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QuadraDiapo décembre 2012 1/12
QuadraDIAPO
Installation et prise en main (décembre 2012)
Le module QuadraDIAPO, commercialisé depuis le 3 décembre permet au cabinet QuadraExpert de réaliser aisément la présentation dynamique des résultats de ses clients :
• 77 diapositives sont déjà disponibles. Elles sont alimentées en temps réel par le dossier comptable, les immobilisations et la paie.
• Les résultats complets de l'activité du client sont présentés sous forme de tableaux et graphiques : CA, marge, comptabilité analytique, RH, immobilisations, trésorerie, bilans…
• Les diaporamas sont largement personnalisables à partir de modèles pré-paramétrés... Les formats de sortie sont multiples : impression, archivage PDF, Excel, Word, PowerPoint mais surtout :
• Présentation "Plein écran" adaptée à l'utilisation d'un vidéo projecteur,
• Publication du diaporama sur internet permettant au client de le consulter librement ou sur invitation du cabinet comptable qui pilote alors la présentation à distance.
Mettre en œuvre de QuadraDIAPO
MODES DE LANCEMENT DE QUADRADIAPO
• Plusieurs accès à QuadraDiapo sont disponibles :
⇒ Accès via QuadraCompta + module Etats de synthèse + QuadraPlaquettes qui donne la possibilité de faire des plaquettes et des diaporamas. Cet accès permet par ailleurs de découvrir la version démonstration de QuadraDiapo avant d'acquérir la licence d'utilisation.
⇒ Accès via QuadraBureau / Liste clients / QuadraClient. Il s'agit d'une interface "épurée" dédiée à QuadraDiapo (sans possibilité d'utiliser QuadraPlaquettes).
LANCEMENT A PARTIR DE QUADRABUREAU / LISTE CLIENTS / FICHE QUADRACLIENT
• L'entrée dans QuadraDiapo est possible à partir de la messagerie QuadraBureau et de la liste Clients, sur le menu contextuel ouvert par clic droit (avec QuadraBureau en version 3.11.6 et la Liste clients en version 1.34.4).
• Sur la barre d'outils de la fiche QuadraClient, le bouton donne accès à QuadraDiapo (avec QuadraClient en version 1.123.7).
QuadraDiapo décembre 2012 2/12
LANCEMENT A PARTIR DE QUADRACOMPTA
• Lancer le module Etats de synthèse.
• Au menu Plaquettes, choisir QuadraPlaquettes.
MISE A JOUR DE QLANCEUR ET DES PARAMETRAGES
• Quel que soit l'accès choisi, la version du moteur d'installation "QLanceur" est vérifiée et une mise à jour est proposée. Cliquer sur <Oui>.
• La mise à jour de QLanceur puis le chargement de l'application s'enchainent.
• Répondre "Oui" sur le message d'information signalant l'absence des fichiers de paramétrage nécessaires à l'utilisation de QuadraDiapo.
⇒ Le téléchargement se lance.
• En cas de lancement via QuadraPlaquettes, le message d'information (en bas à droite de la fenêtre de travail) signale la disponibilité de nouvelles mises à jour des paramétrages.
⇒ En cas de disparition du message, le bouton de la barre d'état permet lui aussi de demander le téléchargement.
QuadraDiapo décembre 2012 3/12
DECOUVERTE DE QUADRADIAPO AVEC LE DIAPORAMA "DEMONSTRATION"
• En cas d'accès via QuadraCompta + module Etats de synthèse + QuadraPlaquettes, il est possible de découvrir la version démonstration de QuadraDiapo avant d'acquérir la licence d'utilisation.
⇒ Sur l'onglet "Plaquette / Diaporama", cliquer sur le
bouton .
⇒ Sur la fenêtre "Ouvrir Plaquette / Diaporama", cocher "Diaporama" puis double-cliquer sur la ligne "Démonstration".
• Le diaporama "Démonstration" comporte 3 diapositives :
⇒ Le graphique en courbes du CA progressif (N- et N-1),
⇒ Le graphique en barres du CA global (N, N-1 et N-2),
⇒ Une 3ème diapositive intitulée "Nouvelle diapo" permettant d'insérer un objet graphique.
ACQUISITION DE LA LICENCE
• Quel que soit le mode lancement (Quadra Diaporama ou QuadraPlaquettes/ Diaporama), le téléchargement de la licence est proposé.
⇒ Cliquer sur le bouton "Acheter QuadraDiaporama".
Le module QuadraDIAPO est commercialisé sous la forme d'un abonnement annuel de 500,00 euros HT par site.
• La licence s'acquiert par téléchargement après acceptation des conditions de commercialisation.
QuadraDiapo décembre 2012 4/12
• Remarque : le renouvellement de l'abonnement sera automatiquement proposé par mail, 30 jours avant l’échéance annuelle.
Interface utilisateur
L'ESPACE DE TRAVAIL
• La fenêtre de travail comporte 2 menus,
⇒ Le menu "Diaporama" (ou "Plaquette / Diaporama") qui donne accès aux documents clients (dont le modèle a été préalablement défini),
⇒ Le menu "Paramétrage" qui permet de définir les différents modèles de diaporama.
LE RUBAN DES MENUS "PARAMETRAGE "
Groupe Pour
• Créer un nouveau modèle de diaporama
• Revenir en modification d'un modèle existant
• Supprimer un modèle devenu obsolète (ou une sélection de modèles)
• Organiser les documents insérés dans le modèle de diaporama
• Personnaliser les options de présentation du modèle : en-tête et pied de page, styles (police de caractères, couleur, format des graphiques…)
LE RUBAN DES MENUS "D IAPORAMA "
Groupe Pour
• Sélectionner le modèle de diaporama à utiliser
• Rafraîchir le diaporama en fonction du modèle si ce dernier a été modifié
• Accéder à la fiche QuadraClient
QuadraDiapo décembre 2012 5/12
Groupe Pour
• Lancer l'impression, l'archivage ou le mode "Plein écran"
• Associer un commentaire libre à une diapositive
• Modifier les options de présentation fournies par le modèle
• Exclure un document du diaporama
• Afficher les documents inactifs sur l'arborescence (et pouvoir réactiver un document par clic droit)
• Demander la publication du diaporama sur Internet
• Envoyer un mail au client pour l'inviter à se connecter sur internet et consulter le diaporama
• Piloter le diaporama à distance
Paramétrer un modèle de Diaporama
CREER UN NOUVEAU MODELE
• Cliquer sur "Nouveau diaporama.
• Donner un nom et un descriptif significatifs au modèle, en remplaçant les mentions "Nouveau diaporama" et "Description".
• Cocher l'option "Diaporama spécifique au dossier" si la présentation est réaliser uniquement pour le dossier courant. Sinon la présentation sera disponible pour tous les dossiers.
• Au cours du paramétrage, cliquer régulièrement sur pour sauvegarder les modifications apportées.
QuadraDiapo décembre 2012 6/12
CONTENU DU DIAPORAMA
• Les éléments insérables dans le diaporama sont présentés sur l'arborescence de gauche, regroupés par chapitre.
⇒ Pour insérer tous les éléments d'un chapitre, y compris l'intercalaire du titre, double-cliquer sur le nom du chapitre.
⇒ Sinon, ouvrir le menu contextuel disponible sur le nom du chapitre ou encore développer le chapitre et procéder élément par élément.
• Pour faciliter la création du modèle, toutes les diapositives présentent les résultats du client pré-sélectionné avant de procéder au paramétrage du modèle.
• Lorsque les documents sont insérés, il est possible de revoir la présentation et l'organisation du diaporama.
⇒ Le clic droit sur une diapositive permet d'en changer l'intitulé ou d'obtenir un aperçu.
⇒ L'ordre des éléments peut être modifié par "glisser/déplacer" à la souris ou grâce aux boutons du ruban ("Monter le document" / "Descendre le document").
⇒ La suppression d'un document inséré s'effectue avec <Suppr>.
⇒ Sur une diapositive avec graphique, l'aperçu affiche les formats de graphiques disponibles (histogramme, secteurs ou courbes). Remarque : un format grisé n'est pas applicable à la diapositive sélectionnée.
• QuadraDiapo permet aussi d'ajouter des diapositives à la présentation pour y insérer des images aux formats jpeg ou png.
⇒ Cliquer sur le bouton "Ajouter une diapositive vierge" de la barre d’outils. La nouvelle diapo se place en bas de la liste.
⇒ Après l'avoir renommée et placée à l'endroit adéquat, afficher l'aperçu de la diapo pour rechercher l'image à ajouter ou à modifier.
QuadraDiapo décembre 2012 7/12
OPTIONS DE PRESENTATION
Ajout de filigrane
• Dérouler la liste du bouton "Filigrane" pour affecter un filigrane existant ou créer un nouveau filigrane.
⇒ QuadraDiapo gère 3 groupes de filigrane, "Avertissements, "Confidentiel", "Urgent".
• Pour créer un filigrane (ou modifier ou supprimer un filigrane existant), activer le choix "Paramétrage".
• Sur la fenêtre "Filigrane" qui s'affiche, cliquer sur le bouton ("nouveau").
• Nommer le filigrane puis renseigner ses propriétés :
⇒ La mention à afficher,
⇒ Son groupe d'appartenance.
• Cliquer sur le bouton . Le filigrane est inséré sur la liste des filigranes disponibles.
• Remarque : en aperçu des diapositives, le filigrane est présenté à gauche de la diapositive alors qu'à l’impression, à l’archivage ou à la publication il se positionne en diagonale.
Paramétrer le logo du cabinet et le logo du client
• Les logos peuvent être insérés sur l'en-tête et/ou le pied de page des diapositives. Ils sont automatiquement recherchés sur la fiche intervenant du cabinet comptable et sur la fiche client.
⇒ Cliquer sur le bouton "Logo" de la barre d’outils pour vérifier qu'ils ont déjà été définis. Dans ce cas, ils sont affichés.
⇒ Sinon, cliquer sur le bouton pour rechercher le fichier image correspondant.
⇒ La sélection d'un logo (comme sa suppression) dans QuadraDiapo est répercutée dans QuadraClient.
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Créer un en-tête et un pied de page personnalisés
• Dérouler la liste du bouton "Entête et pied de page" pour affecter un format existant ou créer un nouveau format en activant le choix "Paramétrage".
⇒ Sur la fenêtre "Entête et pied de page" qui s'affiche, cliquer sur
le bouton ("nouveau").
• Nommer le format puis se positionner dans chacun des 6 espaces disponibles (à gauche, au centre et à droite pour l'en-tête comme pour le pied de page). Il est possible :
⇒ de taper librement le texte à mentionner,
⇒ d'insérer des éléments pré paramétrés en cliquant sur les icônes correspondantes (Raison sociale du client, son logo, logo du cabinet, n° de page…).
• Cliquer sur le bouton pour sauvegarder le format puis enregistrer le diaporama.
• Le format est inséré sur la liste des formats disponibles. Créer un style
• Le "style" du diaporama renvoie à la police de caractère et aux codes couleurs des diapositives. QuadraDiapo est livré avec 4 styles "par défaut". L'utilisateur peut par ailleurs définir ses propres styles.
• Cliquer sur le bouton "Style" pour appliquer un style existant ou créer un nouveau style en activant le choix "Paramétrage".
• Sur la fenêtre "Style" qui s'affiche, cliquer sur le bouton
("nouveau").
⇒ Nommer le style,
⇒ Puis sélectionner les couleurs et les polices de caractères souhaitées pour les titres, les commentaires, les tableaux…
• Cliquer sur le bouton pour sauvegarder le style puis enregistrer le diaporama. Le nouveau style est inséré sur la liste des styles disponibles.
Produire un diaporama client
• Les diapositives sont directement alimentées par :
⇒ Le dossier comptable (aussi bien dans les écritures que dans les comptes),
⇒ les immobilisations,
⇒ Le dossier QuadraPaie.
Quand un montant est modifié dans la comptabilité, les immobilisations, la paie, les diapositives sont mises à jour automatiquement.
QuadraDiapo décembre 2012 9/12
• Lors de la production du diaporama client, il est possible de :
⇒ Revenir sur la mise en page du modèle (entête/pied de page, filigrane, style, logos, format des graphiques...)
⇒ Saisir des commentaires,
⇒ Suivre le chemin de révision des cellules calculées,
⇒ Exporter des diapos en format Excel, Word, PDF,
⇒ Imprimer, archiver le diaporama,
⇒ Afficher le diaporama en mode "plein écran" (avec un vidéo projecteur par exemple)
⇒ Publier le diaporama sur internet durant 5 jours, pour le mettre à la libre disposition du client (en activant éventuellement le mode "Pilotage à distance").
SELECTIONNER LE MODELE DE DIAPORAMA
• Au menu "Diaporama", cliquer sur .
⇒ Sélectionner le modèle sur la fenêtre "Ouvrir un diaporama".
⇒ La liste des diaporamas peut être triée sur chacune des colonnes.
MODIFIER LES OPTIONS DU MODELE POUR LE DIAPORAMA EN COURS
Revoir la présentation du diaporama
• Tous les boutons du groupe "Mise en page" permettent de revenir sur les choix effectués lors du paramétrage du modèle. Les modifications éventuelles sont sans incidence sur le modèle.
Exclure une diapositive du diaporama
• L'opération s'effectue après avoir pointé la diapositive sur l'arborescence des documents,
⇒ avec le bouton de la barre d’outils,
⇒ sur le menu contextuel affiché par clic droit,
⇒ ou encore à l'aide du bouton <Suppr>.
• Si le bouton est actif, le nom des documents inactifs est affiché grisé et en italique sur l'arborescence. Il est possible alors de réactiver un document sur le menu affiché par clic droit.
AJOUTER UN COMMENTAIRE SUR UNE DIAPOSITIVE
• L'opération s'effectue après avoir pointé la diapositive :
⇒ avec le bouton correspondant de la barre d’outils,
⇒ ou directement sur le volet "Options" affiché à droite.
• A l'affichage du diaporama, le commentaire est positionné sous le titre.
QuadraDiapo décembre 2012 10/12
SUIVRE LE CHEMIN DE REVISION
• A l'aperçu d'une diapositive, les cellules d'un tableau calculées à partir des écritures sont signalées par un triangle bleu.
⇒ Cliquer sur le triangle bleu pour obtenir le détail des comptes (le pointeur de la souris prend la forme d'une main à l'index levé).
⇒ Le double clic sur un compte ouvre l'écran de révision du compte dans QuadraCompta (qui donne lui-même accès à la saisie standard des écritures).
⇒ La modification éventuelle des écritures est immédiatement répercutée sur le diaporama.
• Sur la fenêtre "Détail", le bouton permet de distinguer par couleur les différentes classes et sous-classes de comptes.
EXPORTER UNE DIAPOSITIVE VERS EXCEL, WORD OU DANS UN FICHIER PDF
• A l'aperçu d'une diapositive, dérouler le bouton "Export" pour choisir l'un des 3 formats disponibles.
⇒ A noter qu'à la différence des graphiques qui ne sont pas modifiables dans l'application de destination, les tableaux envoyés vers Excel ou Word peuvent être modifiés.
IMPRIMER, ARCHIVER LE DIAPORAMA
• Les boutons "Imprimer tout" et "Archiver" permettent d’imprimer et/ou d'archiver l'ensemble de la présentation.
⇒ L'archive est disponible au pdf, excel, word, power point)
⇒ Elle est visible aux chapitres Comptabilité et Archives (sous chapitre "Archives compta", code nature W001).
• Il est possible aussi d'imprimer la diapositive en cours avec le bouton correspondant.
QuadraDiapo décembre 2012 11/12
ACTIVER LE MODE PLEIN ECRAN
• Le mode "Plein écran" est particulièrement utile pour faire une présentation avec un vidéo projecteur. Il s'active avec
le bouton de la barre d’outils ou la touche <F6>.
⇒ Pour faire défiler les pages de la présentation, utiliser les touches <Flèche droite> ou <Flèche gauche>.
⇒ Pour lancer le mode "Plein écran" sur la diapositive courante, taper <Maj+F6>.
⇒ Pour sortir du mode Plein écran, taper <Echap>.
• Le mode "Plein écran" permet par ailleurs :
⇒ d'ouvrir l'espace "Commentaire" en cliquant sur la dernière ligne de l'écran pour modifier un commentaire existant ou en ajouter un.
⇒ D'accéder au détail des comptes sur les cellules d'un tableau marquées d'un triangle bleu.
PUBLIER LE DIAPORAMA SUR LE WEB
Avant-propos : QuadraDiapo inclut la mise à disposition d'un espace de publication internet situé sur un serveur Quadratus, sur lequel les clients autorisés peuvent se connecter pour visualiser le diaporama publié par le cabinet.
• Cliquer sur le bouton " .
⇒ La partie haute de la fenêtre "Publication Web" précise les conditions de la publication.
⇒ La liste des diapositives est rappelée dans la partie médiane.
• Cliquer sur "Publier". Les étapes du traitement s'affichent à l'écran.
⇒ La fin de l'opération est signalée sur la fenêtre "Publication terminée".
• Il est possible alors d'enchaîner les actions "Inviter mon client" et "Lancer le diaporama", également accessibles à tout moment par les boutons de la barre d'outils (Cf. page suivante).
• Il est par ailleurs possible à tout moment de dépublier le diaporama avant le délai de 5 jours. L'opération est à confirmer.
QuadraDiapo décembre 2012 12/12
Inviter le client
• L'invitation du client s'effectue par mail. La fenêtre qui s’ouvre permet de renseigner les adresses des destinataires de l'invitation.
⇒ Elles peuvent être saisies ou sélectionnées parmi les adresses
enregistrées sur la fiche QuadraClient (bouton ).
• Le mail contient le lien vers le site internet ainsi que le mot de passe pour rejoindre la présentation.
• Tant que le cabinet comptable ne "lance" pas le diaporama, le client qui se connecte au site internet pour visualiser la présentation, peut librement faire défiler les diapositives.
⇒ Rappel : le client dispose d'un délai de 5 jours à compter de la publication.
Lancer le diaporama
• Le lancement du diaporama par le cabinet comptable lui permet simultanément de se connecter au site internet et d'activer le mode "Pilotage à distance" du diaporama.
• Dans ce contexte, le collaborateur a la main sur le défilement des diapositives qu'il peut commenter oralement si la présentation se déroule pendant une conversation téléphonique.
⇒ Le nombre de personnes connectées à la présentation est affiché.
• Le client qui se connecte au site (ou est déjà connecté) reçoit alors un message lui demandant s'il veut rejoindre la présentation en cours.
⇒ Si oui, le client perd la maîtrise du défilement des diapositives.
⇒ Il peut toutefois quitter la présentation à tout moment pour revenir à une consultation libre du diaporama.
