Le Fonds Européen de

Développement Régional

et la Région wallonne

investissent dans votre avenir

L’actualité des technologies de l’information et de la communication

IGRETEC Service TIC • Av. Georges Lemaître, 21 • 6041 Charleroi • 071 348 423 • info@ebusiness.igretec.be • http://ebusiness.igretec.be

NUMÉRO 5 • MARS 2009

TICSUPPORT

DANS CE NUMÉRO

Édito : Les TIC peuvent-ils vous aider à améliorer la gestiondans votre entreprise ? .....................1-2

Les TIC au service dela communication d’entreprise ..2-3

Les nouvelles technologies :une nouvelle façonde communiquer ? ................................3-4

De la gestion de fi chiersà la gestion (électronique)de documents (GED) ...........................4-5

Vente en ligne, l’e-Businesspour booster votre entreprise ..........6

Aides e-business ...........................................7

Fiche technique :Travailler avec un consultantdans le secteur TIC ...............................7-8

ÉDITO

René-Philippe LegrandProfesseur en informatique de gestion à l’Université de Mons-Hainaut etadministrateur-gérant de RPConsult SARL

Les TIC peuvent-ils vous aider à améliorer la gestion dans votre entreprise ?Par défi nition, les technologies de l’in-

formation et de la communication

(TIC) regroupent les technologies utilisées

dans le traitement et la transmission des

informations. Elles couvrent les secteurs

suivants, à savoir :

le matériel informatique•

les télécommunications et les •

réseaux : internet, messagerie…

le multimédia : audio, vidéo…•

les solutions logicielles : ERP, CRM…•

l’e-business et le commerce électronique•

la bureautique : outils offi ce…•

Les entreprises ont été en effet transformées

par les TIC qui ont fait émerger un nouveau

système technologique. L’informatique a

également acquis l’ubiquité logique, l’accès

aux informations étant indépendant de la

localisation des sources. L’information dans

l’entreprise étant une ressource stratégique

au même titre que le personnel et les fi nan-

ces, l’accès et le partage de l’information

doivent être organisés et contrôlés : c’est le

rôle du système d’information.

Quels sont les apports

des TIC aux entreprises ?La mise en place d’un système d’information

va permettre aux entreprises d’implémenter

des solutions logicielles se basant sur un

référentiel commun : une seule et même

base de données qui, en relation avec les

TIC, procurera les avantages suivants :

optimisation des processus de gestion •

(fl ux économiques et fi nanciers)

homogénéité des informations (un •

seul fi chier articles, un seul fi chier

clients, un seul fi chier fournisseurs…)

intégrité du système d’information•

cohérence des canaux de •

collecte de données…

Quels pré-requis pour bien gérer ses TIC ?

avoir l’accord et le soutien •

de la direction

allouer les budgets suffi sants, mais •

raisonnables en fonction de la taille

et des fi nances de l’entreprise

bien identifi er les projets : avoir •

une vue de type ‘projet’

dresser un planning et suivre une •

méthodologie d’implémentation

intéresser et motiver tout le •

personnel de son entreprise

planifi er les formations des utilisateurs•

gérer l’accompagnement au changement.•

Quels outils TIC pour les entreprises ?Bien qu’il y ait pléthore de solutions logicielles,

les dirigeants des TPE et des PME restent très

vigilants à l’évolution des TIC, pour preuve,

leur présence attentive aux colloques, sympo-

siums, et autres séminaires traitant des TIC.

Actuellement, les solutions qui excitent la

curiosité des patrons de TPE et PME couvrent

les domaines d’intégration référencés par :

ERP : logiciel de gestion •

intégré pour TPE et PME

CRM : gestion de la relation clients•

Collaboration : outils collaboratifs•

SCM : gestion de la chaîne logistique : •

du fournisseur du premier composant

de l’article, au client fi nal, en passant

par la logistique, les transports…

GED : gestion électronique •

de la documentation.

Cependant, en regard des logiciels proprié-

taires, il existe des solutions Open Source

ou libres dont les coûts de licence sont nuls

ou faibles. Comme elles sont pour la plupart

arrivées à maturité, les TPE et PME com-

mencent à s’y intéresser sérieusement.

>>>

LES TIC

ÉDITO (SUITE)

Les TIC peuvent-ils vous aider à améliorer la gestion dans votre entreprise ?

L’appellation « Technologies de l’Information et des Communications », autrement dit les « TIC » regroupe des méthodes, outils et techniques qui servent à faciliter les communications. Elle englobe toutes les technologies permettant de surmonter les contraintes de temps et d’espace, pour ensuite permettre la rencontre entre l’informatique et les télécommunications.

Pour que ces technologies soient utiles dans la com-munication de votre entreprise, il s’agit de trouver l’outil le plus adapté à vos besoins.

Commencez par le début : formulez des objectifsPatron d’entreprise, vous êtes globa-lement impliqué dans les différents métiers de votre fonction et il n’y a pro-bablement pas de responsable commu-nication dans votre structure.

Vous devez alors au moins savoir une chose : la communication doit être uti-lisée comme un outil de développement au même titre que votre savoir-faire, vos outils de production ou encore la qualifi -cation de votre main d’œuvre.

Une multitude d’actions de communica-tion sont envisageables pour optimiser une démarche commerciale, renforcer le partenariat avec des fournisseurs, améliorer le fonctionnement interne ou encore développer la notoriété de votre entreprise.

Alors, quels sont vos objectifs ? Augmen-ter votre chiffre d’affaires, conquérir de nouveaux marchés, souder vos équipes, fi déliser vos clients… ? Pour les servir au mieux, défi nissez-les !

Les publics, parlons-en !Avez-vous pensé à tout le monde ?Dans le meilleur des cas, une cible est identifi ée prioritairement par le support conçu ou l’action de communication réalisée. Cette cible est interne ou externe, délimitée ou non, traditionnelle ou inhabi-tuelle, en demande d’une information ou non.

Mais il n’y a pas que le client !

Prospects, partenaires, administrateurs, banques, voi-sinage, les amis de mes amis… Et c’est vrai, le grand public, via la presse ou non, absorbe volontairement ou passivement un message, le colporte additionné d’une opinion et représente à son tour un vecteur de commu-nication. Le bon vieux « bouche à oreille » est propulsé dans les hautes sphères du web.

Chaque public a ses habitudes. Apprenez à les com-prendre et à les distinguer.

Les TIC au servicede la communication d’entreprise,oui ou non ?En quoi les technologies peuvent-elles se mettre au service de la communication d’entreprise ? Existe-il une formule gagnante et transposable à toute activité ? Faut-il toujours passer par les nou-velles technologies de l’information et de la communication (TIC) ? Comment faire un choix ? Quelles sont les questions à se poser au préalable ? Vous vous y perdez quelque peu mais le neuf vous tente. Quelques conseils pour vous guider…

ConclusionL’implémentation et la gestion des TIC au sein d’une

entreprise, requièrent une approche méthodologi-

que. Il faut que l’entreprise prenne le temps d’ana-

lyser ses besoins actuels et futurs (rédaction d’un

cahier des charges) et choisir les TIC en adéquation

avec son métier. Elle doit également gérer l’aspect

fi nancier, car les TIC ont un coût qu’il n’est pas facile

de maîtriser : les retours d’investissements ne sont

pas évidents. Il n’existe pas de solution miracle !

PETIT TRUC DE COMMUNICATEUREn communication, c’est ce qui est compris qui compte. Plus vous réfl échirez à ce que votre public attend de vous et à la façon dont il souhaiterait être abordé, plus vous communi-querez effi cacement.

Vous ne devez donc pas choisir de réaliser un support pour faire comme tout le monde ou parce qu’il est à la mode, mais pour remplir un objectif et parce qu’il convient à votre destinataire.

OBJECTIFIntention concrétisée par une proposition mesu-rable et inscrite dans le temps. Généralement écrit, il est connu par les personnes suscepti-bles de contribuer à sa réalisation et est traduit en actions concrètes agencées dans le temps.

>>>

TICSUPPORT

VECTIS CONSULT,une autre approche de la communication

www.vectisconsult.be

Alors, TIC ou pas TIC ?Au même titre que les autres supports de commu-nication, les TIC peuvent rencontrer vos objectifs et surtout votre cible.

Dans 10 ans, ce sera peut-être déjà trop tard ! Alors, pourquoi ne pas être proactif dès maintenant ? Non seulement parce que les TIC font partie du quotidien de vos publics, mais surtout parce que ceux-ci atten-tent de bénéfi cier de ces nouvelles facilités.

Vous avez peur de perdre le lien direct avec votre cible ? La communication sera toujours une action de mise en relation. Simplement, avec les TIC, la

relation prend une autre allure. Elle subsiste mais suppose des changements d’habitudes.

Discuter par caméras interposées est destiné aux personnes séparées physiquement par de longues distances ou incapables de combiner des agendas chargés. Le blog et la newsletter sont pertinents quand on a réellement quelque chose à dire et que le destinataire peut faire quelque chose de ce que vous aviez à lui dire. Le forum ou l’e-commerce sont judicieux pour les sociétés qui affectent du personnel à la gestion des fl ux en ligne.

Pour franchir le cap…Osez vous faire conseiller, tirez parti des expériences vécues par les autres et utilisez les aides disponibles en la matière.

Les TIC au service de la communication d’entreprise, si, et seulement si :

les objectifs sont défi nis,•

les publics et leurs attentes sont listés et compris,•

l’outil de communication adéquat est sélectionné,•

les moyens de le faire vivre • réellement sont budgétisés !

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Sujet bien vaste en réalité !

Dès le milieu des années 80, les PME se sont dotées de réseaux locaux d’ordinateurs

La préservation de cet investissement implique une mise à niveau technique dont l’urgence doit être évaluée pour chaque secteur

Les différents acteurs font et feront de plus en plus appel aux différents services et informations propo-sées par les grandes applications administratives. Ainsi, les gestionnaires de stock sont avertis en temps réel de l’état de ce dernier… les exemples d’interactions ne manquent pas !!

Les transferts d’information seront aussi accrus par les applications multimédias. Non seulement la qualité du contenu, mais aussi l’effi cacité de la technique mise en œuvre constitueront ici un facteur décisif de réussite.

Voyons ici, selon moi, les 2 secteurs qui ont connu et connaîtront les croissances les plus spectaculaires dans le monde des communications liées aux TIC :

En premier lieu, nous voyons très bien que le succès de la voix sur IP (VoIP) est inéluctable Les projets d’interconnexions de réseaux de données et de voix sur IP se multiplient de jour en jour.

En quelques mois, la téléphonie sur IP est devenue un grand sujet de conversation dans le grand public. Chaque abonné ADSL peut bénéfi cier désormais d’ap-pels illimités pour un prix modique, voire gratuitement, selon la technologie choisie (Skype, MSN…)

En entreprise, la réussite est moins nette, mais le temps de la convergence arrive !

Les nouvelles technologies :une nouvelle façon de communiquer ?

>>>

LES TIC

SERGE DERO

CEO XpandIT

www.xpandit.be

Depuis que les ordinateurs sont munis de disposi-tifs de stockage d’information, on a pris l’habitude d’enregistrer et de conserver à la fois les program-mes et les données exploitées ou produites par ces programmes sous la forme de fi chiers. Aujourd’hui encore, le fi chier est l’entité utilisée afi n de conser-ver des informations dans un système informatique.

Qu’en est-il des très nombreux documents qui inter-viennent quotidiennement dans la vie d’une entreprise ou de toute autre organisation ? Un certain nombre de ces documents sont produits au sein même de l’or-ganisation, de plus en plus souvent à l’aide d’outils informatiques. D’autres proviennent des interlocuteurs

externes de l’organisation et arrivent soit sous forme papier, soit sous forme électronique.

Venant d’une époque où les documents n’exis-taient que sous la forme papier, le premier réfl exe a été d’imprimer les documents électroniques afi n de les insérer dans les circuits existants de distri-bution au sein de l’entreprise et de les conserver dans les armoires et les classeurs bien connus. Ce n’est que quand la proportion de documents élec-troniques s’est envolée (et aussi partiellement en réponse à une préoccupation croissante à propos de la déforestation !) que l’idée de se passer du papier a émergé (« paperless offi ce »). Comme on disposait déjà d’énormes quantités de documents papier et que le fl ux entrant de documents papier ne se ralentissait que très lentement, beaucoup ont songé à la lecture optique afi n de numériser le document papier. Evidemment, la simple lecture optique se borne à fournir une image numérique de chaque page du document : cette image peut être enregistrée ou transmise, mais il est diffi cile d’en exploiter le contenu, sauf à passer par une étape supplémentaire de reconnaissance de contenu, qui

De la gestion de fi chiersà la gestion (électronique)de documents (GED)

Les PME de plus de 150 salariés sont ainsi considé-rées comme les plus avancées. Il est à noter que la plupart des PME profi tent d’un déménagement, d’un renouvellement du parc téléphonique ou d’un besoin de convergence des applications pour franchir le pas !

Ces technologies permettent des économies d’échelle importantes et surtout peuvent offrir la quasi gratuité des communications en passant non plus par les opérateurs traditionnels mais par des fournisseurs de solutions VoIP spécialisés, les ITSP (Internet Telephony Service Provider)

Pour les PME, la VoIP permet, par ailleurs, de cen-traliser l’intelligence du réseau, l’entreprise n’est désormais plus contrainte de déployer une centrale sur chaque site !

La convergence des applications voix et don-nées, nous amène tout naturellement vers la seconde partie de cet article : Les outils de col-laboration en ligne

Solutions mixtes centralisées et nomades, elles offrent aux responsables des PME toutes les fonc-tions essentielles pour assurer une conduite opti-male des affaires.

En effet, elles permettent la constitution d’une base de données de comptes et de contacts complète conte-nant toutes les informations actuelles et tout l’histori-que des relations. Les activités visant au bon déroule-ment de la relation, à la détection de nouveaux projets ou à l’avancement des opportunités sont facilement coordonnées entre les différents acteurs.

Ceci constitue une révolution en soi ! En effet, de plus en plus de PME utilisent ces outils afi n de favoriser le télétravail et augmenter ainsi tant la productivité que le retour sur investissement très important.

Mais le ciment de ces solutions reste l’infrastructure réseau ! Sans une base solide, correctement entre-tenue, tout ceci est impossible. Il faut bien se rendre compte que le réseau constitue la pièce maîtresse de toute organisation qui souhaite déployer des solu-tions en ligne.

Nous sommes très loin des réseaux qui permettaient le partage des imprimantes et des fi chiers, l’enjeu de ce début de siècle est le partage de l’information stratégique partout et tout de suite !

Cela ouvre également le débat sur la sécurité de ces données… mais ceci est une autre histoire.

En conclusion, la bonne gestion des fl ux d’informa-tion est une condition sine qua non, non seulement du développement, mais aussi de la survie d’une PME qui ne veut pas voir ses concurrents lui prendre des parts de marché en remportant le défi s de la communication et de la réactivité en ligne !

Ce succès repose de façon évidente sur les possibili-tés offertes par un réseau solide et performant.

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TICSUPPORT

essaie d’identifi er les différentes parties de l’image scannée pour en extraire les informations qu’elles contiennent et en faire des données (textes, nom-bres, etc.) informatiques.

En ce qui concerne la gestion de documents élec-troniques, on s’est d’abord borné à gérer les docu-ments avec les outils (primitifs) de gestion de fi chiers. Ceci se heurte immédiatement à deux problèmes majeurs : comment retrouver les documents et comment en assurer la circulation dans l’or-ganisation.

Si l’on reste dans le modèle 1 document = 1 fi chier, il faut, pour chaque document, décider dans quel répertoire(s) le fi chier doit être enregistré. Cette décision est loin d’être triviale, car le choix effectué infl uence la capacité à retrouver chaque document. Si l’on conserve les factures reçues en 2009 dans un répertoire ‘factures2009’, il sera plus compliqué de retrouver toutes les factures reçues d’un même fournisseur pendant les 5 dernières années. Inver-sement, si l’on conserve chaque facture dans un répertoire nommé par le nom du fournisseur, il sera plus diffi cile de retrouver toutes les factures de tous les fournisseurs…

Le deuxième problème vient du fait que la plupart des documents ont un cycle de vie et qu’ils sont presque toujours traités, au long de ce cycle de vie, par de nombreux intervenants. Le système de fi chiers est un réceptacle pour fi chiers, donc pour les documents mais, à lui seul, il n’offre pas les fonctions nécessaires pour assurer le traitement col-laboratif des documents dans l’organisation et avec les interlocuteurs de celle-ci. Or, à l’intérieur d’une organisation, l’accès aux documents disponibles et le partage de ceux-ci sont des aspects essentiels de la gestion des connaissances, car ils favorisent la collaboration et la mise en commun de l’expérience de chacun.

Pour répondre aux besoins des organisations, des producteurs de logiciel ont développé des produits de gestion de documents résolvant ces deux pro-blèmes principaux (et encore beaucoup d’autres). Comme souvent, ces premiers produits étaient très coûteux, ce qui réservait leur usage aux orga-nisations disposant de moyens importants. Mais même les petites entreprises manipulent et traitent aujourd’hui de grandes quantités de documents. Une nouvelle génération de systèmes de gestion électronique de documents – GED (« document management systems » ou « enterprise content management systems » en anglais) est apparue ces dernières années, fi nancièrement à la portée de tou-tes les organisations.

Un GED moderne offre à ses utilisateurs une vue logique de l’ensemble des documents qui les concernent et un ensemble de fonctions qui en permettent le traitement par les personnes appro-priées, sans jamais avoir à penser en termes de fi chiers ou de leur emplacement dans un système de fi chiers. Un GED moderne, comme par exemple le produit Alfresco, prend en charge les principaux aspects suivants :

la conservation fi able des documents, • y compris la gestion des versions et l’archivage de longue durée,

tout ce qui est nécessaire pour classer • et retrouver des documents : indexations multiples, moteurs de recherche, outils de navigation, glossaires, ...

les outils de visualisation des collections de • documents, qui offrent de multiples vues sur ces collections, en fonction des besoins ; les outils de visualisation des processus,

l’intégration avec les autres outils : courrier • électronique, traitements de texte, tableurs, SGBD, progiciels : toutes les applications utilisées au sein de l’entreprise peuvent déposer des documents dans le GED et exploiter des documents qui y sont conservés,

la sécurité des documents • (garantir leur authenticité),

la sécurité des accès aux documents sur • base de politiques de contrôle d’accès (qui peut faire quoi sur quel document ?),

la collaboration de plusieurs personnes • sur un même document ou sur une même collection de documents,

le cycle de vie des documents (de • la création à l’archivage),

les fl ux de documents dans l’organisation et • avec les partenaires de celle-ci (« workfl ow »),

une interface programmatique (API), qui • permet de développement d’applications spécifi ques sur les documents conservés.

Comme pour la plupart des progiciels modernes, les GED tendent aujourd’hui à utiliser une interface Web pour fournir leurs services, ce qui en facilite l’usage : il suffi t de disposer d’un simple navigateur aux nor-mes… et de maîtriser les fonctions disponibles et leur complexité.

En effet, si l’outil est puissant, sa confi guration, sa mise en œuvre et la formation des utilisateurs nécessitent l’intervention de prestataires de servi-ces ayant l’expérience voulue et la capacité à com-prendre réellement les besoins de l’organisation qui souhaite déployer un GED. Comme souvent, le coût d’une bonne préparation est rapidement récupéré grâce aux économies réalisées dans l’exploitation effi cace de l’outil !

GUY DETROZManaging Director

CEDITI SA

www.cediti.be

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LES TIC

Grâce à sa fl exibilité, sa large diffusion et au fait qu’une boutique en ligne est ouverte 24h/24 tous les jours de l’année, le commerce électronique devient chaque jour un outil de vente plus important aux yeux des entreprises modernes. Même les entre-prises les plus traditionnelles exploitent désormais Internet afi n de stimuler leur business et se lancent dans l’aventure de la vente en ligne.

Et vous ? Ne désirez-vous pas bénéfi cier des avan-tages qu’offre cette solution et donner un coup de fouet à votre entreprise ?

Augmenter vos revenusL’e-commerce constitue un magnifi que canal de vente supplémentaire et vous offre de nouvelles opportunités de multiplier vos sources de revenus. La mise en place d’une boutique en ligne, vous per-met en effet de trouver de nouveaux débouchés pour vendre vos produits.

Étendre votre marchéUne boutique web permet aux entreprises de ven-dre leurs produits et services à des marchés jusque là diffi cilement accessibles, leur offrant ainsi une plus grande visibilité à des coûts bien inférieurs aux solutions traditionnelles comme le déploiement de campagnes publicitaires coûteuses et l’ouverture de nouvelles succursales.

Être à l’écoute de vos clientsL’e-commerce vous permet aussi de mieux cerner les attentes de vos clients et d’adapter vos gammes de produits en fonction de leurs desiderata. Grâce à des outils tels que la messagerie, le support on-line via chat (lisez « tchate ») ou encore l’extraction de rapports sur les habitudes de consommations de vos clients, il devient très simple de préparer des offres spéciales personnalisées pour cibler certains clients et améliorer le service à la clientèle.

Ces outils vous permettront de renforcer les rela-tions avec vos clients, ce qui représente un avantage concurrentiel indéniable et se traduit par une plus grande fi délité de vos clients.

Est-ce compliqué ?La mise en place d’une plate-forme e-commerce n’est pas compliquée en soi. Il existe des profes-sionnels capables de vous installer LA solution technique qui vous convient. Il est cependant très important de bien préparer son projet avant d’im-planter cette solution.

En effet, la rédaction d’un cahier des charges complet, la réfl exion sur la mise en place de la plate-forme en tenant compte de la stratégie globale de l’entreprise, la sélection du ou des prestataire(s)… sont des points essentiels et déterminants pour l’issue de votre projet.

La Région Wallonne l’a bien compris et un subside tout particulier a été créé pour vous aider à relever votre nouveau challenge.

RENTIC : une aide e-business pour les entreprisesLa prime RENTIC est prévue pour les entreprises qui ont recours à un responsable d’un projet d’intégration de l’e-business dans l’entreprise. Cette aide peut prendre en charge 80 % du coût du consultant agréé RENTIC.

Vous déterminez avec le consultant les prestations dont vous avez besoin. Celles-ci peuvent couvrir dif-férentes phases du projet comme :

la rédaction du cahier des charges détaillé • sur tous les aspects (ergonomie, image, référencement, base de données, etc.),

la réfl exion sur la présentation de votre catalogue,•

vous aider à choisir les outils dont vous avez besoin • (système de produits liés ou similaires, rapports de ventes, service clientèle en ligne, etc.),

déterminer vos besoins de liaison avec vos • outils internes (ERP, comptabilité, etc.),

agir comme le chef de projet et • coordonner les actions de chacun pour le bon déroulement du projet

et bien d’autres aspects…•

Si vous souhaitez plus d’informations sur cette prime, visitez le site de l’AWT (www.awt.be) ou le site des RENTIC (www.rentic.be)

En 2007, 54% des internautes belges (soit • 2,8 millions d’internautes de 15 ans et plus) ont procédé à un achat sur Internet. Chaque internaute a réalisé en moyenne 5 achats en ligne pour un montant moyen de 146 euros par achat. Le chiffre d’affaires généré en Belgique grâce à l’e-Commerce s’élève à 3.148 millions d’euros.

Ogone, la référence du paiement en ligne en • Belgique, a recensé 1850 marchands belges en 2007. La plate-forme BeCommerce estime quant à elle que chaque jour 3 nouvelles boutiques en ligne voient le jour en Belgique.

Vente en ligne,l’e-Business pour booster votre entrepriseDe plus en plus, vous entendez parler d’e-commerce. En effet, depuis quelques années le nombre de plateformes de vente en ligne ne cessent de croître. Vous même avez certainement déjà acheté sur Internet. Mais avez-vous pensé à vendre vos produits ou services via une boutique en ligne ?

SÉBASTIEN BERVOETSExpert e-business

RAMSES Services

www.ramses-services.be

TICSUPPORT

Prime • Site e-businessPrime • Engagement RENTICAgrément des RENTIC•

Vous souhaitez mettre en place un projet e-business ou vous souhaitez vous adjoindre les services d’un RENTIC, vous êtes implantés à Charleroi ou dans le Sud Hainaut MAIS vous ne savez pas comment faire ?

Le service TIC de l’intercommunale IGRETEC vous offre gratuitement conseils et supports admi-nistratifs en vue d’obtenir ces aides publiques !

N’attendez plus pour entamer les démarches, contactez-nous pour fi xer un rendez-vous en vue de mettre en œuvre la solution e-business la plus adap-tée à vos besoins et d’introduire votre dossier auprès du service public wallon.

Pourquoi travailler avec

un consultant ?

Quels sont les différents types de missions qui peu-

vent être confi ées à un consultant ? Que doit contenir

le rapport fourni à l’entreprise ?

Le travail d’un consultant peut être :

stratégique :• étude d’opportunité (que dois-je

faire pour m’intégrer dans un marché mondial ?),

tactique• (par quel projet faut-il démarrer ?),

organisationnel• (quels sont les impacts

du commerce électronique sur mon

organisation commerciale, etc. ?),

aide aux choix technologiques •

(PC portables ou GSM ?),

rédaction de cahier de charges •

et analyse des offres,

défi nition de projets• (défi nition des tâches,

des durées et ressources associées pour

conduire un projet du début à la fi n),

audit et benchmarking• (comment se positionne

mon informatique par rapport à celle d’une

entreprise similaire ou au standard en la matière),

etc.•

Les conseils seront consignés dans un rapport

qui doit :

répondre aux objectifs et besoins•

défi nis par le demandeur ;

contenir des recommandations•

compréhensibles, réalistes, utilisables et

dont les résultats de la mise en œuvre

sont si possible mesurables ;

être complet.•

La mise en œuvre n’est généralement pas

comprise dans la mission confi ée à un consul-

tant et reste de la responsabilité du deman-

deur qui peut :

faire : c’est à dire implémenter lui-•

même les recommandations ;

faire faire : c’est à dire sous-traiter à une société •

de services (ce qui demandera l’élaboration

d’un cahier de charges spécifi que).

Implication du demandeur

et clés pour la rédaction

L’implication du demandeur

La participation active du demandeur à la mission

du consultant assurera l’adéquation des résultats

aux besoins et l’acceptation des conclusions. Cette

implication se traduira pratiquement par :

la nomination offi cielle d’un responsable du •

projet : sa nomination et sa mission doivent

être connus au sein de l’entreprise par les

personnes concernées par le projet. Il sera

l’interface entre le consultant et l’entreprise ;

Aides e-business

Fiche techniqueTravailler avec un consultant dans le secteur TIC

DOROTHÉE JACQUETService TIC

071/34.84.23

ebusiness.igretec.bewww.igretec.com

Afi n d’inciter les sociétés à utiliser les TlC, la Région wallonne a mis en place 3 mesures spécifi ques !

Les consultants sont des personnes spécialisées dans des domaines particuliers qui aident, par leurs avis circonstanciés, les entreprises à se développer.

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Le Fonds Européen de Développement Régional et la Région wallonne investissent dans votre avenir

TICSUPPORT

la défi nition des objectifs de la mission : les • objectifs mesurables et non mesurables ; la description de la situation actuelle : par rapport à la mission et aux objectifs ;

un consensus général quant aux objectifs à • atteindre : avant de lancer un appel d’offre aux consultants, il convient de vérifi er s’il y a unanimité au sein de l’entreprise quant aux objectifs à atteindre. Pour ce faire, l’avis (écrit si possible) des responsables de départements (juridique, organisation, marketing, exploitation, etc.) et de toutes les personnes concernées par la réalisation, est requis.

Clés pour la rédaction du dossier à l’usage du consultant

Le dossier (cahier de charges) à envoyer au(x) consultant(s) comprendra la description des objec-tifs et de la situation actuelle, ainsi qu’une demande d’information sur les postes suivants (au minimum) :

compréhension des besoins du • demandeur par le consultant ;

méthode de travail du consultant ;•

planning de la mission ;•

références du consultant dans le domaine ;•

noms des personnes affectées au • projet (qualifi cations, expérience, tâches assignées dans le cadre de la mission) ;

lieux de travail (travailler dans les locaux de • l’entreprise facilite la communication) ;

durée du travail et agenda des réunions ;•

fréquence des check points/revues de • l’avancement des travaux avec le demandeur ;

réquisition des ressources du demandeur • (personnel, machine, locaux, etc.) ;

prestations : types, médias, description du • contenu du rapport, phasage des livraisons ;

protocoles de présentation et de • réception des rapports ;

honoraires.•

Le demandeur présentera formellement son cahier de charges, répondra aux questions et précisera la date à laquelle il attend une offre écrite du ou des consultant(s).

Le cahier des charges, la réponse du consultant choisi et les résultats des négociations sont la base du contrat entre les deux parties.

Suivi du contrat et réception des prestationsLes objectifs pouvant évoluer, il est nécessaire de suivre l’évolution des travaux.

La participation active du responsable du projet est impérative.

Les objectifs pouvant changer en fonction des infor-mations découvertes pendant la mission, il est impor-tant de suivre l’évolution des travaux selon le planning prévu lors des réunions de travail et des check point/revues. Une réunion par quinzaine permet de vérifi er la pertinence des objectifs fi xés ainsi que la convergence de travaux du consultant et des objectifs à atteindre.

Lors de chaque réunion, une attention particulière sera portée à la mise en œuvre pratique des recom-mandations du consultant tant d’un point de vue du planning, que des ressources à mettre en œuvre et de la rentabilité.

Une présentation formelle des résultats de la mission et des recommandations sera effectuée par le consultant aux représentants du demandeur. Le consultant enverra son rapport écrit avant la réunion de présentation afi n de permettre une pré-évaluation par le demandeur et une interactivité pendant la présentation.

Le demandeur évaluera au sein de l’entreprise :

la façon dont les objectifs on été atteints,•

les réponses apportées aux différents • postes du cahier de charges,

la faisabilité de la mise en œuvre des • recommandations proposées.

Agence Wallonne des Télécommunications

Avenue de Stassart, 165000 Namur

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