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Séminaire De Démarrage IFAD Loan RW-613 Projet
pour la Promotion des Petites et Micro-Entreprises Rurales – Phase II
Historique de l’ UNOPSL’Accord de prêtDates ImportantesCompte SpécialCaisse d’avance
Montant autoriséProcédures de
Déboursement Rapports financier & auditModalités PratiquesPassation des Marchés
FIDA Fonds International pour le Développement Agricole
REPUBLIQUE DU RWANDA
Ministère des Finances et de la Planification Economique
Bureau des services d’appui aux projets des Nations Unies
Historique De l’UNOPS
Jusqu’en 1995 l’UNOPS était une unité du PNUD: le bureau d’appui aux projets .
Au 1er Janvier 1995, l’UNOPS est devenu une entité indépendante, financée par les services rendus au sein des nations Unies.
L’UNOPS est l’institution coopérante pour 65% des projets du FIDA.
Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 2
Rôle De l’UNOPS dans Le Cadre du FIDA
Supervision de Projets Administration de prêts
Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 3
Le Cycle du projet Fida
M iss io n P ré -é va lu a tio nA cco rd d e P re t
A gré m e n t In s titu tio n C o o p é ra n te
Prépa ra tion du Projet
M o n ta ge In s titu t io n n e lC o m ité s N a tio n a u x e t B é n é fic ia ire s
M in is tè re s im p liqu é s
A c tiv ité sP la n d e tra va il
B u d ge ts
Adm in istra tion du P rê t
Mise en oeuvre
Eva lua tion
Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 4
Le Prêt
Est destiné à la réalisation du projet.Est approuvé pour réaliser les activités et
composantes spécifiés dans l’accord de prêt.
Ne peut être utilisé pour d’autres buts. que ceux spécifiés.Argent public devant être utilisé selon les
règles de la comptabilité publique.
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L’accord de prêt
Article 1: champ d’application Article 2: le prêt Article 3: le projet Article 4: rapports d’exécution et informations Article 5: rapports financiers et informations Article 6: moyens de recours du fonds Article 7: entrée en vigueur Article 8: divers
Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 6
Annexe 1: Description du projet Annexe 2: Affectation et retrait des fonds
du prêtAnnexe 3 : Exécution du projet Annexe 3A : Engagements
complémentaires de l’Emprunteur
Annexe 4 : Passation des marchés
L’accord de Prêt
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1 .1 C o n tra ts d e S e rv ices
1 .2 .C o n tra ts d 'A pp ro vis ion n e m e nt
1 .P a ssa tion d es M arch és(R e g is tre d e s C o n tra ts)
2 .1 .C o m p te d e P rê t(à R o m e)
2 .2 .C o m p te S p ec ia l(e n D o lla rs U S )
2 .3 .C o m p te d 'O pé ra tio ns(e n m o n na ie loca le )
2 .G es tion d es com p te s ba n ca ires(R e le ve s b a nca ire s)
3 .1 .C o m pta b ilité A n a lyt iq ue
3 .2 .D e m a nd e de R e m b o ursem e nt de F on ds(D .R .F .)
3 .C om p tab ilité(in fo rm a tis é e )
L e ttre à l'E m p ru n te ur
Administration du Prêt
Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 8
Attestations pouvoirs signataires pour demandes de retrait Procédures de décaissement Compte Spécial Relevé Certifié de Dépenses Retraits des Fonds du Prêt (affectations, conditions, demandes) Date de Clôture du Prêt Passation de marchés concernant les biens et services Révision des documents par l ’UNOPS Appel à des services de consultants Revues du Projet, évaluations périodiques, établissement des rapports Rapports des Etats de dépenses et de vérification des comptes
Lettre à l’emprunteur (table des matières)
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ACCORD DE PRETentre
la République du Rwanda - l’Emprunteuret le
Fonds International pour le Développement Agricole (FIDA)
Daté du 3 novembre 2003
Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 10
Article 1: Provisions GénéralesConditions Générales; Définitions;
Institution CoopéranteArticle II: le prêtArticle III: le projetExécution du Projet Phases du projet et dates de clôture
L’accord De Prêt
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Article IV: Rapports d’exécution et information
Article V: Rapports financiers et information
Article VI: Moyens de recours du FondsArticle VII: Entrée en vigueurArticle VIII: Divers; Représentants;
Adresses
L’accord De Prêt
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Article II - Le Prêt
Le Fonds accorde à l’Emprunteur un prêt de
Montant = 000 000$EU (10 650 000 DTS)
Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 13
Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 14
FINANCEMENT DU PROJET
GOUVERNEMENT
$EU 2 275 000
FIDA $EU 15 050 000
TOTAL $EU 17 325 000
La participation des BENEFICIAIRES, bien que très importante, n’a pas été incorporée dans les calculs du document du projet mais sera régulièrement
rapportée dans la comptabilité du projet à des fins d’évaluation.
Article III - Exécution du Prêt
Conditions:Section 3.03 Un compte spécial Dans une banque acceptable par le FIDA
Section 3.04 Retrait du compte de prêts - seulement pour les
dépenses éligibles relatives aux biens, travaux et services pour le projet.
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Dates importantesPrêt FIDA No. 613-RW
Signature de l’Accord de Prêt: 03/11/2003
Date effective: //2003
Date d’achèvement: //2010
Date de clôture: //2011
Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 16
Compte Spécial
Article 2 - Section 2.03 de l’accord de prêt Compte ouvert et géré auprès d’une
banque du Rwanda acceptable par le FIDA. Compte est dans la devise spécifiée dans
l’Accord de Prêt, en général Dollars E.U.
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Le Compte Spécial
Objet:
Financer les dépenses éligibles pour les catégories définies dans l’Annexe II de l’accord de prêt.
Procédure: Banque Nationale du Rwanda Personnes Autorisées à gérer le compte spécial.
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DEPOT INITIAL
Avance de déboursement demandée par l’Emprunteur
Les pièces justificatives ne sont pas requises
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MONTANT AUTORISE Peut être utilisé dans une demande jusqu’à
un niveau total de USD 1 000 000. Un premier versement de USD 600 000 sera effectué
dès que le projet est déclaré effectif. Les dépôts successifs jusqu’à hauteur du reliquat de
USD 400 000 seront effectués sur requête dûment motivée de l’Emprunteur et approuvée par l’UNOPS et le FIDA, dès lors qu’un certain montant de dépenses aura
été effectué. Une fois que le montant des décaissements aura atteint
DTS 1 000 000, un deuxième versement de USD 400 000 pourra être effectué.
Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 20
Montant autorisé (suite)
Les conditions: une copie de l’accord entre l’Emprunteur et la banque hébergeant le compte spécial.
Confirmant la mise en place du compte spécial et le numéro du compte.
Procédures agréées pour l’opération du compte. Une liste des personnes (noms et fonctions)
autorisées pour la signature du compte spécial.
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Procédures de Recouvrement
Justification de l’avance/montant autorisé faite au compte spécial débutera quand: le solde disponible dans le compte du prêt moins les engagements non honorés = 2x le total du montant autorisé.
Tout fonds restants dans le compte spécial à la date de clôture du prêt, sont reversés au FIDA, sur conseil de l’UNOPS dans la devise utilisée par le FIDA pour les retraits du compte de prêt. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 22
PROCEDURES DE DEBOURSEMENT
Retraits des fonds du prêt Annexe 2 de la Lettre à l’Emprunteur
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Procédures de Décaissement Retraits des Fonds du Prêt
Remboursement et Réapprovisionnement du Compte Spécial
(Annexe 2.1)
Paiement direct (Annexe 2.5.C)
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P R O C E D U R E S D E D E B O U R S E M E NT
1 .a . R e m bt. a u G o u ve rn em e nt
1 .b . R em b t. au C o m p te S p e c ia l
P ro ce du re 1 :R E M B O U R S E M E N T
L 'em prun teur dem ande au F ID A le rem boursem entde tou te depense pre f inancee par le gouvernem ent
P ro ce du re 2 :P A IE M E N T D IR E C T
L 'em prun teu r dem ande un pa iem en t direc t par le F IDAaux fourn isseurs de b iens ou de serv ices
P ro ce du re 3 :E N G A G E M E N T S P E C IA L
L 'em prun teur dem ande a l 'UN O P S de com m un iquer a la banquedu fourn isseur l 'engagem ent spec ia l du F IDA
3 .2 .D em a n d e d e R e tra it d e F o n ds(D .R .F . )
• PROCEDURE 1. : REMBOURSEMENT
– TOUTES LES PIECESJUSTIFICATIVES OU RELEVE
CERTIFIE DES DEPENSES
• PROCEDURE 2. :
• PAIEMENT DIRECT
– TOUTES LES PIECES JUSTIFICATIVES
• PROCEDURE 3. : ENGAGEMENT SPECIAL
COPIE DE LA LETTRE DE CREDIT
Seulement pour les couts en devises locales +petits approvisionnements + paiements petitstravaux genie civil + toutes depenses de moinsde $20,000 ou equivalent.
Genie civilHonoraires consultationsImportations Biens et equipementsEn general pour des paiements en gros
Ouverture d’une lettre de crédit .L’emprunteur demande a lUNOPS decommuniquer a la banque situee dans le paysdu fournisseur (denommee banquenegociatrice) son engagement special.
DRF – formulaire 100Resume – formulaire SS1 et SS2Documents justificatifs
DRF – formulaire 100Feuille recapitulative (SS1)Documents justificatifs
Formulaire 201Copiedu contratCopie de la lettre de credit
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Remboursement Annexe 2A
Une dépense préfinancée par le Gouvernement ou d’autres sources.
Les demandes de remboursement doivent être présentées dans les 30 jours de la date de paiement, et en tout cas, pas plus tard que dans les 3 mois.
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Réapprovisionnement Annexe 2D
Dépenses financées par le compte spécial Les DRF pour le réapprovisionnement du
compte spécial doivent être en Dollars des E.U.
Elles doivent être préparées lorsque les dépenses sont au moins égales à 20% du montant autorisé, soit : 200 000 $EU
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Réapprovisionnement Taux de change
Pour retrouver le montant exact en Dollars retiré du compte spécial:
le taux du jour doit être utilisé (taux historique) au moment du transfert en Dollar au compte d’opération du projet (en monnaie locale).
ET NON PAS le taux du jour
de la préparation de la DRF.
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Réapprovisionnement
Solde du Compte Spécial
+ DRF déjà soumis mais pas encore payé+ Le montant estimé en $EU, équivalant aux
dépenses qui n’ont pas encore été réclamées pour remboursment.
= Ce solde doit toujours être égal au montant autorisé, soit 1 000 000 $EU
Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 29
Réapprovisionnement
La DRF doit être supportée par l’extrait bancaire du Compte Spécial issu à la fin du mois considéré, notamment:
solde en début du mois considéré le montant de chaque transaction effectuée pendant la
période considérée, et la monnaie. la date de paiement le taux de change utilisé le(s) dépôt(s) au compte spécial effectué(s) par le FIDA
pendant la période considérée la fin de la période considérée.
Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 30
Paiement Direct Pièce 2B
FIDA à une tierce personneLe projet (UCP) instruit le FIDA d’effectuer un
paiement direct au fournisseur de biens/services, entrepreneur, consultant ou toute autre tierce personne.
Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 31
Paiement Direct Pièce 2B
Exige un minimum équivalent à 20 000 $EU pour chaque paiement direct.
Pour le paiement inférieur à 20 000 $EU, le projet doit utiliser le fonds du Compte Spécial en considérant que chaque DRF pour l’approvisionnement du Compte Spécial doit être à
au moins égale à 200 000 $EU (20% du montant autorisé). Les pièces justificatives doivent montrer l’évidence du
montant réclamé. les avances de paiement, les paiement en cours sur un
contrat ou l’ordre d’achat. Les instructions de paiement doivent être claires.
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RAPPORT et AUDIT FINANCIER
Article 1 Section 1.02 (vii)
Année Fiscale Du 1er Janvier au 31 Décembre
Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 33
Rapports et Etats Financiers
doivent être présentés à l’UNOPS et au FIDA pas plus tard que 3 mois après la fin de l’année fiscale, soit le 31 Mars de chaque année.
Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 34
Rapport d’Audit
Section 5.02 de l’Accord de prêt
Section 9.03 des Conditions Générales du FIDA
La copie certifié du rapport d’audit doit être présentée moins de 6 moins après
la fin de l’année fiscale, soit avant le 30 Juin de l’année suivante.
Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 35
AuditL’auditeur général qui audite les comptes du projet,
Examine: Si les systèmes et pratiques comptables (Procédures
Administrative et Comptables) de l’Emprunteur sont appropriés.
La capacité de l’Emprunteur à tenir une comptabilité saine et transparente.
Les documents justificatifs des dépenses (factures, contrats, ordre de paiement etc.).
Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 36
Audit
Doit donner:
Une opinion indépendante sur la validité des déclarations des dépenses
Une analyse personnel sur l’utilisation des fonds du Compte Spécial.
Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 37
Rapport de fin de projet
Après la fin du projet:
Le rapport doit examiner:
Le processus de réalisation du projet Les résultats finaux
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Procédures techniques
Annexe 2AFormulaire 100Résumé des demandes de retrait des fonds -
Formulaire SS1Déclaration des dépenses - Formulaires SOE
or SS2
Annexe 3CRegistre des Contrats - RdC
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Formulaire 100
A utiliser pour toutes DRFCe qu’il faut signaler:
Numéro séquentiel Remplir toute les sections Les sections 5 & 6 ne sont pas requises pour la
déclaration des dépenses La section 7 doit toujours être rempli Les instructions de paiement doivent refléter les
noms et adresses complets de la Banque et le numéro du Compte du Bénéficiaire. (Section 8 à 11)
Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 40
UNOPS Procédures I et I I Formul ai re 100
DEMANDE DE DÉCAI SSEMENT
1. No DU PROJ ET DE UNOPS: BDI / 99/ F01 2. No DU PRÊT : 500- BI 3. No DE LA DEMANDE :
Dest i natai re : M. l e Chargé de Proj et UNOPS Rome Offi ce
UNOPS Nai robi Outpost FAO Bui l di ng E, 1s t
Fl oor , Uni ted Nat i ons Offi ce Nai robi - Gi gi r i Vi a del l e Terme di Caracal l a B. P. 30218 00100, Rome, I TALY Di vi si on pour l e Programme FI DA Nai robi -- Kenya A l ’ At tent i on de « Seni or Loan Admi ni st rat i on Offi cer »
4. Veui l l ez payer
(Monnai e) (Montant à payer , en chi ff res) Nous demandons par l a présente l ' autor i sat i on d' opérer un ret rai t du Compte de prêt ouvert au t i t re de l ' Accord de prêt du FI DA et cer t i fi ons que: A. Le soussi gné n' a pas encore eff ectué de ret rai t du Compte de prêt pour f ai re f ace à ces dépenses et ne
s' est procuré ni n' a l ' i ntent i on de se procurer des f onds à cet te fi n dans l e cadre de tout aut re prêt ou don.
B. Les bi ens et servi ces f ai sant l ' obj et de cet te demande ont été achetés ou sont en voi e de l ' êt re
conf ormément aux condi t i ons de l ' Accord. C. Les dépenses qui ont été eff ectuées ou sont eff ectuées correspondent uni quement à des bi ens et servi ces
f ourni s par des Etat s membres du FI DA. Détai l des dépenses (Ut i l i ser des f eui l l es récapi tul at i ves si l ' on a besoi n d' espace suppl émentai re ou si l es dépenses concernent pl us d' un f ourni sseur ou pl us d' une catégor i e ou sous- catégor i e. ) 5. Nom et adresse de l ' ent repr i se ou du f ourni sseur ( s' i l s di ff èrent de ceux du bénéfi ci ai re) : 6. Préci si ons concernant l a passat i on des marchés
a) No et date du cont rat ou du bordereau d' achat : b) Descr i pt i on des bi ens, t ravaux ou servi ces : c) Montant total du cont rat et monnai e ut i l i sée : d) Numéros et montant net des f actures f ai sant l ' obj et de cet te demande :
7. Préci si ons concernant l e décai ssement
a) Numéro de l a catégor i e ou de l a sous- catégor i e b) Pourcentage des dépenses à fi nancer par l e FI DA
I nst ruct i ons concernant l e pai ement 8. Nom et adresse de l a banque du bénéfi ci ai re 9. Nom, adresse et numéro de compte du bénéfi ci ai re 10. Si l a monnai e demandée n' est pas cel l e du pays dans l equel est si tuée l a banque du bénéfi ci ai re, i ndi quer
l e nom et l ' adresse du correspondant de sa banque dans l e pays où a cours l a monnai e à verser . 11. I nst ruct i ons et réf érences concernant l e pai ement spéci al 12. ____________________________________ 14. _______________________________________________
(Nom de l ' Emprunteur) ( Si gnature( s) du (des) représentant ( s) agréé( s) 13. _____________________________________ 15. __________________________________________________ (Date) Nom(s) et t i t re( s) du(des) représentant ( s) agréé( s) en caractères d' i mpr i mer i e
DEMANDE DE DÉCAISSEMENT
1. No DU PROJET DE UNOPS:2. No DU PRÊT : 3. No DE LA DEMANDE : Destinataire : M. le Chargé de Projet 4.Veuillez payer
Formulaire 100
(Signature/s du/des représentant/s agréé/s(Date) Nom(s) et titre(s) du(des) représentant(s)agréé(s) en caractères d'imprimerie
Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 41
ETAT DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE
ETAT DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE A LA DATE DU aa/bb/cc PRET / CREDIT / PPF / COFINANCIER N°: 613-RW
COMPTE NUMERO : XXXXXXXX USD A Banque Nationale du Rwanda
1. Montant avancé par le FIDA
1 000 000 USD
2. Moins montant total recouvré par le FIDA (le processus de recouvrement commence normalement vers la fin du projet)
0 USD
3. EGALE ENCOURS ACTUEL DE L’AVANCE AU COMPTE SPECIAL
1 000 000 USD
4. Solde des comptes AAAAAAAA USD Solde du compte en dollars : wwwwwww USD Solde du compte des opérations : yyyyyyyyyy USD Soit zzzzzzzz FRW / $ à 383 FRW / $ 5. Plus montant des dépenses
admissibles justifiées dans la demande jointe ( N° XX )
6. Plus montant déjà demandés mais pas encore crédités à la date du relevé bancaire :
+ XXXXXX USD
Demande Montant DRF n° XXXX : XXXX USD DRF n° XXXX : XXXX USD DRF n° XXXX : XXXX USD Total des demandes précédentes non
encore crédité : + XXXXX USD
7. EGALE MONTANT TOTAL DE L’AVANCE JUSTIFIEE = 1 000 000 USD 8.
Explication de tout écart entre les totaux indiqués aux lignes 3 et 7 ci-dessus (par exemple, dépenses payées au moyen du compte mais n’ayant pas encore fait l’objet d’une demande de remboursement, intérêts courus crédités au compte, etc) :
9. DATE : aa/bb/cc
SIGNATURE :
TITRE : Chargé de l’Administration et Finances
Etat de la caisse d ’Avance1.Montant avancé par le FIDA2.Moins montant total recouvré par le FIDA3.= en cours actuel de l’avance au compte spécial
Solde des comptes + montant des dépenses admissibles justifiées dans la demande jointe + montant déjà demandés mais pas encore crédités à la date du relevé bancaire :EGALE MONTANT TOTAL DE L’AVANCE JUSTIFIEE.
Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 42
Résumé de la demande de retrait des fonds - SS1
Pour les dépenses non éligibles sous le SOE.
Note:Les justificatifs doivent être
impérativement attachés.
Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 43
PIÈCE 2A FORMULAIRE SS1-A- Pour Paiement Direct
Pièces justificatives ci-jointes FEUILLE RÉCAPITULATIVE DES DEMANDES
Date: No. de la demande: No. de la feuille récapitulative: No. du projet UNOPS RWA/03/F01. N° du Prêt FIDA: 613-RW Catégorie:
1
2
3
4
5
6
7
No. de l'élément de dépenses
Nom et adresse du(des) entreprise(s) ou fournisseur(s)
No. et date du contrat ou du bordereau d'achat (ou autre référence)
Description succincte des biens, travaux et services
Montant total du contrat et monnaie utilisée
Montant total des Factures de l'entreprise ou du fournisseur faisant l'objet de la Demande (net de retenue et autres déductions)
REMARQUE CONCERNANT LE PAYS D'ORIGINE
Montant total net de toutes les factures: Pourcentage des dépenses à financer par le FIDA pour la Catégorie Montant net demandé dans cette feuille récapitulative:
Certifié par: Certifié par:
(Comptable du Projet) (Chef du Projet) (Emprunteur) (Représentant Autorisé)
Résumé de la demande de retrait des fonds - SS1
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Formulaire SS2-A-(Pour les dépenses préfinancées par l’Emprunteur)
RELEVÉ DES DÉPENSES ____________________________________________________
(Description de la Catégorie) Date:______________________ Période considérée - De ________________________________________ Au: __________________________________ (Mois-Jour-Année) (Mois-Jour-Année)
No. du Projet de UNOPS RWA/03/F01 No. du Prêt FIDA 613-RW No. de la Demande__________________ No. de la Catégorie_________________ No. de la feuille récapitulative_________
(Documentation non exigée, voir note de bas de page)
1
2
3
4
5
6
7
No. de l'élément de dépenses
Description
Montant cumulatif des dépenses au moment où commence la période considérée (Indiquer la monnaie locale)
Dépenses effectuées pendant la période considérée 100% Indiquer la monnaie locale)
Remboursable au titre du prêt du FIDA _____% du montant de la colonne 4
Date du paiement effectué
Remarques sur le pays d'origine
Le soussigné certifie par la présente que le montant des dépenses dont le remboursement est demandé ici est exact et que ces sommes sont destinées au Projet conformément aux dispositions de l'accord de Prêt du FIDA. Nous certifions que les exigences en matière de vérification des comptes, énoncées au paragraphe 9.03 (b) des conditions générales seront respectées, de même que les exigences formulées à la section 4.07 des conditions génerales, en ce qui concerne l'inscription des pièces et documents justificatifs des dépenses encourues sur les relevés de dépenses (formule SS2). Il sera notamment veillé à ce qu'une vérification annuelle des comptes soit effectuée et à ce que la documentation voulue (y compris les bordereaux d'achat, les factures, les pièces justificatives de paiement et de livraison et tout autre document pertinent permettant de justifier les dépenses) soit conservée pendant dix ans à compter de la date d'expiration du prêt du FIDA, et à ce que ces pièces et documents soient mis à la disposition des représentants du FIDA et d UNOPS lorsqu'ils souhaitent les examiner.
(Emprunteur)
Certifié par: ______________________________ Certifié par: ___________________________ Signé par: (Desk du Programme) (Coordonnateur du Programme) (Représentant Autorisé) NOTE : Vérifier les titres des personnes autorisées à signer le DRFs.
SS2 = SOE
Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 45
Déclaration des dépenses - SS2 = SOE
Pour les contrats ou dépenses sur lesquels les pièces justificatives ne sont pas requises
Utiliser un formulaire par catégorieListe de dépense individuellePériode considérée.Paiement sous la colonne 6 doit correspondre à la période considéréeLes pièces justificatives ne sont pas requises
Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 46
Déclaration des dépenses
Le formulaire SS2 doit être dûment rempli, certifié et certifié par:
le Chargé de finance du projetle Gestionnaire du projetl’Autorité désignée représentant
l’Emprunteur.
Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 47
Registre des contrats - RdC
Liste des contrats conclus au cours du mois considéré
Procédure de rapport mensuel
Une copie doit être adressé à l’UNOPS.
Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 48
Registre des contrats - RdC Période de l’exercice concernée par le rapport Mois/Année N° DU PROJET UNOPS : RWA/03/F01 N° DU PRÊT DU FIDA. : 613-RW Date : TITRE DU PROJET : Projet pour la Promotion des Petites et Micro-Entreprises Page N°. sur Rurales – Phase II
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Contrat N° de série.
% du financement
Type de marché
Date du contrat
Nom et Adresse de l’entreprise/du
fournisseur
Description des travaux, des biens, des services ou
des programmes de formation
Pays d’origine
Durée d’exécution du contrat/ période de livraison
Montant du contrat (dans la monnaie du
contrat)
N° de la catégorie
(Annexe 2 de l’Accord de
prêt du FIDA)
Remarques/ Date
d’agrément de l’UNOPS
Soumis par : (nom du Coordonateur National du Projet) Certifié par : Signature : (Comptable du Projet)
Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 49
Acquisition des biens et des services
Annexe 4 - L’Accord de Prêt
Attachement 3A - Lettre à l’Emprunteur
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PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES
A p p e l d 'o ffre in te rn a tion a l> ou = $ 5 0 ,0 0 0
A p p e l d 'o ffre loca l$ 1 ,0 0 0 > < $ 5 0 ,0 0 0
A ch at d irec t< $ 1 ,0 0 0
M arch es d e b ien s e t se rvices e t g en ie c ivil Identification
Budgetisation
Specification
Appel d’offre
Depouillement
Negociation
Contractualisation
Realisation
Paiement
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Acquisition des biens et des services
Annexe 4 de l’Accord de PrêtAppel d’offre local
Marchés des travaux de Génie Civil Marchés offert suite à un appel
d’offres annoncés localement.
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Acquisition des biens et des services Annexe 4
Achat localContrats pour l’acquisition des véhicules
et équipementsLes documents relatifs aux offres
doivent être soumis à l’UNOPS.
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Acquisition des biens et des services Annexe 4
1) Notification de l’Appel d’offres aux fournisseurs potentiels.
Capacité d’exécutionExpérience et performancecapacité en terme de qualification du
personnel, équipement et atelier Solvabilité financière.
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Acquisition des biens et des services Annexe 4
2) Appel d’offres à travers les média locaux pour Achat local.
Evaluation et comparaison d’offres ,Recommandations pour l’octroi des contrats,2 copies certifiées du contrat doivent être
envoyé rapidement à l’UNOPS après sa signature et avant la soumission de la 1ère DRF.
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Les procédures d’acquisition du FIDA (Annexe 4) exigent les documents suivants:
Projet d’appel d’offres à soumettre aux médias
Explication des procédures d’annonce des biens à acquérir
Formulaire de présentation des offres
Modèle de contrat Rapport d’évaluation
des offres comprenant l’évaluation technique et financière des offres et la composition de ce comité.
Lettre d’octroi du contrat.
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Demande de Retrait des fondsDRF
A l’UNOPS : copie à UNOPS Nairobi et original à UNOPS Rome.
Au FIDA : copie sans pièces justificatives
Date de clôture du prêt
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Responsabilité du gestionnaire du projet
Tenir une gestion séparée de toutes les ressources identifiées et financées en dehors du prêt
Enregistrement des décaissements - Système de suivi
Examiner et approuver tous les documents justificatifs
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Demande de Retrait des fonds
Le formulaire de paiement du FIDA comprend:
Numéro de la DRFValeur à la date de paiement Equivalent en Dollars AméricainEquivalent en DTSCatégories affectées6 semaines de délai maximum. Adresse complète pour la liste du FIDA.
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Demande de Retrait des fondsLes demandes de renseignement sur le
statuts et le montant du paiement doivent être adressés au FIDA, “Section des prêts”, avec copie à l’UNOPS.
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Cheminement de décaissement
Projet : Prépare la DRFUNOPS Nairobi: Revoit la DRFUNOPS Rome: Approuve DRF et envoie l’instruction de
paiement au FIDA.FIDA: Procède au
Paiement
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Engagement Spécial
Attachement 2CFormulaires: 201, 202, 203
Utilisés pour les biens importés en faveur du projet sous la facilité de la lettre de crédit.
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Engagement Spécial
L’Emprunteur ouvre une Lettre de Crédit dans une banque commerciale.
La Lettre de Crédit est supportée par l’ordre d’achat ou le contrat signé.
Une fois la lettre ouverte, l’Emprunteur demande à l’UNOPS, agissant au nom du FIDA, de communiquer à la Banque Commerciale située dans le pays du fournisseur (dénomé Banque négociatrice) son engagement spécial par lequel il s’engage à rembourser à la Banque négociatrice les paiements effectués ou devant être effectués.
Après approbation, l’UNOPS , au nom du FIDA, communique à la Banque négociatrice la Lettre Spéciale d’engagement (Formulaire 202) ainsi que la Lettre de Crédit proposé.
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Engagement Spécial
Une fois que la Banque négociatrice reçoit la lettre d’engagement de l’UNOPS, la Lettre de Crédit devient opérationnelle.
Quand les conditions de la LC sont remplies, la Banque négociatrice envoie une demande de remboursement (Formulaire 203) à l’UNOPS.
Si la demande de la Banque Négociatrice est établie suivant les normes exigés, l’UNOPS envoie l’ordre de paiement au FIDA.
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ANNEXE 2 de l’Accord de Prêt 613-RW du FIDAINSTRUCTION POUR LES RETRAITS DE FONDS
Cat Description Pourcentage Des dépenses à financer
Compte Spécial
Etat des Dépenses
Procédures à Utiliser
Formulaires à utiliser
Demande de Retrait de fonds
Feuilles Récapitulative
I. Génie Civil 100% HT ou 85% TTC a) b) ; c) I ou II 100 SS1, SS2
II Crédit à court terme : a) Fonds de crédit b) Fonds de capitalisation
100% 100%
a) a)
a) a)
I I
100 100
SS2 SS2
III véhicules et équipements
100% HT ou 85% TTC
a) b) I, II ou III
100 ou 201
SS1, SS2 ou SS3
IV Assistance Technique 100% HT ou 85% TTC
a) b) I ou II 100 SS2
V Formation et études 100% HT ou 85% TTC
VI Coûts de fonctionnement 82%
VII Contrats prestataires de services 100% HT ou 85% TTC
VIII Salaires du personnel administratif
100%
IX Non alloué
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ANNEXE 2 de l’Accord de Prêt 613-RW du FIDAINSTRUCTION POUR LES RETRAITS DE FONDS (Suite)
Cat Description Pourcentage
Des dépenses à financer
Compte Spécial
Etat des Dépenses
Procédures à Utiliser
Formulaires à utiliser
Allocation autorisée $ E.U. 1000 000 II 100 N/A Réapprovisionnement $ E.U 200 000
(20% du montant autorisé)
II ou III 100 SS1, SS2 ou SS3
Paiement Direct – montant minimum
$ E.U. 20 000 II 100 SS1
a) toutes les dépenses b) applicables seulement pour les dépenses concernant les contrats ne dépassant pas l’équivalent de 20,000 $EU TTC toutes taxes comprises HT hors taxe * hors cotisations sociales
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