Guide du superviseur en milieu de stage

Introduction

Le stage est une étape importante dans le cursus universitaire de l’étudiant. Il s’agit d’un cours suivi en fin de parcours, dans lequel il peut mettre à profit les connaissances et les habiletés acquises lors de sa formation universitaire. Le stage lui permet de mieux connaître le monde du travail, la hiérarchie, le travail en équipe, etc. Une supervision et un encadrement appropriés lui permettront d’acquérir des savoir-faire et des savoir-être essentiels pour sa carrière professionnelle. Nous vous remercions donc chaleureusement d’avoir accepté d’agir comme superviseur de stage auprès de l’un de nos étudiants inscrit au Certificat en relations publiques de l’Université TÉLUQ. Vous représentez pour nous, et surtout pour l’étudiant stagiaire, un pôle de référence et une personne-ressource de premier plan.

Le Guide du superviseur se veut un outil pour vous informer et vous soutenir dans votre supervision. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à communiquer avec le professeur responsable du cours.

Qu’est-ce qu’un stage en relations publiques de l’Université TÉLUQ?

À l’Université TÉLUQ, les étudiants inscrits au Certificat en relations publiques ayant obtenu 21 crédits, dont la moyenne minimale est de 3,2/4,3 et qui souhaitent acquérir une expérience pratique des relations publiques dans un milieu professionnel donné, peuvent s’inscrire au cours RPL 2010, Stage en relations publiques.

Ce cours leur propose de réaliser un stage continu, à temps complet ou partiel, d’une durée de 135 heures, au sein d’une même organisation. Il peut s’agir d’un cabinet-conseil ou d’une agence spécialisée en relations publiques ou en communication marketing, d’une organisation publique, d’une entreprise privée ou d’un organisme à but non lucratif possédant un service ou un département de communication ou de relations publiques.

Au cours du stage, l’étudiant doit accomplir un ou plusieurs mandats qui favorisent des apprentissages valables et cohérents avec sa formation universitaire, sous la supervision d’un professionnel des relations publiques présent dans le milieu de stage.

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Conformément à l’« Entente de stage en relations publiques » conclue avec l’organisation d’accueil, l’étudiant stagiaire doit participer activement à la vie de l’organisation et accomplir les tâches qui lui sont confiées. Le stage doit notamment lui permettre de développer ou d’améliorer notamment les éléments ci-dessous :

Ses habiletés communicationnelles :o la qualité de ses communications écrites (fond, forme et orthographe);o la qualité de sa communication à l’oral (structuration et concision de ses idées);o la qualité de son écoute.

Son autonomie :o l’organisation de son temps;o la gestion de ses priorités.

Sa capacité à travailler en équipe :o la qualité de ses rapports avec ses collègues et le personnel;o la qualité de ses rapports avec les gestionnaires;o sa participation lors du travail en équipe.

Son professionnalisme :o le respect des règles et de la culture de l’organisation (ponctualité, assiduité et

autres);o son sens de l’éthique professionnelle;o son sens des responsabilités.

Le rôle attendu du superviseur en milieu de stage

La supervision constitue une composante essentielle d’un stage. Le superviseur est l’interlocuteur privilégié entre l’Université TÉLUQ, l’organisation d’accueil et l’étudiant stagiaire. Vous représentez sans aucun doute la personne la plus significative pour l’étudiant dans la réalisation de son stage. En tant que superviseur, vous devrez encadrer l’étudiant stagiaire afin qu’il développe non seulement ses capacités pratiques, mais qu’il adopte aussi des comportements professionnels. Vous devrez donc faire périodiquement le point avec lui sur le déroulement de son stage. Nous vous suggérons de rencontrer formellement le stagiaire au moins à trois reprises.

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1) Au début du stage :

- Présentez-vous.

- Présentez l’organisation (sa structure, les règlements).

- Présentez votre équipe, le service, les projets en cours.

- Partagez vos attentes et vos objectifs.

- Discutez du mandat (ou des mandats) et des tâches qui lui sont confiées et planifiez adéquatement le travail.

- Établissez un mode de fonctionnement pour les rencontres supplémentaires de supervision (certains favorisent une rencontre hebdomadaire prévue à l’agenda).

2) À mi-parcours :

- Faites le point sur le travail effectué jusqu’à présent.

- Mentionnez les points positifs (les bons coups du stagiaire!).

- Discutez des correctifs à apporter, au besoin.

3) À la fin du stage :

- Faites le bilan du stage : faites ressortir les points positifs et les points à améliorer. Cette discussion est importante, car elle vous permettra de remplir la grille d’appréciation du stagiaire et elle permettra à l’étudiant stagiaire de rédiger son rapport de stage.

- Profitez de l’occasion pour connaître la satisfaction du stagiaire par rapport à son stage.

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Rencontres formelles hebdomadaires (au besoin)

Bien que vous soyez toujours présent pour superviser le stagiaire, d’autres rencontres formelles peuvent être organisées. Par exemple, vous pourriez planifier à l’avance des rencontres de supervision hebdomadaires ou bimensuelles, dans un cadre formel, au cours desquelles vous pourriez :

- partager votre satisfaction;

- partager les pistes d’amélioration;

- recadrer les objectifs et les tâches, au besoin;

- répondre à ses questions;

- l’informer de vos attentes;

- augmenter ou modifier ses responsabilités (le cas échéant).

Appréciation du stagiaire

À la fin du stage, vous devrez remplir la grille d’appréciation du stagiaire et la faire parvenir au professeur responsable du cours. Cela est très important, car cet élément sera pris en considération dans la note attribuée à l’étudiant à la fin de son cours.

Quelques conseils pratiques

- Afin de favoriser l’intégration du stagiaire dans son nouveau milieu de travail, présentez-le au personnel pertinent et faites-lui faire le tour des bureaux! Prévenez-le s’il existe des règles de santé et de sécurité au travail. Faites-lui part des règles particulières concernant les horaires, le code vestimentaire ou tout autre information pratique (utilisation du cellulaire, possibilité d’apporter son lunch, etc.). Soyez présent et disponible! Vérifiez fréquemment si l’étudiant comprend bien les tâches qui lui sont confiées.

Que faire si des obstacles se présentent?

Généralement, les stages se déroulent bien. Cependant, certains problèmes pourraient survenir, par exemple :

- l’attitude inadéquate du stagiaire;

- le manque de professionnalisme;

- le manque de compétence pour répondre aux exigences du mandat;

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- le manque d’autonomie.

Le stagiaire est dans une situation d’apprentissage. Il peut être difficile pour lui de s’adapter à son nouveau contexte et il pourrait avoir de la difficulté à saisir toute l’information qu’on lui dicte. En cas de doute, n’hésitez pas à communiquer rapidement avec le professeur responsable du cours. Vous trouverez ses coordonnées sur le site du cours : http://rpl2010.teluq.ca/

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Aide-mémoire

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Étapes d’un stage

Activités à réaliser

La préparation de l’arrivée du stagiaire

Planifier l’accueil et l’intégration du stagiaire :o lui préciser la date de début et de fin du stage;o lui mentionner l’heure à laquelle il doit se présenter à

son poste (le cas échéant);o lui indiquer la personne à demander lors de son

arrivée la première journée. Organiser l’environnement de travail :o s’assurer qu’il aura une carte d’accès (le cas échéant);o s’assurer qu’il aura un bureau et un ordinateur;o s’assurer qu’il aura une adresse courriel. Relire le document « Entente de stage »,

particulièrement la section portant sur la tâche. Préparer la première rencontre avec le stagiaire.

L’accueil et l’intégration Tenir la première rencontre avec le stagiaire. Faire la visite des lieux. Présenter le stagiaire au personnel.

La supervision et l’encadrement La supervision et l’encadrement s’effectuent de manière continue pendant le stage. Il est toutefois fortement suggéré de tenir minimalement trois rencontres formelles avec le stagiaire et, au besoin, des rencontres formelles hebdomadaires :

Rencontre au début du stage. Rencontre de mi-parcours. Rencontre à la fin du stage. Planification des rencontres formelles hebdomadaires.

La fin du stage Remplir la grille d’appréciation du stagiaire. Faire parvenir la grille d’appréciation au professeur

responsable du cours, par courriel.