TaskTimer Presentation

5/10/2018 TaskTimer Presentation - slidepdf.com

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Pour l’organisation du temps,

des équipes et des projets

Présentation de TaskTimer



Sommaire1 TASKTIMER, C’EST QUOI ? .............................................................................................3

1.1 La planification ..............................................................................................................3

1.2 La gestion des activités ................................................................................................3

1.3 La gestion des projets...................................................................................................3

2 TASKTIMER, POUR QUI ? ................................................................................................4

3 TASKTIMER, POUR QUOI ?..............................................................................................4

4 LES FONCTIONNALITES DE TASKTIMER ......................................................................5

4.1 Gestion des agendas ....................................................................................................5 4.2 Gestion des ressources : lieux et équipements .........................................................5

4.3 Gestion d’annuaire ........................................................................................................5

4.4 Gestion des activités.....................................................................................................5

4.5 Gestion de la messagerie électronique (version 6) ......................................................5

4.6 Gestion des objectifs ....................................................................................................6

4.7 Gestion des projets.......................................................................................................6

4.8 Paramétrage et intégration ...........................................................................................6

5 PLANIFIER SON TEMPS AVEC TASKTIMER ..................................................................7

5.1 Gérer son agenda ..........................................................................................................8

5.2 Organiser des réunions ................................................................................................9

5.3 Partager l’information .................................................................................................10

6 ORGANISER SES ACTIVITES AVEC TASKTIMER........................................................11

6.1 Gérer des tâches .........................................................................................................11

6.2 Organiser et analyser les tâches................................................................................11 6.3 Gérez et intégrer vos mails dans TaskTimer (version 6) .............................................12

7 GERER UN PROJET AVEC TASKTIMER .......................................................................13

7.1 Créer un projet.............................................................................................................13

7.2 Planifier un projet........................................................................................................14

8 ASPECTS TECHNIQUES.................................................................................................15

8.1 Architecture de TaskTimer / Project Controller ........................................................15

8.2 TaskTimer et la mobilité..............................................................................................16

Modifié le 23 avril 2003

Copyright 2003 Intesys

Présentation de TaskTimer – Page 2 sur 16



1 TaskTimer, c’est quoi ?

TaskTimer est un logiciel de gestion du temps, des activités et des projets, destiné à toutepersonne ou groupe de personne qui souhaite améliorer son organisation.TaskTimer peut être considéré comme un compagnon technologique flexible et inestimablepour optimiser l’utilisation de son temps et pour réaliser ses objectifs.A travers ses fonctions de planification et de partage d’informations, TaskTimer permet à ungroupe de travail, de gérer des objectifs et des projets communs mais aussi d’échanger touttype d’informations telles que, plannings, coordonnées de personnes ou de sociétés, notes etfichiers liés à des activités, etc…Plus qu’un outil de planification, TaskTimer repose sur le concept de continuité entre lesobjectifs définis et les activités quotidiennes. Ainsi, l’objectif oriente les actions et donne dusens au travail quotidien des individus.

TaskTimer est ouvert vers les standards technologiques actuels : Microsoft Office, MessagerieMicrosoft Exchange/Outlook ou Lotus Notes avec Site Connector et QuickSync , base dedonnées SQL Server ou Oracle avec ODBC , l’Internet et votre téléphone mobile Wap avecTaskTimer Internet Server et TimeWap , les assistants numériques Palm OS ou Pocket PCavec Intellisync .

1.1 La planification

TaskTimer propose des fonctions permettant de planifier efficacement son temps.Les fonctions d’agenda de TaskTimer sont puissantes et permettent à chacun de disposer detous les éléments pour ne plus rien oublier. TaskTimer gère les rendez-vous individuels ou les

réunions collectives en y associant tout type de documents (ordre du jour, note, compte-rendu, ..), une gestion de la confidentialité, la réservation de lieux ou d’équipement ainsi quede nombreuses fonctionnalités plus élaborées telles que la gestion des temps de trajets, destâches de préparation de réunions, le suivi des budgets horaires et financiers…

1.2 La gestion des activités

TaskTimer donne en temps réel une vision globale de l’activité d’une personne, d’une équipeou de l’entreprise et permet de connaître en permanence l’état de chaque tâche et leséchéances critiques.

La gestion des tâches et des contacts est facilitée par l’utilisation de listes d’actionsparamétrées en fonctions de plusieurs critères significatifs tels que la période, le typed’activité, le regroupement par thème , …Ainsi, chaque utilisateur peut se constituer un véritable tableau de bord de l’activité et disposerde la bonne information au bon moment.

1.3 La gestion des projets

Pour bien gérer son activité, il ne suffit pas de gérer son agenda. Il est absolument nécessaired’avoir une vision plus étendue de ses missions et objectifs. La gestion de projet dansTaskTimer, permet à une personne ou à une équipe de fédérer l’ensemble des actions –

tâches, contacts, réunions – autour d’un objectif commun.Chaque personne participant à un projet dispose de toutes les informations relatives à ceprojet. Une gestion des délégations, simple et puissante, permet de suivre l’avancement destâches pour chaque personne.




2 TaskTimer, pour qui ?

Manager, directeur, chef d’entreprise :TaskTimer vous offre une vued’ensemble des projets et des activités gérés par votre équipe.

Système collaboratif et participatifPartage d’informations entre les acteursAccompagne une dynamique de changementGestion des délégations et du suivi

Collaborateurs :TaskTimer vous permet de planifier efficacement vos activitéset vous offre un véritable tableau de bord de votre activité.

Agenda individuel et collectifGestion des priorités

Checklist sur mesure pour le suivi d’activité

3 TaskTimer, pour quoi ?

TaskTimer apporte une nouvelle dimension à votre organisation individuelle ou collective.Voici quelques exemples de projets d’amélioration de l’organisation du travail dans lesquelsTaskTimer s’intègre totalement :

Améliorer la gestion du temps individuel.Accompagner une démarche de changement (nouvelle organisation,management participatif, ).Faciliter et accompagner la démarche qualitéMettre en place un suivi des activités et des projets.Améliorer la communication interne ou externe.Définir des objectifs individuels et collectifs.Rechercher l’optimisation de l'efficacité et de la productivité de votreorganisation.Optimiser les ressources.




4 Les fonctionnalités de TaskTimer

4.1 Gestion des agendas

Gestion d'agenda partagésVue individuelle, collective, d’ensembleGestion des temps réservés (temps bloqué, RTT, Congés, …)Gestion des événements (personnel ou collectif)Processus d'invitation et d’information aux rendez-vousVisualisation des plannings collectifsGestion des conflits de planificationGestion des réservations des ressources (salles, matériels, ..)Gestion des agendas d’autres personnes (fonction secrétaire)

Gestion de documents (notes, documents bureautique, …)

4.2 Gestion des ressources : lieux et équipements

Gestion des plannings des lieux et équipementsRéservation de salles, lieux et matérielsGestion dynamique des disponibilités des ressourcesGestion des autorisations de réservation par utilisateur ou groupe d’utilisateur

4.3 Gestion d’annuaire

Annuaire de personnes et de sociétésInformations standards et personnaliséesMoteurs de recherche en texte libre puissantGestion des privilèges (répertoire global, privé, par service, …)

4.4 Gestion des activités

Gestion des tâches et des contactsCatégorisation des activitésDélégation de tâches

Processus de suivi manuel et automatiqueGestion des prioritésListes d'activités (Checklists)Gestion de budget par activités (temps et financier)Suivi des coûtsAffectation des coûts par tâche (forfait)Gestion de scénarios publics (affichage préétablis)Gestion des types de rendez-vous et d'événements

4.5 Gestion de la messagerie électronique (version 6)

Gestion d’un compte de courrier électronique (compte POP)Réception et envoi de messages mail dans TaskTimerTransformation intégrale de courrier électronique en activité TaskTimer




4.6 Gestion des objectifs

Vision globale des objectifs individuels ou partagésTraduction en plans d’actionsÉtats d’avancementsCommunication

4.7 Gestion des projets

Processus collaboratif intégré (informations partagées, validations, délégations,notifications, partage d’information,…)Gestion de projets en temps réelInteraction avec les agendas (web, wap, TaskTimer, MS-Outlook, Lotus Notes,

Assistants numériques) des différents acteurscompatibilité avec les outils bureautique Ms-OfficeProcessus projet intégré (projet, sous-projet, étape, tâche, budget, délai, …)Gestion des délégations (négociation, état d’avancement, partage d’informations,affectation, …)Gestion des budgets (prévu et réalisé)Visualisation des plans de charges individuels et collectifsTraçabilité et suivi de toutes les actions constituantes d'un projetAssistant de création et de suivi de projetGestion de modèles de projetsExportation des données

Gestion des profils d'utilisateurs (coûts spécifiques, horaires spécifiques, ...)Gestions des autorisations d'accès utilisateurs

4.8 Paramétrage et intégration

Personnalisation de l’interface sur plusieurs niveauContrôle total de la confidentialité au niveau individuel et par groupe de personnesConfiguration de l’intégration avec des systèmes de messagerie externes pour lesrendez-vousAdaptation ou création de modèles de notesIntégration avec MS-Word pour le publipostageEnvoi d’Email possible avec MS-OutlookIntégration avec un modem pour l’émission d’appels téléphonique ou faxFonctions d’import/export puissantesGestion de scénarios d’affichage individuel ou publicSynchronisation avec les assistants numériques Palm OS et Pocket PC avec Intellisync




5 Planifier son temps avec TaskTimer

Une vue d’ensemble de son activité

Planifier son temps avec TaskTimer c’est :

La gestion des plannings individuels et collectifsLa visualisation transparente ou protégée des agendas des utilisateursUne manière simple et efficace d’organiser des réunionsUne manière efficace d’organiser et de partager l’information (notification de rendez-vous, le partage d’événements, le partage de documents, la notification dynamiquelors d’une modification de note, …)

TaskTimer c’est aussi :Une gestion facilitée pour les rendez-vous récurrents (réunion hebdomadaire,réunion projets,…)La préparation des rendez-vousLa gestion des temps de trajets

La réservation de ressources (salle, équipement, …) pour les réunionsUn processus collaboratif de validation des propositions de rendez-vousetc…




5.1 Gérer son agenda

Créer un rendez-vous




5.2 Organiser des réunions

Afficher des plannings collectifs, identifier des plages disponibles, créer une réunion

Les personnes concernées sont automatiquement sélectionnées




5.3 Partager l’information

Créer, organiser et partager tout type de documents :

des notes simplesdes notes basées sur des modèles personnalisés à la charte de l’entreprisedes documents extérieurs (document Word, tableau Excel, présentationPowerPoint, images, …)

Créer des notes, utiliser des modèles de note entièrement personnalisables

Un éditeur de note complet et compatible Microsoft Excel et Word

Des attachements de tout type de documents (document Word, tableau Excel, présentation PowerPoint,.. )




6 Organiser ses activités avec TaskTimer

6.1 Gérer des tâches

Créer des tâches et gérer des priorités

6.2 Organiser et analyser les tâches

Concevoir et utiliser des checklists d’activités pertinentes et efficaces




6.3 Gérez et intégrer vos mails dans TaskTimer (version 6)

Réception et consultation du courrier électronique

Chaque mail peut se transformer en activité et être attaché à un projet

TaskTimer c’est aussi :

La délégation et le suivi des activités

La possibilité de réaliser des analyses croisées d’informations (par personne, pargroupe, par projet, par type d’information – référence,…)Importation et exportation de tout type d’informations (fichiers textes, csv, excel, …)




7 Gérer un projet avec TaskTimer

7.1 Créer un projet

Création d’un projet : définition, équipes, délais, objectifs




7.2 Planifier un projet

Le Plan Gantt permet de visualiser les étapes et les tâches

TaskTimer c’est aussi :

La relation avec les objectifsLa programmation d’états pour communiquer l’avancement du projetLe suivi des coûts horaires et financiers prévus et réalisés (par tâche, par personneou par projet)La charge de travail de chaque participant au projet




8 Aspects Techniques

8.1 Architecture de TaskTimer / Project Controller

Informations :

Compatible ODBC (Sql Server, Oracle, DB2, Sybase)Intégration en natif avec des annuaires LDAP, SMTP, MAPI, Lotus Notes(VIM) pour laréservation des rendez-vousUtilisation possible du client MS-Outlook pour l’envoi du courrier électroniqueSynchronisation avec les assistants personnels (PDA) de type, Palm OS, Pocket PC etPsion 5 (TTIC/Intellisync, Psion Connector) - option

Synchronisation avec Exchange / Outlook et Domino/Notes (Site Connector) - option Accès complet aux projets, aux activités et à l'agenda par Internet (TT Internet Server5.2) - option Accès à l'agenda via les téléphones mobile (USWP – Timewap) – option





8.2 TaskTimer et la mobilité

Réseau local ouWan (Xdsl)

WAPGPRS

3G

PDA (Palm OS 4/5,

PocketPC, Psion)

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