Lean Academy

Session d’info19 juin 2014

Programme

• Lean Management• Lean Academy• Un candidat-projet Lean idéal• Le trajet de formation• Lean continues• Timing• Questions

Lean Management

• Opter pour l’ Excellence Opérationnellevia la philosophie Lean,c.à.d.: répondre aux attentes des clientsavec un minimum de moyens, sans gaspillage.

amélioration du fonctionnement et des prestations de servicesréduction des couts

• Possible grâce à:– au potentiel d’amélioration,– à la qualité du management,– à la culture du fonctionnaire qui veut bien faire les choses.

Lean dans les processusRechercher les sources de gaspillage

OverprocessingExécuter au delà des exigences

ou des attentes, manque de standardisation

DéplacementsCirculation des documents,

Archives illogiques, …

SurproductionSur-offre de

services ou d’informations non pertinents

Transfert du travailTravail fragmenté;

travail qui peut difficilement être repris

StockPiles de dossiers, mails,

travail en cours, …

Talent inutiliséAttitude personnelle,

manque de délégation

RefaireÀ cause d’erreur d’exécution ou

d’un manque d’information

Attentesd’information,

d’autres intervenantsdans le processus,De signatures, ...

Quels sont les challenges « Lean » pour nos organisations ? 5

Objectifs Lean Academy

• Acquérir des connaissances, aptitudes et attitudes• Mettre directement les acquis en pratique dans le

cadre d’un projet d’amélioration concret au sein de son organisation

développement des compétences ET de l’organisation !

• Partager les connaissances et les expériences• Créer un réseau intra et interdépartemental

Avantagespour votre organisation

• La philosophie Lean est portée par l’organisation• Augmentation du niveau de la prestation de

services• Réduction des coûts• Diminution des gaspillages• Plus grande satisfaction des clients / citoyens• Plus grande implication des collaborateurs• Management participatif encouragé• Plus de plaisir dans le travail

Caractéristiquesdu trajet de formation

• Focus sur l’applicabilité pratique• Transfert de l’acquis vers le lieu de travail• Sur mesure : parfaitement adapté aux

prestations de services et aux processus administratifs dans un contexte public

• Partage des connaissances et expériences entre les participants de différentes organisations

Objectifs d’apprentissageA l’issue de la formation, les participants sont capables de/d’ :

• appliquer les principes de base de LEAN aux processus de travail de leur propre organisation;

• transmettre la philosophie LEAN à des tiers;• utiliser les instruments nécessaires pour réaliser des

améliorations concrètes de processus ;• estimer la résistance au changement et la gérer;• rapporter au management de leur organisation le

déroulement et les résultats d’un projet d’amélioration LEAN.

Au cœur de Lean Academy:le projet des participants

Exemples des projets (F/N)

• Rationalisation des coûts des analyses génétiques en criminalistique

• Acceuil téléphonique orienté client• Optimaliseren van de dossierbehandeling ivm

vergunningen onderhoudspersoneel luchtvaartuigen

• Intern verloop aanwervingsproces voor statutairen optimaliseren

12

• Processus clé (= client externe)• Processus de support (ICT, P&O, B&B, Log,

Admin, …)

Les 38 sujets des projets 2013

13

Un candidat-projet Lean idéal

Le projet se focalise sur un processus, une chaine d’activités qui mène à un résultat concret. Pas sur un département. Pas sur un outil IT.

On y trouve un client qui a des besoins et un élément de sortie concret, tangible, que l’on peut compter.

Le processus est si possible transversal ou en tous cas, il fait intervenir différentes personnes/parties.

Le processus concerné est améliorable. Il y a donc actuellement des problèmes, que ce soit au niveau des délais, des couts, de la qualité par rapport aux attentes des clients, …

Le projet est important pour le management. Le management a identifié les domaines d’améliorations attendues. Il y a un certain volume de transactions concernées par ce processus. La solution n’existe pas encore. Le projet doit être faisable en 4 mois. Le scope est donc limité.

RIZIV LEANteam 14 LEAN Conference 2014

Bonne pratiquecommunication interne - INAMI

RIZIV LEANteam 15 LEAN Conference 2014

Bonne pratiquecommunication interne - INAMI

Public cible

• Fonctionnaires des SPF, SPP, parastataux, établissements scientifiques, de la Police fédérale, de la Défense, de l’ordre judiciaire

• Profil: candidats et propositions de projets• Sélection par le top management (sponsor)

20 juin : Appel aux candidats et propositions de projets

Profil équipe de projet

• Connaissance approfondie de son organisation• Compréhension des processus existants• Motivation• Expérience en gestion de processus, de projet

et/ou du changement (souhaitable)• Expérience en développement

de l’organisation, managementsupport et/ou contrôle interne (utile)

Candidatureset propositions de projets

• Max. 40 projets avec 2 à 4 participants• Pas de quota • Prioritisation des participants et des projets par le top

management • Pour chaque organisation au moins 1 équipe de

projet sera admise• Fiche standard pour les candidatures et les

propositions de projets• Centralisation par le service d’encadrement P&O /

auprès du responsable de formation

Structure du trajet

• Entretien d’intake• Lean Thinking: concepts, techniques et

instruments (2 jours)• Axé sur la pratique• Lean Administration Game• Composition des groupes en fonction du rôle

linguistique (NL ou FR)

Structure du trajet

• Exercice pratique (1 jour + 4 x 0,5 jours)• Focus sur des projets d’amélioration Lean concrets que

les participants doivent réaliser dans leur organisation• Jour 1: Kick off projet et focus sur les ‘soft skills’• Discussion des projets en groupe (max. 4 par session)• => feed-back, coaching , intervision, apprentissage

mutuel, e-Campus : forum• Groupes faits en fonction des projets (environ 4 équipes

de projet + intéressés) => rôles linguistiques mélangés

• 2 x 2 heures de coaching individuel par équipe de projet

Lean continues…

• Pas de “One Shot”• Développement de l’expertise Lean de

l’administration fédérale à terme, internaliser l’expertise à terme

• Réseautage• Gestion des connaissances• Len Inspiration Conference• Lean Café

Surtout ne pas s’arrêter à trois

projets!

LEAN@FOD

Lean continues…

• SPF Economie• Formation interne: introduction à Lean et à la

gestion des processus • La philosophie Lean sera appliquée dans le

cadre du projet de modernisation Ecochange • SPF Intérieur

• Explication au réseau interne P&O et motivation nouvelle participation du SPF

• Les participants Lean Academy 1 prendront un rôle de support dans les nouveaux projets Lean

Planning

Contact

• Yonca Braeckman (IFA)yonca.braeckman@ofoifa.fgov.be

• Véronique Wathieu (DG OPO-DOP)veronique.wathieu@p-o.belgium.be

• Paul Van Gampelaere (DG OPO-DOP)paul.vangampelaere@p-o.belgium.be