieux et dates de rencontre, et d'autres informations utiles sur une fiche par

club.


Une fois la journée des clubs et asso passée, les étudiants n’ont pas d’accès pratique et rapide

à des infos sur les clubs. Il serait donc intéressant d’avoir une affiche dans hall permettant

d’avoir une vision d’ensemble des tous les clubs, coms et assos de l’INSA ainsi que leur contact

et leurs jours et lieu de rencontre s’il y a lieu, d’autant plus que tous les clubs, coms et assos

ne sont pas toujours présents à la Journée des Clubs et Assos et ils sont tellement nombreux

qu’on peut parfois en manquer. Cette affiche n’aurait pas pour objectif de recruter du monde

dans les clubs mais juste de leur permettre d’être visibles et contactables plus facilement, et

d’apporter des informations aux étudiants qui les recherchent.

Quand ?

Mise en place en début de mandat

Qui organise ?

Le Pôle Clubs en partenariat avec le Pôle Com’

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Comment ?

Il s’agit de poser une grande bâche avec la charte graphique du BDE sur un des panneaux dans

le hall ou sur le mur en béton au niveau de l’escalier. Nous avons pour l’instant un accord de

principe avec l’administration pour cet affichage. Chaque Club, Commission ou Association

sera représenté par une fiche contenant le nom du club, leur page Facebook, leur logo, le nom

du ou des responsable(s), les dates, horaires et lieux de rencontres si celles-ci sont régulières

ainsi qu’une rapide description. Le contenu serait décidé par les respos de clubs. La présence

de 2 à 3 photos par clubs serait appréciable. Ajouter un QR code qui renvoie vers le site du

BDE. A montrer au service comm!

Où ?

Dans le hall de l’INSA soit sur un panneau amovible soit sur le mur en béton. Possibilité de

mettre des tableaux A3 devant le BDE et la salle asso.

Campagne de promotion des clubs du second semestre

Résumé Nous voulons organiser une campagne de promotion des clubs se déroulant sur 2 ou 3

semaines. Elle présentera un ou deux clubs par jour grâce à une publication facebook

contenant une description du club et des photos. Elle permettra de présenter à nouveau les

différents clubs aux élèves. Elle aura lieu au début du second semestre de 2020 pour leur

laisser le temps de préparer la publication. Ce projet est en collaboration avec le pôle Com’.


Permettre aux clubs, commissions et associations de pouvoir avoir une seconde phase de

recrutement au second semestre. Elle remplacerait la Seconde Journée des Clubs et Assos des

anciens Roses. Elle est principalement à destination des élèves arrivant à l’école au second

semestre de se sentir bien accueillis et intégrés à l’école, mais aussi aux élèves qui pourrait

vouloir découvrir de nouveaux clubs.

Quand ?

Début du second semestre, après la campagne (ça serait mis en place seulement en 2020 pour

laisser le temps aux clubs de préparer quelque chose, pour après cette campagne ça fait trop

court).

Qui organise ?

Partenariat entre le Pôle Com et le Pôle Clubs. Les clubs et les commissions qui ont des

objectifs similaires aux clubs.

Comment ?

Sur deux ou trois semaines, les clubs et assos seraient présentés chaque jour par une

description du club, quelques photos et pourquoi pas une vidéo ou bien tout ce à quoi les

clubs peuvent penser. Cela passerait par la page Facebook du Pôle Clubs.

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Créer un guide du président pour le Drive

Résumé Les présidents de Clubs ont accès à un drive permettant de gérer la logistique des Clubs

comme les budgets, le recensement des membres, la mise en place d’activités, de projets…

Pour que son utilisation se passe au mieux, nous allons mettre à leur disposition un guide

expliquant son fonctionnement.


Ce guide sera un document permettant aux nouveaux présidents de clubs et commissions

d’avoir un support sur lequel s’appuyer pour commencer leur mandat.

Quand ?

Dès le début du mandat

Qui organise ?

Le pôle clubs en fera la rédaction et sera présenté et critiqué par les présidents de clubs.

Relancer les cordées de la réussite

Résumé Les Cordées de la Réussite est un groupe d’Insassiens qui vont dans un collège pour proposer

des ateliers aux élèves et leur permettre de découvrir les sciences sous un angle plus ludique.

Nous cherchons donc une équipe pour participer à ce projet qui est valable comme

engagement associatif auprès de l’administration. Ce projet est conjointement porté par les

Cordées, le BDE et fortement soutenu par l’administration.

Détails et explications Qu’est-ce que c’est ?

Les Cordées de la Réussite est une association nationale qui met en relation des étudiants et

les collèges/lycées pour leur permettre un meilleur parcours scolaire. A l’INSA de Strasbourg

il y avait un regroupement d’étudiants qui montait des ateliers de découverte des sciences

pour des collégiens en ZEP (Zone d’Education Prioritaire). A terme, ils participaient au

concours “c’est génial.” Le projet a été suspendu à cause de la réforme des collèges,

l’établissement partenaire n’a donc pas voulu poursuivre le partenariat.

Pourquoi ?

Le projet est beau et il serait dommage qu’une initiative comme celle-là se perde. Cela

permettrait surtout aux élèves voulant faire de l’humanitaire de pouvoir en faire à l’échelle

locale. La direction de l'école a déjà fait tout le fond administratif et a trouvé deux lycées

pouvant être partenaire.

Quand ?

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Le projet est déjà fonctionnel, il suffit de trouver les étudiants donc potentiellement dès le

début du mandat et au plus tard pour la rentrée 2019.


Une dizaine d'étudiants motivés.


L’administration a débloqué 7000€ du rectorat sur ce projet.

Qui organise ?

Le Pôle Clubs ainsi que les responsables des Cordées de la Réussite donneraient l’élan initial

pour trouver une équipe motivée à prendre la suite.

Comment ?

Grâce à l’administration, une structure administrative a été mise en place pour accueillir un

groupe d’étudiants prêts à reprendre le projet avec le format qu’il souhaite. L’électif

d’engagement associatif pourra être utilisé pour porter le projet et un fond financier sera

débloqué. Il ne reste plus qu’à trouver des élèves volontaires.

Permettre aux élèves d’être acteurs de l’AS

Résumé Nous souhaitons aider l'AS à avoir une plus grande portée auprès des élèves en essayant de

partager un engouement pour le sport qui pourrait être bien plus présent. L’idée du BDE est

de soutenir et d’aider en termes de logistique et de communication de nouveaux projets de

l’AS. Nous souhaitons aider les élèves à s’impliquer dans l’AS par le biais des cafés

Brainstorming proposés par le bureau ou par l’écoute des projets et volontés des élèves.


L'AS de l’INSA Strasbourg, notamment son BDS, a très peu de visibilité et pourrait cependant

créer une grande dynamique sportive pour l’école. Tout comme avoir un BDE bien installé,

avoir une AS forte permettrait à beaucoup d’Insassiens de pouvoir s'épanouir grâce à la vie

associative de l’école. Il existe à ce jour un clair manque d’investissement étudiant au sein du

BDS comme le montrent les sièges vides du pôle animation et sponsors.

Quand ?

Tout au long de l’année.


Tous les membres souhaitant aider à développer les projets de l'AS.

Qui organise ?

Les gens motivés par la relance du BDS, qu’ils en fassent déjà partie ou non, avec le soutien

du Pôle Clubs et des autres roses qui lanceraient le mouvement. Le Pôle Clubs aura pour

mission de trouver des gens motivés par le projet, leur donner de premières idées, mais

l’objectif c’est qu’ils soient ensuite indépendants.

Comment ?

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Dans un premier temps, l’organisation d’un café Brainstorming permettrait de récolter l’avis

des volontaires pour avoir des idées de nouveaux évènements sportifs à créer. Cela

permettrait aussi de repérer les gens intéressés à se lancer dans l'aventure.

Les idées de projets :

Organiser plus d'événements comme la “Nuit du Volley”,

Monter une AS Supporter pour avoir plus de gens motivés à venir encourager les équipes et

montrer un vrai esprit d’école aux regroupements sportifs,

Reprendre le principe de la Coupe de l’Ecole sous forme de la Semaine du Sport et éviter une

trop grande dispersion des évènements sur l’année.

Diffuser les résultats sportifs des équipes de l’INSA (après chaque match, une fois par semaine

avec tous les matchs de la semaine ?)

RECONDUITES

Soirée “ INSA a un incroyable talent “

Résumé Le format en 3 parties organisé par les N|Houston ayant eu beaucoup de succès, nous

comptons le reconduire. Les 3 parties seront : Talents musicaux, Rediffusions et Shows en

Direct. Elle aura lieu en Salle Expo et sera co-organisée par le Pôle Clubs et le Pōlar.


Une des soirées les plus attendues par l’ensemble de l’INSA.

Quand ?

Jeudi 28 ou vendredi 29 mars


2 présentateurs et 5 à 6 personnes pour le soutien logistique pendant la soirée


Au vu des années précédentes, prévoir de l’ordre de 250 € de budget.

Qui organise ?

Soirée de passation donc les 2 Pôles Clubs seront là pour organiser.

Comment ?

Reconduite globale de la soirée des Violets. On garde l’organisation en 3 parties (musique,

redif, direct) qui avait bien plu.

Où ?

En salle expo

Problèmes connus ?

La salle expo n’est pas super adaptée à ce genre d’événements à cause de sa forme et des

poteaux…

Différence avec les années précédentes ?

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Modifier l’orientation de la salle et utiliser un projecteur pour faire une diffusion sur écran

géant.

Travailler avec le Polar pour les talents. En co-organisant l’évènement, on pourrait être plus

efficace sur l’ensemble des points à traiter.

Journée des Clubs & Assos

Résumé Nous avons l’intention de reconduire cet évènement en y ajoutant un espace pour les clubs

qui souhaitent faire une petite représentation pendant cette journée. Elle aura lieu dans la

salle expo et devant le bar de d'œuf.


Cette journée est la plus importante en termes de recrutement pour l’ensemble des clubs et

assos de l’INSA.

Quand ?

En septembre, il faut cependant faire attention à la compatibilité avec les évènements de la

rentrée.


Le pôle Clubs s’occupera de l’organisation mais il pourrait être pas mal d’avoir un petit peu de

soutien logistique de la part des membres du BDE.


0€

Comment ?

Trucs à faire :

- Réserver la salle

- Contacter les clubs, commissions et AS pour voir ce dont ils ont besoin et s’ils

veulent faire une représentation

- Faire de la communication pour l’évènement

Problèmes connus ?

Lors du mandat Violet, il y a eu un problème de salle (la salle topo était en travaux et la salle

expo occupée par les journées de la topo), ils ont donc fini entassés au bar de l’œuf


Mise en place d’un espace permettant aux clubs de se présenter par des shows, des initiations,

des projections vidéo… (pour ceux qui le souhaitent)

Présence d’un stand BDE et AEI pour qu’il puisse se présenter. Proposition aux associations

comme le BNEI, BREI, A&I, CE/CA etc… d’avoir un stand pour pouvoir se présenter.

Où ?

En salle expo et au bar de l’œuf

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Tri des déchets en salle asso

Résumé Dans l’optique de promouvoir le Développement Durable dans l’école, nous avons l’intention

de continuer le tri des déchets en Salle assos en ajoutant de plus grandes poubelles et un

affichage expliquant ce que chacune doit contenir.


La salle asso est souvent le lieu privilégié des Insassiens pour manger à midi. Cela engendre

une énorme quantité de déchets, c'est donc un lieu stratégique.

Quand ?


Qui organise ?

Le Pôle Clubs

Comment ?

On aura des poubelles différentes en fonction des déchets (canettes, recyclable, non-

recyclable) et des affiches pour en informer les gens et leur indiquer ce qui va où.

Problèmes connus ?

Des poubelles trop pleines et des déchets en pagaille.


En plus d’avoir du tri, nous essayerons de changer les poubelles 2 fois par semaines.

Où ?

En salle asso

Encourager les projets inter-Clubs-Assos-école-INSA

Résumé Plusieurs Clubs sont intéressés par des collaborations entre clubs pour pouvoir monter de plus

gros projets. C’est dans cette optique que nous serons présents pour les aider à monter leurs

projets et faciliter de contact inter-école aussi bien écoles strasbourgeoises que les autres

INSA en les contactant pour connaître la diversité de leurs vies associatives.


La plupart des membres de clubs sont des gens motivés à produire de grandes choses, un petit

coup de pouce du Pôle Clubs permettrait de mettre différents projets en route. L’idée c’est

que le Pôle Clubs soit accompagne les clubs qui veulent mettre en place des événements, soit

propose des événements ou des collaborations en fonction de leurs envies et besoins. Le Pôle

Clubs pourra aussi partager les événements des clubs vers l’extérieur.

Quand ?

60

Tout au long de l’année

Qui organise ?

Les clubs ou associations. Le Pôle Clubs est présent en qualité de soutien.

Comment ?

Il s’agit d’accompagner les clubs qui ont des projets dans la réalisation, ça peut être assurer la

logistique, le côté administratif, les faire bénéficier du réseau du BDE (pôle réseau, AEI…) ou

partager leurs événements en dehors de l’INSA vers les autres écoles ou INSAs (pôle com). Il

faudra aussi inciter les respos à présenter leurs ébauches de projets sur le Groupe des clubs,

ainsi les autres pourront savoir ce qu’ils prévoient de faire et pourront s’accrocher au projet.

Problèmes connus ?

La plupart des clubs ont des idées ou des projets potentiels qui ne sont pas montés par

manque de temps ou motivation, ou juste parce que rien de concret n’a été défini. Il faut faire

ne sorte qu’après chaque réunion, chacun parte avec des choses concrètes et précises à faire

et des dates en tête, comme ça le projet avance vraiment.


Mise en place d’un fichier recensant les Clubs, Associations des autres écoles de Strasbourg,

ainsi que des autres INSA. Ainsi les clubs de même type pourront être disposés à créer des

évènements ensemble.

Drive des clubs

Résumé Le Drive des Clubs mis en place par les Teslalom rassemble les informations propres à chaque

club telles que les contacts du bureau, les activités mises en place, ainsi que le budget. Ce

fonctionnement étant efficace, tout comme les N|Houston, nous voulons continuer à

l’utiliser.


Dans la continuité de ce qui a été mis en place par le BDE Bleu, on va réutiliser le Drive en

place.

Quand ?


Qui organise ?

Le pôle Clubs en sera le gardien mais il est modifiable par l’ensemble des présidents de clubs.


Mise en place d’un fichier “Salut à toi Nouveau Président”, il s’agira d’un guide pour le

nouveau respo d'un club rédigé par le pôle Clubs présentant le rôle, le fonctionnement du

Drive des Clubs, et récapitulant les trucs importants que le responsable du club doit savoir et

ne pas oublier.

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Pôle Com

Nouveautés • Restructurer les pages Facebook liées au BDE • Ouvrir un compte Instagram du BDE • Ajouter au Mail Hebdo des portraits du personnel et des étudiants engagés • Promouvoir et faire des retours d'événements par des teasers et aftermovies • Concrétiser le projet de plaquette Alpha

Reconduites • Assurer le lancement de l’application du BDE • Tenir à jour la page Facebook et le site du BDE • Envoyer le PIFE (Plaquette d’Information des Futurs Étudiants) • Gérer et mettre à jour les panneaux d’affichage

NOUVEAUTES

Restructuration des pages Facebook liées au BDE

Résumé Nous allons mettre en avant 4 pages Facebook gérées par le BDE : “Pôle Soirée”, “Pôle Clubs”,

Pôle Culture” et “Pôle Réseau”. Ces pages seront gérées par les membres du pôle

Communication, ainsi que par les membres des pôles concernés. Cette restructuration

permettra d'alléger la page du BDE, et les élèves pourront mieux sélectionner ce qu’ils ont

envie de voir sur leur fil d'actualité Facebook. La page du BDE n’aura plus à publier plusieurs

fois à propos de chaque événement de l’école.


Dès le début du mandat, une période de transition d’environ 2 semaines est nécessaire et doit

être aménagée au mieux, pour que chaque élève intègre ce fonctionnement.

Quel but ?

Clarifier et alléger le fil d’actualité des élèves pour leur permettre de cibler leurs centres

d’intérêts, éviter de surcharger la page du BDE.

Qui organise ?

Le pôle Com’ et les pôles concernés.


Tout le monde.


Cela consiste en la création des différentes pages en collaboration avec les responsables des

clubs et assos, tout en communiquant sur leur fonctionnement. Les membres du BDE

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pourront également partager certaines informations depuis leurs comptes personnels. Ces

pages suivront la même charte graphique que la page du BDE.


Le manque d’activité sur les pages Facebook concernées, et/ou le manque d’intérêt des

élèves.

Quelles solutions ?

Stimuler le fonctionnement de ces pages et dialoguer avec les responsables des

pôles/club/associations concernés, afin de les aider à communiquer via leur page Facebook.

Pour susciter l'intérêt des élèves, il faudra communiquer et expliquer cette restructuration le

plus clairement possible.

Quel budget ?

0€

Création d’un compte Instagram du BDE

Résumé Le compte Instagram permettra de partager en image la vie de l’école. Ce compte nous aidera

à être plus proches des élèves en utilisant les stories, via les sondages ou les questions

anonymes. Cela nous permettra d'interagir directement avec les élèves. Pour correspondre

aux valeurs que veut transmettre notre liste, il s’agira d’un compte public, ouvert à tous :

chacun pourra nous envoyer des photos ou courtes vidéos, que nous choisirons de publier ou

non.


Dès le début du mandat.

Quel but ?

Nouveau moyen de communication. Retour en image plus clair que sur Fb. Montrer au plus

grand nombre possible d’élèves les évènements de l’école.

Qui organise ?

Les membres du pôle Com’ seront les uniques administrateurs.


Tous les utilisateurs d’Instagram.


Poster des images inappropriées, ce qui ne devrait pas arriver : ce compte ne sera pas fait

pour partager des photos de soirées alcoolisées, et les images seront soigneusement

sélectionnées. Au contraire, l’objectif est surtout de montrer une belle image du BDE et de

l’école à travers des photos travaillées.

Quelles solutions ?

Si jamais une image postée se trouve être dérangeante, est contestée par l’administration ou

par des élèves pour diverses raisons, elle sera retirée.

63

Quel budget ?

0€

Pourquoi pas Snapchat ?

Trop éphémère. Insta est un réseau social en fort développement, il permettrait d’avoir un

public plus large, tout en gardant une trace des publications, au contraire de Snap.

Ajouter au Mail Hebdo des portraits du personnel et des

étudiants engagés

Résumé L'objectif est de présenter certaines personnes dont le rôle est peu connu des étudiants. Par

exemple, présenter un étudiant membre du Conseil d’Administration, ou un professeur

responsable du FabLab, permettra de mieux faire connaître ces personnes ou institutions.


Dès le début du mandat, et toutes les deux semaines.

Quel but ?

Faire découvrir aux Insassiens des institutions et des personnes jouant un rôle plus ou moins

important dans la vie de l’école.

Où ?

Dans le Mail Hebdo.

Qui organise ?

Le Pôle Com’.


Pour tout l’INSA, y compris le personnel intéressé. Nous avons pu interroger des membres de

l’administration et du personnel quant à cette idée, avec l'aide du bureau, durant les

rencontres pour la présentation de la campagne. Beaucoup y sont favorables et souhaiteraient

également recevoir le Mail Hebdo pour être un peu plus au courant de ce qui se fait à l'INSA.


Ces portraits seraient sous la forme de petites interviews types, avec des questions préparées

à l'avance. On veut faire quelque chose de rapide à lire, efficace à comprendre, et ludique : le

but est de découvrir de nouvelles personnes de tous types, pas de rajouter une rubrique

longue et inutile à la fin du Mail. Les personnes interviewées pourraient être par exemple les

présidents du CE et du CA, des élèves engagés dans des projets humanitaires, du personnel

de l'administration (ils travaillent dans l'ombre, mais sans eux l'école ne fonctionnerait pas

comme aujourd'hui, le but est de faire connaître leur rôle) et bien d'autres. Il y aurait une

photo de la personne si elle est d'accord sur la diffusion de son image, son nom et prénom et

une explication sur ce qu'elle fait exactement.


L’irrégularité des interviews, le flop des portraits à la fin du Mail.

Quelles solutions ?

64

Pour la question de la régularité, nous sommes engagés à réaliser ces petites interviews toutes

les 2 semaines, ce qui n’est pas non plus une charge de travail irréalisable : nous nous y

tiendrons. Si personne ne lit les portraits, nous nous appliquerons à trouver un format plus

adapté et peut-être plus bref pour ces présentations.

Quel budget ?

0€

Promotion et retour d'événements par des teasers et

aftermovies

Résumé Pour proposer aux élèves un meilleur aperçu des activités et évènements organisés par le BDE,

nous allons créer quelques teasers et aftermovies de certains d’entre eux. Nous sommes

persuadés qu’une vidéo est plus convaincante qu’un simple texte pour donner envie aux

élèves de s'impliquer dans la vie de l’école.


Dès les premiers événements organisés par le BDE après le mandat.

Quel but ?

Promouvoir les événements à venir, permettre de montrer aux élèves qui n’étaient pas

présents ce qui a été fait et peut-être leur donner envie de participer au prochain événement

du même genre, ou juste pour en garder un bon souvenir. Le support vidéo permettrait de

diversifier la communication du BDE, et de la dynamiser.

Où ?

Elles seront postées sur Facebook et/ou sur Instagram, sur la page du BDE et les pages des

pôles.

Qui organise ?

Le pôle Com’, mais c’est ouvert à tous les étudiants qui ont envie de mettre en avant des

évènements. Il peut y avoir une collaboration avec le Club Vidéo de l’INSA si certains

événements intéressent ses membres.


Pour tous les élèves de l’INSA.


Les événements qui accueillent le plus de participants seront davantage concernés, les vidéos

seront également réalisées et postées à la demande des pôles. Les responsables des pôles

concernés pourront aussi proposer leurs vidéos.


Manque de temps pour la réalisation des vidéos, désintérêt des élèves.

Quelles solutions ?

Une bonne organisation pour réussir à créer des vidéos dynamiques.

Quel budget ?

65

0€

Concrétiser le projet de plaquette Alpha

Résumé Une plaquette Alpha est conçue par les élèves pour les élèves. Elle est principalement utilisée

lors des salons et forums étudiants, pour présenter l’école. La plaquette Alpha est un

panorama de la vie étudiante de l’école, elle traduit son dynamisme et l’ambiance générale

qui y règne. Nous aimerions finir le travail initié par les Teslalom et continué par les

N|Houston. Nous avons choisi de placer ce point dans “Nouveautés”, d’abord parce que la

plaquette n’est encore qu’au stade d’écriture, et nous proposons d’y ajouter un objectif

conséquent : créer une plaquette avec la charte graphique rouge du BDE, qui soit la plus

professionnelle possible, de façon à pouvoir la conserver d’année en année, en changeant

seulement quelques données par an. De ce fait, le travail des BDE précédents n’est pas du

tout remis en question, nous pourrons travailler ensemble à son élaboration.


La suite de l’élaboration de la plaquette commencerait dès le début du mandat.

Quel but ?

Promouvoir la vie étudiante à l’INSA de Strasbourg lors de salons et forums : présenter le BDE,

les associations, les clubs, les partenaires et les évènements.

Où ?

Elle serait imprimée en support papier, à distribuer lors des portes ouvertes, salons et forums

étudiants, et mise en ligne sur le site de l’INSA et la page Facebook du BDE.

Qui organise ?

Le pôle Communication en accord avec l’administration, et avec l’aide d’un graphiste. Les BDE

précédents sont bien sûr également les bienvenus pour nous aider dans cette tâche.


Pour toutes les personnes intéressées par la vie étudiante à l’Insa de Strasbourg, ou

simplement par l’école en elle-même. Les lycéens intéressés par une école d’ingénieur en

particulier.


L’élaboration de la plaquette sera faite par le pôle Com’, et elle sera vérifiée par le service

Communication de l’Insa. Le budget pour les impressions serait géré par l’administration.


Il pourrait y avoir des désaccords avec le service Com’ de l’Insa à propos de certaines images

ou tournures de phrases vis-à-vis de l’image de l’école.

Quelles solutions ?

Travailler en parallèle avec ce service, notre objectif est de promouvoir la vie étudiante à l’Insa

et non l’inverse.

Quel budget ?

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L’élaboration de la plaquette serait faite par le pôle Com’ pour un coût nul, le coût de

l’impression dépendrait du nombre de plaquettes souhaitées par l’administration.

RECONDUITES

Assurer le lancement de l’application du BDE

Résumé L’application du BDE est codée à 80%, nous souhaitons finir ce que les N|Houston ont

commencé. Elle contiendrait notamment un agenda événementiel, un Mymaps des

partenaires du BDE, la carte amicaliste numérisée, la liste des clubs et une section “News”.

Nous proposons d’assurer son lancement, sa promotion auprès de tous les élèves, et sa mise

à jour.


Lancement au plus tard en septembre 2019.

Quel but ?

Rendre le BDE et ses partenaires plus visibles, diversifier la communication, permettre l’envoi

de notifications.

Où ?

Application accessible sur l’Appstore et le Playstore.

Qui organise ?

Le pôle Com’, avec l’aide des initiateurs de l’application, Johan Bertrand et Appli N|Houston.

La gestion de l’application serait effectuée par J-Lo, notre Vice-Secrétaire, qui a les

compétences et la motivation nécessaires pour mettre à jour l’application. Le pôle Com’

aimerait avoir plus de responsabilités vis à vis de cette appli, nous sommes en attente d’une

réunion détaillée de ce qu’il reste à faire exactement quant à la finalisation de l’application.


Pour tous les élèves de l’INSA.


La plupart des fonctionnalités ont été développées, il faut encore régler certains problèmes

comme celui de l’authentification, de la correction des bugs, et tout ce qui est en arrière-plan

de l’application. Nous ferons tout pour mener à bien ces dernières modifications. Une fois fait,

il ne resterait plus qu’à communiquer là-dessus.


Bugs, mises à jour.

Quelles solutions ?

Travailler avec J-Lo et Appli, assurer un maintien continu des fonctionnalités de l’application.

Quel budget ?

Licences à payer : environ 150 €.

67

Tenir à jour la page Facebook et le site du BDE

Résumé La page Facebook est l’outil de communication le plus important du BDE, assurer sa pérennité

est une évidence. Le site, quant à lui, a besoin d’être redynamisé, ce que nous allons essayer

de faire, en y postant un contenu le plus régulièrement possible.


En continu, dès le début du mandat.

Quel but ?

Tenir les élèves au courant de l’actualité de l’école.

Où ?

Sur Facebook, et sur le site.

Qui organise ?

Le pôle Com’.


Tous les utilisateurs de Facebook.


En récupérant la page Facebook déjà existante, et en utilisant notre site pour y poster des

vidéos, par exemple nos teasers et aftermovies. Beaucoup de pôles veulent également mettre

des documents sur le site car Facebook n’est pas vraiment adapté pour garder des documents.

Cela permettra de dynamiser le site et obligera les élèves à aller dessus.


Surplus d’informations sur la page du BDE.

Quelles solutions ?

Tri des informations partagées sur la page Facebook, pour éviter de perdre les élèves. Le

problème sera normalement évité grâce à notre restructuration des pages Facebook du BDE.

Quel budget ?

0€

PIFE

Résumé Le PIFE est un livret d’accueil qui présente l’école aux nouveaux entrants de l’INSA Strasbourg.

Il leur donne les informations nécessaires pour s’adapter à l’école et à la vie strasbourgeoise.

Il sera envoyé par mail à tous les nouveaux entrants, afins qu’ils soient guidés à leur arrivée à

Strasbourg.


68

Il sera diffusé à la rentrée 2019.

Quel but ?

Guider les nouveaux entrants, les aider à découvrir l’école et à s’y intégrer.

Où ?

Le PIFE sera envoyé par mail aux nouveaux entrants par le BDE si le RGPD est modifié (voir

avec Mme Gartiser et Mme Patard) sinon via la scolarité.

Qui organise ?

Le pôle Com’.


Tous les nouveaux entrants.


Rédaction et mise en page par le pôle Com’ avec une collaboration avec les pôles concernés

(Accueil, A&I, AEI, Clubs, Culture, STH, Réseaux, Soirées, Sponsors), envoi à la rentrée de

septembre 2019.


Retard dans l’envoi du document.

Quelles solutions ?

Il suffit d’une bonne organisation.

Quel budget ?

Le coût d’élaboration et de l’envoi du PIFE est nul.

Gestion et mise à jour des panneaux d’affichage

Résumé Comme chaque année, nous allons nous occuper de l’entretien des panneaux d’affichage, et

de leur mise à jour avec les événements du BDE.


Entretien régulier.

Quel but ?

Organiser la communication visuelle, éviter l’éparpillement d’affiches partout dans l’école.

Où ?

A l’Insa.

Qui organise ?

Le pôle Com’.


Tous les élèves.


Contrôle régulier des panneaux d’affichages et des murs de l’Insa, décrochage des anciennes

affiches, dont la date des événements est dépassée.

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Affiches placardées aux mauvais endroits, plus de place sur les panneaux d’affichage.

Quelles solutions ?

Privilégier les panneaux prévus à cet effet, prévenir les auteurs des documents à déplacer.

Quel budget ?

0€

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Pôle Culture Nouveautés

• Visite du camp de concentration du Struthof • Initiation au curling • Sortie match : Racing Club Strasbourg Alsace • Visite de la brasserie de Saint-Pierre et du village de Kaysersberg • Sortie Trampo Park • Visite du MAMCS et découverte de l’exposition FAILE • Sortie match de football américain • Visite du Musée historique de la ville de Strasbourg

Reconduites • Sortie Parlement Européen • Paniers légumes & fruits • Workshop “Archi/Ingé” • Sortie Ballet à l’Opéra national du Rhin • Sortie au Marché de Noël de Colmar • Mail “Culture & Loisirs”

NOUVEAUTÉS

Visite du camp de concentration de Struthof

Résumé Le camp de concentration du Struthof situé à Natzwiller est un lieu important de mémoire en

Alsace. Nous proposons une visite de ce lieu chargé d’histoire et d’émotion ainsi qu’une visite

du musée du camp de concentration le 19 octobre 2019.


C’est une sortie qui est prévue pour le samedi 26 octobre 2019. Cette date peut être modifiée

en fonction des événements de l’accueil.

Quel but ?

Le camp de concentration de Natzwiller-Struthof est un important lieu de mémoire en Alsace.

C’est un endroit chargé d’histoire et d’émotion. Nous trouvons qu’il est important que les

étudiants de l’INSA puissent découvrir ce lieu qui est écrit à jamais dans l’Histoire.

Où ?

Le camp de concentration se situe au Route départementale 130, 67000 Natzwiller, à 50

minutes de route de Strasbourg.

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Qui organise ?

Nous avons besoins pour cette sortie de 4 roses avec permis et 4 voitures.


Cette sortie va être ouverte à 16 étudiants de l’INSA.


Un formulaire de réservation est à remplir sur le site internet du Struthof. Nous avons choisi

la formule de visite suivante : visite libre du site + musée (environ 1h30).


Avoir le nombre nécessaire de voitures pour le déplacement.

Quelles solutions ?

Prévoir et contacter bien à l’avance les roses possédant une voiture. Le problème est le même

pour toutes les sorties qui nécessitent un déplacement en voiture.

Quel budget ?

Le budget pour cette sortie est de 54,40 euros soit le prix de l’essence. Cet événement serait

de 3€ pour les amicalistes et de 5€ pour les non amicalistes.

Initiation au curling

Résumé S’initier à l’un des plus vieux sports d’équipe au monde et tester sa précision sur la glace de la

patinoire de Strasbourg est quelque chose que nous voulons proposer aux étudiants. Des

soirées sont organisées les mercredis soirs de 20h45 à 22h30, nous avons choisi d’effectuer

cet événement le 4 décembre 2019.


Cette initiation au curling est prévue pour le mercredi 4 décembre 2019.

Quel but ?

Nous avons choisi de présenter cette initiation curling dans notre programme car c’est une

activité qui sort de l’ordinaire et qui va plaire à coup sûr aux étudiants de l’INSA.

Où ?

Les initiations curling se déroulent à la patinoire de Strasbourg, Rue Pierre Nuss.

Qui organise ?

Nous avons prévu pour cette sortie 2 roses.




Il faut réserver un créneau de 20h45 à 22h30, les initiations se se déroulent les mercredis

soirs. Le président du club a déjà été contacté, il suffit de le relancer au moment voulu.

Quel budget ?

72

Le budget pour cette sortie est de 142 euros pour le BDE, de 7€ pour les amicalistes et 15€

pour les non-amicalistes.

Sortie Match : Racing Club Strasbourg Alsace

Résumé Nous proposons d’assister à un match du RC Strasbourg Alsace qui brille actuellement en ligue

1 et de découvrir la ferveur du stade de la Meinau. Ce match est programmé pour la première

partie de saison 2019-2020, la date sera fixée en fonction du calendrier de ligue 1 et de la

billetterie.


Première partie de saison 2019-2020, on fixera notre date en fonction de ce que propose la

billetterie (car certaines fois, la billetterie propose des packs de 2/3 matchs mais pas le match

tout seul). Novembre 2019, nous avons décidé de bloquer ce mois même si la date reste

toujours un peu vague (we du 16-23-30 ?).

Quel but ?

Un point clé de notre programme est de développer les sorties liées aux pratiques sportives,

c’est pourquoi nous avons choisi ce sport dans lequel Strasbourg brille actuellement.

Où ?

Stade de la Meinau, accessible par le tram E.

Qui organise ?

Nous avons prévu pour cette événement 2 encadrants roses.




Il suffit de réserver les billets sur la billetterie officielle du Racing Strasbourg, en placement

populaire car ce sont les places les moins chères (12 euros). Il n’y a pas de prix de groupes.


Nous pouvons rencontrer des difficultés en ce qui concerne la réservation des places car

beaucoup beaucoup de monde se déplace à la Meinau pour les matchs du Racing.

Quelles solutions ?

Jusqu’à la fin de la saison 2018-2019, nous allons regarder combien de temps les places

sortent avant un match afin d’être sûr d’avoir nos places.

Contacter en avance la billetterie afin de bloquer nos places en avance.

Choisir un match où l’adversaire du Racing n’est pas forcément ultra fort → plus facile pour

avoir des places.

Quel budget ?

Le budget pour cette sortie est de 99 euros pour le BDE, de 7€ pour les amicalistes et 12€ pour

les non-amicalistes.

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Journée culturelle : Visite de la brasserie artisanale de

Saint-Pierre et découverte du village préféré des français

2017, Kaysersberg

Résumé Nous proposerons une visite d’une brasserie typique alsacienne (présentation des matières

premières, de la salle de brassage puis dégustation) et d’un village préféré des français 2017.

Cette sortie est prévue pour le samedi 4 mai 2019.


Cette journée culture est prévue pour le 4 mai 2019.

Quel but ?

Nous avons choisi d’organiser cette journée culturelle afin de faire découvrir aux étudiants de

l’INSA la région alsacienne, ses traditions ainsi que ses richesses.

Programme : présentation des matières premières, dégustation en compagnie du brasseur,

découverte de la salle de brassage pour une durée d’une heure environ. Depuis 2001, la

Brasserie Artisanale de Saint-Pierre brasse ses bières au cœur de l’Alsace en utilisant

exclusivement des houblons d’Alsace, de purs malts d’orge et l’eau de Saint-Pierre.

Où ?

Brasserie La Saint-Pierre, 30 rue Principale 67140 Saint-Pierre, à environ 30 minutes de route

de Strasbourg.

Qui organise ?

Nous avons besoins pour cette sortie de 5 roses avec permis et 5 voitures.


Cette sortie va être ouverte à 20 étudiants de l’INSA


La brasserie a déjà été contacté, le créneau est réservé pour 10h.

Organisation d’un pique-nique pour le midi puis visite dans l’après-midi de Kaysersberg.


Les mêmes que pour la sortie au Struthof.

Quelles solutions ?

Les mêmes que pour la sortie au Struthof.

Quel budget ?

Le budget pour cette sortie est de 212 euros en comptant environ 150 euros de pique-nique

pour le BDE, de 7€ pour les amicalistes et 12€ pour les non-amicalistes.

Sortie Trampo Park de Mundolsheim

Résumé

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S’amuser à rebondir sur les trampolines de Mundolsheim, le 27 avril 2019 !


Cette sortie est prévue pour le 27 avril 2019.

Quel but ?

Le Trampo Park est proposé pour le côté loisir du Pôle Culture. C’est une activité qui permettra

aux étudiants de faire de nouvelles rencontres et de profiter d’un moment de partage collectif.

Où ?

Le Trampo Park est situé 4 Rue de l'Industrie à Mundolsheim, Bus 6 arrêt Fort Desaix

Souffelweyersheim.

Qui organise ?

Nous avons prévu pour cette sortie 3 encadrants roses.




Il faut réserver un créneau d’une heure sur la journée directement sur le site du Trampo Park.


Peut-être un problème au niveau de la réservation et des créneaux libres. Ne connaissant pas

l’affluence régulière du Trampo Park, il est difficile de dire si la réservation va être compliquée

ou pas.

Quelles solutions ?

S’il y a élection de la liste au BDE, il faudra réserver directement pour être sûr d’avoir nos

places.

Quel budget ?

Le budget pour cette sortie est de 115 euros pour le BDE, de 5€ pour les amicalistes et 10€

pour les non-amicalistes.

Visite du Musée d’Art moderne et Contemporain et

découverte de l’exposition FAILE

Résumé Le duo FAILE qui figure parmi les représentants les plus dynamiques de la scène internationale

du Street art, nous voulons le faire découvrir aux étudiants. Cette sortie aura lieu le 24 mars

2019.


Cette sortie est prévue pour le 24 mars 2019, elle se fera en matinée.

Quel but ?

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Cette sortie permettra aux étudiants de l’INSA de découvrir ce Musée présentant une

collection exceptionnelle ainsi que le duo FAILE qui figure parmi les représentants les plus

dynamiques de la scène internationale du street art.

Où ?

Le Musée se situe 1 place Hans Jean Arp, 67000 Strasbourg, il est accessible par le tram.

Qui organise ?




Quel budget ?

Cette sortie ne coûte rien au BDE. En effet, les Musées de Strasbourg sont gratuits les 1ers

dimanches du mois et également gratuits toute l’année pour les détenteurs de la carte culture,

ce qui est le cas pour quasi tous les étudiants de l’INSA par le biais de la petite vignette

autocollante sur la carte izly.

Sortie match de football américain : Minotaure

Strasbourg - Pygargues Troyes

Résumé L’idée est de faire découvrir le football américain en allant voir un match de championnat de

France de division 3. La rencontre se déroulera le 9 mars 2019 à 20h, au stade de la Musau, à

Strasbourg.


Le match aura lieu le 9 mars 2019 à 20h.

Quel but ?

Le but de cet événement est de découvrir un sport spectaculaire peu connu et peu médiatisé

en France.

Où ?

Le match de se déroulera au Stade de la musau, 31 rue des Corps de Garde, 67100 Strasbourg,

accessible par le tram.

Qui organise ?




Quel budget ?

Cette sortie n’est pas payante, nous pouvons assister au match gratuitement.

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Visite du Musée historique de la ville de Strasbourg

Résumé Nous souhaitons faire découvrir aux étudiants de l’INSA l’histoire mouvementée de la ville de

Strasbourg. Cette sortie est prévue pour le mois de septembre 2019.


C’est une visite qu’on planifiera le dimanche 28 septembre 2019.

Quel but ?

Nous avons choisi ce Musée en particulier car il retrace l’histoire mouvementée de la ville de

Strasbourg. Nous trouvons qu’il est intéressant que les nouveaux arrivants non alsaciens

puissent s'imprégner de l’histoire de la ville dans laquelle ils vont passer 5 années d’études.

Où ?

Le Musée se situe 2 rue du vieux Marché aux Poissons, 67000 Strasbourg, à 15-20 minutes à

pied de l’INSA.

Qui organise ?

2 accompagnateurs roses en fonction du nombre d’inscriptions à l’événement.




La réservation se fait par mail ou appel téléphonique.

Quel budget ?

Cette sortie ne coûte rien au BDE. En effet, les Musées de Strasbourg sont gratuits les 1ers

dimanches du mois et également gratuits toute l’année pour les détenteurs de la carte culture,

ce qui est le cas pour quasi tous les étudiants de l’INSA par le biais de la petite vignette

autocollante sur la carte izly.

RECONDUITES

Sortie Parlement Européen

Résumé C’est une visite guidée d’un site institutionnel proposant une expérience immersive,

permettant de découvrir les activités et les locaux du siège du Parlement Européen basé à

Strasbourg. Cette visite est proposée le 10 octobre 2019.


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Cette sortie aura lieu le 10 octobre 2019.

Quel but ?

Cette sortie est importante et incontournable, des institutions européennes sont présentes

au sein de la ville de Strasbourg et il est intéressant que les étudiants de l’INSA puissent les

découvrir.

Où ?

Parlement Européen.

Qui organise ?

Pour cette sortie, 3 unique accompagnateur rose est prévu.


Cette sortie est prévue pour un groupe de 30 personnes.


Pour le parlement, il y a un mail à envoyer aux gérants des groupes pour proposer une date

et horaire avec un nombre allant jusqu’à 50 personnes.

Une fois qu’ils disent Ok, ils envoient un Word à compléter où il faut donner la liste des

participants avec noms prénoms date de naissance et numéro de pièce d’identité (quand tu

fais tes inscriptions à l’INSA tu demandes ces détails) et tu envoies le doc après.

Faut envoyer le premier mail trois mois avant pour réserver par contre.

Quel budget ?

Cette sortie est gratuite.

Paniers légumes & fruits

Résumé Le panier de légumes permet de bien manger tout au long de l’année tout en sollicitant un

maraîcher local. Il vous permet de découvrir de nouveaux légumes issus de l’agriculture

biologique pour bien se régaler. Le BDE se propose de nouveau de vendre ces paniers de fruits,

légumes et autres produits.

Détails et explications Le pôle culture, en partenariat avec les Jardins de Riedoasis, propose un panier de légumes

bio, locaux et de saison (panier simple d'environ 3kg, ou double pour les colocations

notamment) livré directement à l'INSA. Le maraîcher propose également des œufs, du pain et

des fruits.

Pour le 1er semestre de l’année 2018-2019, 8 livraisons étaient prévues : le 20/09, le 04/10,

le 18/10, le 08/11, le 22/11, le 06/12, le 10/01 et le 24/01.

Tarifs :

- panier simple légumes : 72€ le semestre (9€/panier)

- panier doubles légumes : 144€ le semestre (18€/panier)

- panier de fruits : 80€ le semestre (10€/panier)

- pains de 500g (3 céréales, épeautre ou campagne selon les semaines) : 26€ (3,25€/pain)

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- pains de 1kg : 52€ (6,50€/pain)

- boîte de 6 oeufs : 16€ (2€/boîte)

- boîte de 12 oeufs : 32€ (4€/boîte)

Retours des violets sur les paniers :

- Ils ont eu 63 paniers au 1er semestre de l’année 2018-2019 (2/3 légumes et 1/3 fruits) pour

39 inscriptions.

- Pour ce qui budget du BDE, ils n’ont rien avancé car les gens payent le prix entier des paniers,

ils ont choisi de faire balance nulle.

- Ils encaissent l’argent dans un premier temps et ensuite et payent le maraîcher.


Le même système de balance nulle des violets va être conservé.

Quelles différences avec les années précédentes ?

On va voir si on peut augmenter le nombre de paniers, mais cela risque d’être difficile d’après

Advil malgré le réaménagement du BDE.

Workshop “Archi/Ingé”

Résumé L’idée de ce Workshop est de se retrouver tous ensemble pour concevoir puis créer ses

propres meubles. Il est prévu pour le samedi 9 novembre 2019, ce workshop permettra de

revisiter les intérieurs des apparts étudiants sans se ruiner.


Cet événement aura lieu le samedi 9 novembre 2019.

En quoi ça consiste ?

C’est l’occasion de fabriquer des meubles ou objets divers avec tout le matériel fourni, les

matériaux (palettes, bois...) et les outils (marteaux, clous, scie...).

ATTENTION, pour des raisons évidentes de sécurité, PORT DES EPI OBLIGATOIRE.


Il faut réserver à l’avance la salle Topo dans laquelle se déroulera le workshop.

Choper des voitures roses pour aller récupérer les palettes à Auchan.

Retours de violets :

- Il faut compter 50-60€ de budget car il faut toujours acheter des outils, des petites

bricoles.

- Cette année, ils avaient environ 40 palettes qui proviennent de l'accueil et du Auchan.

- Certaines difficultés ont été rencontrées pour le Auchan, il faut contacter le

responsable du pôle logistique de Auchan.


Ne pas avoir assez de palettes

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Quelles solutions ?

Sarah a un contact pour avoir des palettes en masse, tout le vendredi matin à 6h.

Quel budget ?

50 euros pour acheter le matériel (vis, clous...). Événement gratuit pour les Insassiens.


L’année dernière, le workshop a été victime de son succès et ce fut compliqué d’animer

l’activité à 3 violets. Il conviendra de demander l’aide des autres roses.

Sortie Ballet Opéra national du Rhin

Résumé Nous proposons aux étudiants d’assister à un ballet à l’Opéra national du Rhin pendant le mois

de novembre, cela dépendra de la programmation à venir.


Plutôt en novembre, il faut attendre la programmation.


Il faut contacter l’Opéra national du Rhin, on peut réserver sur leur site ou par appel

téléphonique.

Quel budget ?

Le budget attribué à cette sortie est de 76 euros.

Marché de Noël de Colmar

Résumé Par cette sortie, les étudiants pourront découvrir un marché de Noël alsacien mêlant

traditions et histoire. Le marché en question est très reconnu en Europe : élu 2ème meilleur

marché d’Europe en 2018 et meilleures illuminations de Noël d’Europe en 2018. Nous avons

fixé la date du 15 décembre pour cette sortie.


Le marché de Noël se tiendra du 22 novembre au 29 décembre 2019. Horaires samedi et

dimanche : 10h-20h. Nous avons fixé la date du 15 décembre pour cette sortie.

Quel but ?

Le but de cette sortie est de découvrir un marché de Noël alsacien mêlant traditions et

histoire. Le marché en question est très reconnu en Europe : élu 2ème meilleur marché

d’Europe en 2018 et meilleures illuminations de Noël d’Europe en 2018.


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Déplacement sur place en voiture, 5 voitures roses seront requises.

Quel budget ?

Le budget prévu pour cet événement est de 72 euros, il est uniquement lié au déplacement

en voiture. La sortie est gratuite pour les amicalistes et de 3€ pour les non-amicalistes.

Mail “Culture & Loisirs”

Résumé Le but de ce mail est de faire un feedback sur les sorties du mois, mais également de partager

les bon plans (culture) de Strasbourg et tenir les Insassiens informés des visites ou expositions

possibles dans leur ville dans le mois qui arrive.


Le mail sera envoyé une fois par mois en changeant de rédacteur à chaque fois car c’est un

bouleau qui prend beaucoup de temps.

Quel but ?

Le but de ce mail “Culture & Loisirs” est d’informer les étudiants de l’INSA sur les événements

culturels qui se déroulent à Strasbourg.


Utilisation de mail jet, les violets nous montreront comment cela marche si on est élu.


Les violets ont rencontré un problème par rapport à la diffusion de ce mail qui se retrouvait

dans les annonces de Sogo et non dans la boîte mail principale.

Quelles solutions ?

Ce problème peut être réglé avec Johan (Spielberg Teslartacus)


Diffusion d’une plaquette résumée du mail, visuelle et agréable à lire, qui sera postée sur la

page Facebook culture et en story Instagram.

81

Pôle FIP

La grosse problématique des Fip à l’INSA est leur intégration au sens large du terme dans

l’INSA. Maintenant que les FIP représentent presque un tiers des élèves de 3, 4 et 5ème année,

cela n’est pas normal. Notre programme est donc principalement constitué d’action en faveur

de leur intégration.

Nouveautés • Avoir un référent dans chaque classe (3ème et 4ème) qui fera le lien avec le BDE • Présenter la formation FIP aux STH avec des FIP • Mettre à jour du format de la présentation du BDE • Faire faire la visite de l’école aux FIP3 par des étudiants

Reconduites • Soirée “Adopt’un FIP” • Prendre un premier contact par mail • Tenir à jour une page Fb avec les évènements relatifs à la pré-rentrée. • Distribution de flyers avec infos sur le BDE et l’école le jour du concours des FIP 3 • Stand amicaliste lors des inscriptions des FIP 3 • Pot de bienvenue pour les FIP 3/4/5

• Réserver des places pour le WEB

NOUVEAUTÉS

Avoir un référent dans chaque classe de 3ème et 4ème

année

Résumé Afin d’améliorer la communication vers les FIP, un référent de chaque classe 3ème et 4ème

année fera le lien avec le BDE. Ils pourront retransmettre les informations du BDE (comme les

événements) à leur classe, aussi bien durant les semaines l’école qu’en entreprise.


Le référent sera une personne motivée qui permettrait de faire le lien entre sa classe et le BDE

en relayant les informations et en motivant sa classe. Cela sera donc un moyen de

communication direct en plus !

Quand ?

Tout au long de l’année


82

Un référent par classe de 3ème et 4ème année. Nous avons déjà des élèves qui accepteraient

le poste de référents pour les FIP 3 MECA, FIP 3 GE et FIP 3 MIQ.

Comment ?

Brad et Mute : iront voir un membre de chaque classe et lui proposera d’être référent. Le

référent aura simplement pour mission de copier-coller le lien des évènements qu’on leur

enverra (via un groupe Messenger) sur la conversation de leur classe. Il pourra cependant être

davantage acteur de l'implication des FIP dans les évènements de l'école.

Présenter la formation FIP aux STH par des FIP

Résumé Les STH n’ont pour l’instant pas ou très peu d’informations concernant la section FIP. Une

présentation rapide de cette formation pourra les sensibiliser à la présence de formation

continue dans leur école. Par ailleurs, une présentation au cours des amphis de présentation

des sections ne pourra qu’être bénéfique, notamment pour leurs vœux de section.

Détails et explications Où et quand ?

Amphi A&I, lors des amphis de présentations des sections

Pourquoi ?

Les STH n’ont malheureusement aucune communication sur la filière FIP. Cela serait un moyen

de les informer qu’une formation par alternance pour certaines sections est possible.

Attention, nous devons bien faire passer le message, il faut un réel projet professionnel et de

la motivation. La filière n’est en aucun cas “un section poubelle”.


Des FIPs volontaires de chaque section présenteront leur formation et donneront leur

ressentis réel de cette formation.

Comment ?

Demander à l’administration une prise de parole de 5-10 min. Nous avons obtenu un accord

de principe par Madame GARTISER.

Mise à jour du format de la présentation du BDE aux FIP

3

Résumé Le pôle FIP prévoit de faire un amphi de présentation du BDE identique à celui des étudiants

nouveaux entrants en formation initiale afin que les FIPs aient réellement conscience de

l’activité de la vie associative de l’école et qu’ils aient envie d’y prendre part. A la sortie de cet

amphi sera mis en place un stand permettant de faire sa carte amicaliste.

83

Détails et explications Où ?

Amphi du matin : Amphi Dietrich, lors de l’amphi de rentrée des FIPs 3, durant lequel les

professeurs responsables des FIPs de chaque section présentent leur formation. Autorisation

demandée et validée par madame Gelhausen.

Amphi du soir : Amphi A&I ou dietrich. Cet amphi sera mis sur l’emploi du temps des FIPs 3,

cela a été vu avec madame Gelhausen.

Pourquoi ?

Cette année Margot du pôle FIP avait fait une intervention de 10min pour présenter le BDE

aux nouveaux entrants. Avec Brad, nous aimerions aussi faire une intervention de 5-10

minutes (le matin) afin que les FIPs qui ne nous auraient pas encore vu mettent un visage sur

nos noms. Mais nous aimerions aussi faire un amphi de présentation du BDE complet, leur

présenter le BDE de façon exhaustive et identique par rapport à la présentation qui aura été

faite pour les initiaux, leur montrer qu’il est bien actif, accessible et aussi leur donner envie

d’être membre d’un club.

Quand ?

Premier jour de la rentrée des FIPs c’est à dire le lundi 16 Septembre 2019. Le premier amphi

sera dès leur arrivée le matin. L’amphi de soir sera leur dernier créneau de la journée.


Amphi du matin : Brad’ et Mute. Amphi du soir : pôle FIP et nous espérons : présidente, VPI et

pôle clubs

Comment ?

Nous avons pris rendez-vous avec madame Gelhausen. Elle est très coopérative car elle a

compris à quel point le BDE est important pour les étudiants. Nous aurons donc entre 5 et 10

min de l’amphi de rentrée réservé pour nous. Un stand amicaliste sera présent à la sortie des

deux amphis.

Faire faire la visite de l’école aux FIP 3 par des étudiants

Résumé La visite de l’école a jusque-là été faite par le responsable pédagogique. Faire cette visite par

des étudiants sera plus ludique et plus complète.

Détails et explications Où et quand ?

A la rentrée des FIPs 3, le lundi 16 septembre 2019. Un créneau “visite de l’école” est prévu.

Pourquoi ?

La visite de l’école est initialement faite par le directeur d’étude. Ce qui est dommage car les

nouveaux FIP n’osent pas poser de question et ne connaissent finalement pas tant les locaux

que ça.

Combien de personne ?

84

Un étudiant de formation initiale du BDE fera la visite des locaux aux FIP 3 de sa section. Ça

serait entre 12h et 13h donc il y aura des disponibilités des personnes du BDE.

RECONDUITES

Adopt’un FIP

Résumé Adopt’un FIP est une soirée qui se déroule dans un bar. Des FIP 3 et des membres de familles

initiales Insassiennes seront présents. Cet événement permettra aux familles d’adopter un FIP

au sein de leur grande famille !


La soirée Adopt’un FIP permettra aux FIP de se faire adopter dans une famille Insassienne. On

reste sur le thème de l’intégration des FIP avec les initiaux. Cette soirée serait un réel

catalyseur pour leur intégration au sein de l’INSA.

Quand ?

Un soir entre deux semaines d’école afin que les FIP soient présents sur Strasbourg. Nous

commencerons bien en avance à contacter les familles afin qu’elles puissent s’organiser. Nous

ferons aussi bien attention à ce qu’il n’y ait pas d’autre événement sur cette date.

Qui organise ?

Brad’ et Mute

Comment ?

Nous contacterons d’abord quelles familles sont intéressées pour intégrer une branche FIP.

Nous les relancerons régulièrement pour s’assurer de leur présence. Potentielle mise en place

d’un google forms pour contacter les familles. Puis relancer toutes les familles.

Où ?

Giv’s : 40 places assises 100 debout

Comptoir d’Eugène : 150 places

Bartholdi

Pot de bienvenue pour les FIP 3/4/5

Résumé Le soir de la rentrée des FIP3, tous les autres FIPs seront conviés afin de faire connaissance

lors d’un “afterwork”.


Cela permettra aux nouveaux et anciens de se rencontrer.

85

Quand ?

Le soir de la rentrée FIP, donc le 16 septembre au soir.


Brad’, Mute, les FIP3 et FIP4 qui veulent venir ;)

Qui organise ?

Brad’ et Mute

Comment ?

Essayer d’estimer par les différents moyens de communication le nombre potentiel de

participants afin de réserver un bar avec la bonne capacité d'accueil et de plus négocier avec

le bar des tarifs intéressants

Où ?

Quelque part dans Strasbourg

Café du 7ème art +300 places et possibilité de manger

Le baromètre 80 places pour manger

Premier contact avec les FIP 3

Résumé Les FIP 3 auront toutes les informations nécessaires concernant les événements de pré-

rentrée afin qu’ils y participent un maximum !


Leur envoyer un mail sur leur adresse personnelle avec des informations sur la pré-rentrée.

Cela a pour but de les informer et motiver sur les événements de la pré-rentrée. On leur

précisera bien qu’on sera là pour les accueillir sur place. Madame Gelhausen nous transmettra

les adresses mails. Si cela n’est pas possible, elle est tout à fait d’accord pour elle-même,

transférer nos plaquettes d’informations aux FIPs.

Quand ?

Environ deux semaines avant la pré-rentrée afin que les FIP puissent s’organiser.

Qui organise ?

Le pôle FIP enverra le mail et répondra aux potentielles questions.

Tenir une page Facebook avec les évènements relatifs à

la prérentrée

Résumé Un groupe facebook (secret) pour la nouvelle promo de FIP permettra de partager des

événements du BDE et de faire un lien interactif entre le pôle FIP et les étudiants.

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Afin de les prévenir et de transférer les événements BDE, Clubs, accueil etc. Cette page

permettra aussi de faire un lien direct et interactif entre le pôle FIP et les étudiants.

Quand ?

La page sera mise en place dès cet été. Nous ferons en sorte que tous les FIPs soient dessus

(sauf ceux qui n’ont pas fb). Nous récupérerons les noms lors des stands amicalistes.


Brad’ et Mute pour la création de la page

Qui organise ?

Brad’ et Mute administrateurs

Comment ?

Que la page facebook soit prête à la rentrée et de profiter de tous les événements pour inscrire

les FIP à la page

Stand amicaliste lors des inscriptions des FIP 3

Résumé Un stand amicaliste avec un tarif avantageux sera présent le jour de la rentrée des FIP 3, car

nous souhaitons que les FIP aient au maximum l'occasion de participer à la vie étudiante de

l'école.


Les FIP sont tout autant étudiant de l’INSA que les autres. Cela fait donc sens de leur proposer

la carte amicaliste (à prix avantageux) lors de leur inscription.

Quand ?

Le jour des inscriptions, deux stands seront mis en place. Un premier après l’amphi de rentrée

du matin et un second après l’amphi de présentation du BDE.


Brad’ et Mute, un membre secrétariat et/ou trésorerie

Qui organise ?

Brad’ et Mute

Distribution des flyers avec infos sur le BDE et l’école le

jour du concours des FIP 3

Résumé Communiquer aux potentiels nouveaux FIP que leur potentiel futur BDE est beau et actif ! Cela

pourra peut-être les encourager dans leur choix s’ils sont admissibles dans plusieurs écoles.

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Le format papier est ici préférable. En effet, les potentiels futurs apprentis seront plus attentifs

à un flyer qu’à un flashcode. Le flyer un moyen de communication qui nous permettra en

amont de la rentrée afin d’informer les futurs FIP de la présence d’un BDE beau et actif.

C’est le moyen le plus direct car nous avons aucunes coordonnées des candidats.

Quand ?

Le 26 Avril 2019, jour du test d’admissibilité.


Brad’, Mute et deux autres personnes du BDE. Nous pourrons solliciter le pôle communication

pour la mise en page

Comment ?

Il faut monter, éditer et imprimer un flyer avec un visuel attractif, et le distribuer aux potentiels

futurs apprentis lorsqu’ils sortent de la salle.

Où ?

Distribution à l’INSA, et impression INSA (BDE)

Places réservées pour le WEB

Résumé Réserver des places pour le WEB permettra aux FIP, qui ne seront pas forcément présents à

l’école d’avoir une place !


Cela reste dans la dynamique d’intégration des FIP, il y avait 30 places réservées l'an dernier,

nous sommes restés sur ce nombre. À l'aide des deux amphis et de l'événement du lundi soir,

nous avons espoir d’augmenter la participation.

Quand ?

Lors des inscriptions au WEB. Nous ferons évidemment en sorte que les FIPs soient en semaine

d’école pour qu’ils puissent s’inscrire.


Brad’ et Mute avec le Pôle Accueil.

Qui organise ?

Brad’ et Mute

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Pôle International

Nouveautés • Repas international • Reformuler le PIFE en anglais • Soirée parrainage • Café discussion outgoings • Amphi de présentation du BDE et de l’ESN • Visite de Strasbourg • Découverte de vins avec le club œnologie • Intégrer l’ESN • Recenser les retours d’expérience des Outgoings

Reconduites • Le système de parrainage • Jeu de piste organisé avec le SRI • Repas FLAM’S • Sortie au marché de Noël de Ribeauvillé et dégustation de vin • Relayer les événements du BDE et de l’ESN en anglais • Groupe Facebook avec les Incomings/Parrains

NOUVEAUTÉS

Repas international

Résumé Cette activité aurait pour but de faire se rencontrer et partager les Internationaux mais aussi

les Insassiens. On créerait des ateliers de cuisine composé d’Incomings et d’Insassiens pour

ensuite déguster tous les plats à l’INSA.

Elle permettrait aux Internationaux de découvrir des colocs de l’INSA ainsi que des Insassiens.

Un avantage pour les Insassiens, découvrir des nouveaux plats, apprendre à les faire et

discuter avec les internationaux.


Après les vacances de la Toussaint (26/10/19-03/10/19) potentiellement le jeudi 7 novembre

2019.

Combien de personnes ? Inscriptions ?

Trouver les colocs qui seraient intéressées (déjà 5 possibles et intéressées dans la liste). Dans

chaque coloc, il y aura 3-4 incomings maximum, et 3 ou 4 étudiants de l’INSA. Ils seraient donc

89

6 à 8 au total dans chaque coloc. Ensuite, pour la dégustation, on pense attirer environ 25

personnes.

Budget ? Comment s’organiser ?

Avoir un budget prévisionnel précis est ici compliqué parce que ce seront les Incomings qui

proposeront des plats (on vérifiera quand même à ce que ce ne soit pas dans l’excès).

Lorsqu’on on aura les noms et le nombre total de Incomings qui participeront, on leur

demandera les plats qu’ils voudront faire. Ils nous enverront alors le nom du plat, les

ingrédients qu’ils auront besoin. Nous ferons ensuite les courses pour chaque atelier.

Budget course : 250€

Qui organise ?

Myloutre et Waka (pôle International) avec 2-3 personnes chauds et des membres du pôle

cuisine (Zineb présidente du club cuisine est motivé à participer)

Où ?

Les ateliers se dérouleront dans les colocs, la dégustation se ferait alors à l’INSA en salle expo

ou une salle de cours assez grande (4ème étage, il y en a des grandes).


Les inscriptions pour les Incomings se font après le jeu de piste, on fait une première demande

de qui seraient motivés pour participer. Puis les relancer assez vite dans le mois pour fixer le

nombre de Incomings total participant aux ateliers.

Pour les étudiants de l’INSA : créer un évènement sur la page Fb du BDE (voir avec pôle com,

le pôle International n’a pas de page Fb), puis mettre en place un stand dans le hall pour

inscriptions. On fera une chaîne d’inscription, et on expliquera clairement qu’il y a des

inscriptions pour participer à la cuisine mais également à la dégustation.

Pour que le travail fourni soit “équitable”, on demandera à ce que les personnes ne s’inscrivant

qu’à la dégustation donne 1€ pour y participer (et pour rembourser une partie du budget).

Remarques supplémentaires :

Faire attention aux allergies, lors de la dégustation mettre une fiche allergène à côté de

chaque plat.

Pour le matériel, certains plats ont besoin d’ustensiles traditionnels, qu’on peut ne pas trouver

chez soi, voir avec les Incomings ce qu’ils ont chez eux, sinon faire des plats avec ce qu’on a.

Le nombre de places limitées dépendra aussi du nombre de colocs disponibles (si plus tant

mieux) et du coup du nombre d’incomings.

Reformuler le PIFE en anglais

Résumé Nous voulons reprendre la plaquette d’informations distribuée en début d’année aux

nouveaux entrants en la traduisant en anglais. On reprendra l’ensemble en enlevant certains

points inutiles pour eux, c’est-à-dire qu’il y aura la présentation du BDE (avec notamment

carte amicaliste et son prix plus qu’avantageux : 5€ le semestre), les évènements clés, la

description de l’AS, les partenaires et enfin leur parler du squat.

90

Détails et explications Dans quel but ?

La plaquette leur permettra d’avoir toutes les informations nécessaires, pour un étudiant à

l’INSA recensées dans un même endroit.

Quand ?

On l’enverra par mail avant l’arrivée des incomings. La plaquette serait soit envoyé par le SRI,

soit par nous (si la RGPD est modifié).

Soirée parrainage

Résumé La soirée aura lieu pendant la semaine de prérentrée et a pour but de faire rencontrer les

Incomings et Insassiens dans une ambiance musicale. Enfin, il permettra aux parrains/fillots

de trouver un(e) fillot(e)/parrain (marraine) qui leur correspond.


Le soir du jeu de piste

Où ?

Dans un bar (qui peut accueillir une centaine de personnes)


Tous les parrains et fillots, environ 120 personnes

Dans quel but ?

Cette soirée aura pour but de faire rencontrer les Incomings et Insassiens dans une ambiance

musicale. Et enfin il permettra aux parrains/fillots de trouver un(e) fillot(e)/parrain (marraine)

qui leur correspond.

Café discussion Outgoings

Résumé Ce café permettra de faire rencontrer les personnes souhaitant partir à l’étranger avec les

personnes déjà parti. Cela permettrait de parler des destinations, de donner des conseils, des

démarches administratives… Ce point de programme a été pensé dans le même but que le

recensement des expériences d’outgoings.


Au café 7ème art (dans la salle au sous-sol)


91

On contacte les personnes qui feront leur retour d’expérience (en avoir 10 au minimum),

parmi elles, avoir des spés différentes et destinations variées ainsi que des personnes ayant

fait des stages. Être sûre de leur présence.

Au café, mettre en place des groupes avec minimum 1 outgoing pour 5 personnes, afin d’avoir

plusieurs retours d’expérience en petit comité pour que chacun puisse poser ses questions.

Indiquer pour chaque outgoing la destination dont il va parler pour aiguiller les arrivants à

s’adresser aux personnes dont les retours les intéressent (par exemple à l’aide d’une pancarte,

ou fiche).

Donner une heure à partir de laquelle l’atelier commence.


30 personnes

Quand ?

1er semestre : 14 novembre 2019

Coût ?

0€

Faire un amphi de présentation du BDE et de l’ESN

Résumé Nous aimerions réaliser un amphi de présentation en début de semestre et nous présenter

ainsi que le BDE, son rôle, notre rôle, les Clubs, la carte amicaliste et ses avantages, la vie

étudiante... Cette présentation sera suivie d’une présentation de l’ESN par un membre de

l’ESN (déjà contacté, Paco aimerait le faire, s’il ne peut pas, cela sera qqun d’autre).

On enverra un mail pour les en informer ainsi que le SRI.


L’amphi se ferait à la suite de la présentation du SRI.

Remarques

La présentation se fera en anglais faite par les deux membres du pôle international.

Visite de Strasbourg

Résumé Lors de la semaine de présentation (semaine de pré-rentrée), organiser une sortie visite de

Strasbourg avec les Incomings qui seraient intéressés. On pourrait faire appel à un local-trotter

(des locaux faisant des petites visites gratuit) sachant parler anglais au moins.


La semaine de présentation des amphis. Potentiellement le jeudi.

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Remarques : les Incomings arrivent mi-août pour suivre des cours intensifs de français.

Coût ?

0€

Qui organise ?

Myloutre et Waka

Quels problèmes/contraintes que l’on peut rencontrer ?

Ils peuvent trouver la visite peu intéressante et préférer la faire seul.

Comment on le met en place ? Quelles solutions ?

Rendre la visite de la ville intéressante : visite de monuments emblématiques en mentionnant

des fun facts. Promouvoir le fait de rencontrer les autres outgoings.

Découverte de vins avec le club œnologie

Résumé Nous envisageons d’organiser un évènement international en partenariat avec le club

œnologie afin de faire découvrir/déguster le vin aux Incomings.

Détails et explications Coût ?

5€ par personne et 0€ pour le BDE

Quand ?

1er semestre : octobre


Entre 35-40 personnes, il faudrait s’inscrire pour l’évènement.

Intégrer l’ESN

Résumé Au moins l’une de nous sera bénévole à l’ESN pour permettre d’avoir un lien plus direct avec

eux afin de mieux promouvoir les évènements. Nous prendrons aussi la carte ESN au prix de

5€ (comme la carte amicaliste mais pour ESN).

Recenser les retours d’expérience des Outgoings

Résumé Beaucoup de personnes voulant faire un semestre à l’étranger se retrouvent à ne rien savoir

sur l’endroit où ils vont. Rassembler tous les retours d’expérience qu’on mettra dans une

rubrique spécifique sur le site du BDE. Un retour d’expériences des anciens Outgoings

permettrait aux étudiants de l’INSA d’avoir les infos qu’ils recherchent.

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Détails et explications Comment on le met en place ?

Rassembler tous les retours d’expériences déjà récolté par les coordinateurs des différentes

spécialités. Contacter les professeurs collectant déjà des retours pour se mettre d’accord sur

une uniformisation ou un partage des données.

Pour les spécialités dans lequel ce n’est pas mis en place : envoyer un formulaire de question

de type google form aux outgoings.

Rassembler alors tous les retours d’expérience dans un dossier qu’on partagera sur le site du

BDE. (Sous forme numérique)

Remarque

Mettre les contacts de personnes (avec leur accord) si des personnes veulent encore plus

d’infos et qu’elles puissent contacter directement les outgoings.

On peut rajouter une autre partie dans le livre pour les personnes qui préfèrent valider leur

mobilité par un stage : demander les contacts des Incomings et les noter dans le livre.

RECONDUITES

Le système de parrainage

Résumé Nous souhaitons reconduire le système de parrainage qui est mis en place tous les ans entre

les Incomings et les étudiants de l’INSA avec quelques changements : les Insassiens intéressés

seront invités à la soirée de parrainage. Après la soirée de parrainage, les parrains et fillots se

choisissent.


Au 1er et 2ème semestre.

Problèmes connus ? Différence avec les années précédentes ?

Bien évidemment le système de parrainage pourra être ajusté en fonction de comment ça se

passe avec Mars pour le second semestre. Nous souhaitons avoir le meilleur système de

parrainage possible, nous attendrons donc les retours avant de prendre une décision

définitive.

Dans notre idée, les parrains et fillots se choisissent, ce n’est pas un groupe qui parraine le

groupe des Incomings.

Faire plus de com : envoyer par mail, réseaux sociaux, envoyer par la présidente (plus d’impact

si elle envoie)

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Jeu de piste organisé avec le SRI

Résumé Nous allons reconduire le jeu de piste avec le SRI.


Date fixée par le SRI, le même jour que l’amphi de présentation.

Qui organise ?

Myloutre & Waka & stagiaire du SRI

Où ?

INSA, campus

Repas FLAM’S

Résumé Nous reconduirons le repas FLAM’S avec les parrains et fillot dans le semestre. Cela permet

d’entretenir les liens parrains/fillots.


2ème semestre : 27 mars 2019

1er semestre : 22 octobre2019

Sortie au marché de Noël de Ribeauvillé et dégustation

de vin

Résumé Nous organiserons une sortie à Ribeauvillé au marché de Noël et une visite d’un caveau de

dégustation/vente de vins.


Les marchés de Noël en Alsace sont très connus et beaucoup fréquentés. Comme on le sait,

Strasbourg est la capitale du marché de Noël. Mais ils seront à Strasbourg tout le semestre et

auront le temps de faire au moins un tour au marché de Noël. Ribeauvillé propose un marché

de Noël médiéval avec pleins d’animations dans le thème. Ça leur permettra aussi de

95

découvrir une autre partie de l’Alsace (Haut-Rhin). Mais en plus d’un marché de noël,

Ribeauvillé se situe sur la route des vins donc on peut partir à la découverte des vins d’Alsace.

Quand ?

Pendant la période de Noël : 28 novembre.

Combien de personnes ? Combien ça coûte ?

On poste un message sur le groupe Parrains/Fillots de l’événement.

Prix des trains aller/retour (environ 10€)

Pas de dépenses du BDE.

Qui organise ?

Pôle international avec le stagiaire du SRI

Où ?

Ribeauvillé


Fixer le lieu du rendez-vous à la gare de Strasbourg 20 minutes avant le départ du train,

informer les participants plus tôt qu’ils peuvent payer leur billet sur application (ou au guichet

à la gare). Et enfin, prendre rendez-vous auparavant avec le caveau de vins pour la

dégustation.

Remarque supplémentaire ?

J’ai le contact de la personne : Philippe Christ (06 80 07 49 49)

Relayer les événements du BDE et de l’ESN en anglais

Résumé Nous partagerons les évènements de l’INSA et de l’ESN en anglais et en français.

Détails et explications Différences avec les années passées ?

Partager les évènements des autres pôles (surtout Culture), intégrer les Incomings dans leur

groupe de promotion (peut-être déjà fait) et donc partager les évènements d’accueil, GALA.

Groupe Facebook avec les Incomings/Parrains

Résumé Nous créerons un groupe Facebook avec tous les Incomings où l’on relayera toutes les infos,

tous les événements en anglais, et où l’on répondra à toutes leurs questions.

Planning des événements Dates Événement

27 mars 2019 Repas FLAM’S

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Semaine de pré-rentrée 2019 (Septembre) Jeu de piste

Soir du jeu de piste Soirée de parrainage

Après la soirée de parrainage Binômes parrains/fillots

Jeudi de la pré-rentrée 2019 (Septembre) Visite Strasbourg

Début septembre 2019 (1 semaine après le jeu de piste)

Pot d’accueil et récompense jeu de piste

Octobre 2019 Dégustation avec le club œnologie

22 octobre 2019 Repas FLAMS

14 novembre 2019 Café discussion outgoings

7 novembre 2019 Repas international

28 novembre 2019 Sortie Ribeauvillé + dégustation vin

Dès leur arrivée, 2020 Soirée arrivée et parrainage

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Pôle Réseau Nouveautés

• Recenser les services proposés par le réseau • Proposer à des élèves de l’INSA de s’impliquer dans le TIGRES • Organiser une rencontre et un afterwork avec le réseau • Sonder les élèves en amont des CA de l’Afges • Proposer un ciné/débat autour du film Cloud avec le réalisateur David Kajman

Reconduites • Organiser un Weekend de formation avec le BNEI • Assister aux AG du BREI et du BNEI • S’impliquer au Poly • Promouvoir les événements sportifs inter écoles (TIGRES, TOSS, Archipiades…)

NOUVEAUTÉS

Recenser les services proposés par le réseau

Résumé Nous voulons recenser l’ensemble des services que proposent les organisations du réseau et

qui pourraient être utiles aux clubs ou aux associations de l’INSA.


Par un document dématérialisé accessible toute l’année

Quel but ?

Permettre aux asso, clubs et commissions de l’INSA de se mettre en contact avec les assos du

réseau qui proposent des services pour les aider à réaliser leurs projets et que les assos

insassiennes et du réseau puissent construire des choses ensemble

Où ?

Sur le drive des clubs, sur le site du BDE, envoyé aux assos et commissions, disponible au BDE

sur demande

Qui organise ?

Le pôle réseau, remis à jour une fois par an, en en ayant par avant parler aux assos du réseau,

et accompagner les élèves dans leurs démarches si besoin


Les assos, clubs et commissions de l’INSA.


98

Contact avec toutes les assos du réseau pour connaître leurs services, réalisation d’un

document régulièrement mis à jour tous les ans, pérennisation ? à voir avec les prochains BDE

mais Etik d’accord pour donner un coup de main les années suivantes.


Les assos du réseau pourraient avoir la volonté que tout passe par le BDE, plutôt que les élèves

engagés dans l’INSA puissent les contacter directement

Quelles solutions ?

Ça ne devrait pas être un problème, les assos avec lesquelles ont en a déjà parlé pensent qu’il

est important de ne pas multiplier les couches, et que les relations puissent être directes

Quel budget ?

0€

Proposer à des élèves de l’INSA de s’impliquer dans le

TIGRES

Résumé L'objectif est d’intégrer l’INSA à l’organisation du TIGRES qui est pour l’instant organisé

uniquement par l’EM Strasbourg. Nous proposerons à des élèves de s’impliquer dans

l'organisation de l’événement.


Dès que le nouveau BDS de l’EM est élu, le 15 février

Quel but ?

Impliqué les élèves de l’INSA (et potentiellement d'autres à l'avenir) et changer notre image

auprès des autres écoles, ouvrir les Insassiens vers les étudiants strasbourgeois

Où ?

Strasbourg

Qui organise ?

Nous au début, en lien avec le BDS de l’EM (puis, dans une volonté de redynamiser le BDS, le

BDS)


Entre 2 et 5 ? à voir avec le prochain BDS


Quand le BDS de l’EM sera élu, on leur demandera combien de personnes on peut impliquer,

on lancera le recrutement et on mettra les gens en contact avec l’équipe de l’EM


Problème majeur : l’EM peut refuser de nous impliquer. Deuxième problème : on peut

potentiellement avoir trop de demandes

Quelles solutions ?

On est déjà en contact avec les listes BDS de l’EM et ils ont l’air chauds !

Tirage au sort ? Lettre de motivation/candidature et vote, par qui ? Nous ? BDS ? Les Deux ?

Quel budget ?

99

A voir avec l’EM, sans doute rien, sinon bénéficiaire

Organiser une rencontre et un afterwork avec le réseau

Résumé Nous rassemblerons un membre du BREI, du BNEI, de l’UNEAP et de l’AFGES pour pouvoir

exposer aux élèves de l’INSA le rôle de ces associations qui sont peu connu au sein de l’école.

Cet événement se déroulera en deux temps, tout d’abord, un amphi d’échange sur le lien qui

peut exister entre les associations du réseau et les associations Insassiennes suivi d’un

afterwork dans un bar partenaire pour continuer la rencontre.


Octobre ou novembre, en fin d’après-midi début de soirée

Quel but ?

Permettre aux asso, clubs et commission de l’INSA de prendre conscience de l’importance du

réseau, de ce qu’il est et de se mettre en contact avec les assos du réseau, que tous les acteurs

puissent réfléchir à ensemble à des choses à construire en commun

Où ?

A l’INSA pour l’amphi de rencontre des assos du réseau, suivi d’un afterwork dans un bar

partenaire

Qui organise ?

Le pôle réseau, en lien avec l'UNEAP, le BREI, le BNEI et l'AFGES


Ouvert à tous, mais surtout tourné vers les assos, clubs et commissions de l’INSA


Trouver une date en octobre ou novembre qui conviendrait à un maximum de monde à l’INSA

et à laquelle on arrive à avoir un représentant de chaque assos du réseau. Organisation d’un

afterwork. Pour les personnes représentant les assos : des représentants locaux, voir

Insassiens.


Manque d’élèves intéressés…

Quelles solutions ?

Gros travail de com, notamment auprès des assos, club, et commissions

Quel budget ?

0€

Sonder les élèves en amont des CA de l’AFGES

Résumé

100

Nous réaliserons des sondages sur les sujets qui concernent les élèves de l’INSA en leur

transmettant par mail et en le partageant sur la page facebook réseau. Si le sujet donne lieu à

débat, des rencontres seront organisées dans une salle libre de l’INSA avec des élèves

volontaires.


Toute l’année

Quel but ?

S'intéresser aux questions abordées par l’AFGES et consulter les élèves sur les sujets qui les

concernent

Où ?

Par sondage envoyé par mail et partager sur la page Facebook réseau aux élèves (+ pour

certains sujets, organiser des rencontres et des discussions avec les élèves volontaires)

Qui organise ?

Etik (avec l’aide de Clover)


Tous les élèves pour les sondages


A la réception des ordres du jours, lecture, puis réalisation d’un google form partagé aux

élèves si un sujet les concerne.


Manque de temps pour préparer le sondage et en faire la synthèse

Quelles solutions ?

Aide de la part de Clover ou CTS (+ dormir un peu moins à ce moment-là.)

Quel budget ?

0€

Ciné/débat animé par le réalisateur du film

Résumé Nous proposerons la diffusion d’un film amenant le débat autour de la conception

architectural et amorcer un lien plus fort avec l’UNEAP.

Détails et explications Quel but ?

Proposer un contenu amenant le débat autour de la conception architectural et amorcer un

lien plus fort avec l’UNEAP en proposant un événement qui puissent être attractif

Où ?

A l’INSA

Qui organise ?

Le pôle réseau, l’UNEAP, (le club ciné)

101


Ouvert à tous, dans la limite de la capacité de l’amphi


C’est un service proposé par l’UNEAP, à voir pour une date


Manque d’élèves intéressés…+ ça touche surtout les archis

Quelles solutions ?

Gros travail de com… + inviter un ingénieur au débat pour attirer des ingés, travailler en lien

avec le club ciné

Quel budget ?

0€

RECONDUITES

Organiser un Weekend de formation avec le BNEI

Résumé Nous souhaitons contacter le BNEI pour l’organisation d’un WEF pour apporter une formation

à l’ensemble des associations, des commissions et des clubs de notre école. Ce WEF sera

ouvert aux autres écoles d’ingénieur membre du BREI pour qu’ils puissent eux aussi profiter

de cette formation.


Début novembre

Quel but ?

Former les associations, les clubs de l'INSA

Où ?

À l'INSA ou dans une école Strasbourgeoise

Qui organise ?

Cts en lien avec le BNEI et BREI (Et peut être l'UNEAP ? Si BNEI OK)


Tous les élèves de l'INSA impliqués dans l’associatif, ainsi que d’autres écoles du BREI (+ ENSAS

si UNEAP invitée)


Contacter le BNEI et fixer une date avec eux, contacter les BDE des différentes écoles, en plus

de passer par le BREI pour les motiver aussi, sonder les assos de l’INSA pour connaître leurs

attentes


Problème de disponibilités, problème de motivation de la part des autres BDE

Quelles solutions ?

102

Amorcer la discussion avec les autres pôles réseau des BDE en proposant des rencontres

informelles autour d’un verre…

Quel budget ?

0€


Plus de communication autour de ces événements très bénéfiques pour les assos et clubs,

pour espérer avoir plus de monde, contact direct des assos

Qu’est ce qui a marché ou non ? Pourquoi ça marcherait mieux ?

Seule l’INSA était présente cette année, et presque uniquement des listeux. On espère avoir

plus de monde de l’INSA en contactant directement les assos et des gens d’autres écoles en

amorçant le contact rapidement avec les autres pôles réseau

Assister aux AG du BREI et du BNEI

Résumé Un membre du pôle réseau ou du bureau assistera aux AG de ces deux entités.


Aux différentes AG

Quel but ?

S’intéresser à l’actualité du BREI et du BNEI, rôle de représentation du BDE, faire un retour par

la page Facebook réseau

Où ?

Qui organise ?

On envoie une personne à chacune des AG


1 (et un retour pour tous les élèves suivant la page réseau)


En faisant en sorte que l’un d’entre nous soit disponible à ce moment-là, pour les trajets, les

AG du BREI ne seront pas loin, et le BNEI prend en charge la venue d’un représentant par école

adhérente pour ses AG


Indisponibilité de CTS, Etik et Clover

Quelles solutions ?

S’arranger… et surtout être en lien étroit avec les membres Insassiens du BREI et du BNEI pour

avoir au moins un retour

Quel budget ?

Normalement rien


Retour plus mis en avant

103

S’impliquer au poly

Résumé Nous continuerons le travail de communication organisée par l’ancien BDE pour toucher de

plus en plus d’élèves de l’école avec les événements du POLY.


Réunion hebdomadaire

Quel but ?

Représenter l'INSA au sein du poly


Cts se libère une fois par semaine


Manque de motivation des gens pour participer aux évènements du poly

Quelles solutions ?

Partage d’aftermovie des évènements, valoriser la carte poly… présence de stand dans

l’entrée, ciblé les STH et les néo-entrants qui n’ont pas encore d'a priori négatif

Quel budget ?

Prix adhésion poly


Continuer dans la lancée d’Arthur et Jason qui ont bien engagé les choses

Promouvoir les événements sportifs inter écoles

(TIGRES, TOSS, Archipiades…)

Résumé Nous proposerons à nouveau aux élèves de participer au TIGRES et au TOSS en apportant une

participation du BDE pour ce dernier événement mais aussi d’informer les élèves architectes

de l’INSA de la possibilité de participer aux Archipiades de 2020.


Avant chaque évènement

Quel but ?

S’intégrer auprès des autres écoles

Où ?

Sur la page facebook réseau + mail hebdo + stand

Qui organise ?

Le réseau, puis le BDS (dans un souci de redynamisation)

104

Si l'on souhaite participer aux Archipiades, il faudra nommer 5 ambassadeurs


TIGRES : sans limite, TOSS : ?, Archipiades ?


En partageant les événements et en aidant le BDS, les respo… à tenir les stands

TOSS, participation du BDE de 5 euros pour 25 amicalistes pour le TOSS. Pour les Archipiades,

il faudra recruter une équipe d’organisation, même si elles n'ont pas lieu à Strasbourg


Manque de gens motivés, notamment pour le cout, Archipiades, beaucoup de choses reste à

voir

Quelles solutions ?

Approfondir la question avec les orgas

Quel budget ?

5X25=125 euros, TOSS


Ajout des Archipiades, renforcer la communication sur le TOSS

Qu’est ce qui a marché ou non ? Pourquoi ça marcherait mieux ?

Le TOSS, peu d’équipes inscrites car le coût était trop élevé, communication peut-être trop

tardive

Cette année, la date est plus intéressante et la participation du BDE pourrait aider certains.

105

Pôle Soirées

L’objectif du pôle soirée est de permettre aux Insassiens de se réunir. Pour cela nous devons

créer des événements qui touchent un maximum de monde. Nous avons donc prévu 2

nouveaux événements un marché de Noël et la soirée INSA Square. Nous avons de plus 4

reconduites, le BBQ et la soirée post partiel en juin, la soirée de pré-rentrée, la

Parrainlympique et la soirée post partiel de janvier.

Nouveautés • Soirée INSA Square en partenariat avec le Polar • Organiser un Marché de Noël dans l’INSA

Reconduites • Barbecue, animations puis soirée post partiel en juin • Soirée de pré-rentrée • Soirée Parrainlympique • Post partiel en janvier payable en denrées

NOUVEAUTÉS

Soirée INSA Square

Résumé C’est une soirée prévue au printemps ayant pour but de réunir un maximum de profils d’élèves

différents. Pour cela sont proposées les activités suivantes : dégustation INSA œnologie,

exposition du Pōlar et concert de groupes Insassiens puis DJ avec un show de qualité. Cet

événement se pose comme un embryon de festival qui pourrait être amené à se développer

dans le futur.


Fin Avril, début Mai en fonction de la réservation des salles


Nous visons 300 personnes et un système d’inscription en fonction des activités souhaitées.


Budget prévisionnel : 5060€

Balance : - 750€

Nous prévoyons pour cet événement 2 agents de sécurité et 1200€ de sons et lumières. Les

animations et expositions sont budgétisées à 700€ afin d’avoir de la liberté dans le choix de

celles-ci.

Où ?

106

Nous avons étudié 3 possibilités : une salle atypique à 15mn de Strasbourg avec le problème

des transports, l'espace le Shadok un peu petit pour la fréquentation que nous espérons et

enfin la séparation en 2 de la soirée avec un premier lieu à Strasbourg même jusqu'à 1h et un

After au Tigre ou au Spyl.

Marché de noël

Résumé Avec cet événement, un soir de semaine de 16h à 20h, nous souhaitons créer une ambiance

chaleureuse dans le froid du mois de décembre alsacien. Nous pourrions ainsi donner la

possibilité aux commissions humanitaires et VTs de vendre leurs produits et de se faire

connaître. Un groupe Insassien s’occupera de l’ambiance musicale et le club Rock sera invité

à se représenter.


Le dernier mercredi avant les vacances de Noel. Les partiels seront presque tous finis. Il s’agit

d’un événement chill qui n’est pas incompatible avec des révisions.


Nous espérons toucher 200 personnes. L’entrée sera libre et ouverte aux personnes

extérieures, même si la communication ne sera faite que intra-muros.

Budget ?

Budget prévisionnel : 100€ Balance : 0€

Qui organise ?

Le BDE coordonnera l’événement mais les VTs et com huma tiendront les stands. Nous

proposerons à la com Chato de tenir un stand de boissons chaudes et petite restauration. S’ils

refusent le BDE s’en occupera en reversant les bénéfices à la com huma.

Où ?

A l’INSA, en salle exposition.

RECONDUITES

BBQ + Post partiel de juin

Résumé L’objectif est de se détendre après les partiels, se retrouver avant de partir en stage ou en

vacances, et de profiter de l’été naissant. La fin d’après-midi sera rythmée par des activités

sportives (Sandball et pétanque) et un barbecue au Lac du Bagersee. Ensuite nous souhaitons

organiser une soirée dans une salle accessible depuis le Bagersee.

107


Le vendredi de la dernière semaine de partiels. Début des activités au Bagersee 17h, début de

la soirée 23h.


Nous espérons avoir 150 participants au BBQ, l’entrée est libre bien-sûr mais nous prévoyons

seulement 150 sandwichs à 2€. Pour la soirée nous espérons avoir au moins 350 Insassiens.

Entrée gratuite.


Budget prévisionnel BBQ : 300€

Balance BBQ : 0€

Budget prévisionnel soirée : 3000€

Balance soirée : +500€

Nous prévoyons pour cet événement le matériel scénique du BDE, ainsi que 3 agents de

sécurités. Nous avons aussi budgétisé des retours avec 2 bus + 1 pour les PLS.

Où ?

Nous souhaitons organiser une soirée dans une salle accessible depuis le Bagersee, au Stade

de la Meinau. Nous prenons contact en ce moment même pour savoir si cela est possible.

Nous avons d'ors et déjà un plan B à savoir le Spyl car le Studio Saglio n'est pas accessible le

vendredi soir. Nous acheminerons les étudiants du Bagersee au Spyl en tram, ils prendraient

la responsabilité du titre de transport cependant nous prévoyons un rose pour 10 étudiants

durant le transport afin d'éviter les débordements dans le tram.

Soirée de pré-rentrée

Résumé Une soirée importante à l’INSA, elle permet aux nouveaux entrants de rencontrer leur

spécialité et un maximum d’Insassiens. Nous souhaitons que cette soirée ait à nouveau lieu

en salle car c’est un environnement plus propice à la découverte et cela montre les capacités

du BDE aux nouveaux élèves.


Le samedi 7 septembre, après un événement d’accueil.


Nous prévoyons d’accueillir 450 personnes. Entrée gratuite.



Balance : -450€

108

Nous utiliserons le matériel scénique du BDE ainsi que celui compris dans la location du Stride.

Le retour sera assuré par 3 bus + 1 bus PLS. La sécurité sera assurée par 3 agents

professionnels.

Où ?

La soirée est prévue au Stride. Nous avons contacté le responsable, la salle est disponible

cependant il ne nous a pas encore donnée de réponse définitive en raison de conflit avec son

directeur.

Soirée Parrainlympique

Résumé L’objectif de cette soirée est de renforcer les liens entre les familles.


Le vendredi 22 novembre.


Nous espérons 220 participants. L’entrée sera à 5€ pour les nouveaux et 8€ pour les anciens.



Balance : +730€

Où ?

Une salle plus grande que l’année passée est envisagée au vu de la demande de la précédente

édition, il s’agit de l’Espace 23. Nous prévoyons un bus pour ramener les personnes trop

alcoolisées, même si celui-ci ne peut s’approcher au plus près de la salle. Nous sensibiliserons

aussi les familles à rentrer groupés. Nous avons là aussi un plan B avec la salle Paul Appel pour

une reconduite de la soirée du mandat violet qui était une réussite malgré les familles qui

n'ont pas pu s'inscrire.

Soirée post partiel janvier

Résumé Cette soirée est une reconduite de la soirée “Landing” violette, cependant, la communication

sera faite en tant que soirée post-partiel. Ceci a pour objectif de créer une culture des post-

partiels à l’INSA Strasbourg.


Le vendredi soir de la dernière semaine de partiels en janvier. Début de la soirée à 22h.


109

La fréquentation attendue est de 400 personnes. L’entrée à la soirée sera payable en denrées

alimentaires non-périssables pour la Banque Alimentaire 67.

Budget ?


Balance : 0€

Où ?

La soirée se déroulera dans une boite de nuit (Spyl ou Tigre).

110

Pôle Sponsors

Nouveautés • Organiser un pot avec les partenaires du BDE • Diversifier les profils des entreprises partenaires • Proposer un travail de collaboration avec le pôle sponsors jaune • Appuyer tous les pôles dans leurs négociations auprès des professionnels

Reconduite • Pérenniser les partenaires actuels du BDE • Récapituler les sponsors et sonder les élèves • Reconduire la carte interactive des partenariats • Promouvoir nos partenaires sur les réseaux

NOUVEAUTÉS

Organiser un pot avec les partenaires du BDE

Résumé Cet événement sera l'occasion d'inviter les sponsors à échanger avec des membres du BDE sur les évènements organisés par le BDE. C’est l’occasion d’avoir des retours sur leur liaison avec le BDE et de faire évoluer notre façon de travailler avec eux en conséquence. L'objectif derrière cet événement est de renforcer le contact avec les partenaires afin de pérenniser nos relations.


Le but est d’apporter de la transparence sur les événements qu’ils financent par des retours

de type diaporama, affiches ou vidéos mais surtout échanger de vive-voix afin d’avoir des

retours et s’améliorer en conséquence. Cela permettrait de se rencontrer en dehors d’une

négociation de contrat une fois par an.

Quand ?

Fin novembre ou début décembre 2019, en fonction des disponibilités des partenaires. Nous

avons choisi cette date car la période des renégociations de contrat serait passée et que les

partenaires pourraient déjà avoir des retours à nous faire part sur les partenariats.


Le pôle sponsors et le bureau, si les postes des futures listes sont définis, nous inviterons les

pôles sponsors de chaque liste ainsi que le(a) VP correspondant et le(a) président(e).

Coût ?

111

Le financement pourrait se faire par un partenaire organisateur de la rencontre. Ou bien cela

coûterait le prix d’un petit apéro (nourritures et boissons fraîches) pour une trentaine de

personnes (environ 200€).

Qui organise ?

Le pôle sponsors avec possiblement un partenaire et avec les autorisations de l'INSA. Nous

avons déjà obtenu l’accord de principe de Mme GARTISER (directrice de la stratégie) pour cet

évènement.

Comment ?

En réservant le bar de l'œuf et en préparant des petits apéros et des softs ou faisant appel à

un partenaire.

Où ?

A l'INSA au bar de l'œuf ou chez un partenaire s'il n'est pas en concurrence avec d'autres

partenaires.

Tout ce qui pourrait servir ?

Cet événement est une volonté du pôle sponsors mais dépendra aussi du développement de

la branche “partenaires ingénierie/architecture”, ce qui remettra en cause une bonne partie

de l'événement selon les l'avancement de ce point.

Diversifier les profils des entreprises partenaires

Résumé Nous prendrons contact avec INSA Entreprise pour pouvoir discuter des partenaires de

l’écoles qui seraient intéressés par un partenariat avec le BDE. Le but est d’apporter une

approche différente des Insassiens aux entreprises de nos secteurs d’activités.


Pour ouvrir “une branche” partenaire lié aux études suivis à l’INSA au sein du BDE pour fournir

une autre visibilité de ces entreprises aux étudiants. Cela pourrait profiter aux étudiants par

des partages d’offres de stage et aux entreprises en leur offrant une autre approche des

étudiants. De plus ces partenariats peuvent être économiquement très rentables pour le BDE.

Sur ce point, on a eu l'avis de Monsieur LEROY Directeur d'INSA Entreprises. Les conventions

qu'ils signent avec les écoles, c'est pour des prestations bien spécifiques, et donc les

associations pourraient leur apporter des choses nouvelles. Ça permettrait de réinventer les

relations écoles /entreprises et INSA Entreprises est partant pour tendre vers ça. De plus ça

ne touche pas les mêmes sphères dans l'entreprise, l'INSA touche beaucoup les équipes

techniques, tandis que les projets étudiants c'est plutôt les RH (ressources humaines). Les

objectifs sont différents et les budgets aussi. Ce sont des interlocuteurs différents et nous

savons par INSA entreprises que des sociétés pourraient vraiment être intéressées. L'INSA a

d'autres facettes que "juste" la formation d'ingénieurs et architectes, et INSA Entreprises

aimerait que les assos participent à montrer ces autres aspects justement. C'est totalement

l'idée derrière ce point.

112

Quand ?

Durant l'intégralité du mandat rose.

Qui organise ?

Les 2 membres du pôle sponsors avec le soutien d’INSA Entreprise.

Comment ?

En se rapprochant de INSA Entreprise et des entreprises partenaires de l'école. En regardant

les lieux de stages les plus prisés des années précédentes ainsi que les entreprises des anciens

diplômés.

Où ?

La région Alsace mais aussi les entreprises implantées nationalement. En effet, la région

centralise en grande partie des offres de stage alors que des élèves viennent de toute la

France.

Proposer un travail de collaboration avec le pôle

sponsors jaune

Résumé Nous espérons pouvoir travailler avec eux pour offrir le plus d'avantages possible aux

étudiants en profitant au maximum du travail fourni par les deux pôles pour le mandat à venir.

En effet, en tant que liste, les jaunes ont pu travailler avec certains partenaires et ils seront les

plus à même pour nous aider à reprendre contact.


Garder contact avec le pôle sponsors de la liste opposée pourrait permettre de mettre en

commun nos contacts et de discuter avec leurs partenaires de campagne pour un éventuel

partenariat de mandat. Cela permettrait de ne pas passer à côté d’un sponsor possiblement

intéressant et d'améliorer les chances de pérenniser les projets.

Quand ?

Ça commencerait dès le début du mandat. Ça continuerait en fonction des affinités avec les

partenaires et les deux pôles.


Ce point pourrait concernait les pôles sponsors des deux listes.

Qui organise ?

Les roses inviteront les jaunes à travailler avec eux.

Comment ?

Par un partage du Drive, puis des réunions et une conversation de groupe. Bien que les roses

resteraient décisionnaires, les jaunes pourraient être force de proposition et nous attendrons

leurs avis avant de proposer un partenariat de mandat à leur partenaire de campagne.

113

Appuyer les pôles dans leurs négociations auprès des

professionnels

Résumé Le but est d'apporter notre expérience dû aux nombreux échanges avec des professionnels,

sans que cela ne soit une prise de main complète sur les négociations.


Pour apporter notre expérience et donc permettre au BDE d’être plus efficace et

professionnel. Finalement, beaucoup de pôles ont à interagir avec des professionnels et

certains événements ou prestations pourraient être négociés en proposant les mêmes types

de contreparties qu’aux partenaires. Nous serions ouverts à partager ceci aux clubs et

commissions qui nous sollicitent, voir tous les étudiants de l’école qui seraient intéressés. Le

but est d’être formateur et ne pas prendre la place de la personne qui est directement

concerné par la négociation.

Quand ?

Cela se fera à la demande des différents pôles dans la plupart des cas mais si le pôle sponsors

rencontre des prestataires intéressants il pourrait le proposer aux pôles concernés.


L’un des 2 membres du pôle sponsors se proposera de suivre la négociation du début à la fin.

Comment ?

Cela pourrait se faire par une aide à la rédaction de mails, lettres ou toutes demandes lors des

échanges directs avec ladite personne. En leur apportant notre expérience pendant la

préparation de la négociation future. Le pôle sponsors pourra parler des partenaires

précédents pour aider à définir les contreparties. Par ailleurs, leur aide peut être utile pour la

rédaction ou relecture de contrat.

RECONDUITES

Pérenniser les partenaires actuels du BDE

Résumé L’idée est de re-signer ou renégocier les contrats du BDE en cohérence avec la philosophie du

nouveau BDE, tout en respectant ce qui a déjà été signé.


Pourquoi ?

114

Avoir des partenariats s'inscrivant dans le temps est réellement bénéfique. Cela permet au

BDE d’être considéré comme un partenaire de confiance ce qui facilite les renouvellements

des partenariats. D’autre part, les élèves apprécient de garder des tarifs préférentiels dans les

établissements où ils ont leurs habitudes. Enfin, la renégociation permet de les adapter à la

volonté du nouveau BDE, le tout sans effacer ce qui a été fait avant.

Quand ?

Principalement en septembre et sinon à la fin du contrat signé précédemment. Il est

intéressant de les recontacter quelques semaines avant l’échéance du contrat pour avoir une

idée de leur position pour une possible reconduite.

Combien de personnes ? Combien ça coûte ?

Le pôle sponsors, ça coûte de l’énergie et rien d’autre.

Comment ?

Avec un réel suivi de ce qui a été fait par le passé. On peut envisager d'aller rencontrer les

sponsors actuels avec le BDE violet.

Problèmes connus ?

Partenaires insatisfaits du partenariat ou les partenariats “d’exclusivité” pouvant être

contraignant.


Favoriser un climat de confiance à l’aide du pot partenaire et de visite de courtoisie au cours

de l’année.

Où ?

Dans les entreprises déjà partenaire.

Récapituler les sponsors et sonder les élèves

Résumé La liste des sponsors du BDE sera envoyé par mail et présente dans le welcome-pack. Un

sondage sera aussi envoyé par mail pour écouter les propositions des étudiants.


Le mail récapitulatif servirait à faire connaître les sponsors actuels, le sondage serait pour que

les partenaires plaisent le plus possible et soient adaptés aux étudiants. Cela pourrait nous

permettre d’avoir un plan d’action.

Quand ?

En début d’année, en laissant passer au moins la pré-rentrée pour que les étudiants se fassent

une première idée totalement personnelle.

Qui organise ?

Le pôle sponsors en lien avec le pôle communication et avec l’aide de la cellule qualité pour

créer le sondage.

Comment ?

115

Avoir une liste actualisée des partenaires qui serait mise en forme par le pôle communication.

Rédaction d’un sondage google doc et d’un mail. Diffusion supplémentaire sur les réseaux

sociaux.

Problèmes connus ?

Avoir le bon timing pour l’envoi du mail et toucher le plus de monde. Problème de diffusion

avec le RGPD qui sera réglé bien avant septembre.

Reconduire la carte interactive des partenariats

Résumé La carte interactive recense tous les partenaires du BDE et les informations les concernant,

sur un même plan interactif. Elle permet donc de visualiser l'ensemble des partenaires sur une

carte ainsi que leurs offres et elle sera trouvable sur l'application, dans le welcome pack, sur

le site et la page facebook/instagram.


Parce que c’est un support que quelques Insassiens ont l'habitude d'utiliser et ils permettent

de rappeler les partenaires du BDE. La carte se doit d’être accessible sur l’application et le site,

elle sera publiée sur facebook et instagram, imprimée pour les welcome pack et affichée au

BDE.


Le pôle sponsors avec l'aide de la personne en charge de l’application et du site.

Comment ?

Mise à jour de la carte, affiche devant le BDE, carte fournie au début de l’année, l’application,

le site et la publication sur la page facebook et Instagram du BDE.

Problèmes connus ?

Carte non mise à jour et partenaires oubliés par les étudiants au cours de l’année.

Solutions envisagées ?

Dès la signature d’un contrat, prévenir la personne en charge de l’application et du site et

s’assurer de sa mise à jour.

Promouvoir nos partenaires sur les réseaux Résumé

Cela pourrait être fait par des publications sur nos partenaires et leurs offres, les retours des

évènements faits chez eux ainsi que des jeux concours.


116

Pour faire gagner de la visibilité à nos sponsors et renforcer le lien avec les partenaires.

Quand ?

Tout au long de l'année nous viserons un jeux concours par mois (sauf en Juillet et Août).


Toute communication serait gratuite ou financé par la MGEL pour le welcome pack (un A4 par

pack). Les lots seraient fournis par les partenaires.

Qui organise ?

Le pôle sponsors en lien avec le pôle communication.

Comment ?

En prévoyant plusieurs mois à l'avance les lots et les dates des jeux et des publications. En

proposant aux partenaires ces jeux concours et en leur faisant de retours une fois effectués.

Où ?

Facebook et Instagram.

Problèmes connus ?

Manque de jeux concours, manque de communication sur certains sponsors pendant une

partie du mandat.

Solutions envisagées ?

Faire un planning plusieurs mois à l'avance et anticiper en sollicitant les partenaires

suffisamment en amont.

117

Pôle STH

Le pôle STH a pour mission l’accueil des nouveaux entrants en première année à l’INSA au

début de l’année scolaire mais aussi d’animer leur vie étudiante par divers événements tout

au long de l’année.

Nouveautés • Organisation d’une randonnée durant la semaine de pré-rentrée • Inviter les I2 à organiser divers événements durant la semaine de pré-rentrée • Mise en place d’un défi photo de lanière • Créer un drive STH regroupant les annales des ds de STH et le pérenniser via Moodle • Sensibiliser davantage les deuxièmes années au rôle de parrain/marraine • Organisation d’une sortie Laser Game

Reconduites • Semaine de pré-rentrée • WESTH • Flam’s parrain - fillot • Soirée pimp ton fillot

NOUVEAUTÉS

Organiser une randonnée durant la semaine de pré-

rentrée

Résumé Cette randonnée sera organisée le mardi de la semaine de pré rentrée à la forêt de la

Robertsau. Elle sera l’occasion pour les STH de se rencontrer et d’apprendre à se connaître

tout au long de la dizaine de kilomètres du parcours et lors d’un pique-nique.


Mardi de la semaine de pré rentrée, RDV à l’INSA aux alentours de 9h, retour vers 16h30-17h,

environ 3h de marche effective.

Où ?

Forêt de la Robertsau.

Comment y aller ?

118

Ligne 72 de Brant Université à Unterjaegerhof (faire 2 groupes, il y a un bus toute les demis

heure). Nous avons appelé la CTS, il y a deux tailles de bus 105 et 155 places. En prévenant la

compagnie quelques semaines à l’avance, ils peuvent privilégier un bus articulé dans les

créneaux demandés et être capable d’assumer un groupe de 100 personnes. Des voitures du

BDE suivront pour assurer la sécurité, et d’autres resteront en stand-by à l’INSA.

Repas ?

Pique-nique prévu par les participants nous prévoirons quelques repas pour ceux qui

pourraient oublier et nous apporterons de l’eau et le goûter dans la voiture.

Encadrement ?

Pôle STH, tout membre du BDE volontaire et quelques I2 pour un total d’une douzaine

d’encadrants. Avoir une voiture qui se rend directement sur place pour pouvoir rentrer vite

en cas de soucis et apporter l’eau, le goûter et le matériel nécessaire (jeux).

Nombre de participants ?

Environ 70 STH.

Jeu sur place ?

Amener des jeux pour faire au moment du pique-nique et prévoir des jeux oraux pour que les

gens apprennent à se connaître.

Préparation ?

Le pôle STH se rendra sur place en fin d’année scolaire 2019, pour analyser les chemins et

estimer la durée du parcours et le nombre de kilomètres.

Budget Total ?

<200€

Inviter les I2 à organiser divers événements durant la

semaine de pré-rentrée

Résumé Les deuxièmes années seront invités par le BDE à proposer des événements pour mettre en

avant leur passion (sport, musique, art..). Cela permettra aux gens partageant un même centre

d’intérêt de se rencontrer et aux curieux de découvrir de nouvelles activités.

Détails et explications Au vu des nouveaux retours, nous allons redéfinir ce point sur le forum et le site.

Organiser une après-midi de Noël

Résumé Cette après-midi organisée à l’INSA sera l’occasion de se retrouver pour partager un bon

moment autour de différentes activités de Noël. Au programme : différents quizzs pour te

119

permettre d’en apprendre davantage sur cette fête, des sessions de karaoké pour montrer ta

plus belle voix et même un atelier décoration de Noël pour t’aider à décorer ton sapin !


Avant dernier jeudi avant les vacances de Noël à partir de 14h jusqu’à 17h.

Où ?

INSA, salle exposition.

Quelles activités ?

Jeux :

- Quiz de Noël

- Questions sur l’histoire de Noel

- Questions sur les Noël autour du monde

- Questions sur les traditions alsaciennes

- Karaoké sur différentes chansons de Noël.

- Atelier décoration avec pourquoi pas la présence du Polar.

Fin sur un goûter avec biscuits/quatre-quarts et chocolat chaud.

Budget ?

Environ 25€ pour le goûter.

Environ 15€ pour la matière première de la décoration.

Total : environ 40 €

Mettre en place un défi photo de lanière

Résumé Regroupez-vous par groupe de TD et prouvez votre motivation et votre ténacité ! Vous aurez

deux heures pour faire la photo de groupe la plus stylée/originale. Aussi, une liste d’objets

vous sera distribuée, à vous d’en ramener le plus possible sur votre photo pour marquer un

maximum de points !


Le rendez-vous est fixé sur le campus universitaire.

Quand ?

12 septembre à partir de 14h.

Déroulement ?

Les participants se regroupent par groupes de TD.

La liste d’objets à faire apparaître sur la photo est distribuée aux différents groupes et les

participants ont 1h30 pour prendre la plus belle photo de groupe possible avec le maximum

120

d’objets de la liste et revenir au point de départ. Le périmètre de déplacement sera réduit et

chaque personne aura le numéro d’un responsable à appeler en cas de problème.

Différents éléments peuvent faire gagner des points : la beauté du lieu de la photo, le nombre

d’élèves sur la photo et les différents objets de la liste.

Délibération du jury après avoir vu les photos de chaque groupe

Les gagnants sont désignés après le compte des points lors d’un goûter.

Regrouper les annales de STH et pérenniser le système

via Moodle

Résumé La mise en place de ce document permettra de regrouper toutes les annales que les

professeurs acceptent de communiquer. Cela permettrait de centraliser l’information et la

rendre accessible à n’importe quel moment. L’idée est de pérenniser le système en mettant

les annales sur la plateforme Moodle, pour avoir une structure plus fiable et éviter d’avoir un

Drive à héberger. Comment ?

Tous les professeurs responsables de matière du premier comme du second semestre de STH

ont déjà été contactés pour nous indiquer quels documents nous pourrions utiliser. Nous

avons aussi fait part de notre projet au directeur du département savoir en commun. Nous

sommes encore en attente de certaines réponses mais tous les retours que nous avons eus à

ce jour sont positifs, les professeurs sont heureux de voir qu’un projet de liste BDE puisse être

un moteur de réussite scolaire. Nous avons choisi le support d’un Drive pour démarrer ce

projet car même s’il n’est pas le plus adapté, il reste un support facilement accessible et

pratique pour la mise en ligne. Seuls les membres du pôle STH auraient un droit de

modification de ce dossier et tout autre personne aurait uniquement un droit de consultation.

Quand ?

Nous avons déjà une base de Drive avec les matières des différents professeurs ayant déjà

répondu, après une relance, nous publierons le drive dès le début de notre mandat.

Evolution ?

Nous aimerions, une fois le Drive à jour, créer un document Moodle reprenant ces documents.

Dans cette optique, nous avons déjà contacté le responsable de la plateforme, Monsieur

WISSOCQ, du service numérique, qui s’est dit prêt à travailler avec nous. Enfin, nous pensons

que ce projet ne peut être que bénéfique pour les élèves et nous aimerions aussi le mettre en

place si la liste jaune est élue au BDE.

Sortie Laser Game

Résumé

121

Pendant un jeudi après-midi du mois de mai, nous proposons aux STH de venir se défouler

lors d’une sortie laser Game !


Jeudi 2 mai 2019 en début d’après-midi.

Où ?

Laser Empire au 47 Rue du Lac, 67380 Lingolsheim

Nombre de participants ?

32 (4x8)

Organisation ?

Départ groupé depuis l’INSA. Le trajet se fait à pied et en bus (Ligne 1).

Budget ?

Tarifs de base proposés par l’enseigne :

- Tarif de groupe 20€ pour 3 sessions de 20 mins + soft à volonté

- Offre étudiante (A négocier car proposée uniquement le jeudi de 20h à 22h) 14€ pour

trois sessions de 20 mins + un hot dog + un soft

Tarifs proposés aux STH:

- Amicaliste :10 €

- Non amicaliste : 12 €

RECONDUITES

Sensibiliser davantage les deuxièmes années au rôle de

parrain/marraine

Résumé Cette sensibilisation est essentielle. En effet, chaque année, de nombreux STH se retrouvent

“orphelins”. Nous souhaitons, par la mise en place de supports de communication, motiver

un maximum de I2 à s’investir pour les STH, et expliciter le rôle qu’ils peuvent jouer.

Détails et explications Comment ?

Cette sensibilisation passerait dans un premier temps par la mise en ligne sur le groupe STH

2018/2019 d’un document explicitant clairement le rôle d’un parrain/marraine et ce que cela

peut apporter à un STH. Nous y rappellerons aussi que rien n’empêche quelqu’un qui n’a pas

eu de parrain/marraine de le devenir !

Quand ?

Ce document serait partagé à la fin de l’année scolaire et une piqure de rappel serait effectuée

à la rentrée. Aussi, nous comptons sur le bouche à oreille pour motiver le maximum de

122

personnes. Nous sommes conscients que chaque année, des démarches sont faites pour

sensibiliser les I2 mais nous nous sommes fixés pour objectif que le plus de STH possible aient

une famille les poussent à la perpétuer l’année suivante.

Semaine de pré-rentrée

Résumé Cette semaine pleine d’activités sera l’occasion pour les STH de se rencontrer, de découvrir la

ville mais surtout de s’amuser lors de leur première semaine à Strasbourg. Randonnée, après-

midi sportive, rallye dans le centre-ville, il y en aura pour tous les goûts !

Détails et explications - Lundi : Petit déjeuner à l’INSA suivi d’une visite de l’école le matin et intervention du

pôle prévention en amphithéâtre dans l’après-midi.

- Mardi : Randonnée à la forêt de la Robertsau s’étalant du milieu de matinée au milieu

d’après-midi.

- Mercredi : Après-midi chill au parc de l’Orangerie.

- Jeudi : Organisation d’un tournoi sportif dans l’après-midi au parc de la Citadelle.

- Vendredi : Matinée kayak et escalade à l’ASCPA.

- Samedi : Après midi rallye dans Strasbourg.

WESTH

Résumé Ce week-end plein de surprises sera l’événement qui marquera la fin de l’accueil des

premières années. Les premières années seront répartis en bus animés par des I2. La

traditionnelle traversée du village de Ribeauvillé est prévue pour le samedi et le dimanche

sera l’occasion pour les STH de s’affronter autour de divers jeux d’eau à Baggersee.

Détails et explications - Samedi :

RDV Insa 13h

Présentation des bus

Choix des bus

Bus jusqu’à Ribeauvillé

STH tout mouillé (on souhaite garder cet événement)

Retour

BBQ insa

- Dimanche :

123

Baggersee

Jeu, entre terre et lac

Quels jeux?

Idée de diviser l’aprem en deux, première partie dans l’herbe, PAS DANS L’EAU, transition

ventre qui glisse, deuxième partie dans l’eau! (sous condition de météo adéquate)

Ventre qui glisse (bâche environ 30€)

Volley serviette

Balle au prisonniers

Bataille sur les épaules dans l’eau

Parcours du combattant

Soirée Grands Jeux & Flam’s parrain - fillot

Résumé De nombreux jeux en duo seront proposés en début de soirée, les STH ayant déjà un

parrain/marraine sont invités à venir jouer avec ce dernier et ceux pour lesquels ce n’est pas

le cas pourront y rencontrer les I2 qui n’ont pas de fillot.te. La soirée se poursuivra au Flam’s

où tout le monde pourra manger à trois fois sa faim !

Détails et explications Inscription ?

La soirée Grands Jeux sera ouvert à tous les STH et I2. Le Flam’s sera disponible uniquement

par préventes au prix de 13€ (prix de la formule à volonté du Flam’s). L’ensemble de l’argent

récolté lors de cette prévente sera remis au restaurant pour éviter une sous facturation du

service proposé.

Comment ?

La soirée commencera à l’INSA où les STH et les I2 pourront participer à une dizaine de jeux

tenus par des I2 volontaires. Des bracelets distinctifs seront fournis en fonction de si la

personne a ou non un parrain / marraine si c’est un STH ou un fillot/te si c’est un I2. Ce système

a déjà été mis en place de de l’événement du pôle STH du BDE Teslalom et il en était sorti qu’il

y avait une sorte de “chasse à l’Homme” envers les I2 n’ayant pas de fillot/te. Du fait de notre

sensibilisation accrue sur cette fonction, nous pensons que cela suffira pour l’offre et la

demande et l’offre s’équilibrent. Tous les participants iraient ensuite ensemble au restaurant

Flam’s dont les caveaux auront été privatisés pour l’occasion pour partager un repas à volonté.

Soirée Pimp ton fillot

124

Résumé Le but est que les STH déguisent leur parrain/marraine et inversement. Tous les binômes se

retrouveront ensuite pour passer la soirée ensemble !


Nous avons pensé à organiser cet événement dans le bar partenaire “Barco Latino” dont la

capacité d’accueil de 150 personnes serait suffisante.

Quand ?

Nous avons décidé de placer cet événement assez tard dans le mandat (17 janvier 2020) pour

que le maximum de STH soient majeurs cependant, tout le monde ne le sera pas et c’est

pourquoi nous avons décidé de mettre en place un système de bracelets grâce auquel seuls

les majeurs pourront être servis en alcool. La soirée serait prévue de 21h à minuit, heures

durant lesquelles le BDE serait responsable des gens présents à la soirée. Ils pourront

continuer de faire la fête si le coeur leur en dit jusqu’à 4h, heure de fermeture du bar.

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PROGRAMME DÉTAILLÉParce que les soirées doivent êt e encad ées pou s’assu e de leu bon dé oulement et ue cela pe mett ait à ce taines pe sonnes d’aide les organisateurs