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COMPTE-RENDU DE REVUE

DE DIRECTION

Formulaire

} Date de la revue : 16/05/05 } Rdacteur : C. DROUOT

Participants

Emile REYTER ; Philippe VATEL ; Genevive COUSINOU ; Elisabeth KLEIN ; Christine ETIENNE ; Emmanuel JOURNOT ; Murielle JEANTO ; Christophe DE LAVENNE Christelle DROUOT ;

Bilan des actions dcides la revue prcdente

- Point sur la composition du groupe AIO

Action en partie ralise. Emmanuel a commenc un travail didentification, mais M. REYTER souhaite quon attende septembre car le Conseil Rgional envisage de raliser un guide AIO. Il est dcid que la gratuit pour le produit ORFEA sera accorde uniquement aux structures AIO ayant une convention avec INFFOLOR.

- Cot dadhsion INFFOLOR et volution des prestations offertes aux adhrents Action non ralise. Ce point na pas t abord lors du dernier CA. M. REYTER dcide quil sera trait lors dun prochain CA, sachant que la rflexion sur les structures AIO et ORFEA peut influencer ces questions lies ladhsion.

- Actions dfinies suite lenqute ralise auprs des structures AIO, pour

diagnostiquer leurs besoins vis--vis des produits INFFOLOR Il est dcid de faire le point sur leur mise en uvre en terme de planification et daffectation aux fonctions concernes. Certaines pourront tre traites dans le cadre de la revue de processus Gestion des donnes du 17/05/05. 8 5.2.1 (rfrence synthse enqute AIO) : ractualisation du portail INFFOLOR en terme daspect graphique et de partie Extranet rnove. Cette action est en cours de planification, elle rentre dans le cadre de la gestion de projet et de la conception multimdia. 8 5.2.2 : Envoi de mails aux professionnels pour les alerter sur les nouveauts du portail. Il est dcid que ces alertes mail ne concerneront que les cas denrichissement du portail et des sites lis. Genevive informera le ple PAO pour le 1er juin de ces nouvelles modalits. 8 5.3.1 : cration dun guide sectoriel VAE. Aprs clarification, les membres du comit se rendent compte que ce nouveau document fait lobjet de part sa taille et son contenu davantage partie du processus Gestion des donnes que de la Gestion de projet. Le point sera donc trait demain en revue de processus.

Revue n : 4

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8 5.4.1 : rflexion mener sur les retours importants indiquant une non-rception du P@ge (pare feu et anti-spam). En dehors de la mise jour des mails, il serait intressant de vrifier ces questions auprs de 2 rseaux : les Universits et les CIO, et de demander le point de vue de SDV sur ce sujet. Genevive va voir ce point avec Marie-Christine. 8 5.2.2 : meilleure identification par les professionnels des services proposs par le centre de ressources. Genevive demandera Claire de faire une proposition des actions qui pourraient tre engages pour cela. Cette rflexion peut mener lvolution ou la cration de produits ou prestations, comme par exemple : - travailler davantage sur des dossiers documentaires thmatiques, - augmenter la diffusion de la lettre lectronique ACR, - mener une rflexion sur le prt douvrages, - rflchir galement au niveau des actions dinformation, dont certaines lies aux

Multimdia ont remport du succs auprs des participants. - 8 5.7.1 : runions dlocalises dinformation la demandes des clients. Plusieurs de ces actions dinformation ont t ralises, voir PAQ. 8 Rimpression des cartes N Vert (support de communication) : Budget : 1500 TTC, rparti entre les services N Vert, Mtiers dart et VAE. Il est dcid den imprimer 50 000 exemplaires pour la fin juin 2005. 8 Point ressortant de lenqute restant traiter, les difficults joindre le N Vert : il est dcid de faire une fiche de non-conformit pour tudier le problme.

- Action n65 : Amliorer le suivi des versions et des stocks des documents

d'information. Action ralise. Cette action a t intgre dans le cadre de la mise en jour du processus Diffusion mdiatise.

- Action n 66 : Cration d'un Groupe Ecoute clients.

Action ralise. Il est dcid dessayer de planifier une prochaine runion pour fin juin/dbut juillet.

- Modalits dvaluation de la satisfaction clients pour les processus Information

individualise et Conseil individualis. Action en partie ralise. Une rflexion a t mene, avec en parallle des tests de ces modalits dvaluation. Ces modalits dvaluation seront actes dans le cadre de la revue du processus Information individualise du 17/05/05.

Fonctionnement des processus / Conformit des produits

Plusieurs processus ont t actuellement remis jour, entre autre par rapport aux indicateurs : - Action dinformation - Suivi des matriels, logiciels et donnes informatiques - Gestion de projets Tous les autres processus sauf ressources humaines sont en cours de mise jour, aussi en grande partie par rapport aux indicateurs.

Une difficult a t remonte par C. WAGNER et pose de la manires suivante : En vue de la certification du mois de juin, et ayant grer un gros processus, en plus de mon travail habituel, je demande une aide pour pouvoir dlguer certaines tches . En effet, C. DROUOT prcise que ce processus concerne un nombre consquent dactions dinformation et que les donnes traiter sont donc importantes. La direction dcide quelle rencontrera Claire ce sujet.

Bilan des rsultats des audits A part laudit blanc, pour lequel il y a eu une restitution en runion de service (13/12/04), aucun audit interne na t ralis.

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Etat des actions correctives et prventives

- Action n 64 : Optimiser et centraliser les diffrents fichiers clients prsents dans

les diffrents services dINFFOLOR. Action en cours. Une runion a eu lieu le 10/05/05 pour dfinir la structuration du fichier centralis et les modalits dorganisation. Lobjectif est de mettre en place ce fichier pour la fin de lanne.

- Les actions correctives dfinies au sein du processus Suivi des matriels, logiciels et

donnes informatiques ont t toutes mises en uvre, sauf une, celle concernant la cration par Brigitte et Philippe dune demande d'achat pour du matriel de sauvegarde. Une autre solution a t trouve, la fiche de non-conformit doit donc tre mise jour.

- Les fiches de non-conformit lies au processus Gestion financire, comptabilit,

facturation sont traiter. C. DROUOT propose dorganiser une runion avec la direction et le pilote du processus pour effectuer leur traitement.

- La fiche de non-conformit lie lutilisation du formulaire Tche transverse sera traite dans

le cadre de la mise jour du processus Gestion des donnes. Retours dinformations / de rclamations des clients

En dehors des retours clients fournis travers lenqute AIO, des retours positifs ont t recenss pour : - le site Mtiers dart, - le P@ge, - linitiative de la publication de la lettre lectronique ACR , - laction dinformation Journe logiciels , - les conseils individualiss du service Mtiers dart Par contre, plusieurs remarques et rclamations clients ont t identifies et font lobjet dune fiche de non-conformit - P@ge : orthographe - Mise jour du portail INFFOLOR - Longueur des questions (renseignements) poses par le N Vert - Difficults de joindre le N Vert (enqute AIO)

Rsultats des indicateurs - A partir des lments recueillis auprs des diffrents services, il est dcid que la cible de lindicateur Augmentation du nombre d'entreprises et de leurs relais ayant particip aux manifestations et actions d'information raliss en 2005 sera de 47%, lobjectif tant de faire participer 100 entreprises et leurs relais en 2005, au lieu de 68 en 2004.

- Les rsultats de la satisfaction clients pour les Actions dinformation sont ce jour suprieurs 75%. - Les rsultats de la satisfaction clients pour lAction de formation ralise sont galement suprieurs 75%. - Les rsultats des indicateurs des processus Gestion des donnes et Information individualise seront prsents demain en revue de processus.

Changement affectant le systme de management de la qualit

La rduction budgtaire importante du Conseil Rgional risque daffecter latteinte de certains objectifs stratgiques, et plus particulirement ceux concernant les entreprises et le lancement du produit ORFEA.

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Recommandations damlioration - Identification de nouvelles actions mettre en

uvre Plan damlioration A partir du PAQ, le comit fait un point sur la planification et la mise en uvre des actions lies aux objectifs stratgiques : 9 Formaliser le travail collaboratif entre projets travers une stratgie et des outils. Le taux dachvement est 50%. Lavance ralise est surtout : - au niveau dune premire rflexion ralise en 2004 sur les interfaces entre les diffrents

projets - de la mise en place de lespace de travail collaboratif, - de la ralisation de plusieurs actions dinformation en commun avec plusieurs services

(AIO/VAE) Il est dcid dintgrer au sein de lespace de travail collaboratif un dossier qui capitaliserait les power point apportant un contenu li au domaine dexpertise des diffrents projets. Il reste travailler sur laspect formalisation de lorganisation et de la stratgie du travail entre projets. 9 Convenir d'actions concertes avec les relais d'entreprises (les OPCA, les CC, les branches professionnelles, ) Le taux dachvement est 10%. Une runion est programme le 20/05/05 avec une partie de ces relais dentreprises. Suite cette runion, des actions concertes devrait tre dfinies. 9 S'introduire dans les rseaux ANDCP, CJD, GARF, Rien na t dbut pour cette action. Nous allons demander nanmoins le cot dadhsion dINFFOLOR ces rseaux et envisagerons la possibilit ou non (rductions budgtaires de notre financeur) dy adhrer. 9 Dfinir et mettre en uvre une stratgie de communication en direction des entreprises et de leurs relais Une premire bauche du contenu de ce projet, avec des propositions daction est prsente par le chef de projet communication et valide par le comit. Nanmoins, il est propos de : - supprimer une action du projet, celle concernant lorganisation de rencontres sur des thmes

dactualit, puisquelle fait dj partie dun autre objectif, - rajouter dans les cibles les SPL (Systmes Productifs Locaux) et les Associations locales

dentreprises. 9 Refonte du portail INFFOLOR Le taux dachvement est 25%. Le projet a pris du retard. Dautre part, il est dcid dorganiser une runion du GEC pour collecter, en dehors des remarques internes, les attentes de nos clients sur ce produit. Ces lments serviront de donnes dentre de la conception. 9 Lancement d'ORFEA Ce projet rencontre de grosses difficults, les budgets initialement prvus ntant pas pour linstant valids par le Conseil Rgional. La Rgion ne souhaitant pas recruter sur son financement accord pour ORFEA, il reste la possibilit du financement Etat, mais que pour un mi-temps. Vu le contenu du poste recruter (assistance pour lactualisation du produit), celui-ci pourrait tre envisag sous la forme du tltravail. Etant donn la situation actuelle, il a t dcid de positionner Brigitte mi-temps sur le travail de mise jour de la banque de donnes ORFEA, de mise en forme des fiches et de vrification des liens. Dautre part, M. REYTER demande que nous rflchissions comment certaines tches lies ORFEA pourrait tre transfres au niveau de lquipe dINFFOLOR afin de grer au mieux les difficults rencontres. Murielle identifiera ces tches et les proposera la direction.

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Mise disposition de ressources (besoins de ressources supplmentaires)

Dans le cadre du lancement dORFEA, sont donc grer les besoins de nouvelles ressources. (cf. paragraphe prcdent)

Remarques diverses /

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PARTIE CODIR La runion avec les OPCA aura le lieu le 20/05/05 INFFOLOR Metz (objectif stratgique). Lordre du jour abordera les points suivants :

- leurs besoins par rapport au contrat de professionnalisation et au DIF - la VAE prsentation dune partie du DVD - la prsentation dORFEA - la FOAD - les guides sectoriels, mise jour de celui du Transports - une page de brves pour les OPCA dans le magazine - ce quon peut attendre deux en terme de diffusion dinformations sur INFFOLOR.

Compte-rendu de la runion au CRL (Prsentation par Mme DEMONET et Mme BENABENT des objectifs pour la formation et linsertion) :

- Aides linvestissement pour les organismes de formation - Ouverture des stages rgions aux femmes nayant pas dexprience professionnelle - Remboursement pour les bnficiaires du CNASEA des dfraiements des stagiaires

(transport, restauration, hbergement, frais de garde des enfants de 3 ans) - Conventions de rciprocit avec les 3 rgions limitrophes de la Lorraine - Nouveau rglement dintervention dans le cadre des APP : ouverture aux de 26 ans - Formations transfontallires : 30% de la formation ltranger - Ensemble des formations ligibles au FFAIR - PS (promotions sociale) ouverte aux demandeurs demploi - Langues : dispositifs scinds en 2 : formation de base et formation de perfectionnement - VAE : Participation financire laccompagnement - Professionnalisation des formateurs - Prise en charge des formations sanitaires et sociales

Comptence Rgion sur tous les publics, y compris les CLD

Conclusion gnrale sur le systme de management de la qualit Le systme de management de la qualit est construit travers la mise en place des processus. Les principales actions lies aux objectifs stratgiques, lcoute client, au PAQ et aux indicateurs sont mises en oeuvre. Le SMQ est de plus en plus matris.

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ODSI Afin davoir un interlocuteur unique auprs dODSI, il est dcid que Genevive, responsable technique dachat, dlgue le suivi avec ce fournisseur Emmanuel, qui est la personne ayant le plus de contact avec eux. Emmanuel propose que soit ralise en runion de service une dmonstration de lutilisation de LORAGROUP car certaines personnes rencontrent quelques difficults lutiliser. M. REYTER fait part de son sentiment concernant des difficults relationnelles qui se seraient cres entre les sites dINFFOLOR Metz et Nancy. Il est propos :

- que soit engage une meilleure lisibilit de la rpartition des tches entre les diffrents postes de secrtariat et dassistance,

- que soit revue lorganisation des runions de service, en amliorant lappropriation des nouveaux outils (PAQ, ) et en favorisant la mise en valeur des contributions des fonctions transverses aux projets.

Dlgus du personnel Election programme en septembre et lancement des rencontres avec les partenaires sociaux. FSE VAE : pas besoin de refaire une demande de financement FOAD : demandes FSE pour le projet de mise en ligne du rfrentiel de bonnes pratiques Mtiers dart : dossier en cours Manifestation 3R A ce jour : 50 inscrits.