1

Norme française 1

NF X50-135-2 2

Indice de classement : X50-135-2 3

ICS : 4

T1 Fonction achats 5

T2 Achats responsables - Guide d'utilisation de l'ISO 26000 6

T3 Partie 2 : Déploiement opérationnel 7

8

9

Avec la norme homologuée NF X 50-135-1, remplace le fascicule de documentation FD X 50-135, de 10 décembre 2009. 11

12

2

Sommaire Page 13

Introduction.....................................................................................................................................14 ........ 3 15

1 Termes et définitions................................................................................................................... 16 4 17

2 Détermination et expression du 18 besoin....................................................................................... 5 19

3 Élaboration du cahier des 20 charges.............................................................................................. 7 21

3.1 22 Élaboration.........................................................................................................................23 ......... 8 24

3.2 Contenu du cahier des charges tenant compte de spécifications 25 RSO....................................... 9 26

4 Gestion des 27 fournisseurs............................................................................................................ 13 28

4.1 Analyse du 29 marché.................................................................................................................... 13 30

4.2 Homologation............................................................................................................................ 31 14 32

4.3 33 Référencement/déréférencement.....................................................................................34 ......... 14 35

4.4 Gestion du panel....................................................................................................................... 36 15 37

5 Procédure d'appel d'offres........................................................................................................ 38 16 39

5.1 Élaboration de l'appel 40 d'offres.................................................................................................. 16 41

5.2 Diffusion de l'appel 42 d'offres....................................................................................................... 19 43

5.3 Analyse et 44 évaluation................................................................................................................ 19 45

5.4 Négociation et 46 accompagnement.............................................................................................. 20 47

6 Contractualisation..................................................................................................................... 48 20 49

6.1 Principes................................................................................................................................... 50 21 51

6.2 Clauses du 52 contrat..................................................................................................................... 21 53

6.2.1 Exécution du 54 contrat................................................................................................................. 22 55

6.3 La commande........................................................................................................................... 56 23 57

6.4 L'exécution/la 58 livraison............................................................................................................. 23 59

6.5 La vérification de l'exécution du 60 contrat................................................................................... 23 61

6.6 Le paiement.............................................................................................................................. 62 25 63

3

6.7 Le suivi du 64 contrat..................................................................................................................... 26 65

6.7.1 66 Avenants.............................................................................................................................67 ....... 26 68

6.7.2 69 Litiges.................................................................................................................................70 ....... 26 71

6.7.3 Pilotage opérationnel du 72 contrat............................................................................................... 26 73

7 Retour d'expérience / Évaluation et démarche de 74 progrès....................................................... 26 75

7.1 Évaluation des fournisseurs et des processus 76 internes.............................................................. 27 77

7.1.1 Évaluation du respect des engagements de 78 l'organisation....................................................... 27 79

7.1.2 Évaluation des prestations / produits livrés et des 80 fournisseurs................................................. 28 81

7.2 Amélioration 82 continue............................................................................................................... 29 83

84

Introduction 85

86

Cette seconde partie complète la précédente et en est indissociable. Là où la 1ère partie plutôt axée 87 sur les aspects « politique et stratégie » du processus achats, s'adresse prioritairement aux directions 88 achats et directions générales, la 2

nde partie relative aux autres étapes du processus achats se veut 89

plus opérationnelle et s'adresse plus particulièrement aux directions achats, acheteurs et/ou fonctions 90 associées. Il faut donc considérer la norme NF X 50-135, comme un tout issu de la somme cohérente 91 de ces deux parties distinctes mais interdépendantes. 92

Le processus achats évoqué dans ce document schématisé ci-dessous. 93

4

94

Figure 1 95

96

Cette démarche est envisagée dans le cadre d'un système de management préétabli. Le présent 97 document ne décrit donc pas volontairement les principes ou bonnes pratiques relatives au 98 management des achats car considéré comme acquis et développé par ailleurs dans d'autres 99 documents normatifs. Il est cependant destiné à éclairer le lecteur et enrichir son pilotage de la 100 démarche achats des données et concepts véhiculés par la démarche RSO. Il précise donc pour 101

5

chacune des étapes l'apport et valeur ajoutée dus à la prise en compte des principes relatifs à la 102 responsabilité sociétale, et souligne les points de différenciation en proposant des recommandations 103 de mise en ouvre. 104

Afin de faciliter la lecture et la mise ouvre de ce document, la démarche PDCA (Plan-Do-Check-Act) a 105 naturellement été intégrée et considérée comme un élément structurant de la démarche et du 106 document lui-même. En effet, à la différence de la première partie, les recommandations ne sont pas 107 segmentées et présentées par question centrale, mais par étape du processus, afin de privilégier 108 l'aspect opérationnel de la démarche. 109

Enfin, il faut noter que dans cette 2nde

partie la gouvernance est majoritairement envisagée sous 110 l'angle de la direction ou fonction achats. Celle-ci agissant, dans le cadre de la mise en ouvre 111 opérationnelle, en totale cohérence et liaison avec la stratégie de l'organisation définie en amont par 112 la direction générale. 113

1 Termes et définitions 114

115

Pour les besoins du présent document, les termes et définitions suivants s'appliquent. 116

1.1 117 118

coût global 119 analyse du coût de possession des achats (TCO) classique, attachée à mesurer les économies et 120 retours sur investissements générés par les achats, mais intégrant la RSO dans son raisonnement 121 relatif à différentes natures d'impacts économiques : 122

Sur l'ensemble du cycle de vie du produit/service acheté 123

EXEMPLES Coûts de maintenance, de fin de vie, notamment sur les produits à cycle long. 124

Sur les parties prenantes internes 125

EXEMPLES Coûts cachés et risques opérationnels générés dans les processus internes par la non-qualité sur 126 achats. 127

Sur l' « entreprise étendue », la « chaîne de valeur » du donneur d'ordre 128

EXEMPLES Coûts cachés et risques générés sur les fournisseurs, destructeurs de valeur sociétale, de potentiel 129 de co-performance entre client et fournisseur. 130

Sur les « externalités RSO », potentiellement plus coûteuses à CT, mais générant des bénéfices à 131 LT 132

EXEMPLES L'insertion, l'usage de produits »bio » ou équitables, la réduction de délais de paiement. 133

134

1.2 135 136

éco-conception 137 conception d'un produit, d'un bien ou d'un service, prenant en compte, afin de les réduire, ses effets 138 négatifs sur l'environnement au long de son cycle de vie, en préservant ses qualités ou ses 139 performances 140

6

1.3 141 142

écolabel 143 reconnaissance tierce-partie permettant de distinguer des produits et des services plus respectueux 144 de l'environnement. Les critères garantissent l'aptitude à l'usage des produits et une réduction de 145 leurs impacts environnementaux tout au long de leur cycle de vie 146

1.4 147 148

fournisseur de rang N 149 organisme qui délivre un produit ou un service à une entreprise client, elle-même fournisseur de rang 150 N-1 de l'organisation, lequel produit/service sera mis en ouvre dans la production de produit et/ou de 151 service fournit en bout de chaine par le fournisseur de rang 1 à l'organisation 152

Dans la chaine de valeur, il s'agit pour l'organisation de confier à un autre fournisseur et à ses sous-153 traitants potentiels une partie de sa compétence et de ses expertises, mais aussi de relayer sa 154 responsabilité notamment celle relative à la politique achats responsables. 155

NOTE 1 Dans une situation contractuelle, le fournisseur de rang 1 seul peut être dénommé « titulaire du contrat 156 ». Le fournisseur de rang N-1 devient garant du fournisseur de rang N et par conséquent en est responsable : le 157 fournisseur de rang N doit s'assurer que le fournisseur de rang N-1 a compris ce qui lui a été demandé : il ne 158 s'agit pas d'une simple gestion administrative (passage de commande et refacturation), mais aussi d'un transfert 159 de gestion et de responsabilité. 160

NOTE 2 Le fournisseur de rang N peut être, par exemple, le producteur, le distributeur, l'importateur, l'ensemblier, 161 l'intégrateur, l'organisme de service ou financier. Il est en général externe à l'organisation mais peut aussi faire 162 partie de l'organisation client. 163

1.5 164 165

fournisseurs stratégiques 166 les fournisseurs stratégiques sont ceux qui ont un impact direct et critique sur l'activité de l'entreprise 167 et des clients, c'est-à-dire par exemple ceux : 168

dont la défaillance risque de se répercuter directement sur le client final de l'organisation ; 169

dont le savoir-faire apporte une forte valeur ajoutée à l'organisation ; 170

qui pèsent collectivement lourd dans le chiffre d'affaire total des achats (plus de 60 %) ; 171

qui permettront à l'organisation de se développer à terme sur de nouveaux marchés (fournisseurs 172 innovants) ; 173

qui impacte directement et fortement le client et le consommateur ; 174

sans qui l'organisation aura du mal à se développer ; 175

dont le bilan financier est jugé risqué, etc. 176

1.6 177 178

Analyse du cycle de vie (ACV) 179 180

7

analyse globale des impacts environnementaux tout au long du cycle de vie d'un produit, de 181 l'acquisition des matières premières à sa production, son utilisation, son traitement en fin de vie et sa 182 mise en décharge (cf. norme ISO 14040) 183 184

Note: L'ACV est également utilisable sur un service ou un procédé, voire une organisation. De plus en 185 plus, cette méthode est complétée par la prise en compte des impacts socio-économiques du produit 186 ou du service sur l'ensemble des parties prenantes de son éco-système." 187

2 Détermination et expression du besoin 188

189

En tant qu'interface entre l'organisme et ses fournisseurs, la fonction achats apporte, lors de 190 l'expression du besoin, sa connaissance des fournisseurs et des potentialités d'innovation du marché, 191 informe les utilisateurs et les prescripteurs sur les options disponibles et oriente la définition des 192 besoins pour l'adapter aux opportunités de l'environnement de l'organisme et à la stratégie Achats 193 définie sur le segment. 194

L'acheteur peut affiner le besoin avec les prescripteurs et valider le juste besoin en prenant en compte 195 la chaine de valeur de l'organisation et le cycle de vie des produits / services achetés. Conformément 196 aux directives européennes[1]) le code des marchés publics indique dans son article 5 que la nature et 197 l'étendue des besoins à satisfaire sont déterminés avec précision, en prenant en compte les objectifs 198 de développement durable. 199

Dans cette phase amont de l'achat, un dialogue avec les utilisateurs peut amener à redimensionner 200 l'achat à la baisse, ce qui peut être une source significative de gains économiques et 201 environnementaux (ex. moins de papier si on fait du recto verso, redimensionner une flotte de véhicule 202 au plus près des besoins identifiés) 203

L'objectif de ce chapitre est de souligner l'importance du rôle de la fonction achats dans le respect des 204 critères RSO dès la phase d'expression du besoin. 205

Au préalable, la direction achat doit s'assurer que les prescripteurs et les expertises internes 206 (marketing, juridique, R&D, etc.) impliqués dans la phase d'expression d'un besoin soient informés de 207 la politique d'achats responsables afin que les besoins soient exprimés en cohérence avec cette 208 politique. 209

Il est indispensable d'associer les parties prenantes externes dès la phase d'expression du besoin afin 210 qu'elles puissent prendre en compte le plus en amont possible les attentes de l'organisation en termes 211 de RSO et ainsi être en capacité de proposer des solutions adaptées. 212

L'acheteur et le prescripteur se doivent, dans la phase d'expression du besoin, de prendre en 213 compte les aspects économiques, éthiques ainsi que les pratiques de concurrence loyale, 214 notamment en : 215

favorisant la concurrence, la pluralité des réponses et l'émergence d'offres alternatives ; 216

permettant à toutes les entreprises de répondre sans discrimination de taille, de statut ou de 217 positionnement ; 218

appliquant le principe de réciprocité, c'est-à-dire en demandant aux fournisseurs ce que 219 l'organisation s'impose à elle-même ; 220

valorisant les fournisseurs et les offres qui sont mieux disantes au regard de ce que fait 221 l'organisation ; 222

facilitant l'accès pour les fournisseurs non référencés et les accompagnant si besoin dans leur 223 réponse. 224

8

Ils doivent tenir compte, lors de la détermination du besoin, du contexte local, de l'impact sur l'emploi, 225 de l'économie locale et par exemple : 226

permettre aux entreprises locales de se positionner (exemples: allotissement pertinent, groupement 227 des fournisseurs, sous-traitance, etc.) ; 228

associer les acteurs ressources présents au plan local, les experts du secteur d'activité ; 229

mutualiser ses besoins avec d'autres organismes dans l'objectif de développer de filière locale 230 pérenne et performante (réseau local), mettre en commun des informations, dématérialiser des 231 marchés, mutualiser des contrôles ; 232

analyser l'impact potentiel de l'achat envisagé sur l'emploi (adéquation secteur d'activité / capacités 233 des entreprises du territoire), la part de main d'ouvre dans la prestation attendue, le niveau de 234 qualification nécessaire, etc. 235

Ils doivent aussi intégrer la logique du cycle de vie des produits et services (ACV) afin de réduire les 236 impacts sur l'environnement de la conception à l'élimination du produit. En limitant les besoins en 237 ressources et en énergie, la chaîne de valeur du produit peut s'en trouver améliorée. A titre 238 d'illustration cela peut se traduire par : 239

l'analyse des caractéristiques environnementales des produits, services et processus en matière de 240 prévention des pollutions, d'éco-conception, de consommation de ressources et d'énergie grise ; 241

la proposition d'alternatives limitant les impacts en termes de pollution, de consommation des 242 ressources et d'énergie et d'émission de gaz à effet de serre ; 243

le fait d'éviter tout processus de fabrication de produit ou prestation de service ayant des 244 conséquences néfastes sur la santé des personnes impliquées ; 245

le fait de veiller à ce que les produits / services achetés n'aient pas d'impact néfaste sur la santé 246 des populations et les écosystèmes. 247

Ils doivent utiliser l'analyse du cycle de vie pour calculer un coût global (TCO) et analyser le ROI pour 248 définir le meilleur choix possible dans le cadre de l'expression des besoins. 249

Ils peuvent, au-delà de la réglementation en vigueur, intégrer dans son analyse des externalités RSO 250 des concepts tels que : 251

a) Les droits de l'Homme : 252

analyser les impacts potentiels sur la liberté d'association et négociation collective, l'égalité des 253 chances et la non-discrimination, le travail des enfants, la protection et la promotion des groupes 254 vulnérables ; 255

identifier les critères pouvant aller au-delà des 8 conventions fondamentales de l'OIT ; 256

identifier et corriger les pratiques achats pouvant induire des risques de non-respect des Droits de 257 l'Homme et des limitations en termes d'amélioration sur ces aspects ; 258

favoriser l'accès au travail de populations plus facilement éloignées de l'emploi : chômeurs, seniors, 259 jeunes sans qualification, handicapés etc. 260

b) Les relations et conditions de travail : 261

recenser les risques spécifiques à l'activité sur les différentes familles d'achat en matière d'hygiène 262 et de sécurité, de santé ; 263

9

identifier si des dispositions générales relatives à la protection de la santé au travail doivent être 264 mises en ouvre, lorsque l'activité le nécessite (visite fournisseurs, etc.). 265

c) Les droits des consommateurs. Concernant cette question, il convient qu'ils : 266

établissent la liste exhaustive des composants, leur provenance et leurs recommandations 267 éventuelles (compatibilité) ; 268

prennent en compte toutes les réglementations nationales, internationales vis-à-vis du besoin ; 269

identifient tous les éléments de réglementation que l'Entreprise doit communiquer au 270 consommateur et/ou utilisateur ; 271

identifient les pays ou le produit/service est destiné à être commercialisé ; 272

valident le fait de ne pas entraver les services essentiels si la mise en place de la solution 273 demandée est susceptible d'avoir un impact sur ces derniers. 274

Dans cet objectif, l'organisation doit inciter ses acheteurs à se former sur le contenu de la RSO, et la 275 déclinaison de ce thème par famille d'achat, typologie de fournisseur AR, ce qui doit renforcer la veille 276 technologique du marché, la connaissance des normes et bonnes pratiques achats responsables et 277 donc leur capacité à la déployer dans la prescription du besoin de leurs clients internes. 278

3 Élaboration du cahier des charges 279

280

Le cahier des charges est un document qui reprend les spécifications des besoins exprimés, il doit 281 donc en sus des critères techniques du produit / service décrit, introduire des exigences sociétales et 282 environnementales conformes à la stratégie d'achats responsable sur le segment concerné. La 283 formulation de ces exigences doit être précise et intégrer des critères relatifs aux caractéristiques du 284 produit, aux prestations associées et aux conditions d'exécution du marché. 285

L'objectif de ce chapitre est de décrire : 286

de quelle manière le document doit être élaboré dans le cadre d'une pratique d'achats 287 responsables ; 288

les exigences que l'organisation doit faire apparaitre vis-à-vis de son fournisseur, par exemple sous 289 forme de questionnaires et qui reprennent les différents thèmes du référentiel achats 290 responsables, adapté selon le besoin et le type de fournisseur / prospect adressé (stratégique / 291 non stratégique). 292

En préambule, une attention particulière doit être donnée dans cette étape au respect des aspects 293 économiques et éthiques sous-jacents et donc des pratiques de concurrence loyale ; un certain 294 nombre de points étant critiques : 295

permettre à toutes les entreprises de répondre sans discrimination de taille, de statut ou de 296 positionnement, favorisant ainsi une pluralité potentielle des réponses et par là même la 297 sécurisation des achats futurs; 298

définir le besoin sans risque d'orientation ou de complaisance ; 299

Par ailleurs, au regard des spécifications RSO développées ci-après (analyse du besoin tenant 300 compte de l'ACV), les exigences RSO que l'organisation applique à ses fournisseurs doivent 301 répondre à certains principes : 302

10

réciprocité : demander aux fournisseurs ce que l'organisation s'impose à elle-même, mais être 303 prudent, plus modeste dans les exigences lorsque le client est lui-même défaillant ou en voie 304 de progrès ; 305

valorisation économique des efforts RSO particuliers : 306

valoriser les fournisseurs et les offres qui sont mieux disantes au regard de ce que fait 307 l'organisation ou les autres fournisseurs ; 308

valoriser dans le prix, le délai de paiement, les conditions contractuelles, etc. les efforts 309 RSO des fournisseurs ; 310

symétrie de l'exigence avec les relations d'affaires privilégiées : exigence forte en matière 311 de RSO vis-à-vis des fournisseurs référencés et stratégiques afin que ces derniers soient des 312 relais sincères et efficaces dans le déploiement de la RSO ; 313

simplification/allègement des dispositifs pour les fournisseurs non référencés et/ou de 314 petite taille ; 315

accompagnement par l'organisation, plus particulièrement vis-à-vis des fournisseurs de 316 petite taille qui n'ont pas toujours le moyen d'investir ou d'assurer les coûts spécifiques de 317 certains dispositifs RSO. 318

3.1 Élaboration 319

320

Du point de vue de l'organisation, l'élaboration du cahier des charges doit respecter certains principes 321 tels que : 322

a) La conformité aux critères RSO tels que décrits dans la politique d'achats responsables, et 323 l'intégration des objectifs et critères relatifs aux concepts précédemment décrits. 324

b) La conformité à l'ensemble des législations du travail nationales, recommandations de l'OIT et 325 normes internationales de comportement applicables aux organisations et aux secteurs 326 spécifiques dans lesquels évolue le fournisseur. Si possible, elle doit mettre en place une veille 327 réglementaire sur les sujets RSO compatibles avec les secteurs d'activité des fournisseurs. 328

c) Le fait que le cahier des charges doit être un levier d'information et de sensibilisation des parties 329 prenantes internes sur l'introduction de clauses non économiques dans les cahiers des charges 330 afin de les sensibiliser au risques existants soulevés dans le cadre de la politique d'achats 331 responsables. 332

d) La mise en ouvre d'une communication associée au cahier des charges selon les règles de publicité 333 prévues par la loi. 334

De manière plus opérationnelle, et afin de garantir des pratiques loyales et équitables, l'organisation 335 mise en ouvre doit être transparente en : 336

élaborant un cahier des charges suffisamment clair, précis et opérationnel quant aux objectifs 337 poursuivis par la politique d'achats en matière de RSO ; 338

impliquant toutes les parties prenantes internes au cours de son élaboration dans une logique 339 d'auto contrôle et de lutte contre la corruption. Par exemples : 340

prévoir une clause de refus de conditions incitatives dite « incentives » qui ont pour effet de 341 rétribuer les salariés, qu'ils appartiennent à l'entreprise donneur d'ordre ou au fournisseur ou 342 aux sous-traitants ; 343

11

déceler les exigences techniques trop spécifiques sans réelle corrélation avec les besoins, ce 344 qui aurait pour effet de favoriser un seul fournisseur (vigilance) ; 345

afficher les critères de sélection avec sincérité et transparence auprès des fournisseurs. 346

Lorsque la nature des marchés le permet, l'organisation doit veiller à orienter sa réflexion afin que le 347 contenu du cahier des charges permettre : 348

de pratiquer un allotissement pertinent. 349

l'accès des fournisseurs locaux : 350

rédiger précisément les spécifications (techniques, commerciales, environnementales, 351 sociales, etc.) ; 352

afficher les critères de sélection et leur pondération ; 353

utiliser un vocabulaire accessible et compréhensible par tous ; 354

prendre en compte le droit du travail et les us et coutumes locaux. 355

la création d'emplois et le développement des compétences : 356

inclure une dimension sociale visant l'insertion, l'emploi et la formation des personnes en 357 situation précaire ou de handicap (critères de sélection et condition d'exécution annoncés) ; 358

inciter les fournisseurs à proposer des solutions innovantes (produits et services) ; 359

autoriser les variantes et les groupements pour faire émerger les offres les mieux adaptées ; 360

le développement et le transfert de technologie, l'enrichissement des acteurs locaux : 361

rédiger les cahiers des charges fonctionnels (émergence de propositions innovantes) et 362 commercialement flexible (allotissement, groupement, etc.). 363

l'éducation et la culture en préservant la diversité économique du territoire et les savoir-faire 364 traditionnels et ancestraux : 365

permettre par l'allotissement et la rédaction du cahier des charges de favoriser une réponse 366 issue des savoir-faire traditionnels (produits ou services). 367

3.2 Contenu du cahier des charges tenant compte de spécifications RSO 368

369

D'une manière générale, le cahier des charges doit indiquer les éléments et preuves d'engagements 370 du fournisseur. Ceux-ci pouvant se caractériser par différents niveaux d'information. 371

Le respect des standards (lois, normes internationales, réglementations locales au niveau des 372 questions liées au développement durable) doit être absolu. 373

Cela signifie demander au fournisseur d'apporter les preuves ou garanties utiles au regard de ses 374 caractéristiques propres ou de celles du marché : 375

a) en termes de respect de l'environnement : 376

de l'utilisation des matières recyclées, la réduction de la consommation d'énergie, d'eau et de 377 matières premières des offres ; 378

12

que les produits/services dont les processus de fabrication ont fait l'objet de mesures de 379 conservation- recyclage de l'eau, (exemple : travailler en circuit fermé) ; 380

prévoir en axe d'amélioration des fournisseurs le remplacement (si possible) des ressources non 381 renouvelables par d'autres sources renouvelables à faible impact sur l'environnement ; 382

définir des spécifications fonctionnelles et des conditions d'exécution relatives à l'utilisation durable 383 des ressources associées ; 384

les sources d'émission de GES et leur impact sur la santé et sur les écosystèmes ; 385

formaliser dans le cahier des charges des objectifs en matière de réduction des sources d'émission 386 de GES et leur impact sur la santé et sur les écosystèmes dans les axes de progrès des 387 fournisseurs : vérification de l'empreinte carbone du produit, indicateurs de flux logistique (charge 388 utile, transport, conditionnement, etc.), choix du mode de transport (aérien, maritime, routier, 389 ferroviaire, plateforme multimodale) etc. 390

privilégier, en fonction du type de produits/services et lorsque les conditions de marché le 391 permettent : 392

les produits et services éco-labellisés (Ecolabels européens, NF environnement ou équivalents 393 conformes aux exigences du règlement européen N°880/92 ou de la norme ISO 14024) 394

et les fournisseurs apportant la preuve d'une gestion maîtrisée des impacts environnementaux 395 de leur activité par un enregistrement Emas (conformément au règlement européen 396 N°1221/2009) ou une certification environnementale de type ISO 14001. 397

b) en termes de respect des droits de l'homme : 398

de son engagement au respect des 8 conventions fondamentales de l'OIT et des réglementations 399 nationales des pays dans lequel il est implanté ; 400

de la mise en place d'un système de management tenant compte du respect des droits sociaux 401 fondamentaux chez le fournisseur ainsi que sur sa chaîne d'approvisionnement ; 402

de la traçabilité des produits, en particulier la localisation des sites de production de son produit et 403 des composants qui le constituent ; 404

du respect des règles de protection des salariés (EPC, EPI, etc.) applicables à leur activité. 405

c) en termes de respect des conditions de travail : 406

de la mise en place d'une politique RH structurée dans le respect des réglementations nationales et 407 des normes internationales de droit du travail ; 408

du respect de la réglementation et des normes internationales de comportement en matière de 409 dialogue social (CHSCT, DP, syndicats, négociations annuelles, etc.) ; 410

411

de la mise en place d'une politique santé-sécurité structurée dans le respect des réglementations 412 nationales et des normes internationales de droit du travail ; 413

de la tenue d'un bilan sur les risques santé-sécurité des salariés et sous-traitants sur les sites du 414 fournisseur (exemple : document unique) ; 415

du respect des lois en termes de droit à la formation ; 416

13

de son engagement au respect des législations et normes en matière de travail dissimulé ; 417

qu'il fasse état de toute condamnation par une autorité juridique (prud'homme, tribunal administratif) 418 au regard de toute problématique RH (licenciements abusifs, travail dissimulé, etc.) ; 419

de l'application de tout dispositif santé-sécurité sectoriel dont les réglementations nationales ou les 420 normes internationales font état ; 421

du respect des conventions collectives sectorielles. À minima le cahier des charges indique que le 422 fournisseur doit apporter la preuve de la mise en place de ce type d'accord. 423

d) en termes de protection du consommateur : 424

tous les éléments démontrant que son offre (produit ou prestation), répond à la législation nationale 425 du pays distributeur ainsi qu'aux normes internationales applicables ; 426

toutes les informations nécessaires à la communication réglementaire vis-à-vis des consommateurs 427 dans les langues adéquates ; 428

la preuve qu'il est en mesure de mettre en place des démarches de protection liée à la personne 429 (notamment des données, de la vie privée des consommateurs, etc.), dans le respect des 430 dispositions réglementaires applicables ; 431

la liste exhaustive des composants, leur provenance et leurs recommandations éventuelles 432 (compatibilité) ainsi que les preuves de conformité à la réglementation nationale du pays 433 distributeur et aux normes internationales applicables ; 434

la preuve de labellisation et/ou certification démontrant, de fait, le respect des lois et normes 435 internationales de comportement ; 436

une description claire de son système de traçabilité vis-à-vis du respect des réglementations et 437 normes internationales lié au produit fourni ; 438

les études de risques (pour les utilisateurs) vis-à-vis des réglementations nationales du pays 439 distributeur et des normes internationales de comportement ; 440

la preuve que la mise en place de son offre n'entravera pas la fourniture de services reconnus 441 comme essentiels dans les réglementations nationales et normes internationales de 442 comportement. 443

La mieux disance des fournisseurs est à rechercher sur ces mêmes critères. L'organisation doit inciter 444 et accompagner les fournisseurs pour qu'ils appliquent notamment les critères suivants: 445

a) le respect de l'environnement : 446

utilisation d'indicateurs de mesure des consommations, des fuites ; 447

utilisation optimisée des ressources lors de conditions climatiques difficiles ; 448

éco-conception et capacité de recyclage, 449

optimisation des transports et de la logistique, etc. 450

b) le respect des droits de l'homme : 451

tout label ou certification touchant à la garantie du respect des droits sociaux fondamentaux ; 452

14

la capacité des fournisseurs à organiser régulièrement des audits sur le respect des droits sociaux 453 fondamentaux ; 454

l'exhaustivité des informations en matière de traçabilité, en particulier au sujet des lieux de 455 fabrication ; 456

définir une liste noire des pays dans lesquels l'entreprise ne souhaite pas qu'elle ou ses 457 fournisseurs travaillent du fait de risque trop élevés sur les droits de l'Homme, lorsque toute 458 démarche de suivi et d'amélioration continue est rendue impossible par le contexte du pays ; 459

à titre d'indication, définir dans le cahier des charges les règles commerciales (suspension du 460 contrat, diminution du CA) qui prévaudront en cas de demande de plans de progrès / actions 461 correctives sur la question des droits de l'Homme ; 462

aller au-delà des 8 conventions fondamentales de l'OIT, prendre aussi en compte les questions 463 d'assurance maladie/vieillesse, de caisse de prévoyance ou encore celles en en lien avec la 464 santé et la sécurité des travailleurs, etc. 465

c) le respect des conditions de travail : 466

les taux d'accidents ; 467

le taux de formation des salariés ; 468

des preuves (récompenses) que sa politique RH et/ou Santé-Sécurité est exemplaire ; 469

s'il a mis en place des mesures favorisant l'épanouissement personnel des salariés et le respect de 470 leur vie privée (aménagement d'horaires, etc.). 471

d) la protection du consommateur : 472

l'exhaustivité des informations communiquées à destination des utilisateurs/consommateurs ; 473

la mise en place d'un système de traçabilité fiable ; 474

la présence des labels applicables au produit/service demandé ; 475

la mise en place d'un service après-vente efficace afin d'améliorer la satisfaction des 476 consommateurs et diminuer les niveaux de réclamation en proposant des produits et services de 477 qualité ; 478

la durée de garantie ; 479

les performances environnementales, sociales et sociétales des biens et services achetés ; 480

des évaluations en coûts complets intégrant les impacts DD ; 481

des offres chiffrées détaillées ; 482

des ACV pour déterminer les impacts DD et si possible les valoriser ; 483

d'être force de proposition quant au remplacement de substances jugées dangereuses pour les 484 utilisateurs. 485

/ 486

15

Ainsi, le cahier des charges devient un levier de réduction du risque fournisseur grâce à une meilleure 487 connaissance de ce dernier. Cela permet également de collecter les informations nécessaires et utiles 488 au consommateur sur le produit ou sur le fournisseur (SAV, .). 489

4 Gestion des fournisseurs 490

491

L'objectif de ce chapitre est de mettre en relief, par étape, les recommandations visant à traiter sous 492 l'angle des Achats Responsables les pratiques habituelles de gestion de fournisseurs. 493

La phase de gestion des fournisseurs se caractérise par plusieurs étapes : 494

l'analyse du marché ; 495

l'homologation ; 496

le référencement/le déréférencement ; 497

et la gestion du panel. 498

Notons certaines limitations relatives à l'étape de référencement : 499

le principe de liberté d'accès à la commande publique ne permet pas toujours, selon la nature des 500 organismes publics, le référencement des fournisseurs 501

Les différentes étapes de la phase de gestion des fournisseurs pouvant conduire à faciliter ou non 502 l'accès au marché des fournisseurs, en conformité avec un exercice de libre concurrence, se doivent 503 d'être particulièrement attentives aux critères de sélection ou de présélection potentiellement 504 discriminatoires. Il est à ce titre approprié au sens de la RSO d'évaluer les fournisseurs dans leur 505 capacité à fournir une offre de qualité et compétitive économiquement en s'assurant que certains 506 critères, par exemple de taille du fournisseur, ne les pénaliseront pas. 507

La réalisation de ces étapes conduisant par ailleurs la fonction achat au recueil d'informations 508 provenant des fournisseurs, elle doit être elle-même attentive à ce que les travaux de collecte de 509 données qu'elle conduit soient respectueux des principes de la RSO, en veillant en particulier à ne 510 pas alourdir exagérément les coûts induits sur les fournisseurs par la multiplication inutile de certains 511 dispositifs redondants, disproportionnés ou porteurs de risques ; il convient à cet effet de doser les 512 démarches d'investigation en fonction : 513

de la taille des fournisseurs, de leur importance stratégique pour le client ; 514

des démarches volontaires entreprises par certains fournisseurs (labels, certifications, partage de 515 données, etc.) ; 516

des potentiels de mutualisation de certaines démarches d'audit ou de partage de données avec 517 d'autres clients, ou encore, si la possibilité en est offerte, via des informations détenues par un 518 tiers de confiance (Etat) et accessibles avec l'accord du fournisseur ; 519

des natures d'information requises, potentiellement confidentielles. 520

4.1 Analyse du marché 521

522

L'analyse du marché permet de faire un état des lieux de l'offre fournisseurs sous l'aspect quantitatif 523 (volume, prix, délai, etc.) et qualitatif (qualité des fournisseurs, capacité d'approvisionnements, 524 maturité RSO, etc.). 525

16

Les enjeux en termes d'achats responsables résident essentiellement dans l'assurance d'une analyse 526 rigoureuse intégrant les critères RSO, qui sont de nature à contribuer à modifier le panel fournisseur 527 et, le cas échéant, la liste de fournisseurs référencés. L'acheteur responsable doit à cet effet fonder 528 son examen sur une vision suffisamment large des fournisseurs du marché. 529

L'acheteur doit notamment vérifier auprès des fournisseurs, pour eux-mêmes en interne, comme pour 530 les sous-traitants qu'ils pilotent à leur niveau, les démarches RSO suivantes : 531

l'engagement en faveur du développement durable/de la RSE ainsi que la qualité de leur système 532 de management des engagements qu'ils prennent en la matière ; 533

la protection de l'environnement et la prise en compte des impacts environnementaux, la maîtrise 534 des consommations, en favorisant les ressources renouvelables, les produits recyclés et la 535 gestion de l'eau ; 536

le développement local qui valorise les comportements coopératifs et la création de filières ainsi 537 que les initiatives en faveur du développement de l'emploi et de la formation ; 538

la maîtrise des risques liés au non-respect des droits de l'Homme relatifs à l'activité et à la situation 539 du pays concerné et les moyens d'influence pour les faire évoluer ; 540

l'insertion des personnes éloignées de l'emploi et/ou en situation de handicap ; 541

le respect des relations et conditions de travail, incluant de nombreuses préoccupations relevant du 542 droit du travail et des normes internationales de comportement ; 543

la maîtrise du processus de veille réglementaire à l'égard de la santé et la sécurité du 544 consommateur. 545

4.2 Homologation 546

547

L'homologation est une procédure de nature à faciliter la constitution d'un panel de fournisseurs, 548 répondant à des critères de sélection hiérarchisés, en conformité avec les objectifs définis dans la 549 stratégie de l'organisation. 550

La fonction achats doit s'attacher à compléter son analyse par la capacité du fournisseur à contribuer 551 aux objectifs de la politique achat responsable du client : 552

innover ; 553

contribuer à ou réaliser des démarches de contrôle par exemple sur la base de questionnaires et 554 enquêtes de satisfaction, ou via des organismes indépendants et accrédités ; 555

apporter des garanties correspondantes via des labels, certifications ; 556

fournir des informations en matière de traçabilité, en particulier au sujet des lieux de fabrication, 557 proposer des solutions alternatives en cas de non-conformité (par exemple, utilisation de 558 composants dangereux ou identifiés comme dangereux). 559

La phase d'homologation débouche sur des listes de fournisseurs inscrits dans le panel susceptibles 560 de travailler avec l'organisation cliente, et qui relèvent de la typologie suivante : 561

fournisseurs référencés, qui feront l'objet d'un traitement privilégié dans la mesure où ils seront 562 consultés systématiquement sur certaines familles d'achat ; 563

fournisseurs non référencés mais qui sont susceptibles d'être consultés ponctuellement ; 564

17

fournisseurs potentiels, qui n'ont pas encore été consultés. 565

4.3 Référencement/déréférencement 566

567

La phase de référencement/déréférencement consiste à établir la liste des fournisseurs pouvant être 568 autorisés à soumissionner c'est-à-dire étant en capacité de répondre aux besoins sur le segment 569 d'achat pour lequel il est référencé. 570

Les bénéfices pour l'organisation cliente pouvant être les suivants : 571

économiques, via la réduction du nombre de fournisseurs et la massification des achats ; 572

une plus forte propension à favoriser une relation client / fournisseur mutuellement bénéfique ; 573

un meilleur contrôle sur le respect des attentes aux critères de RSO tels qu'établis dans le 574 référentiel d'évaluation de l'organisation, du fait aussi qu'il s'agit plus souvent de fournisseurs 575 stratégiques pour lesquels, lorsqu'ils bénéficient effectivement d'un volume d'activité plus élevé, il 576 est logique de demander en contrepartie une exigence d'exemplarité plus élevée en matière de 577 RSO. 578

Les fournisseurs référencés peuvent trouver leur compte dans ce dispositif, du fait qu'ils peuvent plus 579 facilement sécuriser une partie de leur activité. Ils peuvent aussi plus facilement progresser dans le 580 sens de la RSO en bénéficiant de l'accompagnement, de la formation du client sur ce plan. 581

Dans le cadre d'un référencement, une fonction achats responsable doit : 582

capitaliser régulièrement sur un panel s'appuyant lui-même en amont sur des bonnes pratiques 583 d'analyse de marché et d'homologation ; 584

consulter systématiquement l'ensemble des fournisseurs référencés pour un besoin donné ; 585

définir et afficher des critères d'évaluation transparents, qualitatifs et quantitatifs, pertinents et 586 justifiables ; 587

limiter les risques liés à la dépendance (mesure du taux de dépendance et réponse adaptée) ; 588

réévaluer et relancer périodiquement son référencement, en tenant compte des spécificités du 589 secteur auquel appartient l'organisation cliente. 590

Une attention particulière devra être donnée au principe d'équité de traitement des fournisseurs et de 591 relation mutuellement bénéfique, notamment vis-à-vis des fournisseurs non référencés, ou bien vis-à-592 vis de ceux systématiquement non bénéficiaires de marchés même s'ils sont référencés : 593

du fait que les premiers se voient privés ou fortement limités de la possibilité d'accéder aux 594 marchés du client ; 595

du fait que les seconds supportent les coûts du référencement sans bénéficier de l'apport d'activité 596 qui en résulterait logiquement. 597

Il convient à cet égard de développer des pratiques telles que : 598

vivier fournisseurs de pré-référencement, composés de fournisseurs figurant dans le panel mais qui 599 peuvent être testés et aider à stimuler des concurrences orientées habituellement vers des 600 fournisseurs référencés ; 601

18

seuils de taille de marché suffisants pour permettre à des fournisseurs non référencés de concourir 602 et de démontrer leurs qualités en vue d'un prochain référencement ; 603

accompagnement personnalisé par la fonction achat de fournisseurs référencés à faible niveau 604 d'activité et de petite taille. 605

4.4 Gestion du panel 606

607

La gestion du panel consiste à suivre les évolutions internes (nouveaux besoins, changements de 608 process industriels, changements d'organisation ou d'appartenance, etc.), et les évolutions du marché 609 (technologiques, normatives, réglementation, fournisseurs, etc.). 610

La gestion du panel fournisseur est également un levier de soutien de la politique d'achats 611 responsables de l'organisation à plusieurs niveaux. Cette étape du processus mérite d'être 612 coordonnée au niveau de la fonction achat, et doit favoriser les démarches de progrès RSO des 613 fournisseurs et de l'organisation, au travers d'un dialogue continu, et en se donnant collectivement des 614 objectifs chiffrés. 615

Une gestion de panel responsable doit en effet veiller à faire progresser les fournisseurs et les 616 bénéfices que ces progrès génèrent sur l'organisation cliente : 617

identifier, grâce à la veille du marché fournisseurs, les bonnes pratiques des entreprises afin 618 d'encourager les fournisseurs du panel à s'améliorer ; 619

définir les actions concrètes de progrès nécessaires et en assurer le suivi ; 620

prendre en compte l'aspect temporel de l'adaptation des fournisseurs : progrès réguliers, 621 importance de la formation et de l'apprentissage des fournisseurs ; 622

rechercher, lorsque nécessaire, les voies et moyens pour faire évoluer les fournisseurs vers les 623 objectifs RSO de l'entreprise : négociation de branche, communication institutionnelle et 624 sectorielle, etc. ; 625

tirer les conséquences d'un retour d'expérience dans le cadre d'une démarche de progrès. 626

La gestion de panel responsable doit également être attentive aux risques internes relatifs à l'éthique, 627 au contrôle interne. Il convient ainsi de veiller à limiter les risques de discrimination et de favoritisme 628 entre acteurs de la chaîne achat et fournisseurs, ou d'achats récurrents auprès de clients ou 629 acheteurs internes trop complaisants. Afin d'y parvenir, la fonction achat doit : 630

réaliser des contrôles plus approfondis si elle constate que certains fournisseurs sont très (trop) 631 régulièrement choisis ; 632

limiter les relations entre donneurs d'ordre et fournisseurs aux circonstances professionnelles ; 633

respecter les droits de propriété intellectuelle du fournisseur dont a pu avoir connaissance le client, 634 et que le panel ne doit pas être amenés à connaître ; 635

communiquer les critères de choix des fournisseurs en interne et en externe. Cette démarche 636 permettant au fournisseur de s'améliorer pour une soumission future. 637

Dans le cas où un fournisseur (notamment stratégique) ne respecte pas certains principes RSO et 638 certains aspects de la politique d'achats responsables de l'organisation, il n'est pas recommandé que 639 cette dernière exclue brutalement le fournisseur de son panel ou de son référencement, mais plutôt 640 qu'il définisse les moyens à mettre en ouvre pour faire évoluer cette situation. Plusieurs situations sont 641 alors envisageables : 642

19

poursuivre les relations pendant la durée des efforts de ce dernier à mettre en conformité sa 643 politique ; 644

suspendre temporairement ces relations pendant la poursuite des efforts du fournisseur ; 645

en dernier recours, l'exclusion peut être envisagée (critères RSO pris en compte au même titre que 646 d'autres critères « classiques » de gestion d'un panel de fournisseurs : économique, commercial, 647 etc.). 648

Enfin il peut être utile de disposer d'un outil logiciel de gestion de la relation fournisseur (SRM) ou 649 d'une base de données permettant de gérer les fournisseurs de la façon la plus efficace possible, tant 650 du point de vue du client que du fournisseur. 651

5 Procédure d'appel d'offres 652

653

La procédure d'appel d'offres se caractérise par plusieurs étapes : 654

l'élaboration : formalisation d'une grille de sélection axée sur la nature du fournisseur et la qualité 655 de la prestation décrite dans le cahier des charges ; 656

la communication à une sélection de fournisseurs ; 657

l'analyse et l'évaluation des réponses sur la base d'un référentiel ; 658

une ou plusieurs phases de négociation et de sélection. 659

L'objectif de ce chapitre est de mettre en relief la manière de traiter sous l'angle des achats 660 responsables les pratiques habituelles d'appel d'offres : élaboration, diffusion de l'appel d'offres, 661 analyse des réponses, sélection et négociation. 662

5.1 Élaboration de l'appel d'offres 663

664

La direction des achats doit être en mesure de définir dans sa procédure d'appel d'offres un référentiel 665 d'achats responsables en étroite liaison avec les fonctions internes concernées, par exemple métiers, 666 juridique, ressources humains, développement durable, etc. 667

Le cahier des charges établi doit permettre d'évaluer les réponses à la consultation sur des critères 668 favorisant la promotion du développement durable dans la chaîne de valeur (réponse aux exigences 669 des « piliers » RSO : économique, social/sociétal et environnemental). Les critères de sélection et de 670 rejet des fournisseurs consultés doivent par ailleurs être clairement et explicitement établis. 671

Deux voies d'action, potentiellement complémentaires, sont à envisager dans le secteur privé, 672 s'agissant de : 673

la nature et la qualité du fournisseur ; 674

l'acheteur responsable cherchera à promouvoir les fournisseurs respectant les principes de la RSO 675 ; 676

la qualité de la prestation ou du produit fourni ; 677

l'acheteur responsable déterminera ses critères de choix de l'offre en cohérence avec ces principes 678 et pondérera ses critères en augmentant les chances des offres vertueuses sous l'angle de la 679 RSO, pratique également possible pour les acheteurs publics. 680

20

Critères d'Évaluation de la qualité du fournisseur 681

L'acheteur responsable se doit d'accorder de l'importance aux critères favorisant les fournisseurs dont 682 les caractéristiques concourent plus particulièrement à développer la RSO dans sa chaîne de valeur. 683 À minima, il est essentiel d'éviter toute forme de discrimination envers ces fournisseurs. Il s'agit plus 684 particulièrement : 685

des entreprises de micro, petite et moyenne taille (PME[2])), dont il est avéré qu'elles sont fortement 686 génératrices d'emplois à long terme (éviter des critères tels que le niveau minimal de chiffre 687 d'affaires requis, le nombre de références requises, sur une période trop limitée de surcroît) ; 688

des entreprises innovantes ; 689

des entreprises implantées dans des zones économiquement sensibles ; 690

des entreprises citoyennes (via par exemple des labels type diversité) et plus respectueuses de 691 l'environnement ; 692

des entreprises du secteur protégé et adapté ou spécialistes en matière d'insertion de personnes 693 éloignées de l'emploi. 694

L'organisme donneur d'ordre doit également effectuer ses propres diligences (via audits spécifiques, 695 certifications, labels par exemple) pour vérifier l'application des principes de la RSO chez ses 696 fournisseurs. Il doit non seulement s'assurer que ses fournisseurs : 697

a) se conforment au droit des affaires, sont en règle vis-à-vis des administrations fiscales, sociales, 698 mais aussi respectent des codes éthiques, déontologiques relevant par exemple de leur 699 fédération professionnelle 700

b) se conforment aux exigences réglementaires (lois et normes internationales favorisant la 701 responsabilité sociétale des organisations) : 702

en matière de Droits de l'Homme et de « droits absolus » (droits civils et politiques, droits 703 économiques sociaux et culturels et droit fondamental au travail), en matière de prévention de la 704 discrimination, notamment vers les groupes vulnérables, en termes de respect des exigences de 705 l'Organisation Internationale du Travail (OIT), et tout particulièrement de ses 8 recommandations 706 fondamentales (liberté syndicale et protection du droit syndical, droit d'organisation et négociation 707 collective, travail forcé, abolition du travail forcé, âge minimum, pires formes de travail des 708 enfants, égalité de rémunération, discrimination) ainsi que des conventions liées aux exigences 709 d'hygiène et de sécurité au travail ; 710

en termes de respect des exigences découlant de la législation nationale et autres lois, 711 réglementations et normes internationales de comportement en vigueur en matière de relations 712 aux consommateurs, de traçabilité des produits et maitrise des risques sanitaires, de protection 713 liée à la personne, de transparence et fiabilité de l'information fournie aux consommateurs ; 714

en matière de relations aux consommateurs, de traçabilité des produits et maitrise des risques 715 sanitaires, de protection liée à la personne, de transparence et fiabilité de l'information fournie aux 716 consommateurs, spécifiques au type d'achat. 717

L'organisation « donneur d'ordre » vérifie également que les fournisseurs s'engagent, 718 conformément aux bonnes pratiques, dans des démarches socialement responsables, éthiques et 719 équitables : 720

inclure et rédiger précisément des clauses d'insertion pertinentes et adaptées (avec l'aide du 721 facilitateur) ; 722

indiquer les possibilités de réponses disponibles au choix du fournisseur (embauche directe de 723 personnes en parcours d'insertion, mise à disposition de personnel par une SIAE, co-724

21

traitance ou sous-traitance avec une SIAE / une EA ou un ESAT compétents dans le secteur 725 d'activité) et les sources d'information utiles à une offre adaptée ; 726

décrire les critères correspondants de choix des offres (quantité d'heures d'insertion, qualité de 727 l'accompagnement social et en formation qualifiante ou en tutorat) et leur pondération ; 728

intégrer des critères de sélection basés sur des objectifs de progrès sociétaux et à offre 729 équivalente, ouvrir un critère spécifique permettant d'évaluer l'implication des fournisseurs 730 dans des politiques sociales et de santé publique de proximité, dans l'offre de produits ou 731 services issus du commerce équitable, etc. 732

c) s'attachent à favoriser les démarches de protection de l'environnement, par exemple : 733

la prévention de la pollution ; 734

la réduction des déchets ; 735

l'atténuation et l'adaptation aux changements climatiques ; 736

l'utilisation rationnelle des ressources naturelles ; 737

la protection de l'environnement et la réhabilitation de l'environnement naturel ; 738

. 739

D'une manière générale, entre dans le périmètre de cet examen la valorisation des initiatives et 740 projets du fournisseur pour lui-même comme pour ses sous-traitants, afin de s'assurer que l'ensemble 741 de la chaine de valeur est bien conforme aux attentes en termes de RSO. 742

Critères d'Évaluation de l'offre 743

Sur le plan économique, l'acheteur responsable doit être particulièrement attentif à valoriser l'offre des 744 fournisseurs sur un critère fondamental de coût global et de création de valeur via deux éléments de 745 mesure complémentaires : 746

a) la prise en compte dans l'évaluation du prix de la prestation de ses contreparties « positives » : 747

la valeur apportée par le fournisseur 748

les potentiels de création de revenus, contreparties potentielles de l'innovation, d'une image de 749 marque plus responsable, d'une satisfaction client accrue (par exemple sur prestations 750 externalisées), 751

les coûts indirects liés aux efforts du fournisseur pour s'aligner sur les enjeux du développement 752 durable. 753

b) la limitation des coûts cachés : 754

exemples côté fournisseur : limiter par exemple les coûts de passation de commande excessifs, les 755 coûts de non qualité induits par le fournisseur qui alourdiront les coûts de ses processus 756 opérationnels, les risques de défaut produit que supporteront les consommateurs ; 757

exemples côté donneur d'ordre : réduire les coûts de stockage ou de sur-investissement, initiés par 758 le donneur d'ordre, ou encore les frais financiers liés à un non-respect de délais de paiement. 759

Cette approche de mesure doit se faire selon des méthodes financières cohérentes avec la RSO, en 760 coût global, en privilégiant une rigueur d'analyse au sens de la RSO : 761

22

mesure réalisée en lien avec les services internes (métiers internes, contrôle de gestion, risques.) 762 et avec les fournisseurs (via une approche de définition du juste nécessaire) ; 763

mesures spécifiques liées aux externalités RSO (effets économiques sur les parties prenantes 764 externes) : effets économiques des mesures d'insertion, des risques de pollution, etc. intégrant à 765 la fois surcoûts et économies. 766

L'acheteur se doit de définir et appliquer une politique de prix responsable permettant au fournisseur 767 de contribuer aux objectifs d'achats responsables sur les différents piliers (économique: obtenir une 768 visibilité de moyen terme sur les affaires, dégager une profitabilité suffisante ; social : traiter 769 convenablement ses salariés et sous-traitants ; actions environnementales). 770

Une fois ce référentiel défini, l'organisation achats doit s'attacher à fixer la pondération des critères 771 d'évaluation, en pondérant les caractéristiques RSO à un niveau suffisamment différenciant pour la 772 pré-sélection du fournisseur et pour l'attribution finale de l'appel d'offres. 773

5.2 Diffusion de l'appel d'offres 774

775

Lors de la diffusion de l'appel d'offres, un nombre suffisant de fournisseurs doit être consulté afin 776 d'éviter les procédures infructueuses ou trop restrictives (par exemple ouvertes seulement ou trop 777 systématiquement aux seuls fournisseurs « stratégiques ») et permettre d'élargir le vivier de 778 fournisseurs. Cela présente de plus l'avantage de susciter la diversité des offres et l'innovation. 779

Cette étape de la procédure d'appel d'offres représente un levier de promotion de la responsabilité 780 sociétale à la condition que la fonction achats : 781

permette l'accès aux appels d'offres à des fournisseurs répondant aux critères RSO ; 782

favorise l'accroissement de ses fournisseurs par la transparence des procédures et des règles de 783 consultation équitables, non discriminatoires. 784

La diffusion de l'appel d'offres doit permettre à l'organisation « donneur d'ordre » de dissuader ses 785 partenaires fournisseurs de toute tentative de fraude, notamment de corruption. Pour cela, elle doit 786 pouvoir disposer d'une charte explicitant la politique anti-corruption et la communiquer à ses 787 fournisseurs. Cette politique, caractérisée par des programmes de mise en place de lutte contre la 788 corruption, de mesures du contrôle interne et d'application des sanctions, doit avoir le soutien visible 789 et explicite au plus haut niveau du management d'entreprise. Sa mise en ouvre au sein de 790 l'organisation doit également être réalisée en collaboration avec les Institutions Représentatives du 791 Personnel. 792

5.3 Analyse et évaluation 793

794

L'acheteur aura pour objectif de veiller à ce que les efforts de promotion de la RSO par les 795 fournisseurs répondant à la consultation puissent être valorisés dans l'évaluation de l'offre. 796

Lors de la phase d'analyse des réponses à l'appel d'offres et de sélection du mieux disant, la direction 797 achat et les services concernés doivent s'assurer que les réponses apportées à la fois sur les critères 798 techniques, méthodologiques et RSO sont conformes au niveau d'attente. Ainsi, plus particulièrement 799 pour les critères de RSO, la direction achat doit : 800

s'assurer de la maîtrise des coûts globaux dans la chaîne de valeur ; 801

vérifier les preuves des garanties ou s'insérer dans une relation de confiance avérée avec ses 802 fournisseurs ; 803

23

écarter le fournisseur s'il ne donne pas de garanties ou de preuve de confiance. Les garanties 804 seront jugées suffisantes si un engagement et des moyens sont affichés ; 805

mesurer, en lien éventuel avec les fonctions internes concernées (métiers, finances, risques, 806 ressources humaines ou encore RSO) les éventuels impacts économiques sur le coût global, 807 notamment pour se faire accompagner et imaginer des solutions ; 808

éventuellement, négocier un plan correctif avec les fournisseurs en cas de lacunes sur quelques 809 exigences (lacunes insuffisantes pour écarter les fournisseurs). 810

Concernant certains domaines spécifiques au développement durable, pour mesurer la pertinence 811 des réponses des fournisseurs sur certains critères, il conviendra par exemple : 812

d'exploiter les résultats d'évaluation fournisseurs (questionnaires, audits, etc.) et autres sources 813 d'information (agences de notation extra financière, ONG, autres parties prenantes, etc.), de 814 manière complète ou ciblée ; 815

d'évaluer les éventuelles certifications de gestion responsable des aspects de Droits de l'Homme, 816 des relations et conditions de travail et de respect de l'environnement. 817

Il conviendra toutefois aussi d'être attentif, au travers de ces procédures parfois contraignantes, à ne 818 pas générer de surcoûts auprès des fournisseurs, notamment ceux de petite taille. 819

5.4 Négociation et accompagnement 820

821

Les phases de sélection et de négociation finales doivent également permettre à l'organisation de 822 s'inscrire dans un processus vertueux avec ses fournisseurs et les sensibiliser sur les enjeux que 823 constituent les achats responsables : 824

afin de favoriser l'alignement au niveau requis des fournisseurs qui auront été écartés, la direction 825 achats doit systématiquement motiver la non-sélection d'un fournisseur, en précisant les critères 826 qui n'auront pas été atteints ; 827

pour favoriser le jeu de la concurrence saine et loyale, elle doit par ailleurs indiquer à l'ensemble 828 des fournisseurs consultés qui a été retenu et pour quels motifs ; 829

les achats responsables doivent être abordés de manière spécifique dans les négociations, pour 830 montrer l'importance du sujet tant pour le fournisseur qu'auprès des parties prenantes internes ; 831

l'organisation doit s'appuyer sur ses échanges avec ses fournisseurs pour leur expliquer les raisons 832 et les plus-values de cette recherche de mieux-disance et de fixation d'exigences RSO ; 833

favoriser une discussion ouverte et transparente avec les fournisseurs : l'objectif n'étant pas de 834 sanctionner mais d'aborder autant les points positifs que les points de progrès, en étant attentif à 835 l'équilibre de l'exigence : donneur d'ordre et fournisseur ; 836

aborder la question des moyens associés à la mise en place d'actions correctrices : parfois, le 837 donneur d'ordre a la responsabilité d'assumer une partie des moyens nécessaires et peut 838 soutenir le fournisseur. 839

La négociation finale pouvant intervenir lors de la contractualisation, il faudra veiller à ce que les 840 clauses du contrat donnant lieu à finalisation des négociations ne soient pas déséquilibrées. Ce point 841 est abordé plus en détail dans le chapitre suivant. 842

24

6 Contractualisation 843

844

La contractualisation consiste à formaliser les éléments (clauses) permettant d'assurer le respect des 845 exigences internes et externes s'appliquant aux parties pour un achat donné. Cette phase est 846 particulièrement sensible car elle peut fragiliser l'une des parties si les clauses rédigées sont trop 847 restrictives, abusives, impossibles à respecter, etc. 848

La phase de contractualisation s'étend du moment où le fournisseur est choisi jusqu'à la signature du 849 contrat et englobe la phase d'échanges des projets de contrat où sont discutés et négociés les 850 derniers points particuliers de l'accord. Bien que la forme écrite du contrat ne soit pas nécessaire à la 851 validité d'un accord contractuel, une démarche responsable recommande de formaliser cet accord par 852 un écrit, soit sous la forme d'un contrat signé par les deux parties, soit sous la forme d'une commande 853 émise par le client et faisant l'objet d'un accusé de réception par le fournisseur. Une bonne rédaction 854 minimisera le risque de litiges liés à l'interprétation des attentes et obligations des parties. Elle a pour 855 enjeu de formaliser l'ensemble des clauses jugées indispensables au regard des échanges intervenus 856 lors du processus achat (par exemple: cahier des charges, appel d'offres, négociations, etc.) sans 857 pour autant imposer de contraintes excessives à l'une des parties et en veillant à ce que les clauses 858 soient équilibrées, mutuellement bénéfiques et orientées vers une démarche de progrès. À ce titre les 859 contrats d'adhésion ne relèvent pas d'une démarche responsable. Il convient de prêter une attention 860 particulière aux clauses suivantes : 861

garanties demandées ; 862

délais d'exécution et pénalités exigées ; 863

droits de propriété intellectuelle et industrielle ; 864

traitement des litiges. 865

Ce chapitre a pour objectif de définir les recommandations de rédaction de contrats s'inscrivant dans 866 le cadre d'une politique d'achats responsables. 867

6.1 Principes 868

869

La fonction achat, avec l'appui le cas échéant d'une fonction juridique assurée en interne ou en 870 externe (conseil de l'avocat), veille à la cohérence des contrats avec la politique d'achats 871 responsables. 872

Les références documentaires nécessaires à la rédaction des contrats sont, outre les textes légaux et 873 réglementaires incontournables, les documents sectoriels de la filière professionnelle concernée, les 874 chartes déjà mises en pratiques par les parties (par exemple chartes de la Médiation inter-industrie, 875 charte du Pacte PME, charte développement durable, etc.), la prise en compte des avis et 876 recommandations de la Commission d'Examen des Pratiques Commerciales (CEPC) et les présentes 877 recommandations. 878

Globalement, c'est la notion de relation équilibrée qui doit primer dans l'esprit et la rédaction du 879 contrat. La fonction achats doit veiller à : 880

faire respecter la loi ou les « normes internationales de comportement », par exemple dans le cas 881 de pays ne disposant pas de textes nationaux en droit du commerce ; 882

garantir la loyauté des pratiques (voir la NF EN ISO 26000, section 6.6). 883

Le contrat doit être un moyen privilégié de se fixer des objectifs conjoints de progrès et de création de 884 valeur, ainsi que de formaliser les modalités d'accompagnement nécessaires. 885

25

6.2 Clauses du contrat 886

887

En premier lieu, pour être orientée achats responsables, la phase de formalisation du contrat doit 888 s'appuyer sur les éléments suivants : 889

la définition précise des engagements des parties en lien avec le processus achat engagé dans les 890 étapes antérieures : clauses obligatoires pour le fournisseur et engagements réciproques de 891 l'organisation ; 892

les clauses sociales, sociétales et environnementales qui engagent les parties sur une obligation de 893 moyens ou de résultat ; 894

la mention explicite des textes, déclarations et conventions de référence (par exemple, les 895 conventions fondamentales de l'OIT, des conventions liées aux exigences d'hygiène et de 896 sécurité au travail, des conventions de référence en matière de relations aux consommateurs, le 897 Pacte mondial, le GRI, les principes directeurs de l'OCDE et les référentiels relatifs aux questions 898 centrales de l'ISO 26000) ; 899

la prise en compte des bonnes pratiques professionnelles et sectorielles ; 900

lorsque nécessaire, la définition d'objectifs atteignables et mesurables, ainsi que les conséquences 901 associées à leur non atteinte ; l'organisation devant s'assurer que l'engagement des parties est 902 basé sur de réelles capacités d'exécution ; 903

les modalités de contrôle, de reporting, de sanction ou de valorisation adaptées à chaque partie 904 concernée. 905

Lors de l'établissement de ces clauses, il convient également de prendre en compte les modalités 906 d'évaluation ou de vérification de conformité adaptées aux enjeux et à la nature des parties prenantes 907 : 908

auto-déclaration sur la base du référentiel du fournisseur ; 909

auto-déclaration sur la base d'un référentiel externe ; 910

déclaration établie par une tierce partie ; 911

label ; 912

etc. 913

6.2.1 Exécution du contrat 914

915

L'exécution du contrat s'appuie sur l'étape de contractualisation dont elle constitue la mise en ouvre 916 opérationnelle. Au cours de cette étape, il convient tout particulièrement que les organismes clients et 917 les organismes fournisseurs se dotent, d'une part, d'une structure performante, associant les parties 918 prenantes internes et externes concernées : le prescripteur, les fonctions financière, comptable et 919 juridique, la fonction achat, les fonctions commerciales et techniques fournisseurs. D'autre part, les 920 organismes clients et les organismes fournisseurs adoptent des règles de fonctionnement claires et 921 dans la mesure du possible formalisées, partagées entre elles et respectueuses de certaines finalités 922 touchant à la loyauté des pratiques : sécurisation des achats du point de vue client, délai de paiement 923 maîtrisé pour le fournisseur. 924

26

Plus généralement, la prise en compte de notions de Responsabilité sociale enrichit les différents 925 processus de cette opération. 926

Cela se traduit en premier lieu par la prise en compte - lors de chaque phase - des objectifs que 927 l'organisme s'est fixés en termes d'achats responsables. À titre d'exemple, la fonction achats ou toute 928 autre fonction désignée à cet effet, devra s'assurer que la commande et les phases d'exécution 929 ultérieures incluent les critères sociaux et environnementaux définis lors de l'étape de 930 contractualisation. 931

Par ailleurs, le respect de principes tels que ceux de « transparence » et de « redevabilité » 932 conduisent à l'intervention d'une pluralité de parties prenantes qui, outre l'organisme client et ses 933 partenaires directs (fournisseurs et sous-traitants), incluent également les parties concernées par 934 chaque phase de l'opération. Ainsi, la phase de vérification pourra également comporter l'intervention 935 d'organismes tiers indépendants. Ce suivi d'exécution peut s'accompagner d'une démarche 936 d'amélioration continue et de dialogue ouvert avec le fournisseur permettant d'anticiper les 937 réglementations et d'intégrer les innovations. 938

Le contenu de chaque phase adapté à l'approche achats responsables est explicité ci-dessous en 939 termes de recommandations et de bonnes pratiques à l'adresse de l'organisation, de ses fournisseurs 940 et sous-traitants ainsi que de moyens de mise en ouvre. 941

L'achat responsable ne modifie pas le cadre de cette étape qui se décompose en 5 phases : 942

la commande ; 943

l'exécution de la prestation/la livraison ; 944

la vérification de l'exécution ; 945

le paiement ; 946

et le suivi du contrat. 947

6.3 La commande 948

949

Le client doit veiller à une mise en place du contrat par la passation d'une ou plusieurs commandes, 950 tout en s'attachant à ne pas retarder le fournisseur dans le démarrage de la prestation, ce qui aurait 951 pour effet de pénaliser les clients internes (prescripteurs, utilisateurs) bénéficiaires de ces travaux ; 952 ces objectifs permettent d'adresser les finalités de l'ISO 26000, plus particulièrement celles relatives à 953 la loyauté des pratiques : 954

c) Des coûts cachés client ou fournisseurs induits par les retards dans le démarrage de l'exécution, en 955 cas de retard administratif exagéré (commande émise tardivement) 956

d) Des risques juridiques, tant au détriment du client (non-conformité du produit ou du service par 957 exemple), que du fournisseur (retard de règlement par exemple) qui pourraient naître de 958 l'exécution anticipée du contrat alors que la phase contractualisation n'est pas finalisée ou la 959 commande non encore passée. 960

Certaines situations relatives au déclenchement d'un volume de commandes sur une période donnée 961 peuvent par ailleurs être de nature à générer des risques sur le client ou le fournisseur : 962

a) Il convient que l'organisme client donne à son fournisseur une visibilité sur son activité 963 prévisionnelle. Cela suppose que l'organisme client pratique une gestion prévisionnelle des 964 achats permettant au fournisseur d'adapter ses capacités à la hausse ou à la baisse. 965

27

b) Corrélativement, le fournisseur qui bénéficie d'un volume d'activité récurrent de la part de son client, 966 doit être attentif à prévenir tout risque interne susceptible de rejaillir sur son client en veillant à 967 adapter ses cycles de production ou son timing au regard de son carnet de commandes global. 968

6.4 L'exécution/la livraison 969

970

Cette phase doit donner lieu au respect des obligations contractuelles réciproques : 971

des obligations de l'organisme client (en conformité au contrat, mise en ouvre de ressources 972 internes, validations et arbitrages attendus, calendrier établi.) 973

des obligations de l'organisme fournisseur (conformité du produit / services par rapport à la 974 commande, conditions de livraison par rapport au contrat), 975

Les préoccupations en matière de RSO doivent conduire l'organisme fournisseur à garantir à son 976 client : 977

la conformité au produits et services livrés par rapport à la commande et/ou au contrat, d'un point 978 de vue économique, mais également sur les critères sociaux, sociétaux et environnementaux si 979 des engagements ont été pris et contractualisés avec le fournisseur et ses sous-traitants ; 980

éventuellement, dans la mesure où le processus achat réalisé antérieurement le prévoit, la 981 conformité des engagements RSO pris par l'organisme fournisseur dans le cadre de la politique 982 d'achats responsables de l'organisme client. 983

Chaque partie doit mettre en ouvre les moyens nécessaires et suffisants à la phase ultérieure de 984 vérification. 985

6.5 La vérification de l'exécution du contrat 986

987

L'organisme client doit, sur la base des modalités définies dans le contrat et conformément à ses 988 procédures internes et à l'aide d'indicateurs de pilotage : 989

contrôler le respect du cahier des charges et de l'ensemble des clauses formalisées ; 990

contrôler la correcte exécution du contrat sur ses divers aspects liés à la conformité du produit ou 991 du service et au respect des engagements pris et contractualisés avec le fournisseur ; 992

garantir la loyauté des pratiques avec ses partenaires, fournisseurs et sous-traitants. 993

En matière de respect des Droits de l'Homme, l'organisme client doit s'assurer dans le cadre de 994 l'exécution du contrat du respect des droits fondamentaux, notamment de l'absence de toute forme de 995 torture et autres châtiments ou traitements cruels inhumains ou dégradants, de disparitions forcées, 996 du respect du droit du travail et de la vie privée des salariés, prestataires, sous-traitants (travail légal, 997 aménagement du temps de travail, mobilité, le respect des cultes/coutumes, etc.), de l'élimination des 998 éventuelles pratiques discriminatoires touchant aux « processus RH » (recrutement, évaluation, 999 formation, rémunération, promotion, licenciement, etc.), et du suivi des effectifs notamment de la main 1000 d'ouvre à domicile ou intérimaire. Elle doit s'assurer que toutes les parties au contrat ont connaissance 1001 de leurs droits et leurs responsabilités, également de la réalité des pratiques lors de restructuration 1002 (mesures d'accompagnement social lors de restructuration, assistance en vue d'une reconversion, 1003 formation, conseil), de la gestion adaptée des ressources humaines (gestion prévisionnelle des 1004 emplois et des compétences, anticipation des besoins, adéquation des formations, etc.). 1005

En matière de respect des conditions de travail, l'organisme client doit s'assurer, auprès des 1006 fournisseurs et sous-traitants lors de l'exécution du contrat, de leur conformité à la législation et à la 1007

28

réglementation nationale, à leur compatibilité avec les normes internationales du travail en vigueur. 1008 Elle doit s'assurer selon le niveau de risque évalué du respect des clauses (éventuellement 1009 renforcées) sur les points suivants : salaires, temps de travail, protection sociale, dialogue social 1010 (liberté, règlement, négociation collective, élection des représentants du personnel, information et 1011 consultation du personnel (enquêtes de satisfaction)), travail forcé, santé et sécurité (maitrise des 1012 risques, EPC, EPI, équipement de sécurité, accidents, risques psycho-sociaux, communication, 1013 formation et sensibilisation), etc. 1014

En matière d'environnement, l'organisme client doit évaluer, contrôler les impacts environnementaux 1015 liés à la fabrication du produit ou à la réalisation du service, notamment la performance du fournisseur 1016 en termes d'utilisation durable des ressources, d'atténuation et d'adaptation aux changements 1017 climatiques, de protection de l'environnement, de la biodiversité, de prévention des pollutions et la 1018 réhabilitation des habitats naturels au niveau de son ou ses site(s). Les évaluations, contrôles et 1019 mesures peuvent concerner les émissions dans l'air (gaz à effet de serre liées à la production, au 1020 transport, l'utilisation et la fin de vie du produit, etc.), les rejets dans l'eau, la pollution des sols, la 1021 gestion des déchets, l'utilisation des matières premières et matières recyclées, l'utilisation de sources 1022 d'énergie renouvelable, la consommation d'eau, d'énergie fossile, l'utilisation de produits chimiques et 1023 dangereux, et tout impact sur l'environnement, 1024

En matière de respect des droits des consommateurs, l'organisme client doit vérifier que les 1025 informations fournies aux consommateurs sont complètes, précises, compréhensibles dans les 1026 langues officielles du point de vente, que les risques sanitaires liés aux produits/services achetés sont 1027 identifiés et maitrisés et les utilisateurs alertés, que le consommateur est informé. Elle doit vérifier la 1028 traçabilité des données et produits et la nature des informations fournies, notamment sur l'utilisation 1029 des produits dangereux ou identifiés comme dangereux (substances dangereuses, étiquetage, 1030 évaluation sanitaire de nouveaux produits, fiabilité de la traçabilité, etc.). Elle doit s'assurer que 1031 l'accord du consommateur a été obtenu dans le cas où des données le concernant seraient 1032 transmises aux fournisseurs. 1033

En matière de développement local et d'emploi, l'organisme client doit s'assurer du sérieux des 1034 démarches d'insertion et suivre l'exécution de la clause sociale. Il convient également qu'il s'assure 1035 que ses fournisseurs, prioritairement ceux de nature stratégique, sont attentifs aux impacts de leurs 1036 choix de sous-traitance sur le développement des territoires enclavés, défavorisés socialement, etc. 1037

Afin de s'assurer du respect de l'ensemble des points cités ci-dessus, il convient que l'organisme 1038 client mette en ouvre en interne ou par le biais d'organismes tiers indépendants habilités, des 1039 évaluations, contrôles voire contrôles renforcés sur le terrain, audits, vers les sous-traitants et 1040 fournisseurs. Il convient d'organiser à la suite de ces contrôles et audits, des réunions de cadrage ou 1041 de résolution des difficultés éventuellement rencontrées afin de définir des objectifs d'amélioration 1042 continue actés en commun. L'organisme client doit prendre et faire prendre (sous-traitants et 1043 fournisseurs), le cas échéant, des mesures pour respecter la règlementation, respecter les différentes 1044 exigences RSO requises, maîtriser les risques, sous forme de plan d'actions curatives, correctives et 1045 préventives avec accompagnement des fournisseurs (sensibilisation, dialogue), y compris le devoir 1046 d'alerte et la protection des individus et des groupes contre tout manquement aux droits de l'homme. 1047

L'organisme client doit être attentif à ce que ses dispositifs de vérification soient eux-mêmes 1048 conformes à la réglementation en vigueur. À titre d'exemple, le recueil de données individuelles sur la 1049 nationalité des salariés du fournisseur peut être de nature à violer certaines dispositions juridiques 1050 s'imposant au fournisseur vis-à-vis de ses salariés, visant à la confidentialité nécessaire dans la 1051 gestion d'informations personnelles sensibles. 1052

L'organisme client doit être attentif à ce que les modalités de vérification qu'il impose à ses 1053 fournisseurs tiennent compte de la taille du fournisseur, de son poids stratégique ou non stratégique 1054 ou encore du niveau de risque généré dans son activité, dans la perspective d'alléger les coûts 1055 cachés induits sur les fournisseurs de petite taille, non stratégiques, globalement porteurs de risques 1056 limités, etc. Dans le même esprit, l'organisme client doit rechercher la mutualisation des méthodes de 1057 vérification entre organismes clients, afin d'éviter aux fournisseurs la multiplication de démarches de 1058 vérification hétérogènes ou redondantes et nécessairement coûteuses en bout de chaîne. Pour finir, 1059 sa démarche devrait également tenir compte (via l'allègement des coûts de vérification RSO induits ou 1060 l'accès facilité aux marchés) des efforts spécifiques des fournisseurs les plus respectueux des 1061

29

orientations RSO, qui choisissent de se mettre volontairement en conformité avec des normes ou 1062 label avancés (par exemple, les labels diversité, égalité en France). 1063

Les évaluations et contrôles peuvent en conséquence prendre la forme d'auto-déclarations 1064 (indicateurs), de fiches techniques, de tests et rapport d'essais sur site ou par laboratoires 1065 indépendants, de retours par les clients ou les utilisateurs finaux, d'écolabels, d'analyse 1066 environnementale ou du cycle de vie, etc. 1067

Les évaluations, contrôles et mesures peuvent concerner les émissions dans l'air (gaz à effet de serre 1068 liées à la production, le transport, l'utilisation et la fin de vie du produit, etc.), les rejets dans l'eau, la 1069 pollution des sols, la gestion des déchets, l'utilisation des matières premières et matières recyclées, 1070 l'utilisation de sources d'énergie renouvelable, la consommation d'eau, d'énergie fossile, l'utilisation de 1071 produits chimiques et dangereux, et tout impact sur l'environnement, (fourniture des certificats 1072 d'écolabels, de management environnemental fiches de données de sécurité, tests et rapports 1073 d'essais de laboratoire, ACV.) 1074

6.6 Le paiement 1075

1076

Dans le cadre d'une politique d'achats responsables, le principe d'équité de l'exécution contractuelle 1077 doit prévaloir. L'organisme client doit mettre en ouvre dans cette phase des pratiques loyales et 1078 équilibrées avec les partenaires, fournisseurs et sous-traitants, récusant tout abus de position 1079 dominante, et également favorables au maintien et au développement de l'activité du fournisseur 1080 (trésorerie, impacts sanitaires et sociaux, etc.). 1081

L'organisme client doit mettre en place en conséquence des procédures répondant à ces objectifs : 1082

assurer une équité financière vis-à-vis des fournisseurs, notamment en organisant une vérification 1083 rapide de la livraison, de nature à éviter des retards dans le déclenchement du fait générateur de 1084 paiement ; 1085

respecter les recommandations et standards des instances européennes en matière de délai de 1086 paiement : se rapprocher du standard européen de 30 jours (Directive du 16 février 2010), et à 1087 minima respecter impérativement les délais prescrits par la loi (60 jours ou 45 jours fin de mois en 1088 France - LME : du 4 août 2008) ; 1089

ne pas prendre prétexte d'une dérive mineure non corrigée par rapport aux exigences sur le produit 1090 ou la performance du fournisseur pour retarder exagérément le règlement des factures, ou encore 1091 pour exiger du fournisseur un niveau d'exécution additionnel, non prévu à l'origine, et à sa charge 1092 ; 1093

quand l'exécution de la commande est fractionnable et qu'une faible partie de celle-ci est non 1094 conforme, payer la partie de la commande qui a été exécutée conformément au contrat et 1095 introduire rapidement une négociation ou un règlement amiable du litige pour la partie non 1096 conforme, de façon à éviter une procédure de recouvrement de la part du fournisseur pas 1097 introduire des réclamations non justifiées, ni revenir sur des engagements antérieurs, qui auraient 1098 pour effet de retarder indûment le paiement. 1099

La responsabilité de faire progresser la performance en la matière est avant tout partagée : client et 1100 fournisseurs doivent piloter en interne le respect des délais de paiement convenus dans le contrat, 1101 corriger leurs propres défaillances dans leur processus interne, intervenir auprès de l'autre partie afin 1102 de l'alerter sur une anomalie, la corriger, améliorer le processus le concernant. 1103

L'organisme client étant à l'origine du déclenchement du paiement, sa responsabilité pèse cependant 1104 d'un poids particulier. Il convient donc qu'il s'auto-évalue périodiquement sur sa performance, les 1105 progrès accomplis en termes de respect des délais de paiement, au regard de la réglementation en 1106 vigueur (LME par exemple) ou des objectifs RSO qu'il se fixe potentiellement de manière plus 1107 volontariste via sa politique achats responsables. 1108

30

Le client doit avoir pour démarche éthique de régler ses fournisseurs pour toute sommes qui leurs 1109 sont dues même en cas d'absence de relance de ces derniers, et doit aussi conseiller ces derniers 1110 dans le respect de certaines procédures de nature à optimiser/sécuriser leurs délais de paiement. 1111

6.7 Le suivi du contrat 1112

1113

6.7.1 Avenants 1114

1115

Les demandes complémentaires non prévues dans le contrat d'origine doivent pouvoir faire l'objet 1116 d'avenants au contrat d'origine : 1117

l'organisme fournisseur doit pouvoir bénéficier de moyens additionnels dans les cas qui ne relèvent 1118 pas de sa responsabilité d'origine : besoins nouveaux formulés par l'organisme client, obligation 1119 contractuelle non respectée par le client, risque client supporté par le fournisseur, force majeure, 1120 etc. ; 1121

en cours d'exécution du contrat, l'organisme client doit être réceptif à toute proposition du 1122 fournisseur en vue de modifier le cahier des charges dans le sens d'une amélioration de la 1123 prestation et mesurer la valeur ajoutée de cette suggestion pour lui apporter une juste 1124 rémunération ; 1125

En cas de déclenchements d'avenants successifs induisant une prolongation inappropriée du 1126 contrat, il convient que la fonction achats organise des réunions de cadrage relative au suivi de 1127 contrat avec les différentes parties concernées (prescripteurs, utilisateurs, fournisseurs). 1128

6.7.2 Litiges 1129

1130

Clients et fournisseurs doivent : 1131

se préoccuper pendant l'exécution de qualité et de pilotage de risques afin de prévenir la 1132 survenance de litiges ; 1133

en cas d'insatisfaction, avoir un échange avec le fournisseur sur ses domaines de progrès 1134 (techniques et RSO), privilégier le dialogue constructif en vue de résoudre des conflits potentiels ; 1135

rechercher la rapidité et l'équité dans le règlement des différends dans l'exécution, l'interprétation 1136 d'un contrat, le paiement ; 1137

en cas de désaccord persistant favoriser l'usage de la médiation. 1138

6.7.3 Pilotage opérationnel du contrat 1139

1140

Le contrat pouvant s'exécuter sur des durées potentiellement longues, il convient de mettre en ouvre 1141 un dispositif de pilotage adéquat : 1142

bâtir les procédures adéquates validées de part et d'autres, former, outiller les acteurs, pour traiter 1143 efficacement les manquements récurrents aux obligations d'une des parties ; 1144

31

s'assurer, en aval, que les critères RSO sont effectivement respectés pour les produits et services 1145 livrés ; être en capacité de vérifier que les fournisseurs ont respecté les critères techniques et 1146 RSO sur la base desquels ils ont été sélectionnés ; 1147

mettre en ouvre des indicateurs de pilotage et assurer le suivi des actions correctives ; 1148

en cas de conflit récurrent avec un fournisseur, privilégier le dialogue et la médiation. 1149

7 Retour d'expérience / Évaluation et démarche de progrès 1150

1151

Généralement, et conformément au PCDA, quels que soient les processus concernés, leur 1152 management consiste à les évaluer en permanence (check) afin de les améliorer (act). Cette 1153 démarche est particulièrement applicable aux achats responsables, qui intègrent un ensemble 1154 complexe de critères d'appréciation. À titre d'exemple, l'auto-évaluation et/ou l'audit fournisseur 1155 (check) permettent d'engager des actions correctives (act). 1156

7.1 Évaluation des fournisseurs et des processus internes 1157

1158

Sans retour d'expérience et sans évaluation, il n'est pas possible de s'assurer des progrès de la 1159 démarche d'achats responsables. La mise en place d'une telle démarche implique donc de mettre en 1160 place des indicateurs de mesure pour s'assurer de sa réalisation en conformité avec la stratégie RSO 1161 globale de l'entreprise. 1162

Ainsi, l'organisation achat doit s'appuyer sur des indicateurs construits et mis en ouvre en amont pour 1163 élaborer un bilan de son activité. Ces indicateurs doivent couvrir à la fois la dimension économique et 1164 la responsabilité sociale de l'organisation pour être en lien avec la politique d'achats responsables. 1165

Ils doivent évaluer les engagements propres à la mise en ouvre de la politique au sein de 1166 l'organisation, mais aussi ceux des fournisseurs et parties prenantes externes. 1167

7.1.1 Évaluation du respect des engagements de l'organisation 1168

1169

Cette évaluation peut être réalisée à différents niveaux et par des instances diverses : 1170

en interne, par le management, les organes de contrôle et d'audit qui reportent à la direction 1171 générale et aux actionnaires, les organes de représentation du personnel ; 1172

en externe, par les organismes de certification indépendants, les commissaires aux comptes, les 1173 systèmes de garantie participative (pairs et parties prenantes). 1174

Il convient de faire en sorte que les parties prenantes de l'évaluation de la démarche y soient bien 1175 impliquées. Une formalisation de ce retour d'expérience, ainsi qu'un processus itératif entre 1176 l'évaluation finale et la politique d'achats (sélection, maintien, entrée ou sortie) en matière d'atteinte 1177 des objectifs de RSO, semblent nécessaires. 1178

La nature des indicateurs dépend des objectifs et de l'activité mesurée, mais l'organisation doit 1179 systématiquement identifier des indicateurs à minima, qui fournissent deux dimensions : 1180

une indication de moyens, comme par exemple le pourcentage de fournisseurs référencés RSO ; 1181

une indication de résultats, comme le pourcentage d'achats avec des fournisseurs locaux ou des 1182 organismes d'insertion par exemple. 1183

32

Ce qui doit être contrôlé et mesuré concerne la mise en ouvre et la performance de l'organisation 1184 dans les pratiques d'achats responsables, et par conséquent doit couvrir l'ensemble des domaines du 1185 développement durable applicable à la politique d'achats responsables. 1186

L'organisation doit vérifier par des audits du processus achats que les pratiques de sélection, de 1187 référencement, de déréférencement, d'évaluation des prestations et de paiement sont éthiques en 1188 matière de concurrence loyale. Elle doit doter le processus d'indicateurs d'activité et de performance 1189 attestant que les pratiques encouragent la concurrence et sont transparentes. 1190

Elle doit aussi identifier les facteurs de risque de corruption dans la fonction achat : rémunération, 1191 conflits d'intérêts, et collaborer avec les instances de contrôle. Elle doit être capable de mesurer l'effet 1192 de l'achat sur le développement de l'emploi. Cela signifie suivre des indicateurs de moyens et de 1193 résultat comme « les sorties dynamiques » en emploi durable, en emploi à durée déterminée ou 1194 formation, en poursuite du parcours d'insertion. 1195

L'organisation doit faire un suivi des indicateurs environnementaux pertinents. Par exemple : 1196

la part de produits éco-labellisés, combustibles fossiles, eau, matières premières, recyclage ; 1197

les économies d'énergie et des émissions de GES réalisées (ex. émissions moyenne de CO2 de la 1198 flotte de véhicule) ; 1199

les impacts sur les milieux et la biodiversité dans sa zone d'influence (sources significatives de 1200 pollution air, eau, production de déchets, bruit, odeur.) ; 1201

les accidents environnementaux intervenus (tenir compte d'un plan d'urgence couvrant ce type de 1202 risques). 1203

La direction achat doit, pour réaliser un bilan le plus exhaustif possible, évaluer le niveau de respect 1204 des lois, réglementation et normes internationales et locales, en matière de Droits de l'Homme, de 1205 protection des consommateurs et de conditions de travail. 1206

L'organisation, et plus particulièrement la direction achats, doit se faire évaluer par les autres parties 1207 prenantes. Le principe de dialogue et de confrontation évoqué ci-dessus vaut également pour les 1208 autres parties prenantes de l'acte d'achat, à savoir : 1209

les actionnaires, ayant validé le rapport de RSO de l'organisation, qui intègre des engagements en 1210 matière d'achat ; 1211

les utilisateurs et prescripteurs des produits et services achetés, qui doivent pouvoir exprimer leur 1212 satisfaction ou remarques ; 1213

les directions fonctionnelles impactées (ex : la DRH pour les pratiques sociales des principaux 1214 fournisseurs et sous-traitants). 1215

Si ces pratiques enrichissent considérablement la mission des acheteurs, elles risquent également 1216 d'alourdir les processus fonctionnels. Il est donc recommandé de les mettre en ouvre à bon escient et 1217 progressivement, en fonction des priorités propres à l'organisation, confirmées par le système de 1218 mesure et par l'expression des parties prenantes. 1219

L'avantage de ces dialogues est notamment de faire partager la vision de l'organisation aux 1220 différentes parties prenantes. 1221

Sans passer en revue tous les indicateurs de détail, la fonction achats est régulièrement évaluée 1222 (fréquence à prédéfinir) par le comité de direction afin de valider : 1223

la pertinence du fonctionnement global au regard du référentiel d'organisation (voir les exemples 1224 cités au paragraphe 1.4), de la politique RSO et de la charte ou du code de conduite le cas 1225 échéant ; 1226

33

son efficacité et/ou son efficience dans les différents domaines de performance (économique et 1227 sociétale). 1228

7.1.2 Évaluation des prestations / produits livrés et des fournisseurs 1229

1230

La fonction achats doit évaluer les fournisseurs, avec différents types d'indicateurs : 1231

caractéristiques intrinsèques de l'entreprise : identité, profil, savoir-faire, santé financière. ; 1232

performances « Qualité Coût Délai » des produits livrés, par affaire ou pour les livraisons 1233 récurrentes ; 1234

maîtrise des impacts économiques, sociaux, sociétaux et environnementaux ; 1235

dynamique de progrès global : pour l'ensemble des critères ci-dessus ; 1236

capacité d'innovation du fournisseur. 1237

L'évaluation du fournisseur ne doit pas être un frein au développement ni un risque de dégradation de 1238 la relation client / fournisseur : 1239

ces indicateurs doivent être le fruit d'un accord entre l'organisation et ses fournisseurs ; 1240

toutes les parties prenantes concernées en ont connaissance ; 1241

l'organisation doit prendre en compte le point de vue du fournisseur dans son évaluation ; 1242

l'organisation doit privilégier les méthodes d'évaluation participative favorisant la co-construction et 1243 la mise en place future des recommandations. 1244

Au même titre que pour sa propre évaluation, l'organisation doit disposer d'outils lui permettant 1245 d'évaluer le fournisseur. L'organisation doit se doter de moyens en adéquation avec la politique 1246 d'achats responsables et cohérents avec les moyens mis en ouvre et les décisions prises lors des 1247 différentes phases du processus d'achat. 1248

L'organisation doit s'assurer de la prise en compte des demandes RSO faites aux fournisseurs eux-1249 mêmes. Elle doit également s'assurer que chaque fournisseur réalise la même chose auprès de ses 1250 sous-traitants. 1251

L'organisation doit communiquer cette évaluation aux fournisseurs en les accompagnant dans la 1252 démarche : 1253

indiquer aux fournisseurs les voies d'amélioration de leurs productions, de leurs pratiques d'avant-1254 vente, et plus généralement et de leur compétitivité ; 1255

questionner périodiquement les fournisseurs sur les conditions d'amélioration de la démarche. 1256

Elle doit également prendre en compte les remarques des fournisseurs sur son propre niveau de 1257 performance pour alimenter son processus d'amélioration continue. Cela passe par l'organisation 1258 régulière d'enquêtes pour connaître leur appréciation de leur relation avec l'organisme client. 1259

7.2 Amélioration continue 1260

1261

34

L'organisation doit se donner les moyens d'améliorer ses performances ou celles de ses 1262 fournisseurs en termes de respect des engagements vis-à-vis de sa politique d'achats 1263 responsables. 1264

Dans le cadre de l'amélioration continue de ses propres pratiques achats, l'organisation doit avant 1265 tout entrer dans une démarche d'évaluation de l'ensemble des données du bilan, c'est-à-dire 1266 confronter les résultats obtenus aux objectifs fixés dans sa politique d'achats responsables. 1267

suivi des référencements et gestion du panel fournisseurs ; 1268

pratiques de définition du besoin et de cahier des charges ; 1269

pratiques d'appel d'offres ; 1270

bilan d'exécution du contrat ; 1271

etc. 1272

Pour aller plus loin, l'organisation doit également revoir en permanence ses critères d'évaluation et 1273 potentiellement entrer dans une démarche de rupture : abandon d'un indicateur au profit d'un autre 1274 plus pertinent, remise en question d'un tableau de bord trop lourd, etc. Apparaît donc ici la notion de 1275 dosage de ces pratiques et d'efficience globale du système de captage : 1276

combien d'indicateurs gérables ; 1277

quelle fréquence de réunions pour telle ou telle partie prenante ; 1278

quelle accessibilité des informations (par exemple pour l'application des Droits de l'homme par un 1279 fournisseur lointain et par ses sous-traitants.). Les normes de systèmes de management ISO 1280 permettent de « s'assurer que des processus sont mis en ouvre et régulièrement améliorés ». 1281

Cette démarche permet de tirer les actions correctives et mettre en place les plans d'amélioration 1282 nécessaires pour progresser sur les points non conformes : 1283

réajuster le cahier des charges (besoins, niveaux) ; 1284

repérer les familles d'achats où les objectifs ne sont pas atteints ou peuvent être améliorés ; 1285

évaluer les outils de l'organisation dans la relation avec les fournisseurs. 1286

Selon les évolutions apportées par l'évaluation et le plan d'amélioration, l'organisation doit ensuite 1287 mettre à jour : 1288

les différentes politiques et les engagements, (charte DD/RS, clauses DD/RS, politique achats) ; 1289

les indicateurs de suivi des impacts au sein des achats ; 1290

les évaluations fournisseurs (fiches d'évaluation fournisseurs, etc.) ; 1291

la cartographie des risques ; 1292

le panel fournisseurs en intégrant les évaluations fournisseurs et catégorisant ses sources 1293 (fournisseurs, pays, autres) et ses partenariats (fournisseurs, sous-traitants, consortium, 1294 groupement d'achats, autres) et en prenant les mesures pour les partenariats jugés non 1295 conformes à la politique ; 1296

la structuration du réseau des alertes. 1297

35

Il est essentiel de faire contribuer les différentes parties prenantes à la démarche d'amélioration 1298 (enquêtes de satisfaction, etc.), de communiquer avec les acteurs internes et externes concernés sur 1299 le bilan de l'évaluation et les actions mises en ouvre et d'encourager les échanges, ce qui permet de 1300 surmonter les difficultés, de réagir rapidement à toute déviation et ainsi d'améliorer la performance 1301 achats. En parallèle de la démarche interne, l'organisation se doit aussi d'appliquer la volonté 1302 d'amélioration continue à ses attentes par rapport à ses fournisseurs. Pour ce faire, elle doit : 1303

pouvoir évaluer le système de contrôle du respect des engagements RSO chez les fournisseurs, le 1304 système de management ; 1305

revoir régulièrement sa politique de communication vers les fournisseurs ; 1306

s'assurer de l'intégration et du pilotage des plans de progrès technologique mutuellement 1307 bénéfiques avec les fournisseurs stratégiques locaux sur la base d'objectifs et d'indicateurs 1308 partagés avec les autres acteurs économiques et gouvernements locaux ; 1309

dans le cadre du dialogue instauré, communiquer aux parties prenantes de ces démarches de 1310 progrès, en particulier les associations de consommateurs, les ONG et les syndicats, les mesures 1311 d'amélioration demandées, les plans correctifs mis en place, les résultats obtenus et les décisions 1312 prises. 1313

anticiper les évolutions de l'activité et les évolutions technologiques et inciter le fournisseur à rester 1314 en éveil et à être force de proposition auprès de ses clients sur les améliorations qui peuvent être 1315 apportées aux produits et services ; 1316

faire évoluer la relation fournisseur en fonction des efforts fournis. 1317

1318

1319

1320 [1]) Directive 2004-17 et 2004-18 du Parlement européen et du Conseil du 31 mars 2004 1321

[2]) Recommandation 2003/361/CE de la Commission, du 6 mai 2003 1322

1323