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Les bases de la gestion de projet
Dominique Jaccarddominique.jaccard (a) heig-vd.ch
Publication: http://www.albasim.ch
Gestion de projet - 2
Table des matières
Chapitres
Vue d’ensemble Avant-projet Planification Réalisation et suivi Clôture
Gestion de projet - 5
Bibliographie chronologique sélective
Ouvrages généraux• Cadle, Yeats; Project Management for Information Systems, Pearson, 2008• Gray, Larson; Management de projet, Dunod , 2007• Pinto; Project Management, achieving competitive advantage, Pearson, 2007• Nicholas; Project Management for Business and Engineering, Elsevier, 2004• Wisocki, Beck, Clane; Effective Project Management, Wiley and Sons, 2000• Buttrick ; La gestion de projet en action, Les Echos, 2000• Meredith, Mantel ; Project management, a managerial approach, Wiley & Sons, 2000• Kliem, Ludin, Robertson; Project management methodology, Dekker Inc, 1997
Ouvrages spécifiques• Perret, Louafa ; Créativité et innovation: L'intelligence collective au service du management de
projet; PPUR presses polytechniques, 2008• Des Mesnards ; Réussir l'analyse des besoins, Eyrolles, 2007• Asquin, Falcoz, Picq; Ce que manager par projet veut dire, Edition d’Organisation, 2005• D'Herbemont, César; La stratégie du projet latéral, Dunod, 2004• Garel, Giard, Midler; Faire de la recherche en management de projet; Vuibert, 2004
En gras : ouvrages recommandés
6
Vue d’ensemble« L’avenir est quelque chose qui se construit. On ne subit pas l’avenir, on le fait. »Georges Bernanos [1888-1948]
1
Gestion de projet - 7
Contenu
• Définitions
• Découpage en phases– avant-projet– planification– réalisation– clôture
Gestion de projet - 8
Introduction
• Organisation / Management– coordination
– hiérarchie
– communication
– conflits
• Technique– Pert
– Gantt
– Gestion des risques, coûts et délais
Facteurs humains
Outils et techniques
Gestion de projet - 9
Projets et activités traditionnelles
Projet Activités traditionnelles
Fournir un produit nouveau Fournir un produit connu
Début et fin définis Continu
Equipe temporaire Organisation stable
Date de fin et coûts totaux Temps et coût basés sur difficiles à prévoir l'expérience
Unique et complexe Répétitif et compliqué
Gestion de projet - 10
Définitions : Le projet
• Une séquence d’activités uniques, complexes et connectées, avec pour but d’atteindre un objectif. Ceci devant être réalisé à l’intérieur d’un cadre temporel, d’un budget et en respect de spécifications.[Wysocki]
• Une entreprise temporaire initiée dans le but de fournir un produit, un service ou un résultat unique. [PMBoK]
Gestion de projet - 11
Le triangle O-C-D (Objectif -Coûts-Délais)
PROJET
Objectifs
Coûts Délais
Gestion de projet - 12
Définitions : Management de projet
Gestion de projet
La gestion de projet consiste à planifier, organiser, suivre et maîtriser tous les aspects d'un projet, de façon à atteindre les objectifs en respectant les coûts, les délais et les spécifications prédéfinies.
Management de projet
Ensemble des actions engagées par une organisation afin de déterminer un projet, de le lancer et de le mener à bien.[Garel, Giard, Midler]
Application de connaissances, compétences, outils et techniques dans des activités de projet en vue d'atteindre ou de dépasser les attentes des parties impliquées dans le projet.[Project Management Institute (PMI)]
Gestion de projet - 13
Le découpage en phases
Maîtrise
Planification ClôtureRéalisation
Avant-projet
Gestion de projet - 14
Phase d’Avant-projet (démarrage, lancement, conception)
Projet avant le projet
Quel objectif ?
Gestion de projet - 15
Phase de Planification
Planifier la réalisation...
Mise en place de la structure du projet
Gestion de projet - 16
Phase de Réalisation
Réaliser la planification...
Amener le projet à sa fin
Gestion de projet - 17
Phase de Clôture (Terminaison)
Archivage de l'expérience
Préparer les futures planifications...
sour
ce :
ww
w.s
xc.h
u
Gestion de projet - 18
Et en pratique ?
Gestion de projet - 19
Approches traditionnelles
• Cycle de vie en cascade– phases successives– une phase ne peut pas mettre en cause les précédentes– livrable(s) précis pour chaque phase– validation en fin de phase
• Avantages - Inconvénients ?
En pratique
Gestion de projet - 20
Approches « Agiles »
• Cycle de vie– Projet découpé en N itérations successives– Affiner à chaque itération
• Avantages - Inconvénients ?
En pratique
Gestion de projet - 21
Avant-projet - Planification
• Conséquences si négligé ?
• Pourquoi est-ce négligé ?
« Winners spend more than twice as many ressources on pre-development activities as did loosers »
Bonak; 1994
En pratique
Gestion de projet - 22
Réalisation
• Point faibles ?
En pratique
Gestion de projet - 23
Clôture
• Hum...
En pratique
Gestion de projet - 24
6 fonctions de base du management de projet
Qui, où, quand, quoi, comment ?(avant le début de la réalisation)
Orchestration des ressources par rapport au plan
Suivi et vérification de l’atteinte des objectifs fixés
Equipe projet et parties prenantes
Définition
Organisation
Leadership
Contrôle
Planification
Clôture
Fonctions Objectifs de la fonction
Archivage de l’expérience
Gestion de projet - 25
Exercice: Intensité des fonctions de management
• Représenter l’intensité des 6 fonctions de management au cours des 4 phases du projet
• Travailler par groupe de 4-5 personnes• Temps à disposition: 15’• Livrable: présentation et justification de la solution proposée
Avant-projet Planification Réalisation Clôture
26
Avant-projet« Une petite impatience ruine un grand projet. »Confucius [500 av. J-C]
2
« Il n’y a pas de vent favorable pour celui qui ne sait où il va »Sénèque [4 av. J-C - 62]
2.1 De l’idée au projet
Gestion de projet - 28
Définir l'idée initiale
Idée Enjeux Objectifs
Quoi ?
sour
ce :
ww
w.s
xc.h
u
Gestion de projet - 29
Identifier les enjeux
Idée Enjeux Solution
• A quel problème correspond cette solution ?
• En quoi le projet présente-t-il un intérêt ?
Pourquoi ?
sour
ce :
ww
w.sx
c.hu
Gestion de projet - 30
Définir les solutions
• (re)Définir les solutions par rapport aux enjeux
Idée Enjeux Solution
Quoi ?
sour
ce :
ww
w.s
xc.h
u
2.2 Proposition de projet
Gestion de projet - 32
Proposition de projet
Contenu:• Description du contexte et du problème• Enjeux et objectifs • Macro-planning• Coûts, recettes, indicateurs financiers• Contraintes de réalisation• Risques• Critères de succès
Spécifie quand et comment la requête sera satisfaite
Gestion de projet - 33
Description du contexte et du problème
Exemples:– Problème connu
• Appartient aux problèmes connus de l’organisation– Demande d’un client
• Interne ou externe– Initiative interne
• Initiative d’un collaborateur – Changement imposé
• Législation• Changement du marché• Changement des attentes du client
Faits acceptés
Gestion de projet - 34
développement du produit X25
augmenter la visibilitéde l’organisation
positionner l’organisation en tant
qu’acteur majeur des
télécommunications mobiles
diminuer les
charges d’exploitations
améliorer le service aux clients
…
…
Enjeux et objectifs: comment mettre de l'ordre ?
Gestion de projet - 35
développement du produit X25
augmenter la visibilitéde l’organisation
positionner l’organisation en tant
qu’acteur majeur des
télécommunications mobiles
diminuer les
charges d’exploitations
améliorer le service aux clients
Hiérarchiser les objectifs
Gestion de projet - 36
Hiérarchiser les objectifs
Gestion de projet - 37
Macro Planning
Vue d'ensemble du déroulement de la réalisation du projet dans le temps
Gestion de projet - 38
Coûts et recettes
• Coûts– directs et indirects– humains, matériel
• Recettes– financiers, non financiers
• Synthèse– indicateurs financiers
Gestion de projet - 39
Indicateurs financiers
• ROI– calcul simple, sans intérêts ni inflation
• Valeur actuelle nette (VAN)– Somme de dépenses et recettes liées au projet, actualisées à la date actuelle
• Taux de rendement interne (TRI)– Taux pour lequel la VAN est nulle
• Délai de récupération (Payback Ratio)– Temps nécessaire pour que l’investissement initial soit récupéré grâce aux cash
flow générés par le projet [en mois, années]
Gestion de projet - 40
Indicateurs financiers : ROI
• Return On Investment– définition "arithmétique" simple
Gestion de projet - 41
Indicateurs financiers: VAN
R(j) : recettes de l’année j (fin d’année)C(j) : coûts de l’année j (fin d’année)
c.f. support de cours « comparaisons économiques »
Gestion de projet - 42
Indicateurs financiers: TRI
• Taux de rendement interne (TRI)– Taux pour lequel la VAN est nulle– Attention: parfois plusieurs TRI
• Décisions– projets à TRI élevés préférés– TRI > autres opportunités ?– projets lancés par TRI décroissants
Gestion de projet - 43
Indicateurs financiers: Délai de récupération
• Délai de récupération (Payback Ratio)– Temps nécessaire pour que l’investissement initial soit récupéré
grâce aux cash flow générés par le projet [en mois, années]– sans tenir compte des intérêts ni de l’inflation
[temps]
[.-]
Gestion de projet - 44
Contraintes de réalisation
• Limites à la liberté du chef de projet et de l’équipe pour l’atteinte de l’objectif– pas liées à des fonctionnalités du produit / service– conséquence de l’environnement du projet
• Exemples:– Le projet devra respecter la législation espagnole en matière de
protection des données personnelles.
Gestion de projet - 45
Analyses de faisabilité
Faisabilité : capacité à …
• Faisabilité de marché
• Faisabilité technique
• Faisabilité financière
Gestion de projet - 46
Risques
• Définition [Robert]– Eventualité d’un événement ne dépendant pas exclusivement de la volonté
des parties et pouvant causer la perte d'un objet ou tout autre dommage
• => Deux concepts– probabilité (éventualité)– impact négatif (perte d’un objet, dommage)
sour
ce :
ww
w.s
xc.h
u
Gestion de projet - 47
Risques: processus
1. Identification des risques
2. Evaluation des risques Classification des risques
3. Elaboration des stratégies de réponse aux risques
Plan de gestion des risques
Liste des risques
Gestion de projet - 48
Risques: identification
• Par qui ?– Chef de projet– Equipe projet– Experts
• Brainstorming– toutes les idées sont acceptées
A quels risques pouvons-nous être confronté ?
Gestion de projet - 49
Risques: identification
• PBS, WBS– Identifier les risques associés à chaque livrable ou à chaque
tâche
• Chronologie du projet– recherches des risques associés aux différentes phases du
projet
• Types de risques (profil de risque)– par fonctionnalités ou technologies– spécifiques au domaine du projet
Méthodes:
Gestion de projet - 50
Risques: identification
Résultat: liste des risques– Exemple: défaillance du système informatique
No Risque
1 renverser une tasse de café sur le clavier
2 panne du réseau électrique public
3 imprimante bloquée
4 crash disque dur
5 météorite sur le centre de calcul
6 vol d'un écran, clavier par un employé
7 vol d'un écran, clavier par un client
8 réseau sans fil perturbé par magnétisme temporaire
9 fibre optique coupée par accident
10 home page hackée
11 oublié son mot de passe
12 …
Gestion de projet - 51
Risques: évaluation
• Probabilité (Fréquence)– numérique ou qualitatif
• Impact (Gravité)– objectif, coûts, délais– numérique ou qualitatif
• Classification de risques
Quels sont les risques à traiter prioritairement ?
Gestion de projet - 52
Risques: évaluation fréquence
Appréciation globale Qualification Notation
Non
Impossible 1
Quasi-impossible 2
Très improbable 3
Peut-être
Improbable 4
Peu plausible 5
Plausible 6
Probable 7
Oui
Très probable 8
Quasi-certaine 9
Certaine 10
L’événement peut-il survenir ?
Gestion de projet - 53
Risques: évaluation impact
Conséquence en cas de réalisation du risque ?
Appréciation globale
Qualification Notation
Mineures
Nulles 1
A peine sensibles 2
Très limitées 3
Moyennes
Limitées 4
Sensibles 5
Significatives 6
Très significatives 7
Majeures
Importantes 8
Désastreuses 9
Catastrophiques 10
Gestion de projet - 54
Risques: évaluation - synthèse
Exemple d’affectation des probabilités et impacts
No Risque Probabilité Impact
1 renverser une tasse de café sur le clavier 7 2
2 panne du réseau électrique public 6 5
3 imprimante bloquée 8 4
4 crash disque dur 6 8
5 météorite sur le centre de calcul 1 10
6 vol d'un écran, clavier par un employé 4 4
7 vol d'un écran, clavier par un client 3 4
8 réseau sans fil perturbé par magnétisme temporaire 4 6
9 fibre optique coupée par accident 4 8
10 home page hackée 7 9
11 oublié son mot de passe 8 5
12 …
Gestion de projet - 55
Risques: évaluation - synthèse
Impact
Prob
abili
té
9 et 10
7 et 8 tasse café sur clavier
imprimante bloquée
oublié mot de passe home page
hackée
5 et 6 réseau sans fil perturbé
panne réseau él.
crash disque dur
3 et 4 vol écran, clavier fibre optique
coupée
1 et 2 météorite sur centre
calcul
1 et 2 3 et 4 5 et 6 7 et 8 9 et 10
Gestion de projet - 56
Risques: proposition de réponses
• Réduire la fréquence– contrôle, entretien, etc.– Incendie:
• Améliorer la détectabilité (signes, actions)– indicateurs, signaux– plan d’action en cas de réalisation du risque– Incendie:
• Réduire l’impact (transférer le risque)– assurance, garantie, pénalité– Incendie:
• Accepter le risque– ne rien faire
Gestion de projet - 57
Critères de succès
Que doit-on atteindre pour que leprojet soit considéré comme réussi?
• Etablir les critères de succès sous une forme quantitative et mesurable
• Eviter les critères subjectifs
Gestion de projet - 58
Un tableau de synthèse: adaptation du Logical Frame
Objectifs Critères de succès Hypothèses (Hors contrôle du projet)
Objectifs globauxcontribution du projet à un programme, une stratégie
Mesure de la contribution aux objectifs globaux
-
Objectifs spécifiquesAvantages directs générés par le projet
Mesure de l’atteinte des objectifs spécifiques
Hypothèses: pour contribuer aux objectifs globaux si les objectifs spécifiques sont atteints
Résultats (livrables)Produit / service réalisé par le projet
Mesure de l’atteinte des résultats (quantité, qualité, coûts, délais)
Hypothèses: pour obtenir les objectifs spécifiques si les résultats sont atteints
ActivitésTâches à effectuer pour obtenir les résultats
Eventuellement: mesure de l’atteinte des résultats (quantité, qualité, coûts, délais)
Hypothèses: pour obtenir les résultat si les activités sont atteintes
Gestion de projet - 59
Avant-projet Agile ?
PROJET
Objectifs
Coûts Délais
60
Sim
ulat
ion
- Ava
nt-p
roje
t
• Objectif– faire accepter votre projet par le Comité de sélection des
projets
• Livrable– présentation du projet au Comité de sélection des projets
• Délai:
Avant Projet Planification Tem inaisonRéalisation
Tests
Validation Validation Evaluation finaleValidation
Proposit ion de projet
D ossier de planif icat ion
R apport de term inaison
Portai l de sélection des
projets
Portai l de validation de la
planification
Portai l de m ise en oeuvre
Portail de d’évaluation
finale
Portai ls d’avancem ents interm édiaires
Etats d’avancem ent
Légende
Docum ents
Portai l
Planification
62
Ne pas prévoir c’est déjà gémirLéonard de Vinci [1452-1519]
3
Gestion de projet - 63
Contenu
• WBS (Work Breakdown Structure)
• Estimation de la durée des tâches
• Ordonnancement des tâches
• Diagramme de Gantt
• Tableau des ressources
• Optimisation de la planification
Gestion de projet - 64
En pratique...
• La plupart des projets – se terminent hors délais– dépassent les budgets prévus
Source: Standish Group, Chaos report, 2012
Gestion de projet - 65
Work Breakdown Structure (WBS)
Objectifs: S'assurer que toutes les tâchessont identifiées
sour
ce :
ww
w.s
xc.h
u
Gestion de projet - 66
Work Breakdown Structure (WBS)
• PBS: Product Breakdown Structure– livrables
• WBS: Work Breakdown Structure– travail à réaliser
• Résultats et utilisation– défini l'envergure (scope) du projet– divise le projet en éléments gérables
Gestion de projet - 67
PBS / WBS : niveaux
• Projet– Un seul début et une seule fin
• Sous-projet– Projet contenu dans le projet principal– Lié à un objet ou un livrable partiel du projet
• Phase (étape, lot de travaux)– Ensemble d'actions qui marque un avancement significatif– Lié à un type de compétences
• Activité (ou Tâche)– Maille la plus fine de la planification– Action exécutable par une seule ressource (ou un seul
ensemble de ressources)
Gestion de projet - 68
Estimation de la durée des tâches
• Base pour– durée totale du projet– date de terminaison– besoins en ressources humaines et
matérielles
sour
ce :
ww
w.s
xc.h
u
• Objectifs– Estimer le temps nécessaire à la
réalisation des tâches identifiées dans la WBS
Gestion de projet - 69
Estimation de la durée des tâches
• Nécessaire…
• Mais difficile
• => Besoin de méthodes
Gestion de projet - 70
Activités similaires
• Activité du projet P1 similaire à des activités réalisées dans des projets Pi
• => durée de l’activité de P1 identique ou extrapolée des activités similaires
Basé sur la mémoire ou des discussions
Gestion de projet - 71
Données historiques
• Enregistrement systématique, durant et à la fin des projets, des informations relatives à la durée des tâches
• Pour chaque (la plupart des) tâche(s), on possède les informations– Description– Estimation de la durée– Durée réelle
Enregistrements systématiques
(Base de données)
Gestion de projet - 72
Données historiques : extension
Données sur l’activité
Modèles decalcul
BD
Résultat:Estimation de la durée
Gestion de projet - 73
Avis d’experts
• Lorsque:– Nouvelle technologie (encore inconnue)– Technologie inconnue de l’entreprise
i.e. pas d’expérience en interne
• => Appel à des experts externes
Gestion de projet - 74
Méthode Delphi
1. Information au groupe sur l’activité
2. Estimations individuelles
3. Histogramme des résultats présentés au groupe
4. Les participants des quantiles extérieurs expliquent leur vision
En général, 3 itérations sont suffisantes
Gestion de projet - 75
Méthode « Des Trois Points"
• TM: temps moyen estimé (travail dans des conditions normales)• TO: temps optimiste (conditions idéales)• TP: temps pessimiste (pires conditions)
Temps espéré =TO + 4 TM + TP
6
• La durée est considérée comme une variable aléatoire
Gestion de projet - 76
Diagramme de Gantt (des tâches)
Représentation graphique du déroulement du projet
Gestion de projet - 77
Jalons
• Un moment dans le temps– où quelque chose d'important débute ou se termine
• Un événement majeur– fin d'un ensemble d'activités– approbation majeure
sour
ce :
grib
ouill
e24
Gestion de projet - 78
Ordonnancement des actions
Objectifs: – Identifier les tâches pouvant être
exécutées en parallèle– Identifier les tâches et le chemin
critique
Réseau d’activités (PERT, organigramme des tâches)
Gestion de projet - 79
Dépendances chronologiques
Comment décrire les dépendances chronologiques ?
Se réveiller Déjeuner Prendre le train
Prendre une douche
S'habiller
Liens obligatoires ou choix personnels ?
Gestion de projet - 80
Réseau d’activités (PERT, organigramme des tâches)
• Réseau à nœuds– tâches: nœuds– liens: flèches
Gestion de projet - 81
Types de liens
• Fin à début (FD)– la fin d'une action permet le début de la suivante– lien par défaut
• Début à début (DD)– le début d'une tâche permet le début de l'autre
• Fin à fin (FF)– la fin d'une tâche autorise la fin de l'autre
• Début à fin (DF)– le début d’une tâche autorise la fin de l’autre
Avances : FD - 2 joursRetards : FD + 3 semaines(absolu ou relatif)
Gestion de projet - 82
Topologie du réseau d’activités
Toutes les tâches ont au moins un prédécesseur et un successeur (sauf Début et Fin)
TâcheA
TâcheF
TâcheE
TâcheD
TâcheC
TâcheB
Début Fin
A quoi sert B ?
A partir de quand peut débuter F ?
Gestion de projet - 83
Topologie du réseau d’activités
• Simplifier le réseau
A
C
NB
X
Z
Y
A
C
B
X
Z
Y
A, B et C permettent l'exécution de X, Y et Z
A, B et C permettent l'événement N qui, à son tour permet X, Y et Z
Gestion de projet - 84
Marge totale
Marge totale d’une tâche = LF – EF (ou LS - ES)
LF (Late Finish) : fin possible au plus tardEF (Early Finish) : fin possible au plus tôt
LS (Late Start) : début possible au plus tardES (Early Start) : début possible au plus tôt
Chemin critique : tâches sans marge (LF=EF ou LS=ES)
• Intuitivement:– Délai possible sur la fin de l’activité sans retarder la date de fin
du projet
Gestion de projet - 85
Marge libre
Marge libre = ES du premier successeur - EF de la tâche
ES (Early Start) : début possible au plus tôt
EF (Early Finish) : fin possible au plus tôt
• Intuitivement:– Délai possible sur la fin de l’activité sans diminuer la marge d’une
autre activité
Gestion de projet - 86
Affectation des ressources
Type Quantité Coût Prix externe
Tableau des ressources
=> affectation
Gestion de projet - 87
Gantt des ressources
Gestion de projet - 88
Utilisation des ressources
• Représentation graphique de l'utilisation des ressources
Gestion de projet - 89
Durées
• Durée estimée – durée réalisée
• Durée critique
• Durée du projet
Intervalle de temps entre le début et la fin d’une action
Gestion de projet - 90
Charges
• Charge (aussi appelée Durée effort)– Σ (Durée tâche i * taux de mobilisation tâche i )
• Taux de mobilisation– Nombre d’unités de ressources mobilisées en même temps
• Nombre d’unités (0.5, 1, 2, 3 personnes)
Charge = Durée * Taux de mobilisation
Nombre d’unités nécessaires pour réaliser une action
Gestion de projet - 91
Optimisation de la planification
• Contraintes– Temps– Coûts– Ressources– Réseau d'activités
Objectif : trouver le meilleur scénario
sour
ce :
ww
w.s
xc.h
u
Gestion de projet - 92
Planification Agile
• Planification de l’itération– Mise à jour permanente des fonctionnalités– Choix des fonctionnalités de l’itération
Gestion de projet - 93
Planification Agile
• Burndown prévisionnel de l’itération
94
Sim
ulat
ion
- Pla
nific
atio
n
• Objectifs– planifier le projet– valider la planification
• Livrables– présentation de la planification (stratégie, PERT, Gantt,
commentaires)– logiciel: Gantt tâches, BAC, ressources pour premières
périodes
• Délai:
Avant Projet Planification Tem inaisonRéalisation
Tests
Validation Validation Evaluation finaleValidation
Proposit ion de projet
D ossier de planif icat ion
R apport de term inaison
Portai l de sélection des
projets
Portai l de validation de la
planification
Portai l de m ise en oeuvre
Portail de d’évaluation
finale
Portai ls d’avancem ents interm édiaires
Etats d’avancem ent
Légende
Docum ents
Portail
95
Sim
ulat
ion
- Pla
nific
atio
n
www.AlbaSim.ch
Réalisation et maîtrise
96
« Le chemin est long du projet à la chose. » Molière [1622-1673]
4
« Nous avons développé ces écrans spéciaux lorsque nous avons découvert le risque de dépassement des délais »
Gestion de projet - 97
Situation en fin de mois 2
Activités Début prévu [début mois]
Durée prévue[mois]
Budgété[KF]
Coût réel[KF]
% réalisé
A 1 1 1000 1500 100
B 1 2 2000 2200 100
C 2 1 1500 800 50
D 2 2 2000 - Pas commencé
E 3 2 1000 - Pas commencé
Gestion de projet - 98
Le problème
Planification(image de la réalité future)
Réalité de la réalisation
Gestion de projet - 99
Définitions
• Suivi : « où en est le projet? »– niveau d’aide à la décision– collecter les données
• Contrôle: « comment corriger? »– niveau de décision– basé sur les données du suivi– analyse des données– identification des problèmes– actions correctives
sour
ce :
ww
w.s
xc.h
u
Gestion de projet - 100
feedback- délais- budgets- objectifs (qualité - spéc.)
Suivi et contrôle
Maîtrise(Suivi et contrôle)
Avant-projet
Gestion de projet - 101
Démarche
Suivi du projetConstat de la situation
Mise en oeuvre
InformationCommunication aux partenaires
Décisionsrespect des engagements
Replanification Mise à jour
ProjectionConséquences futuresObjectif :
Maîtriser le projet pendant la réalisation
Gestion de projet - 102
Gantt de suivi (tracking Gantt chart)
Gestion de projet - 103
Planning des jalons (Milestones trendchart)
Planning
january
End
february
march
april
may
june
july
january february march april may june july
Gestion de projet - 104
Planning des jalons (Milstones trend chart)
Planning
january
End
february
march
april
may
june
july
january february march april may june july
Milestone 2
Milestone 1
Gestion de projet - 105
EVM : Earned Value Management
– US DOD, 1970– anciennement: C/SCSC
(Cost/Schedule Control System Criteria)– actuellement: ANSI 748
Vue d’ensemble ?
Gestion de projet - 106
EVM - Bases
• Objectifs: deux indicateurs agrégés– Coûts– Délais
• Principes– comparaison budgétaire impossible sans
prendre en compte l'avancement du travail
Gestion de projet - 107
EVM - Bases
• EV tâche = % avancement réalisé * coût planifié• résultat: montant qui aurait dû être dépensé• à comparer avec le montant réellement dépensé
• EV projet = Σ (Valeurs acquises des tâches)
• Estimation avancement des tâches– libre– par « tranches »
– 0-25-50-75-100
Gestion de projet - 108
EVM - Bases
• PV: Planned Value (valeur planifiée) • BAC: Budgeted At Completion
.-
temps
PV(t)Valeur planifiée des travaux réalisésPV = Σ (BAC * % avancement planifié)
BAC
Gestion de projet - 109
EVM - Bases
• AC: Actual Cost (coûts réels)
.-
temps
PV(t)
AC(t) Coûts réels totaux AC = Σ (Coût réel)
Variance possible due à l’avancement
BAC
Gestion de projet - 110
EVM - Bases
• EV: Earned Value (valeur acquise)
.-
temps
PV(t)
AC(t)
Valeur des travaux actuellement réalisésEV = Σ (BAC * % avancement réalisé)
EV(t)
BAC
Gestion de projet - 111
EVM - Variance des délais
• SV: Schedule Variance (variance des délais) – absolu: négatif => retard
• SPI: Schedule Performance Index– relatif: <1 => retard
.-
temps
SV=EV-PV (absolu)SPI=EV/PV (relatif)SVAC(t)
EV(t)
BACPV(t)
Gestion de projet - 112
EVM - Variance des coûts
• CV: Cost Variance (variance des coûts) – absolu: négatif => surcoûts
• CPI: Cost Perforance Index– relatif: <1 => surcoûts
.-
temps
CV=EV-AC (absolu)CPI=EV/AC (relatif)CV
AC(t)
EV(t)
PV(t)BAC
Gestion de projet - 113
EVM - Indice de performance global
• CSI : Cost-Schedule Index (aussi appelé CR: Critical Ratio) – CSI = CPI * SPI (…)
Gestion de projet - 114
Estimated At Completion (EAC) - 1ère méthode
.-
temps
AC(t)
EV(t)
PV(t)BAC
EAC(t)
RTC: Remain To Completion
RTCACEAC
AC
RTC
Gestion de projet - 115
Estimated At Completion (EAC) - 2ème méthode
.-
temps
AC(t)
EV(t)
PV(t)BAC
EAC(t)
EVBACACEAC
EVBAC
AC
Gestion de projet - 116
Estimated At Completion (EAC) - 3ème méthode
.-
temps
AC(t)
EV(t)
PV(t)BAC
EAC(t)
CPIEVBACAC
CPIBACEAC
CPIEVBAC
AC
Gestion de projet - 117
Estimated At Completion (EAC) - 4ème méthode
.-
temps
AC(t)
EV(t)
PV(t)BAC
EAC(t)
SPICPIEVBACACEAC
**
SPICPIEVBAC
*
AC
Gestion de projet - 118
Activités Début prévu [début mois]
Durée prévue[mois]
BAC Coût réel % réalisé
A 1 1 1000 1500 100
B 1 2 2000 2200 100
C 2 1 1500 800 50
D 2 2 2000 - Pas commencé
E 3 2 1000 - Pas commencé
EVM - Situation en fin de mois 2
Calculer les indices de performance des coûts et délais du projet ci-dessous, en fin de mois 2
Gestion de projet - 119
Et encore…
• Orienter livrables
• Responsabiliser les collaborateurs– Chaque livrable à un responsable– Mise à jour régulière de l’indicateur
(vert / orange / rouge)
Gestion de projet - 120
• Difficile de définir toutes les fonctionnalités du livrable final
Oh, il faudrait juste ajouter…
Le changement fait partie de la vie du projet!
=> Mieux vaut s’y préparer…
Gestion des modifications (changements)
Gestion de projet - 121
Conditions de Satisfaction
• Processus itératif en 4 phases
Accord
Réponse Clarification
Requête
Gestion de projet - 122
2 étapes
• La requête de modification– Un principe: il n’y a pas de petites modifications– Documenter chaque modification
• même simplement…– Comprendre la demande
• => nouveau cycle de Conditions de satisfaction
• L’évaluation de l’impact dû à la modificaiton– Réponse à la requête
• Identifie les alternatives• Analyse les alternatives (avantages et inconvénients)
– Le demandeur (client) choisit la meilleure alternative
Gestion de projet - 123
Processus
Requête de modification
Etude d’impact
Analyse et choix
Modificationapprouvée
Modificationrefusée
Gestion de projet - 124
Formulaire de gestion des modifications
Nom du projet:__________Demandeur: __________ Date: ______Description de la demande et justification:
Conséquences sur la réalisation:- coûts- délais- risques
Visa du maître d’œuvre:Décision du maître de l’ouvrage: Accepté / refusé
Visa du maître de l’ouvrage:
Gestion de projet - 125
Réalisation Agile
• Itérations courtes• Implication des utilisateurs• Suivi régulier de l’itération
– orienté livrables – réestimation des charges restantes
126
Sim
ulat
ion
- Réa
lisat
ion
• Objectif– mener votre projet à terme
• Livrable– projet réalisé– présentations au CoPil
• Délai:
Avant Projet Planification Tem inaisonRéalisation
Tests
Validation Validation Evaluation finaleValidation
Proposit ion de projet
D ossier de planif icat ion
R apport de term inaison
Portai l de sélection des
projets
Portai l de validation de la
planification
Portai l de m ise en oeuvre
Portail de d’évaluation
finale
Portai ls d’avancem ents interm édiaires
Etats d’avancem ent
Légende
Docum ents
Portail
Clôture
128
« Si j’ai pu voir si loin, c’est que j’étais hissé sur des épaules de géants. »Isaac Newton [1642-1727]
5
Sources:J. Meredith, S. Mantel; Project management, a managerial approach, John Wiley & Sons, New York, 2000Wisocki, Beck, Clane; Effective Project Management, 2nd Edition, Wiley and Sons, New York, 2000
Gestion de projet - 129
Impact de la Clôture
Qualité de la (gestion de la)
phase de clôture)
Qualité de la vie après le projet
Peu d’implications sur le succès/échec technique du projet
Beaucoup d’implications sur l’attitude face au projet (arrière goût)
Beaucoup d’implications sur l’apprentissage(KSF/KFF)
Gestion de projet - 130
Processus
Décision de terminer
Mise en œuvre de la terminaison
oui
non
• Processus en 2 parties
Gestion de projet - 131
Quand terminer un projet?
• Difficile de prendre la décision d’arrêter avant la fin
• Peut aider...– objectifs toujours cohérents, utiles ?– support toujours existant (finances, production, marketing, etc.) ?– équipe est-elle toujours motivée, innovative ?– une personne clé est-elle partie ?– pourrait-on acquérir le résultat à l’extérieur ?– toujours vraisemblable d’atteindre l’objectif? rentabilité? délais?
Gestion de projet - 132
Contenu du rapport final
• Résultats– comparaison du « prévu » avec le « réalisé »
• Techniques de management de projet– analyse des techniques de prévisions, planification, affectation
des ressources, etc.
• Structure organisationnelle– analyse des impacts (positifs ou négatifs) de la structure
organisationnelle
• Equipe de projet– partie confidentielle à l’attention de la direction
• Divers
Gestion de projet - 133
Lessons Learned Information System (LLIS)
• Lesson Learned (LL) - Leçon apprise– connaissance spécifique à l’organisation
• acquise suite à une expérience réussie ou échouée• validée• applicable à un travail ou processus de l’organisation• générant un impact positif si réutilisée
• Lesson Learned Process (LLP)– acquérir, vérifier, stocker, diffuser, réutiliser
• Lesson Learned Information System (LLIS)– système supportant le processus des leçons apprises
[Weber, Breslow, Sandhu]
Gestion de projet - 134
Exemple LLIS : Nasa
• Informations lesson– Numéro, date, soumis par
• Sujet• Résumé• Description de l’événement source• Leçon apprise• Recommandations• […]• Approuvé par
http://llis.nasa.gov
Gestion de projet - 135
Merci pour votre attention !