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Externaliser la formation :Une solution pour rebondir en temps de crise
Jean-Paul Binot
Philippe Perrin
Bénédicte Bailleul
Frédéric Oru
« Pour faire face à la crise, l'externalisation de certaines activités RH constitue une des solutions les plus appropriées. »
Thomas Chardin
Les petits déjeuners de l’Externalisation
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Sommaire
Les attitudes des entreprises face à la crise– Intervention de Jean-Paul Binot, membre du bureau
de l’EOA
Témoignage d’un client– Intervention de Philippe Perrin, Philips
Concilier développement des compétences et maîtrise des coûts
Externaliser : les leviers pour optimiser vos budgets de formation
Echanges avec les participants
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Témoignage d’un client
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Une double contrainte liée à la crise
Poursuivre une politique de croissance…
…sans recruter !
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La solution mise en place
Externalisation de la gestion administrative et logistique
Conseils personnalisés
Recherche de mutualisation
Transfert d’une personne en CDD vers Demos Outsourcing
Mise en place d’un Plan Qualité et d‘instances formelles de pilotage
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Concilier développement des compétences et maîtrise des coûts
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Manager en environnement complexe ou en situation de crise
S’engager simultanément sur 5 dimensions clés– Elaborer des stratégies offensives adaptées– Pratiquer un leadership de direction, développer
l’empowerment– Innover pour créer une culture du rebond– Développer les capacités de résilience et la plasticité de
l’organisation– Manager par les compétences de manière dynamique
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Développer les compétences :un nécessité vitale pour servir la
stratégie
Nécessité de redéploiement rapide des compétences– Accroissement de la complexité de l’environnement – Souvent, le court terme conditionne le long terme – Instabilité chronique – Une part prépondérante du volet « comportements
professionnels ou savoir faire relationnels » dans la transformation des compétences
– Perte de repères tendance à l’immobilisme
3 types de compétences à développer– Les macro-compétences stratégiques– Les macro-compétences clés– Les compétences métier : techniques et
comportementales
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Comment développer les compétences ?
Articuler la démarche compétences avec les principaux processus RH et actes managériaux – Mettre en place une approche systémique et dynamique
S’appuyer sur les managers– Coacher les managers– Développer le rôle coach du manager
Accompagner les collaborateurs– Le manager coach– Favoriser le tutorat, le parrainage,…
Former– Collectivement– Individuellement
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Une nécessité : réduire les coûts
3 axes majeurs « classiques » recherchés par les entreprises
– Réduire les coûts de structure– Réduire les prix des fournisseurs– Réduire les investissements
Les mesures appliquées– Baisse globale des effectifs (72 %)– Identification et la mise en œuvre d’axes
d’amélioration de la productivité (70 %), – Réduction du recours aux CDD (66 %) – Réduction temporaire des activités touchées par
la baisse de la demande des marchés (57 %).
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Les alternatives
4 possibilités – Former moins
– Former autant voire plus en augmentant les coûts
– Former autant en jouant sur des leviers internes de réduction des coûts
– Repenser globalement le management de la formation : l’Externalisation
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Externaliser : les leviers pour optimiser vos budgets de formation
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Levier 1 : la centralisation
Choisir les meilleurs programmes
Réduire le nombre de fournisseurs
Favoriser l’intra
•Reprographie•Reprographie
PRESTATAIRES
•Salles, Hôtels, restaurants•Salles, Hôtels, restaurants
•OPCA, financeurs•OPCA, financeurs
•Organismes de formation•Organismes de formation •DRH et Direction formation•DRH et Direction formation
CLIENT
•Formateurs internes•Formateurs internes
•Reprographie interne•Reprographie interne
Entité 1•Managers •Stagiaires
Entité 1•Managers •Stagiaires
•Salles internes•Salles internesEntité 2
•Managers •Stagiaires
Entité 2•Managers •Stagiaires
Entité 3•Managers •Stagiaires
Entité 3•Managers •Stagiaires
•Reprographie•Reprographie
PRESTATAIRES
•Salles, Hôtels, restaurants•Salles, Hôtels, restaurants
•OPCA, financeurs•OPCA, financeurs
•Organismes de formation•Organismes de formation •DRH et Direction formation•DRH et Direction formation
CLIENT
•Formateurs internes•Formateurs internes
•Reprographie interne•Reprographie interne
Entité 1•Managers •Stagiaires
Entité 1•Managers •Stagiaires
•Salles internes•Salles internesEntité 2
•Managers •Stagiaires
Entité 2•Managers •Stagiaires
Entité 3•Managers •Stagiaires
Entité 3•Managers •Stagiaires
Développer l’e-learning
Interface uniqueDes interlocuteurs dédiésSupport SISouplesse
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Levier 2 : les financements
F S E
E tat
E ntreprises
R ég ions
OP C A OC T A
C onc ours européen
P olitique c ontrac tuelle
Taxe d’apprentis s ag e
Mutualis ation des fonds
P olitique c ontrac tuelle
P olitique c ontrac tuelle
Dotation de déc entralis ation
F S E
E tat
E ntreprises
R ég ions
OP C A OC T A
C onc ours européen
P olitique c ontrac tuelle
Taxe d’apprentis s ag e
Mutualis ation des fonds
P olitique c ontrac tuelle
P olitique c ontrac tuelle
Dotation de déc entralis ation
CIF
Plan
Pro
VAE
DIF
Analyse amontAnalyse amontOptimisation des
dispositifsGestion des dossiers
Financements
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Levier 3 : l’optimisation des processus
Gestion administrative des formations inter-entreprise Processus global
Organismes deformation
Responsablesformation
SalariésDemos
OutsourcingSites
Plan année N+1Recherche desolutions deformation
Période
NovembreAnnée N-1
DécembreAnnée N-1
Dés la finde la
formation
A réception
OctobreAnnée N- 1
Présélectiond’offres deformation
Validations
Prise en comptedes inscriptions
Inscriptions dessalariés auxformations
Participations auxformations
Réalisations desformations
Règlement desfactures
organismes
Règlementfactures Demos-
Outsourcing
Evaluations àchaud
Complémentsévaluations à
chaud puis renvois
Dossiers clôturéstransmission
Enregistrementdes réalisations
formation
Choix
Classement
Implémentationlogiciel
«Foederis »
Tableaux de bordet reportings
d’activités
Pilotage global del’activité formation
Mensuel
Enregistrement(pour comptabilisation et
suivi)
A déterminer
ResponsableOpérationnelResponsableOpérationnel
DirecteurService Formation
DirecteurService Formation
Co
mit
éS
trat
égiq
ue
ann
uel
Chef de projet
Chef de projet
DirecteurDemos
Outsourcing
DirecteurDemos
Outsourcing
Resp. domaine métier 1
Resp. domaine métier 1
GestionnaireGestionnaire GestionnaireGestionnaire
Co
mit
éd
e p
ilota
ge
men
suel
Co
mit
éo
pér
atio
nn
el
heb
do
mad
aire
Interactionsquotidiennes
Resp. domaine métier 1
Resp. domaine métier 1
Resp. domaine métier 1
Resp. domaine métier 1
Resp. domaine métier 1
Resp. domaine métier 1
Fluidité de la communication FiabilitéProductivitéBaisse des coûts
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Levier 4 : la mutualisation
Capacité à adapter les
ressources aux besoins
Accords globaux avec les
fournisseurs
Partage des ressources
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Levier 5 : la transformation de coûts fixes en coûts variables
coûts
95
96
97
98
99
100
101
102
coûts
coûts
050
100150
200250300350
coûts
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Approche budgétaire de l’externalisation
Coûts humains
Coûts techniques
Coûts de Structure
Coûts pédagogiques
Se
rvc
ies
re
nd
us
Coûts humains
Coûts techniques
Coûts de StructureSe
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Coûts humains
Coûts techniques
Coûts de Structure
Coûts pédagogiques
Coûts humains
Coûts techniques
Coûts de structure
Coûts humains
Coûts techniques
Coûts de Structure
Coûts pédagogiques
Coûts de Réorganisation
Coûts de Transition
IndustrialisationMutualisationGouvernance
SI dédié formation
Structure Demosen plate-forme
Rationalisation achatsOptimisation remplissage
RédéploiementGouvernance
Projets
Schéma directeur SI
Libération locaux
Budget de référence du périmètre externalisé
Coûts de gestion actuels
Budget cible sur le périmètre conservé
Coûts des servicesexternalisé
Coût de gestionrestants
Transformation du modèle économique
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Des modèles économiques performants
FLEXIBILITE PRODUCTIVITE PERFORMANCE
Coût variable directement proportionnel au nombre de « stagiaire
formé »
Réduction du coût de l’UOdans le temps et selon le
volume
Partage des bénéfices sur tout ou partie des
optimisations de coûts apportée par
Demos Outsourcing
Variable(au stagiaire)
Année 1 Année 2 Année 3
Transition
Gains de productivité
Prix de l’U.O Année 1 Prix de l’U.O
Année 2Prix de l’U.O
Année 3Gains de productivité
20
Echanges entre les participants