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Externaliser la formation :Une solution pour rebondir en temps de crise

Jean-Paul Binot

Philippe Perrin

Bénédicte Bailleul

Frédéric Oru

« Pour faire face à la crise, l'externalisation de certaines activités RH constitue une des solutions les plus appropriées. »

Thomas Chardin

Les petits déjeuners de l’Externalisation

2

Sommaire

Les attitudes des entreprises face à la crise– Intervention de Jean-Paul Binot, membre du bureau

de l’EOA

Témoignage d’un client– Intervention de Philippe Perrin, Philips

Concilier développement des compétences et maîtrise des coûts

Externaliser : les leviers pour optimiser vos budgets de formation

Echanges avec les participants

3

Témoignage d’un client

4

Une double contrainte liée à la crise

Poursuivre une politique de croissance…

…sans recruter !

5

La solution mise en place

Externalisation de la gestion administrative et logistique

Conseils personnalisés

Recherche de mutualisation

Transfert d’une personne en CDD vers Demos Outsourcing

Mise en place d’un Plan Qualité et d‘instances formelles de pilotage

6

Concilier développement des compétences et maîtrise des coûts

7

Manager en environnement complexe ou en situation de crise

S’engager simultanément sur 5 dimensions clés– Elaborer des stratégies offensives adaptées– Pratiquer un leadership de direction, développer

l’empowerment– Innover pour créer une culture du rebond– Développer les capacités de résilience et la plasticité de

l’organisation– Manager par les compétences de manière dynamique

8

Développer les compétences :un nécessité vitale pour servir la

stratégie

Nécessité de redéploiement rapide des compétences– Accroissement de la complexité de l’environnement – Souvent, le court terme conditionne le long terme – Instabilité chronique – Une part prépondérante du volet « comportements

professionnels ou savoir faire relationnels » dans la transformation des compétences

– Perte de repères tendance à l’immobilisme

3 types de compétences à développer– Les macro-compétences stratégiques– Les macro-compétences clés– Les compétences métier : techniques et

comportementales

9

Comment développer les compétences ?

Articuler la démarche compétences avec les principaux processus RH et actes managériaux – Mettre en place une approche systémique et dynamique

S’appuyer sur les managers– Coacher les managers– Développer le rôle coach du manager

Accompagner les collaborateurs– Le manager coach– Favoriser le tutorat, le parrainage,…

Former– Collectivement– Individuellement

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Une nécessité : réduire les coûts

3 axes majeurs « classiques » recherchés par les entreprises

– Réduire les coûts de structure– Réduire les prix des fournisseurs– Réduire les investissements

Les mesures appliquées– Baisse globale des effectifs (72 %)– Identification et la mise en œuvre d’axes

d’amélioration de la productivité (70 %), – Réduction du recours aux CDD (66 %) – Réduction temporaire des activités touchées par

la baisse de la demande des marchés (57 %).

11

Les alternatives

4 possibilités – Former moins

– Former autant voire plus en augmentant les coûts

– Former autant en jouant sur des leviers internes de réduction des coûts

– Repenser globalement le management de la formation : l’Externalisation

12

Externaliser : les leviers pour optimiser vos budgets de formation

13

Levier 1 : la centralisation

Choisir les meilleurs programmes

Réduire le nombre de fournisseurs

Favoriser l’intra

•Reprographie•Reprographie

PRESTATAIRES

•Salles, Hôtels, restaurants•Salles, Hôtels, restaurants

•OPCA, financeurs•OPCA, financeurs

•Organismes de formation•Organismes de formation •DRH et Direction formation•DRH et Direction formation

CLIENT

•Formateurs internes•Formateurs internes

•Reprographie interne•Reprographie interne

Entité 1•Managers •Stagiaires

Entité 1•Managers •Stagiaires

•Salles internes•Salles internesEntité 2

•Managers •Stagiaires

Entité 2•Managers •Stagiaires

Entité 3•Managers •Stagiaires

Entité 3•Managers •Stagiaires

•Reprographie•Reprographie

PRESTATAIRES

•Salles, Hôtels, restaurants•Salles, Hôtels, restaurants

•OPCA, financeurs•OPCA, financeurs

•Organismes de formation•Organismes de formation •DRH et Direction formation•DRH et Direction formation

CLIENT

•Formateurs internes•Formateurs internes

•Reprographie interne•Reprographie interne

Entité 1•Managers •Stagiaires

Entité 1•Managers •Stagiaires

•Salles internes•Salles internesEntité 2

•Managers •Stagiaires

Entité 2•Managers •Stagiaires

Entité 3•Managers •Stagiaires

Entité 3•Managers •Stagiaires

Développer l’e-learning

Interface uniqueDes interlocuteurs dédiésSupport SISouplesse

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Levier 2 : les financements

F S E

E tat

E ntreprises

R ég ions

OP C A OC T A

C onc ours européen

P olitique c ontrac tuelle

Taxe d’apprentis s ag e

Mutualis ation des fonds

P olitique c ontrac tuelle

P olitique c ontrac tuelle

Dotation de déc entralis ation

F S E

E tat

E ntreprises

R ég ions

OP C A OC T A

C onc ours européen

P olitique c ontrac tuelle

Taxe d’apprentis s ag e

Mutualis ation des fonds

P olitique c ontrac tuelle

P olitique c ontrac tuelle

Dotation de déc entralis ation

CIF

Plan

Pro

VAE

DIF

Analyse amontAnalyse amontOptimisation des

dispositifsGestion des dossiers

Financements

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Levier 3 : l’optimisation des processus

Gestion administrative des formations inter-entreprise Processus global

Organismes deformation

Responsablesformation

SalariésDemos

OutsourcingSites

Plan année N+1Recherche desolutions deformation

Période

NovembreAnnée N-1

DécembreAnnée N-1

Dés la finde la

formation

A réception

OctobreAnnée N- 1

Présélectiond’offres deformation

Validations

Prise en comptedes inscriptions

Inscriptions dessalariés auxformations

Participations auxformations

Réalisations desformations

Règlement desfactures

organismes

Règlementfactures Demos-

Outsourcing

Evaluations àchaud

Complémentsévaluations à

chaud puis renvois

Dossiers clôturéstransmission

Enregistrementdes réalisations

formation

Choix

Classement

Implémentationlogiciel

«Foederis » 

Tableaux de bordet reportings

d’activités

Pilotage global del’activité formation

Mensuel

Enregistrement(pour comptabilisation et

suivi)

A déterminer

ResponsableOpérationnelResponsableOpérationnel

DirecteurService Formation

DirecteurService Formation

Co

mit

éS

trat

égiq

ue

ann

uel

Chef de projet

Chef de projet

DirecteurDemos

Outsourcing

DirecteurDemos

Outsourcing

Resp. domaine métier 1

Resp. domaine métier 1

GestionnaireGestionnaire GestionnaireGestionnaire

Co

mit

éd

e p

ilota

ge

men

suel

Co

mit

éo

pér

atio

nn

el

heb

do

mad

aire

Interactionsquotidiennes

Resp. domaine métier 1

Resp. domaine métier 1

Resp. domaine métier 1

Resp. domaine métier 1

Resp. domaine métier 1

Resp. domaine métier 1

Fluidité de la communication FiabilitéProductivitéBaisse des coûts

16

Levier 4 : la mutualisation

Capacité à adapter les

ressources aux besoins

Accords globaux avec les

fournisseurs

Partage des ressources

17

Levier 5 : la transformation de coûts fixes en coûts variables

coûts

95

96

97

98

99

100

101

102

coûts

coûts

050

100150

200250300350

coûts

18

Approche budgétaire de l’externalisation

Coûts humains

Coûts techniques

Coûts de Structure

Coûts pédagogiques

Se

rvc

ies

re

nd

us

Coûts humains

Coûts techniques

Coûts de StructureSe

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es

ex

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ali

sé

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se

rvé

s

Coûts humains

Coûts techniques

Coûts de Structure

Coûts pédagogiques

Coûts humains

Coûts techniques

Coûts de structure

Coûts humains

Coûts techniques

Coûts de Structure

Coûts pédagogiques

Coûts de Réorganisation

Coûts de Transition

IndustrialisationMutualisationGouvernance

SI dédié formation

Structure Demosen plate-forme

Rationalisation achatsOptimisation remplissage

RédéploiementGouvernance

Projets

Schéma directeur SI

Libération locaux

Budget de référence du périmètre externalisé

Coûts de gestion actuels

Budget cible sur le périmètre conservé

Coûts des servicesexternalisé

Coût de gestionrestants

Transformation du modèle économique

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Des modèles économiques performants

FLEXIBILITE PRODUCTIVITE PERFORMANCE

Coût variable directement proportionnel au nombre de « stagiaire

formé »

Réduction du coût de l’UOdans le temps et selon le

volume

Partage des bénéfices sur tout ou partie des

optimisations de coûts apportée par

Demos Outsourcing

Variable(au stagiaire)

Année 1 Année 2 Année 3

Transition

Gains de productivité

Prix de l’U.O Année 1 Prix de l’U.O

Année 2Prix de l’U.O

Année 3Gains de productivité

20

Echanges entre les participants