SCÉNARIO BAC G-A - ac-nice.frac-nice.fr/pacte/filiereadministrative/spip/IMG/pdf/scenario... · SCENARIO MONBURO - Liste des activités Savoirs de gestion et savoirs technologiques

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SCÉN

ARIO

BAC

G-A

SCÉN

ARIO

BAC

G-A

SCENARIO MONBURO

PremièreNiveau

Mme ALBERT-PAULY et Mme SANCHISAuteur

Licencehttp://creativecommons.org/licenses/by-nc/3.0/fr/

SCENARIO MONBURO - Description du scénario

Spécialisée dans le négoce de mobilier de bureau et de fournitures de bureau, la société MONBUROs'adresse à une clientèle de particuliers, de professionnels et de collectivités publiques.

VOTRE SITUATION PROFESSIONNELLEVous interviendrez successivement dans les différents services des directions administrative etcommerciale.

En effet, l’activité de l’entreprise se développe et le PDG souhaite installer une nouvelle salle de réunionau sein de nos locaux et développer le magasin en ligne. Ainsi, vous devez prendre connaissance devotre nouvel environnement, des personnes qui vous entourent et de leurs missions.

FICHE D'IDENTITE DE MONBURO

- COORDONNÉES : 9 rue des Rosiers - 06600 ANTIBESTéléphone : 33 (0)4.93.22.79.18 Télécopie : 33 (0)4.93.22.79.

Courriel : monburo @ gmail.com - Site web : www.monburo.com - Magasin en Ligne :10.65.64.2/mag/monburo

- ACTIVITE : Négoce de détail de mobilier de bureau et de fournitures de bureau.

- MENTIONS LÉGALES :

RCS : ANTIBES06 B 418 582 715 Capital : 250 000 €SIRET : 418 582 715 00028 NAF : 4759A (Commerce de meubles)Numéro d’identification fiscale : FR19 418 582 715

- DIRECTIONS :

Président du CA, Directeur Général : Daniel MilufredDirection administrative et financière : Joan VAREZ Tél. : 04.93.22.79.18Direction logistique : Eddie CORTEZ Tél. : 04.93.22.79.19Direction commerciale : Emanuel FOURNIER Tél. : 04.93.22.79.20

- BANQUES :

Crédit Mutuel - 6 Place de la Fontonne - 06600 ANTIBESCrédit Agricole - 8 Place de Gaulle - 06600 ANTIBES

DESCRIPTION DU SCÉNARIO

2/52Mme ALBERT-PAULY et Mme SANCHIS

SCENARIO MONBURO - Organigramme

ORGANIGRAMME


SCENARIO MONBURO - Localisation

LOCALISATION DU SCÉNARIO

Libellé


SCENARIO MONBURO - Liste des activités

Séquence numéro :- Dans le PGI, création de catégories de produits, de produits, de fournisseurs

- Rechercher des informations manquantes sur un fournisseur étranger sur Internet

1

ORGANISATION PÉDAGOGIQUE

- activité réalisée par chaque employé administratif

- envoyer les instructions du jour 1 par mail avec le fichier joint Fournisseurs et Produits à créer

GUIDE PÉDAGOGIQUE

- rechercher sur le site internet du fournisseur étranger, son tel et son fax

ACTIVITÉ DU RÉFÉRENTIEL

1.1.1 Tenue des dossiers fournisseurs et sous-traitants

Résultat attendu : Les dossiers fournisseurs et sous-traitants sont mis à jour en permanenceCritère d'évaluation : Fiabilité et exhaustivité des informations relatives aux fournisseurs

Compétence : Actualiser une base de données fournisseurs

COMPLEXITÉ ALÉAS

Absence de fichier fournisseur Relations avec des fournisseurs UE et hors UE

Informations incertaines sur un fournisseur

SAVOIRS ASSOCIÉS

Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les types de fournisseurs : grossiste, détaillant, prestataire, sous-traitant, centrale d’achat

ACTIVITÉ PROPOSÉE À L'ÉLÈVE

Bonjour,

Voici mes instructions du jour.

Dans notre PGI :

1 - Créer une nouvelle catégorie de produits dont détail ci-dessous :

- Nom = Papeterie - Catégorie Parents = Tout le catalogue/accessoires de bureau - Compte de revenus =707600 et compte de dépenses = 607600

2 - Créer les nouveaux produits dont vous trouverez détails en PJ.

3 - Imprimer les étiquettes des produits que vous venez de créer

4 - Créer les nouveaux fournisseurs dont vous trouverez détails en PJ. Attention pour le fournisseurallemand, RECHERCHER son téléphone et son fax en bas de la page d'accueil de son site Internet

5 - Imprimer les étiquettes des fournisseurs que vous venez de créer

Merci de faire le nécessaire,

Le Gérant

L'activité est générée à partir de PAGE MAIL

TRANSMISSION

Mme ALBERT-PAULY et Mme SANCHIS 5/52

SCENARIO MONBURO - Liste des activités Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Le processus automatisé des informations fournisseurs à l’aide d’un PGI Savoirs juridiques et économiques : Les types de structure des organisations Savoirs juridiques et économiques : Les biens et les services

DOCUMENTS UTILES RÔLES DE L'ACTIVITÉ

FOURNISSEURS.docx PRODUITS 1.xlsx employé administratif GAA.docx

EMPLOYE ADMINISTRATIF (ACHATS)

LIENS UTILES

SITE INTERNET FOURNISSEUR ALLEMAND

OUTILS UTILES

INTERNET MAIL PGI



Séquence numéro :Appeler le gestionnaire financier.

2


Activité réalisée par chaque Assistant de direction.

Instructions appel donné par l'enseignant.

GUIDE PÉDAGOGIQUE

Donnez les consignes suivantes à l'assistant de direction pour appeler le gestionnaire financier :

Bonjour Camyl,

À cause d’un très fort tirage de flyers, je suis tombée en panne d'encre pour l'imprimante Brother DCP115C qui estdans mon bureau.

J'ai donc téléphoné à notre revendeur habituel en ville, mais l'imprimante étant très ancienne, il ne peut plus avoir decartouches d'encre pour ce modèle.

On m'a parlé du site France Toner qui proposerait différents types de cartouches (compatibles, marques originales,etc.) et permettrait des simulations d'achat en ligne via un panier.

J'ai besoin très rapidement de 4 cartouches dans chacune des couleurs noire, bleu, rouge et jaune.

Peux-tu faire des recherches à ce sujet et déposer dans la GED un tableau avec les prix ?

Je viens d'y créer le répertoire Fournitures Administratives.

Merci.


3.2.3 Gestion des flux d’appels téléphoniques

Résultat attendu : Les appels sont traités, filtrés et transmis en fonction des consignesCritère d'évaluation : Qualité et fiabilité du traitement des appels

Compétence : Traiter les appels entrants et sortants

COMPLEXITÉ ALÉAS

Densité du trafic

SAVOIRS ASSOCIÉS

Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les règles et Les enjeux de La communication téléphonique Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La conduite de l’entretien téléphonique Savoirs juridiques et économiques : Les limites au contrôle des salariés dans leur usage du téléphone


ASSISTANTE DE DIRECTION (VENTES)


Appelez le gestionnaire financier en fonction des consignes préalablement données.

L'activité est générée à partir de PAGE

LIENS UTILES OUTILS UTILES

TÉLÉPHONE

TRANSMISSION



Séquence numéro :- Dans le PGI, créer des clients, rechercher des informations manquantes sur Internet et les affecter dans leur catégorie.- Saisir des commandes Clients- Envoyer un mail de réapprovisionnement à l'employé administratif

3


- activité à faire par chaque assistant de direction

- envoyer les instructions du jour 1 par mail avec le fichier joint Clients à créer

GUIDE PÉDAGOGIQUE

- rechercher sur le site internet du client étranger, son tel et son fax


1.2.3 Traitement des devis, des commandes

Résultat attendu : La gestion administrative des devis et des commandes clients est assurée dans le respect des délais et des règles, Critère d'évaluation : Respect des contraintes techniques et commerciales liées à la demande du client

Compétence : Assurer le traitement de devis et de commandes

COMPLEXITÉ ALÉAS

Commande et devis avec des clients UE et hors UE

SAVOIRS ASSOCIÉS

Savoirs juridiques et économiques : Le contrat de vente, de prestation de service, de sous-traitance Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La dématérialisation des documents commerciaux


Bonjour, Voici mes instructions du jour.

Dans notre PGI :

1 - Créer les nouveaux clients selon détails en PJ

Attention pour le client Belge, RECHERCHER son téléphone et son fax dans la rubrique Contactde son site Internet "idc.be"

2 - Affecter ces clients dans leurs catégories

3 - Imprimer les étiquettes de ces clients

4 - Saisir et imprimer les commandes suivantes

5 - En cas d'insuffisance de stock, adresser immédiatement un mail à l'employé administratif encharge des achats lui demandant de commander aux fournisseurs concernés en urgence, lesarticles manquants.

Merci de faire le nécessaire

Le Gérant


TRANSMISSION


SCENARIO MONBURO - Liste des activités Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Le processus automatisé du traitement des commandes et des devis à l’aide d’un PGI Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La chaîne des documents commerciaux Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La planification des commandes


assistant direction GAV.docx CLIENTS.xlsx


LIENS UTILES

SITE INTERNET CLIENT BELGE

OUTILS UTILES

INTERNET MAIL PGI



Séquence numéro :Prendre l'appel de l'assistant de direction et le faire patienter.

Reprendre l'appel concernant l'achat de cartouche d'encre et prendre des notes.

4


Activité réalisée par chaque gestionnaire financier.

GUIDE PÉDAGOGIQUE

Donner fiche appel entrant.


3.1.1 Collecte et recherche d’informations

Résultat attendu : Les informations sont obtenues dans les délais et répondent aux besoinsCritère d'évaluation : Fiabilité et pertinence des informations, efficience de la recherche

Compétence : Exploiter la veille et mobiliser des techniques de recherche

COMPLEXITÉ ALÉAS

Sources à vérifier Délais courts Demande d’informations techniques

Système d’information habituel indisponible

SAVOIRS ASSOCIÉS

Savoirs rédactionnels : La vérification et la citation des sources Savoirs rédactionnels : La lecture rapide, la hiérarchie des informations Savoirs rédactionnels : Les mots clés Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les techniques et outils de recherche avancée Savoirs de gestion et savoirs technologiques : L’authentification d’une information Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les modes de communication Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les sources d’informations


GESTIONNAIRE FINANCIER (RA)


Prendre en notes l'appel téléphonique de l'assistant administratif.



TÉLÉPHONE

TRANSMISSION



Séquence numéro :- Sur notre boutique en ligne MONBURO, en FrontOffice , passer des commandes : panier, création des comptes clients,choix mode livraison, paiement comptant et impression mails de confirmation de commandes

- Sur la banque en ligne , imprimer notre RIB, notre CB à plastifier, et le chéquier de l'entreprise

5




- activité à réaliser par chaque gestionnaire financier

- envoyer les instructions du jour 1 par mail avec le fichier joint Clients et Commandes

GUIDE PÉDAGOGIQUE


1.2.3 Traitement des devis, des commandes

Résultat attendu : La gestion administrative des devis et des commandes clients est assurée dans le respect des délais et des règles, Critère d'évaluation : Respect des contraintes techniques et commerciales liées à la demande du client

Compétence : Assurer le traitement de devis et de commandes

COMPLEXITÉ ALÉAS

Commande en ligne

SAVOIRS ASSOCIÉS

Savoirs juridiques et économiques : Le contrat de vente, de prestation de service, de sous-traitance Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La dématérialisation des documents commerciaux Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La chaîne des documents commerciaux


CLIENTS.xlsx commandes.xlsx



Bonjour, voici mes instructions du jour.

1 - Vous connecter en FRONTOFFICE sur la boutique en ligne MONBURO.

- créer les comptes clients dont vous trouverez détails en PJ.

- passer les commandes dont vous trouverez détails en PJ.

2 - Vous connecter sur la Messagerie (portail/mail).

- saisir les identifiants des clients qui vous ont passé commande

- imprimer les mails de confirmation de commandes

3 - Imprimer le RIB, la CB et le chéquier de l'entreprise.

Merci de faire le nécassire,

Le Gérant



MAGASINS EN LIGNE BANQUE EN LIGNE MAIL

TRANSMISSION



Séquence numéro :Rechercher les prix pour l'aménagement des locaux.

Calculer le nombre d'éléments nécessaires pour le mobilier, effectuer les recherches de prix pour ce mobilier.

Imprimer le résultat de ces recherches.

6


Activité réalisée par chaque employé administratif.

Envoyer les instructions du jour 1 avec PJ (Descriptif pour l'aménagement de la salle).

GUIDE PÉDAGOGIQUE

Rechercher sur Internet les prix des produits, site de Castorama et site Bruneau.


3.1.1 Collecte et recherche d’informations

Résultat attendu : Les informations sont obtenues dans les délais et répondent aux besoinsCritère d'évaluation : Fiabilité et pertinence des informations, efficience de la recherche

Compétence : Exploiter la veille et mobiliser des techniques de recherche

COMPLEXITÉ ALÉAS

Demande d’informations techniques


Bonjour,

Nous ne disposons pas actuellement de salle de réunion.

J'aimerais que vous meniez une étude pour la création éventuelle d'une salle de réunion dansnos locaux, à l'emplacement de l'ancienne réserve.

Je vous joins le descriptif des aménagements, du mobilier et du matériel de bureau que jesouhaite.

1. Faites les recherches nécessaires.

2. Établissez un tableau de coûts prévisionnels HT.

3. Déposez votre étude en y incluant le tableau de coûts, dans la GED dans le Répertoire "Sallede réunion" (à créer).

Merci de faire le nécessaire.

Cordialement,D. MILUFREDGérant


TRANSMISSION


SCENARIO MONBURO - Liste des activitésSAVOIRS ASSOCIÉS

Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Le système d‘information Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les sources d’informations Savoirs de gestion et savoirs technologiques : L’authentification d’une information Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les techniques et outils de recherche avancée Savoirs rédactionnels : Les mots clés Savoirs rédactionnels : La lecture rapide, la hiérarchie des informations Savoirs rédactionnels : La vérification et la citation des sources


Descriptif salle réunion.docx EMPLOYE ADMINISTRATIF (ACHATS)

LIENS UTILES

Site Internet Castorama Site Internet Bruneau

OUTILS UTILES

INTERNET MAIL



Séquence numéro :- A l'aide du mail reçu de l'assistante de direction, commander dans le PGI les produits manquants

- Faire des achats en ligne de produits BIO pour le buffet de réception des clients

7


- activité à réaliser par chaque employé administratif

- envoyer les instructions du jour 2 par mail avec le fichier joint Commandes Biomag

GUIDE PÉDAGOGIQUE


1.1.2 Traitement des ordres d'achat, des commandes

Résultat attendu : Le traitement des ordres d’achat et des commandes est assuré dans le respect des délais impartis

Critère d'évaluation : Conformité des commandes aux ordres d’achatCompétence : Passer commande à des fournisseurs

COMPLEXITÉ ALÉAS

Achats en ligne Information produit et/ou prestation incomplète



1 - L'assistant de direction vous a envoyé un mail vous indiquant les produits à commander.Imprimer ce mail.

2 - Dans notre PGI :

- Rechercher les noms des fournisseurs des produits à commander et inscrire leur nom sur lemail à côté des produits

- Commander les produits demandés par l'assistant de direction et imprimer les Bons decommande

3 - Nous allons recevoir nos clients et je souhaite faire un buffet de produits BIO.

- Se connecter à la boutique en ligne BIOMAG

- Créer un compte au nom de notre entreprise MonburoMail : [email protected] - mot de passe et date de naissance = 12121994Adresse : 9 rue des Rosiers - 06600 ANTIBESTéléphone : 33 (0)4.93.22.79.18

- Commander les produits selon détails en PJ.

Le paiement s'effectuera par chèque à la livraison.

- Imprimer la facture



TRANSMISSION



SAVOIRS ASSOCIÉS

Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les différentes procédures d’achat, dont l’appel d’offres Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La planification des commandes Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les calculs commerciaux, les réductions commerciales et financières Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Le processus automatisé des achats et des approvisionnements à l’aide d’un PGI Savoirs juridiques et économiques : Les biens et les services Savoirs juridiques et économiques : Le contrat de vente, de prestation de service Savoirs juridiques et économiques : Les obligations et la responsabilité contractuelle Savoirs juridiques et économiques : La garantie légale et conventionnelle


employé administratif GAA.docx COMMANDE BIOMAG.xlsx



MAGASINS EN LIGNE MAIL PGI



Séquence numéro :Créer un répertoire "Fournitures administratives" dans la GED du PGI.

Créer une liste de contrôle afin d'organiser la réunion.

8


Activité réalisée par chaque Assistant de direction.

Envoyer les instructions du jour 1 par mail avec PJ.

GUIDE PÉDAGOGIQUE


3.1.3 Organisation et mise à disposition des informations

Résultat attendu : L’organisation des informations assure leur actualisation, leur accessibilité, et leur diffusion aux utilisateurs Critère d'évaluation : Efficacité de l’organisation des informations

Compétence : Organiser les informations pour les rendre disponibles aux utilisateurs


Bonjour,

Voici mes instructions pour réunion :

Réservez une petite salle à l'hôtel Novotel Sophia Antipolis pour 12 personnes (Direction, servicecommercial et service administratif) pour après demain à 8 h, durée 2 h, petit déjeuner compris.

Ordre du jour :

·les procédures d'alerte et de secourisme,

·la formation des sauveteurs secouristes du travail.

Prévoir amener ordinateur portable pour la projection d'une vidéo.

Rechercher quelques organismes de formation avec leurs coordonnées dispensant une formationde Sauveteurs Secouristes du Travail sur Antibes.

Mettre à disposition de tous les participants le compte-rendu dans la GED.

Ne pas oublier d'indiquer la réunion obligatoire dans le PGI pour les participants concernés.

Merci de faire le nécessaire.

Cordialement,

D. MILUFRED

Gérant


TRANSMISSION


SCENARIO MONBURO - Liste des activitésCOMPLEXITÉ ALÉAS

Pluralité des Sources d’information

SAVOIRS ASSOCIÉS

Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les moyens de transmission de l’information Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les différents supports d’information et leur pérennité Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La Gestion Électronique des documents Savoirs de gestion et savoirs technologiques : L’échange de données informatisé (EDI) Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les modes de communication



LIENS UTILES

Site Internet Novotel Sophia Antipolis

OUTILS UTILES

TEXTEUR PGI MAIL GED INTERNET



Séquence numéro :- Dans le BackOffice de notre boutique en ligne MONBURO, créer des sous-catégories de produits, ajouter des articles et leurs photos.

- Dans le FrontOffice de notre boutique en ligne MONBURO, visualiser les produits créés et faire impression écran

9


- activité à réaliser par chaque assistant de direction

- envoyer les instructions du jour 2 par mail avec le fichier joint Articles

GUIDE PÉDAGOGIQUE


1.2.2 Tenue des dossiers clients, donneurs d'ordre et usagers

Résultat attendu : La collecte et la mise à jour de l’ensemble des informations relatives aux clients et usagers sont réalisées

Critère d'évaluation : Fiabilité des dossiers clientsCompétence : Actualiser une base de données clients

COMPLEXITÉ ALÉAS

Absence de fichier client Informations incertaines sur un client

SAVOIRS ASSOCIÉS

Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les réductions commerciales et financières Savoirs juridiques et économiques : Les types de structures des organisations Savoirs juridiques et économiques : Les biens et les services


assistant direction GAV.docx produits en ligne à créer.xlsx




1 - Dans le BACKOFFICE de notre boutique en ligne :

- Créer la nouvelle sous-catégorie et ajouter les produits au catalogue dont vous trouverezdétails en PJ.

2 - Dans le FRONTOFFICE de notre boutique en ligne :

- Vérifier que les produits que VOUS venez de créer sont bien visibles dans le Catalogue eten faire une impression écran


Le Gérant



MAGASINS EN LIGNE MAIL

TRANSMISSION



Séquence numéro :Effectuer les recherches demandées et préparer la réponse sous forme de tableau.

10



GUIDE PÉDAGOGIQUE

Distribuer le la version papier du fichier "Cartouchesfrance toner".


3.3.5 Gestion des fournitures, consommables et petits équipements de bureau

Résultat attendu : Les fournitures et consommables sont commandés en quantité suffisante et dans les délais impartisCritère d'évaluation : Optimisation du stock

Compétence : Anticiper les flux et le niveau d’un stock

COMPLEXITÉ ALÉAS

Surconsommation exceptionnelle Défaillance de fournisseur

SAVOIRS ASSOCIÉS

Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les fournitures, petits équipements et immobilisations Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les enjeux du suivi des stocks de fournitures et consommables Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les procédures de réapprovisionnement Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les documents commerciaux Savoirs juridiques et économiques : Le contrat de vente


Étude cartouche d'encre.docx GESTIONNAIRE FINANCIER (RA)


Effectuer les recherches demandées et compléter le tableau distribué.


LIENS UTILES

Site internet France Toner

OUTILS UTILES

INTERNET

TRANSMISSION



Séquence numéro :- Dans le PGI, créer des conditions de paiement et des modes de maiement

- Dans le BackOffice de notre boutique en ligne MONBURO, valider les paiements des clients et imprimer leurs factures

11



- envoyer les instructions du jour 2 par mail

GUIDE PÉDAGOGIQUE


1.2.5 Traitement des règlements et suivi des litiges

Résultat attendu : Le traitement des règlements est assuré, les litiges sont suivis dans le cadre des règles fixées dans l’organisation et

Critère d'évaluation : Efficacité du suivi des règlements des clientsCompétence : Suivre des règlements clients

COMPLEXITÉ ALÉAS



1 - Dans le PGI :- Créer les conditions de paiement suivantesConditions et description : 30 jours fin de mois le 05Conditions et description : 30 jours fin de mois le 15Conditions et description : 60 jours fin de mois le 05Conditions et description : 60 jours fin de mois le 15

- Faire une impression écran des conditions de paiement

- Créer les modes de règlement suivantsNom : chèque CCM - Journal et compte bancaire : CCMNom : chèque CA - Journal et compte bancaire : Crédit AgricoleNom : virement CCM - Journal et compte bancaire : CCMNom : virement CA - Journal et compte bancaire : Crédit AgricoleNom : Carte bancaire CCM - Journal et compte bancaire : CCM

- Faire une impression écran des conditions de paiement

2 - Prendre les mails de commande des clients de notre boutique en ligne que vous avezimprimés (dossier 1) et vous connecter dans le BACKOFFICE de notre boutique en ligne

- Valider les règlements des clients que VOUS avez imprimés ET UNIQUEMENT CEUX-LA- Imprimer les factures correspondant à VOS CLIENTS


TRANSMISSION


SCENARIO MONBURO - Liste des activitésSAVOIRS ASSOCIÉS

Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les moyens et les modes de règlements en euros et en devises Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La dématérialisation des documents commerciaux Savoirs juridiques et économiques : Les obligations et la responsabilité contractuelle


gestionnaire financier RA.docx GESTIONNAIRE FINANCIER (RA)


PGI MAGASINS EN LIGNE MAIL



Séquence numéro :Préparer le tableau de coût prévisionnel demandé par le gérant.

12



GUIDE PÉDAGOGIQUE

Distribuer l'annexe "Tableau coût prévisionnel".


3.1.2 Production d’informations structurées

Résultat attendu : Les documents produits répondent à des objectifs précis et respectent les normes, les consignes de présentation et Critère d'évaluation : Pertinence et qualité du document produit

Compétence : Mobiliser des techniques de production et de structuration de document

COMPLEXITÉ ALÉAS

Document intégrant des calculs, des graphiques et des tableaux élaborés

SAVOIRS ASSOCIÉS

Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les modes d’organisation et de structuration des Données Savoirs rédactionnels : La reformulation à partir d’une prise de notes, d’un brouillon, ou d'écrits intermédiaires


Tableau coûts prévisionnels.docx EMPLOYE ADMINISTRATIF (ACHATS)


Préparez le tableau de coût prévisionnel demandé par le gérant.



TRANSMISSION



Séquence numéro :- Envoi d'un mail au gestionnaire financier pour qu'il paye les achats faits en ligne de produits Bio pour le buffet de réception des clients

- Dans le PGI, réceptionner les produits commandés

- Dans le BackOffice de notre boutique en ligne MONBURO, faire passer les commandes à "en cours de livraison" et imprimer les BL

13


- activité à réaliser par chaque employé administratif


GUIDE PÉDAGOGIQUE


1.1.3 Traitement des livraisons, des factures et suivi des anomalies

Résultat attendu : Le traitement et le suivi des livraisons et des factures sont assurés ; les anomalies sont traitées et/ou transmises au

Critère d'évaluation : Qualité du contrôle de concordance entre la commande, la livraison, et la facturationCompétence : Suivre le processus commande-livraison-facturation

COMPLEXITÉ ALÉAS

SAVOIRS ASSOCIÉS

Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les plannings de livraison et la réception des marchandises



1 - Envoyer un mail au gestionnaire financier lui indiquant le montant du règlement à faire pourpayer les achats en ligne à la boutique BIOMAG pour le buffet (à vérifier sur la facture imprimée -dossier 2)

2 - Dans notre PGI :

- Réceptionner les produits que VOUS avez commandés (regarder vos bons de commandepour les connaître) et UNIQUEMENT LES VÔTRES

- Imprimer les bons de réception correspondants

3 - Se connecter en BACKOFFICE à la boutique en ligne

- Demander au gestionnaire financier les mails de commande des clients de la boutique enligne (qu'il a imprimé - dossier 1)

- Faire passer les commandes des clients DONT VOUS AVEZ LES MAILS ET UNIQUEMENTCELLES-CI de « préparation en cours » à « en cours de livraison » et imprimer les Bons delivraison CORRESPONDANTS


Le Gérant


TRANSMISSION


SCENARIO MONBURO - Liste des activités Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les calculs commerciaux, les réductions commerciales et financières Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Le processus automatisé des livraisons et factures à l’aide d’un PGI Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La chaîne des documents commerciaux Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La dématérialisation des documents commerciaux Savoirs juridiques et économiques : Le contrat de vente, de prestation de service DOCUMENTS UTILES RÔLES DE L'ACTIVITÉ

employé administratif GAA.docx EMPLOYE ADMINISTRATIF (ACHATS)





Séquence numéro :Réserver par téléphone la salle de réunion à l'hôtel Novotel Sophia Antipolis.

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Activité réalisée apar chaque assistant de direction.

Vérifier si fiche appel sortant bien complétée.

GUIDE PÉDAGOGIQUE

Distribuer une fiche d'appel sortant et demander à l'élève de la compléter.

Jouer le rôle de l'accueil de l'hôtel en insérant complexités et aléas liés à la gestion des appels téléphoniques.


3.2.3 Gestion des flux d’appels téléphoniques

Résultat attendu : Les appels sont traités, filtrés et transmis en fonction des consignesCritère d'évaluation : Qualité et fiabilité du traitement des appels

Compétence : Traiter les appels entrants et sortants

COMPLEXITÉ ALÉAS

Erreur d’interlocuteur Perte de la communication

SAVOIRS ASSOCIÉS

Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les règles et Les enjeux de La communication téléphonique Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La conduite de l’entretien téléphonique Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La messagerie vocale




Réservez par téléphone la salle de réunion à l'hôtel Novotel Sophia Antipolis.


LIENS UTILES

Site Internet Novotel Sophia Antipolis

OUTILS UTILES

INTERNET TÉLÉPHONE

TRANSMISSION



Séquence numéro : 15


Activité réalisée par chaque assistant de direction.

Une liste de diffusion doit être préalablement créée.

GUIDE PÉDAGOGIQUE


3.2.1 Organisation et suivi de réunions

Résultat attendu : La réunion se déroule dans les conditions attendues, avec les supports demandés, et les comptes rendus sont Critère d'évaluation : Efficacité dans l’organisation et le suivi de la réunion

Compétence : Organiser la logistique administrative d’une réunion

COMPLEXITÉ ALÉAS

Nombre important de participants Contraintes de dates et de lieux

Convocations erronées Lieu indisponible modification ou Annulation de la date de la réunion

SAVOIRS ASSOCIÉS

Savoirs de gestion et savoirs technologiques : L’organisation logistique des réunions Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les outils de Gestion du temps Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les moyens de transmission de l’information Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les règles et Les enjeux de La communication professionnelle Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les écrits professionnels liés à La réunion Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les outils collaboratifs Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les fonctionnalités bureautiques Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les modes de présentation des documents Savoirs rédactionnels : La prise de notes, les abréviations, les schémas Savoirs rédactionnels : Les modes et temps des verbes : le présent de l’indicatif




Après confirmation de l'hôtel, suivre la liste de contrôle créée et les consignes du Gérant(mail du jour 1).



INTERNET MAIL PGI

TRANSMISSION



Séquence numéro :- Dans le FrontOffice de notre boutique en ligne MONBURO, effectuer des retours de marchandises et envoyer des messages augestionnaire du site

- Dans le BackOffice de notre boutique en ligne MONBURO, répondre aux messages reçus et imprimer les commandes Clients

16


- activité réalisée par chaque assistant de direction

- envoyer les instructions du jour 3 par mail avec le fichier Retours

GUIDE PÉDAGOGIQUE


1.2.4 Traitement des livraisons et de la facturation

Résultat attendu : Le traitement et le suivi des livraisons et de la facturation sont effectués, les anomalies sont rectifiées dans le

Critère d'évaluation : Qualité et fiabilité du traitement des livraisons et de la facturationCompétence : Assurer le traitement administratif des livraisons et la facturation

COMPLEXITÉ ALÉAS

Anomalies nécessitant des retours et rappels successifs Retards de livraison Annulation ou modification de commande

SAVOIRS ASSOCIÉS

Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les plannings de livraison Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les calculs commerciaux, les réductions commerciales et financières Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La dématérialisation des documents commerciaux Savoirs juridiques et économiques : Les obligations et la responsabilité contractuelle


RETOURS.xlsx assistant direction GAV.docx




1 - Dans le FRONTOFFICE de notre boutique en ligne, identifiez-vous en tant que client,effectuez les retours de marchandises et envoyez les messages dont vous trouverez détailsen PJ


- Répondre aux messages reçus des clients

- Imprimer les commandes reçues


Le Gérant



MAGASINS EN LIGNE MAIL

TRANSMISSION



Séquence numéro :Saisir et mettre en forme le tableau.

Sauvegarder le fichier et l'enregistrer au format pdf.

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Donner la charte graphique et consignes de mise en forme.

GUIDE PÉDAGOGIQUE

Vérifier enregistrement pdf pour GED et Cerise Pro.





COMPLEXITÉ ALÉAS

Document intégrant des calculs, des graphiques et des tableaux élaborés Production d’un support inédit, intégrant des contraintes esthétiques

SAVOIRS ASSOCIÉS

Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les modes d’organisation et de structuration des Données Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les écrits professionnels Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La modélisation d’un document Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les règles et Les protocoles de portabilité des documents Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les règles de La communication professionnelle Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La Gestion Électronique des documents (GED) Savoirs rédactionnels : L’organisation et la hiérarchisation des informations Savoirs rédactionnels : La conformité du document à une charte graphique Savoirs rédactionnels : La typographie




Saisissez et mettez en forme le tableau en respectant la charte graphique.

Sauvegardez le fichier " NOM_cartouchesfrancetoner.docx " et au format pdf.


LIENS UTILES

Site internet France Toner

OUTILS UTILES

TABLEUR TEXTEUR

TRANSMISSION



Séquence numéro :Déposer le tableau dans la GED en créant le répertoire approprié.

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Activité reéalisée par chaque gestionnaire financier.

GUIDE PÉDAGOGIQUE

Donner mode opératoire GED Open ERP.





COMPLEXITÉ ALÉAS

Multiplicité des lieux de stockage. Gestion des différents formats de document Pluralité des Sources d’information

Capacité de stockage insuffisante

SAVOIRS ASSOCIÉS

Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les moyens de transmission de l’information Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les différents supports d’information et leur pérennité Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La Gestion Électronique des documents Savoirs de gestion et savoirs technologiques : L’échange de données informatisé (EDI) Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les modes de communication




Déposez le tableau dans la GED en créant le répertoire approprié.



GED PGI

TRANSMISSION



Séquence numéro :- Réceptionner le mail de l'employé administratif et effectuer le paiement par chèque pour les achats de produits BIO enligne pour le buffet de réception des clients

- Dans le PGI, valider les factures fournisseurs et régler les Fournisseurs

- Faire des chèques d'acompte à des fournisseurs et les envoyer avec un courrier

- Imprimer les opérations du relevé bancaire de la banque en ligne de l'entreprise

19






GUIDE PÉDAGOGIQUE


1.1.5 Gestion des règlements et traitement des litiges

Résultat attendu : Les règlements aux fournisseurs sont suivis et les litiges sont traités dans la limite des responsabilités impartiesCritère d'évaluation : Conformité des règlements

Compétence : Assurer des règlements à des fournisseurs

COMPLEXITÉ ALÉAS

SAVOIRS ASSOCIÉS

Savoirs rédactionnels : Procédés d’écriture Savoirs rédactionnels : Lecture et écriture d’un genre Savoirs juridiques et économiques : Les obligations et la responsabilité contractuelle Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Le processus automatisé des règlements aux fournisseurs avec un PGI Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les contrôles de trésorerie Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les moyens et modes de règlement





1 - Imprimer le mail de l'employé administratif- prendre le chéquier de l'entreprise (dossier 1) et préparer le chèque de règlement pour lesachats en ligne des produits BIOMAG pour le buffet de réception des clients

2 - Dans le PGI :- Valider et payer les factures fournisseurs

- Faire des chèques d'acompte de 30% à chacun des fournisseurs (chéquier dans dossier 1)- Pour cela, rechercher les montants dus aux fournisseurs.- Puis faire un tableau Excel avec les noms des fournisseurs, les montants que nous leur devonset une troisième colonne représentant l'acompte de 30%- Enfin, rédiger les chèques

3 - Dans Word :- Faire les courriers accompagnant les chèques

4 - Sur le Portail- Se connecter à la banque en ligne de l'entreprise Crédit Agricole (identifiant et mot de passe =n° du compte bancaire à rechercher sur le RIB imprimé dossier 1) et imprimer les opérations durelevé bancaire

Merci de faire le nécessaireLe Gérant



TABLEUR PGI BANQUE EN LIGNE MAIL

TRANSMISSION



Séquence numéro :Saisir et mettre en forme le tableau de coût prévisionnel.

Sauvegarder le fichier format xls et au format pdf.

20



GUIDE PÉDAGOGIQUE

Donner charte graphique à respecter.





COMPLEXITÉ ALÉAS

Document intégrant des calculs, des graphiques et des tableaux élaborés Production d’un support inédit, intégrant des contraintes esthétiques

SAVOIRS ASSOCIÉS

Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les modes d’organisation et de structuration des Données Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La modélisation d’un document Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La préservation de l’intégrité de l’information Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les règles de La communication professionnelle Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les fonctionnalités bureautiques Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La Gestion Électronique des documents (GED) Savoirs rédactionnels : L’organisation et la hiérarchisation des informations Savoirs rédactionnels : La conformité du document à une charte graphique Savoirs rédactionnels : La typographie


Tableau coûts prévisionnels.docx EMPLOYE ADMINISTRATIF (ACHATS)


Saisir et mettre en forme le tableau de coût prévisionnel en respectant la charte graphique.

Sauvegardez le fichier " NOM_tableau coût prévisionnel.xlsx " et au format pdf.


LIENS UTILES

Site Internet Castorama Site Internet Bruneau

OUTILS UTILES

INTERNET TABLEUR

TRANSMISSION



Séquence numéro :Déposer le tableau dans la GED en créant le répertoire approprié.

21


GUIDE PÉDAGOGIQUE





COMPLEXITÉ ALÉAS

Multiplicité des lieux de stockage. Gestion des différents formats de document Pluralité des Sources d’information

SAVOIRS ASSOCIÉS

Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les différents supports d’information et leur pérennité Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Le classement, l’archivage Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La Gestion Électronique des documents Savoirs de gestion et savoirs technologiques : L’échange de données informatisé (EDI)




Déposez le tableau dans la GED en créant le répertoire approprié.



TRANSMISSION



Séquence numéro :- Dans le PGI, livrer les produits commandés par les clients et créer les factures

- Dans le BackOffice de notre boutique en ligne MONBURO, faire passer les commandes à l'état de "livré" et imprimer les fiches Clients

22


- activité à réaliser par chaque assistant de direction

- envoyer les instructions du jour 4 par mail avec le fichier Retours

GUIDE PÉDAGOGIQUE


1.2.4 Traitement des livraisons et de la facturation

Résultat attendu : Le traitement et le suivi des livraisons et de la facturation sont effectués, les anomalies sont rectifiées dans le

Critère d'évaluation : Qualité et fiabilité du traitement des livraisons et de la facturationCompétence : Assurer le traitement administratif des livraisons et la facturation

COMPLEXITÉ ALÉAS

SAVOIRS ASSOCIÉS



1 - Dans le PGI

- Livrer les produits commandés par les clients (dossier 1)

- Imprimer les bons de livraison

- Le client APPROBIO vient tout juste de téléphoner. Il ne veut plus que 2 sièges STELVIO au lieudes 5 commandés. Modifier son bon de livraison et imprimer-le.

- Créer et imprimer les factures correspondant à vos bons de livraison.


- Demander à l'employé administratif les bons de commande des clients de la boutique en ligne(qu'il a imprimés - dossier 3)

- Faire passer les commandes des clients DONT VOUS AVEZ LES MAILS ET UNIQUEMENTCELLES-CI de «en cours de livraison» à « livré »

- Imprimer les fiches des clients dont les noms figurent sur les mails



TRANSMISSION


SCENARIO MONBURO - Liste des activités Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les plannings de livraison Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les calculs commerciaux, les réductions commerciales et financières Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Le processus automatisé de la livraison et de la facturation à l’aide d’un PGI Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La dématérialisation des documents commerciaux Savoirs juridiques et économiques : Les obligations et la responsabilité contractuelle


assistant direction GAV.docx ASSISTANTE DE DIRECTION (VENTES)





Séquence numéro :Indiquer la présence à la réunion dans l'agenda partagé du PGI.

23


Activité réalisée par chaque employé administratif et chaque gestionnaire financier.

GUIDE PÉDAGOGIQUE

Donner mode opératoire agenda partagé OpenErp.


3.4.1 Gestion des agendas

Résultat attendu : Les agendas sont coordonnés et mis à jour en permanence, dans le respect des contraintes de disponibilitéCritère d'évaluation : Rationalité et réactivité dans la gestion des agendas

Compétence : Mettre à jour des agendas personnels et partagés

COMPLEXITÉ ALÉAS

Synchronisation des agendas Agendas partagés

Décalage ou Annulation de rendez-vous

SAVOIRS ASSOCIÉS

Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La gestion et l’optimisation du temps Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La tenue d’agenda Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les outils de Gestion du temps Savoirs juridiques et économiques : L’organisation du temps de travail


EMPLOYE ADMINISTRATIF (ACHATS) GESTIONNAIRE FINANCIER (RA)


Indiquez votre présence à la réunion dans l'agenda partagé du PGI.



MAIL PGI

TRANSMISSION



Séquence numéro :

Rédiger et envoyer un courriel au gestionnaire financier et à l'employé administratif pour demander de créer desmodèles de courrier.

24




Activité réalisée par chaque assistant de direction.

Consignes rédaction mail envoyé par enseignant.

GUIDE PÉDAGOGIQUE

Prévoir différents aléas et complexités liés à la transmission du message.


3.2.2 Gestion des flux de courriers

Résultat attendu : Les différents courriers ou messages sont réceptionnés et/ ou transmis, fidèlement et dans les délais, aux

Critère d'évaluation : Respect des procédures de traitement de courrierCompétence : Traiter le courrier entrant ou sortant

COMPLEXITÉ ALÉAS

Délais restreints de Transmission Fichier des destinataires à constituer

Problème technique de transmission

SAVOIRS ASSOCIÉS

Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les espaces d’échanges d’informations Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les procédures d’acheminement et de réception du courrier Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les types de courrier




Bonjour,

Pouvez-vous demander :

au gestionnaire financier de créer un modèle d'émission de réserve pour faciliter lacommunication avec nos fournisseurs,

et à l'employé administratif de créer un modèle de courrier pour faciliter la réclamationauprès des clients lorsque les chèques sont erronés ou incomplets.

Ci-joint, les courriers manuscrits à mettre en forme.

Demandez également aux salariés de déposer leurs productions dans la GED.

Merci d'avance.

Cordialement,

D. MILUFRED

Gérant



MAIL TÉLÉPHONE

TRANSMISSION



Séquence numéro :- Dans le BackOffice de notre boutique en ligne MONBURO, réceptionner les produits retournés par les clients

- Dans le PGI, retourner aux fournisseurs les articles non conformes

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- activité réalisée par chaque employé administratif


GUIDE PÉDAGOGIQUE

- La boutique en ligne est commune à tous les élèves.

Faire attention à ce que les employés administratifs ne réceptionnent pas tous les produits mais uniquement ceux donnés par leurassistant de direction respectif.


1.1.3 Traitement des livraisons, des factures et suivi des anomalies

Résultat attendu : Le traitement et le suivi des livraisons et des factures sont assurés ; les anomalies sont traitées et/ou transmises auCritère d'évaluation : Qualité du contrôle de concordance entre la commande, la livraison, et la facturation

Compétence : Suivre le processus commande-livraison-facturation



1 - Se connecter en BACKOFFICE à la boutique en ligne- Demander à l'assistant de direction de votre entreprise de vous donner la liste des retoursclients (dans son dossier 3)- Confirmer les retours d'articles des clients dont vous avez la liste ET UNIQUEMENT CEUX-LA

2 - Dans le PGI :- Retourner les articles suivants, reçus des fournisseurs non conformes

FOURNISSEURS : REF - NOM = QTT

EBENISTERIE DE SAVOIE : 1AVO18011 - BUREAU AVORIAZ 180 = 1

EBENISTERIE DE SAVOIE : 1AVO20012 - BUREAU AVORIAZ 200 = 1

SIEGES COLLINEAU : 3ABI10137 - SIEGE ABI = 5

MOBILIER CONCEPT : 3ALL2231- SIEGE ALLOS = 8

MOBILIER LANGRES : 7SOL07981 - TABLE SOLAISE = 6

EUROPEENNE MEUBLE : 4PAR09036- MEUBLE PARVIS = 5

- Imprimer les Bons de Retour correspondants.


Le Gérant


TRANSMISSION


SCENARIO MONBURO - Liste des activitésCOMPLEXITÉ ALÉAS

Cas de livraisons nécessitant des retours et rappels successifs Retard de livraison Litige avec un transporteur

SAVOIRS ASSOCIÉS

Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les plannings de livraison et la réception des marchandises Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les calculs commerciaux, les réductions commerciales et financières Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Le processus automatisé des livraisons et factures à l’aide d’un PGI Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La chaîne des documents commerciaux Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La dématérialisation des documents commerciaux Savoirs juridiques et économiques : Le contrat de vente, de prestation de service







Séquence numéro :

- Dans le PGI, créer des avoirs Clients (remises), valider les factures Clients, enregistrer leurs règlements

26






GUIDE PÉDAGOGIQUE



Résultat attendu : Le traitement des règlements est assuré, les litiges sont suivis dans le cadre des règles fixées dans l’organisation etCritère d'évaluation : Efficacité du suivi des règlements des clients

Compétence : Suivre des règlements clients

COMPLEXITÉ ALÉAS

Réclamations de clients Justification non fondée d’un client

SAVOIRS ASSOCIÉS

Savoirs juridiques et économiques : Les obligations et la responsabilité contractuelle Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La dématérialisation des documents commerciaux Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Le processus automatisé des règlements et litiges à l’aide d’un PGI Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les moyens et les modes de règlements en euros et en devises





- Dans le PGI :

1 - Etablir un avoir au client MAELLE TORRENT. Il s'agit d'une REMISE de 50 € HT.

A - En saisie d'avoir, créer le produit REMISE (référence = REMISE; catégorie = Tout leCatalogue; enregistrer)

B - de retour dans "Créer, ligne de facture", indiquer la quantité = 1, le compte = 709700, prixunitaire = 50

C - Enregistrer et fermer

Puis poursuivre la création de l'avoir selon la procédure.

2 - Valider et payer les factures Clients

3 - Sur le Portail

- Se connecter à la banque en ligne de l'entreprise Crédit Agricole (identifiant et mot depasse = n° du compte bancaire à rechercher sur le RIB imprimé dossier 1) et imprimer lesopérations du relevé bancaire


Le Gérant



PGI BANQUE EN LIGNE MAIL

TRANSMISSION



Séquence numéro :- Créer un filtre dans le PGI

- Exporter un inventaire sous Excel

- Mettre à jour l'inventaire

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Activité réalisée par chaque employé administratif

Envoyer les instructions du jour par mail

GUIDE PÉDAGOGIQUE


1.1.4 Évaluation et suivi des stocks

Résultat attendu : Les stocks sont évalués ; les anomalies relevées sont traitées et/ou transmises au responsable selon les procédures Critère d'évaluation : Fiabilité de l’évaluation des stocks

Compétence : Apprécier les stocks en quantité, en valeur et en qualité

COMPLEXITÉ ALÉAS

Sortie de stock et retours d’articles défectueux

SAVOIRS ASSOCIÉS

Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les procédures automatisées de suivi des stocks Savoirs de gestion et savoirs technologiques : L’inventaire physique et l’inventaire théorique





Dans le PGI :

1 - Créer un filtre pour sélectionner tous les produits SOKOA

2 - Exporter l'inventaire de ces produits sous Excel et mettre en forme le tableau (cf procédure)

Ajouter une ligne à votre tableau et indiquer le montant total des prix de revient.

3 - Imprimer le tableau

4 - Mettre le stock à jour en créant un inventaire.


Le Gérant



TABLEUR PGI MAIL

TRANSMISSION



Séquence numéro :Rédiger et saisir un courrier de réclamation à destination des clients.

Déposer ce modèle dans la GED.

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GUIDE PÉDAGOGIQUE

Donner mode opératoire publipostage texteur.

possibilité de demander l'utilisation de la fonction formulaire.



Résultat attendu : Le traitement des règlements est assuré, les litiges sont suivis dans le cadre des règles fixées dans l’organisation et

Critère d'évaluation : Efficacité du suivi des règlements des clientsCompétence : Suivre des règlements clients

COMPLEXITÉ ALÉAS

Réclamations de clients Règlement erroné

SAVOIRS ASSOCIÉS

Savoirs rédactionnels : Procédés d’écriture




Bonjour,

Je reçois fréquemment des chèques que je ne peux encaisser car ils comportent des erreurs.

Afin de faciliter les relations avec nos clients, veuillez, s'il vous plaît, créer un modèle de courrier deréclamation.

Ce courrier devra permettre l'envoi multiple.

Prévoyez une liste de choix pour les différents cas de figure.

Déposez ce modèle dans la GED.

Je vous remercie par avance.

Cordialement,

D. MILUFRED

Gérant.



MAIL PGI TEXTEUR GED

TRANSMISSION


SCENARIO MONBURO - Activités et rôles

1- Dans le PGI, création de catégories de produits, de produits, de fournisseurs

- Rechercher des informations manquantes sur un fournisseur étranger sur Internet


Ac 1.1.1 Tenue des dossiers fournisseurs et sous-traitants

C Absence de fichier fournisseur

C Relations avec des fournisseurs UE et hors UE

A Informations incertaines sur un fournisseur

2 Appeler le gestionnaire financier. ASSISTANTE DE DIRECTION (VENTES)

Ac 3.2.3 Gestion des flux d’appels téléphoniques

C Densité du trafic

3- Dans le PGI, créer des clients, rechercher des informations manquantes sur Internet et les affecter dans leur catégorie. - Saisir des commandes Clients


C Commande et devis avec des clients UE et hors UE

Ac 1.2.3 Traitement des devis, des commandes

4Prendre l'appel de l'assistant de direction et le faire patienter.

Reprendre l'appel concernant l'achat de cartouche d'encre et prendre des notes.


A Système d’information habituel indisponible

C Sources à vérifier

C Délais courts

C Demande d’informations techniques

Ac 3.1.1 Collecte et recherche d’informations

5- Sur notre boutique en ligne MONBURO, en FrontOffice, passer des commandes : panier, création des comptes clients, choix mode livraison, paiement comptant et impression mails de confirmation de commandes


C Commande en ligne

Ac 1.2.3 Traitement des devis, des commandes

6Rechercher les prix pour l'aménagement des locaux.

Calculer le nombre d'éléments nécessaires pour le mobilier, effectuer les recherches de


Ac 3.1.1 Collecte et recherche d’informations

C Demande d’informations techniques

7- A l'aide du mail reçu de l'assistante de direction, commander dans le PGI les produits manquants


Ac 1.1.2 Traitement des ordres d'achat, des commandes



C Achats en ligne

A Information produit et/ou prestation incomplète

8Créer un répertoire "Fournitures administratives" dans la GED du PGI.

Créer une liste de contrôle afin d'organiser la réunion.


Ac 3.1.3 Organisation et mise à disposition des informations

C Pluralité des Sources d’information

9- Dans le BackOffice de notre boutique en ligne MONBURO, créer des sous-catégories de produits, ajouter des articles et leurs photos.


Ac 1.2.2 Tenue des dossiers clients, donneurs d'ordre et usagers

C Absence de fichier client

A Informations incertaines sur un client

10 Effectuer les recherches demandées et préparer la réponse sous forme de tableau. GESTIONNAIRE FINANCIER (RA)

Ac 3.3.5 Gestion des fournitures, consommables et petits équipements de bureau

A Surconsommation exceptionnelle

A Défaillance de fournisseur

11- Dans le PGI, créer des conditions de paiement et des modes de maiement

- Dans le BackOffice de notre boutique en ligne MONBURO, valider les paiements des


Ac 1.2.5 Traitement des règlements et suivi des litiges

12 Préparer le tableau de coût prévisionnel demandé par le gérant. EMPLOYE ADMINISTRATIF (ACHATS)

Ac 3.1.2 Production d’informations structurées

C Document intégrant des calculs, des graphiques et des tableaux élaborés

13- Envoi d'un mail au gestionnaire financier pour qu'il paye les achats faits en ligne de produits Bio pour le buffet de réception des clients


Ac 1.1.3 Traitement des livraisons, des factures et suivi des anomalies

14 Réserver par téléphone la salle de réunion à l'hôtel Novotel Sophia Antipolis. ASSISTANTE DE DIRECTION (VENTES)

Ac 3.2.3 Gestion des flux d’appels téléphoniques

A Erreur d’interlocuteur

A Perte de la communication



15 Envoyer les convocations à la réunion par courriels aux participants grâce à la liste de diffusion.


A Convocations erronées

A Lieu indisponible

A Modification ou Annulation de la date de la réunion

C Nombre important de participants

C Contraintes de dates et de lieux

Ac 3.2.1 Organisation et suivi de réunions

16- Dans le FrontOffice de notre boutique en ligne MONBURO, effectuer des retours de marchandises et envoyer des messages au gestionnaire du site


Ac 1.2.4 Traitement des livraisons et de la facturation

C Anomalies nécessitant des retours et rappels successifs

A Retards de livraison

A Annulation ou modification de commande

17Saisir et mettre en forme le tableau.

Sauvegarder le fichier et l'enregistrer au format pdf.




C Production d’un support inédit, intégrant des contraintes esthétiques

18 Déposer le tableau dans la GED en créant le répertoire approprié. GESTIONNAIRE FINANCIER (RA)


C Multiplicité des lieux de stockage.

C Gestion des différents formats de document


A Capacité de stockage insuffisante

19- Réceptionner le mail de l'employé administratif et effectuer le paiement par chèque pour les achats de produits BIO en ligne pour le buffet de réception des clients


Ac 1.1.5 Gestion des règlements et traitement des litiges

20Saisir et mettre en forme le tableau de coût prévisionnel.

Sauvegarder le fichier format xls et au format pdf.






C Production d’un support inédit, intégrant des contraintes esthétiques

21 Déposer le tableau dans la GED en créant le répertoire approprié. EMPLOYE ADMINISTRATIF (ACHATS)


C Multiplicité des lieux de stockage.

C Gestion des différents formats de document


22- Dans le PGI, livrer les produits commandés par les clients et créer les factures

- Dans le BackOffice de notre boutique en ligne MONBURO, faire passer les commandes à


Ac 1.2.4 Traitement des livraisons et de la facturation

23 Indiquer la présence à la réunion dans l'agenda partagé du PGI. EMPLOYE ADMINISTRATIF (ACHATS)

Ac 3.4.1 Gestion des agendas

C Synchronisation des agendas

C Agendas partagés

A Décalage ou Annulation de rendez-vous

Ac 3.4.1 Gestion des agendas

C Synchronisation des agendas

C Agendas partagés

A Décalage ou Annulation de rendez-vous

24 Rédiger et envoyer un courriel au gestionnaire financier et à l'employé administratif pour demander de créer des modèles de courrier.


A Problème technique de transmission

C Délais restreints de Transmission

C Fichier des destinataires à constituer

Ac 3.2.2 Gestion des flux de courriers

25- Dans le BackOffice de notre boutique en ligne MONBURO, réceptionner les produits retournés par les clients


Ac 1.1.3 Traitement des livraisons, des factures et suivi des anomalies

C Cas de livraisons nécessitant des retours et rappels successifs



A Retard de livraison

A Litige avec un transporteur

26 - Dans le PGI, créer des avoirs Clients (remises), valider les factures Clients, enregistrer leurs règlements


A Justification non fondée d’un client

C Réclamations de clients


27- Créer un filtre dans le PGI

- Exporter un inventaire sous Excel


A Sortie de stock et retours d’articles défectueux

Ac 1.1.4 Évaluation et suivi des stocks

28Rédiger et saisir un courrier de réclamation à destination des clients.

Déposer ce modèle dans la GED.



C Réclamations de clients

A Règlement erroné


Documents

SCÉNARIO BAC G-A - ac-nice.frac-nice.fr/pacte/filiereadministrative/spip/IMG/pdf/scenario... · SCENARIO MONBURO - Liste des activités Savoirs de gestion et savoirs technologiques