Projet Index patients maître (IPM)Mme Lyne GirardChef de projet IPM - SOGIQUE

Mme Nathalie SurprenantDirectrice du projet de Registre des usagers - RAMQ

Présentation du 2 juin 2006 - SoQibs

18 mai 20062

L’identification unique de chaque usager :

un prérequis pour la circulation de l’information

clinique entre les intervenants et entre les

établissements

� La pierre d’assise de l’informatisation des réseaux locaux de services (RLS)

� Un volet du plan d’informatisation� Un nouveau mandat pour la RAMQ� Une 1ère phase visant les 95 CSSS

18 mai 20063

Plan de la présentation

1. Quelques définitions IPM, Registre des usagers, NIU

2. Le fonctionnement des IPM3. L’implantation des IPM

- L’appariement avec la RAMQ- Le chargement des données

4. Contexte de l’utilisation d’un IPM 5. Calendrier d’implantation6. Conclusion et période de questions

18 mai 20064

PARTIE 1 :

Quelques définitions

18 mai 20065

Qu’est-ce qu’un IPM ?Un index patients maître pour chaque CSSS� Le résultat de la fusion des index patients locaux du CSSS

Les index patients maîtres sont hébergés régionalement en mode condo(conformément au projet de loi 83)

CSSSA

CH CLSC CHSLD

CSSSB

CH CLSC CHSLD

Index CSSS A

Index CSSS B

PARTIE 1

18 mai 20066

Qu’est-ce qu’un IPM ?Un index patients maître pour chaque CSSS� Le résultat de la fusion des index patients locaux du CSSS� En lien avec le Registre des usagers (RAMQ)

?

Registre des usagers RAMQ

- NIU- NAM- Données d’identification et démographiques

PARTIE 1

CSSSA

CH CLSC CHSLD

CSSSB

CH CLSC CHSLD

Index CSSS A

Index CSSS B

18 mai 20067

Qu’est-ce que le Registre des usagers?

Un service d’identification des personnes assurées permettant:1. L’attribution d’un numéro d’identification unique à

chaque personne inscrite au fichier des personnes assurées de la RAMQ.

2. La mise à jour des index patients, dans un premier temps, des 95 CSSS (appariement massif).

3. Des services en ligne pour vérifier:- l’identification des patients; - l’admissibilité à l’assurance maladie; - et pour pré inscrire un nouveau-né*.

* Ce service ne remplace pas la démarche d’inscription au DEC mais il permettra la création d’un dossier électronique pour un nouveau-né.

PARTIE 1

18 mai 20068

Qu’est-ce que le NIU?

� Un numéro d’identification unique qui est attribué par la RAMQ aux personnes inscrites à son fichier des personnes assurées.

� Le NIU constitue un identifiant fort qui permettra de soutenir les services de gestion du consentement et les services régionaux de conservation des données cliniques.

� Le NIU est constitué de façon à ne révéler aucun renseignement personnel au sujet du patient.

� Il est composé de 10 caractères numériques dont le dernier est valideur.

� Le NIU pourra être attribué à une personne non assurée, un touriste étranger par exemple, mais la législation actuelle ne permet pas à la Régie de conserver des renseignements d’identification à son sujet.

PARTIE 1

18 mai 20069

Les données contenues dans l’IPM sont…

– Corrigées à partir du Registre des usagers de la RAMQ.

– Uniques et non équivoques grâce au numéro d’identification unique (NIU) de la RAMQ.

– En lien avec les numéros de dossiers locaux.– Mises à jour avec les services en ligne de la RAMQ.– Normalisées selon des normes provinciales.

PARTIE 1

L’IPM contient des données intégrées sur chaque usager du CSSS

18 mai 200610

� Pour faciliter l’association entre un usager et l’ensemble de ses dossiers physiques dans le CSSS.

� Pour faciliter l’accès aux informations cliniques informatisées.

� Pour alléger la gestion et la mise à jour des données d’identification dans tous les points de services:– Réduire le nombre des doublons au minimum.– Favoriser la cohérence, la qualité et l’intégrité des

données.– Éviter la saisie multiple.

Pourquoi mettre en place l’IPM et le Registre des usagers?

PARTIE 1

18 mai 200611

PARTIE 2 :

Le fonctionnement des IPM

18 mai 200612

Images d’écran de l’application HNSPARTIE 2

18 mai 200613

Images d’écran de l’application HNSPARTIE 2

18 mai 200614

Régional

ProvincialRAMQ

?

Index CSSS A

Index CSSS X

Registre des usagers

- NIU- NAM- Données nominaleset démographiques

CH

CJ

CRDI

CR

CSSS ACH CLSC CHSLD

CSSS BCH CLSC CHSLD

Cliniques médicales

CAIS (Services SCIU)?�

CAIS (Services IPM)?�

Local

PARTIE 2

ADT I-CLSC SICHELD ADT I-CLSC SICHELD

18 mai 200615

Projet CSSS / RLS

Index local

Régional

RegistreIntervenant

RegistreÉtablissement

*NIU- Région

Provincial

* IPL.- NAM- Données nominaleset démographiques

?

Index CSSS A

Index CSSS X

4

LocalisateurRegistre des usagersConsentement

?� - NIU- NAM- Données nominaleset démographiques

?

Services

CH

CJ

CRDI

CRCSSS A

CH CLSC CHSLD

CSSS BCH CLSC CHSLD

Cliniques médicales

Volet Identification Personne

-IPM-NIU

5

CAIS (Fonction RRU)

Registremédicament

?�

Hébergement régionalÉlimination de l’agent d’intégration

ADT I-CLSC SICHELD

PARTIE 2

18 mai 200616

PARTIE 3 :

L’implantation des IPM

18 mai 200617

L’acquisition et la mise en place des infrastructures

� Configuration de l’instance HNS du CSSS sur le serveur régional P570

� Configuration des flux de messages dans le courtier d’intégration régional pour chaque CSSS

� Déploiement et configuration des agents d’intégration

� Déploiement et configuration des adaptateurs

� Mise en place des composantes de sécurité

PARTIE 3

18 mai 200618

Le recensement des index locaux

� Le nom de l’application

� La version de l’application

� Le fournisseur de l’application

� La technologie sous-jacente à l’application (base de données et version, client-serveur, OS)

� Les interfaces possibles et existantes (HL7, vue dans la BD, autre)

PARTIE 3

18 mai 200619

Le déroulement de l’implantation

� Divers scénarios pour l’appariement et le chargement

PARTIE 3

Appariement massif des IPL

Registre des usagers (RAMQ)

- NIU- NAM- Données d’identification et démographiques

ADT SICHELD ICLSC ICLSCADTIndex patients locaux d’un CSSS

IPM CSSS A

12

34 5

Chargement de l’IPM

Appariement massif de l’IPM

18 mai 200620

Le déroulement de l’implantation

� Autre scénario possible (etc.)

PARTIE 3

Appariement massif de certains IPL

Registre des usagers (RAMQ)

- NIU- NAM- Données d’identification et démographiques

ADT SICHELD ICLSC ICLSCADTIndex patients locaux d’un CSSS

IPM CSSS A

21

54 3

Chargement de l’IPM

Appariement massif de l’IPM

18 mai 200621

?

Registre des usagers (RAMQ)

- NIU- NAM- Données d’identificationet démographiques

ADT ou application du CSSS

Local

Fichierd’extraction Fichier

de retour

1-Création d’un fichier

d’extraction avec l’aide du fournisseur de l’application

2-L’envoi du

fichier à la RAMQ via un service Web sécurisé

3-L’appariement

avec le registre de la RAMQ et création d’un fichier de retour

4- Récupération du fichier

apparié par le CSSS à partir du service Web sécurisé

5-Modification de l’index

patients local • Automatiquement avec l’aide d’un outil installé par un fournisseur

• Manuellement par l’archiviste local

PARTIE 3

Le déroulement de l’appariement massif

18 mai 200622

Un exemple d’appariement

BélangerPierreOui

BélangerPierre

AbsentAbsent

Nom du pèrePrénom du pèreCode d’appariement

DianeDianePrénom de la mère

CôtéCôtéNom de la mère

MMSEXE

1987-04-121987-04-12Date de naissance

DonaldDonaldPRÉNOM

BélangerBélangerBoulangerNOM

BELD87041210BELD87041210NAM

10047513571004751357AbsentNIU

Résultats d’appariement transmis par la RAMQ

Registre usagers RAMQ

Index patientsétablissement

Éléments d’identification

PARTIE 3

18 mai 200623

Un exemple d’appariement (suite)

� Règle de fonctionnement :

La RAMQ fournit seulement les éléments différents pour un dossier apparié. Cette façon de faire confirme que les autres renseignements sont identiques.

PARTIE 3

18 mai 200624

Le chargement de l’IPM

� Extraire l’IPL en fichier HL7� Injecter les transactions dans l’IPM� Contrôler la qualité du chargement� Exécuter le rapport de doublons� Corriger les erreurs� Répéter le chargement plus d’une fois si nécessaire� Passer à l’index suivant qui doit être intégré

Chargement de l’IPM

PARTIE 3

18 mai 200625

Après le chargement…

Ajouts automatiques dans l’IPM de toutes les créations et modifications faites dans les index patients locaux

Certains systèmes sont déjà adaptés :

–Clinibase-CI de Logibec

–Clinibase-CI de Logibec (avec l’engin de MédiSolution)

– Intégration CLSC

–SICHELD Plus (Logibec)

–SI-PRSI (Agence de santé et services sociaux de Laval)

–Autres à venir…

PARTIE 3

18 mai 200626

PARTIE 4 :

Contexte d’utilisation des IPM

18 mai 200627

La normalisation des données

La table provinciale des IPM

� Mandatée pour analyser le contenu de l’IPM� Auteure des recommandations concernant :

1. La listes des champs obligatoires et optionnels

2. La longueur des champs 3. Les règles d’affaires4. Les règles de saisie

PARTIE 4

Le document est en voie d’être diffusé

Une cible à atteindre!

18 mai 200628

Les champs obligatoires dans l’IPM

Code d’installation

Sexe

Date de naissance

Numéro de dossier local (IPL)

Date et heure de la dernière mise à jour

Prénom de la mère

Nom de la mère à la naissance

Prénom

Nom

Numéro d’identification unique (NIU)

Champs obligatoires

PARTIE 4

18 mai 200629

Les champs optionnels

Province

Autre nom (alias)

Autre prénom (alias)

Ville

Code postal

Adresse (No. Civique, rue, appartement, case postale)

Numéro formulaire DEC-1

Provenance NAM (Province)

Date d’admissibilité du NAM

Numéro d’assurance maladie (NAM)

Champs optionnels

PARTIE 4

Date de décès

Numéro de téléphone (autre)

Numéro de poste du téléphone (autre)

Prénom du conjoint

Nom du conjoint

Prénom du père

Nom du père

Numéro de poste du téléphone principal

Numéro de téléphone principal

Pays

Champs optionnels (suite)

18 mai 200630

Exemples de règles d’affaires

Lors de la création d’une fiche dans l’IPM :� La création d’une fiche à l’IPM sera possible seulement

quand les 10 critères obligatoires sont présents pour un usager.

� La création d’une fiche à l’IPM ne sera pas possible si le nom ou le prénom de l’usager est « Inconnu ».

� Une fiche ne sera jamais supprimée de l’IPM ni les données enregistrées.

� Les informations critiques ne devraient jamais être modifiées sans l’intervention de l’archiviste de l’IPL

� (…)

PARTIE 4

18 mai 200631

Exemples de règles d’affaires

Exemple de règles d’affaires reliées au Nom :

� Inscrire le nom de l’usager conformément à la carte d'assurance-maladie ou autre document officiel.

� Si plusieurs noms apparaissent sur la carte d’assurance-maladie ou autre document officiel, inscrire tous les noms.

� Inscrire le nom à la naissance de l’usager (ne pas inscrire le nom marié).

� Ne pas inscrire le nom usuel, préféré ou fictif de l’usager.� Inscrire « Inconnu » quand un patient est incapable de s’identifier ou refuse de s’identifier.

� Inscrire le nom de la mère pour les nouveau-nés si le nom est encore incertain.

� Si l’usager a seulement un nom, inscrire ce nom dans le champ nom.� Respecter les espaces et les points (.) dans les noms.� Ne jamais abréger si l’espace d’inscription est suffisant. Si une abréviation est nécessaire, couper de la droite et mettre un dièse (#) comme dernier caractère pour identifier la coupure.

� (…)

PARTIE 4

18 mai 200632

Pour les préposés à l’accueil et les archivistes

Changements dans les procédures d’inscription : � Nom et prénom de la mère sont des champs obligatoires� La francisation (Nom Prénom) (à venir)� Pas de réutilisation d’un numéro de dossier� Etc.

Contrôle de l’intégrité et de la qualité des données des index patients locaux

PARTIE 4

18 mai 200633

Pour l’archiviste de l’index patients maîtreUne nouvelle fonction à préciser dans chaque CSSS

� Gestion des erreurs – Lors du chargement, suivis des corrections

� Gestion des droits d’accès – Établir pour les archivistes et les préposés du CSSS les droits d’accès àl’IPM

� Formation des utilisateurs

L’utilisation de l’IPM :� Un outil de gestion des dossiers– Date de la dernière mise à jour des données d’identification

� Un outil d’accès aux dossiers– Pour retrouver les éléments du dossier physique de l’usager

PARTIE 4

18 mai 200634

PARTIE 5 :

Calendrier d’implantation

18 mai 200635

Expérimentation en cours

Avril 2006 :

2 sites pilotes pour l’installation technique des IPM – CSSS de Trois-Rivières (Région 04)– CSSS Ahuntsic - Montréal-Nord (Région 06)

Mai 2006 :

4 sites pilotes pour l’appariement massif (RAMQ)– Centre hospitalier Notre-Dame du Lac (CSSS Témiscouata Région 01)– CLSC Côte-Des-Neiges (CSSS De La Montagne Région 06)– Centre hospitalier Gatineau Memorial (CSSS Des Collines Région 07) – Centre hospitalier de la région de l'Amiante (CSSS de la région de

Thetford Région 12)

PARTIE 5

18 mai 200636

Calendrier de déploiement

En cours Élaboration du calendrier d’implantation pour les 95 CSSS

Juin 2006 Début de l’appariement massif (IPL et IPM) et chargement des IPM

Février 2007 Services en ligne de la RAMQ

Août 2007 Fin des travaux pour les 95 CSSS et utilisation maximale des IPM et des services en ligne (version 2 de HNS requise)

Deuxième phase pour d’autres établissements Les chargés de projet régionaux sont

les mieux placés pour répondre à vos questions sur le calendrier régional.

PARTIE 5

18 mai 200637

Comment se préparer à l’arrivée d’un IPM?

Le nettoyage des index patients locaux– Réduire au maximum les doublons potentiels

– Problématiques particulières à corriger :

�Symbole ou commentaire dans un champ

�Nom et prénom dans un même champ

�Dossier incomplet

Les nouvelles normes provinciales– À appliquer aux index patients locaux

PARTIE 5

18 mai 200638

Comment se préparer à l’appariement massif?

Des incontournables :� La signature de l’entente de communication de

renseignements entre la RAMQ et l’établissement: une obligation légale.

� L’octroi de droits d’accès aux services Web sécurisés pour le transfert et la réception des fichiers: une responsabilité de l’établissement.

� L’identification officielle des personnes qui auront accès aux fichiers d’appariement pendant l’opération: une obligation pour l’établissement et pour la RAMQ.

PARTIE 5

18 mai 200639

Comment se préparer dans votre région?

MSSS

Comité directeur Index

Comité directeur Registre

Équipe de projet RAMQ

Coordination SOGIQUE

Intégrateur (fournisseur externe)

Équipe locale du CSSS

Chargé de projet régional

Équipe locale du CSSS

Équipe locale du CSSS

RAMQAgences

Votre chargé de projet régional est votre répondant privilégié

– Lettre et trousse d’information sur l’appariement, rencontre d’information régionale (RAMQ)

– Comité d’utilisateurs régionaux (table des archivistes) ou rencontres régionales

– Site web en préparation (MSSS)

PARTIE 5

18 mai 200640

PARTIE 6 :

Conclusion

18 mai 200641

Conclusion : les bénéfices attendusPARTIE 6

�Utilisation du NIU�Des données de qualité et normalisées�Réduction des doublons au minimum

– 300 000 dossiers seraient à corriger (1% de 30 millions)

�Épuration des dossiers de patients décédés– Confirmation du décès lors de l’appariement massif avec la

RAMQ– Économies d’espaces de rangement (1 500 000 dossiers)

�Diminution du temps de saisie des données démographiques

– Gain de temps lors de la création et de la mise à jour des dossiers

18 mai 200642

Conclusion

Période de questions