Table des matièresftp.omt-viescolaire.fr/manuels/prive/Notice_PAIE.pdf · paie et tout document récapitulatif pour la gestion des congés, ... personnel qui seront reportées sur

Guide d’utilisation Syspaie Table des matières •••• 1

Table des matières

Généralités 1 Concepts du logiciel ............................................................................................................1 Pré-requis.............................................................................................................................1 Installation ...........................................................................................................................1 Mise à jour ...........................................................................................................................1 Présentation de l'interface ....................................................................................................2

Barre d'icônes ........................................................................................................2

Vue d'ensemble 3 La paie .................................................................................................................................3

Remarque générale : ..............................................................................................3 Paramétrage Société ..............................................................................................3 Paramétrage Personnel ..........................................................................................3 Paramétrage Rubriques..........................................................................................4 Paramétrage des profils et groupes de profils........................................................4

La gestion d'activité .............................................................................................................4 Paramétrage de la gestion d'activité.......................................................................5 Saisie des éléments de planning ............................................................................5 Analyse du tableau récapitulatif ............................................................................5 Liaison avec le module de paie..............................................................................5 Etats.......................................................................................................................5

Fichier sociétés ou établissements 6 Définitions ...........................................................................................................................6

Entreprise ..............................................................................................................6 Etablissement.........................................................................................................6

Procédure .............................................................................................................................6

Fichier salariés 18 Introduction .......................................................................................................................18 Procédure ...........................................................................................................................19 Historique des informations salariés ..................................................................................29 Informations complémentaires ..........................................................................................30 Tri des salariés ...................................................................................................................31 Transfert d’établissement...................................................................................................31 Recherche d'un salarié .......................................................................................................31 Sélection des salariés .........................................................................................................32 Listes et courriers...............................................................................................................34 Photographie ......................................................................................................................36

Rubriques de paye 37 Introduction .......................................................................................................................37 Eléments de base de calcul des rubriques ..........................................................................37 Procédure ...........................................................................................................................39 Manipulation et déplacement de rubriques ........................................................................44


Profils et groupes 46 Introduction .......................................................................................................................46 Procédure ...........................................................................................................................46

Calcul et édition de la paye 49 Introduction .......................................................................................................................49 Procédure ...........................................................................................................................49 Utilitaires ...........................................................................................................................56

Calcul du Net au brut...........................................................................................56 Indemnités journalières .......................................................................................57 Règlement des salaires ........................................................................................58

Les états 60 Le bulletin récapitulatif......................................................................................................60

Description ..........................................................................................................60 Extrait de bulletin récapitulatif ............................................................................61

Etats de paye......................................................................................................................61 Description ..........................................................................................................61 Exemple de bordereau récapitulatif URSSAF.....................................................63

Journaux.............................................................................................................................63 Description ..........................................................................................................63

Liste du personnel..............................................................................................................66 Description ..........................................................................................................66 Exemple de liste de salariés.................................................................................67

Mouvements du personnel .................................................................................................67 Description ..........................................................................................................67 Extrait du document Cerfa 61-2260 ....................................................................68 Extrait des mouvements par organisme...............................................................69

Règlement des salaires.......................................................................................................69 Description ..........................................................................................................69 Exemple de liste de virement...............................................................................70 Exemple de lettre d'accompagnement .................................................................71

Transfert de Données Sociales (TDS)................................................................................71 Disquette Prud'Hommes ....................................................................................................77

Paramétrages secondaires 78 Les organismes ..................................................................................................................78 Paramétrage des états de paye ...........................................................................................79 Paramétrage des journaux de paye.....................................................................................81 Paramétrage de l'exportation des écritures comptables......................................................83 Paramétrage des tables.......................................................................................................86 Constantes et variables automatiques ................................................................................89 Paramétrage des comptes utilisateurs ................................................................................91 Configuration des impressions...........................................................................................93

Configurer Imprimante........................................................................................93 Aperçu avant impression .....................................................................................94

Utilitaires 95 Import / Export paramétrages ............................................................................................95 Interface comptable ...........................................................................................................96 Exportation activité............................................................................................................97 Archivage...........................................................................................................................97

Les experts 99 Déclaration unique d'embauche .........................................................................................99 Attestation de salaire ASSEDIC ......................................................................................100


La gestion de l'activité 101 Introduction .....................................................................................................................101 Paramétrage .....................................................................................................................101 Utilisation et saisie du planning.......................................................................................106

Créer, modifier, supprimer une tranche horaire.................................................107 Analyse du tableau récapitulatif ......................................................................................114 Etats - Edition de l'activité ...............................................................................................116 Liaison entre l'activité et la paie ......................................................................................119

Glossaire 120

Guide d’utilisation Syspaie Généralités •••• 1

Généralités

Concepts du logiciel SYSPAIE est un logiciel de paie et de gestion de l'activité du personnel utilisant pleinement les capacités de l'interface graphique Windows.

� Logiciel natif 32 bits pour Windows 95/98 ou NT

� Multi-sociétés, multi-établissements

� Modules de gestion des ressources humaines (contrat de travail, DPAE, certificat de travail, attestations, …)

� Les rubriques de paie légales (URSSAF, ASSEDIC, …) sont pré-paramétrées et leurs mises à jour comprises dans le contrat d'assistance

� Toutes les données historiques sont gardées en ligne pour la consultation et l'édition

Pré-requis � PC fonctionnant avec un processeur Pentium ou compatible

� Disque dur disposant d'un minimum de 30 Mo de libres

� 16 Mo de mémoire vive

� Windows 95/98 ou NT

Installation � Lancer Windows

� A partir du menu Démarrer, choisir la commande Exécuter

� Tapez d:\install\setup où d: représente l'identification du lecteur CD-Rom

� Suivre les instructions

� Le programme est installé.

Mise à jour Une fois SYSPAIE installé, une procédure de mise à jour est également disponible.

Guide d’utilisation Syspaie Généralités •••• 2

ATTENTION : une mise à jour s’applique uniquement à la version qui la précède immédiatement. Ainsi pour passer de la version 2.6 à la version 2.6f, il faut lancer au préalable la mise à jour en 2.6d, puis 2.6e et enfin en 2.6f. Par ailleurs, nous vous recommandons vivement de faire une sauvegarde des fichiers de SYSPAIE avant toute mise à jour. Pour réaliser une mise à jour, suivez la procédure suivante :

� Sauvegardez les données de paie

� Dans l’explorateur ou le poste de travail, placez-vous sur le lecteur de CD-ROM

� Choisissez le répertoire en fonction de la version que vous souhaitez mettre à jour, par exemple \maj26d pour faire une mise à jour en version 2.6d

� Lancez le programme setup.exe

� A la fin de l’installation, n’oubliez pas de lancer le programme SyspaieMAJ que le programme d’installation à ajouté à vos icônes SYSPAIE

� Avant de cliquer sur le bouton OK, n’oubliez pas de cocher la case « Mise à jour vers …… (numéro de version) »

Présentation de l'interface

Barre d'icônes

� Ouvrir un dossier : ouvre la boite de dialogue de choix d'un

dossier (cf. changement d'établissement)

� Année : choix de l'exercice en cours. Cliquez sur les flèches haut

/ bas pour sélectionner l'exercice souhaité

� Rubriques : ouvre la fenêtre de paramétrage des rubriques (cf.

paramétrage des rubriques)

� Groupes et profils : ouvre la fenêtre de paramétrage Groupes /

Profils (cf. paramétrage Groupes / Profils)

� Fiche personnel : ouvre la fenêtre de saisie des éléments liés au

personnel (état civil, emploi, RIB, …)

� Recherche : dans les fenêtres disposant d’une liste de salariés,

SYSPAIE se positionne automatiquement sur le premier salarié répondant aux critères saisis dans cette zone

� Fiche des salaires : ouvre la fenêtre des fiches de salaires

� Saisie mensuelle : ouvre la fenêtre de saisie mensuelle

� Calcul des payes : lance le calcul des payes, vous aurez le

choix entre le salarié courant ou tous les salariés sélectionnés

� Courrier : ouvre la boite de dialogue relative aux courriers

� Etats de paye : accès direct à l’édition des états de paye

� Journaux : accès direct à l’édition des journaux de paye

Guide d’utilisation Syspaie Vue d'ensemble •••• 3

Vue d'ensemble

La paie Avant de créer le premier bulletin de paie, il est nécessaire de paramétrer le progiciel. Ce paramétrage revient à personnaliser l'environnement de travail du progiciel en fonction de vos besoins.

Remarque générale :

Toutes les informations entrées sont validées automatiquement à chaque changement de champ ou d'enregistrement. Vous pouvez donc sans crainte fermer les fenêtres par la croix de fermeture Windows.

Paramétrage Société Il est nécessaire de donner à Syspaie les renseignements de base concernant la société et créer les différents établissements, s'il y a lieu. Les informations qui vous seront demandées sont les suivantes :

� Généralités : logo, adresse, siret, activité, dirigeants

� TDS : données servant à l'élaboration des états annuels des salaires

� Risques : notification des taux accidents du travail

� Convention collective : création de l'arborescence des postes

� Périodes : entrée des périodes de paie, d'activité et de décompte des congés payés

� Banques : saisie des informations concernant les établissements bancaires pour l'édition des bordereaux de virement et/ou des fichiers de virement aux normes ETEBAC

� Options : indication et personnalisations particulières

� Bulletin : personnalisation du bulletin de paie, couleur, activité, format

Pour bénéficier d'une aide à la création d'un établissement, veuillez vous reporter à la procédure "Comment créer une société, un établissement".

Paramétrage Personnel Une fois votre établissement créé, vous pouvez saisir les informations concernant votre personnel :

� Identité : matricule, nom, prénom, adresse, téléphone, photo


� Etat civil : n° de sécurité sociale, informations naissance, sexe, situation de famille, informations employés étrangers

� Emploi : désignation du poste, catégorie de personnel, affectation à la convention collective, indication des codes PCS-ESE

� Mouvements : gestion des entrées / sortie de la personne, date d'ancienneté. Gestion des affectations pour l'imputation analytique, Gestion des accès

� Régime : informations complémentaires pour le traitement de la DAS et indication d'un coefficient de proratisation pour un employé travaillant pour le compte de plusieurs établissements

� Paiement : informations sur le mode de paiement : chèque ou virement

� Organismes : gestion des contrats spécifiques (complémentaire, retraite, …) avec les numéros d'adhérent, dates et motifs d'entrée / sortie

� Contrats : élaboration du contrat de travail automatiquement à partir des données précédemment entrées. Archivage du contrat.

� Activité : indication des activités récurrentes si renseignées dans le module gestion d'activité

� Notes : page d'informations complémentaires

� Handicap : indication des informations concernant les travailleurs handicapés

� Enfants : liste des enfants de la personne concernée

Pour bénéficier d'une aide à la création d'un personnel, veuillez vous reporter à la procédure "Comment créer une fiche personnel".

Paramétrage Rubriques Les rubriques de base (URSSAF, Assedic, salaire brut, calcul du net, …) étant fournies lors de l'installation du progiciel, il n'y a plus qu'à paramétrer les rubriques spécifiques liées à l'entreprise : salaire de base, règles de calcul d'ancienneté, primes diverses, retraite, complémentaire.

Pour bénéficier d'une aide au paramétrage d'une rubrique, veuillez vous reporter à la procédure "Comment créer une rubrique".

Paramétrage des profils et groupes de profils Pour faciliter l'élaboration de la paie, il est vivement recommandé de regrouper les rubriques par nature, dans des profils (ex : Assedic dirigeant, Assedic employé) puis par groupes de profils (CDD, CDI, CIE, …). Il vous suffira par la suite d'affecter le groupe voulu à chaque employé, de renseigner les valeurs variables avant de calculer vos bulletins de paye.

Pour bénéficier d'une aide au paramétrage de profils et de groupes, veuillez vous reporter aux procédures "Comment créer un profil" - "Comment créer un groupe".

La gestion d'activité Le second module de SYSPAIE est la gestion de l'activité du personnel. Cette gestion d'activité, liée à la paie, vous permet de ne saisir qu'une seule fois les informations pour éditer à la fois le planning de votre personnel, les feuilles de


paie et tout document récapitulatif pour la gestion des congés, de l'absentéisme, du temps passé par client ou par site, …

Après avoir saisi les activités récurrentes, il ne vous reste plus qu'à définir les exceptions (congés, maladie, accident du travail, …) avant d'exploiter les informations. Ici également, il convient de paramétrer le module avant de commencer à saisir les différentes activités.

Si vous n'avez pas d'utilité à l'utilisation d'un planning détaillé par salarié et par jour au niveau des taches, vous pouvez utiliser le planning annuel qui vous permet de placer, période après période et sans paramétrage, les absences du personnel qui seront reportées sur le bulletin de paie.

Paramétrage de la gestion d'activité Avant de vous lancer dans le paramétrage de l'activité il est nécessaire d'avoir créé au moins un établissement et, bien entendu, le planning étant lié à chaque personne, il est indispensable de créer les fiches salariés, avant la première saisie.

Dans ce chapitre, vous allez apprendre à paramétrer tous les éléments nécessaires aux saisies d'activité : affectations, activité, tranches horaires, paniers, …

Saisie des éléments de planning Nous verrons comment saisir les informations dans le planning et comment les modifier aisément, procéder à un remplacement de personnel, …

Analyse du tableau récapitulatif Toutes les informations de base sur les tranches horaires se regroupent dans un tableau récapitulatif quotidien, hebdomadaire ou mensuel. Nous vous indiquerons la signification de chacune des parties de ce tableau.

Liaison avec le module de paie Il est possible, à partir du tableau récapitulatif, de renseigner automatiquement les rubriques de paie mouvementées lors des calculs de paie et ainsi éditer les salaires sans avoir à ressaisir une seule information.

Etats Il s'agit d'une description des états qu'il est possible d'éditer à partir des informations liées à la gestion du planning.

Guide d’utilisation Syspaie Fichier sociétés ou établissements •••• 6

Fichier sociétés ou établissements

Définitions Avant de débuter la création d'une société, il est nécessaire de définir les termes utilisés :

Entreprise Il s'agit d'une entité juridique, personne morale identifiée.

Etablissement Il s'agit d'une subdivision de l'entreprise. L'entreprise peut compter un ou plusieurs établissements. Chaque salarié est obligatoirement affecté à un ou plusieurs établissements.

Procédure Ce chapitre a pour objectif d'aider à créer une entreprise ou un établissement dans lequel vous pourrez affecter un ou plusieurs employés par la suite. Il est impossible de faire une paie sans créer un établissement au préalable. Les salariés sont obligatoirement rattachés à un établissement.

Si l'entreprise regroupe plusieurs établissements, les états édités à partir de l'entreprise consolideront les informations de ces établissements.

Atteindre la boite de dialogue Par le clavier (crochets [ ]) ou la souris, suivez les instructions suivantes :

1. Menu Dossiers [Alt+d]

2. Sous-menu Paramétrer [a]

3. Commande Etablissement… [e]

La zone de dialogue Etablissement s'ouvre sur le premier onglet : Général. Toutes les informations concernant les établissements doivent être entrées dans la boite de dialogue courante, il suffit d'activer progressivement chacun des onglets.


4. Pour ajouter une nouvelle entreprise ou un nouvel établissement,

cliquez sur le sigle + en bas à gauche de la zone de dialogue

Vous pouvez maintenant commencer à saisir les informations concernant l'établissement ou l'entreprise.

Boutons de navigation

1. Se positionne sur l'enregistrement précédent, s'il existe. Il peut

s'agir indépendamment d'un établissement, d'un salarié, d'un établissement financier, … Vous pouvez également cliquer directement sur l'enregistrement que vous souhaitez dans la liste qui se trouve au-dessus.

2. Se positionne sur l'enregistrement suivant

3. Bouton servant à la création d'un nouvel enregistrement

(établissement, salarié, banque, rubrique, …)

4. Supprime l'enregistrement en cours

Navigation dans les onglets :

� Utilisez les flèches droite et gauche pour faire glisser les onglets dans la boite de dialogue

Insérer le logo de la structure

1. Ouvrez votre logo dans votre logiciel de dessin et copiez le dans le presse-papiers (édition / copier ou Ctrl + c).

2. Sélectionnez l'emplacement dans la boite de dialogue Etablissement, cliquez avec le bouton droit de la souris pour faire apparaître le menu contextuel

3. Choisissez l'option Coller (Ctrl + v)

Général Il s'agit de renseigner les informations de base liées à l'établissement ou l'entreprise.

� Numéro de SIRET : identification nationale sur 14 caractères

Si l'entreprise a un seul établissement cocher les deux cases.

� s'il s'agit d'une entreprise principale cocher cette case, s'il s'agit d'un établissement rattaché à l'entreprise, laissez cette case vide

� cocher la case s'il s'agit d'un établissement rattaché à une entreprise

� Raison sociale de la structure, sur deux zones de caractères alphanumériques de 24 et 26 caractères

� Complément : information complémentaire sur l'adresse, 32 caractères alphanumériques


� Rue : indication du numéro et de la rue, 32 caractères alphanumériques

� Ville : à ne saisir que si la ville n'est pas identique au bureau distributeur, 32 caractères alphanumériques

� CP : code postal sur 5 caractères alphanumériques

� Bureau distributeur : à renseigner dans tous les cas, 32 caractères alphanumériques

� Pays : 32 caractères alphanumériques

� Téléphone : 32 caractères alphanumériques

� Télécopie : 32 caractères alphanumériques

Suite � Signataire : il s'agit du signataire des documents sociaux, à ne

pas confondre avec les signataires des règlements de salaire, définis plus loin. 32 caractères alphanumériques

� Fonction : fonction du signataire, 32 caractères alphanumériques

� Capital : indication du montant du capital social de la société, 32 caractères alphanumériques

� Code NAF : classification de l'activité de l'établissement ou de

l'entreprise dans la table des codes NAF. Il suffit d'indiquer le code ou de le choisir dans la liste liée en cliquant sur l'icône.

� Activité : indication de l'activité de la société en clair, 32 caractères alphanumériques

TDS Cet onglet recense les informations nécessaires à l'élaboration des documents et fichiers de déclaration annuelle des salaires aux différents partenaires sociaux. Le TDS est un mode de transmission magnétique des déclarations annuelles des salaires (D.A.D.S.) que les entreprises doivent adresser chaque année à l'administration fiscale et aux organismes de sécurité sociale

� Type TDS : trois options au choix, cliquez sur l'une d'entre elles pour la sélectionner

� Fichier complet tous partenaires : fichier de la

DADS concernant tous les partenaires correspondant à l'ensemble des informations TDS-NORMES. C'est le fichier que doivent fournir les entreprises adhérant à ce système

� Fichier honoraires seuls : si le fichier DADS 1 est

déjà transmis

� Fichier partiel niveau 1 : fichier ne comportant que les

informations nominatives à destination de la Sécurité Sociale et faisant l'objet d'un dossier particulier

� Siret de l'établissement déposant la déclaration des revenus : indiquer ici le SIRET de l'établissement qui dépose la déclaration si cette dernière n'est pas celui que vous être entrain de paramétrer. (cas de filiales dont la déclaration est déposée par la société mère), 14 caractères numériques


� Zone utilisateur : cette zone a été créée à la demande des utilisateurs de la TDS afin de gérer des informations qui leur sont propres (cette zone n'est pas utilisée par Syspaie), 50 caractères alphanumériques

� Section : un établissement peur déposer deux DADS salaires sur supports magnétiques distincts (ex : une pour le ou les dirigeants, l'autre pour les salariés). Dans le cas où une seule DADS serait déposée, il convient de laisser 00. Dans le cas de deux DADS, portez 01 ou 02 dans le champ section pour différencier les remises

� Type DADS : sept types de DADS ont été définis suivant qu'un établissement verse ou non des honoraires et selon l'option de déclaration retenue par l'entreprise.

Le type 2 de DADS doit obligatoirement être utilisé s'il s'agit de la seconde déclaration pour un établissement (code section = 02)

� Code URSSAF de versement : code URSSAF où sont versées les cotisations. SYSPAIE renvoie dans cette zone les organismes relevant de l'URSSAF (cf. :organismes)

� Zone CRAM : mentionner le numéro CRAM. S'il n'est pas connu ou non renseigné dans les organismes, laisser la zone à blanc

� Signataire : zones Nom, Prénom et Divers pour l'entrée des informations concernant le signataire des DADS.

� Assujettis taxe sur les salaires : cocher la zone si l'établissement est assujetti à la taxe sur les salaires.

Risques Notification des taux de cotisations dues au titre des accidents du travail. Cet onglet reprend les informations présentes sur la notification envoyée par la CRAM. Chaque établissement peut ainsi avoir plusieurs taux de cotisation différents en ce qui concerne les accidents du travail.

Si le cas se présente, vous devrez entrer autant de ligne que de taux.

Convention SYSPAIE peut gérer la classification du personnel au sein de votre convention collective. Pour ce faire, il est nécessaire de saisir ladite convention par le biais du présent onglet. Nous allons commencer par créer les différentes branches de la convention collective.

1. Dans la zone Titre à droite de la zone de dialogue, entrez le libellé de la première branche (ex : Filière exploitation)


1. Cliquez sur l'icône Nouveau dans la barre d'icônes située sous la

zone de saisie, le texte saisi va se positionner dans la zone Chapitres

2. Pour saisir une autre filière, entrez le nouveau titre dans la zone prévue puis cliquez une nouvelle fois sur l'icône Nouveau. Ce bouton crée une nouvelle entrée au même niveau hiérarchique que le niveau sélectionné.

3. Pour ajouter une subdivision dans une filière, saisissez-en le nom

au même endroit, après avoir sélectionné le niveau souhaité puis appuyez sur l'icône Nouvelle branche. Ce bouton crée une nouvelle entrée à un niveau hiérarchique inférieur au niveau sélectionné.

Dans la zone située sous le titre, vous pouvez entrer le descriptif de la branche concernée. Si vous saisissez ce descriptif après avoir créer la nouvelle branche, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Modifier afin de valider cette nouvelle information

Saisissez les niveaux jusqu'aux différents postes en utilisant les boutons précédents. Au niveau des postes vous pouvez également entrer le coefficient, le nombre de points l’indice et l’ancienneté qui y sont affectés. Ces informations peuvent par la suite servir à l'élaboration du bulletin de paye. Les coefficients doivent être saisis sous la forme numérique (entier) alors que les indices peuvent comporter des décimales. Les informations entrées à ce niveau seront reportées comme des valeurs par défaut dans chaque fiche personnel. La zone ancienneté n’est pas à renseigner dans cette boite de dialogue.

Pour modifier une entrée, sélectionnez-la, modifiez le texte puis cliquez sur le bouton Modifier.

Pour supprimer une entrée, sélectionnez-la et appuyez sur le bouton Supprimer. Attention : si le niveau que vous supprimez contient des sous-niveaux, ils seront également supprimés !

Charger : vous permet de charger une convention déjà créée (il s'agit d'un fichier en format texte (.TXT). Ce fichier doit obligatoirement se trouver dans le répertoire suivant : \Programme file\Progiform\Syspaie\Convention.

Enregistrer : enregistre la convention active sur le disque dur, lors du premier enregistrement, SYSPAIE vous demande de préciser le nom du fichier.

Exemple de convention collective saisie.


Exemple de convention

Structure / Budget / CE Vous pouvez également entrer ici la structure de la société, des affectations du personnel par poste budgétaire ou la structure du comité d’entreprise, toujours sur le modèle d'une arborescence. Par la suite vous pourrez affecter chaque personne à un des services de l'établissement, à un des postes du budget ou à un niveau du comité d’entreprise. Utilisez les mêmes outils que précédemment pour créer les différents niveaux.

Commencez par entrer le libellé du premier niveau dans la cellule Elément.

Cliquez sur le bouton "nouveau" pour créer le premier niveau avec le libellé entré dans la zone "Elément". Vous utiliserez à chaque fois ce bouton pour créer un nouvel élément sur le même niveau que celui qui est sélectionné

Pour créer une subdivision dépendante du niveau sélectionné, cliquez sur le bouton "nouvelle branche" après avoir entré le libellé de cette nouvelle branche dans la zone Elément

Pour modifier un élément, sélectionnez le puis, modifiez le libellé dans la zone Elément puis cliquez sur le bouton "modifier"

Pour supprimer un niveau, cliquez sur le bouton "supprimer", SYSPAIE supprime alors le niveau sélectionné

Exemple de structure saisie.


Exemple de structure

Périodes Dans cet onglet vous allez indiquer les périodes de paie liées à l'établissement. Ces périodes peuvent être différentes mois par mois.

Vous allez tout d'abord commencer par entrer le jour de paie suivant l'indication ci-dessous : si la case "suivant" est cochée, les salaires sont payés le jour indiqué du mois suivant.

Renseignez cette zone si vous n'entrez pas de paramétrage spécifique par période de paie. Il s’agit d’un paramétrage par défaut. La suite des entrées prévoit justement la saisie de périodes de paie différentes mois par mois.

Il est également possible d'indiquer une période d'activité différente de celle de la période de paie (ex : la paie de janvier établie sur les données du mois de décembre). Cette option est très importante dans le cas de l'utilisation du module activité (Cf. activité). Pour chaque mois vous pouvez indiquer le début et la fin de la période de paye et de la période d'activité. La case V en milieu de tableau indique si les feuilles de paye de la période correspondante ont été verrouillées. La dernière case V, après la période d’activité verrouille les informations de l’activité pour chaque période concernée.

Dans la liste des périodes de paye, les périodes apparaissant en grisé sont des périodes qui ont été archivées, il n’est donc plus possible de revenir dessus.

La dernière partie concerne les congés payés. Il convient d'indiquer les renseignements suivants :

� mois de début d'incrémentation des droits à congé, juin par défaut,

� nombre de jours de congés par mois, 2,5 par défaut

� si le calcul s'effectue en jours Ouvrables ou Ouvrés.


Banques - Identité

Cet onglet vous sert à déclarer les établissements financiers à partir desquels vous souhaitez régler les salaires. Il est possible de définir plusieurs banques pour éditer les virements sur l'une ou l'autre mois après mois.

Pour naviguer, créer, supprimer les établissements financiers, utilisez les boutons de navigation comme indiqué au chapitre Navigation.

A la création de l'enregistrement le curseur se positionne dans le premier champ à compléter dans le sous-onglet Identité.

� Code BIC : Bank Identifier Code, ce code international d'identification des établissements bancaires est défini par la norme ISO "codes d'identification des banques" (ISO 9362 : 1988; indice AFNOR K 19-040), 11 caractères alphanumériques

� Raison sociale : il s'agit de la raison sociale de la banque. Vous disposez de deux zones alphanumériques de 24 et 26 caractères.

� Adresse et rue : indication du numéro et de la rue, 32 caractères alphanumériques

� Ville : à ne saisir que si la ville n'est pas identique au bureau distributeur, 32 caractères alphanumériques

� CP et Bureau distributeur : code postal et ville de distribution sur 32 caractères alphanumériques


� Gestionnaire du compte : simple information pour votre fichier, 32 caractères alphanumériques


� Télécopie : 16 caractères alphanumériques

� Signataires : deux signataires possibles pour les documents de virement, deux zones de saisie de 32 caractères alphanumériques


Banques - ETEBAC

Nous avons regroupé toutes les informations concernant la télétransmission des virements aux normes ETEBAC

� Numéro émetteur : il s'agit d'un numéro indispensable pour la télétransmission. Il est fournit par la banque. 6 caractères numériques

� Domiciliation : nom et lieu d'émission de la banque sur deux champs de 24 et 26 caractères alphanumériques

� Banque : il s'agit du code banque indiqué sur votre RIB. 5 caractères alphanumériques

� Guichet : code guichet de la banque sur 5 caractères

� Numéro de compte : sur 11 caractères

� Clé : sur 2 caractères

� ETEBAC: zone de choix de la norme utilisée pour la création du fichier, information donnée par votre banque

� Téléphone serveur : pour information, numéro d'appel du centre serveur, 16 caractères alphanumériques

� Interlocuteurs : pour information également, l'interlocuteur peut être différent du gestionnaire de compte, 32 caractères alphanumériques

� Téléphone : pour information, numéro de téléphone de l'interlocuteur, 16 caractères alphanumériques

Banques - CFONB

Dernière fenêtre concernant les établissements financiers. Il s'agit des nouvelles normes internationales. La codification IBAN désigne la norme internationale d'identification des comptes bancaires (ISO 13616)


� Pays : code pays sur deux caractères alphanumériques. Il est défini par la norme ISO "Codes pour la représentation des noms de pays" (ISO 3166 : 1988 ; indice AFNOR Z44-000)

� Clé : sur deux caractères

� BBAN : élément de l'IBAN correspondant à l'identifiant "national" du compte (en France : le RIB), 23 caractères alphanumériques

� Devise : code devise sur trois caractères alphanumériques, défini par la norme ISO "Codes pour la représentation des monnaies et types de fonds" (ISO 4217 : 1990 ; indice AFNOR K 10-020)

Organismes Vous pouvez lier les organismes paramétrés (voir paramétrage des organismes) à l'établissement courant pour permettre l'établissement des états par zone géographique ou la consolidation par entreprise.

Cette information est très importante dans le cas où l'établissement ne se situe pas dans le même département que l'entreprise. Il est alors nécessaire de paramétrer et d'affecter les centres ASSEDIC et URSSAF locaux à cet établissement. Le champ "Dernière Edition" se mets à jour automatiquement à chaque édition de l'état lié à cet organisme.

Exemple de liaison d'organismes à un établissement.


Options Cet onglet regroupe divers paramétrages optionnels, sans lien entre eux.

� Utilisation PCS-ESE : indique s'il convient d'utiliser la table de codification des postes selon la norme PCS-ESE (code INSEE des Professions et Catégories Socio-Professionnelles - Emploi Salariés d'Entreprises)

� Utilisation PCS : indique s'il convient d'utiliser la table de codification des postes selon la norme PCS

� Utilisation personnel intérimaire : indication reportée sur l'état de mouvement du personnel. Quand cette option est cochée, il convient de renseigner les deux zones qui apparaissent, a savoir nombre d'hommes et de femmes

� Ircantec : zone à cocher pour les collectivités ou organismes qui y sont soumises, la coche active trois zones à renseigner : code retraite, Indice collectivité et Clé

� Cours pivot EURO : saisissez ici la valeur du cours pivot de l’EURO pour permettre l’édition du net à payer en Euro sur le bulletin de paye

� Gestion des périodes salariés par bulletin : il s’agit de choisir la méthode de calcul des périodes de travail (nombre de jour travaillés) des salariés. Ce champs peut prendre trois valeurs : manuel, automatique ou cumulé (compte le nombre de jours travaillés effectifs de la période de paye, dans le cas de plusieurs contrats sur cette période)

� Régime local : actionne un onglet pour le paramétrage du régime local Alsace dans la table "constantes"

� Numérotation salarié par entreprise : affecte les matricules aux salariés tous établissements confondus au sein d’une entreprise

� Format : permet de fixer un format de numérotation des

matricules. Pour connaître la syntaxe à utiliser, se reporter au glossaire Format

� Image fond : chemin d'accès au fichier bitmap du fonds de

l'écran

Bulletin SYSPAIE permet de personnaliser vos bulletins de paye. Le progiciel y importe automatiquement les informations concernant l'entreprise et le salarié, mais aussi le logo que vous avez collé suivant la procédure décrite plus haut.

� Modèle : vous disposez de modèles pré-paramétrés de bulletins de

paye, à choisir en fonction de votre imprimante. Les modèles GM – Fanfold 2 sont des bulletins sur papier pré-imprimé 12 pouces. Seul le modèle RB – Laser A4 est un bulletin imprimable sur parpier libre, en format A4.

� Marges : vous pouvez indiquer ici les marges dont vous souhaitezdisposer sur votre édition. Attention, les valeurs sont exprimées en mm.

Onglet Présentation


� Edition de l'activité : ajoute, au bas du bulletin de paye, un tableau récapitulant l'activité de la période écoulée (Congés, Maladie, …). Pour apparaître ici, ces informations auront été entrées au préalable dans le module de gestion de l'activité (Cf. : Gestion de l'activité)

�

� Zone graphique schématisant le bulletin : vous donne la possibilité, si l'imprimante le permet, de modifier les couleurs des éléments présentés.

Pour modifier les couleurs, procédez comme suit :

1. Choissez le type d'élément dont vous souhaitez modifier la couleur, ou

2. Cliquez deux fois sur la case que vous souhaitez modifier, elles sont toutes modifiables une à une. Il apparaît ensuite une zone de choix de couleur

3. Il ne vous reste plus qu'à choisir la couleur voulue préprogrammée ou à définir une couleur personnalisée

4. Validez et la couleur sélectionnée sera appliquée au texte ou au fonds de la case, en fonction du choix fait en (1)

5. Choisissez également le libellé que vous souhaitez faire apparaître en vis à vis de la mention "Convention collective" sur le bulletin de paye. Vous avez le choix entre le titre de la convention et le titre de la tête de chapitre à laquelle appartient la personne concernée

Guide d’utilisation Syspaie Fichier salariés •••• 18

6. Net à payer : sélectionnez dans la liste de choix l’étiquette que vous souhaitez ajouter à la valeur du net à payer (FRF, Francs, Euros ou EUR)

7. Contre-valeur : si vous désirez indiquer sur le bulletin de paye la contre-valeur Euros d’un net à payer en Francs, sélectionnez « Net à payer en EURO ». Dans le cas inverse, sélectionnez « Net à payer en Francs » ou aucune si vous ne désirez pas de contre-valeur. Tous les modèles de bulletins ne supportent pas la contre-valeur (les bulletins qui la supporte sont les suivants : RB, SN, PGet WB)

Onglet Cumuls

Cette boite de dialogue vous permet de choisir les cumuls apparaissant en bas de bulletin. Cette option n’est valable que pour certains modèles de bulletins (RB et LX). Vous pouvez ainsi paramétrer 9 cumuls différents.

� Titre : entrez ici le titre qui apparaîtra sur le bulletin de paye

� Affectation mémoire : choisissez l’affectation de mémoire dont vous souhaitez afficher le cumul. Cette affectation de mémoire doit avoir été liée à une mémoire dans la table des mémoires. (cf. mémoires)

� Période et/ou cumul : indique si vous souhaitez faire apparaître le montant relatif à la période de paye, le cumul depuis la dernière remise à zéro de la mémoire, les deux ou aucun

Fichier salariés

Introduction Après avoir créé un ou plusieurs établissements, vous pouvez saisir les fiches salariés. Chaque salarié doit être défini dans son établissement. Si un salarié est employé par plusieurs établissements, il faudra lui créer une fiche par établissement.

Nous allons commencer par sélectionner un établissement pour pouvoir y ajouter du personnel :

Changement ou sélection d'établissement Par le menu :


2. Sous-menu Ouvrir [o]

Par l'icône :


Cliquez sur l'icône ci-contre.

La boite de dialogue suivant apparaît :

Choisissez l'établissement qui vous convient (avec la souris ou par le clavier en utilisant les touches flèche haut / flèche bas). Puis validez.

Vous pouvez vérifier que la sélection a bien été prise en compte. Pour cela il suffit de regarder la barre de titre de SYSPAIE. Vous pouvez lire le nom de l'établissement actif à cet endroit, entre crochets [SOCIETE DEMO].

Vous pouvez changer d'établissement quelque soit la zone de dialogue ouverte à l'écran : établissement, salariés, paye, …

Procédure Ce chapitre a pour objectif d'aider à créer une ou plusieurs fiches salariés. Vous pouvez également utiliser l'expert "Déclaration unique d'embauche" pour créer le nouveau salarié (cf. Déclaration unique d'embauche).


Par le menu :

1. Menu Personnel [Alt+p]

2. Sous-menu Fiche… [f]

Par l'icône :


La boite de dialogue personnel s'ouvre sur le premier onglet : Identité. Toutes les informations concernant les salariés doivent être entrées dans la boite de dialogue courante, il suffit d'activer progressivement chacun des onglets.

Pour créer, naviguer, supprimer des fiches personnel, utilisez les icônes prévues à cet effet (aide sur la navigation)


Identité

Nous vous rappelons que pour créer un enregistrement (en l'occurrence un salarié), vous devez cliquer sur le bouton +.

� Matricule : Le curseur se positionne automatiquement sur le numéro de matricule de la personne. En cliquant sur le bouton droit de la souris, SYSPAIE propose d'affecter un matricule automatique. Vous pouvez également taper un matricule personnel. Vous disposez de 10 caractères alphanumériques. Comme nous l’avons vu au chapitre Etablissement, vous pouvez prévoir un masque de saisie du matricule selon un format prédéterminé (cf. Etablissement)

� Titre : M., MR, MLE ou MME sont les choix dont vous disposez dans la liste des valeurs

� Nom Marital (usuel) : à renseigner dans tous les cas. C'est ce nom qui sera repris dans les différents états concernant ce salarié. Pour les femmes mariées, il s'agit du nom marital. 30 caractères alphanumériques

� Prénoms : sur 30 caractères alphanumériques

� Nom patronymique : cette zone est utilisée pour l'établissement de la TDS. Il s'agit du "nom de jeune fille", sur 30 caractères alphanumériques

� Complément adresse : 32 caractères alphanumériques

� Rue : 32 caractères alphanumériques

� Ville : à renseigner si elle est différente du bureau distributeur, 32 caractères alphanumériques

� Bureau distributeur : premier champ, code postal 5 caractères alphanumériques puis ville du bureau distributeur, 32 caractères alphanumériques



Insérer la photo du salarié

1. Ouvrez la photo dans votre logiciel de dessin et copiez le dans le presse-papiers (édition / copier ou Ctrl + c).

2. Sélectionnez l'emplacement dans la boite de dialogue Personnels, cliquez avec le bouton droit de la souris pour faire apparaître le menu contextuel

3. Choisissez l'option Coller (Ctrl + v)

Etat civil Vous saisirez ici les informations générales concernant l'état civil de l'employé.

� Numéro Sécurité Sociale : numéro personnel d'identification à la sécurité sociale avec sa clé. 13 chiffres plus deux pour la clé. La simple indication de ce numéro va renseigner automatiquement les


champs suivants : Département de naissance, Commune de naissance (cf. : Table communes), Pays de naissance (cf. : Table pays) et Nationalité (Cf. : Table Nationalités)

� Naissance : si le numéro de sécurité sociale est bien saisi, il n'y a plus qu'à entrer ici la date exacte de naissance.

� Sexe : bouton à option à choisir (homme ou femme)

� Situation de famille : bouton à option à choisir parmi les possibilités suivantes : Célibataire, Concubin, Divorcé, Marié, Séparé, Veuf

� Etranger : case à cocher si la personne est de nationalité étrangère, vous pouvez alors saisir également les informations concernant la carte de séjour avec sa date d'expiration (information reprise dans l'agenda individuel), ainsi que pour le permis de travail.

Emploi Cet onglet regroupe les informations concernant l'emploi du salarié, sa classification dans la convention collective et dans la structure de l'établissement (si elles ont été créées dans l'établissement), les codes emploi PCS et PCS-ESE et d'autres informations sur l'emploi pour l'établissement de la TDS.

� Nature de l'emploi : il s'agit du libellé exact du poste auquel est employé le salarié. Ce libellé sera repris sur le bulletin de paye. 30 caractères alphanumériques. Chaque saisie dans cette zone sera ajoutée à la table « Nature de l’Emploi ». Pour en supprimer, vous devez ouvrir la table correspondante (cf. Paramétrage tables)

� Catégorie : option à choisir parmi les possibilités suivantes : salarié, dirigeant, cadre, apprenti. Cette information est reprise dans la TDS

� Travail : option à choisir parmi les possibilités suivantes : temps complet, Intermittent, partiel, domicile, rappel. Cet élément est repris dans la TDS

� Travail à l'étranger : option à choisir parmi les possibilités suivantes : travailleur frontalier, travailleur étranger, non (pas de travail à l'étranger)

� Convention collective : si vous avez saisi ou affecté une convention collective à l'établissement (cf. : convention) son arborescence apparaît dans le premier sous-onglet. Choisissez un poste, la fenêtre de droite affiche alors sa description et les deux suivantes le coefficient, le nombre de point rattaché, l’indice et met à jour la date d’ancienneté dans le poste en indiquant la date de saisie par défaut. Ces informations ne peuvent être visualisées ici que si elles sont correctement renseignées dans l'établissement. Vous pouvez, au niveau Coefficient, nombre de points et indice saisir des valeurs différentes que celles qui vous sont proposées.

Dans le cas où vous n'auriez pas entré la convention collective dans l'établissement, vous pouvez toujours renseigner les champs coefficient, nombre de points et/ou indice séparément.

� Structure : pour entrer l'affectation du salarié à la structure de l'établissement (cf. structure), choisissez le sous-onglet "Structure". La structure saisie au préalable apparaît dans la fenêtre, il suffit de sélectionner le service dans lequel est affecté le salarié


� Code PCS-ESE : Choisir dans la liste le code se rapprochant le plus de l'emploi concerné. Ce code ne concerne que les emplois salariés d'entreprise. Cette information est reprise dans la TDS

� Code PCS : Choisir dans la liste le code se rapprochant le plus de l'emploi concerné s'il ne s'agit pas d'un emploi salarié d'entreprise. Cette information est reprise dans la TDS

� Service : il s’agit de l’affectation par défaut de la personne à compte analytique (ces derniers sont paramétrables dans la boite de dialogue « Paramétrage comptabilité »)

� Poste : comme pour le service, vous pouvez affecter, par défaut, chaque salarié à un poste budgétaire, également paramétrable dans la boite de dialogue « Paramétrage comptabilité »)

Mouvements Cet onglet se divise en trois parties :

1. informations d'entrée dans l'entreprise avec les différents types de nature de contrats

� Date début d'ancienneté : saisir au format date (jj/mm/aaaa) la date de départ d'ancienneté. Elle peut être différente de la date d'entrée dans la société. Elle peut être prise en compte dans le calcul de primes (ancienneté par exemple et/ou d’autres éléments qui s'y ajoutent

� Date de titularisation : format date, il s'agit d'une simple information

� Fenêtre de saisie : vous pouvez saisir ici les mouvements de la personne

Date entrée : début du contrat concerné

Nature contrat : sélectionnez dans la liste une nature de contrat pré-saisie

Référence : zone libre

Date sortie : si le contrat est arrivé à terme ou a été rompu, indiquez ici la date de sortie de la société

Motif de sortie : sélectionnez dans la liste un motif de sortie pré-saisi

Pour saisir une nouvelle période d'emploi, il suffit de descendre sur l'enregistrement suivant avec la flèche du clavier

� Sortie définitive : case à cocher si la personne est sortie de manière définitive. Avant de supprimer un enregistrement salarié, cette case doit être cochée

2. informations concernant les imputations analytiques servant principalement à l'interface comptable

Pour pouvoir saisir les informations dans cette zone, vous devez avoir défini les sections d'imputation au préalable (cf. : Paramétrage exportation écritures comptables).

Vous pouvez saisir dans le sous-onglet "imputation" une imputation fixe de mois en mois ou variable mois après mois dans le sous-onglet "mensuel"


� Onglet "Défaut" : choisissez les deux premiers champs

dans la liste des imputations paramétrées et affectez à chacune d'entre elles un pourcentage. Une fois toutes les imputations renseignées, la somme des pourcentages doit être égale à 100.

� Onglet "Mensuel" : dans le cas où les imputations

varieraient de mois en mois, saisissez ici un enregistrement par mois. Vous devrez donc, en plus des éléments définis dans l'onglet Défaut, entrer l'année, le mois et le bulletin d'affectation (un salarié pouvant avoir plusieurs bulletin pour un mois donné). Ici encore, la somme des pourcentages doit être égale à 100.

Régime

� Zone régime : génère le code régime dans la TDS :

1. Salarié dont l'ensemble des cotisations est versé au régime

général

2. Salarié titulaire ou stagiaire appartenant à un régime

particulier ou à un régime spécial de sécurité sociale avec affiliation, pour une partie des risques, au régime général. La distinction du risque se caractérise en principe par un taux particulier

3. Salarié sans versement de cotisations au régime général

� Zone Code Absence : génère le code absence montant dans la TDS. Cette zone doit être renseignée pour justifier, dans certains cas, une absence de rémunération sociale et ou fiscale. D'autres situations particulières peuvent être rencontrées dans chacune des catégories.

: Présence de montants dans les zones rémunérables sociales et fiscales

, exemple : assuré victime d'un accident du travail ou en congé maladie indemnisé par la sécurité sociale pendant toute l'année (contrat de travail non rompu)

, exemple : stagiaire en entreprise, non rémunéré dans l'hypothèse où l'employeur doit verser les cotisations patronales de sécurité sociale sur la valeur de la formation professionnelle

, exemple : régularisation de cotisations salariales supérieures à la rémunération brute et entraînant l'absence de rémunération nette imposable

, exemple : salarié mis à disposition d'entreprise mandante par une société mandataire. La rémunération plafonnée est déclarée par l'entreprise mandataire et ne figure pas sur la déclaration de l'entreprise mandante

, exemple : apprenti (loi du 3 janvier 1979 - cotisations prises en charge en totalité par l'Etat)


exemple : régularisation de cotisations portant uniquement sur les salaires déplafonnés

� Participation de l'employeur aux chèques vacances : si c'est le cas, veuillez introduire ici le montant de la participation

� Impôts Retenus à la Source : si c'est le cas, veuillez introduire ici le montant de l'impôt payé à la source. Cette information se reportera sur la TDS

� Salarié payé au pourboire : cochez la case si oui

� Salarié rémunéré par plusieurs établissements : case à cocher. Si elle est cochée, indiquez à coté la quote-part concernant le présent établissement. SYSPAIE ajuste alors automatiquement les plafonds pour les calculs de paye.

Paiement

� Paiement par : Indiquez le mode de règlement de la paye dans

cet onglet. Le premier champ saisi conditionne l'utilisation des autres. Trois modes de règlement sont disponibles : virement, chèque ou espèces

Les champs suivants ne devront être renseignés que s'il s'agit d'un virement. Utilisez-les dans le cas d'un établissement bancaire unique pour un salarié (onglet "Par défaut"). S'il a plusieurs banques, ou comptes bancaires, vous avez la possibilité de les saisir dans l'onglet "Banques", sous forme de table.

� Titulaire du compte : saisissez ici le nom du titulaire du compte, 30 caractères alphanumériques

� Domiciliation Bancaire : nom et lieu d'émission de la banque du salarié sur deux champs de 30 caractères alphanumériques chacun

� Code Banque : il s'agit du code banque indiqué sur le RIB du salarié. 5 caractères alphanumériques

� Code Guichet : code guichet de la banque du salarié sur 5 caractères

� Numéro de compte : sur 11 caractères

� Clé RIB : sur 2 caractères

� Paiement sur banque : si vous comptez régler les salaires à partir de plusieurs comptes bancaires société différents, vous pouvez sélectionner ici la banque que vous souhaitez affecter à ce salarié

� Dans l'onglet "Banques" entrez dans la première partie les différentes banques avec les mêmes informations que précédemment pour chaque banque. Pour ajouter une nouvelle banque, il suffit de changer de ligne dans la table.

� La table "Ventilation des règlements" vous permettra de définir quelle banque est utilisée pour le virement, mois après mois ou encore d'affecter une quote-part de règlement à différents comptes bancaire. Un salarié peut ainsi se voir régler son salaire à raison de 50% sur la banque x et 50% sur la banque y. Deux lignes de virement apparaîtront alors sur le bordereau de virement. Ici également, en ajoutant la notion de banque payeur, vous pouvez


moduler, mois après mois, la banque société à utiliser pour les virements.

Organismes Cet onglet vous permet de stocker les informations concernant les organismes dans lesquels le salarié est affilié. Ces informations pourront être ensuite utilisées sur des états de mouvement du personnel par organisme. Ils sont particulièrement utiles pour les organismes de retraite, de couverture sociale complémentaire, …

Il s'agit d'une table à compléter à partir des informations déjà entrées dans la boite de dialogue "organismes" (Cf. : organismes).

� Organisme : choisissez ici l'organisme concerné par l'enregistrement dans la liste proposée

� Collège : choisissez le collège auquel appartient le salarié, s'il est paramétré dans la boite "Organismes"

� Catégorie : choisissez la catégorie à laquelle appartient le salarié, si elle est paramétrée dans la boite "Organismes"

� Numéro d'adhérent : entrez ici le numéro personnel du salarié

� Contrat Adhésion : choisissez le contrat auquel a souscrit le salarié, s'il est paramétré dans la boite "Organismes"

� Date Entrée : indiquez la date de souscription du salarié audit contrat

� Motif de sortie : choisissez le motif de sortie du salarié s'il est paramétré dans la boite "Organismes"

� Date de sortie : indiquez la date de sortie du salarié

Pour saisir une nouvelle période d'emploi, il suffit de descendre sur l'enregistrement suivant avec la flèche du clavier.

Contrats SYSPAIE vous donne la possibilité de créer et de garder en ligne le contrat du salarié. Pour cela, il vous faut créer un contrat type au moyen de l'éditeur fourni avec SYSPAIE (Cf. : création de contrat type). Un second sous-onglet "Activité" peut devenir une annexe au contrat dans certaines professions.

Sous onglet Contrat

Pour affecter un contrat type à un salarié, utilisez les boutons situés au bas de la zone de dialogue

� Créer un contrat personnalisé : il vous suffit de faire appel

au contrat type que vous aurez enregistré au préalable suivant la procédure de création de contrat type en cliquant sur l'icône chargement. La boite de dialogue "Ouvrir" apparaît, choisissez le contrat correspondant et cliquez sur le bouton "Ouvrir". Si le contrat a été bien créé, il s'affiche à l'intérieur de la fenêtre en incorporant les données propres à votre salarié


� Modifier le contrat : pour modifier le contrat, vous devez au préalable le déverrouiller. Pour cela, cliquez sur le bouton suivant

pour qu'il prenne la forme suivante : apportez les modifications souhaitées avant de l'enregistrer.

� Enregistrer le contrat : cliquez le bouton enregistrer pour

sauvegarder les modifications apportées au contrat, la boite de dialogue "Enregistrer sous" apparaît. Renseigner le nom de fichier puis cliquez sur le bouton "enregistrer". Veillez bien à ce que vous soyez dans le répertoire \programme files\progiform\Syspaie\contrat.

� Imprimer : cliquez sur le bouton impression pour imprimer le

contrat tel qu'il figure à l'écran. SYSPAIE vous demandera une confirmation avant d'envoyer le fichier à l'imprimante

� Supprimer : cliquez sur le bouton suppression pour effacer le

contrat tel qu'il figure à l'écran. SYSPAIE vous demandera une confirmation avant d’effacer définitivement le contrat

Sous onglet Activité

Cette fenêtre est alimentée automatiquement s'il existe des activités récurrentes dans le planning de la personne. Pour renseigner ces éléments, vous pouvez vous reporter à la section "Activité". La seule fonction utilisable ici est l'impression.

Divers

� Notes : Cette fenêtre est un onglet vide dans lequel vous pouvez entrer des notes libres sur le salarié. Vous n'êtes pas limité par le nombre de caractères, par contre il est impossible d'y coller un élément graphique.

� le paramétrage du niveau d'accès à la fiche

Groupe de boutons à option. Affecte le salarié à une des 8 catégories prévues. Un utilisateur de SYSPAIE ne pourra lire ou modifier la fiche de ce salarié que s'il dispose des habilitations requises (cf. : paramétrage des habilitations)

Handicap Une zone de choix vous permet de définir trois options liées aux informations concernant un éventuel handicap de la personne. Ces informations vous serviront à établir la déclaration annuelle obligatoire pour les établissements de plus de 20 salariés. Pour remplir et onglet dans le cas d'un employé handicapé, munissez-vous du formulaire de la COTOREP ou de la Sécurité Sociale sur lequel sont reportées les mentions nécessaires. Vous trouverez ci-dessous une explication des différentes options.

Le salarié n'est pas reconnu comme étant handicapé, accidenté, invalide ou mutilé, aucune autre zone n'est à saisir dans cet onglet. C'est le paramétrage par défaut.


Le salarié est reconnu handicapé par la COTOREP, munissez-vous de l'attestation délivrée pour compléter les zones qui s'affichent par le choix de cette option. Le décompte des points s'effectue automatiquement par la sélection des différents critères ci-dessous.

Paramètres entrant dans le décompte de points :

Saisissez ensuite le coefficient de proratisation, SYSPAIE calculera le nombre des unités attachées à ce salarié.

Le salarié a été accidenté ou est invalide ou mutilé et reconnu comme tel, munissez-vous de l'attestation délivrée par la Sécurité Sociale pour compléter les zones qui s'affichent par le choix de cette option. Le décompte des points s'effectue automatiquement par la sélection des différents critères ci-dessous.

Paramètres entrant dans le décompte de points :

Saisissez ensuite le coefficient de proratisation, SYSPAIE calculera le nombre des unités attachées à ce salarié.

Enfants Vous pouvez saisir, sous forme de tableau, les informations concernant les enfants du salarié, Prénom, Date de naissance, Nom de la Mère, du Père, si différents. Syspaie gère la distinction entre les enfants à charge et les autres. Vous pourrez utiliser cette information pour l’établissement des payes (soutien de famille, etc …). Deux compteurs sont donc disponibles : nombre d’enfants et enfants à charge.


Pour entrer les informations concernant un second enfant, il vous suffit d'utiliser la touche flèche bas du clavier. L'entrée des différents enfants va incrémenter le compteur automatiquement.

Exemple :

Saisies sur salaire Syspaie vous permet de gérer les saisies/arrêts que vous devez prélever sur votre

personnel. Pour ce faire, vous devez saisir le ou les saisies dans la fiche du salarié concerné (onglet « Saisies sur salaire »). Il faut entrer un libellé, une priorité (dans le cas ou il existerait plusieurs saisies de provenance différente, impôts, tribunal, la saisie provenant des impôts est prioritaire…), une date d’effet, et un montant.

Syspaie va ensuite générer une variable automatique de la somme de l’ensemble des saisies de la personne. Utilisez cette variable dans un calcul pour trouver le montant de chaque remboursement en fonction de la quotité saisissable du salarié.

En retour, pour voir affecter cette somme dans la colonne « Versement », il convient de créer une mémoire « Saisie » liée à l’affectation « SAISIE » dans la table mémoires. Syspaie va alors répartir le montant saisi sur la feuille de paie entre les différentes saisies enregistrées.

Dans la colonne « versement », pour chaque saisie, vous disposez ainsi de la liste des différents montants remboursés. Cette liste est mise à jour en fonction du calcul de la paie.

Gestion des prêts au personnel A l’image des saisies sur salaire, Syspaie vous permet également d’enregistrer les prêts que vous avez accordé à votre personnel et que vous devez récupérer sur le montant des salaires.

Dans l’onglet « Prêts » de la fiche salarié, entrez un libellé pour le prêt, une date d’effet, un montant, un taux et une durée en nombre de mois, Syspaie calcule automatiquement le montant de l’échéance.


Exemple :

Ce montant est ensuite reprise dans une variable automatique « Prêt » que vous pouvez utiliser pour un calcul ou une rubrique afin d’ajouter automatiquement la ponction sur la feuille de paie.

Contrairement aux saisies sur salaire, il n’y a pas de retour d’information pour les versements effectués.

Historique des informations salariés Afin de pouvoir reconstituer le profil d'un salarié à une date donnée, SYSPAIE garde en mémoire toutes les modifications apportées aux différents onglets de la "fiche personnel". Vous pouvez consulter les différentes modifications de la manière suivante :


Par le menu :

1. Ouvrez la fiche "personnels" (par le bouton ou le menu Personnel / Fiche

2. Menu Edition [Alt+e]

3. Sous-menu Historique des modifications… [h]

4. La boite de dialogue suivante apparaît :

Pour chaque salarié vous pouvez visualiser la liste des différentes modifications enregistrées. Cette liste se met à jour automatiquement en fonction de vos saisies : il s'agit ici d'une


simple consultation. Vous trouvez ainsi le libellé du champ modifié, la date de modification, la valeur entrée, l'ancienne valeur et l'utilisateur qui a opéré la modification.

Informations complémentaires Vous pouvez avoir besoin de saisir des informations complémentaires, non prévues par SYSPAIE, pour chaque salarié. Pour cela, une table paramétrable vous est réservée. Pour l'atteindre suivez la procédure ci-dessous :


Par le menu :

1. Ouvrez la fiche "personnels" (par le bouton ou le menu Personnel / Fiche


3. Sous-menu Informations Complémentaires… [i]


Chaque ligne est un champ de la table. Vous pouvez affecter le libellé que vous souhaitez à chacun de ces champs. Le contenu des enregistrements est attaché à l'employé correspondant. Changez la sélection du salarié courant pour voir changer le contenu de la fenêtre.


Tri des salariés Il est possible de modifier le critère de tri des salariés dans les onglets "Personnels" et "Salaires". SYSPAIE indique, dans la barre d'état, le mode de tri courant.

Procédure


2. Sous-menu Trier par… [t]

3. Puis choisissez, dans les options proposées à gauche, celle qui vous convient : Matricule (m), Nom (n), Prénom (p)

Transfert d’établissement Si vous gérez une entreprise comportant plusieurs établissements, vous pouvez

transférer un salarié d’un établissement à un autre. : (la fenêtre « Personnels » doit être ouverte au préalable)

Procédure


2. Sous-menu Transfert d’établissement… [t]

3. Puis choisissez, dans les options proposées à gauche, celle quivous convient : Transfert vers le nouvel établissement, date de prise d’effet du transfert, coche Transfert des cumuls si vous désirez les basculer automatiquement. Cette dernière coche vous permet de reprendre automatiquement les cumuls de paye pour les calculs de plafond annuel. Cette reprise ne fonctionne pas dans le cas d’un transfert d’un établissement vers plusieurs autres. SYSPAIE renseigne automatiquement la date de sortie de l’établissement originaire ainsi que la date d’entrée dans l’établissement destinataire

Recherche d'un salarié

� Recherche rapide dans l’établissement : En fonction du

mode de tri des salariés choisi (voir ci-dessus), vous pouvez rechercher rapidement une personne en tapant le début de son nom (prénom ou matricule en fonction du critère de tri) dans la zone prévue dans la barre d'icônes. SYSPAIE se positionne directement sur la première personne répondant aux critères saisis dans la liste.


� Recherche à travers plusieurs établissements : C’est un outil permettant de trouver un salarié, à partir de son matricule, à travers plusieurs établissements. Pour atteindre cet outil, faites :

1. Menu Personnels [Alt+p]

2. Sous-menu Chercher… [h]

3. Saisissez le matricule du salarié dans la zone supérieure, validez ou cliquez sur la personne voulue, SYSPAIE fera le changement d’établissement si nécessaire et vous placera sur la bonne personne.

Sélection des salariés SYSPAIE vous donne la possibilité de sélectionner les fiches des salariés sur lesquelles vous désirez travailler., que ce soit en consultation, modification, ou en traitement des salaires. Vous pouvez sélectionner ou désélectionner les salariés un par un ou selon des critères que vous choisissez.


Par le menu :


2. Sous-menu Sélection… [é]


Sur la partie de gauche apparaissent les salariés non-sélectionnés, sur la partie de droite, les salariés sélectionnés. Les boutons centraux vous permettent de les sélectionner et de les désélectionner un à un ou tous en même temps.

Sélectionner les salariés à partir de la liste

Sélectionner les salariés par convention collective, par codification PCS-ESE, par la structure, les groupes ou les organismes

Ajouter des tests dans la sélection


Sélectionner les salariés à partir de la liste

Les boutons ci-contre vous permettent d'ajouter des salariés à la liste des sélectionnés. L'icône avec les deux mains ajoute tous les salariés non sélectionnés, l'icône avec une main simple n'ajoute que le salarié que vous avez au préalable pointé dans la liste des non-sélectionnés. Les boutons sont inopérants s'il n'y a plus de salariés dans la liste.

A l'inverse, les boutons ci-contre permettent de supprimer des salariés de la liste des sélectionnés. A nouveau, l'icône avec les deux mains sert à supprimer tous les salariés, la seconde à les supprimer un à un en fonction du choix que vous aurez opéré.

Vous pouvez également cliquer deux fois sur un nom pour le faire changer de liste. S'il est dans la liste des non-sélectionnés, il passera dans la liste des sélectionnés et vice versa.

� Sauvegarder : vous pouvez sauvegarder vos sélections en

cliquant sur le bouton enregistrer. Vous pourrez ainsi établir plusieurs profils de sélection

� Charger : ouvre un profil de sélection sauvegardé au préalable

Sélectionner les salariés par convention collective, par codification PCS-ESE, par structure, groupes ou organismes Attention, la sélection de salariés par la convention collective ou la catégorie PCS-ESE les ajoute simplement à ceux déjà sélectionnés. Il est donc prudent du supprimer tous les salariés sélectionnés avant de continuer.

� Choisissez l'onglet

� Sélectionnez le sous-onglet désiré : Convention, PCS-ESE, Structure, Groupe ou Organisme

� A l'aide du bouton "Inclure" sélectionnez les niveaux voulus de la

fenêtre de gauche et visualisez les changements dans la fenêtre de droite. SYSPAIE ajoute les niveaux sélectionnés dans les arborescences concernées

� Cliquez ensuite sur le bouton "Appliquer la sélection" pour que

SYSPAIE n'affiche que les salariés souhaités.

� Pour exclure un niveau donné dans les rubriques des salariés à

inclure, sélectionnez le, puis cliquez sur le bouton "supprimer"

Ajouter des tests dans la sélection Vous avez également la possibilité de combiner les sélections réalisées à des tests sur les contenus de chaque fiche personnel, (tous les salariés ayant la même situation familiale par exemple).

� Choisissez l'onglet

� Vous obtenez des zones de saisie regroupées sous « Rubriques », « Opérateur » et « Valeurs » . Syspaie cumule les conditions saisies et les traite sous forme de « et »

� Rubriques : Choisissez dans la liste déroulante le critère sur lequel vous souhaitez appliquer une sélection

� Opérateur : Sélectionnez l’opérateur (=, <, >, <=, >= , <>) de comparaison de la valeur de la rubrique avec celle qui se trouve dans la zone valeur.


� Valeur : Entrez la valeur de comparaison. Pour les champs de type particulier, vous trouverez ci-après pour le format des valeurs pour chaque type de rubrique.

Ets Numéro d’ordre de création de l’entreprise Etb Numéro d’ordre de création de l’établissement Date_création Date apparaissant en grisé dans le bas de la fenêtre personnel Date_modification Date apparaissant en grisé dans le bas de la fenêtre personnel Titre Valeurs possibles : M M. MR MME MLE Photographie Aucun test possible Sexe 1=homme, 2=femme Situation de famille C=Célibataire, K=Concubin, D=Divorcé, M=Marié, S=Séparé, V=Veuf Etranger F=Français, E=Etranger Travail C=Temps complet, I=Intermittent, P=Partiel, D=Domicile, Z=Rappel Travail à l’étranger 0=Non, E=Travailleur Etranger, F=Travailleur frontalier Régime 1=Régime général, 2=Partiel, 3=Exonéré Code_absence 0=Cas général,

A=Absence de rémunération sécurité sociale et impôts, I=Absence de rémunération imposable, K=Absence de rémunération imposable nette, P=Absence de rémunération Sécurité sociale plafonnée, S=Absence de rémunération de Sécurité sociale D=Absence de rémunération de Sécurité sociale plafonnée et imposable

Sortie_définitive 0=non, 1=oui Salaire_Paye_Pourboire O=oui, N=non Salaire_Multi_Ets O=oui, N=non Code_PCS_ESE et Code PCS

Code retenu sur quatre chiffres

Code_Catégorie 0=Salarié D=Dirigeant C=Cadre A=Apprenti

Code_paiement_salaire Valeurs suivantes : VIREMENT, CHEQUE, ESPECE, PRELEVE Profil Nom du groupe en clair

Listes et courriers Vous pouvez éditer des listes et/ou des courriers personnalisés à partir des informations existantes dans SYSPAIE.


Par le menu :


2. Sous-menu Courrier… [c]

3. En cliquant sur l’icône ci-contre



Sélectionnez la figurine correspondant à l’édition que vous souhaitez :

Salariés : vous permet d’éditer des listes de salariés ou des courriers au (x) salarié (s)

ne sélectionne pour l'édition que la personne en cours (celle dont le nom figure dans la barre d'état de SYSPAIE)

utilise les salariés qui ont été présélectionnés dans le module précédent (cf. sélection de salariés)

Edite une liste des salariés sélectionnés plus haut

Edite le courrier sélectionné pour chaque salarié sélectionné à l’image d’une fonction de publipostage. Le courrier devra être de format RTF. Vous pouvez l’éditer au moyens de l’outil Edit, fourni avec Syspaie

Si vous avez sélectionné le mode d'édition courrier, SYSPAIE indique le chemin et le nom du fichier dans la zone d'entrée située en dessous. Pour créer un courrier non listé, consultez l'aide sur le générateur Edit. Si le fichier sélectionné ne vous convient pas, cliquez sur le bouton suite et choisissez un autre fichier.

Echéances : vous permet d’éditer des listes ou des courriers en fonction d’une échéance de la fiche personnel. Vous avez le choix entre trois types d’échéances différentes :

prends en compte les employés dont la carte de séjour arrive à échéance au courant du mois sélectionné

prends en compte les employés dont le permis de travail arrive à échéance au courant du mois sélectionné

sélectionne les salariés qui ont leur anniversaire au courant du mois sélectionné

Choisissez la période voulue avant de lancer l’édition

Médecine du travail : vous permet d’éditer des listes ou des courriers en fonction des informations concernant la médecine du travail saisies dans le module planning :


sélectionne les salariés qui doivent prendre un rendez-vous pour le passage à la visite médicale dans le mois sélectionné

sélectionne les salariés qui ont déjà un rendez-vous à la Médecine du travail pour un mois donné

ne sélectionne que les personnes dont la visite a déjà été effectuée (date de dernière visite égale à la date de la visite prévue)

ne sélectionne que les personnes qui ont encore la visite à effectuer

Choisissez la période voulue avant de lancer l’édition

Congés payés : vous permet d’éditer des listes ou des courriers en fonction des informations concernant les soldes de congés payés

sélectionne les personnes qui ont un solde de congés payés de l’exercice précédent non nul

sélectionne les personnes qui ont un solde de congés payés en cours non nul

sélectionne les personnes qui ont un solde (actuel ou précédent) non nul

n’applique aucun test

Photographie Si vous avez collé les photos du personnel dans chaque fiche, vous pouvez faire afficher en permanence la photo de la personne sélectionnée sur le plan de travail de SYSPAIE.

Faire afficher la photo du salarié Par le clavier (crochets [ ]) ou la souris, suivez les instructions suivantes :

Par le menu :


2. Sous-menu Photographie… [o]

La photo du salarié sélectionné apparaît à l'écran dans un petit cadre Windows. Pour la faire disparaître, il vous suffit de cliquer sur la croix de fermeture de la photo.

Guide d’utilisation Syspaie Rubriques de paye •••• 37

Rubriques de paye

Introduction A ce stade, nous avons créé un ou plusieurs établissements comportant un ou plusieurs salariés. Notre objectif étant toujours de créer les bulletins de paye, nous devons maintenant en paramétrer le contenu. Le niveau le plus fin est la rubrique. Une rubrique est un élément du calcul de la paie : une prime, le salaire brut, des heures supplémentaires, des cotisations, … et de manière générale tous les calculs qui interviennent dans la composition de la paye, du salaire de base au net à payer.

SYSPAIE est fourni avec un pré-paramétrage des rubriques de base servant à l'élaboration de la paye. Ces rubriques sont marquées d’un astérisque (*) à coté du code rubriques. Elles ne sont pas modifiables.

Pour chaque rubrique, nous allons pouvoir définir une part salariale, une part patronale et un calcul de simulation. Ce dernier sert à calculer des valeurs de comparaison telles qu'un salaire minimum net sectoriel à afficher sur le bulletin de paye …

Nous allons commencer par définir les différents éléments qui peuvent entrer dans le calcul d'une rubrique.

Eléments de base de calcul des rubriques Vide

Ne renvoie aucune valeur.

Valeur

Il s'agit d'une valeur saisie directement sur le bulletin de paye ou dans la saisie mensuelle lorsque la rubrique est mouvementée. Il est possible également de saisir une valeur fixe dans le champ "Référence" qui se trouve en dessous. Si une valeur est saisie dans "Référence", elle sera automatiquement reprise dans le bulletin, mais elle y reste modifiable.

Exemple : montant d'un acompte, nombre d'heures supplémentaires, …

Constante


Les constantes sont regroupées dans une table "Constantes". Il s'agit de constantes qui s'appliquent à tout le personnel et à tous les établissements. Il existe deux types de valeurs constantes :

� Les constantes automatiques, reconnaissables car leur libellé est entouré de sigles < et >. SYSPAIE mets automatiquement leur valeur à jour. Exemple : <Jour dans le mois>

� Les constantes dont les valeurs sont saisies dans la table "Constantes". Pour maintenir (modifier, ajouter, supprimer, …) cette table cliquez ici pour atteindre l'aide s'y rapportant.

Dans le champ Référence, choissiez dans la liste des constantes, celle qui convient au calcul que vous souhaitez paramétrer.

NB : les taux de cotisation, les plafonds, les valeurs du SMIC sont définies dans les constantes.

Personnel

C'est un élément d'information directement lié à un salarié. Les informations viennent soit de la fiche personnel, soit de la saisie des éléments variables avant le calcul de paie ou encore dans la saisie mensuelle. Il existe donc là aussi deux types d'éléments personnels :

� Les éléments personnels automatiques sont entre sigles < et >, se sont des éléments repris automatiquement dans les données personnelles (telles que la fiche personnel). Ex : <Coefficient>

� Les éléments personnels à saisir. Dans ce cas, deux procédures de saisie : saisie d'éléments variables avant le calcul de paye et saisie mensuelle. Cliquez sur ces éléments pour y trouver l'aide attachée

La liste des éléments variables est une table qui peut être modifiée à partir du menu paramétrer (cf. : paramétrage des tables, Variables)

Mémoire

Les mémoires permettent de garder les résultats de calculs des différentes rubriques pour les additionner, rubrique après rubrique. La liste de mémoires peut être modifiée. Pour cela, ouvrez la table correspondante. (cf. Paramétrage Tables Mémoires)

Les mémoires sont mouvementées par les valeurs calculées de la boite de dialogue "Rubriques". Il est possible d'y ajouter une valeur ou de la retrancher de la mémoire.

C'est dans les zones inférieures des boites de dialogue que se trouvent les affectations aux mémoires. Dans l'exemple ci-contre, les mémoires BASE REDUCTION BAS SALAIRE et BRUT S.S. sont diminuées par le montant calculé dans la rubrique.

Calcul

Certains paramètres de paye étant plus délicats à mettre en œuvre, il est nécessaire de recourir à un module externe de calcul. Les calculs pris en compte dans la boite de dialogue "Rubriques" sont du type addition, multiplication, division et calcul de pourcentage. Ce module permet de comparer deux valeurs (pour les plafonds par exemple), d'ajouter des paramètres (alors que vous êtes tenus à deux paramètres pour la rubrique : base et taux).

Le module de calcul renvoie une valeur calculée avec les variables empruntées dans une des tables précédentes. Pour paramétrer une valeur de type calcul, lancez l'aide spécifique ici. L'exemple renvoie au calcul de l'ancienneté.


Activité

Outre la paye, SYSPAIE peut également gérer l'activité de votre personnel. Si les tables relatives à l'activité sont remplies, vous pouvez ainsi les lier aux éléments de paye. Pour apprendre à paramétrer et utiliser le module activité, rendez-vous au chapitre concerné.

La référence correspond à la tranche horaire et l'activité au récapitulatif périodique des heures de la personne. Cela peut servir par exemple à importer les heures travaillées d'une personne sur la feuille de paye.

L'exemple importe les heures normales de nuit.

Base / Montant

Ce type de valeur ne concerne que le champ Taux. Ce type de calcul peut servir à calculer un salaire horaire. En fait, SYSPAIE va affecter à la variable Taux, la division de la variable Base par la variable Montant.

Base * Taux

Ce type de valeur ne concerne que le champ Montant. Il multiplie simplement la valeur trouvée dans le champ Base par celle du champ Taux et renvoie le résultat.

Base * Taux / 100

Comme la valeur précédente, ce type de valeur ne concerne que le champ Montant. Il multiplie simplement la valeur trouvée dans le champ Base par celle du champ Taux et renvoie le résultat. Il faut malgré tout que le champ Taux soit exprimé en pourcentage.

Part salariale

Cette valeur n'existe que pour les onglets "Part patronale" et "Simulation" et uniquement dans le champ Base. Elle reprend tout simplement la valeur de Base choisie pour la part salariale.

Une fois définis tous les éléments de base entrant dans les calculs de rubriques, nous pouvons voir, à la section suivante, comment les mettre en phase pour créer une rubrique.

Procédure Ce chapitre a pour objectif d'aider à créer une ou plusieurs rubriques de paye.


Par le menu :



3. Commande Rubriques… [r]

Par l'icône :


La boite de dialogue "rubriques" s'ouvre sur le premier onglet : Rubriques.

Pour créer, naviguer, supprimer des rubriques, utilisez les icônes prévues à cet effet (aide sur la navigation)


Catégories de rubriques

Pour faciliter la recherche de rubriques, elles sont regroupées par catégories. Vous pouvez gérer ces catégories dans la zone de dialogue de paramétrage des tables (cf. : paramétrer les catégories de rubriques). Vous trouverez une fenêtre ouverte sur ces catégories dans la boite de dialogue "Rubriques".

En cliquant dans une catégorie vous verrez s'afficher en dessous les rubriques qui y sont attachées. Elles sont répertoriées par leur nom et numéro d'ordre.

Les éléments en sur brillance sont détaillés dans les onglets de paramétrage.

Onglet Rubriques

Nous trouvons trois types d'informations dans ce premier onglet :

� Code Rubriques : code numérique sur 5 caractères. Cette numérotation est propre à la catégorie. Deux rubriques dans des catégories différentes peuvent donc avoir le même code rubrique. L'astérisque à coté du champ Code Rubrique indique que la rubrique sélectionnée fait partie du pré-paramétrage standard. Il est donc impossible de la modifier

� Désignation : nom de la rubrique, 60 caractères alphanumériques

� Zone mémo grisée : zone d'indication sur le paramétrage. Zone libre mémo virtuellement illimitée.

Part salariale - exemple Chaque calcul de rubrique se compose de trois champs : Base, Taux, Montant. Leur combinaison donnera le montant qui sera affiché et / ou mouvementera une ou plusieurs mémoires.

Prenons un exemple simple : la cotisation assurance maladie.

Après ouverture de la boite de dialogue "Rubriques", vous choisirez la catégorie URSSAF, la rubrique 00100 Assurance Maladie et l'onglet "Part salariale". Vous devez obtenir la boite de dialogue suivante :


La Base de calcul est prise dans la mémoire BRUT S.S. calculée précédemment par la mise en commun des éléments composant le brut (salaire de base, heures supplémentaires, primes, abattement, …). Cet élément ne donne pas lieu à mouvement dans une mémoire quelconque.

Le Taux est puisé dans la table Constante. Il s'agit de la valeur du taux Assurance Maladie (s)alarié.

Le Montant est simplement obtenu par multiplication de la Base et du Taux. Il vient mouvementer les mémoires NET A PAYER et NET IMPOSABLE en moins et la mémoire RETENUE (s)alarié en plus. Effectivement, s'agissant d'une charge, elle vient naturellement diminuer les notions de net et augmenter la valeur des retenues.

Part patronale - exemple Continuons sur la base du même exemple que précédemment : la cotisation assurance maladie. Cliquez cette fois sur l'onglet Part Patronale.


La Base de calcul est identique à celle utilisée pour la part salariale, c'est donc tout naturellement que la valeur "Part Salariale" est choisie.

Tout comme pour la part salariale, le Taux est puisé dans la table Constante. Il s'agit, par contre, de la valeur du taux Assurance Maladie (p)atronal.

Le Montant est, ici aussi, obtenu par la valeur Base * Taux et s'additionne la mémoire RETENUES (p)atronales.

Simulation - exemple L'exemple de la cotisation assurance maladie ne disposant pas de calcul de simulation, prenons dans la catégorie Salaire, la rubrique 00100 Salaire de base.


Dans le cas présent, ce calcul va nous permettre d'afficher sur le bulletin de paye la valeur légale et minimale du salaire de base.

La Base est la même que celle employée pour la part salariale, à savoir la Constante "Nombre d'heures mensuelles".

Le Taux est aussi puisé dans les Constantes, puisqu'il s'agit d'une valeur légale, identique pour tout le monde, en l'occurrence, le SMIC Horaire.

Le Montant est la multiplication Base * Taux et il vient mouvementer la mémoire ASSIETTE MINIMALE.

Options

� Type de rubrique : indiquez s'il s'agit d'un gain ou d'une retenue.

� Calcul les mois de : il convient d'indiquer ici les mois ou le calcul de la rubrique doit se faire. Exemple : prime de fin d'année uniquement en décembre. Cela permet de constituer des rubriques automatiques telles que le calcul du 13ème mois par exemple

� Edition et impression : permet de choisir les paramètres d'édition de la rubrique. De manière générale, une rubrique s’imprime sur le bulletin de paye quand elle figure dans le groupe de paye de la personne, dans la saisie mensuelle ou directement sur le bulletin de paye. Mais, par défaut, il faut également que le montant de la rubrique soit non nul.

� Ne jamais éditer : calcule la rubrique mais ne l'affiche pas et ne l'imprime pas sur le bulletin de paye. Cette option s'utilise notamment pour les rubriques liées au plafond

� Edition si montants nuls : permet de forcer l'affichage et l'impression d'une rubrique de montant nul

� Edition si bases non nulles : permet de forcer l'édition d'une rubrique dont le montant est nul mais la base non nulle

� Edition si taux non nuls : idem que le précédent pour le taux

� Ordre d'édition / Calcul : ce numéro d'ordre permet de classer l'apparition des différentes rubriques, indépendamment de son code

� Ne pas imprimer sur le bulletin : affiche la rubrique à l'écran mais ne l'imprime pas sur le bulletin de paye, même si le montant est non nul

� Ne pas proposer en saisie mensuelle : empêche d’utiliser une rubrique en saisie mensuelle


� Affichage : ce choix ne porte que sur l'édition à l'écran. Vous pouvez choisir la couleur du texte indépendamment de celle du fonds.

Manipulation et déplacement de rubriques Copier / Coller Pour créer de nouvelles rubriques, il peut être plus rapide de partir d’une rubrique existante et de la modifier. Pour ce faire, Syspaie vous donne la possibilité de copier/coller une rubrique.

Pour cela, placez vous sur la rubrique que vous souhaitez copier, avec la souris, cliquez sur le bouton droit et choisissez copier ou tapez simultanément les touches Ctrl + c de votre clavier, ou encore sélectionnez le menu Edition (e) et Copier(p).

Dans la catégorie de rubriques que vous aurez choisie, cliquez sur le bouton « plus » pour ajouter une nouvelle rubrique, puis entrez un code pour cette nouvelle rubrique et enfin cliquez sur le bouton droit de la souris et choisissez coller ou tapez simultanément les touches Ctrl + v ou encore sélectionnez dans le menu Edition (e) la commande Coller (o). La rubrique a été collée, il ne vous reste plus qu’à la modifier si besoin.

Déplacement dans les rubriques : Liste Pour vous déplacer plus rapidement dans les rubriques, vous pouvez faire appel à la boite de dialogue « liste ». Pour l’ouvrir, à partir de la fenêtre « Rubriques »,choisissez le menu Edition (e) puis liste (l) ou cliquez avec le bouton de droite de la souris dans la fenêtre « Rubriques » et choisissez liste.

La boite suivante apparaît à l’écran, sélectionnez la catégorie voulue, puis la rubrique dans la catégorie avant de valider. A ce moment, Syspaie se place sur la rubrique choisie.


Edition des rubriques Une édition du paramétrage des rubriques est également disponible dans le menu « Etat, paramétrage, rubriques ». Pour plus d’informations, reportez vous au paragraphe concerné (cf. édition des rubriques). Exemple :

Guide d’utilisation Syspaie Profils et groupes •••• 46

Profils et groupes

Introduction Vous pouvez créer un bulletin de paye en y ajoutant, une par une, toutes les rubriques que vous avez créées au préalable. Mais cette opération devrait ainsi être répétée pour chaque salarié, de mois en mois. Cela s'avérerait rapidement fastidieux.

C'est pourquoi, dans SYSPAIE, vous pouvez paramétrer des profils, regroupant plusieurs rubriques, par exemple un profil URSSAF regroupant toutes les rubriques liées aux cotisations URSSAF cas général, puis un autre profil URSSAF CIE (pour les contrats CIE). Un profil standard regroupe toutes les rubriques de base nécessaires à l'élaboration de la paye, brut, net imposable, net à payer, …

Une fois vos profils crées, vous pouvez les assembler dans des groupes de profils. Ex : le groupe "Cadres" assemble les profils suivants : URSSAF, ASSEDIC Général, Prévoyance Cadre, Retraite Cadre, standard et un profil particulier aux cadres. Un profil peut être utilisé dans plusieurs groupes mais un salarié ne peut être affecté qu'à un seul groupe.

Par la suite il suffira d'affecter un groupe à un salarié et saisir éventuellement les rubriques qui lui sont personnelles (congés ou prime par exemple) pour calculer le bulletin.

Procédure Ce chapitre a pour objectif d'aider à créer des profils puis des groupes. Les profils et les groupes se créent à l'aide de la même boite de dialogue.


Par le menu :



3. Commande Groupes et profils… [g]

Par l'icône :


La boite de dialogue "Groupes / Profils" s'ouvre sur le premier onglet : Groupes.


Pour créer, naviguer, supprimer des profils ou des groupes, utilisez les icônes prévues à cet effet (aide sur la navigation)

Profils

Pour commencer, choisissez l'onglet Profils. Vous trouverez sur la gauche la liste des profils déjà crées. Pour en créer un nouveau, cliquez sur le bouton +, puis entrez le nom du profil dans la zone Profil.

Sur la ligne vierge du tableau situé sous la zone Profil, choisissez une catégorie de rubrique en faisant défiler les catégories disponibles comme indiqué ci-contre.

De la même manière, choisissez la rubrique que vous souhaitez affilier au profil. SYSPAIE reporte automatiquement la désignation et le numéro d'ordre pour l'impression du bulletin. Ce numéro ne peut pas être modifié à ce stade, pour le changer, reportez-vous au chapitre concernant les options des rubriques.

Continuez ainsi de suite à entrer les rubriques composant votre profil. Voilà un exemple de profil :

Edition : une édition du paramétrage des profils est disponible dans le menu « Etats, paramétrage, Profils, … ». Vous obtiendrez une liste des différents profils avec les rubriques attachées, exemple :


Groupes Le principe est exactement le même que pour les profils. A la place de choisir une ou plusieurs rubriques, vous choisissez un ou plusieurs profils pour composer un groupe. Dans notre exemple, nous avons créé le groupe P.D.G. dans lequel est utilisé le profil Assedic Dirigeant.

Edition : une édition du paramétrage des groupes avec la liste de toutes les rubriques mouvementées est disponible dans le menu « Etats, paramétrage, Groupes / Rubriques, … ». Vous obtiendrez une liste des différents groupes avec les rubriques attachées, exemple :

Guide d’utilisation Syspaie Calcul et édition de la paye •••• 49

Calcul et édition de la paye

Introduction Pour arriver à ce stade, vous avez déjà du entrer les paramétrages suivants :

� Etablissement,

� Salariés,

� Rubriques

� Profils et groupes

Avant de calculer la première paye, vous devez affecter un groupe de profil à chaque salarié, puis saisir les éléments variables mensuels. Pour cela nous verrons qu'il existe deux possibilités de saisie.

Procédure Ce chapitre a pour objectif d'aider à la création du premier bulletin de paye.


Par le menu :


2. Commande Salaires [s]

Par l'icône :


La boite de dialogue "Salaires - mois année" s'ouvre sur le premier onglet : Payes.


Affecter un groupe à un salarié

1. Choisissez l'onglet "Groupes & Profils"

2. Dans le premier champ, choisissez le groupe qui convient au salarié. Vous verrez apparaître deux fenêtres, l'une contenant la liste des profils composant le groupe et la seconde la liste des rubriques composant chaque profil.

Il n'est pas possible de modifier la composition des groupes ou des profils comportant des astérisques. Vous pouvez, par contre, ajouter des rubriques aux profils existants en fonction de vos besoins. Les rubriques ajoutées dans cette boite de dialogue ne seront attachées qu'au salarié sélectionné. Pour ajouter des rubriques qui devront intervenir sur tout le groupe de salariés, il convient de le faire dans le paramétrage de ce groupe.

Sélectionner le mois des payes à traiter 1. Choisissez l'onglet "Payes". La zone de dialogue se comporte, outre

la liste du personnel de l'établissement à gauche, une large zone vide dans laquelle vous pourrez consulter la feuille de paye quand elle aura été calculée et une série d'onglets sur le bas.

2. Choisissez le mois de paye à traiter, dans notre cas : "janvier" parmi ces onglets. Chaque mois, les payes traitées restent disponibles, pour les retrouver, il suffit de cliquer sur l'onglet correspondant au mois recherché pour voir apparaître la feuille de paye dudit mois.

Saisir les éléments variables pour chaque salarié 1. Choisissez l'onglet "Variables".

2. Saisissez, dans la zone d'entrée les différentes valeurs personnelles dont vous avez besoin pour le calcul de la paie (heures, salaire de base, …). Nous vous conseillons de ne saisir ici que les éléments qui varient peu d’un mois sur l’autre (salaire de base si ce dernier est fixe d’un mois à l’autre, …).Voici un exemple de saisie :

3. Si le salarié est soumis à un salaire de référence, indiquez le calcul dans la zone prévue

4. Si le salarié est soumis à un taux horaire de référence, indiquez le calcul dans la zone prévue

5. La zone "commentaires" vous permet de saisir des éléments quiseront imprimés sur le bulletin de paie. Il peut s'agir d'informations aux personnel, …

6. Coche mensualisation : à valider si le salarié bénéficie du lissage mensuel.


7. Dates période de paie forcées : vous permet de modifier ponctuellement les dates de paie de la personne sélectionnée pour le mois en cours. Ces dates se modifient dans l’onglet « Payes »

8. Dates période d’activités forcées : comme la précédente option, celle-ci vous permet de définir pour un salarié et un mois donné, des dates d’activité spécifiques.

9. Profils de base désactivés : permet de désactiver le fonctionnement des profils et groupes pour le calcul d’une paie spécifique, pour un calcul spécifique, une prime brute ou autre …

10. Calcul paye : force le calcul d’une paie, même quand le salarié est sorti

Saisie mensuelle Il s'agit d'une autre procédure de saisie. ATTENTION ! Cette procédure est prioritaire sur la précédente, les variables ou rubriques entrées ici sont prises en priorité dans le calcul de paye. Utilisez plutôt cette saisie pour entrer les valeurs qui varient de mois en mois (tickets restaurants, primes, ...). Pour accéder à la saisie mensuelle :

1. Il faut avoir ouvert la fiche salaire au préalable (cf. : Salaires)


3. Commande Saisie mensuelle [m]

Vous y trouverez deux sous onglets, Rubriques et Variables.

Dans le premier, vous pouvez affecter une rubrique à un salarié. Elle viendra s'ajouter, lors du calcul de la paye, à celles déjà existantes dans le groupe de profil choisis. Pour ajouter une rubrique, il suffit de la choisir dans les champs à liste ouverts dans la fenêtre.

ATTENTION : ces rubriques peuvent être copiées de mois en mois mais cette procédure n'est pas automatique !

Supprimer : bouton permettant de supprimer une rubrique dans la

liste, la sélectionner avant de cliquer sur ce bouton

Recopie du mois précédent : recopie à l'identique toutes les

rubriques sélectionnées le mois précédent.

Affectation d’un profil standard : ouvre une fenêtre de dialogue

spécifique. Choisissez le profil que vous souhaitez affecter ponctuellement. Vous pouvez l’affecter au salarié en cours ou à l’ensemble des salariés sélectionnés. Vous pouvez également désactiver les profils courants. Après avoir validé la sélection, Syspaie ajoute les rubriques qui composent le profil à la fenêtre de saisie mensuelle.

Pour ajouter des rubriques manuellement, Syspaie vous offre deux possibilités :

� Directement dans la zone de saisie en haut de la fenêtre en choisissant tour à tour la catégorie puis la rubrique et enfin en saisissant les informations demandées dans le ou les cadres entourés de bleu :


� En utilisant les zones de saisies situées en bas de la fenêtre. Ici également, choisissez la catégorie, la rubrique et saisissez le montant puis validez en cliquant sur la coche verte. L’avantage de cette procédure est de pouvoir simplement ajouter la même rubrique à d’autres salariés en se positionnant dessus et en validant à nouveau.

Le second onglet, , vous permet, soit de renseigner plusieurs variables à un salarié ou le contraire, c'est à dire renseigner pour une variable plusieurs salariés à la suite. Par exemple, tous les tickets restaurant pour un mois donné. Pour travailler dans cette boite de dialogue, vous disposez de la liste des salariés à gauche, celle des variables à droite et de trois boutons de commande :

Supprimer : bouton permettant de supprimer une variable ou un

salarié, selon le cas. Les sélectionner avant de cliquer sur ce bouton

Recopie du mois précédent : recopie à l'identique les éléments du

mois précédent.

Ce bouton permet de changer de mode de saisie :

1. Saisir les variables par salarié. Pour cela vous devez voir apparaître les en-têtes suivantes :

Cliquez sur le salarié à traiter puis deux fois sur la

variable à renseigner, cette dernière s'ajoute auxvariables déjà sélectionnées. Il ne reste plus qu'à donner la valeur.

2. Saisir les salariés par variable, en-têtes :

Pour ajouter des salariés, faites comme précédemment, cliquez sur le salarié puis deux fois sur la variable avant d'entrer les valeurs.

Saisie activité (types de journées) Cette saisie légère de l'activité vous permet de saisir les types de journées (congés, maladie, absence) sans quitter la feuille de paie et la saisie mensuelle. Pour y accéder suivez la démarche suivante à partir de la fenêtre Salaires :


2. Commande Activité… [a]

3. La fenêtre suivante s'ouvre à côté de la fenêtre Salaire :


Les dates se positionnent automatiquement sur les dates d'activité paramétrées dans la fiche établissement, onglet Périodes, en fonction du mois de paie en cours.

Vous pouvez maintenant passer de la saisie mensuelle à la saisie d'activité. Cette dernière s'actualisant en changeant de salarié.

Comment et ou insérer une rubrique manquante Lors de l'élaboration de la paie, vous vous rendez compte qu'il manque une rubrique dans le paramétrage d'un ou de plusieurs salariés. SYSPAIE vous offre différentes possibilités pour les ajouter. Chaque niveau est plus ou moins pérenne, il est important de comparer les effets des points d'entrée des rubriques :

Point d'insertion de la rubrique

Salariés concernés

Ajout ponctuel / permanent

Ajout de la rubrique dans le paramétrage des profils (cf)

Tous les groupes de salariés qui utilisent le profil ainsi modifié

Permanent

Ajout de la rubrique dans l'onglet profils de la boite de dialogue "salaires" (cf)

Uniquement le salarié en cours

Permanent

Ajout de la rubrique à partir de la saisie mensuelle (cf)


Ponctuel (pour le mois en cours). Mais cette information peut être reportée sur le mois suivant en

cliquant sur un simple bouton ( )

Ajout de la rubrique sur la feuille de paie


Ponctuel. Attention, le fait de

relancer le calcul de la paie ( ) efface toutes les rubriques ainsi ajoutées. Pour les conserver, lancez

un recalcule de la paie ( )

Calcul de la paye Vous avez saisi les éléments variables du ou des salariés dont vous désirez calculer la paye. Vous pouvez à présent lancer le calcul de la paye.

Pour cela, fermez la fenêtre de saisie mensuelle, si elle est ouverte, revenez à l'onglet Paye de la boite de dialogue "Salaires - mois concerné" et :

Par le menu :


5. Commande Calculer salaires… [c]

Par l'icône :

Cliquez sur l'icône ci-contre. Attention, si vous avez ajouté des

rubriques directement sur la feuille de paye, ces dernières seront supprimées.


La boite de dialogue suivante s'affiche :

Choisissez si vous désirez calculer le salaire de la personne sélectionnée seule (en l'occurrence, M. Charles DURAND) ou celui de tous les salariés. SYSPAIE va constituer et calculer le bulletin de paye en fonction de tous les éléments que vous avez paramétré : données variables, rubriques, … Toutes les lignes apparaissent alors à l'écran. Vous pouvez circuler dans les différentes rubriques au moyen de l'ascenseur à leur droite.

Vous disposez de plusieurs boutons de commande sur cette boite de dialogue :

Recalcule de la paye : effectue les calculs une nouvelle fois. Attention, cette commande ne calcule que les éléments qui sont dans la fenêtre. SYSPAIE ne recherche pas les éléments de base. Si vous avez ajouté une rubrique directement sur la feuille de paye, celle-ci sera conservée, à l'inverse du bouton

( )

Insérer une rubrique : vous permet d'insérer une rubrique directement sur la feuille de paye. Vous pouvez également insérer une rubrique en utilisant le menu : Edition [alt+e] et la commande "insertion Rubriques…" [r]

L'utilisation de ce bouton lance une boite de dialogue dans laquelle vous pouvez choisir la rubrique souhaitée. Après validation cette dernière apparaît dans la liste des rubriques calculées au bon endroit (en fonction du numéro d'ordre). Il ne vous reste plus qu'à renseigner les valeurs manquantes et lancer le recalcule (icône ci-dessus).

Attention, cette rubrique n'étant pas intégrée au paramétrage personnel saisi, elle n'apparaîtra plus le mois prochain, ni après le lancement d'un calcul de paye. Si cette rubrique doit être régulièrement utilisée, il vaut mieux l'ajouter au groupe de profils de la personne.

Supprimer : bouton permettant de supprimer une rubrique. La sélectionner avant de cliquer sur ce bouton. Attention, ici également la suppression ne sera prise en compte que pour le bulletin de paye en cours. Elle réapparaîtra à nouveau lors du prochain calcul de paye.

Verrouiller : vous permet de verrouiller le bulletin de paye courant. Aucun

calcul n'est possible tant que le cadenas est fermé : . D'ailleurs, les icônes

permettant ces modifications sont grisées : . Vous pouvez également verrouiller tous les bulletins à l'aide d'une seule commande.

Imprimer : présente le bulletin de paye sous forme d'aperçu avant impression. Voir le paragraphe "impression du bulletin".

Vous pouvez également, même si cela n'est pas conseillé, changer le contenu d'une variable. Là encore, cette modification ne sera prise en compte que pour le bulletin en cours et seulement tant qu'un nouveau calcul n'a pas été lancé.

Une fois un bulletin calculé, vous pouvez modifier la saisie, ajouter ou supprimer les rubriques avant de calculer à nouveau le bulletin. Bien que ce SYSPAIE laisse cette possibilité, il vaut mieux éviter de modifier des éléments directement sur le bulletin.


Sigle Calcul : ce sigle apparaît à droite de l’icône d’impression quand le bulletin de paie est à recalculer (suite à la modification d’éléments du bulletin)

Bulletin imprimé : cette icône apparaît quand le bulletin de paie a été imprimé

Bulletin multiple par période Pour certaines raisons, vous avez besoin d'éditer deux bulletins de paye pour un salarié sur une seule période.

Pour constituer un second bulletin, il suffit de cliquer sur le triangle du haut placé à coté du compteur en bas à droite de la boite de dialogue. Un second bulletin vierge apparaîtra, saisissez les éléments variables et les rubriques avant de lancer le calcul.

Naviguer dans les bulletins Vous désirez revoir, imprimer, un bulletin de paye particulier. Pour cela, il vous

suffit de choisir sur la barre d'outils, l'exercice approprié : , puis de choisir le mois voulu : et enfin le salarié concerné. SYSPAIE garde tous les bulletins calculés en mémoire. Tant que le bulletin n'est pas verrouillé, il peut être modifié. A la fin des onglets, vous trouverez un onglet « Cumul » sur lequel se trouve un bulletin de paie cumulé par salarié. Ce bulletin peut également être imprimé.

Imprimer un bulletin Par le menu :


2. Commande Imprimer fiches de paye… [i]

Par l'icône :


L'aperçu avant impression de la feuille de paye apparaît à l'écran. vous disposez d'une nouvelle barre d'outils :

Aperçu avant impression

Impression : lance l'impression de l'aperçu sur l'imprimante.

Options imprimante : ouvre la boite de dialogue pour le paramétrage des options d'impression. Il s'agit de la boite standard associée à Windows et au driver de votre imprimante.

Taille de l'affichage : indique le pourcentage de grossissement de l'affichage du bulletin de paye. Vous pouvez également utiliser le clic droit sur la souris pour diminuer la taille de l'affichage et le clic gauche pour l'augmenter. Pour cela vous devez impérativement vous trouver sur la feuille de paye et le curseur

de la souris doit se présenter ainsi :


Changement de page : ces boutons deviennent accessibles, si le bulletin fait plus d'une page. Vous pouvez alors (description des boutons de la droite vers la gauche) : aller à la dernière page, aller à la page suivante, aller à la page précédente, aller à la première page.

Pour sortir de l'aperçu, cliquez sur la croix de fermeture :

Supprimer un bulletin Vous pouvez supprimer un bulletin non verrouillé par la commande suivante, à partir de la boite de dialogue Salaires :

Par le menu :


2. Commande Supprimer bulletins… [s]

3. Une boite de dialogue vous demande si vous désirez supprimer le bulletin du salarié actif ou les bulletins de tous les salariés pour la période considérée

4. SYSPAIE vous demande confirmation avant la suppression effective

Clôture mensuelle Afin de ne plus risquer de modifier les élément de paye d'un mois écoulé et terminé, SYSPAIE vous permet de clôturer tous les éléments du mois en question. Une fois la clôture faite, il n'est plus possible de revenir sur le calcul de la période.

Par le menu :


2. Commande Clôture du mois…

3. SYSPAIE vous demande confirmation avant de procéder à la clôture. Si vous répondez "oui", la période considérée est clôturée

Utilitaires

Calcul du Net au brut Dans certains cas, il peut être utile de pouvoir calculer le salaire brut qu'il convient de donner pour arriver à un salaire net, plus parlant pour les salariés. Cet utilitaire n'est valable que certains salariés ayant un salaire de base qui ne soit pas le fruit d’un calcul. Avant de lancer cet utilitaire, calculez la feuille de paie concernée.


Par le menu :


2. Commande Net au brut … [n]

3. La boite de dialogue suivante s'affiche :


4. Les différents champs sont pré-saisis. Le champ résultat est

l'élément cherché, dans le cas présent, le net à payer

5. Entrez dans le champ "valeur" le montant à atteindre

6. Dans le champ affectation variable, entrez la rubrique de base à modifier pour atteindre le résultat sélectionné plus haut

7. Indiquez à SYSPAIE le nombre d'itérations pour le calcul du résultat. Syspaie calculant le résultat par approximations successives, plus ce nombre est élevé, plus le résultat sera proche de la réalité

8. Validez, SYSPAIE exécute les itérations et vous présente le bulletin de paie avec le brut calculé

Indemnités journalières Les indemnités journalières ne sont pas soumises à cotisations. Dans le cas où vous maintenez le salaire du personnel en maladie, (subrogation), vous devez déduire le montant des indemnités journalières de la sécurité sociale du salaire brut pour l'intégrer à nouveau après le net. Afin d'éviter que le salarié ait un salaire plus important en période de maladie, il convient de recalculer le montant brut à partir du montant net encaissé. SYSPAIE vous propose un calcul automatique :


Par le menu :


2. Commande Indemnités journalières … [i]

3. La boite de dialogue suivante s'affiche :

4. Entrez le montant net des indemnités journalières versées par la

Sécurité sociale


5. Choisissez l'onglet "Option" pour vérifier les paramétrages:

6. Pour les I.J. (Indemnités Journalières) brutes puis les nettes, entrez

les rubriques et les variables à mouvementer

7. Entez le nombre d'itérations

8. Revenez à l'onglet "Calcul" et validez

9. SYSPAIE effectue les itérations et ajoute les rubriques nécessaires dans la feuille de paie

Règlement des salaires Le module de règlement des salaire vous permet deux applications différentes :

� Fractionner le règlement des salaires sur plusieurs banques salariés ou de plusieurs banques de la société

� Etablir des listes d’acomptes à virer en cours de mois et les intégrer automatiquement dans la feuille de paye du mois

Nous allons détailler ces deux fonctions :

1. Fractionnement du règlement des salaires : si Syspaie ne trouve pas d’information particulière dans cette fenêtre, ce sont les paramètres par défaut (définis dans l’onglet Paiement de la fiche salarié) qui s’imposent. Après le calcul de la paye, Syspaie ajoute automatiquement pour chaque salarié une ligne concernant le règlement du salaire. A ce moment-là vous pouvez modifier le montant, affecter la différence à une autre banque qui aura été saisie dans la fiche salarié au préalable.

2. Acomptes : la procédure de règlement des acomptes est un peu différente. En effet, en cours de mois, les salaires ne sont pas encore calculés. La table Règlement salaires est vide. Pour saisir un acompte, placez vous dans la colonne Montant et saisissez le montant de l’acompte. Syspaie ajoute automatiquement les coordonnées par défaut de la banque du salarié et le moyen de règlement (chèque, virement). Si ce dernier à plusieurs coordonnées bancaires, vous avez la possibilité de modifier la banque en cliquant sur le champ compte.

Syspaie a également coché la case acompte. Pour éditer le bordereau de virement, suivez les instructions du chapitre « Règlement des salaires ».

Si vous désirez que le montant de l’acompte soit automatiquement transféré sur le bulletin de paye du mois, vérifiez que le paramétrage de la rubrique « Acompte » soit le suivant :


Le type de calcul de la colonne « montant » doit appeler la table « Personnel » et la référence la variable automatique <Acompte>. Cette manipulation n’empêche pas la saisie manuelle d’un acompte directement sur le bulletin de paie ou par la saisie mensuelle.

Guide d’utilisation Syspaie Les états •••• 60

Les états

Le bulletin récapitulatif

Description Le bulletin récapitulatif édite et cumule l'ensemble des rubriques mouvementées par les différents salaires. Les bases, taux et montant salariaux et patronaux sont reportés sur ce document.

Editer le bulletin récapitulatif 1. Menu Etats [Alt+t]

2. Commande Bulletin Récapitulatif … [b]

La zone de dialogue suivante s'ouvre :

Vous pouvez choisir le mois (par défaut le mois en cours), un critère de regroupement des salariés (convention collective, par nature d’emploi, par profil, par catégorie, par code PCS-ESE, par code CIPD, par service ou par poste)

Vous pouvez sélectionner une différentiation des rubriques par taux (pour imprimer plusieurs lignes différentes par rubrique pour des taux différents).

Si vous cochez la case « Sous-total par catégorie », Syspaie calculera un total après chaque catégorie de rubrique


La dernière coche permet de lancer l’édition pour l’ensemble de l’entreprise, tous établissements confondus.

3. Après la validation, SYSPAIE affiche le document en aperçu avant impression.

4. Pour avoir des informations sur les boutons de la fenêtre d'aperçu, se reporter au chapitre "Aperçu avant impression"

5. Exemple de bulletin récapitulatif

Extrait de bulletin récapitulatif

Etats de paye

Description Il s'agit des différents états servant de base pour l'établissement des bordereaux de cotisations sociales. Certains états sont pré-paramétrés, d'autres peuvent être créés par l'utilisateur. Pour paramétrer un état, consultez le chapitre : "Paramétrer un état de paye".

Editer un état de paye 1. Menu Etats [Alt+t]

2. Commande Etat de payes … [e]




4. Choisissez l'état à éditer, dans notre exemple, le "Bordereau récapitulatif des cotisations URSSAF"

5. Cliquez sur le bouton "suivant" pour aller à l'écran suivant

6. Apparition de la boite de dialogue suivante :

7. Choisissez la périodicité de l'état, puis, en dessous la période concernée. L'exercice choisi par défaut est celui indiqué dans la barre d'outils de SYSPAIE. Si une partie de la période concernée a déjà été archivée, cochez la case


9. Si vous gérez plusieurs établissements dans la même entreprise, sélectionnez l’édition de l'état pour un établissement ou pour l'ensemble de la société


11. Indiquez si vous voulez imprimer l'état cumulé pour l'ensemble du personnel ou détaillé par salarié et si pour cette édition vous voulez tenir compte de la sélection des salariés qui aura été faite au préalable (voir chapitre "Sélection des salariés")


13. SYSPAIE vous demande de sélectionner un organisme. Par défaut, il se positionne sur l'organisme paramétré pour l'établissement. Cette option vous permet, quand vous imprimez un état pour l'entreprise, de cumuler tous les établissements cotisants au même


organisme (dépendant de la zone géographique pour les URSSAF par exemple). Dans ce cas vous choisissez ici l'organisme voulu (URSSAF du Bas-Rhin, URSSAF du Haut-Rhin, …).

Si vous avez sélectionné une entreprise dans la zone précédente, vous pouvez éditer l’état en tenant compte de l’existence de l’organisme dans chaque établissement.

Cette option indique à Syspaie si les montant doivent être recalculés en fonction de la base et du taux ou si les montants doivent être pris tel quels.

14. Cliquez sur le bouton "OK" pour éditer l'état à l'écran

15. Exemple de bordereau récapitulatif

Exemple de bordereau récapitulatif URSSAF

Journaux

Description Le journal des salaires est entièrement paramétrable (voir chapitre "Paramétrer les journaux de paye"). Vous pouvez y inclure toutes les rubriques servant au calcul de paye pour les éditer sur cet état.


Editer un journal de paye 1. Menu Etats [Alt+t]

2. Commande Journaux … [j]

La zone de dialogue de choix du journal s'ouvre à l'écran,


4. Choisissez le journal désiré

5. Sélectionnez le format d’impression : « Détaillé » : vous disposez de trente zones d’informations par personne (10 par ligne sur trois lignes) suivant l’exemple ci-dessous :

6. Le format d’impression « Simplifié » n’édite que les dix premières zones de l’état :

7. Le format d’impression « mensuel » renverse les coordonnées du tableau pour une édition mensuelle des données :


8. étend le journal à l’ensemble de l’entreprise le cas échéant

9. Cliquez sur le bouton suite

10. Dans la liste, choisissez le critère de tri et de regroupement de l'état (par nature de l’emploi, profils, catégories, Position dans la convention collective, PCS-ESE, CIPD, Structure, Service ou aucun), puis, à l’intérieur de ce regroupement vous pouvez trier les salariés par Matricule, Nom ou Prénoms. Pour tenir compte de la sélection des salariés cochez la case prévue à cet effet.


12. Choisissez les dates de début et de fin de période (année et mois)

Si une partie de la période concernée a déjà été archivée, cochez la case



14. Sélectionnez éventuellement un organisme auquel vous souhaitez attacher le journal, les coordonnées dudit organisme s’afficheront sur l’entête du journal si vous avez coché la case à option prévue à cet effet :

D’autres options sont disponibles à ce niveau :

permet de tronquer les montants de l’état au franc

si l’option est cochée, Syspaie édite l’état en totalisant tous les salariés

imprime l’adresse de l’organisme sélectionné sur l’entête du document

15. Cliquez sur le bouton OK

Liste du personnel

Description Edite une liste du personnel présent à une date donnée, groupé par un critère particulier. Les informations de base sont reportées sur cette liste, adresse, état civil, emploi.

Editer la liste du personnel 1. Menu Etats [Alt+t]

2. Commande Liste du personnel … [l]



3. Saisissez la date de sortie de l'état (salariés présents le …)

4. Choisissez le type de regroupement et le tri (matricule, nom, prénoms)

5. Indiquez si vous désirez tenir compte de la sélection salariés éventuellement créé (voir le chapitre "sélection des salariés")

6. Si votre édition doit concerner l’ensemble de l’entreprise (tous établissements confondus) cochez la case prévue

16. Cliquez sur le bouton "OK" pour éditer le journal à l'écran

17. Exemple de liste de salariés

Exemple de liste de salariés

Mouvements du personnel

Description Edite la liste des mouvements du personnel de l'établissement ou la liste des mouvements du personnel dans les différents organismes selon les renseignements trouvés dans les différentes fiches personnelles.


Editer les listes de mouvement du personnel 1. Menu Etats [Alt+t]

2. Commande Mouvements du personnel … [m]


3. Pour renseigner cet état, il suffit d'indiquer la période considérée (du … au …) et de définir si vous désirez imprimer le formulaire cerfa 61-2260 (Mouvement de personnel pour les établissements employant plus de 50 personnes) ou une liste des mouvements au sein d'un des organismes (voir fiche personnel, organismes). Cette dernière possibilité vous éditera un état par organisme mouvementé.

4. Cliquez sur le bouton "OK" pour éditer le journal à l'écran

5. Extrait du document Cerfa 61-2260

Extrait du document Cerfa 61-2260

6. Extrait des mouvements par organisme


Extrait des mouvements par organisme

Règlement des salaires

Description Edite pour les virements, les bordereaux de virements plus le fichier aux normes ETEBAC. Pour les chèques, la liste des chèques à préparer.

Editer les bordereaux de règlement des paies 1. Menu Etats [Alt+t]

2. Commande Règlement des salaires … [r]


3. Choisissez le type de règlement voulu : virement, chèques, espèces ou prélèvement.

4. Date et banque d'exécution : pour les virements, choisissez la date d'exécution du virement et sélectionnez la banque émettrice.

5. S'il s'agit d'un virement devant transiter par le protocole ETEBAC, cochez la case correspondante et donnez le chemin d'accès ainsi que le nom du fichier.

6. Liste des règlements : cochez cette case si vous désirez la liste des règlements du mode choisi initialement

7. Lettre d'accompagnement : ne concerne que les virements, édite également la lettre d'accompagnement du fichier avec les signatures autorisées

8. Règlement pour l’ensemble de l’entreprise : établit les extractions de règlements pour l’ensemble de l’entreprise, tous établissements confondus


9. Tenir compte de l’affectation bancaire du salarié : si cette option est cochée, Syspaie n’édite que la liste des règlements pour les salariés dont la zone « Paiement sur banque » dans la fiche personnel contient la banque désignée pour l’édition. Si cette option n’est pas cochée, Syspaie édite les règlements de salaires pour tous les salariés à partir de la banque sélectionnée

10. Tenir compte de la sélection salariés : n'édite que les personnes faisant partie de la liste sélectionnée (voir chapitre : sélection des salariés)

11. Règlement des acomptes : cochez cette case s’il s’agit de règlement d’acomptes saisis dans le module de règlement des salaires

12. Séparateur d’enregistrements 0D0A : ajoute un séparateur à la fin de chaque enregistrement pour assurer la compatibilité avec tous les logiciels de transmission bancaire

13. Cliquez sur le bouton "OK" pour lancer le traitement et éditer les

informations à l’écran

14. Si la case "Fichier ETEBAC" était cochée, SYSPAIE va vous informer que le transfert a été bien réalisé par le message suivant : "transfert ETEBAC terminé"

15. SYSPAIE affiche ensuite la liste de virements

16. Exemple de liste de virement

Exemple de liste de virement

17. Exemple de lettre d'accompagnement


Exemple de lettre d'accompagnement

Transfert de Données Sociales (TDS) Cet outil prépare et crée la disquette de transmission des données sociales aux organismes sociaux (ancienne DADS). Pour pouvoir transférer les données de paie au moyen de ce module, vous devez au préalable vous être fait inscrire auprès de la CRAV (Caisse Régionale d’Assurance Vieillesse) dont vous dépendez.

Le but de cet outil est de récupérer les informations dans les éléments de paie (rubriques), l’édition de la TDS se résumera ainsi à l’élaboration de son paramétrage (choix des rubriques à prendre en compte), la vérification des montants (avec les cumuls des derniers bulletins de paie) et éventuellement l’entrée des honoraires.

Atteindre la boite de dialogue 1. Menu Etats [Alt+t]

2. Commande Transfert de Données Sociales … [t]



3. Dans la TDS, il existe trois types de données :

� les informations qui se reportent automatiquement des fiches établissements et salariés,

� les informations chiffrées (Brut, net, …) devant faire l’objet d’un paramétrage spécifique

� les informations devant être saisies manuellement

Avant de générer le premier fichier TDS, nous allons voir ensemble le paramétrage des informations chiffrées :

4. Choisissez l’onglet Paramétrage,

Paramétrage

Après avoir cliqué sur l’onglet paramétrage, la fenêtre suivante s’ouvre à l’écran :

Après avoir entré la période concernée (exercice plus mois et année de début et mois et année de fin), cochez les options selon vos besoins :

� Tenir compte de la sélection des salariés : permet de générer la TDS uniquement sur les salarié sélectionnés

� Recalcul automatique après modifications des enregistrements 200/202 : cette option, cochée par défaut,


permet le calcul des totaux d’établissement et de société à chaque modification d’un montant individuel

� Modification des enregistrements 300/310 : permet de modifier manuellement les enregistrements des lignes 300/310 qui sont théoriquement automatiques car calculées à partir des autres lignes de la TDS

Sur la partie basse apparaît une zone de saisie dans laquelle vous devez entrer les correspondances entre les rubriques mouvementées dans la paie et les zones prévues dans le fichier TDS. Le tableau suivant récapitule les zones qui peuvent être renseignées automatiquement par Syspaie et auxquelles il convient d’affecter une ou plusieurs rubriques.

Avant de lister les différentes zones, une première remarque générale s’impose : pour être exhaustif, il faut paramétrer sur chaque zone, tous les types de rubriques qui peuvent entrer dans les groupes de paye existants. Il y aura donc autant de lignes que de rubriques différentes dans le plan de paye, par exemple, Brut ouvriers, Brut cadres, …

Le fichier TDS se compose de différents types d’enregistrements : � 000 : Drapeau début � 010 : Entête entreprise : renseignements généraux sur l’entreprise � 020 : Entête établissement : idem pour les établissements � 130 : Tarification AT : informations concernant les taux et bases

AT � 200/202 : Ligne salarié (autant que de salariés dans

l’établissement) � 210 : Ligne honoraires (autant que de déclarations) � 300/302 : Total établissement : totalisation des enregistrements

200 pour l’établissement � 310/312 : Total entreprise : totalisation des enregistrement de

l’entreprise � 990 : Drapeau Fin

Les éléments faisant partie du paramétrage ne concernent que les enregistrements 130 (tarification des AT) et 200 (salariés).

Enregistrements 130

TDS SYSPAIE zone Libellé Rubrique/Commentaire Part Type 015 Taux accident du Travail 1er Rubriques taux AT n°1 Taux patronal Taux AT 016 Montant de salaires en totalité

pour le 1er taux Idem 015 Base patronale Somme

025 Durée hebdomadaire de travail Saisie manuelle 39h=390 033 Taux accident du Travail 2ème Rubriques taux AT n°2 Taux patronal Taux AT 034 Montant de salaires en totalité

pour le 2ème taux Idem 033 Base patronale Somme





078 Durée hebdomadaire de travail Saisie manuelle 39h=390 088 Taux accident du Travail 5ème Rubriques taux AT n°5 Taux patronal Taux AT 089 Montant de salaires en totalité Idem 088 Base patronale Somme


pour le 5ème taux 097 Durée hebdomadaire de travail Saisie manuelle 39h=390 051 Taux accident du Travail 3ème Rubriques taux AT n°3 Taux patronal Taux AT 052 Montant de salaires en totalité


060 Durée hebdomadaire de travail Saisie manuelle 39h=390

Enregistrements 200 TDS SYSPAIE

zone Libellé Rubrique/Commentaire Part Type 075 Mois > 60h Rubrique heures travaillées Base salariale Heures

travaillées Brut

081 Rémunérations annuelles brutes en totalité

Rubriques du brut Montant salarial

Somme

082 Rémunérations annuelles brutes limitées au plafond

Rubrique plafonnée (assurance vieillesse par exemple)

Base Salariale Somme

Cas particuliers 084 1er cas taux Rubrique concernée par un taux

réduit ou régime de sécurité sociale partiel

Taux salarial et patronal

Taux

085 Montant Idem 084 Base Salariale Somme 086 2ème cas taux Idem 084 pour 2ème taux Taux salarial et

patronal Taux


patronal Taux


patronal Taux


patronal Taux


patronal Taux

095 Montant Idem 094 Base Salariale Somme Impôts : rémunérations annuelles

100 Base brute fiscale Idem brut 081 102 Rémunérations nettes sauf

indemnités d’expatriation Rubriques de net imposable Montant

salarial Somme

103 Indemnités d’expatriation Rubriques utilisées Montant salarial

Somme

Avantages en nature 105 Valeur Rubriques d’avantages en nature Montant

salarial Somme

107 Nourriture Saisie « N » ou espace si rien 108 Logement Saisie « L » ou espace si rien 109 Voiture Saisie « V » ou espace si rien 110 Autres avantages Saisie « A » ou espace si rien 112 Retenue sur salaire Rubriques de retenue sur salaire Montant

salarial Somme

113 Salariés rémunérés au pourboire

Saisie « P » ou espace si rien

Frais professionnels 117 Montant Rubriques de frais professionnels Montant Somme


salarial 119 Allocations forfaitaires Saisie « F » ou espace si rien 120 Remboursements Saisie « R » ou espace si rien 121 Prise en charge directe par

l’employeur Saisie « P » ou espace si rien

122 Remboursement de dépenses n’ayant pas le caractère de frais professionnels

Saisie « D » ou espace si rien

125 Participation de l’employeur aux chèques vacances

Rubriques de chèques vacances Montant patronal

Somme

Taxe sur salaires 132 Total imposable Idem Brut 081 134 Base imposable 1er taux majoré Rubrique de saisie sur salaire 1er

taux majoré Base patronale Somme

135 Base imposable 2ème taux majoré

Rubrique de saisie sur salaire 2ème taux majoré

Base patronale Somme

CSG – CRDS 141 Base CSG – CRDS Rubrique CSG - CRDS Base salariale Somme

Saisie du paramétrage La table paramétrage doit comporter au minimum les zones désignées ci-dessus. Chaque zone peut contenir plusieurs lignes de rubriques différentes.

� Catégorie : choisir une catégorie de rubriques � Rubrique : sélectionnez la rubrique voulue � Enreg : numéro d’enregistrement de la ligne concernée (130 ou

200) � Zone : numéro de la zone tel qu’il apparaît dans les tableaux ci-

dessus � Part : à choisir entre les différents champs du paramétrage des

rubriques : base salariale, taux salarial, montant salarial et base patronale, taux patronal et montant patronal

� Type : Somme : additionne tous les montants de l’exercice Unique : montant à ne prendre qu’une seule fois, pas d’addition Taux AT : spécifique au taux Accident du travail Heures travaillées : calcul du dernier mois >60heures

Fichier TDS

Une fois le paramétrage réalisé, revenez sur l’onglet « TDS » et cliquez sur le bouton générer. Syspaie affiche le fichier créé avec le paramétrage réalisé.

Quand le fichier est créé à l’écran, vous trouvez les différents enregistrements sur la partie de gauche, sous la forme de l’arborescence du gestionnaire de fichiers de Windows. Sur la partie droite, en liste, vous trouverez les différents champs avec les renseignements automatiques et paramétrés.

Pour modifier une information, il suffit de la sélectionner dans la partie droite de la fenêtre, s’il s’agit d’un enregistrement autre que 300/310. Pour ces derniers, vous devez au préalable cocher la case prévue.

Vous pouvez également ajouter ou supprimer les lignes des enregistrements du fichier. Pour supprimer une ligne sélectionnée choisissez le menu « Edition » puis la commande « supprimer enregistrement ». ATTENTION, si cette ligne comporte des subdivisions (par exemple pour les entêtes établissements), ces subdivisions seront également supprimées.


De la même manière, à partir du menu « Edition », il est possible d’ajouter des enregistrements manuels au fichier TDS. Sélectionnez une ligne et choisissez le type d’enregistrement que vous souhaitez ajouter au fichier, 200/202, 210, 300/302, 310/312 ou 990.

Onglet fichier : visualisation brute du contenu du fichier TDS :

Déclaration des honoraires : selon le type de fichier que vous avez choisi (cf. Fiche établissement), vous pourrez ajouter ou non des honoraires à votre fichier TDS. Pour ajouter une ligne de déclaration d’honoraires (une ligne par prestataire), sélectionnez la ligne de l’entête établissement pour lequel vous souhaitez déclarer des honoraires et cliquez sur le bouton ci-contre. Syspaie ajoute une ligne 210 aux enregistrements de l’établissement. Cette ligne est à compléter manuellement.

Enregistrement du fichier TDS : Le fichier TDS est automatiquement enregistré sur le disque dur, dans le répertoire Syspaie. Pour l’enregistrer sur disquette, aux fins d’envoi à l’organisme de traitement, insérez une disquette formatée et cliquez sur l’icône ci-contre. Vous pouvez également enregistrer le fichier TDS sur le disque dur ou sur un autre support.

Ouvrir un fichier TDS : Syspaie vous donne la possibilité de travailler sur un fichier TDS différent de l’établissement courant. Cliquez sur le bouton « ouvrir » et sélectionnez la source (disquette ou disque dur) sur laquelle se trouve le fichier à ouvrir.

Imprimer : il existe une édition liée à la TDS. Elle n’est pas exhaustive mais elle permet de concentrer les informations importantes de l’exercice pour chaque salarié. Vous en trouverez un extrait ci-dessous :


Disquette Prud'Hommes Cette commande lance la création du fichier de déclaration des salariés aux prud'hommes à partir de votre fichier personnel.

Atteindre la boite de dialogue 1. Menu Etats [Alt+t]

2. Commande Disquette PRUD'HOMMES … [d]


3. Choisissez l'établissement concerné,

4. Sélectionnez le bon organisme (le cas échéant)

5. Dans l'organisme, choisissez la section (doit être en phase avec le personnel sélectionné)

6. Dans le champ "Commune", sélectionnez Etablissement ou Salarié pour le lieu de vote

7. Indiquez la date d'arrêté

8. Complétez la destination du fichier de sortie

Guide d’utilisation Syspaie Paramétrages secondaires •••• 78

Paramétrages secondaires

Les organismes Toute entreprise employant au moins un salarié est affilié automatiquement à un certain nombre d'organismes (URSSAF, ASSEDIC, retraite complémentaire, …). Ces organismes varient d'un département à l'autre. Par ailleurs, d'autres organismes sont variables ou facultatifs : régime de prévoyance, … Il est donc nécessaire de paramétrer l'ensemble des organismes utilisés dans SYSPAIE.

Ces informations seront réutilisées dans les différents états (Cotisations, mouvement de personnel, …)




3. Commande Organismes… [o]

A l'ouverture de la boite de dialogue, nous retrouvons la présentation connue avec la liste des organismes déjà paramétrés à gauche et deux onglets renfermant les détails sur la droite avec deux onglets : Organismes et Paramètres.

Pour créer, supprimer, naviguer dans les organismes crées, consultez le chapitre Navigation.

Onglet organismes

� Code organisme : Indiquez le code qui sera utilisé dans l'onglet

concernant l'organisme. C'est ce code qui sera demandé dans les différentes boites de dialogues traitant des organismes (établissement, salarié, …)

� Type d'organisme : il s'agit de l'affectation de l'organisme à un type existant dans la table "Type d'organismes" (Cf. : Chapitre Tables - Type d'organismes)

� Pièces : zone libre de 32 caractères alphanumériques

� Adhérent : indiquez le numéro d'adhérent de l'entreprise ou de

l'établissement à l'organisme. A ne pas confondre avec le numéro d'adhérent du salarié


� Coordonnées de l'organisme : adresse, ville, code postal, pays de l'organisme, selon exemple suivant :

� Coordonnées de l'interlocuteur : nom, prénom, téléphone et fax comme suit :

Onglet paramètres � Nature : choisissez la nature des paramètres que vous désirez

entrer : Collège, Catégorie, Contrat, Motif de sortie. Ces paramètres vous serviront par la suite pour renseigner les fiches personnel et surtout pour les états de mouvement de personnel.

A chaque nature, s'ouvre en dessous une table correspondant aux critères entrés. Par exemple pour la nature Collège de l'organisme Urssaf, les enregistrements suivants :

Toutes les natures ne sont pas forcément renseignées. Tout dépend du type et du fonctionnement de l'organisme.

Paramétrage des états de paye Les états de paye sont le plus souvent utilisés pour remplir les états de cotisations par organisme. Les états des organismes de base (URSSAF, ASSEDIC, …) sont pré-paramétrés. Il vous reste à paramétrer les états concernant les organismes spécifiques à votre structure.




3. Commande Etats de paie, Journaux … [j]


A l'ouverture de la boite de dialogue, partagée avec le paramétrage des journaux,

vous trouvez deux onglets : , choisissez l'onglet Etats de paie si ce n'est déjà fait. La liste des états déjà configurés apparaît comme suit :

Les cadenas apparaissant en fin de colonne indiquent que l'état est verrouillé. Il ne peut donc pas être modifié. Pour en créer un nouveau, cliquez sur le dernier de la liste, puis à partir du clavier, descendez d'un cran en utilisant la flèche bas du clavier puis entrez un nom d'état. Pour modifier un état existant, cliquez dessus.

4. Choisissez le sous-onglet paramétrage.

5. Dans le premier champ, entrez le titre qui s'éditera sur le document

6. Organisme : entrez l'organisme concerné par l'état. Cet

organisme doit au préalable avoir été saisi dans le module de paramétrage des organismes (cf. : organismes)

7. Périodicité : choisissez la périodicité par défaut. Elle sera

modifiable lors de l'édition de l'état mais SYSPAIE vous présentera automatiquement celle que vous avez pré-paramétrée

8. Modèle : indiquez le modèle de document à imprimer. Deux

modèles au choix : le modèle standard et le modèle URSSAF

Dans la zone du bas renseignez les rubriques en autant de lignes que nécessaires pour retrouver les informations dont vous avez besoin pour remplir votre bordereau de cotisation.

Si une ligne de votre bordereau regroupe plusieurs rubriques SYSPAIE, indiquez simplement le même code de ligne, les rubriques qui ont le même code de ligne s'additionnent. Les éléments à renseigner sont les suivants :

� Libellé : texte qui va s'afficher en début de ligne sur l'édition

� Ligne : codification de la ligne, utilisez une codification par ligne dans votre bordereau de cotisations. Il s'agit en fait d'une codification de regroupement

� Base : indique à SYSPAIE si vous désirez choisir la base TOTale ou la base PLAfonnée. Attention, une codification de ligne avec deux bases différentes donnera deux lignes sur l'état.

� Catégorie : il s'agit de la catégorie de rubriques, à choisir dans la table liée.

� Rubrique : numéro de la rubrique dans la catégorie choisie, table liée. Les rubriques doivent bien entendu avoir été créées avant cette étape (cf. : création de rubriques)

� Case à cocher A.T. : ne concerne que le paramétrage de l'état URSSAF.


Exemple de paramétrage d'un état : ASSEDIC

Pour obtenir l'état correspondant à ce paramétrage, reportez-vous au chapitre "Edition des états". Voici l'exemple de l'état Assedic :

Paramétrage des journaux de paye Le contenu des journaux de paye est entièrement et facilement paramétrable. Pour chaque employé, vous pouvez éditer jusqu'à 30 rubriques différentes sur un seul état. Pour une question de lisibilité, nous vous conseillons cependant de les éditer plutôt par type de rubriques. L'état présente une barre de titres, suivie des informations concernant chaque personne.




3. Commande Etats de paie, Journaux … [j]

A l'ouverture de la boite de dialogue, partagée avec le paramétrage des journaux,

vous trouvez deux onglets : , choisissez l'onglet journaux si ce n'est déjà fait. La liste des journaux déjà configurés apparaît comme suit :

Pour en créer un nouveau, cliquez sur le dernier de la liste, puis à partir du clavier, descendez d'un cran en utilisant la flèche bas du clavier. Pour modifier un état existant, cliquez dessus. Entrez le nom du journal. Ce nom apparaîtra également sur l'édition.

4. Choisissez le sous-onglet paramétrage.


5. Dans les premières zones blanches et grisées, saisissez les titres des différentes cases. Ces titres seront reproduits sur le bandeau de titre de l'édition

6. Sous l'onglet "Test" vous pouvez entrer des sélections pour être sur d'avoir un état significatif (dans le cas présent, ne seront présents sur l'état que les salariés ayant un brut > 0). Ainsi chaque case peut faire l'objet d'un test.

7. Le dernier onglet, "Rubriques", vous permet de sélectionner, parmi les informations de la fiche salarié, celles que vous souhaitez voir apparaître dans les deux premières colonnes de l'état. Dans l'exemple présent : (Nom patronymique, Matricule, Numéro de Sécurité Sociale, …). Par défaut, si ces zones ne sont pas renseignés, Syspaie y place les suivantes : Matricule, Nom et prénom et nature de l'emploi.

Dans la zone du bas entrez les affectations aux rubriques des différentes cases. Ces cases sont numérotées de 1 à 30, ligne par ligne de la gauche vers la droite. Vous pouvez affecter plusieurs rubriques à une seule case. Les différentes zones à renseigner sont les suivantes :

� Colonne : il s'agit en fait du numéro de la case concernée.

� Catégorie : il s'agit de la catégorie de rubriques, à choisir dans la table liée.

� Rubrique : numéro de la rubrique dans la catégorie choisie, table liée. Les rubriques doivent bien entendu avoir été créées avant cette étape (cf. : création de rubriques)

� Part : vous avez le choix, pour chaque rubrique, entre la base, le taux et le montant tant au niveau salarial que patronal. Pour avoir le montant total, par exemple, il convient de saisir deux lignes avec le même numéro de case : l'une reprenant le montant salarial, l'autre le montant patronal.

� Type : vous avez le choix entre "somme" et "unique". Dans le premier cas, s'il s'agit de plusieurs rubriques pour une case, SYSPAIE en fait la somme, dans le second cas, il ne prend qu'une valeur unique (cas des taux par exemple)

Pour obtenir ensuite l'édition du journal, reportez-vous au chapitre consacré ("édition des journaux"). En voici un exemple :


Paramétrage de l'exportation des écritures comptables

SYSPAIE permet d'exporter les écritures de paie pour l'intégration dans votre logiciel de comptabilité. Cette boite de dialogue vous permettra également de paramétrer les imputations analytiques.




3. Commande Comptabilité … [c]

La boite de dialogue "Paramétrage comptabilité" s'ouvre alors sur le premier onglet : "Général".

Onglet Général Dans cet onglet vous allez saisir des éléments de paramétrage génériques

Code du dossier comptable.

Code du journal comptable de destination, en général votre journal de paye

Saisissez la longueur des numéros de compte comptables (de 1 à 15 caractères).

Indique a Syspaie le libellé à faire ressortir sur les mouvements comptables et l'édition des OD de paie, "Libellés écriture" ou "Intitulés de comptes"

Onglet Comptes Il se sépare en deux sous-onglets : Comptes et Rubriques. Nous allons étudier le premier :

Sous-onglet "Comptes"

Le paramétrage est listé, par code, dans la zone de gauche à l'écran, sur la droite apparaissent. Le paramétrage correspondant aux rubriques de base est fourni avec SYSPAIE. Bien entendu, il est toujours possible de le modifier pour l'adapter aux schémas d'écriture propres à votre société.

Pour créer, naviguer, supprimer un paramétrage (code), utilisez les icônes prévues à cet effet (aide sur la navigation)

Le code comptable n'est pas le compte comptable ! Il s'agit en fait du titre du paramétrage en cours. En l'occurrence, le code 431000-S signifie URSSAF Salarié. Il s'agit donc d'un code alphanumérique sur 10 caractères.

Il s'agit de l'intitulé du compte. Cette zone est obligatoire si vous avez choisi "Intitulé de comptes" dans l'onglet précédent.


C'est dans cette zone que vous entrerez le compte comptable. Il est bien entendu que ce numéro doit être le même que dans votre logiciel de comptabilité. Zone alphanumérique sur 64 caractères. Vous pouvez également entrer dans le numéro de compte des éléments variables. Il vous permettent de ne prévoir qu'un seul paramétrage pour des écritures ventilés dans plusieurs comptes personnels ou encore pour le mois de paye.

431000(M) devient 43100008 si le mois de paye est août

Les variables utilisables sont les suivantes :

� (M) pour insérer le mois sur deux caractères (08 pour août) dans le numéro de compte

431000(A)(B)(C) devient 431000005 pour le salarié dont le matricule est 005

� (A) à (F) : caractères du matricule de la personne en commençant par le premier caractère : A = premier caractère, B = second caractères …

Zone à option : permet de définir si les informations doivent être détaillées par salarié (Détails) ou, au contraire, s'il convient de les grouper (Centraliser)

Indique le sens de l'écriture (débit / crédit) en fonction du signe du montant (positif ou négatif). Dans l'exemple ci-contre, le mouvement est toujours reproduit au crédit, que le montant soit positif ou négatif.

Zone à option : indique à SYSPAIE s'il convient de transférer également les imputations analytiques paramétrées dans l'onglet suivant ou les informations venant du module de gestion de l'activité. Si aucun des deux n'est utilisé, choisissez par défaut l'option "Aucune".

A proratiser :

Sous-onglet "Rubriques"

Après avoir paramétrer les généralités du compte, il faut à présent y affecter les rubriques. Il s'agit d'une table à compléter. Toutes les rubriques qui y sont présentes vont s'additionner en finalité sur une seule ligne dans la sortie comptable. Par ailleurs, si plusieurs comptes paramétrés comportent le même numéro de compte, ils seront également additionnés.

� Catégorie : choisissez la catégorie dans laquelle vous allez trouver la rubrique souhaitée.

� Rubrique : SYSPAIE vous présente les rubriques qui existent dans la catégorie précédente, choisissez en une, son libellé s'affichera automatiquement dans la zone voisine.

� Part : sélectionnez la part que vous souhaitez retenir : Salariale, Patronale ou Totalité.

�

Voici un exemple de paramétrage pour le compte 431000 (URSSAF part salariale) :


Onglet Analytique Paramétrez ici les affectations analytiques pour l'exportation comptable. Il convient d'entrer ici les différentes sections analytiques avant de les affecter aux différents employés. Dans chaque fiche personnelle vous pouvez, mois par mois, entrer les proportions de chaque section analytique (cf. : imputation dans la fiche salarié).

Il s'agit d'une table à compléter et voici les différents champs :

Imputation : C'est le code spécifique à SYSPAIE pour l'affectation dans la fiche personnelle de l'imputation : 10 caractères alphanumériques

Libellé : nom complet de l'imputation comptable : 32 caractères alphanumériques

Section : imputation analytique dans le logiciel de comptabilité. 10 caractères alphanumériques

Onglet Budget L'écran est séparé en deux parties : les différents postes budgétaires avec leur libellés sur la gauche et les comptes avec leur affectation sur la droite. Chaque poste peut ainsi rassembler plusieurs comptes. L'affectation d'un compte à un autre pour un poste budgétaire donné reviendra à passer l'écriture sur cette affectation pour toutes les personnes qui ont le même poste budgétaire.

Ainsi, dans l'exemple précédent, pour le poste budgétaire AD (Administratif), Syspaie va répartir les écritures sur les comptes d'affectation au lieu des comptes comptables (438710 au lieu de 438700 par exemple)


Paramétrage des tables Vous trouverez ici les principales tables utilisées dans SYSPAIE. Nous y avons fait référence dans les différentes parties de cette aide. Pour chaque table, nous allons étudier le contenu et l'utilisation qui en est faite.

Pour ajouter des enregistrements dans les tables, il suffit de cliquer dans la liste et d'appuyer sur la touche "Insérer" du clavier. Pour en supprimer, il convient de sélectionner l'enregistrement désiré puis d'appuyer simultanément sur les touches "Ctrl" et "Suppr".

Tables :




3. Commande Tables … [t]

La boite de dialogue "Tables" s'ouvre alors sur le premier onglet : "Constantes".

Table Constantes

Sous-onglet Général :

Cette table concerne tous les établissements, il n'y a pas de paramétrage spécifique. Il s'agit de toutes les constantes de base telles que les taux, les plafonds, SMIC, … Ceci pour ne modifier le taux qu'une seule fois pour l'ensemble des établissements.

Les différents champs sont les suivants :

Désignation : nom de la constante. Les constantes apparaissant entourées de sigles < > sont des constantes automatiquement calculées par la machine.

Valeur : valeur affectée à la constante. Il peut s'agir d'une valeur absolue (montant) ou d'un pourcentage. Tous les taux de base URSSAF, ASSEDIC, Retraite, prévoyance, valeur du point, sont entrés ici.

Type : si la valeur est un pourcentage, entrez ici le sigle approprié : %

Exemple de tables :


Sous-onglet Régime local :

Cet onglet n'apparaît que quand l'op tion régime local dans le paramétrage de l'établissement est cochée (cf. : Fiche établissement). Cette information n'est donc valable que pour l'établissement concerné. Nous retrouvons les mêmes champs que pour le cas général. Dans notre cas, cette table sert à indiquer la valeur locale des cotisations URSSAF d'assurance maladie. SYSPAIE prendra alors la valeur entrée dans la table Régime local au lieu de la valeur existante dans la table "Général".

Table Catégories Vous pouvez paramétrer ici les catégories de rubriques que vous souhaitez employer dans SYSPAIE (pour l'utilisation des catégories, cf. : Catégories de rubriques). Pour en ajouter une nouvelle, placez vous dans la liste et appuyez sur la touche "Insert" du clavier. La table catégorie est attachée à l'établissement.

Champs de la table :

Désignation : il s'agit de son nom que vous retrouverez ensuite à chaque choix de rubrique. Il est important d'être attentif aux libellés utilisés pour vous permettre de naviguer facilement dans les différentes rubriques.

Edition : numéro d'ordre dans l'édition des lignes sur le bulletin de paye. Vous pouvez ensuite modifier l'emplacement au niveau de la rubrique. Sans indication contraire dans la rubrique, c'est le numéro d'ordre de la catégorie qui prime.

Les catégories peuvent être triées par désignation ou par ordre d'édition, sur simple clic sur l'option voulue.

Table Mémoires Les mémoires sont utilisées dans les rubriques lors du calcul de la paye (cf. : Paramétrage d'une rubrique, Mémoires). Cette table n'est pas attachée à l'établissement. Elle concerne donc l'ensemble des entreprises ou établissements installé.


Désignation : libellé de la mémoire.


Affectation : permet d'affecter une mémoire à un élément fixe de la feuille de paye : Salaire brut, Net fiscal, Net à payer, Plafonds, Retenues hors brut, Retenues salarié, Retenues imposables, Retenues employeur, Jours travaillés, Jours congé, Indemnités nettes, Solde CP. Les noms de mémoires étant variables, l'affectation permet d'indiquer à Syspaie les éléments clés de la feuille de paie.

Mois RAZ : Mois de Remise A Zéro. Si la plupart des cumuls sont remis à zéro pour le mois de janvier, certaines mémoires, telles que les congés, ont un mois de décompte différent (juin pour les congés par exemple).

Table Variables

Table à champ unique dans lequel vous ne saisissez que le libellé de la variable. Le contenu sera saisi quant à lui par les procédures de saisies variables avant le calcul de la paie (saisie des éléments variables ou saisie mensuelle).

Les variables apparaissant entre crochets < >, sont des variables automatiquement générées par SYSPAIE. La table des variable n'est pas attachée à un établissement mais est valable pour tout SYSPAIE.

Table Nature Emploi C'est la table des natures d'emploi que vous trouvez dans la fiche personnel, onglet "Emploi". Quand vous saisissez un poste dans cette zone, la table correspondante est automatiquement renseignée. Pour modifier un enregistrement il faut par contre venir dans le paramétrage des tables.

Ce paramétrage va également vous permettre d'affecter un groupe de profils et un code PCS-ESE à une nature d'emploi. Quand vous sélectionnerez une nature d'emploi existante dans la fiche "Emploi", Syspaie affectera automatiquement le groupe de profils et le code PCS-ESE.

Table Type Organismes

Table à champ unique dans lequel vous ne saisissez que le libellé du type de l'organisme. Cette information vous permettra de regrouper les organismes du même type dans le paramétrage de ces organismes (Cf. paramétrage des organismes). La table des types d'organismes n'est pas attachée à un établissement mais est valable pour tout SYSPAIE.


Table Pays

Table officielle des noms de pays. Cette information est reprise dans l'état civil de la fiche personnel. (Cf. Fiche personnel). La table des Pays n'est pas attachée à un établissement mais est valable pour tout SYSPAIE.

Table Nationalités

Table officielle des nationalités accompagnée de la codification INSEE. Cette information est reprise dans l'état civil de la fiche personnel. (Cf. Fiche personnel). La table des Nationalités n'est pas attachée à un établissement mais est valable pour tout SYSPAIE.

Table Communes Table officielle des communes et départements selon l'INSEE. Cette information

est reprise dans l'état civil de la fiche personnel. (Cf. Fiche personnel). La table des Nationalités n'est pas attachée à un établissement mais est valable pour tout SYSPAIE.


Département : Codification INSEE des départements

Code commune : codification de la commune dans le département

Nom commune : nom de la commune en clair

Constantes et variables automatiques Pour vous aider à paramétrer les rubriques de paie, vous pouvez vous reporter à l'utilisation des variables ou constantes automatiques. Les valeurs leurs sont affectées automatiquement en fonction des informations système et des fiches établissements et personnel. Nous allons en faire l'inventaire et le descriptif ci-après :

Constantes automatiques � Année : renvoie l'année de paie en cours lors du lancement du

dernier calcul � Jours dans le mois : renvoie le nombre de jours dans le mois de

paie en cours � Jours ouvrables mois précédent : nombre de jours ouvrables

dans le mois précédant le mois de paie en cours � Jours ouvrables mois suivant : nombre de jours ouvrables

dans le mois suivant le mois de paie en cours


� Jours ouvrables / ouvrés Préc. : selon l'option choisie dans la fiche établissement, onglet "Périodes", Syspaie renvoie le nombre de jours ouvrés ou ouvrables du mois de paie précédent

� Jours ouvrables / ouvrés Suivant : selon l'option choisie dans la fiche établissement, onglet "Périodes", Syspaie renvoie le nombre de jours ouvrés ou ouvrables du mois de paie suivant

� Jours Ouvrables / ouvrés : selon l'option choisie dans la fiche établissement, onglet "Périodes", Syspaie renvoie le nombre de jours ouvrés ou ouvrables du mois de paie en cours Ces constantes Ouvrables / Ouvrés permettent de faire des tests sur le type de journées à retenir. Ouvrable, ouvrés ou variables en fonction du choix de la fiche établissement

� Jours ouvrables : nombre de jours ouvrables dans le mois de paie en cours

� Jours ouvrés Mois Précédent : nombre de jours ouvrés dans le mois précédant le mois de paie en cours

� Jours ouvrés Mois Suivant : nombre de jours ouvrés dans le mois suivant le mois de paie en cours

� Jours ouvrés : nombre de jours ouvrés dans le mois de paie en cours

� Mois : numéro du mois de paye en cours (11 pour novembre) � Taux AT A : report du premier taux AT de la fiche établissement

Variables automatiques Ces variables automatiques sont tirées de la fiche personnel.

� Acompte : reporte le montant de l'acompte saisi au courant du

mois de paie courant s'il a été saisi dans le module de règlement des salaires

� Age : age en nombre d'années � Bulletin : numéro du bulletin en cours (pour un salarié qui aurait

plusieurs bulletin dans un mois de paie) � Code emploi : ? � Coefficient : coefficient du salarié (fiche personnel, onglet

Emploi) � Date d'entrée : sous la forme d'un numéro de série (fiche

personnel, Mouvements) � Date Sortie : sous la forme d'un numéro de série (fiche personnel,

Mouvements). Vide si la personne n'est pas sortie � Droit congés : ? � Heures 100% : il s'agit du report du nombre d'heures

supplémentaires payées à 100% du tableau récapitulatif de l'activité � Heures 50% : idem heures 100% pour heures 50% � Heures 25% : idem heures 100% pour heures 25% � Heures normales : idem heures 100% pour heures normales � Indemnité CP (en cours) : zone indemnité CP / Jour période en

cours de l'onglet Congés Payés de la boite de dialogue Activité � Indemnité CP (précédente) : Idem Indemnité CP en cours � Indemnité CP : ? � Indice : indice saisi dans la fiche personnel, onglet emploi � Jours CP (en cours) : � Jours CP (précédente) : � Jours ouvrables/ouvrés : � Jours ouvrables : nombre de jours ouvrables pour le salarié au

cours du mois de paie � Jours ouvrés : nombre de jours ouvrés pour le salarié au cours

du mois de paie


� Jours travaillés : nombre de jours travaillés pour le salarié au cours du mois de paie

� Mensualisation : � Nombre années ancienneté : années d'ancienneté du salarié

pour le mois en cours, par rapport à la date d'ancienneté de la fiche personnel

� Nombre de points : nombre de points de la fiche personnel, onglet emploi

� Nombre enfants à charge : nombre d'enfants à charge listés dans l'onglet enfants de la fiche personnel

� Nombre enfants : nombre total d'enfants � Nombre Mois ancienneté : Idem à années d'ancienneté en mois � Nombre Mois travaillés : il s'agit du nombre de mois travaillés

dans l'exercice (nombre de mois où le salarié a une paie � Ouvrables/Ouvrés : renvoie 1 s'il s'agit de comptabilisation en

jour ouvrés (pour les congés dans l'onglet Congés payés de la boite de dialogue Activité

� Présent : renvoie 1 si le salarié est présent � Prêts : renvoie le total des prêts de l'onglet correspondant dans la

fiche salarié � Quote Part Etablissement : renvoie la quote part de

l'établissement concerné � Repos compensateur : renvoie le chiffre figurant dans la case

repos compensateur de l'onglet récapitulatif de la boite de dialogue activité

� Saisies : renvoie le total des saisies en cours de l'onglet correspondant dans la fiche salarié

� Salaire de référence : renvoie le montant du salaire de référence calculé dans l'onglet "Variables" de la boite de dialogue Salaires

� Solde CP en cours : zone de saisie de l'onglet Congés payés dans la boite de dialogue activités

� Solde CP précédent : zone de saisie de l'onglet Congés payés dans la boite de dialogue activités

� Sortie définitive : renvoie 1 si la case sortie définitive de la fiche salarié est cochée, rien si elle ne l'est pas

� Taux horaire de référence : renvoie le taux horaire de référence calculé dans l'onglet "Variables" de la boite de dialogue Salaires

� Travail :

Paramétrage des comptes utilisateurs SYSPAIE gère également les droits d'accès aux informations qui y sont entrées. Pour ouvrir SYSPAIE, il vous faut un nom d'utilisateur et un mot de passe. En fonction du niveau d'autorisation qui vous aura été attribué, vous pourrez influer sur les paramétrages ou simplement consulter les informations concernant certaines catégories de salarié … Ce chapitre vous informera sur l'outil de gestion de ces accès. Si vous n'avez qu'un accès restreint, il est fort possible que vous ne puissiez pas accéder à ce menu.





3. Commande Utilisateurs … [u]

La boite de dialogue "Utilisateurs" s'ouvre alors sur le premier onglet : "Fiche Personnel". Les différents onglets suivent globalement les chapitres de cette aide.

Vous disposez de trois outils de gestion des utilisateurs :

Ajout d'un nouvel utilisateur

Supprimer un utilisateur

Modifier le profil d'un utilisateur

Ajouter un nouvel utilisateur

1. Cliquez sur le bouton ajouter, la boite de dialogue de création de

compte utilisateur s'ouvre

2. Entrez le nom du compte utilisateur

3. Entrez le mot de passe correspondant

Pour modifier les droits d'accès, reportez-vous au chapitre concerné (cf. : droits d'accès)

Supprimer un utilisateur

1. Dans la zone de dialogue "Utilisateurs", sélectionnez le champ

Utilisateur, dans lequel vous saisissez le compte à supprimer ou choisissez le dans la liste en cliquant sur le sigle triangle vers le bas.


3. Le bouton Supprimer apparaît

4. Cliquez dessus pour faire disparaître le compte utilisateur

5. Confirmer le choix en répondant "oui" à la question posée

Modifier le profil d'un utilisateur

1. Dans la zone de dialogue "Utilisateurs", sélectionnez le champ

Utilisateur, dans lequel vous saisissez le compte à modifier ou choisissez le dans la liste en cliquant sur le sigle triangle vers le bas.


3. Les différentes options concernant le compte apparaissent en clair dans la seconde partie de la boite de dialogue (partie aux onglets)

Pour modifier les droits d'accès, reportez-vous au chapitre concerné (cf. : droits d'accès)

Paramétrer les droits d'accès d'un utilisateur � Fiche personnel (cf. fiche personnel) : cochez les actions

autorisées pour l'utilisateur en cours de modification. Vous avez la possibilité d'autoriser ou de refuser la consultation, l'insertion, la modification et la suppression des fiches personnel

� Fiche salaire (cf. édition de la paye) : même démarche que précédemment, la création modification et suppression sont


regroupés, il n'est donc pas possible d'autoriser la création sans la suppression par exemple

� Paramétrage (cf. paramétrages) : mêmes options que pour la fiche personnel

� Activité (cf. activité) : mêmes options que pour la fiche salaire

� Accès Salariés : donne l'accès à certaines catégories de salariés, ces catégories sont affectés dans les différentes fiches personnelles.

� Divers : permet ou invalide l'accès à la présente boite de dialogue et au menu Utilitaires

� Etablissement : donne l'accès aux différents établissements existants dans Syspaie

� Catégorie : donne ou refuse l'accès aux différentes catégories de rubriques

Lors de la création d'un nouvel utilisateur, toutes les cases sont vides, il suffit de cocher celles qui sont nécessaires.

Changer d'utilisateur en cours de session A l'ouverture de SYSPAIE, le logiciel vous demande de vous

identifier au moyen d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe.

Vous pouvez changer d'utilisateur pendant la session en atteignant la même commande que précédemment, et en entrant le nom d'utilisateur et le mot de passe puis en cliquant sur le bouton de fermeture de la boite de dialogue.

Configuration des impressions Deux commandes vous permettent de personnaliser les paramètres d'impression : Configurer Imprimante … et Aperçu avant impression.

Configurer Imprimante



2. Sous-menu Configurer Imprimante [c]

3. La boite de dialogue Windows propre à votre imprimante apparaît alors comme suit :


Entrez les différents paramètres puis validez.

Aperçu avant impression Il n'y a pas de boite de dialogue, il s'agit d'une option que l'utilisateur coche ou décoche selon les besoins. Si l'option est cochée, un aperçu avant impression sera présenté systématiquement. Dans le cas contraire, l'impression se lancera directement. Pour actionner cette option, par le clavier (crochets [ ]) ou la souris, suivez les instructions suivantes :


2. Commande Aperçu avant impression [a]

Guide d’utilisation Syspaie Utilitaires •••• 95

Utilitaires

C'est dans ce sous-menu que vous trouverez les interfaces d'exportation et d'importation de SYSPAIE ainsi que l'archivage des données.

Import / Export paramétrages Cette option vous permet de transférer très simplement les paramétrages d'un établissement vers un autre. Il convient de se placer sur l'établissement source, d'exporter les informations puis de sélectionner l'établissement cible avant d'importer le fichier créé par l'exportation.


1. Placez-vous dans l'établissement source (cf. changement d'établissement)


3. Sous-menu Utilitaires [t]

4. Commande Import / Export paramétrages … [i]

Exporter

Importer

Exporter

1. La boite de dialogue "Importation / Exportation paramétrages"

s'ouvre vous demandant de préciser si vous désirez effectuer une exportation ou une importation vers l'établissement courant. Sélectionnez exportation puis cliquez sur le bouton suivant

2. Choisissez le répertoire de destination des fichiers : ne choisissez pas le répertoire courant de SYSPAIE, les fichiers seraient écrasés

3. Cliquez sur le bouton exporter

4. Validez le message "Exportation terminée"

Importer

1. La boite de dialogue "Importation / Exportation paramétrages"

s'ouvre vous demandant de préciser si vous désirez effectuer une exportation ou une importation vers l'établissement courant. Sélectionnez importation puis cliquez sur le bouton suivant

2. Choisissez le répertoire d'origine des fichiers


3. Cliquez sur le bouton suivant

4. Dans la liste, choisissez l'entreprise que vous souhaitez importer

5. Sélectionnez ensuite les fichiers à importer en fonction de vos

besoins et cliquez sur le bouton "Importer"

Interface comptable Cette interface vous permet d'exporter les informations de paye sous forme d'un brouillard de saisie en direction de votre logiciel de comptabilité. Il s'agit d'un fichier de type texte (txt) Différents paramètres sont à sélectionner. Avant de procéder à cette exportation ,il est nécessaire de paramétrer correctement les numéros de comptes et les regroupements de rubriques (cf. paramétrage comptabilité). Un fichier déséquilibré ne pourra pas être exporté.




3. Commande Interface comptable … [c]

4. La boite de dialogue correspondante s'ouvre

5. Dans la première zone, sélectionnez la période de paie à exporter,

par défaut, SYSPAIE reprend ici la période en cours

6. Dans la zone suivante, entrez la date de comptabilisation, par

défaut, SYSPAIE indique la date du jour

7. En dessous, indiquez le libellé des écritures que vous souhaitez trouver en comptabilité. Par défaut SYSPAIE indique le libellé suivant : Paie Mois Année (où Mois Années concernent la période de paie

8. Si vous cochez la case Création de fichier, SYSPAIE vous demandera d'entrer le nom et le chemin du fichier qui sera créé. Si vous ne cochez pas cette option, SYSPAIE ne créera aucun fichier

9. Si vous cochez la case Edition OD de paie, SYSPAIE imprimera le journal des Opérations Diverses de Paie de sortie.

10. Cochez Interface pour l'ensemble de l'entreprise si vous désirez éditer le fichier pour tous les établissements confondus

11. Validez ou cliquez sur le bouton OK pour confirmer

Si le paramétrage de l'exportation est correct, SYSPAIE vous affichera un message vous indiquant que le fichier a été crée. Dans le cas contraire le message suivant apparaîtra :


Nous vous conseillons vivement d'éditer la liste des OD afin de vérifier le paramétrage. Par ailleurs, SYSPAIE ouvre l'onglet "Erreur" de la boite de dialogue dans lequel il vous indique quelles sont les différences par numéro de matricule comme suit :

Remédiez à ces erreurs avant de tenter une nouvelle exportation. Vous avez probablement oublié de paramétrer une rubrique, ou le total des répartitions analytiques ou budgétaires ne donne pas 100% sur tous les salariés.

Exportation activité Vous pouvez exporter les informations liées au module de gestion de l'activité dans un tableur pour une exploitation hors paie. C'est le tableau récapitulatif par affectation qui est exporté ici (cf. activité, récapitulatif)




3. Commande Exportation activité … [e]


� Entrez la date de début de la période d'exportation

� Puis, en dessous la date de fin

� Saisissez ensuite le nom et le chemin du fichier d'exportation

� Choisissez le séparateur dans la liste. Il s'agit du séparateur des

champs pour le fichier d'exportation

� Si la case "Tout exporter" est cochée, SYSPAIE exporte toutes les lignes du tableau, y compris les lignes vides (sans heures). Dans le cas contraire, SYSPAIE n'exporte que les lignes mouvementées

� Cochez la case titre si vous désirez éditer les en-têtes de champs

� Cliquez sur le bouton OK pour valider la boite de dialogue et

lancer l'exportation

Archivage

Syspaie garde en ligne tous les bulletins de paie calculés dans une période donnée. Inévitablement, en fonction du nombre de salariés, vous constaterez, à plus ou moins grande échéance, une dégradation des performances de votre logiciel.

Il convient alors de procéder à un archivage des données. En fait cela consiste à copier les informations qui n'ont plus à être modifiées dans une nouvelle table et à les supprimer de la table de travail courante.


Les informations restent disponibles pour l'édition et la visualisation tout comme les éditions d'états de paie et de journaux.

NE FAITES PAS D'ARCHIVAGE SUR L'EXERCICE EN COURS !




3. Commande Archivage … [a]

4. Une boite de dialogue s'ouvre à l'écran vous demandant de préciser la date de fin d'archivage. Syspaie va archiver toutes les informations jusqu'à cette date.

Guide d’utilisation Syspaie Les experts •••• 99

Les experts

SYSPAIE mets des experts à votre disposition pour vous faciliter l'édition de certains documents. Pour l'instant vous pouvez ainsi éditer le formulaire de déclaration préalable à l'embauche et l'attestation de salaire ASSEDIC pour le personnel en fin de contrat.

Déclaration unique d'embauche Atteindre l'expert Par le clavier (crochets [ ]) ou la souris, suivez les instructions suivantes :

1. Menu Expert [Alt+x]

2. Sous-menu Déclaration embauche … [d]

3. La première boite de dialogue de l'expert apparaît

Vous pouvez remplir le formulaire de deux manières :

� Renseigner toutes les zones si le salarié n'existe pas encore dans SYSPAIE et créer automatiquement sa fiche à la suite de la saisie. Dans ce cas, sur la dernière boite de dialogue, cochez la case "Création automatique du salarié" et entrez le matricule et la nature de l'emploi. Vous devrez ensuite aller compléter la fiche salarié :

� Faire renseigner les informations de base par SYSPAIE, à partir de la fiche personnelle du salarié si elle existe. Dans ce cas, positionnez vous sur le salarié à traiter (dans la fiche personnel) ouvrez l'expert et choisissez la commande A partir du salarié en cours dans le menu Edition [alt+e].

Guide d’utilisation Syspaie Les experts •••• 100

Attestation de salaire ASSEDIC Atteindre l'expert Par le clavier (crochets [ ]) ou la souris, suivez les instructions suivantes :

1. Menu Expert [Alt+x]

2. Sous-menu Attestation ASSEDIC … [a]

3. La première boite de dialogue de l'expert apparaît

4. Saisissez les informations nécessaires ou demandez a SYSPAIE de vous remplir les champs avec les informations contenues dans la base (salarié en cours) en sélectionnant la commande A partir du salarié en cours [s] du menu Edition [alt+e]

5. Vous pouvez initialiser la déclaration si vous vous apercevez que vous n'avez pas entré le bon salarié. Par le menu Edition [alt+e], choisissez la commande Initialisation déclaration [i]

6. Quand tous les renseignements sont fournis, juste avant de cliquer

sur le bouton Terminer, indiquez à SYSPAIE si vous désirez imprimer sur un formulaire pré-imprimé ou si vous préférez imprimer le masque du formulaire en même temps. Pour cela choisissez le menu Edition [alt+e] et cochez la commande PréImprimé ASSEDIC [p] si vous imprimez sur un document ASSEDIC et décochez-la si vous imprimez sur une feuille blanche.

Guide d’utilisation Syspaie La gestion de l'activité •••• 101

La gestion de l'activité

Introduction Que vous ayez une gestion de l'activité de votre personnel pointue (société de travail temporaire, de surveillance et de gardiennage, de nettoyage, …) ou plus simple, SYSPAIE vous offre une solution adaptée :

Activités complexes : SYSPAIE gère, pour chaque salarié, la tache et l'affectation de chaque tranche horaire. Vous pouvez définir que tel salarié effectue une tache particulière pour un client désigné chaque vendredi par exemple et n'avoir à ne gérer que les évènements exceptionnels. Dans ce cas utilisez le planning hebdomadaire ou quotidien pour placer les différentes tranches horaires.

Activités simples : vous n'avez pas besoin de gérer le planning de votre personnel mais vous désirez suivre les périodes de congé, d'absence, de maladie, d'accident du travail, … vous pouvez utilisez le planning annuel de manière très simple. Cette solution ne demandant aucun paramétrage, vous pouvez directement vous rendre au chapitre "utilisation du planning".

Selon le paramétrage, le module de paie va utiliser directement les informations saisies dans la gestion d'activité pour éviter les ressaisies inévitablement fastidieuses.

Paramétrage Il s'effectue au moyen d'une seule commande qui lance une boite de dialogue contenant plusieurs onglets. Pour y accéder, suivez la démarche suivante :


1. Ouvrer le module de gestion de l'activité en choisissant le Menu Personnels [Alt+p]

2. Sous-menu Activité [a]

3. Une fois le planning en forme d'agenda ouvert, choisissez le Menu Edition [Alt+e]

4. Commande Paramétrage … [p]


6. Nous vous présentons ci-après le contenu de chaque onglet :


Affectation Définissez ici les différentes affectations possibles de votre personnel. Il peut s'agir d'un lieu, d'un client, d'un atelier … Dans notre exemple il s'agit de clients pour une société de nettoyage. Cette notion est importante pour pouvoir ensuite éditer des états de temps passé par client pour une analyse de rentabilité.

Cette table, contrairement aux autres tables de paramétrage de l'activité, est attachée à l'établissement courant.

Vous disposez de deux champs dans la table affectation : le code et le libellé. Pour ajouter une nouvelle affectation, sélectionner simplement la dernière et appuyez sur la touche "flèche bas". La boite de dialogue en cours de saisie est la suivante :

Activité Par affectation, pour chaque tranche horaire, vous devez renseigner une activité. Il s'agit en réalité d'une tache à accomplir par la personne. Ces taches dépendent de votre activité. Par exemple, pour notre société de nettoyage, vous pourrez isoler les temps directement facturables des temps de structure.

Dans le cas présent, il s'agit à nouveau d'une table dans laquelle vous saisissez le libellé de la tache, puis vous pouvez coller, sur la partie droite, une petite figurine Bitmap qui sera insérée dans la saisie de planning (ces figurines ne sont pas nécessaires) :

Journée Cet onglet regroupe les éléments de base du paramétrage de la gestion de l'activité. En effet, c'est ici que sont définis les types de tranche horaires, les types de journées, les types d'absences qui seront repris ensuite dans les plannings individuels.

On peut distinguer deux catégories d'éléments : les éléments se découpant en tranche horaire et les éléments affectés à une journée. Les premiers forment l'activité proprement dite, les second sont plus souvent des absences (maladies, congés, accident du travail, divers, …). L'écran se divise ici en deux parties, la partie supérieure est la table des différents éléments, la partie inférieure les différentes options attachées à l'élément courant.

Les éléments à renseigner sont les suivants :


� Libellé : nom de l'élément. Caractères alphanumériques

� Figurine : permet de repérer d'un coup d'œil rapide les éléments composant le planning d'une personne. La figurine n'est pas obligatoire. Elle s'insert par copier / coller

� Style : en plus de la figurine, vous pouvez affecter un style de caractère aux mentions du planning. Quand un élément "journée" couvre des tranches horaires, c'est le style de l'élément journée qui est pris en compte

� Abréviation : il s'agit d'une abréviation du libellé. Elle est utilisée sur les documents édités. Ce renseignement n'est pas obligatoire

� Horaires : prévoit pour ce type de tranche horaires une heure de début et une heure de fin. Ces heures s'afficheront automatiquement sur le planning à l'appel de cette tranche horaire. Elle peut ensuite être modifiée si elle ne convient pas

� Nuits : Dans le cas où vous avez différentes tranches d'heures de nuits dans la société, vous pouvez créer un type de tranche horaire par plage d'heures de nuits et renseigner dans ces champs les débuts et fins de ces heures

Sur la partie basse, vous trouvez deux séries de cases à cocher, l'une à droite, l'autre à gauche. La première concerne le paramétrage des journées (congés, maladie, cumul, …). La seconde concerne le paramétrage des tranches horaires.

Paramétrage horaires :

� Tranche horaire : dans cette table vous pouvez définir des éléments de tranches horaires mais aussi des éléments relatifs aux journées. Cochez la case s'il s'agit d'un élément tranche horaire.

� Mensualisation : cochez cette case si la tranche horaire entre dans le calcul de la mensualisation. Cette dernière ne s'effectue que sur les éléments récurrents

� Heures supplémentaires : cochez cette case si la tranche horaire définie entre dans le calcul des heures supplémentaires

� Cumul base horaire : cochez cette case si la tranche horaire entre dans le calcul de la base horaire pouvant être reportée sur le bulletin de paye dans le cas d'une présentation : heures de base + heures supplémentaires = heures travaillées

Paramétrage journées :

� Congés payés : dans le cas d'un élément de paramétrage journée, indiquez ici s'il s'agit d'un élément de congés payés

� Maladie : cochez cette case si l'élément concerne un évènement maladie

� Cumul journée : cochez cette case si l'élément entre dans le calcul du cumul du nombre de jours dits "travaillés"

Paniers :


� Paniers : dans les paniers définis (cf. onglet suivant) indiquez si la tranche horaire ou la journée définie entraîne automatiquement l'octroi d'un panier. Vous pouvez ensuite décocher cette option dans la création de l'élément au sein du planning.

Si le panier est affecté à un élément journée de type maladie ou absence, l'utilisation de cet élément permet simplement de conserver le panier attaché à la tranche horaire définie, s'il y en a un. Dans le cas contraire, l'affectation d'un élément d'absence à une journée disposant déjà de tranches horaires donnant lieu à paniers supprimera le ou les paniers initialement prévus.

Paniers Table qui vous permet de créer les différents paniers existants dans votre structure. Ils sont ensuite renseignés en fonction des tranches horaires employées dans le planning. Comme pour les activités, il suffit de remplir la table avec le libellé du panier et de coller sur la droite une figurine si vous le souhaitez.

Horaires Cet onglet renseigne SYSPAIE sur le paramétrage des calculs des heures supplémentaires, heures de nuits, … ainsi que d'autres paramétrages généraux.

Heures supplémentaires :

Entrez ici dans les champs d'heures les seuils pour la majoration du taux horaire. Dans cet exemple, les heures majorées à 25% sont les heures au dessus de 39 et en dessous de 47 heures.

Le champ affectation aux heures permet de retrancher les heures supplémentaires aux heures totales, dans le cas ou la présentation sur le bulletin de paye est Heures de base à 100% plus heures supplémentaires à 125% pour éviter de les payer deux fois. Si vous avez une présentation heures totales à 100% + heures supplémentaires à 25%, ne renseignez pas ce champ.

Heures de nuit et repos compensateur


Renseigne le régime des heures de nuit de manière générale pour le module activité. Entrez le début et la fin des heures de nuit. Si la tranche horaire que vous souhaitez placer ne porte pas de paramétrage spécifique (cf. paramétrage journée) c'est le paramétrage général qui est utilisé.

En dessous indiquez le nombre d'heures à partir duquel SYSPAIE commence à décompter le repos compensateur.

Mensualisation

Cases à options : choisissez le type de calcul pour la mensualisation : le chiffre 4,33 (arrondi) ou la fraction 52/12 (=4,33333333 …).

Médecine du travail

Paramétrage pour l'élément de visite à la médecine du travail, entrez une durée puis une affectation à une tranche horaire.

Jours fériés

Pour l'Alsace et la Lorraine, dans certaines conditions, ces jours sont fériés. Cochez simplement la case correspondante si tel est le cas.

Options Il s'agit d'options d'affichage des paramètres d'activité.

Activité

Les deux premières cases gèrent l'affichage des heures de fin et de la durée sur le planning de la personne. L'affichage de toutes les informations se fait au détriment de la place réservée à l'affectation.

La dernière case gère l'affichage de la durée en décimal ou en heure (4,5 en décimal et 4:30 en heure)

Récapitulatif

Indique la périodicité de calcul du tableau récapitulatif : par jours, semaines, mois ou période de paie

Totaux récapitulatifs

Dans le tableau récapitulatif, vous disposez de deux colonnes variables. Choisissez l'affectation pour chacune de ces deux colonnes dans la liste déroulante qui y est attachée

Affichage tranche horaire

Choisissez ici le mode d'affichage de l'icône représentant la tranche horaire dans le planning. Si vous cliquez sur activité, SYSPAIE reprendra la figurine attachée à l'activité choisie (cf. activité), sinon il mettra celle du type de la tranche d'heure (cf. Tranche d'heure)


Dimanche et jours fériés

Paramétrage du traitement des heures de travail les dimanches et jours fériés. Cochez les cases pour faire calculer une majoration dans le cas de tranches horaires placées le dimanche ou les jours fériés. Si vous cochez la case jours fériés travaillés, ces jours sont alors considérés comme des jours normaux.

Utilisation et saisie du planning Le but est de saisir ici les éléments constituant le planning du personnel. La boite de dialogue Activité est, comme celles de la paie, multifonctions. Vous y disposez d'un calendrier universel, d'un agenda, de la liste des salariés de l'entreprise (à condition de les avoir saisis au préalable). Une présentation par semaine, par jour et un récapitulatif périodique.

Dans un premier temps, nous allons voir comment saisie des éléments récurrents, puis des tranches horaires ponctuelles et enfin des journées d'absence.




Par l'icône :

Cliquez sur l'icône ci-contre dans la barre de menus

3. La boite de dialogue s'affiche sur l'agenda (onglet "semaine", une présentation par jour est également disponible en cliquant sur l'onglet "jours"

4. Commencez par choisir, dans la liste sur la gauche, la personne dont vous désirez saisir le planning.


Navigateur Date Positionnez vous sur la période choisie au moyen du navigateur date :

� Choisissez l'année en cliquant sur la flèche droite ou la flèche gauche

� Sélectionnez le mois de la même manière

� Sélectionnez le jour en cliquant dessus dans l'affichage ci-contre

Créer, modifier, supprimer une tranche horaire



2. Sous-menu Nouvelle tranche horaire [n]

Par l'icône :

Pour insérer une tranche horaire, vous avez deux possibilités :

� Cliquez sur l'icône Tranche Horaire, placée sous le

navigateur date

� Cliquez avec le bouton droit, dans la fenêtre de droite et choisissez la commande contextuelle Nouvelle

Dans les deux cas apparaît la boite de dialogue suivante :

Nous allons voir, onglet après onglet, comment créer une tranche horaire.


Onglet Tranche C'est le premier qui s'affiche à l'ouverture de la boite de dialogue.

� Date : SYSPAIE reprend automatiquement la date que vous avez sélectionné au moyen du navigateur date, mais vous pouvez facilement la modifier pour entrer la date voulue, soit en entrant par le clavier la nouvelle date, soit en utilisant les flèches bas et haut pour la modifier avec la souris.

� Horaire : sélectionnez dans la liste une tranche horaire que vous aurez paramétrée au préalable (cf. paramétrage des tranches horaires)

� De : entrez l'heure de début de la tranche horaire

� à : entrez l'heure de fin de la tranche horaire

� durée : SYSPAIE calcule et affiche automatiquement la durée, sous forme horaire ou sous forme décimale (cf. paramétrage durée). Vous pouvez également entrer directement la durée et SYSPAIE calculera automatiquement l'heure de fin.

� Activité : dans la liste des activités que vous avez paramétrées (cf. paramétrage activité), choisissez celle qui convient à la tranche horaire que vous programmez

� Absence : si une tranche horaire n'est pas réalisée, vous pouvez lui affecter un code absence choisi dans la liste des événements journées paramétrés au préalable (cf. paramétrage journée). Ce code absence invalidera alors la tranche horaire prévue.

� Matricule : SYSPAIE sélectionne par défaut le numéro du matricule de la personne en cours. Vous pouvez le modifier pour saisir le matricule d'un autre salarié

� Affectation : dans la liste des affectations que vous avez paramétré (cf. paramétrage affectations), choisissez celle qui convient à la tranche horaire que vous programmez

� Libellé : entrez un libellé personnalisé si vous le souhaitez. Pour une raison de place, ce libellé ne s'affichera qu'en présentation d'emploi du temps par "jours"

� Validez pour terminer la saisie si vous n'avez pas à ajouter d'autre

paramétrage (Périodique ou Paniers)

Onglet Périodique Cet onglet vous permet de définir une périodicité récurrente à la tranche horaire que vous venez de programmer.

� Récurrent : cochez la case pour définir la tranche horaire comme étant répétitive


� Par : cases à options. Indiquez si la récurrence se fait par : jours, semaines ou mois (un certain nombre de fois par jours, semaines ou mois)

� Jours travaillés : si précédemment vous avez sélectionné par jour ou par semaine, cochez les jours concernés. La case "Jours Fériés" vous permet de placer une tranche horaire les jours fériés également. Si la case n'est pas cochée, les jours fériés ne porteront pas la tranche horaire

� Fréquence : indiquez à SYSPAIE à quelle fréquence la tranche

horaire doit se répéter. Cet élément varie en fonction du choix fait dans la zone "Par"

� Jusqu'au : affectez la date de fin de la récurrence si elle existe,

sinon laissez la zone vide


paramétrage (Paniers)

Onglet Paniers Les paniers que vous avez créés dans le paramétrage de l'activité (cf. paramétrer les paniers) sont listés dans la boite de dialogue.

� Cliquez sur le ou les paniers à générer par la tranche horaire en création. Le sigle indique l'activation du panier pour cette tranche horaire.


paramétrage (Périodique ou Paniers)

Affichage de la tranche horaire Après validation, SYSPAIE insère la nouvelle tranche horaire dans

le planning du salarié concerné. Si vous avez paramétré une récurrence, vous verrez également apparaître les tranches générés automatiquement par SYSPAIE. La petite horloge à coté de l'icône

signifie qu'il s'agit d'une tranche récurrente.

Modifier une tranche horaire Par le clavier (crochets [ ]) , suivez les instructions suivantes :

1. Avec les touches [TAB] et Flèche haut - Flèche bas, sélectionnez la tranche que vous souhaitez modifier


3. Sous-menu Editer … [e]

Avec la souris, cliquez deux fois sur la tranche souhaitée.


Dans les deux cas, la boite de dialogue Tranche Horaire s'ouvre comme s'il s'agissait d'une création. Attention : si la tranche que vous modifiez fait partie d'une récurrence, SYSPAIE l'en extraira et si vous définissez une nouvelle récurrence, la précédente sera stoppée et la récurrence modifiée la remplacera pour les récurrences suivantes.

Déplacer une tranche horaire Par le clavier (crochets [ ]) , suivez les instructions suivantes :

1. Avec les touches [TAB] et Flèche haut - Flèche bas, sélectionnez la tranche que vous souhaitez déplacer


3. Sous-menu Couper … [c]

4. Atteignez le jour souhaité, avec les touches [TAB] et Flèche haut - Flèche bas


6. Sous-menu Coller … [o]

Avec la souris, sélectionnez la tranche à déplacer, maintenez la souris en sélection et déplacer la tranche où vous le souhaitez si c'est un déplacement dans

la même semaine. Sinon sélectionnez la tranche, puis cliquez sur l'icône

(couper), sélectionner le jour de destination et cliquez sur l'icône (coller). Vous pouvez également utiliser le menu contextuel en cliquant sur le bouton droit de la souris.

Copier une tranche horaire Par le clavier (crochets [ ]) , suivez les instructions suivantes :

1. Avec les touches [TAB] et Flèche haut - Flèche bas, sélectionnez la tranche que vous souhaitez copier


3. Sous-menu Copier … [p]

4. Atteignez le jour souhaité, avec les touches [TAB] et Flèche haut - Flèche bas


6. Sous-menu Coller … [o]

Avec la souris, sélectionnez la tranche à copier puis cliquez sur l'icône

(copier), sélectionner le jour de destination et cliquez sur l'icône (coller). Vous pouvez également utiliser le menu contextuel en cliquant sur le bouton droit de la souris.

Copier l'activité d'un salarié vers un autre Pour prévoir un remplacement, il peut être nécessaire de copier l'activité d'un salarié vers un autre.


Par le clavier (crochets [ ]) ou la souris , suivez les instructions suivantes :


2. Sous-menu Remplacement / Copie … [r]

3. Entrez la date de début de remplacement ou de copie

4. Entrez la date de fin de remplacement ou cochez la case jusqu'à la fin pour copier toute l'activité

Supprimer une tranche horaire Par le clavier (crochets [ ]) , suivez les instructions suivantes :

1. Avec les touches [TAB] et Flèche haut - Flèche bas, sélectionnez la tranche que vous souhaitez supprimer


3. Sous-menu Supprimer [s]

Avec la souris, sélectionnez la tranche à supprimer puis cliquez sur l'icône

(supprimer). Vous pouvez également utiliser le menu contextuel en cliquant sur le bouton droit de la souris.

Supprimer l'activité d'un salarié Vous pouvez également supprimer l'activité d'un salarié ou pour une affectation sur une période donnée.

Par le clavier (crochets [ ]) ou la souris , suivez les instructions suivantes :


2. Sous-menu Suppression activité … [p]

3. Entrez la date de début de suppression de l'activité

4. Entrez la date de fin de suppression de l'activité ou cochez la case jusqu'à la fin pour supprimer toute l'activité

5. Zone de choix : sélectionner le critère de suppression de l'activité : pour un salarié ou pour une affectation.

6. Dans la zone de droite, sélectionnez le matricule ou l'affectation à

supprimer (selon votre choix dans la zone précédente)

7. Validez pour lancer la suppression

8. Apurer : cette procédure permet de supprimer les récurrences qui

ne sont plus actives. Cette procédure ne supprime rien dans les plannings individuels


Ajouter un évènement de type "Journée" Le salarié est absent, malade, en congé, … pour une ou plusieurs journées. Vous n'avez pas besoin d'invalider chaque tranche horaire une à une. Il suffit d'affecter un type de journée absence. La procédure est la suivante :

1. Avec la souris, cliquer deux fois sur le bandeau gris du jour

souhaité ou cliquez sur le bouton

2. La boite de dialogue "Journée" s'affiche à l'écran

3. Dans la zone A Partir du SYSPAIE a placé la date que vous aviez sélectionné

4. A coté, dans la zone Jusqu'au, entrez la date de fin de l'absence ou cochez la case mois complet si c'est le cas

5. Choisissez un type d'absence dans la liste pré-paramétrée (cf. paramétrage type journée)

6. Cochez ou décochez les cases des jours pour lesquels il ne faut pas

créer d'événement de journée

7. Validez

8. L'icône correspondant au choix s'affiche sur la barre grisée et le style de caractère lié à l'absence remplace le style existant pour les tranches placées le ou les jours dit.

Utiliser le planning annuel Le planning annuel vous donne une vue d'ensemble des évènements journées placés pour l'ensemble du personnel. Si vous n'utilisez pas les tranches horaires, nous vous conseillons vivement d'effectuer votre saisie à partir de ce planning.

Par le clavier (crochets [ ]) ou la souris, suivez les instructions suivantes :


2. Sous-menu Planning annuel … [p]

Le planning suivant s'affiche alors à l'écran :


Pour entrer les différentes périodes d'absence, déplacez vous au moyen des ascenseurs jusqu'à la période souhaitée, sélectionnez les jours d'absence, s'il y en a plusieurs. Quand vous aurez lâché la souris, la boite de dialogue "Journée" apparaît. Pour la suite, reportez vous au paragraphe précédent.

Médecine du travail SYSPAIE vous permet également d'entrer les rendez-vous à la médecine du travail pour chaque employé. Cette information pourra être reprise pour l'édition de courriers personnalisés (cf. Listes et courriers).



2. Sous-menu Médecine du travail … [m]

La boite de dialogue suivante s'affiche alors à l'écran :

1. Dans la zone "Quand", entrez la date et l'heure du rendez-vous. Si vous sélectionnez "dans le mois", le rendez-vous n'est pas fixe

2. Où ? Sélectionnez le lieu où se fera la visite. SYSPAIE affiche ici tous les organismes ayant été définis comme étant Médecine du travail (cf. paramétrage des organismes)

3. Pourquoi ? entrez la raison de la visite (visite annuelle ou autre)

4. Dernière visite ? entrez, si vous la connaissez, la date et l'heure de la dernière visite.

5. Validez pour voir apparaître l'évènement dans l'agenda


Note Vous pouvez entrer des notes par jour et pour une personne. Ces notes seront visibles dans l'agenda.



2. Sous-menu Note … [n]

La boite de dialogue suivante s'affiche alors à l'écran :

3. Dans la zone supérieure entrez la date à laquelle vous souhaitez ajouter une note

4. Dans la zone suivante, entrez le texte de la note

5. Validez

Analyse du tableau récapitulatif Ce tableau récapitule les heures entrée par personne pour la période que vous avez choisie (cf. paramétrage option). C'est sur les informations présentées ici que vous pourrez faire, par la suite, la liaison avec la paie.




Par l'icône :

Cliquez sur l'icône ci-contre dans la barre de menus

3. La boite de dialogue s'affiche sur l'agenda (onglet "semaine"). Cliquez sur l'onglet "Récapitulatif". Ce dernier s'affiche après un temps de calcul :


� SYSPAIE indique la période concernée sur la partie supérieure.

Vous disposez toujours du navigateur date pour vous déplacer dans ces périodes.

� Le corps de la fenêtre est composé d'un tableau.

� Nous pouvons distinguer quatre types de colonnes, les heures travaillées les jours ouvrés, les heures travaillées le dimanche, les heures travaillées les jours fériés et la dernière colonne qui est paramétrable (cf. paramétrage activité). Les trois premiers types de colonne sont divisées en heures de jour et heures de nuit

� En ligne vous retrouvez les tranches horaires paramétrées avec, en plus, deux lignes supplémentaires (mensualisation : heures mensualisées et base horaire calculées à partir des heures récurrentes)

� La partie inférieure concerne les informations en semaine complète pour le calcul des paies (l'activité s'apprécie de semaine en semaine) et en particulier pour le calcul des heures supplémentaires et repos compensateur

� Dans le titre de la première zone vous trouvez les dates prises en compte pour le calcul des heures supplémentaires et du repos compensateur, dans notre exemple, du 24/8 au 30/8 (puisque la case "récapitulatif par semaine" est cochée dans les paramétrages)

� HT : Heures totales. Il s'agit du nombre d'heures réalisées dans la période indiquée ci-dessus

� HN : Heures normales. Il s'agit du nombre d'heures légales de travail en fonction de la période choisie. Dans le cas présent, le récapitulatif s'effectuant sur une semaine, ce sont les 39 heures qui sont pris en compte. Ce nombre d'heures est renseigné dans la boite de dialogue de paramétrage du planning (cf)

� H 25% : Heures supplémentaires à 125%. C'est le nombre d'heures comprises entre le nombre d'heures normales (HN) et le nombre d'heures de passage à 150% (cf. paramétrage). Dans notre cas : 41 heures effectuées -39 heures normales = 2 heures supplémentaires à 125%


� H 50% : Heures supplémentaires à 50%. Nombre d'heures supplémentaires comprises entre le nombre d'heures payées à 150% et le nombre d'heures payées à 200% (cf paramétrage)

� H 100% : Heures supplémentaires à 100%. Nombre d'heures supplémentaires dépassant le seuil des heures payées à 200% (cf paramétrage)

� RC : Heures donnant lieu à repos compensateur. Ce sont les heures dépassant le nombre prévu dans les paramétrages

� Vue restreinte : si l'option est cochée, SYSPAIE n'affiche dans le tableau récapitulatif que les lignes mouvementées

Etats - Edition de l'activité Outre la liaison avec les feuilles de paie, vous pouvez éditer les informations que vous saisissez dans la gestion de l'activité.


1. Menu Etats [Alt+t]

2. Sous-menu Edition de l'activité… [a]

A ce niveau, vous pouvez sélectionner cinq types de documents à éditer : un semainier, un état mensuel, le document récapitulatif, le solde des congés et le tableau des absences

Semainier

Vous éditez, sur une semaine, le planning d'une personne avec l'ensemble de l'activité de la semaine.

Il est également possible d'éditer, pour une affectation donnée, la liste et les heures du personnel qui y intervient dans la semaine sélectionnée.

Etat mensuel


Edite l'ensemble des heures et des activités par affectation ou par personne sur un mois donné.

Etat récapitulatif

Edite les informations de base du tableau récapitulatif avec la distinction des jours ouvrables, dimanche et jours fériés et, pour chacun d'entre eux, les heures de nuit et heures de jour. Ce tableau peut être édité par personne ou par affectation.

Solde congés

Edite les soldes de congés payés tels qu'ils apparaissent dans l'onglet Congés payés de la fenêtre Activité.

Absences

Edite l'état des absences par personne sur la période considérée.


Options de la boite de dialogue

Choix du type de document : Dans les trois types de documents précédemment cités, choisissez le document que vous souhaitez éditer, semainier, mensuel ou récapitulatif.

Période : s'il s'agit du semainier, indiquez la date de début de l'édition, SYSPAIE prendra en compte les 6 jours suivants, s'il s'agit du mensuel ou du récapitulatif, la période sera obligatoirement un mois.

Choisissez ensuite le critère d'édition de l'état, par salarié ou par affectation

Salarié : si vous éditez l'état par salarié, vous avez le choix entre l'édition de tous les salariés et un salarié en particulier. Dans ce dernier cas, cliquez dans la case Salarié et sélectionnez dans la liste déroulante, sur la droite, le salarié choisi

Affectation : comme pour l'édition par salarié, choisissez toutes les affectations ou une affectation particulière.

Options Edition mensuelle L'onglet "Option" de la boite de dialogue est activée pour le document "Mensuel" ou "Récapitulatif" nous allons examiner les différentes options :

Edition : Choisissez ici le contenu du tableau édité : les horaires, les types d'horaires, les journées ou, dans le cas des deux premiers choix, priorité aux journées quand il y en existe. Le choix "(vide)" vous permet d'éditer un tableau vide pour une pré-saisie manuelle par exemple.

Présentation : Indiquez à SYSPAIE si vous désirez espacer plus ou moins les lignes du tableau, si vous désirez un trait séparateur entre chaque ligne et si une ligne de totalisation est nécessaire.

Options Edition Récapitulatif

Activité : Sélectionnez l'édition par activité ou par heures supplémentaires, si vous choisissez l'activité, indiquez également dans la liste jointe quelle ligne du tableau récapitulatif vous souhaitez imprimer

Heures supplémentaires : si vous sélectionnez cette option, SYSPAIE vous éditera le tableau des heures supplémentaires des personnes sélectionnées. Il s'agit des heures supplémentaires figurant sur le tableau récapitulatif

Période : si vous désirez une période différente du mois, sélectionnez la dans ces champs.

Vue restreinte : Cochez la case si vous ne souhaitez imprimer sur votre état que les lignes (salariés ou affectations) mouvementées


Options Edition Absences Vous pouvez sélectionner ici les types d'absence à ne pas imprimer. Par exemple, si vous ne désirez imprimer que les congés payés, sélectionnez tous les autres types d'absence.

Dans l'exemple ci-après, tous les types sont sélectionnés, sauf le type "Absence".

Liaison entre l'activité et la paie Pour éviter toute ressaisie, fastidieuse et source d'erreur, SYSPAIE vous offre la possibilité de lier les informations entrées dans la gestion de l'activité aux rubriques de la feuille de paie. Une fois cette liaison établie, SYSPAIE reprendra, lors de chaque calcul de paie, les chiffres du tableau récapitulatif.

Pour que cela fonctionne, il est nécessaire de créer des rubriques spécifiques qui vont puiser les informations dans l'activité.

En réalité, il vous est possible de reprendre toutes les informations du tableau récapitulatif, par exemple : heures de travail, heures supplémentaires, heures de jour, de nuit, jours de congés, d'absence, …

Pour cela vous devez vous référer au chapitre consacré aux rubriques (cf. rubriques).

� Dans le type de calcul, choisissez "Activité"

� Référence : choisissez ici le type d'heure ou de journée. Vous retrouvez ici les lignes du tableau récapitulatif, heures normales, exceptionnelles, congés payés, absences, …

� Activité : il s'agit ici des colonnes du tableau récapitulatif, heures de nuit, dimanche, jours fériés, … Ou encore les heures supplémentaires à 25%, 50% ou 100% et les jours de repos compensateur

En liant une référence avec une activité, vous arrivez bien, sur le principe du tableur, à sélectionner les différentes valeurs souhaitées.

Guide d’utilisation Syspaie Glossaire •••• 120

Glossaire

BBAN Basic Bank Account Number

champ Colonne d'informations dans une table. Plusieurs champs associés constituent un enregistrement. (ex. : Nom, Prénom, Adresse, …)

enregistrement Ligne horizontale d'une table qui contient un groupe de champs de données associés.

Etablissement Il s'agit d'une subdivision de l'entreprise. L'entreprise peut compter un ou plusieurs établissements. Chaque salarié est obligatoirement affecté à un établissement.

Format La propriété Format permet de limiter les caractères que l'utilisateur peut saisir à des caractères et des formatages valides. Si l'utilisateur tente de saisir un caractère incorrect, il n'est pas accepté. La validation effectuée en utilisant Format se fait caractère par caractère.

Un masque est composé de trois parties séparées par des points-virgules. La première partie définit le masque à proprement parler. La deuxième partie contient le caractère déterminant si les caractères littéraux du masque sont inclus ou non dans les données. La troisième partie du masque indique le caractère utilisé pour matérialiser les caractères à saisir dans le masque.

La liste suivante énumère les caractères spéciaux utilisés dans la première partie du masque :

Caractère Signification dans le masque

! Si un caractère ! apparaît dans le masque, les caractères facultatifs sont représentés à l’affichage comme des espaces de début. Si le caractère ! n'est pas présent, les caractères facultatifs sont représentés à l’affichage par des espaces de fin.


> Si un caractère > apparaît dans le masque, tous les caractères suivants sont en majuscules jusqu'à ce que la fin du masque soit atteinte ou qu'un caractère < soit rencontré.

< Si un caractère < apparaît dans le masque, tous les caractères suivants sont en minuscules jusqu'à ce que la fin du masque soit atteinte ou qu'un caractère > soit rencontré.

<> Si ces deux caractères apparaissent ensemble dans un masque, aucune vérification majuscules/minuscules n'a lieu et la donnée est formatée selon les majuscules et minuscules saisies par l'utilisateur.

\ Les caractères qui suivent un caractère \ sont littéraux. Utilisez ce caractère lorsque vous souhaitez qu'un caractère spécial du masque soit un caractère littéral inclus dans la donnée.

L Le caractère L rend obligatoire un caractère alphabétique à cette position. Pour la France, il s'agit des caractères A-Z et a-z et des lettres accentuées.

l Le caractère l autorise un caractère alphabétique à cette position, sans le rendre obligatoire.

A Le caractère A rend obligatoire un caractère alphanumérique à cette position. Pour la France, il s'agit des caractères A-Z, a-z, 0-9 et des lettres accentuées.

a Le caractère a autorise un caractère alphanumérique à cette position, sans le rendre obligatoire.

C Le caractère C rend obligatoire un caractère quelconque à cette position.

c Le caractère c autorise un caractère quelconque à cette position, sans le rendre obligatoire.

0 Le caractère 0 rend obligatoire un caractère numérique à cette position.

9 Le caractère 9 autorise un caractère numérique à cette position, sans le rendre obligatoire.

# Le caractère # autorise un caractère numérique, ainsi que les signes plus (+) et moins (-) à cette position, sans les rendre obligatoires.

: Le caractère : est utilisé pour séparer les heures, les minutes et les secondes dans une donnée horaire. Si le caractère de séparation des heures, des minutes et des secondes défini par les Paramètres régionaux du Panneau de configuration de votre système est différent, ce caractère est utilisé à la place de :.

/ Le caractère / est utilisé pour séparer les jours, les mois et les années dans une date. Si le caractère de séparation des jours, des mois et des années défini par les Paramètres régionaux du Panneau de configuration de votre système est différent, ce caractère est utilisé à la place de /.

; Le caractère ; est utilisé pour séparer les trois parties d'un masque.

_ Le caractère _ insère automatiquement des espaces dans le texte. Si l'utilisateur saisit des espaces dans le champ, le curseur saute les caractères.

Tout caractère n'apparaissant pas dans le tableau précédent peut être utilisé dans la première partie du masque comme caractère littéral. Les caractères littéraux doivent avoir un correspondant exact dans la saisie des données du champ. Il sont insérés automatiquement et le curseur les saute pendant la saisie. Il est possible de faire apparaître comme littéral un des caractères spéciaux du masque en le faisant précéder du caractère barre oblique inverse (\).

La deuxième partie du masque ne contient qu'un seul caractère indiquant s'il faut ou non inclure les caractères littéraux du masque dans le champ. Par exemple, le


masque d'un numéro de téléphone peut être défini par la chaîne suivante :

(000)_000-0000;0;*

Le 0 dans la seconde partie du masque indique que la valeur du champ ne doit contenir que les 10 chiffres saisis et non les 14 caractères constituant le numéro de téléphone apparaissant à l'utilisateur.

Un 0 dans la deuxième partie du masque indique que les littéraux ne doivent pas être inclus ; tout autre caractère signifie qu'il faut les inclure.

La troisième partie du masque indique le caractère apparaissant dans le contrôle de saisie pour matérialiser les blancs (les caractères à saisir). C'est par défaut le caractère utilisé pour les espaces littéraux. Ces deux caractères apparaissent donc identiques dans la fenêtre de saisie. Cependant, si un utilisateur entre des données dans le champ, le curseur sélectionne successivement chaque caractère blanc et saute au-dessus des caractères espace.

IBAN International Bank Account Number

PCS-ESE code INSEE des Professions et Catégories Socio-Professionnelles - Emploi Salariés d'Entreprises

table Structure constituée de lignes (enregistrements) et colonnes (champs) contenant des données.

TDS Transfert de Données Sociales.

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