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Séminaire Comment créer des documents accessibles avec Microsoft Office Word 2007 Réaliser des documents lisibles par tous Mardi 10 juin 2008 Sylvie Duchateau, Association BrailleNet Dominique Burger, INSERM, Association BrailleNet Jérôme Adam, Easylife conseil, « Osez simplifier la vie » Philippe Beraud, Microsoft France

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SéminaireComment créer des documents

accessibles avec Microsoft Office Word 2007Réaliser des documents lisibles par tous

Mardi 10 juin 2008

Sylvie Duchateau, Association BrailleNetDominique Burger, INSERM, Association BrailleNetJérôme Adam, Easylife conseil, « Osez simplifier la vie »Philippe Beraud, Microsoft France

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Bienvenue à toutes et à tous

A cette 3ième session du séminaireDéroulé de notre journée

Accueil9h30 – 11h00Pause et démonstrations11h15-12h30Pause Déjeuner et démonstrations14h00-15h30Pause et démonstrations15h45 – 17h30Conclusion

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Pourquoi ce séminaire

L'accessibilité numérique est une nécessité Des plateformes de consultation de plus en plus diverses

Le contenu d’un même document électronique sert à de multiples usages

De plus en plus de personnes concernéesUn instrument de lutte contre l'exclusion des personnes handicapées et des personnes âgées

De nombreuses mesures simples permettent de faciliter le quotidien de ces personnesUn document électronique pourra être consulté par tous

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Pourquoi ce séminaire

L'accessibilité numérique est une nécessitéElle garantit non seulement un accès égal à tous mais contribue également à la qualité, l’ergonomie et à la facilité d’utilisationCf. Livre-blanc « L’accessibilité de quoi s’agit-il ? »

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=b7864e09-be31-49d4-a608-9907d72e8720&displaylang=fr

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Pourquoi ce séminaire

L'accessibilité numérique est une obligation 2002 : Résolution du Parlement Européen sur l’accessibilité des sites Web publics et de leurs contenus (EP resolution 2002-0325) 2005 : Loi votée par le parlement français le 11 février 2005 – Article 47 2007 : Adoption par les Nations Unies de la Convention relative aux Droits des Personnes Handicapées le 13 décembre 2006 - signée par 118 pays (par la France en mars 2007)

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Pourquoi Microsoft Office Word 2007

Le traitement de texte est le premier outil de création de documents électroniques

Tout le monde (ou presque) utilise un traitement de texte C'est le premier outil dans la chaîne éditoriale

Microsoft Office Word est un des traitements de texte les plus utilisés au monde

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Pourquoi Microsoft Office Word 2007

Plusieurs versions depuis 1989Microsoft Office Word 2007 offre une prise en compte accrue de l’accessibilitéLes principes abordés dans cette formation restent valables pour les versions précédentes

Guide en ligne « Créer un document accessible avec Word 2003 »

http://www.braillenet.org/guides/msword2003/

Formation en ligne « Créer un document accessible »

http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC063800961033

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Objectifs du séminaire

Appréhender les points fondamentauxMieux comprendre ce qu'est un document accessible Observer l'impact et l'intérêt de l'accessibilité sur des exemples Apprendre à créer un document accessible avec Microsoft Office Word 2007Etre capable de vérifier ses productionsSavoir évaluer l'accessibilité d'un document

Disposer des ressources nécessaires pour aller plus loin

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Nouveautés de Microsoft Office Word 2007

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L’interface de Word en 1989

Word ne comptait que 100 fonctionnalités

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Nouvelle interface

demo

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Éléments de la nouvelle interface

Ruban contextuel à la

place des menus

déroulants

Barre flottante

Prévisualisation du résultat avant

clic

Bouton Office pour accéder aux

fonctionnalités les plus

courantesAmélioration de l’aide

Barre de menu personnalisable

Zoom

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Ruban OfficeLe contenu du ruban varie en fonction de la tâche effectuée et présente les commandes le plus à même d‘être utilisées pour cette tâche1. Onglet : une zone d’activité2. Groupe : jeux de commandes connexes pour un

type de tâche3. Commandes

13

2

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Raccourcis Clavier

Touches accélératrices pour le rubanDes raccourcis pour chaque bouton du ruban Des raccourcis qui nécessitent souvent moins de touchesActivées via la touche ALT et visibles via des badges

Egalement disponibles dans une aide technique par le biais de la technologie Microsoft Active Accessibility (MSAA)

Ex. ALT + F + I pour afficher les options de Word 2007

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Raccourcis Clavier

Et les anciens raccourcis via la touche ALT ?Toujours utilisables, mais comme les anciens menus ne sont pas disponibles, aucune indication ne s'affichera à l'écran pour rappeler sur quelles lettres appuyer

Nécessité de connaître toutes les touches de chaque raccourci pour pouvoir les utiliserUn message invite à continuer la séquence pour la touche d'accès rapide Office 2003 ou à appuyer sur la touche ECHAP

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Raccourcis Clavier

Via la touche CTRL indépendamment du ruban

Restent inchangés par rapport aux versions précédentes de Word Ex. CTRL+C pour Copier ou CTRL+ALT+1 pour Titre 1

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Raccourcis ClavierDéplacement au sein du ruban

Les touches DROITE et GAUCHE permettent d'accéder aux onglets adjacentsLa touche HAUT permet d’activer la barre d'outils Accès rapideLa touche BAS permet d'accéder à l'onglet actif afin de se déplacer ensuite à l'aide des autres touches de directionLa touche TAB permet de passer d'une commande à l'autre au sein d'un groupe, avant de passer au groupe suivant

Activer différent élémentsLa touche F6 permet d’activer successivement le document ouvert, les volets Office ouverts, la barre d'état en bas de la fenêtre et le ruban

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Raccourcis Clavier

Pour aller plus loin« Raccourcis Clavier du système Office 2007 »

http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC101562731036

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Evolution des formats Office

Formats binaires

Open XML

Office 97Formats de fichiers binaires conçus en 1994

Office 2000InnovationPropriétés

de document XML

Office XPPremier format XML pour Excel

Office 2003Prise en charge

de XML

Office 2007

Formats Office Open XML

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Evolution des formats Office

Microsoft Office Word 2007Nouveau format de fichier Office Open XML par défaut

Nouvelles extensions de fichier.docx pour un document Word 2007.dotx pour un modèle Word 2007

Lecture/Enregistrement des anciens formats (binaires)

Versions précédentes d’OfficeLecture/Enregistrement du nouveau format avec le Pack de compatibilité

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Compatibilité avec les anciens formats binaires

Pack de compatibilitéConversion de fichiers au cas par casPour Microsoft Office XP et 2003

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=941b3470-3ae9-4aee-8f43-c6bb74cd1466&displaylang=fr

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Compatibilité avec les anciens formats binaires

Mode de compatibilitéEdition et sauvegarde des fichiers dans l’ancien format binaireFonctionnalités d’Office 2007 désactivées

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En guise de préambule

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Comment les personnes handicapées lisent des documents électroniques : démonstration d'une aide technique

demo

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Donner une alternative aux éléments non textuels

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Donner une alternative aux éléments non textuels

ObjectifsDonner une alternative aux éléments non textuels…

Photos, diagrammes, cartes, graphiques (SmartArt), dessins, etc.

…en utilisant correctement les texte de remplacement et légende

Le texte de remplacement décrit au mieux le contenu de l’élément non textuel lorsque celui-ci ne peut être affiché ou perçuLa légende permet de référencer l’élément non textuel dans le contexteLa légende doit être placée en dessous de l’élément de façon à pouvoir être conservée lors de la publication au format DAISY XML

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Donner une alternative aux éléments non textuels

ProcédureDonner un texte de remplacement de la fonction de l‘élément non textuel dans le contexte où il se trouve

Onglet « Texte de remplacement » de la boîte de dialogue « Taille » / « Format de la forme automatique »Pas disponible pour les graphiques et les formules mathématiques

Compléter l’élément non textuel par une légende

Groupe « Légendes » de l’onglet « Références »

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Donner une alternative aux éléments non textuels

Nouveauté de Microsoft Office Word 2007Groupe « Illustrations » de l’onglet « Insertion »Outils Graphiques SmartArt

Listes, processus, cycle, hiérarchie, etc.

Intégration des graphiques via Microsoft Office Excel 2007

Histogrammes, courbes, secteurs, etc.

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Donner une alternative aux éléments non textuels

EvaluationVérification depuis l’onglet « Texte de remplacement »Conversion en HTML et vérification de la présence de l’attribut ALTVérification avec un logiciel de lecture d’écran

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Bons et mauvais exemples

demo

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Donner une alternative aux éléments non textuels

AvantagesContenu de ces illustrations accessibles pour ceux qui n'ont pas accès à l'écran Alternatives textuelles et légendes conservées lors de conversions dans d'autres formats

Ex. cas de l’attribut ALT en HTML

Meilleure gestion des illustrationsNavigation vers une illustrationConstitution d’une table des illustrations

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Bien structurer un document

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Bien structurer un document

ObjectifsStructurer le documentCréer des listes, ou des listes numérotées Insérer des notes

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Bien structurer un document

ProcédureUtiliser correctement les paragraphes

« Ce qui est compris entre deux retours chariot »Utilisation des commandes du groupe « Paragraphe » de l’onglet « Accueil »

Contrôle de l’alignement, de la justification, du positionnement, de l’interligne, de l’espacement entre paragraphes, etc.

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Bien structurer un document

ProcédureHiérarchiser le texte à l'aide de titres

Utiliser les fonctions appropriées uniquement pour structurer le texte

Groupe « Style » de l’onglet « Accueil »Mode plan

Respecter la hiérarchie sans sauter de niveau de titre

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Bien structurer un document

ProcédureUtiliser les listes numérotées ou non

Commandes « Puces » ou « Numérotation » du groupe « Paragraphe » de l’onglet « Accueil »

Commandes de retrait pour la gestion des sous-listes

Procédure au clavier pour une gestion automatique des listes

Taper * ou 1 puis ESPACE ou TAB

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Bien structurer un document

ProcédureUtiliser les notes (bas de page et fin)

Deux parties liées : marque d’appel et le texte de la note correspondanteGroupe « Notes de bas de page » de l’onglet « Références »

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Bien structurer un document

A éviterStructuration logique du document par des fonctions de mise en forme du texte Gestion de la mise en page par des espaces ou des retours à la ligne Création de listes avec des tirets ou symboles spéciaux

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Bien structurer un document

ÉvaluationAffichage des marques de paragraphesMode plan Vérification de la nature des listes (en plaçant le curseur sur un élément pour vérifier si l'icône correspondante est activée) Navigation dans les notes et retour dans le texteUtilisation d’un logiciel de lecture d'écran

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Bons et mauvais exemples

Avec en fil conducteur un exemple d'un document inaccessible Référence Web : http://www.sante.gouv.fr/htm/dossiers/telephon_mobil/rapport_zmirou.htm

demo

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Bien structurer un document

AvantagesNavigation facilitéeFacilité de gestion et de modification de la présentation graphiqueConservation de la structure lorsque le document est exporté dans d'autres formats

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PAUSE 15 minutesReprise à 11h15

Des matériels vous sont présentés à l'occasion des pauses de cette journée

http://www.ceciaa.com/

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Utiliser les tableaux à bon escient

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Utiliser les tableaux à bon escient

ObjectifsDéterminer si un tableau est nécessaire Penser un tableau pour qu'il soit accessible

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Utiliser les tableaux à bon escient

Pertinence d’un tableauDonnées formatées ?A deux dimensions ? Volume de données ?

Tableau accessiblePerception/existence d’une description générale

Ex. Titre du tableau

Uniformité ou non du tableauCapacité à identifier chaque cellule et sa signification dans le contexte

Ex. Fusion de cellules

Plusieurs tableaux simples plutôt qu’un tableau complexe

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Utiliser les tableaux à bon escient

ProcédureUtiliser la fonction « Insérer un tableau » du groupe « Tableaux » de l’onglet « Insertion » Créer un tableau uniforme de préférenceDonner un titre aux lignes et aux colonnes Empêcher les coupures de ligne Utiliser les fonctions de formatage proposées Insérer une légende de tableau

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Bons et mauvais exemples

demo

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Utiliser les tableaux à bon escient

A éviterNe pas utiliser les tableaux pour mettre le texte en forme, en particulier créer des colonnes Ne pas inclure d’illustrations au sein de tableauNe pas imbriquer les tableaux, et à un degré moindre fusionner les cellules Ne pas couper les lignes Ne pas inclure de cellule vide Pas de lignes blanches ou d’espaces à des fins de formatage

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Utiliser les tableaux à bon escient

A retenirFormater des données Donner des en-têtes de colonnes et de lignes explicites Une cellule contient une information !Préciser une légende

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Utiliser les tableaux à bon escient

AvantagesPlus clairs pour tous les utilisateurs Meilleure exploitation par une aide technique Meilleure identification du contenu d'un tableauMeilleure gestion des tableaux

Navigation vers un tableauConstitution d’une table des illustrations (tableaux)

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Un premier point avant la pause

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PAUSE DéjeunerReprise à 14h00

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Créer des formulaires accessibles

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Créer des formulaires accessibles

ObjectifsCréer des formulaires compréhensibles par tous

Libellé associé aux champs du formulaireRegroupement logique des champs

Faire en sorte qu'une aide sur les champs de formulaire soit disponible

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Créer des formulaires accessibles

Nouveautés de Microsoft Office Word 2007Contrôles de formulaires

Egalement appelés Contrôles de contenu

Formulaires hérités…des anciennes versions de Word

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Créer des formulaires accessibles

ProcédureCréer un formulaire hérité

Groupe « Contrôles » de l'onglet « Développeur » Activer le mode création Créer une zone de texte Créer une liste déroulanteCréer une case à cocher Rendre accessible l’objet créé

Rendre le champ éditable Décrire le champDéfinir un ordre de tabulation pour le champ

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Créer des formulaires accessibles

EvaluationÉvaluer en regardant le formulaire Avec le logiciel de lecture d’écran

Mode création désactivé, affichage normal ou impression

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Bons et mauvais exemples

demo

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Créer des formulaires accessibles

AvantagesEnregistrement des données des formulaires dans une base Accès au formulaire pour la lecture et l'écriture pour une personne ayant un handicap Remplir un formulaire sans trop de manipulations

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Créer des formulaires accessibles

Aller plus loin avec les contrôles de contenuTout ce qui a été dit avant s’applique iciPermettent une séparation claire entre les données et la présentation

Les données sont stockées sous forme de parties XML personnalisées au sein du documentLes données peuvent être facilement injectées dans le contenu électronique ou extraites du document

Intégration aisée avec des processus métier « Word 2007 Content Control Toolkit »

http://www.codeplex.com/dbe

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Créer des formulaires accessibles

Aller plus loin avec les contrôles de contenuS’appliquent à des formulaires ainsi qu’à tout autre type de document

Permettent la définition de composants QuickPart au sein d’un modèle

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Aller plus loin avec les contrôles de contenu

demo

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Donner des informations supplémentaires

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Définir les propriétés d'un document

ObjectifsSpécifier les langues utilisées dans le documentDéfinir des métadonnées pour mieux indexer le document

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Définir les propriétés d'un document

ProcédureGérer les langues

Activer les langues d'édition Définir la langue principale d'édition Définir une langue spécifique pour une portion de texte

Renseigner les propriétésInsérer l'auteur, le titre, les mots clés, etc.

Support de l’ensemble des éléments de métadonnées DublinCore ISO 15836:2003

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Définir les propriétés d'un document

EvaluationLire la barre d'état pour la langueConsulter les propriétés du document ouvert ou les vérifier une fois le document ferméUtilisation d’un logiciel de lecture d'écran

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Définir les propriétés d'un document

AvantagesMicrosoft Office Word 2007 insère automatiquement lors de la frappe la langue du texte appropriée Correction orthographique et grammaticale améliorée Lors de la lecture avec synthèse multilingue, changement de voix automatique Exportation des informations dans d'autres formats Meilleure indexation des documents

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PAUSE 15 minutesReprise à 15h45

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Utiliser une présentation appropriée

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Utiliser une présentation appropriée

ObjectifsPermettre à l'utilisateur de donner au document l'aspect qui lui convient le mieux

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Utiliser une présentation appropriéeNouveautés de Microsoft Office Word 2007

Notion de thèmeEnsemble de choix de mise en forme

Ensemble de couleurs de thèmeEnsemble de polices de thèmes (polices d’en-têtes et de corps de texte)Ensemble d’effets de thème (lignes et effets de remplissage)

Notion de styleStyle de paragraphe vs. style de caractèresCouleur et police (type, taille, soulignement, effets, espacement)Alignement, justification, interligne, espacement, etc.

Notion de jeu de stylesEnsemble de styles (rapides) adaptés

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Utiliser une présentation appropriée

ProcédureCréer ou adapter les styles nécessaires

Ex. Style encadré

Créer un nouveau jeu de stylesAppliquer un thème à un documentPersonnaliser une couleur de thèmePersonnaliser une police de thème

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Utiliser une présentation appropriée

ProcédureRépartir le texte en plusieurs colonnes

Utiliser les commandes « Colonnes » du groupe « Mise en page » de l’onglet « Mise en page »

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Utiliser une présentation appropriée

EvaluationVérification de l’ordre de lecture

Sélection du contenu du document et copie dans un éditeur de texte simple comme le Bloc-notes Utilisation d’un logiciel de lecture d’écran

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Utiliser une présentation appropriée

A retenirAu travers du choix d’un thème et des styles définis en conséquence

Utiliser des couleurs bien contrastéesUtiliser des polices lisibles et clairement dessinées

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Utiliser une présentation appropriée

A éviterUtiliser la couleur seule pour donner ou faire ressortir une informationUtiliser la mise en majuscule pour souligner un passage ou mettre en évidence un titreCréation de colonnes à l'aide de tableaux ou de tabulations

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Publier le document Word dans d'autres formats

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Nouveau format Office Open XML

Format ouvert, standard international ECMA-376 et désormais norme ISO IS 29500:2008

Offre un très bon niveau d’accessibilité si l’on en croit le rapport publié sur OpenXMLDeveloper.org et élaboré avec la communauté des développeursQuelques autres bénéfices notables

Permet de réduire de façon sensible la taille des documentsContribue à réduire les risques d’altération des documents électroniques et améliore leur potentiel de récupérationAide à rendre les documents plus sûrsPrend en charge de nouvelles fonctionnalités comme les thèmes, les outils graphiques SmartArt, les contrôles de contenu, les composants QuickArt, les équations mathématiques, etc.

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Format UOF

Convertir vers d’autres

Microsoft Office 2007

Format Open XML

Format binaire

97-2003

Microsoft Office 2000,

XP, 2003

Format ODF

Open Office, Star

Office, Word

Perfect

Format DAISY XML

Pipeline DAISY

Format PDF

Adobe Acrobat

Format XPS

Format HTML

Pack de compatibilit

é

Mode de compatibilit

é

Traducteurs

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Convertir vers d'autres formats

ObjectifsUtiliser Word 2007 pour convertir les documents Open XML dans d'autres formats tels que HTML, PDF, XPS, DAISY XML

Limites de la conversionContraintes aux caractéristiques des différents formats

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Convertir en HTMLProcédure

Conversion nativeDepuis le bouton Office, « Enregistrer sous », « Autres formats »

LimitesConservation des alternatives aux illustrations, des liens/signets, de la structure, de la langue Retravailler les tableaux et les formulaires

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Publier en PDFGénéralités

Trois vuesVue physiqueArbre des balises PDFVue de contenu

ProcédureSuppose l’installation préalable d’un complément Office

« Complément de Microsoft Office 2007 : Enregistrement en PDF ou XPS dans Microsoft »

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=fr&FamilyID=4d951911-3e7e-4ae6-b059-a2e79ed87041

Depuis le bouton Office, « Enregistrer sous », « PDF ou XPS »

Publication en PDF/A

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Publier en PDFLimites

Restitution des liens et signets Effectuer avec Adobe Acrobat des rajouts pour les alternatives aux images, les tableaux, les formulaires et les changements de langue.

ÉvaluationUtilisation d’un logiciel de lecture d'écran

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Publier en XPSXML Paper Specification

En cours de standardisation à l’Ecma Internationalhttp://www.ecma-international.org/memento/TC46.htm

ProcédureSuppose l’installation préalable d’un complément Office

« Complément de Microsoft Office 2007 : Enregistrement en PDF ou XPS dans Microsoft »

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=fr&FamilyID=4d951911-3e7e-4ae6-b059-a2e79ed87041

Depuis le bouton Office, « Enregistrer sous », « PDF ou XPS »Visualiser le résultat

«  Microsoft XML Paper Specification Essentials Pack »

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=fr&FamilyID=b8dcffdd-e3a5-44cc-8021-7649fd37ffee

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Convertir vers d'autres formatsPublier en DAISY XML

Film DAISY rend la lecture plus facileDigital Accessible Information System

Norme NISO (National Information Standards Organization) Z39.86

http://www.daisy.org/z3986/

Application pour l’édition adaptée Exemple du serveur Hélène

http://www.serveur-helene.org/Mis en place en 2001 par l’association BrailleNet pour répondre aux besoins des transcripteurs-producteurs d'ouvrages adaptés aux personnes déficientes visuelles

Réservoir sécurisé de textes numérisés, dont la plupart sont fournis par les éditeurs dans le cadre de contrats spécifiques avec BrailleNet

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Convertir vers d'autres formatsPublier en DAISY XML

Application pour l’édition adaptée

Microsoft Office 2007

Format Open XML

Format DAISY XML

Pipeline DAISY

Traducteur

BrailleStar/

Duxbury Braille

pour impression

Format HTML

conforme WCAG

eLivre / IRIS

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Publier en DAISY XML Procédure

Suppose l’installation préalable du traducteur « Open XML to DAISY XML Translator »

http://sourceforge.net/projects/openxml-daisyIntégré comme complément (Add-in) à Word ou autonome sous forme de convertisseur BatchDisponible également pour Word 2003 ou Word XP (avec le pack de compatibilité Open XML)

Assure la conversion au format « DTBook » (XML) compatible avec les spécifications DAISY

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Publier en DAISY XMLAvantages attendus

Aujourd’hui, seulement 5% du contenu disponible a été converti en formats accessibles

Avec le nombre d’utilisateurs de Word aujourd’hui et la quantité de contenu qu’ils génèrent, la disponibilité de contenus accessibles va augmenter de façon considérable

Aujourd’hui, la création de fichiers DAISY peut être le résultat d’un processus quelque peu complexe

Grâce à une intégration directe dans Word, la création devient familière, simple et peu coûteuse

Un exemple réel du véritable objectif des standards

Eliminer les barrières d’usage quelle que soit leur origineFaciliter l’interopérabilité entre les standards

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Convertir vers d'autres formats

Autres formats de publicationCe que nous n’abordons pas dans le cadre de la formation

Traducteur vers/depuis le format ODF (Open Document Format)

« Open XML/ODF Translator Add-in for Office »http://sourceforge.net/projects/odf-converter

Traducteur vers/depuis le format UOF (Chinese Uniform Office Format)

« UOF Add-in for Microsoft Word »http://sourceforge.net/projects/uof-translator/

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Publication du coupon d’invitation du séminaire

demo

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Convertir vers d'autres formats

Résumé de la conversion/publication en d’autres formats

Des documents bien structurés permettent une meilleure conversion dans d'autres formats Néanmoins quelques limites et ajustements sont nécessaires

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demo

Stream

Iris

Easy Reader

Vibe Microsoft

Office 2007

Format DAISY XML

Appareil Braille

HTML

DAISY Audio

Synthétiseur en différentes

langues

Synthèse de

parole

Mémoire Flash

CD-ROM

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Le document montré au début de la journée a été rendu accessible

Exemple rendu accessible

demo

Même aspect visuelAjout des éléments appropriés pour le rendre accessibleDémonstration des résultats

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En guise de conclusion de ce séminaire

Pourquoi faire un document accessible ?Lire quelle que soit l'interfaceAccéder à toutes les fonctionnalités du document électronique Dissocier la structure du contenu Permettre une plus grande personnalisation du document Faciliter la navigation, l'indexation Faciliter l'exportation et la conversion du document

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Tous nos remerciements à la société pour les matériels présentés et les démonstrations associées à l'occasion de ce séminaire

http://www.ceciaa.com/

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Pour aller plus loinSite Association BrailleNet

http://www.braillenet.org/

Site Consortium DAISYhttp://www.daisy.org/

Site Microsoft France Accessibilitéhttp://www.microsoft.com/france/accessibilite/

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