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Comment définir le terme Information
?Le mot Information est un des mots
les plus utilisé de nos jours, surtout lorsqu’il est question de gestion d’Information. Et il porte sur ses épaules des définitions qui ont une importance vitale pour n’importe quelle organisation ou individu
la gouvernance du flux Information, est importante face à des situations où il est nécessaire d’argumenter, de valoriser, de définir, de préciser des éléments relatifs à .. l’information.
Information est un mot tellement large qu’il est nécessaire de, tout le temps, re-préciser de quelle information on parle, comme étant un vecteur d’échange, ou selon un format, ou un objet, ou une communication
En gros formaliser ce que veut dire information dans ces situations :
Un système d’information dans une entreprise,
Une information qui permettrait de résoudre un problème,
Ce litige pourrait se résoudre par la présence d’information qui serait utilisées comme preuve,
Ce référentiel est de pauvre qualité de par son manque d’information (ou informations non fiables)
Les informations qui passent dans un système transactionnel sont tracées
Ces informations sont obsolètes Ces informations nuisent à ma
réputation Avons nous des informations sur nos
concurrents ?,
Éléments de réflexion : Usage de termes liés à l’information
Information est une indication, une précision, un renseignement, un élément de connaissance
l’importance des news, du contenu et du mot information comme étant des mots très utilisés sur internet
le mot a une couverture d’usage très large, du coup est souvent utilisé
Un autre aspect intéressant, est que le mot contenu est beaucoup plus utilisé que le mot donnée. Il se trouve que face à des projets de gestion d’information, il y a souvent confusion et usage du mot Données comme étant un équivalent du mot information mais pour une population ou sujets plus techniques. Le mot Contenu étant beaucoup moins utilisé.
Un élément surprenant est la présence en top 1 du mot news (ou nouvelles). Une “news” est une information porteuse d’informations, c’est aussi un terme sympa présentant une certaine fraîcheur, utilisé avec plaisir pour tous les sites et pages web souhaitant véhiculer de l’information “up to date”.
Modélisation d’un objet Information
Avec un autre point de vue L’information est un ensemble
d’éléments directement constitutif de son existence :
Une forme : Numérique, papier, Un contexte : Son environnement,
les acteurs, clients, fournisseurs, produits, météo, … attachés à cette information,
Des dépendances techniques : Son format nécessite un lecteur particulier, un réseau particulier (grand volume), un logiciel particulier, …,
Un poids : Est ce une information lourde ou légère, un film ou un montant de transaction, …
Un classement : Est elle catégorisée et reconnue comme tel, structurée et clairement définie, ou sans classement,
Un contenu : La phrase, le son, la musique, les images, la valeur, le texte,
Un cycle de vie : Une commande se transforme en facture, une demande de crédit en crédit, …
Et d’autres interprétables ou pouvant évoluer fortement dans le temps :
Une criticité : A qui peut elle être communiquée, des parts de marché, un salaire, un liste de course, …
Des droits : L’information appartient à son créateur, son agrégateur, son modérateur, l’utilisateur final, l’entreprise, peut on la modifier ?, … ,
Un coût : Quels moyens ont été nécessaire à sa création, sa suppression, son maintien opérationnel, ..
Une valeur : Peut elle se vendre ?, si elle est perdue, quel risque financier aura l’entreprise, un brevet, un annuaire client, …
deux mondes autour de l’information :
la donnée (information structurée), entendue comme étant structurée
contenu (information non ou semi structurée), avec pour chacun, ses propres particularités et contraintes.
L’univers de l’information peut se résumer en 2 mondes(avec une vue ‘physique’)
Le monde de la donnée
rigoureux, véhicule énormément d’informations facilement
qualifiables, est géré par des systèmes centralisés métier, est reconnu comme étant stratégique à
l’entreprise, a une valeur juridique complexe à définir
(quelles informations garder), a tendance à augmenter fortement, difficilement interprétable en soi-même
(nécessite de connaitre la structure autour de la donnée),
C’est le monde représenté par des applications complexes de gestion comptable, financière, logistique, ressource humaine, … . On parle dans ce monde d’ERP, de Business Intelligence, d’entrepôts de données, de Master Data Management, …
Le monde du contenu est :
anarchique, véhicule énormément d’information ayant une
valeur difficilement évaluable, est géré par des systèmes bureautiques
administratifs, n’est pas reconnu comme étant stratégique à
l’entreprise, a aussi tendance à augmenter fortement, mais
beaucoup difficile à supprimer, a une valeur juridique simple à définir (papier
servant de preuve), facilement compréhensible en soi-même (il
porte souvent son contexte),
Plus subtil ce monde est représenté par l’archivage patrimoniale/à valeur probant, la dématérialisation de fonds documentaire, la gestion électronique de document, le collaboratif, la messagerie électronique, …
Les “outils” et les besoins de gestion de l’information
Technique : Quel systèmes dois je utiliser pour gérer mes données et les documents associés (exemple d’une transaction financière associée à un contrat signé par les deux parties). En terme d’archivage comment puis je capturer, avec un document, l’ensemble des données qui y sont associées (ce que j’appelle le mapping entre le contenu et la donnée). Comment puis je faire du décisionnel autour d’un processus utilisant majoritairement du document numérique et/ou papier.
Culturel : L’univers de l’information regroupe beaucoup d’expertise différentes qui ont des méthodes et profils pouvant être assez opposés. Nous parlons de mettre en relation des archivistes, des administrateurs de base de données, des documentalistes, des juristes, des spécialistes de la sécurité, des spécialistes du collaboratif, du risque, des acteurs métiers qui ont une vue plus pragmatique et systémique de l’information, des managers, des fonctionnels et des techniques.
Organisationnel : Très lié à l’aspect culturel, et aussi lié à une nouvelle complexification du système d’Information, l’organisation ne peut plus gérer cette transformation sous la forme de silos de responsabilités. L’information a un cycle de vie, qu’elle soit de type “donnée” ou de type “contenu”, elle peut être les deux durant son existence dans l’entreprise. Tout le monde ne peut en être responsable, et la seule personne nominativement responsable est le chef de l’organisation. Du coup le pilotage de l’information devient porté par de nouvelles organisations de gouvernance de l’information.
Stratégique : On a souvent parlé d’innovation, de performance, de compétitivité, d’optimisation, … . Aujourd’hui, de part les évolutions techniques et culturelles notamment d’internet (Web 2.0) il apparait que :
la frontière entre l’information personnelle et professionnelle se fragilise,
les outils que j’utilise pour assimiler ou générer de l’information sont omniprésents 24h/24h,
les comportements sociaux évoluent et utilisent de plus en plus ces mêmes outils pour évoluer … socialement,
et forcément, cela donne des consommateurs qui deviennent plus capricieux, plus exigeant, plus réactifs.
les approches clients d’hier changent, la réactivité des organisations devient une des clefs de succès, si ce n’est la plus importante.
Nos organisations doivent s’adapter à leurs clients, le contraire n’est plus vrai.
Cycle de vie de l’information
contexte de savoir et savoir faire.
L’information est aussi le vecteur de développement de notre savoir et savoir faire (connaissance et expérience).
On entend très souvent parler de Knowledge Management, de gestion et capitalisation de connaissance, d’outils collaboratifs, de GED, …
Il est très simplement possible de visualiser ces éléments sous la forme d’un cycle de vie (voir le schéma ci dessous) qui associe le monde de la gestion de l’information (IM = Information Management) avec celui de la gestion du savoir KM = Knowledge Management), et bien sûr avec celui des réseaux sociaux (NM = Network Management).
On note que la base est tout de même une “petite” information simple, appelé Donnée, qui évolue pour devenir un élément constitutif d’un réseau de savoir. Les étapes initiales suivent des méthodes de gestion, des outils et des cultures associées à la gestion de l’information (plus technique, plus organisationnelle, plus structurée).
La partie droite est elle associée à la gestion du savoir et savoir-faire (plus humaine, métier, plus complexe et liée à la culture de l’organisation, induisant des conduites au changement conséquentes, ..).
