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SUIVI ET EVALUATION
Recruter du personnel de SampE
Directives et outils pour trouver et recruter de bons candidats pour le suivi et lrsquoeacutevaluation
De Clara Hagens
avec lrsquoappui de
Guy Sharrock
Depuis 1943 Catholic Relief Services (CRS) a le privilegravege de servir les pauvres et les personnes deacutefavoriseacutees dans le monde Sans distinction de race de religion ou de nationaliteacute CRS apporte une assistance drsquourgence agrave la suite de catastrophes naturelles ou causeacutees par lrsquohomme Par le biais de projets de deacuteveloppement dans des domaines de lrsquoeacuteducation la paix et la justice lrsquoagriculture la microfinance la santeacute et le VIHSida CRS travaille agrave faire respecter la digniteacute humaine et agrave promouvoir une meilleure qualiteacute de vie CRS travaille aussi aux Eacutetats-Unis pour mieux faire connaicirctre aux catholiques et autres personnes inteacuteresseacutees les problegravemes de paix et de justice internationales afin qursquoils agissent en ce sens Ses programmes et ses ressources reacutepondent agrave lrsquoappel des eacutevecircques des Eacutetats-Unis qui demandent de vivre dans la solidariteacute comme une seule famille humaine par delagrave les frontiegraveres les oceacuteans et les diffeacuterences de langues de cultures et de conditions eacuteconomiques
Par des initiatives mondiales et des programmes au niveau des communauteacutes la Croix Rouge Ameacutericaine aide les personnes vulneacuterables partout dans le monde agrave preacutevenir les catastrophes les urgences humanitaires complexes et les conditions sanitaires dangereuses agrave srsquoy preacuteparer et agrave y reacutepondre En se concentrant sur la santeacute au niveau mondial la preacuteparation et la reacuteaction aux catastrophes la restauration des liens familiaux et la disseacutemination de la loi humanitaire internationale la Croix Rouge Ameacutericaine offre une assistance humanitaire rapide efficace et de grande ampleur aux personnes dans le besoin Pour reacutealiser ses buts la Croix Rouge Ameacutericaine travaille avec ses partenaires dans le mouvement international de la Croix Rouge et du Croissant Rouge et avec drsquoautres organisations internationales drsquoassistance et de deacuteveloppement pour deacutevelopper les capaciteacutes locales mobiliser et habiliter les communauteacutes et eacutetablir des partenariats Son programme le plus important est actuellement le Programme de Reconstruction apregraves le Tsunami qui ameacuteliore la santeacute communautaire et preacutevient les eacutepideacutemies appuie les communauteacutes pour reconstruire leur vie et reacutetablir leurs moyens drsquoexistence et aide les socieacuteteacutes concerneacutees de la Croix Rouge et du Croissant Rouge ainsi que leurs communauteacutes agrave deacutevelopper des capaciteacutes de preacuteparation aux catastrophes
Publieacute en 2008 par
Catholic Relief Services American Red Cross 228 W Lexington Street 2025 E Street NW Baltimore MD 21201-3413 Washington DC 20006 USA USA
Auteurs Clara Hagens aideacutee par Guy Sharrock (CRS)Eacutediteur de la seacuterie Guy Sharrock (CRS) aideacute par le personnel de la Croix Rouge Ameacutericaine Lecteurscorrecteurs Cynthia Green Joe Schultz (CRS) et Dian Towbin Traductrice Odile Adjavon Reacutevision Alexandre Diouf Graphic Designer Jeanne Ivy Cover Photo Jim Stipe
Recruter du personnel de SampE a eacuteteacute produit par CRS et la Croix Rouge Ameacutericaine avec un appui financier des subventions Food For Peace (FFP) de lrsquoAgence des Eacutetats-Unis pour le Deacuteveloppement International (USAID) Subvention de deacuteveloppement des capaciteacutes institutionnelles du CRS (AFP A-00-03-00015-00) et Subvention de deacuteveloppement des capaciteacutes institutionnelles de la Croix Rouge Ameacutericaine (AFP A-00-00007-00) Les points de vue exprimeacutes dan ce documents sont ceux de lrsquoauteur et ne repreacutesentent pas neacutecessairement ceux de lrsquoUSAID ou de FFP
To access the full series please visit wwwcrsorg or wwwredcrossorg
Table des matiegraveres
iii Preacuteface
iii Remerciements
iv Sigles
Eacutetapes du processus
1 Introduction
2 Eacutetape 1 Deacuteterminer ses besoins de SampE
6 Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
11 Eacutetape 3 Creacuteer un comiteacute de recrutement et preacuteparer le processus de recrutement
12 Eacutetape 4 Publier lrsquoannonce pour le poste
15 Eacutetape 5 Trier retenir les candidatures et preacuteseacutelectionner les candidats
18 Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
23 Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
Annexes outils et ressources
26 Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
30 Annexe IB Exemple de description de poste de niveau 3
33 Annexe IC Exemple de description de poste de niveau 2
36 Annexe II Tableau de reacutesumeacute de poste
39 Annexe III Listes de diffusion pour les annonces de postes
41 Annexe IV Tableau pour retenir des candidatures
44 Annexe V Questions pour preacuteseacutelectionner des candidats
45 Annexe VI Questions drsquoentretien drsquoembauche pour les niveaux 4 et 5
47 Annexe VII Protocole drsquoentretien drsquoembauche
48 Annexe VIII Exemple de cadre des reacutesultats
50 Annexe IX Exemple drsquoIPTT
53 Annexe X Tableau pour noter les entretiens drsquoembauche
54 Annexe XI Questions pour les personnes de reacutefeacuterence
Preacuteface Le suivi et lrsquoeacutevaluation (SampE) sont des responsabiliteacutes centrales des gestionnaires de programmes de la Croix Rouge Ameacutericaine et de CRS qui permettent de garantir la qualiteacute de la programmation Recruter du personnel de SampE fait partie drsquoune seacuterie de modules de formation et de renforcement des capaciteacutes sur laquelle la Croix Rouge Ameacutericaine et CRS ont deacutecideacute de collaborer dans le cadre de leurs subventions respectives de deacuteveloppement des capaciteacutes institutionnelles Ces modules sont conccedilus pour reacutepondre agrave des besoins identifieacutes sur le terrain de directives et drsquooutils particuliers qui ne semblaient pas pouvoir ecirctre trouveacutes dans des publications existantes Bien que les exemples des modules concernent principalement les programmes du Titre II les directives et les outils fournis sont tout aussi valables en dehors du domaine de la seacutecuriteacute alimentaire
Notre intention en eacutecrivant Recruter du personnel de SampE est de fournir aux lecteurs un document qui les aide agrave trouver et agrave recruter des employeacutes de SampE qui reacutepondent parfaitement agrave leurs besoins et qui en fin de compte augmentent la qualiteacute de la programmation de SampE Ce module preacutesente les principales eacutetapes du deacutebut agrave la fin du processus de recrutement Il peut ecirctre utiliseacute de diffeacuterentes maniegraveres selon le niveau atteint dans le processus de recrutement Il preacutesente de nombreuses annexes donnant des exemples drsquooutil de points de discussion et de questions Nous encourageons les lecteurs agrave adapter chaque outil agrave leurs contextes et besoins particuliers car cela les aidera agrave srsquoimpliquer agrave fond dans le processus et leur permettra de trouver le candidat correspondant le mieux agrave leurs besoins
Veuillez envoyer vos commentaires et vos suggestions sur cette eacutedition de Recruter du personnel de SampE par e-mail agrave mampefeedbackcrsorg
Remerciements Lrsquoauteur voudrait remercier tous ceux qui ont contribueacute agrave ce document pour leurs ideacutees et leurs perspectives Lrsquoauteur voudrait aussi reconnaicirctre la contribution de Guy Sharrock (CRS) qui a eacuteteacute drsquoune grande aide pour lrsquoeacutelaboration de ce document
Recruter du personnel de SampE bull iii
CV
Sigles
CRS Catholic Relief Services
Curriculum Vitae
IPTT Tableau de suivi des indicateurs de performance
ONG Organisation non gouvernementale
PRA Meacutethode de recherche rurale participative
SampE Suivi et eacutevaluation
SPSS Programme statistique pour les sciences sociales
Recruter du personnel de SampE bull iv
Dans de nombreux cas
ce module preacutesente
des exemples ideacuteaux
et geacuteneacuteraliseacutes Il est
important drsquoadapter
ces eacutetapes pour qursquoelles
correspondent agrave votre
propre situation
Introduction
Recruter du personnel de suivi et drsquoeacutevaluation (SampE) pour un bureau national ou un bureau reacutegional repreacutesente agrave la fois une opportuniteacute inteacuteressante et un grand deacutefi Il est tregraves important drsquoun point de vue strateacutegique de trouver un bon personnel Pour cela il faut reacutefleacutechir de faccedilon approfondie et cela demande beaucoup de temps Cependant si lrsquoon srsquoinvestit moins dans le processus de recrutement on risque de devoir tout recommencer et de continuer agrave ne pas avoir les personnes neacutecessaires dans la capaciteacute de SampE de lrsquoeacutequipe ce qui en fin de compte empecircchera de progresser vers la reacutealisation des objectifs de SampE La qualiteacute du programme de SampE sera ameacutelioreacutee en fin de compte par un processus de recrutement reacutefleacutechi et approfondi
Ce module donne des exemples des outils et des directives pour chaque eacutetape du processus de recrutement de personnel de SampE Dans de nombreux cas ce module preacutesente des exemples ideacuteaux et geacuteneacuteraliseacutes Il est important drsquoadapter ces eacutetapes pour qursquoelles correspondent agrave votre propre situation Par exemple les qualifications et le niveau drsquoeacutetudes requis ou la complexiteacute des questions techniques de lrsquoentretien drsquoembauche peuvent ecirctre adapteacutes pour correspondre agrave votre contexte Le but ultime de ce module est drsquoameacuteliorer la qualiteacute des activiteacutes de SampE en vous mettant en contact avec les candidats les plus qualifieacutes pour pouvoir reacutepondre agrave vos besoins de SampE Ce module est organiseacute en sept eacutetapes deacutecrites ci-dessous
Eacutetape 1 Deacuteterminer les besoins de SampE
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
Eacutetape 3 Mettre en place un comiteacute de recrutement et preacuteparer le processus
de recrutement
Eacutetape 4 Publier lrsquoannonce pour le poste
Eacutetape 5 Trier retenir et preacuteseacutelectionner les candidats
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
En eacutetudiant ces sept eacutetapes on peut voir ougrave lrsquoon en est du processus de recrutement Si par exemple on a deacutejagrave identifieacute ses besoins de SampE et fait une description de poste ce module pourra aider pour les autres eacutetapes du recrutement
Recruter du personnel de SampE bull 1
Il est important
de consideacuterer la
composition de lrsquoeacutequipe
de SampE et de deacutecider
du type de poste pour
lequel vous allez passer
une annonce
Eacutetape 1 Deacuteterminer les besoins de SampE
9 Voir les besoins de SampE pour tous les secteurs de programmation
9 Eacutevaluer la capaciteacute actuelle de lrsquoeacutequipe de SampEDeacuteterminer la capaciteacute neacutecessaire pour lrsquoeacutequipe de SampE
9 Deacuteterminer les compeacutetences et le niveau drsquoexpeacuterience que lrsquoon voudrait ideacutealement trouver dans les candidats potentiels
9 Deacuteterminer le type de poste de SampE neacutecessaire
Lrsquoeacutetude des besoins de SampE agrave lrsquointeacuterieur du bureau doit ecirctre un processus participatif impliquant des repreacutesentants de chaque secteur les membres actuels du personnel de SampE (srsquoil y en a) et avec une contribution des cadres de SampE baseacutes soit dans la reacutegion soit au siegravege de lrsquoorganisation
Chaque secteur de programmation et chaque projet doit avoir des plans de SampE speacutecifiques Demandez aux repreacutesentants de chaque secteur de programmation de discuter de leurs plans de SampE avec vous y compris des activiteacutes actuelles de SampE et dans lrsquoideacuteal des activiteacutes de SampE qursquoils voudraient mener srsquoils avaient plus de ressources et de capaciteacute technique Cela permet drsquoavoir une ideacutee de la capaciteacute actuelle de chaque secteur et de ce qui manque du point de vue des capaciteacutes On discutera aussi drsquoeacuteventuels problegravemes concernant la qualiteacute des activiteacutes actuelles de SampE pour mieux deacuteterminer les manques au niveau des capaciteacutes
De plus demandez agrave lrsquoeacutequipe srsquoil y a drsquoautres compeacutetences ou domaines drsquoexpertise technique qui lui seraient utiles ou qui ameacutelioreraient la qualiteacute des activiteacutes de SampE Agrave partir de ces discussions deacuteterminez lrsquoensemble de compeacutetences et le niveau drsquoexpeacuterience dont vous avez besoin Une fois que vous aurez fait ce travail avec chaque secteur vous aurez eacutelaboreacute une liste complegravete des besoins en SampE de votre bureau national Ceci permettra de deacuteterminer le type de poste pour lequel vous allez recruter
Toutes les personnes
ressources disponibles
comme les conseillers techniques
reacutegionaux en SampE et le personnel
technique de SampE au siegravege doivent
ecirctre impliqueacutees dans tout le
processus de recrutement Elles
aideront agrave deacuteterminer les besoins de
SampE agrave structurer ou agrave restructurer
lrsquoeacutequipe de SampE agrave identifier des
candidats agrave eacutetudier les dossiers
de candidatures et agrave mener les
entretiens drsquoembauche Si le
bureau de pays embauche pour des
postes de cadres en SampE et qursquoil a
actuellement une capaciteacute limiteacutee
en SampE il est essentiel drsquoinclure dans
le processus des employeacutes de SampE
baseacutes dans la reacutegion ou au siegravege the
process
Recruter du personnel de SampE bull 2
Eacutetape 1 Deacuteterminer les besoins de SampE
Dans cette eacutetape il est important de consideacuterer la composition de lrsquoeacutequipe de SampE et de deacutecider du type de poste pour lequel vous allez passer une annonce En gros il y a quatre niveaux de postes de SampE Chaque poste comporte un ensemble standard de responsabiliteacutes et un niveau geacuteneacuteral de compeacutetences et drsquoexpeacuterience
Il est important de veacuterifier que lrsquoon a un financement adeacutequat
pour un poste de SampE Contactez votre Repreacutesentant reacutesident ou le
deacutepartement des ressources humaines de votre organisation pour
voir quelle est la fourchette actuelle des salaires pour votre choix de poste
de SampE
Srsquoil nrsquoy a pas suffisamment de financement pour un poste de SampE il
faudra stopper le processus de recrutement jusqursquoagrave ce qursquoon ait trouveacute
un financement adeacutequat Le financement disponible peut avoir un
impact sur le type de poste pour lequel vous allez recruter selon les
salaires correspondant agrave chaque poste Si un appui au niveau reacutegional
peut reacutepondre agrave vos besoins de SampE ou si vous nrsquoavez pas suffisamment
de fonds actuellement travaillez directement avec ces employeacutes pour
preacuteparer un cahier des charges et un calendrier pour accomplir les tacircches
de SampE neacutecessaires Si vous deacuteterminez que des consultations techniques
reacutepondraient mieux agrave vos besoins de SampE deacutemarrez une recherche de
consultant selon les protocoles habituels de votre bureau
Les titres utiliseacutes ici pour les postes sont geacuteneacuteriques et peuvent varier selon les organisations ou mecircme selon les bureaux nationaux Mais ces titres sont utiliseacutes pour indiquer les diffeacuterents niveaux de postes du plus expeacuterimenteacute au moins expeacuterimenteacute geacuteneacuteralement Ces niveaux sont
1 Niveau 4 (par exemple conseiller en SampE baseacute soit au bureau reacutegional soit au siegravege)
Niveau 3 (par exemple responsable de SampE)
Niveau 2 (par exemple coordinateur de SampE)
Niveau 1 (par exemple employeacute de SampE sur le terrain)
Le niveau 4 est un poste de cadre Un poste de niveau 4 peut ecirctre baseacute dans un bureau reacutegional particulier ou faire partie de lrsquoeacutequipe du siegravege mais cette personne a la responsabiliteacute de fournir un support technique agrave plusieurs pays Les employeacutes de niveau 4 ont une grande expertise dans tous les domaines des systegravemes de SampE comme la conception de projets lrsquoeacutelaboration de plans de SampE la mise en œuvre de diverses activiteacutes de SampE lrsquoanalyse des donneacutees et les rapports Ils peuvent fournir un appui technique agrave des bureaux nationaux pour des formations sur le SampE la conception drsquoenquecirctes les eacutevaluations ou les strateacutegies drsquoeacutechantillonnage ils peuvent concevoir des questionnaires et guider le personnel du pays dans lrsquoanalyse des donneacutees Le cadre de niveau 4 prend aussi la direction de la conceptualisation de la
Recruter du personnel de SampE bull 3
Eacutetape 1 Deacuteterminer les besoins de SampE
planification et de la coordination des initiatives plus geacuteneacuterales de SampE et drsquoapprentissage de lrsquoagence La principale fonction des employeacutes de niveau 4 est de faire avancer lrsquoagenda de SampE dans leurs zones (au niveau mondial ou reacutegional) Ceux-ci ont geacuteneacuteralement une maicirctrise 5 agrave 10 ans drsquoexpeacuterience une formation extrecircmement technique et ils ont montreacute leur capaciteacute agrave former drsquoautres employeacutes et agrave renforcer les capaciteacutes de ceux-ci
Le personnel au niveau 3 repreacutesente geacuteneacuteralement la plus grande partie des compeacutetences techniques de lrsquoeacutequipe dans le pays Il a une bonne expertise dans la conception de plans de SampE les meacutethodes de collecte de donneacutees et lrsquoanalyse des donneacutees qualitatives comme quantitatives En animant des formations et en supervisant la collecte des donneacutees les employeacutes de niveau 3 travaillent au renforcement des capaciteacutes des employeacutes de niveau 1 et 2 dans un grand nombre de domaines de compeacutetences Les employeacutes de niveau 3 doivent avoir une maicirctrise 3 agrave 5 ans drsquoexpeacuterience dans un domaine correspondant une bonne formation technique et ils doivent ecirctre capables de former le personnel et de renforcer ses capaciteacutes Les employeacutes de niveau 3 sont en lien eacutetroit avec le personnel de niveau 4 sur beaucoup de questions techniques
Les employeacutes de niveau 2 ont une licence et en moyenne 1 agrave 2 ans drsquoexpeacuterience Leur responsabiliteacute est de fournir une supervision suppleacutementaire pour les activiteacutes de collecte des donneacutees et de participer agrave la collecte des activiteacutes de SampE et agrave lrsquoanalyse des donneacutees Les personnels de niveau 2 sont souvent assigneacutes directement agrave des projets particuliers Ils gegraverent les employeacutes de niveau 1 et supervisent leurs activiteacutes On a besoin de plusieurs employeacutes de niveau 2 quand le bureau national a plusieurs bureaux secondaires
Les employeacutes de niveau 1 ont en gros la responsabiliteacute de faire les comptesshyrendus des activiteacutes et de collecter les donneacutees sur le terrain Ils participent aussi agrave des activiteacutes plus importantes de suivi et drsquoeacutevaluation comme les eacutetudes de base et les eacutetudes finales et servent souvent de superviseurs pour les eacutequipes et les enquecircteurs On leur demande de 1 agrave 2 ans drsquoexpeacuterience dans une organisation non gouvernementale ou une agence des Nations Unies Cependant il nrsquoest pas neacutecessaire que dans leur poste preacuteceacutedentils aient travailleacute directement dans le SampE Des exemples de descriptions de poste pour des postes de SampE de niveau 2 3 et 4 sont inclus dans lrsquoAnnexe I
Ce module se concentre principalement sur les employeacutes
de niveau 2 de niveau 3 et de niveau 4 parce que le processus
de recrutement est plus rigoureux du point de vue technique et plus
speacutecifique au SampE pour ces postes que pour des employeacutes de niveau 1 Le
recrutement drsquoemployeacutes pour des postes de niveau 1 devra suivre de pregraves
les proceacutedures standards de recrutement du bureau
Recruter du personnel de SampE bull 4
Eacutetape 1 Deacuteterminer les besoins de SampE
Les eacutequipes de SampE sont structureacutees de diffeacuterentes maniegraveres dans les diffeacuterents bureaux nationaux Les directives preacutesenteacutees dans ce module devront ecirctre adapteacutees au contexte du bureau Dans certains bureaux lrsquoeacutequipe de SampE est composeacutee drsquoemployeacutes qui se consacrent uniquement au SampE Ces eacutequipes comprennent geacuteneacuteralement un employeacute de niveau 3 un employeacute de niveau 2 (superviseacute par lrsquoemployeacute de niveau 3) et plusieurs employeacutes de niveau 1 Les membres de lrsquoeacutequipe travaillent ensemble pour reacutepondre aux besoins techniques de diffeacuterents projets et secteurs au sein du bureau national Une autre eacutequipe de SampE pourra ecirctre plus large et composeacutee de personnel de niveau 2 et de personnel des programmes venant de diffeacuterents secteurs et qui consacrent une partie de leur temps aux activiteacutes de SampE Au niveau reacutegional il y a souvent un employeacute de niveau 4 Celui-ci sera aussi appeleacute agrave apporter un appui agrave lrsquoeacutequipe du bureau national pour deacuteterminer agrave la fois les manques qui existent dans la capaciteacute et les compeacutetences techniques rechercheacutees chez les candidats potentiels
Recruter du personnel de SampE bull 5
La description de
poste doit donner
suffisamment de deacutetails
pour que les candidats
inteacuteresseacutes puissent voir
immeacutediatement si le
poste leur convient ou
non
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
9 Inclure les responsabiliteacutes de travail
9 Fournir un reacutesumeacute de lrsquoenvironnement de travail
9 Preacutesenter les compeacutetences requises
9 Deacutecrire les caracteacuteristiques deacutesireacutees
Lrsquoobjectif principal de la description de poste est drsquoinformer les candidats potentiels des responsabiliteacutes correspondant au poste et de ce qui est attendu drsquoeux ainsi que des compeacutetences et de lrsquoexpeacuterience requises Pour cela la description de poste doit donner suffisamment de deacutetails pour que les candidats inteacuteresseacutes puissent voir immeacutediatement si le poste leur convient ou non Ineacutevitablement il y aura des candidatures de personnes qui ne reacutepondront pas aux critegraveres minimum Cependant une bonne description de poste limitera ce type de candidatures Creacuteer une description de poste permet aussi de reacutefleacutechir de faccedilon critique agrave chaque aspect du poste
Une bonne description de poste doit faire de 3 agrave 4 pages pour donner suffisamment de deacutetails Elle devra comprendre les eacuteleacutements suivants
1 Preacutesentation geacuteneacuterale de lrsquoorganisation
1 Description du bureau ougrave est baseacute le poste
1 Description de lrsquoenvironnement de travail
1 But du poste
1 Principales responsabiliteacutes du poste
1 Principales tacircches du poste
1 Principales relations de travail
1 Qualifications agrave la fois requises et deacutesireacutees comme
1 Compeacutetences techniques
1 Expeacuterience
1 Niveau drsquoeacutetudes ou diplocircme
1 Compeacutetences personnelles
1 Autres qualifications correspondant au poste comme connaissance du Titre II ou drsquoautres types de programmes
Commencez la description par une rapide preacutesentation de votre organisation en deacutecrivant son histoire son mandat et ses principes directeurs Incluez une description preacutecise du bureau reacutegional ou national et les secteurs speacutecifiques
Recruter du personnel de SampE bull 6
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
dans lesquels le bureau travaille actuellement Si vous recrutez pour un poste reacutegional eacutelargissez cette description agrave chaque bureau national dans la reacutegion Preacutecisez clairement le but du poste au deacutebut de la description de poste Par exemple le but peut ecirctre de renforcer la capaciteacute en SampE par lrsquoeacutetablissement drsquoune uniteacute de SampE ou de fournir un appui technique pour les activiteacutes actuelles de SampE Les autres buts de postes seront fournis dans les descriptions de postes en annexes
Apregraves avoir preacutesenteacute le but deacutefinir les principales responsabiliteacutes correspondant au poste et preacuteciser quelle proportion du temps devra approximativement ecirctre consacreacutee agrave chacune Les proportions du temps preacutesenteacutees ici ne donnent qursquoune indication et les proportions reacuteelles du temps consacreacute agrave chaque tacircche seront deacutetermineacutees par le contexte Les responsabiliteacutes habituelles et lrsquoutilisation approximative du temps pour un poste de niveau 3 sont de
Deacutevelopper et maintenir un environnement propice pour le SampE (15)
Deacutevelopper les capaciteacutes du personnel en SampE (20)
Renforcer les systegravemes de gestion de lrsquoinformation (15)
Fournir un appui technique direct en SampE (50)
Un employeacute de niveau 2 peut ecirctre responsable de
la planification et de la conception du programme (30)
la conduite des activiteacutes de qualiteacute des programmes et de SampE (50)
le deacuteveloppement de la capaciteacute des employeacutes en SampE (20)
Les responsabiliteacutes varient eacutenormeacutement selon le poste ainsi que la
proportion de temps consacreacute agrave chaque responsabiliteacute dans le poste
Les employeacutes de niveau 4 auront sans doute la responsabiliteacute de
1 Donner un appui technique aux bureaux nationaux (30)
1 Deacutevelopper les capaciteacutes des employeacutes (30)
1 Coordonner et diriger les activiteacutes reacutegionales drsquoapprentissage (20)
1 Deacutevelopper un environnement propice (10)
1 Maintenir et construire des relations externes avec les bailleurs de fonds
les fonctionnaires des gouvernements et drsquoautres parties prenantes cleacutes
Les responsabiliteacutes des employeacutes de niveau 1 sont geacuteneacuteralement limiteacutees agrave la conduite drsquoactiviteacutes de SampE Pour une description plus deacutetailleacutee des responsabiliteacutes des postes Cf les descriptions de postes preacutesenteacutees dans lrsquoAnnexe I
Recruter du personnel de SampE bull 7
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
Inclure une liste des principales tacircches correspondant au poste Ces tacircches devront ecirctre en lien direct avec les activiteacutes les parties prenantes les reacutegions et les programmes concerneacutes Les descriptions de postes de lrsquoAnnexe I donnent aussi des exemples des principales tacircches
Les principales relations de travail comprennent les employeacutes avec lesquels lrsquoemployeacute travaillera le plus dans lrsquoorganisation Elles comprennent aussi les autres organisations et parties prenantes avec lesquelles lrsquoemployeacute sera en liaison et en partenariat Inclure une liste complegravete des principales relations de travail dans la description de poste en preacutecisant qui supervisera lrsquoemployeacute
La description de poste doit preacuteciser les qualifications demandeacutees comme
1 Le plus haut niveau drsquoeacutetudes atteint
1 Les anneacutees drsquoexpeacuterience
1 Les compeacutetences techniques
1 La connaissance des programmes ou logiciels utiliseacutes
1 La connaissance des types de programmes ou des sources de financement pertinents (par ex Titre II PEPFAR plaidoyer eacutedification de la paix)
1 Les compeacutetences personnelles
1 Les connaissances linguistiques
Formation du personnel
de SampE
Le domaine international de
lrsquoassistance et du deacuteveloppement
tente de srsquoappuyer sur de
nombreuses disciplines Les
employeacutes y compris les employeacutes
de SampE peuvent avoir fait
des eacutetudes tregraves diverses qui
les preacuteparent efficacement agrave
travailler pour des organisations
internationales mais il est
important que les employeacutes de
SampE aient une bonne base de
compeacutetences analytiques Ces
compeacutetences doivent comprendre
agrave la fois une bonne aptitude agrave la
reacuteflexion critique et une capaciteacute
agrave analyser de multiples types de
donneacutees
Pour chaque cateacutegorie speacutecifier quelles compeacutetences ou quel niveau de performance sont requis et ce qui est deacutesireacute Faites bien la diffeacuterence entre les caracteacuteristiques requises et celles qui sont preacutefeacutereacutees Par exemple des candidats potentiels pour le niveau 4 doivent avoir de 5 agrave 10 ans drsquoexpeacuterience en SampE mais on preacutefegravere que 2 agrave 3 ans de cette expeacuterience soient dans la reacutegion ou dans le pays ougrave est baseacute le poste LrsquoAnnexe II donne un tableau qui reacutesume un grand nombre des principales caracteacuteristiques deacutesireacutees pour chaque type de poste de SampE
Eacutevaluez le niveau drsquoeacutetudes et le nombre drsquoanneacutees drsquoexpeacuterience rechercheacutes selon le type de poste Dans lrsquoideacuteal les employeacutes de niveau 4 comme ceux de niveau 3 devraient avoir au moins une maicirctrise dans un domaine
Recruter du personnel de SampE bull 8
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
pertinent (comme le deacuteveloppement international la politique internationale lrsquoeacuteconomie agricole la santeacute publique etc) et avoir une expeacuterience en SampE comprenant des responsabiliteacutes de formation et de supervision Les employeacutes de niveau 2 doivent avoir un niveau licence dans un domaine pertinent avoir de 1 agrave 2 ans drsquoexpeacuterience en SampE y compris en formation et en supervision Les employeacutes de niveau 1 doivent avoir un niveau bac et avoir 1 ou 2 ans drsquoexpeacuterience pas neacutecessairement dans le domaine du SampE
Les compeacutetences particuliegraveres requises pour chaque poste seront tireacutees de la liste des besoins et des manques dans les capaciteacutes de SampE En geacuteneacuteral les compeacutetences techniques deacutesirables pour des postes de niveau 4 comme de niveau 3 sont
1 Expeacuterience en conception de programme et en conception de plan de SampE
1 Capaciteacute agrave concevoir des outils des enquecirctes et des eacutevaluations de SampE et drsquoautres activiteacutes de SampE comme des eacutetudes de base des systegravemes de suivi et de surveillance et des eacutevaluations finales
Une familiariteacute avec les principales techniques drsquoeacutechantillonnage
1 Une expeacuterience dans la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees qualitatives
1 Une expeacuterience dans la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees quantitatives
1 Une expeacuterience dans la meacutethode de recherche rurale participative (PRA)
1 Une connaissance des indicateurs standards et du protocole de SampE pour un secteur cleacute comme la santeacute ou la nutrition
1 De bonnes compeacutetences en interpreacutetation de donneacutees en reacutedaction de rapports en preacutesentation et autres aptitudes de communication
Les compeacutetences techniques pour un employeacute de niveau 2 comprendront la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees qualitatives et quantitatives et de bonnes capaciteacutes drsquointerpreacutetation et de reacutedaction de rapports
Les employeacutes de niveau 1 ne doivent pas neacutecessairement avoir une expeacuterience directe des activiteacutes de SampE mais devraient pouvoir montrer une familiariteacute avec les programmes drsquoorganisations non gouvernementales et une bonne capaciteacute agrave apprendre
Le degreacute de connaissance des programmes informatiques variera aussi selon les postes Les employeacutes de niveau 3 et 4 doivent connaitre les applications de Microsoftreg Office (dont Excel et Access) et un programme statistique comme le programme statistique pour les sciences sociales (SPSSreg) qui est geacuteneacuteralement utiliseacute pour lrsquoanalyse de donneacutees Les employeacutes de niveau 2 doivent connaitre la plupart des applications de Microsoftreg Office et les employeacutes de niveau 1 doivent connaicirctre Microsoftreg Word et Excel
Dans la description de poste preacuteciser les types de compeacutetences personnelles deacutesireacutees chez un candidat potentiel Les compeacutetences interpersonnelles
Recruter du personnel de SampE bull 9
Outils et ressources
Exemple de description de poste de niveau 4
Exemple de description de poste de niveau 3
Exemple de description de poste de niveau 2
Tableau de reacutesumeacute de poste
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
geacuteneacuteralement rechercheacutees sont la capaciteacute de motiver le personnel drsquoexcellentes capaciteacutes drsquoorganisation et de planification et la capaciteacute agrave travailler en eacutequipe avec des groupes divers dans un environnement multiculturel Pour les candidats de niveaux 3 et 4 les compeacutetences deacutesireacutees comprendront aussi des capaciteacutes de formation de coaching et de mentoring Bien qursquoil soit difficile de mesurer agrave quel point quelqursquoun est capable de lier des relations solides avec les communauteacutes ou de bien communiquer avec les membres drsquoune eacutequipe si vous incluez des compeacutetences interpersonnelles cela montrera aux candidats quelles sont vos attentes Demandez les reacutefeacuterences du candidat (Cf eacutetape 7) pour juger de ses capaciteacutes interpersonnelles et pour donner des exemples de lrsquoutilisation de ses compeacutetences
Mettez aussi les compeacutetences linguistiques dans la description de poste Le personnel de SampE doit comprendre et parler couramment la langue du pays Cependant les employeacutes des niveaux 1 et 2 doivent parler couramment les langues ou dialectes locaux Les employeacutes du niveau 1 ou 2 ne doivent pas avoir besoin de traduction quand ils travaillent avec les enquecircteurs ou les notables de la communauteacute Dans les pays ougrave il y a de nombreuses langues ou de nombreux dialectes il peut ecirctre difficile de trouver des candidats parlant couramment toutes les langues neacutecessaires Essayez dans ce cas drsquoeacutequilibrer lrsquoeacutequipe de SampE pour que lrsquoeacutequipe dans son ensemble puisse communiquer dans chacune des zones geacuteographiques ougrave opegravere le programme Les capaciteacutes linguistiques sont une compeacutetence importante mais cela ne doit pas ecirctre un facteur deacuteterminant car il est possible drsquooffrir une formation dans ces langues
Preacutesentez aussi au candidat lrsquoenvironnement de travail Dans cette description preacutesentez toutes les responsabiliteacutes de gestion et le temps passeacute en voyages (dans le pays ou agrave lrsquoeacutetranger) Cela aidera agrave reacuteduire le nombre de candidats
Faites circuler le brouillon de description de poste parmi les employeacutes de SampE de la reacutegion et du siegravege et les autres employeacutes concerneacutes pour qursquoils puissent donner leur opinion et leurs suggestions Le cas eacutecheacuteant faites une reacuteunion avec le comiteacute de recrutement pour discuter des principaux eacuteleacutements de la description de poste Cela vaut la peine drsquoy passer un peu plus de temps si neacutecessaire pour ameacuteliorer la description de poste car crsquoest elle qui en fin de compte deacuteterminera le genre de candidatures reccedilues La description de poste peut aussi deacuteterminer la structure de lrsquoeacutequipe de SampE
Recruter du personnel de SampE bull 10
Travaillez avec les
membres du comiteacute
pour preacuteparer
pour le processus
de recrutement un
calendrier reacutealiste qui
prenne en compte
lrsquourgence des besoins
en SampE et les exigences
du travail actuel des
membres du comiteacute
Eacutetape 3 Creacuteer un comiteacute de recrutement et preacuteparer le processus de recrutement
9 Identifier les membres du comiteacute de recrutement
9 Assigner les tacircches aux membres du comiteacute de recrutement
9 Preacuteparer un calendrier pour le processus de recrutement
Le comiteacute de recrutement sera composeacute de trois agrave quatre membres et aura la responsabiliteacute de superviser le processus de recrutement Les membres devront avoir des compeacutetences et expeacuteriences varieacutees dont ils feront beacuteneacuteficier le processus et chacun drsquoentre eux aura la responsabiliteacute de geacuterer certaines eacutetapes Le comiteacute devra comprendre des cadres en plus des employeacutes ayant une expeacuterience technique de SampE (soit des membres de lrsquoeacutequipe de SampE un conseiller en SampE ou un appui du personnel de SampE du siegravege) Quand on recrute pour un poste de niveau 3 le repreacutesentant reacutesident devra participer au comiteacute de recrutement Nommer lrsquoun des membres preacutesident du comiteacute de recrutement Celui-ci a plus de responsabiliteacutes dans lrsquoorganisation du processus de revue et des entretiens et il deacuteterminera comment on va proceacuteder si lrsquoeacutequipe est diviseacutee sur les candidats preacutefeacutereacutes ou sur drsquoautres problegravemes
Une fois que le comiteacute a eacutetudieacute ce module assignez des tacircches speacutecifiques agrave chaque membre du comiteacute Chaque membre devra ecirctre impliqueacute dans le reste du processus mais il est utile drsquoavoir une personne contact pour les tacircches speacutecifiques comme lrsquoannonce pour le poste Travaillez avec les membres du comiteacute pour preacuteparer pour le processus de recrutement un calendrier reacutealiste qui prenne en compte lrsquourgence des besoins en SampE et les exigences du travail actuel des membres du comiteacute
Recruter du personnel de SampE bull 11
Il y a des avantages et
des inconveacutenients divers
pour chacun des niveaux
ougrave lrsquoon publie le poste
Eacutetape 4 Passer une annonce pour le poste
9 Deacuteterminer agrave quel niveau lrsquoannonce devra ecirctre passeacutee
9 Publier un reacutesumeacute de la description de poste
9 Preacuteciser les exigences du poste
Deacuteterminer agrave quel niveau passer une annonce pour le poste On peut passer des annonces au niveau interne et au niveau externe au niveau national ou au niveau international Geacuteneacuteralement les annonce devront ecirctre passeacutees agrave la fois au niveau interne et externe Les annonces pour les postes de niveau 3 et 4 doivent ecirctre passeacutees au niveau international en plus du niveau national et interne Les annonces pour les postes de niveau 1 et 2 sont geacuteneacuteralement passeacutees seulement au niveau national soit au niveau interne soit au niveau externe
On a souvent besoin de longues descriptions de postes pour pouvoir y inclure tous les deacutetails recommandeacutes Dans ce cas reacutedigez une description de poste reacutesumeacutee qui pourra facilement ecirctre publieacutee dans des journaux ou des magazines par exemple Contactez les ressources humaines pour avoir des exemples de reacutesumeacutes de postes Les sites internet peuvent geacuteneacuteralement publier des descriptions de postes complegravetes et il ne faudra donc pas de reacutesumeacute Ce reacutesumeacute devra preacuteciser le niveau minimum drsquoeacutetudes et drsquoexpeacuterience en SampE requis ainsi que les principales compeacutetences techniques et les responsabiliteacutes du poste Inclure les contacts dans lrsquoannonce pour que les personnes inteacuteresseacutees puissent contacter lrsquoorganisation et demander une description de poste complegravete
Il y a des avantages et des inconveacutenients divers pour chacun des niveaux ougrave lrsquoon passe lrsquoannonce pour le poste Si crsquoest au niveau interne cela limite la
Recruter du personnel de SampE bull 12
Comme cela a eacuteteacute dit plus
haut les annonces pour
des postes devront ecirctre passeacutees
au niveau interne comme au
niveau externe pour attirer des
candidatures varieacutees et eacutequilibreacutees
de maniegravere juste et eacutequitable Si on
nrsquoutilise que la publication interne
donner et documenter la raison
justifiant cette deacutecision car cela
peut precircter agrave controverse pour les
candidats externes Par exemple
certaines organisations ont deacutecideacute
de passer des annonces et de
recruter agrave lrsquointerne pour les postes
de reacuteponse agrave lrsquourgence parce que
la personne doit ecirctre recruteacutee
rapidement et que ce type de
postes est agrave court terme
Eacutetape 4 Passer une annonce pour le poste
recherche agrave des candidats qui connaissent lrsquoorganisation et qui ont montreacute des capaciteacutes professionnelles dans lrsquoenvironnement de lrsquoorganisation Les collegravegues peuvent donner des reacutefeacuterences pour les qualifications et les compeacutetences personnelles de chaque candidat Mais en limitant la recherche agrave des candidats internes on exclue tous les candidats possibles qui ne sont pas actuellement employeacutes par lrsquoorganisation y compris certains qui pourraient ecirctre plus qualifieacutes pour le poste que le personnel actuel Passer lrsquoannonce au niveau externe augmente de faccedilon significative le nombre de candidats et peut ecirctre utile pour apporter de nouvelles perspectives agrave lrsquoorganisation
Pour passer une annonce agrave lrsquointerne contactez drsquoabord le deacutepartement des ressources humaines Il vous demandera un ensemble standard drsquoinformations et srsquoassurera que lrsquoannonce circule dans toute lrsquoorganisation Deacutecidez srsquoil faut faire circuler lrsquoannonce agrave lrsquointeacuterieur du bureau national dans les bureaux nationaux de la reacutegion ou au niveau mondial dans tous les bureaux nationaux et au siegravege
Si lrsquoon passe une annonce agrave lrsquoexterne lrsquoensemble des candidatures peut ecirctre limiteacute agrave des candidats nationaux ou eacutelargi pour inclure des candidats internationaux Une annonce nationale agrave lrsquoexterne devra inclure tous les journaux du pays et les organisations et universiteacutes pertinentes Envoyer des annonces agrave chaque journal en utilisant le format habituel du journal De plus faites circuler lrsquoannonce dans les organisations partenaires et les universiteacutes locales Contactez chaque organisation et chaque eacutecole pour demander si elle preacutefegravere qursquoon utilise un e-mail un bulletin ou autre publication ou qursquoon passe par le centre professionnel srsquoil existe
Si lrsquoon passe lrsquoannonce pour le poste au niveau international il y a de nombreuses options Commencez par contacter le deacutepartement des ressources humaines de votre organisation De nombreuses organisations mettent des annonces pour des postes sur leurs sites Internet
Consideacuterez les avantages et les inconveacutenients de passer des
annonces au niveau international En passant des annonces
au niveau international on augmente le nombre de candidatures et on
augmente peut-ecirctre les chances de trouver les candidats les plus qualifieacutes
Mais crsquoest plus compliqueacute et potentiellement plus coucircteux drsquoorganiser
des entretiens pour des candidats venant de lrsquoeacutetranger Reacutefleacutechissez pour
deacutecider si les candidats viendront de lrsquoeacutetranger aux frais de votre compagnie
srsquoils peuvent ecirctre intervieweacutes localement par des collegravegues bien preacutepareacutes
ou si des entretiens par teacuteleacutephone suffiront De plus quand on recrute au
niveau international cela peut impliquer des frais de deacutemeacutenagement et
drsquoinstallation qui doivent ecirctre inclus dans le budget Cela est aussi valable
quand on passe lrsquoannonce agrave lrsquointerne au niveau international
Recruter du personnel de SampE bull 13
Outils et ressources
Listes de diffusion pour passer des annonces
Eacutetape 4 Passer une annonce pour le posten
Il y a de nombreuses autres possibiliteacutes pour offrir des postes au niveau international par exemple par lrsquointermeacutediaire drsquoassociations drsquoeacutevaluation Voyez srsquoil y a un moyen de faire une liste des annonces agrave lrsquointeacuterieur de votre organisation par des listes de diffusion ou des bulletins Contactez votre deacutepartement des ressources humaines pour trouver une liste actualiseacutee des possibiliteacutes LrsquoAnnexe III contient une liste de ces possibiliteacutes et des listes de diffusion de postes
Preacuteciser clairement degraves le deacutebut de lrsquoannonce pour le poste ce qui est requis des candidats En geacuteneacuteral les candidatures doivent comprendre une lettre de motivation un CV et des reacutefeacuterences Pour des postes de niveau 2 3 et 4 il est recommandeacute de demander drsquoinclure un exemple de document reacutedigeacute par le candidat
Faire savoir aux candidats comment ils peuvent soumettre leur candidature Les e-mails sont sans doute la meacutethode la plus simple Mais les courriers sont geacuteneacuteralement aussi accepteacutes Pour eacuteviter de recevoir drsquoinnombrables coups de teacuteleacutephone il vaut mieux eacuteviter de mettre un numeacutero de teacuteleacutephone et preacuteciser que les appels teacuteleacutephoniques en lien avec le poste ne sont pas accepteacutes
Dans lrsquoannonce pour le poste donner aussi la date limite de deacutepocirct des candidatures Si crsquoest possible du point de vue du temps acceptez les candidatures pendant un mois apregraves la date de passage de lrsquoannonce Pour suivre le protocole eacutecrivez que lrsquoorganisation nrsquoest pas obligeacutee de recruter lrsquoun des candidats si elle deacutecide qursquoaucun drsquoeux ne convient pour le poste proposeacute
Il peut ecirctre utile drsquoafficher toutes les candidatures sur un site
partageacute comme un dossier sur le serveur du reacuteseau qui puisse ecirctre
facilement accessible agrave tout moment au comiteacute de recrutement Assurezshy
vous que ce dossier nrsquoest accessible qursquoau comiteacute de recrutement pour
proteacuteger la confidentialiteacute des candidats
Recruter du personnel de SampE bull 14
Le comiteacute de
recrutement devra
preacuteparer une liste de
critegraveres qui seront
utiliseacutes pour juger de
la qualification drsquoun
candidat
Eacutetape 5 Trier retenir les candidatures et preacuteseacutelectionner les candidats
9 Eacutetudier toutes les candidatures
9 Trier les candidats sur la base de leur qualification
9 Preacuteparer la liste des candidats qui passeront un entretien
9 Preacuteseacutelectionner les candidats
Eacutetudiez toutes les candidatures quel que soit le nombre reccedilu Le comiteacute de recrutement devra preacuteparer une liste de critegraveres qui seront utiliseacutes pour juger de la qualification drsquoun candidat Ces critegraveres seront baseacutes sur le nombre drsquoanneacutees drsquoexpeacuterience demandeacute les eacutetudes faites et les compeacutetences techniques correspondant agrave la description de poste Sur la base drsquoune premiegravere lecture des eacutetudes et de lrsquoexpeacuterience des candidats le comiteacute les triera en trois groupes
Groupe 1 candidats non qualifieacutes pour le poste
Groupe 2 candidats qui remplissent certaines des qualifications et demandes minimales mais pas toutes
Groupe 3 candidats qui remplissent toutes les qualifications demandeacutees ou deacutepassent ce niveau
Ce premier tri des candidats en trois groupes devrait ecirctre relativement facile Par contre il faudra plus de temps et drsquoattention pour classer les candidats selon qursquoils sont plus ou moins qualifieacutes
Envoyez aux candidats du groupe 1 ceux qui ne remplissent pas les qualifications minimales un bref accuseacute de reacuteception en les remerciant de leur inteacuterecirct et en leur faisant savoir qursquoils ne seront plus contacteacutes pour ce poste Le mieux est de reacutediger une reacuteponse standard qui pourra ecirctre envoyeacutee par e-mail ou par courrier selon ce que le candidat aura donneacute comme
On doit respecter les
regravegles habituelles de la
courtoisie pendant tout
le processus de recrutement
Il est important de reacutepondre
agrave tous les candidats que leur
candidature soit inteacuteressante
ou pas Si lrsquoon srsquointeacuteresse agrave un
candidat lrsquoinformer des progregraves
ou des retards du processus
de recrutement Si lrsquoon tient
les candidats au courant cela
permettra drsquoavoir une meilleure
communication avec eux dans les
deux sens et cela montrera que
la communication agrave lrsquointeacuterieur de
lrsquoorganisation est bonne
Recruter du personnel de SampE bull 15
Eacutetape 5 Trier retenir les candidatures et preacuteseacutelectionner les candidats
Outils et ressources
Tableau pour retenir des candidatures
Questions pour preacuteseacutelectionner des candidats
adresse Si vous pensez que ces candidats pourraient ecirctre inteacuteressants une autre fois pour un autre poste gardez leur candidature dans vos dossiers
Les candidats du groupe 2 qui remplissent une bonne partie des demandes de niveau drsquoeacutetude et drsquoexpeacuterience mais qui nrsquoont peut-ecirctre pas toutes les compeacutetences techniques demandeacutees devront ecirctre conserveacutes au cas ougrave aucun des candidats du groupe 3 ne conviendrait parfaitement pour le poste Envoyez un accuseacute de reacuteception aux candidats du groupe 2 mais attendez que les candidatures du groupe 3 aient eacuteteacute eacutetudieacutees ou mecircme jusqursquoagrave ce qursquoun candidat ait eacuteteacute recruteacute avant de leur envoyer la lettre standard de reacuteponse pour leur faire savoir qursquoon a recruteacute quelqursquoun pour le poste et pour les remercier de leur inteacuterecirct Ces candidats pourront peut-ecirctre ecirctre inteacuteresseacutes par drsquoautres postes dans lrsquoorganisation
Pour lrsquoinstant ce sont les candidats du groupe 3 qui sont les plus inteacuteressants Ils ont ce qui est demandeacute comme diplocircmes expeacuterience et expertise technique et ont montreacute par leur lettre drsquointroduction et leur curriculum vitae (CV) qursquoils seraient de bons candidats pour ce poste Maintenant le comiteacute de recrutement devra eacutetudier toutes les candidatures du groupe 3 et seacutelectionner trois ou quatre excellents candidats qui seront contacteacutes pour un entretien
Demandez aux membres de lrsquoeacutequipe de lire les candidatures et lrsquoexemple de document reacutedigeacute par le candidat Ceci permettra de trouver dans le groupe les candidats qui srsquoexpriment le mieux et qui ont le plus drsquoexpeacuterience Chaque eacutevaluateur classera les candidats selon des critegraveres preacuteeacutetablis sur toute une gamme de qualifications de compeacutetences de capaciteacutes de reacutedacteur agrave lrsquoexpeacuterience en gestion et aux connaissances informatiques Creacuteez un tableau dans lequel les eacutevaluateurs noteront si un candidat est bon moyen ou faible pour chaque critegravere LrsquoAnnexe IV donne un exemple de ce tableau
Si plus de quatre candidats ont des qualifications eacutequivalentes et sont aussi inteacuteressants cela vaut la peine drsquoavoir un entretien avec tous les candidats Mais cela nrsquoarrive pas tregraves souvent et se limiter agrave trois ou quatre entretiens est
Recruter du personnel de SampE bull 16
Si on ne trouve pas
de bon candidat
envisagez de remettre
le recrutement agrave plus tard et
de passer une nouvelle annonce
plus tard dans deux ou quatre
mois par exemple Crsquoest un
engagement important que de
recruter un nouvel employeacute et il
vaut mieux attendre jusqursquoagrave ce
qursquoon puisse choisir un candidat
avec confiance Appuyez-vous sur
le personnel de SampE de la reacutegion
et du siegravege de votre organisation
et sur des consultants techniques
externes jusqursquoagrave ce qursquoon trouve
un meilleur candidat
Eacutetape 5 Trier retenir les candidatures et preacuteseacutelectionner les candidats
geacuteneacuteralement suffisant et plus eacuteconomique
Faites un premier tri parmi les candidats preacuteseacutelectionneacutes en leur teacuteleacutephonant pour veacuterifier si le salaire qursquoils demandent correspond au budget et si le poste les inteacuteresse eacutetant donneacute lrsquoendroit ougrave il est baseacute et les deacuteplacements neacutecessaires Confirmez aussi si les candidats seront disponibles agrave la date de deacutemarrage du poste ou aux environs de cette date Cela eacutevite de recevoir des candidats qui nrsquoaccepteront probablement pas le poste agrave cause du salaire ou si crsquoest un poste difficile LrsquoAnnexe V donne une liste de questions qursquoil est inteacuteressant de poser pour le premier tri des candidatsApregraves ce premier contact teacuteleacutephonique preacutevoyez des entretiens drsquoembauche avec chacun des candidats du haut de la liste Si les trois ou quatre premiers entretiens ne sont pas satisfaisants revenez aux autres candidats du groupe 3 ou mecircme du groupe 2 pour trouver drsquoautres candidats potentiels pour des entretiens
Apregraves ce premier contact teacuteleacutephonique preacutevoyez des entretiens drsquoembauche avec chacun des candidats du haut de la liste Si les trois ou quatre premiers entretiens ne sont pas satisfaisants revenez aux autres candidats du groupe 3 ou mecircme du groupe 2 pour trouver drsquoautres candidats potentiels pour des entretiens
Recruter du personnel de SampE bull 17
Il est important de poser
des questions ouvertes
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
9 Choisir les questions pour les entretiens drsquoembauche
9 Faire les entretiens drsquoembauche
9 Noter chaque candidat sur la base de critegraveres standards
9 Discuter des notes et des reacutesultats
Organisez une reacuteunion du comiteacute de recrutement afin de choisir les questions pour les entretiens drsquoembauche et de deacutecider srsquoil faut ou non avoir des discussions techniques sur le SampE ou des tests Les reacuteunions pour preacuteparer les entretiens et les entretiens eux-mecircmes peuvent se faire sous forme de teacuteleacuteconfeacuterences srsquoil nrsquoest pas possible du point de vue logistique ou financier de reacuteunir le comiteacute de recrutement et les candidats dans un point central Ce module se concentre sur des questions speacutecifiques au SampE qui devront ecirctre incluses dans lrsquoentretien En plus des questions speacutecifiques au SampE lrsquoeacutequipe devra aussi inclure des questions standards pour les entretiens drsquoembauche sur la capaciteacute du candidat agrave travailler en eacutetant presseacute par le temps ses compeacutetences en reacutesolution de problegravemes ou toute autre caracteacuteristique que lrsquoeacutequipe considegravere comme importantes pour les postes
Le comiteacute de recrutement deacutecide de la structure des entretiens Il faudra consacrer le mecircme temps agrave chaque entretien La dureacutee de lrsquoentretien peut varier selon le niveau du poste mais en geacuteneacuteral elle est de 30 agrave 90 minutes Maintenant le comiteacute doit aussi deacutefinir le rocircle respectif de chaque membre dans le processus Chaque membre de lrsquoeacutequipe doit avoir plusieurs questions agrave poser pendant lrsquoentretien lui-mecircme Si lrsquoon assigne des questions agrave chaque recruteur et qursquoon fixe un ordre pour poser ces questions cela permet de mieux structurer lrsquoentretien et de faire sentir agrave lrsquoeacutequipe que tous participent
Les questions de lrsquoentretien doivent ecirctre adapteacutees agrave chaque poste et au contexte du bureau national LrsquoAnnexe VI contient une liste de suggestions de questions pour les postes de niveau 3 et 4 Geacuteneacuteralement il est important
Recruter du personnel de SampE bull 18
Faire des entretiens
est un processus long
qui peut ecirctre fatiguant srsquoil y a
beaucoup drsquoentretiens Preacutevoyez
suffisamment de pauses dans le
calendrier des entretiens pour que
chaque candidat soit reccedilu par le
comiteacute avec autant drsquoattention et
drsquointeacuterecirct
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
de poser des questions ouvertes Si on a besoin de plus drsquoexplications ou de deacutetails pour une question posez une question compleacutementaire comme Pouvez-vous donner des deacutetails Comment avez-vous fait cela ou Je serais inteacuteresseacute drsquoentendre ce qui vous a fait prendre cette deacutecision LrsquoAnnexe VII contient des informations sur le protocole geacuteneacuteral drsquoentretien drsquoembauche
Lagrave encore lrsquoideacuteal est drsquoavoir dans le comiteacute de recrutement des personnes ayant une expeacuterience du SampE car ce sont elles qui seront le plus agrave mecircme de discuter de leurs reacuteponses avec les candidats et de voir agrave quel point chaque reacuteponse est approprieacutee Srsquoil nrsquoest pas possible drsquoavoir des employeacutes ayant une expeacuterience de SampE voyez srsquoil est possible de faire participer un speacutecialiste technique reacutegional de SampE aux entretiens Il serait peut-ecirctre possible de faire coiumlncider une visite drsquoassistance technique preacutevue avec le calendrier des entretiens Sinon le speacutecialiste technique de SampE pourrait faire des entretiens seacutepareacutes au teacuteleacutephone avec les candidats Cela vaut la peine de consacrer des ressources suppleacutementaires pour pouvoir beacuteneacuteficier de son opinion quand on recrute pour des postes de niveau 3 ou 4
Preacutevoyez plusieurs discussions et tests techniques dans le processus drsquoentretiens quand vous recrutez des employeacutes de niveaux 3 et 4 Les discussions et tests devraient comprendre de maniegravere non limitative la conception de systegravemes et drsquoactiviteacutes de SampE et lrsquoanalyse de donneacutees Dans ces discussions les questions poseacutees par les candidats peuvent ecirctre aussi inteacuteressantes sinon plus que les reacuteponses qursquoils donnent Les candidats nrsquoauront pas beaucoup de connaissances des projets discuteacutes Il leur sera difficile de donner de bonnes recommandations ou de reacuteviser les outils ou les plans de SampE Cependant des candidats qualifieacutes devraient poser des questions cleacutes pour mieux comprendre et trouver les points agrave discuter avec les membres de lrsquoeacutequipe
Tout le mateacuteriel comme les donneacutees agrave utiliser durant
lrsquoentretien devra ecirctre fourni aux candidats bien agrave lrsquoavance pour
leur permettre de se familiariser avec ce mateacuteriel
Pour deacuteterminer quelles sont les compeacutetences drsquoun candidat en conception de SampE vous pouvez lui demander de discuter drsquoun exemple drsquooutil de planification de SampE LrsquoAnnexe VIII donne un cadre des reacutesultats tireacute du programme du CRS de reconstruction apregraves le tsunami agrave Banda Aceh Ce cadre des reacutesultats donne des thegravemes pour chaque objectif strateacutegique et pour chaque reacutesultat intermeacutediaire Mais les quatre objectifs strateacutegiques et les huit reacutesultats intermeacutediaires nrsquoont pas eacuteteacute preacuteciseacutes LrsquoAnnexe VIII a eacuteteacute fournie pour servir drsquoexemple pour illustrer cet exercice Ce cadre des reacutesultats peut ecirctre utiliseacute lors de lrsquoentretien ou vous pouvez utiliser un outil de planification du SampE tireacute drsquoun de vos projets Dans ce dernier cas cela megravenera
Recruter du personnel de SampE bull 19
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
agrave une discussion plus pertinente pour votre bureau national et vous pourrez aussi avoir avec le candidat une discussion plus deacutetailleacutee sur la strateacutegie et le contexte du projet
De plus un tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT) peut ecirctre inclus pour que les candidats lrsquoeacutetudient et en discutent Les points que soulegravevent les candidats leurs suggestions et leurs preacuteoccupations sont utiles pour lrsquoeacutevaluation LrsquoAnnexe IX comprend un exemple drsquoIPTT et les points de discussion qui y correspondent
Pour tester les compeacutetences en analyse de donneacutees de candidats des niveaux 3 et 4 demandez agrave chaque candidat drsquoanalyser un ensemble de donneacutees reacuteel venant drsquoun bureau national Le candidat devra faire cette analyse avec le programme statistique que vous choisirez ou avec celui qui est le plus geacuteneacuteralement utiliseacute dans votre bureau Si cela est fait dans le cadre de lrsquoentretien fournissez les donneacutees avant lrsquoentretien pour que le candidat puisse se familiariser agrave lrsquoavance avec leur structure Ajoutez aux donneacutees des questions auxquelles le candidat devra reacutepondre et demandez au candidat de faire lrsquoanalyse apregraves lrsquoentretien Ces questions devront ecirctre en lien direct avec les activiteacutes typiques de SampE dans votre bureau national On pourra deacuteterminer le niveau de compeacutetences de chaque candidat en posant des questions ayant des niveaux varieacutes de sophistication technique Si les questions sont trop basiques on ne pourra pas tester les capaciteacutes de chaque candidat pour des analyses drsquoun niveau plus eacuteleveacute De mecircme si on pose seulement des questions trop complexes on ne pourra pas eacutevaluer les compeacutetences plus basiques du candidat Si dans le bureau national il nrsquoy a pas drsquoexpert en SampE demandez agrave un employeacute de niveau 4 de lrsquoorganisation drsquoaider agrave concevoir ce test et agrave formuler des questions drsquoanalyse des donneacutees
Pour avoir une impression plus large des capaciteacutes en SampE du candidat il pourra ecirctre utile drsquoinclure une discussion sur des questions actuelles de SampE ou de lui poser un dilemme de SampE au candidat Cela pourra porter sur la conception drsquoune eacutetude des donneacutees de base la revue drsquoun brouillon de questionnaire lrsquointerpreacutetation de reacutesultats ambigus des donneacutees ou une question eacutethique en lien avec la conception du SampE Demandez la contribution de cadres du SampE pour concevoir des exercices sur Excel ou SPSS ou drsquoautres exercices techniques baseacutes sur des points particuliers des programmes Consultez le personnel de la reacutegion ou du siegravege en particulier pour
Il peut ecirctre inteacuteressant de noter
quelles questions ont
bien marcheacute pendant
lrsquoentretien et quelles
questions nrsquoont pas eacuteteacute aussi
utiles agrave votre eacutequipe Partagez
ce feedback et ces reacuteflexions
avec les autres bureaux de pays
et avec le siegravege pour qursquoil soit
possible de reacuteviser et drsquoameacuteliorer
continuellement les techniques
drsquoentretiens drsquoembauche
Recruter du personnel de SampE bull 20
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
leur demander des exemples drsquoexercices qui ont bien marcheacute dans le passeacute Partagez les exercices techniques que vous aurez conccedilus et les reacuteactions agrave ces exercices avec drsquoautres employeacutes de SampE de lrsquoagence pour qursquoils puissent profiter de cette expeacuterience
Une fois que lrsquoeacutequipe a seacutelectionneacute les questions les points de discussion technique et les exercices qui seront inclus dans lrsquoentretien compilez un dossier drsquoentretien pour chaque membre de lrsquoeacutequipe Ce dossier devra comprendre pour chaque candidat son CV sa lettre de motivation et lrsquoexemple de document qursquoil a reacutedigeacute plus la liste de questions pour lrsquoentretien et drsquoautres exemples et mateacuteriels qui seront utiliseacutes pendant les discussions techniques Fournissez ce dossier agrave chaque membre de lrsquoeacutequipe bien avant lrsquoentretien pour que chacun drsquoentre eux se familiarise avec le mateacuteriel et soit plus agrave lrsquoaise pour travailler durant lrsquoentretien
Incluez dans le dossier drsquoentretien une feuille de notation sur laquelle les membres de lrsquoeacutequipe pourront noter chaque candidat pendant lrsquoentretien Deacuteterminez les critegraveres qui seront les plus importants dans le cadre de lrsquoentretien LrsquoAnnexe X propose un exemple de feuille de notation pour un entretien Demandez agrave chaque eacutevaluateur de mettre une note de 1 agrave 5 pour chaque critegravere 5 eacutetant la meilleure note Preacutevoyez un espace pour eacutecrire des commentaires pendant lrsquoentretien
Structurez lrsquoentretien autour de quatre eacuteleacutements principaux lrsquointroduction les questions la reacuteflexion et la conclusion1 Durant lrsquointroduction
Preacutesentez chaque membre du comiteacute de recrutement
Creacuteez une ambiance deacutetendue
Expliquez en quoi va consister lrsquoentretien les domaines sur lesquels porteront probablement les questions et eacuteventuellement les discussions techniques pour les postes de niveau 3 et 4 et la dureacutee preacutevue de lrsquoentretien
Demandez aux candidats de reacutepondre en donnant beaucoup de deacutetails
Preacutesentez un reacutesumeacute de la description de poste
Preacutecisez la formation et lrsquoexpeacuterience du candidat
Durant la partie questions de lrsquoentretien il faut poser toutes les questions de lrsquoentretien Assurez-vous que les questions sont ouvertes Eacutecoutez attentivement les reacuteponses du candidat et faites preacuteciser eacuteventuellement les reacuteponses ou discutez plus agrave fond de ces reacuteponses
1 La description de ces quatre eacuteleacutements de lrsquoentretien est reacutesumeacutee de Contemporary Management Practices Workshop Staff Selection and Employment Law Participant Manual de Robert A Jud et Associeacutes
Recruter du personnel de SampE bull 21
Outils et ressources
Questions drsquoentretien pour les niveaux 3 et 4
Protocole drsquoentretien
Exemple de cadre des reacutesultats
Exemple drsquoIPTT
Tableau pour la notation des entretiens
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
Durant la partie reacuteflexion reacutesumez les principales choses dites par le candidat pour veacuterifier que celui-ci pense que ses reacuteponses ont eacuteteacute bien comprises Posez aussi drsquoeacuteventuelles questions non couvertes durant lrsquoentretien et des questions compleacutementaires baseacutees sur les reacuteponses du candidat
La conclusion est une occasion pour le candidat de donner drsquoautres informations ou de poser des questions Lrsquoentretien permet au candidat de voir srsquoil est agrave lrsquoaise avec le mandat et la culture de lrsquoorganisation il est donc important de preacutevoir du temps pour que chaque candidat puisse poser ces questions Pendant la clocircture informez aussi le candidat des prochaines eacutetapes du processus de recrutement Que lrsquoentretien se soit ou non bien passeacute concluez-le sur une note positive et remerciez le candidat pour le temps qursquoil vous a consacreacute Passez le cas eacutecheacuteant aux tests ou aux discussions techniques
Une fois que les entretiens sont termineacutes lrsquoeacutequipe de recrutement utilisera les feuilles de notation comme base pour discuter de chaque candidat et pour seacutelectionner son candidat preacutefeacutereacute pour le poste Demandez agrave chaque membre de lrsquoeacutequipe drsquoeacutetudier les exemples de documents eacutecrits par les candidats pour voir quel est le niveau de reacuteflexion critique le style drsquoeacutecriture et la coheacuterence de lrsquoensemble du rapport Deacutefinir le rocircle de chaque candidat dans lrsquoactiviteacute deacutecrite dans le document pour bien voir srsquoil srsquoagit drsquoun travail individuel ou drsquoun travail drsquoeacutequipe Discutez de toutes vos reacuteflexions et commentaires sur la qualiteacute des reacuteponses le comportement du candidat durant lrsquoentretien ndash eacutetait-il agrave lrsquoaise ou non ndash et drsquoautres signes plus subtils qui montrent les caracteacuteristiques plus personnelles du candidat
Eacutetudiez les notes de chaque candidat et discutez des diffeacuterences entre les faccedilons de noter des diffeacuterents membres de lrsquoeacutequipe Il est probable qursquoil y aura un candidat preacutefeacutereacute Maintenant deacuteterminez qui est le deuxiegraveme choix au cas ougrave le premier choix pour une raison ou une autre nrsquoaccepterait pas le poste
Recruter du personnel de SampE bull 22
Le deacutepartement des
ressources humaines
enverra au candidat une
lettre drsquooffre drsquoemploi
qui preacutecise le salaire
correspondant au poste
tous les avantages
sociaux qui stipule la
longueur du contrat (le
cas eacutecheacuteant) et la date de
deacutebut
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
9 Veacuterifier les reacutefeacuterences du candidat
9 Faciliter la preacuteparation du contrat
9 Fournir une orientation et une formation
Avant drsquooffrir le poste au candidat veacuterifiez ses reacutefeacuterences Agrave ce niveau ne veacuterifiez que les reacutefeacuterences du premier candidat seacutelectionneacute Appelez chaque personne de reacutefeacuterence et posez-lui une liste de questions standards sur le travail technique du candidat ses compeacutetences personnelles et drsquoautres points forts ou faiblesses que le comiteacute de recrutement pense inteacuteressantes Il peut ecirctre inteacuteressant de donner agrave lrsquoavance agrave ces personnes de reacutefeacuterences une liste des sujets qui seront abordeacutes pour qursquoelles puissent se preacuteparer Les conversations avec ces personnes sont souvent une bonne occasion de deacutecouvrir des compeacutetences qui sont souvent difficiles agrave mesurer pendant lrsquoentretien LrsquoAnnexe XI comprend une liste de questions geacuteneacuteralement poseacutees pour les postes de niveau 3 et 4 Si les personnes de reacutefeacuterences donnent un feedback positif et que le comiteacute de recrutement a confiance dans son choix contactez le deacutepartement des ressources humaines pou qursquoil puisse offrir le poste au candidat
Si les personnes de reacutefeacuterences vous donnent une mauvaise impression du candidat et que cela vous fait reconsideacuterer votre choix faites une nouvelle reacuteunion du comiteacute de recrutement pou voir ce qui doit ecirctre fait Si le comiteacute est drsquoaccord veacuterifiez les reacutefeacuterences du candidat qui eacutetait arriveacute en second Si ces reacutefeacuterences sont positives passez agrave la phase suivante et contactez le deacutepartement des ressources humaines
Le deacutepartement des ressources humaines enverra au candidat une lettre
Recruter du personnel de SampE bull 23
La reacutefeacuterence peut vous
donner une impression
neacutegative drsquoun candidat par ce
qursquoil dit et surtout par ce qursquoil ne
dit pas Les reacutefeacuterences peuvent
se sentir obligeacutes de ne donner
que des informations positives
(ou peuvent ecirctre limiteacutes pour ce
qursquoils peuvent dire par la crainte
drsquoimplications leacutegales) et ils
peuvent omettre des informations
sur les faiblesses potentielles Posez
des questions directes et essayez
de juger du style de la reacutefeacuterence
Eacutecoutez attentivement chaque
reacuteponse et posez des questions
compleacutementaires
Outils et ressources
Questions pour les personnes de reacutefeacuterences
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
drsquooffre drsquoemploi qui preacutecise le salaire correspondant au poste tous les avantages sociaux qui stipule la longueur du contrat (le cas eacutecheacuteant) et la date de deacutebut Une fois que le candidat a accepteacute le poste informez les autres candidats qursquoune personne a eacuteteacute recruteacutee pour le poste et remerciez-les pour leur inteacuterecirct et leur temps
Si le candidat nrsquoaccepte pas le poste faites une reacuteunion avec le comiteacute de recrutement pour seacutelectionner le choix suivant Puis veacuterifiez les reacutefeacuterences de ce candidat Reacutepeacutetez ce processus jusqursquoagrave ce que le candidat preacutefeacutereacute accepte le poste
Le deacutepartement des ressources humaines facilitera le processus de reacutedaction du contrat Faites un suivi aupregraves du personnel des ressources humaines pour veacuterifier que la preacuteparation du contrat se passe bien Informez le candidat des eacuteventuels retards dans la reacutedaction du contrat
Une fois que le candidat a signeacute le contrat votre recrutement est termineacute
Une fois que le candidat est embaucheacute la prochaine eacutetape est de srsquoassurer que le nouvel employeacute reccediloive tout lrsquoappui neacutecessaire durant son orientation Dans lrsquoideacuteal le personnel des ressources humaines fournit un mateacuteriel standard drsquoorientation qui aidera le nouvel employeacute agrave deacutecouvrir le programme et le travail de lrsquoorganisation Mettre dans le dossier drsquoorientation les documents et directives standard de votre organisation pour le SampE comme les manuels de SampE et les eacutetudes reacutecentes Il ne srsquoagit pas de donner au candidat toutes les informations existantes mais de choisir de maniegravere strateacutegique des documents cleacutes qui lui donneront une base lui permettant de mieux srsquoimpliquer dans les reacuteunions et les autres aspects du processus drsquoorientation Il faut preacutevoir dans lrsquoorientation un moment pour que le nouvel employeacute passe une journeacutee ou une demi-journeacutee avec des employeacutes de chaque secteur Le nouvel employeacute de SampE doit se familiariser avec la programmation de chaque secteur et deacutevelopper de bonnes relations de travail avec les principaux employeacutes de chaque secteur
Impliquez le nouvel employeacute dans toutes les reacuteunions durant ses premiegraveres semaines Les reacuteunions seront pour lui une bonne occasion drsquoen apprendre plus sur les questions professionnelles actuelles et de rencontrer les employeacutes Si possible faites participer le nouvel employeacute au cours de ces premiegraveres semaines agrave une activiteacute de SampE la planification la collecte ou lrsquoanalyse de donneacutees Une orientation pratique est souvent tregraves efficace et aide le nouvel employeacute agrave geacuterer lrsquoeacutenorme quantiteacute de nouvelles choses agrave assimiler dans un nouveau poste
Pendant lrsquoorientation donnez au nouvel employeacute des occasions de rencontrer
Recruter du personnel de SampE bull 24
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
des organisations partenaires et de visiter des communauteacutes participantes et des sites de projet Apregraves les deux premiegraveres semaines de travail prenez le temps de passer voir srsquoil srsquoadapte bien Profitez de ce moment pour reacutepondre aux questions qursquoil peut avoir et pour demander ses premiegraveres impressions et ideacutees sur la structure de lrsquoeacutequipe de SampE et sur les activiteacutes
Bonne chance pour le recrutement
Recruter du personnel de SampE bull 25
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
Catholic Relief Services Reacutegion EuropeMoyen Orient
Description de Poste Titre du poste Conseiller reacutegional en suivi et eacutevaluation (MERA) Deacutepartement Reacutegion EuropeMoyen Orient Groupe de fonction Uniteacute drsquoassurance de la qualiteacutesuivi et eacutevaluation Niveau reacutegional de reacutemuneacuteration 1
Rayon geacuteographique Pays drsquoEurope du Moyen Orient et drsquoAfrique du Nord Lieu Pays de reacutesidence dans la reacutegion ougrave il y a un bureau de CRS Rattachement hieacuterarchique Directeur de lrsquoassurance de qualiteacute Responsabiliteacutes de supervision Responsables de SampE de la sous-reacutegion supervision des consultants le cas eacutecheacuteant
Contextehistorique Dans la reacutegion EuropeMoyen Orient (EME) CRS entreprend une transition dans les programmes et la gestion pour refleacuteter les changements de situation dans une reacutegion tregraves diverse Depuis agrave peu pregraves un an CRSEME a commenceacute agrave utiliser une approche plus strateacutegique de la conception du suivi et de lrsquoeacutevaluation des projets programmes Dans cette optique des documents reacutegionaux de gestion de la connaissance et de lrsquoapprentissage preacutesentant les reacutealisations preacutevues pour les cinq prochaines anneacutees ont eacuteteacute eacutelaboreacutes pour guider et focaliser les travaux et les deacuteveloppements agrave venir dans ce domaine En outre on porte une attention plus soutenue agrave la conception et agrave la mise en œuvre de systegravemes et drsquooutils reacutegionaux de SampE afin de controcircles la progression et les processus visant agrave la reacutealisation des objectifs strateacutegiques Le MERA dirigera ces travaux dans la reacutegion CRSEME pour contribuer agrave ces objectifs reacutegionaux
CRSEME veut eacutetablir et mettre en œuvre des systegravemes de SampE qui permettront une ameacutelioration de la gestion interne de la performance des programmesprojets et de la prise de deacutecisions baseacutees sur les faits et sur les donneacutees De plus CRSEME veut ameacuteliorer sa capaciteacute agrave concevoir et agrave mettre en œuvre des systegravemes pertinents et significatifs de SampE dans le cadre des documents de projets pour les bailleurs de fonds afin de pouvoir montrer des reacutesultats aux bailleurs de fonds et devenir ainsi plus compeacutetitifs Dans ce contexte le MERA fournira un appui technique agrave la reacutegion EuropeMoyen Orient de CRS pour tout ce qui concerne le SampE Il deacuteveloppera les capaciteacutes dans la reacutegion en identifiant et en appuyant la mise en œuvre de systegravemes de SampE efficaces eacuteconomiques et significatifs et fera avancer la reacutegion vers une approche de SampE plus strateacutegique
Objectif du poste Lrsquoobjectif de ce poste est drsquoaugmenter la capaciteacute technique en SampE et de permettre la qualiteacute technique des activiteacutes de SampE dans la reacutegion La fonction principale de Conseiller reacutegional en suivi et eacutevaluation (MERA) est double
Recruter du personnel de SampE bull 26
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
1 Geacuterer lrsquouniteacute reacutegionale de SampE composeacutee de deux responsables sous-reacutegionaux de SampE agrave plein temps
1 Deacutevelopper les capaciteacutes reacutegionales en suivi et eacutevaluation en guidant appuyant et dirigeant la conception et la mise en œuvre de systegravemes et proceacutedures de SampE qui soient approprieacutees efficaces et eacuteconomiques
Eacutetant donneacute que les membres de lrsquoeacutequipe reacutegionale de SampE peuvent se trouver dans drsquoautres bureaux nationaux le MERA devra avoir une modegravele drsquoeacutequipe efficace pour fournir une assistance technique inteacutegreacutee aux bureaux nationaux et aux bureaux locaux
Le MERA doit geacuterer efficacement les relations avec les employeacutes reacutegionaux et sous-reacutegionaux les bureaux nationaux et les bureaux locaux et avec les partenaires et les aider agrave creacuteer et agrave mettre en œuvre des systegravemes de SampE qui conduiront agrave une meilleure qualiteacute des programmes Le MERA dirige lrsquoeacutelaboration et la mise en œuvre de systegravemes et de processus reacutegionaux de SampE ainsi que des meacutecanismes de partage des informations et des connaissances Le MERA fournit une contribution technique sur le SampE pour les revues et les documents de projets
Le MERA fournit une direction et un appui pour la mise en œuvre de la strateacutegie de gestion de la connaissance et de lrsquoapprentissage
Ce poste fait partie de la fonction drsquoassurance de la qualiteacute Il a un grand niveau drsquoautonomie pour lrsquoexeacutecution de ses responsabiliteacutes Le MERA ne prend pas de deacutecisions strateacutegiques mais gracircce agrave son travail les deacutecisions prises par drsquoautres sont prises en connaissance de cause sur la base des donneacutees et des meilleures pratiques
Responsabiliteacutes principales
Planificationconception (30)
1 Concevoir diriger et geacuterer des processus participatifs pour eacutetablir des systegravemes reacutegionaux et si neacutecessaire sous-reacutegionaux de SampE
1 Participer agrave la conception de programmes et agrave la preacuteparation de documents de projets
1 Concevoir diriger et geacuterer une collecte une analyse et une reacutedaction de rapport participatives pour les systegravemes reacutegionaux de SampE de CRSEME (eacutevaluation de la structure reacutegionale autre outils et systegravemes reacutegionaux de suivi et eacutevaluation)
1 Concevoir coordonner etou fournir un programme coheacuterent de formation et de renforcement des capaciteacutes pour les employeacutes de CRSEME et drsquoorganisations partenaires pour transfeacuterer et ameacuteliorer la capaciteacute agrave concevoir introduire et mettre en œuvre des systegravemes de SampE approprieacutes
1 Concevoir etou participer agrave la conception de directives et de cadres pour les proceacutedures politiques et processus reacutegionaux qui institutionnaliseront et appuieront une conception un suivi une eacutevaluation et des rapports drsquoexcellente qualiteacute agrave CRSEME
Aider agrave eacutetablir des directives et des outils de SampE pour CRSEME pour les secteurs de programmation strateacutegique et les domaines techniques de changement social (participation civique plaidoyer transformation des conflitseacutedification de la paix et partenariat) ainsi que pour la gestion geacuteneacuterale
1 Diriger et appuyer le personnel de la reacutegion des bureaux nationaux et des bureaux locaux pour la mise en œuvre drsquoune strateacutegie de gestion de la connaissance et de lrsquoapprentissage
Appui aux programmesAssistance technique (50)
1 Aider les bureaux nationauxbureaux locaux agrave concevoir des programmes et projets pour rechercher un financement pour des zones de programmation strateacutegique soit en srsquoimpliquant directement2 soit par un mentoring
Recruter du personnel de SampE bull 27
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
1 Appuyer les responsables sous-reacutegionaux de SampE pour fournir une assistance technique pratique aux bureaux nationauxlocaux dans tous les aspects de la conception du suivi et de lrsquoeacutevaluation comme la conception et la mise en œuvre de systegravemes et drsquooutils de SampE la revue de documents de projets une direction ou une assistance pour les eacutevaluations agrave mi-parcours et les eacutevaluations finales
Gestion (20)
1 Eacutetablir et geacuterer lrsquouniteacute reacutegionale de SampE
1 Superviser et coacher les responsables sous-reacutegionaux de SampE (SRMEO)
1 Concevoir et superviser un plan de travail inteacutegreacute pour lrsquouniteacute reacutegionale de SampE Coordonner lrsquoassistance technique et les initiatives lieacutees
1 Geacuterer le budget de lrsquouniteacute reacutegionale de SampE 1 Diriger et appuyer la suite de lrsquoeacutelaboration et de la mise en œuvre de la strateacutegie reacutegionale de gestion
de la connaissance et de lrsquoapprentissage
Communicationgestion de lrsquoinformation (10)
1 Creacuteer de bonnes relations de travail avec les conseillers principaux de la reacutegion CRSEME les bureaux nationauxlocaux les conseillers de SampE du siegravege et les conseillers techniques reacutegionaux de SampE dans drsquoautres reacutegions de CRS eacutechanger les informations et lrsquoexpeacuterience contribuer activement agrave une communauteacute drsquoapprentissage de SampE agrave lrsquointeacuterieur de CRS
1 Servir de principale personne contact dans la reacutegion pour les conseillers de SampE du siegravege appuyer les efforts pour ameacuteliorer les systegravemes et les normes de SampE de lrsquoagence
1 Appuyer lrsquoeacutelaboration drsquoun systegraveme reacutegional de gestion de lrsquoinformation et y contribuer par la mise en œuvre et la coordination de rapports de SampE standardiseacutes au niveau des pays augmenter le systegraveme de gestion de lrsquoinformation et faire remonter les indicateurs du terrain au bureau reacutegional et au siegravege
1 Communiquer et distribuer des informations sur les normes les politiques les pratiques et les indicateurs de SampE de CRSEME travailler en coordination avec les RTA de SampE des autres reacutegions pour eacutelaborer de meilleures pratiques et partager les leccedilons apprises
Eacutetablir et maintenir des meacutecanismes pour saisir analyser rendre comptepartager et appliquer les constatations les informations les leccedilons apprises et les meilleures pratiques parmi les employeacutes reacutegionaux et des bureaux nationauxlocaux de CRSEME
1 Repreacutesenter le contenu technique des systegravemes de SampE de CRS agrave lrsquoexteacuterieur aupregraves des bailleurs de fonds et drsquoautres organisations appuyer les employeacutes de CRSEME au niveau des bureaux nationauxlocaux et de la reacutegion dans leur dialogue avec les principaux bailleurs de fonds surtout lrsquoUSAID pour que les activiteacutes de SampE de CRSEME soient significatives et reacutealisables
Principales relations de travail Internes Personnel de lrsquouniteacute de SampE contacts freacutequents avec le conseiller pour la qualiteacute des programmes le conseiller pour la qualiteacute de la gestion le personnel du changement social les directeurs reacutegionaux drsquoautres conseillers reacutegionaux les conseillers de SampE du siegravege Contacts occasionnels avec les repreacutesentants reacutesidentschefs de bureau les cadres des bureaux nationaux les conseillers techniques reacutegionaux pour le SampE dans les autres reacutegions
Externes USAID et autres agences bailleurs de fonds autres ONG consultants travaillant dans le SampE associations professionnelles (par ex associations nationales drsquoeacutevaluation)
Qualifications 2 Lrsquoimplication du conseiller reacutegional en SampE est conditionneacutee par le montant du financement rechercheacute (plus de 3 millions US$) et lrsquoimportance strateacutegique
Recruter du personnel de SampE bull 28
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
TechniquesProfessionnelles
1 Cinq ans drsquoexpeacuterience professionnelle correspondant directement au poste et avec une responsabilisation progressive au moins deux ans de travail dans le SampE
1 Bonne familiariteacute avec les principes et les approches actuelles du SampE utilisant agrave la fois des meacutethodes quantitatives et des meacutethodes qualitatives
1 Expeacuterience prouveacutee de SampE sur le terrain compeacutetences pour collecter manipuler syntheacutetiser et analyser des donneacutees
1 Compreacutehension des attentes des bailleurs de fonds et des tendances pour le SampE
1 Expeacuterience dans un ou plusieurs des principaux secteurs de programmation de CRS
1 Capaciteacute prouveacutee agrave transfeacuterer des connaissances agrave des publics divers gracircce agrave la formation au mentoring et par drsquoautres meacutethodes formelles et informelles
1 Excellentes connaissances de la langue anglaise (parleacutee lue et eacutecrite)
1 Excellentes compeacutetences analytiques et informatiques compeacutetent dans lrsquoutilisation de MS Office dont Word Excel Outlook PowerPoint et Access
1 Expeacuterience dans lrsquoutilisation de SPSS STATA ou Epi Info
1 Expeacuterience avec les systegravemes de gestion de lrsquoinformation
1 Volonteacute et capaciteacute de voyager environ 30 du temps
1 Expeacuterience preacutealable dans le Sud-Est de lrsquoEurope etou le Caucase preacutefeacutereacutee
Eacutetudes
1 Maicirctrise ou doctorat dans un domaine en lien direct comme la recherche en opeacuterations lrsquoanalyse quantitative etc Une expeacuterience importante de travail dans un domaine en lien direct pourra ecirctre accepteacutee agrave la place drsquoun diplocircme
Compeacutetences personnelles
Apte agrave influencer des personnes qui ne sont pas celles qursquoil supervise et agrave obtenir leur coopeacuteration capable de travailler comme membre drsquoune eacutequipe multinationale et de geacuterer des relations agrave distance pour obtenir des reacutesultats
1 Le poste demande de la flexibiliteacute et la capaciteacute agrave accepter lrsquoambiguumliteacute les changements et les laquo rafistolages raquo jusqursquoagrave ce que des systegravemes et des normes de SampE ne soient en place au niveau de lrsquoagence
1 Capable drsquoimpliquer et de motiver les employeacutes et les partenaires dans un nouveau domaine difficile
1 Bonnes capaciteacutes prouveacutees dans la gestion des relations en particulier dans le domaine du service aux clients peut travailler avec des groupes divers dans un environnement drsquoeacutequipes multiculturelles
1 Motiveacute et capable de travailler sans ecirctre superviseacute de pregraves
1 Capable de prioriser le travail de travailler sur plusieurs tacircches et de respecter les dates butoirs
1 Excellente organisation et capaciteacutes de planification Attentif aux deacutetails
Environnement de travail
Environnement normal de bureau Le poste demande environ 30 de voyages dans toute lrsquoEurope du Sud-Est le Moyen OrientlrsquoAfrique du Nord et le Caucase Heures suppleacutementaires occasionnelles
Recruter du personnel de SampE bull 29
Annexe IB Exemple de description de poste de niveau 3
RESPONSABLE SampE
Contexte Catholic Relief Services en partenariat avec des centaines drsquoorganisations dans 80 pays entreprend des activiteacutes de justice sociale de deacuteveloppement et drsquourgence pour aider les familles marginaliseacutees dans des communauteacutes pauvres CRS a pour objectif drsquoecirctre une organisation qui valorise la qualiteacute du service qui a une orientation vers les programmes qui a un bon rapport coucirct-efficaciteacute qui apprend et qui insiste explicitement sur la promotion de la justice sociale reacutesultat ultime de ses activiteacutes Cet engagement doit donner agrave CRSKenya et agrave ses partenaires la capaciteacute de toucher plus de gens avec un impact plus important et plus mesurable Dans ce contexte le responsable SampE fournira un appui technique une direction et des directives dans le bureau national pour tous ce qui concerne le SampE Le responsable de SampE renforcera les capaciteacutes dans le bureau national en identifiant pour les programmesprojets des modegraveles de SampE qui soient des outils efficaces et drsquoun bon rapport coucirct-efficaciteacute pour lrsquoapprentissage institutionnel permettant drsquoaider agrave une qualiteacute de programmes meilleure et plus unifieacutee Il appuiera la mise en œuvre de ces modegraveles
Objectif Lrsquoobjectif de ce poste est de renforcer les capaciteacutes de SampE de CRSKenya par lrsquointermeacutediaire drsquoune nouvelle uniteacute de SampE Le responsable de SampE aura la responsabiliteacute de superviser lrsquoeacutequipe de coordinateurs de SampE et de coordonner le travail avec le personnel sectoriel de SampE Le responsable de SampE se tiendra au courant des nouvelles approches de SampE pour srsquoassurer qursquoon utilise des modegraveles de suivi et drsquoeacutevaluation ainsi que des systegravemes drsquoinformation techniquement approprieacutes
Principales responsabiliteacutes de travail Le travail devant ecirctre accompli par la personne choisie sera de
1 ndash Deacutevelopper et maintenir un environnement propice pour le SampE (20)
Deacutevelopper de bonnes relations de travail avec les responsables sectoriels de SampE de CRSKenya pour que le SampE reste une prioriteacute dans le bureau national
1 Servir de leader de guide et drsquoappui pour les employeacutes de lrsquouniteacute de SampE et drsquoautres employeacutes des programmes qui cherchent agrave eacutelaborer des approches plus strateacutegiques pour ameacuteliorer le SampE dans leurs programmes
1 Contribuer activement agrave tous les aspects du processus de recrutement de nouveaux employeacutes des programmes et du SampE dans le bureau national pour srsquoassurer que les perspectives du SampE soient prises en compte
1 Srsquoassurer qursquoune assistance technique en SampE soit disponible aux uniteacutes sectorielles
1 Appuyer CRSKenya dans son dialogue avec les principaux bailleurs de fonds en particulier lrsquoUSAID pour que les activiteacutes de SampE soient constructives et reacutealisables
1 Eacutelaborer des directives et des outils de SampE
Recruter du personnel de SampE bull 30
Annexe IB Exemple de description de poste de niveau 3
2 ndash Deacutevelopper la capaciteacute des employeacutes en SampE (30)
1 Concevoir et diriger des programmes de formation en SampE baseacutes sur le modegravele du cadre logique des projets de CRS (Proframe)
1 Donner une assistance pratique aux employeacutes pour la conception le suivi lrsquoeacutevaluation et les rapports pour les projets financeacutes par des fonds publics comme par des fonds priveacutes
1 Concevoir eacutelaborer et mettre en oeuvre une strateacutegie en accord avec les initiatives de lrsquoagence pour appuyer les organisations partenaires de CRS pour des activiteacutes en lien avec le SampE
1 Superviser les membres de lrsquouniteacute de SampE et leur servir de mentor
3 ndash Renforcer les systegravemes de gestion de lrsquoinformation (10)
Aider agrave lrsquoeacutelaboration drsquoun systegraveme de gestion de lrsquoinformation en documentant en mettant en œuvre et en coordonnant un SampE standardiseacute
Collaborer avec les responsables sectoriels de SampE pour identifier leurs besoins par rapport au SampE et allouer les ressources en conseacutequence
Creacuteer et mettre en œuvre un meacutecanisme pour collaborer avec les responsables sectoriels de SampE pour faire un mentoring et eacutevaluer la performance du personnel de lrsquouniteacute de SampE
4 ndash Appui technique direct (40)
1 Fournir un appui technique direct agrave CRSKenya et agrave ses partenaires pour lrsquoeacutelaboration drsquoindicateurs et de plans de SampE
Srsquoassurer que les visites de suivi sont utiles qursquoelles permettent drsquoavoir les donneacutees dont on a besoin et qursquoelles aident agrave prendre des deacutecisions de gestion
1 Concevoir des indicateurs possibles pour mesurer lrsquoimpact de programmes sectoriels dans la seacutecuriteacute alimentaire (DAP)
1 Travailler avec le personnel des programmes de CRS et avec les partenaires pour eacutelaborer un cadre pour le suivi et lrsquoeacutevaluation de la progression et de lrsquoimpact de tous les programmes de CRSKenya
Principales relations de travail Rattachement hieacuterarchique Directeur de la division de lrsquoeacuteducation et de lrsquoappui aux programmes
Internes Responsables sectoriels de SampE employeacutes de lrsquouniteacute de SampE directeurs de divisions (EPS HABN et GGSP) Repreacutesentant reacutesident RTA de EARO personnel des programmes du bureau national eacutequipe de SampE du siegravege
Externes mission de lrsquoUSAID ONG universiteacutes locales et autres institutions drsquoenseignement travaillant dans le SampE associations professionnelles (par ex Kenya Evaluation Association) autres consultants en SampE dans le pays et la reacutegion
Qualifications 1 Au moins une maicirctrise dans un domaine en lien avec le deacuteveloppement international et lrsquoassistance
1 Au moins sept ans de responsabilisation progressive dans des programmes drsquoassistance et de deacuteveloppement dont une peacuteriode importante dans le SampE
1 Excellente familiariteacute avec les principes et les approches actuelles du suivi et de lrsquoeacutevaluation de programmes drsquoassistance et de deacuteveloppement en utilisant des meacutethodes quantitatives et qualitatives
Recruter du personnel de SampE bull 31
Annexe IB Exemple de description de poste de niveau 3
1 Compreacutehension des attentes du Gouvernement des Eacutetats-Unis et des tendances du suivi et de lrsquoeacutevaluation dont les programmes appuyeacutes par lrsquoaide alimentaire
Expeacuterience dans la facilitation des efforts de renforcement des capaciteacutes de divers collegravegues y compris dans des agences locales partenaires
1 Volonteacute et capaciteacute de voyager environ 25 du temps
Compeacutetences personnellesprofessionnelles 1 Capaciteacute prouveacutee agrave transfeacuterer des connaissances agrave des publics divers gracircce agrave la formation au mentoring
et par drsquoautres meacutethodes formelles et informelles
1 Familiariteacute avec les principes et les techniques de lrsquoenseignement aux adultes et capaciteacute prouveacutee agrave concevoir et animer des activiteacutes drsquoapprentissage pour les adultes
1 Excellentes capaciteacutes interpersonnelles bonne organisation et bonnes capaciteacutes de communication eacutecrite et orale y compris dans des contextes interculturels
1 Capaciteacute agrave impliquer et agrave motiver les employeacutes dans des domaines programmatiques difficiles
1 Capaciteacute agrave travailler efficacement sous pression et agrave organiser et prioriser des activiteacutes concurrentes
1 Capaciteacute agrave travailler efficacement en eacutequipe
1 Ability to work effectively in a team-oriented environment
1 Flexibiliteacute patience deacutevouement et creacuteativiteacute
1 Excellentes connaissances informatiques (MS Word MS Excel MS Access MS PowerPoint MS Project SPSS)
Environnement de travail Le lieu de travail sera Nairobi avec de nombreux voyages vers les zones de programme agrave lrsquointeacuterieur du Kenya
Recruter du personnel de SampE bull 32
Annexe IC Exemple de description de poste de niveau 2
Deacutepartement Uniteacute de gestion du programme I-LIFE Titre du poste Coordinateur de suivi et eacutevaluation Grade C2 Superviseur immeacutediat Chef de lrsquouniteacute de programmation et drsquoapprentissage Lieu Lilongwe Malawi
Contexte CRSMalawi est lrsquoorganisation principale de I-LIFE (un DAP en consortium) qui est conccedilu pour ameacuteliorer la seacutecuriteacute des moyens drsquoexistence des meacutenages dans les zones rurales cibleacutees CRS a la responsabiliteacute du suivi et de lrsquoeacutevaluation de I-LIFE
Objectif Lrsquoobjectif de ce poste est de superviser et de veacuterifier la collecte de donneacutees de SampE de qualiteacute
La principale responsabiliteacute du poste est de donner un appui programmatique et une assistance technique agrave I-LIFE gracircce agrave une collaboration avec les partenaires pour garantir des programmes de qualiteacute Les coordinateurs de SampE joueront un rocircle important de liaison avec les partenaires sur tous les aspects programmatiques de I-LIFE Les principales fonctions de ce poste seront le suivi et lrsquoeacutevaluation (SampE) lrsquoapprentissage la mise en œuvre des programmes et la repreacutesentation
Principales responsabiliteacutes du poste 1 Collaborer avec les partenaires pour eacutelaborer mettre en œuvre et maintenir un systegraveme inteacutegreacute de SampE
pour I-LIFE
1 Srsquoassurer que des rapports drsquoactiviteacute de qualiteacute soient fournis agrave temps par les partenaires de I-LIFE
1 Fournir une assistance technique et deacutevelopper les capaciteacutes de I-LIFE et de ses partenaires dans toutes les activiteacutes en lien avec le SampE
1 Coordonner le suivi lrsquoeacutevaluation et lrsquoapprentissage pour les partenaires
Principales tacircches du poste
Qualiteacute des programmes
Fournir une aide et un appui aux partenaires de I-LIFE pour lrsquoeacutelaboration et la mise en œuvre drsquooutils de suivi qui comprendront de maniegravere non limitative la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees sur les indicateurs du programme et les rapports sur ces donneacutees
Collaborer avec les partenaires de I-LIFE pour planifier concevoir et entreprendre des eacutevaluations eacutevaluations initiales de programmes
Recruter du personnel de SampE bull 33
Annexe IC Exemple de description de poste de niveau 2
Encourager lrsquoapprentissage agrave lrsquointeacuterieur de I ndashLIFE par un partage des leccedilons apprises et des reacutesultats drsquoeacutevaluation ainsi qursquoen jouant un rocircle cleacute dans les groupes de travail technique entre autres
Permettre une standardisation des outils et meacutethodologies de SampE chez tous les partenaires de mise en œuvre
Fournir des directives et un appui au(x) partenaire(s) de I-LIFE pour preacuteparer et soumettre agrave temps des rapports drsquoactiviteacutes de qualiteacute
1 Servir de leader pour lrsquoeacutelaboration et la gestion du systegraveme de gestion de lrsquoinformation de I-LIFE
1 Contribuer agrave lrsquoeacutelaboration agrave la croissance et agrave la maintenance drsquoun centre de ressource pour I-LIFE
1 Collaborer avec les partenaires de I-LIFE pour planifier conduire etou animer des activiteacutes de renforcement des capaciteacutes en lien avec les programmes par exemple des formations
Repreacutesentation du programme
1 Agir comme principal contact pour les partenaires assigneacutes de I-LIFE
1 Participer agrave des visites sur le terrain dans la zone ougrave travaille le partenaire pour faire le suivi des activiteacutes et servir de guide
1 Participer agrave des groupes de travail technique et agrave des assembleacutees geacuteneacuterales de I-LIFE
Toute autre responsabiliteacute assigneacutee par le superviseur
Principales relations de travail Internes Ce poste est superviseacute par le Chef de lrsquouniteacute de programmation et drsquoapprentissage et collaborera eacutetroitement avec les responsables de SampE des partenaires de I-LIFE ainsi qursquoavec le Directeur de I-LIFE
Externes Ce poste doit travailler en coordination avec les partenaires de I-LIFE des fonctionnaires et des structures du gouvernement local et avec des organisations communautaires et des ONG
Qualifications
Requises
1 Au minimum un diplocircme universitaire en sciences sociales eacuteconomie ou deacuteveloppement rural ou dans un domaine correspondant Avec une grande expeacuterience du suivi de lrsquoeacutevaluation et de lrsquoapprentissage
1 Une bonne expeacuterience des meacutethodologies de recherche participative
1 Une connaissance du traitement de texte des tableurs des programmes de saisie et drsquoanalyse des donneacutees et des bases de donneacutees (comme MS Word Excel et SPSS)
1 Une maturiteacute professionnelle prouveacutee et de bonnes compeacutetences interpersonnelles permettant de travailler en eacutequipe bonne communication eacutecrite et orale
1 Capaciteacute agrave travailler sur des tacircches multiples et agrave respecter les dates butoirs
1 Expeacuterience preacutealable de travail sur des programmes du Titre II
1 Expeacuterience preacutealable de travail en consortium
Recruter du personnel de SampE bull 34
Annexe IC Exemple de description de poste de niveau 2
Deacutesireacutees
1 Certificat de deuxiegraveme cycle dans un domaine en rapport et expeacuterience dans la recherche statistique les meacutethodes drsquoeacutechantillonnage lrsquoanalyse des donneacutees et les rapports
1 Bonnes compeacutetences en reacutedaction de rapports animation et communication bonnes relations interpersonnelles
Environnement de travail Le poste est baseacute agrave Lilongwe et demande des voyages sur les sites sur le terrain jusqursquoagrave 50 du temps
Recruter du personnel de SampE bull 35
Annexe II Tableau de reacutesumeacute de poste
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Recruter du personnel de SampE bull 36
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Recruter du personnel de SampE bull 37
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Recruter du personnel de SampE bull 38
Annexe III Listes de diffusion pour les offres drsquoemploi
Les informations ci-dessous concernent des organisations et sites Internet qui publient reacuteguliegraverement des annonces pour des postes de SampE Il sera utile drsquoeacutetudier les sites Internet eacutenumeacutereacutes ci-dessous pour choisir ceux qui correspondront le mieux agrave votre recherche de poste Les contacts indiqueacutes devront peut-ecirctre ecirctre remis agrave jour et toutes les informations neacutecessaires devraient pouvoir ecirctre trouveacutees en faisant une recherche sur Internet
Cette liste est un point de deacutepart mais ajoutez-y les autres sites Internet ou listes de diffusion que vous trouverez utiles Il peut aussi ecirctre inteacuteressant de demander agrave vos collegraveges srsquoils ont drsquoautres sites Internet agrave recommander
Sites Internet et listes de diffusion recommandeacutes Sites Internet speacutecifiques au SampE
Monitoring and Evaluation News wwwmandecouk
Performance Assessment Resource Center (PARC) wwwparcinfoorg
INGO wwwevalorg
International and Cross-cultural Evaluation (ICCE)s wwwevaluationcanadaca
American Evaluation Association (AEA) wwwevalorg
African Evaluation Association wwwafreaorg
The Evaluation Center at the University of Western Michigan wwwwmichedu
Brazilian Evaluation Network wwwavaliabrasilorgbrIntroductionRebramaEnglishhtml
Evaluation Network of Latin America and the Caribbean wwwlaceaorg
UK Evaluation Society wwwevaluationorguk
European Evaluation Society wwweuropeanevaluationorg
Malaysian Evaluation Society wwwmesorgmy
XC-Eval wwwgroupsyahoocomgroupxceval
Recruter du personnel de SampE bull 39
Annexe III Listes de diffusion pour les offres drsquoemploi
Sites Internet geacuteneacuteraux de deacuteveloppement
1 Relief Web wwwreliefwebintvacancies1
1 DevNetJobs wwwdevnetjobsorg1
1 ConsultingBase wwwconsultingbasecomjobmktindexcfm1
1 Development Opportunities wwwdev-zoneorgjobs1
1 Foreign Policy Association Job Board wwwfpaorgjobs_contact2423jobs_contacthtm1
1 Johns Hopkins Bloomberg School of Public Health Center for Communication Programs wwwjhuccporgindexshtml
1 International Development Research Center (IDRC) Evaluation Unit Presidentrsquos Office email evaluationidrcca
1 Global Affairs Institute The Maxwell School Syracuse University email bwdaytonmaxwellsyredu1
1 Idealist1 wwwidealistorg1
1 The Communication Initiative Vacancy Service wwwcomminitcomvacancieshtml1
1 One world wwwoneworldnet1
1 AIMEnet (health and HIV specific) 1wwwglobalhivevaluationorg
1 Interaction 1wwwinteractionorg1
1 Development Executive Group 1wwwDevelopmentExcom1
1 International Career Employment Weekly wwwinternationaljobsorg1
Recruter du personnel de SampE bull 40
Recruter du personnel de SampE bull 41
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Recruter du personnel de SampE bull 42
Annexe IV Tableau pour retenir des candidatures
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Recruter du personnel de SampE bull 43
Annexe V Questions pour preacuteseacutelectionner des candidats
Nom du candidat ________________________________________ Date __________________________________
Poste ___________________________________________________ Deacutepartement __________________________
Recruteur _______________________________________________
1 Tout drsquoabord ecirctes-vous toujours inteacuteresseacute par le poste
2 Pouvez-vous me dire pourquoi vous avez deacutecideacute de vous porter candidat agrave ce poste
3 Pourquoi voulez-vous changer de travail maintenant (Si le candidat a un emploi actuellement)
4 Pourquoi avez-vous quitteacute votre dernier emploi (Si le candidat nrsquoa pas drsquoemploi actuellement)
5 Quel est votre salaire de base actuel (ou votre dernier salaire de base) Avez-vous un salaire minimum pour lequel vous accepteriez un travail
6 Pourriez-vous me parler de votre formation et de votre expeacuterience et dire en quoi vous pensez qursquoelles correspondent agrave ce travail
7 Qursquoest-ce qui vous attire dans cette organisation
8 Srsquoil y a des peacuteriodes ougrave vous nrsquoavez pas eacuteteacute employeacute pouvez-vous expliquer
9 Avez-vous des questions agrave me poser
Merci pour votre temps et vos commentaires Nous allons continuer le processus de recrutement Nous ne pouvons rien vous promettre mais si vous ecirctes seacutelectionneacute pour un entretien nous vous contacterons
Recruter du personnel de SampE bull 44
Annexe VI Questions drsquoentretien drsquoembauche pour des postes de niveaux 3 et 4
1 Qursquoest-ce qui vous a motiveacute agrave vous porter candidat pour ce poste
2 Veuillez deacutecrire votre rocircle et vos responsabiliteacutes de SampE dans votre dernier poste ou dans votre poste actuel Ajoutez drsquoeacuteventuelles questions compleacutementaires pour clarifier la reacuteponse ou pour demander des deacutetails
3 Veuillez deacutecrire les difficulteacutes particuliegraveres auxquelles vous eacutetiez confronteacute dans votre dernier poste ou dans votre poste actuel Ajoutez drsquoeacuteventuelles questions compleacutementaires pour clarifier la reacuteponse ou pour demander des deacutetails
4 Qursquoavez-vous fait pour reacutesoudre ces difficulteacutes Veuillez lrsquoexpliquer en deacutetail
5 Veuillez expliquer comment les eacutetudes que vous avez faites vous seront utiles dans le travail de conseiller en SampE
6 Quelle expeacuterience de la gestion avez-vous
7 Veuillez deacutecrire ce que vous avez fait dans votre dernier poste ou votre poste actuel pour renforcer la capaciteacute des employeacutes en ce qui concerne les compeacutetences en SampE et les activiteacutes Qursquoavez-vous trouveacute particuliegraverement difficile Qursquoest-ce qui eacutetait agrave votre avis le plus reacuteussi
8 Il est souvent difficile de motiver le personnel des projets pour qursquoils srsquoimpliquent agrave fond dans les activiteacutes de SampE et de srsquoassurer que les reacutesultats du SampE soient reacuteutiliseacutes pour la conception du programme Pouvez-vous deacutecrire des cas ougrave vous avez le mieux reacuteussi agrave faire cela Et ougrave vous avez le moins bien reacuteussi Comment expliqueriez-vous ces diffeacuterences
9 Veuillez expliquer en quoi quand on preacutesente des reacutesultats des donneacutees les moyennes comme les pourcentages peuvent ecirctre trompeurs
10 Nous devons souvent adapter les reacutesultats du SampE agrave des publics diffeacuterents Avez-vous deacutejagrave fait cela dans le passeacute ou sinon comment adapteriez-vous dans lrsquoavenir les reacutesultats drsquoune analyse de donneacutees pour les preacutesenter agrave des publics diffeacuterents Par exemple quel genre de preacutesentation feriez-vous pour deacutecrire les reacutesultats drsquoune eacutetude de base sur lrsquoaccegraves de diffeacuterents groupes de la communauteacute agrave des infrastructures de base (communautaires etou drsquoautres infrastructures de base comme des cliniques) pour a) les membres de la communauteacute ougrave a eacuteteacute faite lrsquoeacutetude et b) les bailleurs de fonds du projet
11 Comment deacuteterminez-vous lrsquoeacutechantillon pour une eacutetude des meacutenages Comment rendriez-vous compte de la stratification et du groupement des eacutechantillons de meacutenages dans une strateacutegie drsquoeacutechantillonnage pour des eacutetudes quantitatives Soyez preacutecis
Recruter du personnel de SampE bull 45
Annexe VI Questions drsquoentretien drsquoembauche pour des postes de niveaux 3 et 4
Reacutefeacuterence agrave lrsquoeacutequation drsquoeacutechantillonnage standard qui nrsquoest pas lieacutee agrave la taille de la population Lrsquoeacutequation est au contraire lieacutee au niveau drsquoerreur accepteacute et au degreacute de variation attendu agrave lrsquointeacuterieur de la population Pour rendre compte de la stratification et du groupement lrsquoeacutechantillon doit ecirctre augmenteacute La stratification est la capaciteacute de lrsquoeacutechantillon agrave permettre des comparaisons statistiques entre des groupes preacutedeacutetermineacutes Le groupement est le fait de choisir drsquoabord des groupes (communauteacutes ou eacutecoles etc) drsquouniteacutes drsquoeacutechantillonnage (meacutenages ou enfants etc) puis de seacutelectionner les uniteacutes drsquoeacutechantillonnage agrave lrsquointeacuterieur de chacun de ces groupes seacutelectionneacutes
12 Comment choisiriez-vous un eacutechantillon de meacutenages dans une communauteacute si vous travailliez sans liste des noms de meacutenages Veuillez ecirctre preacutecis
Deacutecrire la meacutethode laquo faire tourner le stylo raquo on commence par deacutefinir les limites geacuteographiques de la communauteacute on identifie le centre de la communauteacute on deacutetermine la premiegravere direction en faisant tourner un stylo on compte le nombre de meacutenages sur cette ligne jusqursquoagrave la limite de la communauteacute on choisit la premiegravere maison de faccedilon aleacuteatoire puis on choisit les maisons suivantes de maniegravere systeacutematique
13 Quelle est votre expeacuterience du suivi participatif de la communauteacute Quels sont agrave votre avis les avantages et les inconveacutenients du suivi de la communauteacute Expliquez votre opinion1
14 Dans certaines organisations on essaie de creacuteer des indicateurs mondiaux pour la seacutecuriteacute alimentaire et la seacutecuriteacute des moyens drsquoexistence quels en seraient les avantages Que vous soyez ou non au courant de ce travail quelles en seront agrave votre avis les principales difficulteacutes
Preacuteparez drsquoeacuteventuelles autres questions speacutecifiques correspondant agrave un point drsquointeacuterecirct dans le CV du candidat
Recruter du personnel de SampE bull 46
Annexe VII Protocole drsquoentretien drsquoembauche
Agrave faire Se preacuteparer pour lrsquoentretien avec lrsquoeacutequipe et srsquoassurer que tous les membres de lrsquoeacutequipe ont les
documents neacutecessaires devant eux
Mettre les candidats agrave lrsquoaise Ecirctre chaleureux et aimables
Limiter le temps de parole des recruteurs
Arriver bien preacutepareacutes agrave chaque entretien
Eacutecouter activement les reacuteponses du candidat
Regarder le candidat
Prendre des notes durant lrsquoentretien pour vous aider agrave vous souvenir des principaux points et de votre impression de chaque candidat
Accepter des pauses durant lrsquoentretien quand le candidat reacutefleacutechit pour formuler une penseacutee ou une reacuteponse
Terminer chaque entretien par des commentaires positifs sur les qualifications ou les reacuteponses du candidat
Poser des questions sur drsquoeacuteventuels points drsquointeacuterecirct ou sur une expeacuterience inteacuteressante sur le CV du candidat
Poser des questions suppleacutementaires pour preacuteciser des points ou des reacuteponses qui ne seraient pas clairs
Inviter le candidat agrave poser des questions au panel de recruteurs
A ne pas faire Se disputer ou discuter avec le candidat pour quelque raison que ce soit
Critiquer une reacuteponse du candidat
Interrompre le candidat agrave nrsquoimporte quel moment
Poser des questions fermeacutees (reacuteponse par oui ou par non)
Poser des questions trop personnelles ou indiscregravetes
Reacuteagir de faccedilon neacutegative agrave une reacuteponse du candidat ou agrave quelque chose qursquoil dit
Donner votre opinion sur la qualiteacute de lrsquoentretien du candidat agrave la fin de lrsquoentretien
Bailler pendant que le candidat parle
Recruter du personnel de SampE bull 47
Annexe VIII Exemple de cadre des reacutesultats
Recruter du personnel de SampE bull 48
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Annexe VIII Exemple de cadre des reacutesultats
Points de discussion Discutez de la strateacutegie programmatique preacutesenteacutee dans le cadre des reacutesultats
CRS veut reacutepondre agrave une grande varieacuteteacute de besoins (comme la perte de strateacutegies de moyens drsquoexistence les mauvaises conditions et pratiques sanitaires le manque drsquoinfrastructures et la faiblesse de la socieacuteteacute civile et de la gouvernance) conseacutequences du tsunami Le projet reconstruira les biens perdus et les strateacutegies de moyens drsquoexistence de maniegravere agrave promouvoir leur peacuterenniteacute et peut-ecirctre une reacutesilience aux chocs futurs CRS pense que ces besoins sont tous drsquoune maniegravere ou drsquoune autre connecteacutes et qursquoon doit y reacutepondre en mecircme temps pour permettre croissance et progregraves
Deacutecrivez le contexte dans lequel opegravere le programme La population cibleacutee a veacutecu des pertes agrave des niveaux varieacutes et elle a un grand nombre de besoins concurrents Les meacutenages doivent avoir agrave nouveau accegraves aux infrastructures et agrave des possibiliteacutes de geacuteneacuterer un revenu et ils doivent aussi adopter de meilleurs comportements (en santeacute) et des strateacutegies de moyens drsquoexistence plus reacutesilients
Comment les objectifs strateacutegiques (OS) collaborent-ils pour reacutealiser la strateacutegie
Ensemble les objectifs strateacutegiques collaboreront pour reconstruire les infrastructures et ameacuteliorer les pratiques des meacutenages afin de restaurer et drsquoameacuteliorer les conditions de vie Par exemple un OS srsquointeacuteressera agrave lrsquoaccegraves agrave une eau de qualiteacute tandis que lrsquoautre srsquointeacuteressera agrave lrsquoameacutelioration des pratiques de santeacute ce qui permettra drsquoagir sur lrsquoeacutetat sanitaire en partant de deux directions diffeacuterentes
Donnez des exemples preacutecis drsquoOS et de reacutesultats OS4 Les meacutenages affecteacutes ont ameacutelioreacute leur seacutecuriteacute des intermeacutediaires (RI) qui pourraient ecirctre utiliseacutes pour moyens drsquoexistence compleacuteter le cadre des reacutesultats
RI21 Les pratiques des meacutenages ameacuteliorent soins qui sont donneacutes
Donnez des exemples de comment des reacutesultats intermeacutediaires transversaux (ameacutelioration des capaciteacutes reacuteactiviteacute aux questions de genre techniques de transformation des conflits et deacuteveloppement de la communauteacute) pourraient ecirctre inteacutegreacutes avec les OS et drsquoautres RI dans le cadre des reacutesultats
RI22 et augmentation des capaciteacutes la formation du personnel des centres de santeacute et lrsquoameacutelioration de la gestion des meacutedicaments et mateacuteriels meacutedicaux augmenteront lrsquoaccegraves des meacutenages agrave des services de santeacute de qualiteacute
RI12 et reacuteactiviteacute aux questions de genre la construction drsquoinstallations drsquoeau et drsquoassainissement adapteacutees aux genres reacutesoudront les questions speacutecifiques au genre que les femmes avaient peut-ecirctre avec les installations drsquoeau et drsquoassainissement preacuteceacutedentes
OS3 et deacuteveloppement de la communauteacute en ameacuteliorant la socieacuteteacute civile et la gouvernance et en augmentant la participation de la communauteacute agrave une gouvernance transparente et son rocircle dans la gestion des processus de la socieacuteteacute civile le projet contribuera au deacuteveloppement geacuteneacuteral de la communauteacute
Demander au candidat quelles sont ses questions ses commentaires ou ses suggestions agrave propos du cadre des reacutesultats
Recruter du personnel de SampE bull 49
Annexe IX Exemple de tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT)
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Recruter du personnel de SampE bull 51
Annexe IX Exemple de tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT)
Points de discussion Indicateur drsquoimpact 11 On preacutevoit uns eacutenorme augmentation de 60 agrave 100 des communauteacutes ayant des plans de seacutecuriteacute alimentaire entre la 4e et la 5e anneacutee Cela nrsquoest pas reacutealiste sauf srsquoil y a un eacutevegravenement contextuel dont en pense qursquoil expliquera une partie de cette augmentation
Indicateurs drsquoimpact 12 La valeur de la capaciteacute de seacutecuriteacute alimentaire de la communauteacute est laquo agrave deacuteterminer raquo Et pourtant le tableau montre un score preacutevu de 20 la premiegravere anneacutee Sans valeur de base on ne peut pas savoir si un score de 20 repreacutesentera une augmentation une diminution ou aucun changement par rapport agrave la valeur de base Quand on nrsquoa pas de valeur de base il vaut mieux preacutevoir une augmentation relative comme laquo une augmentation de 20 raquo pour la 1e anneacutee
Indicateur de suivi 11 LrsquoIPTT suggegravere que le programme ne mesurera pas le nombre de structures de seacutecuriteacute alimentaire les 1e 2e 3e et 4e anneacutees Il serait recommandeacute de suivre ces donneacutees sur toute la dureacutee du programme pour veacuterifier que le programme progresse au cours de ces anneacutees Si lrsquoon attend la 5e anneacutee pour mesurer lrsquoindicateur on pourrait avoir une grosse surprise ou une eacutenorme deacuteception agrave la fin du projet
Indicateur de suivi 12 Le nombre de membres participant agrave des structures de seacutecuriteacute alimentaire doit bondir de laquo 0 raquo agrave 2 000 entre les donneacutees de base et la 1e anneacutee et ne doit pas changer entre la 3e et la 5e anneacutee Il y a peu de chance que le changement soit aussi diffeacuterent selon les anneacutees La deuxiegraveme portion de lrsquoindicateur montre que le pourcentage des femmes participantes augmentera substantiellement entre les donneacutees de base et la 5e anneacutee Si le pourcentage des femmes augmente et que le nombre des membres reste le mecircme le nombre drsquohommes participants devrait deacutecroicirctre On ne voit pas bien pourquoi on preacutevoit ce changement
Indicateur de suivi 14 Lrsquoindicateur montre le pourcentage preacutevu de meacutenages ougrave un ou plusieurs membres sont formeacutes dans plusieurs domaines techniques Cependant Il nrsquoy a pas de donneacutee de base pour le pourcentage formeacute en laquo AH raquo ni laquo ENV raquo ni dans lrsquoeacutetude de base ni pour la 1e anneacutee On ne voit pas bien pourquoi ces informations ne sont pas donneacutees Ces deux types de formation ne seront-ils pas mis en route avant la 2e anneacutee
Indicateur drsquoimpact 21 Il nrsquoest peut-ecirctre pas reacutealiste de preacutevoir que les meacutenages reacuteussiront agrave atteindre 12 mois de seacutecuriteacute alimentaire la 5e anneacutee Si la moyenne preacutevue est de 12 cela signifie que chaque meacutenage devra atteindre ce niveau (12 mois) puisqursquoil ne serait pas possible que certains meacutenages atteignent 13 mois de seacutecuriteacute alimentaire par an (ce qui permettrait drsquoavoir une moyenne de 12 mois si certains meacutenages nrsquoarrivaient qursquoagrave 11 mois)
Indicateurs drsquoimpact 22 Sans chiffre de base pour la production agricole ce nrsquoest pas une bonne ideacutee de preacutevoir des cibles de valeurs absolues en kilos Ces valeurs en kilos qui sont donneacutees peuvent repreacutesenter une augmentation une diminution par rapport aux donneacutees de base ou aucun changement
Indicateur drsquoimpact 31 Le tableau suggegravere que le programme ne suivra pas lrsquoeacutetat nutritionnel pendant les anneacutees 1 agrave 4 Ce nrsquoest pas une bonne ideacutee de ne pas srsquointeacuteresser agrave lrsquoimpact nutritionnel du programme pendant ces anneacutees Bien que le retard de croissance soit un indicateur nutritionnel qui ne change pas aussi rapidement que le sous-poids il doit quand mecircme ecirctre mesureacute au moins une fois par an Il est important de collecter des donneacutees de nutrition au mecircme moment chaque anneacutee pour prendre en compte les variations saisonniegraveres de lrsquoeacutetat nutritionnel
Indicateur de suivi 31 On ne voit pas clairement si les chiffres preacutesenteacutes reflegravetent les changements preacutevus dans laquo le pourcentage de femmes recevant de la vitamine A raquo ou dans le pourcentage de laquo nourrissons recevant de la vitamine A raquo Tous les indicateurs doivent ecirctre speacutecifiques et correspondre agrave une seule mesure LrsquoIPTT doit inclure des valeurs dont le programme sera tenu responsable La valeur preacutevue de 100 la 5e anneacutee doit ecirctre utiliseacutee avec prudence
Indicateur de suivi 32 On ne voit pas clairement si cet indicateur correspond aux enfants recevant des aliments solides des liquides de lrsquoeau avec du sucre et du sel ou des sels de reacutehydratation apregraves une peacuteriode de diarrheacutee Lrsquoindicateur devrait ecirctre reacuteviseacute pour correspondre agrave un seul de ces traitements
Recruter du personnel de SampE bull 52
Annexe X Tableau pour noter les entretiens drsquoembauche
Membre de lrsquoeacutequipe de recruteurs Membre B
Candidat Candidat A
Date de lrsquoentretien 1er juin 2007
Instructions Pour chaque point vous jugerez de la reacuteponse du candidat et vous lui donnerez une note de 1 agrave 5 selon la
faccedilon dont il aura reacutepondu 1 est la moins bonne note et 5 la meilleure note
Apregraves lrsquoentretien vous additionnerez les notes individuelles pour obtenir une NOTE TOTALE Eacutecrivez la NOTE TOTALE dans la case preacutevue sur la premiegravere page
Cateacutegorie Note (1 ndash 5)1 = moins bonne note 5 meilleure note
Commentaires
Le candidat srsquoexprime bien 5 A tregraves bien parleacute a donneacute beaucoup de deacutetails
Qualiteacute des reacuteponses expeacuterience de gestion
3 Nrsquoa travailleacute comme superviseur drsquoune eacutequipe de SampE que pendant peu de temps environ 6 mois
Qualiteacute des reacuteponses expeacuterience de renforcement des capaciteacutes
3 Nrsquoa que peu drsquoexpeacuterience dans le renforcement des capaciteacutes drsquoune eacutequipe lagrave aussi seulement 6 mois drsquoexpeacuterience dans son ancien poste
Qualiteacute des reacuteponses eacutechantillonnage 4 Superhellip au courant de tous les principaux points et theacuteories Mais ne connaissait pas lrsquoeacutequation drsquoeacutechantillonnage
Qualiteacute des reacuteponses suivi de la communauteacute
5 Bonnes ideacutees sur le suivi de la communauteacute A une expeacuterience de suivi de la communauteacute
Qualiteacute des reacuteponses ProFrame 4 A mis en eacutevidence plusieurs problegravemes cleacutes A reacuteussi agrave deviner beaucoup de choses sur le contexte agrave partir du ProFrame
Qualiteacute des reacuteponses IPTT 4 Bien aussi bons commentaires
Compeacutetences en analyse des donneacutees 5 A reacutealiseacute toutes les tacircches demandeacutees en analyse des donneacutees et semblait tregraves agrave lrsquoaise avec SPSS
Compeacutetences personnelles 5 Bon eacutequipier motiveacute
Autres (preacuteciser par ex expeacuterience en formation)
2 Nrsquoa que peut drsquoexpeacuterience en formation
Qualiteacute de lrsquoexemple de document reacutedigeacute par le candidat
4 Excellent document
Qualiteacute des reacutefeacuterences 5 Toutes les reacutefeacuterences donnent une bonne impression
Note globale de lrsquoentretien 49 Je pourrais envisager de recruter ce candidat
Recruter du personnel de SampE bull 53
Annexe XI Questions pour les personnes de reacutefeacuterences pour des postes de niveaux 3 et 4
1 Dans quelle capaciteacute avez-vous travailleacute avec (le candidat)
2 Combien de temps avez-vous travailleacute avec (le candidat)
3 1 Donnez une bregraveve description du poste et des principales responsabiliteacutes du poste Comment les points forts de (le candidat) lui permettraient-ils de correspondre agrave ce poste Veuillez deacutecrire ces points forts
4 Pensez-vous qursquoune partie de ce travail serait particuliegraverement difficile pour (le candidat) Pourquoi De quel type de formation ou de capaciteacute technique suppleacutementaire pensez-vous que le candidat aurait besoin pour ecirctre excellent dans ces domaines
5 Que consideacuterez-vous comme les principales compeacutetences personnelles et les principaux points forts de (le candidat) Quels sont les domaines dans lesquels il devrait travailler pour progresser
6 (Le candidat) travaille-t-il mieux en eacutequipe ou individuellement Veuillez expliquer ce qui vous fait penser cela
7 Qursquoauriez-vous drsquoautre agrave dire sur (le candidat) par rapport agrave ce poste
8 1 Ajoutez drsquoautres questions speacutecifiquement tourneacutees vers les points souleveacutes durant lrsquoentretien ou pendant votre discussion avec lrsquoeacutequipe de recruteurs
Recruter du personnel de SampE bull 54
Depuis 1943 Catholic Relief Services (CRS) a le privilegravege de servir les pauvres et les personnes deacutefavoriseacutees dans le monde Sans distinction de race de religion ou de nationaliteacute CRS apporte une assistance drsquourgence agrave la suite de catastrophes naturelles ou causeacutees par lrsquohomme Par le biais de projets de deacuteveloppement dans des domaines de lrsquoeacuteducation la paix et la justice lrsquoagriculture la microfinance la santeacute et le VIHSida CRS travaille agrave faire respecter la digniteacute humaine et agrave promouvoir une meilleure qualiteacute de vie CRS travaille aussi aux Eacutetats-Unis pour mieux faire connaicirctre aux catholiques et autres personnes inteacuteresseacutees les problegravemes de paix et de justice internationales afin qursquoils agissent en ce sens Ses programmes et ses ressources reacutepondent agrave lrsquoappel des eacutevecircques des Eacutetats-Unis qui demandent de vivre dans la solidariteacute comme une seule famille humaine par delagrave les frontiegraveres les oceacuteans et les diffeacuterences de langues de cultures et de conditions eacuteconomiques
Par des initiatives mondiales et des programmes au niveau des communauteacutes la Croix Rouge Ameacutericaine aide les personnes vulneacuterables partout dans le monde agrave preacutevenir les catastrophes les urgences humanitaires complexes et les conditions sanitaires dangereuses agrave srsquoy preacuteparer et agrave y reacutepondre En se concentrant sur la santeacute au niveau mondial la preacuteparation et la reacuteaction aux catastrophes la restauration des liens familiaux et la disseacutemination de la loi humanitaire internationale la Croix Rouge Ameacutericaine offre une assistance humanitaire rapide efficace et de grande ampleur aux personnes dans le besoin Pour reacutealiser ses buts la Croix Rouge Ameacutericaine travaille avec ses partenaires dans le mouvement international de la Croix Rouge et du Croissant Rouge et avec drsquoautres organisations internationales drsquoassistance et de deacuteveloppement pour deacutevelopper les capaciteacutes locales mobiliser et habiliter les communauteacutes et eacutetablir des partenariats Son programme le plus important est actuellement le Programme de Reconstruction apregraves le Tsunami qui ameacuteliore la santeacute communautaire et preacutevient les eacutepideacutemies appuie les communauteacutes pour reconstruire leur vie et reacutetablir leurs moyens drsquoexistence et aide les socieacuteteacutes concerneacutees de la Croix Rouge et du Croissant Rouge ainsi que leurs communauteacutes agrave deacutevelopper des capaciteacutes de preacuteparation aux catastrophes
Publieacute en 2008 par
Catholic Relief Services American Red Cross 228 W Lexington Street 2025 E Street NW Baltimore MD 21201-3413 Washington DC 20006 USA USA
Auteurs Clara Hagens aideacutee par Guy Sharrock (CRS)Eacutediteur de la seacuterie Guy Sharrock (CRS) aideacute par le personnel de la Croix Rouge Ameacutericaine Lecteurscorrecteurs Cynthia Green Joe Schultz (CRS) et Dian Towbin Traductrice Odile Adjavon Reacutevision Alexandre Diouf Graphic Designer Jeanne Ivy Cover Photo Jim Stipe
Recruter du personnel de SampE a eacuteteacute produit par CRS et la Croix Rouge Ameacutericaine avec un appui financier des subventions Food For Peace (FFP) de lrsquoAgence des Eacutetats-Unis pour le Deacuteveloppement International (USAID) Subvention de deacuteveloppement des capaciteacutes institutionnelles du CRS (AFP A-00-03-00015-00) et Subvention de deacuteveloppement des capaciteacutes institutionnelles de la Croix Rouge Ameacutericaine (AFP A-00-00007-00) Les points de vue exprimeacutes dan ce documents sont ceux de lrsquoauteur et ne repreacutesentent pas neacutecessairement ceux de lrsquoUSAID ou de FFP
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Table des matiegraveres
iii Preacuteface
iii Remerciements
iv Sigles
Eacutetapes du processus
1 Introduction
2 Eacutetape 1 Deacuteterminer ses besoins de SampE
6 Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
11 Eacutetape 3 Creacuteer un comiteacute de recrutement et preacuteparer le processus de recrutement
12 Eacutetape 4 Publier lrsquoannonce pour le poste
15 Eacutetape 5 Trier retenir les candidatures et preacuteseacutelectionner les candidats
18 Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
23 Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
Annexes outils et ressources
26 Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
30 Annexe IB Exemple de description de poste de niveau 3
33 Annexe IC Exemple de description de poste de niveau 2
36 Annexe II Tableau de reacutesumeacute de poste
39 Annexe III Listes de diffusion pour les annonces de postes
41 Annexe IV Tableau pour retenir des candidatures
44 Annexe V Questions pour preacuteseacutelectionner des candidats
45 Annexe VI Questions drsquoentretien drsquoembauche pour les niveaux 4 et 5
47 Annexe VII Protocole drsquoentretien drsquoembauche
48 Annexe VIII Exemple de cadre des reacutesultats
50 Annexe IX Exemple drsquoIPTT
53 Annexe X Tableau pour noter les entretiens drsquoembauche
54 Annexe XI Questions pour les personnes de reacutefeacuterence
Preacuteface Le suivi et lrsquoeacutevaluation (SampE) sont des responsabiliteacutes centrales des gestionnaires de programmes de la Croix Rouge Ameacutericaine et de CRS qui permettent de garantir la qualiteacute de la programmation Recruter du personnel de SampE fait partie drsquoune seacuterie de modules de formation et de renforcement des capaciteacutes sur laquelle la Croix Rouge Ameacutericaine et CRS ont deacutecideacute de collaborer dans le cadre de leurs subventions respectives de deacuteveloppement des capaciteacutes institutionnelles Ces modules sont conccedilus pour reacutepondre agrave des besoins identifieacutes sur le terrain de directives et drsquooutils particuliers qui ne semblaient pas pouvoir ecirctre trouveacutes dans des publications existantes Bien que les exemples des modules concernent principalement les programmes du Titre II les directives et les outils fournis sont tout aussi valables en dehors du domaine de la seacutecuriteacute alimentaire
Notre intention en eacutecrivant Recruter du personnel de SampE est de fournir aux lecteurs un document qui les aide agrave trouver et agrave recruter des employeacutes de SampE qui reacutepondent parfaitement agrave leurs besoins et qui en fin de compte augmentent la qualiteacute de la programmation de SampE Ce module preacutesente les principales eacutetapes du deacutebut agrave la fin du processus de recrutement Il peut ecirctre utiliseacute de diffeacuterentes maniegraveres selon le niveau atteint dans le processus de recrutement Il preacutesente de nombreuses annexes donnant des exemples drsquooutil de points de discussion et de questions Nous encourageons les lecteurs agrave adapter chaque outil agrave leurs contextes et besoins particuliers car cela les aidera agrave srsquoimpliquer agrave fond dans le processus et leur permettra de trouver le candidat correspondant le mieux agrave leurs besoins
Veuillez envoyer vos commentaires et vos suggestions sur cette eacutedition de Recruter du personnel de SampE par e-mail agrave mampefeedbackcrsorg
Remerciements Lrsquoauteur voudrait remercier tous ceux qui ont contribueacute agrave ce document pour leurs ideacutees et leurs perspectives Lrsquoauteur voudrait aussi reconnaicirctre la contribution de Guy Sharrock (CRS) qui a eacuteteacute drsquoune grande aide pour lrsquoeacutelaboration de ce document
Recruter du personnel de SampE bull iii
CV
Sigles
CRS Catholic Relief Services
Curriculum Vitae
IPTT Tableau de suivi des indicateurs de performance
ONG Organisation non gouvernementale
PRA Meacutethode de recherche rurale participative
SampE Suivi et eacutevaluation
SPSS Programme statistique pour les sciences sociales
Recruter du personnel de SampE bull iv
Dans de nombreux cas
ce module preacutesente
des exemples ideacuteaux
et geacuteneacuteraliseacutes Il est
important drsquoadapter
ces eacutetapes pour qursquoelles
correspondent agrave votre
propre situation
Introduction
Recruter du personnel de suivi et drsquoeacutevaluation (SampE) pour un bureau national ou un bureau reacutegional repreacutesente agrave la fois une opportuniteacute inteacuteressante et un grand deacutefi Il est tregraves important drsquoun point de vue strateacutegique de trouver un bon personnel Pour cela il faut reacutefleacutechir de faccedilon approfondie et cela demande beaucoup de temps Cependant si lrsquoon srsquoinvestit moins dans le processus de recrutement on risque de devoir tout recommencer et de continuer agrave ne pas avoir les personnes neacutecessaires dans la capaciteacute de SampE de lrsquoeacutequipe ce qui en fin de compte empecircchera de progresser vers la reacutealisation des objectifs de SampE La qualiteacute du programme de SampE sera ameacutelioreacutee en fin de compte par un processus de recrutement reacutefleacutechi et approfondi
Ce module donne des exemples des outils et des directives pour chaque eacutetape du processus de recrutement de personnel de SampE Dans de nombreux cas ce module preacutesente des exemples ideacuteaux et geacuteneacuteraliseacutes Il est important drsquoadapter ces eacutetapes pour qursquoelles correspondent agrave votre propre situation Par exemple les qualifications et le niveau drsquoeacutetudes requis ou la complexiteacute des questions techniques de lrsquoentretien drsquoembauche peuvent ecirctre adapteacutes pour correspondre agrave votre contexte Le but ultime de ce module est drsquoameacuteliorer la qualiteacute des activiteacutes de SampE en vous mettant en contact avec les candidats les plus qualifieacutes pour pouvoir reacutepondre agrave vos besoins de SampE Ce module est organiseacute en sept eacutetapes deacutecrites ci-dessous
Eacutetape 1 Deacuteterminer les besoins de SampE
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
Eacutetape 3 Mettre en place un comiteacute de recrutement et preacuteparer le processus
de recrutement
Eacutetape 4 Publier lrsquoannonce pour le poste
Eacutetape 5 Trier retenir et preacuteseacutelectionner les candidats
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
En eacutetudiant ces sept eacutetapes on peut voir ougrave lrsquoon en est du processus de recrutement Si par exemple on a deacutejagrave identifieacute ses besoins de SampE et fait une description de poste ce module pourra aider pour les autres eacutetapes du recrutement
Recruter du personnel de SampE bull 1
Il est important
de consideacuterer la
composition de lrsquoeacutequipe
de SampE et de deacutecider
du type de poste pour
lequel vous allez passer
une annonce
Eacutetape 1 Deacuteterminer les besoins de SampE
9 Voir les besoins de SampE pour tous les secteurs de programmation
9 Eacutevaluer la capaciteacute actuelle de lrsquoeacutequipe de SampEDeacuteterminer la capaciteacute neacutecessaire pour lrsquoeacutequipe de SampE
9 Deacuteterminer les compeacutetences et le niveau drsquoexpeacuterience que lrsquoon voudrait ideacutealement trouver dans les candidats potentiels
9 Deacuteterminer le type de poste de SampE neacutecessaire
Lrsquoeacutetude des besoins de SampE agrave lrsquointeacuterieur du bureau doit ecirctre un processus participatif impliquant des repreacutesentants de chaque secteur les membres actuels du personnel de SampE (srsquoil y en a) et avec une contribution des cadres de SampE baseacutes soit dans la reacutegion soit au siegravege de lrsquoorganisation
Chaque secteur de programmation et chaque projet doit avoir des plans de SampE speacutecifiques Demandez aux repreacutesentants de chaque secteur de programmation de discuter de leurs plans de SampE avec vous y compris des activiteacutes actuelles de SampE et dans lrsquoideacuteal des activiteacutes de SampE qursquoils voudraient mener srsquoils avaient plus de ressources et de capaciteacute technique Cela permet drsquoavoir une ideacutee de la capaciteacute actuelle de chaque secteur et de ce qui manque du point de vue des capaciteacutes On discutera aussi drsquoeacuteventuels problegravemes concernant la qualiteacute des activiteacutes actuelles de SampE pour mieux deacuteterminer les manques au niveau des capaciteacutes
De plus demandez agrave lrsquoeacutequipe srsquoil y a drsquoautres compeacutetences ou domaines drsquoexpertise technique qui lui seraient utiles ou qui ameacutelioreraient la qualiteacute des activiteacutes de SampE Agrave partir de ces discussions deacuteterminez lrsquoensemble de compeacutetences et le niveau drsquoexpeacuterience dont vous avez besoin Une fois que vous aurez fait ce travail avec chaque secteur vous aurez eacutelaboreacute une liste complegravete des besoins en SampE de votre bureau national Ceci permettra de deacuteterminer le type de poste pour lequel vous allez recruter
Toutes les personnes
ressources disponibles
comme les conseillers techniques
reacutegionaux en SampE et le personnel
technique de SampE au siegravege doivent
ecirctre impliqueacutees dans tout le
processus de recrutement Elles
aideront agrave deacuteterminer les besoins de
SampE agrave structurer ou agrave restructurer
lrsquoeacutequipe de SampE agrave identifier des
candidats agrave eacutetudier les dossiers
de candidatures et agrave mener les
entretiens drsquoembauche Si le
bureau de pays embauche pour des
postes de cadres en SampE et qursquoil a
actuellement une capaciteacute limiteacutee
en SampE il est essentiel drsquoinclure dans
le processus des employeacutes de SampE
baseacutes dans la reacutegion ou au siegravege the
process
Recruter du personnel de SampE bull 2
Eacutetape 1 Deacuteterminer les besoins de SampE
Dans cette eacutetape il est important de consideacuterer la composition de lrsquoeacutequipe de SampE et de deacutecider du type de poste pour lequel vous allez passer une annonce En gros il y a quatre niveaux de postes de SampE Chaque poste comporte un ensemble standard de responsabiliteacutes et un niveau geacuteneacuteral de compeacutetences et drsquoexpeacuterience
Il est important de veacuterifier que lrsquoon a un financement adeacutequat
pour un poste de SampE Contactez votre Repreacutesentant reacutesident ou le
deacutepartement des ressources humaines de votre organisation pour
voir quelle est la fourchette actuelle des salaires pour votre choix de poste
de SampE
Srsquoil nrsquoy a pas suffisamment de financement pour un poste de SampE il
faudra stopper le processus de recrutement jusqursquoagrave ce qursquoon ait trouveacute
un financement adeacutequat Le financement disponible peut avoir un
impact sur le type de poste pour lequel vous allez recruter selon les
salaires correspondant agrave chaque poste Si un appui au niveau reacutegional
peut reacutepondre agrave vos besoins de SampE ou si vous nrsquoavez pas suffisamment
de fonds actuellement travaillez directement avec ces employeacutes pour
preacuteparer un cahier des charges et un calendrier pour accomplir les tacircches
de SampE neacutecessaires Si vous deacuteterminez que des consultations techniques
reacutepondraient mieux agrave vos besoins de SampE deacutemarrez une recherche de
consultant selon les protocoles habituels de votre bureau
Les titres utiliseacutes ici pour les postes sont geacuteneacuteriques et peuvent varier selon les organisations ou mecircme selon les bureaux nationaux Mais ces titres sont utiliseacutes pour indiquer les diffeacuterents niveaux de postes du plus expeacuterimenteacute au moins expeacuterimenteacute geacuteneacuteralement Ces niveaux sont
1 Niveau 4 (par exemple conseiller en SampE baseacute soit au bureau reacutegional soit au siegravege)
Niveau 3 (par exemple responsable de SampE)
Niveau 2 (par exemple coordinateur de SampE)
Niveau 1 (par exemple employeacute de SampE sur le terrain)
Le niveau 4 est un poste de cadre Un poste de niveau 4 peut ecirctre baseacute dans un bureau reacutegional particulier ou faire partie de lrsquoeacutequipe du siegravege mais cette personne a la responsabiliteacute de fournir un support technique agrave plusieurs pays Les employeacutes de niveau 4 ont une grande expertise dans tous les domaines des systegravemes de SampE comme la conception de projets lrsquoeacutelaboration de plans de SampE la mise en œuvre de diverses activiteacutes de SampE lrsquoanalyse des donneacutees et les rapports Ils peuvent fournir un appui technique agrave des bureaux nationaux pour des formations sur le SampE la conception drsquoenquecirctes les eacutevaluations ou les strateacutegies drsquoeacutechantillonnage ils peuvent concevoir des questionnaires et guider le personnel du pays dans lrsquoanalyse des donneacutees Le cadre de niveau 4 prend aussi la direction de la conceptualisation de la
Recruter du personnel de SampE bull 3
Eacutetape 1 Deacuteterminer les besoins de SampE
planification et de la coordination des initiatives plus geacuteneacuterales de SampE et drsquoapprentissage de lrsquoagence La principale fonction des employeacutes de niveau 4 est de faire avancer lrsquoagenda de SampE dans leurs zones (au niveau mondial ou reacutegional) Ceux-ci ont geacuteneacuteralement une maicirctrise 5 agrave 10 ans drsquoexpeacuterience une formation extrecircmement technique et ils ont montreacute leur capaciteacute agrave former drsquoautres employeacutes et agrave renforcer les capaciteacutes de ceux-ci
Le personnel au niveau 3 repreacutesente geacuteneacuteralement la plus grande partie des compeacutetences techniques de lrsquoeacutequipe dans le pays Il a une bonne expertise dans la conception de plans de SampE les meacutethodes de collecte de donneacutees et lrsquoanalyse des donneacutees qualitatives comme quantitatives En animant des formations et en supervisant la collecte des donneacutees les employeacutes de niveau 3 travaillent au renforcement des capaciteacutes des employeacutes de niveau 1 et 2 dans un grand nombre de domaines de compeacutetences Les employeacutes de niveau 3 doivent avoir une maicirctrise 3 agrave 5 ans drsquoexpeacuterience dans un domaine correspondant une bonne formation technique et ils doivent ecirctre capables de former le personnel et de renforcer ses capaciteacutes Les employeacutes de niveau 3 sont en lien eacutetroit avec le personnel de niveau 4 sur beaucoup de questions techniques
Les employeacutes de niveau 2 ont une licence et en moyenne 1 agrave 2 ans drsquoexpeacuterience Leur responsabiliteacute est de fournir une supervision suppleacutementaire pour les activiteacutes de collecte des donneacutees et de participer agrave la collecte des activiteacutes de SampE et agrave lrsquoanalyse des donneacutees Les personnels de niveau 2 sont souvent assigneacutes directement agrave des projets particuliers Ils gegraverent les employeacutes de niveau 1 et supervisent leurs activiteacutes On a besoin de plusieurs employeacutes de niveau 2 quand le bureau national a plusieurs bureaux secondaires
Les employeacutes de niveau 1 ont en gros la responsabiliteacute de faire les comptesshyrendus des activiteacutes et de collecter les donneacutees sur le terrain Ils participent aussi agrave des activiteacutes plus importantes de suivi et drsquoeacutevaluation comme les eacutetudes de base et les eacutetudes finales et servent souvent de superviseurs pour les eacutequipes et les enquecircteurs On leur demande de 1 agrave 2 ans drsquoexpeacuterience dans une organisation non gouvernementale ou une agence des Nations Unies Cependant il nrsquoest pas neacutecessaire que dans leur poste preacuteceacutedentils aient travailleacute directement dans le SampE Des exemples de descriptions de poste pour des postes de SampE de niveau 2 3 et 4 sont inclus dans lrsquoAnnexe I
Ce module se concentre principalement sur les employeacutes
de niveau 2 de niveau 3 et de niveau 4 parce que le processus
de recrutement est plus rigoureux du point de vue technique et plus
speacutecifique au SampE pour ces postes que pour des employeacutes de niveau 1 Le
recrutement drsquoemployeacutes pour des postes de niveau 1 devra suivre de pregraves
les proceacutedures standards de recrutement du bureau
Recruter du personnel de SampE bull 4
Eacutetape 1 Deacuteterminer les besoins de SampE
Les eacutequipes de SampE sont structureacutees de diffeacuterentes maniegraveres dans les diffeacuterents bureaux nationaux Les directives preacutesenteacutees dans ce module devront ecirctre adapteacutees au contexte du bureau Dans certains bureaux lrsquoeacutequipe de SampE est composeacutee drsquoemployeacutes qui se consacrent uniquement au SampE Ces eacutequipes comprennent geacuteneacuteralement un employeacute de niveau 3 un employeacute de niveau 2 (superviseacute par lrsquoemployeacute de niveau 3) et plusieurs employeacutes de niveau 1 Les membres de lrsquoeacutequipe travaillent ensemble pour reacutepondre aux besoins techniques de diffeacuterents projets et secteurs au sein du bureau national Une autre eacutequipe de SampE pourra ecirctre plus large et composeacutee de personnel de niveau 2 et de personnel des programmes venant de diffeacuterents secteurs et qui consacrent une partie de leur temps aux activiteacutes de SampE Au niveau reacutegional il y a souvent un employeacute de niveau 4 Celui-ci sera aussi appeleacute agrave apporter un appui agrave lrsquoeacutequipe du bureau national pour deacuteterminer agrave la fois les manques qui existent dans la capaciteacute et les compeacutetences techniques rechercheacutees chez les candidats potentiels
Recruter du personnel de SampE bull 5
La description de
poste doit donner
suffisamment de deacutetails
pour que les candidats
inteacuteresseacutes puissent voir
immeacutediatement si le
poste leur convient ou
non
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
9 Inclure les responsabiliteacutes de travail
9 Fournir un reacutesumeacute de lrsquoenvironnement de travail
9 Preacutesenter les compeacutetences requises
9 Deacutecrire les caracteacuteristiques deacutesireacutees
Lrsquoobjectif principal de la description de poste est drsquoinformer les candidats potentiels des responsabiliteacutes correspondant au poste et de ce qui est attendu drsquoeux ainsi que des compeacutetences et de lrsquoexpeacuterience requises Pour cela la description de poste doit donner suffisamment de deacutetails pour que les candidats inteacuteresseacutes puissent voir immeacutediatement si le poste leur convient ou non Ineacutevitablement il y aura des candidatures de personnes qui ne reacutepondront pas aux critegraveres minimum Cependant une bonne description de poste limitera ce type de candidatures Creacuteer une description de poste permet aussi de reacutefleacutechir de faccedilon critique agrave chaque aspect du poste
Une bonne description de poste doit faire de 3 agrave 4 pages pour donner suffisamment de deacutetails Elle devra comprendre les eacuteleacutements suivants
1 Preacutesentation geacuteneacuterale de lrsquoorganisation
1 Description du bureau ougrave est baseacute le poste
1 Description de lrsquoenvironnement de travail
1 But du poste
1 Principales responsabiliteacutes du poste
1 Principales tacircches du poste
1 Principales relations de travail
1 Qualifications agrave la fois requises et deacutesireacutees comme
1 Compeacutetences techniques
1 Expeacuterience
1 Niveau drsquoeacutetudes ou diplocircme
1 Compeacutetences personnelles
1 Autres qualifications correspondant au poste comme connaissance du Titre II ou drsquoautres types de programmes
Commencez la description par une rapide preacutesentation de votre organisation en deacutecrivant son histoire son mandat et ses principes directeurs Incluez une description preacutecise du bureau reacutegional ou national et les secteurs speacutecifiques
Recruter du personnel de SampE bull 6
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
dans lesquels le bureau travaille actuellement Si vous recrutez pour un poste reacutegional eacutelargissez cette description agrave chaque bureau national dans la reacutegion Preacutecisez clairement le but du poste au deacutebut de la description de poste Par exemple le but peut ecirctre de renforcer la capaciteacute en SampE par lrsquoeacutetablissement drsquoune uniteacute de SampE ou de fournir un appui technique pour les activiteacutes actuelles de SampE Les autres buts de postes seront fournis dans les descriptions de postes en annexes
Apregraves avoir preacutesenteacute le but deacutefinir les principales responsabiliteacutes correspondant au poste et preacuteciser quelle proportion du temps devra approximativement ecirctre consacreacutee agrave chacune Les proportions du temps preacutesenteacutees ici ne donnent qursquoune indication et les proportions reacuteelles du temps consacreacute agrave chaque tacircche seront deacutetermineacutees par le contexte Les responsabiliteacutes habituelles et lrsquoutilisation approximative du temps pour un poste de niveau 3 sont de
Deacutevelopper et maintenir un environnement propice pour le SampE (15)
Deacutevelopper les capaciteacutes du personnel en SampE (20)
Renforcer les systegravemes de gestion de lrsquoinformation (15)
Fournir un appui technique direct en SampE (50)
Un employeacute de niveau 2 peut ecirctre responsable de
la planification et de la conception du programme (30)
la conduite des activiteacutes de qualiteacute des programmes et de SampE (50)
le deacuteveloppement de la capaciteacute des employeacutes en SampE (20)
Les responsabiliteacutes varient eacutenormeacutement selon le poste ainsi que la
proportion de temps consacreacute agrave chaque responsabiliteacute dans le poste
Les employeacutes de niveau 4 auront sans doute la responsabiliteacute de
1 Donner un appui technique aux bureaux nationaux (30)
1 Deacutevelopper les capaciteacutes des employeacutes (30)
1 Coordonner et diriger les activiteacutes reacutegionales drsquoapprentissage (20)
1 Deacutevelopper un environnement propice (10)
1 Maintenir et construire des relations externes avec les bailleurs de fonds
les fonctionnaires des gouvernements et drsquoautres parties prenantes cleacutes
Les responsabiliteacutes des employeacutes de niveau 1 sont geacuteneacuteralement limiteacutees agrave la conduite drsquoactiviteacutes de SampE Pour une description plus deacutetailleacutee des responsabiliteacutes des postes Cf les descriptions de postes preacutesenteacutees dans lrsquoAnnexe I
Recruter du personnel de SampE bull 7
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
Inclure une liste des principales tacircches correspondant au poste Ces tacircches devront ecirctre en lien direct avec les activiteacutes les parties prenantes les reacutegions et les programmes concerneacutes Les descriptions de postes de lrsquoAnnexe I donnent aussi des exemples des principales tacircches
Les principales relations de travail comprennent les employeacutes avec lesquels lrsquoemployeacute travaillera le plus dans lrsquoorganisation Elles comprennent aussi les autres organisations et parties prenantes avec lesquelles lrsquoemployeacute sera en liaison et en partenariat Inclure une liste complegravete des principales relations de travail dans la description de poste en preacutecisant qui supervisera lrsquoemployeacute
La description de poste doit preacuteciser les qualifications demandeacutees comme
1 Le plus haut niveau drsquoeacutetudes atteint
1 Les anneacutees drsquoexpeacuterience
1 Les compeacutetences techniques
1 La connaissance des programmes ou logiciels utiliseacutes
1 La connaissance des types de programmes ou des sources de financement pertinents (par ex Titre II PEPFAR plaidoyer eacutedification de la paix)
1 Les compeacutetences personnelles
1 Les connaissances linguistiques
Formation du personnel
de SampE
Le domaine international de
lrsquoassistance et du deacuteveloppement
tente de srsquoappuyer sur de
nombreuses disciplines Les
employeacutes y compris les employeacutes
de SampE peuvent avoir fait
des eacutetudes tregraves diverses qui
les preacuteparent efficacement agrave
travailler pour des organisations
internationales mais il est
important que les employeacutes de
SampE aient une bonne base de
compeacutetences analytiques Ces
compeacutetences doivent comprendre
agrave la fois une bonne aptitude agrave la
reacuteflexion critique et une capaciteacute
agrave analyser de multiples types de
donneacutees
Pour chaque cateacutegorie speacutecifier quelles compeacutetences ou quel niveau de performance sont requis et ce qui est deacutesireacute Faites bien la diffeacuterence entre les caracteacuteristiques requises et celles qui sont preacutefeacutereacutees Par exemple des candidats potentiels pour le niveau 4 doivent avoir de 5 agrave 10 ans drsquoexpeacuterience en SampE mais on preacutefegravere que 2 agrave 3 ans de cette expeacuterience soient dans la reacutegion ou dans le pays ougrave est baseacute le poste LrsquoAnnexe II donne un tableau qui reacutesume un grand nombre des principales caracteacuteristiques deacutesireacutees pour chaque type de poste de SampE
Eacutevaluez le niveau drsquoeacutetudes et le nombre drsquoanneacutees drsquoexpeacuterience rechercheacutes selon le type de poste Dans lrsquoideacuteal les employeacutes de niveau 4 comme ceux de niveau 3 devraient avoir au moins une maicirctrise dans un domaine
Recruter du personnel de SampE bull 8
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
pertinent (comme le deacuteveloppement international la politique internationale lrsquoeacuteconomie agricole la santeacute publique etc) et avoir une expeacuterience en SampE comprenant des responsabiliteacutes de formation et de supervision Les employeacutes de niveau 2 doivent avoir un niveau licence dans un domaine pertinent avoir de 1 agrave 2 ans drsquoexpeacuterience en SampE y compris en formation et en supervision Les employeacutes de niveau 1 doivent avoir un niveau bac et avoir 1 ou 2 ans drsquoexpeacuterience pas neacutecessairement dans le domaine du SampE
Les compeacutetences particuliegraveres requises pour chaque poste seront tireacutees de la liste des besoins et des manques dans les capaciteacutes de SampE En geacuteneacuteral les compeacutetences techniques deacutesirables pour des postes de niveau 4 comme de niveau 3 sont
1 Expeacuterience en conception de programme et en conception de plan de SampE
1 Capaciteacute agrave concevoir des outils des enquecirctes et des eacutevaluations de SampE et drsquoautres activiteacutes de SampE comme des eacutetudes de base des systegravemes de suivi et de surveillance et des eacutevaluations finales
Une familiariteacute avec les principales techniques drsquoeacutechantillonnage
1 Une expeacuterience dans la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees qualitatives
1 Une expeacuterience dans la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees quantitatives
1 Une expeacuterience dans la meacutethode de recherche rurale participative (PRA)
1 Une connaissance des indicateurs standards et du protocole de SampE pour un secteur cleacute comme la santeacute ou la nutrition
1 De bonnes compeacutetences en interpreacutetation de donneacutees en reacutedaction de rapports en preacutesentation et autres aptitudes de communication
Les compeacutetences techniques pour un employeacute de niveau 2 comprendront la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees qualitatives et quantitatives et de bonnes capaciteacutes drsquointerpreacutetation et de reacutedaction de rapports
Les employeacutes de niveau 1 ne doivent pas neacutecessairement avoir une expeacuterience directe des activiteacutes de SampE mais devraient pouvoir montrer une familiariteacute avec les programmes drsquoorganisations non gouvernementales et une bonne capaciteacute agrave apprendre
Le degreacute de connaissance des programmes informatiques variera aussi selon les postes Les employeacutes de niveau 3 et 4 doivent connaitre les applications de Microsoftreg Office (dont Excel et Access) et un programme statistique comme le programme statistique pour les sciences sociales (SPSSreg) qui est geacuteneacuteralement utiliseacute pour lrsquoanalyse de donneacutees Les employeacutes de niveau 2 doivent connaitre la plupart des applications de Microsoftreg Office et les employeacutes de niveau 1 doivent connaicirctre Microsoftreg Word et Excel
Dans la description de poste preacuteciser les types de compeacutetences personnelles deacutesireacutees chez un candidat potentiel Les compeacutetences interpersonnelles
Recruter du personnel de SampE bull 9
Outils et ressources
Exemple de description de poste de niveau 4
Exemple de description de poste de niveau 3
Exemple de description de poste de niveau 2
Tableau de reacutesumeacute de poste
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
geacuteneacuteralement rechercheacutees sont la capaciteacute de motiver le personnel drsquoexcellentes capaciteacutes drsquoorganisation et de planification et la capaciteacute agrave travailler en eacutequipe avec des groupes divers dans un environnement multiculturel Pour les candidats de niveaux 3 et 4 les compeacutetences deacutesireacutees comprendront aussi des capaciteacutes de formation de coaching et de mentoring Bien qursquoil soit difficile de mesurer agrave quel point quelqursquoun est capable de lier des relations solides avec les communauteacutes ou de bien communiquer avec les membres drsquoune eacutequipe si vous incluez des compeacutetences interpersonnelles cela montrera aux candidats quelles sont vos attentes Demandez les reacutefeacuterences du candidat (Cf eacutetape 7) pour juger de ses capaciteacutes interpersonnelles et pour donner des exemples de lrsquoutilisation de ses compeacutetences
Mettez aussi les compeacutetences linguistiques dans la description de poste Le personnel de SampE doit comprendre et parler couramment la langue du pays Cependant les employeacutes des niveaux 1 et 2 doivent parler couramment les langues ou dialectes locaux Les employeacutes du niveau 1 ou 2 ne doivent pas avoir besoin de traduction quand ils travaillent avec les enquecircteurs ou les notables de la communauteacute Dans les pays ougrave il y a de nombreuses langues ou de nombreux dialectes il peut ecirctre difficile de trouver des candidats parlant couramment toutes les langues neacutecessaires Essayez dans ce cas drsquoeacutequilibrer lrsquoeacutequipe de SampE pour que lrsquoeacutequipe dans son ensemble puisse communiquer dans chacune des zones geacuteographiques ougrave opegravere le programme Les capaciteacutes linguistiques sont une compeacutetence importante mais cela ne doit pas ecirctre un facteur deacuteterminant car il est possible drsquooffrir une formation dans ces langues
Preacutesentez aussi au candidat lrsquoenvironnement de travail Dans cette description preacutesentez toutes les responsabiliteacutes de gestion et le temps passeacute en voyages (dans le pays ou agrave lrsquoeacutetranger) Cela aidera agrave reacuteduire le nombre de candidats
Faites circuler le brouillon de description de poste parmi les employeacutes de SampE de la reacutegion et du siegravege et les autres employeacutes concerneacutes pour qursquoils puissent donner leur opinion et leurs suggestions Le cas eacutecheacuteant faites une reacuteunion avec le comiteacute de recrutement pour discuter des principaux eacuteleacutements de la description de poste Cela vaut la peine drsquoy passer un peu plus de temps si neacutecessaire pour ameacuteliorer la description de poste car crsquoest elle qui en fin de compte deacuteterminera le genre de candidatures reccedilues La description de poste peut aussi deacuteterminer la structure de lrsquoeacutequipe de SampE
Recruter du personnel de SampE bull 10
Travaillez avec les
membres du comiteacute
pour preacuteparer
pour le processus
de recrutement un
calendrier reacutealiste qui
prenne en compte
lrsquourgence des besoins
en SampE et les exigences
du travail actuel des
membres du comiteacute
Eacutetape 3 Creacuteer un comiteacute de recrutement et preacuteparer le processus de recrutement
9 Identifier les membres du comiteacute de recrutement
9 Assigner les tacircches aux membres du comiteacute de recrutement
9 Preacuteparer un calendrier pour le processus de recrutement
Le comiteacute de recrutement sera composeacute de trois agrave quatre membres et aura la responsabiliteacute de superviser le processus de recrutement Les membres devront avoir des compeacutetences et expeacuteriences varieacutees dont ils feront beacuteneacuteficier le processus et chacun drsquoentre eux aura la responsabiliteacute de geacuterer certaines eacutetapes Le comiteacute devra comprendre des cadres en plus des employeacutes ayant une expeacuterience technique de SampE (soit des membres de lrsquoeacutequipe de SampE un conseiller en SampE ou un appui du personnel de SampE du siegravege) Quand on recrute pour un poste de niveau 3 le repreacutesentant reacutesident devra participer au comiteacute de recrutement Nommer lrsquoun des membres preacutesident du comiteacute de recrutement Celui-ci a plus de responsabiliteacutes dans lrsquoorganisation du processus de revue et des entretiens et il deacuteterminera comment on va proceacuteder si lrsquoeacutequipe est diviseacutee sur les candidats preacutefeacutereacutes ou sur drsquoautres problegravemes
Une fois que le comiteacute a eacutetudieacute ce module assignez des tacircches speacutecifiques agrave chaque membre du comiteacute Chaque membre devra ecirctre impliqueacute dans le reste du processus mais il est utile drsquoavoir une personne contact pour les tacircches speacutecifiques comme lrsquoannonce pour le poste Travaillez avec les membres du comiteacute pour preacuteparer pour le processus de recrutement un calendrier reacutealiste qui prenne en compte lrsquourgence des besoins en SampE et les exigences du travail actuel des membres du comiteacute
Recruter du personnel de SampE bull 11
Il y a des avantages et
des inconveacutenients divers
pour chacun des niveaux
ougrave lrsquoon publie le poste
Eacutetape 4 Passer une annonce pour le poste
9 Deacuteterminer agrave quel niveau lrsquoannonce devra ecirctre passeacutee
9 Publier un reacutesumeacute de la description de poste
9 Preacuteciser les exigences du poste
Deacuteterminer agrave quel niveau passer une annonce pour le poste On peut passer des annonces au niveau interne et au niveau externe au niveau national ou au niveau international Geacuteneacuteralement les annonce devront ecirctre passeacutees agrave la fois au niveau interne et externe Les annonces pour les postes de niveau 3 et 4 doivent ecirctre passeacutees au niveau international en plus du niveau national et interne Les annonces pour les postes de niveau 1 et 2 sont geacuteneacuteralement passeacutees seulement au niveau national soit au niveau interne soit au niveau externe
On a souvent besoin de longues descriptions de postes pour pouvoir y inclure tous les deacutetails recommandeacutes Dans ce cas reacutedigez une description de poste reacutesumeacutee qui pourra facilement ecirctre publieacutee dans des journaux ou des magazines par exemple Contactez les ressources humaines pour avoir des exemples de reacutesumeacutes de postes Les sites internet peuvent geacuteneacuteralement publier des descriptions de postes complegravetes et il ne faudra donc pas de reacutesumeacute Ce reacutesumeacute devra preacuteciser le niveau minimum drsquoeacutetudes et drsquoexpeacuterience en SampE requis ainsi que les principales compeacutetences techniques et les responsabiliteacutes du poste Inclure les contacts dans lrsquoannonce pour que les personnes inteacuteresseacutees puissent contacter lrsquoorganisation et demander une description de poste complegravete
Il y a des avantages et des inconveacutenients divers pour chacun des niveaux ougrave lrsquoon passe lrsquoannonce pour le poste Si crsquoest au niveau interne cela limite la
Recruter du personnel de SampE bull 12
Comme cela a eacuteteacute dit plus
haut les annonces pour
des postes devront ecirctre passeacutees
au niveau interne comme au
niveau externe pour attirer des
candidatures varieacutees et eacutequilibreacutees
de maniegravere juste et eacutequitable Si on
nrsquoutilise que la publication interne
donner et documenter la raison
justifiant cette deacutecision car cela
peut precircter agrave controverse pour les
candidats externes Par exemple
certaines organisations ont deacutecideacute
de passer des annonces et de
recruter agrave lrsquointerne pour les postes
de reacuteponse agrave lrsquourgence parce que
la personne doit ecirctre recruteacutee
rapidement et que ce type de
postes est agrave court terme
Eacutetape 4 Passer une annonce pour le poste
recherche agrave des candidats qui connaissent lrsquoorganisation et qui ont montreacute des capaciteacutes professionnelles dans lrsquoenvironnement de lrsquoorganisation Les collegravegues peuvent donner des reacutefeacuterences pour les qualifications et les compeacutetences personnelles de chaque candidat Mais en limitant la recherche agrave des candidats internes on exclue tous les candidats possibles qui ne sont pas actuellement employeacutes par lrsquoorganisation y compris certains qui pourraient ecirctre plus qualifieacutes pour le poste que le personnel actuel Passer lrsquoannonce au niveau externe augmente de faccedilon significative le nombre de candidats et peut ecirctre utile pour apporter de nouvelles perspectives agrave lrsquoorganisation
Pour passer une annonce agrave lrsquointerne contactez drsquoabord le deacutepartement des ressources humaines Il vous demandera un ensemble standard drsquoinformations et srsquoassurera que lrsquoannonce circule dans toute lrsquoorganisation Deacutecidez srsquoil faut faire circuler lrsquoannonce agrave lrsquointeacuterieur du bureau national dans les bureaux nationaux de la reacutegion ou au niveau mondial dans tous les bureaux nationaux et au siegravege
Si lrsquoon passe une annonce agrave lrsquoexterne lrsquoensemble des candidatures peut ecirctre limiteacute agrave des candidats nationaux ou eacutelargi pour inclure des candidats internationaux Une annonce nationale agrave lrsquoexterne devra inclure tous les journaux du pays et les organisations et universiteacutes pertinentes Envoyer des annonces agrave chaque journal en utilisant le format habituel du journal De plus faites circuler lrsquoannonce dans les organisations partenaires et les universiteacutes locales Contactez chaque organisation et chaque eacutecole pour demander si elle preacutefegravere qursquoon utilise un e-mail un bulletin ou autre publication ou qursquoon passe par le centre professionnel srsquoil existe
Si lrsquoon passe lrsquoannonce pour le poste au niveau international il y a de nombreuses options Commencez par contacter le deacutepartement des ressources humaines de votre organisation De nombreuses organisations mettent des annonces pour des postes sur leurs sites Internet
Consideacuterez les avantages et les inconveacutenients de passer des
annonces au niveau international En passant des annonces
au niveau international on augmente le nombre de candidatures et on
augmente peut-ecirctre les chances de trouver les candidats les plus qualifieacutes
Mais crsquoest plus compliqueacute et potentiellement plus coucircteux drsquoorganiser
des entretiens pour des candidats venant de lrsquoeacutetranger Reacutefleacutechissez pour
deacutecider si les candidats viendront de lrsquoeacutetranger aux frais de votre compagnie
srsquoils peuvent ecirctre intervieweacutes localement par des collegravegues bien preacutepareacutes
ou si des entretiens par teacuteleacutephone suffiront De plus quand on recrute au
niveau international cela peut impliquer des frais de deacutemeacutenagement et
drsquoinstallation qui doivent ecirctre inclus dans le budget Cela est aussi valable
quand on passe lrsquoannonce agrave lrsquointerne au niveau international
Recruter du personnel de SampE bull 13
Outils et ressources
Listes de diffusion pour passer des annonces
Eacutetape 4 Passer une annonce pour le posten
Il y a de nombreuses autres possibiliteacutes pour offrir des postes au niveau international par exemple par lrsquointermeacutediaire drsquoassociations drsquoeacutevaluation Voyez srsquoil y a un moyen de faire une liste des annonces agrave lrsquointeacuterieur de votre organisation par des listes de diffusion ou des bulletins Contactez votre deacutepartement des ressources humaines pour trouver une liste actualiseacutee des possibiliteacutes LrsquoAnnexe III contient une liste de ces possibiliteacutes et des listes de diffusion de postes
Preacuteciser clairement degraves le deacutebut de lrsquoannonce pour le poste ce qui est requis des candidats En geacuteneacuteral les candidatures doivent comprendre une lettre de motivation un CV et des reacutefeacuterences Pour des postes de niveau 2 3 et 4 il est recommandeacute de demander drsquoinclure un exemple de document reacutedigeacute par le candidat
Faire savoir aux candidats comment ils peuvent soumettre leur candidature Les e-mails sont sans doute la meacutethode la plus simple Mais les courriers sont geacuteneacuteralement aussi accepteacutes Pour eacuteviter de recevoir drsquoinnombrables coups de teacuteleacutephone il vaut mieux eacuteviter de mettre un numeacutero de teacuteleacutephone et preacuteciser que les appels teacuteleacutephoniques en lien avec le poste ne sont pas accepteacutes
Dans lrsquoannonce pour le poste donner aussi la date limite de deacutepocirct des candidatures Si crsquoest possible du point de vue du temps acceptez les candidatures pendant un mois apregraves la date de passage de lrsquoannonce Pour suivre le protocole eacutecrivez que lrsquoorganisation nrsquoest pas obligeacutee de recruter lrsquoun des candidats si elle deacutecide qursquoaucun drsquoeux ne convient pour le poste proposeacute
Il peut ecirctre utile drsquoafficher toutes les candidatures sur un site
partageacute comme un dossier sur le serveur du reacuteseau qui puisse ecirctre
facilement accessible agrave tout moment au comiteacute de recrutement Assurezshy
vous que ce dossier nrsquoest accessible qursquoau comiteacute de recrutement pour
proteacuteger la confidentialiteacute des candidats
Recruter du personnel de SampE bull 14
Le comiteacute de
recrutement devra
preacuteparer une liste de
critegraveres qui seront
utiliseacutes pour juger de
la qualification drsquoun
candidat
Eacutetape 5 Trier retenir les candidatures et preacuteseacutelectionner les candidats
9 Eacutetudier toutes les candidatures
9 Trier les candidats sur la base de leur qualification
9 Preacuteparer la liste des candidats qui passeront un entretien
9 Preacuteseacutelectionner les candidats
Eacutetudiez toutes les candidatures quel que soit le nombre reccedilu Le comiteacute de recrutement devra preacuteparer une liste de critegraveres qui seront utiliseacutes pour juger de la qualification drsquoun candidat Ces critegraveres seront baseacutes sur le nombre drsquoanneacutees drsquoexpeacuterience demandeacute les eacutetudes faites et les compeacutetences techniques correspondant agrave la description de poste Sur la base drsquoune premiegravere lecture des eacutetudes et de lrsquoexpeacuterience des candidats le comiteacute les triera en trois groupes
Groupe 1 candidats non qualifieacutes pour le poste
Groupe 2 candidats qui remplissent certaines des qualifications et demandes minimales mais pas toutes
Groupe 3 candidats qui remplissent toutes les qualifications demandeacutees ou deacutepassent ce niveau
Ce premier tri des candidats en trois groupes devrait ecirctre relativement facile Par contre il faudra plus de temps et drsquoattention pour classer les candidats selon qursquoils sont plus ou moins qualifieacutes
Envoyez aux candidats du groupe 1 ceux qui ne remplissent pas les qualifications minimales un bref accuseacute de reacuteception en les remerciant de leur inteacuterecirct et en leur faisant savoir qursquoils ne seront plus contacteacutes pour ce poste Le mieux est de reacutediger une reacuteponse standard qui pourra ecirctre envoyeacutee par e-mail ou par courrier selon ce que le candidat aura donneacute comme
On doit respecter les
regravegles habituelles de la
courtoisie pendant tout
le processus de recrutement
Il est important de reacutepondre
agrave tous les candidats que leur
candidature soit inteacuteressante
ou pas Si lrsquoon srsquointeacuteresse agrave un
candidat lrsquoinformer des progregraves
ou des retards du processus
de recrutement Si lrsquoon tient
les candidats au courant cela
permettra drsquoavoir une meilleure
communication avec eux dans les
deux sens et cela montrera que
la communication agrave lrsquointeacuterieur de
lrsquoorganisation est bonne
Recruter du personnel de SampE bull 15
Eacutetape 5 Trier retenir les candidatures et preacuteseacutelectionner les candidats
Outils et ressources
Tableau pour retenir des candidatures
Questions pour preacuteseacutelectionner des candidats
adresse Si vous pensez que ces candidats pourraient ecirctre inteacuteressants une autre fois pour un autre poste gardez leur candidature dans vos dossiers
Les candidats du groupe 2 qui remplissent une bonne partie des demandes de niveau drsquoeacutetude et drsquoexpeacuterience mais qui nrsquoont peut-ecirctre pas toutes les compeacutetences techniques demandeacutees devront ecirctre conserveacutes au cas ougrave aucun des candidats du groupe 3 ne conviendrait parfaitement pour le poste Envoyez un accuseacute de reacuteception aux candidats du groupe 2 mais attendez que les candidatures du groupe 3 aient eacuteteacute eacutetudieacutees ou mecircme jusqursquoagrave ce qursquoun candidat ait eacuteteacute recruteacute avant de leur envoyer la lettre standard de reacuteponse pour leur faire savoir qursquoon a recruteacute quelqursquoun pour le poste et pour les remercier de leur inteacuterecirct Ces candidats pourront peut-ecirctre ecirctre inteacuteresseacutes par drsquoautres postes dans lrsquoorganisation
Pour lrsquoinstant ce sont les candidats du groupe 3 qui sont les plus inteacuteressants Ils ont ce qui est demandeacute comme diplocircmes expeacuterience et expertise technique et ont montreacute par leur lettre drsquointroduction et leur curriculum vitae (CV) qursquoils seraient de bons candidats pour ce poste Maintenant le comiteacute de recrutement devra eacutetudier toutes les candidatures du groupe 3 et seacutelectionner trois ou quatre excellents candidats qui seront contacteacutes pour un entretien
Demandez aux membres de lrsquoeacutequipe de lire les candidatures et lrsquoexemple de document reacutedigeacute par le candidat Ceci permettra de trouver dans le groupe les candidats qui srsquoexpriment le mieux et qui ont le plus drsquoexpeacuterience Chaque eacutevaluateur classera les candidats selon des critegraveres preacuteeacutetablis sur toute une gamme de qualifications de compeacutetences de capaciteacutes de reacutedacteur agrave lrsquoexpeacuterience en gestion et aux connaissances informatiques Creacuteez un tableau dans lequel les eacutevaluateurs noteront si un candidat est bon moyen ou faible pour chaque critegravere LrsquoAnnexe IV donne un exemple de ce tableau
Si plus de quatre candidats ont des qualifications eacutequivalentes et sont aussi inteacuteressants cela vaut la peine drsquoavoir un entretien avec tous les candidats Mais cela nrsquoarrive pas tregraves souvent et se limiter agrave trois ou quatre entretiens est
Recruter du personnel de SampE bull 16
Si on ne trouve pas
de bon candidat
envisagez de remettre
le recrutement agrave plus tard et
de passer une nouvelle annonce
plus tard dans deux ou quatre
mois par exemple Crsquoest un
engagement important que de
recruter un nouvel employeacute et il
vaut mieux attendre jusqursquoagrave ce
qursquoon puisse choisir un candidat
avec confiance Appuyez-vous sur
le personnel de SampE de la reacutegion
et du siegravege de votre organisation
et sur des consultants techniques
externes jusqursquoagrave ce qursquoon trouve
un meilleur candidat
Eacutetape 5 Trier retenir les candidatures et preacuteseacutelectionner les candidats
geacuteneacuteralement suffisant et plus eacuteconomique
Faites un premier tri parmi les candidats preacuteseacutelectionneacutes en leur teacuteleacutephonant pour veacuterifier si le salaire qursquoils demandent correspond au budget et si le poste les inteacuteresse eacutetant donneacute lrsquoendroit ougrave il est baseacute et les deacuteplacements neacutecessaires Confirmez aussi si les candidats seront disponibles agrave la date de deacutemarrage du poste ou aux environs de cette date Cela eacutevite de recevoir des candidats qui nrsquoaccepteront probablement pas le poste agrave cause du salaire ou si crsquoest un poste difficile LrsquoAnnexe V donne une liste de questions qursquoil est inteacuteressant de poser pour le premier tri des candidatsApregraves ce premier contact teacuteleacutephonique preacutevoyez des entretiens drsquoembauche avec chacun des candidats du haut de la liste Si les trois ou quatre premiers entretiens ne sont pas satisfaisants revenez aux autres candidats du groupe 3 ou mecircme du groupe 2 pour trouver drsquoautres candidats potentiels pour des entretiens
Apregraves ce premier contact teacuteleacutephonique preacutevoyez des entretiens drsquoembauche avec chacun des candidats du haut de la liste Si les trois ou quatre premiers entretiens ne sont pas satisfaisants revenez aux autres candidats du groupe 3 ou mecircme du groupe 2 pour trouver drsquoautres candidats potentiels pour des entretiens
Recruter du personnel de SampE bull 17
Il est important de poser
des questions ouvertes
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
9 Choisir les questions pour les entretiens drsquoembauche
9 Faire les entretiens drsquoembauche
9 Noter chaque candidat sur la base de critegraveres standards
9 Discuter des notes et des reacutesultats
Organisez une reacuteunion du comiteacute de recrutement afin de choisir les questions pour les entretiens drsquoembauche et de deacutecider srsquoil faut ou non avoir des discussions techniques sur le SampE ou des tests Les reacuteunions pour preacuteparer les entretiens et les entretiens eux-mecircmes peuvent se faire sous forme de teacuteleacuteconfeacuterences srsquoil nrsquoest pas possible du point de vue logistique ou financier de reacuteunir le comiteacute de recrutement et les candidats dans un point central Ce module se concentre sur des questions speacutecifiques au SampE qui devront ecirctre incluses dans lrsquoentretien En plus des questions speacutecifiques au SampE lrsquoeacutequipe devra aussi inclure des questions standards pour les entretiens drsquoembauche sur la capaciteacute du candidat agrave travailler en eacutetant presseacute par le temps ses compeacutetences en reacutesolution de problegravemes ou toute autre caracteacuteristique que lrsquoeacutequipe considegravere comme importantes pour les postes
Le comiteacute de recrutement deacutecide de la structure des entretiens Il faudra consacrer le mecircme temps agrave chaque entretien La dureacutee de lrsquoentretien peut varier selon le niveau du poste mais en geacuteneacuteral elle est de 30 agrave 90 minutes Maintenant le comiteacute doit aussi deacutefinir le rocircle respectif de chaque membre dans le processus Chaque membre de lrsquoeacutequipe doit avoir plusieurs questions agrave poser pendant lrsquoentretien lui-mecircme Si lrsquoon assigne des questions agrave chaque recruteur et qursquoon fixe un ordre pour poser ces questions cela permet de mieux structurer lrsquoentretien et de faire sentir agrave lrsquoeacutequipe que tous participent
Les questions de lrsquoentretien doivent ecirctre adapteacutees agrave chaque poste et au contexte du bureau national LrsquoAnnexe VI contient une liste de suggestions de questions pour les postes de niveau 3 et 4 Geacuteneacuteralement il est important
Recruter du personnel de SampE bull 18
Faire des entretiens
est un processus long
qui peut ecirctre fatiguant srsquoil y a
beaucoup drsquoentretiens Preacutevoyez
suffisamment de pauses dans le
calendrier des entretiens pour que
chaque candidat soit reccedilu par le
comiteacute avec autant drsquoattention et
drsquointeacuterecirct
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
de poser des questions ouvertes Si on a besoin de plus drsquoexplications ou de deacutetails pour une question posez une question compleacutementaire comme Pouvez-vous donner des deacutetails Comment avez-vous fait cela ou Je serais inteacuteresseacute drsquoentendre ce qui vous a fait prendre cette deacutecision LrsquoAnnexe VII contient des informations sur le protocole geacuteneacuteral drsquoentretien drsquoembauche
Lagrave encore lrsquoideacuteal est drsquoavoir dans le comiteacute de recrutement des personnes ayant une expeacuterience du SampE car ce sont elles qui seront le plus agrave mecircme de discuter de leurs reacuteponses avec les candidats et de voir agrave quel point chaque reacuteponse est approprieacutee Srsquoil nrsquoest pas possible drsquoavoir des employeacutes ayant une expeacuterience de SampE voyez srsquoil est possible de faire participer un speacutecialiste technique reacutegional de SampE aux entretiens Il serait peut-ecirctre possible de faire coiumlncider une visite drsquoassistance technique preacutevue avec le calendrier des entretiens Sinon le speacutecialiste technique de SampE pourrait faire des entretiens seacutepareacutes au teacuteleacutephone avec les candidats Cela vaut la peine de consacrer des ressources suppleacutementaires pour pouvoir beacuteneacuteficier de son opinion quand on recrute pour des postes de niveau 3 ou 4
Preacutevoyez plusieurs discussions et tests techniques dans le processus drsquoentretiens quand vous recrutez des employeacutes de niveaux 3 et 4 Les discussions et tests devraient comprendre de maniegravere non limitative la conception de systegravemes et drsquoactiviteacutes de SampE et lrsquoanalyse de donneacutees Dans ces discussions les questions poseacutees par les candidats peuvent ecirctre aussi inteacuteressantes sinon plus que les reacuteponses qursquoils donnent Les candidats nrsquoauront pas beaucoup de connaissances des projets discuteacutes Il leur sera difficile de donner de bonnes recommandations ou de reacuteviser les outils ou les plans de SampE Cependant des candidats qualifieacutes devraient poser des questions cleacutes pour mieux comprendre et trouver les points agrave discuter avec les membres de lrsquoeacutequipe
Tout le mateacuteriel comme les donneacutees agrave utiliser durant
lrsquoentretien devra ecirctre fourni aux candidats bien agrave lrsquoavance pour
leur permettre de se familiariser avec ce mateacuteriel
Pour deacuteterminer quelles sont les compeacutetences drsquoun candidat en conception de SampE vous pouvez lui demander de discuter drsquoun exemple drsquooutil de planification de SampE LrsquoAnnexe VIII donne un cadre des reacutesultats tireacute du programme du CRS de reconstruction apregraves le tsunami agrave Banda Aceh Ce cadre des reacutesultats donne des thegravemes pour chaque objectif strateacutegique et pour chaque reacutesultat intermeacutediaire Mais les quatre objectifs strateacutegiques et les huit reacutesultats intermeacutediaires nrsquoont pas eacuteteacute preacuteciseacutes LrsquoAnnexe VIII a eacuteteacute fournie pour servir drsquoexemple pour illustrer cet exercice Ce cadre des reacutesultats peut ecirctre utiliseacute lors de lrsquoentretien ou vous pouvez utiliser un outil de planification du SampE tireacute drsquoun de vos projets Dans ce dernier cas cela megravenera
Recruter du personnel de SampE bull 19
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
agrave une discussion plus pertinente pour votre bureau national et vous pourrez aussi avoir avec le candidat une discussion plus deacutetailleacutee sur la strateacutegie et le contexte du projet
De plus un tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT) peut ecirctre inclus pour que les candidats lrsquoeacutetudient et en discutent Les points que soulegravevent les candidats leurs suggestions et leurs preacuteoccupations sont utiles pour lrsquoeacutevaluation LrsquoAnnexe IX comprend un exemple drsquoIPTT et les points de discussion qui y correspondent
Pour tester les compeacutetences en analyse de donneacutees de candidats des niveaux 3 et 4 demandez agrave chaque candidat drsquoanalyser un ensemble de donneacutees reacuteel venant drsquoun bureau national Le candidat devra faire cette analyse avec le programme statistique que vous choisirez ou avec celui qui est le plus geacuteneacuteralement utiliseacute dans votre bureau Si cela est fait dans le cadre de lrsquoentretien fournissez les donneacutees avant lrsquoentretien pour que le candidat puisse se familiariser agrave lrsquoavance avec leur structure Ajoutez aux donneacutees des questions auxquelles le candidat devra reacutepondre et demandez au candidat de faire lrsquoanalyse apregraves lrsquoentretien Ces questions devront ecirctre en lien direct avec les activiteacutes typiques de SampE dans votre bureau national On pourra deacuteterminer le niveau de compeacutetences de chaque candidat en posant des questions ayant des niveaux varieacutes de sophistication technique Si les questions sont trop basiques on ne pourra pas tester les capaciteacutes de chaque candidat pour des analyses drsquoun niveau plus eacuteleveacute De mecircme si on pose seulement des questions trop complexes on ne pourra pas eacutevaluer les compeacutetences plus basiques du candidat Si dans le bureau national il nrsquoy a pas drsquoexpert en SampE demandez agrave un employeacute de niveau 4 de lrsquoorganisation drsquoaider agrave concevoir ce test et agrave formuler des questions drsquoanalyse des donneacutees
Pour avoir une impression plus large des capaciteacutes en SampE du candidat il pourra ecirctre utile drsquoinclure une discussion sur des questions actuelles de SampE ou de lui poser un dilemme de SampE au candidat Cela pourra porter sur la conception drsquoune eacutetude des donneacutees de base la revue drsquoun brouillon de questionnaire lrsquointerpreacutetation de reacutesultats ambigus des donneacutees ou une question eacutethique en lien avec la conception du SampE Demandez la contribution de cadres du SampE pour concevoir des exercices sur Excel ou SPSS ou drsquoautres exercices techniques baseacutes sur des points particuliers des programmes Consultez le personnel de la reacutegion ou du siegravege en particulier pour
Il peut ecirctre inteacuteressant de noter
quelles questions ont
bien marcheacute pendant
lrsquoentretien et quelles
questions nrsquoont pas eacuteteacute aussi
utiles agrave votre eacutequipe Partagez
ce feedback et ces reacuteflexions
avec les autres bureaux de pays
et avec le siegravege pour qursquoil soit
possible de reacuteviser et drsquoameacuteliorer
continuellement les techniques
drsquoentretiens drsquoembauche
Recruter du personnel de SampE bull 20
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
leur demander des exemples drsquoexercices qui ont bien marcheacute dans le passeacute Partagez les exercices techniques que vous aurez conccedilus et les reacuteactions agrave ces exercices avec drsquoautres employeacutes de SampE de lrsquoagence pour qursquoils puissent profiter de cette expeacuterience
Une fois que lrsquoeacutequipe a seacutelectionneacute les questions les points de discussion technique et les exercices qui seront inclus dans lrsquoentretien compilez un dossier drsquoentretien pour chaque membre de lrsquoeacutequipe Ce dossier devra comprendre pour chaque candidat son CV sa lettre de motivation et lrsquoexemple de document qursquoil a reacutedigeacute plus la liste de questions pour lrsquoentretien et drsquoautres exemples et mateacuteriels qui seront utiliseacutes pendant les discussions techniques Fournissez ce dossier agrave chaque membre de lrsquoeacutequipe bien avant lrsquoentretien pour que chacun drsquoentre eux se familiarise avec le mateacuteriel et soit plus agrave lrsquoaise pour travailler durant lrsquoentretien
Incluez dans le dossier drsquoentretien une feuille de notation sur laquelle les membres de lrsquoeacutequipe pourront noter chaque candidat pendant lrsquoentretien Deacuteterminez les critegraveres qui seront les plus importants dans le cadre de lrsquoentretien LrsquoAnnexe X propose un exemple de feuille de notation pour un entretien Demandez agrave chaque eacutevaluateur de mettre une note de 1 agrave 5 pour chaque critegravere 5 eacutetant la meilleure note Preacutevoyez un espace pour eacutecrire des commentaires pendant lrsquoentretien
Structurez lrsquoentretien autour de quatre eacuteleacutements principaux lrsquointroduction les questions la reacuteflexion et la conclusion1 Durant lrsquointroduction
Preacutesentez chaque membre du comiteacute de recrutement
Creacuteez une ambiance deacutetendue
Expliquez en quoi va consister lrsquoentretien les domaines sur lesquels porteront probablement les questions et eacuteventuellement les discussions techniques pour les postes de niveau 3 et 4 et la dureacutee preacutevue de lrsquoentretien
Demandez aux candidats de reacutepondre en donnant beaucoup de deacutetails
Preacutesentez un reacutesumeacute de la description de poste
Preacutecisez la formation et lrsquoexpeacuterience du candidat
Durant la partie questions de lrsquoentretien il faut poser toutes les questions de lrsquoentretien Assurez-vous que les questions sont ouvertes Eacutecoutez attentivement les reacuteponses du candidat et faites preacuteciser eacuteventuellement les reacuteponses ou discutez plus agrave fond de ces reacuteponses
1 La description de ces quatre eacuteleacutements de lrsquoentretien est reacutesumeacutee de Contemporary Management Practices Workshop Staff Selection and Employment Law Participant Manual de Robert A Jud et Associeacutes
Recruter du personnel de SampE bull 21
Outils et ressources
Questions drsquoentretien pour les niveaux 3 et 4
Protocole drsquoentretien
Exemple de cadre des reacutesultats
Exemple drsquoIPTT
Tableau pour la notation des entretiens
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
Durant la partie reacuteflexion reacutesumez les principales choses dites par le candidat pour veacuterifier que celui-ci pense que ses reacuteponses ont eacuteteacute bien comprises Posez aussi drsquoeacuteventuelles questions non couvertes durant lrsquoentretien et des questions compleacutementaires baseacutees sur les reacuteponses du candidat
La conclusion est une occasion pour le candidat de donner drsquoautres informations ou de poser des questions Lrsquoentretien permet au candidat de voir srsquoil est agrave lrsquoaise avec le mandat et la culture de lrsquoorganisation il est donc important de preacutevoir du temps pour que chaque candidat puisse poser ces questions Pendant la clocircture informez aussi le candidat des prochaines eacutetapes du processus de recrutement Que lrsquoentretien se soit ou non bien passeacute concluez-le sur une note positive et remerciez le candidat pour le temps qursquoil vous a consacreacute Passez le cas eacutecheacuteant aux tests ou aux discussions techniques
Une fois que les entretiens sont termineacutes lrsquoeacutequipe de recrutement utilisera les feuilles de notation comme base pour discuter de chaque candidat et pour seacutelectionner son candidat preacutefeacutereacute pour le poste Demandez agrave chaque membre de lrsquoeacutequipe drsquoeacutetudier les exemples de documents eacutecrits par les candidats pour voir quel est le niveau de reacuteflexion critique le style drsquoeacutecriture et la coheacuterence de lrsquoensemble du rapport Deacutefinir le rocircle de chaque candidat dans lrsquoactiviteacute deacutecrite dans le document pour bien voir srsquoil srsquoagit drsquoun travail individuel ou drsquoun travail drsquoeacutequipe Discutez de toutes vos reacuteflexions et commentaires sur la qualiteacute des reacuteponses le comportement du candidat durant lrsquoentretien ndash eacutetait-il agrave lrsquoaise ou non ndash et drsquoautres signes plus subtils qui montrent les caracteacuteristiques plus personnelles du candidat
Eacutetudiez les notes de chaque candidat et discutez des diffeacuterences entre les faccedilons de noter des diffeacuterents membres de lrsquoeacutequipe Il est probable qursquoil y aura un candidat preacutefeacutereacute Maintenant deacuteterminez qui est le deuxiegraveme choix au cas ougrave le premier choix pour une raison ou une autre nrsquoaccepterait pas le poste
Recruter du personnel de SampE bull 22
Le deacutepartement des
ressources humaines
enverra au candidat une
lettre drsquooffre drsquoemploi
qui preacutecise le salaire
correspondant au poste
tous les avantages
sociaux qui stipule la
longueur du contrat (le
cas eacutecheacuteant) et la date de
deacutebut
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
9 Veacuterifier les reacutefeacuterences du candidat
9 Faciliter la preacuteparation du contrat
9 Fournir une orientation et une formation
Avant drsquooffrir le poste au candidat veacuterifiez ses reacutefeacuterences Agrave ce niveau ne veacuterifiez que les reacutefeacuterences du premier candidat seacutelectionneacute Appelez chaque personne de reacutefeacuterence et posez-lui une liste de questions standards sur le travail technique du candidat ses compeacutetences personnelles et drsquoautres points forts ou faiblesses que le comiteacute de recrutement pense inteacuteressantes Il peut ecirctre inteacuteressant de donner agrave lrsquoavance agrave ces personnes de reacutefeacuterences une liste des sujets qui seront abordeacutes pour qursquoelles puissent se preacuteparer Les conversations avec ces personnes sont souvent une bonne occasion de deacutecouvrir des compeacutetences qui sont souvent difficiles agrave mesurer pendant lrsquoentretien LrsquoAnnexe XI comprend une liste de questions geacuteneacuteralement poseacutees pour les postes de niveau 3 et 4 Si les personnes de reacutefeacuterences donnent un feedback positif et que le comiteacute de recrutement a confiance dans son choix contactez le deacutepartement des ressources humaines pou qursquoil puisse offrir le poste au candidat
Si les personnes de reacutefeacuterences vous donnent une mauvaise impression du candidat et que cela vous fait reconsideacuterer votre choix faites une nouvelle reacuteunion du comiteacute de recrutement pou voir ce qui doit ecirctre fait Si le comiteacute est drsquoaccord veacuterifiez les reacutefeacuterences du candidat qui eacutetait arriveacute en second Si ces reacutefeacuterences sont positives passez agrave la phase suivante et contactez le deacutepartement des ressources humaines
Le deacutepartement des ressources humaines enverra au candidat une lettre
Recruter du personnel de SampE bull 23
La reacutefeacuterence peut vous
donner une impression
neacutegative drsquoun candidat par ce
qursquoil dit et surtout par ce qursquoil ne
dit pas Les reacutefeacuterences peuvent
se sentir obligeacutes de ne donner
que des informations positives
(ou peuvent ecirctre limiteacutes pour ce
qursquoils peuvent dire par la crainte
drsquoimplications leacutegales) et ils
peuvent omettre des informations
sur les faiblesses potentielles Posez
des questions directes et essayez
de juger du style de la reacutefeacuterence
Eacutecoutez attentivement chaque
reacuteponse et posez des questions
compleacutementaires
Outils et ressources
Questions pour les personnes de reacutefeacuterences
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
drsquooffre drsquoemploi qui preacutecise le salaire correspondant au poste tous les avantages sociaux qui stipule la longueur du contrat (le cas eacutecheacuteant) et la date de deacutebut Une fois que le candidat a accepteacute le poste informez les autres candidats qursquoune personne a eacuteteacute recruteacutee pour le poste et remerciez-les pour leur inteacuterecirct et leur temps
Si le candidat nrsquoaccepte pas le poste faites une reacuteunion avec le comiteacute de recrutement pour seacutelectionner le choix suivant Puis veacuterifiez les reacutefeacuterences de ce candidat Reacutepeacutetez ce processus jusqursquoagrave ce que le candidat preacutefeacutereacute accepte le poste
Le deacutepartement des ressources humaines facilitera le processus de reacutedaction du contrat Faites un suivi aupregraves du personnel des ressources humaines pour veacuterifier que la preacuteparation du contrat se passe bien Informez le candidat des eacuteventuels retards dans la reacutedaction du contrat
Une fois que le candidat a signeacute le contrat votre recrutement est termineacute
Une fois que le candidat est embaucheacute la prochaine eacutetape est de srsquoassurer que le nouvel employeacute reccediloive tout lrsquoappui neacutecessaire durant son orientation Dans lrsquoideacuteal le personnel des ressources humaines fournit un mateacuteriel standard drsquoorientation qui aidera le nouvel employeacute agrave deacutecouvrir le programme et le travail de lrsquoorganisation Mettre dans le dossier drsquoorientation les documents et directives standard de votre organisation pour le SampE comme les manuels de SampE et les eacutetudes reacutecentes Il ne srsquoagit pas de donner au candidat toutes les informations existantes mais de choisir de maniegravere strateacutegique des documents cleacutes qui lui donneront une base lui permettant de mieux srsquoimpliquer dans les reacuteunions et les autres aspects du processus drsquoorientation Il faut preacutevoir dans lrsquoorientation un moment pour que le nouvel employeacute passe une journeacutee ou une demi-journeacutee avec des employeacutes de chaque secteur Le nouvel employeacute de SampE doit se familiariser avec la programmation de chaque secteur et deacutevelopper de bonnes relations de travail avec les principaux employeacutes de chaque secteur
Impliquez le nouvel employeacute dans toutes les reacuteunions durant ses premiegraveres semaines Les reacuteunions seront pour lui une bonne occasion drsquoen apprendre plus sur les questions professionnelles actuelles et de rencontrer les employeacutes Si possible faites participer le nouvel employeacute au cours de ces premiegraveres semaines agrave une activiteacute de SampE la planification la collecte ou lrsquoanalyse de donneacutees Une orientation pratique est souvent tregraves efficace et aide le nouvel employeacute agrave geacuterer lrsquoeacutenorme quantiteacute de nouvelles choses agrave assimiler dans un nouveau poste
Pendant lrsquoorientation donnez au nouvel employeacute des occasions de rencontrer
Recruter du personnel de SampE bull 24
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
des organisations partenaires et de visiter des communauteacutes participantes et des sites de projet Apregraves les deux premiegraveres semaines de travail prenez le temps de passer voir srsquoil srsquoadapte bien Profitez de ce moment pour reacutepondre aux questions qursquoil peut avoir et pour demander ses premiegraveres impressions et ideacutees sur la structure de lrsquoeacutequipe de SampE et sur les activiteacutes
Bonne chance pour le recrutement
Recruter du personnel de SampE bull 25
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
Catholic Relief Services Reacutegion EuropeMoyen Orient
Description de Poste Titre du poste Conseiller reacutegional en suivi et eacutevaluation (MERA) Deacutepartement Reacutegion EuropeMoyen Orient Groupe de fonction Uniteacute drsquoassurance de la qualiteacutesuivi et eacutevaluation Niveau reacutegional de reacutemuneacuteration 1
Rayon geacuteographique Pays drsquoEurope du Moyen Orient et drsquoAfrique du Nord Lieu Pays de reacutesidence dans la reacutegion ougrave il y a un bureau de CRS Rattachement hieacuterarchique Directeur de lrsquoassurance de qualiteacute Responsabiliteacutes de supervision Responsables de SampE de la sous-reacutegion supervision des consultants le cas eacutecheacuteant
Contextehistorique Dans la reacutegion EuropeMoyen Orient (EME) CRS entreprend une transition dans les programmes et la gestion pour refleacuteter les changements de situation dans une reacutegion tregraves diverse Depuis agrave peu pregraves un an CRSEME a commenceacute agrave utiliser une approche plus strateacutegique de la conception du suivi et de lrsquoeacutevaluation des projets programmes Dans cette optique des documents reacutegionaux de gestion de la connaissance et de lrsquoapprentissage preacutesentant les reacutealisations preacutevues pour les cinq prochaines anneacutees ont eacuteteacute eacutelaboreacutes pour guider et focaliser les travaux et les deacuteveloppements agrave venir dans ce domaine En outre on porte une attention plus soutenue agrave la conception et agrave la mise en œuvre de systegravemes et drsquooutils reacutegionaux de SampE afin de controcircles la progression et les processus visant agrave la reacutealisation des objectifs strateacutegiques Le MERA dirigera ces travaux dans la reacutegion CRSEME pour contribuer agrave ces objectifs reacutegionaux
CRSEME veut eacutetablir et mettre en œuvre des systegravemes de SampE qui permettront une ameacutelioration de la gestion interne de la performance des programmesprojets et de la prise de deacutecisions baseacutees sur les faits et sur les donneacutees De plus CRSEME veut ameacuteliorer sa capaciteacute agrave concevoir et agrave mettre en œuvre des systegravemes pertinents et significatifs de SampE dans le cadre des documents de projets pour les bailleurs de fonds afin de pouvoir montrer des reacutesultats aux bailleurs de fonds et devenir ainsi plus compeacutetitifs Dans ce contexte le MERA fournira un appui technique agrave la reacutegion EuropeMoyen Orient de CRS pour tout ce qui concerne le SampE Il deacuteveloppera les capaciteacutes dans la reacutegion en identifiant et en appuyant la mise en œuvre de systegravemes de SampE efficaces eacuteconomiques et significatifs et fera avancer la reacutegion vers une approche de SampE plus strateacutegique
Objectif du poste Lrsquoobjectif de ce poste est drsquoaugmenter la capaciteacute technique en SampE et de permettre la qualiteacute technique des activiteacutes de SampE dans la reacutegion La fonction principale de Conseiller reacutegional en suivi et eacutevaluation (MERA) est double
Recruter du personnel de SampE bull 26
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
1 Geacuterer lrsquouniteacute reacutegionale de SampE composeacutee de deux responsables sous-reacutegionaux de SampE agrave plein temps
1 Deacutevelopper les capaciteacutes reacutegionales en suivi et eacutevaluation en guidant appuyant et dirigeant la conception et la mise en œuvre de systegravemes et proceacutedures de SampE qui soient approprieacutees efficaces et eacuteconomiques
Eacutetant donneacute que les membres de lrsquoeacutequipe reacutegionale de SampE peuvent se trouver dans drsquoautres bureaux nationaux le MERA devra avoir une modegravele drsquoeacutequipe efficace pour fournir une assistance technique inteacutegreacutee aux bureaux nationaux et aux bureaux locaux
Le MERA doit geacuterer efficacement les relations avec les employeacutes reacutegionaux et sous-reacutegionaux les bureaux nationaux et les bureaux locaux et avec les partenaires et les aider agrave creacuteer et agrave mettre en œuvre des systegravemes de SampE qui conduiront agrave une meilleure qualiteacute des programmes Le MERA dirige lrsquoeacutelaboration et la mise en œuvre de systegravemes et de processus reacutegionaux de SampE ainsi que des meacutecanismes de partage des informations et des connaissances Le MERA fournit une contribution technique sur le SampE pour les revues et les documents de projets
Le MERA fournit une direction et un appui pour la mise en œuvre de la strateacutegie de gestion de la connaissance et de lrsquoapprentissage
Ce poste fait partie de la fonction drsquoassurance de la qualiteacute Il a un grand niveau drsquoautonomie pour lrsquoexeacutecution de ses responsabiliteacutes Le MERA ne prend pas de deacutecisions strateacutegiques mais gracircce agrave son travail les deacutecisions prises par drsquoautres sont prises en connaissance de cause sur la base des donneacutees et des meilleures pratiques
Responsabiliteacutes principales
Planificationconception (30)
1 Concevoir diriger et geacuterer des processus participatifs pour eacutetablir des systegravemes reacutegionaux et si neacutecessaire sous-reacutegionaux de SampE
1 Participer agrave la conception de programmes et agrave la preacuteparation de documents de projets
1 Concevoir diriger et geacuterer une collecte une analyse et une reacutedaction de rapport participatives pour les systegravemes reacutegionaux de SampE de CRSEME (eacutevaluation de la structure reacutegionale autre outils et systegravemes reacutegionaux de suivi et eacutevaluation)
1 Concevoir coordonner etou fournir un programme coheacuterent de formation et de renforcement des capaciteacutes pour les employeacutes de CRSEME et drsquoorganisations partenaires pour transfeacuterer et ameacuteliorer la capaciteacute agrave concevoir introduire et mettre en œuvre des systegravemes de SampE approprieacutes
1 Concevoir etou participer agrave la conception de directives et de cadres pour les proceacutedures politiques et processus reacutegionaux qui institutionnaliseront et appuieront une conception un suivi une eacutevaluation et des rapports drsquoexcellente qualiteacute agrave CRSEME
Aider agrave eacutetablir des directives et des outils de SampE pour CRSEME pour les secteurs de programmation strateacutegique et les domaines techniques de changement social (participation civique plaidoyer transformation des conflitseacutedification de la paix et partenariat) ainsi que pour la gestion geacuteneacuterale
1 Diriger et appuyer le personnel de la reacutegion des bureaux nationaux et des bureaux locaux pour la mise en œuvre drsquoune strateacutegie de gestion de la connaissance et de lrsquoapprentissage
Appui aux programmesAssistance technique (50)
1 Aider les bureaux nationauxbureaux locaux agrave concevoir des programmes et projets pour rechercher un financement pour des zones de programmation strateacutegique soit en srsquoimpliquant directement2 soit par un mentoring
Recruter du personnel de SampE bull 27
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
1 Appuyer les responsables sous-reacutegionaux de SampE pour fournir une assistance technique pratique aux bureaux nationauxlocaux dans tous les aspects de la conception du suivi et de lrsquoeacutevaluation comme la conception et la mise en œuvre de systegravemes et drsquooutils de SampE la revue de documents de projets une direction ou une assistance pour les eacutevaluations agrave mi-parcours et les eacutevaluations finales
Gestion (20)
1 Eacutetablir et geacuterer lrsquouniteacute reacutegionale de SampE
1 Superviser et coacher les responsables sous-reacutegionaux de SampE (SRMEO)
1 Concevoir et superviser un plan de travail inteacutegreacute pour lrsquouniteacute reacutegionale de SampE Coordonner lrsquoassistance technique et les initiatives lieacutees
1 Geacuterer le budget de lrsquouniteacute reacutegionale de SampE 1 Diriger et appuyer la suite de lrsquoeacutelaboration et de la mise en œuvre de la strateacutegie reacutegionale de gestion
de la connaissance et de lrsquoapprentissage
Communicationgestion de lrsquoinformation (10)
1 Creacuteer de bonnes relations de travail avec les conseillers principaux de la reacutegion CRSEME les bureaux nationauxlocaux les conseillers de SampE du siegravege et les conseillers techniques reacutegionaux de SampE dans drsquoautres reacutegions de CRS eacutechanger les informations et lrsquoexpeacuterience contribuer activement agrave une communauteacute drsquoapprentissage de SampE agrave lrsquointeacuterieur de CRS
1 Servir de principale personne contact dans la reacutegion pour les conseillers de SampE du siegravege appuyer les efforts pour ameacuteliorer les systegravemes et les normes de SampE de lrsquoagence
1 Appuyer lrsquoeacutelaboration drsquoun systegraveme reacutegional de gestion de lrsquoinformation et y contribuer par la mise en œuvre et la coordination de rapports de SampE standardiseacutes au niveau des pays augmenter le systegraveme de gestion de lrsquoinformation et faire remonter les indicateurs du terrain au bureau reacutegional et au siegravege
1 Communiquer et distribuer des informations sur les normes les politiques les pratiques et les indicateurs de SampE de CRSEME travailler en coordination avec les RTA de SampE des autres reacutegions pour eacutelaborer de meilleures pratiques et partager les leccedilons apprises
Eacutetablir et maintenir des meacutecanismes pour saisir analyser rendre comptepartager et appliquer les constatations les informations les leccedilons apprises et les meilleures pratiques parmi les employeacutes reacutegionaux et des bureaux nationauxlocaux de CRSEME
1 Repreacutesenter le contenu technique des systegravemes de SampE de CRS agrave lrsquoexteacuterieur aupregraves des bailleurs de fonds et drsquoautres organisations appuyer les employeacutes de CRSEME au niveau des bureaux nationauxlocaux et de la reacutegion dans leur dialogue avec les principaux bailleurs de fonds surtout lrsquoUSAID pour que les activiteacutes de SampE de CRSEME soient significatives et reacutealisables
Principales relations de travail Internes Personnel de lrsquouniteacute de SampE contacts freacutequents avec le conseiller pour la qualiteacute des programmes le conseiller pour la qualiteacute de la gestion le personnel du changement social les directeurs reacutegionaux drsquoautres conseillers reacutegionaux les conseillers de SampE du siegravege Contacts occasionnels avec les repreacutesentants reacutesidentschefs de bureau les cadres des bureaux nationaux les conseillers techniques reacutegionaux pour le SampE dans les autres reacutegions
Externes USAID et autres agences bailleurs de fonds autres ONG consultants travaillant dans le SampE associations professionnelles (par ex associations nationales drsquoeacutevaluation)
Qualifications 2 Lrsquoimplication du conseiller reacutegional en SampE est conditionneacutee par le montant du financement rechercheacute (plus de 3 millions US$) et lrsquoimportance strateacutegique
Recruter du personnel de SampE bull 28
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
TechniquesProfessionnelles
1 Cinq ans drsquoexpeacuterience professionnelle correspondant directement au poste et avec une responsabilisation progressive au moins deux ans de travail dans le SampE
1 Bonne familiariteacute avec les principes et les approches actuelles du SampE utilisant agrave la fois des meacutethodes quantitatives et des meacutethodes qualitatives
1 Expeacuterience prouveacutee de SampE sur le terrain compeacutetences pour collecter manipuler syntheacutetiser et analyser des donneacutees
1 Compreacutehension des attentes des bailleurs de fonds et des tendances pour le SampE
1 Expeacuterience dans un ou plusieurs des principaux secteurs de programmation de CRS
1 Capaciteacute prouveacutee agrave transfeacuterer des connaissances agrave des publics divers gracircce agrave la formation au mentoring et par drsquoautres meacutethodes formelles et informelles
1 Excellentes connaissances de la langue anglaise (parleacutee lue et eacutecrite)
1 Excellentes compeacutetences analytiques et informatiques compeacutetent dans lrsquoutilisation de MS Office dont Word Excel Outlook PowerPoint et Access
1 Expeacuterience dans lrsquoutilisation de SPSS STATA ou Epi Info
1 Expeacuterience avec les systegravemes de gestion de lrsquoinformation
1 Volonteacute et capaciteacute de voyager environ 30 du temps
1 Expeacuterience preacutealable dans le Sud-Est de lrsquoEurope etou le Caucase preacutefeacutereacutee
Eacutetudes
1 Maicirctrise ou doctorat dans un domaine en lien direct comme la recherche en opeacuterations lrsquoanalyse quantitative etc Une expeacuterience importante de travail dans un domaine en lien direct pourra ecirctre accepteacutee agrave la place drsquoun diplocircme
Compeacutetences personnelles
Apte agrave influencer des personnes qui ne sont pas celles qursquoil supervise et agrave obtenir leur coopeacuteration capable de travailler comme membre drsquoune eacutequipe multinationale et de geacuterer des relations agrave distance pour obtenir des reacutesultats
1 Le poste demande de la flexibiliteacute et la capaciteacute agrave accepter lrsquoambiguumliteacute les changements et les laquo rafistolages raquo jusqursquoagrave ce que des systegravemes et des normes de SampE ne soient en place au niveau de lrsquoagence
1 Capable drsquoimpliquer et de motiver les employeacutes et les partenaires dans un nouveau domaine difficile
1 Bonnes capaciteacutes prouveacutees dans la gestion des relations en particulier dans le domaine du service aux clients peut travailler avec des groupes divers dans un environnement drsquoeacutequipes multiculturelles
1 Motiveacute et capable de travailler sans ecirctre superviseacute de pregraves
1 Capable de prioriser le travail de travailler sur plusieurs tacircches et de respecter les dates butoirs
1 Excellente organisation et capaciteacutes de planification Attentif aux deacutetails
Environnement de travail
Environnement normal de bureau Le poste demande environ 30 de voyages dans toute lrsquoEurope du Sud-Est le Moyen OrientlrsquoAfrique du Nord et le Caucase Heures suppleacutementaires occasionnelles
Recruter du personnel de SampE bull 29
Annexe IB Exemple de description de poste de niveau 3
RESPONSABLE SampE
Contexte Catholic Relief Services en partenariat avec des centaines drsquoorganisations dans 80 pays entreprend des activiteacutes de justice sociale de deacuteveloppement et drsquourgence pour aider les familles marginaliseacutees dans des communauteacutes pauvres CRS a pour objectif drsquoecirctre une organisation qui valorise la qualiteacute du service qui a une orientation vers les programmes qui a un bon rapport coucirct-efficaciteacute qui apprend et qui insiste explicitement sur la promotion de la justice sociale reacutesultat ultime de ses activiteacutes Cet engagement doit donner agrave CRSKenya et agrave ses partenaires la capaciteacute de toucher plus de gens avec un impact plus important et plus mesurable Dans ce contexte le responsable SampE fournira un appui technique une direction et des directives dans le bureau national pour tous ce qui concerne le SampE Le responsable de SampE renforcera les capaciteacutes dans le bureau national en identifiant pour les programmesprojets des modegraveles de SampE qui soient des outils efficaces et drsquoun bon rapport coucirct-efficaciteacute pour lrsquoapprentissage institutionnel permettant drsquoaider agrave une qualiteacute de programmes meilleure et plus unifieacutee Il appuiera la mise en œuvre de ces modegraveles
Objectif Lrsquoobjectif de ce poste est de renforcer les capaciteacutes de SampE de CRSKenya par lrsquointermeacutediaire drsquoune nouvelle uniteacute de SampE Le responsable de SampE aura la responsabiliteacute de superviser lrsquoeacutequipe de coordinateurs de SampE et de coordonner le travail avec le personnel sectoriel de SampE Le responsable de SampE se tiendra au courant des nouvelles approches de SampE pour srsquoassurer qursquoon utilise des modegraveles de suivi et drsquoeacutevaluation ainsi que des systegravemes drsquoinformation techniquement approprieacutes
Principales responsabiliteacutes de travail Le travail devant ecirctre accompli par la personne choisie sera de
1 ndash Deacutevelopper et maintenir un environnement propice pour le SampE (20)
Deacutevelopper de bonnes relations de travail avec les responsables sectoriels de SampE de CRSKenya pour que le SampE reste une prioriteacute dans le bureau national
1 Servir de leader de guide et drsquoappui pour les employeacutes de lrsquouniteacute de SampE et drsquoautres employeacutes des programmes qui cherchent agrave eacutelaborer des approches plus strateacutegiques pour ameacuteliorer le SampE dans leurs programmes
1 Contribuer activement agrave tous les aspects du processus de recrutement de nouveaux employeacutes des programmes et du SampE dans le bureau national pour srsquoassurer que les perspectives du SampE soient prises en compte
1 Srsquoassurer qursquoune assistance technique en SampE soit disponible aux uniteacutes sectorielles
1 Appuyer CRSKenya dans son dialogue avec les principaux bailleurs de fonds en particulier lrsquoUSAID pour que les activiteacutes de SampE soient constructives et reacutealisables
1 Eacutelaborer des directives et des outils de SampE
Recruter du personnel de SampE bull 30
Annexe IB Exemple de description de poste de niveau 3
2 ndash Deacutevelopper la capaciteacute des employeacutes en SampE (30)
1 Concevoir et diriger des programmes de formation en SampE baseacutes sur le modegravele du cadre logique des projets de CRS (Proframe)
1 Donner une assistance pratique aux employeacutes pour la conception le suivi lrsquoeacutevaluation et les rapports pour les projets financeacutes par des fonds publics comme par des fonds priveacutes
1 Concevoir eacutelaborer et mettre en oeuvre une strateacutegie en accord avec les initiatives de lrsquoagence pour appuyer les organisations partenaires de CRS pour des activiteacutes en lien avec le SampE
1 Superviser les membres de lrsquouniteacute de SampE et leur servir de mentor
3 ndash Renforcer les systegravemes de gestion de lrsquoinformation (10)
Aider agrave lrsquoeacutelaboration drsquoun systegraveme de gestion de lrsquoinformation en documentant en mettant en œuvre et en coordonnant un SampE standardiseacute
Collaborer avec les responsables sectoriels de SampE pour identifier leurs besoins par rapport au SampE et allouer les ressources en conseacutequence
Creacuteer et mettre en œuvre un meacutecanisme pour collaborer avec les responsables sectoriels de SampE pour faire un mentoring et eacutevaluer la performance du personnel de lrsquouniteacute de SampE
4 ndash Appui technique direct (40)
1 Fournir un appui technique direct agrave CRSKenya et agrave ses partenaires pour lrsquoeacutelaboration drsquoindicateurs et de plans de SampE
Srsquoassurer que les visites de suivi sont utiles qursquoelles permettent drsquoavoir les donneacutees dont on a besoin et qursquoelles aident agrave prendre des deacutecisions de gestion
1 Concevoir des indicateurs possibles pour mesurer lrsquoimpact de programmes sectoriels dans la seacutecuriteacute alimentaire (DAP)
1 Travailler avec le personnel des programmes de CRS et avec les partenaires pour eacutelaborer un cadre pour le suivi et lrsquoeacutevaluation de la progression et de lrsquoimpact de tous les programmes de CRSKenya
Principales relations de travail Rattachement hieacuterarchique Directeur de la division de lrsquoeacuteducation et de lrsquoappui aux programmes
Internes Responsables sectoriels de SampE employeacutes de lrsquouniteacute de SampE directeurs de divisions (EPS HABN et GGSP) Repreacutesentant reacutesident RTA de EARO personnel des programmes du bureau national eacutequipe de SampE du siegravege
Externes mission de lrsquoUSAID ONG universiteacutes locales et autres institutions drsquoenseignement travaillant dans le SampE associations professionnelles (par ex Kenya Evaluation Association) autres consultants en SampE dans le pays et la reacutegion
Qualifications 1 Au moins une maicirctrise dans un domaine en lien avec le deacuteveloppement international et lrsquoassistance
1 Au moins sept ans de responsabilisation progressive dans des programmes drsquoassistance et de deacuteveloppement dont une peacuteriode importante dans le SampE
1 Excellente familiariteacute avec les principes et les approches actuelles du suivi et de lrsquoeacutevaluation de programmes drsquoassistance et de deacuteveloppement en utilisant des meacutethodes quantitatives et qualitatives
Recruter du personnel de SampE bull 31
Annexe IB Exemple de description de poste de niveau 3
1 Compreacutehension des attentes du Gouvernement des Eacutetats-Unis et des tendances du suivi et de lrsquoeacutevaluation dont les programmes appuyeacutes par lrsquoaide alimentaire
Expeacuterience dans la facilitation des efforts de renforcement des capaciteacutes de divers collegravegues y compris dans des agences locales partenaires
1 Volonteacute et capaciteacute de voyager environ 25 du temps
Compeacutetences personnellesprofessionnelles 1 Capaciteacute prouveacutee agrave transfeacuterer des connaissances agrave des publics divers gracircce agrave la formation au mentoring
et par drsquoautres meacutethodes formelles et informelles
1 Familiariteacute avec les principes et les techniques de lrsquoenseignement aux adultes et capaciteacute prouveacutee agrave concevoir et animer des activiteacutes drsquoapprentissage pour les adultes
1 Excellentes capaciteacutes interpersonnelles bonne organisation et bonnes capaciteacutes de communication eacutecrite et orale y compris dans des contextes interculturels
1 Capaciteacute agrave impliquer et agrave motiver les employeacutes dans des domaines programmatiques difficiles
1 Capaciteacute agrave travailler efficacement sous pression et agrave organiser et prioriser des activiteacutes concurrentes
1 Capaciteacute agrave travailler efficacement en eacutequipe
1 Ability to work effectively in a team-oriented environment
1 Flexibiliteacute patience deacutevouement et creacuteativiteacute
1 Excellentes connaissances informatiques (MS Word MS Excel MS Access MS PowerPoint MS Project SPSS)
Environnement de travail Le lieu de travail sera Nairobi avec de nombreux voyages vers les zones de programme agrave lrsquointeacuterieur du Kenya
Recruter du personnel de SampE bull 32
Annexe IC Exemple de description de poste de niveau 2
Deacutepartement Uniteacute de gestion du programme I-LIFE Titre du poste Coordinateur de suivi et eacutevaluation Grade C2 Superviseur immeacutediat Chef de lrsquouniteacute de programmation et drsquoapprentissage Lieu Lilongwe Malawi
Contexte CRSMalawi est lrsquoorganisation principale de I-LIFE (un DAP en consortium) qui est conccedilu pour ameacuteliorer la seacutecuriteacute des moyens drsquoexistence des meacutenages dans les zones rurales cibleacutees CRS a la responsabiliteacute du suivi et de lrsquoeacutevaluation de I-LIFE
Objectif Lrsquoobjectif de ce poste est de superviser et de veacuterifier la collecte de donneacutees de SampE de qualiteacute
La principale responsabiliteacute du poste est de donner un appui programmatique et une assistance technique agrave I-LIFE gracircce agrave une collaboration avec les partenaires pour garantir des programmes de qualiteacute Les coordinateurs de SampE joueront un rocircle important de liaison avec les partenaires sur tous les aspects programmatiques de I-LIFE Les principales fonctions de ce poste seront le suivi et lrsquoeacutevaluation (SampE) lrsquoapprentissage la mise en œuvre des programmes et la repreacutesentation
Principales responsabiliteacutes du poste 1 Collaborer avec les partenaires pour eacutelaborer mettre en œuvre et maintenir un systegraveme inteacutegreacute de SampE
pour I-LIFE
1 Srsquoassurer que des rapports drsquoactiviteacute de qualiteacute soient fournis agrave temps par les partenaires de I-LIFE
1 Fournir une assistance technique et deacutevelopper les capaciteacutes de I-LIFE et de ses partenaires dans toutes les activiteacutes en lien avec le SampE
1 Coordonner le suivi lrsquoeacutevaluation et lrsquoapprentissage pour les partenaires
Principales tacircches du poste
Qualiteacute des programmes
Fournir une aide et un appui aux partenaires de I-LIFE pour lrsquoeacutelaboration et la mise en œuvre drsquooutils de suivi qui comprendront de maniegravere non limitative la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees sur les indicateurs du programme et les rapports sur ces donneacutees
Collaborer avec les partenaires de I-LIFE pour planifier concevoir et entreprendre des eacutevaluations eacutevaluations initiales de programmes
Recruter du personnel de SampE bull 33
Annexe IC Exemple de description de poste de niveau 2
Encourager lrsquoapprentissage agrave lrsquointeacuterieur de I ndashLIFE par un partage des leccedilons apprises et des reacutesultats drsquoeacutevaluation ainsi qursquoen jouant un rocircle cleacute dans les groupes de travail technique entre autres
Permettre une standardisation des outils et meacutethodologies de SampE chez tous les partenaires de mise en œuvre
Fournir des directives et un appui au(x) partenaire(s) de I-LIFE pour preacuteparer et soumettre agrave temps des rapports drsquoactiviteacutes de qualiteacute
1 Servir de leader pour lrsquoeacutelaboration et la gestion du systegraveme de gestion de lrsquoinformation de I-LIFE
1 Contribuer agrave lrsquoeacutelaboration agrave la croissance et agrave la maintenance drsquoun centre de ressource pour I-LIFE
1 Collaborer avec les partenaires de I-LIFE pour planifier conduire etou animer des activiteacutes de renforcement des capaciteacutes en lien avec les programmes par exemple des formations
Repreacutesentation du programme
1 Agir comme principal contact pour les partenaires assigneacutes de I-LIFE
1 Participer agrave des visites sur le terrain dans la zone ougrave travaille le partenaire pour faire le suivi des activiteacutes et servir de guide
1 Participer agrave des groupes de travail technique et agrave des assembleacutees geacuteneacuterales de I-LIFE
Toute autre responsabiliteacute assigneacutee par le superviseur
Principales relations de travail Internes Ce poste est superviseacute par le Chef de lrsquouniteacute de programmation et drsquoapprentissage et collaborera eacutetroitement avec les responsables de SampE des partenaires de I-LIFE ainsi qursquoavec le Directeur de I-LIFE
Externes Ce poste doit travailler en coordination avec les partenaires de I-LIFE des fonctionnaires et des structures du gouvernement local et avec des organisations communautaires et des ONG
Qualifications
Requises
1 Au minimum un diplocircme universitaire en sciences sociales eacuteconomie ou deacuteveloppement rural ou dans un domaine correspondant Avec une grande expeacuterience du suivi de lrsquoeacutevaluation et de lrsquoapprentissage
1 Une bonne expeacuterience des meacutethodologies de recherche participative
1 Une connaissance du traitement de texte des tableurs des programmes de saisie et drsquoanalyse des donneacutees et des bases de donneacutees (comme MS Word Excel et SPSS)
1 Une maturiteacute professionnelle prouveacutee et de bonnes compeacutetences interpersonnelles permettant de travailler en eacutequipe bonne communication eacutecrite et orale
1 Capaciteacute agrave travailler sur des tacircches multiples et agrave respecter les dates butoirs
1 Expeacuterience preacutealable de travail sur des programmes du Titre II
1 Expeacuterience preacutealable de travail en consortium
Recruter du personnel de SampE bull 34
Annexe IC Exemple de description de poste de niveau 2
Deacutesireacutees
1 Certificat de deuxiegraveme cycle dans un domaine en rapport et expeacuterience dans la recherche statistique les meacutethodes drsquoeacutechantillonnage lrsquoanalyse des donneacutees et les rapports
1 Bonnes compeacutetences en reacutedaction de rapports animation et communication bonnes relations interpersonnelles
Environnement de travail Le poste est baseacute agrave Lilongwe et demande des voyages sur les sites sur le terrain jusqursquoagrave 50 du temps
Recruter du personnel de SampE bull 35
Annexe II Tableau de reacutesumeacute de poste
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Recruter du personnel de SampE bull 36
Annexe II Tableau de reacutesumeacute de poste
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Recruter du personnel de SampE bull 37
Annexe II Tableau de reacutesumeacute de poste
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Recruter du personnel de SampE bull 38
Annexe III Listes de diffusion pour les offres drsquoemploi
Les informations ci-dessous concernent des organisations et sites Internet qui publient reacuteguliegraverement des annonces pour des postes de SampE Il sera utile drsquoeacutetudier les sites Internet eacutenumeacutereacutes ci-dessous pour choisir ceux qui correspondront le mieux agrave votre recherche de poste Les contacts indiqueacutes devront peut-ecirctre ecirctre remis agrave jour et toutes les informations neacutecessaires devraient pouvoir ecirctre trouveacutees en faisant une recherche sur Internet
Cette liste est un point de deacutepart mais ajoutez-y les autres sites Internet ou listes de diffusion que vous trouverez utiles Il peut aussi ecirctre inteacuteressant de demander agrave vos collegraveges srsquoils ont drsquoautres sites Internet agrave recommander
Sites Internet et listes de diffusion recommandeacutes Sites Internet speacutecifiques au SampE
Monitoring and Evaluation News wwwmandecouk
Performance Assessment Resource Center (PARC) wwwparcinfoorg
INGO wwwevalorg
International and Cross-cultural Evaluation (ICCE)s wwwevaluationcanadaca
American Evaluation Association (AEA) wwwevalorg
African Evaluation Association wwwafreaorg
The Evaluation Center at the University of Western Michigan wwwwmichedu
Brazilian Evaluation Network wwwavaliabrasilorgbrIntroductionRebramaEnglishhtml
Evaluation Network of Latin America and the Caribbean wwwlaceaorg
UK Evaluation Society wwwevaluationorguk
European Evaluation Society wwweuropeanevaluationorg
Malaysian Evaluation Society wwwmesorgmy
XC-Eval wwwgroupsyahoocomgroupxceval
Recruter du personnel de SampE bull 39
Annexe III Listes de diffusion pour les offres drsquoemploi
Sites Internet geacuteneacuteraux de deacuteveloppement
1 Relief Web wwwreliefwebintvacancies1
1 DevNetJobs wwwdevnetjobsorg1
1 ConsultingBase wwwconsultingbasecomjobmktindexcfm1
1 Development Opportunities wwwdev-zoneorgjobs1
1 Foreign Policy Association Job Board wwwfpaorgjobs_contact2423jobs_contacthtm1
1 Johns Hopkins Bloomberg School of Public Health Center for Communication Programs wwwjhuccporgindexshtml
1 International Development Research Center (IDRC) Evaluation Unit Presidentrsquos Office email evaluationidrcca
1 Global Affairs Institute The Maxwell School Syracuse University email bwdaytonmaxwellsyredu1
1 Idealist1 wwwidealistorg1
1 The Communication Initiative Vacancy Service wwwcomminitcomvacancieshtml1
1 One world wwwoneworldnet1
1 AIMEnet (health and HIV specific) 1wwwglobalhivevaluationorg
1 Interaction 1wwwinteractionorg1
1 Development Executive Group 1wwwDevelopmentExcom1
1 International Career Employment Weekly wwwinternationaljobsorg1
Recruter du personnel de SampE bull 40
Recruter du personnel de SampE bull 41
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Recruter du personnel de SampE bull 42
Annexe IV Tableau pour retenir des candidatures
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Recruter du personnel de SampE bull 43
Annexe V Questions pour preacuteseacutelectionner des candidats
Nom du candidat ________________________________________ Date __________________________________
Poste ___________________________________________________ Deacutepartement __________________________
Recruteur _______________________________________________
1 Tout drsquoabord ecirctes-vous toujours inteacuteresseacute par le poste
2 Pouvez-vous me dire pourquoi vous avez deacutecideacute de vous porter candidat agrave ce poste
3 Pourquoi voulez-vous changer de travail maintenant (Si le candidat a un emploi actuellement)
4 Pourquoi avez-vous quitteacute votre dernier emploi (Si le candidat nrsquoa pas drsquoemploi actuellement)
5 Quel est votre salaire de base actuel (ou votre dernier salaire de base) Avez-vous un salaire minimum pour lequel vous accepteriez un travail
6 Pourriez-vous me parler de votre formation et de votre expeacuterience et dire en quoi vous pensez qursquoelles correspondent agrave ce travail
7 Qursquoest-ce qui vous attire dans cette organisation
8 Srsquoil y a des peacuteriodes ougrave vous nrsquoavez pas eacuteteacute employeacute pouvez-vous expliquer
9 Avez-vous des questions agrave me poser
Merci pour votre temps et vos commentaires Nous allons continuer le processus de recrutement Nous ne pouvons rien vous promettre mais si vous ecirctes seacutelectionneacute pour un entretien nous vous contacterons
Recruter du personnel de SampE bull 44
Annexe VI Questions drsquoentretien drsquoembauche pour des postes de niveaux 3 et 4
1 Qursquoest-ce qui vous a motiveacute agrave vous porter candidat pour ce poste
2 Veuillez deacutecrire votre rocircle et vos responsabiliteacutes de SampE dans votre dernier poste ou dans votre poste actuel Ajoutez drsquoeacuteventuelles questions compleacutementaires pour clarifier la reacuteponse ou pour demander des deacutetails
3 Veuillez deacutecrire les difficulteacutes particuliegraveres auxquelles vous eacutetiez confronteacute dans votre dernier poste ou dans votre poste actuel Ajoutez drsquoeacuteventuelles questions compleacutementaires pour clarifier la reacuteponse ou pour demander des deacutetails
4 Qursquoavez-vous fait pour reacutesoudre ces difficulteacutes Veuillez lrsquoexpliquer en deacutetail
5 Veuillez expliquer comment les eacutetudes que vous avez faites vous seront utiles dans le travail de conseiller en SampE
6 Quelle expeacuterience de la gestion avez-vous
7 Veuillez deacutecrire ce que vous avez fait dans votre dernier poste ou votre poste actuel pour renforcer la capaciteacute des employeacutes en ce qui concerne les compeacutetences en SampE et les activiteacutes Qursquoavez-vous trouveacute particuliegraverement difficile Qursquoest-ce qui eacutetait agrave votre avis le plus reacuteussi
8 Il est souvent difficile de motiver le personnel des projets pour qursquoils srsquoimpliquent agrave fond dans les activiteacutes de SampE et de srsquoassurer que les reacutesultats du SampE soient reacuteutiliseacutes pour la conception du programme Pouvez-vous deacutecrire des cas ougrave vous avez le mieux reacuteussi agrave faire cela Et ougrave vous avez le moins bien reacuteussi Comment expliqueriez-vous ces diffeacuterences
9 Veuillez expliquer en quoi quand on preacutesente des reacutesultats des donneacutees les moyennes comme les pourcentages peuvent ecirctre trompeurs
10 Nous devons souvent adapter les reacutesultats du SampE agrave des publics diffeacuterents Avez-vous deacutejagrave fait cela dans le passeacute ou sinon comment adapteriez-vous dans lrsquoavenir les reacutesultats drsquoune analyse de donneacutees pour les preacutesenter agrave des publics diffeacuterents Par exemple quel genre de preacutesentation feriez-vous pour deacutecrire les reacutesultats drsquoune eacutetude de base sur lrsquoaccegraves de diffeacuterents groupes de la communauteacute agrave des infrastructures de base (communautaires etou drsquoautres infrastructures de base comme des cliniques) pour a) les membres de la communauteacute ougrave a eacuteteacute faite lrsquoeacutetude et b) les bailleurs de fonds du projet
11 Comment deacuteterminez-vous lrsquoeacutechantillon pour une eacutetude des meacutenages Comment rendriez-vous compte de la stratification et du groupement des eacutechantillons de meacutenages dans une strateacutegie drsquoeacutechantillonnage pour des eacutetudes quantitatives Soyez preacutecis
Recruter du personnel de SampE bull 45
Annexe VI Questions drsquoentretien drsquoembauche pour des postes de niveaux 3 et 4
Reacutefeacuterence agrave lrsquoeacutequation drsquoeacutechantillonnage standard qui nrsquoest pas lieacutee agrave la taille de la population Lrsquoeacutequation est au contraire lieacutee au niveau drsquoerreur accepteacute et au degreacute de variation attendu agrave lrsquointeacuterieur de la population Pour rendre compte de la stratification et du groupement lrsquoeacutechantillon doit ecirctre augmenteacute La stratification est la capaciteacute de lrsquoeacutechantillon agrave permettre des comparaisons statistiques entre des groupes preacutedeacutetermineacutes Le groupement est le fait de choisir drsquoabord des groupes (communauteacutes ou eacutecoles etc) drsquouniteacutes drsquoeacutechantillonnage (meacutenages ou enfants etc) puis de seacutelectionner les uniteacutes drsquoeacutechantillonnage agrave lrsquointeacuterieur de chacun de ces groupes seacutelectionneacutes
12 Comment choisiriez-vous un eacutechantillon de meacutenages dans une communauteacute si vous travailliez sans liste des noms de meacutenages Veuillez ecirctre preacutecis
Deacutecrire la meacutethode laquo faire tourner le stylo raquo on commence par deacutefinir les limites geacuteographiques de la communauteacute on identifie le centre de la communauteacute on deacutetermine la premiegravere direction en faisant tourner un stylo on compte le nombre de meacutenages sur cette ligne jusqursquoagrave la limite de la communauteacute on choisit la premiegravere maison de faccedilon aleacuteatoire puis on choisit les maisons suivantes de maniegravere systeacutematique
13 Quelle est votre expeacuterience du suivi participatif de la communauteacute Quels sont agrave votre avis les avantages et les inconveacutenients du suivi de la communauteacute Expliquez votre opinion1
14 Dans certaines organisations on essaie de creacuteer des indicateurs mondiaux pour la seacutecuriteacute alimentaire et la seacutecuriteacute des moyens drsquoexistence quels en seraient les avantages Que vous soyez ou non au courant de ce travail quelles en seront agrave votre avis les principales difficulteacutes
Preacuteparez drsquoeacuteventuelles autres questions speacutecifiques correspondant agrave un point drsquointeacuterecirct dans le CV du candidat
Recruter du personnel de SampE bull 46
Annexe VII Protocole drsquoentretien drsquoembauche
Agrave faire Se preacuteparer pour lrsquoentretien avec lrsquoeacutequipe et srsquoassurer que tous les membres de lrsquoeacutequipe ont les
documents neacutecessaires devant eux
Mettre les candidats agrave lrsquoaise Ecirctre chaleureux et aimables
Limiter le temps de parole des recruteurs
Arriver bien preacutepareacutes agrave chaque entretien
Eacutecouter activement les reacuteponses du candidat
Regarder le candidat
Prendre des notes durant lrsquoentretien pour vous aider agrave vous souvenir des principaux points et de votre impression de chaque candidat
Accepter des pauses durant lrsquoentretien quand le candidat reacutefleacutechit pour formuler une penseacutee ou une reacuteponse
Terminer chaque entretien par des commentaires positifs sur les qualifications ou les reacuteponses du candidat
Poser des questions sur drsquoeacuteventuels points drsquointeacuterecirct ou sur une expeacuterience inteacuteressante sur le CV du candidat
Poser des questions suppleacutementaires pour preacuteciser des points ou des reacuteponses qui ne seraient pas clairs
Inviter le candidat agrave poser des questions au panel de recruteurs
A ne pas faire Se disputer ou discuter avec le candidat pour quelque raison que ce soit
Critiquer une reacuteponse du candidat
Interrompre le candidat agrave nrsquoimporte quel moment
Poser des questions fermeacutees (reacuteponse par oui ou par non)
Poser des questions trop personnelles ou indiscregravetes
Reacuteagir de faccedilon neacutegative agrave une reacuteponse du candidat ou agrave quelque chose qursquoil dit
Donner votre opinion sur la qualiteacute de lrsquoentretien du candidat agrave la fin de lrsquoentretien
Bailler pendant que le candidat parle
Recruter du personnel de SampE bull 47
Annexe VIII Exemple de cadre des reacutesultats
Recruter du personnel de SampE bull 48
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Annexe VIII Exemple de cadre des reacutesultats
Points de discussion Discutez de la strateacutegie programmatique preacutesenteacutee dans le cadre des reacutesultats
CRS veut reacutepondre agrave une grande varieacuteteacute de besoins (comme la perte de strateacutegies de moyens drsquoexistence les mauvaises conditions et pratiques sanitaires le manque drsquoinfrastructures et la faiblesse de la socieacuteteacute civile et de la gouvernance) conseacutequences du tsunami Le projet reconstruira les biens perdus et les strateacutegies de moyens drsquoexistence de maniegravere agrave promouvoir leur peacuterenniteacute et peut-ecirctre une reacutesilience aux chocs futurs CRS pense que ces besoins sont tous drsquoune maniegravere ou drsquoune autre connecteacutes et qursquoon doit y reacutepondre en mecircme temps pour permettre croissance et progregraves
Deacutecrivez le contexte dans lequel opegravere le programme La population cibleacutee a veacutecu des pertes agrave des niveaux varieacutes et elle a un grand nombre de besoins concurrents Les meacutenages doivent avoir agrave nouveau accegraves aux infrastructures et agrave des possibiliteacutes de geacuteneacuterer un revenu et ils doivent aussi adopter de meilleurs comportements (en santeacute) et des strateacutegies de moyens drsquoexistence plus reacutesilients
Comment les objectifs strateacutegiques (OS) collaborent-ils pour reacutealiser la strateacutegie
Ensemble les objectifs strateacutegiques collaboreront pour reconstruire les infrastructures et ameacuteliorer les pratiques des meacutenages afin de restaurer et drsquoameacuteliorer les conditions de vie Par exemple un OS srsquointeacuteressera agrave lrsquoaccegraves agrave une eau de qualiteacute tandis que lrsquoautre srsquointeacuteressera agrave lrsquoameacutelioration des pratiques de santeacute ce qui permettra drsquoagir sur lrsquoeacutetat sanitaire en partant de deux directions diffeacuterentes
Donnez des exemples preacutecis drsquoOS et de reacutesultats OS4 Les meacutenages affecteacutes ont ameacutelioreacute leur seacutecuriteacute des intermeacutediaires (RI) qui pourraient ecirctre utiliseacutes pour moyens drsquoexistence compleacuteter le cadre des reacutesultats
RI21 Les pratiques des meacutenages ameacuteliorent soins qui sont donneacutes
Donnez des exemples de comment des reacutesultats intermeacutediaires transversaux (ameacutelioration des capaciteacutes reacuteactiviteacute aux questions de genre techniques de transformation des conflits et deacuteveloppement de la communauteacute) pourraient ecirctre inteacutegreacutes avec les OS et drsquoautres RI dans le cadre des reacutesultats
RI22 et augmentation des capaciteacutes la formation du personnel des centres de santeacute et lrsquoameacutelioration de la gestion des meacutedicaments et mateacuteriels meacutedicaux augmenteront lrsquoaccegraves des meacutenages agrave des services de santeacute de qualiteacute
RI12 et reacuteactiviteacute aux questions de genre la construction drsquoinstallations drsquoeau et drsquoassainissement adapteacutees aux genres reacutesoudront les questions speacutecifiques au genre que les femmes avaient peut-ecirctre avec les installations drsquoeau et drsquoassainissement preacuteceacutedentes
OS3 et deacuteveloppement de la communauteacute en ameacuteliorant la socieacuteteacute civile et la gouvernance et en augmentant la participation de la communauteacute agrave une gouvernance transparente et son rocircle dans la gestion des processus de la socieacuteteacute civile le projet contribuera au deacuteveloppement geacuteneacuteral de la communauteacute
Demander au candidat quelles sont ses questions ses commentaires ou ses suggestions agrave propos du cadre des reacutesultats
Recruter du personnel de SampE bull 49
Annexe IX Exemple de tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT)
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Annexe IX Exemple de tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT)
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Recruter du personnel de SampE bull 51
Annexe IX Exemple de tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT)
Points de discussion Indicateur drsquoimpact 11 On preacutevoit uns eacutenorme augmentation de 60 agrave 100 des communauteacutes ayant des plans de seacutecuriteacute alimentaire entre la 4e et la 5e anneacutee Cela nrsquoest pas reacutealiste sauf srsquoil y a un eacutevegravenement contextuel dont en pense qursquoil expliquera une partie de cette augmentation
Indicateurs drsquoimpact 12 La valeur de la capaciteacute de seacutecuriteacute alimentaire de la communauteacute est laquo agrave deacuteterminer raquo Et pourtant le tableau montre un score preacutevu de 20 la premiegravere anneacutee Sans valeur de base on ne peut pas savoir si un score de 20 repreacutesentera une augmentation une diminution ou aucun changement par rapport agrave la valeur de base Quand on nrsquoa pas de valeur de base il vaut mieux preacutevoir une augmentation relative comme laquo une augmentation de 20 raquo pour la 1e anneacutee
Indicateur de suivi 11 LrsquoIPTT suggegravere que le programme ne mesurera pas le nombre de structures de seacutecuriteacute alimentaire les 1e 2e 3e et 4e anneacutees Il serait recommandeacute de suivre ces donneacutees sur toute la dureacutee du programme pour veacuterifier que le programme progresse au cours de ces anneacutees Si lrsquoon attend la 5e anneacutee pour mesurer lrsquoindicateur on pourrait avoir une grosse surprise ou une eacutenorme deacuteception agrave la fin du projet
Indicateur de suivi 12 Le nombre de membres participant agrave des structures de seacutecuriteacute alimentaire doit bondir de laquo 0 raquo agrave 2 000 entre les donneacutees de base et la 1e anneacutee et ne doit pas changer entre la 3e et la 5e anneacutee Il y a peu de chance que le changement soit aussi diffeacuterent selon les anneacutees La deuxiegraveme portion de lrsquoindicateur montre que le pourcentage des femmes participantes augmentera substantiellement entre les donneacutees de base et la 5e anneacutee Si le pourcentage des femmes augmente et que le nombre des membres reste le mecircme le nombre drsquohommes participants devrait deacutecroicirctre On ne voit pas bien pourquoi on preacutevoit ce changement
Indicateur de suivi 14 Lrsquoindicateur montre le pourcentage preacutevu de meacutenages ougrave un ou plusieurs membres sont formeacutes dans plusieurs domaines techniques Cependant Il nrsquoy a pas de donneacutee de base pour le pourcentage formeacute en laquo AH raquo ni laquo ENV raquo ni dans lrsquoeacutetude de base ni pour la 1e anneacutee On ne voit pas bien pourquoi ces informations ne sont pas donneacutees Ces deux types de formation ne seront-ils pas mis en route avant la 2e anneacutee
Indicateur drsquoimpact 21 Il nrsquoest peut-ecirctre pas reacutealiste de preacutevoir que les meacutenages reacuteussiront agrave atteindre 12 mois de seacutecuriteacute alimentaire la 5e anneacutee Si la moyenne preacutevue est de 12 cela signifie que chaque meacutenage devra atteindre ce niveau (12 mois) puisqursquoil ne serait pas possible que certains meacutenages atteignent 13 mois de seacutecuriteacute alimentaire par an (ce qui permettrait drsquoavoir une moyenne de 12 mois si certains meacutenages nrsquoarrivaient qursquoagrave 11 mois)
Indicateurs drsquoimpact 22 Sans chiffre de base pour la production agricole ce nrsquoest pas une bonne ideacutee de preacutevoir des cibles de valeurs absolues en kilos Ces valeurs en kilos qui sont donneacutees peuvent repreacutesenter une augmentation une diminution par rapport aux donneacutees de base ou aucun changement
Indicateur drsquoimpact 31 Le tableau suggegravere que le programme ne suivra pas lrsquoeacutetat nutritionnel pendant les anneacutees 1 agrave 4 Ce nrsquoest pas une bonne ideacutee de ne pas srsquointeacuteresser agrave lrsquoimpact nutritionnel du programme pendant ces anneacutees Bien que le retard de croissance soit un indicateur nutritionnel qui ne change pas aussi rapidement que le sous-poids il doit quand mecircme ecirctre mesureacute au moins une fois par an Il est important de collecter des donneacutees de nutrition au mecircme moment chaque anneacutee pour prendre en compte les variations saisonniegraveres de lrsquoeacutetat nutritionnel
Indicateur de suivi 31 On ne voit pas clairement si les chiffres preacutesenteacutes reflegravetent les changements preacutevus dans laquo le pourcentage de femmes recevant de la vitamine A raquo ou dans le pourcentage de laquo nourrissons recevant de la vitamine A raquo Tous les indicateurs doivent ecirctre speacutecifiques et correspondre agrave une seule mesure LrsquoIPTT doit inclure des valeurs dont le programme sera tenu responsable La valeur preacutevue de 100 la 5e anneacutee doit ecirctre utiliseacutee avec prudence
Indicateur de suivi 32 On ne voit pas clairement si cet indicateur correspond aux enfants recevant des aliments solides des liquides de lrsquoeau avec du sucre et du sel ou des sels de reacutehydratation apregraves une peacuteriode de diarrheacutee Lrsquoindicateur devrait ecirctre reacuteviseacute pour correspondre agrave un seul de ces traitements
Recruter du personnel de SampE bull 52
Annexe X Tableau pour noter les entretiens drsquoembauche
Membre de lrsquoeacutequipe de recruteurs Membre B
Candidat Candidat A
Date de lrsquoentretien 1er juin 2007
Instructions Pour chaque point vous jugerez de la reacuteponse du candidat et vous lui donnerez une note de 1 agrave 5 selon la
faccedilon dont il aura reacutepondu 1 est la moins bonne note et 5 la meilleure note
Apregraves lrsquoentretien vous additionnerez les notes individuelles pour obtenir une NOTE TOTALE Eacutecrivez la NOTE TOTALE dans la case preacutevue sur la premiegravere page
Cateacutegorie Note (1 ndash 5)1 = moins bonne note 5 meilleure note
Commentaires
Le candidat srsquoexprime bien 5 A tregraves bien parleacute a donneacute beaucoup de deacutetails
Qualiteacute des reacuteponses expeacuterience de gestion
3 Nrsquoa travailleacute comme superviseur drsquoune eacutequipe de SampE que pendant peu de temps environ 6 mois
Qualiteacute des reacuteponses expeacuterience de renforcement des capaciteacutes
3 Nrsquoa que peu drsquoexpeacuterience dans le renforcement des capaciteacutes drsquoune eacutequipe lagrave aussi seulement 6 mois drsquoexpeacuterience dans son ancien poste
Qualiteacute des reacuteponses eacutechantillonnage 4 Superhellip au courant de tous les principaux points et theacuteories Mais ne connaissait pas lrsquoeacutequation drsquoeacutechantillonnage
Qualiteacute des reacuteponses suivi de la communauteacute
5 Bonnes ideacutees sur le suivi de la communauteacute A une expeacuterience de suivi de la communauteacute
Qualiteacute des reacuteponses ProFrame 4 A mis en eacutevidence plusieurs problegravemes cleacutes A reacuteussi agrave deviner beaucoup de choses sur le contexte agrave partir du ProFrame
Qualiteacute des reacuteponses IPTT 4 Bien aussi bons commentaires
Compeacutetences en analyse des donneacutees 5 A reacutealiseacute toutes les tacircches demandeacutees en analyse des donneacutees et semblait tregraves agrave lrsquoaise avec SPSS
Compeacutetences personnelles 5 Bon eacutequipier motiveacute
Autres (preacuteciser par ex expeacuterience en formation)
2 Nrsquoa que peut drsquoexpeacuterience en formation
Qualiteacute de lrsquoexemple de document reacutedigeacute par le candidat
4 Excellent document
Qualiteacute des reacutefeacuterences 5 Toutes les reacutefeacuterences donnent une bonne impression
Note globale de lrsquoentretien 49 Je pourrais envisager de recruter ce candidat
Recruter du personnel de SampE bull 53
Annexe XI Questions pour les personnes de reacutefeacuterences pour des postes de niveaux 3 et 4
1 Dans quelle capaciteacute avez-vous travailleacute avec (le candidat)
2 Combien de temps avez-vous travailleacute avec (le candidat)
3 1 Donnez une bregraveve description du poste et des principales responsabiliteacutes du poste Comment les points forts de (le candidat) lui permettraient-ils de correspondre agrave ce poste Veuillez deacutecrire ces points forts
4 Pensez-vous qursquoune partie de ce travail serait particuliegraverement difficile pour (le candidat) Pourquoi De quel type de formation ou de capaciteacute technique suppleacutementaire pensez-vous que le candidat aurait besoin pour ecirctre excellent dans ces domaines
5 Que consideacuterez-vous comme les principales compeacutetences personnelles et les principaux points forts de (le candidat) Quels sont les domaines dans lesquels il devrait travailler pour progresser
6 (Le candidat) travaille-t-il mieux en eacutequipe ou individuellement Veuillez expliquer ce qui vous fait penser cela
7 Qursquoauriez-vous drsquoautre agrave dire sur (le candidat) par rapport agrave ce poste
8 1 Ajoutez drsquoautres questions speacutecifiquement tourneacutees vers les points souleveacutes durant lrsquoentretien ou pendant votre discussion avec lrsquoeacutequipe de recruteurs
Recruter du personnel de SampE bull 54
Table des matiegraveres
iii Preacuteface
iii Remerciements
iv Sigles
Eacutetapes du processus
1 Introduction
2 Eacutetape 1 Deacuteterminer ses besoins de SampE
6 Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
11 Eacutetape 3 Creacuteer un comiteacute de recrutement et preacuteparer le processus de recrutement
12 Eacutetape 4 Publier lrsquoannonce pour le poste
15 Eacutetape 5 Trier retenir les candidatures et preacuteseacutelectionner les candidats
18 Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
23 Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
Annexes outils et ressources
26 Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
30 Annexe IB Exemple de description de poste de niveau 3
33 Annexe IC Exemple de description de poste de niveau 2
36 Annexe II Tableau de reacutesumeacute de poste
39 Annexe III Listes de diffusion pour les annonces de postes
41 Annexe IV Tableau pour retenir des candidatures
44 Annexe V Questions pour preacuteseacutelectionner des candidats
45 Annexe VI Questions drsquoentretien drsquoembauche pour les niveaux 4 et 5
47 Annexe VII Protocole drsquoentretien drsquoembauche
48 Annexe VIII Exemple de cadre des reacutesultats
50 Annexe IX Exemple drsquoIPTT
53 Annexe X Tableau pour noter les entretiens drsquoembauche
54 Annexe XI Questions pour les personnes de reacutefeacuterence
Preacuteface Le suivi et lrsquoeacutevaluation (SampE) sont des responsabiliteacutes centrales des gestionnaires de programmes de la Croix Rouge Ameacutericaine et de CRS qui permettent de garantir la qualiteacute de la programmation Recruter du personnel de SampE fait partie drsquoune seacuterie de modules de formation et de renforcement des capaciteacutes sur laquelle la Croix Rouge Ameacutericaine et CRS ont deacutecideacute de collaborer dans le cadre de leurs subventions respectives de deacuteveloppement des capaciteacutes institutionnelles Ces modules sont conccedilus pour reacutepondre agrave des besoins identifieacutes sur le terrain de directives et drsquooutils particuliers qui ne semblaient pas pouvoir ecirctre trouveacutes dans des publications existantes Bien que les exemples des modules concernent principalement les programmes du Titre II les directives et les outils fournis sont tout aussi valables en dehors du domaine de la seacutecuriteacute alimentaire
Notre intention en eacutecrivant Recruter du personnel de SampE est de fournir aux lecteurs un document qui les aide agrave trouver et agrave recruter des employeacutes de SampE qui reacutepondent parfaitement agrave leurs besoins et qui en fin de compte augmentent la qualiteacute de la programmation de SampE Ce module preacutesente les principales eacutetapes du deacutebut agrave la fin du processus de recrutement Il peut ecirctre utiliseacute de diffeacuterentes maniegraveres selon le niveau atteint dans le processus de recrutement Il preacutesente de nombreuses annexes donnant des exemples drsquooutil de points de discussion et de questions Nous encourageons les lecteurs agrave adapter chaque outil agrave leurs contextes et besoins particuliers car cela les aidera agrave srsquoimpliquer agrave fond dans le processus et leur permettra de trouver le candidat correspondant le mieux agrave leurs besoins
Veuillez envoyer vos commentaires et vos suggestions sur cette eacutedition de Recruter du personnel de SampE par e-mail agrave mampefeedbackcrsorg
Remerciements Lrsquoauteur voudrait remercier tous ceux qui ont contribueacute agrave ce document pour leurs ideacutees et leurs perspectives Lrsquoauteur voudrait aussi reconnaicirctre la contribution de Guy Sharrock (CRS) qui a eacuteteacute drsquoune grande aide pour lrsquoeacutelaboration de ce document
Recruter du personnel de SampE bull iii
CV
Sigles
CRS Catholic Relief Services
Curriculum Vitae
IPTT Tableau de suivi des indicateurs de performance
ONG Organisation non gouvernementale
PRA Meacutethode de recherche rurale participative
SampE Suivi et eacutevaluation
SPSS Programme statistique pour les sciences sociales
Recruter du personnel de SampE bull iv
Dans de nombreux cas
ce module preacutesente
des exemples ideacuteaux
et geacuteneacuteraliseacutes Il est
important drsquoadapter
ces eacutetapes pour qursquoelles
correspondent agrave votre
propre situation
Introduction
Recruter du personnel de suivi et drsquoeacutevaluation (SampE) pour un bureau national ou un bureau reacutegional repreacutesente agrave la fois une opportuniteacute inteacuteressante et un grand deacutefi Il est tregraves important drsquoun point de vue strateacutegique de trouver un bon personnel Pour cela il faut reacutefleacutechir de faccedilon approfondie et cela demande beaucoup de temps Cependant si lrsquoon srsquoinvestit moins dans le processus de recrutement on risque de devoir tout recommencer et de continuer agrave ne pas avoir les personnes neacutecessaires dans la capaciteacute de SampE de lrsquoeacutequipe ce qui en fin de compte empecircchera de progresser vers la reacutealisation des objectifs de SampE La qualiteacute du programme de SampE sera ameacutelioreacutee en fin de compte par un processus de recrutement reacutefleacutechi et approfondi
Ce module donne des exemples des outils et des directives pour chaque eacutetape du processus de recrutement de personnel de SampE Dans de nombreux cas ce module preacutesente des exemples ideacuteaux et geacuteneacuteraliseacutes Il est important drsquoadapter ces eacutetapes pour qursquoelles correspondent agrave votre propre situation Par exemple les qualifications et le niveau drsquoeacutetudes requis ou la complexiteacute des questions techniques de lrsquoentretien drsquoembauche peuvent ecirctre adapteacutes pour correspondre agrave votre contexte Le but ultime de ce module est drsquoameacuteliorer la qualiteacute des activiteacutes de SampE en vous mettant en contact avec les candidats les plus qualifieacutes pour pouvoir reacutepondre agrave vos besoins de SampE Ce module est organiseacute en sept eacutetapes deacutecrites ci-dessous
Eacutetape 1 Deacuteterminer les besoins de SampE
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
Eacutetape 3 Mettre en place un comiteacute de recrutement et preacuteparer le processus
de recrutement
Eacutetape 4 Publier lrsquoannonce pour le poste
Eacutetape 5 Trier retenir et preacuteseacutelectionner les candidats
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
En eacutetudiant ces sept eacutetapes on peut voir ougrave lrsquoon en est du processus de recrutement Si par exemple on a deacutejagrave identifieacute ses besoins de SampE et fait une description de poste ce module pourra aider pour les autres eacutetapes du recrutement
Recruter du personnel de SampE bull 1
Il est important
de consideacuterer la
composition de lrsquoeacutequipe
de SampE et de deacutecider
du type de poste pour
lequel vous allez passer
une annonce
Eacutetape 1 Deacuteterminer les besoins de SampE
9 Voir les besoins de SampE pour tous les secteurs de programmation
9 Eacutevaluer la capaciteacute actuelle de lrsquoeacutequipe de SampEDeacuteterminer la capaciteacute neacutecessaire pour lrsquoeacutequipe de SampE
9 Deacuteterminer les compeacutetences et le niveau drsquoexpeacuterience que lrsquoon voudrait ideacutealement trouver dans les candidats potentiels
9 Deacuteterminer le type de poste de SampE neacutecessaire
Lrsquoeacutetude des besoins de SampE agrave lrsquointeacuterieur du bureau doit ecirctre un processus participatif impliquant des repreacutesentants de chaque secteur les membres actuels du personnel de SampE (srsquoil y en a) et avec une contribution des cadres de SampE baseacutes soit dans la reacutegion soit au siegravege de lrsquoorganisation
Chaque secteur de programmation et chaque projet doit avoir des plans de SampE speacutecifiques Demandez aux repreacutesentants de chaque secteur de programmation de discuter de leurs plans de SampE avec vous y compris des activiteacutes actuelles de SampE et dans lrsquoideacuteal des activiteacutes de SampE qursquoils voudraient mener srsquoils avaient plus de ressources et de capaciteacute technique Cela permet drsquoavoir une ideacutee de la capaciteacute actuelle de chaque secteur et de ce qui manque du point de vue des capaciteacutes On discutera aussi drsquoeacuteventuels problegravemes concernant la qualiteacute des activiteacutes actuelles de SampE pour mieux deacuteterminer les manques au niveau des capaciteacutes
De plus demandez agrave lrsquoeacutequipe srsquoil y a drsquoautres compeacutetences ou domaines drsquoexpertise technique qui lui seraient utiles ou qui ameacutelioreraient la qualiteacute des activiteacutes de SampE Agrave partir de ces discussions deacuteterminez lrsquoensemble de compeacutetences et le niveau drsquoexpeacuterience dont vous avez besoin Une fois que vous aurez fait ce travail avec chaque secteur vous aurez eacutelaboreacute une liste complegravete des besoins en SampE de votre bureau national Ceci permettra de deacuteterminer le type de poste pour lequel vous allez recruter
Toutes les personnes
ressources disponibles
comme les conseillers techniques
reacutegionaux en SampE et le personnel
technique de SampE au siegravege doivent
ecirctre impliqueacutees dans tout le
processus de recrutement Elles
aideront agrave deacuteterminer les besoins de
SampE agrave structurer ou agrave restructurer
lrsquoeacutequipe de SampE agrave identifier des
candidats agrave eacutetudier les dossiers
de candidatures et agrave mener les
entretiens drsquoembauche Si le
bureau de pays embauche pour des
postes de cadres en SampE et qursquoil a
actuellement une capaciteacute limiteacutee
en SampE il est essentiel drsquoinclure dans
le processus des employeacutes de SampE
baseacutes dans la reacutegion ou au siegravege the
process
Recruter du personnel de SampE bull 2
Eacutetape 1 Deacuteterminer les besoins de SampE
Dans cette eacutetape il est important de consideacuterer la composition de lrsquoeacutequipe de SampE et de deacutecider du type de poste pour lequel vous allez passer une annonce En gros il y a quatre niveaux de postes de SampE Chaque poste comporte un ensemble standard de responsabiliteacutes et un niveau geacuteneacuteral de compeacutetences et drsquoexpeacuterience
Il est important de veacuterifier que lrsquoon a un financement adeacutequat
pour un poste de SampE Contactez votre Repreacutesentant reacutesident ou le
deacutepartement des ressources humaines de votre organisation pour
voir quelle est la fourchette actuelle des salaires pour votre choix de poste
de SampE
Srsquoil nrsquoy a pas suffisamment de financement pour un poste de SampE il
faudra stopper le processus de recrutement jusqursquoagrave ce qursquoon ait trouveacute
un financement adeacutequat Le financement disponible peut avoir un
impact sur le type de poste pour lequel vous allez recruter selon les
salaires correspondant agrave chaque poste Si un appui au niveau reacutegional
peut reacutepondre agrave vos besoins de SampE ou si vous nrsquoavez pas suffisamment
de fonds actuellement travaillez directement avec ces employeacutes pour
preacuteparer un cahier des charges et un calendrier pour accomplir les tacircches
de SampE neacutecessaires Si vous deacuteterminez que des consultations techniques
reacutepondraient mieux agrave vos besoins de SampE deacutemarrez une recherche de
consultant selon les protocoles habituels de votre bureau
Les titres utiliseacutes ici pour les postes sont geacuteneacuteriques et peuvent varier selon les organisations ou mecircme selon les bureaux nationaux Mais ces titres sont utiliseacutes pour indiquer les diffeacuterents niveaux de postes du plus expeacuterimenteacute au moins expeacuterimenteacute geacuteneacuteralement Ces niveaux sont
1 Niveau 4 (par exemple conseiller en SampE baseacute soit au bureau reacutegional soit au siegravege)
Niveau 3 (par exemple responsable de SampE)
Niveau 2 (par exemple coordinateur de SampE)
Niveau 1 (par exemple employeacute de SampE sur le terrain)
Le niveau 4 est un poste de cadre Un poste de niveau 4 peut ecirctre baseacute dans un bureau reacutegional particulier ou faire partie de lrsquoeacutequipe du siegravege mais cette personne a la responsabiliteacute de fournir un support technique agrave plusieurs pays Les employeacutes de niveau 4 ont une grande expertise dans tous les domaines des systegravemes de SampE comme la conception de projets lrsquoeacutelaboration de plans de SampE la mise en œuvre de diverses activiteacutes de SampE lrsquoanalyse des donneacutees et les rapports Ils peuvent fournir un appui technique agrave des bureaux nationaux pour des formations sur le SampE la conception drsquoenquecirctes les eacutevaluations ou les strateacutegies drsquoeacutechantillonnage ils peuvent concevoir des questionnaires et guider le personnel du pays dans lrsquoanalyse des donneacutees Le cadre de niveau 4 prend aussi la direction de la conceptualisation de la
Recruter du personnel de SampE bull 3
Eacutetape 1 Deacuteterminer les besoins de SampE
planification et de la coordination des initiatives plus geacuteneacuterales de SampE et drsquoapprentissage de lrsquoagence La principale fonction des employeacutes de niveau 4 est de faire avancer lrsquoagenda de SampE dans leurs zones (au niveau mondial ou reacutegional) Ceux-ci ont geacuteneacuteralement une maicirctrise 5 agrave 10 ans drsquoexpeacuterience une formation extrecircmement technique et ils ont montreacute leur capaciteacute agrave former drsquoautres employeacutes et agrave renforcer les capaciteacutes de ceux-ci
Le personnel au niveau 3 repreacutesente geacuteneacuteralement la plus grande partie des compeacutetences techniques de lrsquoeacutequipe dans le pays Il a une bonne expertise dans la conception de plans de SampE les meacutethodes de collecte de donneacutees et lrsquoanalyse des donneacutees qualitatives comme quantitatives En animant des formations et en supervisant la collecte des donneacutees les employeacutes de niveau 3 travaillent au renforcement des capaciteacutes des employeacutes de niveau 1 et 2 dans un grand nombre de domaines de compeacutetences Les employeacutes de niveau 3 doivent avoir une maicirctrise 3 agrave 5 ans drsquoexpeacuterience dans un domaine correspondant une bonne formation technique et ils doivent ecirctre capables de former le personnel et de renforcer ses capaciteacutes Les employeacutes de niveau 3 sont en lien eacutetroit avec le personnel de niveau 4 sur beaucoup de questions techniques
Les employeacutes de niveau 2 ont une licence et en moyenne 1 agrave 2 ans drsquoexpeacuterience Leur responsabiliteacute est de fournir une supervision suppleacutementaire pour les activiteacutes de collecte des donneacutees et de participer agrave la collecte des activiteacutes de SampE et agrave lrsquoanalyse des donneacutees Les personnels de niveau 2 sont souvent assigneacutes directement agrave des projets particuliers Ils gegraverent les employeacutes de niveau 1 et supervisent leurs activiteacutes On a besoin de plusieurs employeacutes de niveau 2 quand le bureau national a plusieurs bureaux secondaires
Les employeacutes de niveau 1 ont en gros la responsabiliteacute de faire les comptesshyrendus des activiteacutes et de collecter les donneacutees sur le terrain Ils participent aussi agrave des activiteacutes plus importantes de suivi et drsquoeacutevaluation comme les eacutetudes de base et les eacutetudes finales et servent souvent de superviseurs pour les eacutequipes et les enquecircteurs On leur demande de 1 agrave 2 ans drsquoexpeacuterience dans une organisation non gouvernementale ou une agence des Nations Unies Cependant il nrsquoest pas neacutecessaire que dans leur poste preacuteceacutedentils aient travailleacute directement dans le SampE Des exemples de descriptions de poste pour des postes de SampE de niveau 2 3 et 4 sont inclus dans lrsquoAnnexe I
Ce module se concentre principalement sur les employeacutes
de niveau 2 de niveau 3 et de niveau 4 parce que le processus
de recrutement est plus rigoureux du point de vue technique et plus
speacutecifique au SampE pour ces postes que pour des employeacutes de niveau 1 Le
recrutement drsquoemployeacutes pour des postes de niveau 1 devra suivre de pregraves
les proceacutedures standards de recrutement du bureau
Recruter du personnel de SampE bull 4
Eacutetape 1 Deacuteterminer les besoins de SampE
Les eacutequipes de SampE sont structureacutees de diffeacuterentes maniegraveres dans les diffeacuterents bureaux nationaux Les directives preacutesenteacutees dans ce module devront ecirctre adapteacutees au contexte du bureau Dans certains bureaux lrsquoeacutequipe de SampE est composeacutee drsquoemployeacutes qui se consacrent uniquement au SampE Ces eacutequipes comprennent geacuteneacuteralement un employeacute de niveau 3 un employeacute de niveau 2 (superviseacute par lrsquoemployeacute de niveau 3) et plusieurs employeacutes de niveau 1 Les membres de lrsquoeacutequipe travaillent ensemble pour reacutepondre aux besoins techniques de diffeacuterents projets et secteurs au sein du bureau national Une autre eacutequipe de SampE pourra ecirctre plus large et composeacutee de personnel de niveau 2 et de personnel des programmes venant de diffeacuterents secteurs et qui consacrent une partie de leur temps aux activiteacutes de SampE Au niveau reacutegional il y a souvent un employeacute de niveau 4 Celui-ci sera aussi appeleacute agrave apporter un appui agrave lrsquoeacutequipe du bureau national pour deacuteterminer agrave la fois les manques qui existent dans la capaciteacute et les compeacutetences techniques rechercheacutees chez les candidats potentiels
Recruter du personnel de SampE bull 5
La description de
poste doit donner
suffisamment de deacutetails
pour que les candidats
inteacuteresseacutes puissent voir
immeacutediatement si le
poste leur convient ou
non
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
9 Inclure les responsabiliteacutes de travail
9 Fournir un reacutesumeacute de lrsquoenvironnement de travail
9 Preacutesenter les compeacutetences requises
9 Deacutecrire les caracteacuteristiques deacutesireacutees
Lrsquoobjectif principal de la description de poste est drsquoinformer les candidats potentiels des responsabiliteacutes correspondant au poste et de ce qui est attendu drsquoeux ainsi que des compeacutetences et de lrsquoexpeacuterience requises Pour cela la description de poste doit donner suffisamment de deacutetails pour que les candidats inteacuteresseacutes puissent voir immeacutediatement si le poste leur convient ou non Ineacutevitablement il y aura des candidatures de personnes qui ne reacutepondront pas aux critegraveres minimum Cependant une bonne description de poste limitera ce type de candidatures Creacuteer une description de poste permet aussi de reacutefleacutechir de faccedilon critique agrave chaque aspect du poste
Une bonne description de poste doit faire de 3 agrave 4 pages pour donner suffisamment de deacutetails Elle devra comprendre les eacuteleacutements suivants
1 Preacutesentation geacuteneacuterale de lrsquoorganisation
1 Description du bureau ougrave est baseacute le poste
1 Description de lrsquoenvironnement de travail
1 But du poste
1 Principales responsabiliteacutes du poste
1 Principales tacircches du poste
1 Principales relations de travail
1 Qualifications agrave la fois requises et deacutesireacutees comme
1 Compeacutetences techniques
1 Expeacuterience
1 Niveau drsquoeacutetudes ou diplocircme
1 Compeacutetences personnelles
1 Autres qualifications correspondant au poste comme connaissance du Titre II ou drsquoautres types de programmes
Commencez la description par une rapide preacutesentation de votre organisation en deacutecrivant son histoire son mandat et ses principes directeurs Incluez une description preacutecise du bureau reacutegional ou national et les secteurs speacutecifiques
Recruter du personnel de SampE bull 6
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
dans lesquels le bureau travaille actuellement Si vous recrutez pour un poste reacutegional eacutelargissez cette description agrave chaque bureau national dans la reacutegion Preacutecisez clairement le but du poste au deacutebut de la description de poste Par exemple le but peut ecirctre de renforcer la capaciteacute en SampE par lrsquoeacutetablissement drsquoune uniteacute de SampE ou de fournir un appui technique pour les activiteacutes actuelles de SampE Les autres buts de postes seront fournis dans les descriptions de postes en annexes
Apregraves avoir preacutesenteacute le but deacutefinir les principales responsabiliteacutes correspondant au poste et preacuteciser quelle proportion du temps devra approximativement ecirctre consacreacutee agrave chacune Les proportions du temps preacutesenteacutees ici ne donnent qursquoune indication et les proportions reacuteelles du temps consacreacute agrave chaque tacircche seront deacutetermineacutees par le contexte Les responsabiliteacutes habituelles et lrsquoutilisation approximative du temps pour un poste de niveau 3 sont de
Deacutevelopper et maintenir un environnement propice pour le SampE (15)
Deacutevelopper les capaciteacutes du personnel en SampE (20)
Renforcer les systegravemes de gestion de lrsquoinformation (15)
Fournir un appui technique direct en SampE (50)
Un employeacute de niveau 2 peut ecirctre responsable de
la planification et de la conception du programme (30)
la conduite des activiteacutes de qualiteacute des programmes et de SampE (50)
le deacuteveloppement de la capaciteacute des employeacutes en SampE (20)
Les responsabiliteacutes varient eacutenormeacutement selon le poste ainsi que la
proportion de temps consacreacute agrave chaque responsabiliteacute dans le poste
Les employeacutes de niveau 4 auront sans doute la responsabiliteacute de
1 Donner un appui technique aux bureaux nationaux (30)
1 Deacutevelopper les capaciteacutes des employeacutes (30)
1 Coordonner et diriger les activiteacutes reacutegionales drsquoapprentissage (20)
1 Deacutevelopper un environnement propice (10)
1 Maintenir et construire des relations externes avec les bailleurs de fonds
les fonctionnaires des gouvernements et drsquoautres parties prenantes cleacutes
Les responsabiliteacutes des employeacutes de niveau 1 sont geacuteneacuteralement limiteacutees agrave la conduite drsquoactiviteacutes de SampE Pour une description plus deacutetailleacutee des responsabiliteacutes des postes Cf les descriptions de postes preacutesenteacutees dans lrsquoAnnexe I
Recruter du personnel de SampE bull 7
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
Inclure une liste des principales tacircches correspondant au poste Ces tacircches devront ecirctre en lien direct avec les activiteacutes les parties prenantes les reacutegions et les programmes concerneacutes Les descriptions de postes de lrsquoAnnexe I donnent aussi des exemples des principales tacircches
Les principales relations de travail comprennent les employeacutes avec lesquels lrsquoemployeacute travaillera le plus dans lrsquoorganisation Elles comprennent aussi les autres organisations et parties prenantes avec lesquelles lrsquoemployeacute sera en liaison et en partenariat Inclure une liste complegravete des principales relations de travail dans la description de poste en preacutecisant qui supervisera lrsquoemployeacute
La description de poste doit preacuteciser les qualifications demandeacutees comme
1 Le plus haut niveau drsquoeacutetudes atteint
1 Les anneacutees drsquoexpeacuterience
1 Les compeacutetences techniques
1 La connaissance des programmes ou logiciels utiliseacutes
1 La connaissance des types de programmes ou des sources de financement pertinents (par ex Titre II PEPFAR plaidoyer eacutedification de la paix)
1 Les compeacutetences personnelles
1 Les connaissances linguistiques
Formation du personnel
de SampE
Le domaine international de
lrsquoassistance et du deacuteveloppement
tente de srsquoappuyer sur de
nombreuses disciplines Les
employeacutes y compris les employeacutes
de SampE peuvent avoir fait
des eacutetudes tregraves diverses qui
les preacuteparent efficacement agrave
travailler pour des organisations
internationales mais il est
important que les employeacutes de
SampE aient une bonne base de
compeacutetences analytiques Ces
compeacutetences doivent comprendre
agrave la fois une bonne aptitude agrave la
reacuteflexion critique et une capaciteacute
agrave analyser de multiples types de
donneacutees
Pour chaque cateacutegorie speacutecifier quelles compeacutetences ou quel niveau de performance sont requis et ce qui est deacutesireacute Faites bien la diffeacuterence entre les caracteacuteristiques requises et celles qui sont preacutefeacutereacutees Par exemple des candidats potentiels pour le niveau 4 doivent avoir de 5 agrave 10 ans drsquoexpeacuterience en SampE mais on preacutefegravere que 2 agrave 3 ans de cette expeacuterience soient dans la reacutegion ou dans le pays ougrave est baseacute le poste LrsquoAnnexe II donne un tableau qui reacutesume un grand nombre des principales caracteacuteristiques deacutesireacutees pour chaque type de poste de SampE
Eacutevaluez le niveau drsquoeacutetudes et le nombre drsquoanneacutees drsquoexpeacuterience rechercheacutes selon le type de poste Dans lrsquoideacuteal les employeacutes de niveau 4 comme ceux de niveau 3 devraient avoir au moins une maicirctrise dans un domaine
Recruter du personnel de SampE bull 8
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
pertinent (comme le deacuteveloppement international la politique internationale lrsquoeacuteconomie agricole la santeacute publique etc) et avoir une expeacuterience en SampE comprenant des responsabiliteacutes de formation et de supervision Les employeacutes de niveau 2 doivent avoir un niveau licence dans un domaine pertinent avoir de 1 agrave 2 ans drsquoexpeacuterience en SampE y compris en formation et en supervision Les employeacutes de niveau 1 doivent avoir un niveau bac et avoir 1 ou 2 ans drsquoexpeacuterience pas neacutecessairement dans le domaine du SampE
Les compeacutetences particuliegraveres requises pour chaque poste seront tireacutees de la liste des besoins et des manques dans les capaciteacutes de SampE En geacuteneacuteral les compeacutetences techniques deacutesirables pour des postes de niveau 4 comme de niveau 3 sont
1 Expeacuterience en conception de programme et en conception de plan de SampE
1 Capaciteacute agrave concevoir des outils des enquecirctes et des eacutevaluations de SampE et drsquoautres activiteacutes de SampE comme des eacutetudes de base des systegravemes de suivi et de surveillance et des eacutevaluations finales
Une familiariteacute avec les principales techniques drsquoeacutechantillonnage
1 Une expeacuterience dans la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees qualitatives
1 Une expeacuterience dans la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees quantitatives
1 Une expeacuterience dans la meacutethode de recherche rurale participative (PRA)
1 Une connaissance des indicateurs standards et du protocole de SampE pour un secteur cleacute comme la santeacute ou la nutrition
1 De bonnes compeacutetences en interpreacutetation de donneacutees en reacutedaction de rapports en preacutesentation et autres aptitudes de communication
Les compeacutetences techniques pour un employeacute de niveau 2 comprendront la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees qualitatives et quantitatives et de bonnes capaciteacutes drsquointerpreacutetation et de reacutedaction de rapports
Les employeacutes de niveau 1 ne doivent pas neacutecessairement avoir une expeacuterience directe des activiteacutes de SampE mais devraient pouvoir montrer une familiariteacute avec les programmes drsquoorganisations non gouvernementales et une bonne capaciteacute agrave apprendre
Le degreacute de connaissance des programmes informatiques variera aussi selon les postes Les employeacutes de niveau 3 et 4 doivent connaitre les applications de Microsoftreg Office (dont Excel et Access) et un programme statistique comme le programme statistique pour les sciences sociales (SPSSreg) qui est geacuteneacuteralement utiliseacute pour lrsquoanalyse de donneacutees Les employeacutes de niveau 2 doivent connaitre la plupart des applications de Microsoftreg Office et les employeacutes de niveau 1 doivent connaicirctre Microsoftreg Word et Excel
Dans la description de poste preacuteciser les types de compeacutetences personnelles deacutesireacutees chez un candidat potentiel Les compeacutetences interpersonnelles
Recruter du personnel de SampE bull 9
Outils et ressources
Exemple de description de poste de niveau 4
Exemple de description de poste de niveau 3
Exemple de description de poste de niveau 2
Tableau de reacutesumeacute de poste
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
geacuteneacuteralement rechercheacutees sont la capaciteacute de motiver le personnel drsquoexcellentes capaciteacutes drsquoorganisation et de planification et la capaciteacute agrave travailler en eacutequipe avec des groupes divers dans un environnement multiculturel Pour les candidats de niveaux 3 et 4 les compeacutetences deacutesireacutees comprendront aussi des capaciteacutes de formation de coaching et de mentoring Bien qursquoil soit difficile de mesurer agrave quel point quelqursquoun est capable de lier des relations solides avec les communauteacutes ou de bien communiquer avec les membres drsquoune eacutequipe si vous incluez des compeacutetences interpersonnelles cela montrera aux candidats quelles sont vos attentes Demandez les reacutefeacuterences du candidat (Cf eacutetape 7) pour juger de ses capaciteacutes interpersonnelles et pour donner des exemples de lrsquoutilisation de ses compeacutetences
Mettez aussi les compeacutetences linguistiques dans la description de poste Le personnel de SampE doit comprendre et parler couramment la langue du pays Cependant les employeacutes des niveaux 1 et 2 doivent parler couramment les langues ou dialectes locaux Les employeacutes du niveau 1 ou 2 ne doivent pas avoir besoin de traduction quand ils travaillent avec les enquecircteurs ou les notables de la communauteacute Dans les pays ougrave il y a de nombreuses langues ou de nombreux dialectes il peut ecirctre difficile de trouver des candidats parlant couramment toutes les langues neacutecessaires Essayez dans ce cas drsquoeacutequilibrer lrsquoeacutequipe de SampE pour que lrsquoeacutequipe dans son ensemble puisse communiquer dans chacune des zones geacuteographiques ougrave opegravere le programme Les capaciteacutes linguistiques sont une compeacutetence importante mais cela ne doit pas ecirctre un facteur deacuteterminant car il est possible drsquooffrir une formation dans ces langues
Preacutesentez aussi au candidat lrsquoenvironnement de travail Dans cette description preacutesentez toutes les responsabiliteacutes de gestion et le temps passeacute en voyages (dans le pays ou agrave lrsquoeacutetranger) Cela aidera agrave reacuteduire le nombre de candidats
Faites circuler le brouillon de description de poste parmi les employeacutes de SampE de la reacutegion et du siegravege et les autres employeacutes concerneacutes pour qursquoils puissent donner leur opinion et leurs suggestions Le cas eacutecheacuteant faites une reacuteunion avec le comiteacute de recrutement pour discuter des principaux eacuteleacutements de la description de poste Cela vaut la peine drsquoy passer un peu plus de temps si neacutecessaire pour ameacuteliorer la description de poste car crsquoest elle qui en fin de compte deacuteterminera le genre de candidatures reccedilues La description de poste peut aussi deacuteterminer la structure de lrsquoeacutequipe de SampE
Recruter du personnel de SampE bull 10
Travaillez avec les
membres du comiteacute
pour preacuteparer
pour le processus
de recrutement un
calendrier reacutealiste qui
prenne en compte
lrsquourgence des besoins
en SampE et les exigences
du travail actuel des
membres du comiteacute
Eacutetape 3 Creacuteer un comiteacute de recrutement et preacuteparer le processus de recrutement
9 Identifier les membres du comiteacute de recrutement
9 Assigner les tacircches aux membres du comiteacute de recrutement
9 Preacuteparer un calendrier pour le processus de recrutement
Le comiteacute de recrutement sera composeacute de trois agrave quatre membres et aura la responsabiliteacute de superviser le processus de recrutement Les membres devront avoir des compeacutetences et expeacuteriences varieacutees dont ils feront beacuteneacuteficier le processus et chacun drsquoentre eux aura la responsabiliteacute de geacuterer certaines eacutetapes Le comiteacute devra comprendre des cadres en plus des employeacutes ayant une expeacuterience technique de SampE (soit des membres de lrsquoeacutequipe de SampE un conseiller en SampE ou un appui du personnel de SampE du siegravege) Quand on recrute pour un poste de niveau 3 le repreacutesentant reacutesident devra participer au comiteacute de recrutement Nommer lrsquoun des membres preacutesident du comiteacute de recrutement Celui-ci a plus de responsabiliteacutes dans lrsquoorganisation du processus de revue et des entretiens et il deacuteterminera comment on va proceacuteder si lrsquoeacutequipe est diviseacutee sur les candidats preacutefeacutereacutes ou sur drsquoautres problegravemes
Une fois que le comiteacute a eacutetudieacute ce module assignez des tacircches speacutecifiques agrave chaque membre du comiteacute Chaque membre devra ecirctre impliqueacute dans le reste du processus mais il est utile drsquoavoir une personne contact pour les tacircches speacutecifiques comme lrsquoannonce pour le poste Travaillez avec les membres du comiteacute pour preacuteparer pour le processus de recrutement un calendrier reacutealiste qui prenne en compte lrsquourgence des besoins en SampE et les exigences du travail actuel des membres du comiteacute
Recruter du personnel de SampE bull 11
Il y a des avantages et
des inconveacutenients divers
pour chacun des niveaux
ougrave lrsquoon publie le poste
Eacutetape 4 Passer une annonce pour le poste
9 Deacuteterminer agrave quel niveau lrsquoannonce devra ecirctre passeacutee
9 Publier un reacutesumeacute de la description de poste
9 Preacuteciser les exigences du poste
Deacuteterminer agrave quel niveau passer une annonce pour le poste On peut passer des annonces au niveau interne et au niveau externe au niveau national ou au niveau international Geacuteneacuteralement les annonce devront ecirctre passeacutees agrave la fois au niveau interne et externe Les annonces pour les postes de niveau 3 et 4 doivent ecirctre passeacutees au niveau international en plus du niveau national et interne Les annonces pour les postes de niveau 1 et 2 sont geacuteneacuteralement passeacutees seulement au niveau national soit au niveau interne soit au niveau externe
On a souvent besoin de longues descriptions de postes pour pouvoir y inclure tous les deacutetails recommandeacutes Dans ce cas reacutedigez une description de poste reacutesumeacutee qui pourra facilement ecirctre publieacutee dans des journaux ou des magazines par exemple Contactez les ressources humaines pour avoir des exemples de reacutesumeacutes de postes Les sites internet peuvent geacuteneacuteralement publier des descriptions de postes complegravetes et il ne faudra donc pas de reacutesumeacute Ce reacutesumeacute devra preacuteciser le niveau minimum drsquoeacutetudes et drsquoexpeacuterience en SampE requis ainsi que les principales compeacutetences techniques et les responsabiliteacutes du poste Inclure les contacts dans lrsquoannonce pour que les personnes inteacuteresseacutees puissent contacter lrsquoorganisation et demander une description de poste complegravete
Il y a des avantages et des inconveacutenients divers pour chacun des niveaux ougrave lrsquoon passe lrsquoannonce pour le poste Si crsquoest au niveau interne cela limite la
Recruter du personnel de SampE bull 12
Comme cela a eacuteteacute dit plus
haut les annonces pour
des postes devront ecirctre passeacutees
au niveau interne comme au
niveau externe pour attirer des
candidatures varieacutees et eacutequilibreacutees
de maniegravere juste et eacutequitable Si on
nrsquoutilise que la publication interne
donner et documenter la raison
justifiant cette deacutecision car cela
peut precircter agrave controverse pour les
candidats externes Par exemple
certaines organisations ont deacutecideacute
de passer des annonces et de
recruter agrave lrsquointerne pour les postes
de reacuteponse agrave lrsquourgence parce que
la personne doit ecirctre recruteacutee
rapidement et que ce type de
postes est agrave court terme
Eacutetape 4 Passer une annonce pour le poste
recherche agrave des candidats qui connaissent lrsquoorganisation et qui ont montreacute des capaciteacutes professionnelles dans lrsquoenvironnement de lrsquoorganisation Les collegravegues peuvent donner des reacutefeacuterences pour les qualifications et les compeacutetences personnelles de chaque candidat Mais en limitant la recherche agrave des candidats internes on exclue tous les candidats possibles qui ne sont pas actuellement employeacutes par lrsquoorganisation y compris certains qui pourraient ecirctre plus qualifieacutes pour le poste que le personnel actuel Passer lrsquoannonce au niveau externe augmente de faccedilon significative le nombre de candidats et peut ecirctre utile pour apporter de nouvelles perspectives agrave lrsquoorganisation
Pour passer une annonce agrave lrsquointerne contactez drsquoabord le deacutepartement des ressources humaines Il vous demandera un ensemble standard drsquoinformations et srsquoassurera que lrsquoannonce circule dans toute lrsquoorganisation Deacutecidez srsquoil faut faire circuler lrsquoannonce agrave lrsquointeacuterieur du bureau national dans les bureaux nationaux de la reacutegion ou au niveau mondial dans tous les bureaux nationaux et au siegravege
Si lrsquoon passe une annonce agrave lrsquoexterne lrsquoensemble des candidatures peut ecirctre limiteacute agrave des candidats nationaux ou eacutelargi pour inclure des candidats internationaux Une annonce nationale agrave lrsquoexterne devra inclure tous les journaux du pays et les organisations et universiteacutes pertinentes Envoyer des annonces agrave chaque journal en utilisant le format habituel du journal De plus faites circuler lrsquoannonce dans les organisations partenaires et les universiteacutes locales Contactez chaque organisation et chaque eacutecole pour demander si elle preacutefegravere qursquoon utilise un e-mail un bulletin ou autre publication ou qursquoon passe par le centre professionnel srsquoil existe
Si lrsquoon passe lrsquoannonce pour le poste au niveau international il y a de nombreuses options Commencez par contacter le deacutepartement des ressources humaines de votre organisation De nombreuses organisations mettent des annonces pour des postes sur leurs sites Internet
Consideacuterez les avantages et les inconveacutenients de passer des
annonces au niveau international En passant des annonces
au niveau international on augmente le nombre de candidatures et on
augmente peut-ecirctre les chances de trouver les candidats les plus qualifieacutes
Mais crsquoest plus compliqueacute et potentiellement plus coucircteux drsquoorganiser
des entretiens pour des candidats venant de lrsquoeacutetranger Reacutefleacutechissez pour
deacutecider si les candidats viendront de lrsquoeacutetranger aux frais de votre compagnie
srsquoils peuvent ecirctre intervieweacutes localement par des collegravegues bien preacutepareacutes
ou si des entretiens par teacuteleacutephone suffiront De plus quand on recrute au
niveau international cela peut impliquer des frais de deacutemeacutenagement et
drsquoinstallation qui doivent ecirctre inclus dans le budget Cela est aussi valable
quand on passe lrsquoannonce agrave lrsquointerne au niveau international
Recruter du personnel de SampE bull 13
Outils et ressources
Listes de diffusion pour passer des annonces
Eacutetape 4 Passer une annonce pour le posten
Il y a de nombreuses autres possibiliteacutes pour offrir des postes au niveau international par exemple par lrsquointermeacutediaire drsquoassociations drsquoeacutevaluation Voyez srsquoil y a un moyen de faire une liste des annonces agrave lrsquointeacuterieur de votre organisation par des listes de diffusion ou des bulletins Contactez votre deacutepartement des ressources humaines pour trouver une liste actualiseacutee des possibiliteacutes LrsquoAnnexe III contient une liste de ces possibiliteacutes et des listes de diffusion de postes
Preacuteciser clairement degraves le deacutebut de lrsquoannonce pour le poste ce qui est requis des candidats En geacuteneacuteral les candidatures doivent comprendre une lettre de motivation un CV et des reacutefeacuterences Pour des postes de niveau 2 3 et 4 il est recommandeacute de demander drsquoinclure un exemple de document reacutedigeacute par le candidat
Faire savoir aux candidats comment ils peuvent soumettre leur candidature Les e-mails sont sans doute la meacutethode la plus simple Mais les courriers sont geacuteneacuteralement aussi accepteacutes Pour eacuteviter de recevoir drsquoinnombrables coups de teacuteleacutephone il vaut mieux eacuteviter de mettre un numeacutero de teacuteleacutephone et preacuteciser que les appels teacuteleacutephoniques en lien avec le poste ne sont pas accepteacutes
Dans lrsquoannonce pour le poste donner aussi la date limite de deacutepocirct des candidatures Si crsquoest possible du point de vue du temps acceptez les candidatures pendant un mois apregraves la date de passage de lrsquoannonce Pour suivre le protocole eacutecrivez que lrsquoorganisation nrsquoest pas obligeacutee de recruter lrsquoun des candidats si elle deacutecide qursquoaucun drsquoeux ne convient pour le poste proposeacute
Il peut ecirctre utile drsquoafficher toutes les candidatures sur un site
partageacute comme un dossier sur le serveur du reacuteseau qui puisse ecirctre
facilement accessible agrave tout moment au comiteacute de recrutement Assurezshy
vous que ce dossier nrsquoest accessible qursquoau comiteacute de recrutement pour
proteacuteger la confidentialiteacute des candidats
Recruter du personnel de SampE bull 14
Le comiteacute de
recrutement devra
preacuteparer une liste de
critegraveres qui seront
utiliseacutes pour juger de
la qualification drsquoun
candidat
Eacutetape 5 Trier retenir les candidatures et preacuteseacutelectionner les candidats
9 Eacutetudier toutes les candidatures
9 Trier les candidats sur la base de leur qualification
9 Preacuteparer la liste des candidats qui passeront un entretien
9 Preacuteseacutelectionner les candidats
Eacutetudiez toutes les candidatures quel que soit le nombre reccedilu Le comiteacute de recrutement devra preacuteparer une liste de critegraveres qui seront utiliseacutes pour juger de la qualification drsquoun candidat Ces critegraveres seront baseacutes sur le nombre drsquoanneacutees drsquoexpeacuterience demandeacute les eacutetudes faites et les compeacutetences techniques correspondant agrave la description de poste Sur la base drsquoune premiegravere lecture des eacutetudes et de lrsquoexpeacuterience des candidats le comiteacute les triera en trois groupes
Groupe 1 candidats non qualifieacutes pour le poste
Groupe 2 candidats qui remplissent certaines des qualifications et demandes minimales mais pas toutes
Groupe 3 candidats qui remplissent toutes les qualifications demandeacutees ou deacutepassent ce niveau
Ce premier tri des candidats en trois groupes devrait ecirctre relativement facile Par contre il faudra plus de temps et drsquoattention pour classer les candidats selon qursquoils sont plus ou moins qualifieacutes
Envoyez aux candidats du groupe 1 ceux qui ne remplissent pas les qualifications minimales un bref accuseacute de reacuteception en les remerciant de leur inteacuterecirct et en leur faisant savoir qursquoils ne seront plus contacteacutes pour ce poste Le mieux est de reacutediger une reacuteponse standard qui pourra ecirctre envoyeacutee par e-mail ou par courrier selon ce que le candidat aura donneacute comme
On doit respecter les
regravegles habituelles de la
courtoisie pendant tout
le processus de recrutement
Il est important de reacutepondre
agrave tous les candidats que leur
candidature soit inteacuteressante
ou pas Si lrsquoon srsquointeacuteresse agrave un
candidat lrsquoinformer des progregraves
ou des retards du processus
de recrutement Si lrsquoon tient
les candidats au courant cela
permettra drsquoavoir une meilleure
communication avec eux dans les
deux sens et cela montrera que
la communication agrave lrsquointeacuterieur de
lrsquoorganisation est bonne
Recruter du personnel de SampE bull 15
Eacutetape 5 Trier retenir les candidatures et preacuteseacutelectionner les candidats
Outils et ressources
Tableau pour retenir des candidatures
Questions pour preacuteseacutelectionner des candidats
adresse Si vous pensez que ces candidats pourraient ecirctre inteacuteressants une autre fois pour un autre poste gardez leur candidature dans vos dossiers
Les candidats du groupe 2 qui remplissent une bonne partie des demandes de niveau drsquoeacutetude et drsquoexpeacuterience mais qui nrsquoont peut-ecirctre pas toutes les compeacutetences techniques demandeacutees devront ecirctre conserveacutes au cas ougrave aucun des candidats du groupe 3 ne conviendrait parfaitement pour le poste Envoyez un accuseacute de reacuteception aux candidats du groupe 2 mais attendez que les candidatures du groupe 3 aient eacuteteacute eacutetudieacutees ou mecircme jusqursquoagrave ce qursquoun candidat ait eacuteteacute recruteacute avant de leur envoyer la lettre standard de reacuteponse pour leur faire savoir qursquoon a recruteacute quelqursquoun pour le poste et pour les remercier de leur inteacuterecirct Ces candidats pourront peut-ecirctre ecirctre inteacuteresseacutes par drsquoautres postes dans lrsquoorganisation
Pour lrsquoinstant ce sont les candidats du groupe 3 qui sont les plus inteacuteressants Ils ont ce qui est demandeacute comme diplocircmes expeacuterience et expertise technique et ont montreacute par leur lettre drsquointroduction et leur curriculum vitae (CV) qursquoils seraient de bons candidats pour ce poste Maintenant le comiteacute de recrutement devra eacutetudier toutes les candidatures du groupe 3 et seacutelectionner trois ou quatre excellents candidats qui seront contacteacutes pour un entretien
Demandez aux membres de lrsquoeacutequipe de lire les candidatures et lrsquoexemple de document reacutedigeacute par le candidat Ceci permettra de trouver dans le groupe les candidats qui srsquoexpriment le mieux et qui ont le plus drsquoexpeacuterience Chaque eacutevaluateur classera les candidats selon des critegraveres preacuteeacutetablis sur toute une gamme de qualifications de compeacutetences de capaciteacutes de reacutedacteur agrave lrsquoexpeacuterience en gestion et aux connaissances informatiques Creacuteez un tableau dans lequel les eacutevaluateurs noteront si un candidat est bon moyen ou faible pour chaque critegravere LrsquoAnnexe IV donne un exemple de ce tableau
Si plus de quatre candidats ont des qualifications eacutequivalentes et sont aussi inteacuteressants cela vaut la peine drsquoavoir un entretien avec tous les candidats Mais cela nrsquoarrive pas tregraves souvent et se limiter agrave trois ou quatre entretiens est
Recruter du personnel de SampE bull 16
Si on ne trouve pas
de bon candidat
envisagez de remettre
le recrutement agrave plus tard et
de passer une nouvelle annonce
plus tard dans deux ou quatre
mois par exemple Crsquoest un
engagement important que de
recruter un nouvel employeacute et il
vaut mieux attendre jusqursquoagrave ce
qursquoon puisse choisir un candidat
avec confiance Appuyez-vous sur
le personnel de SampE de la reacutegion
et du siegravege de votre organisation
et sur des consultants techniques
externes jusqursquoagrave ce qursquoon trouve
un meilleur candidat
Eacutetape 5 Trier retenir les candidatures et preacuteseacutelectionner les candidats
geacuteneacuteralement suffisant et plus eacuteconomique
Faites un premier tri parmi les candidats preacuteseacutelectionneacutes en leur teacuteleacutephonant pour veacuterifier si le salaire qursquoils demandent correspond au budget et si le poste les inteacuteresse eacutetant donneacute lrsquoendroit ougrave il est baseacute et les deacuteplacements neacutecessaires Confirmez aussi si les candidats seront disponibles agrave la date de deacutemarrage du poste ou aux environs de cette date Cela eacutevite de recevoir des candidats qui nrsquoaccepteront probablement pas le poste agrave cause du salaire ou si crsquoest un poste difficile LrsquoAnnexe V donne une liste de questions qursquoil est inteacuteressant de poser pour le premier tri des candidatsApregraves ce premier contact teacuteleacutephonique preacutevoyez des entretiens drsquoembauche avec chacun des candidats du haut de la liste Si les trois ou quatre premiers entretiens ne sont pas satisfaisants revenez aux autres candidats du groupe 3 ou mecircme du groupe 2 pour trouver drsquoautres candidats potentiels pour des entretiens
Apregraves ce premier contact teacuteleacutephonique preacutevoyez des entretiens drsquoembauche avec chacun des candidats du haut de la liste Si les trois ou quatre premiers entretiens ne sont pas satisfaisants revenez aux autres candidats du groupe 3 ou mecircme du groupe 2 pour trouver drsquoautres candidats potentiels pour des entretiens
Recruter du personnel de SampE bull 17
Il est important de poser
des questions ouvertes
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
9 Choisir les questions pour les entretiens drsquoembauche
9 Faire les entretiens drsquoembauche
9 Noter chaque candidat sur la base de critegraveres standards
9 Discuter des notes et des reacutesultats
Organisez une reacuteunion du comiteacute de recrutement afin de choisir les questions pour les entretiens drsquoembauche et de deacutecider srsquoil faut ou non avoir des discussions techniques sur le SampE ou des tests Les reacuteunions pour preacuteparer les entretiens et les entretiens eux-mecircmes peuvent se faire sous forme de teacuteleacuteconfeacuterences srsquoil nrsquoest pas possible du point de vue logistique ou financier de reacuteunir le comiteacute de recrutement et les candidats dans un point central Ce module se concentre sur des questions speacutecifiques au SampE qui devront ecirctre incluses dans lrsquoentretien En plus des questions speacutecifiques au SampE lrsquoeacutequipe devra aussi inclure des questions standards pour les entretiens drsquoembauche sur la capaciteacute du candidat agrave travailler en eacutetant presseacute par le temps ses compeacutetences en reacutesolution de problegravemes ou toute autre caracteacuteristique que lrsquoeacutequipe considegravere comme importantes pour les postes
Le comiteacute de recrutement deacutecide de la structure des entretiens Il faudra consacrer le mecircme temps agrave chaque entretien La dureacutee de lrsquoentretien peut varier selon le niveau du poste mais en geacuteneacuteral elle est de 30 agrave 90 minutes Maintenant le comiteacute doit aussi deacutefinir le rocircle respectif de chaque membre dans le processus Chaque membre de lrsquoeacutequipe doit avoir plusieurs questions agrave poser pendant lrsquoentretien lui-mecircme Si lrsquoon assigne des questions agrave chaque recruteur et qursquoon fixe un ordre pour poser ces questions cela permet de mieux structurer lrsquoentretien et de faire sentir agrave lrsquoeacutequipe que tous participent
Les questions de lrsquoentretien doivent ecirctre adapteacutees agrave chaque poste et au contexte du bureau national LrsquoAnnexe VI contient une liste de suggestions de questions pour les postes de niveau 3 et 4 Geacuteneacuteralement il est important
Recruter du personnel de SampE bull 18
Faire des entretiens
est un processus long
qui peut ecirctre fatiguant srsquoil y a
beaucoup drsquoentretiens Preacutevoyez
suffisamment de pauses dans le
calendrier des entretiens pour que
chaque candidat soit reccedilu par le
comiteacute avec autant drsquoattention et
drsquointeacuterecirct
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
de poser des questions ouvertes Si on a besoin de plus drsquoexplications ou de deacutetails pour une question posez une question compleacutementaire comme Pouvez-vous donner des deacutetails Comment avez-vous fait cela ou Je serais inteacuteresseacute drsquoentendre ce qui vous a fait prendre cette deacutecision LrsquoAnnexe VII contient des informations sur le protocole geacuteneacuteral drsquoentretien drsquoembauche
Lagrave encore lrsquoideacuteal est drsquoavoir dans le comiteacute de recrutement des personnes ayant une expeacuterience du SampE car ce sont elles qui seront le plus agrave mecircme de discuter de leurs reacuteponses avec les candidats et de voir agrave quel point chaque reacuteponse est approprieacutee Srsquoil nrsquoest pas possible drsquoavoir des employeacutes ayant une expeacuterience de SampE voyez srsquoil est possible de faire participer un speacutecialiste technique reacutegional de SampE aux entretiens Il serait peut-ecirctre possible de faire coiumlncider une visite drsquoassistance technique preacutevue avec le calendrier des entretiens Sinon le speacutecialiste technique de SampE pourrait faire des entretiens seacutepareacutes au teacuteleacutephone avec les candidats Cela vaut la peine de consacrer des ressources suppleacutementaires pour pouvoir beacuteneacuteficier de son opinion quand on recrute pour des postes de niveau 3 ou 4
Preacutevoyez plusieurs discussions et tests techniques dans le processus drsquoentretiens quand vous recrutez des employeacutes de niveaux 3 et 4 Les discussions et tests devraient comprendre de maniegravere non limitative la conception de systegravemes et drsquoactiviteacutes de SampE et lrsquoanalyse de donneacutees Dans ces discussions les questions poseacutees par les candidats peuvent ecirctre aussi inteacuteressantes sinon plus que les reacuteponses qursquoils donnent Les candidats nrsquoauront pas beaucoup de connaissances des projets discuteacutes Il leur sera difficile de donner de bonnes recommandations ou de reacuteviser les outils ou les plans de SampE Cependant des candidats qualifieacutes devraient poser des questions cleacutes pour mieux comprendre et trouver les points agrave discuter avec les membres de lrsquoeacutequipe
Tout le mateacuteriel comme les donneacutees agrave utiliser durant
lrsquoentretien devra ecirctre fourni aux candidats bien agrave lrsquoavance pour
leur permettre de se familiariser avec ce mateacuteriel
Pour deacuteterminer quelles sont les compeacutetences drsquoun candidat en conception de SampE vous pouvez lui demander de discuter drsquoun exemple drsquooutil de planification de SampE LrsquoAnnexe VIII donne un cadre des reacutesultats tireacute du programme du CRS de reconstruction apregraves le tsunami agrave Banda Aceh Ce cadre des reacutesultats donne des thegravemes pour chaque objectif strateacutegique et pour chaque reacutesultat intermeacutediaire Mais les quatre objectifs strateacutegiques et les huit reacutesultats intermeacutediaires nrsquoont pas eacuteteacute preacuteciseacutes LrsquoAnnexe VIII a eacuteteacute fournie pour servir drsquoexemple pour illustrer cet exercice Ce cadre des reacutesultats peut ecirctre utiliseacute lors de lrsquoentretien ou vous pouvez utiliser un outil de planification du SampE tireacute drsquoun de vos projets Dans ce dernier cas cela megravenera
Recruter du personnel de SampE bull 19
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
agrave une discussion plus pertinente pour votre bureau national et vous pourrez aussi avoir avec le candidat une discussion plus deacutetailleacutee sur la strateacutegie et le contexte du projet
De plus un tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT) peut ecirctre inclus pour que les candidats lrsquoeacutetudient et en discutent Les points que soulegravevent les candidats leurs suggestions et leurs preacuteoccupations sont utiles pour lrsquoeacutevaluation LrsquoAnnexe IX comprend un exemple drsquoIPTT et les points de discussion qui y correspondent
Pour tester les compeacutetences en analyse de donneacutees de candidats des niveaux 3 et 4 demandez agrave chaque candidat drsquoanalyser un ensemble de donneacutees reacuteel venant drsquoun bureau national Le candidat devra faire cette analyse avec le programme statistique que vous choisirez ou avec celui qui est le plus geacuteneacuteralement utiliseacute dans votre bureau Si cela est fait dans le cadre de lrsquoentretien fournissez les donneacutees avant lrsquoentretien pour que le candidat puisse se familiariser agrave lrsquoavance avec leur structure Ajoutez aux donneacutees des questions auxquelles le candidat devra reacutepondre et demandez au candidat de faire lrsquoanalyse apregraves lrsquoentretien Ces questions devront ecirctre en lien direct avec les activiteacutes typiques de SampE dans votre bureau national On pourra deacuteterminer le niveau de compeacutetences de chaque candidat en posant des questions ayant des niveaux varieacutes de sophistication technique Si les questions sont trop basiques on ne pourra pas tester les capaciteacutes de chaque candidat pour des analyses drsquoun niveau plus eacuteleveacute De mecircme si on pose seulement des questions trop complexes on ne pourra pas eacutevaluer les compeacutetences plus basiques du candidat Si dans le bureau national il nrsquoy a pas drsquoexpert en SampE demandez agrave un employeacute de niveau 4 de lrsquoorganisation drsquoaider agrave concevoir ce test et agrave formuler des questions drsquoanalyse des donneacutees
Pour avoir une impression plus large des capaciteacutes en SampE du candidat il pourra ecirctre utile drsquoinclure une discussion sur des questions actuelles de SampE ou de lui poser un dilemme de SampE au candidat Cela pourra porter sur la conception drsquoune eacutetude des donneacutees de base la revue drsquoun brouillon de questionnaire lrsquointerpreacutetation de reacutesultats ambigus des donneacutees ou une question eacutethique en lien avec la conception du SampE Demandez la contribution de cadres du SampE pour concevoir des exercices sur Excel ou SPSS ou drsquoautres exercices techniques baseacutes sur des points particuliers des programmes Consultez le personnel de la reacutegion ou du siegravege en particulier pour
Il peut ecirctre inteacuteressant de noter
quelles questions ont
bien marcheacute pendant
lrsquoentretien et quelles
questions nrsquoont pas eacuteteacute aussi
utiles agrave votre eacutequipe Partagez
ce feedback et ces reacuteflexions
avec les autres bureaux de pays
et avec le siegravege pour qursquoil soit
possible de reacuteviser et drsquoameacuteliorer
continuellement les techniques
drsquoentretiens drsquoembauche
Recruter du personnel de SampE bull 20
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
leur demander des exemples drsquoexercices qui ont bien marcheacute dans le passeacute Partagez les exercices techniques que vous aurez conccedilus et les reacuteactions agrave ces exercices avec drsquoautres employeacutes de SampE de lrsquoagence pour qursquoils puissent profiter de cette expeacuterience
Une fois que lrsquoeacutequipe a seacutelectionneacute les questions les points de discussion technique et les exercices qui seront inclus dans lrsquoentretien compilez un dossier drsquoentretien pour chaque membre de lrsquoeacutequipe Ce dossier devra comprendre pour chaque candidat son CV sa lettre de motivation et lrsquoexemple de document qursquoil a reacutedigeacute plus la liste de questions pour lrsquoentretien et drsquoautres exemples et mateacuteriels qui seront utiliseacutes pendant les discussions techniques Fournissez ce dossier agrave chaque membre de lrsquoeacutequipe bien avant lrsquoentretien pour que chacun drsquoentre eux se familiarise avec le mateacuteriel et soit plus agrave lrsquoaise pour travailler durant lrsquoentretien
Incluez dans le dossier drsquoentretien une feuille de notation sur laquelle les membres de lrsquoeacutequipe pourront noter chaque candidat pendant lrsquoentretien Deacuteterminez les critegraveres qui seront les plus importants dans le cadre de lrsquoentretien LrsquoAnnexe X propose un exemple de feuille de notation pour un entretien Demandez agrave chaque eacutevaluateur de mettre une note de 1 agrave 5 pour chaque critegravere 5 eacutetant la meilleure note Preacutevoyez un espace pour eacutecrire des commentaires pendant lrsquoentretien
Structurez lrsquoentretien autour de quatre eacuteleacutements principaux lrsquointroduction les questions la reacuteflexion et la conclusion1 Durant lrsquointroduction
Preacutesentez chaque membre du comiteacute de recrutement
Creacuteez une ambiance deacutetendue
Expliquez en quoi va consister lrsquoentretien les domaines sur lesquels porteront probablement les questions et eacuteventuellement les discussions techniques pour les postes de niveau 3 et 4 et la dureacutee preacutevue de lrsquoentretien
Demandez aux candidats de reacutepondre en donnant beaucoup de deacutetails
Preacutesentez un reacutesumeacute de la description de poste
Preacutecisez la formation et lrsquoexpeacuterience du candidat
Durant la partie questions de lrsquoentretien il faut poser toutes les questions de lrsquoentretien Assurez-vous que les questions sont ouvertes Eacutecoutez attentivement les reacuteponses du candidat et faites preacuteciser eacuteventuellement les reacuteponses ou discutez plus agrave fond de ces reacuteponses
1 La description de ces quatre eacuteleacutements de lrsquoentretien est reacutesumeacutee de Contemporary Management Practices Workshop Staff Selection and Employment Law Participant Manual de Robert A Jud et Associeacutes
Recruter du personnel de SampE bull 21
Outils et ressources
Questions drsquoentretien pour les niveaux 3 et 4
Protocole drsquoentretien
Exemple de cadre des reacutesultats
Exemple drsquoIPTT
Tableau pour la notation des entretiens
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
Durant la partie reacuteflexion reacutesumez les principales choses dites par le candidat pour veacuterifier que celui-ci pense que ses reacuteponses ont eacuteteacute bien comprises Posez aussi drsquoeacuteventuelles questions non couvertes durant lrsquoentretien et des questions compleacutementaires baseacutees sur les reacuteponses du candidat
La conclusion est une occasion pour le candidat de donner drsquoautres informations ou de poser des questions Lrsquoentretien permet au candidat de voir srsquoil est agrave lrsquoaise avec le mandat et la culture de lrsquoorganisation il est donc important de preacutevoir du temps pour que chaque candidat puisse poser ces questions Pendant la clocircture informez aussi le candidat des prochaines eacutetapes du processus de recrutement Que lrsquoentretien se soit ou non bien passeacute concluez-le sur une note positive et remerciez le candidat pour le temps qursquoil vous a consacreacute Passez le cas eacutecheacuteant aux tests ou aux discussions techniques
Une fois que les entretiens sont termineacutes lrsquoeacutequipe de recrutement utilisera les feuilles de notation comme base pour discuter de chaque candidat et pour seacutelectionner son candidat preacutefeacutereacute pour le poste Demandez agrave chaque membre de lrsquoeacutequipe drsquoeacutetudier les exemples de documents eacutecrits par les candidats pour voir quel est le niveau de reacuteflexion critique le style drsquoeacutecriture et la coheacuterence de lrsquoensemble du rapport Deacutefinir le rocircle de chaque candidat dans lrsquoactiviteacute deacutecrite dans le document pour bien voir srsquoil srsquoagit drsquoun travail individuel ou drsquoun travail drsquoeacutequipe Discutez de toutes vos reacuteflexions et commentaires sur la qualiteacute des reacuteponses le comportement du candidat durant lrsquoentretien ndash eacutetait-il agrave lrsquoaise ou non ndash et drsquoautres signes plus subtils qui montrent les caracteacuteristiques plus personnelles du candidat
Eacutetudiez les notes de chaque candidat et discutez des diffeacuterences entre les faccedilons de noter des diffeacuterents membres de lrsquoeacutequipe Il est probable qursquoil y aura un candidat preacutefeacutereacute Maintenant deacuteterminez qui est le deuxiegraveme choix au cas ougrave le premier choix pour une raison ou une autre nrsquoaccepterait pas le poste
Recruter du personnel de SampE bull 22
Le deacutepartement des
ressources humaines
enverra au candidat une
lettre drsquooffre drsquoemploi
qui preacutecise le salaire
correspondant au poste
tous les avantages
sociaux qui stipule la
longueur du contrat (le
cas eacutecheacuteant) et la date de
deacutebut
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
9 Veacuterifier les reacutefeacuterences du candidat
9 Faciliter la preacuteparation du contrat
9 Fournir une orientation et une formation
Avant drsquooffrir le poste au candidat veacuterifiez ses reacutefeacuterences Agrave ce niveau ne veacuterifiez que les reacutefeacuterences du premier candidat seacutelectionneacute Appelez chaque personne de reacutefeacuterence et posez-lui une liste de questions standards sur le travail technique du candidat ses compeacutetences personnelles et drsquoautres points forts ou faiblesses que le comiteacute de recrutement pense inteacuteressantes Il peut ecirctre inteacuteressant de donner agrave lrsquoavance agrave ces personnes de reacutefeacuterences une liste des sujets qui seront abordeacutes pour qursquoelles puissent se preacuteparer Les conversations avec ces personnes sont souvent une bonne occasion de deacutecouvrir des compeacutetences qui sont souvent difficiles agrave mesurer pendant lrsquoentretien LrsquoAnnexe XI comprend une liste de questions geacuteneacuteralement poseacutees pour les postes de niveau 3 et 4 Si les personnes de reacutefeacuterences donnent un feedback positif et que le comiteacute de recrutement a confiance dans son choix contactez le deacutepartement des ressources humaines pou qursquoil puisse offrir le poste au candidat
Si les personnes de reacutefeacuterences vous donnent une mauvaise impression du candidat et que cela vous fait reconsideacuterer votre choix faites une nouvelle reacuteunion du comiteacute de recrutement pou voir ce qui doit ecirctre fait Si le comiteacute est drsquoaccord veacuterifiez les reacutefeacuterences du candidat qui eacutetait arriveacute en second Si ces reacutefeacuterences sont positives passez agrave la phase suivante et contactez le deacutepartement des ressources humaines
Le deacutepartement des ressources humaines enverra au candidat une lettre
Recruter du personnel de SampE bull 23
La reacutefeacuterence peut vous
donner une impression
neacutegative drsquoun candidat par ce
qursquoil dit et surtout par ce qursquoil ne
dit pas Les reacutefeacuterences peuvent
se sentir obligeacutes de ne donner
que des informations positives
(ou peuvent ecirctre limiteacutes pour ce
qursquoils peuvent dire par la crainte
drsquoimplications leacutegales) et ils
peuvent omettre des informations
sur les faiblesses potentielles Posez
des questions directes et essayez
de juger du style de la reacutefeacuterence
Eacutecoutez attentivement chaque
reacuteponse et posez des questions
compleacutementaires
Outils et ressources
Questions pour les personnes de reacutefeacuterences
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
drsquooffre drsquoemploi qui preacutecise le salaire correspondant au poste tous les avantages sociaux qui stipule la longueur du contrat (le cas eacutecheacuteant) et la date de deacutebut Une fois que le candidat a accepteacute le poste informez les autres candidats qursquoune personne a eacuteteacute recruteacutee pour le poste et remerciez-les pour leur inteacuterecirct et leur temps
Si le candidat nrsquoaccepte pas le poste faites une reacuteunion avec le comiteacute de recrutement pour seacutelectionner le choix suivant Puis veacuterifiez les reacutefeacuterences de ce candidat Reacutepeacutetez ce processus jusqursquoagrave ce que le candidat preacutefeacutereacute accepte le poste
Le deacutepartement des ressources humaines facilitera le processus de reacutedaction du contrat Faites un suivi aupregraves du personnel des ressources humaines pour veacuterifier que la preacuteparation du contrat se passe bien Informez le candidat des eacuteventuels retards dans la reacutedaction du contrat
Une fois que le candidat a signeacute le contrat votre recrutement est termineacute
Une fois que le candidat est embaucheacute la prochaine eacutetape est de srsquoassurer que le nouvel employeacute reccediloive tout lrsquoappui neacutecessaire durant son orientation Dans lrsquoideacuteal le personnel des ressources humaines fournit un mateacuteriel standard drsquoorientation qui aidera le nouvel employeacute agrave deacutecouvrir le programme et le travail de lrsquoorganisation Mettre dans le dossier drsquoorientation les documents et directives standard de votre organisation pour le SampE comme les manuels de SampE et les eacutetudes reacutecentes Il ne srsquoagit pas de donner au candidat toutes les informations existantes mais de choisir de maniegravere strateacutegique des documents cleacutes qui lui donneront une base lui permettant de mieux srsquoimpliquer dans les reacuteunions et les autres aspects du processus drsquoorientation Il faut preacutevoir dans lrsquoorientation un moment pour que le nouvel employeacute passe une journeacutee ou une demi-journeacutee avec des employeacutes de chaque secteur Le nouvel employeacute de SampE doit se familiariser avec la programmation de chaque secteur et deacutevelopper de bonnes relations de travail avec les principaux employeacutes de chaque secteur
Impliquez le nouvel employeacute dans toutes les reacuteunions durant ses premiegraveres semaines Les reacuteunions seront pour lui une bonne occasion drsquoen apprendre plus sur les questions professionnelles actuelles et de rencontrer les employeacutes Si possible faites participer le nouvel employeacute au cours de ces premiegraveres semaines agrave une activiteacute de SampE la planification la collecte ou lrsquoanalyse de donneacutees Une orientation pratique est souvent tregraves efficace et aide le nouvel employeacute agrave geacuterer lrsquoeacutenorme quantiteacute de nouvelles choses agrave assimiler dans un nouveau poste
Pendant lrsquoorientation donnez au nouvel employeacute des occasions de rencontrer
Recruter du personnel de SampE bull 24
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
des organisations partenaires et de visiter des communauteacutes participantes et des sites de projet Apregraves les deux premiegraveres semaines de travail prenez le temps de passer voir srsquoil srsquoadapte bien Profitez de ce moment pour reacutepondre aux questions qursquoil peut avoir et pour demander ses premiegraveres impressions et ideacutees sur la structure de lrsquoeacutequipe de SampE et sur les activiteacutes
Bonne chance pour le recrutement
Recruter du personnel de SampE bull 25
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
Catholic Relief Services Reacutegion EuropeMoyen Orient
Description de Poste Titre du poste Conseiller reacutegional en suivi et eacutevaluation (MERA) Deacutepartement Reacutegion EuropeMoyen Orient Groupe de fonction Uniteacute drsquoassurance de la qualiteacutesuivi et eacutevaluation Niveau reacutegional de reacutemuneacuteration 1
Rayon geacuteographique Pays drsquoEurope du Moyen Orient et drsquoAfrique du Nord Lieu Pays de reacutesidence dans la reacutegion ougrave il y a un bureau de CRS Rattachement hieacuterarchique Directeur de lrsquoassurance de qualiteacute Responsabiliteacutes de supervision Responsables de SampE de la sous-reacutegion supervision des consultants le cas eacutecheacuteant
Contextehistorique Dans la reacutegion EuropeMoyen Orient (EME) CRS entreprend une transition dans les programmes et la gestion pour refleacuteter les changements de situation dans une reacutegion tregraves diverse Depuis agrave peu pregraves un an CRSEME a commenceacute agrave utiliser une approche plus strateacutegique de la conception du suivi et de lrsquoeacutevaluation des projets programmes Dans cette optique des documents reacutegionaux de gestion de la connaissance et de lrsquoapprentissage preacutesentant les reacutealisations preacutevues pour les cinq prochaines anneacutees ont eacuteteacute eacutelaboreacutes pour guider et focaliser les travaux et les deacuteveloppements agrave venir dans ce domaine En outre on porte une attention plus soutenue agrave la conception et agrave la mise en œuvre de systegravemes et drsquooutils reacutegionaux de SampE afin de controcircles la progression et les processus visant agrave la reacutealisation des objectifs strateacutegiques Le MERA dirigera ces travaux dans la reacutegion CRSEME pour contribuer agrave ces objectifs reacutegionaux
CRSEME veut eacutetablir et mettre en œuvre des systegravemes de SampE qui permettront une ameacutelioration de la gestion interne de la performance des programmesprojets et de la prise de deacutecisions baseacutees sur les faits et sur les donneacutees De plus CRSEME veut ameacuteliorer sa capaciteacute agrave concevoir et agrave mettre en œuvre des systegravemes pertinents et significatifs de SampE dans le cadre des documents de projets pour les bailleurs de fonds afin de pouvoir montrer des reacutesultats aux bailleurs de fonds et devenir ainsi plus compeacutetitifs Dans ce contexte le MERA fournira un appui technique agrave la reacutegion EuropeMoyen Orient de CRS pour tout ce qui concerne le SampE Il deacuteveloppera les capaciteacutes dans la reacutegion en identifiant et en appuyant la mise en œuvre de systegravemes de SampE efficaces eacuteconomiques et significatifs et fera avancer la reacutegion vers une approche de SampE plus strateacutegique
Objectif du poste Lrsquoobjectif de ce poste est drsquoaugmenter la capaciteacute technique en SampE et de permettre la qualiteacute technique des activiteacutes de SampE dans la reacutegion La fonction principale de Conseiller reacutegional en suivi et eacutevaluation (MERA) est double
Recruter du personnel de SampE bull 26
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
1 Geacuterer lrsquouniteacute reacutegionale de SampE composeacutee de deux responsables sous-reacutegionaux de SampE agrave plein temps
1 Deacutevelopper les capaciteacutes reacutegionales en suivi et eacutevaluation en guidant appuyant et dirigeant la conception et la mise en œuvre de systegravemes et proceacutedures de SampE qui soient approprieacutees efficaces et eacuteconomiques
Eacutetant donneacute que les membres de lrsquoeacutequipe reacutegionale de SampE peuvent se trouver dans drsquoautres bureaux nationaux le MERA devra avoir une modegravele drsquoeacutequipe efficace pour fournir une assistance technique inteacutegreacutee aux bureaux nationaux et aux bureaux locaux
Le MERA doit geacuterer efficacement les relations avec les employeacutes reacutegionaux et sous-reacutegionaux les bureaux nationaux et les bureaux locaux et avec les partenaires et les aider agrave creacuteer et agrave mettre en œuvre des systegravemes de SampE qui conduiront agrave une meilleure qualiteacute des programmes Le MERA dirige lrsquoeacutelaboration et la mise en œuvre de systegravemes et de processus reacutegionaux de SampE ainsi que des meacutecanismes de partage des informations et des connaissances Le MERA fournit une contribution technique sur le SampE pour les revues et les documents de projets
Le MERA fournit une direction et un appui pour la mise en œuvre de la strateacutegie de gestion de la connaissance et de lrsquoapprentissage
Ce poste fait partie de la fonction drsquoassurance de la qualiteacute Il a un grand niveau drsquoautonomie pour lrsquoexeacutecution de ses responsabiliteacutes Le MERA ne prend pas de deacutecisions strateacutegiques mais gracircce agrave son travail les deacutecisions prises par drsquoautres sont prises en connaissance de cause sur la base des donneacutees et des meilleures pratiques
Responsabiliteacutes principales
Planificationconception (30)
1 Concevoir diriger et geacuterer des processus participatifs pour eacutetablir des systegravemes reacutegionaux et si neacutecessaire sous-reacutegionaux de SampE
1 Participer agrave la conception de programmes et agrave la preacuteparation de documents de projets
1 Concevoir diriger et geacuterer une collecte une analyse et une reacutedaction de rapport participatives pour les systegravemes reacutegionaux de SampE de CRSEME (eacutevaluation de la structure reacutegionale autre outils et systegravemes reacutegionaux de suivi et eacutevaluation)
1 Concevoir coordonner etou fournir un programme coheacuterent de formation et de renforcement des capaciteacutes pour les employeacutes de CRSEME et drsquoorganisations partenaires pour transfeacuterer et ameacuteliorer la capaciteacute agrave concevoir introduire et mettre en œuvre des systegravemes de SampE approprieacutes
1 Concevoir etou participer agrave la conception de directives et de cadres pour les proceacutedures politiques et processus reacutegionaux qui institutionnaliseront et appuieront une conception un suivi une eacutevaluation et des rapports drsquoexcellente qualiteacute agrave CRSEME
Aider agrave eacutetablir des directives et des outils de SampE pour CRSEME pour les secteurs de programmation strateacutegique et les domaines techniques de changement social (participation civique plaidoyer transformation des conflitseacutedification de la paix et partenariat) ainsi que pour la gestion geacuteneacuterale
1 Diriger et appuyer le personnel de la reacutegion des bureaux nationaux et des bureaux locaux pour la mise en œuvre drsquoune strateacutegie de gestion de la connaissance et de lrsquoapprentissage
Appui aux programmesAssistance technique (50)
1 Aider les bureaux nationauxbureaux locaux agrave concevoir des programmes et projets pour rechercher un financement pour des zones de programmation strateacutegique soit en srsquoimpliquant directement2 soit par un mentoring
Recruter du personnel de SampE bull 27
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
1 Appuyer les responsables sous-reacutegionaux de SampE pour fournir une assistance technique pratique aux bureaux nationauxlocaux dans tous les aspects de la conception du suivi et de lrsquoeacutevaluation comme la conception et la mise en œuvre de systegravemes et drsquooutils de SampE la revue de documents de projets une direction ou une assistance pour les eacutevaluations agrave mi-parcours et les eacutevaluations finales
Gestion (20)
1 Eacutetablir et geacuterer lrsquouniteacute reacutegionale de SampE
1 Superviser et coacher les responsables sous-reacutegionaux de SampE (SRMEO)
1 Concevoir et superviser un plan de travail inteacutegreacute pour lrsquouniteacute reacutegionale de SampE Coordonner lrsquoassistance technique et les initiatives lieacutees
1 Geacuterer le budget de lrsquouniteacute reacutegionale de SampE 1 Diriger et appuyer la suite de lrsquoeacutelaboration et de la mise en œuvre de la strateacutegie reacutegionale de gestion
de la connaissance et de lrsquoapprentissage
Communicationgestion de lrsquoinformation (10)
1 Creacuteer de bonnes relations de travail avec les conseillers principaux de la reacutegion CRSEME les bureaux nationauxlocaux les conseillers de SampE du siegravege et les conseillers techniques reacutegionaux de SampE dans drsquoautres reacutegions de CRS eacutechanger les informations et lrsquoexpeacuterience contribuer activement agrave une communauteacute drsquoapprentissage de SampE agrave lrsquointeacuterieur de CRS
1 Servir de principale personne contact dans la reacutegion pour les conseillers de SampE du siegravege appuyer les efforts pour ameacuteliorer les systegravemes et les normes de SampE de lrsquoagence
1 Appuyer lrsquoeacutelaboration drsquoun systegraveme reacutegional de gestion de lrsquoinformation et y contribuer par la mise en œuvre et la coordination de rapports de SampE standardiseacutes au niveau des pays augmenter le systegraveme de gestion de lrsquoinformation et faire remonter les indicateurs du terrain au bureau reacutegional et au siegravege
1 Communiquer et distribuer des informations sur les normes les politiques les pratiques et les indicateurs de SampE de CRSEME travailler en coordination avec les RTA de SampE des autres reacutegions pour eacutelaborer de meilleures pratiques et partager les leccedilons apprises
Eacutetablir et maintenir des meacutecanismes pour saisir analyser rendre comptepartager et appliquer les constatations les informations les leccedilons apprises et les meilleures pratiques parmi les employeacutes reacutegionaux et des bureaux nationauxlocaux de CRSEME
1 Repreacutesenter le contenu technique des systegravemes de SampE de CRS agrave lrsquoexteacuterieur aupregraves des bailleurs de fonds et drsquoautres organisations appuyer les employeacutes de CRSEME au niveau des bureaux nationauxlocaux et de la reacutegion dans leur dialogue avec les principaux bailleurs de fonds surtout lrsquoUSAID pour que les activiteacutes de SampE de CRSEME soient significatives et reacutealisables
Principales relations de travail Internes Personnel de lrsquouniteacute de SampE contacts freacutequents avec le conseiller pour la qualiteacute des programmes le conseiller pour la qualiteacute de la gestion le personnel du changement social les directeurs reacutegionaux drsquoautres conseillers reacutegionaux les conseillers de SampE du siegravege Contacts occasionnels avec les repreacutesentants reacutesidentschefs de bureau les cadres des bureaux nationaux les conseillers techniques reacutegionaux pour le SampE dans les autres reacutegions
Externes USAID et autres agences bailleurs de fonds autres ONG consultants travaillant dans le SampE associations professionnelles (par ex associations nationales drsquoeacutevaluation)
Qualifications 2 Lrsquoimplication du conseiller reacutegional en SampE est conditionneacutee par le montant du financement rechercheacute (plus de 3 millions US$) et lrsquoimportance strateacutegique
Recruter du personnel de SampE bull 28
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
TechniquesProfessionnelles
1 Cinq ans drsquoexpeacuterience professionnelle correspondant directement au poste et avec une responsabilisation progressive au moins deux ans de travail dans le SampE
1 Bonne familiariteacute avec les principes et les approches actuelles du SampE utilisant agrave la fois des meacutethodes quantitatives et des meacutethodes qualitatives
1 Expeacuterience prouveacutee de SampE sur le terrain compeacutetences pour collecter manipuler syntheacutetiser et analyser des donneacutees
1 Compreacutehension des attentes des bailleurs de fonds et des tendances pour le SampE
1 Expeacuterience dans un ou plusieurs des principaux secteurs de programmation de CRS
1 Capaciteacute prouveacutee agrave transfeacuterer des connaissances agrave des publics divers gracircce agrave la formation au mentoring et par drsquoautres meacutethodes formelles et informelles
1 Excellentes connaissances de la langue anglaise (parleacutee lue et eacutecrite)
1 Excellentes compeacutetences analytiques et informatiques compeacutetent dans lrsquoutilisation de MS Office dont Word Excel Outlook PowerPoint et Access
1 Expeacuterience dans lrsquoutilisation de SPSS STATA ou Epi Info
1 Expeacuterience avec les systegravemes de gestion de lrsquoinformation
1 Volonteacute et capaciteacute de voyager environ 30 du temps
1 Expeacuterience preacutealable dans le Sud-Est de lrsquoEurope etou le Caucase preacutefeacutereacutee
Eacutetudes
1 Maicirctrise ou doctorat dans un domaine en lien direct comme la recherche en opeacuterations lrsquoanalyse quantitative etc Une expeacuterience importante de travail dans un domaine en lien direct pourra ecirctre accepteacutee agrave la place drsquoun diplocircme
Compeacutetences personnelles
Apte agrave influencer des personnes qui ne sont pas celles qursquoil supervise et agrave obtenir leur coopeacuteration capable de travailler comme membre drsquoune eacutequipe multinationale et de geacuterer des relations agrave distance pour obtenir des reacutesultats
1 Le poste demande de la flexibiliteacute et la capaciteacute agrave accepter lrsquoambiguumliteacute les changements et les laquo rafistolages raquo jusqursquoagrave ce que des systegravemes et des normes de SampE ne soient en place au niveau de lrsquoagence
1 Capable drsquoimpliquer et de motiver les employeacutes et les partenaires dans un nouveau domaine difficile
1 Bonnes capaciteacutes prouveacutees dans la gestion des relations en particulier dans le domaine du service aux clients peut travailler avec des groupes divers dans un environnement drsquoeacutequipes multiculturelles
1 Motiveacute et capable de travailler sans ecirctre superviseacute de pregraves
1 Capable de prioriser le travail de travailler sur plusieurs tacircches et de respecter les dates butoirs
1 Excellente organisation et capaciteacutes de planification Attentif aux deacutetails
Environnement de travail
Environnement normal de bureau Le poste demande environ 30 de voyages dans toute lrsquoEurope du Sud-Est le Moyen OrientlrsquoAfrique du Nord et le Caucase Heures suppleacutementaires occasionnelles
Recruter du personnel de SampE bull 29
Annexe IB Exemple de description de poste de niveau 3
RESPONSABLE SampE
Contexte Catholic Relief Services en partenariat avec des centaines drsquoorganisations dans 80 pays entreprend des activiteacutes de justice sociale de deacuteveloppement et drsquourgence pour aider les familles marginaliseacutees dans des communauteacutes pauvres CRS a pour objectif drsquoecirctre une organisation qui valorise la qualiteacute du service qui a une orientation vers les programmes qui a un bon rapport coucirct-efficaciteacute qui apprend et qui insiste explicitement sur la promotion de la justice sociale reacutesultat ultime de ses activiteacutes Cet engagement doit donner agrave CRSKenya et agrave ses partenaires la capaciteacute de toucher plus de gens avec un impact plus important et plus mesurable Dans ce contexte le responsable SampE fournira un appui technique une direction et des directives dans le bureau national pour tous ce qui concerne le SampE Le responsable de SampE renforcera les capaciteacutes dans le bureau national en identifiant pour les programmesprojets des modegraveles de SampE qui soient des outils efficaces et drsquoun bon rapport coucirct-efficaciteacute pour lrsquoapprentissage institutionnel permettant drsquoaider agrave une qualiteacute de programmes meilleure et plus unifieacutee Il appuiera la mise en œuvre de ces modegraveles
Objectif Lrsquoobjectif de ce poste est de renforcer les capaciteacutes de SampE de CRSKenya par lrsquointermeacutediaire drsquoune nouvelle uniteacute de SampE Le responsable de SampE aura la responsabiliteacute de superviser lrsquoeacutequipe de coordinateurs de SampE et de coordonner le travail avec le personnel sectoriel de SampE Le responsable de SampE se tiendra au courant des nouvelles approches de SampE pour srsquoassurer qursquoon utilise des modegraveles de suivi et drsquoeacutevaluation ainsi que des systegravemes drsquoinformation techniquement approprieacutes
Principales responsabiliteacutes de travail Le travail devant ecirctre accompli par la personne choisie sera de
1 ndash Deacutevelopper et maintenir un environnement propice pour le SampE (20)
Deacutevelopper de bonnes relations de travail avec les responsables sectoriels de SampE de CRSKenya pour que le SampE reste une prioriteacute dans le bureau national
1 Servir de leader de guide et drsquoappui pour les employeacutes de lrsquouniteacute de SampE et drsquoautres employeacutes des programmes qui cherchent agrave eacutelaborer des approches plus strateacutegiques pour ameacuteliorer le SampE dans leurs programmes
1 Contribuer activement agrave tous les aspects du processus de recrutement de nouveaux employeacutes des programmes et du SampE dans le bureau national pour srsquoassurer que les perspectives du SampE soient prises en compte
1 Srsquoassurer qursquoune assistance technique en SampE soit disponible aux uniteacutes sectorielles
1 Appuyer CRSKenya dans son dialogue avec les principaux bailleurs de fonds en particulier lrsquoUSAID pour que les activiteacutes de SampE soient constructives et reacutealisables
1 Eacutelaborer des directives et des outils de SampE
Recruter du personnel de SampE bull 30
Annexe IB Exemple de description de poste de niveau 3
2 ndash Deacutevelopper la capaciteacute des employeacutes en SampE (30)
1 Concevoir et diriger des programmes de formation en SampE baseacutes sur le modegravele du cadre logique des projets de CRS (Proframe)
1 Donner une assistance pratique aux employeacutes pour la conception le suivi lrsquoeacutevaluation et les rapports pour les projets financeacutes par des fonds publics comme par des fonds priveacutes
1 Concevoir eacutelaborer et mettre en oeuvre une strateacutegie en accord avec les initiatives de lrsquoagence pour appuyer les organisations partenaires de CRS pour des activiteacutes en lien avec le SampE
1 Superviser les membres de lrsquouniteacute de SampE et leur servir de mentor
3 ndash Renforcer les systegravemes de gestion de lrsquoinformation (10)
Aider agrave lrsquoeacutelaboration drsquoun systegraveme de gestion de lrsquoinformation en documentant en mettant en œuvre et en coordonnant un SampE standardiseacute
Collaborer avec les responsables sectoriels de SampE pour identifier leurs besoins par rapport au SampE et allouer les ressources en conseacutequence
Creacuteer et mettre en œuvre un meacutecanisme pour collaborer avec les responsables sectoriels de SampE pour faire un mentoring et eacutevaluer la performance du personnel de lrsquouniteacute de SampE
4 ndash Appui technique direct (40)
1 Fournir un appui technique direct agrave CRSKenya et agrave ses partenaires pour lrsquoeacutelaboration drsquoindicateurs et de plans de SampE
Srsquoassurer que les visites de suivi sont utiles qursquoelles permettent drsquoavoir les donneacutees dont on a besoin et qursquoelles aident agrave prendre des deacutecisions de gestion
1 Concevoir des indicateurs possibles pour mesurer lrsquoimpact de programmes sectoriels dans la seacutecuriteacute alimentaire (DAP)
1 Travailler avec le personnel des programmes de CRS et avec les partenaires pour eacutelaborer un cadre pour le suivi et lrsquoeacutevaluation de la progression et de lrsquoimpact de tous les programmes de CRSKenya
Principales relations de travail Rattachement hieacuterarchique Directeur de la division de lrsquoeacuteducation et de lrsquoappui aux programmes
Internes Responsables sectoriels de SampE employeacutes de lrsquouniteacute de SampE directeurs de divisions (EPS HABN et GGSP) Repreacutesentant reacutesident RTA de EARO personnel des programmes du bureau national eacutequipe de SampE du siegravege
Externes mission de lrsquoUSAID ONG universiteacutes locales et autres institutions drsquoenseignement travaillant dans le SampE associations professionnelles (par ex Kenya Evaluation Association) autres consultants en SampE dans le pays et la reacutegion
Qualifications 1 Au moins une maicirctrise dans un domaine en lien avec le deacuteveloppement international et lrsquoassistance
1 Au moins sept ans de responsabilisation progressive dans des programmes drsquoassistance et de deacuteveloppement dont une peacuteriode importante dans le SampE
1 Excellente familiariteacute avec les principes et les approches actuelles du suivi et de lrsquoeacutevaluation de programmes drsquoassistance et de deacuteveloppement en utilisant des meacutethodes quantitatives et qualitatives
Recruter du personnel de SampE bull 31
Annexe IB Exemple de description de poste de niveau 3
1 Compreacutehension des attentes du Gouvernement des Eacutetats-Unis et des tendances du suivi et de lrsquoeacutevaluation dont les programmes appuyeacutes par lrsquoaide alimentaire
Expeacuterience dans la facilitation des efforts de renforcement des capaciteacutes de divers collegravegues y compris dans des agences locales partenaires
1 Volonteacute et capaciteacute de voyager environ 25 du temps
Compeacutetences personnellesprofessionnelles 1 Capaciteacute prouveacutee agrave transfeacuterer des connaissances agrave des publics divers gracircce agrave la formation au mentoring
et par drsquoautres meacutethodes formelles et informelles
1 Familiariteacute avec les principes et les techniques de lrsquoenseignement aux adultes et capaciteacute prouveacutee agrave concevoir et animer des activiteacutes drsquoapprentissage pour les adultes
1 Excellentes capaciteacutes interpersonnelles bonne organisation et bonnes capaciteacutes de communication eacutecrite et orale y compris dans des contextes interculturels
1 Capaciteacute agrave impliquer et agrave motiver les employeacutes dans des domaines programmatiques difficiles
1 Capaciteacute agrave travailler efficacement sous pression et agrave organiser et prioriser des activiteacutes concurrentes
1 Capaciteacute agrave travailler efficacement en eacutequipe
1 Ability to work effectively in a team-oriented environment
1 Flexibiliteacute patience deacutevouement et creacuteativiteacute
1 Excellentes connaissances informatiques (MS Word MS Excel MS Access MS PowerPoint MS Project SPSS)
Environnement de travail Le lieu de travail sera Nairobi avec de nombreux voyages vers les zones de programme agrave lrsquointeacuterieur du Kenya
Recruter du personnel de SampE bull 32
Annexe IC Exemple de description de poste de niveau 2
Deacutepartement Uniteacute de gestion du programme I-LIFE Titre du poste Coordinateur de suivi et eacutevaluation Grade C2 Superviseur immeacutediat Chef de lrsquouniteacute de programmation et drsquoapprentissage Lieu Lilongwe Malawi
Contexte CRSMalawi est lrsquoorganisation principale de I-LIFE (un DAP en consortium) qui est conccedilu pour ameacuteliorer la seacutecuriteacute des moyens drsquoexistence des meacutenages dans les zones rurales cibleacutees CRS a la responsabiliteacute du suivi et de lrsquoeacutevaluation de I-LIFE
Objectif Lrsquoobjectif de ce poste est de superviser et de veacuterifier la collecte de donneacutees de SampE de qualiteacute
La principale responsabiliteacute du poste est de donner un appui programmatique et une assistance technique agrave I-LIFE gracircce agrave une collaboration avec les partenaires pour garantir des programmes de qualiteacute Les coordinateurs de SampE joueront un rocircle important de liaison avec les partenaires sur tous les aspects programmatiques de I-LIFE Les principales fonctions de ce poste seront le suivi et lrsquoeacutevaluation (SampE) lrsquoapprentissage la mise en œuvre des programmes et la repreacutesentation
Principales responsabiliteacutes du poste 1 Collaborer avec les partenaires pour eacutelaborer mettre en œuvre et maintenir un systegraveme inteacutegreacute de SampE
pour I-LIFE
1 Srsquoassurer que des rapports drsquoactiviteacute de qualiteacute soient fournis agrave temps par les partenaires de I-LIFE
1 Fournir une assistance technique et deacutevelopper les capaciteacutes de I-LIFE et de ses partenaires dans toutes les activiteacutes en lien avec le SampE
1 Coordonner le suivi lrsquoeacutevaluation et lrsquoapprentissage pour les partenaires
Principales tacircches du poste
Qualiteacute des programmes
Fournir une aide et un appui aux partenaires de I-LIFE pour lrsquoeacutelaboration et la mise en œuvre drsquooutils de suivi qui comprendront de maniegravere non limitative la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees sur les indicateurs du programme et les rapports sur ces donneacutees
Collaborer avec les partenaires de I-LIFE pour planifier concevoir et entreprendre des eacutevaluations eacutevaluations initiales de programmes
Recruter du personnel de SampE bull 33
Annexe IC Exemple de description de poste de niveau 2
Encourager lrsquoapprentissage agrave lrsquointeacuterieur de I ndashLIFE par un partage des leccedilons apprises et des reacutesultats drsquoeacutevaluation ainsi qursquoen jouant un rocircle cleacute dans les groupes de travail technique entre autres
Permettre une standardisation des outils et meacutethodologies de SampE chez tous les partenaires de mise en œuvre
Fournir des directives et un appui au(x) partenaire(s) de I-LIFE pour preacuteparer et soumettre agrave temps des rapports drsquoactiviteacutes de qualiteacute
1 Servir de leader pour lrsquoeacutelaboration et la gestion du systegraveme de gestion de lrsquoinformation de I-LIFE
1 Contribuer agrave lrsquoeacutelaboration agrave la croissance et agrave la maintenance drsquoun centre de ressource pour I-LIFE
1 Collaborer avec les partenaires de I-LIFE pour planifier conduire etou animer des activiteacutes de renforcement des capaciteacutes en lien avec les programmes par exemple des formations
Repreacutesentation du programme
1 Agir comme principal contact pour les partenaires assigneacutes de I-LIFE
1 Participer agrave des visites sur le terrain dans la zone ougrave travaille le partenaire pour faire le suivi des activiteacutes et servir de guide
1 Participer agrave des groupes de travail technique et agrave des assembleacutees geacuteneacuterales de I-LIFE
Toute autre responsabiliteacute assigneacutee par le superviseur
Principales relations de travail Internes Ce poste est superviseacute par le Chef de lrsquouniteacute de programmation et drsquoapprentissage et collaborera eacutetroitement avec les responsables de SampE des partenaires de I-LIFE ainsi qursquoavec le Directeur de I-LIFE
Externes Ce poste doit travailler en coordination avec les partenaires de I-LIFE des fonctionnaires et des structures du gouvernement local et avec des organisations communautaires et des ONG
Qualifications
Requises
1 Au minimum un diplocircme universitaire en sciences sociales eacuteconomie ou deacuteveloppement rural ou dans un domaine correspondant Avec une grande expeacuterience du suivi de lrsquoeacutevaluation et de lrsquoapprentissage
1 Une bonne expeacuterience des meacutethodologies de recherche participative
1 Une connaissance du traitement de texte des tableurs des programmes de saisie et drsquoanalyse des donneacutees et des bases de donneacutees (comme MS Word Excel et SPSS)
1 Une maturiteacute professionnelle prouveacutee et de bonnes compeacutetences interpersonnelles permettant de travailler en eacutequipe bonne communication eacutecrite et orale
1 Capaciteacute agrave travailler sur des tacircches multiples et agrave respecter les dates butoirs
1 Expeacuterience preacutealable de travail sur des programmes du Titre II
1 Expeacuterience preacutealable de travail en consortium
Recruter du personnel de SampE bull 34
Annexe IC Exemple de description de poste de niveau 2
Deacutesireacutees
1 Certificat de deuxiegraveme cycle dans un domaine en rapport et expeacuterience dans la recherche statistique les meacutethodes drsquoeacutechantillonnage lrsquoanalyse des donneacutees et les rapports
1 Bonnes compeacutetences en reacutedaction de rapports animation et communication bonnes relations interpersonnelles
Environnement de travail Le poste est baseacute agrave Lilongwe et demande des voyages sur les sites sur le terrain jusqursquoagrave 50 du temps
Recruter du personnel de SampE bull 35
Annexe II Tableau de reacutesumeacute de poste
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Recruter du personnel de SampE bull 36
Annexe II Tableau de reacutesumeacute de poste
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Recruter du personnel de SampE bull 37
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Recruter du personnel de SampE bull 38
Annexe III Listes de diffusion pour les offres drsquoemploi
Les informations ci-dessous concernent des organisations et sites Internet qui publient reacuteguliegraverement des annonces pour des postes de SampE Il sera utile drsquoeacutetudier les sites Internet eacutenumeacutereacutes ci-dessous pour choisir ceux qui correspondront le mieux agrave votre recherche de poste Les contacts indiqueacutes devront peut-ecirctre ecirctre remis agrave jour et toutes les informations neacutecessaires devraient pouvoir ecirctre trouveacutees en faisant une recherche sur Internet
Cette liste est un point de deacutepart mais ajoutez-y les autres sites Internet ou listes de diffusion que vous trouverez utiles Il peut aussi ecirctre inteacuteressant de demander agrave vos collegraveges srsquoils ont drsquoautres sites Internet agrave recommander
Sites Internet et listes de diffusion recommandeacutes Sites Internet speacutecifiques au SampE
Monitoring and Evaluation News wwwmandecouk
Performance Assessment Resource Center (PARC) wwwparcinfoorg
INGO wwwevalorg
International and Cross-cultural Evaluation (ICCE)s wwwevaluationcanadaca
American Evaluation Association (AEA) wwwevalorg
African Evaluation Association wwwafreaorg
The Evaluation Center at the University of Western Michigan wwwwmichedu
Brazilian Evaluation Network wwwavaliabrasilorgbrIntroductionRebramaEnglishhtml
Evaluation Network of Latin America and the Caribbean wwwlaceaorg
UK Evaluation Society wwwevaluationorguk
European Evaluation Society wwweuropeanevaluationorg
Malaysian Evaluation Society wwwmesorgmy
XC-Eval wwwgroupsyahoocomgroupxceval
Recruter du personnel de SampE bull 39
Annexe III Listes de diffusion pour les offres drsquoemploi
Sites Internet geacuteneacuteraux de deacuteveloppement
1 Relief Web wwwreliefwebintvacancies1
1 DevNetJobs wwwdevnetjobsorg1
1 ConsultingBase wwwconsultingbasecomjobmktindexcfm1
1 Development Opportunities wwwdev-zoneorgjobs1
1 Foreign Policy Association Job Board wwwfpaorgjobs_contact2423jobs_contacthtm1
1 Johns Hopkins Bloomberg School of Public Health Center for Communication Programs wwwjhuccporgindexshtml
1 International Development Research Center (IDRC) Evaluation Unit Presidentrsquos Office email evaluationidrcca
1 Global Affairs Institute The Maxwell School Syracuse University email bwdaytonmaxwellsyredu1
1 Idealist1 wwwidealistorg1
1 The Communication Initiative Vacancy Service wwwcomminitcomvacancieshtml1
1 One world wwwoneworldnet1
1 AIMEnet (health and HIV specific) 1wwwglobalhivevaluationorg
1 Interaction 1wwwinteractionorg1
1 Development Executive Group 1wwwDevelopmentExcom1
1 International Career Employment Weekly wwwinternationaljobsorg1
Recruter du personnel de SampE bull 40
Recruter du personnel de SampE bull 41
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Recruter du personnel de SampE bull 42
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Recruter du personnel de SampE bull 43
Annexe V Questions pour preacuteseacutelectionner des candidats
Nom du candidat ________________________________________ Date __________________________________
Poste ___________________________________________________ Deacutepartement __________________________
Recruteur _______________________________________________
1 Tout drsquoabord ecirctes-vous toujours inteacuteresseacute par le poste
2 Pouvez-vous me dire pourquoi vous avez deacutecideacute de vous porter candidat agrave ce poste
3 Pourquoi voulez-vous changer de travail maintenant (Si le candidat a un emploi actuellement)
4 Pourquoi avez-vous quitteacute votre dernier emploi (Si le candidat nrsquoa pas drsquoemploi actuellement)
5 Quel est votre salaire de base actuel (ou votre dernier salaire de base) Avez-vous un salaire minimum pour lequel vous accepteriez un travail
6 Pourriez-vous me parler de votre formation et de votre expeacuterience et dire en quoi vous pensez qursquoelles correspondent agrave ce travail
7 Qursquoest-ce qui vous attire dans cette organisation
8 Srsquoil y a des peacuteriodes ougrave vous nrsquoavez pas eacuteteacute employeacute pouvez-vous expliquer
9 Avez-vous des questions agrave me poser
Merci pour votre temps et vos commentaires Nous allons continuer le processus de recrutement Nous ne pouvons rien vous promettre mais si vous ecirctes seacutelectionneacute pour un entretien nous vous contacterons
Recruter du personnel de SampE bull 44
Annexe VI Questions drsquoentretien drsquoembauche pour des postes de niveaux 3 et 4
1 Qursquoest-ce qui vous a motiveacute agrave vous porter candidat pour ce poste
2 Veuillez deacutecrire votre rocircle et vos responsabiliteacutes de SampE dans votre dernier poste ou dans votre poste actuel Ajoutez drsquoeacuteventuelles questions compleacutementaires pour clarifier la reacuteponse ou pour demander des deacutetails
3 Veuillez deacutecrire les difficulteacutes particuliegraveres auxquelles vous eacutetiez confronteacute dans votre dernier poste ou dans votre poste actuel Ajoutez drsquoeacuteventuelles questions compleacutementaires pour clarifier la reacuteponse ou pour demander des deacutetails
4 Qursquoavez-vous fait pour reacutesoudre ces difficulteacutes Veuillez lrsquoexpliquer en deacutetail
5 Veuillez expliquer comment les eacutetudes que vous avez faites vous seront utiles dans le travail de conseiller en SampE
6 Quelle expeacuterience de la gestion avez-vous
7 Veuillez deacutecrire ce que vous avez fait dans votre dernier poste ou votre poste actuel pour renforcer la capaciteacute des employeacutes en ce qui concerne les compeacutetences en SampE et les activiteacutes Qursquoavez-vous trouveacute particuliegraverement difficile Qursquoest-ce qui eacutetait agrave votre avis le plus reacuteussi
8 Il est souvent difficile de motiver le personnel des projets pour qursquoils srsquoimpliquent agrave fond dans les activiteacutes de SampE et de srsquoassurer que les reacutesultats du SampE soient reacuteutiliseacutes pour la conception du programme Pouvez-vous deacutecrire des cas ougrave vous avez le mieux reacuteussi agrave faire cela Et ougrave vous avez le moins bien reacuteussi Comment expliqueriez-vous ces diffeacuterences
9 Veuillez expliquer en quoi quand on preacutesente des reacutesultats des donneacutees les moyennes comme les pourcentages peuvent ecirctre trompeurs
10 Nous devons souvent adapter les reacutesultats du SampE agrave des publics diffeacuterents Avez-vous deacutejagrave fait cela dans le passeacute ou sinon comment adapteriez-vous dans lrsquoavenir les reacutesultats drsquoune analyse de donneacutees pour les preacutesenter agrave des publics diffeacuterents Par exemple quel genre de preacutesentation feriez-vous pour deacutecrire les reacutesultats drsquoune eacutetude de base sur lrsquoaccegraves de diffeacuterents groupes de la communauteacute agrave des infrastructures de base (communautaires etou drsquoautres infrastructures de base comme des cliniques) pour a) les membres de la communauteacute ougrave a eacuteteacute faite lrsquoeacutetude et b) les bailleurs de fonds du projet
11 Comment deacuteterminez-vous lrsquoeacutechantillon pour une eacutetude des meacutenages Comment rendriez-vous compte de la stratification et du groupement des eacutechantillons de meacutenages dans une strateacutegie drsquoeacutechantillonnage pour des eacutetudes quantitatives Soyez preacutecis
Recruter du personnel de SampE bull 45
Annexe VI Questions drsquoentretien drsquoembauche pour des postes de niveaux 3 et 4
Reacutefeacuterence agrave lrsquoeacutequation drsquoeacutechantillonnage standard qui nrsquoest pas lieacutee agrave la taille de la population Lrsquoeacutequation est au contraire lieacutee au niveau drsquoerreur accepteacute et au degreacute de variation attendu agrave lrsquointeacuterieur de la population Pour rendre compte de la stratification et du groupement lrsquoeacutechantillon doit ecirctre augmenteacute La stratification est la capaciteacute de lrsquoeacutechantillon agrave permettre des comparaisons statistiques entre des groupes preacutedeacutetermineacutes Le groupement est le fait de choisir drsquoabord des groupes (communauteacutes ou eacutecoles etc) drsquouniteacutes drsquoeacutechantillonnage (meacutenages ou enfants etc) puis de seacutelectionner les uniteacutes drsquoeacutechantillonnage agrave lrsquointeacuterieur de chacun de ces groupes seacutelectionneacutes
12 Comment choisiriez-vous un eacutechantillon de meacutenages dans une communauteacute si vous travailliez sans liste des noms de meacutenages Veuillez ecirctre preacutecis
Deacutecrire la meacutethode laquo faire tourner le stylo raquo on commence par deacutefinir les limites geacuteographiques de la communauteacute on identifie le centre de la communauteacute on deacutetermine la premiegravere direction en faisant tourner un stylo on compte le nombre de meacutenages sur cette ligne jusqursquoagrave la limite de la communauteacute on choisit la premiegravere maison de faccedilon aleacuteatoire puis on choisit les maisons suivantes de maniegravere systeacutematique
13 Quelle est votre expeacuterience du suivi participatif de la communauteacute Quels sont agrave votre avis les avantages et les inconveacutenients du suivi de la communauteacute Expliquez votre opinion1
14 Dans certaines organisations on essaie de creacuteer des indicateurs mondiaux pour la seacutecuriteacute alimentaire et la seacutecuriteacute des moyens drsquoexistence quels en seraient les avantages Que vous soyez ou non au courant de ce travail quelles en seront agrave votre avis les principales difficulteacutes
Preacuteparez drsquoeacuteventuelles autres questions speacutecifiques correspondant agrave un point drsquointeacuterecirct dans le CV du candidat
Recruter du personnel de SampE bull 46
Annexe VII Protocole drsquoentretien drsquoembauche
Agrave faire Se preacuteparer pour lrsquoentretien avec lrsquoeacutequipe et srsquoassurer que tous les membres de lrsquoeacutequipe ont les
documents neacutecessaires devant eux
Mettre les candidats agrave lrsquoaise Ecirctre chaleureux et aimables
Limiter le temps de parole des recruteurs
Arriver bien preacutepareacutes agrave chaque entretien
Eacutecouter activement les reacuteponses du candidat
Regarder le candidat
Prendre des notes durant lrsquoentretien pour vous aider agrave vous souvenir des principaux points et de votre impression de chaque candidat
Accepter des pauses durant lrsquoentretien quand le candidat reacutefleacutechit pour formuler une penseacutee ou une reacuteponse
Terminer chaque entretien par des commentaires positifs sur les qualifications ou les reacuteponses du candidat
Poser des questions sur drsquoeacuteventuels points drsquointeacuterecirct ou sur une expeacuterience inteacuteressante sur le CV du candidat
Poser des questions suppleacutementaires pour preacuteciser des points ou des reacuteponses qui ne seraient pas clairs
Inviter le candidat agrave poser des questions au panel de recruteurs
A ne pas faire Se disputer ou discuter avec le candidat pour quelque raison que ce soit
Critiquer une reacuteponse du candidat
Interrompre le candidat agrave nrsquoimporte quel moment
Poser des questions fermeacutees (reacuteponse par oui ou par non)
Poser des questions trop personnelles ou indiscregravetes
Reacuteagir de faccedilon neacutegative agrave une reacuteponse du candidat ou agrave quelque chose qursquoil dit
Donner votre opinion sur la qualiteacute de lrsquoentretien du candidat agrave la fin de lrsquoentretien
Bailler pendant que le candidat parle
Recruter du personnel de SampE bull 47
Annexe VIII Exemple de cadre des reacutesultats
Recruter du personnel de SampE bull 48
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Annexe VIII Exemple de cadre des reacutesultats
Points de discussion Discutez de la strateacutegie programmatique preacutesenteacutee dans le cadre des reacutesultats
CRS veut reacutepondre agrave une grande varieacuteteacute de besoins (comme la perte de strateacutegies de moyens drsquoexistence les mauvaises conditions et pratiques sanitaires le manque drsquoinfrastructures et la faiblesse de la socieacuteteacute civile et de la gouvernance) conseacutequences du tsunami Le projet reconstruira les biens perdus et les strateacutegies de moyens drsquoexistence de maniegravere agrave promouvoir leur peacuterenniteacute et peut-ecirctre une reacutesilience aux chocs futurs CRS pense que ces besoins sont tous drsquoune maniegravere ou drsquoune autre connecteacutes et qursquoon doit y reacutepondre en mecircme temps pour permettre croissance et progregraves
Deacutecrivez le contexte dans lequel opegravere le programme La population cibleacutee a veacutecu des pertes agrave des niveaux varieacutes et elle a un grand nombre de besoins concurrents Les meacutenages doivent avoir agrave nouveau accegraves aux infrastructures et agrave des possibiliteacutes de geacuteneacuterer un revenu et ils doivent aussi adopter de meilleurs comportements (en santeacute) et des strateacutegies de moyens drsquoexistence plus reacutesilients
Comment les objectifs strateacutegiques (OS) collaborent-ils pour reacutealiser la strateacutegie
Ensemble les objectifs strateacutegiques collaboreront pour reconstruire les infrastructures et ameacuteliorer les pratiques des meacutenages afin de restaurer et drsquoameacuteliorer les conditions de vie Par exemple un OS srsquointeacuteressera agrave lrsquoaccegraves agrave une eau de qualiteacute tandis que lrsquoautre srsquointeacuteressera agrave lrsquoameacutelioration des pratiques de santeacute ce qui permettra drsquoagir sur lrsquoeacutetat sanitaire en partant de deux directions diffeacuterentes
Donnez des exemples preacutecis drsquoOS et de reacutesultats OS4 Les meacutenages affecteacutes ont ameacutelioreacute leur seacutecuriteacute des intermeacutediaires (RI) qui pourraient ecirctre utiliseacutes pour moyens drsquoexistence compleacuteter le cadre des reacutesultats
RI21 Les pratiques des meacutenages ameacuteliorent soins qui sont donneacutes
Donnez des exemples de comment des reacutesultats intermeacutediaires transversaux (ameacutelioration des capaciteacutes reacuteactiviteacute aux questions de genre techniques de transformation des conflits et deacuteveloppement de la communauteacute) pourraient ecirctre inteacutegreacutes avec les OS et drsquoautres RI dans le cadre des reacutesultats
RI22 et augmentation des capaciteacutes la formation du personnel des centres de santeacute et lrsquoameacutelioration de la gestion des meacutedicaments et mateacuteriels meacutedicaux augmenteront lrsquoaccegraves des meacutenages agrave des services de santeacute de qualiteacute
RI12 et reacuteactiviteacute aux questions de genre la construction drsquoinstallations drsquoeau et drsquoassainissement adapteacutees aux genres reacutesoudront les questions speacutecifiques au genre que les femmes avaient peut-ecirctre avec les installations drsquoeau et drsquoassainissement preacuteceacutedentes
OS3 et deacuteveloppement de la communauteacute en ameacuteliorant la socieacuteteacute civile et la gouvernance et en augmentant la participation de la communauteacute agrave une gouvernance transparente et son rocircle dans la gestion des processus de la socieacuteteacute civile le projet contribuera au deacuteveloppement geacuteneacuteral de la communauteacute
Demander au candidat quelles sont ses questions ses commentaires ou ses suggestions agrave propos du cadre des reacutesultats
Recruter du personnel de SampE bull 49
Annexe IX Exemple de tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT)
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Recruter du personnel de SampE bull 50
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Recruter du personnel de SampE bull 51
Annexe IX Exemple de tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT)
Points de discussion Indicateur drsquoimpact 11 On preacutevoit uns eacutenorme augmentation de 60 agrave 100 des communauteacutes ayant des plans de seacutecuriteacute alimentaire entre la 4e et la 5e anneacutee Cela nrsquoest pas reacutealiste sauf srsquoil y a un eacutevegravenement contextuel dont en pense qursquoil expliquera une partie de cette augmentation
Indicateurs drsquoimpact 12 La valeur de la capaciteacute de seacutecuriteacute alimentaire de la communauteacute est laquo agrave deacuteterminer raquo Et pourtant le tableau montre un score preacutevu de 20 la premiegravere anneacutee Sans valeur de base on ne peut pas savoir si un score de 20 repreacutesentera une augmentation une diminution ou aucun changement par rapport agrave la valeur de base Quand on nrsquoa pas de valeur de base il vaut mieux preacutevoir une augmentation relative comme laquo une augmentation de 20 raquo pour la 1e anneacutee
Indicateur de suivi 11 LrsquoIPTT suggegravere que le programme ne mesurera pas le nombre de structures de seacutecuriteacute alimentaire les 1e 2e 3e et 4e anneacutees Il serait recommandeacute de suivre ces donneacutees sur toute la dureacutee du programme pour veacuterifier que le programme progresse au cours de ces anneacutees Si lrsquoon attend la 5e anneacutee pour mesurer lrsquoindicateur on pourrait avoir une grosse surprise ou une eacutenorme deacuteception agrave la fin du projet
Indicateur de suivi 12 Le nombre de membres participant agrave des structures de seacutecuriteacute alimentaire doit bondir de laquo 0 raquo agrave 2 000 entre les donneacutees de base et la 1e anneacutee et ne doit pas changer entre la 3e et la 5e anneacutee Il y a peu de chance que le changement soit aussi diffeacuterent selon les anneacutees La deuxiegraveme portion de lrsquoindicateur montre que le pourcentage des femmes participantes augmentera substantiellement entre les donneacutees de base et la 5e anneacutee Si le pourcentage des femmes augmente et que le nombre des membres reste le mecircme le nombre drsquohommes participants devrait deacutecroicirctre On ne voit pas bien pourquoi on preacutevoit ce changement
Indicateur de suivi 14 Lrsquoindicateur montre le pourcentage preacutevu de meacutenages ougrave un ou plusieurs membres sont formeacutes dans plusieurs domaines techniques Cependant Il nrsquoy a pas de donneacutee de base pour le pourcentage formeacute en laquo AH raquo ni laquo ENV raquo ni dans lrsquoeacutetude de base ni pour la 1e anneacutee On ne voit pas bien pourquoi ces informations ne sont pas donneacutees Ces deux types de formation ne seront-ils pas mis en route avant la 2e anneacutee
Indicateur drsquoimpact 21 Il nrsquoest peut-ecirctre pas reacutealiste de preacutevoir que les meacutenages reacuteussiront agrave atteindre 12 mois de seacutecuriteacute alimentaire la 5e anneacutee Si la moyenne preacutevue est de 12 cela signifie que chaque meacutenage devra atteindre ce niveau (12 mois) puisqursquoil ne serait pas possible que certains meacutenages atteignent 13 mois de seacutecuriteacute alimentaire par an (ce qui permettrait drsquoavoir une moyenne de 12 mois si certains meacutenages nrsquoarrivaient qursquoagrave 11 mois)
Indicateurs drsquoimpact 22 Sans chiffre de base pour la production agricole ce nrsquoest pas une bonne ideacutee de preacutevoir des cibles de valeurs absolues en kilos Ces valeurs en kilos qui sont donneacutees peuvent repreacutesenter une augmentation une diminution par rapport aux donneacutees de base ou aucun changement
Indicateur drsquoimpact 31 Le tableau suggegravere que le programme ne suivra pas lrsquoeacutetat nutritionnel pendant les anneacutees 1 agrave 4 Ce nrsquoest pas une bonne ideacutee de ne pas srsquointeacuteresser agrave lrsquoimpact nutritionnel du programme pendant ces anneacutees Bien que le retard de croissance soit un indicateur nutritionnel qui ne change pas aussi rapidement que le sous-poids il doit quand mecircme ecirctre mesureacute au moins une fois par an Il est important de collecter des donneacutees de nutrition au mecircme moment chaque anneacutee pour prendre en compte les variations saisonniegraveres de lrsquoeacutetat nutritionnel
Indicateur de suivi 31 On ne voit pas clairement si les chiffres preacutesenteacutes reflegravetent les changements preacutevus dans laquo le pourcentage de femmes recevant de la vitamine A raquo ou dans le pourcentage de laquo nourrissons recevant de la vitamine A raquo Tous les indicateurs doivent ecirctre speacutecifiques et correspondre agrave une seule mesure LrsquoIPTT doit inclure des valeurs dont le programme sera tenu responsable La valeur preacutevue de 100 la 5e anneacutee doit ecirctre utiliseacutee avec prudence
Indicateur de suivi 32 On ne voit pas clairement si cet indicateur correspond aux enfants recevant des aliments solides des liquides de lrsquoeau avec du sucre et du sel ou des sels de reacutehydratation apregraves une peacuteriode de diarrheacutee Lrsquoindicateur devrait ecirctre reacuteviseacute pour correspondre agrave un seul de ces traitements
Recruter du personnel de SampE bull 52
Annexe X Tableau pour noter les entretiens drsquoembauche
Membre de lrsquoeacutequipe de recruteurs Membre B
Candidat Candidat A
Date de lrsquoentretien 1er juin 2007
Instructions Pour chaque point vous jugerez de la reacuteponse du candidat et vous lui donnerez une note de 1 agrave 5 selon la
faccedilon dont il aura reacutepondu 1 est la moins bonne note et 5 la meilleure note
Apregraves lrsquoentretien vous additionnerez les notes individuelles pour obtenir une NOTE TOTALE Eacutecrivez la NOTE TOTALE dans la case preacutevue sur la premiegravere page
Cateacutegorie Note (1 ndash 5)1 = moins bonne note 5 meilleure note
Commentaires
Le candidat srsquoexprime bien 5 A tregraves bien parleacute a donneacute beaucoup de deacutetails
Qualiteacute des reacuteponses expeacuterience de gestion
3 Nrsquoa travailleacute comme superviseur drsquoune eacutequipe de SampE que pendant peu de temps environ 6 mois
Qualiteacute des reacuteponses expeacuterience de renforcement des capaciteacutes
3 Nrsquoa que peu drsquoexpeacuterience dans le renforcement des capaciteacutes drsquoune eacutequipe lagrave aussi seulement 6 mois drsquoexpeacuterience dans son ancien poste
Qualiteacute des reacuteponses eacutechantillonnage 4 Superhellip au courant de tous les principaux points et theacuteories Mais ne connaissait pas lrsquoeacutequation drsquoeacutechantillonnage
Qualiteacute des reacuteponses suivi de la communauteacute
5 Bonnes ideacutees sur le suivi de la communauteacute A une expeacuterience de suivi de la communauteacute
Qualiteacute des reacuteponses ProFrame 4 A mis en eacutevidence plusieurs problegravemes cleacutes A reacuteussi agrave deviner beaucoup de choses sur le contexte agrave partir du ProFrame
Qualiteacute des reacuteponses IPTT 4 Bien aussi bons commentaires
Compeacutetences en analyse des donneacutees 5 A reacutealiseacute toutes les tacircches demandeacutees en analyse des donneacutees et semblait tregraves agrave lrsquoaise avec SPSS
Compeacutetences personnelles 5 Bon eacutequipier motiveacute
Autres (preacuteciser par ex expeacuterience en formation)
2 Nrsquoa que peut drsquoexpeacuterience en formation
Qualiteacute de lrsquoexemple de document reacutedigeacute par le candidat
4 Excellent document
Qualiteacute des reacutefeacuterences 5 Toutes les reacutefeacuterences donnent une bonne impression
Note globale de lrsquoentretien 49 Je pourrais envisager de recruter ce candidat
Recruter du personnel de SampE bull 53
Annexe XI Questions pour les personnes de reacutefeacuterences pour des postes de niveaux 3 et 4
1 Dans quelle capaciteacute avez-vous travailleacute avec (le candidat)
2 Combien de temps avez-vous travailleacute avec (le candidat)
3 1 Donnez une bregraveve description du poste et des principales responsabiliteacutes du poste Comment les points forts de (le candidat) lui permettraient-ils de correspondre agrave ce poste Veuillez deacutecrire ces points forts
4 Pensez-vous qursquoune partie de ce travail serait particuliegraverement difficile pour (le candidat) Pourquoi De quel type de formation ou de capaciteacute technique suppleacutementaire pensez-vous que le candidat aurait besoin pour ecirctre excellent dans ces domaines
5 Que consideacuterez-vous comme les principales compeacutetences personnelles et les principaux points forts de (le candidat) Quels sont les domaines dans lesquels il devrait travailler pour progresser
6 (Le candidat) travaille-t-il mieux en eacutequipe ou individuellement Veuillez expliquer ce qui vous fait penser cela
7 Qursquoauriez-vous drsquoautre agrave dire sur (le candidat) par rapport agrave ce poste
8 1 Ajoutez drsquoautres questions speacutecifiquement tourneacutees vers les points souleveacutes durant lrsquoentretien ou pendant votre discussion avec lrsquoeacutequipe de recruteurs
Recruter du personnel de SampE bull 54
Preacuteface Le suivi et lrsquoeacutevaluation (SampE) sont des responsabiliteacutes centrales des gestionnaires de programmes de la Croix Rouge Ameacutericaine et de CRS qui permettent de garantir la qualiteacute de la programmation Recruter du personnel de SampE fait partie drsquoune seacuterie de modules de formation et de renforcement des capaciteacutes sur laquelle la Croix Rouge Ameacutericaine et CRS ont deacutecideacute de collaborer dans le cadre de leurs subventions respectives de deacuteveloppement des capaciteacutes institutionnelles Ces modules sont conccedilus pour reacutepondre agrave des besoins identifieacutes sur le terrain de directives et drsquooutils particuliers qui ne semblaient pas pouvoir ecirctre trouveacutes dans des publications existantes Bien que les exemples des modules concernent principalement les programmes du Titre II les directives et les outils fournis sont tout aussi valables en dehors du domaine de la seacutecuriteacute alimentaire
Notre intention en eacutecrivant Recruter du personnel de SampE est de fournir aux lecteurs un document qui les aide agrave trouver et agrave recruter des employeacutes de SampE qui reacutepondent parfaitement agrave leurs besoins et qui en fin de compte augmentent la qualiteacute de la programmation de SampE Ce module preacutesente les principales eacutetapes du deacutebut agrave la fin du processus de recrutement Il peut ecirctre utiliseacute de diffeacuterentes maniegraveres selon le niveau atteint dans le processus de recrutement Il preacutesente de nombreuses annexes donnant des exemples drsquooutil de points de discussion et de questions Nous encourageons les lecteurs agrave adapter chaque outil agrave leurs contextes et besoins particuliers car cela les aidera agrave srsquoimpliquer agrave fond dans le processus et leur permettra de trouver le candidat correspondant le mieux agrave leurs besoins
Veuillez envoyer vos commentaires et vos suggestions sur cette eacutedition de Recruter du personnel de SampE par e-mail agrave mampefeedbackcrsorg
Remerciements Lrsquoauteur voudrait remercier tous ceux qui ont contribueacute agrave ce document pour leurs ideacutees et leurs perspectives Lrsquoauteur voudrait aussi reconnaicirctre la contribution de Guy Sharrock (CRS) qui a eacuteteacute drsquoune grande aide pour lrsquoeacutelaboration de ce document
Recruter du personnel de SampE bull iii
CV
Sigles
CRS Catholic Relief Services
Curriculum Vitae
IPTT Tableau de suivi des indicateurs de performance
ONG Organisation non gouvernementale
PRA Meacutethode de recherche rurale participative
SampE Suivi et eacutevaluation
SPSS Programme statistique pour les sciences sociales
Recruter du personnel de SampE bull iv
Dans de nombreux cas
ce module preacutesente
des exemples ideacuteaux
et geacuteneacuteraliseacutes Il est
important drsquoadapter
ces eacutetapes pour qursquoelles
correspondent agrave votre
propre situation
Introduction
Recruter du personnel de suivi et drsquoeacutevaluation (SampE) pour un bureau national ou un bureau reacutegional repreacutesente agrave la fois une opportuniteacute inteacuteressante et un grand deacutefi Il est tregraves important drsquoun point de vue strateacutegique de trouver un bon personnel Pour cela il faut reacutefleacutechir de faccedilon approfondie et cela demande beaucoup de temps Cependant si lrsquoon srsquoinvestit moins dans le processus de recrutement on risque de devoir tout recommencer et de continuer agrave ne pas avoir les personnes neacutecessaires dans la capaciteacute de SampE de lrsquoeacutequipe ce qui en fin de compte empecircchera de progresser vers la reacutealisation des objectifs de SampE La qualiteacute du programme de SampE sera ameacutelioreacutee en fin de compte par un processus de recrutement reacutefleacutechi et approfondi
Ce module donne des exemples des outils et des directives pour chaque eacutetape du processus de recrutement de personnel de SampE Dans de nombreux cas ce module preacutesente des exemples ideacuteaux et geacuteneacuteraliseacutes Il est important drsquoadapter ces eacutetapes pour qursquoelles correspondent agrave votre propre situation Par exemple les qualifications et le niveau drsquoeacutetudes requis ou la complexiteacute des questions techniques de lrsquoentretien drsquoembauche peuvent ecirctre adapteacutes pour correspondre agrave votre contexte Le but ultime de ce module est drsquoameacuteliorer la qualiteacute des activiteacutes de SampE en vous mettant en contact avec les candidats les plus qualifieacutes pour pouvoir reacutepondre agrave vos besoins de SampE Ce module est organiseacute en sept eacutetapes deacutecrites ci-dessous
Eacutetape 1 Deacuteterminer les besoins de SampE
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
Eacutetape 3 Mettre en place un comiteacute de recrutement et preacuteparer le processus
de recrutement
Eacutetape 4 Publier lrsquoannonce pour le poste
Eacutetape 5 Trier retenir et preacuteseacutelectionner les candidats
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
En eacutetudiant ces sept eacutetapes on peut voir ougrave lrsquoon en est du processus de recrutement Si par exemple on a deacutejagrave identifieacute ses besoins de SampE et fait une description de poste ce module pourra aider pour les autres eacutetapes du recrutement
Recruter du personnel de SampE bull 1
Il est important
de consideacuterer la
composition de lrsquoeacutequipe
de SampE et de deacutecider
du type de poste pour
lequel vous allez passer
une annonce
Eacutetape 1 Deacuteterminer les besoins de SampE
9 Voir les besoins de SampE pour tous les secteurs de programmation
9 Eacutevaluer la capaciteacute actuelle de lrsquoeacutequipe de SampEDeacuteterminer la capaciteacute neacutecessaire pour lrsquoeacutequipe de SampE
9 Deacuteterminer les compeacutetences et le niveau drsquoexpeacuterience que lrsquoon voudrait ideacutealement trouver dans les candidats potentiels
9 Deacuteterminer le type de poste de SampE neacutecessaire
Lrsquoeacutetude des besoins de SampE agrave lrsquointeacuterieur du bureau doit ecirctre un processus participatif impliquant des repreacutesentants de chaque secteur les membres actuels du personnel de SampE (srsquoil y en a) et avec une contribution des cadres de SampE baseacutes soit dans la reacutegion soit au siegravege de lrsquoorganisation
Chaque secteur de programmation et chaque projet doit avoir des plans de SampE speacutecifiques Demandez aux repreacutesentants de chaque secteur de programmation de discuter de leurs plans de SampE avec vous y compris des activiteacutes actuelles de SampE et dans lrsquoideacuteal des activiteacutes de SampE qursquoils voudraient mener srsquoils avaient plus de ressources et de capaciteacute technique Cela permet drsquoavoir une ideacutee de la capaciteacute actuelle de chaque secteur et de ce qui manque du point de vue des capaciteacutes On discutera aussi drsquoeacuteventuels problegravemes concernant la qualiteacute des activiteacutes actuelles de SampE pour mieux deacuteterminer les manques au niveau des capaciteacutes
De plus demandez agrave lrsquoeacutequipe srsquoil y a drsquoautres compeacutetences ou domaines drsquoexpertise technique qui lui seraient utiles ou qui ameacutelioreraient la qualiteacute des activiteacutes de SampE Agrave partir de ces discussions deacuteterminez lrsquoensemble de compeacutetences et le niveau drsquoexpeacuterience dont vous avez besoin Une fois que vous aurez fait ce travail avec chaque secteur vous aurez eacutelaboreacute une liste complegravete des besoins en SampE de votre bureau national Ceci permettra de deacuteterminer le type de poste pour lequel vous allez recruter
Toutes les personnes
ressources disponibles
comme les conseillers techniques
reacutegionaux en SampE et le personnel
technique de SampE au siegravege doivent
ecirctre impliqueacutees dans tout le
processus de recrutement Elles
aideront agrave deacuteterminer les besoins de
SampE agrave structurer ou agrave restructurer
lrsquoeacutequipe de SampE agrave identifier des
candidats agrave eacutetudier les dossiers
de candidatures et agrave mener les
entretiens drsquoembauche Si le
bureau de pays embauche pour des
postes de cadres en SampE et qursquoil a
actuellement une capaciteacute limiteacutee
en SampE il est essentiel drsquoinclure dans
le processus des employeacutes de SampE
baseacutes dans la reacutegion ou au siegravege the
process
Recruter du personnel de SampE bull 2
Eacutetape 1 Deacuteterminer les besoins de SampE
Dans cette eacutetape il est important de consideacuterer la composition de lrsquoeacutequipe de SampE et de deacutecider du type de poste pour lequel vous allez passer une annonce En gros il y a quatre niveaux de postes de SampE Chaque poste comporte un ensemble standard de responsabiliteacutes et un niveau geacuteneacuteral de compeacutetences et drsquoexpeacuterience
Il est important de veacuterifier que lrsquoon a un financement adeacutequat
pour un poste de SampE Contactez votre Repreacutesentant reacutesident ou le
deacutepartement des ressources humaines de votre organisation pour
voir quelle est la fourchette actuelle des salaires pour votre choix de poste
de SampE
Srsquoil nrsquoy a pas suffisamment de financement pour un poste de SampE il
faudra stopper le processus de recrutement jusqursquoagrave ce qursquoon ait trouveacute
un financement adeacutequat Le financement disponible peut avoir un
impact sur le type de poste pour lequel vous allez recruter selon les
salaires correspondant agrave chaque poste Si un appui au niveau reacutegional
peut reacutepondre agrave vos besoins de SampE ou si vous nrsquoavez pas suffisamment
de fonds actuellement travaillez directement avec ces employeacutes pour
preacuteparer un cahier des charges et un calendrier pour accomplir les tacircches
de SampE neacutecessaires Si vous deacuteterminez que des consultations techniques
reacutepondraient mieux agrave vos besoins de SampE deacutemarrez une recherche de
consultant selon les protocoles habituels de votre bureau
Les titres utiliseacutes ici pour les postes sont geacuteneacuteriques et peuvent varier selon les organisations ou mecircme selon les bureaux nationaux Mais ces titres sont utiliseacutes pour indiquer les diffeacuterents niveaux de postes du plus expeacuterimenteacute au moins expeacuterimenteacute geacuteneacuteralement Ces niveaux sont
1 Niveau 4 (par exemple conseiller en SampE baseacute soit au bureau reacutegional soit au siegravege)
Niveau 3 (par exemple responsable de SampE)
Niveau 2 (par exemple coordinateur de SampE)
Niveau 1 (par exemple employeacute de SampE sur le terrain)
Le niveau 4 est un poste de cadre Un poste de niveau 4 peut ecirctre baseacute dans un bureau reacutegional particulier ou faire partie de lrsquoeacutequipe du siegravege mais cette personne a la responsabiliteacute de fournir un support technique agrave plusieurs pays Les employeacutes de niveau 4 ont une grande expertise dans tous les domaines des systegravemes de SampE comme la conception de projets lrsquoeacutelaboration de plans de SampE la mise en œuvre de diverses activiteacutes de SampE lrsquoanalyse des donneacutees et les rapports Ils peuvent fournir un appui technique agrave des bureaux nationaux pour des formations sur le SampE la conception drsquoenquecirctes les eacutevaluations ou les strateacutegies drsquoeacutechantillonnage ils peuvent concevoir des questionnaires et guider le personnel du pays dans lrsquoanalyse des donneacutees Le cadre de niveau 4 prend aussi la direction de la conceptualisation de la
Recruter du personnel de SampE bull 3
Eacutetape 1 Deacuteterminer les besoins de SampE
planification et de la coordination des initiatives plus geacuteneacuterales de SampE et drsquoapprentissage de lrsquoagence La principale fonction des employeacutes de niveau 4 est de faire avancer lrsquoagenda de SampE dans leurs zones (au niveau mondial ou reacutegional) Ceux-ci ont geacuteneacuteralement une maicirctrise 5 agrave 10 ans drsquoexpeacuterience une formation extrecircmement technique et ils ont montreacute leur capaciteacute agrave former drsquoautres employeacutes et agrave renforcer les capaciteacutes de ceux-ci
Le personnel au niveau 3 repreacutesente geacuteneacuteralement la plus grande partie des compeacutetences techniques de lrsquoeacutequipe dans le pays Il a une bonne expertise dans la conception de plans de SampE les meacutethodes de collecte de donneacutees et lrsquoanalyse des donneacutees qualitatives comme quantitatives En animant des formations et en supervisant la collecte des donneacutees les employeacutes de niveau 3 travaillent au renforcement des capaciteacutes des employeacutes de niveau 1 et 2 dans un grand nombre de domaines de compeacutetences Les employeacutes de niveau 3 doivent avoir une maicirctrise 3 agrave 5 ans drsquoexpeacuterience dans un domaine correspondant une bonne formation technique et ils doivent ecirctre capables de former le personnel et de renforcer ses capaciteacutes Les employeacutes de niveau 3 sont en lien eacutetroit avec le personnel de niveau 4 sur beaucoup de questions techniques
Les employeacutes de niveau 2 ont une licence et en moyenne 1 agrave 2 ans drsquoexpeacuterience Leur responsabiliteacute est de fournir une supervision suppleacutementaire pour les activiteacutes de collecte des donneacutees et de participer agrave la collecte des activiteacutes de SampE et agrave lrsquoanalyse des donneacutees Les personnels de niveau 2 sont souvent assigneacutes directement agrave des projets particuliers Ils gegraverent les employeacutes de niveau 1 et supervisent leurs activiteacutes On a besoin de plusieurs employeacutes de niveau 2 quand le bureau national a plusieurs bureaux secondaires
Les employeacutes de niveau 1 ont en gros la responsabiliteacute de faire les comptesshyrendus des activiteacutes et de collecter les donneacutees sur le terrain Ils participent aussi agrave des activiteacutes plus importantes de suivi et drsquoeacutevaluation comme les eacutetudes de base et les eacutetudes finales et servent souvent de superviseurs pour les eacutequipes et les enquecircteurs On leur demande de 1 agrave 2 ans drsquoexpeacuterience dans une organisation non gouvernementale ou une agence des Nations Unies Cependant il nrsquoest pas neacutecessaire que dans leur poste preacuteceacutedentils aient travailleacute directement dans le SampE Des exemples de descriptions de poste pour des postes de SampE de niveau 2 3 et 4 sont inclus dans lrsquoAnnexe I
Ce module se concentre principalement sur les employeacutes
de niveau 2 de niveau 3 et de niveau 4 parce que le processus
de recrutement est plus rigoureux du point de vue technique et plus
speacutecifique au SampE pour ces postes que pour des employeacutes de niveau 1 Le
recrutement drsquoemployeacutes pour des postes de niveau 1 devra suivre de pregraves
les proceacutedures standards de recrutement du bureau
Recruter du personnel de SampE bull 4
Eacutetape 1 Deacuteterminer les besoins de SampE
Les eacutequipes de SampE sont structureacutees de diffeacuterentes maniegraveres dans les diffeacuterents bureaux nationaux Les directives preacutesenteacutees dans ce module devront ecirctre adapteacutees au contexte du bureau Dans certains bureaux lrsquoeacutequipe de SampE est composeacutee drsquoemployeacutes qui se consacrent uniquement au SampE Ces eacutequipes comprennent geacuteneacuteralement un employeacute de niveau 3 un employeacute de niveau 2 (superviseacute par lrsquoemployeacute de niveau 3) et plusieurs employeacutes de niveau 1 Les membres de lrsquoeacutequipe travaillent ensemble pour reacutepondre aux besoins techniques de diffeacuterents projets et secteurs au sein du bureau national Une autre eacutequipe de SampE pourra ecirctre plus large et composeacutee de personnel de niveau 2 et de personnel des programmes venant de diffeacuterents secteurs et qui consacrent une partie de leur temps aux activiteacutes de SampE Au niveau reacutegional il y a souvent un employeacute de niveau 4 Celui-ci sera aussi appeleacute agrave apporter un appui agrave lrsquoeacutequipe du bureau national pour deacuteterminer agrave la fois les manques qui existent dans la capaciteacute et les compeacutetences techniques rechercheacutees chez les candidats potentiels
Recruter du personnel de SampE bull 5
La description de
poste doit donner
suffisamment de deacutetails
pour que les candidats
inteacuteresseacutes puissent voir
immeacutediatement si le
poste leur convient ou
non
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
9 Inclure les responsabiliteacutes de travail
9 Fournir un reacutesumeacute de lrsquoenvironnement de travail
9 Preacutesenter les compeacutetences requises
9 Deacutecrire les caracteacuteristiques deacutesireacutees
Lrsquoobjectif principal de la description de poste est drsquoinformer les candidats potentiels des responsabiliteacutes correspondant au poste et de ce qui est attendu drsquoeux ainsi que des compeacutetences et de lrsquoexpeacuterience requises Pour cela la description de poste doit donner suffisamment de deacutetails pour que les candidats inteacuteresseacutes puissent voir immeacutediatement si le poste leur convient ou non Ineacutevitablement il y aura des candidatures de personnes qui ne reacutepondront pas aux critegraveres minimum Cependant une bonne description de poste limitera ce type de candidatures Creacuteer une description de poste permet aussi de reacutefleacutechir de faccedilon critique agrave chaque aspect du poste
Une bonne description de poste doit faire de 3 agrave 4 pages pour donner suffisamment de deacutetails Elle devra comprendre les eacuteleacutements suivants
1 Preacutesentation geacuteneacuterale de lrsquoorganisation
1 Description du bureau ougrave est baseacute le poste
1 Description de lrsquoenvironnement de travail
1 But du poste
1 Principales responsabiliteacutes du poste
1 Principales tacircches du poste
1 Principales relations de travail
1 Qualifications agrave la fois requises et deacutesireacutees comme
1 Compeacutetences techniques
1 Expeacuterience
1 Niveau drsquoeacutetudes ou diplocircme
1 Compeacutetences personnelles
1 Autres qualifications correspondant au poste comme connaissance du Titre II ou drsquoautres types de programmes
Commencez la description par une rapide preacutesentation de votre organisation en deacutecrivant son histoire son mandat et ses principes directeurs Incluez une description preacutecise du bureau reacutegional ou national et les secteurs speacutecifiques
Recruter du personnel de SampE bull 6
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
dans lesquels le bureau travaille actuellement Si vous recrutez pour un poste reacutegional eacutelargissez cette description agrave chaque bureau national dans la reacutegion Preacutecisez clairement le but du poste au deacutebut de la description de poste Par exemple le but peut ecirctre de renforcer la capaciteacute en SampE par lrsquoeacutetablissement drsquoune uniteacute de SampE ou de fournir un appui technique pour les activiteacutes actuelles de SampE Les autres buts de postes seront fournis dans les descriptions de postes en annexes
Apregraves avoir preacutesenteacute le but deacutefinir les principales responsabiliteacutes correspondant au poste et preacuteciser quelle proportion du temps devra approximativement ecirctre consacreacutee agrave chacune Les proportions du temps preacutesenteacutees ici ne donnent qursquoune indication et les proportions reacuteelles du temps consacreacute agrave chaque tacircche seront deacutetermineacutees par le contexte Les responsabiliteacutes habituelles et lrsquoutilisation approximative du temps pour un poste de niveau 3 sont de
Deacutevelopper et maintenir un environnement propice pour le SampE (15)
Deacutevelopper les capaciteacutes du personnel en SampE (20)
Renforcer les systegravemes de gestion de lrsquoinformation (15)
Fournir un appui technique direct en SampE (50)
Un employeacute de niveau 2 peut ecirctre responsable de
la planification et de la conception du programme (30)
la conduite des activiteacutes de qualiteacute des programmes et de SampE (50)
le deacuteveloppement de la capaciteacute des employeacutes en SampE (20)
Les responsabiliteacutes varient eacutenormeacutement selon le poste ainsi que la
proportion de temps consacreacute agrave chaque responsabiliteacute dans le poste
Les employeacutes de niveau 4 auront sans doute la responsabiliteacute de
1 Donner un appui technique aux bureaux nationaux (30)
1 Deacutevelopper les capaciteacutes des employeacutes (30)
1 Coordonner et diriger les activiteacutes reacutegionales drsquoapprentissage (20)
1 Deacutevelopper un environnement propice (10)
1 Maintenir et construire des relations externes avec les bailleurs de fonds
les fonctionnaires des gouvernements et drsquoautres parties prenantes cleacutes
Les responsabiliteacutes des employeacutes de niveau 1 sont geacuteneacuteralement limiteacutees agrave la conduite drsquoactiviteacutes de SampE Pour une description plus deacutetailleacutee des responsabiliteacutes des postes Cf les descriptions de postes preacutesenteacutees dans lrsquoAnnexe I
Recruter du personnel de SampE bull 7
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
Inclure une liste des principales tacircches correspondant au poste Ces tacircches devront ecirctre en lien direct avec les activiteacutes les parties prenantes les reacutegions et les programmes concerneacutes Les descriptions de postes de lrsquoAnnexe I donnent aussi des exemples des principales tacircches
Les principales relations de travail comprennent les employeacutes avec lesquels lrsquoemployeacute travaillera le plus dans lrsquoorganisation Elles comprennent aussi les autres organisations et parties prenantes avec lesquelles lrsquoemployeacute sera en liaison et en partenariat Inclure une liste complegravete des principales relations de travail dans la description de poste en preacutecisant qui supervisera lrsquoemployeacute
La description de poste doit preacuteciser les qualifications demandeacutees comme
1 Le plus haut niveau drsquoeacutetudes atteint
1 Les anneacutees drsquoexpeacuterience
1 Les compeacutetences techniques
1 La connaissance des programmes ou logiciels utiliseacutes
1 La connaissance des types de programmes ou des sources de financement pertinents (par ex Titre II PEPFAR plaidoyer eacutedification de la paix)
1 Les compeacutetences personnelles
1 Les connaissances linguistiques
Formation du personnel
de SampE
Le domaine international de
lrsquoassistance et du deacuteveloppement
tente de srsquoappuyer sur de
nombreuses disciplines Les
employeacutes y compris les employeacutes
de SampE peuvent avoir fait
des eacutetudes tregraves diverses qui
les preacuteparent efficacement agrave
travailler pour des organisations
internationales mais il est
important que les employeacutes de
SampE aient une bonne base de
compeacutetences analytiques Ces
compeacutetences doivent comprendre
agrave la fois une bonne aptitude agrave la
reacuteflexion critique et une capaciteacute
agrave analyser de multiples types de
donneacutees
Pour chaque cateacutegorie speacutecifier quelles compeacutetences ou quel niveau de performance sont requis et ce qui est deacutesireacute Faites bien la diffeacuterence entre les caracteacuteristiques requises et celles qui sont preacutefeacutereacutees Par exemple des candidats potentiels pour le niveau 4 doivent avoir de 5 agrave 10 ans drsquoexpeacuterience en SampE mais on preacutefegravere que 2 agrave 3 ans de cette expeacuterience soient dans la reacutegion ou dans le pays ougrave est baseacute le poste LrsquoAnnexe II donne un tableau qui reacutesume un grand nombre des principales caracteacuteristiques deacutesireacutees pour chaque type de poste de SampE
Eacutevaluez le niveau drsquoeacutetudes et le nombre drsquoanneacutees drsquoexpeacuterience rechercheacutes selon le type de poste Dans lrsquoideacuteal les employeacutes de niveau 4 comme ceux de niveau 3 devraient avoir au moins une maicirctrise dans un domaine
Recruter du personnel de SampE bull 8
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
pertinent (comme le deacuteveloppement international la politique internationale lrsquoeacuteconomie agricole la santeacute publique etc) et avoir une expeacuterience en SampE comprenant des responsabiliteacutes de formation et de supervision Les employeacutes de niveau 2 doivent avoir un niveau licence dans un domaine pertinent avoir de 1 agrave 2 ans drsquoexpeacuterience en SampE y compris en formation et en supervision Les employeacutes de niveau 1 doivent avoir un niveau bac et avoir 1 ou 2 ans drsquoexpeacuterience pas neacutecessairement dans le domaine du SampE
Les compeacutetences particuliegraveres requises pour chaque poste seront tireacutees de la liste des besoins et des manques dans les capaciteacutes de SampE En geacuteneacuteral les compeacutetences techniques deacutesirables pour des postes de niveau 4 comme de niveau 3 sont
1 Expeacuterience en conception de programme et en conception de plan de SampE
1 Capaciteacute agrave concevoir des outils des enquecirctes et des eacutevaluations de SampE et drsquoautres activiteacutes de SampE comme des eacutetudes de base des systegravemes de suivi et de surveillance et des eacutevaluations finales
Une familiariteacute avec les principales techniques drsquoeacutechantillonnage
1 Une expeacuterience dans la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees qualitatives
1 Une expeacuterience dans la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees quantitatives
1 Une expeacuterience dans la meacutethode de recherche rurale participative (PRA)
1 Une connaissance des indicateurs standards et du protocole de SampE pour un secteur cleacute comme la santeacute ou la nutrition
1 De bonnes compeacutetences en interpreacutetation de donneacutees en reacutedaction de rapports en preacutesentation et autres aptitudes de communication
Les compeacutetences techniques pour un employeacute de niveau 2 comprendront la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees qualitatives et quantitatives et de bonnes capaciteacutes drsquointerpreacutetation et de reacutedaction de rapports
Les employeacutes de niveau 1 ne doivent pas neacutecessairement avoir une expeacuterience directe des activiteacutes de SampE mais devraient pouvoir montrer une familiariteacute avec les programmes drsquoorganisations non gouvernementales et une bonne capaciteacute agrave apprendre
Le degreacute de connaissance des programmes informatiques variera aussi selon les postes Les employeacutes de niveau 3 et 4 doivent connaitre les applications de Microsoftreg Office (dont Excel et Access) et un programme statistique comme le programme statistique pour les sciences sociales (SPSSreg) qui est geacuteneacuteralement utiliseacute pour lrsquoanalyse de donneacutees Les employeacutes de niveau 2 doivent connaitre la plupart des applications de Microsoftreg Office et les employeacutes de niveau 1 doivent connaicirctre Microsoftreg Word et Excel
Dans la description de poste preacuteciser les types de compeacutetences personnelles deacutesireacutees chez un candidat potentiel Les compeacutetences interpersonnelles
Recruter du personnel de SampE bull 9
Outils et ressources
Exemple de description de poste de niveau 4
Exemple de description de poste de niveau 3
Exemple de description de poste de niveau 2
Tableau de reacutesumeacute de poste
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
geacuteneacuteralement rechercheacutees sont la capaciteacute de motiver le personnel drsquoexcellentes capaciteacutes drsquoorganisation et de planification et la capaciteacute agrave travailler en eacutequipe avec des groupes divers dans un environnement multiculturel Pour les candidats de niveaux 3 et 4 les compeacutetences deacutesireacutees comprendront aussi des capaciteacutes de formation de coaching et de mentoring Bien qursquoil soit difficile de mesurer agrave quel point quelqursquoun est capable de lier des relations solides avec les communauteacutes ou de bien communiquer avec les membres drsquoune eacutequipe si vous incluez des compeacutetences interpersonnelles cela montrera aux candidats quelles sont vos attentes Demandez les reacutefeacuterences du candidat (Cf eacutetape 7) pour juger de ses capaciteacutes interpersonnelles et pour donner des exemples de lrsquoutilisation de ses compeacutetences
Mettez aussi les compeacutetences linguistiques dans la description de poste Le personnel de SampE doit comprendre et parler couramment la langue du pays Cependant les employeacutes des niveaux 1 et 2 doivent parler couramment les langues ou dialectes locaux Les employeacutes du niveau 1 ou 2 ne doivent pas avoir besoin de traduction quand ils travaillent avec les enquecircteurs ou les notables de la communauteacute Dans les pays ougrave il y a de nombreuses langues ou de nombreux dialectes il peut ecirctre difficile de trouver des candidats parlant couramment toutes les langues neacutecessaires Essayez dans ce cas drsquoeacutequilibrer lrsquoeacutequipe de SampE pour que lrsquoeacutequipe dans son ensemble puisse communiquer dans chacune des zones geacuteographiques ougrave opegravere le programme Les capaciteacutes linguistiques sont une compeacutetence importante mais cela ne doit pas ecirctre un facteur deacuteterminant car il est possible drsquooffrir une formation dans ces langues
Preacutesentez aussi au candidat lrsquoenvironnement de travail Dans cette description preacutesentez toutes les responsabiliteacutes de gestion et le temps passeacute en voyages (dans le pays ou agrave lrsquoeacutetranger) Cela aidera agrave reacuteduire le nombre de candidats
Faites circuler le brouillon de description de poste parmi les employeacutes de SampE de la reacutegion et du siegravege et les autres employeacutes concerneacutes pour qursquoils puissent donner leur opinion et leurs suggestions Le cas eacutecheacuteant faites une reacuteunion avec le comiteacute de recrutement pour discuter des principaux eacuteleacutements de la description de poste Cela vaut la peine drsquoy passer un peu plus de temps si neacutecessaire pour ameacuteliorer la description de poste car crsquoest elle qui en fin de compte deacuteterminera le genre de candidatures reccedilues La description de poste peut aussi deacuteterminer la structure de lrsquoeacutequipe de SampE
Recruter du personnel de SampE bull 10
Travaillez avec les
membres du comiteacute
pour preacuteparer
pour le processus
de recrutement un
calendrier reacutealiste qui
prenne en compte
lrsquourgence des besoins
en SampE et les exigences
du travail actuel des
membres du comiteacute
Eacutetape 3 Creacuteer un comiteacute de recrutement et preacuteparer le processus de recrutement
9 Identifier les membres du comiteacute de recrutement
9 Assigner les tacircches aux membres du comiteacute de recrutement
9 Preacuteparer un calendrier pour le processus de recrutement
Le comiteacute de recrutement sera composeacute de trois agrave quatre membres et aura la responsabiliteacute de superviser le processus de recrutement Les membres devront avoir des compeacutetences et expeacuteriences varieacutees dont ils feront beacuteneacuteficier le processus et chacun drsquoentre eux aura la responsabiliteacute de geacuterer certaines eacutetapes Le comiteacute devra comprendre des cadres en plus des employeacutes ayant une expeacuterience technique de SampE (soit des membres de lrsquoeacutequipe de SampE un conseiller en SampE ou un appui du personnel de SampE du siegravege) Quand on recrute pour un poste de niveau 3 le repreacutesentant reacutesident devra participer au comiteacute de recrutement Nommer lrsquoun des membres preacutesident du comiteacute de recrutement Celui-ci a plus de responsabiliteacutes dans lrsquoorganisation du processus de revue et des entretiens et il deacuteterminera comment on va proceacuteder si lrsquoeacutequipe est diviseacutee sur les candidats preacutefeacutereacutes ou sur drsquoautres problegravemes
Une fois que le comiteacute a eacutetudieacute ce module assignez des tacircches speacutecifiques agrave chaque membre du comiteacute Chaque membre devra ecirctre impliqueacute dans le reste du processus mais il est utile drsquoavoir une personne contact pour les tacircches speacutecifiques comme lrsquoannonce pour le poste Travaillez avec les membres du comiteacute pour preacuteparer pour le processus de recrutement un calendrier reacutealiste qui prenne en compte lrsquourgence des besoins en SampE et les exigences du travail actuel des membres du comiteacute
Recruter du personnel de SampE bull 11
Il y a des avantages et
des inconveacutenients divers
pour chacun des niveaux
ougrave lrsquoon publie le poste
Eacutetape 4 Passer une annonce pour le poste
9 Deacuteterminer agrave quel niveau lrsquoannonce devra ecirctre passeacutee
9 Publier un reacutesumeacute de la description de poste
9 Preacuteciser les exigences du poste
Deacuteterminer agrave quel niveau passer une annonce pour le poste On peut passer des annonces au niveau interne et au niveau externe au niveau national ou au niveau international Geacuteneacuteralement les annonce devront ecirctre passeacutees agrave la fois au niveau interne et externe Les annonces pour les postes de niveau 3 et 4 doivent ecirctre passeacutees au niveau international en plus du niveau national et interne Les annonces pour les postes de niveau 1 et 2 sont geacuteneacuteralement passeacutees seulement au niveau national soit au niveau interne soit au niveau externe
On a souvent besoin de longues descriptions de postes pour pouvoir y inclure tous les deacutetails recommandeacutes Dans ce cas reacutedigez une description de poste reacutesumeacutee qui pourra facilement ecirctre publieacutee dans des journaux ou des magazines par exemple Contactez les ressources humaines pour avoir des exemples de reacutesumeacutes de postes Les sites internet peuvent geacuteneacuteralement publier des descriptions de postes complegravetes et il ne faudra donc pas de reacutesumeacute Ce reacutesumeacute devra preacuteciser le niveau minimum drsquoeacutetudes et drsquoexpeacuterience en SampE requis ainsi que les principales compeacutetences techniques et les responsabiliteacutes du poste Inclure les contacts dans lrsquoannonce pour que les personnes inteacuteresseacutees puissent contacter lrsquoorganisation et demander une description de poste complegravete
Il y a des avantages et des inconveacutenients divers pour chacun des niveaux ougrave lrsquoon passe lrsquoannonce pour le poste Si crsquoest au niveau interne cela limite la
Recruter du personnel de SampE bull 12
Comme cela a eacuteteacute dit plus
haut les annonces pour
des postes devront ecirctre passeacutees
au niveau interne comme au
niveau externe pour attirer des
candidatures varieacutees et eacutequilibreacutees
de maniegravere juste et eacutequitable Si on
nrsquoutilise que la publication interne
donner et documenter la raison
justifiant cette deacutecision car cela
peut precircter agrave controverse pour les
candidats externes Par exemple
certaines organisations ont deacutecideacute
de passer des annonces et de
recruter agrave lrsquointerne pour les postes
de reacuteponse agrave lrsquourgence parce que
la personne doit ecirctre recruteacutee
rapidement et que ce type de
postes est agrave court terme
Eacutetape 4 Passer une annonce pour le poste
recherche agrave des candidats qui connaissent lrsquoorganisation et qui ont montreacute des capaciteacutes professionnelles dans lrsquoenvironnement de lrsquoorganisation Les collegravegues peuvent donner des reacutefeacuterences pour les qualifications et les compeacutetences personnelles de chaque candidat Mais en limitant la recherche agrave des candidats internes on exclue tous les candidats possibles qui ne sont pas actuellement employeacutes par lrsquoorganisation y compris certains qui pourraient ecirctre plus qualifieacutes pour le poste que le personnel actuel Passer lrsquoannonce au niveau externe augmente de faccedilon significative le nombre de candidats et peut ecirctre utile pour apporter de nouvelles perspectives agrave lrsquoorganisation
Pour passer une annonce agrave lrsquointerne contactez drsquoabord le deacutepartement des ressources humaines Il vous demandera un ensemble standard drsquoinformations et srsquoassurera que lrsquoannonce circule dans toute lrsquoorganisation Deacutecidez srsquoil faut faire circuler lrsquoannonce agrave lrsquointeacuterieur du bureau national dans les bureaux nationaux de la reacutegion ou au niveau mondial dans tous les bureaux nationaux et au siegravege
Si lrsquoon passe une annonce agrave lrsquoexterne lrsquoensemble des candidatures peut ecirctre limiteacute agrave des candidats nationaux ou eacutelargi pour inclure des candidats internationaux Une annonce nationale agrave lrsquoexterne devra inclure tous les journaux du pays et les organisations et universiteacutes pertinentes Envoyer des annonces agrave chaque journal en utilisant le format habituel du journal De plus faites circuler lrsquoannonce dans les organisations partenaires et les universiteacutes locales Contactez chaque organisation et chaque eacutecole pour demander si elle preacutefegravere qursquoon utilise un e-mail un bulletin ou autre publication ou qursquoon passe par le centre professionnel srsquoil existe
Si lrsquoon passe lrsquoannonce pour le poste au niveau international il y a de nombreuses options Commencez par contacter le deacutepartement des ressources humaines de votre organisation De nombreuses organisations mettent des annonces pour des postes sur leurs sites Internet
Consideacuterez les avantages et les inconveacutenients de passer des
annonces au niveau international En passant des annonces
au niveau international on augmente le nombre de candidatures et on
augmente peut-ecirctre les chances de trouver les candidats les plus qualifieacutes
Mais crsquoest plus compliqueacute et potentiellement plus coucircteux drsquoorganiser
des entretiens pour des candidats venant de lrsquoeacutetranger Reacutefleacutechissez pour
deacutecider si les candidats viendront de lrsquoeacutetranger aux frais de votre compagnie
srsquoils peuvent ecirctre intervieweacutes localement par des collegravegues bien preacutepareacutes
ou si des entretiens par teacuteleacutephone suffiront De plus quand on recrute au
niveau international cela peut impliquer des frais de deacutemeacutenagement et
drsquoinstallation qui doivent ecirctre inclus dans le budget Cela est aussi valable
quand on passe lrsquoannonce agrave lrsquointerne au niveau international
Recruter du personnel de SampE bull 13
Outils et ressources
Listes de diffusion pour passer des annonces
Eacutetape 4 Passer une annonce pour le posten
Il y a de nombreuses autres possibiliteacutes pour offrir des postes au niveau international par exemple par lrsquointermeacutediaire drsquoassociations drsquoeacutevaluation Voyez srsquoil y a un moyen de faire une liste des annonces agrave lrsquointeacuterieur de votre organisation par des listes de diffusion ou des bulletins Contactez votre deacutepartement des ressources humaines pour trouver une liste actualiseacutee des possibiliteacutes LrsquoAnnexe III contient une liste de ces possibiliteacutes et des listes de diffusion de postes
Preacuteciser clairement degraves le deacutebut de lrsquoannonce pour le poste ce qui est requis des candidats En geacuteneacuteral les candidatures doivent comprendre une lettre de motivation un CV et des reacutefeacuterences Pour des postes de niveau 2 3 et 4 il est recommandeacute de demander drsquoinclure un exemple de document reacutedigeacute par le candidat
Faire savoir aux candidats comment ils peuvent soumettre leur candidature Les e-mails sont sans doute la meacutethode la plus simple Mais les courriers sont geacuteneacuteralement aussi accepteacutes Pour eacuteviter de recevoir drsquoinnombrables coups de teacuteleacutephone il vaut mieux eacuteviter de mettre un numeacutero de teacuteleacutephone et preacuteciser que les appels teacuteleacutephoniques en lien avec le poste ne sont pas accepteacutes
Dans lrsquoannonce pour le poste donner aussi la date limite de deacutepocirct des candidatures Si crsquoest possible du point de vue du temps acceptez les candidatures pendant un mois apregraves la date de passage de lrsquoannonce Pour suivre le protocole eacutecrivez que lrsquoorganisation nrsquoest pas obligeacutee de recruter lrsquoun des candidats si elle deacutecide qursquoaucun drsquoeux ne convient pour le poste proposeacute
Il peut ecirctre utile drsquoafficher toutes les candidatures sur un site
partageacute comme un dossier sur le serveur du reacuteseau qui puisse ecirctre
facilement accessible agrave tout moment au comiteacute de recrutement Assurezshy
vous que ce dossier nrsquoest accessible qursquoau comiteacute de recrutement pour
proteacuteger la confidentialiteacute des candidats
Recruter du personnel de SampE bull 14
Le comiteacute de
recrutement devra
preacuteparer une liste de
critegraveres qui seront
utiliseacutes pour juger de
la qualification drsquoun
candidat
Eacutetape 5 Trier retenir les candidatures et preacuteseacutelectionner les candidats
9 Eacutetudier toutes les candidatures
9 Trier les candidats sur la base de leur qualification
9 Preacuteparer la liste des candidats qui passeront un entretien
9 Preacuteseacutelectionner les candidats
Eacutetudiez toutes les candidatures quel que soit le nombre reccedilu Le comiteacute de recrutement devra preacuteparer une liste de critegraveres qui seront utiliseacutes pour juger de la qualification drsquoun candidat Ces critegraveres seront baseacutes sur le nombre drsquoanneacutees drsquoexpeacuterience demandeacute les eacutetudes faites et les compeacutetences techniques correspondant agrave la description de poste Sur la base drsquoune premiegravere lecture des eacutetudes et de lrsquoexpeacuterience des candidats le comiteacute les triera en trois groupes
Groupe 1 candidats non qualifieacutes pour le poste
Groupe 2 candidats qui remplissent certaines des qualifications et demandes minimales mais pas toutes
Groupe 3 candidats qui remplissent toutes les qualifications demandeacutees ou deacutepassent ce niveau
Ce premier tri des candidats en trois groupes devrait ecirctre relativement facile Par contre il faudra plus de temps et drsquoattention pour classer les candidats selon qursquoils sont plus ou moins qualifieacutes
Envoyez aux candidats du groupe 1 ceux qui ne remplissent pas les qualifications minimales un bref accuseacute de reacuteception en les remerciant de leur inteacuterecirct et en leur faisant savoir qursquoils ne seront plus contacteacutes pour ce poste Le mieux est de reacutediger une reacuteponse standard qui pourra ecirctre envoyeacutee par e-mail ou par courrier selon ce que le candidat aura donneacute comme
On doit respecter les
regravegles habituelles de la
courtoisie pendant tout
le processus de recrutement
Il est important de reacutepondre
agrave tous les candidats que leur
candidature soit inteacuteressante
ou pas Si lrsquoon srsquointeacuteresse agrave un
candidat lrsquoinformer des progregraves
ou des retards du processus
de recrutement Si lrsquoon tient
les candidats au courant cela
permettra drsquoavoir une meilleure
communication avec eux dans les
deux sens et cela montrera que
la communication agrave lrsquointeacuterieur de
lrsquoorganisation est bonne
Recruter du personnel de SampE bull 15
Eacutetape 5 Trier retenir les candidatures et preacuteseacutelectionner les candidats
Outils et ressources
Tableau pour retenir des candidatures
Questions pour preacuteseacutelectionner des candidats
adresse Si vous pensez que ces candidats pourraient ecirctre inteacuteressants une autre fois pour un autre poste gardez leur candidature dans vos dossiers
Les candidats du groupe 2 qui remplissent une bonne partie des demandes de niveau drsquoeacutetude et drsquoexpeacuterience mais qui nrsquoont peut-ecirctre pas toutes les compeacutetences techniques demandeacutees devront ecirctre conserveacutes au cas ougrave aucun des candidats du groupe 3 ne conviendrait parfaitement pour le poste Envoyez un accuseacute de reacuteception aux candidats du groupe 2 mais attendez que les candidatures du groupe 3 aient eacuteteacute eacutetudieacutees ou mecircme jusqursquoagrave ce qursquoun candidat ait eacuteteacute recruteacute avant de leur envoyer la lettre standard de reacuteponse pour leur faire savoir qursquoon a recruteacute quelqursquoun pour le poste et pour les remercier de leur inteacuterecirct Ces candidats pourront peut-ecirctre ecirctre inteacuteresseacutes par drsquoautres postes dans lrsquoorganisation
Pour lrsquoinstant ce sont les candidats du groupe 3 qui sont les plus inteacuteressants Ils ont ce qui est demandeacute comme diplocircmes expeacuterience et expertise technique et ont montreacute par leur lettre drsquointroduction et leur curriculum vitae (CV) qursquoils seraient de bons candidats pour ce poste Maintenant le comiteacute de recrutement devra eacutetudier toutes les candidatures du groupe 3 et seacutelectionner trois ou quatre excellents candidats qui seront contacteacutes pour un entretien
Demandez aux membres de lrsquoeacutequipe de lire les candidatures et lrsquoexemple de document reacutedigeacute par le candidat Ceci permettra de trouver dans le groupe les candidats qui srsquoexpriment le mieux et qui ont le plus drsquoexpeacuterience Chaque eacutevaluateur classera les candidats selon des critegraveres preacuteeacutetablis sur toute une gamme de qualifications de compeacutetences de capaciteacutes de reacutedacteur agrave lrsquoexpeacuterience en gestion et aux connaissances informatiques Creacuteez un tableau dans lequel les eacutevaluateurs noteront si un candidat est bon moyen ou faible pour chaque critegravere LrsquoAnnexe IV donne un exemple de ce tableau
Si plus de quatre candidats ont des qualifications eacutequivalentes et sont aussi inteacuteressants cela vaut la peine drsquoavoir un entretien avec tous les candidats Mais cela nrsquoarrive pas tregraves souvent et se limiter agrave trois ou quatre entretiens est
Recruter du personnel de SampE bull 16
Si on ne trouve pas
de bon candidat
envisagez de remettre
le recrutement agrave plus tard et
de passer une nouvelle annonce
plus tard dans deux ou quatre
mois par exemple Crsquoest un
engagement important que de
recruter un nouvel employeacute et il
vaut mieux attendre jusqursquoagrave ce
qursquoon puisse choisir un candidat
avec confiance Appuyez-vous sur
le personnel de SampE de la reacutegion
et du siegravege de votre organisation
et sur des consultants techniques
externes jusqursquoagrave ce qursquoon trouve
un meilleur candidat
Eacutetape 5 Trier retenir les candidatures et preacuteseacutelectionner les candidats
geacuteneacuteralement suffisant et plus eacuteconomique
Faites un premier tri parmi les candidats preacuteseacutelectionneacutes en leur teacuteleacutephonant pour veacuterifier si le salaire qursquoils demandent correspond au budget et si le poste les inteacuteresse eacutetant donneacute lrsquoendroit ougrave il est baseacute et les deacuteplacements neacutecessaires Confirmez aussi si les candidats seront disponibles agrave la date de deacutemarrage du poste ou aux environs de cette date Cela eacutevite de recevoir des candidats qui nrsquoaccepteront probablement pas le poste agrave cause du salaire ou si crsquoest un poste difficile LrsquoAnnexe V donne une liste de questions qursquoil est inteacuteressant de poser pour le premier tri des candidatsApregraves ce premier contact teacuteleacutephonique preacutevoyez des entretiens drsquoembauche avec chacun des candidats du haut de la liste Si les trois ou quatre premiers entretiens ne sont pas satisfaisants revenez aux autres candidats du groupe 3 ou mecircme du groupe 2 pour trouver drsquoautres candidats potentiels pour des entretiens
Apregraves ce premier contact teacuteleacutephonique preacutevoyez des entretiens drsquoembauche avec chacun des candidats du haut de la liste Si les trois ou quatre premiers entretiens ne sont pas satisfaisants revenez aux autres candidats du groupe 3 ou mecircme du groupe 2 pour trouver drsquoautres candidats potentiels pour des entretiens
Recruter du personnel de SampE bull 17
Il est important de poser
des questions ouvertes
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
9 Choisir les questions pour les entretiens drsquoembauche
9 Faire les entretiens drsquoembauche
9 Noter chaque candidat sur la base de critegraveres standards
9 Discuter des notes et des reacutesultats
Organisez une reacuteunion du comiteacute de recrutement afin de choisir les questions pour les entretiens drsquoembauche et de deacutecider srsquoil faut ou non avoir des discussions techniques sur le SampE ou des tests Les reacuteunions pour preacuteparer les entretiens et les entretiens eux-mecircmes peuvent se faire sous forme de teacuteleacuteconfeacuterences srsquoil nrsquoest pas possible du point de vue logistique ou financier de reacuteunir le comiteacute de recrutement et les candidats dans un point central Ce module se concentre sur des questions speacutecifiques au SampE qui devront ecirctre incluses dans lrsquoentretien En plus des questions speacutecifiques au SampE lrsquoeacutequipe devra aussi inclure des questions standards pour les entretiens drsquoembauche sur la capaciteacute du candidat agrave travailler en eacutetant presseacute par le temps ses compeacutetences en reacutesolution de problegravemes ou toute autre caracteacuteristique que lrsquoeacutequipe considegravere comme importantes pour les postes
Le comiteacute de recrutement deacutecide de la structure des entretiens Il faudra consacrer le mecircme temps agrave chaque entretien La dureacutee de lrsquoentretien peut varier selon le niveau du poste mais en geacuteneacuteral elle est de 30 agrave 90 minutes Maintenant le comiteacute doit aussi deacutefinir le rocircle respectif de chaque membre dans le processus Chaque membre de lrsquoeacutequipe doit avoir plusieurs questions agrave poser pendant lrsquoentretien lui-mecircme Si lrsquoon assigne des questions agrave chaque recruteur et qursquoon fixe un ordre pour poser ces questions cela permet de mieux structurer lrsquoentretien et de faire sentir agrave lrsquoeacutequipe que tous participent
Les questions de lrsquoentretien doivent ecirctre adapteacutees agrave chaque poste et au contexte du bureau national LrsquoAnnexe VI contient une liste de suggestions de questions pour les postes de niveau 3 et 4 Geacuteneacuteralement il est important
Recruter du personnel de SampE bull 18
Faire des entretiens
est un processus long
qui peut ecirctre fatiguant srsquoil y a
beaucoup drsquoentretiens Preacutevoyez
suffisamment de pauses dans le
calendrier des entretiens pour que
chaque candidat soit reccedilu par le
comiteacute avec autant drsquoattention et
drsquointeacuterecirct
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
de poser des questions ouvertes Si on a besoin de plus drsquoexplications ou de deacutetails pour une question posez une question compleacutementaire comme Pouvez-vous donner des deacutetails Comment avez-vous fait cela ou Je serais inteacuteresseacute drsquoentendre ce qui vous a fait prendre cette deacutecision LrsquoAnnexe VII contient des informations sur le protocole geacuteneacuteral drsquoentretien drsquoembauche
Lagrave encore lrsquoideacuteal est drsquoavoir dans le comiteacute de recrutement des personnes ayant une expeacuterience du SampE car ce sont elles qui seront le plus agrave mecircme de discuter de leurs reacuteponses avec les candidats et de voir agrave quel point chaque reacuteponse est approprieacutee Srsquoil nrsquoest pas possible drsquoavoir des employeacutes ayant une expeacuterience de SampE voyez srsquoil est possible de faire participer un speacutecialiste technique reacutegional de SampE aux entretiens Il serait peut-ecirctre possible de faire coiumlncider une visite drsquoassistance technique preacutevue avec le calendrier des entretiens Sinon le speacutecialiste technique de SampE pourrait faire des entretiens seacutepareacutes au teacuteleacutephone avec les candidats Cela vaut la peine de consacrer des ressources suppleacutementaires pour pouvoir beacuteneacuteficier de son opinion quand on recrute pour des postes de niveau 3 ou 4
Preacutevoyez plusieurs discussions et tests techniques dans le processus drsquoentretiens quand vous recrutez des employeacutes de niveaux 3 et 4 Les discussions et tests devraient comprendre de maniegravere non limitative la conception de systegravemes et drsquoactiviteacutes de SampE et lrsquoanalyse de donneacutees Dans ces discussions les questions poseacutees par les candidats peuvent ecirctre aussi inteacuteressantes sinon plus que les reacuteponses qursquoils donnent Les candidats nrsquoauront pas beaucoup de connaissances des projets discuteacutes Il leur sera difficile de donner de bonnes recommandations ou de reacuteviser les outils ou les plans de SampE Cependant des candidats qualifieacutes devraient poser des questions cleacutes pour mieux comprendre et trouver les points agrave discuter avec les membres de lrsquoeacutequipe
Tout le mateacuteriel comme les donneacutees agrave utiliser durant
lrsquoentretien devra ecirctre fourni aux candidats bien agrave lrsquoavance pour
leur permettre de se familiariser avec ce mateacuteriel
Pour deacuteterminer quelles sont les compeacutetences drsquoun candidat en conception de SampE vous pouvez lui demander de discuter drsquoun exemple drsquooutil de planification de SampE LrsquoAnnexe VIII donne un cadre des reacutesultats tireacute du programme du CRS de reconstruction apregraves le tsunami agrave Banda Aceh Ce cadre des reacutesultats donne des thegravemes pour chaque objectif strateacutegique et pour chaque reacutesultat intermeacutediaire Mais les quatre objectifs strateacutegiques et les huit reacutesultats intermeacutediaires nrsquoont pas eacuteteacute preacuteciseacutes LrsquoAnnexe VIII a eacuteteacute fournie pour servir drsquoexemple pour illustrer cet exercice Ce cadre des reacutesultats peut ecirctre utiliseacute lors de lrsquoentretien ou vous pouvez utiliser un outil de planification du SampE tireacute drsquoun de vos projets Dans ce dernier cas cela megravenera
Recruter du personnel de SampE bull 19
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
agrave une discussion plus pertinente pour votre bureau national et vous pourrez aussi avoir avec le candidat une discussion plus deacutetailleacutee sur la strateacutegie et le contexte du projet
De plus un tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT) peut ecirctre inclus pour que les candidats lrsquoeacutetudient et en discutent Les points que soulegravevent les candidats leurs suggestions et leurs preacuteoccupations sont utiles pour lrsquoeacutevaluation LrsquoAnnexe IX comprend un exemple drsquoIPTT et les points de discussion qui y correspondent
Pour tester les compeacutetences en analyse de donneacutees de candidats des niveaux 3 et 4 demandez agrave chaque candidat drsquoanalyser un ensemble de donneacutees reacuteel venant drsquoun bureau national Le candidat devra faire cette analyse avec le programme statistique que vous choisirez ou avec celui qui est le plus geacuteneacuteralement utiliseacute dans votre bureau Si cela est fait dans le cadre de lrsquoentretien fournissez les donneacutees avant lrsquoentretien pour que le candidat puisse se familiariser agrave lrsquoavance avec leur structure Ajoutez aux donneacutees des questions auxquelles le candidat devra reacutepondre et demandez au candidat de faire lrsquoanalyse apregraves lrsquoentretien Ces questions devront ecirctre en lien direct avec les activiteacutes typiques de SampE dans votre bureau national On pourra deacuteterminer le niveau de compeacutetences de chaque candidat en posant des questions ayant des niveaux varieacutes de sophistication technique Si les questions sont trop basiques on ne pourra pas tester les capaciteacutes de chaque candidat pour des analyses drsquoun niveau plus eacuteleveacute De mecircme si on pose seulement des questions trop complexes on ne pourra pas eacutevaluer les compeacutetences plus basiques du candidat Si dans le bureau national il nrsquoy a pas drsquoexpert en SampE demandez agrave un employeacute de niveau 4 de lrsquoorganisation drsquoaider agrave concevoir ce test et agrave formuler des questions drsquoanalyse des donneacutees
Pour avoir une impression plus large des capaciteacutes en SampE du candidat il pourra ecirctre utile drsquoinclure une discussion sur des questions actuelles de SampE ou de lui poser un dilemme de SampE au candidat Cela pourra porter sur la conception drsquoune eacutetude des donneacutees de base la revue drsquoun brouillon de questionnaire lrsquointerpreacutetation de reacutesultats ambigus des donneacutees ou une question eacutethique en lien avec la conception du SampE Demandez la contribution de cadres du SampE pour concevoir des exercices sur Excel ou SPSS ou drsquoautres exercices techniques baseacutes sur des points particuliers des programmes Consultez le personnel de la reacutegion ou du siegravege en particulier pour
Il peut ecirctre inteacuteressant de noter
quelles questions ont
bien marcheacute pendant
lrsquoentretien et quelles
questions nrsquoont pas eacuteteacute aussi
utiles agrave votre eacutequipe Partagez
ce feedback et ces reacuteflexions
avec les autres bureaux de pays
et avec le siegravege pour qursquoil soit
possible de reacuteviser et drsquoameacuteliorer
continuellement les techniques
drsquoentretiens drsquoembauche
Recruter du personnel de SampE bull 20
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
leur demander des exemples drsquoexercices qui ont bien marcheacute dans le passeacute Partagez les exercices techniques que vous aurez conccedilus et les reacuteactions agrave ces exercices avec drsquoautres employeacutes de SampE de lrsquoagence pour qursquoils puissent profiter de cette expeacuterience
Une fois que lrsquoeacutequipe a seacutelectionneacute les questions les points de discussion technique et les exercices qui seront inclus dans lrsquoentretien compilez un dossier drsquoentretien pour chaque membre de lrsquoeacutequipe Ce dossier devra comprendre pour chaque candidat son CV sa lettre de motivation et lrsquoexemple de document qursquoil a reacutedigeacute plus la liste de questions pour lrsquoentretien et drsquoautres exemples et mateacuteriels qui seront utiliseacutes pendant les discussions techniques Fournissez ce dossier agrave chaque membre de lrsquoeacutequipe bien avant lrsquoentretien pour que chacun drsquoentre eux se familiarise avec le mateacuteriel et soit plus agrave lrsquoaise pour travailler durant lrsquoentretien
Incluez dans le dossier drsquoentretien une feuille de notation sur laquelle les membres de lrsquoeacutequipe pourront noter chaque candidat pendant lrsquoentretien Deacuteterminez les critegraveres qui seront les plus importants dans le cadre de lrsquoentretien LrsquoAnnexe X propose un exemple de feuille de notation pour un entretien Demandez agrave chaque eacutevaluateur de mettre une note de 1 agrave 5 pour chaque critegravere 5 eacutetant la meilleure note Preacutevoyez un espace pour eacutecrire des commentaires pendant lrsquoentretien
Structurez lrsquoentretien autour de quatre eacuteleacutements principaux lrsquointroduction les questions la reacuteflexion et la conclusion1 Durant lrsquointroduction
Preacutesentez chaque membre du comiteacute de recrutement
Creacuteez une ambiance deacutetendue
Expliquez en quoi va consister lrsquoentretien les domaines sur lesquels porteront probablement les questions et eacuteventuellement les discussions techniques pour les postes de niveau 3 et 4 et la dureacutee preacutevue de lrsquoentretien
Demandez aux candidats de reacutepondre en donnant beaucoup de deacutetails
Preacutesentez un reacutesumeacute de la description de poste
Preacutecisez la formation et lrsquoexpeacuterience du candidat
Durant la partie questions de lrsquoentretien il faut poser toutes les questions de lrsquoentretien Assurez-vous que les questions sont ouvertes Eacutecoutez attentivement les reacuteponses du candidat et faites preacuteciser eacuteventuellement les reacuteponses ou discutez plus agrave fond de ces reacuteponses
1 La description de ces quatre eacuteleacutements de lrsquoentretien est reacutesumeacutee de Contemporary Management Practices Workshop Staff Selection and Employment Law Participant Manual de Robert A Jud et Associeacutes
Recruter du personnel de SampE bull 21
Outils et ressources
Questions drsquoentretien pour les niveaux 3 et 4
Protocole drsquoentretien
Exemple de cadre des reacutesultats
Exemple drsquoIPTT
Tableau pour la notation des entretiens
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
Durant la partie reacuteflexion reacutesumez les principales choses dites par le candidat pour veacuterifier que celui-ci pense que ses reacuteponses ont eacuteteacute bien comprises Posez aussi drsquoeacuteventuelles questions non couvertes durant lrsquoentretien et des questions compleacutementaires baseacutees sur les reacuteponses du candidat
La conclusion est une occasion pour le candidat de donner drsquoautres informations ou de poser des questions Lrsquoentretien permet au candidat de voir srsquoil est agrave lrsquoaise avec le mandat et la culture de lrsquoorganisation il est donc important de preacutevoir du temps pour que chaque candidat puisse poser ces questions Pendant la clocircture informez aussi le candidat des prochaines eacutetapes du processus de recrutement Que lrsquoentretien se soit ou non bien passeacute concluez-le sur une note positive et remerciez le candidat pour le temps qursquoil vous a consacreacute Passez le cas eacutecheacuteant aux tests ou aux discussions techniques
Une fois que les entretiens sont termineacutes lrsquoeacutequipe de recrutement utilisera les feuilles de notation comme base pour discuter de chaque candidat et pour seacutelectionner son candidat preacutefeacutereacute pour le poste Demandez agrave chaque membre de lrsquoeacutequipe drsquoeacutetudier les exemples de documents eacutecrits par les candidats pour voir quel est le niveau de reacuteflexion critique le style drsquoeacutecriture et la coheacuterence de lrsquoensemble du rapport Deacutefinir le rocircle de chaque candidat dans lrsquoactiviteacute deacutecrite dans le document pour bien voir srsquoil srsquoagit drsquoun travail individuel ou drsquoun travail drsquoeacutequipe Discutez de toutes vos reacuteflexions et commentaires sur la qualiteacute des reacuteponses le comportement du candidat durant lrsquoentretien ndash eacutetait-il agrave lrsquoaise ou non ndash et drsquoautres signes plus subtils qui montrent les caracteacuteristiques plus personnelles du candidat
Eacutetudiez les notes de chaque candidat et discutez des diffeacuterences entre les faccedilons de noter des diffeacuterents membres de lrsquoeacutequipe Il est probable qursquoil y aura un candidat preacutefeacutereacute Maintenant deacuteterminez qui est le deuxiegraveme choix au cas ougrave le premier choix pour une raison ou une autre nrsquoaccepterait pas le poste
Recruter du personnel de SampE bull 22
Le deacutepartement des
ressources humaines
enverra au candidat une
lettre drsquooffre drsquoemploi
qui preacutecise le salaire
correspondant au poste
tous les avantages
sociaux qui stipule la
longueur du contrat (le
cas eacutecheacuteant) et la date de
deacutebut
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
9 Veacuterifier les reacutefeacuterences du candidat
9 Faciliter la preacuteparation du contrat
9 Fournir une orientation et une formation
Avant drsquooffrir le poste au candidat veacuterifiez ses reacutefeacuterences Agrave ce niveau ne veacuterifiez que les reacutefeacuterences du premier candidat seacutelectionneacute Appelez chaque personne de reacutefeacuterence et posez-lui une liste de questions standards sur le travail technique du candidat ses compeacutetences personnelles et drsquoautres points forts ou faiblesses que le comiteacute de recrutement pense inteacuteressantes Il peut ecirctre inteacuteressant de donner agrave lrsquoavance agrave ces personnes de reacutefeacuterences une liste des sujets qui seront abordeacutes pour qursquoelles puissent se preacuteparer Les conversations avec ces personnes sont souvent une bonne occasion de deacutecouvrir des compeacutetences qui sont souvent difficiles agrave mesurer pendant lrsquoentretien LrsquoAnnexe XI comprend une liste de questions geacuteneacuteralement poseacutees pour les postes de niveau 3 et 4 Si les personnes de reacutefeacuterences donnent un feedback positif et que le comiteacute de recrutement a confiance dans son choix contactez le deacutepartement des ressources humaines pou qursquoil puisse offrir le poste au candidat
Si les personnes de reacutefeacuterences vous donnent une mauvaise impression du candidat et que cela vous fait reconsideacuterer votre choix faites une nouvelle reacuteunion du comiteacute de recrutement pou voir ce qui doit ecirctre fait Si le comiteacute est drsquoaccord veacuterifiez les reacutefeacuterences du candidat qui eacutetait arriveacute en second Si ces reacutefeacuterences sont positives passez agrave la phase suivante et contactez le deacutepartement des ressources humaines
Le deacutepartement des ressources humaines enverra au candidat une lettre
Recruter du personnel de SampE bull 23
La reacutefeacuterence peut vous
donner une impression
neacutegative drsquoun candidat par ce
qursquoil dit et surtout par ce qursquoil ne
dit pas Les reacutefeacuterences peuvent
se sentir obligeacutes de ne donner
que des informations positives
(ou peuvent ecirctre limiteacutes pour ce
qursquoils peuvent dire par la crainte
drsquoimplications leacutegales) et ils
peuvent omettre des informations
sur les faiblesses potentielles Posez
des questions directes et essayez
de juger du style de la reacutefeacuterence
Eacutecoutez attentivement chaque
reacuteponse et posez des questions
compleacutementaires
Outils et ressources
Questions pour les personnes de reacutefeacuterences
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
drsquooffre drsquoemploi qui preacutecise le salaire correspondant au poste tous les avantages sociaux qui stipule la longueur du contrat (le cas eacutecheacuteant) et la date de deacutebut Une fois que le candidat a accepteacute le poste informez les autres candidats qursquoune personne a eacuteteacute recruteacutee pour le poste et remerciez-les pour leur inteacuterecirct et leur temps
Si le candidat nrsquoaccepte pas le poste faites une reacuteunion avec le comiteacute de recrutement pour seacutelectionner le choix suivant Puis veacuterifiez les reacutefeacuterences de ce candidat Reacutepeacutetez ce processus jusqursquoagrave ce que le candidat preacutefeacutereacute accepte le poste
Le deacutepartement des ressources humaines facilitera le processus de reacutedaction du contrat Faites un suivi aupregraves du personnel des ressources humaines pour veacuterifier que la preacuteparation du contrat se passe bien Informez le candidat des eacuteventuels retards dans la reacutedaction du contrat
Une fois que le candidat a signeacute le contrat votre recrutement est termineacute
Une fois que le candidat est embaucheacute la prochaine eacutetape est de srsquoassurer que le nouvel employeacute reccediloive tout lrsquoappui neacutecessaire durant son orientation Dans lrsquoideacuteal le personnel des ressources humaines fournit un mateacuteriel standard drsquoorientation qui aidera le nouvel employeacute agrave deacutecouvrir le programme et le travail de lrsquoorganisation Mettre dans le dossier drsquoorientation les documents et directives standard de votre organisation pour le SampE comme les manuels de SampE et les eacutetudes reacutecentes Il ne srsquoagit pas de donner au candidat toutes les informations existantes mais de choisir de maniegravere strateacutegique des documents cleacutes qui lui donneront une base lui permettant de mieux srsquoimpliquer dans les reacuteunions et les autres aspects du processus drsquoorientation Il faut preacutevoir dans lrsquoorientation un moment pour que le nouvel employeacute passe une journeacutee ou une demi-journeacutee avec des employeacutes de chaque secteur Le nouvel employeacute de SampE doit se familiariser avec la programmation de chaque secteur et deacutevelopper de bonnes relations de travail avec les principaux employeacutes de chaque secteur
Impliquez le nouvel employeacute dans toutes les reacuteunions durant ses premiegraveres semaines Les reacuteunions seront pour lui une bonne occasion drsquoen apprendre plus sur les questions professionnelles actuelles et de rencontrer les employeacutes Si possible faites participer le nouvel employeacute au cours de ces premiegraveres semaines agrave une activiteacute de SampE la planification la collecte ou lrsquoanalyse de donneacutees Une orientation pratique est souvent tregraves efficace et aide le nouvel employeacute agrave geacuterer lrsquoeacutenorme quantiteacute de nouvelles choses agrave assimiler dans un nouveau poste
Pendant lrsquoorientation donnez au nouvel employeacute des occasions de rencontrer
Recruter du personnel de SampE bull 24
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
des organisations partenaires et de visiter des communauteacutes participantes et des sites de projet Apregraves les deux premiegraveres semaines de travail prenez le temps de passer voir srsquoil srsquoadapte bien Profitez de ce moment pour reacutepondre aux questions qursquoil peut avoir et pour demander ses premiegraveres impressions et ideacutees sur la structure de lrsquoeacutequipe de SampE et sur les activiteacutes
Bonne chance pour le recrutement
Recruter du personnel de SampE bull 25
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
Catholic Relief Services Reacutegion EuropeMoyen Orient
Description de Poste Titre du poste Conseiller reacutegional en suivi et eacutevaluation (MERA) Deacutepartement Reacutegion EuropeMoyen Orient Groupe de fonction Uniteacute drsquoassurance de la qualiteacutesuivi et eacutevaluation Niveau reacutegional de reacutemuneacuteration 1
Rayon geacuteographique Pays drsquoEurope du Moyen Orient et drsquoAfrique du Nord Lieu Pays de reacutesidence dans la reacutegion ougrave il y a un bureau de CRS Rattachement hieacuterarchique Directeur de lrsquoassurance de qualiteacute Responsabiliteacutes de supervision Responsables de SampE de la sous-reacutegion supervision des consultants le cas eacutecheacuteant
Contextehistorique Dans la reacutegion EuropeMoyen Orient (EME) CRS entreprend une transition dans les programmes et la gestion pour refleacuteter les changements de situation dans une reacutegion tregraves diverse Depuis agrave peu pregraves un an CRSEME a commenceacute agrave utiliser une approche plus strateacutegique de la conception du suivi et de lrsquoeacutevaluation des projets programmes Dans cette optique des documents reacutegionaux de gestion de la connaissance et de lrsquoapprentissage preacutesentant les reacutealisations preacutevues pour les cinq prochaines anneacutees ont eacuteteacute eacutelaboreacutes pour guider et focaliser les travaux et les deacuteveloppements agrave venir dans ce domaine En outre on porte une attention plus soutenue agrave la conception et agrave la mise en œuvre de systegravemes et drsquooutils reacutegionaux de SampE afin de controcircles la progression et les processus visant agrave la reacutealisation des objectifs strateacutegiques Le MERA dirigera ces travaux dans la reacutegion CRSEME pour contribuer agrave ces objectifs reacutegionaux
CRSEME veut eacutetablir et mettre en œuvre des systegravemes de SampE qui permettront une ameacutelioration de la gestion interne de la performance des programmesprojets et de la prise de deacutecisions baseacutees sur les faits et sur les donneacutees De plus CRSEME veut ameacuteliorer sa capaciteacute agrave concevoir et agrave mettre en œuvre des systegravemes pertinents et significatifs de SampE dans le cadre des documents de projets pour les bailleurs de fonds afin de pouvoir montrer des reacutesultats aux bailleurs de fonds et devenir ainsi plus compeacutetitifs Dans ce contexte le MERA fournira un appui technique agrave la reacutegion EuropeMoyen Orient de CRS pour tout ce qui concerne le SampE Il deacuteveloppera les capaciteacutes dans la reacutegion en identifiant et en appuyant la mise en œuvre de systegravemes de SampE efficaces eacuteconomiques et significatifs et fera avancer la reacutegion vers une approche de SampE plus strateacutegique
Objectif du poste Lrsquoobjectif de ce poste est drsquoaugmenter la capaciteacute technique en SampE et de permettre la qualiteacute technique des activiteacutes de SampE dans la reacutegion La fonction principale de Conseiller reacutegional en suivi et eacutevaluation (MERA) est double
Recruter du personnel de SampE bull 26
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
1 Geacuterer lrsquouniteacute reacutegionale de SampE composeacutee de deux responsables sous-reacutegionaux de SampE agrave plein temps
1 Deacutevelopper les capaciteacutes reacutegionales en suivi et eacutevaluation en guidant appuyant et dirigeant la conception et la mise en œuvre de systegravemes et proceacutedures de SampE qui soient approprieacutees efficaces et eacuteconomiques
Eacutetant donneacute que les membres de lrsquoeacutequipe reacutegionale de SampE peuvent se trouver dans drsquoautres bureaux nationaux le MERA devra avoir une modegravele drsquoeacutequipe efficace pour fournir une assistance technique inteacutegreacutee aux bureaux nationaux et aux bureaux locaux
Le MERA doit geacuterer efficacement les relations avec les employeacutes reacutegionaux et sous-reacutegionaux les bureaux nationaux et les bureaux locaux et avec les partenaires et les aider agrave creacuteer et agrave mettre en œuvre des systegravemes de SampE qui conduiront agrave une meilleure qualiteacute des programmes Le MERA dirige lrsquoeacutelaboration et la mise en œuvre de systegravemes et de processus reacutegionaux de SampE ainsi que des meacutecanismes de partage des informations et des connaissances Le MERA fournit une contribution technique sur le SampE pour les revues et les documents de projets
Le MERA fournit une direction et un appui pour la mise en œuvre de la strateacutegie de gestion de la connaissance et de lrsquoapprentissage
Ce poste fait partie de la fonction drsquoassurance de la qualiteacute Il a un grand niveau drsquoautonomie pour lrsquoexeacutecution de ses responsabiliteacutes Le MERA ne prend pas de deacutecisions strateacutegiques mais gracircce agrave son travail les deacutecisions prises par drsquoautres sont prises en connaissance de cause sur la base des donneacutees et des meilleures pratiques
Responsabiliteacutes principales
Planificationconception (30)
1 Concevoir diriger et geacuterer des processus participatifs pour eacutetablir des systegravemes reacutegionaux et si neacutecessaire sous-reacutegionaux de SampE
1 Participer agrave la conception de programmes et agrave la preacuteparation de documents de projets
1 Concevoir diriger et geacuterer une collecte une analyse et une reacutedaction de rapport participatives pour les systegravemes reacutegionaux de SampE de CRSEME (eacutevaluation de la structure reacutegionale autre outils et systegravemes reacutegionaux de suivi et eacutevaluation)
1 Concevoir coordonner etou fournir un programme coheacuterent de formation et de renforcement des capaciteacutes pour les employeacutes de CRSEME et drsquoorganisations partenaires pour transfeacuterer et ameacuteliorer la capaciteacute agrave concevoir introduire et mettre en œuvre des systegravemes de SampE approprieacutes
1 Concevoir etou participer agrave la conception de directives et de cadres pour les proceacutedures politiques et processus reacutegionaux qui institutionnaliseront et appuieront une conception un suivi une eacutevaluation et des rapports drsquoexcellente qualiteacute agrave CRSEME
Aider agrave eacutetablir des directives et des outils de SampE pour CRSEME pour les secteurs de programmation strateacutegique et les domaines techniques de changement social (participation civique plaidoyer transformation des conflitseacutedification de la paix et partenariat) ainsi que pour la gestion geacuteneacuterale
1 Diriger et appuyer le personnel de la reacutegion des bureaux nationaux et des bureaux locaux pour la mise en œuvre drsquoune strateacutegie de gestion de la connaissance et de lrsquoapprentissage
Appui aux programmesAssistance technique (50)
1 Aider les bureaux nationauxbureaux locaux agrave concevoir des programmes et projets pour rechercher un financement pour des zones de programmation strateacutegique soit en srsquoimpliquant directement2 soit par un mentoring
Recruter du personnel de SampE bull 27
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
1 Appuyer les responsables sous-reacutegionaux de SampE pour fournir une assistance technique pratique aux bureaux nationauxlocaux dans tous les aspects de la conception du suivi et de lrsquoeacutevaluation comme la conception et la mise en œuvre de systegravemes et drsquooutils de SampE la revue de documents de projets une direction ou une assistance pour les eacutevaluations agrave mi-parcours et les eacutevaluations finales
Gestion (20)
1 Eacutetablir et geacuterer lrsquouniteacute reacutegionale de SampE
1 Superviser et coacher les responsables sous-reacutegionaux de SampE (SRMEO)
1 Concevoir et superviser un plan de travail inteacutegreacute pour lrsquouniteacute reacutegionale de SampE Coordonner lrsquoassistance technique et les initiatives lieacutees
1 Geacuterer le budget de lrsquouniteacute reacutegionale de SampE 1 Diriger et appuyer la suite de lrsquoeacutelaboration et de la mise en œuvre de la strateacutegie reacutegionale de gestion
de la connaissance et de lrsquoapprentissage
Communicationgestion de lrsquoinformation (10)
1 Creacuteer de bonnes relations de travail avec les conseillers principaux de la reacutegion CRSEME les bureaux nationauxlocaux les conseillers de SampE du siegravege et les conseillers techniques reacutegionaux de SampE dans drsquoautres reacutegions de CRS eacutechanger les informations et lrsquoexpeacuterience contribuer activement agrave une communauteacute drsquoapprentissage de SampE agrave lrsquointeacuterieur de CRS
1 Servir de principale personne contact dans la reacutegion pour les conseillers de SampE du siegravege appuyer les efforts pour ameacuteliorer les systegravemes et les normes de SampE de lrsquoagence
1 Appuyer lrsquoeacutelaboration drsquoun systegraveme reacutegional de gestion de lrsquoinformation et y contribuer par la mise en œuvre et la coordination de rapports de SampE standardiseacutes au niveau des pays augmenter le systegraveme de gestion de lrsquoinformation et faire remonter les indicateurs du terrain au bureau reacutegional et au siegravege
1 Communiquer et distribuer des informations sur les normes les politiques les pratiques et les indicateurs de SampE de CRSEME travailler en coordination avec les RTA de SampE des autres reacutegions pour eacutelaborer de meilleures pratiques et partager les leccedilons apprises
Eacutetablir et maintenir des meacutecanismes pour saisir analyser rendre comptepartager et appliquer les constatations les informations les leccedilons apprises et les meilleures pratiques parmi les employeacutes reacutegionaux et des bureaux nationauxlocaux de CRSEME
1 Repreacutesenter le contenu technique des systegravemes de SampE de CRS agrave lrsquoexteacuterieur aupregraves des bailleurs de fonds et drsquoautres organisations appuyer les employeacutes de CRSEME au niveau des bureaux nationauxlocaux et de la reacutegion dans leur dialogue avec les principaux bailleurs de fonds surtout lrsquoUSAID pour que les activiteacutes de SampE de CRSEME soient significatives et reacutealisables
Principales relations de travail Internes Personnel de lrsquouniteacute de SampE contacts freacutequents avec le conseiller pour la qualiteacute des programmes le conseiller pour la qualiteacute de la gestion le personnel du changement social les directeurs reacutegionaux drsquoautres conseillers reacutegionaux les conseillers de SampE du siegravege Contacts occasionnels avec les repreacutesentants reacutesidentschefs de bureau les cadres des bureaux nationaux les conseillers techniques reacutegionaux pour le SampE dans les autres reacutegions
Externes USAID et autres agences bailleurs de fonds autres ONG consultants travaillant dans le SampE associations professionnelles (par ex associations nationales drsquoeacutevaluation)
Qualifications 2 Lrsquoimplication du conseiller reacutegional en SampE est conditionneacutee par le montant du financement rechercheacute (plus de 3 millions US$) et lrsquoimportance strateacutegique
Recruter du personnel de SampE bull 28
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
TechniquesProfessionnelles
1 Cinq ans drsquoexpeacuterience professionnelle correspondant directement au poste et avec une responsabilisation progressive au moins deux ans de travail dans le SampE
1 Bonne familiariteacute avec les principes et les approches actuelles du SampE utilisant agrave la fois des meacutethodes quantitatives et des meacutethodes qualitatives
1 Expeacuterience prouveacutee de SampE sur le terrain compeacutetences pour collecter manipuler syntheacutetiser et analyser des donneacutees
1 Compreacutehension des attentes des bailleurs de fonds et des tendances pour le SampE
1 Expeacuterience dans un ou plusieurs des principaux secteurs de programmation de CRS
1 Capaciteacute prouveacutee agrave transfeacuterer des connaissances agrave des publics divers gracircce agrave la formation au mentoring et par drsquoautres meacutethodes formelles et informelles
1 Excellentes connaissances de la langue anglaise (parleacutee lue et eacutecrite)
1 Excellentes compeacutetences analytiques et informatiques compeacutetent dans lrsquoutilisation de MS Office dont Word Excel Outlook PowerPoint et Access
1 Expeacuterience dans lrsquoutilisation de SPSS STATA ou Epi Info
1 Expeacuterience avec les systegravemes de gestion de lrsquoinformation
1 Volonteacute et capaciteacute de voyager environ 30 du temps
1 Expeacuterience preacutealable dans le Sud-Est de lrsquoEurope etou le Caucase preacutefeacutereacutee
Eacutetudes
1 Maicirctrise ou doctorat dans un domaine en lien direct comme la recherche en opeacuterations lrsquoanalyse quantitative etc Une expeacuterience importante de travail dans un domaine en lien direct pourra ecirctre accepteacutee agrave la place drsquoun diplocircme
Compeacutetences personnelles
Apte agrave influencer des personnes qui ne sont pas celles qursquoil supervise et agrave obtenir leur coopeacuteration capable de travailler comme membre drsquoune eacutequipe multinationale et de geacuterer des relations agrave distance pour obtenir des reacutesultats
1 Le poste demande de la flexibiliteacute et la capaciteacute agrave accepter lrsquoambiguumliteacute les changements et les laquo rafistolages raquo jusqursquoagrave ce que des systegravemes et des normes de SampE ne soient en place au niveau de lrsquoagence
1 Capable drsquoimpliquer et de motiver les employeacutes et les partenaires dans un nouveau domaine difficile
1 Bonnes capaciteacutes prouveacutees dans la gestion des relations en particulier dans le domaine du service aux clients peut travailler avec des groupes divers dans un environnement drsquoeacutequipes multiculturelles
1 Motiveacute et capable de travailler sans ecirctre superviseacute de pregraves
1 Capable de prioriser le travail de travailler sur plusieurs tacircches et de respecter les dates butoirs
1 Excellente organisation et capaciteacutes de planification Attentif aux deacutetails
Environnement de travail
Environnement normal de bureau Le poste demande environ 30 de voyages dans toute lrsquoEurope du Sud-Est le Moyen OrientlrsquoAfrique du Nord et le Caucase Heures suppleacutementaires occasionnelles
Recruter du personnel de SampE bull 29
Annexe IB Exemple de description de poste de niveau 3
RESPONSABLE SampE
Contexte Catholic Relief Services en partenariat avec des centaines drsquoorganisations dans 80 pays entreprend des activiteacutes de justice sociale de deacuteveloppement et drsquourgence pour aider les familles marginaliseacutees dans des communauteacutes pauvres CRS a pour objectif drsquoecirctre une organisation qui valorise la qualiteacute du service qui a une orientation vers les programmes qui a un bon rapport coucirct-efficaciteacute qui apprend et qui insiste explicitement sur la promotion de la justice sociale reacutesultat ultime de ses activiteacutes Cet engagement doit donner agrave CRSKenya et agrave ses partenaires la capaciteacute de toucher plus de gens avec un impact plus important et plus mesurable Dans ce contexte le responsable SampE fournira un appui technique une direction et des directives dans le bureau national pour tous ce qui concerne le SampE Le responsable de SampE renforcera les capaciteacutes dans le bureau national en identifiant pour les programmesprojets des modegraveles de SampE qui soient des outils efficaces et drsquoun bon rapport coucirct-efficaciteacute pour lrsquoapprentissage institutionnel permettant drsquoaider agrave une qualiteacute de programmes meilleure et plus unifieacutee Il appuiera la mise en œuvre de ces modegraveles
Objectif Lrsquoobjectif de ce poste est de renforcer les capaciteacutes de SampE de CRSKenya par lrsquointermeacutediaire drsquoune nouvelle uniteacute de SampE Le responsable de SampE aura la responsabiliteacute de superviser lrsquoeacutequipe de coordinateurs de SampE et de coordonner le travail avec le personnel sectoriel de SampE Le responsable de SampE se tiendra au courant des nouvelles approches de SampE pour srsquoassurer qursquoon utilise des modegraveles de suivi et drsquoeacutevaluation ainsi que des systegravemes drsquoinformation techniquement approprieacutes
Principales responsabiliteacutes de travail Le travail devant ecirctre accompli par la personne choisie sera de
1 ndash Deacutevelopper et maintenir un environnement propice pour le SampE (20)
Deacutevelopper de bonnes relations de travail avec les responsables sectoriels de SampE de CRSKenya pour que le SampE reste une prioriteacute dans le bureau national
1 Servir de leader de guide et drsquoappui pour les employeacutes de lrsquouniteacute de SampE et drsquoautres employeacutes des programmes qui cherchent agrave eacutelaborer des approches plus strateacutegiques pour ameacuteliorer le SampE dans leurs programmes
1 Contribuer activement agrave tous les aspects du processus de recrutement de nouveaux employeacutes des programmes et du SampE dans le bureau national pour srsquoassurer que les perspectives du SampE soient prises en compte
1 Srsquoassurer qursquoune assistance technique en SampE soit disponible aux uniteacutes sectorielles
1 Appuyer CRSKenya dans son dialogue avec les principaux bailleurs de fonds en particulier lrsquoUSAID pour que les activiteacutes de SampE soient constructives et reacutealisables
1 Eacutelaborer des directives et des outils de SampE
Recruter du personnel de SampE bull 30
Annexe IB Exemple de description de poste de niveau 3
2 ndash Deacutevelopper la capaciteacute des employeacutes en SampE (30)
1 Concevoir et diriger des programmes de formation en SampE baseacutes sur le modegravele du cadre logique des projets de CRS (Proframe)
1 Donner une assistance pratique aux employeacutes pour la conception le suivi lrsquoeacutevaluation et les rapports pour les projets financeacutes par des fonds publics comme par des fonds priveacutes
1 Concevoir eacutelaborer et mettre en oeuvre une strateacutegie en accord avec les initiatives de lrsquoagence pour appuyer les organisations partenaires de CRS pour des activiteacutes en lien avec le SampE
1 Superviser les membres de lrsquouniteacute de SampE et leur servir de mentor
3 ndash Renforcer les systegravemes de gestion de lrsquoinformation (10)
Aider agrave lrsquoeacutelaboration drsquoun systegraveme de gestion de lrsquoinformation en documentant en mettant en œuvre et en coordonnant un SampE standardiseacute
Collaborer avec les responsables sectoriels de SampE pour identifier leurs besoins par rapport au SampE et allouer les ressources en conseacutequence
Creacuteer et mettre en œuvre un meacutecanisme pour collaborer avec les responsables sectoriels de SampE pour faire un mentoring et eacutevaluer la performance du personnel de lrsquouniteacute de SampE
4 ndash Appui technique direct (40)
1 Fournir un appui technique direct agrave CRSKenya et agrave ses partenaires pour lrsquoeacutelaboration drsquoindicateurs et de plans de SampE
Srsquoassurer que les visites de suivi sont utiles qursquoelles permettent drsquoavoir les donneacutees dont on a besoin et qursquoelles aident agrave prendre des deacutecisions de gestion
1 Concevoir des indicateurs possibles pour mesurer lrsquoimpact de programmes sectoriels dans la seacutecuriteacute alimentaire (DAP)
1 Travailler avec le personnel des programmes de CRS et avec les partenaires pour eacutelaborer un cadre pour le suivi et lrsquoeacutevaluation de la progression et de lrsquoimpact de tous les programmes de CRSKenya
Principales relations de travail Rattachement hieacuterarchique Directeur de la division de lrsquoeacuteducation et de lrsquoappui aux programmes
Internes Responsables sectoriels de SampE employeacutes de lrsquouniteacute de SampE directeurs de divisions (EPS HABN et GGSP) Repreacutesentant reacutesident RTA de EARO personnel des programmes du bureau national eacutequipe de SampE du siegravege
Externes mission de lrsquoUSAID ONG universiteacutes locales et autres institutions drsquoenseignement travaillant dans le SampE associations professionnelles (par ex Kenya Evaluation Association) autres consultants en SampE dans le pays et la reacutegion
Qualifications 1 Au moins une maicirctrise dans un domaine en lien avec le deacuteveloppement international et lrsquoassistance
1 Au moins sept ans de responsabilisation progressive dans des programmes drsquoassistance et de deacuteveloppement dont une peacuteriode importante dans le SampE
1 Excellente familiariteacute avec les principes et les approches actuelles du suivi et de lrsquoeacutevaluation de programmes drsquoassistance et de deacuteveloppement en utilisant des meacutethodes quantitatives et qualitatives
Recruter du personnel de SampE bull 31
Annexe IB Exemple de description de poste de niveau 3
1 Compreacutehension des attentes du Gouvernement des Eacutetats-Unis et des tendances du suivi et de lrsquoeacutevaluation dont les programmes appuyeacutes par lrsquoaide alimentaire
Expeacuterience dans la facilitation des efforts de renforcement des capaciteacutes de divers collegravegues y compris dans des agences locales partenaires
1 Volonteacute et capaciteacute de voyager environ 25 du temps
Compeacutetences personnellesprofessionnelles 1 Capaciteacute prouveacutee agrave transfeacuterer des connaissances agrave des publics divers gracircce agrave la formation au mentoring
et par drsquoautres meacutethodes formelles et informelles
1 Familiariteacute avec les principes et les techniques de lrsquoenseignement aux adultes et capaciteacute prouveacutee agrave concevoir et animer des activiteacutes drsquoapprentissage pour les adultes
1 Excellentes capaciteacutes interpersonnelles bonne organisation et bonnes capaciteacutes de communication eacutecrite et orale y compris dans des contextes interculturels
1 Capaciteacute agrave impliquer et agrave motiver les employeacutes dans des domaines programmatiques difficiles
1 Capaciteacute agrave travailler efficacement sous pression et agrave organiser et prioriser des activiteacutes concurrentes
1 Capaciteacute agrave travailler efficacement en eacutequipe
1 Ability to work effectively in a team-oriented environment
1 Flexibiliteacute patience deacutevouement et creacuteativiteacute
1 Excellentes connaissances informatiques (MS Word MS Excel MS Access MS PowerPoint MS Project SPSS)
Environnement de travail Le lieu de travail sera Nairobi avec de nombreux voyages vers les zones de programme agrave lrsquointeacuterieur du Kenya
Recruter du personnel de SampE bull 32
Annexe IC Exemple de description de poste de niveau 2
Deacutepartement Uniteacute de gestion du programme I-LIFE Titre du poste Coordinateur de suivi et eacutevaluation Grade C2 Superviseur immeacutediat Chef de lrsquouniteacute de programmation et drsquoapprentissage Lieu Lilongwe Malawi
Contexte CRSMalawi est lrsquoorganisation principale de I-LIFE (un DAP en consortium) qui est conccedilu pour ameacuteliorer la seacutecuriteacute des moyens drsquoexistence des meacutenages dans les zones rurales cibleacutees CRS a la responsabiliteacute du suivi et de lrsquoeacutevaluation de I-LIFE
Objectif Lrsquoobjectif de ce poste est de superviser et de veacuterifier la collecte de donneacutees de SampE de qualiteacute
La principale responsabiliteacute du poste est de donner un appui programmatique et une assistance technique agrave I-LIFE gracircce agrave une collaboration avec les partenaires pour garantir des programmes de qualiteacute Les coordinateurs de SampE joueront un rocircle important de liaison avec les partenaires sur tous les aspects programmatiques de I-LIFE Les principales fonctions de ce poste seront le suivi et lrsquoeacutevaluation (SampE) lrsquoapprentissage la mise en œuvre des programmes et la repreacutesentation
Principales responsabiliteacutes du poste 1 Collaborer avec les partenaires pour eacutelaborer mettre en œuvre et maintenir un systegraveme inteacutegreacute de SampE
pour I-LIFE
1 Srsquoassurer que des rapports drsquoactiviteacute de qualiteacute soient fournis agrave temps par les partenaires de I-LIFE
1 Fournir une assistance technique et deacutevelopper les capaciteacutes de I-LIFE et de ses partenaires dans toutes les activiteacutes en lien avec le SampE
1 Coordonner le suivi lrsquoeacutevaluation et lrsquoapprentissage pour les partenaires
Principales tacircches du poste
Qualiteacute des programmes
Fournir une aide et un appui aux partenaires de I-LIFE pour lrsquoeacutelaboration et la mise en œuvre drsquooutils de suivi qui comprendront de maniegravere non limitative la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees sur les indicateurs du programme et les rapports sur ces donneacutees
Collaborer avec les partenaires de I-LIFE pour planifier concevoir et entreprendre des eacutevaluations eacutevaluations initiales de programmes
Recruter du personnel de SampE bull 33
Annexe IC Exemple de description de poste de niveau 2
Encourager lrsquoapprentissage agrave lrsquointeacuterieur de I ndashLIFE par un partage des leccedilons apprises et des reacutesultats drsquoeacutevaluation ainsi qursquoen jouant un rocircle cleacute dans les groupes de travail technique entre autres
Permettre une standardisation des outils et meacutethodologies de SampE chez tous les partenaires de mise en œuvre
Fournir des directives et un appui au(x) partenaire(s) de I-LIFE pour preacuteparer et soumettre agrave temps des rapports drsquoactiviteacutes de qualiteacute
1 Servir de leader pour lrsquoeacutelaboration et la gestion du systegraveme de gestion de lrsquoinformation de I-LIFE
1 Contribuer agrave lrsquoeacutelaboration agrave la croissance et agrave la maintenance drsquoun centre de ressource pour I-LIFE
1 Collaborer avec les partenaires de I-LIFE pour planifier conduire etou animer des activiteacutes de renforcement des capaciteacutes en lien avec les programmes par exemple des formations
Repreacutesentation du programme
1 Agir comme principal contact pour les partenaires assigneacutes de I-LIFE
1 Participer agrave des visites sur le terrain dans la zone ougrave travaille le partenaire pour faire le suivi des activiteacutes et servir de guide
1 Participer agrave des groupes de travail technique et agrave des assembleacutees geacuteneacuterales de I-LIFE
Toute autre responsabiliteacute assigneacutee par le superviseur
Principales relations de travail Internes Ce poste est superviseacute par le Chef de lrsquouniteacute de programmation et drsquoapprentissage et collaborera eacutetroitement avec les responsables de SampE des partenaires de I-LIFE ainsi qursquoavec le Directeur de I-LIFE
Externes Ce poste doit travailler en coordination avec les partenaires de I-LIFE des fonctionnaires et des structures du gouvernement local et avec des organisations communautaires et des ONG
Qualifications
Requises
1 Au minimum un diplocircme universitaire en sciences sociales eacuteconomie ou deacuteveloppement rural ou dans un domaine correspondant Avec une grande expeacuterience du suivi de lrsquoeacutevaluation et de lrsquoapprentissage
1 Une bonne expeacuterience des meacutethodologies de recherche participative
1 Une connaissance du traitement de texte des tableurs des programmes de saisie et drsquoanalyse des donneacutees et des bases de donneacutees (comme MS Word Excel et SPSS)
1 Une maturiteacute professionnelle prouveacutee et de bonnes compeacutetences interpersonnelles permettant de travailler en eacutequipe bonne communication eacutecrite et orale
1 Capaciteacute agrave travailler sur des tacircches multiples et agrave respecter les dates butoirs
1 Expeacuterience preacutealable de travail sur des programmes du Titre II
1 Expeacuterience preacutealable de travail en consortium
Recruter du personnel de SampE bull 34
Annexe IC Exemple de description de poste de niveau 2
Deacutesireacutees
1 Certificat de deuxiegraveme cycle dans un domaine en rapport et expeacuterience dans la recherche statistique les meacutethodes drsquoeacutechantillonnage lrsquoanalyse des donneacutees et les rapports
1 Bonnes compeacutetences en reacutedaction de rapports animation et communication bonnes relations interpersonnelles
Environnement de travail Le poste est baseacute agrave Lilongwe et demande des voyages sur les sites sur le terrain jusqursquoagrave 50 du temps
Recruter du personnel de SampE bull 35
Annexe II Tableau de reacutesumeacute de poste
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Recruter du personnel de SampE bull 36
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Recruter du personnel de SampE bull 37
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Recruter du personnel de SampE bull 38
Annexe III Listes de diffusion pour les offres drsquoemploi
Les informations ci-dessous concernent des organisations et sites Internet qui publient reacuteguliegraverement des annonces pour des postes de SampE Il sera utile drsquoeacutetudier les sites Internet eacutenumeacutereacutes ci-dessous pour choisir ceux qui correspondront le mieux agrave votre recherche de poste Les contacts indiqueacutes devront peut-ecirctre ecirctre remis agrave jour et toutes les informations neacutecessaires devraient pouvoir ecirctre trouveacutees en faisant une recherche sur Internet
Cette liste est un point de deacutepart mais ajoutez-y les autres sites Internet ou listes de diffusion que vous trouverez utiles Il peut aussi ecirctre inteacuteressant de demander agrave vos collegraveges srsquoils ont drsquoautres sites Internet agrave recommander
Sites Internet et listes de diffusion recommandeacutes Sites Internet speacutecifiques au SampE
Monitoring and Evaluation News wwwmandecouk
Performance Assessment Resource Center (PARC) wwwparcinfoorg
INGO wwwevalorg
International and Cross-cultural Evaluation (ICCE)s wwwevaluationcanadaca
American Evaluation Association (AEA) wwwevalorg
African Evaluation Association wwwafreaorg
The Evaluation Center at the University of Western Michigan wwwwmichedu
Brazilian Evaluation Network wwwavaliabrasilorgbrIntroductionRebramaEnglishhtml
Evaluation Network of Latin America and the Caribbean wwwlaceaorg
UK Evaluation Society wwwevaluationorguk
European Evaluation Society wwweuropeanevaluationorg
Malaysian Evaluation Society wwwmesorgmy
XC-Eval wwwgroupsyahoocomgroupxceval
Recruter du personnel de SampE bull 39
Annexe III Listes de diffusion pour les offres drsquoemploi
Sites Internet geacuteneacuteraux de deacuteveloppement
1 Relief Web wwwreliefwebintvacancies1
1 DevNetJobs wwwdevnetjobsorg1
1 ConsultingBase wwwconsultingbasecomjobmktindexcfm1
1 Development Opportunities wwwdev-zoneorgjobs1
1 Foreign Policy Association Job Board wwwfpaorgjobs_contact2423jobs_contacthtm1
1 Johns Hopkins Bloomberg School of Public Health Center for Communication Programs wwwjhuccporgindexshtml
1 International Development Research Center (IDRC) Evaluation Unit Presidentrsquos Office email evaluationidrcca
1 Global Affairs Institute The Maxwell School Syracuse University email bwdaytonmaxwellsyredu1
1 Idealist1 wwwidealistorg1
1 The Communication Initiative Vacancy Service wwwcomminitcomvacancieshtml1
1 One world wwwoneworldnet1
1 AIMEnet (health and HIV specific) 1wwwglobalhivevaluationorg
1 Interaction 1wwwinteractionorg1
1 Development Executive Group 1wwwDevelopmentExcom1
1 International Career Employment Weekly wwwinternationaljobsorg1
Recruter du personnel de SampE bull 40
Recruter du personnel de SampE bull 41
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Recruter du personnel de SampE bull 43
Annexe V Questions pour preacuteseacutelectionner des candidats
Nom du candidat ________________________________________ Date __________________________________
Poste ___________________________________________________ Deacutepartement __________________________
Recruteur _______________________________________________
1 Tout drsquoabord ecirctes-vous toujours inteacuteresseacute par le poste
2 Pouvez-vous me dire pourquoi vous avez deacutecideacute de vous porter candidat agrave ce poste
3 Pourquoi voulez-vous changer de travail maintenant (Si le candidat a un emploi actuellement)
4 Pourquoi avez-vous quitteacute votre dernier emploi (Si le candidat nrsquoa pas drsquoemploi actuellement)
5 Quel est votre salaire de base actuel (ou votre dernier salaire de base) Avez-vous un salaire minimum pour lequel vous accepteriez un travail
6 Pourriez-vous me parler de votre formation et de votre expeacuterience et dire en quoi vous pensez qursquoelles correspondent agrave ce travail
7 Qursquoest-ce qui vous attire dans cette organisation
8 Srsquoil y a des peacuteriodes ougrave vous nrsquoavez pas eacuteteacute employeacute pouvez-vous expliquer
9 Avez-vous des questions agrave me poser
Merci pour votre temps et vos commentaires Nous allons continuer le processus de recrutement Nous ne pouvons rien vous promettre mais si vous ecirctes seacutelectionneacute pour un entretien nous vous contacterons
Recruter du personnel de SampE bull 44
Annexe VI Questions drsquoentretien drsquoembauche pour des postes de niveaux 3 et 4
1 Qursquoest-ce qui vous a motiveacute agrave vous porter candidat pour ce poste
2 Veuillez deacutecrire votre rocircle et vos responsabiliteacutes de SampE dans votre dernier poste ou dans votre poste actuel Ajoutez drsquoeacuteventuelles questions compleacutementaires pour clarifier la reacuteponse ou pour demander des deacutetails
3 Veuillez deacutecrire les difficulteacutes particuliegraveres auxquelles vous eacutetiez confronteacute dans votre dernier poste ou dans votre poste actuel Ajoutez drsquoeacuteventuelles questions compleacutementaires pour clarifier la reacuteponse ou pour demander des deacutetails
4 Qursquoavez-vous fait pour reacutesoudre ces difficulteacutes Veuillez lrsquoexpliquer en deacutetail
5 Veuillez expliquer comment les eacutetudes que vous avez faites vous seront utiles dans le travail de conseiller en SampE
6 Quelle expeacuterience de la gestion avez-vous
7 Veuillez deacutecrire ce que vous avez fait dans votre dernier poste ou votre poste actuel pour renforcer la capaciteacute des employeacutes en ce qui concerne les compeacutetences en SampE et les activiteacutes Qursquoavez-vous trouveacute particuliegraverement difficile Qursquoest-ce qui eacutetait agrave votre avis le plus reacuteussi
8 Il est souvent difficile de motiver le personnel des projets pour qursquoils srsquoimpliquent agrave fond dans les activiteacutes de SampE et de srsquoassurer que les reacutesultats du SampE soient reacuteutiliseacutes pour la conception du programme Pouvez-vous deacutecrire des cas ougrave vous avez le mieux reacuteussi agrave faire cela Et ougrave vous avez le moins bien reacuteussi Comment expliqueriez-vous ces diffeacuterences
9 Veuillez expliquer en quoi quand on preacutesente des reacutesultats des donneacutees les moyennes comme les pourcentages peuvent ecirctre trompeurs
10 Nous devons souvent adapter les reacutesultats du SampE agrave des publics diffeacuterents Avez-vous deacutejagrave fait cela dans le passeacute ou sinon comment adapteriez-vous dans lrsquoavenir les reacutesultats drsquoune analyse de donneacutees pour les preacutesenter agrave des publics diffeacuterents Par exemple quel genre de preacutesentation feriez-vous pour deacutecrire les reacutesultats drsquoune eacutetude de base sur lrsquoaccegraves de diffeacuterents groupes de la communauteacute agrave des infrastructures de base (communautaires etou drsquoautres infrastructures de base comme des cliniques) pour a) les membres de la communauteacute ougrave a eacuteteacute faite lrsquoeacutetude et b) les bailleurs de fonds du projet
11 Comment deacuteterminez-vous lrsquoeacutechantillon pour une eacutetude des meacutenages Comment rendriez-vous compte de la stratification et du groupement des eacutechantillons de meacutenages dans une strateacutegie drsquoeacutechantillonnage pour des eacutetudes quantitatives Soyez preacutecis
Recruter du personnel de SampE bull 45
Annexe VI Questions drsquoentretien drsquoembauche pour des postes de niveaux 3 et 4
Reacutefeacuterence agrave lrsquoeacutequation drsquoeacutechantillonnage standard qui nrsquoest pas lieacutee agrave la taille de la population Lrsquoeacutequation est au contraire lieacutee au niveau drsquoerreur accepteacute et au degreacute de variation attendu agrave lrsquointeacuterieur de la population Pour rendre compte de la stratification et du groupement lrsquoeacutechantillon doit ecirctre augmenteacute La stratification est la capaciteacute de lrsquoeacutechantillon agrave permettre des comparaisons statistiques entre des groupes preacutedeacutetermineacutes Le groupement est le fait de choisir drsquoabord des groupes (communauteacutes ou eacutecoles etc) drsquouniteacutes drsquoeacutechantillonnage (meacutenages ou enfants etc) puis de seacutelectionner les uniteacutes drsquoeacutechantillonnage agrave lrsquointeacuterieur de chacun de ces groupes seacutelectionneacutes
12 Comment choisiriez-vous un eacutechantillon de meacutenages dans une communauteacute si vous travailliez sans liste des noms de meacutenages Veuillez ecirctre preacutecis
Deacutecrire la meacutethode laquo faire tourner le stylo raquo on commence par deacutefinir les limites geacuteographiques de la communauteacute on identifie le centre de la communauteacute on deacutetermine la premiegravere direction en faisant tourner un stylo on compte le nombre de meacutenages sur cette ligne jusqursquoagrave la limite de la communauteacute on choisit la premiegravere maison de faccedilon aleacuteatoire puis on choisit les maisons suivantes de maniegravere systeacutematique
13 Quelle est votre expeacuterience du suivi participatif de la communauteacute Quels sont agrave votre avis les avantages et les inconveacutenients du suivi de la communauteacute Expliquez votre opinion1
14 Dans certaines organisations on essaie de creacuteer des indicateurs mondiaux pour la seacutecuriteacute alimentaire et la seacutecuriteacute des moyens drsquoexistence quels en seraient les avantages Que vous soyez ou non au courant de ce travail quelles en seront agrave votre avis les principales difficulteacutes
Preacuteparez drsquoeacuteventuelles autres questions speacutecifiques correspondant agrave un point drsquointeacuterecirct dans le CV du candidat
Recruter du personnel de SampE bull 46
Annexe VII Protocole drsquoentretien drsquoembauche
Agrave faire Se preacuteparer pour lrsquoentretien avec lrsquoeacutequipe et srsquoassurer que tous les membres de lrsquoeacutequipe ont les
documents neacutecessaires devant eux
Mettre les candidats agrave lrsquoaise Ecirctre chaleureux et aimables
Limiter le temps de parole des recruteurs
Arriver bien preacutepareacutes agrave chaque entretien
Eacutecouter activement les reacuteponses du candidat
Regarder le candidat
Prendre des notes durant lrsquoentretien pour vous aider agrave vous souvenir des principaux points et de votre impression de chaque candidat
Accepter des pauses durant lrsquoentretien quand le candidat reacutefleacutechit pour formuler une penseacutee ou une reacuteponse
Terminer chaque entretien par des commentaires positifs sur les qualifications ou les reacuteponses du candidat
Poser des questions sur drsquoeacuteventuels points drsquointeacuterecirct ou sur une expeacuterience inteacuteressante sur le CV du candidat
Poser des questions suppleacutementaires pour preacuteciser des points ou des reacuteponses qui ne seraient pas clairs
Inviter le candidat agrave poser des questions au panel de recruteurs
A ne pas faire Se disputer ou discuter avec le candidat pour quelque raison que ce soit
Critiquer une reacuteponse du candidat
Interrompre le candidat agrave nrsquoimporte quel moment
Poser des questions fermeacutees (reacuteponse par oui ou par non)
Poser des questions trop personnelles ou indiscregravetes
Reacuteagir de faccedilon neacutegative agrave une reacuteponse du candidat ou agrave quelque chose qursquoil dit
Donner votre opinion sur la qualiteacute de lrsquoentretien du candidat agrave la fin de lrsquoentretien
Bailler pendant que le candidat parle
Recruter du personnel de SampE bull 47
Annexe VIII Exemple de cadre des reacutesultats
Recruter du personnel de SampE bull 48
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Annexe VIII Exemple de cadre des reacutesultats
Points de discussion Discutez de la strateacutegie programmatique preacutesenteacutee dans le cadre des reacutesultats
CRS veut reacutepondre agrave une grande varieacuteteacute de besoins (comme la perte de strateacutegies de moyens drsquoexistence les mauvaises conditions et pratiques sanitaires le manque drsquoinfrastructures et la faiblesse de la socieacuteteacute civile et de la gouvernance) conseacutequences du tsunami Le projet reconstruira les biens perdus et les strateacutegies de moyens drsquoexistence de maniegravere agrave promouvoir leur peacuterenniteacute et peut-ecirctre une reacutesilience aux chocs futurs CRS pense que ces besoins sont tous drsquoune maniegravere ou drsquoune autre connecteacutes et qursquoon doit y reacutepondre en mecircme temps pour permettre croissance et progregraves
Deacutecrivez le contexte dans lequel opegravere le programme La population cibleacutee a veacutecu des pertes agrave des niveaux varieacutes et elle a un grand nombre de besoins concurrents Les meacutenages doivent avoir agrave nouveau accegraves aux infrastructures et agrave des possibiliteacutes de geacuteneacuterer un revenu et ils doivent aussi adopter de meilleurs comportements (en santeacute) et des strateacutegies de moyens drsquoexistence plus reacutesilients
Comment les objectifs strateacutegiques (OS) collaborent-ils pour reacutealiser la strateacutegie
Ensemble les objectifs strateacutegiques collaboreront pour reconstruire les infrastructures et ameacuteliorer les pratiques des meacutenages afin de restaurer et drsquoameacuteliorer les conditions de vie Par exemple un OS srsquointeacuteressera agrave lrsquoaccegraves agrave une eau de qualiteacute tandis que lrsquoautre srsquointeacuteressera agrave lrsquoameacutelioration des pratiques de santeacute ce qui permettra drsquoagir sur lrsquoeacutetat sanitaire en partant de deux directions diffeacuterentes
Donnez des exemples preacutecis drsquoOS et de reacutesultats OS4 Les meacutenages affecteacutes ont ameacutelioreacute leur seacutecuriteacute des intermeacutediaires (RI) qui pourraient ecirctre utiliseacutes pour moyens drsquoexistence compleacuteter le cadre des reacutesultats
RI21 Les pratiques des meacutenages ameacuteliorent soins qui sont donneacutes
Donnez des exemples de comment des reacutesultats intermeacutediaires transversaux (ameacutelioration des capaciteacutes reacuteactiviteacute aux questions de genre techniques de transformation des conflits et deacuteveloppement de la communauteacute) pourraient ecirctre inteacutegreacutes avec les OS et drsquoautres RI dans le cadre des reacutesultats
RI22 et augmentation des capaciteacutes la formation du personnel des centres de santeacute et lrsquoameacutelioration de la gestion des meacutedicaments et mateacuteriels meacutedicaux augmenteront lrsquoaccegraves des meacutenages agrave des services de santeacute de qualiteacute
RI12 et reacuteactiviteacute aux questions de genre la construction drsquoinstallations drsquoeau et drsquoassainissement adapteacutees aux genres reacutesoudront les questions speacutecifiques au genre que les femmes avaient peut-ecirctre avec les installations drsquoeau et drsquoassainissement preacuteceacutedentes
OS3 et deacuteveloppement de la communauteacute en ameacuteliorant la socieacuteteacute civile et la gouvernance et en augmentant la participation de la communauteacute agrave une gouvernance transparente et son rocircle dans la gestion des processus de la socieacuteteacute civile le projet contribuera au deacuteveloppement geacuteneacuteral de la communauteacute
Demander au candidat quelles sont ses questions ses commentaires ou ses suggestions agrave propos du cadre des reacutesultats
Recruter du personnel de SampE bull 49
Annexe IX Exemple de tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT)
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Recruter du personnel de SampE bull 50
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Recruter du personnel de SampE bull 51
Annexe IX Exemple de tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT)
Points de discussion Indicateur drsquoimpact 11 On preacutevoit uns eacutenorme augmentation de 60 agrave 100 des communauteacutes ayant des plans de seacutecuriteacute alimentaire entre la 4e et la 5e anneacutee Cela nrsquoest pas reacutealiste sauf srsquoil y a un eacutevegravenement contextuel dont en pense qursquoil expliquera une partie de cette augmentation
Indicateurs drsquoimpact 12 La valeur de la capaciteacute de seacutecuriteacute alimentaire de la communauteacute est laquo agrave deacuteterminer raquo Et pourtant le tableau montre un score preacutevu de 20 la premiegravere anneacutee Sans valeur de base on ne peut pas savoir si un score de 20 repreacutesentera une augmentation une diminution ou aucun changement par rapport agrave la valeur de base Quand on nrsquoa pas de valeur de base il vaut mieux preacutevoir une augmentation relative comme laquo une augmentation de 20 raquo pour la 1e anneacutee
Indicateur de suivi 11 LrsquoIPTT suggegravere que le programme ne mesurera pas le nombre de structures de seacutecuriteacute alimentaire les 1e 2e 3e et 4e anneacutees Il serait recommandeacute de suivre ces donneacutees sur toute la dureacutee du programme pour veacuterifier que le programme progresse au cours de ces anneacutees Si lrsquoon attend la 5e anneacutee pour mesurer lrsquoindicateur on pourrait avoir une grosse surprise ou une eacutenorme deacuteception agrave la fin du projet
Indicateur de suivi 12 Le nombre de membres participant agrave des structures de seacutecuriteacute alimentaire doit bondir de laquo 0 raquo agrave 2 000 entre les donneacutees de base et la 1e anneacutee et ne doit pas changer entre la 3e et la 5e anneacutee Il y a peu de chance que le changement soit aussi diffeacuterent selon les anneacutees La deuxiegraveme portion de lrsquoindicateur montre que le pourcentage des femmes participantes augmentera substantiellement entre les donneacutees de base et la 5e anneacutee Si le pourcentage des femmes augmente et que le nombre des membres reste le mecircme le nombre drsquohommes participants devrait deacutecroicirctre On ne voit pas bien pourquoi on preacutevoit ce changement
Indicateur de suivi 14 Lrsquoindicateur montre le pourcentage preacutevu de meacutenages ougrave un ou plusieurs membres sont formeacutes dans plusieurs domaines techniques Cependant Il nrsquoy a pas de donneacutee de base pour le pourcentage formeacute en laquo AH raquo ni laquo ENV raquo ni dans lrsquoeacutetude de base ni pour la 1e anneacutee On ne voit pas bien pourquoi ces informations ne sont pas donneacutees Ces deux types de formation ne seront-ils pas mis en route avant la 2e anneacutee
Indicateur drsquoimpact 21 Il nrsquoest peut-ecirctre pas reacutealiste de preacutevoir que les meacutenages reacuteussiront agrave atteindre 12 mois de seacutecuriteacute alimentaire la 5e anneacutee Si la moyenne preacutevue est de 12 cela signifie que chaque meacutenage devra atteindre ce niveau (12 mois) puisqursquoil ne serait pas possible que certains meacutenages atteignent 13 mois de seacutecuriteacute alimentaire par an (ce qui permettrait drsquoavoir une moyenne de 12 mois si certains meacutenages nrsquoarrivaient qursquoagrave 11 mois)
Indicateurs drsquoimpact 22 Sans chiffre de base pour la production agricole ce nrsquoest pas une bonne ideacutee de preacutevoir des cibles de valeurs absolues en kilos Ces valeurs en kilos qui sont donneacutees peuvent repreacutesenter une augmentation une diminution par rapport aux donneacutees de base ou aucun changement
Indicateur drsquoimpact 31 Le tableau suggegravere que le programme ne suivra pas lrsquoeacutetat nutritionnel pendant les anneacutees 1 agrave 4 Ce nrsquoest pas une bonne ideacutee de ne pas srsquointeacuteresser agrave lrsquoimpact nutritionnel du programme pendant ces anneacutees Bien que le retard de croissance soit un indicateur nutritionnel qui ne change pas aussi rapidement que le sous-poids il doit quand mecircme ecirctre mesureacute au moins une fois par an Il est important de collecter des donneacutees de nutrition au mecircme moment chaque anneacutee pour prendre en compte les variations saisonniegraveres de lrsquoeacutetat nutritionnel
Indicateur de suivi 31 On ne voit pas clairement si les chiffres preacutesenteacutes reflegravetent les changements preacutevus dans laquo le pourcentage de femmes recevant de la vitamine A raquo ou dans le pourcentage de laquo nourrissons recevant de la vitamine A raquo Tous les indicateurs doivent ecirctre speacutecifiques et correspondre agrave une seule mesure LrsquoIPTT doit inclure des valeurs dont le programme sera tenu responsable La valeur preacutevue de 100 la 5e anneacutee doit ecirctre utiliseacutee avec prudence
Indicateur de suivi 32 On ne voit pas clairement si cet indicateur correspond aux enfants recevant des aliments solides des liquides de lrsquoeau avec du sucre et du sel ou des sels de reacutehydratation apregraves une peacuteriode de diarrheacutee Lrsquoindicateur devrait ecirctre reacuteviseacute pour correspondre agrave un seul de ces traitements
Recruter du personnel de SampE bull 52
Annexe X Tableau pour noter les entretiens drsquoembauche
Membre de lrsquoeacutequipe de recruteurs Membre B
Candidat Candidat A
Date de lrsquoentretien 1er juin 2007
Instructions Pour chaque point vous jugerez de la reacuteponse du candidat et vous lui donnerez une note de 1 agrave 5 selon la
faccedilon dont il aura reacutepondu 1 est la moins bonne note et 5 la meilleure note
Apregraves lrsquoentretien vous additionnerez les notes individuelles pour obtenir une NOTE TOTALE Eacutecrivez la NOTE TOTALE dans la case preacutevue sur la premiegravere page
Cateacutegorie Note (1 ndash 5)1 = moins bonne note 5 meilleure note
Commentaires
Le candidat srsquoexprime bien 5 A tregraves bien parleacute a donneacute beaucoup de deacutetails
Qualiteacute des reacuteponses expeacuterience de gestion
3 Nrsquoa travailleacute comme superviseur drsquoune eacutequipe de SampE que pendant peu de temps environ 6 mois
Qualiteacute des reacuteponses expeacuterience de renforcement des capaciteacutes
3 Nrsquoa que peu drsquoexpeacuterience dans le renforcement des capaciteacutes drsquoune eacutequipe lagrave aussi seulement 6 mois drsquoexpeacuterience dans son ancien poste
Qualiteacute des reacuteponses eacutechantillonnage 4 Superhellip au courant de tous les principaux points et theacuteories Mais ne connaissait pas lrsquoeacutequation drsquoeacutechantillonnage
Qualiteacute des reacuteponses suivi de la communauteacute
5 Bonnes ideacutees sur le suivi de la communauteacute A une expeacuterience de suivi de la communauteacute
Qualiteacute des reacuteponses ProFrame 4 A mis en eacutevidence plusieurs problegravemes cleacutes A reacuteussi agrave deviner beaucoup de choses sur le contexte agrave partir du ProFrame
Qualiteacute des reacuteponses IPTT 4 Bien aussi bons commentaires
Compeacutetences en analyse des donneacutees 5 A reacutealiseacute toutes les tacircches demandeacutees en analyse des donneacutees et semblait tregraves agrave lrsquoaise avec SPSS
Compeacutetences personnelles 5 Bon eacutequipier motiveacute
Autres (preacuteciser par ex expeacuterience en formation)
2 Nrsquoa que peut drsquoexpeacuterience en formation
Qualiteacute de lrsquoexemple de document reacutedigeacute par le candidat
4 Excellent document
Qualiteacute des reacutefeacuterences 5 Toutes les reacutefeacuterences donnent une bonne impression
Note globale de lrsquoentretien 49 Je pourrais envisager de recruter ce candidat
Recruter du personnel de SampE bull 53
Annexe XI Questions pour les personnes de reacutefeacuterences pour des postes de niveaux 3 et 4
1 Dans quelle capaciteacute avez-vous travailleacute avec (le candidat)
2 Combien de temps avez-vous travailleacute avec (le candidat)
3 1 Donnez une bregraveve description du poste et des principales responsabiliteacutes du poste Comment les points forts de (le candidat) lui permettraient-ils de correspondre agrave ce poste Veuillez deacutecrire ces points forts
4 Pensez-vous qursquoune partie de ce travail serait particuliegraverement difficile pour (le candidat) Pourquoi De quel type de formation ou de capaciteacute technique suppleacutementaire pensez-vous que le candidat aurait besoin pour ecirctre excellent dans ces domaines
5 Que consideacuterez-vous comme les principales compeacutetences personnelles et les principaux points forts de (le candidat) Quels sont les domaines dans lesquels il devrait travailler pour progresser
6 (Le candidat) travaille-t-il mieux en eacutequipe ou individuellement Veuillez expliquer ce qui vous fait penser cela
7 Qursquoauriez-vous drsquoautre agrave dire sur (le candidat) par rapport agrave ce poste
8 1 Ajoutez drsquoautres questions speacutecifiquement tourneacutees vers les points souleveacutes durant lrsquoentretien ou pendant votre discussion avec lrsquoeacutequipe de recruteurs
Recruter du personnel de SampE bull 54
CV
Sigles
CRS Catholic Relief Services
Curriculum Vitae
IPTT Tableau de suivi des indicateurs de performance
ONG Organisation non gouvernementale
PRA Meacutethode de recherche rurale participative
SampE Suivi et eacutevaluation
SPSS Programme statistique pour les sciences sociales
Recruter du personnel de SampE bull iv
Dans de nombreux cas
ce module preacutesente
des exemples ideacuteaux
et geacuteneacuteraliseacutes Il est
important drsquoadapter
ces eacutetapes pour qursquoelles
correspondent agrave votre
propre situation
Introduction
Recruter du personnel de suivi et drsquoeacutevaluation (SampE) pour un bureau national ou un bureau reacutegional repreacutesente agrave la fois une opportuniteacute inteacuteressante et un grand deacutefi Il est tregraves important drsquoun point de vue strateacutegique de trouver un bon personnel Pour cela il faut reacutefleacutechir de faccedilon approfondie et cela demande beaucoup de temps Cependant si lrsquoon srsquoinvestit moins dans le processus de recrutement on risque de devoir tout recommencer et de continuer agrave ne pas avoir les personnes neacutecessaires dans la capaciteacute de SampE de lrsquoeacutequipe ce qui en fin de compte empecircchera de progresser vers la reacutealisation des objectifs de SampE La qualiteacute du programme de SampE sera ameacutelioreacutee en fin de compte par un processus de recrutement reacutefleacutechi et approfondi
Ce module donne des exemples des outils et des directives pour chaque eacutetape du processus de recrutement de personnel de SampE Dans de nombreux cas ce module preacutesente des exemples ideacuteaux et geacuteneacuteraliseacutes Il est important drsquoadapter ces eacutetapes pour qursquoelles correspondent agrave votre propre situation Par exemple les qualifications et le niveau drsquoeacutetudes requis ou la complexiteacute des questions techniques de lrsquoentretien drsquoembauche peuvent ecirctre adapteacutes pour correspondre agrave votre contexte Le but ultime de ce module est drsquoameacuteliorer la qualiteacute des activiteacutes de SampE en vous mettant en contact avec les candidats les plus qualifieacutes pour pouvoir reacutepondre agrave vos besoins de SampE Ce module est organiseacute en sept eacutetapes deacutecrites ci-dessous
Eacutetape 1 Deacuteterminer les besoins de SampE
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
Eacutetape 3 Mettre en place un comiteacute de recrutement et preacuteparer le processus
de recrutement
Eacutetape 4 Publier lrsquoannonce pour le poste
Eacutetape 5 Trier retenir et preacuteseacutelectionner les candidats
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
En eacutetudiant ces sept eacutetapes on peut voir ougrave lrsquoon en est du processus de recrutement Si par exemple on a deacutejagrave identifieacute ses besoins de SampE et fait une description de poste ce module pourra aider pour les autres eacutetapes du recrutement
Recruter du personnel de SampE bull 1
Il est important
de consideacuterer la
composition de lrsquoeacutequipe
de SampE et de deacutecider
du type de poste pour
lequel vous allez passer
une annonce
Eacutetape 1 Deacuteterminer les besoins de SampE
9 Voir les besoins de SampE pour tous les secteurs de programmation
9 Eacutevaluer la capaciteacute actuelle de lrsquoeacutequipe de SampEDeacuteterminer la capaciteacute neacutecessaire pour lrsquoeacutequipe de SampE
9 Deacuteterminer les compeacutetences et le niveau drsquoexpeacuterience que lrsquoon voudrait ideacutealement trouver dans les candidats potentiels
9 Deacuteterminer le type de poste de SampE neacutecessaire
Lrsquoeacutetude des besoins de SampE agrave lrsquointeacuterieur du bureau doit ecirctre un processus participatif impliquant des repreacutesentants de chaque secteur les membres actuels du personnel de SampE (srsquoil y en a) et avec une contribution des cadres de SampE baseacutes soit dans la reacutegion soit au siegravege de lrsquoorganisation
Chaque secteur de programmation et chaque projet doit avoir des plans de SampE speacutecifiques Demandez aux repreacutesentants de chaque secteur de programmation de discuter de leurs plans de SampE avec vous y compris des activiteacutes actuelles de SampE et dans lrsquoideacuteal des activiteacutes de SampE qursquoils voudraient mener srsquoils avaient plus de ressources et de capaciteacute technique Cela permet drsquoavoir une ideacutee de la capaciteacute actuelle de chaque secteur et de ce qui manque du point de vue des capaciteacutes On discutera aussi drsquoeacuteventuels problegravemes concernant la qualiteacute des activiteacutes actuelles de SampE pour mieux deacuteterminer les manques au niveau des capaciteacutes
De plus demandez agrave lrsquoeacutequipe srsquoil y a drsquoautres compeacutetences ou domaines drsquoexpertise technique qui lui seraient utiles ou qui ameacutelioreraient la qualiteacute des activiteacutes de SampE Agrave partir de ces discussions deacuteterminez lrsquoensemble de compeacutetences et le niveau drsquoexpeacuterience dont vous avez besoin Une fois que vous aurez fait ce travail avec chaque secteur vous aurez eacutelaboreacute une liste complegravete des besoins en SampE de votre bureau national Ceci permettra de deacuteterminer le type de poste pour lequel vous allez recruter
Toutes les personnes
ressources disponibles
comme les conseillers techniques
reacutegionaux en SampE et le personnel
technique de SampE au siegravege doivent
ecirctre impliqueacutees dans tout le
processus de recrutement Elles
aideront agrave deacuteterminer les besoins de
SampE agrave structurer ou agrave restructurer
lrsquoeacutequipe de SampE agrave identifier des
candidats agrave eacutetudier les dossiers
de candidatures et agrave mener les
entretiens drsquoembauche Si le
bureau de pays embauche pour des
postes de cadres en SampE et qursquoil a
actuellement une capaciteacute limiteacutee
en SampE il est essentiel drsquoinclure dans
le processus des employeacutes de SampE
baseacutes dans la reacutegion ou au siegravege the
process
Recruter du personnel de SampE bull 2
Eacutetape 1 Deacuteterminer les besoins de SampE
Dans cette eacutetape il est important de consideacuterer la composition de lrsquoeacutequipe de SampE et de deacutecider du type de poste pour lequel vous allez passer une annonce En gros il y a quatre niveaux de postes de SampE Chaque poste comporte un ensemble standard de responsabiliteacutes et un niveau geacuteneacuteral de compeacutetences et drsquoexpeacuterience
Il est important de veacuterifier que lrsquoon a un financement adeacutequat
pour un poste de SampE Contactez votre Repreacutesentant reacutesident ou le
deacutepartement des ressources humaines de votre organisation pour
voir quelle est la fourchette actuelle des salaires pour votre choix de poste
de SampE
Srsquoil nrsquoy a pas suffisamment de financement pour un poste de SampE il
faudra stopper le processus de recrutement jusqursquoagrave ce qursquoon ait trouveacute
un financement adeacutequat Le financement disponible peut avoir un
impact sur le type de poste pour lequel vous allez recruter selon les
salaires correspondant agrave chaque poste Si un appui au niveau reacutegional
peut reacutepondre agrave vos besoins de SampE ou si vous nrsquoavez pas suffisamment
de fonds actuellement travaillez directement avec ces employeacutes pour
preacuteparer un cahier des charges et un calendrier pour accomplir les tacircches
de SampE neacutecessaires Si vous deacuteterminez que des consultations techniques
reacutepondraient mieux agrave vos besoins de SampE deacutemarrez une recherche de
consultant selon les protocoles habituels de votre bureau
Les titres utiliseacutes ici pour les postes sont geacuteneacuteriques et peuvent varier selon les organisations ou mecircme selon les bureaux nationaux Mais ces titres sont utiliseacutes pour indiquer les diffeacuterents niveaux de postes du plus expeacuterimenteacute au moins expeacuterimenteacute geacuteneacuteralement Ces niveaux sont
1 Niveau 4 (par exemple conseiller en SampE baseacute soit au bureau reacutegional soit au siegravege)
Niveau 3 (par exemple responsable de SampE)
Niveau 2 (par exemple coordinateur de SampE)
Niveau 1 (par exemple employeacute de SampE sur le terrain)
Le niveau 4 est un poste de cadre Un poste de niveau 4 peut ecirctre baseacute dans un bureau reacutegional particulier ou faire partie de lrsquoeacutequipe du siegravege mais cette personne a la responsabiliteacute de fournir un support technique agrave plusieurs pays Les employeacutes de niveau 4 ont une grande expertise dans tous les domaines des systegravemes de SampE comme la conception de projets lrsquoeacutelaboration de plans de SampE la mise en œuvre de diverses activiteacutes de SampE lrsquoanalyse des donneacutees et les rapports Ils peuvent fournir un appui technique agrave des bureaux nationaux pour des formations sur le SampE la conception drsquoenquecirctes les eacutevaluations ou les strateacutegies drsquoeacutechantillonnage ils peuvent concevoir des questionnaires et guider le personnel du pays dans lrsquoanalyse des donneacutees Le cadre de niveau 4 prend aussi la direction de la conceptualisation de la
Recruter du personnel de SampE bull 3
Eacutetape 1 Deacuteterminer les besoins de SampE
planification et de la coordination des initiatives plus geacuteneacuterales de SampE et drsquoapprentissage de lrsquoagence La principale fonction des employeacutes de niveau 4 est de faire avancer lrsquoagenda de SampE dans leurs zones (au niveau mondial ou reacutegional) Ceux-ci ont geacuteneacuteralement une maicirctrise 5 agrave 10 ans drsquoexpeacuterience une formation extrecircmement technique et ils ont montreacute leur capaciteacute agrave former drsquoautres employeacutes et agrave renforcer les capaciteacutes de ceux-ci
Le personnel au niveau 3 repreacutesente geacuteneacuteralement la plus grande partie des compeacutetences techniques de lrsquoeacutequipe dans le pays Il a une bonne expertise dans la conception de plans de SampE les meacutethodes de collecte de donneacutees et lrsquoanalyse des donneacutees qualitatives comme quantitatives En animant des formations et en supervisant la collecte des donneacutees les employeacutes de niveau 3 travaillent au renforcement des capaciteacutes des employeacutes de niveau 1 et 2 dans un grand nombre de domaines de compeacutetences Les employeacutes de niveau 3 doivent avoir une maicirctrise 3 agrave 5 ans drsquoexpeacuterience dans un domaine correspondant une bonne formation technique et ils doivent ecirctre capables de former le personnel et de renforcer ses capaciteacutes Les employeacutes de niveau 3 sont en lien eacutetroit avec le personnel de niveau 4 sur beaucoup de questions techniques
Les employeacutes de niveau 2 ont une licence et en moyenne 1 agrave 2 ans drsquoexpeacuterience Leur responsabiliteacute est de fournir une supervision suppleacutementaire pour les activiteacutes de collecte des donneacutees et de participer agrave la collecte des activiteacutes de SampE et agrave lrsquoanalyse des donneacutees Les personnels de niveau 2 sont souvent assigneacutes directement agrave des projets particuliers Ils gegraverent les employeacutes de niveau 1 et supervisent leurs activiteacutes On a besoin de plusieurs employeacutes de niveau 2 quand le bureau national a plusieurs bureaux secondaires
Les employeacutes de niveau 1 ont en gros la responsabiliteacute de faire les comptesshyrendus des activiteacutes et de collecter les donneacutees sur le terrain Ils participent aussi agrave des activiteacutes plus importantes de suivi et drsquoeacutevaluation comme les eacutetudes de base et les eacutetudes finales et servent souvent de superviseurs pour les eacutequipes et les enquecircteurs On leur demande de 1 agrave 2 ans drsquoexpeacuterience dans une organisation non gouvernementale ou une agence des Nations Unies Cependant il nrsquoest pas neacutecessaire que dans leur poste preacuteceacutedentils aient travailleacute directement dans le SampE Des exemples de descriptions de poste pour des postes de SampE de niveau 2 3 et 4 sont inclus dans lrsquoAnnexe I
Ce module se concentre principalement sur les employeacutes
de niveau 2 de niveau 3 et de niveau 4 parce que le processus
de recrutement est plus rigoureux du point de vue technique et plus
speacutecifique au SampE pour ces postes que pour des employeacutes de niveau 1 Le
recrutement drsquoemployeacutes pour des postes de niveau 1 devra suivre de pregraves
les proceacutedures standards de recrutement du bureau
Recruter du personnel de SampE bull 4
Eacutetape 1 Deacuteterminer les besoins de SampE
Les eacutequipes de SampE sont structureacutees de diffeacuterentes maniegraveres dans les diffeacuterents bureaux nationaux Les directives preacutesenteacutees dans ce module devront ecirctre adapteacutees au contexte du bureau Dans certains bureaux lrsquoeacutequipe de SampE est composeacutee drsquoemployeacutes qui se consacrent uniquement au SampE Ces eacutequipes comprennent geacuteneacuteralement un employeacute de niveau 3 un employeacute de niveau 2 (superviseacute par lrsquoemployeacute de niveau 3) et plusieurs employeacutes de niveau 1 Les membres de lrsquoeacutequipe travaillent ensemble pour reacutepondre aux besoins techniques de diffeacuterents projets et secteurs au sein du bureau national Une autre eacutequipe de SampE pourra ecirctre plus large et composeacutee de personnel de niveau 2 et de personnel des programmes venant de diffeacuterents secteurs et qui consacrent une partie de leur temps aux activiteacutes de SampE Au niveau reacutegional il y a souvent un employeacute de niveau 4 Celui-ci sera aussi appeleacute agrave apporter un appui agrave lrsquoeacutequipe du bureau national pour deacuteterminer agrave la fois les manques qui existent dans la capaciteacute et les compeacutetences techniques rechercheacutees chez les candidats potentiels
Recruter du personnel de SampE bull 5
La description de
poste doit donner
suffisamment de deacutetails
pour que les candidats
inteacuteresseacutes puissent voir
immeacutediatement si le
poste leur convient ou
non
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
9 Inclure les responsabiliteacutes de travail
9 Fournir un reacutesumeacute de lrsquoenvironnement de travail
9 Preacutesenter les compeacutetences requises
9 Deacutecrire les caracteacuteristiques deacutesireacutees
Lrsquoobjectif principal de la description de poste est drsquoinformer les candidats potentiels des responsabiliteacutes correspondant au poste et de ce qui est attendu drsquoeux ainsi que des compeacutetences et de lrsquoexpeacuterience requises Pour cela la description de poste doit donner suffisamment de deacutetails pour que les candidats inteacuteresseacutes puissent voir immeacutediatement si le poste leur convient ou non Ineacutevitablement il y aura des candidatures de personnes qui ne reacutepondront pas aux critegraveres minimum Cependant une bonne description de poste limitera ce type de candidatures Creacuteer une description de poste permet aussi de reacutefleacutechir de faccedilon critique agrave chaque aspect du poste
Une bonne description de poste doit faire de 3 agrave 4 pages pour donner suffisamment de deacutetails Elle devra comprendre les eacuteleacutements suivants
1 Preacutesentation geacuteneacuterale de lrsquoorganisation
1 Description du bureau ougrave est baseacute le poste
1 Description de lrsquoenvironnement de travail
1 But du poste
1 Principales responsabiliteacutes du poste
1 Principales tacircches du poste
1 Principales relations de travail
1 Qualifications agrave la fois requises et deacutesireacutees comme
1 Compeacutetences techniques
1 Expeacuterience
1 Niveau drsquoeacutetudes ou diplocircme
1 Compeacutetences personnelles
1 Autres qualifications correspondant au poste comme connaissance du Titre II ou drsquoautres types de programmes
Commencez la description par une rapide preacutesentation de votre organisation en deacutecrivant son histoire son mandat et ses principes directeurs Incluez une description preacutecise du bureau reacutegional ou national et les secteurs speacutecifiques
Recruter du personnel de SampE bull 6
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
dans lesquels le bureau travaille actuellement Si vous recrutez pour un poste reacutegional eacutelargissez cette description agrave chaque bureau national dans la reacutegion Preacutecisez clairement le but du poste au deacutebut de la description de poste Par exemple le but peut ecirctre de renforcer la capaciteacute en SampE par lrsquoeacutetablissement drsquoune uniteacute de SampE ou de fournir un appui technique pour les activiteacutes actuelles de SampE Les autres buts de postes seront fournis dans les descriptions de postes en annexes
Apregraves avoir preacutesenteacute le but deacutefinir les principales responsabiliteacutes correspondant au poste et preacuteciser quelle proportion du temps devra approximativement ecirctre consacreacutee agrave chacune Les proportions du temps preacutesenteacutees ici ne donnent qursquoune indication et les proportions reacuteelles du temps consacreacute agrave chaque tacircche seront deacutetermineacutees par le contexte Les responsabiliteacutes habituelles et lrsquoutilisation approximative du temps pour un poste de niveau 3 sont de
Deacutevelopper et maintenir un environnement propice pour le SampE (15)
Deacutevelopper les capaciteacutes du personnel en SampE (20)
Renforcer les systegravemes de gestion de lrsquoinformation (15)
Fournir un appui technique direct en SampE (50)
Un employeacute de niveau 2 peut ecirctre responsable de
la planification et de la conception du programme (30)
la conduite des activiteacutes de qualiteacute des programmes et de SampE (50)
le deacuteveloppement de la capaciteacute des employeacutes en SampE (20)
Les responsabiliteacutes varient eacutenormeacutement selon le poste ainsi que la
proportion de temps consacreacute agrave chaque responsabiliteacute dans le poste
Les employeacutes de niveau 4 auront sans doute la responsabiliteacute de
1 Donner un appui technique aux bureaux nationaux (30)
1 Deacutevelopper les capaciteacutes des employeacutes (30)
1 Coordonner et diriger les activiteacutes reacutegionales drsquoapprentissage (20)
1 Deacutevelopper un environnement propice (10)
1 Maintenir et construire des relations externes avec les bailleurs de fonds
les fonctionnaires des gouvernements et drsquoautres parties prenantes cleacutes
Les responsabiliteacutes des employeacutes de niveau 1 sont geacuteneacuteralement limiteacutees agrave la conduite drsquoactiviteacutes de SampE Pour une description plus deacutetailleacutee des responsabiliteacutes des postes Cf les descriptions de postes preacutesenteacutees dans lrsquoAnnexe I
Recruter du personnel de SampE bull 7
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
Inclure une liste des principales tacircches correspondant au poste Ces tacircches devront ecirctre en lien direct avec les activiteacutes les parties prenantes les reacutegions et les programmes concerneacutes Les descriptions de postes de lrsquoAnnexe I donnent aussi des exemples des principales tacircches
Les principales relations de travail comprennent les employeacutes avec lesquels lrsquoemployeacute travaillera le plus dans lrsquoorganisation Elles comprennent aussi les autres organisations et parties prenantes avec lesquelles lrsquoemployeacute sera en liaison et en partenariat Inclure une liste complegravete des principales relations de travail dans la description de poste en preacutecisant qui supervisera lrsquoemployeacute
La description de poste doit preacuteciser les qualifications demandeacutees comme
1 Le plus haut niveau drsquoeacutetudes atteint
1 Les anneacutees drsquoexpeacuterience
1 Les compeacutetences techniques
1 La connaissance des programmes ou logiciels utiliseacutes
1 La connaissance des types de programmes ou des sources de financement pertinents (par ex Titre II PEPFAR plaidoyer eacutedification de la paix)
1 Les compeacutetences personnelles
1 Les connaissances linguistiques
Formation du personnel
de SampE
Le domaine international de
lrsquoassistance et du deacuteveloppement
tente de srsquoappuyer sur de
nombreuses disciplines Les
employeacutes y compris les employeacutes
de SampE peuvent avoir fait
des eacutetudes tregraves diverses qui
les preacuteparent efficacement agrave
travailler pour des organisations
internationales mais il est
important que les employeacutes de
SampE aient une bonne base de
compeacutetences analytiques Ces
compeacutetences doivent comprendre
agrave la fois une bonne aptitude agrave la
reacuteflexion critique et une capaciteacute
agrave analyser de multiples types de
donneacutees
Pour chaque cateacutegorie speacutecifier quelles compeacutetences ou quel niveau de performance sont requis et ce qui est deacutesireacute Faites bien la diffeacuterence entre les caracteacuteristiques requises et celles qui sont preacutefeacutereacutees Par exemple des candidats potentiels pour le niveau 4 doivent avoir de 5 agrave 10 ans drsquoexpeacuterience en SampE mais on preacutefegravere que 2 agrave 3 ans de cette expeacuterience soient dans la reacutegion ou dans le pays ougrave est baseacute le poste LrsquoAnnexe II donne un tableau qui reacutesume un grand nombre des principales caracteacuteristiques deacutesireacutees pour chaque type de poste de SampE
Eacutevaluez le niveau drsquoeacutetudes et le nombre drsquoanneacutees drsquoexpeacuterience rechercheacutes selon le type de poste Dans lrsquoideacuteal les employeacutes de niveau 4 comme ceux de niveau 3 devraient avoir au moins une maicirctrise dans un domaine
Recruter du personnel de SampE bull 8
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
pertinent (comme le deacuteveloppement international la politique internationale lrsquoeacuteconomie agricole la santeacute publique etc) et avoir une expeacuterience en SampE comprenant des responsabiliteacutes de formation et de supervision Les employeacutes de niveau 2 doivent avoir un niveau licence dans un domaine pertinent avoir de 1 agrave 2 ans drsquoexpeacuterience en SampE y compris en formation et en supervision Les employeacutes de niveau 1 doivent avoir un niveau bac et avoir 1 ou 2 ans drsquoexpeacuterience pas neacutecessairement dans le domaine du SampE
Les compeacutetences particuliegraveres requises pour chaque poste seront tireacutees de la liste des besoins et des manques dans les capaciteacutes de SampE En geacuteneacuteral les compeacutetences techniques deacutesirables pour des postes de niveau 4 comme de niveau 3 sont
1 Expeacuterience en conception de programme et en conception de plan de SampE
1 Capaciteacute agrave concevoir des outils des enquecirctes et des eacutevaluations de SampE et drsquoautres activiteacutes de SampE comme des eacutetudes de base des systegravemes de suivi et de surveillance et des eacutevaluations finales
Une familiariteacute avec les principales techniques drsquoeacutechantillonnage
1 Une expeacuterience dans la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees qualitatives
1 Une expeacuterience dans la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees quantitatives
1 Une expeacuterience dans la meacutethode de recherche rurale participative (PRA)
1 Une connaissance des indicateurs standards et du protocole de SampE pour un secteur cleacute comme la santeacute ou la nutrition
1 De bonnes compeacutetences en interpreacutetation de donneacutees en reacutedaction de rapports en preacutesentation et autres aptitudes de communication
Les compeacutetences techniques pour un employeacute de niveau 2 comprendront la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees qualitatives et quantitatives et de bonnes capaciteacutes drsquointerpreacutetation et de reacutedaction de rapports
Les employeacutes de niveau 1 ne doivent pas neacutecessairement avoir une expeacuterience directe des activiteacutes de SampE mais devraient pouvoir montrer une familiariteacute avec les programmes drsquoorganisations non gouvernementales et une bonne capaciteacute agrave apprendre
Le degreacute de connaissance des programmes informatiques variera aussi selon les postes Les employeacutes de niveau 3 et 4 doivent connaitre les applications de Microsoftreg Office (dont Excel et Access) et un programme statistique comme le programme statistique pour les sciences sociales (SPSSreg) qui est geacuteneacuteralement utiliseacute pour lrsquoanalyse de donneacutees Les employeacutes de niveau 2 doivent connaitre la plupart des applications de Microsoftreg Office et les employeacutes de niveau 1 doivent connaicirctre Microsoftreg Word et Excel
Dans la description de poste preacuteciser les types de compeacutetences personnelles deacutesireacutees chez un candidat potentiel Les compeacutetences interpersonnelles
Recruter du personnel de SampE bull 9
Outils et ressources
Exemple de description de poste de niveau 4
Exemple de description de poste de niveau 3
Exemple de description de poste de niveau 2
Tableau de reacutesumeacute de poste
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
geacuteneacuteralement rechercheacutees sont la capaciteacute de motiver le personnel drsquoexcellentes capaciteacutes drsquoorganisation et de planification et la capaciteacute agrave travailler en eacutequipe avec des groupes divers dans un environnement multiculturel Pour les candidats de niveaux 3 et 4 les compeacutetences deacutesireacutees comprendront aussi des capaciteacutes de formation de coaching et de mentoring Bien qursquoil soit difficile de mesurer agrave quel point quelqursquoun est capable de lier des relations solides avec les communauteacutes ou de bien communiquer avec les membres drsquoune eacutequipe si vous incluez des compeacutetences interpersonnelles cela montrera aux candidats quelles sont vos attentes Demandez les reacutefeacuterences du candidat (Cf eacutetape 7) pour juger de ses capaciteacutes interpersonnelles et pour donner des exemples de lrsquoutilisation de ses compeacutetences
Mettez aussi les compeacutetences linguistiques dans la description de poste Le personnel de SampE doit comprendre et parler couramment la langue du pays Cependant les employeacutes des niveaux 1 et 2 doivent parler couramment les langues ou dialectes locaux Les employeacutes du niveau 1 ou 2 ne doivent pas avoir besoin de traduction quand ils travaillent avec les enquecircteurs ou les notables de la communauteacute Dans les pays ougrave il y a de nombreuses langues ou de nombreux dialectes il peut ecirctre difficile de trouver des candidats parlant couramment toutes les langues neacutecessaires Essayez dans ce cas drsquoeacutequilibrer lrsquoeacutequipe de SampE pour que lrsquoeacutequipe dans son ensemble puisse communiquer dans chacune des zones geacuteographiques ougrave opegravere le programme Les capaciteacutes linguistiques sont une compeacutetence importante mais cela ne doit pas ecirctre un facteur deacuteterminant car il est possible drsquooffrir une formation dans ces langues
Preacutesentez aussi au candidat lrsquoenvironnement de travail Dans cette description preacutesentez toutes les responsabiliteacutes de gestion et le temps passeacute en voyages (dans le pays ou agrave lrsquoeacutetranger) Cela aidera agrave reacuteduire le nombre de candidats
Faites circuler le brouillon de description de poste parmi les employeacutes de SampE de la reacutegion et du siegravege et les autres employeacutes concerneacutes pour qursquoils puissent donner leur opinion et leurs suggestions Le cas eacutecheacuteant faites une reacuteunion avec le comiteacute de recrutement pour discuter des principaux eacuteleacutements de la description de poste Cela vaut la peine drsquoy passer un peu plus de temps si neacutecessaire pour ameacuteliorer la description de poste car crsquoest elle qui en fin de compte deacuteterminera le genre de candidatures reccedilues La description de poste peut aussi deacuteterminer la structure de lrsquoeacutequipe de SampE
Recruter du personnel de SampE bull 10
Travaillez avec les
membres du comiteacute
pour preacuteparer
pour le processus
de recrutement un
calendrier reacutealiste qui
prenne en compte
lrsquourgence des besoins
en SampE et les exigences
du travail actuel des
membres du comiteacute
Eacutetape 3 Creacuteer un comiteacute de recrutement et preacuteparer le processus de recrutement
9 Identifier les membres du comiteacute de recrutement
9 Assigner les tacircches aux membres du comiteacute de recrutement
9 Preacuteparer un calendrier pour le processus de recrutement
Le comiteacute de recrutement sera composeacute de trois agrave quatre membres et aura la responsabiliteacute de superviser le processus de recrutement Les membres devront avoir des compeacutetences et expeacuteriences varieacutees dont ils feront beacuteneacuteficier le processus et chacun drsquoentre eux aura la responsabiliteacute de geacuterer certaines eacutetapes Le comiteacute devra comprendre des cadres en plus des employeacutes ayant une expeacuterience technique de SampE (soit des membres de lrsquoeacutequipe de SampE un conseiller en SampE ou un appui du personnel de SampE du siegravege) Quand on recrute pour un poste de niveau 3 le repreacutesentant reacutesident devra participer au comiteacute de recrutement Nommer lrsquoun des membres preacutesident du comiteacute de recrutement Celui-ci a plus de responsabiliteacutes dans lrsquoorganisation du processus de revue et des entretiens et il deacuteterminera comment on va proceacuteder si lrsquoeacutequipe est diviseacutee sur les candidats preacutefeacutereacutes ou sur drsquoautres problegravemes
Une fois que le comiteacute a eacutetudieacute ce module assignez des tacircches speacutecifiques agrave chaque membre du comiteacute Chaque membre devra ecirctre impliqueacute dans le reste du processus mais il est utile drsquoavoir une personne contact pour les tacircches speacutecifiques comme lrsquoannonce pour le poste Travaillez avec les membres du comiteacute pour preacuteparer pour le processus de recrutement un calendrier reacutealiste qui prenne en compte lrsquourgence des besoins en SampE et les exigences du travail actuel des membres du comiteacute
Recruter du personnel de SampE bull 11
Il y a des avantages et
des inconveacutenients divers
pour chacun des niveaux
ougrave lrsquoon publie le poste
Eacutetape 4 Passer une annonce pour le poste
9 Deacuteterminer agrave quel niveau lrsquoannonce devra ecirctre passeacutee
9 Publier un reacutesumeacute de la description de poste
9 Preacuteciser les exigences du poste
Deacuteterminer agrave quel niveau passer une annonce pour le poste On peut passer des annonces au niveau interne et au niveau externe au niveau national ou au niveau international Geacuteneacuteralement les annonce devront ecirctre passeacutees agrave la fois au niveau interne et externe Les annonces pour les postes de niveau 3 et 4 doivent ecirctre passeacutees au niveau international en plus du niveau national et interne Les annonces pour les postes de niveau 1 et 2 sont geacuteneacuteralement passeacutees seulement au niveau national soit au niveau interne soit au niveau externe
On a souvent besoin de longues descriptions de postes pour pouvoir y inclure tous les deacutetails recommandeacutes Dans ce cas reacutedigez une description de poste reacutesumeacutee qui pourra facilement ecirctre publieacutee dans des journaux ou des magazines par exemple Contactez les ressources humaines pour avoir des exemples de reacutesumeacutes de postes Les sites internet peuvent geacuteneacuteralement publier des descriptions de postes complegravetes et il ne faudra donc pas de reacutesumeacute Ce reacutesumeacute devra preacuteciser le niveau minimum drsquoeacutetudes et drsquoexpeacuterience en SampE requis ainsi que les principales compeacutetences techniques et les responsabiliteacutes du poste Inclure les contacts dans lrsquoannonce pour que les personnes inteacuteresseacutees puissent contacter lrsquoorganisation et demander une description de poste complegravete
Il y a des avantages et des inconveacutenients divers pour chacun des niveaux ougrave lrsquoon passe lrsquoannonce pour le poste Si crsquoest au niveau interne cela limite la
Recruter du personnel de SampE bull 12
Comme cela a eacuteteacute dit plus
haut les annonces pour
des postes devront ecirctre passeacutees
au niveau interne comme au
niveau externe pour attirer des
candidatures varieacutees et eacutequilibreacutees
de maniegravere juste et eacutequitable Si on
nrsquoutilise que la publication interne
donner et documenter la raison
justifiant cette deacutecision car cela
peut precircter agrave controverse pour les
candidats externes Par exemple
certaines organisations ont deacutecideacute
de passer des annonces et de
recruter agrave lrsquointerne pour les postes
de reacuteponse agrave lrsquourgence parce que
la personne doit ecirctre recruteacutee
rapidement et que ce type de
postes est agrave court terme
Eacutetape 4 Passer une annonce pour le poste
recherche agrave des candidats qui connaissent lrsquoorganisation et qui ont montreacute des capaciteacutes professionnelles dans lrsquoenvironnement de lrsquoorganisation Les collegravegues peuvent donner des reacutefeacuterences pour les qualifications et les compeacutetences personnelles de chaque candidat Mais en limitant la recherche agrave des candidats internes on exclue tous les candidats possibles qui ne sont pas actuellement employeacutes par lrsquoorganisation y compris certains qui pourraient ecirctre plus qualifieacutes pour le poste que le personnel actuel Passer lrsquoannonce au niveau externe augmente de faccedilon significative le nombre de candidats et peut ecirctre utile pour apporter de nouvelles perspectives agrave lrsquoorganisation
Pour passer une annonce agrave lrsquointerne contactez drsquoabord le deacutepartement des ressources humaines Il vous demandera un ensemble standard drsquoinformations et srsquoassurera que lrsquoannonce circule dans toute lrsquoorganisation Deacutecidez srsquoil faut faire circuler lrsquoannonce agrave lrsquointeacuterieur du bureau national dans les bureaux nationaux de la reacutegion ou au niveau mondial dans tous les bureaux nationaux et au siegravege
Si lrsquoon passe une annonce agrave lrsquoexterne lrsquoensemble des candidatures peut ecirctre limiteacute agrave des candidats nationaux ou eacutelargi pour inclure des candidats internationaux Une annonce nationale agrave lrsquoexterne devra inclure tous les journaux du pays et les organisations et universiteacutes pertinentes Envoyer des annonces agrave chaque journal en utilisant le format habituel du journal De plus faites circuler lrsquoannonce dans les organisations partenaires et les universiteacutes locales Contactez chaque organisation et chaque eacutecole pour demander si elle preacutefegravere qursquoon utilise un e-mail un bulletin ou autre publication ou qursquoon passe par le centre professionnel srsquoil existe
Si lrsquoon passe lrsquoannonce pour le poste au niveau international il y a de nombreuses options Commencez par contacter le deacutepartement des ressources humaines de votre organisation De nombreuses organisations mettent des annonces pour des postes sur leurs sites Internet
Consideacuterez les avantages et les inconveacutenients de passer des
annonces au niveau international En passant des annonces
au niveau international on augmente le nombre de candidatures et on
augmente peut-ecirctre les chances de trouver les candidats les plus qualifieacutes
Mais crsquoest plus compliqueacute et potentiellement plus coucircteux drsquoorganiser
des entretiens pour des candidats venant de lrsquoeacutetranger Reacutefleacutechissez pour
deacutecider si les candidats viendront de lrsquoeacutetranger aux frais de votre compagnie
srsquoils peuvent ecirctre intervieweacutes localement par des collegravegues bien preacutepareacutes
ou si des entretiens par teacuteleacutephone suffiront De plus quand on recrute au
niveau international cela peut impliquer des frais de deacutemeacutenagement et
drsquoinstallation qui doivent ecirctre inclus dans le budget Cela est aussi valable
quand on passe lrsquoannonce agrave lrsquointerne au niveau international
Recruter du personnel de SampE bull 13
Outils et ressources
Listes de diffusion pour passer des annonces
Eacutetape 4 Passer une annonce pour le posten
Il y a de nombreuses autres possibiliteacutes pour offrir des postes au niveau international par exemple par lrsquointermeacutediaire drsquoassociations drsquoeacutevaluation Voyez srsquoil y a un moyen de faire une liste des annonces agrave lrsquointeacuterieur de votre organisation par des listes de diffusion ou des bulletins Contactez votre deacutepartement des ressources humaines pour trouver une liste actualiseacutee des possibiliteacutes LrsquoAnnexe III contient une liste de ces possibiliteacutes et des listes de diffusion de postes
Preacuteciser clairement degraves le deacutebut de lrsquoannonce pour le poste ce qui est requis des candidats En geacuteneacuteral les candidatures doivent comprendre une lettre de motivation un CV et des reacutefeacuterences Pour des postes de niveau 2 3 et 4 il est recommandeacute de demander drsquoinclure un exemple de document reacutedigeacute par le candidat
Faire savoir aux candidats comment ils peuvent soumettre leur candidature Les e-mails sont sans doute la meacutethode la plus simple Mais les courriers sont geacuteneacuteralement aussi accepteacutes Pour eacuteviter de recevoir drsquoinnombrables coups de teacuteleacutephone il vaut mieux eacuteviter de mettre un numeacutero de teacuteleacutephone et preacuteciser que les appels teacuteleacutephoniques en lien avec le poste ne sont pas accepteacutes
Dans lrsquoannonce pour le poste donner aussi la date limite de deacutepocirct des candidatures Si crsquoest possible du point de vue du temps acceptez les candidatures pendant un mois apregraves la date de passage de lrsquoannonce Pour suivre le protocole eacutecrivez que lrsquoorganisation nrsquoest pas obligeacutee de recruter lrsquoun des candidats si elle deacutecide qursquoaucun drsquoeux ne convient pour le poste proposeacute
Il peut ecirctre utile drsquoafficher toutes les candidatures sur un site
partageacute comme un dossier sur le serveur du reacuteseau qui puisse ecirctre
facilement accessible agrave tout moment au comiteacute de recrutement Assurezshy
vous que ce dossier nrsquoest accessible qursquoau comiteacute de recrutement pour
proteacuteger la confidentialiteacute des candidats
Recruter du personnel de SampE bull 14
Le comiteacute de
recrutement devra
preacuteparer une liste de
critegraveres qui seront
utiliseacutes pour juger de
la qualification drsquoun
candidat
Eacutetape 5 Trier retenir les candidatures et preacuteseacutelectionner les candidats
9 Eacutetudier toutes les candidatures
9 Trier les candidats sur la base de leur qualification
9 Preacuteparer la liste des candidats qui passeront un entretien
9 Preacuteseacutelectionner les candidats
Eacutetudiez toutes les candidatures quel que soit le nombre reccedilu Le comiteacute de recrutement devra preacuteparer une liste de critegraveres qui seront utiliseacutes pour juger de la qualification drsquoun candidat Ces critegraveres seront baseacutes sur le nombre drsquoanneacutees drsquoexpeacuterience demandeacute les eacutetudes faites et les compeacutetences techniques correspondant agrave la description de poste Sur la base drsquoune premiegravere lecture des eacutetudes et de lrsquoexpeacuterience des candidats le comiteacute les triera en trois groupes
Groupe 1 candidats non qualifieacutes pour le poste
Groupe 2 candidats qui remplissent certaines des qualifications et demandes minimales mais pas toutes
Groupe 3 candidats qui remplissent toutes les qualifications demandeacutees ou deacutepassent ce niveau
Ce premier tri des candidats en trois groupes devrait ecirctre relativement facile Par contre il faudra plus de temps et drsquoattention pour classer les candidats selon qursquoils sont plus ou moins qualifieacutes
Envoyez aux candidats du groupe 1 ceux qui ne remplissent pas les qualifications minimales un bref accuseacute de reacuteception en les remerciant de leur inteacuterecirct et en leur faisant savoir qursquoils ne seront plus contacteacutes pour ce poste Le mieux est de reacutediger une reacuteponse standard qui pourra ecirctre envoyeacutee par e-mail ou par courrier selon ce que le candidat aura donneacute comme
On doit respecter les
regravegles habituelles de la
courtoisie pendant tout
le processus de recrutement
Il est important de reacutepondre
agrave tous les candidats que leur
candidature soit inteacuteressante
ou pas Si lrsquoon srsquointeacuteresse agrave un
candidat lrsquoinformer des progregraves
ou des retards du processus
de recrutement Si lrsquoon tient
les candidats au courant cela
permettra drsquoavoir une meilleure
communication avec eux dans les
deux sens et cela montrera que
la communication agrave lrsquointeacuterieur de
lrsquoorganisation est bonne
Recruter du personnel de SampE bull 15
Eacutetape 5 Trier retenir les candidatures et preacuteseacutelectionner les candidats
Outils et ressources
Tableau pour retenir des candidatures
Questions pour preacuteseacutelectionner des candidats
adresse Si vous pensez que ces candidats pourraient ecirctre inteacuteressants une autre fois pour un autre poste gardez leur candidature dans vos dossiers
Les candidats du groupe 2 qui remplissent une bonne partie des demandes de niveau drsquoeacutetude et drsquoexpeacuterience mais qui nrsquoont peut-ecirctre pas toutes les compeacutetences techniques demandeacutees devront ecirctre conserveacutes au cas ougrave aucun des candidats du groupe 3 ne conviendrait parfaitement pour le poste Envoyez un accuseacute de reacuteception aux candidats du groupe 2 mais attendez que les candidatures du groupe 3 aient eacuteteacute eacutetudieacutees ou mecircme jusqursquoagrave ce qursquoun candidat ait eacuteteacute recruteacute avant de leur envoyer la lettre standard de reacuteponse pour leur faire savoir qursquoon a recruteacute quelqursquoun pour le poste et pour les remercier de leur inteacuterecirct Ces candidats pourront peut-ecirctre ecirctre inteacuteresseacutes par drsquoautres postes dans lrsquoorganisation
Pour lrsquoinstant ce sont les candidats du groupe 3 qui sont les plus inteacuteressants Ils ont ce qui est demandeacute comme diplocircmes expeacuterience et expertise technique et ont montreacute par leur lettre drsquointroduction et leur curriculum vitae (CV) qursquoils seraient de bons candidats pour ce poste Maintenant le comiteacute de recrutement devra eacutetudier toutes les candidatures du groupe 3 et seacutelectionner trois ou quatre excellents candidats qui seront contacteacutes pour un entretien
Demandez aux membres de lrsquoeacutequipe de lire les candidatures et lrsquoexemple de document reacutedigeacute par le candidat Ceci permettra de trouver dans le groupe les candidats qui srsquoexpriment le mieux et qui ont le plus drsquoexpeacuterience Chaque eacutevaluateur classera les candidats selon des critegraveres preacuteeacutetablis sur toute une gamme de qualifications de compeacutetences de capaciteacutes de reacutedacteur agrave lrsquoexpeacuterience en gestion et aux connaissances informatiques Creacuteez un tableau dans lequel les eacutevaluateurs noteront si un candidat est bon moyen ou faible pour chaque critegravere LrsquoAnnexe IV donne un exemple de ce tableau
Si plus de quatre candidats ont des qualifications eacutequivalentes et sont aussi inteacuteressants cela vaut la peine drsquoavoir un entretien avec tous les candidats Mais cela nrsquoarrive pas tregraves souvent et se limiter agrave trois ou quatre entretiens est
Recruter du personnel de SampE bull 16
Si on ne trouve pas
de bon candidat
envisagez de remettre
le recrutement agrave plus tard et
de passer une nouvelle annonce
plus tard dans deux ou quatre
mois par exemple Crsquoest un
engagement important que de
recruter un nouvel employeacute et il
vaut mieux attendre jusqursquoagrave ce
qursquoon puisse choisir un candidat
avec confiance Appuyez-vous sur
le personnel de SampE de la reacutegion
et du siegravege de votre organisation
et sur des consultants techniques
externes jusqursquoagrave ce qursquoon trouve
un meilleur candidat
Eacutetape 5 Trier retenir les candidatures et preacuteseacutelectionner les candidats
geacuteneacuteralement suffisant et plus eacuteconomique
Faites un premier tri parmi les candidats preacuteseacutelectionneacutes en leur teacuteleacutephonant pour veacuterifier si le salaire qursquoils demandent correspond au budget et si le poste les inteacuteresse eacutetant donneacute lrsquoendroit ougrave il est baseacute et les deacuteplacements neacutecessaires Confirmez aussi si les candidats seront disponibles agrave la date de deacutemarrage du poste ou aux environs de cette date Cela eacutevite de recevoir des candidats qui nrsquoaccepteront probablement pas le poste agrave cause du salaire ou si crsquoest un poste difficile LrsquoAnnexe V donne une liste de questions qursquoil est inteacuteressant de poser pour le premier tri des candidatsApregraves ce premier contact teacuteleacutephonique preacutevoyez des entretiens drsquoembauche avec chacun des candidats du haut de la liste Si les trois ou quatre premiers entretiens ne sont pas satisfaisants revenez aux autres candidats du groupe 3 ou mecircme du groupe 2 pour trouver drsquoautres candidats potentiels pour des entretiens
Apregraves ce premier contact teacuteleacutephonique preacutevoyez des entretiens drsquoembauche avec chacun des candidats du haut de la liste Si les trois ou quatre premiers entretiens ne sont pas satisfaisants revenez aux autres candidats du groupe 3 ou mecircme du groupe 2 pour trouver drsquoautres candidats potentiels pour des entretiens
Recruter du personnel de SampE bull 17
Il est important de poser
des questions ouvertes
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
9 Choisir les questions pour les entretiens drsquoembauche
9 Faire les entretiens drsquoembauche
9 Noter chaque candidat sur la base de critegraveres standards
9 Discuter des notes et des reacutesultats
Organisez une reacuteunion du comiteacute de recrutement afin de choisir les questions pour les entretiens drsquoembauche et de deacutecider srsquoil faut ou non avoir des discussions techniques sur le SampE ou des tests Les reacuteunions pour preacuteparer les entretiens et les entretiens eux-mecircmes peuvent se faire sous forme de teacuteleacuteconfeacuterences srsquoil nrsquoest pas possible du point de vue logistique ou financier de reacuteunir le comiteacute de recrutement et les candidats dans un point central Ce module se concentre sur des questions speacutecifiques au SampE qui devront ecirctre incluses dans lrsquoentretien En plus des questions speacutecifiques au SampE lrsquoeacutequipe devra aussi inclure des questions standards pour les entretiens drsquoembauche sur la capaciteacute du candidat agrave travailler en eacutetant presseacute par le temps ses compeacutetences en reacutesolution de problegravemes ou toute autre caracteacuteristique que lrsquoeacutequipe considegravere comme importantes pour les postes
Le comiteacute de recrutement deacutecide de la structure des entretiens Il faudra consacrer le mecircme temps agrave chaque entretien La dureacutee de lrsquoentretien peut varier selon le niveau du poste mais en geacuteneacuteral elle est de 30 agrave 90 minutes Maintenant le comiteacute doit aussi deacutefinir le rocircle respectif de chaque membre dans le processus Chaque membre de lrsquoeacutequipe doit avoir plusieurs questions agrave poser pendant lrsquoentretien lui-mecircme Si lrsquoon assigne des questions agrave chaque recruteur et qursquoon fixe un ordre pour poser ces questions cela permet de mieux structurer lrsquoentretien et de faire sentir agrave lrsquoeacutequipe que tous participent
Les questions de lrsquoentretien doivent ecirctre adapteacutees agrave chaque poste et au contexte du bureau national LrsquoAnnexe VI contient une liste de suggestions de questions pour les postes de niveau 3 et 4 Geacuteneacuteralement il est important
Recruter du personnel de SampE bull 18
Faire des entretiens
est un processus long
qui peut ecirctre fatiguant srsquoil y a
beaucoup drsquoentretiens Preacutevoyez
suffisamment de pauses dans le
calendrier des entretiens pour que
chaque candidat soit reccedilu par le
comiteacute avec autant drsquoattention et
drsquointeacuterecirct
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
de poser des questions ouvertes Si on a besoin de plus drsquoexplications ou de deacutetails pour une question posez une question compleacutementaire comme Pouvez-vous donner des deacutetails Comment avez-vous fait cela ou Je serais inteacuteresseacute drsquoentendre ce qui vous a fait prendre cette deacutecision LrsquoAnnexe VII contient des informations sur le protocole geacuteneacuteral drsquoentretien drsquoembauche
Lagrave encore lrsquoideacuteal est drsquoavoir dans le comiteacute de recrutement des personnes ayant une expeacuterience du SampE car ce sont elles qui seront le plus agrave mecircme de discuter de leurs reacuteponses avec les candidats et de voir agrave quel point chaque reacuteponse est approprieacutee Srsquoil nrsquoest pas possible drsquoavoir des employeacutes ayant une expeacuterience de SampE voyez srsquoil est possible de faire participer un speacutecialiste technique reacutegional de SampE aux entretiens Il serait peut-ecirctre possible de faire coiumlncider une visite drsquoassistance technique preacutevue avec le calendrier des entretiens Sinon le speacutecialiste technique de SampE pourrait faire des entretiens seacutepareacutes au teacuteleacutephone avec les candidats Cela vaut la peine de consacrer des ressources suppleacutementaires pour pouvoir beacuteneacuteficier de son opinion quand on recrute pour des postes de niveau 3 ou 4
Preacutevoyez plusieurs discussions et tests techniques dans le processus drsquoentretiens quand vous recrutez des employeacutes de niveaux 3 et 4 Les discussions et tests devraient comprendre de maniegravere non limitative la conception de systegravemes et drsquoactiviteacutes de SampE et lrsquoanalyse de donneacutees Dans ces discussions les questions poseacutees par les candidats peuvent ecirctre aussi inteacuteressantes sinon plus que les reacuteponses qursquoils donnent Les candidats nrsquoauront pas beaucoup de connaissances des projets discuteacutes Il leur sera difficile de donner de bonnes recommandations ou de reacuteviser les outils ou les plans de SampE Cependant des candidats qualifieacutes devraient poser des questions cleacutes pour mieux comprendre et trouver les points agrave discuter avec les membres de lrsquoeacutequipe
Tout le mateacuteriel comme les donneacutees agrave utiliser durant
lrsquoentretien devra ecirctre fourni aux candidats bien agrave lrsquoavance pour
leur permettre de se familiariser avec ce mateacuteriel
Pour deacuteterminer quelles sont les compeacutetences drsquoun candidat en conception de SampE vous pouvez lui demander de discuter drsquoun exemple drsquooutil de planification de SampE LrsquoAnnexe VIII donne un cadre des reacutesultats tireacute du programme du CRS de reconstruction apregraves le tsunami agrave Banda Aceh Ce cadre des reacutesultats donne des thegravemes pour chaque objectif strateacutegique et pour chaque reacutesultat intermeacutediaire Mais les quatre objectifs strateacutegiques et les huit reacutesultats intermeacutediaires nrsquoont pas eacuteteacute preacuteciseacutes LrsquoAnnexe VIII a eacuteteacute fournie pour servir drsquoexemple pour illustrer cet exercice Ce cadre des reacutesultats peut ecirctre utiliseacute lors de lrsquoentretien ou vous pouvez utiliser un outil de planification du SampE tireacute drsquoun de vos projets Dans ce dernier cas cela megravenera
Recruter du personnel de SampE bull 19
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
agrave une discussion plus pertinente pour votre bureau national et vous pourrez aussi avoir avec le candidat une discussion plus deacutetailleacutee sur la strateacutegie et le contexte du projet
De plus un tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT) peut ecirctre inclus pour que les candidats lrsquoeacutetudient et en discutent Les points que soulegravevent les candidats leurs suggestions et leurs preacuteoccupations sont utiles pour lrsquoeacutevaluation LrsquoAnnexe IX comprend un exemple drsquoIPTT et les points de discussion qui y correspondent
Pour tester les compeacutetences en analyse de donneacutees de candidats des niveaux 3 et 4 demandez agrave chaque candidat drsquoanalyser un ensemble de donneacutees reacuteel venant drsquoun bureau national Le candidat devra faire cette analyse avec le programme statistique que vous choisirez ou avec celui qui est le plus geacuteneacuteralement utiliseacute dans votre bureau Si cela est fait dans le cadre de lrsquoentretien fournissez les donneacutees avant lrsquoentretien pour que le candidat puisse se familiariser agrave lrsquoavance avec leur structure Ajoutez aux donneacutees des questions auxquelles le candidat devra reacutepondre et demandez au candidat de faire lrsquoanalyse apregraves lrsquoentretien Ces questions devront ecirctre en lien direct avec les activiteacutes typiques de SampE dans votre bureau national On pourra deacuteterminer le niveau de compeacutetences de chaque candidat en posant des questions ayant des niveaux varieacutes de sophistication technique Si les questions sont trop basiques on ne pourra pas tester les capaciteacutes de chaque candidat pour des analyses drsquoun niveau plus eacuteleveacute De mecircme si on pose seulement des questions trop complexes on ne pourra pas eacutevaluer les compeacutetences plus basiques du candidat Si dans le bureau national il nrsquoy a pas drsquoexpert en SampE demandez agrave un employeacute de niveau 4 de lrsquoorganisation drsquoaider agrave concevoir ce test et agrave formuler des questions drsquoanalyse des donneacutees
Pour avoir une impression plus large des capaciteacutes en SampE du candidat il pourra ecirctre utile drsquoinclure une discussion sur des questions actuelles de SampE ou de lui poser un dilemme de SampE au candidat Cela pourra porter sur la conception drsquoune eacutetude des donneacutees de base la revue drsquoun brouillon de questionnaire lrsquointerpreacutetation de reacutesultats ambigus des donneacutees ou une question eacutethique en lien avec la conception du SampE Demandez la contribution de cadres du SampE pour concevoir des exercices sur Excel ou SPSS ou drsquoautres exercices techniques baseacutes sur des points particuliers des programmes Consultez le personnel de la reacutegion ou du siegravege en particulier pour
Il peut ecirctre inteacuteressant de noter
quelles questions ont
bien marcheacute pendant
lrsquoentretien et quelles
questions nrsquoont pas eacuteteacute aussi
utiles agrave votre eacutequipe Partagez
ce feedback et ces reacuteflexions
avec les autres bureaux de pays
et avec le siegravege pour qursquoil soit
possible de reacuteviser et drsquoameacuteliorer
continuellement les techniques
drsquoentretiens drsquoembauche
Recruter du personnel de SampE bull 20
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
leur demander des exemples drsquoexercices qui ont bien marcheacute dans le passeacute Partagez les exercices techniques que vous aurez conccedilus et les reacuteactions agrave ces exercices avec drsquoautres employeacutes de SampE de lrsquoagence pour qursquoils puissent profiter de cette expeacuterience
Une fois que lrsquoeacutequipe a seacutelectionneacute les questions les points de discussion technique et les exercices qui seront inclus dans lrsquoentretien compilez un dossier drsquoentretien pour chaque membre de lrsquoeacutequipe Ce dossier devra comprendre pour chaque candidat son CV sa lettre de motivation et lrsquoexemple de document qursquoil a reacutedigeacute plus la liste de questions pour lrsquoentretien et drsquoautres exemples et mateacuteriels qui seront utiliseacutes pendant les discussions techniques Fournissez ce dossier agrave chaque membre de lrsquoeacutequipe bien avant lrsquoentretien pour que chacun drsquoentre eux se familiarise avec le mateacuteriel et soit plus agrave lrsquoaise pour travailler durant lrsquoentretien
Incluez dans le dossier drsquoentretien une feuille de notation sur laquelle les membres de lrsquoeacutequipe pourront noter chaque candidat pendant lrsquoentretien Deacuteterminez les critegraveres qui seront les plus importants dans le cadre de lrsquoentretien LrsquoAnnexe X propose un exemple de feuille de notation pour un entretien Demandez agrave chaque eacutevaluateur de mettre une note de 1 agrave 5 pour chaque critegravere 5 eacutetant la meilleure note Preacutevoyez un espace pour eacutecrire des commentaires pendant lrsquoentretien
Structurez lrsquoentretien autour de quatre eacuteleacutements principaux lrsquointroduction les questions la reacuteflexion et la conclusion1 Durant lrsquointroduction
Preacutesentez chaque membre du comiteacute de recrutement
Creacuteez une ambiance deacutetendue
Expliquez en quoi va consister lrsquoentretien les domaines sur lesquels porteront probablement les questions et eacuteventuellement les discussions techniques pour les postes de niveau 3 et 4 et la dureacutee preacutevue de lrsquoentretien
Demandez aux candidats de reacutepondre en donnant beaucoup de deacutetails
Preacutesentez un reacutesumeacute de la description de poste
Preacutecisez la formation et lrsquoexpeacuterience du candidat
Durant la partie questions de lrsquoentretien il faut poser toutes les questions de lrsquoentretien Assurez-vous que les questions sont ouvertes Eacutecoutez attentivement les reacuteponses du candidat et faites preacuteciser eacuteventuellement les reacuteponses ou discutez plus agrave fond de ces reacuteponses
1 La description de ces quatre eacuteleacutements de lrsquoentretien est reacutesumeacutee de Contemporary Management Practices Workshop Staff Selection and Employment Law Participant Manual de Robert A Jud et Associeacutes
Recruter du personnel de SampE bull 21
Outils et ressources
Questions drsquoentretien pour les niveaux 3 et 4
Protocole drsquoentretien
Exemple de cadre des reacutesultats
Exemple drsquoIPTT
Tableau pour la notation des entretiens
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
Durant la partie reacuteflexion reacutesumez les principales choses dites par le candidat pour veacuterifier que celui-ci pense que ses reacuteponses ont eacuteteacute bien comprises Posez aussi drsquoeacuteventuelles questions non couvertes durant lrsquoentretien et des questions compleacutementaires baseacutees sur les reacuteponses du candidat
La conclusion est une occasion pour le candidat de donner drsquoautres informations ou de poser des questions Lrsquoentretien permet au candidat de voir srsquoil est agrave lrsquoaise avec le mandat et la culture de lrsquoorganisation il est donc important de preacutevoir du temps pour que chaque candidat puisse poser ces questions Pendant la clocircture informez aussi le candidat des prochaines eacutetapes du processus de recrutement Que lrsquoentretien se soit ou non bien passeacute concluez-le sur une note positive et remerciez le candidat pour le temps qursquoil vous a consacreacute Passez le cas eacutecheacuteant aux tests ou aux discussions techniques
Une fois que les entretiens sont termineacutes lrsquoeacutequipe de recrutement utilisera les feuilles de notation comme base pour discuter de chaque candidat et pour seacutelectionner son candidat preacutefeacutereacute pour le poste Demandez agrave chaque membre de lrsquoeacutequipe drsquoeacutetudier les exemples de documents eacutecrits par les candidats pour voir quel est le niveau de reacuteflexion critique le style drsquoeacutecriture et la coheacuterence de lrsquoensemble du rapport Deacutefinir le rocircle de chaque candidat dans lrsquoactiviteacute deacutecrite dans le document pour bien voir srsquoil srsquoagit drsquoun travail individuel ou drsquoun travail drsquoeacutequipe Discutez de toutes vos reacuteflexions et commentaires sur la qualiteacute des reacuteponses le comportement du candidat durant lrsquoentretien ndash eacutetait-il agrave lrsquoaise ou non ndash et drsquoautres signes plus subtils qui montrent les caracteacuteristiques plus personnelles du candidat
Eacutetudiez les notes de chaque candidat et discutez des diffeacuterences entre les faccedilons de noter des diffeacuterents membres de lrsquoeacutequipe Il est probable qursquoil y aura un candidat preacutefeacutereacute Maintenant deacuteterminez qui est le deuxiegraveme choix au cas ougrave le premier choix pour une raison ou une autre nrsquoaccepterait pas le poste
Recruter du personnel de SampE bull 22
Le deacutepartement des
ressources humaines
enverra au candidat une
lettre drsquooffre drsquoemploi
qui preacutecise le salaire
correspondant au poste
tous les avantages
sociaux qui stipule la
longueur du contrat (le
cas eacutecheacuteant) et la date de
deacutebut
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
9 Veacuterifier les reacutefeacuterences du candidat
9 Faciliter la preacuteparation du contrat
9 Fournir une orientation et une formation
Avant drsquooffrir le poste au candidat veacuterifiez ses reacutefeacuterences Agrave ce niveau ne veacuterifiez que les reacutefeacuterences du premier candidat seacutelectionneacute Appelez chaque personne de reacutefeacuterence et posez-lui une liste de questions standards sur le travail technique du candidat ses compeacutetences personnelles et drsquoautres points forts ou faiblesses que le comiteacute de recrutement pense inteacuteressantes Il peut ecirctre inteacuteressant de donner agrave lrsquoavance agrave ces personnes de reacutefeacuterences une liste des sujets qui seront abordeacutes pour qursquoelles puissent se preacuteparer Les conversations avec ces personnes sont souvent une bonne occasion de deacutecouvrir des compeacutetences qui sont souvent difficiles agrave mesurer pendant lrsquoentretien LrsquoAnnexe XI comprend une liste de questions geacuteneacuteralement poseacutees pour les postes de niveau 3 et 4 Si les personnes de reacutefeacuterences donnent un feedback positif et que le comiteacute de recrutement a confiance dans son choix contactez le deacutepartement des ressources humaines pou qursquoil puisse offrir le poste au candidat
Si les personnes de reacutefeacuterences vous donnent une mauvaise impression du candidat et que cela vous fait reconsideacuterer votre choix faites une nouvelle reacuteunion du comiteacute de recrutement pou voir ce qui doit ecirctre fait Si le comiteacute est drsquoaccord veacuterifiez les reacutefeacuterences du candidat qui eacutetait arriveacute en second Si ces reacutefeacuterences sont positives passez agrave la phase suivante et contactez le deacutepartement des ressources humaines
Le deacutepartement des ressources humaines enverra au candidat une lettre
Recruter du personnel de SampE bull 23
La reacutefeacuterence peut vous
donner une impression
neacutegative drsquoun candidat par ce
qursquoil dit et surtout par ce qursquoil ne
dit pas Les reacutefeacuterences peuvent
se sentir obligeacutes de ne donner
que des informations positives
(ou peuvent ecirctre limiteacutes pour ce
qursquoils peuvent dire par la crainte
drsquoimplications leacutegales) et ils
peuvent omettre des informations
sur les faiblesses potentielles Posez
des questions directes et essayez
de juger du style de la reacutefeacuterence
Eacutecoutez attentivement chaque
reacuteponse et posez des questions
compleacutementaires
Outils et ressources
Questions pour les personnes de reacutefeacuterences
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
drsquooffre drsquoemploi qui preacutecise le salaire correspondant au poste tous les avantages sociaux qui stipule la longueur du contrat (le cas eacutecheacuteant) et la date de deacutebut Une fois que le candidat a accepteacute le poste informez les autres candidats qursquoune personne a eacuteteacute recruteacutee pour le poste et remerciez-les pour leur inteacuterecirct et leur temps
Si le candidat nrsquoaccepte pas le poste faites une reacuteunion avec le comiteacute de recrutement pour seacutelectionner le choix suivant Puis veacuterifiez les reacutefeacuterences de ce candidat Reacutepeacutetez ce processus jusqursquoagrave ce que le candidat preacutefeacutereacute accepte le poste
Le deacutepartement des ressources humaines facilitera le processus de reacutedaction du contrat Faites un suivi aupregraves du personnel des ressources humaines pour veacuterifier que la preacuteparation du contrat se passe bien Informez le candidat des eacuteventuels retards dans la reacutedaction du contrat
Une fois que le candidat a signeacute le contrat votre recrutement est termineacute
Une fois que le candidat est embaucheacute la prochaine eacutetape est de srsquoassurer que le nouvel employeacute reccediloive tout lrsquoappui neacutecessaire durant son orientation Dans lrsquoideacuteal le personnel des ressources humaines fournit un mateacuteriel standard drsquoorientation qui aidera le nouvel employeacute agrave deacutecouvrir le programme et le travail de lrsquoorganisation Mettre dans le dossier drsquoorientation les documents et directives standard de votre organisation pour le SampE comme les manuels de SampE et les eacutetudes reacutecentes Il ne srsquoagit pas de donner au candidat toutes les informations existantes mais de choisir de maniegravere strateacutegique des documents cleacutes qui lui donneront une base lui permettant de mieux srsquoimpliquer dans les reacuteunions et les autres aspects du processus drsquoorientation Il faut preacutevoir dans lrsquoorientation un moment pour que le nouvel employeacute passe une journeacutee ou une demi-journeacutee avec des employeacutes de chaque secteur Le nouvel employeacute de SampE doit se familiariser avec la programmation de chaque secteur et deacutevelopper de bonnes relations de travail avec les principaux employeacutes de chaque secteur
Impliquez le nouvel employeacute dans toutes les reacuteunions durant ses premiegraveres semaines Les reacuteunions seront pour lui une bonne occasion drsquoen apprendre plus sur les questions professionnelles actuelles et de rencontrer les employeacutes Si possible faites participer le nouvel employeacute au cours de ces premiegraveres semaines agrave une activiteacute de SampE la planification la collecte ou lrsquoanalyse de donneacutees Une orientation pratique est souvent tregraves efficace et aide le nouvel employeacute agrave geacuterer lrsquoeacutenorme quantiteacute de nouvelles choses agrave assimiler dans un nouveau poste
Pendant lrsquoorientation donnez au nouvel employeacute des occasions de rencontrer
Recruter du personnel de SampE bull 24
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
des organisations partenaires et de visiter des communauteacutes participantes et des sites de projet Apregraves les deux premiegraveres semaines de travail prenez le temps de passer voir srsquoil srsquoadapte bien Profitez de ce moment pour reacutepondre aux questions qursquoil peut avoir et pour demander ses premiegraveres impressions et ideacutees sur la structure de lrsquoeacutequipe de SampE et sur les activiteacutes
Bonne chance pour le recrutement
Recruter du personnel de SampE bull 25
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
Catholic Relief Services Reacutegion EuropeMoyen Orient
Description de Poste Titre du poste Conseiller reacutegional en suivi et eacutevaluation (MERA) Deacutepartement Reacutegion EuropeMoyen Orient Groupe de fonction Uniteacute drsquoassurance de la qualiteacutesuivi et eacutevaluation Niveau reacutegional de reacutemuneacuteration 1
Rayon geacuteographique Pays drsquoEurope du Moyen Orient et drsquoAfrique du Nord Lieu Pays de reacutesidence dans la reacutegion ougrave il y a un bureau de CRS Rattachement hieacuterarchique Directeur de lrsquoassurance de qualiteacute Responsabiliteacutes de supervision Responsables de SampE de la sous-reacutegion supervision des consultants le cas eacutecheacuteant
Contextehistorique Dans la reacutegion EuropeMoyen Orient (EME) CRS entreprend une transition dans les programmes et la gestion pour refleacuteter les changements de situation dans une reacutegion tregraves diverse Depuis agrave peu pregraves un an CRSEME a commenceacute agrave utiliser une approche plus strateacutegique de la conception du suivi et de lrsquoeacutevaluation des projets programmes Dans cette optique des documents reacutegionaux de gestion de la connaissance et de lrsquoapprentissage preacutesentant les reacutealisations preacutevues pour les cinq prochaines anneacutees ont eacuteteacute eacutelaboreacutes pour guider et focaliser les travaux et les deacuteveloppements agrave venir dans ce domaine En outre on porte une attention plus soutenue agrave la conception et agrave la mise en œuvre de systegravemes et drsquooutils reacutegionaux de SampE afin de controcircles la progression et les processus visant agrave la reacutealisation des objectifs strateacutegiques Le MERA dirigera ces travaux dans la reacutegion CRSEME pour contribuer agrave ces objectifs reacutegionaux
CRSEME veut eacutetablir et mettre en œuvre des systegravemes de SampE qui permettront une ameacutelioration de la gestion interne de la performance des programmesprojets et de la prise de deacutecisions baseacutees sur les faits et sur les donneacutees De plus CRSEME veut ameacuteliorer sa capaciteacute agrave concevoir et agrave mettre en œuvre des systegravemes pertinents et significatifs de SampE dans le cadre des documents de projets pour les bailleurs de fonds afin de pouvoir montrer des reacutesultats aux bailleurs de fonds et devenir ainsi plus compeacutetitifs Dans ce contexte le MERA fournira un appui technique agrave la reacutegion EuropeMoyen Orient de CRS pour tout ce qui concerne le SampE Il deacuteveloppera les capaciteacutes dans la reacutegion en identifiant et en appuyant la mise en œuvre de systegravemes de SampE efficaces eacuteconomiques et significatifs et fera avancer la reacutegion vers une approche de SampE plus strateacutegique
Objectif du poste Lrsquoobjectif de ce poste est drsquoaugmenter la capaciteacute technique en SampE et de permettre la qualiteacute technique des activiteacutes de SampE dans la reacutegion La fonction principale de Conseiller reacutegional en suivi et eacutevaluation (MERA) est double
Recruter du personnel de SampE bull 26
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
1 Geacuterer lrsquouniteacute reacutegionale de SampE composeacutee de deux responsables sous-reacutegionaux de SampE agrave plein temps
1 Deacutevelopper les capaciteacutes reacutegionales en suivi et eacutevaluation en guidant appuyant et dirigeant la conception et la mise en œuvre de systegravemes et proceacutedures de SampE qui soient approprieacutees efficaces et eacuteconomiques
Eacutetant donneacute que les membres de lrsquoeacutequipe reacutegionale de SampE peuvent se trouver dans drsquoautres bureaux nationaux le MERA devra avoir une modegravele drsquoeacutequipe efficace pour fournir une assistance technique inteacutegreacutee aux bureaux nationaux et aux bureaux locaux
Le MERA doit geacuterer efficacement les relations avec les employeacutes reacutegionaux et sous-reacutegionaux les bureaux nationaux et les bureaux locaux et avec les partenaires et les aider agrave creacuteer et agrave mettre en œuvre des systegravemes de SampE qui conduiront agrave une meilleure qualiteacute des programmes Le MERA dirige lrsquoeacutelaboration et la mise en œuvre de systegravemes et de processus reacutegionaux de SampE ainsi que des meacutecanismes de partage des informations et des connaissances Le MERA fournit une contribution technique sur le SampE pour les revues et les documents de projets
Le MERA fournit une direction et un appui pour la mise en œuvre de la strateacutegie de gestion de la connaissance et de lrsquoapprentissage
Ce poste fait partie de la fonction drsquoassurance de la qualiteacute Il a un grand niveau drsquoautonomie pour lrsquoexeacutecution de ses responsabiliteacutes Le MERA ne prend pas de deacutecisions strateacutegiques mais gracircce agrave son travail les deacutecisions prises par drsquoautres sont prises en connaissance de cause sur la base des donneacutees et des meilleures pratiques
Responsabiliteacutes principales
Planificationconception (30)
1 Concevoir diriger et geacuterer des processus participatifs pour eacutetablir des systegravemes reacutegionaux et si neacutecessaire sous-reacutegionaux de SampE
1 Participer agrave la conception de programmes et agrave la preacuteparation de documents de projets
1 Concevoir diriger et geacuterer une collecte une analyse et une reacutedaction de rapport participatives pour les systegravemes reacutegionaux de SampE de CRSEME (eacutevaluation de la structure reacutegionale autre outils et systegravemes reacutegionaux de suivi et eacutevaluation)
1 Concevoir coordonner etou fournir un programme coheacuterent de formation et de renforcement des capaciteacutes pour les employeacutes de CRSEME et drsquoorganisations partenaires pour transfeacuterer et ameacuteliorer la capaciteacute agrave concevoir introduire et mettre en œuvre des systegravemes de SampE approprieacutes
1 Concevoir etou participer agrave la conception de directives et de cadres pour les proceacutedures politiques et processus reacutegionaux qui institutionnaliseront et appuieront une conception un suivi une eacutevaluation et des rapports drsquoexcellente qualiteacute agrave CRSEME
Aider agrave eacutetablir des directives et des outils de SampE pour CRSEME pour les secteurs de programmation strateacutegique et les domaines techniques de changement social (participation civique plaidoyer transformation des conflitseacutedification de la paix et partenariat) ainsi que pour la gestion geacuteneacuterale
1 Diriger et appuyer le personnel de la reacutegion des bureaux nationaux et des bureaux locaux pour la mise en œuvre drsquoune strateacutegie de gestion de la connaissance et de lrsquoapprentissage
Appui aux programmesAssistance technique (50)
1 Aider les bureaux nationauxbureaux locaux agrave concevoir des programmes et projets pour rechercher un financement pour des zones de programmation strateacutegique soit en srsquoimpliquant directement2 soit par un mentoring
Recruter du personnel de SampE bull 27
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
1 Appuyer les responsables sous-reacutegionaux de SampE pour fournir une assistance technique pratique aux bureaux nationauxlocaux dans tous les aspects de la conception du suivi et de lrsquoeacutevaluation comme la conception et la mise en œuvre de systegravemes et drsquooutils de SampE la revue de documents de projets une direction ou une assistance pour les eacutevaluations agrave mi-parcours et les eacutevaluations finales
Gestion (20)
1 Eacutetablir et geacuterer lrsquouniteacute reacutegionale de SampE
1 Superviser et coacher les responsables sous-reacutegionaux de SampE (SRMEO)
1 Concevoir et superviser un plan de travail inteacutegreacute pour lrsquouniteacute reacutegionale de SampE Coordonner lrsquoassistance technique et les initiatives lieacutees
1 Geacuterer le budget de lrsquouniteacute reacutegionale de SampE 1 Diriger et appuyer la suite de lrsquoeacutelaboration et de la mise en œuvre de la strateacutegie reacutegionale de gestion
de la connaissance et de lrsquoapprentissage
Communicationgestion de lrsquoinformation (10)
1 Creacuteer de bonnes relations de travail avec les conseillers principaux de la reacutegion CRSEME les bureaux nationauxlocaux les conseillers de SampE du siegravege et les conseillers techniques reacutegionaux de SampE dans drsquoautres reacutegions de CRS eacutechanger les informations et lrsquoexpeacuterience contribuer activement agrave une communauteacute drsquoapprentissage de SampE agrave lrsquointeacuterieur de CRS
1 Servir de principale personne contact dans la reacutegion pour les conseillers de SampE du siegravege appuyer les efforts pour ameacuteliorer les systegravemes et les normes de SampE de lrsquoagence
1 Appuyer lrsquoeacutelaboration drsquoun systegraveme reacutegional de gestion de lrsquoinformation et y contribuer par la mise en œuvre et la coordination de rapports de SampE standardiseacutes au niveau des pays augmenter le systegraveme de gestion de lrsquoinformation et faire remonter les indicateurs du terrain au bureau reacutegional et au siegravege
1 Communiquer et distribuer des informations sur les normes les politiques les pratiques et les indicateurs de SampE de CRSEME travailler en coordination avec les RTA de SampE des autres reacutegions pour eacutelaborer de meilleures pratiques et partager les leccedilons apprises
Eacutetablir et maintenir des meacutecanismes pour saisir analyser rendre comptepartager et appliquer les constatations les informations les leccedilons apprises et les meilleures pratiques parmi les employeacutes reacutegionaux et des bureaux nationauxlocaux de CRSEME
1 Repreacutesenter le contenu technique des systegravemes de SampE de CRS agrave lrsquoexteacuterieur aupregraves des bailleurs de fonds et drsquoautres organisations appuyer les employeacutes de CRSEME au niveau des bureaux nationauxlocaux et de la reacutegion dans leur dialogue avec les principaux bailleurs de fonds surtout lrsquoUSAID pour que les activiteacutes de SampE de CRSEME soient significatives et reacutealisables
Principales relations de travail Internes Personnel de lrsquouniteacute de SampE contacts freacutequents avec le conseiller pour la qualiteacute des programmes le conseiller pour la qualiteacute de la gestion le personnel du changement social les directeurs reacutegionaux drsquoautres conseillers reacutegionaux les conseillers de SampE du siegravege Contacts occasionnels avec les repreacutesentants reacutesidentschefs de bureau les cadres des bureaux nationaux les conseillers techniques reacutegionaux pour le SampE dans les autres reacutegions
Externes USAID et autres agences bailleurs de fonds autres ONG consultants travaillant dans le SampE associations professionnelles (par ex associations nationales drsquoeacutevaluation)
Qualifications 2 Lrsquoimplication du conseiller reacutegional en SampE est conditionneacutee par le montant du financement rechercheacute (plus de 3 millions US$) et lrsquoimportance strateacutegique
Recruter du personnel de SampE bull 28
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
TechniquesProfessionnelles
1 Cinq ans drsquoexpeacuterience professionnelle correspondant directement au poste et avec une responsabilisation progressive au moins deux ans de travail dans le SampE
1 Bonne familiariteacute avec les principes et les approches actuelles du SampE utilisant agrave la fois des meacutethodes quantitatives et des meacutethodes qualitatives
1 Expeacuterience prouveacutee de SampE sur le terrain compeacutetences pour collecter manipuler syntheacutetiser et analyser des donneacutees
1 Compreacutehension des attentes des bailleurs de fonds et des tendances pour le SampE
1 Expeacuterience dans un ou plusieurs des principaux secteurs de programmation de CRS
1 Capaciteacute prouveacutee agrave transfeacuterer des connaissances agrave des publics divers gracircce agrave la formation au mentoring et par drsquoautres meacutethodes formelles et informelles
1 Excellentes connaissances de la langue anglaise (parleacutee lue et eacutecrite)
1 Excellentes compeacutetences analytiques et informatiques compeacutetent dans lrsquoutilisation de MS Office dont Word Excel Outlook PowerPoint et Access
1 Expeacuterience dans lrsquoutilisation de SPSS STATA ou Epi Info
1 Expeacuterience avec les systegravemes de gestion de lrsquoinformation
1 Volonteacute et capaciteacute de voyager environ 30 du temps
1 Expeacuterience preacutealable dans le Sud-Est de lrsquoEurope etou le Caucase preacutefeacutereacutee
Eacutetudes
1 Maicirctrise ou doctorat dans un domaine en lien direct comme la recherche en opeacuterations lrsquoanalyse quantitative etc Une expeacuterience importante de travail dans un domaine en lien direct pourra ecirctre accepteacutee agrave la place drsquoun diplocircme
Compeacutetences personnelles
Apte agrave influencer des personnes qui ne sont pas celles qursquoil supervise et agrave obtenir leur coopeacuteration capable de travailler comme membre drsquoune eacutequipe multinationale et de geacuterer des relations agrave distance pour obtenir des reacutesultats
1 Le poste demande de la flexibiliteacute et la capaciteacute agrave accepter lrsquoambiguumliteacute les changements et les laquo rafistolages raquo jusqursquoagrave ce que des systegravemes et des normes de SampE ne soient en place au niveau de lrsquoagence
1 Capable drsquoimpliquer et de motiver les employeacutes et les partenaires dans un nouveau domaine difficile
1 Bonnes capaciteacutes prouveacutees dans la gestion des relations en particulier dans le domaine du service aux clients peut travailler avec des groupes divers dans un environnement drsquoeacutequipes multiculturelles
1 Motiveacute et capable de travailler sans ecirctre superviseacute de pregraves
1 Capable de prioriser le travail de travailler sur plusieurs tacircches et de respecter les dates butoirs
1 Excellente organisation et capaciteacutes de planification Attentif aux deacutetails
Environnement de travail
Environnement normal de bureau Le poste demande environ 30 de voyages dans toute lrsquoEurope du Sud-Est le Moyen OrientlrsquoAfrique du Nord et le Caucase Heures suppleacutementaires occasionnelles
Recruter du personnel de SampE bull 29
Annexe IB Exemple de description de poste de niveau 3
RESPONSABLE SampE
Contexte Catholic Relief Services en partenariat avec des centaines drsquoorganisations dans 80 pays entreprend des activiteacutes de justice sociale de deacuteveloppement et drsquourgence pour aider les familles marginaliseacutees dans des communauteacutes pauvres CRS a pour objectif drsquoecirctre une organisation qui valorise la qualiteacute du service qui a une orientation vers les programmes qui a un bon rapport coucirct-efficaciteacute qui apprend et qui insiste explicitement sur la promotion de la justice sociale reacutesultat ultime de ses activiteacutes Cet engagement doit donner agrave CRSKenya et agrave ses partenaires la capaciteacute de toucher plus de gens avec un impact plus important et plus mesurable Dans ce contexte le responsable SampE fournira un appui technique une direction et des directives dans le bureau national pour tous ce qui concerne le SampE Le responsable de SampE renforcera les capaciteacutes dans le bureau national en identifiant pour les programmesprojets des modegraveles de SampE qui soient des outils efficaces et drsquoun bon rapport coucirct-efficaciteacute pour lrsquoapprentissage institutionnel permettant drsquoaider agrave une qualiteacute de programmes meilleure et plus unifieacutee Il appuiera la mise en œuvre de ces modegraveles
Objectif Lrsquoobjectif de ce poste est de renforcer les capaciteacutes de SampE de CRSKenya par lrsquointermeacutediaire drsquoune nouvelle uniteacute de SampE Le responsable de SampE aura la responsabiliteacute de superviser lrsquoeacutequipe de coordinateurs de SampE et de coordonner le travail avec le personnel sectoriel de SampE Le responsable de SampE se tiendra au courant des nouvelles approches de SampE pour srsquoassurer qursquoon utilise des modegraveles de suivi et drsquoeacutevaluation ainsi que des systegravemes drsquoinformation techniquement approprieacutes
Principales responsabiliteacutes de travail Le travail devant ecirctre accompli par la personne choisie sera de
1 ndash Deacutevelopper et maintenir un environnement propice pour le SampE (20)
Deacutevelopper de bonnes relations de travail avec les responsables sectoriels de SampE de CRSKenya pour que le SampE reste une prioriteacute dans le bureau national
1 Servir de leader de guide et drsquoappui pour les employeacutes de lrsquouniteacute de SampE et drsquoautres employeacutes des programmes qui cherchent agrave eacutelaborer des approches plus strateacutegiques pour ameacuteliorer le SampE dans leurs programmes
1 Contribuer activement agrave tous les aspects du processus de recrutement de nouveaux employeacutes des programmes et du SampE dans le bureau national pour srsquoassurer que les perspectives du SampE soient prises en compte
1 Srsquoassurer qursquoune assistance technique en SampE soit disponible aux uniteacutes sectorielles
1 Appuyer CRSKenya dans son dialogue avec les principaux bailleurs de fonds en particulier lrsquoUSAID pour que les activiteacutes de SampE soient constructives et reacutealisables
1 Eacutelaborer des directives et des outils de SampE
Recruter du personnel de SampE bull 30
Annexe IB Exemple de description de poste de niveau 3
2 ndash Deacutevelopper la capaciteacute des employeacutes en SampE (30)
1 Concevoir et diriger des programmes de formation en SampE baseacutes sur le modegravele du cadre logique des projets de CRS (Proframe)
1 Donner une assistance pratique aux employeacutes pour la conception le suivi lrsquoeacutevaluation et les rapports pour les projets financeacutes par des fonds publics comme par des fonds priveacutes
1 Concevoir eacutelaborer et mettre en oeuvre une strateacutegie en accord avec les initiatives de lrsquoagence pour appuyer les organisations partenaires de CRS pour des activiteacutes en lien avec le SampE
1 Superviser les membres de lrsquouniteacute de SampE et leur servir de mentor
3 ndash Renforcer les systegravemes de gestion de lrsquoinformation (10)
Aider agrave lrsquoeacutelaboration drsquoun systegraveme de gestion de lrsquoinformation en documentant en mettant en œuvre et en coordonnant un SampE standardiseacute
Collaborer avec les responsables sectoriels de SampE pour identifier leurs besoins par rapport au SampE et allouer les ressources en conseacutequence
Creacuteer et mettre en œuvre un meacutecanisme pour collaborer avec les responsables sectoriels de SampE pour faire un mentoring et eacutevaluer la performance du personnel de lrsquouniteacute de SampE
4 ndash Appui technique direct (40)
1 Fournir un appui technique direct agrave CRSKenya et agrave ses partenaires pour lrsquoeacutelaboration drsquoindicateurs et de plans de SampE
Srsquoassurer que les visites de suivi sont utiles qursquoelles permettent drsquoavoir les donneacutees dont on a besoin et qursquoelles aident agrave prendre des deacutecisions de gestion
1 Concevoir des indicateurs possibles pour mesurer lrsquoimpact de programmes sectoriels dans la seacutecuriteacute alimentaire (DAP)
1 Travailler avec le personnel des programmes de CRS et avec les partenaires pour eacutelaborer un cadre pour le suivi et lrsquoeacutevaluation de la progression et de lrsquoimpact de tous les programmes de CRSKenya
Principales relations de travail Rattachement hieacuterarchique Directeur de la division de lrsquoeacuteducation et de lrsquoappui aux programmes
Internes Responsables sectoriels de SampE employeacutes de lrsquouniteacute de SampE directeurs de divisions (EPS HABN et GGSP) Repreacutesentant reacutesident RTA de EARO personnel des programmes du bureau national eacutequipe de SampE du siegravege
Externes mission de lrsquoUSAID ONG universiteacutes locales et autres institutions drsquoenseignement travaillant dans le SampE associations professionnelles (par ex Kenya Evaluation Association) autres consultants en SampE dans le pays et la reacutegion
Qualifications 1 Au moins une maicirctrise dans un domaine en lien avec le deacuteveloppement international et lrsquoassistance
1 Au moins sept ans de responsabilisation progressive dans des programmes drsquoassistance et de deacuteveloppement dont une peacuteriode importante dans le SampE
1 Excellente familiariteacute avec les principes et les approches actuelles du suivi et de lrsquoeacutevaluation de programmes drsquoassistance et de deacuteveloppement en utilisant des meacutethodes quantitatives et qualitatives
Recruter du personnel de SampE bull 31
Annexe IB Exemple de description de poste de niveau 3
1 Compreacutehension des attentes du Gouvernement des Eacutetats-Unis et des tendances du suivi et de lrsquoeacutevaluation dont les programmes appuyeacutes par lrsquoaide alimentaire
Expeacuterience dans la facilitation des efforts de renforcement des capaciteacutes de divers collegravegues y compris dans des agences locales partenaires
1 Volonteacute et capaciteacute de voyager environ 25 du temps
Compeacutetences personnellesprofessionnelles 1 Capaciteacute prouveacutee agrave transfeacuterer des connaissances agrave des publics divers gracircce agrave la formation au mentoring
et par drsquoautres meacutethodes formelles et informelles
1 Familiariteacute avec les principes et les techniques de lrsquoenseignement aux adultes et capaciteacute prouveacutee agrave concevoir et animer des activiteacutes drsquoapprentissage pour les adultes
1 Excellentes capaciteacutes interpersonnelles bonne organisation et bonnes capaciteacutes de communication eacutecrite et orale y compris dans des contextes interculturels
1 Capaciteacute agrave impliquer et agrave motiver les employeacutes dans des domaines programmatiques difficiles
1 Capaciteacute agrave travailler efficacement sous pression et agrave organiser et prioriser des activiteacutes concurrentes
1 Capaciteacute agrave travailler efficacement en eacutequipe
1 Ability to work effectively in a team-oriented environment
1 Flexibiliteacute patience deacutevouement et creacuteativiteacute
1 Excellentes connaissances informatiques (MS Word MS Excel MS Access MS PowerPoint MS Project SPSS)
Environnement de travail Le lieu de travail sera Nairobi avec de nombreux voyages vers les zones de programme agrave lrsquointeacuterieur du Kenya
Recruter du personnel de SampE bull 32
Annexe IC Exemple de description de poste de niveau 2
Deacutepartement Uniteacute de gestion du programme I-LIFE Titre du poste Coordinateur de suivi et eacutevaluation Grade C2 Superviseur immeacutediat Chef de lrsquouniteacute de programmation et drsquoapprentissage Lieu Lilongwe Malawi
Contexte CRSMalawi est lrsquoorganisation principale de I-LIFE (un DAP en consortium) qui est conccedilu pour ameacuteliorer la seacutecuriteacute des moyens drsquoexistence des meacutenages dans les zones rurales cibleacutees CRS a la responsabiliteacute du suivi et de lrsquoeacutevaluation de I-LIFE
Objectif Lrsquoobjectif de ce poste est de superviser et de veacuterifier la collecte de donneacutees de SampE de qualiteacute
La principale responsabiliteacute du poste est de donner un appui programmatique et une assistance technique agrave I-LIFE gracircce agrave une collaboration avec les partenaires pour garantir des programmes de qualiteacute Les coordinateurs de SampE joueront un rocircle important de liaison avec les partenaires sur tous les aspects programmatiques de I-LIFE Les principales fonctions de ce poste seront le suivi et lrsquoeacutevaluation (SampE) lrsquoapprentissage la mise en œuvre des programmes et la repreacutesentation
Principales responsabiliteacutes du poste 1 Collaborer avec les partenaires pour eacutelaborer mettre en œuvre et maintenir un systegraveme inteacutegreacute de SampE
pour I-LIFE
1 Srsquoassurer que des rapports drsquoactiviteacute de qualiteacute soient fournis agrave temps par les partenaires de I-LIFE
1 Fournir une assistance technique et deacutevelopper les capaciteacutes de I-LIFE et de ses partenaires dans toutes les activiteacutes en lien avec le SampE
1 Coordonner le suivi lrsquoeacutevaluation et lrsquoapprentissage pour les partenaires
Principales tacircches du poste
Qualiteacute des programmes
Fournir une aide et un appui aux partenaires de I-LIFE pour lrsquoeacutelaboration et la mise en œuvre drsquooutils de suivi qui comprendront de maniegravere non limitative la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees sur les indicateurs du programme et les rapports sur ces donneacutees
Collaborer avec les partenaires de I-LIFE pour planifier concevoir et entreprendre des eacutevaluations eacutevaluations initiales de programmes
Recruter du personnel de SampE bull 33
Annexe IC Exemple de description de poste de niveau 2
Encourager lrsquoapprentissage agrave lrsquointeacuterieur de I ndashLIFE par un partage des leccedilons apprises et des reacutesultats drsquoeacutevaluation ainsi qursquoen jouant un rocircle cleacute dans les groupes de travail technique entre autres
Permettre une standardisation des outils et meacutethodologies de SampE chez tous les partenaires de mise en œuvre
Fournir des directives et un appui au(x) partenaire(s) de I-LIFE pour preacuteparer et soumettre agrave temps des rapports drsquoactiviteacutes de qualiteacute
1 Servir de leader pour lrsquoeacutelaboration et la gestion du systegraveme de gestion de lrsquoinformation de I-LIFE
1 Contribuer agrave lrsquoeacutelaboration agrave la croissance et agrave la maintenance drsquoun centre de ressource pour I-LIFE
1 Collaborer avec les partenaires de I-LIFE pour planifier conduire etou animer des activiteacutes de renforcement des capaciteacutes en lien avec les programmes par exemple des formations
Repreacutesentation du programme
1 Agir comme principal contact pour les partenaires assigneacutes de I-LIFE
1 Participer agrave des visites sur le terrain dans la zone ougrave travaille le partenaire pour faire le suivi des activiteacutes et servir de guide
1 Participer agrave des groupes de travail technique et agrave des assembleacutees geacuteneacuterales de I-LIFE
Toute autre responsabiliteacute assigneacutee par le superviseur
Principales relations de travail Internes Ce poste est superviseacute par le Chef de lrsquouniteacute de programmation et drsquoapprentissage et collaborera eacutetroitement avec les responsables de SampE des partenaires de I-LIFE ainsi qursquoavec le Directeur de I-LIFE
Externes Ce poste doit travailler en coordination avec les partenaires de I-LIFE des fonctionnaires et des structures du gouvernement local et avec des organisations communautaires et des ONG
Qualifications
Requises
1 Au minimum un diplocircme universitaire en sciences sociales eacuteconomie ou deacuteveloppement rural ou dans un domaine correspondant Avec une grande expeacuterience du suivi de lrsquoeacutevaluation et de lrsquoapprentissage
1 Une bonne expeacuterience des meacutethodologies de recherche participative
1 Une connaissance du traitement de texte des tableurs des programmes de saisie et drsquoanalyse des donneacutees et des bases de donneacutees (comme MS Word Excel et SPSS)
1 Une maturiteacute professionnelle prouveacutee et de bonnes compeacutetences interpersonnelles permettant de travailler en eacutequipe bonne communication eacutecrite et orale
1 Capaciteacute agrave travailler sur des tacircches multiples et agrave respecter les dates butoirs
1 Expeacuterience preacutealable de travail sur des programmes du Titre II
1 Expeacuterience preacutealable de travail en consortium
Recruter du personnel de SampE bull 34
Annexe IC Exemple de description de poste de niveau 2
Deacutesireacutees
1 Certificat de deuxiegraveme cycle dans un domaine en rapport et expeacuterience dans la recherche statistique les meacutethodes drsquoeacutechantillonnage lrsquoanalyse des donneacutees et les rapports
1 Bonnes compeacutetences en reacutedaction de rapports animation et communication bonnes relations interpersonnelles
Environnement de travail Le poste est baseacute agrave Lilongwe et demande des voyages sur les sites sur le terrain jusqursquoagrave 50 du temps
Recruter du personnel de SampE bull 35
Annexe II Tableau de reacutesumeacute de poste
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Recruter du personnel de SampE bull 36
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Recruter du personnel de SampE bull 37
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Recruter du personnel de SampE bull 38
Annexe III Listes de diffusion pour les offres drsquoemploi
Les informations ci-dessous concernent des organisations et sites Internet qui publient reacuteguliegraverement des annonces pour des postes de SampE Il sera utile drsquoeacutetudier les sites Internet eacutenumeacutereacutes ci-dessous pour choisir ceux qui correspondront le mieux agrave votre recherche de poste Les contacts indiqueacutes devront peut-ecirctre ecirctre remis agrave jour et toutes les informations neacutecessaires devraient pouvoir ecirctre trouveacutees en faisant une recherche sur Internet
Cette liste est un point de deacutepart mais ajoutez-y les autres sites Internet ou listes de diffusion que vous trouverez utiles Il peut aussi ecirctre inteacuteressant de demander agrave vos collegraveges srsquoils ont drsquoautres sites Internet agrave recommander
Sites Internet et listes de diffusion recommandeacutes Sites Internet speacutecifiques au SampE
Monitoring and Evaluation News wwwmandecouk
Performance Assessment Resource Center (PARC) wwwparcinfoorg
INGO wwwevalorg
International and Cross-cultural Evaluation (ICCE)s wwwevaluationcanadaca
American Evaluation Association (AEA) wwwevalorg
African Evaluation Association wwwafreaorg
The Evaluation Center at the University of Western Michigan wwwwmichedu
Brazilian Evaluation Network wwwavaliabrasilorgbrIntroductionRebramaEnglishhtml
Evaluation Network of Latin America and the Caribbean wwwlaceaorg
UK Evaluation Society wwwevaluationorguk
European Evaluation Society wwweuropeanevaluationorg
Malaysian Evaluation Society wwwmesorgmy
XC-Eval wwwgroupsyahoocomgroupxceval
Recruter du personnel de SampE bull 39
Annexe III Listes de diffusion pour les offres drsquoemploi
Sites Internet geacuteneacuteraux de deacuteveloppement
1 Relief Web wwwreliefwebintvacancies1
1 DevNetJobs wwwdevnetjobsorg1
1 ConsultingBase wwwconsultingbasecomjobmktindexcfm1
1 Development Opportunities wwwdev-zoneorgjobs1
1 Foreign Policy Association Job Board wwwfpaorgjobs_contact2423jobs_contacthtm1
1 Johns Hopkins Bloomberg School of Public Health Center for Communication Programs wwwjhuccporgindexshtml
1 International Development Research Center (IDRC) Evaluation Unit Presidentrsquos Office email evaluationidrcca
1 Global Affairs Institute The Maxwell School Syracuse University email bwdaytonmaxwellsyredu1
1 Idealist1 wwwidealistorg1
1 The Communication Initiative Vacancy Service wwwcomminitcomvacancieshtml1
1 One world wwwoneworldnet1
1 AIMEnet (health and HIV specific) 1wwwglobalhivevaluationorg
1 Interaction 1wwwinteractionorg1
1 Development Executive Group 1wwwDevelopmentExcom1
1 International Career Employment Weekly wwwinternationaljobsorg1
Recruter du personnel de SampE bull 40
Recruter du personnel de SampE bull 41
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Recruter du personnel de SampE bull 43
Annexe V Questions pour preacuteseacutelectionner des candidats
Nom du candidat ________________________________________ Date __________________________________
Poste ___________________________________________________ Deacutepartement __________________________
Recruteur _______________________________________________
1 Tout drsquoabord ecirctes-vous toujours inteacuteresseacute par le poste
2 Pouvez-vous me dire pourquoi vous avez deacutecideacute de vous porter candidat agrave ce poste
3 Pourquoi voulez-vous changer de travail maintenant (Si le candidat a un emploi actuellement)
4 Pourquoi avez-vous quitteacute votre dernier emploi (Si le candidat nrsquoa pas drsquoemploi actuellement)
5 Quel est votre salaire de base actuel (ou votre dernier salaire de base) Avez-vous un salaire minimum pour lequel vous accepteriez un travail
6 Pourriez-vous me parler de votre formation et de votre expeacuterience et dire en quoi vous pensez qursquoelles correspondent agrave ce travail
7 Qursquoest-ce qui vous attire dans cette organisation
8 Srsquoil y a des peacuteriodes ougrave vous nrsquoavez pas eacuteteacute employeacute pouvez-vous expliquer
9 Avez-vous des questions agrave me poser
Merci pour votre temps et vos commentaires Nous allons continuer le processus de recrutement Nous ne pouvons rien vous promettre mais si vous ecirctes seacutelectionneacute pour un entretien nous vous contacterons
Recruter du personnel de SampE bull 44
Annexe VI Questions drsquoentretien drsquoembauche pour des postes de niveaux 3 et 4
1 Qursquoest-ce qui vous a motiveacute agrave vous porter candidat pour ce poste
2 Veuillez deacutecrire votre rocircle et vos responsabiliteacutes de SampE dans votre dernier poste ou dans votre poste actuel Ajoutez drsquoeacuteventuelles questions compleacutementaires pour clarifier la reacuteponse ou pour demander des deacutetails
3 Veuillez deacutecrire les difficulteacutes particuliegraveres auxquelles vous eacutetiez confronteacute dans votre dernier poste ou dans votre poste actuel Ajoutez drsquoeacuteventuelles questions compleacutementaires pour clarifier la reacuteponse ou pour demander des deacutetails
4 Qursquoavez-vous fait pour reacutesoudre ces difficulteacutes Veuillez lrsquoexpliquer en deacutetail
5 Veuillez expliquer comment les eacutetudes que vous avez faites vous seront utiles dans le travail de conseiller en SampE
6 Quelle expeacuterience de la gestion avez-vous
7 Veuillez deacutecrire ce que vous avez fait dans votre dernier poste ou votre poste actuel pour renforcer la capaciteacute des employeacutes en ce qui concerne les compeacutetences en SampE et les activiteacutes Qursquoavez-vous trouveacute particuliegraverement difficile Qursquoest-ce qui eacutetait agrave votre avis le plus reacuteussi
8 Il est souvent difficile de motiver le personnel des projets pour qursquoils srsquoimpliquent agrave fond dans les activiteacutes de SampE et de srsquoassurer que les reacutesultats du SampE soient reacuteutiliseacutes pour la conception du programme Pouvez-vous deacutecrire des cas ougrave vous avez le mieux reacuteussi agrave faire cela Et ougrave vous avez le moins bien reacuteussi Comment expliqueriez-vous ces diffeacuterences
9 Veuillez expliquer en quoi quand on preacutesente des reacutesultats des donneacutees les moyennes comme les pourcentages peuvent ecirctre trompeurs
10 Nous devons souvent adapter les reacutesultats du SampE agrave des publics diffeacuterents Avez-vous deacutejagrave fait cela dans le passeacute ou sinon comment adapteriez-vous dans lrsquoavenir les reacutesultats drsquoune analyse de donneacutees pour les preacutesenter agrave des publics diffeacuterents Par exemple quel genre de preacutesentation feriez-vous pour deacutecrire les reacutesultats drsquoune eacutetude de base sur lrsquoaccegraves de diffeacuterents groupes de la communauteacute agrave des infrastructures de base (communautaires etou drsquoautres infrastructures de base comme des cliniques) pour a) les membres de la communauteacute ougrave a eacuteteacute faite lrsquoeacutetude et b) les bailleurs de fonds du projet
11 Comment deacuteterminez-vous lrsquoeacutechantillon pour une eacutetude des meacutenages Comment rendriez-vous compte de la stratification et du groupement des eacutechantillons de meacutenages dans une strateacutegie drsquoeacutechantillonnage pour des eacutetudes quantitatives Soyez preacutecis
Recruter du personnel de SampE bull 45
Annexe VI Questions drsquoentretien drsquoembauche pour des postes de niveaux 3 et 4
Reacutefeacuterence agrave lrsquoeacutequation drsquoeacutechantillonnage standard qui nrsquoest pas lieacutee agrave la taille de la population Lrsquoeacutequation est au contraire lieacutee au niveau drsquoerreur accepteacute et au degreacute de variation attendu agrave lrsquointeacuterieur de la population Pour rendre compte de la stratification et du groupement lrsquoeacutechantillon doit ecirctre augmenteacute La stratification est la capaciteacute de lrsquoeacutechantillon agrave permettre des comparaisons statistiques entre des groupes preacutedeacutetermineacutes Le groupement est le fait de choisir drsquoabord des groupes (communauteacutes ou eacutecoles etc) drsquouniteacutes drsquoeacutechantillonnage (meacutenages ou enfants etc) puis de seacutelectionner les uniteacutes drsquoeacutechantillonnage agrave lrsquointeacuterieur de chacun de ces groupes seacutelectionneacutes
12 Comment choisiriez-vous un eacutechantillon de meacutenages dans une communauteacute si vous travailliez sans liste des noms de meacutenages Veuillez ecirctre preacutecis
Deacutecrire la meacutethode laquo faire tourner le stylo raquo on commence par deacutefinir les limites geacuteographiques de la communauteacute on identifie le centre de la communauteacute on deacutetermine la premiegravere direction en faisant tourner un stylo on compte le nombre de meacutenages sur cette ligne jusqursquoagrave la limite de la communauteacute on choisit la premiegravere maison de faccedilon aleacuteatoire puis on choisit les maisons suivantes de maniegravere systeacutematique
13 Quelle est votre expeacuterience du suivi participatif de la communauteacute Quels sont agrave votre avis les avantages et les inconveacutenients du suivi de la communauteacute Expliquez votre opinion1
14 Dans certaines organisations on essaie de creacuteer des indicateurs mondiaux pour la seacutecuriteacute alimentaire et la seacutecuriteacute des moyens drsquoexistence quels en seraient les avantages Que vous soyez ou non au courant de ce travail quelles en seront agrave votre avis les principales difficulteacutes
Preacuteparez drsquoeacuteventuelles autres questions speacutecifiques correspondant agrave un point drsquointeacuterecirct dans le CV du candidat
Recruter du personnel de SampE bull 46
Annexe VII Protocole drsquoentretien drsquoembauche
Agrave faire Se preacuteparer pour lrsquoentretien avec lrsquoeacutequipe et srsquoassurer que tous les membres de lrsquoeacutequipe ont les
documents neacutecessaires devant eux
Mettre les candidats agrave lrsquoaise Ecirctre chaleureux et aimables
Limiter le temps de parole des recruteurs
Arriver bien preacutepareacutes agrave chaque entretien
Eacutecouter activement les reacuteponses du candidat
Regarder le candidat
Prendre des notes durant lrsquoentretien pour vous aider agrave vous souvenir des principaux points et de votre impression de chaque candidat
Accepter des pauses durant lrsquoentretien quand le candidat reacutefleacutechit pour formuler une penseacutee ou une reacuteponse
Terminer chaque entretien par des commentaires positifs sur les qualifications ou les reacuteponses du candidat
Poser des questions sur drsquoeacuteventuels points drsquointeacuterecirct ou sur une expeacuterience inteacuteressante sur le CV du candidat
Poser des questions suppleacutementaires pour preacuteciser des points ou des reacuteponses qui ne seraient pas clairs
Inviter le candidat agrave poser des questions au panel de recruteurs
A ne pas faire Se disputer ou discuter avec le candidat pour quelque raison que ce soit
Critiquer une reacuteponse du candidat
Interrompre le candidat agrave nrsquoimporte quel moment
Poser des questions fermeacutees (reacuteponse par oui ou par non)
Poser des questions trop personnelles ou indiscregravetes
Reacuteagir de faccedilon neacutegative agrave une reacuteponse du candidat ou agrave quelque chose qursquoil dit
Donner votre opinion sur la qualiteacute de lrsquoentretien du candidat agrave la fin de lrsquoentretien
Bailler pendant que le candidat parle
Recruter du personnel de SampE bull 47
Annexe VIII Exemple de cadre des reacutesultats
Recruter du personnel de SampE bull 48
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Annexe VIII Exemple de cadre des reacutesultats
Points de discussion Discutez de la strateacutegie programmatique preacutesenteacutee dans le cadre des reacutesultats
CRS veut reacutepondre agrave une grande varieacuteteacute de besoins (comme la perte de strateacutegies de moyens drsquoexistence les mauvaises conditions et pratiques sanitaires le manque drsquoinfrastructures et la faiblesse de la socieacuteteacute civile et de la gouvernance) conseacutequences du tsunami Le projet reconstruira les biens perdus et les strateacutegies de moyens drsquoexistence de maniegravere agrave promouvoir leur peacuterenniteacute et peut-ecirctre une reacutesilience aux chocs futurs CRS pense que ces besoins sont tous drsquoune maniegravere ou drsquoune autre connecteacutes et qursquoon doit y reacutepondre en mecircme temps pour permettre croissance et progregraves
Deacutecrivez le contexte dans lequel opegravere le programme La population cibleacutee a veacutecu des pertes agrave des niveaux varieacutes et elle a un grand nombre de besoins concurrents Les meacutenages doivent avoir agrave nouveau accegraves aux infrastructures et agrave des possibiliteacutes de geacuteneacuterer un revenu et ils doivent aussi adopter de meilleurs comportements (en santeacute) et des strateacutegies de moyens drsquoexistence plus reacutesilients
Comment les objectifs strateacutegiques (OS) collaborent-ils pour reacutealiser la strateacutegie
Ensemble les objectifs strateacutegiques collaboreront pour reconstruire les infrastructures et ameacuteliorer les pratiques des meacutenages afin de restaurer et drsquoameacuteliorer les conditions de vie Par exemple un OS srsquointeacuteressera agrave lrsquoaccegraves agrave une eau de qualiteacute tandis que lrsquoautre srsquointeacuteressera agrave lrsquoameacutelioration des pratiques de santeacute ce qui permettra drsquoagir sur lrsquoeacutetat sanitaire en partant de deux directions diffeacuterentes
Donnez des exemples preacutecis drsquoOS et de reacutesultats OS4 Les meacutenages affecteacutes ont ameacutelioreacute leur seacutecuriteacute des intermeacutediaires (RI) qui pourraient ecirctre utiliseacutes pour moyens drsquoexistence compleacuteter le cadre des reacutesultats
RI21 Les pratiques des meacutenages ameacuteliorent soins qui sont donneacutes
Donnez des exemples de comment des reacutesultats intermeacutediaires transversaux (ameacutelioration des capaciteacutes reacuteactiviteacute aux questions de genre techniques de transformation des conflits et deacuteveloppement de la communauteacute) pourraient ecirctre inteacutegreacutes avec les OS et drsquoautres RI dans le cadre des reacutesultats
RI22 et augmentation des capaciteacutes la formation du personnel des centres de santeacute et lrsquoameacutelioration de la gestion des meacutedicaments et mateacuteriels meacutedicaux augmenteront lrsquoaccegraves des meacutenages agrave des services de santeacute de qualiteacute
RI12 et reacuteactiviteacute aux questions de genre la construction drsquoinstallations drsquoeau et drsquoassainissement adapteacutees aux genres reacutesoudront les questions speacutecifiques au genre que les femmes avaient peut-ecirctre avec les installations drsquoeau et drsquoassainissement preacuteceacutedentes
OS3 et deacuteveloppement de la communauteacute en ameacuteliorant la socieacuteteacute civile et la gouvernance et en augmentant la participation de la communauteacute agrave une gouvernance transparente et son rocircle dans la gestion des processus de la socieacuteteacute civile le projet contribuera au deacuteveloppement geacuteneacuteral de la communauteacute
Demander au candidat quelles sont ses questions ses commentaires ou ses suggestions agrave propos du cadre des reacutesultats
Recruter du personnel de SampE bull 49
Annexe IX Exemple de tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT)
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Recruter du personnel de SampE bull 50
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Annexe IX Exemple de tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT)
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Recruter du personnel de SampE bull 51
Annexe IX Exemple de tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT)
Points de discussion Indicateur drsquoimpact 11 On preacutevoit uns eacutenorme augmentation de 60 agrave 100 des communauteacutes ayant des plans de seacutecuriteacute alimentaire entre la 4e et la 5e anneacutee Cela nrsquoest pas reacutealiste sauf srsquoil y a un eacutevegravenement contextuel dont en pense qursquoil expliquera une partie de cette augmentation
Indicateurs drsquoimpact 12 La valeur de la capaciteacute de seacutecuriteacute alimentaire de la communauteacute est laquo agrave deacuteterminer raquo Et pourtant le tableau montre un score preacutevu de 20 la premiegravere anneacutee Sans valeur de base on ne peut pas savoir si un score de 20 repreacutesentera une augmentation une diminution ou aucun changement par rapport agrave la valeur de base Quand on nrsquoa pas de valeur de base il vaut mieux preacutevoir une augmentation relative comme laquo une augmentation de 20 raquo pour la 1e anneacutee
Indicateur de suivi 11 LrsquoIPTT suggegravere que le programme ne mesurera pas le nombre de structures de seacutecuriteacute alimentaire les 1e 2e 3e et 4e anneacutees Il serait recommandeacute de suivre ces donneacutees sur toute la dureacutee du programme pour veacuterifier que le programme progresse au cours de ces anneacutees Si lrsquoon attend la 5e anneacutee pour mesurer lrsquoindicateur on pourrait avoir une grosse surprise ou une eacutenorme deacuteception agrave la fin du projet
Indicateur de suivi 12 Le nombre de membres participant agrave des structures de seacutecuriteacute alimentaire doit bondir de laquo 0 raquo agrave 2 000 entre les donneacutees de base et la 1e anneacutee et ne doit pas changer entre la 3e et la 5e anneacutee Il y a peu de chance que le changement soit aussi diffeacuterent selon les anneacutees La deuxiegraveme portion de lrsquoindicateur montre que le pourcentage des femmes participantes augmentera substantiellement entre les donneacutees de base et la 5e anneacutee Si le pourcentage des femmes augmente et que le nombre des membres reste le mecircme le nombre drsquohommes participants devrait deacutecroicirctre On ne voit pas bien pourquoi on preacutevoit ce changement
Indicateur de suivi 14 Lrsquoindicateur montre le pourcentage preacutevu de meacutenages ougrave un ou plusieurs membres sont formeacutes dans plusieurs domaines techniques Cependant Il nrsquoy a pas de donneacutee de base pour le pourcentage formeacute en laquo AH raquo ni laquo ENV raquo ni dans lrsquoeacutetude de base ni pour la 1e anneacutee On ne voit pas bien pourquoi ces informations ne sont pas donneacutees Ces deux types de formation ne seront-ils pas mis en route avant la 2e anneacutee
Indicateur drsquoimpact 21 Il nrsquoest peut-ecirctre pas reacutealiste de preacutevoir que les meacutenages reacuteussiront agrave atteindre 12 mois de seacutecuriteacute alimentaire la 5e anneacutee Si la moyenne preacutevue est de 12 cela signifie que chaque meacutenage devra atteindre ce niveau (12 mois) puisqursquoil ne serait pas possible que certains meacutenages atteignent 13 mois de seacutecuriteacute alimentaire par an (ce qui permettrait drsquoavoir une moyenne de 12 mois si certains meacutenages nrsquoarrivaient qursquoagrave 11 mois)
Indicateurs drsquoimpact 22 Sans chiffre de base pour la production agricole ce nrsquoest pas une bonne ideacutee de preacutevoir des cibles de valeurs absolues en kilos Ces valeurs en kilos qui sont donneacutees peuvent repreacutesenter une augmentation une diminution par rapport aux donneacutees de base ou aucun changement
Indicateur drsquoimpact 31 Le tableau suggegravere que le programme ne suivra pas lrsquoeacutetat nutritionnel pendant les anneacutees 1 agrave 4 Ce nrsquoest pas une bonne ideacutee de ne pas srsquointeacuteresser agrave lrsquoimpact nutritionnel du programme pendant ces anneacutees Bien que le retard de croissance soit un indicateur nutritionnel qui ne change pas aussi rapidement que le sous-poids il doit quand mecircme ecirctre mesureacute au moins une fois par an Il est important de collecter des donneacutees de nutrition au mecircme moment chaque anneacutee pour prendre en compte les variations saisonniegraveres de lrsquoeacutetat nutritionnel
Indicateur de suivi 31 On ne voit pas clairement si les chiffres preacutesenteacutes reflegravetent les changements preacutevus dans laquo le pourcentage de femmes recevant de la vitamine A raquo ou dans le pourcentage de laquo nourrissons recevant de la vitamine A raquo Tous les indicateurs doivent ecirctre speacutecifiques et correspondre agrave une seule mesure LrsquoIPTT doit inclure des valeurs dont le programme sera tenu responsable La valeur preacutevue de 100 la 5e anneacutee doit ecirctre utiliseacutee avec prudence
Indicateur de suivi 32 On ne voit pas clairement si cet indicateur correspond aux enfants recevant des aliments solides des liquides de lrsquoeau avec du sucre et du sel ou des sels de reacutehydratation apregraves une peacuteriode de diarrheacutee Lrsquoindicateur devrait ecirctre reacuteviseacute pour correspondre agrave un seul de ces traitements
Recruter du personnel de SampE bull 52
Annexe X Tableau pour noter les entretiens drsquoembauche
Membre de lrsquoeacutequipe de recruteurs Membre B
Candidat Candidat A
Date de lrsquoentretien 1er juin 2007
Instructions Pour chaque point vous jugerez de la reacuteponse du candidat et vous lui donnerez une note de 1 agrave 5 selon la
faccedilon dont il aura reacutepondu 1 est la moins bonne note et 5 la meilleure note
Apregraves lrsquoentretien vous additionnerez les notes individuelles pour obtenir une NOTE TOTALE Eacutecrivez la NOTE TOTALE dans la case preacutevue sur la premiegravere page
Cateacutegorie Note (1 ndash 5)1 = moins bonne note 5 meilleure note
Commentaires
Le candidat srsquoexprime bien 5 A tregraves bien parleacute a donneacute beaucoup de deacutetails
Qualiteacute des reacuteponses expeacuterience de gestion
3 Nrsquoa travailleacute comme superviseur drsquoune eacutequipe de SampE que pendant peu de temps environ 6 mois
Qualiteacute des reacuteponses expeacuterience de renforcement des capaciteacutes
3 Nrsquoa que peu drsquoexpeacuterience dans le renforcement des capaciteacutes drsquoune eacutequipe lagrave aussi seulement 6 mois drsquoexpeacuterience dans son ancien poste
Qualiteacute des reacuteponses eacutechantillonnage 4 Superhellip au courant de tous les principaux points et theacuteories Mais ne connaissait pas lrsquoeacutequation drsquoeacutechantillonnage
Qualiteacute des reacuteponses suivi de la communauteacute
5 Bonnes ideacutees sur le suivi de la communauteacute A une expeacuterience de suivi de la communauteacute
Qualiteacute des reacuteponses ProFrame 4 A mis en eacutevidence plusieurs problegravemes cleacutes A reacuteussi agrave deviner beaucoup de choses sur le contexte agrave partir du ProFrame
Qualiteacute des reacuteponses IPTT 4 Bien aussi bons commentaires
Compeacutetences en analyse des donneacutees 5 A reacutealiseacute toutes les tacircches demandeacutees en analyse des donneacutees et semblait tregraves agrave lrsquoaise avec SPSS
Compeacutetences personnelles 5 Bon eacutequipier motiveacute
Autres (preacuteciser par ex expeacuterience en formation)
2 Nrsquoa que peut drsquoexpeacuterience en formation
Qualiteacute de lrsquoexemple de document reacutedigeacute par le candidat
4 Excellent document
Qualiteacute des reacutefeacuterences 5 Toutes les reacutefeacuterences donnent une bonne impression
Note globale de lrsquoentretien 49 Je pourrais envisager de recruter ce candidat
Recruter du personnel de SampE bull 53
Annexe XI Questions pour les personnes de reacutefeacuterences pour des postes de niveaux 3 et 4
1 Dans quelle capaciteacute avez-vous travailleacute avec (le candidat)
2 Combien de temps avez-vous travailleacute avec (le candidat)
3 1 Donnez une bregraveve description du poste et des principales responsabiliteacutes du poste Comment les points forts de (le candidat) lui permettraient-ils de correspondre agrave ce poste Veuillez deacutecrire ces points forts
4 Pensez-vous qursquoune partie de ce travail serait particuliegraverement difficile pour (le candidat) Pourquoi De quel type de formation ou de capaciteacute technique suppleacutementaire pensez-vous que le candidat aurait besoin pour ecirctre excellent dans ces domaines
5 Que consideacuterez-vous comme les principales compeacutetences personnelles et les principaux points forts de (le candidat) Quels sont les domaines dans lesquels il devrait travailler pour progresser
6 (Le candidat) travaille-t-il mieux en eacutequipe ou individuellement Veuillez expliquer ce qui vous fait penser cela
7 Qursquoauriez-vous drsquoautre agrave dire sur (le candidat) par rapport agrave ce poste
8 1 Ajoutez drsquoautres questions speacutecifiquement tourneacutees vers les points souleveacutes durant lrsquoentretien ou pendant votre discussion avec lrsquoeacutequipe de recruteurs
Recruter du personnel de SampE bull 54
Dans de nombreux cas
ce module preacutesente
des exemples ideacuteaux
et geacuteneacuteraliseacutes Il est
important drsquoadapter
ces eacutetapes pour qursquoelles
correspondent agrave votre
propre situation
Introduction
Recruter du personnel de suivi et drsquoeacutevaluation (SampE) pour un bureau national ou un bureau reacutegional repreacutesente agrave la fois une opportuniteacute inteacuteressante et un grand deacutefi Il est tregraves important drsquoun point de vue strateacutegique de trouver un bon personnel Pour cela il faut reacutefleacutechir de faccedilon approfondie et cela demande beaucoup de temps Cependant si lrsquoon srsquoinvestit moins dans le processus de recrutement on risque de devoir tout recommencer et de continuer agrave ne pas avoir les personnes neacutecessaires dans la capaciteacute de SampE de lrsquoeacutequipe ce qui en fin de compte empecircchera de progresser vers la reacutealisation des objectifs de SampE La qualiteacute du programme de SampE sera ameacutelioreacutee en fin de compte par un processus de recrutement reacutefleacutechi et approfondi
Ce module donne des exemples des outils et des directives pour chaque eacutetape du processus de recrutement de personnel de SampE Dans de nombreux cas ce module preacutesente des exemples ideacuteaux et geacuteneacuteraliseacutes Il est important drsquoadapter ces eacutetapes pour qursquoelles correspondent agrave votre propre situation Par exemple les qualifications et le niveau drsquoeacutetudes requis ou la complexiteacute des questions techniques de lrsquoentretien drsquoembauche peuvent ecirctre adapteacutes pour correspondre agrave votre contexte Le but ultime de ce module est drsquoameacuteliorer la qualiteacute des activiteacutes de SampE en vous mettant en contact avec les candidats les plus qualifieacutes pour pouvoir reacutepondre agrave vos besoins de SampE Ce module est organiseacute en sept eacutetapes deacutecrites ci-dessous
Eacutetape 1 Deacuteterminer les besoins de SampE
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
Eacutetape 3 Mettre en place un comiteacute de recrutement et preacuteparer le processus
de recrutement
Eacutetape 4 Publier lrsquoannonce pour le poste
Eacutetape 5 Trier retenir et preacuteseacutelectionner les candidats
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
En eacutetudiant ces sept eacutetapes on peut voir ougrave lrsquoon en est du processus de recrutement Si par exemple on a deacutejagrave identifieacute ses besoins de SampE et fait une description de poste ce module pourra aider pour les autres eacutetapes du recrutement
Recruter du personnel de SampE bull 1
Il est important
de consideacuterer la
composition de lrsquoeacutequipe
de SampE et de deacutecider
du type de poste pour
lequel vous allez passer
une annonce
Eacutetape 1 Deacuteterminer les besoins de SampE
9 Voir les besoins de SampE pour tous les secteurs de programmation
9 Eacutevaluer la capaciteacute actuelle de lrsquoeacutequipe de SampEDeacuteterminer la capaciteacute neacutecessaire pour lrsquoeacutequipe de SampE
9 Deacuteterminer les compeacutetences et le niveau drsquoexpeacuterience que lrsquoon voudrait ideacutealement trouver dans les candidats potentiels
9 Deacuteterminer le type de poste de SampE neacutecessaire
Lrsquoeacutetude des besoins de SampE agrave lrsquointeacuterieur du bureau doit ecirctre un processus participatif impliquant des repreacutesentants de chaque secteur les membres actuels du personnel de SampE (srsquoil y en a) et avec une contribution des cadres de SampE baseacutes soit dans la reacutegion soit au siegravege de lrsquoorganisation
Chaque secteur de programmation et chaque projet doit avoir des plans de SampE speacutecifiques Demandez aux repreacutesentants de chaque secteur de programmation de discuter de leurs plans de SampE avec vous y compris des activiteacutes actuelles de SampE et dans lrsquoideacuteal des activiteacutes de SampE qursquoils voudraient mener srsquoils avaient plus de ressources et de capaciteacute technique Cela permet drsquoavoir une ideacutee de la capaciteacute actuelle de chaque secteur et de ce qui manque du point de vue des capaciteacutes On discutera aussi drsquoeacuteventuels problegravemes concernant la qualiteacute des activiteacutes actuelles de SampE pour mieux deacuteterminer les manques au niveau des capaciteacutes
De plus demandez agrave lrsquoeacutequipe srsquoil y a drsquoautres compeacutetences ou domaines drsquoexpertise technique qui lui seraient utiles ou qui ameacutelioreraient la qualiteacute des activiteacutes de SampE Agrave partir de ces discussions deacuteterminez lrsquoensemble de compeacutetences et le niveau drsquoexpeacuterience dont vous avez besoin Une fois que vous aurez fait ce travail avec chaque secteur vous aurez eacutelaboreacute une liste complegravete des besoins en SampE de votre bureau national Ceci permettra de deacuteterminer le type de poste pour lequel vous allez recruter
Toutes les personnes
ressources disponibles
comme les conseillers techniques
reacutegionaux en SampE et le personnel
technique de SampE au siegravege doivent
ecirctre impliqueacutees dans tout le
processus de recrutement Elles
aideront agrave deacuteterminer les besoins de
SampE agrave structurer ou agrave restructurer
lrsquoeacutequipe de SampE agrave identifier des
candidats agrave eacutetudier les dossiers
de candidatures et agrave mener les
entretiens drsquoembauche Si le
bureau de pays embauche pour des
postes de cadres en SampE et qursquoil a
actuellement une capaciteacute limiteacutee
en SampE il est essentiel drsquoinclure dans
le processus des employeacutes de SampE
baseacutes dans la reacutegion ou au siegravege the
process
Recruter du personnel de SampE bull 2
Eacutetape 1 Deacuteterminer les besoins de SampE
Dans cette eacutetape il est important de consideacuterer la composition de lrsquoeacutequipe de SampE et de deacutecider du type de poste pour lequel vous allez passer une annonce En gros il y a quatre niveaux de postes de SampE Chaque poste comporte un ensemble standard de responsabiliteacutes et un niveau geacuteneacuteral de compeacutetences et drsquoexpeacuterience
Il est important de veacuterifier que lrsquoon a un financement adeacutequat
pour un poste de SampE Contactez votre Repreacutesentant reacutesident ou le
deacutepartement des ressources humaines de votre organisation pour
voir quelle est la fourchette actuelle des salaires pour votre choix de poste
de SampE
Srsquoil nrsquoy a pas suffisamment de financement pour un poste de SampE il
faudra stopper le processus de recrutement jusqursquoagrave ce qursquoon ait trouveacute
un financement adeacutequat Le financement disponible peut avoir un
impact sur le type de poste pour lequel vous allez recruter selon les
salaires correspondant agrave chaque poste Si un appui au niveau reacutegional
peut reacutepondre agrave vos besoins de SampE ou si vous nrsquoavez pas suffisamment
de fonds actuellement travaillez directement avec ces employeacutes pour
preacuteparer un cahier des charges et un calendrier pour accomplir les tacircches
de SampE neacutecessaires Si vous deacuteterminez que des consultations techniques
reacutepondraient mieux agrave vos besoins de SampE deacutemarrez une recherche de
consultant selon les protocoles habituels de votre bureau
Les titres utiliseacutes ici pour les postes sont geacuteneacuteriques et peuvent varier selon les organisations ou mecircme selon les bureaux nationaux Mais ces titres sont utiliseacutes pour indiquer les diffeacuterents niveaux de postes du plus expeacuterimenteacute au moins expeacuterimenteacute geacuteneacuteralement Ces niveaux sont
1 Niveau 4 (par exemple conseiller en SampE baseacute soit au bureau reacutegional soit au siegravege)
Niveau 3 (par exemple responsable de SampE)
Niveau 2 (par exemple coordinateur de SampE)
Niveau 1 (par exemple employeacute de SampE sur le terrain)
Le niveau 4 est un poste de cadre Un poste de niveau 4 peut ecirctre baseacute dans un bureau reacutegional particulier ou faire partie de lrsquoeacutequipe du siegravege mais cette personne a la responsabiliteacute de fournir un support technique agrave plusieurs pays Les employeacutes de niveau 4 ont une grande expertise dans tous les domaines des systegravemes de SampE comme la conception de projets lrsquoeacutelaboration de plans de SampE la mise en œuvre de diverses activiteacutes de SampE lrsquoanalyse des donneacutees et les rapports Ils peuvent fournir un appui technique agrave des bureaux nationaux pour des formations sur le SampE la conception drsquoenquecirctes les eacutevaluations ou les strateacutegies drsquoeacutechantillonnage ils peuvent concevoir des questionnaires et guider le personnel du pays dans lrsquoanalyse des donneacutees Le cadre de niveau 4 prend aussi la direction de la conceptualisation de la
Recruter du personnel de SampE bull 3
Eacutetape 1 Deacuteterminer les besoins de SampE
planification et de la coordination des initiatives plus geacuteneacuterales de SampE et drsquoapprentissage de lrsquoagence La principale fonction des employeacutes de niveau 4 est de faire avancer lrsquoagenda de SampE dans leurs zones (au niveau mondial ou reacutegional) Ceux-ci ont geacuteneacuteralement une maicirctrise 5 agrave 10 ans drsquoexpeacuterience une formation extrecircmement technique et ils ont montreacute leur capaciteacute agrave former drsquoautres employeacutes et agrave renforcer les capaciteacutes de ceux-ci
Le personnel au niveau 3 repreacutesente geacuteneacuteralement la plus grande partie des compeacutetences techniques de lrsquoeacutequipe dans le pays Il a une bonne expertise dans la conception de plans de SampE les meacutethodes de collecte de donneacutees et lrsquoanalyse des donneacutees qualitatives comme quantitatives En animant des formations et en supervisant la collecte des donneacutees les employeacutes de niveau 3 travaillent au renforcement des capaciteacutes des employeacutes de niveau 1 et 2 dans un grand nombre de domaines de compeacutetences Les employeacutes de niveau 3 doivent avoir une maicirctrise 3 agrave 5 ans drsquoexpeacuterience dans un domaine correspondant une bonne formation technique et ils doivent ecirctre capables de former le personnel et de renforcer ses capaciteacutes Les employeacutes de niveau 3 sont en lien eacutetroit avec le personnel de niveau 4 sur beaucoup de questions techniques
Les employeacutes de niveau 2 ont une licence et en moyenne 1 agrave 2 ans drsquoexpeacuterience Leur responsabiliteacute est de fournir une supervision suppleacutementaire pour les activiteacutes de collecte des donneacutees et de participer agrave la collecte des activiteacutes de SampE et agrave lrsquoanalyse des donneacutees Les personnels de niveau 2 sont souvent assigneacutes directement agrave des projets particuliers Ils gegraverent les employeacutes de niveau 1 et supervisent leurs activiteacutes On a besoin de plusieurs employeacutes de niveau 2 quand le bureau national a plusieurs bureaux secondaires
Les employeacutes de niveau 1 ont en gros la responsabiliteacute de faire les comptesshyrendus des activiteacutes et de collecter les donneacutees sur le terrain Ils participent aussi agrave des activiteacutes plus importantes de suivi et drsquoeacutevaluation comme les eacutetudes de base et les eacutetudes finales et servent souvent de superviseurs pour les eacutequipes et les enquecircteurs On leur demande de 1 agrave 2 ans drsquoexpeacuterience dans une organisation non gouvernementale ou une agence des Nations Unies Cependant il nrsquoest pas neacutecessaire que dans leur poste preacuteceacutedentils aient travailleacute directement dans le SampE Des exemples de descriptions de poste pour des postes de SampE de niveau 2 3 et 4 sont inclus dans lrsquoAnnexe I
Ce module se concentre principalement sur les employeacutes
de niveau 2 de niveau 3 et de niveau 4 parce que le processus
de recrutement est plus rigoureux du point de vue technique et plus
speacutecifique au SampE pour ces postes que pour des employeacutes de niveau 1 Le
recrutement drsquoemployeacutes pour des postes de niveau 1 devra suivre de pregraves
les proceacutedures standards de recrutement du bureau
Recruter du personnel de SampE bull 4
Eacutetape 1 Deacuteterminer les besoins de SampE
Les eacutequipes de SampE sont structureacutees de diffeacuterentes maniegraveres dans les diffeacuterents bureaux nationaux Les directives preacutesenteacutees dans ce module devront ecirctre adapteacutees au contexte du bureau Dans certains bureaux lrsquoeacutequipe de SampE est composeacutee drsquoemployeacutes qui se consacrent uniquement au SampE Ces eacutequipes comprennent geacuteneacuteralement un employeacute de niveau 3 un employeacute de niveau 2 (superviseacute par lrsquoemployeacute de niveau 3) et plusieurs employeacutes de niveau 1 Les membres de lrsquoeacutequipe travaillent ensemble pour reacutepondre aux besoins techniques de diffeacuterents projets et secteurs au sein du bureau national Une autre eacutequipe de SampE pourra ecirctre plus large et composeacutee de personnel de niveau 2 et de personnel des programmes venant de diffeacuterents secteurs et qui consacrent une partie de leur temps aux activiteacutes de SampE Au niveau reacutegional il y a souvent un employeacute de niveau 4 Celui-ci sera aussi appeleacute agrave apporter un appui agrave lrsquoeacutequipe du bureau national pour deacuteterminer agrave la fois les manques qui existent dans la capaciteacute et les compeacutetences techniques rechercheacutees chez les candidats potentiels
Recruter du personnel de SampE bull 5
La description de
poste doit donner
suffisamment de deacutetails
pour que les candidats
inteacuteresseacutes puissent voir
immeacutediatement si le
poste leur convient ou
non
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
9 Inclure les responsabiliteacutes de travail
9 Fournir un reacutesumeacute de lrsquoenvironnement de travail
9 Preacutesenter les compeacutetences requises
9 Deacutecrire les caracteacuteristiques deacutesireacutees
Lrsquoobjectif principal de la description de poste est drsquoinformer les candidats potentiels des responsabiliteacutes correspondant au poste et de ce qui est attendu drsquoeux ainsi que des compeacutetences et de lrsquoexpeacuterience requises Pour cela la description de poste doit donner suffisamment de deacutetails pour que les candidats inteacuteresseacutes puissent voir immeacutediatement si le poste leur convient ou non Ineacutevitablement il y aura des candidatures de personnes qui ne reacutepondront pas aux critegraveres minimum Cependant une bonne description de poste limitera ce type de candidatures Creacuteer une description de poste permet aussi de reacutefleacutechir de faccedilon critique agrave chaque aspect du poste
Une bonne description de poste doit faire de 3 agrave 4 pages pour donner suffisamment de deacutetails Elle devra comprendre les eacuteleacutements suivants
1 Preacutesentation geacuteneacuterale de lrsquoorganisation
1 Description du bureau ougrave est baseacute le poste
1 Description de lrsquoenvironnement de travail
1 But du poste
1 Principales responsabiliteacutes du poste
1 Principales tacircches du poste
1 Principales relations de travail
1 Qualifications agrave la fois requises et deacutesireacutees comme
1 Compeacutetences techniques
1 Expeacuterience
1 Niveau drsquoeacutetudes ou diplocircme
1 Compeacutetences personnelles
1 Autres qualifications correspondant au poste comme connaissance du Titre II ou drsquoautres types de programmes
Commencez la description par une rapide preacutesentation de votre organisation en deacutecrivant son histoire son mandat et ses principes directeurs Incluez une description preacutecise du bureau reacutegional ou national et les secteurs speacutecifiques
Recruter du personnel de SampE bull 6
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
dans lesquels le bureau travaille actuellement Si vous recrutez pour un poste reacutegional eacutelargissez cette description agrave chaque bureau national dans la reacutegion Preacutecisez clairement le but du poste au deacutebut de la description de poste Par exemple le but peut ecirctre de renforcer la capaciteacute en SampE par lrsquoeacutetablissement drsquoune uniteacute de SampE ou de fournir un appui technique pour les activiteacutes actuelles de SampE Les autres buts de postes seront fournis dans les descriptions de postes en annexes
Apregraves avoir preacutesenteacute le but deacutefinir les principales responsabiliteacutes correspondant au poste et preacuteciser quelle proportion du temps devra approximativement ecirctre consacreacutee agrave chacune Les proportions du temps preacutesenteacutees ici ne donnent qursquoune indication et les proportions reacuteelles du temps consacreacute agrave chaque tacircche seront deacutetermineacutees par le contexte Les responsabiliteacutes habituelles et lrsquoutilisation approximative du temps pour un poste de niveau 3 sont de
Deacutevelopper et maintenir un environnement propice pour le SampE (15)
Deacutevelopper les capaciteacutes du personnel en SampE (20)
Renforcer les systegravemes de gestion de lrsquoinformation (15)
Fournir un appui technique direct en SampE (50)
Un employeacute de niveau 2 peut ecirctre responsable de
la planification et de la conception du programme (30)
la conduite des activiteacutes de qualiteacute des programmes et de SampE (50)
le deacuteveloppement de la capaciteacute des employeacutes en SampE (20)
Les responsabiliteacutes varient eacutenormeacutement selon le poste ainsi que la
proportion de temps consacreacute agrave chaque responsabiliteacute dans le poste
Les employeacutes de niveau 4 auront sans doute la responsabiliteacute de
1 Donner un appui technique aux bureaux nationaux (30)
1 Deacutevelopper les capaciteacutes des employeacutes (30)
1 Coordonner et diriger les activiteacutes reacutegionales drsquoapprentissage (20)
1 Deacutevelopper un environnement propice (10)
1 Maintenir et construire des relations externes avec les bailleurs de fonds
les fonctionnaires des gouvernements et drsquoautres parties prenantes cleacutes
Les responsabiliteacutes des employeacutes de niveau 1 sont geacuteneacuteralement limiteacutees agrave la conduite drsquoactiviteacutes de SampE Pour une description plus deacutetailleacutee des responsabiliteacutes des postes Cf les descriptions de postes preacutesenteacutees dans lrsquoAnnexe I
Recruter du personnel de SampE bull 7
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
Inclure une liste des principales tacircches correspondant au poste Ces tacircches devront ecirctre en lien direct avec les activiteacutes les parties prenantes les reacutegions et les programmes concerneacutes Les descriptions de postes de lrsquoAnnexe I donnent aussi des exemples des principales tacircches
Les principales relations de travail comprennent les employeacutes avec lesquels lrsquoemployeacute travaillera le plus dans lrsquoorganisation Elles comprennent aussi les autres organisations et parties prenantes avec lesquelles lrsquoemployeacute sera en liaison et en partenariat Inclure une liste complegravete des principales relations de travail dans la description de poste en preacutecisant qui supervisera lrsquoemployeacute
La description de poste doit preacuteciser les qualifications demandeacutees comme
1 Le plus haut niveau drsquoeacutetudes atteint
1 Les anneacutees drsquoexpeacuterience
1 Les compeacutetences techniques
1 La connaissance des programmes ou logiciels utiliseacutes
1 La connaissance des types de programmes ou des sources de financement pertinents (par ex Titre II PEPFAR plaidoyer eacutedification de la paix)
1 Les compeacutetences personnelles
1 Les connaissances linguistiques
Formation du personnel
de SampE
Le domaine international de
lrsquoassistance et du deacuteveloppement
tente de srsquoappuyer sur de
nombreuses disciplines Les
employeacutes y compris les employeacutes
de SampE peuvent avoir fait
des eacutetudes tregraves diverses qui
les preacuteparent efficacement agrave
travailler pour des organisations
internationales mais il est
important que les employeacutes de
SampE aient une bonne base de
compeacutetences analytiques Ces
compeacutetences doivent comprendre
agrave la fois une bonne aptitude agrave la
reacuteflexion critique et une capaciteacute
agrave analyser de multiples types de
donneacutees
Pour chaque cateacutegorie speacutecifier quelles compeacutetences ou quel niveau de performance sont requis et ce qui est deacutesireacute Faites bien la diffeacuterence entre les caracteacuteristiques requises et celles qui sont preacutefeacutereacutees Par exemple des candidats potentiels pour le niveau 4 doivent avoir de 5 agrave 10 ans drsquoexpeacuterience en SampE mais on preacutefegravere que 2 agrave 3 ans de cette expeacuterience soient dans la reacutegion ou dans le pays ougrave est baseacute le poste LrsquoAnnexe II donne un tableau qui reacutesume un grand nombre des principales caracteacuteristiques deacutesireacutees pour chaque type de poste de SampE
Eacutevaluez le niveau drsquoeacutetudes et le nombre drsquoanneacutees drsquoexpeacuterience rechercheacutes selon le type de poste Dans lrsquoideacuteal les employeacutes de niveau 4 comme ceux de niveau 3 devraient avoir au moins une maicirctrise dans un domaine
Recruter du personnel de SampE bull 8
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
pertinent (comme le deacuteveloppement international la politique internationale lrsquoeacuteconomie agricole la santeacute publique etc) et avoir une expeacuterience en SampE comprenant des responsabiliteacutes de formation et de supervision Les employeacutes de niveau 2 doivent avoir un niveau licence dans un domaine pertinent avoir de 1 agrave 2 ans drsquoexpeacuterience en SampE y compris en formation et en supervision Les employeacutes de niveau 1 doivent avoir un niveau bac et avoir 1 ou 2 ans drsquoexpeacuterience pas neacutecessairement dans le domaine du SampE
Les compeacutetences particuliegraveres requises pour chaque poste seront tireacutees de la liste des besoins et des manques dans les capaciteacutes de SampE En geacuteneacuteral les compeacutetences techniques deacutesirables pour des postes de niveau 4 comme de niveau 3 sont
1 Expeacuterience en conception de programme et en conception de plan de SampE
1 Capaciteacute agrave concevoir des outils des enquecirctes et des eacutevaluations de SampE et drsquoautres activiteacutes de SampE comme des eacutetudes de base des systegravemes de suivi et de surveillance et des eacutevaluations finales
Une familiariteacute avec les principales techniques drsquoeacutechantillonnage
1 Une expeacuterience dans la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees qualitatives
1 Une expeacuterience dans la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees quantitatives
1 Une expeacuterience dans la meacutethode de recherche rurale participative (PRA)
1 Une connaissance des indicateurs standards et du protocole de SampE pour un secteur cleacute comme la santeacute ou la nutrition
1 De bonnes compeacutetences en interpreacutetation de donneacutees en reacutedaction de rapports en preacutesentation et autres aptitudes de communication
Les compeacutetences techniques pour un employeacute de niveau 2 comprendront la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees qualitatives et quantitatives et de bonnes capaciteacutes drsquointerpreacutetation et de reacutedaction de rapports
Les employeacutes de niveau 1 ne doivent pas neacutecessairement avoir une expeacuterience directe des activiteacutes de SampE mais devraient pouvoir montrer une familiariteacute avec les programmes drsquoorganisations non gouvernementales et une bonne capaciteacute agrave apprendre
Le degreacute de connaissance des programmes informatiques variera aussi selon les postes Les employeacutes de niveau 3 et 4 doivent connaitre les applications de Microsoftreg Office (dont Excel et Access) et un programme statistique comme le programme statistique pour les sciences sociales (SPSSreg) qui est geacuteneacuteralement utiliseacute pour lrsquoanalyse de donneacutees Les employeacutes de niveau 2 doivent connaitre la plupart des applications de Microsoftreg Office et les employeacutes de niveau 1 doivent connaicirctre Microsoftreg Word et Excel
Dans la description de poste preacuteciser les types de compeacutetences personnelles deacutesireacutees chez un candidat potentiel Les compeacutetences interpersonnelles
Recruter du personnel de SampE bull 9
Outils et ressources
Exemple de description de poste de niveau 4
Exemple de description de poste de niveau 3
Exemple de description de poste de niveau 2
Tableau de reacutesumeacute de poste
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
geacuteneacuteralement rechercheacutees sont la capaciteacute de motiver le personnel drsquoexcellentes capaciteacutes drsquoorganisation et de planification et la capaciteacute agrave travailler en eacutequipe avec des groupes divers dans un environnement multiculturel Pour les candidats de niveaux 3 et 4 les compeacutetences deacutesireacutees comprendront aussi des capaciteacutes de formation de coaching et de mentoring Bien qursquoil soit difficile de mesurer agrave quel point quelqursquoun est capable de lier des relations solides avec les communauteacutes ou de bien communiquer avec les membres drsquoune eacutequipe si vous incluez des compeacutetences interpersonnelles cela montrera aux candidats quelles sont vos attentes Demandez les reacutefeacuterences du candidat (Cf eacutetape 7) pour juger de ses capaciteacutes interpersonnelles et pour donner des exemples de lrsquoutilisation de ses compeacutetences
Mettez aussi les compeacutetences linguistiques dans la description de poste Le personnel de SampE doit comprendre et parler couramment la langue du pays Cependant les employeacutes des niveaux 1 et 2 doivent parler couramment les langues ou dialectes locaux Les employeacutes du niveau 1 ou 2 ne doivent pas avoir besoin de traduction quand ils travaillent avec les enquecircteurs ou les notables de la communauteacute Dans les pays ougrave il y a de nombreuses langues ou de nombreux dialectes il peut ecirctre difficile de trouver des candidats parlant couramment toutes les langues neacutecessaires Essayez dans ce cas drsquoeacutequilibrer lrsquoeacutequipe de SampE pour que lrsquoeacutequipe dans son ensemble puisse communiquer dans chacune des zones geacuteographiques ougrave opegravere le programme Les capaciteacutes linguistiques sont une compeacutetence importante mais cela ne doit pas ecirctre un facteur deacuteterminant car il est possible drsquooffrir une formation dans ces langues
Preacutesentez aussi au candidat lrsquoenvironnement de travail Dans cette description preacutesentez toutes les responsabiliteacutes de gestion et le temps passeacute en voyages (dans le pays ou agrave lrsquoeacutetranger) Cela aidera agrave reacuteduire le nombre de candidats
Faites circuler le brouillon de description de poste parmi les employeacutes de SampE de la reacutegion et du siegravege et les autres employeacutes concerneacutes pour qursquoils puissent donner leur opinion et leurs suggestions Le cas eacutecheacuteant faites une reacuteunion avec le comiteacute de recrutement pour discuter des principaux eacuteleacutements de la description de poste Cela vaut la peine drsquoy passer un peu plus de temps si neacutecessaire pour ameacuteliorer la description de poste car crsquoest elle qui en fin de compte deacuteterminera le genre de candidatures reccedilues La description de poste peut aussi deacuteterminer la structure de lrsquoeacutequipe de SampE
Recruter du personnel de SampE bull 10
Travaillez avec les
membres du comiteacute
pour preacuteparer
pour le processus
de recrutement un
calendrier reacutealiste qui
prenne en compte
lrsquourgence des besoins
en SampE et les exigences
du travail actuel des
membres du comiteacute
Eacutetape 3 Creacuteer un comiteacute de recrutement et preacuteparer le processus de recrutement
9 Identifier les membres du comiteacute de recrutement
9 Assigner les tacircches aux membres du comiteacute de recrutement
9 Preacuteparer un calendrier pour le processus de recrutement
Le comiteacute de recrutement sera composeacute de trois agrave quatre membres et aura la responsabiliteacute de superviser le processus de recrutement Les membres devront avoir des compeacutetences et expeacuteriences varieacutees dont ils feront beacuteneacuteficier le processus et chacun drsquoentre eux aura la responsabiliteacute de geacuterer certaines eacutetapes Le comiteacute devra comprendre des cadres en plus des employeacutes ayant une expeacuterience technique de SampE (soit des membres de lrsquoeacutequipe de SampE un conseiller en SampE ou un appui du personnel de SampE du siegravege) Quand on recrute pour un poste de niveau 3 le repreacutesentant reacutesident devra participer au comiteacute de recrutement Nommer lrsquoun des membres preacutesident du comiteacute de recrutement Celui-ci a plus de responsabiliteacutes dans lrsquoorganisation du processus de revue et des entretiens et il deacuteterminera comment on va proceacuteder si lrsquoeacutequipe est diviseacutee sur les candidats preacutefeacutereacutes ou sur drsquoautres problegravemes
Une fois que le comiteacute a eacutetudieacute ce module assignez des tacircches speacutecifiques agrave chaque membre du comiteacute Chaque membre devra ecirctre impliqueacute dans le reste du processus mais il est utile drsquoavoir une personne contact pour les tacircches speacutecifiques comme lrsquoannonce pour le poste Travaillez avec les membres du comiteacute pour preacuteparer pour le processus de recrutement un calendrier reacutealiste qui prenne en compte lrsquourgence des besoins en SampE et les exigences du travail actuel des membres du comiteacute
Recruter du personnel de SampE bull 11
Il y a des avantages et
des inconveacutenients divers
pour chacun des niveaux
ougrave lrsquoon publie le poste
Eacutetape 4 Passer une annonce pour le poste
9 Deacuteterminer agrave quel niveau lrsquoannonce devra ecirctre passeacutee
9 Publier un reacutesumeacute de la description de poste
9 Preacuteciser les exigences du poste
Deacuteterminer agrave quel niveau passer une annonce pour le poste On peut passer des annonces au niveau interne et au niveau externe au niveau national ou au niveau international Geacuteneacuteralement les annonce devront ecirctre passeacutees agrave la fois au niveau interne et externe Les annonces pour les postes de niveau 3 et 4 doivent ecirctre passeacutees au niveau international en plus du niveau national et interne Les annonces pour les postes de niveau 1 et 2 sont geacuteneacuteralement passeacutees seulement au niveau national soit au niveau interne soit au niveau externe
On a souvent besoin de longues descriptions de postes pour pouvoir y inclure tous les deacutetails recommandeacutes Dans ce cas reacutedigez une description de poste reacutesumeacutee qui pourra facilement ecirctre publieacutee dans des journaux ou des magazines par exemple Contactez les ressources humaines pour avoir des exemples de reacutesumeacutes de postes Les sites internet peuvent geacuteneacuteralement publier des descriptions de postes complegravetes et il ne faudra donc pas de reacutesumeacute Ce reacutesumeacute devra preacuteciser le niveau minimum drsquoeacutetudes et drsquoexpeacuterience en SampE requis ainsi que les principales compeacutetences techniques et les responsabiliteacutes du poste Inclure les contacts dans lrsquoannonce pour que les personnes inteacuteresseacutees puissent contacter lrsquoorganisation et demander une description de poste complegravete
Il y a des avantages et des inconveacutenients divers pour chacun des niveaux ougrave lrsquoon passe lrsquoannonce pour le poste Si crsquoest au niveau interne cela limite la
Recruter du personnel de SampE bull 12
Comme cela a eacuteteacute dit plus
haut les annonces pour
des postes devront ecirctre passeacutees
au niveau interne comme au
niveau externe pour attirer des
candidatures varieacutees et eacutequilibreacutees
de maniegravere juste et eacutequitable Si on
nrsquoutilise que la publication interne
donner et documenter la raison
justifiant cette deacutecision car cela
peut precircter agrave controverse pour les
candidats externes Par exemple
certaines organisations ont deacutecideacute
de passer des annonces et de
recruter agrave lrsquointerne pour les postes
de reacuteponse agrave lrsquourgence parce que
la personne doit ecirctre recruteacutee
rapidement et que ce type de
postes est agrave court terme
Eacutetape 4 Passer une annonce pour le poste
recherche agrave des candidats qui connaissent lrsquoorganisation et qui ont montreacute des capaciteacutes professionnelles dans lrsquoenvironnement de lrsquoorganisation Les collegravegues peuvent donner des reacutefeacuterences pour les qualifications et les compeacutetences personnelles de chaque candidat Mais en limitant la recherche agrave des candidats internes on exclue tous les candidats possibles qui ne sont pas actuellement employeacutes par lrsquoorganisation y compris certains qui pourraient ecirctre plus qualifieacutes pour le poste que le personnel actuel Passer lrsquoannonce au niveau externe augmente de faccedilon significative le nombre de candidats et peut ecirctre utile pour apporter de nouvelles perspectives agrave lrsquoorganisation
Pour passer une annonce agrave lrsquointerne contactez drsquoabord le deacutepartement des ressources humaines Il vous demandera un ensemble standard drsquoinformations et srsquoassurera que lrsquoannonce circule dans toute lrsquoorganisation Deacutecidez srsquoil faut faire circuler lrsquoannonce agrave lrsquointeacuterieur du bureau national dans les bureaux nationaux de la reacutegion ou au niveau mondial dans tous les bureaux nationaux et au siegravege
Si lrsquoon passe une annonce agrave lrsquoexterne lrsquoensemble des candidatures peut ecirctre limiteacute agrave des candidats nationaux ou eacutelargi pour inclure des candidats internationaux Une annonce nationale agrave lrsquoexterne devra inclure tous les journaux du pays et les organisations et universiteacutes pertinentes Envoyer des annonces agrave chaque journal en utilisant le format habituel du journal De plus faites circuler lrsquoannonce dans les organisations partenaires et les universiteacutes locales Contactez chaque organisation et chaque eacutecole pour demander si elle preacutefegravere qursquoon utilise un e-mail un bulletin ou autre publication ou qursquoon passe par le centre professionnel srsquoil existe
Si lrsquoon passe lrsquoannonce pour le poste au niveau international il y a de nombreuses options Commencez par contacter le deacutepartement des ressources humaines de votre organisation De nombreuses organisations mettent des annonces pour des postes sur leurs sites Internet
Consideacuterez les avantages et les inconveacutenients de passer des
annonces au niveau international En passant des annonces
au niveau international on augmente le nombre de candidatures et on
augmente peut-ecirctre les chances de trouver les candidats les plus qualifieacutes
Mais crsquoest plus compliqueacute et potentiellement plus coucircteux drsquoorganiser
des entretiens pour des candidats venant de lrsquoeacutetranger Reacutefleacutechissez pour
deacutecider si les candidats viendront de lrsquoeacutetranger aux frais de votre compagnie
srsquoils peuvent ecirctre intervieweacutes localement par des collegravegues bien preacutepareacutes
ou si des entretiens par teacuteleacutephone suffiront De plus quand on recrute au
niveau international cela peut impliquer des frais de deacutemeacutenagement et
drsquoinstallation qui doivent ecirctre inclus dans le budget Cela est aussi valable
quand on passe lrsquoannonce agrave lrsquointerne au niveau international
Recruter du personnel de SampE bull 13
Outils et ressources
Listes de diffusion pour passer des annonces
Eacutetape 4 Passer une annonce pour le posten
Il y a de nombreuses autres possibiliteacutes pour offrir des postes au niveau international par exemple par lrsquointermeacutediaire drsquoassociations drsquoeacutevaluation Voyez srsquoil y a un moyen de faire une liste des annonces agrave lrsquointeacuterieur de votre organisation par des listes de diffusion ou des bulletins Contactez votre deacutepartement des ressources humaines pour trouver une liste actualiseacutee des possibiliteacutes LrsquoAnnexe III contient une liste de ces possibiliteacutes et des listes de diffusion de postes
Preacuteciser clairement degraves le deacutebut de lrsquoannonce pour le poste ce qui est requis des candidats En geacuteneacuteral les candidatures doivent comprendre une lettre de motivation un CV et des reacutefeacuterences Pour des postes de niveau 2 3 et 4 il est recommandeacute de demander drsquoinclure un exemple de document reacutedigeacute par le candidat
Faire savoir aux candidats comment ils peuvent soumettre leur candidature Les e-mails sont sans doute la meacutethode la plus simple Mais les courriers sont geacuteneacuteralement aussi accepteacutes Pour eacuteviter de recevoir drsquoinnombrables coups de teacuteleacutephone il vaut mieux eacuteviter de mettre un numeacutero de teacuteleacutephone et preacuteciser que les appels teacuteleacutephoniques en lien avec le poste ne sont pas accepteacutes
Dans lrsquoannonce pour le poste donner aussi la date limite de deacutepocirct des candidatures Si crsquoest possible du point de vue du temps acceptez les candidatures pendant un mois apregraves la date de passage de lrsquoannonce Pour suivre le protocole eacutecrivez que lrsquoorganisation nrsquoest pas obligeacutee de recruter lrsquoun des candidats si elle deacutecide qursquoaucun drsquoeux ne convient pour le poste proposeacute
Il peut ecirctre utile drsquoafficher toutes les candidatures sur un site
partageacute comme un dossier sur le serveur du reacuteseau qui puisse ecirctre
facilement accessible agrave tout moment au comiteacute de recrutement Assurezshy
vous que ce dossier nrsquoest accessible qursquoau comiteacute de recrutement pour
proteacuteger la confidentialiteacute des candidats
Recruter du personnel de SampE bull 14
Le comiteacute de
recrutement devra
preacuteparer une liste de
critegraveres qui seront
utiliseacutes pour juger de
la qualification drsquoun
candidat
Eacutetape 5 Trier retenir les candidatures et preacuteseacutelectionner les candidats
9 Eacutetudier toutes les candidatures
9 Trier les candidats sur la base de leur qualification
9 Preacuteparer la liste des candidats qui passeront un entretien
9 Preacuteseacutelectionner les candidats
Eacutetudiez toutes les candidatures quel que soit le nombre reccedilu Le comiteacute de recrutement devra preacuteparer une liste de critegraveres qui seront utiliseacutes pour juger de la qualification drsquoun candidat Ces critegraveres seront baseacutes sur le nombre drsquoanneacutees drsquoexpeacuterience demandeacute les eacutetudes faites et les compeacutetences techniques correspondant agrave la description de poste Sur la base drsquoune premiegravere lecture des eacutetudes et de lrsquoexpeacuterience des candidats le comiteacute les triera en trois groupes
Groupe 1 candidats non qualifieacutes pour le poste
Groupe 2 candidats qui remplissent certaines des qualifications et demandes minimales mais pas toutes
Groupe 3 candidats qui remplissent toutes les qualifications demandeacutees ou deacutepassent ce niveau
Ce premier tri des candidats en trois groupes devrait ecirctre relativement facile Par contre il faudra plus de temps et drsquoattention pour classer les candidats selon qursquoils sont plus ou moins qualifieacutes
Envoyez aux candidats du groupe 1 ceux qui ne remplissent pas les qualifications minimales un bref accuseacute de reacuteception en les remerciant de leur inteacuterecirct et en leur faisant savoir qursquoils ne seront plus contacteacutes pour ce poste Le mieux est de reacutediger une reacuteponse standard qui pourra ecirctre envoyeacutee par e-mail ou par courrier selon ce que le candidat aura donneacute comme
On doit respecter les
regravegles habituelles de la
courtoisie pendant tout
le processus de recrutement
Il est important de reacutepondre
agrave tous les candidats que leur
candidature soit inteacuteressante
ou pas Si lrsquoon srsquointeacuteresse agrave un
candidat lrsquoinformer des progregraves
ou des retards du processus
de recrutement Si lrsquoon tient
les candidats au courant cela
permettra drsquoavoir une meilleure
communication avec eux dans les
deux sens et cela montrera que
la communication agrave lrsquointeacuterieur de
lrsquoorganisation est bonne
Recruter du personnel de SampE bull 15
Eacutetape 5 Trier retenir les candidatures et preacuteseacutelectionner les candidats
Outils et ressources
Tableau pour retenir des candidatures
Questions pour preacuteseacutelectionner des candidats
adresse Si vous pensez que ces candidats pourraient ecirctre inteacuteressants une autre fois pour un autre poste gardez leur candidature dans vos dossiers
Les candidats du groupe 2 qui remplissent une bonne partie des demandes de niveau drsquoeacutetude et drsquoexpeacuterience mais qui nrsquoont peut-ecirctre pas toutes les compeacutetences techniques demandeacutees devront ecirctre conserveacutes au cas ougrave aucun des candidats du groupe 3 ne conviendrait parfaitement pour le poste Envoyez un accuseacute de reacuteception aux candidats du groupe 2 mais attendez que les candidatures du groupe 3 aient eacuteteacute eacutetudieacutees ou mecircme jusqursquoagrave ce qursquoun candidat ait eacuteteacute recruteacute avant de leur envoyer la lettre standard de reacuteponse pour leur faire savoir qursquoon a recruteacute quelqursquoun pour le poste et pour les remercier de leur inteacuterecirct Ces candidats pourront peut-ecirctre ecirctre inteacuteresseacutes par drsquoautres postes dans lrsquoorganisation
Pour lrsquoinstant ce sont les candidats du groupe 3 qui sont les plus inteacuteressants Ils ont ce qui est demandeacute comme diplocircmes expeacuterience et expertise technique et ont montreacute par leur lettre drsquointroduction et leur curriculum vitae (CV) qursquoils seraient de bons candidats pour ce poste Maintenant le comiteacute de recrutement devra eacutetudier toutes les candidatures du groupe 3 et seacutelectionner trois ou quatre excellents candidats qui seront contacteacutes pour un entretien
Demandez aux membres de lrsquoeacutequipe de lire les candidatures et lrsquoexemple de document reacutedigeacute par le candidat Ceci permettra de trouver dans le groupe les candidats qui srsquoexpriment le mieux et qui ont le plus drsquoexpeacuterience Chaque eacutevaluateur classera les candidats selon des critegraveres preacuteeacutetablis sur toute une gamme de qualifications de compeacutetences de capaciteacutes de reacutedacteur agrave lrsquoexpeacuterience en gestion et aux connaissances informatiques Creacuteez un tableau dans lequel les eacutevaluateurs noteront si un candidat est bon moyen ou faible pour chaque critegravere LrsquoAnnexe IV donne un exemple de ce tableau
Si plus de quatre candidats ont des qualifications eacutequivalentes et sont aussi inteacuteressants cela vaut la peine drsquoavoir un entretien avec tous les candidats Mais cela nrsquoarrive pas tregraves souvent et se limiter agrave trois ou quatre entretiens est
Recruter du personnel de SampE bull 16
Si on ne trouve pas
de bon candidat
envisagez de remettre
le recrutement agrave plus tard et
de passer une nouvelle annonce
plus tard dans deux ou quatre
mois par exemple Crsquoest un
engagement important que de
recruter un nouvel employeacute et il
vaut mieux attendre jusqursquoagrave ce
qursquoon puisse choisir un candidat
avec confiance Appuyez-vous sur
le personnel de SampE de la reacutegion
et du siegravege de votre organisation
et sur des consultants techniques
externes jusqursquoagrave ce qursquoon trouve
un meilleur candidat
Eacutetape 5 Trier retenir les candidatures et preacuteseacutelectionner les candidats
geacuteneacuteralement suffisant et plus eacuteconomique
Faites un premier tri parmi les candidats preacuteseacutelectionneacutes en leur teacuteleacutephonant pour veacuterifier si le salaire qursquoils demandent correspond au budget et si le poste les inteacuteresse eacutetant donneacute lrsquoendroit ougrave il est baseacute et les deacuteplacements neacutecessaires Confirmez aussi si les candidats seront disponibles agrave la date de deacutemarrage du poste ou aux environs de cette date Cela eacutevite de recevoir des candidats qui nrsquoaccepteront probablement pas le poste agrave cause du salaire ou si crsquoest un poste difficile LrsquoAnnexe V donne une liste de questions qursquoil est inteacuteressant de poser pour le premier tri des candidatsApregraves ce premier contact teacuteleacutephonique preacutevoyez des entretiens drsquoembauche avec chacun des candidats du haut de la liste Si les trois ou quatre premiers entretiens ne sont pas satisfaisants revenez aux autres candidats du groupe 3 ou mecircme du groupe 2 pour trouver drsquoautres candidats potentiels pour des entretiens
Apregraves ce premier contact teacuteleacutephonique preacutevoyez des entretiens drsquoembauche avec chacun des candidats du haut de la liste Si les trois ou quatre premiers entretiens ne sont pas satisfaisants revenez aux autres candidats du groupe 3 ou mecircme du groupe 2 pour trouver drsquoautres candidats potentiels pour des entretiens
Recruter du personnel de SampE bull 17
Il est important de poser
des questions ouvertes
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
9 Choisir les questions pour les entretiens drsquoembauche
9 Faire les entretiens drsquoembauche
9 Noter chaque candidat sur la base de critegraveres standards
9 Discuter des notes et des reacutesultats
Organisez une reacuteunion du comiteacute de recrutement afin de choisir les questions pour les entretiens drsquoembauche et de deacutecider srsquoil faut ou non avoir des discussions techniques sur le SampE ou des tests Les reacuteunions pour preacuteparer les entretiens et les entretiens eux-mecircmes peuvent se faire sous forme de teacuteleacuteconfeacuterences srsquoil nrsquoest pas possible du point de vue logistique ou financier de reacuteunir le comiteacute de recrutement et les candidats dans un point central Ce module se concentre sur des questions speacutecifiques au SampE qui devront ecirctre incluses dans lrsquoentretien En plus des questions speacutecifiques au SampE lrsquoeacutequipe devra aussi inclure des questions standards pour les entretiens drsquoembauche sur la capaciteacute du candidat agrave travailler en eacutetant presseacute par le temps ses compeacutetences en reacutesolution de problegravemes ou toute autre caracteacuteristique que lrsquoeacutequipe considegravere comme importantes pour les postes
Le comiteacute de recrutement deacutecide de la structure des entretiens Il faudra consacrer le mecircme temps agrave chaque entretien La dureacutee de lrsquoentretien peut varier selon le niveau du poste mais en geacuteneacuteral elle est de 30 agrave 90 minutes Maintenant le comiteacute doit aussi deacutefinir le rocircle respectif de chaque membre dans le processus Chaque membre de lrsquoeacutequipe doit avoir plusieurs questions agrave poser pendant lrsquoentretien lui-mecircme Si lrsquoon assigne des questions agrave chaque recruteur et qursquoon fixe un ordre pour poser ces questions cela permet de mieux structurer lrsquoentretien et de faire sentir agrave lrsquoeacutequipe que tous participent
Les questions de lrsquoentretien doivent ecirctre adapteacutees agrave chaque poste et au contexte du bureau national LrsquoAnnexe VI contient une liste de suggestions de questions pour les postes de niveau 3 et 4 Geacuteneacuteralement il est important
Recruter du personnel de SampE bull 18
Faire des entretiens
est un processus long
qui peut ecirctre fatiguant srsquoil y a
beaucoup drsquoentretiens Preacutevoyez
suffisamment de pauses dans le
calendrier des entretiens pour que
chaque candidat soit reccedilu par le
comiteacute avec autant drsquoattention et
drsquointeacuterecirct
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
de poser des questions ouvertes Si on a besoin de plus drsquoexplications ou de deacutetails pour une question posez une question compleacutementaire comme Pouvez-vous donner des deacutetails Comment avez-vous fait cela ou Je serais inteacuteresseacute drsquoentendre ce qui vous a fait prendre cette deacutecision LrsquoAnnexe VII contient des informations sur le protocole geacuteneacuteral drsquoentretien drsquoembauche
Lagrave encore lrsquoideacuteal est drsquoavoir dans le comiteacute de recrutement des personnes ayant une expeacuterience du SampE car ce sont elles qui seront le plus agrave mecircme de discuter de leurs reacuteponses avec les candidats et de voir agrave quel point chaque reacuteponse est approprieacutee Srsquoil nrsquoest pas possible drsquoavoir des employeacutes ayant une expeacuterience de SampE voyez srsquoil est possible de faire participer un speacutecialiste technique reacutegional de SampE aux entretiens Il serait peut-ecirctre possible de faire coiumlncider une visite drsquoassistance technique preacutevue avec le calendrier des entretiens Sinon le speacutecialiste technique de SampE pourrait faire des entretiens seacutepareacutes au teacuteleacutephone avec les candidats Cela vaut la peine de consacrer des ressources suppleacutementaires pour pouvoir beacuteneacuteficier de son opinion quand on recrute pour des postes de niveau 3 ou 4
Preacutevoyez plusieurs discussions et tests techniques dans le processus drsquoentretiens quand vous recrutez des employeacutes de niveaux 3 et 4 Les discussions et tests devraient comprendre de maniegravere non limitative la conception de systegravemes et drsquoactiviteacutes de SampE et lrsquoanalyse de donneacutees Dans ces discussions les questions poseacutees par les candidats peuvent ecirctre aussi inteacuteressantes sinon plus que les reacuteponses qursquoils donnent Les candidats nrsquoauront pas beaucoup de connaissances des projets discuteacutes Il leur sera difficile de donner de bonnes recommandations ou de reacuteviser les outils ou les plans de SampE Cependant des candidats qualifieacutes devraient poser des questions cleacutes pour mieux comprendre et trouver les points agrave discuter avec les membres de lrsquoeacutequipe
Tout le mateacuteriel comme les donneacutees agrave utiliser durant
lrsquoentretien devra ecirctre fourni aux candidats bien agrave lrsquoavance pour
leur permettre de se familiariser avec ce mateacuteriel
Pour deacuteterminer quelles sont les compeacutetences drsquoun candidat en conception de SampE vous pouvez lui demander de discuter drsquoun exemple drsquooutil de planification de SampE LrsquoAnnexe VIII donne un cadre des reacutesultats tireacute du programme du CRS de reconstruction apregraves le tsunami agrave Banda Aceh Ce cadre des reacutesultats donne des thegravemes pour chaque objectif strateacutegique et pour chaque reacutesultat intermeacutediaire Mais les quatre objectifs strateacutegiques et les huit reacutesultats intermeacutediaires nrsquoont pas eacuteteacute preacuteciseacutes LrsquoAnnexe VIII a eacuteteacute fournie pour servir drsquoexemple pour illustrer cet exercice Ce cadre des reacutesultats peut ecirctre utiliseacute lors de lrsquoentretien ou vous pouvez utiliser un outil de planification du SampE tireacute drsquoun de vos projets Dans ce dernier cas cela megravenera
Recruter du personnel de SampE bull 19
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
agrave une discussion plus pertinente pour votre bureau national et vous pourrez aussi avoir avec le candidat une discussion plus deacutetailleacutee sur la strateacutegie et le contexte du projet
De plus un tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT) peut ecirctre inclus pour que les candidats lrsquoeacutetudient et en discutent Les points que soulegravevent les candidats leurs suggestions et leurs preacuteoccupations sont utiles pour lrsquoeacutevaluation LrsquoAnnexe IX comprend un exemple drsquoIPTT et les points de discussion qui y correspondent
Pour tester les compeacutetences en analyse de donneacutees de candidats des niveaux 3 et 4 demandez agrave chaque candidat drsquoanalyser un ensemble de donneacutees reacuteel venant drsquoun bureau national Le candidat devra faire cette analyse avec le programme statistique que vous choisirez ou avec celui qui est le plus geacuteneacuteralement utiliseacute dans votre bureau Si cela est fait dans le cadre de lrsquoentretien fournissez les donneacutees avant lrsquoentretien pour que le candidat puisse se familiariser agrave lrsquoavance avec leur structure Ajoutez aux donneacutees des questions auxquelles le candidat devra reacutepondre et demandez au candidat de faire lrsquoanalyse apregraves lrsquoentretien Ces questions devront ecirctre en lien direct avec les activiteacutes typiques de SampE dans votre bureau national On pourra deacuteterminer le niveau de compeacutetences de chaque candidat en posant des questions ayant des niveaux varieacutes de sophistication technique Si les questions sont trop basiques on ne pourra pas tester les capaciteacutes de chaque candidat pour des analyses drsquoun niveau plus eacuteleveacute De mecircme si on pose seulement des questions trop complexes on ne pourra pas eacutevaluer les compeacutetences plus basiques du candidat Si dans le bureau national il nrsquoy a pas drsquoexpert en SampE demandez agrave un employeacute de niveau 4 de lrsquoorganisation drsquoaider agrave concevoir ce test et agrave formuler des questions drsquoanalyse des donneacutees
Pour avoir une impression plus large des capaciteacutes en SampE du candidat il pourra ecirctre utile drsquoinclure une discussion sur des questions actuelles de SampE ou de lui poser un dilemme de SampE au candidat Cela pourra porter sur la conception drsquoune eacutetude des donneacutees de base la revue drsquoun brouillon de questionnaire lrsquointerpreacutetation de reacutesultats ambigus des donneacutees ou une question eacutethique en lien avec la conception du SampE Demandez la contribution de cadres du SampE pour concevoir des exercices sur Excel ou SPSS ou drsquoautres exercices techniques baseacutes sur des points particuliers des programmes Consultez le personnel de la reacutegion ou du siegravege en particulier pour
Il peut ecirctre inteacuteressant de noter
quelles questions ont
bien marcheacute pendant
lrsquoentretien et quelles
questions nrsquoont pas eacuteteacute aussi
utiles agrave votre eacutequipe Partagez
ce feedback et ces reacuteflexions
avec les autres bureaux de pays
et avec le siegravege pour qursquoil soit
possible de reacuteviser et drsquoameacuteliorer
continuellement les techniques
drsquoentretiens drsquoembauche
Recruter du personnel de SampE bull 20
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
leur demander des exemples drsquoexercices qui ont bien marcheacute dans le passeacute Partagez les exercices techniques que vous aurez conccedilus et les reacuteactions agrave ces exercices avec drsquoautres employeacutes de SampE de lrsquoagence pour qursquoils puissent profiter de cette expeacuterience
Une fois que lrsquoeacutequipe a seacutelectionneacute les questions les points de discussion technique et les exercices qui seront inclus dans lrsquoentretien compilez un dossier drsquoentretien pour chaque membre de lrsquoeacutequipe Ce dossier devra comprendre pour chaque candidat son CV sa lettre de motivation et lrsquoexemple de document qursquoil a reacutedigeacute plus la liste de questions pour lrsquoentretien et drsquoautres exemples et mateacuteriels qui seront utiliseacutes pendant les discussions techniques Fournissez ce dossier agrave chaque membre de lrsquoeacutequipe bien avant lrsquoentretien pour que chacun drsquoentre eux se familiarise avec le mateacuteriel et soit plus agrave lrsquoaise pour travailler durant lrsquoentretien
Incluez dans le dossier drsquoentretien une feuille de notation sur laquelle les membres de lrsquoeacutequipe pourront noter chaque candidat pendant lrsquoentretien Deacuteterminez les critegraveres qui seront les plus importants dans le cadre de lrsquoentretien LrsquoAnnexe X propose un exemple de feuille de notation pour un entretien Demandez agrave chaque eacutevaluateur de mettre une note de 1 agrave 5 pour chaque critegravere 5 eacutetant la meilleure note Preacutevoyez un espace pour eacutecrire des commentaires pendant lrsquoentretien
Structurez lrsquoentretien autour de quatre eacuteleacutements principaux lrsquointroduction les questions la reacuteflexion et la conclusion1 Durant lrsquointroduction
Preacutesentez chaque membre du comiteacute de recrutement
Creacuteez une ambiance deacutetendue
Expliquez en quoi va consister lrsquoentretien les domaines sur lesquels porteront probablement les questions et eacuteventuellement les discussions techniques pour les postes de niveau 3 et 4 et la dureacutee preacutevue de lrsquoentretien
Demandez aux candidats de reacutepondre en donnant beaucoup de deacutetails
Preacutesentez un reacutesumeacute de la description de poste
Preacutecisez la formation et lrsquoexpeacuterience du candidat
Durant la partie questions de lrsquoentretien il faut poser toutes les questions de lrsquoentretien Assurez-vous que les questions sont ouvertes Eacutecoutez attentivement les reacuteponses du candidat et faites preacuteciser eacuteventuellement les reacuteponses ou discutez plus agrave fond de ces reacuteponses
1 La description de ces quatre eacuteleacutements de lrsquoentretien est reacutesumeacutee de Contemporary Management Practices Workshop Staff Selection and Employment Law Participant Manual de Robert A Jud et Associeacutes
Recruter du personnel de SampE bull 21
Outils et ressources
Questions drsquoentretien pour les niveaux 3 et 4
Protocole drsquoentretien
Exemple de cadre des reacutesultats
Exemple drsquoIPTT
Tableau pour la notation des entretiens
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
Durant la partie reacuteflexion reacutesumez les principales choses dites par le candidat pour veacuterifier que celui-ci pense que ses reacuteponses ont eacuteteacute bien comprises Posez aussi drsquoeacuteventuelles questions non couvertes durant lrsquoentretien et des questions compleacutementaires baseacutees sur les reacuteponses du candidat
La conclusion est une occasion pour le candidat de donner drsquoautres informations ou de poser des questions Lrsquoentretien permet au candidat de voir srsquoil est agrave lrsquoaise avec le mandat et la culture de lrsquoorganisation il est donc important de preacutevoir du temps pour que chaque candidat puisse poser ces questions Pendant la clocircture informez aussi le candidat des prochaines eacutetapes du processus de recrutement Que lrsquoentretien se soit ou non bien passeacute concluez-le sur une note positive et remerciez le candidat pour le temps qursquoil vous a consacreacute Passez le cas eacutecheacuteant aux tests ou aux discussions techniques
Une fois que les entretiens sont termineacutes lrsquoeacutequipe de recrutement utilisera les feuilles de notation comme base pour discuter de chaque candidat et pour seacutelectionner son candidat preacutefeacutereacute pour le poste Demandez agrave chaque membre de lrsquoeacutequipe drsquoeacutetudier les exemples de documents eacutecrits par les candidats pour voir quel est le niveau de reacuteflexion critique le style drsquoeacutecriture et la coheacuterence de lrsquoensemble du rapport Deacutefinir le rocircle de chaque candidat dans lrsquoactiviteacute deacutecrite dans le document pour bien voir srsquoil srsquoagit drsquoun travail individuel ou drsquoun travail drsquoeacutequipe Discutez de toutes vos reacuteflexions et commentaires sur la qualiteacute des reacuteponses le comportement du candidat durant lrsquoentretien ndash eacutetait-il agrave lrsquoaise ou non ndash et drsquoautres signes plus subtils qui montrent les caracteacuteristiques plus personnelles du candidat
Eacutetudiez les notes de chaque candidat et discutez des diffeacuterences entre les faccedilons de noter des diffeacuterents membres de lrsquoeacutequipe Il est probable qursquoil y aura un candidat preacutefeacutereacute Maintenant deacuteterminez qui est le deuxiegraveme choix au cas ougrave le premier choix pour une raison ou une autre nrsquoaccepterait pas le poste
Recruter du personnel de SampE bull 22
Le deacutepartement des
ressources humaines
enverra au candidat une
lettre drsquooffre drsquoemploi
qui preacutecise le salaire
correspondant au poste
tous les avantages
sociaux qui stipule la
longueur du contrat (le
cas eacutecheacuteant) et la date de
deacutebut
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
9 Veacuterifier les reacutefeacuterences du candidat
9 Faciliter la preacuteparation du contrat
9 Fournir une orientation et une formation
Avant drsquooffrir le poste au candidat veacuterifiez ses reacutefeacuterences Agrave ce niveau ne veacuterifiez que les reacutefeacuterences du premier candidat seacutelectionneacute Appelez chaque personne de reacutefeacuterence et posez-lui une liste de questions standards sur le travail technique du candidat ses compeacutetences personnelles et drsquoautres points forts ou faiblesses que le comiteacute de recrutement pense inteacuteressantes Il peut ecirctre inteacuteressant de donner agrave lrsquoavance agrave ces personnes de reacutefeacuterences une liste des sujets qui seront abordeacutes pour qursquoelles puissent se preacuteparer Les conversations avec ces personnes sont souvent une bonne occasion de deacutecouvrir des compeacutetences qui sont souvent difficiles agrave mesurer pendant lrsquoentretien LrsquoAnnexe XI comprend une liste de questions geacuteneacuteralement poseacutees pour les postes de niveau 3 et 4 Si les personnes de reacutefeacuterences donnent un feedback positif et que le comiteacute de recrutement a confiance dans son choix contactez le deacutepartement des ressources humaines pou qursquoil puisse offrir le poste au candidat
Si les personnes de reacutefeacuterences vous donnent une mauvaise impression du candidat et que cela vous fait reconsideacuterer votre choix faites une nouvelle reacuteunion du comiteacute de recrutement pou voir ce qui doit ecirctre fait Si le comiteacute est drsquoaccord veacuterifiez les reacutefeacuterences du candidat qui eacutetait arriveacute en second Si ces reacutefeacuterences sont positives passez agrave la phase suivante et contactez le deacutepartement des ressources humaines
Le deacutepartement des ressources humaines enverra au candidat une lettre
Recruter du personnel de SampE bull 23
La reacutefeacuterence peut vous
donner une impression
neacutegative drsquoun candidat par ce
qursquoil dit et surtout par ce qursquoil ne
dit pas Les reacutefeacuterences peuvent
se sentir obligeacutes de ne donner
que des informations positives
(ou peuvent ecirctre limiteacutes pour ce
qursquoils peuvent dire par la crainte
drsquoimplications leacutegales) et ils
peuvent omettre des informations
sur les faiblesses potentielles Posez
des questions directes et essayez
de juger du style de la reacutefeacuterence
Eacutecoutez attentivement chaque
reacuteponse et posez des questions
compleacutementaires
Outils et ressources
Questions pour les personnes de reacutefeacuterences
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
drsquooffre drsquoemploi qui preacutecise le salaire correspondant au poste tous les avantages sociaux qui stipule la longueur du contrat (le cas eacutecheacuteant) et la date de deacutebut Une fois que le candidat a accepteacute le poste informez les autres candidats qursquoune personne a eacuteteacute recruteacutee pour le poste et remerciez-les pour leur inteacuterecirct et leur temps
Si le candidat nrsquoaccepte pas le poste faites une reacuteunion avec le comiteacute de recrutement pour seacutelectionner le choix suivant Puis veacuterifiez les reacutefeacuterences de ce candidat Reacutepeacutetez ce processus jusqursquoagrave ce que le candidat preacutefeacutereacute accepte le poste
Le deacutepartement des ressources humaines facilitera le processus de reacutedaction du contrat Faites un suivi aupregraves du personnel des ressources humaines pour veacuterifier que la preacuteparation du contrat se passe bien Informez le candidat des eacuteventuels retards dans la reacutedaction du contrat
Une fois que le candidat a signeacute le contrat votre recrutement est termineacute
Une fois que le candidat est embaucheacute la prochaine eacutetape est de srsquoassurer que le nouvel employeacute reccediloive tout lrsquoappui neacutecessaire durant son orientation Dans lrsquoideacuteal le personnel des ressources humaines fournit un mateacuteriel standard drsquoorientation qui aidera le nouvel employeacute agrave deacutecouvrir le programme et le travail de lrsquoorganisation Mettre dans le dossier drsquoorientation les documents et directives standard de votre organisation pour le SampE comme les manuels de SampE et les eacutetudes reacutecentes Il ne srsquoagit pas de donner au candidat toutes les informations existantes mais de choisir de maniegravere strateacutegique des documents cleacutes qui lui donneront une base lui permettant de mieux srsquoimpliquer dans les reacuteunions et les autres aspects du processus drsquoorientation Il faut preacutevoir dans lrsquoorientation un moment pour que le nouvel employeacute passe une journeacutee ou une demi-journeacutee avec des employeacutes de chaque secteur Le nouvel employeacute de SampE doit se familiariser avec la programmation de chaque secteur et deacutevelopper de bonnes relations de travail avec les principaux employeacutes de chaque secteur
Impliquez le nouvel employeacute dans toutes les reacuteunions durant ses premiegraveres semaines Les reacuteunions seront pour lui une bonne occasion drsquoen apprendre plus sur les questions professionnelles actuelles et de rencontrer les employeacutes Si possible faites participer le nouvel employeacute au cours de ces premiegraveres semaines agrave une activiteacute de SampE la planification la collecte ou lrsquoanalyse de donneacutees Une orientation pratique est souvent tregraves efficace et aide le nouvel employeacute agrave geacuterer lrsquoeacutenorme quantiteacute de nouvelles choses agrave assimiler dans un nouveau poste
Pendant lrsquoorientation donnez au nouvel employeacute des occasions de rencontrer
Recruter du personnel de SampE bull 24
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
des organisations partenaires et de visiter des communauteacutes participantes et des sites de projet Apregraves les deux premiegraveres semaines de travail prenez le temps de passer voir srsquoil srsquoadapte bien Profitez de ce moment pour reacutepondre aux questions qursquoil peut avoir et pour demander ses premiegraveres impressions et ideacutees sur la structure de lrsquoeacutequipe de SampE et sur les activiteacutes
Bonne chance pour le recrutement
Recruter du personnel de SampE bull 25
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
Catholic Relief Services Reacutegion EuropeMoyen Orient
Description de Poste Titre du poste Conseiller reacutegional en suivi et eacutevaluation (MERA) Deacutepartement Reacutegion EuropeMoyen Orient Groupe de fonction Uniteacute drsquoassurance de la qualiteacutesuivi et eacutevaluation Niveau reacutegional de reacutemuneacuteration 1
Rayon geacuteographique Pays drsquoEurope du Moyen Orient et drsquoAfrique du Nord Lieu Pays de reacutesidence dans la reacutegion ougrave il y a un bureau de CRS Rattachement hieacuterarchique Directeur de lrsquoassurance de qualiteacute Responsabiliteacutes de supervision Responsables de SampE de la sous-reacutegion supervision des consultants le cas eacutecheacuteant
Contextehistorique Dans la reacutegion EuropeMoyen Orient (EME) CRS entreprend une transition dans les programmes et la gestion pour refleacuteter les changements de situation dans une reacutegion tregraves diverse Depuis agrave peu pregraves un an CRSEME a commenceacute agrave utiliser une approche plus strateacutegique de la conception du suivi et de lrsquoeacutevaluation des projets programmes Dans cette optique des documents reacutegionaux de gestion de la connaissance et de lrsquoapprentissage preacutesentant les reacutealisations preacutevues pour les cinq prochaines anneacutees ont eacuteteacute eacutelaboreacutes pour guider et focaliser les travaux et les deacuteveloppements agrave venir dans ce domaine En outre on porte une attention plus soutenue agrave la conception et agrave la mise en œuvre de systegravemes et drsquooutils reacutegionaux de SampE afin de controcircles la progression et les processus visant agrave la reacutealisation des objectifs strateacutegiques Le MERA dirigera ces travaux dans la reacutegion CRSEME pour contribuer agrave ces objectifs reacutegionaux
CRSEME veut eacutetablir et mettre en œuvre des systegravemes de SampE qui permettront une ameacutelioration de la gestion interne de la performance des programmesprojets et de la prise de deacutecisions baseacutees sur les faits et sur les donneacutees De plus CRSEME veut ameacuteliorer sa capaciteacute agrave concevoir et agrave mettre en œuvre des systegravemes pertinents et significatifs de SampE dans le cadre des documents de projets pour les bailleurs de fonds afin de pouvoir montrer des reacutesultats aux bailleurs de fonds et devenir ainsi plus compeacutetitifs Dans ce contexte le MERA fournira un appui technique agrave la reacutegion EuropeMoyen Orient de CRS pour tout ce qui concerne le SampE Il deacuteveloppera les capaciteacutes dans la reacutegion en identifiant et en appuyant la mise en œuvre de systegravemes de SampE efficaces eacuteconomiques et significatifs et fera avancer la reacutegion vers une approche de SampE plus strateacutegique
Objectif du poste Lrsquoobjectif de ce poste est drsquoaugmenter la capaciteacute technique en SampE et de permettre la qualiteacute technique des activiteacutes de SampE dans la reacutegion La fonction principale de Conseiller reacutegional en suivi et eacutevaluation (MERA) est double
Recruter du personnel de SampE bull 26
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
1 Geacuterer lrsquouniteacute reacutegionale de SampE composeacutee de deux responsables sous-reacutegionaux de SampE agrave plein temps
1 Deacutevelopper les capaciteacutes reacutegionales en suivi et eacutevaluation en guidant appuyant et dirigeant la conception et la mise en œuvre de systegravemes et proceacutedures de SampE qui soient approprieacutees efficaces et eacuteconomiques
Eacutetant donneacute que les membres de lrsquoeacutequipe reacutegionale de SampE peuvent se trouver dans drsquoautres bureaux nationaux le MERA devra avoir une modegravele drsquoeacutequipe efficace pour fournir une assistance technique inteacutegreacutee aux bureaux nationaux et aux bureaux locaux
Le MERA doit geacuterer efficacement les relations avec les employeacutes reacutegionaux et sous-reacutegionaux les bureaux nationaux et les bureaux locaux et avec les partenaires et les aider agrave creacuteer et agrave mettre en œuvre des systegravemes de SampE qui conduiront agrave une meilleure qualiteacute des programmes Le MERA dirige lrsquoeacutelaboration et la mise en œuvre de systegravemes et de processus reacutegionaux de SampE ainsi que des meacutecanismes de partage des informations et des connaissances Le MERA fournit une contribution technique sur le SampE pour les revues et les documents de projets
Le MERA fournit une direction et un appui pour la mise en œuvre de la strateacutegie de gestion de la connaissance et de lrsquoapprentissage
Ce poste fait partie de la fonction drsquoassurance de la qualiteacute Il a un grand niveau drsquoautonomie pour lrsquoexeacutecution de ses responsabiliteacutes Le MERA ne prend pas de deacutecisions strateacutegiques mais gracircce agrave son travail les deacutecisions prises par drsquoautres sont prises en connaissance de cause sur la base des donneacutees et des meilleures pratiques
Responsabiliteacutes principales
Planificationconception (30)
1 Concevoir diriger et geacuterer des processus participatifs pour eacutetablir des systegravemes reacutegionaux et si neacutecessaire sous-reacutegionaux de SampE
1 Participer agrave la conception de programmes et agrave la preacuteparation de documents de projets
1 Concevoir diriger et geacuterer une collecte une analyse et une reacutedaction de rapport participatives pour les systegravemes reacutegionaux de SampE de CRSEME (eacutevaluation de la structure reacutegionale autre outils et systegravemes reacutegionaux de suivi et eacutevaluation)
1 Concevoir coordonner etou fournir un programme coheacuterent de formation et de renforcement des capaciteacutes pour les employeacutes de CRSEME et drsquoorganisations partenaires pour transfeacuterer et ameacuteliorer la capaciteacute agrave concevoir introduire et mettre en œuvre des systegravemes de SampE approprieacutes
1 Concevoir etou participer agrave la conception de directives et de cadres pour les proceacutedures politiques et processus reacutegionaux qui institutionnaliseront et appuieront une conception un suivi une eacutevaluation et des rapports drsquoexcellente qualiteacute agrave CRSEME
Aider agrave eacutetablir des directives et des outils de SampE pour CRSEME pour les secteurs de programmation strateacutegique et les domaines techniques de changement social (participation civique plaidoyer transformation des conflitseacutedification de la paix et partenariat) ainsi que pour la gestion geacuteneacuterale
1 Diriger et appuyer le personnel de la reacutegion des bureaux nationaux et des bureaux locaux pour la mise en œuvre drsquoune strateacutegie de gestion de la connaissance et de lrsquoapprentissage
Appui aux programmesAssistance technique (50)
1 Aider les bureaux nationauxbureaux locaux agrave concevoir des programmes et projets pour rechercher un financement pour des zones de programmation strateacutegique soit en srsquoimpliquant directement2 soit par un mentoring
Recruter du personnel de SampE bull 27
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
1 Appuyer les responsables sous-reacutegionaux de SampE pour fournir une assistance technique pratique aux bureaux nationauxlocaux dans tous les aspects de la conception du suivi et de lrsquoeacutevaluation comme la conception et la mise en œuvre de systegravemes et drsquooutils de SampE la revue de documents de projets une direction ou une assistance pour les eacutevaluations agrave mi-parcours et les eacutevaluations finales
Gestion (20)
1 Eacutetablir et geacuterer lrsquouniteacute reacutegionale de SampE
1 Superviser et coacher les responsables sous-reacutegionaux de SampE (SRMEO)
1 Concevoir et superviser un plan de travail inteacutegreacute pour lrsquouniteacute reacutegionale de SampE Coordonner lrsquoassistance technique et les initiatives lieacutees
1 Geacuterer le budget de lrsquouniteacute reacutegionale de SampE 1 Diriger et appuyer la suite de lrsquoeacutelaboration et de la mise en œuvre de la strateacutegie reacutegionale de gestion
de la connaissance et de lrsquoapprentissage
Communicationgestion de lrsquoinformation (10)
1 Creacuteer de bonnes relations de travail avec les conseillers principaux de la reacutegion CRSEME les bureaux nationauxlocaux les conseillers de SampE du siegravege et les conseillers techniques reacutegionaux de SampE dans drsquoautres reacutegions de CRS eacutechanger les informations et lrsquoexpeacuterience contribuer activement agrave une communauteacute drsquoapprentissage de SampE agrave lrsquointeacuterieur de CRS
1 Servir de principale personne contact dans la reacutegion pour les conseillers de SampE du siegravege appuyer les efforts pour ameacuteliorer les systegravemes et les normes de SampE de lrsquoagence
1 Appuyer lrsquoeacutelaboration drsquoun systegraveme reacutegional de gestion de lrsquoinformation et y contribuer par la mise en œuvre et la coordination de rapports de SampE standardiseacutes au niveau des pays augmenter le systegraveme de gestion de lrsquoinformation et faire remonter les indicateurs du terrain au bureau reacutegional et au siegravege
1 Communiquer et distribuer des informations sur les normes les politiques les pratiques et les indicateurs de SampE de CRSEME travailler en coordination avec les RTA de SampE des autres reacutegions pour eacutelaborer de meilleures pratiques et partager les leccedilons apprises
Eacutetablir et maintenir des meacutecanismes pour saisir analyser rendre comptepartager et appliquer les constatations les informations les leccedilons apprises et les meilleures pratiques parmi les employeacutes reacutegionaux et des bureaux nationauxlocaux de CRSEME
1 Repreacutesenter le contenu technique des systegravemes de SampE de CRS agrave lrsquoexteacuterieur aupregraves des bailleurs de fonds et drsquoautres organisations appuyer les employeacutes de CRSEME au niveau des bureaux nationauxlocaux et de la reacutegion dans leur dialogue avec les principaux bailleurs de fonds surtout lrsquoUSAID pour que les activiteacutes de SampE de CRSEME soient significatives et reacutealisables
Principales relations de travail Internes Personnel de lrsquouniteacute de SampE contacts freacutequents avec le conseiller pour la qualiteacute des programmes le conseiller pour la qualiteacute de la gestion le personnel du changement social les directeurs reacutegionaux drsquoautres conseillers reacutegionaux les conseillers de SampE du siegravege Contacts occasionnels avec les repreacutesentants reacutesidentschefs de bureau les cadres des bureaux nationaux les conseillers techniques reacutegionaux pour le SampE dans les autres reacutegions
Externes USAID et autres agences bailleurs de fonds autres ONG consultants travaillant dans le SampE associations professionnelles (par ex associations nationales drsquoeacutevaluation)
Qualifications 2 Lrsquoimplication du conseiller reacutegional en SampE est conditionneacutee par le montant du financement rechercheacute (plus de 3 millions US$) et lrsquoimportance strateacutegique
Recruter du personnel de SampE bull 28
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
TechniquesProfessionnelles
1 Cinq ans drsquoexpeacuterience professionnelle correspondant directement au poste et avec une responsabilisation progressive au moins deux ans de travail dans le SampE
1 Bonne familiariteacute avec les principes et les approches actuelles du SampE utilisant agrave la fois des meacutethodes quantitatives et des meacutethodes qualitatives
1 Expeacuterience prouveacutee de SampE sur le terrain compeacutetences pour collecter manipuler syntheacutetiser et analyser des donneacutees
1 Compreacutehension des attentes des bailleurs de fonds et des tendances pour le SampE
1 Expeacuterience dans un ou plusieurs des principaux secteurs de programmation de CRS
1 Capaciteacute prouveacutee agrave transfeacuterer des connaissances agrave des publics divers gracircce agrave la formation au mentoring et par drsquoautres meacutethodes formelles et informelles
1 Excellentes connaissances de la langue anglaise (parleacutee lue et eacutecrite)
1 Excellentes compeacutetences analytiques et informatiques compeacutetent dans lrsquoutilisation de MS Office dont Word Excel Outlook PowerPoint et Access
1 Expeacuterience dans lrsquoutilisation de SPSS STATA ou Epi Info
1 Expeacuterience avec les systegravemes de gestion de lrsquoinformation
1 Volonteacute et capaciteacute de voyager environ 30 du temps
1 Expeacuterience preacutealable dans le Sud-Est de lrsquoEurope etou le Caucase preacutefeacutereacutee
Eacutetudes
1 Maicirctrise ou doctorat dans un domaine en lien direct comme la recherche en opeacuterations lrsquoanalyse quantitative etc Une expeacuterience importante de travail dans un domaine en lien direct pourra ecirctre accepteacutee agrave la place drsquoun diplocircme
Compeacutetences personnelles
Apte agrave influencer des personnes qui ne sont pas celles qursquoil supervise et agrave obtenir leur coopeacuteration capable de travailler comme membre drsquoune eacutequipe multinationale et de geacuterer des relations agrave distance pour obtenir des reacutesultats
1 Le poste demande de la flexibiliteacute et la capaciteacute agrave accepter lrsquoambiguumliteacute les changements et les laquo rafistolages raquo jusqursquoagrave ce que des systegravemes et des normes de SampE ne soient en place au niveau de lrsquoagence
1 Capable drsquoimpliquer et de motiver les employeacutes et les partenaires dans un nouveau domaine difficile
1 Bonnes capaciteacutes prouveacutees dans la gestion des relations en particulier dans le domaine du service aux clients peut travailler avec des groupes divers dans un environnement drsquoeacutequipes multiculturelles
1 Motiveacute et capable de travailler sans ecirctre superviseacute de pregraves
1 Capable de prioriser le travail de travailler sur plusieurs tacircches et de respecter les dates butoirs
1 Excellente organisation et capaciteacutes de planification Attentif aux deacutetails
Environnement de travail
Environnement normal de bureau Le poste demande environ 30 de voyages dans toute lrsquoEurope du Sud-Est le Moyen OrientlrsquoAfrique du Nord et le Caucase Heures suppleacutementaires occasionnelles
Recruter du personnel de SampE bull 29
Annexe IB Exemple de description de poste de niveau 3
RESPONSABLE SampE
Contexte Catholic Relief Services en partenariat avec des centaines drsquoorganisations dans 80 pays entreprend des activiteacutes de justice sociale de deacuteveloppement et drsquourgence pour aider les familles marginaliseacutees dans des communauteacutes pauvres CRS a pour objectif drsquoecirctre une organisation qui valorise la qualiteacute du service qui a une orientation vers les programmes qui a un bon rapport coucirct-efficaciteacute qui apprend et qui insiste explicitement sur la promotion de la justice sociale reacutesultat ultime de ses activiteacutes Cet engagement doit donner agrave CRSKenya et agrave ses partenaires la capaciteacute de toucher plus de gens avec un impact plus important et plus mesurable Dans ce contexte le responsable SampE fournira un appui technique une direction et des directives dans le bureau national pour tous ce qui concerne le SampE Le responsable de SampE renforcera les capaciteacutes dans le bureau national en identifiant pour les programmesprojets des modegraveles de SampE qui soient des outils efficaces et drsquoun bon rapport coucirct-efficaciteacute pour lrsquoapprentissage institutionnel permettant drsquoaider agrave une qualiteacute de programmes meilleure et plus unifieacutee Il appuiera la mise en œuvre de ces modegraveles
Objectif Lrsquoobjectif de ce poste est de renforcer les capaciteacutes de SampE de CRSKenya par lrsquointermeacutediaire drsquoune nouvelle uniteacute de SampE Le responsable de SampE aura la responsabiliteacute de superviser lrsquoeacutequipe de coordinateurs de SampE et de coordonner le travail avec le personnel sectoriel de SampE Le responsable de SampE se tiendra au courant des nouvelles approches de SampE pour srsquoassurer qursquoon utilise des modegraveles de suivi et drsquoeacutevaluation ainsi que des systegravemes drsquoinformation techniquement approprieacutes
Principales responsabiliteacutes de travail Le travail devant ecirctre accompli par la personne choisie sera de
1 ndash Deacutevelopper et maintenir un environnement propice pour le SampE (20)
Deacutevelopper de bonnes relations de travail avec les responsables sectoriels de SampE de CRSKenya pour que le SampE reste une prioriteacute dans le bureau national
1 Servir de leader de guide et drsquoappui pour les employeacutes de lrsquouniteacute de SampE et drsquoautres employeacutes des programmes qui cherchent agrave eacutelaborer des approches plus strateacutegiques pour ameacuteliorer le SampE dans leurs programmes
1 Contribuer activement agrave tous les aspects du processus de recrutement de nouveaux employeacutes des programmes et du SampE dans le bureau national pour srsquoassurer que les perspectives du SampE soient prises en compte
1 Srsquoassurer qursquoune assistance technique en SampE soit disponible aux uniteacutes sectorielles
1 Appuyer CRSKenya dans son dialogue avec les principaux bailleurs de fonds en particulier lrsquoUSAID pour que les activiteacutes de SampE soient constructives et reacutealisables
1 Eacutelaborer des directives et des outils de SampE
Recruter du personnel de SampE bull 30
Annexe IB Exemple de description de poste de niveau 3
2 ndash Deacutevelopper la capaciteacute des employeacutes en SampE (30)
1 Concevoir et diriger des programmes de formation en SampE baseacutes sur le modegravele du cadre logique des projets de CRS (Proframe)
1 Donner une assistance pratique aux employeacutes pour la conception le suivi lrsquoeacutevaluation et les rapports pour les projets financeacutes par des fonds publics comme par des fonds priveacutes
1 Concevoir eacutelaborer et mettre en oeuvre une strateacutegie en accord avec les initiatives de lrsquoagence pour appuyer les organisations partenaires de CRS pour des activiteacutes en lien avec le SampE
1 Superviser les membres de lrsquouniteacute de SampE et leur servir de mentor
3 ndash Renforcer les systegravemes de gestion de lrsquoinformation (10)
Aider agrave lrsquoeacutelaboration drsquoun systegraveme de gestion de lrsquoinformation en documentant en mettant en œuvre et en coordonnant un SampE standardiseacute
Collaborer avec les responsables sectoriels de SampE pour identifier leurs besoins par rapport au SampE et allouer les ressources en conseacutequence
Creacuteer et mettre en œuvre un meacutecanisme pour collaborer avec les responsables sectoriels de SampE pour faire un mentoring et eacutevaluer la performance du personnel de lrsquouniteacute de SampE
4 ndash Appui technique direct (40)
1 Fournir un appui technique direct agrave CRSKenya et agrave ses partenaires pour lrsquoeacutelaboration drsquoindicateurs et de plans de SampE
Srsquoassurer que les visites de suivi sont utiles qursquoelles permettent drsquoavoir les donneacutees dont on a besoin et qursquoelles aident agrave prendre des deacutecisions de gestion
1 Concevoir des indicateurs possibles pour mesurer lrsquoimpact de programmes sectoriels dans la seacutecuriteacute alimentaire (DAP)
1 Travailler avec le personnel des programmes de CRS et avec les partenaires pour eacutelaborer un cadre pour le suivi et lrsquoeacutevaluation de la progression et de lrsquoimpact de tous les programmes de CRSKenya
Principales relations de travail Rattachement hieacuterarchique Directeur de la division de lrsquoeacuteducation et de lrsquoappui aux programmes
Internes Responsables sectoriels de SampE employeacutes de lrsquouniteacute de SampE directeurs de divisions (EPS HABN et GGSP) Repreacutesentant reacutesident RTA de EARO personnel des programmes du bureau national eacutequipe de SampE du siegravege
Externes mission de lrsquoUSAID ONG universiteacutes locales et autres institutions drsquoenseignement travaillant dans le SampE associations professionnelles (par ex Kenya Evaluation Association) autres consultants en SampE dans le pays et la reacutegion
Qualifications 1 Au moins une maicirctrise dans un domaine en lien avec le deacuteveloppement international et lrsquoassistance
1 Au moins sept ans de responsabilisation progressive dans des programmes drsquoassistance et de deacuteveloppement dont une peacuteriode importante dans le SampE
1 Excellente familiariteacute avec les principes et les approches actuelles du suivi et de lrsquoeacutevaluation de programmes drsquoassistance et de deacuteveloppement en utilisant des meacutethodes quantitatives et qualitatives
Recruter du personnel de SampE bull 31
Annexe IB Exemple de description de poste de niveau 3
1 Compreacutehension des attentes du Gouvernement des Eacutetats-Unis et des tendances du suivi et de lrsquoeacutevaluation dont les programmes appuyeacutes par lrsquoaide alimentaire
Expeacuterience dans la facilitation des efforts de renforcement des capaciteacutes de divers collegravegues y compris dans des agences locales partenaires
1 Volonteacute et capaciteacute de voyager environ 25 du temps
Compeacutetences personnellesprofessionnelles 1 Capaciteacute prouveacutee agrave transfeacuterer des connaissances agrave des publics divers gracircce agrave la formation au mentoring
et par drsquoautres meacutethodes formelles et informelles
1 Familiariteacute avec les principes et les techniques de lrsquoenseignement aux adultes et capaciteacute prouveacutee agrave concevoir et animer des activiteacutes drsquoapprentissage pour les adultes
1 Excellentes capaciteacutes interpersonnelles bonne organisation et bonnes capaciteacutes de communication eacutecrite et orale y compris dans des contextes interculturels
1 Capaciteacute agrave impliquer et agrave motiver les employeacutes dans des domaines programmatiques difficiles
1 Capaciteacute agrave travailler efficacement sous pression et agrave organiser et prioriser des activiteacutes concurrentes
1 Capaciteacute agrave travailler efficacement en eacutequipe
1 Ability to work effectively in a team-oriented environment
1 Flexibiliteacute patience deacutevouement et creacuteativiteacute
1 Excellentes connaissances informatiques (MS Word MS Excel MS Access MS PowerPoint MS Project SPSS)
Environnement de travail Le lieu de travail sera Nairobi avec de nombreux voyages vers les zones de programme agrave lrsquointeacuterieur du Kenya
Recruter du personnel de SampE bull 32
Annexe IC Exemple de description de poste de niveau 2
Deacutepartement Uniteacute de gestion du programme I-LIFE Titre du poste Coordinateur de suivi et eacutevaluation Grade C2 Superviseur immeacutediat Chef de lrsquouniteacute de programmation et drsquoapprentissage Lieu Lilongwe Malawi
Contexte CRSMalawi est lrsquoorganisation principale de I-LIFE (un DAP en consortium) qui est conccedilu pour ameacuteliorer la seacutecuriteacute des moyens drsquoexistence des meacutenages dans les zones rurales cibleacutees CRS a la responsabiliteacute du suivi et de lrsquoeacutevaluation de I-LIFE
Objectif Lrsquoobjectif de ce poste est de superviser et de veacuterifier la collecte de donneacutees de SampE de qualiteacute
La principale responsabiliteacute du poste est de donner un appui programmatique et une assistance technique agrave I-LIFE gracircce agrave une collaboration avec les partenaires pour garantir des programmes de qualiteacute Les coordinateurs de SampE joueront un rocircle important de liaison avec les partenaires sur tous les aspects programmatiques de I-LIFE Les principales fonctions de ce poste seront le suivi et lrsquoeacutevaluation (SampE) lrsquoapprentissage la mise en œuvre des programmes et la repreacutesentation
Principales responsabiliteacutes du poste 1 Collaborer avec les partenaires pour eacutelaborer mettre en œuvre et maintenir un systegraveme inteacutegreacute de SampE
pour I-LIFE
1 Srsquoassurer que des rapports drsquoactiviteacute de qualiteacute soient fournis agrave temps par les partenaires de I-LIFE
1 Fournir une assistance technique et deacutevelopper les capaciteacutes de I-LIFE et de ses partenaires dans toutes les activiteacutes en lien avec le SampE
1 Coordonner le suivi lrsquoeacutevaluation et lrsquoapprentissage pour les partenaires
Principales tacircches du poste
Qualiteacute des programmes
Fournir une aide et un appui aux partenaires de I-LIFE pour lrsquoeacutelaboration et la mise en œuvre drsquooutils de suivi qui comprendront de maniegravere non limitative la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees sur les indicateurs du programme et les rapports sur ces donneacutees
Collaborer avec les partenaires de I-LIFE pour planifier concevoir et entreprendre des eacutevaluations eacutevaluations initiales de programmes
Recruter du personnel de SampE bull 33
Annexe IC Exemple de description de poste de niveau 2
Encourager lrsquoapprentissage agrave lrsquointeacuterieur de I ndashLIFE par un partage des leccedilons apprises et des reacutesultats drsquoeacutevaluation ainsi qursquoen jouant un rocircle cleacute dans les groupes de travail technique entre autres
Permettre une standardisation des outils et meacutethodologies de SampE chez tous les partenaires de mise en œuvre
Fournir des directives et un appui au(x) partenaire(s) de I-LIFE pour preacuteparer et soumettre agrave temps des rapports drsquoactiviteacutes de qualiteacute
1 Servir de leader pour lrsquoeacutelaboration et la gestion du systegraveme de gestion de lrsquoinformation de I-LIFE
1 Contribuer agrave lrsquoeacutelaboration agrave la croissance et agrave la maintenance drsquoun centre de ressource pour I-LIFE
1 Collaborer avec les partenaires de I-LIFE pour planifier conduire etou animer des activiteacutes de renforcement des capaciteacutes en lien avec les programmes par exemple des formations
Repreacutesentation du programme
1 Agir comme principal contact pour les partenaires assigneacutes de I-LIFE
1 Participer agrave des visites sur le terrain dans la zone ougrave travaille le partenaire pour faire le suivi des activiteacutes et servir de guide
1 Participer agrave des groupes de travail technique et agrave des assembleacutees geacuteneacuterales de I-LIFE
Toute autre responsabiliteacute assigneacutee par le superviseur
Principales relations de travail Internes Ce poste est superviseacute par le Chef de lrsquouniteacute de programmation et drsquoapprentissage et collaborera eacutetroitement avec les responsables de SampE des partenaires de I-LIFE ainsi qursquoavec le Directeur de I-LIFE
Externes Ce poste doit travailler en coordination avec les partenaires de I-LIFE des fonctionnaires et des structures du gouvernement local et avec des organisations communautaires et des ONG
Qualifications
Requises
1 Au minimum un diplocircme universitaire en sciences sociales eacuteconomie ou deacuteveloppement rural ou dans un domaine correspondant Avec une grande expeacuterience du suivi de lrsquoeacutevaluation et de lrsquoapprentissage
1 Une bonne expeacuterience des meacutethodologies de recherche participative
1 Une connaissance du traitement de texte des tableurs des programmes de saisie et drsquoanalyse des donneacutees et des bases de donneacutees (comme MS Word Excel et SPSS)
1 Une maturiteacute professionnelle prouveacutee et de bonnes compeacutetences interpersonnelles permettant de travailler en eacutequipe bonne communication eacutecrite et orale
1 Capaciteacute agrave travailler sur des tacircches multiples et agrave respecter les dates butoirs
1 Expeacuterience preacutealable de travail sur des programmes du Titre II
1 Expeacuterience preacutealable de travail en consortium
Recruter du personnel de SampE bull 34
Annexe IC Exemple de description de poste de niveau 2
Deacutesireacutees
1 Certificat de deuxiegraveme cycle dans un domaine en rapport et expeacuterience dans la recherche statistique les meacutethodes drsquoeacutechantillonnage lrsquoanalyse des donneacutees et les rapports
1 Bonnes compeacutetences en reacutedaction de rapports animation et communication bonnes relations interpersonnelles
Environnement de travail Le poste est baseacute agrave Lilongwe et demande des voyages sur les sites sur le terrain jusqursquoagrave 50 du temps
Recruter du personnel de SampE bull 35
Annexe II Tableau de reacutesumeacute de poste
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Recruter du personnel de SampE bull 36
Annexe II Tableau de reacutesumeacute de poste
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Recruter du personnel de SampE bull 37
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Recruter du personnel de SampE bull 38
Annexe III Listes de diffusion pour les offres drsquoemploi
Les informations ci-dessous concernent des organisations et sites Internet qui publient reacuteguliegraverement des annonces pour des postes de SampE Il sera utile drsquoeacutetudier les sites Internet eacutenumeacutereacutes ci-dessous pour choisir ceux qui correspondront le mieux agrave votre recherche de poste Les contacts indiqueacutes devront peut-ecirctre ecirctre remis agrave jour et toutes les informations neacutecessaires devraient pouvoir ecirctre trouveacutees en faisant une recherche sur Internet
Cette liste est un point de deacutepart mais ajoutez-y les autres sites Internet ou listes de diffusion que vous trouverez utiles Il peut aussi ecirctre inteacuteressant de demander agrave vos collegraveges srsquoils ont drsquoautres sites Internet agrave recommander
Sites Internet et listes de diffusion recommandeacutes Sites Internet speacutecifiques au SampE
Monitoring and Evaluation News wwwmandecouk
Performance Assessment Resource Center (PARC) wwwparcinfoorg
INGO wwwevalorg
International and Cross-cultural Evaluation (ICCE)s wwwevaluationcanadaca
American Evaluation Association (AEA) wwwevalorg
African Evaluation Association wwwafreaorg
The Evaluation Center at the University of Western Michigan wwwwmichedu
Brazilian Evaluation Network wwwavaliabrasilorgbrIntroductionRebramaEnglishhtml
Evaluation Network of Latin America and the Caribbean wwwlaceaorg
UK Evaluation Society wwwevaluationorguk
European Evaluation Society wwweuropeanevaluationorg
Malaysian Evaluation Society wwwmesorgmy
XC-Eval wwwgroupsyahoocomgroupxceval
Recruter du personnel de SampE bull 39
Annexe III Listes de diffusion pour les offres drsquoemploi
Sites Internet geacuteneacuteraux de deacuteveloppement
1 Relief Web wwwreliefwebintvacancies1
1 DevNetJobs wwwdevnetjobsorg1
1 ConsultingBase wwwconsultingbasecomjobmktindexcfm1
1 Development Opportunities wwwdev-zoneorgjobs1
1 Foreign Policy Association Job Board wwwfpaorgjobs_contact2423jobs_contacthtm1
1 Johns Hopkins Bloomberg School of Public Health Center for Communication Programs wwwjhuccporgindexshtml
1 International Development Research Center (IDRC) Evaluation Unit Presidentrsquos Office email evaluationidrcca
1 Global Affairs Institute The Maxwell School Syracuse University email bwdaytonmaxwellsyredu1
1 Idealist1 wwwidealistorg1
1 The Communication Initiative Vacancy Service wwwcomminitcomvacancieshtml1
1 One world wwwoneworldnet1
1 AIMEnet (health and HIV specific) 1wwwglobalhivevaluationorg
1 Interaction 1wwwinteractionorg1
1 Development Executive Group 1wwwDevelopmentExcom1
1 International Career Employment Weekly wwwinternationaljobsorg1
Recruter du personnel de SampE bull 40
Recruter du personnel de SampE bull 41
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Recruter du personnel de SampE bull 42
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Recruter du personnel de SampE bull 43
Annexe V Questions pour preacuteseacutelectionner des candidats
Nom du candidat ________________________________________ Date __________________________________
Poste ___________________________________________________ Deacutepartement __________________________
Recruteur _______________________________________________
1 Tout drsquoabord ecirctes-vous toujours inteacuteresseacute par le poste
2 Pouvez-vous me dire pourquoi vous avez deacutecideacute de vous porter candidat agrave ce poste
3 Pourquoi voulez-vous changer de travail maintenant (Si le candidat a un emploi actuellement)
4 Pourquoi avez-vous quitteacute votre dernier emploi (Si le candidat nrsquoa pas drsquoemploi actuellement)
5 Quel est votre salaire de base actuel (ou votre dernier salaire de base) Avez-vous un salaire minimum pour lequel vous accepteriez un travail
6 Pourriez-vous me parler de votre formation et de votre expeacuterience et dire en quoi vous pensez qursquoelles correspondent agrave ce travail
7 Qursquoest-ce qui vous attire dans cette organisation
8 Srsquoil y a des peacuteriodes ougrave vous nrsquoavez pas eacuteteacute employeacute pouvez-vous expliquer
9 Avez-vous des questions agrave me poser
Merci pour votre temps et vos commentaires Nous allons continuer le processus de recrutement Nous ne pouvons rien vous promettre mais si vous ecirctes seacutelectionneacute pour un entretien nous vous contacterons
Recruter du personnel de SampE bull 44
Annexe VI Questions drsquoentretien drsquoembauche pour des postes de niveaux 3 et 4
1 Qursquoest-ce qui vous a motiveacute agrave vous porter candidat pour ce poste
2 Veuillez deacutecrire votre rocircle et vos responsabiliteacutes de SampE dans votre dernier poste ou dans votre poste actuel Ajoutez drsquoeacuteventuelles questions compleacutementaires pour clarifier la reacuteponse ou pour demander des deacutetails
3 Veuillez deacutecrire les difficulteacutes particuliegraveres auxquelles vous eacutetiez confronteacute dans votre dernier poste ou dans votre poste actuel Ajoutez drsquoeacuteventuelles questions compleacutementaires pour clarifier la reacuteponse ou pour demander des deacutetails
4 Qursquoavez-vous fait pour reacutesoudre ces difficulteacutes Veuillez lrsquoexpliquer en deacutetail
5 Veuillez expliquer comment les eacutetudes que vous avez faites vous seront utiles dans le travail de conseiller en SampE
6 Quelle expeacuterience de la gestion avez-vous
7 Veuillez deacutecrire ce que vous avez fait dans votre dernier poste ou votre poste actuel pour renforcer la capaciteacute des employeacutes en ce qui concerne les compeacutetences en SampE et les activiteacutes Qursquoavez-vous trouveacute particuliegraverement difficile Qursquoest-ce qui eacutetait agrave votre avis le plus reacuteussi
8 Il est souvent difficile de motiver le personnel des projets pour qursquoils srsquoimpliquent agrave fond dans les activiteacutes de SampE et de srsquoassurer que les reacutesultats du SampE soient reacuteutiliseacutes pour la conception du programme Pouvez-vous deacutecrire des cas ougrave vous avez le mieux reacuteussi agrave faire cela Et ougrave vous avez le moins bien reacuteussi Comment expliqueriez-vous ces diffeacuterences
9 Veuillez expliquer en quoi quand on preacutesente des reacutesultats des donneacutees les moyennes comme les pourcentages peuvent ecirctre trompeurs
10 Nous devons souvent adapter les reacutesultats du SampE agrave des publics diffeacuterents Avez-vous deacutejagrave fait cela dans le passeacute ou sinon comment adapteriez-vous dans lrsquoavenir les reacutesultats drsquoune analyse de donneacutees pour les preacutesenter agrave des publics diffeacuterents Par exemple quel genre de preacutesentation feriez-vous pour deacutecrire les reacutesultats drsquoune eacutetude de base sur lrsquoaccegraves de diffeacuterents groupes de la communauteacute agrave des infrastructures de base (communautaires etou drsquoautres infrastructures de base comme des cliniques) pour a) les membres de la communauteacute ougrave a eacuteteacute faite lrsquoeacutetude et b) les bailleurs de fonds du projet
11 Comment deacuteterminez-vous lrsquoeacutechantillon pour une eacutetude des meacutenages Comment rendriez-vous compte de la stratification et du groupement des eacutechantillons de meacutenages dans une strateacutegie drsquoeacutechantillonnage pour des eacutetudes quantitatives Soyez preacutecis
Recruter du personnel de SampE bull 45
Annexe VI Questions drsquoentretien drsquoembauche pour des postes de niveaux 3 et 4
Reacutefeacuterence agrave lrsquoeacutequation drsquoeacutechantillonnage standard qui nrsquoest pas lieacutee agrave la taille de la population Lrsquoeacutequation est au contraire lieacutee au niveau drsquoerreur accepteacute et au degreacute de variation attendu agrave lrsquointeacuterieur de la population Pour rendre compte de la stratification et du groupement lrsquoeacutechantillon doit ecirctre augmenteacute La stratification est la capaciteacute de lrsquoeacutechantillon agrave permettre des comparaisons statistiques entre des groupes preacutedeacutetermineacutes Le groupement est le fait de choisir drsquoabord des groupes (communauteacutes ou eacutecoles etc) drsquouniteacutes drsquoeacutechantillonnage (meacutenages ou enfants etc) puis de seacutelectionner les uniteacutes drsquoeacutechantillonnage agrave lrsquointeacuterieur de chacun de ces groupes seacutelectionneacutes
12 Comment choisiriez-vous un eacutechantillon de meacutenages dans une communauteacute si vous travailliez sans liste des noms de meacutenages Veuillez ecirctre preacutecis
Deacutecrire la meacutethode laquo faire tourner le stylo raquo on commence par deacutefinir les limites geacuteographiques de la communauteacute on identifie le centre de la communauteacute on deacutetermine la premiegravere direction en faisant tourner un stylo on compte le nombre de meacutenages sur cette ligne jusqursquoagrave la limite de la communauteacute on choisit la premiegravere maison de faccedilon aleacuteatoire puis on choisit les maisons suivantes de maniegravere systeacutematique
13 Quelle est votre expeacuterience du suivi participatif de la communauteacute Quels sont agrave votre avis les avantages et les inconveacutenients du suivi de la communauteacute Expliquez votre opinion1
14 Dans certaines organisations on essaie de creacuteer des indicateurs mondiaux pour la seacutecuriteacute alimentaire et la seacutecuriteacute des moyens drsquoexistence quels en seraient les avantages Que vous soyez ou non au courant de ce travail quelles en seront agrave votre avis les principales difficulteacutes
Preacuteparez drsquoeacuteventuelles autres questions speacutecifiques correspondant agrave un point drsquointeacuterecirct dans le CV du candidat
Recruter du personnel de SampE bull 46
Annexe VII Protocole drsquoentretien drsquoembauche
Agrave faire Se preacuteparer pour lrsquoentretien avec lrsquoeacutequipe et srsquoassurer que tous les membres de lrsquoeacutequipe ont les
documents neacutecessaires devant eux
Mettre les candidats agrave lrsquoaise Ecirctre chaleureux et aimables
Limiter le temps de parole des recruteurs
Arriver bien preacutepareacutes agrave chaque entretien
Eacutecouter activement les reacuteponses du candidat
Regarder le candidat
Prendre des notes durant lrsquoentretien pour vous aider agrave vous souvenir des principaux points et de votre impression de chaque candidat
Accepter des pauses durant lrsquoentretien quand le candidat reacutefleacutechit pour formuler une penseacutee ou une reacuteponse
Terminer chaque entretien par des commentaires positifs sur les qualifications ou les reacuteponses du candidat
Poser des questions sur drsquoeacuteventuels points drsquointeacuterecirct ou sur une expeacuterience inteacuteressante sur le CV du candidat
Poser des questions suppleacutementaires pour preacuteciser des points ou des reacuteponses qui ne seraient pas clairs
Inviter le candidat agrave poser des questions au panel de recruteurs
A ne pas faire Se disputer ou discuter avec le candidat pour quelque raison que ce soit
Critiquer une reacuteponse du candidat
Interrompre le candidat agrave nrsquoimporte quel moment
Poser des questions fermeacutees (reacuteponse par oui ou par non)
Poser des questions trop personnelles ou indiscregravetes
Reacuteagir de faccedilon neacutegative agrave une reacuteponse du candidat ou agrave quelque chose qursquoil dit
Donner votre opinion sur la qualiteacute de lrsquoentretien du candidat agrave la fin de lrsquoentretien
Bailler pendant que le candidat parle
Recruter du personnel de SampE bull 47
Annexe VIII Exemple de cadre des reacutesultats
Recruter du personnel de SampE bull 48
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Annexe VIII Exemple de cadre des reacutesultats
Points de discussion Discutez de la strateacutegie programmatique preacutesenteacutee dans le cadre des reacutesultats
CRS veut reacutepondre agrave une grande varieacuteteacute de besoins (comme la perte de strateacutegies de moyens drsquoexistence les mauvaises conditions et pratiques sanitaires le manque drsquoinfrastructures et la faiblesse de la socieacuteteacute civile et de la gouvernance) conseacutequences du tsunami Le projet reconstruira les biens perdus et les strateacutegies de moyens drsquoexistence de maniegravere agrave promouvoir leur peacuterenniteacute et peut-ecirctre une reacutesilience aux chocs futurs CRS pense que ces besoins sont tous drsquoune maniegravere ou drsquoune autre connecteacutes et qursquoon doit y reacutepondre en mecircme temps pour permettre croissance et progregraves
Deacutecrivez le contexte dans lequel opegravere le programme La population cibleacutee a veacutecu des pertes agrave des niveaux varieacutes et elle a un grand nombre de besoins concurrents Les meacutenages doivent avoir agrave nouveau accegraves aux infrastructures et agrave des possibiliteacutes de geacuteneacuterer un revenu et ils doivent aussi adopter de meilleurs comportements (en santeacute) et des strateacutegies de moyens drsquoexistence plus reacutesilients
Comment les objectifs strateacutegiques (OS) collaborent-ils pour reacutealiser la strateacutegie
Ensemble les objectifs strateacutegiques collaboreront pour reconstruire les infrastructures et ameacuteliorer les pratiques des meacutenages afin de restaurer et drsquoameacuteliorer les conditions de vie Par exemple un OS srsquointeacuteressera agrave lrsquoaccegraves agrave une eau de qualiteacute tandis que lrsquoautre srsquointeacuteressera agrave lrsquoameacutelioration des pratiques de santeacute ce qui permettra drsquoagir sur lrsquoeacutetat sanitaire en partant de deux directions diffeacuterentes
Donnez des exemples preacutecis drsquoOS et de reacutesultats OS4 Les meacutenages affecteacutes ont ameacutelioreacute leur seacutecuriteacute des intermeacutediaires (RI) qui pourraient ecirctre utiliseacutes pour moyens drsquoexistence compleacuteter le cadre des reacutesultats
RI21 Les pratiques des meacutenages ameacuteliorent soins qui sont donneacutes
Donnez des exemples de comment des reacutesultats intermeacutediaires transversaux (ameacutelioration des capaciteacutes reacuteactiviteacute aux questions de genre techniques de transformation des conflits et deacuteveloppement de la communauteacute) pourraient ecirctre inteacutegreacutes avec les OS et drsquoautres RI dans le cadre des reacutesultats
RI22 et augmentation des capaciteacutes la formation du personnel des centres de santeacute et lrsquoameacutelioration de la gestion des meacutedicaments et mateacuteriels meacutedicaux augmenteront lrsquoaccegraves des meacutenages agrave des services de santeacute de qualiteacute
RI12 et reacuteactiviteacute aux questions de genre la construction drsquoinstallations drsquoeau et drsquoassainissement adapteacutees aux genres reacutesoudront les questions speacutecifiques au genre que les femmes avaient peut-ecirctre avec les installations drsquoeau et drsquoassainissement preacuteceacutedentes
OS3 et deacuteveloppement de la communauteacute en ameacuteliorant la socieacuteteacute civile et la gouvernance et en augmentant la participation de la communauteacute agrave une gouvernance transparente et son rocircle dans la gestion des processus de la socieacuteteacute civile le projet contribuera au deacuteveloppement geacuteneacuteral de la communauteacute
Demander au candidat quelles sont ses questions ses commentaires ou ses suggestions agrave propos du cadre des reacutesultats
Recruter du personnel de SampE bull 49
Annexe IX Exemple de tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT)
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Recruter du personnel de SampE bull 50
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Annexe IX Exemple de tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT)
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Recruter du personnel de SampE bull 51
Annexe IX Exemple de tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT)
Points de discussion Indicateur drsquoimpact 11 On preacutevoit uns eacutenorme augmentation de 60 agrave 100 des communauteacutes ayant des plans de seacutecuriteacute alimentaire entre la 4e et la 5e anneacutee Cela nrsquoest pas reacutealiste sauf srsquoil y a un eacutevegravenement contextuel dont en pense qursquoil expliquera une partie de cette augmentation
Indicateurs drsquoimpact 12 La valeur de la capaciteacute de seacutecuriteacute alimentaire de la communauteacute est laquo agrave deacuteterminer raquo Et pourtant le tableau montre un score preacutevu de 20 la premiegravere anneacutee Sans valeur de base on ne peut pas savoir si un score de 20 repreacutesentera une augmentation une diminution ou aucun changement par rapport agrave la valeur de base Quand on nrsquoa pas de valeur de base il vaut mieux preacutevoir une augmentation relative comme laquo une augmentation de 20 raquo pour la 1e anneacutee
Indicateur de suivi 11 LrsquoIPTT suggegravere que le programme ne mesurera pas le nombre de structures de seacutecuriteacute alimentaire les 1e 2e 3e et 4e anneacutees Il serait recommandeacute de suivre ces donneacutees sur toute la dureacutee du programme pour veacuterifier que le programme progresse au cours de ces anneacutees Si lrsquoon attend la 5e anneacutee pour mesurer lrsquoindicateur on pourrait avoir une grosse surprise ou une eacutenorme deacuteception agrave la fin du projet
Indicateur de suivi 12 Le nombre de membres participant agrave des structures de seacutecuriteacute alimentaire doit bondir de laquo 0 raquo agrave 2 000 entre les donneacutees de base et la 1e anneacutee et ne doit pas changer entre la 3e et la 5e anneacutee Il y a peu de chance que le changement soit aussi diffeacuterent selon les anneacutees La deuxiegraveme portion de lrsquoindicateur montre que le pourcentage des femmes participantes augmentera substantiellement entre les donneacutees de base et la 5e anneacutee Si le pourcentage des femmes augmente et que le nombre des membres reste le mecircme le nombre drsquohommes participants devrait deacutecroicirctre On ne voit pas bien pourquoi on preacutevoit ce changement
Indicateur de suivi 14 Lrsquoindicateur montre le pourcentage preacutevu de meacutenages ougrave un ou plusieurs membres sont formeacutes dans plusieurs domaines techniques Cependant Il nrsquoy a pas de donneacutee de base pour le pourcentage formeacute en laquo AH raquo ni laquo ENV raquo ni dans lrsquoeacutetude de base ni pour la 1e anneacutee On ne voit pas bien pourquoi ces informations ne sont pas donneacutees Ces deux types de formation ne seront-ils pas mis en route avant la 2e anneacutee
Indicateur drsquoimpact 21 Il nrsquoest peut-ecirctre pas reacutealiste de preacutevoir que les meacutenages reacuteussiront agrave atteindre 12 mois de seacutecuriteacute alimentaire la 5e anneacutee Si la moyenne preacutevue est de 12 cela signifie que chaque meacutenage devra atteindre ce niveau (12 mois) puisqursquoil ne serait pas possible que certains meacutenages atteignent 13 mois de seacutecuriteacute alimentaire par an (ce qui permettrait drsquoavoir une moyenne de 12 mois si certains meacutenages nrsquoarrivaient qursquoagrave 11 mois)
Indicateurs drsquoimpact 22 Sans chiffre de base pour la production agricole ce nrsquoest pas une bonne ideacutee de preacutevoir des cibles de valeurs absolues en kilos Ces valeurs en kilos qui sont donneacutees peuvent repreacutesenter une augmentation une diminution par rapport aux donneacutees de base ou aucun changement
Indicateur drsquoimpact 31 Le tableau suggegravere que le programme ne suivra pas lrsquoeacutetat nutritionnel pendant les anneacutees 1 agrave 4 Ce nrsquoest pas une bonne ideacutee de ne pas srsquointeacuteresser agrave lrsquoimpact nutritionnel du programme pendant ces anneacutees Bien que le retard de croissance soit un indicateur nutritionnel qui ne change pas aussi rapidement que le sous-poids il doit quand mecircme ecirctre mesureacute au moins une fois par an Il est important de collecter des donneacutees de nutrition au mecircme moment chaque anneacutee pour prendre en compte les variations saisonniegraveres de lrsquoeacutetat nutritionnel
Indicateur de suivi 31 On ne voit pas clairement si les chiffres preacutesenteacutes reflegravetent les changements preacutevus dans laquo le pourcentage de femmes recevant de la vitamine A raquo ou dans le pourcentage de laquo nourrissons recevant de la vitamine A raquo Tous les indicateurs doivent ecirctre speacutecifiques et correspondre agrave une seule mesure LrsquoIPTT doit inclure des valeurs dont le programme sera tenu responsable La valeur preacutevue de 100 la 5e anneacutee doit ecirctre utiliseacutee avec prudence
Indicateur de suivi 32 On ne voit pas clairement si cet indicateur correspond aux enfants recevant des aliments solides des liquides de lrsquoeau avec du sucre et du sel ou des sels de reacutehydratation apregraves une peacuteriode de diarrheacutee Lrsquoindicateur devrait ecirctre reacuteviseacute pour correspondre agrave un seul de ces traitements
Recruter du personnel de SampE bull 52
Annexe X Tableau pour noter les entretiens drsquoembauche
Membre de lrsquoeacutequipe de recruteurs Membre B
Candidat Candidat A
Date de lrsquoentretien 1er juin 2007
Instructions Pour chaque point vous jugerez de la reacuteponse du candidat et vous lui donnerez une note de 1 agrave 5 selon la
faccedilon dont il aura reacutepondu 1 est la moins bonne note et 5 la meilleure note
Apregraves lrsquoentretien vous additionnerez les notes individuelles pour obtenir une NOTE TOTALE Eacutecrivez la NOTE TOTALE dans la case preacutevue sur la premiegravere page
Cateacutegorie Note (1 ndash 5)1 = moins bonne note 5 meilleure note
Commentaires
Le candidat srsquoexprime bien 5 A tregraves bien parleacute a donneacute beaucoup de deacutetails
Qualiteacute des reacuteponses expeacuterience de gestion
3 Nrsquoa travailleacute comme superviseur drsquoune eacutequipe de SampE que pendant peu de temps environ 6 mois
Qualiteacute des reacuteponses expeacuterience de renforcement des capaciteacutes
3 Nrsquoa que peu drsquoexpeacuterience dans le renforcement des capaciteacutes drsquoune eacutequipe lagrave aussi seulement 6 mois drsquoexpeacuterience dans son ancien poste
Qualiteacute des reacuteponses eacutechantillonnage 4 Superhellip au courant de tous les principaux points et theacuteories Mais ne connaissait pas lrsquoeacutequation drsquoeacutechantillonnage
Qualiteacute des reacuteponses suivi de la communauteacute
5 Bonnes ideacutees sur le suivi de la communauteacute A une expeacuterience de suivi de la communauteacute
Qualiteacute des reacuteponses ProFrame 4 A mis en eacutevidence plusieurs problegravemes cleacutes A reacuteussi agrave deviner beaucoup de choses sur le contexte agrave partir du ProFrame
Qualiteacute des reacuteponses IPTT 4 Bien aussi bons commentaires
Compeacutetences en analyse des donneacutees 5 A reacutealiseacute toutes les tacircches demandeacutees en analyse des donneacutees et semblait tregraves agrave lrsquoaise avec SPSS
Compeacutetences personnelles 5 Bon eacutequipier motiveacute
Autres (preacuteciser par ex expeacuterience en formation)
2 Nrsquoa que peut drsquoexpeacuterience en formation
Qualiteacute de lrsquoexemple de document reacutedigeacute par le candidat
4 Excellent document
Qualiteacute des reacutefeacuterences 5 Toutes les reacutefeacuterences donnent une bonne impression
Note globale de lrsquoentretien 49 Je pourrais envisager de recruter ce candidat
Recruter du personnel de SampE bull 53
Annexe XI Questions pour les personnes de reacutefeacuterences pour des postes de niveaux 3 et 4
1 Dans quelle capaciteacute avez-vous travailleacute avec (le candidat)
2 Combien de temps avez-vous travailleacute avec (le candidat)
3 1 Donnez une bregraveve description du poste et des principales responsabiliteacutes du poste Comment les points forts de (le candidat) lui permettraient-ils de correspondre agrave ce poste Veuillez deacutecrire ces points forts
4 Pensez-vous qursquoune partie de ce travail serait particuliegraverement difficile pour (le candidat) Pourquoi De quel type de formation ou de capaciteacute technique suppleacutementaire pensez-vous que le candidat aurait besoin pour ecirctre excellent dans ces domaines
5 Que consideacuterez-vous comme les principales compeacutetences personnelles et les principaux points forts de (le candidat) Quels sont les domaines dans lesquels il devrait travailler pour progresser
6 (Le candidat) travaille-t-il mieux en eacutequipe ou individuellement Veuillez expliquer ce qui vous fait penser cela
7 Qursquoauriez-vous drsquoautre agrave dire sur (le candidat) par rapport agrave ce poste
8 1 Ajoutez drsquoautres questions speacutecifiquement tourneacutees vers les points souleveacutes durant lrsquoentretien ou pendant votre discussion avec lrsquoeacutequipe de recruteurs
Recruter du personnel de SampE bull 54
Il est important
de consideacuterer la
composition de lrsquoeacutequipe
de SampE et de deacutecider
du type de poste pour
lequel vous allez passer
une annonce
Eacutetape 1 Deacuteterminer les besoins de SampE
9 Voir les besoins de SampE pour tous les secteurs de programmation
9 Eacutevaluer la capaciteacute actuelle de lrsquoeacutequipe de SampEDeacuteterminer la capaciteacute neacutecessaire pour lrsquoeacutequipe de SampE
9 Deacuteterminer les compeacutetences et le niveau drsquoexpeacuterience que lrsquoon voudrait ideacutealement trouver dans les candidats potentiels
9 Deacuteterminer le type de poste de SampE neacutecessaire
Lrsquoeacutetude des besoins de SampE agrave lrsquointeacuterieur du bureau doit ecirctre un processus participatif impliquant des repreacutesentants de chaque secteur les membres actuels du personnel de SampE (srsquoil y en a) et avec une contribution des cadres de SampE baseacutes soit dans la reacutegion soit au siegravege de lrsquoorganisation
Chaque secteur de programmation et chaque projet doit avoir des plans de SampE speacutecifiques Demandez aux repreacutesentants de chaque secteur de programmation de discuter de leurs plans de SampE avec vous y compris des activiteacutes actuelles de SampE et dans lrsquoideacuteal des activiteacutes de SampE qursquoils voudraient mener srsquoils avaient plus de ressources et de capaciteacute technique Cela permet drsquoavoir une ideacutee de la capaciteacute actuelle de chaque secteur et de ce qui manque du point de vue des capaciteacutes On discutera aussi drsquoeacuteventuels problegravemes concernant la qualiteacute des activiteacutes actuelles de SampE pour mieux deacuteterminer les manques au niveau des capaciteacutes
De plus demandez agrave lrsquoeacutequipe srsquoil y a drsquoautres compeacutetences ou domaines drsquoexpertise technique qui lui seraient utiles ou qui ameacutelioreraient la qualiteacute des activiteacutes de SampE Agrave partir de ces discussions deacuteterminez lrsquoensemble de compeacutetences et le niveau drsquoexpeacuterience dont vous avez besoin Une fois que vous aurez fait ce travail avec chaque secteur vous aurez eacutelaboreacute une liste complegravete des besoins en SampE de votre bureau national Ceci permettra de deacuteterminer le type de poste pour lequel vous allez recruter
Toutes les personnes
ressources disponibles
comme les conseillers techniques
reacutegionaux en SampE et le personnel
technique de SampE au siegravege doivent
ecirctre impliqueacutees dans tout le
processus de recrutement Elles
aideront agrave deacuteterminer les besoins de
SampE agrave structurer ou agrave restructurer
lrsquoeacutequipe de SampE agrave identifier des
candidats agrave eacutetudier les dossiers
de candidatures et agrave mener les
entretiens drsquoembauche Si le
bureau de pays embauche pour des
postes de cadres en SampE et qursquoil a
actuellement une capaciteacute limiteacutee
en SampE il est essentiel drsquoinclure dans
le processus des employeacutes de SampE
baseacutes dans la reacutegion ou au siegravege the
process
Recruter du personnel de SampE bull 2
Eacutetape 1 Deacuteterminer les besoins de SampE
Dans cette eacutetape il est important de consideacuterer la composition de lrsquoeacutequipe de SampE et de deacutecider du type de poste pour lequel vous allez passer une annonce En gros il y a quatre niveaux de postes de SampE Chaque poste comporte un ensemble standard de responsabiliteacutes et un niveau geacuteneacuteral de compeacutetences et drsquoexpeacuterience
Il est important de veacuterifier que lrsquoon a un financement adeacutequat
pour un poste de SampE Contactez votre Repreacutesentant reacutesident ou le
deacutepartement des ressources humaines de votre organisation pour
voir quelle est la fourchette actuelle des salaires pour votre choix de poste
de SampE
Srsquoil nrsquoy a pas suffisamment de financement pour un poste de SampE il
faudra stopper le processus de recrutement jusqursquoagrave ce qursquoon ait trouveacute
un financement adeacutequat Le financement disponible peut avoir un
impact sur le type de poste pour lequel vous allez recruter selon les
salaires correspondant agrave chaque poste Si un appui au niveau reacutegional
peut reacutepondre agrave vos besoins de SampE ou si vous nrsquoavez pas suffisamment
de fonds actuellement travaillez directement avec ces employeacutes pour
preacuteparer un cahier des charges et un calendrier pour accomplir les tacircches
de SampE neacutecessaires Si vous deacuteterminez que des consultations techniques
reacutepondraient mieux agrave vos besoins de SampE deacutemarrez une recherche de
consultant selon les protocoles habituels de votre bureau
Les titres utiliseacutes ici pour les postes sont geacuteneacuteriques et peuvent varier selon les organisations ou mecircme selon les bureaux nationaux Mais ces titres sont utiliseacutes pour indiquer les diffeacuterents niveaux de postes du plus expeacuterimenteacute au moins expeacuterimenteacute geacuteneacuteralement Ces niveaux sont
1 Niveau 4 (par exemple conseiller en SampE baseacute soit au bureau reacutegional soit au siegravege)
Niveau 3 (par exemple responsable de SampE)
Niveau 2 (par exemple coordinateur de SampE)
Niveau 1 (par exemple employeacute de SampE sur le terrain)
Le niveau 4 est un poste de cadre Un poste de niveau 4 peut ecirctre baseacute dans un bureau reacutegional particulier ou faire partie de lrsquoeacutequipe du siegravege mais cette personne a la responsabiliteacute de fournir un support technique agrave plusieurs pays Les employeacutes de niveau 4 ont une grande expertise dans tous les domaines des systegravemes de SampE comme la conception de projets lrsquoeacutelaboration de plans de SampE la mise en œuvre de diverses activiteacutes de SampE lrsquoanalyse des donneacutees et les rapports Ils peuvent fournir un appui technique agrave des bureaux nationaux pour des formations sur le SampE la conception drsquoenquecirctes les eacutevaluations ou les strateacutegies drsquoeacutechantillonnage ils peuvent concevoir des questionnaires et guider le personnel du pays dans lrsquoanalyse des donneacutees Le cadre de niveau 4 prend aussi la direction de la conceptualisation de la
Recruter du personnel de SampE bull 3
Eacutetape 1 Deacuteterminer les besoins de SampE
planification et de la coordination des initiatives plus geacuteneacuterales de SampE et drsquoapprentissage de lrsquoagence La principale fonction des employeacutes de niveau 4 est de faire avancer lrsquoagenda de SampE dans leurs zones (au niveau mondial ou reacutegional) Ceux-ci ont geacuteneacuteralement une maicirctrise 5 agrave 10 ans drsquoexpeacuterience une formation extrecircmement technique et ils ont montreacute leur capaciteacute agrave former drsquoautres employeacutes et agrave renforcer les capaciteacutes de ceux-ci
Le personnel au niveau 3 repreacutesente geacuteneacuteralement la plus grande partie des compeacutetences techniques de lrsquoeacutequipe dans le pays Il a une bonne expertise dans la conception de plans de SampE les meacutethodes de collecte de donneacutees et lrsquoanalyse des donneacutees qualitatives comme quantitatives En animant des formations et en supervisant la collecte des donneacutees les employeacutes de niveau 3 travaillent au renforcement des capaciteacutes des employeacutes de niveau 1 et 2 dans un grand nombre de domaines de compeacutetences Les employeacutes de niveau 3 doivent avoir une maicirctrise 3 agrave 5 ans drsquoexpeacuterience dans un domaine correspondant une bonne formation technique et ils doivent ecirctre capables de former le personnel et de renforcer ses capaciteacutes Les employeacutes de niveau 3 sont en lien eacutetroit avec le personnel de niveau 4 sur beaucoup de questions techniques
Les employeacutes de niveau 2 ont une licence et en moyenne 1 agrave 2 ans drsquoexpeacuterience Leur responsabiliteacute est de fournir une supervision suppleacutementaire pour les activiteacutes de collecte des donneacutees et de participer agrave la collecte des activiteacutes de SampE et agrave lrsquoanalyse des donneacutees Les personnels de niveau 2 sont souvent assigneacutes directement agrave des projets particuliers Ils gegraverent les employeacutes de niveau 1 et supervisent leurs activiteacutes On a besoin de plusieurs employeacutes de niveau 2 quand le bureau national a plusieurs bureaux secondaires
Les employeacutes de niveau 1 ont en gros la responsabiliteacute de faire les comptesshyrendus des activiteacutes et de collecter les donneacutees sur le terrain Ils participent aussi agrave des activiteacutes plus importantes de suivi et drsquoeacutevaluation comme les eacutetudes de base et les eacutetudes finales et servent souvent de superviseurs pour les eacutequipes et les enquecircteurs On leur demande de 1 agrave 2 ans drsquoexpeacuterience dans une organisation non gouvernementale ou une agence des Nations Unies Cependant il nrsquoest pas neacutecessaire que dans leur poste preacuteceacutedentils aient travailleacute directement dans le SampE Des exemples de descriptions de poste pour des postes de SampE de niveau 2 3 et 4 sont inclus dans lrsquoAnnexe I
Ce module se concentre principalement sur les employeacutes
de niveau 2 de niveau 3 et de niveau 4 parce que le processus
de recrutement est plus rigoureux du point de vue technique et plus
speacutecifique au SampE pour ces postes que pour des employeacutes de niveau 1 Le
recrutement drsquoemployeacutes pour des postes de niveau 1 devra suivre de pregraves
les proceacutedures standards de recrutement du bureau
Recruter du personnel de SampE bull 4
Eacutetape 1 Deacuteterminer les besoins de SampE
Les eacutequipes de SampE sont structureacutees de diffeacuterentes maniegraveres dans les diffeacuterents bureaux nationaux Les directives preacutesenteacutees dans ce module devront ecirctre adapteacutees au contexte du bureau Dans certains bureaux lrsquoeacutequipe de SampE est composeacutee drsquoemployeacutes qui se consacrent uniquement au SampE Ces eacutequipes comprennent geacuteneacuteralement un employeacute de niveau 3 un employeacute de niveau 2 (superviseacute par lrsquoemployeacute de niveau 3) et plusieurs employeacutes de niveau 1 Les membres de lrsquoeacutequipe travaillent ensemble pour reacutepondre aux besoins techniques de diffeacuterents projets et secteurs au sein du bureau national Une autre eacutequipe de SampE pourra ecirctre plus large et composeacutee de personnel de niveau 2 et de personnel des programmes venant de diffeacuterents secteurs et qui consacrent une partie de leur temps aux activiteacutes de SampE Au niveau reacutegional il y a souvent un employeacute de niveau 4 Celui-ci sera aussi appeleacute agrave apporter un appui agrave lrsquoeacutequipe du bureau national pour deacuteterminer agrave la fois les manques qui existent dans la capaciteacute et les compeacutetences techniques rechercheacutees chez les candidats potentiels
Recruter du personnel de SampE bull 5
La description de
poste doit donner
suffisamment de deacutetails
pour que les candidats
inteacuteresseacutes puissent voir
immeacutediatement si le
poste leur convient ou
non
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
9 Inclure les responsabiliteacutes de travail
9 Fournir un reacutesumeacute de lrsquoenvironnement de travail
9 Preacutesenter les compeacutetences requises
9 Deacutecrire les caracteacuteristiques deacutesireacutees
Lrsquoobjectif principal de la description de poste est drsquoinformer les candidats potentiels des responsabiliteacutes correspondant au poste et de ce qui est attendu drsquoeux ainsi que des compeacutetences et de lrsquoexpeacuterience requises Pour cela la description de poste doit donner suffisamment de deacutetails pour que les candidats inteacuteresseacutes puissent voir immeacutediatement si le poste leur convient ou non Ineacutevitablement il y aura des candidatures de personnes qui ne reacutepondront pas aux critegraveres minimum Cependant une bonne description de poste limitera ce type de candidatures Creacuteer une description de poste permet aussi de reacutefleacutechir de faccedilon critique agrave chaque aspect du poste
Une bonne description de poste doit faire de 3 agrave 4 pages pour donner suffisamment de deacutetails Elle devra comprendre les eacuteleacutements suivants
1 Preacutesentation geacuteneacuterale de lrsquoorganisation
1 Description du bureau ougrave est baseacute le poste
1 Description de lrsquoenvironnement de travail
1 But du poste
1 Principales responsabiliteacutes du poste
1 Principales tacircches du poste
1 Principales relations de travail
1 Qualifications agrave la fois requises et deacutesireacutees comme
1 Compeacutetences techniques
1 Expeacuterience
1 Niveau drsquoeacutetudes ou diplocircme
1 Compeacutetences personnelles
1 Autres qualifications correspondant au poste comme connaissance du Titre II ou drsquoautres types de programmes
Commencez la description par une rapide preacutesentation de votre organisation en deacutecrivant son histoire son mandat et ses principes directeurs Incluez une description preacutecise du bureau reacutegional ou national et les secteurs speacutecifiques
Recruter du personnel de SampE bull 6
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
dans lesquels le bureau travaille actuellement Si vous recrutez pour un poste reacutegional eacutelargissez cette description agrave chaque bureau national dans la reacutegion Preacutecisez clairement le but du poste au deacutebut de la description de poste Par exemple le but peut ecirctre de renforcer la capaciteacute en SampE par lrsquoeacutetablissement drsquoune uniteacute de SampE ou de fournir un appui technique pour les activiteacutes actuelles de SampE Les autres buts de postes seront fournis dans les descriptions de postes en annexes
Apregraves avoir preacutesenteacute le but deacutefinir les principales responsabiliteacutes correspondant au poste et preacuteciser quelle proportion du temps devra approximativement ecirctre consacreacutee agrave chacune Les proportions du temps preacutesenteacutees ici ne donnent qursquoune indication et les proportions reacuteelles du temps consacreacute agrave chaque tacircche seront deacutetermineacutees par le contexte Les responsabiliteacutes habituelles et lrsquoutilisation approximative du temps pour un poste de niveau 3 sont de
Deacutevelopper et maintenir un environnement propice pour le SampE (15)
Deacutevelopper les capaciteacutes du personnel en SampE (20)
Renforcer les systegravemes de gestion de lrsquoinformation (15)
Fournir un appui technique direct en SampE (50)
Un employeacute de niveau 2 peut ecirctre responsable de
la planification et de la conception du programme (30)
la conduite des activiteacutes de qualiteacute des programmes et de SampE (50)
le deacuteveloppement de la capaciteacute des employeacutes en SampE (20)
Les responsabiliteacutes varient eacutenormeacutement selon le poste ainsi que la
proportion de temps consacreacute agrave chaque responsabiliteacute dans le poste
Les employeacutes de niveau 4 auront sans doute la responsabiliteacute de
1 Donner un appui technique aux bureaux nationaux (30)
1 Deacutevelopper les capaciteacutes des employeacutes (30)
1 Coordonner et diriger les activiteacutes reacutegionales drsquoapprentissage (20)
1 Deacutevelopper un environnement propice (10)
1 Maintenir et construire des relations externes avec les bailleurs de fonds
les fonctionnaires des gouvernements et drsquoautres parties prenantes cleacutes
Les responsabiliteacutes des employeacutes de niveau 1 sont geacuteneacuteralement limiteacutees agrave la conduite drsquoactiviteacutes de SampE Pour une description plus deacutetailleacutee des responsabiliteacutes des postes Cf les descriptions de postes preacutesenteacutees dans lrsquoAnnexe I
Recruter du personnel de SampE bull 7
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
Inclure une liste des principales tacircches correspondant au poste Ces tacircches devront ecirctre en lien direct avec les activiteacutes les parties prenantes les reacutegions et les programmes concerneacutes Les descriptions de postes de lrsquoAnnexe I donnent aussi des exemples des principales tacircches
Les principales relations de travail comprennent les employeacutes avec lesquels lrsquoemployeacute travaillera le plus dans lrsquoorganisation Elles comprennent aussi les autres organisations et parties prenantes avec lesquelles lrsquoemployeacute sera en liaison et en partenariat Inclure une liste complegravete des principales relations de travail dans la description de poste en preacutecisant qui supervisera lrsquoemployeacute
La description de poste doit preacuteciser les qualifications demandeacutees comme
1 Le plus haut niveau drsquoeacutetudes atteint
1 Les anneacutees drsquoexpeacuterience
1 Les compeacutetences techniques
1 La connaissance des programmes ou logiciels utiliseacutes
1 La connaissance des types de programmes ou des sources de financement pertinents (par ex Titre II PEPFAR plaidoyer eacutedification de la paix)
1 Les compeacutetences personnelles
1 Les connaissances linguistiques
Formation du personnel
de SampE
Le domaine international de
lrsquoassistance et du deacuteveloppement
tente de srsquoappuyer sur de
nombreuses disciplines Les
employeacutes y compris les employeacutes
de SampE peuvent avoir fait
des eacutetudes tregraves diverses qui
les preacuteparent efficacement agrave
travailler pour des organisations
internationales mais il est
important que les employeacutes de
SampE aient une bonne base de
compeacutetences analytiques Ces
compeacutetences doivent comprendre
agrave la fois une bonne aptitude agrave la
reacuteflexion critique et une capaciteacute
agrave analyser de multiples types de
donneacutees
Pour chaque cateacutegorie speacutecifier quelles compeacutetences ou quel niveau de performance sont requis et ce qui est deacutesireacute Faites bien la diffeacuterence entre les caracteacuteristiques requises et celles qui sont preacutefeacutereacutees Par exemple des candidats potentiels pour le niveau 4 doivent avoir de 5 agrave 10 ans drsquoexpeacuterience en SampE mais on preacutefegravere que 2 agrave 3 ans de cette expeacuterience soient dans la reacutegion ou dans le pays ougrave est baseacute le poste LrsquoAnnexe II donne un tableau qui reacutesume un grand nombre des principales caracteacuteristiques deacutesireacutees pour chaque type de poste de SampE
Eacutevaluez le niveau drsquoeacutetudes et le nombre drsquoanneacutees drsquoexpeacuterience rechercheacutes selon le type de poste Dans lrsquoideacuteal les employeacutes de niveau 4 comme ceux de niveau 3 devraient avoir au moins une maicirctrise dans un domaine
Recruter du personnel de SampE bull 8
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
pertinent (comme le deacuteveloppement international la politique internationale lrsquoeacuteconomie agricole la santeacute publique etc) et avoir une expeacuterience en SampE comprenant des responsabiliteacutes de formation et de supervision Les employeacutes de niveau 2 doivent avoir un niveau licence dans un domaine pertinent avoir de 1 agrave 2 ans drsquoexpeacuterience en SampE y compris en formation et en supervision Les employeacutes de niveau 1 doivent avoir un niveau bac et avoir 1 ou 2 ans drsquoexpeacuterience pas neacutecessairement dans le domaine du SampE
Les compeacutetences particuliegraveres requises pour chaque poste seront tireacutees de la liste des besoins et des manques dans les capaciteacutes de SampE En geacuteneacuteral les compeacutetences techniques deacutesirables pour des postes de niveau 4 comme de niveau 3 sont
1 Expeacuterience en conception de programme et en conception de plan de SampE
1 Capaciteacute agrave concevoir des outils des enquecirctes et des eacutevaluations de SampE et drsquoautres activiteacutes de SampE comme des eacutetudes de base des systegravemes de suivi et de surveillance et des eacutevaluations finales
Une familiariteacute avec les principales techniques drsquoeacutechantillonnage
1 Une expeacuterience dans la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees qualitatives
1 Une expeacuterience dans la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees quantitatives
1 Une expeacuterience dans la meacutethode de recherche rurale participative (PRA)
1 Une connaissance des indicateurs standards et du protocole de SampE pour un secteur cleacute comme la santeacute ou la nutrition
1 De bonnes compeacutetences en interpreacutetation de donneacutees en reacutedaction de rapports en preacutesentation et autres aptitudes de communication
Les compeacutetences techniques pour un employeacute de niveau 2 comprendront la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees qualitatives et quantitatives et de bonnes capaciteacutes drsquointerpreacutetation et de reacutedaction de rapports
Les employeacutes de niveau 1 ne doivent pas neacutecessairement avoir une expeacuterience directe des activiteacutes de SampE mais devraient pouvoir montrer une familiariteacute avec les programmes drsquoorganisations non gouvernementales et une bonne capaciteacute agrave apprendre
Le degreacute de connaissance des programmes informatiques variera aussi selon les postes Les employeacutes de niveau 3 et 4 doivent connaitre les applications de Microsoftreg Office (dont Excel et Access) et un programme statistique comme le programme statistique pour les sciences sociales (SPSSreg) qui est geacuteneacuteralement utiliseacute pour lrsquoanalyse de donneacutees Les employeacutes de niveau 2 doivent connaitre la plupart des applications de Microsoftreg Office et les employeacutes de niveau 1 doivent connaicirctre Microsoftreg Word et Excel
Dans la description de poste preacuteciser les types de compeacutetences personnelles deacutesireacutees chez un candidat potentiel Les compeacutetences interpersonnelles
Recruter du personnel de SampE bull 9
Outils et ressources
Exemple de description de poste de niveau 4
Exemple de description de poste de niveau 3
Exemple de description de poste de niveau 2
Tableau de reacutesumeacute de poste
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
geacuteneacuteralement rechercheacutees sont la capaciteacute de motiver le personnel drsquoexcellentes capaciteacutes drsquoorganisation et de planification et la capaciteacute agrave travailler en eacutequipe avec des groupes divers dans un environnement multiculturel Pour les candidats de niveaux 3 et 4 les compeacutetences deacutesireacutees comprendront aussi des capaciteacutes de formation de coaching et de mentoring Bien qursquoil soit difficile de mesurer agrave quel point quelqursquoun est capable de lier des relations solides avec les communauteacutes ou de bien communiquer avec les membres drsquoune eacutequipe si vous incluez des compeacutetences interpersonnelles cela montrera aux candidats quelles sont vos attentes Demandez les reacutefeacuterences du candidat (Cf eacutetape 7) pour juger de ses capaciteacutes interpersonnelles et pour donner des exemples de lrsquoutilisation de ses compeacutetences
Mettez aussi les compeacutetences linguistiques dans la description de poste Le personnel de SampE doit comprendre et parler couramment la langue du pays Cependant les employeacutes des niveaux 1 et 2 doivent parler couramment les langues ou dialectes locaux Les employeacutes du niveau 1 ou 2 ne doivent pas avoir besoin de traduction quand ils travaillent avec les enquecircteurs ou les notables de la communauteacute Dans les pays ougrave il y a de nombreuses langues ou de nombreux dialectes il peut ecirctre difficile de trouver des candidats parlant couramment toutes les langues neacutecessaires Essayez dans ce cas drsquoeacutequilibrer lrsquoeacutequipe de SampE pour que lrsquoeacutequipe dans son ensemble puisse communiquer dans chacune des zones geacuteographiques ougrave opegravere le programme Les capaciteacutes linguistiques sont une compeacutetence importante mais cela ne doit pas ecirctre un facteur deacuteterminant car il est possible drsquooffrir une formation dans ces langues
Preacutesentez aussi au candidat lrsquoenvironnement de travail Dans cette description preacutesentez toutes les responsabiliteacutes de gestion et le temps passeacute en voyages (dans le pays ou agrave lrsquoeacutetranger) Cela aidera agrave reacuteduire le nombre de candidats
Faites circuler le brouillon de description de poste parmi les employeacutes de SampE de la reacutegion et du siegravege et les autres employeacutes concerneacutes pour qursquoils puissent donner leur opinion et leurs suggestions Le cas eacutecheacuteant faites une reacuteunion avec le comiteacute de recrutement pour discuter des principaux eacuteleacutements de la description de poste Cela vaut la peine drsquoy passer un peu plus de temps si neacutecessaire pour ameacuteliorer la description de poste car crsquoest elle qui en fin de compte deacuteterminera le genre de candidatures reccedilues La description de poste peut aussi deacuteterminer la structure de lrsquoeacutequipe de SampE
Recruter du personnel de SampE bull 10
Travaillez avec les
membres du comiteacute
pour preacuteparer
pour le processus
de recrutement un
calendrier reacutealiste qui
prenne en compte
lrsquourgence des besoins
en SampE et les exigences
du travail actuel des
membres du comiteacute
Eacutetape 3 Creacuteer un comiteacute de recrutement et preacuteparer le processus de recrutement
9 Identifier les membres du comiteacute de recrutement
9 Assigner les tacircches aux membres du comiteacute de recrutement
9 Preacuteparer un calendrier pour le processus de recrutement
Le comiteacute de recrutement sera composeacute de trois agrave quatre membres et aura la responsabiliteacute de superviser le processus de recrutement Les membres devront avoir des compeacutetences et expeacuteriences varieacutees dont ils feront beacuteneacuteficier le processus et chacun drsquoentre eux aura la responsabiliteacute de geacuterer certaines eacutetapes Le comiteacute devra comprendre des cadres en plus des employeacutes ayant une expeacuterience technique de SampE (soit des membres de lrsquoeacutequipe de SampE un conseiller en SampE ou un appui du personnel de SampE du siegravege) Quand on recrute pour un poste de niveau 3 le repreacutesentant reacutesident devra participer au comiteacute de recrutement Nommer lrsquoun des membres preacutesident du comiteacute de recrutement Celui-ci a plus de responsabiliteacutes dans lrsquoorganisation du processus de revue et des entretiens et il deacuteterminera comment on va proceacuteder si lrsquoeacutequipe est diviseacutee sur les candidats preacutefeacutereacutes ou sur drsquoautres problegravemes
Une fois que le comiteacute a eacutetudieacute ce module assignez des tacircches speacutecifiques agrave chaque membre du comiteacute Chaque membre devra ecirctre impliqueacute dans le reste du processus mais il est utile drsquoavoir une personne contact pour les tacircches speacutecifiques comme lrsquoannonce pour le poste Travaillez avec les membres du comiteacute pour preacuteparer pour le processus de recrutement un calendrier reacutealiste qui prenne en compte lrsquourgence des besoins en SampE et les exigences du travail actuel des membres du comiteacute
Recruter du personnel de SampE bull 11
Il y a des avantages et
des inconveacutenients divers
pour chacun des niveaux
ougrave lrsquoon publie le poste
Eacutetape 4 Passer une annonce pour le poste
9 Deacuteterminer agrave quel niveau lrsquoannonce devra ecirctre passeacutee
9 Publier un reacutesumeacute de la description de poste
9 Preacuteciser les exigences du poste
Deacuteterminer agrave quel niveau passer une annonce pour le poste On peut passer des annonces au niveau interne et au niveau externe au niveau national ou au niveau international Geacuteneacuteralement les annonce devront ecirctre passeacutees agrave la fois au niveau interne et externe Les annonces pour les postes de niveau 3 et 4 doivent ecirctre passeacutees au niveau international en plus du niveau national et interne Les annonces pour les postes de niveau 1 et 2 sont geacuteneacuteralement passeacutees seulement au niveau national soit au niveau interne soit au niveau externe
On a souvent besoin de longues descriptions de postes pour pouvoir y inclure tous les deacutetails recommandeacutes Dans ce cas reacutedigez une description de poste reacutesumeacutee qui pourra facilement ecirctre publieacutee dans des journaux ou des magazines par exemple Contactez les ressources humaines pour avoir des exemples de reacutesumeacutes de postes Les sites internet peuvent geacuteneacuteralement publier des descriptions de postes complegravetes et il ne faudra donc pas de reacutesumeacute Ce reacutesumeacute devra preacuteciser le niveau minimum drsquoeacutetudes et drsquoexpeacuterience en SampE requis ainsi que les principales compeacutetences techniques et les responsabiliteacutes du poste Inclure les contacts dans lrsquoannonce pour que les personnes inteacuteresseacutees puissent contacter lrsquoorganisation et demander une description de poste complegravete
Il y a des avantages et des inconveacutenients divers pour chacun des niveaux ougrave lrsquoon passe lrsquoannonce pour le poste Si crsquoest au niveau interne cela limite la
Recruter du personnel de SampE bull 12
Comme cela a eacuteteacute dit plus
haut les annonces pour
des postes devront ecirctre passeacutees
au niveau interne comme au
niveau externe pour attirer des
candidatures varieacutees et eacutequilibreacutees
de maniegravere juste et eacutequitable Si on
nrsquoutilise que la publication interne
donner et documenter la raison
justifiant cette deacutecision car cela
peut precircter agrave controverse pour les
candidats externes Par exemple
certaines organisations ont deacutecideacute
de passer des annonces et de
recruter agrave lrsquointerne pour les postes
de reacuteponse agrave lrsquourgence parce que
la personne doit ecirctre recruteacutee
rapidement et que ce type de
postes est agrave court terme
Eacutetape 4 Passer une annonce pour le poste
recherche agrave des candidats qui connaissent lrsquoorganisation et qui ont montreacute des capaciteacutes professionnelles dans lrsquoenvironnement de lrsquoorganisation Les collegravegues peuvent donner des reacutefeacuterences pour les qualifications et les compeacutetences personnelles de chaque candidat Mais en limitant la recherche agrave des candidats internes on exclue tous les candidats possibles qui ne sont pas actuellement employeacutes par lrsquoorganisation y compris certains qui pourraient ecirctre plus qualifieacutes pour le poste que le personnel actuel Passer lrsquoannonce au niveau externe augmente de faccedilon significative le nombre de candidats et peut ecirctre utile pour apporter de nouvelles perspectives agrave lrsquoorganisation
Pour passer une annonce agrave lrsquointerne contactez drsquoabord le deacutepartement des ressources humaines Il vous demandera un ensemble standard drsquoinformations et srsquoassurera que lrsquoannonce circule dans toute lrsquoorganisation Deacutecidez srsquoil faut faire circuler lrsquoannonce agrave lrsquointeacuterieur du bureau national dans les bureaux nationaux de la reacutegion ou au niveau mondial dans tous les bureaux nationaux et au siegravege
Si lrsquoon passe une annonce agrave lrsquoexterne lrsquoensemble des candidatures peut ecirctre limiteacute agrave des candidats nationaux ou eacutelargi pour inclure des candidats internationaux Une annonce nationale agrave lrsquoexterne devra inclure tous les journaux du pays et les organisations et universiteacutes pertinentes Envoyer des annonces agrave chaque journal en utilisant le format habituel du journal De plus faites circuler lrsquoannonce dans les organisations partenaires et les universiteacutes locales Contactez chaque organisation et chaque eacutecole pour demander si elle preacutefegravere qursquoon utilise un e-mail un bulletin ou autre publication ou qursquoon passe par le centre professionnel srsquoil existe
Si lrsquoon passe lrsquoannonce pour le poste au niveau international il y a de nombreuses options Commencez par contacter le deacutepartement des ressources humaines de votre organisation De nombreuses organisations mettent des annonces pour des postes sur leurs sites Internet
Consideacuterez les avantages et les inconveacutenients de passer des
annonces au niveau international En passant des annonces
au niveau international on augmente le nombre de candidatures et on
augmente peut-ecirctre les chances de trouver les candidats les plus qualifieacutes
Mais crsquoest plus compliqueacute et potentiellement plus coucircteux drsquoorganiser
des entretiens pour des candidats venant de lrsquoeacutetranger Reacutefleacutechissez pour
deacutecider si les candidats viendront de lrsquoeacutetranger aux frais de votre compagnie
srsquoils peuvent ecirctre intervieweacutes localement par des collegravegues bien preacutepareacutes
ou si des entretiens par teacuteleacutephone suffiront De plus quand on recrute au
niveau international cela peut impliquer des frais de deacutemeacutenagement et
drsquoinstallation qui doivent ecirctre inclus dans le budget Cela est aussi valable
quand on passe lrsquoannonce agrave lrsquointerne au niveau international
Recruter du personnel de SampE bull 13
Outils et ressources
Listes de diffusion pour passer des annonces
Eacutetape 4 Passer une annonce pour le posten
Il y a de nombreuses autres possibiliteacutes pour offrir des postes au niveau international par exemple par lrsquointermeacutediaire drsquoassociations drsquoeacutevaluation Voyez srsquoil y a un moyen de faire une liste des annonces agrave lrsquointeacuterieur de votre organisation par des listes de diffusion ou des bulletins Contactez votre deacutepartement des ressources humaines pour trouver une liste actualiseacutee des possibiliteacutes LrsquoAnnexe III contient une liste de ces possibiliteacutes et des listes de diffusion de postes
Preacuteciser clairement degraves le deacutebut de lrsquoannonce pour le poste ce qui est requis des candidats En geacuteneacuteral les candidatures doivent comprendre une lettre de motivation un CV et des reacutefeacuterences Pour des postes de niveau 2 3 et 4 il est recommandeacute de demander drsquoinclure un exemple de document reacutedigeacute par le candidat
Faire savoir aux candidats comment ils peuvent soumettre leur candidature Les e-mails sont sans doute la meacutethode la plus simple Mais les courriers sont geacuteneacuteralement aussi accepteacutes Pour eacuteviter de recevoir drsquoinnombrables coups de teacuteleacutephone il vaut mieux eacuteviter de mettre un numeacutero de teacuteleacutephone et preacuteciser que les appels teacuteleacutephoniques en lien avec le poste ne sont pas accepteacutes
Dans lrsquoannonce pour le poste donner aussi la date limite de deacutepocirct des candidatures Si crsquoest possible du point de vue du temps acceptez les candidatures pendant un mois apregraves la date de passage de lrsquoannonce Pour suivre le protocole eacutecrivez que lrsquoorganisation nrsquoest pas obligeacutee de recruter lrsquoun des candidats si elle deacutecide qursquoaucun drsquoeux ne convient pour le poste proposeacute
Il peut ecirctre utile drsquoafficher toutes les candidatures sur un site
partageacute comme un dossier sur le serveur du reacuteseau qui puisse ecirctre
facilement accessible agrave tout moment au comiteacute de recrutement Assurezshy
vous que ce dossier nrsquoest accessible qursquoau comiteacute de recrutement pour
proteacuteger la confidentialiteacute des candidats
Recruter du personnel de SampE bull 14
Le comiteacute de
recrutement devra
preacuteparer une liste de
critegraveres qui seront
utiliseacutes pour juger de
la qualification drsquoun
candidat
Eacutetape 5 Trier retenir les candidatures et preacuteseacutelectionner les candidats
9 Eacutetudier toutes les candidatures
9 Trier les candidats sur la base de leur qualification
9 Preacuteparer la liste des candidats qui passeront un entretien
9 Preacuteseacutelectionner les candidats
Eacutetudiez toutes les candidatures quel que soit le nombre reccedilu Le comiteacute de recrutement devra preacuteparer une liste de critegraveres qui seront utiliseacutes pour juger de la qualification drsquoun candidat Ces critegraveres seront baseacutes sur le nombre drsquoanneacutees drsquoexpeacuterience demandeacute les eacutetudes faites et les compeacutetences techniques correspondant agrave la description de poste Sur la base drsquoune premiegravere lecture des eacutetudes et de lrsquoexpeacuterience des candidats le comiteacute les triera en trois groupes
Groupe 1 candidats non qualifieacutes pour le poste
Groupe 2 candidats qui remplissent certaines des qualifications et demandes minimales mais pas toutes
Groupe 3 candidats qui remplissent toutes les qualifications demandeacutees ou deacutepassent ce niveau
Ce premier tri des candidats en trois groupes devrait ecirctre relativement facile Par contre il faudra plus de temps et drsquoattention pour classer les candidats selon qursquoils sont plus ou moins qualifieacutes
Envoyez aux candidats du groupe 1 ceux qui ne remplissent pas les qualifications minimales un bref accuseacute de reacuteception en les remerciant de leur inteacuterecirct et en leur faisant savoir qursquoils ne seront plus contacteacutes pour ce poste Le mieux est de reacutediger une reacuteponse standard qui pourra ecirctre envoyeacutee par e-mail ou par courrier selon ce que le candidat aura donneacute comme
On doit respecter les
regravegles habituelles de la
courtoisie pendant tout
le processus de recrutement
Il est important de reacutepondre
agrave tous les candidats que leur
candidature soit inteacuteressante
ou pas Si lrsquoon srsquointeacuteresse agrave un
candidat lrsquoinformer des progregraves
ou des retards du processus
de recrutement Si lrsquoon tient
les candidats au courant cela
permettra drsquoavoir une meilleure
communication avec eux dans les
deux sens et cela montrera que
la communication agrave lrsquointeacuterieur de
lrsquoorganisation est bonne
Recruter du personnel de SampE bull 15
Eacutetape 5 Trier retenir les candidatures et preacuteseacutelectionner les candidats
Outils et ressources
Tableau pour retenir des candidatures
Questions pour preacuteseacutelectionner des candidats
adresse Si vous pensez que ces candidats pourraient ecirctre inteacuteressants une autre fois pour un autre poste gardez leur candidature dans vos dossiers
Les candidats du groupe 2 qui remplissent une bonne partie des demandes de niveau drsquoeacutetude et drsquoexpeacuterience mais qui nrsquoont peut-ecirctre pas toutes les compeacutetences techniques demandeacutees devront ecirctre conserveacutes au cas ougrave aucun des candidats du groupe 3 ne conviendrait parfaitement pour le poste Envoyez un accuseacute de reacuteception aux candidats du groupe 2 mais attendez que les candidatures du groupe 3 aient eacuteteacute eacutetudieacutees ou mecircme jusqursquoagrave ce qursquoun candidat ait eacuteteacute recruteacute avant de leur envoyer la lettre standard de reacuteponse pour leur faire savoir qursquoon a recruteacute quelqursquoun pour le poste et pour les remercier de leur inteacuterecirct Ces candidats pourront peut-ecirctre ecirctre inteacuteresseacutes par drsquoautres postes dans lrsquoorganisation
Pour lrsquoinstant ce sont les candidats du groupe 3 qui sont les plus inteacuteressants Ils ont ce qui est demandeacute comme diplocircmes expeacuterience et expertise technique et ont montreacute par leur lettre drsquointroduction et leur curriculum vitae (CV) qursquoils seraient de bons candidats pour ce poste Maintenant le comiteacute de recrutement devra eacutetudier toutes les candidatures du groupe 3 et seacutelectionner trois ou quatre excellents candidats qui seront contacteacutes pour un entretien
Demandez aux membres de lrsquoeacutequipe de lire les candidatures et lrsquoexemple de document reacutedigeacute par le candidat Ceci permettra de trouver dans le groupe les candidats qui srsquoexpriment le mieux et qui ont le plus drsquoexpeacuterience Chaque eacutevaluateur classera les candidats selon des critegraveres preacuteeacutetablis sur toute une gamme de qualifications de compeacutetences de capaciteacutes de reacutedacteur agrave lrsquoexpeacuterience en gestion et aux connaissances informatiques Creacuteez un tableau dans lequel les eacutevaluateurs noteront si un candidat est bon moyen ou faible pour chaque critegravere LrsquoAnnexe IV donne un exemple de ce tableau
Si plus de quatre candidats ont des qualifications eacutequivalentes et sont aussi inteacuteressants cela vaut la peine drsquoavoir un entretien avec tous les candidats Mais cela nrsquoarrive pas tregraves souvent et se limiter agrave trois ou quatre entretiens est
Recruter du personnel de SampE bull 16
Si on ne trouve pas
de bon candidat
envisagez de remettre
le recrutement agrave plus tard et
de passer une nouvelle annonce
plus tard dans deux ou quatre
mois par exemple Crsquoest un
engagement important que de
recruter un nouvel employeacute et il
vaut mieux attendre jusqursquoagrave ce
qursquoon puisse choisir un candidat
avec confiance Appuyez-vous sur
le personnel de SampE de la reacutegion
et du siegravege de votre organisation
et sur des consultants techniques
externes jusqursquoagrave ce qursquoon trouve
un meilleur candidat
Eacutetape 5 Trier retenir les candidatures et preacuteseacutelectionner les candidats
geacuteneacuteralement suffisant et plus eacuteconomique
Faites un premier tri parmi les candidats preacuteseacutelectionneacutes en leur teacuteleacutephonant pour veacuterifier si le salaire qursquoils demandent correspond au budget et si le poste les inteacuteresse eacutetant donneacute lrsquoendroit ougrave il est baseacute et les deacuteplacements neacutecessaires Confirmez aussi si les candidats seront disponibles agrave la date de deacutemarrage du poste ou aux environs de cette date Cela eacutevite de recevoir des candidats qui nrsquoaccepteront probablement pas le poste agrave cause du salaire ou si crsquoest un poste difficile LrsquoAnnexe V donne une liste de questions qursquoil est inteacuteressant de poser pour le premier tri des candidatsApregraves ce premier contact teacuteleacutephonique preacutevoyez des entretiens drsquoembauche avec chacun des candidats du haut de la liste Si les trois ou quatre premiers entretiens ne sont pas satisfaisants revenez aux autres candidats du groupe 3 ou mecircme du groupe 2 pour trouver drsquoautres candidats potentiels pour des entretiens
Apregraves ce premier contact teacuteleacutephonique preacutevoyez des entretiens drsquoembauche avec chacun des candidats du haut de la liste Si les trois ou quatre premiers entretiens ne sont pas satisfaisants revenez aux autres candidats du groupe 3 ou mecircme du groupe 2 pour trouver drsquoautres candidats potentiels pour des entretiens
Recruter du personnel de SampE bull 17
Il est important de poser
des questions ouvertes
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
9 Choisir les questions pour les entretiens drsquoembauche
9 Faire les entretiens drsquoembauche
9 Noter chaque candidat sur la base de critegraveres standards
9 Discuter des notes et des reacutesultats
Organisez une reacuteunion du comiteacute de recrutement afin de choisir les questions pour les entretiens drsquoembauche et de deacutecider srsquoil faut ou non avoir des discussions techniques sur le SampE ou des tests Les reacuteunions pour preacuteparer les entretiens et les entretiens eux-mecircmes peuvent se faire sous forme de teacuteleacuteconfeacuterences srsquoil nrsquoest pas possible du point de vue logistique ou financier de reacuteunir le comiteacute de recrutement et les candidats dans un point central Ce module se concentre sur des questions speacutecifiques au SampE qui devront ecirctre incluses dans lrsquoentretien En plus des questions speacutecifiques au SampE lrsquoeacutequipe devra aussi inclure des questions standards pour les entretiens drsquoembauche sur la capaciteacute du candidat agrave travailler en eacutetant presseacute par le temps ses compeacutetences en reacutesolution de problegravemes ou toute autre caracteacuteristique que lrsquoeacutequipe considegravere comme importantes pour les postes
Le comiteacute de recrutement deacutecide de la structure des entretiens Il faudra consacrer le mecircme temps agrave chaque entretien La dureacutee de lrsquoentretien peut varier selon le niveau du poste mais en geacuteneacuteral elle est de 30 agrave 90 minutes Maintenant le comiteacute doit aussi deacutefinir le rocircle respectif de chaque membre dans le processus Chaque membre de lrsquoeacutequipe doit avoir plusieurs questions agrave poser pendant lrsquoentretien lui-mecircme Si lrsquoon assigne des questions agrave chaque recruteur et qursquoon fixe un ordre pour poser ces questions cela permet de mieux structurer lrsquoentretien et de faire sentir agrave lrsquoeacutequipe que tous participent
Les questions de lrsquoentretien doivent ecirctre adapteacutees agrave chaque poste et au contexte du bureau national LrsquoAnnexe VI contient une liste de suggestions de questions pour les postes de niveau 3 et 4 Geacuteneacuteralement il est important
Recruter du personnel de SampE bull 18
Faire des entretiens
est un processus long
qui peut ecirctre fatiguant srsquoil y a
beaucoup drsquoentretiens Preacutevoyez
suffisamment de pauses dans le
calendrier des entretiens pour que
chaque candidat soit reccedilu par le
comiteacute avec autant drsquoattention et
drsquointeacuterecirct
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
de poser des questions ouvertes Si on a besoin de plus drsquoexplications ou de deacutetails pour une question posez une question compleacutementaire comme Pouvez-vous donner des deacutetails Comment avez-vous fait cela ou Je serais inteacuteresseacute drsquoentendre ce qui vous a fait prendre cette deacutecision LrsquoAnnexe VII contient des informations sur le protocole geacuteneacuteral drsquoentretien drsquoembauche
Lagrave encore lrsquoideacuteal est drsquoavoir dans le comiteacute de recrutement des personnes ayant une expeacuterience du SampE car ce sont elles qui seront le plus agrave mecircme de discuter de leurs reacuteponses avec les candidats et de voir agrave quel point chaque reacuteponse est approprieacutee Srsquoil nrsquoest pas possible drsquoavoir des employeacutes ayant une expeacuterience de SampE voyez srsquoil est possible de faire participer un speacutecialiste technique reacutegional de SampE aux entretiens Il serait peut-ecirctre possible de faire coiumlncider une visite drsquoassistance technique preacutevue avec le calendrier des entretiens Sinon le speacutecialiste technique de SampE pourrait faire des entretiens seacutepareacutes au teacuteleacutephone avec les candidats Cela vaut la peine de consacrer des ressources suppleacutementaires pour pouvoir beacuteneacuteficier de son opinion quand on recrute pour des postes de niveau 3 ou 4
Preacutevoyez plusieurs discussions et tests techniques dans le processus drsquoentretiens quand vous recrutez des employeacutes de niveaux 3 et 4 Les discussions et tests devraient comprendre de maniegravere non limitative la conception de systegravemes et drsquoactiviteacutes de SampE et lrsquoanalyse de donneacutees Dans ces discussions les questions poseacutees par les candidats peuvent ecirctre aussi inteacuteressantes sinon plus que les reacuteponses qursquoils donnent Les candidats nrsquoauront pas beaucoup de connaissances des projets discuteacutes Il leur sera difficile de donner de bonnes recommandations ou de reacuteviser les outils ou les plans de SampE Cependant des candidats qualifieacutes devraient poser des questions cleacutes pour mieux comprendre et trouver les points agrave discuter avec les membres de lrsquoeacutequipe
Tout le mateacuteriel comme les donneacutees agrave utiliser durant
lrsquoentretien devra ecirctre fourni aux candidats bien agrave lrsquoavance pour
leur permettre de se familiariser avec ce mateacuteriel
Pour deacuteterminer quelles sont les compeacutetences drsquoun candidat en conception de SampE vous pouvez lui demander de discuter drsquoun exemple drsquooutil de planification de SampE LrsquoAnnexe VIII donne un cadre des reacutesultats tireacute du programme du CRS de reconstruction apregraves le tsunami agrave Banda Aceh Ce cadre des reacutesultats donne des thegravemes pour chaque objectif strateacutegique et pour chaque reacutesultat intermeacutediaire Mais les quatre objectifs strateacutegiques et les huit reacutesultats intermeacutediaires nrsquoont pas eacuteteacute preacuteciseacutes LrsquoAnnexe VIII a eacuteteacute fournie pour servir drsquoexemple pour illustrer cet exercice Ce cadre des reacutesultats peut ecirctre utiliseacute lors de lrsquoentretien ou vous pouvez utiliser un outil de planification du SampE tireacute drsquoun de vos projets Dans ce dernier cas cela megravenera
Recruter du personnel de SampE bull 19
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
agrave une discussion plus pertinente pour votre bureau national et vous pourrez aussi avoir avec le candidat une discussion plus deacutetailleacutee sur la strateacutegie et le contexte du projet
De plus un tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT) peut ecirctre inclus pour que les candidats lrsquoeacutetudient et en discutent Les points que soulegravevent les candidats leurs suggestions et leurs preacuteoccupations sont utiles pour lrsquoeacutevaluation LrsquoAnnexe IX comprend un exemple drsquoIPTT et les points de discussion qui y correspondent
Pour tester les compeacutetences en analyse de donneacutees de candidats des niveaux 3 et 4 demandez agrave chaque candidat drsquoanalyser un ensemble de donneacutees reacuteel venant drsquoun bureau national Le candidat devra faire cette analyse avec le programme statistique que vous choisirez ou avec celui qui est le plus geacuteneacuteralement utiliseacute dans votre bureau Si cela est fait dans le cadre de lrsquoentretien fournissez les donneacutees avant lrsquoentretien pour que le candidat puisse se familiariser agrave lrsquoavance avec leur structure Ajoutez aux donneacutees des questions auxquelles le candidat devra reacutepondre et demandez au candidat de faire lrsquoanalyse apregraves lrsquoentretien Ces questions devront ecirctre en lien direct avec les activiteacutes typiques de SampE dans votre bureau national On pourra deacuteterminer le niveau de compeacutetences de chaque candidat en posant des questions ayant des niveaux varieacutes de sophistication technique Si les questions sont trop basiques on ne pourra pas tester les capaciteacutes de chaque candidat pour des analyses drsquoun niveau plus eacuteleveacute De mecircme si on pose seulement des questions trop complexes on ne pourra pas eacutevaluer les compeacutetences plus basiques du candidat Si dans le bureau national il nrsquoy a pas drsquoexpert en SampE demandez agrave un employeacute de niveau 4 de lrsquoorganisation drsquoaider agrave concevoir ce test et agrave formuler des questions drsquoanalyse des donneacutees
Pour avoir une impression plus large des capaciteacutes en SampE du candidat il pourra ecirctre utile drsquoinclure une discussion sur des questions actuelles de SampE ou de lui poser un dilemme de SampE au candidat Cela pourra porter sur la conception drsquoune eacutetude des donneacutees de base la revue drsquoun brouillon de questionnaire lrsquointerpreacutetation de reacutesultats ambigus des donneacutees ou une question eacutethique en lien avec la conception du SampE Demandez la contribution de cadres du SampE pour concevoir des exercices sur Excel ou SPSS ou drsquoautres exercices techniques baseacutes sur des points particuliers des programmes Consultez le personnel de la reacutegion ou du siegravege en particulier pour
Il peut ecirctre inteacuteressant de noter
quelles questions ont
bien marcheacute pendant
lrsquoentretien et quelles
questions nrsquoont pas eacuteteacute aussi
utiles agrave votre eacutequipe Partagez
ce feedback et ces reacuteflexions
avec les autres bureaux de pays
et avec le siegravege pour qursquoil soit
possible de reacuteviser et drsquoameacuteliorer
continuellement les techniques
drsquoentretiens drsquoembauche
Recruter du personnel de SampE bull 20
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
leur demander des exemples drsquoexercices qui ont bien marcheacute dans le passeacute Partagez les exercices techniques que vous aurez conccedilus et les reacuteactions agrave ces exercices avec drsquoautres employeacutes de SampE de lrsquoagence pour qursquoils puissent profiter de cette expeacuterience
Une fois que lrsquoeacutequipe a seacutelectionneacute les questions les points de discussion technique et les exercices qui seront inclus dans lrsquoentretien compilez un dossier drsquoentretien pour chaque membre de lrsquoeacutequipe Ce dossier devra comprendre pour chaque candidat son CV sa lettre de motivation et lrsquoexemple de document qursquoil a reacutedigeacute plus la liste de questions pour lrsquoentretien et drsquoautres exemples et mateacuteriels qui seront utiliseacutes pendant les discussions techniques Fournissez ce dossier agrave chaque membre de lrsquoeacutequipe bien avant lrsquoentretien pour que chacun drsquoentre eux se familiarise avec le mateacuteriel et soit plus agrave lrsquoaise pour travailler durant lrsquoentretien
Incluez dans le dossier drsquoentretien une feuille de notation sur laquelle les membres de lrsquoeacutequipe pourront noter chaque candidat pendant lrsquoentretien Deacuteterminez les critegraveres qui seront les plus importants dans le cadre de lrsquoentretien LrsquoAnnexe X propose un exemple de feuille de notation pour un entretien Demandez agrave chaque eacutevaluateur de mettre une note de 1 agrave 5 pour chaque critegravere 5 eacutetant la meilleure note Preacutevoyez un espace pour eacutecrire des commentaires pendant lrsquoentretien
Structurez lrsquoentretien autour de quatre eacuteleacutements principaux lrsquointroduction les questions la reacuteflexion et la conclusion1 Durant lrsquointroduction
Preacutesentez chaque membre du comiteacute de recrutement
Creacuteez une ambiance deacutetendue
Expliquez en quoi va consister lrsquoentretien les domaines sur lesquels porteront probablement les questions et eacuteventuellement les discussions techniques pour les postes de niveau 3 et 4 et la dureacutee preacutevue de lrsquoentretien
Demandez aux candidats de reacutepondre en donnant beaucoup de deacutetails
Preacutesentez un reacutesumeacute de la description de poste
Preacutecisez la formation et lrsquoexpeacuterience du candidat
Durant la partie questions de lrsquoentretien il faut poser toutes les questions de lrsquoentretien Assurez-vous que les questions sont ouvertes Eacutecoutez attentivement les reacuteponses du candidat et faites preacuteciser eacuteventuellement les reacuteponses ou discutez plus agrave fond de ces reacuteponses
1 La description de ces quatre eacuteleacutements de lrsquoentretien est reacutesumeacutee de Contemporary Management Practices Workshop Staff Selection and Employment Law Participant Manual de Robert A Jud et Associeacutes
Recruter du personnel de SampE bull 21
Outils et ressources
Questions drsquoentretien pour les niveaux 3 et 4
Protocole drsquoentretien
Exemple de cadre des reacutesultats
Exemple drsquoIPTT
Tableau pour la notation des entretiens
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
Durant la partie reacuteflexion reacutesumez les principales choses dites par le candidat pour veacuterifier que celui-ci pense que ses reacuteponses ont eacuteteacute bien comprises Posez aussi drsquoeacuteventuelles questions non couvertes durant lrsquoentretien et des questions compleacutementaires baseacutees sur les reacuteponses du candidat
La conclusion est une occasion pour le candidat de donner drsquoautres informations ou de poser des questions Lrsquoentretien permet au candidat de voir srsquoil est agrave lrsquoaise avec le mandat et la culture de lrsquoorganisation il est donc important de preacutevoir du temps pour que chaque candidat puisse poser ces questions Pendant la clocircture informez aussi le candidat des prochaines eacutetapes du processus de recrutement Que lrsquoentretien se soit ou non bien passeacute concluez-le sur une note positive et remerciez le candidat pour le temps qursquoil vous a consacreacute Passez le cas eacutecheacuteant aux tests ou aux discussions techniques
Une fois que les entretiens sont termineacutes lrsquoeacutequipe de recrutement utilisera les feuilles de notation comme base pour discuter de chaque candidat et pour seacutelectionner son candidat preacutefeacutereacute pour le poste Demandez agrave chaque membre de lrsquoeacutequipe drsquoeacutetudier les exemples de documents eacutecrits par les candidats pour voir quel est le niveau de reacuteflexion critique le style drsquoeacutecriture et la coheacuterence de lrsquoensemble du rapport Deacutefinir le rocircle de chaque candidat dans lrsquoactiviteacute deacutecrite dans le document pour bien voir srsquoil srsquoagit drsquoun travail individuel ou drsquoun travail drsquoeacutequipe Discutez de toutes vos reacuteflexions et commentaires sur la qualiteacute des reacuteponses le comportement du candidat durant lrsquoentretien ndash eacutetait-il agrave lrsquoaise ou non ndash et drsquoautres signes plus subtils qui montrent les caracteacuteristiques plus personnelles du candidat
Eacutetudiez les notes de chaque candidat et discutez des diffeacuterences entre les faccedilons de noter des diffeacuterents membres de lrsquoeacutequipe Il est probable qursquoil y aura un candidat preacutefeacutereacute Maintenant deacuteterminez qui est le deuxiegraveme choix au cas ougrave le premier choix pour une raison ou une autre nrsquoaccepterait pas le poste
Recruter du personnel de SampE bull 22
Le deacutepartement des
ressources humaines
enverra au candidat une
lettre drsquooffre drsquoemploi
qui preacutecise le salaire
correspondant au poste
tous les avantages
sociaux qui stipule la
longueur du contrat (le
cas eacutecheacuteant) et la date de
deacutebut
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
9 Veacuterifier les reacutefeacuterences du candidat
9 Faciliter la preacuteparation du contrat
9 Fournir une orientation et une formation
Avant drsquooffrir le poste au candidat veacuterifiez ses reacutefeacuterences Agrave ce niveau ne veacuterifiez que les reacutefeacuterences du premier candidat seacutelectionneacute Appelez chaque personne de reacutefeacuterence et posez-lui une liste de questions standards sur le travail technique du candidat ses compeacutetences personnelles et drsquoautres points forts ou faiblesses que le comiteacute de recrutement pense inteacuteressantes Il peut ecirctre inteacuteressant de donner agrave lrsquoavance agrave ces personnes de reacutefeacuterences une liste des sujets qui seront abordeacutes pour qursquoelles puissent se preacuteparer Les conversations avec ces personnes sont souvent une bonne occasion de deacutecouvrir des compeacutetences qui sont souvent difficiles agrave mesurer pendant lrsquoentretien LrsquoAnnexe XI comprend une liste de questions geacuteneacuteralement poseacutees pour les postes de niveau 3 et 4 Si les personnes de reacutefeacuterences donnent un feedback positif et que le comiteacute de recrutement a confiance dans son choix contactez le deacutepartement des ressources humaines pou qursquoil puisse offrir le poste au candidat
Si les personnes de reacutefeacuterences vous donnent une mauvaise impression du candidat et que cela vous fait reconsideacuterer votre choix faites une nouvelle reacuteunion du comiteacute de recrutement pou voir ce qui doit ecirctre fait Si le comiteacute est drsquoaccord veacuterifiez les reacutefeacuterences du candidat qui eacutetait arriveacute en second Si ces reacutefeacuterences sont positives passez agrave la phase suivante et contactez le deacutepartement des ressources humaines
Le deacutepartement des ressources humaines enverra au candidat une lettre
Recruter du personnel de SampE bull 23
La reacutefeacuterence peut vous
donner une impression
neacutegative drsquoun candidat par ce
qursquoil dit et surtout par ce qursquoil ne
dit pas Les reacutefeacuterences peuvent
se sentir obligeacutes de ne donner
que des informations positives
(ou peuvent ecirctre limiteacutes pour ce
qursquoils peuvent dire par la crainte
drsquoimplications leacutegales) et ils
peuvent omettre des informations
sur les faiblesses potentielles Posez
des questions directes et essayez
de juger du style de la reacutefeacuterence
Eacutecoutez attentivement chaque
reacuteponse et posez des questions
compleacutementaires
Outils et ressources
Questions pour les personnes de reacutefeacuterences
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
drsquooffre drsquoemploi qui preacutecise le salaire correspondant au poste tous les avantages sociaux qui stipule la longueur du contrat (le cas eacutecheacuteant) et la date de deacutebut Une fois que le candidat a accepteacute le poste informez les autres candidats qursquoune personne a eacuteteacute recruteacutee pour le poste et remerciez-les pour leur inteacuterecirct et leur temps
Si le candidat nrsquoaccepte pas le poste faites une reacuteunion avec le comiteacute de recrutement pour seacutelectionner le choix suivant Puis veacuterifiez les reacutefeacuterences de ce candidat Reacutepeacutetez ce processus jusqursquoagrave ce que le candidat preacutefeacutereacute accepte le poste
Le deacutepartement des ressources humaines facilitera le processus de reacutedaction du contrat Faites un suivi aupregraves du personnel des ressources humaines pour veacuterifier que la preacuteparation du contrat se passe bien Informez le candidat des eacuteventuels retards dans la reacutedaction du contrat
Une fois que le candidat a signeacute le contrat votre recrutement est termineacute
Une fois que le candidat est embaucheacute la prochaine eacutetape est de srsquoassurer que le nouvel employeacute reccediloive tout lrsquoappui neacutecessaire durant son orientation Dans lrsquoideacuteal le personnel des ressources humaines fournit un mateacuteriel standard drsquoorientation qui aidera le nouvel employeacute agrave deacutecouvrir le programme et le travail de lrsquoorganisation Mettre dans le dossier drsquoorientation les documents et directives standard de votre organisation pour le SampE comme les manuels de SampE et les eacutetudes reacutecentes Il ne srsquoagit pas de donner au candidat toutes les informations existantes mais de choisir de maniegravere strateacutegique des documents cleacutes qui lui donneront une base lui permettant de mieux srsquoimpliquer dans les reacuteunions et les autres aspects du processus drsquoorientation Il faut preacutevoir dans lrsquoorientation un moment pour que le nouvel employeacute passe une journeacutee ou une demi-journeacutee avec des employeacutes de chaque secteur Le nouvel employeacute de SampE doit se familiariser avec la programmation de chaque secteur et deacutevelopper de bonnes relations de travail avec les principaux employeacutes de chaque secteur
Impliquez le nouvel employeacute dans toutes les reacuteunions durant ses premiegraveres semaines Les reacuteunions seront pour lui une bonne occasion drsquoen apprendre plus sur les questions professionnelles actuelles et de rencontrer les employeacutes Si possible faites participer le nouvel employeacute au cours de ces premiegraveres semaines agrave une activiteacute de SampE la planification la collecte ou lrsquoanalyse de donneacutees Une orientation pratique est souvent tregraves efficace et aide le nouvel employeacute agrave geacuterer lrsquoeacutenorme quantiteacute de nouvelles choses agrave assimiler dans un nouveau poste
Pendant lrsquoorientation donnez au nouvel employeacute des occasions de rencontrer
Recruter du personnel de SampE bull 24
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
des organisations partenaires et de visiter des communauteacutes participantes et des sites de projet Apregraves les deux premiegraveres semaines de travail prenez le temps de passer voir srsquoil srsquoadapte bien Profitez de ce moment pour reacutepondre aux questions qursquoil peut avoir et pour demander ses premiegraveres impressions et ideacutees sur la structure de lrsquoeacutequipe de SampE et sur les activiteacutes
Bonne chance pour le recrutement
Recruter du personnel de SampE bull 25
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
Catholic Relief Services Reacutegion EuropeMoyen Orient
Description de Poste Titre du poste Conseiller reacutegional en suivi et eacutevaluation (MERA) Deacutepartement Reacutegion EuropeMoyen Orient Groupe de fonction Uniteacute drsquoassurance de la qualiteacutesuivi et eacutevaluation Niveau reacutegional de reacutemuneacuteration 1
Rayon geacuteographique Pays drsquoEurope du Moyen Orient et drsquoAfrique du Nord Lieu Pays de reacutesidence dans la reacutegion ougrave il y a un bureau de CRS Rattachement hieacuterarchique Directeur de lrsquoassurance de qualiteacute Responsabiliteacutes de supervision Responsables de SampE de la sous-reacutegion supervision des consultants le cas eacutecheacuteant
Contextehistorique Dans la reacutegion EuropeMoyen Orient (EME) CRS entreprend une transition dans les programmes et la gestion pour refleacuteter les changements de situation dans une reacutegion tregraves diverse Depuis agrave peu pregraves un an CRSEME a commenceacute agrave utiliser une approche plus strateacutegique de la conception du suivi et de lrsquoeacutevaluation des projets programmes Dans cette optique des documents reacutegionaux de gestion de la connaissance et de lrsquoapprentissage preacutesentant les reacutealisations preacutevues pour les cinq prochaines anneacutees ont eacuteteacute eacutelaboreacutes pour guider et focaliser les travaux et les deacuteveloppements agrave venir dans ce domaine En outre on porte une attention plus soutenue agrave la conception et agrave la mise en œuvre de systegravemes et drsquooutils reacutegionaux de SampE afin de controcircles la progression et les processus visant agrave la reacutealisation des objectifs strateacutegiques Le MERA dirigera ces travaux dans la reacutegion CRSEME pour contribuer agrave ces objectifs reacutegionaux
CRSEME veut eacutetablir et mettre en œuvre des systegravemes de SampE qui permettront une ameacutelioration de la gestion interne de la performance des programmesprojets et de la prise de deacutecisions baseacutees sur les faits et sur les donneacutees De plus CRSEME veut ameacuteliorer sa capaciteacute agrave concevoir et agrave mettre en œuvre des systegravemes pertinents et significatifs de SampE dans le cadre des documents de projets pour les bailleurs de fonds afin de pouvoir montrer des reacutesultats aux bailleurs de fonds et devenir ainsi plus compeacutetitifs Dans ce contexte le MERA fournira un appui technique agrave la reacutegion EuropeMoyen Orient de CRS pour tout ce qui concerne le SampE Il deacuteveloppera les capaciteacutes dans la reacutegion en identifiant et en appuyant la mise en œuvre de systegravemes de SampE efficaces eacuteconomiques et significatifs et fera avancer la reacutegion vers une approche de SampE plus strateacutegique
Objectif du poste Lrsquoobjectif de ce poste est drsquoaugmenter la capaciteacute technique en SampE et de permettre la qualiteacute technique des activiteacutes de SampE dans la reacutegion La fonction principale de Conseiller reacutegional en suivi et eacutevaluation (MERA) est double
Recruter du personnel de SampE bull 26
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
1 Geacuterer lrsquouniteacute reacutegionale de SampE composeacutee de deux responsables sous-reacutegionaux de SampE agrave plein temps
1 Deacutevelopper les capaciteacutes reacutegionales en suivi et eacutevaluation en guidant appuyant et dirigeant la conception et la mise en œuvre de systegravemes et proceacutedures de SampE qui soient approprieacutees efficaces et eacuteconomiques
Eacutetant donneacute que les membres de lrsquoeacutequipe reacutegionale de SampE peuvent se trouver dans drsquoautres bureaux nationaux le MERA devra avoir une modegravele drsquoeacutequipe efficace pour fournir une assistance technique inteacutegreacutee aux bureaux nationaux et aux bureaux locaux
Le MERA doit geacuterer efficacement les relations avec les employeacutes reacutegionaux et sous-reacutegionaux les bureaux nationaux et les bureaux locaux et avec les partenaires et les aider agrave creacuteer et agrave mettre en œuvre des systegravemes de SampE qui conduiront agrave une meilleure qualiteacute des programmes Le MERA dirige lrsquoeacutelaboration et la mise en œuvre de systegravemes et de processus reacutegionaux de SampE ainsi que des meacutecanismes de partage des informations et des connaissances Le MERA fournit une contribution technique sur le SampE pour les revues et les documents de projets
Le MERA fournit une direction et un appui pour la mise en œuvre de la strateacutegie de gestion de la connaissance et de lrsquoapprentissage
Ce poste fait partie de la fonction drsquoassurance de la qualiteacute Il a un grand niveau drsquoautonomie pour lrsquoexeacutecution de ses responsabiliteacutes Le MERA ne prend pas de deacutecisions strateacutegiques mais gracircce agrave son travail les deacutecisions prises par drsquoautres sont prises en connaissance de cause sur la base des donneacutees et des meilleures pratiques
Responsabiliteacutes principales
Planificationconception (30)
1 Concevoir diriger et geacuterer des processus participatifs pour eacutetablir des systegravemes reacutegionaux et si neacutecessaire sous-reacutegionaux de SampE
1 Participer agrave la conception de programmes et agrave la preacuteparation de documents de projets
1 Concevoir diriger et geacuterer une collecte une analyse et une reacutedaction de rapport participatives pour les systegravemes reacutegionaux de SampE de CRSEME (eacutevaluation de la structure reacutegionale autre outils et systegravemes reacutegionaux de suivi et eacutevaluation)
1 Concevoir coordonner etou fournir un programme coheacuterent de formation et de renforcement des capaciteacutes pour les employeacutes de CRSEME et drsquoorganisations partenaires pour transfeacuterer et ameacuteliorer la capaciteacute agrave concevoir introduire et mettre en œuvre des systegravemes de SampE approprieacutes
1 Concevoir etou participer agrave la conception de directives et de cadres pour les proceacutedures politiques et processus reacutegionaux qui institutionnaliseront et appuieront une conception un suivi une eacutevaluation et des rapports drsquoexcellente qualiteacute agrave CRSEME
Aider agrave eacutetablir des directives et des outils de SampE pour CRSEME pour les secteurs de programmation strateacutegique et les domaines techniques de changement social (participation civique plaidoyer transformation des conflitseacutedification de la paix et partenariat) ainsi que pour la gestion geacuteneacuterale
1 Diriger et appuyer le personnel de la reacutegion des bureaux nationaux et des bureaux locaux pour la mise en œuvre drsquoune strateacutegie de gestion de la connaissance et de lrsquoapprentissage
Appui aux programmesAssistance technique (50)
1 Aider les bureaux nationauxbureaux locaux agrave concevoir des programmes et projets pour rechercher un financement pour des zones de programmation strateacutegique soit en srsquoimpliquant directement2 soit par un mentoring
Recruter du personnel de SampE bull 27
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
1 Appuyer les responsables sous-reacutegionaux de SampE pour fournir une assistance technique pratique aux bureaux nationauxlocaux dans tous les aspects de la conception du suivi et de lrsquoeacutevaluation comme la conception et la mise en œuvre de systegravemes et drsquooutils de SampE la revue de documents de projets une direction ou une assistance pour les eacutevaluations agrave mi-parcours et les eacutevaluations finales
Gestion (20)
1 Eacutetablir et geacuterer lrsquouniteacute reacutegionale de SampE
1 Superviser et coacher les responsables sous-reacutegionaux de SampE (SRMEO)
1 Concevoir et superviser un plan de travail inteacutegreacute pour lrsquouniteacute reacutegionale de SampE Coordonner lrsquoassistance technique et les initiatives lieacutees
1 Geacuterer le budget de lrsquouniteacute reacutegionale de SampE 1 Diriger et appuyer la suite de lrsquoeacutelaboration et de la mise en œuvre de la strateacutegie reacutegionale de gestion
de la connaissance et de lrsquoapprentissage
Communicationgestion de lrsquoinformation (10)
1 Creacuteer de bonnes relations de travail avec les conseillers principaux de la reacutegion CRSEME les bureaux nationauxlocaux les conseillers de SampE du siegravege et les conseillers techniques reacutegionaux de SampE dans drsquoautres reacutegions de CRS eacutechanger les informations et lrsquoexpeacuterience contribuer activement agrave une communauteacute drsquoapprentissage de SampE agrave lrsquointeacuterieur de CRS
1 Servir de principale personne contact dans la reacutegion pour les conseillers de SampE du siegravege appuyer les efforts pour ameacuteliorer les systegravemes et les normes de SampE de lrsquoagence
1 Appuyer lrsquoeacutelaboration drsquoun systegraveme reacutegional de gestion de lrsquoinformation et y contribuer par la mise en œuvre et la coordination de rapports de SampE standardiseacutes au niveau des pays augmenter le systegraveme de gestion de lrsquoinformation et faire remonter les indicateurs du terrain au bureau reacutegional et au siegravege
1 Communiquer et distribuer des informations sur les normes les politiques les pratiques et les indicateurs de SampE de CRSEME travailler en coordination avec les RTA de SampE des autres reacutegions pour eacutelaborer de meilleures pratiques et partager les leccedilons apprises
Eacutetablir et maintenir des meacutecanismes pour saisir analyser rendre comptepartager et appliquer les constatations les informations les leccedilons apprises et les meilleures pratiques parmi les employeacutes reacutegionaux et des bureaux nationauxlocaux de CRSEME
1 Repreacutesenter le contenu technique des systegravemes de SampE de CRS agrave lrsquoexteacuterieur aupregraves des bailleurs de fonds et drsquoautres organisations appuyer les employeacutes de CRSEME au niveau des bureaux nationauxlocaux et de la reacutegion dans leur dialogue avec les principaux bailleurs de fonds surtout lrsquoUSAID pour que les activiteacutes de SampE de CRSEME soient significatives et reacutealisables
Principales relations de travail Internes Personnel de lrsquouniteacute de SampE contacts freacutequents avec le conseiller pour la qualiteacute des programmes le conseiller pour la qualiteacute de la gestion le personnel du changement social les directeurs reacutegionaux drsquoautres conseillers reacutegionaux les conseillers de SampE du siegravege Contacts occasionnels avec les repreacutesentants reacutesidentschefs de bureau les cadres des bureaux nationaux les conseillers techniques reacutegionaux pour le SampE dans les autres reacutegions
Externes USAID et autres agences bailleurs de fonds autres ONG consultants travaillant dans le SampE associations professionnelles (par ex associations nationales drsquoeacutevaluation)
Qualifications 2 Lrsquoimplication du conseiller reacutegional en SampE est conditionneacutee par le montant du financement rechercheacute (plus de 3 millions US$) et lrsquoimportance strateacutegique
Recruter du personnel de SampE bull 28
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
TechniquesProfessionnelles
1 Cinq ans drsquoexpeacuterience professionnelle correspondant directement au poste et avec une responsabilisation progressive au moins deux ans de travail dans le SampE
1 Bonne familiariteacute avec les principes et les approches actuelles du SampE utilisant agrave la fois des meacutethodes quantitatives et des meacutethodes qualitatives
1 Expeacuterience prouveacutee de SampE sur le terrain compeacutetences pour collecter manipuler syntheacutetiser et analyser des donneacutees
1 Compreacutehension des attentes des bailleurs de fonds et des tendances pour le SampE
1 Expeacuterience dans un ou plusieurs des principaux secteurs de programmation de CRS
1 Capaciteacute prouveacutee agrave transfeacuterer des connaissances agrave des publics divers gracircce agrave la formation au mentoring et par drsquoautres meacutethodes formelles et informelles
1 Excellentes connaissances de la langue anglaise (parleacutee lue et eacutecrite)
1 Excellentes compeacutetences analytiques et informatiques compeacutetent dans lrsquoutilisation de MS Office dont Word Excel Outlook PowerPoint et Access
1 Expeacuterience dans lrsquoutilisation de SPSS STATA ou Epi Info
1 Expeacuterience avec les systegravemes de gestion de lrsquoinformation
1 Volonteacute et capaciteacute de voyager environ 30 du temps
1 Expeacuterience preacutealable dans le Sud-Est de lrsquoEurope etou le Caucase preacutefeacutereacutee
Eacutetudes
1 Maicirctrise ou doctorat dans un domaine en lien direct comme la recherche en opeacuterations lrsquoanalyse quantitative etc Une expeacuterience importante de travail dans un domaine en lien direct pourra ecirctre accepteacutee agrave la place drsquoun diplocircme
Compeacutetences personnelles
Apte agrave influencer des personnes qui ne sont pas celles qursquoil supervise et agrave obtenir leur coopeacuteration capable de travailler comme membre drsquoune eacutequipe multinationale et de geacuterer des relations agrave distance pour obtenir des reacutesultats
1 Le poste demande de la flexibiliteacute et la capaciteacute agrave accepter lrsquoambiguumliteacute les changements et les laquo rafistolages raquo jusqursquoagrave ce que des systegravemes et des normes de SampE ne soient en place au niveau de lrsquoagence
1 Capable drsquoimpliquer et de motiver les employeacutes et les partenaires dans un nouveau domaine difficile
1 Bonnes capaciteacutes prouveacutees dans la gestion des relations en particulier dans le domaine du service aux clients peut travailler avec des groupes divers dans un environnement drsquoeacutequipes multiculturelles
1 Motiveacute et capable de travailler sans ecirctre superviseacute de pregraves
1 Capable de prioriser le travail de travailler sur plusieurs tacircches et de respecter les dates butoirs
1 Excellente organisation et capaciteacutes de planification Attentif aux deacutetails
Environnement de travail
Environnement normal de bureau Le poste demande environ 30 de voyages dans toute lrsquoEurope du Sud-Est le Moyen OrientlrsquoAfrique du Nord et le Caucase Heures suppleacutementaires occasionnelles
Recruter du personnel de SampE bull 29
Annexe IB Exemple de description de poste de niveau 3
RESPONSABLE SampE
Contexte Catholic Relief Services en partenariat avec des centaines drsquoorganisations dans 80 pays entreprend des activiteacutes de justice sociale de deacuteveloppement et drsquourgence pour aider les familles marginaliseacutees dans des communauteacutes pauvres CRS a pour objectif drsquoecirctre une organisation qui valorise la qualiteacute du service qui a une orientation vers les programmes qui a un bon rapport coucirct-efficaciteacute qui apprend et qui insiste explicitement sur la promotion de la justice sociale reacutesultat ultime de ses activiteacutes Cet engagement doit donner agrave CRSKenya et agrave ses partenaires la capaciteacute de toucher plus de gens avec un impact plus important et plus mesurable Dans ce contexte le responsable SampE fournira un appui technique une direction et des directives dans le bureau national pour tous ce qui concerne le SampE Le responsable de SampE renforcera les capaciteacutes dans le bureau national en identifiant pour les programmesprojets des modegraveles de SampE qui soient des outils efficaces et drsquoun bon rapport coucirct-efficaciteacute pour lrsquoapprentissage institutionnel permettant drsquoaider agrave une qualiteacute de programmes meilleure et plus unifieacutee Il appuiera la mise en œuvre de ces modegraveles
Objectif Lrsquoobjectif de ce poste est de renforcer les capaciteacutes de SampE de CRSKenya par lrsquointermeacutediaire drsquoune nouvelle uniteacute de SampE Le responsable de SampE aura la responsabiliteacute de superviser lrsquoeacutequipe de coordinateurs de SampE et de coordonner le travail avec le personnel sectoriel de SampE Le responsable de SampE se tiendra au courant des nouvelles approches de SampE pour srsquoassurer qursquoon utilise des modegraveles de suivi et drsquoeacutevaluation ainsi que des systegravemes drsquoinformation techniquement approprieacutes
Principales responsabiliteacutes de travail Le travail devant ecirctre accompli par la personne choisie sera de
1 ndash Deacutevelopper et maintenir un environnement propice pour le SampE (20)
Deacutevelopper de bonnes relations de travail avec les responsables sectoriels de SampE de CRSKenya pour que le SampE reste une prioriteacute dans le bureau national
1 Servir de leader de guide et drsquoappui pour les employeacutes de lrsquouniteacute de SampE et drsquoautres employeacutes des programmes qui cherchent agrave eacutelaborer des approches plus strateacutegiques pour ameacuteliorer le SampE dans leurs programmes
1 Contribuer activement agrave tous les aspects du processus de recrutement de nouveaux employeacutes des programmes et du SampE dans le bureau national pour srsquoassurer que les perspectives du SampE soient prises en compte
1 Srsquoassurer qursquoune assistance technique en SampE soit disponible aux uniteacutes sectorielles
1 Appuyer CRSKenya dans son dialogue avec les principaux bailleurs de fonds en particulier lrsquoUSAID pour que les activiteacutes de SampE soient constructives et reacutealisables
1 Eacutelaborer des directives et des outils de SampE
Recruter du personnel de SampE bull 30
Annexe IB Exemple de description de poste de niveau 3
2 ndash Deacutevelopper la capaciteacute des employeacutes en SampE (30)
1 Concevoir et diriger des programmes de formation en SampE baseacutes sur le modegravele du cadre logique des projets de CRS (Proframe)
1 Donner une assistance pratique aux employeacutes pour la conception le suivi lrsquoeacutevaluation et les rapports pour les projets financeacutes par des fonds publics comme par des fonds priveacutes
1 Concevoir eacutelaborer et mettre en oeuvre une strateacutegie en accord avec les initiatives de lrsquoagence pour appuyer les organisations partenaires de CRS pour des activiteacutes en lien avec le SampE
1 Superviser les membres de lrsquouniteacute de SampE et leur servir de mentor
3 ndash Renforcer les systegravemes de gestion de lrsquoinformation (10)
Aider agrave lrsquoeacutelaboration drsquoun systegraveme de gestion de lrsquoinformation en documentant en mettant en œuvre et en coordonnant un SampE standardiseacute
Collaborer avec les responsables sectoriels de SampE pour identifier leurs besoins par rapport au SampE et allouer les ressources en conseacutequence
Creacuteer et mettre en œuvre un meacutecanisme pour collaborer avec les responsables sectoriels de SampE pour faire un mentoring et eacutevaluer la performance du personnel de lrsquouniteacute de SampE
4 ndash Appui technique direct (40)
1 Fournir un appui technique direct agrave CRSKenya et agrave ses partenaires pour lrsquoeacutelaboration drsquoindicateurs et de plans de SampE
Srsquoassurer que les visites de suivi sont utiles qursquoelles permettent drsquoavoir les donneacutees dont on a besoin et qursquoelles aident agrave prendre des deacutecisions de gestion
1 Concevoir des indicateurs possibles pour mesurer lrsquoimpact de programmes sectoriels dans la seacutecuriteacute alimentaire (DAP)
1 Travailler avec le personnel des programmes de CRS et avec les partenaires pour eacutelaborer un cadre pour le suivi et lrsquoeacutevaluation de la progression et de lrsquoimpact de tous les programmes de CRSKenya
Principales relations de travail Rattachement hieacuterarchique Directeur de la division de lrsquoeacuteducation et de lrsquoappui aux programmes
Internes Responsables sectoriels de SampE employeacutes de lrsquouniteacute de SampE directeurs de divisions (EPS HABN et GGSP) Repreacutesentant reacutesident RTA de EARO personnel des programmes du bureau national eacutequipe de SampE du siegravege
Externes mission de lrsquoUSAID ONG universiteacutes locales et autres institutions drsquoenseignement travaillant dans le SampE associations professionnelles (par ex Kenya Evaluation Association) autres consultants en SampE dans le pays et la reacutegion
Qualifications 1 Au moins une maicirctrise dans un domaine en lien avec le deacuteveloppement international et lrsquoassistance
1 Au moins sept ans de responsabilisation progressive dans des programmes drsquoassistance et de deacuteveloppement dont une peacuteriode importante dans le SampE
1 Excellente familiariteacute avec les principes et les approches actuelles du suivi et de lrsquoeacutevaluation de programmes drsquoassistance et de deacuteveloppement en utilisant des meacutethodes quantitatives et qualitatives
Recruter du personnel de SampE bull 31
Annexe IB Exemple de description de poste de niveau 3
1 Compreacutehension des attentes du Gouvernement des Eacutetats-Unis et des tendances du suivi et de lrsquoeacutevaluation dont les programmes appuyeacutes par lrsquoaide alimentaire
Expeacuterience dans la facilitation des efforts de renforcement des capaciteacutes de divers collegravegues y compris dans des agences locales partenaires
1 Volonteacute et capaciteacute de voyager environ 25 du temps
Compeacutetences personnellesprofessionnelles 1 Capaciteacute prouveacutee agrave transfeacuterer des connaissances agrave des publics divers gracircce agrave la formation au mentoring
et par drsquoautres meacutethodes formelles et informelles
1 Familiariteacute avec les principes et les techniques de lrsquoenseignement aux adultes et capaciteacute prouveacutee agrave concevoir et animer des activiteacutes drsquoapprentissage pour les adultes
1 Excellentes capaciteacutes interpersonnelles bonne organisation et bonnes capaciteacutes de communication eacutecrite et orale y compris dans des contextes interculturels
1 Capaciteacute agrave impliquer et agrave motiver les employeacutes dans des domaines programmatiques difficiles
1 Capaciteacute agrave travailler efficacement sous pression et agrave organiser et prioriser des activiteacutes concurrentes
1 Capaciteacute agrave travailler efficacement en eacutequipe
1 Ability to work effectively in a team-oriented environment
1 Flexibiliteacute patience deacutevouement et creacuteativiteacute
1 Excellentes connaissances informatiques (MS Word MS Excel MS Access MS PowerPoint MS Project SPSS)
Environnement de travail Le lieu de travail sera Nairobi avec de nombreux voyages vers les zones de programme agrave lrsquointeacuterieur du Kenya
Recruter du personnel de SampE bull 32
Annexe IC Exemple de description de poste de niveau 2
Deacutepartement Uniteacute de gestion du programme I-LIFE Titre du poste Coordinateur de suivi et eacutevaluation Grade C2 Superviseur immeacutediat Chef de lrsquouniteacute de programmation et drsquoapprentissage Lieu Lilongwe Malawi
Contexte CRSMalawi est lrsquoorganisation principale de I-LIFE (un DAP en consortium) qui est conccedilu pour ameacuteliorer la seacutecuriteacute des moyens drsquoexistence des meacutenages dans les zones rurales cibleacutees CRS a la responsabiliteacute du suivi et de lrsquoeacutevaluation de I-LIFE
Objectif Lrsquoobjectif de ce poste est de superviser et de veacuterifier la collecte de donneacutees de SampE de qualiteacute
La principale responsabiliteacute du poste est de donner un appui programmatique et une assistance technique agrave I-LIFE gracircce agrave une collaboration avec les partenaires pour garantir des programmes de qualiteacute Les coordinateurs de SampE joueront un rocircle important de liaison avec les partenaires sur tous les aspects programmatiques de I-LIFE Les principales fonctions de ce poste seront le suivi et lrsquoeacutevaluation (SampE) lrsquoapprentissage la mise en œuvre des programmes et la repreacutesentation
Principales responsabiliteacutes du poste 1 Collaborer avec les partenaires pour eacutelaborer mettre en œuvre et maintenir un systegraveme inteacutegreacute de SampE
pour I-LIFE
1 Srsquoassurer que des rapports drsquoactiviteacute de qualiteacute soient fournis agrave temps par les partenaires de I-LIFE
1 Fournir une assistance technique et deacutevelopper les capaciteacutes de I-LIFE et de ses partenaires dans toutes les activiteacutes en lien avec le SampE
1 Coordonner le suivi lrsquoeacutevaluation et lrsquoapprentissage pour les partenaires
Principales tacircches du poste
Qualiteacute des programmes
Fournir une aide et un appui aux partenaires de I-LIFE pour lrsquoeacutelaboration et la mise en œuvre drsquooutils de suivi qui comprendront de maniegravere non limitative la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees sur les indicateurs du programme et les rapports sur ces donneacutees
Collaborer avec les partenaires de I-LIFE pour planifier concevoir et entreprendre des eacutevaluations eacutevaluations initiales de programmes
Recruter du personnel de SampE bull 33
Annexe IC Exemple de description de poste de niveau 2
Encourager lrsquoapprentissage agrave lrsquointeacuterieur de I ndashLIFE par un partage des leccedilons apprises et des reacutesultats drsquoeacutevaluation ainsi qursquoen jouant un rocircle cleacute dans les groupes de travail technique entre autres
Permettre une standardisation des outils et meacutethodologies de SampE chez tous les partenaires de mise en œuvre
Fournir des directives et un appui au(x) partenaire(s) de I-LIFE pour preacuteparer et soumettre agrave temps des rapports drsquoactiviteacutes de qualiteacute
1 Servir de leader pour lrsquoeacutelaboration et la gestion du systegraveme de gestion de lrsquoinformation de I-LIFE
1 Contribuer agrave lrsquoeacutelaboration agrave la croissance et agrave la maintenance drsquoun centre de ressource pour I-LIFE
1 Collaborer avec les partenaires de I-LIFE pour planifier conduire etou animer des activiteacutes de renforcement des capaciteacutes en lien avec les programmes par exemple des formations
Repreacutesentation du programme
1 Agir comme principal contact pour les partenaires assigneacutes de I-LIFE
1 Participer agrave des visites sur le terrain dans la zone ougrave travaille le partenaire pour faire le suivi des activiteacutes et servir de guide
1 Participer agrave des groupes de travail technique et agrave des assembleacutees geacuteneacuterales de I-LIFE
Toute autre responsabiliteacute assigneacutee par le superviseur
Principales relations de travail Internes Ce poste est superviseacute par le Chef de lrsquouniteacute de programmation et drsquoapprentissage et collaborera eacutetroitement avec les responsables de SampE des partenaires de I-LIFE ainsi qursquoavec le Directeur de I-LIFE
Externes Ce poste doit travailler en coordination avec les partenaires de I-LIFE des fonctionnaires et des structures du gouvernement local et avec des organisations communautaires et des ONG
Qualifications
Requises
1 Au minimum un diplocircme universitaire en sciences sociales eacuteconomie ou deacuteveloppement rural ou dans un domaine correspondant Avec une grande expeacuterience du suivi de lrsquoeacutevaluation et de lrsquoapprentissage
1 Une bonne expeacuterience des meacutethodologies de recherche participative
1 Une connaissance du traitement de texte des tableurs des programmes de saisie et drsquoanalyse des donneacutees et des bases de donneacutees (comme MS Word Excel et SPSS)
1 Une maturiteacute professionnelle prouveacutee et de bonnes compeacutetences interpersonnelles permettant de travailler en eacutequipe bonne communication eacutecrite et orale
1 Capaciteacute agrave travailler sur des tacircches multiples et agrave respecter les dates butoirs
1 Expeacuterience preacutealable de travail sur des programmes du Titre II
1 Expeacuterience preacutealable de travail en consortium
Recruter du personnel de SampE bull 34
Annexe IC Exemple de description de poste de niveau 2
Deacutesireacutees
1 Certificat de deuxiegraveme cycle dans un domaine en rapport et expeacuterience dans la recherche statistique les meacutethodes drsquoeacutechantillonnage lrsquoanalyse des donneacutees et les rapports
1 Bonnes compeacutetences en reacutedaction de rapports animation et communication bonnes relations interpersonnelles
Environnement de travail Le poste est baseacute agrave Lilongwe et demande des voyages sur les sites sur le terrain jusqursquoagrave 50 du temps
Recruter du personnel de SampE bull 35
Annexe II Tableau de reacutesumeacute de poste
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Recruter du personnel de SampE bull 36
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Recruter du personnel de SampE bull 37
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Recruter du personnel de SampE bull 38
Annexe III Listes de diffusion pour les offres drsquoemploi
Les informations ci-dessous concernent des organisations et sites Internet qui publient reacuteguliegraverement des annonces pour des postes de SampE Il sera utile drsquoeacutetudier les sites Internet eacutenumeacutereacutes ci-dessous pour choisir ceux qui correspondront le mieux agrave votre recherche de poste Les contacts indiqueacutes devront peut-ecirctre ecirctre remis agrave jour et toutes les informations neacutecessaires devraient pouvoir ecirctre trouveacutees en faisant une recherche sur Internet
Cette liste est un point de deacutepart mais ajoutez-y les autres sites Internet ou listes de diffusion que vous trouverez utiles Il peut aussi ecirctre inteacuteressant de demander agrave vos collegraveges srsquoils ont drsquoautres sites Internet agrave recommander
Sites Internet et listes de diffusion recommandeacutes Sites Internet speacutecifiques au SampE
Monitoring and Evaluation News wwwmandecouk
Performance Assessment Resource Center (PARC) wwwparcinfoorg
INGO wwwevalorg
International and Cross-cultural Evaluation (ICCE)s wwwevaluationcanadaca
American Evaluation Association (AEA) wwwevalorg
African Evaluation Association wwwafreaorg
The Evaluation Center at the University of Western Michigan wwwwmichedu
Brazilian Evaluation Network wwwavaliabrasilorgbrIntroductionRebramaEnglishhtml
Evaluation Network of Latin America and the Caribbean wwwlaceaorg
UK Evaluation Society wwwevaluationorguk
European Evaluation Society wwweuropeanevaluationorg
Malaysian Evaluation Society wwwmesorgmy
XC-Eval wwwgroupsyahoocomgroupxceval
Recruter du personnel de SampE bull 39
Annexe III Listes de diffusion pour les offres drsquoemploi
Sites Internet geacuteneacuteraux de deacuteveloppement
1 Relief Web wwwreliefwebintvacancies1
1 DevNetJobs wwwdevnetjobsorg1
1 ConsultingBase wwwconsultingbasecomjobmktindexcfm1
1 Development Opportunities wwwdev-zoneorgjobs1
1 Foreign Policy Association Job Board wwwfpaorgjobs_contact2423jobs_contacthtm1
1 Johns Hopkins Bloomberg School of Public Health Center for Communication Programs wwwjhuccporgindexshtml
1 International Development Research Center (IDRC) Evaluation Unit Presidentrsquos Office email evaluationidrcca
1 Global Affairs Institute The Maxwell School Syracuse University email bwdaytonmaxwellsyredu1
1 Idealist1 wwwidealistorg1
1 The Communication Initiative Vacancy Service wwwcomminitcomvacancieshtml1
1 One world wwwoneworldnet1
1 AIMEnet (health and HIV specific) 1wwwglobalhivevaluationorg
1 Interaction 1wwwinteractionorg1
1 Development Executive Group 1wwwDevelopmentExcom1
1 International Career Employment Weekly wwwinternationaljobsorg1
Recruter du personnel de SampE bull 40
Recruter du personnel de SampE bull 41
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Recruter du personnel de SampE bull 42
Annexe IV Tableau pour retenir des candidatures
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Recruter du personnel de SampE bull 43
Annexe V Questions pour preacuteseacutelectionner des candidats
Nom du candidat ________________________________________ Date __________________________________
Poste ___________________________________________________ Deacutepartement __________________________
Recruteur _______________________________________________
1 Tout drsquoabord ecirctes-vous toujours inteacuteresseacute par le poste
2 Pouvez-vous me dire pourquoi vous avez deacutecideacute de vous porter candidat agrave ce poste
3 Pourquoi voulez-vous changer de travail maintenant (Si le candidat a un emploi actuellement)
4 Pourquoi avez-vous quitteacute votre dernier emploi (Si le candidat nrsquoa pas drsquoemploi actuellement)
5 Quel est votre salaire de base actuel (ou votre dernier salaire de base) Avez-vous un salaire minimum pour lequel vous accepteriez un travail
6 Pourriez-vous me parler de votre formation et de votre expeacuterience et dire en quoi vous pensez qursquoelles correspondent agrave ce travail
7 Qursquoest-ce qui vous attire dans cette organisation
8 Srsquoil y a des peacuteriodes ougrave vous nrsquoavez pas eacuteteacute employeacute pouvez-vous expliquer
9 Avez-vous des questions agrave me poser
Merci pour votre temps et vos commentaires Nous allons continuer le processus de recrutement Nous ne pouvons rien vous promettre mais si vous ecirctes seacutelectionneacute pour un entretien nous vous contacterons
Recruter du personnel de SampE bull 44
Annexe VI Questions drsquoentretien drsquoembauche pour des postes de niveaux 3 et 4
1 Qursquoest-ce qui vous a motiveacute agrave vous porter candidat pour ce poste
2 Veuillez deacutecrire votre rocircle et vos responsabiliteacutes de SampE dans votre dernier poste ou dans votre poste actuel Ajoutez drsquoeacuteventuelles questions compleacutementaires pour clarifier la reacuteponse ou pour demander des deacutetails
3 Veuillez deacutecrire les difficulteacutes particuliegraveres auxquelles vous eacutetiez confronteacute dans votre dernier poste ou dans votre poste actuel Ajoutez drsquoeacuteventuelles questions compleacutementaires pour clarifier la reacuteponse ou pour demander des deacutetails
4 Qursquoavez-vous fait pour reacutesoudre ces difficulteacutes Veuillez lrsquoexpliquer en deacutetail
5 Veuillez expliquer comment les eacutetudes que vous avez faites vous seront utiles dans le travail de conseiller en SampE
6 Quelle expeacuterience de la gestion avez-vous
7 Veuillez deacutecrire ce que vous avez fait dans votre dernier poste ou votre poste actuel pour renforcer la capaciteacute des employeacutes en ce qui concerne les compeacutetences en SampE et les activiteacutes Qursquoavez-vous trouveacute particuliegraverement difficile Qursquoest-ce qui eacutetait agrave votre avis le plus reacuteussi
8 Il est souvent difficile de motiver le personnel des projets pour qursquoils srsquoimpliquent agrave fond dans les activiteacutes de SampE et de srsquoassurer que les reacutesultats du SampE soient reacuteutiliseacutes pour la conception du programme Pouvez-vous deacutecrire des cas ougrave vous avez le mieux reacuteussi agrave faire cela Et ougrave vous avez le moins bien reacuteussi Comment expliqueriez-vous ces diffeacuterences
9 Veuillez expliquer en quoi quand on preacutesente des reacutesultats des donneacutees les moyennes comme les pourcentages peuvent ecirctre trompeurs
10 Nous devons souvent adapter les reacutesultats du SampE agrave des publics diffeacuterents Avez-vous deacutejagrave fait cela dans le passeacute ou sinon comment adapteriez-vous dans lrsquoavenir les reacutesultats drsquoune analyse de donneacutees pour les preacutesenter agrave des publics diffeacuterents Par exemple quel genre de preacutesentation feriez-vous pour deacutecrire les reacutesultats drsquoune eacutetude de base sur lrsquoaccegraves de diffeacuterents groupes de la communauteacute agrave des infrastructures de base (communautaires etou drsquoautres infrastructures de base comme des cliniques) pour a) les membres de la communauteacute ougrave a eacuteteacute faite lrsquoeacutetude et b) les bailleurs de fonds du projet
11 Comment deacuteterminez-vous lrsquoeacutechantillon pour une eacutetude des meacutenages Comment rendriez-vous compte de la stratification et du groupement des eacutechantillons de meacutenages dans une strateacutegie drsquoeacutechantillonnage pour des eacutetudes quantitatives Soyez preacutecis
Recruter du personnel de SampE bull 45
Annexe VI Questions drsquoentretien drsquoembauche pour des postes de niveaux 3 et 4
Reacutefeacuterence agrave lrsquoeacutequation drsquoeacutechantillonnage standard qui nrsquoest pas lieacutee agrave la taille de la population Lrsquoeacutequation est au contraire lieacutee au niveau drsquoerreur accepteacute et au degreacute de variation attendu agrave lrsquointeacuterieur de la population Pour rendre compte de la stratification et du groupement lrsquoeacutechantillon doit ecirctre augmenteacute La stratification est la capaciteacute de lrsquoeacutechantillon agrave permettre des comparaisons statistiques entre des groupes preacutedeacutetermineacutes Le groupement est le fait de choisir drsquoabord des groupes (communauteacutes ou eacutecoles etc) drsquouniteacutes drsquoeacutechantillonnage (meacutenages ou enfants etc) puis de seacutelectionner les uniteacutes drsquoeacutechantillonnage agrave lrsquointeacuterieur de chacun de ces groupes seacutelectionneacutes
12 Comment choisiriez-vous un eacutechantillon de meacutenages dans une communauteacute si vous travailliez sans liste des noms de meacutenages Veuillez ecirctre preacutecis
Deacutecrire la meacutethode laquo faire tourner le stylo raquo on commence par deacutefinir les limites geacuteographiques de la communauteacute on identifie le centre de la communauteacute on deacutetermine la premiegravere direction en faisant tourner un stylo on compte le nombre de meacutenages sur cette ligne jusqursquoagrave la limite de la communauteacute on choisit la premiegravere maison de faccedilon aleacuteatoire puis on choisit les maisons suivantes de maniegravere systeacutematique
13 Quelle est votre expeacuterience du suivi participatif de la communauteacute Quels sont agrave votre avis les avantages et les inconveacutenients du suivi de la communauteacute Expliquez votre opinion1
14 Dans certaines organisations on essaie de creacuteer des indicateurs mondiaux pour la seacutecuriteacute alimentaire et la seacutecuriteacute des moyens drsquoexistence quels en seraient les avantages Que vous soyez ou non au courant de ce travail quelles en seront agrave votre avis les principales difficulteacutes
Preacuteparez drsquoeacuteventuelles autres questions speacutecifiques correspondant agrave un point drsquointeacuterecirct dans le CV du candidat
Recruter du personnel de SampE bull 46
Annexe VII Protocole drsquoentretien drsquoembauche
Agrave faire Se preacuteparer pour lrsquoentretien avec lrsquoeacutequipe et srsquoassurer que tous les membres de lrsquoeacutequipe ont les
documents neacutecessaires devant eux
Mettre les candidats agrave lrsquoaise Ecirctre chaleureux et aimables
Limiter le temps de parole des recruteurs
Arriver bien preacutepareacutes agrave chaque entretien
Eacutecouter activement les reacuteponses du candidat
Regarder le candidat
Prendre des notes durant lrsquoentretien pour vous aider agrave vous souvenir des principaux points et de votre impression de chaque candidat
Accepter des pauses durant lrsquoentretien quand le candidat reacutefleacutechit pour formuler une penseacutee ou une reacuteponse
Terminer chaque entretien par des commentaires positifs sur les qualifications ou les reacuteponses du candidat
Poser des questions sur drsquoeacuteventuels points drsquointeacuterecirct ou sur une expeacuterience inteacuteressante sur le CV du candidat
Poser des questions suppleacutementaires pour preacuteciser des points ou des reacuteponses qui ne seraient pas clairs
Inviter le candidat agrave poser des questions au panel de recruteurs
A ne pas faire Se disputer ou discuter avec le candidat pour quelque raison que ce soit
Critiquer une reacuteponse du candidat
Interrompre le candidat agrave nrsquoimporte quel moment
Poser des questions fermeacutees (reacuteponse par oui ou par non)
Poser des questions trop personnelles ou indiscregravetes
Reacuteagir de faccedilon neacutegative agrave une reacuteponse du candidat ou agrave quelque chose qursquoil dit
Donner votre opinion sur la qualiteacute de lrsquoentretien du candidat agrave la fin de lrsquoentretien
Bailler pendant que le candidat parle
Recruter du personnel de SampE bull 47
Annexe VIII Exemple de cadre des reacutesultats
Recruter du personnel de SampE bull 48
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Annexe VIII Exemple de cadre des reacutesultats
Points de discussion Discutez de la strateacutegie programmatique preacutesenteacutee dans le cadre des reacutesultats
CRS veut reacutepondre agrave une grande varieacuteteacute de besoins (comme la perte de strateacutegies de moyens drsquoexistence les mauvaises conditions et pratiques sanitaires le manque drsquoinfrastructures et la faiblesse de la socieacuteteacute civile et de la gouvernance) conseacutequences du tsunami Le projet reconstruira les biens perdus et les strateacutegies de moyens drsquoexistence de maniegravere agrave promouvoir leur peacuterenniteacute et peut-ecirctre une reacutesilience aux chocs futurs CRS pense que ces besoins sont tous drsquoune maniegravere ou drsquoune autre connecteacutes et qursquoon doit y reacutepondre en mecircme temps pour permettre croissance et progregraves
Deacutecrivez le contexte dans lequel opegravere le programme La population cibleacutee a veacutecu des pertes agrave des niveaux varieacutes et elle a un grand nombre de besoins concurrents Les meacutenages doivent avoir agrave nouveau accegraves aux infrastructures et agrave des possibiliteacutes de geacuteneacuterer un revenu et ils doivent aussi adopter de meilleurs comportements (en santeacute) et des strateacutegies de moyens drsquoexistence plus reacutesilients
Comment les objectifs strateacutegiques (OS) collaborent-ils pour reacutealiser la strateacutegie
Ensemble les objectifs strateacutegiques collaboreront pour reconstruire les infrastructures et ameacuteliorer les pratiques des meacutenages afin de restaurer et drsquoameacuteliorer les conditions de vie Par exemple un OS srsquointeacuteressera agrave lrsquoaccegraves agrave une eau de qualiteacute tandis que lrsquoautre srsquointeacuteressera agrave lrsquoameacutelioration des pratiques de santeacute ce qui permettra drsquoagir sur lrsquoeacutetat sanitaire en partant de deux directions diffeacuterentes
Donnez des exemples preacutecis drsquoOS et de reacutesultats OS4 Les meacutenages affecteacutes ont ameacutelioreacute leur seacutecuriteacute des intermeacutediaires (RI) qui pourraient ecirctre utiliseacutes pour moyens drsquoexistence compleacuteter le cadre des reacutesultats
RI21 Les pratiques des meacutenages ameacuteliorent soins qui sont donneacutes
Donnez des exemples de comment des reacutesultats intermeacutediaires transversaux (ameacutelioration des capaciteacutes reacuteactiviteacute aux questions de genre techniques de transformation des conflits et deacuteveloppement de la communauteacute) pourraient ecirctre inteacutegreacutes avec les OS et drsquoautres RI dans le cadre des reacutesultats
RI22 et augmentation des capaciteacutes la formation du personnel des centres de santeacute et lrsquoameacutelioration de la gestion des meacutedicaments et mateacuteriels meacutedicaux augmenteront lrsquoaccegraves des meacutenages agrave des services de santeacute de qualiteacute
RI12 et reacuteactiviteacute aux questions de genre la construction drsquoinstallations drsquoeau et drsquoassainissement adapteacutees aux genres reacutesoudront les questions speacutecifiques au genre que les femmes avaient peut-ecirctre avec les installations drsquoeau et drsquoassainissement preacuteceacutedentes
OS3 et deacuteveloppement de la communauteacute en ameacuteliorant la socieacuteteacute civile et la gouvernance et en augmentant la participation de la communauteacute agrave une gouvernance transparente et son rocircle dans la gestion des processus de la socieacuteteacute civile le projet contribuera au deacuteveloppement geacuteneacuteral de la communauteacute
Demander au candidat quelles sont ses questions ses commentaires ou ses suggestions agrave propos du cadre des reacutesultats
Recruter du personnel de SampE bull 49
Annexe IX Exemple de tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT)
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Annexe IX Exemple de tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT)
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Recruter du personnel de SampE bull 51
Annexe IX Exemple de tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT)
Points de discussion Indicateur drsquoimpact 11 On preacutevoit uns eacutenorme augmentation de 60 agrave 100 des communauteacutes ayant des plans de seacutecuriteacute alimentaire entre la 4e et la 5e anneacutee Cela nrsquoest pas reacutealiste sauf srsquoil y a un eacutevegravenement contextuel dont en pense qursquoil expliquera une partie de cette augmentation
Indicateurs drsquoimpact 12 La valeur de la capaciteacute de seacutecuriteacute alimentaire de la communauteacute est laquo agrave deacuteterminer raquo Et pourtant le tableau montre un score preacutevu de 20 la premiegravere anneacutee Sans valeur de base on ne peut pas savoir si un score de 20 repreacutesentera une augmentation une diminution ou aucun changement par rapport agrave la valeur de base Quand on nrsquoa pas de valeur de base il vaut mieux preacutevoir une augmentation relative comme laquo une augmentation de 20 raquo pour la 1e anneacutee
Indicateur de suivi 11 LrsquoIPTT suggegravere que le programme ne mesurera pas le nombre de structures de seacutecuriteacute alimentaire les 1e 2e 3e et 4e anneacutees Il serait recommandeacute de suivre ces donneacutees sur toute la dureacutee du programme pour veacuterifier que le programme progresse au cours de ces anneacutees Si lrsquoon attend la 5e anneacutee pour mesurer lrsquoindicateur on pourrait avoir une grosse surprise ou une eacutenorme deacuteception agrave la fin du projet
Indicateur de suivi 12 Le nombre de membres participant agrave des structures de seacutecuriteacute alimentaire doit bondir de laquo 0 raquo agrave 2 000 entre les donneacutees de base et la 1e anneacutee et ne doit pas changer entre la 3e et la 5e anneacutee Il y a peu de chance que le changement soit aussi diffeacuterent selon les anneacutees La deuxiegraveme portion de lrsquoindicateur montre que le pourcentage des femmes participantes augmentera substantiellement entre les donneacutees de base et la 5e anneacutee Si le pourcentage des femmes augmente et que le nombre des membres reste le mecircme le nombre drsquohommes participants devrait deacutecroicirctre On ne voit pas bien pourquoi on preacutevoit ce changement
Indicateur de suivi 14 Lrsquoindicateur montre le pourcentage preacutevu de meacutenages ougrave un ou plusieurs membres sont formeacutes dans plusieurs domaines techniques Cependant Il nrsquoy a pas de donneacutee de base pour le pourcentage formeacute en laquo AH raquo ni laquo ENV raquo ni dans lrsquoeacutetude de base ni pour la 1e anneacutee On ne voit pas bien pourquoi ces informations ne sont pas donneacutees Ces deux types de formation ne seront-ils pas mis en route avant la 2e anneacutee
Indicateur drsquoimpact 21 Il nrsquoest peut-ecirctre pas reacutealiste de preacutevoir que les meacutenages reacuteussiront agrave atteindre 12 mois de seacutecuriteacute alimentaire la 5e anneacutee Si la moyenne preacutevue est de 12 cela signifie que chaque meacutenage devra atteindre ce niveau (12 mois) puisqursquoil ne serait pas possible que certains meacutenages atteignent 13 mois de seacutecuriteacute alimentaire par an (ce qui permettrait drsquoavoir une moyenne de 12 mois si certains meacutenages nrsquoarrivaient qursquoagrave 11 mois)
Indicateurs drsquoimpact 22 Sans chiffre de base pour la production agricole ce nrsquoest pas une bonne ideacutee de preacutevoir des cibles de valeurs absolues en kilos Ces valeurs en kilos qui sont donneacutees peuvent repreacutesenter une augmentation une diminution par rapport aux donneacutees de base ou aucun changement
Indicateur drsquoimpact 31 Le tableau suggegravere que le programme ne suivra pas lrsquoeacutetat nutritionnel pendant les anneacutees 1 agrave 4 Ce nrsquoest pas une bonne ideacutee de ne pas srsquointeacuteresser agrave lrsquoimpact nutritionnel du programme pendant ces anneacutees Bien que le retard de croissance soit un indicateur nutritionnel qui ne change pas aussi rapidement que le sous-poids il doit quand mecircme ecirctre mesureacute au moins une fois par an Il est important de collecter des donneacutees de nutrition au mecircme moment chaque anneacutee pour prendre en compte les variations saisonniegraveres de lrsquoeacutetat nutritionnel
Indicateur de suivi 31 On ne voit pas clairement si les chiffres preacutesenteacutes reflegravetent les changements preacutevus dans laquo le pourcentage de femmes recevant de la vitamine A raquo ou dans le pourcentage de laquo nourrissons recevant de la vitamine A raquo Tous les indicateurs doivent ecirctre speacutecifiques et correspondre agrave une seule mesure LrsquoIPTT doit inclure des valeurs dont le programme sera tenu responsable La valeur preacutevue de 100 la 5e anneacutee doit ecirctre utiliseacutee avec prudence
Indicateur de suivi 32 On ne voit pas clairement si cet indicateur correspond aux enfants recevant des aliments solides des liquides de lrsquoeau avec du sucre et du sel ou des sels de reacutehydratation apregraves une peacuteriode de diarrheacutee Lrsquoindicateur devrait ecirctre reacuteviseacute pour correspondre agrave un seul de ces traitements
Recruter du personnel de SampE bull 52
Annexe X Tableau pour noter les entretiens drsquoembauche
Membre de lrsquoeacutequipe de recruteurs Membre B
Candidat Candidat A
Date de lrsquoentretien 1er juin 2007
Instructions Pour chaque point vous jugerez de la reacuteponse du candidat et vous lui donnerez une note de 1 agrave 5 selon la
faccedilon dont il aura reacutepondu 1 est la moins bonne note et 5 la meilleure note
Apregraves lrsquoentretien vous additionnerez les notes individuelles pour obtenir une NOTE TOTALE Eacutecrivez la NOTE TOTALE dans la case preacutevue sur la premiegravere page
Cateacutegorie Note (1 ndash 5)1 = moins bonne note 5 meilleure note
Commentaires
Le candidat srsquoexprime bien 5 A tregraves bien parleacute a donneacute beaucoup de deacutetails
Qualiteacute des reacuteponses expeacuterience de gestion
3 Nrsquoa travailleacute comme superviseur drsquoune eacutequipe de SampE que pendant peu de temps environ 6 mois
Qualiteacute des reacuteponses expeacuterience de renforcement des capaciteacutes
3 Nrsquoa que peu drsquoexpeacuterience dans le renforcement des capaciteacutes drsquoune eacutequipe lagrave aussi seulement 6 mois drsquoexpeacuterience dans son ancien poste
Qualiteacute des reacuteponses eacutechantillonnage 4 Superhellip au courant de tous les principaux points et theacuteories Mais ne connaissait pas lrsquoeacutequation drsquoeacutechantillonnage
Qualiteacute des reacuteponses suivi de la communauteacute
5 Bonnes ideacutees sur le suivi de la communauteacute A une expeacuterience de suivi de la communauteacute
Qualiteacute des reacuteponses ProFrame 4 A mis en eacutevidence plusieurs problegravemes cleacutes A reacuteussi agrave deviner beaucoup de choses sur le contexte agrave partir du ProFrame
Qualiteacute des reacuteponses IPTT 4 Bien aussi bons commentaires
Compeacutetences en analyse des donneacutees 5 A reacutealiseacute toutes les tacircches demandeacutees en analyse des donneacutees et semblait tregraves agrave lrsquoaise avec SPSS
Compeacutetences personnelles 5 Bon eacutequipier motiveacute
Autres (preacuteciser par ex expeacuterience en formation)
2 Nrsquoa que peut drsquoexpeacuterience en formation
Qualiteacute de lrsquoexemple de document reacutedigeacute par le candidat
4 Excellent document
Qualiteacute des reacutefeacuterences 5 Toutes les reacutefeacuterences donnent une bonne impression
Note globale de lrsquoentretien 49 Je pourrais envisager de recruter ce candidat
Recruter du personnel de SampE bull 53
Annexe XI Questions pour les personnes de reacutefeacuterences pour des postes de niveaux 3 et 4
1 Dans quelle capaciteacute avez-vous travailleacute avec (le candidat)
2 Combien de temps avez-vous travailleacute avec (le candidat)
3 1 Donnez une bregraveve description du poste et des principales responsabiliteacutes du poste Comment les points forts de (le candidat) lui permettraient-ils de correspondre agrave ce poste Veuillez deacutecrire ces points forts
4 Pensez-vous qursquoune partie de ce travail serait particuliegraverement difficile pour (le candidat) Pourquoi De quel type de formation ou de capaciteacute technique suppleacutementaire pensez-vous que le candidat aurait besoin pour ecirctre excellent dans ces domaines
5 Que consideacuterez-vous comme les principales compeacutetences personnelles et les principaux points forts de (le candidat) Quels sont les domaines dans lesquels il devrait travailler pour progresser
6 (Le candidat) travaille-t-il mieux en eacutequipe ou individuellement Veuillez expliquer ce qui vous fait penser cela
7 Qursquoauriez-vous drsquoautre agrave dire sur (le candidat) par rapport agrave ce poste
8 1 Ajoutez drsquoautres questions speacutecifiquement tourneacutees vers les points souleveacutes durant lrsquoentretien ou pendant votre discussion avec lrsquoeacutequipe de recruteurs
Recruter du personnel de SampE bull 54
Eacutetape 1 Deacuteterminer les besoins de SampE
Dans cette eacutetape il est important de consideacuterer la composition de lrsquoeacutequipe de SampE et de deacutecider du type de poste pour lequel vous allez passer une annonce En gros il y a quatre niveaux de postes de SampE Chaque poste comporte un ensemble standard de responsabiliteacutes et un niveau geacuteneacuteral de compeacutetences et drsquoexpeacuterience
Il est important de veacuterifier que lrsquoon a un financement adeacutequat
pour un poste de SampE Contactez votre Repreacutesentant reacutesident ou le
deacutepartement des ressources humaines de votre organisation pour
voir quelle est la fourchette actuelle des salaires pour votre choix de poste
de SampE
Srsquoil nrsquoy a pas suffisamment de financement pour un poste de SampE il
faudra stopper le processus de recrutement jusqursquoagrave ce qursquoon ait trouveacute
un financement adeacutequat Le financement disponible peut avoir un
impact sur le type de poste pour lequel vous allez recruter selon les
salaires correspondant agrave chaque poste Si un appui au niveau reacutegional
peut reacutepondre agrave vos besoins de SampE ou si vous nrsquoavez pas suffisamment
de fonds actuellement travaillez directement avec ces employeacutes pour
preacuteparer un cahier des charges et un calendrier pour accomplir les tacircches
de SampE neacutecessaires Si vous deacuteterminez que des consultations techniques
reacutepondraient mieux agrave vos besoins de SampE deacutemarrez une recherche de
consultant selon les protocoles habituels de votre bureau
Les titres utiliseacutes ici pour les postes sont geacuteneacuteriques et peuvent varier selon les organisations ou mecircme selon les bureaux nationaux Mais ces titres sont utiliseacutes pour indiquer les diffeacuterents niveaux de postes du plus expeacuterimenteacute au moins expeacuterimenteacute geacuteneacuteralement Ces niveaux sont
1 Niveau 4 (par exemple conseiller en SampE baseacute soit au bureau reacutegional soit au siegravege)
Niveau 3 (par exemple responsable de SampE)
Niveau 2 (par exemple coordinateur de SampE)
Niveau 1 (par exemple employeacute de SampE sur le terrain)
Le niveau 4 est un poste de cadre Un poste de niveau 4 peut ecirctre baseacute dans un bureau reacutegional particulier ou faire partie de lrsquoeacutequipe du siegravege mais cette personne a la responsabiliteacute de fournir un support technique agrave plusieurs pays Les employeacutes de niveau 4 ont une grande expertise dans tous les domaines des systegravemes de SampE comme la conception de projets lrsquoeacutelaboration de plans de SampE la mise en œuvre de diverses activiteacutes de SampE lrsquoanalyse des donneacutees et les rapports Ils peuvent fournir un appui technique agrave des bureaux nationaux pour des formations sur le SampE la conception drsquoenquecirctes les eacutevaluations ou les strateacutegies drsquoeacutechantillonnage ils peuvent concevoir des questionnaires et guider le personnel du pays dans lrsquoanalyse des donneacutees Le cadre de niveau 4 prend aussi la direction de la conceptualisation de la
Recruter du personnel de SampE bull 3
Eacutetape 1 Deacuteterminer les besoins de SampE
planification et de la coordination des initiatives plus geacuteneacuterales de SampE et drsquoapprentissage de lrsquoagence La principale fonction des employeacutes de niveau 4 est de faire avancer lrsquoagenda de SampE dans leurs zones (au niveau mondial ou reacutegional) Ceux-ci ont geacuteneacuteralement une maicirctrise 5 agrave 10 ans drsquoexpeacuterience une formation extrecircmement technique et ils ont montreacute leur capaciteacute agrave former drsquoautres employeacutes et agrave renforcer les capaciteacutes de ceux-ci
Le personnel au niveau 3 repreacutesente geacuteneacuteralement la plus grande partie des compeacutetences techniques de lrsquoeacutequipe dans le pays Il a une bonne expertise dans la conception de plans de SampE les meacutethodes de collecte de donneacutees et lrsquoanalyse des donneacutees qualitatives comme quantitatives En animant des formations et en supervisant la collecte des donneacutees les employeacutes de niveau 3 travaillent au renforcement des capaciteacutes des employeacutes de niveau 1 et 2 dans un grand nombre de domaines de compeacutetences Les employeacutes de niveau 3 doivent avoir une maicirctrise 3 agrave 5 ans drsquoexpeacuterience dans un domaine correspondant une bonne formation technique et ils doivent ecirctre capables de former le personnel et de renforcer ses capaciteacutes Les employeacutes de niveau 3 sont en lien eacutetroit avec le personnel de niveau 4 sur beaucoup de questions techniques
Les employeacutes de niveau 2 ont une licence et en moyenne 1 agrave 2 ans drsquoexpeacuterience Leur responsabiliteacute est de fournir une supervision suppleacutementaire pour les activiteacutes de collecte des donneacutees et de participer agrave la collecte des activiteacutes de SampE et agrave lrsquoanalyse des donneacutees Les personnels de niveau 2 sont souvent assigneacutes directement agrave des projets particuliers Ils gegraverent les employeacutes de niveau 1 et supervisent leurs activiteacutes On a besoin de plusieurs employeacutes de niveau 2 quand le bureau national a plusieurs bureaux secondaires
Les employeacutes de niveau 1 ont en gros la responsabiliteacute de faire les comptesshyrendus des activiteacutes et de collecter les donneacutees sur le terrain Ils participent aussi agrave des activiteacutes plus importantes de suivi et drsquoeacutevaluation comme les eacutetudes de base et les eacutetudes finales et servent souvent de superviseurs pour les eacutequipes et les enquecircteurs On leur demande de 1 agrave 2 ans drsquoexpeacuterience dans une organisation non gouvernementale ou une agence des Nations Unies Cependant il nrsquoest pas neacutecessaire que dans leur poste preacuteceacutedentils aient travailleacute directement dans le SampE Des exemples de descriptions de poste pour des postes de SampE de niveau 2 3 et 4 sont inclus dans lrsquoAnnexe I
Ce module se concentre principalement sur les employeacutes
de niveau 2 de niveau 3 et de niveau 4 parce que le processus
de recrutement est plus rigoureux du point de vue technique et plus
speacutecifique au SampE pour ces postes que pour des employeacutes de niveau 1 Le
recrutement drsquoemployeacutes pour des postes de niveau 1 devra suivre de pregraves
les proceacutedures standards de recrutement du bureau
Recruter du personnel de SampE bull 4
Eacutetape 1 Deacuteterminer les besoins de SampE
Les eacutequipes de SampE sont structureacutees de diffeacuterentes maniegraveres dans les diffeacuterents bureaux nationaux Les directives preacutesenteacutees dans ce module devront ecirctre adapteacutees au contexte du bureau Dans certains bureaux lrsquoeacutequipe de SampE est composeacutee drsquoemployeacutes qui se consacrent uniquement au SampE Ces eacutequipes comprennent geacuteneacuteralement un employeacute de niveau 3 un employeacute de niveau 2 (superviseacute par lrsquoemployeacute de niveau 3) et plusieurs employeacutes de niveau 1 Les membres de lrsquoeacutequipe travaillent ensemble pour reacutepondre aux besoins techniques de diffeacuterents projets et secteurs au sein du bureau national Une autre eacutequipe de SampE pourra ecirctre plus large et composeacutee de personnel de niveau 2 et de personnel des programmes venant de diffeacuterents secteurs et qui consacrent une partie de leur temps aux activiteacutes de SampE Au niveau reacutegional il y a souvent un employeacute de niveau 4 Celui-ci sera aussi appeleacute agrave apporter un appui agrave lrsquoeacutequipe du bureau national pour deacuteterminer agrave la fois les manques qui existent dans la capaciteacute et les compeacutetences techniques rechercheacutees chez les candidats potentiels
Recruter du personnel de SampE bull 5
La description de
poste doit donner
suffisamment de deacutetails
pour que les candidats
inteacuteresseacutes puissent voir
immeacutediatement si le
poste leur convient ou
non
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
9 Inclure les responsabiliteacutes de travail
9 Fournir un reacutesumeacute de lrsquoenvironnement de travail
9 Preacutesenter les compeacutetences requises
9 Deacutecrire les caracteacuteristiques deacutesireacutees
Lrsquoobjectif principal de la description de poste est drsquoinformer les candidats potentiels des responsabiliteacutes correspondant au poste et de ce qui est attendu drsquoeux ainsi que des compeacutetences et de lrsquoexpeacuterience requises Pour cela la description de poste doit donner suffisamment de deacutetails pour que les candidats inteacuteresseacutes puissent voir immeacutediatement si le poste leur convient ou non Ineacutevitablement il y aura des candidatures de personnes qui ne reacutepondront pas aux critegraveres minimum Cependant une bonne description de poste limitera ce type de candidatures Creacuteer une description de poste permet aussi de reacutefleacutechir de faccedilon critique agrave chaque aspect du poste
Une bonne description de poste doit faire de 3 agrave 4 pages pour donner suffisamment de deacutetails Elle devra comprendre les eacuteleacutements suivants
1 Preacutesentation geacuteneacuterale de lrsquoorganisation
1 Description du bureau ougrave est baseacute le poste
1 Description de lrsquoenvironnement de travail
1 But du poste
1 Principales responsabiliteacutes du poste
1 Principales tacircches du poste
1 Principales relations de travail
1 Qualifications agrave la fois requises et deacutesireacutees comme
1 Compeacutetences techniques
1 Expeacuterience
1 Niveau drsquoeacutetudes ou diplocircme
1 Compeacutetences personnelles
1 Autres qualifications correspondant au poste comme connaissance du Titre II ou drsquoautres types de programmes
Commencez la description par une rapide preacutesentation de votre organisation en deacutecrivant son histoire son mandat et ses principes directeurs Incluez une description preacutecise du bureau reacutegional ou national et les secteurs speacutecifiques
Recruter du personnel de SampE bull 6
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
dans lesquels le bureau travaille actuellement Si vous recrutez pour un poste reacutegional eacutelargissez cette description agrave chaque bureau national dans la reacutegion Preacutecisez clairement le but du poste au deacutebut de la description de poste Par exemple le but peut ecirctre de renforcer la capaciteacute en SampE par lrsquoeacutetablissement drsquoune uniteacute de SampE ou de fournir un appui technique pour les activiteacutes actuelles de SampE Les autres buts de postes seront fournis dans les descriptions de postes en annexes
Apregraves avoir preacutesenteacute le but deacutefinir les principales responsabiliteacutes correspondant au poste et preacuteciser quelle proportion du temps devra approximativement ecirctre consacreacutee agrave chacune Les proportions du temps preacutesenteacutees ici ne donnent qursquoune indication et les proportions reacuteelles du temps consacreacute agrave chaque tacircche seront deacutetermineacutees par le contexte Les responsabiliteacutes habituelles et lrsquoutilisation approximative du temps pour un poste de niveau 3 sont de
Deacutevelopper et maintenir un environnement propice pour le SampE (15)
Deacutevelopper les capaciteacutes du personnel en SampE (20)
Renforcer les systegravemes de gestion de lrsquoinformation (15)
Fournir un appui technique direct en SampE (50)
Un employeacute de niveau 2 peut ecirctre responsable de
la planification et de la conception du programme (30)
la conduite des activiteacutes de qualiteacute des programmes et de SampE (50)
le deacuteveloppement de la capaciteacute des employeacutes en SampE (20)
Les responsabiliteacutes varient eacutenormeacutement selon le poste ainsi que la
proportion de temps consacreacute agrave chaque responsabiliteacute dans le poste
Les employeacutes de niveau 4 auront sans doute la responsabiliteacute de
1 Donner un appui technique aux bureaux nationaux (30)
1 Deacutevelopper les capaciteacutes des employeacutes (30)
1 Coordonner et diriger les activiteacutes reacutegionales drsquoapprentissage (20)
1 Deacutevelopper un environnement propice (10)
1 Maintenir et construire des relations externes avec les bailleurs de fonds
les fonctionnaires des gouvernements et drsquoautres parties prenantes cleacutes
Les responsabiliteacutes des employeacutes de niveau 1 sont geacuteneacuteralement limiteacutees agrave la conduite drsquoactiviteacutes de SampE Pour une description plus deacutetailleacutee des responsabiliteacutes des postes Cf les descriptions de postes preacutesenteacutees dans lrsquoAnnexe I
Recruter du personnel de SampE bull 7
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
Inclure une liste des principales tacircches correspondant au poste Ces tacircches devront ecirctre en lien direct avec les activiteacutes les parties prenantes les reacutegions et les programmes concerneacutes Les descriptions de postes de lrsquoAnnexe I donnent aussi des exemples des principales tacircches
Les principales relations de travail comprennent les employeacutes avec lesquels lrsquoemployeacute travaillera le plus dans lrsquoorganisation Elles comprennent aussi les autres organisations et parties prenantes avec lesquelles lrsquoemployeacute sera en liaison et en partenariat Inclure une liste complegravete des principales relations de travail dans la description de poste en preacutecisant qui supervisera lrsquoemployeacute
La description de poste doit preacuteciser les qualifications demandeacutees comme
1 Le plus haut niveau drsquoeacutetudes atteint
1 Les anneacutees drsquoexpeacuterience
1 Les compeacutetences techniques
1 La connaissance des programmes ou logiciels utiliseacutes
1 La connaissance des types de programmes ou des sources de financement pertinents (par ex Titre II PEPFAR plaidoyer eacutedification de la paix)
1 Les compeacutetences personnelles
1 Les connaissances linguistiques
Formation du personnel
de SampE
Le domaine international de
lrsquoassistance et du deacuteveloppement
tente de srsquoappuyer sur de
nombreuses disciplines Les
employeacutes y compris les employeacutes
de SampE peuvent avoir fait
des eacutetudes tregraves diverses qui
les preacuteparent efficacement agrave
travailler pour des organisations
internationales mais il est
important que les employeacutes de
SampE aient une bonne base de
compeacutetences analytiques Ces
compeacutetences doivent comprendre
agrave la fois une bonne aptitude agrave la
reacuteflexion critique et une capaciteacute
agrave analyser de multiples types de
donneacutees
Pour chaque cateacutegorie speacutecifier quelles compeacutetences ou quel niveau de performance sont requis et ce qui est deacutesireacute Faites bien la diffeacuterence entre les caracteacuteristiques requises et celles qui sont preacutefeacutereacutees Par exemple des candidats potentiels pour le niveau 4 doivent avoir de 5 agrave 10 ans drsquoexpeacuterience en SampE mais on preacutefegravere que 2 agrave 3 ans de cette expeacuterience soient dans la reacutegion ou dans le pays ougrave est baseacute le poste LrsquoAnnexe II donne un tableau qui reacutesume un grand nombre des principales caracteacuteristiques deacutesireacutees pour chaque type de poste de SampE
Eacutevaluez le niveau drsquoeacutetudes et le nombre drsquoanneacutees drsquoexpeacuterience rechercheacutes selon le type de poste Dans lrsquoideacuteal les employeacutes de niveau 4 comme ceux de niveau 3 devraient avoir au moins une maicirctrise dans un domaine
Recruter du personnel de SampE bull 8
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
pertinent (comme le deacuteveloppement international la politique internationale lrsquoeacuteconomie agricole la santeacute publique etc) et avoir une expeacuterience en SampE comprenant des responsabiliteacutes de formation et de supervision Les employeacutes de niveau 2 doivent avoir un niveau licence dans un domaine pertinent avoir de 1 agrave 2 ans drsquoexpeacuterience en SampE y compris en formation et en supervision Les employeacutes de niveau 1 doivent avoir un niveau bac et avoir 1 ou 2 ans drsquoexpeacuterience pas neacutecessairement dans le domaine du SampE
Les compeacutetences particuliegraveres requises pour chaque poste seront tireacutees de la liste des besoins et des manques dans les capaciteacutes de SampE En geacuteneacuteral les compeacutetences techniques deacutesirables pour des postes de niveau 4 comme de niveau 3 sont
1 Expeacuterience en conception de programme et en conception de plan de SampE
1 Capaciteacute agrave concevoir des outils des enquecirctes et des eacutevaluations de SampE et drsquoautres activiteacutes de SampE comme des eacutetudes de base des systegravemes de suivi et de surveillance et des eacutevaluations finales
Une familiariteacute avec les principales techniques drsquoeacutechantillonnage
1 Une expeacuterience dans la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees qualitatives
1 Une expeacuterience dans la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees quantitatives
1 Une expeacuterience dans la meacutethode de recherche rurale participative (PRA)
1 Une connaissance des indicateurs standards et du protocole de SampE pour un secteur cleacute comme la santeacute ou la nutrition
1 De bonnes compeacutetences en interpreacutetation de donneacutees en reacutedaction de rapports en preacutesentation et autres aptitudes de communication
Les compeacutetences techniques pour un employeacute de niveau 2 comprendront la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees qualitatives et quantitatives et de bonnes capaciteacutes drsquointerpreacutetation et de reacutedaction de rapports
Les employeacutes de niveau 1 ne doivent pas neacutecessairement avoir une expeacuterience directe des activiteacutes de SampE mais devraient pouvoir montrer une familiariteacute avec les programmes drsquoorganisations non gouvernementales et une bonne capaciteacute agrave apprendre
Le degreacute de connaissance des programmes informatiques variera aussi selon les postes Les employeacutes de niveau 3 et 4 doivent connaitre les applications de Microsoftreg Office (dont Excel et Access) et un programme statistique comme le programme statistique pour les sciences sociales (SPSSreg) qui est geacuteneacuteralement utiliseacute pour lrsquoanalyse de donneacutees Les employeacutes de niveau 2 doivent connaitre la plupart des applications de Microsoftreg Office et les employeacutes de niveau 1 doivent connaicirctre Microsoftreg Word et Excel
Dans la description de poste preacuteciser les types de compeacutetences personnelles deacutesireacutees chez un candidat potentiel Les compeacutetences interpersonnelles
Recruter du personnel de SampE bull 9
Outils et ressources
Exemple de description de poste de niveau 4
Exemple de description de poste de niveau 3
Exemple de description de poste de niveau 2
Tableau de reacutesumeacute de poste
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
geacuteneacuteralement rechercheacutees sont la capaciteacute de motiver le personnel drsquoexcellentes capaciteacutes drsquoorganisation et de planification et la capaciteacute agrave travailler en eacutequipe avec des groupes divers dans un environnement multiculturel Pour les candidats de niveaux 3 et 4 les compeacutetences deacutesireacutees comprendront aussi des capaciteacutes de formation de coaching et de mentoring Bien qursquoil soit difficile de mesurer agrave quel point quelqursquoun est capable de lier des relations solides avec les communauteacutes ou de bien communiquer avec les membres drsquoune eacutequipe si vous incluez des compeacutetences interpersonnelles cela montrera aux candidats quelles sont vos attentes Demandez les reacutefeacuterences du candidat (Cf eacutetape 7) pour juger de ses capaciteacutes interpersonnelles et pour donner des exemples de lrsquoutilisation de ses compeacutetences
Mettez aussi les compeacutetences linguistiques dans la description de poste Le personnel de SampE doit comprendre et parler couramment la langue du pays Cependant les employeacutes des niveaux 1 et 2 doivent parler couramment les langues ou dialectes locaux Les employeacutes du niveau 1 ou 2 ne doivent pas avoir besoin de traduction quand ils travaillent avec les enquecircteurs ou les notables de la communauteacute Dans les pays ougrave il y a de nombreuses langues ou de nombreux dialectes il peut ecirctre difficile de trouver des candidats parlant couramment toutes les langues neacutecessaires Essayez dans ce cas drsquoeacutequilibrer lrsquoeacutequipe de SampE pour que lrsquoeacutequipe dans son ensemble puisse communiquer dans chacune des zones geacuteographiques ougrave opegravere le programme Les capaciteacutes linguistiques sont une compeacutetence importante mais cela ne doit pas ecirctre un facteur deacuteterminant car il est possible drsquooffrir une formation dans ces langues
Preacutesentez aussi au candidat lrsquoenvironnement de travail Dans cette description preacutesentez toutes les responsabiliteacutes de gestion et le temps passeacute en voyages (dans le pays ou agrave lrsquoeacutetranger) Cela aidera agrave reacuteduire le nombre de candidats
Faites circuler le brouillon de description de poste parmi les employeacutes de SampE de la reacutegion et du siegravege et les autres employeacutes concerneacutes pour qursquoils puissent donner leur opinion et leurs suggestions Le cas eacutecheacuteant faites une reacuteunion avec le comiteacute de recrutement pour discuter des principaux eacuteleacutements de la description de poste Cela vaut la peine drsquoy passer un peu plus de temps si neacutecessaire pour ameacuteliorer la description de poste car crsquoest elle qui en fin de compte deacuteterminera le genre de candidatures reccedilues La description de poste peut aussi deacuteterminer la structure de lrsquoeacutequipe de SampE
Recruter du personnel de SampE bull 10
Travaillez avec les
membres du comiteacute
pour preacuteparer
pour le processus
de recrutement un
calendrier reacutealiste qui
prenne en compte
lrsquourgence des besoins
en SampE et les exigences
du travail actuel des
membres du comiteacute
Eacutetape 3 Creacuteer un comiteacute de recrutement et preacuteparer le processus de recrutement
9 Identifier les membres du comiteacute de recrutement
9 Assigner les tacircches aux membres du comiteacute de recrutement
9 Preacuteparer un calendrier pour le processus de recrutement
Le comiteacute de recrutement sera composeacute de trois agrave quatre membres et aura la responsabiliteacute de superviser le processus de recrutement Les membres devront avoir des compeacutetences et expeacuteriences varieacutees dont ils feront beacuteneacuteficier le processus et chacun drsquoentre eux aura la responsabiliteacute de geacuterer certaines eacutetapes Le comiteacute devra comprendre des cadres en plus des employeacutes ayant une expeacuterience technique de SampE (soit des membres de lrsquoeacutequipe de SampE un conseiller en SampE ou un appui du personnel de SampE du siegravege) Quand on recrute pour un poste de niveau 3 le repreacutesentant reacutesident devra participer au comiteacute de recrutement Nommer lrsquoun des membres preacutesident du comiteacute de recrutement Celui-ci a plus de responsabiliteacutes dans lrsquoorganisation du processus de revue et des entretiens et il deacuteterminera comment on va proceacuteder si lrsquoeacutequipe est diviseacutee sur les candidats preacutefeacutereacutes ou sur drsquoautres problegravemes
Une fois que le comiteacute a eacutetudieacute ce module assignez des tacircches speacutecifiques agrave chaque membre du comiteacute Chaque membre devra ecirctre impliqueacute dans le reste du processus mais il est utile drsquoavoir une personne contact pour les tacircches speacutecifiques comme lrsquoannonce pour le poste Travaillez avec les membres du comiteacute pour preacuteparer pour le processus de recrutement un calendrier reacutealiste qui prenne en compte lrsquourgence des besoins en SampE et les exigences du travail actuel des membres du comiteacute
Recruter du personnel de SampE bull 11
Il y a des avantages et
des inconveacutenients divers
pour chacun des niveaux
ougrave lrsquoon publie le poste
Eacutetape 4 Passer une annonce pour le poste
9 Deacuteterminer agrave quel niveau lrsquoannonce devra ecirctre passeacutee
9 Publier un reacutesumeacute de la description de poste
9 Preacuteciser les exigences du poste
Deacuteterminer agrave quel niveau passer une annonce pour le poste On peut passer des annonces au niveau interne et au niveau externe au niveau national ou au niveau international Geacuteneacuteralement les annonce devront ecirctre passeacutees agrave la fois au niveau interne et externe Les annonces pour les postes de niveau 3 et 4 doivent ecirctre passeacutees au niveau international en plus du niveau national et interne Les annonces pour les postes de niveau 1 et 2 sont geacuteneacuteralement passeacutees seulement au niveau national soit au niveau interne soit au niveau externe
On a souvent besoin de longues descriptions de postes pour pouvoir y inclure tous les deacutetails recommandeacutes Dans ce cas reacutedigez une description de poste reacutesumeacutee qui pourra facilement ecirctre publieacutee dans des journaux ou des magazines par exemple Contactez les ressources humaines pour avoir des exemples de reacutesumeacutes de postes Les sites internet peuvent geacuteneacuteralement publier des descriptions de postes complegravetes et il ne faudra donc pas de reacutesumeacute Ce reacutesumeacute devra preacuteciser le niveau minimum drsquoeacutetudes et drsquoexpeacuterience en SampE requis ainsi que les principales compeacutetences techniques et les responsabiliteacutes du poste Inclure les contacts dans lrsquoannonce pour que les personnes inteacuteresseacutees puissent contacter lrsquoorganisation et demander une description de poste complegravete
Il y a des avantages et des inconveacutenients divers pour chacun des niveaux ougrave lrsquoon passe lrsquoannonce pour le poste Si crsquoest au niveau interne cela limite la
Recruter du personnel de SampE bull 12
Comme cela a eacuteteacute dit plus
haut les annonces pour
des postes devront ecirctre passeacutees
au niveau interne comme au
niveau externe pour attirer des
candidatures varieacutees et eacutequilibreacutees
de maniegravere juste et eacutequitable Si on
nrsquoutilise que la publication interne
donner et documenter la raison
justifiant cette deacutecision car cela
peut precircter agrave controverse pour les
candidats externes Par exemple
certaines organisations ont deacutecideacute
de passer des annonces et de
recruter agrave lrsquointerne pour les postes
de reacuteponse agrave lrsquourgence parce que
la personne doit ecirctre recruteacutee
rapidement et que ce type de
postes est agrave court terme
Eacutetape 4 Passer une annonce pour le poste
recherche agrave des candidats qui connaissent lrsquoorganisation et qui ont montreacute des capaciteacutes professionnelles dans lrsquoenvironnement de lrsquoorganisation Les collegravegues peuvent donner des reacutefeacuterences pour les qualifications et les compeacutetences personnelles de chaque candidat Mais en limitant la recherche agrave des candidats internes on exclue tous les candidats possibles qui ne sont pas actuellement employeacutes par lrsquoorganisation y compris certains qui pourraient ecirctre plus qualifieacutes pour le poste que le personnel actuel Passer lrsquoannonce au niveau externe augmente de faccedilon significative le nombre de candidats et peut ecirctre utile pour apporter de nouvelles perspectives agrave lrsquoorganisation
Pour passer une annonce agrave lrsquointerne contactez drsquoabord le deacutepartement des ressources humaines Il vous demandera un ensemble standard drsquoinformations et srsquoassurera que lrsquoannonce circule dans toute lrsquoorganisation Deacutecidez srsquoil faut faire circuler lrsquoannonce agrave lrsquointeacuterieur du bureau national dans les bureaux nationaux de la reacutegion ou au niveau mondial dans tous les bureaux nationaux et au siegravege
Si lrsquoon passe une annonce agrave lrsquoexterne lrsquoensemble des candidatures peut ecirctre limiteacute agrave des candidats nationaux ou eacutelargi pour inclure des candidats internationaux Une annonce nationale agrave lrsquoexterne devra inclure tous les journaux du pays et les organisations et universiteacutes pertinentes Envoyer des annonces agrave chaque journal en utilisant le format habituel du journal De plus faites circuler lrsquoannonce dans les organisations partenaires et les universiteacutes locales Contactez chaque organisation et chaque eacutecole pour demander si elle preacutefegravere qursquoon utilise un e-mail un bulletin ou autre publication ou qursquoon passe par le centre professionnel srsquoil existe
Si lrsquoon passe lrsquoannonce pour le poste au niveau international il y a de nombreuses options Commencez par contacter le deacutepartement des ressources humaines de votre organisation De nombreuses organisations mettent des annonces pour des postes sur leurs sites Internet
Consideacuterez les avantages et les inconveacutenients de passer des
annonces au niveau international En passant des annonces
au niveau international on augmente le nombre de candidatures et on
augmente peut-ecirctre les chances de trouver les candidats les plus qualifieacutes
Mais crsquoest plus compliqueacute et potentiellement plus coucircteux drsquoorganiser
des entretiens pour des candidats venant de lrsquoeacutetranger Reacutefleacutechissez pour
deacutecider si les candidats viendront de lrsquoeacutetranger aux frais de votre compagnie
srsquoils peuvent ecirctre intervieweacutes localement par des collegravegues bien preacutepareacutes
ou si des entretiens par teacuteleacutephone suffiront De plus quand on recrute au
niveau international cela peut impliquer des frais de deacutemeacutenagement et
drsquoinstallation qui doivent ecirctre inclus dans le budget Cela est aussi valable
quand on passe lrsquoannonce agrave lrsquointerne au niveau international
Recruter du personnel de SampE bull 13
Outils et ressources
Listes de diffusion pour passer des annonces
Eacutetape 4 Passer une annonce pour le posten
Il y a de nombreuses autres possibiliteacutes pour offrir des postes au niveau international par exemple par lrsquointermeacutediaire drsquoassociations drsquoeacutevaluation Voyez srsquoil y a un moyen de faire une liste des annonces agrave lrsquointeacuterieur de votre organisation par des listes de diffusion ou des bulletins Contactez votre deacutepartement des ressources humaines pour trouver une liste actualiseacutee des possibiliteacutes LrsquoAnnexe III contient une liste de ces possibiliteacutes et des listes de diffusion de postes
Preacuteciser clairement degraves le deacutebut de lrsquoannonce pour le poste ce qui est requis des candidats En geacuteneacuteral les candidatures doivent comprendre une lettre de motivation un CV et des reacutefeacuterences Pour des postes de niveau 2 3 et 4 il est recommandeacute de demander drsquoinclure un exemple de document reacutedigeacute par le candidat
Faire savoir aux candidats comment ils peuvent soumettre leur candidature Les e-mails sont sans doute la meacutethode la plus simple Mais les courriers sont geacuteneacuteralement aussi accepteacutes Pour eacuteviter de recevoir drsquoinnombrables coups de teacuteleacutephone il vaut mieux eacuteviter de mettre un numeacutero de teacuteleacutephone et preacuteciser que les appels teacuteleacutephoniques en lien avec le poste ne sont pas accepteacutes
Dans lrsquoannonce pour le poste donner aussi la date limite de deacutepocirct des candidatures Si crsquoest possible du point de vue du temps acceptez les candidatures pendant un mois apregraves la date de passage de lrsquoannonce Pour suivre le protocole eacutecrivez que lrsquoorganisation nrsquoest pas obligeacutee de recruter lrsquoun des candidats si elle deacutecide qursquoaucun drsquoeux ne convient pour le poste proposeacute
Il peut ecirctre utile drsquoafficher toutes les candidatures sur un site
partageacute comme un dossier sur le serveur du reacuteseau qui puisse ecirctre
facilement accessible agrave tout moment au comiteacute de recrutement Assurezshy
vous que ce dossier nrsquoest accessible qursquoau comiteacute de recrutement pour
proteacuteger la confidentialiteacute des candidats
Recruter du personnel de SampE bull 14
Le comiteacute de
recrutement devra
preacuteparer une liste de
critegraveres qui seront
utiliseacutes pour juger de
la qualification drsquoun
candidat
Eacutetape 5 Trier retenir les candidatures et preacuteseacutelectionner les candidats
9 Eacutetudier toutes les candidatures
9 Trier les candidats sur la base de leur qualification
9 Preacuteparer la liste des candidats qui passeront un entretien
9 Preacuteseacutelectionner les candidats
Eacutetudiez toutes les candidatures quel que soit le nombre reccedilu Le comiteacute de recrutement devra preacuteparer une liste de critegraveres qui seront utiliseacutes pour juger de la qualification drsquoun candidat Ces critegraveres seront baseacutes sur le nombre drsquoanneacutees drsquoexpeacuterience demandeacute les eacutetudes faites et les compeacutetences techniques correspondant agrave la description de poste Sur la base drsquoune premiegravere lecture des eacutetudes et de lrsquoexpeacuterience des candidats le comiteacute les triera en trois groupes
Groupe 1 candidats non qualifieacutes pour le poste
Groupe 2 candidats qui remplissent certaines des qualifications et demandes minimales mais pas toutes
Groupe 3 candidats qui remplissent toutes les qualifications demandeacutees ou deacutepassent ce niveau
Ce premier tri des candidats en trois groupes devrait ecirctre relativement facile Par contre il faudra plus de temps et drsquoattention pour classer les candidats selon qursquoils sont plus ou moins qualifieacutes
Envoyez aux candidats du groupe 1 ceux qui ne remplissent pas les qualifications minimales un bref accuseacute de reacuteception en les remerciant de leur inteacuterecirct et en leur faisant savoir qursquoils ne seront plus contacteacutes pour ce poste Le mieux est de reacutediger une reacuteponse standard qui pourra ecirctre envoyeacutee par e-mail ou par courrier selon ce que le candidat aura donneacute comme
On doit respecter les
regravegles habituelles de la
courtoisie pendant tout
le processus de recrutement
Il est important de reacutepondre
agrave tous les candidats que leur
candidature soit inteacuteressante
ou pas Si lrsquoon srsquointeacuteresse agrave un
candidat lrsquoinformer des progregraves
ou des retards du processus
de recrutement Si lrsquoon tient
les candidats au courant cela
permettra drsquoavoir une meilleure
communication avec eux dans les
deux sens et cela montrera que
la communication agrave lrsquointeacuterieur de
lrsquoorganisation est bonne
Recruter du personnel de SampE bull 15
Eacutetape 5 Trier retenir les candidatures et preacuteseacutelectionner les candidats
Outils et ressources
Tableau pour retenir des candidatures
Questions pour preacuteseacutelectionner des candidats
adresse Si vous pensez que ces candidats pourraient ecirctre inteacuteressants une autre fois pour un autre poste gardez leur candidature dans vos dossiers
Les candidats du groupe 2 qui remplissent une bonne partie des demandes de niveau drsquoeacutetude et drsquoexpeacuterience mais qui nrsquoont peut-ecirctre pas toutes les compeacutetences techniques demandeacutees devront ecirctre conserveacutes au cas ougrave aucun des candidats du groupe 3 ne conviendrait parfaitement pour le poste Envoyez un accuseacute de reacuteception aux candidats du groupe 2 mais attendez que les candidatures du groupe 3 aient eacuteteacute eacutetudieacutees ou mecircme jusqursquoagrave ce qursquoun candidat ait eacuteteacute recruteacute avant de leur envoyer la lettre standard de reacuteponse pour leur faire savoir qursquoon a recruteacute quelqursquoun pour le poste et pour les remercier de leur inteacuterecirct Ces candidats pourront peut-ecirctre ecirctre inteacuteresseacutes par drsquoautres postes dans lrsquoorganisation
Pour lrsquoinstant ce sont les candidats du groupe 3 qui sont les plus inteacuteressants Ils ont ce qui est demandeacute comme diplocircmes expeacuterience et expertise technique et ont montreacute par leur lettre drsquointroduction et leur curriculum vitae (CV) qursquoils seraient de bons candidats pour ce poste Maintenant le comiteacute de recrutement devra eacutetudier toutes les candidatures du groupe 3 et seacutelectionner trois ou quatre excellents candidats qui seront contacteacutes pour un entretien
Demandez aux membres de lrsquoeacutequipe de lire les candidatures et lrsquoexemple de document reacutedigeacute par le candidat Ceci permettra de trouver dans le groupe les candidats qui srsquoexpriment le mieux et qui ont le plus drsquoexpeacuterience Chaque eacutevaluateur classera les candidats selon des critegraveres preacuteeacutetablis sur toute une gamme de qualifications de compeacutetences de capaciteacutes de reacutedacteur agrave lrsquoexpeacuterience en gestion et aux connaissances informatiques Creacuteez un tableau dans lequel les eacutevaluateurs noteront si un candidat est bon moyen ou faible pour chaque critegravere LrsquoAnnexe IV donne un exemple de ce tableau
Si plus de quatre candidats ont des qualifications eacutequivalentes et sont aussi inteacuteressants cela vaut la peine drsquoavoir un entretien avec tous les candidats Mais cela nrsquoarrive pas tregraves souvent et se limiter agrave trois ou quatre entretiens est
Recruter du personnel de SampE bull 16
Si on ne trouve pas
de bon candidat
envisagez de remettre
le recrutement agrave plus tard et
de passer une nouvelle annonce
plus tard dans deux ou quatre
mois par exemple Crsquoest un
engagement important que de
recruter un nouvel employeacute et il
vaut mieux attendre jusqursquoagrave ce
qursquoon puisse choisir un candidat
avec confiance Appuyez-vous sur
le personnel de SampE de la reacutegion
et du siegravege de votre organisation
et sur des consultants techniques
externes jusqursquoagrave ce qursquoon trouve
un meilleur candidat
Eacutetape 5 Trier retenir les candidatures et preacuteseacutelectionner les candidats
geacuteneacuteralement suffisant et plus eacuteconomique
Faites un premier tri parmi les candidats preacuteseacutelectionneacutes en leur teacuteleacutephonant pour veacuterifier si le salaire qursquoils demandent correspond au budget et si le poste les inteacuteresse eacutetant donneacute lrsquoendroit ougrave il est baseacute et les deacuteplacements neacutecessaires Confirmez aussi si les candidats seront disponibles agrave la date de deacutemarrage du poste ou aux environs de cette date Cela eacutevite de recevoir des candidats qui nrsquoaccepteront probablement pas le poste agrave cause du salaire ou si crsquoest un poste difficile LrsquoAnnexe V donne une liste de questions qursquoil est inteacuteressant de poser pour le premier tri des candidatsApregraves ce premier contact teacuteleacutephonique preacutevoyez des entretiens drsquoembauche avec chacun des candidats du haut de la liste Si les trois ou quatre premiers entretiens ne sont pas satisfaisants revenez aux autres candidats du groupe 3 ou mecircme du groupe 2 pour trouver drsquoautres candidats potentiels pour des entretiens
Apregraves ce premier contact teacuteleacutephonique preacutevoyez des entretiens drsquoembauche avec chacun des candidats du haut de la liste Si les trois ou quatre premiers entretiens ne sont pas satisfaisants revenez aux autres candidats du groupe 3 ou mecircme du groupe 2 pour trouver drsquoautres candidats potentiels pour des entretiens
Recruter du personnel de SampE bull 17
Il est important de poser
des questions ouvertes
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
9 Choisir les questions pour les entretiens drsquoembauche
9 Faire les entretiens drsquoembauche
9 Noter chaque candidat sur la base de critegraveres standards
9 Discuter des notes et des reacutesultats
Organisez une reacuteunion du comiteacute de recrutement afin de choisir les questions pour les entretiens drsquoembauche et de deacutecider srsquoil faut ou non avoir des discussions techniques sur le SampE ou des tests Les reacuteunions pour preacuteparer les entretiens et les entretiens eux-mecircmes peuvent se faire sous forme de teacuteleacuteconfeacuterences srsquoil nrsquoest pas possible du point de vue logistique ou financier de reacuteunir le comiteacute de recrutement et les candidats dans un point central Ce module se concentre sur des questions speacutecifiques au SampE qui devront ecirctre incluses dans lrsquoentretien En plus des questions speacutecifiques au SampE lrsquoeacutequipe devra aussi inclure des questions standards pour les entretiens drsquoembauche sur la capaciteacute du candidat agrave travailler en eacutetant presseacute par le temps ses compeacutetences en reacutesolution de problegravemes ou toute autre caracteacuteristique que lrsquoeacutequipe considegravere comme importantes pour les postes
Le comiteacute de recrutement deacutecide de la structure des entretiens Il faudra consacrer le mecircme temps agrave chaque entretien La dureacutee de lrsquoentretien peut varier selon le niveau du poste mais en geacuteneacuteral elle est de 30 agrave 90 minutes Maintenant le comiteacute doit aussi deacutefinir le rocircle respectif de chaque membre dans le processus Chaque membre de lrsquoeacutequipe doit avoir plusieurs questions agrave poser pendant lrsquoentretien lui-mecircme Si lrsquoon assigne des questions agrave chaque recruteur et qursquoon fixe un ordre pour poser ces questions cela permet de mieux structurer lrsquoentretien et de faire sentir agrave lrsquoeacutequipe que tous participent
Les questions de lrsquoentretien doivent ecirctre adapteacutees agrave chaque poste et au contexte du bureau national LrsquoAnnexe VI contient une liste de suggestions de questions pour les postes de niveau 3 et 4 Geacuteneacuteralement il est important
Recruter du personnel de SampE bull 18
Faire des entretiens
est un processus long
qui peut ecirctre fatiguant srsquoil y a
beaucoup drsquoentretiens Preacutevoyez
suffisamment de pauses dans le
calendrier des entretiens pour que
chaque candidat soit reccedilu par le
comiteacute avec autant drsquoattention et
drsquointeacuterecirct
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
de poser des questions ouvertes Si on a besoin de plus drsquoexplications ou de deacutetails pour une question posez une question compleacutementaire comme Pouvez-vous donner des deacutetails Comment avez-vous fait cela ou Je serais inteacuteresseacute drsquoentendre ce qui vous a fait prendre cette deacutecision LrsquoAnnexe VII contient des informations sur le protocole geacuteneacuteral drsquoentretien drsquoembauche
Lagrave encore lrsquoideacuteal est drsquoavoir dans le comiteacute de recrutement des personnes ayant une expeacuterience du SampE car ce sont elles qui seront le plus agrave mecircme de discuter de leurs reacuteponses avec les candidats et de voir agrave quel point chaque reacuteponse est approprieacutee Srsquoil nrsquoest pas possible drsquoavoir des employeacutes ayant une expeacuterience de SampE voyez srsquoil est possible de faire participer un speacutecialiste technique reacutegional de SampE aux entretiens Il serait peut-ecirctre possible de faire coiumlncider une visite drsquoassistance technique preacutevue avec le calendrier des entretiens Sinon le speacutecialiste technique de SampE pourrait faire des entretiens seacutepareacutes au teacuteleacutephone avec les candidats Cela vaut la peine de consacrer des ressources suppleacutementaires pour pouvoir beacuteneacuteficier de son opinion quand on recrute pour des postes de niveau 3 ou 4
Preacutevoyez plusieurs discussions et tests techniques dans le processus drsquoentretiens quand vous recrutez des employeacutes de niveaux 3 et 4 Les discussions et tests devraient comprendre de maniegravere non limitative la conception de systegravemes et drsquoactiviteacutes de SampE et lrsquoanalyse de donneacutees Dans ces discussions les questions poseacutees par les candidats peuvent ecirctre aussi inteacuteressantes sinon plus que les reacuteponses qursquoils donnent Les candidats nrsquoauront pas beaucoup de connaissances des projets discuteacutes Il leur sera difficile de donner de bonnes recommandations ou de reacuteviser les outils ou les plans de SampE Cependant des candidats qualifieacutes devraient poser des questions cleacutes pour mieux comprendre et trouver les points agrave discuter avec les membres de lrsquoeacutequipe
Tout le mateacuteriel comme les donneacutees agrave utiliser durant
lrsquoentretien devra ecirctre fourni aux candidats bien agrave lrsquoavance pour
leur permettre de se familiariser avec ce mateacuteriel
Pour deacuteterminer quelles sont les compeacutetences drsquoun candidat en conception de SampE vous pouvez lui demander de discuter drsquoun exemple drsquooutil de planification de SampE LrsquoAnnexe VIII donne un cadre des reacutesultats tireacute du programme du CRS de reconstruction apregraves le tsunami agrave Banda Aceh Ce cadre des reacutesultats donne des thegravemes pour chaque objectif strateacutegique et pour chaque reacutesultat intermeacutediaire Mais les quatre objectifs strateacutegiques et les huit reacutesultats intermeacutediaires nrsquoont pas eacuteteacute preacuteciseacutes LrsquoAnnexe VIII a eacuteteacute fournie pour servir drsquoexemple pour illustrer cet exercice Ce cadre des reacutesultats peut ecirctre utiliseacute lors de lrsquoentretien ou vous pouvez utiliser un outil de planification du SampE tireacute drsquoun de vos projets Dans ce dernier cas cela megravenera
Recruter du personnel de SampE bull 19
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
agrave une discussion plus pertinente pour votre bureau national et vous pourrez aussi avoir avec le candidat une discussion plus deacutetailleacutee sur la strateacutegie et le contexte du projet
De plus un tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT) peut ecirctre inclus pour que les candidats lrsquoeacutetudient et en discutent Les points que soulegravevent les candidats leurs suggestions et leurs preacuteoccupations sont utiles pour lrsquoeacutevaluation LrsquoAnnexe IX comprend un exemple drsquoIPTT et les points de discussion qui y correspondent
Pour tester les compeacutetences en analyse de donneacutees de candidats des niveaux 3 et 4 demandez agrave chaque candidat drsquoanalyser un ensemble de donneacutees reacuteel venant drsquoun bureau national Le candidat devra faire cette analyse avec le programme statistique que vous choisirez ou avec celui qui est le plus geacuteneacuteralement utiliseacute dans votre bureau Si cela est fait dans le cadre de lrsquoentretien fournissez les donneacutees avant lrsquoentretien pour que le candidat puisse se familiariser agrave lrsquoavance avec leur structure Ajoutez aux donneacutees des questions auxquelles le candidat devra reacutepondre et demandez au candidat de faire lrsquoanalyse apregraves lrsquoentretien Ces questions devront ecirctre en lien direct avec les activiteacutes typiques de SampE dans votre bureau national On pourra deacuteterminer le niveau de compeacutetences de chaque candidat en posant des questions ayant des niveaux varieacutes de sophistication technique Si les questions sont trop basiques on ne pourra pas tester les capaciteacutes de chaque candidat pour des analyses drsquoun niveau plus eacuteleveacute De mecircme si on pose seulement des questions trop complexes on ne pourra pas eacutevaluer les compeacutetences plus basiques du candidat Si dans le bureau national il nrsquoy a pas drsquoexpert en SampE demandez agrave un employeacute de niveau 4 de lrsquoorganisation drsquoaider agrave concevoir ce test et agrave formuler des questions drsquoanalyse des donneacutees
Pour avoir une impression plus large des capaciteacutes en SampE du candidat il pourra ecirctre utile drsquoinclure une discussion sur des questions actuelles de SampE ou de lui poser un dilemme de SampE au candidat Cela pourra porter sur la conception drsquoune eacutetude des donneacutees de base la revue drsquoun brouillon de questionnaire lrsquointerpreacutetation de reacutesultats ambigus des donneacutees ou une question eacutethique en lien avec la conception du SampE Demandez la contribution de cadres du SampE pour concevoir des exercices sur Excel ou SPSS ou drsquoautres exercices techniques baseacutes sur des points particuliers des programmes Consultez le personnel de la reacutegion ou du siegravege en particulier pour
Il peut ecirctre inteacuteressant de noter
quelles questions ont
bien marcheacute pendant
lrsquoentretien et quelles
questions nrsquoont pas eacuteteacute aussi
utiles agrave votre eacutequipe Partagez
ce feedback et ces reacuteflexions
avec les autres bureaux de pays
et avec le siegravege pour qursquoil soit
possible de reacuteviser et drsquoameacuteliorer
continuellement les techniques
drsquoentretiens drsquoembauche
Recruter du personnel de SampE bull 20
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
leur demander des exemples drsquoexercices qui ont bien marcheacute dans le passeacute Partagez les exercices techniques que vous aurez conccedilus et les reacuteactions agrave ces exercices avec drsquoautres employeacutes de SampE de lrsquoagence pour qursquoils puissent profiter de cette expeacuterience
Une fois que lrsquoeacutequipe a seacutelectionneacute les questions les points de discussion technique et les exercices qui seront inclus dans lrsquoentretien compilez un dossier drsquoentretien pour chaque membre de lrsquoeacutequipe Ce dossier devra comprendre pour chaque candidat son CV sa lettre de motivation et lrsquoexemple de document qursquoil a reacutedigeacute plus la liste de questions pour lrsquoentretien et drsquoautres exemples et mateacuteriels qui seront utiliseacutes pendant les discussions techniques Fournissez ce dossier agrave chaque membre de lrsquoeacutequipe bien avant lrsquoentretien pour que chacun drsquoentre eux se familiarise avec le mateacuteriel et soit plus agrave lrsquoaise pour travailler durant lrsquoentretien
Incluez dans le dossier drsquoentretien une feuille de notation sur laquelle les membres de lrsquoeacutequipe pourront noter chaque candidat pendant lrsquoentretien Deacuteterminez les critegraveres qui seront les plus importants dans le cadre de lrsquoentretien LrsquoAnnexe X propose un exemple de feuille de notation pour un entretien Demandez agrave chaque eacutevaluateur de mettre une note de 1 agrave 5 pour chaque critegravere 5 eacutetant la meilleure note Preacutevoyez un espace pour eacutecrire des commentaires pendant lrsquoentretien
Structurez lrsquoentretien autour de quatre eacuteleacutements principaux lrsquointroduction les questions la reacuteflexion et la conclusion1 Durant lrsquointroduction
Preacutesentez chaque membre du comiteacute de recrutement
Creacuteez une ambiance deacutetendue
Expliquez en quoi va consister lrsquoentretien les domaines sur lesquels porteront probablement les questions et eacuteventuellement les discussions techniques pour les postes de niveau 3 et 4 et la dureacutee preacutevue de lrsquoentretien
Demandez aux candidats de reacutepondre en donnant beaucoup de deacutetails
Preacutesentez un reacutesumeacute de la description de poste
Preacutecisez la formation et lrsquoexpeacuterience du candidat
Durant la partie questions de lrsquoentretien il faut poser toutes les questions de lrsquoentretien Assurez-vous que les questions sont ouvertes Eacutecoutez attentivement les reacuteponses du candidat et faites preacuteciser eacuteventuellement les reacuteponses ou discutez plus agrave fond de ces reacuteponses
1 La description de ces quatre eacuteleacutements de lrsquoentretien est reacutesumeacutee de Contemporary Management Practices Workshop Staff Selection and Employment Law Participant Manual de Robert A Jud et Associeacutes
Recruter du personnel de SampE bull 21
Outils et ressources
Questions drsquoentretien pour les niveaux 3 et 4
Protocole drsquoentretien
Exemple de cadre des reacutesultats
Exemple drsquoIPTT
Tableau pour la notation des entretiens
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
Durant la partie reacuteflexion reacutesumez les principales choses dites par le candidat pour veacuterifier que celui-ci pense que ses reacuteponses ont eacuteteacute bien comprises Posez aussi drsquoeacuteventuelles questions non couvertes durant lrsquoentretien et des questions compleacutementaires baseacutees sur les reacuteponses du candidat
La conclusion est une occasion pour le candidat de donner drsquoautres informations ou de poser des questions Lrsquoentretien permet au candidat de voir srsquoil est agrave lrsquoaise avec le mandat et la culture de lrsquoorganisation il est donc important de preacutevoir du temps pour que chaque candidat puisse poser ces questions Pendant la clocircture informez aussi le candidat des prochaines eacutetapes du processus de recrutement Que lrsquoentretien se soit ou non bien passeacute concluez-le sur une note positive et remerciez le candidat pour le temps qursquoil vous a consacreacute Passez le cas eacutecheacuteant aux tests ou aux discussions techniques
Une fois que les entretiens sont termineacutes lrsquoeacutequipe de recrutement utilisera les feuilles de notation comme base pour discuter de chaque candidat et pour seacutelectionner son candidat preacutefeacutereacute pour le poste Demandez agrave chaque membre de lrsquoeacutequipe drsquoeacutetudier les exemples de documents eacutecrits par les candidats pour voir quel est le niveau de reacuteflexion critique le style drsquoeacutecriture et la coheacuterence de lrsquoensemble du rapport Deacutefinir le rocircle de chaque candidat dans lrsquoactiviteacute deacutecrite dans le document pour bien voir srsquoil srsquoagit drsquoun travail individuel ou drsquoun travail drsquoeacutequipe Discutez de toutes vos reacuteflexions et commentaires sur la qualiteacute des reacuteponses le comportement du candidat durant lrsquoentretien ndash eacutetait-il agrave lrsquoaise ou non ndash et drsquoautres signes plus subtils qui montrent les caracteacuteristiques plus personnelles du candidat
Eacutetudiez les notes de chaque candidat et discutez des diffeacuterences entre les faccedilons de noter des diffeacuterents membres de lrsquoeacutequipe Il est probable qursquoil y aura un candidat preacutefeacutereacute Maintenant deacuteterminez qui est le deuxiegraveme choix au cas ougrave le premier choix pour une raison ou une autre nrsquoaccepterait pas le poste
Recruter du personnel de SampE bull 22
Le deacutepartement des
ressources humaines
enverra au candidat une
lettre drsquooffre drsquoemploi
qui preacutecise le salaire
correspondant au poste
tous les avantages
sociaux qui stipule la
longueur du contrat (le
cas eacutecheacuteant) et la date de
deacutebut
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
9 Veacuterifier les reacutefeacuterences du candidat
9 Faciliter la preacuteparation du contrat
9 Fournir une orientation et une formation
Avant drsquooffrir le poste au candidat veacuterifiez ses reacutefeacuterences Agrave ce niveau ne veacuterifiez que les reacutefeacuterences du premier candidat seacutelectionneacute Appelez chaque personne de reacutefeacuterence et posez-lui une liste de questions standards sur le travail technique du candidat ses compeacutetences personnelles et drsquoautres points forts ou faiblesses que le comiteacute de recrutement pense inteacuteressantes Il peut ecirctre inteacuteressant de donner agrave lrsquoavance agrave ces personnes de reacutefeacuterences une liste des sujets qui seront abordeacutes pour qursquoelles puissent se preacuteparer Les conversations avec ces personnes sont souvent une bonne occasion de deacutecouvrir des compeacutetences qui sont souvent difficiles agrave mesurer pendant lrsquoentretien LrsquoAnnexe XI comprend une liste de questions geacuteneacuteralement poseacutees pour les postes de niveau 3 et 4 Si les personnes de reacutefeacuterences donnent un feedback positif et que le comiteacute de recrutement a confiance dans son choix contactez le deacutepartement des ressources humaines pou qursquoil puisse offrir le poste au candidat
Si les personnes de reacutefeacuterences vous donnent une mauvaise impression du candidat et que cela vous fait reconsideacuterer votre choix faites une nouvelle reacuteunion du comiteacute de recrutement pou voir ce qui doit ecirctre fait Si le comiteacute est drsquoaccord veacuterifiez les reacutefeacuterences du candidat qui eacutetait arriveacute en second Si ces reacutefeacuterences sont positives passez agrave la phase suivante et contactez le deacutepartement des ressources humaines
Le deacutepartement des ressources humaines enverra au candidat une lettre
Recruter du personnel de SampE bull 23
La reacutefeacuterence peut vous
donner une impression
neacutegative drsquoun candidat par ce
qursquoil dit et surtout par ce qursquoil ne
dit pas Les reacutefeacuterences peuvent
se sentir obligeacutes de ne donner
que des informations positives
(ou peuvent ecirctre limiteacutes pour ce
qursquoils peuvent dire par la crainte
drsquoimplications leacutegales) et ils
peuvent omettre des informations
sur les faiblesses potentielles Posez
des questions directes et essayez
de juger du style de la reacutefeacuterence
Eacutecoutez attentivement chaque
reacuteponse et posez des questions
compleacutementaires
Outils et ressources
Questions pour les personnes de reacutefeacuterences
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
drsquooffre drsquoemploi qui preacutecise le salaire correspondant au poste tous les avantages sociaux qui stipule la longueur du contrat (le cas eacutecheacuteant) et la date de deacutebut Une fois que le candidat a accepteacute le poste informez les autres candidats qursquoune personne a eacuteteacute recruteacutee pour le poste et remerciez-les pour leur inteacuterecirct et leur temps
Si le candidat nrsquoaccepte pas le poste faites une reacuteunion avec le comiteacute de recrutement pour seacutelectionner le choix suivant Puis veacuterifiez les reacutefeacuterences de ce candidat Reacutepeacutetez ce processus jusqursquoagrave ce que le candidat preacutefeacutereacute accepte le poste
Le deacutepartement des ressources humaines facilitera le processus de reacutedaction du contrat Faites un suivi aupregraves du personnel des ressources humaines pour veacuterifier que la preacuteparation du contrat se passe bien Informez le candidat des eacuteventuels retards dans la reacutedaction du contrat
Une fois que le candidat a signeacute le contrat votre recrutement est termineacute
Une fois que le candidat est embaucheacute la prochaine eacutetape est de srsquoassurer que le nouvel employeacute reccediloive tout lrsquoappui neacutecessaire durant son orientation Dans lrsquoideacuteal le personnel des ressources humaines fournit un mateacuteriel standard drsquoorientation qui aidera le nouvel employeacute agrave deacutecouvrir le programme et le travail de lrsquoorganisation Mettre dans le dossier drsquoorientation les documents et directives standard de votre organisation pour le SampE comme les manuels de SampE et les eacutetudes reacutecentes Il ne srsquoagit pas de donner au candidat toutes les informations existantes mais de choisir de maniegravere strateacutegique des documents cleacutes qui lui donneront une base lui permettant de mieux srsquoimpliquer dans les reacuteunions et les autres aspects du processus drsquoorientation Il faut preacutevoir dans lrsquoorientation un moment pour que le nouvel employeacute passe une journeacutee ou une demi-journeacutee avec des employeacutes de chaque secteur Le nouvel employeacute de SampE doit se familiariser avec la programmation de chaque secteur et deacutevelopper de bonnes relations de travail avec les principaux employeacutes de chaque secteur
Impliquez le nouvel employeacute dans toutes les reacuteunions durant ses premiegraveres semaines Les reacuteunions seront pour lui une bonne occasion drsquoen apprendre plus sur les questions professionnelles actuelles et de rencontrer les employeacutes Si possible faites participer le nouvel employeacute au cours de ces premiegraveres semaines agrave une activiteacute de SampE la planification la collecte ou lrsquoanalyse de donneacutees Une orientation pratique est souvent tregraves efficace et aide le nouvel employeacute agrave geacuterer lrsquoeacutenorme quantiteacute de nouvelles choses agrave assimiler dans un nouveau poste
Pendant lrsquoorientation donnez au nouvel employeacute des occasions de rencontrer
Recruter du personnel de SampE bull 24
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
des organisations partenaires et de visiter des communauteacutes participantes et des sites de projet Apregraves les deux premiegraveres semaines de travail prenez le temps de passer voir srsquoil srsquoadapte bien Profitez de ce moment pour reacutepondre aux questions qursquoil peut avoir et pour demander ses premiegraveres impressions et ideacutees sur la structure de lrsquoeacutequipe de SampE et sur les activiteacutes
Bonne chance pour le recrutement
Recruter du personnel de SampE bull 25
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
Catholic Relief Services Reacutegion EuropeMoyen Orient
Description de Poste Titre du poste Conseiller reacutegional en suivi et eacutevaluation (MERA) Deacutepartement Reacutegion EuropeMoyen Orient Groupe de fonction Uniteacute drsquoassurance de la qualiteacutesuivi et eacutevaluation Niveau reacutegional de reacutemuneacuteration 1
Rayon geacuteographique Pays drsquoEurope du Moyen Orient et drsquoAfrique du Nord Lieu Pays de reacutesidence dans la reacutegion ougrave il y a un bureau de CRS Rattachement hieacuterarchique Directeur de lrsquoassurance de qualiteacute Responsabiliteacutes de supervision Responsables de SampE de la sous-reacutegion supervision des consultants le cas eacutecheacuteant
Contextehistorique Dans la reacutegion EuropeMoyen Orient (EME) CRS entreprend une transition dans les programmes et la gestion pour refleacuteter les changements de situation dans une reacutegion tregraves diverse Depuis agrave peu pregraves un an CRSEME a commenceacute agrave utiliser une approche plus strateacutegique de la conception du suivi et de lrsquoeacutevaluation des projets programmes Dans cette optique des documents reacutegionaux de gestion de la connaissance et de lrsquoapprentissage preacutesentant les reacutealisations preacutevues pour les cinq prochaines anneacutees ont eacuteteacute eacutelaboreacutes pour guider et focaliser les travaux et les deacuteveloppements agrave venir dans ce domaine En outre on porte une attention plus soutenue agrave la conception et agrave la mise en œuvre de systegravemes et drsquooutils reacutegionaux de SampE afin de controcircles la progression et les processus visant agrave la reacutealisation des objectifs strateacutegiques Le MERA dirigera ces travaux dans la reacutegion CRSEME pour contribuer agrave ces objectifs reacutegionaux
CRSEME veut eacutetablir et mettre en œuvre des systegravemes de SampE qui permettront une ameacutelioration de la gestion interne de la performance des programmesprojets et de la prise de deacutecisions baseacutees sur les faits et sur les donneacutees De plus CRSEME veut ameacuteliorer sa capaciteacute agrave concevoir et agrave mettre en œuvre des systegravemes pertinents et significatifs de SampE dans le cadre des documents de projets pour les bailleurs de fonds afin de pouvoir montrer des reacutesultats aux bailleurs de fonds et devenir ainsi plus compeacutetitifs Dans ce contexte le MERA fournira un appui technique agrave la reacutegion EuropeMoyen Orient de CRS pour tout ce qui concerne le SampE Il deacuteveloppera les capaciteacutes dans la reacutegion en identifiant et en appuyant la mise en œuvre de systegravemes de SampE efficaces eacuteconomiques et significatifs et fera avancer la reacutegion vers une approche de SampE plus strateacutegique
Objectif du poste Lrsquoobjectif de ce poste est drsquoaugmenter la capaciteacute technique en SampE et de permettre la qualiteacute technique des activiteacutes de SampE dans la reacutegion La fonction principale de Conseiller reacutegional en suivi et eacutevaluation (MERA) est double
Recruter du personnel de SampE bull 26
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
1 Geacuterer lrsquouniteacute reacutegionale de SampE composeacutee de deux responsables sous-reacutegionaux de SampE agrave plein temps
1 Deacutevelopper les capaciteacutes reacutegionales en suivi et eacutevaluation en guidant appuyant et dirigeant la conception et la mise en œuvre de systegravemes et proceacutedures de SampE qui soient approprieacutees efficaces et eacuteconomiques
Eacutetant donneacute que les membres de lrsquoeacutequipe reacutegionale de SampE peuvent se trouver dans drsquoautres bureaux nationaux le MERA devra avoir une modegravele drsquoeacutequipe efficace pour fournir une assistance technique inteacutegreacutee aux bureaux nationaux et aux bureaux locaux
Le MERA doit geacuterer efficacement les relations avec les employeacutes reacutegionaux et sous-reacutegionaux les bureaux nationaux et les bureaux locaux et avec les partenaires et les aider agrave creacuteer et agrave mettre en œuvre des systegravemes de SampE qui conduiront agrave une meilleure qualiteacute des programmes Le MERA dirige lrsquoeacutelaboration et la mise en œuvre de systegravemes et de processus reacutegionaux de SampE ainsi que des meacutecanismes de partage des informations et des connaissances Le MERA fournit une contribution technique sur le SampE pour les revues et les documents de projets
Le MERA fournit une direction et un appui pour la mise en œuvre de la strateacutegie de gestion de la connaissance et de lrsquoapprentissage
Ce poste fait partie de la fonction drsquoassurance de la qualiteacute Il a un grand niveau drsquoautonomie pour lrsquoexeacutecution de ses responsabiliteacutes Le MERA ne prend pas de deacutecisions strateacutegiques mais gracircce agrave son travail les deacutecisions prises par drsquoautres sont prises en connaissance de cause sur la base des donneacutees et des meilleures pratiques
Responsabiliteacutes principales
Planificationconception (30)
1 Concevoir diriger et geacuterer des processus participatifs pour eacutetablir des systegravemes reacutegionaux et si neacutecessaire sous-reacutegionaux de SampE
1 Participer agrave la conception de programmes et agrave la preacuteparation de documents de projets
1 Concevoir diriger et geacuterer une collecte une analyse et une reacutedaction de rapport participatives pour les systegravemes reacutegionaux de SampE de CRSEME (eacutevaluation de la structure reacutegionale autre outils et systegravemes reacutegionaux de suivi et eacutevaluation)
1 Concevoir coordonner etou fournir un programme coheacuterent de formation et de renforcement des capaciteacutes pour les employeacutes de CRSEME et drsquoorganisations partenaires pour transfeacuterer et ameacuteliorer la capaciteacute agrave concevoir introduire et mettre en œuvre des systegravemes de SampE approprieacutes
1 Concevoir etou participer agrave la conception de directives et de cadres pour les proceacutedures politiques et processus reacutegionaux qui institutionnaliseront et appuieront une conception un suivi une eacutevaluation et des rapports drsquoexcellente qualiteacute agrave CRSEME
Aider agrave eacutetablir des directives et des outils de SampE pour CRSEME pour les secteurs de programmation strateacutegique et les domaines techniques de changement social (participation civique plaidoyer transformation des conflitseacutedification de la paix et partenariat) ainsi que pour la gestion geacuteneacuterale
1 Diriger et appuyer le personnel de la reacutegion des bureaux nationaux et des bureaux locaux pour la mise en œuvre drsquoune strateacutegie de gestion de la connaissance et de lrsquoapprentissage
Appui aux programmesAssistance technique (50)
1 Aider les bureaux nationauxbureaux locaux agrave concevoir des programmes et projets pour rechercher un financement pour des zones de programmation strateacutegique soit en srsquoimpliquant directement2 soit par un mentoring
Recruter du personnel de SampE bull 27
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
1 Appuyer les responsables sous-reacutegionaux de SampE pour fournir une assistance technique pratique aux bureaux nationauxlocaux dans tous les aspects de la conception du suivi et de lrsquoeacutevaluation comme la conception et la mise en œuvre de systegravemes et drsquooutils de SampE la revue de documents de projets une direction ou une assistance pour les eacutevaluations agrave mi-parcours et les eacutevaluations finales
Gestion (20)
1 Eacutetablir et geacuterer lrsquouniteacute reacutegionale de SampE
1 Superviser et coacher les responsables sous-reacutegionaux de SampE (SRMEO)
1 Concevoir et superviser un plan de travail inteacutegreacute pour lrsquouniteacute reacutegionale de SampE Coordonner lrsquoassistance technique et les initiatives lieacutees
1 Geacuterer le budget de lrsquouniteacute reacutegionale de SampE 1 Diriger et appuyer la suite de lrsquoeacutelaboration et de la mise en œuvre de la strateacutegie reacutegionale de gestion
de la connaissance et de lrsquoapprentissage
Communicationgestion de lrsquoinformation (10)
1 Creacuteer de bonnes relations de travail avec les conseillers principaux de la reacutegion CRSEME les bureaux nationauxlocaux les conseillers de SampE du siegravege et les conseillers techniques reacutegionaux de SampE dans drsquoautres reacutegions de CRS eacutechanger les informations et lrsquoexpeacuterience contribuer activement agrave une communauteacute drsquoapprentissage de SampE agrave lrsquointeacuterieur de CRS
1 Servir de principale personne contact dans la reacutegion pour les conseillers de SampE du siegravege appuyer les efforts pour ameacuteliorer les systegravemes et les normes de SampE de lrsquoagence
1 Appuyer lrsquoeacutelaboration drsquoun systegraveme reacutegional de gestion de lrsquoinformation et y contribuer par la mise en œuvre et la coordination de rapports de SampE standardiseacutes au niveau des pays augmenter le systegraveme de gestion de lrsquoinformation et faire remonter les indicateurs du terrain au bureau reacutegional et au siegravege
1 Communiquer et distribuer des informations sur les normes les politiques les pratiques et les indicateurs de SampE de CRSEME travailler en coordination avec les RTA de SampE des autres reacutegions pour eacutelaborer de meilleures pratiques et partager les leccedilons apprises
Eacutetablir et maintenir des meacutecanismes pour saisir analyser rendre comptepartager et appliquer les constatations les informations les leccedilons apprises et les meilleures pratiques parmi les employeacutes reacutegionaux et des bureaux nationauxlocaux de CRSEME
1 Repreacutesenter le contenu technique des systegravemes de SampE de CRS agrave lrsquoexteacuterieur aupregraves des bailleurs de fonds et drsquoautres organisations appuyer les employeacutes de CRSEME au niveau des bureaux nationauxlocaux et de la reacutegion dans leur dialogue avec les principaux bailleurs de fonds surtout lrsquoUSAID pour que les activiteacutes de SampE de CRSEME soient significatives et reacutealisables
Principales relations de travail Internes Personnel de lrsquouniteacute de SampE contacts freacutequents avec le conseiller pour la qualiteacute des programmes le conseiller pour la qualiteacute de la gestion le personnel du changement social les directeurs reacutegionaux drsquoautres conseillers reacutegionaux les conseillers de SampE du siegravege Contacts occasionnels avec les repreacutesentants reacutesidentschefs de bureau les cadres des bureaux nationaux les conseillers techniques reacutegionaux pour le SampE dans les autres reacutegions
Externes USAID et autres agences bailleurs de fonds autres ONG consultants travaillant dans le SampE associations professionnelles (par ex associations nationales drsquoeacutevaluation)
Qualifications 2 Lrsquoimplication du conseiller reacutegional en SampE est conditionneacutee par le montant du financement rechercheacute (plus de 3 millions US$) et lrsquoimportance strateacutegique
Recruter du personnel de SampE bull 28
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
TechniquesProfessionnelles
1 Cinq ans drsquoexpeacuterience professionnelle correspondant directement au poste et avec une responsabilisation progressive au moins deux ans de travail dans le SampE
1 Bonne familiariteacute avec les principes et les approches actuelles du SampE utilisant agrave la fois des meacutethodes quantitatives et des meacutethodes qualitatives
1 Expeacuterience prouveacutee de SampE sur le terrain compeacutetences pour collecter manipuler syntheacutetiser et analyser des donneacutees
1 Compreacutehension des attentes des bailleurs de fonds et des tendances pour le SampE
1 Expeacuterience dans un ou plusieurs des principaux secteurs de programmation de CRS
1 Capaciteacute prouveacutee agrave transfeacuterer des connaissances agrave des publics divers gracircce agrave la formation au mentoring et par drsquoautres meacutethodes formelles et informelles
1 Excellentes connaissances de la langue anglaise (parleacutee lue et eacutecrite)
1 Excellentes compeacutetences analytiques et informatiques compeacutetent dans lrsquoutilisation de MS Office dont Word Excel Outlook PowerPoint et Access
1 Expeacuterience dans lrsquoutilisation de SPSS STATA ou Epi Info
1 Expeacuterience avec les systegravemes de gestion de lrsquoinformation
1 Volonteacute et capaciteacute de voyager environ 30 du temps
1 Expeacuterience preacutealable dans le Sud-Est de lrsquoEurope etou le Caucase preacutefeacutereacutee
Eacutetudes
1 Maicirctrise ou doctorat dans un domaine en lien direct comme la recherche en opeacuterations lrsquoanalyse quantitative etc Une expeacuterience importante de travail dans un domaine en lien direct pourra ecirctre accepteacutee agrave la place drsquoun diplocircme
Compeacutetences personnelles
Apte agrave influencer des personnes qui ne sont pas celles qursquoil supervise et agrave obtenir leur coopeacuteration capable de travailler comme membre drsquoune eacutequipe multinationale et de geacuterer des relations agrave distance pour obtenir des reacutesultats
1 Le poste demande de la flexibiliteacute et la capaciteacute agrave accepter lrsquoambiguumliteacute les changements et les laquo rafistolages raquo jusqursquoagrave ce que des systegravemes et des normes de SampE ne soient en place au niveau de lrsquoagence
1 Capable drsquoimpliquer et de motiver les employeacutes et les partenaires dans un nouveau domaine difficile
1 Bonnes capaciteacutes prouveacutees dans la gestion des relations en particulier dans le domaine du service aux clients peut travailler avec des groupes divers dans un environnement drsquoeacutequipes multiculturelles
1 Motiveacute et capable de travailler sans ecirctre superviseacute de pregraves
1 Capable de prioriser le travail de travailler sur plusieurs tacircches et de respecter les dates butoirs
1 Excellente organisation et capaciteacutes de planification Attentif aux deacutetails
Environnement de travail
Environnement normal de bureau Le poste demande environ 30 de voyages dans toute lrsquoEurope du Sud-Est le Moyen OrientlrsquoAfrique du Nord et le Caucase Heures suppleacutementaires occasionnelles
Recruter du personnel de SampE bull 29
Annexe IB Exemple de description de poste de niveau 3
RESPONSABLE SampE
Contexte Catholic Relief Services en partenariat avec des centaines drsquoorganisations dans 80 pays entreprend des activiteacutes de justice sociale de deacuteveloppement et drsquourgence pour aider les familles marginaliseacutees dans des communauteacutes pauvres CRS a pour objectif drsquoecirctre une organisation qui valorise la qualiteacute du service qui a une orientation vers les programmes qui a un bon rapport coucirct-efficaciteacute qui apprend et qui insiste explicitement sur la promotion de la justice sociale reacutesultat ultime de ses activiteacutes Cet engagement doit donner agrave CRSKenya et agrave ses partenaires la capaciteacute de toucher plus de gens avec un impact plus important et plus mesurable Dans ce contexte le responsable SampE fournira un appui technique une direction et des directives dans le bureau national pour tous ce qui concerne le SampE Le responsable de SampE renforcera les capaciteacutes dans le bureau national en identifiant pour les programmesprojets des modegraveles de SampE qui soient des outils efficaces et drsquoun bon rapport coucirct-efficaciteacute pour lrsquoapprentissage institutionnel permettant drsquoaider agrave une qualiteacute de programmes meilleure et plus unifieacutee Il appuiera la mise en œuvre de ces modegraveles
Objectif Lrsquoobjectif de ce poste est de renforcer les capaciteacutes de SampE de CRSKenya par lrsquointermeacutediaire drsquoune nouvelle uniteacute de SampE Le responsable de SampE aura la responsabiliteacute de superviser lrsquoeacutequipe de coordinateurs de SampE et de coordonner le travail avec le personnel sectoriel de SampE Le responsable de SampE se tiendra au courant des nouvelles approches de SampE pour srsquoassurer qursquoon utilise des modegraveles de suivi et drsquoeacutevaluation ainsi que des systegravemes drsquoinformation techniquement approprieacutes
Principales responsabiliteacutes de travail Le travail devant ecirctre accompli par la personne choisie sera de
1 ndash Deacutevelopper et maintenir un environnement propice pour le SampE (20)
Deacutevelopper de bonnes relations de travail avec les responsables sectoriels de SampE de CRSKenya pour que le SampE reste une prioriteacute dans le bureau national
1 Servir de leader de guide et drsquoappui pour les employeacutes de lrsquouniteacute de SampE et drsquoautres employeacutes des programmes qui cherchent agrave eacutelaborer des approches plus strateacutegiques pour ameacuteliorer le SampE dans leurs programmes
1 Contribuer activement agrave tous les aspects du processus de recrutement de nouveaux employeacutes des programmes et du SampE dans le bureau national pour srsquoassurer que les perspectives du SampE soient prises en compte
1 Srsquoassurer qursquoune assistance technique en SampE soit disponible aux uniteacutes sectorielles
1 Appuyer CRSKenya dans son dialogue avec les principaux bailleurs de fonds en particulier lrsquoUSAID pour que les activiteacutes de SampE soient constructives et reacutealisables
1 Eacutelaborer des directives et des outils de SampE
Recruter du personnel de SampE bull 30
Annexe IB Exemple de description de poste de niveau 3
2 ndash Deacutevelopper la capaciteacute des employeacutes en SampE (30)
1 Concevoir et diriger des programmes de formation en SampE baseacutes sur le modegravele du cadre logique des projets de CRS (Proframe)
1 Donner une assistance pratique aux employeacutes pour la conception le suivi lrsquoeacutevaluation et les rapports pour les projets financeacutes par des fonds publics comme par des fonds priveacutes
1 Concevoir eacutelaborer et mettre en oeuvre une strateacutegie en accord avec les initiatives de lrsquoagence pour appuyer les organisations partenaires de CRS pour des activiteacutes en lien avec le SampE
1 Superviser les membres de lrsquouniteacute de SampE et leur servir de mentor
3 ndash Renforcer les systegravemes de gestion de lrsquoinformation (10)
Aider agrave lrsquoeacutelaboration drsquoun systegraveme de gestion de lrsquoinformation en documentant en mettant en œuvre et en coordonnant un SampE standardiseacute
Collaborer avec les responsables sectoriels de SampE pour identifier leurs besoins par rapport au SampE et allouer les ressources en conseacutequence
Creacuteer et mettre en œuvre un meacutecanisme pour collaborer avec les responsables sectoriels de SampE pour faire un mentoring et eacutevaluer la performance du personnel de lrsquouniteacute de SampE
4 ndash Appui technique direct (40)
1 Fournir un appui technique direct agrave CRSKenya et agrave ses partenaires pour lrsquoeacutelaboration drsquoindicateurs et de plans de SampE
Srsquoassurer que les visites de suivi sont utiles qursquoelles permettent drsquoavoir les donneacutees dont on a besoin et qursquoelles aident agrave prendre des deacutecisions de gestion
1 Concevoir des indicateurs possibles pour mesurer lrsquoimpact de programmes sectoriels dans la seacutecuriteacute alimentaire (DAP)
1 Travailler avec le personnel des programmes de CRS et avec les partenaires pour eacutelaborer un cadre pour le suivi et lrsquoeacutevaluation de la progression et de lrsquoimpact de tous les programmes de CRSKenya
Principales relations de travail Rattachement hieacuterarchique Directeur de la division de lrsquoeacuteducation et de lrsquoappui aux programmes
Internes Responsables sectoriels de SampE employeacutes de lrsquouniteacute de SampE directeurs de divisions (EPS HABN et GGSP) Repreacutesentant reacutesident RTA de EARO personnel des programmes du bureau national eacutequipe de SampE du siegravege
Externes mission de lrsquoUSAID ONG universiteacutes locales et autres institutions drsquoenseignement travaillant dans le SampE associations professionnelles (par ex Kenya Evaluation Association) autres consultants en SampE dans le pays et la reacutegion
Qualifications 1 Au moins une maicirctrise dans un domaine en lien avec le deacuteveloppement international et lrsquoassistance
1 Au moins sept ans de responsabilisation progressive dans des programmes drsquoassistance et de deacuteveloppement dont une peacuteriode importante dans le SampE
1 Excellente familiariteacute avec les principes et les approches actuelles du suivi et de lrsquoeacutevaluation de programmes drsquoassistance et de deacuteveloppement en utilisant des meacutethodes quantitatives et qualitatives
Recruter du personnel de SampE bull 31
Annexe IB Exemple de description de poste de niveau 3
1 Compreacutehension des attentes du Gouvernement des Eacutetats-Unis et des tendances du suivi et de lrsquoeacutevaluation dont les programmes appuyeacutes par lrsquoaide alimentaire
Expeacuterience dans la facilitation des efforts de renforcement des capaciteacutes de divers collegravegues y compris dans des agences locales partenaires
1 Volonteacute et capaciteacute de voyager environ 25 du temps
Compeacutetences personnellesprofessionnelles 1 Capaciteacute prouveacutee agrave transfeacuterer des connaissances agrave des publics divers gracircce agrave la formation au mentoring
et par drsquoautres meacutethodes formelles et informelles
1 Familiariteacute avec les principes et les techniques de lrsquoenseignement aux adultes et capaciteacute prouveacutee agrave concevoir et animer des activiteacutes drsquoapprentissage pour les adultes
1 Excellentes capaciteacutes interpersonnelles bonne organisation et bonnes capaciteacutes de communication eacutecrite et orale y compris dans des contextes interculturels
1 Capaciteacute agrave impliquer et agrave motiver les employeacutes dans des domaines programmatiques difficiles
1 Capaciteacute agrave travailler efficacement sous pression et agrave organiser et prioriser des activiteacutes concurrentes
1 Capaciteacute agrave travailler efficacement en eacutequipe
1 Ability to work effectively in a team-oriented environment
1 Flexibiliteacute patience deacutevouement et creacuteativiteacute
1 Excellentes connaissances informatiques (MS Word MS Excel MS Access MS PowerPoint MS Project SPSS)
Environnement de travail Le lieu de travail sera Nairobi avec de nombreux voyages vers les zones de programme agrave lrsquointeacuterieur du Kenya
Recruter du personnel de SampE bull 32
Annexe IC Exemple de description de poste de niveau 2
Deacutepartement Uniteacute de gestion du programme I-LIFE Titre du poste Coordinateur de suivi et eacutevaluation Grade C2 Superviseur immeacutediat Chef de lrsquouniteacute de programmation et drsquoapprentissage Lieu Lilongwe Malawi
Contexte CRSMalawi est lrsquoorganisation principale de I-LIFE (un DAP en consortium) qui est conccedilu pour ameacuteliorer la seacutecuriteacute des moyens drsquoexistence des meacutenages dans les zones rurales cibleacutees CRS a la responsabiliteacute du suivi et de lrsquoeacutevaluation de I-LIFE
Objectif Lrsquoobjectif de ce poste est de superviser et de veacuterifier la collecte de donneacutees de SampE de qualiteacute
La principale responsabiliteacute du poste est de donner un appui programmatique et une assistance technique agrave I-LIFE gracircce agrave une collaboration avec les partenaires pour garantir des programmes de qualiteacute Les coordinateurs de SampE joueront un rocircle important de liaison avec les partenaires sur tous les aspects programmatiques de I-LIFE Les principales fonctions de ce poste seront le suivi et lrsquoeacutevaluation (SampE) lrsquoapprentissage la mise en œuvre des programmes et la repreacutesentation
Principales responsabiliteacutes du poste 1 Collaborer avec les partenaires pour eacutelaborer mettre en œuvre et maintenir un systegraveme inteacutegreacute de SampE
pour I-LIFE
1 Srsquoassurer que des rapports drsquoactiviteacute de qualiteacute soient fournis agrave temps par les partenaires de I-LIFE
1 Fournir une assistance technique et deacutevelopper les capaciteacutes de I-LIFE et de ses partenaires dans toutes les activiteacutes en lien avec le SampE
1 Coordonner le suivi lrsquoeacutevaluation et lrsquoapprentissage pour les partenaires
Principales tacircches du poste
Qualiteacute des programmes
Fournir une aide et un appui aux partenaires de I-LIFE pour lrsquoeacutelaboration et la mise en œuvre drsquooutils de suivi qui comprendront de maniegravere non limitative la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees sur les indicateurs du programme et les rapports sur ces donneacutees
Collaborer avec les partenaires de I-LIFE pour planifier concevoir et entreprendre des eacutevaluations eacutevaluations initiales de programmes
Recruter du personnel de SampE bull 33
Annexe IC Exemple de description de poste de niveau 2
Encourager lrsquoapprentissage agrave lrsquointeacuterieur de I ndashLIFE par un partage des leccedilons apprises et des reacutesultats drsquoeacutevaluation ainsi qursquoen jouant un rocircle cleacute dans les groupes de travail technique entre autres
Permettre une standardisation des outils et meacutethodologies de SampE chez tous les partenaires de mise en œuvre
Fournir des directives et un appui au(x) partenaire(s) de I-LIFE pour preacuteparer et soumettre agrave temps des rapports drsquoactiviteacutes de qualiteacute
1 Servir de leader pour lrsquoeacutelaboration et la gestion du systegraveme de gestion de lrsquoinformation de I-LIFE
1 Contribuer agrave lrsquoeacutelaboration agrave la croissance et agrave la maintenance drsquoun centre de ressource pour I-LIFE
1 Collaborer avec les partenaires de I-LIFE pour planifier conduire etou animer des activiteacutes de renforcement des capaciteacutes en lien avec les programmes par exemple des formations
Repreacutesentation du programme
1 Agir comme principal contact pour les partenaires assigneacutes de I-LIFE
1 Participer agrave des visites sur le terrain dans la zone ougrave travaille le partenaire pour faire le suivi des activiteacutes et servir de guide
1 Participer agrave des groupes de travail technique et agrave des assembleacutees geacuteneacuterales de I-LIFE
Toute autre responsabiliteacute assigneacutee par le superviseur
Principales relations de travail Internes Ce poste est superviseacute par le Chef de lrsquouniteacute de programmation et drsquoapprentissage et collaborera eacutetroitement avec les responsables de SampE des partenaires de I-LIFE ainsi qursquoavec le Directeur de I-LIFE
Externes Ce poste doit travailler en coordination avec les partenaires de I-LIFE des fonctionnaires et des structures du gouvernement local et avec des organisations communautaires et des ONG
Qualifications
Requises
1 Au minimum un diplocircme universitaire en sciences sociales eacuteconomie ou deacuteveloppement rural ou dans un domaine correspondant Avec une grande expeacuterience du suivi de lrsquoeacutevaluation et de lrsquoapprentissage
1 Une bonne expeacuterience des meacutethodologies de recherche participative
1 Une connaissance du traitement de texte des tableurs des programmes de saisie et drsquoanalyse des donneacutees et des bases de donneacutees (comme MS Word Excel et SPSS)
1 Une maturiteacute professionnelle prouveacutee et de bonnes compeacutetences interpersonnelles permettant de travailler en eacutequipe bonne communication eacutecrite et orale
1 Capaciteacute agrave travailler sur des tacircches multiples et agrave respecter les dates butoirs
1 Expeacuterience preacutealable de travail sur des programmes du Titre II
1 Expeacuterience preacutealable de travail en consortium
Recruter du personnel de SampE bull 34
Annexe IC Exemple de description de poste de niveau 2
Deacutesireacutees
1 Certificat de deuxiegraveme cycle dans un domaine en rapport et expeacuterience dans la recherche statistique les meacutethodes drsquoeacutechantillonnage lrsquoanalyse des donneacutees et les rapports
1 Bonnes compeacutetences en reacutedaction de rapports animation et communication bonnes relations interpersonnelles
Environnement de travail Le poste est baseacute agrave Lilongwe et demande des voyages sur les sites sur le terrain jusqursquoagrave 50 du temps
Recruter du personnel de SampE bull 35
Annexe II Tableau de reacutesumeacute de poste
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Recruter du personnel de SampE bull 36
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Recruter du personnel de SampE bull 37
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Recruter du personnel de SampE bull 38
Annexe III Listes de diffusion pour les offres drsquoemploi
Les informations ci-dessous concernent des organisations et sites Internet qui publient reacuteguliegraverement des annonces pour des postes de SampE Il sera utile drsquoeacutetudier les sites Internet eacutenumeacutereacutes ci-dessous pour choisir ceux qui correspondront le mieux agrave votre recherche de poste Les contacts indiqueacutes devront peut-ecirctre ecirctre remis agrave jour et toutes les informations neacutecessaires devraient pouvoir ecirctre trouveacutees en faisant une recherche sur Internet
Cette liste est un point de deacutepart mais ajoutez-y les autres sites Internet ou listes de diffusion que vous trouverez utiles Il peut aussi ecirctre inteacuteressant de demander agrave vos collegraveges srsquoils ont drsquoautres sites Internet agrave recommander
Sites Internet et listes de diffusion recommandeacutes Sites Internet speacutecifiques au SampE
Monitoring and Evaluation News wwwmandecouk
Performance Assessment Resource Center (PARC) wwwparcinfoorg
INGO wwwevalorg
International and Cross-cultural Evaluation (ICCE)s wwwevaluationcanadaca
American Evaluation Association (AEA) wwwevalorg
African Evaluation Association wwwafreaorg
The Evaluation Center at the University of Western Michigan wwwwmichedu
Brazilian Evaluation Network wwwavaliabrasilorgbrIntroductionRebramaEnglishhtml
Evaluation Network of Latin America and the Caribbean wwwlaceaorg
UK Evaluation Society wwwevaluationorguk
European Evaluation Society wwweuropeanevaluationorg
Malaysian Evaluation Society wwwmesorgmy
XC-Eval wwwgroupsyahoocomgroupxceval
Recruter du personnel de SampE bull 39
Annexe III Listes de diffusion pour les offres drsquoemploi
Sites Internet geacuteneacuteraux de deacuteveloppement
1 Relief Web wwwreliefwebintvacancies1
1 DevNetJobs wwwdevnetjobsorg1
1 ConsultingBase wwwconsultingbasecomjobmktindexcfm1
1 Development Opportunities wwwdev-zoneorgjobs1
1 Foreign Policy Association Job Board wwwfpaorgjobs_contact2423jobs_contacthtm1
1 Johns Hopkins Bloomberg School of Public Health Center for Communication Programs wwwjhuccporgindexshtml
1 International Development Research Center (IDRC) Evaluation Unit Presidentrsquos Office email evaluationidrcca
1 Global Affairs Institute The Maxwell School Syracuse University email bwdaytonmaxwellsyredu1
1 Idealist1 wwwidealistorg1
1 The Communication Initiative Vacancy Service wwwcomminitcomvacancieshtml1
1 One world wwwoneworldnet1
1 AIMEnet (health and HIV specific) 1wwwglobalhivevaluationorg
1 Interaction 1wwwinteractionorg1
1 Development Executive Group 1wwwDevelopmentExcom1
1 International Career Employment Weekly wwwinternationaljobsorg1
Recruter du personnel de SampE bull 40
Recruter du personnel de SampE bull 41
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Recruter du personnel de SampE bull 42
Annexe IV Tableau pour retenir des candidatures
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Recruter du personnel de SampE bull 43
Annexe V Questions pour preacuteseacutelectionner des candidats
Nom du candidat ________________________________________ Date __________________________________
Poste ___________________________________________________ Deacutepartement __________________________
Recruteur _______________________________________________
1 Tout drsquoabord ecirctes-vous toujours inteacuteresseacute par le poste
2 Pouvez-vous me dire pourquoi vous avez deacutecideacute de vous porter candidat agrave ce poste
3 Pourquoi voulez-vous changer de travail maintenant (Si le candidat a un emploi actuellement)
4 Pourquoi avez-vous quitteacute votre dernier emploi (Si le candidat nrsquoa pas drsquoemploi actuellement)
5 Quel est votre salaire de base actuel (ou votre dernier salaire de base) Avez-vous un salaire minimum pour lequel vous accepteriez un travail
6 Pourriez-vous me parler de votre formation et de votre expeacuterience et dire en quoi vous pensez qursquoelles correspondent agrave ce travail
7 Qursquoest-ce qui vous attire dans cette organisation
8 Srsquoil y a des peacuteriodes ougrave vous nrsquoavez pas eacuteteacute employeacute pouvez-vous expliquer
9 Avez-vous des questions agrave me poser
Merci pour votre temps et vos commentaires Nous allons continuer le processus de recrutement Nous ne pouvons rien vous promettre mais si vous ecirctes seacutelectionneacute pour un entretien nous vous contacterons
Recruter du personnel de SampE bull 44
Annexe VI Questions drsquoentretien drsquoembauche pour des postes de niveaux 3 et 4
1 Qursquoest-ce qui vous a motiveacute agrave vous porter candidat pour ce poste
2 Veuillez deacutecrire votre rocircle et vos responsabiliteacutes de SampE dans votre dernier poste ou dans votre poste actuel Ajoutez drsquoeacuteventuelles questions compleacutementaires pour clarifier la reacuteponse ou pour demander des deacutetails
3 Veuillez deacutecrire les difficulteacutes particuliegraveres auxquelles vous eacutetiez confronteacute dans votre dernier poste ou dans votre poste actuel Ajoutez drsquoeacuteventuelles questions compleacutementaires pour clarifier la reacuteponse ou pour demander des deacutetails
4 Qursquoavez-vous fait pour reacutesoudre ces difficulteacutes Veuillez lrsquoexpliquer en deacutetail
5 Veuillez expliquer comment les eacutetudes que vous avez faites vous seront utiles dans le travail de conseiller en SampE
6 Quelle expeacuterience de la gestion avez-vous
7 Veuillez deacutecrire ce que vous avez fait dans votre dernier poste ou votre poste actuel pour renforcer la capaciteacute des employeacutes en ce qui concerne les compeacutetences en SampE et les activiteacutes Qursquoavez-vous trouveacute particuliegraverement difficile Qursquoest-ce qui eacutetait agrave votre avis le plus reacuteussi
8 Il est souvent difficile de motiver le personnel des projets pour qursquoils srsquoimpliquent agrave fond dans les activiteacutes de SampE et de srsquoassurer que les reacutesultats du SampE soient reacuteutiliseacutes pour la conception du programme Pouvez-vous deacutecrire des cas ougrave vous avez le mieux reacuteussi agrave faire cela Et ougrave vous avez le moins bien reacuteussi Comment expliqueriez-vous ces diffeacuterences
9 Veuillez expliquer en quoi quand on preacutesente des reacutesultats des donneacutees les moyennes comme les pourcentages peuvent ecirctre trompeurs
10 Nous devons souvent adapter les reacutesultats du SampE agrave des publics diffeacuterents Avez-vous deacutejagrave fait cela dans le passeacute ou sinon comment adapteriez-vous dans lrsquoavenir les reacutesultats drsquoune analyse de donneacutees pour les preacutesenter agrave des publics diffeacuterents Par exemple quel genre de preacutesentation feriez-vous pour deacutecrire les reacutesultats drsquoune eacutetude de base sur lrsquoaccegraves de diffeacuterents groupes de la communauteacute agrave des infrastructures de base (communautaires etou drsquoautres infrastructures de base comme des cliniques) pour a) les membres de la communauteacute ougrave a eacuteteacute faite lrsquoeacutetude et b) les bailleurs de fonds du projet
11 Comment deacuteterminez-vous lrsquoeacutechantillon pour une eacutetude des meacutenages Comment rendriez-vous compte de la stratification et du groupement des eacutechantillons de meacutenages dans une strateacutegie drsquoeacutechantillonnage pour des eacutetudes quantitatives Soyez preacutecis
Recruter du personnel de SampE bull 45
Annexe VI Questions drsquoentretien drsquoembauche pour des postes de niveaux 3 et 4
Reacutefeacuterence agrave lrsquoeacutequation drsquoeacutechantillonnage standard qui nrsquoest pas lieacutee agrave la taille de la population Lrsquoeacutequation est au contraire lieacutee au niveau drsquoerreur accepteacute et au degreacute de variation attendu agrave lrsquointeacuterieur de la population Pour rendre compte de la stratification et du groupement lrsquoeacutechantillon doit ecirctre augmenteacute La stratification est la capaciteacute de lrsquoeacutechantillon agrave permettre des comparaisons statistiques entre des groupes preacutedeacutetermineacutes Le groupement est le fait de choisir drsquoabord des groupes (communauteacutes ou eacutecoles etc) drsquouniteacutes drsquoeacutechantillonnage (meacutenages ou enfants etc) puis de seacutelectionner les uniteacutes drsquoeacutechantillonnage agrave lrsquointeacuterieur de chacun de ces groupes seacutelectionneacutes
12 Comment choisiriez-vous un eacutechantillon de meacutenages dans une communauteacute si vous travailliez sans liste des noms de meacutenages Veuillez ecirctre preacutecis
Deacutecrire la meacutethode laquo faire tourner le stylo raquo on commence par deacutefinir les limites geacuteographiques de la communauteacute on identifie le centre de la communauteacute on deacutetermine la premiegravere direction en faisant tourner un stylo on compte le nombre de meacutenages sur cette ligne jusqursquoagrave la limite de la communauteacute on choisit la premiegravere maison de faccedilon aleacuteatoire puis on choisit les maisons suivantes de maniegravere systeacutematique
13 Quelle est votre expeacuterience du suivi participatif de la communauteacute Quels sont agrave votre avis les avantages et les inconveacutenients du suivi de la communauteacute Expliquez votre opinion1
14 Dans certaines organisations on essaie de creacuteer des indicateurs mondiaux pour la seacutecuriteacute alimentaire et la seacutecuriteacute des moyens drsquoexistence quels en seraient les avantages Que vous soyez ou non au courant de ce travail quelles en seront agrave votre avis les principales difficulteacutes
Preacuteparez drsquoeacuteventuelles autres questions speacutecifiques correspondant agrave un point drsquointeacuterecirct dans le CV du candidat
Recruter du personnel de SampE bull 46
Annexe VII Protocole drsquoentretien drsquoembauche
Agrave faire Se preacuteparer pour lrsquoentretien avec lrsquoeacutequipe et srsquoassurer que tous les membres de lrsquoeacutequipe ont les
documents neacutecessaires devant eux
Mettre les candidats agrave lrsquoaise Ecirctre chaleureux et aimables
Limiter le temps de parole des recruteurs
Arriver bien preacutepareacutes agrave chaque entretien
Eacutecouter activement les reacuteponses du candidat
Regarder le candidat
Prendre des notes durant lrsquoentretien pour vous aider agrave vous souvenir des principaux points et de votre impression de chaque candidat
Accepter des pauses durant lrsquoentretien quand le candidat reacutefleacutechit pour formuler une penseacutee ou une reacuteponse
Terminer chaque entretien par des commentaires positifs sur les qualifications ou les reacuteponses du candidat
Poser des questions sur drsquoeacuteventuels points drsquointeacuterecirct ou sur une expeacuterience inteacuteressante sur le CV du candidat
Poser des questions suppleacutementaires pour preacuteciser des points ou des reacuteponses qui ne seraient pas clairs
Inviter le candidat agrave poser des questions au panel de recruteurs
A ne pas faire Se disputer ou discuter avec le candidat pour quelque raison que ce soit
Critiquer une reacuteponse du candidat
Interrompre le candidat agrave nrsquoimporte quel moment
Poser des questions fermeacutees (reacuteponse par oui ou par non)
Poser des questions trop personnelles ou indiscregravetes
Reacuteagir de faccedilon neacutegative agrave une reacuteponse du candidat ou agrave quelque chose qursquoil dit
Donner votre opinion sur la qualiteacute de lrsquoentretien du candidat agrave la fin de lrsquoentretien
Bailler pendant que le candidat parle
Recruter du personnel de SampE bull 47
Annexe VIII Exemple de cadre des reacutesultats
Recruter du personnel de SampE bull 48
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Annexe VIII Exemple de cadre des reacutesultats
Points de discussion Discutez de la strateacutegie programmatique preacutesenteacutee dans le cadre des reacutesultats
CRS veut reacutepondre agrave une grande varieacuteteacute de besoins (comme la perte de strateacutegies de moyens drsquoexistence les mauvaises conditions et pratiques sanitaires le manque drsquoinfrastructures et la faiblesse de la socieacuteteacute civile et de la gouvernance) conseacutequences du tsunami Le projet reconstruira les biens perdus et les strateacutegies de moyens drsquoexistence de maniegravere agrave promouvoir leur peacuterenniteacute et peut-ecirctre une reacutesilience aux chocs futurs CRS pense que ces besoins sont tous drsquoune maniegravere ou drsquoune autre connecteacutes et qursquoon doit y reacutepondre en mecircme temps pour permettre croissance et progregraves
Deacutecrivez le contexte dans lequel opegravere le programme La population cibleacutee a veacutecu des pertes agrave des niveaux varieacutes et elle a un grand nombre de besoins concurrents Les meacutenages doivent avoir agrave nouveau accegraves aux infrastructures et agrave des possibiliteacutes de geacuteneacuterer un revenu et ils doivent aussi adopter de meilleurs comportements (en santeacute) et des strateacutegies de moyens drsquoexistence plus reacutesilients
Comment les objectifs strateacutegiques (OS) collaborent-ils pour reacutealiser la strateacutegie
Ensemble les objectifs strateacutegiques collaboreront pour reconstruire les infrastructures et ameacuteliorer les pratiques des meacutenages afin de restaurer et drsquoameacuteliorer les conditions de vie Par exemple un OS srsquointeacuteressera agrave lrsquoaccegraves agrave une eau de qualiteacute tandis que lrsquoautre srsquointeacuteressera agrave lrsquoameacutelioration des pratiques de santeacute ce qui permettra drsquoagir sur lrsquoeacutetat sanitaire en partant de deux directions diffeacuterentes
Donnez des exemples preacutecis drsquoOS et de reacutesultats OS4 Les meacutenages affecteacutes ont ameacutelioreacute leur seacutecuriteacute des intermeacutediaires (RI) qui pourraient ecirctre utiliseacutes pour moyens drsquoexistence compleacuteter le cadre des reacutesultats
RI21 Les pratiques des meacutenages ameacuteliorent soins qui sont donneacutes
Donnez des exemples de comment des reacutesultats intermeacutediaires transversaux (ameacutelioration des capaciteacutes reacuteactiviteacute aux questions de genre techniques de transformation des conflits et deacuteveloppement de la communauteacute) pourraient ecirctre inteacutegreacutes avec les OS et drsquoautres RI dans le cadre des reacutesultats
RI22 et augmentation des capaciteacutes la formation du personnel des centres de santeacute et lrsquoameacutelioration de la gestion des meacutedicaments et mateacuteriels meacutedicaux augmenteront lrsquoaccegraves des meacutenages agrave des services de santeacute de qualiteacute
RI12 et reacuteactiviteacute aux questions de genre la construction drsquoinstallations drsquoeau et drsquoassainissement adapteacutees aux genres reacutesoudront les questions speacutecifiques au genre que les femmes avaient peut-ecirctre avec les installations drsquoeau et drsquoassainissement preacuteceacutedentes
OS3 et deacuteveloppement de la communauteacute en ameacuteliorant la socieacuteteacute civile et la gouvernance et en augmentant la participation de la communauteacute agrave une gouvernance transparente et son rocircle dans la gestion des processus de la socieacuteteacute civile le projet contribuera au deacuteveloppement geacuteneacuteral de la communauteacute
Demander au candidat quelles sont ses questions ses commentaires ou ses suggestions agrave propos du cadre des reacutesultats
Recruter du personnel de SampE bull 49
Annexe IX Exemple de tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT)
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Recruter du personnel de SampE bull 51
Annexe IX Exemple de tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT)
Points de discussion Indicateur drsquoimpact 11 On preacutevoit uns eacutenorme augmentation de 60 agrave 100 des communauteacutes ayant des plans de seacutecuriteacute alimentaire entre la 4e et la 5e anneacutee Cela nrsquoest pas reacutealiste sauf srsquoil y a un eacutevegravenement contextuel dont en pense qursquoil expliquera une partie de cette augmentation
Indicateurs drsquoimpact 12 La valeur de la capaciteacute de seacutecuriteacute alimentaire de la communauteacute est laquo agrave deacuteterminer raquo Et pourtant le tableau montre un score preacutevu de 20 la premiegravere anneacutee Sans valeur de base on ne peut pas savoir si un score de 20 repreacutesentera une augmentation une diminution ou aucun changement par rapport agrave la valeur de base Quand on nrsquoa pas de valeur de base il vaut mieux preacutevoir une augmentation relative comme laquo une augmentation de 20 raquo pour la 1e anneacutee
Indicateur de suivi 11 LrsquoIPTT suggegravere que le programme ne mesurera pas le nombre de structures de seacutecuriteacute alimentaire les 1e 2e 3e et 4e anneacutees Il serait recommandeacute de suivre ces donneacutees sur toute la dureacutee du programme pour veacuterifier que le programme progresse au cours de ces anneacutees Si lrsquoon attend la 5e anneacutee pour mesurer lrsquoindicateur on pourrait avoir une grosse surprise ou une eacutenorme deacuteception agrave la fin du projet
Indicateur de suivi 12 Le nombre de membres participant agrave des structures de seacutecuriteacute alimentaire doit bondir de laquo 0 raquo agrave 2 000 entre les donneacutees de base et la 1e anneacutee et ne doit pas changer entre la 3e et la 5e anneacutee Il y a peu de chance que le changement soit aussi diffeacuterent selon les anneacutees La deuxiegraveme portion de lrsquoindicateur montre que le pourcentage des femmes participantes augmentera substantiellement entre les donneacutees de base et la 5e anneacutee Si le pourcentage des femmes augmente et que le nombre des membres reste le mecircme le nombre drsquohommes participants devrait deacutecroicirctre On ne voit pas bien pourquoi on preacutevoit ce changement
Indicateur de suivi 14 Lrsquoindicateur montre le pourcentage preacutevu de meacutenages ougrave un ou plusieurs membres sont formeacutes dans plusieurs domaines techniques Cependant Il nrsquoy a pas de donneacutee de base pour le pourcentage formeacute en laquo AH raquo ni laquo ENV raquo ni dans lrsquoeacutetude de base ni pour la 1e anneacutee On ne voit pas bien pourquoi ces informations ne sont pas donneacutees Ces deux types de formation ne seront-ils pas mis en route avant la 2e anneacutee
Indicateur drsquoimpact 21 Il nrsquoest peut-ecirctre pas reacutealiste de preacutevoir que les meacutenages reacuteussiront agrave atteindre 12 mois de seacutecuriteacute alimentaire la 5e anneacutee Si la moyenne preacutevue est de 12 cela signifie que chaque meacutenage devra atteindre ce niveau (12 mois) puisqursquoil ne serait pas possible que certains meacutenages atteignent 13 mois de seacutecuriteacute alimentaire par an (ce qui permettrait drsquoavoir une moyenne de 12 mois si certains meacutenages nrsquoarrivaient qursquoagrave 11 mois)
Indicateurs drsquoimpact 22 Sans chiffre de base pour la production agricole ce nrsquoest pas une bonne ideacutee de preacutevoir des cibles de valeurs absolues en kilos Ces valeurs en kilos qui sont donneacutees peuvent repreacutesenter une augmentation une diminution par rapport aux donneacutees de base ou aucun changement
Indicateur drsquoimpact 31 Le tableau suggegravere que le programme ne suivra pas lrsquoeacutetat nutritionnel pendant les anneacutees 1 agrave 4 Ce nrsquoest pas une bonne ideacutee de ne pas srsquointeacuteresser agrave lrsquoimpact nutritionnel du programme pendant ces anneacutees Bien que le retard de croissance soit un indicateur nutritionnel qui ne change pas aussi rapidement que le sous-poids il doit quand mecircme ecirctre mesureacute au moins une fois par an Il est important de collecter des donneacutees de nutrition au mecircme moment chaque anneacutee pour prendre en compte les variations saisonniegraveres de lrsquoeacutetat nutritionnel
Indicateur de suivi 31 On ne voit pas clairement si les chiffres preacutesenteacutes reflegravetent les changements preacutevus dans laquo le pourcentage de femmes recevant de la vitamine A raquo ou dans le pourcentage de laquo nourrissons recevant de la vitamine A raquo Tous les indicateurs doivent ecirctre speacutecifiques et correspondre agrave une seule mesure LrsquoIPTT doit inclure des valeurs dont le programme sera tenu responsable La valeur preacutevue de 100 la 5e anneacutee doit ecirctre utiliseacutee avec prudence
Indicateur de suivi 32 On ne voit pas clairement si cet indicateur correspond aux enfants recevant des aliments solides des liquides de lrsquoeau avec du sucre et du sel ou des sels de reacutehydratation apregraves une peacuteriode de diarrheacutee Lrsquoindicateur devrait ecirctre reacuteviseacute pour correspondre agrave un seul de ces traitements
Recruter du personnel de SampE bull 52
Annexe X Tableau pour noter les entretiens drsquoembauche
Membre de lrsquoeacutequipe de recruteurs Membre B
Candidat Candidat A
Date de lrsquoentretien 1er juin 2007
Instructions Pour chaque point vous jugerez de la reacuteponse du candidat et vous lui donnerez une note de 1 agrave 5 selon la
faccedilon dont il aura reacutepondu 1 est la moins bonne note et 5 la meilleure note
Apregraves lrsquoentretien vous additionnerez les notes individuelles pour obtenir une NOTE TOTALE Eacutecrivez la NOTE TOTALE dans la case preacutevue sur la premiegravere page
Cateacutegorie Note (1 ndash 5)1 = moins bonne note 5 meilleure note
Commentaires
Le candidat srsquoexprime bien 5 A tregraves bien parleacute a donneacute beaucoup de deacutetails
Qualiteacute des reacuteponses expeacuterience de gestion
3 Nrsquoa travailleacute comme superviseur drsquoune eacutequipe de SampE que pendant peu de temps environ 6 mois
Qualiteacute des reacuteponses expeacuterience de renforcement des capaciteacutes
3 Nrsquoa que peu drsquoexpeacuterience dans le renforcement des capaciteacutes drsquoune eacutequipe lagrave aussi seulement 6 mois drsquoexpeacuterience dans son ancien poste
Qualiteacute des reacuteponses eacutechantillonnage 4 Superhellip au courant de tous les principaux points et theacuteories Mais ne connaissait pas lrsquoeacutequation drsquoeacutechantillonnage
Qualiteacute des reacuteponses suivi de la communauteacute
5 Bonnes ideacutees sur le suivi de la communauteacute A une expeacuterience de suivi de la communauteacute
Qualiteacute des reacuteponses ProFrame 4 A mis en eacutevidence plusieurs problegravemes cleacutes A reacuteussi agrave deviner beaucoup de choses sur le contexte agrave partir du ProFrame
Qualiteacute des reacuteponses IPTT 4 Bien aussi bons commentaires
Compeacutetences en analyse des donneacutees 5 A reacutealiseacute toutes les tacircches demandeacutees en analyse des donneacutees et semblait tregraves agrave lrsquoaise avec SPSS
Compeacutetences personnelles 5 Bon eacutequipier motiveacute
Autres (preacuteciser par ex expeacuterience en formation)
2 Nrsquoa que peut drsquoexpeacuterience en formation
Qualiteacute de lrsquoexemple de document reacutedigeacute par le candidat
4 Excellent document
Qualiteacute des reacutefeacuterences 5 Toutes les reacutefeacuterences donnent une bonne impression
Note globale de lrsquoentretien 49 Je pourrais envisager de recruter ce candidat
Recruter du personnel de SampE bull 53
Annexe XI Questions pour les personnes de reacutefeacuterences pour des postes de niveaux 3 et 4
1 Dans quelle capaciteacute avez-vous travailleacute avec (le candidat)
2 Combien de temps avez-vous travailleacute avec (le candidat)
3 1 Donnez une bregraveve description du poste et des principales responsabiliteacutes du poste Comment les points forts de (le candidat) lui permettraient-ils de correspondre agrave ce poste Veuillez deacutecrire ces points forts
4 Pensez-vous qursquoune partie de ce travail serait particuliegraverement difficile pour (le candidat) Pourquoi De quel type de formation ou de capaciteacute technique suppleacutementaire pensez-vous que le candidat aurait besoin pour ecirctre excellent dans ces domaines
5 Que consideacuterez-vous comme les principales compeacutetences personnelles et les principaux points forts de (le candidat) Quels sont les domaines dans lesquels il devrait travailler pour progresser
6 (Le candidat) travaille-t-il mieux en eacutequipe ou individuellement Veuillez expliquer ce qui vous fait penser cela
7 Qursquoauriez-vous drsquoautre agrave dire sur (le candidat) par rapport agrave ce poste
8 1 Ajoutez drsquoautres questions speacutecifiquement tourneacutees vers les points souleveacutes durant lrsquoentretien ou pendant votre discussion avec lrsquoeacutequipe de recruteurs
Recruter du personnel de SampE bull 54
Eacutetape 1 Deacuteterminer les besoins de SampE
planification et de la coordination des initiatives plus geacuteneacuterales de SampE et drsquoapprentissage de lrsquoagence La principale fonction des employeacutes de niveau 4 est de faire avancer lrsquoagenda de SampE dans leurs zones (au niveau mondial ou reacutegional) Ceux-ci ont geacuteneacuteralement une maicirctrise 5 agrave 10 ans drsquoexpeacuterience une formation extrecircmement technique et ils ont montreacute leur capaciteacute agrave former drsquoautres employeacutes et agrave renforcer les capaciteacutes de ceux-ci
Le personnel au niveau 3 repreacutesente geacuteneacuteralement la plus grande partie des compeacutetences techniques de lrsquoeacutequipe dans le pays Il a une bonne expertise dans la conception de plans de SampE les meacutethodes de collecte de donneacutees et lrsquoanalyse des donneacutees qualitatives comme quantitatives En animant des formations et en supervisant la collecte des donneacutees les employeacutes de niveau 3 travaillent au renforcement des capaciteacutes des employeacutes de niveau 1 et 2 dans un grand nombre de domaines de compeacutetences Les employeacutes de niveau 3 doivent avoir une maicirctrise 3 agrave 5 ans drsquoexpeacuterience dans un domaine correspondant une bonne formation technique et ils doivent ecirctre capables de former le personnel et de renforcer ses capaciteacutes Les employeacutes de niveau 3 sont en lien eacutetroit avec le personnel de niveau 4 sur beaucoup de questions techniques
Les employeacutes de niveau 2 ont une licence et en moyenne 1 agrave 2 ans drsquoexpeacuterience Leur responsabiliteacute est de fournir une supervision suppleacutementaire pour les activiteacutes de collecte des donneacutees et de participer agrave la collecte des activiteacutes de SampE et agrave lrsquoanalyse des donneacutees Les personnels de niveau 2 sont souvent assigneacutes directement agrave des projets particuliers Ils gegraverent les employeacutes de niveau 1 et supervisent leurs activiteacutes On a besoin de plusieurs employeacutes de niveau 2 quand le bureau national a plusieurs bureaux secondaires
Les employeacutes de niveau 1 ont en gros la responsabiliteacute de faire les comptesshyrendus des activiteacutes et de collecter les donneacutees sur le terrain Ils participent aussi agrave des activiteacutes plus importantes de suivi et drsquoeacutevaluation comme les eacutetudes de base et les eacutetudes finales et servent souvent de superviseurs pour les eacutequipes et les enquecircteurs On leur demande de 1 agrave 2 ans drsquoexpeacuterience dans une organisation non gouvernementale ou une agence des Nations Unies Cependant il nrsquoest pas neacutecessaire que dans leur poste preacuteceacutedentils aient travailleacute directement dans le SampE Des exemples de descriptions de poste pour des postes de SampE de niveau 2 3 et 4 sont inclus dans lrsquoAnnexe I
Ce module se concentre principalement sur les employeacutes
de niveau 2 de niveau 3 et de niveau 4 parce que le processus
de recrutement est plus rigoureux du point de vue technique et plus
speacutecifique au SampE pour ces postes que pour des employeacutes de niveau 1 Le
recrutement drsquoemployeacutes pour des postes de niveau 1 devra suivre de pregraves
les proceacutedures standards de recrutement du bureau
Recruter du personnel de SampE bull 4
Eacutetape 1 Deacuteterminer les besoins de SampE
Les eacutequipes de SampE sont structureacutees de diffeacuterentes maniegraveres dans les diffeacuterents bureaux nationaux Les directives preacutesenteacutees dans ce module devront ecirctre adapteacutees au contexte du bureau Dans certains bureaux lrsquoeacutequipe de SampE est composeacutee drsquoemployeacutes qui se consacrent uniquement au SampE Ces eacutequipes comprennent geacuteneacuteralement un employeacute de niveau 3 un employeacute de niveau 2 (superviseacute par lrsquoemployeacute de niveau 3) et plusieurs employeacutes de niveau 1 Les membres de lrsquoeacutequipe travaillent ensemble pour reacutepondre aux besoins techniques de diffeacuterents projets et secteurs au sein du bureau national Une autre eacutequipe de SampE pourra ecirctre plus large et composeacutee de personnel de niveau 2 et de personnel des programmes venant de diffeacuterents secteurs et qui consacrent une partie de leur temps aux activiteacutes de SampE Au niveau reacutegional il y a souvent un employeacute de niveau 4 Celui-ci sera aussi appeleacute agrave apporter un appui agrave lrsquoeacutequipe du bureau national pour deacuteterminer agrave la fois les manques qui existent dans la capaciteacute et les compeacutetences techniques rechercheacutees chez les candidats potentiels
Recruter du personnel de SampE bull 5
La description de
poste doit donner
suffisamment de deacutetails
pour que les candidats
inteacuteresseacutes puissent voir
immeacutediatement si le
poste leur convient ou
non
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
9 Inclure les responsabiliteacutes de travail
9 Fournir un reacutesumeacute de lrsquoenvironnement de travail
9 Preacutesenter les compeacutetences requises
9 Deacutecrire les caracteacuteristiques deacutesireacutees
Lrsquoobjectif principal de la description de poste est drsquoinformer les candidats potentiels des responsabiliteacutes correspondant au poste et de ce qui est attendu drsquoeux ainsi que des compeacutetences et de lrsquoexpeacuterience requises Pour cela la description de poste doit donner suffisamment de deacutetails pour que les candidats inteacuteresseacutes puissent voir immeacutediatement si le poste leur convient ou non Ineacutevitablement il y aura des candidatures de personnes qui ne reacutepondront pas aux critegraveres minimum Cependant une bonne description de poste limitera ce type de candidatures Creacuteer une description de poste permet aussi de reacutefleacutechir de faccedilon critique agrave chaque aspect du poste
Une bonne description de poste doit faire de 3 agrave 4 pages pour donner suffisamment de deacutetails Elle devra comprendre les eacuteleacutements suivants
1 Preacutesentation geacuteneacuterale de lrsquoorganisation
1 Description du bureau ougrave est baseacute le poste
1 Description de lrsquoenvironnement de travail
1 But du poste
1 Principales responsabiliteacutes du poste
1 Principales tacircches du poste
1 Principales relations de travail
1 Qualifications agrave la fois requises et deacutesireacutees comme
1 Compeacutetences techniques
1 Expeacuterience
1 Niveau drsquoeacutetudes ou diplocircme
1 Compeacutetences personnelles
1 Autres qualifications correspondant au poste comme connaissance du Titre II ou drsquoautres types de programmes
Commencez la description par une rapide preacutesentation de votre organisation en deacutecrivant son histoire son mandat et ses principes directeurs Incluez une description preacutecise du bureau reacutegional ou national et les secteurs speacutecifiques
Recruter du personnel de SampE bull 6
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
dans lesquels le bureau travaille actuellement Si vous recrutez pour un poste reacutegional eacutelargissez cette description agrave chaque bureau national dans la reacutegion Preacutecisez clairement le but du poste au deacutebut de la description de poste Par exemple le but peut ecirctre de renforcer la capaciteacute en SampE par lrsquoeacutetablissement drsquoune uniteacute de SampE ou de fournir un appui technique pour les activiteacutes actuelles de SampE Les autres buts de postes seront fournis dans les descriptions de postes en annexes
Apregraves avoir preacutesenteacute le but deacutefinir les principales responsabiliteacutes correspondant au poste et preacuteciser quelle proportion du temps devra approximativement ecirctre consacreacutee agrave chacune Les proportions du temps preacutesenteacutees ici ne donnent qursquoune indication et les proportions reacuteelles du temps consacreacute agrave chaque tacircche seront deacutetermineacutees par le contexte Les responsabiliteacutes habituelles et lrsquoutilisation approximative du temps pour un poste de niveau 3 sont de
Deacutevelopper et maintenir un environnement propice pour le SampE (15)
Deacutevelopper les capaciteacutes du personnel en SampE (20)
Renforcer les systegravemes de gestion de lrsquoinformation (15)
Fournir un appui technique direct en SampE (50)
Un employeacute de niveau 2 peut ecirctre responsable de
la planification et de la conception du programme (30)
la conduite des activiteacutes de qualiteacute des programmes et de SampE (50)
le deacuteveloppement de la capaciteacute des employeacutes en SampE (20)
Les responsabiliteacutes varient eacutenormeacutement selon le poste ainsi que la
proportion de temps consacreacute agrave chaque responsabiliteacute dans le poste
Les employeacutes de niveau 4 auront sans doute la responsabiliteacute de
1 Donner un appui technique aux bureaux nationaux (30)
1 Deacutevelopper les capaciteacutes des employeacutes (30)
1 Coordonner et diriger les activiteacutes reacutegionales drsquoapprentissage (20)
1 Deacutevelopper un environnement propice (10)
1 Maintenir et construire des relations externes avec les bailleurs de fonds
les fonctionnaires des gouvernements et drsquoautres parties prenantes cleacutes
Les responsabiliteacutes des employeacutes de niveau 1 sont geacuteneacuteralement limiteacutees agrave la conduite drsquoactiviteacutes de SampE Pour une description plus deacutetailleacutee des responsabiliteacutes des postes Cf les descriptions de postes preacutesenteacutees dans lrsquoAnnexe I
Recruter du personnel de SampE bull 7
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
Inclure une liste des principales tacircches correspondant au poste Ces tacircches devront ecirctre en lien direct avec les activiteacutes les parties prenantes les reacutegions et les programmes concerneacutes Les descriptions de postes de lrsquoAnnexe I donnent aussi des exemples des principales tacircches
Les principales relations de travail comprennent les employeacutes avec lesquels lrsquoemployeacute travaillera le plus dans lrsquoorganisation Elles comprennent aussi les autres organisations et parties prenantes avec lesquelles lrsquoemployeacute sera en liaison et en partenariat Inclure une liste complegravete des principales relations de travail dans la description de poste en preacutecisant qui supervisera lrsquoemployeacute
La description de poste doit preacuteciser les qualifications demandeacutees comme
1 Le plus haut niveau drsquoeacutetudes atteint
1 Les anneacutees drsquoexpeacuterience
1 Les compeacutetences techniques
1 La connaissance des programmes ou logiciels utiliseacutes
1 La connaissance des types de programmes ou des sources de financement pertinents (par ex Titre II PEPFAR plaidoyer eacutedification de la paix)
1 Les compeacutetences personnelles
1 Les connaissances linguistiques
Formation du personnel
de SampE
Le domaine international de
lrsquoassistance et du deacuteveloppement
tente de srsquoappuyer sur de
nombreuses disciplines Les
employeacutes y compris les employeacutes
de SampE peuvent avoir fait
des eacutetudes tregraves diverses qui
les preacuteparent efficacement agrave
travailler pour des organisations
internationales mais il est
important que les employeacutes de
SampE aient une bonne base de
compeacutetences analytiques Ces
compeacutetences doivent comprendre
agrave la fois une bonne aptitude agrave la
reacuteflexion critique et une capaciteacute
agrave analyser de multiples types de
donneacutees
Pour chaque cateacutegorie speacutecifier quelles compeacutetences ou quel niveau de performance sont requis et ce qui est deacutesireacute Faites bien la diffeacuterence entre les caracteacuteristiques requises et celles qui sont preacutefeacutereacutees Par exemple des candidats potentiels pour le niveau 4 doivent avoir de 5 agrave 10 ans drsquoexpeacuterience en SampE mais on preacutefegravere que 2 agrave 3 ans de cette expeacuterience soient dans la reacutegion ou dans le pays ougrave est baseacute le poste LrsquoAnnexe II donne un tableau qui reacutesume un grand nombre des principales caracteacuteristiques deacutesireacutees pour chaque type de poste de SampE
Eacutevaluez le niveau drsquoeacutetudes et le nombre drsquoanneacutees drsquoexpeacuterience rechercheacutes selon le type de poste Dans lrsquoideacuteal les employeacutes de niveau 4 comme ceux de niveau 3 devraient avoir au moins une maicirctrise dans un domaine
Recruter du personnel de SampE bull 8
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
pertinent (comme le deacuteveloppement international la politique internationale lrsquoeacuteconomie agricole la santeacute publique etc) et avoir une expeacuterience en SampE comprenant des responsabiliteacutes de formation et de supervision Les employeacutes de niveau 2 doivent avoir un niveau licence dans un domaine pertinent avoir de 1 agrave 2 ans drsquoexpeacuterience en SampE y compris en formation et en supervision Les employeacutes de niveau 1 doivent avoir un niveau bac et avoir 1 ou 2 ans drsquoexpeacuterience pas neacutecessairement dans le domaine du SampE
Les compeacutetences particuliegraveres requises pour chaque poste seront tireacutees de la liste des besoins et des manques dans les capaciteacutes de SampE En geacuteneacuteral les compeacutetences techniques deacutesirables pour des postes de niveau 4 comme de niveau 3 sont
1 Expeacuterience en conception de programme et en conception de plan de SampE
1 Capaciteacute agrave concevoir des outils des enquecirctes et des eacutevaluations de SampE et drsquoautres activiteacutes de SampE comme des eacutetudes de base des systegravemes de suivi et de surveillance et des eacutevaluations finales
Une familiariteacute avec les principales techniques drsquoeacutechantillonnage
1 Une expeacuterience dans la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees qualitatives
1 Une expeacuterience dans la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees quantitatives
1 Une expeacuterience dans la meacutethode de recherche rurale participative (PRA)
1 Une connaissance des indicateurs standards et du protocole de SampE pour un secteur cleacute comme la santeacute ou la nutrition
1 De bonnes compeacutetences en interpreacutetation de donneacutees en reacutedaction de rapports en preacutesentation et autres aptitudes de communication
Les compeacutetences techniques pour un employeacute de niveau 2 comprendront la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees qualitatives et quantitatives et de bonnes capaciteacutes drsquointerpreacutetation et de reacutedaction de rapports
Les employeacutes de niveau 1 ne doivent pas neacutecessairement avoir une expeacuterience directe des activiteacutes de SampE mais devraient pouvoir montrer une familiariteacute avec les programmes drsquoorganisations non gouvernementales et une bonne capaciteacute agrave apprendre
Le degreacute de connaissance des programmes informatiques variera aussi selon les postes Les employeacutes de niveau 3 et 4 doivent connaitre les applications de Microsoftreg Office (dont Excel et Access) et un programme statistique comme le programme statistique pour les sciences sociales (SPSSreg) qui est geacuteneacuteralement utiliseacute pour lrsquoanalyse de donneacutees Les employeacutes de niveau 2 doivent connaitre la plupart des applications de Microsoftreg Office et les employeacutes de niveau 1 doivent connaicirctre Microsoftreg Word et Excel
Dans la description de poste preacuteciser les types de compeacutetences personnelles deacutesireacutees chez un candidat potentiel Les compeacutetences interpersonnelles
Recruter du personnel de SampE bull 9
Outils et ressources
Exemple de description de poste de niveau 4
Exemple de description de poste de niveau 3
Exemple de description de poste de niveau 2
Tableau de reacutesumeacute de poste
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
geacuteneacuteralement rechercheacutees sont la capaciteacute de motiver le personnel drsquoexcellentes capaciteacutes drsquoorganisation et de planification et la capaciteacute agrave travailler en eacutequipe avec des groupes divers dans un environnement multiculturel Pour les candidats de niveaux 3 et 4 les compeacutetences deacutesireacutees comprendront aussi des capaciteacutes de formation de coaching et de mentoring Bien qursquoil soit difficile de mesurer agrave quel point quelqursquoun est capable de lier des relations solides avec les communauteacutes ou de bien communiquer avec les membres drsquoune eacutequipe si vous incluez des compeacutetences interpersonnelles cela montrera aux candidats quelles sont vos attentes Demandez les reacutefeacuterences du candidat (Cf eacutetape 7) pour juger de ses capaciteacutes interpersonnelles et pour donner des exemples de lrsquoutilisation de ses compeacutetences
Mettez aussi les compeacutetences linguistiques dans la description de poste Le personnel de SampE doit comprendre et parler couramment la langue du pays Cependant les employeacutes des niveaux 1 et 2 doivent parler couramment les langues ou dialectes locaux Les employeacutes du niveau 1 ou 2 ne doivent pas avoir besoin de traduction quand ils travaillent avec les enquecircteurs ou les notables de la communauteacute Dans les pays ougrave il y a de nombreuses langues ou de nombreux dialectes il peut ecirctre difficile de trouver des candidats parlant couramment toutes les langues neacutecessaires Essayez dans ce cas drsquoeacutequilibrer lrsquoeacutequipe de SampE pour que lrsquoeacutequipe dans son ensemble puisse communiquer dans chacune des zones geacuteographiques ougrave opegravere le programme Les capaciteacutes linguistiques sont une compeacutetence importante mais cela ne doit pas ecirctre un facteur deacuteterminant car il est possible drsquooffrir une formation dans ces langues
Preacutesentez aussi au candidat lrsquoenvironnement de travail Dans cette description preacutesentez toutes les responsabiliteacutes de gestion et le temps passeacute en voyages (dans le pays ou agrave lrsquoeacutetranger) Cela aidera agrave reacuteduire le nombre de candidats
Faites circuler le brouillon de description de poste parmi les employeacutes de SampE de la reacutegion et du siegravege et les autres employeacutes concerneacutes pour qursquoils puissent donner leur opinion et leurs suggestions Le cas eacutecheacuteant faites une reacuteunion avec le comiteacute de recrutement pour discuter des principaux eacuteleacutements de la description de poste Cela vaut la peine drsquoy passer un peu plus de temps si neacutecessaire pour ameacuteliorer la description de poste car crsquoest elle qui en fin de compte deacuteterminera le genre de candidatures reccedilues La description de poste peut aussi deacuteterminer la structure de lrsquoeacutequipe de SampE
Recruter du personnel de SampE bull 10
Travaillez avec les
membres du comiteacute
pour preacuteparer
pour le processus
de recrutement un
calendrier reacutealiste qui
prenne en compte
lrsquourgence des besoins
en SampE et les exigences
du travail actuel des
membres du comiteacute
Eacutetape 3 Creacuteer un comiteacute de recrutement et preacuteparer le processus de recrutement
9 Identifier les membres du comiteacute de recrutement
9 Assigner les tacircches aux membres du comiteacute de recrutement
9 Preacuteparer un calendrier pour le processus de recrutement
Le comiteacute de recrutement sera composeacute de trois agrave quatre membres et aura la responsabiliteacute de superviser le processus de recrutement Les membres devront avoir des compeacutetences et expeacuteriences varieacutees dont ils feront beacuteneacuteficier le processus et chacun drsquoentre eux aura la responsabiliteacute de geacuterer certaines eacutetapes Le comiteacute devra comprendre des cadres en plus des employeacutes ayant une expeacuterience technique de SampE (soit des membres de lrsquoeacutequipe de SampE un conseiller en SampE ou un appui du personnel de SampE du siegravege) Quand on recrute pour un poste de niveau 3 le repreacutesentant reacutesident devra participer au comiteacute de recrutement Nommer lrsquoun des membres preacutesident du comiteacute de recrutement Celui-ci a plus de responsabiliteacutes dans lrsquoorganisation du processus de revue et des entretiens et il deacuteterminera comment on va proceacuteder si lrsquoeacutequipe est diviseacutee sur les candidats preacutefeacutereacutes ou sur drsquoautres problegravemes
Une fois que le comiteacute a eacutetudieacute ce module assignez des tacircches speacutecifiques agrave chaque membre du comiteacute Chaque membre devra ecirctre impliqueacute dans le reste du processus mais il est utile drsquoavoir une personne contact pour les tacircches speacutecifiques comme lrsquoannonce pour le poste Travaillez avec les membres du comiteacute pour preacuteparer pour le processus de recrutement un calendrier reacutealiste qui prenne en compte lrsquourgence des besoins en SampE et les exigences du travail actuel des membres du comiteacute
Recruter du personnel de SampE bull 11
Il y a des avantages et
des inconveacutenients divers
pour chacun des niveaux
ougrave lrsquoon publie le poste
Eacutetape 4 Passer une annonce pour le poste
9 Deacuteterminer agrave quel niveau lrsquoannonce devra ecirctre passeacutee
9 Publier un reacutesumeacute de la description de poste
9 Preacuteciser les exigences du poste
Deacuteterminer agrave quel niveau passer une annonce pour le poste On peut passer des annonces au niveau interne et au niveau externe au niveau national ou au niveau international Geacuteneacuteralement les annonce devront ecirctre passeacutees agrave la fois au niveau interne et externe Les annonces pour les postes de niveau 3 et 4 doivent ecirctre passeacutees au niveau international en plus du niveau national et interne Les annonces pour les postes de niveau 1 et 2 sont geacuteneacuteralement passeacutees seulement au niveau national soit au niveau interne soit au niveau externe
On a souvent besoin de longues descriptions de postes pour pouvoir y inclure tous les deacutetails recommandeacutes Dans ce cas reacutedigez une description de poste reacutesumeacutee qui pourra facilement ecirctre publieacutee dans des journaux ou des magazines par exemple Contactez les ressources humaines pour avoir des exemples de reacutesumeacutes de postes Les sites internet peuvent geacuteneacuteralement publier des descriptions de postes complegravetes et il ne faudra donc pas de reacutesumeacute Ce reacutesumeacute devra preacuteciser le niveau minimum drsquoeacutetudes et drsquoexpeacuterience en SampE requis ainsi que les principales compeacutetences techniques et les responsabiliteacutes du poste Inclure les contacts dans lrsquoannonce pour que les personnes inteacuteresseacutees puissent contacter lrsquoorganisation et demander une description de poste complegravete
Il y a des avantages et des inconveacutenients divers pour chacun des niveaux ougrave lrsquoon passe lrsquoannonce pour le poste Si crsquoest au niveau interne cela limite la
Recruter du personnel de SampE bull 12
Comme cela a eacuteteacute dit plus
haut les annonces pour
des postes devront ecirctre passeacutees
au niveau interne comme au
niveau externe pour attirer des
candidatures varieacutees et eacutequilibreacutees
de maniegravere juste et eacutequitable Si on
nrsquoutilise que la publication interne
donner et documenter la raison
justifiant cette deacutecision car cela
peut precircter agrave controverse pour les
candidats externes Par exemple
certaines organisations ont deacutecideacute
de passer des annonces et de
recruter agrave lrsquointerne pour les postes
de reacuteponse agrave lrsquourgence parce que
la personne doit ecirctre recruteacutee
rapidement et que ce type de
postes est agrave court terme
Eacutetape 4 Passer une annonce pour le poste
recherche agrave des candidats qui connaissent lrsquoorganisation et qui ont montreacute des capaciteacutes professionnelles dans lrsquoenvironnement de lrsquoorganisation Les collegravegues peuvent donner des reacutefeacuterences pour les qualifications et les compeacutetences personnelles de chaque candidat Mais en limitant la recherche agrave des candidats internes on exclue tous les candidats possibles qui ne sont pas actuellement employeacutes par lrsquoorganisation y compris certains qui pourraient ecirctre plus qualifieacutes pour le poste que le personnel actuel Passer lrsquoannonce au niveau externe augmente de faccedilon significative le nombre de candidats et peut ecirctre utile pour apporter de nouvelles perspectives agrave lrsquoorganisation
Pour passer une annonce agrave lrsquointerne contactez drsquoabord le deacutepartement des ressources humaines Il vous demandera un ensemble standard drsquoinformations et srsquoassurera que lrsquoannonce circule dans toute lrsquoorganisation Deacutecidez srsquoil faut faire circuler lrsquoannonce agrave lrsquointeacuterieur du bureau national dans les bureaux nationaux de la reacutegion ou au niveau mondial dans tous les bureaux nationaux et au siegravege
Si lrsquoon passe une annonce agrave lrsquoexterne lrsquoensemble des candidatures peut ecirctre limiteacute agrave des candidats nationaux ou eacutelargi pour inclure des candidats internationaux Une annonce nationale agrave lrsquoexterne devra inclure tous les journaux du pays et les organisations et universiteacutes pertinentes Envoyer des annonces agrave chaque journal en utilisant le format habituel du journal De plus faites circuler lrsquoannonce dans les organisations partenaires et les universiteacutes locales Contactez chaque organisation et chaque eacutecole pour demander si elle preacutefegravere qursquoon utilise un e-mail un bulletin ou autre publication ou qursquoon passe par le centre professionnel srsquoil existe
Si lrsquoon passe lrsquoannonce pour le poste au niveau international il y a de nombreuses options Commencez par contacter le deacutepartement des ressources humaines de votre organisation De nombreuses organisations mettent des annonces pour des postes sur leurs sites Internet
Consideacuterez les avantages et les inconveacutenients de passer des
annonces au niveau international En passant des annonces
au niveau international on augmente le nombre de candidatures et on
augmente peut-ecirctre les chances de trouver les candidats les plus qualifieacutes
Mais crsquoest plus compliqueacute et potentiellement plus coucircteux drsquoorganiser
des entretiens pour des candidats venant de lrsquoeacutetranger Reacutefleacutechissez pour
deacutecider si les candidats viendront de lrsquoeacutetranger aux frais de votre compagnie
srsquoils peuvent ecirctre intervieweacutes localement par des collegravegues bien preacutepareacutes
ou si des entretiens par teacuteleacutephone suffiront De plus quand on recrute au
niveau international cela peut impliquer des frais de deacutemeacutenagement et
drsquoinstallation qui doivent ecirctre inclus dans le budget Cela est aussi valable
quand on passe lrsquoannonce agrave lrsquointerne au niveau international
Recruter du personnel de SampE bull 13
Outils et ressources
Listes de diffusion pour passer des annonces
Eacutetape 4 Passer une annonce pour le posten
Il y a de nombreuses autres possibiliteacutes pour offrir des postes au niveau international par exemple par lrsquointermeacutediaire drsquoassociations drsquoeacutevaluation Voyez srsquoil y a un moyen de faire une liste des annonces agrave lrsquointeacuterieur de votre organisation par des listes de diffusion ou des bulletins Contactez votre deacutepartement des ressources humaines pour trouver une liste actualiseacutee des possibiliteacutes LrsquoAnnexe III contient une liste de ces possibiliteacutes et des listes de diffusion de postes
Preacuteciser clairement degraves le deacutebut de lrsquoannonce pour le poste ce qui est requis des candidats En geacuteneacuteral les candidatures doivent comprendre une lettre de motivation un CV et des reacutefeacuterences Pour des postes de niveau 2 3 et 4 il est recommandeacute de demander drsquoinclure un exemple de document reacutedigeacute par le candidat
Faire savoir aux candidats comment ils peuvent soumettre leur candidature Les e-mails sont sans doute la meacutethode la plus simple Mais les courriers sont geacuteneacuteralement aussi accepteacutes Pour eacuteviter de recevoir drsquoinnombrables coups de teacuteleacutephone il vaut mieux eacuteviter de mettre un numeacutero de teacuteleacutephone et preacuteciser que les appels teacuteleacutephoniques en lien avec le poste ne sont pas accepteacutes
Dans lrsquoannonce pour le poste donner aussi la date limite de deacutepocirct des candidatures Si crsquoest possible du point de vue du temps acceptez les candidatures pendant un mois apregraves la date de passage de lrsquoannonce Pour suivre le protocole eacutecrivez que lrsquoorganisation nrsquoest pas obligeacutee de recruter lrsquoun des candidats si elle deacutecide qursquoaucun drsquoeux ne convient pour le poste proposeacute
Il peut ecirctre utile drsquoafficher toutes les candidatures sur un site
partageacute comme un dossier sur le serveur du reacuteseau qui puisse ecirctre
facilement accessible agrave tout moment au comiteacute de recrutement Assurezshy
vous que ce dossier nrsquoest accessible qursquoau comiteacute de recrutement pour
proteacuteger la confidentialiteacute des candidats
Recruter du personnel de SampE bull 14
Le comiteacute de
recrutement devra
preacuteparer une liste de
critegraveres qui seront
utiliseacutes pour juger de
la qualification drsquoun
candidat
Eacutetape 5 Trier retenir les candidatures et preacuteseacutelectionner les candidats
9 Eacutetudier toutes les candidatures
9 Trier les candidats sur la base de leur qualification
9 Preacuteparer la liste des candidats qui passeront un entretien
9 Preacuteseacutelectionner les candidats
Eacutetudiez toutes les candidatures quel que soit le nombre reccedilu Le comiteacute de recrutement devra preacuteparer une liste de critegraveres qui seront utiliseacutes pour juger de la qualification drsquoun candidat Ces critegraveres seront baseacutes sur le nombre drsquoanneacutees drsquoexpeacuterience demandeacute les eacutetudes faites et les compeacutetences techniques correspondant agrave la description de poste Sur la base drsquoune premiegravere lecture des eacutetudes et de lrsquoexpeacuterience des candidats le comiteacute les triera en trois groupes
Groupe 1 candidats non qualifieacutes pour le poste
Groupe 2 candidats qui remplissent certaines des qualifications et demandes minimales mais pas toutes
Groupe 3 candidats qui remplissent toutes les qualifications demandeacutees ou deacutepassent ce niveau
Ce premier tri des candidats en trois groupes devrait ecirctre relativement facile Par contre il faudra plus de temps et drsquoattention pour classer les candidats selon qursquoils sont plus ou moins qualifieacutes
Envoyez aux candidats du groupe 1 ceux qui ne remplissent pas les qualifications minimales un bref accuseacute de reacuteception en les remerciant de leur inteacuterecirct et en leur faisant savoir qursquoils ne seront plus contacteacutes pour ce poste Le mieux est de reacutediger une reacuteponse standard qui pourra ecirctre envoyeacutee par e-mail ou par courrier selon ce que le candidat aura donneacute comme
On doit respecter les
regravegles habituelles de la
courtoisie pendant tout
le processus de recrutement
Il est important de reacutepondre
agrave tous les candidats que leur
candidature soit inteacuteressante
ou pas Si lrsquoon srsquointeacuteresse agrave un
candidat lrsquoinformer des progregraves
ou des retards du processus
de recrutement Si lrsquoon tient
les candidats au courant cela
permettra drsquoavoir une meilleure
communication avec eux dans les
deux sens et cela montrera que
la communication agrave lrsquointeacuterieur de
lrsquoorganisation est bonne
Recruter du personnel de SampE bull 15
Eacutetape 5 Trier retenir les candidatures et preacuteseacutelectionner les candidats
Outils et ressources
Tableau pour retenir des candidatures
Questions pour preacuteseacutelectionner des candidats
adresse Si vous pensez que ces candidats pourraient ecirctre inteacuteressants une autre fois pour un autre poste gardez leur candidature dans vos dossiers
Les candidats du groupe 2 qui remplissent une bonne partie des demandes de niveau drsquoeacutetude et drsquoexpeacuterience mais qui nrsquoont peut-ecirctre pas toutes les compeacutetences techniques demandeacutees devront ecirctre conserveacutes au cas ougrave aucun des candidats du groupe 3 ne conviendrait parfaitement pour le poste Envoyez un accuseacute de reacuteception aux candidats du groupe 2 mais attendez que les candidatures du groupe 3 aient eacuteteacute eacutetudieacutees ou mecircme jusqursquoagrave ce qursquoun candidat ait eacuteteacute recruteacute avant de leur envoyer la lettre standard de reacuteponse pour leur faire savoir qursquoon a recruteacute quelqursquoun pour le poste et pour les remercier de leur inteacuterecirct Ces candidats pourront peut-ecirctre ecirctre inteacuteresseacutes par drsquoautres postes dans lrsquoorganisation
Pour lrsquoinstant ce sont les candidats du groupe 3 qui sont les plus inteacuteressants Ils ont ce qui est demandeacute comme diplocircmes expeacuterience et expertise technique et ont montreacute par leur lettre drsquointroduction et leur curriculum vitae (CV) qursquoils seraient de bons candidats pour ce poste Maintenant le comiteacute de recrutement devra eacutetudier toutes les candidatures du groupe 3 et seacutelectionner trois ou quatre excellents candidats qui seront contacteacutes pour un entretien
Demandez aux membres de lrsquoeacutequipe de lire les candidatures et lrsquoexemple de document reacutedigeacute par le candidat Ceci permettra de trouver dans le groupe les candidats qui srsquoexpriment le mieux et qui ont le plus drsquoexpeacuterience Chaque eacutevaluateur classera les candidats selon des critegraveres preacuteeacutetablis sur toute une gamme de qualifications de compeacutetences de capaciteacutes de reacutedacteur agrave lrsquoexpeacuterience en gestion et aux connaissances informatiques Creacuteez un tableau dans lequel les eacutevaluateurs noteront si un candidat est bon moyen ou faible pour chaque critegravere LrsquoAnnexe IV donne un exemple de ce tableau
Si plus de quatre candidats ont des qualifications eacutequivalentes et sont aussi inteacuteressants cela vaut la peine drsquoavoir un entretien avec tous les candidats Mais cela nrsquoarrive pas tregraves souvent et se limiter agrave trois ou quatre entretiens est
Recruter du personnel de SampE bull 16
Si on ne trouve pas
de bon candidat
envisagez de remettre
le recrutement agrave plus tard et
de passer une nouvelle annonce
plus tard dans deux ou quatre
mois par exemple Crsquoest un
engagement important que de
recruter un nouvel employeacute et il
vaut mieux attendre jusqursquoagrave ce
qursquoon puisse choisir un candidat
avec confiance Appuyez-vous sur
le personnel de SampE de la reacutegion
et du siegravege de votre organisation
et sur des consultants techniques
externes jusqursquoagrave ce qursquoon trouve
un meilleur candidat
Eacutetape 5 Trier retenir les candidatures et preacuteseacutelectionner les candidats
geacuteneacuteralement suffisant et plus eacuteconomique
Faites un premier tri parmi les candidats preacuteseacutelectionneacutes en leur teacuteleacutephonant pour veacuterifier si le salaire qursquoils demandent correspond au budget et si le poste les inteacuteresse eacutetant donneacute lrsquoendroit ougrave il est baseacute et les deacuteplacements neacutecessaires Confirmez aussi si les candidats seront disponibles agrave la date de deacutemarrage du poste ou aux environs de cette date Cela eacutevite de recevoir des candidats qui nrsquoaccepteront probablement pas le poste agrave cause du salaire ou si crsquoest un poste difficile LrsquoAnnexe V donne une liste de questions qursquoil est inteacuteressant de poser pour le premier tri des candidatsApregraves ce premier contact teacuteleacutephonique preacutevoyez des entretiens drsquoembauche avec chacun des candidats du haut de la liste Si les trois ou quatre premiers entretiens ne sont pas satisfaisants revenez aux autres candidats du groupe 3 ou mecircme du groupe 2 pour trouver drsquoautres candidats potentiels pour des entretiens
Apregraves ce premier contact teacuteleacutephonique preacutevoyez des entretiens drsquoembauche avec chacun des candidats du haut de la liste Si les trois ou quatre premiers entretiens ne sont pas satisfaisants revenez aux autres candidats du groupe 3 ou mecircme du groupe 2 pour trouver drsquoautres candidats potentiels pour des entretiens
Recruter du personnel de SampE bull 17
Il est important de poser
des questions ouvertes
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
9 Choisir les questions pour les entretiens drsquoembauche
9 Faire les entretiens drsquoembauche
9 Noter chaque candidat sur la base de critegraveres standards
9 Discuter des notes et des reacutesultats
Organisez une reacuteunion du comiteacute de recrutement afin de choisir les questions pour les entretiens drsquoembauche et de deacutecider srsquoil faut ou non avoir des discussions techniques sur le SampE ou des tests Les reacuteunions pour preacuteparer les entretiens et les entretiens eux-mecircmes peuvent se faire sous forme de teacuteleacuteconfeacuterences srsquoil nrsquoest pas possible du point de vue logistique ou financier de reacuteunir le comiteacute de recrutement et les candidats dans un point central Ce module se concentre sur des questions speacutecifiques au SampE qui devront ecirctre incluses dans lrsquoentretien En plus des questions speacutecifiques au SampE lrsquoeacutequipe devra aussi inclure des questions standards pour les entretiens drsquoembauche sur la capaciteacute du candidat agrave travailler en eacutetant presseacute par le temps ses compeacutetences en reacutesolution de problegravemes ou toute autre caracteacuteristique que lrsquoeacutequipe considegravere comme importantes pour les postes
Le comiteacute de recrutement deacutecide de la structure des entretiens Il faudra consacrer le mecircme temps agrave chaque entretien La dureacutee de lrsquoentretien peut varier selon le niveau du poste mais en geacuteneacuteral elle est de 30 agrave 90 minutes Maintenant le comiteacute doit aussi deacutefinir le rocircle respectif de chaque membre dans le processus Chaque membre de lrsquoeacutequipe doit avoir plusieurs questions agrave poser pendant lrsquoentretien lui-mecircme Si lrsquoon assigne des questions agrave chaque recruteur et qursquoon fixe un ordre pour poser ces questions cela permet de mieux structurer lrsquoentretien et de faire sentir agrave lrsquoeacutequipe que tous participent
Les questions de lrsquoentretien doivent ecirctre adapteacutees agrave chaque poste et au contexte du bureau national LrsquoAnnexe VI contient une liste de suggestions de questions pour les postes de niveau 3 et 4 Geacuteneacuteralement il est important
Recruter du personnel de SampE bull 18
Faire des entretiens
est un processus long
qui peut ecirctre fatiguant srsquoil y a
beaucoup drsquoentretiens Preacutevoyez
suffisamment de pauses dans le
calendrier des entretiens pour que
chaque candidat soit reccedilu par le
comiteacute avec autant drsquoattention et
drsquointeacuterecirct
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
de poser des questions ouvertes Si on a besoin de plus drsquoexplications ou de deacutetails pour une question posez une question compleacutementaire comme Pouvez-vous donner des deacutetails Comment avez-vous fait cela ou Je serais inteacuteresseacute drsquoentendre ce qui vous a fait prendre cette deacutecision LrsquoAnnexe VII contient des informations sur le protocole geacuteneacuteral drsquoentretien drsquoembauche
Lagrave encore lrsquoideacuteal est drsquoavoir dans le comiteacute de recrutement des personnes ayant une expeacuterience du SampE car ce sont elles qui seront le plus agrave mecircme de discuter de leurs reacuteponses avec les candidats et de voir agrave quel point chaque reacuteponse est approprieacutee Srsquoil nrsquoest pas possible drsquoavoir des employeacutes ayant une expeacuterience de SampE voyez srsquoil est possible de faire participer un speacutecialiste technique reacutegional de SampE aux entretiens Il serait peut-ecirctre possible de faire coiumlncider une visite drsquoassistance technique preacutevue avec le calendrier des entretiens Sinon le speacutecialiste technique de SampE pourrait faire des entretiens seacutepareacutes au teacuteleacutephone avec les candidats Cela vaut la peine de consacrer des ressources suppleacutementaires pour pouvoir beacuteneacuteficier de son opinion quand on recrute pour des postes de niveau 3 ou 4
Preacutevoyez plusieurs discussions et tests techniques dans le processus drsquoentretiens quand vous recrutez des employeacutes de niveaux 3 et 4 Les discussions et tests devraient comprendre de maniegravere non limitative la conception de systegravemes et drsquoactiviteacutes de SampE et lrsquoanalyse de donneacutees Dans ces discussions les questions poseacutees par les candidats peuvent ecirctre aussi inteacuteressantes sinon plus que les reacuteponses qursquoils donnent Les candidats nrsquoauront pas beaucoup de connaissances des projets discuteacutes Il leur sera difficile de donner de bonnes recommandations ou de reacuteviser les outils ou les plans de SampE Cependant des candidats qualifieacutes devraient poser des questions cleacutes pour mieux comprendre et trouver les points agrave discuter avec les membres de lrsquoeacutequipe
Tout le mateacuteriel comme les donneacutees agrave utiliser durant
lrsquoentretien devra ecirctre fourni aux candidats bien agrave lrsquoavance pour
leur permettre de se familiariser avec ce mateacuteriel
Pour deacuteterminer quelles sont les compeacutetences drsquoun candidat en conception de SampE vous pouvez lui demander de discuter drsquoun exemple drsquooutil de planification de SampE LrsquoAnnexe VIII donne un cadre des reacutesultats tireacute du programme du CRS de reconstruction apregraves le tsunami agrave Banda Aceh Ce cadre des reacutesultats donne des thegravemes pour chaque objectif strateacutegique et pour chaque reacutesultat intermeacutediaire Mais les quatre objectifs strateacutegiques et les huit reacutesultats intermeacutediaires nrsquoont pas eacuteteacute preacuteciseacutes LrsquoAnnexe VIII a eacuteteacute fournie pour servir drsquoexemple pour illustrer cet exercice Ce cadre des reacutesultats peut ecirctre utiliseacute lors de lrsquoentretien ou vous pouvez utiliser un outil de planification du SampE tireacute drsquoun de vos projets Dans ce dernier cas cela megravenera
Recruter du personnel de SampE bull 19
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
agrave une discussion plus pertinente pour votre bureau national et vous pourrez aussi avoir avec le candidat une discussion plus deacutetailleacutee sur la strateacutegie et le contexte du projet
De plus un tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT) peut ecirctre inclus pour que les candidats lrsquoeacutetudient et en discutent Les points que soulegravevent les candidats leurs suggestions et leurs preacuteoccupations sont utiles pour lrsquoeacutevaluation LrsquoAnnexe IX comprend un exemple drsquoIPTT et les points de discussion qui y correspondent
Pour tester les compeacutetences en analyse de donneacutees de candidats des niveaux 3 et 4 demandez agrave chaque candidat drsquoanalyser un ensemble de donneacutees reacuteel venant drsquoun bureau national Le candidat devra faire cette analyse avec le programme statistique que vous choisirez ou avec celui qui est le plus geacuteneacuteralement utiliseacute dans votre bureau Si cela est fait dans le cadre de lrsquoentretien fournissez les donneacutees avant lrsquoentretien pour que le candidat puisse se familiariser agrave lrsquoavance avec leur structure Ajoutez aux donneacutees des questions auxquelles le candidat devra reacutepondre et demandez au candidat de faire lrsquoanalyse apregraves lrsquoentretien Ces questions devront ecirctre en lien direct avec les activiteacutes typiques de SampE dans votre bureau national On pourra deacuteterminer le niveau de compeacutetences de chaque candidat en posant des questions ayant des niveaux varieacutes de sophistication technique Si les questions sont trop basiques on ne pourra pas tester les capaciteacutes de chaque candidat pour des analyses drsquoun niveau plus eacuteleveacute De mecircme si on pose seulement des questions trop complexes on ne pourra pas eacutevaluer les compeacutetences plus basiques du candidat Si dans le bureau national il nrsquoy a pas drsquoexpert en SampE demandez agrave un employeacute de niveau 4 de lrsquoorganisation drsquoaider agrave concevoir ce test et agrave formuler des questions drsquoanalyse des donneacutees
Pour avoir une impression plus large des capaciteacutes en SampE du candidat il pourra ecirctre utile drsquoinclure une discussion sur des questions actuelles de SampE ou de lui poser un dilemme de SampE au candidat Cela pourra porter sur la conception drsquoune eacutetude des donneacutees de base la revue drsquoun brouillon de questionnaire lrsquointerpreacutetation de reacutesultats ambigus des donneacutees ou une question eacutethique en lien avec la conception du SampE Demandez la contribution de cadres du SampE pour concevoir des exercices sur Excel ou SPSS ou drsquoautres exercices techniques baseacutes sur des points particuliers des programmes Consultez le personnel de la reacutegion ou du siegravege en particulier pour
Il peut ecirctre inteacuteressant de noter
quelles questions ont
bien marcheacute pendant
lrsquoentretien et quelles
questions nrsquoont pas eacuteteacute aussi
utiles agrave votre eacutequipe Partagez
ce feedback et ces reacuteflexions
avec les autres bureaux de pays
et avec le siegravege pour qursquoil soit
possible de reacuteviser et drsquoameacuteliorer
continuellement les techniques
drsquoentretiens drsquoembauche
Recruter du personnel de SampE bull 20
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
leur demander des exemples drsquoexercices qui ont bien marcheacute dans le passeacute Partagez les exercices techniques que vous aurez conccedilus et les reacuteactions agrave ces exercices avec drsquoautres employeacutes de SampE de lrsquoagence pour qursquoils puissent profiter de cette expeacuterience
Une fois que lrsquoeacutequipe a seacutelectionneacute les questions les points de discussion technique et les exercices qui seront inclus dans lrsquoentretien compilez un dossier drsquoentretien pour chaque membre de lrsquoeacutequipe Ce dossier devra comprendre pour chaque candidat son CV sa lettre de motivation et lrsquoexemple de document qursquoil a reacutedigeacute plus la liste de questions pour lrsquoentretien et drsquoautres exemples et mateacuteriels qui seront utiliseacutes pendant les discussions techniques Fournissez ce dossier agrave chaque membre de lrsquoeacutequipe bien avant lrsquoentretien pour que chacun drsquoentre eux se familiarise avec le mateacuteriel et soit plus agrave lrsquoaise pour travailler durant lrsquoentretien
Incluez dans le dossier drsquoentretien une feuille de notation sur laquelle les membres de lrsquoeacutequipe pourront noter chaque candidat pendant lrsquoentretien Deacuteterminez les critegraveres qui seront les plus importants dans le cadre de lrsquoentretien LrsquoAnnexe X propose un exemple de feuille de notation pour un entretien Demandez agrave chaque eacutevaluateur de mettre une note de 1 agrave 5 pour chaque critegravere 5 eacutetant la meilleure note Preacutevoyez un espace pour eacutecrire des commentaires pendant lrsquoentretien
Structurez lrsquoentretien autour de quatre eacuteleacutements principaux lrsquointroduction les questions la reacuteflexion et la conclusion1 Durant lrsquointroduction
Preacutesentez chaque membre du comiteacute de recrutement
Creacuteez une ambiance deacutetendue
Expliquez en quoi va consister lrsquoentretien les domaines sur lesquels porteront probablement les questions et eacuteventuellement les discussions techniques pour les postes de niveau 3 et 4 et la dureacutee preacutevue de lrsquoentretien
Demandez aux candidats de reacutepondre en donnant beaucoup de deacutetails
Preacutesentez un reacutesumeacute de la description de poste
Preacutecisez la formation et lrsquoexpeacuterience du candidat
Durant la partie questions de lrsquoentretien il faut poser toutes les questions de lrsquoentretien Assurez-vous que les questions sont ouvertes Eacutecoutez attentivement les reacuteponses du candidat et faites preacuteciser eacuteventuellement les reacuteponses ou discutez plus agrave fond de ces reacuteponses
1 La description de ces quatre eacuteleacutements de lrsquoentretien est reacutesumeacutee de Contemporary Management Practices Workshop Staff Selection and Employment Law Participant Manual de Robert A Jud et Associeacutes
Recruter du personnel de SampE bull 21
Outils et ressources
Questions drsquoentretien pour les niveaux 3 et 4
Protocole drsquoentretien
Exemple de cadre des reacutesultats
Exemple drsquoIPTT
Tableau pour la notation des entretiens
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
Durant la partie reacuteflexion reacutesumez les principales choses dites par le candidat pour veacuterifier que celui-ci pense que ses reacuteponses ont eacuteteacute bien comprises Posez aussi drsquoeacuteventuelles questions non couvertes durant lrsquoentretien et des questions compleacutementaires baseacutees sur les reacuteponses du candidat
La conclusion est une occasion pour le candidat de donner drsquoautres informations ou de poser des questions Lrsquoentretien permet au candidat de voir srsquoil est agrave lrsquoaise avec le mandat et la culture de lrsquoorganisation il est donc important de preacutevoir du temps pour que chaque candidat puisse poser ces questions Pendant la clocircture informez aussi le candidat des prochaines eacutetapes du processus de recrutement Que lrsquoentretien se soit ou non bien passeacute concluez-le sur une note positive et remerciez le candidat pour le temps qursquoil vous a consacreacute Passez le cas eacutecheacuteant aux tests ou aux discussions techniques
Une fois que les entretiens sont termineacutes lrsquoeacutequipe de recrutement utilisera les feuilles de notation comme base pour discuter de chaque candidat et pour seacutelectionner son candidat preacutefeacutereacute pour le poste Demandez agrave chaque membre de lrsquoeacutequipe drsquoeacutetudier les exemples de documents eacutecrits par les candidats pour voir quel est le niveau de reacuteflexion critique le style drsquoeacutecriture et la coheacuterence de lrsquoensemble du rapport Deacutefinir le rocircle de chaque candidat dans lrsquoactiviteacute deacutecrite dans le document pour bien voir srsquoil srsquoagit drsquoun travail individuel ou drsquoun travail drsquoeacutequipe Discutez de toutes vos reacuteflexions et commentaires sur la qualiteacute des reacuteponses le comportement du candidat durant lrsquoentretien ndash eacutetait-il agrave lrsquoaise ou non ndash et drsquoautres signes plus subtils qui montrent les caracteacuteristiques plus personnelles du candidat
Eacutetudiez les notes de chaque candidat et discutez des diffeacuterences entre les faccedilons de noter des diffeacuterents membres de lrsquoeacutequipe Il est probable qursquoil y aura un candidat preacutefeacutereacute Maintenant deacuteterminez qui est le deuxiegraveme choix au cas ougrave le premier choix pour une raison ou une autre nrsquoaccepterait pas le poste
Recruter du personnel de SampE bull 22
Le deacutepartement des
ressources humaines
enverra au candidat une
lettre drsquooffre drsquoemploi
qui preacutecise le salaire
correspondant au poste
tous les avantages
sociaux qui stipule la
longueur du contrat (le
cas eacutecheacuteant) et la date de
deacutebut
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
9 Veacuterifier les reacutefeacuterences du candidat
9 Faciliter la preacuteparation du contrat
9 Fournir une orientation et une formation
Avant drsquooffrir le poste au candidat veacuterifiez ses reacutefeacuterences Agrave ce niveau ne veacuterifiez que les reacutefeacuterences du premier candidat seacutelectionneacute Appelez chaque personne de reacutefeacuterence et posez-lui une liste de questions standards sur le travail technique du candidat ses compeacutetences personnelles et drsquoautres points forts ou faiblesses que le comiteacute de recrutement pense inteacuteressantes Il peut ecirctre inteacuteressant de donner agrave lrsquoavance agrave ces personnes de reacutefeacuterences une liste des sujets qui seront abordeacutes pour qursquoelles puissent se preacuteparer Les conversations avec ces personnes sont souvent une bonne occasion de deacutecouvrir des compeacutetences qui sont souvent difficiles agrave mesurer pendant lrsquoentretien LrsquoAnnexe XI comprend une liste de questions geacuteneacuteralement poseacutees pour les postes de niveau 3 et 4 Si les personnes de reacutefeacuterences donnent un feedback positif et que le comiteacute de recrutement a confiance dans son choix contactez le deacutepartement des ressources humaines pou qursquoil puisse offrir le poste au candidat
Si les personnes de reacutefeacuterences vous donnent une mauvaise impression du candidat et que cela vous fait reconsideacuterer votre choix faites une nouvelle reacuteunion du comiteacute de recrutement pou voir ce qui doit ecirctre fait Si le comiteacute est drsquoaccord veacuterifiez les reacutefeacuterences du candidat qui eacutetait arriveacute en second Si ces reacutefeacuterences sont positives passez agrave la phase suivante et contactez le deacutepartement des ressources humaines
Le deacutepartement des ressources humaines enverra au candidat une lettre
Recruter du personnel de SampE bull 23
La reacutefeacuterence peut vous
donner une impression
neacutegative drsquoun candidat par ce
qursquoil dit et surtout par ce qursquoil ne
dit pas Les reacutefeacuterences peuvent
se sentir obligeacutes de ne donner
que des informations positives
(ou peuvent ecirctre limiteacutes pour ce
qursquoils peuvent dire par la crainte
drsquoimplications leacutegales) et ils
peuvent omettre des informations
sur les faiblesses potentielles Posez
des questions directes et essayez
de juger du style de la reacutefeacuterence
Eacutecoutez attentivement chaque
reacuteponse et posez des questions
compleacutementaires
Outils et ressources
Questions pour les personnes de reacutefeacuterences
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
drsquooffre drsquoemploi qui preacutecise le salaire correspondant au poste tous les avantages sociaux qui stipule la longueur du contrat (le cas eacutecheacuteant) et la date de deacutebut Une fois que le candidat a accepteacute le poste informez les autres candidats qursquoune personne a eacuteteacute recruteacutee pour le poste et remerciez-les pour leur inteacuterecirct et leur temps
Si le candidat nrsquoaccepte pas le poste faites une reacuteunion avec le comiteacute de recrutement pour seacutelectionner le choix suivant Puis veacuterifiez les reacutefeacuterences de ce candidat Reacutepeacutetez ce processus jusqursquoagrave ce que le candidat preacutefeacutereacute accepte le poste
Le deacutepartement des ressources humaines facilitera le processus de reacutedaction du contrat Faites un suivi aupregraves du personnel des ressources humaines pour veacuterifier que la preacuteparation du contrat se passe bien Informez le candidat des eacuteventuels retards dans la reacutedaction du contrat
Une fois que le candidat a signeacute le contrat votre recrutement est termineacute
Une fois que le candidat est embaucheacute la prochaine eacutetape est de srsquoassurer que le nouvel employeacute reccediloive tout lrsquoappui neacutecessaire durant son orientation Dans lrsquoideacuteal le personnel des ressources humaines fournit un mateacuteriel standard drsquoorientation qui aidera le nouvel employeacute agrave deacutecouvrir le programme et le travail de lrsquoorganisation Mettre dans le dossier drsquoorientation les documents et directives standard de votre organisation pour le SampE comme les manuels de SampE et les eacutetudes reacutecentes Il ne srsquoagit pas de donner au candidat toutes les informations existantes mais de choisir de maniegravere strateacutegique des documents cleacutes qui lui donneront une base lui permettant de mieux srsquoimpliquer dans les reacuteunions et les autres aspects du processus drsquoorientation Il faut preacutevoir dans lrsquoorientation un moment pour que le nouvel employeacute passe une journeacutee ou une demi-journeacutee avec des employeacutes de chaque secteur Le nouvel employeacute de SampE doit se familiariser avec la programmation de chaque secteur et deacutevelopper de bonnes relations de travail avec les principaux employeacutes de chaque secteur
Impliquez le nouvel employeacute dans toutes les reacuteunions durant ses premiegraveres semaines Les reacuteunions seront pour lui une bonne occasion drsquoen apprendre plus sur les questions professionnelles actuelles et de rencontrer les employeacutes Si possible faites participer le nouvel employeacute au cours de ces premiegraveres semaines agrave une activiteacute de SampE la planification la collecte ou lrsquoanalyse de donneacutees Une orientation pratique est souvent tregraves efficace et aide le nouvel employeacute agrave geacuterer lrsquoeacutenorme quantiteacute de nouvelles choses agrave assimiler dans un nouveau poste
Pendant lrsquoorientation donnez au nouvel employeacute des occasions de rencontrer
Recruter du personnel de SampE bull 24
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
des organisations partenaires et de visiter des communauteacutes participantes et des sites de projet Apregraves les deux premiegraveres semaines de travail prenez le temps de passer voir srsquoil srsquoadapte bien Profitez de ce moment pour reacutepondre aux questions qursquoil peut avoir et pour demander ses premiegraveres impressions et ideacutees sur la structure de lrsquoeacutequipe de SampE et sur les activiteacutes
Bonne chance pour le recrutement
Recruter du personnel de SampE bull 25
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
Catholic Relief Services Reacutegion EuropeMoyen Orient
Description de Poste Titre du poste Conseiller reacutegional en suivi et eacutevaluation (MERA) Deacutepartement Reacutegion EuropeMoyen Orient Groupe de fonction Uniteacute drsquoassurance de la qualiteacutesuivi et eacutevaluation Niveau reacutegional de reacutemuneacuteration 1
Rayon geacuteographique Pays drsquoEurope du Moyen Orient et drsquoAfrique du Nord Lieu Pays de reacutesidence dans la reacutegion ougrave il y a un bureau de CRS Rattachement hieacuterarchique Directeur de lrsquoassurance de qualiteacute Responsabiliteacutes de supervision Responsables de SampE de la sous-reacutegion supervision des consultants le cas eacutecheacuteant
Contextehistorique Dans la reacutegion EuropeMoyen Orient (EME) CRS entreprend une transition dans les programmes et la gestion pour refleacuteter les changements de situation dans une reacutegion tregraves diverse Depuis agrave peu pregraves un an CRSEME a commenceacute agrave utiliser une approche plus strateacutegique de la conception du suivi et de lrsquoeacutevaluation des projets programmes Dans cette optique des documents reacutegionaux de gestion de la connaissance et de lrsquoapprentissage preacutesentant les reacutealisations preacutevues pour les cinq prochaines anneacutees ont eacuteteacute eacutelaboreacutes pour guider et focaliser les travaux et les deacuteveloppements agrave venir dans ce domaine En outre on porte une attention plus soutenue agrave la conception et agrave la mise en œuvre de systegravemes et drsquooutils reacutegionaux de SampE afin de controcircles la progression et les processus visant agrave la reacutealisation des objectifs strateacutegiques Le MERA dirigera ces travaux dans la reacutegion CRSEME pour contribuer agrave ces objectifs reacutegionaux
CRSEME veut eacutetablir et mettre en œuvre des systegravemes de SampE qui permettront une ameacutelioration de la gestion interne de la performance des programmesprojets et de la prise de deacutecisions baseacutees sur les faits et sur les donneacutees De plus CRSEME veut ameacuteliorer sa capaciteacute agrave concevoir et agrave mettre en œuvre des systegravemes pertinents et significatifs de SampE dans le cadre des documents de projets pour les bailleurs de fonds afin de pouvoir montrer des reacutesultats aux bailleurs de fonds et devenir ainsi plus compeacutetitifs Dans ce contexte le MERA fournira un appui technique agrave la reacutegion EuropeMoyen Orient de CRS pour tout ce qui concerne le SampE Il deacuteveloppera les capaciteacutes dans la reacutegion en identifiant et en appuyant la mise en œuvre de systegravemes de SampE efficaces eacuteconomiques et significatifs et fera avancer la reacutegion vers une approche de SampE plus strateacutegique
Objectif du poste Lrsquoobjectif de ce poste est drsquoaugmenter la capaciteacute technique en SampE et de permettre la qualiteacute technique des activiteacutes de SampE dans la reacutegion La fonction principale de Conseiller reacutegional en suivi et eacutevaluation (MERA) est double
Recruter du personnel de SampE bull 26
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
1 Geacuterer lrsquouniteacute reacutegionale de SampE composeacutee de deux responsables sous-reacutegionaux de SampE agrave plein temps
1 Deacutevelopper les capaciteacutes reacutegionales en suivi et eacutevaluation en guidant appuyant et dirigeant la conception et la mise en œuvre de systegravemes et proceacutedures de SampE qui soient approprieacutees efficaces et eacuteconomiques
Eacutetant donneacute que les membres de lrsquoeacutequipe reacutegionale de SampE peuvent se trouver dans drsquoautres bureaux nationaux le MERA devra avoir une modegravele drsquoeacutequipe efficace pour fournir une assistance technique inteacutegreacutee aux bureaux nationaux et aux bureaux locaux
Le MERA doit geacuterer efficacement les relations avec les employeacutes reacutegionaux et sous-reacutegionaux les bureaux nationaux et les bureaux locaux et avec les partenaires et les aider agrave creacuteer et agrave mettre en œuvre des systegravemes de SampE qui conduiront agrave une meilleure qualiteacute des programmes Le MERA dirige lrsquoeacutelaboration et la mise en œuvre de systegravemes et de processus reacutegionaux de SampE ainsi que des meacutecanismes de partage des informations et des connaissances Le MERA fournit une contribution technique sur le SampE pour les revues et les documents de projets
Le MERA fournit une direction et un appui pour la mise en œuvre de la strateacutegie de gestion de la connaissance et de lrsquoapprentissage
Ce poste fait partie de la fonction drsquoassurance de la qualiteacute Il a un grand niveau drsquoautonomie pour lrsquoexeacutecution de ses responsabiliteacutes Le MERA ne prend pas de deacutecisions strateacutegiques mais gracircce agrave son travail les deacutecisions prises par drsquoautres sont prises en connaissance de cause sur la base des donneacutees et des meilleures pratiques
Responsabiliteacutes principales
Planificationconception (30)
1 Concevoir diriger et geacuterer des processus participatifs pour eacutetablir des systegravemes reacutegionaux et si neacutecessaire sous-reacutegionaux de SampE
1 Participer agrave la conception de programmes et agrave la preacuteparation de documents de projets
1 Concevoir diriger et geacuterer une collecte une analyse et une reacutedaction de rapport participatives pour les systegravemes reacutegionaux de SampE de CRSEME (eacutevaluation de la structure reacutegionale autre outils et systegravemes reacutegionaux de suivi et eacutevaluation)
1 Concevoir coordonner etou fournir un programme coheacuterent de formation et de renforcement des capaciteacutes pour les employeacutes de CRSEME et drsquoorganisations partenaires pour transfeacuterer et ameacuteliorer la capaciteacute agrave concevoir introduire et mettre en œuvre des systegravemes de SampE approprieacutes
1 Concevoir etou participer agrave la conception de directives et de cadres pour les proceacutedures politiques et processus reacutegionaux qui institutionnaliseront et appuieront une conception un suivi une eacutevaluation et des rapports drsquoexcellente qualiteacute agrave CRSEME
Aider agrave eacutetablir des directives et des outils de SampE pour CRSEME pour les secteurs de programmation strateacutegique et les domaines techniques de changement social (participation civique plaidoyer transformation des conflitseacutedification de la paix et partenariat) ainsi que pour la gestion geacuteneacuterale
1 Diriger et appuyer le personnel de la reacutegion des bureaux nationaux et des bureaux locaux pour la mise en œuvre drsquoune strateacutegie de gestion de la connaissance et de lrsquoapprentissage
Appui aux programmesAssistance technique (50)
1 Aider les bureaux nationauxbureaux locaux agrave concevoir des programmes et projets pour rechercher un financement pour des zones de programmation strateacutegique soit en srsquoimpliquant directement2 soit par un mentoring
Recruter du personnel de SampE bull 27
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
1 Appuyer les responsables sous-reacutegionaux de SampE pour fournir une assistance technique pratique aux bureaux nationauxlocaux dans tous les aspects de la conception du suivi et de lrsquoeacutevaluation comme la conception et la mise en œuvre de systegravemes et drsquooutils de SampE la revue de documents de projets une direction ou une assistance pour les eacutevaluations agrave mi-parcours et les eacutevaluations finales
Gestion (20)
1 Eacutetablir et geacuterer lrsquouniteacute reacutegionale de SampE
1 Superviser et coacher les responsables sous-reacutegionaux de SampE (SRMEO)
1 Concevoir et superviser un plan de travail inteacutegreacute pour lrsquouniteacute reacutegionale de SampE Coordonner lrsquoassistance technique et les initiatives lieacutees
1 Geacuterer le budget de lrsquouniteacute reacutegionale de SampE 1 Diriger et appuyer la suite de lrsquoeacutelaboration et de la mise en œuvre de la strateacutegie reacutegionale de gestion
de la connaissance et de lrsquoapprentissage
Communicationgestion de lrsquoinformation (10)
1 Creacuteer de bonnes relations de travail avec les conseillers principaux de la reacutegion CRSEME les bureaux nationauxlocaux les conseillers de SampE du siegravege et les conseillers techniques reacutegionaux de SampE dans drsquoautres reacutegions de CRS eacutechanger les informations et lrsquoexpeacuterience contribuer activement agrave une communauteacute drsquoapprentissage de SampE agrave lrsquointeacuterieur de CRS
1 Servir de principale personne contact dans la reacutegion pour les conseillers de SampE du siegravege appuyer les efforts pour ameacuteliorer les systegravemes et les normes de SampE de lrsquoagence
1 Appuyer lrsquoeacutelaboration drsquoun systegraveme reacutegional de gestion de lrsquoinformation et y contribuer par la mise en œuvre et la coordination de rapports de SampE standardiseacutes au niveau des pays augmenter le systegraveme de gestion de lrsquoinformation et faire remonter les indicateurs du terrain au bureau reacutegional et au siegravege
1 Communiquer et distribuer des informations sur les normes les politiques les pratiques et les indicateurs de SampE de CRSEME travailler en coordination avec les RTA de SampE des autres reacutegions pour eacutelaborer de meilleures pratiques et partager les leccedilons apprises
Eacutetablir et maintenir des meacutecanismes pour saisir analyser rendre comptepartager et appliquer les constatations les informations les leccedilons apprises et les meilleures pratiques parmi les employeacutes reacutegionaux et des bureaux nationauxlocaux de CRSEME
1 Repreacutesenter le contenu technique des systegravemes de SampE de CRS agrave lrsquoexteacuterieur aupregraves des bailleurs de fonds et drsquoautres organisations appuyer les employeacutes de CRSEME au niveau des bureaux nationauxlocaux et de la reacutegion dans leur dialogue avec les principaux bailleurs de fonds surtout lrsquoUSAID pour que les activiteacutes de SampE de CRSEME soient significatives et reacutealisables
Principales relations de travail Internes Personnel de lrsquouniteacute de SampE contacts freacutequents avec le conseiller pour la qualiteacute des programmes le conseiller pour la qualiteacute de la gestion le personnel du changement social les directeurs reacutegionaux drsquoautres conseillers reacutegionaux les conseillers de SampE du siegravege Contacts occasionnels avec les repreacutesentants reacutesidentschefs de bureau les cadres des bureaux nationaux les conseillers techniques reacutegionaux pour le SampE dans les autres reacutegions
Externes USAID et autres agences bailleurs de fonds autres ONG consultants travaillant dans le SampE associations professionnelles (par ex associations nationales drsquoeacutevaluation)
Qualifications 2 Lrsquoimplication du conseiller reacutegional en SampE est conditionneacutee par le montant du financement rechercheacute (plus de 3 millions US$) et lrsquoimportance strateacutegique
Recruter du personnel de SampE bull 28
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
TechniquesProfessionnelles
1 Cinq ans drsquoexpeacuterience professionnelle correspondant directement au poste et avec une responsabilisation progressive au moins deux ans de travail dans le SampE
1 Bonne familiariteacute avec les principes et les approches actuelles du SampE utilisant agrave la fois des meacutethodes quantitatives et des meacutethodes qualitatives
1 Expeacuterience prouveacutee de SampE sur le terrain compeacutetences pour collecter manipuler syntheacutetiser et analyser des donneacutees
1 Compreacutehension des attentes des bailleurs de fonds et des tendances pour le SampE
1 Expeacuterience dans un ou plusieurs des principaux secteurs de programmation de CRS
1 Capaciteacute prouveacutee agrave transfeacuterer des connaissances agrave des publics divers gracircce agrave la formation au mentoring et par drsquoautres meacutethodes formelles et informelles
1 Excellentes connaissances de la langue anglaise (parleacutee lue et eacutecrite)
1 Excellentes compeacutetences analytiques et informatiques compeacutetent dans lrsquoutilisation de MS Office dont Word Excel Outlook PowerPoint et Access
1 Expeacuterience dans lrsquoutilisation de SPSS STATA ou Epi Info
1 Expeacuterience avec les systegravemes de gestion de lrsquoinformation
1 Volonteacute et capaciteacute de voyager environ 30 du temps
1 Expeacuterience preacutealable dans le Sud-Est de lrsquoEurope etou le Caucase preacutefeacutereacutee
Eacutetudes
1 Maicirctrise ou doctorat dans un domaine en lien direct comme la recherche en opeacuterations lrsquoanalyse quantitative etc Une expeacuterience importante de travail dans un domaine en lien direct pourra ecirctre accepteacutee agrave la place drsquoun diplocircme
Compeacutetences personnelles
Apte agrave influencer des personnes qui ne sont pas celles qursquoil supervise et agrave obtenir leur coopeacuteration capable de travailler comme membre drsquoune eacutequipe multinationale et de geacuterer des relations agrave distance pour obtenir des reacutesultats
1 Le poste demande de la flexibiliteacute et la capaciteacute agrave accepter lrsquoambiguumliteacute les changements et les laquo rafistolages raquo jusqursquoagrave ce que des systegravemes et des normes de SampE ne soient en place au niveau de lrsquoagence
1 Capable drsquoimpliquer et de motiver les employeacutes et les partenaires dans un nouveau domaine difficile
1 Bonnes capaciteacutes prouveacutees dans la gestion des relations en particulier dans le domaine du service aux clients peut travailler avec des groupes divers dans un environnement drsquoeacutequipes multiculturelles
1 Motiveacute et capable de travailler sans ecirctre superviseacute de pregraves
1 Capable de prioriser le travail de travailler sur plusieurs tacircches et de respecter les dates butoirs
1 Excellente organisation et capaciteacutes de planification Attentif aux deacutetails
Environnement de travail
Environnement normal de bureau Le poste demande environ 30 de voyages dans toute lrsquoEurope du Sud-Est le Moyen OrientlrsquoAfrique du Nord et le Caucase Heures suppleacutementaires occasionnelles
Recruter du personnel de SampE bull 29
Annexe IB Exemple de description de poste de niveau 3
RESPONSABLE SampE
Contexte Catholic Relief Services en partenariat avec des centaines drsquoorganisations dans 80 pays entreprend des activiteacutes de justice sociale de deacuteveloppement et drsquourgence pour aider les familles marginaliseacutees dans des communauteacutes pauvres CRS a pour objectif drsquoecirctre une organisation qui valorise la qualiteacute du service qui a une orientation vers les programmes qui a un bon rapport coucirct-efficaciteacute qui apprend et qui insiste explicitement sur la promotion de la justice sociale reacutesultat ultime de ses activiteacutes Cet engagement doit donner agrave CRSKenya et agrave ses partenaires la capaciteacute de toucher plus de gens avec un impact plus important et plus mesurable Dans ce contexte le responsable SampE fournira un appui technique une direction et des directives dans le bureau national pour tous ce qui concerne le SampE Le responsable de SampE renforcera les capaciteacutes dans le bureau national en identifiant pour les programmesprojets des modegraveles de SampE qui soient des outils efficaces et drsquoun bon rapport coucirct-efficaciteacute pour lrsquoapprentissage institutionnel permettant drsquoaider agrave une qualiteacute de programmes meilleure et plus unifieacutee Il appuiera la mise en œuvre de ces modegraveles
Objectif Lrsquoobjectif de ce poste est de renforcer les capaciteacutes de SampE de CRSKenya par lrsquointermeacutediaire drsquoune nouvelle uniteacute de SampE Le responsable de SampE aura la responsabiliteacute de superviser lrsquoeacutequipe de coordinateurs de SampE et de coordonner le travail avec le personnel sectoriel de SampE Le responsable de SampE se tiendra au courant des nouvelles approches de SampE pour srsquoassurer qursquoon utilise des modegraveles de suivi et drsquoeacutevaluation ainsi que des systegravemes drsquoinformation techniquement approprieacutes
Principales responsabiliteacutes de travail Le travail devant ecirctre accompli par la personne choisie sera de
1 ndash Deacutevelopper et maintenir un environnement propice pour le SampE (20)
Deacutevelopper de bonnes relations de travail avec les responsables sectoriels de SampE de CRSKenya pour que le SampE reste une prioriteacute dans le bureau national
1 Servir de leader de guide et drsquoappui pour les employeacutes de lrsquouniteacute de SampE et drsquoautres employeacutes des programmes qui cherchent agrave eacutelaborer des approches plus strateacutegiques pour ameacuteliorer le SampE dans leurs programmes
1 Contribuer activement agrave tous les aspects du processus de recrutement de nouveaux employeacutes des programmes et du SampE dans le bureau national pour srsquoassurer que les perspectives du SampE soient prises en compte
1 Srsquoassurer qursquoune assistance technique en SampE soit disponible aux uniteacutes sectorielles
1 Appuyer CRSKenya dans son dialogue avec les principaux bailleurs de fonds en particulier lrsquoUSAID pour que les activiteacutes de SampE soient constructives et reacutealisables
1 Eacutelaborer des directives et des outils de SampE
Recruter du personnel de SampE bull 30
Annexe IB Exemple de description de poste de niveau 3
2 ndash Deacutevelopper la capaciteacute des employeacutes en SampE (30)
1 Concevoir et diriger des programmes de formation en SampE baseacutes sur le modegravele du cadre logique des projets de CRS (Proframe)
1 Donner une assistance pratique aux employeacutes pour la conception le suivi lrsquoeacutevaluation et les rapports pour les projets financeacutes par des fonds publics comme par des fonds priveacutes
1 Concevoir eacutelaborer et mettre en oeuvre une strateacutegie en accord avec les initiatives de lrsquoagence pour appuyer les organisations partenaires de CRS pour des activiteacutes en lien avec le SampE
1 Superviser les membres de lrsquouniteacute de SampE et leur servir de mentor
3 ndash Renforcer les systegravemes de gestion de lrsquoinformation (10)
Aider agrave lrsquoeacutelaboration drsquoun systegraveme de gestion de lrsquoinformation en documentant en mettant en œuvre et en coordonnant un SampE standardiseacute
Collaborer avec les responsables sectoriels de SampE pour identifier leurs besoins par rapport au SampE et allouer les ressources en conseacutequence
Creacuteer et mettre en œuvre un meacutecanisme pour collaborer avec les responsables sectoriels de SampE pour faire un mentoring et eacutevaluer la performance du personnel de lrsquouniteacute de SampE
4 ndash Appui technique direct (40)
1 Fournir un appui technique direct agrave CRSKenya et agrave ses partenaires pour lrsquoeacutelaboration drsquoindicateurs et de plans de SampE
Srsquoassurer que les visites de suivi sont utiles qursquoelles permettent drsquoavoir les donneacutees dont on a besoin et qursquoelles aident agrave prendre des deacutecisions de gestion
1 Concevoir des indicateurs possibles pour mesurer lrsquoimpact de programmes sectoriels dans la seacutecuriteacute alimentaire (DAP)
1 Travailler avec le personnel des programmes de CRS et avec les partenaires pour eacutelaborer un cadre pour le suivi et lrsquoeacutevaluation de la progression et de lrsquoimpact de tous les programmes de CRSKenya
Principales relations de travail Rattachement hieacuterarchique Directeur de la division de lrsquoeacuteducation et de lrsquoappui aux programmes
Internes Responsables sectoriels de SampE employeacutes de lrsquouniteacute de SampE directeurs de divisions (EPS HABN et GGSP) Repreacutesentant reacutesident RTA de EARO personnel des programmes du bureau national eacutequipe de SampE du siegravege
Externes mission de lrsquoUSAID ONG universiteacutes locales et autres institutions drsquoenseignement travaillant dans le SampE associations professionnelles (par ex Kenya Evaluation Association) autres consultants en SampE dans le pays et la reacutegion
Qualifications 1 Au moins une maicirctrise dans un domaine en lien avec le deacuteveloppement international et lrsquoassistance
1 Au moins sept ans de responsabilisation progressive dans des programmes drsquoassistance et de deacuteveloppement dont une peacuteriode importante dans le SampE
1 Excellente familiariteacute avec les principes et les approches actuelles du suivi et de lrsquoeacutevaluation de programmes drsquoassistance et de deacuteveloppement en utilisant des meacutethodes quantitatives et qualitatives
Recruter du personnel de SampE bull 31
Annexe IB Exemple de description de poste de niveau 3
1 Compreacutehension des attentes du Gouvernement des Eacutetats-Unis et des tendances du suivi et de lrsquoeacutevaluation dont les programmes appuyeacutes par lrsquoaide alimentaire
Expeacuterience dans la facilitation des efforts de renforcement des capaciteacutes de divers collegravegues y compris dans des agences locales partenaires
1 Volonteacute et capaciteacute de voyager environ 25 du temps
Compeacutetences personnellesprofessionnelles 1 Capaciteacute prouveacutee agrave transfeacuterer des connaissances agrave des publics divers gracircce agrave la formation au mentoring
et par drsquoautres meacutethodes formelles et informelles
1 Familiariteacute avec les principes et les techniques de lrsquoenseignement aux adultes et capaciteacute prouveacutee agrave concevoir et animer des activiteacutes drsquoapprentissage pour les adultes
1 Excellentes capaciteacutes interpersonnelles bonne organisation et bonnes capaciteacutes de communication eacutecrite et orale y compris dans des contextes interculturels
1 Capaciteacute agrave impliquer et agrave motiver les employeacutes dans des domaines programmatiques difficiles
1 Capaciteacute agrave travailler efficacement sous pression et agrave organiser et prioriser des activiteacutes concurrentes
1 Capaciteacute agrave travailler efficacement en eacutequipe
1 Ability to work effectively in a team-oriented environment
1 Flexibiliteacute patience deacutevouement et creacuteativiteacute
1 Excellentes connaissances informatiques (MS Word MS Excel MS Access MS PowerPoint MS Project SPSS)
Environnement de travail Le lieu de travail sera Nairobi avec de nombreux voyages vers les zones de programme agrave lrsquointeacuterieur du Kenya
Recruter du personnel de SampE bull 32
Annexe IC Exemple de description de poste de niveau 2
Deacutepartement Uniteacute de gestion du programme I-LIFE Titre du poste Coordinateur de suivi et eacutevaluation Grade C2 Superviseur immeacutediat Chef de lrsquouniteacute de programmation et drsquoapprentissage Lieu Lilongwe Malawi
Contexte CRSMalawi est lrsquoorganisation principale de I-LIFE (un DAP en consortium) qui est conccedilu pour ameacuteliorer la seacutecuriteacute des moyens drsquoexistence des meacutenages dans les zones rurales cibleacutees CRS a la responsabiliteacute du suivi et de lrsquoeacutevaluation de I-LIFE
Objectif Lrsquoobjectif de ce poste est de superviser et de veacuterifier la collecte de donneacutees de SampE de qualiteacute
La principale responsabiliteacute du poste est de donner un appui programmatique et une assistance technique agrave I-LIFE gracircce agrave une collaboration avec les partenaires pour garantir des programmes de qualiteacute Les coordinateurs de SampE joueront un rocircle important de liaison avec les partenaires sur tous les aspects programmatiques de I-LIFE Les principales fonctions de ce poste seront le suivi et lrsquoeacutevaluation (SampE) lrsquoapprentissage la mise en œuvre des programmes et la repreacutesentation
Principales responsabiliteacutes du poste 1 Collaborer avec les partenaires pour eacutelaborer mettre en œuvre et maintenir un systegraveme inteacutegreacute de SampE
pour I-LIFE
1 Srsquoassurer que des rapports drsquoactiviteacute de qualiteacute soient fournis agrave temps par les partenaires de I-LIFE
1 Fournir une assistance technique et deacutevelopper les capaciteacutes de I-LIFE et de ses partenaires dans toutes les activiteacutes en lien avec le SampE
1 Coordonner le suivi lrsquoeacutevaluation et lrsquoapprentissage pour les partenaires
Principales tacircches du poste
Qualiteacute des programmes
Fournir une aide et un appui aux partenaires de I-LIFE pour lrsquoeacutelaboration et la mise en œuvre drsquooutils de suivi qui comprendront de maniegravere non limitative la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees sur les indicateurs du programme et les rapports sur ces donneacutees
Collaborer avec les partenaires de I-LIFE pour planifier concevoir et entreprendre des eacutevaluations eacutevaluations initiales de programmes
Recruter du personnel de SampE bull 33
Annexe IC Exemple de description de poste de niveau 2
Encourager lrsquoapprentissage agrave lrsquointeacuterieur de I ndashLIFE par un partage des leccedilons apprises et des reacutesultats drsquoeacutevaluation ainsi qursquoen jouant un rocircle cleacute dans les groupes de travail technique entre autres
Permettre une standardisation des outils et meacutethodologies de SampE chez tous les partenaires de mise en œuvre
Fournir des directives et un appui au(x) partenaire(s) de I-LIFE pour preacuteparer et soumettre agrave temps des rapports drsquoactiviteacutes de qualiteacute
1 Servir de leader pour lrsquoeacutelaboration et la gestion du systegraveme de gestion de lrsquoinformation de I-LIFE
1 Contribuer agrave lrsquoeacutelaboration agrave la croissance et agrave la maintenance drsquoun centre de ressource pour I-LIFE
1 Collaborer avec les partenaires de I-LIFE pour planifier conduire etou animer des activiteacutes de renforcement des capaciteacutes en lien avec les programmes par exemple des formations
Repreacutesentation du programme
1 Agir comme principal contact pour les partenaires assigneacutes de I-LIFE
1 Participer agrave des visites sur le terrain dans la zone ougrave travaille le partenaire pour faire le suivi des activiteacutes et servir de guide
1 Participer agrave des groupes de travail technique et agrave des assembleacutees geacuteneacuterales de I-LIFE
Toute autre responsabiliteacute assigneacutee par le superviseur
Principales relations de travail Internes Ce poste est superviseacute par le Chef de lrsquouniteacute de programmation et drsquoapprentissage et collaborera eacutetroitement avec les responsables de SampE des partenaires de I-LIFE ainsi qursquoavec le Directeur de I-LIFE
Externes Ce poste doit travailler en coordination avec les partenaires de I-LIFE des fonctionnaires et des structures du gouvernement local et avec des organisations communautaires et des ONG
Qualifications
Requises
1 Au minimum un diplocircme universitaire en sciences sociales eacuteconomie ou deacuteveloppement rural ou dans un domaine correspondant Avec une grande expeacuterience du suivi de lrsquoeacutevaluation et de lrsquoapprentissage
1 Une bonne expeacuterience des meacutethodologies de recherche participative
1 Une connaissance du traitement de texte des tableurs des programmes de saisie et drsquoanalyse des donneacutees et des bases de donneacutees (comme MS Word Excel et SPSS)
1 Une maturiteacute professionnelle prouveacutee et de bonnes compeacutetences interpersonnelles permettant de travailler en eacutequipe bonne communication eacutecrite et orale
1 Capaciteacute agrave travailler sur des tacircches multiples et agrave respecter les dates butoirs
1 Expeacuterience preacutealable de travail sur des programmes du Titre II
1 Expeacuterience preacutealable de travail en consortium
Recruter du personnel de SampE bull 34
Annexe IC Exemple de description de poste de niveau 2
Deacutesireacutees
1 Certificat de deuxiegraveme cycle dans un domaine en rapport et expeacuterience dans la recherche statistique les meacutethodes drsquoeacutechantillonnage lrsquoanalyse des donneacutees et les rapports
1 Bonnes compeacutetences en reacutedaction de rapports animation et communication bonnes relations interpersonnelles
Environnement de travail Le poste est baseacute agrave Lilongwe et demande des voyages sur les sites sur le terrain jusqursquoagrave 50 du temps
Recruter du personnel de SampE bull 35
Annexe II Tableau de reacutesumeacute de poste
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Recruter du personnel de SampE bull 36
Annexe II Tableau de reacutesumeacute de poste
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Recruter du personnel de SampE bull 37
Annexe II Tableau de reacutesumeacute de poste
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Recruter du personnel de SampE bull 38
Annexe III Listes de diffusion pour les offres drsquoemploi
Les informations ci-dessous concernent des organisations et sites Internet qui publient reacuteguliegraverement des annonces pour des postes de SampE Il sera utile drsquoeacutetudier les sites Internet eacutenumeacutereacutes ci-dessous pour choisir ceux qui correspondront le mieux agrave votre recherche de poste Les contacts indiqueacutes devront peut-ecirctre ecirctre remis agrave jour et toutes les informations neacutecessaires devraient pouvoir ecirctre trouveacutees en faisant une recherche sur Internet
Cette liste est un point de deacutepart mais ajoutez-y les autres sites Internet ou listes de diffusion que vous trouverez utiles Il peut aussi ecirctre inteacuteressant de demander agrave vos collegraveges srsquoils ont drsquoautres sites Internet agrave recommander
Sites Internet et listes de diffusion recommandeacutes Sites Internet speacutecifiques au SampE
Monitoring and Evaluation News wwwmandecouk
Performance Assessment Resource Center (PARC) wwwparcinfoorg
INGO wwwevalorg
International and Cross-cultural Evaluation (ICCE)s wwwevaluationcanadaca
American Evaluation Association (AEA) wwwevalorg
African Evaluation Association wwwafreaorg
The Evaluation Center at the University of Western Michigan wwwwmichedu
Brazilian Evaluation Network wwwavaliabrasilorgbrIntroductionRebramaEnglishhtml
Evaluation Network of Latin America and the Caribbean wwwlaceaorg
UK Evaluation Society wwwevaluationorguk
European Evaluation Society wwweuropeanevaluationorg
Malaysian Evaluation Society wwwmesorgmy
XC-Eval wwwgroupsyahoocomgroupxceval
Recruter du personnel de SampE bull 39
Annexe III Listes de diffusion pour les offres drsquoemploi
Sites Internet geacuteneacuteraux de deacuteveloppement
1 Relief Web wwwreliefwebintvacancies1
1 DevNetJobs wwwdevnetjobsorg1
1 ConsultingBase wwwconsultingbasecomjobmktindexcfm1
1 Development Opportunities wwwdev-zoneorgjobs1
1 Foreign Policy Association Job Board wwwfpaorgjobs_contact2423jobs_contacthtm1
1 Johns Hopkins Bloomberg School of Public Health Center for Communication Programs wwwjhuccporgindexshtml
1 International Development Research Center (IDRC) Evaluation Unit Presidentrsquos Office email evaluationidrcca
1 Global Affairs Institute The Maxwell School Syracuse University email bwdaytonmaxwellsyredu1
1 Idealist1 wwwidealistorg1
1 The Communication Initiative Vacancy Service wwwcomminitcomvacancieshtml1
1 One world wwwoneworldnet1
1 AIMEnet (health and HIV specific) 1wwwglobalhivevaluationorg
1 Interaction 1wwwinteractionorg1
1 Development Executive Group 1wwwDevelopmentExcom1
1 International Career Employment Weekly wwwinternationaljobsorg1
Recruter du personnel de SampE bull 40
Recruter du personnel de SampE bull 41
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Recruter du personnel de SampE bull 42
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Recruter du personnel de SampE bull 43
Annexe V Questions pour preacuteseacutelectionner des candidats
Nom du candidat ________________________________________ Date __________________________________
Poste ___________________________________________________ Deacutepartement __________________________
Recruteur _______________________________________________
1 Tout drsquoabord ecirctes-vous toujours inteacuteresseacute par le poste
2 Pouvez-vous me dire pourquoi vous avez deacutecideacute de vous porter candidat agrave ce poste
3 Pourquoi voulez-vous changer de travail maintenant (Si le candidat a un emploi actuellement)
4 Pourquoi avez-vous quitteacute votre dernier emploi (Si le candidat nrsquoa pas drsquoemploi actuellement)
5 Quel est votre salaire de base actuel (ou votre dernier salaire de base) Avez-vous un salaire minimum pour lequel vous accepteriez un travail
6 Pourriez-vous me parler de votre formation et de votre expeacuterience et dire en quoi vous pensez qursquoelles correspondent agrave ce travail
7 Qursquoest-ce qui vous attire dans cette organisation
8 Srsquoil y a des peacuteriodes ougrave vous nrsquoavez pas eacuteteacute employeacute pouvez-vous expliquer
9 Avez-vous des questions agrave me poser
Merci pour votre temps et vos commentaires Nous allons continuer le processus de recrutement Nous ne pouvons rien vous promettre mais si vous ecirctes seacutelectionneacute pour un entretien nous vous contacterons
Recruter du personnel de SampE bull 44
Annexe VI Questions drsquoentretien drsquoembauche pour des postes de niveaux 3 et 4
1 Qursquoest-ce qui vous a motiveacute agrave vous porter candidat pour ce poste
2 Veuillez deacutecrire votre rocircle et vos responsabiliteacutes de SampE dans votre dernier poste ou dans votre poste actuel Ajoutez drsquoeacuteventuelles questions compleacutementaires pour clarifier la reacuteponse ou pour demander des deacutetails
3 Veuillez deacutecrire les difficulteacutes particuliegraveres auxquelles vous eacutetiez confronteacute dans votre dernier poste ou dans votre poste actuel Ajoutez drsquoeacuteventuelles questions compleacutementaires pour clarifier la reacuteponse ou pour demander des deacutetails
4 Qursquoavez-vous fait pour reacutesoudre ces difficulteacutes Veuillez lrsquoexpliquer en deacutetail
5 Veuillez expliquer comment les eacutetudes que vous avez faites vous seront utiles dans le travail de conseiller en SampE
6 Quelle expeacuterience de la gestion avez-vous
7 Veuillez deacutecrire ce que vous avez fait dans votre dernier poste ou votre poste actuel pour renforcer la capaciteacute des employeacutes en ce qui concerne les compeacutetences en SampE et les activiteacutes Qursquoavez-vous trouveacute particuliegraverement difficile Qursquoest-ce qui eacutetait agrave votre avis le plus reacuteussi
8 Il est souvent difficile de motiver le personnel des projets pour qursquoils srsquoimpliquent agrave fond dans les activiteacutes de SampE et de srsquoassurer que les reacutesultats du SampE soient reacuteutiliseacutes pour la conception du programme Pouvez-vous deacutecrire des cas ougrave vous avez le mieux reacuteussi agrave faire cela Et ougrave vous avez le moins bien reacuteussi Comment expliqueriez-vous ces diffeacuterences
9 Veuillez expliquer en quoi quand on preacutesente des reacutesultats des donneacutees les moyennes comme les pourcentages peuvent ecirctre trompeurs
10 Nous devons souvent adapter les reacutesultats du SampE agrave des publics diffeacuterents Avez-vous deacutejagrave fait cela dans le passeacute ou sinon comment adapteriez-vous dans lrsquoavenir les reacutesultats drsquoune analyse de donneacutees pour les preacutesenter agrave des publics diffeacuterents Par exemple quel genre de preacutesentation feriez-vous pour deacutecrire les reacutesultats drsquoune eacutetude de base sur lrsquoaccegraves de diffeacuterents groupes de la communauteacute agrave des infrastructures de base (communautaires etou drsquoautres infrastructures de base comme des cliniques) pour a) les membres de la communauteacute ougrave a eacuteteacute faite lrsquoeacutetude et b) les bailleurs de fonds du projet
11 Comment deacuteterminez-vous lrsquoeacutechantillon pour une eacutetude des meacutenages Comment rendriez-vous compte de la stratification et du groupement des eacutechantillons de meacutenages dans une strateacutegie drsquoeacutechantillonnage pour des eacutetudes quantitatives Soyez preacutecis
Recruter du personnel de SampE bull 45
Annexe VI Questions drsquoentretien drsquoembauche pour des postes de niveaux 3 et 4
Reacutefeacuterence agrave lrsquoeacutequation drsquoeacutechantillonnage standard qui nrsquoest pas lieacutee agrave la taille de la population Lrsquoeacutequation est au contraire lieacutee au niveau drsquoerreur accepteacute et au degreacute de variation attendu agrave lrsquointeacuterieur de la population Pour rendre compte de la stratification et du groupement lrsquoeacutechantillon doit ecirctre augmenteacute La stratification est la capaciteacute de lrsquoeacutechantillon agrave permettre des comparaisons statistiques entre des groupes preacutedeacutetermineacutes Le groupement est le fait de choisir drsquoabord des groupes (communauteacutes ou eacutecoles etc) drsquouniteacutes drsquoeacutechantillonnage (meacutenages ou enfants etc) puis de seacutelectionner les uniteacutes drsquoeacutechantillonnage agrave lrsquointeacuterieur de chacun de ces groupes seacutelectionneacutes
12 Comment choisiriez-vous un eacutechantillon de meacutenages dans une communauteacute si vous travailliez sans liste des noms de meacutenages Veuillez ecirctre preacutecis
Deacutecrire la meacutethode laquo faire tourner le stylo raquo on commence par deacutefinir les limites geacuteographiques de la communauteacute on identifie le centre de la communauteacute on deacutetermine la premiegravere direction en faisant tourner un stylo on compte le nombre de meacutenages sur cette ligne jusqursquoagrave la limite de la communauteacute on choisit la premiegravere maison de faccedilon aleacuteatoire puis on choisit les maisons suivantes de maniegravere systeacutematique
13 Quelle est votre expeacuterience du suivi participatif de la communauteacute Quels sont agrave votre avis les avantages et les inconveacutenients du suivi de la communauteacute Expliquez votre opinion1
14 Dans certaines organisations on essaie de creacuteer des indicateurs mondiaux pour la seacutecuriteacute alimentaire et la seacutecuriteacute des moyens drsquoexistence quels en seraient les avantages Que vous soyez ou non au courant de ce travail quelles en seront agrave votre avis les principales difficulteacutes
Preacuteparez drsquoeacuteventuelles autres questions speacutecifiques correspondant agrave un point drsquointeacuterecirct dans le CV du candidat
Recruter du personnel de SampE bull 46
Annexe VII Protocole drsquoentretien drsquoembauche
Agrave faire Se preacuteparer pour lrsquoentretien avec lrsquoeacutequipe et srsquoassurer que tous les membres de lrsquoeacutequipe ont les
documents neacutecessaires devant eux
Mettre les candidats agrave lrsquoaise Ecirctre chaleureux et aimables
Limiter le temps de parole des recruteurs
Arriver bien preacutepareacutes agrave chaque entretien
Eacutecouter activement les reacuteponses du candidat
Regarder le candidat
Prendre des notes durant lrsquoentretien pour vous aider agrave vous souvenir des principaux points et de votre impression de chaque candidat
Accepter des pauses durant lrsquoentretien quand le candidat reacutefleacutechit pour formuler une penseacutee ou une reacuteponse
Terminer chaque entretien par des commentaires positifs sur les qualifications ou les reacuteponses du candidat
Poser des questions sur drsquoeacuteventuels points drsquointeacuterecirct ou sur une expeacuterience inteacuteressante sur le CV du candidat
Poser des questions suppleacutementaires pour preacuteciser des points ou des reacuteponses qui ne seraient pas clairs
Inviter le candidat agrave poser des questions au panel de recruteurs
A ne pas faire Se disputer ou discuter avec le candidat pour quelque raison que ce soit
Critiquer une reacuteponse du candidat
Interrompre le candidat agrave nrsquoimporte quel moment
Poser des questions fermeacutees (reacuteponse par oui ou par non)
Poser des questions trop personnelles ou indiscregravetes
Reacuteagir de faccedilon neacutegative agrave une reacuteponse du candidat ou agrave quelque chose qursquoil dit
Donner votre opinion sur la qualiteacute de lrsquoentretien du candidat agrave la fin de lrsquoentretien
Bailler pendant que le candidat parle
Recruter du personnel de SampE bull 47
Annexe VIII Exemple de cadre des reacutesultats
Recruter du personnel de SampE bull 48
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Annexe VIII Exemple de cadre des reacutesultats
Points de discussion Discutez de la strateacutegie programmatique preacutesenteacutee dans le cadre des reacutesultats
CRS veut reacutepondre agrave une grande varieacuteteacute de besoins (comme la perte de strateacutegies de moyens drsquoexistence les mauvaises conditions et pratiques sanitaires le manque drsquoinfrastructures et la faiblesse de la socieacuteteacute civile et de la gouvernance) conseacutequences du tsunami Le projet reconstruira les biens perdus et les strateacutegies de moyens drsquoexistence de maniegravere agrave promouvoir leur peacuterenniteacute et peut-ecirctre une reacutesilience aux chocs futurs CRS pense que ces besoins sont tous drsquoune maniegravere ou drsquoune autre connecteacutes et qursquoon doit y reacutepondre en mecircme temps pour permettre croissance et progregraves
Deacutecrivez le contexte dans lequel opegravere le programme La population cibleacutee a veacutecu des pertes agrave des niveaux varieacutes et elle a un grand nombre de besoins concurrents Les meacutenages doivent avoir agrave nouveau accegraves aux infrastructures et agrave des possibiliteacutes de geacuteneacuterer un revenu et ils doivent aussi adopter de meilleurs comportements (en santeacute) et des strateacutegies de moyens drsquoexistence plus reacutesilients
Comment les objectifs strateacutegiques (OS) collaborent-ils pour reacutealiser la strateacutegie
Ensemble les objectifs strateacutegiques collaboreront pour reconstruire les infrastructures et ameacuteliorer les pratiques des meacutenages afin de restaurer et drsquoameacuteliorer les conditions de vie Par exemple un OS srsquointeacuteressera agrave lrsquoaccegraves agrave une eau de qualiteacute tandis que lrsquoautre srsquointeacuteressera agrave lrsquoameacutelioration des pratiques de santeacute ce qui permettra drsquoagir sur lrsquoeacutetat sanitaire en partant de deux directions diffeacuterentes
Donnez des exemples preacutecis drsquoOS et de reacutesultats OS4 Les meacutenages affecteacutes ont ameacutelioreacute leur seacutecuriteacute des intermeacutediaires (RI) qui pourraient ecirctre utiliseacutes pour moyens drsquoexistence compleacuteter le cadre des reacutesultats
RI21 Les pratiques des meacutenages ameacuteliorent soins qui sont donneacutes
Donnez des exemples de comment des reacutesultats intermeacutediaires transversaux (ameacutelioration des capaciteacutes reacuteactiviteacute aux questions de genre techniques de transformation des conflits et deacuteveloppement de la communauteacute) pourraient ecirctre inteacutegreacutes avec les OS et drsquoautres RI dans le cadre des reacutesultats
RI22 et augmentation des capaciteacutes la formation du personnel des centres de santeacute et lrsquoameacutelioration de la gestion des meacutedicaments et mateacuteriels meacutedicaux augmenteront lrsquoaccegraves des meacutenages agrave des services de santeacute de qualiteacute
RI12 et reacuteactiviteacute aux questions de genre la construction drsquoinstallations drsquoeau et drsquoassainissement adapteacutees aux genres reacutesoudront les questions speacutecifiques au genre que les femmes avaient peut-ecirctre avec les installations drsquoeau et drsquoassainissement preacuteceacutedentes
OS3 et deacuteveloppement de la communauteacute en ameacuteliorant la socieacuteteacute civile et la gouvernance et en augmentant la participation de la communauteacute agrave une gouvernance transparente et son rocircle dans la gestion des processus de la socieacuteteacute civile le projet contribuera au deacuteveloppement geacuteneacuteral de la communauteacute
Demander au candidat quelles sont ses questions ses commentaires ou ses suggestions agrave propos du cadre des reacutesultats
Recruter du personnel de SampE bull 49
Annexe IX Exemple de tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT)
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Recruter du personnel de SampE bull 51
Annexe IX Exemple de tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT)
Points de discussion Indicateur drsquoimpact 11 On preacutevoit uns eacutenorme augmentation de 60 agrave 100 des communauteacutes ayant des plans de seacutecuriteacute alimentaire entre la 4e et la 5e anneacutee Cela nrsquoest pas reacutealiste sauf srsquoil y a un eacutevegravenement contextuel dont en pense qursquoil expliquera une partie de cette augmentation
Indicateurs drsquoimpact 12 La valeur de la capaciteacute de seacutecuriteacute alimentaire de la communauteacute est laquo agrave deacuteterminer raquo Et pourtant le tableau montre un score preacutevu de 20 la premiegravere anneacutee Sans valeur de base on ne peut pas savoir si un score de 20 repreacutesentera une augmentation une diminution ou aucun changement par rapport agrave la valeur de base Quand on nrsquoa pas de valeur de base il vaut mieux preacutevoir une augmentation relative comme laquo une augmentation de 20 raquo pour la 1e anneacutee
Indicateur de suivi 11 LrsquoIPTT suggegravere que le programme ne mesurera pas le nombre de structures de seacutecuriteacute alimentaire les 1e 2e 3e et 4e anneacutees Il serait recommandeacute de suivre ces donneacutees sur toute la dureacutee du programme pour veacuterifier que le programme progresse au cours de ces anneacutees Si lrsquoon attend la 5e anneacutee pour mesurer lrsquoindicateur on pourrait avoir une grosse surprise ou une eacutenorme deacuteception agrave la fin du projet
Indicateur de suivi 12 Le nombre de membres participant agrave des structures de seacutecuriteacute alimentaire doit bondir de laquo 0 raquo agrave 2 000 entre les donneacutees de base et la 1e anneacutee et ne doit pas changer entre la 3e et la 5e anneacutee Il y a peu de chance que le changement soit aussi diffeacuterent selon les anneacutees La deuxiegraveme portion de lrsquoindicateur montre que le pourcentage des femmes participantes augmentera substantiellement entre les donneacutees de base et la 5e anneacutee Si le pourcentage des femmes augmente et que le nombre des membres reste le mecircme le nombre drsquohommes participants devrait deacutecroicirctre On ne voit pas bien pourquoi on preacutevoit ce changement
Indicateur de suivi 14 Lrsquoindicateur montre le pourcentage preacutevu de meacutenages ougrave un ou plusieurs membres sont formeacutes dans plusieurs domaines techniques Cependant Il nrsquoy a pas de donneacutee de base pour le pourcentage formeacute en laquo AH raquo ni laquo ENV raquo ni dans lrsquoeacutetude de base ni pour la 1e anneacutee On ne voit pas bien pourquoi ces informations ne sont pas donneacutees Ces deux types de formation ne seront-ils pas mis en route avant la 2e anneacutee
Indicateur drsquoimpact 21 Il nrsquoest peut-ecirctre pas reacutealiste de preacutevoir que les meacutenages reacuteussiront agrave atteindre 12 mois de seacutecuriteacute alimentaire la 5e anneacutee Si la moyenne preacutevue est de 12 cela signifie que chaque meacutenage devra atteindre ce niveau (12 mois) puisqursquoil ne serait pas possible que certains meacutenages atteignent 13 mois de seacutecuriteacute alimentaire par an (ce qui permettrait drsquoavoir une moyenne de 12 mois si certains meacutenages nrsquoarrivaient qursquoagrave 11 mois)
Indicateurs drsquoimpact 22 Sans chiffre de base pour la production agricole ce nrsquoest pas une bonne ideacutee de preacutevoir des cibles de valeurs absolues en kilos Ces valeurs en kilos qui sont donneacutees peuvent repreacutesenter une augmentation une diminution par rapport aux donneacutees de base ou aucun changement
Indicateur drsquoimpact 31 Le tableau suggegravere que le programme ne suivra pas lrsquoeacutetat nutritionnel pendant les anneacutees 1 agrave 4 Ce nrsquoest pas une bonne ideacutee de ne pas srsquointeacuteresser agrave lrsquoimpact nutritionnel du programme pendant ces anneacutees Bien que le retard de croissance soit un indicateur nutritionnel qui ne change pas aussi rapidement que le sous-poids il doit quand mecircme ecirctre mesureacute au moins une fois par an Il est important de collecter des donneacutees de nutrition au mecircme moment chaque anneacutee pour prendre en compte les variations saisonniegraveres de lrsquoeacutetat nutritionnel
Indicateur de suivi 31 On ne voit pas clairement si les chiffres preacutesenteacutes reflegravetent les changements preacutevus dans laquo le pourcentage de femmes recevant de la vitamine A raquo ou dans le pourcentage de laquo nourrissons recevant de la vitamine A raquo Tous les indicateurs doivent ecirctre speacutecifiques et correspondre agrave une seule mesure LrsquoIPTT doit inclure des valeurs dont le programme sera tenu responsable La valeur preacutevue de 100 la 5e anneacutee doit ecirctre utiliseacutee avec prudence
Indicateur de suivi 32 On ne voit pas clairement si cet indicateur correspond aux enfants recevant des aliments solides des liquides de lrsquoeau avec du sucre et du sel ou des sels de reacutehydratation apregraves une peacuteriode de diarrheacutee Lrsquoindicateur devrait ecirctre reacuteviseacute pour correspondre agrave un seul de ces traitements
Recruter du personnel de SampE bull 52
Annexe X Tableau pour noter les entretiens drsquoembauche
Membre de lrsquoeacutequipe de recruteurs Membre B
Candidat Candidat A
Date de lrsquoentretien 1er juin 2007
Instructions Pour chaque point vous jugerez de la reacuteponse du candidat et vous lui donnerez une note de 1 agrave 5 selon la
faccedilon dont il aura reacutepondu 1 est la moins bonne note et 5 la meilleure note
Apregraves lrsquoentretien vous additionnerez les notes individuelles pour obtenir une NOTE TOTALE Eacutecrivez la NOTE TOTALE dans la case preacutevue sur la premiegravere page
Cateacutegorie Note (1 ndash 5)1 = moins bonne note 5 meilleure note
Commentaires
Le candidat srsquoexprime bien 5 A tregraves bien parleacute a donneacute beaucoup de deacutetails
Qualiteacute des reacuteponses expeacuterience de gestion
3 Nrsquoa travailleacute comme superviseur drsquoune eacutequipe de SampE que pendant peu de temps environ 6 mois
Qualiteacute des reacuteponses expeacuterience de renforcement des capaciteacutes
3 Nrsquoa que peu drsquoexpeacuterience dans le renforcement des capaciteacutes drsquoune eacutequipe lagrave aussi seulement 6 mois drsquoexpeacuterience dans son ancien poste
Qualiteacute des reacuteponses eacutechantillonnage 4 Superhellip au courant de tous les principaux points et theacuteories Mais ne connaissait pas lrsquoeacutequation drsquoeacutechantillonnage
Qualiteacute des reacuteponses suivi de la communauteacute
5 Bonnes ideacutees sur le suivi de la communauteacute A une expeacuterience de suivi de la communauteacute
Qualiteacute des reacuteponses ProFrame 4 A mis en eacutevidence plusieurs problegravemes cleacutes A reacuteussi agrave deviner beaucoup de choses sur le contexte agrave partir du ProFrame
Qualiteacute des reacuteponses IPTT 4 Bien aussi bons commentaires
Compeacutetences en analyse des donneacutees 5 A reacutealiseacute toutes les tacircches demandeacutees en analyse des donneacutees et semblait tregraves agrave lrsquoaise avec SPSS
Compeacutetences personnelles 5 Bon eacutequipier motiveacute
Autres (preacuteciser par ex expeacuterience en formation)
2 Nrsquoa que peut drsquoexpeacuterience en formation
Qualiteacute de lrsquoexemple de document reacutedigeacute par le candidat
4 Excellent document
Qualiteacute des reacutefeacuterences 5 Toutes les reacutefeacuterences donnent une bonne impression
Note globale de lrsquoentretien 49 Je pourrais envisager de recruter ce candidat
Recruter du personnel de SampE bull 53
Annexe XI Questions pour les personnes de reacutefeacuterences pour des postes de niveaux 3 et 4
1 Dans quelle capaciteacute avez-vous travailleacute avec (le candidat)
2 Combien de temps avez-vous travailleacute avec (le candidat)
3 1 Donnez une bregraveve description du poste et des principales responsabiliteacutes du poste Comment les points forts de (le candidat) lui permettraient-ils de correspondre agrave ce poste Veuillez deacutecrire ces points forts
4 Pensez-vous qursquoune partie de ce travail serait particuliegraverement difficile pour (le candidat) Pourquoi De quel type de formation ou de capaciteacute technique suppleacutementaire pensez-vous que le candidat aurait besoin pour ecirctre excellent dans ces domaines
5 Que consideacuterez-vous comme les principales compeacutetences personnelles et les principaux points forts de (le candidat) Quels sont les domaines dans lesquels il devrait travailler pour progresser
6 (Le candidat) travaille-t-il mieux en eacutequipe ou individuellement Veuillez expliquer ce qui vous fait penser cela
7 Qursquoauriez-vous drsquoautre agrave dire sur (le candidat) par rapport agrave ce poste
8 1 Ajoutez drsquoautres questions speacutecifiquement tourneacutees vers les points souleveacutes durant lrsquoentretien ou pendant votre discussion avec lrsquoeacutequipe de recruteurs
Recruter du personnel de SampE bull 54
Eacutetape 1 Deacuteterminer les besoins de SampE
Les eacutequipes de SampE sont structureacutees de diffeacuterentes maniegraveres dans les diffeacuterents bureaux nationaux Les directives preacutesenteacutees dans ce module devront ecirctre adapteacutees au contexte du bureau Dans certains bureaux lrsquoeacutequipe de SampE est composeacutee drsquoemployeacutes qui se consacrent uniquement au SampE Ces eacutequipes comprennent geacuteneacuteralement un employeacute de niveau 3 un employeacute de niveau 2 (superviseacute par lrsquoemployeacute de niveau 3) et plusieurs employeacutes de niveau 1 Les membres de lrsquoeacutequipe travaillent ensemble pour reacutepondre aux besoins techniques de diffeacuterents projets et secteurs au sein du bureau national Une autre eacutequipe de SampE pourra ecirctre plus large et composeacutee de personnel de niveau 2 et de personnel des programmes venant de diffeacuterents secteurs et qui consacrent une partie de leur temps aux activiteacutes de SampE Au niveau reacutegional il y a souvent un employeacute de niveau 4 Celui-ci sera aussi appeleacute agrave apporter un appui agrave lrsquoeacutequipe du bureau national pour deacuteterminer agrave la fois les manques qui existent dans la capaciteacute et les compeacutetences techniques rechercheacutees chez les candidats potentiels
Recruter du personnel de SampE bull 5
La description de
poste doit donner
suffisamment de deacutetails
pour que les candidats
inteacuteresseacutes puissent voir
immeacutediatement si le
poste leur convient ou
non
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
9 Inclure les responsabiliteacutes de travail
9 Fournir un reacutesumeacute de lrsquoenvironnement de travail
9 Preacutesenter les compeacutetences requises
9 Deacutecrire les caracteacuteristiques deacutesireacutees
Lrsquoobjectif principal de la description de poste est drsquoinformer les candidats potentiels des responsabiliteacutes correspondant au poste et de ce qui est attendu drsquoeux ainsi que des compeacutetences et de lrsquoexpeacuterience requises Pour cela la description de poste doit donner suffisamment de deacutetails pour que les candidats inteacuteresseacutes puissent voir immeacutediatement si le poste leur convient ou non Ineacutevitablement il y aura des candidatures de personnes qui ne reacutepondront pas aux critegraveres minimum Cependant une bonne description de poste limitera ce type de candidatures Creacuteer une description de poste permet aussi de reacutefleacutechir de faccedilon critique agrave chaque aspect du poste
Une bonne description de poste doit faire de 3 agrave 4 pages pour donner suffisamment de deacutetails Elle devra comprendre les eacuteleacutements suivants
1 Preacutesentation geacuteneacuterale de lrsquoorganisation
1 Description du bureau ougrave est baseacute le poste
1 Description de lrsquoenvironnement de travail
1 But du poste
1 Principales responsabiliteacutes du poste
1 Principales tacircches du poste
1 Principales relations de travail
1 Qualifications agrave la fois requises et deacutesireacutees comme
1 Compeacutetences techniques
1 Expeacuterience
1 Niveau drsquoeacutetudes ou diplocircme
1 Compeacutetences personnelles
1 Autres qualifications correspondant au poste comme connaissance du Titre II ou drsquoautres types de programmes
Commencez la description par une rapide preacutesentation de votre organisation en deacutecrivant son histoire son mandat et ses principes directeurs Incluez une description preacutecise du bureau reacutegional ou national et les secteurs speacutecifiques
Recruter du personnel de SampE bull 6
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
dans lesquels le bureau travaille actuellement Si vous recrutez pour un poste reacutegional eacutelargissez cette description agrave chaque bureau national dans la reacutegion Preacutecisez clairement le but du poste au deacutebut de la description de poste Par exemple le but peut ecirctre de renforcer la capaciteacute en SampE par lrsquoeacutetablissement drsquoune uniteacute de SampE ou de fournir un appui technique pour les activiteacutes actuelles de SampE Les autres buts de postes seront fournis dans les descriptions de postes en annexes
Apregraves avoir preacutesenteacute le but deacutefinir les principales responsabiliteacutes correspondant au poste et preacuteciser quelle proportion du temps devra approximativement ecirctre consacreacutee agrave chacune Les proportions du temps preacutesenteacutees ici ne donnent qursquoune indication et les proportions reacuteelles du temps consacreacute agrave chaque tacircche seront deacutetermineacutees par le contexte Les responsabiliteacutes habituelles et lrsquoutilisation approximative du temps pour un poste de niveau 3 sont de
Deacutevelopper et maintenir un environnement propice pour le SampE (15)
Deacutevelopper les capaciteacutes du personnel en SampE (20)
Renforcer les systegravemes de gestion de lrsquoinformation (15)
Fournir un appui technique direct en SampE (50)
Un employeacute de niveau 2 peut ecirctre responsable de
la planification et de la conception du programme (30)
la conduite des activiteacutes de qualiteacute des programmes et de SampE (50)
le deacuteveloppement de la capaciteacute des employeacutes en SampE (20)
Les responsabiliteacutes varient eacutenormeacutement selon le poste ainsi que la
proportion de temps consacreacute agrave chaque responsabiliteacute dans le poste
Les employeacutes de niveau 4 auront sans doute la responsabiliteacute de
1 Donner un appui technique aux bureaux nationaux (30)
1 Deacutevelopper les capaciteacutes des employeacutes (30)
1 Coordonner et diriger les activiteacutes reacutegionales drsquoapprentissage (20)
1 Deacutevelopper un environnement propice (10)
1 Maintenir et construire des relations externes avec les bailleurs de fonds
les fonctionnaires des gouvernements et drsquoautres parties prenantes cleacutes
Les responsabiliteacutes des employeacutes de niveau 1 sont geacuteneacuteralement limiteacutees agrave la conduite drsquoactiviteacutes de SampE Pour une description plus deacutetailleacutee des responsabiliteacutes des postes Cf les descriptions de postes preacutesenteacutees dans lrsquoAnnexe I
Recruter du personnel de SampE bull 7
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
Inclure une liste des principales tacircches correspondant au poste Ces tacircches devront ecirctre en lien direct avec les activiteacutes les parties prenantes les reacutegions et les programmes concerneacutes Les descriptions de postes de lrsquoAnnexe I donnent aussi des exemples des principales tacircches
Les principales relations de travail comprennent les employeacutes avec lesquels lrsquoemployeacute travaillera le plus dans lrsquoorganisation Elles comprennent aussi les autres organisations et parties prenantes avec lesquelles lrsquoemployeacute sera en liaison et en partenariat Inclure une liste complegravete des principales relations de travail dans la description de poste en preacutecisant qui supervisera lrsquoemployeacute
La description de poste doit preacuteciser les qualifications demandeacutees comme
1 Le plus haut niveau drsquoeacutetudes atteint
1 Les anneacutees drsquoexpeacuterience
1 Les compeacutetences techniques
1 La connaissance des programmes ou logiciels utiliseacutes
1 La connaissance des types de programmes ou des sources de financement pertinents (par ex Titre II PEPFAR plaidoyer eacutedification de la paix)
1 Les compeacutetences personnelles
1 Les connaissances linguistiques
Formation du personnel
de SampE
Le domaine international de
lrsquoassistance et du deacuteveloppement
tente de srsquoappuyer sur de
nombreuses disciplines Les
employeacutes y compris les employeacutes
de SampE peuvent avoir fait
des eacutetudes tregraves diverses qui
les preacuteparent efficacement agrave
travailler pour des organisations
internationales mais il est
important que les employeacutes de
SampE aient une bonne base de
compeacutetences analytiques Ces
compeacutetences doivent comprendre
agrave la fois une bonne aptitude agrave la
reacuteflexion critique et une capaciteacute
agrave analyser de multiples types de
donneacutees
Pour chaque cateacutegorie speacutecifier quelles compeacutetences ou quel niveau de performance sont requis et ce qui est deacutesireacute Faites bien la diffeacuterence entre les caracteacuteristiques requises et celles qui sont preacutefeacutereacutees Par exemple des candidats potentiels pour le niveau 4 doivent avoir de 5 agrave 10 ans drsquoexpeacuterience en SampE mais on preacutefegravere que 2 agrave 3 ans de cette expeacuterience soient dans la reacutegion ou dans le pays ougrave est baseacute le poste LrsquoAnnexe II donne un tableau qui reacutesume un grand nombre des principales caracteacuteristiques deacutesireacutees pour chaque type de poste de SampE
Eacutevaluez le niveau drsquoeacutetudes et le nombre drsquoanneacutees drsquoexpeacuterience rechercheacutes selon le type de poste Dans lrsquoideacuteal les employeacutes de niveau 4 comme ceux de niveau 3 devraient avoir au moins une maicirctrise dans un domaine
Recruter du personnel de SampE bull 8
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
pertinent (comme le deacuteveloppement international la politique internationale lrsquoeacuteconomie agricole la santeacute publique etc) et avoir une expeacuterience en SampE comprenant des responsabiliteacutes de formation et de supervision Les employeacutes de niveau 2 doivent avoir un niveau licence dans un domaine pertinent avoir de 1 agrave 2 ans drsquoexpeacuterience en SampE y compris en formation et en supervision Les employeacutes de niveau 1 doivent avoir un niveau bac et avoir 1 ou 2 ans drsquoexpeacuterience pas neacutecessairement dans le domaine du SampE
Les compeacutetences particuliegraveres requises pour chaque poste seront tireacutees de la liste des besoins et des manques dans les capaciteacutes de SampE En geacuteneacuteral les compeacutetences techniques deacutesirables pour des postes de niveau 4 comme de niveau 3 sont
1 Expeacuterience en conception de programme et en conception de plan de SampE
1 Capaciteacute agrave concevoir des outils des enquecirctes et des eacutevaluations de SampE et drsquoautres activiteacutes de SampE comme des eacutetudes de base des systegravemes de suivi et de surveillance et des eacutevaluations finales
Une familiariteacute avec les principales techniques drsquoeacutechantillonnage
1 Une expeacuterience dans la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees qualitatives
1 Une expeacuterience dans la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees quantitatives
1 Une expeacuterience dans la meacutethode de recherche rurale participative (PRA)
1 Une connaissance des indicateurs standards et du protocole de SampE pour un secteur cleacute comme la santeacute ou la nutrition
1 De bonnes compeacutetences en interpreacutetation de donneacutees en reacutedaction de rapports en preacutesentation et autres aptitudes de communication
Les compeacutetences techniques pour un employeacute de niveau 2 comprendront la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees qualitatives et quantitatives et de bonnes capaciteacutes drsquointerpreacutetation et de reacutedaction de rapports
Les employeacutes de niveau 1 ne doivent pas neacutecessairement avoir une expeacuterience directe des activiteacutes de SampE mais devraient pouvoir montrer une familiariteacute avec les programmes drsquoorganisations non gouvernementales et une bonne capaciteacute agrave apprendre
Le degreacute de connaissance des programmes informatiques variera aussi selon les postes Les employeacutes de niveau 3 et 4 doivent connaitre les applications de Microsoftreg Office (dont Excel et Access) et un programme statistique comme le programme statistique pour les sciences sociales (SPSSreg) qui est geacuteneacuteralement utiliseacute pour lrsquoanalyse de donneacutees Les employeacutes de niveau 2 doivent connaitre la plupart des applications de Microsoftreg Office et les employeacutes de niveau 1 doivent connaicirctre Microsoftreg Word et Excel
Dans la description de poste preacuteciser les types de compeacutetences personnelles deacutesireacutees chez un candidat potentiel Les compeacutetences interpersonnelles
Recruter du personnel de SampE bull 9
Outils et ressources
Exemple de description de poste de niveau 4
Exemple de description de poste de niveau 3
Exemple de description de poste de niveau 2
Tableau de reacutesumeacute de poste
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
geacuteneacuteralement rechercheacutees sont la capaciteacute de motiver le personnel drsquoexcellentes capaciteacutes drsquoorganisation et de planification et la capaciteacute agrave travailler en eacutequipe avec des groupes divers dans un environnement multiculturel Pour les candidats de niveaux 3 et 4 les compeacutetences deacutesireacutees comprendront aussi des capaciteacutes de formation de coaching et de mentoring Bien qursquoil soit difficile de mesurer agrave quel point quelqursquoun est capable de lier des relations solides avec les communauteacutes ou de bien communiquer avec les membres drsquoune eacutequipe si vous incluez des compeacutetences interpersonnelles cela montrera aux candidats quelles sont vos attentes Demandez les reacutefeacuterences du candidat (Cf eacutetape 7) pour juger de ses capaciteacutes interpersonnelles et pour donner des exemples de lrsquoutilisation de ses compeacutetences
Mettez aussi les compeacutetences linguistiques dans la description de poste Le personnel de SampE doit comprendre et parler couramment la langue du pays Cependant les employeacutes des niveaux 1 et 2 doivent parler couramment les langues ou dialectes locaux Les employeacutes du niveau 1 ou 2 ne doivent pas avoir besoin de traduction quand ils travaillent avec les enquecircteurs ou les notables de la communauteacute Dans les pays ougrave il y a de nombreuses langues ou de nombreux dialectes il peut ecirctre difficile de trouver des candidats parlant couramment toutes les langues neacutecessaires Essayez dans ce cas drsquoeacutequilibrer lrsquoeacutequipe de SampE pour que lrsquoeacutequipe dans son ensemble puisse communiquer dans chacune des zones geacuteographiques ougrave opegravere le programme Les capaciteacutes linguistiques sont une compeacutetence importante mais cela ne doit pas ecirctre un facteur deacuteterminant car il est possible drsquooffrir une formation dans ces langues
Preacutesentez aussi au candidat lrsquoenvironnement de travail Dans cette description preacutesentez toutes les responsabiliteacutes de gestion et le temps passeacute en voyages (dans le pays ou agrave lrsquoeacutetranger) Cela aidera agrave reacuteduire le nombre de candidats
Faites circuler le brouillon de description de poste parmi les employeacutes de SampE de la reacutegion et du siegravege et les autres employeacutes concerneacutes pour qursquoils puissent donner leur opinion et leurs suggestions Le cas eacutecheacuteant faites une reacuteunion avec le comiteacute de recrutement pour discuter des principaux eacuteleacutements de la description de poste Cela vaut la peine drsquoy passer un peu plus de temps si neacutecessaire pour ameacuteliorer la description de poste car crsquoest elle qui en fin de compte deacuteterminera le genre de candidatures reccedilues La description de poste peut aussi deacuteterminer la structure de lrsquoeacutequipe de SampE
Recruter du personnel de SampE bull 10
Travaillez avec les
membres du comiteacute
pour preacuteparer
pour le processus
de recrutement un
calendrier reacutealiste qui
prenne en compte
lrsquourgence des besoins
en SampE et les exigences
du travail actuel des
membres du comiteacute
Eacutetape 3 Creacuteer un comiteacute de recrutement et preacuteparer le processus de recrutement
9 Identifier les membres du comiteacute de recrutement
9 Assigner les tacircches aux membres du comiteacute de recrutement
9 Preacuteparer un calendrier pour le processus de recrutement
Le comiteacute de recrutement sera composeacute de trois agrave quatre membres et aura la responsabiliteacute de superviser le processus de recrutement Les membres devront avoir des compeacutetences et expeacuteriences varieacutees dont ils feront beacuteneacuteficier le processus et chacun drsquoentre eux aura la responsabiliteacute de geacuterer certaines eacutetapes Le comiteacute devra comprendre des cadres en plus des employeacutes ayant une expeacuterience technique de SampE (soit des membres de lrsquoeacutequipe de SampE un conseiller en SampE ou un appui du personnel de SampE du siegravege) Quand on recrute pour un poste de niveau 3 le repreacutesentant reacutesident devra participer au comiteacute de recrutement Nommer lrsquoun des membres preacutesident du comiteacute de recrutement Celui-ci a plus de responsabiliteacutes dans lrsquoorganisation du processus de revue et des entretiens et il deacuteterminera comment on va proceacuteder si lrsquoeacutequipe est diviseacutee sur les candidats preacutefeacutereacutes ou sur drsquoautres problegravemes
Une fois que le comiteacute a eacutetudieacute ce module assignez des tacircches speacutecifiques agrave chaque membre du comiteacute Chaque membre devra ecirctre impliqueacute dans le reste du processus mais il est utile drsquoavoir une personne contact pour les tacircches speacutecifiques comme lrsquoannonce pour le poste Travaillez avec les membres du comiteacute pour preacuteparer pour le processus de recrutement un calendrier reacutealiste qui prenne en compte lrsquourgence des besoins en SampE et les exigences du travail actuel des membres du comiteacute
Recruter du personnel de SampE bull 11
Il y a des avantages et
des inconveacutenients divers
pour chacun des niveaux
ougrave lrsquoon publie le poste
Eacutetape 4 Passer une annonce pour le poste
9 Deacuteterminer agrave quel niveau lrsquoannonce devra ecirctre passeacutee
9 Publier un reacutesumeacute de la description de poste
9 Preacuteciser les exigences du poste
Deacuteterminer agrave quel niveau passer une annonce pour le poste On peut passer des annonces au niveau interne et au niveau externe au niveau national ou au niveau international Geacuteneacuteralement les annonce devront ecirctre passeacutees agrave la fois au niveau interne et externe Les annonces pour les postes de niveau 3 et 4 doivent ecirctre passeacutees au niveau international en plus du niveau national et interne Les annonces pour les postes de niveau 1 et 2 sont geacuteneacuteralement passeacutees seulement au niveau national soit au niveau interne soit au niveau externe
On a souvent besoin de longues descriptions de postes pour pouvoir y inclure tous les deacutetails recommandeacutes Dans ce cas reacutedigez une description de poste reacutesumeacutee qui pourra facilement ecirctre publieacutee dans des journaux ou des magazines par exemple Contactez les ressources humaines pour avoir des exemples de reacutesumeacutes de postes Les sites internet peuvent geacuteneacuteralement publier des descriptions de postes complegravetes et il ne faudra donc pas de reacutesumeacute Ce reacutesumeacute devra preacuteciser le niveau minimum drsquoeacutetudes et drsquoexpeacuterience en SampE requis ainsi que les principales compeacutetences techniques et les responsabiliteacutes du poste Inclure les contacts dans lrsquoannonce pour que les personnes inteacuteresseacutees puissent contacter lrsquoorganisation et demander une description de poste complegravete
Il y a des avantages et des inconveacutenients divers pour chacun des niveaux ougrave lrsquoon passe lrsquoannonce pour le poste Si crsquoest au niveau interne cela limite la
Recruter du personnel de SampE bull 12
Comme cela a eacuteteacute dit plus
haut les annonces pour
des postes devront ecirctre passeacutees
au niveau interne comme au
niveau externe pour attirer des
candidatures varieacutees et eacutequilibreacutees
de maniegravere juste et eacutequitable Si on
nrsquoutilise que la publication interne
donner et documenter la raison
justifiant cette deacutecision car cela
peut precircter agrave controverse pour les
candidats externes Par exemple
certaines organisations ont deacutecideacute
de passer des annonces et de
recruter agrave lrsquointerne pour les postes
de reacuteponse agrave lrsquourgence parce que
la personne doit ecirctre recruteacutee
rapidement et que ce type de
postes est agrave court terme
Eacutetape 4 Passer une annonce pour le poste
recherche agrave des candidats qui connaissent lrsquoorganisation et qui ont montreacute des capaciteacutes professionnelles dans lrsquoenvironnement de lrsquoorganisation Les collegravegues peuvent donner des reacutefeacuterences pour les qualifications et les compeacutetences personnelles de chaque candidat Mais en limitant la recherche agrave des candidats internes on exclue tous les candidats possibles qui ne sont pas actuellement employeacutes par lrsquoorganisation y compris certains qui pourraient ecirctre plus qualifieacutes pour le poste que le personnel actuel Passer lrsquoannonce au niveau externe augmente de faccedilon significative le nombre de candidats et peut ecirctre utile pour apporter de nouvelles perspectives agrave lrsquoorganisation
Pour passer une annonce agrave lrsquointerne contactez drsquoabord le deacutepartement des ressources humaines Il vous demandera un ensemble standard drsquoinformations et srsquoassurera que lrsquoannonce circule dans toute lrsquoorganisation Deacutecidez srsquoil faut faire circuler lrsquoannonce agrave lrsquointeacuterieur du bureau national dans les bureaux nationaux de la reacutegion ou au niveau mondial dans tous les bureaux nationaux et au siegravege
Si lrsquoon passe une annonce agrave lrsquoexterne lrsquoensemble des candidatures peut ecirctre limiteacute agrave des candidats nationaux ou eacutelargi pour inclure des candidats internationaux Une annonce nationale agrave lrsquoexterne devra inclure tous les journaux du pays et les organisations et universiteacutes pertinentes Envoyer des annonces agrave chaque journal en utilisant le format habituel du journal De plus faites circuler lrsquoannonce dans les organisations partenaires et les universiteacutes locales Contactez chaque organisation et chaque eacutecole pour demander si elle preacutefegravere qursquoon utilise un e-mail un bulletin ou autre publication ou qursquoon passe par le centre professionnel srsquoil existe
Si lrsquoon passe lrsquoannonce pour le poste au niveau international il y a de nombreuses options Commencez par contacter le deacutepartement des ressources humaines de votre organisation De nombreuses organisations mettent des annonces pour des postes sur leurs sites Internet
Consideacuterez les avantages et les inconveacutenients de passer des
annonces au niveau international En passant des annonces
au niveau international on augmente le nombre de candidatures et on
augmente peut-ecirctre les chances de trouver les candidats les plus qualifieacutes
Mais crsquoest plus compliqueacute et potentiellement plus coucircteux drsquoorganiser
des entretiens pour des candidats venant de lrsquoeacutetranger Reacutefleacutechissez pour
deacutecider si les candidats viendront de lrsquoeacutetranger aux frais de votre compagnie
srsquoils peuvent ecirctre intervieweacutes localement par des collegravegues bien preacutepareacutes
ou si des entretiens par teacuteleacutephone suffiront De plus quand on recrute au
niveau international cela peut impliquer des frais de deacutemeacutenagement et
drsquoinstallation qui doivent ecirctre inclus dans le budget Cela est aussi valable
quand on passe lrsquoannonce agrave lrsquointerne au niveau international
Recruter du personnel de SampE bull 13
Outils et ressources
Listes de diffusion pour passer des annonces
Eacutetape 4 Passer une annonce pour le posten
Il y a de nombreuses autres possibiliteacutes pour offrir des postes au niveau international par exemple par lrsquointermeacutediaire drsquoassociations drsquoeacutevaluation Voyez srsquoil y a un moyen de faire une liste des annonces agrave lrsquointeacuterieur de votre organisation par des listes de diffusion ou des bulletins Contactez votre deacutepartement des ressources humaines pour trouver une liste actualiseacutee des possibiliteacutes LrsquoAnnexe III contient une liste de ces possibiliteacutes et des listes de diffusion de postes
Preacuteciser clairement degraves le deacutebut de lrsquoannonce pour le poste ce qui est requis des candidats En geacuteneacuteral les candidatures doivent comprendre une lettre de motivation un CV et des reacutefeacuterences Pour des postes de niveau 2 3 et 4 il est recommandeacute de demander drsquoinclure un exemple de document reacutedigeacute par le candidat
Faire savoir aux candidats comment ils peuvent soumettre leur candidature Les e-mails sont sans doute la meacutethode la plus simple Mais les courriers sont geacuteneacuteralement aussi accepteacutes Pour eacuteviter de recevoir drsquoinnombrables coups de teacuteleacutephone il vaut mieux eacuteviter de mettre un numeacutero de teacuteleacutephone et preacuteciser que les appels teacuteleacutephoniques en lien avec le poste ne sont pas accepteacutes
Dans lrsquoannonce pour le poste donner aussi la date limite de deacutepocirct des candidatures Si crsquoest possible du point de vue du temps acceptez les candidatures pendant un mois apregraves la date de passage de lrsquoannonce Pour suivre le protocole eacutecrivez que lrsquoorganisation nrsquoest pas obligeacutee de recruter lrsquoun des candidats si elle deacutecide qursquoaucun drsquoeux ne convient pour le poste proposeacute
Il peut ecirctre utile drsquoafficher toutes les candidatures sur un site
partageacute comme un dossier sur le serveur du reacuteseau qui puisse ecirctre
facilement accessible agrave tout moment au comiteacute de recrutement Assurezshy
vous que ce dossier nrsquoest accessible qursquoau comiteacute de recrutement pour
proteacuteger la confidentialiteacute des candidats
Recruter du personnel de SampE bull 14
Le comiteacute de
recrutement devra
preacuteparer une liste de
critegraveres qui seront
utiliseacutes pour juger de
la qualification drsquoun
candidat
Eacutetape 5 Trier retenir les candidatures et preacuteseacutelectionner les candidats
9 Eacutetudier toutes les candidatures
9 Trier les candidats sur la base de leur qualification
9 Preacuteparer la liste des candidats qui passeront un entretien
9 Preacuteseacutelectionner les candidats
Eacutetudiez toutes les candidatures quel que soit le nombre reccedilu Le comiteacute de recrutement devra preacuteparer une liste de critegraveres qui seront utiliseacutes pour juger de la qualification drsquoun candidat Ces critegraveres seront baseacutes sur le nombre drsquoanneacutees drsquoexpeacuterience demandeacute les eacutetudes faites et les compeacutetences techniques correspondant agrave la description de poste Sur la base drsquoune premiegravere lecture des eacutetudes et de lrsquoexpeacuterience des candidats le comiteacute les triera en trois groupes
Groupe 1 candidats non qualifieacutes pour le poste
Groupe 2 candidats qui remplissent certaines des qualifications et demandes minimales mais pas toutes
Groupe 3 candidats qui remplissent toutes les qualifications demandeacutees ou deacutepassent ce niveau
Ce premier tri des candidats en trois groupes devrait ecirctre relativement facile Par contre il faudra plus de temps et drsquoattention pour classer les candidats selon qursquoils sont plus ou moins qualifieacutes
Envoyez aux candidats du groupe 1 ceux qui ne remplissent pas les qualifications minimales un bref accuseacute de reacuteception en les remerciant de leur inteacuterecirct et en leur faisant savoir qursquoils ne seront plus contacteacutes pour ce poste Le mieux est de reacutediger une reacuteponse standard qui pourra ecirctre envoyeacutee par e-mail ou par courrier selon ce que le candidat aura donneacute comme
On doit respecter les
regravegles habituelles de la
courtoisie pendant tout
le processus de recrutement
Il est important de reacutepondre
agrave tous les candidats que leur
candidature soit inteacuteressante
ou pas Si lrsquoon srsquointeacuteresse agrave un
candidat lrsquoinformer des progregraves
ou des retards du processus
de recrutement Si lrsquoon tient
les candidats au courant cela
permettra drsquoavoir une meilleure
communication avec eux dans les
deux sens et cela montrera que
la communication agrave lrsquointeacuterieur de
lrsquoorganisation est bonne
Recruter du personnel de SampE bull 15
Eacutetape 5 Trier retenir les candidatures et preacuteseacutelectionner les candidats
Outils et ressources
Tableau pour retenir des candidatures
Questions pour preacuteseacutelectionner des candidats
adresse Si vous pensez que ces candidats pourraient ecirctre inteacuteressants une autre fois pour un autre poste gardez leur candidature dans vos dossiers
Les candidats du groupe 2 qui remplissent une bonne partie des demandes de niveau drsquoeacutetude et drsquoexpeacuterience mais qui nrsquoont peut-ecirctre pas toutes les compeacutetences techniques demandeacutees devront ecirctre conserveacutes au cas ougrave aucun des candidats du groupe 3 ne conviendrait parfaitement pour le poste Envoyez un accuseacute de reacuteception aux candidats du groupe 2 mais attendez que les candidatures du groupe 3 aient eacuteteacute eacutetudieacutees ou mecircme jusqursquoagrave ce qursquoun candidat ait eacuteteacute recruteacute avant de leur envoyer la lettre standard de reacuteponse pour leur faire savoir qursquoon a recruteacute quelqursquoun pour le poste et pour les remercier de leur inteacuterecirct Ces candidats pourront peut-ecirctre ecirctre inteacuteresseacutes par drsquoautres postes dans lrsquoorganisation
Pour lrsquoinstant ce sont les candidats du groupe 3 qui sont les plus inteacuteressants Ils ont ce qui est demandeacute comme diplocircmes expeacuterience et expertise technique et ont montreacute par leur lettre drsquointroduction et leur curriculum vitae (CV) qursquoils seraient de bons candidats pour ce poste Maintenant le comiteacute de recrutement devra eacutetudier toutes les candidatures du groupe 3 et seacutelectionner trois ou quatre excellents candidats qui seront contacteacutes pour un entretien
Demandez aux membres de lrsquoeacutequipe de lire les candidatures et lrsquoexemple de document reacutedigeacute par le candidat Ceci permettra de trouver dans le groupe les candidats qui srsquoexpriment le mieux et qui ont le plus drsquoexpeacuterience Chaque eacutevaluateur classera les candidats selon des critegraveres preacuteeacutetablis sur toute une gamme de qualifications de compeacutetences de capaciteacutes de reacutedacteur agrave lrsquoexpeacuterience en gestion et aux connaissances informatiques Creacuteez un tableau dans lequel les eacutevaluateurs noteront si un candidat est bon moyen ou faible pour chaque critegravere LrsquoAnnexe IV donne un exemple de ce tableau
Si plus de quatre candidats ont des qualifications eacutequivalentes et sont aussi inteacuteressants cela vaut la peine drsquoavoir un entretien avec tous les candidats Mais cela nrsquoarrive pas tregraves souvent et se limiter agrave trois ou quatre entretiens est
Recruter du personnel de SampE bull 16
Si on ne trouve pas
de bon candidat
envisagez de remettre
le recrutement agrave plus tard et
de passer une nouvelle annonce
plus tard dans deux ou quatre
mois par exemple Crsquoest un
engagement important que de
recruter un nouvel employeacute et il
vaut mieux attendre jusqursquoagrave ce
qursquoon puisse choisir un candidat
avec confiance Appuyez-vous sur
le personnel de SampE de la reacutegion
et du siegravege de votre organisation
et sur des consultants techniques
externes jusqursquoagrave ce qursquoon trouve
un meilleur candidat
Eacutetape 5 Trier retenir les candidatures et preacuteseacutelectionner les candidats
geacuteneacuteralement suffisant et plus eacuteconomique
Faites un premier tri parmi les candidats preacuteseacutelectionneacutes en leur teacuteleacutephonant pour veacuterifier si le salaire qursquoils demandent correspond au budget et si le poste les inteacuteresse eacutetant donneacute lrsquoendroit ougrave il est baseacute et les deacuteplacements neacutecessaires Confirmez aussi si les candidats seront disponibles agrave la date de deacutemarrage du poste ou aux environs de cette date Cela eacutevite de recevoir des candidats qui nrsquoaccepteront probablement pas le poste agrave cause du salaire ou si crsquoest un poste difficile LrsquoAnnexe V donne une liste de questions qursquoil est inteacuteressant de poser pour le premier tri des candidatsApregraves ce premier contact teacuteleacutephonique preacutevoyez des entretiens drsquoembauche avec chacun des candidats du haut de la liste Si les trois ou quatre premiers entretiens ne sont pas satisfaisants revenez aux autres candidats du groupe 3 ou mecircme du groupe 2 pour trouver drsquoautres candidats potentiels pour des entretiens
Apregraves ce premier contact teacuteleacutephonique preacutevoyez des entretiens drsquoembauche avec chacun des candidats du haut de la liste Si les trois ou quatre premiers entretiens ne sont pas satisfaisants revenez aux autres candidats du groupe 3 ou mecircme du groupe 2 pour trouver drsquoautres candidats potentiels pour des entretiens
Recruter du personnel de SampE bull 17
Il est important de poser
des questions ouvertes
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
9 Choisir les questions pour les entretiens drsquoembauche
9 Faire les entretiens drsquoembauche
9 Noter chaque candidat sur la base de critegraveres standards
9 Discuter des notes et des reacutesultats
Organisez une reacuteunion du comiteacute de recrutement afin de choisir les questions pour les entretiens drsquoembauche et de deacutecider srsquoil faut ou non avoir des discussions techniques sur le SampE ou des tests Les reacuteunions pour preacuteparer les entretiens et les entretiens eux-mecircmes peuvent se faire sous forme de teacuteleacuteconfeacuterences srsquoil nrsquoest pas possible du point de vue logistique ou financier de reacuteunir le comiteacute de recrutement et les candidats dans un point central Ce module se concentre sur des questions speacutecifiques au SampE qui devront ecirctre incluses dans lrsquoentretien En plus des questions speacutecifiques au SampE lrsquoeacutequipe devra aussi inclure des questions standards pour les entretiens drsquoembauche sur la capaciteacute du candidat agrave travailler en eacutetant presseacute par le temps ses compeacutetences en reacutesolution de problegravemes ou toute autre caracteacuteristique que lrsquoeacutequipe considegravere comme importantes pour les postes
Le comiteacute de recrutement deacutecide de la structure des entretiens Il faudra consacrer le mecircme temps agrave chaque entretien La dureacutee de lrsquoentretien peut varier selon le niveau du poste mais en geacuteneacuteral elle est de 30 agrave 90 minutes Maintenant le comiteacute doit aussi deacutefinir le rocircle respectif de chaque membre dans le processus Chaque membre de lrsquoeacutequipe doit avoir plusieurs questions agrave poser pendant lrsquoentretien lui-mecircme Si lrsquoon assigne des questions agrave chaque recruteur et qursquoon fixe un ordre pour poser ces questions cela permet de mieux structurer lrsquoentretien et de faire sentir agrave lrsquoeacutequipe que tous participent
Les questions de lrsquoentretien doivent ecirctre adapteacutees agrave chaque poste et au contexte du bureau national LrsquoAnnexe VI contient une liste de suggestions de questions pour les postes de niveau 3 et 4 Geacuteneacuteralement il est important
Recruter du personnel de SampE bull 18
Faire des entretiens
est un processus long
qui peut ecirctre fatiguant srsquoil y a
beaucoup drsquoentretiens Preacutevoyez
suffisamment de pauses dans le
calendrier des entretiens pour que
chaque candidat soit reccedilu par le
comiteacute avec autant drsquoattention et
drsquointeacuterecirct
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
de poser des questions ouvertes Si on a besoin de plus drsquoexplications ou de deacutetails pour une question posez une question compleacutementaire comme Pouvez-vous donner des deacutetails Comment avez-vous fait cela ou Je serais inteacuteresseacute drsquoentendre ce qui vous a fait prendre cette deacutecision LrsquoAnnexe VII contient des informations sur le protocole geacuteneacuteral drsquoentretien drsquoembauche
Lagrave encore lrsquoideacuteal est drsquoavoir dans le comiteacute de recrutement des personnes ayant une expeacuterience du SampE car ce sont elles qui seront le plus agrave mecircme de discuter de leurs reacuteponses avec les candidats et de voir agrave quel point chaque reacuteponse est approprieacutee Srsquoil nrsquoest pas possible drsquoavoir des employeacutes ayant une expeacuterience de SampE voyez srsquoil est possible de faire participer un speacutecialiste technique reacutegional de SampE aux entretiens Il serait peut-ecirctre possible de faire coiumlncider une visite drsquoassistance technique preacutevue avec le calendrier des entretiens Sinon le speacutecialiste technique de SampE pourrait faire des entretiens seacutepareacutes au teacuteleacutephone avec les candidats Cela vaut la peine de consacrer des ressources suppleacutementaires pour pouvoir beacuteneacuteficier de son opinion quand on recrute pour des postes de niveau 3 ou 4
Preacutevoyez plusieurs discussions et tests techniques dans le processus drsquoentretiens quand vous recrutez des employeacutes de niveaux 3 et 4 Les discussions et tests devraient comprendre de maniegravere non limitative la conception de systegravemes et drsquoactiviteacutes de SampE et lrsquoanalyse de donneacutees Dans ces discussions les questions poseacutees par les candidats peuvent ecirctre aussi inteacuteressantes sinon plus que les reacuteponses qursquoils donnent Les candidats nrsquoauront pas beaucoup de connaissances des projets discuteacutes Il leur sera difficile de donner de bonnes recommandations ou de reacuteviser les outils ou les plans de SampE Cependant des candidats qualifieacutes devraient poser des questions cleacutes pour mieux comprendre et trouver les points agrave discuter avec les membres de lrsquoeacutequipe
Tout le mateacuteriel comme les donneacutees agrave utiliser durant
lrsquoentretien devra ecirctre fourni aux candidats bien agrave lrsquoavance pour
leur permettre de se familiariser avec ce mateacuteriel
Pour deacuteterminer quelles sont les compeacutetences drsquoun candidat en conception de SampE vous pouvez lui demander de discuter drsquoun exemple drsquooutil de planification de SampE LrsquoAnnexe VIII donne un cadre des reacutesultats tireacute du programme du CRS de reconstruction apregraves le tsunami agrave Banda Aceh Ce cadre des reacutesultats donne des thegravemes pour chaque objectif strateacutegique et pour chaque reacutesultat intermeacutediaire Mais les quatre objectifs strateacutegiques et les huit reacutesultats intermeacutediaires nrsquoont pas eacuteteacute preacuteciseacutes LrsquoAnnexe VIII a eacuteteacute fournie pour servir drsquoexemple pour illustrer cet exercice Ce cadre des reacutesultats peut ecirctre utiliseacute lors de lrsquoentretien ou vous pouvez utiliser un outil de planification du SampE tireacute drsquoun de vos projets Dans ce dernier cas cela megravenera
Recruter du personnel de SampE bull 19
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
agrave une discussion plus pertinente pour votre bureau national et vous pourrez aussi avoir avec le candidat une discussion plus deacutetailleacutee sur la strateacutegie et le contexte du projet
De plus un tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT) peut ecirctre inclus pour que les candidats lrsquoeacutetudient et en discutent Les points que soulegravevent les candidats leurs suggestions et leurs preacuteoccupations sont utiles pour lrsquoeacutevaluation LrsquoAnnexe IX comprend un exemple drsquoIPTT et les points de discussion qui y correspondent
Pour tester les compeacutetences en analyse de donneacutees de candidats des niveaux 3 et 4 demandez agrave chaque candidat drsquoanalyser un ensemble de donneacutees reacuteel venant drsquoun bureau national Le candidat devra faire cette analyse avec le programme statistique que vous choisirez ou avec celui qui est le plus geacuteneacuteralement utiliseacute dans votre bureau Si cela est fait dans le cadre de lrsquoentretien fournissez les donneacutees avant lrsquoentretien pour que le candidat puisse se familiariser agrave lrsquoavance avec leur structure Ajoutez aux donneacutees des questions auxquelles le candidat devra reacutepondre et demandez au candidat de faire lrsquoanalyse apregraves lrsquoentretien Ces questions devront ecirctre en lien direct avec les activiteacutes typiques de SampE dans votre bureau national On pourra deacuteterminer le niveau de compeacutetences de chaque candidat en posant des questions ayant des niveaux varieacutes de sophistication technique Si les questions sont trop basiques on ne pourra pas tester les capaciteacutes de chaque candidat pour des analyses drsquoun niveau plus eacuteleveacute De mecircme si on pose seulement des questions trop complexes on ne pourra pas eacutevaluer les compeacutetences plus basiques du candidat Si dans le bureau national il nrsquoy a pas drsquoexpert en SampE demandez agrave un employeacute de niveau 4 de lrsquoorganisation drsquoaider agrave concevoir ce test et agrave formuler des questions drsquoanalyse des donneacutees
Pour avoir une impression plus large des capaciteacutes en SampE du candidat il pourra ecirctre utile drsquoinclure une discussion sur des questions actuelles de SampE ou de lui poser un dilemme de SampE au candidat Cela pourra porter sur la conception drsquoune eacutetude des donneacutees de base la revue drsquoun brouillon de questionnaire lrsquointerpreacutetation de reacutesultats ambigus des donneacutees ou une question eacutethique en lien avec la conception du SampE Demandez la contribution de cadres du SampE pour concevoir des exercices sur Excel ou SPSS ou drsquoautres exercices techniques baseacutes sur des points particuliers des programmes Consultez le personnel de la reacutegion ou du siegravege en particulier pour
Il peut ecirctre inteacuteressant de noter
quelles questions ont
bien marcheacute pendant
lrsquoentretien et quelles
questions nrsquoont pas eacuteteacute aussi
utiles agrave votre eacutequipe Partagez
ce feedback et ces reacuteflexions
avec les autres bureaux de pays
et avec le siegravege pour qursquoil soit
possible de reacuteviser et drsquoameacuteliorer
continuellement les techniques
drsquoentretiens drsquoembauche
Recruter du personnel de SampE bull 20
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
leur demander des exemples drsquoexercices qui ont bien marcheacute dans le passeacute Partagez les exercices techniques que vous aurez conccedilus et les reacuteactions agrave ces exercices avec drsquoautres employeacutes de SampE de lrsquoagence pour qursquoils puissent profiter de cette expeacuterience
Une fois que lrsquoeacutequipe a seacutelectionneacute les questions les points de discussion technique et les exercices qui seront inclus dans lrsquoentretien compilez un dossier drsquoentretien pour chaque membre de lrsquoeacutequipe Ce dossier devra comprendre pour chaque candidat son CV sa lettre de motivation et lrsquoexemple de document qursquoil a reacutedigeacute plus la liste de questions pour lrsquoentretien et drsquoautres exemples et mateacuteriels qui seront utiliseacutes pendant les discussions techniques Fournissez ce dossier agrave chaque membre de lrsquoeacutequipe bien avant lrsquoentretien pour que chacun drsquoentre eux se familiarise avec le mateacuteriel et soit plus agrave lrsquoaise pour travailler durant lrsquoentretien
Incluez dans le dossier drsquoentretien une feuille de notation sur laquelle les membres de lrsquoeacutequipe pourront noter chaque candidat pendant lrsquoentretien Deacuteterminez les critegraveres qui seront les plus importants dans le cadre de lrsquoentretien LrsquoAnnexe X propose un exemple de feuille de notation pour un entretien Demandez agrave chaque eacutevaluateur de mettre une note de 1 agrave 5 pour chaque critegravere 5 eacutetant la meilleure note Preacutevoyez un espace pour eacutecrire des commentaires pendant lrsquoentretien
Structurez lrsquoentretien autour de quatre eacuteleacutements principaux lrsquointroduction les questions la reacuteflexion et la conclusion1 Durant lrsquointroduction
Preacutesentez chaque membre du comiteacute de recrutement
Creacuteez une ambiance deacutetendue
Expliquez en quoi va consister lrsquoentretien les domaines sur lesquels porteront probablement les questions et eacuteventuellement les discussions techniques pour les postes de niveau 3 et 4 et la dureacutee preacutevue de lrsquoentretien
Demandez aux candidats de reacutepondre en donnant beaucoup de deacutetails
Preacutesentez un reacutesumeacute de la description de poste
Preacutecisez la formation et lrsquoexpeacuterience du candidat
Durant la partie questions de lrsquoentretien il faut poser toutes les questions de lrsquoentretien Assurez-vous que les questions sont ouvertes Eacutecoutez attentivement les reacuteponses du candidat et faites preacuteciser eacuteventuellement les reacuteponses ou discutez plus agrave fond de ces reacuteponses
1 La description de ces quatre eacuteleacutements de lrsquoentretien est reacutesumeacutee de Contemporary Management Practices Workshop Staff Selection and Employment Law Participant Manual de Robert A Jud et Associeacutes
Recruter du personnel de SampE bull 21
Outils et ressources
Questions drsquoentretien pour les niveaux 3 et 4
Protocole drsquoentretien
Exemple de cadre des reacutesultats
Exemple drsquoIPTT
Tableau pour la notation des entretiens
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
Durant la partie reacuteflexion reacutesumez les principales choses dites par le candidat pour veacuterifier que celui-ci pense que ses reacuteponses ont eacuteteacute bien comprises Posez aussi drsquoeacuteventuelles questions non couvertes durant lrsquoentretien et des questions compleacutementaires baseacutees sur les reacuteponses du candidat
La conclusion est une occasion pour le candidat de donner drsquoautres informations ou de poser des questions Lrsquoentretien permet au candidat de voir srsquoil est agrave lrsquoaise avec le mandat et la culture de lrsquoorganisation il est donc important de preacutevoir du temps pour que chaque candidat puisse poser ces questions Pendant la clocircture informez aussi le candidat des prochaines eacutetapes du processus de recrutement Que lrsquoentretien se soit ou non bien passeacute concluez-le sur une note positive et remerciez le candidat pour le temps qursquoil vous a consacreacute Passez le cas eacutecheacuteant aux tests ou aux discussions techniques
Une fois que les entretiens sont termineacutes lrsquoeacutequipe de recrutement utilisera les feuilles de notation comme base pour discuter de chaque candidat et pour seacutelectionner son candidat preacutefeacutereacute pour le poste Demandez agrave chaque membre de lrsquoeacutequipe drsquoeacutetudier les exemples de documents eacutecrits par les candidats pour voir quel est le niveau de reacuteflexion critique le style drsquoeacutecriture et la coheacuterence de lrsquoensemble du rapport Deacutefinir le rocircle de chaque candidat dans lrsquoactiviteacute deacutecrite dans le document pour bien voir srsquoil srsquoagit drsquoun travail individuel ou drsquoun travail drsquoeacutequipe Discutez de toutes vos reacuteflexions et commentaires sur la qualiteacute des reacuteponses le comportement du candidat durant lrsquoentretien ndash eacutetait-il agrave lrsquoaise ou non ndash et drsquoautres signes plus subtils qui montrent les caracteacuteristiques plus personnelles du candidat
Eacutetudiez les notes de chaque candidat et discutez des diffeacuterences entre les faccedilons de noter des diffeacuterents membres de lrsquoeacutequipe Il est probable qursquoil y aura un candidat preacutefeacutereacute Maintenant deacuteterminez qui est le deuxiegraveme choix au cas ougrave le premier choix pour une raison ou une autre nrsquoaccepterait pas le poste
Recruter du personnel de SampE bull 22
Le deacutepartement des
ressources humaines
enverra au candidat une
lettre drsquooffre drsquoemploi
qui preacutecise le salaire
correspondant au poste
tous les avantages
sociaux qui stipule la
longueur du contrat (le
cas eacutecheacuteant) et la date de
deacutebut
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
9 Veacuterifier les reacutefeacuterences du candidat
9 Faciliter la preacuteparation du contrat
9 Fournir une orientation et une formation
Avant drsquooffrir le poste au candidat veacuterifiez ses reacutefeacuterences Agrave ce niveau ne veacuterifiez que les reacutefeacuterences du premier candidat seacutelectionneacute Appelez chaque personne de reacutefeacuterence et posez-lui une liste de questions standards sur le travail technique du candidat ses compeacutetences personnelles et drsquoautres points forts ou faiblesses que le comiteacute de recrutement pense inteacuteressantes Il peut ecirctre inteacuteressant de donner agrave lrsquoavance agrave ces personnes de reacutefeacuterences une liste des sujets qui seront abordeacutes pour qursquoelles puissent se preacuteparer Les conversations avec ces personnes sont souvent une bonne occasion de deacutecouvrir des compeacutetences qui sont souvent difficiles agrave mesurer pendant lrsquoentretien LrsquoAnnexe XI comprend une liste de questions geacuteneacuteralement poseacutees pour les postes de niveau 3 et 4 Si les personnes de reacutefeacuterences donnent un feedback positif et que le comiteacute de recrutement a confiance dans son choix contactez le deacutepartement des ressources humaines pou qursquoil puisse offrir le poste au candidat
Si les personnes de reacutefeacuterences vous donnent une mauvaise impression du candidat et que cela vous fait reconsideacuterer votre choix faites une nouvelle reacuteunion du comiteacute de recrutement pou voir ce qui doit ecirctre fait Si le comiteacute est drsquoaccord veacuterifiez les reacutefeacuterences du candidat qui eacutetait arriveacute en second Si ces reacutefeacuterences sont positives passez agrave la phase suivante et contactez le deacutepartement des ressources humaines
Le deacutepartement des ressources humaines enverra au candidat une lettre
Recruter du personnel de SampE bull 23
La reacutefeacuterence peut vous
donner une impression
neacutegative drsquoun candidat par ce
qursquoil dit et surtout par ce qursquoil ne
dit pas Les reacutefeacuterences peuvent
se sentir obligeacutes de ne donner
que des informations positives
(ou peuvent ecirctre limiteacutes pour ce
qursquoils peuvent dire par la crainte
drsquoimplications leacutegales) et ils
peuvent omettre des informations
sur les faiblesses potentielles Posez
des questions directes et essayez
de juger du style de la reacutefeacuterence
Eacutecoutez attentivement chaque
reacuteponse et posez des questions
compleacutementaires
Outils et ressources
Questions pour les personnes de reacutefeacuterences
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
drsquooffre drsquoemploi qui preacutecise le salaire correspondant au poste tous les avantages sociaux qui stipule la longueur du contrat (le cas eacutecheacuteant) et la date de deacutebut Une fois que le candidat a accepteacute le poste informez les autres candidats qursquoune personne a eacuteteacute recruteacutee pour le poste et remerciez-les pour leur inteacuterecirct et leur temps
Si le candidat nrsquoaccepte pas le poste faites une reacuteunion avec le comiteacute de recrutement pour seacutelectionner le choix suivant Puis veacuterifiez les reacutefeacuterences de ce candidat Reacutepeacutetez ce processus jusqursquoagrave ce que le candidat preacutefeacutereacute accepte le poste
Le deacutepartement des ressources humaines facilitera le processus de reacutedaction du contrat Faites un suivi aupregraves du personnel des ressources humaines pour veacuterifier que la preacuteparation du contrat se passe bien Informez le candidat des eacuteventuels retards dans la reacutedaction du contrat
Une fois que le candidat a signeacute le contrat votre recrutement est termineacute
Une fois que le candidat est embaucheacute la prochaine eacutetape est de srsquoassurer que le nouvel employeacute reccediloive tout lrsquoappui neacutecessaire durant son orientation Dans lrsquoideacuteal le personnel des ressources humaines fournit un mateacuteriel standard drsquoorientation qui aidera le nouvel employeacute agrave deacutecouvrir le programme et le travail de lrsquoorganisation Mettre dans le dossier drsquoorientation les documents et directives standard de votre organisation pour le SampE comme les manuels de SampE et les eacutetudes reacutecentes Il ne srsquoagit pas de donner au candidat toutes les informations existantes mais de choisir de maniegravere strateacutegique des documents cleacutes qui lui donneront une base lui permettant de mieux srsquoimpliquer dans les reacuteunions et les autres aspects du processus drsquoorientation Il faut preacutevoir dans lrsquoorientation un moment pour que le nouvel employeacute passe une journeacutee ou une demi-journeacutee avec des employeacutes de chaque secteur Le nouvel employeacute de SampE doit se familiariser avec la programmation de chaque secteur et deacutevelopper de bonnes relations de travail avec les principaux employeacutes de chaque secteur
Impliquez le nouvel employeacute dans toutes les reacuteunions durant ses premiegraveres semaines Les reacuteunions seront pour lui une bonne occasion drsquoen apprendre plus sur les questions professionnelles actuelles et de rencontrer les employeacutes Si possible faites participer le nouvel employeacute au cours de ces premiegraveres semaines agrave une activiteacute de SampE la planification la collecte ou lrsquoanalyse de donneacutees Une orientation pratique est souvent tregraves efficace et aide le nouvel employeacute agrave geacuterer lrsquoeacutenorme quantiteacute de nouvelles choses agrave assimiler dans un nouveau poste
Pendant lrsquoorientation donnez au nouvel employeacute des occasions de rencontrer
Recruter du personnel de SampE bull 24
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
des organisations partenaires et de visiter des communauteacutes participantes et des sites de projet Apregraves les deux premiegraveres semaines de travail prenez le temps de passer voir srsquoil srsquoadapte bien Profitez de ce moment pour reacutepondre aux questions qursquoil peut avoir et pour demander ses premiegraveres impressions et ideacutees sur la structure de lrsquoeacutequipe de SampE et sur les activiteacutes
Bonne chance pour le recrutement
Recruter du personnel de SampE bull 25
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
Catholic Relief Services Reacutegion EuropeMoyen Orient
Description de Poste Titre du poste Conseiller reacutegional en suivi et eacutevaluation (MERA) Deacutepartement Reacutegion EuropeMoyen Orient Groupe de fonction Uniteacute drsquoassurance de la qualiteacutesuivi et eacutevaluation Niveau reacutegional de reacutemuneacuteration 1
Rayon geacuteographique Pays drsquoEurope du Moyen Orient et drsquoAfrique du Nord Lieu Pays de reacutesidence dans la reacutegion ougrave il y a un bureau de CRS Rattachement hieacuterarchique Directeur de lrsquoassurance de qualiteacute Responsabiliteacutes de supervision Responsables de SampE de la sous-reacutegion supervision des consultants le cas eacutecheacuteant
Contextehistorique Dans la reacutegion EuropeMoyen Orient (EME) CRS entreprend une transition dans les programmes et la gestion pour refleacuteter les changements de situation dans une reacutegion tregraves diverse Depuis agrave peu pregraves un an CRSEME a commenceacute agrave utiliser une approche plus strateacutegique de la conception du suivi et de lrsquoeacutevaluation des projets programmes Dans cette optique des documents reacutegionaux de gestion de la connaissance et de lrsquoapprentissage preacutesentant les reacutealisations preacutevues pour les cinq prochaines anneacutees ont eacuteteacute eacutelaboreacutes pour guider et focaliser les travaux et les deacuteveloppements agrave venir dans ce domaine En outre on porte une attention plus soutenue agrave la conception et agrave la mise en œuvre de systegravemes et drsquooutils reacutegionaux de SampE afin de controcircles la progression et les processus visant agrave la reacutealisation des objectifs strateacutegiques Le MERA dirigera ces travaux dans la reacutegion CRSEME pour contribuer agrave ces objectifs reacutegionaux
CRSEME veut eacutetablir et mettre en œuvre des systegravemes de SampE qui permettront une ameacutelioration de la gestion interne de la performance des programmesprojets et de la prise de deacutecisions baseacutees sur les faits et sur les donneacutees De plus CRSEME veut ameacuteliorer sa capaciteacute agrave concevoir et agrave mettre en œuvre des systegravemes pertinents et significatifs de SampE dans le cadre des documents de projets pour les bailleurs de fonds afin de pouvoir montrer des reacutesultats aux bailleurs de fonds et devenir ainsi plus compeacutetitifs Dans ce contexte le MERA fournira un appui technique agrave la reacutegion EuropeMoyen Orient de CRS pour tout ce qui concerne le SampE Il deacuteveloppera les capaciteacutes dans la reacutegion en identifiant et en appuyant la mise en œuvre de systegravemes de SampE efficaces eacuteconomiques et significatifs et fera avancer la reacutegion vers une approche de SampE plus strateacutegique
Objectif du poste Lrsquoobjectif de ce poste est drsquoaugmenter la capaciteacute technique en SampE et de permettre la qualiteacute technique des activiteacutes de SampE dans la reacutegion La fonction principale de Conseiller reacutegional en suivi et eacutevaluation (MERA) est double
Recruter du personnel de SampE bull 26
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
1 Geacuterer lrsquouniteacute reacutegionale de SampE composeacutee de deux responsables sous-reacutegionaux de SampE agrave plein temps
1 Deacutevelopper les capaciteacutes reacutegionales en suivi et eacutevaluation en guidant appuyant et dirigeant la conception et la mise en œuvre de systegravemes et proceacutedures de SampE qui soient approprieacutees efficaces et eacuteconomiques
Eacutetant donneacute que les membres de lrsquoeacutequipe reacutegionale de SampE peuvent se trouver dans drsquoautres bureaux nationaux le MERA devra avoir une modegravele drsquoeacutequipe efficace pour fournir une assistance technique inteacutegreacutee aux bureaux nationaux et aux bureaux locaux
Le MERA doit geacuterer efficacement les relations avec les employeacutes reacutegionaux et sous-reacutegionaux les bureaux nationaux et les bureaux locaux et avec les partenaires et les aider agrave creacuteer et agrave mettre en œuvre des systegravemes de SampE qui conduiront agrave une meilleure qualiteacute des programmes Le MERA dirige lrsquoeacutelaboration et la mise en œuvre de systegravemes et de processus reacutegionaux de SampE ainsi que des meacutecanismes de partage des informations et des connaissances Le MERA fournit une contribution technique sur le SampE pour les revues et les documents de projets
Le MERA fournit une direction et un appui pour la mise en œuvre de la strateacutegie de gestion de la connaissance et de lrsquoapprentissage
Ce poste fait partie de la fonction drsquoassurance de la qualiteacute Il a un grand niveau drsquoautonomie pour lrsquoexeacutecution de ses responsabiliteacutes Le MERA ne prend pas de deacutecisions strateacutegiques mais gracircce agrave son travail les deacutecisions prises par drsquoautres sont prises en connaissance de cause sur la base des donneacutees et des meilleures pratiques
Responsabiliteacutes principales
Planificationconception (30)
1 Concevoir diriger et geacuterer des processus participatifs pour eacutetablir des systegravemes reacutegionaux et si neacutecessaire sous-reacutegionaux de SampE
1 Participer agrave la conception de programmes et agrave la preacuteparation de documents de projets
1 Concevoir diriger et geacuterer une collecte une analyse et une reacutedaction de rapport participatives pour les systegravemes reacutegionaux de SampE de CRSEME (eacutevaluation de la structure reacutegionale autre outils et systegravemes reacutegionaux de suivi et eacutevaluation)
1 Concevoir coordonner etou fournir un programme coheacuterent de formation et de renforcement des capaciteacutes pour les employeacutes de CRSEME et drsquoorganisations partenaires pour transfeacuterer et ameacuteliorer la capaciteacute agrave concevoir introduire et mettre en œuvre des systegravemes de SampE approprieacutes
1 Concevoir etou participer agrave la conception de directives et de cadres pour les proceacutedures politiques et processus reacutegionaux qui institutionnaliseront et appuieront une conception un suivi une eacutevaluation et des rapports drsquoexcellente qualiteacute agrave CRSEME
Aider agrave eacutetablir des directives et des outils de SampE pour CRSEME pour les secteurs de programmation strateacutegique et les domaines techniques de changement social (participation civique plaidoyer transformation des conflitseacutedification de la paix et partenariat) ainsi que pour la gestion geacuteneacuterale
1 Diriger et appuyer le personnel de la reacutegion des bureaux nationaux et des bureaux locaux pour la mise en œuvre drsquoune strateacutegie de gestion de la connaissance et de lrsquoapprentissage
Appui aux programmesAssistance technique (50)
1 Aider les bureaux nationauxbureaux locaux agrave concevoir des programmes et projets pour rechercher un financement pour des zones de programmation strateacutegique soit en srsquoimpliquant directement2 soit par un mentoring
Recruter du personnel de SampE bull 27
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
1 Appuyer les responsables sous-reacutegionaux de SampE pour fournir une assistance technique pratique aux bureaux nationauxlocaux dans tous les aspects de la conception du suivi et de lrsquoeacutevaluation comme la conception et la mise en œuvre de systegravemes et drsquooutils de SampE la revue de documents de projets une direction ou une assistance pour les eacutevaluations agrave mi-parcours et les eacutevaluations finales
Gestion (20)
1 Eacutetablir et geacuterer lrsquouniteacute reacutegionale de SampE
1 Superviser et coacher les responsables sous-reacutegionaux de SampE (SRMEO)
1 Concevoir et superviser un plan de travail inteacutegreacute pour lrsquouniteacute reacutegionale de SampE Coordonner lrsquoassistance technique et les initiatives lieacutees
1 Geacuterer le budget de lrsquouniteacute reacutegionale de SampE 1 Diriger et appuyer la suite de lrsquoeacutelaboration et de la mise en œuvre de la strateacutegie reacutegionale de gestion
de la connaissance et de lrsquoapprentissage
Communicationgestion de lrsquoinformation (10)
1 Creacuteer de bonnes relations de travail avec les conseillers principaux de la reacutegion CRSEME les bureaux nationauxlocaux les conseillers de SampE du siegravege et les conseillers techniques reacutegionaux de SampE dans drsquoautres reacutegions de CRS eacutechanger les informations et lrsquoexpeacuterience contribuer activement agrave une communauteacute drsquoapprentissage de SampE agrave lrsquointeacuterieur de CRS
1 Servir de principale personne contact dans la reacutegion pour les conseillers de SampE du siegravege appuyer les efforts pour ameacuteliorer les systegravemes et les normes de SampE de lrsquoagence
1 Appuyer lrsquoeacutelaboration drsquoun systegraveme reacutegional de gestion de lrsquoinformation et y contribuer par la mise en œuvre et la coordination de rapports de SampE standardiseacutes au niveau des pays augmenter le systegraveme de gestion de lrsquoinformation et faire remonter les indicateurs du terrain au bureau reacutegional et au siegravege
1 Communiquer et distribuer des informations sur les normes les politiques les pratiques et les indicateurs de SampE de CRSEME travailler en coordination avec les RTA de SampE des autres reacutegions pour eacutelaborer de meilleures pratiques et partager les leccedilons apprises
Eacutetablir et maintenir des meacutecanismes pour saisir analyser rendre comptepartager et appliquer les constatations les informations les leccedilons apprises et les meilleures pratiques parmi les employeacutes reacutegionaux et des bureaux nationauxlocaux de CRSEME
1 Repreacutesenter le contenu technique des systegravemes de SampE de CRS agrave lrsquoexteacuterieur aupregraves des bailleurs de fonds et drsquoautres organisations appuyer les employeacutes de CRSEME au niveau des bureaux nationauxlocaux et de la reacutegion dans leur dialogue avec les principaux bailleurs de fonds surtout lrsquoUSAID pour que les activiteacutes de SampE de CRSEME soient significatives et reacutealisables
Principales relations de travail Internes Personnel de lrsquouniteacute de SampE contacts freacutequents avec le conseiller pour la qualiteacute des programmes le conseiller pour la qualiteacute de la gestion le personnel du changement social les directeurs reacutegionaux drsquoautres conseillers reacutegionaux les conseillers de SampE du siegravege Contacts occasionnels avec les repreacutesentants reacutesidentschefs de bureau les cadres des bureaux nationaux les conseillers techniques reacutegionaux pour le SampE dans les autres reacutegions
Externes USAID et autres agences bailleurs de fonds autres ONG consultants travaillant dans le SampE associations professionnelles (par ex associations nationales drsquoeacutevaluation)
Qualifications 2 Lrsquoimplication du conseiller reacutegional en SampE est conditionneacutee par le montant du financement rechercheacute (plus de 3 millions US$) et lrsquoimportance strateacutegique
Recruter du personnel de SampE bull 28
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
TechniquesProfessionnelles
1 Cinq ans drsquoexpeacuterience professionnelle correspondant directement au poste et avec une responsabilisation progressive au moins deux ans de travail dans le SampE
1 Bonne familiariteacute avec les principes et les approches actuelles du SampE utilisant agrave la fois des meacutethodes quantitatives et des meacutethodes qualitatives
1 Expeacuterience prouveacutee de SampE sur le terrain compeacutetences pour collecter manipuler syntheacutetiser et analyser des donneacutees
1 Compreacutehension des attentes des bailleurs de fonds et des tendances pour le SampE
1 Expeacuterience dans un ou plusieurs des principaux secteurs de programmation de CRS
1 Capaciteacute prouveacutee agrave transfeacuterer des connaissances agrave des publics divers gracircce agrave la formation au mentoring et par drsquoautres meacutethodes formelles et informelles
1 Excellentes connaissances de la langue anglaise (parleacutee lue et eacutecrite)
1 Excellentes compeacutetences analytiques et informatiques compeacutetent dans lrsquoutilisation de MS Office dont Word Excel Outlook PowerPoint et Access
1 Expeacuterience dans lrsquoutilisation de SPSS STATA ou Epi Info
1 Expeacuterience avec les systegravemes de gestion de lrsquoinformation
1 Volonteacute et capaciteacute de voyager environ 30 du temps
1 Expeacuterience preacutealable dans le Sud-Est de lrsquoEurope etou le Caucase preacutefeacutereacutee
Eacutetudes
1 Maicirctrise ou doctorat dans un domaine en lien direct comme la recherche en opeacuterations lrsquoanalyse quantitative etc Une expeacuterience importante de travail dans un domaine en lien direct pourra ecirctre accepteacutee agrave la place drsquoun diplocircme
Compeacutetences personnelles
Apte agrave influencer des personnes qui ne sont pas celles qursquoil supervise et agrave obtenir leur coopeacuteration capable de travailler comme membre drsquoune eacutequipe multinationale et de geacuterer des relations agrave distance pour obtenir des reacutesultats
1 Le poste demande de la flexibiliteacute et la capaciteacute agrave accepter lrsquoambiguumliteacute les changements et les laquo rafistolages raquo jusqursquoagrave ce que des systegravemes et des normes de SampE ne soient en place au niveau de lrsquoagence
1 Capable drsquoimpliquer et de motiver les employeacutes et les partenaires dans un nouveau domaine difficile
1 Bonnes capaciteacutes prouveacutees dans la gestion des relations en particulier dans le domaine du service aux clients peut travailler avec des groupes divers dans un environnement drsquoeacutequipes multiculturelles
1 Motiveacute et capable de travailler sans ecirctre superviseacute de pregraves
1 Capable de prioriser le travail de travailler sur plusieurs tacircches et de respecter les dates butoirs
1 Excellente organisation et capaciteacutes de planification Attentif aux deacutetails
Environnement de travail
Environnement normal de bureau Le poste demande environ 30 de voyages dans toute lrsquoEurope du Sud-Est le Moyen OrientlrsquoAfrique du Nord et le Caucase Heures suppleacutementaires occasionnelles
Recruter du personnel de SampE bull 29
Annexe IB Exemple de description de poste de niveau 3
RESPONSABLE SampE
Contexte Catholic Relief Services en partenariat avec des centaines drsquoorganisations dans 80 pays entreprend des activiteacutes de justice sociale de deacuteveloppement et drsquourgence pour aider les familles marginaliseacutees dans des communauteacutes pauvres CRS a pour objectif drsquoecirctre une organisation qui valorise la qualiteacute du service qui a une orientation vers les programmes qui a un bon rapport coucirct-efficaciteacute qui apprend et qui insiste explicitement sur la promotion de la justice sociale reacutesultat ultime de ses activiteacutes Cet engagement doit donner agrave CRSKenya et agrave ses partenaires la capaciteacute de toucher plus de gens avec un impact plus important et plus mesurable Dans ce contexte le responsable SampE fournira un appui technique une direction et des directives dans le bureau national pour tous ce qui concerne le SampE Le responsable de SampE renforcera les capaciteacutes dans le bureau national en identifiant pour les programmesprojets des modegraveles de SampE qui soient des outils efficaces et drsquoun bon rapport coucirct-efficaciteacute pour lrsquoapprentissage institutionnel permettant drsquoaider agrave une qualiteacute de programmes meilleure et plus unifieacutee Il appuiera la mise en œuvre de ces modegraveles
Objectif Lrsquoobjectif de ce poste est de renforcer les capaciteacutes de SampE de CRSKenya par lrsquointermeacutediaire drsquoune nouvelle uniteacute de SampE Le responsable de SampE aura la responsabiliteacute de superviser lrsquoeacutequipe de coordinateurs de SampE et de coordonner le travail avec le personnel sectoriel de SampE Le responsable de SampE se tiendra au courant des nouvelles approches de SampE pour srsquoassurer qursquoon utilise des modegraveles de suivi et drsquoeacutevaluation ainsi que des systegravemes drsquoinformation techniquement approprieacutes
Principales responsabiliteacutes de travail Le travail devant ecirctre accompli par la personne choisie sera de
1 ndash Deacutevelopper et maintenir un environnement propice pour le SampE (20)
Deacutevelopper de bonnes relations de travail avec les responsables sectoriels de SampE de CRSKenya pour que le SampE reste une prioriteacute dans le bureau national
1 Servir de leader de guide et drsquoappui pour les employeacutes de lrsquouniteacute de SampE et drsquoautres employeacutes des programmes qui cherchent agrave eacutelaborer des approches plus strateacutegiques pour ameacuteliorer le SampE dans leurs programmes
1 Contribuer activement agrave tous les aspects du processus de recrutement de nouveaux employeacutes des programmes et du SampE dans le bureau national pour srsquoassurer que les perspectives du SampE soient prises en compte
1 Srsquoassurer qursquoune assistance technique en SampE soit disponible aux uniteacutes sectorielles
1 Appuyer CRSKenya dans son dialogue avec les principaux bailleurs de fonds en particulier lrsquoUSAID pour que les activiteacutes de SampE soient constructives et reacutealisables
1 Eacutelaborer des directives et des outils de SampE
Recruter du personnel de SampE bull 30
Annexe IB Exemple de description de poste de niveau 3
2 ndash Deacutevelopper la capaciteacute des employeacutes en SampE (30)
1 Concevoir et diriger des programmes de formation en SampE baseacutes sur le modegravele du cadre logique des projets de CRS (Proframe)
1 Donner une assistance pratique aux employeacutes pour la conception le suivi lrsquoeacutevaluation et les rapports pour les projets financeacutes par des fonds publics comme par des fonds priveacutes
1 Concevoir eacutelaborer et mettre en oeuvre une strateacutegie en accord avec les initiatives de lrsquoagence pour appuyer les organisations partenaires de CRS pour des activiteacutes en lien avec le SampE
1 Superviser les membres de lrsquouniteacute de SampE et leur servir de mentor
3 ndash Renforcer les systegravemes de gestion de lrsquoinformation (10)
Aider agrave lrsquoeacutelaboration drsquoun systegraveme de gestion de lrsquoinformation en documentant en mettant en œuvre et en coordonnant un SampE standardiseacute
Collaborer avec les responsables sectoriels de SampE pour identifier leurs besoins par rapport au SampE et allouer les ressources en conseacutequence
Creacuteer et mettre en œuvre un meacutecanisme pour collaborer avec les responsables sectoriels de SampE pour faire un mentoring et eacutevaluer la performance du personnel de lrsquouniteacute de SampE
4 ndash Appui technique direct (40)
1 Fournir un appui technique direct agrave CRSKenya et agrave ses partenaires pour lrsquoeacutelaboration drsquoindicateurs et de plans de SampE
Srsquoassurer que les visites de suivi sont utiles qursquoelles permettent drsquoavoir les donneacutees dont on a besoin et qursquoelles aident agrave prendre des deacutecisions de gestion
1 Concevoir des indicateurs possibles pour mesurer lrsquoimpact de programmes sectoriels dans la seacutecuriteacute alimentaire (DAP)
1 Travailler avec le personnel des programmes de CRS et avec les partenaires pour eacutelaborer un cadre pour le suivi et lrsquoeacutevaluation de la progression et de lrsquoimpact de tous les programmes de CRSKenya
Principales relations de travail Rattachement hieacuterarchique Directeur de la division de lrsquoeacuteducation et de lrsquoappui aux programmes
Internes Responsables sectoriels de SampE employeacutes de lrsquouniteacute de SampE directeurs de divisions (EPS HABN et GGSP) Repreacutesentant reacutesident RTA de EARO personnel des programmes du bureau national eacutequipe de SampE du siegravege
Externes mission de lrsquoUSAID ONG universiteacutes locales et autres institutions drsquoenseignement travaillant dans le SampE associations professionnelles (par ex Kenya Evaluation Association) autres consultants en SampE dans le pays et la reacutegion
Qualifications 1 Au moins une maicirctrise dans un domaine en lien avec le deacuteveloppement international et lrsquoassistance
1 Au moins sept ans de responsabilisation progressive dans des programmes drsquoassistance et de deacuteveloppement dont une peacuteriode importante dans le SampE
1 Excellente familiariteacute avec les principes et les approches actuelles du suivi et de lrsquoeacutevaluation de programmes drsquoassistance et de deacuteveloppement en utilisant des meacutethodes quantitatives et qualitatives
Recruter du personnel de SampE bull 31
Annexe IB Exemple de description de poste de niveau 3
1 Compreacutehension des attentes du Gouvernement des Eacutetats-Unis et des tendances du suivi et de lrsquoeacutevaluation dont les programmes appuyeacutes par lrsquoaide alimentaire
Expeacuterience dans la facilitation des efforts de renforcement des capaciteacutes de divers collegravegues y compris dans des agences locales partenaires
1 Volonteacute et capaciteacute de voyager environ 25 du temps
Compeacutetences personnellesprofessionnelles 1 Capaciteacute prouveacutee agrave transfeacuterer des connaissances agrave des publics divers gracircce agrave la formation au mentoring
et par drsquoautres meacutethodes formelles et informelles
1 Familiariteacute avec les principes et les techniques de lrsquoenseignement aux adultes et capaciteacute prouveacutee agrave concevoir et animer des activiteacutes drsquoapprentissage pour les adultes
1 Excellentes capaciteacutes interpersonnelles bonne organisation et bonnes capaciteacutes de communication eacutecrite et orale y compris dans des contextes interculturels
1 Capaciteacute agrave impliquer et agrave motiver les employeacutes dans des domaines programmatiques difficiles
1 Capaciteacute agrave travailler efficacement sous pression et agrave organiser et prioriser des activiteacutes concurrentes
1 Capaciteacute agrave travailler efficacement en eacutequipe
1 Ability to work effectively in a team-oriented environment
1 Flexibiliteacute patience deacutevouement et creacuteativiteacute
1 Excellentes connaissances informatiques (MS Word MS Excel MS Access MS PowerPoint MS Project SPSS)
Environnement de travail Le lieu de travail sera Nairobi avec de nombreux voyages vers les zones de programme agrave lrsquointeacuterieur du Kenya
Recruter du personnel de SampE bull 32
Annexe IC Exemple de description de poste de niveau 2
Deacutepartement Uniteacute de gestion du programme I-LIFE Titre du poste Coordinateur de suivi et eacutevaluation Grade C2 Superviseur immeacutediat Chef de lrsquouniteacute de programmation et drsquoapprentissage Lieu Lilongwe Malawi
Contexte CRSMalawi est lrsquoorganisation principale de I-LIFE (un DAP en consortium) qui est conccedilu pour ameacuteliorer la seacutecuriteacute des moyens drsquoexistence des meacutenages dans les zones rurales cibleacutees CRS a la responsabiliteacute du suivi et de lrsquoeacutevaluation de I-LIFE
Objectif Lrsquoobjectif de ce poste est de superviser et de veacuterifier la collecte de donneacutees de SampE de qualiteacute
La principale responsabiliteacute du poste est de donner un appui programmatique et une assistance technique agrave I-LIFE gracircce agrave une collaboration avec les partenaires pour garantir des programmes de qualiteacute Les coordinateurs de SampE joueront un rocircle important de liaison avec les partenaires sur tous les aspects programmatiques de I-LIFE Les principales fonctions de ce poste seront le suivi et lrsquoeacutevaluation (SampE) lrsquoapprentissage la mise en œuvre des programmes et la repreacutesentation
Principales responsabiliteacutes du poste 1 Collaborer avec les partenaires pour eacutelaborer mettre en œuvre et maintenir un systegraveme inteacutegreacute de SampE
pour I-LIFE
1 Srsquoassurer que des rapports drsquoactiviteacute de qualiteacute soient fournis agrave temps par les partenaires de I-LIFE
1 Fournir une assistance technique et deacutevelopper les capaciteacutes de I-LIFE et de ses partenaires dans toutes les activiteacutes en lien avec le SampE
1 Coordonner le suivi lrsquoeacutevaluation et lrsquoapprentissage pour les partenaires
Principales tacircches du poste
Qualiteacute des programmes
Fournir une aide et un appui aux partenaires de I-LIFE pour lrsquoeacutelaboration et la mise en œuvre drsquooutils de suivi qui comprendront de maniegravere non limitative la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees sur les indicateurs du programme et les rapports sur ces donneacutees
Collaborer avec les partenaires de I-LIFE pour planifier concevoir et entreprendre des eacutevaluations eacutevaluations initiales de programmes
Recruter du personnel de SampE bull 33
Annexe IC Exemple de description de poste de niveau 2
Encourager lrsquoapprentissage agrave lrsquointeacuterieur de I ndashLIFE par un partage des leccedilons apprises et des reacutesultats drsquoeacutevaluation ainsi qursquoen jouant un rocircle cleacute dans les groupes de travail technique entre autres
Permettre une standardisation des outils et meacutethodologies de SampE chez tous les partenaires de mise en œuvre
Fournir des directives et un appui au(x) partenaire(s) de I-LIFE pour preacuteparer et soumettre agrave temps des rapports drsquoactiviteacutes de qualiteacute
1 Servir de leader pour lrsquoeacutelaboration et la gestion du systegraveme de gestion de lrsquoinformation de I-LIFE
1 Contribuer agrave lrsquoeacutelaboration agrave la croissance et agrave la maintenance drsquoun centre de ressource pour I-LIFE
1 Collaborer avec les partenaires de I-LIFE pour planifier conduire etou animer des activiteacutes de renforcement des capaciteacutes en lien avec les programmes par exemple des formations
Repreacutesentation du programme
1 Agir comme principal contact pour les partenaires assigneacutes de I-LIFE
1 Participer agrave des visites sur le terrain dans la zone ougrave travaille le partenaire pour faire le suivi des activiteacutes et servir de guide
1 Participer agrave des groupes de travail technique et agrave des assembleacutees geacuteneacuterales de I-LIFE
Toute autre responsabiliteacute assigneacutee par le superviseur
Principales relations de travail Internes Ce poste est superviseacute par le Chef de lrsquouniteacute de programmation et drsquoapprentissage et collaborera eacutetroitement avec les responsables de SampE des partenaires de I-LIFE ainsi qursquoavec le Directeur de I-LIFE
Externes Ce poste doit travailler en coordination avec les partenaires de I-LIFE des fonctionnaires et des structures du gouvernement local et avec des organisations communautaires et des ONG
Qualifications
Requises
1 Au minimum un diplocircme universitaire en sciences sociales eacuteconomie ou deacuteveloppement rural ou dans un domaine correspondant Avec une grande expeacuterience du suivi de lrsquoeacutevaluation et de lrsquoapprentissage
1 Une bonne expeacuterience des meacutethodologies de recherche participative
1 Une connaissance du traitement de texte des tableurs des programmes de saisie et drsquoanalyse des donneacutees et des bases de donneacutees (comme MS Word Excel et SPSS)
1 Une maturiteacute professionnelle prouveacutee et de bonnes compeacutetences interpersonnelles permettant de travailler en eacutequipe bonne communication eacutecrite et orale
1 Capaciteacute agrave travailler sur des tacircches multiples et agrave respecter les dates butoirs
1 Expeacuterience preacutealable de travail sur des programmes du Titre II
1 Expeacuterience preacutealable de travail en consortium
Recruter du personnel de SampE bull 34
Annexe IC Exemple de description de poste de niveau 2
Deacutesireacutees
1 Certificat de deuxiegraveme cycle dans un domaine en rapport et expeacuterience dans la recherche statistique les meacutethodes drsquoeacutechantillonnage lrsquoanalyse des donneacutees et les rapports
1 Bonnes compeacutetences en reacutedaction de rapports animation et communication bonnes relations interpersonnelles
Environnement de travail Le poste est baseacute agrave Lilongwe et demande des voyages sur les sites sur le terrain jusqursquoagrave 50 du temps
Recruter du personnel de SampE bull 35
Annexe II Tableau de reacutesumeacute de poste
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Recruter du personnel de SampE bull 36
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Recruter du personnel de SampE bull 37
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Recruter du personnel de SampE bull 38
Annexe III Listes de diffusion pour les offres drsquoemploi
Les informations ci-dessous concernent des organisations et sites Internet qui publient reacuteguliegraverement des annonces pour des postes de SampE Il sera utile drsquoeacutetudier les sites Internet eacutenumeacutereacutes ci-dessous pour choisir ceux qui correspondront le mieux agrave votre recherche de poste Les contacts indiqueacutes devront peut-ecirctre ecirctre remis agrave jour et toutes les informations neacutecessaires devraient pouvoir ecirctre trouveacutees en faisant une recherche sur Internet
Cette liste est un point de deacutepart mais ajoutez-y les autres sites Internet ou listes de diffusion que vous trouverez utiles Il peut aussi ecirctre inteacuteressant de demander agrave vos collegraveges srsquoils ont drsquoautres sites Internet agrave recommander
Sites Internet et listes de diffusion recommandeacutes Sites Internet speacutecifiques au SampE
Monitoring and Evaluation News wwwmandecouk
Performance Assessment Resource Center (PARC) wwwparcinfoorg
INGO wwwevalorg
International and Cross-cultural Evaluation (ICCE)s wwwevaluationcanadaca
American Evaluation Association (AEA) wwwevalorg
African Evaluation Association wwwafreaorg
The Evaluation Center at the University of Western Michigan wwwwmichedu
Brazilian Evaluation Network wwwavaliabrasilorgbrIntroductionRebramaEnglishhtml
Evaluation Network of Latin America and the Caribbean wwwlaceaorg
UK Evaluation Society wwwevaluationorguk
European Evaluation Society wwweuropeanevaluationorg
Malaysian Evaluation Society wwwmesorgmy
XC-Eval wwwgroupsyahoocomgroupxceval
Recruter du personnel de SampE bull 39
Annexe III Listes de diffusion pour les offres drsquoemploi
Sites Internet geacuteneacuteraux de deacuteveloppement
1 Relief Web wwwreliefwebintvacancies1
1 DevNetJobs wwwdevnetjobsorg1
1 ConsultingBase wwwconsultingbasecomjobmktindexcfm1
1 Development Opportunities wwwdev-zoneorgjobs1
1 Foreign Policy Association Job Board wwwfpaorgjobs_contact2423jobs_contacthtm1
1 Johns Hopkins Bloomberg School of Public Health Center for Communication Programs wwwjhuccporgindexshtml
1 International Development Research Center (IDRC) Evaluation Unit Presidentrsquos Office email evaluationidrcca
1 Global Affairs Institute The Maxwell School Syracuse University email bwdaytonmaxwellsyredu1
1 Idealist1 wwwidealistorg1
1 The Communication Initiative Vacancy Service wwwcomminitcomvacancieshtml1
1 One world wwwoneworldnet1
1 AIMEnet (health and HIV specific) 1wwwglobalhivevaluationorg
1 Interaction 1wwwinteractionorg1
1 Development Executive Group 1wwwDevelopmentExcom1
1 International Career Employment Weekly wwwinternationaljobsorg1
Recruter du personnel de SampE bull 40
Recruter du personnel de SampE bull 41
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Recruter du personnel de SampE bull 42
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Recruter du personnel de SampE bull 43
Annexe V Questions pour preacuteseacutelectionner des candidats
Nom du candidat ________________________________________ Date __________________________________
Poste ___________________________________________________ Deacutepartement __________________________
Recruteur _______________________________________________
1 Tout drsquoabord ecirctes-vous toujours inteacuteresseacute par le poste
2 Pouvez-vous me dire pourquoi vous avez deacutecideacute de vous porter candidat agrave ce poste
3 Pourquoi voulez-vous changer de travail maintenant (Si le candidat a un emploi actuellement)
4 Pourquoi avez-vous quitteacute votre dernier emploi (Si le candidat nrsquoa pas drsquoemploi actuellement)
5 Quel est votre salaire de base actuel (ou votre dernier salaire de base) Avez-vous un salaire minimum pour lequel vous accepteriez un travail
6 Pourriez-vous me parler de votre formation et de votre expeacuterience et dire en quoi vous pensez qursquoelles correspondent agrave ce travail
7 Qursquoest-ce qui vous attire dans cette organisation
8 Srsquoil y a des peacuteriodes ougrave vous nrsquoavez pas eacuteteacute employeacute pouvez-vous expliquer
9 Avez-vous des questions agrave me poser
Merci pour votre temps et vos commentaires Nous allons continuer le processus de recrutement Nous ne pouvons rien vous promettre mais si vous ecirctes seacutelectionneacute pour un entretien nous vous contacterons
Recruter du personnel de SampE bull 44
Annexe VI Questions drsquoentretien drsquoembauche pour des postes de niveaux 3 et 4
1 Qursquoest-ce qui vous a motiveacute agrave vous porter candidat pour ce poste
2 Veuillez deacutecrire votre rocircle et vos responsabiliteacutes de SampE dans votre dernier poste ou dans votre poste actuel Ajoutez drsquoeacuteventuelles questions compleacutementaires pour clarifier la reacuteponse ou pour demander des deacutetails
3 Veuillez deacutecrire les difficulteacutes particuliegraveres auxquelles vous eacutetiez confronteacute dans votre dernier poste ou dans votre poste actuel Ajoutez drsquoeacuteventuelles questions compleacutementaires pour clarifier la reacuteponse ou pour demander des deacutetails
4 Qursquoavez-vous fait pour reacutesoudre ces difficulteacutes Veuillez lrsquoexpliquer en deacutetail
5 Veuillez expliquer comment les eacutetudes que vous avez faites vous seront utiles dans le travail de conseiller en SampE
6 Quelle expeacuterience de la gestion avez-vous
7 Veuillez deacutecrire ce que vous avez fait dans votre dernier poste ou votre poste actuel pour renforcer la capaciteacute des employeacutes en ce qui concerne les compeacutetences en SampE et les activiteacutes Qursquoavez-vous trouveacute particuliegraverement difficile Qursquoest-ce qui eacutetait agrave votre avis le plus reacuteussi
8 Il est souvent difficile de motiver le personnel des projets pour qursquoils srsquoimpliquent agrave fond dans les activiteacutes de SampE et de srsquoassurer que les reacutesultats du SampE soient reacuteutiliseacutes pour la conception du programme Pouvez-vous deacutecrire des cas ougrave vous avez le mieux reacuteussi agrave faire cela Et ougrave vous avez le moins bien reacuteussi Comment expliqueriez-vous ces diffeacuterences
9 Veuillez expliquer en quoi quand on preacutesente des reacutesultats des donneacutees les moyennes comme les pourcentages peuvent ecirctre trompeurs
10 Nous devons souvent adapter les reacutesultats du SampE agrave des publics diffeacuterents Avez-vous deacutejagrave fait cela dans le passeacute ou sinon comment adapteriez-vous dans lrsquoavenir les reacutesultats drsquoune analyse de donneacutees pour les preacutesenter agrave des publics diffeacuterents Par exemple quel genre de preacutesentation feriez-vous pour deacutecrire les reacutesultats drsquoune eacutetude de base sur lrsquoaccegraves de diffeacuterents groupes de la communauteacute agrave des infrastructures de base (communautaires etou drsquoautres infrastructures de base comme des cliniques) pour a) les membres de la communauteacute ougrave a eacuteteacute faite lrsquoeacutetude et b) les bailleurs de fonds du projet
11 Comment deacuteterminez-vous lrsquoeacutechantillon pour une eacutetude des meacutenages Comment rendriez-vous compte de la stratification et du groupement des eacutechantillons de meacutenages dans une strateacutegie drsquoeacutechantillonnage pour des eacutetudes quantitatives Soyez preacutecis
Recruter du personnel de SampE bull 45
Annexe VI Questions drsquoentretien drsquoembauche pour des postes de niveaux 3 et 4
Reacutefeacuterence agrave lrsquoeacutequation drsquoeacutechantillonnage standard qui nrsquoest pas lieacutee agrave la taille de la population Lrsquoeacutequation est au contraire lieacutee au niveau drsquoerreur accepteacute et au degreacute de variation attendu agrave lrsquointeacuterieur de la population Pour rendre compte de la stratification et du groupement lrsquoeacutechantillon doit ecirctre augmenteacute La stratification est la capaciteacute de lrsquoeacutechantillon agrave permettre des comparaisons statistiques entre des groupes preacutedeacutetermineacutes Le groupement est le fait de choisir drsquoabord des groupes (communauteacutes ou eacutecoles etc) drsquouniteacutes drsquoeacutechantillonnage (meacutenages ou enfants etc) puis de seacutelectionner les uniteacutes drsquoeacutechantillonnage agrave lrsquointeacuterieur de chacun de ces groupes seacutelectionneacutes
12 Comment choisiriez-vous un eacutechantillon de meacutenages dans une communauteacute si vous travailliez sans liste des noms de meacutenages Veuillez ecirctre preacutecis
Deacutecrire la meacutethode laquo faire tourner le stylo raquo on commence par deacutefinir les limites geacuteographiques de la communauteacute on identifie le centre de la communauteacute on deacutetermine la premiegravere direction en faisant tourner un stylo on compte le nombre de meacutenages sur cette ligne jusqursquoagrave la limite de la communauteacute on choisit la premiegravere maison de faccedilon aleacuteatoire puis on choisit les maisons suivantes de maniegravere systeacutematique
13 Quelle est votre expeacuterience du suivi participatif de la communauteacute Quels sont agrave votre avis les avantages et les inconveacutenients du suivi de la communauteacute Expliquez votre opinion1
14 Dans certaines organisations on essaie de creacuteer des indicateurs mondiaux pour la seacutecuriteacute alimentaire et la seacutecuriteacute des moyens drsquoexistence quels en seraient les avantages Que vous soyez ou non au courant de ce travail quelles en seront agrave votre avis les principales difficulteacutes
Preacuteparez drsquoeacuteventuelles autres questions speacutecifiques correspondant agrave un point drsquointeacuterecirct dans le CV du candidat
Recruter du personnel de SampE bull 46
Annexe VII Protocole drsquoentretien drsquoembauche
Agrave faire Se preacuteparer pour lrsquoentretien avec lrsquoeacutequipe et srsquoassurer que tous les membres de lrsquoeacutequipe ont les
documents neacutecessaires devant eux
Mettre les candidats agrave lrsquoaise Ecirctre chaleureux et aimables
Limiter le temps de parole des recruteurs
Arriver bien preacutepareacutes agrave chaque entretien
Eacutecouter activement les reacuteponses du candidat
Regarder le candidat
Prendre des notes durant lrsquoentretien pour vous aider agrave vous souvenir des principaux points et de votre impression de chaque candidat
Accepter des pauses durant lrsquoentretien quand le candidat reacutefleacutechit pour formuler une penseacutee ou une reacuteponse
Terminer chaque entretien par des commentaires positifs sur les qualifications ou les reacuteponses du candidat
Poser des questions sur drsquoeacuteventuels points drsquointeacuterecirct ou sur une expeacuterience inteacuteressante sur le CV du candidat
Poser des questions suppleacutementaires pour preacuteciser des points ou des reacuteponses qui ne seraient pas clairs
Inviter le candidat agrave poser des questions au panel de recruteurs
A ne pas faire Se disputer ou discuter avec le candidat pour quelque raison que ce soit
Critiquer une reacuteponse du candidat
Interrompre le candidat agrave nrsquoimporte quel moment
Poser des questions fermeacutees (reacuteponse par oui ou par non)
Poser des questions trop personnelles ou indiscregravetes
Reacuteagir de faccedilon neacutegative agrave une reacuteponse du candidat ou agrave quelque chose qursquoil dit
Donner votre opinion sur la qualiteacute de lrsquoentretien du candidat agrave la fin de lrsquoentretien
Bailler pendant que le candidat parle
Recruter du personnel de SampE bull 47
Annexe VIII Exemple de cadre des reacutesultats
Recruter du personnel de SampE bull 48
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Annexe VIII Exemple de cadre des reacutesultats
Points de discussion Discutez de la strateacutegie programmatique preacutesenteacutee dans le cadre des reacutesultats
CRS veut reacutepondre agrave une grande varieacuteteacute de besoins (comme la perte de strateacutegies de moyens drsquoexistence les mauvaises conditions et pratiques sanitaires le manque drsquoinfrastructures et la faiblesse de la socieacuteteacute civile et de la gouvernance) conseacutequences du tsunami Le projet reconstruira les biens perdus et les strateacutegies de moyens drsquoexistence de maniegravere agrave promouvoir leur peacuterenniteacute et peut-ecirctre une reacutesilience aux chocs futurs CRS pense que ces besoins sont tous drsquoune maniegravere ou drsquoune autre connecteacutes et qursquoon doit y reacutepondre en mecircme temps pour permettre croissance et progregraves
Deacutecrivez le contexte dans lequel opegravere le programme La population cibleacutee a veacutecu des pertes agrave des niveaux varieacutes et elle a un grand nombre de besoins concurrents Les meacutenages doivent avoir agrave nouveau accegraves aux infrastructures et agrave des possibiliteacutes de geacuteneacuterer un revenu et ils doivent aussi adopter de meilleurs comportements (en santeacute) et des strateacutegies de moyens drsquoexistence plus reacutesilients
Comment les objectifs strateacutegiques (OS) collaborent-ils pour reacutealiser la strateacutegie
Ensemble les objectifs strateacutegiques collaboreront pour reconstruire les infrastructures et ameacuteliorer les pratiques des meacutenages afin de restaurer et drsquoameacuteliorer les conditions de vie Par exemple un OS srsquointeacuteressera agrave lrsquoaccegraves agrave une eau de qualiteacute tandis que lrsquoautre srsquointeacuteressera agrave lrsquoameacutelioration des pratiques de santeacute ce qui permettra drsquoagir sur lrsquoeacutetat sanitaire en partant de deux directions diffeacuterentes
Donnez des exemples preacutecis drsquoOS et de reacutesultats OS4 Les meacutenages affecteacutes ont ameacutelioreacute leur seacutecuriteacute des intermeacutediaires (RI) qui pourraient ecirctre utiliseacutes pour moyens drsquoexistence compleacuteter le cadre des reacutesultats
RI21 Les pratiques des meacutenages ameacuteliorent soins qui sont donneacutes
Donnez des exemples de comment des reacutesultats intermeacutediaires transversaux (ameacutelioration des capaciteacutes reacuteactiviteacute aux questions de genre techniques de transformation des conflits et deacuteveloppement de la communauteacute) pourraient ecirctre inteacutegreacutes avec les OS et drsquoautres RI dans le cadre des reacutesultats
RI22 et augmentation des capaciteacutes la formation du personnel des centres de santeacute et lrsquoameacutelioration de la gestion des meacutedicaments et mateacuteriels meacutedicaux augmenteront lrsquoaccegraves des meacutenages agrave des services de santeacute de qualiteacute
RI12 et reacuteactiviteacute aux questions de genre la construction drsquoinstallations drsquoeau et drsquoassainissement adapteacutees aux genres reacutesoudront les questions speacutecifiques au genre que les femmes avaient peut-ecirctre avec les installations drsquoeau et drsquoassainissement preacuteceacutedentes
OS3 et deacuteveloppement de la communauteacute en ameacuteliorant la socieacuteteacute civile et la gouvernance et en augmentant la participation de la communauteacute agrave une gouvernance transparente et son rocircle dans la gestion des processus de la socieacuteteacute civile le projet contribuera au deacuteveloppement geacuteneacuteral de la communauteacute
Demander au candidat quelles sont ses questions ses commentaires ou ses suggestions agrave propos du cadre des reacutesultats
Recruter du personnel de SampE bull 49
Annexe IX Exemple de tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT)
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Recruter du personnel de SampE bull 50
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Annexe IX Exemple de tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT)
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Recruter du personnel de SampE bull 51
Annexe IX Exemple de tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT)
Points de discussion Indicateur drsquoimpact 11 On preacutevoit uns eacutenorme augmentation de 60 agrave 100 des communauteacutes ayant des plans de seacutecuriteacute alimentaire entre la 4e et la 5e anneacutee Cela nrsquoest pas reacutealiste sauf srsquoil y a un eacutevegravenement contextuel dont en pense qursquoil expliquera une partie de cette augmentation
Indicateurs drsquoimpact 12 La valeur de la capaciteacute de seacutecuriteacute alimentaire de la communauteacute est laquo agrave deacuteterminer raquo Et pourtant le tableau montre un score preacutevu de 20 la premiegravere anneacutee Sans valeur de base on ne peut pas savoir si un score de 20 repreacutesentera une augmentation une diminution ou aucun changement par rapport agrave la valeur de base Quand on nrsquoa pas de valeur de base il vaut mieux preacutevoir une augmentation relative comme laquo une augmentation de 20 raquo pour la 1e anneacutee
Indicateur de suivi 11 LrsquoIPTT suggegravere que le programme ne mesurera pas le nombre de structures de seacutecuriteacute alimentaire les 1e 2e 3e et 4e anneacutees Il serait recommandeacute de suivre ces donneacutees sur toute la dureacutee du programme pour veacuterifier que le programme progresse au cours de ces anneacutees Si lrsquoon attend la 5e anneacutee pour mesurer lrsquoindicateur on pourrait avoir une grosse surprise ou une eacutenorme deacuteception agrave la fin du projet
Indicateur de suivi 12 Le nombre de membres participant agrave des structures de seacutecuriteacute alimentaire doit bondir de laquo 0 raquo agrave 2 000 entre les donneacutees de base et la 1e anneacutee et ne doit pas changer entre la 3e et la 5e anneacutee Il y a peu de chance que le changement soit aussi diffeacuterent selon les anneacutees La deuxiegraveme portion de lrsquoindicateur montre que le pourcentage des femmes participantes augmentera substantiellement entre les donneacutees de base et la 5e anneacutee Si le pourcentage des femmes augmente et que le nombre des membres reste le mecircme le nombre drsquohommes participants devrait deacutecroicirctre On ne voit pas bien pourquoi on preacutevoit ce changement
Indicateur de suivi 14 Lrsquoindicateur montre le pourcentage preacutevu de meacutenages ougrave un ou plusieurs membres sont formeacutes dans plusieurs domaines techniques Cependant Il nrsquoy a pas de donneacutee de base pour le pourcentage formeacute en laquo AH raquo ni laquo ENV raquo ni dans lrsquoeacutetude de base ni pour la 1e anneacutee On ne voit pas bien pourquoi ces informations ne sont pas donneacutees Ces deux types de formation ne seront-ils pas mis en route avant la 2e anneacutee
Indicateur drsquoimpact 21 Il nrsquoest peut-ecirctre pas reacutealiste de preacutevoir que les meacutenages reacuteussiront agrave atteindre 12 mois de seacutecuriteacute alimentaire la 5e anneacutee Si la moyenne preacutevue est de 12 cela signifie que chaque meacutenage devra atteindre ce niveau (12 mois) puisqursquoil ne serait pas possible que certains meacutenages atteignent 13 mois de seacutecuriteacute alimentaire par an (ce qui permettrait drsquoavoir une moyenne de 12 mois si certains meacutenages nrsquoarrivaient qursquoagrave 11 mois)
Indicateurs drsquoimpact 22 Sans chiffre de base pour la production agricole ce nrsquoest pas une bonne ideacutee de preacutevoir des cibles de valeurs absolues en kilos Ces valeurs en kilos qui sont donneacutees peuvent repreacutesenter une augmentation une diminution par rapport aux donneacutees de base ou aucun changement
Indicateur drsquoimpact 31 Le tableau suggegravere que le programme ne suivra pas lrsquoeacutetat nutritionnel pendant les anneacutees 1 agrave 4 Ce nrsquoest pas une bonne ideacutee de ne pas srsquointeacuteresser agrave lrsquoimpact nutritionnel du programme pendant ces anneacutees Bien que le retard de croissance soit un indicateur nutritionnel qui ne change pas aussi rapidement que le sous-poids il doit quand mecircme ecirctre mesureacute au moins une fois par an Il est important de collecter des donneacutees de nutrition au mecircme moment chaque anneacutee pour prendre en compte les variations saisonniegraveres de lrsquoeacutetat nutritionnel
Indicateur de suivi 31 On ne voit pas clairement si les chiffres preacutesenteacutes reflegravetent les changements preacutevus dans laquo le pourcentage de femmes recevant de la vitamine A raquo ou dans le pourcentage de laquo nourrissons recevant de la vitamine A raquo Tous les indicateurs doivent ecirctre speacutecifiques et correspondre agrave une seule mesure LrsquoIPTT doit inclure des valeurs dont le programme sera tenu responsable La valeur preacutevue de 100 la 5e anneacutee doit ecirctre utiliseacutee avec prudence
Indicateur de suivi 32 On ne voit pas clairement si cet indicateur correspond aux enfants recevant des aliments solides des liquides de lrsquoeau avec du sucre et du sel ou des sels de reacutehydratation apregraves une peacuteriode de diarrheacutee Lrsquoindicateur devrait ecirctre reacuteviseacute pour correspondre agrave un seul de ces traitements
Recruter du personnel de SampE bull 52
Annexe X Tableau pour noter les entretiens drsquoembauche
Membre de lrsquoeacutequipe de recruteurs Membre B
Candidat Candidat A
Date de lrsquoentretien 1er juin 2007
Instructions Pour chaque point vous jugerez de la reacuteponse du candidat et vous lui donnerez une note de 1 agrave 5 selon la
faccedilon dont il aura reacutepondu 1 est la moins bonne note et 5 la meilleure note
Apregraves lrsquoentretien vous additionnerez les notes individuelles pour obtenir une NOTE TOTALE Eacutecrivez la NOTE TOTALE dans la case preacutevue sur la premiegravere page
Cateacutegorie Note (1 ndash 5)1 = moins bonne note 5 meilleure note
Commentaires
Le candidat srsquoexprime bien 5 A tregraves bien parleacute a donneacute beaucoup de deacutetails
Qualiteacute des reacuteponses expeacuterience de gestion
3 Nrsquoa travailleacute comme superviseur drsquoune eacutequipe de SampE que pendant peu de temps environ 6 mois
Qualiteacute des reacuteponses expeacuterience de renforcement des capaciteacutes
3 Nrsquoa que peu drsquoexpeacuterience dans le renforcement des capaciteacutes drsquoune eacutequipe lagrave aussi seulement 6 mois drsquoexpeacuterience dans son ancien poste
Qualiteacute des reacuteponses eacutechantillonnage 4 Superhellip au courant de tous les principaux points et theacuteories Mais ne connaissait pas lrsquoeacutequation drsquoeacutechantillonnage
Qualiteacute des reacuteponses suivi de la communauteacute
5 Bonnes ideacutees sur le suivi de la communauteacute A une expeacuterience de suivi de la communauteacute
Qualiteacute des reacuteponses ProFrame 4 A mis en eacutevidence plusieurs problegravemes cleacutes A reacuteussi agrave deviner beaucoup de choses sur le contexte agrave partir du ProFrame
Qualiteacute des reacuteponses IPTT 4 Bien aussi bons commentaires
Compeacutetences en analyse des donneacutees 5 A reacutealiseacute toutes les tacircches demandeacutees en analyse des donneacutees et semblait tregraves agrave lrsquoaise avec SPSS
Compeacutetences personnelles 5 Bon eacutequipier motiveacute
Autres (preacuteciser par ex expeacuterience en formation)
2 Nrsquoa que peut drsquoexpeacuterience en formation
Qualiteacute de lrsquoexemple de document reacutedigeacute par le candidat
4 Excellent document
Qualiteacute des reacutefeacuterences 5 Toutes les reacutefeacuterences donnent une bonne impression
Note globale de lrsquoentretien 49 Je pourrais envisager de recruter ce candidat
Recruter du personnel de SampE bull 53
Annexe XI Questions pour les personnes de reacutefeacuterences pour des postes de niveaux 3 et 4
1 Dans quelle capaciteacute avez-vous travailleacute avec (le candidat)
2 Combien de temps avez-vous travailleacute avec (le candidat)
3 1 Donnez une bregraveve description du poste et des principales responsabiliteacutes du poste Comment les points forts de (le candidat) lui permettraient-ils de correspondre agrave ce poste Veuillez deacutecrire ces points forts
4 Pensez-vous qursquoune partie de ce travail serait particuliegraverement difficile pour (le candidat) Pourquoi De quel type de formation ou de capaciteacute technique suppleacutementaire pensez-vous que le candidat aurait besoin pour ecirctre excellent dans ces domaines
5 Que consideacuterez-vous comme les principales compeacutetences personnelles et les principaux points forts de (le candidat) Quels sont les domaines dans lesquels il devrait travailler pour progresser
6 (Le candidat) travaille-t-il mieux en eacutequipe ou individuellement Veuillez expliquer ce qui vous fait penser cela
7 Qursquoauriez-vous drsquoautre agrave dire sur (le candidat) par rapport agrave ce poste
8 1 Ajoutez drsquoautres questions speacutecifiquement tourneacutees vers les points souleveacutes durant lrsquoentretien ou pendant votre discussion avec lrsquoeacutequipe de recruteurs
Recruter du personnel de SampE bull 54
La description de
poste doit donner
suffisamment de deacutetails
pour que les candidats
inteacuteresseacutes puissent voir
immeacutediatement si le
poste leur convient ou
non
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
9 Inclure les responsabiliteacutes de travail
9 Fournir un reacutesumeacute de lrsquoenvironnement de travail
9 Preacutesenter les compeacutetences requises
9 Deacutecrire les caracteacuteristiques deacutesireacutees
Lrsquoobjectif principal de la description de poste est drsquoinformer les candidats potentiels des responsabiliteacutes correspondant au poste et de ce qui est attendu drsquoeux ainsi que des compeacutetences et de lrsquoexpeacuterience requises Pour cela la description de poste doit donner suffisamment de deacutetails pour que les candidats inteacuteresseacutes puissent voir immeacutediatement si le poste leur convient ou non Ineacutevitablement il y aura des candidatures de personnes qui ne reacutepondront pas aux critegraveres minimum Cependant une bonne description de poste limitera ce type de candidatures Creacuteer une description de poste permet aussi de reacutefleacutechir de faccedilon critique agrave chaque aspect du poste
Une bonne description de poste doit faire de 3 agrave 4 pages pour donner suffisamment de deacutetails Elle devra comprendre les eacuteleacutements suivants
1 Preacutesentation geacuteneacuterale de lrsquoorganisation
1 Description du bureau ougrave est baseacute le poste
1 Description de lrsquoenvironnement de travail
1 But du poste
1 Principales responsabiliteacutes du poste
1 Principales tacircches du poste
1 Principales relations de travail
1 Qualifications agrave la fois requises et deacutesireacutees comme
1 Compeacutetences techniques
1 Expeacuterience
1 Niveau drsquoeacutetudes ou diplocircme
1 Compeacutetences personnelles
1 Autres qualifications correspondant au poste comme connaissance du Titre II ou drsquoautres types de programmes
Commencez la description par une rapide preacutesentation de votre organisation en deacutecrivant son histoire son mandat et ses principes directeurs Incluez une description preacutecise du bureau reacutegional ou national et les secteurs speacutecifiques
Recruter du personnel de SampE bull 6
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
dans lesquels le bureau travaille actuellement Si vous recrutez pour un poste reacutegional eacutelargissez cette description agrave chaque bureau national dans la reacutegion Preacutecisez clairement le but du poste au deacutebut de la description de poste Par exemple le but peut ecirctre de renforcer la capaciteacute en SampE par lrsquoeacutetablissement drsquoune uniteacute de SampE ou de fournir un appui technique pour les activiteacutes actuelles de SampE Les autres buts de postes seront fournis dans les descriptions de postes en annexes
Apregraves avoir preacutesenteacute le but deacutefinir les principales responsabiliteacutes correspondant au poste et preacuteciser quelle proportion du temps devra approximativement ecirctre consacreacutee agrave chacune Les proportions du temps preacutesenteacutees ici ne donnent qursquoune indication et les proportions reacuteelles du temps consacreacute agrave chaque tacircche seront deacutetermineacutees par le contexte Les responsabiliteacutes habituelles et lrsquoutilisation approximative du temps pour un poste de niveau 3 sont de
Deacutevelopper et maintenir un environnement propice pour le SampE (15)
Deacutevelopper les capaciteacutes du personnel en SampE (20)
Renforcer les systegravemes de gestion de lrsquoinformation (15)
Fournir un appui technique direct en SampE (50)
Un employeacute de niveau 2 peut ecirctre responsable de
la planification et de la conception du programme (30)
la conduite des activiteacutes de qualiteacute des programmes et de SampE (50)
le deacuteveloppement de la capaciteacute des employeacutes en SampE (20)
Les responsabiliteacutes varient eacutenormeacutement selon le poste ainsi que la
proportion de temps consacreacute agrave chaque responsabiliteacute dans le poste
Les employeacutes de niveau 4 auront sans doute la responsabiliteacute de
1 Donner un appui technique aux bureaux nationaux (30)
1 Deacutevelopper les capaciteacutes des employeacutes (30)
1 Coordonner et diriger les activiteacutes reacutegionales drsquoapprentissage (20)
1 Deacutevelopper un environnement propice (10)
1 Maintenir et construire des relations externes avec les bailleurs de fonds
les fonctionnaires des gouvernements et drsquoautres parties prenantes cleacutes
Les responsabiliteacutes des employeacutes de niveau 1 sont geacuteneacuteralement limiteacutees agrave la conduite drsquoactiviteacutes de SampE Pour une description plus deacutetailleacutee des responsabiliteacutes des postes Cf les descriptions de postes preacutesenteacutees dans lrsquoAnnexe I
Recruter du personnel de SampE bull 7
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
Inclure une liste des principales tacircches correspondant au poste Ces tacircches devront ecirctre en lien direct avec les activiteacutes les parties prenantes les reacutegions et les programmes concerneacutes Les descriptions de postes de lrsquoAnnexe I donnent aussi des exemples des principales tacircches
Les principales relations de travail comprennent les employeacutes avec lesquels lrsquoemployeacute travaillera le plus dans lrsquoorganisation Elles comprennent aussi les autres organisations et parties prenantes avec lesquelles lrsquoemployeacute sera en liaison et en partenariat Inclure une liste complegravete des principales relations de travail dans la description de poste en preacutecisant qui supervisera lrsquoemployeacute
La description de poste doit preacuteciser les qualifications demandeacutees comme
1 Le plus haut niveau drsquoeacutetudes atteint
1 Les anneacutees drsquoexpeacuterience
1 Les compeacutetences techniques
1 La connaissance des programmes ou logiciels utiliseacutes
1 La connaissance des types de programmes ou des sources de financement pertinents (par ex Titre II PEPFAR plaidoyer eacutedification de la paix)
1 Les compeacutetences personnelles
1 Les connaissances linguistiques
Formation du personnel
de SampE
Le domaine international de
lrsquoassistance et du deacuteveloppement
tente de srsquoappuyer sur de
nombreuses disciplines Les
employeacutes y compris les employeacutes
de SampE peuvent avoir fait
des eacutetudes tregraves diverses qui
les preacuteparent efficacement agrave
travailler pour des organisations
internationales mais il est
important que les employeacutes de
SampE aient une bonne base de
compeacutetences analytiques Ces
compeacutetences doivent comprendre
agrave la fois une bonne aptitude agrave la
reacuteflexion critique et une capaciteacute
agrave analyser de multiples types de
donneacutees
Pour chaque cateacutegorie speacutecifier quelles compeacutetences ou quel niveau de performance sont requis et ce qui est deacutesireacute Faites bien la diffeacuterence entre les caracteacuteristiques requises et celles qui sont preacutefeacutereacutees Par exemple des candidats potentiels pour le niveau 4 doivent avoir de 5 agrave 10 ans drsquoexpeacuterience en SampE mais on preacutefegravere que 2 agrave 3 ans de cette expeacuterience soient dans la reacutegion ou dans le pays ougrave est baseacute le poste LrsquoAnnexe II donne un tableau qui reacutesume un grand nombre des principales caracteacuteristiques deacutesireacutees pour chaque type de poste de SampE
Eacutevaluez le niveau drsquoeacutetudes et le nombre drsquoanneacutees drsquoexpeacuterience rechercheacutes selon le type de poste Dans lrsquoideacuteal les employeacutes de niveau 4 comme ceux de niveau 3 devraient avoir au moins une maicirctrise dans un domaine
Recruter du personnel de SampE bull 8
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
pertinent (comme le deacuteveloppement international la politique internationale lrsquoeacuteconomie agricole la santeacute publique etc) et avoir une expeacuterience en SampE comprenant des responsabiliteacutes de formation et de supervision Les employeacutes de niveau 2 doivent avoir un niveau licence dans un domaine pertinent avoir de 1 agrave 2 ans drsquoexpeacuterience en SampE y compris en formation et en supervision Les employeacutes de niveau 1 doivent avoir un niveau bac et avoir 1 ou 2 ans drsquoexpeacuterience pas neacutecessairement dans le domaine du SampE
Les compeacutetences particuliegraveres requises pour chaque poste seront tireacutees de la liste des besoins et des manques dans les capaciteacutes de SampE En geacuteneacuteral les compeacutetences techniques deacutesirables pour des postes de niveau 4 comme de niveau 3 sont
1 Expeacuterience en conception de programme et en conception de plan de SampE
1 Capaciteacute agrave concevoir des outils des enquecirctes et des eacutevaluations de SampE et drsquoautres activiteacutes de SampE comme des eacutetudes de base des systegravemes de suivi et de surveillance et des eacutevaluations finales
Une familiariteacute avec les principales techniques drsquoeacutechantillonnage
1 Une expeacuterience dans la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees qualitatives
1 Une expeacuterience dans la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees quantitatives
1 Une expeacuterience dans la meacutethode de recherche rurale participative (PRA)
1 Une connaissance des indicateurs standards et du protocole de SampE pour un secteur cleacute comme la santeacute ou la nutrition
1 De bonnes compeacutetences en interpreacutetation de donneacutees en reacutedaction de rapports en preacutesentation et autres aptitudes de communication
Les compeacutetences techniques pour un employeacute de niveau 2 comprendront la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees qualitatives et quantitatives et de bonnes capaciteacutes drsquointerpreacutetation et de reacutedaction de rapports
Les employeacutes de niveau 1 ne doivent pas neacutecessairement avoir une expeacuterience directe des activiteacutes de SampE mais devraient pouvoir montrer une familiariteacute avec les programmes drsquoorganisations non gouvernementales et une bonne capaciteacute agrave apprendre
Le degreacute de connaissance des programmes informatiques variera aussi selon les postes Les employeacutes de niveau 3 et 4 doivent connaitre les applications de Microsoftreg Office (dont Excel et Access) et un programme statistique comme le programme statistique pour les sciences sociales (SPSSreg) qui est geacuteneacuteralement utiliseacute pour lrsquoanalyse de donneacutees Les employeacutes de niveau 2 doivent connaitre la plupart des applications de Microsoftreg Office et les employeacutes de niveau 1 doivent connaicirctre Microsoftreg Word et Excel
Dans la description de poste preacuteciser les types de compeacutetences personnelles deacutesireacutees chez un candidat potentiel Les compeacutetences interpersonnelles
Recruter du personnel de SampE bull 9
Outils et ressources
Exemple de description de poste de niveau 4
Exemple de description de poste de niveau 3
Exemple de description de poste de niveau 2
Tableau de reacutesumeacute de poste
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
geacuteneacuteralement rechercheacutees sont la capaciteacute de motiver le personnel drsquoexcellentes capaciteacutes drsquoorganisation et de planification et la capaciteacute agrave travailler en eacutequipe avec des groupes divers dans un environnement multiculturel Pour les candidats de niveaux 3 et 4 les compeacutetences deacutesireacutees comprendront aussi des capaciteacutes de formation de coaching et de mentoring Bien qursquoil soit difficile de mesurer agrave quel point quelqursquoun est capable de lier des relations solides avec les communauteacutes ou de bien communiquer avec les membres drsquoune eacutequipe si vous incluez des compeacutetences interpersonnelles cela montrera aux candidats quelles sont vos attentes Demandez les reacutefeacuterences du candidat (Cf eacutetape 7) pour juger de ses capaciteacutes interpersonnelles et pour donner des exemples de lrsquoutilisation de ses compeacutetences
Mettez aussi les compeacutetences linguistiques dans la description de poste Le personnel de SampE doit comprendre et parler couramment la langue du pays Cependant les employeacutes des niveaux 1 et 2 doivent parler couramment les langues ou dialectes locaux Les employeacutes du niveau 1 ou 2 ne doivent pas avoir besoin de traduction quand ils travaillent avec les enquecircteurs ou les notables de la communauteacute Dans les pays ougrave il y a de nombreuses langues ou de nombreux dialectes il peut ecirctre difficile de trouver des candidats parlant couramment toutes les langues neacutecessaires Essayez dans ce cas drsquoeacutequilibrer lrsquoeacutequipe de SampE pour que lrsquoeacutequipe dans son ensemble puisse communiquer dans chacune des zones geacuteographiques ougrave opegravere le programme Les capaciteacutes linguistiques sont une compeacutetence importante mais cela ne doit pas ecirctre un facteur deacuteterminant car il est possible drsquooffrir une formation dans ces langues
Preacutesentez aussi au candidat lrsquoenvironnement de travail Dans cette description preacutesentez toutes les responsabiliteacutes de gestion et le temps passeacute en voyages (dans le pays ou agrave lrsquoeacutetranger) Cela aidera agrave reacuteduire le nombre de candidats
Faites circuler le brouillon de description de poste parmi les employeacutes de SampE de la reacutegion et du siegravege et les autres employeacutes concerneacutes pour qursquoils puissent donner leur opinion et leurs suggestions Le cas eacutecheacuteant faites une reacuteunion avec le comiteacute de recrutement pour discuter des principaux eacuteleacutements de la description de poste Cela vaut la peine drsquoy passer un peu plus de temps si neacutecessaire pour ameacuteliorer la description de poste car crsquoest elle qui en fin de compte deacuteterminera le genre de candidatures reccedilues La description de poste peut aussi deacuteterminer la structure de lrsquoeacutequipe de SampE
Recruter du personnel de SampE bull 10
Travaillez avec les
membres du comiteacute
pour preacuteparer
pour le processus
de recrutement un
calendrier reacutealiste qui
prenne en compte
lrsquourgence des besoins
en SampE et les exigences
du travail actuel des
membres du comiteacute
Eacutetape 3 Creacuteer un comiteacute de recrutement et preacuteparer le processus de recrutement
9 Identifier les membres du comiteacute de recrutement
9 Assigner les tacircches aux membres du comiteacute de recrutement
9 Preacuteparer un calendrier pour le processus de recrutement
Le comiteacute de recrutement sera composeacute de trois agrave quatre membres et aura la responsabiliteacute de superviser le processus de recrutement Les membres devront avoir des compeacutetences et expeacuteriences varieacutees dont ils feront beacuteneacuteficier le processus et chacun drsquoentre eux aura la responsabiliteacute de geacuterer certaines eacutetapes Le comiteacute devra comprendre des cadres en plus des employeacutes ayant une expeacuterience technique de SampE (soit des membres de lrsquoeacutequipe de SampE un conseiller en SampE ou un appui du personnel de SampE du siegravege) Quand on recrute pour un poste de niveau 3 le repreacutesentant reacutesident devra participer au comiteacute de recrutement Nommer lrsquoun des membres preacutesident du comiteacute de recrutement Celui-ci a plus de responsabiliteacutes dans lrsquoorganisation du processus de revue et des entretiens et il deacuteterminera comment on va proceacuteder si lrsquoeacutequipe est diviseacutee sur les candidats preacutefeacutereacutes ou sur drsquoautres problegravemes
Une fois que le comiteacute a eacutetudieacute ce module assignez des tacircches speacutecifiques agrave chaque membre du comiteacute Chaque membre devra ecirctre impliqueacute dans le reste du processus mais il est utile drsquoavoir une personne contact pour les tacircches speacutecifiques comme lrsquoannonce pour le poste Travaillez avec les membres du comiteacute pour preacuteparer pour le processus de recrutement un calendrier reacutealiste qui prenne en compte lrsquourgence des besoins en SampE et les exigences du travail actuel des membres du comiteacute
Recruter du personnel de SampE bull 11
Il y a des avantages et
des inconveacutenients divers
pour chacun des niveaux
ougrave lrsquoon publie le poste
Eacutetape 4 Passer une annonce pour le poste
9 Deacuteterminer agrave quel niveau lrsquoannonce devra ecirctre passeacutee
9 Publier un reacutesumeacute de la description de poste
9 Preacuteciser les exigences du poste
Deacuteterminer agrave quel niveau passer une annonce pour le poste On peut passer des annonces au niveau interne et au niveau externe au niveau national ou au niveau international Geacuteneacuteralement les annonce devront ecirctre passeacutees agrave la fois au niveau interne et externe Les annonces pour les postes de niveau 3 et 4 doivent ecirctre passeacutees au niveau international en plus du niveau national et interne Les annonces pour les postes de niveau 1 et 2 sont geacuteneacuteralement passeacutees seulement au niveau national soit au niveau interne soit au niveau externe
On a souvent besoin de longues descriptions de postes pour pouvoir y inclure tous les deacutetails recommandeacutes Dans ce cas reacutedigez une description de poste reacutesumeacutee qui pourra facilement ecirctre publieacutee dans des journaux ou des magazines par exemple Contactez les ressources humaines pour avoir des exemples de reacutesumeacutes de postes Les sites internet peuvent geacuteneacuteralement publier des descriptions de postes complegravetes et il ne faudra donc pas de reacutesumeacute Ce reacutesumeacute devra preacuteciser le niveau minimum drsquoeacutetudes et drsquoexpeacuterience en SampE requis ainsi que les principales compeacutetences techniques et les responsabiliteacutes du poste Inclure les contacts dans lrsquoannonce pour que les personnes inteacuteresseacutees puissent contacter lrsquoorganisation et demander une description de poste complegravete
Il y a des avantages et des inconveacutenients divers pour chacun des niveaux ougrave lrsquoon passe lrsquoannonce pour le poste Si crsquoest au niveau interne cela limite la
Recruter du personnel de SampE bull 12
Comme cela a eacuteteacute dit plus
haut les annonces pour
des postes devront ecirctre passeacutees
au niveau interne comme au
niveau externe pour attirer des
candidatures varieacutees et eacutequilibreacutees
de maniegravere juste et eacutequitable Si on
nrsquoutilise que la publication interne
donner et documenter la raison
justifiant cette deacutecision car cela
peut precircter agrave controverse pour les
candidats externes Par exemple
certaines organisations ont deacutecideacute
de passer des annonces et de
recruter agrave lrsquointerne pour les postes
de reacuteponse agrave lrsquourgence parce que
la personne doit ecirctre recruteacutee
rapidement et que ce type de
postes est agrave court terme
Eacutetape 4 Passer une annonce pour le poste
recherche agrave des candidats qui connaissent lrsquoorganisation et qui ont montreacute des capaciteacutes professionnelles dans lrsquoenvironnement de lrsquoorganisation Les collegravegues peuvent donner des reacutefeacuterences pour les qualifications et les compeacutetences personnelles de chaque candidat Mais en limitant la recherche agrave des candidats internes on exclue tous les candidats possibles qui ne sont pas actuellement employeacutes par lrsquoorganisation y compris certains qui pourraient ecirctre plus qualifieacutes pour le poste que le personnel actuel Passer lrsquoannonce au niveau externe augmente de faccedilon significative le nombre de candidats et peut ecirctre utile pour apporter de nouvelles perspectives agrave lrsquoorganisation
Pour passer une annonce agrave lrsquointerne contactez drsquoabord le deacutepartement des ressources humaines Il vous demandera un ensemble standard drsquoinformations et srsquoassurera que lrsquoannonce circule dans toute lrsquoorganisation Deacutecidez srsquoil faut faire circuler lrsquoannonce agrave lrsquointeacuterieur du bureau national dans les bureaux nationaux de la reacutegion ou au niveau mondial dans tous les bureaux nationaux et au siegravege
Si lrsquoon passe une annonce agrave lrsquoexterne lrsquoensemble des candidatures peut ecirctre limiteacute agrave des candidats nationaux ou eacutelargi pour inclure des candidats internationaux Une annonce nationale agrave lrsquoexterne devra inclure tous les journaux du pays et les organisations et universiteacutes pertinentes Envoyer des annonces agrave chaque journal en utilisant le format habituel du journal De plus faites circuler lrsquoannonce dans les organisations partenaires et les universiteacutes locales Contactez chaque organisation et chaque eacutecole pour demander si elle preacutefegravere qursquoon utilise un e-mail un bulletin ou autre publication ou qursquoon passe par le centre professionnel srsquoil existe
Si lrsquoon passe lrsquoannonce pour le poste au niveau international il y a de nombreuses options Commencez par contacter le deacutepartement des ressources humaines de votre organisation De nombreuses organisations mettent des annonces pour des postes sur leurs sites Internet
Consideacuterez les avantages et les inconveacutenients de passer des
annonces au niveau international En passant des annonces
au niveau international on augmente le nombre de candidatures et on
augmente peut-ecirctre les chances de trouver les candidats les plus qualifieacutes
Mais crsquoest plus compliqueacute et potentiellement plus coucircteux drsquoorganiser
des entretiens pour des candidats venant de lrsquoeacutetranger Reacutefleacutechissez pour
deacutecider si les candidats viendront de lrsquoeacutetranger aux frais de votre compagnie
srsquoils peuvent ecirctre intervieweacutes localement par des collegravegues bien preacutepareacutes
ou si des entretiens par teacuteleacutephone suffiront De plus quand on recrute au
niveau international cela peut impliquer des frais de deacutemeacutenagement et
drsquoinstallation qui doivent ecirctre inclus dans le budget Cela est aussi valable
quand on passe lrsquoannonce agrave lrsquointerne au niveau international
Recruter du personnel de SampE bull 13
Outils et ressources
Listes de diffusion pour passer des annonces
Eacutetape 4 Passer une annonce pour le posten
Il y a de nombreuses autres possibiliteacutes pour offrir des postes au niveau international par exemple par lrsquointermeacutediaire drsquoassociations drsquoeacutevaluation Voyez srsquoil y a un moyen de faire une liste des annonces agrave lrsquointeacuterieur de votre organisation par des listes de diffusion ou des bulletins Contactez votre deacutepartement des ressources humaines pour trouver une liste actualiseacutee des possibiliteacutes LrsquoAnnexe III contient une liste de ces possibiliteacutes et des listes de diffusion de postes
Preacuteciser clairement degraves le deacutebut de lrsquoannonce pour le poste ce qui est requis des candidats En geacuteneacuteral les candidatures doivent comprendre une lettre de motivation un CV et des reacutefeacuterences Pour des postes de niveau 2 3 et 4 il est recommandeacute de demander drsquoinclure un exemple de document reacutedigeacute par le candidat
Faire savoir aux candidats comment ils peuvent soumettre leur candidature Les e-mails sont sans doute la meacutethode la plus simple Mais les courriers sont geacuteneacuteralement aussi accepteacutes Pour eacuteviter de recevoir drsquoinnombrables coups de teacuteleacutephone il vaut mieux eacuteviter de mettre un numeacutero de teacuteleacutephone et preacuteciser que les appels teacuteleacutephoniques en lien avec le poste ne sont pas accepteacutes
Dans lrsquoannonce pour le poste donner aussi la date limite de deacutepocirct des candidatures Si crsquoest possible du point de vue du temps acceptez les candidatures pendant un mois apregraves la date de passage de lrsquoannonce Pour suivre le protocole eacutecrivez que lrsquoorganisation nrsquoest pas obligeacutee de recruter lrsquoun des candidats si elle deacutecide qursquoaucun drsquoeux ne convient pour le poste proposeacute
Il peut ecirctre utile drsquoafficher toutes les candidatures sur un site
partageacute comme un dossier sur le serveur du reacuteseau qui puisse ecirctre
facilement accessible agrave tout moment au comiteacute de recrutement Assurezshy
vous que ce dossier nrsquoest accessible qursquoau comiteacute de recrutement pour
proteacuteger la confidentialiteacute des candidats
Recruter du personnel de SampE bull 14
Le comiteacute de
recrutement devra
preacuteparer une liste de
critegraveres qui seront
utiliseacutes pour juger de
la qualification drsquoun
candidat
Eacutetape 5 Trier retenir les candidatures et preacuteseacutelectionner les candidats
9 Eacutetudier toutes les candidatures
9 Trier les candidats sur la base de leur qualification
9 Preacuteparer la liste des candidats qui passeront un entretien
9 Preacuteseacutelectionner les candidats
Eacutetudiez toutes les candidatures quel que soit le nombre reccedilu Le comiteacute de recrutement devra preacuteparer une liste de critegraveres qui seront utiliseacutes pour juger de la qualification drsquoun candidat Ces critegraveres seront baseacutes sur le nombre drsquoanneacutees drsquoexpeacuterience demandeacute les eacutetudes faites et les compeacutetences techniques correspondant agrave la description de poste Sur la base drsquoune premiegravere lecture des eacutetudes et de lrsquoexpeacuterience des candidats le comiteacute les triera en trois groupes
Groupe 1 candidats non qualifieacutes pour le poste
Groupe 2 candidats qui remplissent certaines des qualifications et demandes minimales mais pas toutes
Groupe 3 candidats qui remplissent toutes les qualifications demandeacutees ou deacutepassent ce niveau
Ce premier tri des candidats en trois groupes devrait ecirctre relativement facile Par contre il faudra plus de temps et drsquoattention pour classer les candidats selon qursquoils sont plus ou moins qualifieacutes
Envoyez aux candidats du groupe 1 ceux qui ne remplissent pas les qualifications minimales un bref accuseacute de reacuteception en les remerciant de leur inteacuterecirct et en leur faisant savoir qursquoils ne seront plus contacteacutes pour ce poste Le mieux est de reacutediger une reacuteponse standard qui pourra ecirctre envoyeacutee par e-mail ou par courrier selon ce que le candidat aura donneacute comme
On doit respecter les
regravegles habituelles de la
courtoisie pendant tout
le processus de recrutement
Il est important de reacutepondre
agrave tous les candidats que leur
candidature soit inteacuteressante
ou pas Si lrsquoon srsquointeacuteresse agrave un
candidat lrsquoinformer des progregraves
ou des retards du processus
de recrutement Si lrsquoon tient
les candidats au courant cela
permettra drsquoavoir une meilleure
communication avec eux dans les
deux sens et cela montrera que
la communication agrave lrsquointeacuterieur de
lrsquoorganisation est bonne
Recruter du personnel de SampE bull 15
Eacutetape 5 Trier retenir les candidatures et preacuteseacutelectionner les candidats
Outils et ressources
Tableau pour retenir des candidatures
Questions pour preacuteseacutelectionner des candidats
adresse Si vous pensez que ces candidats pourraient ecirctre inteacuteressants une autre fois pour un autre poste gardez leur candidature dans vos dossiers
Les candidats du groupe 2 qui remplissent une bonne partie des demandes de niveau drsquoeacutetude et drsquoexpeacuterience mais qui nrsquoont peut-ecirctre pas toutes les compeacutetences techniques demandeacutees devront ecirctre conserveacutes au cas ougrave aucun des candidats du groupe 3 ne conviendrait parfaitement pour le poste Envoyez un accuseacute de reacuteception aux candidats du groupe 2 mais attendez que les candidatures du groupe 3 aient eacuteteacute eacutetudieacutees ou mecircme jusqursquoagrave ce qursquoun candidat ait eacuteteacute recruteacute avant de leur envoyer la lettre standard de reacuteponse pour leur faire savoir qursquoon a recruteacute quelqursquoun pour le poste et pour les remercier de leur inteacuterecirct Ces candidats pourront peut-ecirctre ecirctre inteacuteresseacutes par drsquoautres postes dans lrsquoorganisation
Pour lrsquoinstant ce sont les candidats du groupe 3 qui sont les plus inteacuteressants Ils ont ce qui est demandeacute comme diplocircmes expeacuterience et expertise technique et ont montreacute par leur lettre drsquointroduction et leur curriculum vitae (CV) qursquoils seraient de bons candidats pour ce poste Maintenant le comiteacute de recrutement devra eacutetudier toutes les candidatures du groupe 3 et seacutelectionner trois ou quatre excellents candidats qui seront contacteacutes pour un entretien
Demandez aux membres de lrsquoeacutequipe de lire les candidatures et lrsquoexemple de document reacutedigeacute par le candidat Ceci permettra de trouver dans le groupe les candidats qui srsquoexpriment le mieux et qui ont le plus drsquoexpeacuterience Chaque eacutevaluateur classera les candidats selon des critegraveres preacuteeacutetablis sur toute une gamme de qualifications de compeacutetences de capaciteacutes de reacutedacteur agrave lrsquoexpeacuterience en gestion et aux connaissances informatiques Creacuteez un tableau dans lequel les eacutevaluateurs noteront si un candidat est bon moyen ou faible pour chaque critegravere LrsquoAnnexe IV donne un exemple de ce tableau
Si plus de quatre candidats ont des qualifications eacutequivalentes et sont aussi inteacuteressants cela vaut la peine drsquoavoir un entretien avec tous les candidats Mais cela nrsquoarrive pas tregraves souvent et se limiter agrave trois ou quatre entretiens est
Recruter du personnel de SampE bull 16
Si on ne trouve pas
de bon candidat
envisagez de remettre
le recrutement agrave plus tard et
de passer une nouvelle annonce
plus tard dans deux ou quatre
mois par exemple Crsquoest un
engagement important que de
recruter un nouvel employeacute et il
vaut mieux attendre jusqursquoagrave ce
qursquoon puisse choisir un candidat
avec confiance Appuyez-vous sur
le personnel de SampE de la reacutegion
et du siegravege de votre organisation
et sur des consultants techniques
externes jusqursquoagrave ce qursquoon trouve
un meilleur candidat
Eacutetape 5 Trier retenir les candidatures et preacuteseacutelectionner les candidats
geacuteneacuteralement suffisant et plus eacuteconomique
Faites un premier tri parmi les candidats preacuteseacutelectionneacutes en leur teacuteleacutephonant pour veacuterifier si le salaire qursquoils demandent correspond au budget et si le poste les inteacuteresse eacutetant donneacute lrsquoendroit ougrave il est baseacute et les deacuteplacements neacutecessaires Confirmez aussi si les candidats seront disponibles agrave la date de deacutemarrage du poste ou aux environs de cette date Cela eacutevite de recevoir des candidats qui nrsquoaccepteront probablement pas le poste agrave cause du salaire ou si crsquoest un poste difficile LrsquoAnnexe V donne une liste de questions qursquoil est inteacuteressant de poser pour le premier tri des candidatsApregraves ce premier contact teacuteleacutephonique preacutevoyez des entretiens drsquoembauche avec chacun des candidats du haut de la liste Si les trois ou quatre premiers entretiens ne sont pas satisfaisants revenez aux autres candidats du groupe 3 ou mecircme du groupe 2 pour trouver drsquoautres candidats potentiels pour des entretiens
Apregraves ce premier contact teacuteleacutephonique preacutevoyez des entretiens drsquoembauche avec chacun des candidats du haut de la liste Si les trois ou quatre premiers entretiens ne sont pas satisfaisants revenez aux autres candidats du groupe 3 ou mecircme du groupe 2 pour trouver drsquoautres candidats potentiels pour des entretiens
Recruter du personnel de SampE bull 17
Il est important de poser
des questions ouvertes
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
9 Choisir les questions pour les entretiens drsquoembauche
9 Faire les entretiens drsquoembauche
9 Noter chaque candidat sur la base de critegraveres standards
9 Discuter des notes et des reacutesultats
Organisez une reacuteunion du comiteacute de recrutement afin de choisir les questions pour les entretiens drsquoembauche et de deacutecider srsquoil faut ou non avoir des discussions techniques sur le SampE ou des tests Les reacuteunions pour preacuteparer les entretiens et les entretiens eux-mecircmes peuvent se faire sous forme de teacuteleacuteconfeacuterences srsquoil nrsquoest pas possible du point de vue logistique ou financier de reacuteunir le comiteacute de recrutement et les candidats dans un point central Ce module se concentre sur des questions speacutecifiques au SampE qui devront ecirctre incluses dans lrsquoentretien En plus des questions speacutecifiques au SampE lrsquoeacutequipe devra aussi inclure des questions standards pour les entretiens drsquoembauche sur la capaciteacute du candidat agrave travailler en eacutetant presseacute par le temps ses compeacutetences en reacutesolution de problegravemes ou toute autre caracteacuteristique que lrsquoeacutequipe considegravere comme importantes pour les postes
Le comiteacute de recrutement deacutecide de la structure des entretiens Il faudra consacrer le mecircme temps agrave chaque entretien La dureacutee de lrsquoentretien peut varier selon le niveau du poste mais en geacuteneacuteral elle est de 30 agrave 90 minutes Maintenant le comiteacute doit aussi deacutefinir le rocircle respectif de chaque membre dans le processus Chaque membre de lrsquoeacutequipe doit avoir plusieurs questions agrave poser pendant lrsquoentretien lui-mecircme Si lrsquoon assigne des questions agrave chaque recruteur et qursquoon fixe un ordre pour poser ces questions cela permet de mieux structurer lrsquoentretien et de faire sentir agrave lrsquoeacutequipe que tous participent
Les questions de lrsquoentretien doivent ecirctre adapteacutees agrave chaque poste et au contexte du bureau national LrsquoAnnexe VI contient une liste de suggestions de questions pour les postes de niveau 3 et 4 Geacuteneacuteralement il est important
Recruter du personnel de SampE bull 18
Faire des entretiens
est un processus long
qui peut ecirctre fatiguant srsquoil y a
beaucoup drsquoentretiens Preacutevoyez
suffisamment de pauses dans le
calendrier des entretiens pour que
chaque candidat soit reccedilu par le
comiteacute avec autant drsquoattention et
drsquointeacuterecirct
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
de poser des questions ouvertes Si on a besoin de plus drsquoexplications ou de deacutetails pour une question posez une question compleacutementaire comme Pouvez-vous donner des deacutetails Comment avez-vous fait cela ou Je serais inteacuteresseacute drsquoentendre ce qui vous a fait prendre cette deacutecision LrsquoAnnexe VII contient des informations sur le protocole geacuteneacuteral drsquoentretien drsquoembauche
Lagrave encore lrsquoideacuteal est drsquoavoir dans le comiteacute de recrutement des personnes ayant une expeacuterience du SampE car ce sont elles qui seront le plus agrave mecircme de discuter de leurs reacuteponses avec les candidats et de voir agrave quel point chaque reacuteponse est approprieacutee Srsquoil nrsquoest pas possible drsquoavoir des employeacutes ayant une expeacuterience de SampE voyez srsquoil est possible de faire participer un speacutecialiste technique reacutegional de SampE aux entretiens Il serait peut-ecirctre possible de faire coiumlncider une visite drsquoassistance technique preacutevue avec le calendrier des entretiens Sinon le speacutecialiste technique de SampE pourrait faire des entretiens seacutepareacutes au teacuteleacutephone avec les candidats Cela vaut la peine de consacrer des ressources suppleacutementaires pour pouvoir beacuteneacuteficier de son opinion quand on recrute pour des postes de niveau 3 ou 4
Preacutevoyez plusieurs discussions et tests techniques dans le processus drsquoentretiens quand vous recrutez des employeacutes de niveaux 3 et 4 Les discussions et tests devraient comprendre de maniegravere non limitative la conception de systegravemes et drsquoactiviteacutes de SampE et lrsquoanalyse de donneacutees Dans ces discussions les questions poseacutees par les candidats peuvent ecirctre aussi inteacuteressantes sinon plus que les reacuteponses qursquoils donnent Les candidats nrsquoauront pas beaucoup de connaissances des projets discuteacutes Il leur sera difficile de donner de bonnes recommandations ou de reacuteviser les outils ou les plans de SampE Cependant des candidats qualifieacutes devraient poser des questions cleacutes pour mieux comprendre et trouver les points agrave discuter avec les membres de lrsquoeacutequipe
Tout le mateacuteriel comme les donneacutees agrave utiliser durant
lrsquoentretien devra ecirctre fourni aux candidats bien agrave lrsquoavance pour
leur permettre de se familiariser avec ce mateacuteriel
Pour deacuteterminer quelles sont les compeacutetences drsquoun candidat en conception de SampE vous pouvez lui demander de discuter drsquoun exemple drsquooutil de planification de SampE LrsquoAnnexe VIII donne un cadre des reacutesultats tireacute du programme du CRS de reconstruction apregraves le tsunami agrave Banda Aceh Ce cadre des reacutesultats donne des thegravemes pour chaque objectif strateacutegique et pour chaque reacutesultat intermeacutediaire Mais les quatre objectifs strateacutegiques et les huit reacutesultats intermeacutediaires nrsquoont pas eacuteteacute preacuteciseacutes LrsquoAnnexe VIII a eacuteteacute fournie pour servir drsquoexemple pour illustrer cet exercice Ce cadre des reacutesultats peut ecirctre utiliseacute lors de lrsquoentretien ou vous pouvez utiliser un outil de planification du SampE tireacute drsquoun de vos projets Dans ce dernier cas cela megravenera
Recruter du personnel de SampE bull 19
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
agrave une discussion plus pertinente pour votre bureau national et vous pourrez aussi avoir avec le candidat une discussion plus deacutetailleacutee sur la strateacutegie et le contexte du projet
De plus un tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT) peut ecirctre inclus pour que les candidats lrsquoeacutetudient et en discutent Les points que soulegravevent les candidats leurs suggestions et leurs preacuteoccupations sont utiles pour lrsquoeacutevaluation LrsquoAnnexe IX comprend un exemple drsquoIPTT et les points de discussion qui y correspondent
Pour tester les compeacutetences en analyse de donneacutees de candidats des niveaux 3 et 4 demandez agrave chaque candidat drsquoanalyser un ensemble de donneacutees reacuteel venant drsquoun bureau national Le candidat devra faire cette analyse avec le programme statistique que vous choisirez ou avec celui qui est le plus geacuteneacuteralement utiliseacute dans votre bureau Si cela est fait dans le cadre de lrsquoentretien fournissez les donneacutees avant lrsquoentretien pour que le candidat puisse se familiariser agrave lrsquoavance avec leur structure Ajoutez aux donneacutees des questions auxquelles le candidat devra reacutepondre et demandez au candidat de faire lrsquoanalyse apregraves lrsquoentretien Ces questions devront ecirctre en lien direct avec les activiteacutes typiques de SampE dans votre bureau national On pourra deacuteterminer le niveau de compeacutetences de chaque candidat en posant des questions ayant des niveaux varieacutes de sophistication technique Si les questions sont trop basiques on ne pourra pas tester les capaciteacutes de chaque candidat pour des analyses drsquoun niveau plus eacuteleveacute De mecircme si on pose seulement des questions trop complexes on ne pourra pas eacutevaluer les compeacutetences plus basiques du candidat Si dans le bureau national il nrsquoy a pas drsquoexpert en SampE demandez agrave un employeacute de niveau 4 de lrsquoorganisation drsquoaider agrave concevoir ce test et agrave formuler des questions drsquoanalyse des donneacutees
Pour avoir une impression plus large des capaciteacutes en SampE du candidat il pourra ecirctre utile drsquoinclure une discussion sur des questions actuelles de SampE ou de lui poser un dilemme de SampE au candidat Cela pourra porter sur la conception drsquoune eacutetude des donneacutees de base la revue drsquoun brouillon de questionnaire lrsquointerpreacutetation de reacutesultats ambigus des donneacutees ou une question eacutethique en lien avec la conception du SampE Demandez la contribution de cadres du SampE pour concevoir des exercices sur Excel ou SPSS ou drsquoautres exercices techniques baseacutes sur des points particuliers des programmes Consultez le personnel de la reacutegion ou du siegravege en particulier pour
Il peut ecirctre inteacuteressant de noter
quelles questions ont
bien marcheacute pendant
lrsquoentretien et quelles
questions nrsquoont pas eacuteteacute aussi
utiles agrave votre eacutequipe Partagez
ce feedback et ces reacuteflexions
avec les autres bureaux de pays
et avec le siegravege pour qursquoil soit
possible de reacuteviser et drsquoameacuteliorer
continuellement les techniques
drsquoentretiens drsquoembauche
Recruter du personnel de SampE bull 20
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
leur demander des exemples drsquoexercices qui ont bien marcheacute dans le passeacute Partagez les exercices techniques que vous aurez conccedilus et les reacuteactions agrave ces exercices avec drsquoautres employeacutes de SampE de lrsquoagence pour qursquoils puissent profiter de cette expeacuterience
Une fois que lrsquoeacutequipe a seacutelectionneacute les questions les points de discussion technique et les exercices qui seront inclus dans lrsquoentretien compilez un dossier drsquoentretien pour chaque membre de lrsquoeacutequipe Ce dossier devra comprendre pour chaque candidat son CV sa lettre de motivation et lrsquoexemple de document qursquoil a reacutedigeacute plus la liste de questions pour lrsquoentretien et drsquoautres exemples et mateacuteriels qui seront utiliseacutes pendant les discussions techniques Fournissez ce dossier agrave chaque membre de lrsquoeacutequipe bien avant lrsquoentretien pour que chacun drsquoentre eux se familiarise avec le mateacuteriel et soit plus agrave lrsquoaise pour travailler durant lrsquoentretien
Incluez dans le dossier drsquoentretien une feuille de notation sur laquelle les membres de lrsquoeacutequipe pourront noter chaque candidat pendant lrsquoentretien Deacuteterminez les critegraveres qui seront les plus importants dans le cadre de lrsquoentretien LrsquoAnnexe X propose un exemple de feuille de notation pour un entretien Demandez agrave chaque eacutevaluateur de mettre une note de 1 agrave 5 pour chaque critegravere 5 eacutetant la meilleure note Preacutevoyez un espace pour eacutecrire des commentaires pendant lrsquoentretien
Structurez lrsquoentretien autour de quatre eacuteleacutements principaux lrsquointroduction les questions la reacuteflexion et la conclusion1 Durant lrsquointroduction
Preacutesentez chaque membre du comiteacute de recrutement
Creacuteez une ambiance deacutetendue
Expliquez en quoi va consister lrsquoentretien les domaines sur lesquels porteront probablement les questions et eacuteventuellement les discussions techniques pour les postes de niveau 3 et 4 et la dureacutee preacutevue de lrsquoentretien
Demandez aux candidats de reacutepondre en donnant beaucoup de deacutetails
Preacutesentez un reacutesumeacute de la description de poste
Preacutecisez la formation et lrsquoexpeacuterience du candidat
Durant la partie questions de lrsquoentretien il faut poser toutes les questions de lrsquoentretien Assurez-vous que les questions sont ouvertes Eacutecoutez attentivement les reacuteponses du candidat et faites preacuteciser eacuteventuellement les reacuteponses ou discutez plus agrave fond de ces reacuteponses
1 La description de ces quatre eacuteleacutements de lrsquoentretien est reacutesumeacutee de Contemporary Management Practices Workshop Staff Selection and Employment Law Participant Manual de Robert A Jud et Associeacutes
Recruter du personnel de SampE bull 21
Outils et ressources
Questions drsquoentretien pour les niveaux 3 et 4
Protocole drsquoentretien
Exemple de cadre des reacutesultats
Exemple drsquoIPTT
Tableau pour la notation des entretiens
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
Durant la partie reacuteflexion reacutesumez les principales choses dites par le candidat pour veacuterifier que celui-ci pense que ses reacuteponses ont eacuteteacute bien comprises Posez aussi drsquoeacuteventuelles questions non couvertes durant lrsquoentretien et des questions compleacutementaires baseacutees sur les reacuteponses du candidat
La conclusion est une occasion pour le candidat de donner drsquoautres informations ou de poser des questions Lrsquoentretien permet au candidat de voir srsquoil est agrave lrsquoaise avec le mandat et la culture de lrsquoorganisation il est donc important de preacutevoir du temps pour que chaque candidat puisse poser ces questions Pendant la clocircture informez aussi le candidat des prochaines eacutetapes du processus de recrutement Que lrsquoentretien se soit ou non bien passeacute concluez-le sur une note positive et remerciez le candidat pour le temps qursquoil vous a consacreacute Passez le cas eacutecheacuteant aux tests ou aux discussions techniques
Une fois que les entretiens sont termineacutes lrsquoeacutequipe de recrutement utilisera les feuilles de notation comme base pour discuter de chaque candidat et pour seacutelectionner son candidat preacutefeacutereacute pour le poste Demandez agrave chaque membre de lrsquoeacutequipe drsquoeacutetudier les exemples de documents eacutecrits par les candidats pour voir quel est le niveau de reacuteflexion critique le style drsquoeacutecriture et la coheacuterence de lrsquoensemble du rapport Deacutefinir le rocircle de chaque candidat dans lrsquoactiviteacute deacutecrite dans le document pour bien voir srsquoil srsquoagit drsquoun travail individuel ou drsquoun travail drsquoeacutequipe Discutez de toutes vos reacuteflexions et commentaires sur la qualiteacute des reacuteponses le comportement du candidat durant lrsquoentretien ndash eacutetait-il agrave lrsquoaise ou non ndash et drsquoautres signes plus subtils qui montrent les caracteacuteristiques plus personnelles du candidat
Eacutetudiez les notes de chaque candidat et discutez des diffeacuterences entre les faccedilons de noter des diffeacuterents membres de lrsquoeacutequipe Il est probable qursquoil y aura un candidat preacutefeacutereacute Maintenant deacuteterminez qui est le deuxiegraveme choix au cas ougrave le premier choix pour une raison ou une autre nrsquoaccepterait pas le poste
Recruter du personnel de SampE bull 22
Le deacutepartement des
ressources humaines
enverra au candidat une
lettre drsquooffre drsquoemploi
qui preacutecise le salaire
correspondant au poste
tous les avantages
sociaux qui stipule la
longueur du contrat (le
cas eacutecheacuteant) et la date de
deacutebut
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
9 Veacuterifier les reacutefeacuterences du candidat
9 Faciliter la preacuteparation du contrat
9 Fournir une orientation et une formation
Avant drsquooffrir le poste au candidat veacuterifiez ses reacutefeacuterences Agrave ce niveau ne veacuterifiez que les reacutefeacuterences du premier candidat seacutelectionneacute Appelez chaque personne de reacutefeacuterence et posez-lui une liste de questions standards sur le travail technique du candidat ses compeacutetences personnelles et drsquoautres points forts ou faiblesses que le comiteacute de recrutement pense inteacuteressantes Il peut ecirctre inteacuteressant de donner agrave lrsquoavance agrave ces personnes de reacutefeacuterences une liste des sujets qui seront abordeacutes pour qursquoelles puissent se preacuteparer Les conversations avec ces personnes sont souvent une bonne occasion de deacutecouvrir des compeacutetences qui sont souvent difficiles agrave mesurer pendant lrsquoentretien LrsquoAnnexe XI comprend une liste de questions geacuteneacuteralement poseacutees pour les postes de niveau 3 et 4 Si les personnes de reacutefeacuterences donnent un feedback positif et que le comiteacute de recrutement a confiance dans son choix contactez le deacutepartement des ressources humaines pou qursquoil puisse offrir le poste au candidat
Si les personnes de reacutefeacuterences vous donnent une mauvaise impression du candidat et que cela vous fait reconsideacuterer votre choix faites une nouvelle reacuteunion du comiteacute de recrutement pou voir ce qui doit ecirctre fait Si le comiteacute est drsquoaccord veacuterifiez les reacutefeacuterences du candidat qui eacutetait arriveacute en second Si ces reacutefeacuterences sont positives passez agrave la phase suivante et contactez le deacutepartement des ressources humaines
Le deacutepartement des ressources humaines enverra au candidat une lettre
Recruter du personnel de SampE bull 23
La reacutefeacuterence peut vous
donner une impression
neacutegative drsquoun candidat par ce
qursquoil dit et surtout par ce qursquoil ne
dit pas Les reacutefeacuterences peuvent
se sentir obligeacutes de ne donner
que des informations positives
(ou peuvent ecirctre limiteacutes pour ce
qursquoils peuvent dire par la crainte
drsquoimplications leacutegales) et ils
peuvent omettre des informations
sur les faiblesses potentielles Posez
des questions directes et essayez
de juger du style de la reacutefeacuterence
Eacutecoutez attentivement chaque
reacuteponse et posez des questions
compleacutementaires
Outils et ressources
Questions pour les personnes de reacutefeacuterences
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
drsquooffre drsquoemploi qui preacutecise le salaire correspondant au poste tous les avantages sociaux qui stipule la longueur du contrat (le cas eacutecheacuteant) et la date de deacutebut Une fois que le candidat a accepteacute le poste informez les autres candidats qursquoune personne a eacuteteacute recruteacutee pour le poste et remerciez-les pour leur inteacuterecirct et leur temps
Si le candidat nrsquoaccepte pas le poste faites une reacuteunion avec le comiteacute de recrutement pour seacutelectionner le choix suivant Puis veacuterifiez les reacutefeacuterences de ce candidat Reacutepeacutetez ce processus jusqursquoagrave ce que le candidat preacutefeacutereacute accepte le poste
Le deacutepartement des ressources humaines facilitera le processus de reacutedaction du contrat Faites un suivi aupregraves du personnel des ressources humaines pour veacuterifier que la preacuteparation du contrat se passe bien Informez le candidat des eacuteventuels retards dans la reacutedaction du contrat
Une fois que le candidat a signeacute le contrat votre recrutement est termineacute
Une fois que le candidat est embaucheacute la prochaine eacutetape est de srsquoassurer que le nouvel employeacute reccediloive tout lrsquoappui neacutecessaire durant son orientation Dans lrsquoideacuteal le personnel des ressources humaines fournit un mateacuteriel standard drsquoorientation qui aidera le nouvel employeacute agrave deacutecouvrir le programme et le travail de lrsquoorganisation Mettre dans le dossier drsquoorientation les documents et directives standard de votre organisation pour le SampE comme les manuels de SampE et les eacutetudes reacutecentes Il ne srsquoagit pas de donner au candidat toutes les informations existantes mais de choisir de maniegravere strateacutegique des documents cleacutes qui lui donneront une base lui permettant de mieux srsquoimpliquer dans les reacuteunions et les autres aspects du processus drsquoorientation Il faut preacutevoir dans lrsquoorientation un moment pour que le nouvel employeacute passe une journeacutee ou une demi-journeacutee avec des employeacutes de chaque secteur Le nouvel employeacute de SampE doit se familiariser avec la programmation de chaque secteur et deacutevelopper de bonnes relations de travail avec les principaux employeacutes de chaque secteur
Impliquez le nouvel employeacute dans toutes les reacuteunions durant ses premiegraveres semaines Les reacuteunions seront pour lui une bonne occasion drsquoen apprendre plus sur les questions professionnelles actuelles et de rencontrer les employeacutes Si possible faites participer le nouvel employeacute au cours de ces premiegraveres semaines agrave une activiteacute de SampE la planification la collecte ou lrsquoanalyse de donneacutees Une orientation pratique est souvent tregraves efficace et aide le nouvel employeacute agrave geacuterer lrsquoeacutenorme quantiteacute de nouvelles choses agrave assimiler dans un nouveau poste
Pendant lrsquoorientation donnez au nouvel employeacute des occasions de rencontrer
Recruter du personnel de SampE bull 24
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
des organisations partenaires et de visiter des communauteacutes participantes et des sites de projet Apregraves les deux premiegraveres semaines de travail prenez le temps de passer voir srsquoil srsquoadapte bien Profitez de ce moment pour reacutepondre aux questions qursquoil peut avoir et pour demander ses premiegraveres impressions et ideacutees sur la structure de lrsquoeacutequipe de SampE et sur les activiteacutes
Bonne chance pour le recrutement
Recruter du personnel de SampE bull 25
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
Catholic Relief Services Reacutegion EuropeMoyen Orient
Description de Poste Titre du poste Conseiller reacutegional en suivi et eacutevaluation (MERA) Deacutepartement Reacutegion EuropeMoyen Orient Groupe de fonction Uniteacute drsquoassurance de la qualiteacutesuivi et eacutevaluation Niveau reacutegional de reacutemuneacuteration 1
Rayon geacuteographique Pays drsquoEurope du Moyen Orient et drsquoAfrique du Nord Lieu Pays de reacutesidence dans la reacutegion ougrave il y a un bureau de CRS Rattachement hieacuterarchique Directeur de lrsquoassurance de qualiteacute Responsabiliteacutes de supervision Responsables de SampE de la sous-reacutegion supervision des consultants le cas eacutecheacuteant
Contextehistorique Dans la reacutegion EuropeMoyen Orient (EME) CRS entreprend une transition dans les programmes et la gestion pour refleacuteter les changements de situation dans une reacutegion tregraves diverse Depuis agrave peu pregraves un an CRSEME a commenceacute agrave utiliser une approche plus strateacutegique de la conception du suivi et de lrsquoeacutevaluation des projets programmes Dans cette optique des documents reacutegionaux de gestion de la connaissance et de lrsquoapprentissage preacutesentant les reacutealisations preacutevues pour les cinq prochaines anneacutees ont eacuteteacute eacutelaboreacutes pour guider et focaliser les travaux et les deacuteveloppements agrave venir dans ce domaine En outre on porte une attention plus soutenue agrave la conception et agrave la mise en œuvre de systegravemes et drsquooutils reacutegionaux de SampE afin de controcircles la progression et les processus visant agrave la reacutealisation des objectifs strateacutegiques Le MERA dirigera ces travaux dans la reacutegion CRSEME pour contribuer agrave ces objectifs reacutegionaux
CRSEME veut eacutetablir et mettre en œuvre des systegravemes de SampE qui permettront une ameacutelioration de la gestion interne de la performance des programmesprojets et de la prise de deacutecisions baseacutees sur les faits et sur les donneacutees De plus CRSEME veut ameacuteliorer sa capaciteacute agrave concevoir et agrave mettre en œuvre des systegravemes pertinents et significatifs de SampE dans le cadre des documents de projets pour les bailleurs de fonds afin de pouvoir montrer des reacutesultats aux bailleurs de fonds et devenir ainsi plus compeacutetitifs Dans ce contexte le MERA fournira un appui technique agrave la reacutegion EuropeMoyen Orient de CRS pour tout ce qui concerne le SampE Il deacuteveloppera les capaciteacutes dans la reacutegion en identifiant et en appuyant la mise en œuvre de systegravemes de SampE efficaces eacuteconomiques et significatifs et fera avancer la reacutegion vers une approche de SampE plus strateacutegique
Objectif du poste Lrsquoobjectif de ce poste est drsquoaugmenter la capaciteacute technique en SampE et de permettre la qualiteacute technique des activiteacutes de SampE dans la reacutegion La fonction principale de Conseiller reacutegional en suivi et eacutevaluation (MERA) est double
Recruter du personnel de SampE bull 26
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
1 Geacuterer lrsquouniteacute reacutegionale de SampE composeacutee de deux responsables sous-reacutegionaux de SampE agrave plein temps
1 Deacutevelopper les capaciteacutes reacutegionales en suivi et eacutevaluation en guidant appuyant et dirigeant la conception et la mise en œuvre de systegravemes et proceacutedures de SampE qui soient approprieacutees efficaces et eacuteconomiques
Eacutetant donneacute que les membres de lrsquoeacutequipe reacutegionale de SampE peuvent se trouver dans drsquoautres bureaux nationaux le MERA devra avoir une modegravele drsquoeacutequipe efficace pour fournir une assistance technique inteacutegreacutee aux bureaux nationaux et aux bureaux locaux
Le MERA doit geacuterer efficacement les relations avec les employeacutes reacutegionaux et sous-reacutegionaux les bureaux nationaux et les bureaux locaux et avec les partenaires et les aider agrave creacuteer et agrave mettre en œuvre des systegravemes de SampE qui conduiront agrave une meilleure qualiteacute des programmes Le MERA dirige lrsquoeacutelaboration et la mise en œuvre de systegravemes et de processus reacutegionaux de SampE ainsi que des meacutecanismes de partage des informations et des connaissances Le MERA fournit une contribution technique sur le SampE pour les revues et les documents de projets
Le MERA fournit une direction et un appui pour la mise en œuvre de la strateacutegie de gestion de la connaissance et de lrsquoapprentissage
Ce poste fait partie de la fonction drsquoassurance de la qualiteacute Il a un grand niveau drsquoautonomie pour lrsquoexeacutecution de ses responsabiliteacutes Le MERA ne prend pas de deacutecisions strateacutegiques mais gracircce agrave son travail les deacutecisions prises par drsquoautres sont prises en connaissance de cause sur la base des donneacutees et des meilleures pratiques
Responsabiliteacutes principales
Planificationconception (30)
1 Concevoir diriger et geacuterer des processus participatifs pour eacutetablir des systegravemes reacutegionaux et si neacutecessaire sous-reacutegionaux de SampE
1 Participer agrave la conception de programmes et agrave la preacuteparation de documents de projets
1 Concevoir diriger et geacuterer une collecte une analyse et une reacutedaction de rapport participatives pour les systegravemes reacutegionaux de SampE de CRSEME (eacutevaluation de la structure reacutegionale autre outils et systegravemes reacutegionaux de suivi et eacutevaluation)
1 Concevoir coordonner etou fournir un programme coheacuterent de formation et de renforcement des capaciteacutes pour les employeacutes de CRSEME et drsquoorganisations partenaires pour transfeacuterer et ameacuteliorer la capaciteacute agrave concevoir introduire et mettre en œuvre des systegravemes de SampE approprieacutes
1 Concevoir etou participer agrave la conception de directives et de cadres pour les proceacutedures politiques et processus reacutegionaux qui institutionnaliseront et appuieront une conception un suivi une eacutevaluation et des rapports drsquoexcellente qualiteacute agrave CRSEME
Aider agrave eacutetablir des directives et des outils de SampE pour CRSEME pour les secteurs de programmation strateacutegique et les domaines techniques de changement social (participation civique plaidoyer transformation des conflitseacutedification de la paix et partenariat) ainsi que pour la gestion geacuteneacuterale
1 Diriger et appuyer le personnel de la reacutegion des bureaux nationaux et des bureaux locaux pour la mise en œuvre drsquoune strateacutegie de gestion de la connaissance et de lrsquoapprentissage
Appui aux programmesAssistance technique (50)
1 Aider les bureaux nationauxbureaux locaux agrave concevoir des programmes et projets pour rechercher un financement pour des zones de programmation strateacutegique soit en srsquoimpliquant directement2 soit par un mentoring
Recruter du personnel de SampE bull 27
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
1 Appuyer les responsables sous-reacutegionaux de SampE pour fournir une assistance technique pratique aux bureaux nationauxlocaux dans tous les aspects de la conception du suivi et de lrsquoeacutevaluation comme la conception et la mise en œuvre de systegravemes et drsquooutils de SampE la revue de documents de projets une direction ou une assistance pour les eacutevaluations agrave mi-parcours et les eacutevaluations finales
Gestion (20)
1 Eacutetablir et geacuterer lrsquouniteacute reacutegionale de SampE
1 Superviser et coacher les responsables sous-reacutegionaux de SampE (SRMEO)
1 Concevoir et superviser un plan de travail inteacutegreacute pour lrsquouniteacute reacutegionale de SampE Coordonner lrsquoassistance technique et les initiatives lieacutees
1 Geacuterer le budget de lrsquouniteacute reacutegionale de SampE 1 Diriger et appuyer la suite de lrsquoeacutelaboration et de la mise en œuvre de la strateacutegie reacutegionale de gestion
de la connaissance et de lrsquoapprentissage
Communicationgestion de lrsquoinformation (10)
1 Creacuteer de bonnes relations de travail avec les conseillers principaux de la reacutegion CRSEME les bureaux nationauxlocaux les conseillers de SampE du siegravege et les conseillers techniques reacutegionaux de SampE dans drsquoautres reacutegions de CRS eacutechanger les informations et lrsquoexpeacuterience contribuer activement agrave une communauteacute drsquoapprentissage de SampE agrave lrsquointeacuterieur de CRS
1 Servir de principale personne contact dans la reacutegion pour les conseillers de SampE du siegravege appuyer les efforts pour ameacuteliorer les systegravemes et les normes de SampE de lrsquoagence
1 Appuyer lrsquoeacutelaboration drsquoun systegraveme reacutegional de gestion de lrsquoinformation et y contribuer par la mise en œuvre et la coordination de rapports de SampE standardiseacutes au niveau des pays augmenter le systegraveme de gestion de lrsquoinformation et faire remonter les indicateurs du terrain au bureau reacutegional et au siegravege
1 Communiquer et distribuer des informations sur les normes les politiques les pratiques et les indicateurs de SampE de CRSEME travailler en coordination avec les RTA de SampE des autres reacutegions pour eacutelaborer de meilleures pratiques et partager les leccedilons apprises
Eacutetablir et maintenir des meacutecanismes pour saisir analyser rendre comptepartager et appliquer les constatations les informations les leccedilons apprises et les meilleures pratiques parmi les employeacutes reacutegionaux et des bureaux nationauxlocaux de CRSEME
1 Repreacutesenter le contenu technique des systegravemes de SampE de CRS agrave lrsquoexteacuterieur aupregraves des bailleurs de fonds et drsquoautres organisations appuyer les employeacutes de CRSEME au niveau des bureaux nationauxlocaux et de la reacutegion dans leur dialogue avec les principaux bailleurs de fonds surtout lrsquoUSAID pour que les activiteacutes de SampE de CRSEME soient significatives et reacutealisables
Principales relations de travail Internes Personnel de lrsquouniteacute de SampE contacts freacutequents avec le conseiller pour la qualiteacute des programmes le conseiller pour la qualiteacute de la gestion le personnel du changement social les directeurs reacutegionaux drsquoautres conseillers reacutegionaux les conseillers de SampE du siegravege Contacts occasionnels avec les repreacutesentants reacutesidentschefs de bureau les cadres des bureaux nationaux les conseillers techniques reacutegionaux pour le SampE dans les autres reacutegions
Externes USAID et autres agences bailleurs de fonds autres ONG consultants travaillant dans le SampE associations professionnelles (par ex associations nationales drsquoeacutevaluation)
Qualifications 2 Lrsquoimplication du conseiller reacutegional en SampE est conditionneacutee par le montant du financement rechercheacute (plus de 3 millions US$) et lrsquoimportance strateacutegique
Recruter du personnel de SampE bull 28
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
TechniquesProfessionnelles
1 Cinq ans drsquoexpeacuterience professionnelle correspondant directement au poste et avec une responsabilisation progressive au moins deux ans de travail dans le SampE
1 Bonne familiariteacute avec les principes et les approches actuelles du SampE utilisant agrave la fois des meacutethodes quantitatives et des meacutethodes qualitatives
1 Expeacuterience prouveacutee de SampE sur le terrain compeacutetences pour collecter manipuler syntheacutetiser et analyser des donneacutees
1 Compreacutehension des attentes des bailleurs de fonds et des tendances pour le SampE
1 Expeacuterience dans un ou plusieurs des principaux secteurs de programmation de CRS
1 Capaciteacute prouveacutee agrave transfeacuterer des connaissances agrave des publics divers gracircce agrave la formation au mentoring et par drsquoautres meacutethodes formelles et informelles
1 Excellentes connaissances de la langue anglaise (parleacutee lue et eacutecrite)
1 Excellentes compeacutetences analytiques et informatiques compeacutetent dans lrsquoutilisation de MS Office dont Word Excel Outlook PowerPoint et Access
1 Expeacuterience dans lrsquoutilisation de SPSS STATA ou Epi Info
1 Expeacuterience avec les systegravemes de gestion de lrsquoinformation
1 Volonteacute et capaciteacute de voyager environ 30 du temps
1 Expeacuterience preacutealable dans le Sud-Est de lrsquoEurope etou le Caucase preacutefeacutereacutee
Eacutetudes
1 Maicirctrise ou doctorat dans un domaine en lien direct comme la recherche en opeacuterations lrsquoanalyse quantitative etc Une expeacuterience importante de travail dans un domaine en lien direct pourra ecirctre accepteacutee agrave la place drsquoun diplocircme
Compeacutetences personnelles
Apte agrave influencer des personnes qui ne sont pas celles qursquoil supervise et agrave obtenir leur coopeacuteration capable de travailler comme membre drsquoune eacutequipe multinationale et de geacuterer des relations agrave distance pour obtenir des reacutesultats
1 Le poste demande de la flexibiliteacute et la capaciteacute agrave accepter lrsquoambiguumliteacute les changements et les laquo rafistolages raquo jusqursquoagrave ce que des systegravemes et des normes de SampE ne soient en place au niveau de lrsquoagence
1 Capable drsquoimpliquer et de motiver les employeacutes et les partenaires dans un nouveau domaine difficile
1 Bonnes capaciteacutes prouveacutees dans la gestion des relations en particulier dans le domaine du service aux clients peut travailler avec des groupes divers dans un environnement drsquoeacutequipes multiculturelles
1 Motiveacute et capable de travailler sans ecirctre superviseacute de pregraves
1 Capable de prioriser le travail de travailler sur plusieurs tacircches et de respecter les dates butoirs
1 Excellente organisation et capaciteacutes de planification Attentif aux deacutetails
Environnement de travail
Environnement normal de bureau Le poste demande environ 30 de voyages dans toute lrsquoEurope du Sud-Est le Moyen OrientlrsquoAfrique du Nord et le Caucase Heures suppleacutementaires occasionnelles
Recruter du personnel de SampE bull 29
Annexe IB Exemple de description de poste de niveau 3
RESPONSABLE SampE
Contexte Catholic Relief Services en partenariat avec des centaines drsquoorganisations dans 80 pays entreprend des activiteacutes de justice sociale de deacuteveloppement et drsquourgence pour aider les familles marginaliseacutees dans des communauteacutes pauvres CRS a pour objectif drsquoecirctre une organisation qui valorise la qualiteacute du service qui a une orientation vers les programmes qui a un bon rapport coucirct-efficaciteacute qui apprend et qui insiste explicitement sur la promotion de la justice sociale reacutesultat ultime de ses activiteacutes Cet engagement doit donner agrave CRSKenya et agrave ses partenaires la capaciteacute de toucher plus de gens avec un impact plus important et plus mesurable Dans ce contexte le responsable SampE fournira un appui technique une direction et des directives dans le bureau national pour tous ce qui concerne le SampE Le responsable de SampE renforcera les capaciteacutes dans le bureau national en identifiant pour les programmesprojets des modegraveles de SampE qui soient des outils efficaces et drsquoun bon rapport coucirct-efficaciteacute pour lrsquoapprentissage institutionnel permettant drsquoaider agrave une qualiteacute de programmes meilleure et plus unifieacutee Il appuiera la mise en œuvre de ces modegraveles
Objectif Lrsquoobjectif de ce poste est de renforcer les capaciteacutes de SampE de CRSKenya par lrsquointermeacutediaire drsquoune nouvelle uniteacute de SampE Le responsable de SampE aura la responsabiliteacute de superviser lrsquoeacutequipe de coordinateurs de SampE et de coordonner le travail avec le personnel sectoriel de SampE Le responsable de SampE se tiendra au courant des nouvelles approches de SampE pour srsquoassurer qursquoon utilise des modegraveles de suivi et drsquoeacutevaluation ainsi que des systegravemes drsquoinformation techniquement approprieacutes
Principales responsabiliteacutes de travail Le travail devant ecirctre accompli par la personne choisie sera de
1 ndash Deacutevelopper et maintenir un environnement propice pour le SampE (20)
Deacutevelopper de bonnes relations de travail avec les responsables sectoriels de SampE de CRSKenya pour que le SampE reste une prioriteacute dans le bureau national
1 Servir de leader de guide et drsquoappui pour les employeacutes de lrsquouniteacute de SampE et drsquoautres employeacutes des programmes qui cherchent agrave eacutelaborer des approches plus strateacutegiques pour ameacuteliorer le SampE dans leurs programmes
1 Contribuer activement agrave tous les aspects du processus de recrutement de nouveaux employeacutes des programmes et du SampE dans le bureau national pour srsquoassurer que les perspectives du SampE soient prises en compte
1 Srsquoassurer qursquoune assistance technique en SampE soit disponible aux uniteacutes sectorielles
1 Appuyer CRSKenya dans son dialogue avec les principaux bailleurs de fonds en particulier lrsquoUSAID pour que les activiteacutes de SampE soient constructives et reacutealisables
1 Eacutelaborer des directives et des outils de SampE
Recruter du personnel de SampE bull 30
Annexe IB Exemple de description de poste de niveau 3
2 ndash Deacutevelopper la capaciteacute des employeacutes en SampE (30)
1 Concevoir et diriger des programmes de formation en SampE baseacutes sur le modegravele du cadre logique des projets de CRS (Proframe)
1 Donner une assistance pratique aux employeacutes pour la conception le suivi lrsquoeacutevaluation et les rapports pour les projets financeacutes par des fonds publics comme par des fonds priveacutes
1 Concevoir eacutelaborer et mettre en oeuvre une strateacutegie en accord avec les initiatives de lrsquoagence pour appuyer les organisations partenaires de CRS pour des activiteacutes en lien avec le SampE
1 Superviser les membres de lrsquouniteacute de SampE et leur servir de mentor
3 ndash Renforcer les systegravemes de gestion de lrsquoinformation (10)
Aider agrave lrsquoeacutelaboration drsquoun systegraveme de gestion de lrsquoinformation en documentant en mettant en œuvre et en coordonnant un SampE standardiseacute
Collaborer avec les responsables sectoriels de SampE pour identifier leurs besoins par rapport au SampE et allouer les ressources en conseacutequence
Creacuteer et mettre en œuvre un meacutecanisme pour collaborer avec les responsables sectoriels de SampE pour faire un mentoring et eacutevaluer la performance du personnel de lrsquouniteacute de SampE
4 ndash Appui technique direct (40)
1 Fournir un appui technique direct agrave CRSKenya et agrave ses partenaires pour lrsquoeacutelaboration drsquoindicateurs et de plans de SampE
Srsquoassurer que les visites de suivi sont utiles qursquoelles permettent drsquoavoir les donneacutees dont on a besoin et qursquoelles aident agrave prendre des deacutecisions de gestion
1 Concevoir des indicateurs possibles pour mesurer lrsquoimpact de programmes sectoriels dans la seacutecuriteacute alimentaire (DAP)
1 Travailler avec le personnel des programmes de CRS et avec les partenaires pour eacutelaborer un cadre pour le suivi et lrsquoeacutevaluation de la progression et de lrsquoimpact de tous les programmes de CRSKenya
Principales relations de travail Rattachement hieacuterarchique Directeur de la division de lrsquoeacuteducation et de lrsquoappui aux programmes
Internes Responsables sectoriels de SampE employeacutes de lrsquouniteacute de SampE directeurs de divisions (EPS HABN et GGSP) Repreacutesentant reacutesident RTA de EARO personnel des programmes du bureau national eacutequipe de SampE du siegravege
Externes mission de lrsquoUSAID ONG universiteacutes locales et autres institutions drsquoenseignement travaillant dans le SampE associations professionnelles (par ex Kenya Evaluation Association) autres consultants en SampE dans le pays et la reacutegion
Qualifications 1 Au moins une maicirctrise dans un domaine en lien avec le deacuteveloppement international et lrsquoassistance
1 Au moins sept ans de responsabilisation progressive dans des programmes drsquoassistance et de deacuteveloppement dont une peacuteriode importante dans le SampE
1 Excellente familiariteacute avec les principes et les approches actuelles du suivi et de lrsquoeacutevaluation de programmes drsquoassistance et de deacuteveloppement en utilisant des meacutethodes quantitatives et qualitatives
Recruter du personnel de SampE bull 31
Annexe IB Exemple de description de poste de niveau 3
1 Compreacutehension des attentes du Gouvernement des Eacutetats-Unis et des tendances du suivi et de lrsquoeacutevaluation dont les programmes appuyeacutes par lrsquoaide alimentaire
Expeacuterience dans la facilitation des efforts de renforcement des capaciteacutes de divers collegravegues y compris dans des agences locales partenaires
1 Volonteacute et capaciteacute de voyager environ 25 du temps
Compeacutetences personnellesprofessionnelles 1 Capaciteacute prouveacutee agrave transfeacuterer des connaissances agrave des publics divers gracircce agrave la formation au mentoring
et par drsquoautres meacutethodes formelles et informelles
1 Familiariteacute avec les principes et les techniques de lrsquoenseignement aux adultes et capaciteacute prouveacutee agrave concevoir et animer des activiteacutes drsquoapprentissage pour les adultes
1 Excellentes capaciteacutes interpersonnelles bonne organisation et bonnes capaciteacutes de communication eacutecrite et orale y compris dans des contextes interculturels
1 Capaciteacute agrave impliquer et agrave motiver les employeacutes dans des domaines programmatiques difficiles
1 Capaciteacute agrave travailler efficacement sous pression et agrave organiser et prioriser des activiteacutes concurrentes
1 Capaciteacute agrave travailler efficacement en eacutequipe
1 Ability to work effectively in a team-oriented environment
1 Flexibiliteacute patience deacutevouement et creacuteativiteacute
1 Excellentes connaissances informatiques (MS Word MS Excel MS Access MS PowerPoint MS Project SPSS)
Environnement de travail Le lieu de travail sera Nairobi avec de nombreux voyages vers les zones de programme agrave lrsquointeacuterieur du Kenya
Recruter du personnel de SampE bull 32
Annexe IC Exemple de description de poste de niveau 2
Deacutepartement Uniteacute de gestion du programme I-LIFE Titre du poste Coordinateur de suivi et eacutevaluation Grade C2 Superviseur immeacutediat Chef de lrsquouniteacute de programmation et drsquoapprentissage Lieu Lilongwe Malawi
Contexte CRSMalawi est lrsquoorganisation principale de I-LIFE (un DAP en consortium) qui est conccedilu pour ameacuteliorer la seacutecuriteacute des moyens drsquoexistence des meacutenages dans les zones rurales cibleacutees CRS a la responsabiliteacute du suivi et de lrsquoeacutevaluation de I-LIFE
Objectif Lrsquoobjectif de ce poste est de superviser et de veacuterifier la collecte de donneacutees de SampE de qualiteacute
La principale responsabiliteacute du poste est de donner un appui programmatique et une assistance technique agrave I-LIFE gracircce agrave une collaboration avec les partenaires pour garantir des programmes de qualiteacute Les coordinateurs de SampE joueront un rocircle important de liaison avec les partenaires sur tous les aspects programmatiques de I-LIFE Les principales fonctions de ce poste seront le suivi et lrsquoeacutevaluation (SampE) lrsquoapprentissage la mise en œuvre des programmes et la repreacutesentation
Principales responsabiliteacutes du poste 1 Collaborer avec les partenaires pour eacutelaborer mettre en œuvre et maintenir un systegraveme inteacutegreacute de SampE
pour I-LIFE
1 Srsquoassurer que des rapports drsquoactiviteacute de qualiteacute soient fournis agrave temps par les partenaires de I-LIFE
1 Fournir une assistance technique et deacutevelopper les capaciteacutes de I-LIFE et de ses partenaires dans toutes les activiteacutes en lien avec le SampE
1 Coordonner le suivi lrsquoeacutevaluation et lrsquoapprentissage pour les partenaires
Principales tacircches du poste
Qualiteacute des programmes
Fournir une aide et un appui aux partenaires de I-LIFE pour lrsquoeacutelaboration et la mise en œuvre drsquooutils de suivi qui comprendront de maniegravere non limitative la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees sur les indicateurs du programme et les rapports sur ces donneacutees
Collaborer avec les partenaires de I-LIFE pour planifier concevoir et entreprendre des eacutevaluations eacutevaluations initiales de programmes
Recruter du personnel de SampE bull 33
Annexe IC Exemple de description de poste de niveau 2
Encourager lrsquoapprentissage agrave lrsquointeacuterieur de I ndashLIFE par un partage des leccedilons apprises et des reacutesultats drsquoeacutevaluation ainsi qursquoen jouant un rocircle cleacute dans les groupes de travail technique entre autres
Permettre une standardisation des outils et meacutethodologies de SampE chez tous les partenaires de mise en œuvre
Fournir des directives et un appui au(x) partenaire(s) de I-LIFE pour preacuteparer et soumettre agrave temps des rapports drsquoactiviteacutes de qualiteacute
1 Servir de leader pour lrsquoeacutelaboration et la gestion du systegraveme de gestion de lrsquoinformation de I-LIFE
1 Contribuer agrave lrsquoeacutelaboration agrave la croissance et agrave la maintenance drsquoun centre de ressource pour I-LIFE
1 Collaborer avec les partenaires de I-LIFE pour planifier conduire etou animer des activiteacutes de renforcement des capaciteacutes en lien avec les programmes par exemple des formations
Repreacutesentation du programme
1 Agir comme principal contact pour les partenaires assigneacutes de I-LIFE
1 Participer agrave des visites sur le terrain dans la zone ougrave travaille le partenaire pour faire le suivi des activiteacutes et servir de guide
1 Participer agrave des groupes de travail technique et agrave des assembleacutees geacuteneacuterales de I-LIFE
Toute autre responsabiliteacute assigneacutee par le superviseur
Principales relations de travail Internes Ce poste est superviseacute par le Chef de lrsquouniteacute de programmation et drsquoapprentissage et collaborera eacutetroitement avec les responsables de SampE des partenaires de I-LIFE ainsi qursquoavec le Directeur de I-LIFE
Externes Ce poste doit travailler en coordination avec les partenaires de I-LIFE des fonctionnaires et des structures du gouvernement local et avec des organisations communautaires et des ONG
Qualifications
Requises
1 Au minimum un diplocircme universitaire en sciences sociales eacuteconomie ou deacuteveloppement rural ou dans un domaine correspondant Avec une grande expeacuterience du suivi de lrsquoeacutevaluation et de lrsquoapprentissage
1 Une bonne expeacuterience des meacutethodologies de recherche participative
1 Une connaissance du traitement de texte des tableurs des programmes de saisie et drsquoanalyse des donneacutees et des bases de donneacutees (comme MS Word Excel et SPSS)
1 Une maturiteacute professionnelle prouveacutee et de bonnes compeacutetences interpersonnelles permettant de travailler en eacutequipe bonne communication eacutecrite et orale
1 Capaciteacute agrave travailler sur des tacircches multiples et agrave respecter les dates butoirs
1 Expeacuterience preacutealable de travail sur des programmes du Titre II
1 Expeacuterience preacutealable de travail en consortium
Recruter du personnel de SampE bull 34
Annexe IC Exemple de description de poste de niveau 2
Deacutesireacutees
1 Certificat de deuxiegraveme cycle dans un domaine en rapport et expeacuterience dans la recherche statistique les meacutethodes drsquoeacutechantillonnage lrsquoanalyse des donneacutees et les rapports
1 Bonnes compeacutetences en reacutedaction de rapports animation et communication bonnes relations interpersonnelles
Environnement de travail Le poste est baseacute agrave Lilongwe et demande des voyages sur les sites sur le terrain jusqursquoagrave 50 du temps
Recruter du personnel de SampE bull 35
Annexe II Tableau de reacutesumeacute de poste
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Recruter du personnel de SampE bull 36
Annexe II Tableau de reacutesumeacute de poste
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Recruter du personnel de SampE bull 37
Annexe II Tableau de reacutesumeacute de poste
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Recruter du personnel de SampE bull 38
Annexe III Listes de diffusion pour les offres drsquoemploi
Les informations ci-dessous concernent des organisations et sites Internet qui publient reacuteguliegraverement des annonces pour des postes de SampE Il sera utile drsquoeacutetudier les sites Internet eacutenumeacutereacutes ci-dessous pour choisir ceux qui correspondront le mieux agrave votre recherche de poste Les contacts indiqueacutes devront peut-ecirctre ecirctre remis agrave jour et toutes les informations neacutecessaires devraient pouvoir ecirctre trouveacutees en faisant une recherche sur Internet
Cette liste est un point de deacutepart mais ajoutez-y les autres sites Internet ou listes de diffusion que vous trouverez utiles Il peut aussi ecirctre inteacuteressant de demander agrave vos collegraveges srsquoils ont drsquoautres sites Internet agrave recommander
Sites Internet et listes de diffusion recommandeacutes Sites Internet speacutecifiques au SampE
Monitoring and Evaluation News wwwmandecouk
Performance Assessment Resource Center (PARC) wwwparcinfoorg
INGO wwwevalorg
International and Cross-cultural Evaluation (ICCE)s wwwevaluationcanadaca
American Evaluation Association (AEA) wwwevalorg
African Evaluation Association wwwafreaorg
The Evaluation Center at the University of Western Michigan wwwwmichedu
Brazilian Evaluation Network wwwavaliabrasilorgbrIntroductionRebramaEnglishhtml
Evaluation Network of Latin America and the Caribbean wwwlaceaorg
UK Evaluation Society wwwevaluationorguk
European Evaluation Society wwweuropeanevaluationorg
Malaysian Evaluation Society wwwmesorgmy
XC-Eval wwwgroupsyahoocomgroupxceval
Recruter du personnel de SampE bull 39
Annexe III Listes de diffusion pour les offres drsquoemploi
Sites Internet geacuteneacuteraux de deacuteveloppement
1 Relief Web wwwreliefwebintvacancies1
1 DevNetJobs wwwdevnetjobsorg1
1 ConsultingBase wwwconsultingbasecomjobmktindexcfm1
1 Development Opportunities wwwdev-zoneorgjobs1
1 Foreign Policy Association Job Board wwwfpaorgjobs_contact2423jobs_contacthtm1
1 Johns Hopkins Bloomberg School of Public Health Center for Communication Programs wwwjhuccporgindexshtml
1 International Development Research Center (IDRC) Evaluation Unit Presidentrsquos Office email evaluationidrcca
1 Global Affairs Institute The Maxwell School Syracuse University email bwdaytonmaxwellsyredu1
1 Idealist1 wwwidealistorg1
1 The Communication Initiative Vacancy Service wwwcomminitcomvacancieshtml1
1 One world wwwoneworldnet1
1 AIMEnet (health and HIV specific) 1wwwglobalhivevaluationorg
1 Interaction 1wwwinteractionorg1
1 Development Executive Group 1wwwDevelopmentExcom1
1 International Career Employment Weekly wwwinternationaljobsorg1
Recruter du personnel de SampE bull 40
Recruter du personnel de SampE bull 41
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Recruter du personnel de SampE bull 42
Annexe IV Tableau pour retenir des candidatures
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Recruter du personnel de SampE bull 43
Annexe V Questions pour preacuteseacutelectionner des candidats
Nom du candidat ________________________________________ Date __________________________________
Poste ___________________________________________________ Deacutepartement __________________________
Recruteur _______________________________________________
1 Tout drsquoabord ecirctes-vous toujours inteacuteresseacute par le poste
2 Pouvez-vous me dire pourquoi vous avez deacutecideacute de vous porter candidat agrave ce poste
3 Pourquoi voulez-vous changer de travail maintenant (Si le candidat a un emploi actuellement)
4 Pourquoi avez-vous quitteacute votre dernier emploi (Si le candidat nrsquoa pas drsquoemploi actuellement)
5 Quel est votre salaire de base actuel (ou votre dernier salaire de base) Avez-vous un salaire minimum pour lequel vous accepteriez un travail
6 Pourriez-vous me parler de votre formation et de votre expeacuterience et dire en quoi vous pensez qursquoelles correspondent agrave ce travail
7 Qursquoest-ce qui vous attire dans cette organisation
8 Srsquoil y a des peacuteriodes ougrave vous nrsquoavez pas eacuteteacute employeacute pouvez-vous expliquer
9 Avez-vous des questions agrave me poser
Merci pour votre temps et vos commentaires Nous allons continuer le processus de recrutement Nous ne pouvons rien vous promettre mais si vous ecirctes seacutelectionneacute pour un entretien nous vous contacterons
Recruter du personnel de SampE bull 44
Annexe VI Questions drsquoentretien drsquoembauche pour des postes de niveaux 3 et 4
1 Qursquoest-ce qui vous a motiveacute agrave vous porter candidat pour ce poste
2 Veuillez deacutecrire votre rocircle et vos responsabiliteacutes de SampE dans votre dernier poste ou dans votre poste actuel Ajoutez drsquoeacuteventuelles questions compleacutementaires pour clarifier la reacuteponse ou pour demander des deacutetails
3 Veuillez deacutecrire les difficulteacutes particuliegraveres auxquelles vous eacutetiez confronteacute dans votre dernier poste ou dans votre poste actuel Ajoutez drsquoeacuteventuelles questions compleacutementaires pour clarifier la reacuteponse ou pour demander des deacutetails
4 Qursquoavez-vous fait pour reacutesoudre ces difficulteacutes Veuillez lrsquoexpliquer en deacutetail
5 Veuillez expliquer comment les eacutetudes que vous avez faites vous seront utiles dans le travail de conseiller en SampE
6 Quelle expeacuterience de la gestion avez-vous
7 Veuillez deacutecrire ce que vous avez fait dans votre dernier poste ou votre poste actuel pour renforcer la capaciteacute des employeacutes en ce qui concerne les compeacutetences en SampE et les activiteacutes Qursquoavez-vous trouveacute particuliegraverement difficile Qursquoest-ce qui eacutetait agrave votre avis le plus reacuteussi
8 Il est souvent difficile de motiver le personnel des projets pour qursquoils srsquoimpliquent agrave fond dans les activiteacutes de SampE et de srsquoassurer que les reacutesultats du SampE soient reacuteutiliseacutes pour la conception du programme Pouvez-vous deacutecrire des cas ougrave vous avez le mieux reacuteussi agrave faire cela Et ougrave vous avez le moins bien reacuteussi Comment expliqueriez-vous ces diffeacuterences
9 Veuillez expliquer en quoi quand on preacutesente des reacutesultats des donneacutees les moyennes comme les pourcentages peuvent ecirctre trompeurs
10 Nous devons souvent adapter les reacutesultats du SampE agrave des publics diffeacuterents Avez-vous deacutejagrave fait cela dans le passeacute ou sinon comment adapteriez-vous dans lrsquoavenir les reacutesultats drsquoune analyse de donneacutees pour les preacutesenter agrave des publics diffeacuterents Par exemple quel genre de preacutesentation feriez-vous pour deacutecrire les reacutesultats drsquoune eacutetude de base sur lrsquoaccegraves de diffeacuterents groupes de la communauteacute agrave des infrastructures de base (communautaires etou drsquoautres infrastructures de base comme des cliniques) pour a) les membres de la communauteacute ougrave a eacuteteacute faite lrsquoeacutetude et b) les bailleurs de fonds du projet
11 Comment deacuteterminez-vous lrsquoeacutechantillon pour une eacutetude des meacutenages Comment rendriez-vous compte de la stratification et du groupement des eacutechantillons de meacutenages dans une strateacutegie drsquoeacutechantillonnage pour des eacutetudes quantitatives Soyez preacutecis
Recruter du personnel de SampE bull 45
Annexe VI Questions drsquoentretien drsquoembauche pour des postes de niveaux 3 et 4
Reacutefeacuterence agrave lrsquoeacutequation drsquoeacutechantillonnage standard qui nrsquoest pas lieacutee agrave la taille de la population Lrsquoeacutequation est au contraire lieacutee au niveau drsquoerreur accepteacute et au degreacute de variation attendu agrave lrsquointeacuterieur de la population Pour rendre compte de la stratification et du groupement lrsquoeacutechantillon doit ecirctre augmenteacute La stratification est la capaciteacute de lrsquoeacutechantillon agrave permettre des comparaisons statistiques entre des groupes preacutedeacutetermineacutes Le groupement est le fait de choisir drsquoabord des groupes (communauteacutes ou eacutecoles etc) drsquouniteacutes drsquoeacutechantillonnage (meacutenages ou enfants etc) puis de seacutelectionner les uniteacutes drsquoeacutechantillonnage agrave lrsquointeacuterieur de chacun de ces groupes seacutelectionneacutes
12 Comment choisiriez-vous un eacutechantillon de meacutenages dans une communauteacute si vous travailliez sans liste des noms de meacutenages Veuillez ecirctre preacutecis
Deacutecrire la meacutethode laquo faire tourner le stylo raquo on commence par deacutefinir les limites geacuteographiques de la communauteacute on identifie le centre de la communauteacute on deacutetermine la premiegravere direction en faisant tourner un stylo on compte le nombre de meacutenages sur cette ligne jusqursquoagrave la limite de la communauteacute on choisit la premiegravere maison de faccedilon aleacuteatoire puis on choisit les maisons suivantes de maniegravere systeacutematique
13 Quelle est votre expeacuterience du suivi participatif de la communauteacute Quels sont agrave votre avis les avantages et les inconveacutenients du suivi de la communauteacute Expliquez votre opinion1
14 Dans certaines organisations on essaie de creacuteer des indicateurs mondiaux pour la seacutecuriteacute alimentaire et la seacutecuriteacute des moyens drsquoexistence quels en seraient les avantages Que vous soyez ou non au courant de ce travail quelles en seront agrave votre avis les principales difficulteacutes
Preacuteparez drsquoeacuteventuelles autres questions speacutecifiques correspondant agrave un point drsquointeacuterecirct dans le CV du candidat
Recruter du personnel de SampE bull 46
Annexe VII Protocole drsquoentretien drsquoembauche
Agrave faire Se preacuteparer pour lrsquoentretien avec lrsquoeacutequipe et srsquoassurer que tous les membres de lrsquoeacutequipe ont les
documents neacutecessaires devant eux
Mettre les candidats agrave lrsquoaise Ecirctre chaleureux et aimables
Limiter le temps de parole des recruteurs
Arriver bien preacutepareacutes agrave chaque entretien
Eacutecouter activement les reacuteponses du candidat
Regarder le candidat
Prendre des notes durant lrsquoentretien pour vous aider agrave vous souvenir des principaux points et de votre impression de chaque candidat
Accepter des pauses durant lrsquoentretien quand le candidat reacutefleacutechit pour formuler une penseacutee ou une reacuteponse
Terminer chaque entretien par des commentaires positifs sur les qualifications ou les reacuteponses du candidat
Poser des questions sur drsquoeacuteventuels points drsquointeacuterecirct ou sur une expeacuterience inteacuteressante sur le CV du candidat
Poser des questions suppleacutementaires pour preacuteciser des points ou des reacuteponses qui ne seraient pas clairs
Inviter le candidat agrave poser des questions au panel de recruteurs
A ne pas faire Se disputer ou discuter avec le candidat pour quelque raison que ce soit
Critiquer une reacuteponse du candidat
Interrompre le candidat agrave nrsquoimporte quel moment
Poser des questions fermeacutees (reacuteponse par oui ou par non)
Poser des questions trop personnelles ou indiscregravetes
Reacuteagir de faccedilon neacutegative agrave une reacuteponse du candidat ou agrave quelque chose qursquoil dit
Donner votre opinion sur la qualiteacute de lrsquoentretien du candidat agrave la fin de lrsquoentretien
Bailler pendant que le candidat parle
Recruter du personnel de SampE bull 47
Annexe VIII Exemple de cadre des reacutesultats
Recruter du personnel de SampE bull 48
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Annexe VIII Exemple de cadre des reacutesultats
Points de discussion Discutez de la strateacutegie programmatique preacutesenteacutee dans le cadre des reacutesultats
CRS veut reacutepondre agrave une grande varieacuteteacute de besoins (comme la perte de strateacutegies de moyens drsquoexistence les mauvaises conditions et pratiques sanitaires le manque drsquoinfrastructures et la faiblesse de la socieacuteteacute civile et de la gouvernance) conseacutequences du tsunami Le projet reconstruira les biens perdus et les strateacutegies de moyens drsquoexistence de maniegravere agrave promouvoir leur peacuterenniteacute et peut-ecirctre une reacutesilience aux chocs futurs CRS pense que ces besoins sont tous drsquoune maniegravere ou drsquoune autre connecteacutes et qursquoon doit y reacutepondre en mecircme temps pour permettre croissance et progregraves
Deacutecrivez le contexte dans lequel opegravere le programme La population cibleacutee a veacutecu des pertes agrave des niveaux varieacutes et elle a un grand nombre de besoins concurrents Les meacutenages doivent avoir agrave nouveau accegraves aux infrastructures et agrave des possibiliteacutes de geacuteneacuterer un revenu et ils doivent aussi adopter de meilleurs comportements (en santeacute) et des strateacutegies de moyens drsquoexistence plus reacutesilients
Comment les objectifs strateacutegiques (OS) collaborent-ils pour reacutealiser la strateacutegie
Ensemble les objectifs strateacutegiques collaboreront pour reconstruire les infrastructures et ameacuteliorer les pratiques des meacutenages afin de restaurer et drsquoameacuteliorer les conditions de vie Par exemple un OS srsquointeacuteressera agrave lrsquoaccegraves agrave une eau de qualiteacute tandis que lrsquoautre srsquointeacuteressera agrave lrsquoameacutelioration des pratiques de santeacute ce qui permettra drsquoagir sur lrsquoeacutetat sanitaire en partant de deux directions diffeacuterentes
Donnez des exemples preacutecis drsquoOS et de reacutesultats OS4 Les meacutenages affecteacutes ont ameacutelioreacute leur seacutecuriteacute des intermeacutediaires (RI) qui pourraient ecirctre utiliseacutes pour moyens drsquoexistence compleacuteter le cadre des reacutesultats
RI21 Les pratiques des meacutenages ameacuteliorent soins qui sont donneacutes
Donnez des exemples de comment des reacutesultats intermeacutediaires transversaux (ameacutelioration des capaciteacutes reacuteactiviteacute aux questions de genre techniques de transformation des conflits et deacuteveloppement de la communauteacute) pourraient ecirctre inteacutegreacutes avec les OS et drsquoautres RI dans le cadre des reacutesultats
RI22 et augmentation des capaciteacutes la formation du personnel des centres de santeacute et lrsquoameacutelioration de la gestion des meacutedicaments et mateacuteriels meacutedicaux augmenteront lrsquoaccegraves des meacutenages agrave des services de santeacute de qualiteacute
RI12 et reacuteactiviteacute aux questions de genre la construction drsquoinstallations drsquoeau et drsquoassainissement adapteacutees aux genres reacutesoudront les questions speacutecifiques au genre que les femmes avaient peut-ecirctre avec les installations drsquoeau et drsquoassainissement preacuteceacutedentes
OS3 et deacuteveloppement de la communauteacute en ameacuteliorant la socieacuteteacute civile et la gouvernance et en augmentant la participation de la communauteacute agrave une gouvernance transparente et son rocircle dans la gestion des processus de la socieacuteteacute civile le projet contribuera au deacuteveloppement geacuteneacuteral de la communauteacute
Demander au candidat quelles sont ses questions ses commentaires ou ses suggestions agrave propos du cadre des reacutesultats
Recruter du personnel de SampE bull 49
Annexe IX Exemple de tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT)
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Recruter du personnel de SampE bull 51
Annexe IX Exemple de tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT)
Points de discussion Indicateur drsquoimpact 11 On preacutevoit uns eacutenorme augmentation de 60 agrave 100 des communauteacutes ayant des plans de seacutecuriteacute alimentaire entre la 4e et la 5e anneacutee Cela nrsquoest pas reacutealiste sauf srsquoil y a un eacutevegravenement contextuel dont en pense qursquoil expliquera une partie de cette augmentation
Indicateurs drsquoimpact 12 La valeur de la capaciteacute de seacutecuriteacute alimentaire de la communauteacute est laquo agrave deacuteterminer raquo Et pourtant le tableau montre un score preacutevu de 20 la premiegravere anneacutee Sans valeur de base on ne peut pas savoir si un score de 20 repreacutesentera une augmentation une diminution ou aucun changement par rapport agrave la valeur de base Quand on nrsquoa pas de valeur de base il vaut mieux preacutevoir une augmentation relative comme laquo une augmentation de 20 raquo pour la 1e anneacutee
Indicateur de suivi 11 LrsquoIPTT suggegravere que le programme ne mesurera pas le nombre de structures de seacutecuriteacute alimentaire les 1e 2e 3e et 4e anneacutees Il serait recommandeacute de suivre ces donneacutees sur toute la dureacutee du programme pour veacuterifier que le programme progresse au cours de ces anneacutees Si lrsquoon attend la 5e anneacutee pour mesurer lrsquoindicateur on pourrait avoir une grosse surprise ou une eacutenorme deacuteception agrave la fin du projet
Indicateur de suivi 12 Le nombre de membres participant agrave des structures de seacutecuriteacute alimentaire doit bondir de laquo 0 raquo agrave 2 000 entre les donneacutees de base et la 1e anneacutee et ne doit pas changer entre la 3e et la 5e anneacutee Il y a peu de chance que le changement soit aussi diffeacuterent selon les anneacutees La deuxiegraveme portion de lrsquoindicateur montre que le pourcentage des femmes participantes augmentera substantiellement entre les donneacutees de base et la 5e anneacutee Si le pourcentage des femmes augmente et que le nombre des membres reste le mecircme le nombre drsquohommes participants devrait deacutecroicirctre On ne voit pas bien pourquoi on preacutevoit ce changement
Indicateur de suivi 14 Lrsquoindicateur montre le pourcentage preacutevu de meacutenages ougrave un ou plusieurs membres sont formeacutes dans plusieurs domaines techniques Cependant Il nrsquoy a pas de donneacutee de base pour le pourcentage formeacute en laquo AH raquo ni laquo ENV raquo ni dans lrsquoeacutetude de base ni pour la 1e anneacutee On ne voit pas bien pourquoi ces informations ne sont pas donneacutees Ces deux types de formation ne seront-ils pas mis en route avant la 2e anneacutee
Indicateur drsquoimpact 21 Il nrsquoest peut-ecirctre pas reacutealiste de preacutevoir que les meacutenages reacuteussiront agrave atteindre 12 mois de seacutecuriteacute alimentaire la 5e anneacutee Si la moyenne preacutevue est de 12 cela signifie que chaque meacutenage devra atteindre ce niveau (12 mois) puisqursquoil ne serait pas possible que certains meacutenages atteignent 13 mois de seacutecuriteacute alimentaire par an (ce qui permettrait drsquoavoir une moyenne de 12 mois si certains meacutenages nrsquoarrivaient qursquoagrave 11 mois)
Indicateurs drsquoimpact 22 Sans chiffre de base pour la production agricole ce nrsquoest pas une bonne ideacutee de preacutevoir des cibles de valeurs absolues en kilos Ces valeurs en kilos qui sont donneacutees peuvent repreacutesenter une augmentation une diminution par rapport aux donneacutees de base ou aucun changement
Indicateur drsquoimpact 31 Le tableau suggegravere que le programme ne suivra pas lrsquoeacutetat nutritionnel pendant les anneacutees 1 agrave 4 Ce nrsquoest pas une bonne ideacutee de ne pas srsquointeacuteresser agrave lrsquoimpact nutritionnel du programme pendant ces anneacutees Bien que le retard de croissance soit un indicateur nutritionnel qui ne change pas aussi rapidement que le sous-poids il doit quand mecircme ecirctre mesureacute au moins une fois par an Il est important de collecter des donneacutees de nutrition au mecircme moment chaque anneacutee pour prendre en compte les variations saisonniegraveres de lrsquoeacutetat nutritionnel
Indicateur de suivi 31 On ne voit pas clairement si les chiffres preacutesenteacutes reflegravetent les changements preacutevus dans laquo le pourcentage de femmes recevant de la vitamine A raquo ou dans le pourcentage de laquo nourrissons recevant de la vitamine A raquo Tous les indicateurs doivent ecirctre speacutecifiques et correspondre agrave une seule mesure LrsquoIPTT doit inclure des valeurs dont le programme sera tenu responsable La valeur preacutevue de 100 la 5e anneacutee doit ecirctre utiliseacutee avec prudence
Indicateur de suivi 32 On ne voit pas clairement si cet indicateur correspond aux enfants recevant des aliments solides des liquides de lrsquoeau avec du sucre et du sel ou des sels de reacutehydratation apregraves une peacuteriode de diarrheacutee Lrsquoindicateur devrait ecirctre reacuteviseacute pour correspondre agrave un seul de ces traitements
Recruter du personnel de SampE bull 52
Annexe X Tableau pour noter les entretiens drsquoembauche
Membre de lrsquoeacutequipe de recruteurs Membre B
Candidat Candidat A
Date de lrsquoentretien 1er juin 2007
Instructions Pour chaque point vous jugerez de la reacuteponse du candidat et vous lui donnerez une note de 1 agrave 5 selon la
faccedilon dont il aura reacutepondu 1 est la moins bonne note et 5 la meilleure note
Apregraves lrsquoentretien vous additionnerez les notes individuelles pour obtenir une NOTE TOTALE Eacutecrivez la NOTE TOTALE dans la case preacutevue sur la premiegravere page
Cateacutegorie Note (1 ndash 5)1 = moins bonne note 5 meilleure note
Commentaires
Le candidat srsquoexprime bien 5 A tregraves bien parleacute a donneacute beaucoup de deacutetails
Qualiteacute des reacuteponses expeacuterience de gestion
3 Nrsquoa travailleacute comme superviseur drsquoune eacutequipe de SampE que pendant peu de temps environ 6 mois
Qualiteacute des reacuteponses expeacuterience de renforcement des capaciteacutes
3 Nrsquoa que peu drsquoexpeacuterience dans le renforcement des capaciteacutes drsquoune eacutequipe lagrave aussi seulement 6 mois drsquoexpeacuterience dans son ancien poste
Qualiteacute des reacuteponses eacutechantillonnage 4 Superhellip au courant de tous les principaux points et theacuteories Mais ne connaissait pas lrsquoeacutequation drsquoeacutechantillonnage
Qualiteacute des reacuteponses suivi de la communauteacute
5 Bonnes ideacutees sur le suivi de la communauteacute A une expeacuterience de suivi de la communauteacute
Qualiteacute des reacuteponses ProFrame 4 A mis en eacutevidence plusieurs problegravemes cleacutes A reacuteussi agrave deviner beaucoup de choses sur le contexte agrave partir du ProFrame
Qualiteacute des reacuteponses IPTT 4 Bien aussi bons commentaires
Compeacutetences en analyse des donneacutees 5 A reacutealiseacute toutes les tacircches demandeacutees en analyse des donneacutees et semblait tregraves agrave lrsquoaise avec SPSS
Compeacutetences personnelles 5 Bon eacutequipier motiveacute
Autres (preacuteciser par ex expeacuterience en formation)
2 Nrsquoa que peut drsquoexpeacuterience en formation
Qualiteacute de lrsquoexemple de document reacutedigeacute par le candidat
4 Excellent document
Qualiteacute des reacutefeacuterences 5 Toutes les reacutefeacuterences donnent une bonne impression
Note globale de lrsquoentretien 49 Je pourrais envisager de recruter ce candidat
Recruter du personnel de SampE bull 53
Annexe XI Questions pour les personnes de reacutefeacuterences pour des postes de niveaux 3 et 4
1 Dans quelle capaciteacute avez-vous travailleacute avec (le candidat)
2 Combien de temps avez-vous travailleacute avec (le candidat)
3 1 Donnez une bregraveve description du poste et des principales responsabiliteacutes du poste Comment les points forts de (le candidat) lui permettraient-ils de correspondre agrave ce poste Veuillez deacutecrire ces points forts
4 Pensez-vous qursquoune partie de ce travail serait particuliegraverement difficile pour (le candidat) Pourquoi De quel type de formation ou de capaciteacute technique suppleacutementaire pensez-vous que le candidat aurait besoin pour ecirctre excellent dans ces domaines
5 Que consideacuterez-vous comme les principales compeacutetences personnelles et les principaux points forts de (le candidat) Quels sont les domaines dans lesquels il devrait travailler pour progresser
6 (Le candidat) travaille-t-il mieux en eacutequipe ou individuellement Veuillez expliquer ce qui vous fait penser cela
7 Qursquoauriez-vous drsquoautre agrave dire sur (le candidat) par rapport agrave ce poste
8 1 Ajoutez drsquoautres questions speacutecifiquement tourneacutees vers les points souleveacutes durant lrsquoentretien ou pendant votre discussion avec lrsquoeacutequipe de recruteurs
Recruter du personnel de SampE bull 54
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
dans lesquels le bureau travaille actuellement Si vous recrutez pour un poste reacutegional eacutelargissez cette description agrave chaque bureau national dans la reacutegion Preacutecisez clairement le but du poste au deacutebut de la description de poste Par exemple le but peut ecirctre de renforcer la capaciteacute en SampE par lrsquoeacutetablissement drsquoune uniteacute de SampE ou de fournir un appui technique pour les activiteacutes actuelles de SampE Les autres buts de postes seront fournis dans les descriptions de postes en annexes
Apregraves avoir preacutesenteacute le but deacutefinir les principales responsabiliteacutes correspondant au poste et preacuteciser quelle proportion du temps devra approximativement ecirctre consacreacutee agrave chacune Les proportions du temps preacutesenteacutees ici ne donnent qursquoune indication et les proportions reacuteelles du temps consacreacute agrave chaque tacircche seront deacutetermineacutees par le contexte Les responsabiliteacutes habituelles et lrsquoutilisation approximative du temps pour un poste de niveau 3 sont de
Deacutevelopper et maintenir un environnement propice pour le SampE (15)
Deacutevelopper les capaciteacutes du personnel en SampE (20)
Renforcer les systegravemes de gestion de lrsquoinformation (15)
Fournir un appui technique direct en SampE (50)
Un employeacute de niveau 2 peut ecirctre responsable de
la planification et de la conception du programme (30)
la conduite des activiteacutes de qualiteacute des programmes et de SampE (50)
le deacuteveloppement de la capaciteacute des employeacutes en SampE (20)
Les responsabiliteacutes varient eacutenormeacutement selon le poste ainsi que la
proportion de temps consacreacute agrave chaque responsabiliteacute dans le poste
Les employeacutes de niveau 4 auront sans doute la responsabiliteacute de
1 Donner un appui technique aux bureaux nationaux (30)
1 Deacutevelopper les capaciteacutes des employeacutes (30)
1 Coordonner et diriger les activiteacutes reacutegionales drsquoapprentissage (20)
1 Deacutevelopper un environnement propice (10)
1 Maintenir et construire des relations externes avec les bailleurs de fonds
les fonctionnaires des gouvernements et drsquoautres parties prenantes cleacutes
Les responsabiliteacutes des employeacutes de niveau 1 sont geacuteneacuteralement limiteacutees agrave la conduite drsquoactiviteacutes de SampE Pour une description plus deacutetailleacutee des responsabiliteacutes des postes Cf les descriptions de postes preacutesenteacutees dans lrsquoAnnexe I
Recruter du personnel de SampE bull 7
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
Inclure une liste des principales tacircches correspondant au poste Ces tacircches devront ecirctre en lien direct avec les activiteacutes les parties prenantes les reacutegions et les programmes concerneacutes Les descriptions de postes de lrsquoAnnexe I donnent aussi des exemples des principales tacircches
Les principales relations de travail comprennent les employeacutes avec lesquels lrsquoemployeacute travaillera le plus dans lrsquoorganisation Elles comprennent aussi les autres organisations et parties prenantes avec lesquelles lrsquoemployeacute sera en liaison et en partenariat Inclure une liste complegravete des principales relations de travail dans la description de poste en preacutecisant qui supervisera lrsquoemployeacute
La description de poste doit preacuteciser les qualifications demandeacutees comme
1 Le plus haut niveau drsquoeacutetudes atteint
1 Les anneacutees drsquoexpeacuterience
1 Les compeacutetences techniques
1 La connaissance des programmes ou logiciels utiliseacutes
1 La connaissance des types de programmes ou des sources de financement pertinents (par ex Titre II PEPFAR plaidoyer eacutedification de la paix)
1 Les compeacutetences personnelles
1 Les connaissances linguistiques
Formation du personnel
de SampE
Le domaine international de
lrsquoassistance et du deacuteveloppement
tente de srsquoappuyer sur de
nombreuses disciplines Les
employeacutes y compris les employeacutes
de SampE peuvent avoir fait
des eacutetudes tregraves diverses qui
les preacuteparent efficacement agrave
travailler pour des organisations
internationales mais il est
important que les employeacutes de
SampE aient une bonne base de
compeacutetences analytiques Ces
compeacutetences doivent comprendre
agrave la fois une bonne aptitude agrave la
reacuteflexion critique et une capaciteacute
agrave analyser de multiples types de
donneacutees
Pour chaque cateacutegorie speacutecifier quelles compeacutetences ou quel niveau de performance sont requis et ce qui est deacutesireacute Faites bien la diffeacuterence entre les caracteacuteristiques requises et celles qui sont preacutefeacutereacutees Par exemple des candidats potentiels pour le niveau 4 doivent avoir de 5 agrave 10 ans drsquoexpeacuterience en SampE mais on preacutefegravere que 2 agrave 3 ans de cette expeacuterience soient dans la reacutegion ou dans le pays ougrave est baseacute le poste LrsquoAnnexe II donne un tableau qui reacutesume un grand nombre des principales caracteacuteristiques deacutesireacutees pour chaque type de poste de SampE
Eacutevaluez le niveau drsquoeacutetudes et le nombre drsquoanneacutees drsquoexpeacuterience rechercheacutes selon le type de poste Dans lrsquoideacuteal les employeacutes de niveau 4 comme ceux de niveau 3 devraient avoir au moins une maicirctrise dans un domaine
Recruter du personnel de SampE bull 8
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
pertinent (comme le deacuteveloppement international la politique internationale lrsquoeacuteconomie agricole la santeacute publique etc) et avoir une expeacuterience en SampE comprenant des responsabiliteacutes de formation et de supervision Les employeacutes de niveau 2 doivent avoir un niveau licence dans un domaine pertinent avoir de 1 agrave 2 ans drsquoexpeacuterience en SampE y compris en formation et en supervision Les employeacutes de niveau 1 doivent avoir un niveau bac et avoir 1 ou 2 ans drsquoexpeacuterience pas neacutecessairement dans le domaine du SampE
Les compeacutetences particuliegraveres requises pour chaque poste seront tireacutees de la liste des besoins et des manques dans les capaciteacutes de SampE En geacuteneacuteral les compeacutetences techniques deacutesirables pour des postes de niveau 4 comme de niveau 3 sont
1 Expeacuterience en conception de programme et en conception de plan de SampE
1 Capaciteacute agrave concevoir des outils des enquecirctes et des eacutevaluations de SampE et drsquoautres activiteacutes de SampE comme des eacutetudes de base des systegravemes de suivi et de surveillance et des eacutevaluations finales
Une familiariteacute avec les principales techniques drsquoeacutechantillonnage
1 Une expeacuterience dans la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees qualitatives
1 Une expeacuterience dans la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees quantitatives
1 Une expeacuterience dans la meacutethode de recherche rurale participative (PRA)
1 Une connaissance des indicateurs standards et du protocole de SampE pour un secteur cleacute comme la santeacute ou la nutrition
1 De bonnes compeacutetences en interpreacutetation de donneacutees en reacutedaction de rapports en preacutesentation et autres aptitudes de communication
Les compeacutetences techniques pour un employeacute de niveau 2 comprendront la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees qualitatives et quantitatives et de bonnes capaciteacutes drsquointerpreacutetation et de reacutedaction de rapports
Les employeacutes de niveau 1 ne doivent pas neacutecessairement avoir une expeacuterience directe des activiteacutes de SampE mais devraient pouvoir montrer une familiariteacute avec les programmes drsquoorganisations non gouvernementales et une bonne capaciteacute agrave apprendre
Le degreacute de connaissance des programmes informatiques variera aussi selon les postes Les employeacutes de niveau 3 et 4 doivent connaitre les applications de Microsoftreg Office (dont Excel et Access) et un programme statistique comme le programme statistique pour les sciences sociales (SPSSreg) qui est geacuteneacuteralement utiliseacute pour lrsquoanalyse de donneacutees Les employeacutes de niveau 2 doivent connaitre la plupart des applications de Microsoftreg Office et les employeacutes de niveau 1 doivent connaicirctre Microsoftreg Word et Excel
Dans la description de poste preacuteciser les types de compeacutetences personnelles deacutesireacutees chez un candidat potentiel Les compeacutetences interpersonnelles
Recruter du personnel de SampE bull 9
Outils et ressources
Exemple de description de poste de niveau 4
Exemple de description de poste de niveau 3
Exemple de description de poste de niveau 2
Tableau de reacutesumeacute de poste
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
geacuteneacuteralement rechercheacutees sont la capaciteacute de motiver le personnel drsquoexcellentes capaciteacutes drsquoorganisation et de planification et la capaciteacute agrave travailler en eacutequipe avec des groupes divers dans un environnement multiculturel Pour les candidats de niveaux 3 et 4 les compeacutetences deacutesireacutees comprendront aussi des capaciteacutes de formation de coaching et de mentoring Bien qursquoil soit difficile de mesurer agrave quel point quelqursquoun est capable de lier des relations solides avec les communauteacutes ou de bien communiquer avec les membres drsquoune eacutequipe si vous incluez des compeacutetences interpersonnelles cela montrera aux candidats quelles sont vos attentes Demandez les reacutefeacuterences du candidat (Cf eacutetape 7) pour juger de ses capaciteacutes interpersonnelles et pour donner des exemples de lrsquoutilisation de ses compeacutetences
Mettez aussi les compeacutetences linguistiques dans la description de poste Le personnel de SampE doit comprendre et parler couramment la langue du pays Cependant les employeacutes des niveaux 1 et 2 doivent parler couramment les langues ou dialectes locaux Les employeacutes du niveau 1 ou 2 ne doivent pas avoir besoin de traduction quand ils travaillent avec les enquecircteurs ou les notables de la communauteacute Dans les pays ougrave il y a de nombreuses langues ou de nombreux dialectes il peut ecirctre difficile de trouver des candidats parlant couramment toutes les langues neacutecessaires Essayez dans ce cas drsquoeacutequilibrer lrsquoeacutequipe de SampE pour que lrsquoeacutequipe dans son ensemble puisse communiquer dans chacune des zones geacuteographiques ougrave opegravere le programme Les capaciteacutes linguistiques sont une compeacutetence importante mais cela ne doit pas ecirctre un facteur deacuteterminant car il est possible drsquooffrir une formation dans ces langues
Preacutesentez aussi au candidat lrsquoenvironnement de travail Dans cette description preacutesentez toutes les responsabiliteacutes de gestion et le temps passeacute en voyages (dans le pays ou agrave lrsquoeacutetranger) Cela aidera agrave reacuteduire le nombre de candidats
Faites circuler le brouillon de description de poste parmi les employeacutes de SampE de la reacutegion et du siegravege et les autres employeacutes concerneacutes pour qursquoils puissent donner leur opinion et leurs suggestions Le cas eacutecheacuteant faites une reacuteunion avec le comiteacute de recrutement pour discuter des principaux eacuteleacutements de la description de poste Cela vaut la peine drsquoy passer un peu plus de temps si neacutecessaire pour ameacuteliorer la description de poste car crsquoest elle qui en fin de compte deacuteterminera le genre de candidatures reccedilues La description de poste peut aussi deacuteterminer la structure de lrsquoeacutequipe de SampE
Recruter du personnel de SampE bull 10
Travaillez avec les
membres du comiteacute
pour preacuteparer
pour le processus
de recrutement un
calendrier reacutealiste qui
prenne en compte
lrsquourgence des besoins
en SampE et les exigences
du travail actuel des
membres du comiteacute
Eacutetape 3 Creacuteer un comiteacute de recrutement et preacuteparer le processus de recrutement
9 Identifier les membres du comiteacute de recrutement
9 Assigner les tacircches aux membres du comiteacute de recrutement
9 Preacuteparer un calendrier pour le processus de recrutement
Le comiteacute de recrutement sera composeacute de trois agrave quatre membres et aura la responsabiliteacute de superviser le processus de recrutement Les membres devront avoir des compeacutetences et expeacuteriences varieacutees dont ils feront beacuteneacuteficier le processus et chacun drsquoentre eux aura la responsabiliteacute de geacuterer certaines eacutetapes Le comiteacute devra comprendre des cadres en plus des employeacutes ayant une expeacuterience technique de SampE (soit des membres de lrsquoeacutequipe de SampE un conseiller en SampE ou un appui du personnel de SampE du siegravege) Quand on recrute pour un poste de niveau 3 le repreacutesentant reacutesident devra participer au comiteacute de recrutement Nommer lrsquoun des membres preacutesident du comiteacute de recrutement Celui-ci a plus de responsabiliteacutes dans lrsquoorganisation du processus de revue et des entretiens et il deacuteterminera comment on va proceacuteder si lrsquoeacutequipe est diviseacutee sur les candidats preacutefeacutereacutes ou sur drsquoautres problegravemes
Une fois que le comiteacute a eacutetudieacute ce module assignez des tacircches speacutecifiques agrave chaque membre du comiteacute Chaque membre devra ecirctre impliqueacute dans le reste du processus mais il est utile drsquoavoir une personne contact pour les tacircches speacutecifiques comme lrsquoannonce pour le poste Travaillez avec les membres du comiteacute pour preacuteparer pour le processus de recrutement un calendrier reacutealiste qui prenne en compte lrsquourgence des besoins en SampE et les exigences du travail actuel des membres du comiteacute
Recruter du personnel de SampE bull 11
Il y a des avantages et
des inconveacutenients divers
pour chacun des niveaux
ougrave lrsquoon publie le poste
Eacutetape 4 Passer une annonce pour le poste
9 Deacuteterminer agrave quel niveau lrsquoannonce devra ecirctre passeacutee
9 Publier un reacutesumeacute de la description de poste
9 Preacuteciser les exigences du poste
Deacuteterminer agrave quel niveau passer une annonce pour le poste On peut passer des annonces au niveau interne et au niveau externe au niveau national ou au niveau international Geacuteneacuteralement les annonce devront ecirctre passeacutees agrave la fois au niveau interne et externe Les annonces pour les postes de niveau 3 et 4 doivent ecirctre passeacutees au niveau international en plus du niveau national et interne Les annonces pour les postes de niveau 1 et 2 sont geacuteneacuteralement passeacutees seulement au niveau national soit au niveau interne soit au niveau externe
On a souvent besoin de longues descriptions de postes pour pouvoir y inclure tous les deacutetails recommandeacutes Dans ce cas reacutedigez une description de poste reacutesumeacutee qui pourra facilement ecirctre publieacutee dans des journaux ou des magazines par exemple Contactez les ressources humaines pour avoir des exemples de reacutesumeacutes de postes Les sites internet peuvent geacuteneacuteralement publier des descriptions de postes complegravetes et il ne faudra donc pas de reacutesumeacute Ce reacutesumeacute devra preacuteciser le niveau minimum drsquoeacutetudes et drsquoexpeacuterience en SampE requis ainsi que les principales compeacutetences techniques et les responsabiliteacutes du poste Inclure les contacts dans lrsquoannonce pour que les personnes inteacuteresseacutees puissent contacter lrsquoorganisation et demander une description de poste complegravete
Il y a des avantages et des inconveacutenients divers pour chacun des niveaux ougrave lrsquoon passe lrsquoannonce pour le poste Si crsquoest au niveau interne cela limite la
Recruter du personnel de SampE bull 12
Comme cela a eacuteteacute dit plus
haut les annonces pour
des postes devront ecirctre passeacutees
au niveau interne comme au
niveau externe pour attirer des
candidatures varieacutees et eacutequilibreacutees
de maniegravere juste et eacutequitable Si on
nrsquoutilise que la publication interne
donner et documenter la raison
justifiant cette deacutecision car cela
peut precircter agrave controverse pour les
candidats externes Par exemple
certaines organisations ont deacutecideacute
de passer des annonces et de
recruter agrave lrsquointerne pour les postes
de reacuteponse agrave lrsquourgence parce que
la personne doit ecirctre recruteacutee
rapidement et que ce type de
postes est agrave court terme
Eacutetape 4 Passer une annonce pour le poste
recherche agrave des candidats qui connaissent lrsquoorganisation et qui ont montreacute des capaciteacutes professionnelles dans lrsquoenvironnement de lrsquoorganisation Les collegravegues peuvent donner des reacutefeacuterences pour les qualifications et les compeacutetences personnelles de chaque candidat Mais en limitant la recherche agrave des candidats internes on exclue tous les candidats possibles qui ne sont pas actuellement employeacutes par lrsquoorganisation y compris certains qui pourraient ecirctre plus qualifieacutes pour le poste que le personnel actuel Passer lrsquoannonce au niveau externe augmente de faccedilon significative le nombre de candidats et peut ecirctre utile pour apporter de nouvelles perspectives agrave lrsquoorganisation
Pour passer une annonce agrave lrsquointerne contactez drsquoabord le deacutepartement des ressources humaines Il vous demandera un ensemble standard drsquoinformations et srsquoassurera que lrsquoannonce circule dans toute lrsquoorganisation Deacutecidez srsquoil faut faire circuler lrsquoannonce agrave lrsquointeacuterieur du bureau national dans les bureaux nationaux de la reacutegion ou au niveau mondial dans tous les bureaux nationaux et au siegravege
Si lrsquoon passe une annonce agrave lrsquoexterne lrsquoensemble des candidatures peut ecirctre limiteacute agrave des candidats nationaux ou eacutelargi pour inclure des candidats internationaux Une annonce nationale agrave lrsquoexterne devra inclure tous les journaux du pays et les organisations et universiteacutes pertinentes Envoyer des annonces agrave chaque journal en utilisant le format habituel du journal De plus faites circuler lrsquoannonce dans les organisations partenaires et les universiteacutes locales Contactez chaque organisation et chaque eacutecole pour demander si elle preacutefegravere qursquoon utilise un e-mail un bulletin ou autre publication ou qursquoon passe par le centre professionnel srsquoil existe
Si lrsquoon passe lrsquoannonce pour le poste au niveau international il y a de nombreuses options Commencez par contacter le deacutepartement des ressources humaines de votre organisation De nombreuses organisations mettent des annonces pour des postes sur leurs sites Internet
Consideacuterez les avantages et les inconveacutenients de passer des
annonces au niveau international En passant des annonces
au niveau international on augmente le nombre de candidatures et on
augmente peut-ecirctre les chances de trouver les candidats les plus qualifieacutes
Mais crsquoest plus compliqueacute et potentiellement plus coucircteux drsquoorganiser
des entretiens pour des candidats venant de lrsquoeacutetranger Reacutefleacutechissez pour
deacutecider si les candidats viendront de lrsquoeacutetranger aux frais de votre compagnie
srsquoils peuvent ecirctre intervieweacutes localement par des collegravegues bien preacutepareacutes
ou si des entretiens par teacuteleacutephone suffiront De plus quand on recrute au
niveau international cela peut impliquer des frais de deacutemeacutenagement et
drsquoinstallation qui doivent ecirctre inclus dans le budget Cela est aussi valable
quand on passe lrsquoannonce agrave lrsquointerne au niveau international
Recruter du personnel de SampE bull 13
Outils et ressources
Listes de diffusion pour passer des annonces
Eacutetape 4 Passer une annonce pour le posten
Il y a de nombreuses autres possibiliteacutes pour offrir des postes au niveau international par exemple par lrsquointermeacutediaire drsquoassociations drsquoeacutevaluation Voyez srsquoil y a un moyen de faire une liste des annonces agrave lrsquointeacuterieur de votre organisation par des listes de diffusion ou des bulletins Contactez votre deacutepartement des ressources humaines pour trouver une liste actualiseacutee des possibiliteacutes LrsquoAnnexe III contient une liste de ces possibiliteacutes et des listes de diffusion de postes
Preacuteciser clairement degraves le deacutebut de lrsquoannonce pour le poste ce qui est requis des candidats En geacuteneacuteral les candidatures doivent comprendre une lettre de motivation un CV et des reacutefeacuterences Pour des postes de niveau 2 3 et 4 il est recommandeacute de demander drsquoinclure un exemple de document reacutedigeacute par le candidat
Faire savoir aux candidats comment ils peuvent soumettre leur candidature Les e-mails sont sans doute la meacutethode la plus simple Mais les courriers sont geacuteneacuteralement aussi accepteacutes Pour eacuteviter de recevoir drsquoinnombrables coups de teacuteleacutephone il vaut mieux eacuteviter de mettre un numeacutero de teacuteleacutephone et preacuteciser que les appels teacuteleacutephoniques en lien avec le poste ne sont pas accepteacutes
Dans lrsquoannonce pour le poste donner aussi la date limite de deacutepocirct des candidatures Si crsquoest possible du point de vue du temps acceptez les candidatures pendant un mois apregraves la date de passage de lrsquoannonce Pour suivre le protocole eacutecrivez que lrsquoorganisation nrsquoest pas obligeacutee de recruter lrsquoun des candidats si elle deacutecide qursquoaucun drsquoeux ne convient pour le poste proposeacute
Il peut ecirctre utile drsquoafficher toutes les candidatures sur un site
partageacute comme un dossier sur le serveur du reacuteseau qui puisse ecirctre
facilement accessible agrave tout moment au comiteacute de recrutement Assurezshy
vous que ce dossier nrsquoest accessible qursquoau comiteacute de recrutement pour
proteacuteger la confidentialiteacute des candidats
Recruter du personnel de SampE bull 14
Le comiteacute de
recrutement devra
preacuteparer une liste de
critegraveres qui seront
utiliseacutes pour juger de
la qualification drsquoun
candidat
Eacutetape 5 Trier retenir les candidatures et preacuteseacutelectionner les candidats
9 Eacutetudier toutes les candidatures
9 Trier les candidats sur la base de leur qualification
9 Preacuteparer la liste des candidats qui passeront un entretien
9 Preacuteseacutelectionner les candidats
Eacutetudiez toutes les candidatures quel que soit le nombre reccedilu Le comiteacute de recrutement devra preacuteparer une liste de critegraveres qui seront utiliseacutes pour juger de la qualification drsquoun candidat Ces critegraveres seront baseacutes sur le nombre drsquoanneacutees drsquoexpeacuterience demandeacute les eacutetudes faites et les compeacutetences techniques correspondant agrave la description de poste Sur la base drsquoune premiegravere lecture des eacutetudes et de lrsquoexpeacuterience des candidats le comiteacute les triera en trois groupes
Groupe 1 candidats non qualifieacutes pour le poste
Groupe 2 candidats qui remplissent certaines des qualifications et demandes minimales mais pas toutes
Groupe 3 candidats qui remplissent toutes les qualifications demandeacutees ou deacutepassent ce niveau
Ce premier tri des candidats en trois groupes devrait ecirctre relativement facile Par contre il faudra plus de temps et drsquoattention pour classer les candidats selon qursquoils sont plus ou moins qualifieacutes
Envoyez aux candidats du groupe 1 ceux qui ne remplissent pas les qualifications minimales un bref accuseacute de reacuteception en les remerciant de leur inteacuterecirct et en leur faisant savoir qursquoils ne seront plus contacteacutes pour ce poste Le mieux est de reacutediger une reacuteponse standard qui pourra ecirctre envoyeacutee par e-mail ou par courrier selon ce que le candidat aura donneacute comme
On doit respecter les
regravegles habituelles de la
courtoisie pendant tout
le processus de recrutement
Il est important de reacutepondre
agrave tous les candidats que leur
candidature soit inteacuteressante
ou pas Si lrsquoon srsquointeacuteresse agrave un
candidat lrsquoinformer des progregraves
ou des retards du processus
de recrutement Si lrsquoon tient
les candidats au courant cela
permettra drsquoavoir une meilleure
communication avec eux dans les
deux sens et cela montrera que
la communication agrave lrsquointeacuterieur de
lrsquoorganisation est bonne
Recruter du personnel de SampE bull 15
Eacutetape 5 Trier retenir les candidatures et preacuteseacutelectionner les candidats
Outils et ressources
Tableau pour retenir des candidatures
Questions pour preacuteseacutelectionner des candidats
adresse Si vous pensez que ces candidats pourraient ecirctre inteacuteressants une autre fois pour un autre poste gardez leur candidature dans vos dossiers
Les candidats du groupe 2 qui remplissent une bonne partie des demandes de niveau drsquoeacutetude et drsquoexpeacuterience mais qui nrsquoont peut-ecirctre pas toutes les compeacutetences techniques demandeacutees devront ecirctre conserveacutes au cas ougrave aucun des candidats du groupe 3 ne conviendrait parfaitement pour le poste Envoyez un accuseacute de reacuteception aux candidats du groupe 2 mais attendez que les candidatures du groupe 3 aient eacuteteacute eacutetudieacutees ou mecircme jusqursquoagrave ce qursquoun candidat ait eacuteteacute recruteacute avant de leur envoyer la lettre standard de reacuteponse pour leur faire savoir qursquoon a recruteacute quelqursquoun pour le poste et pour les remercier de leur inteacuterecirct Ces candidats pourront peut-ecirctre ecirctre inteacuteresseacutes par drsquoautres postes dans lrsquoorganisation
Pour lrsquoinstant ce sont les candidats du groupe 3 qui sont les plus inteacuteressants Ils ont ce qui est demandeacute comme diplocircmes expeacuterience et expertise technique et ont montreacute par leur lettre drsquointroduction et leur curriculum vitae (CV) qursquoils seraient de bons candidats pour ce poste Maintenant le comiteacute de recrutement devra eacutetudier toutes les candidatures du groupe 3 et seacutelectionner trois ou quatre excellents candidats qui seront contacteacutes pour un entretien
Demandez aux membres de lrsquoeacutequipe de lire les candidatures et lrsquoexemple de document reacutedigeacute par le candidat Ceci permettra de trouver dans le groupe les candidats qui srsquoexpriment le mieux et qui ont le plus drsquoexpeacuterience Chaque eacutevaluateur classera les candidats selon des critegraveres preacuteeacutetablis sur toute une gamme de qualifications de compeacutetences de capaciteacutes de reacutedacteur agrave lrsquoexpeacuterience en gestion et aux connaissances informatiques Creacuteez un tableau dans lequel les eacutevaluateurs noteront si un candidat est bon moyen ou faible pour chaque critegravere LrsquoAnnexe IV donne un exemple de ce tableau
Si plus de quatre candidats ont des qualifications eacutequivalentes et sont aussi inteacuteressants cela vaut la peine drsquoavoir un entretien avec tous les candidats Mais cela nrsquoarrive pas tregraves souvent et se limiter agrave trois ou quatre entretiens est
Recruter du personnel de SampE bull 16
Si on ne trouve pas
de bon candidat
envisagez de remettre
le recrutement agrave plus tard et
de passer une nouvelle annonce
plus tard dans deux ou quatre
mois par exemple Crsquoest un
engagement important que de
recruter un nouvel employeacute et il
vaut mieux attendre jusqursquoagrave ce
qursquoon puisse choisir un candidat
avec confiance Appuyez-vous sur
le personnel de SampE de la reacutegion
et du siegravege de votre organisation
et sur des consultants techniques
externes jusqursquoagrave ce qursquoon trouve
un meilleur candidat
Eacutetape 5 Trier retenir les candidatures et preacuteseacutelectionner les candidats
geacuteneacuteralement suffisant et plus eacuteconomique
Faites un premier tri parmi les candidats preacuteseacutelectionneacutes en leur teacuteleacutephonant pour veacuterifier si le salaire qursquoils demandent correspond au budget et si le poste les inteacuteresse eacutetant donneacute lrsquoendroit ougrave il est baseacute et les deacuteplacements neacutecessaires Confirmez aussi si les candidats seront disponibles agrave la date de deacutemarrage du poste ou aux environs de cette date Cela eacutevite de recevoir des candidats qui nrsquoaccepteront probablement pas le poste agrave cause du salaire ou si crsquoest un poste difficile LrsquoAnnexe V donne une liste de questions qursquoil est inteacuteressant de poser pour le premier tri des candidatsApregraves ce premier contact teacuteleacutephonique preacutevoyez des entretiens drsquoembauche avec chacun des candidats du haut de la liste Si les trois ou quatre premiers entretiens ne sont pas satisfaisants revenez aux autres candidats du groupe 3 ou mecircme du groupe 2 pour trouver drsquoautres candidats potentiels pour des entretiens
Apregraves ce premier contact teacuteleacutephonique preacutevoyez des entretiens drsquoembauche avec chacun des candidats du haut de la liste Si les trois ou quatre premiers entretiens ne sont pas satisfaisants revenez aux autres candidats du groupe 3 ou mecircme du groupe 2 pour trouver drsquoautres candidats potentiels pour des entretiens
Recruter du personnel de SampE bull 17
Il est important de poser
des questions ouvertes
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
9 Choisir les questions pour les entretiens drsquoembauche
9 Faire les entretiens drsquoembauche
9 Noter chaque candidat sur la base de critegraveres standards
9 Discuter des notes et des reacutesultats
Organisez une reacuteunion du comiteacute de recrutement afin de choisir les questions pour les entretiens drsquoembauche et de deacutecider srsquoil faut ou non avoir des discussions techniques sur le SampE ou des tests Les reacuteunions pour preacuteparer les entretiens et les entretiens eux-mecircmes peuvent se faire sous forme de teacuteleacuteconfeacuterences srsquoil nrsquoest pas possible du point de vue logistique ou financier de reacuteunir le comiteacute de recrutement et les candidats dans un point central Ce module se concentre sur des questions speacutecifiques au SampE qui devront ecirctre incluses dans lrsquoentretien En plus des questions speacutecifiques au SampE lrsquoeacutequipe devra aussi inclure des questions standards pour les entretiens drsquoembauche sur la capaciteacute du candidat agrave travailler en eacutetant presseacute par le temps ses compeacutetences en reacutesolution de problegravemes ou toute autre caracteacuteristique que lrsquoeacutequipe considegravere comme importantes pour les postes
Le comiteacute de recrutement deacutecide de la structure des entretiens Il faudra consacrer le mecircme temps agrave chaque entretien La dureacutee de lrsquoentretien peut varier selon le niveau du poste mais en geacuteneacuteral elle est de 30 agrave 90 minutes Maintenant le comiteacute doit aussi deacutefinir le rocircle respectif de chaque membre dans le processus Chaque membre de lrsquoeacutequipe doit avoir plusieurs questions agrave poser pendant lrsquoentretien lui-mecircme Si lrsquoon assigne des questions agrave chaque recruteur et qursquoon fixe un ordre pour poser ces questions cela permet de mieux structurer lrsquoentretien et de faire sentir agrave lrsquoeacutequipe que tous participent
Les questions de lrsquoentretien doivent ecirctre adapteacutees agrave chaque poste et au contexte du bureau national LrsquoAnnexe VI contient une liste de suggestions de questions pour les postes de niveau 3 et 4 Geacuteneacuteralement il est important
Recruter du personnel de SampE bull 18
Faire des entretiens
est un processus long
qui peut ecirctre fatiguant srsquoil y a
beaucoup drsquoentretiens Preacutevoyez
suffisamment de pauses dans le
calendrier des entretiens pour que
chaque candidat soit reccedilu par le
comiteacute avec autant drsquoattention et
drsquointeacuterecirct
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
de poser des questions ouvertes Si on a besoin de plus drsquoexplications ou de deacutetails pour une question posez une question compleacutementaire comme Pouvez-vous donner des deacutetails Comment avez-vous fait cela ou Je serais inteacuteresseacute drsquoentendre ce qui vous a fait prendre cette deacutecision LrsquoAnnexe VII contient des informations sur le protocole geacuteneacuteral drsquoentretien drsquoembauche
Lagrave encore lrsquoideacuteal est drsquoavoir dans le comiteacute de recrutement des personnes ayant une expeacuterience du SampE car ce sont elles qui seront le plus agrave mecircme de discuter de leurs reacuteponses avec les candidats et de voir agrave quel point chaque reacuteponse est approprieacutee Srsquoil nrsquoest pas possible drsquoavoir des employeacutes ayant une expeacuterience de SampE voyez srsquoil est possible de faire participer un speacutecialiste technique reacutegional de SampE aux entretiens Il serait peut-ecirctre possible de faire coiumlncider une visite drsquoassistance technique preacutevue avec le calendrier des entretiens Sinon le speacutecialiste technique de SampE pourrait faire des entretiens seacutepareacutes au teacuteleacutephone avec les candidats Cela vaut la peine de consacrer des ressources suppleacutementaires pour pouvoir beacuteneacuteficier de son opinion quand on recrute pour des postes de niveau 3 ou 4
Preacutevoyez plusieurs discussions et tests techniques dans le processus drsquoentretiens quand vous recrutez des employeacutes de niveaux 3 et 4 Les discussions et tests devraient comprendre de maniegravere non limitative la conception de systegravemes et drsquoactiviteacutes de SampE et lrsquoanalyse de donneacutees Dans ces discussions les questions poseacutees par les candidats peuvent ecirctre aussi inteacuteressantes sinon plus que les reacuteponses qursquoils donnent Les candidats nrsquoauront pas beaucoup de connaissances des projets discuteacutes Il leur sera difficile de donner de bonnes recommandations ou de reacuteviser les outils ou les plans de SampE Cependant des candidats qualifieacutes devraient poser des questions cleacutes pour mieux comprendre et trouver les points agrave discuter avec les membres de lrsquoeacutequipe
Tout le mateacuteriel comme les donneacutees agrave utiliser durant
lrsquoentretien devra ecirctre fourni aux candidats bien agrave lrsquoavance pour
leur permettre de se familiariser avec ce mateacuteriel
Pour deacuteterminer quelles sont les compeacutetences drsquoun candidat en conception de SampE vous pouvez lui demander de discuter drsquoun exemple drsquooutil de planification de SampE LrsquoAnnexe VIII donne un cadre des reacutesultats tireacute du programme du CRS de reconstruction apregraves le tsunami agrave Banda Aceh Ce cadre des reacutesultats donne des thegravemes pour chaque objectif strateacutegique et pour chaque reacutesultat intermeacutediaire Mais les quatre objectifs strateacutegiques et les huit reacutesultats intermeacutediaires nrsquoont pas eacuteteacute preacuteciseacutes LrsquoAnnexe VIII a eacuteteacute fournie pour servir drsquoexemple pour illustrer cet exercice Ce cadre des reacutesultats peut ecirctre utiliseacute lors de lrsquoentretien ou vous pouvez utiliser un outil de planification du SampE tireacute drsquoun de vos projets Dans ce dernier cas cela megravenera
Recruter du personnel de SampE bull 19
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
agrave une discussion plus pertinente pour votre bureau national et vous pourrez aussi avoir avec le candidat une discussion plus deacutetailleacutee sur la strateacutegie et le contexte du projet
De plus un tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT) peut ecirctre inclus pour que les candidats lrsquoeacutetudient et en discutent Les points que soulegravevent les candidats leurs suggestions et leurs preacuteoccupations sont utiles pour lrsquoeacutevaluation LrsquoAnnexe IX comprend un exemple drsquoIPTT et les points de discussion qui y correspondent
Pour tester les compeacutetences en analyse de donneacutees de candidats des niveaux 3 et 4 demandez agrave chaque candidat drsquoanalyser un ensemble de donneacutees reacuteel venant drsquoun bureau national Le candidat devra faire cette analyse avec le programme statistique que vous choisirez ou avec celui qui est le plus geacuteneacuteralement utiliseacute dans votre bureau Si cela est fait dans le cadre de lrsquoentretien fournissez les donneacutees avant lrsquoentretien pour que le candidat puisse se familiariser agrave lrsquoavance avec leur structure Ajoutez aux donneacutees des questions auxquelles le candidat devra reacutepondre et demandez au candidat de faire lrsquoanalyse apregraves lrsquoentretien Ces questions devront ecirctre en lien direct avec les activiteacutes typiques de SampE dans votre bureau national On pourra deacuteterminer le niveau de compeacutetences de chaque candidat en posant des questions ayant des niveaux varieacutes de sophistication technique Si les questions sont trop basiques on ne pourra pas tester les capaciteacutes de chaque candidat pour des analyses drsquoun niveau plus eacuteleveacute De mecircme si on pose seulement des questions trop complexes on ne pourra pas eacutevaluer les compeacutetences plus basiques du candidat Si dans le bureau national il nrsquoy a pas drsquoexpert en SampE demandez agrave un employeacute de niveau 4 de lrsquoorganisation drsquoaider agrave concevoir ce test et agrave formuler des questions drsquoanalyse des donneacutees
Pour avoir une impression plus large des capaciteacutes en SampE du candidat il pourra ecirctre utile drsquoinclure une discussion sur des questions actuelles de SampE ou de lui poser un dilemme de SampE au candidat Cela pourra porter sur la conception drsquoune eacutetude des donneacutees de base la revue drsquoun brouillon de questionnaire lrsquointerpreacutetation de reacutesultats ambigus des donneacutees ou une question eacutethique en lien avec la conception du SampE Demandez la contribution de cadres du SampE pour concevoir des exercices sur Excel ou SPSS ou drsquoautres exercices techniques baseacutes sur des points particuliers des programmes Consultez le personnel de la reacutegion ou du siegravege en particulier pour
Il peut ecirctre inteacuteressant de noter
quelles questions ont
bien marcheacute pendant
lrsquoentretien et quelles
questions nrsquoont pas eacuteteacute aussi
utiles agrave votre eacutequipe Partagez
ce feedback et ces reacuteflexions
avec les autres bureaux de pays
et avec le siegravege pour qursquoil soit
possible de reacuteviser et drsquoameacuteliorer
continuellement les techniques
drsquoentretiens drsquoembauche
Recruter du personnel de SampE bull 20
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
leur demander des exemples drsquoexercices qui ont bien marcheacute dans le passeacute Partagez les exercices techniques que vous aurez conccedilus et les reacuteactions agrave ces exercices avec drsquoautres employeacutes de SampE de lrsquoagence pour qursquoils puissent profiter de cette expeacuterience
Une fois que lrsquoeacutequipe a seacutelectionneacute les questions les points de discussion technique et les exercices qui seront inclus dans lrsquoentretien compilez un dossier drsquoentretien pour chaque membre de lrsquoeacutequipe Ce dossier devra comprendre pour chaque candidat son CV sa lettre de motivation et lrsquoexemple de document qursquoil a reacutedigeacute plus la liste de questions pour lrsquoentretien et drsquoautres exemples et mateacuteriels qui seront utiliseacutes pendant les discussions techniques Fournissez ce dossier agrave chaque membre de lrsquoeacutequipe bien avant lrsquoentretien pour que chacun drsquoentre eux se familiarise avec le mateacuteriel et soit plus agrave lrsquoaise pour travailler durant lrsquoentretien
Incluez dans le dossier drsquoentretien une feuille de notation sur laquelle les membres de lrsquoeacutequipe pourront noter chaque candidat pendant lrsquoentretien Deacuteterminez les critegraveres qui seront les plus importants dans le cadre de lrsquoentretien LrsquoAnnexe X propose un exemple de feuille de notation pour un entretien Demandez agrave chaque eacutevaluateur de mettre une note de 1 agrave 5 pour chaque critegravere 5 eacutetant la meilleure note Preacutevoyez un espace pour eacutecrire des commentaires pendant lrsquoentretien
Structurez lrsquoentretien autour de quatre eacuteleacutements principaux lrsquointroduction les questions la reacuteflexion et la conclusion1 Durant lrsquointroduction
Preacutesentez chaque membre du comiteacute de recrutement
Creacuteez une ambiance deacutetendue
Expliquez en quoi va consister lrsquoentretien les domaines sur lesquels porteront probablement les questions et eacuteventuellement les discussions techniques pour les postes de niveau 3 et 4 et la dureacutee preacutevue de lrsquoentretien
Demandez aux candidats de reacutepondre en donnant beaucoup de deacutetails
Preacutesentez un reacutesumeacute de la description de poste
Preacutecisez la formation et lrsquoexpeacuterience du candidat
Durant la partie questions de lrsquoentretien il faut poser toutes les questions de lrsquoentretien Assurez-vous que les questions sont ouvertes Eacutecoutez attentivement les reacuteponses du candidat et faites preacuteciser eacuteventuellement les reacuteponses ou discutez plus agrave fond de ces reacuteponses
1 La description de ces quatre eacuteleacutements de lrsquoentretien est reacutesumeacutee de Contemporary Management Practices Workshop Staff Selection and Employment Law Participant Manual de Robert A Jud et Associeacutes
Recruter du personnel de SampE bull 21
Outils et ressources
Questions drsquoentretien pour les niveaux 3 et 4
Protocole drsquoentretien
Exemple de cadre des reacutesultats
Exemple drsquoIPTT
Tableau pour la notation des entretiens
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
Durant la partie reacuteflexion reacutesumez les principales choses dites par le candidat pour veacuterifier que celui-ci pense que ses reacuteponses ont eacuteteacute bien comprises Posez aussi drsquoeacuteventuelles questions non couvertes durant lrsquoentretien et des questions compleacutementaires baseacutees sur les reacuteponses du candidat
La conclusion est une occasion pour le candidat de donner drsquoautres informations ou de poser des questions Lrsquoentretien permet au candidat de voir srsquoil est agrave lrsquoaise avec le mandat et la culture de lrsquoorganisation il est donc important de preacutevoir du temps pour que chaque candidat puisse poser ces questions Pendant la clocircture informez aussi le candidat des prochaines eacutetapes du processus de recrutement Que lrsquoentretien se soit ou non bien passeacute concluez-le sur une note positive et remerciez le candidat pour le temps qursquoil vous a consacreacute Passez le cas eacutecheacuteant aux tests ou aux discussions techniques
Une fois que les entretiens sont termineacutes lrsquoeacutequipe de recrutement utilisera les feuilles de notation comme base pour discuter de chaque candidat et pour seacutelectionner son candidat preacutefeacutereacute pour le poste Demandez agrave chaque membre de lrsquoeacutequipe drsquoeacutetudier les exemples de documents eacutecrits par les candidats pour voir quel est le niveau de reacuteflexion critique le style drsquoeacutecriture et la coheacuterence de lrsquoensemble du rapport Deacutefinir le rocircle de chaque candidat dans lrsquoactiviteacute deacutecrite dans le document pour bien voir srsquoil srsquoagit drsquoun travail individuel ou drsquoun travail drsquoeacutequipe Discutez de toutes vos reacuteflexions et commentaires sur la qualiteacute des reacuteponses le comportement du candidat durant lrsquoentretien ndash eacutetait-il agrave lrsquoaise ou non ndash et drsquoautres signes plus subtils qui montrent les caracteacuteristiques plus personnelles du candidat
Eacutetudiez les notes de chaque candidat et discutez des diffeacuterences entre les faccedilons de noter des diffeacuterents membres de lrsquoeacutequipe Il est probable qursquoil y aura un candidat preacutefeacutereacute Maintenant deacuteterminez qui est le deuxiegraveme choix au cas ougrave le premier choix pour une raison ou une autre nrsquoaccepterait pas le poste
Recruter du personnel de SampE bull 22
Le deacutepartement des
ressources humaines
enverra au candidat une
lettre drsquooffre drsquoemploi
qui preacutecise le salaire
correspondant au poste
tous les avantages
sociaux qui stipule la
longueur du contrat (le
cas eacutecheacuteant) et la date de
deacutebut
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
9 Veacuterifier les reacutefeacuterences du candidat
9 Faciliter la preacuteparation du contrat
9 Fournir une orientation et une formation
Avant drsquooffrir le poste au candidat veacuterifiez ses reacutefeacuterences Agrave ce niveau ne veacuterifiez que les reacutefeacuterences du premier candidat seacutelectionneacute Appelez chaque personne de reacutefeacuterence et posez-lui une liste de questions standards sur le travail technique du candidat ses compeacutetences personnelles et drsquoautres points forts ou faiblesses que le comiteacute de recrutement pense inteacuteressantes Il peut ecirctre inteacuteressant de donner agrave lrsquoavance agrave ces personnes de reacutefeacuterences une liste des sujets qui seront abordeacutes pour qursquoelles puissent se preacuteparer Les conversations avec ces personnes sont souvent une bonne occasion de deacutecouvrir des compeacutetences qui sont souvent difficiles agrave mesurer pendant lrsquoentretien LrsquoAnnexe XI comprend une liste de questions geacuteneacuteralement poseacutees pour les postes de niveau 3 et 4 Si les personnes de reacutefeacuterences donnent un feedback positif et que le comiteacute de recrutement a confiance dans son choix contactez le deacutepartement des ressources humaines pou qursquoil puisse offrir le poste au candidat
Si les personnes de reacutefeacuterences vous donnent une mauvaise impression du candidat et que cela vous fait reconsideacuterer votre choix faites une nouvelle reacuteunion du comiteacute de recrutement pou voir ce qui doit ecirctre fait Si le comiteacute est drsquoaccord veacuterifiez les reacutefeacuterences du candidat qui eacutetait arriveacute en second Si ces reacutefeacuterences sont positives passez agrave la phase suivante et contactez le deacutepartement des ressources humaines
Le deacutepartement des ressources humaines enverra au candidat une lettre
Recruter du personnel de SampE bull 23
La reacutefeacuterence peut vous
donner une impression
neacutegative drsquoun candidat par ce
qursquoil dit et surtout par ce qursquoil ne
dit pas Les reacutefeacuterences peuvent
se sentir obligeacutes de ne donner
que des informations positives
(ou peuvent ecirctre limiteacutes pour ce
qursquoils peuvent dire par la crainte
drsquoimplications leacutegales) et ils
peuvent omettre des informations
sur les faiblesses potentielles Posez
des questions directes et essayez
de juger du style de la reacutefeacuterence
Eacutecoutez attentivement chaque
reacuteponse et posez des questions
compleacutementaires
Outils et ressources
Questions pour les personnes de reacutefeacuterences
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
drsquooffre drsquoemploi qui preacutecise le salaire correspondant au poste tous les avantages sociaux qui stipule la longueur du contrat (le cas eacutecheacuteant) et la date de deacutebut Une fois que le candidat a accepteacute le poste informez les autres candidats qursquoune personne a eacuteteacute recruteacutee pour le poste et remerciez-les pour leur inteacuterecirct et leur temps
Si le candidat nrsquoaccepte pas le poste faites une reacuteunion avec le comiteacute de recrutement pour seacutelectionner le choix suivant Puis veacuterifiez les reacutefeacuterences de ce candidat Reacutepeacutetez ce processus jusqursquoagrave ce que le candidat preacutefeacutereacute accepte le poste
Le deacutepartement des ressources humaines facilitera le processus de reacutedaction du contrat Faites un suivi aupregraves du personnel des ressources humaines pour veacuterifier que la preacuteparation du contrat se passe bien Informez le candidat des eacuteventuels retards dans la reacutedaction du contrat
Une fois que le candidat a signeacute le contrat votre recrutement est termineacute
Une fois que le candidat est embaucheacute la prochaine eacutetape est de srsquoassurer que le nouvel employeacute reccediloive tout lrsquoappui neacutecessaire durant son orientation Dans lrsquoideacuteal le personnel des ressources humaines fournit un mateacuteriel standard drsquoorientation qui aidera le nouvel employeacute agrave deacutecouvrir le programme et le travail de lrsquoorganisation Mettre dans le dossier drsquoorientation les documents et directives standard de votre organisation pour le SampE comme les manuels de SampE et les eacutetudes reacutecentes Il ne srsquoagit pas de donner au candidat toutes les informations existantes mais de choisir de maniegravere strateacutegique des documents cleacutes qui lui donneront une base lui permettant de mieux srsquoimpliquer dans les reacuteunions et les autres aspects du processus drsquoorientation Il faut preacutevoir dans lrsquoorientation un moment pour que le nouvel employeacute passe une journeacutee ou une demi-journeacutee avec des employeacutes de chaque secteur Le nouvel employeacute de SampE doit se familiariser avec la programmation de chaque secteur et deacutevelopper de bonnes relations de travail avec les principaux employeacutes de chaque secteur
Impliquez le nouvel employeacute dans toutes les reacuteunions durant ses premiegraveres semaines Les reacuteunions seront pour lui une bonne occasion drsquoen apprendre plus sur les questions professionnelles actuelles et de rencontrer les employeacutes Si possible faites participer le nouvel employeacute au cours de ces premiegraveres semaines agrave une activiteacute de SampE la planification la collecte ou lrsquoanalyse de donneacutees Une orientation pratique est souvent tregraves efficace et aide le nouvel employeacute agrave geacuterer lrsquoeacutenorme quantiteacute de nouvelles choses agrave assimiler dans un nouveau poste
Pendant lrsquoorientation donnez au nouvel employeacute des occasions de rencontrer
Recruter du personnel de SampE bull 24
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
des organisations partenaires et de visiter des communauteacutes participantes et des sites de projet Apregraves les deux premiegraveres semaines de travail prenez le temps de passer voir srsquoil srsquoadapte bien Profitez de ce moment pour reacutepondre aux questions qursquoil peut avoir et pour demander ses premiegraveres impressions et ideacutees sur la structure de lrsquoeacutequipe de SampE et sur les activiteacutes
Bonne chance pour le recrutement
Recruter du personnel de SampE bull 25
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
Catholic Relief Services Reacutegion EuropeMoyen Orient
Description de Poste Titre du poste Conseiller reacutegional en suivi et eacutevaluation (MERA) Deacutepartement Reacutegion EuropeMoyen Orient Groupe de fonction Uniteacute drsquoassurance de la qualiteacutesuivi et eacutevaluation Niveau reacutegional de reacutemuneacuteration 1
Rayon geacuteographique Pays drsquoEurope du Moyen Orient et drsquoAfrique du Nord Lieu Pays de reacutesidence dans la reacutegion ougrave il y a un bureau de CRS Rattachement hieacuterarchique Directeur de lrsquoassurance de qualiteacute Responsabiliteacutes de supervision Responsables de SampE de la sous-reacutegion supervision des consultants le cas eacutecheacuteant
Contextehistorique Dans la reacutegion EuropeMoyen Orient (EME) CRS entreprend une transition dans les programmes et la gestion pour refleacuteter les changements de situation dans une reacutegion tregraves diverse Depuis agrave peu pregraves un an CRSEME a commenceacute agrave utiliser une approche plus strateacutegique de la conception du suivi et de lrsquoeacutevaluation des projets programmes Dans cette optique des documents reacutegionaux de gestion de la connaissance et de lrsquoapprentissage preacutesentant les reacutealisations preacutevues pour les cinq prochaines anneacutees ont eacuteteacute eacutelaboreacutes pour guider et focaliser les travaux et les deacuteveloppements agrave venir dans ce domaine En outre on porte une attention plus soutenue agrave la conception et agrave la mise en œuvre de systegravemes et drsquooutils reacutegionaux de SampE afin de controcircles la progression et les processus visant agrave la reacutealisation des objectifs strateacutegiques Le MERA dirigera ces travaux dans la reacutegion CRSEME pour contribuer agrave ces objectifs reacutegionaux
CRSEME veut eacutetablir et mettre en œuvre des systegravemes de SampE qui permettront une ameacutelioration de la gestion interne de la performance des programmesprojets et de la prise de deacutecisions baseacutees sur les faits et sur les donneacutees De plus CRSEME veut ameacuteliorer sa capaciteacute agrave concevoir et agrave mettre en œuvre des systegravemes pertinents et significatifs de SampE dans le cadre des documents de projets pour les bailleurs de fonds afin de pouvoir montrer des reacutesultats aux bailleurs de fonds et devenir ainsi plus compeacutetitifs Dans ce contexte le MERA fournira un appui technique agrave la reacutegion EuropeMoyen Orient de CRS pour tout ce qui concerne le SampE Il deacuteveloppera les capaciteacutes dans la reacutegion en identifiant et en appuyant la mise en œuvre de systegravemes de SampE efficaces eacuteconomiques et significatifs et fera avancer la reacutegion vers une approche de SampE plus strateacutegique
Objectif du poste Lrsquoobjectif de ce poste est drsquoaugmenter la capaciteacute technique en SampE et de permettre la qualiteacute technique des activiteacutes de SampE dans la reacutegion La fonction principale de Conseiller reacutegional en suivi et eacutevaluation (MERA) est double
Recruter du personnel de SampE bull 26
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
1 Geacuterer lrsquouniteacute reacutegionale de SampE composeacutee de deux responsables sous-reacutegionaux de SampE agrave plein temps
1 Deacutevelopper les capaciteacutes reacutegionales en suivi et eacutevaluation en guidant appuyant et dirigeant la conception et la mise en œuvre de systegravemes et proceacutedures de SampE qui soient approprieacutees efficaces et eacuteconomiques
Eacutetant donneacute que les membres de lrsquoeacutequipe reacutegionale de SampE peuvent se trouver dans drsquoautres bureaux nationaux le MERA devra avoir une modegravele drsquoeacutequipe efficace pour fournir une assistance technique inteacutegreacutee aux bureaux nationaux et aux bureaux locaux
Le MERA doit geacuterer efficacement les relations avec les employeacutes reacutegionaux et sous-reacutegionaux les bureaux nationaux et les bureaux locaux et avec les partenaires et les aider agrave creacuteer et agrave mettre en œuvre des systegravemes de SampE qui conduiront agrave une meilleure qualiteacute des programmes Le MERA dirige lrsquoeacutelaboration et la mise en œuvre de systegravemes et de processus reacutegionaux de SampE ainsi que des meacutecanismes de partage des informations et des connaissances Le MERA fournit une contribution technique sur le SampE pour les revues et les documents de projets
Le MERA fournit une direction et un appui pour la mise en œuvre de la strateacutegie de gestion de la connaissance et de lrsquoapprentissage
Ce poste fait partie de la fonction drsquoassurance de la qualiteacute Il a un grand niveau drsquoautonomie pour lrsquoexeacutecution de ses responsabiliteacutes Le MERA ne prend pas de deacutecisions strateacutegiques mais gracircce agrave son travail les deacutecisions prises par drsquoautres sont prises en connaissance de cause sur la base des donneacutees et des meilleures pratiques
Responsabiliteacutes principales
Planificationconception (30)
1 Concevoir diriger et geacuterer des processus participatifs pour eacutetablir des systegravemes reacutegionaux et si neacutecessaire sous-reacutegionaux de SampE
1 Participer agrave la conception de programmes et agrave la preacuteparation de documents de projets
1 Concevoir diriger et geacuterer une collecte une analyse et une reacutedaction de rapport participatives pour les systegravemes reacutegionaux de SampE de CRSEME (eacutevaluation de la structure reacutegionale autre outils et systegravemes reacutegionaux de suivi et eacutevaluation)
1 Concevoir coordonner etou fournir un programme coheacuterent de formation et de renforcement des capaciteacutes pour les employeacutes de CRSEME et drsquoorganisations partenaires pour transfeacuterer et ameacuteliorer la capaciteacute agrave concevoir introduire et mettre en œuvre des systegravemes de SampE approprieacutes
1 Concevoir etou participer agrave la conception de directives et de cadres pour les proceacutedures politiques et processus reacutegionaux qui institutionnaliseront et appuieront une conception un suivi une eacutevaluation et des rapports drsquoexcellente qualiteacute agrave CRSEME
Aider agrave eacutetablir des directives et des outils de SampE pour CRSEME pour les secteurs de programmation strateacutegique et les domaines techniques de changement social (participation civique plaidoyer transformation des conflitseacutedification de la paix et partenariat) ainsi que pour la gestion geacuteneacuterale
1 Diriger et appuyer le personnel de la reacutegion des bureaux nationaux et des bureaux locaux pour la mise en œuvre drsquoune strateacutegie de gestion de la connaissance et de lrsquoapprentissage
Appui aux programmesAssistance technique (50)
1 Aider les bureaux nationauxbureaux locaux agrave concevoir des programmes et projets pour rechercher un financement pour des zones de programmation strateacutegique soit en srsquoimpliquant directement2 soit par un mentoring
Recruter du personnel de SampE bull 27
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
1 Appuyer les responsables sous-reacutegionaux de SampE pour fournir une assistance technique pratique aux bureaux nationauxlocaux dans tous les aspects de la conception du suivi et de lrsquoeacutevaluation comme la conception et la mise en œuvre de systegravemes et drsquooutils de SampE la revue de documents de projets une direction ou une assistance pour les eacutevaluations agrave mi-parcours et les eacutevaluations finales
Gestion (20)
1 Eacutetablir et geacuterer lrsquouniteacute reacutegionale de SampE
1 Superviser et coacher les responsables sous-reacutegionaux de SampE (SRMEO)
1 Concevoir et superviser un plan de travail inteacutegreacute pour lrsquouniteacute reacutegionale de SampE Coordonner lrsquoassistance technique et les initiatives lieacutees
1 Geacuterer le budget de lrsquouniteacute reacutegionale de SampE 1 Diriger et appuyer la suite de lrsquoeacutelaboration et de la mise en œuvre de la strateacutegie reacutegionale de gestion
de la connaissance et de lrsquoapprentissage
Communicationgestion de lrsquoinformation (10)
1 Creacuteer de bonnes relations de travail avec les conseillers principaux de la reacutegion CRSEME les bureaux nationauxlocaux les conseillers de SampE du siegravege et les conseillers techniques reacutegionaux de SampE dans drsquoautres reacutegions de CRS eacutechanger les informations et lrsquoexpeacuterience contribuer activement agrave une communauteacute drsquoapprentissage de SampE agrave lrsquointeacuterieur de CRS
1 Servir de principale personne contact dans la reacutegion pour les conseillers de SampE du siegravege appuyer les efforts pour ameacuteliorer les systegravemes et les normes de SampE de lrsquoagence
1 Appuyer lrsquoeacutelaboration drsquoun systegraveme reacutegional de gestion de lrsquoinformation et y contribuer par la mise en œuvre et la coordination de rapports de SampE standardiseacutes au niveau des pays augmenter le systegraveme de gestion de lrsquoinformation et faire remonter les indicateurs du terrain au bureau reacutegional et au siegravege
1 Communiquer et distribuer des informations sur les normes les politiques les pratiques et les indicateurs de SampE de CRSEME travailler en coordination avec les RTA de SampE des autres reacutegions pour eacutelaborer de meilleures pratiques et partager les leccedilons apprises
Eacutetablir et maintenir des meacutecanismes pour saisir analyser rendre comptepartager et appliquer les constatations les informations les leccedilons apprises et les meilleures pratiques parmi les employeacutes reacutegionaux et des bureaux nationauxlocaux de CRSEME
1 Repreacutesenter le contenu technique des systegravemes de SampE de CRS agrave lrsquoexteacuterieur aupregraves des bailleurs de fonds et drsquoautres organisations appuyer les employeacutes de CRSEME au niveau des bureaux nationauxlocaux et de la reacutegion dans leur dialogue avec les principaux bailleurs de fonds surtout lrsquoUSAID pour que les activiteacutes de SampE de CRSEME soient significatives et reacutealisables
Principales relations de travail Internes Personnel de lrsquouniteacute de SampE contacts freacutequents avec le conseiller pour la qualiteacute des programmes le conseiller pour la qualiteacute de la gestion le personnel du changement social les directeurs reacutegionaux drsquoautres conseillers reacutegionaux les conseillers de SampE du siegravege Contacts occasionnels avec les repreacutesentants reacutesidentschefs de bureau les cadres des bureaux nationaux les conseillers techniques reacutegionaux pour le SampE dans les autres reacutegions
Externes USAID et autres agences bailleurs de fonds autres ONG consultants travaillant dans le SampE associations professionnelles (par ex associations nationales drsquoeacutevaluation)
Qualifications 2 Lrsquoimplication du conseiller reacutegional en SampE est conditionneacutee par le montant du financement rechercheacute (plus de 3 millions US$) et lrsquoimportance strateacutegique
Recruter du personnel de SampE bull 28
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
TechniquesProfessionnelles
1 Cinq ans drsquoexpeacuterience professionnelle correspondant directement au poste et avec une responsabilisation progressive au moins deux ans de travail dans le SampE
1 Bonne familiariteacute avec les principes et les approches actuelles du SampE utilisant agrave la fois des meacutethodes quantitatives et des meacutethodes qualitatives
1 Expeacuterience prouveacutee de SampE sur le terrain compeacutetences pour collecter manipuler syntheacutetiser et analyser des donneacutees
1 Compreacutehension des attentes des bailleurs de fonds et des tendances pour le SampE
1 Expeacuterience dans un ou plusieurs des principaux secteurs de programmation de CRS
1 Capaciteacute prouveacutee agrave transfeacuterer des connaissances agrave des publics divers gracircce agrave la formation au mentoring et par drsquoautres meacutethodes formelles et informelles
1 Excellentes connaissances de la langue anglaise (parleacutee lue et eacutecrite)
1 Excellentes compeacutetences analytiques et informatiques compeacutetent dans lrsquoutilisation de MS Office dont Word Excel Outlook PowerPoint et Access
1 Expeacuterience dans lrsquoutilisation de SPSS STATA ou Epi Info
1 Expeacuterience avec les systegravemes de gestion de lrsquoinformation
1 Volonteacute et capaciteacute de voyager environ 30 du temps
1 Expeacuterience preacutealable dans le Sud-Est de lrsquoEurope etou le Caucase preacutefeacutereacutee
Eacutetudes
1 Maicirctrise ou doctorat dans un domaine en lien direct comme la recherche en opeacuterations lrsquoanalyse quantitative etc Une expeacuterience importante de travail dans un domaine en lien direct pourra ecirctre accepteacutee agrave la place drsquoun diplocircme
Compeacutetences personnelles
Apte agrave influencer des personnes qui ne sont pas celles qursquoil supervise et agrave obtenir leur coopeacuteration capable de travailler comme membre drsquoune eacutequipe multinationale et de geacuterer des relations agrave distance pour obtenir des reacutesultats
1 Le poste demande de la flexibiliteacute et la capaciteacute agrave accepter lrsquoambiguumliteacute les changements et les laquo rafistolages raquo jusqursquoagrave ce que des systegravemes et des normes de SampE ne soient en place au niveau de lrsquoagence
1 Capable drsquoimpliquer et de motiver les employeacutes et les partenaires dans un nouveau domaine difficile
1 Bonnes capaciteacutes prouveacutees dans la gestion des relations en particulier dans le domaine du service aux clients peut travailler avec des groupes divers dans un environnement drsquoeacutequipes multiculturelles
1 Motiveacute et capable de travailler sans ecirctre superviseacute de pregraves
1 Capable de prioriser le travail de travailler sur plusieurs tacircches et de respecter les dates butoirs
1 Excellente organisation et capaciteacutes de planification Attentif aux deacutetails
Environnement de travail
Environnement normal de bureau Le poste demande environ 30 de voyages dans toute lrsquoEurope du Sud-Est le Moyen OrientlrsquoAfrique du Nord et le Caucase Heures suppleacutementaires occasionnelles
Recruter du personnel de SampE bull 29
Annexe IB Exemple de description de poste de niveau 3
RESPONSABLE SampE
Contexte Catholic Relief Services en partenariat avec des centaines drsquoorganisations dans 80 pays entreprend des activiteacutes de justice sociale de deacuteveloppement et drsquourgence pour aider les familles marginaliseacutees dans des communauteacutes pauvres CRS a pour objectif drsquoecirctre une organisation qui valorise la qualiteacute du service qui a une orientation vers les programmes qui a un bon rapport coucirct-efficaciteacute qui apprend et qui insiste explicitement sur la promotion de la justice sociale reacutesultat ultime de ses activiteacutes Cet engagement doit donner agrave CRSKenya et agrave ses partenaires la capaciteacute de toucher plus de gens avec un impact plus important et plus mesurable Dans ce contexte le responsable SampE fournira un appui technique une direction et des directives dans le bureau national pour tous ce qui concerne le SampE Le responsable de SampE renforcera les capaciteacutes dans le bureau national en identifiant pour les programmesprojets des modegraveles de SampE qui soient des outils efficaces et drsquoun bon rapport coucirct-efficaciteacute pour lrsquoapprentissage institutionnel permettant drsquoaider agrave une qualiteacute de programmes meilleure et plus unifieacutee Il appuiera la mise en œuvre de ces modegraveles
Objectif Lrsquoobjectif de ce poste est de renforcer les capaciteacutes de SampE de CRSKenya par lrsquointermeacutediaire drsquoune nouvelle uniteacute de SampE Le responsable de SampE aura la responsabiliteacute de superviser lrsquoeacutequipe de coordinateurs de SampE et de coordonner le travail avec le personnel sectoriel de SampE Le responsable de SampE se tiendra au courant des nouvelles approches de SampE pour srsquoassurer qursquoon utilise des modegraveles de suivi et drsquoeacutevaluation ainsi que des systegravemes drsquoinformation techniquement approprieacutes
Principales responsabiliteacutes de travail Le travail devant ecirctre accompli par la personne choisie sera de
1 ndash Deacutevelopper et maintenir un environnement propice pour le SampE (20)
Deacutevelopper de bonnes relations de travail avec les responsables sectoriels de SampE de CRSKenya pour que le SampE reste une prioriteacute dans le bureau national
1 Servir de leader de guide et drsquoappui pour les employeacutes de lrsquouniteacute de SampE et drsquoautres employeacutes des programmes qui cherchent agrave eacutelaborer des approches plus strateacutegiques pour ameacuteliorer le SampE dans leurs programmes
1 Contribuer activement agrave tous les aspects du processus de recrutement de nouveaux employeacutes des programmes et du SampE dans le bureau national pour srsquoassurer que les perspectives du SampE soient prises en compte
1 Srsquoassurer qursquoune assistance technique en SampE soit disponible aux uniteacutes sectorielles
1 Appuyer CRSKenya dans son dialogue avec les principaux bailleurs de fonds en particulier lrsquoUSAID pour que les activiteacutes de SampE soient constructives et reacutealisables
1 Eacutelaborer des directives et des outils de SampE
Recruter du personnel de SampE bull 30
Annexe IB Exemple de description de poste de niveau 3
2 ndash Deacutevelopper la capaciteacute des employeacutes en SampE (30)
1 Concevoir et diriger des programmes de formation en SampE baseacutes sur le modegravele du cadre logique des projets de CRS (Proframe)
1 Donner une assistance pratique aux employeacutes pour la conception le suivi lrsquoeacutevaluation et les rapports pour les projets financeacutes par des fonds publics comme par des fonds priveacutes
1 Concevoir eacutelaborer et mettre en oeuvre une strateacutegie en accord avec les initiatives de lrsquoagence pour appuyer les organisations partenaires de CRS pour des activiteacutes en lien avec le SampE
1 Superviser les membres de lrsquouniteacute de SampE et leur servir de mentor
3 ndash Renforcer les systegravemes de gestion de lrsquoinformation (10)
Aider agrave lrsquoeacutelaboration drsquoun systegraveme de gestion de lrsquoinformation en documentant en mettant en œuvre et en coordonnant un SampE standardiseacute
Collaborer avec les responsables sectoriels de SampE pour identifier leurs besoins par rapport au SampE et allouer les ressources en conseacutequence
Creacuteer et mettre en œuvre un meacutecanisme pour collaborer avec les responsables sectoriels de SampE pour faire un mentoring et eacutevaluer la performance du personnel de lrsquouniteacute de SampE
4 ndash Appui technique direct (40)
1 Fournir un appui technique direct agrave CRSKenya et agrave ses partenaires pour lrsquoeacutelaboration drsquoindicateurs et de plans de SampE
Srsquoassurer que les visites de suivi sont utiles qursquoelles permettent drsquoavoir les donneacutees dont on a besoin et qursquoelles aident agrave prendre des deacutecisions de gestion
1 Concevoir des indicateurs possibles pour mesurer lrsquoimpact de programmes sectoriels dans la seacutecuriteacute alimentaire (DAP)
1 Travailler avec le personnel des programmes de CRS et avec les partenaires pour eacutelaborer un cadre pour le suivi et lrsquoeacutevaluation de la progression et de lrsquoimpact de tous les programmes de CRSKenya
Principales relations de travail Rattachement hieacuterarchique Directeur de la division de lrsquoeacuteducation et de lrsquoappui aux programmes
Internes Responsables sectoriels de SampE employeacutes de lrsquouniteacute de SampE directeurs de divisions (EPS HABN et GGSP) Repreacutesentant reacutesident RTA de EARO personnel des programmes du bureau national eacutequipe de SampE du siegravege
Externes mission de lrsquoUSAID ONG universiteacutes locales et autres institutions drsquoenseignement travaillant dans le SampE associations professionnelles (par ex Kenya Evaluation Association) autres consultants en SampE dans le pays et la reacutegion
Qualifications 1 Au moins une maicirctrise dans un domaine en lien avec le deacuteveloppement international et lrsquoassistance
1 Au moins sept ans de responsabilisation progressive dans des programmes drsquoassistance et de deacuteveloppement dont une peacuteriode importante dans le SampE
1 Excellente familiariteacute avec les principes et les approches actuelles du suivi et de lrsquoeacutevaluation de programmes drsquoassistance et de deacuteveloppement en utilisant des meacutethodes quantitatives et qualitatives
Recruter du personnel de SampE bull 31
Annexe IB Exemple de description de poste de niveau 3
1 Compreacutehension des attentes du Gouvernement des Eacutetats-Unis et des tendances du suivi et de lrsquoeacutevaluation dont les programmes appuyeacutes par lrsquoaide alimentaire
Expeacuterience dans la facilitation des efforts de renforcement des capaciteacutes de divers collegravegues y compris dans des agences locales partenaires
1 Volonteacute et capaciteacute de voyager environ 25 du temps
Compeacutetences personnellesprofessionnelles 1 Capaciteacute prouveacutee agrave transfeacuterer des connaissances agrave des publics divers gracircce agrave la formation au mentoring
et par drsquoautres meacutethodes formelles et informelles
1 Familiariteacute avec les principes et les techniques de lrsquoenseignement aux adultes et capaciteacute prouveacutee agrave concevoir et animer des activiteacutes drsquoapprentissage pour les adultes
1 Excellentes capaciteacutes interpersonnelles bonne organisation et bonnes capaciteacutes de communication eacutecrite et orale y compris dans des contextes interculturels
1 Capaciteacute agrave impliquer et agrave motiver les employeacutes dans des domaines programmatiques difficiles
1 Capaciteacute agrave travailler efficacement sous pression et agrave organiser et prioriser des activiteacutes concurrentes
1 Capaciteacute agrave travailler efficacement en eacutequipe
1 Ability to work effectively in a team-oriented environment
1 Flexibiliteacute patience deacutevouement et creacuteativiteacute
1 Excellentes connaissances informatiques (MS Word MS Excel MS Access MS PowerPoint MS Project SPSS)
Environnement de travail Le lieu de travail sera Nairobi avec de nombreux voyages vers les zones de programme agrave lrsquointeacuterieur du Kenya
Recruter du personnel de SampE bull 32
Annexe IC Exemple de description de poste de niveau 2
Deacutepartement Uniteacute de gestion du programme I-LIFE Titre du poste Coordinateur de suivi et eacutevaluation Grade C2 Superviseur immeacutediat Chef de lrsquouniteacute de programmation et drsquoapprentissage Lieu Lilongwe Malawi
Contexte CRSMalawi est lrsquoorganisation principale de I-LIFE (un DAP en consortium) qui est conccedilu pour ameacuteliorer la seacutecuriteacute des moyens drsquoexistence des meacutenages dans les zones rurales cibleacutees CRS a la responsabiliteacute du suivi et de lrsquoeacutevaluation de I-LIFE
Objectif Lrsquoobjectif de ce poste est de superviser et de veacuterifier la collecte de donneacutees de SampE de qualiteacute
La principale responsabiliteacute du poste est de donner un appui programmatique et une assistance technique agrave I-LIFE gracircce agrave une collaboration avec les partenaires pour garantir des programmes de qualiteacute Les coordinateurs de SampE joueront un rocircle important de liaison avec les partenaires sur tous les aspects programmatiques de I-LIFE Les principales fonctions de ce poste seront le suivi et lrsquoeacutevaluation (SampE) lrsquoapprentissage la mise en œuvre des programmes et la repreacutesentation
Principales responsabiliteacutes du poste 1 Collaborer avec les partenaires pour eacutelaborer mettre en œuvre et maintenir un systegraveme inteacutegreacute de SampE
pour I-LIFE
1 Srsquoassurer que des rapports drsquoactiviteacute de qualiteacute soient fournis agrave temps par les partenaires de I-LIFE
1 Fournir une assistance technique et deacutevelopper les capaciteacutes de I-LIFE et de ses partenaires dans toutes les activiteacutes en lien avec le SampE
1 Coordonner le suivi lrsquoeacutevaluation et lrsquoapprentissage pour les partenaires
Principales tacircches du poste
Qualiteacute des programmes
Fournir une aide et un appui aux partenaires de I-LIFE pour lrsquoeacutelaboration et la mise en œuvre drsquooutils de suivi qui comprendront de maniegravere non limitative la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees sur les indicateurs du programme et les rapports sur ces donneacutees
Collaborer avec les partenaires de I-LIFE pour planifier concevoir et entreprendre des eacutevaluations eacutevaluations initiales de programmes
Recruter du personnel de SampE bull 33
Annexe IC Exemple de description de poste de niveau 2
Encourager lrsquoapprentissage agrave lrsquointeacuterieur de I ndashLIFE par un partage des leccedilons apprises et des reacutesultats drsquoeacutevaluation ainsi qursquoen jouant un rocircle cleacute dans les groupes de travail technique entre autres
Permettre une standardisation des outils et meacutethodologies de SampE chez tous les partenaires de mise en œuvre
Fournir des directives et un appui au(x) partenaire(s) de I-LIFE pour preacuteparer et soumettre agrave temps des rapports drsquoactiviteacutes de qualiteacute
1 Servir de leader pour lrsquoeacutelaboration et la gestion du systegraveme de gestion de lrsquoinformation de I-LIFE
1 Contribuer agrave lrsquoeacutelaboration agrave la croissance et agrave la maintenance drsquoun centre de ressource pour I-LIFE
1 Collaborer avec les partenaires de I-LIFE pour planifier conduire etou animer des activiteacutes de renforcement des capaciteacutes en lien avec les programmes par exemple des formations
Repreacutesentation du programme
1 Agir comme principal contact pour les partenaires assigneacutes de I-LIFE
1 Participer agrave des visites sur le terrain dans la zone ougrave travaille le partenaire pour faire le suivi des activiteacutes et servir de guide
1 Participer agrave des groupes de travail technique et agrave des assembleacutees geacuteneacuterales de I-LIFE
Toute autre responsabiliteacute assigneacutee par le superviseur
Principales relations de travail Internes Ce poste est superviseacute par le Chef de lrsquouniteacute de programmation et drsquoapprentissage et collaborera eacutetroitement avec les responsables de SampE des partenaires de I-LIFE ainsi qursquoavec le Directeur de I-LIFE
Externes Ce poste doit travailler en coordination avec les partenaires de I-LIFE des fonctionnaires et des structures du gouvernement local et avec des organisations communautaires et des ONG
Qualifications
Requises
1 Au minimum un diplocircme universitaire en sciences sociales eacuteconomie ou deacuteveloppement rural ou dans un domaine correspondant Avec une grande expeacuterience du suivi de lrsquoeacutevaluation et de lrsquoapprentissage
1 Une bonne expeacuterience des meacutethodologies de recherche participative
1 Une connaissance du traitement de texte des tableurs des programmes de saisie et drsquoanalyse des donneacutees et des bases de donneacutees (comme MS Word Excel et SPSS)
1 Une maturiteacute professionnelle prouveacutee et de bonnes compeacutetences interpersonnelles permettant de travailler en eacutequipe bonne communication eacutecrite et orale
1 Capaciteacute agrave travailler sur des tacircches multiples et agrave respecter les dates butoirs
1 Expeacuterience preacutealable de travail sur des programmes du Titre II
1 Expeacuterience preacutealable de travail en consortium
Recruter du personnel de SampE bull 34
Annexe IC Exemple de description de poste de niveau 2
Deacutesireacutees
1 Certificat de deuxiegraveme cycle dans un domaine en rapport et expeacuterience dans la recherche statistique les meacutethodes drsquoeacutechantillonnage lrsquoanalyse des donneacutees et les rapports
1 Bonnes compeacutetences en reacutedaction de rapports animation et communication bonnes relations interpersonnelles
Environnement de travail Le poste est baseacute agrave Lilongwe et demande des voyages sur les sites sur le terrain jusqursquoagrave 50 du temps
Recruter du personnel de SampE bull 35
Annexe II Tableau de reacutesumeacute de poste
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Recruter du personnel de SampE bull 36
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Recruter du personnel de SampE bull 37
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Recruter du personnel de SampE bull 38
Annexe III Listes de diffusion pour les offres drsquoemploi
Les informations ci-dessous concernent des organisations et sites Internet qui publient reacuteguliegraverement des annonces pour des postes de SampE Il sera utile drsquoeacutetudier les sites Internet eacutenumeacutereacutes ci-dessous pour choisir ceux qui correspondront le mieux agrave votre recherche de poste Les contacts indiqueacutes devront peut-ecirctre ecirctre remis agrave jour et toutes les informations neacutecessaires devraient pouvoir ecirctre trouveacutees en faisant une recherche sur Internet
Cette liste est un point de deacutepart mais ajoutez-y les autres sites Internet ou listes de diffusion que vous trouverez utiles Il peut aussi ecirctre inteacuteressant de demander agrave vos collegraveges srsquoils ont drsquoautres sites Internet agrave recommander
Sites Internet et listes de diffusion recommandeacutes Sites Internet speacutecifiques au SampE
Monitoring and Evaluation News wwwmandecouk
Performance Assessment Resource Center (PARC) wwwparcinfoorg
INGO wwwevalorg
International and Cross-cultural Evaluation (ICCE)s wwwevaluationcanadaca
American Evaluation Association (AEA) wwwevalorg
African Evaluation Association wwwafreaorg
The Evaluation Center at the University of Western Michigan wwwwmichedu
Brazilian Evaluation Network wwwavaliabrasilorgbrIntroductionRebramaEnglishhtml
Evaluation Network of Latin America and the Caribbean wwwlaceaorg
UK Evaluation Society wwwevaluationorguk
European Evaluation Society wwweuropeanevaluationorg
Malaysian Evaluation Society wwwmesorgmy
XC-Eval wwwgroupsyahoocomgroupxceval
Recruter du personnel de SampE bull 39
Annexe III Listes de diffusion pour les offres drsquoemploi
Sites Internet geacuteneacuteraux de deacuteveloppement
1 Relief Web wwwreliefwebintvacancies1
1 DevNetJobs wwwdevnetjobsorg1
1 ConsultingBase wwwconsultingbasecomjobmktindexcfm1
1 Development Opportunities wwwdev-zoneorgjobs1
1 Foreign Policy Association Job Board wwwfpaorgjobs_contact2423jobs_contacthtm1
1 Johns Hopkins Bloomberg School of Public Health Center for Communication Programs wwwjhuccporgindexshtml
1 International Development Research Center (IDRC) Evaluation Unit Presidentrsquos Office email evaluationidrcca
1 Global Affairs Institute The Maxwell School Syracuse University email bwdaytonmaxwellsyredu1
1 Idealist1 wwwidealistorg1
1 The Communication Initiative Vacancy Service wwwcomminitcomvacancieshtml1
1 One world wwwoneworldnet1
1 AIMEnet (health and HIV specific) 1wwwglobalhivevaluationorg
1 Interaction 1wwwinteractionorg1
1 Development Executive Group 1wwwDevelopmentExcom1
1 International Career Employment Weekly wwwinternationaljobsorg1
Recruter du personnel de SampE bull 40
Recruter du personnel de SampE bull 41
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Recruter du personnel de SampE bull 42
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Recruter du personnel de SampE bull 43
Annexe V Questions pour preacuteseacutelectionner des candidats
Nom du candidat ________________________________________ Date __________________________________
Poste ___________________________________________________ Deacutepartement __________________________
Recruteur _______________________________________________
1 Tout drsquoabord ecirctes-vous toujours inteacuteresseacute par le poste
2 Pouvez-vous me dire pourquoi vous avez deacutecideacute de vous porter candidat agrave ce poste
3 Pourquoi voulez-vous changer de travail maintenant (Si le candidat a un emploi actuellement)
4 Pourquoi avez-vous quitteacute votre dernier emploi (Si le candidat nrsquoa pas drsquoemploi actuellement)
5 Quel est votre salaire de base actuel (ou votre dernier salaire de base) Avez-vous un salaire minimum pour lequel vous accepteriez un travail
6 Pourriez-vous me parler de votre formation et de votre expeacuterience et dire en quoi vous pensez qursquoelles correspondent agrave ce travail
7 Qursquoest-ce qui vous attire dans cette organisation
8 Srsquoil y a des peacuteriodes ougrave vous nrsquoavez pas eacuteteacute employeacute pouvez-vous expliquer
9 Avez-vous des questions agrave me poser
Merci pour votre temps et vos commentaires Nous allons continuer le processus de recrutement Nous ne pouvons rien vous promettre mais si vous ecirctes seacutelectionneacute pour un entretien nous vous contacterons
Recruter du personnel de SampE bull 44
Annexe VI Questions drsquoentretien drsquoembauche pour des postes de niveaux 3 et 4
1 Qursquoest-ce qui vous a motiveacute agrave vous porter candidat pour ce poste
2 Veuillez deacutecrire votre rocircle et vos responsabiliteacutes de SampE dans votre dernier poste ou dans votre poste actuel Ajoutez drsquoeacuteventuelles questions compleacutementaires pour clarifier la reacuteponse ou pour demander des deacutetails
3 Veuillez deacutecrire les difficulteacutes particuliegraveres auxquelles vous eacutetiez confronteacute dans votre dernier poste ou dans votre poste actuel Ajoutez drsquoeacuteventuelles questions compleacutementaires pour clarifier la reacuteponse ou pour demander des deacutetails
4 Qursquoavez-vous fait pour reacutesoudre ces difficulteacutes Veuillez lrsquoexpliquer en deacutetail
5 Veuillez expliquer comment les eacutetudes que vous avez faites vous seront utiles dans le travail de conseiller en SampE
6 Quelle expeacuterience de la gestion avez-vous
7 Veuillez deacutecrire ce que vous avez fait dans votre dernier poste ou votre poste actuel pour renforcer la capaciteacute des employeacutes en ce qui concerne les compeacutetences en SampE et les activiteacutes Qursquoavez-vous trouveacute particuliegraverement difficile Qursquoest-ce qui eacutetait agrave votre avis le plus reacuteussi
8 Il est souvent difficile de motiver le personnel des projets pour qursquoils srsquoimpliquent agrave fond dans les activiteacutes de SampE et de srsquoassurer que les reacutesultats du SampE soient reacuteutiliseacutes pour la conception du programme Pouvez-vous deacutecrire des cas ougrave vous avez le mieux reacuteussi agrave faire cela Et ougrave vous avez le moins bien reacuteussi Comment expliqueriez-vous ces diffeacuterences
9 Veuillez expliquer en quoi quand on preacutesente des reacutesultats des donneacutees les moyennes comme les pourcentages peuvent ecirctre trompeurs
10 Nous devons souvent adapter les reacutesultats du SampE agrave des publics diffeacuterents Avez-vous deacutejagrave fait cela dans le passeacute ou sinon comment adapteriez-vous dans lrsquoavenir les reacutesultats drsquoune analyse de donneacutees pour les preacutesenter agrave des publics diffeacuterents Par exemple quel genre de preacutesentation feriez-vous pour deacutecrire les reacutesultats drsquoune eacutetude de base sur lrsquoaccegraves de diffeacuterents groupes de la communauteacute agrave des infrastructures de base (communautaires etou drsquoautres infrastructures de base comme des cliniques) pour a) les membres de la communauteacute ougrave a eacuteteacute faite lrsquoeacutetude et b) les bailleurs de fonds du projet
11 Comment deacuteterminez-vous lrsquoeacutechantillon pour une eacutetude des meacutenages Comment rendriez-vous compte de la stratification et du groupement des eacutechantillons de meacutenages dans une strateacutegie drsquoeacutechantillonnage pour des eacutetudes quantitatives Soyez preacutecis
Recruter du personnel de SampE bull 45
Annexe VI Questions drsquoentretien drsquoembauche pour des postes de niveaux 3 et 4
Reacutefeacuterence agrave lrsquoeacutequation drsquoeacutechantillonnage standard qui nrsquoest pas lieacutee agrave la taille de la population Lrsquoeacutequation est au contraire lieacutee au niveau drsquoerreur accepteacute et au degreacute de variation attendu agrave lrsquointeacuterieur de la population Pour rendre compte de la stratification et du groupement lrsquoeacutechantillon doit ecirctre augmenteacute La stratification est la capaciteacute de lrsquoeacutechantillon agrave permettre des comparaisons statistiques entre des groupes preacutedeacutetermineacutes Le groupement est le fait de choisir drsquoabord des groupes (communauteacutes ou eacutecoles etc) drsquouniteacutes drsquoeacutechantillonnage (meacutenages ou enfants etc) puis de seacutelectionner les uniteacutes drsquoeacutechantillonnage agrave lrsquointeacuterieur de chacun de ces groupes seacutelectionneacutes
12 Comment choisiriez-vous un eacutechantillon de meacutenages dans une communauteacute si vous travailliez sans liste des noms de meacutenages Veuillez ecirctre preacutecis
Deacutecrire la meacutethode laquo faire tourner le stylo raquo on commence par deacutefinir les limites geacuteographiques de la communauteacute on identifie le centre de la communauteacute on deacutetermine la premiegravere direction en faisant tourner un stylo on compte le nombre de meacutenages sur cette ligne jusqursquoagrave la limite de la communauteacute on choisit la premiegravere maison de faccedilon aleacuteatoire puis on choisit les maisons suivantes de maniegravere systeacutematique
13 Quelle est votre expeacuterience du suivi participatif de la communauteacute Quels sont agrave votre avis les avantages et les inconveacutenients du suivi de la communauteacute Expliquez votre opinion1
14 Dans certaines organisations on essaie de creacuteer des indicateurs mondiaux pour la seacutecuriteacute alimentaire et la seacutecuriteacute des moyens drsquoexistence quels en seraient les avantages Que vous soyez ou non au courant de ce travail quelles en seront agrave votre avis les principales difficulteacutes
Preacuteparez drsquoeacuteventuelles autres questions speacutecifiques correspondant agrave un point drsquointeacuterecirct dans le CV du candidat
Recruter du personnel de SampE bull 46
Annexe VII Protocole drsquoentretien drsquoembauche
Agrave faire Se preacuteparer pour lrsquoentretien avec lrsquoeacutequipe et srsquoassurer que tous les membres de lrsquoeacutequipe ont les
documents neacutecessaires devant eux
Mettre les candidats agrave lrsquoaise Ecirctre chaleureux et aimables
Limiter le temps de parole des recruteurs
Arriver bien preacutepareacutes agrave chaque entretien
Eacutecouter activement les reacuteponses du candidat
Regarder le candidat
Prendre des notes durant lrsquoentretien pour vous aider agrave vous souvenir des principaux points et de votre impression de chaque candidat
Accepter des pauses durant lrsquoentretien quand le candidat reacutefleacutechit pour formuler une penseacutee ou une reacuteponse
Terminer chaque entretien par des commentaires positifs sur les qualifications ou les reacuteponses du candidat
Poser des questions sur drsquoeacuteventuels points drsquointeacuterecirct ou sur une expeacuterience inteacuteressante sur le CV du candidat
Poser des questions suppleacutementaires pour preacuteciser des points ou des reacuteponses qui ne seraient pas clairs
Inviter le candidat agrave poser des questions au panel de recruteurs
A ne pas faire Se disputer ou discuter avec le candidat pour quelque raison que ce soit
Critiquer une reacuteponse du candidat
Interrompre le candidat agrave nrsquoimporte quel moment
Poser des questions fermeacutees (reacuteponse par oui ou par non)
Poser des questions trop personnelles ou indiscregravetes
Reacuteagir de faccedilon neacutegative agrave une reacuteponse du candidat ou agrave quelque chose qursquoil dit
Donner votre opinion sur la qualiteacute de lrsquoentretien du candidat agrave la fin de lrsquoentretien
Bailler pendant que le candidat parle
Recruter du personnel de SampE bull 47
Annexe VIII Exemple de cadre des reacutesultats
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Annexe VIII Exemple de cadre des reacutesultats
Points de discussion Discutez de la strateacutegie programmatique preacutesenteacutee dans le cadre des reacutesultats
CRS veut reacutepondre agrave une grande varieacuteteacute de besoins (comme la perte de strateacutegies de moyens drsquoexistence les mauvaises conditions et pratiques sanitaires le manque drsquoinfrastructures et la faiblesse de la socieacuteteacute civile et de la gouvernance) conseacutequences du tsunami Le projet reconstruira les biens perdus et les strateacutegies de moyens drsquoexistence de maniegravere agrave promouvoir leur peacuterenniteacute et peut-ecirctre une reacutesilience aux chocs futurs CRS pense que ces besoins sont tous drsquoune maniegravere ou drsquoune autre connecteacutes et qursquoon doit y reacutepondre en mecircme temps pour permettre croissance et progregraves
Deacutecrivez le contexte dans lequel opegravere le programme La population cibleacutee a veacutecu des pertes agrave des niveaux varieacutes et elle a un grand nombre de besoins concurrents Les meacutenages doivent avoir agrave nouveau accegraves aux infrastructures et agrave des possibiliteacutes de geacuteneacuterer un revenu et ils doivent aussi adopter de meilleurs comportements (en santeacute) et des strateacutegies de moyens drsquoexistence plus reacutesilients
Comment les objectifs strateacutegiques (OS) collaborent-ils pour reacutealiser la strateacutegie
Ensemble les objectifs strateacutegiques collaboreront pour reconstruire les infrastructures et ameacuteliorer les pratiques des meacutenages afin de restaurer et drsquoameacuteliorer les conditions de vie Par exemple un OS srsquointeacuteressera agrave lrsquoaccegraves agrave une eau de qualiteacute tandis que lrsquoautre srsquointeacuteressera agrave lrsquoameacutelioration des pratiques de santeacute ce qui permettra drsquoagir sur lrsquoeacutetat sanitaire en partant de deux directions diffeacuterentes
Donnez des exemples preacutecis drsquoOS et de reacutesultats OS4 Les meacutenages affecteacutes ont ameacutelioreacute leur seacutecuriteacute des intermeacutediaires (RI) qui pourraient ecirctre utiliseacutes pour moyens drsquoexistence compleacuteter le cadre des reacutesultats
RI21 Les pratiques des meacutenages ameacuteliorent soins qui sont donneacutes
Donnez des exemples de comment des reacutesultats intermeacutediaires transversaux (ameacutelioration des capaciteacutes reacuteactiviteacute aux questions de genre techniques de transformation des conflits et deacuteveloppement de la communauteacute) pourraient ecirctre inteacutegreacutes avec les OS et drsquoautres RI dans le cadre des reacutesultats
RI22 et augmentation des capaciteacutes la formation du personnel des centres de santeacute et lrsquoameacutelioration de la gestion des meacutedicaments et mateacuteriels meacutedicaux augmenteront lrsquoaccegraves des meacutenages agrave des services de santeacute de qualiteacute
RI12 et reacuteactiviteacute aux questions de genre la construction drsquoinstallations drsquoeau et drsquoassainissement adapteacutees aux genres reacutesoudront les questions speacutecifiques au genre que les femmes avaient peut-ecirctre avec les installations drsquoeau et drsquoassainissement preacuteceacutedentes
OS3 et deacuteveloppement de la communauteacute en ameacuteliorant la socieacuteteacute civile et la gouvernance et en augmentant la participation de la communauteacute agrave une gouvernance transparente et son rocircle dans la gestion des processus de la socieacuteteacute civile le projet contribuera au deacuteveloppement geacuteneacuteral de la communauteacute
Demander au candidat quelles sont ses questions ses commentaires ou ses suggestions agrave propos du cadre des reacutesultats
Recruter du personnel de SampE bull 49
Annexe IX Exemple de tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT)
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Recruter du personnel de SampE bull 50
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Annexe IX Exemple de tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT)
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Recruter du personnel de SampE bull 51
Annexe IX Exemple de tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT)
Points de discussion Indicateur drsquoimpact 11 On preacutevoit uns eacutenorme augmentation de 60 agrave 100 des communauteacutes ayant des plans de seacutecuriteacute alimentaire entre la 4e et la 5e anneacutee Cela nrsquoest pas reacutealiste sauf srsquoil y a un eacutevegravenement contextuel dont en pense qursquoil expliquera une partie de cette augmentation
Indicateurs drsquoimpact 12 La valeur de la capaciteacute de seacutecuriteacute alimentaire de la communauteacute est laquo agrave deacuteterminer raquo Et pourtant le tableau montre un score preacutevu de 20 la premiegravere anneacutee Sans valeur de base on ne peut pas savoir si un score de 20 repreacutesentera une augmentation une diminution ou aucun changement par rapport agrave la valeur de base Quand on nrsquoa pas de valeur de base il vaut mieux preacutevoir une augmentation relative comme laquo une augmentation de 20 raquo pour la 1e anneacutee
Indicateur de suivi 11 LrsquoIPTT suggegravere que le programme ne mesurera pas le nombre de structures de seacutecuriteacute alimentaire les 1e 2e 3e et 4e anneacutees Il serait recommandeacute de suivre ces donneacutees sur toute la dureacutee du programme pour veacuterifier que le programme progresse au cours de ces anneacutees Si lrsquoon attend la 5e anneacutee pour mesurer lrsquoindicateur on pourrait avoir une grosse surprise ou une eacutenorme deacuteception agrave la fin du projet
Indicateur de suivi 12 Le nombre de membres participant agrave des structures de seacutecuriteacute alimentaire doit bondir de laquo 0 raquo agrave 2 000 entre les donneacutees de base et la 1e anneacutee et ne doit pas changer entre la 3e et la 5e anneacutee Il y a peu de chance que le changement soit aussi diffeacuterent selon les anneacutees La deuxiegraveme portion de lrsquoindicateur montre que le pourcentage des femmes participantes augmentera substantiellement entre les donneacutees de base et la 5e anneacutee Si le pourcentage des femmes augmente et que le nombre des membres reste le mecircme le nombre drsquohommes participants devrait deacutecroicirctre On ne voit pas bien pourquoi on preacutevoit ce changement
Indicateur de suivi 14 Lrsquoindicateur montre le pourcentage preacutevu de meacutenages ougrave un ou plusieurs membres sont formeacutes dans plusieurs domaines techniques Cependant Il nrsquoy a pas de donneacutee de base pour le pourcentage formeacute en laquo AH raquo ni laquo ENV raquo ni dans lrsquoeacutetude de base ni pour la 1e anneacutee On ne voit pas bien pourquoi ces informations ne sont pas donneacutees Ces deux types de formation ne seront-ils pas mis en route avant la 2e anneacutee
Indicateur drsquoimpact 21 Il nrsquoest peut-ecirctre pas reacutealiste de preacutevoir que les meacutenages reacuteussiront agrave atteindre 12 mois de seacutecuriteacute alimentaire la 5e anneacutee Si la moyenne preacutevue est de 12 cela signifie que chaque meacutenage devra atteindre ce niveau (12 mois) puisqursquoil ne serait pas possible que certains meacutenages atteignent 13 mois de seacutecuriteacute alimentaire par an (ce qui permettrait drsquoavoir une moyenne de 12 mois si certains meacutenages nrsquoarrivaient qursquoagrave 11 mois)
Indicateurs drsquoimpact 22 Sans chiffre de base pour la production agricole ce nrsquoest pas une bonne ideacutee de preacutevoir des cibles de valeurs absolues en kilos Ces valeurs en kilos qui sont donneacutees peuvent repreacutesenter une augmentation une diminution par rapport aux donneacutees de base ou aucun changement
Indicateur drsquoimpact 31 Le tableau suggegravere que le programme ne suivra pas lrsquoeacutetat nutritionnel pendant les anneacutees 1 agrave 4 Ce nrsquoest pas une bonne ideacutee de ne pas srsquointeacuteresser agrave lrsquoimpact nutritionnel du programme pendant ces anneacutees Bien que le retard de croissance soit un indicateur nutritionnel qui ne change pas aussi rapidement que le sous-poids il doit quand mecircme ecirctre mesureacute au moins une fois par an Il est important de collecter des donneacutees de nutrition au mecircme moment chaque anneacutee pour prendre en compte les variations saisonniegraveres de lrsquoeacutetat nutritionnel
Indicateur de suivi 31 On ne voit pas clairement si les chiffres preacutesenteacutes reflegravetent les changements preacutevus dans laquo le pourcentage de femmes recevant de la vitamine A raquo ou dans le pourcentage de laquo nourrissons recevant de la vitamine A raquo Tous les indicateurs doivent ecirctre speacutecifiques et correspondre agrave une seule mesure LrsquoIPTT doit inclure des valeurs dont le programme sera tenu responsable La valeur preacutevue de 100 la 5e anneacutee doit ecirctre utiliseacutee avec prudence
Indicateur de suivi 32 On ne voit pas clairement si cet indicateur correspond aux enfants recevant des aliments solides des liquides de lrsquoeau avec du sucre et du sel ou des sels de reacutehydratation apregraves une peacuteriode de diarrheacutee Lrsquoindicateur devrait ecirctre reacuteviseacute pour correspondre agrave un seul de ces traitements
Recruter du personnel de SampE bull 52
Annexe X Tableau pour noter les entretiens drsquoembauche
Membre de lrsquoeacutequipe de recruteurs Membre B
Candidat Candidat A
Date de lrsquoentretien 1er juin 2007
Instructions Pour chaque point vous jugerez de la reacuteponse du candidat et vous lui donnerez une note de 1 agrave 5 selon la
faccedilon dont il aura reacutepondu 1 est la moins bonne note et 5 la meilleure note
Apregraves lrsquoentretien vous additionnerez les notes individuelles pour obtenir une NOTE TOTALE Eacutecrivez la NOTE TOTALE dans la case preacutevue sur la premiegravere page
Cateacutegorie Note (1 ndash 5)1 = moins bonne note 5 meilleure note
Commentaires
Le candidat srsquoexprime bien 5 A tregraves bien parleacute a donneacute beaucoup de deacutetails
Qualiteacute des reacuteponses expeacuterience de gestion
3 Nrsquoa travailleacute comme superviseur drsquoune eacutequipe de SampE que pendant peu de temps environ 6 mois
Qualiteacute des reacuteponses expeacuterience de renforcement des capaciteacutes
3 Nrsquoa que peu drsquoexpeacuterience dans le renforcement des capaciteacutes drsquoune eacutequipe lagrave aussi seulement 6 mois drsquoexpeacuterience dans son ancien poste
Qualiteacute des reacuteponses eacutechantillonnage 4 Superhellip au courant de tous les principaux points et theacuteories Mais ne connaissait pas lrsquoeacutequation drsquoeacutechantillonnage
Qualiteacute des reacuteponses suivi de la communauteacute
5 Bonnes ideacutees sur le suivi de la communauteacute A une expeacuterience de suivi de la communauteacute
Qualiteacute des reacuteponses ProFrame 4 A mis en eacutevidence plusieurs problegravemes cleacutes A reacuteussi agrave deviner beaucoup de choses sur le contexte agrave partir du ProFrame
Qualiteacute des reacuteponses IPTT 4 Bien aussi bons commentaires
Compeacutetences en analyse des donneacutees 5 A reacutealiseacute toutes les tacircches demandeacutees en analyse des donneacutees et semblait tregraves agrave lrsquoaise avec SPSS
Compeacutetences personnelles 5 Bon eacutequipier motiveacute
Autres (preacuteciser par ex expeacuterience en formation)
2 Nrsquoa que peut drsquoexpeacuterience en formation
Qualiteacute de lrsquoexemple de document reacutedigeacute par le candidat
4 Excellent document
Qualiteacute des reacutefeacuterences 5 Toutes les reacutefeacuterences donnent une bonne impression
Note globale de lrsquoentretien 49 Je pourrais envisager de recruter ce candidat
Recruter du personnel de SampE bull 53
Annexe XI Questions pour les personnes de reacutefeacuterences pour des postes de niveaux 3 et 4
1 Dans quelle capaciteacute avez-vous travailleacute avec (le candidat)
2 Combien de temps avez-vous travailleacute avec (le candidat)
3 1 Donnez une bregraveve description du poste et des principales responsabiliteacutes du poste Comment les points forts de (le candidat) lui permettraient-ils de correspondre agrave ce poste Veuillez deacutecrire ces points forts
4 Pensez-vous qursquoune partie de ce travail serait particuliegraverement difficile pour (le candidat) Pourquoi De quel type de formation ou de capaciteacute technique suppleacutementaire pensez-vous que le candidat aurait besoin pour ecirctre excellent dans ces domaines
5 Que consideacuterez-vous comme les principales compeacutetences personnelles et les principaux points forts de (le candidat) Quels sont les domaines dans lesquels il devrait travailler pour progresser
6 (Le candidat) travaille-t-il mieux en eacutequipe ou individuellement Veuillez expliquer ce qui vous fait penser cela
7 Qursquoauriez-vous drsquoautre agrave dire sur (le candidat) par rapport agrave ce poste
8 1 Ajoutez drsquoautres questions speacutecifiquement tourneacutees vers les points souleveacutes durant lrsquoentretien ou pendant votre discussion avec lrsquoeacutequipe de recruteurs
Recruter du personnel de SampE bull 54
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
Inclure une liste des principales tacircches correspondant au poste Ces tacircches devront ecirctre en lien direct avec les activiteacutes les parties prenantes les reacutegions et les programmes concerneacutes Les descriptions de postes de lrsquoAnnexe I donnent aussi des exemples des principales tacircches
Les principales relations de travail comprennent les employeacutes avec lesquels lrsquoemployeacute travaillera le plus dans lrsquoorganisation Elles comprennent aussi les autres organisations et parties prenantes avec lesquelles lrsquoemployeacute sera en liaison et en partenariat Inclure une liste complegravete des principales relations de travail dans la description de poste en preacutecisant qui supervisera lrsquoemployeacute
La description de poste doit preacuteciser les qualifications demandeacutees comme
1 Le plus haut niveau drsquoeacutetudes atteint
1 Les anneacutees drsquoexpeacuterience
1 Les compeacutetences techniques
1 La connaissance des programmes ou logiciels utiliseacutes
1 La connaissance des types de programmes ou des sources de financement pertinents (par ex Titre II PEPFAR plaidoyer eacutedification de la paix)
1 Les compeacutetences personnelles
1 Les connaissances linguistiques
Formation du personnel
de SampE
Le domaine international de
lrsquoassistance et du deacuteveloppement
tente de srsquoappuyer sur de
nombreuses disciplines Les
employeacutes y compris les employeacutes
de SampE peuvent avoir fait
des eacutetudes tregraves diverses qui
les preacuteparent efficacement agrave
travailler pour des organisations
internationales mais il est
important que les employeacutes de
SampE aient une bonne base de
compeacutetences analytiques Ces
compeacutetences doivent comprendre
agrave la fois une bonne aptitude agrave la
reacuteflexion critique et une capaciteacute
agrave analyser de multiples types de
donneacutees
Pour chaque cateacutegorie speacutecifier quelles compeacutetences ou quel niveau de performance sont requis et ce qui est deacutesireacute Faites bien la diffeacuterence entre les caracteacuteristiques requises et celles qui sont preacutefeacutereacutees Par exemple des candidats potentiels pour le niveau 4 doivent avoir de 5 agrave 10 ans drsquoexpeacuterience en SampE mais on preacutefegravere que 2 agrave 3 ans de cette expeacuterience soient dans la reacutegion ou dans le pays ougrave est baseacute le poste LrsquoAnnexe II donne un tableau qui reacutesume un grand nombre des principales caracteacuteristiques deacutesireacutees pour chaque type de poste de SampE
Eacutevaluez le niveau drsquoeacutetudes et le nombre drsquoanneacutees drsquoexpeacuterience rechercheacutes selon le type de poste Dans lrsquoideacuteal les employeacutes de niveau 4 comme ceux de niveau 3 devraient avoir au moins une maicirctrise dans un domaine
Recruter du personnel de SampE bull 8
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
pertinent (comme le deacuteveloppement international la politique internationale lrsquoeacuteconomie agricole la santeacute publique etc) et avoir une expeacuterience en SampE comprenant des responsabiliteacutes de formation et de supervision Les employeacutes de niveau 2 doivent avoir un niveau licence dans un domaine pertinent avoir de 1 agrave 2 ans drsquoexpeacuterience en SampE y compris en formation et en supervision Les employeacutes de niveau 1 doivent avoir un niveau bac et avoir 1 ou 2 ans drsquoexpeacuterience pas neacutecessairement dans le domaine du SampE
Les compeacutetences particuliegraveres requises pour chaque poste seront tireacutees de la liste des besoins et des manques dans les capaciteacutes de SampE En geacuteneacuteral les compeacutetences techniques deacutesirables pour des postes de niveau 4 comme de niveau 3 sont
1 Expeacuterience en conception de programme et en conception de plan de SampE
1 Capaciteacute agrave concevoir des outils des enquecirctes et des eacutevaluations de SampE et drsquoautres activiteacutes de SampE comme des eacutetudes de base des systegravemes de suivi et de surveillance et des eacutevaluations finales
Une familiariteacute avec les principales techniques drsquoeacutechantillonnage
1 Une expeacuterience dans la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees qualitatives
1 Une expeacuterience dans la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees quantitatives
1 Une expeacuterience dans la meacutethode de recherche rurale participative (PRA)
1 Une connaissance des indicateurs standards et du protocole de SampE pour un secteur cleacute comme la santeacute ou la nutrition
1 De bonnes compeacutetences en interpreacutetation de donneacutees en reacutedaction de rapports en preacutesentation et autres aptitudes de communication
Les compeacutetences techniques pour un employeacute de niveau 2 comprendront la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees qualitatives et quantitatives et de bonnes capaciteacutes drsquointerpreacutetation et de reacutedaction de rapports
Les employeacutes de niveau 1 ne doivent pas neacutecessairement avoir une expeacuterience directe des activiteacutes de SampE mais devraient pouvoir montrer une familiariteacute avec les programmes drsquoorganisations non gouvernementales et une bonne capaciteacute agrave apprendre
Le degreacute de connaissance des programmes informatiques variera aussi selon les postes Les employeacutes de niveau 3 et 4 doivent connaitre les applications de Microsoftreg Office (dont Excel et Access) et un programme statistique comme le programme statistique pour les sciences sociales (SPSSreg) qui est geacuteneacuteralement utiliseacute pour lrsquoanalyse de donneacutees Les employeacutes de niveau 2 doivent connaitre la plupart des applications de Microsoftreg Office et les employeacutes de niveau 1 doivent connaicirctre Microsoftreg Word et Excel
Dans la description de poste preacuteciser les types de compeacutetences personnelles deacutesireacutees chez un candidat potentiel Les compeacutetences interpersonnelles
Recruter du personnel de SampE bull 9
Outils et ressources
Exemple de description de poste de niveau 4
Exemple de description de poste de niveau 3
Exemple de description de poste de niveau 2
Tableau de reacutesumeacute de poste
Eacutetape 2 Creacuteer une description de poste
geacuteneacuteralement rechercheacutees sont la capaciteacute de motiver le personnel drsquoexcellentes capaciteacutes drsquoorganisation et de planification et la capaciteacute agrave travailler en eacutequipe avec des groupes divers dans un environnement multiculturel Pour les candidats de niveaux 3 et 4 les compeacutetences deacutesireacutees comprendront aussi des capaciteacutes de formation de coaching et de mentoring Bien qursquoil soit difficile de mesurer agrave quel point quelqursquoun est capable de lier des relations solides avec les communauteacutes ou de bien communiquer avec les membres drsquoune eacutequipe si vous incluez des compeacutetences interpersonnelles cela montrera aux candidats quelles sont vos attentes Demandez les reacutefeacuterences du candidat (Cf eacutetape 7) pour juger de ses capaciteacutes interpersonnelles et pour donner des exemples de lrsquoutilisation de ses compeacutetences
Mettez aussi les compeacutetences linguistiques dans la description de poste Le personnel de SampE doit comprendre et parler couramment la langue du pays Cependant les employeacutes des niveaux 1 et 2 doivent parler couramment les langues ou dialectes locaux Les employeacutes du niveau 1 ou 2 ne doivent pas avoir besoin de traduction quand ils travaillent avec les enquecircteurs ou les notables de la communauteacute Dans les pays ougrave il y a de nombreuses langues ou de nombreux dialectes il peut ecirctre difficile de trouver des candidats parlant couramment toutes les langues neacutecessaires Essayez dans ce cas drsquoeacutequilibrer lrsquoeacutequipe de SampE pour que lrsquoeacutequipe dans son ensemble puisse communiquer dans chacune des zones geacuteographiques ougrave opegravere le programme Les capaciteacutes linguistiques sont une compeacutetence importante mais cela ne doit pas ecirctre un facteur deacuteterminant car il est possible drsquooffrir une formation dans ces langues
Preacutesentez aussi au candidat lrsquoenvironnement de travail Dans cette description preacutesentez toutes les responsabiliteacutes de gestion et le temps passeacute en voyages (dans le pays ou agrave lrsquoeacutetranger) Cela aidera agrave reacuteduire le nombre de candidats
Faites circuler le brouillon de description de poste parmi les employeacutes de SampE de la reacutegion et du siegravege et les autres employeacutes concerneacutes pour qursquoils puissent donner leur opinion et leurs suggestions Le cas eacutecheacuteant faites une reacuteunion avec le comiteacute de recrutement pour discuter des principaux eacuteleacutements de la description de poste Cela vaut la peine drsquoy passer un peu plus de temps si neacutecessaire pour ameacuteliorer la description de poste car crsquoest elle qui en fin de compte deacuteterminera le genre de candidatures reccedilues La description de poste peut aussi deacuteterminer la structure de lrsquoeacutequipe de SampE
Recruter du personnel de SampE bull 10
Travaillez avec les
membres du comiteacute
pour preacuteparer
pour le processus
de recrutement un
calendrier reacutealiste qui
prenne en compte
lrsquourgence des besoins
en SampE et les exigences
du travail actuel des
membres du comiteacute
Eacutetape 3 Creacuteer un comiteacute de recrutement et preacuteparer le processus de recrutement
9 Identifier les membres du comiteacute de recrutement
9 Assigner les tacircches aux membres du comiteacute de recrutement
9 Preacuteparer un calendrier pour le processus de recrutement
Le comiteacute de recrutement sera composeacute de trois agrave quatre membres et aura la responsabiliteacute de superviser le processus de recrutement Les membres devront avoir des compeacutetences et expeacuteriences varieacutees dont ils feront beacuteneacuteficier le processus et chacun drsquoentre eux aura la responsabiliteacute de geacuterer certaines eacutetapes Le comiteacute devra comprendre des cadres en plus des employeacutes ayant une expeacuterience technique de SampE (soit des membres de lrsquoeacutequipe de SampE un conseiller en SampE ou un appui du personnel de SampE du siegravege) Quand on recrute pour un poste de niveau 3 le repreacutesentant reacutesident devra participer au comiteacute de recrutement Nommer lrsquoun des membres preacutesident du comiteacute de recrutement Celui-ci a plus de responsabiliteacutes dans lrsquoorganisation du processus de revue et des entretiens et il deacuteterminera comment on va proceacuteder si lrsquoeacutequipe est diviseacutee sur les candidats preacutefeacutereacutes ou sur drsquoautres problegravemes
Une fois que le comiteacute a eacutetudieacute ce module assignez des tacircches speacutecifiques agrave chaque membre du comiteacute Chaque membre devra ecirctre impliqueacute dans le reste du processus mais il est utile drsquoavoir une personne contact pour les tacircches speacutecifiques comme lrsquoannonce pour le poste Travaillez avec les membres du comiteacute pour preacuteparer pour le processus de recrutement un calendrier reacutealiste qui prenne en compte lrsquourgence des besoins en SampE et les exigences du travail actuel des membres du comiteacute
Recruter du personnel de SampE bull 11
Il y a des avantages et
des inconveacutenients divers
pour chacun des niveaux
ougrave lrsquoon publie le poste
Eacutetape 4 Passer une annonce pour le poste
9 Deacuteterminer agrave quel niveau lrsquoannonce devra ecirctre passeacutee
9 Publier un reacutesumeacute de la description de poste
9 Preacuteciser les exigences du poste
Deacuteterminer agrave quel niveau passer une annonce pour le poste On peut passer des annonces au niveau interne et au niveau externe au niveau national ou au niveau international Geacuteneacuteralement les annonce devront ecirctre passeacutees agrave la fois au niveau interne et externe Les annonces pour les postes de niveau 3 et 4 doivent ecirctre passeacutees au niveau international en plus du niveau national et interne Les annonces pour les postes de niveau 1 et 2 sont geacuteneacuteralement passeacutees seulement au niveau national soit au niveau interne soit au niveau externe
On a souvent besoin de longues descriptions de postes pour pouvoir y inclure tous les deacutetails recommandeacutes Dans ce cas reacutedigez une description de poste reacutesumeacutee qui pourra facilement ecirctre publieacutee dans des journaux ou des magazines par exemple Contactez les ressources humaines pour avoir des exemples de reacutesumeacutes de postes Les sites internet peuvent geacuteneacuteralement publier des descriptions de postes complegravetes et il ne faudra donc pas de reacutesumeacute Ce reacutesumeacute devra preacuteciser le niveau minimum drsquoeacutetudes et drsquoexpeacuterience en SampE requis ainsi que les principales compeacutetences techniques et les responsabiliteacutes du poste Inclure les contacts dans lrsquoannonce pour que les personnes inteacuteresseacutees puissent contacter lrsquoorganisation et demander une description de poste complegravete
Il y a des avantages et des inconveacutenients divers pour chacun des niveaux ougrave lrsquoon passe lrsquoannonce pour le poste Si crsquoest au niveau interne cela limite la
Recruter du personnel de SampE bull 12
Comme cela a eacuteteacute dit plus
haut les annonces pour
des postes devront ecirctre passeacutees
au niveau interne comme au
niveau externe pour attirer des
candidatures varieacutees et eacutequilibreacutees
de maniegravere juste et eacutequitable Si on
nrsquoutilise que la publication interne
donner et documenter la raison
justifiant cette deacutecision car cela
peut precircter agrave controverse pour les
candidats externes Par exemple
certaines organisations ont deacutecideacute
de passer des annonces et de
recruter agrave lrsquointerne pour les postes
de reacuteponse agrave lrsquourgence parce que
la personne doit ecirctre recruteacutee
rapidement et que ce type de
postes est agrave court terme
Eacutetape 4 Passer une annonce pour le poste
recherche agrave des candidats qui connaissent lrsquoorganisation et qui ont montreacute des capaciteacutes professionnelles dans lrsquoenvironnement de lrsquoorganisation Les collegravegues peuvent donner des reacutefeacuterences pour les qualifications et les compeacutetences personnelles de chaque candidat Mais en limitant la recherche agrave des candidats internes on exclue tous les candidats possibles qui ne sont pas actuellement employeacutes par lrsquoorganisation y compris certains qui pourraient ecirctre plus qualifieacutes pour le poste que le personnel actuel Passer lrsquoannonce au niveau externe augmente de faccedilon significative le nombre de candidats et peut ecirctre utile pour apporter de nouvelles perspectives agrave lrsquoorganisation
Pour passer une annonce agrave lrsquointerne contactez drsquoabord le deacutepartement des ressources humaines Il vous demandera un ensemble standard drsquoinformations et srsquoassurera que lrsquoannonce circule dans toute lrsquoorganisation Deacutecidez srsquoil faut faire circuler lrsquoannonce agrave lrsquointeacuterieur du bureau national dans les bureaux nationaux de la reacutegion ou au niveau mondial dans tous les bureaux nationaux et au siegravege
Si lrsquoon passe une annonce agrave lrsquoexterne lrsquoensemble des candidatures peut ecirctre limiteacute agrave des candidats nationaux ou eacutelargi pour inclure des candidats internationaux Une annonce nationale agrave lrsquoexterne devra inclure tous les journaux du pays et les organisations et universiteacutes pertinentes Envoyer des annonces agrave chaque journal en utilisant le format habituel du journal De plus faites circuler lrsquoannonce dans les organisations partenaires et les universiteacutes locales Contactez chaque organisation et chaque eacutecole pour demander si elle preacutefegravere qursquoon utilise un e-mail un bulletin ou autre publication ou qursquoon passe par le centre professionnel srsquoil existe
Si lrsquoon passe lrsquoannonce pour le poste au niveau international il y a de nombreuses options Commencez par contacter le deacutepartement des ressources humaines de votre organisation De nombreuses organisations mettent des annonces pour des postes sur leurs sites Internet
Consideacuterez les avantages et les inconveacutenients de passer des
annonces au niveau international En passant des annonces
au niveau international on augmente le nombre de candidatures et on
augmente peut-ecirctre les chances de trouver les candidats les plus qualifieacutes
Mais crsquoest plus compliqueacute et potentiellement plus coucircteux drsquoorganiser
des entretiens pour des candidats venant de lrsquoeacutetranger Reacutefleacutechissez pour
deacutecider si les candidats viendront de lrsquoeacutetranger aux frais de votre compagnie
srsquoils peuvent ecirctre intervieweacutes localement par des collegravegues bien preacutepareacutes
ou si des entretiens par teacuteleacutephone suffiront De plus quand on recrute au
niveau international cela peut impliquer des frais de deacutemeacutenagement et
drsquoinstallation qui doivent ecirctre inclus dans le budget Cela est aussi valable
quand on passe lrsquoannonce agrave lrsquointerne au niveau international
Recruter du personnel de SampE bull 13
Outils et ressources
Listes de diffusion pour passer des annonces
Eacutetape 4 Passer une annonce pour le posten
Il y a de nombreuses autres possibiliteacutes pour offrir des postes au niveau international par exemple par lrsquointermeacutediaire drsquoassociations drsquoeacutevaluation Voyez srsquoil y a un moyen de faire une liste des annonces agrave lrsquointeacuterieur de votre organisation par des listes de diffusion ou des bulletins Contactez votre deacutepartement des ressources humaines pour trouver une liste actualiseacutee des possibiliteacutes LrsquoAnnexe III contient une liste de ces possibiliteacutes et des listes de diffusion de postes
Preacuteciser clairement degraves le deacutebut de lrsquoannonce pour le poste ce qui est requis des candidats En geacuteneacuteral les candidatures doivent comprendre une lettre de motivation un CV et des reacutefeacuterences Pour des postes de niveau 2 3 et 4 il est recommandeacute de demander drsquoinclure un exemple de document reacutedigeacute par le candidat
Faire savoir aux candidats comment ils peuvent soumettre leur candidature Les e-mails sont sans doute la meacutethode la plus simple Mais les courriers sont geacuteneacuteralement aussi accepteacutes Pour eacuteviter de recevoir drsquoinnombrables coups de teacuteleacutephone il vaut mieux eacuteviter de mettre un numeacutero de teacuteleacutephone et preacuteciser que les appels teacuteleacutephoniques en lien avec le poste ne sont pas accepteacutes
Dans lrsquoannonce pour le poste donner aussi la date limite de deacutepocirct des candidatures Si crsquoest possible du point de vue du temps acceptez les candidatures pendant un mois apregraves la date de passage de lrsquoannonce Pour suivre le protocole eacutecrivez que lrsquoorganisation nrsquoest pas obligeacutee de recruter lrsquoun des candidats si elle deacutecide qursquoaucun drsquoeux ne convient pour le poste proposeacute
Il peut ecirctre utile drsquoafficher toutes les candidatures sur un site
partageacute comme un dossier sur le serveur du reacuteseau qui puisse ecirctre
facilement accessible agrave tout moment au comiteacute de recrutement Assurezshy
vous que ce dossier nrsquoest accessible qursquoau comiteacute de recrutement pour
proteacuteger la confidentialiteacute des candidats
Recruter du personnel de SampE bull 14
Le comiteacute de
recrutement devra
preacuteparer une liste de
critegraveres qui seront
utiliseacutes pour juger de
la qualification drsquoun
candidat
Eacutetape 5 Trier retenir les candidatures et preacuteseacutelectionner les candidats
9 Eacutetudier toutes les candidatures
9 Trier les candidats sur la base de leur qualification
9 Preacuteparer la liste des candidats qui passeront un entretien
9 Preacuteseacutelectionner les candidats
Eacutetudiez toutes les candidatures quel que soit le nombre reccedilu Le comiteacute de recrutement devra preacuteparer une liste de critegraveres qui seront utiliseacutes pour juger de la qualification drsquoun candidat Ces critegraveres seront baseacutes sur le nombre drsquoanneacutees drsquoexpeacuterience demandeacute les eacutetudes faites et les compeacutetences techniques correspondant agrave la description de poste Sur la base drsquoune premiegravere lecture des eacutetudes et de lrsquoexpeacuterience des candidats le comiteacute les triera en trois groupes
Groupe 1 candidats non qualifieacutes pour le poste
Groupe 2 candidats qui remplissent certaines des qualifications et demandes minimales mais pas toutes
Groupe 3 candidats qui remplissent toutes les qualifications demandeacutees ou deacutepassent ce niveau
Ce premier tri des candidats en trois groupes devrait ecirctre relativement facile Par contre il faudra plus de temps et drsquoattention pour classer les candidats selon qursquoils sont plus ou moins qualifieacutes
Envoyez aux candidats du groupe 1 ceux qui ne remplissent pas les qualifications minimales un bref accuseacute de reacuteception en les remerciant de leur inteacuterecirct et en leur faisant savoir qursquoils ne seront plus contacteacutes pour ce poste Le mieux est de reacutediger une reacuteponse standard qui pourra ecirctre envoyeacutee par e-mail ou par courrier selon ce que le candidat aura donneacute comme
On doit respecter les
regravegles habituelles de la
courtoisie pendant tout
le processus de recrutement
Il est important de reacutepondre
agrave tous les candidats que leur
candidature soit inteacuteressante
ou pas Si lrsquoon srsquointeacuteresse agrave un
candidat lrsquoinformer des progregraves
ou des retards du processus
de recrutement Si lrsquoon tient
les candidats au courant cela
permettra drsquoavoir une meilleure
communication avec eux dans les
deux sens et cela montrera que
la communication agrave lrsquointeacuterieur de
lrsquoorganisation est bonne
Recruter du personnel de SampE bull 15
Eacutetape 5 Trier retenir les candidatures et preacuteseacutelectionner les candidats
Outils et ressources
Tableau pour retenir des candidatures
Questions pour preacuteseacutelectionner des candidats
adresse Si vous pensez que ces candidats pourraient ecirctre inteacuteressants une autre fois pour un autre poste gardez leur candidature dans vos dossiers
Les candidats du groupe 2 qui remplissent une bonne partie des demandes de niveau drsquoeacutetude et drsquoexpeacuterience mais qui nrsquoont peut-ecirctre pas toutes les compeacutetences techniques demandeacutees devront ecirctre conserveacutes au cas ougrave aucun des candidats du groupe 3 ne conviendrait parfaitement pour le poste Envoyez un accuseacute de reacuteception aux candidats du groupe 2 mais attendez que les candidatures du groupe 3 aient eacuteteacute eacutetudieacutees ou mecircme jusqursquoagrave ce qursquoun candidat ait eacuteteacute recruteacute avant de leur envoyer la lettre standard de reacuteponse pour leur faire savoir qursquoon a recruteacute quelqursquoun pour le poste et pour les remercier de leur inteacuterecirct Ces candidats pourront peut-ecirctre ecirctre inteacuteresseacutes par drsquoautres postes dans lrsquoorganisation
Pour lrsquoinstant ce sont les candidats du groupe 3 qui sont les plus inteacuteressants Ils ont ce qui est demandeacute comme diplocircmes expeacuterience et expertise technique et ont montreacute par leur lettre drsquointroduction et leur curriculum vitae (CV) qursquoils seraient de bons candidats pour ce poste Maintenant le comiteacute de recrutement devra eacutetudier toutes les candidatures du groupe 3 et seacutelectionner trois ou quatre excellents candidats qui seront contacteacutes pour un entretien
Demandez aux membres de lrsquoeacutequipe de lire les candidatures et lrsquoexemple de document reacutedigeacute par le candidat Ceci permettra de trouver dans le groupe les candidats qui srsquoexpriment le mieux et qui ont le plus drsquoexpeacuterience Chaque eacutevaluateur classera les candidats selon des critegraveres preacuteeacutetablis sur toute une gamme de qualifications de compeacutetences de capaciteacutes de reacutedacteur agrave lrsquoexpeacuterience en gestion et aux connaissances informatiques Creacuteez un tableau dans lequel les eacutevaluateurs noteront si un candidat est bon moyen ou faible pour chaque critegravere LrsquoAnnexe IV donne un exemple de ce tableau
Si plus de quatre candidats ont des qualifications eacutequivalentes et sont aussi inteacuteressants cela vaut la peine drsquoavoir un entretien avec tous les candidats Mais cela nrsquoarrive pas tregraves souvent et se limiter agrave trois ou quatre entretiens est
Recruter du personnel de SampE bull 16
Si on ne trouve pas
de bon candidat
envisagez de remettre
le recrutement agrave plus tard et
de passer une nouvelle annonce
plus tard dans deux ou quatre
mois par exemple Crsquoest un
engagement important que de
recruter un nouvel employeacute et il
vaut mieux attendre jusqursquoagrave ce
qursquoon puisse choisir un candidat
avec confiance Appuyez-vous sur
le personnel de SampE de la reacutegion
et du siegravege de votre organisation
et sur des consultants techniques
externes jusqursquoagrave ce qursquoon trouve
un meilleur candidat
Eacutetape 5 Trier retenir les candidatures et preacuteseacutelectionner les candidats
geacuteneacuteralement suffisant et plus eacuteconomique
Faites un premier tri parmi les candidats preacuteseacutelectionneacutes en leur teacuteleacutephonant pour veacuterifier si le salaire qursquoils demandent correspond au budget et si le poste les inteacuteresse eacutetant donneacute lrsquoendroit ougrave il est baseacute et les deacuteplacements neacutecessaires Confirmez aussi si les candidats seront disponibles agrave la date de deacutemarrage du poste ou aux environs de cette date Cela eacutevite de recevoir des candidats qui nrsquoaccepteront probablement pas le poste agrave cause du salaire ou si crsquoest un poste difficile LrsquoAnnexe V donne une liste de questions qursquoil est inteacuteressant de poser pour le premier tri des candidatsApregraves ce premier contact teacuteleacutephonique preacutevoyez des entretiens drsquoembauche avec chacun des candidats du haut de la liste Si les trois ou quatre premiers entretiens ne sont pas satisfaisants revenez aux autres candidats du groupe 3 ou mecircme du groupe 2 pour trouver drsquoautres candidats potentiels pour des entretiens
Apregraves ce premier contact teacuteleacutephonique preacutevoyez des entretiens drsquoembauche avec chacun des candidats du haut de la liste Si les trois ou quatre premiers entretiens ne sont pas satisfaisants revenez aux autres candidats du groupe 3 ou mecircme du groupe 2 pour trouver drsquoautres candidats potentiels pour des entretiens
Recruter du personnel de SampE bull 17
Il est important de poser
des questions ouvertes
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
9 Choisir les questions pour les entretiens drsquoembauche
9 Faire les entretiens drsquoembauche
9 Noter chaque candidat sur la base de critegraveres standards
9 Discuter des notes et des reacutesultats
Organisez une reacuteunion du comiteacute de recrutement afin de choisir les questions pour les entretiens drsquoembauche et de deacutecider srsquoil faut ou non avoir des discussions techniques sur le SampE ou des tests Les reacuteunions pour preacuteparer les entretiens et les entretiens eux-mecircmes peuvent se faire sous forme de teacuteleacuteconfeacuterences srsquoil nrsquoest pas possible du point de vue logistique ou financier de reacuteunir le comiteacute de recrutement et les candidats dans un point central Ce module se concentre sur des questions speacutecifiques au SampE qui devront ecirctre incluses dans lrsquoentretien En plus des questions speacutecifiques au SampE lrsquoeacutequipe devra aussi inclure des questions standards pour les entretiens drsquoembauche sur la capaciteacute du candidat agrave travailler en eacutetant presseacute par le temps ses compeacutetences en reacutesolution de problegravemes ou toute autre caracteacuteristique que lrsquoeacutequipe considegravere comme importantes pour les postes
Le comiteacute de recrutement deacutecide de la structure des entretiens Il faudra consacrer le mecircme temps agrave chaque entretien La dureacutee de lrsquoentretien peut varier selon le niveau du poste mais en geacuteneacuteral elle est de 30 agrave 90 minutes Maintenant le comiteacute doit aussi deacutefinir le rocircle respectif de chaque membre dans le processus Chaque membre de lrsquoeacutequipe doit avoir plusieurs questions agrave poser pendant lrsquoentretien lui-mecircme Si lrsquoon assigne des questions agrave chaque recruteur et qursquoon fixe un ordre pour poser ces questions cela permet de mieux structurer lrsquoentretien et de faire sentir agrave lrsquoeacutequipe que tous participent
Les questions de lrsquoentretien doivent ecirctre adapteacutees agrave chaque poste et au contexte du bureau national LrsquoAnnexe VI contient une liste de suggestions de questions pour les postes de niveau 3 et 4 Geacuteneacuteralement il est important
Recruter du personnel de SampE bull 18
Faire des entretiens
est un processus long
qui peut ecirctre fatiguant srsquoil y a
beaucoup drsquoentretiens Preacutevoyez
suffisamment de pauses dans le
calendrier des entretiens pour que
chaque candidat soit reccedilu par le
comiteacute avec autant drsquoattention et
drsquointeacuterecirct
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
de poser des questions ouvertes Si on a besoin de plus drsquoexplications ou de deacutetails pour une question posez une question compleacutementaire comme Pouvez-vous donner des deacutetails Comment avez-vous fait cela ou Je serais inteacuteresseacute drsquoentendre ce qui vous a fait prendre cette deacutecision LrsquoAnnexe VII contient des informations sur le protocole geacuteneacuteral drsquoentretien drsquoembauche
Lagrave encore lrsquoideacuteal est drsquoavoir dans le comiteacute de recrutement des personnes ayant une expeacuterience du SampE car ce sont elles qui seront le plus agrave mecircme de discuter de leurs reacuteponses avec les candidats et de voir agrave quel point chaque reacuteponse est approprieacutee Srsquoil nrsquoest pas possible drsquoavoir des employeacutes ayant une expeacuterience de SampE voyez srsquoil est possible de faire participer un speacutecialiste technique reacutegional de SampE aux entretiens Il serait peut-ecirctre possible de faire coiumlncider une visite drsquoassistance technique preacutevue avec le calendrier des entretiens Sinon le speacutecialiste technique de SampE pourrait faire des entretiens seacutepareacutes au teacuteleacutephone avec les candidats Cela vaut la peine de consacrer des ressources suppleacutementaires pour pouvoir beacuteneacuteficier de son opinion quand on recrute pour des postes de niveau 3 ou 4
Preacutevoyez plusieurs discussions et tests techniques dans le processus drsquoentretiens quand vous recrutez des employeacutes de niveaux 3 et 4 Les discussions et tests devraient comprendre de maniegravere non limitative la conception de systegravemes et drsquoactiviteacutes de SampE et lrsquoanalyse de donneacutees Dans ces discussions les questions poseacutees par les candidats peuvent ecirctre aussi inteacuteressantes sinon plus que les reacuteponses qursquoils donnent Les candidats nrsquoauront pas beaucoup de connaissances des projets discuteacutes Il leur sera difficile de donner de bonnes recommandations ou de reacuteviser les outils ou les plans de SampE Cependant des candidats qualifieacutes devraient poser des questions cleacutes pour mieux comprendre et trouver les points agrave discuter avec les membres de lrsquoeacutequipe
Tout le mateacuteriel comme les donneacutees agrave utiliser durant
lrsquoentretien devra ecirctre fourni aux candidats bien agrave lrsquoavance pour
leur permettre de se familiariser avec ce mateacuteriel
Pour deacuteterminer quelles sont les compeacutetences drsquoun candidat en conception de SampE vous pouvez lui demander de discuter drsquoun exemple drsquooutil de planification de SampE LrsquoAnnexe VIII donne un cadre des reacutesultats tireacute du programme du CRS de reconstruction apregraves le tsunami agrave Banda Aceh Ce cadre des reacutesultats donne des thegravemes pour chaque objectif strateacutegique et pour chaque reacutesultat intermeacutediaire Mais les quatre objectifs strateacutegiques et les huit reacutesultats intermeacutediaires nrsquoont pas eacuteteacute preacuteciseacutes LrsquoAnnexe VIII a eacuteteacute fournie pour servir drsquoexemple pour illustrer cet exercice Ce cadre des reacutesultats peut ecirctre utiliseacute lors de lrsquoentretien ou vous pouvez utiliser un outil de planification du SampE tireacute drsquoun de vos projets Dans ce dernier cas cela megravenera
Recruter du personnel de SampE bull 19
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
agrave une discussion plus pertinente pour votre bureau national et vous pourrez aussi avoir avec le candidat une discussion plus deacutetailleacutee sur la strateacutegie et le contexte du projet
De plus un tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT) peut ecirctre inclus pour que les candidats lrsquoeacutetudient et en discutent Les points que soulegravevent les candidats leurs suggestions et leurs preacuteoccupations sont utiles pour lrsquoeacutevaluation LrsquoAnnexe IX comprend un exemple drsquoIPTT et les points de discussion qui y correspondent
Pour tester les compeacutetences en analyse de donneacutees de candidats des niveaux 3 et 4 demandez agrave chaque candidat drsquoanalyser un ensemble de donneacutees reacuteel venant drsquoun bureau national Le candidat devra faire cette analyse avec le programme statistique que vous choisirez ou avec celui qui est le plus geacuteneacuteralement utiliseacute dans votre bureau Si cela est fait dans le cadre de lrsquoentretien fournissez les donneacutees avant lrsquoentretien pour que le candidat puisse se familiariser agrave lrsquoavance avec leur structure Ajoutez aux donneacutees des questions auxquelles le candidat devra reacutepondre et demandez au candidat de faire lrsquoanalyse apregraves lrsquoentretien Ces questions devront ecirctre en lien direct avec les activiteacutes typiques de SampE dans votre bureau national On pourra deacuteterminer le niveau de compeacutetences de chaque candidat en posant des questions ayant des niveaux varieacutes de sophistication technique Si les questions sont trop basiques on ne pourra pas tester les capaciteacutes de chaque candidat pour des analyses drsquoun niveau plus eacuteleveacute De mecircme si on pose seulement des questions trop complexes on ne pourra pas eacutevaluer les compeacutetences plus basiques du candidat Si dans le bureau national il nrsquoy a pas drsquoexpert en SampE demandez agrave un employeacute de niveau 4 de lrsquoorganisation drsquoaider agrave concevoir ce test et agrave formuler des questions drsquoanalyse des donneacutees
Pour avoir une impression plus large des capaciteacutes en SampE du candidat il pourra ecirctre utile drsquoinclure une discussion sur des questions actuelles de SampE ou de lui poser un dilemme de SampE au candidat Cela pourra porter sur la conception drsquoune eacutetude des donneacutees de base la revue drsquoun brouillon de questionnaire lrsquointerpreacutetation de reacutesultats ambigus des donneacutees ou une question eacutethique en lien avec la conception du SampE Demandez la contribution de cadres du SampE pour concevoir des exercices sur Excel ou SPSS ou drsquoautres exercices techniques baseacutes sur des points particuliers des programmes Consultez le personnel de la reacutegion ou du siegravege en particulier pour
Il peut ecirctre inteacuteressant de noter
quelles questions ont
bien marcheacute pendant
lrsquoentretien et quelles
questions nrsquoont pas eacuteteacute aussi
utiles agrave votre eacutequipe Partagez
ce feedback et ces reacuteflexions
avec les autres bureaux de pays
et avec le siegravege pour qursquoil soit
possible de reacuteviser et drsquoameacuteliorer
continuellement les techniques
drsquoentretiens drsquoembauche
Recruter du personnel de SampE bull 20
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
leur demander des exemples drsquoexercices qui ont bien marcheacute dans le passeacute Partagez les exercices techniques que vous aurez conccedilus et les reacuteactions agrave ces exercices avec drsquoautres employeacutes de SampE de lrsquoagence pour qursquoils puissent profiter de cette expeacuterience
Une fois que lrsquoeacutequipe a seacutelectionneacute les questions les points de discussion technique et les exercices qui seront inclus dans lrsquoentretien compilez un dossier drsquoentretien pour chaque membre de lrsquoeacutequipe Ce dossier devra comprendre pour chaque candidat son CV sa lettre de motivation et lrsquoexemple de document qursquoil a reacutedigeacute plus la liste de questions pour lrsquoentretien et drsquoautres exemples et mateacuteriels qui seront utiliseacutes pendant les discussions techniques Fournissez ce dossier agrave chaque membre de lrsquoeacutequipe bien avant lrsquoentretien pour que chacun drsquoentre eux se familiarise avec le mateacuteriel et soit plus agrave lrsquoaise pour travailler durant lrsquoentretien
Incluez dans le dossier drsquoentretien une feuille de notation sur laquelle les membres de lrsquoeacutequipe pourront noter chaque candidat pendant lrsquoentretien Deacuteterminez les critegraveres qui seront les plus importants dans le cadre de lrsquoentretien LrsquoAnnexe X propose un exemple de feuille de notation pour un entretien Demandez agrave chaque eacutevaluateur de mettre une note de 1 agrave 5 pour chaque critegravere 5 eacutetant la meilleure note Preacutevoyez un espace pour eacutecrire des commentaires pendant lrsquoentretien
Structurez lrsquoentretien autour de quatre eacuteleacutements principaux lrsquointroduction les questions la reacuteflexion et la conclusion1 Durant lrsquointroduction
Preacutesentez chaque membre du comiteacute de recrutement
Creacuteez une ambiance deacutetendue
Expliquez en quoi va consister lrsquoentretien les domaines sur lesquels porteront probablement les questions et eacuteventuellement les discussions techniques pour les postes de niveau 3 et 4 et la dureacutee preacutevue de lrsquoentretien
Demandez aux candidats de reacutepondre en donnant beaucoup de deacutetails
Preacutesentez un reacutesumeacute de la description de poste
Preacutecisez la formation et lrsquoexpeacuterience du candidat
Durant la partie questions de lrsquoentretien il faut poser toutes les questions de lrsquoentretien Assurez-vous que les questions sont ouvertes Eacutecoutez attentivement les reacuteponses du candidat et faites preacuteciser eacuteventuellement les reacuteponses ou discutez plus agrave fond de ces reacuteponses
1 La description de ces quatre eacuteleacutements de lrsquoentretien est reacutesumeacutee de Contemporary Management Practices Workshop Staff Selection and Employment Law Participant Manual de Robert A Jud et Associeacutes
Recruter du personnel de SampE bull 21
Outils et ressources
Questions drsquoentretien pour les niveaux 3 et 4
Protocole drsquoentretien
Exemple de cadre des reacutesultats
Exemple drsquoIPTT
Tableau pour la notation des entretiens
Eacutetape 6 Faire un entretien drsquoembauche avec les candidats
Durant la partie reacuteflexion reacutesumez les principales choses dites par le candidat pour veacuterifier que celui-ci pense que ses reacuteponses ont eacuteteacute bien comprises Posez aussi drsquoeacuteventuelles questions non couvertes durant lrsquoentretien et des questions compleacutementaires baseacutees sur les reacuteponses du candidat
La conclusion est une occasion pour le candidat de donner drsquoautres informations ou de poser des questions Lrsquoentretien permet au candidat de voir srsquoil est agrave lrsquoaise avec le mandat et la culture de lrsquoorganisation il est donc important de preacutevoir du temps pour que chaque candidat puisse poser ces questions Pendant la clocircture informez aussi le candidat des prochaines eacutetapes du processus de recrutement Que lrsquoentretien se soit ou non bien passeacute concluez-le sur une note positive et remerciez le candidat pour le temps qursquoil vous a consacreacute Passez le cas eacutecheacuteant aux tests ou aux discussions techniques
Une fois que les entretiens sont termineacutes lrsquoeacutequipe de recrutement utilisera les feuilles de notation comme base pour discuter de chaque candidat et pour seacutelectionner son candidat preacutefeacutereacute pour le poste Demandez agrave chaque membre de lrsquoeacutequipe drsquoeacutetudier les exemples de documents eacutecrits par les candidats pour voir quel est le niveau de reacuteflexion critique le style drsquoeacutecriture et la coheacuterence de lrsquoensemble du rapport Deacutefinir le rocircle de chaque candidat dans lrsquoactiviteacute deacutecrite dans le document pour bien voir srsquoil srsquoagit drsquoun travail individuel ou drsquoun travail drsquoeacutequipe Discutez de toutes vos reacuteflexions et commentaires sur la qualiteacute des reacuteponses le comportement du candidat durant lrsquoentretien ndash eacutetait-il agrave lrsquoaise ou non ndash et drsquoautres signes plus subtils qui montrent les caracteacuteristiques plus personnelles du candidat
Eacutetudiez les notes de chaque candidat et discutez des diffeacuterences entre les faccedilons de noter des diffeacuterents membres de lrsquoeacutequipe Il est probable qursquoil y aura un candidat preacutefeacutereacute Maintenant deacuteterminez qui est le deuxiegraveme choix au cas ougrave le premier choix pour une raison ou une autre nrsquoaccepterait pas le poste
Recruter du personnel de SampE bull 22
Le deacutepartement des
ressources humaines
enverra au candidat une
lettre drsquooffre drsquoemploi
qui preacutecise le salaire
correspondant au poste
tous les avantages
sociaux qui stipule la
longueur du contrat (le
cas eacutecheacuteant) et la date de
deacutebut
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
9 Veacuterifier les reacutefeacuterences du candidat
9 Faciliter la preacuteparation du contrat
9 Fournir une orientation et une formation
Avant drsquooffrir le poste au candidat veacuterifiez ses reacutefeacuterences Agrave ce niveau ne veacuterifiez que les reacutefeacuterences du premier candidat seacutelectionneacute Appelez chaque personne de reacutefeacuterence et posez-lui une liste de questions standards sur le travail technique du candidat ses compeacutetences personnelles et drsquoautres points forts ou faiblesses que le comiteacute de recrutement pense inteacuteressantes Il peut ecirctre inteacuteressant de donner agrave lrsquoavance agrave ces personnes de reacutefeacuterences une liste des sujets qui seront abordeacutes pour qursquoelles puissent se preacuteparer Les conversations avec ces personnes sont souvent une bonne occasion de deacutecouvrir des compeacutetences qui sont souvent difficiles agrave mesurer pendant lrsquoentretien LrsquoAnnexe XI comprend une liste de questions geacuteneacuteralement poseacutees pour les postes de niveau 3 et 4 Si les personnes de reacutefeacuterences donnent un feedback positif et que le comiteacute de recrutement a confiance dans son choix contactez le deacutepartement des ressources humaines pou qursquoil puisse offrir le poste au candidat
Si les personnes de reacutefeacuterences vous donnent une mauvaise impression du candidat et que cela vous fait reconsideacuterer votre choix faites une nouvelle reacuteunion du comiteacute de recrutement pou voir ce qui doit ecirctre fait Si le comiteacute est drsquoaccord veacuterifiez les reacutefeacuterences du candidat qui eacutetait arriveacute en second Si ces reacutefeacuterences sont positives passez agrave la phase suivante et contactez le deacutepartement des ressources humaines
Le deacutepartement des ressources humaines enverra au candidat une lettre
Recruter du personnel de SampE bull 23
La reacutefeacuterence peut vous
donner une impression
neacutegative drsquoun candidat par ce
qursquoil dit et surtout par ce qursquoil ne
dit pas Les reacutefeacuterences peuvent
se sentir obligeacutes de ne donner
que des informations positives
(ou peuvent ecirctre limiteacutes pour ce
qursquoils peuvent dire par la crainte
drsquoimplications leacutegales) et ils
peuvent omettre des informations
sur les faiblesses potentielles Posez
des questions directes et essayez
de juger du style de la reacutefeacuterence
Eacutecoutez attentivement chaque
reacuteponse et posez des questions
compleacutementaires
Outils et ressources
Questions pour les personnes de reacutefeacuterences
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
drsquooffre drsquoemploi qui preacutecise le salaire correspondant au poste tous les avantages sociaux qui stipule la longueur du contrat (le cas eacutecheacuteant) et la date de deacutebut Une fois que le candidat a accepteacute le poste informez les autres candidats qursquoune personne a eacuteteacute recruteacutee pour le poste et remerciez-les pour leur inteacuterecirct et leur temps
Si le candidat nrsquoaccepte pas le poste faites une reacuteunion avec le comiteacute de recrutement pour seacutelectionner le choix suivant Puis veacuterifiez les reacutefeacuterences de ce candidat Reacutepeacutetez ce processus jusqursquoagrave ce que le candidat preacutefeacutereacute accepte le poste
Le deacutepartement des ressources humaines facilitera le processus de reacutedaction du contrat Faites un suivi aupregraves du personnel des ressources humaines pour veacuterifier que la preacuteparation du contrat se passe bien Informez le candidat des eacuteventuels retards dans la reacutedaction du contrat
Une fois que le candidat a signeacute le contrat votre recrutement est termineacute
Une fois que le candidat est embaucheacute la prochaine eacutetape est de srsquoassurer que le nouvel employeacute reccediloive tout lrsquoappui neacutecessaire durant son orientation Dans lrsquoideacuteal le personnel des ressources humaines fournit un mateacuteriel standard drsquoorientation qui aidera le nouvel employeacute agrave deacutecouvrir le programme et le travail de lrsquoorganisation Mettre dans le dossier drsquoorientation les documents et directives standard de votre organisation pour le SampE comme les manuels de SampE et les eacutetudes reacutecentes Il ne srsquoagit pas de donner au candidat toutes les informations existantes mais de choisir de maniegravere strateacutegique des documents cleacutes qui lui donneront une base lui permettant de mieux srsquoimpliquer dans les reacuteunions et les autres aspects du processus drsquoorientation Il faut preacutevoir dans lrsquoorientation un moment pour que le nouvel employeacute passe une journeacutee ou une demi-journeacutee avec des employeacutes de chaque secteur Le nouvel employeacute de SampE doit se familiariser avec la programmation de chaque secteur et deacutevelopper de bonnes relations de travail avec les principaux employeacutes de chaque secteur
Impliquez le nouvel employeacute dans toutes les reacuteunions durant ses premiegraveres semaines Les reacuteunions seront pour lui une bonne occasion drsquoen apprendre plus sur les questions professionnelles actuelles et de rencontrer les employeacutes Si possible faites participer le nouvel employeacute au cours de ces premiegraveres semaines agrave une activiteacute de SampE la planification la collecte ou lrsquoanalyse de donneacutees Une orientation pratique est souvent tregraves efficace et aide le nouvel employeacute agrave geacuterer lrsquoeacutenorme quantiteacute de nouvelles choses agrave assimiler dans un nouveau poste
Pendant lrsquoorientation donnez au nouvel employeacute des occasions de rencontrer
Recruter du personnel de SampE bull 24
Eacutetape 7 Recruter le nouvel employeacute et faire son orientation
des organisations partenaires et de visiter des communauteacutes participantes et des sites de projet Apregraves les deux premiegraveres semaines de travail prenez le temps de passer voir srsquoil srsquoadapte bien Profitez de ce moment pour reacutepondre aux questions qursquoil peut avoir et pour demander ses premiegraveres impressions et ideacutees sur la structure de lrsquoeacutequipe de SampE et sur les activiteacutes
Bonne chance pour le recrutement
Recruter du personnel de SampE bull 25
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
Catholic Relief Services Reacutegion EuropeMoyen Orient
Description de Poste Titre du poste Conseiller reacutegional en suivi et eacutevaluation (MERA) Deacutepartement Reacutegion EuropeMoyen Orient Groupe de fonction Uniteacute drsquoassurance de la qualiteacutesuivi et eacutevaluation Niveau reacutegional de reacutemuneacuteration 1
Rayon geacuteographique Pays drsquoEurope du Moyen Orient et drsquoAfrique du Nord Lieu Pays de reacutesidence dans la reacutegion ougrave il y a un bureau de CRS Rattachement hieacuterarchique Directeur de lrsquoassurance de qualiteacute Responsabiliteacutes de supervision Responsables de SampE de la sous-reacutegion supervision des consultants le cas eacutecheacuteant
Contextehistorique Dans la reacutegion EuropeMoyen Orient (EME) CRS entreprend une transition dans les programmes et la gestion pour refleacuteter les changements de situation dans une reacutegion tregraves diverse Depuis agrave peu pregraves un an CRSEME a commenceacute agrave utiliser une approche plus strateacutegique de la conception du suivi et de lrsquoeacutevaluation des projets programmes Dans cette optique des documents reacutegionaux de gestion de la connaissance et de lrsquoapprentissage preacutesentant les reacutealisations preacutevues pour les cinq prochaines anneacutees ont eacuteteacute eacutelaboreacutes pour guider et focaliser les travaux et les deacuteveloppements agrave venir dans ce domaine En outre on porte une attention plus soutenue agrave la conception et agrave la mise en œuvre de systegravemes et drsquooutils reacutegionaux de SampE afin de controcircles la progression et les processus visant agrave la reacutealisation des objectifs strateacutegiques Le MERA dirigera ces travaux dans la reacutegion CRSEME pour contribuer agrave ces objectifs reacutegionaux
CRSEME veut eacutetablir et mettre en œuvre des systegravemes de SampE qui permettront une ameacutelioration de la gestion interne de la performance des programmesprojets et de la prise de deacutecisions baseacutees sur les faits et sur les donneacutees De plus CRSEME veut ameacuteliorer sa capaciteacute agrave concevoir et agrave mettre en œuvre des systegravemes pertinents et significatifs de SampE dans le cadre des documents de projets pour les bailleurs de fonds afin de pouvoir montrer des reacutesultats aux bailleurs de fonds et devenir ainsi plus compeacutetitifs Dans ce contexte le MERA fournira un appui technique agrave la reacutegion EuropeMoyen Orient de CRS pour tout ce qui concerne le SampE Il deacuteveloppera les capaciteacutes dans la reacutegion en identifiant et en appuyant la mise en œuvre de systegravemes de SampE efficaces eacuteconomiques et significatifs et fera avancer la reacutegion vers une approche de SampE plus strateacutegique
Objectif du poste Lrsquoobjectif de ce poste est drsquoaugmenter la capaciteacute technique en SampE et de permettre la qualiteacute technique des activiteacutes de SampE dans la reacutegion La fonction principale de Conseiller reacutegional en suivi et eacutevaluation (MERA) est double
Recruter du personnel de SampE bull 26
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
1 Geacuterer lrsquouniteacute reacutegionale de SampE composeacutee de deux responsables sous-reacutegionaux de SampE agrave plein temps
1 Deacutevelopper les capaciteacutes reacutegionales en suivi et eacutevaluation en guidant appuyant et dirigeant la conception et la mise en œuvre de systegravemes et proceacutedures de SampE qui soient approprieacutees efficaces et eacuteconomiques
Eacutetant donneacute que les membres de lrsquoeacutequipe reacutegionale de SampE peuvent se trouver dans drsquoautres bureaux nationaux le MERA devra avoir une modegravele drsquoeacutequipe efficace pour fournir une assistance technique inteacutegreacutee aux bureaux nationaux et aux bureaux locaux
Le MERA doit geacuterer efficacement les relations avec les employeacutes reacutegionaux et sous-reacutegionaux les bureaux nationaux et les bureaux locaux et avec les partenaires et les aider agrave creacuteer et agrave mettre en œuvre des systegravemes de SampE qui conduiront agrave une meilleure qualiteacute des programmes Le MERA dirige lrsquoeacutelaboration et la mise en œuvre de systegravemes et de processus reacutegionaux de SampE ainsi que des meacutecanismes de partage des informations et des connaissances Le MERA fournit une contribution technique sur le SampE pour les revues et les documents de projets
Le MERA fournit une direction et un appui pour la mise en œuvre de la strateacutegie de gestion de la connaissance et de lrsquoapprentissage
Ce poste fait partie de la fonction drsquoassurance de la qualiteacute Il a un grand niveau drsquoautonomie pour lrsquoexeacutecution de ses responsabiliteacutes Le MERA ne prend pas de deacutecisions strateacutegiques mais gracircce agrave son travail les deacutecisions prises par drsquoautres sont prises en connaissance de cause sur la base des donneacutees et des meilleures pratiques
Responsabiliteacutes principales
Planificationconception (30)
1 Concevoir diriger et geacuterer des processus participatifs pour eacutetablir des systegravemes reacutegionaux et si neacutecessaire sous-reacutegionaux de SampE
1 Participer agrave la conception de programmes et agrave la preacuteparation de documents de projets
1 Concevoir diriger et geacuterer une collecte une analyse et une reacutedaction de rapport participatives pour les systegravemes reacutegionaux de SampE de CRSEME (eacutevaluation de la structure reacutegionale autre outils et systegravemes reacutegionaux de suivi et eacutevaluation)
1 Concevoir coordonner etou fournir un programme coheacuterent de formation et de renforcement des capaciteacutes pour les employeacutes de CRSEME et drsquoorganisations partenaires pour transfeacuterer et ameacuteliorer la capaciteacute agrave concevoir introduire et mettre en œuvre des systegravemes de SampE approprieacutes
1 Concevoir etou participer agrave la conception de directives et de cadres pour les proceacutedures politiques et processus reacutegionaux qui institutionnaliseront et appuieront une conception un suivi une eacutevaluation et des rapports drsquoexcellente qualiteacute agrave CRSEME
Aider agrave eacutetablir des directives et des outils de SampE pour CRSEME pour les secteurs de programmation strateacutegique et les domaines techniques de changement social (participation civique plaidoyer transformation des conflitseacutedification de la paix et partenariat) ainsi que pour la gestion geacuteneacuterale
1 Diriger et appuyer le personnel de la reacutegion des bureaux nationaux et des bureaux locaux pour la mise en œuvre drsquoune strateacutegie de gestion de la connaissance et de lrsquoapprentissage
Appui aux programmesAssistance technique (50)
1 Aider les bureaux nationauxbureaux locaux agrave concevoir des programmes et projets pour rechercher un financement pour des zones de programmation strateacutegique soit en srsquoimpliquant directement2 soit par un mentoring
Recruter du personnel de SampE bull 27
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
1 Appuyer les responsables sous-reacutegionaux de SampE pour fournir une assistance technique pratique aux bureaux nationauxlocaux dans tous les aspects de la conception du suivi et de lrsquoeacutevaluation comme la conception et la mise en œuvre de systegravemes et drsquooutils de SampE la revue de documents de projets une direction ou une assistance pour les eacutevaluations agrave mi-parcours et les eacutevaluations finales
Gestion (20)
1 Eacutetablir et geacuterer lrsquouniteacute reacutegionale de SampE
1 Superviser et coacher les responsables sous-reacutegionaux de SampE (SRMEO)
1 Concevoir et superviser un plan de travail inteacutegreacute pour lrsquouniteacute reacutegionale de SampE Coordonner lrsquoassistance technique et les initiatives lieacutees
1 Geacuterer le budget de lrsquouniteacute reacutegionale de SampE 1 Diriger et appuyer la suite de lrsquoeacutelaboration et de la mise en œuvre de la strateacutegie reacutegionale de gestion
de la connaissance et de lrsquoapprentissage
Communicationgestion de lrsquoinformation (10)
1 Creacuteer de bonnes relations de travail avec les conseillers principaux de la reacutegion CRSEME les bureaux nationauxlocaux les conseillers de SampE du siegravege et les conseillers techniques reacutegionaux de SampE dans drsquoautres reacutegions de CRS eacutechanger les informations et lrsquoexpeacuterience contribuer activement agrave une communauteacute drsquoapprentissage de SampE agrave lrsquointeacuterieur de CRS
1 Servir de principale personne contact dans la reacutegion pour les conseillers de SampE du siegravege appuyer les efforts pour ameacuteliorer les systegravemes et les normes de SampE de lrsquoagence
1 Appuyer lrsquoeacutelaboration drsquoun systegraveme reacutegional de gestion de lrsquoinformation et y contribuer par la mise en œuvre et la coordination de rapports de SampE standardiseacutes au niveau des pays augmenter le systegraveme de gestion de lrsquoinformation et faire remonter les indicateurs du terrain au bureau reacutegional et au siegravege
1 Communiquer et distribuer des informations sur les normes les politiques les pratiques et les indicateurs de SampE de CRSEME travailler en coordination avec les RTA de SampE des autres reacutegions pour eacutelaborer de meilleures pratiques et partager les leccedilons apprises
Eacutetablir et maintenir des meacutecanismes pour saisir analyser rendre comptepartager et appliquer les constatations les informations les leccedilons apprises et les meilleures pratiques parmi les employeacutes reacutegionaux et des bureaux nationauxlocaux de CRSEME
1 Repreacutesenter le contenu technique des systegravemes de SampE de CRS agrave lrsquoexteacuterieur aupregraves des bailleurs de fonds et drsquoautres organisations appuyer les employeacutes de CRSEME au niveau des bureaux nationauxlocaux et de la reacutegion dans leur dialogue avec les principaux bailleurs de fonds surtout lrsquoUSAID pour que les activiteacutes de SampE de CRSEME soient significatives et reacutealisables
Principales relations de travail Internes Personnel de lrsquouniteacute de SampE contacts freacutequents avec le conseiller pour la qualiteacute des programmes le conseiller pour la qualiteacute de la gestion le personnel du changement social les directeurs reacutegionaux drsquoautres conseillers reacutegionaux les conseillers de SampE du siegravege Contacts occasionnels avec les repreacutesentants reacutesidentschefs de bureau les cadres des bureaux nationaux les conseillers techniques reacutegionaux pour le SampE dans les autres reacutegions
Externes USAID et autres agences bailleurs de fonds autres ONG consultants travaillant dans le SampE associations professionnelles (par ex associations nationales drsquoeacutevaluation)
Qualifications 2 Lrsquoimplication du conseiller reacutegional en SampE est conditionneacutee par le montant du financement rechercheacute (plus de 3 millions US$) et lrsquoimportance strateacutegique
Recruter du personnel de SampE bull 28
Annexe IA Exemple de description de poste de niveau 4
TechniquesProfessionnelles
1 Cinq ans drsquoexpeacuterience professionnelle correspondant directement au poste et avec une responsabilisation progressive au moins deux ans de travail dans le SampE
1 Bonne familiariteacute avec les principes et les approches actuelles du SampE utilisant agrave la fois des meacutethodes quantitatives et des meacutethodes qualitatives
1 Expeacuterience prouveacutee de SampE sur le terrain compeacutetences pour collecter manipuler syntheacutetiser et analyser des donneacutees
1 Compreacutehension des attentes des bailleurs de fonds et des tendances pour le SampE
1 Expeacuterience dans un ou plusieurs des principaux secteurs de programmation de CRS
1 Capaciteacute prouveacutee agrave transfeacuterer des connaissances agrave des publics divers gracircce agrave la formation au mentoring et par drsquoautres meacutethodes formelles et informelles
1 Excellentes connaissances de la langue anglaise (parleacutee lue et eacutecrite)
1 Excellentes compeacutetences analytiques et informatiques compeacutetent dans lrsquoutilisation de MS Office dont Word Excel Outlook PowerPoint et Access
1 Expeacuterience dans lrsquoutilisation de SPSS STATA ou Epi Info
1 Expeacuterience avec les systegravemes de gestion de lrsquoinformation
1 Volonteacute et capaciteacute de voyager environ 30 du temps
1 Expeacuterience preacutealable dans le Sud-Est de lrsquoEurope etou le Caucase preacutefeacutereacutee
Eacutetudes
1 Maicirctrise ou doctorat dans un domaine en lien direct comme la recherche en opeacuterations lrsquoanalyse quantitative etc Une expeacuterience importante de travail dans un domaine en lien direct pourra ecirctre accepteacutee agrave la place drsquoun diplocircme
Compeacutetences personnelles
Apte agrave influencer des personnes qui ne sont pas celles qursquoil supervise et agrave obtenir leur coopeacuteration capable de travailler comme membre drsquoune eacutequipe multinationale et de geacuterer des relations agrave distance pour obtenir des reacutesultats
1 Le poste demande de la flexibiliteacute et la capaciteacute agrave accepter lrsquoambiguumliteacute les changements et les laquo rafistolages raquo jusqursquoagrave ce que des systegravemes et des normes de SampE ne soient en place au niveau de lrsquoagence
1 Capable drsquoimpliquer et de motiver les employeacutes et les partenaires dans un nouveau domaine difficile
1 Bonnes capaciteacutes prouveacutees dans la gestion des relations en particulier dans le domaine du service aux clients peut travailler avec des groupes divers dans un environnement drsquoeacutequipes multiculturelles
1 Motiveacute et capable de travailler sans ecirctre superviseacute de pregraves
1 Capable de prioriser le travail de travailler sur plusieurs tacircches et de respecter les dates butoirs
1 Excellente organisation et capaciteacutes de planification Attentif aux deacutetails
Environnement de travail
Environnement normal de bureau Le poste demande environ 30 de voyages dans toute lrsquoEurope du Sud-Est le Moyen OrientlrsquoAfrique du Nord et le Caucase Heures suppleacutementaires occasionnelles
Recruter du personnel de SampE bull 29
Annexe IB Exemple de description de poste de niveau 3
RESPONSABLE SampE
Contexte Catholic Relief Services en partenariat avec des centaines drsquoorganisations dans 80 pays entreprend des activiteacutes de justice sociale de deacuteveloppement et drsquourgence pour aider les familles marginaliseacutees dans des communauteacutes pauvres CRS a pour objectif drsquoecirctre une organisation qui valorise la qualiteacute du service qui a une orientation vers les programmes qui a un bon rapport coucirct-efficaciteacute qui apprend et qui insiste explicitement sur la promotion de la justice sociale reacutesultat ultime de ses activiteacutes Cet engagement doit donner agrave CRSKenya et agrave ses partenaires la capaciteacute de toucher plus de gens avec un impact plus important et plus mesurable Dans ce contexte le responsable SampE fournira un appui technique une direction et des directives dans le bureau national pour tous ce qui concerne le SampE Le responsable de SampE renforcera les capaciteacutes dans le bureau national en identifiant pour les programmesprojets des modegraveles de SampE qui soient des outils efficaces et drsquoun bon rapport coucirct-efficaciteacute pour lrsquoapprentissage institutionnel permettant drsquoaider agrave une qualiteacute de programmes meilleure et plus unifieacutee Il appuiera la mise en œuvre de ces modegraveles
Objectif Lrsquoobjectif de ce poste est de renforcer les capaciteacutes de SampE de CRSKenya par lrsquointermeacutediaire drsquoune nouvelle uniteacute de SampE Le responsable de SampE aura la responsabiliteacute de superviser lrsquoeacutequipe de coordinateurs de SampE et de coordonner le travail avec le personnel sectoriel de SampE Le responsable de SampE se tiendra au courant des nouvelles approches de SampE pour srsquoassurer qursquoon utilise des modegraveles de suivi et drsquoeacutevaluation ainsi que des systegravemes drsquoinformation techniquement approprieacutes
Principales responsabiliteacutes de travail Le travail devant ecirctre accompli par la personne choisie sera de
1 ndash Deacutevelopper et maintenir un environnement propice pour le SampE (20)
Deacutevelopper de bonnes relations de travail avec les responsables sectoriels de SampE de CRSKenya pour que le SampE reste une prioriteacute dans le bureau national
1 Servir de leader de guide et drsquoappui pour les employeacutes de lrsquouniteacute de SampE et drsquoautres employeacutes des programmes qui cherchent agrave eacutelaborer des approches plus strateacutegiques pour ameacuteliorer le SampE dans leurs programmes
1 Contribuer activement agrave tous les aspects du processus de recrutement de nouveaux employeacutes des programmes et du SampE dans le bureau national pour srsquoassurer que les perspectives du SampE soient prises en compte
1 Srsquoassurer qursquoune assistance technique en SampE soit disponible aux uniteacutes sectorielles
1 Appuyer CRSKenya dans son dialogue avec les principaux bailleurs de fonds en particulier lrsquoUSAID pour que les activiteacutes de SampE soient constructives et reacutealisables
1 Eacutelaborer des directives et des outils de SampE
Recruter du personnel de SampE bull 30
Annexe IB Exemple de description de poste de niveau 3
2 ndash Deacutevelopper la capaciteacute des employeacutes en SampE (30)
1 Concevoir et diriger des programmes de formation en SampE baseacutes sur le modegravele du cadre logique des projets de CRS (Proframe)
1 Donner une assistance pratique aux employeacutes pour la conception le suivi lrsquoeacutevaluation et les rapports pour les projets financeacutes par des fonds publics comme par des fonds priveacutes
1 Concevoir eacutelaborer et mettre en oeuvre une strateacutegie en accord avec les initiatives de lrsquoagence pour appuyer les organisations partenaires de CRS pour des activiteacutes en lien avec le SampE
1 Superviser les membres de lrsquouniteacute de SampE et leur servir de mentor
3 ndash Renforcer les systegravemes de gestion de lrsquoinformation (10)
Aider agrave lrsquoeacutelaboration drsquoun systegraveme de gestion de lrsquoinformation en documentant en mettant en œuvre et en coordonnant un SampE standardiseacute
Collaborer avec les responsables sectoriels de SampE pour identifier leurs besoins par rapport au SampE et allouer les ressources en conseacutequence
Creacuteer et mettre en œuvre un meacutecanisme pour collaborer avec les responsables sectoriels de SampE pour faire un mentoring et eacutevaluer la performance du personnel de lrsquouniteacute de SampE
4 ndash Appui technique direct (40)
1 Fournir un appui technique direct agrave CRSKenya et agrave ses partenaires pour lrsquoeacutelaboration drsquoindicateurs et de plans de SampE
Srsquoassurer que les visites de suivi sont utiles qursquoelles permettent drsquoavoir les donneacutees dont on a besoin et qursquoelles aident agrave prendre des deacutecisions de gestion
1 Concevoir des indicateurs possibles pour mesurer lrsquoimpact de programmes sectoriels dans la seacutecuriteacute alimentaire (DAP)
1 Travailler avec le personnel des programmes de CRS et avec les partenaires pour eacutelaborer un cadre pour le suivi et lrsquoeacutevaluation de la progression et de lrsquoimpact de tous les programmes de CRSKenya
Principales relations de travail Rattachement hieacuterarchique Directeur de la division de lrsquoeacuteducation et de lrsquoappui aux programmes
Internes Responsables sectoriels de SampE employeacutes de lrsquouniteacute de SampE directeurs de divisions (EPS HABN et GGSP) Repreacutesentant reacutesident RTA de EARO personnel des programmes du bureau national eacutequipe de SampE du siegravege
Externes mission de lrsquoUSAID ONG universiteacutes locales et autres institutions drsquoenseignement travaillant dans le SampE associations professionnelles (par ex Kenya Evaluation Association) autres consultants en SampE dans le pays et la reacutegion
Qualifications 1 Au moins une maicirctrise dans un domaine en lien avec le deacuteveloppement international et lrsquoassistance
1 Au moins sept ans de responsabilisation progressive dans des programmes drsquoassistance et de deacuteveloppement dont une peacuteriode importante dans le SampE
1 Excellente familiariteacute avec les principes et les approches actuelles du suivi et de lrsquoeacutevaluation de programmes drsquoassistance et de deacuteveloppement en utilisant des meacutethodes quantitatives et qualitatives
Recruter du personnel de SampE bull 31
Annexe IB Exemple de description de poste de niveau 3
1 Compreacutehension des attentes du Gouvernement des Eacutetats-Unis et des tendances du suivi et de lrsquoeacutevaluation dont les programmes appuyeacutes par lrsquoaide alimentaire
Expeacuterience dans la facilitation des efforts de renforcement des capaciteacutes de divers collegravegues y compris dans des agences locales partenaires
1 Volonteacute et capaciteacute de voyager environ 25 du temps
Compeacutetences personnellesprofessionnelles 1 Capaciteacute prouveacutee agrave transfeacuterer des connaissances agrave des publics divers gracircce agrave la formation au mentoring
et par drsquoautres meacutethodes formelles et informelles
1 Familiariteacute avec les principes et les techniques de lrsquoenseignement aux adultes et capaciteacute prouveacutee agrave concevoir et animer des activiteacutes drsquoapprentissage pour les adultes
1 Excellentes capaciteacutes interpersonnelles bonne organisation et bonnes capaciteacutes de communication eacutecrite et orale y compris dans des contextes interculturels
1 Capaciteacute agrave impliquer et agrave motiver les employeacutes dans des domaines programmatiques difficiles
1 Capaciteacute agrave travailler efficacement sous pression et agrave organiser et prioriser des activiteacutes concurrentes
1 Capaciteacute agrave travailler efficacement en eacutequipe
1 Ability to work effectively in a team-oriented environment
1 Flexibiliteacute patience deacutevouement et creacuteativiteacute
1 Excellentes connaissances informatiques (MS Word MS Excel MS Access MS PowerPoint MS Project SPSS)
Environnement de travail Le lieu de travail sera Nairobi avec de nombreux voyages vers les zones de programme agrave lrsquointeacuterieur du Kenya
Recruter du personnel de SampE bull 32
Annexe IC Exemple de description de poste de niveau 2
Deacutepartement Uniteacute de gestion du programme I-LIFE Titre du poste Coordinateur de suivi et eacutevaluation Grade C2 Superviseur immeacutediat Chef de lrsquouniteacute de programmation et drsquoapprentissage Lieu Lilongwe Malawi
Contexte CRSMalawi est lrsquoorganisation principale de I-LIFE (un DAP en consortium) qui est conccedilu pour ameacuteliorer la seacutecuriteacute des moyens drsquoexistence des meacutenages dans les zones rurales cibleacutees CRS a la responsabiliteacute du suivi et de lrsquoeacutevaluation de I-LIFE
Objectif Lrsquoobjectif de ce poste est de superviser et de veacuterifier la collecte de donneacutees de SampE de qualiteacute
La principale responsabiliteacute du poste est de donner un appui programmatique et une assistance technique agrave I-LIFE gracircce agrave une collaboration avec les partenaires pour garantir des programmes de qualiteacute Les coordinateurs de SampE joueront un rocircle important de liaison avec les partenaires sur tous les aspects programmatiques de I-LIFE Les principales fonctions de ce poste seront le suivi et lrsquoeacutevaluation (SampE) lrsquoapprentissage la mise en œuvre des programmes et la repreacutesentation
Principales responsabiliteacutes du poste 1 Collaborer avec les partenaires pour eacutelaborer mettre en œuvre et maintenir un systegraveme inteacutegreacute de SampE
pour I-LIFE
1 Srsquoassurer que des rapports drsquoactiviteacute de qualiteacute soient fournis agrave temps par les partenaires de I-LIFE
1 Fournir une assistance technique et deacutevelopper les capaciteacutes de I-LIFE et de ses partenaires dans toutes les activiteacutes en lien avec le SampE
1 Coordonner le suivi lrsquoeacutevaluation et lrsquoapprentissage pour les partenaires
Principales tacircches du poste
Qualiteacute des programmes
Fournir une aide et un appui aux partenaires de I-LIFE pour lrsquoeacutelaboration et la mise en œuvre drsquooutils de suivi qui comprendront de maniegravere non limitative la collecte et lrsquoanalyse de donneacutees sur les indicateurs du programme et les rapports sur ces donneacutees
Collaborer avec les partenaires de I-LIFE pour planifier concevoir et entreprendre des eacutevaluations eacutevaluations initiales de programmes
Recruter du personnel de SampE bull 33
Annexe IC Exemple de description de poste de niveau 2
Encourager lrsquoapprentissage agrave lrsquointeacuterieur de I ndashLIFE par un partage des leccedilons apprises et des reacutesultats drsquoeacutevaluation ainsi qursquoen jouant un rocircle cleacute dans les groupes de travail technique entre autres
Permettre une standardisation des outils et meacutethodologies de SampE chez tous les partenaires de mise en œuvre
Fournir des directives et un appui au(x) partenaire(s) de I-LIFE pour preacuteparer et soumettre agrave temps des rapports drsquoactiviteacutes de qualiteacute
1 Servir de leader pour lrsquoeacutelaboration et la gestion du systegraveme de gestion de lrsquoinformation de I-LIFE
1 Contribuer agrave lrsquoeacutelaboration agrave la croissance et agrave la maintenance drsquoun centre de ressource pour I-LIFE
1 Collaborer avec les partenaires de I-LIFE pour planifier conduire etou animer des activiteacutes de renforcement des capaciteacutes en lien avec les programmes par exemple des formations
Repreacutesentation du programme
1 Agir comme principal contact pour les partenaires assigneacutes de I-LIFE
1 Participer agrave des visites sur le terrain dans la zone ougrave travaille le partenaire pour faire le suivi des activiteacutes et servir de guide
1 Participer agrave des groupes de travail technique et agrave des assembleacutees geacuteneacuterales de I-LIFE
Toute autre responsabiliteacute assigneacutee par le superviseur
Principales relations de travail Internes Ce poste est superviseacute par le Chef de lrsquouniteacute de programmation et drsquoapprentissage et collaborera eacutetroitement avec les responsables de SampE des partenaires de I-LIFE ainsi qursquoavec le Directeur de I-LIFE
Externes Ce poste doit travailler en coordination avec les partenaires de I-LIFE des fonctionnaires et des structures du gouvernement local et avec des organisations communautaires et des ONG
Qualifications
Requises
1 Au minimum un diplocircme universitaire en sciences sociales eacuteconomie ou deacuteveloppement rural ou dans un domaine correspondant Avec une grande expeacuterience du suivi de lrsquoeacutevaluation et de lrsquoapprentissage
1 Une bonne expeacuterience des meacutethodologies de recherche participative
1 Une connaissance du traitement de texte des tableurs des programmes de saisie et drsquoanalyse des donneacutees et des bases de donneacutees (comme MS Word Excel et SPSS)
1 Une maturiteacute professionnelle prouveacutee et de bonnes compeacutetences interpersonnelles permettant de travailler en eacutequipe bonne communication eacutecrite et orale
1 Capaciteacute agrave travailler sur des tacircches multiples et agrave respecter les dates butoirs
1 Expeacuterience preacutealable de travail sur des programmes du Titre II
1 Expeacuterience preacutealable de travail en consortium
Recruter du personnel de SampE bull 34
Annexe IC Exemple de description de poste de niveau 2
Deacutesireacutees
1 Certificat de deuxiegraveme cycle dans un domaine en rapport et expeacuterience dans la recherche statistique les meacutethodes drsquoeacutechantillonnage lrsquoanalyse des donneacutees et les rapports
1 Bonnes compeacutetences en reacutedaction de rapports animation et communication bonnes relations interpersonnelles
Environnement de travail Le poste est baseacute agrave Lilongwe et demande des voyages sur les sites sur le terrain jusqursquoagrave 50 du temps
Recruter du personnel de SampE bull 35
Annexe II Tableau de reacutesumeacute de poste
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Recruter du personnel de SampE bull 36
Annexe II Tableau de reacutesumeacute de poste
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Recruter du personnel de SampE bull 37
Annexe II Tableau de reacutesumeacute de poste
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Recruter du personnel de SampE bull 38
Annexe III Listes de diffusion pour les offres drsquoemploi
Les informations ci-dessous concernent des organisations et sites Internet qui publient reacuteguliegraverement des annonces pour des postes de SampE Il sera utile drsquoeacutetudier les sites Internet eacutenumeacutereacutes ci-dessous pour choisir ceux qui correspondront le mieux agrave votre recherche de poste Les contacts indiqueacutes devront peut-ecirctre ecirctre remis agrave jour et toutes les informations neacutecessaires devraient pouvoir ecirctre trouveacutees en faisant une recherche sur Internet
Cette liste est un point de deacutepart mais ajoutez-y les autres sites Internet ou listes de diffusion que vous trouverez utiles Il peut aussi ecirctre inteacuteressant de demander agrave vos collegraveges srsquoils ont drsquoautres sites Internet agrave recommander
Sites Internet et listes de diffusion recommandeacutes Sites Internet speacutecifiques au SampE
Monitoring and Evaluation News wwwmandecouk
Performance Assessment Resource Center (PARC) wwwparcinfoorg
INGO wwwevalorg
International and Cross-cultural Evaluation (ICCE)s wwwevaluationcanadaca
American Evaluation Association (AEA) wwwevalorg
African Evaluation Association wwwafreaorg
The Evaluation Center at the University of Western Michigan wwwwmichedu
Brazilian Evaluation Network wwwavaliabrasilorgbrIntroductionRebramaEnglishhtml
Evaluation Network of Latin America and the Caribbean wwwlaceaorg
UK Evaluation Society wwwevaluationorguk
European Evaluation Society wwweuropeanevaluationorg
Malaysian Evaluation Society wwwmesorgmy
XC-Eval wwwgroupsyahoocomgroupxceval
Recruter du personnel de SampE bull 39
Annexe III Listes de diffusion pour les offres drsquoemploi
Sites Internet geacuteneacuteraux de deacuteveloppement
1 Relief Web wwwreliefwebintvacancies1
1 DevNetJobs wwwdevnetjobsorg1
1 ConsultingBase wwwconsultingbasecomjobmktindexcfm1
1 Development Opportunities wwwdev-zoneorgjobs1
1 Foreign Policy Association Job Board wwwfpaorgjobs_contact2423jobs_contacthtm1
1 Johns Hopkins Bloomberg School of Public Health Center for Communication Programs wwwjhuccporgindexshtml
1 International Development Research Center (IDRC) Evaluation Unit Presidentrsquos Office email evaluationidrcca
1 Global Affairs Institute The Maxwell School Syracuse University email bwdaytonmaxwellsyredu1
1 Idealist1 wwwidealistorg1
1 The Communication Initiative Vacancy Service wwwcomminitcomvacancieshtml1
1 One world wwwoneworldnet1
1 AIMEnet (health and HIV specific) 1wwwglobalhivevaluationorg
1 Interaction 1wwwinteractionorg1
1 Development Executive Group 1wwwDevelopmentExcom1
1 International Career Employment Weekly wwwinternationaljobsorg1
Recruter du personnel de SampE bull 40
Recruter du personnel de SampE bull 41
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Recruter du personnel de SampE bull 42
Annexe IV Tableau pour retenir des candidatures
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Recruter du personnel de SampE bull 43
Annexe V Questions pour preacuteseacutelectionner des candidats
Nom du candidat ________________________________________ Date __________________________________
Poste ___________________________________________________ Deacutepartement __________________________
Recruteur _______________________________________________
1 Tout drsquoabord ecirctes-vous toujours inteacuteresseacute par le poste
2 Pouvez-vous me dire pourquoi vous avez deacutecideacute de vous porter candidat agrave ce poste
3 Pourquoi voulez-vous changer de travail maintenant (Si le candidat a un emploi actuellement)
4 Pourquoi avez-vous quitteacute votre dernier emploi (Si le candidat nrsquoa pas drsquoemploi actuellement)
5 Quel est votre salaire de base actuel (ou votre dernier salaire de base) Avez-vous un salaire minimum pour lequel vous accepteriez un travail
6 Pourriez-vous me parler de votre formation et de votre expeacuterience et dire en quoi vous pensez qursquoelles correspondent agrave ce travail
7 Qursquoest-ce qui vous attire dans cette organisation
8 Srsquoil y a des peacuteriodes ougrave vous nrsquoavez pas eacuteteacute employeacute pouvez-vous expliquer
9 Avez-vous des questions agrave me poser
Merci pour votre temps et vos commentaires Nous allons continuer le processus de recrutement Nous ne pouvons rien vous promettre mais si vous ecirctes seacutelectionneacute pour un entretien nous vous contacterons
Recruter du personnel de SampE bull 44
Annexe VI Questions drsquoentretien drsquoembauche pour des postes de niveaux 3 et 4
1 Qursquoest-ce qui vous a motiveacute agrave vous porter candidat pour ce poste
2 Veuillez deacutecrire votre rocircle et vos responsabiliteacutes de SampE dans votre dernier poste ou dans votre poste actuel Ajoutez drsquoeacuteventuelles questions compleacutementaires pour clarifier la reacuteponse ou pour demander des deacutetails
3 Veuillez deacutecrire les difficulteacutes particuliegraveres auxquelles vous eacutetiez confronteacute dans votre dernier poste ou dans votre poste actuel Ajoutez drsquoeacuteventuelles questions compleacutementaires pour clarifier la reacuteponse ou pour demander des deacutetails
4 Qursquoavez-vous fait pour reacutesoudre ces difficulteacutes Veuillez lrsquoexpliquer en deacutetail
5 Veuillez expliquer comment les eacutetudes que vous avez faites vous seront utiles dans le travail de conseiller en SampE
6 Quelle expeacuterience de la gestion avez-vous
7 Veuillez deacutecrire ce que vous avez fait dans votre dernier poste ou votre poste actuel pour renforcer la capaciteacute des employeacutes en ce qui concerne les compeacutetences en SampE et les activiteacutes Qursquoavez-vous trouveacute particuliegraverement difficile Qursquoest-ce qui eacutetait agrave votre avis le plus reacuteussi
8 Il est souvent difficile de motiver le personnel des projets pour qursquoils srsquoimpliquent agrave fond dans les activiteacutes de SampE et de srsquoassurer que les reacutesultats du SampE soient reacuteutiliseacutes pour la conception du programme Pouvez-vous deacutecrire des cas ougrave vous avez le mieux reacuteussi agrave faire cela Et ougrave vous avez le moins bien reacuteussi Comment expliqueriez-vous ces diffeacuterences
9 Veuillez expliquer en quoi quand on preacutesente des reacutesultats des donneacutees les moyennes comme les pourcentages peuvent ecirctre trompeurs
10 Nous devons souvent adapter les reacutesultats du SampE agrave des publics diffeacuterents Avez-vous deacutejagrave fait cela dans le passeacute ou sinon comment adapteriez-vous dans lrsquoavenir les reacutesultats drsquoune analyse de donneacutees pour les preacutesenter agrave des publics diffeacuterents Par exemple quel genre de preacutesentation feriez-vous pour deacutecrire les reacutesultats drsquoune eacutetude de base sur lrsquoaccegraves de diffeacuterents groupes de la communauteacute agrave des infrastructures de base (communautaires etou drsquoautres infrastructures de base comme des cliniques) pour a) les membres de la communauteacute ougrave a eacuteteacute faite lrsquoeacutetude et b) les bailleurs de fonds du projet
11 Comment deacuteterminez-vous lrsquoeacutechantillon pour une eacutetude des meacutenages Comment rendriez-vous compte de la stratification et du groupement des eacutechantillons de meacutenages dans une strateacutegie drsquoeacutechantillonnage pour des eacutetudes quantitatives Soyez preacutecis
Recruter du personnel de SampE bull 45
Annexe VI Questions drsquoentretien drsquoembauche pour des postes de niveaux 3 et 4
Reacutefeacuterence agrave lrsquoeacutequation drsquoeacutechantillonnage standard qui nrsquoest pas lieacutee agrave la taille de la population Lrsquoeacutequation est au contraire lieacutee au niveau drsquoerreur accepteacute et au degreacute de variation attendu agrave lrsquointeacuterieur de la population Pour rendre compte de la stratification et du groupement lrsquoeacutechantillon doit ecirctre augmenteacute La stratification est la capaciteacute de lrsquoeacutechantillon agrave permettre des comparaisons statistiques entre des groupes preacutedeacutetermineacutes Le groupement est le fait de choisir drsquoabord des groupes (communauteacutes ou eacutecoles etc) drsquouniteacutes drsquoeacutechantillonnage (meacutenages ou enfants etc) puis de seacutelectionner les uniteacutes drsquoeacutechantillonnage agrave lrsquointeacuterieur de chacun de ces groupes seacutelectionneacutes
12 Comment choisiriez-vous un eacutechantillon de meacutenages dans une communauteacute si vous travailliez sans liste des noms de meacutenages Veuillez ecirctre preacutecis
Deacutecrire la meacutethode laquo faire tourner le stylo raquo on commence par deacutefinir les limites geacuteographiques de la communauteacute on identifie le centre de la communauteacute on deacutetermine la premiegravere direction en faisant tourner un stylo on compte le nombre de meacutenages sur cette ligne jusqursquoagrave la limite de la communauteacute on choisit la premiegravere maison de faccedilon aleacuteatoire puis on choisit les maisons suivantes de maniegravere systeacutematique
13 Quelle est votre expeacuterience du suivi participatif de la communauteacute Quels sont agrave votre avis les avantages et les inconveacutenients du suivi de la communauteacute Expliquez votre opinion1
14 Dans certaines organisations on essaie de creacuteer des indicateurs mondiaux pour la seacutecuriteacute alimentaire et la seacutecuriteacute des moyens drsquoexistence quels en seraient les avantages Que vous soyez ou non au courant de ce travail quelles en seront agrave votre avis les principales difficulteacutes
Preacuteparez drsquoeacuteventuelles autres questions speacutecifiques correspondant agrave un point drsquointeacuterecirct dans le CV du candidat
Recruter du personnel de SampE bull 46
Annexe VII Protocole drsquoentretien drsquoembauche
Agrave faire Se preacuteparer pour lrsquoentretien avec lrsquoeacutequipe et srsquoassurer que tous les membres de lrsquoeacutequipe ont les
documents neacutecessaires devant eux
Mettre les candidats agrave lrsquoaise Ecirctre chaleureux et aimables
Limiter le temps de parole des recruteurs
Arriver bien preacutepareacutes agrave chaque entretien
Eacutecouter activement les reacuteponses du candidat
Regarder le candidat
Prendre des notes durant lrsquoentretien pour vous aider agrave vous souvenir des principaux points et de votre impression de chaque candidat
Accepter des pauses durant lrsquoentretien quand le candidat reacutefleacutechit pour formuler une penseacutee ou une reacuteponse
Terminer chaque entretien par des commentaires positifs sur les qualifications ou les reacuteponses du candidat
Poser des questions sur drsquoeacuteventuels points drsquointeacuterecirct ou sur une expeacuterience inteacuteressante sur le CV du candidat
Poser des questions suppleacutementaires pour preacuteciser des points ou des reacuteponses qui ne seraient pas clairs
Inviter le candidat agrave poser des questions au panel de recruteurs
A ne pas faire Se disputer ou discuter avec le candidat pour quelque raison que ce soit
Critiquer une reacuteponse du candidat
Interrompre le candidat agrave nrsquoimporte quel moment
Poser des questions fermeacutees (reacuteponse par oui ou par non)
Poser des questions trop personnelles ou indiscregravetes
Reacuteagir de faccedilon neacutegative agrave une reacuteponse du candidat ou agrave quelque chose qursquoil dit
Donner votre opinion sur la qualiteacute de lrsquoentretien du candidat agrave la fin de lrsquoentretien
Bailler pendant que le candidat parle
Recruter du personnel de SampE bull 47
Annexe VIII Exemple de cadre des reacutesultats
Recruter du personnel de SampE bull 48
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Annexe VIII Exemple de cadre des reacutesultats
Points de discussion Discutez de la strateacutegie programmatique preacutesenteacutee dans le cadre des reacutesultats
CRS veut reacutepondre agrave une grande varieacuteteacute de besoins (comme la perte de strateacutegies de moyens drsquoexistence les mauvaises conditions et pratiques sanitaires le manque drsquoinfrastructures et la faiblesse de la socieacuteteacute civile et de la gouvernance) conseacutequences du tsunami Le projet reconstruira les biens perdus et les strateacutegies de moyens drsquoexistence de maniegravere agrave promouvoir leur peacuterenniteacute et peut-ecirctre une reacutesilience aux chocs futurs CRS pense que ces besoins sont tous drsquoune maniegravere ou drsquoune autre connecteacutes et qursquoon doit y reacutepondre en mecircme temps pour permettre croissance et progregraves
Deacutecrivez le contexte dans lequel opegravere le programme La population cibleacutee a veacutecu des pertes agrave des niveaux varieacutes et elle a un grand nombre de besoins concurrents Les meacutenages doivent avoir agrave nouveau accegraves aux infrastructures et agrave des possibiliteacutes de geacuteneacuterer un revenu et ils doivent aussi adopter de meilleurs comportements (en santeacute) et des strateacutegies de moyens drsquoexistence plus reacutesilients
Comment les objectifs strateacutegiques (OS) collaborent-ils pour reacutealiser la strateacutegie
Ensemble les objectifs strateacutegiques collaboreront pour reconstruire les infrastructures et ameacuteliorer les pratiques des meacutenages afin de restaurer et drsquoameacuteliorer les conditions de vie Par exemple un OS srsquointeacuteressera agrave lrsquoaccegraves agrave une eau de qualiteacute tandis que lrsquoautre srsquointeacuteressera agrave lrsquoameacutelioration des pratiques de santeacute ce qui permettra drsquoagir sur lrsquoeacutetat sanitaire en partant de deux directions diffeacuterentes
Donnez des exemples preacutecis drsquoOS et de reacutesultats OS4 Les meacutenages affecteacutes ont ameacutelioreacute leur seacutecuriteacute des intermeacutediaires (RI) qui pourraient ecirctre utiliseacutes pour moyens drsquoexistence compleacuteter le cadre des reacutesultats
RI21 Les pratiques des meacutenages ameacuteliorent soins qui sont donneacutes
Donnez des exemples de comment des reacutesultats intermeacutediaires transversaux (ameacutelioration des capaciteacutes reacuteactiviteacute aux questions de genre techniques de transformation des conflits et deacuteveloppement de la communauteacute) pourraient ecirctre inteacutegreacutes avec les OS et drsquoautres RI dans le cadre des reacutesultats
RI22 et augmentation des capaciteacutes la formation du personnel des centres de santeacute et lrsquoameacutelioration de la gestion des meacutedicaments et mateacuteriels meacutedicaux augmenteront lrsquoaccegraves des meacutenages agrave des services de santeacute de qualiteacute
RI12 et reacuteactiviteacute aux questions de genre la construction drsquoinstallations drsquoeau et drsquoassainissement adapteacutees aux genres reacutesoudront les questions speacutecifiques au genre que les femmes avaient peut-ecirctre avec les installations drsquoeau et drsquoassainissement preacuteceacutedentes
OS3 et deacuteveloppement de la communauteacute en ameacuteliorant la socieacuteteacute civile et la gouvernance et en augmentant la participation de la communauteacute agrave une gouvernance transparente et son rocircle dans la gestion des processus de la socieacuteteacute civile le projet contribuera au deacuteveloppement geacuteneacuteral de la communauteacute
Demander au candidat quelles sont ses questions ses commentaires ou ses suggestions agrave propos du cadre des reacutesultats
Recruter du personnel de SampE bull 49
Annexe IX Exemple de tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT)
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Recruter du personnel de SampE bull 51
Annexe IX Exemple de tableau de suivi des indicateurs de performance (IPTT)
Points de discussion Indicateur drsquoimpact 11 On preacutevoit uns eacutenorme augmentation de 60 agrave 100 des communauteacutes ayant des plans de seacutecuriteacute alimentaire entre la 4e et la 5e anneacutee Cela nrsquoest pas reacutealiste sauf srsquoil y a un eacutevegravenement contextuel dont en pense qursquoil expliquera une partie de cette augmentation
Indicateurs drsquoimpact 12 La valeur de la capaciteacute de seacutecuriteacute alimentaire de la communauteacute est laquo agrave deacuteterminer raquo Et pourtant le tableau montre un score preacutevu de 20 la premiegravere anneacutee Sans valeur de base on ne peut pas savoir si un score de 20 repreacutesentera une augmentation une diminution ou aucun changement par rapport agrave la valeur de base Quand on nrsquoa pas de valeur de base il vaut mieux preacutevoir une augmentation relative comme laquo une augmentation de 20 raquo pour la 1e anneacutee
Indicateur de suivi 11 LrsquoIPTT suggegravere que le programme ne mesurera pas le nombre de structures de seacutecuriteacute alimentaire les 1e 2e 3e et 4e anneacutees Il serait recommandeacute de suivre ces donneacutees sur toute la dureacutee du programme pour veacuterifier que le programme progresse au cours de ces anneacutees Si lrsquoon attend la 5e anneacutee pour mesurer lrsquoindicateur on pourrait avoir une grosse surprise ou une eacutenorme deacuteception agrave la fin du projet
Indicateur de suivi 12 Le nombre de membres participant agrave des structures de seacutecuriteacute alimentaire doit bondir de laquo 0 raquo agrave 2 000 entre les donneacutees de base et la 1e anneacutee et ne doit pas changer entre la 3e et la 5e anneacutee Il y a peu de chance que le changement soit aussi diffeacuterent selon les anneacutees La deuxiegraveme portion de lrsquoindicateur montre que le pourcentage des femmes participantes augmentera substantiellement entre les donneacutees de base et la 5e anneacutee Si le pourcentage des femmes augmente et que le nombre des membres reste le mecircme le nombre drsquohommes participants devrait deacutecroicirctre On ne voit pas bien pourquoi on preacutevoit ce changement
Indicateur de suivi 14 Lrsquoindicateur montre le pourcentage preacutevu de meacutenages ougrave un ou plusieurs membres sont formeacutes dans plusieurs domaines techniques Cependant Il nrsquoy a pas de donneacutee de base pour le pourcentage formeacute en laquo AH raquo ni laquo ENV raquo ni dans lrsquoeacutetude de base ni pour la 1e anneacutee On ne voit pas bien pourquoi ces informations ne sont pas donneacutees Ces deux types de formation ne seront-ils pas mis en route avant la 2e anneacutee
Indicateur drsquoimpact 21 Il nrsquoest peut-ecirctre pas reacutealiste de preacutevoir que les meacutenages reacuteussiront agrave atteindre 12 mois de seacutecuriteacute alimentaire la 5e anneacutee Si la moyenne preacutevue est de 12 cela signifie que chaque meacutenage devra atteindre ce niveau (12 mois) puisqursquoil ne serait pas possible que certains meacutenages atteignent 13 mois de seacutecuriteacute alimentaire par an (ce qui permettrait drsquoavoir une moyenne de 12 mois si certains meacutenages nrsquoarrivaient qursquoagrave 11 mois)
Indicateurs drsquoimpact 22 Sans chiffre de base pour la production agricole ce nrsquoest pas une bonne ideacutee de preacutevoir des cibles de valeurs absolues en kilos Ces valeurs en kilos qui sont donneacutees peuvent repreacutesenter une augmentation une diminution par rapport aux donneacutees de base ou aucun changement
Indicateur drsquoimpact 31 Le tableau suggegravere que le programme ne suivra pas lrsquoeacutetat nutritionnel pendant les anneacutees 1 agrave 4 Ce nrsquoest pas une bonne ideacutee de ne pas srsquointeacuteresser agrave lrsquoimpact nutritionnel du programme pendant ces anneacutees Bien que le retard de croissance soit un indicateur nutritionnel qui ne change pas aussi rapidement que le sous-poids il doit quand mecircme ecirctre mesureacute au moins une fois par an Il est important de collecter des donneacutees de nutrition au mecircme moment chaque anneacutee pour prendre en compte les variations saisonniegraveres de lrsquoeacutetat nutritionnel
Indicateur de suivi 31 On ne voit pas clairement si les chiffres preacutesenteacutes reflegravetent les changements preacutevus dans laquo le pourcentage de femmes recevant de la vitamine A raquo ou dans le pourcentage de laquo nourrissons recevant de la vitamine A raquo Tous les indicateurs doivent ecirctre speacutecifiques et correspondre agrave une seule mesure LrsquoIPTT doit inclure des valeurs dont le programme sera tenu responsable La valeur preacutevue de 100 la 5e anneacutee doit ecirctre utiliseacutee avec prudence
Indicateur de suivi 32 On ne voit pas clairement si cet indicateur correspond aux enfants recevant des aliments solides des liquides de lrsquoeau avec du sucre et du sel ou des sels de reacutehydratation apregraves une peacuteriode de diarrheacutee Lrsquoindicateur devrait ecirctre reacuteviseacute pour correspondre agrave un seul de ces traitements
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Annexe X Tableau pour noter les entretiens drsquoembauche
Membre de lrsquoeacutequipe de recruteurs Membre B
Candidat Candidat A
Date de lrsquoentretien 1er juin 2007
Instructions Pour chaque point vous jugerez de la reacuteponse du candidat et vous lui donnerez une note de 1 agrave 5 selon la
faccedilon dont il aura reacutepondu 1 est la moins bonne note et 5 la meilleure note
Apregraves lrsquoentretien vous additionnerez les notes individuelles pour obtenir une NOTE TOTALE Eacutecrivez la NOTE TOTALE dans la case preacutevue sur la premiegravere page
Cateacutegorie Note (1 ndash 5)1 = moins bonne note 5 meilleure note
Commentaires
Le candidat srsquoexprime bien 5 A tregraves bien parleacute a donneacute beaucoup de deacutetails
Qualiteacute des reacuteponses expeacuterience de gestion
3 Nrsquoa travailleacute comme superviseur drsquoune eacutequipe de SampE que pendant peu de temps environ 6 mois
Qualiteacute des reacuteponses expeacuterience de renforcement des capaciteacutes
3 Nrsquoa que peu drsquoexpeacuterience dans le renforcement des capaciteacutes drsquoune eacutequipe lagrave aussi seulement 6 mois drsquoexpeacuterience dans son ancien poste
Qualiteacute des reacuteponses eacutechantillonnage 4 Superhellip au courant de tous les principaux points et theacuteories Mais ne connaissait pas lrsquoeacutequation drsquoeacutechantillonnage
Qualiteacute des reacuteponses suivi de la communauteacute
5 Bonnes ideacutees sur le suivi de la communauteacute A une expeacuterience de suivi de la communauteacute
Qualiteacute des reacuteponses ProFrame 4 A mis en eacutevidence plusieurs problegravemes cleacutes A reacuteussi agrave deviner beaucoup de choses sur le contexte agrave partir du ProFrame
Qualiteacute des reacuteponses IPTT 4 Bien aussi bons commentaires
Compeacutetences en analyse des donneacutees 5 A reacutealiseacute toutes les tacircches demandeacutees en analyse des donneacutees et semblait tregraves agrave lrsquoaise avec SPSS
Compeacutetences personnelles 5 Bon eacutequipier motiveacute
Autres (preacuteciser par ex expeacuterience en formation)
2 Nrsquoa que peut drsquoexpeacuterience en formation
Qualiteacute de lrsquoexemple de document reacutedigeacute par le candidat
4 Excellent document
Qualiteacute des reacutefeacuterences 5 Toutes les reacutefeacuterences donnent une bonne impression
Note globale de lrsquoentretien 49 Je pourrais envisager de recruter ce candidat
Recruter du personnel de SampE bull 53
Annexe XI Questions pour les personnes de reacutefeacuterences pour des postes de niveaux 3 et 4
1 Dans quelle capaciteacute avez-vous travailleacute avec (le candidat)
2 Combien de temps avez-vous travailleacute avec (le candidat)
3 1 Donnez une bregraveve description du poste et des principales responsabiliteacutes du poste Comment les points forts de (le candidat) lui permettraient-ils de correspondre agrave ce poste Veuillez deacutecrire ces points forts
4 Pensez-vous qursquoune partie de ce travail serait particuliegraverement difficile pour (le candidat) Pourquoi De quel type de formation ou de capaciteacute technique suppleacutementaire pensez-vous que le candidat aurait besoin pour ecirctre excellent dans ces domaines
5 Que consideacuterez-vous comme les principales compeacutetences personnelles et les principaux points forts de (le candidat) Quels sont les domaines dans lesquels il devrait travailler pour progresser
6 (Le candidat) travaille-t-il mieux en eacutequipe ou individuellement Veuillez expliquer ce qui vous fait penser cela
7 Qursquoauriez-vous drsquoautre agrave dire sur (le candidat) par rapport agrave ce poste
8 1 Ajoutez drsquoautres questions speacutecifiquement tourneacutees vers les points souleveacutes durant lrsquoentretien ou pendant votre discussion avec lrsquoeacutequipe de recruteurs
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