La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008
La gestion de projet chez Easi-Wal
Aide-mémoire
À extraire pour le triptique de bureau
Octobre 2008
La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008
"Le temps nécessaire pour accomplir une tâche varie en fonction du temps disponible"
"Chaque chose prend plus de temps qu'on ne l'imagine au départ"
"L’individu va spontanément vers ce qui est facile ou ce qui lui fait plaisir et s'arrange pour fuir ou repousser ce qui est difficile ou lui procure un déplaisir"
"Au delà d'un certain seuil, la productivité du temps investi décroît puis devient négative"
"Tout travail interrompu sera moins efficace et prendra plus de temps que s'il était effectué de manière continue"
… le faites-vous aussi … ?
CHECK-LISTE 6 : pour tous … ne pas oublier …
Les règles de temps …
Le 80-20
Ne pas se laisser systématiquement
interrompre
Plus on a de temps, plus on en prend
Se discipliner …
On estime toujours trop court …
La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008
Contenu
FICHES METHODES
1 : Les activités d’Easi-Wal2 : Qu’est ce qu’un projet?3 : Un projet se gère4 : Les qualités d’un chef de projet5 : Les 6 phases d’un projet6 : Les outputs de chaque phase7 : Les acteurs8 : Rôles du chef de projet et du commissaire9 : Le pilotage du projet10 : Acteurs, comités et degré d’implication11 : Acteurs et flux d’information « reporting »
CHECK-LISTE : les questions à se poser
1 : pour le chef de projet2 : pour le commissaire3 : pour l’équipe projet4 : pour les fonctions transversales5 : Objectifs SMART6 : les règles du temps
MODELES
1 : le dossier projet2 : Exemple de scenarios3 : Le plan de communication4 : Le reporting d’avancement5 : Le planning détaillé6 : Fiche « changement de périmètre »7 : Aide pour l’« évaluation des risques »
ZOOM sur les rôles et responsabilités
La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008
MODELES
La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008
FICHES METHODE
La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008
Le dossier projet permet de systématiser la formalisation des « éléments de référence » relatifs au projet, par le commissaire ou par le chef de projet selon les éléments.
Le dossier devra être constitué pour chaque nouveau projet lancé par Easi-Wal, avec validation pour chaque partie du dossier par le commissaire en charge et/ou commissaire.
1. L’output de la phase 1 : Initiation (ordre de mission) Rempli par le commissaire en charge lors de la phase d’initiation ;
Description des éléments de contexte et des objectifs du projet, des contraintes, de sa criticité.
2. L’output de la phase 2 : Etude Remplie par le chef de projet lors de la phase d’étude ;
Scenarios utilisateurs (avec personas), options de réalisation, étapes du projet et 1er plan d’actions, conditions de mises en œuvre et risques potentiels ;
Si marché, premiers éléments du CSC.
3. L’output de la phase 3 : Modalités de réalisation Détail des modalités de réalisation : option choisie, planning détaillé, plan de communication,
interactions avec les services transversaux, … ;
Si marché, la partie 3 référencera le CSC (+ rapport de sélection du fournisseur) qui aura été lancé en début de phase 3 (lien avec PuRe).
MODELE 1 : Le dossier projet – les éléments de référence (1/2)
Les modèles se trouvent sur le serveur
La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008
FICHE METHODE 1 : Les activités d’Easi-Wal
Les différents types d’activités menées au
quotidien
Étude
veille
Projet Apport d’expertise
Maintenance et suivi opérationnel
« Core business » d’Easi-Wal1
activité
DES PHASES
UNE STRUCTURE DE GESTION ET DE REPORTING
DES ROLES ET DES RESPONSABILITES
méthode de gestion adaptée
La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008
Éléments de référence
Date XX
Les éléments de référence du projet peuvent évoluer dans le temps en fonction des aléas de la phase de réalisation qui pourraient justifier une modification du planning détaillé et des étapes, voire des phases et du timing initialement prévus. Un autre document aura pour but de formaliser systématiquement ces évolutions : le suivi de réalisation ou état d’avancement du projet.
1
2
3
Dossier projet
Suivi de réalisation (reporting
d’état d’avancemen
t)
Suivi projet
Si modifications importantes lors de la réalisation du projet, la partie 3 (voire 1 et 2) de la dossier projet pourrait être mise à jour
Éléments de référence
Date YY
1
2’
3’
Suivi de réalisation (reporting
d’état d’avancemen
t)
MODELE 1 : Le dossier projet – les éléments de référence (2/2)
La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008
FICHE METHODE 2 : Qu’est-ce qu’un projet ?
Un projet
OBJECTIFS
Client ou Usager
(interne, externe)
Produits finis
Livrables
Contraintes
TempsRessources
(fin, mat, RH)Budget
Périmètre
Structure de gouvernance
Un débu
tUne fin
Solution ou opportunité
Multi -disciplinaire
Unique
La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008
MODELE 2 : Exemples de scenarios (1/2)
Quelques “bons” scenarios :
Pour le site Easi en refonte
Je suis responsable d'entreprise et je n'ai pas été retenu pour un marché. Je voudrais savoir quel concurrent a été retenu et quels étaient les autres sociétés qui ont remis une offre.
Je suis responsable d'entreprise et je n'ai pas été retenu pour un marché. Je voudrais connaîre les critères déterminants qui ont motivé ce refus.
Pour le portail patrimoine
Mon cabinet est aménagé dans une maison de maître classée, je souhaite connaître les aides et subsides liés au classement, et notamment les éléments de déductibilité fiscale.
Je me rends compte que je peux trouver un boulot dans la construction. On m’a dit qu’il existe une école pratique qui apprend à travailler des charpentes en bois et de pratiquer la taille d’ardoises à l’ancienne, je voudrais en savoir plus et connaître les conditions d’admission.
La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008
Gestion des aspects
transversaux
FICHE METHODE 3 : Un projet se gère
Gérer le projet
Gérer son temps
Maîtriser le cadre
(périmètre, dépendances,
change request)
Anticiper,gérer les
risques et les points en suspens
Gestion de la
qualité
Gérer les ressources et
planifier(fin, rh, mat)
Gérer le changemen
t
Gérer la documentatio
n
φ 1
φ 2
φ 3
φ 4
φ 5
φ 6
Acteur1 Acteur2 ActeurN…
List
e de
s tâ
ches
Rendre compte : reporting et
suivi
Communication
Legal
Sécurité
…
La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008
MODELE 2 : Exemples de scenarios (2/2)
Un mauvais exemple …
Remplissant mon formulaire de demande de prime électroniquement, j'ai vu qu'on pouvait le signer avec sa carte d'identité électronique que je viens justement de recevoir mais qu'il faut se procurer un lecteur de carte. Je me dis que cet appareil servira bien à autre chose comme signer ma déclaration d'impôt et je vais donc en acheter un. Je n'arrive pas à l'installer sur mon ordinateur et, comme j'ai obtenu toutes mes informations auprès du guichet à l'énergie, je m'y rends pour qu'ils me montrent comment faire. Puisqu'ils proposent de signer une prime de la sorte, ils doivent bien savoir.
… en bonne version, ce serait …
Je remplis un formulaire en ligne et je vois qu'on peut le signer électroniquement. Je dispose d'une carte d'identité électronique mais je ne sais pas comment l'utiliser et je voudrais savoir comment faire.
Le site ou l'application de vra répondre d'une manière ou d'une autre à cette question de l'usager
La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008
Le Savoir-Faire
C'est le champ de l'opérationnel, l'art de transformer des savoirs théoriques
en produits, process, services,...
Savoir-faire théorique
Savoir-faire technique
Savoir-faire organisationnel
Savoir-faire managérial
Le Savoir-Faire
C'est le champ de l'opérationnel, l'art de transformer des savoirs théoriques
en produits, process, services,...
Savoir-faire théorique
Savoir-faire technique
Savoir-faire organisationnel
Savoir-faire managérial
Le Savoir
C'est le champ du conceptuel et de l'abstrait
Savoir théorique
Savoir technique
Le Savoir
C'est le champ du conceptuel et de l'abstrait
Savoir théorique
Savoir technique
Le Savoir-EtreC'est le champ de l'interpersonnel et
du relationnel
Communiquer
Echanger
Négocier
Motiver
Transmettre
Animer
Le Savoir-EtreC'est le champ de l'interpersonnel et
du relationnel
Communiquer
Echanger
Négocier
Motiver
Transmettre
Animer
FICHE METHODE 4 : Les qualités d’un chef de projet
La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008
MODELE 3 : Le plan de communication
Quatre éléments à définir dans un plan de communication relatif à un projet : vers qui communiquer (acteurs), quel sera le type d’information à communiquer (objet de communication), sur quel support et à quel moment (fréquence et timing).
Acteurs Objets de communication
Easi-WalLes membres du comité législatifs
Les fonctionnaires
… Le grand public
DESCRIPTION du projet
Communication sur l'AVANCEMENT du projet
Communication des RESULTATS INTERMEDIAIRES concrets
…
Communication des RESULTATS FINAUX
Type de support et fréquence / timing
La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008
Phase d’ opportunité
Action/projet de simplification ou
d’e-govA intégrer dans
le Plan d’Action?
FICHE METHODE 5 : Les 6 phases d’un projet
Phase 1 : Initiation
Est-on capable de la
faire en interne ou
doit-on passer par un/des marché(s)
externe(s) ?
Phase 2: Étude
Comment va-t-on le faire?
Phase 3 : Réalisatio
n
Être « USER AWARE »
Réaliser le projet
Phase 4 : Validation
Validation du client :
s’assurer que le résultat
correspond à la demande
Phase 5 : Finalisatio
n
Faire en sorte que ce
soit « utilisable » livrer un produit fini
Phase 6 : Bilan
Externe : Est-ce utilisé? Est-
ce que cela fonctionne
bien?Interne : ressources,
délais, budget, …
PROJETDe l’idée au
projet
Si marché : définir éléments
de base pour CSC
Si marché : rédiger CSC et sélectionner fournisseur
Si marché : faire valider le
CSC et la sélection
Si marché : évaluation du sous-traitant
La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008
MODELE 4 : Le reporting d’avancement (1/2)
Statut en date du date :
Phase 1 :
I nitiation
Phase 2 :
Etude
Phase 3 :
Réalisation
Phase 4 :
Validation
Phase 5 :
Finalisation
Phase 6 :
Bilan Ter miné Ter miné En cours (Vert
orange rouge)
Synthèse : - - - - - - - - - - -- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -- -- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -- - - - - - - - - - 1. Evolutions depuis le dernier reporting Oui/non Commentaires Changement de phase ?
Réalisations particulières ?
- livrables
- produits fi nis - validations
- …
Changement de périmètre ?
…
2. Prochaines étapes – dans le mois (éventuellement annexer planning détaillé) Oui/non Détail Echéances ?
Livrables ?
Validations ?
Comité de pilotage ?
Autres points importants dans le
mois ?
Besoin de coordination au sein
diu pôle, avec un autre pôle, avec une f onction transversale ?
…
La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008
Phase d’ opportunité
Action/projet de simplification ou
d’e-govA intégrer dans
le Plan d’Action?
FICHE METHODE 6 : Les outputs de chaque phase
Output: Plan d’actions Note du Gouv. Notes officielles pour les projets supplémentaires
Output Dossier projet partie 1: Ordre de mission (description, contraintes, criticité, besoin marché ou non)
Output Dossier projet partie 2 : Etude (scenarios, options, plan d’action, conditions de mise en œuvre, risques+ Eléments de base pour le marché)
Output (1) CSC et désignation du fournisseur (2) Dossier projet partie 3 : Modalités de réalisation (3) Outputs spécifiques (4) Reporting d'avancement
Output Compte-rendus de validation
Output PV de clôture + réception provisoire Produit « qui tourne » Documents de support Formation
Output Compte-rendus des bilans interne et externe Réception définitive Plan d’action suite au bilan (communication, mesures…)
PROJETDe l’idée au
projet
Phase 1 : Initiation
Est-on capable de la
faire en interne ou
doit-on passer par un/des marché(s)
externe(s) ?
Phase 2: Étude
Comment va-t-on le faire?
Phase 3 : Réalisatio
n
Être « USER AWARE »
Réaliser le projet
Phase 4 : Validation
Validation du client :
s’assurer que le résultat
correspond à la demande
Phase 5 : Finalisation
Faire en sorte que ce soit
« utilisable » livrer un produit fini
Phase 6 : Bilan
Externe : Est-ce utilisé? Est-
ce que cela fonctionne
bien?Interne : ressources,
délais, budget, …Si marché :
définir éléments de base pour
CSC
Si marché : rédiger CSC et sélectionner fournisseur
Si marché : faire valider le
CSC et la sélection
Si marché : évaluation du sous-traitant
La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008
MODELE 4 : Le reporting d’avancement (2/2)
3. Points à risque et risques Oui
/ non Explication Impacts :
échéance, budget, …
Niveau de risque
Action proposée
Modifi cation de périmètre
Délais (pas respecté ou on nticipe que pas
tenable)
Problème sur un marché Problème de budget Problème de ressources Problème de
collaboration avec
demandeur
… 4. Décisions à prendre
Decision Impacts si pas de décision Ex : Postposer ou non, renf orcer l’équipe,
élargir le périmètre, …
Niveau derisque
Signification
Le risque n’est pas maîtrisé, saréalisation est quasi certaine, les impactsseront très importants pour le projet sirien n’est fait
Le risque n’est pas maîtrisé, saréalisation peut être évitée ou retardéesignificativement moyennant des actionsrapides, les impacts seront significatifspour le projet
Le risque existe, il est peu probable qu’ilse réalise, les impacts seront limités pourle projet
Le risque existe et il est sous contrôle, saréalisation est peu probable et lesimpacts seront faibles
La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008
est celui qui …
… exprime un besoinL’initiateur (usager, Easi-Wal, Administration,
Cabinet) … est gardien du projet (en général, le commissaire en charge, exceptionnellement le(s) Cabinet(s))
Le sponsor
… contrôle l’avancement du projet, aide à la résolution des problèmes, prend les décisions stratégiques
Le comité de pilotage
… est responsable de la gestion du projet au jour le jour
Le « chef » de projet
… est en charge de réaliser / exécuter les activités du projet
Chaque membre de l’équipe projet (interne ou externe)
… intervient ponctuellement dans le projet pour ses compétences spécifiques ou interagit avec le projet
Chaque autre personne ressource
… …
FICHE METHODE 7 : Les acteurs
La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008
MODELE 5 : Le planning détaillé (input/complément au reporting d’avancement)
Janv Févr Mars Avr Mai Juin Juil Août Sept Oct Nov Déc Janv Févr Mars Avr Mai JuinPhase 1 : Initiation Référence
ActualiséPhase 2 : Etude Référence
ActualiséPhase 3 : Réalisation
Etape 1 RéférenceActualisé
Etape 2 RéférenceActualisé
Phase 4 : ValidationEtape 1 Référence
ActualiséEtape 2 Référence
ActualiséPhase 5 : Finalisation Référence
ActualiséPhase 6 : Bilan Référence
Actualisé
2008 2009Phases Etapes
La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008
Chef de projet = coordinateur, chef d’orchestre
o est responsable de la gestion du projet au jour le jour
o anticipe les risques et les points de blocage, propose des solutions et fait remonter ces points pour information, avis, décision au commissaire en charge
o propose et fait en sorte de prendre/faire prendre toutes les mesures qui s’imposent pour que le projet aboutisse selon les modalités prévues
Commissaire en charge
o est gardien de la vision et des objectifs du projet
o valide les options prises
o prend les décisions qui s’imposent suite aux risques détectés ou aux problèmes identifiés par le chef de projet (qui aura fait des propositions de solutions)
o valide la communication vis-à-vis des tiers
o arbitre les priorités
o recadre si nécessaire
FICHE METHODE 8 : Rôles du chef de projet et du commissaire en charge
La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008
MODELE 6 : Fiche “changement de périmètre”
(input/complément pour reporting d’avancement)
Description de la demande :
Objectifs :
Risques de ne pas le faire :
Alternatives :
Impacts :
- Charge :
- Délais :
- Ressources :
Proposition :
La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008
FICHE METHODE 9 : Le pilotage du projet
Comités Objectifs Participants FréquenceComité projet Point sur l'avancement du projet et des livrables
Collecter les éléments "sources de risques" et les difficultésAnticiper les besoins (ressources, …)
- Systématiquement : chef de projet + équipe projet- A la demande, fonction de l'agenda : commissaire en charge, fonctions transversales
- a priori min 1x/15 jours en préparation de la REQ de pôleMAIS peut être plus fréquent en fonction de la durée du projet et des phases en cours
Comité de pilotage Suivi de l'exécution de la mission en veillant à - la coordination administrative + vérification de la conformité par rapport au CSC- la coordination des actions des différents acteurs- la définition des priorités- la gestion du changement- la gestion de l'avancement du marché- ...
- Représentant(s) du pouvoir adjudicateur- Représentant(s) du prestataire de services- Autres : à définir en fonction du projet - Invités en fonction des sujets à traiter- Présidence : représentant du pouvoir adjudicateur- Compte-rendu par l'adjudicataire
- au minimum au démarrage/à la fin de chaque grande étape du projet (avec un minimum de 1x/trimestre)- ad hoc en fonction des éventuels décisions à prendre ou recadrages à faire
REQ de pôles Reporting sur les projets du pôle par chaque chef de projet - point d'avancement sur chacun des projets + risques identifiés, difficultés, décisions à prendre- point sur les aspects transversaux de chaque projet
- les chefs de projet du pôle et leur commissaire
1x/15 jours
REQ plénière - connaître les liens entre les projets transversaux et le plan d’actions- « midi d’Easi » : Focus sur un projet, la personne en charge présente le sujet (déjà d’application)
tous 1x/mois
Triumvirats - arbitrages entre pôles, - décisions nécéssitant coordination entre pôles
les 3 commissaires 1x/15 jours
La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008
Gravité d'un risque en fonction des impacts potentiels
Coûts Délais Fonctionnalités Importancedu Risque
va causer un surcoûtimportant(> 30%)
va causer un retardimportant (> 30%)
va causer un écartimportant par rapport à laqualité attendue
10
va causer un surcoûtsignificatif(de 10 à 30 %)
va causer un retardsignificatif(de 10 à 30 %)
va causer un écartsignificatifs par rapport àla qualité attendue
7
va causer un surcoûtfaible(<10 %)
va causer un retardlimité(<10 %)
va causer un faible écartpar rapport la qualitéattendue
3
n’aura pas d’effets surles coûts
n’aura pas d’effets surles délais
n’aura pas d’effets sur laqualité des livrables
1
Probabilité estimée de réalisation du risque
Probabilité estimée de réalisation du risque Pondérationà utiliser
La réalisation est quasiment certaine (probabilité >80 %) 10
La réalisation est très probable (probabilité >50 %) 7
La probabilité n’est pas très forte (probabilité >20 %) 3
La probabilité est faible (probabilité <20 %) 1
Gravité "Coûts"+
Gravité "Délais"+
Gravité "Livrables"
Probabilité de réalisation du risque
=
Gravité relative du risque
+
Appréciation
Niveau derisque
Signification
Le risque n’est pas maîtrisé, saréalisation est quasi certaine, les impactsseront très importants pour le projet sirien n’est fait
Le risque n’est pas maîtrisé, saréalisation peut être évitée ou retardéesignificativement moyennant des actionsrapides, les impacts seront significatifspour le projet
Le risque existe, il est peu probable qu’ilse réalise, les impacts seront limités pourle projet
Le risque existe et il est sous contrôle, saréalisation est peu probable et lesimpacts seront faibles
MODELE 7 : Aide pour l’“évaluation des riques” (input pour reporting d’avancement)
La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008
FICHE METHODE 10 : Acteurs, comités et degré d’implication
Opportunité
Cabinet +++ +++ +++
Demandeur +++ +++ +++ + +++ + (*) +++
Comité d’accompagnement
+++ +++ + +++ + +++
Commissaire +++ +++ ++ + ++ + +++
Comité de projet (+) +++ +++ +++ ++
Chef de projet +++ +++ +++ +++ +++
Équipe projet (+) +++ +++ +++ ++
Autres intervenants
(++) (++) (++) (++) (++) (++) (++)
Légende :
+ : Degré d’implication faible
++ : Degré d’implication moyen
+++ : Degré d’implication fort
(*) : +++ pour la gestion du changement chez eux
φ6 Bilan
φ5 Finalisation
φ4 Validation
φ3 Réalisation
φ2 Etude
φ1 Initiation
La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008
ZOOM sur les rôles et responsabilités
La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008
Chef de projet
Commissaire en charge
Trium Virat
Equipe projet
Sous-traitants
Autres chefs de projets
Mr Budget
Acteurs Transversaux
Le Gouverneme
nt
Le Cabinet Partenaires sociaux (RW, villes, communes)
Comité scientifique
Les Cabinets
Les administrations
(DG)
Groupes thématiques
Le coordinateur des projets transversaux
Ensemble de l’équipe EASI-
Wal
Légende :
Orange : Easi
Bleu : Acteurs institutionnels RW
Vert : Partenaires publics
Jaune : Prestataires privés
(*) : Reporting ici est pris au sens large =
communication d’information entre les acteurs
Membres du pôle
FICHE METHODE 11 : Acteurs et flux d’information “reporting” (*)
La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008
ZOOM sur les rôles et responsabilités (1/6)
IntervenantsChef de projet
Commissaire en charge de
la matière (adjoint ou
pas)
Commissaire
Membres de
l'équipe projet
Spécialiste
marché
Fonctions transversal
es (communic
ation, sécurité)
Acteurs ext (Cabinet
et/ou admin)
Commentaires
Définir et encoder les éléments relatifs au contexte du prjet dans l'outil de gestion de projet (voir partie 1 de la fiche projet : decription, contraintes et criticité du projet, liens et docs existants ) x
Analyser si besoin de recourir à la sous-traitance ou pas xProposer un chef de projet xValider la partie 1 de la fiche xDésigner le chef de projet x
Décrire les scenarios utilisateurs
Décrire les scenarios xValider x x
Analyser les options de réalisationAnalyser les options de réalisations possibles et les évaluer xValider x x
Préparer les éléments utiles si marché
Détailler et faire valider les éléments utiles pour la rédaction du marché- sur le fond (objectifs du marché, situation auj / désirée)- sur le type de marché xValider x x
Phases et tâches (en rouge : tâches spécifiques quand projet avec marché)
Phase 1 : Initiation
Phase 2 : Etude
La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008
CHECK-LISTE: les questions à se poser
La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008
ZOOM sur les rôles et responsabilités (2/6)
IntervenantsChef de projet
Commissaire en charge de
la matière (adjoint ou
pas)
Commissaire
Membres de
l'équipe projet
Spécialiste
marché
Fonctions transversal
es (communic
ation, sécurité)
Acteurs ext (Cabinet
et/ou admin)
Commentaires
Elaborer le plan de projet
Si déjà identifiés (cas pour des projets spécifiques avec spécialistes métier), rencontrer les membres de l'équipe projet et / ou spécialistes métiers concernés pour préparer les élements relatifs à la partie 2 de la fiche projet x x
Définir et encoder et faire valider les éléments relatifs au plan de projet (voir partie 2 de la fiche projet : étapes et premier plan d'action, conditions de mise en oeuvre et risques identifiés) x
Valider la partie 2 de la fiche (réunion CP / commissaire) x
Phase 3 et 4 : Réalisation et validation
Passer le marchéRédiger CSC (partie technique + admin sur base des modèles existants avec pot support du spécialiste) xCompléter et vérifier le CSC (point de vue administratif et juridique) et faire valider xValider CSC final x xRéaliser les étapes de passation du marché xRencontrer les sociétés (Si projet impliquant connaissances techniques diverses, rencontre des sociétés en compagnie du membre de l'équipe concerné et du spécialiste métier éventuel) x x (x)Sélection du fournisseur x x (x)
La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008
CHECK-LISTE 1 pour le chef de projet
Check- liste du chef de projet :
ai- je une réponse claire à toutes ces questions ?
oui /
non
- L'objectif du projet est-il clair pour moi ?
- Ai-je reçu l'ordre de mission ? Si oui, est-il clair pour moi ? Si non, ai-je demandé des
inf ormations complémentaires ?
- Le budget est-il clair à mes yeux ?
- Les délais sont-ils clairs à mes yeux ?
- Le périmètre est-il clair ?
- Est-ce que je connais les clients du projet ?
- J e sais quel est le produit attendu et comment on va le réaliser ?
- Les agents qui constitueront l’équipe projet ont-ils été désignés ?
- Doit-on f aire appel à un sous-traitant ?
- Mon équipe couvre-t-elle l’ensemble des compétences nécessaires ?
- Ai-je défini les tâches et les responsabilités de chacun dans l'équipe ?
- Ai-je défini comment le projet allait se gérer au quotidien (réunions, rapports, …) ?
- Les livrables du projet sont-ils définis ?
- Le plan de communication est-il défini ? : quels éléments communiquer, quand, comment et
vers qui ?
- Ai-je rencontré les acteurs sécurité si pertinent ?
- Ai-je identifié/anticipé les risques potentiels ?
- Les exigences de qualité du produit fini sont-elles définies ?
Au début du projet
Check- liste du chef de projet :
ai- je une réponse claire à toutes ces questions ?
oui /
non
- Respecte-t-on bien les exigences / besoins du client ?
- Le projet se déroule-t-il dans les délais / budgets prévus ?
- Est-ce que je connais les enjeux des diff érents acteurs ?
- Est-ce que j 'arrive à assurer la cohésion de l’équipe projet ?
- Ai-je défi ni et intégré les actions à mener dans le cadre de la gestion du changement ?
- Les actions de communication ont-elles bien été menées ?
- Est-ce que l’outil gestion de projet est bien tenu à jour ?
- Y-a-t-il lieu de tirer la sonnette d’alarme auprès de mon commissaire ? Ai-je proposé des
pistes de solutions ?
- ai-je bien mesuré l' impact des demandes de modifi cation du périmètre / cahier des charges
?
- Ai-je tiré le bilan du projet ?
- Mon projet est-il « utilisable » ?
- Ai-je prévu de capitaliser et de f aire partager l’expérience du projet aux autres ?
Pendant le projet
A la fin du projet
La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008
ZOOM sur les rôles et responsabilités (3/6)
IntervenantsChef de projet
Commissaire en charge de
la matière (adjoint ou
pas)
Commissaire
Membres de
l'équipe projet
Spécialiste
marché
Fonctions transversal
es (communic
ation, sécurité)
Acteurs ext (Cabinet
et/ou admin)
Commentaires
Préparer le Kick-off -> Premier draft de la partie 3 de la fiche projet
Confirmer les membres de l'équipe projet avec le commissaire en charge x x
Désigner les membres de l'équipe projet et leur faire part de leur futur rôle x xPréparer et faire valider les modalités et options de réalisation dans la mesure de ce qui est connu/possible de décrire avant le kick-off + liste de questions/points ouverts pour le kick off = prpération de la partie 3 de la fiche projet, avec - si marché, intégration des éléments de l'offre du soumissionnaire, - organisation détaillée du projet (équipe et comités), - éléments pour décision sur options de réalisation, - livrables et planning détaillé - y compris dépendances, interactions et actions de communication ou autres actions internes, moyens financiers et ressources, … x
Rencontrer les acteurs communication pour identifier les étapes clés de communication x xRencontrer les acteurs sécurité si pertinent x xFaire la liste des actions à mener dans le cadre de la gestion du changement x… x
Valider les modalités et options de réalisation (potentiellement adaptable lors du kick off) x xInformer les membres de l'équipe projet x x
La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008
CHECK-LISTE 2 pour le commissaire
Check- liste des commissaires :
ai- je une réponse claire à toutes ces questions ?
oui /
non
- Est-ce que j 'ai une vision claire des enjeux et des objectif s de ce projet ?
- Les contraintes (délais, budget, …) sont-elles connues ?
- Les clients du projet sont-ils clairement identifi és ?
- Faut-il f aire appel à la sous-traitance ou non ?
- Le chef de projet est-il identifi é / désigné ? Et l'équipe ?
- Ai-je rencontré le chef de projet pour lui clarifi er le contexte et les objectif s ?
Suis-je sûr qu' il les a bien compris ?
- Ai-je identifi é/anticipé et expliqué les risques potentiels ?
- Ai-je prévu des actions pour que l'output du projet soit "utilisé" ?
- Ai-je bien pris en compte les problèmes/ risques dont on m'a inf ormé ? Ai-je
prévu des actions et/ou des mesures pour les résoudre/ limiter?
- Est-ce j 'ai connaissance de synergies intéressantes pour le projet ?
- Est-ce que les inf ormations de reporting que je reçois sont suffi santes ?
- Le chef de projet connait-il les interactions avec les autres projets?
- Le chef de projet a-t-il bien compris les enjeux stratégiques ?
- Ai-je prévu des actions pour que l'output du projet soit "utilisé" ?
- Ai-je tiré le bilan du projet ?
- Le projet est-il « utilisable » ?
- Ai-je défi ni les mesures à prendre ?- Ai-je défi ni les messages à f aire passer ? En interne ? En externe ?
Au début du projet
Pendant le projet
A la fin du projet
La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008
ZOOM sur les rôles et responsabilités (4/6)
IntervenantsChef de projet
Commissaire en charge de
la matière (adjoint ou
pas)
Commissaire
Membres de
l'équipe projet
Spécialiste
marché
Fonctions transversal
es (communic
ation, sécurité)
Acteurs ext (Cabinet
et/ou admin)
Commentaires
Organiser et mener le Kick-off
Organiser le kick-off (interne ou potentiellement avec l'administration et avec prestataire si CSC) x x
- le membre de l'équipe n'intervient dans l'organisation du Kick-off que s'il est important d'informer le chef de projet sur des points critiques a mettre sur la table- participants : le commissaire + toute personne pertinente au sein de l'équipe + spécialiste métier éventuel
Participer au kick-off x x x (x)participants : le commissaire + toute personne pertinente au sein de l'équipe
Faire le compte-rendu / le réclamer au prestataire et valider le compte-rendu du kick-off (réalisé par la prestataire), le faire valider par le commissaire si nécessaire xValider le compte-rendu (x)
Finaliser les modalités de réalisation
Collecter / valider infos xRencontrer les acteurs communication pour identifier les étapes clés de communication x xRencontrer les acteurs sécurité si pertinent x xFaire la liste des actions à mener dans le cadre de la gestion du changement x… x
Adapter / revoir / finaliser les modalités et options de mises en oeuvre (partie 3 de la fiche) suite au kick-off en intégrant toutes les actions à mener en interne (livrables attendus autres, actions à mener, reporting à faire, interactions avec interlocuteurs concernés intenes ou externes, définir les points de validation internes/externes…) xInformer les membres de l'équipe projet des échéances qui les concernent x xValider les modalités de réalisation (partie 3 de la fiche projet) = référence pour la réalisation du projet x (x)Mettre à jour l'outil de gestion de projet x Permanent
Diffuser les informations utiles aux interlocuteurs concernés x x x
La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008
CHECK-LISTE 3 pour l’équipe projet
Check- liste de l'équipe projet :
ai- je une réponse claire à toutes ces questions ?
oui /
non
- Les objectif s du projets sont-ils clairs pour moi ?
- Mes rôles et responsabilités sont-ils bien défi nis ?
- Ai-je les compétences requises pour ce projet ?
- Est-ce que je perçois des zones de risque(s) ? Les ai-je f ait remonter au chef de
projet ?
- Est-ce que je perçois un risque de s'écarter des objectif s de départ ? En ai-je f ait
part à mon chef de projet ?
- Est-ce que je perçois d'autres zones de risque(s) ? Les ai-je f ait remonter au chef
de projet ?
- Est-ce que je gère bien mon temps pour l'exécution de mes tâches (voir pièges de
la gestion du temps) ?
- Quelles sont les zones où je pourrais prendre des initiatives ou des responsabilités
?
- Les contacts avec mes interlocuteurs se passent-ils de f açon optimale ?
- Ai-je f ait valider mon travail par le chef de projet ?
- Ai-je tiré le bilan de l'exécution de mes tâches ?
- Ai-je défi ni ce que je pouvais améliorer pour la prochaine f ois ?
Au début du projet
Pendant le projet
A la fin du projet
La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008
ZOOM sur les rôles et responsabilités (5/6)
IntervenantsChef de projet
Commissaire en charge de
la matière (adjoint ou
pas)
Commissaire
Membres de
l'équipe projet
Spécialiste
marché
Fonctions transversal
es (communic
ation, sécurité)
Acteurs ext (Cabinet
et/ou admin)
Commentaires
Suivi
Organiser les réunions de projet (comités d'accompagnement, réunion de travail, …) x
Informer les membres de l'équipe projet des échéances, des changements, … x x
le membre de l'équipe projet n'est pas un acteur de l'action « Informer » mais il en est le destinataire
Participer aux réunions de projet x x (x)Rédiger ou réclamer et valider les compte-rendus, le faire valider par le commissaire si nécessaire x xValider le compte-rendu (x)Faire le suivi pro-actif des "to do" + mise à jour éventuelle de l'outil x
Validation (de façon récurrente)Diffuser les informations utiles aux interlocuteurs concernés et receuillir leur validation ou faire receuillir leur validation par un commissaire si point sensible x x
Alimenter le resp comm à chaque étape clé du projet x (x)
l'action d'alimentation n'est pas du ressort des fonctions transversales mais la prise en compte de ces infos leur incombe (mais sort peut-être de ce tableau)
Alimenter le resp sécurité si pertinent x (x)
l'action d'alimentation n'est pas du ressort des fonctions transversales mais la prise en compte de ces infos leur incombe (mais sort peut-être de ce tableau)
Alimenter les intervenants x (x)Faire appel au commissaire en charge si nécessaire (au quotiden ou pour les réunions) (besoin d'appui, limite de connaissance - besoin d'expertise, sonnette d'alarme, validation d'orientation stratégique, arbitrage de priorités, …) x
Faire appel au chef de projet si nécessaire (au quotiden ou pour les réunions) (besoin d'appui, limite de connaissance - besoin d'expertise, sonnette d'alarme, validation d'orientation stratégique, arbitrage de priorités, …) x
La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008
CHECK-LISTE 4 pour les fonctions transversales
Check- liste des fonctions transversales :
ai- je une réponse claire à toutes ces questions ?
oui /
non
- Les objectif s du projets sont-ils clairs pour moi ?
- Mes rôles et responsabilités sont-ils bien défi nis ? J e sais ce qu'on attend de moi ?
- Ai-je une vision claire du moment où je devrais intervenir ?
- Est-ce que je perçois des zones de risque(s) ? Les ai-je f ait remonter au chef de projet ?
- Est-ce que je perçois un risque de s'écarter des objectif s de départ ? En ai-je f ait part à
mon chef de projet ?
- Est-ce que je perçois d'autres zones de risque(s) ? Les ai-je f ait remonter au chef de projet
?
- Est-ce que j 'estime avoir suffi samment d' inf ormation du chef de projet pour mener mes
tâches à bien ?
- Ai-je tiré le bilan de la collaboration ?
- Ai-je réfléchi à ce qui pouvait être amélioré ?
Au début du projet
Pendant le projet
A la fin du projet
La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008
ZOOM sur les rôles et responsabilités (6/6)
IntervenantsChef de projet
Commissaire en charge de
la matière (adjoint ou
pas)
Commissaire
Membres de
l'équipe projet
Spécialiste
marché
Fonctions transversal
es (communic
ation, sécurité)
Acteurs ext (Cabinet
et/ou admin)
Commentaires
Validation (suite)Consolider les éléments utiles pour le reporting vers les commissaires (avancement, risques, sonnettes d'alarme) + encodage éventuel dans l'outil x "Fiche de gestion quotidienne - pense-bête"
Suivre la consommation du budget du prestataire et relayer les problèmes éventuels : - en j/h consommés- via la facturation xSuivre la production des livrables (y compris test des livrables techniques), les valider dans les temps et les faire valider par les personnes concernées et relayer les problèmes éventuels x x xSuivre le respect des échéances et relayer les problèmes éventuels xS'assurer de la conformité du projet avec les objectifs validés et relayer les problèmes éventuels x xAnticiper les problèmes ou besoin en ressources ou en expertise x
Faire en sorte que ce soit "utilisable" : - activation technique- formation- mise en place d'une nouvelle organisation- veiller à ce que le changement soit "conduit" xOfficialiser la fin : PV de clôture + réception provisoire x
Organiser une réunion de clôture (avec bilan + identification des actions restants à faire - màj de la doc, mise à jour du site) avec participation du commissaire xParticiper à la réunion de clôture xCommuniquer sur les résultats x x xDemander au spécialiste marché de faire le PV de réception définitive xFaire le PV de réception définitive x
Phase 5 : Mise en production / opérationalisation
Phase 6 : Bilan
La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008
S Spécifique
Il se concentre sur un seul thème.
M Mesurable
Il est contrôlable en termes de qualité et de quantité.
A Acceptable
Il est acceptable pour moi-même, mon responsable, mes clients, mes collègues, …
R Réaliste
Il est réaliste en termes de temps, de moyens, …
T Délimité dans le Temps
Il s’exprime dans des accords bien définis sur une période durant laquelle il doit être réalisé (date de début, suivi, délai, …).
S
M
A
R
T
… qu’on les donne ou qu’on les reçoive …
CHECK-LISTE 5 : pour tous … ne pas oublier …
Objectifs SMART
La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008
ZOOM sur les rôles et responsabilités (6/6)
IntervenantsChef de projet
Commissaire en charge de
la matière (adjoint ou
pas)
Commissaire
Membres de
l'équipe projet
Spécialiste
marché
Fonctions transversal
es (communic
ation, sécurité)
Acteurs ext (Cabinet
et/ou admin)
Commentaires
Validation (suite)Consolider les éléments utiles pour le reporting vers les commissaires (avancement, risques, sonnettes d'alarme) + encodage éventuel dans l'outil x "Fiche de gestion quotidienne - pense-bête"
Suivre la consommation du budget du prestataire et relayer les problèmes éventuels : - en j/h consommés- via la facturation xSuivre la production des livrables (y compris test des livrables techniques), les valider dans les temps et les faire valider par les personnes concernées et relayer les problèmes éventuels x x xSuivre le respect des échéances et relayer les problèmes éventuels xS'assurer de la conformité du projet avec les objectifs validés et relayer les problèmes éventuels x xAnticiper les problèmes ou besoin en ressources ou en expertise x
Faire en sorte que ce soit "utilisable" : - activation technique- formation- mise en place d'une nouvelle organisation- veiller à ce que le changement soit "conduit" xOfficialiser la fin : PV de clôture + réception provisoire x
Organiser une réunion de clôture (avec bilan + identification des actions restants à faire - màj de la doc, mise à jour du site) avec participation du commissaire xParticiper à la réunion de clôture xCommuniquer sur les résultats x x xDemander au spécialiste marché de faire le PV de réception définitive xFaire le PV de réception définitive x
Phase 5 : Mise en production / opérationalisation
Phase 6 : Bilan