Trois temps pour mieux communiquer Les commissaires aux comptes à la rencontre de leurs clients Support de formation [ janvier - avril 2012 ]

Trois temps pour mieux communiquer

Les commissaires aux comptes à la rencontre de leurs clients

Support de formation

[ janvier - avril 2012 ]



Mettre en œuvre la Norme de bon exercice

« Démarche d’optimisation de la communication du commissaire aux comptes avec le dirigeant de PME »

Support animateurs


Mettre en œuvre la Norme de bon exercice

« Démarche d’optimisation de la communication du commissaire aux comptes

avec le dirigeant de PME »





Plan de la formation (1/2)PARTIE 1 – UN CONSTAT A PARTAGER

• Action de la CNCC vers les PME

• Constat : des faiblesses subsistent …

PARTIE 2 – LA REPONSE DES PROFESSIONNELS / DE LA PROFESSION

• La mobilisation via une norme de bon exercice : pourquoi ?

• Concrètement : 3 temps pour communiquer

• Mieux communiquer : un triple intérêt

» Intérêt pour le CAC

- Les mauvais prétextes pour ne pas aller voir son client

- Pourtant, un intérêt évident pour le CAC

» Intérêt pour la profession

- Faire comprendre l’utilité du CAC : un nouvel enjeu

» Intérêt pour le dirigeant

- Comprendre la valeur ajoutée de la mission du CAC

- Utiliser les conclusions de ses travaux comme outil de pilotage



Plan de la formation (2/2)

PARTIE 3 – PRESENTATION DE LA NORME ET DES OUTILS

• Objectif de la norme de bon exercice

• Vue d’ensemble de la démarche

• Temps n°1 : Entretien d’acceptation de mission

- Objet et supports

- Quelques règles d’or

• Temps n°2 : Entretien préalable à la mise en œuvre des contrôles

- Objet et supports


• Temps n°3 : Entretien sur l’audit des comptes

- Objet et supports


- Déclarations de la direction

- Vérifications spécifiques

CONCLUSION

• Synthèse et suivi des entretiens

• Application NBE ( support électronique)

PARTIE 1

UN CONSTAT A PARTAGER

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Action de la CNCC vers les PME

Depuis 3 ans, une priorité majeure de la CNCC a été l’action vers les PME

Norme PE (NEP 910 homologuée par arrêté du 2 mars 2009) : principe de l’audit adapté à la taille de l’entité

Simplification de la démarche d’audit dans les petites entités (Pack PE)

Défense de la mission d’audit dans les PME auprès des pouvoirs publics et des entreprises

• Loi de simplification et d’amélioration de la qualité du droit (loi Warsmann)

• Soutien du Garde des Sceaux aux assises 2011 de la CNCC

• Actions de lobbying auprès de la Commission européenne

• Livre vert et projet de directive européenne

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Constat : des faiblesses subsistent …

Faiblesse / présence relationnelle

• Présence insuffisante du CAC dans les entreprises auditées

• Manque de rencontres entre le CAC et son client

Conséquences

• Mauvaise image du CAC auprès des dirigeants de PME et doute sur son utilité

• Baisse de la qualité des travaux

• Mise en cause des CAC

PARTIE 2

LA REPONSE DES PROFESSIONNELS

/ DE LA PROFESSION

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La mobilisation via une norme de bon exercice, pourquoi ?

Pour assurer la mobilisation de chaque professionnel, une norme comportementale de bon exercice a été édictée par la CNCC, suivant la volonté de son Président :

« Démarche d’optimisation de la communication du CAC avec le dirigeant de PME »

Il s’agit d’une norme :

• interne à la profession

• indépendante du corpus des normes homologuées

• permettant d’encadrer la démarche de communication

• et de préciser certains temps forts de communication

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Concrètement… 3 temps pour communiquer

Entretien d’acceptation

de mission

Entretien préalable

à la mise en œuvre des contrôles

Entretien sur l’audit

des comptes

N

La communication avec le dirigeant fait partie des obligations du CAC tout au long de sa mission d’audit

Les entretiens du CAC avec le dirigeant s’articulent autour de trois temps forts, identifiés eu égard aux défaillances observées en termes de communication

Au travers de ces entretiens, le CAC renforce l’efficacité de sa mission en sécurisant son opinion

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Intérêt pour le CAC (1/2)

Déontologie et indépendance

Risque d’immixtion dans la gestion

Budget, temps et distance

Mauvaise appréciation des rôles respectifs Expert-comptable et Commissaire aux comptes

Dérive de la priorité donnée au dossier de travail

Le manque d’outils

Le commissariat aux comptes est une activité accessoire pour le cabinet

Les mauvais prétextes pour ne pas aller voir son client :

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Intérêt pour le CAC (2/2)

Comprendre l’entreprise et les besoins de l’entrepreneur

Analyser les risques

Maîtriser les risques

Ajuster les contrôles aux risques identifiés

Etre en conformité avec les textes légaux et réglementaires

Sans parler du plaisir de rencontrer son client pour lui présenter le principe de la mission, sa qualité, son intérêt et les conclusions de ses travaux …

Pourtant, un intérêt évident pour le CAC :

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Intérêt pour la profession

Relayer sur le terrain le message de l’utilité du CAC défini au plan national

Promouvoir l’activité du CAC dans les PME (1,2 milliard de CA annuel)

Une responsabilité collective mise en avant dans toutes les interventions du Président de la CNCC

Etre reconnus par le marché et par les entreprises comme des acteurs de confiance

et de croissance : Créer un effet miroir sur le rôle du CAC

Une légitimité davantage reconnue par les clients qu’imposée par la loi

Faire comprendre l’utilité du CAC : un nouvel enjeu

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Intérêt pour le dirigeant (1/2)

Tirer profit de la mission du CAC :

• Fiabilité de l’information financière

• Prévention des risques

• Respect des textes légaux et réglementaires

Accroître sa crédibilité auprès des tiers : Etat, financeurs, salariés, fournisseurs

Comprendre la complémentarité des missions Expert-comptable / CAC

Mieux apprécier le rapport coût / avantage de la mission du CAC

Comprendre la valeur ajoutée de la mission du CAC

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Intérêt pour le dirigeant (2/2)

Améliorer les procédures de contrôle interne de l’entreprise au travers des points faibles identifiés par le CAC

Apprécier régulièrement l’efficacité de ces procédures

Mieux impliquer les services internes de l’entreprise dans l’organisation de l’entreprise et l’amélioration de ses performances

Mettre en place des outils de pilotage adaptés à la prévention des risques

Utiliser les conclusions des travaux du CAC comme outil de pilotage

PARTIE 3

Présentation de la norme et des outils

• Objectif de la norme de bon exercice

• Vue d’ensemble de la démarche

• Temps n°1 : l’entretien d’acceptation de mission

• Temps n°2 : l’entretien préalable à la mise en œuvredes contrôles

• Temps n°3 : l’entretien sur l’audit des comptes

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Objectif de la norme de bon exercice

La norme de bon exercice (NBE) a pour objectif de renforcer la qualité de l’audit tout en

améliorant la visibilité de la valeur ajoutée de la mission du CAC. Elle précise certains

temps forts, essentiels mais non exhaustifs de communication :

• L’entretien d’acceptation de mission

• L’entretien préalable à la mise en œuvre des contrôles

• L’entretien sur l’audit des comptes

Ces entretiens permettent au CAC d’échanger avec le dirigeant sur les points majeurs de

sa mission et les conclusions de ses travaux

Les entretiens sont formalisés dans des supports de communication adaptés et partagés

avec le dirigeant

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Les temps forts de communication

Acceptation de la mission

Identification et évaluation du risque

d’anomalies significatives

Conception et mise en œuvre des

procédures d’audit complémentaires

1

Contrôles mis en place

& Evaluation des éléments collectés

Synthèse de la mission et formulation

de l’opinion

2 3 4 5

PHASES DE LA MISSION

POINTS DE RENCONTRE CAC - Dirigeant

Supports à remettreau dirigeant

RÉFÉRENTIEL

FORMATION - Séminaire « CAC Attitude ou l’audit adapté d’une PE »- Séminaire « L’audit d’une PE en 40 heures : les apports de la NEP 910 et du Pack PE » - 5 à 7 « L’audit des petites entités : Présentation de la NEP PE et du Pack PE »

Propositionde mission

OUTILS

Compte rendu

d’entretien préalable à la mise en œuvre

des contrôles

Compte rendu

sur l’audit des comptes

- Code de déontologie de la profession de commissaire aux comptes- NEP 230 : Documentation de l’audit des comptes- NEP 260 : Communications avec les organes mentionnés à l’article L.823-16 du code de commerce- NEP 265 : Communication des faiblesses du contrôle interne- NEP 315 : Connaissance de l’entité, de son environnement et évaluation du risque d’anomalies significatives dans les comptes- NEP 910 : Certification des comptes annuels des entités mentionnées à l’article L.823-12-1 du code de commerce- Vérifications et informations spécifiques

RÈGLES D’OR

Lettrede mission

Déclarations de la

directionRapports

Entretien d’acceptation

de mission

Entretien préalable

à la mise en œuvre des contrôles

Entretien sur l’audit

des comptes

Entretiens ponctuels

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L’entretien d’acceptation de mission (préalable à la nomination)

Objet :

Visiter l’entreprise

Présenter le cabinet

Comprendre les enjeux et besoins du dirigeant

Apprécier la faisabilité de la mission

Proposition de mission

Supports à remettre au dirigeant

Lettre de mission

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L’entretien d’acceptation de mission : quelques règles d’or

Le premier entretien : un rendez-vous qui conditionne la relation future avec l’entité

Se mettre dans une condition d’écoute positive pour comprendre les attentes du dirigeant

Visite indispensable pour permettre au dirigeant de se retrouver sur un terrain qu’il connaît et le mettre à l’aise. En profiter pour collecter les informations sur l’organisation (art. 13 du Code de Déontologie)

Ne pas oublier de présenter le cabinet, le rôle, la mission du CAC et sa complémentarité avec celle de l’expert-comptable

Adapter la communication à l’environnement de l’entité et aux réactions du dirigeant face aux points abordés au cours de l’entretien

…

Accueil

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L’entretien préalable à la mise en œuvre des contrôles

Objet :

Exposer au dirigeant notre compréhension de l’environnement, des spécificités et de la stratégie de l’entité

Communiquer au dirigeant les forces et faiblesses du contrôle interne et nos recommandations

L’informer des risques identifiés eu égard à l’objectif de certification des comptes

Compte rendu préalable à la mise en œuvre des contrôles

Support à remettre au dirigeant

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L’entretien préalable à la mise en œuvre des contrôles : quelques règles d’or

Se donner du temps pour cet entretien

Introduire la présentation par le § 7 al 2 de la NEP 265 pour bien préciser le champ d’analyse du CAC. Indiquer oralement la possibilité d’étendre cette analyse via la DDL 9080

Identifier le sujet d’intérêt du dirigeant pour en faire le point d’entrée (focus) puis développer ensuite les autres points

Présenter les points forts, puis les points à renforcer pour finir par les points faibles et nos recommandations

Chaque compte rendu doit être personnalisé

Veiller à ne pas adopter un langage trop techniqueAccueil

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L’entretien sur l’audit des comptes

Objet :

Porter à la connaissance du dirigeant les principales conclusions de notre mission d’audit

Exposer au dirigeant notre compréhension des déclarations qui nous ont été faites au cours de la mission

Lui présenter les conclusions de nos travaux sur les vérifications spécifiques

Compte rendu sur l’audit des comptes

Support à remettre au dirigeant

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L’entretien sur l’audit des comptes : quelques règles d’or

Chaque compte rendu doit être personnalisé

Veiller à ne pas adopter un langage trop technique

Présenter la démarche d’audit pour resituer ce document. Insister sur le caractère confidentiel

Rappeler l’optimisation de la démarche grâce aux travaux de l’EC et du service interne (lien avec l’entretien d’évaluation des risques)

Décrire les travaux avec une présentation intelligente (ne pas résumer les comptes !)

Expliquer pourquoi les déclarations de la direction sont importantes :

• Dans l’environnement PME, l’approche s’appuie beaucoup sur les échanges. Il est nécessaire de formaliser ces échanges par un écrit pour protéger les deux parties et affirmer la transparence de leur relation

…

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La communication nécessaire

Le § 08 de la NEP 580 prévoit que les déclarations écrites peuvent prendre la forme :

• d’une lettre du représentant légal adressée au commissaire aux comptes, qualifiéede « lettre d’affirmation »

• d’une lettre adressée par le commissaire aux comptes au représentant légal dans laquelleil explicite sa compréhension de ces déclarations

Présenter au dirigeant ces deux possibilités et choisir avec lui la plus adaptée au contexte

Ces deux exemples de déclarations ont été adaptés au contexte PE, conformément au § 13 de la NEP 910

Déclarations de la direction (courrier de la société)

Déclarations de la directions (courrier du CAC)

L’entretien sur l’audit des comptes :les déclarations de la direction

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Quelques règles d’or

• Présenter le document au dirigeant avant de l’envoyer

• Lui expliquer pourquoi ce document est important

• Le document, bien que formel, doit être adapté et le plus succinct possible

• Les 3C de la communication : courte, claire et concise

• Faire preuve de pédagogie

L’entretien sur l’audit des comptes :les déclarations de la direction

Accueil

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La communication nécessaire

Au cours de son entretien sur l’audit des comptes, le CAC présente oralement au dirigeant :

• Les conclusions de ses travaux relatifs aux vérifications et informations spécifiques qui seront insérées dans la troisième partie de son rapport

• Les informations prévues par la loi dans certaines entités

• Le cas échéant, la mention prévue au §14 de la NEP 560 « Evénements postérieurs à la clôture de l’exercice »

• Les conclusions de ses travaux sur les autres vérifications spécifiques (conventions réglementées, vérification du montant global des rémunérations, …)

L’entretien sur l’audit des comptes : les vérifications spécifiques

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Quelques règles d’or

• Rester humble face aux contraintes que peuvent subir les dirigeants : ne pas être donneur de leçon mais force d’analyse de situation pour valider la mise en œuvre de solutions acceptables

• Communiquer tout au long de la mission sur ce sujet, dès l’acceptation et à chaque opportunité

• Les comptes rendus sont aussi l’occasion de présenter et/ou vérifier les points spécifiques

• Les 3C de la communication : courte, claire et concise

• Faire preuve de pédagogie

L’entretien sur l’audit des comptes : les vérifications spécifiques

Accueil

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Une synthèse des entretiens du CAC avec le dirigeant permet de formaliser ces derniers dans

le dossier et d’en assurer le suivi

Dans le cadre des contrôles d’activité et sans que cela en fasse partie intégrante, un échange entre

le CAC et le contrôleur sur la base de cette synthèse des entretiens est prévu au § 06 de la norme

de bon exercice

Conclusion (1/2)

Accueil

Synthèse des entretiensNouveau !

Synthèse et suivi des entretiens

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Un support électronique pour faciliter la mise en œuvre de la démarche est à la disposition des professionnels

Ce support rappelle le déroulement des entretiens et inclut l’ensemble des outils à remettre au dirigeant

Télécharger l’application NBE sur le portail de la CNCC, depuis la page d’accueil

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Dirigeant PME »

Conclusion (2/2)

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