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Notes de frais

Présentation Bienvenue dans ce didacticiel d’utilisation de vos notes de frais (NDF). Vous trouverez dans ces pages les explications nécessaires à la création et au suivi de vos NDF en ligne depuis votre espace consultant. Une fois ce didacticiel terminé, vous saurez ajouter et visualiser vos NDF.

Les principes de base Avant la création de votre première note de frais, il y a un certain nombre de choses à savoir :

Seuls les frais couverts par un contrat de travail pourront être remboursés Le paiement de vos frais n’est possible qu’après validation de votre CRH en fonction de l’état

de votre compte consultant Il n’est possible d’établir qu’une seule note de frais « non-refacturable » par mois (qui pourra

être validée qu’à compter du 5 du mois suivant)

Les avantages Des échéances de paiement sont assurées de façon hebdomadaire (sauf la dernière semaine

du mois) Contrôle automatisé limitant les erreurs et évitant ainsi les aller/retour correctifs Possibilité de suivre vous-même l’avancement du traitement de vos frais via l’espace

consultant Possibilité de créer un brouillon vous permettant de renseigner vos frais au fur et à mesure

avant validation finale

Page des NDF Vous pouvez accéder à la page de création et de visualisation des NDF en cliquant sur l’onglet « FRAIS » situé en haut tout à droite de la page d’accueil de votre espace consultant. Vous atteindrez alors la page d’accueil des notes de frais :

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Cliquez dans la colonne de gauche sur l’onglet « Créer une note de frais ».

La première étape de création d’une note de frais est le choix du type de NDF, la date, un titre et, pour le cas d’une NDF refacturable, également le client de votre mission.

Les différents types de frais Non-refacturable : provision réalisée en amont avec votre CRH lors de l’établissement de

votre contrat de travail Refacturable : frais sur justificatifs que l’on refacture à votre client. Il est important qu’une

première facturation soit déjà réalisée pour référencer votre client et vous permettre de déclarer les frais de ce type. Pour tout nouveau client, merci de vous rapprocher de votre agent de facturation ou de votre CRH.

Forfait de Frais : montant défini et précisé sur la commande que nous devrons facturer en plus de votre prestation mais qu’il vous faudra impérativement justifier pour nous permettre de vous rembourser.

Une fois la note de frais enregistrée via le bouton « sauvegarder », vous arriver sur la page de création des frais.

Vous y trouverez les informations importantes de votre Note de Frais dans la partie haute de la page (l’intitulé de votre NDF, le type de frais, la date, l’état…). En milieu de page, vous avez un bloc « Ajouter des frais », et dans la partie basse vous avez la partie « Détail des frais » qui va lister tous les frais que vous aurez saisi.

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La famille de frais Il existe deux familles de frais :

Frais sur justificatifs/Frais kilométriques : il s’agit des frais dits « au réel » pour lesquels vous devrez présenter des justificatifs originaux.

Indemnités Grands Déplacements : ils représentent les frais forfaitaires devant répondre à certaines contraintes (horaire journalier + choix du barème en vigueur) – nous vous invitons à vous rapprocher de votre responsable de frais ou votre CRH pour vérifier si vous pouvez y prétendre.

La catégorie Choisissez ensuite la catégorie de vos frais (abonnements mobile et Internet, péages, parking, repas, hôtel, achat de matériel…).

Les frais kilométriques C’est notamment dans cette catégorie qu’il vous sera possible de détailler vos trajets kilométriques. Pour ce faire, il sera nécessaire de nous fournir préalablement une copie de votre carte grise ainsi qu’une attestation d’assurance précisant que vous êtes couvert dans le cadre de vos déplacements professionnels (avec période de validité) pour que nous puissions enregistrer les éléments dans notre système.

Concernant les frais refacturables, vous pouvez appliquer un barème spécifique convenu avec votre client. Sachez toutefois que nous ne pouvons vous rembourser qu’à hauteur du barème URSSAF dans le cas où ce coefficient serait supérieur au barème en vigueur.

Nous vous rappelons qu’il est nécessaire de fournir les justificatifs de péage qui sont indispensables pour tous les trajets de plus de 400KM parcourus sur une journée.

Ce champ vous permet de doubler automatiquement la distance pour que le nombre de KM déclarés correspondent à un trajet aller/retour. Attention : il est nécessaire de ne le renseigner que pour des aller/retour sur la même journée, car le système va également multiplier en fonction du nombre de jours indiqués.

Si vous avez plusieurs véhicules enregistrés dans notre système, vous pouvez sélectionner le véhicule que vous avez utilisé pour le trajet.

Vous pourrez visualiser le nombre total des KM enregistrés sur l’année N et N-1 pour le véhicule sélectionné. Ces éléments vous permettent de savoir quand vous dépassez les barèmes (voir le fichier de barème à télécharger).

Ce barème est celui qui sera appliqué en fonction de votre véhicule (puissance en CV) et du nombre de KM parcourus avec sur l’année.

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La Quote-Participation Une Quote-Participation à l’assurance groupe d’AD’Missions vous sera prélevée à hauteur de 0,035€/km si vous n’avez pas été en mesure de nous fournir une attestation d’assurance personnelle précisant que vous êtes couvert dans le cadre de vos déplacements professionnels.

Forfait repas Il est important de distinguer trois montants de repas différents selon le cas de figure :

Attention : notez que l’application du premier montant ne peut intervenir que dans le cadre de vos déplacements professionnels à plus de 50KM de votre domicile. De plus, vous ne pourrez prétendre qu’à un maximum de 15 repas par mois pour un même client sur un même lieu.

Forfait hébergement Lorsque vos déplacements en métropole vous obligent à rester dormir sur place. Il est important ici de distinguer les montants en fonction du lieu.

Attention : une dégressivité s’applique aux barèmes relatifs aux déplacements professionnels (repas + hébergement) à compter du 4ème mois dès lors que vous restez sur place.

Forfait déplacement à l’étranger Référez-vous au fichier à télécharger pour connaître le barème en vigueur en fonction du pays de destination. Attention, ces frais sont à calculer sur la base du nombre de nuits passées sur place, les

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nuits dans l’avion ne pourront être prises en compte. Merci de nous transmettre une copie de vos cartes d’embarquement et/ou facture d’hôtel attestant de la durée de votre séjour.

Complétez votre note de frais Une fois des frais renseignés, cliquez sur le bouton « valider » en bas du formulaire. Vos frais s’ajouteront au tableau situé en bas de page.

Ajoutez autant de frais que nécessaire pour déclarer l’ensemble de vos dépenses.

Exception faite des frais kilométriques et indemnités grands déplacements pour lesquels vous pourrez sélectionner plusieurs dates sur le calendrier, qui s’affiche en cliquant sur la case des dates, s’il s’agit de frais récurrents.

Modifiez des frais déjà saisis sur une NDF Si vous avez saisi des informations erronées ou que vous voulez apporter une modification sur vos frais déjà saisis, vous pouvez cliquer sur l’icône de la feuille (bleu) correspondant à la ligne de vos frais dans le tableau récapitulatif de votre NDF. La croix (rouge) permet de supprimer la ligne de frais, et la flèche vers le haut (vert) permet de joindre un justificatif numérique.

Notez qu’il sera malgré tout indispensable de nous envoyer par courrier les documents originaux (sauf facture au format électronique).

Une fois tous vos frais saisis, vous pouvez valider la note de frais via le bouton « valider cette note de frais » situé sous le tableau récapitulatif.

Lors de la validation finale de vos frais, une fenêtre peut apparaître pour vous informer des erreurs détectées (champs incomplets ou mal renseignés, frais non-provisionnés, montant autorisé dépassé, absences congés…).

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Ces alertes ne sont pas nécessairement bloquantes, et il vous sera possible de les ignorer en cliquant sur « forcer la validation ». Vous pouvez également cliquer sur « corriger les anomalies » pour revenir sur la note de frais et corriger vos frais.

Une fois validée, si vous avez oublié de renseigner certaines dépenses, merci de bien vouloir contacter la personne responsable du traitement de vos frais pour remettre votre NDF en brouillon afin que vous puissiez y apporter les modifications souhaitées.

Le tableau récapitulatif Sur la page des notes de frais, vous trouverez une ligne correspondant à votre note de frais dans le tableau récapitulatif.

Sur ce tableau, vous pouvez voir votre NDF en état brouillon. Cliquez sur l’icône de la feuille (en vert) pour modifier votre NDF puis la valider, ou cliquez sur la croix (en rouge) pour la supprimer.

Une fois validée Lorsque vous avez validé votre NDF, téléchargez le fichier PDF de votre NDF via l’icône PDF (en rouge) pour pouvoir l’imprimer.

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Signez-le et envoyez-le par courrier au siège, accompagné de vos justificatifs originaux à l’adresse suivante : AD’MISSIONS, 1 Parvis de la Défense – 92044 PARIS LA DEFENSE

Suivit de votre note de frais Vous pourrez suivre l’état d’avancement de vos frais sur votre interface en ligne, dans l’onglet « FRAIS ».

Les états de ma note de frais La note de frais peut avoir plusieurs états. Lorsque vous la validez, elle passe de « brouillon » à « en attente de réception des justificatifs ». Les autres états sont assignés par votre CRH.

Brouillon : état pour lequel vous avez encore la possibilité d’ajouter ou modifier vos frais En attente de réception des justificatifs : nos services sont en attente de réception de vos

documents envoyés par courrier (NDF signée + justificatifs originaux) Réceptionnée (Traitement en cours) : nous avons bien reçu vos frais qui sont en cours de

traitement Validée : vos frais ont été traités et enregistrés par nos services Mise en paiement : vos frais ont été mis au paiement par votre CRH Montant dépassé : les frais traités étant supérieurs à la provision prévue, ils seront donc

soumis à votre CRH pour validation

Pour toutes questions et/ou remarques complémentaires, n’hésitez pas à contacter votre CRH.