REUNION DES

GESTIONNAIRES

Jeudi 19 janvier 2012

Ordre du jour

9H30 - 10H00 : M.Younis HERMES – 9H30 - 10H00 : M.Younis HERMES – Ouverture de la réunionOuverture de la réunion

10H00 - 10H15 : 10H00 - 10H15 : Pré-requis pour effectuer la bascule de l’exercicePré-requis pour effectuer la bascule de l’exercice Vincent CarnevaleVincent Carnevale

10H15 - 11H15 : 10H15 - 11H15 : Installation X.Lab, version V11.2 - Bascule et Installation X.Lab, version V11.2 - Bascule et modalité de vérification des données X.Lab / BFC modalité de vérification des données X.Lab / BFC pour l’ouverture des flux pour l’ouverture des flux Vincent CarnevaleVincent Carnevale

11H15 -11H45 : 11H15 -11H45 : Les nouveautés X.Lab - Version V11.2Les nouveautés X.Lab - Version V11.2 Intégration des reports pour les entités dépensièresIntégration des reports pour les entités dépensières Correction des anomalies liées au traitement des Correction des anomalies liées au traitement des avoirs. avoirs. Vincent CarnevaleVincent Carnevale

11H45 - 12H15 : 11H45 - 12H15 : La restructuration des unités – Les modalités La restructuration des unités – Les modalités pratiques pratiques Isabelle Pavard - Vincent Carnevale Isabelle Pavard - Vincent Carnevale

12H15 - 12H30 : 12H15 - 12H30 : Questions diversesQuestions diverses

Pré requis Xlab

Pré Requis

Depuis le 2/1/2012 vous pouvez saisir des Depuis le 2/1/2012 vous pouvez saisir des commandes et missions dans Xlab (commandes commandes et missions dans Xlab (commandes par anticipations datées 2012)par anticipations datées 2012)

Ne pas modifier les commandes 2011Ne pas modifier les commandes 2011Ne pas saisir de services faitsNe pas saisir de services faitsNe pas saisir de facturesNe pas saisir de factures

Modification possible des arborescencesModification possible des arborescencesImpossibilité de faire des extractionsImpossibilité de faire des extractions

Pré Requis

Avoir effectué tous vos retours XlabAvoir effectué tous vos retours XlabLe dernier retour du 2/1/2012 (dernier transfert Le dernier retour du 2/1/2012 (dernier transfert BFCBFCXlab)Xlab)

Les boîtes d’intégration doivent être vides Les boîtes d’intégration doivent être vides La Base Xlab doit être cohérenteLa Base Xlab doit être cohérente

Effectuer une sauvegarde de votre base Xlab Effectuer une sauvegarde de votre base Xlab avant installation de Xlab V11.2 avant installation de Xlab V11.2

Installation Xlab V11.2

Bascule Xlab V11.2

Ne pas installer la V11.2 d’Xlab sans avoir le feu Ne pas installer la V11.2 d’Xlab sans avoir le feu vert du Service Financier et Comptable de la vert du Service Financier et Comptable de la délégationdélégation

L’installation de la V11.2 d’Xlab va entrainer L’installation de la V11.2 d’Xlab va entrainer automatiquement la bascule d’exerciceautomatiquement la bascule d’exercice

Bascule Xlab V11.2

2 options de bascule :2 options de bascule :

-Report sur entités existantesReport sur entités existantes

- Report sur entités banalisées- Report sur entités banalisées

Les mouvements saisis par anticipation Les mouvements saisis par anticipation basculeront sur 2012basculeront sur 2012

Attention : toutes les entités dépensières et les Attention : toutes les entités dépensières et les origines de crédits sont mises en autorisation de origines de crédits sont mises en autorisation de dépassement.dépassement.

Bascule Xlab V11.2

Effectuer une nouvelle sauvegarde une fois Xlab Effectuer une nouvelle sauvegarde une fois Xlab V11.2 installée.V11.2 installée.

Récupération du flux d’initialisation en Récupération du flux d’initialisation en effectuant un retour depuis la délégation.effectuant un retour depuis la délégation.

Le traitement du flux d’initialisation dans Xlab Le traitement du flux d’initialisation dans Xlab peut être long.peut être long.

Bascule Xlab V11.2

Le flux d’initialisation contient :Le flux d’initialisation contient :

- Les reports de crédit et extournes des charges à - Les reports de crédit et extournes des charges à payer.payer.

- Les mouvements en cours dans BFC (commandes - Les mouvements en cours dans BFC (commandes non soldées, commandes avec quantités restant à non soldées, commandes avec quantités restant à facturer, missions non liquidées, services faits,…)facturer, missions non liquidées, services faits,…)

Bascule Xlab V11.2

La majorité des mouvements s’intègrent La majorité des mouvements s’intègrent automatiquement si la correspondance est dans la automatiquement si la correspondance est dans la base Xlab 2011 archivée.base Xlab 2011 archivée.

Tous les mouvements doivent être intégrés Tous les mouvements doivent être intégrés avant la vérification avec les données de BFCavant la vérification avec les données de BFC

L’intégration est manuelle pour les notifications L’intégration est manuelle pour les notifications de report et extournes sur charges à payer.de report et extournes sur charges à payer.

Vérification des données récupérées dans Xlab

Vérification Xlab / BFC

Vérification des données réceptionnées dans Xlab Vérification des données réceptionnées dans Xlab via le flux d’initialisationvia le flux d’initialisation

-Tableau Excel : outil de comparaison flux Tableau Excel : outil de comparaison flux d’initialisation.d’initialisation.-Historique Budget du 23 janvier 2012 (relevé de Historique Budget du 23 janvier 2012 (relevé de compte de l’unité : budget).compte de l’unité : budget).-Bilan des origines de niveau fin Xlab avant Bilan des origines de niveau fin Xlab avant récupération du flux d’initialisation.récupération du flux d’initialisation.-Bilan des origines de niveau fin Xlab après Bilan des origines de niveau fin Xlab après récupération du flux d’initialisation.récupération du flux d’initialisation.

Vérification Xlab / BFC

Vérification des données réceptionnées dans Xlab Vérification des données réceptionnées dans Xlab via le flux d’initialisationvia le flux d’initialisation

-Tableau Excel : outil de comparaison flux Tableau Excel : outil de comparaison flux d’inititialisation.d’inititialisation.-Historique Budget du 23 janvier 2012 (relevé de Historique Budget du 23 janvier 2012 (relevé de compte de l’unité : budget).compte de l’unité : budget).-Bilan des origines de niveau fin Xlab avant Bilan des origines de niveau fin Xlab avant récupération du flux d’initialisation.récupération du flux d’initialisation.-Bilan des origines de niveau fin Xlab après Bilan des origines de niveau fin Xlab après récupération du flux d’initialisation.récupération du flux d’initialisation.

Vérification Xlab / BFC

Vérification Xlab / BFC

Vérification Xlab / BFC

Vérification Xlab / BFC

Vérification des données à l’aide du tableau Excel : Vérification des données à l’aide du tableau Excel : outil de comparaison flux d’initialisation.outil de comparaison flux d’initialisation.

-Transmettre le tableau complété au service Transmettre le tableau complété au service financier et comptablefinancier et comptable-Transmettre les documents Xlab ayant permis de Transmettre les documents Xlab ayant permis de compléter le tableau (bilan des origines de niveau compléter le tableau (bilan des origines de niveau fin avant et après récupération du flux fin avant et après récupération du flux d’initialisation)d’initialisation)-Le Service Financier et Comptable autorisera Le Service Financier et Comptable autorisera l’ouverture des flux BFC/Xlab une fois ces éléments l’ouverture des flux BFC/Xlab une fois ces éléments vérifiés.vérifiés.

Les nouveautés Xlab V11.2

Les reports sur entités

Il sera possible de faire une bascule avec l’option Il sera possible de faire une bascule avec l’option répartition des reports sur entités dépensièresrépartition des reports sur entités dépensières(options 1CB et 1CC)(options 1CB et 1CC)

Une répartition des reports est calculée à partir Une répartition des reports est calculée à partir d’Xlab pour chaque couple origine/entité ayant d’Xlab pour chaque couple origine/entité ayant au moins une répartition sur l’exercice N (avant au moins une répartition sur l’exercice N (avant bascule).bascule).

Les reports sur entités

Les reports sur entités

Formule de calcul pour les reports sur entités :Formule de calcul pour les reports sur entités :

==Montant réparti sur N-1Montant réparti sur N-1--Montant réalisé sur N-1Montant réalisé sur N-1

Les reports sur entités

Attention, pas de proposition de report si :Attention, pas de proposition de report si :

- Le réparti est à 0.- Le réparti est à 0.

- Une répartition a été faite au niveau de - Une répartition a été faite au niveau de regroupement et non au niveau fin.regroupement et non au niveau fin.

- Pas de répartition sur N-1 sur le couple - Pas de répartition sur N-1 sur le couple origine/entité.origine/entité.

Les reports sur entités

-Les répartitions proposées ne prennent pas en Les répartitions proposées ne prennent pas en compte le module facturation interne Xlab ainsi compte le module facturation interne Xlab ainsi que les ventilations.que les ventilations.

-Faire attention aux propositions de répartition Faire attention aux propositions de répartition pour les entités réparties avec des crédits pour les entités réparties avec des crédits d’origines différentes.d’origines différentes.

Correction Anomalie facture à 0

-Annulation d’une facture par le SFCAnnulation d’une facture par le SFC

-Prise en charge d’un avoir rattaché à une facturePrise en charge d’un avoir rattaché à une facture

Correction Anomalie facture à 0

-Annulation d’une facture par le SFCAnnulation d’une facture par le SFC

L’annulation d’une facture prise en charge au SFC L’annulation d’une facture prise en charge au SFC arrivera en modification dans Xlabarrivera en modification dans Xlab

A l’intégration il faudra « désolder » la commande A l’intégration il faudra « désolder » la commande et décocher la case « cumul qté » sur chaque ligneet décocher la case « cumul qté » sur chaque ligne

Une nouvelle facture pourra être saisie dans XlabUne nouvelle facture pourra être saisie dans Xlab

Correction Anomalie facture à 0

-Prise en charge d’un avoir rattaché à une facturePrise en charge d’un avoir rattaché à une facture

La saisie d’un avoir total en provenance d’Xlab ne La saisie d’un avoir total en provenance d’Xlab ne provoquera plus de déphasage entre BFC/Xlabprovoquera plus de déphasage entre BFC/Xlab

L’avoir arrive en déchargement ultérieur dans BFC, L’avoir arrive en déchargement ultérieur dans BFC, le retour dans Xlab se fera en modification de le retour dans Xlab se fera en modification de facture avec montant à 0.facture avec montant à 0.

Lorsque les services faits sont facturés, je ne peux Lorsque les services faits sont facturés, je ne peux plus créer de factureplus créer de facture

Les restructurations d’unités

Cadre juridique

Ce nouveau dispositif rentre en application le 1er Ce nouveau dispositif rentre en application le 1er janvier 2012janvier 2012

Les créations ou modifications d’unités sont Les créations ou modifications d’unités sont effectives après signature des décisions par le effectives après signature des décisions par le Président du CNRS.Président du CNRS.

Institut de rattachement

Depuis 2011, toutes les unités ont comme domaine fonctionnel celui de l’institut de rattachement de l’unité

(Ex : 1INC- 1INEE-1INSHS-1INSB-1INP-1IN2P3-1INS2I-1INSIS-1INSMI-1INSU)

La fusion

BFC → Une des divisions d’origine sera conservéeBFC → Une des divisions d’origine sera conservée

Les anciennes unités actives en 2011 fermes, mais seront Les anciennes unités actives en 2011 fermes, mais seront conservées en 2012 pour solder les en cours.conservées en 2012 pour solder les en cours.Une de ces anciennes unités est conservée et Une de ces anciennes unités est conservée et renumérotée pour représenter la nouvelle unité issue de renumérotée pour représenter la nouvelle unité issue de la fusion. la fusion.

BFC → L’institut de rattachement correspondant à celui de BFC → L’institut de rattachement correspondant à celui de l’unité retenuel’unité retenue

Les critères de choix

BFC → L’ unité retenue est la plus importante en BFC → L’ unité retenue est la plus importante en terme de nombre de contrats à justifierterme de nombre de contrats à justifier

BFC → L’ unité retenue est la plus importante en terme BFC → L’ unité retenue est la plus importante en terme financierfinancier

Fusion - Liste des unités

Sigle unité 2012Sigle unité 2012 -> -> IMBE - UMR7263 - Code division 0820 IMBE - UMR7263 - Code division 0820 Sigle unités 2011 -> IMEP 0820 + DIMAR 0927Sigle unités 2011 -> IMEP 0820 + DIMAR 0927

Sigle unité 2012Sigle unité 2012 -> -> INT - UMR7289 - Code division 0867 INT - UMR7289 - Code division 0867Sigle unités 2011 -> INCM 0867 + P3M 0869Sigle unités 2011 -> INCM 0867 + P3M 0869

Sigle unité 2012Sigle unité 2012 -> -> MIO - UMR7294 - Code division 0821 MIO - UMR7294 - Code division 0821Sigle unités 2011 -> LMGEN 0821 + LOPB 0924Sigle unités 2011 -> LMGEN 0821 + LOPB 0924

Sigle unité 2012Sigle unité 2012 -> -> PYTHEAS - UMS3470 - Code division PYTHEAS - UMS3470 - Code division 04830483Sigle unités 2011 -> OHP 0483 + COM 1717 + OAMP 1719Sigle unités 2011 -> OHP 0483 + COM 1717 + OAMP 1719

Fermeture d’unités – Schéma Type

Dernier traitement des en-cours sur l’exercice 2012Dernier traitement des en-cours sur l’exercice 2012

Ne pas effectuer de nouvelles commandes Ne pas effectuer de nouvelles commandes

Eclatement-fusion

Les anciennes unités actives en 2011 fermes, mais Les anciennes unités actives en 2011 fermes, mais seront conservées en 2012 pour solder les encours et seront conservées en 2012 pour solder les encours et une ou plusieurs nouvelles unités se créées au 1°janvier une ou plusieurs nouvelles unités se créées au 1°janvier 2012. 2012.

Conservation des divisions (donc des bases Xlab) Conservation des divisions (donc des bases Xlab) correspondants aux anciennes unités pour solder les correspondants aux anciennes unités pour solder les encoursencours

Création de nouvelles divisions (donc autant de la bases Création de nouvelles divisions (donc autant de la bases Xlab)Xlab)

Eclatement-fusion – Liste des unités

Sigle unité 2012Sigle unité 2012 -> -> FRE 3416 FRE 3416 ((Nouveau code division en Nouveau code division en cours de création)cours de création)Sigle unités 2011 -> LCP 0403 + ISM2 0113Sigle unités 2011 -> LCP 0403 + ISM2 0113

Sigle unité 2012Sigle unité 2012 -> -> UMR 7246 UMR 7246 ( (Nouveau code division Nouveau code division en cours de création)en cours de création)Sigle unités 2011 -> LCP 0403 + ISM2 0113Sigle unités 2011 -> LCP 0403 + ISM2 0113

Sigle unité 2012Sigle unité 2012 -> -> UMR 7273 UMR 7273 ( (Nouveau code division Nouveau code division en cours de création)en cours de création)Sigle unité 2011 -> LCP 0403Sigle unité 2011 -> LCP 0403

Bonne reprise et bon courage à tous!