UNITED NATIONS INDUSTRIAL DEVELOPMENT ORGANIZATION

TERMES DE REFERENCE POUR LE PERSONNEL RECRUTE SOUS ACCORD DE SERVICE INDIVIDUEL (ISA)

Désignation du poste : Assistant/e administratif/veLieux d’affectation : TunisCouverture géographique de la mission :

Tunis avec possibilité de missions sur le terrain

Date d’entrée en vigueur : 1er Janvier 2017Date de fin de contrat : 31 Mars 2017 (période d’essai de 3

mois renouvelable sur la base de l’évaluation de performance et la durée de vie du projet)

Nombre de jours ouvrables : 21 jours ouvrables par mois (full time)

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

L'Organisation des Nations Unies pour le développement industriel (ONUDI) est une institution spécialisée des Nations Unies. Elle a pour mission de promouvoir et d'accélérer la croissance industrielle durable des pays en voie de développement et des économies en transition et d'œuvrer à l'amélioration des conditions de vie des pays les plus pauvres dans le monde en mobilisant ses ressources et ses compétences internationales.

CONTEXTE DU PROJET

“Facilitation de l’emploi des jeunes grâce à la promotion de l’entrepreneuriat et le développement des entreprises dans 14 gouvernorats de la Tunisie: Beja, Gafsa, Gabès, Jendouba, Kairouan, Kasserine, Kef, Kébili, Medenine, Sidi Bouzid, Siliana, Tataouine, Tozeur et Zaghouan – Mashrou3i”, est un projet réalisé par l’Organisation des Nations-Unies pour le développement industriel (ONUDI).

L’initiative est financée par l’Agence des Etats-Unis pour le développement international (USAID), la Coopération italienne au développement et HP. Le projet ONUDI vise à encourager l’emploi pour les jeunes dans les gouvernorats précités grâce à l’entreprenariat et au développement des entreprises. Le projet apporte un soutien direct aux entrepreneurs et aux entreprises par le biais de formations, de coaching d’affaires et d’assistances techniques et vise à améliorer les connaissances et la capacité des institutions d’appui aux entreprises locales. L’approche du projet est conforme à la stratégie du Gouvernement tunisien, qui vise

à promouvoir le développement du secteur privé par la création de petites et moyennes entreprises (PME) et la croissance dans les gouvernorats vulnérables.

Ce projet se base sur un portefeuille de programmes de l’ONUDI et HP pour favoriser la création d’entreprises et l’entrepreneuriat des jeunes selon les deux axes suivants :

• Aider les institutions de support locales, aussi bien publiques que privées, à fournir des services de qualité aux jeunes entrepreneurs,

• Assister directement des projets avec un potentiel élevé pour la création d’emplois. En particulier des entrepreneurs aspirants, des start-ups et entreprises existantes sélectionnées seront assistées.

Pendant la première phase du projet (2013 – 2016), le projet a englobé des activités dans les gouvernorats de Gafsa, Kairouan, Kasserine, Kebili, Kef, Medenine, Sidi Bouzid et Tataouine. Fin 2016, le projet s’est étendu aux 14 gouvernorats prioritaires de la Tunisie pour 5 ans.

Dans ce contexte, il a été prévu le recrutement d'un ou d’une assistante administrative à support Consultant Technique Principal – CTP et du Project Manager - PM. L’employé, sous l’étroite supervision du CTP et du PM, devra assurer les taches suivantes :

Tâches principales à accomplirRésultats attendus,

concrets et mesurables

1) Organisation administrative et logistique

Assurer l’organisation et la logistique des séances de formation, des séminaires et de toutes les réunions nécessaires à la mise en œuvre du projet (invitations, logistique, feuilles de présence, matériel et documentation nécessaire).

Assurer l’organisation des missions de terrain des experts du projet et du personnel ONUDI en mission en Tunisie et, éventuellement, à l’étranger (visas de sécurité, réservation du véhicule, réservation hôtel, pick-up à l’aéroport, etc.).

Maintenir à jour le calendrier des activités du projet sur la base du plan de travail établi.

Préparer et maintenir constamment à jour la liste des contacts des partenaires, bénéficiaires, experts et contreparties du

L’organisation administrative et la logistique des activités du projet sont assurées

projet.

Maintenir à jour la liste des fournisseurs et des prestataires de services (base de données, documents, payements, etc.) avec information actualisée sur le montant des achats par fournisseur dans l’année financière.

Contacter les prestataires de services pour la bonne mise en œuvre du projet (demande de facture pro-forma, suivi des livrables, suivi des paiements, etc.).

Sur la base des indications du CTP, rédiger, transmettre et effectuer le suivi de toute correspondance officielle du projet.

Assurer le classement de la correspondance officielle du projet.

Assurer la constante mise à jour de l’inventaire du projet et veiller au bon fonctionnement des équipements et matériels de bureau ainsi qu’à son entretien.

2) Gestion financière et comptable

Mettre en œuvre toutes les tâches financières et comptables effectués dans le cadre du projet, en coordination avec l’ONUDI siège et le personnel de l’ONUDI Tunis (offres – proforma de fournisseurs, bons de commande,)

Assurer le suivi des paiements des fournisseurs et des experts nationaux à temps

Tenir à jour les dossiers des achats et les insérer dans l’inventaire

Assister le CTP dans le suivi financier des petites dépenses (Petty Cash) et assurer la tenue des dossiers de classement et la transmission au Siège des pièces justificatives (Advance Expenses Report)

Assurer, en coordination avec le personnel de la Représentation ONUDI de Tunis, le suivi des demandes d’exonération de TVA

Toute autre activité, en ligne avec le profil d’expertise, demandée par le coordinateur du projet

3) Assurer régulièrement la liaison pour les tâches administratives et financières avec le personnel du projet basé à l’ONUDI siège

La gestion financière et comptable est assurée

Compétences nécessaires pour le poste

Valeurs fondamentales :1. Intégrité2. Professionnalisme3. Respect de la diversité

Compétences fondamentales :1. Approche orientée sur les résultats2. Aptitudes à planifier et à organiser3. Sens des responsabilité4. Esprit d'équipe5. Aptitude à donner confiance

Expérience requise

Education: minimum BAC + 3

Expérience technique et fonctionnelle : minimum 3 ans d’expérience dans le domaine de la gestion administrative ou financière de projets, de sociétés ou d’organisations. Très bonne connaissance des outils informatiques (Word, Excel, Power Point, etc.) et de l’internet. L’expérience de travail avec l’ONUDI, avec d’autres agences internationales et/ou agences bilatérales est considérée comme un atout.

Langues : La maîtrise du français et de l’arabe sont requises ainsi que la bonne connaissance de l'anglais parlé, écrit et compris.