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Sommaire

Partie 3 – Manuel de l’administrateur .......................................................................................... 3

Configuration des comptes dans Kleos et des profils ............................................................... 4

Configuration des champs complémentaires ........................................................................... 5

Configuration de sa boite Emails............................................................................................... 8

Configuration des modèles de documents (matrices) .............................................................. 9

Configuration des activités et des éléments de facturation ................................................... 11

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Partie 3 – Manuel de l’administrateur

Configuration des comptes dans Kleos et des profils

Créer un compte pour un nouvel utilisateur dans Kleos est facile et rapide. Il existe 2 façons pour cela.

Dans un premier temps vérifiez si vous disposez bien de suffisamment de licences disponibles dans votre Kleos. Pour cela rendez-vous dans la configuration de votre Kleos, menu Cabinet, sous menu « Contrat & autorisations ».

Depuis ce menu vous aurez accès au nombre de licences disponibles. Si vous avez plus de licences disponibles que de licences affectées (seules les licences affectées sont facturées) alors vous pouvez passer à la création d’un nouvel utilisateur.

Si vous ne disposez pas de licence disponible il convient de joindre notre service commercial afin qu’ils vous ajoutent cette licence et configure pour vous ce nouvel utilisateur. Adresse contact : FR-Support.Kleos@wolterskluwer.com ou appelez nous au : 08 09 10 24 12.

Si vous disposez bien d’une licence disponible alors rendez-vous dans la Configuration de Kleos puis dans le menu Cabinet.

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La première façon, et la plus simple, est de passer par le bouton « Assistant » en haut à droite de votre écran. En cliquant sur ce bouton, une fenêtre de création de compte vous demandera de remplir les informations standards de création de compte : nom d’utilisateur, mot de passe, adresse Email etc. Une fois ces informations complétées cliquez sur le bouton Suivant puis affectez les licences à ce nouvel utilisateur. Cliquez sur OK. Votre nouvel utilisateur peut désormais se connecter à Kleos.

Note de l’éditeur : nous vous recommandons de modifier régulièrement votre mot de passe pour des raisons de sécurité.

La 2nde façon de créer un compte utilisateur est de passer par le bouton « + Nouveau » positionné en haut à droite de votre écran. Cela ouvrira une fenêtre de création de contact standard (chaque utilisateur étant considéré comme un contact). Une fois les informations de contact remplies rendez-vous, depuis la fiche contact, sur l’onglet « Compte » positionné tout à droite. Puis cliquez sur « Créer compte »

Remplissez les informations du compte : nom d’utilisateur, mot de passe, adresse Email etc. puis rendez-vous dans le sous menu « Contrat & autorisations », dans la « Gestion de contrat » et ajoutez les modules auxquels ce nouvel utilisateur doit avoir accès. Une fois les modules ajoutés l’utilisateur peut se connecter à sa session Kleos.

Configuration des champs complémentaires

Les champs complémentaires servent à personnaliser les informations présentes dans Kleos. Kleos va afficher les champs complémentaires de la même façon que n’importe autre information standard. Par exemple vous pourrez effectuer des recherches d’information dans la base données Kleos en utilisant comme critère de recherche les champs complémentaires que vous aurez définis.

Les champs complémentaires sont applicables à vos dossiers et à vos contacts. Il faut les créer depuis la Configuration de votre base, Menu Généralités. Tous les champs complémentaires dossiers seront visualisables dans les dossiers, les champs complémentaires contacts depuis vos fiches contacts.

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Par ailleurs, si vous le souhaitez, vous pouvez créer des champs complémentaires d’une autre façon. Les champs complémentaires définis de cette façon ne seront disponibles que pour les dossiers et les contacts qui sont en accord avec le périmètre/scope de la définition des champs complémentaires.

Ces champs secondaires peuvent être définis dans les éléments suivants :

• Les profils : les profils sont définis pour vos contacts. Vous pouvez ajouter autant de profils que voulu à vos contacts. Chaque profil contient un ensemble de champs complémentaires que seront créés lorsque le profil est assigné à un contact. Ces champs complémentaires ne seront visibles que pour les contacts disposant du profil attitré.

• Les types de dossiers : Il est possible de définir des champs complémentaires de dossiers liés aux types de dossiers. Ils ne seront visibles que depuis les dossiers du type de dossiers indiqué.

• Les types de parties : il est possible de définir des champs complémentaires pour les types de parties. Ils seront disponibles seulement pour les contacts définis sur le type de partie correspondant.

• Les relations entre les parties et les contacts.

Toutes les fenêtres utilisées dans Kleos pour définir les champs complémentaires partagent le même design :

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Le menu en haut de la fenêtre de configuration permet d’ajouter des onglets et des champs. La liste des onglets et des champs existants est affichée sur la gauche. Sur la partie droite de l’écran s’affichent les caractéristiques du champ sélectionné.

Tous les champs complémentaires doivent être inclus dans un onglet. Cliquez sur « Ajouter » et entrez le nom du nouvel onglet.

Un onglet est un groupe de champs complémentaires, organisés & affichés selon vos préférences. Vous ne pouvez définir de champs complémentaires tant qu’un onglet n’a pas été créé préalablement.

Il est recommandé d’adopter l’approche suivante pour définir les champs complémentaires :

• Définissez le type du nouveau champ complémentaire :

o Le nom du champ complémentaire, (utilisez un nom descriptif de préférence). Il est possible, mais non recommandé, d’utiliser un nom similaire pour les champs complémentaires contacts et dossiers. Exemple : « référence interne ».

o Le nom qui servira à identifier le champ complémentaire. La position de ce champ personnalisable en utilisant les flèches.

o Définissez un critère de validation du champ (numérique, alpha numérique, texte, date…).

Vous pouvez ajouter, modifier, supprimer la configuration de vos champs complémentaires à tout moment. Supprimer un champ complémentaire supprimera toutes les données relatives

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que vous avez pu entrer dans le temps. Vous pouvez déplacer un champ complémentaire vers un autre en dupliquant le champ d’origine, avant de le supprimer.

La définition des champs complémentaires demande un peu d’organisation :

1. Identifiez l’information que vous souhaitez ajouter dans votre Kleos.

2. Identifier le contour de chaque donnée que vous souhaitez ajouter.

3. Identifier le type et la règle de validation du champ complémentaire.

4. Agrégez les champs complémentaires dans des onglets.

Une fois fait, commencez à entrer de nouvelles données dans vos champs complémentaires.

Configuration de sa boite Emails

Kleos inclus une messagerie Emails standard. Il est possible d’envoyer et de recevoir vos Emails directement dans votre Kleos.

Pour configurer votre compte Email, ouvrez le menu « Généralités » depuis la Configuration de votre base. Sélectionnez l’option Email puis cliquez sur « Ajouter » un nouveau compte Emails.

Entrez dans cette fenêtre les informations techniques de votre fournisseur Emails (Orange, Gmail, Outlook etc.). Une fois la vérification de connexion effectuée, vous pouvez utiliser votre compte Emails depuis Kleos.

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Vous pouvez configurer, et utiliser, autant de comptes Emails que vous en avez besoin. Un de vos comptes sera défini comme votre compte par défaut et sera utilisé pour envoyer vos Emails, à moins que vous en décidiez autrement.

Configuration des modèles de documents (matrices)

Les modèles de documents sont utilisez pour générer tous vos documents. Kleos peut générer des actes, des contrats, des lettres, des factures ou tout autre type de documents.

Les modèles de documents/matrices utilisent un ensemble de textes fixes et de variables. Les champs variables seront remplis des informations entrées dans Kleos.

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Les modèles de documents sont composés de 2 types de fichiers : les modèles et les text blocks.

Les modèles sont très similaires à des documents Word. Ils contiennent du texte et des références à des champs.

Les text blocks sont plus complexes. Ils contiennent des fragments de texte, des listes de variables. Les textes blocks font la liaison entre le document final et les champs entrés dans la base de données de Kleos.

Kleos inclus un éditeur de documents/matrices. Pour l’activer rendez-vous dans la Configuration, puis dans le menu «Généralités », sélectionnez « Mes préférences ».

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Sélectionnez « Editeur matrices Kleos » pour l’activer. Si vous conservez le choix « Application Word standard » alors Kleos appellera Word pour ouvrir vos documents (choix par défaut).

Configuration des activités et des éléments de facturation

La configuration de ce module comprend la définition des activités, des éléments de facturation et des tables de tarifs/honoraires.

Les activités sont utilisées pour contenir des éléments de facturation. Les éléments de facturation représentent ce qui sera facturable pour vos clients : honoraires, frais, débours.

Les tables d’honoraires sont un ensemble de taux utilisés pour créer/définir la valeur/le montant des éléments de facturation.

Kleos propose différentes façons de configurer vos activités et vos éléments de facturation. Les types d’activités sont utilisés pour décrire un service rendu à un client. Les éléments de facturation servent à décrire ce qui constitue les activités facturables.

Par exemple, l’activité « Etude dossier » est définie en tant qu’activité, et « taux horaire » est sont élément de facturation.

Chaque activité peut contenir autant d’élément de facturation que nécessaire. Par exemple l’activité « Audience » peut contenir les éléments de facturation « taux horaire » ainsi que « Kilomètres » (déplacement). Lorsqu’une activité de ce type est créée, Kleos va automatiquement créer des frais de déplacement. Vous pourrez ensuite ajuster les montants et les honoraires de ces éléments de facturation. Le montant de l’activité est calculé en se basant sur la somme de chaque élément de facturation qui la compose.

Vous pouvez supprimer ou ajouter de nouveaux éléments de facturation à vos activités. Par exemple pour un service rendu au client de type « Etude des pièces », l’élément de facturation « Kilomètres » (déplacement) peut ne pas être nécessaire et donc être supprimé, en revanche seront ajoutés des « frais d’ouverture de dossier ».

La définition d’une activité et de ses éléments de facturation correspondant est juste une façon de simplifier la saisie sans en restreindre le contenu.

Pour personnaliser/configurer vos types d’activités, rendez-vous dans la Configuration de Kleos, puis dans le menu « Activités » :

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Ici vous pouvez ajouter, modifier, ou encore supprimer des types d’activités et éléments de facturation. Les tables d’honoraires peuvent également être désactivées (mais pas supprimées).

Les tables d’honoraires contiennent les honoraires applicables pour les éléments de facturation. Vous pouvez ajouter autant de tables d’honoraires que vous voulez.

Les honoraires génériques s’appliquent aux éléments de facturation. Par exemple, la catégorie « Kilomètres » peut contenir des éléments de facturation liés aux frais de voyages/déplacements. Un honoraire générique pour la catégorie « Kilomètres » s’appliquera à tous les éléments de facturation inclus dans cette catégorie. Vous pouvez également définir des honoraires spécifiques qui s’appliqueront à des éléments de facturation spécifiques.

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